SNU - Rapport og tjenester

Transcription

Sluttrapport
SNU1 Tjenestegjennomgang
Mai 2015
Deres referanse:
Vår referanse:
Saksbehandler:
Dato:
2014/680-27-030
Elin Dolmseth
Mai 2015
Innholdsfortegnelse 1.
Innledning ........................................................................................................................................ 3
2.
Administrasjonssjefens forståelse av oppdraget ............................................................................. 4
3.
Mål for arbeidet ................................................................................................................................ 5
4.
Organisering av arbeidet ................................................................................................................. 6
Ansattes medvirkning ................................................................................................................. 6
5.
Oversikt over styringsdokumenter og utredninger ........................................................................... 7
6.
Gjennomføring av tjenesteregistreringen ........................................................................................ 9
Hva er en tjeneste?..................................................................................................................... 9
Registrering av tjenester ............................................................................................................. 9
Klassifisering av tjenester som lovpålagt, lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov eller
ikke lovpålagt ....................................................................................................................... 10
Klassifisering av tjenestene i næring, privat, intern eller kombinasjon av disse ................. 11
Årsak til at tjenesten tilbys ................................................................................................... 11
7.
Resultat av registreringsarbeidet ................................................................................................... 13
Tjenester registrert som ikke lovpålagt, lovpålagt, lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov. 13
Brukergrupper tjenestene retter seg mot .................................................................................. 15
Nasjonalitet .......................................................................................................................... 15
Alder .................................................................................................................................... 15
Privat – næring – intern tjeneste ......................................................................................... 18
Årsak til at tjenesten tilbys ........................................................................................................ 19
8.
Vurdering av tjenestenes kvalitet ................................................................................................... 21
9.
Konsekvensen av å endre / ikke tilby en tjeneste.......................................................................... 22
10. Nærmere analyse av enkelte tjenester .......................................................................................... 22
Parallelt pågående prosesser ................................................................................................... 22
Funn i KS-K rapport .................................................................................................................. 22
Bestilling fra TMU og PU .......................................................................................................... 22
11. Alternative måter å løse tjenesteproduksjonen på ........................................................................ 24
12. Forslag til justering av organisasjonsmodellen .............................................................................. 25
13. Konkrete resultater av prosjektet ................................................................................................... 25
14. Konklusjon ..................................................................................................................................... 26
Side 1
VEDLEGG ............................................................................................................................................. 28
Sammendrag av KS-K-rapport nr 10 - 2012 «Økonomisk virksomhetsanalyse Longyearbyen
lokalstyre - Analyse av lokalstyrets ressursbruk ....................................................................... 28
Oversikt over inntekter og kostnader 2014 pr enhet for den enkelte regnskapstjeneste ......... 29
Oppsummering fra møter med ansatte i oktober og november 2014 ...................................... 33
Referat fra møte med enhetene i april og mai 2015 ................................................................. 37
Referat fra møte med enhet for tekniske tjenester 15.4.2015 ............................................. 37
Referat fra møte med enhet for barn og unge 14.4.2015 .................................................... 39
Referat fra møte med enhet for økonomi og ikt 20.4.15 og 21.4.15 ................................... 40
Referat fra møte med enhet for brann og redning 20.4.2015.............................................. 43
Referat fra møte med enhet for kultur og idrett 23.4.2015 .................................................. 44
Referat fra møte med enhetene Kullungen barnehage, Polarflokken barnehage og
Longyearbyen barnehage 21.4.2015 .................................................................................. 46
Referat fra møte med enhet for eiendom 23.4.2015 ........................................................... 49
Referat fra møte med enhet for energiverket 22.4.2015 ..................................................... 50
Referat fra møte med enhet for personal og organisasjon 28.4.2015 ................................ 52
Referat fra møte med enhet for Longyearbyen havn 8.5.2015 ........................................... 54
Referat fra møte med administrasjonssjef med stab 24.4.2015.......................................... 55
Administrativt organisasjonskart for Longyearbyen lokalstyre ................................................. 58
Aktivitetsplan / mileplælplan SNU1 fase 2 ................................................................................ 59
Oversikt over registrerte tjenenester ……………………………………………………………… 60
Side 2
1. Innledning
Administrasjonsutvalget har bedt om at det gjennomføres en vurdering av alle tjenester i
organisasjonen i fht kvalitet og omfang i den hensikt å
 etablere samsvar mellom løpende inntekter og løpende utgifter
 etablere bedre redskap for politisk styring
Bakgrunnen for bestillingen fra AU var at det i forbindelse med budsjett- og økonomiplanarbeidet for
2012 – 2015 ble tydeliggjort at med det tjenestenivå og med den kjennskap vi hadde til behov knyttet
til infrastrukturen ville organisasjonens løpende driftsutgifter være høyere enn løpende inntekter. Med
«løpende» menes inntekter og utgifter som kommer igjen med jevne mellomrom, og som er
forholdsvis stabile mellom år. Differansen kan for en kortere periode finansieres ved bruk av fond, men
over tid kan det ikke være ubalanse mellom løpende utgifter og løpende inntekter, da det vil føre til
underskudd. Spesielt innen Oppvekstforetak KF og Bydrift KF1 sine tjenesteområder ble det beskrevet
et økt utgiftsbehov for å kunne opprettholde dagens tjenestenivå samt for å kunne ivareta
infrastrukturen.
Arbeidet har fått navnet SNU, og innebærer bl.a. at det gjennomføres en effektiviseringsprosess.
Effektiviseringsprosessen gjennomføres i to prosjekter:
 Organisasjonsanalyse (SNU 2). I fase 1 i SNU2 utarbeidet KS-K rapporten
«Organisasjonsanalyse. Evaluering av administrativ og politisk organisering av Longyearbyen
lokalstyre» (KS-K rapport 01/2013, levert i januar 2013). Rapporten ble fulgt opp i fase 2 i
SNU2 som så på alternativ politisk og administrativ organisering av Longyearbyen lokalstyre.
SNU2 fase 2 resulterte i at lokalstyret i møte 10.12.13 vedtok ny politisk organisering og ny
administrativ organisering fra 1.1.2014.

Økonomianalyse (SNU 1). Økonomianalysen er så langt delt inn i to faser, hvor fase 1 var
utarbeiding av en økonomirapport som beskrev status for tjenesteproduksjonen. Rapporten
ble utarbeidet av KS-K, som 10.6.2012 leverte «Økonomisk virksomhetsanalyse
Longyearbyen Lokalstyre - Analyse av lokalstyrets ressursbruk» (KS-K rapport nr 10 – 2012).
Fase 2 er oppfølging av økonomirapporten i form av en tjenestegjennomgang. Oppfølgingen
var tenkt gjennomført i 2013, men det ble konkludert med at organisasjonen burde bruke
ressursene på SNU 2 fase 2 i 2013. Arbeidet med SNU 1 fase 2 startet høsten 2014, og
avsluttes juni 2015 ved at lokalstyret får seg forelagt en rapport om arbeidet (denne
rapporten).
Prosjektet skal resultere i et dokument som viser:
 Oversikt over hvilke tjenester Longyearbyen lokalstyre tilbyr
 En beskrivelse av om tjenesteproduksjonen kan gjennomføres på annen måte. Kan vi jobbe
lettere og / eller smartere?
 Forslag på endring i omfang, kvalitet og pris på tjenestene våre
Dokumentet legges fram for lokalstyret som vedtar hvordan foreslåtte tiltak skal behandles videre.
1SomfølgeavatlokalstyretvedtokåendreLongyearbyenlokalstyresorganisasjonsmodellfra1.1.14,ble
foretakenelagtnedfrasammedato.TjenesteriregiavforetakenefortsettersomførviaLongyearbyen
lokalstyre.
Side 3
2. Administrasjonssjefens forståelse av oppdraget
På strategikonferansen 17.6.2014 ba administrasjonssjefen lokalstyret si noe om hvilke sparemål
lokalstyret ønsket å sette i SNU1 fase 2 og hvordan lokalstyret så for seg at innsparte midler skulle
disponeres. Lokalstyret ba administrasjonen jobbe etter beste skjønn, se på driften og presentere
områder der det er mulig å gjennomføre endringer.
Det er tre grunnpilarer som administrasjonssjefen mener må ligge til grunn for god, robust offentlig drift
og produksjon:
 Kompetanse: 1,5 % av Longyearbyen lokalstyres (LL) lønnsbudsjettet settes av til
kompetanseheving
 Bevare realverdier: vedlikeholde bygg og infrastruktur
 Økonomisk frihet: 3 % netto driftsresultat slik at vi har «penger på bok» (fond) for å kunne
håndtere uforutsette hendelser og ha 25 % egenkapital ved alle investeringer. Med en
omsetning på ca 300 mill kr tilsier det et netto driftsresultat på 9 mill kr hvert år.
Under forutsetning av at staten bidrar til drift og vedlikehold av kullkraftverket, er Longyearbyen
lokalstyre sin økonomisk situasjon pr. dato håndterbar. Det vil likevel være slik at om det f.eks. er
ønskelig med økt bevilgning til vedlikehold av bygg og infrastruktur må det skje ved omfordelinger
mellom tjenesteområdene. Samtidig vet vi av erfaring at tjenestebehovet, f.eks. innen skole- og
barnehagetjenester, kan endre seg raskt. Om vi skal kunne håndtere slike svingninger fordrer det at
LL har fondsmidler (sparepenger).
Administrasjonssjefen mener et prosjekt som dette bør gjennomføres fordi:

Det er hensiktsmessig å ta en gjennomgang av tjenesteproduksjonen før organisasjonen evt.
havner i en situasjon der endringer må vedtas og gjennomføres på kort tid. Med tjenester
forstås tjenester som ytes intern og eksternt og oppgaver som gjennomføres som følge av at
LL er en offentlig organisasjon.

I «moderne» organisasjoner er innovasjon, nytenking og endringsarbeid en evig pågående
prosess. Organisasjoner som ikke gjør det vil stagnere. Vi må være nysgjerrige på egen
organisasjon. LL har velutdannede og kompetente medarbeidere. Kunnskap og vilje til å gjøre
endringer ble bevist i gjennomføringen av SNU 2 i 2013.

LL må tørre å sammenligne seg med andre kommuner gjennom Kostra og å se på seg selv
med nye briller. Samtidig forstår vi at LL kan være spesielle på noen fagområder.
Arbeidet sluttføres sommeren 2015. Det bør legges til rette for å innarbeide resultater av arbeidet i
budsjett 2016.
Side 4
3. Mål for arbeidet
Høsten 2014 startet arbeidet med tjenestegjennomgangen (Snu 1). Prosjektplan ble utarbeidet og
følgende skal foreligge når prosjektet er ferdig i juni 2015 (resultatmål):
 Oversikt over hvilke tjenester Longyearbyen lokalstyre tilbyr til ulike brukergrupper.
 En beskrivelse av om tjenesteproduksjonen kan gjennomføres på annen måte. Kan vi jobbe
lettere og / eller smartere?
 Forslag på endring i omfang, kvalitet og pris på tjenestene våre.
På sikt er det forventet at prosjektet skal gi følgende resultat (effektmål):
 Sikre at Longyearbyen lokalstyre har en god, robust offentlig drift og produksjon
 Tydelige, forutsigbare politiske føringer på tjenesteomfang og kvalitet.
 En bedriftskultur der lederne har kjennskap til og forståelse for alle enheter og er solidariske
med hverandre.
 Den enkelte enhetsleder har fått enda bedre innsikt i egen enhets ressursbruk og
tjenesteproduksjon.
 Bruk av Kostra-tall til å sammenligne Longyearbyen lokalstyre med fastlandskommuner.
Mål for hvordan arbeidet i prosjektet skal gjennomføres (prosessmål):
 Prosjektet er politisk og administrativt forankret
 Prosjektet gjennomføres med medvirkning fra alle ansatte
 Det er åpenhet mellom enhetene om egen økonomi og tjenesteproduksjon. Vi skal lære av
hverandre og stille spørsmål ved egen og andre enheters drift.
 Det er vilje til innovasjon, nytenking og endringsarbeid
 Prosjektet skal ikke ta i bruk «ostehøvel-metoden» i den hensikt å redusere kostnader på
enhetene
Prosjektet vil resultere i et grunnlag som kan brukes i en politisk diskusjon omkring bredde, mengde
og kvalitet på tjenester. Det vil være lokalstyret som vedtar hvordan foreslåtte tiltak skal behandles
videre.
Prosjektet kan resultere i at administrasjonssjefen eller enhetsledere, innenfor sine fullmakter,
gjennomfører endringer i tjenesteproduksjonen.
Side 5
4. Organisering av arbeidet
Arbeidet gjennomføres med bruk av interne ressurser, fordi det er vi selv som best kjenner
tjenesteområdene, organisasjonen og de ansatte. Det er også ønskelig at organisasjonen beholder
den kompetansen som opparbeides i slike prosesser.
Lokalstyret er prosjekteier og fatter endelig vedtak om endringer som foreslås som følge av prosjektet.
Partssammensatt utvalg har vært styringsgruppe for prosjektet. Prosjektansvarlig har vært
administrasjonssjef Lars Ole Saugnes og prosjektleder har vært Elin Dolmseth som også jobber som
økonomisjef. Administrasjonssjefens gruppe, tillitsmannsutvalget (TMU) og enhetsledere har vært
rådgivende grupper / bidragsytere til prosjektet.
Ansattes medvirkning
TMU sin viktigste oppgave har vært å være prosjektets øverste og viktigste formelle organ for
medbestemmelse for de ansatte. TMU har vært jevnlig orientert om arbeidet og har, i hht
prosjektplanen, fått seg forelagt saker til behandling/uttalelse.
Via prosjektplanen har lokalstyret forankret de ansattes medvirkning, der hensikten har vært:
 å gi ansatte medbestemmelsen i henhold til hovedavtalens bestemmelse
 å gi ansatte medbestemmelse og informasjon i henhold til verdidokumentet
 å få forankret prosjektet i organisasjonen – eierskap til prosess og til resultatet av arbeidet
 å benytte seg av organisasjonens samlede kompetanse
Høsten 2014 inviterte administrasjonssjefen og prosjektleder alle ansatte til informasjons/arbeidsmøter. I møtet ble det gitt en kort orientering om prosjektet (jfr prosjektplanen) og det ble
gjennomført gruppearbeid der gruppene ble invitert til å komme med innspill til følgende spørsmål:
1. Hva er du mest stolt av i jobben din? Hvor trykker skoen – og hva kan du gjøre med det?
2. Beskriv hva du kan bidra med i det miljøet du er i (boligen vår, bygget vi jobber, materiell, biler,
energi, tidstyver vi selv kan påvirke osv)
Gruppearbeidet ble gjennomgått i plenum.
En oppsummering av referatene fra disse møtene er vedlagt denne rapporten (vedlegget
«Oppsummering fra møter med ansatte i oktober og november 2014»)
I januar / februar 2015 deltok enhetsledere og tillitsvalgte / ansatte i møter der det ble registrert hvilke
tjenester som ytes av Longyearbyen lokalstyre, om tjenestene er lovpålagt eller ikke, målgruppe for
tjenestene og hvorfor tjenestene tilbys. Vedlegget «Oversikt over registrerte tjenester» viser resultatet
av dette arbeidet.
I april / mai 2015 deltok enhetsledere og tillitsvalgte / ansatte i møter der det ble jobbet med følgende
spørsmål:



Enhetene beskriver hva som er bra med egne tjenester og hvor det er forbedringspotensiale
Beskrive alternative måter å løse egen tjenesteproduksjon på
Beskrive mulighetene for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme eller lavere
økonomiske rammer
Referat fra disse møtene vises i vedleggene «Referat fra møte med enhetene i april og mai 2015».
Side 6
5. Oversikt over styringsdokumenter og utredninger
Lovverk:
 Delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre (i delegasjonsreglementet henvises det til
lover og forskrifter)
 Administrativt delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre (i delegasjons-reglementet
henvises det til lover og forskrifter)
Føringer fra staten, i hovedsak:
 Svalbardmeldingen
 Årlige Svalbardbudsjett (Prop. 1 S)
 Brev av 3.1.2011 Longyearbyen lokalstyre-søknad om avvik fra opplæringsloven-vedtak
 Brev av 13.3.2015 Opplæringslovens gyldighet og praktisering på Svalbard
 2014/747 Barnevernloven og utlendingsloven på Svalbard
 GI-05/2012 Revidert instruks om adgangen for utenlandske elever ved Longyearbyen skole til å
gjennomføre videregående opplæring på fastlandet
 Forskrift om grunnskoleopplæring og videregående opplæring på Svalbard (18.1.2007)
 Brev fra KD av 30.11.2011 Opplæringslovens gyldighet på Svalbard-ansvaret for tilsyn og
veiledning med Longyearbyen skole, herunder myndighet til å behandle klagesaker (unntak fra
kap.5 inngår)
 Barnehageloven §25 Lovens anvendelse på Svalbard, åpner for å gi egen forskrift om lovens
anvendelse på Svalbard. Dette er ikke gjort. Barnehagedriften på Svalbard reguleres gjennom de
vilkår som stilles i forbindelse med at departementet gir tilskudd til drift av barnehager på Svalbard
gjennom Svalbardbudsjettet. Vilkårene tar utgangspunkt i barnehagelovens bestemmelser, så
langt disse passer.
 Utslippstillatelse avløp
 Utslippstillatelse energiverket
 Avfallsforskrift for Longyearbyen
 Brannforskrift for Longyearbyen
 Vannforskrift for Longyarbyen
 Byggesaksforskrift for Longyearbyen
A) Styringsdokumenter og utredninger som finnes:
Overordnede styringsdokumenter:
 Lokalsamfunnsplan 2013 - 2023
 Arealplan
 Handlingsprogram og økonomiplan 2015 – 2018, budsjett 2015
 Regnskap og årsberetning 2014
 Finansreglementet
 Reglement for godtgjørelse til folkevalgte
Fagspesifikke styringsdokumenter:
 Strategisk havneplan
 Hovedplan vei
 Hovedplan vann
 Avfallsplan
 Trafikksikkhetsplan 2012 - 2015
 Plan for oppvekst og undervisning (LL sak 38/09)
 Strategisk kompetanseplan for oppvekstsektoren i Longyearbyen
(8.nov 2013)

Side 7
Revideres:
2021?
2015
Årlig
Årlig
Minst 1 gang i hver valgperiode
Minst 1 gang i hver valgperiode
Ikke satt
Ikke satt
2016
2016
Revideres:




Kompetanseutviklingsplan for Longyearbyen skole (8.11.13)
Kompetanseutviklingsplan for barnehagene (8.11.13)
Ruspolitisk handlingsplan 2012-2023 (sak 2012/122)
Delplan for idrett og fysisk aktivitet, 2014-2024
Utredninger:
 Tilstandsvurdering vei
 Tilstandsvurdering eiendommer
 Tilstandsvurdering energiverket
 Tilstandsvurdering fjernvarme
Hvert 4. år, første gang 2018
Oppdateres fortløpende i ISY
Administrative styringsdokumenter på enhetsnivå:
 Årsplaner for barnehagene
 Årsplaner for enhetene innen de tekniske områdene
Årlig
Årlig
B) Styringsdokumenter og utredninger som er under arbeid:







Ferdigstilles:
2016?
2015
2015
2015
Ny Svalbardmelding
Evt flytting av bibliotek / galleri
Hva skal framtidig vg tilbud være
Barnehagemelding
Tilstandsvurdering vann og avløp
Fremtidig avfallshåndtering
Havneutvikling
2015
2015
C) Styringsdokumenter og utredninger som bør utarbeides:

Arbeid påbegynnes:
OKU i mars 2015
Strategisk plan for kultur
Lokale avtaler på lønns- og personalområdet:
 Virksomhetsoverdragelse – Longyearbyen skole fra staten v/utdanningsdirektoratet til
Longyearbyen lokalstyre (2005)
 Virksomhetsoverdragelse – Svalbard samfunnsdrift AS til Longyearbyen lokalstyre
 Virksomhetsoverdragelse – Bydrift Longyearbyen AS til Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF og
Longyearbyen lokalstyre (19.11.2008)
 SFS 2201 Arbeidstid for det pedagogiske personalet i barnehagene-overordnete føringer for
Longyearbyen lokalstyres barnehager (20.6.12)
 Avtale om arbeidstid for assistenter/barne- og ungdomsarbeidere i LLs barnehager
(8.11.2012)
 2009/1348 SGS 1002 Lokal særavtale om arbeidstøy og musikkinstrumenter (1.1.2010)
 2012/820 Lokal avtale om arbeidstid for assistenter/barne- og ungdomsarbeidere ved
Longyearbyen skole (20.2.2013)
 Protokoll av 7.6.2011, Hovedavtalens §3-3 (ressurs til tillitsvalgte)
 SFS 2213 Lokal arbeidstidsavtale, protokoll (21.6.2011)
 Lokal særavtale v/Longyear energiverk (15.4.14)
Politiske og administrative vedtak:
I tillegg til ovennevnte dokumenter finnes det også politiske og administrative vedtak som er styrende
for organisasjonen. Noen av disse dokumentene er omtalt i tjenesteregistreringsskjemaene.
Side 8
6. Gjennomføring av tjenesteregistreringen
Hva er en tjeneste?
Tjeneste kan beskrives som en måte å levere noe av verdi til en kunde. Organisasjonen som leverer
tjenesten kan definere verdioverføringen på flere måter, men helt grunnleggende så skjer det en
verdioverføring når tjenesten stilles til disposisjon for kunden.
I regnskapet til Longyearbyen lokalstyre brukes begrepet tjeneste om et avgrenset område som det
føres regnskap for, heretter kalt regnskapstjeneste. Oversikt over LL sine regnskapstjenester vises i
vedlegget «Oversikt over inntekter og kostnader 2014 pr enhet for den enkelte regnskapstjeneste».
Regnskapstjenestene springer ut fra regelverket om Kostra. Kostra (KOmmunal – STatlig –
RApportering) er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal
virksomhet.
Registrering av tjenester
I januar og februar 2015 ble det gjennomført registrering av tjenester som ytes av Longyearbyen
lokalstyre. Arbeidet ble utført i møter med enhetsledere og tillitsvalgte / ansatte der følgende har vært
tema:
 Lage oversikt over dagens tjenestetilbud (stikkordsmessig):
Her ble det tatt utgangspunkt i regnskapstjenestene som er knyttet til hver enhet. Det er bedt om
opplysninger om deltjenester for å utdype den enkelte regnskapstjenesten.
Ved registrering av deltjenestene var det ikke mulig å registrere deltjenestene på «samme nivå» for
alle enhetene. Deltjenestene i seg selv er forskjellige: noen er veldig konkrete og avgrenset (eks:
gjennomføring av en brukerundersøkelse), mens andre tjenester er sammensatt av mange forskjellige
arbeidsprosesser / oppgaver for å kunne leveres (eks: avløp). Det er brukt skjønn i registreringen, der
målet har vært å gjennomføre en registrering som kan gi et bilde av tjenesten. Det er vurdert viktigere
å få enheten til å sette egne ord på hva som blir utført og levert enn å kjøre et strengt regime i
registreringsarbeidet.
Det er ikke slik at alle regnskapstjenester / deltjenester som presenteres er like ressurskrevende å
produsere. Tjenestene har også ulikt intervall: noen ytes f.eks. månedlig mens andre f.eks. ytes hvert
4. år. I arbeidet er det ikke vurdert om det er en direkte sammenheng mellom mengden tjenester og
deltjenester som er registrert på en enhet og enhetens totale arbeidsbelastning. Det er heller ikke
nødvendigvis slik at en kan ta bort en deltjeneste, da den kan være en forutsetning for å kunne foreta
en helhetlig levering av andre tjenester.
Longyearbyen lokalstyre har tre barnehager. Disse er organisert som selvstendige enheter og leverer
tilnærmet de samme tjenestene. Ettersom barnehagene er selvstendige enheter er tjenestene
registrert under hver enhet, noe som betyr at samme tjeneste er registrert tre ganger.
På grunn av at Longyearbyen skole har måttet prioritere andre oppgaver har skolen hatt begrenset
mulighet til å prioritere arbeidet med tjenesteregistrering. De tjenester som er registrert er med i denne
rapporten.
AU har besluttet at det ikke skal gjennomføres tjenesteregistrering innenfor det politiske området. AU
begrunner dette med at AU ikke kan se at det er ytterligere effektiviseringsgevinster å hente innenfor
politisk virksomhet.
Side 9
I tjenesteoversikten er ikke oppgaver som følge av enhetslederfunksjonen spesifisert, da de følger av
at enheten eksisterer. Størrelsen på enheten (antall årsverk og omsetning, se tabellen nedenfor) vil
imidlertid påvirke hvor mye av enhetsleder tid som går med til disse oppgavene.
 Hvilket omfang og pris (inntekter og utgifter) har tjenestene i dag:
Regnskapet for 2014 viser følgende kostnader og inntekter på enhetsnivå:
Årsverk
2014
Enhet
Politisk virksomhet
Administrasjonssjef m/stab
Økonomi og IKT
Personal og organisasjon
Eiendom
Barn og unge
Longyearbyen skole
Polarflokken barnehage
Kullungen barnehage
Longyearbyen barnehage
Kultur og idrett
Brann og redning
Energiverket
Longyearbyen havn
Tekniske tjenester
Finans
Totalt
4,8
8,0
7,2
5,0
8,3
44,0
13,4
10,4
10,4
13,8
7,2
22,0
3,0
6,0
163,5
Kostnader
2014
Inntekter
2014
2 130 000
-42 000
16 275 000
-9 531 000
9 337 000
-2 133 000
6 576 000
-2 702 000
27 381 000 -13 586 000
7 596 000
-2 460 000
36 495 000
-3 455 000
8 196 000
-2 014 000
6 130 000
-1 415 000
6 366 000
-1 494 000
19 448 000
-8 333 000
8 166 000
-2 575 000
80 250 000 -78 295 000
11 589 000 -11 589 000
58 869 000 -54 915 000
50 971 000 -161 236 000
355 775 000 -355 775 000
Netto
kostnader
2014
2 088 000
6 744 000
7 204 000
3 874 000
13 797 000
5 136 000
33 040 000
6 181 000
4 715 000
4 872 000
11 116 000
5 590 000
1 954 000
0
3 954 000
-110 265 000
0
Hver enhet består av flere regnskapstjenester, og vedlegget «Oversikt over inntekter og kostnader
2014 pr enhet for den enkelte regnskapstjeneste» viser regnskapstall for 2014. Det finnes ikke
regnskapstall for deltjenestene. Longyearbyen lokalstyres faktura- og gebyrregulativ viser
fakturasatser og satser for brukerbetaling for de tjenester som har det. Faktura- og gebyrsatser finne
her: http://www.lokalstyre.no/oekonomi.252453.no.html
Klassifisering av tjenester som lovpålagt, lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov eller ikke lovpålagt Hver regnskapstjeneste / deltjeneste er etter beste evne plassert i en av følgende grupper:
 Lovpålagte tjenester: Tjeneste som ytes som følge av at en gitt lov er gjort gjeldende på
Svalbard og der omfang av tjenesten er hjemlet i lov og LL yter det omfang som loven
beskriver.

Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov: Tjenester som ytes som følge av at en
gitt lov er gjort gjeldende på Svalbard, men omfang er ikke hjemlet i lov. Loven sier i enkelte
tilfeller noe om hva som minimum skal ytes (gjelder spesielt grunnskolevirksomhet). LL kan
altså selv påvirke omfang ut over lovens minimum

Ikke lovpålagte tjenester: Tjenester som ikke er hjemlet i lov. LL bestemmer selv om tjenesten
skal tilbys eller ikke, samt omfang av tjenesten.
Side 10
En del tjenester som LL tilbyr, er i seg selv ikke lovpålagt, men for å kunne tilby andre lovpålagte
tjenester/lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov, må disse tjenestene foreligge. Slike
tjenester klassifiseres likt med «mor»-tjenesten. Dette gjelder for eksempel bygg til infrastruktur da
Longyearbyen lokalstyre har ansvar for infrastruktur ihht Svalbardloven § 31.
En del lover er ikke gjort gjeldende på Svalbard, men Longyearbyen lokalstyre har likevel valgt å følge
enkelte lover. Dette gjelder blant annet barnehageloven og folkebibliotekloven. For tjenester som
Longyearbyen lokalstyre tilbyr, men hvor aktuell lovhjemmel ikke er gjort gjeldende på Svalbard, er
tjenesten klassifisert som ikke lovpålagt tjeneste. Henvisning til lov som LL velger å følge,
fremkommer under «omfang» i vedlegget «Oversikt over registrerte tjenester».
Tjenester der LL får oppgaven delegert fra Sysselmannen defineres som lovpålagt oppgave der
omfang er hjemlet i lov.
For hver tjeneste under «Lovpålagte tjenester» er følgende registrert:
 Lovhjemmel
 Omfang (her varierer det hva som er registrert. Det er prøvd å gi et bilde av hva tjenesten
innebærer)
 Hvilken nasjonalitet tjenesten retter seg mot (Norske statsborgere, utenlandske statsborgere
eller begge gruppene)
 Om tjenesten retter seg mot private, næring, intern tjeneste – eller kombinasjoner av disse
 Hvilken aldersgruppe tjenesten retter seg mot
For hver tjeneste under «Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov» og «Ikke lovpålagte
tjenester» er følgende registrert:
 Lovhjemmel
 Omfang (her varierer det hva som er registrert. Det er prøvd å gi et bilde av hva tjenesten
innebærer)
 Hvilken nasjonalitet tjenesten retter seg mot (Norske statsborgere, utenlandske statsborgere
eller begge gruppene)
 Om tjenesten retter seg mot private, næring, intern tjeneste – eller kombinasjoner av disse
 Hvilken aldersgruppe tjenesten retter seg mot
 Årsaken til at omfanget av tjenesten tilbys. Her har valgene vært:
o Administrativ beslutning
o Politisk vedtak
o Videreføring av tidligere praksis
Klassifisering av tjenestene i næring, privat, intern eller kombinasjon av disse Målgruppene næring, privat, intern eller kombinasjon av disse, velges ut fra hvem tjenesten retter seg
mot i første ledd. Bakenforliggende tjenester som er nødvendig for at en tjeneste skal kunne ytes til
første ledd, klassifiseres likt med «mor»-tjenesten. Dette gjelder for eksempel bygg til infrastruktur da
Longyearbyen lokalstyre har ansvar for infrastruktur ihht Svalbardloven § 31.
Interne tjenester tilbys kun av økonomi-/iktenheten, personal-/organisasjonsenheten,
eiendomsenheten og adm.sjef med stab. Disse enhetene kan i tillegg tilby tjenester til næring og
private. Tjenester fra øvrige enheter klassifiserer som tjenester til private eller næring eller en
kombinasjon av disse.
Årsak til at tjenesten tilbys Årsaker til at lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov og ikke lovpålagte tjenester tilbys er
gruppert etter:
Side 11



Politisk vedtak: Det foreligger vedtak fra lokalstyret, Oppvekst- og kulturutvalget, Teknisk utvalg
eller de tidligere foretaksstyrene. «Politisk vedtak» benyttes når det entydig foreligger et politisk
vedtak etter 1.1.2002 om at tjenesten skal ytes (går tydelig fram av tiltakene som er beskrevet i
handlingsplanen eller som følge av vedtak i en gitt sak).
Administrativ beslutning: Beslutning foretatt av administrasjonssjef, enhetsledere eller tidligere
foretaksledere.
Videreføring av tidligere praksis: Tjenester som tilbys uten at det foreligger politisk vedtak eller en
bevisst administrativ beslutning fra administrasjonssjef, enhetsledere eller tidligere foretaksledere
Skillet mellom «Politisk vedtak» og «Administrativ beslutning» kan i noen tilfeller være litt uklart: På
den ene siden kan det hevdes at «alt» er en politisk beslutning fordi tjenesten ytes innen tildelt
budsjett. På den andre siden har ikke (og skal heller ikke) politisk nivå detaljstyre enhetene, jfr.
delegasjoner gitt til enhetsledere:

I hht delegasjonsreglementet har alle enhetsledere det faglige ansvaret innen sin enhet og er
generelt delegert fullmakt fra administrasjonssjefen til å treffe enkeltvedtak innen sine fagområder.
Enhetsleder har fullmakt til, og ansvar for, kvalitet, internkontroll, HMS (helse – miljø – sikkerhet
på arbeidsplassen) og SHA (sikkerhet – helse – arbeidsmiljø når eksterne arbeider for
Longyearbyen lokalstyre) innen eget fagområde.

Personalsaker: Enhetsleder ansetter medarbeidere innenfor egen enhet og årsbudsjett og tar
avgjørelser i personalsaker som ikke er av prinsipiell art i samsvar med gjeldende lover, forskrifter,
hovedavtaler, hovedtariffavtale og reglement.

Økonomi: Enhetslederne har det økonomiske ansvaret innenfor egen enhet. Anvendelse av
vedtatt driftsbudsjett innenfor netto budsjettramme og vedtatt investeringsbudsjett innenfor brutto
budsjettramme for det enkelte investeringsprosjekt for egen enhet skal være i samsvar med
Longyearbyen lokalstyres mål, vedtak og intensjoner. Tiltak som binder opp senere års budsjetter
faller utenfor fullmakten.
Enhetsleder har fullmakt til å utarbeide forslag til budsjett og økonomiplan innen enhetens
ansvarsområde, budsjettkorrigeringer innenfor eget driftsbudsjett og nettoramme samt fullmakt til
å inngå avtaler innenfor gjeldende års driftsbudsjett.
Side 12
7. Resultat av registreringsarbeidet
Forutsetningene for registreringsarbeidet er omtalt i kapitlet «Gjennomføring av
tjenesteregistreringen».
Vedlegget «Oversikt over inntekter og kostnader 2014 pr enhet for den enkelte regnskapstjeneste»
viser inntekter og kostnader pr regnskapstjeneste i 2014, sortert pr enhet. En del av tjenestene
finansieres helt eller delvis ved gebyr- og fakturainntekter. Detaljert oversikt over gebyr- og
fakturasatser finnes i gebyr- og fakturaregulativet til LL.
I vedlegget «Oversikt over registrerte tjenester» vises oversikt over tjenester som er registrert på den
enkelte enhet. Disse er sortert på gruppene «lovpålagt», «lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov»
og «ikke lovpålagt». Vedlegget viser lovhjemler for tjenestene. Det er også prøvd å gi et bilde av hva
tjenesten innebærer, men det varierer hva som er registrert under «Tjenestens omfang».
Figurene nedenfor viser resultatet av det registreringsarbeid som er gjennomført. Resultatet er ikke en
«eksakt vitenskap», jfr. omtale av forutsetningene for registreringsarbeidet, men gir et bilde av
Longyearbyen lokalstyres tjenesteproduksjon.
Tjenester registrert som ikke lovpålagt, lovpålagt, lovpålagt der omfang ikke er
hjemlet i lov
Ca 600 deltjenester er registrert. Om vi grupperer disse tjenester etter ikke lovpålagt – lovpålagt –
lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov, får vi følgende bilde:
Ikkelovpålagtetjenester
31%
10%
59%
Lovpålagtetjenester
Lovpålagtetjenesterder
omfangikkeerhjemleti
lov
Figur 1: Deltjenester gruppert etter ikke lovpålagt – lovpålagt – lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov
Figuren uttrykker at LL yter en del tjenester som ikke er lovpålagt, noe som indikerer et handlingsrom.
Flere av de ikke lovpålagte tjenestene er imidlertid nødvendig for annen (lovpålagt)
tjenesteproduksjon, men ikke nødvendigvis i dagens omfang.
De fleste ikke lovpålagte tjenestene ytes av administrasjonssjef med stab, ungdomsaktiviteter,
eiendomsdrift (bygg som ikke brukes til lovpålagte tjenester), barnehagene (barnehageloven gjelder
ikke på Svalbard, barnehagenes tjenester er derfor registrert som ikke lovpålagt tjeneste), kultur og
idrett, vg. avdeling, personal/organisasjon og økonomi/ikt.
Side 13
Lovpålagte tjenester er i hovedsak enkelttjenester innen PPT, barnevern, arkiv, byggesak, kart/oppmåling, administrasjonssjef med stab, brann, grunnskole, økonomi og teknisk.
Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov omfatter i hovedsak tjenester som ytes av
administrasjonssjef med stab, brann og redning, eiendom, energiverket, kulturskole, havn, grunnskole,
personal/organisasjon, renovasjon, fjernvarme, avløp, vann, vei og økonomi.
For grunnskoletjenester sier lov/forskrifter noe om hva som minimum skal ytes, men LL kan selv
bestemme omfang ut over minimum. Svalbardloven sier at LL har ansvaret for infrastruktur i
Longyearbyen som ikke er tillagt staten eller andre. Omfang er ikke omtalt.
Ved å gruppere regnskapstjenestene i lovpålagt – ikke lovpålagt og lovpålagte tjenester der omfang
ikke er hjemlet i lov og knytte til netto regnskapstall for tjenestene i 2014 får vi følgende bilde:
Ikkelovpålagtetjenester
43%
54%
Lovpålagtetjenesterder
lov
3%
Figur 2: Regnskapstjenester gruppert etter ikke lovpålagt – lovpålagt – lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov,
koblet mot netto regnskapstall for 2014.
Totale netto kostnader for alle tjenestene i 2014 er på ca 108 mill kr.
Ikke lovpålagte tjenester utgjorde 54 % av totale netto kostnader i 2014 og sto for 59 % av de
registrerte deltjenestene.
Lovpålagte tjenester utgjorde 3 % av totale netto kostnader i 2014 og sto for 10 % av de registrerte
deltjenestene.
Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov utgjorde 43 % av totale netto kostnader i 2014 og
sto for 31 % av de registrerte deltjenestene.
Figuren indikerer at lokalstyret har et handlingsrom, ettersom mesteparten av kostnadene er knyttet til
ikke lovpålagte tjenester og lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov.
Side 14
Brukergrupper tjenestene retter seg mot
Nasjonalitet 400
350
300
250
200
150
100
50
‐
Utenlandskestatsborgere
Norske
statsborgere+utenlandske
statsborgere
Ikkelovpålagte Lovpålagte
tjenester
tjenester
Lovpålagte
tjenesterder
omfangikkeer
hjemletilov
Norskestatsborgere
Figur 3: Hvilken nasjonalitet deltjenestene retter seg mot.
Figuren viser at tilnærmet alle de 600 registrerte deltjenestene retter seg mot alle nasjonaliteter.
Tjenester som kun retter seg mot utenlandske statsborgere er norsk for fremmedspråklige og
tolketjenester i barnehagene (begge tjenestene er ikke lovpålagt tjenester) samt særskilt
norskopplæring i grunnskolen (lovpålagt tjeneste).
Tjenester som kun retter seg mot norske statsborgere er forhåndsstemmemottak til Stortings- og
kommune/fylkeskommunevalg (lovpålagt tjeneste delegert fra sysselmannen) samt utredningsarbeid
for kommuner på fastlandet vedrørende barnevernssaker (ikke lovpålagt tjeneste).
Alder Figuren nedenfor viser hvor mange av de registrerte deltjenestene som retter seg mot barn, voksne
eller alle (uansett alder).
400
350
300
250
200
150
100
50
‐
Ikkeaktuelt
Voksne
Barn
Ikkelovpålagte
tjenester
Lovpålagte
tjenester
Lovpålagte
tjenesterder
omfangikkeer
hjemletilov
Alle
Figur 4: Aldersgruppe deltjenestene retter seg mot
Voksne er definert som personer over 18 år, barn som personer under 18 år. «Alle» omfatter både
barn og voksne. I gruppen «ikke aktuelt» ligger tjenester som i hovedsak ikke er rettet direkte mot
personer, f.eks tjenester som er nødvendig for annen tjenesteproduksjon.
Side 15
Figuren viser at de fleste tjenester retter seg mot alle eller mot barn. Det er få tjenester som retter seg
kun mot voksne.
Ikke lovpålagte tjenester rettet mot alle omfatter i hovedsak kultur- og idrettstjenester, havnetjenester,
nærmiljøtiltak og kart- og oppmålingstjenester.
Ikke lovpålagte tjenester rettet mot barn omfatter i hovedsak ungdomsaktiviteter, barnehagetilbud og
tilbud på vg avdeling.
Ikke lovpålagte tjenester rettet mot voksne omfatter i hovedsak spinningrommet i Svalbardhallen,
kunst- og håndtverkssenteret, frisklivsprosjektet, byggekasser strøm, norskkurs for utenlandske
voksne og salg av dirigenttjenester.
Lovpålagte tjenester rettet mot alle omfatter i hovedsak plansaksbehandling, brannberedskap,
arkivtjenester og enkelttjenester innen teknisk (som selvkostberegninger, kart- og delingsforretninger,
byggesaksbehandling)
Lovpålagte tjenester rettet mot barn omfatter i hovedsak PPT, enkelte grunnskoletjenester (som
særskilt norskopplæring, leksehjelp, spesialundervisning, samarbeid hjem-skole) og tjenester innen
barnevern.
Lovpålagte tjenester rettet mot voksne omfatter saksbehandling av skjenkesaker, adopsjonssaker,
forhåndsstemmemottaking og gjennomføring av lokalstyrevalg.
Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov rettet mot alle omfatter i hovedsak tjenester fra
energiverket, brann/beredskap og tekniske tjenester (fjernvarme, renovasjon, avløp, vann, vei og
nærmiljø).
Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov rettet mot barn omfatter i hovedsak
kulturskoletjenester og grunnskoletjenester. For grunnskoletjenester sier lov/forskrifter noe om hva
som minimum skal ytes, men LL kan selv bestemme omfang ut over minimum.
Noen tjenester er også kategorisert som «ikke aktuelt». Innen ikke lovpålagte tjenester gjelder det i
hovedsak tjenester som ytes av administrasjonssjef med stab, økonomi/ikt, personal/organisasjon
samt forvaltning av bygg. Innen lovpålagte tjenester gjelder det i hovedsak enkelttjenester innen
økonomi, lønn, arkiv samt transportløyver, arealplan og brannsyn. Innen lovpålagte tjenester der
omfang ikke er hjemlet i lov gjelder det i hovedsak enkelttjenester innen administrasjonssjef med stab,
personal/organisasjon og økonomi.
Ved å gruppere regnskapstjenestene i gruppene alle, barn, voksne og ikke aktuelt, uten å ta hensyn til
om tjenestene er lovpålagt eller ikke, får vi følgende bilde:
4%
21%
Alle
48%
Barn
27%
Ikkeaktuelt
Voksne
Figur 5: Regnskapstjenester gruppert i alle, barn, voksne og ikke aktuelt
Side 16
Ved å gruppere regnskapstjenestene etter alle – barn – voksne – ikke aktuelt og knytte til netto
regnskapstall for tjenestene i 2014 får vi følgende bilde:
24%
22%
Alle
Barn
Ikkeaktuelt
53%
Voksne
Figur 6: Regnskapstjenester gruppert etter alle – barn – voksne – ikke aktuelt, koblet mot netto regnskapstall for
2014.
Totale netto kostnader for tjenestene i 2014 er på ca 108 mill kr.
Tjenester til alle utgjorde 22 % av totale netto kostnader i 2014 og sto for 48 % av
regnskapstjenestene. Hovedårsaken til den store forskjellen er at havn, vann, avløp, renovasjon og
fjernvarme består av flere deltjenester men har 0 i netto kostnader da tjenestene er selvfinansierende.
Tjenester til barn utgjorde 53 % av totale netto kostnader i 2014 og sto for 27 % av
regnskapstjenestene.
Tjenester til voksne utgjorde 1% av totale netto kostnader i 2014 og sto for 4 % av
regnskapstjenestene.
Ikke aktuelle utgjorde 24 % av totale netto kostnader i 2014 og sto for 21 % av regnskapstjenestene.
Figurene ovenfor indikerer at om det skal gjennomføres endring i tjenesteproduksjonen i den hensikt å
redusere Longyearbyen lokalstyres ressursbruk må det ses på tjenestene til alle brukergruppene.
Side 17
Privat – næring – intern tjeneste Figuren nedenfor viser om målgruppen for tjenestene er private, næring (bedrifter + offentlige
virksomheter) eller om tjenesten gjelder interne tjenester i LL. Enkelte tjenester vurderes å være rettet
mot mer enn en målgruppe. Det kommer også fram av figuren.
400
350
300
Privat+næring+interntjeneste
250
Privat+næring
200
Privat
150
Næring+interntjeneste
100
Næring
50
Interntjeneste
‐
Ikkelovpålagte
tjenester
deromfangikkeer
hjemletilov
Figur 7: Deltjenester fordelt etter målgruppene privat – næring – intern tjeneste.
Kun de største delene i figur 7 kommenteres nedenfor.
Ikke lovpålagte tjenester:
Interne tjenester:
Gjelder i hovedsak tjenester fra administrasjonssjef med stab, personal/organisasjon og
eiendomsforvaltning.
Næring:
Gjelder i hovedsak tilrettelegging/bistand til næringslivet og statistikkarbeid (administrajonssjef med
stab), havnetjenester samt tilrettelegging i Svalbardhallen for Svalbard turn og bedrifter.
Privat:
Gjelder i hovedsak ungdomsvirksomhet, barnehagetjenester, uteanlegg knyttet til Svalbardhallen,
bibliotektjenester, kulturtjenester og vg avdeling.
Privat + næring:
Gjelder i hovedsak tjenester i Svalbardhallen, galleriet, kulturtjenester, nærmiljøtiltak, kart- og
oppmålingstjenester.
Lovpålagte tjenester:
Privat:
Gjelder i hovedsak PPT-tjenester og enkelte barneverntjenester og grunnskoletjenester.
Privat + næring:
Gjelder i hovedsak brannutrykninger og bistand ved andre ulykker, selvkostberegninger for tekniske
tjenester, byggesaksbehandling og enkelte kart- og oppmålingstjenester.
Side 18
Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov:
Interne tjenester:
Gjelder i hovedsak politisk sekretariat, beredskap, kvalitet og internkontroll, personal/organisasjon og
økonomi/ikt.
Privat:
Gjelder i hovedsak kulturskoletjenester, grunnskoletjenester og renovasjonstjenester.
Privat + næring:
Gjelder i hovedsak Brann- og oljevernberedskap, det lokale el.tilsyn, energiverket, havna, fjernvarme,
vann, avløp, vei og nærmiljø.
Figuren gir et bilde av at de fleste tjenester ytes til private eller til private og næring.
Årsak til at tjenesten tilbys
For tjenester som ikke er lovpålagt eller lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov, er årsaken til
tjenestens omfang sortert i gruppene «videreføring av tidligere praksis», «politisk vedtak» og
«administrativ beslutning». Skillet mellom «politisk vedtak» og «administrativ beslutning» kan i noen
tilfeller være litt uklart: På den ene siden kan det hevdes at «alt» er en politisk beslutning fordi
tjenesten ytes innen tildelt budsjett. På den andre siden har ikke (og skal heller ikke) politisk nivå
detaljstyre enhetene, jfr. delegasjoner gitt til enhetsledere. «Politisk vedtak» benyttes når det entydig
foreligger et politisk vedtak etter 1.1.2002 om at tjenesten skal ytes/omfanget av tjenesten (dvs at det
går tydelig fram av tiltakene som er beskrevet i handlingsplanen eller som følge av vedtak i en gitt
sak).
400
350
300
250
200
150
100
50
‐
Videreføringavtidligere
praksis
Politiskvedtak
Administrativbeslutning
Ikkelovpålagtetjenester Lovpålagtetjenesterder
lov
Figur 8: Årsak til at tjenesten tilbys
Ikke lovpålagte tjenester:
Videreføring av tidligere praksis:
Her ligger i hovedsak tjenester som gjelder til tilrettelegging og bistand til næringslivet (inkl. samfunnsog næringsanalysen), Forebyggende forum, utredningssaker innen barnevern for kommuner på
fastlandet, brann og redning sine ambulansetjenester i hht avtale med UNN HF, forvaltning av bygg
som er fredet, barnehagene som bidragsytere på ulike arrangement i lokalsamfunnet, samhandling
mellom barnehage og skole om 6-åringene, Stiftelsen Svalbardsamlingen og Stiftelsen Kåre Tvetersamlingen, tilbud av komplett anlegg med utstyr i Svalbardhallen til Svalbard turn, grupper og
enkeltpersoner, enkelte bibliotektjenester, 17.mai-arrangementet, solfestarrangementet, kulturskolens
salg av dirigenttjenester, utleie av hybler/verksted i kunstnersenteret.
Side 19
Politisk vedtak:
Her ligger i hovedsak tjenester som gjelder miljøsertifisør, avtaler/oppfølging skjenkekontrollører,
partistøtte, ruspolitisk handlingsplan, lokalsamfunnsplan, personalpolitikk, Longyearbyen skoles
historie, UHU-styret, selvstyrt ungdomshus, barnehage-eier-funksjonen og div tjenester innen
barnehagene (som max ventetid, ferieordning, kjøkkenassistent), ungdomsråd, Camp Svalbard,
ungdomsklubb, kioskdrift i Svalbardhallen, frisklivsprosjektet, Los-tjenester, vg. avdeling, etablering av
kostra-rapportering og enkelte nærmiljøtiltak.
Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov:
Politisk vedtak:
Her ligger i hovedsak tjenester som gjelder overordnet HMS-arbeid, internkontroll,
korkpengeordningen, vedlikeholdsplan og tilstandsanalyse ved energiverket, kulturskoletilbud,
ettermiddagstilbud SFO, skilting og sommer- og vintervedlikehold av veier og gang- og sykkelveier.
Alle øvrige tjenester er plassert i gruppen «administrativ beslutning», noe som skal forstås slik at
omfanget av tjenesten i stor grad avgjøres administrativt.
Side 20
8. Vurdering av tjenestenes kvalitet
I prosjektet var det opprinnelig tenkt at enhetslederne skulle gi sin vurdering av kvaliteten på
enhetenes tjenester. Samtidig som det skulle skje kom resultatet av innbyggerundersøkelsen som ble
gjennomført høsten 2014, og fokuset ble på resultatet av innbyggerundersøkelsen.
Tabell hentet fra innbyggerundersøkelsen. Gjennomsnittlig brukertilfredshet. Høyeste/laveste score
fastlandet (der 1 er dårligste score og 6 er beste score):
Innbyggerundersøkelsen viser høy gjennomsnittlig brukertilfredshet med LL sine tjenester:
Hele innbyggerundersøkelsen finnes her:
http://www.lokalstyre.no/innbyggerundersoekelsen-2014-resultat.5694726-321755.html
Også innbyggerundersøkelsen fra 2009 ga god skår på de fleste tjenestene.
Side 21
9. Konsekvensen av å endre / ikke tilby en tjeneste
Det er stor bredde i tjenestene som Longyearbyen lokalstyre yter, og brukerne er både privatpersoner
og næringsliv. Brukernes interesse og engasjementet for tjenestene kan påvirkes av hvilket forhold
brukeren har til tjenesten:
 Tjenester der LL utøver myndighet (eks: byggesaker, skjenkebevilling)
 Tjenester som brukerne selv avgjør om de vil benytte seg av (eks: kultur)
 Tjenester som brukerne er tett på i en gitt livssituasjon (eks: skole, barnehage, ungdomsklubb)
 Tjenester som brukerne, uavhengig av livssituasjon, forventer er en del av samfunnsstrukturen
(eks: vei, vann, brann/redning)
Det er sannsynlig at endring (reduksjon) eller avvikling av tjenester vil utløse engasjement, både blant
innbyggere og ansatte.
Endring eller avvikling av en lovpålagt tjeneste vil innebære at LL bryter loven. Det er mulig å
gjennomføre endring av tjenester som er lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov, men tjenesten kan
ikke avvikles da det vil innebære at LL bryter loven. Ikke lovpålagte tjenester kan endres og/eller
avvikles.
10. Nærmere analyse av enkelte tjenester
Parallelt pågående prosesser
Samtidig som arbeidet med tjenesteregistrering har pågått jobbes det i organisasjonen med følgende
prosesser:
 Evt flytting av bibliotek og galleri til næringsbygget/kulturhuset.
 Hva skal framtidig vg tilbud være?
 Barnehagemelding
 Strategisk kulturplan
 Cash Management-analyse i samarbeid med Sparebanken Nord-Norge (SNN)
 IKT-strategi
Funn i KS-K rapport
KS-K rapport nr 10 – 2012 om Analyse av lokalstyrets ressursbruk viser at enkelte områder skiller seg
vesentlig ut i ressursbruk i LL i fht kommunene LL er sammenlignet med. Dette gjelder i hovedsak
områdene administrasjon, kultur, brann/beredskap, næring og eiendomsdrift.
Disse områdene bør vies ekstra oppmerksomhet i den hensikt å forklare LL sin ressursbruk.
Sammendraget av KS-K rapport nr 10 – 2012 finnes vedlagt.
Bestilling fra TMU og PU
TMU og PU har fått spørsmål om hvilke tjenester som bør vies ekstra oppmerksomhet i det arbeidet
som skulle gjennomføres i april / mai 2015 (jfr. punktet i aktivitets- og milepælplanen om «Dypdykk i
tjenester ….»)
TMU svarte i møte 13.3.15 at man bør ha fokus på følgende videre:
‐ Beholde det man faktisk har og som brukerne er fornøyd med (ref. innbyggerundersøkelsen)
Side 22
‐
‐
‐
‐
Se på punktene i innbyggerundersøkelsen som brukerne er mindre fornøyde med
Se på hvordan turnover påvirker kostnadene, og herunder tiltak for å motvirke dette, f.eks.
boligstandard, flyttegodtgjørelse, arbeidsmiljøet/bedriftskulturen osv.
Se på innkjøpsrutiner og hvordan man kan styrke kompetansen innenfor dette
Bedre vedlikehold av teknisk infrastruktur kan gi mindre uforutsette reparasjonskostnader Se på
om brukerbetaling kan finansiere økte vedlikeholdskostnader.
PU fattet i møte 17.3.15 følgende vedtak:
Administrasjonssjefen bes om å fortsette arbeidet med SNU 1 Tjenestegjennomgang etter beste
skjønn. I tillegg ønsker PU at arbeidet som skal gjennomføres i april/mai følger opp vedtaket i PU av
9.12.14 som bl.a. sier at «arbeidet våren 2015 ikke skal omfatte vurdering av out-sourscing av
tjenester. SNU 1 bør imidlertid vurdere om LL bør ha juridisk kompetanse og kompetanse innen
håndtverksfagene i egen organisasjon. For øvrig vurderes in-sourscing av tjenester i fbm. at FDVavtaler og avtaler om drift av tjenesteområder innen teknisk sektor går ut.»
Energiverket v/tillitsvalgt har levert inn følgende konkrete forslag til endring:
Pr. dags dato så er bemanning 6 Maskinister og 6 Maskinassistenter på skift. I tillegg så er det det 1
Maskinist, 1 Maskinassistent 1 Elektriker og 1 reparatør på dagtid. Samt Adminstrasjon.
Driftsmessig så er det meste av energiproduksjon styrt ifrå kontrollrom Energiverk. Unntatt 5 fyrhus
fjernvarme.
Foreslår å flytte styring av fyrhusene til Energiverket med dertil nødvendig bemanning slik at all
produksjon energi vert styrt ifrå Kontrollrom Energiverk. Då får ein samla all kompetanse under
samme tak, og ein vert meir fleksibel. I dag så vert det leid inn vakt ifrå eksternt firma når fyrhusene
går. Med tilstrekkelig bemanning så kan det iverksettes ei hjemmevakts ordning, der me har god
dekning på dagtid samt sikrer god drift med hjemmevakt. I dag så er me i ein utsatt situasjon då me er
avhengig om ansatte på fri er tilgjengelig når uforutsatte hendelser skjer. Med tanke på kva slags
oppgaver og plikter Energiverket har så er ikkje dette bra.
Forslagene fra TMU er fulgt opp slik:
Beholde det man faktisk har og som brukerne er fornøyd med (ref. innbyggerundersøkelsen):
Prosjektleder vil videreformidle TMU sitt synspunkt til lokalstyret i forbindelse med budsjettarbeidet, da
det er opp til lokalstyret å fastsette omfang og kvalitet på LL sine tjenester.
Se på punktene i innbyggerundersøkelsen som brukerne er mindre fornøyde med.
Administrasjonssjefen har plukket ut de områder i innbyggerundersøkelsen der svarene «svært
misfornøyd, «misfornøyd» og «litt misfornøyd» til sammen utgjør minst 30 % . Hvordan disse
områdene er fulgt opp er beskrevet i et eget notat som publiseres på internett slik at Longyearbyens
innbyggere også blir informert om hvordan punktene følges opp.
Se på hvordan turnover påvirker kostnadene, og herunder tiltak for å motvirke dette, f.eks.
Det er satt ned et arbeidslag bestående av representant fra personal samt tre tillitsvalgte som får i
oppdrag å foreslå endringer i dagens praksis / regelverk.
Se på innkjøpsrutiner og hvordan man kan styrke kompetansen innenfor dette
Det er lyst ut stilling som rådgiver økonomi/innkjøp ved økonomi- og ikt-enheten. Ett av
ansvarsområdene til denne stillingen vil være å bidra til å utarbeide strategier og rutiner knyttet til
innkjøp og inngåelse, oppfølging og implementering av innkjøpsavtaler / rammeavtaler, i samarbeid
med enhetene.
Bedre vedlikehold av teknisk infrastruktur kan gi mindre uforutsette reparasjonskostnader Se på om
brukerbetaling kan finansiere økte vedlikeholdskostnader.
Prosjektleder vil videreformidle TMU sitt synspunkt til lokalstyret i forbindelse med budsjettarbeidet, da
det er opp til lokalstyret å fastsette økonomiske rammer og gebyrsatser for teknisk infrastruktur.
Side 23
Forslagene fra PU er fulgt opp slik:
Administrasjonssjefen bes om å fortsette arbeidet med SNU 1 Tjenestegjennomgang etter beste
skjønn.
Administrasjonssjefen vil legge følgende overordnede føringer til grunn i videre arbeid med SNU 1:
Måltall for kommunal økonomi tilsier at netto resultatgrad (dvs netto driftsresultat i prosent av
driftsinntektene) bør ligge på 3 % over tid. Administrasjonssjefen vil i fbm budsjettarbeidet ha som mål
å imøtekomme dette.
Ikke vurdere out-sourscing av tjenester.
I arbeidet som gjennomføres våren 2015 vil ikke out-sourscing av tjenester bli vurdert som et alternativ
til gjennomføring av tjenesteproduksjonen.
Vurdere om LL bør ha juridisk kompetanse.
Juridisk rådgiver er ansatt i ettårsengasjement fra 1.8.15.
Vurdere om LL bør ha kompetanse innen håndtverksfagene i egen organisasjon.
Det er satt ned et arbeidslag bestående av eiendomssjef, teknisk sjef, sektorsjef teknisk samt tre
tillitsvalgte som får i oppdrag å vurdere om det ut fra økonomiske og praktiske forhold er
hensiktsmessig å ansette håndtverkere i LL i stedet for å kjøpe tjenester fra næringslivet.
Vurdere in-sourscing av tjenester i fbm. at FDV-avtaler og avtaler om drift av tjenesteområder innen
teknisk sektor går ut.
In-sourscing av tjenester vurderes i fbm at nåvårende FDV-avtaler går ut / i forbindelse med ny
anbudsrunde.
Forslag fra Energiverket v/tillitsvalgt er fulgt opp slik:
Det er satt ned et arbeidslag bestående av personalsjef, teknisk sjef, driftsingeniør
fjernvarme/renovasjon, energisjef, sektorsjef teknisk samt to tillitsvalgte som beskriver økonomiske og
praktiske konsekvenser av å flytte styring av fyrhusene til Energiverket med dertil nødvendig
bemanning.
11. Alternative måter å løse tjenesteproduksjonen på
Enhetene er bedt om å beskrive hva som er bra med egne tjenester og hvor det er
forbedringspotensiale, beskrive alternative måter å løse egen tjenesteproduksjon på samt beskrive
mulighetene for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme eller lavere økonomiske
rammer. Resultatet av arbeidet vises i vedlagte referater fra møter med enhetene i april og mai 2015.
På grunn av at Longyearbyen skole har måttet prioritere andre oppgaver er det ikke gjennomført
tilsvarende møte med skolen. Administrasjonssjefen vil gjennomføre slikt møte med skolen på et
senere tidspunkt.
PU sa i sitt møte 9.12.14 bl.a. at «arbeidet våren 2015 ikke skal omfatte vurdering av out-sourscing av
tjenester. SNU 1 bør imidlertid vurdere om LL bør ha juridisk kompetanse og kompetanse innen
håndtverksfagene i egen organisasjon. For øvrig vurderes in-sourcing av tjenester i fbm at
FDV-avtaler og avtaler om drift av tjenesteområder innen teknisk sektor går ut.» Dette vil være
førende for administrasjonens arbeid framover.
Under arbeidet som er utført er det kommet fram få forslag fra enhetene til alternative måter å løse
tjenesteproduksjonen på. De foreslåtte alternativene representerer ikke vesentlige ressurser. Det er
heller ikke beskrevet vesentlige muligheter for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme
eller lavere økonomiske rammer. Enkelte framhever tvert imot behovet for økte ressurser for å kunne
håndtere dagens tjenesteomfang. Mange forbedringspotensialer er beskrevet.
Side 24
I kapitlet «Nærmere analyse av enkelte tjenester» vises det til prosesser som pågår samt områder
som administrasjonssjefen ønsker å se nærmere på. Administrasjonssjefens gruppe foreslår at forslag
til alternative måter å løse tjenesteproduksjonen på avventes til resultatet av disse arbeidene er kjent.
12. Forslag til justering av organisasjonsmodellen
Nåværende organisasjonsmodell trådte i kraft 1.1.14. Evaluering av modellen er startet opp i 2015 og
sluttføres i første halvår i 2016. Administrasjonssjefen foreslår derfor ingen justering av
organisasjonsmodellen på nåværende tidspunkt. Ved turn-over vurderes alltid behovet for endring i
stillingsinnhold og organisatorisk plassering.
13. Konkrete resultater av prosjektet
Det er utarbeidet en omfattende oversikt over organisasjonens tjenester. Oversikten bør bidra til at
organisasjonen (både politisk og administrativt) blir bedre kjent med og får et mer bevisst forhold til
tjenesteproduksjonen. Oversikten kan bl.a. benyttes i fbm kommende års budsjett- økonomi- og
handlingsplanarbeid og i fbm utarbeidelse av virksomhetsplaner.
I møte 9.12.14 ba Partssammensatt utvalg (PU) bl.a. om at det i forbindelse med SNU 1 ble vurdere
om LL bør ha juridisk kompetanse i egen organisasjon. Fra 1.8.15 er en stillingshjemmel i stab
omdefinert til juridisk rådgiver i et årsengasjement.
Administrasjonssjefen og flere av enhetene ser at bl.a. innkjøp er et område som organisasjonen kan
bli bedre på. I fbm ledig stilling i økonomi- og ikt-enheten er det lyst ut etter en økonomi/innkjøpsrådgiver. Stillingen vil bl.a. jobbe med å utarbeide strategier og rutiner knyttet til innkjøp samt
inngåelse, oppfølging og implementering av innkjøpsavtaler / rammeavtaler i samarbeid med
enhetene. Det forventes at dette vil gi en positiv økonomisk effekt for organisasjonen.
Det er satt i gang prosesser som på sikt kan resultere i endringer i LL sin tjenesteproduksjon. Disse
prosessene er omtalt i kapitlet «Nærmere analyse av enkelte tjenester»
I forbindelse med at PU i møte 9.2.2012 vedtok å starte SNU-prosjektet ble det også bedt om at
Kostra (KOmmune-STat-RApportering) skulle innføres. Kostra-tall kan brukes til å sammenligne LL
med seg selv over år og, om ønskelig, til å sammenligne LL med kommuner på fastlandet. LL sitt
regnskap for 2014 er ført etter reglene i Kostra. Regnskapet er oversendt SSB som har produsert
Kostra-tall for 2014 for LL. Tallene må kvalitetssikres før de publiseres.
Side 25
14. Konklusjon
Denne rapporten er ment å gi et bilde av LL sin tjenesteproduksjon. Oversikt over hvilke tjenester LL
tilbyr vises i vedlegget «Oversikt over registrerte tjenester». Registreringsarbeidet har vist at det er
vanskelig å foreta en ensartet registrering/gruppering som følge av at tjenestene er så forskjellige.
Dette må imidlertid ikke hindre oss i å se det store bildet som viser at lokalstyret har et handlingsrom i
tjenestetilbudet, jfr figurene foran i dokumentet som viser at lokalstyret tilbyr ikke lovpålagte tjenester
og lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov. For begge disse tjenestegruppene vil det
være mulig å justere tjenesteomfanget i den hensikt å redusere kostnader. Administrasjonssjefen
mener at en i arbeidet med å justere tjenesteomfanget må se på tjenestene til alle brukergruppene.
Det antas at en evt reduksjon av tjenesteomfanget vil gi reaksjoner blant innbyggere og ansatte.
Innbyggerundersøkelsene fra 2009 og 2014 viser høy gjennomsnittlig brukertilfredshet med LL sine
tjenester.
I KS-K rapport nr 10 – 2012 konkluderes det med at ressursbruken i lokalstyret er høy. Dette kan bl.a.
skyldes utenforliggende faktorer, men «det kan også skyldes at man har en høy ressurstilgang og
derfor bruker mer penger enn mange andre kommuner – rett og slett fordi man har råd til det».
Rapporten sier også at «Utfordringene med å drive et lokalstyre i Longyearbyen er selvfølgelig
ekstremt på mange måter. Man har et arktisk klima, man har store avstander til neste kommunesenter
(noe som vanskeliggjør interkommunalt samarbeid) og man har en veldig stor «turnover» i
bemanningen og innbyggermassen hvert år. Alt dette er faktorer som er kostnadsdrivende. På den
andre side har man faktorer som er kostnadsreduserende; man har en ung befolkning som i stor grad
har flyttet til Longyearbyen for å arbeide (de er arbeidsføre) og de er bosatt svært tett. Dette er
faktorer som gir grunnlag for en effektiv struktur i tjenesteproduksjonen. Man har heller ikke
arbeidsgiveravgift noe som også er med på å gi grunnlag for en mer kostnadseffektiv
tjenesteproduksjon.»
Under arbeidet som er utført er det kommet fram få forslag fra enhetene til alternative måter å løse
tjenesteproduksjonen på. De foreslåtte alternativene representerer ikke vesentlige ressurser. Det er
heller ikke beskrevet vesentlige muligheter for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme
eller lavere økonomiske rammer. Enkelte framhever tvert imot behovet for økte ressurser for å kunne
håndtere dagens tjenesteomfang. Mange forbedringspotensialer er beskrevet. (Se vedleggene
«Referat fra møte med enhetene i april og mai 2015).
Administrasjonssjefen mener at under forutsetning av at staten bidrar til drift og vedlikehold av
kullkraftverket, er Longyearbyen lokalstyre sin økonomisk situasjon pr. dato håndterbar. Det vil likevel
være slik at om det f.eks. er ønskelig med økt bevilgning til vedlikehold av bygg og infrastruktur for å
bevare realverdier må det skje ved omfordelinger mellom tjenesteområdene. Samtidig vet vi av
erfaring at tjenestebehovet, f.eks. innen skole- og barnehagetjenester, kan endre seg raskt. Om vi skal
kunne håndtere slike svingninger fordrer det at LL har fondsmidler (sparepenger). Et måltall som kan
legges til grunn ved budsjettering er 3 % netto driftsresultat, slik at vi har «penger på bok» (fond) til å
håndtere uforutsette hendelser og har 25 % egenkapital ved alle investeringer. Med en omsetning på
ca 300 mill kr tilsier det et netto driftsresultat på 9 mill kr hvert år. Økonomiplanen for 2015-2018
oppfyller ikke dette måltallet.
I aktivitets-/milepælplanen er det lagt opp til at TMU og styringsgruppen i juni 2015 skal definere hva
som er LL sine viktigste tjenester (kjernevirksomhet) og hvilke tjenester som kan prioriteres bort, samt
foreslå fremtidig tjeneste-omfang, kvalitet og pris. Administrasjonssjefen foreslår at dette arbeidet ikke
gjennomføres nå. I kapitlet «Nærmere analyse av enkelte tjenester» vises det til prosesser som pågår
samt områder som administrasjonssjefen ønsker å se nærmere på:


Evt flytting av bibliotek og galleri til næringsbygget/kulturhuset.
Hva skal framtidig vg tilbud være?
Side 26










Barnehagemelding
Strategisk kulturplan
Cash Management-analyse i samarbeid med Sparebanken Nord-Norge (SNN)
IKT-strategi
Forklare LL sin ressursbruk på områder som skiller seg vesentlig ut i ressursbruk i fht
kommunene LL er sammenlignet med i KS-K rapport nr 10-2012: administrasjon, kultur,
brann/beredskap, næring og eiendomsdrift.
Se på hvordan turnover påvirker kostnadene, herunder tiltak for å motvirke dette, f.eks.
Se på innkjøpsrutiner
Vurdere om LL bør ha juridisk kompetanse
Vurdere om LL bør ha kompetanse innen håndtverksfagene i egen organisasjon
Økonomiske og praktiske konsekvenser av å flytte styring av fyrhusene til energiverket med
dertil nødvendig bemanning
De fleste av disse prosessene bør det jobbes mere med før det tas stilling til LL sin kjernevirksomhet
og framtidig tjenesteomfang. I tillegg ønsker administrasjonssjefen å se nærmere på skolens
tjenesteomfang, da skolen har hatt begrenset mulighet til å prioritere arbeidet med tjenesteregistrering
pga andre oppgaver. Skolen er den største enheten i Longyearbyen lokalstyre, både ut fra netto
kostnader og antall ansatte.
Administrasjonssjefen vil høsten 2015 presentere tidsplan og arbeidsmåte for arbeidet.
Avklaring av framtidig vg tilbud, barnehagemeldingen og strategisk kulturplan vil alle si noe om
omfanget av tjenestene som skal tilbys innenfor disse tjenesteområdene. Utfordringen, både politisk
og administrativt, blir å være oppmerksom på at enkeltplaner vil legge føringer for ressursbruk uten at
ressursbruken ses i fht LL sine samlede ressurser og tjenestetilbud og et evt politisk ønske om
omprioritering mellom tjenesteområder. Utfordringen blir å finne en måte å prioritere på, mellom alle
disse planene som gjelder forskjellige tjenesteområder.
Det er grunn til å tro at den omfattende registreringsjobben som er utført bidrar til at organisasjonen
blir bedre kjent med og får et mer bevisst forhold til organisasjonens tjenesteproduksjon. Resultatet
kan også benyttes i fbm kommende års budsjett- økonomi- og handlingsplanarbeid og i fbm
utarbeidelse av virksomhetsplaner.
Ettersom rapportering til Kostra er etablert vil det i løpet av et års tid bli mulig å bruke data fra Kostra
som styringsinformasjon.
Side 27
VEDLEGG
Sammendrag av KS-K-rapport nr 10 - 2012 «Økonomisk virksomhetsanalyse
Longyearbyen lokalstyre - Analyse av lokalstyrets ressursbruk
«Denne rapporten fokuserer på ressursbruken i Longyearbyen lokalstyre. Hvordan prioriterer
Longyearbyen lokalstyre ressursene sine? Hvilke dekningsgrader har man i forhold til
befolkningen og hvor god er produktiviteten? Longyearbyen lokalstyre er i denne rapporten
sammenlignet med kommunene Leikanger, Hurdal, Kommunegruppe 6 samt gjennomsnittet
for landet eksklusiv Oslo på tjenester til barn og unge samt kultur, mens når det gjelder
tekniske tjenester er man sammenlignet med kommunen Båtsfjord, Gamvik og Måsøy.
Utfordringene med å drive et lokalstyre i Longyearbyen er selvfølgelig ekstremt på mange
måter. Man har et arktisk klima, man har store avstander til neste kommunesenter (noe som
vanskeliggjør interkommunalt samarbeid) og man har en veldig stor «turnover» i
bemanningen og innbyggermassen hvert år. Alt dette er faktorer som er kostnadsdrivende.
På den andre side har man faktorer som er kostnadsreduserende; man har en ung
befolkning som i stor grad har flyttet til Longyearbyen for å arbeide (de er arbeidsføre) og de
er bosatt svært tett. Dette er faktorer som gir grunnlag for en effektiv struktur i
tjenesteproduksjonen. Man har heller ikke arbeidsgiveravgift noe som også er med på å gi
grunnlag for en mer kostnadseffektiv tjenesteproduksjon.
Generelt sett viser rapporten at ressursbruken i lokalstyret er høy. Dette kan bl.a. skyldes
delvis utenforliggende faktorer som et generelt lønnstillegg (på mistelønnstabellen) på
20.000,-, 1 betalt feriereise pr år, overheng fra en del statlige arbeidsavtaler fra gammelt av,
spesielt gunstige forsikringsordninger, spesielle utfordringer knyttet til arktisk beliggenhet
(f.eks. manglende markedskonkurranse, klima) mm. Men det kan også skyldes at man har
en høy ressurstilgang og derfor bruker mer penger enn mange andre kommuner - rett og
slett fordi man har råd til det.
Denne rapporten sier ikke noe om «rett» eller «galt». Det som er vedtatt av politikerne i
lokalstyret til enhver tid er «rett». Hensikten med rapporten er å gi økt innsikt i hvordan
Longyearbyen lokalstyre disponerer ressursene (prioritering), hva lokalstyret får ut av
ressursene (dekningsgrader) og til hvilken kostnad (produktivitet). Dette som et grunnlag for
å kunne fatte enda bedre politiske beslutninger.»
Side 28
Oversikt over inntekter og kostnader 2014 pr enhet for den enkelte
regnskapstjeneste
Regnskapstjenester pr enhet:
Inntekter
Kostnader
Netto resultat
-9 530 942
16 274 901
6 743 959
-25 343
3 706 861
3 681 518
-300 000
108 000
-192 000
Informasjon
-4 522
315 104
310 582
Korkpenger
-8 698 418
8 698 418
-
Administrasjonssjefens team
Bokproduksjon
Kulturminnevern
-100 000
100 000
-
Kvalitet, internkontroll, beredskap
-
892 341
892 341
Næringsmiddeltilsyn
-
-
-
Plansaksbehandling
-54 889
535 222
480 333
Politisk sekretariat
-
701 623
701 623
Skjenkekontroll
-
54 765
54 765
-347 770
1 162 567
814 797
-2 460 278
7 596 295
5 136 017
Tilrettelegging og bistand til næringslivet
Barn og unge
Barnevernstiltak (barn ikke omplassert)
-
6 930
6 930
-1 634 932
1 533 895
-101 037
-24 404
1 188 084
1 163 680
-217 200
368 013
150 813
-
131 916
131 916
Felles barnehageaktivitet
-103 422
529 349
425 927
Fellesgrunnskoleaktivitet
-13 917
416 898
402 981
Kiosk ungdomsklubb
-41 986
38 332
-3 654
Barnevernstiltak (barn omplassert)
Barnevernstjenester
Camp Svalbard
Drift/vedl.hold ungdomsklubb/-hus
PPT førskolebarn
-
140 326
140 326
-4 588
653 945
649 357
-
10 716
10 716
Selvstyrt ungdomshus
-49 064
67 937
18 873
Støttepedagog/tospråklig assistent
-80 320
903 896
823 576
UKM
-52 097
87 323
35 226
-191 896
435 644
243 748
-46 452
1 057 122
1 010 670
PPT grunnskole
Råd, veiledn, sos foreb. arb.
Ungdomsaktiviteter div
Ungdomsklubb
Ungdomsråd
-
25 969
25 969
-2 575 149
8 165 508
5 590 359
Ambulanse
-471 996
200 655
-271 341
Brannberedskap
-633 480
6 927 285
6 293 805
-1 469 673
1 037 568
-432 105
-
-
-
-13 586 305
27 382 230
13 795 925
Brann og redning
Brannforebygging inkl. br.øvingsfelt
Oljevernberedskap
Eiendom
Side 29
Inntekter
Kostnader
Netto resultat
-1 309 053
2 460 288
1 151 235
-454 365
454 365
-
-1 021 579
171 909
-849 670
Drift/vedl.hold brannstasjon
-
197 317
197 317
Drift/vedl.hold bygg utenfor drift
-
184 668
184 668
-2 160 985
2 160 985
-
-210 355
210 355
-
-
210 962
210 962
-450 367
450 367
-
Drift/vedl.hold Kullungen barnehage
-
1 499 402
1 499 402
Drift/vedl.hold kulturhus
-
685 160
685 160
Drift/vedl.hold Longyearbyen barnehage
-
1 184 879
1 184 879
Drift/vedl.hold Polarflokken barnehage
-
1 155 263
1 155 263
Drift/vedl.hold adm.lokaler
Drift/vedl.hold avfallsanl
Drift/vedl.hold boliger, eksternt utleid
Drift/vedl.hold energiverket
Drift/vedl.hold fyrhus
Drift/vedl.hold galleriet
Drift/vedl.hold havnebygg
Drift/vedl.hold skole-og SFO-lokaler inkl vgs
Drift/vedl.hold tjenesteboliger
-
3 576 976
3 576 976
-7 936 024
10 559 517
2 623 493
-
251 122
251 122
-41 928
41 928
-
-1 649
1 926 767
1 925 118
-
-
-
-78 295 403
80 249 723
1 954 320
-518 944
109 992
-408 952
Drift/vedl.hold ungdomsklubb/-hus
Drift/vedl.hold vannrenseanlegg
Forvaltningsutgifter bygg
Vaktmestertjenester inkl. bygg
Energiverket
Byggestrøm
Det lokale el-tilsyn
-
6 382
6 382
-282 891
4 659 842
4 376 951
-3 550
5 031 214
5 027 664
-64 314 114
153 810
-64 160 304
-358 716
38 069 303
37 710 587
-
1 036 643
1 036 643
-11 565 853
26 079 143
14 513 290
-1 251 335
5 103 394
3 852 059
El. distribusjon
Energiadministrasjon
Inntekter energi
Produksjon energi
Reservekraft
Vedlikeholdsplan energiverk
Øvrig drift energiverk
Kullungen barnehage
-1 415 081
6 130 218
4 715 137
Barnehagetilbud
-1 415 081
5 898 728
4 483 647
-
225 212
225 212
Støttepedagog / tospråkl. assistanse
-
6 278
6 278
-8 332 590
19 448 357
11 115 767
-
69 922
69 922
Aktivitet i idrettshallen
-363 708
59 105
-304 603
Aktivitet i svømmebassenget
-370 644
434 055
63 411
Kultur og idrett
17. mai-arr.
Aktivitet i trenings-/spinningrom
-994 879
209 950
-784 929
Bibliotek
-389 243
2 403 854
2 014 611
Div arr. i kulturhuset
-439 090
956 513
517 423
Side 30
Inntekter
Kostnader
Netto resultat
Drift/vedl.hold alpinanlegg
-
24 085
24 085
Drift/vedl.hold div uteanlegg
-
65 991
65 991
-297 205
392 021
94 816
-342 238
2 138 418
1 796 180
Drift/vedl.hold skianlegg
-
370 668
370 668
-1 576 000
3 558 831
1 982 831
-124 694
122 240
-2 454
-
121 085
121 085
Kino
-536 887
924 455
387 568
Kioskdrift i Svalbardhallen
-297 727
811 498
513 771
Kulturadministrasjon
-7 494
1 001 282
993 788
Kulturaktiviteter div.
-60 953
1 866 227
1 805 274
-528 515
1 584 261
1 055 746
Drift/vedl.hold Svalbardhallen
Forebyggende helsearbeid
Forvaltningsutg Sv.hallen
Kulturskoletilbud
Kulturutveksling
-9 550
56 415
46 865
-1 388 227
1 789 012
400 785
Kunstpausearr.
-122 200
205 103
82 903
Solfestarr.
-483 336
283 366
-199 970
-1 493 688
6 366 015
4 872 327
Barnehagetilbud
-1 493 688
6 174 915
4 681 227
-
191 100
191 100
-
-
-
-11 589 410
11 589 411
1
-1 620 412
963 227
-657 185
-
370 592
370 592
-7 381 230
6 776 037
-605 193
-
2 281 547
2 281 547
Los-tjeneste
-2 587 768
1 198 008
-1 389 760
Longyearbyen skole
-3 457 163
37 411 507
33 954 344
-
3 146 256
3 146 256
-1 286 520
24 992 561
23 706 041
-2 000
1 396 460
1 394 460
-118 509
576 952
458 443
-1 506 564
2 103 772
597 208
-
-
-
-541 570
5 056 373
4 514 803
-2 000
139 133
137 133
-2 702 397
6 576 121
3 873 724
Kunstformidling Galleri Svalbard
Longyearbyen havn
Anløps- og myndighetsutøvelse
Havne- og kaidrift
Havnebåtdrift
Drift/vedl.hold skole-/sfo-lokaler
Grunnskoletilbud
Ikt-tjenester skole
Norskkurs utenlandske voksne, inkl. lokaler
SFO-tilbud
Tilbud om skoleskyss
Vg. avdeling
Vg.avd IKT-tjenester
Arkivtjenester
-63 829
803 708
739 879
-126 650
978 278
851 628
-2 231 030
2 804 905
573 875
Felles HMS-/velferdstiltak
Personal- og lønnstjenester
Side 31
Inntekter
Kostnader
Netto resultat
Servicetorgtjenester
-280 888
1 989 230
1 708 342
-2 014 383
8 195 766
6 181 383
Barnehagetilbud
-2 014 383
7 814 325
5 799 942
-
380 241
380 241
-
1 200
1 200
-54 914 597
58 868 807
3 954 210
-3 902 724
3 902 724
-
-
-
-
-320 183
493 271
173 088
-6 781 310
3 420 807
-3 360 503
-
383 175
383 175
-22 168 712
19 149 121
-3 019 591
Fjernvarmeanl., rørkasser under hus
-4 837
1 130 997
1 126 160
Fjernvarmeanl., undersentraler
-4 445
1 897 876
1 893 431
-
5 613
5 613
-1 774
567 086
565 312
-5 161 442
6 010 566
849 124
-248 769
781 895
533 126
-
-
-
-10 866 023
10 016 899
-849 124
-
299 743
299 743
Tekniske tjenester
Avløpsnett/innsamling avløpsvann
Avløpsrensing
Byggesaksbehandl, eierseksjonering
Distribusjon av vann
Elveforebygging
Fjernvarmeanl., nett - FH - HS
Gang- og sykkelveier
Gatelys
Husholdningsavfall
Kart- og oppmålingstjenester
Kirkegård
Næringsavfall
Nærmiljøtiltak (rydding)
Personell teknisk infrastruktur (til fordeling)
-
-
-
-5 991
3 366 494
3 360 503
Scooterløyper
-
15 691
15 691
Skred
-
10 050
10 050
Veier Gruve 3 og 6
-
2 157 979
2 157 979
Veier Gruve 3 og 7
-
-
-
Veier Longyearbyen
-5 448 387
5 258 820
-189 567
Økonomi og IKT*
-2 132 755
8 659 696
6 526 941
-40 545
5 233 334
5 192 789
-
207 363
207 363
-2 092 210
3 218 999
1 126 789
-194 500 141
302 914 555
108 414 414
Produksjon av vann
IKT-tjenester
Revisjonstjenester
Økonomitjenester
Totalsum
‘*: Kostnader som gjelder ikt skole er i denne tabellen flyttet fra Økonomi og ikt til Longyearbyen skole.
Side 32
Oppsummering fra møter med ansatte i oktober og november 2014
Hva er du mest stolt av i jobben din:
Barnehagene:
 Vi gir – og har mulighet for å gi - en god tjeneste
 Jobbe med – og bety noe for - barn
 Fornøyde foreldre
 Arbeidsmiljøet
 Godt omdømme
Energiverket:
 Vi gjør en viktig jobb for Longyearbyen
 Spennende arbeidsplass
 Realkompetansen
Øk/ikt, pers/org, eiendom, barn/unge, havn, brann, teknisk stab:
 Vi produserer gode tjenester til lokalsamfunnet og utøver svalbardpolitikk
 Vi har yrkesstolthet, stor arbeidskapasitet, er tilpasningsdyktige og fleksible
 Godt arbeidsmiljø
 Bistår hverandre
 Godt samarbeid med eksterne
Kultur og idrett:
 Fornøyde brukere
 Stolt av bredden og kvaliteten på tjenestene
 Synlig i lokalmiljøet og gode samarbeidspartnere
 Godt kvalifiserte ansatte
Skolen:
 Å skape tillit, trivsel, motivasjon, nysgjerrighet, faglig og sosial utvikling hos elevene
 Å være tilknyttet Longyearbyen skole
 Vi er et høyt utdannet personale
 Samarbeide med gode og fornøyde kollegaer i et inkluderende miljø
 Gode lokaler, utstyr og materiell
 Faglig påfyll
 God lokalkunnskap / historiekunnskap i personalet
Hvor trykker skoen – og hva kan du gjøre med det?:
Barnehagene:
 Svingninger i barnetall
omorganiseringer
 Turnover
 Mangel på vikarer
 Ansatte er for snille (og er vi ikke det, går det ut over barna)
 Longyearbyen barnehage sine lokaler



Andre kommentarer:
Blir kvaliteten på renholdet bedre med egne ansatte?
Hvorfor får ikke barnehageansatte arbeidsklær?
Hvem er kontaktperson for varsling av forhold med bygg?
Side 33
Energiverket:
 Store utfordringer pga gammelt anlegg, mange føler at en må være tilgjengelig i fritiden
 Turnover
 Beslutningsansvar – lang tid
Hva kan gjøres:
 Alle gjør jobben sin
 Samle all kompetanse som gjelder el- og fjernvarme.
 Egen vaktordning for å sikre drift på energiverket og fjernvarmenettet
 Kompetanseheving
 Rekruttering
 Ta vare på hverandre
 Turnover
 Flere rammeavtaler
 Gjennomføre rolle-/forventningsavklaringer: Oppgaveomfang / ansvar
 Etablere felles bedriftskultur, gå igjennom særordninger
 IKT-verktøy: Har vi for mange systemer? Tenke mer helhetlig ved innføring av systemer.
 Jobbe opp mot leverandører i fht forbedringer
 Rutinebeskrivelser
 Mer samhandling mellom enhetene
 Stort fravær pga reiser – preger effektivitet og tjenestetilbud. Mer bruk av
videokonferanseutstyr og webex
 Stor arbeidsmengde. Se på omfordeling av ressurser, prioritering. Bedre koordinering i fht
delegasjon av «hastige» prosjekter og oppgaver.
 Mer helhetlige politiske beslutninger og høyere beslutningstempo
Kultur og idrett:
 Barn på venteliste i kulturskolen
 Gjennomføre kvalitative spørreundersøkelsen om tilbudet for å få tilbakemelding fra publikum.
 Kulturskolen/kulturhuset: få ansatte kan føre til rovdrift på ansatte
 Sårbare på spesialkompetanse fordi det ikke er noen å samarbeide med
 Få oversikt over kompetansen til ansatte, da det finnes ubenyttet/skjult kompetanse
Skolen:

Tiden strekker ikke til for å følge opp alle som trenger det pga tidstyver som rapportering,
administrasjon, utenomfaglige aktiviteter eller stedvis lav lærertetthet

Fysiske forhold (små klasserom, få rom, møterom, rommenes utforming, rot og lite lagringsplass)

Utstyr (mye gammelt, ikt-problemer)

Vi er fleksible og strekker oss langt

Turnover er for høy

Systemet virker «hukommelsesløst» for nytilsatte, mange sitter på hver sin tue i forhold til egen
undervisning. Få maler/retningslinjer

Boligsituasjonen for enslige lærere er for dårlig

Prisnivået på boliger/kommunale avgifter er for høyt

Avstanden til fastlandet krever at vi må ha midler til kompetanseheving og kontakt med fagmiljøer
på fastlandet

For liten voksentetthet i en del klasser, fag

Mange voksne å forholde seg til

Kan bli bedre på teambuilding der vi inkluderer assistenter/SFO

Utfordring at alkohol er en stor del av sosialiseringen her

Kan bli bedre på fellesaktiviteter

Utskifting av elever
Side 34
Hva kan gjøres:

Få inn spesialpersonale i skolen (miljøarbeider, psykolog, barne- og ungdomsarbeider,
helsesøster), kan avlaste lærere som må fylle mange av disse rollene uten å ha faglig bakgrunn.
 Bedre delingskultur av undervisningsopplegg
 Mer samarbeidstid
 Være flink til å ta imot nye – sosiale sammenkomster
 Åpenhet og ærlighet – snakke om det som evt er problematisk
 Hjelpe hverandre i en hektisk skolehverdag – dele erfaringer
 Godt samarbeid mellom ledelse og ansatte
Hva kan du bidra med i det miljøet du er i:
Barnehagene:
 Ta vare på boliger og bygg, si ifra til vaktmester når vi tror at noe bør sjekkes ut
 Ta vare på utstyr og biler
 Gjøre lettere vedlikehold og oppgaver selv, uten å involvere vaktmestere: henge opp ting på
veggen, løse skruer, male/pusse opp, strø sand, skifte lyspærer
 Gjenbruk, som f.eks. søppel til forming, kopipapir til tegning,
 Slå av lys, justere fjernvarme
 Holde det ryddig
Energiverket:
 Holde orden, rydde
 God oversikt og drift av lager
 Vise respekt for hverandre, være inkluderende og positiv
 Gode vedlikeholdsplaner, arbeidsplaner
 Ta vare på boligen vi leier og på det en disponerer av LL sitt utstyr, si ifra om noe må fikses
 Reis på billigste måte, slå av maskiner og lys, skriv ut dobbeltsidig
 Bruke egen arbeidstid best mulig
 Unngå unødvendige møter
 Tilstedeværelse
 Bruke fraværssystemet
 Ta ansvar for fellesområder og fellesutstyr
 Vær positiv, god holdning og adferd, se etter nye løsninger
Kultur/idrett:
 LED – energibesparende tiltak. Foreløpig ikke aktuelt på grunn av strømkvalitet
 Hallen – rengjøring. På tide å revurdere «outsourcing».
 Ta vare på boliger og biler som om de skulle vært egne
 Tenke på bruken av fellesareal
 Altfor mye kasting av fullt brukbart materiell, f.eks. kjøkkeninnredning, pulter, møbler o.l.
 Holdningskampanjer om strøm
 Holdningskampanje søppelsortering – synliggjøre kostnadene ved dette
Skolen:

Si ifra hvis noe er ødelagt og bli tatt på alvor når man kontakter teknisk enhet i forhold til
(alvorlige) feil og mangler i boligen

Ansvarliggjøre hver ansatt. Du har ansvar for orden på det rommet.
Side 35











Mer ansvar for egen bolig og mulighet til å gjøre endringer i boligen, for eksempel male vegg,
bytte sofa på Blåmyra på eget initiativ
Skolebygg: Ivareta bygget, låse dører/lukke vinduer, skru av lys, sensorstyring av lys, tilrettelegge
for renhold (stoler opp, passe på at elevene har orden på sko/klær), senke temperaturen, fikse
det hvis vi ser noe (tegning på vegg etc.)
Materiell: slå av teknisk utstyr, sette tilbake ting på sin plass, klasserom i stand etter undervisning
Biler: ha en ansvarlig person for kjøretøyet i forhold til vedlikehold/verksted/vask, følge regler for
bruk av kjøretøy
Dele kompetanse, erfaringer
Ta del i fellesoppgaver, ta på seg oppgaver som ligger litt utenfor vanlige arbeidsoppgaver
Forslagskasse
Uteområde på Blåmyra
Papir: kopier på begge sider, mindre farge
Handle inn (samle) når vi er på tur (småting til Kunst &håndtverksoppgaver etc.) eller få
besøkende til å ta med opp: Blader, greiner, kvist etc
Tenke på miljøet, plukke opp søppel
Tidstyver:
Barnehagen:
 Møter
 Hente ting mellom avdelingene
 Mangel på kjøkkenassistent
Energiverket:
 Planlegg for morgendagen
 Finne arbeid selv
 Holde avtaler og frister
 Respekt for andres arbeidsoppgaver
 Være dynamisk i fht egen arbeidsoppgaver
 For mange og for dårlig struktur på bruken av informasjonskanaler
Kultur/idrett:
 Møtevirksomhet
Skolen:
 VISMA er for tregt å jobbe med, være konkrete og korte på mail og mobiler
 Maskiner som ikke fungerer
 Tregt datanettverk
 Ikke sende mail til «alle ansatte» med mindre det er strengt nødvendig
Side 36
Referat fra møte med enhetene i april og mai 2015
Referat fra møte med enhet for tekniske tjenester 15.4.2015
Til stede: Kjersti Holte, Birgitte Dahl Knutsen, Einar Olsen, Marianne Aasen, Elin Dolmseth, Belinda
Brendlien
Fraværende: Einar Olsen
Oppdrag:
o Enheten beskriver hva som er bra med egne tjenester og hvor det er forbedringspotensiale
o
o
økonomiske rammer
Hva er bra med egne tjenester:
Enheten har god gjennomføringsevne og er flinke til å få ting gjort.
Enheten utfører enkelte samfunnsnyttige, men ikke lovpålagte oppgaver, f.eks. utarbeidelse av kart for
Svalbard turn. Det er positivt at man yter slike oppgaver selv om de ikke er lovpålagt.
Ansatte fra enhet for tekniske tjenester var tidligere ikke med på forhåndskonferanser med
byggesaksbehandler i forbindelse med utbyggingssaker, noe som nå er endret. Dette er bra for å
kunne foreta avklaringer med kundene, samt gi et mer oversiktlig tilbud. Det er fortsatt et
forbedringspotensiale vedrørende dette punktet.
Enheten er flinke til å løse ting ad hoc.
Fagfolk med riktig kompetanse i stillingene.
Hvor er det forbedringspotensiale:
Det foreligger en del etterslep på vedlikehold.
Det er kapasitetsproblemer på fjernvarme, og det brukes for mye fjernvarme (sløses) i forhold til
kapasiteten. Det bør settes i verk tiltak for å få bedre oversikt og kontroll på egen leveranse av
fjernvarme.
Det er behov for rask avklaring med hensyn til langsiktig løsning for renovasjonsanlegget.
Informasjon ut til innbyggerne kunne være bedre.
Det er i dag for liten kapasitet på brannvannsdekningen i Longyearbyen.
Teknisk norm er ikke på plass.
Det har vært en del problemer med seint leverte fakturaer fra leverandør og fakturaer med feil. Det bør
fokuseres på å få korrekte og rettidige fakturaer.
Fakturabehandlingen i enheten har et forbedringspotensiale. De interne rutinene i enheten bør endres
slik at fakturaer behandles raskere.
Enheten bør bli flinkere med hensyn til å følge opp bestillinger og leveranser fra entreprenører.
Enheten kan bli bedre på lagerføring og system for oversikt over egne eiendeler.
Det er behov for bedre oversikt og kontroll på eget anlegg.
Side 37
Arbeidsordrer registreres i dag i både ISY og Visma. Det bør ses på muligheter for å unngå
dobbeltregistrering.
Det foreligger etterslep med hensyn til ajourføring av register for grunneiendom, adresse og bygninger
(matrikkel).
Vi er ikke ajour med gjeldende skiltplan vedrørende skilting av veier i Longyearbyen.
Kontroll og oversikt i forbindelse med frostsikring for vann og avløp kan bli bedre.
Det er mange dataprogrammer å sette seg inn og forholde seg til, samt at alt ikke er på plass i
systemene, f.eks. ISY og TQM. Det er også ønske om sporbarhet/kommunikasjon mellom ISY og
Visma.
Forslag til forbedringer / økt / produksjon / bedre kvalitet:
LL kan gå over til egen drift i stedet for å ha vedlikeholds- og driftsavtaler med eksterne entreprenører.
Det er usikkert om dette er en bedre måte å løse oppgavene på enn dagens ordning da det kan bli
mer kostbart, sårbart og lite fleksibelt.
Prosjektene kan følges tettere opp ute i felt, og det kan prioriteres å ha dedikerte byggeledere som
følger opp det enkelte prosjektet. På mindre prosjekter kan ansatte i enheten utføre oppfølgingen selv,
på større prosjekt må det vurderes å benytte eksterne.
Det kan benyttes mere konsulenthjelp for å få utført flere oppgaver, men det er ikke sikkert
oppgaveløsningen blir bedre da det krever ressurser for oppfølging av konsulentene, samt at
eierskapet til prosjektet kan bli dårligere.
Det foreligger etterslep på vedlikehold, noe som medfører mye ad hoc-arbeid og dertil store
kostnader. Det bør utføres mere løpende vedlikeholdsarbeid slik at det blir mindre behov for å ordne
ting ad hoc.
Tettere oppfølging og kontroll av leverandører/utført arbeid vil sannsynligvis gi mindre kostnader.
Det bør utarbeides rutiner for forvaltning og oppdatering av tekniske grunnkart da det foreligger
etterslep på dette området.
Resultat av kontroll av vannstand i Isdammen bør registreres i ISY.
Side 38
Referat fra møte med enhet for barn og unge 14.4.2015 Til stede: Anne Jahre, Inger Marie Kvarum, Ingeborg Runde, Unn Martinsen, Elin Dolmseth, Belinda Brendlien
Fraværende: Aina Sørdahl
Oppdrag:
o
Enheten beskriver hva som er bra med egne tjenester og hvor det er forbedringspotensiale
o
o
økonomiske rammer
Hva er bra meg egne tjenester:
Å samle barnevern, ungdomsvirksomhet og PPT i Enhet for barn og unge oppfattes som veldig bra.
Fagsammensetningen gir et stort potensiale og mulighet for kvalitetssikring av tjenestene som tilbys
barn og unge. Helsesøster skulle gjerne vært med i enheten.
Ansatte i enheten har stort pågangsmot, er engasjerte, nytenkende og oppfinnsomme. Enheten har en
god leder som tar grep, styrer og strukturerer. Enhetsleder har en bevisst holdning til hvilke tjenester
som tilbys, hvordan og hvorfor disse tilbys og at aktuell nasjonal politikk på området påvirker
tjenesteomfanget. Enheten har stillingsbeskrivelser som viser tydelig hva som forventes av den
enkelte stillingen. Dette er spesielt viktig i forhold til ikke lovpålagte oppgaver.
Det er mange som snakker positivt om barne- og ungdomsaktivitetene. Enheten er bevisst på å
iverksette aktiviteter som engasjerer barna/ungdommene, og aktivitetene treffer veldig mange av de
man ønsker å treffe med tilbudene. Barne- og ungdomsaktivitetene er ikke lovpålagte oppgaver, men
enheten har en bevisst holdning til hvilke aktiviteter som tilbys, og det er alltid en tanke bak det som
gjøres. Man er gode til å planlegge, er flinke til å skaffe eksterne midler og har godt samarbeid med
organisasjoner og bedrifter, f.eks. Røde kors, Jeger og fisk, Svalbard turn, ANG-studiet, Henningsen
Transport og guiding, Store norske og Lufttransport.
Tjenestene er rettet mot brukere (barn og ungdom) som ikke har tatt et eget valgt om å flytte til
Svalbard. Disse barna/ungdommene har behov på lik linje med barn på fastlandet i forhold til PPTtjenesten og barnevernstjenesten, men alle lovverk gjelder ikke på Svalbard. Dette medfører faglige
dilemmaer for de ansatte og en balansegang i forhold til hvilke tjenester som kan tilbys.
Det foreslås å kartlegge kompetansen som finnes i LL og finne møtepunkt for kompetansedeling på
tvers av enhetene i LL. Ved bedre utnytting av intern kompetanse, er det mindre behov for eksterne
veiledere/kursholdere. Veiledning er bra for å kunne løfte blikket og se muligheter ut over eget
fagområde / egen stilling. Veiledning er også viktig for å gjøre hverandre sterke. Det bør være en
strategisk bevisstgjøring rundt kompetanse i LL.
Fagpersonell PPT ser at mer tid til forebyggende arbeid og veiledning overfor enhetsledere i
skole/barnehage ville gitt enda bedre tjenester til barn/ungdommer. For å frigjøre ressurser hos
fagpersonell på PPT og barnevern, kunne administrative oppgaver vært utført med sekretærstøtte. For
å kunne utføre en effektiv jobb, er det ønskelig med sikre ikt-soner og bærbar pc og gode og
velfungerende IKT-verktøy. Det er for PPT-tjenesten investert i journalsystem med stort potensiale
som foreløpig ikke er utnyttet.
For barne- og ungdomsaktivitetene er det et ubrukt potensiale i forhold til å samarbeide med andre
enheter i LL, f.eks. skole, kultur, kulturskole. Slikt samarbeid ville gitt enda bedre tjenester til
barn/ungdom.
I ny organisasjonsmodell fra 1.1.14 har enhetslederne selvstendige ansvarsområder. En ordning med
koordinering mellom enhetslederne kunne vært en fordel.
Side 39
Referat fra møte med enhet for økonomi og ikt 20.4.15 og 21.4.15 IKT (20.4.15):
Til stede: Håkon Strand, André Baltzersen, Ivar Andersen, Elin Dolmseth, Belinda Brendlien
Oppdrag:
o
o
økonomiske rammer
IKT løser i stor grad brukernes problemer, og stiller opp på når det oppstår driftshendelser som
berører flere utenom arbeidstid. Graden av oppetid og driftsstabilitet er høy, og planlagt vedlikehold er
godt varslet.
Infrastruktur og sentrale systemer er bra. Det foretas jevnlig utskiftning av maskinparken, og ved
innkjøp av utstyr er målet å kjøpe inn utstyr som ikke er krevende å vedlikeholde.
Hvor er det forbedringspotensiale / forslag til forbedringer / økt produksjon / bedre kvalitet:
Overordnet IKT-strategi for LL og tjenestebeskrivelse for IKT mangler.
LL håndhever ikke det som er pålagt i forhold til IKT-sikkerhetshåndboka.
IKT mangler dokumentasjon, prosedyrer og rutinebeskrivelser. Det er derfor ikke uten videre mulig å
overta hverandres arbeidsoppgaver.
Noen brukere mener at brukerstøtten burde vært bedre. Innføring av brukerstøttesystemet forventes å
gi en bedre brukeropplevelse.
Holdningsskapende arbeid og etablering av et IKT-utvalg med representanter fra brukerne der tema
som «hvor er vi og hvor skal vi innen ikt» kunne vært nyttig.
Det bør utarbeides informasjon om hvilke systemer som brukes til hva, samt innføre 2-timers kurs for
alle nyansatte i bl.a. filhåndtering og outlook.
Det er en balansegang mellom det «å holde igjen» og det «å være nyskapende/proaktiv» innen ikt.
Hvis vi er for proaktiv, kan det gå ut over stabiliteten til eksisterende systemer i tillegg til at det er
arbeids- og kostnadskrevende for LL. Dersom vi holder for mye igjen, klarer vi kanskje ikke holde tritt
med utviklingen.
Vi bør ha større bevissthet rundt anskaffelse og utskiftningshyppighet for maskiner, systemer, lisenser
og programvare slik at vi gjør riktigere og fornuftige innkjøp. Sjeldnere utskiftning medfører lavere
anskaffelseskostnad, men kan gi økt behov for vedlikehold.
Det kan være en utfordring at vi kjøper utstyr fra leverandører som også er våre rådgivere. Vi må bli
mer bevisste på hva vi anskaffer fra hvem og hvordan anskaffelsen er kvalitetssikret.
Ved kjøp av eksterne tjenester bør det settes krav til at leverandøren dokumenterer jobben som er
gjort.
Ved anskaffelse av nye systemer bør det gjennomføres et godt kartleggingsarbeid i fht behov og om vi
har allerede har systemer som dekker behovene. Det bør også kartlegges hva systemet vil kreve av
arbeidsressurser og kostnader i berørte enheter (inkl hos IKT) i fht lisenser, implementering,
opplæring og drift. Fagsystemansvarlig må pekes ut.
Side 40
Arbeidsmengden innen IKT øker år for år som følge av flere systemer og flere brukere. Det bør
vurderes å etablere en ordning slik at det får en økonomisk konsekvens for enhetene å utvide med
programmer og maskiner.
3 årsverk innen IKT er knapt i fht å håndtere dagens drifts- og utviklingsoppgaver. Det kan vurderes å
inngå samarbeid med fastlandskommuner, eventuelt out-sourcing av en del oppgaver. Det er en trend
at systemer driftes av leverandør. Det kan satses på styringssystemer for automatisering av en del
prosesser på IKT. Dette kan frigjøre ressurser hos IKT.
Brukes det for mye tid på å forsøke å finne ut av problemstillinger selv? Bør det leies inn ekstern
konsulent raskere? På den andre siden: ved å jobbe med problemstillingen selv heves
egenkompetansen.
Økonomi (21.4.15):
Til stede: Vigdis Jensen, Anita Utsi, Marit Virkesdal, Elin Dolmseth, Belinda Brendlien
Oppdrag:
o
o
økonomiske rammer
Økonomi leverer pålitelig og oppdatert regnskapsinformasjon og gjennomfører et godt økonomi- og
saksbehandlingsarbeid.
Alle fristene gjennom året overholdes og responstiden er god, både i forhold til henvendelser og i
forhold til å få jobben gjort. Både ansatte og eksterne får hjelp ved behov.
LL mangler gode rutiner og avtaler på innkjøpsområdet. Det skal ansettes en person med ansvar bl.a.
for innkjøpsområdet, noe som ventes å gi gode resultater.
Det er behov for ytterligere opplæring i Visma Enterprise for å kunne jobbe mer effektivt/smartere. Det
kan vurderes å etablere abonnementsordning med Visma for kursdager til opplæring på aktuelle
områder. Det kan også settes av tid for kunnskapsdeling internt mellom medarbeiderne på økonomi.
Det bør gis mer opplæring til enhetslederne i spørringer og rapporter i Visma Enterprise, slik at
enhetslederne kan følge opp og kvalitetssikre eget regnskap enda bedre og oftere.
Bedre opplæring av attestanter / anvisere i kontostrengen og i viktigheten av å behandle fakturaer
fortløpende kan gi bedre kvalitet på regnskapet og mindre purregebyr.
Det bør jobbes for å øke antallet elektroniske inngående og utgående fakturaer. Dette vil medføre
besparelse i tid og penger. Bruk av profiler/referanser ved bestilling av varer og tjenester, vil gi mer
effektiv fakturaflyt.
Pågående arbeid med å få kommunale avgifter inn i Visma Enterprise og å få forsystemer, f.eks.
Portwin opp å gå, må fortsette da dette vil gi tidsbesparelser.
Det bør jobbes med å etablere bedre rutiner/systemer i forbindelse med nytilsatte i LL; system for
innmelding og opplæring i aktuelle datasystemer.
Side 41
Økonomi er godt i gang med å lage rutinebeskrivelser og brukerveiledninger. Dette arbeidet må
fortsette.
Sjekkliste for månedlige logiske kontroller av regnskapet kan videreutvikles. Dette vil gi mindre arbeid i
forbindelse med tertialrapportering og årsoppgjør og vil sannsynligvis gi enda bedre kvalitet på
regnskapet til enhver tid.
Elektroniske bilag og elektronisk dokumentasjon krever ekstra innsats i forbindelse med skanning,
men er svært nyttig i etterkant. Det bør derfor jobbes for enda større andel elektronisk dokumentasjon.
Det må foretas en ny gjennomgang av oppgavefordelingen innen økonomi og hvordan oppgavene
utføres når ny medarbeider på økonomi/innkjøp er på plass.
Det må utarbeides økonomireglement.
Ta i bruk kostra-data.
Side 42
Referat fra møte med enhet for brann og redning 20.4.2015 Til stede: Jan Olav Sæther, Geir Hekne, Jann-Egil Gjerde, Svenn Are Johansen (tillitsvalgt for
deltidsbrannmannskapene), Elin Dolmseth, Belinda Brendlien
Forfall: Marianne Aasen
Oppdrag:
o
o
Beskrive mulighetene for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme eller lavere økonomiske
rammer
Hva er bra med egne tjenester
Enhet for brann og redning leverer tjenester i henhold til tjenestebeskrivelsen for brann og redning og
Forskrift om brannvern på Svalbard.
Enhetens tjenester må utvikle seg i takt med / som følge av utviklingen i Longyearbyen. Endringer i
byen (f.eks. flere turister, endring i befolkningssammensetning) gir økt antall oppdrag i form av
brannutrykninger og ambulanseoppdrag. Det jobbes kontinuerlig med HMS og hvordan det kan jobbes
lettere / smartere.
Innbyggerundersøkelsen som ble gjennomført høsten 2014 viser at Longyearbyens befolkning er
veldig fornøyd med tjenestene fra Enhet for brann og redning.
De 3 heltidsansatte i enheten har vært ansatt lenge. De har derfor funnet en god måte å løse
oppgavene på samtidig som de er bevisst på å være i kontinuerlig utvikling. Det fremheves som
positivt, både for heltidsansatte og deltidsmannskapene, med nye impulser/faglig påfyll fra ferievikarer
som kommer fra fastlandet.
Det er god søknad til, og attraktivt å være med i, deltidsbrannmannskapsstyrken. Dette skyldes at
oppgaven oppleves som samfunnsnyttig, givende og lærerik. Deltidsmannskapene er engasjerte og
har et godt samhold.
Enheten har god budsjettdisiplin.
Brann og redning gjennomfører brannsyn på objekter på Svalbard (utenfor Longyearbyen
arealplanområde) på vegne av Sysselmannen. Oppgaven er en ikke lovpålagt oppgave for brann og
redning og ytes uten vederlag. LL kan gå i dialog med Sysselmannen for å få betalt for tjenestene som
utføres (utgjør ca ett månedsverk). Alternativt kan Sysselmannen utføre oppgavene selv, det vil
frigjøre tid hos brann og redning som kan brukes til andre oppgaver.
Brann og redning har bra beredskap mellom kl. 16.00 – kl. 08.00, men er svært sårbar på dagtid da
det kun er de tre faste årsverkene som er på vakt og som skal håndtere ambulanseoppdrag og
brannalarmer. Deltidsbrannmannskapene bærer personsøker, men har ikke vakt på dagtid. Det er
derfor ønskelig med et system/ekstra bemanning for å ivareta beredskapen på dagtid på en bedre
måte. Det er også utfordrende å få utført alle oppgavene enheten har med kun tre heltidsansatte, og
det vurderes ikke som mulig å øke produksjonen nevneverdig innenfor gitte eller lavere rammer.
LL har avtale med UNN vedrørende ambulansetjenester. Det kan vurderes og reforhandle denne.
Side 43
Referat fra møte med enhet for kultur og idrett 23.4.2015 Til stede: Einar Buø, Kåre Hovland, Eli Meling, Elin Anita Olsrud, Roger Zahl Ødegård, Jan Martin
Berg, Elin Dolmseth, Belinda Brendlien
Fraværende: Unn Martinsen
Oppdrag:
o
o
økonomiske rammer
veldig fornøyd med tjenestene fra Enhet for kultur og idrett.
Organisering med fagansvarlig på hver fagenhet innen enheten for kultur og idrett oppleves som
hensiktsmessig da fagansvarlig kjenner brukergruppene og behovene, samt at det medfører god
budsjettstyring.
Enheten har budsjettdisiplin.
Kultur har gode rammevilkår med nytt kulturhus og profesjonelle medarbeidere. Kulturtilbudet er viktig
både for fastboende og for næringslivet.
Biblioteket har gode åpningstider, og utlån og besøk er dobbelt så høyt som på fastlandet.
Det skal utarbeides strategisk kulturplan. Brukerne vil bli involvert i arbeidet i fbm kartlegging av behov
og oppfatning om dagens drift.
Det kan være et potensiale for økte inntekter på enheten ved å se på prisnivå og prisstruktur, f.eks.
økte inntekter vedrørende utleie av kunstnerhyblene på galleriet. Kulturskolen har også et
forbedringspotensiale med hensyn til oppfølging av egenbetaling for utstyr/materiell. Visma kulturskole
kan brukes mer effektivt til dette, men det krever mer opplæring i systemet.
Enhet for kultur og idrett understreker betydningen av at ansatte/de ulike enhetene i LL har respekt for
hverandres tjenesteproduksjon. Dette er viktig for bedriftskulturen i LL.
I Svalbardhallen er det en kontinuerlig prosess for å utvikle og tilrettelegge for et bedre tilbud for
brukerne. Det brukes mye ressurser på bistand til Svalbard turn. Ved skifte av personell kan det være
aktuelt med annen måte å løse disse oppgavene på.
Bedre tilbud til befolkningen, som f.eks. utvidede åpningstider i svalbardhallen, medfører ekstra
belasting for ansatte med hensyn til ansvar for åpning og låsing.
Utviklingen av biblioteket står på «vent» i påvente av beslutning om framtidig lokalisering. Dagens
bibliotek har et «gammelt uttrykk»: nedslitte møbler og ikke selvbetjent utlån.
Kulturskolen kan bli flinkere til å samarbeide/gi tilbud/oppsøke barnehagene. Samarbeidet med skolen
vedrørende disponering av lærerressursene kan også bedre.
Det er vanskelig å opprettholde kontinuitet i kulturskoletilbudet grunnet turnover blant ansatte.
Side 44
Kulturskolen får en del forespørsel om opptredener for næringslivet / på arrangementer, men må si nei
til noen av disse grunnet kostnad til lønn til ansatte i kulturskolen som må følge eleven som skal
opptre. Inntekten ved slike opptredener er ofte et gavekort til aktuell kulturskoleelev.
Kulturskolens administrasjonsressurs på 35 % for er liten i forhold til nødvendig oppfølging og
administrasjon.
Alle ønsker om plass/tilbud i kulturskolen kan ikke oppfylles. Det bør derfor utarbeides opptakskriterier
slik at man har retningslinjer for tildeling av plass. Må si nei til plass til elever som kommer flyttende i
løpet av året. Et alternativ kan være å ikke tildele alle plasser ved semesterstart. De ledige plassene
brukes til gjennomføring av korte kurs (f.eks. over 4 – 6 uker) og når disse kursene er gjennomført kan
plassene tildeles nye elever som ønsker plass i kulturskolen.
Galleriet skulle gjerne vært mer sentralt plassert, og bygningsmassen er kostbar å vedlikeholde og
drifte.
Endring i enhetens økonomiske rammer vil gi reduksjon i tilbud.
Side 45
Referat fra møte med enhetene Kullungen barnehage, Polarflokken barnehage og Longyearbyen barnehage 21.4.2015 Til stede:
Tillitsvalgte: Astrid Cathinka Tønsberg, Helene Renate Hvedding, Lise Log, Cecilie Jenssen, Sigrid
Frostvoll, Grete Bossart.
Styrere: Trine Berntsen, Gunnhild Antonsen.
Unn Martinsen, Elin Dolmseth, Belinda Brendlien
Fraværende: Lena Moeng Johansen
Oppdrag:
o
o
økonomiske rammer
veldig fornøyd med barnehagetilbudet i Longyearbyen. Det er bra for LL at LL har gode barnehager
som kan være «flaggskip» for LL.
Barnehagene gir et godt kosttilbud ved måltider i barnehagene, med hjelp fra kjøkkenassistent.
Barnehagene har gode planverk og felles maler som brukes i alle tre barnehagene.
Barnehagene har gode og hensiktsmessige uteområder og bygninger.
Barnehagene er flinke til å besøke hverandre og benytte hverandres uteområder.
Det er krevende å gjøre seg forstått overfor fremmedspråklige foreldre, men barnehagene er flinke til å
bruke tolk ved behov.
Barnehageloven er ikke gjort gjeldende på Svalbard, men opplæringsloven ivaretar barn med
spesielle behov. Barnehagene har mye kompetanse i forhold til å gi disse barna et godt tilbud.
Barnehagene har et tett og godt forhold til foreldrene og er ofte første arena der foreldre møter andre
foreldre. Barnehagene lærer foreldre hva som er spesielt med Svalbardsamfunnet og hjelper familien i
integreringen i samfunnet. Dette er en ekstraservice som ikke ytes på fastlandet, og verdien av dette
må tas på alvor.
Barnehagene er veldig flinke til å samarbeide med hverandre. Barnehagene og skolen har også godt
samarbeid.
Barnehagene har godt samarbeid med det lokale næringslivet, noe som kommer både næringslivet og
barnehagene til gode. Barnehagene får være med på flere ting som skjer i lokalsamfunnet, enn hva
som er vanlig på fastlandet.
Det er utfordrende at barnekonvensjonen gjelder for Svalbard, mens barnehageloven ikke er gjort
gjeldende. Det er behov for en tydeligere lovgivning for å sikre barns rettigheter, inklusiv regelverk
rundt mottak av flerspråklige og mottak av barn med utenlandsk opprinnelse. Enhetslederne bruker en
stor del av arbeidstiden sin til å finne løsninger på grunn av manglende lovverk og lovgivning. Det er
ønskelig at barnehageloven gjøres gjeldende for Longyearbyen planområde.
Side 46
Det samme gjelder i forhold til barn med særskilte behov med hensyn til hvilke rettigheter de har i
forhold til kommunen de tilhører på fastlandet. Det gis ulikt tilbud alt etter hvilken kommune de tilhører
på fastlandet, dette oppleves som uprofesjonelt og ikke bra.
Det er stor turnover blant ansatte i barnehagene. Det bør jobbes for å redusere denne da det er
krevende å få nytt personale hele tiden. Barnehagene har felles maler og grunnholdninger, og det
brukes mye tid på å bygge gode strukturer, kultur og rutiner. Arbeidet med å utvikle rutiner og
systemer som er enkle å overta/sette seg inn i for nytilsatte må fortsette. For å redusere turnoveren,
kan det settes krav om 2-3 års ansettelse for å få dekket flytteutgifter.
Barnehagene deltar i prosjektet «kompetanse for mangfold», og har en koordinatorrolle som
barnehager på fastlandet ikke har da mottaksapparatet ivaretas dette. Barnehagene i Longyearbyen
må finne egne måter å løse oppgaven på grunnet spesielle forhold på Svalbard, samt at det ikke er
samme regelverk her som på fastlandet. Dette er krevende og medfører mye ekstraarbeid. Det
arbeides med utvikling av gode systemer i forhold til mangfold, men det er fortsatt jobb å gjøre på
dette området.
Uforutsigbarhet i barnetall og turnover gjør budsjettstyring utfordrende.
Tremånedersregelen vedrørende garanti om barnehageplass og ordningen med to hovedopptak i året
kan fjernes. Gjennomfør i stedet ett hovedopptak. Dette vil gjøre ting mer forutsigbart og mindre
ressurskrevende. Det er blant annet svært vanskelig å få tak i kvalifisert personale i løpet av tre
måneder.
Barn under 3 år opptar 2 barnehageplasser, barn over 3 år opptar en barnehageplass. I Longyearbyen
regnes barn som 3-åringer fra det halvåret de fyller 3 år (dvs regnet som 3-åringer fra 1.1. eller 1.7.).
Dette praktiseres ulikt andre steder i landet, noen steder regnes barna som 3-åringer fra den måneden
de fyller 3, andre steder fra 1.1. det året de fyller 3. LL har altså valgt å legge seg på en mellomting. Å
regne barn som 3-åringer før de fyller 3 år fører til større arbeidsbelastning for de ansatte, noe som
kan føre til høyere sykefravær. Foreldrene er også meget fornøyd med dagens ordning, og skulle
gjerne ønske at barna ikke telles som 1 plass (3år) før de faktisk er 3 år.
Hvis barna teller for en plass allerede den måneden de fyller to år kan konsekvensen av dette bli
mindre kontinuitet i barnegruppene. Det er en utfordrende å få til en god vikarordning. Barnehagene har jobbet mye med dette og rullerer
på vikarene mellom barnehagene.
Det foreslås å se på barnehagetilbudet på sommeren. Barna skal i hovedsak avvikle ferie på
sommeren, men grunnet mange foreldre som jobber innen turisme, forskning og reiseliv med
høysesong på sommeren, ønsker en god del ferie på annen tid av året. Dette er utfordrende for
barnehagene med hensyn til å få avviklet de ansattes ferie. Det er politisk bestemt at det skal være
like bra barnehagetilbud på sommeren som ellers i året, noe som er vanskelig å oppfylle. Dette gjelder
for alle barna, men spesielt for barn med spesielle behov.
Det er ikke ønskelig med dagens ordning med 6-åringer i barnehagen frem til skolestart. Er det mulig
å se behovene i barnehagene og SFO i sammenheng? Kan det foretas rullering av ansatte på SFO og
i barnehagene slik at barnehageansatte blir med barnegruppen over i SFO?
Det er viktig med godt og fleksibelt barnehagetilbud da de fleste ikke har samme nettverk her som på
fastlandet. Det er ønskelig å få avklart hvilket samfunnsansvar lokalpolitikere, foreldre og
arbeidsgivere mener at barnehagene har ut fra forholdene i Longyearbyen og at familiene ikke har
nettverk her.
Det foreligger en del begrensninger på Svalbard grunnet manglende regelverk, f.eks. innen
helselovgivning. LL/barnehagene må tørre å sette grenser for hvilke tilbud som er mulig å få her.
Side 47
LL har en kompetanseplan som barnehagene ikke har mulighet for å oppfylle grunnet begrensede
budsjett til kompetanseheving i forhold til antall ansatte. Det er et ønske om å kunne tilby de ansatte
mer kursing.
Det er behov for investeringer i IKT i barnehagene. Det er også behov for økt ikt-kompetanse.
Barnehagene opplever at de ikke blir prioritert på lik linje med andre enheter i LL bl.a. når det gjelder
IKT. For å sikre en god bedriftskultur, er det viktig å unngå slike forskjeller.
Barnehagene kan bli flinkere til finne muligheter for ekstern finansiering.
Hvis dagens nivå på barnehagetilbudet skal fortsette, må budsjettrammene opprettholdes.
Varebestillinger kan samkjøres bedre, og det kan jobbes for å inngå bedre avtaler med leverandører,
noe som vil være kostnadsbesparende.
Side 48
Referat fra møte med enhet for eiendom 23.4.2015 Til stede: Morten Langerud, Dag Arne Husdal, Vidar Gunnes, Isa Iljasov, Knut Eide, Elin Dolmseth,
Belinda Brendlien.
Fraværende: Marianne Aasen
Oppdrag:
o
o
økonomiske rammer
Det er bra at LL har egne vaktmestre da disse opparbeider seg kompetanse om og får et eierforhold til
bygningsmassen på en annen måte enn om eksterne skulle utført arbeidet.
Det er kort responstid for innmeldte oppdrag.
Enheten har et bra verksted som gjør at arbeidet kan utføres på en hensiktsmessig måte.
Deler av LL’s bygningsmasse er gammel og krever mye vedlikehold. Det er potensiale for mer effektiv
drift i forhold til blant annet vedlikehold og energi, og det foreligger etterslep på vedlikehold. Selv om
det er gjort et stort arbeid vedrørende energidrift som har medført store besparelser er det fortsatt
potensiale på dette området, og det bør være fokus på energi- og driftsoptimalisering. Det brukes mye
tid på feilsøking. Det kan gjøres tiltak for å få bedre kontroll på inneklimaet i LL’s bygninger.
Korrosjonskostnadene er store grunnet problematikk rundt vannkvalitet eller jording.
Det kan vurderes annen strukturering og organisering av arbeidet. Mer av vedlikeholdsarbeidet kan for
eksempel utføres internt av LL i stedet for kjøp av tjenester fra eksterne. For å gjennomføre dette på
en effektiv og hensiktsmessig måte, bør bemanningen utvides med minst to personer. Flere ansatte vil
også gjøre enheten mindre sårbar ved sykdom.
Ved ansettelse av vaktmestere er det viktig å se på sammensetningen av kompetanse i enheten slik
at man utfyller hverandre på en god måte.
Enheten er godt i gang med å lage rutinebeskrivelser, dokumentasjon og å digitalisere dokumenter,
men det gjenstår fortsatt arbeid på dette området. Gode rutinebeskrivelser og dokumentasjon vil trolig
være tidsbesparende.
Det kan bli stor avstand mellom administrativt tilsatte i enheten og vaktmestrene da administrativt
tilsatte blir sittende mye inne med kontoradministrative oppgaver. De får derfor liten tid til
prosjektoppfølging ute. Dette kan avhjelpes ved å ansette en person i tidsbegrenset stilling for å bistå
med digitaliseringsjobb og rutinebeskrivelser.
Enheten setter i gang og gjennomfører mange prosjekter, men det gjenstår fortsatt prosjekter som
ikke er igangsatt.
Lagerstyringen kan bli bedre. Det er ønske om større lager for lagring av mere materialer etc enn det
som er mulig i dag.
Fokus på teambuilding, kommunikasjon, trivsel og miljø vil kunne gi positive resultater for
arbeidsinnsatsen. For motivasjonen er det viktig å kunne styre arbeidsdagen selv. Det er også ønske
om å kunne bestemme mere selv når man skal ha ferie.
Det kan ses på tidsbruk og servicegrad overfor den enkelte enhet; ytes det service utover Enhet for
eiendom sitt ansvarsområde som enhetene bør utføre selv?
Enheten bør bli flinkere til å synliggjøre hvor mye som skal gjøres.
En stor del av arbeidsdagen er belagt med faste oppgaver, og enheten kan ikke se at det kan gjøres
mere ut av den arbeidskraften enheten har.
Side 49
Referat fra møte med enhet for energiverket 22.4.2015
Til stede: Kim Rune Røkenes, Kjell Hauso, Hugo Olsen, Else-Marie Prytz, Thore Berntsen, Marianne
Hegle, Gunnar Pedersen, Håkon Johansen, Lars Wiggen, Elin Dolmseth, Belinda Brendlien
Forfall: Alle ansatte var invitert til møtet. De som møtte er nevnt ovenfor. Marianne Aasen.
Oppdrag:
o
o
økonomiske rammer
Energiverket er en kompetansearbeidsplass, noe som er bra både for LL og for Longyearbyen.
Sammensetningen av ansatte er bra, og det er en trivelig arbeidsplass.
Energiverket har stabil leveranse av strøm og fjernvarme og leverer god kvalitet til folk flest.
Energiverket betjener 110-sentralen på en svært god måte.
Gjennomført tilstandsanalyse er bra, og det er bra at det investeres penger til aktuelle prosjekter.
Energiverket har god kompetanse på kundebehandling.
Energiverket har bra målepark og fjernavleste målere.
Gammelt energiverk medfører ekstra kostnader, bl.a. til kjøp av reservedeler og overtidsarbeid. Det tar
lang tid å få tak i reservedeler da det er svært få som driver tilsvarende energiverk.
Det er opparbeidet et etterslep på vedlikehold over flere år, noe som er utfordrende og
arbeidskrevende å ta igjen. Det gjennomføres i tillegg mange prosjekter samtidig som ordinær drift
skal ivaretas. Ansatte må derfor strekke seg for å få løst alle oppgavene.
Kontaktinformasjon bør gjøres lettere tilgjengelig på LL’s nettside slik at for Longyearbyens befolkning
vet hvem de skal kontakte ved problemer på strøm og fjernvarme. Det samme gjelder også for annen
infrastruktur.
Det er forbedringspotensiale på innkjøpsområdet, og bedre system for lagerstyring vil være
kostnadsbesparende. Det bør også jobbes for å inngå bedre avtaler med leverandører, og eventuelt
inngå samarbeid med andre ifht innkjøp, f.eks. e-verk på fastlandet. Kjøring av slagg, aske og kull
foretas i helgene på timebasis. Det kan være kostnadsbesparende å inngå kontrakter vedrørende
dette.
Det bør ryddes for å få bedre oversikt over hvilke eiendeler/materiell energiverket har.
Energiverket har mange gode datasystemer, men det er behov for mer brukerrettet opplæring for å
kunne utnytte systemene mer effektivt. Det er også ønskelig med bedre tilgangsstyring for brukerne av
de ulike systemene. Dette kan løses ved å forhåndsdefinere hvilke brukertilganger den enkelte stilling
skal ha.
Opplæring av nytilsatte på energiverket kan bli bedre, og det bør jobbes med bedre prosedyrer,
rutinebeskrivelser og arbeidsprosessbeskrivelser. Det er også viktig at ting merkes, slik at det blir
lettere å løse oppgaver/finne frem. Det er en utfordring å faktisk få trent nok på systemstopp, dette kan
kanskje avhjelpes ved simulatortrening. Det er usikkert hva det vil koste å etablere simulatortrening.
Side 50
Energiverket mangler oppdatert kartverk med oversikt over hvor det er lagt kabler. Dette bør på plass,
men fordrer egen prosjektstilling.
Avløpssystemet på energiverket er dårlig.
Det foreligger et forbedringspotensiale vedrørende avfallshåndtering.
FDV-partnerne (JM Hansen, Imtech og LNSS) prioriterer ikke å løse oppgavene for energiverket så
raskt som ønskelig.
Energiverket har døgnkontinuerlig drift i forhold til beredskap. Det er en utfordring at det ikke er
beredskap i forhold til tilkallingspersonell. På grunn av betydelig opplæringsbehov, kan det ikke hentes
inn/tilsettes personell på kort varsel.
Et avfallsanlegg som kunne levert rett inn på nettet, ville hjulpet på kapasiteten.
Energiverket trenger ikke å selge destillert vann, men det brukes heller ikke mye ressurser på dette.
Salg av byggestrøm kan avvikles, men vurderes ikke som aktuelt da det gir gode salgsinntekter.
Det bør ses på om kompetansen vedrørende energi og fjernvarme kan samles.
Det bør settes i gang et arbeid for å se om fjernvarmerørene er godt nok isolert og om det er varmetap
noen steder. Her kan det være forbedringspotensiale; bra primærnett hjelper ikke hvis sekundærnettet
er dårlig. Samarbeidet mellom energiverket og teknisk enhet ifht fjernvarme kan bedres.
Mange betaler fast pris for fjernvarme og det foreligger i dag ikke virkemidler for å få
boligeiere/innbyggerne til å gjennomføre energibesparende tiltak. LL bør iverksette tiltak /kampanjer
slik at boligeiere igangsetter enøktiltak, spesielt i forhold til fjernvarme.
Alternativ måte å løse tjenesten på, er investering i nytt kraftverk.
Side 51
Referat fra møte med enhet for personal og organisasjon 28.4.2015 Til stede: Tommy Pedersen, Tine Mari Thornes, Inger Marie Haukalid, Anne Rakel Østli, Karina
Solberg, Jorunn Høyland, Elin Dolmseth, Belinda Brendlien
Oppdrag:
o
o
rammer
Personal tilbyr enhetslederne bistand i forbindelse med rekruttering. Det er bra at personal har et
overordnet blikk på lønns- og rekrutteringspolitikken i LL.
En del opplysninger er ferdig utfylt i forbindelse med utlysning av stillinger, dette gjør kvaliteten på
utlysningstekstene bedre. Dagens datasystem er enklere i bruk enn tidligere system og
registreringsarbeidet tar mindre tid.
Bruk av elektronisk søknad ved korttidsfravær er tidsbesparende.
Lønn og personal er opptatt av å yte bistand til enhetsledere og ansatte, og tar seg alltid tid til å gi svar
når noen tar kontakt.
All informasjon er samlet i lønnssystemet, noe som gir god oversikt.
Postlister produseres og arkivet er i stor grad ajour med journalføringen. Arkivansvarlig er svært
serviceinnstilt og hjelpsom.
Infotorget er imøtekommende og hyggelige og yter varierte og gode tjenester. De er fleksible og i
endring hele tiden. Infotorget er et «pulserende hjerte» som server hele Longyearbyen. De er på
tilbudssiden og påtar seg gjerne nye oppgaver innenfor tilgjengelig ressurser.
Forslag til forbedringer / økt produksjon / bedre kvalitet:
Personalrådgiver savner grunnkompetanse på systemoppbyggingen i Visma Enterprise.
Det anbefales å benytte skype/videokonferanseutstyr i større grad i forbindelse med rekruttering da
dette er kostnadbesparende.
Innføring av Visma Enterprise har satt en del ting i system, men det gjenstår fortsatt mye arbeid ifht
rutiner og veiledninger, samt å ta i bruk nye moduler. Visma er et større system enn del LL hadde
tidligere. Dette gir bedre oversikt og kontroll, men krever også mer arbeid. TQM er et bra
kvalitetssystem, men er ennå i en utviklingsfase.
Det er brukt mye tid på A-ordningen, men det vesentligste ser nå ut til å være i orden og dette vil
forhåpentligvis gi tidsbesparelse fram i tid. Det er viktig å være nøye på hva som registreres inn, for å
sikre god kvalitet på sluttdataene.
Lønnsbilag leveres ikke alltid innen frister, noe som kan være en utfordring. Lønn kan bli flinkere til å
sette grenser overfor enhetslederne i forhold til å få bilag inn innen fristene. Andel elektroniske
lønnsbilag vil øke, dette forventes å avhjelpe noe i forhold til overholdelse av frister.
Arbeidsbelastningen i forhold til syke- og fødselsrefusjoner er blitt mer omfattende grunnet nye krav til
skjemaer som skal sendes inn og stadig kortere sykemeldingsperioder.
Det er for lite tid til opplæring til enhetene/ansatte vedrørende forhold på lønnsområdet. Noe bistand
gis via intranett og ved forespørsler.
Årsavslutningen er tidskrevende, men Visma Enterprise bidrar til at jobben gjennomføres bra.
Side 52
Det er ønskelig at enhetslederne benytter personal sine tjenester i større omfang enn i dag. Det er
ulikt hvor mye enhetslederne ber om bistand fra personal, men personal ønsker å være på
tilbudssiden da det er viktig at personal har totaloversikt i LL. Man slipper da brannslukking i etterkant.
Jo mer bruk av lønn og personal sine tjenester, jo mer enhetlig vil organisasjon bli.
Dagens delegasjonsreglement legger begrensninger i personalsjefens myndighet, noe som gjør at
han ikke alltid har mulighet til å rette opp i/stoppe eventuelle skjevheter.
Visma Enterprise vil, når alle moduler er på plass, være et styrende system. Arbeidsoppgavene på
lønn/personal vris over fra registrering til kontroller. Mer kontroller vil gi mindre feil og færre
feilutbetalinger.
Når alle moduler innen Visma Enterprise fungerer og er fullt oppe og går, vil det sannsynligvis
medføre tidsbesparelser.
Arbeidsmengden på arkiv er for stor i fht bemanning, og det er bl.a. ikke tid til å jobbe med arkivplan,
rutinebeskrivelser og bevarings- og kassasjonsreglement vedrørende arkiv/journalføring. Daglig
journalføring prioriteres, men oppfølging, restansekontroll og avslutting av saker skjer sporadisk.
Systemadministrasjon for ePhorte skjer etter «brannslukkingsmetoden». Opplæring og oppfølging mot
brukere er minimal. Gode rutinebeskrivelser vil bidra til bedre kvalitet på arkivmaterialet, ensartet
journalføring og økt effektivitet i arkivtjenesten i LL. Ordning og katalogisering av eldre og avslutta
arkiv på papir gjøres ikke i det hele tatt. Det er ulike holdninger i LL i forhold til bruk av ePhorte, og det er utfordrende å få alle ansatte til å
bruke systemet. Brukerne kan bli mer selvstendig og flinkere til å spørre i forkant. Dette vil gi
tidsbesparelser for arkivet.
IKT-strategi mangler, og datasystemer velges uten at det er nok gjennomtenkt i forhold til om det
berører andre systemer/områder.
Det bør settes av mer tid til vedlikehold og utvikling av LL sin nettside da dette vil gi bedre informasjon
og service til befolkningen. Med bedre informasjon på nettsiden kan ansatte i infotorget bistå publikum
på en enda bedre måte. Det kan f.eks. opprettes en gruppe med deltaker bl.a. fra infotorget som har
ansvaret for nettsiden.
Det bør være en bevissthet rundt hvilken informasjon som legges på facebook og hva som legges på
nettsiden. Det anbefales å utarbeide retningslinjer for hva som skal publiseres på facebook. Nettsiden
bør være hovedinformasjonskilden.
Ansatte bør bruke outlook mer aktivt i forbindelse med fravær og ferier slik at infotorget har nødvendig
oversikt.
Det er ønskelig med en trådløs telefon i infotorget da det vil gi bedre fleksibilitet.
Infotorget har tidkrevende oppgaver som er noe sesongbetonte, som f.eks. bestilling av flybilletter.
Ansatte ber litt for raskt om hjelp fra infotorget i tilfeller der den enkelte kan finne ut av ting selv ved å
sjekke våre egne hjemmesider.
Det er i dag flere rekvisitalager på næringsbygget. Det er ønskelig med kun ett lager da dette er
tidsbesparende i tillegg til at forbruk av rekvisita vil reduseres. Det bør utarbeides innkjøpsavtaler.
Det er uheldig at skranketjenesten til NAV ligger innenfor skranken til infotorget. Dette vil trolig bli
endret i forbindelse med framtidig flytting av biblioteket.
Side 53
Referat fra møte med enhet for Longyearbyen havn 8.5.2015
Til stede: Kjetil Bråthen, Richard Olsen Ingerø, Elin Dolmseth.
Forfall: Marianne Aasen
Oppdrag:
o
o
rammer
Høy leveringsevne av og kvalitet på tjenester til båtene, som avfall – vann – fortøyning.
Meget god fortøyningstjeneste.
Mange får et tilbud sett i forhold til de begrensede ressurser havna har.
Meget god tilbringertjeneste for Los-tjenesten.
Havn har, og har hatt over lengre tid, fokus på utvikling av Longyearbyen og følger med på utvikling av
Longyearby-samfunnet sitt behov.
Forslag til forbedringer / økt produksjon / bedre kvalitet:
Økt kapasitet på ferskvannsforsyning til båter
Enklere avfallshåndtering hadde vært en fordel, både for båtene og for havna og for
renovasjonsanlegget. Et alternativ er å ha døgnkontinuerlig vakt som tar imot avfall – det vil gi en mye
dyrere renovasjonsordning. Et annet alternativ er komprimering av avfall på stedet (havna) og at hver
kunde betaler etter vekt. Det er viktig å ha en god avfallshåndtering til riktig pris slik at ikke avfall
havner i havet. Avfall kan bli stående tilgjengelig for fugler og rev, det forsøpler området.
Båter, både lokale og tilreisende, ønsker lengre liggetid ved kai (fordrer flere kaimeter)
Egen administrativ ressurs på havna ville frigjort tid for dagens ansatte til å gjennomføre operative
oppgaver som i dag kjøpes av eksterne.
Når vedlikeholdshall er på plass vil en økning i teknisk bemanning bidra til bedre kvalitet på tjenester
som havna yter samt sikre enda bedre operative tjenester. Kanskje kan stillingen også bidra med
tjenester til andre enheter i Longyearbyen lokalstyre. En ny stilling vil føre til mindre kjøp av tjenester
fra eksterne.
Avklare finansiering av havnas kostnader i fbm beredskaps-/redningsaksjoner (der HRS eller SMS
kaller ut).
Side 54
Referat fra møte med administrasjonssjef med stab 24.4.2015
Til stede: Lars Ole Saugnes, Unn Martinsen, Marianne Aasen, Mona Ada Andersen, Linn Tautra
Grønseth, Astrid Meek, Svein Olav Ween, Elin Dolmseth, Belinda Brendlien
Forfall: Turid Telebond, Tommy Pedersen
Oppdrag:
o
o
økonomiske rammer
Adm.sjef m/stab er god på kommunikasjon mot staten, er flink til strategisk tenking og har godt
omdømme i Justisdepartementet/polaravdelingen. Vi er gode på å se hva politikere og departementet
trenger.
LL har gjort et bra arbeid med å rydde/kartlegge hva som gjelder/ikke gjelder av regelverk på Svalbard
slik at rettssikkerheten til innbyggerne ivaretas på en god måte. Enhetslederne har også en bevissthet
rundt utfordringer vedrørende regelverket.
Administrasjonssjefen er flink til å se ting «ovenfra» og til å skape klarhet. Det er bra å ha en solid
toppleder.
LL har solide økonomiske rammer og kan dermed skape høy kvalitet.
Mandagsmøtene mellom administrasjonssjef og lokalstyreleder og -nestlederer bra. Dette skaper en
dynamikk mellom hva politikerne mener og hva administrasjonen tenker.
LL har selvgående ansatte og gode tillitsvalgte. Arbeid utføres med høy kvalitet, noe
innbyggerundersøkelsen fra høsten 2014 også viser. Turnover gjør at LL ved bytte av personell kan
gjøre løpende vurderinger av hvilken kompetanse det er behov for.
Arbeid med rullering av arealplan er igangsatt. Ny arealplan vil sannsynligvis gi en mer detaljert og
fleksibel arealplan og færre delplaner, noe som sannsynligvis vil tidsbesparende ved senere
arbeidsprosesser og bidra til bedre omdømme for LL.
Det jobbes for å få på plass digital kartløsning. Dette er positivt for innbyggerne som da kan foreta
oppslag selv.
LL er godkjent miljøsertifisør og kan tilby næringslivet bistand i forbindelse med miljøsertifisering.
LL har opparbeidet seg en god plattform i beredskapsarbeidet, noe som vil lette det videre arbeidet.
Samhandling og planverk er blitt bra, og planverket er testet og fungerer.
Prosessen rundt kvalitetssystemet TQM har vært omfattende, men har medført refleksjon og
bevisstgjøring, og internkontroll har blitt satt i fokus.
Byggesaker behandles innen tidsfrist, og det er ca 100 saker (store og små) i året.
Byggesaksbehandler er lett tilgjengelig og har én til én kontakt med kunde.
Saksbehandlingen av politiske saker holder høy kvalitet. Frister overholdes for protokoller og
sakspapirer til politiske møter.
Skjenkesaker behandles innen frister.
Side 55
Det er gode systemer og orden rundt gjennomføring av valg.
Det er svært få klager vedrørende korkpengetildelinger, noe som indikerer at folk er fornøyde.
Facebook er tatt i bruk for profilering.
Fullelektroniske sakspapirer til politiske møter vil være miljø-, kostnads- og tidsbesparende.
Organiseringen med politiske utvalg kan vurderes endret fra dagens ordning med flere politiske utvalg
til et utvalg. Dette vil være ressurs- og tidsbesparende.
LL har frivillig tatt på seg oppgaven med forhåndsstemmemottak til Stortings- og kommune/fylkestingsvalg. Det kan eventuelt overlates til Sysselmannen igjen.
For skjenketillatelser er det potensiale for tidsbesparelser ved å gi faste skjenkebevillinger i stedet for
søknader til enkeltanledninger.
Det vil være kostnadsbesparende å foreta opptrykk av årsberetningen selv i stedet for ekstern
trykking.
Det bør settes av mer tid til vedlikehold og utvikling av LL sin nettside da dette vil gi bedre informasjon
og service til befolkningen. Med bedre informasjon på LL sin nettside kan ansatte i infotorget bistå
publikum på en enda bedre måte, og det vil være tidsbesparende for saksbehandlere.
Oppgaver kan legges til infotorget. Dette vil gi raskere saksbehandling og god omdømmebygging.
LL bør få flere elektroniske søknadsskjemaer.
LL kan bli bedre på koordinering og samsnakking både på nivå 1 og nivå 2. Det er viktig å tenke
overordnet og strategisk sammen.
LL har mange gode datasystemer, men utnytter ikke potensialet i systemene og fullfører ikke
igangsatte ting. Det er behov for en plan for hvilke datasystemer LL skal ha og hvorfor. Dette vil være
ressursbesparende og gi bedre grunnlag for vurdering av framtidige behov. Det bør igangsettes et
prosjekt på IKT mht strategisk tenking, her inngår også informasjonssikkerhet m.m.
LL kan bli mer moderne på IKT, og det er et ønske om bærbare PC-er og dockingstasjon for mer
effektiv jobbing.
Enhetene kan koordinere bedre slik at det utarbeides felles dokumenter/skjemaer der det er mulig,
f.eks. HMS-skjema.
Vi må bli flinkere til å innlemme hverandre og ta tak i eventuelt negativt snakk. Etiske retningslinjer kan
hjelpe, og det bør være fokus på bedriftskultur. Ledertreningsprogrammet har tatt tid og ressurser,
men er bra for bedriftskulturen.
LL kan bli bedre på målstyring.
Det er viktig å være bevisst på hva som er nødvendig og godt nok, og ha fokus på det som fungerer.
Det er viktig å være raskt på, ha tett kontakt med fagforeningene, være ute på enhetene, samles og
snakke om hva som er viktig med LL.
LL mangler overordnet kompetansestrategi.
Side 56
Dersom LL skal bli gode på informasjon, bør det være en ressurs som er dedikert til dette arbeidet,
f.eks. engasjere en person med riktig kompetanse i 40 % stilling. Alternativt kan arbeidet med
profilering settes ut til eksternt firma.
Det er et ønske om at byggesak og plan samles i staben da kompetansen ligger her.
Det gjenstår en del arbeid på arkiv m.h.t arkivering av gamle byggesaker. Oppdatert arkiv vil være
ressursbesparende for byggesaksbehandler.
Det er viktig å se potensialet i forbindelse med bytte av ansatte og i forhold til tverrfaglighet; bruke
ansatte på andre områder enn deres daglige ansvarsområder dersom de også har kompetanse på
andre områder. Personlige egenskaper bør vektlegges når personer plukkes ut til å delta i
gjennomføring av prosesser, uavhengig av hvor man organisatorisk hører hjemme.
Side 57
Administrativt organisasjonskart for Longyearbyen lokalstyre
Side 58
Aktivitetsplan / mileplælplan SNU1 fase 2
AKTIVITETSPLAN / MILEPÆLPLAN SNU 1 FASE 2
Ansvar
Forberedende aktivitet:
Informasjon til ansatte om prosjektet
Hva er du mest stolt av i jobben din? Hvor trykker skoen ‐ og Møter med ansatte hva kan du gjøre med det?
på den enkelte Beskriv hva du kan bidra med i det miljøet du er i (boligen vår, enhet: Innhenting bygget vi jobber, materiell, biler, energi, tidstyver vi selv kan av synpunkter og påvirke osv)
informasjon
Vurdere om aktivitetsplan / milepælplan må revideres som følge av informasjon mottatt på møter med ansatte.
Resultatmål:
Aktiviteter:
Enhetslederne undrer seg over andre enheters økonomi og tjenesteproduksjon
Få oversikt over styringsdokumenter og utredninger som finnes, som er under arbeid eller som mangler
Lage oversikt over dagens tjenestetilbud (stikkordsmessig)
Hvilket omfang og pris (inntekter og utgifter) har tjenestene i Oversikt over dag hvilke tjenester LL Omtale hvorfor vi tilbyr tjenesten, definere hva som er tilbyr til ulike lovpålagt og ikke lovpålagt
brukergrupper Omtale vår vurdering av tjenestens kvalitet Beskrive konsekvensen av å endre / ikke tilby en tjeneste
Presentasjon på den enkelte enhet av enhetens tjenester
Gjennomføre innbyggerundersøkelse, skrive rapport. Info til TMU og SG om rapporten
Presentasjon av LL sine tjenester til TMU og PU
Veivalg for arbeidet videre i prosjektet
Uke (2014 / 2015)
Med‐ Beslut‐
42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27
virkning ning
PL
EH
PL
AN
PL
AN
PL
TMU
PL
EH
PL
AG
PL AG, EH, AN
PL
AG, EH
PL
AG, EH
PL
PL
EH
AG, EH
AG, EH
SG
PL
PL
PL
TMU
TMU
SG
SG
Dypdykk i omfang og utgifter med tjenestene LL produserer PL
EH / AN
sett opp mot kostratall i rapporten fra KS‐K
Enhetene beskriver hva som er bra med egne tjenester og PL /EH
AN
hvor det er forbedringspotensiale
Beskrive alternative måter å løse egen tjenesteproduksjon på PL /EH
AN
Beskrivelse av om Beskrive mulighetene for økt produksjon og/eller bedre PL /EH
AN
tjeneste‐
kvalitet innen de samme eller lavere økonomiske rammer
produksjonen kan Foreslå alternative måter å løse tjenesteproduksjonen på
PL
AG
gjennomføres på Forslag til justering av nåværende organisasjonsmodell PL
AG
annen måte
Enhetslederne undrer seg over andre enheters økonomi og tjenesteproduksjon
Veivalg for arbeidet videre i prosjektet
Definere hva som er Longyearbyen lokalstyres viktigste Forslag på endring tjenester (kjernevirksomhet) og hvilke tjenester som kan i omfang, kvalitet prioriteres bort
og pris på tjenestene våre Foreslå fremtidig tjeneste‐omfang, kvalitet og pris PL
EH
PL
TMU
SG
PL
TMU
SG
PL
TMU
SG
SG: Styringsgruppa
PL: Prosjektleder
AG: Adm.sjefens gruppe
EH: Enhetsledere
AN: Ansatte
Side 59
OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER
Tjeneste‐
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Enhet type
Ikke lovpålagte tjenester
Admsjef skal sørge for lokalsamfunnsplan
Barnehagemyndighet og barnehageeier
Dialog med staten pga gråsoner
Informasjon og representasjon Lede det strategiske plan‐ og utviklingsarbeidet, herunder samfunnsutviklingen
Motivere og utvikle de ansatte slik at organisasjonen blir fleksibel og effektiv
Omdømmebygging
Sørge for felles personalpolitikk samt oppfølging og koordinering av enhetsledere
Videreutvikle, kvalitetssikre og tilpasse Longyearbyen lokalstyres tjenester i forhold til innbyggernes behov (inkl drifting av prosjekter)
Videreutviklte og ivareta en god bedriftskultur
Bokproduksjon
Lyb skoles historie
Informasjon
Bidrag til undersøkelser i regi av SSB
Brukerundersøkelser Forsyne Polaravdelingen med statistikkdata
Holde foredrag Innbyggerundersøkelser
Medarbeiderundersøkelser
Produsere foredrag
Samarbeid i SSB sitt statistikkforum
Samarbeid med skattekontoret for Svalbard
Samarbeid med Visit Svalbard og Svalbard næringsforeing
Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler
Årsak til at faktisk omfang tilbys
Omfang
Politisk vedtak
Vedtak i lokalstyret (sak 77/13). Behov for revisjon vurderes i hver valgperiode. Rullering med 1 års horisont
Administrativ beslutning
Velger å følge barnehageloven
Ved behov
1 admsjef + 2 sektorsjefer. Direktorater, departement, kommuner
Politisk vedtak
Vedtak i lokalstyret (jnr. 2012/691). 1 admsjef + 2 sektorsjefer
Politisk vedtak
1 admsjef + 2 sektorsjefer
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Tidsbegrenset oppgave
Politisk vedtak
Prisundersøkelser, brukerundersøkelser, levekårsundersøkelser
Undersøkelser knyttet til konkret tjenesteområder
Fortløpende
Foredrag internt og eksternt
Hvert 3.‐4. år
Hvert 3.‐4. år
Foredrag som også andre bruker
1 møte i året
Innhente demografiske data til bruk internt og eksternt
Innhente data til bruk internt og eksternt
Side 60
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Samfunns‐ og næringsanalyse
Utarbeide og vedlikeholde bedriftsoversikt
Kulturminnevern
Gamle kraftstasjon
Kvalitet, internkontroll, beredskap
Følge opp profilhåndbok
Plansaksbehandling
Videreføring av tidligere praksis
Omfang
Årlig utarbeidelse
Nettutgaven produseres fortløpende. 1 papirutgave i året.
Tilskudd fra Sysselmannen, kr 100 000 til mulighetsstudium
Div høringsuttalelser / saksforberedelse Revidering av byggeforskrift
Politisk vedtak
Varierende arbeidsmengde
Revideres ved behov
Ruspolitisk handlingsplan
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Behov for revisjon vurderes i hver valgperiode. Rullering med 1 års horisont
Vedtak i lokalstyret (sak 77/13). Behov for revisjon vurderes i hver valgperiode. Rullering med 1 års horisont
Brukerstøtte (saksbehandlingssystemet)
Jevnlig henvendelse fra saksbehandlere, rådgivning
Div høringsuttalelser / saksforberedelse Administrativ beslutning
Varierende arbeidsmengde
Drift av politiske organer (bl.a. rådgivning i fbm valg til styrer og utvalg)
Oppfølging av reglement knyttet til politikken
Legge til rette for lokaldemokratiet
Legge til rette for lokaldemokratiet
Legge oss på samme ordning som partiloven beskriver på fastlandet
Politisk vedtak
Utarbeide og forvalte lokalsamfunnsplan
Politisk sekretæriat
Partistøtte
Redaktør for LL sin hjemmeside, inkl. oppfølging av forfattere
Systemansvar for Lokal tjenestekatalog (tjenestebeskrivelser)
Skjenkekontroll
Inngå avtaler med og oppfølging av skjenkekontrollører, samt oppfølging av saker etter kontroller
Div høringsuttalelser / saksforberedelse Service til eksisterende og potensielle lokalpolitikere
Service til eksisterende lokalpolitikere
1 gang i året
Løpende oppgave
Løpende oppgave
Politisk vedtak
Ruspolitisk handlingsplan. 4‐6 kontroller i året. Administrativ beslutning
Variabel arbeidsmengde
Side 61
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Etablererveiledning
Kontaktperson for LL mot næringslivet LL sin medlem av LySef
Miljøsertifisør
Observatør for LL i Visit Svalbard under masterplanarbeidet
Politisk vedtak
Saksbehandling for næringsfondet
Samtalepartner for Innovasjon Norge
Lovpålagte tjenester Administrasjonssjefens team
Omfang
Gjerne mot næringsforeningen. Vedtak i lokalstyret (jnr 2009/177‐10)
3 ‐ 7 saker årlig
Administrasjonssjefstilling (adm.leder LL) Svalbardloven §39
Admsjef skal sørge for arealplan
Admsjef skal sørge for økonomiplan
Bistå og forberede tilsyn / revisjon i LL
Skoleeierrollen
Plansaksbehandling
Svalbardmiljøloven kap. 6
Kommuneloven kap. 8
Rullering årlig
Div lover
Opplæringsloven
Saksbehandling av delplaner til arealplan Svalbardmiljøloven
Svalbardloven og Utarbeide og forvalte arealplan
Svalbardmiljøvernloven
Lokalstyret har fått oppgaven Forhåndsstemmemottaking Stortings‐ og delegert fra Sysselmannen (brev 09.02.2011)
kommune‐/fylkestingsvalget
Gjennomføring av lokalstyrevalg
Saksbehandling av skjenkesaker
Hvert 2. år
Svalbardloven §34. Forskrift om lokalstyrevalg i Lyb
Lokalstyret har fått oppgaven delegert fra Sysselmannen(brev av 12.12.01 og 4.2.10): For‐2001‐
12‐12‐1406 § 3‐1
Hvert 4. år
66 søkn om skjenkebevilling enkeltanledn., 23 "faste" skjenkebevillinger gjeldende til 30.6.16, 5‐6 saker årlig vedr endringer skjenkebestyrer, skjenketid, skjenkeområde
Side 62
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Saksbehandling av transportløyver
Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov
Forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag innenfor Longyearbyen § 4
Admsjef skal sørge for at det som legges fram for politisk behandlinger er forsvarlig utredet og vedtak iverksatt
Svalbardloven §39
Admsjef skal sørge for god forvaltning og effektiv bruk av økonomiske ressurser
Svalbardloven §39
Admsjef skal sørge for tilstrekkelig internkontroll
Svalbardloven §39
Ivareta det overordnede arbeidet med helse, miljø‐ og sikkerhet
Svalbardloven §39
Korkpenger
Forskrift om overskuddsutdeling fra Nordpolet AS.
Forvaltning av korkpengeordningen Kvalitet, internkontroll, beredskap
Beredskap: planlegging, øvelse, opplæring
Beredskapsforskriften §1‐2
Implementere og drifte kvalitetsstyringssystemet, inkl. opplæring (TQM)
Internkontrollforskriften §4
Næringsmiddeltilsyn
Omfang
Gis for 4‐års periode. Hovedtyngden når nye løyver lyses ut. 53 løyver pr 2014
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Årlig vedtak i lokalstyret. Saksbehandling og oppfølging av 50 ‐ 60 søknader. Arbeidsmengde anslås til ca 1 månedsverk pr år. Administrativ beslutning
3 øvelser pr år
Oppgaven er en del av én stilling til beredskap, men det jobbes også på de enkelte enhetene med kvalitetssysringsystem og implementering av TQM
Forskrift om læge og sundhetsforholdene på Svalbard. Myndighet delegert til LL i brev av 20.12.2001 fra Sosial‐ og helsedep. (j.nr. 2002/003‐1)
Liten aktivitet
Sekretær for politiske utvalg og styrer
Saksbehandlingsforskriften §§6 og 8
Ca antall årlige møter: 8 i lokalstyret, 10 i AU, 6‐8 i TU, 6‐8 i OKU, 4 PU‐
møter. Varierende saksmengde.
Årsberetning
Kommuneloven §48
Det produseres tekst ut over det som er lovpålagt tekst i årsberetningen.
Kontaktperson for LL mot Mattilsynet
Side 63
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Skjenkekontroll
Lokalstyret har fått oppgaven Inngå avtaler med og oppfølging av delegert fra Sysselmannnen kontrollører i hht tobakkskadeloven, Administrativ beslutning
samt oppfølging av saker etter kontroller (brev av 4.2.10)
Omfang
4‐6 kontroller i året. Barn og unge
Barnevernstjenester
Videreføring av tidligere praksis 2‐3 saker årlig
Politisk vedtak
700 t/året. Handlingsprogram 2015‐2018
350 t/året
120 t/året
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Valgt å følge barnehageloven
Valgt å følge barnehageloven
Ett hovedopptak er lovfestet i Barnehageloven (som ikke gjelder på Svalbard). 2 opptak i året, løpende opptak.
120 t/året
Forebyggende forum
Videreføring av tidligere praksis Etablert i 1992, 4 årlige møter
Koordineringsansvar tverrfaglig team
Politisk vedtak
ca 12 årlige møter
Politisk vedtak
Åpning 8.5.24. Vedtak i lokalstyret i 23. 400 t/året (adm)
Politisk vedtak
1500 t/året
200 t/året
600 t/året
Tidsbegrenset oppgave 2 t/d.år
200 t/året
20 t/året
Oppdrag fra fastlandet: Utredningssaker Camp Svalbard
Camp Svalbard sommer
Camp Svalbard vinter
Drift/vedl.hold ungdomsklubb/‐hus
Utleie av bygg og utstyr
Felles barnehageaktivitet
Barnehage‐eier‐funksjon
Barnehagemyndighet
Barnehageopptak
Kiosk ungdomsklubb
Kiosk ungdomsklubb
Tilsyn / veiledning med aktiviteten i UHU
UHU‐styret
UKM
UKM
Ungdomsaktiviteter div
Friluftslivets år
Lyb‐LAN
Stjerner i sikte
Ut og Kjør
Side 64
100 t/året
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Ungdomsklubb
Juniorklubb (2 dager i uka)
Klubbstyre
Seniorklubb (2 dager i uka + enkeltarrangement)
Solfestuka (karneval + repr. I solfestkomite)
Ungdomsråd
Kurs / work‐shop
Ungdomsråd
Lovpålagte tjenester Barnevernstiltak (barn ikke omplassert)
Hjelpetiltak (f.eks. støttekontakt, avlastning, aktivitetsgruppe, råd/veiledning)
Barnevernstiltak (barn omplassert)
Oppfølging av beredskaps‐
/fosterheim/institusjoner
Omfang
Politisk vedtak
1000 t/året. Opprettet før 1.1.22
120 t/året
Politisk vedtak
1300 t/året. Opprettet før 1.1.2002
60 t/året
120 t/året
Longyeargbyen lokalstyrets handlingsplan 23‐26. Konstituert 14.1.2004. 200 t/året
Politisk vedtak
Barnevernsloven
5‐10 årlig
Barnevernsloven
Barnevernsloven, forskrift om fosterhjem
4 besøk i året minimum for hvert barn
Adopsjonsloven
Barnevernloven
1‐3 årlig
1‐3 årlig
Godkjenning av foster‐/beredskapshjem Barnevernloven
Henvisning til BUP
Barnevernloven
1‐3 årlig
1‐5 årlig
Tilsyn i beredskaps‐/fosterheim
Barnevernstjenester
Adopsjonssaker
Fremme sak for rettsvesenet
Saksbehandling etter barnevernloven
PPT førskolebarn
4 årlige besøk i hvert hjem
Barnevernloven
8‐15 saker årlig i gjennomsnitt
Opplæringsloven med forskrifter. Jnr 215/22‐1 Råd / veiledning (rettet mot foreldre og vedørende etablering av PPT i Longyearbyen (1988‐1998)
ansatte)
Opplæringsloven med Sakkyndighetsarbeid (utredning av barn) forskrifter
Systemrettet arbeid (observasjon i barnehagen, gjøre barnehagen bedre i Opplæringsloven med sin måte å yte tjenesten på)
forskrifter
Side 65
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Omfang
5‐10 i året
Løpende drift
Løpende drift
På adresse innen 10 minutter. 2 personer fra brannvaktlaget bemanner ambulansen. 159 oppdrag i 2014
1 opptak i året med 4‐timers internopplæring
Sak i lokalstyret 2005: stilling PPT grunnskole
Opplæringsloven med forskrifter, jnr 215/22‐1 vedørende etablering av PPT i Longyearbyen (1988‐1998)
Opplæringsloven med forskrifter
Råd / veiledning grunnskole og vg avd (rettet mot foreldre og ansatte)
Sakkyndighetsarbeid grunnskole og vg avd (utredning av barn)
Systemrettet arbeid (observasjon i grunnskole og vg avd, gjøre skolen bedre Opplæringsloven med i sin måte å yte tjenesten på)
forskrifter
Barnevernstjenester
Rekruttering av oppdragstakere
Barnevernloven
Forebyggende arbeid
Barnevernloven
Råd og veiledning
Barnevernloven
Brann og redning
Ambulanse
Ambulansetjeneste i hht avtale med UNN HF
Brannberedskap
Opplæring og opptak av deltidsbrannmannskaper som følge av turn‐over
Branntekniske kontroller etter avtaler med objekteier
Lovpålagte tjenester Brannberedskap
Bistand ved andre ulykker
Brannutrykning (på adresse innen 10 minutter)
Forskrift om brannvern på Svalbard §2‐6
Forskrift om brannvern på Svalbard kap. 1 og 2
Ved behov
181 utrykninger håndtert i 2014
Side 66
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Branntilsyn
Direktevarsling til 110‐sentralen
Forskrift om brannvern på Svalbard kapittel 5
Forskrift om brannvern på Svalbard §4‐16
Omfang
Brannberedskap
Brannberedskap ‐ vakttordning
Brannøvelser
Forskrift om brannvern på Svalbard §2‐6. Forskrift om brannvern på Svalbard §2‐6. Røykdykkerveiledning.
Drift av brannøvingsfelt
Forskrift om brannvern på Svalbard
Informasjons‐ og motivasjonstiltak Utarbeide årsrapport og plan over aktuelle brannverntiltak
Forskrift om brannvern på Svalbard § 2‐6
Forskrift om brannvern på Svalbard § 2‐2 og 2‐5
5 på vakt: brannsjef, røykdykkerleder, 2 røykdykkere, sjåfør/pumpemann. 5 vaktlag. 24 ansatte: 3 fast ansatte, 21 deltidsansatte. Ca 2 øvelser i året med samtlige nødetater. Krav om brannsjef ihht § 2‐3 i Forskrift om brannvern på Svalbard
10 øvelser pr brannmann pr år. 5 skal være relatert til røykdykking ihht forskrift. Fellesøvelser (ca 2 pr år) i regi av eksterne (f.eks. Syssselmannen, Røde Kors)
Sameie med Store Norske og Avinor, jfr avtale. Utvikling og vedlikehold. En forutsetning for å gi brannmannskapene nødvendig trening og kompetanse, slik at HMS blir ivaretatt i hht arbeidsmiljølov.
Tilbud om kurs (f.eks. i varme arbeider, brannvernlederkurs, brannvernkurs), ca 10 arrangement vedr brannvernundervisn. skole/barnehage, 1 åpen dag pr år(arrangert på dugnad) Administrativ beslutning
Årlig oppgave
Oljevernberedskap
Oljevernberedskap
Eiendom
Eksternutleie
Utleie boliger
Drift/vedl.hold bygg utenfor drift
Svalbardmiljøloven §70, Avtale mellom Syssel‐mannen Videreføring av tidligere og SSD fra 2003
praksis
Omfang i hht avtale mellom Sysselmannen og SSD fra 2003: 5 personer. Brann og redning har for tiden 3 av disse. Brann og redning forvalter avtalen. Brannvernsjef er p.t. leder for depotstyrken.
7 kontorer
12 ettromsleiligheter i vei 220.02: 384 kvm (brukes til renseverket ut 2015). 24 ettromsleiligheter i 222.1 e og f: 768 kvm (bruker ca halvparten til renseverket ut 2015. Resten står tomt). 1 toroms bolig til Trusten, 2 roms til NP
Side 67
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Gamle energiverket
Grønnbrakken
Mellageret
Musikk‐/snekkerverksted
Velferdshytter
Galleridel av bygningen
Kunst‐ og håndtverkssenteret
Utleie kontorer
Bygninger
Leikeplass
Bygninger
Leikeplass
Bygninger
Leikeplass
Drift/vedl.hold ungdomsklubb/‐hus
Ungdomshus
Ungdomsklubb
Forvaltningsutgifter bygg
Forsikring av bygg
Kostnader med enhetslederstilling
Overordnet konsulentutgifter
Omfang
Fredet bygning
Fredet bygning, 300 kvm
Fredet bygning, 250 kvm
Fredet bygning, 60 kvm / 140 kvm
3 stk, til sammen ca 120 kvm
1.150 kvm
Fredet bygning
600 kvm
ca 2 500 kvm
2.424 kvm
600 kvm
ca 3 100 kvm
712 kvm
ca 4 960 kvm
80 familieboliger (3‐roms og større): 7.996 kvm. 62 småleiligheter: 2.626
ca 200 kvm
ca 225 kvm
1 årsverk
Side 68
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Omfang
Politisk vedtak
Rengjort areal: 17 568 kvm
Driftsingeniør
255 kvm
3 vaktmestere
Lover tilhørende tjenester som ytes fra kontorer på næringsbygget
2.700 kvm
Svalbardloven § 31
1.244 kvm
Forskrift om brannvern på Svalbard
758 kvm
Svalbardloven § 31
Svalbardloven § 32
Svalbardloven § 33
2.889 kvm
525 kvm
Svalbardloven § 31
762 kvm
Svalbardloven § 31
270 kvm
Grunnskoleloven
Grunnskoleloven
Areal ikke definert
6.447 kvm
Svalbardloven § 31
Svalbardloven § 31
74 kvm
250 kvm
Renholdstjenester outsourcet fra 1.1.14
Vaktmestertjenester inkl. bygg
Driftstjenester
Vaktmestergarasje
Vaktmestertjeneste Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov
Næringsbygget
Drift/vedl.hold avfallsanl Bygninger
Drift/vedl.hold brannstasjon
Bygninger
Drift/vedl.hold energiverket
Bygninger
Kullhallen
Renseverk
Drift/vedl.hold fyrhus
4 bygninger
Bygninger
Drift/vedl.hold skole‐og SFO‐lokaler inkl vgs
Leikeplass
Total bygningsmasse
Drift/vedl.hold vannrenseanlegg
Bygninger
Høydebassenget
Energiverket
Byggestrøm
Kundebehandling
Oppsett/nedtaking av byggekasser
Utleie av byggekasser per/dag
Side 69
10% stilling av leder nett, utgift blir dekt av kunde, inntekter kommer som form av salg av strøm og leieinntekt byggekasse.
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Vedlikehold av byggekasser
Produksjon energi
Betjening av 110 sentral
Kompetansedeling (elektrisk, mekanisk,mm.) Leveranse av slagg for strøing ( LNS)
Salg av destilert vann
Reservekraft
Administrering av vedlikeholdsavtalen med PONCAT
Overvåking, drift og styring Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov
Det lokale el‐tilsyn
Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter
Bistår politi og brannvesen Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter
Kontroll av alle nyanlegg
Kontroll av elektro installastører
Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og Kortroll etter tilsynsplan og risikoklasse div forskrifter
Rapportering til DSB årlig på hva som er Svalbardloven §31, gjennomført ihht plan + fortløpende på Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter
alle kontroller
Stedlig tilsynsmyndighet
Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og Til enhver tid definere risikoklasse på div forskrifter
sluttbrukere (pr abonnent)
Utarbeie tilsynsplan
Omfang
Lagt til energiverket grunnet døgnkontinuerlig bemanning
Løpende drift
Slagg som brukes på veien til Gruve 7
50‐100 liter pr år
Politisk vedtak
Serviceavtale med PONCAT
Reserve for kullproduksjon 5,4MW . Vedtak i budsjett 2008.
Ressursbruk i kr 300 000 , 6 månedsverk‐ utføres av egne og eksterne
Side 70
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
El. distribusjon
Befaring
Behandle gravemelding
Beredskapsavtale Elvakt JM.H
Svalbardloven §31, Beregninger av spenning, strøm og Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter
kortslutningsverdier, anleggsbidrag
Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og Drift og vedlikehold av høgspent div forskrifter
distribusjonsnett
Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og Drift og vedlikehold av lavspent forsyningsanlegg
div forskrifter
Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og Drift og vedlikehold av Målepark (alle div forskrifter
strømmålerne i byen og på lager)
Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter.FEF‐forskrift Forberede og følge opp årlige tilsyn (DSB)
(tilsynsmyndighet er DSB)
Kontakt med installatører
Kontroll og ettersyn
Svalbardloven §31, Kundebehandling ift forespørsler, nytilknytninger, endringer, avslutninger, Svalbardmiljøloven § 63 og klager div forskrifter
Utarbeidelse av relèplan (vern)
Energiadministrasjon
Omfang
Ivaretas med egne ressurser, FDV‐avtale J.M. Hansen og eksterne
ca 50‐100 pr år
FDV avtale JMH
Løpende drift
Drifter eget nett + driftsleder avtaler SvalSat, Eiscat og King`s Bay. FDV‐
avtale med J.M. Hansen.
Løpende drift. FDV‐avtale med J.M. Hansen
1857 aktive målere pr 5.2.15
Ett tilsyn pr år
Løpende drift
Løpende drift
Side 71
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Beredskap HMS‐arbeid
Håndtering av utslippstillatelse
Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og Inngåelse og oppfølging av avtaler div forskrifter
(kunder og leverandører)
Kvalitetssikring ift IKT/fagsystemer
Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og Oppfølging og etterlevelse av forskrifter div forskrifter
Inntekter energi
Kundebehandling Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter
Salg av fjernvarme
Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og Salg av strøm
div forskrifter
Stenging av abonnement
Produksjon energi
Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og Gjennomføring av prosjekter ihht div forskrifter
Tilstandsanalysen
Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og Innkjøp av forbruksmateriell
div forskrifter
Omfang
Beredskap ift drift, håndtere farlige hendelser, beredskapsøvelser, årlig ROS‐
analyse.
Bl.a intern vernerunde hvert kvartal, personal, prosedyrer, holdningsarbeid
Røykgassmålinger (applica), ca kr 150 000 . Gjøres beregninger på årlig utslipp. Mndlig datainnhenting fra SNSK. Rapporting til SSB/Miljødir/Avinor/internt. Må forholde oss til de krav som settes.
1 874 aktive målepunkt. Ca 6 000 fakturaer pr år. Mange endringer på abonnement pr år.
Elwin, ISY, TQM, Elprosess
Løpende drift
Saksbehandling ift klager, avtaleinngåelser og avslutninger
Salg til teknisk enhet (fjernvarme) ihht stipulert pris
ca faktura 6 000 pr år
ca 10 pr år
Politisk vedtak
Løpende drift. Flere prosjekter. Vedtatt i budsjett 2014
Løpende drift Side 72
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Løpende vedlikehold utover VHP
Svalbardloven §31, Overvåking, kontroll og styring 24 timer i Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter
døgnet
Produksjon energi
Vedlikeholdsplan energiverk
Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og Gjennomføring av prosjekter ihht div forskrifter
vedlikeholdsplan. Kullungen barnehage
Barnehagetilbud
Omfang
Løpende drift Administrativ beslutning
Løpende drift, døgnkontinuerlig
13 faste årsverk + 6 ferievikarer(3 maskinister og 3 assistenter). Politisk vedtak
Løpende drift. Flere prosjekter. Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte. Vedtak i budsjett 2014
2 opptak i året, løpende opptak
Politisk vedtak
6‐åringer 1 g/uka på skolen sammen med 1. klasse januar ‐ februar
6‐åringer plass i barnehagen frem til skolestart
Assistent erstattet med pedagog
Politisk vedtak
Delta på arrangementer
Ett hovedopptak er lovfestet i Barnehageloven (som ikke gjelder på Svalbard). 2 opptak i året, løpende opptak. Tilvenning hele tiden. Velger å følge Barnehageloven, rammeplan kap. 5, punkt 5.1., Plan for overgang barnehage (omfang ikke definert). Skole 1 dag pr uke i januar og februar
Barnehageåret går fram til skolestart (20.8.)
100 % stilling
Barnehagen er bidragsyter på ulike arrangementer i lokalsamfunnet.
Velger å følge Rammeplan kap. 3.6. Lokalt næringsliv, andre lokale virksomheter, frivillige organisasjoner
Eksterne samarbeidspartnere
Ferieordning (ikke sommerstengt barnehage, fleksibel ferieavvikling for barn), samdrift
Politisk vedtak
Foreldreråd, samarbeidsutvalg
Barn kan ta ferie når de vil, men de skal ha 4 uker ferie, minst 3 sammenhengende.
Velger å følge barnehageloven § 4 om foreldresamarbeid (omfang ikke definert). 3‐4 møter pr år
Foreldresamarbeid
Velger å følge Rammeplan kap 4. Ukeplan, månedsplan, månedsrapport, foreldresamtaler, foreldremøter, daglig foreldrekontakt og foreldresammenkomster. Barnehagen som sosial arena for foreldrene
Fysisk miljø inne
Politisk vedtak
Vedtak i LL om større areal enn barnehagelovens krav. Avdelingsbarnehage. Side 73
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Fysisk miljø ute
Ikke lovpålagte planer
Omfang
Forskr. om sikkerhet ved lekeplassutstyr (gjelder på Svalbard): Årlig tilsyn, prosedyrer for dagl, mndlig og årlig kontroll. Kunnskapsdepartementets veiledende arealnorm ute: barn > 3 år bør være 24 m2 og ca 33 m2 for barn < 3 år. Bruker mer ressurser på å være ute med barna enn på fastlandet (klær). Uteareal godkj., jnr 2013/851. Oppgradert lekepl. m/god standard, klatretårn, fangsthytte, grillhytte, ute‐/inneområder.
Ukeplaner, månedsplaner, periodeplaner, temaplaner
Vedtak foretaksstyret, jnr 2011/3‐1. Innkjøp, tilberedning av mat. Hygiene på kjøkkenet. Følge retningslinjer for mat og måltider i barnehagen. IK‐mat (mattilsynet). ,4 årsverk
Ved behov. Plan for oppvekst og undervisning, vedtatt av LL 22.9.09 sak 38/09 jnr 2009/180‐18
3 måltid pr dag
Kjøkkenassistent
Max ventetid på barnehageplass 3 md etter hovedopptak
Måltider i barnehagen
Politisk vedtak
Pedagogisk tilbud
Råd og veiledning til foreldre
Velger å følge barnehageloven. Åpningstid 7.30‐16.30 (vedtak i OKU).
Råd og veiledning til foreldre om det å være ny på Svalbard
Varierende omfang. Ikke aktiv markedsføring av tilbudet.
Samarbeid med hjelpetjenestene og tverrfaglig team
Velger å følge Rammeplan kap 5, Barnehageloven. F.eks. PPT, helsetjenester, Barne‐ og familietjenesten, Enhet for barn og unge, tverrfaglig team, logoped, BUP, Statsped. Varierende omfang
Styrking av grunnbemanning (som følge av behov hos barn uten enkeltvedtak)
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Tilgang til andre bygg/anlegg
Turer i nærmiljøet
Årsplan
Utleie av lokalene til foreldre
Tilgang til Svalbardhallen, skøytebanen, skolegården
Velger å følge Rammeplan (omfang ikke definert)
Tolketjenester
Spesialpedagogisk tilbud til barn med enkeltvedtak
Kultur og idrett
17. mai‐arr.
Opplæringsloven §5
Velger å følge Rammeplan kap 2 pkt 2.5. Varierende omfang, men tendens til flere flerspråklige barn
Velger å følge Rammeplan kap 2 pkt 2.5. Thaitolk til stede 2 ganger pr år, telefontolking ved behov
Varierende omfang
Side 74
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Produsent og arrangør av 17.‐mai‐
arrangementet Aktivitet i idrettshallen
Planlegging av vedlikehold
Salg av timer i Squash‐hall til brukere
Tilbud av et komplett anlegg med utstyr til aktiviteter til andre brukere (grupper og enkeltpersoner)
Tilbud av et komplett anlegg med utstyr til aktiviteter til Svalbard Turn
Utlån av hallen til lag og foreninger
Ettermiddags‐ og kveldssvømming til brukere
Morgensvømming til brukere
Samhandling og oppfølging av leietakere for hvordan hallen skal brukes
Tilbud av et komplett anlegg med utstyr til aktiviteter til andre brukere (grupper og enkeltpersoner)
Tilbud av et komplett anlegg med utstyr til aktiviteter til Svalbard Turn
Aktivitet i trenings‐/spinningrom
Salg av timer i treningsrommet
Tilbud av spinningrom til aktiviteter til bedrifter
Tilbud av spinningrom til aktiviteter til Svalbard Turn
1 gang i året
Aktivitet i regi av LL
5 ‐ 10 utlån i året
Aktivitet i regi av LL: 19 ‐ 22 tirs og tor, 17 ‐ 22 man og ons, 17 ‐ 21 fre, 13 ‐ 17 lør, 14 ‐ 17 søn
Aktivitet i regi av LL : man‐tirs‐ons 7 ‐ 8
Omfang
Politisk vedtak
F.o.m. 2007. Aktivitet i regi av LL: Åpningstid 7 ‐ 22 man‐tors, 7‐ 21 fre, 13 ‐ 17 lør, 14 ‐ 21 søn. Aldersgrense 15 år
Politisk vedtak
F.o.m. 2007
Politisk vedtak
F.o.m. 2007
71 arrangement i 2014
5 arrangement i 2014. Kostnader til honorar, reise og opphold (betydelig høyere kostnader enn på fastlandet)
Bibliotek
Arrangementer i egen regi (f.eks. adventsstund, luciafeiring, solfest, kunstpause )
Arrangementer med eksterne bidragsytere (f.eks. forfattere)
Side 75
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
Lovpålagte tjenester med tjeneste Tjeneste
tilhørende lovhjemler
Arrangmenter med samarbeidspartnere (f.eks. Ung i Lyb, kulturskolen, skole/barnehage, Svalbard museum, Friluftslivets år)
Bibliotektilbud Bibliotektilbud: Fremme opplysning, utdanning og annen kulturell virksomhet gjennom aktiv formidling og ved å stille bøker og andre medier gratis til disposisjon
Fjernlånstjeneste (det sømløse bibliotek)
Informasjonskanal for turister Legge vekt på kvalitet, allsidighet og aktualitet (f.eks. fokusere på Polarsamlingen som er spesielt for Longyearbyen, gi en bredde i faglitteraturen og tilby ny litteratur, spesielt siden det ikke finnes bokhandel i Longyearbyen)
Skole‐ og barnehagebesøk (både i bibliotekets lokaler og oppsøkende virksomhet)
Uavhengig møteplass og debattarena
Ungdomsrom med spill
Veiledere for prosjekter i skolen
Div arr. i kulturhuset
Arrangement der eksterne leier seg inn i kulturhuset
Egne arrangement: F.eks. konserter, teater, dans, forfatterkvelder
Gratis utlån av lokale, teknisk utstyr og tekniker til lokale lag og foreninger
Omfang
8 arrangement i 2014
I hht Folkebibliotekloven §4 og 5, omfang ikke definert i lov (Loven er ikke gjort gjeldende for Svalbard)
I hht. Folkebibliotekloven §1, omfang ikke definert i lov (Loven er ikke gjort gjeldende for Svalbard)Besøk i 2014: 7 971 barn og 11 674 voksne, totalt 19 644
Folkebibliotekloven §3, omfang ikke definert i lov (Loven er ikke gjort gjeldende for Svalbard). Ca 3 i 2014.
Folkebibliotekloven §1, omfang ikke definert i lov (Loven er ikke gjort gjeldende for Svalbard). Polarsamlingen er den mest utlånte samlingen.
Inngår i antall arrangement i egen regi
Folkebibliotekloven §1, omfang ikke definert i lov (Loven er ikke gjort gjeldende for Svalbard)
ca 5 000 utlån
ca 5‐10 prosjekt pr år
Stiller med kulturhuset (evt også kulturhustekniker)
7 020 besøkende i 2014 (i kulturhuset/øvrige arenaer i vår regi)
4 000 personer i 2014‐gjelder både lokale lag og foreninger og skole‐ og barnehagearrangement og LL‐arrangement i regi av andre enn kultur/idrett
Side 76
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
Gratis utlån av lokale, teknisk utstyr og tekniker til skole‐ og barnehagearrangement og LL‐
arrangement i regi av andre enn kultur/idrett.
Drift/vedl.hold alpinanlegg
Drifts‐ og vedlikeholdsansvar av skitrekket
Driftslederfunksjon
Preparering av alpinbakken
Drift/vedl.hold div uteanlegg
Ballbinge
BMX‐bane (sykkelbane)
Fotballbane (grusbanen)
Isbane
Utleie av hybler/atelier til tilreisende kunstnere
Utleie av verksted til lokale kunstnere og kunsthåndverkere
Kurs og konferanser i samarbeid med næringslivet
Utleie av teknisk utstyr
Drift/vedl.hold skianlegg
Tråkkemaskin: Bistår lag og foreninger (bl.a. Hundeklubben) Tråkkemaskin: Endalen, lysløype, løype rundt fotballbanen
Tråkkemaskin: Gruveløpet
Tråkkemaskin: Svalbard skimaraton. Annet arrangementsarbeid.
Drift/vedl.hold Svalbardhallen
Planlegging og gjennomføring av vedlikehold
Rådgiver og samtalepartner for Svalbard Turn (idrettsfaglig)
Samhandling og oppfølging av leietakere for hvordan hallen skal brukes
Omfang
4 000 personer i 2014‐gjelder både lokale lag og foreninger og skole‐ og barnehagearrangement og LL‐arrangement i regi av andre enn kultur/idrett
Jevnlig om vinteren
Jevnlig om vinteren
Jevnlig om vinteren
Sporadisk
Sporadisk
Sporadisk
Jevnlig om vinteren
3 hybler og 2 verksteder
9 verksteder
Kan også omfatte utleie av tekniker
Sporadisk aktivitet
Jevnlig om vinteren
1 gang i året
1 gang i året
Jevnlig
Jevnlig
Side 77
25
5‐10% innenfor ordinær arbeidstid
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Utlån av idrettshallen til barnebursdager
Utlån utstyr Forebyggende helsearbeid
Frisklivsprosjektet
Forvaltningsutg Sv.hallen
Forsikringskostnader
Tomteleie
Kino
3 kinoforestillinger i uka
Jan‐feb: 1 lørdagsforestilling Kioskdrift i Svalbardhallen
Salg av billetter og kioskvarer
Kulturadministrasjon
Saksbehandling (bl.a. planer)
Stiftelsen Kåre Tveter‐samlingen
Stiftelsen Svalbardsamlingen
Svalbardhallen AL
Kulturaktiviteter div.
Gratis utlån av teknisk utstyr og tekniker til lokale lag og foreninger (utenfor kulturhuset)
Produksjon og koordinering av kulturaktiviteter
Tilrettelegging og bistand ved kulturarrangement
Kulturskoletilbud
Salg av dirigenttjenester Kulturutveksling
Produsent når lokalt kulturliv reiser til Barentsburg
Produsent og arrangør når kulturlivet i Barentsburg gjester Longyearbyen
Kunstformidling Galleri Svalbard
Arrangement, f.eks konserter, forfatterkvelder, 17. mai, solfest
Omfang
5‐10 ganger i året
Månedlig
Politisk vedtak
Ca 20 brukere. Adm av sykehuset
kr. 100 000
kr. 40 000
0,3 årsverk, 5.675 besøkende i 2014
Politisk vedtak
Åpningstid 17 ‐ 22 man‐tors, 17 ‐ 21 fre, 13 ‐ 17 lør, 14 ‐ 17 søn
Lokalstyresak jnr 2010/1214 vedr. oppnevning av styremedlemmer.
Opprettet av Svalbardrådet. Vedtekter‐se jnr 2012/946‐1. Lokalstyresak jnr 2010/1107 vedr. oppnevning av styremedlemmer.
ca 100 ganger
1 årsverk
2 årsverk
2 kor (inntekt 2014: ca 110 000 kr)
1 gang i året
1 gang i året
3‐4 arrangementer i tillegg til utstillingsåpninger
Side 78
Tidsavgrenset oppgave. Dokumentasjon fra 1999‐2009‐se jnr 2012/171
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Filmvisning
Håndterer salgsleddet for leietakere i kunst‐ og håndverksenteret
Kafèdrift med skjenkebevilling
Kunstbutikken (salg av kunst og kunstrelaterte produkter)
Samlingsforvaltning Stiftelsen Kåre Tveter‐samlingen
Samlingsforvaltning Stiftelsen Svalbardsamlingen
Temporære utstillinger
Tilbud til grupper utenom ordinær åpningstid
Tilbud til skole‐ og barnehagegrupper utenom ordinær åpningstid (gratis)
Kunstpausearr.
Kunstpausearr.: Produsent av arrangementet/Koordinering av aktivitetene hos LL, i reiselivet og blant kunstnere/kunsthåndverkere Solfestarr.
Solfestarr.:Produsent og koordinering av alle aktiviteter i solfestuka
Aktivitet i idrettshallen
Tilbud av et komplett anlegg med utstyr til skolen
Opplæringsloven, Læreplan
Tilbud av et komplett anlegg med utstyr til skolen
Opplæringsloven, Læreplan
Kulturskoletilbud
Egne konserter og forestillinger
Omfang
Kassasalg på vegne av leietakerne i KH‐senter utgjorde i 2014 et totalt bidrag til deres omsetning på kr 225 734
Tilbyr kvalitetsheving av Galleriopplevelsen
11 000 besøk/salg 1 388 000
Inntektsgivende tjeneste
Ekstraservice
Arrangement over 4 dager som består av ca 20 små og store arrangementer
Arrangment over 1 uke, ca 30 små og store arrangement
7‐8 utstillinger pr år
Opplæringsloven §13‐6, Rammeplan for kulturskolen Administrativ beslutning
Side 79
Kulturskolens barn med på minimum to arrrangement pr år
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Innslag av elever på ulike arenaer (møter, lunsjkonserter, 17.mai, gudstjenester, Kulturutveksling i Barentsburg, julekonsert, solfestuke, Polarjazz)
Konsterter/opplegg i samarbeid med biblioteket, skolen, barnehager, kirka, galleriet, kulturhuset, lokale aktører
Opplæring i dans
Opplæring i drama
Opplæring i kunst
Opplæring i musikk
Omfang
Opplæringsloven §13‐6, Rammeplan for kulturskolen Administrativ beslutning
Opplæringsloven §13‐6, Rammeplan for kulturskolen
Opplæringsloven §13‐7
9 barn
21 barn
10 barn
77 barn
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Barnehagetilbud
Politisk vedtak
Assistenstilling erstattet med pedagog
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Foreldresamarbeid Administrativ beslutning
Fysisk miljø inne
Politisk vedtak
Side 80
Ikke pr i dag i Lyb bhage. Buffer i fht turn‐over. Holder lovpålagt kvalifisert personale (går ikke på disp).
Velger å følge Rammeplan kap 4. Ukeplan, månedsplan, månedsrapport, foreldresamtaler, foreldremøter, daglig foreldrekontakt og foreldresammenkomster. Barnehagen som sosial arena for foreldrene Vedtak i LL om større areal enn barnehagelovens krav. Avdelingsbarnehage + ekstra avdeling i Rypa
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Fysisk miljø ute Ikke lovpålagte planer
Omfang
Forskr. om sikkerhet ved lekeplassutstyr (gjelder på Svalbard): Årlig tilsyn, prosedyrer for dagl, mndlig og årlig kontroll. Kunnskapsdepartementets veiledende arealnorm ute: barn > 3 år bør være 24 m2 og ca 33 m2 for barn < 3 år. Bruker mer ressurser på å være ute med barna enn på fastlandet (klær). Uteareal godkj., jnr 2013/836. Oppgraderte lekeplasser m/god standard, lekeskur, klatretårn, grillhytter
Ukeplaner, månedsplaner, periodeplaner, temaplaner
Vedtak foretaksstyret, jnr 2011/30‐1. Innkjøp, tilberedning av mat. Hygiene på kjøkkenet. Følge retningslinjer for mat og måltider i barnehagen. IK‐mat (mattilsynet). 0,4 årsverk Ved behov. Plan for oppvekst og undervisning, vedtatt av LL 22.9.09 sak 38/2009 jnr 2009/180‐18
3 måltid pr dag
Ved behov. Foretaksleder har bestemt at Rypa skal åpnes innen 3 mnd ved behov.
Kjøkkenassistentstilling
Politisk vedtak
Ny barnehageavd etableres innen 3 md. Administrativ beslutning
Pedagogisk tilbud
Velger å følge barnehageloven. Åpningstid 7.30‐16.30 (vedtak i OKU).
Samarbeid med ulike hjelpetjenester
Tilgang til andre bygg/anlegg
Årsplan
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Tilgang til Svalbardhallen, skøytebanen, skolegården, tilgang til Rypa
Velger å følge Rammeplan (omfang ikke definert) Bl.a. reinsjakt
Tolketjenester
Side 81
Velger å følge Rammeplan kap 2 pkt 2.5. Varierende omfang, men tendens til flere flerspråklige barn
Velger å følge Rammeplan kap 2 pkt 2.5. Thaitolk til stede 2 ganger pr år, telefontolking ved behov OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Longyearbyen havn
Havne‐ og kaidrift
Administrasjon av anløp til kullkai for SNSK
Omfang
Varierende omfang
Avtale med SNSK. Ved behov.
Omfang avgjøres ut fra etterspørsel og begrensning i kapasitet. Genererer ekstrainntekter.
Omfang avgjøres ut fra etterspørsel og begrensning i kapasitet. Genererer betydelige ekstrainntekter.
Utendørs lagring. Omfang avgjøres ut fra etterspørsel og begrensning i kapasitet. Genererer ekstrainntekter.
Omfang avgjøres ut fra etterspørsel og begrensning i kapasitet. Genererer betydelige ekstrainntekter.
Omfang avgjøres ut fra etterspørsel og begrensning i kapasitet. Longyearbyen havn ønsker å gi gjestende fritidsbåter et offentlig tilbud tilnærmet lik det de får på fastlandet. Enkle mekanikertjenester
Fortøyningstjenester
Lagring
Levering av vann og strøm
Offentlig gjestehavn med tilhørende toalett/dusj/vaskemaskin
Slep, oljevern ol
Snøbrøyting
Transporttjenester med hjullaster
Los‐tjeneste
Kontorer, bolig og bil til losene
Tilbringertjeneste for kystverkets loser Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov
Anløps‐ og myndighetsutøvelse
Etterspørsel. Avtale med kystverket om å stille båt og mannskap (ikke en del av oljevernstyrken). Avtale underskrevet av tidligere direktør i SSD.
Politisk vedtak
Ihht kontrakt
Politisk vedtak
I hht kontrakt. Må ha godkjenninger som båtførere: D5L båtførersertifikat, ROC radiooperatørsertifikat, IMO 60 sikkerhetskurs for båtmannskap.
Svalbardloven § 31. Må man drive i tråd med havne og farvannsloven, jfr. Forskr av 30.12.10 om havner og farvann på Svalbard. Konsesjoner for kommunikasjon (AIS/repeater Havnevakt, inkl opplysningstjeneste for VHF Isfjord radio og vestpynten).
all sjøtrafikk til Svalbard
Side 82
Døgnkontinuerlig vakt hele året
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Omfang
Svalbardloven § 31. Må man drive i tråd med havne og farvannsloven, jfr. Forskr av 30.12.10, om havner og farvann på Svalbard
Etterspørsel og begrensning i kapasitet
Forskr. om levering og mottak av avfall og lasterester fra skip av 12.10.2003
Omfang avgjøres ut fra etterspørsel og begrensning i kapasitet
Svalbardloven § 31. Man må drive i tråd med havne og farvannsloven, jfr. Forskr av Tilrettelegging og bruk av Longyearbyens 30.12.10 om havner og farvann på Svalbard
havneområde, bl.a. tildeling kaiplass
Omfang avgjøres ut fra etterspørsel og begrensning i kapasitet
Tildeling av kaiplass
Havne‐ og kaidrift
Avfallsmottak
Vakthold (ISPS)
Svalbardloven § 31. ISPS‐
godkjenninger for SJ‐LYR 0001 (Bykaia) og SJ‐LYR 0004 (Tenderkaia). Godkjenninger i forhold til ISPS‐koden: PFSO og ASS. PFSO godkjent av kystverket.
1.6‐1.10 daglig aktivitet, ellers sporadisk avhengig av fartøy og last
Svalbardmiljøloven § 31.
Godkjenninger som båtførere: D5L båtførersertifikat, ROC radiooperatørsertifikat, IMO 60sikkerhetskurs for båtmannskap
5‐10 ganger pr år
Havnebåtdrift
Havnebåtdrift
Longyearbyen skole
Drift/vedl.hold skole‐/sfo‐lokaler Utleie av SFO‐lokaler
Grunnskoletilbud
Besøkselever
Håndtere henvendelser fra eksterne (nasjonalt/utland)
Tilbud om leirskole for 7. trinn
Ikt‐tjenester skole
Brukerstøtte ansatte
Side 83
Studenter, foredragsholdere, privatpersoner, organisasjoner, klasser, skoler m.m.
ca 6 % stilling: ca 60 brukere
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Brukerstøtte elever og foresatte
Definering / vedlikehold av brukere
Div administrative / forefallende oppgaver
Drift / anskaffelse / klargjøring av sluttbrukerutstyr
Drift / anskaffelse infrastruktur
Implementering av systemer
Teknisk drift/oppdatering administrative systemer
SFO‐tilbud
Måltid
Samarbeid med hjemmet
Samarbeid med interne og eksterne
Sommer‐SFO
Vg. avdeling
Besøkselever
Fastlandselevordning (vg2/vg3‐ST)
Hjem‐skole‐samarbeid
Håndtere henvendelser fra eksterne (nasjonalt/utland)
Kartlegging og oppfølging elever med særskilte behov
Oppfølging av nye elever (turnover)
Oppfølging av nytilsatte (turnover)
Oppfølgingstjenesten Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler
Personopplysningsloven setter krav til at kommunen etablerer sikkerhetsmål, sikkerhetsstrategi og utarbeider sikkerhetsvurderinger for å ivareta personvernet
Omfang
ca 4 % stilling: ca 560 brukere
ca 2 % stilling
ca 5 % stilling
ca 38 % stilling: ca. 110 tynnklienter, ca. 65 stasjonære pc, ca. 170 bærbare pc. Totalt ca. 345 maskiner
ca 10 % stilling: Alt utstyr som ikke er sluttbrukerrelatert: i hovedsak nett, servere, bokser, linjer, av‐utstyr
ca 5 % stilling: Nyinstallasjoner og oppgradering av systemer
ca 30 % stilling: I hovedsak WM‐ware‐View, Visma flyt skole, It's learning
Jnr 2012/676 vedrørende egenbetaling
Bestemmes lokalt
ca 220 elever 1.‐10. trinn.Ungdomstrinnet kun til skolen.
25.‐30.6. og 1.8. til skolestart. Tilbys ikke til 1.klassinger i august.
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Side 84
Brev KD 30.11.11 jnr 2011/930‐ikke plikt til å drive videreg. oppl.Forskr. av 18.01.07 nr 76 om grunnsk.oppl. og videreg. oppl. på Svalbard.Vedtak‐ avvik fra oppl.lov‐brev 3.1.11 jnr 2009/1035‐25+25
Studenter, foredragsholdere, privatpersoner, organisasjoner, klasser, skoler m.m.
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Opplæring studiespesialiserende utdanningsprogram
Politisk vedtak
Opplæring yrkesfaglige utdanningsprogram
Politisk vedtak
Privatisteksamensavvikling videregående
Rekruttering
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Rådgivningstjeneste (sosialrådgivning og yrkesrådgivning)
Politisk vedtak
Samarbeid med eksterne (eks: bedrifter)
Opplæring studiespesialiserende utdanningsprogram, delkurselever / hospitanter
Timeplanlegging
Lovpålagte tjenester Grunnskoletilbud
Planleggingsdager
Samarbeid hjem ‐ skole (FAU, skolemiljøutvalg, foreldrekontakt)
Spesialundervisning
Særskilt norskopplæring
Tilbud om fysisk aktivitet
Tilbud om leksehjelp
Grunnskoletilbud
Anskaffelse og forvaltning av undervisningsutstyr og materiell
Informasjonsarbeid
Kartlegging og oppfølging elever med særskilte behov
Omfang
Vår og høst, opp mot 30 elever pr termin. Også etter initiativ fra bedrifter.
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Politisk vedtak
1‐5 delkurselever
SFS 2213
Opplæringsloven kap. 11
Forskrift til opplæringsloven §1‐1a
Opplæringsloven §13‐7a
0,1 årsverk
0,13 årsverk
Opplæringsloven, Forskrift av 18.01.07 nr 76 om grunnskoleopplæring og videregående opplæring på Svalbard, brev av 30.11.2011 fra KD jnr 2011/930‐6
Opplæringsloven
Side 85
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Kompetanseheving ansatte
Politisk vedtatt plan
Oppfølging av nye elever (turnover)
Oppfølging av nytilsatte (turnover)
Ordinær opplæring barnetrinn
Ordinær opplæring ungdomstrinn
Planlegge og organisere opplæring, kursing, sikkerhetsopplæring, planleggingsdager
Side 86
Omfang
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Rekruttering
Omfang
Rådgivningstjeneste (sosialrådgivning og yrkesrådgivning)
Tilpasset opplæring
Opplæringsloven
Opplæringsloven, Forskrift av 18.01.07 nr 76 om grunnskoleopplæring og videregående opplæring på Timeplanlegging (samordning grunn‐ og Svalbard, brev av 30.11.2011 fra KD jnr 2011/930‐5
videregående, SFO)
Tverrfaglig samarbeid (1. og 2.‐
linjetjenester)
Opplæringsloven
Opplæringsloven, Forskrift av 18.01.07 nr 76 om grunnskoleopplæring og Utviklingsarbeid (kompetanse for videregående opplæring på mangfold, nasjonal skolesatsing LYS trinn Svalbard, brev av 30.11.2011 1‐13)
fra KD jnr 2011/930‐1
SFO‐tilbud
Ettermiddagstilbud 1.‐4. trinn
Ettermiddagstilbud 1.‐7. trinn for barn med særskilte behov
Politisk vedtak
Politisk vedtak
17 t/u, ca 80 barn, 3,4 årsverk. Ingen bemanningsnorm, men anbefalt i avtaleverket 100% leder ved mer enn 70 barn
Felles HMS‐/velferdstiltak
Velferd
Personal‐ og lønnstjenester
Lønn ‐ rådgivning, opplæring og bistand til ansatte
Julebord, julegaver, treningskort, velferdshytter, personalhybler, velferdsarrangement, velferdsfrukt
Daglig, løpende drift
Side 87
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Lønn ‐rådgivning, opplæring og bistand til enheter og sektor‐og adm.sjef
Personal ‐rådgivning, opplæring og bistand ansatte
Personal ‐rådgivning, opplæring og bistand til enheter og sektor‐og adm.sjef
Personal ‐Sekretær for boligtildelingsutvalget
Personal ‐Vedlikehold/utvikle systemer og rutiner
Servicetorgtjenester
Omfang
Daglig, løpende drift til ca 220 fast ansatte/engasjement/vikarer. I tillegg kommer ca 50 vikarer/politikere/sensorer mm på timebasis. Administrativ beslutning
Videreføring av tidligere praksis Daglig, løpende drift
Daglig, løpende drift: Personalforvaltning, personalpolitikk
Adm utleie, hybler, hytter, u.klubb,bil
Administrere møterom på Næringsbygget
Annonser, publisering nett
Bestillinger, f.eks flybilletter, hotell
Innkjøp og administrasjon av rekvisitalager
Løpende drift
8 møterom
Ukentlig for annonser. Publisering‐løpende drift.
Løpende drift
Løpende drift
Innkjøp og servering av frukt og grønt
Prod.av kopier,hefter, kompendier
Sentralbord
Skanning av inngående faktura
Skranketjeneste for Nav
2 ganger pr uke
Løpende drift
Løpende drift
Veiledning publikum, hvem hva hvor
Lovpålagte tjenester Arkivtjenester
ca 4‐5 pr år
8100 inngående fakturaer pr år
Serviceavtale med NAV
Arkivplan, bevarings‐ og kassasjonsplan
Forskrift om offentlege arkiv § 2‐2, 3‐21
Arkivplan revideres årlig
Eldre arkiv/avslutta arkiv
Arkivloven
Avlevering, bør foregå løpende. Periodisering i takt med valgperioder
Side 88
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Vedtak om utvidelse av det geografiske virkeområdet for lov om arkiv til også i omfatte Svalbard (FOR‐2001‐03‐09‐
192), Arkivloven § 6, Forskrift om offentlege arkiv § 2‐9
909 nye saker, 7 569 journalposter, totalt 12 400 dokumenter i arkivsystemet i 2014
Journalføring/arkivdanning ephorte
Offentlig postjournal ‐ kvalitetssikring og ekspedering Arkivloven
Oppfølging journalføring/arkivdanning
Lønn ‐ Årsavslutning
Personal/lønn ‐Offentlig rapportering (A‐
ordningen, Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov
Arkivtjenester
Opplæring/brukerstøtte/veiledning
Systemadministrasjon (ePhorte)
Omfang
1 gang pr uke
Arkivloven
Løpende drift
A‐ordningsloven, kommunale regnskapsbestemmelser
1 gang pr år, ca 470 lønns‐ og trekkoppgaver
Bl.a.månedlig rapportering av lønns‐ og trekkoppgaver, AA‐register, sykefravær, terminoppgave
A‐opplysningsloven § 3
Arkivloven
Arkivloven
Internkontrollforskriften
Vernerunder, avvikshåndtering, bedriftshelsetjeneste, overordnet opplæring hovedverneombud
Månedlig‐ registrering og kontroll
Månedlig, ca 270 lønnsmottaker pr måned
Månedlig
Løpende arbeid
Hele tilsettingsprosessen fra behov, utlysning til tilsetting.
Felles HMS‐/velferdstiltak
Overordnet HMS
Lønn ‐ Lønnsbilag inkl reiseregninger/utlegg og fravær
Lønn ‐ Lønnskjøring
Lønn ‐Refusjoner ‐reg/ oppfølging
Lønn ‐Utvikling systemer og rutiner/brukerveiledninger
Personal ‐ Rekruttering
Arbeidsmiljøloven, Hovedtariffavtalen, Bokføringsloven
Hovedtariffavtalen
Arbeidsmiljøloven, Hovedtariffavtalen, Folketrygdloven
Bokføringsloven, Kommuneloven §23: "Betryggende kontroll"
Arbeidsmiljøloven, Hovedtariffavtalen, Hovedavtalen
Side 89
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Arbeidsmiljøloven, Hovedtariffavtalen, Personal ‐Avslutning arbeidsforhold (oppsigelser, avskjed, permisjoner m.m.) Hovedavtalen
Arbeidsmiljøloven, Personal ‐Lønnsforhandlinger (lokale og Hovedtariffavtalen, Hovedavtalen
sentrale)
Arbeidsmiljøloven, Hovedtariffavtalen, Personal ‐Sekretærfunksjon ‐ Hovedavtalen
TMU,AMU,AKAN Servicetorgtjenester
Saksbehandlingsforskriften § Innkalling av vara til politiske møter 8
Postbehandling
Arkivloven
Barnehagetilbud
Omfang
Turnover på 15‐20 % pr år. Ca 50 pr år ekskl timevikarer.
årlig
Minimum 4 møter pr år i TMU og AMU. AKAN ved behov.
ca 45 møter i året
Hente, bringe og åpne post én gang pr dag
Politisk vedtak
Assistent erstattet med pedagog
Politisk vedtak
100 % stilling
Politisk vedtak
Foreldresamarbeid
Velger å følge Rammeplan kap 4. Ukeplan, månedsplan, månedsrapport, foreldresamtaler, foreldremøter, daglig foreldrekontakt og foreldresammenkomster. Barnehagen som sosial arena for foreldrene
Fysisk miljø inne
Politisk vedtak
Vedtak i LL om større areal enn barnehagelovens krav. Basebarnehage. Side 90
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Omfang
Kjøkkenassistent
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Forskr. om sikkerhet ved lekeplassutstyr (gjelder på Svalbard): Årlig tilsyn, prosedyrer for dagl, mndlig og årlig kontroll. Kunnskapsdepartementets veiledende arealnorm ute: barn > 3 år bør være 24 m2 og ca 33 m2 for barn < 3 år. Bruker mer ressurser på å være ute med barna enn på fastlandet (klær). Uteareal godkjent, se jnr 2010/1218‐3. Oppgradert lekepl. m/god standard, grillhytte, ute‐/inneområder.
Månedsplaner, periodeplaner, temaplaner
Vedtak foretaksstyret, jnr 2011/30‐1. Innkjøp, tilberedning av mat. Hygiene på kjøkkenet. Følge retningslinjer for mat og måltider i barnehagen. IK‐mat (mattilsynet). ,4 årsverk
Ved behov. Plan for oppvekst og undervisning, vedtatt av LL 22.09.09 sak 38/09 jnr 2009/180‐18
Politisk vedtak
3 måltid pr dag. Frokost 2 t pr dag. Ved matpakke: Samme tidsforbruk. Lunsj: 3 t pr dag. Ved matpakke: 1 t pr dag. Frukt: 2,5 t pr dag. Pedagogisk tilbud
Fysisk miljø ute Ikke lovpålagte planer Tilgang til andre bygg/anlegg
Velger å følge barnehageloven. Åpningstid 07.30‐16.30, vedtatt i OKU.
Tilgang til Svalbardhallen, skøytebanen, skolegården, tilgang til Rypa
Velger å følge Rammeplan (omfang ikke definert). Eks. Søppeltokt, reinsjakt ‐ foreldredugnad, ansattes innsats skjer innenfor ordinær arbeidstid. Ansatte også på dugnad ifm søppeltokt.
Samarbeid med ulike hjelpetjenester
Årsplan Drift/vedl.hold Polarflokken barnehage
Tolketjenester
Velger å følge Rammeplan kap 2 pkt 2.5. Varierende omfang, men tendens til flere flerspråklige barn Velger å følge Rammeplan kap 2 pkt 2.5. Thaitolk til stede 2 ganger pr år, telefontolking ved behov. Administrativ beslutning
Varierende omfang
Side 91
Tjeneste‐
KOSTRA‐
Enhet type
Tekniske tjenester
Div kundebehandling /veiledning
Elveforebygging
Flomforebygging: Dosing sommer for å opprettholde elveløp i Longyear‐ og Bolterdalselva
Gatelys
Gatelys
Kart‐ og oppmålingstjenester
Foreta plassering‐ og beliggenhetskontroll etter plan‐ og bygningsloven
Forhåndskonferanse
Forvalte og oppdatere tekniske grunnkart Grensejustering
Sammenføyning av eiendommer
Seksjonering
Tildele offisielle adresser
Omfang
20 %
100‐400 timer pr år. Etter ansvarsavtale med Store Norske og for å ivareta egen infrastruktur
Politisk vedtak
Løpende vedlikehold. Serviceerklæring. Ikke lovpålagt med gatelys, men hvis vi velger å ha gatelys, må dette ivaretas ihht Eltilsynloven
2‐4 pr år
Innleid oppmåler fra Store Norske, resten løses internt
§ 18 i matrikkelloven er ikke gjort gjeldende på Svalbard
5‐10 pr år. LL har ansvar for matrikkelføring, men § 21 i Matrikkellova om fastsetjing av offesiell adresse gjelder ikke på Svalbard. Vi opptrer som om paragrafen gjelder.
Utarbeidelse av kart for Svalbard turn
Næringsavfall
Resipientundersøkelse
Nærmiljøtiltak (rydding)
Belysning av taubanebukk, taubanesentral og Gruve 2
Politisk vedtak
Pålegg fra Sysselmannen grunnet matavfallskverner. En gang hvert 3. år Politisk vedtak
Offentlige plasser
2‐4 ganger pr år. Ansvarsavtale med Store Norske
0‐2 ganger pr år. Finnes politisk dokument som viser "retningslinjer for minnesmerker o.l. i Longyerabyen planområde", men ingenting om drift og vedlikehold
2 ganger i året utsetting av benker, ellers ved behov. Finnes ikke dokument som sier noe om ansvar og omfang
Rydding i Longyearbyen (bl.a. sommerjobb elever, søppelamnesti)
Politisk vedtak
Sommerjobb 3 dager ca 30‐40 ungdommer. Ansvarsavtale med Store Norske. Handlingsplan 2014.
Monument
Side 92
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Scooterløyper
Omfang
Tilrettelegging scooterløyper
Politisk vedtak
1‐5 ganger pr år. Omtalt i arealplan og trafikksikkerhetsplan og i serviceerklæring. FDV punkt 2.11. Omfang ikke definert.
Skredforebygging Vannledningsdalen
En gang pr år+ ev. uforutsett grunnet værforhold. Etter ansvarsavtale med Store Norske og for å ivareta egen infrastruktur
Skred
Lovpålagte tjenester Avløpsnett/innsamling avløpsvann
Foreta selvkostberegninger knyttet til avløpsanlegg for de nærmeste årene
Tilknytningsplikt til avløpsanlegg og driftsansvar
Klagebehandling
Saksbehandling Ulovlighetsoppfølging
Foreta selvkostberegninger knyttet til vann for de nærmeste årene
Foreta selvkostberegninger knyttet til fjernvarme for de nærmeste årene
Husholdningsavfall
Anskaffelse av matavfallskverner
Foreta selvkostberegninger knyttet til avfallsordning for de nærmeste årene
Kart‐ og oppmålingstjenester
Ajourføre register for grunneiendom, adresse og bygninger (matrikkel)
Svalbardmiljøloven § 72
2 gang / år
Fortløpende
Byggeforskrift for Longyearbyen
ca 2 pr år
44 saker i 2014
3‐4 saker pr år
Svalbardloven § 31
2 gang/år
Svalbardloven §31
2 ganger pr år
Forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen planområde § 4
2 ganger pr år
Forskrift om bruk av matrikkelloven på svalbard, jfr matrikkelloven § 5a
Side 93
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Gjennomføre kart‐ og delingsforretninger
Lovpålagte tjenester med Årsak til at faktisk omfang tilhørende lovhjemler
tilbys
Svalbardloven §25, delegert til LL jnr 2001/938
Omfang
ca 20‐30 pr år
Produksjon av nabolister
Forskrift om bruk av matrikkelloven på svalbard, se matrikkelloven § 30
Produsere situasjons‐ og temakart
Forskrift om bruk av matrikkelloven på svalbard, jfr Matrikkelloven 31
ca 10 pr måned
Vedlikehold av kors, tilrettelegging for urnenedsettelse, generelt vedlikehold
Forskrift om kirkegårder for Longyearbyen §2
1 gang pr år
Kirkegård
Avløpsnett/innsamling avløpsvann
Drift og vedlikehold og oppfølging av serviceavtaler av pumper
Frostsikring
Kontinuerlig automatisk overvåkning med 24‐timers vaktutkalling
Spyling og vedlikehold av avløpspumpestasjoner
Vedlikehold av ledninger
Avløpsrensing
Prøvetakingsplan med oppfølging av utslipp
Forhåndskonferanse
Drift og vedlikehold og oppfølging av serviceavtaler av pumper
Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven
Kontinuerlig
2 gang / år
Kontinuerlig
12 gang/ år
Kontinuerlig
Politisk vedtak
Ikke bestemt ennå
ca 40‐60 pr år
Svalbardloven §31. Følger drikkevannsforskriften, men den gjelder ikke for Svalbard. Administrativ beslutning
Side 94
Kontinuerlig
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Omfang
Frostsikring
2 gang/ år
Kontinuerlig automatisk overvåkning med 24‐timers vaktutkalling
Kontinuerlig
Svalbardloven §31. Følger drikkevannsforskriften, men Månedlige/2‐ukers drikkevannsprøver den gjelder ikke for Svalbard. Administrativ beslutning
Sørge for tilstrekkelig vannforsyning til å Forskrift om brannvern på dekke behovet for slokkevann
Svalbard § 6‐5
Vedlikehold av høydebasseng
Vedlikehold av ledninger
Fjernvarmeanl., nett ‐ FH ‐ HS
24‐timers rørleggervakt
Drift av hovedsentraler med vekslere
Drift av primærnett og fyrhus med fyrkjeler og vannbehandling
Drift av sekundærnett
Drift av tertiærnett Drift og vedlikehold og oppfølging av serviceavtaler av pumper
Døgnkontinuerlig overvåkning på deler av anlegget
Årlig inspeksjon
Årlig testing av ventiler
Drift og vedlikehold av ca 80 rørkasser under boliger
Årlig inspeksjon
12‐24 gang/år
1 gang/ 3 år
Kontinuerlig
Svalbardloven §31
Døgnkontinuerlig
Svalbardloven §31
Kontinuerlig
Svalbardloven §31
Svalbardloven §31
Svalbardloven §31
Kontinuerlig
Kontinuerlig
Kontinuerlig
Svalbardloven §31
Kontinuerlig
Svalbardloven §31
Svalbardloven §31
Svalbardloven §31
Kontinuerlig
En gang pr år
En gang pr år
Svalbardloven §31
Døgnkontinuerlig
Svalbardloven §31
Svalbardloven §31
ca 3,1 km med rørkasser
En gang pr år
Side 95
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Fjernvarmeanl., undersentraler
Drift og vedlikehold av ca 80 rørkasser under boliger
Årlig inspeksjon
Gang‐ og sykkelveier
Skilting gang‐ og sykkelveier
Omfang
Svalbardloven §31
Døgnkontinuerrlig
Svalbardloven §31
Svalbardloven §31
Kontinuerlig
En gang pr år
Politisk vedtak
En gang pr år
Politisk vedtak
Løpende vedlikehold
Politisk vedtak
Veitrafikkloven
Svalbardloven §31,. I tillegg Ansvarsavtale med Store Sommervedlikehold gang‐ og sykkelveier Norske
Svalbardloven §31,. I tillegg Ansvarsavtale med Store Vintervedlikehold gang‐ og sykkelveier Norske
Husholdningsavfall
Forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen planområde § 6, Forskrift om miljøgifter, Anskaffelse, vedlikehold og plassering av avfall og gebyrer for avløp og containere i byen
avfall på Svalbard.
Innsamling av avfall (ikke skip)
Mottak av avfall på avfallsanlegget og transport og leveranse til lovlig mottak
Næringsavfall
15‐25 stk pr uke
Forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen planområde, Forskrift om miljøgifter, avfall og gebyrer for avløp og avfall på Svalbard.
200‐550 tonn pr år
Forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen planområde, Forskrift om miljøgifter, avfall og gebyrer for avløp og avfall på Svalbard § 9.
Kontinuerlig, men små mengder
Side 96
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Omfang
Drift av deponi
Innhenting av containere
20+40 stk/uka (sesongbetont)
Innhenting av vrak (bil/scooter)
0‐250 pr år
Mottak av avfall
20+40 stk/uka (sesongbetont)
Utsetting av containere
Personell teknisk infrastruktur (til fordeling)
Side 97
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Saksbehandling (myndighetskrav, brukere, avtalepartnere, planverk)
Produksjon av vann
Omfang
Svalbardloven §31
Løpende arbeid
Svalbardloven §31. Følger drikkevannsforskriften, men Daglig tilsyn, kontinuerlig automatisk overvåkning med 24‐timers vaktutkalling den gjelder ikke for Svalbard. Administrativ beslutning
365 gang / år
Drift og vedlikehold av sandfilter
1 gang pr år
Drift og vedlikehold og oppfølging av serviceavtaler av pumper og teknisk utstyr på Isdammen
Kontinuerlig
Innkjøp av kjemikalier til vannbehandlingen
1 gang pr år
Kontroll av vannstand i Isdammen
Etter behov
Månedlige/2‐ukers drikkevannsprøver
12‐24 ganger/ år
Oppbevaring av klorpulver for desinfisering ved beredskap
årlig
Overvåkning og vedlikehold av Isdammen og Steintippdalen (inntak)
Ved behov
UV‐behandling og drift av anlegg
1‐2 ganger / år
Skred
Side 98
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
Opprydding på egen infrastruktur etter skred
Svalbardloven §31
Veier Gruve 3 og 7
Skilting veier Gruve 3 og 7
Sommervedlikehold veier Gruve 3 og 7(Gjelder ikke Gruve 7‐veien fra fjellfoten og opp til gruva og fra camingplassen til Bjørndalen)
Vintervedlikehold veier Gruve 3 og 7
Veier Longyearbyen
Veitrafikkloven
Svalbardloven §31,. I tillegg Ansvarsavtale med Store Norske
Svalbardloven §31,. I tillegg Ansvarsavtale med Store Norske
Skilting veier Longyearbyen (Gjelder ikke fra campingplassen til Bjørndalen)
Veitrafikkloven
Sommervedlikehold veier Longyearbyen Svalbardloven §31, I tillegg Ansvarsavtale med Store (Gjelder ikke fra campingplassen til Norske
Bjørndalen)
Vintervedlikehold veier Longyearbyen Svalbardloven §31. I tillegg Ansvarsavtale med Store (Gjelder ikke fra campingplassen til Norske
Bjørndalen)
Økonomi og IKT
IKT‐tjenester
Brukerstøtte ansatte
Definering / vedlikehold av brukere
Div administrative / forefallende oppgaver
Drift / anskaffelse / klargjøring av sluttbrukerutstyr
Drift / anskaffelse infrastruktur
Implementering av systemer
Omfang
Ved behov
Politisk vedtak
En gang pr år
Politisk vedtak
Politisk vedtak
Politisk vedtak
En gang pr år
Politisk vedtak
Politisk vedtak
ca 10 % stilling: Bistand til ca 120 brukere
ca 5 % stilling
ca 5 % stilling
ca 10 % stilling: ca 140 maskiner, stasjonære og bærbare pc‐er (utenom skole)
Alt utstyr som ikke er sluttbrukerrelatert: i hovedsak nett, servere, bokser, linjer, av‐utstyr, telefonsystem. Ca 1,5 årsverk. Personoppl.loven setter krav til at kommunen etablerer sikkerhetsmål, sikkerhetsstrategi og utarbeider sikkerhetsvurderinger for å ivareta personvernet. ca 5 % stilling: Nyinstallasjoner og oppgradering av systemer
Side 99
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
Teknisk drift/oppdatering administrative fellessystemer
Økonomitjenester
Kostrarapportering
Kunde‐ og leverandørkontakt Utarbeidelse av handlingsprogram
Utarbeidelse og vedlikehold av fakturasatser
Lovpålagte tjenester Revisjonstjenester
Klargjøre for revisjon og "serve" revisorene
Økonomitjenester
Omfang
ca 15 % stiling. De største systemene er ePhorte, Visma, Elwin, Isy, kartsystem.
Politisk vedtak
1 gang i året (februar). Kommuneloven §49 gjelder ikke på Svalbard, Lokalstyret har valgt å gjennomføre kostrarapportering (J.nr. 2013/208)
Jevnlig. Ca 800 aktive leverandører i 2014.
Utføres i fbm budsjett‐/økonomiplanarbeid på høsten
Vanligvis i fbm budsjettarbeidet på høsten
Kommuneloven §78
Ved behov, med størst arbeidsbelastning i mars.
Budsjett‐ og økonomiplanarbeid
Kommuneloven §45‐47
Låne‐ og finansforvaltning
Kommuneloven §52
Forskrift om årsbudsjett § 10, Forskrift om finansforvaltning § 6.
Tertialrapportering, finansforvaltningsrapport
Utarbeidelse av årsregnskap og deler av LL sin årsberetning
Kommuneloven §48
Utarbeidelse og vedlikehold av Svalbardloven §31 samt gebyrregulativ
særlover
Økonomitjenester
Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner §2
Behandling av inngående fakturaer
Videreføring av tidligere Data til SSB sin næringsstatistikk
Statistikkloven §2‐2
praksis
Føring av hovedboksbilag
Innfordring (purringer, inkasso)
Kommuneloven §23: Månedsavstemminger og rapportering "Betryggende kontroll"
Side 100
Løpende drift: Økonomiplan, budsjett, budsjettendringer (størst arbeidsbelastning på høsten)
Låneopptak i desember. Forvaltning av bankinskudd ved behov gjennom hele året. 2 tertialrapporter og 3 finansforvaltningsrapporter årlig til politisk behandling. Arbeidskrevende i januar og februar
Vanligvis i fbm budsjettarbeidet på høsten
Ca 8.100 inngående fakturaer i 2014
Årlig i april
Ca 2.600 hovedboksbilag i 2014
Løpende. Lokalstyret velger å følge Inkassoloven med forskrift og Tvangsfullbyrdelsesloven Månedlige avstemminger og tilrettelegging for rapportering på investeringsregnskapet
Tjeneste‐
Enhet type
KOSTRA‐
tjeneste Tjeneste
Rådgivning, opplæring og bistand til enhetene og sektor‐og adm.sjef (på økonomisystemet og økonomi‐faglig)
Utarbeidelse av rutinebeskrivelser og brukerveiledninger
Utfakturering
Kommuneloven §23: "Betryggende kontroll"
Kommuneloven §23: "Betryggende kontroll"
Økonomisk saksbehandling
Kommuneloven §23: ""…saker forsvarlig utredet…" Administrativ beslutning
Side 101
Omfang
Løpende drift
Løpende drift
Ca 5.500 utgående fakturaer i 2014, samt ca 180 utgående kreditnotaer i 2014
Løpende drift

SNU - Rapport og tjenester

Transcription

Similar documents

Hvordan møter Kystverket fremtiden?

Sortert alfabetisk - Longyearbyen lokalstyre

Hvem er din kandidat? - Longyearbyen lokalstyre

Vedtekter - Røde Kors

13.05.2014 - Lokalstyret del 2 (sak 22 - 26).pdf

Driftstekniker (vaktmester), Svalbard