Kapittel 1 - studenter. Ved UiS

Transcription

Beredskaps- og krise-plan
Universitetet i Stavanger
Ring først:
110 – BRANN
112 – POLITI
113 – AMBULANSE
Si hvem du er
Hva som er skjedd
Hvor skade-/ulykkes-steder er
Se så side 21 (kap. 5.1 Varslingsplan)
Oversikt over plassering av HJERTESTARTERE side 30
03.08.2015
-1-
Beredskap- og kriseplan for Universitetet i Stavanger
1 INNLEDNING OG DEFINISJONER ... 3
1.1 Mål og målgruppe ..........................................3
1.2 Begrensning ..................................................4
1.3 Definisjoner ....................................................4
1.4 Tilgjengelighet ...............................................5
2 RETNINGSLINJER FOR
KRISEHÅNDTERING VED UIS ............ 5
2.1 Ansvarsforhold ...............................................6
2.2 Iverksettelse av Beredskapsplan for UiS .......6
2.3 Organisering av den sentrale kriseledelsen ..6
2.4 Organisering i den enkelte enhet ..................7
2.5 Informasjonsansvar ved større ulykker eller
kriser ....................................................................7
2.6 Oppfølgingsarbeid .........................................7
3 NÅR SKAL PLANEN IVERKSETTES?
.............................................................. 8
6.1 Handlingsplan for intern og ekstern
informasjon i kriser ............................................ 14
6.2 Strategi- og kommunikasjonsavdelingens
rolle ................................................................... 16
6.3 Kriseinformasjon på web ............................ 16
6.4 Kriseweb ..................................................... 17
6.5 Generelt om håndtering av media .............. 17
6.5.1 UTFORDRINGER OG KONFLIKTER . 17
7 SCENARIER .................................... 19
7.1 Akutt skadet, truet eller bortkommet student
eller ansatt ........................................................ 19
7.2 Alvorlig sykdomsutbrudd eller
epidemi/pandemi .............................................. 19
7.3 Brann/eksplosjon ........................................ 19
7.4 Alvorlig It-svikt ............................................. 19
7.5 Bombetrussel, dødelig vold/terror ............... 19
7.1 Omkommet, skadet, truet eller savnet
student/ansatt – scenario .................................. 19
3.1 Ved større ULYKKE.......................................8
7.2 Alvorlig sykdomsutbrudd eller
epidemi/pandemi - scenario.............................. 20
3.2 Brann eller eksplosjon ...................................8
7.3 Brann/eksplosjon – scenario....................... 21
3.3 Alvorlig epidemisk sykdom ............................8
7.4 Alvorlig It-svikt – scenario ........................... 21
3.4 Andre uventede alvorlige hendelser ..............9
4 DEN SENTRALE KRISELEDELSEN . 9
7.5 Bombetrussel, dødelig vold/terror – Scenario
.......................................................................... 21
4.1 Kriseledelsen ...............................................10
8 PSYKOSOSIAL BEREDSKAPSPLAN
FOR UIS ............................................. 25
4.2 Universitetsdirektøren..................................10
8.5 Praktisk organisering av omsorgsarbeidet . 25
4.3 Beredskapskoordinator................................10
8.1 Innledning ................................................... 25
4.4 Strategi- og kommunikasjonsavdelingen.....10
8.2 Mål og målgruppe for psykososialt arbeid .. 25
4.5 Rektoratet ....................................................11
8.3 Hensikten med psykososial beredskapsplan
.......................................................................... 25
4.6 Andre enheter og aktører som er representert
i den sentrale kriseledelsen, avhengig av
situasjon:............................................................11
4.7 Enhetsansvarlige .........................................12
4.8 Organisering av Kriseledelsen ....................12
4.8.1 Kriseledelse i tre faser ..........................13
5 VARSLINGSPLAN ........................... 13
5.1 Varslingsplan ...............................................13
8.4 Organisering av krisearbeidet ..................... 26
8.6 Enhetenes egen omsorgsplan .................... 28
9 BRANNINSTRUKS OG
BRANNVERNORGANISASJON FOR
UIS ...................................................... 29
10 OVERSIKT OVER
HJERTESTARTERE VED UIS ........... 30
6 INFORMASJON I KRISER............... 14
03.08.2015
-2-
Kapittel 1
1 INNLEDNING OG DEFINISJONER
1.1 Innledning
1.2 Mål og målgruppe
1.3 Begrensning
1.4 Definisjoner
1.5 Tilgjengelighet
Innledning
Beredskaps- og kriseplanen skal gjøre ansatte og studenter ved Universitetet i
Stavanger best mulig forberedt til å møte kriser og ulykker blant studenter og
medarbeidere.
Universitetet i Stavanger skal ikke overta det offentliges ansvar, men i samarbeid med disse
sørge for best mulig kriseforebygging, beredskap, krisehåndtering og oppfølging.
For at organisasjonen som helhet skal være best mulig forberedt på å møte krisesituasjoner
er det viktig av hver enkelt enhet utarbeider lokale handlingsplaner i forhold til spesielle
risikofaktorer i egne lokaler og på egne ansvarsområder.
I tillegg til å være en praktisk håndbok i krisesituasjoner er det viktigste ved Beredskaps- og
krise-plan for UiS at vi forbereder oss på ulike typer krisesituasjoner og mentalt forbereder
oss på hvordan vi best håndterer dette før, under og etter.
Ved kontinuerlig oppfølging av planverket skal de ansatte ved Universitetet i Stavanger være
mentalt forberedt og ha gjennomgått ulike typer kriser i teorien. Beredskap- og kriseplanen
for UiS skal også følges opp med kriseøvelser.
Beredskapsplan for UiS følger retningslinjene i Kunnskapsdepartementets
”Styringsdokument for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap i kunnskapssektoren”
(31. januar 2011).
1.1 Mål og målgruppe
Målet med Beredskap- og kriseplan for UiS er at studenter og ansatte, på og utenfor
campus, som befinner seg i en krisesituasjon får riktig og best mulig hjelp.
Alle ansatte skal være informert om Beredskap og kriseplanen for UiS, og den skal evalueres
og revideres jevnlig. Planen skal utarbeides som et praktisk oppslagsverk i en krisesituasjon
03.08.2015
-3-
og være lett tilgjengelig for alle. Planen skal også danne grunnlaget for arbeidet med
krisehåndtering ved det enkelte fakultet og avdeling.
Beredskap- og kriseplanen for UiS skal sikre at behov for informasjon i forbindelse med
krisesituasjoner blir ivaretatt.
Beredskap- og kriseplanen for UiS er en del av virksomhetens internkontrollsystem og skal
integreres med andre planer/systemer der dette er hensiktsmessig.
1.2 Begrensning
Den fullkomne beredskapsplan finnes bare i teorien, men kunnskap om normale reaksjoner
og behov i krisesituasjoner vil gjøre oss mer forberedt til å møte situasjonen når noe skjer.
Denne planen må oppfattes som praktisk anvisning for:
- hva som må gjøres når noe skjer
- av hvem og
- i hvilken rekkefølge
1.3 Definisjoner
Krise
En krise er en situasjon som truer eller kan true en organisasjons
kjernevirksomhet og/eller troverdighet. Først når hendelsen krever
en annen måte å organisere arbeidet på enn ved en
normalsituasjon, kan man snakke om krise. En krise kan være
hendelser og situasjoner av ekstraordinær karakter og omfang,
som truer liv og helse eller grunnleggende verdier.
Eksempler på kriser:
- Død
- Brann/eksplosjon
- Større ulykker hvor ansatte eller studenter er involvert
- Bombetrussel
- Langvarig brudd i datakommunikasjon
- Langvarig streik
- Epidemisk sykdom/pandemi
Beredskap og
kriseplan for UiS
Overordnet plan for krisesituasjoner innenfor UiS sine
ansvarsområder.
Kriseweb
Nettside med løpende informasjon til omverdenen om utviklingen i
krisen. Skal ta over for www.uis.no i kriser, når dette blir vurdert
som nødvendig av informasjonshensyn.
Nød- og
ulykkessituasjon
De hendelsene Universitetet i Stavanger skal være forberedt på å
håndtere, og som danner grunnlag for tilpassing av utstyr,
opplæring og øvelser, beredskapsplaner etc.
Varslingsplan
Plan over hvem man varsler, trinn for trinn i første fasen av den
akutte krisen.
Scenarier
Oversikt over hvilke tiltak som skal settes i verk i de forskjellige
situasjoner og hvem som er ansvarlig for hva.
03.08.2015
-4-
Lokal handlingsplan
Tiltaksplaner for de enkelte enheter
(fakultet/institutt/avdeling/senter) for håndtering av egne
ansvarsområder (f.eks laboratorier).
Risiko- og
sårbarhetsanalyser
Analyser av ulike typer hendelser som UiS ønsker å lage en
beredskap på. Analysene skal resultere i en detaljert plan for tiltak i
bestemte kriser (hva gjør vi ved brann, dødsfall blant studentene
etc). Det skal, i den grad det er nødvendig, utarbeides slike
analyser ved alle enheter.
Sentral kriseledelse
Gruppe av ansatte som til enhver tid, både i arbeidstiden og privat,
kan kontaktes ved kriser.
Lokal kriseledelse
Enhetsleder (leder for fakultet/institutt/senter/avdeling), berørte
parter/ansatte.
Omsorgsteam
Gruppe av ressurspersoner, både interne og eksterne, som
mobiliseres av kriseledelsen ved eventuell krise.
1.4 Tilgjengelighet
Beredskaps- og krise-plan for UiS ligger på universitetets nettside: www.uis.no/krise
En skriftlig utgave av Beredskapsplan for UiS skal stå tilgjengelig i alle
sentralbord/resepsjoner på Universitetet i Stavanger. I tillegg til alle i den sentrale
kriseledelsen, har også enhetsledere en oppdatert, skriftlig utgave av Beredskapsplan for
UiS.
Kapittel 2
2 RETNINGSLINJER FOR KRISEHÅNDTERING VED UIS
2.1 Ansvarsforhold
2.2 Iverksettelse av Beredskapsplan for UiS
2.3 Organisering av den sentrale kriseledelsen
2.4 Organisering i den enkelte enhet
2.5 Informasjonsansvar ved større ulykker eller kriser
2.6 Oppfølgingsarbeid
03.08.2015
-5-
2.1 Ansvarsforhold
Universitetsdirektøren har det overordnede ansvaret for beredskapsplanleggingen ved
Universitetet i Stavanger, samt for opplæring og oppdatering av kriseledelsen.
Beredskapskoordinator leder det daglige arbeidet med beredskapsplanlegging ved UiS.
Enhetsleder (fakultet, institutt, avdeling, senter) har ansvar for å holde seg oppdatert og
orientere sin enhet om innholdet i planen, samt sørge for eventuell oppfølging/opplæring.
HR-direktøren har ansvar for den psykososiale planen, opplæring og oppdatering av
omsorgsgruppen.
2.2 Iverksettelse av Beredskapsplan for UiS
Krisehåndtering må starte umiddelbart. Det er ikke tid til å vente på assistanse eller
retningslinjer utenfra eller ovenfra. Selv om politiet, helsevesenet eller brannvesenet trer i
aksjon så raskt de kan, må likevel krisehåndteringen på stedet starte umiddelbart.
Den berørte virksomhet må også være forberedt på å overta ansvaret for videre oppfølging
av hendelsen når politiet og øvrige innsatsstyrker har avsluttet sitt arbeid.
Beredskapsplan for UiS iverksettes ved hendelser av større omfang:
- Større ulykke (f.eks. dødsfall eller ulykke, personskader, leteaksjon hvor tilsatte eller
studenter er involvert)
- Brann eller eksplosjon (med personskade, større materiell skade)
- Alvorlig epidemisk sykdom (som har rammet tilsatte eller studenter)
- Bombetrussel/dødelig vold
- Andre uventede hendelser (som kan få konsekvenser for mange tilsatte/studenter, som
dreier seg om alvorlige strafferettslige forhold og hvor politiet er koplet inn, eller som kan
medføre stor pågang fra media f. eks - langvarig brudd i datakommunikasjon eller
langvarig streik).
Beredskapsarbeid deles ofte inn i tre faser:
1) Forebyggende fase. Ansvaret for dette ligger hos universitetsdirektøren,
dekaner/museumsdirektør og ledere av instituttene og administrative enheter.
2) Gjennomføringsfasen. Ansvaret for håndteringen av en krise ligger hos Sentral
kriseledelse, ledet av universitetsdirektøren.
3) Etterarbeidsfasen. Ansvaret ligger hos universitetsdirektøren,
dekaner/museumsdirektør og ledere av instituttene og administrative enheter
Ved hendelser av mindre omfang iverksettes lokale tiltaksplaner. F.eks ved:
- Mindre ulykke
- Dødsfall (plutselig og uventet dødsfall, dødsfall etter sykdom)
- Andre hendelser der det normalt ikke vil være stor interesse fra presse og andre media
2.3 Organisering av den sentrale kriseledelsen
Ved større ulykker eller kriser skal Universitetsdirektøren, Beredskapskoordinator og
Strategi- og kommunikasjonsdirektøren alltid varsles.
Dersom universitetsdirektøren finner at krisen er av et slikt omfang at det er naturlig at
ledelse og samordning skjer ved overordnet krisehåndtering trer sentrale kriseledelsen i
funksjon.
03.08.2015
-6-
For nærmere opplysninger om arbeidsoppgaver – se kap. 4 i Beredskaps- og krise-plan for
UiS.
Universitetsdirektøren avgjør hvilke aktører i den sentrale kriseledelsen – evt. andre aktører
som skal kalles inn. Oversikt over sentral kriseledelse finnes i kapitel 4 i Beredskap- og
kriseplan for UiS.
Den sentrale kriseledelsen skal gjennomgå nødvendig opplæring og delta i øvelser.
2.4 Organisering i den enkelte enhet
Enhetslederne skal så langt det er hensiktsmessig håndtere uønskede hendelser/avvik
(mindre kriser) innenfor den enhet de er ansvarlig for. Krisene skal håndteres i samsvar med
gjeldende retningslinjer for krisehåndtering, og egne scenarier jmf. kap 7.
2.5 Informasjonsansvar ved større ulykker eller kriser
Strategi- og kommunikasjonsavdelingen skal alltid koples inn ved en krise. Strategi- og
kommunikasjonsdirektøren har fast plass i kriseledelsen med hovedansvar for
informasjonsoppfølgingen.
Strategi- og kommunikasjonsdirektøren har ansvar for intern informasjon (ansatte og
studenter) og ekstern informasjon (i hovedsak mediene og ekstern webinfo), samt de
kommunikasjonsfaglige vurderingene i forhold til den aktuelle situasjonen og utviklingen.
Kriseledelsen bestemmer hvem som skal uttale seg til mediene.
Personalavdelingen og det enkelte fakultet/institutt har ansvar for håndtering av pårørende til
henholdsvis ansatte og studenter.
2.6 Oppfølgingsarbeid
Debriefing
I etterkant av krisearbeidet skal det gjennomføres en debriefing/vurdering av behov og
gjennomføring.
- Instrumentell debriefing: Formell gjennomgang av hendelsen med vekt på funksjon
(organisering, utstyr, informasjon og personell)
- Enkel emosjonell debriefing: I mindre grupper kolleger/studenter (samtale om egne
opplevelser)
- Intensiv emosjonell debriefing: Gruppevis – etter psykoterapeutiske prinsipp med
kvalifisert leder
- Vurdere oppfølging over tid.
- Vurdere individuell oppfølging/behov for terapi.
Evaluering
Etter at sentral kriseledelse har vært i aksjon, skal Universitetsdirektøren sørge for at det
avholdes et oppsummeringsmøte for gjennomgang av hendelsen og evaluering av
kriseledelsens og de berørtes innsats.
Følgende skal gjennomgås:
- Fungerte rutinene slik de skulle?
- Virket alt utstyret?
- Lyktes en i å ta kontroll over situasjonen?
- Fungerte ansvarsfordelingen – gjorde alle jobben sin?
- Etterarbeid
03.08.2015
-7-
Rapport
Etter evalueringen utarbeider Universitetsdirektøren en rapport.
Øvelse
Beredskapskoordinatoren innkaller den sentrale kriseledelsen til gjennomgang av
Beredskapsplan for UiS annethvert år. Gjennomgangen skal være foretatt innen 01.05. Det
skal i den forbindelse gjennomføres en kriseøvelse.
Oppdatering
Beredskapskoordinatoren har ansvar for å oppdatere Beredskapsplan for UiS, herunder
varslingslistene. Rutinen for oppdatering er slik:
-
Varslingslistene oppdateres hvert kvartal – januar, april, august og oktober
Resten av Beredskapsplan for UiS oppdateres etter behov, minst en gang i året
Den enkelte leder har ansvar for at nødvendig informasjon og opplæring til ansatte i
enheten finner sted.
Enhetsleder har ansvar for oppdatering av lokale handlingsplaner både skriftlig og på
Internett. Melding om endring av dokumenter skal alltid sendes universitetsdirektøren.
Kapittel 3
3 NÅR SKAL PLANEN IVERKSETTES?
3.1 Ved større ulykke
3.2 Brann eller eksplosjon
3.3 Alvorlig epidemisk sykdom/pandemi
3.4 Andre uventede alvorlige hendelse
A. Sentral kriseledelse for UiS iverksettes:
3.1 Ved større ULYKKE
-
Som dødsfall eller personskade hvor ansatte eller studenter i virksomhet, eller tilknytning
til universitetet er involvert.
Leteaksjon
3.2 Brann eller eksplosjon
-
Med personskade eller større materiell skade
3.3 Alvorlig epidemisk sykdom

Som har rammet ansatte eller studenter
03.08.2015
-8-
3.4 Andre uventede alvorlige hendelser
-
Som vil ha betydning for UiS som institusjon
Som vil ha konsekvenser for ansatte/studenter
Som vil medføre stor pågang fra media
Som angår alvorlige strafferettslige forhold og politiet er koplet inn.
B. Lokal handlingsplan iverksettes ved:
Hendelser av mindre omfang som:
- Mindre ulykker
- Dødsfall (plutselig og uventet dødsfall, dødsfall etter sykdom)
- Andre hendelser der det normalt ikke vil være stor interesse fra presse og andre media
Disse planene må enhetene selv utarbeide etter behov jf. Kap 1.1
Kapittel 4
4 DEN SENTRALE KRISELEDELSEN
4.1 Kriseledelsen
4.2 Universitetsdirektøren
4.3 Beredskapskoordinator
4.4 Strategi- og kommunikasjonsavdelingen
4.5 Rektoratet
4.6 Andre enheter og aktører som er representert i den sentrale kriseledelsen, avhengig av
situasjonen
4.7 Enhetsansvarlige
4.8 Organisering av kriseledelsen
Det er Universitetsdirektøren som har myndighet til å iverksette UiS sin sentrale kriseledelse
og bestemme omfanget av skadene. Universitetsdirektøren, Beredskapskoordinatoren og
Strategi- og kommunikasjonsdirektøren skal ALLTID varsles. Disse skal i enhver
sammenheng påse at andre relevante enheter, herunder rektoratet, blir informert og
involvert.
03.08.2015
-9-
4.1 Kriseledelsen
Oppgaver:
- Kontakt og samordning i forhold til hjelpeapparatet (brannvesen, politi og legevakt)
- Samordning internt, i forhold til lokale enheter, teknisk apparat og universitetssamfunnet (studentsamskipnaden i Stavanger, StudentOrganisasjonen, Statsbygg)
- Informasjonsoppgaver internt og eksternt.
- Håndtering av pårørende
- Kontakt med Kunnskapsdepartementet og andre relevante aktører
- Debriefing
- Evaluering
Enhetsledere og andre (prest, psykiater og lignende) innkalles etter behov.
4.2 Universitetsdirektøren
Oppgaver:
- Totalansvar for krisehåndtering (se kap 4.8.)
Hovedansvarlig:
John B. Møst tlf. UiS: 51 83 30 01, privat: 51 52 55 38 mobil: 481 59 379
Stedfortreder:
Even Heien, telefon UiS 51 83 30 68, mobil 995 01 198, privat 51 58 44 94
4.3 Beredskapskoordinator
Oppgaver:
- Kalle inn kriseledelsen og loggførere
- Etablere kriserom i samarbeid med Strategi- og kommunikasjonsavdelingen
- I samråd med universitetsdirektør se til at kriseledelsens oppgaver er fordelt i tråd
med de enkeltes ansvarsområder
- Ha et spesielt ansvar for kontakt med hjelpeapparatet (politi, brannvesen,
redningsapparat), eier (KD) og evt. andre eksterne aktører
- Operativ kriseleder i universitetsdirektørens fravær
Hovedansvarlig:
Even Heien, telefon UiS 51 83 30 68, mobil 995 01 198
Stedfortreder:
Anne Selnes, telefon UiS: 51 83 30 15, mobil 951 96 107, privat 51 54 82 19
4.4 Strategi- og kommunikasjonsavdelingen
Oppgaver:
Strategi- og kommunikasjonsavdelingen (SKA) har ansvar for intern og ekstern informasjon i
krisesituasjoner
Hovedansvarlig:
Anne Selnes, telefon UiS: 51 83 30 15, mobil 951 96 107, privat 51 54 82 19
Stedfortreder:
Leiv Gunnar Lie, telefon UiS: 51 83 30 32, mobil 920 77 057
03.08.2015
- 10 -
4.5 Rektoratet
Oppgaver:
Ansvaret for kriseledelsen ligger i den administrative linjen. Det er imidlertid naturlig å trekke
rektoratet inn i en krisesituasjon.
Oppgaver for rektor/prorektor:
- I samarbeid med kriseledelsen holde seg oppdatert om krisen.
- Ta talsrollen internt og eksternt ved behov
4.6 Andre enheter og aktører som er representert i den sentrale kriseledelsen,
avhengig av situasjon:
Fakultet/institutt
Oppgaver:
- Oversikt over studenter/ pårørende (i samarbeid med ESS.)
- Kontakt med studenter/pårørende
Hovedansvarlig: Dekan/instituttleder
Stedfortreder: Fakultetsdirektør
Felles ressurssenter
Overordnet ansvar for Driftsavdelingen
Driftsavdelingen
Oppgaver:
- Bistå kriseledelsen med informasjon om Universitetsområdet, bygninger og tekniske
anlegg
- Bistå kriseledelsen med transport
- Bistå brannvesen, ambulanse og politi når ulykke/katastrofe berører personer, bygninger
eller driftstekniske forhold
- Føre statistikk
It-avdelingen
Oppgaver:
- Sørge for tilstrekkelig med utstyr og linjer for intern og ekstern tele- og
datakommunikasjon
- Ha ansvar for at utstyr og linjer er operative
- Ha ansvar for felles datasystem
HR-avdelingen
Oppgaver:
- Personaloversikt
- Pårørendeoversikt (ansatte)
- Kontakttelefon for pårørende (ansatte og studenter)
- Pårørendesenter (ansatte og studenter)
Utdanningsavdelingen
Oppgaver:
- Vurdere om undervisning, eksamen el. andre arrangement skal avlyses, i samråd med
kriseledelse og eventuelt berørte enheter.
- Bistå med informasjon om studenter/pårørende ved hendelser i utlandet
ESS – Enhet for studentservice i Utdanningsavdelingen
Oppgaver:
- Bistår fakultet/institutt med informasjon om studenter (og pårørende, hvis mulig)
03.08.2015
- 11 -
Statsbygg Ullandhaug
Oppgaver:
- Bistå kriseledelsen med informasjon om bygninger og tekniske anlegg
- Bistå brannvesenet, ambulanse og politi når ulykke/katastrofer berører bygninger eller
driftstekniske forhold.
SiS – Studentsamskipnaden i Stavanger
Oppgaver:
- Personaloversikt
- Boligoversikt (studenter i studentboliger)
- Barn i barnehage
4.7 Enhetsansvarlige
Enhetene skal ha klargjort ansvar og oppgaver i en krisesituasjon, eventuelt ha utarbeidet
lokale Beredskapsplaner. Berørt avdeling i en krisesituasjon tiltrer/ arbeider nært med den
sentrale kriseledelsen.
Den sentrale administrasjonen:
Avdeling for økonomi og virksomhetsstyring, Bibliotek, UIS Pluss, NettOp, Styresekretariatet,
Forsknings- og innovasjonsavdelingen.
Fakultetene:
Hovedansvarlig: dekan, stedfortreder fakultetsdirektørene.
Enhetslederne for hver enhet:
4.8 Organisering av Kriseledelsen
Organisasjonskart for sentral kriseledelse
03.08.2015
- 12 -
4.8.1 Kriseledelse i tre faser
En krise kan deles inn i tre faser: Varsling, aksjon og nedtrapping.
Varsling: Varsling jf 5.1 Varslingsplan. Det etableres kriseledelse, relevante instanser blir
varslet og nødvendige krisefunksjoner opprettes.
Aksjon: Nødvendige tiltak settes i verk for å bekjempe krisen. Scenariene i kapittel 7
inneholder tiltakslister for ulike typer scenarier. En krise kan pågå i alt fra noen timer til flere
uker og legger stort beslag på universitetets ledere. Mellomledere vil måtte ta over
lederfunksjoner for å holde den øvrige drift i gang. Ved langvarige kriser er det også
nødvendig med vaktordninger i selve kriseledelsen.
Nedtrapping: Når krisen er over, avvikles krisearbeidet. Hendelsen og håndteringen av den
skal likevel evalueres med tanke på læring og eventuelle oppdateringer av
Beredskapsplanen. Dette oppsummeres i en sluttrapport. Nedtrappingsfasen må også
inneholde tiltak i forhold til ansatte som er blitt utsatt for stress. Disse skal få tilbud om
debriefing for å bearbeide opplevelsene. Oppfølgingsarbeidet er beskrevet i kapittel 2.6.
Kapittel 5
5 VARSLINGSPLAN
5.1 Varslingsplan
Den som først blir oppmerksom på ulykke/krisesituasjon er ansvarlig for varsling.
1. Ring først:
BRANN:
110
POLITI:
112
AMBULANSE:
113
2. Gi beskjed om:




Hvem du er
Hva som har skjedd
Hvor er skade-/ulykkesstedet
Hvor mange som er skadet (skadeomfanget)
3. Ring deretter:
I ARBEIDSTIDEN
Universitetets sentralbord 51 83 10 00
03.08.2015
- 13 -
Sentralbordet varsler universitetsdirektøren, beredskapskoordinatoren og strategiog
kommunikasjonsdirektøren.
UTENOM ARBEIDSTIDEN
Universitetsdirektør John B. Møst
Kontor: 51 83 30 01
Privat: 51 52 55 38
Mobil: 995 01 198
Beredskapskoordinator Even Heien
Kontor: 51 83 30 68
Mobil: 481 59 379
Strategi- og kommunikasjonsdirektør Anne Selnes
Kontor: 51 83 30 15
Privat: 51 54 82 19
Mobil: 951 96 107
Hvis disse ikke nåes varsles:
HR-direktør Halfdan Hagen
Kontor: 51 83 30 08
Privat: 51 62 55 25
Mobil: 905 69 522
Ressursdirektør Rolf L. Ringdahl
Kontor: 51 83 27 01
Mobil: 901 39 775
Kapittel 6
6 INFORMASJON I KRISER
6.1 Handlingsplan for intern og ekstern informasjon i kriser
6.2 Strategi- og kommunikasjonsavdelingens rolle
6.3 Kriseinformasjon på web
6.4 Kriseweb
6.5 Generelt om håndtering av media
6.1 Handlingsplan for intern og ekstern informasjon i kriser
Generelt
Mangelfull kommunikasjon vil i de fleste tilfeller forsterke en krise. UiS skal prioritere
informasjon til berørte grupper av ansatte, studenter, pårørende og redningspersonell. I
tillegg skal mediene informeres raskt.
UiS’ informasjonsarbeid skal bygge på følgende hovedprinsipper:
- åpen og tilgjengelig
- profesjonell, saklig og korrekt
03.08.2015
- 14 -
-
rask og nøyaktig
bidra til trygghet
baseres på empati i forhold til mulige pårørende og berørte grupper
Disse prinsippene gjelder både i forhold til ansatte, studenter, pårørende, redningspersonell,
mediene, publikum og andre relevante aktører.
Talsrollen
Det sentrale spørsmål i en ulykke eller krisesituasjon er følgende:
- Hva informerer vi om?
- Hva informerer vi ikke om?
- Hvem gjør hva?
Derfor er det i første fase av en ulykke/krise viktig å merke seg følgende rollefordeling:
POLITIET
Politiet uttaler seg om:
Eventuelle omkomne
Tilstand til eventuelle skadde
Navn på omkomne og/eller skadde
Årsaken til ulykken/omstendigheter rundt ulykken
Redningsarbeidet
UNIVERSITETET I STAVANGER
UiS uttaler seg IKKE om:
- UiS uttaler seg ikke om politiets ansvarsområde (se ovenfor). Kriseledelsen må imidlertid
holde seg orientert om politiets informasjonsarbeid og i samråd med politiet avgjøre når
og hva UiS skal uttale seg om.
UiS skal IKKE formidle/opplyse om:
- Navn på kolleger/studenter
- Opplysninger om/fotografier av ansatte eller studenter
UiS kan og bør gi kommentar og bekymring og uttrykke sorg og medfølelse over hendelsen,
involverte og pårørende, men bør i den første fasen av krisen være varsomme med type
informasjon som blir gitt fra UiS.
Etter første fase av krisen kan UiS uttale seg om:
- I hvilken sammenheng hendelsen skjedde
- Konsekvenser hendelsen kan tenkes å ha og få for UiS
ORGANISERING AV INFORMASJONSARBEIDET – HVEM OG HVA
Hvem
Informasjonsarbeidet og informasjonsansvaret er forankret i kriseledelsen v/strategiog
Hva - Målgrupper
Ansatte:
- Ansatte skal informeres jevnlig og i så stor grad som mulig før informasjon gis til media
gjennom oppdatert informasjon i tilgjengelige kanaler (elektroniske kanaler – sosiale
medier, ansattsidene, epost, internett, orienteringsmøter, allmøter, samtaler, kriseweb og
sms-varsling der mulig)
- Må ha en spesiell årvåkenhet og vurdere tiltak overfor de som er direkte berørt
03.08.2015
- 15 -
Studenter:
- Studenter skal også informeres jevnlig gjennom oppdatert informasjon i tilgjengelige
kanaler (bl.a. studentsidene, internett, evt. kriseweb, sosiale medier, e-post og sms)
- Må ha en spesiell årvåkenhet og vurdere tiltak overfor de som er direkte berørt
Pårørende
- Pårørende til forulykkede og skadde varsles av politi, sykehus eller prest. Ingen navn
oppgis av UiS
- Personalavdelingen (ansatte) og utdanningsavdelingen (studenter) har et spesielt ansvar
for informasjon til pårørende i en krisesituasjon etter at de er informert fra annet hold
- Ha en aktiv informasjonsrolle overfor pårørende
- Vurdere egen telefonsvarertjeneste for pårørende (pårørendetelefon)
Redningspersonell
- Livreddende og skadebegrensende tiltak har prioritet framfor alt annet
- Korrekt, tilgjengelig og oppdatert informasjon til redningspersonell skal derfor prioriteres
Mediene
- Det skal på et så tidlig tidspunkt som mulig opprettes gode forbindelser til mediene
- Gjennom krisen må informasjon formidles gjennom de ulike mediene gjennom aktiv og
korrekt informasjon fra UiS (se også ovenfor)
- Pressen skal vite hvor (i hvilke kanaler) og fra hvem (personer) de får informasjon
- Informere via pressekonferanser og åpne pressesenteret om nødvendig
Myndigheter, eksterne samarbeidspartnere og andre aktører i krisen
- Alt etter krisens karakter vurdere hvem som det er nødvendig å informere til enhver tid
- Eier (Kunnskapsdepartementet) skal i de fleste tilfeller informeres
Publikum
- Publikum informeres gjennom sosial medier, egne nettsider og mediene.
6.2 Strategi- og kommunikasjonsavdelingens rolle
Strategi- og kommunikasjonsdirektøren inngår i kriseledelsen som leder av UiS sitt
kommunikasjonsarbeid. Øvrige kommunikasjonsarbeidere utgjør informasjonsstaben og
rapporterer til strategiog kommunikasjonsdirektøren. Kommunikasjonsrådgiver Leiv Gunnar
Lie er strategiog kommunikasjonsdirektørens nestleder og stedfortreder i krisearbeidet.
Strategi- og kommunikasjonsavdelingen (informasjonsstaben) skal:
Ha ansvar for intern og ekstern informasjon:
a) Fortløpende føre logg over hendelsene
b) Etablere kontakt mellom kriseledelsen og informasjonsstaben
c) Informere ansatte og studenter via web og eventuelt andre relevante kanaler
d) Ansvar for all kontakt med presse og etermedier
6.3 Kriseinformasjon på web
Kriseinfo på forsiden skal inkludere:
- Hva er krisen/ulykken
- Hvem er berørt
- Hva gjøres nå
- Viktige telefonnumre: For pårørende, for mediene.
03.08.2015
- 16 -
6.4 Kriseweb
UiS har et eget krisenettsted i beredskap. Det ligger på ekstern server og kan erstatte vår
normale forside på www.uis.no. I en krise må den sentrale kriseledelsen fortløpende vurdere
om nettstedet skal iverksettes.
6.5 Generelt om håndtering av media
En vesentlig del av krisehåndteringen er håndtering av spørsmål utenfra, ikke minst fra
media. Det er viktig å være klar over hvilke utfordringer en kan møte og ha en plan for
hvordan dette skal håndteres.
VIKTIGE ELEMENTER
Medienes adferd:
Kunnskap om hvordan mediene oppfører seg i krisesituasjoner
er viktig for krisehåndteringen. Karakteristiske faser er:
 finne ut hva som foregår, med fokus på individer
 finne syndebukker (prøv å unngå å bli syndebukk selv)
 finne helter
Medieovervåkning:
Overvåking av mediene er en viktig del av
informasjonsarbeidet i en krise. Følge med på informasjon
som kommer i media og verifisere den. Noen ganger har
mediene også viktig informasjon for krisearbeidet. Medienes
informasjon under en krise er ofte:
 rask/ofte er de tidligere ute enn interne
rapporteringsrutiner.
 fragmentarisk eller ufullstendig
 Utenfor sammenheng. Vær obs på at den kan inneholde
bevisste forsøk på å påvirke beslutninger
Hva skal sies:



Hvem som skal si noe:
Følg Beredskapsplanen når det gjelder hvem som skal uttale
seg. Legg vekt på at budskapet bli entydig.
Når det skal sies:
Legg vekt på jevne informasjonsmøter, faste møteplasser og
møtetider med media. Pressekonferanser med god ”timing” i
forhold til deadline for tv, radio og aviser. Dette gir
kriseledelsen en viss arbeidsro.
Informer så raskt og godt som mulig om situasjonen
Si hva institusjonen gjør med situasjonen
Si hva som er målet med det en gjør
6.5.1 UTFORDRINGER OG KONFLIKTER
I en krisesituasjon kan det oppstå en rekke utfordringer og konflikter mellom den
kriserammede virksomheten og mediene. Dersom en er forberedt på dette kan konflikter og
misforståelser i større grad unngås.
A. UTFORDRINGER
Store volum av informasjon
Stor pågang fra aktører som søker informasjon. Mye usikkerhet gjør at det ofte blir et stort
press på kriseledelsen som tidlig i krisehåndteringen har lite informasjon å gi. Dette kan føre
til at mange søker informasjon hos feil aktører.
03.08.2015
- 17 -
Informasjonskanalene blir overbelastet
Store mengder informasjon skal i løpet av kort tid håndteres. Dette bidrar gjerne til at mange
ikke får den informasjonen de skal ha. Dette kan henge sammen med utilstrekkelig
personellressurser på sentralbordet, overbelastning av tekniske systemer eller for dårlig
dimensjonert telekommunikasjonssystem.
All informasjon blandet
I en akutt fase av en krise formidles ofte mye forskjellig informasjon samtidig. Man kan
oppleve at oppdatering av status, operativ informasjon, rykter og desinformasjon, råd og
veiledninger samt analyser blir sendt ut samtidig. Det er viktig å sikre at informasjon ikke går
tapt. Det kan også være et dilemma at informasjon fra viktige samarbeidsparter ikke kommer
fra forventet kanal.
Informasjonsflyten endrer retning
De fleste kriser har en lokal forankring. Informasjonen går til og fra de lokale organene og
den lokale kriseledelsen. Hvis krisen endrer karakter eller vokser utover hva den lokale
kriseledelsen kan håndtere, medfører dette at andre myndigheter inntar en sentral posisjon.
Et helt nytt sett av aktører deltar plutselig i informasjonsflyten.
Informasjonsflyt innen en myndighet
For at kriseledelsen og kriseinformasjonen skal fungere trengs en sterk krisebevissthet blant
alle som deltar i krisehåndteringen. Den interne informasjonen må ha høyest perioritet og det
stiller krav til at virksomhetens ansatte bidrar til å oppdatere og videresende relevant
informasjon, men også å begrense den interne informasjonsflyten slik at kriseledelsen ikke
drukner i informasjon.
B. POTENSIELLE KONFLIKTER
Under en krisesituasjon er det mange hensyn å ta, og i den sammenheng kan det oppstå
konflikter mellom media og virksomheten som rammes av krise. Her er noen eksempler:
Tidskonflikt: Virksomheten har behov for å innhente informasjon og gjøre
helhetsbedømmelser innen de uttaler seg til media. Media vil ha fram informasjonen raskt til
publikum. De styres av tidsfrister og konkurrenter.
Kildekonflikt: Virksomheten har behov for å innhente informasjon og gjøre
helhetsbedømmelser innen de uttaler seg til media. Media vil ha fram informasjonen raskt til
sitt publikum. De styres av tidsfrister og konkurrenter.
Ansvarskonflikt: En konflikt i forhold til virksomhetens ansvar for ikke å få ut med feilaktiv
informasjon, som de eventuelt må stå til ansvar for i etterid. Media kan på en annen måte
overlate til omverden å fortolke situasjonen.
Kunnskapskonflikt: Konflikt mellom medias behov for å forenkle og popularisere, og
virksomhetens eksperters ønske om å fremstille krisen med all sin kompleksitet og forbehold
i sine vurderinger
Prioritetskonflikt: Det oppstår ofte når virksomhetens mål og vurderinger kommer på
kollisjonskurs med medias egne vurderinger.
Troverdighetskonflikt: Kan oppstå dersom virksomheten i den forvirrende innledningsfasen
av kriser gjør feilbedømmelser. Da må man ofte innse at media vil trekke fram den
manglende troverdighet og evne til å håndtere krisen, og ikke vil ha så stor forståelse for den
vanskelige situasjonen en satt til å håndtere.
03.08.2015
- 18 -
Kapittel 7
7 SCENARIER
7.1 Akutt skadet, truet eller bortkommet student eller ansatt
7.2 Alvorlig sykdomsutbrudd eller epidemi/pandemi
7.3 Brann/eksplosjon
7.4 Alvorlig It-svikt
7.5 Bombetrussel, dødelig vold/terror
7.1 Omkommet, skadet, truet eller savnet student/ansatt – scenario
Scenariet dekker hendelser som:
 Bortkommen gruppe/enkeltperson av studenter/ansatte (i Norge eller i utlandet)
 Dødsfall blant student/ansatt (i Norge eller utlandet)
 Student/ansatt skadet eller syk(i Norge eller i utlandet)
 Gruppe/enkeltperson av student/ansatt utsatt for en forbrytelse (i Norge eller i
utlandet)
 Gruppe/enkeltperson av student/ansatt som er rammet av en krise eller potensiell
krise i Norge eller utlandet.
Politiet varsels 112
Intern varsling: Universitetsdirektøren, beredskapskoordinatoren og strategiog
03.08.2015
- 19 -
Flytskjema scenario 7.1
7.2 Alvorlig sykdomsutbrudd eller epidemi/pandemi - scenario
Epidemi blant studenter og/eller ansatte
 Andre smittsomme sykdommer slik som for eksempel Legionella, Sars eller HIV
03.08.2015
- 20 -
7.3 Brann/eksplosjon – scenario
 Brann av større eller mindre omfang på universitetets område
 Brann i bil
 Brann i kjøkken
 Brann i laboratoriet
 Brann i sikringsskap
 Eksplosjon av større eller mindre omfang på universitetets område
 Eksplosjon i laboratoriet
 Eksplosjonsartet brann i kjøkken
Branninstruks for UiS, kap. 9.1 side x
Brannvesenet varsles tlf 110
7.4 Alvorlig It-svikt – scenario
 Svikt i backup
 Virus/hacker-angrep
 Svikt i IT-utstyr pga vannskader eller brann
7.5 Bombetrussel, dødelig vold/terror – Scenario
 Trusler eller informasjon om ondsinnet handling
03.08.2015
- 21 -
Flytskjema scenario 7.5
03.08.2015
- 22 -
TILTAKSKORT VED TRUSSEL ELLER INNFORMASJON OM
ONDSINNET HANDLING (For eksempel, bombetrussel, gisseltaking,
brannstifting, dødelig vold)
Vær rolig! Vær vennlig!
Ansvar:
Oppgaver:
A Fyll ut det som er relevant i
identifiseringsskjemaet
Å få registrert så fullstendig og
nøyaktig som mulig Identifiseringsskjema og først varsle Politiet og
deretter Universitetsdirektøren.
B Ring Politiet 112
C Informer Universitetsdirektøren 481 59 379,
Beredskapskoordinatoren 995 01 198 og Strategiog kommunikasjonsdirektøren 951 96 107 – kan
gjøres av en annen parallelt med telefon til Politiet.
Ansvarlig:
Den som mottar informasjonen.
IDENTIFISERINGSSKJEMA OG MELDING
D
Vær rolig! Vær vennlig! Hold forbindelsen – ikke legg på!
Telefonnummeret det ringes fra:………………………………………
Still mange spørsmål. Be vedkommende gjenta (unnskyld det er dårlig forbindelse).
Eksempel på spørsmål:
Hvor er bomben?
Hvordan ser den ut?
Når vil den eksplodere?
Hva slags sprengstoff er brukt?
Annet enn bombetrussel:
Hvor gjør du dette?
Hvor ringer du fra?
Hvem er du?
Navn…………………………………………………………………………………………..
Adresse………………………………………………………………………………………
E Kjennetegn på gjerningspersonen:
Kjønn □ Mann □Kvinne □Gutt □Jente
Stemmen □ Kraftig(sterk) □Lav(svak) □Mørk □Lys □Snøvlete □Myk
Talen □ Langsom □Hurtig □Forvrengt □Dannet □Stammende
Fortsetter på neste side.
Språk/dialekt……………………………………………………………………..
Norsk. Hvilken dialekt?..........................................................
03.08.2015
- 23 -
Utenlandsk. Hvilket land?.........…………………………………………
Holdning/stemning: □Opphisset □Beruset □Rolig
Bakgrunnslyd: □Maskinlarm □Gatetrafikk □Musikk □Stemmer
Annet………………………………………………………………………………..
Beskrivelse av det som er sagt/skrevet eller opplyst om har skjedd
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
F Melding mottatt:
Dato/klokkeslett………………………………………………………………..
Signatur……………………………………………………………………………..
INFORMER FØRST POLITIET PÅ TELEFON 112
INFORMER DERETTER SNAREST TIL UNIVERSITETSDIREKTØR TLF 481 59 379 OG
BEREDSKAPSKOORDINATOR EVEN HEIEN TLF 995 01 198 – OG STRATEGI- OG
KOMMUNIKASJONSDIREKTØREN TLF 951 96 107.
TILTAKSKORT NÅR SKUDD ER LØSNET
Dersom skuddene ikke er i umiddelbar nærhet:
-
Løp for å komme deg i sikkerhet
Ikke ta med deg noe og hold hendene synlig
Varsle andre kollegaer og politiet
Unngå å samle dere på brannoppsamlingsplass
Dersom du er i nærheten av skuddene:
-
Barrikader deg og gjem deg samt lås dører der det er mulig
Sett telefonen på lydløs
Forhold deg rolig
Hvordan HANDLE dersom skyting pågår:
-
Rapporter når du har mulighet ved å ringe Politiet 112
Om du ikke kan snakke, la telefonlinjen ligge åpen slik at nødsentralen kan lytte og
spore
- Dersom du ikke har annet valg, angrip skytteren når vedkommende er kommet til
deg – det står om livet.
Vektere og ansatte på UiS skal ikke forsøke å pågripe eller stanse gjerningspersonen
(e). De skal holde seg på trygg avstand, varsle politiet, og dersom mulig observere.
03.08.2015
- 24 -
8 PSYKOSOSIAL BEREDSKAPSPLAN FOR UIS
8.1 Innledning
8.2 Mål og målgruppe for psykososialt arbeid
8.4 Organisering av krisearbeidet
8.5 Praktisk organisering av omsorgsarbeidet
8.5.1Strakstiltak på ulykkesdagen
8.5.2 Oppfølgingstiltak – ledelse ved avdelingen og omsorgsgruppen
8.5.3 Langsiktige tiltak fra ledelse og medarbeidere
8.5.4 Studentpresten sine oppgaver ved kriser
8.5.5 Bedriftshelsetjenesten sine oppgaver ved kriser
8.5.6 Langsiktig oppfølging
8.5.7 Kontaktpersoner
8.6 Enhetenes egen omsorgsplan
8.1 Innledning
Begrunnelsen for utarbeidelse av psykososial beredskapsplan (omsorgsplan) er at alle
medarbeidere skal være best mulig forberedt på å møte ulykker, kriser og sorg blant
studenter og kollegaer.
Når en ulykke eller krise rammer UiS må alle typer følelsesmessige reaksjoner tas på alvor.
Sjokk og fortvilelse, frykt og angst, sorg og savn vil prege de som er involvert. Samtidig må vi
tenke på en del praktiske behov. Begge deler vil være en utfordring for de som skal håndtere
dette.
Når ulykken inntreffer er det medarbeiderne i det naturlige miljøet til den/de kriserammede
som er de viktigste personene. De er der like etter at noe er skjedd, og vil være der i tiden
som kommer. Disse er viktige støttepersoner.
Psykososial krisehjelp skal ytes så snart som mulig etter en hendelse. Det vil si at optimalt
sett skal bistanden være tilgjengelig så å si umiddelbart etter en alvorlig hendelse eller
”nestenulykke” (jfr. medarbeiderne som viktige støttepersoner).
Omsorgsplanen skal fungere som en oversiktlig ”håndbok” i akutte situasjoner, og som
veileder inntil situasjonen er normalisert.
Omsorgsplanen skal evalueres og eventuelt revideres etter hver gjennomgått krisesituasjon.
8.2 Mål og målgruppe for psykososialt arbeid
Studenter, medarbeidere og deres pårørende, som rammes av ulykke eller krise, skal bli tatt
vare på ut fra den enkelte sitt behov for omsorg.
Andre målgrupper: Skadde og uskadde overlevende, nærmeste berørte utenom familie,
medarbeidere, nærmeste ledere, kriseledelsen og internt omsorgsteam.
Den fullkomne omsorgsplan finnes bare i teorien. Kunnskap om normale reaksjoner og
behov i krisesituasjoner kan likevel gjøre oss mer mentalt forberedt når noe skjer.
03.08.2015
- 25 -
Denne planen må oppfattes som praktisk henvisning for
-
Hva som må gjøres når noe skjer
Hvem gjør hva når noe skjer
I hvilken rekkefølge tiltak skal utføres
8.4 Organisering av krisearbeidet
Omsorgsgruppe
Omsorgsgruppa består av fagpersoner med opplæring og anlegg for ivaretaking av
mennesker i sorg og krise.
Personell fra Studentsamskipnaden i Stavanger (SiS) deltar i omsorgsgruppen når studenter
er involvert.
Leder av omsorgsgruppa
HR-direktøren er leder for omsorgsgruppen og skal til enhver tid være oppdatert på
utviklingen i en krisesituasjon og handle deretter.
8.5 Praktisk organisering av omsorgsarbeidet i krisefasen
8.5.1. Strakstiltak på ulykkesdagen:
Ansvar og oppgaver for omsorgsleder (HR-direktør):
- Kalle inn omsorgsgruppa
- Informere og administrere arbeidsoppgavene til gruppa, herunder bruke
tilgjengelige ressurser fra personalavdelingen
- Klargjøre pårørendesenteret m/telefon og forpleining.
- Sørge for avløsning til medlemmene av omsorgsgruppa
- Foreta jevnlig oppdatering
- Loggføre framdrift av oppgaver via egnede sjekklister
- Sørge for at det finnes fagpersoner som evt. kan bistå etterlatte ved syning av
døde
- Sørge for at det finnes fagpersoner som evt. kan bistå/støtte ved besøk på
ulykkesstedet
- Avslutte akuttfasen og koordinere langsiktige tiltak
- Ta initiativ til evaluering og korrigering etter teamet har vært aktivert
- Ha oversikt over behov for debrifing av utsatte grupper
Ansvar og oppgaver for omsorgsgruppa:
- Samle og informere pårørende
- Gi emosjonell førstehjelp
- Etablere samtalegrupper for debrifing
- Evaluere psykososial beredskapsplan
8.5.2. Oppfølgingstiltak – ledelse ved avdelingen og omsorgsgruppa
Avdelingsledelsens oppgaver:
- Sørge for oppmerksomhet og støtte til de berørte fra ledelsen:
Besøke alle som er innlagt i lokalt sykehus innen 2 døgn, og delta i evt. gravferd
- Iverksette ritualer ved instituttet/avdelingen. Innhold i minnehøytid
- Formell debrifing av utsatte grupper utføres av personell med psykologisk
fagkompetanse.
- NB: Gi rikelig informasjon underveis. Husk at pårørende ofte er i krise og kanskje ikke
oppfatter den informasjon som gis underveis.
03.08.2015
- 26 -
Omsorgsgruppens oppgaver:
- Sørge for at det finnes fagpersoner som evt. kan kontaktes for bistand og støtte
- Støtte dersom pårørende til studenter f. eks. ønsker å besøke lærestedet, rydde ut av
hybelen, treffe noen som kjente den de har mistet
- Etablere arena for å møte andre som har vært involvert i ulykken
- Samarbeide med studentpresten om minnehøytid med eventuelle pårørende,
studenter og lærere for å dele minner og savn.
- La familiene til døde få anledning til å være sammen etter en slik minnehøytid
- Arrangere gruppe-/avdelingsmøter ved avdelingen som er berørt
8.5.3. Langsiktige tiltak fra ledelse og medarbeidere
- Ha kjennskap til stressreaksjoner og emosjonell førstehjelp slik at du kan være til hjelp
- Støtte i ulike former: Sosial støtte, informasjon, veiledning, praktiske råd
- Ta aktiv kontakt, vis at du bryr deg. Gi praktisk og konkret hjelp - det varmer og
avlaster uten at den rammede mister kontroll eller føler seg hjelpeløs
- Ha tålmodighet og tid til å lytte. Bring hendelsen på banen når det er naturlig.
- Forstå sårbarhet og irritabilitet
- Unngå destruktiv humor og ubehagelige kommentarer
- Ikke vær redd for å vise sorg - gjelder også ledere
- Tilby deg å være sammen med den rammede slik at man unngår ensomhet
- Tillat nedsatt arbeidskapasitet. Still ikke for store krav til arbeidsinnsatsen og annen
aktivitet, - selv om aktivitet og fremmøte er viktig
- Ta hensyn til den ekstra sårbarheten den rammede har. Den varer lengre enn du tror
- Tre støttende til og gi avlastning om den rammede får "tilbakefall" med sterke
reaksjoner
- Identifiser enkeltpersoner med behov for hjelp. Om du merker at den rammede
trenger faglig assistanse - hjelp vedkommende til å søke hjelp og vær en brobygger til
hjelpeapparatet (nærmeste leder, bedriftshelsetjenesten)
- Respekter ønsker om å bære sorgen alene, uten blomster og uten hilsener
- Vis hensyn, takt og tone
- Det går an å sørge og arbeide samtidig
- Gruppemøter med informasjon, hjelp, støtte og avreagering i mindre grupper er et
aktuelt tilbud de første dagene og ukene etter en ulykke
- Arranger informasjonsmøte for ansatte, studenter og etterlatte med deltakelse fra
politi, brann- og redningsmannskap og helsepersonell
- Arranger avsluttende samling
- Ved store ulykker: Arranger sorgsamlinger for etterlatte via kontakt med faggruppe
med erfaring i katastrofearbeid (psykolog, psykiater).
Se også bedriftshelsetjenesten – punkt 8.5.5.
Kollegaer kan også bistå med mange av punktene ovenfor. Leder er ansvarlig for å informere
dem om dette.
8.5.4. Studentpresten sine oppgaver ved kriser
Når dødsfall rammer en student eller en medarbeider ved Universitetet er det ikke bare
de nærmeste pårørende som trenger rammer rundt sorg og bearbeidelse. Klassen og
kollegaene blir stående igjen med en tom lesepult eller arbeidsbord. Da er det viktig å
komme sammen, stoppe opp og være stille, sette ord på hvem hun/han var og hva det
betyr å miste noen.
03.08.2015
- 27 -
Ta kontakt med studentpresten eller enheten ved dødsfall, spesielt dersom du har
mistanke om at ingen av oss vet om det som har skjedd.
Studentpresten kan:
-
Bistå i forbindelse med planarbeid
Bistå HR-direktør og ledere i forbindelse med arrangement av sørgegudstjeneste og
bidra med rammer som kan være meningsfulle når døden rammer meningsløst.
8.5.5. Bedriftshelsetjenesten sine oppgaver ved kriser
- Delta i omsorgsgruppa
- Bistå omsorgsleder og avdelingsledelse i håndtering av oppgaver
- Arrangere informasjonsmøte med de berørte om stressreaksjoner
- Samle alle som har vært direkte berørt av krisen eller ulykken. Selv om de fleste som
har opplevd en traumatisk hendelse i arbeidet snarest mulig vil hjem, bør man
forsøke å få med så mange som mulig. Foreta en viss gjennomgang av de normale
stressreaksjoner og hva som kan forventes av reaksjoner, muntlig og skriftlig.
Gi enkle råd, berører praktiske problemer og fortell hvor man eventuelt kan henvende
seg for hjelp.
- Bistå i arbeidet med å arrangere gruppemøter på avdelingen
(Fagpersonell skal ha en relativt lav profil fordi det er kollegastøtten som er
det viktigste i denne situasjonen. Deltagerne bør være de som har opplevd
traumet.)
o
Det kan være aktuelt at nærmeste medarbeidere er med. Deltagelsen bør være
frivillig. Hensikten med et slikt gruppemøte er:
- Gi emosjonell støtte og mulighet for følelsesmessig avreagering
- Gi informasjon om stress og stressreaksjoner, gi anledning til å få snakke
med andre som opplevde det samme, eller som "vet hvordan jeg har det"
8.5.6. Langsiktig oppfølging
Omsorgsgruppas leder har ansvar for iverksettelse av evt. langsiktig oppfølging. De som skal
utføre arbeidet må ha traumekompetanse. Her kan en få bistand fra det offentlige
helsevesen.
Kontakter alle pårørende en uke etter, og tre måneder etter en alvorlig hendelse.
8.5.7. Kontaktpersoner
Pårørende kan i etterkant kontakte:
- Aktuell enhetsleder
- Studentprest – tlf. 51 83 23 88 / 901 55 074
- HR-direktør – tlf. 51 83 30 08 / 905 69 522
8.6 Enhetenes egen omsorgsplan
Her setter de ulike enheter inn oversikt over ansvars- og oppgavefordeling i forbindelse med
omsorgsoppgaver i en krisesituasjon.
03.08.2015
- 28 -
Kapittel 9
9 BRANNINSTRUKS OG BRANNVERNORGANISASJON
FOR UIS
NÅR ALARMEN GÅR SKAL DU:
Sørge for at vinduer og dører er lukket når du forlater rommet. Gå straks ut av bygningen.
Bruk IKKE heis! Trekk bort fra bygningen, minst 50 meter.
NÅR DET BRENNER
Varsle: Meld fra til Brannvesenet på nødnummer 110.
Redde: Evakuer bygningen
Slukke: Prøv å slukke med brannslange eller håndslukkeapparat.
NÅR ALARMKLOKKEN STOPPER, ELLER NÅR EN PERSON MED VEST FRIGIR
BYGGET, KAN DU GÅ INN IGJEN.
BRANNØVELSE
Brannøvelsen finner sted en gang i året. Driftsavdelingen/Statsbygg ved Sven Andersen UiS,
og Terje Jaasund, Statsbygg, er ansvarlige og utfører denne i løpet av høsten.
BRANNVERNORGANISASJON
Hvert bygg på UiS har sin egen brannvernorganisasjon:
Statsbygg ved Terje Jaasund, mobil tlf 905 90 305, er brannvernleder for samtlige av UiS
sine bygg på Universitetsområdet. Driftsleder Sven Andersen, mobil tlf 416 28 428 er
brukerkoordinator for samtlige av UiS sine bygg på Universitetsområdet.
Arne Rettedals hus, Ellen og Axel Lunds hus, Hagbard Line-huset, Hulda Garborgs hus
Ivar Langens hus, Kitty Kiellands hus, Kjell Arholms hus, Kjølv Egelands hus, Studentenes
hus. Arkeologisk museum og universitetets aktivitet i Bjerksted har egne brannvernorganisasjoner.
03.08.2015
- 29 -
10 OVERSIKT OVER HJERTESTARTERE VED UIS
Ansvarlig
Ressurspersoner
Navn Kontor tlf. Mobil
Dekan TN
1. Liv Margareth Aksland 3 1866 470 11 391
2. Jostein Djuve 3 2235 901 11 248
3. Sivert Drangeid 3 2246
4. Unni Hakli 3 2290 930 35 141
5. Inger Johanne M-K Olsen 3 2275 986 11 472
6. Anne Karin Rafos 3 1707 913 37 369
7. Kim Andre Vorland 3 1880 480 78 039
8. Jorunn Vrålstad 3 2244 975 73 172
9. Karolina Dwojak 3 1759 928 00 670
10. Kjetil Tjåland 3 1700 404 91 563
11. Eric Brun 3 1574 482 82 920
12. Per Jotun 3 2014 997 10 347
13. Henning Stokkeland Olsen 3 1745 416 15 983
2. Biblioteket, Kjølv Egelands hus,
B-bygget, 1 etg.
v/første skranke
Bibliotekdir.
1. Kristin Dragvik 3 1119 905 83 282
2. Mona Henriksen 3 1117 984 17 255
3. Inger Gåsemyr 3 1125 986 10 301
4. Anne Beth Våga 3 1142 900 75 563
5. Lisa Søyland 3 1120 901 82 806
6. Anita Berg 3 3932 986 53 901
3. Garderobe ved Tjodhallen, Kjølv
Egelands hus, F-bygget 1. etg.
Dekan SV
1. Helene E. Figved 3 1558 932 18 508
2. Bjørn Ivar Kruke 3 1548 900 56 364
3. Kirsten Sikveland 3 3701 906 83 194
4. Ragnhild Sjurseike 3 1680 472 76 052
5. Lene Katrine Hoff 3 1334 986 53 901
4. Ekspedisjonen,
Ellen og Axel Lunds hus, 1. etg.
Dekan SV
1. May Irene Furenes 3 2952 932 68 181
2. Anette Hansen 3 3746 936 78 107
3. Tone Olsen 3 3703 936 09 748
4. Egil Svela 3 3106 452 72 947
5. Linda Bergsten 3 1555 995 66 600
6. Sandra Støylen Ellefsen 3 3774 957 94 025
7. Jeanette Goa 3 3756 976 90 155
8. Monica Lange 3 2332 990 30 439
5. Korridor utenfor administrasjonen IH og
IS
Kjell Arholms hus
De faglig ansatte på IH sørger selv for
oppdatering.
Ansvarlig:?
Dekan SV
1. Evy Gundersen 3 4190 957 57 809
2. Eli Bøe 3 4165 952 37 038
3. Dagrunn Nåden Dyrstad 3 4142 936 76 824
4. Ragnhild Ottesen 3 4198 413 05 768
5. Otto Aareskjold 3 4272 474 19 582
6. Sissel Helmersen 3 4100 400 64 536
7. Sissel Eikeland Husebø 3 4194 958 97 983
6. ”Postrommet” - IKS
Hulda Garborgs hus
Dekan HF
1. Benedikt Jager 3 1639 902 56 827
2. Unni P. Pereira 3 1344 957 77 098
3. Jarle Stormark 3 1373 901 89 927
4. David Wagner 3 1019 475 10 587
5. Kjetil Vikhamar Thengs 3 1137 928 46 947
6. Jarle Sæbø 909 35 470
GODKJENTE RESSURSPERSONER
VED DE ULIKE STASJONER
Plassering
1. Fakultetsadministrasjonen TN
Kjølv Egelands hus,
D-bygget, 3 etg.
03.08.2015
- 30 -
7. Personal/møterom
Hulda Garborgs hus, 3 etg.
R-fløyen
Dekan HF
8. ”Postrommet”.
Hagbard Line-huset, 2 etg.
Dekan HF
9. MG-bygget (musikk/gymnastikk)
Hagbard Line-huset (HL)
Dekan HF
Sørger selv for oppdatering.
Geirulf Tronerud er godkjent instruktør i DHLR.
10. Fysiologilab. Hagbard Line-huset (HL)
Dekan HF
Sørger selv for oppdatering.
Geirulf Tronerud er godkjent instruktør i DHLR.
1. Eva Gjein 3 2910 456 94 584
2. Ingar Lee 3 2953 997 37 813
3. Grete S. Vaaland 3 2926 920 22 966
I tillegg disse fra område 9:
1. Atle Mjåtveit 3 3465 916 96 274
2. Bjørnar Kjellstadli 3 3434 934 12 721
3. Eva Leibinger 3 3563 910 01 980
4. Geirulf Tronerud 3 3479 980 90 636
5. Gerd Lise N. Nordbotten 3 3454 957 99 620
6. Leif Inge Tjelta 3 3523 976 87 383
7. Marieke Bruin 3 3569 993 42 630
8. Rune Giske 3 3536 988 10 455
9. Silje Eikanger Kvalø 3 3592 995 95 780
10. Sindre Mikal Dyrstad 3 3443 (454 39 451)
11. Åge Vigane 3 3526 412 31 918
1. Grete Marnburg 3 3545 980 71 659
2. Kristine Nordbø 3 3516 480 07 671
3. Gro Njærheim 3 3413 959 06 855
4. Jeanette Rollheim 3 3564 928 85 050
5. Aslaug M. Lunde 3 1376 415 45 990
6. Odd Folke Topland 3 3005 917 17 024
7. Hallvor Lyngstad 3 1413 482 06 399
8. Kaja Gjersem Nygaard 3 2402 986 48 090
9. Audny Molnes 3 3412 481 18 147
10. Inghild Marie Mjelva 3 2928 952 26 422
1. Sindre Mikal Dyrstad 3 3443 (454 39 451)
2. Synnøve Eikeland 3 3449 977 14 753
3. Rune Giske 3 3536 988 10 455
4. Bjørnar Kjellstadli 3 3434 934 12 721
5. Silje Eikanger Kvalø 3 3592 995 95 780
6. Eva Leibinger 3 3563 910 01 980
7. Atle Mjåtveit 3 3465 916 96 274
8. Gerd Lise N. Nordbotten 3 3454 957 99 620
9. Leif Inge Tjelta 3 3523 976 87 383
10. Geirulf Tronerud 3 3479 980 90 636
11. Ingunn Ugelstad 951 20 780
12. Åge Vigane 3 3526 412 31 918
13. Ingunn Ugelstad 951 20 780
Som stasjon 9
Geirulf Tronerud 33479 980 90 636
11. Personalrommet, IMD
Bjergsted
Dekan HF
1. Anne-Grethe Engebretsen 3 4039 476 44 550
2. Mark Drews 3 4037 479 17 473
3. Dag Jostein Nordaker 3 4023 917 03 845
12. Sentralbordet
Arne Rettedals hus, 3.etg.
HR-direktør
i samarb.
med øvrige
dir. på AR
1. Tor Erga 3 1028 995 26 339
2. Halfdan Hagen 3 3008 905 69 522
3. Gunvor Hinna 3 1222 924 53 437
4. Even Heien 3 3068 995 01 198
5. Asbjørn Jensen 3 1061 906 24 265
6. Susanna King 3 3048 467 97 715
7. Leiv Gunnar Lie 3 3032 920 77 057
8. Hildegard Nortvedt 3 3076 911 34 755
9. Elin Nyberg 3 3075 971 10 920
10. Karen Anne Okstad 3 3032 905 59 778
11. Else Karin Landa Paulsen 3 3004 980 18 898
12. Kjell K. Stokke 452 12 123
03.08.2015
- 31 -
13. Kopirommet S-398
Kitty Kiellands hus, 3. etg.
IT-direktør
1. Dennis Aske 3 1006 918 66 235
2 Jon Bjelland 3 1091
3. Ingrid Eggenfellner 3 2726 934 17 389
3. Lars G. Erga 3 3304 934 94 643
5. Bjarte Hoem 3 3077 996 98 490
6. Rolf A. Jakobsen 3 3255 928 59 952
7. John Kallevik 3 1026 977 70 227
8. Elisabeth K. Kruiderink 3 3318 482 86 980
9. Frode Leidland 3 3091 920 76 955
10. Arild Morten Olsen 3 1037 952 07 324
11. Olaug Strand 3 3108 924 53 671
12. Magnar Thingbø 3 1054
13. Wenche Øvrebø 3 1580
14. Kjetil Dalseth 3 1078 481 13 280
15. Ole Christian Petersen 3 1010 481 53 800
16. Mette Høgsand 3 3078 900 74 079
14. Arkeologisk museum
Resepsjonen
Museumsdir.
1. Wenche Brun 3 2654 482 78 929
2. Kristina Calder 3 2604 454 02 349
3. Aud Rigmor Eltervåg 3 2613 928 53 286
4. Marte Holgersen 984 60 479
5. Torunn Ingebrigtsen 3 2604 408 56 439
6.. Asta Jøssang 3 2614 475 00 036
7. Ragnhild Nordahl Næss 3 2632 917 10 238
8. Svanlaug Takle 3 2611 913 50 658
15. Studentenes hus
Organisasjons
- konsulent
1. Stefan Emmerhoff 3 2388 901 55 074
2. Patrick Langeland 917 06 943
3. Eivind Ask 476 08 729
4. Anette Faane Aasbø 3 2405 936 42 992
16. Læringsmiljøsenteret, avd. Porsgrunn
Resepsjonen i hovedhuset
Adm. sjef
1. Wenche Midtgarden 924 04 517
2. Line Johansen 984 39 306
3. Kirsti Tveitereid 416 02 244
4. Torunn Helene Fredriksen 948 70 414
5. Svein Erik Nergaard 916 00 751
6. Henning Plischewski 916 00 671
CORE:
Rene Pedersen: 920 69 495
OD-bygget:
Trond Egil Toft 3 3138 906 62 489
Jostein Tollaksen 3 3134 909 88 880
I tillegg er det to hjertestartere på SiS sportssenter – tlf. 51 83 33 80.
Personer uthevet skrift er kontaktpersoner.
02.07.2015
03.08.2015
- 32 -

Kapittel 1 - studenter. Ved UiS

Transcription

Similar documents

Krise - hva gjør du? - Universitetet i Stavanger

Invitasjonen til Jenter for Realfag i Stavanger

Virksomhetskontroll og intern styring ved UiS

program GLU-konferansen 2015

Ole Ringdal - Oppsummering + veien videre

Psykisk helsepedagogikk (.pdf)

programmet for Forskingstorget 2015

Tverrfaglig samarbeid blant studenter

Generell informasjon - Arkeologisk museum