Protokoll fra styremøte 110515 - Jarlsberg og Melsom Rideklubb

Protokoll fra styremøte i JMRK
Møtenummer:
Dato:
Kl:
Sted:
Innkalt :
6/2015
11.54.15
19:00 – avsluttes kl 22:00
Kiosken på Melsom
Lill Dons, Per Ivar Nicolaisen, Elisabeth Flom, Geir Gyllensten, Tone Letting Kvile,
Emilie Nordset, Terje Olsen-Nalum, Tonje Mariero Moe, Bent Stenstrøm
Ikke til stede:
Tonje Mariero Moe, Terje Olsen-Nalum
Sakliste
Vedtakssaker:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Godkjenning av protokoll fra forrige møte, jfr. vedlegg 1
Mandat til sprangkomiteen
Uttakskriterier Lagkonkurranser
Dugnadsbokser
Medlemsarrangement – Rasmus Bagger
Retningslinjer for stevnearrangementer – hjelpemiddel for nye.
Orienteringssaker:
1. Materiallister
2. Nytt medlemssystem og kontingent
1
Sak 1: Godkjenning av protokoll fra forrige møte
Vedtak:
Godkjent
Sak 2: Mandat til sprangkomiteen
Bakgrunn:
Det har ikke kommet samlet tilbakemelding på forslag til mandat fra sprangkomiteen. De er derfor
invitert til møtet for å diskutere dette.
Vedtak:
Sprangkomiteen har kommet med forslag til endringer av noen formuleringer i Mandatet.
Styret holder fast på at de ønsker en person i komiteen som sin kontakt.
Komiteens kontaktperson: Bent Stenstrøm
Dette utelukker ikke direkte kommunikasjon mellom styret og andre medlemmer av komiteen, men i
hovedsak bør kommunikasjonen styres gjennom komiteens kontaktperson og deres kontaktperson i
styret som er Geir Gyllensten. På denne måten får vi mer ryddige linjer.
Øvrige forslag til endringer er godkjent.
Lill legger inn endringer og formidler endelige dokumenter.
Sak 3: Uttakskriteriet lagkonkurranser
Bakgrunn:
Det har ikke kommet samlet tilbakemelding på forslag til fullstendige uttakskriterier fra
sprangkomiteen. De er derfor invitert til møtet for å diskutere dette..
Vedtak:
Sprangkomiteen har kommet med forslag til endringer av noen formuleringer uttakskriteriene.
Styret holder fast på at maksimal transportstøtte som gis til ryttere ved deltagelse i lagkonkurranser
er kr 1.500,-. Det legges ikke til mva da rideklubben ikke har direkte refusjon av mva.
Dette utelukker også at transportør fakturerer klubben direkte, da denne vil måtte påføre mva.
Støtte utbetales derfor direkte til rytter.
For øvrig er forslagene til endringer er godkjent.
Lill legger inn endringer og formidler endelige dokumenter.
Sak 4: Dugnadsbokser
Bakgrunn:
For å ha bokser å leie ut på stevner, samt tilgjengelige bokser for dugnadsarbeidere ønsker styret å få
på plass faste teltstaller.
Vedtak:
Dugnadsbokser må være på plass før høstens stevner.
2
Sak 5: Medlemsarrangement – Rasmus Bagger
Bakgrunn:
6.-7. juni kommer Rasmus Bagger til oss. Etter siste informasjon har flertallet ønsket å holde
arrangementet på Oseberg kulturhus. Vi må fordele oppgaver.
Vedtak:
Vi har holdt av lokaler på Quality Hotel Tønsberg. Her er det plass til 80 personer. Dersom pågangen
blir stor flyttes arrangementet til Melsom.
Påmeldingsinfo legges ut på hjemmesiden og facebook, samt mailes til styrene i omkringliggende
klubber.
Styret fastsetter en pris for deltagelse for egne medlemmer til kr 100,- for å dekke halve kostnaden
for serveringen. Deltagere fra andre klubber betaler kr 300,Påmelding via e-post. Frist 15. Mai.
Status antall påmeldte og videre handlingsplan 18. mai. Styret møtes den 18. mai om nødvendig.
Lill oppretter egen mailadresse for påmeldinger og følger med på antall påmeldte, legger ut på
nettside og facebook og mailer til andre rideklubber.
Sak 6: Retningslinjer for stevnearrangementer – hjelpemiddel for nye
Bakgrunn:
Det er laget et dokument/stevnehåndbok som inneholder beskrivelser av alle ansvarsområder og
funksjoner for å arrangere stevne. Dette må kvalitetssikres og suppleres slik at nye styrer og komiteer
har et godt verktøy når de skal overta.
På forrige møte fikk alle en oppgave. Hvor langt har vi kommet? Hva gjør vi videre med dokumentet?
Vedtak:
Styret har ikke hatt kapasitet til å komme videre med dette punktet. Settes opp på agende for neste
styremøte.
O-Sak 1: Materiallister
Kasserer skal lage lister over utstyr som ble kjøpt inn i 2014. Disse skal utvides til å inneholde en
oversikt over alt utstyr klubben eier og hvor det befinner seg. Status?
Kasserer har vært på reise og ikke hatt kapasitet til å sette opp listen. Han må få regnskapet tilbake
fra revisorer som har gjennomgått dette.
O-Sak 2: Nytt medlemssystem og kontingent
Medlemslister er konvertert over i KlubbAdmin og fakturaer sendt ut. Hvordan går det med
innbetalinger?
Vi har fått inn 43.382,- fra innbetalt medlemskontingent. Det vil si at vi har mottatt innbetalinger fra
ca 1/3 sammenlignet med det totale beløpet i fjor. Beløpet er overført til vår konto. Rutine for
overføring av innbetalt medlemsavgift går hver mandag. Purringer blir sendt ut i dag.
I løpet av mai skal vi ha en oppdatert medlemsliste. Denne skal også sendes til Hestesport for
oppdatering over hvem som skal motta magasinet Hestesport.
Elisabeth følger opp.
3
Eventuelt:
Sprang-, dressurkomiteen og styret samarbeid om sponsorarbeidet. Alle bidrar og benytter seg av
sine relasjoner. Forslag til bedrifter man ønsker å kontakte sendes inn til styret som påser at ikke vi
henvender oss til konkurrerende parter samtidig.
Sprangkomiteen melder at fjorårets erfaring med sponsorarbeidet til INM gav indikasjoner på at en
sponsorpakke på kr 3.000,- var lettsolgt.
Vi setter opp en ekstra sponsorpakke på kr 3000,- som inneholder mindre.
Lill finner kostpriser for de forskjellige delene i sponsorpakkene slik at vi kan forhandle med evt.
sponsorer som ønsker andre priser enn de oppsatte pakkene.
Tone oppdaterer sponsorpakker.
Tønsberg 11.05.15
Elisabeth Ersfjord Flom
Sekretær
4