Slutrapport Mobila Ungdomsmottagningen

Comments

Transcription

Slutrapport Mobila Ungdomsmottagningen
8 oktober 15
Ansvarig: Katarina Waller
Slutrapport
Mobila
Ungdomsmottagningen
VERSION 1.1 EXKL. BILAGOR
Innehållsförteckning
1 Sammanfattning................................................................................................................. 3
2 Bakgrund ............................................................................................................................ 4
2.1 Projektorganisation ....................................................................................................... 4
2.2 Förutsättningar .............................................................................................................. 5
2.3 Syfte och mål ................................................................................................................ 6
2.4 Tillvägagångssätt .......................................................................................................... 6
2.5 Metoder för utvärdering ................................................................................................ 7
3 Måluppfyllelse .................................................................................................................... 7
3.1 Att bygga ut Mobil ungdomsmottagningsverksamhet i syfte att förbättra
tillgängligheten i geografiska områden där ungdomsmottagningsverksamhet saknas ....... 7
3.2 Att öka besöksfrekvensen på ungdomsmottagning för ungdomar i målgruppen 12-23
på utvalda orter som idag saknar en sådan. ......................................................................... 8
3.3 Att hitta en modell för att bedriva ungdomsmottagningsverksamhet i mindre
kommuner som fungerar mer tillfredsställande än filialverksamhet ................................ 10
3.4 Att, tills fungerande mottagningsverksamhet är i drift, bedriva verksamhet i
intermittenta lokaler .......................................................................................................... 11
4 Ekonomi ............................................................................................................................ 12
5 Erfarenheter av projektarbetet ...................................................................................... 12
5.1 Förslag till förbättringar .............................................................................................. 12
5.2 Mobil ungdomsmottagning ......................................................................................... 15
6 Slutsatser .......................................................................................................................... 16
2
1 Sammanfattning
Framgångsfaktorer:










God förankring i ledning och verksamhet
Hög grad av engagemang och stark drivkraft hos chefer och medarbetare att
genomföra projektet
Behov och önskemål med politisk förankring av ungdomsmottagning på vissa orter
Att vara en rullande ”reklampelare”
Medial uppmärksamhet
Att tänka utanför boxen- att jobba kreativt
Hög grad av delaktighet av medarbetare i processen vilket kan ge ökat
medarbetarinflytande och engagemang
Effektivt och målmedvetet utåtriktat arbete i skolor och fritidsgårdar
Samverkan med skolor, socialtjänst och kommun.
Utökade anslag med ekonomiskt tillskott från den fasta verksamheten
Lärdomar:











Klargöra projektledare och projektdeltagares roller avseende befogenheter och ansvar
(i relation till styrgruppen). Det kan underlätta för att kunna fatta rätt beslut vid rätt
tillfälle vilket ökar chanser för framgångsrikt resultat.
Involvera alla intressenter från start
Att driva projektet utifrån projektmodell för att säkerställa processen
Kan upplevas splittrande att kombinera chef- och projektledarrollen
Stora verksamhetsövergripande omorganisationer kan stoppa upp processen t ex
genom personalbyte
Vid öppnande av nya lokaler tillgodose att patientsäkerheten är god utifrån aspekter
som tillräcklig ljudisolering.
Tillfälliga lokaler kan ge mer jobb än upplevd nytta.
Tydliggör först uppdraget och anställ därefter personal med rätt kompetens
Tydliga ramar för teamet att jobba efter
Kommunikatörskompetens stärker projektets genomslagskraft. Avsaknad av
informationsmaterial som affischer och informationskort försvårar
informationsspridning.
Alla funktioner upplevs inte fungera optimalt på en liten begränsad yta. Vid tillfällen
då fler än patienten och behandlaren ska vara i besöksrummet t ex anhöriga eller annat
stöd är kan det vara svårt att få plats med fler sittplatser. Om besökaren är omfångsrik
eller väldigt lång kan det vara behäftat med svårigheter för hen att få plats. Brits och
undersökningsstol är inte heller dimensionerade för större personer.
3
Resultat:



Ökning av besöksantal
Nöjda patienter
Övervägande delen av ungdomar i målgruppen på orterna har fått information om
ungdomsmottagningen
Vidare arbete:






Utvärdera arbetssättet som ev. måste korrigeras framförallt inom det psykosociala
området men även översyn av hur optimal användning av lastbilen kan uppnås genom
t ex schemaändringar
Se över möjligheter att köra till olika evenemang där många ungdomar samlas
Se över samarbetet mellan Regionservice och Mobila ungdomsmottagningen
Utvärdera behovet på olika orter i syfte att optimera måluppfyllelsen
Tydligare patientmedverkan t ex i samband med val av uppställningsplats
Undersöka hur ungdomars hälsa påverkas av närhet till en ungdomsmottagning
2 Bakgrund
2.1 PROJEKTORGANISATION
Beställare
Hälso- och sjukvårdsnämnden, Region Skåne. Beslut togs 130321 i Hälso- och
sjukvårdsnämnden samt 130527 i Vårdproduktionsutskottet. Se bilaga 1.
Projektledare
Joakim Wollin, enhetschef, Skånevård Kryh Primärvården Mobila Ungdomsmottagningen
/Trelleborg/Ystad/ Vellinge/
Projektgrupp
Elisabeth Eliasson, barnmorska, Vellinge och Mobila ungdomsmottagningen
Anna Hagander, barnmorska, Vellinge och Mobila ungdomsmottagningen
Katarina Waller, barnmorska, Vellinge och Mobila ungdomsmottagningen
Manuel Ek, sjuksköterska, Vellinge och Mobila ungdomsmottagningen
Anna Båfält, kurator, Vellinge och Mobila ungdomsmottagningen
Fianne Petersson, kurator, Vellinge och Mobila ungdomsmottagningen
4
Styrgrupp
Karin Melander, divisionschef, Division Primärvård, Skånevård Kryh
Elisabeth Liljerehn, verksamhetschef, Ungdomsmottagningarna Skåne, Division Primärvård,
Skånevård Kryh
Joakim Wollin, enhetschef, Ungdomsmottagningarna Trelleborg/Ystad/Vellinge/Mobila,
Division Primärvård, Skånevård Kryh
Bo Andersson, ekonom, Division Primärvård, Skånevård Kryh
Ewa Persson, HR specialist, Division Primärvård Skånevård Kryh
Johan Radix, kommunikatör, Division Primärvård, Skånevård Kryh (slutade före projektets
avslut)
2.2 FÖRUTSÄTTNINGAR
En ungdomsmottagning ska fungera som en lågtröskelverksamhet dit ungdomar ska känna sig
välkomna oavsett orsak. I Region Skåne är målgruppen ungdomar i åldern 12-23 och
bemanningen ska bestå av kurator och barnmorska samt tillgång läkare. Manlig sjuksköterska
finns anställd på samtliga ungdomsmottagningar i Skåne. Målet med verksamheten är att
stärka ungdomar i att hantera sin sexualitet och att förebygga fysisk och psykisk ohälsa samt
att förebygga oönskade graviditeter och sexuellt överförbara sjukdomar.1 I Region Skånes
undersökning om barns och ungdomars livsvillkor, levnadsvanor och hälsa framkommer att
ungdomsmottagningen är ungdomars främsta val när det gäller vem de väljer att pratar med
om sex, preventivmedel, sexuellt överförbara sjukdomar eller liknande frågor. Enligt denna
undersökning väljer 42 % av pojkarna och 69 % av flickorna i gymnasiets åk 2 att vända sig
till en ungdomsmottagning.2 Samma undersökning visar att ungdomars känsla av psykisk
ohälsa ökar med åldern. I åk 2 på gymnasiet uppger 25 % av flickorna att de varje vecka
känner sig nedstämda, oroliga eller ängsliga. Generellt har flickor fler psykiska besvär än
pojkar i alla åldersgrupper.
På orter utan underlag för ordinarie verksamhet har filialer bemannats av personal från
ungdomsmottagningar i närmaste större stad. En genomlysning av filialverksamhet visade att
dessa mottagningar inte fungerade tillfredsställande.3 Filialerna är sårbara och har svårt att
uppfylla kriterier för bemanning på ungdomsmottagning. För att på bästa sätt kunna möta
ungdomen och i fall det krävs bör en god kontakt vara etablerade mellan
ungdomsmottagningen och socialtjänst, barn- och ungdomspsykatrin, vuxenpsykiatrin och
skola för att samverka kring ungdomen.
1
Som målet beskrivs i rapport På väg till vuxenlivet, 2008, som beskriver UM Skånes basverksamhet.
Folkhälsorapport. Barn och unga i Skåne 2012.- En undersökning om barn och ungdomars livsvillkor,
levnadsvanor och hälsa.
3
Genomlysning av verksamheten vid UM Skånes filialmottagningar, 2009-2010. Marie-Louise Berséus
2
5
I syfte att öka tillgängligheten för ungdomar till en ungdomsmottagning beslutade Hälso- och
sjukvårdsnämnden 130527 att ge ungdomsmottagningen Skåne (UM Skåne) utökat uppdrag
för att starta en mobil verksamhet. Projekttiden var 2 år, 2013-2015. Tankar fanns då också att
den mobila mottagningen skulle kunna användas på festivaler och idrottsevenemang. Då
uppdraget var att öka den geografiska tillgängligheten beslöts att under produktionstiden för
lastbilen öppna verksamhet i tillfälliga lokaler på orterna.
2.3 SYFTE OCH MÅL
2.3.1 Syfte

Att rekrytera och bygga upp mobil ungdomsmottagningsverksamhet och vid
fördröjande av uppbyggnad av densamma ska intermittent verksamhet bedrivas.
2.3.2 Mål




Att bygga ut Mobil ungdomsmottagningsverksamhet i syfte att förbättra
tillgängligheten i geografiska områden där ungdomsmottagningsverksamhet saknas.
Att öka besöksfrekvensen på ungdomsmottagning för ungdomar i målgruppen 12-23
år på utvalda orter som idag saknar en sådan.
Att, tills fungerande mottagningsverksamhet är i drift, bedriva verksamhet i
intermittenta lokaler.
Att hitta en modell för att bedriva ungdomsmottagningsverksamhet i mindre
kommuner som fungerar mer tillfredsställande än filialverksamhet.
2.4 TILLVÄGAGÅNGSSÄTT
Efter beslut av Hälso- och sjukvårdsnämnden i maj 2013 om ökat anslag för utbyggnad av
ungdomsmottagningen gavs uppdraget för detta till Skånevård Kryh, Division Primärvården
och Ungdomsmottagningarna i Skåne (UM Skåne). Verksamhetschef för UM Skåne gav
enhetschefen för Trelleborg och Ystad uppdrag att tillsätta projektgrupp och utarbeta en
projektplan vilken förtydligades senare under processen, se bilaga 2. Teamet som skulle
bemanna Mobila ungdomsmottagningen anställdes i september 2013. Deras uppdrag var att
utforma en mobil mottagning, omskapa filialen i Vellinge till fast verksamhet, öppna
tillfälliga lokaler på orterna samt bedriva utåtriktad verksamhet på de orter där
ungdomsmottagning skulle öppna. Kravspecifikation utformades av enhetschef för Mobila
ungdomsmottagningen tillsammans med upphandlingsansvariga på koncernstaben.
Upphandlingen vanns av Groth Kaross AB i Mönsterås. Kontrakt tecknades april 2014.
Byggmöten, telefon- och mailkontakt med tillverkarna hölls kontinuerligt. Projektgruppen har
varje vecka hållit projektmöten. Lastbilen blev färdig för drift i verksamhet i oktober 2014.
6
Skurup och Sjöbo utsågs att få ungdomsmottagning efter en granskning av socialstyrelsens
abortstatistik då en korrelation eventuellt sågs mellan höga aborttal och avsaknad av
ungdomsmottagning. I Sjöbo hade Ungdomsrådet och kommunpolitiker varit mycket aktiva i
att påvisa behovet av en ungdomsmottagning. Svedala hade en filial som stängdes några år
tidigare och ansågs geografiskt ligga inom rimligt avstånd från de två övriga orterna.
Låg
tillgängli
ghet
•Ökat anslag
•Mobil
verksamhet
Mobila •Utåtriktad
ungdoms verksamhet
mottagni •Tillfälliga
lokaler
ngen
Ökad
tillgängli
ghet
•Lastbil
•Utåtriktad
verksamhet
Figur 1. Process för ökad tillgänglighet till ungdomsmottagning.
2.5 METODER FÖR UTVÄRDERING
Utvärdering av projektet har till syfte att undersöka resultat och effekter av projektet, lärandet
i processen samt ge en ekonomisk redovisning. Besöksstatistik hämtas från Qlikview. Enkäter
har delats ut till patienter under en två veckors period för att undersöka upplevelsen av
lokalens beskaffenhet samt annan enkät om upplevelsen av besöket på Mobila
ungdomsmottagningen. Denna undersökning utförs på årlig basis på samtliga
ungdomsmottagningar i UM Skåne för att undersöka patienters upplevelse av att besöka en
ungdomsmottagning.4
För att ta till vara lärandet i processen har chefer och personal intervjuats om deras upplevelse
av projektet, se bilaga 3. En ekonomisk redovisning har erhållits från ekonom i Division
Primärvård, Skånevård Kryh.
3 Måluppfyllelse
Måluppfyllelsen beskrivs utifrån målen uppsatta i projektplanen se bilaga 2.
3.1 ATT BYGGA UT MOBIL UNGDOMSMOTTAGNINGSVERKSAMHET I SYFTE ATT
FÖRBÄTTRA TILLGÄNGLIGHETEN I GEOGRAFISKA OMRÅDEN DÄR
UNGDOMSMOTTAGNINGSVERKSAMHET SAKNAS
Tillgängligheten påverkas av flera faktorer, att finnas fysiskt på plats är en del. Andra delar
som påverkar är bl. a öppettider, anpassning till funktionshindrade, telefontillgänglighet och
4
Resultat från denna enkät är i skrivandes stund inte sammanställd
7
placering av mottagningen. En del av tillgängligheten ökar genom att öppna en mottagning på
orter som saknar ungdomsmottagning men att endast utgå från det ger inte en komplett bild av
tillgängligheten. Ungdomar uttrycker önskemål om ändrade öppettider och andra
uppställningsplatser men särskilt saknas tillgänglighet för ungdomar med vissa
funktionsnedsättningar då det t ex inte går att komma in med rullstol. Att skapa en mobil
mottagning innebär i sig begränsad tillgänglighet under perioder då fordonet ska servas, lagas
eller inte kan vara i drift av andra orsaker.
Den Mobila ungdomsmottagningen är uppställd en dag/vecka/ort: tisdag- Skurup, onsdagSjöbo och torsdag- Svedala, ingen kvällsmottagning erbjuds på någon av orterna.
Besökssiffrorna visar att det finns behov av att åtminstone i Skurup och Sjöbo ha en
ungdomsmottagning. Det finns för närvarande ingen möjlighet att ta emot ungdomar som tar
sig fram med hjälp av rullstol. Sjöbo och Skurup ansågs vara i behov av ungdomsmottagning
då man kunde se en koppling mellan hög abortfrekvens och låg tillgänglighet till
ungdomsmottagning. Från och med mars -15 tar mottagningen emot ungdomar i Höganäs och
bemannas av personal från Helsingborg.
Vidare arbete:






Att undersöka hur tillgängligheten för ungdomar med vissa funktionshinder kan ökas
Att undersöka via statistik och andra tillgängliga data vilka orter som är i behov av
mobil ungdomsmottagningsverksamhet.
Att undersöka hur tillgängligheten kan påverkas genom ändrade öppettider.
Att utarbeta en rutin för att säkerställa tillgängligheten vid driftstopp av lastbilen
Att undersöka möjligheten till ökad patientmedverkan vid t ex val av
uppställningsplats
Hur påverkar det ungdomars hälsa att ha god tillgänglighet till ungdomsmottagning?
3.2 ATT ÖKA BESÖKSFREKVENSEN PÅ UNGDOMSMOTTAGNING FÖR UNGDOMAR I
MÅLGRUPPEN 12-23 I UTVALDA ORTER SOM IDAG SAKNAR EN SÅDAN.
Mobila ungdomsmottagningen öppnade i november 2013 i tillfälliga lokaler. I oktober 2014
började mottagningen i den specialbyggda lastbilen. Ökning av besök kan ses på orter där
Mobila ungdomsmottagningen har etablerat sig men besök har ökat även på andra
ungdomsmottagningar. Antalet besök som genomfördes av ungdomar folkbokförda i utvalda
orter ökade generellt, se figur 1. Dessa ungdomar gjorde 3585 besök på någon
ungdomsmottagning vilket är en ökning med 27 % jämfört med 2013. Av besöken 2014
utfördes 21 % på den Mobila ungdomsmottagningen. Den mest blygsamma ökningen kan ses
i Svedala, se tabell 1. Mer utförlig beskrivning, se bilaga 4.
8
900
800
700
600
500
2013
400
2014
300
200
100
0
Skurup
Sjöbo
Svedala
Figur 1. Antal besök på ungdomsmottagning utifrån var ungdomen är folkbokförd
Ort
2013
2014
Ökning
Procentuell
ökning
Andel
Mobila
Skurup
491
667
+176
35 %
25 %
Sjöbo
315
572
+257
81 %
35 %
Svedala
822
827
+5
0,61 %
10 %
Totalt
1628
2066
+438
27 %
21 %
Tabell 1. Jämförelse mellan 2013-2014 i besöksfrekvens på de utvalda orterna, samt hur stor andel av
ungdomarna som besökte Mobila ungdomsmottagningen
Vidare arbete:

Undersöka om det finns orter med större behov av en Mobil ungdomsmottagning.
9

Undersöka möjligheter till att ytterligare öka antalet besök på den Mobila
ungdomsmottagningen
3.3 ATT HITTA EN MODELL FÖR ATT BEDRIVA
UNGDOMSMOTTAGNINGSVERKSAMHET I MINDRE KOMMUNER SOM FUNGERAR
MER TILLFREDSSTÄLLANDE ÄN FILIALVERKSAMHET
Att skapa ett team som bemannar en mobil mottagning till skillnad från bemanning av filialer
kan vara ett sätt att öka möjligheterna till en väl fungerande mottagning. Teamet är ett
arbetslag där personalen är anställda i teamet och byts inte ut enligt särskilt schema från en
modermottagning. Det kan öka chanserna att ha en öppen mottagning även vid frånvaro av
personal t ex sjukfrånvaro, semester, utbildning eller dyl. Vid filialverksamhet bemannas
filialerna med personal från annan ungdomsmottagning och vid frånvaro av personal finns en
tendens till att prioritera den egna fasta verksamheten.













Kontinuitet av personal kan ge en trygghet för ungdomarna. Filialer bemannas av
olika personal enligt schema.
Lastbil kan vara en lösning på problem med lokaler som kan vara ett bekymmer vid
filialverksamhet. Den är solitär, anpassad till verksamheten och i viss mån flexibel.
Personal behöver inte flytta på saker mellan olika mottagningar. Den skapar en slags
kontinuitet för personal genom att arbetsplatsen är densamma trots att lokalisationen
varierar.
Ett mobilt team bör i viss mån vara överbemannat för att minska risken för sårbarhet
vid frånvaro.
Besökarna är överlag positiva till ungdomsmottagning i lastbil. Se figur 2 samt bilaga
5
Många kan tänka sig att rekommendera besök på Mobila ungdomsmottagningen i
lastbil. Se figur 3 samt bilaga 5.
Frontdesk bemannas av chauffören vilket gör att besökarna möts av någon när de
kliver på.
Det kräver ett visst mått av logistik och planering för att mottagningen ska fungera
optimalt schematekniskt, bemanning av följebil samt bemanning på mottagningen.
Särskilda rutiner är utarbetade för detta.
Lastbilen upplevs som för liten att ha som utgångspunkt för det dagliga arbetet då
teamet är fler i antal än vad mottagningen är dimensionerad för.
Extra investering i form av följebil är nödvändig för bl. a påfyllning av material, frakt
av laboratorieprover och transport av medarbetare från fast verksamhet till mobil
mottagning.
IT funktioner kan påverkas och alternativa lösningar som 4G stickor kan vara
nödvändiga för att datasystem ska fungera.
På uppställningsplatser som saknar tillgång till el behöver lastbilen drivas av
generator. Generatorn kan ge obehag i form av störande ljud och dieselångor.
En fast mottagning i lokal är nödvändig för lagerhållning och posthantering
10

Lastbil ger en förhållandevis liten yta att bedriva mottagning på.
Vidare arbete:



Finns andra lösningar än lastbil t ex trailer som har större yta
Undersöka möjligheten att förändra vissa arbetssätt framförallt inom det psykosociala
området för att bättre passa en Mobil verksamhet.
Arbeta fram en arbetsmodell som bättre fungerar för bemanning av Mobila
mottagningen och mottagningen i Vellinge och utåtriktat arbete.
Hur tycker du lastbilen fungerar som
ungdomsmottagning?
11% 0 0
Oerhört bra
20%
Mycket bra
Ganska bra
Inte särskilt bra
69%
Inte alls bra
Figur 2. Svar på fråga i enkät angående funktionerna i lastbilen.
Hur sannolikt är det att du skulle rekommendera Mobila
ungdomsmottagningen till någon?
00
Oerhört sannolikt
19%
Mycket sannolikt
31%
Ganska sannolikt
Lite sannolikt
50%
Inte alls sannolikt
Figur 3. Svar på fråga i enkät huruvida mottagningen kan rekommenderas till andra
3.4 ATT, TILLS FUNGERANDE MOTTAGNINGSVERKSAMHET ÄR I DRIFT, BEDRIVA
VERKSAMHET I INTERMITTENTA LOKALER
11







Tillfälliga intermittenta lokaler hyrdes på orterna. Inflyttning skedde hösten 2013 och
mottagningarna öppnade för patienter 1/11-13.
För att informera målgruppen om att en ungdomsmottagning nu fanns på orten
utfördes utåtriktat arbete på samtliga skolor med elever i målgruppen under höst och
vinter 13/14. Information gavs i form av så kallade blänkare- 10 min/klass. En
kondom, ett UMO-kort och ett info kort delades ut till varje elev. Mobila teamet
träffade på detta sätt 1700 elever.
Det upplevdes vara mycket jobb för personalen i Mobila teamet att inventera
möbelförråd, möblera och ställa i ordning de tillfälliga lokalerna.
En lokal fick stängas i förtid då den inte höll måttet för ljudgenomsläpp mellan
rummen.
Utflytt från tillfälliga lokaler skedde i augusti -14. Leverans av lastbil blev försenad
och detta gav ett ”glapp” i mottagningsverksamheten på ca 2 månader.
Besöksfrekvensen ökade under tiden de tillfälliga lokalerna var i drift.
I enkätundersökning uppfattar många respondenter att lokalen är av mindre betydelse
4 Ekonomi
Det finns svårigheter att särskilja de olika ekonomiska posterna då den mobila
ungdomsmottagningen inte enbart innefattar lastbilen och kostnader kopplade till den utan
även fast verksamhet i lokal i Vellinge. Det utökade anslaget omfattade 8 miljoner för
projekttiden på två år (4 miljoner/år). Under projekttiden uppenbarades att dessa 4 miljoner/år
inte skulle täcka samtliga utgifter och fasta verksamheten (UM Skåne) fick ge ett ekonomiskt
tillskott. Lastbilen är i drift med Mobila ungdomsmottagningen tre dagar/vecka och en
dag/vecka i Höganäs fr om mars 2015. Den kostar oavsett om den är i drift eller inte. Det
budgeteras för 5 ½ miljon/år då samtliga kostnader (bortsett personalkostnader i Höganäs)
tillfaller Mobila ungdomsmottagningen. Även då lastbilen i dagsläget inte kan påstås ha
ekonomiska vinster så i ett längre perspektiv kan det mycket väl utveckla sig till att bli
ekonomiskt fördelaktigt. Teamet är mindre sårbart vid frånvaro och lokalen (lastbilen) är
bättre anpassad till verksamheten jämfört med filialer. Chanserna ökar att ge ungdomarna den
vård och behandling de söker för eller behöver när mottagningen håller öppet enligt
överenskommet. Detta kan ge förtreoende och tillit för ungdomsmottagningen vilket kan göra
att ungdomarna gör besök i högre utsträckning och sprider goda rykten. Långsiktigt arbete
behövs för att ge stabilitet i ekonomin.
Vidare arbete:

Att undersöka hur användningen av lastbilen kan optimeras
5 Erfarenheter av projektarbetet
5.1 FÖRSLAG TILL FÖRBÄTTRINGAR
Projektorganisation
12
När projektet Mobila ungdomsmottagningen påbörjades såg strukturen annorlunda ut än vad
som senare blev fallet. Då en stor omorganisation genomfördes inom Region Skåne under
projektet ändrades bemanning av ursprunglig projektgrupp och styrgrupp. En del funktioner
ersattes inte vilket kan ha påverkat projektets progress och utfall. Det fanns sparsam
erfarenhet av liknande projekt vilket gjorde att man provade sig fram. Den projektgrupp som
genomförde projektet bestod enbart av personer med vårdande profession som kom att utgöra
teamet i Mobila ungdomsmottagningen. Detta mobila team hade som uppgift att utforma
fordonet som skulle innehålla en ungdomsmottagning, att omforma filialen i Vellinge till
permanent verksamhet samt utföra utåtriktat arbete på de orter som skulle komma att få en
ungdomsmottagning.
Projektledaren för projektet var även enhetschef för ungdomsmottagningarna i Trelleborg och
Ystad men även för Mobila och Vellinge. Basen för Mobila teamet var på mottagningen i
Vellinge. Dessa lokaler var underdimensionerade för denna utökade verksamhet vilket ledde
till att projektledaren inte hade någon arbetsplats vid projektgruppen. Möten hölls veckovis,
däremellan hade teamet och projektledare mail- eller telefonkontakt. Under produktionstiden
av lastbilen blev det svårt att ha en kommunikationsväg som var tillfredsställande. Det
saknades ”en väg in” för lastbilstillverkaren som många gånger behövde svar på sina frågor
inom kort tid för att kunna undvika produktionsstopp. Teamet besvarade frågor av olika
tillverkningstekniska karaktärer vilket de kände de saknade kompetens för. Projektledaren
saknades för att strukturera arbetet och delegera uppgifter. När projektledare har dubbla roller
kan det upplevas som splittrande och det kan vara svårt att räcka till för alla mottagningar.
Det är långa geografiska avstånd mellan mottagningarna.
Förbättringsförslag:




En annorlunda projektorganisation där representanter finns från t ex Regionservice
transport- och fastighetsavdelningar, IT, HR, kommunikationsavdelning, arkitekter
och verksamheten. Detta kan ge en mer välriktad progress och risk för förseningar och
felaktiga beslut minimeras. ”Rätt kompetens på rätt plats”, personal från verksamheten
kan konsulteras vid utformning av besöksrummen, Regionservice kan utformningen
av lastbil, IT kan lösningar för datasystem osv. Det är dock viktigt att alla är delaktiga
från projektstart men eventuellt i varierande utsträckning.
Projektledare som är frikopplad från övriga uppdrag och då kan ges ökade möjligheter
att ha översyn och styra projektet och den interna och externa kommunikationen.
Att anställa personalen som skulle bemanna det Mobila teamet i ett senare skede och
inte öppna tillfälliga lokaler som upplevts har gett mycket merarbete.
Att anställa personalen vars uppdrag var att omorganisera mottagningen i Vellinge
från filial till permanent verksamhet och fungera som konsultgrupp till
projektgruppen.
13
Intern kommunikation
Den interna kommunikationen mellan projektledare och team har företrädelsevis skett per
mail eller telefon. Detta kan skapa frustration och missuppfattningar i båda riktningar. Fysiska
teammöten på veckovis basis har utgjort öga mot öga kommunikation. Känslan i teamet har
varit att mycket har hopat sig till detta tillfälle i veckan vilket har resulterat i att mötet trots att
tid avsatts under en förmiddag, inte varit tillräckligt för att behandla viktiga frågeställningar.
Det har funnits vissa problem i kommunikationen med övriga interna aktörer som
Regionservice och kommunikationsavdelning. Det kan eventuellt bero på förbisedd
förankring i övriga stöd- och servicefunktioner inom Regionen men även på den stora
omorganisation av förvaltningarna som genomfördes vid tiden för projektstart.
Förbättringsförslag


Projektledare som bereds tid och plats med projektgruppen.
Tydligare förankring bland andra aktörer inom Regionen som är nödvändiga att
engagera i ett nybyggnadsprojekt.
Extern kommunikation
Kommunikationen med ungdomar i målgruppen och externa intressenter som kommun och
skola har skett genom utåtriktad verksamhet. Det Mobila teamet har gjort studiebesök i skolor
för att berätta om verksamheten. Informationsmaterial har varit svårt att få distribuerat i
samband med att den utåtriktade verksamheten påbörjades. Utåtriktat arbete utfördes före
lastbilen var i drift men även sen lastbilen börjat rulla. Nyhetsbrev från Mobila
ungdomsmottagningen har skickats till bl. a skolor, barnmorskemottagningar, vårdcentraler
och kommuner med information om verksamhetens aktiviteter och framskridande. Ansvariga
finns i teamet för att schemalägga och fördela denna verksamhet. Kommunikationen med
entreprenören tillika lastbilsproducenten har skett med olika personer. Det har funnits
svårigheter att få en tillfredsställande kommunikationsgång som skulle kunna optimera
besluten och progressen. Projektet har fått stor medial uppmärksamhet och har utrymme i
både lokalpress och riksnyheter.
Förbättringsförslag


Att avvakta med utåtriktat arbete tills de tillfälliga lokalerna var färdiga för drift
alternativt tills den mobila mottagningen var i drift.
Att tillgodose behovet av informationsmaterial
14

Att frigöra tid och plats för projektledaren med projektgruppen för att tillgodose
tillfredsställande kommunikation med lastbilsproducenten.
5.2 MOBIL UNGDOMSMOTTAGNING
5.2.1 Den dagliga verksamheten
Dagligen hämtas lastbilen av chauffören på Scania i Lund. Utskjutet som har varit utfällt
under natten för att göra lastbilen tillgänglig för städpersonal fälls in. Chauffören kör lastbilen
till den ort som är aktuell för dagen. När lastbilen står parkerad ska den ställas in att vara i
nivå så rak som möjligt. Utskjutet fälls ut, trappor monteras och sen är det möjligt att gå in.
Skjutväggar förankras, möbler placeras ut och IT systemet aktiveras. Detta ombesörjs av
chauffören. När teamet anländer är lastbilen förberedd så arbetsdagen kan börja. En del av
teamet har hämtat följebilen i Vellinge och fyllt på med material som behövs i lastbilen och
kör till den aktuella orten. Mottagningsverksamheten startar kl 08.00 då är det möjligt att
komma in och hämta kondomer, första bokningsbara tid är kl. 08.30. Under dagen är det
tidsbokad mottagning för samtliga personalkategorier. Ungdomar kan komma in och hämta
kondomer under dagen och boka tid. För övrigt finns ingen mottagning för drop-in besök.
Samtliga personal utgår från lastbilen och de som har utåtriktad verksamhet inbokad kör
följebilen dit de ska. Efter arbetsdagens slut lastsäkrar chauffören samtliga möbler, skåp och
förankrar väggar för att sen skjuta in utskjutet igen.
5.2.2 Lastbilen
Lastbilen är ca 35 kvm se bilaga 6. Den innehåller tre besöksrum; ett barnmorskerum, ett
samtalsrum för kuratorer och ett rum för sjuksköterskebesök. Vidare finns ett väntrum, två
toaletter, en reception och ett personalrum. En ingång är för patienter och en annan för
personal. Reception och personalrum avgränsas med vikväggar. Lastbilen har ett utskjut som
fälls ut från ena långsidan. Chaufför från Regionservice ombesörjer att köra ut lastbilen till
orten samt iordningsställa den inför dagens arbete.
Responsen från besökare är övervägande positiv; bl. a att den upplevs större än förväntat, att
det är häftigt och annorlunda. Det har funnits en del inkörningsproblem som har påverkat
driften i varierande grad. Dessa åtgärdas fortlöpande av Regionservice och Scania men även
hos tillverkaren, Groth Kaross AB när det är nödvändigt.
15
6 Slutsatser

Att skapa något nytt, att vara med i en innovativ process kan skapa engagemang och
arbetsglädje.

Det finns ett behov av ungdomsmottagning som en mobil mottagning kan tillgodose.

Involvera alla intressenter från start för bästa resultat

Projektet bör drivas utifrån projektmodell för att säkerställa processen.

Rätt kompetens på rätt plats minimerar risken för fel beslut.

Klargöra projektledare och projektdeltagares roller avseende befogenheter och ansvar.

En mobil mottagning kan marknadsföra varumärket Region Skåne med positiv klang- att göra
skillnad varje dag
16

Similar documents