INNKALLING HOVEDSTYREMØTE 01 – 2015

 INNKALLING HOVEDSTYREMØTE 01 – 2015 Møte: Tid: Sted: Innkalles: Frafall: 01/2015 Onsdag 18. februar 2015 kl. 18 Møterommet River`n på Sagene samfunnshus Både hovedstyrets medlemmer og avdelingslederne innkalles til hele møtet. Finn-­‐ Ulrik Berntsen (styret), Sverre Midtun (styret). SAKSLISTE Sak 1/2015 Bakgrunn Saksvedlegg Vedtaksforslag Sak 2/2015 Bakgrunn Saksvedlegg Vedtaksforslag Sak 3/2015 Bakgrunn Godkjenning av innkalling og saksliste Leder informerer Innkalling styremøte nr. 01 2015 Innkallingen godkjennes uten endringer. Godkjenning av referat møte 5/2014 Leder informerer Referat møte 05/2014 Referatet godkjennes uten anmerkninger Status medlems-­‐ og treningsavgift fjerde kvartal 2014 Tidligere styrevedtak: Møte nr. 5/2014 sak nr. 41: ”Styret tar gjennomgangen til orientering. Innebandy, fotball, bryting og landhockey sliter med å få inn penger og må ta tak i situasjonen” Vedlagt ligger oversikt over status på medlems-­‐ og treningsavgift for 4. kvartal 2014, under er det viktigste oppsummert. Status medlems-­‐ og treningsavgift 4. kvartal 2014 (klubbadmin): Fakturert Betalt Ubetalt Q1 574550 303800 270750 Q2 599350 335900 244700 Q3 839950 534750 310200 Q4 822850 570850 253500 DLs kommentarer: • Alle avdelinger har nå fått tilsendt faktura for treningsavgift for 2014. • Innebandy, fotball, bryting og landhockey sliter med å få inn penger og må ta tak i situasjonen. • DL vil anbefale hovedstyret å igangsette tiltak for å hjelpe de medlemmene som trenger det med å komme i gang med min idrett Status medlems-­‐ og treningsavgift fra 2013 og tidligere (medlemsnett): Utestående beløp Antall medlemmer Q1 200362 130 Q2 186422 111 Q3 175622 100 Q4 165522 98 Saksvedlegg Vedtaksforslag DLs kommentarer: • Det er en liten framgang fra 3. kvartal. • Styret bes vurdere om og i hvilken grad DL skal bruke tid på å få inn de resterende utestående kronene. Status medlems-­‐ og treningsavgift Q4 2014 Sak 4/2015 Bakgrunn Saksvedlegg Vedtaksforslag Sak 5/2015 Bakgrunn Saksvedlegg Vedtaksforslag Status strategiarbeid fjerde kvartal 2014 Tidligere styrevedtak: Møte nr. 3/2014 sak 27: ”Forslag til oppfølgingsplan for strategien 2014 vedtas. Status på planen gjennomgås på hvert styremøte” Oppfølgingsskjema med status ligger vedlagt. Det som er markert med gult er nye ting som har skjedd siden sist. Styret bes gå gjennom skjemaet for å diskutere veien videre på de ulike strategiene. Styrets skjema for strategioppfølging 2014 Omorganisering av Sagene IF Tidligere vedtak: Møte nr. 5/2014 sak 43: ”Styres innspill: • Det bør utredes nærmere om det er årsmøtet eller styret som skal velge/ utpeke lederne av idrettenes arbeidsutvalg. • Kontrollkomiteen bør spesifikt bes om å komme med sine innspill til omorganiseringen, daglig leder skal sørge for dette. • Valgkomiteen får en større jobb enn de tok på seg da de ble valgt, og leder skal informere dem om saken og forberede dem på arbeidet. • Det vil være hensiktsmessig at avdelingenes årsmøter i 2015 brukes til å få inn den enkelte idrett/ avdelings kandidater til hovedstyret og til arbeidsutvalgsleder” På styreseminaret i august 2014 ble det lagt fram og diskutert et forslag til omorganisering av Sagene IF. Forslaget gikk i hovedtrekk ut på: 1) Å kun ha et styre i klubben med representanter fra alle avdelingene, 2) At avdelingene blir arbeidsutvalg med delegert myndighet til å organisere sin aktivitet fra hovedstyret. Følgende ble besluttet: Forslaget skal kvalitetssikres av OIK, det skal sendes på høring i alle avdelinger, og endelig avgjørelse skal tar på hovedlagets årsmøte i 2015. Status: • Forslaget har vært gjennom to runder hos Oslo idrettskrets, og det er justert iht deres tilbakemeldinger (forslaget ligger vedlagt). • Forslaget ble sendt på høring i desember 2014, med høringsfrist 10. Januar 2015. Det er kun mottatt høringssvar fra sykkelavdelingen (det ligger vedlagt). • Oslo idrettskrets har anbefalt oss at det bør være det valgte styret som utpeker lederne for avdelingenes arbeidsutvalg (ref forslaget). Dette for å slippe å avholde ekstraordinært årsmøte hvis leder valgt på årsmøtet trekker seg. • Forslaget er sendt på høring til kontrollkomiteen, men vi har ikke mottatt svar. Styret bes diskutere forslaget i lys av innkomne høringssvar og vedta et endelig forslag som framlegges på årsmøtet 2015. Sagene IF – Forslag omorganisering Sykkel – svar høring omorganisering Oslo idrettskrets – svar høring omorganisering Utvidet høringsfrist før kommende styremøte. Dl sender ut revidert forslag iht innspill fra hovedstyret. Sak 6/2014 Bakgrunn Saksvedlegg Vedtaksforslag Sak 7/2015 Bakgrunn Saksvedlegg Vedtaksforslag Sak 8/2015 Bakgrunn Utbyggingen av Voldsløkka Bystyret vedtok sent i desember 2014 et budsjett der landhockey/ kunstis/ klubbhus på Voldsløkka er inne med 15 mil kr i 2015 og 65 mil kr i 2016. Dette kommer i tillegg til at skatehall også ligger inne ferdigfinansiert i 2015. Vedtaket kommer etter at både Sagene IF og ISU-­‐ Sagene jobbet målrettet og intensivt opp mot sentrale partier og politikere i budsjettprosessen. Stor takk må rettes til ISU-­‐ leder Henning Strøm. Vi har også hatt god støtte av Oslo idrettskrets og Bandyforbundet. I følge idrettskretsen så må anlegget detaljprosjekteres før en er klar til byggestart (for eksempel må det avklares hva det faktisk kommer til å koste). DL har forsøkt å få til et møte med Bymiljøetaten for å avklare hva dette innebærer og hva som er veien videre, men har foreløpig ikke lyktes med dette. Det tolkes dithen at etaten ikke selv har dette helt klart for seg. DL anser det som viktig å få til et slikt møte. Styret bes komme med innspill til hva vi skal ta opp i møtet. Det er viktig at Sagene IF holder trykket oppe fram mot prosessen omkring revidert budsjett, slik at det hele ikke renner ut i sanden. Da DL og ISU-­‐ leder nå har funnet en arbeidsform og et samarbeid som fungerer, så anses det som hensiktsmessig at det er disse to som fortsetter å lede arbeidet videre. Styret bes komme med innspill til innhold og form på dette arbeidet. Up sport ap? Sagene If sliter, som alle andre klubber, med sin interne kommunikasjon: Laglederne har etterlyst en enklere og billigere måte å snakke med sine spillere på. Det er om lag 30 % av våre medlemmer vi ikke når vi informerer på nett, Face og epost. Vi sliter spesielt med å få våre ungdommer til å bruke vår nettside og Facebookside. Norges idrettsforbund har inngått et samarbeid med Upsport om utvikling av klubb-­‐ apper. Se vedlagte presentasjon. DLs vurderinger: • Det koster ingenting og det ligger noen inntekstmuligheter i appen som er interessante. • Appen kan være med å gjøre den interne kommunikasjonen enklere (ref pkt over). • En må se for seg appen som en portal inn til nett og face samt for en ekstra tjeneste for våre lagledere, og ikke som ”enda et sted der det skal produseres innhold”. Styret bes vurdere om Sagene IF skal inngå en avtale med Upsport om utvikling av en Sagene IF app. UPsport presentasjon L og DL informerer L og DL informerer om følgende saker: 1. Nytt fra administrasjonen • Økt sykdomsfravær har gitt noen negative konsekvenser. • Marthe G. Bråthen har sagt opp sin stilling som allidrettsleder fom 30. april 2015, Stillingen er utlyst på egne nettsider og idrettsforbundets nettsider. • Tilskuddskoordinatoren Terje Unnerud er godt i gang med sitt arbeid. 2. Idrettsregistreringen 2015 • Endelige medlemstall for 2014 ligger vedlagt (innrapportert idrettsregistreringen) • Antall medlemmer har økt fra 1130 i 2013 til 1296 i 2014. 3. Anlegg • Bjølsen kunstgress (rehabilitering, vinterdrift, tildeling av treningstider) • Voldsløkka garderober (driftstilskudd fom 2015, vakthold sommeren 2015) • Voldsløkka kunstis/ grus (status islegging, kartlegging fa NFF) Saksvedlegg Vedtaksforslag • Bjølsenhallen (Ombygging, brytematter, ny driftsavtale, driftsteknikker, pant) • Bjølsenparken (oppussing, finne midler til kunstgress) 4. Ny aktivitet: • Oppstart av rugbyavdeling (Status) • Oppstart av nye lag i fotballavdelingen (status) • Ung-­‐ Metro, Oslo og Akershus Bandyregion-­‐ innebandy og Sagene IF har startet prosjektet ”venn-­‐innebandy” på fredager i øvre kl. 16.30-­‐ 17.30. • Mulig samarbeid om treningskontaktordningen med bydel Sagene. 5. Storbyarbeid • Rapport for 2014 ligger vedlagt. • Søknad for 2015 ligger vedlagt. 6. Søknader om midler 2015: • Oslo idrettskrets: Storbymidler 2015 • Bydel Sagene: utestående medlems-­‐ og treningsavigfter 2014, frivillighetsmidler • Oslo kommune: Tilskudd til administrasjon, funksjonshemmede og dametrim. 7. Tildeling av midler: • Oslo idrettskrets: 45.000 kr til treningskontaktordningen. • Gjensidigestiftelsen: 50.000 kr til oppstart av rugbyavdeling. • Norges bryteforbund: 24.000 kr i utstyrsrefusjon for mattekjøp. Idrettsregistreringen 2014 Storbyrapport 2014 Storbysøknad 2015 Styret tar gjennomgangen til orientering. Møteplan for hovedstyret våren 2015 (se Sagene Ifs årshjul her) • Hovedstyremøte nr. 2: 18. Mars kl. 18 i Bjølsenhallen • Hovedstyremøte nr. 3: 8. April kl. 18 i Bjølsenhallen. • Årsmøte: 18. april (avdelingenes årsmøter og hovedlagets årsmøte avholdes samme dag på samme sted)