20150424 Protokoll Konstituerande Styrelsemöte (PDF

Protokoll
Fört vid konstituerande sammanträde med styrelsen för Trelleborgs Kommuns Utvecklings AB
fredagen den 24 april 2015 (12.00 – 14.30).
Plats
Sessionssal 2, Rådhuset i Trelleborg
Närvarande ordinarie ledamöter
Josefin Holmberg, Catharina von Blixen-Finecke,
Kenneth Johansson, Eva Höckert, Britta Brinck-Nehlin,
Lars Fränngård, Bengt Andersson
Närvarande suppleanter
Alf Rosengren, Birgitta Sandblom, Jalila Polus
Övriga närvarande
Ditte Fagerlund (VD), Petra Strandberg (turism- och
marknadsansvarig), Annica Björö (controller),
Christian Hemme (näringslivsutvecklare), Leif
Kristoffersson (lekmannarevisionen)
Frånvarande styrelseledamöter
Tom Magnusson, Lena Bönnemark,
Mathias Andersson, Anne-Sophie Samnegård
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Sammanträdet inleddes med att närvarande styrelseledamöter och tjänstemän kort presenterade sig
själva. Därefter presenterade bolagets VD kortfattad bolagshistorik och nuvarande uppdrag samt en
sammanfattning av bolagets verksamhet för år 2014.
1 § Mötets öppnande
Styrelsens ordförande Josefin Holmberg förklarade sammanträdet öppnat och hälsade alla välkomna.
2 § Val av sekreterare
Ditte Fagerlund utsågs att föra dagens protokoll.
3 § Val av justeringsman
Catharina von Blixen-Finecke utsågs att jämte ordföranden justera dagens protokoll.
4 § Dagordning
Styrelsen godkände den i kallelsen föreslagna dagordningen.
5 § Föregående mötesprotokoll
Protokoll från föregående möte som var justerat och utsänt lades med godkännande till handlingarna
med följande rättelse/kommentarer:
Kenneth Johansson var ej närvarande vid föregående styrelsemöte vilket felaktigt angavs i det
utsända protokollet.
Tidpunkt för möte då kommunledningarna i Trelleborg, Vellinge, Svedala och Skurups
kommuner gemensamt ska diskutera och utvärdera Söderslättssamarbetet har ännu ej fastlagts.
Med anledning därav kommer en skriftlig rapport att tas fram vilken skall utgöra underlag för
fortsatt dialog avseende Söderslättssamarbetets framtid under hösten 2015.
Bolaget har tillställt kommunledningen skrivelse i syfte att utröna huruvida ett markförvärv
norr om riksväg 9 vid Smygehuk vore möjligt inom en snar framtid. Muntligt besked om att
1
dialog och förhandling pågår med Svenska kyrkan avseende ev markbyte har erhållits av
tekniska förvaltningen.
6 § Arbetsordning för styrelsen
Styrelsen beslutade att fastställa föreliggande arbetsordning för styrelsen att gälla fram till och med
bolagsstämman 2016 (Bilaga 1).
7 § Firmateckning
Styrelsen beslutade att fastställa föreliggande ordning för firmateckning i bolaget. Enligt
registreringsbevis från Bolagsverket tecknas firman av styrelsen, två i förening av ledamöterna.
Dessutom har verkställande direktören rätt att teckna firman beträffande löpande förvaltningsåtgärder
(Bilaga 2).
8 § Information om styrelsearvodena
Styrelsens m fl arvoden har fastställts av kommunfullmäktige 2015-01-26. Styrelsen informerades kort
om arvodesreglerna (Bilaga 3).
9 § VD-instruktion
Styrelsen beslutade att fastställa föreliggande VD-instruktion att gälla fram till bolagsstämman 2016
(Bilaga 4).
10 § Attest/Utanordning
Styrelsen beslutade att den av VD föreslagna ordningen för attest/utanordning i bolaget skall gälla
fram till bolagsstämman 2016 (Bilaga 5).
11 § Ägardirektiv och bolagsordning
Bolagets ordförande informerade om att kommunfullmäktige i Trelleborg ännu inte fattat beslut om
nya ägardirektiv/bolagsordning avseende bolaget vilket har till följd att bolagets verksamhet i nuläget
följer befintliga ägardirektiv och bolagsordning tills annat besked ges.
12 § Budget 2015
Ekonomirapport per den 31 mars samt budget 2015 föredrogs (Bilaga 6). Det informerades om att
budget för innevarande år fastställdes av styrelsen 20150206 och är baserad på bolagets befintliga
uppdragsbeskrivning och bolagsordning.
13 § Verksamhetsrapport turism/näringsliv
Styrelsen informerades om pågående aktiviteter:
Leader/Lokalt Ledd Utveckling (LLU) – 48 områden i Sverige har blivit utvalda för att komma
ifråga för att bilda Leaderområden vilket innebär att 48 strategier har prioriterats och därmed även
tilldelats budget. De 48 områdena erhåller i och med detta möjligheten att bilda Leaderområden under
den nya programperioden 2014-2020. De strategier som har fått högst poäng av urvalskommittén har
prioriterats. Söderslätt fick glädjande nog hög ranking och föreslås tilldelas 43 miljoner under
programperioden. Definitivt beslut om start av svenska Leaderområden kommer i höst. Innan
Leaderområdena kan bli godkända måste respektive område göra kompletteringar avseende
strategi, budget och finansiering samt även bilda en organisation för genomförandeperioden. Tidigast
efter sommaren 2015 fattar Jordbruksverket det slutliga beslutet om att Leaderområdet kan starta upp
verksamheten. För att kunna fatta nämnda beslut måste EU-kommissionen dessutom ha godkänt
programmen för de olika fonder som ingår och även de svenska regelverken måste vara fastställda.
Den 29 april 2015 genomförs årsstämma i föreningen Leader Söderslätt då beslut om nuvarande
förenings upplösning ska fattas.
På gång:
- En engelsk dubbeldäckare planeras att under sommaren trafikera Höllviken-Trelleborg
samt, liksom förra sommarsäsongen, Trelleborg-Smygehuk med ett antal stopp på
vägen. Uthyrning av cyklar kommer dessutom att göras möjligt på OKQ8 i Trelleborg,
OKQ8 i Höllviken samt vid Köpmansmagasinet på Smygehuk. Bussturerna samt
2
-
-
-
-
-
-
-
cykeluthyrningen sker i privat regi. Palmbussen mellan Trelleborg och Smygehuk
kommer under sommaren att ha två bussvärdar vilket ombesörjs av bolaget.
Palmtåget kommer under sommaren att utrustas med en förinspelad stadsguidning.
Infokarta Söderslätt är under produktion, 25 000 svenska och 10 000 engelsk/tyska
infokartor trycks upp.
”Evenemang Trelleborg” är en ny typ av evenemangskalender som är under
produktion och som framöver kommer att ges ut 4 gånger per år.
Arbetet med utveckling av webbsidan www.soderslatt.com fortskrider: SEO (Search
Enging Optimization), artiklar och landningssidor förbättras och utvecklas. Möte med
aktörer inom besöksnäringen sker kontinuerligt för att utbilda dem i att själva kunna
arbeta i databasen CBIS (Citybreak Information System) och för att stimulera till
skapande av produkter och paket och därmed intensifiera samarbeten inom
besöksnäringen.
Destination Söderslätt medverkar i ”Smukke Baghave”, Tourism in Skånes kampanj
riktad mot Danmark, Söderslätt har gått in med 25 000 kronor.
Destination Söderslätt medverkar i ”100% Echt”, Tourism in Skånes kampanj riktad
mot Tyskland, Söderslätt har gått in med 50 000 kronor.
Arbetet pågår med att skapa en s k Infopoint i anslutning till Gislövs hamncafé. En
Infopoint är en enklare, bemannad turistinformation, knuten till Trelleborgs turistbyrå
och lokaliserad till ett besöksmål dit besökare naturligt tar sig.
Arbetet med det europeiska vandringsevenemanget ”Eurando 2016” den 10-17
september 2016 fortskrider. Trelleborgs kommun medverkar till evenemanget med två
dagsvandringar:” Pilgrimsvandring på Skåneleden” samt ”Vandra längs med
Tullstorpsån”. Det finns även möjlighet att göra en kortare utflykt under
Eurandoveckan i form av en stadsrundtur i Trelleborg med besök på Biogas Centre of
Excellence. Bokningen av vandringspaket öppnar på www.eurorando2016.com inom
kort.
Uppfräschning av kommunens etapp av Skåneleden pågår. Förutom att nya skyltar
sätts upp flyttas punkten för start och målgång från Dalabadet till Trelleborg C.
Skåneledsetappen knyts därmed ihop med de allmänna kommunikationsleden.
Trafikverkets informationshus vid västra småbåtshamnen och Smygehuk lämnas inom
en snar framtid över till Trelleborgs kommun. Avtal ska tas fram mellan bolaget och
tekniska förvaltningen i vilket bolaget erhåller ansvar för informationsmaterial vid
västra småbåtshamnen. Gällande informationshuset vid Smygehuk skall avtal tas fram
mellan bolaget och den privata fastighetsägare som äger marken där informationshuset
är beläget.
Trelleborgs omdiplomeringsansökan avseende Fairtrade City har nyligen godkänts av
organisationen Fairtrade Sverige. Trelleborg är därmed även under 2015 en Fairtrade
City. Omdiplomering sker varje år och bolaget ansvarar för samordningen av
kommunens Fairtrade Cityarbete.
Två nya verksamheter är på gång in i Trelleborg Green Room, avtal sluts inom kort.
Planering pågår för en gemensam exitceremoni för de företag som redan lämnat
inkubatorverksamheten och för de som står i begrepp att inom en snar framtid göra
detsamma.
Dialogen med det lokala näringslivet fortskrider. Bland annat har tre
nystartade/nyinflyttade företag besökts den senaste veckan. Besöken uppskattas
mycket av företagarna som dessutom ges möjlighet att synas på Trelleborgs
Näringslivs facebooksida där besöken dokumenteras.
Näringslivsmässan 2015 genomförs den 6 maj i Söderslättshallen, 140 montrar är
bokade av lokala såväl som regionala företag.
Planeringen av den kommungemensamma montern på Elmia Subcontractor den 10-13
november 2015 är i sitt slutskede. Fem tillverkande Trelleborgsföretag deltar
tillsammans med bolaget.
3
14 § Sammanträdestider 2015
Styrelsen enade sig om följande sammanträdestider för 2015:
Fredagen den 22 maj kl 8.30-10.00 direkt följt av heldagsseminarium fram till kl 16.
Fredagen den 4 september kl 12.30.
Fredagen den 9 oktober kl 12.30.
Fredagen den 20 november kl 12.30.
15 § Styrelseutbildning
Styrelsen informerades om den heldagsutbildning som avses genomföras den 2 juni kl 08.30-16.00 på
tema ”Styrelser i kommunala bolag – regelverk, ansvar och rollfördelning”. Plats: Malmrossalen,
Hamngatan 9.
17 § Övriga frågor
På förekommen fråga avseende ersättares inkallning till tjänstgöring i styrelsen beslutades att
information om detta ska tillställas styrelsen via e-post tillsammans med kontaktuppgifter till
styrelsens ledamöter.
Vid protokollet
Ditte Fagerlund
Justeras:
Josefin Holmberg
Catharina von Blixen-Finecke
Bilagor
Bilaga 1 – Arbetsordning för styrelsen
Bilaga 2 - Firmateckning
Bilaga 3 – Information om styrelsearvoden för 2015
Bilaga 4 – VD-instruktion
Bilaga 5 – Attest/Utanordning
Bilaga 6 – Budget 2015 samt ekonomisk rapport per den 31 mars 2015
4
Bil 1
Arbetsordning för styrelsen i Trelleborgs Kommuns Utvecklings
AB, 556231-6835 fastställd av styrelsen 2015-04-24
1
Sammanträden
1.1
Styrelsen skall hålla konstituerande sammanträde efter ordinarie årsstämma.
Vid konstituerande sammanträde skall följande frågor behandlas:
Val av sekreterare
Firmateckning
Arbetsordning för styrelsen
Instruktion för VD
Eventuella arbetsutskott
1.2
Utöver konstituerande sammanträde skall styrelsen hålla minst 5 ordinarie
sammanträden per år. Härutöver kan sammanträde hållas om styrelseledamot eller
VD så begär.
Ersättare/Suppleanter kallas, har rätt att närvara samt äger rätt att yttra sig vid
styrelsens sammanträden.
Kallelse till sammanträde skall ske genom brev senast 14 dagar före
sammanträdesdagen. Inför sammanträde skall dagordning, ekonomisk rapport
och eventuella andra underlag tillställas ledamöterna senast en vecka före
sammanträdet.
Vid varje sammanträde skall följande frågor behandlas:
Föregående sammanträdesprotokoll.
Aktuella resultatrapporter.
Bedömning av lönsamhet och likviditet.
Bedömning av investeringar.
Aktuell personalsituation.
Information och beslut om bolagets verksamhet.
Vid styrelsesammanträde inför årsstämma skall dessutom behandlas:
Förslag till årsredovisning.
Förslag till disposition av årsresultat.
2.
Arbetsfördelning mellan styrelse och VD
2.1
Verkställande direktören svarar för bolagets löpande förvaltning enligt
aktiebolagslagen (ABL) 8 kap § 25 och enligt fastställd instruktion för VD.
2.2
Styrelsens ordförande skall leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsens uppgifter
enligt ABL 8 kap § 4 fullföljs samt att denna arbetsordning upprätthålles (ABL § 6).
Bil 3
Bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda i Trelleborgs
kommun fastställda av kommunfullmäktige den 26 januari 2015
Arvodena baseras på en riksdagsledamots årsarvode, som för närvarande uppgår till 732 000 kr.
Utöver vad som anges nedan ska Bestämmelser med ekonomiska förmåner för förtroendevalda i
Trelleborgs kommun tillämpas när det t.ex. gäller ersättning för förlorad arbetsinkomst.
Timarvodet för ordförande, vice ordförande, ledamöter och suppleanter samt lekmannarevisorer och
suppleanter ska dock motsvara det arvode som utgår för första timmen enligt Bestämmelser om
ekonomiska förmåner för förtroendevalda i Trelleborgs kommun, dvs. för närvarande 274 kr/timme
vid sammanträden och andra förrättningar som styrelsen kallas till.
Utöver timarvodet utgår en fast ersättning om 500 kr/styrelsesammanträde till tjänstgörande ledamöter
(beslutande) i styrelsen, dock inte till ordförande och vice ordförande då dessa får ett årligt arvode
enligt tabellen nedan.
Ordförande
Vice ordförande
10 %
2%
73 200 kr/år
14 640 kr/år
Utöver vad som anges ovan får respektive bolag besluta om ersättning för annat än
styrelsesammanträden, t.ex. utbildningsdagar, i det enskilda fallet.
Reseersättning för resor från bostaden till styrelsesammanträden, utbildningsdagar, seminariedagar
eller liknande utgår för varje enskild ledamot enligt av kommunfullmäktige fastställda riktlinjer.
274 kr/h, avrundas till närmsta följande hel/halvtimme.
500 kr/möte till tjänstgörande ledamot.
Bil 4
Instruktion för VD i Trelleborgs Kommuns Utvecklings AB
556231-6835 fastställd av styrelsen 2015-04-24.
1) VD skall handha bolagets löpande förvaltning i enlighet med aktiebolagslagen, andra lagar
och föreskrifter samt denna instruktion och andra riktlinjer som styrelsen kan utfärda.
VD:s ansvar för bolagets verksamhet enligt aktiebolagslagen begränsas inte genom denna
instruktion.
2) VD ansvarar för att bokföringen fullgörs i överensstämmelse med lag och för att
medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt.
3) VD ska snarast underrätta styrelsens ordförande när det finns ärenden som kräver
styrelsebehandling.
4) VD har rätt att företräda bolaget enligt 8 kap 30 § aktiebolagslagen inom ramen för
fastställd budget. Detta innefattar även rätt att generellt ingå avtal eller liknande för
bolagets räkning, dock inte för affärer som är av osedvanlig art eller särskilt stor betydelse.
Kan styrelsens beslut inte avvaktas utan väsentlig olägenhet, får VD fatta beslut. Sådant
beslut skall snarast anmälas till styrelsen.
5) VD ansvarar för personalfrågor inklusive arbetsmiljö.
6) VD ansvarar för att budget för nästkommande verksamhetsår framläggs för styrelsen i god
tid och att förslag till årsredovisning upprättas så snart som möjligt efter verksamhetsårets
slut.
7) VD skall rapportera till styrelsen om bolagets verksamhet, i första hand vid styrelsens
sammanträden, i enlighet med vad som anges i styrelsens arbetsordning eller annat beslut
av styrelsen.
8) VD ansvarar för att bolaget uppfyller sin informations- och registreringsplikt i enlighet med
lagar och föreskrifter.
9) VD har inte rätt att besluta i följande frågor, vilka skall underställas styrelsen:
-
utseende av VD i bolaget
fastställelse av anställningsvillkor för VD samt rutiner för godkännande av VD:s
kostnader
investeringar överstigande 50 000 kr
avyttring av tillgångar bokförda eller värderade till belopp över 50 000 kr
upptagande av lån och ställande av säkerhet över 50 000 kr
10) VD skall i övrigt följa vad som är bestämt i styrelsens arbetsordning.
Bil 5
Attest/utanordning i Trelleborgs Kommuns Utvecklings AB
Från och med 2015-04-24 gäller följande ordning enligt beslut av styrelsen
ATTEST
Petra Strandberg (turism/marknadsföring)
Maria Pojjesdotter (Green Room)
UTANORDNING
Ditte Fagerlund
Ditte Fagerlund
Malin Lagerholm/Liselotte Persson (övrigt)
Ditte Fagerlund
Annica Björö (övrigt)
Ditte Fagerlund
Jonas Rosenkvist (ersättare)
Josefin Holmberg (ersättare)
Vd:s kostnader attesteras av vd och utanordnas av styrelsens ordförande.