innkalling til ekstraordinær generalforsamling i targovax as org nr

Transcription

innkalling til ekstraordinær generalforsamling i targovax as org nr
(OFFICE TRANSLATION)
INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR
NOTICE OF EXTRAORDINARY
GENERALFORSAMLING
GENERAL MEETING
I
OF
TARGOVAX AS
TARGOVAX AS
ORG NR 996 162 095
REG NO 996 162 095
Den 14. september 2015 kl 15.00 avholdes det
An extraordinary general meeting of Targovax AS (the
ekstraordinær generalforsamling i Targovax AS
“Company”) will be held on 14 September 2015 at
(”Selskapet”) i Selskapets lokaler i Vollsveien 6,
15:00 hours (CET) at the Company’s offices in
1366 Lysaker.
Vollsveien 6, 1366 Lysaker.
Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder,
The general meeting will be opened by the chairperson
Jónas Einarsson.
of the board of directors, Jónas Einarsson.
Til behandling foreligger:
The following is on the agenda:
1
1
VALG AV MØTELEDER
ELECTION OF THE CHAIRPERSON OF THE
MEETING
2
GODKJENNELSE AV INNKALLING OG
2
APPROVAL OF THE NOTICE AND AGENDA
3
ELECTION OF A PERSON TO CO-SIGN
DAGSORDEN
3
4
VALG AV ÉN PERSON TIL Å
MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN
THE MINUTES TOGETHER WITH THE
SAMMEN MED MØTELEDER
CHAIRPERSON
OMDANNELSE AV SELSKAPET TIL
4
CONVERSION OF THE COMPANY INTO A
ALLMENNAKSJESELSKAP, NYTT
NORWEGIAN PUBLIC LIMITED
SELSKAPSNAVN OG
COMPANY, NEW COMPANY NAME AND
VEDTEKTSENDRINGER
AMENDMENTS OF THE ARTICLES OF
ASSOCIATION
Som tidligere annonsert har Selskapet til hensikt å
As previously announced, the Company intends to
gjennomføre en børsnotering av Selskapets aksjer
carry out a stock exchange listing of its shares within
innen 12 måneder etter gjennomføring av den rettede
12 months following the completion of the private
emisjonen 9. juli 2015.
placement on 9 July 2015.
I den forbindelse er det en rekke selskapsbeslutninger
In this respect, there is a number of corporate
som må fattes for å forberede og tilpasse Selskapet til
resolutions that must be made in order for the
de krav og anbefalinger som gjelder for et selskap
Company to be prepared for and comply with the
som har søkt notering eller er notert på Oslo Børs i
requirements and recommendations applicable to a
henhold til opptaksreglene til Oslo Børs,
company having applied for listing or being listed on
verdipapirhandelloven, allmennaksjeloven, Norsk
the Oslo Stock Exchange pursuant to the Oslo Stock
anbefaling for eierstyring og selskapsledelse og øvrige
Exchange’s listing rules, the Norwegian Securities
relevante lover, regler og anbefalinger. På denne
Trading Act, the Norwegian Public Limited Companies
bakgrunn foreslår styret de vedtak som fremgår av
Act, the Norwegian Code of Practice for Corporate
punkt a) til d) nedenfor, og at det stemmes over disse
Governance and other applicable laws, rules and
vedtakene under ett:
recommendations. On this basis, the Board of
Directors (the “Board”) proposes the resolutions set
out under item a) to d) below, and that these
resolutions are voted on as one matter:
a)
Styret foreslår at Selskapet omdannes til et
a) The Board proposes that the Company is converted
into a Norwegian public limited company.
allmennaksjeselskap.
En omdanning fra aksjeselskap til
A conversion from a Norwegian private limited
allmennaksjeselskap har blant annet følgende
company into a Norwegian public limited company
virkninger:
have, inter alia, the following effects:
-
Aksjekapitalen må minst være NOK
-
1 000 000;
-
-
The share capital must be at least NOK
1,000,000;
Innkallingsfrist til generalforsamling må være
-
The notice period for general meetings must
minst to uker (tre uker fra aksjene tas opp til
be at least two weeks (three weeks with effect
notering);
from a listing);
-
Styret må ha minst tre medlemmer og det er
The Board must consist of at least three
krav om representasjon av begge kjønn i
members, and there are requirements relating
styret;
to representation of both genders on the
Board;
-
Selskapet må ha daglig leder;
-
The company must have a managing director;
-
Aksjene vil når vedtektene ikke bestemmer
-
The shares will be freely transferable unless
annet være fritt omsettelige;
otherwise is provided for in the articles of
association;
-
-
Selskapet vil kunne tilby sine aksjer til
-
The Company may carry out a public offering
of its shares;
allmennheten;
Det vil gjelde strengere krav ved
-
Stricter requirements will apply with respect to
tingsinnskudd, transaksjoner med nærstående
contribution in kind, transactions with related
og ved fusjon og fisjon; og
parties, as well as mergers and demergers;
and
-
-
Regnskapsmessig vil Selskapet måtte følge
The Company must comply with the
reglene for store foretak, jf regnskapsloven §
accounting rules for large enterprises, cf
1-5.
Section 1-5 of the Norwegian Accounting Act.
Det er etter styrets syn hensiktsmessig at omdanning
It is in the view of the Board practical that the
besluttes av den ekstraordinære generalforsamlingen
conversion is resolved by this extraordinary general
den 14. september 2015 selv om datoen for en
meeting on 14 September 2015 even if the date for a
børsnotering ikke er fastsatt.
stock exchange listing has not been determined.
b) Styret foreslår at Selskapets navn endres til
b) The Board proposes that the Company’s name is
changed to “Targovax ASA”.
”Targovax ASA”.
c)
Som følge av omdanningen og navneendringen
c)
As a result of the conversion and name change
foreslår styret at vedtektenes § 1 endres til å lyde
above, the Board proposes that Section 1 of the
som følger:
articles of association is amended to read as
follows:
d) ”Selskapets navn er Targovax ASA. Selskapet er
d) “The company’s name is Targovax ASA. The
et allmennaksjeselskap.”
e) Styret foreslår at Selskapet skal tilby nye aksjer
company is a public limited liability company.”
e) The Board proposes that following the conversion,
til allmennheten etter omdannelsen.
the Company shall offer new shares to the public.
Åpningsbalanse per 31. juli 2015 med erklæring fra
An opening balance sheet as per 31 July 2015 with
revisor og redegjørelse fra uavhengig sakkyndig er
auditor’s statement and a statement from an
inntatt som henholdsvis Vedlegg 1 og Vedlegg 2 til
independent expert are attached as Appendix 1 and
innkallingen.
Appendix 2, respectively, to the notice.
5
5
STYREVALG
Selskapet har per i dag et styre med 6 medlemmer.
ELECTION OF A NEW BOARD
There are currently 6 members on the Board. In order
For at styret skal ha en hensiktsmessig størrelse og
for the Board to have a practical size and a
en sammensetning som tilfredsstiller de krav og
composition that complies with the requirements and
anbefalinger som det vises til ovenfor, foreslås det at
recommendations referred to above, it is proposed
det velges et nytt styre i Selskapet. Forslag til
that a new Board is appointed. Proposal for candidates
kandidatene til nytt styre vil senest bli presentert på
to such new Board will at the latest be presented at
generalforsamlingen.
the general meeting.
6
6
VEDTEKTSENDRINGER
AMENDMENTS OF THE ARTICLES OF
ASSOCIATION
Styret foreslår at Selskapets vedtekter, i henhold til
The Board proposes that the Company’s articles of
ovenstående forslag til vedtak og for øvrig for å gjøre
association, in accordance with the above proposals
de nødvendige tilpasninger i forbindelse med den
and in order to implement the amendments required
mulige børsnoteringen, erstattes i sin helhet av
for the contemplated listing, be replaced by the
forslaget til nye vedtekter vedlagt denne innkallingen
proposal for new articles attached to this notice as
som Vedlegg 3.
Appendix 3.
7
7
FORSLAG TIL RETNINGSLINJER FOR
PROPOSAL FOR CHARTER FOR THE
VALGKOMITÉ OG KANDIDATER TIL
NOMINATION COMMITTEE AND
CANDIDATES TO THE NOMINATION
VALGKOMITEEN
COMMITTEE
Styret foreslår at generalforsamlingen vedtar
The Board proposes that the general meeting adopts
retningslinjene for valgkomiteen som er inntatt i
the charter for the nomination committee attached as
Vedlegg 4 til innkallingen.
Appendix 4 to this notice.
Som medlemmer av valgkomiteen er følgende
The following candidates have been proposed as
kandidater foreslått:
members of the nomination committee:

Johan Christenson (leder) (valgt for perioden

frem til ordinær generalforsamling 2016).


period until the annual general meeting in
Anders Tuv (valgt for perioden frem til
ordinær generalforsamling 2016).
2016)

Anders Tuv (elected for a period until the

Ludvik Sandnes (elected for a period until the
Ludvik Sandnes (valgt for perioden frem til
ordinær generalforsamling 2016).
Johan Christenson (chairperson) (elected for a
annual general meeting in 2016).
annual general meeting in 2016).
8
FULLMAKT TIL STYRET TIL Å FORHØYE
8
AUTHORISATION TO THE BOARD TO
AKSJEKAPITALEN I TILKNYTNING TIL
INCREASE THE SHARE CAPITAL IN
INSENTIVORDNINGER
CONNECTION WITH SHARE INCENTIVE
ARRANGEMENTS
Etter styrets syn er en konkurransedyktig og
The Board is of the view that a competitive and market
markedsorientert opsjonsordning et sentralt
oriented option scheme is a key element in the
virkemiddel i arbeidet for å rekruttere og beholde
recruitment and retention of key employees, and the
nøkkelmedarbeidere, og styret har derfor vedtatt at
Board has therefore resolved that a new option
det skal etableres en ny opsjonsordning for å
program shall be established to honour existing
honorere eksisterende opsjoner og tildele nye
options and to grant new options. New options are
opsjoner. Nye opsjoner tildeles etter følgende
granted in accordance with the following main
hovedelementer:
elements:
-
-
Rammen for opsjonsordningen skal være inntil 10
% av selskapets aksjekapital
The size of the option program shall be up to 10%
of the share capital in the Company
-
Opsjoner vil bli tildelt på årlig basis
-
Options shall be granted on an annual basis
-
Utøvelseskursen skal fastsettes av styret, og vil
-
The strike price shall be determined by the Board,
-
normalt tilsvare markedskursen ved tildeling av
and will normally be equal to the market price at
opsjonene. Frem til en børsnotering av selskapets
the time of option grant. Until an IPO of the
aksjer vil markedskursen i hovedregel bli satt til
Company, the market price will as a main rule be
den aksjekursen som ble benyttet i siste
set at the share price applied in the last financing
finansieringsrunde før tildeling av opsjonene
round prior to the option grant
Opsjonene vil være opptjent etter fire år fra
-
The options will vest after four years from grant
-
New options may be granted to employees of the
tildeling
-
Nye opsjoner kan tildeles ansatte i Selskapet og
dets datterselskaper og konsulenter
For å legge forholdene til rette for etablering av et
Company and its subsidiaries and consultants
In order to facilitate an option program based on the
opsjonsprogram basert på det ovenstående, foreslår
above, the Board proposes that the Board is granted
styret at det gis en fullmakt til å forhøye
an authorisation to increase the share capital of the
aksjekapitalen i selskapet. På ekstraordinær
Company. At the extraordinary general meeting held
generalforsamling avholdt 11. februar 2015 ble styret
on 11 February 2015 the Board was granted an
tildelt fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil
authorisation to increase the share capital of the
NOK 75 000. Styret foreslår at denne fullmakten
Company by up to NOK 75,000. The Board proposes
erstattes med en fullmakt til å forhøye aksjekapitalen
that such authorisation is replaced by an authorisation
med et beløp tilsvarende inntil 10 % av aksjekapitalen
to increase the share capital by an amount equal to
i Selskapet.
10 % of the share capital of the Company.
Det foreslås at fullmaktens størrelse tilsvarer 10 % av
The Board proposes that the size of the authorisation
selskapets aksjekapital. For å ta høyde for fremtidige
shall be 10% of the Company’s share capital. In order
kapitalforhøyelser foreslår styret at fullmakten skal
to take into account future share issuances, the Board
være på det laveste av (a) NOK 500 000 og (b) 10 %
proposes that the authorisation shall be up to the
av aksjekapitalen i Selskapet.
lower of (a) NOK 500,000 and (b) 10% of the share
capital of the Company.
Styret vil ved behov be generalforsamlingen om at
The Board will when necessary request the general
fullmakten utvides og fornyes, slik at rammene for
meeting to increase and extend the authorisation in
opsjonsordningen til enhver tid er 10 % av
order to allow for an option program of up to 10% of
aksjekapitalen.
the share capital at any time.
Da fullmakten skal benyttes til å utstede aksjer til
As the authorisation shall be used in connection with
opsjonsinnehavere, foreslås det at styrefullmakten gir
issuance of shares to option holders, the Board
styret mulighet til å fravike aksjonærenes fortrinnsrett
proposed that it be authorised to deviate from the
til tegning og tildeling av nye aksjer.
shareholders’ preferential right to subscribe for and be
allotted new shares.
Styret foreslår på denne bakgrunn at
Based on the above, the board of directors proposes
generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
that the general meeting passes the following
resolution:
(i)
I henhold til aksjeloven § 10-14 gis styret
(i)
Pursuant to Section 10-14 of the Norwegian
fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital
Private Limited Companies Act, the Board is
med inntil det laveste av (a) NOK 500 000 og
granted an authorisation to increase the
(b) 10 % av aksjekapitalen i Selskapet.
Company’s share capital by up to the lower of
(a) NOK 500,000 and (b) 10% of the share
capital of the Company.
(ii)
(iii)
Fullmakten gjelder frem til Selskapets ordinære
(ii)
The authorisation is valid until the Company’s
generalforsamling i 2016, likevel ikke lenger
annual general meeting in 2016, but no longer
enn til 30. juni 2016.
than 30 June 2016.
Aksjonærenes fortrinnsrett til de nye aksjene
(iii)
etter aksjeloven § 10-4 kan fravikes.
The shareholders’ preferential right to the new
shares pursuant to Section 10-4 of the
Norwegian Private Limited Companies Act may
be deviated from.
(iv)
Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse mot
(iv)
The authorisation does not comprise share
innskudd i andre eiendeler enn penger mv, jf
capital increases against contribution in kind, cf
aksjeloven § 10-2.
Section 10-2 of the Norwegian Private Limited
Companies Act.
(v)
Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse ved
(v)
The authorisation does not comprise share
capital increase in connection with mergers
fusjon etter aksjeloven § 13-5.
pursuant to Section 13-5 of the Norwegian
Private Limited Companies Act.
(vi)
Fra tidspunktet for registrering i
(vi)
From the time of registration of this
Foretaksregisteret erstatter denne fullmakten
authorisation in the Norwegian Register of
styrefullmakten til å forhøye aksjekapitalen
Business Enterprises, this authorisation shall
som styret ble tildelt på ekstraordinær
replace the authorisation to increase the share
generalforsamlingen den 11. februar 2015.
capital granted to the Board at the extraordinary
general meeting held on 11 February 2015.
***
***
Kopi av seneste årsregnskap, årsberetning og
Copies of the latest annual accounts, directors’ report
revisjonsberetning er utlagt på Selskapets kontor for
and auditor’s report are available at the offices of the
gjennomsyn.
Company.
Etter seneste balansedag, 30. juni 2015, er det
Since the latest balance sheet date, 30 June 2015, the
inntruffet følgende som er av vesentlig betydning for
following has occurred that may have a material
selskapets stilling:


significance to the Company’s position:
Selskapet gjennomførte oppkjøpet av Oncos

The Company completed the acquisition of
Therapeutics Oy 2. juli 2015. Transaksjonen
Oncos Therapeutics Oy on 2 July 2015. The
var strukturert som et aksjebytte hvor
transaction was structured as a share for share
Selskapet utstedte 9 429 404 nye aksjer til
exchange whereby the Company issued
aksjonærene i Oncos Therapeutics Oy som
9,429,404 new shares to the shareholders of
vederlag.
Oncos Therapeutics Oy as consideration.
Selskapet gjennomførte en rettet emisjon på

NOK 200 millioner 9. juli 2015.
The Company completed a NOK 200 million
private placement on 9 July 2015.
7. september 2015 / 7 September 2015
På vegne av styret i / On behalf of the board of directors of
Targovax AS
____________________
Jónas Einarsson
(styrets leder/chairperson)
VEDLEGG:
1
Åpningsbalanse per 31. juli 2015 med
APPENDICES:
1
Opening balance sheet as per 31 July 2015
with auditor’s statement
revisors erklæring
2
Redegjørelse fra uavhengig sakkyndig
2
Statement from independent expert
3
Forslag til nye vedtekter
3
Proposed new articles of association
4
Forslag til retningslinjer for valgkomiteen
4
Proposal for charter for the nomination
committee
5
Påmeldings- og fullmaktsskjema til
ekstraordinær generalforsamling på norsk
6
Påmeldings- og fullmaktsskjema til
ekstraordinær generalforsamling på engelsk
5
Registration and proxy form to the
extraordinary general meeting in Norwegian
6
Registration and proxy form to the
extraordinary general meeting in English
Vedlegg 1 / Appendix 1
ÅPNINGSBALANSE PER 31. JULI 2015 MED REVISORS ERKLÆRING / OPENING BALANCE
SHEET AS PER 31 JULY 2015 WITH AUDITOR’S STATEMENT
TARGOVAX ASA
STATEMENT OF FINANCIAL POSITION
IFRS
31.07.2015
Investment in subsidiaries
Office furnitures
Total non-current assets
235 735 100
148 579
235 883 679
Trade and other receivables
Loan to subsidiaries
9 738 735
17 895 800
Cash and cash equivalents
211 443 848
Total current assets
239 078 383
TOTAL ASSETS
474 962 062
Shareholders equity
Share capital
Share premium reserve
Other reserves
Retained earnings
Total equity
2 685 881
522 317 037
2 419 362
-59 222 313
468 199 967
Short-term liabilities
Trade and other payables
Accrued public charges
Other short-term liabilities
Total Liabilities
2 950 514
1 206 447
2 605 134
6 762 095
TOTAL EQUITY AND LIABILITIES
474 962 062
Lysaker, 27 August 2015
Robert Burns
Board member
Johan Christenson
Board member
_______________
Jonas Einarsson
Chairperson of the Board
______________
Per Samuelsson
Board member
_______________
Gunnar Gårdemyr
CEO
________________
Lars Lund-Roland
Board member
Robert Burns
Board member
Bente-Lill Bjerkelund Romøren
Board member
Johan Christenson
Board member
Targovax ASA
Notes to the opening balance
Note 1 – basis for preparation
The opening balance as of 31 July 2015 concerns the conversion to a public limited company for
Targovax AS and is in accordance with the International Financial Reporting Standards as adopted
by EU. The opening balance shows how the balance for Targovax AS will appear at the conversion
to a public limited company.
The opening balance is based on the continuity method, hence the opening balance is based on the
book values from Targovax AS as of 31 July 2015. Please see the financial statement for a more
detailed description of the accounting policies.
The financial information used in the preparation is unaudited.
TARGOVAX ASA
ÅPNINGSBALANSE
IFRS
31.07.2015
Investeringer i datterselskap
Inventar
Sum anleggsmidler
235 735 100
148 579
235 883 679
Kunde- og andre kortsiktige fordringer
Lån til datterselskap
9 738 735
17 895 800
Bankinnskudd
211 443 848
Sum omløpsmidler
239 078 383
SUM EIENDELER
474 962 062
Egenkapital
Aksjekapital
Overkurs
Annen egenkapital
Opptjent egenkapital
Sum egenkapital
2 685 881
522 317 037
2 419 362
-59 222 313
468 199 967
Kortsiktig gjeld
Leverandørgjeld
Skyldige offentlige avgifter
Annen kortsiktig gjeld
Sum kortsiktig gjeld
2 950 514
1 206 447
2 605 134
6 762 095
SUM EGENKAPITAL OG GJELD
474 962 062
Lysaker, 27 August 2015
Robert Burns
Styremedlem
(Sign)
_______________
Jonas Einarsson
Styrets leder
(Sign)
________________
Lars Lund-Roland
Styremedlem
(Sign)
Johan Christenson
Styremedlem
(Sign)
______________
Per Samuelsson
Styremedlem
(Sign)
Bente-Lill Bjerkelund Romøren
Styremedlem
(Sign)
Gunnar Gårdemyr
Daglig leder
(Sign)
Robert Burns
Styremedlem
(Sign)
Johan Christenson
Styremedlem
(Sign)
Targovax ASA
Noteopplysninger åpningsbalanse
Note 1 – grunnlag for utarbeidelse
Åpningsbalansen per 31. juli 2015 gjelder omdanning fra foretaksform AS til ASA for Targovax AS og
er satt opp i samsvar med International Financial Reporting Standards som fastsatt av EU.
Åpningsbalansen viser hvordan balansen til Targovax AS vil fremstå ved omdanning til ASA.
Regnskapsmessig kontinuitet er lagt til grunn ved utarbeidelsen, og åpningsbalansen er følgelig
basert på regnskapstall for Targovax AS per 31. juli 2015. For ytterligere beskrivelse av
regnskapsprinsippene henvises det til årsregnskapet.
Den finansielle informasjonen som er benyttet ved sammenstillingen er ikke revidert.
Vedlegg 2 / Appendix 2
REDEGJØRELSE FRA UAVHENGIG SAKKYNDIG / STATEMENT FROM INDEPENDENT
EXPERT
Vedlegg 3 / Appendix 3
FORSLAG TIL NYE VEDTEKTER / PROPOSED NEW ARTICLES OF ASSOCIATION
(OFFICE TRANSLATION)
§1
VEDTEKTER
ARTICLES OF ASSOCIATION
for
for
TARGOVAX ASA
TARGOVAX ASA
Sist endret [14]. september 2015
Last amended [14] September 2015
Foretaksnavn
§1
The name of the company
Selskapets navn er Targovax ASA.
The company’s name is Targovax ASA.
Selskapet er et allmennaksjeselskap.
The company is a public limited
liability company.
§2
§3
Forretningskontor
§2
Registered office
Selskapets forretningskontor er i
The company’s registered office is in
Bærum kommune.
Bærum municipality.
Virksomhet
§3
Object
The business of the company shall
Selskapets virksomhet skal omfatte
salg og utvikling av biomedisinske
comprise the sale and development of
produkter og tjenester. Formålet kan
biomedical products and services. This
fremmes ved deltakelse i eller
object can be pursued through
samarbeid med andre foretak i inn- og
participation in or collaboration with
utland.
other enterprises in Norway and
abroad.
§4
Aksjekapital
§4
Selskapets aksjekapital er kr
Share capital
The company’s share capital is NOK
2 685 880,80 fordelt på 26 858 808
2,685,880.80 divided between
aksjer hver pålydende kr 0,10.
26,858,808 shares, each with a
Selskapets aksjer skal være registrert
nominal value of NOK 0.10. The
i VPS.
company’s shares shall be registered
in the Norwegian Central Securities
Depository (VPS).
§5
Styre
§5
Board of directors
Selskapets styre består av inntil 8
The company’s board of directors shall
styremedlemmer etter
consist of up to 8 members as decided
generalforsamlingens nærmere
by the general meeting.
beslutning.
§6
Valgkomité
§6
Nomination committee
Selskapet skal ha en valgkomité.
The company shall have a nomination
Komiteen skal bestå tre medlemmer.
committee. The nomination committee
Flertallet av medlemmene skal være
shall consist of three members. A
uavhengig av styret og den daglige
majority of the members shall be
ledelse. Valgkomiteens medlemmer,
independent of the board of directors
herunder valgkomiteens leder, velges
and the management. The members
av generalforsamlingen for ett år av
of the nomination committee,
gangen.
including the chairperson, will be
elected by the general meeting for a
term of one year.
Valgkomiteen avgir innstilling til
The nomination committee shall give
generalforsamlingen til valg av
recommendations for the election of
aksjonærvalgte medlemmer til styret
shareholder elected members of the
og medlemmer til valgkomiteen, samt
board of directors and the members of
godtgjørelse til styrets medlemmer og
the nomination committee, and
valgkomiteens medlemmer.
remuneration to the members of the
Godtgjørelse til medlemmene av
board of directors and the members of
valgkomiteen fastsettes av
the nomination committee. The
generalforsamlingen.
remuneration to the members of the
Generalforsamlingen kan fastsette
nomination committee is determined
instruks for valgkomiteen.
by the general meeting. The general
meeting may adopt instructions for
the nomination committee.
§7
Signatur
§7
Signature
Selskapets firma tegnes av styrets
The chair of the board and one
leder og et styremedlem i fellesskap.
member of the board are jointly
Styret kan meddele prokura.
authorised to sign on behalf of the
company. The board may grant
powers of procuration.
§8
Generalforsamling
Dokumenter som gjelder saker som
§8
General meeting
Documents relating to matters to be
skal behandles i selskapets
dealt with by the company’s general
generalforsamling, herunder
meeting, including documents which
dokumenter som etter lov skal inntas i
by law shall be included in or attached
eller vedlegges innkallingen til
to the notice of the general meeting,
generalforsamlingen, trenger ikke
do not need to be sent to the
sendes til aksjonærene dersom
shareholders if such documents have
dokumentene er tilgjengelige på
been made available on the company’s
selskapets hjemmeside. En aksjonær
website. A shareholder may
kan likevel kreve å få tilsendt
nevertheless request that documents
dokumenter som gjelder saker som
which relates to matters to be dealt
skal behandles på
with at the general meeting, are sent
generalforsamlingen.
to him/her.
På den ordinære generalforsamlingen
The annual general meeting shall
skal følgende spørsmål behandles og
address and resolve the following
avgjøres:
matters:
1. Godkjennelse av årsregnskapet og
1. Approval of the annual report and
årsberetningen, herunder utdeling
av utbytte.
2. Andre saker som etter loven eller
vedtektene hører under
generalforsamlingen.
accounts, including distribution of
dividend
2. Any other matters which are
referred to the general meeting
by law or the articles of
association.
Aksjonærer kan avgi sin stemme
The shareholders may cast their votes
skriftlig, herunder ved bruk av
in writing, including through electronic
elektronisk kommunikasjon, i en
communication, in a period prior to
periode før generalforsamlingen.
the general meeting. The board of
Styret kan fastsette nærmere
directors can establish specific
retningslinjer for slik
guidelines for such advance voting.
forhåndsstemming. Det skal fremgå
The established guidelines must be
av generalforsamlingsinnkallingen
stated in the notice of the general
hvilke retningslinjer som er fastsatt.
meeting.
Styret kan beslutte at aksjonærer som
The board of directors may decided
vil delta på generalforsamlingen må
that shareholders who want to
meddele dette til selskapet innen en
participate in the general meeting
bestemt frist som ikke kan utløpe
must notify the company thereof
tidligere enn tre dager før
within a specific deadline that cannot
generalforsamlingen.
expire earlier than three days prior to
the general meeting.
Vedlegg 4 / Appendix 4
FORSLAG TIL RETNINGSLINJER FOR VALGKOMITEEN / PROPOSAL FOR CHARTER FOR
THE NOMINATION COMMITTEE
CHARTER FOR THE NOMINATION COMMITTEE
1
1.1
COMPOSITION
The Nomination Committee shall consist of three members. The Nomination Committee
itself shall nominate candidates for election to the Nomination Committee and the
members of the Nomination Committee shall be elected by the general meeting, including
the Chairperson. The majority of the members shall be independent of the board of
directors (the “Board”) and the executive management.
1.2
Each member of the Nomination Committee shall act for one year, or until such member’s
replacement is appointed in accordance with this Section 1.3.
1.3
Any vacancies on the Nomination Committee resulting from death, resignation, removal
or other cause shall be filled by the affirmative vote of a majority of the remaining
members of the Nomination Committee then in office, even if less than a quorum of the
Nomination Committee. Any replacement member of the Nomination Committee
appointed in accordance with the preceding sentence shall hold office for the remainder of
the term of the member for whom the vacancy is being filled.
2
MEETINGS
2.1
Meetings of the Nomination Committee shall be convened by the Chairperson of the
committee.
2.2
Each of the members of the Nomination Committee has the right to demand that a
meeting be convened. The Chairperson of the Nomination Committee decides the meeting
format.
2.3
The Nomination Committee decides to which degree the Chairperson of the Board, the
Company’s CEO or others can participate in the Nomination Committee’s meetings.
However, each year, both the CEO (or a member of the executive management of the
Company at the direction of the CEO) and the Chairperson of the Board shall be invited to
participate in at least one meeting of the Nomination Committee. The Nomination
Committee constitutes a quorum when all members have been given the opportunity to
participate and half or more of the committee’s members do participate. In case of an
equal vote, the Chairperson has the casting vote.
2.4
Minutes shall be taken of the committee meetings. The minutes shall be signed by the
participating members.
3
DUTIES AND RESPONSIBILITIES
3.1
The duties of the Nomination Committee are to:
•
Submit a recommendation to the general meeting relating to the election of
members and deputy members to the Board;
•
Submit a recommendation to the general meeting for compensation of members
and deputy members of the Board;
•
Submit a recommendation to the general meeting relating to the election of
members to the Nomination Committee; and
•
Submit a recommendation to the general meeting for compensation of members of
the Nomination Committee.
4
4.1
PROCEDURES
The Nomination Committee’s recommendations for candidates to the Board must at all
times satisfy the requirements relating to the composition of the Board laid down in
applicable legislation and regulations of any stock exchanges on which the Company’s
shares are listed.
4.2
In its work, the Nomination Committee must take into account the recommendations
relating to the composition of the Board and Nomination Committee given in the
Norwegian Code of Practice on Corporate Governance, and any other relevant
recommendations relating to corporate governance.
4.3
The Nomination Committee may contact shareholders, members of the Board, the
management and external advisers. Shareholders shall be given the opportunity to
propose Board member candidates to the Nomination Committee.
4.4
The Nomination Committee shall contact the Company’s two largest shareholders, as
registered in the VPS on 1 November each year, and request such shareholders to each
propose a candidate to be appointed as a member of the Nomination Committee. If any
candidates are proposed by such shareholders, the Nomination Committee shall include
those candidates among the three candidates in the recommendation to the general
meeting for election of members to the Nomination Committee.
4.5
The Nomination Committee shall give weight to the proposed candidates’ experience,
qualifications, and their capacity to serve as officers of the Company in a satisfactory
manner. Emphasis will also be given to ensuring reasonable representation in terms of
gender and background, and to ensuring the independence of members of the Company’s
Board.
4.6
If the Board has prepared an evaluation of the Board’s work, the Nomination Committee
shall examine such report, and take its contents into consideration when making its
recommendations.
4.7
Before recommending the proposed candidates, the Nomination Committee shall ask the
candidates whether they are willing to serve as a Board member or, if applicable, as the
Chairperson of the Board. Only candidates who have confirmed that they are willing to
take on such office shall be recommended.
4.8
The recommendation regarding election of members of the Nomination Committee shall
be based on the principle that a majority of the members shall be independent of the
Board and the executive management, and that at least one of the members should not
be a member of the Board.
4.9
The Nomination Committee must justify its recommendations and provide relevant
information about the candidates, including information regarding qualifications,
experience and independence. Any dissenting votes shall be stated in the
recommendation.
4.10
The recommendations of the Nomination Committee shall be provided to the Board by 31
January each year in order to be available in time to be sent together with the notice of
the general meeting, so that the shareholders have an opportunity to submit their views
on the recommendation to the Nomination Committee ahead of the meeting.
4.11
The Chairperson of the committee, or a person authorised by the Chairperson, shall
present the Committee’s recommendations to the general meeting, and give an account
of the reasons for its recommendations.
5
COMPENSATION
5.1
The general meeting stipulates the fee to be paid to the members of the Nomination
Committee. The Nomination Committee’s expenses shall be covered by the Company.
Vedlegg 5 / Appendix 5
PÅMELDINGS- OG FULLMAKTSSKJEMA TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING PÅ
NORSK / REGISTRATION AND PROXY FORM TO THE EXTRAORDINARY GENERAL
MEETING IN NORWEGIAN
TARGOVAX AS
MELDING OM DELTAKELSE
EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING 14. SEPTEMBER 2015
Aksjonærer som ønsker å møte på den ekstraordinære generalforsamlingen den 14. september 2015, bes om å fylle ut og
sende denne melding om deltakelse til: Targovax AS, Vollsveien 6, 1366 Lysaker eller [email protected]
Meldingen bes sendt slik at den er kommet frem senest 13. september 2015 kl 16.00.
Undertegnede vil møte på den ekstraordinære generalforsamlingen den 14. september 2015. Undertegnede må være myndig.
Dersom aksjonæren ikke er en person, men et selskap, stiftelse mv, skal dokumentasjon i form av firmaattest, og eventuelt
fullmakt, vedlegges. Dessuten vil undertegnede på den ekstraordinære generalforsamlingen representere nedennevnte
aksjonær(er) i henhold til vedlagte/separat innsendte fullmakt(er):
Aksjonærens navn:
Aksjer (antall):
_____________________________________ ___________________________________________
_____________________________________ ___________________________________________
_____________________________________ ___________________________________________
_____________________________________ ___________________________________________
Aksjonærens navn og adresse:
(vennligst benytt blokkbokstaver)
___________________________________________
___________
dato
__________
sted
_____________________________
aksjonærens underskrift
TARGOVAX AS
FULLMAKT
EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING 14. SEPTEMBER 2015
Aksjonærer som ikke sender skjemaet “MELDING OM DELTAKELSE - EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING 14. SEPTEMBER
2015” (se forrige side), og som ønsker å være representert ved fullmektig på den ordinære generalforsamlingen den 14.
september 2015, bes om å fylle ut denne fullmakten og sende den til: Targovax AS, Vollsveien 6, 1366 Lysaker eller
[email protected]
Fullmakten bes sendt slik at den er kommet frem senest den 13. september 2015 kl 16.00.
Undertegnede gir herved (sett kryss):
Styrets leder Jónas Einarsson eller den han bemyndiger, eller
____________________________________
Navn på fullmektig (vennligst benytt blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og representere meg/oss på den ekstraordinære generalforsamlingen i Targovax AS den 14. september
2015. Dersom det er sendt inn fullmakt uten avkryssing ovenfor eller uten navngiving av fullmektigen, anses fullmakten gitt til
styrets leder Jónas Einarsson eller den han bemyndiger.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Merk at dersom det ikke er krysset av i rubrikkene
nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme “for” forslagene i innkallingen, likevel slik at fullmektigen
avgjør stemmegivningen i den grad det blir fremmet forslag i tillegg til, til erstatning for, eller som endring i forslagene i
innkallingen.
Sak:
For
Mot
Avstår
Fullmektigen
avgjør
1. Valg av møteleder, som foreslås i generalforsamlingen
2. Godkjennelse av innkalling og dagsorden
3. Valg av én person til å medundertegne protokollen, som foreslås i
generalforsamlingen
4. Omdannelse av Selskapet til allmennaksjeselskap, nytt selskapsnavn og
vedtektsendringer (stemmes over i ett og samme forslag)
5. Valg av styremedlemmer i henhold til forslag som vil bli presentert senest på
generalforsamlingen
6. Vedtektsendringer
7. Forslag til retningslinjer for valgkomiteen
Valg av medlemmer til valgkomiteen
a.
Johan Christenson, leder
b.
Anders Tuv
c.
Ludvik Sandnes
8. Fullmakt til styret til å forhøye aksjekapitalen i tilknytning til insentivordninger
Aksjonærens navn og adresse:
(vennligst benytt blokkbokstaver)
___________________________________________
___________
dato
__________
sted
_____________________________
aksjonærens underskrift
Dersom aksjonæren er et selskap, stiftelse mv, skal dokumentasjon i form av firmaattest, og eventuelt fullmakt, vedlegges
fullmakten.
Vedlegg 6 / Appendix 6
PÅMELDINGS- OG FULLMAKTSSKJEMA TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING PÅ
ENGELSK / REGISTRATION AND PROXY FORM TO THE EXTRAORDINARY GENERAL
MEETING IN ENGLISH
TARGOVAX AS
NOTICE OF ATTENDANCE
EXTRAORDINARY GENERAL MEETING 14 SEPTEMBER 2015
Shareholders who wish to attend the extraordinary general meeting to be held on 14 September 2015 are requested to fill in
and return this notice of attendance to: Targovax AS, Vollsveien 6, 1366 Lysaker or [email protected]
The form should be received by us no later than 13 September 2015 at 16:00 hours (CET).
The undersigned wishes to attend the extraordinary general meeting on 14 September 2015. Must be signed by a person of
legal age. If the shareholder is a legal entity, please attach the shareholders’ certificate of registration and if applicable proxy.
Furthermore, the undersigned shareholder is authorised to attend and vote at the extraordinary general meeting on behalf of
the below listed shareholder(s) in accordance with the enclosed/separately returned power of attorney:
Name of shareholder:
Shares (number):
_____________________________________ ___________________________________________
_____________________________________ ___________________________________________
_____________________________________ ___________________________________________
_____________________________________ ___________________________________________
The shareholder’s name and address:
(please use capital letters)
___________
Date
______________________________________
__________
Place
____________________________
shareholder’s signature
TARGOVAX AS
POWER OF ATTORNEY
EXTRAORDINARY GENERAL MEETING 14 SEPTEMBER 2015
Shareholder who does not return the form “NOTICE OF ATTENDANCE – EXTRAORDINARY GENERAL MEETING 14 SEPTEMBER
2015” (see the previous page), and therefore wishes to authorise another person to act on his or her behalf at the
extraordinary general meeting on 14 September 2015 must complete this power of attorney form and return it to: Targovax
AS, Vollsveien 6, 1366 Lysaker or [email protected]
The power of attorney should be received by us no later than 13 September 2015 at 16:00 hours (CET).
The undersigned hereby grants (please tick):
The chairperson of the Board Jónas Einarsson, or the person he appoints, or
____________________________________
Name of attorney (please use capital letters)
power of attorney to attend and vote for my/our shares at the extraordinary general meeting of Targovax AS to be held on 14
September 2015. If the power of attorney form is submitted without stating the name of the attorney, the power of attorney will
be deemed to have been given to the chairperson of the Board Jónas Einarsson or the person he appoints.
The votes shall be cast in accordance with the instructions below. Please note that if the alternatives below are not ticked
off, this will be deemed to be an instruction to vote “in favour” of the proposals in the notice, provided, however,
that the attorney determines the voting to the extent proposals are put forward in addition to, instead of, or as adjustments to
the proposals in the notice.
Item:
1. Election of the chairperson for the meeting, to be proposed in the general
meeting
In
favour
Against
Abstain
At the
attorney’s
discretion
2. Approval of the notice and the agenda of the meeting
3. Election of one person to co-sign the minutes, to be proposed in the general
meeting
4. Conversion of the Company into a Norwegian public limited company, new
company name and amendments of the articles of association (voted on as one
matter)
5. Election of a new Board in accordance with the proposal to be presented no
later than at the general meeting
6. Amendments of the articles of association
7. Proposal for charter for the nomination committee
Election of members of the nomination committee
a.
Johan Christenson, chairperson
b.
Anders Tuv
c.
Ludvik Sandnes
8. Authorisation to the Board to increase the share capital in connection with
share incentive arrangements
The shareholder’s name and address:
(please use capital letters)
___________
Date
______________________________________
__________
Place
_____________________________
shareholder’s signature
If the shareholder is a company, please attach documentation in the form of certificate of registration, or separate power of
attorney, if applicable, to this power of attorney.