Läs protokoll från styrgruppsmöte 15 maj

Protokoll
Sida: 1 av 5
Sammanträde:
Datum:
Tid:
Plats:
Styrgruppsmöte UngKOMP
2015-05-15
13:00-15:00
Arbetsförmedlingen, Hälsingegatan 38, Stockholm, lokal Lyran, plan 6
Närvarande:
Reza Majlesi - Region Mitt, Viktoria Byback - Avdelningen Infrastruktur,
Klas-Erik Holmqvist - Region Syd, Jeanette Azinovic Förmedlingsavdelningen, Johan Vikström - Förmedlingsavdelningen,
Petra Jansson - UngKOMP, Magdalena Sandin - UngKOMP.
Meddelat förhinder:
Charlotte Humling - Region Nord, Tor Hatlevoll - SKL, Susanne Zander DUA, Carl-Axel Sandén - Avdelningen Rehabilitering till arbete
Mia Sevebrant - ESF
1.
Mötet öppnas
Ordförande Jeanette Azinovic öppnar projektets första styrgruppsmöte.
2. Fastställande av dagordning
Beslut att fastställa föreslagen dagordning för mötet. Under punkt 5 om
nuläge i projektet, kommer utmaningar som har identifierats av
projektledningen att belysas mer ingående när styrgruppen är mer komplett.
3. Styrgruppens roll och uppdrag
Med utgångspunkt från bilagt bildspel (bilaga 1) redogjorde ordföranden för
vanliga svårigheter i projektorganisationer.
Projektets olika roller och uppdrag förtydligades:
Generaldirektören är beställare av projektet. Förmedlingsavdelningen genom
Jeanette Azinovic är projektägare och ansvarar för projektet inför GD.
Projektägaren ansvarar också för styrgruppens sammansättning och
projektets resurser. Styrgruppen är rådgivande till projektägaren, främst
avseende utmaningar där projektledningen inte räcker till. Styrgruppsmöten
kommer att hållas ca en gång per månad initialt.
En nationell referensgrupp som inkluderar arbetsgivarrepresentanter utses
av styrgruppen. Lokala referensgrupper inrättas av respektive
marknadsområde.
Sida: 2 av 5
Beslut
o Nationella projektledningen uppdras att till nästa styrgruppsmöte
inkomma med förslag på ledamöter till den nationell referensgrupp.
Konstateras att flera i styrgruppen varit förhindrade att närvara denna
klämdag. Erbjudandet om deltagande i styrgruppen har även kommunicerats
till respektive ledning vid:
Internationella staben, Avdelningen Digitala tjänster,
Kommunikationsavdelningen och Analysavdelningen. Besked angående
deltagande saknas. Jeanette tar ny kontakt med Kommunikationsavdelningen
och Analysavdelningen för att säkerställa deras deltagande i styrgruppen.
Beslut
o Med anledning av att många meddelat förhinder att delta i mötet
bordläggs fördjupning av styrgruppens roll och uppdrag till nästa
möte.
Projektledningen har kontaktat Anders Forslund på IFAU för att knyta
honom till projektet.
Beslut
o Anders Forslund IFAU erbjuds en plats i styrgruppen.
Projektledningen kontaktar honom.
4. Vad är UngKOMP
Information om UngKOMP presenteras, bildspel bilaga 2, av
projektledningen.
Beslut
o Presentationen av UngKOMP återupptas vid nästa möte med
anledning av att många nya ledamöter tillkommer då.
5. Nuläge och aktuella frågor till nästa möte
Projektledningen presenterade ett antal utmaningar som är angelägna att
belysa och/eller hantera:
 Resultat för projektet visades, bilaga 3. Ett antal avvikelser från
UngKOMP:s kärnvärden är bekymmersamma och behöver avhjälpas
för att främja goda resultat i verksamheten. Exempel på avvikelser är
att felaktig målgrupp tas in som deltagare och organisation och
resurser i multikompetenta teamet frångås.
Beslut
 Avvikelser från kärnvärden åtgärdas av respektive
regionrepresentant. Projektledningen kontaktar aktuell
regionrepresentant för förtydligande av aktuella avvikelser samt
följer upp.
Sida: 3 av 5


Inför resultatredovisningen i UngKOMP rigga för att även räkna in
deltagare som övergår till arbete med stöd och fortfarande är
inskrivna vid Arbetsförmedlingen.
Projektledningen uppdras att ta fram ett projektdirektiv enligt PPS.
Eva Granath finns som resurs om önskvärt.

 MO 4 har meddelat att de av olika skäl inte kommer att starta
Göteborg 2 eller Halmstad. Vilken ort som blir aktuell behöver
fastställas skyndsamt. Behov finns att skjuta på starten någon månad
för den nya ort som blir aktuell för start och även för Sundsvall som
ännu inte påbörjat uppstarten. Nya orter för start 2015 är
Norrköping, Järfälla, Helsingborg, Sundsvall och den femte som ännu
inte är fastställd. Befintliga orter som är en övergång från Unga in är
Stockholm, Göteborg, Malmö, Gävle och Skellefteå.
Beslut
 Representanterna för regioncheferna ombeds skicka in förslag på
ny ort istället för den som ursprungligen var föreslagen till
Göteborg (nr 2). Förslag på ort skickas till Petra Jansson senast en
vecka före nästa styrgruppsmöte och bör utgå från antal arbetslösa
16-24 år med längre inskrivningstid än 12 månader. Förslagen
skickas ut med dagordningen inför nästa styrgruppsmöte 10 juni.
 Implementeringsmodellen i UngKOMP är avgörande för projektets
resultat. En modell har tagits fram med utgångspunkt från forskning
på området, bilaga 4.
 Förtydligande efterfrågas avseende nationella projektledningens
möjligheter att låna in operativ projektpersonal. Aktuellt i samband
med implementeringsarbetet.
Beslut
 Operativ projektpersonal kan lånas in till strategiskt uppdrag när
det erfordras, vilket är aktuellt i samband med implementeringen.
 Utvärdering är under upphandling och beräknas vara avslutad i
början av juni. Viktigt att utvärderarna är med redan i uppstatsfasen.
 Nationella projektledningen fattas medarbetare och rekrytering
kommer att påbörjas närmaste veckan.
 Informationsmaterial i form av ett nyhetsbrev är under utformning
med stöd av Kommunikationsavdelningen och planeras att levereras
månadsvis. Det finns ett akut behov av personalresurs från
Kommunikationsavdelningen för att upprätta kommunikationsplan.
 ESF-ansökan är inlämnad och omfattar fem orter 2015. Orter som
omfattas av Sysselsättningsinitiativet i programområde 3 (Ung
Framtid) kan inte omfattas av ytterligare finansieringsprogram,
programområde 2 som UngKOMP tillhör. Stockholm, Göteborg,
Skellefteå, Järfälla och Norrköping omfattas av ESF-ansökan.
Sida: 4 av 5
Beroende av i vilken region den tionde orten förläggs kan det bli
ytterligare en ort. Endast redovisningen till ESF och det
transnationella arbetet skiljer i arbetssätt.
 Svårigheter att finna lokaler med korttidskontrakt till avsatt budget är
en flaskhals där enheten Lokal och logistik tillsammans med berörda
MO-ledningar inte når fram. Beslut krävs för att frångå
lokalkonceptet. Problemet med anskaffning av lokaler tar mycket
kraft och energi från alla inblandade parter och behöver lösas.
Beslut
o Projektledningen uppdras att boka två olika möten åt
projektägaren, dels med ansvarig på Avdelning Infrastruktur för att
hantera lokalfrågan och dels med ansvarig på
Kommunikationsavdelningen för resurs till kommunikationsplan.
Projektledningen deltar på båda mötena.
o
Punkter till nästa möte utöver bordlagda är: Referensgrupp. Projektdirektiv,
Effektutvärdering och Lokaler.
Ytterligare information om nuläget bordläggs till nästa möte då fler ledamöter är på
plats.
6. Nya mötestider
o 10 juni kl 15-17, Sthlm Hälsingegatan 38
o 21 augusti kl 13-15, Sthlm Hälsingegatan 38
o För att stödja projektledningen uppdras till projektledningen att
utifrån styrgruppsledamöternas kalendrar boka in ett lunch- till
lunchmöte i september, förslagsvis 10-11 september. Avstämning sker
på nästa styrgruppsmöte.
7. Övriga frågor
8. Mötet avslutas
Mötet avslutas och alla önskas trevlig helg.
Vid protokollet
Magdalena Sandin
Sida: 5 av 5
Justerat
Jeanette Azinovic
Reza Majlesi