Manual for Diariet i Platina

1(23)
PLATINA
Diariet i Platina
- Lathund för registratorer
2(23)
PLATINA
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1.
DIARIET I PLATINA----------------------------------------------------------------------- 3
1.1
1.3
1.4
1.5
2.
Skapa nytt diariefört ärende ----------------------------------------------------------- 3
Diarieföra handling --------------------------------------------------------------------- 8
Registrera -------------------------------------------------------------------------------- 9
Handlingskortet ----------------------------------------------------------------------- 10
POSTLISTA --------------------------------------------------------------------------------- 14
2.1 Skriva ut dagens postlista ------------------------------------------------------------ 14
3
KOPPLA DOKUMENT TILL HANDLINGSKORTET -------------------------- 15
3.1
3.2
3.3
3.4
Ladda upp och koppla dokument --------------------------------------------------- 15
Komprimerad mapp ------------------------------------------------------------------ 15
Scanna in dokument ------------------------------------------------------------------ 15
Koppla befintligt dokument från Platina ------------------------------------------ 16
4.
VALMÖJLIGHETER PÅ DIARIEFÖRD HANDLING -------------------------- 17
5.
ANTECKNING ----------------------------------------------------------------------------- 19
6.
AVSLUTA ETT ÄRENDE --------------------------------------------------------------- 20
6.1 Makulera ett ärende ------------------------------------------------------------------ 20
7.
NÄR EN PERSON SLUTAR ------------------------------------------------------------ 21
7.1 Söka fram en handläggares öppna ärenden --------------------------------------- 21
8.
RAPPORTER ------------------------------------------------------------------------------- 22
9.
ÅRSLISTOR -------------------------------------------------------------------------------- 22
10. TIPS & TRIX ------------------------------------------------------------------------------- 22
10.1Datum ---------------------------------------------------------------------------------- 22
10.2Sök -------------------------------------------------------------------------------------- 22
BILAGA 1 HANDLINGSTYPER ---------------------------------------------------------- 23
3(23)
PLATINA
1.
Diariet i Platina
I Platina kan du välja att registrera handlingen först och sedan diarieföra den på ett ärende som
redan finns eller skapa ett helt nytt ärende. Det finns också möjlighet att endast registrera
handlingen på postlistan utan att diarieföra. Du kan även skapa ett nytt diariefört ärende utan att det
finns några handlingar. Nedan visas steg för steg hur går tillväga i de olika momenten.
1.1
Skapa nytt diariefört ärende
Skapa nytt diariefört ärende med eller utan att det finns någon handling. Välj Ny i menyraden och
välj Nytt diariefört ärende och ett ärendekort öppnas.
4(23)
PLATINA
Diarienummer sätts automatiskt av systemet när registrering slutförts, genom att du klickar på
Verkställ eller OK.
Reg.datum kan inte ändras, det är det datum då handling registreras.
Välj din verksamhets Diarium.
Status är default Beredning, här kan du sedan välja Beslut när det ska anmälas till au eller nämnd
eller Avslutad när ärendet är klart.
Tillkomst, du kan välja mellan In (om ärendet initierats av utomstående) eller Upprättad (om
ärendet initierats internt).
In/Ut-datum, där står det dagens datum, men om handlingen inkommit eller expedierats ett annat
datum så ska det datumet anges här. Antingen genom att skriva in datumet eller att klicka på
kalendern.
Övriga val: Här kan Sekretess, PuL eller Publ. anges.
Sekretess
Sekretess innebär att uppgifterna är hemliga enligt offentlighets- och sekretesslagen.
Om du väljer sekretess kommer ett nytt fönster att öppnas där du måste ange
vilken/vilka paragrafer i offentlighets- och sekretesslagen som du stödjer dig på. I
praktiken innebär det att fälten Ärendemening och Namn inte syns i webbdiariet.
Ärenderubrik syns dock alltid och det är viktigt att du inte skriver in sekretessuppgifter
i detta fält. Kommuninternt innebär det att endast handläggaren på ärendet, den egna
förvaltningens registrator och nämndsekreterare kan se uppgifterna. När en handling
ska sekretessläggas måste registrator kryssa i sekretess på både handlingskortet och på
ärendekortet. Om någon begär att få ta del av information i ärendet måste du göra en
sekretessprövning och lämna ut de uppgifter som eventuellt inte omfattas av sekretess
(för anvisningar rörande sekretessprövning se juridiksidorna på intranätet).
PUL
PUL-markeringen innebär att vi, för att skydda den personliga integriteten, inte
publicerar vissa personuppgifter på internet. I praktiken innebär PUL-markering att
fälten Innehåll och Namn inte visas i webbdiariet (kommuninternt är informationen
dock synlig). Endast ärenderubrik och handläggare syns i webbdiariet. Tänk på att om
någon begär att få ta del av samma handling som just PUL-markerats handlar det inte
längre om publicering utan om utlämnande av allmän handling enligt
Tryckfrihetsförordningen. Som registrator är du bara skyldig att lämna ut handlingen
på papper, men ofta är det ju enklare att maila handlingen och det är tillåtet.
5(23)
PLATINA
Observera dock att du ska, oavsett om utlämnandet sker digitalt eller på papper INTE
skugga över personuppgifterna. Det är bara om det är sekretess på uppgifterna som de
ska skuggas. Man kan alltså inte skugga och åberopa PuL. (PuL kan möjligtvis
aktualiseras om man befarar att uppgiften kommer att användas i strid med PuL (21
kap 7 § OSL)).
Ofta är det journalister som ringer och begär att få ta del av handlingar som de sett är
registrerade i vårt webbdiarium. I det fallet behöver registrator inte alls tänka på PuL
eftersom PuL inte kan tillämpas på journalistisk verksamhet. Sekretess gäller dock
givetvis även journalister. Alltså: Om t ex en journalist vill ta del av en handling som
du har PuL-markerat i diariet. Då ska du, så länge ingen sekretess råder, alltid lämna ut
alla uppgifter.
Publ
Publiceringsmarkeringen innebär att ärendet visas i webbdiariet och detta sker med
automatik (webbdiariet uppdateras dagligen). Grundregeln är att alla ärenden ska
publiceras i webbdiariet. Om du mot förmodan måste avpublicera ett ärende
avmarkerar du Publ.
Ärendetyp, Här fyller du i Allmänt ärende.
Ärenderubrik, skriv in vad ärendet handlar om, en kortfattad beskrivning av handlingarnas
innehåll. För återkommande ärenderubrik finns möjlighet att använda sig av frasregistret. Du som
registrator kan ta kontakt med systemansvarig för att lägga till ärenderubriker i frasregistret.
Ärendemening ska spegla hela ärendets innehåll. Var noga med att aldrig skriva in namn eller
personnummer i dessa fält. Undvik också förkortningar eftersom alla ska kunna förstå vad som
skrivs här, både idag och i framtiden. I ärendemening kan du skriva lite mer utförligt än under
ärenderubrik.
Initierare, har handlingen som startat ärendet inkommit skrivs namnet på avsändaren (t.ex.
Länsstyrelsen, Sveriges Kommuner och Landsting eller Anders Andersson). Annars skriver du
6(23)
PLATINA
namnet på den som har initierat ärendet. Klicka sedan på Enter eller knappen med förstoringsglas.
Du kommer då få upp en rullista om personen sedan tidigare finns med bland initierare. På varje
ärende kan du lägga till flera namn, för att göra det klickar du på ”+”, då öppnas ett nytt namnfält.
Väljer du att göra såhär syns endast det namn som du skrev på första namnfältet på postlistor och
andra rapporter. För att bläddra mellan de olika namnfälten klickar du på < eller >. Klickar du på
rutan Lista får du upp en lista på samtliga namn. Mer information om hur du fyller i initierare finner
du i lathunden ”Initierare i Platina”.
Här finner du även flikar
1.
2.
3.
4.
Grunddata, här fyller du i information om ärendet (se ovan). Du finner här knappen Skriv ut.
Denna använder du när du ska skriva ut ärendekortet och stämmer då av mot akten att samtliga
registrerade handlingar finns med.
Bevakning, här kan du skapa bevakningsdatum för ärendet eller se de bevakningar som finns
på ärendet. (se nedan)
Diariehistorik, här ser du information från ett äldre diarieföringssystem, under förutsättning att
det är ett äldre ärende.
Beslut/åtgärder, denna funktion använder inte Mölndals stad.
I fältet Handläggare skriver du in namnet på den som ska handlägga ärendet och klickar på
sökknappen eller Enter. Detta är inte ett fritextfält utan du får endast upp de namn som är
handläggare i Platina. Saknas det någon handläggare kan du som registrator lägga till den
användaren eller så ber du systemansvarig om hjälp.
Meddelande till handläggaren, här kan ett kort meddelande lämnas som blir synligt för
handläggaren på idag-arean när muspekaren förs över raden där posten finns.
7(23)
PLATINA
Beslut, Här ser du vilket beslut som har skapats i ärendet.
Diarieför ärendet genom att klicka på knappen Verkställ längst ner på sidan. Då skapas ett
diarienummer men ärendekortet är fortfarande öppet. Klickar du på OK så sparar och stänger du
ärendekortet.
1.2
Beskrivning av flikar på ärendekortet
1.
Information, här ser du en översikt över vilka diarieförda handlingar som finns på ärendet. Ett
informationskort visas med fliken Översikt öppen. I översikt kan man se vad som diarieförts
på ärendet. Du kan även se toppnivån för aktuellt ärende i trädvyn. Fliken Ärendekortsinfo
visar information om ärendet som skrevs in när ärendet skapades. Under fliken Anteckningar
kan du lägga till anteckningar. Under fliken Relaterad Information kan du lägga till dokument
som du vill relatera till, det blir länkar till de dokument som du väljer. Du kan också ladda upp
dokument som inte finns i Platina eller en URL från en webbsida.
2.
Egenskaper, här registrerar du information om ärendet, det s.k. ärendekortet.
3.
Relaterad information, här kan du se eller lägga upp de objekt som är relaterade till det objekt
du valt, det kan t.ex. vara dokument, URL adresser eller filer.
8(23)
PLATINA
a) Fyll i diarienumret på det ärende du vill göra hänvisning till i fältet
Identifierare/Diarienummer/dokumentnummer eller sök i fältet Titel/Rubrik/Ärendemening.
b) Klicka på Sök.
c) Sökresultatet visas, klicka på Lägg till eller dubbelklicka på ärendet/handlingen, då flyttas
det ner under rubriken Relaterade objekt.
d) Vill du lägga till en URL så skriv in sökvägen i fältet URL och ange en Titel, klicka på Lägg
till URL.
4.
Medlemmar, här kan du se/ändra objektets olika medlemmar samt vilken behörighet
respektive medlem har på objektet. För att kunna ändra och administrera behörigheter här,
måste du ha full kontroll på ärendet. Om du lägger till behörighet i efterhand på ärendet och vill
att den personen/personerna ska ha behörighet i samtliga mappar måste du klicka i rutan ”Utför
ändringar av medlemmar på existerande underobjekt”. För att lägga till medlemmar söker du
fram den du ska ge behörigheten. Markera och klicka på Lägg till. Sedan kryssar du i den
behörighet som medlemmen ska ha.
5.
Nyckelord, här kan du se de nyckelord som är relaterade till objektet, detta används dock inte
av Mölndals stad.
6.
Remissblad är till för att skicka handlingar i ärendet på remiss internt inom kommunen om
man t.ex. vill ha hjälp med ett förslag till svar. Detta används dock inte av Mölndals stad.
7.
Möteshantering, här visas vilka tjänsteskrivelser och protokollsutdrag som är kopplade till
ärendet. Från denna vy kan du anmäla ärendet till nämnd och välja vilka beslutsunderlag som
ska följa med. När det gäller att inkludera en tjänsteskrivelse i kallelsen så sköter handläggaren
alternativt nämndsekreteraren detta. Du som registrator kan också göra detta, men stäm av med
handläggaren att tjänsteskrivelsen är klar.
8.
Aktiviteter, här kan du skapa aktiviteter som är kopplade till ärendet eller se de aktiviteter som
är skapade på ärendet. Detta syns på idagarean för den som valts som åtgärdsansvarig. Om man
för muspekaren över texten på idagarean så syns det man skrivit under uppgift.
9.
Logg, alla typer av händelser som en användare utför på ett dokument eller ärende i Platina
sparas i en logg. På fliken logg på ett ärendes egenskapskort kan du se alla händelser som
ärendet genomgått. Du har även möjlighet att söka efter en viss typ av händelse.
1.3
Diarieföra handling
Diarieföra handling från ärende
Man kan från ärende diarieföra ny handling direkt genom att högerklicka på ärendet och välja Ny
handling. Ett nytt handlingskort öppnas då och man gör registreringen. Efter att registrering är
slutförd får man högerklicka på handlingen och välja Ladda upp och koppla dokument för att
koppla fil. Om du inte har valet ”Ny handling” när du högerklickar på ärendet måste du be din
systemansvarig göra en inställning i administrationsvyn, s.k. direktdiarieföring.
9(23)
PLATINA
Diarieföra handling från Att registrera
Diariemodulen i Platina finns under menyn Registrering, välj sedan Registrering för registrering
av handlingar.
Handlingar som är skickade elektroniskt från handläggarna eller som mailas/skannas direkt in i
systemet hamnar under Registrera, denna vy måste dagligen kontrolleras av registrator.
Du kan söka registrerade handlingar under Sök post.
1.4
Registrera
Via Ny handling
Du kan registrera en helt ny handling genom att klicka på kuvertet.
10(23)
PLATINA
Att registrera befintliga handlingar
Börja med att välja ditt diarium och din postlista längst upp. För att veta att det är rätt fil du ska
diarieföra kan du markera raden där handlingen är listad och välj Förhandsgranska i övre vänstra
hörnet, du ser dokumentet och kan säkerställa att det är rätt fil.
1.5
Handlingskortet
Öppna ett handlingskort genom att välja Ny handling eller Registrera (enligt ovan).
11(23)
PLATINA
1. Kryssruta Diarieför ej, denna ska kryssas i om handlingen endast ska upp på postlista, alltså
inte kopplas till ett diariefört ärende. Är det en handling i pappersform scannas denna och
registreras från vyn Att registrera. Pappershandlingen förvaras därefter i kronologisk ordning i en
pärm i närarkivet. Du behöver inte skriva ut elektroniska handlingar för att förvara i pärmen. Dessa
utskrifter sker endast efter behov.
2. Reg-datum kan inte ändras, det är det datum handlingen registreras.
3. Välj din verksamhets Diarium och Postlista.
4. Tillkomst, du kan välja mellan In (om dokumentet skickats in av utomstående, antingen annan
myndighet, företag, privatperson etc.), Ut (om handlingen skapats för att skickas ut) eller Upprättad
(om handlingen skapats internt för internt bruk, alltså inte kommit in eller ska skickas ut).
5. In/Ut-datum, är default dagens datum men ska ändras om poststämpeln inte är det samma som
registreringsdatum.
6. Exp-datum, Används vid t.ex. expediering av protokollsutdrag. Om det är dagens datum kan du
skriva in datumet, välja det i kalendern eller skriva in D och trycka tab så blir det dagens datum.
7. Övriga val: Här kan Sekretess, PuL eller Publ. anges.
a. Om du väljer Sekretess kommer ett nytt fönster att öppnas där du måste ange vilken/vilka
paragrafer i offentlighets- och sekretesslagen som du stödjer dig på. Genom att välja sekretess kan
endast de som är behöriga läsa handlingskortsinformation och eventuellt inskannad/uppladdad fil.
Den information som är synlig internt och i webbdiariet är ärenderubrik, diarienummer, status och
reg.datum.
b. PUL betyder att handlingen innehåller uppgifter som skyddas av Personuppgiftslagen.
Känsliga uppgifter, sekretesskyddade, personnummer, samordningsnummer, uppgifter som rör
lagöverträdelser och uppgifter som kan uppfattas som integritetskränkande publiceras inte. Du ska
då kryssas i rutan för PUL. Uppenbart harmlösa uppgifter kan publiceras.
c. Publ. Innebär att dokumentets rubrik, innehåll och handläggare publiceras på webbdiariet.
Huvudregeln är att alla handlingar ska publiceras. Om handlingen inte ska synas på webbdiariet
måste du kryssa ur denna ruta.
12(23)
PLATINA
8. Handlingstyp kan väljas genom att klicka på sökknappen och klicka på den typ som passar
eller skriv in t.ex. tre bokstäver i ordet och därefter tab och välj den som passar. Samtliga
handlingstyper finns kategoriserade i bilaga 1.
9. Rubrik, är ifylld om handlingen skapats elektroniskt i Platina men den kan vid behov ändras.
Var noga med att aldrig skriva in namn eller personnummer på privatpersoner i rubrikfältet, namn
på politiker är godkänt. Är fältet tomt så skriver du en kortfattad och informativ rubrik och samma
text påförs automatiskt i fältet Innehåll. Här kan du också skriva in om avsändaren har ett eget
diarie- eller referens nummer. Alla ska kunna förstå vad som skrivs här, både idag och i framtiden
så undvik förkortningar eller begrepp som endast används internt.
10. Innehåll, här kan du skriva en beskrivning av handlingen, samma text som under rubrik
kommer stå här men du kan även skriva till och ta bort.
11. Fliken Grunddata, här skriver du in initierare. Har handlingen kommit in till kommunen skrivs
namnet på avsändaren (t.ex. Länsstyrelsen, Sveriges Kommuner och Landsting eller Anders
Andersson), skickas handlingen ut anges mottagarens namn. Är det en upprättad handling som ej
skickas ut ska handläggarens namn samt avdelning/enhet uppges. Vid behov så kan Adress och
telefon fyllas i. Om handlingen skannats in i Platina så ska den e-postadress som automatiskt läggs
in under E-post tas bort. Om det är flera som är avsändare/mottagare till dokumentet så separera
dessa med kommatecken. Det finns möjlighet att skriva in flera initierare genom att klicka på ”+”
och skriva in nästa, konsekvensen blir dock att endast namn nummer 1 syns på t.ex. postlista. För
att bläddra mellan de olika namnfälten klickar du på < eller >. Klickar du på rutan Lista får du upp
13(23)
PLATINA
en lista på samtliga namn. Observera att du alltid ska söka efter initierare och välja i rullistan om det
alternativ du ska skriva in finns med. Om du inte gör så kommer listan med initierare att öka och det
blir svårt att söka.
12. Fliken Sändlista, används inte.
13. Fliken Bevakning, här kan du skapa bevakningsdatum för dokumentet eller se de bevakningar
som finns på dokumentet. När du lägger en bevakning så hamnar den under modulen Påminnelser i
Idag-arean.
14. Fliken Diariehistorik, denna flik används endast för sökning på äldre ärenden.
15. Fliken Bilagor, här kan du lägga in bilagor men de blir inte sökbara.
16. Fliken Möteshantering, används för att anmäla handlingen som ett delegeringsbeslut eller som
ett meddelande till nämnden.
Funktionen anmäl handling för kännedom kan användas för att skapa en lista av meddelanden till
protokollet.
Klicka i alternativet Anmäl till instans och välj instans i listrutan Välj beslutinstans.
Klicka på knappen Lägg till. Använd knapparna Visa kopplat dokument och Visa ärende om du vill
granska relevant information.
Klicka på Verkställ för att spara. Upprepa stegen ovan om du vill registrera handlingen för
kännedom till fler instanser. Klicka på OK för att spara och stänga handlingskortet.
Funktionen att anmäla delegeringsbeslut till nämnden används inte i nuläget. För att börja använda
funktionen kontakta systemansvarig för Platina.
17. Handläggare, här skriver du in namnet på den som ska handlägga handlingen och klickar på
sökknappen eller Enter. Detta är inte ett fritextfält utan du väljer bland inlagda namn, saknas det
14(23)
PLATINA
namn så be systemansvarig om hjälp.
18. Meddelande till handläggaren, här kan ett kort meddelande lämnas till handläggaren men det
är endast synligt när handläggaren öppnar handlingskortet.
19. Åtgärd: Här kan du t.ex. ange vilka personer som får kopia av den aktuella handlingen. Skriv
gärna t.ex. ”Kopia till XX” OBS! Denna uppgift blir även synlig när postlistan skrivs ut.
20. Spara genom att klicka på knappen Verkställ längst ner på sidan. Nu blir de övriga knapparna
valbara. Klickar du på OK kommer fönstret att stängas ner och du måste leta upp det igen för att
t.ex. diarieföra.
21. Klicka på Diarieför om du vill diarieföra handlingen. Du får då välja mellan Sök ärende eller
Nytt ärende, vid båda fallen öppnas ett nytt fönster med antingen möjlighet att söka upp befintligt
ärende eller ett ärendekort för att skapa ett nytt ärende.
22. Duplicera innebär att du skapar en kopia av en redan skapad handling. Väljer du att duplicera
så öppnas ett nytt handlingskort som är baserat på det första. Gör de ändringar som behövs, t.ex.
ändra handlingstyp eller rubrik. Klicka på Verkställ om du vill diarieföra handlingen eller OK.
2.
Postlista
Det är vår skyldighet att ge information om vilka handlingar som registrerats. På postlistan kommer
samtliga handlingar med, även de som inte diarieförts. Postlista visar de inkomna, upprättade och
expedierade handlingar i ett visst diarium och postlista under en bestämd period.
2.1
Skriva ut dagens postlista
För att kunna skriva ut dagens postlista måste du först godkänna denna. Gå in under Applikationer,
Registrering och Dagens postlista. Kontrollera att de handlingar som du vill ha med på postlistan
har en 1:a i kolumnen Publ. Klicka på ikonen Godkänn postlista. Sedan klickar du på ikonen för
skrivare och dokumentet öppnas. Läs noga igenom alla poster innan listan skrivs ut på papper eller
sparas elektroniskt för att skickas till media m fl. Detta för att postlistan inte ska innehålla stavfel
eller liknande. Hittar du något stavfel så går du in och ändrar i Platina så att det blir rätt. För att
skriva ut, klicka på skrivarsymbolen, därefter kan du skriva ut eller spara dokumentet.
15(23)
PLATINA
Observera!
Om du godkänt dagens postlista kan du inte ta bort redigera eller skapa ny postlista.
3
Koppla dokument till handlingskortet
Det finns olika sätt att koppla ett dokument till handlingen, se de olika alternativen nedan.
3.1
Ladda upp och koppla dokument
För att kunna ladda upp och koppla dokument måste du ha dokumentet som en fil i din dator.
1. Högerklicka på handlingskortet
2. Välj Ladda upp och koppla dokument
3. Ett nytt fönster öppnas, klicka där på Bläddra
4. Fönstret Välj Fil öppnas, där söker du upp den fil som du vill ladda upp
5. Markera rätt dokument, observera att det är viktigt att välja rätt fil eftersom det inte går att ta
bort kopplingen senare. Dubbelklicka på filen eller klicka på Öppna.
6. Klicka OK.
3.2
Komprimerad mapp
När vi har flera handlingar som ska in i ett och samma handlingskort kan vi välja att lägga alla
handlingar i en komprimerad mapp.
1. Leta upp filerna i Utforskaren och markerar dem där.
2. Högerklicka och välj Skicka till och Komprimerad mapp. Då får du alla samlade i en
komprimerad mapp.
3. Sedan gör du enligt anvisningarna ovan, Ladda upp och koppla dokument.
3.3
Scanna in dokument
Om vi har pappershandlingar som ska kopplas till ett handlingskort får vi scanna in dem till Platina.
Ex. [email protected]. Handlingarna hamnar då under Att registrera. Dubbelklicka och välj
Egenskaper. Fyll i samtliga uppgifter på handlingskortet, se anvisningarna ovan.
16(23)
PLATINA
3.4
Koppla befintligt dokument från Platina
Du kan koppla ett befintligt dokument till en handling.
Högerklicka på en handling, i menyn som öppnas väljer du ”Koppla dokument”.
I dialogrutan som kommer upp kan du söka efter det dokument som du vill koppla handlingen till.
1.
2.
3.
Skriv in önskade sökkriterier eller klicka direkt på ”Sök” för att få fram alla dokument.
Sökresultatet visas.
Markera det dokument som du vill koppla handlingen till och klicka sedan på ”Koppla
dokument” och stäng fönstret.
17(23)
PLATINA
4.
Valmöjligheter på diarieförd handling
När du högerklickar på en handling får du nedanstående valmöjligheter.
Publicera
Om du vill delge någon en kopia på handlingen så kan du använda Publicera. Publicera innebär att
handlingen blir synlig på idag-arean, under Publicerad information för den/de personer som du
väljer. För att publicera högerklickar du på handlingen, väljer Publicera och sedan söker du fram
den/de personer som du vill delge. När du väljer att Publicera ett dokument så kan du klicka i
”Skicka mail” så får personerna ett e-post som säger att de har ny publicerad information.
Skicka till
När du väljer handläggare på ett ärende/dokument så får den personen full kontroll på
ärendet/dokumentet, och ärendet/dokumentet dyker upp på Idag-arean under Uppgifter. Dock kan
det ibland vara bra att använda ”Skicka till” för att påvisa för handläggaren att den har fått en
handling för hantering. Via Skicka till kan du skriva ett meddelande till handläggaren samt
handläggaren får en notifiering via e-post att den har en handling för handläggning. I mejlet finns
även en länk till ärendet/dokumentet.
Process
Här kan man välja att koppla handlingen till en process, denna funktion används inte i Mölndals
stad.
Visa ärendets egenskaper
Klickar du på Visa ärendets egenskaper öppnas ärendekortet upp.
Navigera till ärendet
Klickar du på Navigera till ärendet så öppnas ärendet upp i samma fönster.
Öppna ärendet i nytt fönster
Klickar du på Öppna ärendet i nytt fönster så öppnas ett nytt fönster med ärendet.
Makulera en handling
Ett ärende eller en handling som blivit felaktigt diarieförd ska makuleras. Det är inte tillåtet att
redigera i ärendet och använda till något annat. Ett makulerat ärende är fortfarande sökbart, men det
framgår att uppgiften är makulerad i systemet. Det är endast registratorer som kan makulera.
Det är inte möjligt att öppna och registrera i ett makulerat ärende/handling och det är inte möjligt att
ta bort texten [MAKULERAD].
18(23)
PLATINA
Innan du klickar på Makulera ska registrator öppna handlingskortet och under rubrik skriva in
varför handlingen makuleras, t.ex. Makulerat på grund av XX, se dnr: XX”, ”feldiariefört” etc. När
du valt makulera kommer du få en kontrollfråga om du verkligen vill makulera, klicka då OK.
För att makulera en handling måste du söka fram handlingen. Makulerade handlingar ska inte
publiceras till postlistan.
1. Markera handlingen som ska makuleras och högerklicka, välj Makulera.
2.
Frågan Vill du makulera öppnas, klicka OK.
3. Fönstret Skapa kopia öppnas, väljer du Ja kommer det skapas en icke diarieförd handling som du
sedan kan välja att lägga på postlista eller diarieföra på annat ärende. Väljer du Nej kommer
handlingen att vara makulerad och ej öppningsbar.
19(23)
PLATINA
Visa kopplat dokument/Ladda upp och koppla fil
Klickar du på Visa kopplat dokument så öppnas filen i ett nytt fönster. Finns ingen fil kopplad till
handlingen finns inte detta alternativ utan istället finns det ett alternativ som säger ”Ladda upp och
koppla fil”.
Egenskaper
Klickar du på Egenskaper öppnas handlingskortet.
5.
Anteckning
Ibland kan man vilja göra en anteckning om något på ett ärende som är av vikt. Att lägga till en
anteckning kan göras på två sätt.
1. Gå in på ärendekortet, välj fliken Information och välj därefter Anteckningar. Skriv din
anteckning i fältet Anteckning och klicka på Verkställ så har din anteckning sparats.
2. Man kan också gå in på Ärendeöversikten och välj Anteckningar. Skriv anteckningen i Fältet
Anteckning och klicka sedan på Lägg till så har din anteckning sparats.
20(23)
PLATINA
När informationen på en anteckning blivit inaktuell kan man välja att uppdatera anteckningen eller
ta bort den. För att göra detta behöver du gå in antingen via ärendekortet eller via översikten. För att
uppdatera klickar du på raden, anteckningen dyker då upp i rutan Egenskaper, gör dina ändringar
och klicka OK.
6.
Avsluta ett ärende
När ett ärende är färdigbehandlat, dvs. det inte tillkommer ytterligare handlingar ska ärendet
avslutas. Enligt Förvaltningslagen är det viktigt att ärenden avslutas inom rimlig tid för att
myndigheten ska kunna kontrollera att den är så effektiv som möjligt.
Gå in på ärendekortet för det aktuella ärendet. I fältet Status ändras till Avslutad. Klicka OK.
Ett avslutat ärende kan öppnas igen genom att ändra status.
När du valt status Avslut ska du skriva ut ett ärendekort och lägga i akten. Knappen Skriv ut finner
du längst ner till vänster på ärendekortet.
6.1
Makulera ett ärende
För att makulera ett ärende, sök fram ärendet och finns det handlingar registrerade på ärendet måste
dessa makuleras innan ärendet kan makuleras.
Markera ärendet som ska makuleras och dubbelklicka på raden. Ärendekortet öppnas.
1. Ändra ärendets status till Avslutad, detta för att ärendet ska försvinna från idag-arean.
21(23)
PLATINA
2. Låt ärenderubrik och ärendemening stå kvar men ställ dig i fältet ärenderubrik och skriv t.ex.
”Makulerat på grund av XX, se dnr: XX”, ”Feldiariefört” etc.
3. Spara genom att klicka OK och ärendekortet stängs.
4. Markera ärendet som ska makuleras och högerklicka, välj Makulera.
5. Frågan Vill du makulera öppnas, klicka OK och ärendet har makulerats. I ärenderubriken står det
nu [MAKULERAD] innan ärendemeningen.
7.
När en person slutar
När en användare i Platina slutar eller byter arbetsplats måste den personens öppna ärenden flyttas
över till annan användare. Finns det påminnelser lagda på personen som slutar måste även dessa
flyttas över. De ärenden som är avslutade ska man inte göra något åt.
7.1
Söka fram en handläggares öppna ärenden
1. Leta fram handläggarens öppna ärenden genom att klicka på Sök diariefört ärende under Sök i
menyraden.
2. Fyll i sökformuläret:
Välj Beredning under Status
Sök fram handläggarens namn i rutan Handläggare
3. Klicka i så att den öppnar i fönster, klicka Sök
4. Gå in på respektive ärende och ändra handläggare.
22(23)
PLATINA
8.
Rapporter
Rapporter fungerar i nuläget inte hos Mölndals stad.
9.
Årslistor
Varje år ska listor över ärenden dels sorterade i löpnummerordning, dels efter initierare, skrivas ut.
Detta är en säkerhetsåtgärd ifall det elektroniska diariet skulle slås ut.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Gå till menyn Sök och välj diariefört ärende.
Välj diarium i rullmenyn
Välj datum i fältet i fältet Reg. Datum, t ex 2012-01-01 - 2012-12-31
Klicka på Sök
För att få ärendena i löpnummerordning klickar du på Diarienr i den tunna grå listen över det
första ärendet. För att sortera på initierare klicka du på Avs/Mot i samma listmeny
Kopiera en sida i taget in i ett Worddokument
Ta bort första och sista kolumnen, med ikonerna, genom att markera en kolumn i taget och välj
ta bort kolumn
Du kan även bredda kolumnen för exempelvis datum.
Skriv ut
10. Tips & trix
10.1 Datum
På samtliga datumfält i platina kan man använda snabbkommandon samt förenklingar
av datum som Platina formaterar på ett korrekt sätt.
Genom att skriva:
 D blir det Dagens datum
 10 blir det Den 10 i aktuell månad innevarande år
 0410 blir det Den 10 april innevarande år
 +5 blir det 5 dagar framåt i tiden från dagens datum
 -5 blir det 5 dagar bakåt i tiden från dagens datum
 101018 blir det 2010-10-08
10.2 Sök
%-tecknet kan användas när du ska söka och inte riktigt vet början eller slutet. %-tecknet betyder
vilket antal tecken som helst.
Exempel: Om du ska söka efter ett upphandlingsärende som är från 2013 kan du skriva in KS %/13
i fältet diarienummer och upphandling i fältet Ärenderubriken, då får du upp alla
upphandlingsärende under 2013
Om du använder Fritext när du söker så söker den i samtliga fält på ärende- eller handlingskortet.
23(23)
PLATINA
Bilaga 1 Handlingstyper
Anmälan
Anmälan
Annons
Avsägelse
Besvär
Enkät
Inlaga
Intresseanmälan
Kallelse
Klagomål
Krav
Protest
Påminnelse
Skadeanmälan
Stämning
Synpunkter
Uppmaning
Överklagande
Önskemål
Ansökan
Ansökan
Begäran
Bekräftelse
Mottagningsbevis
Kommunikation
Broschyr
Information
Pressmeddelande
Svar
Beslut
Beslut
Bolagsordning
Delegeringsbeslut
Detaljplan
Dispens
Dom
Föreläggande
Föreskrifter
Förordnande
Förvärv
Intyg
Handlingsplan
Lagakraftbrev
Lagakraftbevis
Lagfart
Lantmäteriförrättning
Plan
Policy
Protokoll
Protokollsutdrag
Regeringsbeslut
Reglemente
Tillstånd
Uppsägning
Utlåtande
Yttrande
Beredningsunderlag
Analys
Anteckningar
Bilaga
Cirkulär
Fråga
Förfrågan
Förslag
Förteckning
Inbjudan
Interpellation
Interpellationssvar
Komplettering
Kungörelse
Meddelande
Missiv
Motion
Projektansökan
Remiss
Remissvar
Samråd
Tjänsteskrivelse
Rapporter
Enkät
Granskning
Granskningsplan
Granskningsrapport
Promemoria
Rapport
Redovisning
Revisionsrapport
Sammanställning
Utredning
Underrättelse
Teknisk dokumentation
Besiktning
Avtal
Avtal
Bilaga
Fullmakt
Garantiförbindelse
Uppdrag
Överenskommelse
Budget/bokslut
Bokslut
Budget
Verksamhetsplan
Verksamhetsberättelse
Upphandling
Anbudsförfrågan
Anbudsförteckning/
öppningsprotokoll
Anbudsprotokoll
Anbudsprövning
Anbudssammanställning
Beställning
Förfrågningsunderlag
Förköp
Offert