VEILEDER for innleie og tilvisningsavtale
Transcription
VEILEDER for innleie og tilvisningsavtale
BOLIG Veileder Veileder for fremskaffelse av boliger gjennom leieavtaler og tilvisningsavtaler September 2014 VEILEDER FOR FREMSKAFFELSE AV BOLIGER GJENNOM LEIEKONTRAKTER OG TILVISNINGSAVTALER 1. Innledning Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester (EST) ga våren 2014 Velferdsetaten i oppdrag å utvikle en veileder for bydelene for fremskaffelse av boliger til vanskeligstilte gjennom leiekontrakter og tilvisningsavtaler. Videre har etaten et løpende oppdrag fra EST om å bistå bydeler som ønsker assistanse ved anskaffelse av leieboliger. Flere av bydelene har i begrenset grad fremskaffet leieboliger gjennom leiekontrakter og tilvisningsavtaler. Dette kan bl.a. bero på usikkerhet rundt prosesser og hvilke faktiske forpliktelser inngåelse av de ulike kontrakter innebærer. Denne veilederen vil forhåpentligvis gi mange svar. Veilederen er ment som et arbeidsverktøy for bydelene. Den skal også være et levende dokument, slik at veilederen kan videreutvikles og fange opp aktuelle problemstillinger som oppstår i tiden fremover. Det er derfor ønskelig at bydelene gir tilbakemelding til Velferdsetaten på om det er temaer som bør belyses nærmere. Veilederen behandler ikke fremskaffelse av boliger gjennom investeringsregimet og anskaffelser av leiekontrakter for lokaler/næringslokaler. 2. Fremskaffelse av boliger til vanskeligstilte Flere av bydelene har i Boligbehovsplan for Oslo kommune 2013-2016 og i den årlige boligbehovskartleggingen rapportert inn behov for flere boliger til vanskeligstilte på boligmarkedet. Kommunen har gjennomført og planlegger kjøp og oppføring av nye kommunale boliger til ulike målgrupper. For å dekke boligbehovet, er det nødvendig at bydelene fremskaffer flere boliger gjennom leieavtaler eller tilvisningsavtaler. Bydelene har et klart ansvar for å initiere og gjennomføre anskaffelser av boliger for å imøtekomme boligbehovet. På bakgrunn av at det generelt er inngått tilvisningsavtaler og leiekontrakter i begrenset grad, har EST formidlet til etaten at arbeidet på dette området bør intensiveres. 3. Kontakt med private aktører Ulike private aktører tar ofte kontakt med spørsmål om bydelene er interessert i å inngå avtaler for leieboliger. Det kan av og til oppstå spørsmål om hvor langt bydelene kan gå i dialog med private aktører som henvender seg. Etter lov om offentlige anskaffelser § 5 (1) skal alle leverandører behandles likt gjennom hele anskaffelsesprosessen. Kravet til likebehandling gjelder også i planleggingsfasen forut for en konkurranse, herunder i markedsundersøkelser. Dersom private aktører er først ute til å ta kontakt, kan de formidle informasjon om sine utleieobjekter. Bydelene må likevel sørge for at ingen får fordel av kontakten aktørene har med bydelene i denne fasen. Nedenfor under pkt. 4 og 5 redegjøres det nærmere for prosessene for hhv. inngåelse av leiekontrakt og inngåelse av tilvisningsavtale. 1 Versjon 1.0 4. Leiekontrakter med private aktører Prosessen med å inngå leiekontrakt medfører at bydelene må ta hensyn til flere forhold. Nedenfor omtales noen av de viktigste momentene. 4.1 Konkurranse Leiekontrakter for boliger skal anskaffes etter lov om offentlige anskaffelser. Bydelene må derfor gjennomføre en konkurranse. Det er ikke krav om at konkurransen skal kunngjøres, men det anbefales at bydelene annonserer i media. 4.2 Behovsanalyse Forut for en eventuell konkurranse, anbefales bydelene å gjøre en grundig analyse av hvilke boligbehov som søkes dekket gjennom den konkrete anskaffelsen. Dette gjelder hvilke(n) målgrupper(r) som boligene skal være til, antall boliger, type boliger, geografisk beliggenhet, kontraktsperiode og fortetningsproblematikk. 4.3 Velferdsetaten Velferdsetaten har fått i oppdrag fra EST om å tilby bistand til bydelene ved anskaffelse av boliger. Velferdsetaten kan bistå i alle deler av prosessen, heriblant: a. Behovsanalyse b. Undersøkelser i markedet c. Anskaffelsesspørsmål d. Kontakt med EST e. Utforming av konkurransedokument/annonse og annonsering (bydel betaler for annonsering) f. Utarbeiding av kontraktutkast g. Vurdering av innkomne tilbud h. Husleieberegning og vurdering av økonomi i prosjekter i. Forhandlinger med tilbydere j. Sparringspartner for bydel om det etter endt forhandlinger skal inngås avtale k. Sak til BU l. Utforme utkast til byrådssak m. Forberede dokumenter til byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester n. Generell rådgivning Det anbefales at bydeler som ønsker bistand, kontakter Velferdsetaten så tidlig som mulig i prosessen. Etaten har utarbeidet et bestillingsskjema for bistand. 4.4 Husbanken og EST Private aktører ønsker ofte å søke om midler fra Husbanken, enten grunnlån eller grunnlån og tilskudd til utleieboliger. For nærmere informasjon om grunnlån og tilskudd til utleieboliger, se husbanken.no. Husbankens midler er begrensede. Det er derfor viktig at kommunen sentralt har oversikt over eventuelle innleieprosjekter for å sikre at det er tilstrekkelig med midler til de prosjektene som bør prioriteres. Spesielt gjelder dette hvor det skal søkes om tilskudd. EST v/bestillerenheten skal 2 Versjon 1.0 derfor varsles på et tidlig tidspunkt ved planlegging av innleie. I de tilfellene Velferdsetaten bistår bydelene, vil etaten sørge for at informasjon formidles til EST. 4.5 Nærmere om tilskudd til utleieboliger Dersom det skal søkes om tilskudd til utleieboliger for bygget/boligene det inngås kontrakt for, sender utleier/utbygger søknad om grunnlån og tilskudd til utleieboliger til Velferdsetaten. Etaten skriver en vurdering og sender søknaden og leiekontrakten til EST v/bestillerenheten. 4.6 Vurdering av kontraktutkast Når bydel etter konkurranse og forhandlinger har blitt enig med tilbyder om kontraktutkast, bør utkastet oversendes til Kommuneadvokaten for gjennomgang. Dette skjer gjerne i sluttfasen av forhandlingene, slik at partene kan korrigere eventuelle forslag til endringer. 4.7 Fullmakt til å godkjenne leiekontrakter Leiekontraktens lengde og verdi avgjør hvem som har fullmakt til å godkjenne leiekontrakt. Per i dag gjelder følgende fullmakter: a. b. c. d. Bystyret - leietid på mer enn 20 år med en verdi på mer enn kr 50 mill. Byrådet - leietid på til og med 20 år med en verdi på til og med kr 50 mill. Byråden - leietid på til og med 10 år med en verdi på til og med kr 35 millioner Bydelsdirektør - leietid på inntil 5 år med en verdi på inntil kr 10 millioner NB! avtalt opsjonsperiode tas med i beregningen av kontraktens lengde og verdi. Felleskostnader, energiutgifter o.l. som avregnes hvert år etter regnskap, tas ikke med i beregningen av kontraktens verdi. 4.8 Dokumentasjon til EST Leiekontrakt skal signeres av utleier og oversendes til EST. Til kontrakten skal alle angitte vedlegg til kontrakten oversendes. Videre skal BU-vedtak og en redegjørelse med opplysninger om prosessen (for eksempel utformet som utkast til byrådens sak eller byrådssak) vedlegges. I tillegg skal også Kommuneadvokatens uttalelse vedlegges. Dersom det er bestemmelser som ikke er korrigert etter at Kommuneadvokaten har revidert kontrakten, skal bydelen kort gjøre rede for dette. 5. Tilvisningsavtaler Tilvisningsavtaler er et forholdvis nytt virkemiddel for bydelene til å fremskaffe flere boliger. En tilvisningsavtale gir bydelene rett til å henvise sine boligsøkere til utleieren, mens den enkelte leiekontrakt inngås mellom utleier og beboer/boligsøker. Tilvisningsavtalen innebærer ingen økonomiske eller rettslige forpliktelser overfor utleier for bydelene. 5.1 Husbanken Husbanken har åpnet for at det kan gis grunnlån til private aktører som inngår tilvisningsavtale med bydelene (kommunen). Foreløpig er det ikke aktuelt å prioritere tilskudd til utleieboliger ved tilvisningsavtaler. Som nevnt under pkt. 4.4 er Husbankens midler begrensede. Dette gjelder også grunnlånsmidlene. Det kan derfor også ved tilvisningsavtaler måtte foretas en prioritering dersom det er knapphet på 3 Versjon 1.0 midler. Se mer om prosess i pkt. 5.2 og 4.4. 5.2 Prosess Vi anbefaler at samme prosess som nevnt i pkt. 4.1 til 4.4 og pkt. 4.8 (med unntak av uttalelse fra Kommuneadvokaten) også benyttes ved tilvisningsavtaler. 5.2 Godkjenning av tilvisningsavtale Myndigheten til å godkjenne tilvisningsavtaler er delegert til byråd for helse og sosiale tjenester. Det betyr at bydelen må oversende tilvisningsavtale som kun er signert av utleier til EST for videre behandling. Etter at byråden har fattet vedtak, signeres kontrakten av kommunaldirektør og oversendes til bydel. 6. Kontraktslengder og leiesum ved tilvisningsavtaler og leiekontrakter Ved oppføring, kjøp og utbedring av utleieboliger til boligsosialt formål, kan utleier søke om grunnlån og tilskudd. Husbanken stiller som betingelse at det tinglyses en klausul om bruk av boligene og at kommunen har tildelingsrett i minst 20 år. For å imøtekomme dette kravet, må det inngås leiekontrakt eller tilvisningsavtale på minimum 20 år. Bydelen kan også inngå leiekontrakter av kortere varighet enn 20 år. Det kan være situasjoner hvor dette er mest hensiktsmessig. Årsakene kan bl.a. være at bydelen er usikker på om behovet for boligtypene vil vare i lang tid fremover. Et annet moment kan være at bydelen er usikker på om den har ressurser (personell og økonomi) til å forvalte leieobjektet over tid. Det presiseres at det ikke vil være aktuelt med finansiering fra Husbanken, der det inngås kontrakter på mindre enn 20 år. Lengre kontrakter resulterer ofte i en lavere leie per kvm per år enn ved kortere leiekontrakter. Finansiering fra Husbanken til utleieobjekter skal reflekteres i fastsettelsen av leien både ved tilvisningsavtaler og ved leiekontrakter. Det understrekes at det er viktig at bydelene tidlig i prosessen tar styring over hva som forventes av tilbyderne i forhold til bl.a. leienivå og andre betingelser. Boligbygg Oslo KF har en leieprisveileder som omtaler markedsleie og gjengs leie for ulike boligtype i bydelene. Se mer på http://boligbygg.reeltime.no/?st=forside 7. Forskrift tildeling av kommunal bolig i Oslo kommune Forskrift om tildeling av kommunal bolig i Oslo kommune § 2 angir hvilke boliger som forskriftens bestemmelser kommer til anvendelse på. Kort fortalt gjelder forskriften, med de unntak § 2 omtaler, boliger som kommunen eier og boliger som bydelene har inngått leiekontrakt for. Dette betyr at beboere i boliger som det er inngått leiekontrakt mellom kommunen og privat aktør kan ha rett på bostøtte for leietakere i kommunale boliger (BKB). Det presiseres bydelene må ta hensyn til BKB-budsjettet og at bydelene må avklare med byrådsavdelingen dersom bydelene inngår leiekontrakter som har budsjettmessige konsekvenser utover bydelenes egen ramme. Når det gjelder boliger som er regulert av tilvisningsavtaler, omfattes ikke disse av forskrift om 4 Versjon 1.0 tildeling av kommunal bolig. Følgelig skal det ikke fattes vedtak om kommunal bolig der brukere tilvises til boliger med tilvisningsavtale. Beboere i disse boligene har ikke rett på BKB. Vedlegg: 1. Byrådssak 221/11 - Tilvisning av leieboliger (…). 2. Byrådssak 1077/13 - Delegering av fullmakt. 3. Mal for tilvisningsavtale 5 Versjon 1.0