Møteinnkalling - Aukra kommune

Transcription

KONTROLLUTVALET I
AUKRA KOMMUNE
Aukra, 2.juni 2015
Til medlemmene
i kontrollutvalet
MØTEINNKALLING
MØTE NR.:
TID:
STED:
3/15
11.06.2015 kl. 09:30
Kommunestyresalen,
Aukra kommunehus
SAKSLISTE:
UTV. SAKSNR.
TITTEL
PS 16/15
GODKJENNING
PS 17/15
REFERAT OG ORIENTERINGAR
PS 18/15
AUKRA KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT
PS 19/15
ENERGISENTRAL
PS 20/15
UTBYGGING 4 AVD. FURUTUN. BYGGEREKNESKAP
PS 21/15
NYTT VENTIALSJONSANLEGG
PS 22/15
TILSETTINGSRUTINAR
PS 23/ 1 5
REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALET
PS 24/15
OPPFØLGINGSLISTE
Kontrollutvalet
omvising.
møter
AV PROTOKOLL
FRÅ MØTE
23. APRIL
2015
FOR 1.TERTlAL 2015
SKOLE OG ANDRE BYGG. BYGGEREKNESKAP
på Barnebo
AUKRA HELSESENTER.
I AUKRA KOMMUNE
barnehage,
BYGGEREKNESKAP
u.off. off.l. § 13, forv.l. § 13
I AUKRA. REVIDERING
avd. Riksfiord
kl. 09.30 til orientering
og
Dersom det er saker kontrollutvalet ønskjer å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i
dette møtet eller i seinare møte, kan dette gjerast under Eventuelt.
Eventuelle forfall vert melde på tlf. 71 11 14 52, evt. mob 99 70 80 19.
E-post: aase.eriksenáDmolde.kommune.no
Innkallinga
går som melding til varamedlem
som vert innkalla etter behov.
Rita Rognskog (s)
leiar
Åse Solveig Eriksen
rådgiver
O
AUKRA
Saksmappe:
Arki
O
Kontrollutvalet
5355-1547/03
:
Sakslzehandlar: Åse S. Eriksen
Dato:
26.05.2015
Saksframlegg
Utvalssaksnr
PS 16/15
Utval
Kontrollutvalet
GODKJENNING AV PROTOKOLL
Sekretariatet
Møtedato
11.06.2015
FRÅ MØTE 23. APRIL 2015
si tilråding
Protokollen frå møte 23. april 2015 vert godkjend.
Bakgrunn
for saka
Vedlagt følgjer protokollen frå førre møte. Protokollen er tidligare utsendt. Det er ikkje kome
merknader til protokollen.
rådgiver
KONTROLLUTVALET I
AUKRA KOMMUNE
MØTEPROTOKOLL
Møte nr:
Møtedato:
2/15
23.04.2015
Tid:
kl 09.30—kl 12.20
Møtestad:
Saknr:
Møteleiar:
Kommunestyresalen, Aukra kommunehus
10/15-15/15
Rita Rognskog, leiar (V)
Katrine Rindarøy, nestleiar (Ap)
Gro Kj ellnes Løvik (AL)
Knut Inge Bakkemyr (H)
Arne Hj elmås (Krf)
Ingen
Ingen
Møtande medlemmer:
Forfall:
Ikkje møtt:
Møtande vara:
Frå sekretariatet:
Åse SolveigEriksen,rådgiver
Frå revisjonen:
June B. Fostervoll, rekneskapsrevisor
Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor (under sak 10/15 - 13/15)
Ingrid H. Rimstad, rådmann
Ema Varhaugvik, økonomisjef (under sak 10/15 -12/ 15)
Av øvrige møtte:
Leiaren ønska velkommen og leia møtet.
Det framkom ingen merknader til innkalling og sakliste:
Innkalling og sakliste med endringar vart godkjent.
TIL HANDSAMING:
UTv. SAKSNR.
TITTEL
PS 10/15
GODKJENNING
PS l l/15
PS 12/15
AUKRA KOMMUNE. ÅRSREKNESKAP
PS 13/15
AUKRA KOMMUNE. VAL AV REVISJONSORDNING
PS 14/15
OPPFØLGINGSLISTE
PS 15/15
EVENTUELT
PS 10/15
GODKJENNING
Kontrollutvalet
AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 25. FEBRUAR 2015
AV PROTOKOLL
FOR 2014
FRÅ MØTET 25. FEBRUAR
2015
sitt vedtak
Protokollen frå møte 25. februar 2015 vert godkjend.
Side 1 av 6
Kontrollutvalet
si handsaming
Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (4 voterande)
PS ll/15
Kontrollutvalet
sitt vedtak
Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering.
Kontrollutvalet
si handsaming
Referatsaker:
RS 08/15
Sammenslåingsprosjekt - kommunal revisjon M&R - referat frå møte i
styringsgruppa 09.03.2015
RS 09/15
Kontrollutvalet- Årsmelding for 2014 - utskrift av protokoll frå kommunestyret sitt
møte 26.03.2015 ik—sak14/15
RS 10/15
Sluttrapport for utbyggingsprosjekt
616 100 Torhaugmyra bustadfelt
saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 26.03.2015 i k-sak 23/15
RS 11/15
Sluttrapport parkeringsplass,
del av prosjekt 210 200 Julsundet skole vidare
utbygging. - Saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 26.03.2015 i k-sak 24/ 15
RS 12/15
Sluttrapport prosjekt nr. 235000 Utbygging Bergetippen barnehage inkludert planlegging - Saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 26.03.2015 i k-sak
—
25/15
RS 13/15
Protokoll frå møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet
for Romsdal
23.03.2015
Orienteringssaker:
OS 06/15
Kommunale og fylkeskommunale reglement om folkevalgtes taushetsplikt ved
lukking av møter - brev til kommunene frå KMD, datert 30.01.2015
OS 07/15
KU sekretariatet.
Årsmelding
for 2014
PS 12/15
AUKRA KOMMUNE. ÅRSREKNESKAP
FOR 2014
Kontrollutvalet sitt fråsegn
Kontrollutvalet
har i møte 23.04.2015
i sak 12/15 handsama
Aukra kommune
sin
årsrekneskap for 2014.
Grunnlaget for handsaminga har vore rekneskapen, revisor si melding, datert 26.mars 2015,
revisor sitt brev av 13. april 2015 og rådmannen si årsmelding for 2014.
Side 2 av 6
I tillegg har revisjonen og rådmann/økonomisj ef supplert utvalet med munnleg informasjon
om aktuelle problemstillingar.
Årsrekneskapen, som består av driftsrekneskap, investeringsrekneskap, balanserekneskap,
økonomiske oversiktar og notar er avlagt av rådmannen og økonomisjef. Årsrekneskapen
presenterast i eige vedlegg, samt at deler av rekneskapen er innarbeida i årsmeldinga.
Aukra kommunes driftsrekneskap for 2014 viser kr 263 377 298.- til fordeling til drift, og
eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 13 578 910,-. Netto driftsresultat er positivt med
kr 80 329 336.-. Årets bruk av disposisjonsfond er på 4,9 mill. kroner, mens overføringane til
investeringsrekneskapen utgjer 39,688 mill. kr som er i samsvar med budsjett.
Nokre av einingane har hatt utfordringar med å halde budsjettet i 2014.
Det er spesielt innanfor einingane Næring, revisjon, kyrkja etc., Julsundet skole og
institusjons og buteneste det er vesentleg meirforbruk. Det er gjort greie for avvika i
rådmannen si årsmelding.
Kontrollutvalet har sett til at kommunerekneskapen er revidert på ein tryggande måte. Etter
revisjonen si meining er årsrekneskapen avlagd i samsvar med lov og forskrifter og god
kommunal rekneskapsskikk.
Etter utvalet sin gjennomgang av årsmelding med rekneskap og revisor si melding, meiner
kontrollutvalet at årsrekneskapen gir eit forsvarleg uttrykk for resultatet av Aukra kommune si
verksemd og for kommunen sin økonomiske stilling pr. 31.12.2014.
Ut over dette, og det som gjeng fram av saksframlegget til kontrollutvalet og
revisj onsmeldinga, datert 26. mars 2015, har kontrollutvalet ikkje merknader til Aukra
kommunes rekneskap for 2014.
Kontrollutvalet anbefaler at kommunestyret godkjenner årsrekneskapen for Aukra kommune
for 2014 slik det er avlagt.
Kontrollutvalet
si handsaming
Økonomisjef Erna Varhaugvik gjorde greie for hovudtala i drifts- og investeringsrekneskapen
for 2014 og kommenterte rekneskapsmessige avvik i forhold til budsjett. Det vert peika på at
kommunen sine utgifter er aukande, og at kommunen står overfor store investeringsprosj ekt
med forskotering av fastlandssambandet over Kj erringsundet.
Distriktsrevisor Sigmund Hameshaug kommenterte rekneskapsresultatet
driftsresultat dei seinare år.
og endringa i netto
Rådmann Ingrid Husøy Rimstad kommenterte kommunen sine utfordringar med dei store
investeringane og behovet for reduksjon av driftskostnadane.
Økonomisjef og rådmann svarte på spørsmål frå utvalet sine medlemmer.
Leiar takka økonomisj efen for ei god orientering om rekneskapen.
Side 3 av 6
PS 13/15
Kontrollutvalet
AUKRA KOMMUNE.
VAL AV REVISJONSORDNING
si tilråding
1. Kommunestyret godkjenner at Aukra kommune inngår som deltakar i Møre og
Romsdal Revisjon IKS og at selskapet blir valt som revisor for Aukra kommune med
verknad frå 1. juli 2015.
2. Kontrollutvalet inngår og godkjenner engasjementsavtalar med Møre og Romsdal
Revisjon IKS
Kontrollutvalet
si handsaming
Sekretæren orienterte om den vidare prosessen og den endelege politiske handsaming av saka
og svarte på spørsmål frå utvalet.
Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte og svarte på spørsmål om den siste fasen av
arbeidet, fram til arbeidsgruppa og styringsgruppa kunne legge frem utkastet til selskapsavtale
og eigaravtale.
PS 14/15
Kontrollutvalet
OPPFØLGINGSLISTE
sitt vedtak
I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar:
Revidering av gjeldande økonomireglement i Aukra kommune
Eit økonomireglement skal beskrive hovudreglane for den økonomiske styringa av kommunen
si verksemd. Reglementet bør klargjere ansvaret mellom det politiske og det administrative
nivået i kommunen og beskrive kommunen sine interne reglar og fullmakter.
Aukra kommune sitt økonomireglement er frå 2005 og vart revidert i desember 2009. Eit
økonomireglement
bør rullerast og oppdaterastjamleg.
23.04.15: Kontrollutvalet vil be administrasjonen om ein statusrapport til neste møte.
Oppfølging av politiske vedtak
Kontrollutvalet har ikkje, sidan november 2010, fått framlagt oversikt over politiske vedtak
som av ulike årsaker ikkje er vorte satt i verk innan rimeleg tid. Oversikta skal gjere greie for
vedtak fatta av formannskapet, kommunestyret, drift og arealutvalet, livsløpsutvalet og andre
politiske utval med avgjerdsmynde. Hensikta med å få ei slik oppstilling er å kontrollere at
administrasjonen sett i verk og gjennomfører dei vedtak som er vedteke av dei ulike politiske
organ.
23.04.15: Sekretæren har sendt brev til Aukra kommune 18.03.2015 og bedt om å få
framlagt slik oversikt. Saka vil truleg komme opp i utvalet sitt neste møte.
Kontrollutvalet
si handsaming
Sekretær orienterte.
Utvalet gjekk i gjennom sakene som er ført opp på oppfølgingslista.
Side 4 av 6
Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med omforeint forslag frå utvalet sine
medlemmar. (4 voterande)
PS 15/15
EVENTUELT
Uryddig tilsettingsrutinar
i Aukra kommune
Kontrollutvalet har blitt kontakta i ei sak som gjeld tilsetting i ei stilling i kommunen si eining
for institusjonstenester. Vedkommande som vart tilsett, opplevde ein noko uryddig tilsettingsprosess og ber kontrollutvalet sjå nærare på om tilhøva var i samsvar med kommunen sine
rutinar for tilsetting. Saka vart drøfta i møtet for avklaring om dette er ei sak kontrollutvalet
skal sjå nærare på.
Kontrollutvalet si handsaming
Med tilvising til kommunelovas § 31, 3 og forvaltningslovas § 13 Vart møtet lukka under
handsaming av denne saka.
Utvalet sin leiar gjorde greie for bakgrunn for at Vedkommande hadde teke kontakt med
kontrollutvalet og viste til brevet frå klager, datert 22.03.2015.
Kontrollutvalet
si konklusjon
Kontrollutvalet ønskjer at saka skal leggast fram som ordinær sak i utvalet sitt møte i juni.
Sekretæren vert beden om å skrive til kommunen og be om å få alle relevante opplysningar i
den aktuelle tilsettingssaka.
Verksemdsbesøk - ev. orientering frå ein einingsleiar
I kontrollutvalet sin møteplan er det sett av tid til besøk i ein kommunal verksemd. Alternativt
kan ein einingsleiar inviterast til å gje informasjon om si eining. Utvalet sine medlemmar kan
kome med forslag til kva for kommunal verksemd det kan vere aktuelt å besøke eller få
informasjon om. Dersom dette skal skje i utvalet sitt møte nr. 3/15 skulle dette avklarast i
dagens møte.
Konklusjon:
Kontrollutvalet ønskjer til neste møte, 11. juni, å besøke Barnebo barnehage på Riksfjord.
Hensikta med besøket er å få ei omvising og ei generell orientering om drifta ved barnehagen.
Sekretæren tek kontakt med kommunen sin administrasjon for å gjere avtale om Verksemdsbesøket.
Deltaking på Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) sin fagkonferanse og årsmøte 2015 på
Gardermoen 3. og 4. juni
Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) arrangerer årleg fagkonferanse og årsmøte for
medlemmer av kontrollutval, tilsette i sekretariata og andre som finn konferansen interessant.
Kontrollutvalet i Aukra er medlemmer av FKT. Frist for påmelding var 10. april 2015.
Ingen frå kontrollutvalet i Aukra kunne delta på årets FKT-konferanse.
Endring av dato for kontrollutvalet sitt møte nr. 4/15
Dato for møte nr 4/ 15 vart endra frå måndag 28. september til fredag 18. september.
Side 5 av 6
Rita Rognskog
leiar
Arne Hjelmås
Katrine Rindarøy
nestleiar
Knut Inge Bakkemyr
Gro Kjellnes Løvik
sekretær
Side 6 av 6
Saksmappe:
O
Kontrollutvalet
2015-1547/03
Arkiv:
033
Saksbehandlar:
Åse S. Eriksen
Dato:
01.06.2015
Saksframlegg
Utvalssaksnr
PS 17/15
Utval
Kontrollutvalet
Møtedato
11.06.2015
Sekretariatet
si tilråding
Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering.
Bakgrunn
for saka
Referatsaker:
RS 14/15
Rekneskap og årsrapport 2014 - Saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 07.05.2015
i K—sak40/15 (vedlagt)
RS 15/ 15
Aukra kommune - val av revisjonsordning - Saksprotokoll frå Aukra
kommunestyre 07.05.2015 i K—sak49/15 (vedlagt)
RS 16/ 15
Godkjenning av selskapsavtale og eigaravtale for Møre og Romsdal Revisjon IKS
- Saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 07.05.2015 i K—sak50/ 15 (vedlagt)
RS 17/15
Sammenslåingsprosjekt - kommunal revisjon i M&R - referat frå møte i
styringsgruppa 08.05.2015 (vedlagt)
Orienteringssaker:
OS 08/15
Rapport etter tilsyn —kommunal beredskapsplikt —Aukra kommune - 3 avvik —
3 merknader —Fylkesmannen i Møre og Romsdal, datert 02.01.2014 (vedlagt)
Åse SolveigEriksen
rådgiver
PS 40/15 Rekneskap og årsrapport 2014
Rådmannen si tilråding:
Aukra kommune sin årsrapport for 2014, inklusiv årsrekneskapen blir godkjent.
Driftsrekneskapet blir avslutta med eit mindreforbruk på kr. 13.578.910.-.
Mindreforbruketpå kr. 13.578.910.-. blir avsett til disposisjonsfond.
Investeringsrekneskapet
beløp.
Saksprotokoll
blir samla avslutta utan udisponerte eller udekka
i Formannskapet-
07.05.2015
Behandfing
Tilrådinga frå rådmannen vart samrøystes vedtatt
Innstilling
frå formannskapet:
Som tilrådinga frå rådmannen
Saksprotokoll
i Kommunestyret-
07.05.2015
Behandfing
Innstillinga frå formannskapet vart samrøystes vedtatt
Vedtak
1. Aukra kommune sin årsrapport for 2014, inklusiv årsrekneskapen blir godkjent.
2. Driftsrekneskapet blir avslutta med eit mindreforbruk på kr. 13.578.910.-.
3. Mindreforbruket på kr. 13.578.910.-. blir avsett til disposisjonsfond.
4. Investeringsrekneskapet blir samla avslutta utan udisponerte eller udekka beløp.
Aukra
kommune
Serviceavdelinga
O‘\U1-I>UJl\JI—A
Arkivsak:
2013/827-14
ArkiV=
026
Saksbeh:
Anita
Dato:
24.04.2015
Raknes
Otterlei
Saksframlegg
Utv.saksnr
49/15
Utval
Kommunestyret
Møtedato
07.05.2015
Aukra kommune - val av revisjonsordning
1. Kontrollutvalet si tilråding
2. Kommunestyret godkj enner at Aukra kommune inngår som deltakar i Møre og Romsdal
Revisjon IKS og at selskapet blir valt som revisor for Aukra kommune med verknad frå
1. juli 201 5.
3. Kontrollutvalet inngår og godkjenner engasj ementsavtalar med Møre og Romsdal
Revisjon IKS
Saksprotokoll
i Kommunestyret
- 07.05.2015
Behandling
Tilrådinga frå kontrollutvalet vart samrøystes vedtatt
Vedtak
1. Kommunestyret godkjenner at Aukra kommune inngår som deltakar i Møre og Romsdal
Revisjon IKS og at selskapet blir valt som revisor for Aukra kommune med verknad frå
1. juli 2015.
2. Kontrollutvalet inngår og godkjenner engasjementsavtalar med Møre og Romsdal
Revisjon IKS
Vedlegg
VSak 13/15 i kontrollutvalet: Aukra kommune - val av revisjonsordning
Etablering av av Møre og Romsdal revisjon IKS
Selskapsavtale
Eieravtale
Oversikt over vedtak i kommunestyrene
Uttale frå ansatte
Særutskrift:
Kontrollutvalet
Kontrollutvalgssekretariatet
Rådhusplassen l
6413 Molde
for Romsdal
Bakgrunn:
Kontrollutvalet har i møte den 23.04.15, handsama sak 13/15: Aukra kommune - val av
revisj onsordning
Det er kontrollutvalet som legg fram denne saka direkte til kommunestyret, og kontrollutvalets
saksframlegg med tilråding til kommunestyret følgjer som vedlegg.
Rett utskrift 11.05.15
Anita Raknes Otterlei
Formannskapssekr.
Aukra
kommune
Økonomiavdelinga
Arkivsak:
2013/827-15
ArkiV=
026
Saksbeh:
Erna Varhaugvik
Dato:
29.04.2015
Saksframlegg
Utv.saksnr
Utval
Møtedato
48/15
Formannskapet
07.05.2015
50/15
Kommunestyret
07.05.20 15
Godkjenning
IKS
Rådmannen
av selskapsavtale
og eigaravtale for Møre og Romsdal Revisjon
si tilråding:
1. Aukra kommunestyre godkj enner forslaget til selskapsavtale med Møre og Romsdal
Revisjon IKS datert 9. mars 2015, og forslaget til eigaravtale mellom deltakarane i Møre og
Romsdal Revisj on IKS datert 9. mars 2015.
2. Som Aukra kommune sin representant i representantskapet i Møre og Romsdal Revisjon
IKS (ut valperioden 2011-2015) blir valt ...... .. og som vararepresentant blir valt ...... ..
3. Som interimsstyre for Møre og Romsdal Revisjon IKS (selskap under stifting) med fullmakt
til åta nødvendige avgierder for åetablere selskapet inntil nytt styre er valt på stiftingsmøtet,
blir oppnemnt:
1. Knut Anders Oskarson, leiar (leiar i kontrollutvalet, Møre og Romsdal fylkeskommune),
Varamedlem:
Trond Hansen Riise (medlem i kontrollutvalet,
Møre og Romsdal
fylkeskommune)
2. Ola Krogstad, medlem (styreleiar i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, Eide
kommune), varamedlem: Rita Rognskog (nestleiar i styret for
Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, Aukra kommune)
3. Ola Rognsko g, medlem (leiar i representantskapet i Distriktsrevisjon Nordmøre IKS,
Halsa kommune), varamedlem: Viggo Jordahl (leiar i kontrollutvalet, Kristiansund
kommune).
4. (Tillitsvalt valt mellom dei tilsette i dei tilslutta revisj onseiningane.)
4. Kommunestyret løyver inntil 84 000,- kroner som Aukra kommune sin eigenkapitalinnskoti
Møre og Romsdal Revisjon IKS. Innskotet blir finansier ved bruk av disposisjonsfond.
Saksprotokoll
i Formannskapet
- 07.05.2015
Behandling
Formannskapet sette fram følgjande forslag på val av representantar i pkt. 2:
2.Som Aukra kommune sin representant i representantskapet i Møre og Romsdal Revisjon IKS
( ut valperioden 2011-2015)blir valt ordførar Bernhard Riksfjord og som vararepresentant blir
valt varaordførar Helge Kj øll jr.
Innstilling frå formannskapet:
Som tilrådinga frå rådmannen og forslaget frå formannskapet i pkt. 2
Saksprotokoll
i Kommunestyret
- 07.05.2015
Behandling
Innstillinga frâ formannskapet vart samrøystes vedtatt
Vedtak
1. Aukra kommunestyre godkjenner forslaget til selskapsavtale med Møre og Romsdal
Revisjon IKS datert 9. mars 2015, og forslaget til eigaravtale mellom deltakarane i
Møre og Romsdal Revisjon IKS datert 9. mars 2015.
2. Som Aukra kommune sin representant i representantskapet i Møre og Romsdal
Revisjon IKS (ut valperioden 2011-2015) blir valt ordførar Bernhard Riksfjord og
som vararepresentant blir valt varaordførar Helge Kj øll jr.
3. Som interimsstyre for Møre og Romsdal Revisjon IKS (selskap under stifting) med
fullmakt til åta nødvendige avgj erder for å etablere selskapet inntil nytt styre er valt
på stiftingsmøtet, blir oppnemnt:
1.Knut Anders Oskarson, leiar (leiar i kontrollutvalet, Møre og Romsdal
fylkeskommune), Varamedlem: Trond Hansen Riise (medlem i kontrollutvalet, Møre
og Romsdal fylkeskommune)
2.0la Krogstad, medlem (styreleiar i Kontrollutvalgssekretariatet
kommune), varamedlem: Rita Rognskog (nestleiar i styret for
Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, Aukra kommune)
for Romsdal, Eide
3.0la Rognskog, medlem (leiar i representantskapet i Distriktsrevisjon Nordmøre
IKS, Halsa kommune), varamedlem: Viggo Jordahl (leiar i kontrollutvalet,
Kristiansund kommune).
4.(Tillitsvalt valt mellom dei tilsette i dei tilslutta revisj onseiningane.)
4. Kommunestyret løyver inntil 84 000,- kroner som Aukra kommune sin eigenkapitalinnskot i
Møre og Romsdal Revisjon IKS. Innskotet blir ñnansier ved bruk av disposisjonsfond.
Vedlegg
Møre og Romsdal Revisjon IKS - innleiande kommentarar frå styringsgruppa
Møre og Romsdal Revisjon IKS - forslag til selskapsavtale
Møre og Romsdal Revisjon IKS - forslag til eigaravtale
Tidligare vedtak i kommunetyrene og fylkestinget
Uttale frå tilsette i Komunerevisjonsdistrikt 2
Særutskrift:
Kontrollutvalet
Kontrollutvalgssekretariatet
Rådhusplassen 1
6413 Molde
for Romsdal
Bakgrunn:
Det er kontrollutvalet som skal gje tilråding til kommunestyret om val av revisj onsordning. Det
følgjer av ei forståing av kommunelova § 78 nr 3 og 4, der kontrollutvalet er tillagt
innstillingsretten i spørsmål om val av revisj onsordning og revisor.
Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal førebur denne saka for kontrollutvalet. Dersom
kommunestyret følgjer tilrådinga frå kontrollutvalet om å delta i Møre og Romsdal Revisjon
IKS, skal sak om godkjenning av selskapsavtale og eigaravtale for Møre og Romsdal Revisjon
IKS handsamast av kommunestyret.
Selskapsavtalen (vedtektene) regulerer det selskapsrettslege etter Lov om interkommunale
selskaper (IKS-loven), medan eigaravtalen er ein ordinær avtale som regulerer forholdet mellom
eigarane. Både selskapsavtalen og eigaravtalen er ei eigarskapssak som det ligger til rådmannen
å førebu og legge fram for formannskap for tilråding til kommunestyret.
Utgreiing:
Selskapsavtale
Selskapsavtalen regulerer tilhøve som etter IKS-lova § 4 skal vere med i avtalen og kan etter
IKS-lova berre endrast etter semje om vedtaket i alle deltakande kommunestyrer/fylkestinget.
Følgjande kommentarar kan knytast til forslaget:
§1:
Styringsgruppa foreslår at selskapet får namnet Møre og Romsdal Revisjon IKS.
§2:
Styringsgruppa foreslår at hovudkontoret for selskapet blir lagt til Kristiansund, med
Avdelingskontor i Molde. I eigaravtalen § 7 er det fastsett at det framleis skal vere eit
avdelingskontor i Surnadal.
§4:
Aukra kommune sitt eigenkapitalinnskot er foreslått til kr 84 000, -, som gir
3 % eigardel og vekt ved røysting i representantskapet.
Møblar/utstyr som Kommunerevisj onsdistrikt 2 tek med seg inn i selskapet kjem til
frådrag i innskotet.
Eigaravtale
Eígaravtalen sin funksjon er å skape grunnlag for bindande samordna handling frå eigarane i
representantskapsmøte.
Eígaravtalen kan endrast ved kvalifisert (3/4) fleirtal blant eigarane
(§2)Prinsippet for kostnadsfordeling mellom deltakarane er fastsatt i eigaravtalen § 3, der
hovudregelen er at den enkelte deltakar betaler for leverte tenester «etter medgått forbruk».
Prinsippet inneber prising av tenestene basert på forretningsmessige kriterier, som i privat
sektor. Det er lagt til grunn ein overgangsfase på 4 år som gjer at enkeltkommunar ikkje skal få
vesentlege endringar i kostnadene til revisjon på ein gong.
Etablering av selskapet
Etter at nødvendige vedtak om godkjenning av avtalane er gjort i kommunestyra og fylkestinget
- venteleg innan utgangen av mai månad, skal det førebuast eit stiftingsmøte
(representantskapsmøte). For å førebu stiftingsdokumenta og ta nødvendige avgjerer for å få
selskapet etablert inntil det er valt styre for selskapet, tilrår styringsgruppa at styringsgruppa blir
oppnemnt som interimsstyre for selskapet med nødvendige fullmakter. Tilsetjing av dagleg
leiar/revisj onssj ef skal likevel gjerast av det ordinære styret når dette er valt av
representantskapet, ifølge selskapsavtalen § 8. Vi har elles ingen merknader til forslaget om å
tilrå at medlemmene i styringsgruppa med varamedlemmer blir valt som interimsstyre (namna er
nemnt i forslag til vedtak pkt. 3).
I tillegg må det oppnemnast representant frå kommunen til å møte i representantskapet, samt
vararepresentant, jf. pkt. 2 i forslag til vedtak.
Vi foreslår at det i samsvar med selskapsavtalen § 4 blir avsett inntil kr 84 000,som er
kommunens innskot som blir overført til selskapet ved etableringa (jf. pkt. 4 i forslag til vedtak).
Oppsummering
Vi meiner det formelle grunnlaget som etter dette er lagt gir eit tilstrekkeleg fundament for
etablering og oppstart av det nye interkommunale revisj onsselskapet. Det er i denne fasen eit
moment at nokre avgj erer knytt til vidare drift av selskapet bør overlatast til interimsstyret og
seinare til selskapsorgana å ta stilling til så snart dei er etablert.
Økonomiske og administrative
konsekvensar:
I en overgangsfase på 4 år vil kommunane si betaling ta utgangspunkt i det som kommunane
betaler i dag. Overskudd / underskudd blir regulert mot selskapet sitt disposisjonsfond.
Øvste ramme for selskapets samla låneopptak er kr 3.000.000.
Styret har fullmakt til å foreta
låneopptak etter vedtak i representantskapet, samt godkjenne lånevilkåra. Styret har ut over dette
myndighet til å ta opp driftslån (kassakreditt) begrenset oppad til kr 1.200.000. Aukra kommune
vil hefte for selskapets forpliktingar lik ei garandelen i selskapet.
Eigenkapitalinnskot vil redusere disposisjonsfondet med kr. 84.000,-.
Ingrid Husøy Rimstad
Rådmann
Rett utskrift 11.05.15
Formannskapssekr.
Erna Varhaugvik
Økonomisjef
Referat fra møte 8.5.15 i styringsgruppa
for sammenslåingsprosjektet
for
revisjonsenhetene , "Møre og Romsdal Revisjon IKS".
Møtet ble holdt som telefonmøte.
Møtet startet kl. 09.00.
Til stede: Knut Anders Oskarson
Ola E. Rognskog
Ola Krogstad
Ronny Rishaug
Asmund Kristoffersen,
møtesekretær/prosessleder
Sak 1 .
Godkjenning av innkalling.
Vedtak: Innkallinga godkjent.
Enstemmig.
Sak 2.
Godkjenning av saksliste.
Ronny Rishaug reiste spørsmål om hvem som reiser sakene i
styringsgruppa til dette møtet og viste bl.a. til at arbeidsgruppa arbeider med
noen av de samme spørsmål som er tatt opp på dagens møte slik det også går
fram av referatene fra de to siste møtenei arbeidsgruppa.
Ola Rognskog ga sin støtte til intensjonen i spørsmålet. Han uttrykte for øvrig at
det kunne være slik at dette møtet i styringsgruppa hadde passet best som vanlig
møte der styringsgruppa møttes fysisk, men at det var ok at dette møtet ble
avviklet som telefonmøte.
Knut Anders Oskarson begrunnet dette møtet, tidspunktet og møteopplegget
med at det var viktig å sikre at prosessen med sammenslåing er "på sporet".
Vedtak: Saklista godkjent.
Enstemmig.
Sak 3.
Status i sammenslåingsprosjektet.
Knut Anders Oskarson viste til behandling i fylkesting og i kommunene så langt,
samt at siste kommune behandler saka i kommunestyre 30.6.
Han påpekte videre at de praktiske omstendighetene gjør at selskapet ikke kan
stiftes allerede 1.7.15 slik opprinnelig plan var, men at dette trolig ikke fører
med seg uheldige konsekvenser.
Det er derimot viktig å få fullføre prosessen
på
en god måte.
På spørsmål om noen så noen "skjær i sjøen", så kom det ikke fram noen slike
synspunkt som tydet på det. Det ble vist til at saka nå var til ordinær behandling i
kommunene. Ola Rognskog viste videre til innkalt eiermøte blant
Nordmørskommunene
22.5. Han uttrykte at ingen hadde flagget noe negativt til
prosessen eller manglende tilslutning til prosjektet. Bjarne Dyrnes vil delta på
dette møtet for å kunne uttdype og forklare prosessen.
Ronny Rishaug Viste til innspillet av 7.5. fra tillitsvalgte til styringsgruppemøtet
der han uttrykte at dette også er et uttrykk for en viss frustrasjon bl.a knyttet til
tema som måtte følges opp i det framtidige arbeidet både i prosessen og i det nye
selskapet. Videre ble det fra Ronnys side og med henvisning til forannevnte brev,
påpekt at fylkesrevisjon også burde være representert ved at Ronny er en del av
arbeidsgruppa.
Ola Rognskog understreket at vi i denne delen av prosessen måtte være nøye
med at ingen av partene og enhetene måtte føle seg satt på sidelinja.
Det ble fra Oskarson understreket at styringsgruppa har vedtakskompetanse.
Det ble enighet om at Ronny skulle være en del av arbeidsgruppa videre.
Oskarson understreket ellers at arbeidsgruppa ikke burde gå for langt inn i de
spørsmål som ligger til det nye selskapets styrende organer å ta stilling til.
Sak 4.
Saker som gjenstår før etablering av det nye IKS-et.
A) Virksomhetsoverdragelse.
Det ble understreket viktigheten av at alle relevante formelle Spilleregler
for virksomhetsoverdragelse
følges og legges til grunn for dette arbeidet.
Oskarson hadde i kontakt med juridisk avdeling hos fylkeskommunen fått
klarsignal fra dem til å bistå i prosessen siden det ble uttrykt at de sitter
på kompetanse og erfaring fra dette området.
Ronny Rishaug opplyste at det er planlagt et møte mellom han, Eirik
Ienssen på juridisk avdeling og personalavdelinga i fylkeskommunen den
18. mai for nettopp å gå inn i dette og fullføre arbeidet.
Det ble uttrykt tilfredshet
med dette fra styringsgruppas
Det ble også opplyst alle ansatte i de 3 revisjonsenhetene
side.
er invitert til et
møte 12.6. for å bli godt kjent med prosessen.
B) Stiftelsesdokumentene.
Disse dokumentene kan ikke ferdiggjøres og videresendes til
Brønnøysundregistrene
før det nye selskaps styrende organer er på plass.
Følgende ble enstemmig vedtatt:
Arbeid med stiftelsesdokumentene og stiftelsen av "Møre og Romsdal
Revisjon IKS" overlates til den revisor som blir valgt for selskapet.
C) Revisor i det nye selskapet.
Oskarson gjorde rede for at det må lages et konkurransegrunnlag
og
påfølgende utlysning av revisoroppdrageti
det nye selskapet. Han har i
kontakt med juridisk avdeling i fylkeskommunen fått klart at de gjerne tar
oppgaven.
Det ble fattet følgende enstemmige vedtak:
Iuridisk avdeling i fylkeskommunen lager konkurransegrunnlag
og
forestår utlysning av revisoroppdraget for det nye selskapet og legger til
rette for beslutning i interimstyret.
Lederne for de 3 revisjonsenhetene
gis anledning til å uttale seg før
revisor engasjeres.
D) Dokumenter til konstituerende representantskapsmøte.
Vedtak enstemmig:
Arbeidsgruppa ferdiggjør innkalling og saksdokumenter
interimstyret for utsendelse/ innkalling til konstituerende
representantskap.
Asmund Kristoffersen
opplyste at revisjonssjefene
som oversendes
sammen med Ronny Rishaug
på vegne av arbeidsgruppa vil utarbeide forslag til budsjett for det nye selskapet
som en antar vil sendes ut sammen med innkalling til konstituerende
Sak 5.
Konstituerende
Det vises til sak
4,punkt D.
A] Dato for konstituerende representantskapsmøte.
Det ble enstemmig besluttet å holde dette møtet TORSDAG 27. AUGUST
2015.
B) Valgkomite for konstituerende representantskapsmøte.
Det ble enstemmig besluttet at interimstyret skal fungere som
valgkomite.
Sak 6.
Andre saker.
Knut Anders Oskarson minte om at nytt styre står for ansettelse
av daglig leder.
Styret må og konstituere daglig leder fram til ny daglig leder tiltrer.
Han understreket og at Asmund Kristoffersen som prosessleder er bindeledd
mellom arbeidsgruppa og styringsgruppa og at arbeidsgruppa har
styringsgruppas fulle respekt.
8.5.2015
Asmund
referent
Kristoffersen
Etablering av Møre og Romsdal Revisjon IKS
Til styringsgruppa,
jf. innkalling til telefonmøte 8. mai 2015
Tillitsvalgte har oppfatta det slik:
Styringsgruppa har gjennomført andre fase gjennom avlevering av forslag til selskapsavtale m.m. i
samsvar med oppdraget.
Arbeidsgruppa sammensatt av revisj onssjefene og tillitsvalgte, jf saksframlegg til
kommunestyra/fylkestinget, inklusiv prosessleder, har vært saksforberedende organ til
styringsgruppa.
Interimsstyret får en formell rolle/et nytt oppdrag når vedtak er fatta i fylkestinget og alle
kommunestyra, jf. saksframlegg/vedtak/forslag til vedtak i fylkesting/kommunestyra.
Tillitsvalgt til interimsstyret er enda ikke valgt.
Arbeidsgruppa har i perioden etter avlevering av anbefaling til styringsgruppa ang. selskapsavtale
m.m. arbeidet med saksforberedelse til interimsstyre i tillegg til interne forhold i selskapet som
krever formelle beslutninger først når nytt selskap er etablert. Dette i samsvar med tidligere
«oppdrag» fra styringsgruppa, og som del av det ansvaret dagens arbeidsgivere har.
Det har vært noe usikkerhet og diskusjon om hvilke rolle og mandat styringsgruppa og
arbeidsgruppa har i denne mellomfasen jf. referat fra arbeidsgruppa. Arbeidsgruppa har sett det
som viktig å holde styringsgruppa, som er foreslått som interimsstyre, orientert om arbeidet.
Vi ser nå at det framgår av saksframlegg til kommunestyra og fylkesting (våren 2014) at det er
formålstjenlig at styringsgruppa og arbeidsgruppa fullfører arbeidet fram til evt. valg av interimsstyre.
Ut fra dette skal både styringsgruppa og arbeidsgruppa ha en rolle fram til interimsstyret tar over.
Noen innspill/ spørsmål:
Alle de tre revisjonsenhetene er representert i arbeidsgruppa med revisjonssjefene.
F ylkesrevisj onen er representert med konstituert revisjonssjef. I tillegg er fylkeskommunen
representert med rådgiver fra juridisk avdeling som i si tid ble oppnevnt av kontrollutvalget etter
tidligere fylkesrevisj onssjef. Kontrollutvalget har i møte 29.4.2015 valgt rådgiver fra
personalseksj onen som personlig vara for fylkeskommunens representant. Tillitsvalgte er
representert fra de to kommunale enhetene. Fylkesrevisjonen er ikke representert med tillitsvalgt.
Vi ser det som ønskelig at også ansatt/tillitsvalgt ved fylkesrevisjonen blir representert i denne
fasen for å sikre god involvering fra alle de tre revisj onsenhetene.
Vi er usikre på hvilken rolle og arbeidsoppgaver arbeidsgruppa skal ha. Arbeidsgruppa arbeider
med flere av de sakene som skal tas opp på møte i styringsgruppa 8. mai, blant annet oversikt over
oppgaver og ansvarsfordeling. Arbeidsgruppa (eller andre) har etter det vi vet ikke levert noen
sakspapirer til møte i styringsgruppa. Vi viser til forvaltningslovens krav om at saker skal være
godt opplyste. Det at det i innkallinga også blir stilt spørsmål ved hvem som skal gjøre hva,
forsterker inntrykket av at arbeidsgruppas rolle er uklar.
Vi viser til at tidligere og ny arbeidsgiver har et ansvarjf. arbeidsmiljøloven. Dette betyr at det
også må avklares hva som er styringsgruppas/interimsstyrets ansvar og hvilke ansvar dagens
arbeidsgivere har. Det kan også være behov for å avklare rollen til prosessleder.
Tillitsvalgte vil understreke at det er særs positivt og viktig for å sikre en vellykka fusj on at de
ulike enhetene blir involvert i arbeidet framover. Samtidig kan det være behov for ekstern
kvalitetssikring av formelle sider ved selve etableringen av selskapet.
Fra tillitsvalgte 7.5.20l5
Ronny Rishaug, Fylkesrevisjonen
Ingvild Fugelsøy, Distriktsrevisjon Nordmøre IKS
Anny Sønderland, Kommunerevisj onsdistrikt 2
\
\
" Fylkesmannen i Møre og Romsdal
Rapport etter tilsyn
Kommunal beredskapsplikt
Aukra kommune
Tilsynsdato: 22.10.2013
Rapportdato: 02.01.2014
Fylkesmannen i Møre og Romsdal
Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune 2013
Innhald
1
BAKGRUNN OG GJENNOMFØRING ............................................................................
1.1
.. 3
FØREMÅLOG
HEIMELSGRUNNLAG
........................................................................................
.. 3
1.2
PÅLEGG
OM GJENNOMFØRING
............................................................................................
.. 3
1.3
TILSYNSTEMA
..................................................................................................................
.. 4
1.4
GRUNNLAGSDOKUMENTASJON
............................................................................................
..4
1.6
GJENNOMFØRING
............................................................................................................
.. 5
6
2
HOVUDINNTRYKK .....................................................................................................
..
3
RESULTAT FRÅ TILSYNET ...........................................................................................
.. 7
4
3.1
Avvll< ............................................................................................................................
.. 7
3.2
MERKNADER...................................................................................................................
.. 8
VIDARE OPPFØLGING ................................................................................................
.. 9
Side 2 av 9
Fylkesmanneni Møre og Romsdal
1 Bakgrunn og gjennomføring
Tabellen nedanfor oppsummerer nøkkelopplysningarom gjennomføringaog vidare oppfølging. Dei
vidare avsnitta gir utfyllande opplysningar om heimelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon
og
deltakarar.
Tidspunkt for tilsynet:
04.09.2013(formøte)
22.10.2013 (tilsyn)
Adressatil kommunen:
6480 Aukra
Kommunenummer:
1547
Kontaktperson i kommunen:
Geir Göncz
Fylkesmannen sitt tilsynslag:
Ketil Matvik Foldal (tilsynsleiar)
Stine Sætre
Tilsynsrapporten er skriven av:
Ketil Matvik Foldal
Tilsynsrapporten er godkjent av:
Ketil Matvik Foldal (fylkesberedskapssjef)
Førebels tilsynsrapport
04.11.2013
Endeleg tilsynsrapport
sendt:
sendt:
Kommunen sin frist for oppfølgingsplan:
1.1
02.01.2014
28.02.2014
Føremålog heimelsgrunnlag
o
Føremålet med tilsynet er a sjå til om Aukra kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og
beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsett i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal
beredskapsplikt.
Tilsynet er gjennomført med heimel i § 29 i sivilbeskyttelseslovaog § 10 i forskrift om kommunal
beredskapsplikt.
1.2
Påleggom gjennomføring
I Justis- og beredskapsdepartementet sitt embetsoppdrag til fylkesmennene er det fastsett at
fylkesmannen skal føre tilsyn med kommunane sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. Om
gjennomføringa seier embetsoppdraget at:
”Tilsynet skal planlegges og gjennomføres i samsvar med DSBstilsynsveileder.
Fylkesmannen skal ha en årlig rullerende tilsynsplan som over en fireårsperiode
innebærer minst ett tilsyn i alle kommuner.."
Side 3 av 9
1.3
Tilsynstema
I møte mellom DSB og fylkesmennene i februar 2013presiserte DSB at alle krav i forskrift
kommunal beredskapsplikt skal vurderast under tilsyna i 2013.
1.4
om
Grunnlagsdokumentasjon
Desse dokumenta vart sende frå kommunen til fylkesmannen før tilsynet:
Nr.
Dokument
Datering
1.
Aukra 2020. Kommuneplanfor Aukra 2011
- 2020
Vedteken 16.06.2011
2.
Kommunal risiko og sårbarhetsanalyse av uønskede hendelser (ROS)
Rapportdato:
3.
Analyse av dimensjonerende beredskapshendelser (DBH)
Rapportdato
12.06.2007
06.01.2005
4. Planfor samordna kriseleiingi Aukra kommune
Revidert09.07.2013
5. Planfor samordna kriseleiingi Aukra kommune
Revidert 22.06.2007
6.
Infeksjonskontrollprogram/ Smittevernplan
Revidert 10.07.2007
7.
Evaluering etter Øving Mørejarl - deløving Skogbrann
02.05.2012
8.
Kommunestyreinterpellasjon
Møtedato:
om straumstans
07.02.2012
9. Referatetter beredskapsmøtefor Aukra kommune
Møtedato: 20.01.2012
10.
Referatetter beredskapsmøtefor Aukra kommune
11.
Referat etter beredskapsmøtefor Aukra kommune
Desse dokumenta vart lagde fram under tilsynsbesøket:
10.05.2012
12.
Saksframlegg til kommunestyret: Plan for samordna kriseleiing
Møtedato:
13.
Saksframleggtil kommunestyret: Planprogramk.-plan arealdel
14. Planstrategi for Aukra kommune
Vedteken i
2013
Side 4 av 9
Fylkesmannen
1.6
i Møre og Romsdal
Gjennomføring
Formøte vart gjennomført 04.09.2013. Tilsynsbesøk med opningsmøte, intervju og sluttmøte vart
gjennomført 22.10.2013. Kven som deltok går fram av tabellen under.
Deltakarar
Stilling
Bernhard Riksfjord
Ordførar
Dagfinn Aasen
Rådmann
Geir Göncz
Kommunalsjef/beredskapskontakt
Terje Urdshals
Teknisk sjef
Kommunalsjef
Ketil Matvik Foldal
Fylkesberedska pssjef
Stine Sætre
Seniorrådgjevar
X
X
X
Side 5 av 9
X
X
X
><
X
X
><
><
X
X
><
Rapport ettertilsyn med kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune 2013
2 Hovudinntrykk
Bådedokumentgjennomgangenog tilsynsbesøketviser at Aukra kommune er medviten om oppgåver
og ansvar for samfunnstryggleik og beredskap.
Alle vesentlegeelement innanfor kommunal beredskapsplikter på plass.Men bildet er noko
uoversiktleg,og mange av elementa er ikkje oppdaterte. Kommunenhaddefor 5-6 år sidan eit
nærast komplett system, men mykje har sidan då forvitra, og andre element er ikkje følgde oppi
samsvarmed nye lov- og forskriftskrav.
Dei avdekte avvikagjeld detaljar, og lukking av desseføreset - kvar for seg—mindre justeringar
innanfor kommunen sine etablerte system.Vi trur likevel at det kan finnast endå betre løysingarved
å sjå avvika i samanhengog etablere ei tydeleg overbygningog styring av fagområdet. Det samegjeld
andre konkrete forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men der kommunen har
forbetringspotensial
0
0
0
0
tydelegare
tydelegare
tydelegare
tydelegare
- for eksempel:
rutinar
rutinar
rutinar
rutinar
for
for
for
for
øving
evaluering - både av øvingar og reelle hendingar
planrevisjon og plansamordning
faste møte i kriseleiinga og beredskapsrådet
Eller heilt generelt: Tydelege rutinar for korleis Aukra kommune sin beredskapsorganisasjon skal
drivast og vedlikehaldast.
Side 6 av 9
3 Resultat frå tilsynet
Tilsynet avdekte 3 avvik. 3 forhold er kommenterte som merknader.
3.1
Awik
Avvik er definert som manglande oppfølging av krav fastsette i sivilbeskyttelseslova §§ 14 og 15
og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt.
Avvik nr. 1
Aukra kommune sin risiko- og sårbarheitsanalyseoppfyller ikkje forskriftskravet om vurdering av
behovet for befolkningsvarsling.
Rege/verksti/vising:
Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 2, tredje ledd, Iitra f
Utdjupande kommentar:
Forskrift om kommunal beredskapspliktlistar i § 2 opp ei rekkje minimumskravtil kva ein heilskapleg
risiko- og sårbarheitsanalyse skal innehalde. Ei vurdering av behovet for befolkningsvarsling er blant
desse.
Avvik nr. 2
Aukra kommune sin beredskapsplan oppfyller ikkje forskriftskravet om plan for befolkningsvarsling.
RegeIverkstilvis/ng:
Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 4, andre Iedd, Iitra d.
Forskrift om kommunal beredskapsplikt Iistar i § 4 opp ei rekkje minimumskrav til kva kommunen sin
beredskapsplan skal innehalde. Plan for befolkningsvarsling er blant desse.
Avvik nr. 3
Aukra kommune har ikkje eit systemfor dokumentasjon av at krava iforskrift om kommunal
beredskapsplikter oppfylte.
Rege/verksti/vising:
Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 9.
Dei Iangt fleste forskriftskrava er oppfylte, og dette byggjer sjølvsagt på at det føreligg skriftleg
dokumentasjon av ulike typar. Kommunen har likevel ikkje dokumentasjon på alle forskriftskrav er
oppfylte -verken enkeltvis eller i ei samla framstilling.
Kravet i forskrift om kommunal beredskapspliktmå elles sjåast i samanhengmed kommunelova § 23
nr. 2 som påleggadministrasjonssjefeneit generelt internkontrollansvar. Administrasjonssjefenskal
sørgje for at administrasjonen vert driven i samsvar med lover, forskrifter og overordna instruksar, og
at den er gjenstand for tilfredsstillande kontroll.
Side 7 av 9
3.2
Merknader
Merknader er definerte som forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men som
fylkesmannen meiner det er grunn til å påpeike for å sikre god oppfølging av beredskapsplikta.
Merknad nr. 1
Kommunensin ROS-analyse
er overmogenfor revisjon. ROS-analysen
er ikkje revidert sidan 2007, og
etter fylkesmannen si vurdering kunne det blitt ført ei sak om at analysen ikkje oppfyller
oppdateringskravetsom er fastsett i forskrift om kommunal beredskapsplikt§ 6, første ledd.
Kommunenkan på den andre sida dokumentere at oppdatering av ROS-analysen
er sett i verk og at
dette arbeidet er forankra i den første planstrategiperioden etter forskriftskravet vart gjort
gjeldande. Vi vel derfor ikkje å klassifisere dette som avvik, men understrekar viktigheita i dette
oppdateringsarbeidet i denne merknaden.
Tilpassingtil nye forskriftskrav bør elles vere ein vesentlegdel av det pågåande
oppdateringsarbeidet.
Merknad nr. 2
Aukra kommune bør fastsette tydelegare rutinar for øving, tydelegare rutinar for evaluering- både
av øvingar og reelle hendingar, tydelegare rutinar for planrevisjon og plansamordning og tydelegare
rutinar for faste møte i kriseleiinga og beredskapsrådet.Eller heilt generelt: Tydelege rutinar for
korleis Aukra kommune sin beredskapsorganisasjon
skal drivast og vedlikehaldast.
Mange slike rutinebeskrivelsar finst i den administrative delen av plan for samordna kriseleiing, men
der druknar dei i mykje anna. Rutinane er vanskelege å få auge på og fleire av dei vert heller ikkje
følgde opp.
Merknad nr. 3
Den påbyrja revisjonen/forenklinga av kriseplanen bør fullførast. Plandelen frå 2007 svarer på fleire
konkrete forskriftskrav (opplæring, øving, evaluering). Desse rutinane kan med fordel løftast ut av
kriseplanen og heller gå inn i ei eit overordna Styringsdokument for heile fagområdet, jf. merknad nr.
2.
Kriseplanen sin omtale av informasjonsberedskap og kriseinformasjon
bør styrkast, og kommunen
bør i samband med revisjonsarbeidet ta stilling til korleis CIM skal brukast - som plattform for
planverk og ROS-analysar og som operativt krisestøtteverktøy.
Side 8 av 9
4 Vidare oppfølging
Fylkesmannen ber om at kommunen lagar ein plan for når og korleis dei avdekte avvika skal følgjast
opp. Planen skal sendast til fylkesmannen seinast seks veker etter tilsynsrapporten er motteken.
Med utgangspunkt i kommunen sin plan, vurderer fylkesmannen om tilsynssaka kan avsluttast.
Kommunenfår tilbakemelding om dette seinasttre veker etter fylkesmannenhar motteke
kommunen sin oppfølgingsplan.
Dersomkommunen har spørsmålom tilsynsrapporten eller oppfølginga,kan fylkesmannensin
tilsynsleiar kontaktast:
Ketil Matvik Foldal, [email protected],
71258483
/41693480.
Side 9 av 9
O
Kontrollutvalet
Saksmappe:
2015-1547/03
Arkiv:
212
Saksbehandlar:
Åse S. Eriksen
Dato:
28.05.2015
Saksframlegg
Utvalssaksnr
PS 18/15
Utval
Kontrollutvalet
AUKRA KOMMUNE.
Sekretariatet
Møtedato
11.06.2015
ØKONOMIRAPPORT
FOR 1. TERTIAL 2015
si tilråding
Kontrollutvalet tek Aukra kommune sin Økonomirapport for l. tertial 2015 saman med
administrasjonen si munnlege orientering, til vitande.
Bakgrunn
for saka
I samsvar med lov 25.september
nr 4 skal kontrollutvalet
1992 nr 107 om kommuner
og fylkeskommuner
(koml.) § 77
”påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte”
I medhald av avgjerda har Kommunaldepartementet gitt Forskrift l5.juni 2004nr 905 om
kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar (kontrollutvalsforskriften)
sine oppgåver ved rekneskapsrevisjon gjeng fram av kapittel 4.
kor kontrollutvalet
Vedlagt saka følgjer:
0 Saksframlegg til formannskap og kommunestyre som inkl.
I Tertialrekneskapet/budsj ettskj ema m/ kommentarar
' Investeringsrekneskap m/ kommentarar
VURDERING
Rekneskapen pr. 30.04.2015 Viser eit mindreforbruk på 67 mill. kroner.
Sum frie disponible inntekter pr. 30.04.2015 er 153 mill. kr. som utgjer 42 % av budsjettert
nivå for 2015, men er 2,867 mill. kr. mindre enn periodisert budsjett.
Skatt på inntekt og formue pr. l. tertial er om lag 1,4 mill. kroner mindre enn periodisert
budsjett. Det er for tidleg på året til å kunne si noko om denne utviklinga vil halde seg, men
rådmann skriv i si saksframstilling at det er grunn til å ta høgde for at denne utviklinga vil
fortsette. lnntekta av eigedomsskatten for 2015 ser og ut til å verte om lag 3 mill. kr. lågare
enn budsjettert.
Driftsutgiftene pr. 30.04.2015 syner at enkelte av einingane har eit overforbruk i forhold til
budsjett. Det er spesielt innanfor einingane Julsundet skole og Institusjonstenester
at det er
vesentleg meirforbruk. Avvika for desse einingane skuldast i hovudsak lønnskostnadar. Det er
gjort greie for avvika i rådmannen sitt saksframlegg.
Samla sett har einingane eit mindreforbruk på 5,2 mill. kroner i forhold til budsjett.
Når det gjeld investeringsrekneskapen, viser rapporten at det so langt er brukt 12,6 mill. kr. av
totalt 76,7 mill. kr som er budsjettert for heile året på store og små tiltak.
Det vert lagt fram ei sak til formannskap og kommunestyret om budsjettkorrigeringar pr.
30.04.2015 med forslag om å auke løyvingane til drift med netto 6,5 mill. kr og til
investering med netto 4,7 mill. kroner for 2015.
rådgiver
Økonomiavdelinga
ArkiV=
153
Saksbeh:
Erna Varhaugvik
Dato:
06.05.2015
Saksframlegg
Utv.saksnr
Utval
Møtedato
Formannskapet
Kommunestyret
Økonomirapportering
pr. 30.04.2015
Rapporten vert teke til vitande.
Særutskrift:
Kommunerevisjonen
Bakgrunn:
Kommunelova
§ 47 og forskrift om årsbudsjett § 10 har reglar for budsjettstyring.
I § 47 nr. 2 går det fram at dersom det skjer endringar i løpet av budsjettåret som kan få betyding
for dei inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen gje melding
til kommunestyret.
I forskrifta sin § 10 går følgjande fram ” Administrasjonssjefen skal gjennom budsjettåret legge
fram rapporter for kommunestyret
som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter
og utbetalinger i henhold til det vedtatte årsbudsjett. Dersom administrasjonssjefen finner
rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til Vedtatt eller regulert
årsbudsjett, skal det i rapportene til kommunestyret foreslås nødvendige tiltak”.
Aukra kommune sitt Økonomireglement er utarbeidd med grunnlag i desse reglane, og der står
føljande ” Tertialrapporten skal vere ein avviksrapport som skal rapportere status for kvar
eining. Kommunestyret kan vedta budsjettendringar ved handsaming av tertialrapporten.
Rådmannen legg fram forslag til budsjettendringar
frå administrasjonen.
Rapporten blir
utarbeidd av administrasjonen og lagt fram til politisk handsaming”
Utgreiing:
Denne saka rapporterer økonomistatus pr. 30. april 2015, og i tråd med lov og forskrift er det
berre vesentlege avvik som blir meldt. Budsjettet er periodisert, det vil seie at det er fordelt ut
over året i samsvar med forventa tidspunkt for når utgifter og inntekter blir bokført. Avvik i
høve til periodisert budsjett pr. 30.04.15 treng difor ikkje å bety avvik ved årsslutt.
Driftsinntekter
Skatteinntekt
Skatteinngangen pr. 30.04 svarer til 95,44 % av budsjettert og periodisert inntekt. Mindreinntekt
i forhold til budsjettert nivå på kr. 1,4 mill. pr. 30.04. Pr. mars hadde kommunen ein skatteinngang, før skatteutjamninga blir teke omsyn til, som svara til 105,4 % av landsgjennomsnittet.
Sidan kommunen sin skatteinngang, på tross av reduserte inntekter, ligg over 100% av
landsgjennomsnittet, vil ikkje noko av dette bli kompensert gjennom auka rammetilskot.
Utviklinga utover i året er usikker, men det er grunn til å ta høgde for at denne utviklinga vil
fortsette. Rådmannen rår til at ein vurderer utviklinga fram til handsaminga av 2. tertial og då
tek stilling til om dei budsjetterte inntektene må reduserast.
Eigedomsskatteinntekter
Det er i budsjett 2015 lagt til grunn at inntektene frå eigedomsskatt vil bli kr. 177.978.563,-.
Taksering er no gjennomført, og viser seg at investeringar på skattepliktige eigedomar i 2014
gjev eit grunnlag for utskriving av eigedomsskatt med kr. 174.702.213,-. Budsjettert
eigedomsskatt blir derfor redusert med kr. 3.276.350,-.
Reduksjonen blir teke inn i sak om budsjettkorrigeringar.
Rente- og avdragsutgifter
Avvik på rente-inntekter og utgifter skuldast feil periodisering i budsjett.
Avvik på den enkelte ramme i forhold til periodisert budsjett:
10.1 Rådmannen, politisk og serviceavdelinga
4 630
1 224
26 %
10.3Økonomiavdelinga
1 374
324
24 %
3717
10.4 Organisasjonsavdelinga
2 029
-625
-31 %
7 369
3 838
10.7 Barnevern
13 301
733
158
22 %
1 674
300
18 %
10.9 Næring, revisjon, kyrkje
10 221
-8 554
-84 %
21 942
20 Gossen barne og ungdomsskole
35 440
10.8 Pedagogisk rådgjevar
12 729
313
2%
21Julsundet skole
7054
1252
18%
22 Barnebobarnehage
5717
305
585
5%
6 999
14249
23 Bergetippen barnehage
3 348
17 %
16703
9 691
25 Oppvekst og Kultur
3 688
-671
-18 %
10 216
30 Institusjonstenester
16 006
2 443
15 %
43 235
32 Heimetenester
8 440
-174
-2 %
24 663
40 Helse
50 NAV
3 750
1 193
-623
-91
995
-17%
-8 %
10000
3 379
60 Plan, utvikling og samfunn
62/65 Teknikk, eigedom og brann
TOTALT
1 938
5 058
89 582
51 %
4 036
-2 362
-47 %
13100
-5 201
-6 %
241878
Einingar som pr. 30. april har eller har grunn til å tru at det vil bli nemneverdigeavvik i forhold
til vedtekebudsjett,skal i si tilbakemelding ha med dessepunkta:
l.
Forklar avvik i forhold til periodisertbudsjettpå rapporteringstidspunktet
2.
Beskriv tiltak som er eller vil bli sett i gang for å redusereeller fjeme meirforbruk
3.
Fastsett og forklar forventa avvik på årsprognosen (budsjettet).
I sambandmed rapporteringav eventuelleavvik på økonomi er eininganeminna om at rammene
ikkje er korrigert for sentralelønsforhandlingarenno.Resultatetvar klart seint i 2014 og ein
rakk ikkje å innarbeidedette i budsjettet.Dette vil bli tilrådd gjort i sak om budsjettkorrigering
etter førstetertial 2015.
Frå einingane er det i forhold til økonomi meldt tilbake slik:
10.1 Rådmannen, politisk leiing og serviceavdelinga
l. Ramme 10.1har eit meirforbruk på kr. l.223.430,-.
Av dette er ca. kr. 496.000; avvik på løn inkl. sosialekostnader.
Resten av avviket kan forklarast slik:
0 Rådmannsteamet har eit samla meirforbruk på ea. kr. l.129.000,-. Avviket skuldast
bl.a. dette:
o Utgifter til leiaropplæring,som vil bli kompensertmed midlar frå KS.
DRIFTSBUDSJETT 2015 - budsjettskjema
1A og B
Rekneskap
PI'
Tala er i heile 1000 kroner
Ordinært rammetilskot
Skatt på eigedom
Andre direkte eller indirekte skatter
Andre gen. statlege tilskot
Sum frie disponible inntekter
Renteinntekter og utbytte
instrumenter
(omløpsmidler)
Renteutg., provisj. og andre finansutgifter
Tap finansielle instrumenter (omløpsmidler)
Avdragpå lån
Netto finansinntekter
30.04.15.
-29684
-28 332
-36765
-37 675
-88989
-85 447
0
0
-228
-1 344
-152 799
-155666
-1 057
-2 127
0
-560
268
1 356
O
0
1 693
1 690
922
341
30.04.2015
Skatt på inntekt og formue
Gevinst finansielle
Per. Budsj.
2015 pr
I - utgifter
Regulert
Oppr.
budsjett
Budsjett
2015
-93 906
Rekneskap
2015
-93906
2014
-84 225
-91 913
-94 596
-170 810
7 101
-177979
0
-1 252
-365049
-6 382
0
7 101
0
O
625
24 179
24 179
24 243
24 898
24 898
24 580
-91 913
-177 979
0
-1 252
-365049
~6382
O
0
-5 076
-354708
-7 525
-1 081
8 318
Til dekningav tidlegareårs
rekneskapsmessige meirforbruk
O
0
0
79 608
79 608
33 122
698
698
0
0
-75
-1 920
-1 920
0
-408
-408
-489
-75
77 977
77 977
27 062
0
O
Til ubundne avsetningar
Til bundne avsetningar
Brukav tidligare års regn.m.mindreforbruk
Bruk av ubundne avsetningar
Bruk av bundne avsetningar
Netto avsetningar
Overført til investeringsreknesk
Til fordeling drift
O
O
O
0
894
O
O
O O
-1 642
~4823
O
O
O 688
O O
39
-262 174
-263 377
5 854
-154 744
4 630
-262 174
10.1 Rådmannen, politisk og serviceavdelinga
13 301
13 301
16 480
10.3 Økonomiavdelinga
1 698
1 374
3 717
3 717
3 633
10.4 Organisasjonsavdelinga
1 404
2 029
7 369
7 369
7 350
891
733
3 838
3 838
3 240
1 974
1 674
6 999
6 999
6 567
1 667
10 221
21 942
21 942
22 216
13 042
12 729
35 440
35 440
35 475
21 Julsundet skole
8 306
7 054
14 249
14 249
16 028
22 Barnebo barnehage
6 022
5 717
16 703
17 296
16 208
3 933
3 348
9 098
10 096
25 Oppvekst og Kultur
3 017
3 688
9 691
10 216
10 216
9 573
18 449
16 006
43 235
43 235
46 239
8 266
8 440
24 663
24 663
22 338
3 127
3 750
10 000
10 000
9 917
50NAV
1 102
1 193
3 379
3 379
3 134
2 933
1 938
4 036
4 036
5 095
62/65 Teknikk, eigedom og brann
2 696
5 058
13 100
13 100
14 826
-152 532
10.7 Barnevern
10.8Pedagogiskrådgjevar
10.9 Næring, revisjon, kyrkje
20 Gossen barne og ungdomsskole
32 Heimetenester
40 Helse
89 Motpost kalk. Renter og avskr.
-5 304
-5 304
-4 660
90 Andre tilskot/refusj.og pensjon
1 629
4 888
4 888
-2 589
Buffer -lønnsvekst
6 662
18 304
18 304
0
1 349
187
2 408
2 408
8 632
85 730
-65 802
98 060
-56 684
262 174
0
262 174
0
249 798
-13 579
Korr. av føringar både i skjema 1A og 'IB
Sum fordelt til drift
Meirforbruk (+)Imlndreforbr.
(-)
o Leige av lokalar til ROR—IKT si avdeling i Aukra kommune med kr. 94.000,-.
Dette skal korrigerast til eining 10.4 der det blir bedt om auka ramme i sak
om budsjettkorrigeringar.
o Meirforbruket som skuldast utgifter knytt til fastlandsløysinga
(Kjerringsundet) med kr. 990.000,-, blir dekt av fond ved
rekneskapsavslutning.
0
Serviceavdelinga inkl. fellestenesta, politisk sekretær, informasjon, valarbeid og
administrasjonsbygg har eit meirforbruk på 110.000,-.
2. Det er ikkje venta eit negativt avvik ved årsslutt dersom tiltaka ovanfor får ein positiv effekt.
10.3 Økonomiavdeling
Avdelinga har et meirforbruk på kr 334000,- som i all hovudsak skuldast avvik på løn.
l budsjett 2015 for økonomiavdelinga er det under avsnittet utfordringar i 2014 opplyst at
avdelinga gjennom Rådmannen sitt omstillingsfond har fått midlar til ei midlertidig stilling i 2
år. Lønn til denne stillinga fører derfor til ei meirforbruk inntil overføring frå fond blir gjort ved
rekneskapsavslutning. Vidare fører auka lønsutgifter knytt til sentrale og lokale
lønsforhandlingar 2014 til meirforbruket inntil at ramma blir korrigert for verknaden av dette
ved budsjettkorrigering
pr. 30.04.15.
Eininga Venter ikkje vesentleg avvik i forhold til budsjett ved årsslutt.
10.4 Organisasjonsavdeling
Avdelinga har et mindre forbruk på kr 626.000; som i all hovudsak skuldast
periodiseringsavvik.
Nokon utgifter skal takast av fond ved rekneskapsavslutning.
I tillegg er
nokre utgifter til nytt datautstyr feilført og skal overførast på investeringsprosjekt. Dette vil bli
korrigert i mai. Det er ikkje planlagt tiltak eller andre uføresette oppgåver ut over det som er
budsjettert og det er følgjeleg ikkje venta vesentlege meir- eller mindreforbruk ved årets slutt.
10.7 Barnevern
Tenesteområdet
har et meirforbruk på kr 158.000,-. Det er ikkje meldt vesentlege avvik og det
er følgjeleg ikkje venta vesentlege meir- eller mindreforbruk ved årets slutt.
10.8 Pedagogisk rådgjevar
Tenesteområdet har et meirforbruk på kr 300.000,-. Det er ikkje meldt vesentlege avvik og det
er følgjeleg ikkje venta vesentlege meir- eller mindreforbruk ved årets slutt.
Som følgje av delegert vedtak 112/15, e-phorte 15/351, Vedtak om spesialpedagogisk hjelp
etter opplæringslova § 5-7, vil underteikna motta faktura frå Trollmyra bamehage for 16 timar
med spesialpedagog og 80 timar med spesialpedagogisk assistent.
Det er mogleg at dette vert rapportert inn til 2. tertial
10.9 Næring, revisjon, kyrkja mm.
Tenesteområdet har et mindreforbruk på kr 8 554 000,- som i all hovudsak skuldast at tilskot til
GassROR IKS enno ikkje er betalt ut. Det er ikkje venta vesentlege meir- eller mindreforbruk
ved årets slutt.
20 Gossen barne- og ungdomsskole
Eininga har et meirforbruk på kr 3 12.000,-. Det er ikkje meldt vesentlege avvik og det er
følgjeleg ikkje venta vesentlege meir- eller mindreforbruk ved årets slutt.
21 Julsundet
skole
l. Forklaring på avvika
Julsundet skole har eit meirforbruk pr. 30.04.2015 på kr l.252.032,-. Avviket kjem av
meirforbruk på løn.
2. Tiltak for å fjerne meirforbruket
Ein har hatt ein gjennomgang av alle stillingane i eininga. Det kan sjå ut som vi kan klare å
spare ei lærarstilling og ei assistentstilling frå skolestart 2015. Dette vil gje ei innsparing på om
lag 1 mill. på årsbasis. For 2015 vil det redusere lønsutgiftene med omlag kr 450 000,Einingsleiar er med i eit kommunalt prosjekt for å redusere sjukefråveret. Stort sjukefråvær
genererer ekstra utgifter.
3. Venta avvik på årsprognosen
Vi får frå l. august 2015 ny avtale med Fræna kommune. All spesialundervisning for elevar frå
Fræna skal då dekkast over ramma. Ein er usikker på korleis tala vil slå ut for eininga.
Vi vil truleg kjøpe ein elevplass i annan kommune. Kostnadane kjem på kr 175.000,- for hausten
2015.
Det er no vanskeleg å fastsette eit eksakt tal, men eininga ventar eit meirforbruk på om lag kr
1.000.000;
ved årets slutt.
22 Barnebo Barnehage
Eininga har et meirforbruk på kr 305.000,-. Det er ikkje meldt vesentlege avvik og det er
følgjeleg ikkje venta vesentlege meir- eller mindreforbruk
ved årets slutt.
Eininga har et meirforbruk på kr 585 000,-. Dette ligg i all hovudsak på løn. Rammene er ikkje
da korrigert for sentrale lønsforhandlingar. Det er ikkje meldt vesentlege avvik og det er
følgjeleg ikkje venta vesentlege meir- eller mindreforbruk
ved årets slutt.
Driftsrapport for Bergetippen barnehage viser eit forbruk på rammenivå pr. 30.04. som ser greitt
ut i høve til årsprognosen. Når drifta no er samla i eitt bygg, ser ein ikkje at det er spesielle
utgifter i løpet av året som gir grunn til forventa avvik innanfor ramma.
Bergetippen har etter utbygginga ei drift av fem avdelingar. Vår 2015 er det utvida drift på to
avdelingar, grunna venteliste og stort behov for barnehageplassar. Ekstra lønsmidlar til to
stillingar i samband med dette er dekt av vakante lønsmidlar frå Barnebo barnehage sitt budsjett.
Frå haust 20l 5 går Bergetippen tilbake til vanleg drift med fem avdelingar, og det blir ikkje bedt
om nye stillingar til utvida drift for neste barnehageår.
25 Kultur
Kulturavdelinga har eit mindreforbruk pr. 30.04.15 på kr. 671 000,-. Det er nødvendig å gjere
nokre endringar i periodisering på fleire av ansvara, slik at det blir betre samanheng mellom
rekneskap og budsjett.
Eininga har ikkje fått tilført budsjettmidlar for ansvar 2506 - Bassenget. Pr. dato er det
utgiftsført kr. 130500,- på dette ansvaret. Dette vil på sikt svekke ramma til eininga, dersom det
ikkje blir tilført budsjettmidlar.
1. Driftsrekneskapet syner et meirforbruk på kr. 2.443.000,- Dette er grunna i for høge
lønnskostnadar. Vikarpoolordninga er lagt ned og vi har starta med felles turnus for
Sørbo og Nordbo. Dei største avvika er på Aukraheimen og Avlasting og Bergtun
bufellesskap.
2. Vi har hatt ein grundig gjennomgang av drifta ved Aukraheimen. Det kan sjå ut for at det
over fleire år har vore for lav budsjettramme for å kunne gje nødvendig helsehjelp etter
lova. Vi arbeider med å utnytte ressursane betre mellom avdelingane. Dette er krevjande
omstillingar og det tek noko tid før det gir resultat. På grunn av ombygging og utvida
teneste på Bergtun, vil første halvåret ha ei krevjande drift. Vi reknar med at dette vil
betre seg 2.halvåret, og at negativt avvik på Bergtun og Avlastingsbustaden vil jamne
seg ut pga. enklare driftsform og tilskot frå staten.
3. Tenestajobbar no aktivt for å redusere meirforbruket. Slik det ser ut no reknar vi med at
vi vil ha et meirforbruk på omlag 700.000,- pr. 31.12.2015. Vi reknar då med at tiltaka i
punkt l og 2 får forventa positiv effekt.
32 Heimetenester
l. Eining heimetenester har eit mindreforbruk på kr. l73.997,-. Grunnen er at eininga har
mottatt statleg driftstilskot til dagsenter for heimebuande personar med demens som skal
brukast i år på kr. 259.700,-. Driíta elles har eit overforbruk i heimesjukepleia og
mindreforbruk i drift av dagsenter og administrasjon. Eininga merker meir behov for
heimetenester med dårlegare pasientar i heimane. Det har blitt vanskelegare med plass på
institusjon og det krev auka volum på tenester frå heimesjukepleia. Brukargruppene som
heimetenesta yter tenester til har behov som ikkje er pårekneleg. Det gjer det vanskeleg å
vurdere omfang i drift. Utgifter til omsorgsløn er aukande. Hittil i år har vi eit meirforbruk
på kr.l00.000,-. Det er 35 % over budsjettert utgifter. Dette er en konsekvens av at
brukarane bur lenger heime. Pårørande får godtgjersle for omsorga utover det vanlege som
dei yter i heimen. Omsorgsløn krev vedtak i tråd med Helse og omsorgstenestelova.
2. Eining heimetenester har ei stram økonomistyring med månadlege møter for å sikre
budsjettbalanse best muleg.
3. Ut frå drifla pr. i dag ventar eininga ikkje vesentlege avvik for 2015.
40 Helse
Eininga har eit mindreforbruk pr. 30.04.15 på kr. 622 000,- i høve til periodisert budsjett.
Etter ombygging av helsesenteret kom det fram at det var behov for å skifte ut dører til
behandlingsrom ved legekontor, fysioterapi og helsestasjon fordi dei gamle dørene ikkje var
lydtette. Etter møte med rådmann vart det bestemt at dørene skulle skiftast ut i 2014 innafor eige
budsjett. Imidlertid vart ikkje dørane montert før i 2015 og det er enno to dører som ikkje er
montert. Samla kostnader for dette vert sannsynligvis kr. 210.000.
Dr. Riiber fekk havari av vannjet fordi havna ved fergekaia er blitt for grunn. Vi måtte derfor
demontere og sette inn ny vannjet og for å hindre nye skader blei havna mudra. Kostnader for
mudring vart på kr. 98.148,- Vi har ikkje fått alle kostnader for vanjet reparasjon og montering
med vi reknar med kostnader på omlag kr 370.000,-
Det er likevel ikkje meldt vesentlege avvik i forhold til budsjett ved årets slutt.
50 NAV
Eininga har et mindreforbruk på kr 91.000,-. Det er ikkje meldt vesentlege avvik og det er
følgjeleg ikkje venta vesentlege meir- eller mindreforbruk ved årets slutt.
60 Plan og utvikling
Eininga viser eit meirforbruk i høve til periodisert budsjett på kr 995.000,-. Forbruket i høve
ramma ligg høgt med tanke på årsverknaden, men reelt er meirforbruket mykje mindre. Det
utgjer reelt kr 292.000;
mot periodisert budsjett.
Hovudårsaka er ekstra ferjeturar utgiftsført i rekneskapen med kr 1.055.000,-. I årsregneskapet
for 2014 vart det gjort ei avsetning for kr 703 314 av desse utgiftene da dei gjaldt fjoråret.
Denne avsetninga er ved ein feil ikkje tilbakeført. Når det vert gjort i mai blir netto belastning på
2015-regneskapet redusert til kr 352.000,-. Følgjeleg blir også meirforbruket på ramma mindre.
Vidare er betalt dokumentavgift
i samband med sal av tomteområde på Torhaugmyra
utgiftsført
i 2015 medan tilhørande inntekt blei rekneskapsført allereie på 2014. Både inntekt og utgift
skulle ha vore ført i regneskapet for 2014. Feilen vil gi et meirforbruk i 2015 på kr 107.000,-.
Eininga held på å avslutte første fase av kommuneplanen sin arealdel (planen klar til høyring i
mai). Innkomne faktura i høve konsulentkjøp, ikkje rekneskapsført (1. tertial), tyder på at samla
avsett sum til konsulenttenester kan bli knapp mot slutten av året. Avviket skuldast meir
konsulentkjøp enn budsjettert for å avklare vanskelege arealkonfliktar i kommuneplanen,
arealdelen.
Dersom eininga skal rekne med å kjøpe to nye reguleringsoppdrag
(i tillegg til eigen kapasitet)
vil vi få eit meirforbruk mot slutten av året på om lag kr 600.000,-.
62 Teknikk,
eigedom og brann
Eininga har et mindreforbruk i høve til periodisert budsjett på kr 2.363.000,-. Einingsleiar
melder likevel at dette i stor grad er periodiseringsavvik
budsjettet innan årets slutt.
og at ein ligg an til å bruke opp
Det er også bedt om ekstra budsjettmidlar til tiltak på Aurkaheimen
som ikkje er budsjettert med
kr 450.000,-. I tilsynsrapporten frå Molde Brannvesen datert 08.10.14, er det sett opp kva tiltak
ein er pålagt å utføre på Aukraheimen. Pålegget kom inn so seint at dette ikkje vart med i
Budsjett ml
Tiltak nr. Små tiltak( i 1000 kr)
104001 Datautstyr
kursrorn
Rekneskap Opprinneleg K~vedtakfnr
pr 30.04.2115 budsjett 2015
1. tertial
7
106000
Heimeside
201001
Drensavløpnord for Gossenbarne og ungdomsskole
201200
210300
Sanering/etterbruk,skolebyggRiksfiordog Solem
Utvidingparkering
-
220019
Uteområde Furutun
7
50
endr.Pr.
30.04.2015
»
50
Meir-/
Vedteken
mindreforbr.
Rekneskap
Pr 30.04.2015 tidlegare år
750
24
-
7
-
24
742
633
-
7
-
633
468
9
-
»
-
9
767
30
220200 Saneringsrapportog rivingav barnehagebyggog boligbyggFalkhytten
730103 VognsksurBergetippen
27
15
7
100
7
100
-100
-
600
-
7
600
-
-573
15
7
45
-
255000 Kommunal
eigendel
Spelemidlar
7
300
-
300
-300
755001
-
200
7
200
-200
300013 Velferdsteknologi- institusjonstenesta
320001 IKTveIferdsteknoIogiheimetenesta
7
-
200
200
7
200
200
601100
Breiband
260
500
-
500
-240
620012
Prosesstekniskutstyr Tverrlia
41
300
-
300
-259
284
624000
624500
Kommunale bustader, rehabilitering
Kommunalutleigebustadfor flyktningar
7
-
250
Z 200
7
250
2 200
-250
72200
1 949
627105
Varebil
7
300
7
300
7300
-
300
-
300
-300
7
7
-
-
300
-
-
300
-
-300
-
505
12
82
53
540
320
7
540
320
7458
7267
4
-
200
-
7
-
200
226
-
20
1 500
-
1 500
156
7
Bygdebokfor Aukra
293000 Turstiar- Helseløype
627107 Utstyrfleirbruksmaskin
629001Salavbygg
gbnr1/1(ASAS)
645200
645203
Sentrumsområdefornylng
Fortaujulsundet Skole
648000 Distribusjonav vatn - nødvendig nyanlegg
648500 Avløp,generelleinvesteringar
648518 Tømmestaslonfor bubilar
669000 Administrasjonutbyggingsavdeling
682002
Gangvegjulsundetskole
683014 veglysEikrem
TOTALT
-
-
16
1536
8160
-
8160
kostnadsramme
7200
-200
16
-1 480
156
-
7
209
-
1 929
-6624
Kommentarar
til dei prosjektasomtrengendrabudsjettløyve,
eller deter andreendringari
prosjektet.Alle prosjekt som ikkje er omtalt vert utført som føresett.
201000Riksfiord Nye skole
Tilleggsløyving
på 1.950.000 i K-sak21/15. Midlaneskalgåtil ferdigstillingav prosjektet.
210200Julsundet
skoleogflerbrukshus
Revideringav skisseprosjekt
harmedførtekstrakostnader
til arkitektarmedkr 325.000,-og om
lag kr 200.000; i inteme ressursar.Ein reknar likevel med at årets budsjettvil halde.
220012Renoveríng
Aukratun
Det er vedtattriving.Tømmingav byggeter i gang.
220013 Utbygging4. avdeling F urutun
Det er fremjasakom rebudsjettering
av kr 300 000 vedtekeav kommunestyret
i K-sak48/15.
235000 Utb.Bergetippenbarnehageinkl.planlegging
Det er fremjasakom rebudsjettering
av kr 130 000 vedtekeav kommunestyret
i K-sak48/15.
3 03200 Tilbygg Bergtun, ny bueining
Prosjektetvil få eit meirforbrukpå ca kr 1.000.000,-.Detteskyldasat detble valt ei løysingmed
å sprinkle heile bygget og at kostandanemed sprinkleranleggetblei en del størreenn det som
først var kalkulert (det viste segblant anna at man måtte etablerenytt vassinntaktil anlegget).
Dagensforskrifterkrev at omsorgsbustader
medheildøgnsomsorgskalha automatisk
slokkeanlegg/sprinkleanlegg.
For å kunnefå investeringstilskot
til byggingav nye
omsorgsbustader
frå Husbankenkreves det og at bustadaneer sprinkla. Husbankengjev og
tilskottil installeringav sprinkleranlegg
i eksisterande
bygningsmasse
medinntil 55 % av
kostnadene.
Det er søktom og gjetttilsagntil investeringstilskot
for bådesprinkleranlegget,
den
nyebueiningaog nyttnattevaktsrom.
Husbanken
har gjetttilsagnpå tilskuddtil inntilkr.
610.000,—
for branntiltak (sprinkleranlegg)
og kr 1.630.000for tilbygget(ny bueiningog nytt
nattevaktsrom).
investeringstilskot
frå Husbanken
er ikkje tekemedi kostnadsbildet
tidlegare.
Dersombyggetikkje haddeblitt sprinklahaddeprosjektethaldeseginnaforramma,men
budsjettet for 2015. Norconsult AS vart hausten 2014 engasjert til å lage eit tilbodsgrunnlag på
arbeida. Dette grunnlaget var ferdig utarbeidd i februar 2015.
Eininga fikk inn 2 tilbod på arbeida og har no inngått kontrakt med Fræna Byggservice AS.
Totalkostnadane
her vert estimert til ca. 450.000,-.
Av årsaker til mindreforbruket pr. 30. april kan nemnast:
0
Mindreforbruk
0
0
0
0
Mindreforbruk på straum med ca. kr 164.000; (periodisering)
Mindreforbruk på kjøp av vatn frå Fræna kommune med kr 500000,- (periodisering)
Mindreforbruk på vedlikehald med ca. kr 650.000; (sjå forklaring nedanfor)
Kommunale årsgebyr fakturert meir enn budsjettert med ca. kr 395.000; (skuldast
på løn med ca. kr 35 0.000,-
avrekning 2014)
Einingsleiar melder at på grunn av stort behov for hjelp på utbyggingsprosjekt, så har fleire
driftsprosjekt blitt utsatt til 2. og 3. tertial.
Det er ikkje meldt vesentlege avvik i forhold til budsjett Ved årets slutt.
Investerin ga r:
Budsjett ml
Rekneskap
Tiltak nr.
Store tiltak(
i 1000 kr)
Opprinneleg
pr 30.04.2015
201000 Rlksfjordskole- utgreiingog hovudutbyggjing
218
210200
753
ulsundet skole ogfierbrukshus
budsjett
2015
11000
K-vedtak før
1. tertial
endr. Pr.
30.04.2015
1 950
1 950
Meir-l
vedteken
mindreforbr.
Rekneskap
Pr 30.04.2015
tidlegare
-1 732
-
11 000
-10 247
210201 Julsundetskole - midlertidigløysing
30
1 035
-
1 035
-1005
220012
12
1 000
-
1 000
-988
20
38
f
-
-
Renovering Aukratun
220013 Utbyggjing4. avdelingFurutun
735000 Utb.Bergetippenbarnehage inkl.planlegging
303200
Tilbygg Bergtun, ny buelning
309200
313000
Aukra omsorgssenter
julsundet omsorgsbase
616101
Torhaugmyra aust bustadfelt
620100 Energisentral,trinn ll inkl.utgreiingkunstisbane
624003
Gjenbruk av skolebygg
645500
Opparbeiding av utbygglngso mrâder
645501 Opparbeidingav industriområdeNylandAust
645502
648011
Utbygging ÅSdaIen/MFK
Vatn —utklfting ABSRSanden ~Hukkelberg
648113 VassleldningFræna ~Hoillngsnolm
679101 G/S-vegFalkhytten-Horrern-Salem
679103
GIS-veg Solem - avkj. Rødabu kta
TOTALT
20
38
kostnads»
år
ramme
302648
300258
8474
116000
29
-
-
-
9 774
35 534
10 275
38600
2148
1 500
—
1 500
648
2 761
386
27
2 000
4 000
-
2 000
4 000
-1 614
-3 973
1 487
~
21 674
15 500
709
15 200
57
1 300
-
1 300
-1 243
138
6 200
-
6 200
»6062
1000
f
1 000
2116
3116
12
-
v
12
8003
4300
252 500
-
10960
206
-
152
-
s
'
-
-
18
1 264
18000
2 900
-
18000
2 900
-17 982
-1636
59
1 107
20 300
-
146
2 596
4658
10000
f
-
4658
10 000
-4 512
-7404
337
18 616
7872
32 800
e
118
2 000
-
2 000
-1 882
11 097
66 593
1 950
68 543
-57 446
308
-
tilbygget hadde då ikkje tilfredsstilt krava for å kunne fått investeringstilskot frå Husbanken.
Tilskotet vil dekkje meirforbruket.
624003 Gjenbruk av skolebygg
Det er fremja sak om tilleggsløyve på 2,9 mill. Årsaka er at då det i 2014 vart vedtatt ei
tilleggsløyving på 8,7 millionar skulle 1/3 av total ramma budsjetterast i 2015. Dette vart ikkje
gjort. Det er og fremja sak om rebudsjettering av kr. 703.000 midlar frå 2014. Løyvene blei
vedteke av kommunestyret 7. mai K-sak 48/15.
645500 Opparbeiding av utbyggingsområder
Det er fremja sak om rebudsjettering
av kr 790 000 vedteke av kommunestyret
i K-sak 48/15.
648011 Vatn - utskifting av ABSR Sanden - Hukkelberg
Prosjektet avsluttast i 2015. Det er fremja sak om rebudsjettering av kr 890 000 vedteke av
kommunestyret 7. mai K-sak 48/15.
648113 Vassledning Fræna - Hollingsholm
Løyvinga til prosjektet er fordelt mellom 2015 og 2016. Prosjektet vart sett i gang tidlegare enn
ein antok i budsjettprosessen. Det vert fremja budjettendringsak der ein ber om at løyvinga for
2016 vert flytta til 2015.
6 79101 G/S-veg F alkhytten-Horrem-Solem
Prosjektet vert ferdigstilt i 2015. Periodisering av utgiftene mellom 2014 og 2015 vart annleis
enn ein trudde i budsjettprosessen. Det er fremja sak om rebudsjettering av kr 3 820 000 frå
2014 vedteke av kommunestyret
7. mai K-sak 48/ 15.
679103 G/S-veg Solem - avkj. Rødabukta
Prosjektering er i gang. Rebudsjettering av kr 190 000 vedteke av kommunestyret i K-sak 48/ 15.
106000 Heimeside
Det er fremja sak om rebudsjettering av kr 187 000 vedteke av kommunestyret i K-sak 48/ 15.
201001 Drensavløp nord for Gossen barne- og ungdomsskole
Prosjektet vert ferdigstilt i 2015. Det er fremja sak om rebudsjettering av kr 530 000 frå 2014
vedteke av kommunestyret 7. mai K-sak 48/ 15. Meirforbruk på kr.95.000 skuldast at plassering
av avløpet måtte endrast og ein difor måtte sprenge vekk noko fjell.
201200 Sanering/etterbruk, skolebygg Riksfiora' og Solem
Etter avtale med grendelaga i området, står det igjen litt meir opprydding på skoletomta. Fremja
sak om rebudsjettering av kr 430 000 i 2015 vedteke av kommunestyret 7. mai K-sak 48/ 15.
230103 Vognskur Bergetippen
Prosjektet vert ferdigstilt i 2015. Fremja sak om rebudsjettering av kr. 305.000 frå 2014 vedteke
av kommunestyret 7. mai K-sak 48/ 15.
669000 Administrasjon
utbyggíngsavdeling
Indirekte kostnadar som ikkje er fordelt til prosjekta pr 30. april. Kostnadene vert fordelt innan
årets slutt.
683014 VeglysEikrem
Det er fremja sak om rebudsjettering av 1,2 millionar vedteke av kommunestyret 7. mai K-sak
48/15. Prosjektet vert ferdigstil godt under total løyving.
Investeringar
2015 —budsjettskjema 2A og 2B v/økonomirapportering:
Budsjett
Budsjett
Tala er i heile 1000 kr
Rekn eskap
(korr)
(oppr)
Rekneskap
investeringar i anleggsmidlar
10Sentralestyringsorgan
20 Gossenbarne- og ungdomsskole
30.04.2015
2015
2015
2014
50
50
783
12 035
12 035
22 Barnebobarnehage
59
1 700
1 700
1 706
53
-
-
8 628
21 julsundet skole
25 Kultur
24
860
-
—
7 379
3 767
500
500
837
2 534
7 700
7 700
4 153
27
200
200
-
-
32 Heimetenester
-
40 Helse
-
1 330
637
6 106
50 NAV
62/65Teknikk,eigedom og brann
Sum anleggsmidlar
260
500
500
8 991
8 033
54 018
52 068
38 956
12 633
76 703
74 753
82 491
Kjøp av aksjer og andeler
Utlån og forskotteringar
Avdrag på lån
Avsetningar
13
660
660
2 844
4 000
4 000
3 497
757
535
535
1 603
-
-
-
13 403
81 898
79 948
-
-4 000
-4 000
-3 197
-1 709
-9 650
-9 650
-11 442
-
Ãretsfinansieringsbehov
645
91 080
Finansiert slik:
Bruk av lånemidlar
Inntekter frå sal av anleggsmidlar
Tilskot til investeringa
-
Mva-kompensasjon
-1 778
Mottekne avdrag på utlån og refusj.
Andre inntekter
Sum ekstern finansiering
Overført frå drift
Bruk av avsetningar
Sum finansiering
Udekket/udisponert
-25
-900
-900
-1 290
-7 867
-7 867
-11 658
-535
-535
-2 997
-
-15 000
-15 000
-29
-3 512
-37 952
-37 952
-30 612
-
-
-
-
-43 946
-41 996
-20 779
-3 512
-81 898
-79 948
-91 080
9891
-
j
konsekvensar:
Viser til sak om budsjettkorrigeringarpr. 30.04.15.
Rådmann
-39 688
Ema Varhaugvik
Økonomisjef
-
o
Saksmappe:
O
Kontrollutvalet
2015-1547/03
Arkiv:
212&14
Saksbehandlar:
Åse S. Eriksen
Dato:
01.06.2015
Saksframlegg
Utvalssaksnr
PS 19/15
Utval
Kontrollutvalet
ENERGISENTRAL
Sekretariatet
Møtedato
1 1.06.2015
SKOLE OG ANDRE BYGG. BYGGEREKNESKAP
si tilråding til fråsegn
Kontrollutvalet har i møte 11.06.2015 i sak 20/15 handsama byggerekneskapen for
Energisentral skole og andre bygg.
Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen
samt revisor sin uttale, datert
29.05.2015.
Prosjektet Energisentral skole og andre bygg var budsjettert med ei totalramme på
kr 15 000 000.-. Ramma for prosjektet vart seinare foreslått endra til kr 19 500 000,-, men
dette vart ikkje vedtatt. Sluttrekneskapen for prosjektet viser ein kostnad på kr 21 014 527.-.
Dette medfører eit meirforbruk på prosjektet på kr 6 014 527.- eller 40 % i høve til budsjett.
Prosjektet er finansiert med frie midlar.
Utbygging av Energisentral skole og andre bygg vart ferdig i juli 2013. I medhald av pkt. 15 i
Aukra kommune sitt reglement for Investeringsprosjekt, skal byggerekneskap leggast fram for
politisk handsaming innan 1 år etter overtakingsforretning Kontrollutvalet har merka seg at
reglementet på dette punkt ikkje er følgt i denne saka.
Ut over dette, og det som kjem fram av byggerekneskapen og revisor sin uttale, har ikkje
kontrollutvalet noko merknader til byggerekneskapen for Energisentral skole og andre
byggBakgrunn
for saka
Med heimel i Kommunelova si § 77 nr 1 og Forskrift om kontrollutval, kap. 3 og 4 har
kontrollutvalet i Aukra gitt sitt utsegn til byggerekneskapen for . Energisentral skole og
andre
bygg.
Som vedlegg til saka følgjer:
Saksframlegg til forrnannskap/kommunestyre, datert 1 1.05.2015
Sluttrapport, datert 27.05.2014
Oversikt over byggekostnader
Revisjonsuttale - byggerekneskap, datert 29.05.2015
VURDERING
Avsluttande byggerekneskap for utbygging av Energisentralen er nå framlagt.
Arbeidet med prosjektet starta i juni 2012 og vart ferdig i juli 2013.
Bakgrunnen for prosjektet var at det i 2011 vart foreslått å utgreie bygging av ein
energisentral for den nye skolen på Riksfj ord og andre bygg i sentrum. Kommunen såg
muligheita for å nytte naturgass som primær energikj elde, men dette vart seinare endra til at
bergvarmebasert varmepumpe skulle nyttast som hovudkj elde for energileveransen.
Energisentralen vart utført som ei tilleggsbestilling i prosjektet med Riksfj ord skole. Nærare
utgreiing om byggeprosjektet gjeng fram av sluttrapporten utarbeidd av Hammerø & Storvik
AS.
Kostnadsramma for prosjektet var på 15 mill. kronar. Prosjektet er finansiert med frie midlar.
Av saksframlegget til politisk behandling gjeng det fram at bruk av gass viste seg i ettertid å
ikkje å vere realiserbart og at dette har medført auka kostandar i prosjektet som kunne vore
unngått.
Firma Hammerø & Storvik AS vart engasjert som ekstern prosjektleiar for byggeprosj ektet.
Rekneskapen viser at det er brukt kr 2l 0l4 527.- som gir eit meirforbruk på prosjektet på
kr 6 014 527.-. Årsak til meirforbruket var overskridingar på fleire områder i prosjektet og er
gjort greie for i sluttrapporten.
Etter at anbodsrunden var gjennomført, gikk kontrakten for entreprisen for bygningsmessige
og utandørs arbeida til Romsdal Bygg AS.
Byggeprosjektet vart ferdig og teke over av Aukra kommune i juli 2013. Av Aukra kommune
sitt reglement for investeringsprosjekt gjeng det fram at sluttrekneskap skal leggast fram
innan lår etter overtaking. Reglementet er ikkje følgt på dette punktet i denne saka.
Rekneskapsrevisor har kontrollert at kostnader som er ført i byggerekneskapen for
Energisentral skole og andre bygg gjelder det aktuelle prosjekt og at kostnandane er i
samsvar med rekneskapstalla som er presentert i saksframlegget. Revisor har og kontrollert at
det var gjort kunngjøring av konkurransen i Doffin for byggeprosjektet. Revisjonen sitt arbeid
avdekka ingen vesentlege feil eller manglar.
Grunnlaget for behandling av saka vil være revisor sin uttale og byggerekneskapen for
prosjektet.
rådgiver
Arkiw
Utbyggingsavdelinga
O\O\-l§bJt\)>—-
614
Snksbeh:
Terje Urdshals
Dato:
11.05.2015
Saksframlegg
Utv.saksnr
Utval
Formannskapet
Kommunestyret
Sluttrapport prosjekt nr. 201100 Energisentral
ii i
Møtedato
skole og andre bygg
Rådmannensi tilråding:
Kommunestyretgodkjennersluttrapportfor utbyggingsprosjekt201 100 - Energisentralskole
og andre bygg.
Vedlegg
Energisentral- sluttrapport
Økonomirapport
Særutskriftav sak oppstartsakenergisentralI 19/12
K-sak 38/ 12 Vidare gjennomføringav pålegg
Attest frå revisor
Kontrollutvaletsi fråsegn
Særutskrift:
Bakgrunn:
Dette saksframlegget med vedlegg vert lagt fram for revisjonen slik at deira merknadtil
sluttrapportenblir vedlagt saksframlegget.
I sambandmed bygging av Nye Riksfjordskole van det i 2011 foreslått for kommunestyretå
utredebygging av ein energisentralbåde for skolen og for andre bygg i sentrum.
Dette gjekk kommunestyretimot og ga pålegg til administrasjonenå utformaanbudsdokumenta
slik at naturgasskunne velgjast som primærenergikjelde på lik linje som straum.(Sak 19/12)
Det vart sinare lagt fram eit notat for kommunestyretsom gjald uoverenstemmelse mellom
kommunestyretsitt vedtak og regelverk kring energiforsyning til nye bygg. Etterdette van det
konkludertmed at det skulle nyttastbergvarmebasertevarmepumpersom hovedkilde for
energileveranse, og at energisentralenskulle førebuast for fleire bygg enn skolen.
Prosjektering og planlegging av energisentralen vart utført som ei tilleggsbestilling i
skoleprosjektet. Det vart lyst ut to konkurranser, (1) generalentreprise på bygging av
energisentralen og teknisk anlegg bygg, og (2) delentreprise på energiteknisk utstyr.
Det vart fremja ei sak om vidare gjennomføring av energisentralen 29/3-14 (K-sak 38/12).
Bakgrunn var behov for ei avklaring kring val av energikjelde og lovkrav om bruk av fornybar
energi. I påvente av ei vidare avklaring kring bruk av gass og boring av tjellbrønnar, vart det
vedtatt å installere ein eI.kjel og at denne skulle nyttast for å greie å ferdigstille energisentralen i
tide til skolestart.
Det vart vedtatt i K-sak 28/13 at arbeidet med å nytte naturgass som energiløysing for
energisentralen førebels vart avslutta.
Ogphaveleg lgyvin g:
Oppstartsvedtak for investeringsprosjektet vart fatta i K-sak 19/12 med ei ramme på 15
millionar. Der vart det vedtatt at fjernvarmeanlegget skulle baserast på bruk av naturgass som
primær energikjelde.
Budsjett
Det var sett av 2 millionar i budsjett 2012 til dette prosjektet.
I K-sak 86/12 «Budsjertkorrigeringar pr.30/4-2012» vart budsjett 2012 ( på 2 mill.) endra til 15
millionar.
I K-sak 118/ 12 «Budsjettkorrigeringar pr.31/8-2012» vart budsjett 2012 endra til 9 millionar.
I K-sak 113/ I 3 «B:tdsjettkorrigeringar pr.31/8-2013» vart budsjett 2013 (på 6 mill) auka med
4,5 millionar til 10,5 millionar.
Ramma for prosjektet vart i som ein følgje av dette i k-sak 113/13 foreslått korrigert til
kr. l9.500.000,-
, men dette vart ikkje vedtatt.
Ekstern prosjektleiing:
Ekstern prosjektleiar var I-lammerø og Storvik AS då dette frå starten av var ein del av
prosjektet Nye Rikstjord skole. Arkitekt- og prosjekteringstenestene vart utført av BBW AS
som eit tilleggsarbeid til skoleprosjektet. Anbodskonkurranse på energitekniske installasjonar
vart lyst ut på DOFFIN og Hustadgruppen AS, Harwest Elektro AS og Gunnar Karlsen AS fekk
oppdraga.
Konkunranse på generalentreprise for bygging av energisentralen vart lyst ut på Doffin 28l3~
2012. Romsdal Bygg vart valt med eit tilbod på kr. 8.230.990,» inkl.mva.
Vedtak om rammeløyve vart fatta 25/4-2012 (DA 40/12), vedtak om igangsetting 15/6-2012
(DA 58/ 12) og ferdigattest vart utskriven 6/9-2013.
Organisering av prosjektet:
Prosjektet er gjennomført og styrt av «Eining for Teknikk, eigedom og brann».
Prosjektansvarlig:
Terje Urdshals
Prosjektleiar: Jon Gunnar Gjelberg
Assisterande prosjektleiar/byggherreombud: l-Iammerø og Storvik AS
Prosjekteringsleiar: BBW AS.
Økonomi:
Sluttkostnad for entreprise bygg er på kr. 6.870.953; Dette er kr.2. 177.853,- meir enn budsjett
på kr.4.693.000,- .
Sluttkostnad energitekniske installasjonar endte på kr. 5.007.471,-, om lag kr.797.47I,- over
budsjett.
Sluttsum for generelle kostnader er på kr. 4.210.404,-. Her var budsjettet kr. l.000.000,-.
Alle avvik er nøye forklart
i sluttrapporten
frå Hammerø
og Storvik AS som ligg vedlagt.
Sluttrapporten frå I-lammerø og Storvik AS viser kostnader som er attestert av dei (kostnadar frâ
2011 er ikkje er teken med i deira rapport). Kr.484.000,- er ført i kommunerekneskapen for
energisentralen, men er ikkje med i sluttrapporten frå Hammerø og Storvik. Bakgrunn for dette
er at prosjektet hang tett saman med skoleutbygginga, og desse kostnadane vart knytt til dette
prosjektet.
Ekstern prosjekt- og byggeledelse var på kr.770.000,Inteme administrasjonsutgifter er på til saman kr. 300.000,-.
Moms kornpensasjonsordning er på 3,8 mill.
Bygget vart tatt over av Aukra kommune ijuli 2013, med ein sluttsum på kr. 2l.0l4.527,inkLmva. Dette er omlag kr. 6.0l4.000,- over vedtatt ramme.
Siste faktura i prosjektet er datert 31/12-2014, Hammerø og Storvik - oppfølging reklamasjon.
Finansiering:
Finansiert
over frie midlar.
Evaluering/giennomfgring:
Økonomi:
Sluttkostnad for entreprise bygg endte på kr. 2.177.853; meir enn budsjettert. (Endringar i
design og løysingar for å ivareta alternative løysingar)
Sluttkostnad energitekniske installasjonar blei om lag kr.797.47l,- meir enn budsjettert. (Many
trafo /elektrokjele)
Sluttsum for generelle kostnader er på kr. 3.2l0.404,-. (Omprosjekteringar og
utredningskosnader for varantar av løysingar o.s.b.)
Utbygginga av energisentralen hadde eit fast tidspunkt for levering av fjernvarme til eit anna
prosjekt, skoleprosjektet. Dette tidspunktret var sett i forhold til skoleentreprenøren si framdrift
for ferdigstilling av Gossen Bame og Ungdomsskole. Det var arbeidd intenst for å rekke
levering i tide for entreprenøren si ferdigstilling av skoleanlegget og varmt vatn var sett på med
ca ei veke margin.
Utredning av pålegg om bruk av gass som primzerkjelde og altemative følgjer av løysinga
innafor ei stram framdriftsplan, ble etter beste evne etterlevd med nødvendige utredningar og
fysiske tilpassingar i prosjektet fram til løysinga blei forlatt i mai 2013. Vedtak i sak 28/13 den
2. mai 2013.
Tilleggskostnadene for entreprise bygg, energitekniske installasjonar og auken i generelle
kostnader er mykje følgjer av utrdningsarbeid og endringar for å tilpasse prosjektet under
framdrift, til altemative energikjelder.
Ramma for prosjektet vart i K-sak 113/13 foreslått korrigert til kr. l9.500.000,- , men dette vart
ikkje vedtatt ukjent av kva for grunn. Det var orientert om prosjektet løpande gjennom
endringsprosessane og godkjenning av korrigert ramme var lagt fram som følgje av avgjerder
teke på førehand.
Kvalitet ferdig sentral:
Sentralen har fungert etter forventningane med lite feil. Sentralen vil bli ei god løysing for samla
bygningsmasse
i sentrum, slik intensjonen var.
I ettertid kan ein sjå at «gassperspektivet» har medført kostnader som med fordel kunne vore
unngått. At bruk av gass har vist seg ikkje å være realiserbart i ettertid, er det lite ein no kan gjer
med.
Økonomiske
og administrative
konsekvensar:
Alle kostnader er finansiert. For energisentralen
trinn II (fjellbrønnane),
er det gjeve tilskott frå
Enova.
.
Rådmann
Elírj Urdsh als
Utbyggingssjef.
'37
/
‘
PROSJEKTRAPPORT
Svein L. Sandblåst
Forutsetning/grunnlag
Høsten201I ogtidligjanuar2012 bledetgjennom
fortomfattende
utredninger
og vurderinger
knyttettil valgav
energikilde
for energisentralen.
Ved oppstartdetaljprosjektering/utarbeidelse
av anbudsdokumenter
ijanuar2012 varutgangspunktet
at energikilden
skulleværeet bergvarmebasert
vannepumpeanlegg,
og at detskulleleggestil retteforet muligseneregassbasert
kogenanlegg.
I kommunestyremøte
09.02.2012, sak l9f20l2 Godkjenning
av delpro.y'ek1farNycRíirsjiordskole energiseritral,
bledet
i vedtaketmedtattat anbudsdokumenlene
skulleutformesslikat naturgass
kunneskullevelgessomprimærenergikilde
(energibzerer)
pålik linjemedandreenergiformer
somforeksempel
strom.
l kommunestyremøte
29.03.2012, sakPS38!12 Videregjennomføring
avpåleggi lesa/cI 962012 ~ Godkjenning
av
delprosjeklforNyeRiksfiordskole energiscntral.
bledetvedtattå utsettebyggingav ljellbronnanlegget,
og forutsatt
brukav elektrokjeledentid dettar å gjennomføre
pkt.2 i vedtakl9."20l2.
(Pkt.2 i vedtakI9l20 I 2: «Kommunestytret
beromat rådmannen
tttredernattzirynt
prosess
for tilbudsinnhenting
på
byggingogdrift avfiernvarmeanlegg
tilfleíre byggísentrrimUnderdetteogsådry?!og vidaretttbygging
av
energisentralen
vi no byggerforskolen.illålsettingameddetteer omntogelegàjå bygdut eitfiernvarmeanlegg
far byggi
sentrum
generelt,basertpå brukav naturgass.
Med detteonslgjer
komnmnen
à leggetil rettefor startenav brukav
naturgassi kommunene)
Dimensjoneringskriteriene
for energisentralen
blesatttil at selvebyggetskulledimensjoneres
for å kunneinneholde
energitekniske
installasjoner
for å kunneleverevarmetil Nye Riksljordskole,brannstasjonen,
helsesenteret,
ambulansestasjonen,
svømmebasseng/badeanlegg.
kulturhus
og rådhus.
De energitekniske
installasjonene,
inkl.elektrokjelpâ900kW, skulleværedimensjonert
for å dekkebehovetforvarmetil
Nye Riksijord skole, brannstasjonen.helsesenteretog ambulansestasjon.
ljuni 2012 innhentet
kommunen
en vurderingav ulikevarmelosninger
for bebyggelsen
i sentrumfra
AdaptConsulting
AS. Inkluderti detteenoppsummering
av prosessen
sålangt,sunkcosts,analysering
av
beslutningsgrunnlaget
og anbefalingfor veienvidere.l notatetfradembledetbl.a.anbefaltå installereel. kjel somhadde
kapasitettil å dekkeallebyggenesomenergisentralen
er planlagtfor å forsynenåog fremtidig.Beslutning
om å øke
kapasiteten
på el- kjel fra900 kW til 1500 kW bletatt i desember
2012.
l kommunestyremøte
02.05.2013,sak28/l 3 Gjennomføring
av sistedelfor byggeprayekl
energisenlral
for kommunale
byggisentrtini,bledetvedtattat arbeidetmedbrukav naturgass
somenergilosning
for energisentralen
foreløpigskulle
avsluttes,
og at arbeidetmedrealisering
av opprinnelig
lesningmedvarmepumpe
basertpåbergvanneskulletasoppigjen.
Gjennomføring
Anbudskonkurransen
for generalentreprisen
for bygningsmessige
og utendørs
arbeider,E01-Cl, ble utlystpå DOFFFN
28.03.12, medinnleveringsfrist
30.04.12. Det blemottatt2 tilbud.Etterevaluering
bledetvalgtå inngåkontraktmed
RomsdalByggAS om utførelseav entreprise
E01-Cl
Anbudskonkurransen
forenergitekniske
installasjoner
- rot-tekniske
anlegg,E0!-C2, ble utlystpå DOFFlN 01.10.12., med
innleveringsfrist
24.10.12. Fordenneentreprisen
mottokvi ingentilbud.Det blederforgjennomført
en anbudskonkurranse
hvor3 inviterteentreprenører
ga pristilbud.Etterevaluering
bledetvalgtå inngåkontraktmedHustadgruppen
AS.
P.g.a.av «ekstrarunden»
medinnhenting
av tilbud,ble kontrakten
for denneentreprisen
inngåttlangtsenereennplanlagt,
og detble krevendeå holdeplanlagtfremdriftfordissearbeidene.
PROSJEKTRAP PORT
Svein L Sandblàst
Anbudskonkun-ansene for energitekniske installasjoner - elektrotekniske anlegg og automatisering ble utlyst på DOFFIN
02.10.12, med innleveringsfrist 24.10.12.
For entreprisen forelektrotekniske anlegg mottok vi l tilbud. Dette var fra Harwest Elektro AS, og det ble inngått kontrakt
med dem for utførelse av elektrotekniske
anlegg.
For entreprisen forautomatisering mottokvi 2 tilbud. Etter evaluering ble det valgt å inngåkontrakt med Gunnar Karlsen
AS for utførelse av for utførelse av entreprisen.
Arbeidene i generalentreprisen for bygningsmessige og utendørs arbeider (EOI-Cl) med Romsdal Bygg AS som
utførende, startet på byggeplass i uke 26-“20l2.
Arbeidene med bygget var klart for startpå entreprisene forenergitekniske anlegg (E0l-C2) i uke l320l3.
Beslutningen i desember 2012 om å øke kapasitet på el. kjel til l500kW medførte relativt store endringer i utførelsen,
spesielt i den elektrotekniske entreprisen. Dette medførte et betydelig arbeid med omprosjektering, og forsinkelse i
fremdriften forentreprisen.
Energisentralen startet levering av varme til Nye Rikstjord skole og helsesenteret 24.05.20l3. Dette var innenfor fristen
for når varmelevering til Nye Riksfjord skole måtte starte.
Overtakelse av kontraktsarbeidene forde respektive entreprisene ble gjennomført folgende datoer:
E0l-Cl Romsdal Bygg AS ~ generalentreprise bygg - 04.07.2013.
EOI-C2 Hustadgruppen AS —~
rortekniske anlegg w 05.07.20l3.
EOI-C2 Hnrwest Elektro AS —elektrotekniske anlegg ~ 05.07.2013.
E0l-C2 GK Norge AS ~ automatisering -~03.07.2013.
Utvendige rorledninger (vann-, avløp-, spillvann- og varmeledninger) ble utføn av Odd Småge AS som en del av
entreprise E01-B. knyttet til prosjekt Nye Riksljord skole.
For entreprisene under EOI-C2 ble anleggene tatt over til 6 mnd. provedrilt. Prøvedriflen har ikke avdekket større
problemer/avvik i dritten, og sentralen har til nå fungert godt.
Totalt sett ble energisentralen ferdigstilt forsinket i forhold til opprinnelig planlagt fremdrift. Årsakene til dette var flere og
sammensatte. Bl. a. kan nevnes avklaringer omkring storrelse/utforrning, tekniske løsninger mv. som forsinket oppstarten,
og okt omfanydimensjoner av bygget og installasjonene. Se også pkt. Økonomi for næmtere info omdette.
Vi er svært fomoyd med at energisentralen, tross forsinkelser underveis, startet levering av vanne innen fristen som var
satt for skolen.
SHA
Prosjektet er gjennomført uten alvorlige skader eller ulykker.
Kvalitet
Arbeidene er gjennomført med god faglig dyktighet av alle involverte. Det er gjennom hele byggeperioden rådet en god og
løsningsorientert dialog mellom entreprenør(er) og byggherren og dens representanter.
Arbeidene er leven iht. kontraktens spesifikasjoner, men med en god del endringer og tilpasninger underveis for deler av
arbeidene.
Økonornllstatue
Det er enighet med alle entreprenørene om sluttoppgjøret, ogsluttfaktura er mottatt og attestert for alle entreprenørene.
PROSJEKTRAPPORT
Svein L Sandblást
Det er gjennomført
bilagsavstemning
motbygglterres
regnskapfor prosjektet.
Her er detavdekketen delavvikmellomregnskapene.
Vedlagtdennerapporten
er en oversiktoveravvikene.
Vedlagtsluttrapport
økonomi.(Alle belopekskl.mva.)
Sluttrapporten
viserensluttkostnad
på kr. 16 170469,-. Budsjettet
varpå kr. I2 000 000,-, noesomgir et
tilleggpå totaltkr. 4 I70 469,Beløpeneer nærmere
gjennomgått
i oppstillingnedenfor.
Generalentreprisen
for bygg(E01-Cl):
I. Tilbudssumäkontraktssum
for RomsdalByggAS var påca.kr. 6 206 000.-,motet budsjettpå kr. 4 593 000,-.
Dettega et «tillegg»vedkontraktsinngåelse
påea.kr. l 505 000,-.
Tilleggforgeneralentreprisen
for byggendtetotaltpåca.2 l78 000,-.
2. De størsteavvikeneer knyttettil folgende:
I
Rigg-og dritthaddeen budsjettsum
på kr. 300 000,-. Sumi tilbudvarpå kr. 600 000,-. Sluttsum
endtepå kr.
741 736,-,somgir et tilleggpå ca.kr. 442 000,I
Ca. kr. 630 000,-skyldesoktarealav sentralenforå kunnerommenødvendige
installasjoner
(nåværende
og
fremtidige),ogtraforomsomikkevar inkluderti budsjett.
Stottemurer
motfortauogoppgradering
av utomhusområder
var ikkemedtatti budsjett.Utgjorca.kr. 420 000,-.
v
Budsjettfor pipe(for brukvedevt. fremtidigkogenanlegg)
var vurdertpåsværttyntgrunnlag,og tilleggetfor
pipenkomtot.påca.kr. 795 000,-.
Tilleggsarbeider
medtilpasningeriinstallasjoner
for brannvesenet
utgjørca. kr. I45 000,I
Elektrotekniske
anleggknyttettil byggetharet tilleggpåca. kr. 450 000,-.Årsakener økningav omfangog
hevedekvaliteterpåanlegget.(Utomhusbelysning,
belysningi stottemur
mot fortau,LED-lys,belysning
av
glassfasade
innvendig,
fasade-og skiltbelysning
inkl.på pipe)
I
Forvarmeanlegg
og ventilasjonsanlegg
bledeten innsparing
i forholdtil budsjettpå ca. kr. 270 000,Entreprisenefor energiteltniske
installasjoner(E01-C2)
l. Budsjettet
for energitekniske
installasjoner
inkl. utvendige
rorledninger
var på totaltkr. 4 2l0 000,-.Totalkostnad
endtepåca.kr. 5 000 000,-,somgir et tilleggpå ea.kr. 790 000,-.
2.
De størsteavvikene er knyttet til folgende:
o
I
0
Forrortekniske
anlegg,inkl. utv.roranlegg,
var budsjettet
på kr. 3 480 000,-. Påtrossav detble besluttet
en
endringi antallfeffekt
påel. kjelermeden tilleggskostnad
på kr. 302 240,-,bledetheren innsparing
på kr.
376 000,-.
Forautomatisering
var budsjettet
på kr. 450 000,-.Her ble detet tilleggpå ca.kr. I00 000,Forelektrotekniske
anleggvar budsjettet
på kr. 280 000,-.Totalkostnad
endtepå ca.kr. I 353 000,-,somga et
tilleggpå ca.kr. l 073 000,-.
Årsakentil tilleggeter at detble besluttetfra byggherre
å økeeffektenfra denprosjektene
på 900kW til l500kW
for å væredimensjonert
foret fremtidigvarmebehov.
Dettemedførteat medtattel. kjel på 900kW bleomgjorttil
2 stk.på 750 kW. Totalkostnad
fordenneendringen
endtepåca. kr. l 000 000,-.
Generellekostnader
l. Budsjettet
for generellekostnader
varpå kr. I 000 000,-. Totalkostnad
endtepå ca.kr. 4 210 000,-. Dettegir et tillegg
påca. kr. 3 2 l0 000,2. De storsteavvikeneer knyttettil folgende:
Det var ikkemedtattanleggsbidrag
for ny trafoi budsjettet.
Kostnadfordenneble på kr. 789 3I 8,0
Budsjettet
forprosjektering
var totaltpå kr. 700 000,-.'fotalkostnaden
for prosjekteringen
endtepå
ca.kr. 2 4l6 000,-,somgir et tilleggpå ca. kr l 7I6 000,-! Omfangetog kompleksiteten
av prosjekteringen
har
heltklartmåtteværtundervurdert
på tidspkt.for budsjettering.
Videremåsiesat uklarheter?
manglende
beslutninger
omkringhvasentralen
endeligskullebyggesfor, skapteatskilligmerarbeid/tidsbruk
for
prosjekteringen
medtankepå hvordanbyggetskulledimensjoneres/designes.
PROSJEKTRAPPORT
i
x
i
Svein L. Sandblàst
RlV brukteogsået stonantalltimertil å vurdereenergilosninger
m.v. forheleFalkhyttensentrum.Denne
tidsbruken
er belastetprosjektet
medenergisentralen,
noedel ikkevartatthøydefori budsjettetRlE og RlV har
ogsåmyetidsbrukrundtendringen
av antallel. kjeler,spesiellRIE. ViderehaddeRJEengoddel tidsbrukknyttet
til avklaringer
omkringnodstromsaggregat
somble besluttet
plasseni energisentralen.
Det var ikkebudsjettert
medprosjektering
for RlA (automasjon)
og RIBR (brann),detteutgjørkr. I 13 500,-.
0
Budsjettet
forprosjekt-og byggeledelse
var på kr. 300 000,-.Totalkostnad
endtepå ca.kr. 760 000,-,somgir et
tilleggpå kr. 460 000,-.Tilleggethari all hovedsak
sammebegrunnelsefårsak
somangittfor tilleggetfor
prosjektering.
0
Det varikkebudsjettert
medkostnader
for byggherrens
intemeadm.Kostnaden
fordetteendtepå ea.kr. 80 000,-
Speslelle problemområder
Det var tidkrevende
og til delsvanskelig
å lå endeligavklartgrunnlagfor prosjektering
av endeligutformingav
energisentralen,
inkl.tekniskeinstallasjoner.
Endringtil 2 el. kjelerforå lå storreeffekt,varkrevendemedhensynpåå få avklartallekonsekvenser
av endringen,
samtidigsomfremdriftmåtteholdesmedhensynpå leveringav varmetil skoleninnenforangittefrist.
Andre kommentarer/eventuelt
Ingen.
Molde, 27. mai 20l4
stmttí
Svein L. Sandblåst
Vedlegg:
I
0
Awik prosjektregnskapI kommunensregnskap
Statusrapport.Sluttoppstillingpr 20l4-0S-27
B-I-Ian:-on-unnulunn-D-u
AIJKIA KOMMUNE
ENERGBEIHRAL
DVERSWT
ÅWIK IIUBSFØIING
Ln-Murat
Why llrll
final}:-hing:-Ialnp
Inn for!I hunmumnl
rogrukq:
COWI AS
mansnug:AS
HummersI. Steni Pruqln AS
Hummer:l. Slavic Prwqulcx
AS
cow: AS
Inna
22002012
11 112012
E?M2014
20022014
ü1 D920!)
B-I-nan I-1ImsM0-can-9
1327.50
m m es
a:nam
2som
Flrfl
lafnrrwmfl:
ugnnhp
:
“Ilia
Blafltllflifl
H Åulll
luv-nrnunn
Fm p: 615200scntruuunrnnulI Anus ha-nrnum
Fun pa 3;-mooI kunununum
nwuup
Flrl pa.u241mlkomnunuI Iugmkap
us
ooomHlm h!Inorwummv Imp: Italap 38 157,5: til: 1:: Auhl k
mm
Bank SE
Oddsnug:AS-bugAosalz
Wm:
Hvmu vppruum :v unuun
Humu :m Ny-Rnuoom
use
OM Slum: A5 - Hog GMSH
Mplln VlahAS- lulu 40753!
Hluvll nqrmluq cv immun
upunval:As. vul-In
soon:
Hummus I. Slant Pnngukx
AS
Nurunotl l Slant: PvaqnkiAS
Hlmmuv l- 5l:-vi: FrvquktA5
COW!IG
HummusI stand:PrunuklAS
Munmtm I SlarwtFmqtkl A5
COW!Li
30¢ AS969 RwlndalEpw AS
Nnnunnll AS
Bg 431311Tnknnxvenninna AS
:äønwnnu-uw
24una:
zumu
za72100Him ll apwuum IV umluln
znoon Hm: u murmnnnu
1:som Hun! ll nnumlvønnnr
1:man Him :I mmpbnnnu
ua-27,5:Hlnrbi 12507471Rthlpud:halt
uman H-mmnanny:Rmsnoou
new
7men Hts! U‘Iv‘-Irrtunnu
n amen Hum M unvrgmumu
nu:som, Bug runmu rn-II item In um hummus:
g nun bdqslsnn 'll huh: Immrmnn
aso:m ~ Uk
731 111.79_EkIiJ run
4!! 590.10
Sun mhrnnuvnn l Iurnrmr-cm33-19-52. Mn! @urlgmk_ng
F”
THE
t
' ISY
Statusrapport
- sluttoppstilling
sm»pr2014.05-27
3233 Energisentral for skoifenog andre bygg
Anabalsa!hulakmnar
;I§.:z
“"’“"‘"”“"'°
‘°““"‘
K
mm: am»...
mm...
I Slutlkollnad
Endnnoor
(Era)
L
ruiiin
,.
,,,,,,,,,,-, #04
D9(:2 Raneknlska
anleggInnv
‘‘19RnrIekm'skeamegguw
å
_ 'vi ....._ .
4 EuorumlnlslmIruuIlu]omr- cl.
5 Enlrfllliknhkl
6
lnshlllllüfllr-
DIV. hygnlnglrnnllgo
nutomalludnu
nrbuldnt
\
I96
_
450 BW
U
550 ISI
BG838
-100 IS!
-UO 511
AKDD6
Rcklamcurviea-wut p! lands
Axon?vanmvannfol bmnnveun
306
1 10: III
II
541 428
II
I Ull
B0 831
O
0
0
0
0
0
II
Il
0
AK003 Kopiorna
-N<.9°!§°'¢*=ni.n3
M
ä_ . .-
. ,
. N
AKDO4
Train- nnlaqglbudrng
AKDO5
Byuuunksgahyr
AKDD9
Nbomullynet
AKDI2
1'I1lxnyttI'ngsavg‘m
AKD13lnfrulruluurfuuryf
m m fa KT
PW?-75' R
1as.a;;;n.n...
aw
\>~ r<1 n-m°,
"HN
i
s.
Slalunrnppovt
Sm I av I2
’lSY§{m._§
ä
av»
Pan Id
,
Buknvolu
_
Budqau
slmuumnad
_
Awlk
S1.-numppan
:2
Kontakt u; me» mm:
Annan
‘
Endnngu (ETR)
Farm l
Aman [xam.m-um;
Fnktu-an
35¢! I av fi
Regnskap
201100 Energisentral skole og andre bygg
100 Løn ifaste stillingar
106 Seniortillegg
900 Penqonskostnader
990 Arbeidsgjevaravg.
1000 Kontormateriell
1151 Mat/bevertning tilsette/politikarer/gjestar
1200 Andre varer og tenester
1302 Telefon
1400 Annonse, rekl.,info
1500 KURS,OPPLÆRING
1600 Kostgodtgjersle
1601 Bilgodtgjering
1700 Transport
1701 Drift eigne transportmidler
1702 Ikkje innberetn.pl.reiseutgifter
1900
1950
1951
2000
2001
2008
2100
2301
Leigeutgifterlokaler/grunn
Gebyr
Avgifter,gebyr
Inventar og utstyr
Programvare/maskinvare
Maskinvare, IKT
Kjøp av transportmidlar
Nybygg
2014
42 338
339
6 722
6 965
102
7
91
110
Sum utgifter
Meirforhruk
Regnskap
2012
13 654
13 593
57 708
1 021
9 744
9 230
730
1 422
13 140
2 302
82 752
Regnskap
201 1
102
2 159
15 533
110
686
300
35
1 16
48
4 478 042
1 13
1 12
1 494
1 062
18 526
7 745
70
4 907
130
13 569 433
247
3 309 631
3 832 203
3 404
113
112
1 494
1 000
62
1 090
7 242
17 436
4 907
130
884 614
Ramme
1 360
30 120
29 788
300
35
116
48
503
70
Totalt
182 798
686
40 375
8 206 777
247
923 271
2 091 733
3 053
2 261 408
1 487 748
138
84 577
231 573
213
1 214 938
11 362 881
8 328 694
105 721
2500 Materialertil påkostningoginv.i nybygg
2700 Konsulentteneste
4290 Mva. generell kompensasjonsordning
5001 Forseinkingsrenter
Regnskap
201 3
21 144
21 012 234
15 000 000
-6 012 234
R@Id¢llufN$I&DIddd¢%flwfid%hUlfllPN#ld$
æfl
Prosjekt:
100
106
900
990
1000
1151
1200
1302
1400
1700 Transpon
Drifl eigne transportmidler
Ikkje innberetnpl.reiseutgifter
Leigeutgifter lokaler/grunn
Gebyr
Avgifter, gebyr
Inventar og utstyr
Programvare/maskinvare
Maskinvare, IKT
Leige/leasing av transportmidler
00000
2300 Byggetjenester pákostn.og inv.nybygg( innleid)
2301 Nybygg
2500
2700
4290
5001
Totalt
U13
æi!
812
311
”fl
201100 Energisentral skole og andre bygg
Løn i faste stillingar
Senior-tillegg
Pensjonskostnader
Arbeidsgjevaravg.
Kontormateriell
Mat/bevertning tilsette/politikarar/gjestar
Andre varer og tenester
Telefon
Annonse, rekl.,info
1500 KURS. OPPLÆRING
1601 Bilgodtgjering
1701
1702
1900
1950
1951
2000
2001
2008
2100
fifl
0
42 338
339
6 722
6 965
102
7
91
110
82 752
0
13 654
13 593
0
730
13 140
57 708
1 021
9 744
9 230
0
1 422
2 302
0
686
0
0
300
35
116
48
113
112
0
62
0
0000000000000
503
70
0
130
0
0
0
0
0
0
0
0
1 090
7 242
0
4 907
0
0
0
0
0
0
0
1 494
1 000
17 436
O
O
0
0
6 000 000
4 500 000
4 478 042
0
13 569 433
247
923 271
2 091 738
3 053
11 362 881
0
2 261 408
1 487 748
138
B 328 694
0
84 577
21 144
0
105 721
247
3 311 466
3 832 663
3 404
21 014 527
11 362 881
3 637 000
8 328 694
105 721
21 014 527
1 217 231
14 999 881 Ikke tatt hensyn tll budsjett
2012llIl
I
1. rot med ehuds/etterlng
5. dlflpâ regnskap og uttrekk Vlsma/ gulmerket
9 000 000
0
42 210
232 032
213
TOTÅLT
4. Doffin
1 12
1 494
1 062
18 526
7 745
70
4 907
130
8 206 777
1 217 231
totalbudsjett
300
35
116
48
113
884 614
Materialer til pàkostning og inv. i nybygg
Konsulentteneste
Mva. generell kompensasjonsordning
Forseinkingsrenter
Sum utgifter
2. sluttrappon fra Hammett og Storvik sler
budsjettet er 12 000 000, mens kommunen sler
15 000 000.
3. Be om oppstartsvedtak med budsjetsum
000000000
182 798
1 360
30 120
29 788
102
2 159
15 533
110
686
9000000
15000000
3637000
27 637 000
-15 000 000
12 637 000
-9000000
3 637000 ok når en ikke tar med
budsjett 2012!ll Dette blir feil! I ll
00000
000
00000
00000
0000
Aukra
kommune
Arkivsak:
Teknikk,eigedom
ogbrann
201U899-9
Arklv: 514
Snksbeh:
Terje Urdshals
om:
o4.m.zoI2
Salsfrnmlegg
Uhnsaksnr Utval
8/12
FORMANNSKAPET
I 9/ I 2
KOMMUNESTYRET
Møtedato
23.01.2012
09.02.2012
A - 614 GODKJENNINGAV DELPROSJEKTFOR NYE RIKSFJORDSKOLE ENERGISENTRAL
Rådmannen
si tilråding:
1 Kommunestyret
godkjenner
utbygging
av varmesentralen
forskoleogkommunale
byggsom
omtaltunderpkt I i saksutgreiinga
innaforei rammepåkr 15.000.000;inkLmva.
Rådmannenfår delegertmyndetil å gjennomføreutbyggingainnanforramma.
2 Kommunestyret
beromat rådmannen
utredernaudsynt
prosess
fortilbudsinnhenting
på
bygging
ogdriftav fjernvarmeanlegg
til fleirebyggi sentrum.
Underdetteogsådrifl og
vidareutbygging
av energisentralen
vi nobyggerforskolen.Målsettinga
meddetteer om
moglegå få bygduteit ljemvarrneanlegg
for byggi sentrum
generelt,
basenpå brukav
naturgass.
Meddetteonskjerkommunen
å leggetil retteforstarten
av brukav naturgass
i
kommunen.
Saksprotokoll i FORMANNSKAPET - 23.01.2012
C
Behandling
Tilråclinga
frårådmannen
vartsamrøystes
vedtatt
Innstillingfrå formannskapet:
Somtilrådinga
frårådmannen
Saksprotokoll i KOMMUNESTYRET
- 09.02.2012
Behandling
Tor MagneJohansen,
OlavHauge,AudhildMorkogRolfBlomvikfekkpermisjon
frarestenav
motetog forlotsalenunderbehandling
av sak19/12.
vurdereom haner inhabilpga al han er
Representantenlvar Helge Hollen ber kommunestyret
styreleiari Aukra Gass.
IvarHelgeHollensomhabil,jfr. .lfr.§ 6
vurderte
Kommunestyret
(pkt.3)til
forslagomtilleggspunkt
AukralistavlPñlTerje Husela framfølgjande
si innstilling:
formannskapet
slikat naturgass
anbudsdokumentene
å utfon-ne
påleggadministrasjonen
Kommunestyret
pålik linjemedandre
(energibterer)
energikilde
kanvelgessombådeprimærogsekundær
strøm.
somforeksempel
energiformer,
og8 mot.
påpkt3 somvisteat 9 stemteforforslaget
Detvarhaldeprøveavstemming
fraPålTetjeHusevartvedtattmed10mot7stemmer.
visteat forslaget
Avstemming
vedtatt.
si innstillingpkt l og 2 vart samrøystes
Fonnannskapet
Korrigert forslag frå Pål Terje Huse vart levert inn på slutten av motet:
slik at naturgass
å utformeanbudsdokufnentene
Kommunestyretpåleggadministrasjonen
somfor
pålik linjemedandreenergiformer
(energibterer)
kanvelgessomprimærenergikilde
strøm.
eksempel
godtokdennekorrigeringa.
Kommunestyret
Vedtak
byggsom
forskoleogkommunale
av vannesentralen
utbygging
godkjenner
l Kommunestyret
innaforei rammepåkr l5.000.000,-ink1.rnvu.
omtaltunderpkt l i saksutgreiinga
Rådmannenfår delegertmyndetil å gjennomfore utbyggingainnanforramma.
på
2 Kommunestyretberom at rådmannenutredernaudsyntprosessfor tilbudsinnhenting
Underdetteogsådriflog
til fleirebyggi sentrum,
byggingogdriftav ljemvarmeanlegg
meddetteer om
vi nobyggerforskolen.Mtllsettinga
avenergisentralen
vidareutbygging
moglegå Pi bygd ut eit ijemvarmeanleggfor bygg i sentrumgenerelt,basenpå bruk av
i
å leggetil retteforstanenavbrukav naturgass
kommunen
Meddetteonskjer
naturgass.
m
kommunen.
slikat naturgass
å utformeanbudsclokumentene
påleggadministrasjonen
3. Kommunestyret
fonnersomfor
pålik linjemedandreenergi
(energibarrer)
energikilde
kanvelgessomprimær
strøm.
eksempel
Vedlegg:
-
i
påFalkhytten
av ljemvarme
20! I fråCOWI AS, Vurdering
av 8.desember
Rapport
-
l6.juni201l jfr. Notatav l0.06.20lI .lnr 20l0/l94gitti kommunestyret
Orienleringa
l32l6l4
-
K-sakenel4lll og4l/ll
Framdriftsplan06.0 l .l2
-
m.v.bygg
installasjoner
Planskisse
Aukra kommune.
fir
Særutskri
Bakgrunn:
Rådmannen
visertil orientering
omenergiforsyninga
gitti kommunestyremotet
l6.juni20l l jfr.
vedlagte
notat,derorienteringer
bleileketil vitande.(PS.sak
43/1I)
Vidarevertdetvisttil tidlegare
saksframlegg
forkommunestyret
i sakene 14og 4lll l.
Oversiktoverkontraktene
(entreprisane)
forbyggearbcida
i skuleprosjektet.
Kortnamn Namn
Omtale
EOI-A
Flateopparbeiding
av
tomt og anleggsveg
Rein byggekontrakt.
Omfattarutkoyringav masser(myr) og oppfyllingav
nytt bærelaggtein)samtanleggsveg.
EOI-B
Tomteteknisk
Reinbyggekontrakt.
arbeidlinfrastruktur Alt arbeidmedroyri grunnen
til- ogfraskulensamt
veganlegg.
Grensesnitt:
Den"rodestreken"
somervist
påulomhusplana.
Energisentral
Reinbyggekontrakt.
Eigebygg/tilbygg
medtekniskanlegg.Skalforsyne
E0!-C
skulenmed varmt vann til oppvarmingav bygget
(vassborenvarme) og varmt forbruksvatn
(dusj,vask
etc)
E02
Totalentreprise
Kontrakt
påbådebyggingogprosjektering
(planlegging,
teknikk,teikning).
Omfattarheileskuleninkl.opparbeiding
av uteområdet.
Laustinventarog utstyrer ikkje med.Gjelderbådeinne
ogute.
ForkontraktEOI-CEnergisentral
erdetikkjeingåttkontraktogeigesaksframlegg
omdettevar
lagtframforkommunestyret
i sakl-l/l l ~«Energi
forsyning
skoleogandrebygg.
Medbakgrunn
i vedtaketi sakI4/ll vardetgittei orientering
til kommunestyret
l6.junl 20! I.
Kjcrnai orienteringa
varsomfolgjer.sitat:
1. Prosjelrtorganisasjnttett
for NyeRiksfjard
skolevil utgreieoggjennomføre
ein
anbodskorrkurranse
på levering
uvfjernvarme
ogevtelkrafltil nyskule.tltogleglreitfor
leveringtil fleire kommunalebyggr'sentrumkan væreapsjanar.
2. Prosjelrtorganisasjotren
vilkarm:attendetil komnnmesryrel
medinnkomne
tilbodi 3. kvartal
201/. Atrlrodsrrttrdetr
blir giemtanzfimmed vilkår om godkjenningi kamrmmcstyrel.
Rådmannen
leggfrom denneorienteringer
for karmmmesryrer
fordi arbeidet
fram til 3. kvartal
2011 ikkjekangjennomfirrast
hail!i trådmedvedtaket
av l-t.02.11. Detteavøkonomiske
og
praktiske
grunnarsamtgrunna
farsknfislrrav
ambrukavfomybarenergirettatil sluttbruker.
Rådmatrnert
er opptattav å arbeidei tràdmeddeisignalkommunestyret
gir ogotrskjer
derforå
få aksept
for ei nyretning
jbr vidarearbeidji-amtil íkvartal 201l.
Sitat slutt.
Utgreilng:
Statusi arbeidetmed energiloysinga
etterjuni ZQ]I.
Utgreiingsnrbeidet
medenergiforsyninga
harteke lengretid enn estimertijuni 201l. Vedlagter
rapportfråCowimottekel2 november
20! I. I rapporten
var følgjande
løysingar
vurdert:
Nnturgassfyrt
ljemvarrneanlegg
Biobrenselanlegg
somprimærenergikjelde
Bergvarmebasen
varmepumpe
Naturgnssbasert
kogenanlegg
kombinertmed vannepumper
Konklusjonenfrå Cowi var.
sitat:
Underforutsetningav ol Aukra kommune
får irrvesrerírrgssrarre
fra Enova,vil er narurgassdrever
varmepumpebaxer!_17emvarmeanlegg
werelønnsomt.og vi anbefalerar arrleggerbygger.
Sira!slull.
Førstedelav planfasen
forenergi
forsyning
i sentrum
varmeddettegjennomført.
Rapportenblei gjennomgåtti motehoskommunen 12. des.20l I der konsulentane
frå Cowi AS
gjordegreie for rapporten.l motetdeltok rådmann,kommunalsjef,prosjektnnsvarleg
teknisk
sjef,prosjetleiar
ogassprosjektleiar.
l motetblei det avtaltat Cowi AS skulleta forstekontaktmed Enovafor oppfølgingav den
positivetilbakemeldingakring mogelegstottefrá programmet«introduksjonav ny teknologi».
Etterdetteskulleprosjektansvarleg
følgjeoppmedforstekontaktfrâkommunen
motEnova.
CowiAS haretterdettehattnykontaktmedEnovasinområdeleder
forprogrammene
«Introduksjon
av ny teknologi»
og«Innovative
energilosníngem,
ogvi fekk l6.l2.2Dl I
tilbakemelding
fråCowiomat holdningene
nåvarnegative
til å stoltegassmotordrevet
varmepumpe.
DeterderforikkeaktueltmedEnova-stone
fraprogrammene
somkangi storst
investeri
ngsstotte.
Enovaoppfordrar
kommunen
til å ta kontaktmed”vanneanleggs0rdningen”.
somkangi investeringstilskott
på 80 orelkWhfomybarenergiproduksjon
perår (ellerl,2SkWh
fomybarvarmeproduksjon
perstottekrone).
CowiAS anbefalte
daå installere
bergvarmepumpe
til Rilcsljord
skolemednatugggs;
ggm
tilsatsvarrne
ogsokeominvesteringsstotte
til detteanlegget.
Forutsatt
at varmepumpen
installeres
i denplanlagte
energisentralen
vedbrannstasjonen.
blir
detteforstebyggetrinnav et fjernvarmeanlegg.
Videre utbyggingav tjernvarmeanleggat
kan
skjenårdetbygges
nyebygninger
medvannbåren
varmei nærområdet.
Oppsummering:
Rådetomå installere
bergvannepumpe
til Riksljordskole,mednaturgass
somtilsatsvanne,
er
nokuaktuelldabrukavnaturgass
krevatgassen
blirbruktsommeirennenergifor
tilsatsvanne.
Naturgass
kanikkjebrukast
somhovedkjelde
til energijamførforskriftskrav
til
brukav fornybarenergihossluttbrukar.
Alternativetfor mogelegbrukav naturgass
blir da å arbeidefor ein framtidig energiserttral
med
kogenanlegg
for fleirebygg.
Tidadettekå gjennom
foredenneviktigeutrednings~
oganskaffelsesprosessen
forheile
energiloysinga,
er for langtil at prosessen
letseggjennomføre
innafordentidavi hartil
rådvelde
framtil skolenskaltakastibruk_
Tidsaksenmot ferdigskolekrev at vi omgåandeset i verk:
PkLl.
Arbeidet
medgjennomføring
av i hovudsak
oppltavleg
varmeloysing
forskolen.Dettegjeld
planlegging.
prosjektering
ogkontrahering
avbyggetogvidareIopande
sameprosess
for
brnnnar,
tekniske
komponentar
osb.Sjå framdriñsplan
dat.06.0l.l2.
Loysinga
harsomfolgjeat kommunen
ogsåteknokreprittsippavgjercleri
planlegginga
av
energifotsyning
somikkjelåginnei forprosjektet:
Bergvannebasen
varmepumpe
slikdetopphaveleg
varplanlagt
berre
forskolen,menanlegget
blirnodimensjonen
forogsåå forsynehelsesenterel.
brannstasjon,
driñsbygg
forutettvdelingn
ogeit mogelegleilighetstillbygg
forambulansestasjon.
Dvsdei
kommunale
byggasomi dager planlagt,
ellerkankomei merframtid,ogsomharbehovforå
erterkome
kravettil brukav fornybar
energihossluttbruker.
Bygget(driflssentralen)
blir fysisktilpassa
moglegframtidigloysingmednaturgassbasen
kogenanlegg
kombinert
medvarmepumper
ogmedtankepåfellesvarmesentral
forheile
sentrum.(dvs byggmedtilstreltkjeleg
størrelse
til å betenebasseng.
kulturhus,
kommunehus
ogprivatebygg). Byggetblir fysiskplassert
somtilbyggtil brannstasjonen
rettovergataforder
sentralenvar vist i forprosjektet.
Planleggingog prosjekteringerjfr framdriflsplenen
setti gang.Dette for å rekke ferdigstilling
forvarmesentralen
slikskoleutbygginga
foresett.
Prosessen
blirsnartikkjereversibel.
Utbygging
av varrnesentralen
er planlagtorganisert
someit eigeprosjekt
oger pådettenivåi
prosessen
estimert
å koste15 miILkr inkLmvainklusive
sikkerhet
pådettetidlegestadieti
prosjektet.(For prosjektering)
Anbudsform
Pådettestadieterdetdiskusjonen
ogavklaring
i prosjektadministrasjonen
omanbudsfonn.
(Tidsfaktorog grensesnitter tema)
Organisering
Prosjektet
varopphaveleg
planlagtgjennomført
someindelav prosjektet
Nye Rilasljord
Skole.
När prosjeket
noer blir utvidafor i kunnetaoppi segoppvarmingsbelrov
formeirennskolen,
er detbestågjennomfore
utbygginga
someitsjolvstendig
prosjekt,
undereigeprosjektnummer
forinvesteing.
slikdetogsånoer visti økonomiplanen.
Administrasjon
ogrådgjvarar
blirdei
samesomi skoleprosjektet.
Pl-tll.
Eventuellplartprosess
for framtidigeenergiloysingar.
fjernvarmeanlegg
ogbruk av
naturgass
i Aukra.
s
Framtidig
tjemvanneanlegg
basenpåbrukav naturgass
eri storgradmotivertut i fråønskje
omå bidratil brukav naturgass
i kommunen.
detteogsåjamforintensjonsavtalen
medAukra
GassAS.
Detteer ogsåi trådmednnbefalinga
frâ CowiAS. Sitat:
I
Deter ogsåmangeandregrunnertil å velgenamrgassdreven
varmepumpe:
I
I
I
Aukrakommune
er en gasskommune,
ogdetmåværeetmåli segselvå utnyttelitt av
dengassen
somprosesseres
i kommunen
Deter alleredelagtgassledninger
frailandforingsartlegget
til Falkhytten
Et gassmotordrevet
kraft-varmeanlegg
påFalkhytten
girsvterteffektiv
I
Dengassmotordrevne
varmepumpen
vil væreetvelegnet
demo-objekt
utnyttelseav gassen,og det vil væredet forstei sitt slagi Norge.
Silal slutt.
Detteplanogutredningsarbeidet
er viktig,menomfattande.
Nemnerherkortnokrestikkord:
Prosessen
må kvalitetssikmstopp mot innkjopsreglane.
Detmåavklarast
omdeter tenelegattilbodsprosessen
omfattar
konsesjon
etter
energilovgivninga.
Kvajbr driflsformer
skalkammzmen
inviteretil?
Naturgassfyrt
ljernvartneanlegg
Biobrenselanlegg
som primærenergikjelde
Bergvannebasen
varmepumpe
Naturgassbasert
kogenanleggkombinertmedvarmepumper
Dessfleire variantardessmeir kompliserteblir kriteriesettinga
i ein anbodsprosess.
Detteplan- og utgreingsarbeidet
har vist segå vere meir tidkrevjandeog omfattandeenn
estimert,ogdetvil klanta meirtid ennskoleprosjektet
kanprosessere.
Problemstillinga
tenderer
motkommuneplanarbeid/
tiltaksarbeid,
ogarbeidet
bororganiserast
ut i fråeinslikføresetnad.
Kommunen
borgjennomføre
utredninga
fordenneutvidadelenav
energisentralen
ogfjemvarmeanlegget
someiteigeprosjekt.
Loysinga
vi vel forskolenkanbli forstedelavei framtidig
loysingmedmogeleg
brukav
naturgass
seinare.
Nødvendige
tílpassingar
kanbli tilrettelagt
i bygget.Målsettinga
meddette
mildavereateinpåsiktonskjerå utvikleeit ljemvarrneanlegg
fordeikommunale
byggaogfor
sentrumgenereltbasertpå naturgass.Med dettevil kommunenda leggetil rette for startenfor
bruki naturgass
i kommunen.
Oppsummering:
På grunnav den begrensningi tid vi har fram til skolener ferdig,rår rådmannentil at vi splitter
prosessen
i to delar,jamførpkt. I og2 i innleiinga.
Økonomiskeog administrative konsekvensar:
Rammetalfor denneinvesteringaer delvistekemed i skoleprosjektet,
men trengå oppdaterast
frå forprosjektnívà.Tílleggskostnadene
medplasseringog implementeringav øvrige byggsamt
tilpassingatil framtidigløysing.må linansierastunderpostenenergisentral
skoleog andrebygg
l investeringsbudsjettet.
(l budsjett/økonomiplan
2011samla22 milLltreI budsjett
ogutkasttil
ØK plan20I2 24 mill.kr)
Samlevil kostnadene
bli mindreennøkonomiplanen
hartekehøgdefor,menheilekostnaden
kjemtrulegi 2012.Dettegjerat investeringsbudsjettet
forenergisentralen
i 2012.måendrast
frá
2 mill.kr.til IS mill.kr. lnvesteringskostnadene
i skoleprosjektetkan reduserastmed 6.250.000
kr mill.kr.
Det er ikkje mogeleg åsjå rimelegnøyaktigkorleisutgiftenevil bli fordeltpâ 20l2 og 20l3.
Detteveit vi forstpå sluttenav 20 l2.
Det er nestenuräclà forutsjåkva ein planprosessfor framtidigeenergiloysingar,
ljemvarmeanleggog brukav naturgassjfrpkt.2 i oppsummeringe,vil kunnefore med seg av
investeringsbehovi 20l3 eller i seinareår. Om vi tek hogde for utgiftertil tilknytningav
helsesenter.drifisbygg.kommunehusetog prosessutgiñertil utredningm.v. er det truleg
tilstnekkjelegå setje opp 2,5 mill.kr. i 20l3.
Investeringsbehov
ut overdetterårvi til ut prosessenjfr pkt.2må avklareforåraetter2013.
Konklusjonenblirat prosjektetenergisentralblirleke inni budsjettetfor2012med tilsamanl5
mill.kr (+ I3 mill.kr.). l økonomiplanen for 20I3 med 2,5 mill.kr. (~—
2l.5 mil!.kr).
BudsjensummenforNye RiksfiordSkole i 2012blir redusertmed 6.750.000- til I 18.250.000.
y’
DagfinnAasen
Rådmann
Rett utskrift 2 l .02. I 2
AnitaRaknesOtterlei
Formannsknpssckr.
TerjeUrdshals
Teknisksjel'
Aukra
kommune
Teknikk, eigedom og brann
Arkivsak:
20l 1/899-3I
Arkiw
614
Snksbeh:
Terje Urdshals
Dato:
09.03.2012
Saksframlegg
Ut'v.saksnr
44/ l 2
38/12
Utval
FORMANNSKAPET
KOMMUNESTYRET
Møtedato
I 9.03.20 l 2
29.03.2012
A-614 VIDARE GJENNOMFØRING AV PÅLEGG I K-SAK 19/2012 "
GODKJENNING AV DELPROSJEKT FOR NYE RIKSFJORD SKOLE ENERGISENTRAL
Kommunestyret utsett bygging av fiellbrønnanlegget og føresett bruk av elektrokjele den tid det
tek å gjennomføre pkt. 2 i vedtak l9l20l2, ref:
Konimunestyret ber om at rådmannen utgreier naudsynt prosess for tilbudsinnhenting på
bygging og drift av fiernvarnzeanlegg til fleire bygg i sentrum - under dette også drtfl og
vidare utbygging av energísentralen vi no byggerfor skolen. Målsettinga med dette er om
muleg åfii bygd ut eit fjernvarmeanlegg for bygg i sentrum generelt, basert på bruk av
naturgass. Med dette onskjer komnmnenå legge til rette for starten av bruk av naturgass i
kommunen.
Saksprotokoll
i FORMANNSKAPET
- 19.03.2012
Behandling
Tilrådinga frå rådmannen vart samrøystes vedtatt
Innstilling frâ formannskapet:
Saksprotokoll i KOMMUNESTYRET - 29.03.2012
Behandling
Innstillinga frå forinannskapet vart vedtatt med 20 mot l stemme
Ved ta k
Kommunestyret utsett bygging av ljellbrønnanlegget og føreset bruk av elektrokjele den tid det
N
l9/20l2, ref:
tek å gjennomføre pkt. 2 i vedtak
Kommzmestyret ber om at rådmannen utgreier naudsynt prosess for tilbzidsinnhentingpå
bygging og drift av fjernvarmeanlegg til jleire bygg i sentrum- underdette også drift og
vidare utbygging av energisentralen vi no byggerfor skolen. Målsettinga med detteer om
mulegå få bygd ut eit fjernvarmeanlegg for bygg i sentrumgenerelt, basert pa bruk av
naturgass. Med dette onskjer kommunenå legge til rette for starten av bruk av naturgass i
kommunen.
Vedlegg
I Notat Hammerø & Storvik AS 090212
2 Notat Cowi AS 0303 I 2 og 060312
Særutskrift:
Prosjektorganisasjonen
AukraGass
AS
Bakgrunn:
Kommunestyret godkjende i sak I9 den 9. februar 2012 utbygging av energisentralen for skole
og kommunale bygg i sentrum. l tillegg til innstillinga frå formannskapet, tilføydde
kommunestyret eit tredje punkt:
3. Kommunestyretpålegg administrasjonen å utforme anbudsdokumenteneslik at naturgass
kan velges som primær energikilde (energibærer) på lik linje med andre energiformer som for
eksenzpelstram.
Det er ikkje enkelt å gjennomføre dette pålegget innafor gjeldande lover og forskrifter, i tillegg
til kort tidsfrist. Det er difor behov for ei felles forståing av korleis punkt tre skal gjennomførast.
Administrasjonen har med hjelp av rådgievarane i prosjektet utgreidd problemstillingene eit
stykke på veg.
Refererer elles pkt. l og 2 i vedtak i sak 19/2012:
1. Kommunestyretgodkjenner utbygging av varmesentralenfor skole og kommunale bygg som
omtalt under pkt. l isaksittgreiinga innafor ei ramme på kr 15.000.000,- inkl.mva.
Rådmannen får delegert mynde til å gjennomføre utbygginga innafor ramma.
Konimunestyretber om at rådmannen ittgreier naudsynt prosess for tilbudsinnhentingpá
bygging og drift av fjernvarmeanlegg til jleire bygg i sentrum - under dette også drift og
vidare utbygging av energisentralen vi no byggerfor skolen. Målsettinga med dette er om
rnuleg åfå bygd ut eit fjernvarmeanle gg for bygg i sentrum generelt, basert på bruk av
naturgass. Med dette onskjer kommunenå legge til rette for starten av bruk av naturgass i
kommzmen.
Utgreiing:
Cowi AS og Hammerø &Storvik AS har vurden innhaldet i og mulige konsekvensar av
kommunestyret sitt vedtak, sjå vedlagte notat frå H&S dat 29.02.12, Cowi AS 03.03 l2 og
06.03.] 2.
Pkt.3kan tolkastå veredekkainn gjennomvidarearbeidmedfiemvarriieanleggetterpkt.2, men
rådmannenleggtil grunnat forslagsstillaranehar hatt til hensiktat vannesentralen
i byggetskal
ha gasssomhovudkjeldefor energi,det vil seieutantjellbrønnar.Det er denneforståingavi har
lagt til grunni arbeidetmedå finne eit oppleggfor vidareframdrift.
Pkt.3 i vedtaketkanvere i strid medpkt. l. i vedtaketpågrunnav miljøaspektet.Detteom ein
leggtil grunntolkinga «skalha gasssomhovudkjeldefor energi»utanijellbrønnar.Gårein bort
frå løysingamedfjellbrønnarsom følgjerav pkt. l i vedtaket,vurdererrådmannendet slik at det
er nødvendig å legge dette spørsmålet fram for kommunestyret.
Ei gjennomføringav pkt. 3 etter29. marser særsvanskelegí praksisinnaforplanlagtframdrift.
Problemstillingane
er ikkje enkle,og andregasskommunar
har møtt dei same
problemstillingane.
Vi trengdifor tid til ein forsvarlegprosessfor å kunnelukkastmed
målsettingai pkt.2 og 3.
Eit aktueltaltemativer difor å skaffe handlingsromtil å gjennomførepkt.2 i vedtaketgjennom
å utsettebygginganleggetfor gjennvinnbarenergi.Dettekan gjerastved å utsetteboringav
tjellbrønnarog dei tekniskeanleggsom følgjer naturlegmeddendelenav energiløysinga.Av
dengrunnhar rådmannenogsåsettpå driftsmessigeog økonomiskekonsekvensar
av ei seinare
ferdigstilling av fjellbrønndelen. Det skal uansett vere elektrokjele som reserve og for topplast,
og ein føreset då at det blir levert ljemvarme frå sentralen produsert med eLkraft ei tid framover.
Drift medelektrokjelvil gje ein bereknaårlegkostnadsauke
påca 250.000,-kr.(Jfr notatmed
gitte føresetnaderfrå Cowi AS av 03.03.l2.)
Om ein føreset levering av fjernvarme frå sentralen produsert med gass, må gasskunne leverast
til ein pris somkan konkurreremedelektrokjelemedtjellbrønnar,eventueltogsåinkludert
meirkostnaden
medsjølvegasskjelen.Grunnentil detteer at vi må ha elektrokjelesombackup
uansettpå grunnav revisjonsstans
og liknandeved anleggetpåNyhamna.Dersom
gassleverandør
kangaranterekontinuerlegleveranseuavhengigav revisjonsstans,
kunnekanskje
behovet for elektrokjele vurderast nærare.
For å kunne gjere denne samanlikninga av gass-og straumdrift, var vi avhengige av å motta eit
tilbod på gass.
Teknisksjef har den24.02.bedeom pristilbod frå Aukra GassAS, jfr førespumadnedanfor:
I
Pris på gass levert til veggen pá energisentralen. Her kan dere evt. si noe om voIum-Ieveranse/pris.
-
Hva er kvalitetenpå gassensom blir levert?Er det normerfor gasssom skal brukestil dette formålet?
Når kan viforvente at vi får gasslevert? Det er ønskeligat vi kanfå levert gassfra primo novemberi år.
Om dette ikke er mulig, når kan vi forvente á få levert gass?
Kommunen mottok svar frå Aukra Gass AS 9. mars 20l2:
Vi har omregnet gassprisen til kwh og prisen til kunde vil ligge rundt 50 øre kwh. Vil bare presisere at dette ikke er
en eksakt pris da prisene varierer fra dag til dag. Aukra Gass AS vil ikke kunne gi en fastprísavtale men er avhengig
av at prisenfølger sesongsvingningene
i markedet.
Vi jobber fortsatt med å kvalitetssikre disse tallene og simulerer ulike scenarier basert på hvordan et økt volum vil
forandre prisen ut til kunde. Så snart vi har mer informasjon vil dere få det av oss.
Rådmannenhar ikkje hatt tid til rådveldeetter9. marsfor å gjereberekningarkring dette.Dette
vil kunneskje før møtedato.
Oggsummering:
Rådmannen
har sattpå vent prosjekteringav fjellbrønnanlegget
og prøveboring.Kommunenhar
ikkje sikre tilbod på når og om gass kan leverast,og vi har ikkje meir tid å gå på i det vidare
arbeidetmedenergisentralen
for å rekke ferdigstillingtil skolestart.
Teknisk etat tilrår å fortsette bygginga basenpå bruk av elektrokjele fram til utgreiinga av andre
alternativ er gjort og anbudsprosessar m.v. er gjennomført. Om kommunen får tilbod på ei
godkjend løysing med bruk av gass i denne perioden, kan det vere eit prisspørsmâl kva løysing
som vert vald.
konsekvensar:
Dersom ein ikkje lukkast med å få til eit tilfredsstillande resultat etter tilbudsinnhenting på
bygging og drift av fjemvarmeanlegg etter pkt. 2 i vedtaket, kan kommunen gjennomføre
tjellbrønnanlegget om eitt eller to år. Det vil nok gje auka kostnader å bygge i to periodar og vi
vil miste den innsparinga i strømforbruk som tjellbrønnanlegget ville gitt i denne perioden
(anslått til ca 250.000 kr/år).
Vi tilrår likevel å utsette ljellbrønnanlegget med grunngjeving i næringsplana sine visjonar om å
medverke til at gass vert teke i bruk lokalt.
Dagfinn Aasen
Terje Urdshals
Rådmann
Teknisk sjef
Aukra 30.03.12
Forrnannskapssekr.
2
Rådhusplassen
6413 MOLDE
w
Mflle
REVISOR
Telefonz711114so
Telefaks: 71 11 10 28
Telefon: 71 11 10 00 - hovedkontor
E-post: [email protected]
Org./revisornr.: 976 663 268
1
Til
Aukra kommune
Deres referanse:
Vår referanse:
June Beøy Fostervold
Arkivkode:
R 22/15
SLUTTREGNSKAP FOR INVESTERINGSPROSJEKT
ANDRE BYGG- AUKRA KOMMUNE - REVISORS
Sted/dato
Molde, 29. mai 2015
201100 - ENERGISENTRAL
UTTALELSE
SKOLE OG
Vi har gjennomført de kontrollhandlinger som er avtalt med dere og listet opp nedenfor. Vårt oppdrag er utført i
samsvar med ISRS 4400 - Avtalte kontrollhandlinger. Handlingene er utført for å bistå dere i vurderingen av
riktigheten av investeringsprosjektet nevnt over som er avsluttet juli 2013. Prosjektregnskapet viser en kostnad
på kr 21 014 527 - (inklusiv merverdiavgift).
Vi har kontrollert at:
0
Det er foretatt kunngjøring av konkurranse i Doffin for byggeprosjektet
0
Beskrivelsen av byggeprosjektets
0
Kostnader som er bokført på prosjekt 201100i
regnskapstallene som er presentert i saksframlegget
0
Kostnader som er bokført på prosjekt 201100 i kommunens regnskapssystem vedrører det aktuelle
prosjekt ved å ta stikkprøver av regnskapsførte opplysninger mot underliggende dokumentasjon
fremdrift samsvarer med vedtak og budsjettforutsetninger
kommunens
regnskapssystem
stemmer
med
Vedtak om oppstart ble gjort i kommunestyret 09.02.12 K-sak 19/12 med en budsjettramme på kr 15 000 000
Prosjektet har et merforbruk på kr 6 014 527.
Vårt arbeid avdekket ingen vesentlige avvik.
Siden de ovenstående kontrollhandlinger verken utgjør revisjon eller begrenset revisjon i samsvar med
revisjonsstandardene, gir vi ikke uttrykk for noen sikkerhet for at informasjonen ikke inneholder vesentlige feil.
Dersom vi hadde utført tilleggshandlinger eller hadde gjennomført revisjon eller begrenset revisjon i samsvar
med revisjonsstandardene, kunne andre forhold ha kommet til vår kunnskap og blitt rapportert til dere.
Vår uttalelse er utelukkende utarbeidet for det formålet som er beskrevet i første avsnitt, og skal ikke brukes til
noe annet formål. Uttalelsen er beregnet på Aukra kommune.
l
/f
9s ~
- :—"'4’(%
__
“S' mund a eshaug
istriktsrevisor - statsaj orisert revisor
Kommunerevisjonsdistrikt
Møre og Romsdal
Rådhusplassen
6413 MOLDE
I
2
1 (1 )
Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal,
Nesset, Gjemnes. Eide. Fræna
O
Kontrollutvalet
Saksmappe:
2015-1547/03
Arkiv:
2l2&14
Saksbehandlar:
Åse S. Eriksen
Dato:
01.06.2015
Saksframlegg
Utvalssaksnr
PS 20/15
Utval
Kontrollutvalet
Møtedato
1 1.06.2015
UTBYGGING 4 AVD. FURUTUN. BYGGEREKNESKAP
Sekretariatet
Kontrollutvalet har i møte 11.06.2015 i sak 21/15 handsama byggerekneskapen
Utbygging av 4. avd. Furutun.
Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen
for
samt revisor sin uttale, datert
29.05.2015.
Prosjektet Utbygging 4 avd. Furutun var budsjettert med ei utgiftsramme på
kr 10 275 000.-. Sluttrekneskapen for prosjektet viser ein totalkostnad på kr 9 793 895.Dette medfører eit mindreforbruk på prosjektet på kr 481 105.- eller 4,7 % i høve til
totalbudsj ett.
Utbygging av 4. avd. på F urutun vart i hovudsak ferdig i januar 2014, men vart sluttført i
august 2014. I medhald av pkt. 15 i Aukra kommune sitt reglement for lnvesteringsprosj ekt,
skal byggerekneskap leggast fram for politisk handsaming innan 1 år etter overtakingsforretning. Kontrollutvalet ser at reglementet er følgt i denne saka.
kontrollutvalet fleire merknader til byggerekneskapen for Utbygging 4 avd. Furutun.
Bakgrunn
for saka
kontrollutvalet i Aukra gitt sitt utsegn til byggerekneskapen for Utbygging 4 avd. Furutun.
0 Saksframlegg til formannskap/kommunestyre m/vedlegg, datert 07.05.2015
0 Oversikt over byggekostnader
0 Revisj onsuttale —byggerekneskap, datert 29.05.2015
VURDERING
Avsluttande byggerekneskap for utbygging av 4 avd. Furutun er nå framlagt.
Pâ bakgrunn av kommunestyrevedtak om oppstart av utbygginga, er det antatt at arbeidet med
prosjektet starta mai/juni 2013. Av saksframlegget til politisk handsaming gjeng det fram at
utbygginga vart sluttført og bygget tatt over av Aukra kommune i januar 2014.
Bakgrunnen for at prosjektet vart sett i gang, var at Barnebo barnehage avd. Furutun hadde
behov for å utvide kapasiteten ved å utvide med ei ny barneavdeling. Bygget, som er på en
etasje, er oppført som tilbygg til eksisterande barnehage og dekker behova for rom med
bestemte funksjonar. I tillegg vart plassen for parkering og avstiging ved barnehagen utvida
som ein del av prosjektet.
Firma 3S Prosjekt AS vart engasjert som assisterande prosjektleiar
og byggeleiar for
prosjektet.
Den totale kostnadsramma for prosjektet var 10,275 mill. kronar. Prosjektet er finansiert med
frie midlar. Rekneskapen viser at det er brukt totalt kr 9 793 895.-.
Etter at anbodsrunden var gjennomført, vart firma Romsdal Bygg AS valt som generalentreprenør for prosjektet.
Byggeprosj ektet vart i hovudsak ferdig i januar 2014, men vart sluttført i august 2014. Av
Aukra kommune sitt reglement for investeringsprosj ekt gjeng det fram at sluttrekneskap skal
leggast fram innan l år etter overtaking, samt at sluttrekneskapen bør vise korleis prosjektet er
finansiert. Reglementet er følgt i denne saka.
Rekneskapsrevisor har kontrollert at kostnader som er ført i byggerekneskapen for Utbygging
4 avd. Furutun gjelder det aktuelle prosjekt og at kostnandane stemmer med rekneskapstalla
som er presentert i saksframlegget. Revisor har og kontrollert at det var gjort kunngjøring av
konkurransen i Doffin for byggeprosjektet. Revisjonen sitt arbeid avdekka ingen vesentlege
feil eller manglar.
prosjektet.
rådgiver
Utbygging
-BU-ltd
Arkiv:
614
Saksheh:
Janne Kristin Pedersen
Dato:
07.05.2015
Saksframlegg
Utv.saksnr
Utval
Møtedato
J
Sluttrapport 4 avd Furutun - nybygg
Rådmannensi tilråding:
Kommunestyretgodkjenner sluttrapportfor utbyggingsprosjekt220013 - Utbygging 4.
avdeling Furutun
Vedlegg
I Særutskrift+ Oppstartsvedtakfor inveseringsprosjekt220013, Bamebo bamehage utbygging 4. avdeling Furutun
Økonomirapport
Bamebo barnehage4. avdeling Furutun- Sluttrapportfrå 3 S ProsjektAS
Revisors uttale
Særutskrift:
Bakgrunn:
Kommunestyretvedtok i K-sak 30/13 Oppstartav investeringsprosjekt220013 —Utbygging 4.
avdeling Furutun.Godkjent prosjektkostnadvar på kr. 10 275 000,- inkl mva og prosjektetvar
planlagt ferdigstilt i løpet av 2013. Kalkulertprosjektkostnadvar basen på innkomne anbod.
Prosjektetgjeld utviding med ei ny bamehageavdeling med tilhøyrandefasilitetarsom
garderober,toalett, stellerom, soverom, boder etc. I tillegg er det bygd eit nytt kontor samt eit
møterom i tilknyting til personalromma.
Utgreiing:
Dette saksframlegget med vedlegg vert lagt fram for revisjonen slik at deira merknadtil
sluttrapportenblir vedlagt saksframlegget.
Organisering
av prosjektet
Prosjektet
er gjennomførtog styrt av Utbyggingsavdelinga
medfyljandenøkkelpersonar:
Prosjektansvarlig:
Prosjektleiar:
AssProsjektleiar
og Byggeleiar:
Prosjekteringsleiar:
Terje Urdsbals
Jon-Gunnar
Gjelberg/SveinIvar
Byttingsvik/Janne
KristinPedersen
KamillaMordal Holo og Geir Helge
Ugelstad(3 S ProsjektAS)
SveinWalle (Arkitektkontoret
BBW AS)
Konkurranse
for innleieav arkitekt-og prosjekteringstenester
vart lystut på Doffin august2012
og 1 Firma, Arkitektkontoret BBW AS, leverte tilbod.
3 S ProsjektAS blei engasjerte
somassisterande
prosjektleiar
og byggeleiaridesember2012.
Byggeoppdraget
vart lystut somkonkurranse
på DOFFlN og 2 finna levertetilbod.Romsdal
ByggAS fekk oppdragetmedeit tilbodpå kr 4 878 310,- (eks.mva.).
Prosjektet omfatta
Ny avdelingvedBamebobamehageavdelingFurutunmedtilhøyrandegarderober,
toalett.
stellerom,soveromog leikerom.Utebodtil dennyeavdelingaog utvidingav parkeringsplass.
Nytt kontorog møteromtil personalet
vedbarnehagen.
Kostnadskalkyler/budsjett:
Budsjettalafor 20 l 2 på kr. 8 500 000,- var bereknaut frå tal (mi-pris) frå tidlegareutbygging.
Tala bleijustertnokoi budsjettfor 2013 til kr. l0 275 000,-. Dettefor å ta høgdefor at
prosjektet vart utvida med eit kontor og eit møterom og forventa prisstigning.
Lgyvingog evnt.korrigertlgyvinig:
Oppstartsvedtak
for investeringsprosjektet
vartfattai K-sak30/13:
«Konmmriesgvrer
godkjennerutbyggingav prosjekt220013, Barnebobamehagc- mbyggingav 4. avdeling
Funmm.medei ramme
for prasjekrkosrnad
på kr. 10 275000,-»
Vedtakom rammeløyvevart fatta22.02.2013 i delegasjonssak
Dift og Areal-24/I 3
Vedtakom igangsetting
vart fatta 10.05.2013 i delegasjonssak
Drift og Areal-64/I3
Ferdigattest
van utskrivenl0.02.20l5.
Qkonomi:
Sluttrapporten
frå 3 S ProsjektAS visernokomindrekostnadar
ennkommunens
Økonomirapport.
Årsakentil detteer at 3 S ProsjektAS ikkje hartekemedkommunens
interne
kostnader
og dei fakturerteutgiftanesomikkje har gåttgjennom3S ProsjektAS. Som
assisterande
prosjektleiar
og byggeleiargår3 S ProsjektAS gjennomfakturaerog attesterer
dei.
Det er likevel nokon fakturaer som går direkte til kommunen, som til dømes kommunale
avgifterleigeav containeretil lagringetc. Desseer då ikkje teknemedi rapportenfrå 3 S
ProsjektAS.
Det blei og leid inn eit firma som mala og beisa eksisterende bygning. Dette er belasta prosjektet
men ikkje teke med i rapporten frå 3 S Prosjekt AS.
Bygget van tatt over av Aukra kommune januar 20l4, med ein sluttsum på kr. 9 793 893,inkI.mva, kr 481 [07.- mindre enn vedtatt ramme. [tillegg kjem det kostnader med bestilte
skilting og l års befaring. Dette gjev ein kostnad på kr. 43.000; eks mva pr mg (BTA).
Entreprisekostnadane for bygget er på kr. 5 600 464,- eks mva, noko som gjev ein ml pris på kr.
26 000,-. Dette er omtrent som for tilsvarande prosjekter. Små tilbygg gjev ofte høgare mz pris
då kostnadar med rigg og drift er omtrent like store som ved større bygg. Konsulentkostnadane
er relativt høge i forhold til totalkostnadane i prosjektet. Dette skyldes delvis noko dårleg
beskrevne løysingar frå arkitekt som igjen medførte noko omprosjektering og ekstra oppfølging
frå byggeleiar. I tillegg var det krav om uavhengig kontroll for ein del fag. Kostnader for den
uavhengige kontrollen kom på kr. 20 138,- inkl mva.
Det er etter dette i tillegg satt i bestilling skilter til bygget og uteområde. Entreprenør har gjeve
eit pristilbod på i underkant av kr 50 000 for levering av desse. Det må settast av midlar til
denne skiltinga samt gjennomføring av 1 års befaring.
Sluttdato for prosjektet var 28.08.2014 (utbetaling av sluttoppgjer)
Finansiering:
Evaluering/gjennomføring
Bygget har ei noko spesiell utforming som har gjett nokre utfordringar i gjennomføringa. Det er
blant anna ein del bua veggar om krev litt tilpassa løsyingar bygningsmessig. Då nokre
løysingar var dårleg beskrevet og vanskeleg å gjennomføre som beskrevet, var det påkrevd med
noko omprosjektering undervegs.
Entreprenøren har hatt ei god styring med arbeida slik at varsel er blitt gjeve i god tid og
framdrifta har ikkje blitt vesentlig forsinka som følgje av dette.
Bygginga har blitt gjennomført med full drift i bamehagen. Sidan byggeområdet ligg på baksida
av eksisterende bygg kunne byggeplassen enkelt skillas frå resten av bamehagen. Med nokon
små justeringar
underveis har gjennomføringa
gått greitt utan nokon store utfordringar
barnehagedrifta.
/_
L27}
Rådmann
Terje Urdshals
Utbyggingssjef
for
^fkiv=
614
Saksbeh:
Jon-Gunnnr
Dato:
08.04.2013
Gjelberg
Saksframlegg
Utv.saksnr
Utval
35/ l 3
Formannskapet
Møtedato
15.04.2013
30/13
Kommunestyret
02.05.20 I 3
Oppstartsvedtak for investeringsprosjekt 220013, Barnebo barnehage utbygging 4. avdeling Furutun
Kommunestyret godkjenner utbygging av prosjekt 220013, Bamebo bamehage - utbygging av
4. avdeling Furutun, medei ramme for prosjektkostnad på kr. 10 275 000,Saksprotokoll i Formannskapet - 15.04.2013
Behandling
Tilrâdinga frå rådmannen vart samrøystes vedtatt
Saksprotokoll
i Kommunestyret-
02.05.2013
Behandling
innstillinga frâ formannskapet van vedtatt med 17 mot 3 stemmer
Vedtak
Kommunestyret godkjenner utbygging av prosjekt 220013, Bamebo bamehage - utbygging av
4. avdeling Furutun, med ei ramme for prosjektkostnad på kr. 10 275 000,-
Nylt inngangsparti
til 4. avdeling
Bodfrittståande
nordaust
for inngangsparti
m. takoverdekning
langsfasade
Trammegolv underalle takoverdekteuteområder
Grovgarderobef
RWC oggarderobe
nærttilknyttetinngangsparti
Stellerombad/we
Soverom/stillerom(Zstk)
Møteromi tilknytingtil eksisterande
personal-/ adm.avdeling
Kontori tilknytingtil eksisterande
personall adm.avdeling
Eksiserande
bygninglår foljandeendrafunksjonettergjennomført
tiltak:
f
Soverom (rom 139) endrasttil disponibeltareal l leikerom
Parkeringsogavstigningsplassen
vedbarnehagen
blir ogsåutvidasomeindel av prosjektet.
Situasjonsplan,plan- og fasadeteikningarer vedlagt saka.
Terje Urdshals
Økonomiskeogadministrativekonsekvensar:
Prosjektethaddeeit forbruk på ca. 500 000,inkl. mva i 2012. Kalkulert prosjektkostnadetter
anboder på kr. I0 275 000,- inkl.mva.Forventaforbruki 20l 3 blir da:kr. IO 275 000»
500000,lik kr. 9 775 000,- Dette korrigerastved nestetertial.
DagfinnAasen
Rådmann
Rettutskrift03.05.13
Anita RaknesOtterlei
Formannskapssekr.
Terje Urdshals
Teknisksjef
15
Regnskap
Regnskap
2012
Prosjekt:
Regnskap
2013
Regnskap
2014
2015
5789
Totalsum
Kostnadsramme
Opprinneleg
justert
220013 Utbygging 4. avdeling I-'urutun
100 Løni fastestillingar
84 867
124 129
3 667
1 501
O
74
900 Pensjonskostnader
14 333
20 481
548
852
36 2141
990 Arbeidsgjevaravg.
13 577
20 390
605
904
35 476
0
0
0
2 602
22
1
0
2 603
106 Senionillegg
1151 Mat/bevertning tilsette/politikarar/gjestar
1200 Andre varer og tenester
218 452
1 575
322
0
20
342
1302 Telefon
0
O
24
24
1500 Kurs,opplæring
0
0
65
65
1600 Kostgodgjersle
1601 Bilgodtgjering
0
0
0
0
8
25
8
25
1700 Transport
0
0
10
10
1701 Drift eigne trasnportmidler
0
0
25
25
1702 ikkjeinnberetn.pl.reiseutgifter
1950 Gebyr
0
0
0
20 856
24
14
24
20 870
1951 Avgifter.gebyr
0
4 530
0
4 530
2000 Inventar og utstyr
0
3 466
109
3 575
2001 Programvare/maskinvare
2008 Maskinvare. IKT
0
0
0
0
15
21 335
15
21 335
0
0
639
0
0
5 061 162
28
126 100
542 538
28
126 100
5 604 339
292 751
1 223 769
273 544
9 625
1 799 689
73 428
0
1 427 373
0
383 837
23 700
2 406
1 887 044
23 700
0
0
0
0
3 910
3 893
Sum prosjekt:220013 Utbygging4. avdeling Furutu
481 418
7 908 758
1 384 141
19 576
9 793 893
T 0 T A LT
481418
7 908 758
1 384141
19 576
9 793 893
2100 Kjøp av transportmidler
2300 Byggtenesterpâkostn. og inv. nybygg(innleigd)
2301 Nybygg
4290 Mva. generell kompensasjonsordning
10100 Løm i faste stillingar
10900 PensjonsinnskotKLP
10990 Arbeidsgjevaravgift
3 910
3 893
8 500 000
10 275 000
STATUSRAPPORT
Prosjekt:
2012065 PA
Barnebo Barnehage
4. avd. Furutun
Byggherre:
Aukra kommune
Sted,data:
/)
fr.
Molde, 19.03.2015
/*
_
r/
J"
t”
Sted,dato:
(t
._
I
Molde, 19.20.2015
i
'
35;./__-5 Uf?fl CU__..:1:-.’”‘
Ralffiunnar Moen
Prasjektansvarlig
Rapport nr.
1
2
Pr. dato
v'
11,., . .
Geir Helge Uge stad
Byggeleder
flewsjujlvelse
30.10.2013 Delrapport pr. oktober 2013
15.03.2015 Sluttrapport
VEDLEGGRAPPORTNR.1
Vedlegg 6.1: Sammendragregnskap pr. 19.03.2015
Vedlegg 6.2: Budsjett
Vedlegg 6.3: Endringsliste pr. 19.03.2015
Vedlegg 6.4: Bilagsliste pr. 19.03.2015
Skjema50001 datert24.10.2013revidert 30 10 2013
Ugarheldel:av
Kontrollert av
KMH
GHU
RGM
RGM
OM PROSJEKTET
ORIENTERING
1
Prosjektet «Barnebo Barnehage4. avd. Furutun» omfatter bygging av ny avdeling for
eksisterende barnehage på Furutun iAukra kommune. Bygget er oppført som tilbygg til
elsisterende bygning og inngår i helhetlig drift av barnehagen.
Opprinnelig barnehage har et bruttoareal på 481 ml og tilbygget er på 152 ml, totalt
633 m2.
Prosjektet er utført som generalentreprise.
1.1 Roller i prosjektet
Reell?
j Firnjja/ajktør
Byggherre
"/TerjeUrdshals
AukraKonjrnune
PA - Prosjektadministrasjon:
PL - Prosjektleder
'llanjnePedersen
AukraKommune
PL- Ass.prosjektleder
BL—Bvseeledsor
SØK- Ansvarligsøker
PRO—Prosjekterende:
i
- Arkitekt
ARK
brann
RIB:e lytwäjdgívende
RN - RådgivendeWS
Elektro
-jgiusvdgfjuende
RIME
j
byggeteknikk
RIB- Rådgivende
Halo
Mfzfdfll
eåfLernillê
i åsPrssiekt
j 35ProsjektAS”fGeirHelgeUgelstad
Arkitektkontoret BBWAS"/SveinWalle
ArkitektkontoretBBWAS"/Svginlfllllalle
Arkitektkontoret
BBW AS 'lSvein Walle
i NorconsultAS"/TrulsStraume
Lyngstad
Lindseth
AS'lthristían
Norconsult
ConsultA5'lBjørn Brekke
Tømmerdal
Entreprise:
Generalentreprenor
UE- Grunn og utomhus
UE- Elektro
UE- Rørlegger
2
i RomsdalByggAS”j/PålBjerkevoll
Aukra Maskin AS
ililektro AS
ElmoTeknikk AS
UE - Ventilasjon
UE - Mur, puss og flis
UE - Blikkenslager
ElmoTeknikkAS
UE- Taktekking
LangirasAS
Murmester AmundsenAS
Langvas AS
MYNDIGHETER
Alle tillatelser er gitt etter Plan-og bygningslovensbestemmelser.
sitt
Tillatelser
liáàfinèriillårfeisè
i lisenserttiriafitillertélåe
IMsqienidisRbrxékstivlaeise
Ferdigattest
i Pato
Saksnr.
2W4/13
—
33.02.2613 2943/345
.19:9§-Z91?W2013/3“ ' 54/13
2°13/345-8/1/.254
os.u1.2o;4
10.02.20152013/345-10/1/254
2
3
Sikkerhet,helse og arbeidsmiljø(SHA)
Krav i prosjektetsinSHA-planble fulgt opp av entreprenør.
Angggll
varsledeELIEpg.dgtg (Bappgg gm UønsketHgngjglsgj:
2 sflg,
Agggllmfafig Sm p; dam lsilglggfIgbh Anglyggl:
QStk,
3.1
Betraktninger
Generalentreprenørenhar god kultur for SHA-og HMS-arbeid,og gjennomgangav regler i denne
anledningble løpendegitt til nytt personellpå byggeplassen.
Videre ble HMStatt opp someget
tema på alle byggemøter.
Det ble i byggeperiodenavholdtvernerunder annenhveruke, hvor byggherreog 38 ProsjektAS
jevnligdeltok.
Det har vært merknader fra brukerne på røylduktsomfølgeav sigarettrøykingfra arbeidernepå
plassen,Forholdetble tatt opp med entreprenør,ogopphørteetter dette.
Med bakgrunni at prosjekteti all hovedsakkun bestodav standardarbeidsoppgaver,
ble det av
generalentreprenørenikke vurdert nødvendigå gjennomføreslkkerjobb analyser.
4
4.1
PROSJEKTSTATUS
Fremdrift
Prosjektetble i hovedtrekkgjennomførtiht. revidert fremdriftsplanog de frister somfremgårav
tabellenunder.
Aktivitet
j
Kontraktdato
Sluttfrist
Mjblywdjjajjtjo/jjjfristforlejngelse
29.11.2013
i
jj17.12.jj2jo1a
Overtakelse
4.2
Motervirksomhet
Meàsfvvs
Byggíjågíjjjgijtjjçr.
s V“
j
M..
.
Anta"
aiennomfsme
meter.
.et
t
i .,,
.. . . V
BVUkETFUPÉÉV
Prosjektejrinjgsmøter
Byggemøter
Andre mjøter
5
l ,.
7
j
j jj
j
j
12
0
KVALITET
Prosjektethar så langtvi kan se blitt utført i henholdtil konkurransegrunnlaget
(prosjektert
materiell).
Videre har prosjektetblitt fulgt opp ved hjelp av 35 Prosjekthotell.hvor all korrespondanseog
dokumentasjon er lagret.
3
5
6
ØKONOMI
Dennerapportenfokusererpå ncttobeløp(ekskl.mva.)og nettoramme.
6.1 Godkjente rammer
Budsietti pkt. 6.2 er godkjentav byggherre22.03.2013.og er ikke revidert i ettertid.
6.2
Regnskap/resultat
r 'âenrrlrslsekl"W3-?
r
Pålflrller
r
rr
r r 73.97655
Gèíilvsrnif-frrsfldr-fleflfSemilêkeefrfflktufeft
ff ~ r .i
r
.Uevlfrlflrftflrrsrflflrrirrisèirrk(StipulertRvstflflrfll
r
r
r
R€$uV'Vt=t/*°~¢ntef?esu'VtatV-vndé'VWS1¢¢f
ii i i
o
o
490.00
r 352334
Det visestil vedlagteøkonomirapportm.m.for mer detaljer (jf. vedlegg6.1 - 6.4).
Regnskapeter avstemtmot Aukra kommuneper 23.10.2014-.1denneanledninger det
registrert
2 stk fakturaeri byggherre
sittregnskap
somikkeinngåri prosjektetDette
gjelderfaktura fra Bill MossbergASpå kr 126 100 (gjelderutvendigoverflatebehandling
av 1. - 3. avdeling)og fra ArkitektkontoretBBWASpå totalt kr 46 455,20 (skal
registrerespå Aukraheimen- ombyggingSørbo).
o Byggherresine interne kostnaderinngårikke i dennerapporten,og trekkesfra resultat
angittover.
o Oppfølgingi forbindelsemed utvendigoverflatebehandling
av 1. -3. avdelinginngåri 35
Prosjektsitt honorar.
o Per datogjenstårkr 1 5 000 å fakturereav NorconsultASsin kontrakmsum.
o RambøllAShar fakturert etter medgåtttid, og per dato har rådgiverenfakturert kr
23 810 mindreennbudsjettert
6.2.1
Endringer
For spesifiseringav endringervisesdet til vedlegg6.2.
6.2.1.1
Prosjektadministrasjon
Kontrs-kt
VV
Byggherre
Apfsll
varsle*
Goékient
AWN
~
-
-
Prosjekt-og byggeledelse
~
-
-
Prosjekterende
4
4
-
6.2.1.2
4
Entreprise
Kontrakt
Antallvarslet
Godkjent
Avvist
Byggherre
11
31
9
31
1
Entreprise
-
Det presiseresat endringersomikke er satt opp som«Godkjent»el1er«Avvist»er under
behandlingsomuavklarteendringer.
få
3
o
7
Uavklarte endringer begrenser seg til levering og montering av totalt 15 stk skilt i ulik
størrelse. Tilbud fra generalentreprenør på totalt kr 33 269 ekskl. mva. og
grunnarbeider, er oversendt til byggherre for videre behandling,
OPPSUMMERING/KONKLUSJON
Som det går frem av statusrapport 1. har det vært mye korrespondanse og mange
prosjekteringsmøter som følge av mangler ved prosjektert materiale.
Etter 35 Prosjekt ASsin vurdering har alle involverte parter likevel gjort sitt for å få gjennomført
prosjektet i henhold til revidert fremdrift og økonomiske rammer. Gjennom strukturerte
byggemøter og gode fremdriftsplaner er prosjektet styrt på en best mulig måte.
Det ble kun meldt 2 stk. uønskede hendelser i byggeperioden, og ingen av disse førte til skade
eller sykefravær. HMS-arbeidet har fungert bra. og entreprenør har effektivt fulgt opp eventuelle
kommentarer fra byggherre/byggeledelse.
Konklusjon:
Etter vår vurdering er utførelsen i prosjektet i henhold til byggherrc sine intensjoner /mål ved
kontraktsinngåelse med gencralentreprenøren. Arbeidet har etter det vi kan se blitt fagmessig
utført og innenfor fastsatte rammer for fremdrift og økonomi.
5
Sammendrag regnskap
Pr osj ek
w
Visermeddelalier(1.níváikontoplan).
Visermed lolalovevslkl
for alleregnskap.
Viser utan mva lnIormas)oa1.
Viser uten prognoseinformasjon.
7375 non '
BlmfibfiBflmehlne M.
«Fana
_
-Bygnlng
WM, W
a
5000 000
_,_,__,~í.u_
-ám
E4-Elkrafl
gsaeaeugaumffmmng__ _
3-A"d'°‘"8'3'!a=i°"°r
MNMMW
.................
'H
T-Ulandrs
«General!
-SpesldlL
,V
sa 391
_
WM
_0
_
W,
0 lawo
__152500pmMW
M
Smartoppfalgmg utsknftsdato.19032015
_
_ __
s us 20
_H__"
n
5363 276
W
. w
MM
o
4878 310
MW, _WH,0___
M
WwmmwwMWMm__mMW
L. ,,,,,,,
M W
500000 __
H
257aus “s aoo:sø
63216
Mnoone
1 :m be
1:02saa‘V
‘MVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVV
__,
wW4_,_.,V,, ?,#.,M_L
_____,
137200
.
0
0 _._,_.,_,U
o
o
090
_ 0,
o
______f144
966
__
a
n
40000
0_
0000
.. 0
M
_o__
5323 276 _
o
U
0,
o
__ o __
-323 276
_ __
WWW”
0
o
_____
_,__
’*““’DD'”tr<V44o44o¢v4«V>L«V4Wk«»AA4~»Iv«unno~ar(0
WWW U ._ 0
m..P..................
M. f
o
137200
WW u
_ _________
_“__
12gW9M32qu_N2_g_sa_9_e::go
__M___o ”__ ___o_
L
o
o
o
u
137200
1739519
97em
312800
-a1_4s1a
352330
Side 1 av 2
Sammendrag regnskap
Viser meddetalier(1.nivéI kontoplan).
Vlsermed lulalovelslklfor alle regnskap.
Vbaumnmmmbmmwm
Vbauwnummnemmmnfim.
Totaloversiktfor alle valgte regnskap
l' i 43¢i'
Tl'
S 'efæfipala
wdàlè
121565PA Aukra Kamrnune -
T 375 000
SmartOnpfolglngutskriflsdato:19.03.2015
587 391
40 000
7 347 BBB
902 334
Side 2 av 2
Budsjett
Prosjekt
Ntvàer I kuntopiansomvises' 1
Regnskap: 2012065 PA Aukra Kommune - Barnebo Barnehage
Kontoplan:Kontnplanbasen på NS3451 standard knmuplan
1:f3"ä
2.-Eynins
.4;%'“_..» .
,
MM WWW
WMV, u__,_,,_,_MWM
V/V
WM UB] E29 .ML
_,
m.,.W.W,w.. .A.,W,,,_m_w,._.~_..._L.W.Wfl
.WW.. as
_W9~..m._...WWW
,
_n
m
"MQ" _M MWWWW
§;1eleo9aLy1a atisedng Wm
6-fingrgjnglail-Esjonar W
W
m “WWW
M
M WMWWW
r i
_,_M
I
59900
‘£19.57
35293
Smarioppfalging uisknftsdaio' 19 032015
Sde 1 av 1
Endringsliste
prosjekt
«w
Ingen datnavgrenaning
Viserikkeandríngsdetalfer
Visergodklenleog ikkegodklenteendringet
Viserlolalaversikl
for allevalgteregnskap
Sortertpå: ReLnr
_ y
ae
W
_ 12.09.2013
09.09.2013 EO 02
31.082013 ED 03
RomsdalByggAS Rivingav lerrasse
Ramada!ByggAS jylyalifrmrzbleiker
RomsdalByggAS Utvlde!so
_.
21 .102013
y
______ÅM_UW__WMM
167 200
Pflfkflflflnnlafifl
yyymmyw
EO 04
RomsdalByggAS Rlvlngog fiemlng
Iecalnrblending
21.10.2013 E005
RomsdalByggAS Bofdklodnlng
I fbm
y. ...My
flefflfflflUV'Wa
23.10.2013 E0 06
RomsdalByggAS MerarhIsoledng
W
,23.10.2013 EO D7
21.10.2013 ED 08
110022
21.10.2013 E0 09
FONO
16.09.2013 E0 10
H—y
M-
V‘
skvvedvr
._
Romdal ByggAS Festeytterveggm
eksislegcpqe
SmarlOpphalging ulskriilsdalo.‘ 19 03 2015
_
“WMVSpeffyefififlyyy...
_,
RomsdalByggAS Merarbeidlaktm
ifbmny spenaplan
RotmdaiByggAS Gradspenerl
kilnenncrl
,
°"°“9""'9 W‘
RomsdalByggAS Pàforingsvegg
for
_ _,
_Q
0
MW”
y
yy
Vyy
N--
10 203
D
W (___ ____
__
22 816
D
y- _yy,,
NMWWHWWN
46 300
0
.y y . -
._
19 241
D
"_______M__W_ _____
__M_MH_H____
______ _ _ A
15 000
y
3 550
y Human, _,,__m__m___mWmm
_
_..,,.._W
_
0
o.,
L
1 000
a
Endringsliste
Ingendatoavgrensning
ViserIkkeendringsdetalles'
Viser godlqenteog Ikkegodkkanie
endringer
Visertotatøvesslkt
foransvalgteregnskap
Sanen på: Retur
V Romsdal
ayggzxsu
18.09201 3
'_
12.092013E013 “
Romualayggks
G1anopp'bygg"
i}{g WWMMMWAM”
M
010023 21302013E014
..-..
1310014 21092013E015
.M
Rom5dalByggAS
Kuldebrohtyler
_....
A--5e"5j°"9'""93"e99 ..............................................
.MWM
Romsdal
syggAs
Arbeldifbm
, '"d°"b''‘'“'3‘’ -.
.w,._.W,,W,W._M
00015
27.09.2013
EO16
RomsdalBy9gAS
Utrekkingavpaster
24.27.2751
name
27.09.2013
E017
RorrasdalByggAS
Mallngogsparkllng
.-.
'M”””””””
W
‘$13553
MWMWMW...
............
NVH
91111191WW,
_..,
~,fi,___,___,,_fl_,v,
.1111111119511106
.................
W
..
mum-r 27.09.2013
120115 Romdáiàyggns
ups
00026
VVVVV
23-10-2013
E019-VV
Romsdal
amAS6awai56éiEv%niru
7:___w.
.. ...._.........-_..-.
. ..
DDD27
00028
23.10.2013 EO 20
RomsdalByggAS Merarbeldmed
.. .
23.10.2013 E0 21
A...
. L.
8 715
0
.
MWM m”
.
1553
was
.. ...WM...
. 11M--. M... 3.9156%
0
0 715
. ... .....-M.,........,...
M.- . - N.-
7 022
0
7 022
lewfarblendingrum
Ar‘
V v]
018
O29
90031
32
_
1111111090181*
- m.
Rorrsdal
ByggA5 Riving
av
‘
MM
0
m..
1411000 .
V7.7.”-..
-
18.10.2013 EO22
RonsdalByggAS 5‘l'Opuss
_ 23.10.2013 EO23 M Rotrsdal
ByggAS Nypåtnrirxgsvegg
m
31.10.2013 EO24 __ Romsdal
ByggASANyulendarjslampe
04.11.2013 EO 25
21.11.2013 EO26 y
O
b 0
0 å__
RomsdalBygg AS Vanntettkassetor
»
-
1111511131191
Y"
Romsdal
ByggAS Sandtilsankasse
Smartoppfalgmg Utskriftsdato?
19.03.2015
0
..VV
..
..........
..
6 000
M
.
0
WWW MWM.
Q
6 cog;
Side 2 av 5
Prosjekt
Endringsliste
—:-
Ingen dabavgrmsnlng
vlser ikke endringsdalaljer
Viser godkjente og Ikke godkienle endringer
Vvser lolaloversm for alle valgte regnskap
Sortert på: ReLnr
Rormdal Bygg AS Fradrag -k
13.11.2013 EO 27
"o"
_
3 544
WWW* 9"
_. ‘_ NW...
,
\é3ddll'J;‘
Romsdal Bygg AS EA/G19
10.10.2013 EO 20
00034
‘-+i"
'
01004».tfiznfflmfl
P
LI
As §å241fi1a1<3n00
Bygg
nomsaan
EO29
00005W 04.11.2013
3 544
0
MH
M
35
E'
4100
o
5 455
0
__M H I
I
M
4100
‘W999993
410035
`
27.11.2013E0 00
EMMJST
27.11.2013 EO 31
ws
As EV27tnregg
Bygg
Flomsdal
"WW ‘°9'e“°9 5 , __,,_.__ ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
.
M
W
Romsdal Bygg AS Fradtagflis‘ H V
Romsdal ByggAS Speflpå HCWC
24.03.2014 EO 35
mods
eo as
30.09.2014
00045
10.04.2014eo 37
100042
19.03.2014
..
_
A,A
å
00038 m" 06.12.2013 EO 34 __ RonsdalByggAS MengdekontmllG
00041
Romsdal Bygg AS glassfor synlige
. N...
a
er
m»
As_skInngm
Bygg
Romsdal
35:.
1,10
As Fryngng
Bygg
Romsdal
9'5
°5"""9
,
Home
10.10.2014E0 39
As UTGMT
Romsdalaygg
00043
10.04.2014 EO 40
Romsdal Bygg AS tóxddempendatiltak
00044
10.04.2014 EO 41
. .. _ _ V9"¢“35I°“59"
Rorrsdal Bygg AS Oemålrenwnlerírlg
ng
av
Smartüppfølging Utskriftsdato: 19.03.2015
M W
M
VA
. ,,
MM g
/4
.
0
.,
.
.,
0
i
l .,
0
29 260
....................W.
^
18 050
...__
O
29 260
M.
2 143
0
2 143
Rormdal Bygg A5
.
_.
..-M
W" '3’ °f 3 -WMM
EO 30
13 350
0
ev
eravg
00039 ___ 13.12.2013 E0 32 M
'Clf]040 4 y 04 .122013 EO 33
5 466
..
MM,__M
_____________
,, ,M,,.m..
13 350
Romsdal ByggAS 5:28 Hewgg awed
Mm
.__ _..
_..
18 050
0
y
Side 3 av 5
Endringsliste
‘-,_;;f.’;'T~.5~.
Prosjekt
Ingendatnavgrensnlng
'
““‘
Vlsermksendringsdetnlia’
Visergodkienlaog ikkegodklenleendtinger
Wserlalalovarslkt
for allevalgleregnskap
Sortedpå:Re1‘.nr
rgflavgrancli?‘/5“
1:64.2014
[mo VV
VV
,
50
31.07.2014
EQ 42
RomsdalByggAS Monteringav såpe-
EQ 43
Rormdal Bygg AS
.,
13.10.2014 E044
._
°9vav'rv
SluttnolaMengdajuslering
09
RomsdalByggAS Monteringav
SmarloppfcalgingUtskriftsdato:19.03.2015
klemslkring
side 4 av 5
Endringsliste
Ingendaloavgrensning
Vea' ikkeendringsdotalier
Vsef godkjenteog ikkegodklentaandflnger
Visa"lntalavetslkt
lot allevalgleregnskap
Sortertpå: Rei/nr
Totaloversiklalle regnskap
SmarIOppfølgíng
uiskrillsdato; 194032015
Side 5 av 5
B I la gs Iiste
Ingen daloavgrensnlng
Vlseralle biag
Viserikkebllagsdelaljer
Sortedpá: Leverandør
Viser totafoverslkt
forallevalgteregnskap
Regnskap:2012065jEAmj/jtdkra
Kommune- BarneboBarnehage
Nummer
Dato
Ref. nr
Leverandør
Beskrivelse
$3104
jmoee
gunner
30.09.2014
31.012014
18.09.201d
31 122013
30.04.2014
31 012013
28.02.2014
10.12.2013
30.11.2014
28.02.2013
23.02.2015
31.12.2012
31.12.2014
10.09.2013
30.04.2013
31.10.2013
30.11.2012
6533
6122
8272
B058
B259
5658
6162
6033
6644
5602
6812
5493
6703
5903
5705
5994
5426
as ProsjektAS
ES ProsjektAS
38 ProsjektAS
Ass. Prosjektledelse
as Prosjekt AS
asProsjektAS
j
as Prosjekt
As
as Prosjekt
As
35 PmsfektAS
SS ProsjektAS
3S ProsjektAS
35 ProsjektAS
35 ProsjektAS
3S ProsjektAS
35 ProsjektAS
38 ProsjektAS
38 ProsjektAS
as PmsJq(__t_AS
SmarloppfalgungUtskriftsdato.19 032015
AssProsjektleder
Ass Prosjektleder
Ass.Prosjektleder
A
Ass.Pms]ekIede1sa
Ass. Prosjektleder
Prosjektledelse
Ass. Prosjektleder
AssProsjeldedelse
Ass Prosjektledelse
Assfrosjekledelse
Ass. Prosjekledcr
Ass. Prosjektleder
AssProsjekledelso
Ass. Prosjektleder
As5.Pms1ql;i_gq§se__
kV‘éerap
ekskLMva
6 780
37 430
13 830
71 800
18 120
13 285
17 545
83 305
3 005
21 565
1 600
15 610
1 595
B1 400
44 985
B4 120
Nåeífíoælnkl.
Mva?
10 975
46 788
17 288
13 141
Side 1 av?
B rIa gs I rste
3
Vlser
allewag
ViserIkkebilagsdetaller
Sortertpå: Leverandør
Ver totaloverslkt
for alle valgteregnskap
Nummer
Dato
Ref. nr
Leverandør
Beskrivelse
00085
00051
00085
00002
00003
31.08.2014
31.01.2013
30.00.2014
24.00.2013
31.03.2014
0453
5550
6362
5756
6192
35 ProstektAS
35 ProstaklAS
35 ProslektAS
3S ProsiektAS
as Pros[ektAS
Ekstra
Ass.Prus]ekIedelse
Ass Prosiektledelse
00000
00119
00016
00003
00033
00020
00031
00035
00032
00027
00058
00030
14.00.2013
31.01.2015
11.10.2013
04.07.2013
24.10.2013
24.10.2013
24.10.2013
28.10.2013
24.10.2013
17.11.2013
19.09.2014
24.10.2013
27.11.2014
27.11.2014
31.12.2013
23.01.2014
22.01.2014
03092013
15.07.2013
5853
6740
5951
5798
2013160
35 Pros]ek1AS
00121
00122
00066
00115
00110
30009
00004
Bkgmt
2012370
2013161
3S PmslektAS
35 Prosjekt AS
as Ptosjekl
AS
Arkitektkontoret
BBW AS
Arkitektkontoret
BBW AS
Arkitektkontoret
BBW AS
Ass. prosjekiledelse og
byggherfeombud
Ass prosiektleder
Ass Prosjektledelse
Ass Proslektledelso
Pmsfekteringsgtuppe
Pmsiekletingsgruppe
Pvosiekteringsgmppe
Arkitektkontoret BBW AS
Tnleggsarbelder
2013160
Arkitektkontoret
BBW AS
Arkitektkontoret
BBW AS
Arkitekt
2014133
Tilleggsarbeid
BEagnr1
Pruslekle-rlngsgmppe
2014257
Tltlegg
2014256
Arkitektkontoret
BBW AS
Arkllekthonorar
2013348
‘filleggsarbeid
901577831
001576064
B7235
B7121
AIM AS
APC Smart
HP 2530
Kopiering
BMgm1
M88 AS
LyskoplAS
Lyskon-I
AS
SmartOppfølgrngutsknftsdaio”19.03.20‘! 5
Proslcklatingsgmppa
Kontering
Beløp ekskl. Mva
21 080
12 335
3 225
40 375
16 B65
Beløp inkl. Mva
27 475
15 M9
4 031
54 863
2 445
06 195
82 575
4 705
0
100 000
127 450
0
130 000
30 100
0
4 750
15 500
44 330
5 B71
14 095
305
4 361
Slde 2 av F'
B nIag s IIste
Prosjekt
Ingen daloavgnznsnlng
Viserallebilag
Vlser lkko bilagsdetaljar
Stilen på: Leverandør
lfiserlotalavarslkl
foraltevalgteregnskap
Nummer
00089
00106
00034
00107
00063
00015
00105
00082
00001
00114
m0090
00085
00047
00058
00024
00041
00006
00097
00010
00075
00080
00060
00040
00102
00070
Dalo
Raf. nr
10.04.2014
22.02.2013
28.10.2013
04.04.2013
10.12.2013
20.09.2013
15.01.2013
12.03.2014
24.08.2013
22.05.2013
29.09.2014
28.01.2014
11.11.2013
20.12.2013
15.10.2013
11.11.2013
14.00.2013
31.07.2014
28.09.2013
09.01.2014
31.12.2013
20.12.2013
11.11.2013
31.07.2014
09.01.2014
NorconsultAS
4430534
4324232
NoroonsuilAS
4349873
Noroonsuli AS
NorconsultAS
4328614
NorconsultAS
4380013
NorconsultAS
4340430
NorconsultAS
4320838
NorconsultAS
4427377
NorconsultAS
4334329
6323133
RambellNorgeAS
1350044539 RambøllNOfQB
AS
1350021097 RambøllNorgeAS
RomsdalByggAS
00920
80941
Flomsdel
Bygg
As
80901
Romsdal Bygg AS
80920
RomsdalByggAS
Romsdal Bygg AS
00089
81045
flornsdal Bygg AS
RomsdalBYQQ
AS
80894
Romsdal Bygg AS
80956
80954
RomsdalByggAS
RomsdalByggAS
80941
80920
RomsdalByggAS
81045
RomsdaiByggAS
80955
Romsdal Bygg AS
Leverandør
SmartOppfolglngulskrrllsclalo.19.03 2015
Besktlvelso
Wsyoppfalglng
Avdragsnota
OPPWQMQ
Avdragsnula
WS OppíølglngElektro
I VVS Opçrfølglng
Avdragsnola
ws owfelgfng
WS Oppfølging
Uavhenglgkonlroll
Unvhenglgkontroll
Uavhenglg kontroll
Tmeggsarbefder nr 3
‘rileggsnoianr 4
flleggsarbeidnr 2
Tllleggsarbeider
nr 3
Avdragsnola
nr 2
Slultnota-E035
Avdragsnolanr 3
Tlllcggsnoin
nr. 5
Avdnagsnora nr 7
'filleggsnota
nr 4
Tllleggsarbelder
nr 3
Slullnola-ECMZ
Tilleggsnola
nr. 5
Buløp olralrl. Mva
5 340
100 000
11 700
35 000
2 775
13 175
45 000
1 405
1 425
15 110
9 510
24 990
755
5 445
-8 195
48 300
505 000
6 435
774 000
3 544
498 919
03
22 810
1 900
4 100
Ealap lnkl. Mva
B 075
125 000
14 625
43 750
3 489
16 469
56 250
1 858
‘I 781
20 138
11 888
31 238
944
6 806
-10 244
00 375
731 250
8 044
967 500
4 430
823 049
118
28 520
2 375
5 125
Side 3 av 7
B IIag sI:ste
3
Vtserallebilag
Viser ikke büagsdmaljer
Sonenpå: Leverandør
Visortntalouersikl
for alle valgteregnskap
Nummer
Dato
Rel. nr
Leverandør
Beskrivelse
00079
09.01.2014
80956
RorrsdalBygg AS
00095
00044
00098
00095
00011
00059
00021
00071
00093
00070
00045
00091
00123
00055
00077
00023
00090
00056
00100
00019
00062
00007
00072
31.07.2014
11.11.2013
31.07.2014
31.07.2014
20.09.2013
09.01.2014
15.10.2013
09.01.2014
31.07.2014
09.01.2014
11.11.2013
31.07.2014
09.12.2014
20.12.2013
09.01.2014
15.10.2013
31.07.2014
20.12.2013
31.07.2014
15.10.2013
30.11.2013
14.08.2013
09.01.2014
81045
80920
B1045
01045
00893
80955
00901
00956
81045
80958
80920
01045
81120
00941
00950
30901
51045
80041
01045
00901
80940
80090
B0956
RomsdalBygg AS
RorrsdalByggAS
Tilleggsnotanr. 5 prisstigning
Sluttnota-E034
‘nlteggsarbeider
nr 3
SmarlOpplølging
Romsdal Bygg AS
SIultnola-EOST
Romsdal Bygg AS
RomsdalBygg AS
Romsdal Bygg AS
RomsdalBygg AS
RomsdalBygg AS
RomsdalBygg AS
S!ul1nola—E033
M Romsdal Bygg AS
RomsdalBygg AS
RomsdalBygg AS
RorrsdaiBygg AS
RomsdalBygg AS
Romsdal Bygg AS
RomsdalBygg AS
Romsdal Bygg AS
RomsdalBygg AS
Romsdal Bygg AS
RomsdalBygg AS
RomsdalBygg AS
RormdalBygg AS
Romsdal
ByggAs
ulskrillsdatoi 19 03.201 5
Prisstignlngsnota nr 2
Prlsslinglngsnom
nr 6
Tileggsarbeid
nr 2
Tílleggsnota
nr. 5
Slultnola~E019
Tflleggsnota
nr. 5
Tflleggsarbeldcr
nr 3
Srultnola
TilleggEO 44
Tllleggsnoianr 4
fllleggsnotnnr. 5
fileggsarbeldnr 2
Slunnota-E036
Tflleggsnola nr 4
Sluunota-E040
Tlleggsarbeid nr 2
Avdragsnotanr 6
Prissligningsnola
nr 1
Tilleggsnolanr. 5
Beløp ekskl. Mva
Balap Inkl. Mva
366
458
16 166
3 550
500
3 001
6 140
15 198
32 611
7 022
39 158
0 715
11 603
313 048
3 875
4 333
5 406
22 027
2 143
1 853
29 260
3 900
803 557
2 848
E 950
20 200
4 438
625
3 751
7 603
18 993
40 704
B 778
48 945
10 804
14 504
391 310
4 044
5 416
6 033
26 659
2 670
2 315
36 575
4 988
1 004 446
3 560
11 193
Side 4 av "F
Bilagsliste
3
Ingendalnavgrensnlng
Viseralle blag
Viserikkebilagsdelaljer
Snnertpä: Leverandør
Viser tolafovaslktfor allavalgteregnskap
fNummcr
Dato
Ref. nr
Leverandør
Beskrivelse
00020
15.10.2013
80901
Romsdsl Bygg AS
Tileggsarbeid nr 2
00059
20.12.2013
80941
Romsdal Bygg A5
Tílleggsnnta nr 4
00092
31.07.2014
310.15
Romsdal
Bygg
As
smunøra
00026
00078
00046
15.10.2013 80900
09.01.2014 80958
11.11.2013 80920
RomsdalByggA5
RomsdalByggAS
RomsdalByggAS
Prlssügnlngsnoia
nr 3
Tllleggsnula
nr. 5
Tlllcggsarbeldar
nr 3
00037
07.112018
80910
Romsdal Bygg AS
Avdragsnola nr 5
00043
11.11.2013
80920
Rornsdai Bygg AS
Tilleggsarbeider nr 3
00012
30.09.2013
80895
Romsdal Bygg AS
Tílleggsnnta nr 1
00073
09.01.2014
80956
Romsdal Bygg AS
Tlfleggsnola nr. 5
00101
31 117.201 4
81045
Ramada! Bygg AS
Slul1no1a~EO41
00018
15.10.2013
80901
Rornsdal Bygg AS
Tleggsarbeld nr 2
00022
16.10.2013
80901
Ramsdal Bygg AS
Tieggsarbcld nr 2
00017
00005
00042
15.10.2101
3 80899
15.07.2013 80880
11.11.2013 80920
RomsdalByggAS
RomsdalByggAS
RornsdaiByggAS
Avdmgsnolanr 4
Avdmgsnota
nr 1
Tllleggsarbeider
nr 3
00094
31.07.2014
01045
Romsdal Bygg AS
Sluttnola—E031
00025
00103
00057
00013
00074
15.10.2013
31.072014
20.12.2013
09.09.2013
09.01.2014
80901
81045
80941
80695
80956
RomsdalByggAS
RomsdalByggAS
Ronsdal ByggAS
RorrsdalByggAS
RomsdalByggAS
Tifeggsarbeld
nr 2
Sluflnota
‘filleggsnota
nr 4
Prisstigning
E0 03
Tílleggsnota
nr. 5
00061
30.11.201330942
Romsdal
ayggAS
hrissugnrngsnola
nr5
00039
11.11.2013
80920
Romsdal Bygg AS
Tllleggsarbeider nr 3
00036
07.11.2013
80918
Romsdal Bygg AS
Priasügnlngsnnlfl nr 4
SmarlOppfølqmgUtskriftsdato;19.03.2015
y
_,W
Beløp ekskl. Mva
1 000
6 000
12 638
12 438
-2 750
13 340
320 727
15 000
187 200
1 500
18 050
2 500
1 123
789 059
268 000
19 241
13 350
G08
48 123
4 768
828
-4 976
13 335
19 203
11 850
Beløp Inkl. Mva
1 250
7 500
15 798
15 548
-3 438
16 B75
1 O33 409
1B 750
234 000
1 875
22 563
3 125
1 404
986 324
360 000
24 051
16 688
760
60 154
5 985
1 035
-6 220
10 670
24 004
14 813
Sade5 av 3'
B IIa g s Ils te
3
ingen datoavgrensning
Viser alle bilag
Viserikke bflagsdelaljcr
Sonen på: Leverandør
Vlser lotaloversiklforalle valgte regnskap
Nummer
Data
00111
00113
00110
00112
00108
00109
31.01.2013
30.04.2013
30.12.2012
31.01.2013
Raf. nr
4742
4899
4593
4742
4549
30.11.2012
30.11.2012 4649
Leverandør
Beskrivelse
TømmerdalConsulenl AS
TømmerdalConsulenl AS
TnrnmerdalConsulenl AS
TørrlrnerdalCunsulanl AS
TømmerdalCnnsulenl'AS
TnmmardalConsulenl AS
Avdrag
Avdmg
Avdrag
Endring
Avdragsnola
Endring
L
SmarlOpplølglng ulskrillsdalo.. 19»03?015
Beløp ekskl. Mva
Beløp lnkl. Mva
'15 000
18 750
6 250
18 150
5 000
15 000
4 000
5 000
20 D00
Sum ekskl. Mva
25 000
5 000
7 347 666
Sum Mva
1 B36 915
Sum lnkl. Mva
9 184 582
4 000
Side 6 av 7
B I Ia g s I:ste
Ingendalnavgrensnlng
'Wsaralle bilag
Vlsarlkka bllagsdelaljel'
Sortertpå: Leverandør
Wsarlotaloversflcl
foralle valgteregnskap
Tolaloversikt alle regnskap
Regnskap
2012085 PA Aukra Kumnunø- Bamabo Bamehaga
SmarlOppfolgIngulskrullsdaln-19032015
Beløp ekskl. Mva
Mva
Balap lnkl. Mva
7 347 666
1 836 916
Sum alle regnskap ekskl. Mva
9 164 582
7 347 638
Sum‘ alla ragnskap; Mva
3356916
Sum alle regnskap inkl. Mva
9 134532}
Side 7 av 7
2
Rådhusplassen
6413 MOLDE
w
Møre
REVISOR
Telefonz71111450
Telefaks: 71 11 10 28
Telefon: 71 11 10 00 - hovedkontor
1
Til
Aukra kommune
Deres referan se:
Vår referanse:
Arkivkode:
R 22/15
Sted/ dato
Molde, 29. mai 2015
SLUTTREGNSKAP FOR IN VESTERINGSPROSJEKT
220013 - BARN EBO BARNEHAGEUTVIDLESE 4 AVDELING FURUTUN - AUKRA KOMMUNE - REVISORS UTTALELSE
Vi har gjennomført de kontrollhandlinger
som er avtalt med dere og listet opp nedenfor. Vårt oppdrag er utført i
riktigheten av investeringsprosjektet nevnt over som er avsluttet pr 28.08.2015. Prosjektregnskapet
kostnad på kr 9 793 894 - (inklusiv merverdiavgift).
viser en
0
0
0
Kostnader som er bokført på prosjekt 220013
0
i kommunens
regnskapssystem
stemmer
med
Vedtak om oppstart ble gjort i kommunestyret 02.05.13 K-sak 30/13 med en budsjettramme på
kr 10 275 000.
Prosjektet har et mindreforbruk på kr 481 105.
Vi har kontrollert at det er foretatt utlysning i Doffin og ifølge prosjektleder kom det inn 2 tilbud og Romsdals
Bygg AS fikk kontrakten. Bygget ble tatt over av Aukra kommune i januar 2014
Vårt arbeid avdekket ingen vesentlige avvik.
revisj onsstandardene, gir vi ikke uttrykk for noen sikkerhet for at inforrnasj onen ikke inneholder vesentlige feil.
med revisj onsstandardene, kunne andre forhold ha kommet til vår kunnskap og blitt rapportert til dere.
Vår uttalelse er utelukkende utarbeidet for det formålet som er beskrevet i første avsnitt, og skal ikke brukes til
3\~35L,Mahe
Sign/und Ham
Distriktsrevisor
”l{;<zL.<»
2.
aug
- statsauto
Møre og Romsdal
Rådhusplassen l
6413 MOLDE
2
sert revisor
1
Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal,
Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna
AUKRA
KOMMUNE
Saksmappe:
Kontrollutvalet
2015-1547/03
Arkiv:
212&l4
Saksbehandlar:
Åse S. Eriksen
Dato:
01.06.2015
Saksframlegg
Utvalssaksnr
PS 21/15
Utval
Kontrollutvalet
Møtedato
11.06.2015
NYTT VENTIALSJONSANLEGG
Sekretariatet
AUKRA HELSESENTER.
BYGGEREKNESKAP
Kontrollutvalet har i møte 11.06.2015 i sak 22/15 handsama byggerekneskapen for Nytt
ventilasjonsanlegg Aukra Helsesenter.
Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen samt revisor sin uttale, datert
29.05.2015.
Prosjektet Nytt ventilasjonsanlegg
Aukra Helsesenter
var budsjettert med ei
kostnadsramme på kr 7 000 000.-. Sluttrekneskapen for prosjektet viser ein totalkostnad på
kr 7 092 352.-. Dette medfører eit meirforbruk på prosjektet på kr 92 352.- i høve til budsjett.
Bygging av nytt ventilasjonsanlegg ved helsesenteret vart i hovudsak ferdig i mars/april 2013.
I medhald av pkt. 15 i Aukra kommune sitt reglement for Investeringsprosjekt, skal
byggerekneskap leggast fram for politisk handsaming innan 1 år etter overtakingsforretning.
Kontrollutvalet har merka seg at reglementet ikkje er følgt i denne saka.
kontrollutvalet fleire merknader til byggerekneskapen for Nytt ventilasjonsanlegg Aukra
Helsesenter .
Bakgrunn
for saka
kontrollutvalet i Aukra gitt sitt utsegn til byggerekneskapen for Nytt ventilasjonsanlegg
Aukra Helsesenter .
0 Sluttrapport - Saksframlegg til formannskap/kommunestyre,
0 Oversikt over byggekostnader
0 Revisjonsuttale —byggerekneskap, datert 29.05.2015
datert 13.05.2015
VURDERING
Avsluttande byggerekneskap for nytt ventilasjonsanlegg ved Aukra helsesenter er nå framlagt.
Arbeidet med prosjektet starta truleg våren 2012 etter at vedtak om igangsetting vart godkjent
av Drift og Areal 07.03.2012 i sak 23/12. Av saksframlegget til politisk handsaming gjeng det
fram at prosjektet vart sluttført og bygget tatt over av Aukra kommune i mars 2013.
Bakgrunnen for prosjektet var kommunen sitt behov for eit nytt ventilasjonsanlegg ved
helsesenteret grunna dårleg inneklima. Det gamle anlegget var av ein slik stand at det ikkje
kunne oppgraderast, men måtte skiftast uti si heilheit. I tillegg omfattar prosjektet også
tilrettelegging for bruk av fjernvarme frå Energisentralen.
Firma Xpro AS vart engasjert som assisterande prosjektleiar, mens kommunen sin avdeling
for Teknikk, eigedom og brann (TEB) var ansvarleg for gjennomføring av prosjektet.
Den totale kostnadsramma for prosjektet var 7 mill. kronar. Prosjektet er finansiert med frie
midlar. Rekneskapen viser at det er brukt totalt kr 7 092 352.-.
Etter at anbodsrunden for bygningsmessige arbeider var gjennomført, vart finna Fræna
Byggservice AS valt som entreprenør for prosjektet.
Byggeprosj ektet vart i hovudsak ferdig og tatt over av Aukra kommune i mars 2013. Av
Aukra kommune sitt reglement for investeringsprosjekt gjeng det fram at sluttrekneskap skal
leggast fram innan l år etter overtaking. Reglementet er ikkje følgt på dette punktet i denne
saka.
Rekneskapsrevisor har kontrollert at kostnader som er ført i byggerekneskapen for Nytt
ventilasjonsanlegg Aukra Helsesenter gjelder det aktuelle prosjekt og at kostnandane
stemmer med rekneskapstalla som er presentert i saksframlegget. Revisor har óg kontrollert at
det var gjort kunngjøring av konkurransen i Doffin for byggeprosj ektet. Revisjonen sitt arbeid
avdekka ingen vesentlege feil eller manglar.
prosjektet.
rådgiver
Arkiv= 614
Saksbeh:
'.~":“S-*’!*’."
Dato:
Jon-Gunnar Gjelberg
13.05.2015
Saksframlegg
Utv.sak5nr Utval
ii
Møtedato
Sluttrapport nytt ventilasjonsanlegg Helsesenteret
Kommunestyret godkjenner sluttrapport for utbyggingsprosjekt 403000~ Helsesenteret, nytt
ventilasjonsanlegg
Vedlegg:
Teikingar
Økonomirapport
K-sak 51/201l. Aukra Helsesenter* ny ventilasjon (oppstansvedtak)
Attestasjon frå revisor
Kontrollutvalet si fråsegn til byggerekneskapet
Særutskrift:
Bakgrunn:
Kommunestyret vedtok 16.06.2011gjennomføring av prosjektet i K-sak 51/11. Vedtatt
prosjektkostnad var 7 mill. kr. inkl. mva. og oppstart bygging var planlagt til hausten 2011 og
ferdigstilling vinter/vår 2012.
Utgreiing:
Dette saksframlegget med vedlegg vert lagt fram for revisjonen slik at deira merknad til
sluttrapponen blir vedlagt saksframlegget.
Organisering
av prosjektet:
Prosjektet vart gjennomført og styn av TEB (Teknikk. eigedom og brann) med fyljande
nøkkelpersonar:
Prosjektansvarleg:
Terje Urdshals (dåverande teknisk sjef, Aukra kommune)
Prosjektleiar:
Are HaukaasfJon-Gunnar Gjelberg (Prosjektleiar Aukra
kommune)
Ass. prosjektleiar:
Prosjekteringsleiar/arkitekt:
Helge Rønning (Innleie, Xpro AS)
Kjetil Strandhagen
Rådgjevingsfirmaet Xpro AS blei engasjert som assisterande prosjektleiar i februar 20l l.
Konkurranse for teknisk planlegging og arkitektteneseter blei gjennomført sommerenlvåren
2011. Øvrige aktørar i prosjekteringsgmppa:
Elektro: Cowi AS
VVS: VVS-Ingeniør .lan Arve Loe
RIB inkl. brann: Arkitekt
Prosjektet var først tenkt gjennomført som totalentreprise. Entreprenøren skal da både bygge og
planlegge prosjektet. På grunn av liten interesse og høg pris, måtte prosjektet avlyse denne
konkurranse . Ferdigstilling av prosjektet blei difor noko forsinka. Prosjektet blei delt opp i
fleire kontrakter og lyst ut på nytt.
Anboclskonkummse for bygningsmessige arbeider var lyst på Doffin (database for offentlig
innkjøp) med innleveringsfrist l6.0l .20l 2. Kontrakt med Fræna Byggservice AS blei signert
26.01.2012. Kontrakt for dei andre tekniske faga:
0 Rørleggerarbeider. Hustad Gruppen A/S. Signert 24.09.2012
0 Luftbehandlingsarbeid.YIT A/S: Signert 26.09.20l2
0 Elektro. Harwest Elektro AS
Prosjektet omfatta:
I tillegg til å omfatte nytt ventilasjonsanlegg omfattar prosjektet også tilrettelegging for bruk av
fjemvanne frå enerisentralen. Det er gjort i form av nye radiatorar for heile bygget. l det nye
tilbygget, som i hovudsak består av teknisk rom, er det også bygd eit rom for oppbevaring av
søppeldunkar. Netto areal for teknisk rom er på 44m2 og søppelrornmet på ca. l5m2.
Kostnadskalkylerfbudsjett:
I budsjettet for 201 l var prosjektet vurdert til ein prosjektkostnad på 6 mill. kr. inkl. mva.
Prosjektet var kalkulert til 7 mill. kr. av rådgjevarane før anbod og oppstartsvedtaket er basert på
denne kalkyla.
Lgyving og evt. korrigert løyving:
Vedtak om rammeløyve vart fatta 24.02.20l2 i deligasjonssak Drift og Areal-l7/12
Vedtak om igangsetting vart fatta 07.03.2012 i deligasjonssak Drift og Areal-23/ 12
Ferdigattest van utskriven 22.04.2013
Qkonomi:
Sluttkostnad for entreprenørarbeidet
ble på ca. kr. 4,8 mill. eks. mva. Dette er ea. kr 200.000,-
meir enn budsjettert. Kalylen er gjort før anbod så dette er ikkje store avviket (under 5%). Det er
ikkje unomialt at det er rundt 20% skilnad frå lågaste til høgaste tilbydar.
Bygget vart tatt over av Aukra kommune 14. mars 2013 , med ein sluttsum på kr. 7 092 352;
inkLmva. Dette gjev ein kostnad på ca. kr. 5 500,- pr m2 (BTA), inkludert areal for tillbygg.
Overforbruket på ca. 92 000,- tilsvarar ca. 1,3% av vedtatt ramme på 7 mill. kr.
Som vi ser av vedlagt Økonomirapport er post for konsulenttenester relativt høg. Dette har
samanheng med at prosjektet var tenkt som totalentreprise men måtte omarbeidast og delast i
fleire kontraktar. Prosjektet hadde marginer og reserve på nesten 20% av byggekost (l,l mill.
eks. mva). Dette gjorde at prosjektet fekk ein sluttsum med eit lite (minimalt) overforbruk.
Finansiering:
Evaluering/gjennomføring
Nye ventilasjonsaggregat krevde så stor plass at det møtte plasserast i eit eige tillbygg.
Plasseringa det fekk er den mest praktiske og økonomiske løysinga. Eksisterande teknisk rom
ligg vegg-i-vegg og det er enkel tilgang til vatn og avløp. To kontor fikk dårlegare utsikt som
følje av tilbyggets plassering. Tillbygget blei flytta lengre fri eksi. bygg for å meir dagslys inn i
kontora enn det fyrste utkast viste. Arkitekt er nytta for å oppnå ei god arkitektonisk løysing
som hannonerar med eksisterande bygningsmasse.
Prosjektet har gode tekniske løysingar og har integrert SD-anlegg (Sentral Driftskontroll). Dei
tekniske anlegga er da tilrettelagt for å kunne driftast via eit felles toppsystem som er nettbasert.
Bygging blei gjennomført samstundes som Helsesenteret vari full drift. Dei som jobba på
senteret skal ha ros for godt samarbeid og høg tolleransegrense i byggetida.
/
xaflwaaga
Rådmann
Terje Urdshals
Utbyggingssjef
Regnskap Regnskap
2014
2013
Prosjekt:
Regnskap
2012
Regnskap
2011
Regnskap Totalsum
2010
Kostnadsramme
403000 Aukra Helsesenter, ventilasjon og ombygninger
100 Løni faste stillingar
106 Seniortillegg
900 Pensjonskostnader
990 Arbeldsgjevaravg.
1150 Matvarer, bevertning
11 846
133
1 851
1 950
40
31 032
5120
5 098
-
-
-
1010
1151 Mat/bevertningtilsette/politikarar/gjestar
1200 Andrevarer og tenester
1302 Telefon
1400 Annonse, rekl.,info
1500 KURS,OPPLÆRING
1601 Bilgodtgjering
1700 Transport
1701 Drift eignetransportmidler
1702 Ikkje innberetn.plreiseutglfter
1950 Gebyr
1951 Avgifter,gebyr
2000 Inventarog utstyr
2001 Programvare/maskinvare
2100 Leige/leasingav transportmidler
2300 Byggtenesterpåkostn.og inv. nybygg(lnnleigd)
2301 Nybygg
2302Nybygg
eigearbeid
2500 Materialertil pàkostningog inv. l nybygg
2501 Materialer nybygg
4290 Mva. generellkompensasjonsordning
5001 Forseinklngsrenter
3
35
43
-
117
14
46
19
44
44
24
~
197
27
51
85116
-
—
100
1 469 906
-
84 867
1 501
14 333
13 577
-
»
-
-
216
»
-
216
510
2 370
-
»
-
-
513
Z 405
43
4 621
-
~
5 631
625
12 507
920 236
1 763 977
-
—
-
-
-
130000
100000
117
14
46
19
44
44
749
12 507
197
27
51
920 236
3 318 999
230000
21 406
-
387
153
149 529
383 684
5 332
314 273
424 601
771 019
-
288 290
70 472
-
Sum utgifter
123 006
2 051 352
4 329 232
488 762
100 000
7 092 352
T O TA LT
Awik
123 006
2 051 352
4 329 232
488 762
100 000
7 092 352
-92 352
Entreprisekostnad
4 784 048
(sum art 2301, 2302,2500,2501)
»
-
127 745
1 634
21 304
20 625
40
314 660
153
862 420
1 246 581
5 332
7 000 000
Aukra
kommune
Arkivsak:
2010/846-3
ArkiV=
614
Saksbeh:
Are Haukaas
Dato:
26.04.2011
Saksframlegg
Utv.saksnr
76/11
51/11
Utval
FORMANNSKAPET
KOMMUNESTYRET
Aukra Helsesenter
Møtedato
06.06.2011
16.06.2011
- nytt ventilasjon
Kommunestyret godkjenner bygging av nytt ventilasjonsanlegg i Helsesenteret innafor ei
kostnadsramme på 7 000 000,-. Finansiering av auken på 1. mill kroner er teke med i
tertialrapporten
Saksprotokoll
i FORMANNSKAPET
- 06.06.2011
Behandling
Samrøystes som tilrådinga frå rådmannen
Saksprotokoll
i KOMMUNESTYRET
- 16.06.2011
Behandling
Innstillinga frå formannskapet vart samrøystes vedtatt
Vedtak
Kommunestyret godkjenner bygging av nytt ventilasjonsanlegg i Helsesenteret innafor ei
kostnadsramme på 7 000 000,-. Finansiering av auken på 1. mill kroner er teke med i
tertialrapporten
Vedlegg
1
2
3
Aukra Helsesenter ventilasjon, brannsynmodell
Aukra Helsesenter ventilasjon, kostnadssammenstilling
Aukra Helsesenter ventilasjon, oversiktskart
Særutskrift:
Bakgrunn:
Det har over lengre tid vore dårlig inneklima på helsesenteret. Dette har stort sett vore løyst med
opne vindu eller bordvifter på kontora. Det er også installert varmepumper for å halde oppe
temperaturen på vinterstid. Arbeidet er planlagd oppstarta hausten 2011 og ferdigstilt vinter/vår
2012.
Utgreiing:
Dagens anlegg er av ein slik standard at det ikkje let seg oppgradere, men må skiftast ut i si
heiltheit. Arbeidet er no prosjektert og kalkulert. Kalkylen viser at kostnadene kan bli større enn
vurdert på idestadiet. Ny totalsum for prosjektet vil kunne kome på 7 015 000,-. Anbudsrunden
vil vise om dette er rett. Av omsyn til framdrifta i prosjektet, tilrår vi godkjenning før anbud ligg
føre.
Arbeidet med utskifting vil kunne foregå samstundes med at bygget er i drift. Kun små
avstegningar av enkelte kontor må påreknast. Sjølve anlegget vil bli plassert i eit eige bygg der
søppelom er plassert i dag. Det vil da samtidig bli laga ei sikker løysing på plassering av
søppeldunkar.
Økonomiske
og administrative
konsekvensar:
Det er i budsjett for 201 1 satt av 6 000 000,- til dette prosjektet. Auken på 1. mill.kr. er teke med
i tertalrapporten.
Dagfinn Aasen
Rådmann
Rett utskrift
17.06.11
Formannskapssekr.
Terje Urdshals
Teknisk sjef
2
REVISOR
Rådhusplassen
0413 MOLDE
w
Telefon:71111450
Telefaks: 71 11 10 28
Telefon: 71 11 10 00 —hovedkontor
1
Til
Aukra kommune
Deres referanse:
Vår referanse:
Arkivkode:
R 22/15
Sted/dato
Molde, 29. mai 2015
SLUTTREGNSKAP FOR INVESTERINGSPROSJEKT
403000 - HELSESENTERET
VENTIALSJONSANLEGGAUKRA KOMMUNE - REVISORS UTTALELSE
- NYTT
Vi har gjennomført de kontrollhandlinger som er avtalt med dere og listet opp nedenfor. Vårt oppdrag er utført i
riktigheten av investeringsprosjektet nevnt over som er avsluttet med ferdigattest 22.04.2013.
Prosjektregnskapet viser en kostnad på kr 7 092 353 - (inklusiv merverdiavgift).
0
0
0
Kostnader som er bokført på prosjekt 403000
0
Vedtak om oppstart ble gjort i kommunestyret
i kommunens
regnskapssystem
stemmer
med
16.06.11 K-sak 51/ll med en budsjettramme på kr 7 000 000
Prosjektet har et merforbruk på kr 92 353
Vårt arbeid avdekket ingen vesentlige awik .
revisj onsstandardene, gir vi ikke uttrykk for noen sikkerhet for at informasjonen ikke inneholder vesentlige feil.
med revisjonsstandardene, kunne andre forhold ha kommet til vår kunnskap og blitt rapportert til dere.
Vår uttalelse er utelukkende utarbeidet for det fonnålet som er beskrevet i første avsnitt, og skal ikke brukes til
L; 6'
I//Si und Ha eshaug
OÃ
Distriktsrevis r - statsaut 'sert revisor
Kommunerevisjonsdistnkt
Møre og Romsdal
Rådhusplassen 1
6413 MOLDE
2
1 (1)
Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Stumdal,
Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna
Saksmappe:
O
Kontrollutvalet
2015-1547/03
Arkiv:
033
Saksbehandlar:
Åse S. Eriksen
Dato:
29.05.2015
Saksframlegg
U.0ff.: 0ff.l. §13, forv.l. § 13
Utvalssaksnr
PS 22/15
Utval
Kontrollutvalet
Møtedato
11.06.2015
TILSETTINGSRUTINAR I AUKRA KOMMUNE
Sekretariatet
si tilråding
Kontrollutvalet tek utgreiinga frå kommunen sin administrasjon til etterretning.
Kontrollutvalet ber administrasjonen i Aukra kommune sjå til at gjeldande lov og rutinar for
tilsetting som er nedfelt i kommunen sitt reglement følgj es ved både interne og eksterne
tilsettingar.
Bakgrunn
for saka
I samsvar med Kommunelova si § 77 nr 1 og Forskrift om kontrollutval, kap. 3 har
kontrollutvalet handsama klage over uryddig sakshandsaming ved ei tilsetting i Aukra
kommune.
Kontrollutvalet sin oppgåve i slike saker er å sjå til at gjeldande lov og avtaler, samt
kommunen sine interne rutinar og reglement er følgt.
Av opplysingane kontrollutvalet har fått knytt til denne tilsettinga, kan det sjå ut som Aukra
kommune sine tilsettingsrutinar ikkje har blitt følgt og prosessen verkar uryddig.
I medhald av Off.l. § 13 og Forv.1. § 13 er saka er unntatt offentlegheit. Utfyllande
saksframlegg med detaljerte saksopplysningar vert lagt fram i møtet.
rådgiver
O
Kontrollutvalet
Saksmappe:
2015-1547/03
Arkiv:
033
Saksbehandlar:
Åse S. Eriksen
Dato:
26.05.2015
Saksframlegg
Utvalssaksnr
PS 23/15
Utval
Kontrollutvalet
Møtedato
11.06.2015
Kommunestyret
REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALET
Sekretariatet
I AUKRA KOMMUNE.
REVIDERING
si tilråding
Kontrollutvalet anbefaler det framlagte forslag til revidert Reglement for kontrollutvalet i
Aukra kommune som sendast over til kommunestyret med følgjande innstilling:
Kommunestyret vedtar revidert Reglement for kontrollutvalet
fram av saka.
Bakgrunn
i Aukra kommune slik det går
for saka
Kontrollutvalet sitt ansvarsområde og oppgåver gjeng fram av kommunelova og Forskrift om
kontrollutval.
Kommunestyret fastsetter nærmare regler for sakshandsaminga i folkevalte organ, jmfr.
Kommuneloven § 39,1.
For å kunne utdjupe sine oppgåver utover føresegna i kommuneloven og Forskrift om
kontrollutval, og for å kunne gi kommuneforvaltninga og innbyggarane i kommunen betre
innsikt i utvalet si verksemd,
er det anbefalt å vedta eiget reglement
for kontrollutvalet.
Reglementet seier noko om utvalet sine oppgåver og ansvarsområde, sakshandsaming i
utvalet og gir informasjon om utvalet si verksemd.
For å sikre at reglementet haldast oppdatert, bør det gjennomgåas og eventuelt reviderast
minimum ein gang pr. valperiode.
Vedlagt saken følgjer:
0 Utkast til revidert Reglement for kontrollutvalet iAukra kommune
0
Reglement for kontrollutvalet i Aukra kommune, vedtatt 22.09.2011 i k-sak 71/11
VURDERING
Kontrollutvalet si rolle kan i korte trekk seiast å vere garantisten for at kommunen gir sine
innbyggarar dei tenester som den er satt til å gjere gjennom lov, statlege pålegg og vedtak i
kommunestyret. I dette ligg det og at kontrollutvalet skal sjå til at kommunen forvaltar
sine ressursar på ein effektiv måte, slik at kommunen når dei måla som er sette innanfor
rammene av gjeldande regelverk og tildelte ressursar.
Kommunestyret kan fastsette eit reglement for kontrollutvalet i den hensikt å klargj ere
innhaldet i, og rammene for, utvalet sine oppgåver. Reglementet inneheld retningsliner for
utvalets organisering, oppgåver, rammevilkår og sakshandsaming. Det seier også noko om
informasjon og rapportering, samt kontrollutvalet si arbeidsmåte.
Reglementet kan ikkje fastsette retningsliner som avgrensar eller er i strid med gjeldande
regelverk for kontrollutvalet.
Vanleg prosedyre er at kontrollutvalet, med bistand frå sekretariatet, utarbeider forslag til
reglement. Reglementet for kontrollutvalet skal handsamast og vedtakast av kommunestyret
på tilsvarande måte som reglement for andre politiske utval.
Endringar:
I utkastet til revidert reglement er dei endringar som er gjort i kommunelova som gjeld
kontrollutvalet tatt inn, m.a. dette med opne møter og val av kontrollutval. I tillegg er det tatt
inn eit punkt om Høyringar i reglementets § 3 Kontrollurvalets oppgåver.
Sakene som kontrollutvalet fremj ar for kommunestyret må framhevast ved behandlinga i
kommunestyret for å tydeleggj ere at dette er tilsyn- og kontrollsaker og vert vurdert etter
andre kriteria enn dei ordinære politiske sakene. Det er ein tendens til at saker frâ kontrollutvalet ofte vert behandla sist i kommunestyret sine møter. Det er ønskjeleg at kontrollutvalet
sine saker vert behandla tidleg i møtet og før dei politiske sakene for å tydeleggjere at dette er
tilsyns- og kontrollsaker der andre kriteria enn dei politiske er førande for debatten og
konklusjonen. Dette er tatt inn som ein del av § 8 Samspelet mellom kontrollutvalet og
kommunestyret i utkastet til revidert reglement.
Revidert reglement vil tre i kraft med verknad frå den dato det vert vedtatt av kommunestyret.
rådgiver
Reglement for kontrollutvalet
Aukra
kommune
Vedtatt av Aukra kommunestyre 22.09.2011 i k-sak 71/11
Revidert í kommunestyret xx.xx.2015 i k-sak xx/ 15
O
O
KONTROLLUTVALETI
AUKRAKOMMUNE
§ 1. Kontrollutvalet sitt formål
Kontrollutvalet er kommunestyrets eige kontroll- og tilsynsorgan. Utvalet skal gjennom sitt
arbeid sørgje for at innbyggarane og andre interessentar har tillit til Aukra kommune,
og at kommunen
leverer sine tenester effektivt og målretta i medhald
av lov, forskrifter,
statlige føringar og kommunestyrets intensjonar og vedtak.
§ 2. Val - samansetting
Kontrollutvalet i Aukra kommune består av 5 medlemmer.
Kommunestyret vel medlemmer og varamedlemmer, og blant medlemmene leiar og
nestleiar. Funksj onstida følgjer valperioden. Minst l av medlemmene veljast blant
kommunestyrets medlemmer. For å sikre den politiske balansen og samansetjing i utvalet,
bør leiar av kontrollutvalet tilhøyre opposisjonen, mens nestleiar bør tilhøre posisjonen.
Begge kjønn skal vere representert i utvalet. Kontrollutvalet velj as i kommunestyrets
konstituerande møte etter val av formannskap og ordførar/varaordførar, jf. Kommuneloven §
17, 2.
Utelukka frå val er ordfører, varaordfører, medlem og varamedlem til formannskap, medlem
og varamedlem av kommunal nemnd med avgjerdsmynde, medlem av kommuneråd, medlem
og varamedlem av kommunestyrekomité etter § 10 a og tilsette i kommunen.
§ 3. Kontrollutvalet sine oppgåver
Kontrollutvalet sine oppgåver er gitt i kommuneloven kap. 12 og forskrift om kontrollutval og
har ei sentral rolle i kommunens eigenkontroll. Kontrollutvalet si hovudoppgåve er å føre
tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga og sjå til at kommunen har ei forsvarleg
revisj onsordning. Kontrollutvalet kan foreta dei undersøkingar som det finn nødvendig for å
ivareta si kontrolloppgåve på vegne av kommunestyret.
Kontrollutvalet skal sørgje for at følgjande oppgåver blir utført:
som omfattar bestilling av rekneskapsrevisjon frå revisor og å
0 Rekneskapsrevisjon,
sjå til at rekneskapa blir revidert på ein trygg måte, gje si uttale til kommunen sitt
årsrekneskap og å sjå til at revisors - og kommunestyret sine påpeikingar til
årsrekneskapen blir følgt opp. Kontrollutvalet skal også føre kontroll med at den
økonomiske forvaltninga gjeng føre i samsvar med gjeldande føresegn og vedtak.
Kontrollutvalet skal og gje si uttale til kommunen sine prosjektrekneskap.
0
som er systematiske vurderingar av kommunen sin økonomi,
Forvaltningsrevisjon,
produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret sine vedtak og
føresetnader. Kontrollutvalet skal utarbeide plan for forvaltningsrevisjon. Vidare skal
utvalet årleg bestille og følgje opp forvaltningsrevisjon hos revisor. Utvalet rapporterer
resultata av gjennomførte forvaltningsrevisj onar til kommunestyret.
0
Selskapskontroll,
som er eit viktig verkemiddel for å sikre at selskapa vert underlagd
demokratisk styring og kontroll. Dette inneber at kontrollutvalet er pålagt å føre
kontroll med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskapa. Kontrollutvalet
utarbeider plan for selskapskontroll. Vidare skal utvalet bestille selskapskontroll i
medhald av plan og rapporterer til kommunestyret om gjennomførte selskapskontrollar.
0
Granskingar
eller undersøkingar.
Kontrollutvalet kan enten på eige initiativ eller
etter vedtak i kommunestyret foreta granskingar eller undersøkingar av kommunen si
verksemd.
0
Høyringar
Kontrollutvalet kan avvikle høyringar innafor det ansvarsområde som er gitt utvalet i
medhald av kommuneloven. Med høyring er meint eit møte i kontrollutvalet der
utvalet mottar munnlege forklaringar frå personar som er innkalla for å få belyst ei
spesiell sak eller saksområde. Høyringa skal i utgangspunktet vere open, men
kontrollutvalet kan med heimmel i kommunelova si føresegn om møteoffentlegheit,
vedta at heile eller deler av høyringa kan vere lukka når det ligg føre lovbestemt
teieplikt.
0 Verksemdsbesøk. Kontrollutvalet kan gjennomføre verksemdsbesøk for å bli betre
kjent med og få eit godt innblikk i forvaltninga av kommunen si verksemd, i
kommunale heil- eller deleigde selskap og i kommunale føretak.
§ 4. Kontrollutvalets ressursar og rammevilkår
Kontrollutvalet gir tilråding til budsjett for kontroll og tilsyn i Aukra kommune.
Kontrollutvalet si tilråding til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet vert sendt
formannskapet og følgjer formannskapet si budsj ettinnstilling til kommunestyret.
Utvalet må ha eit ressursgrunnlag som er tilpassa utvalet sine oppgåver og ansvarsområde, og
må sikrast ei sekretariatsordning som er tilpassa utvalet sine behov. Til å hjelpe seg i arbeidet
har kontrollutvalet eit uavhengig og sakkyndig sekretariat som førebur sakshandsaminga i
utvalet, tar hand om sekretariatsfunksjonen i utvalet sine møter og følgjer opp saker på vegne
av utvalet. Sekretariatet skal sikre at saker som handsamast av kontrollutvalet er forsvarleg
utarbeidd og forberedt.
Kontrollutvalet legger opp til revisj onsordning tilpassa kommunestyret sitt tilsynsbehov,
behov for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens
eigen organisering og internkontroll. Revisjonsfunksjonen for kommunen og eventuelt
tilknytte selskap ivaretakast av eigen revisor/ revisj onsselskap som kommunestyret vel etter
innstilling frå kontrollutvalet.
§ 5. Sakshandsaming
i kontrollutvalet
Utvalet treffer sine vedtak i møte, og det føres protokoll frå møta. Utvalet sine møter vert
avvikla i medhald av vedtatt møteplan. Møteinnkalling, med sakliste og sakspapir, sendes
utvalet sine medlemmer, aktuelle varamedlem, ordføraren, rådmannen og revisor ei uke før
møtet finner sted. Ordførar har møte- og talerett i kontrollutvalet. Kontrollutvalet si
møteinnkalling og sakspapir, samt protokollar sendast til Aukra kommune og er tilgjengeleg
på kommunen si heimeside.
Møteboka skal sendast utvalets medlemmer/varamedlemmer for gjennomsyn. Merknader skal
meldast sekretariatet, som i samråd med leiaren tek avgjerd om endringar skal gjerast i
utkastet. Møteboka skal endeleg godkjennast av kontrollutvalet i neste møte.
Kontrollutvalet sine møter er opne for publikum, men skal vedtakast lukka når det ligg føre
lovbestemt teieplikt.
Dersom det tas avgjerd om at eit møte skal haldast for lukka dører, skal avgjerda føres i
møteboka med heimmel for avgj erda . Det same gjeld for avgjerd om eit medlem av organet
er inhabilt.
For at Kontrollutvalet skal kunne utføre og følgje opp dei oppgåver som er nødvendig for å
sikre forsvarleg kontroll og tilsyn, bør utvalet ha minimum 5 møter pr. år. Det vert utarbeida
ei møteplan med oversikt over møtetidspunkt og faste oppgåver for det enkelte år som vedtas
av kontrollutvalet.
§ 6. Kontrollutvalets
arbeidsmåte
Kontrollutvalet skal halde seg orientert om den administrative og politiske verksemda i
Aukra kommune. Gjennom sitt arbeid skal utvalet legge vekt på samarbeid og opptre på ein
uavhengig og politisk nøytral måte. Kontrollutvalet vil særleg legge vekt på å følgje opp
kommunen sine avgj erdssystem, rutinar og organisasjonens eigen kvalitetssikring.
Gjennom ein aktiv og synleg arbeidsmåte vil kontrollutvalet bidra til at feil og uregelmessige
forhold vert førebygd, men i den grad slike forhold kjem føre, vil utvalet påpeike dette.
Kontrollutvalet skal arbeide for
0 å sikre god kvalitet i kommunens tenester
0 å sikre god produktivitet og ein effektiv ressursutnytting
0 å ivareta innbyggj aranes rettstryggleik i deira kontakt med den kommunale
forvaltninga
0 å sikre at politiske vedtak i Aukra kommune følgj ast opp.
§ 7. Informasjon og rapportering
Som et ledd i sitt førebyggande arbeid skal kontrollutvalet prioritere rettleiing og
informasjon. Utvalet skal leggje vekt på å være løysningsorientert og bidra til læring i
organisasjonen. Kontrollutvalet skal ha ein aktiv og nær dialog med kommunestyret som
kommunens øvste tilsynsorgan, og vil fremme aktuelle saker og rapportere til kommunestyret
ved behov.
Det utarbeidast ei årsmelding med oppsummering av kontrollutvalet sitt arbeid for det enkelte
år som leggast fram for kommunestyret. På slutten av kvar valperiode skal det leggast fram
ein rapport til kommunestyret om utvalet si verksemd og gjennomført forvaltningsrevisjon i
valperioden.
Kontrollutvalets leiar, eller den leiaren måtte gje mynde, tek i vare kontakten med media.
§ 8. Samspelet mellom kontrollutvalet og kommunestyret
God forståing og respekt for kvarandre sine roller er avgjerande for eit godt samspel mellom
kontrollutvalet og kommunestyret. Kontrollutvalet arbeider på oppdrag frå kommunestyret
som kan oppmode eller pålegge kontrollutvalet å greie ut konkrete saker på eigne vegne.
Leiar og nestleiar i kontrollutvalet har møte- og talerett i kommunestyret når saker frå
kontrollutvalet skal handsamast.
Saker som kontrollutvalet fremjar til kommunestyret skal behandlast før dei politiske sakene for å
tydeleggjere at dette er tilsyns- og kontrollsaker, der andre kriteria enn dei politiske er førande for
debatten og konklusjonen. Presentasjon av sakene vil bidra til å synleggj ere kontrollutvalet sitt
arbeid overfor kommunestyret.
§ 9. Iverksetjing
Reglementet for kontrollutvalet i Aukra kommune vert sett i verk etter vedtak i
kommunestyret.
KONTROLLUTVALET I
AUKRA KOMMUNE
Reglement for kontrollutvalet
i Aukra kommune
§ 1. Kontrollutvalets formål
Kontrollutvalet er kommunestyrets eige kontroll- og tilsynsorgan. Utvalet skal gjennom sitt
arbeid sørgje for at innbyggarane og andre interessentar har tillit til Aukra kommune,
og at kommunen leverer sine tenester effektivt og målretta i medhald av lov, forskrifter,
statlige føringar og kommunestyrets intensjonar og vedtak.
§ 2. Organisering av kontroll- og tilsynsfunksjonen
Kontrollutvalet i Aukra kommune består av 3 medlemmer, med 2 varamedlemmer.
Kommunestyret vel medlemmer og varamedlemmer, og blant medlemmene leiar og
nestleiar. Funksjonstida følgjer valperioden. Minst l av medlemmene velj ast blant
kommunestyrets medlemmer. For å sikre den politiske balansen og samansetjing i utvalet,
bør leiar av kontrollutvalet tilhøyre opposisjonen, mens nestleíar bør tilhøre posisjonen.
Utvalet bør ha min. 40 prosent kvinnerepresentasj on.
Utelukka frå val er ordførar, varaordførar, medlem og varamedlem til formannskap, medlem
og varamedlem av kommunal nemnd med avgjerdsmynde, og tilsette i kommunen.
Til å hjelpe seg i arbeidet har kontrollutvalet eit uavhengig og sakkyndig sekretariat som
førebur sakshandsaminga i utvalet, ivaretar sekretariatsfunksj onen i utvalet sine møter og
følgjer opp saker på vegne av utvalet. Revisj onsfunksj onen for kommunen og eventuelt
tilknytte selskap ivaretakast av eigen revisor/ revisj onsselskap som kommunestyret velgj er
etter innstilling frå kontrollutvalet.
§ 3. Kontrollutvalet sine oppgåver
Kontrollutvalet sine oppgåver er gitt i kommuneloven og har ei sentral rolle i kommunens
eigenkontroll. Kontrollutvalet si hovudoppgåve er å føre tilsyn og kontroll med den
kommunale forvaltninga på vegne av kommunen og sjå til at kommunen har ei forsvarleg
revisj onsordning. Kontrollutvalet kan foreta dei undersøkingar som det finn nødvendig for å
ivareta sin kontrolloppgåve på vegne av kommunestyret.
Kontrollutvalet skal i følgje kommuneloven sørgje for at følgjande oppgåver blir utført:
0 Rekneskapsrevisjon,
som omfattar bestilling av rekneskapsrevisj on frå revisor og å
sjå til at rekneskapa blir revidert på ein trygg måte, gje si uttale til kommunen sitt
årsrekneskap og å sjå til at revisors - og kommunestyret sine påpeikingar til
årsrekneskapen blir følgt opp. Kontrollutvalet skal også føre kontroll med at den
økonomiske forvaltninga gjeng føre i samsvar med gjeldande bestemmingar og
vedtak.
0
Forvaltningsrevisjon,
som er systematiske vurderingar av kommunen sin økonomi,
produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret sine vedtak og
føresetnader. Kontrollutvalet skal utarbeide plan for forvaltningsrevisjon. Vidare skal
utvalet årleg bestille og følgje opp forvaltningsrevisjon hos revisor. Utvalet rapporterer
resultata av gjennomførte forvaltningsrevisj onar til kommunestyret.
0
Selskapskontroll, som er eit viktig verkemiddel for å sikre at selskapa vert underlagd
demokratisk styring og kontroll. Dette inneber at kontrollutvalet er pålagt å føre
kontroll med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskapa. Kontrollutvalet
utarbeider plan for selskapskontroll. Vidare skal utvalet bestille selskapskontroll i
medhald av plan og rapporterer til kommunestyret om gjennomførte selskapskontrollar.
0
Granskingar eller undersøkingar. Kontrollutvalet kan enten på eige initiativ eller
etter vedtak i kommunestyret foreta granskingar eller undersøkingar av kommunen si
verksemd.
0
Verksemdsbesøk. Kontrollutvalet kan gjennomføre verksemdsbesøk for å bli betre
kjent med og få eit godt innblikk i forvaltninga av kommunen si verksemd, i
kommunale heil- eller deleigde selskap og i kommunale føretak.
§ 4. Kontrollutvalets ressursar og rammevilkår
Utvalet må ha eit ressursgrunnlag som er tilpassa utvalet sine oppgåver og ansvarsområde, og
må sikrast ein sekretariatsordning som er tilpassa utvalet sine behov. Sekretariatet skal sikre at
saker som behandlast av kontrollutvalet er forsvarleg utarbeidd og forberedt. Kontrollutvalet
legger opp til revisjonsordning tilpassa kommunestyret sitt tilsynsbehov, behov for
oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens eigen
organisering og internkontroll.
§ 5. Sakshandsaming
i kontrollutvalet
Utvalet treffer sine vedtak i møte, og det føres protokoll frå møta. Utvalets møter haldast
inntil vidare for lukka dører, i medhald av vedtatt møteplan. Møteinnkalling, med sakliste og
sakspapir, sendes utvalet sine medlemmer, l. varamedlem, ordføraren, rådmannen og revisor
ei uke før møtet finner sted. Ordførar har møte- og talerett i kontrollutvalet.
For at kontrollutvalet skal kunne utføre og følgje opp dei oppgåver som er nødvendig for å
sikre forsvarleg kontroll og tilsyn, bør utvalet ha minimum 5 møter pr. år. Det utarbeidast ei
møteplan med oversikt over møtetidspunkt og faste oppgåver for det enkelte år som vedtas av
kontrollutvalet.
§ 6. Kontrollutvalets
arbeidsmåte
Kontrollutvalet skal halde seg orientert om den administrative og politiske verksemda i
Aukra kommune. Gjennom sitt arbeid skal utvalet legge vekt på samarbeid og opptre på ein
uavhengig og politisk nøytral måte. Kontrollutvalet vil særleg legge vekt på å følgje opp
kommunen sine avgj erdssystem, rutinar og organisasjonens eigen kvalitetssikring.
Gjennom ein aktiv og synleg arbeidsmåte vil kontrollutvalet bidra til at feil og
uregelmessigheiter førebyggj ast, men i den grad slike forhold kjem føre, vil utvalet
påpeike dette.
Kontrollutvalet
0
0
0
0
skal arbeide for
å sikre god kvalitet i kommunens tenester
å sikre god produktivitet og ein effektiv ressursutnytting
å ivareta innbyggjaranes rettstryggleik i deira kontakt med den kommunale
forvaltninga
å sikre at politiske vedtak i Aukra kommune følgjast opp.
§ 7. Informasjon og rapportering
Som et ledd i sitt førebyggande arbeid skal kontrollutvalet prioritere rettleiing og
informasjon. Utvalet skal leggje vekt på å være løysningsorientert og bidra til læring i
organisasjonen. Kontrollutvalet skal ha ein aktiv og nær dialog med kommunestyret som
kommunens øvste tilsynsorgan, og vil fremme aktuelle saker og rapportere til kommunestyret
ved behov.
Det utarbeidast ei årsmelding med oppsummering av kontrollutvalet sitt arbeid for det enkelte
år som leggast fram for kommunestyret. På slutten av kvar valperiode skal det leggast fram
ein rapport til kommunestyret om utvalet si verksemd og gjennomført forvaltningsrevisjon i
valperioden.
Kontrollutvalets leiar, eller den leiaren måtte gje mynde, tek i vare kontakten med media.
§ 8. Samspelet mellom kontrollutvalet og kommunestyret
God forståing og respekt for kvarandre sine roller er avgjerande for eit godt samspel mellom
kontrollutvalet og kommunestyret. Kontrollutvalet arbeider på oppdrag frå kommunestyret
som kan oppmode eller pålegge kontrollutvalet å utrede konkrete saker på eigne vegne.
Leiar og nestleiari kontrollutvalet har møte- og talerett i kommunestyret når saker frå
kontrollutvalet skal handsamast. Presentasjon av sakene vil bidra til å synleggj ere
kontrollutvalet sitt arbeid overfor kommunestyret.
§ 9. Ikrafttreden
Reglement for kontrollutvalet i Aukra kommune trer i kraft etter vedtak i
kommunestyret,
vedtatt av kommunestyret
22.09.2011,
sak 71/1 l
Kontrollutvalet
Saksmappe:
2015-1547/03
Arkiv:
Saksbehandlar:
216
Åse S. Eriksen
Dato:
28.05.2015
Saksframlegg
Møtedato
1 1.06.2015
Utval
Kontrollutvalet
Utvalssaksnr
PS 24/15
FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT
AUKRA KOMMUNE». GJENNOMGANG
Sekretariatet
«INFORMASJONSSIKKERHET
AV PROSJEKTPLAN
I
si tilråding
Kontrollutvalet godkjenner den framlagte prosjektplan for forvaltningsrevisj onsprosj ektet
” Informasjonssikkerhet i Aukra kommune” med dei merknadar og tilføyingar som måtte
framkomme i møtet. Prosjektplanen dannar grunnlaget for gjennomføringa av prosjektet.
Bakgrunn
for saka
Kontrollutvalet i Aukra vedtok i sitt møte 18.11.2014 i sak 35/14 å bestille ein
forvaltningsrevisjon som skulle sjå nærare på informasjonssikkerheit
Undersøkinga skulle omfatte
i kommunen.
-
Har kommunen tilfredstillande rutinar for inforrnasjonssikkerheit?
Intemkontroll ved handsaming av personopplysningar
-
Følgj er kommunen føresegna om sikkerheit i personopplysningsforskriftene?
-
Sikrar kommunen tilgang til sensitive opplysningar?
-
Følgjes god IT-skikk i kommunen?
Rutinar for kommunen sitt Postmottak
Utvalet ga revisjonen fullmakt til å sjå på andre problemstillingar som kunne vere aktuell for
rapporten og legge dei fram for kontrollutvalet i samband med gjennomgang av prosjektplan.
Prosjektet kjem inn under prioritert område i pkt. 3.2 Gode og eflektíve tjenester i Plan for
forvaltningsrevisjon 2012 ~ 2015.
Kontrollutvalet sine oppgåver ved forvaltningsrevisjon følgjer av kommunelovens § 77, nr. 4
og Forskrifter for kontrollutvalg, kap. 5.
Ihh. til Engasj ementsavtalen mellom kontrollutvalet i Aukra og Kommunerevisj onsdistrikt 2
Møre og Romsdal (KR2) skal det i starten av eit forvaltningsrevisjonsprosjekt utarbeidast eit
utkast til prosjektplan som skal danne grunnlaget for gjennomføringa av prosjektet.
Vedlagt saka følgjer:
- Prosjektplan utarbeidet av Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal for
prosjektet ” Inforrnasjonssikkerhet
i Aukra kommune”, datert 28.05.2015
VURDERING
Kontrollutvalet har ansvar for at kommunen si verksemd årleg vert gjenstand for
forvaltningsrevisj on. Gjennom forvaltningsrevisjon kan kontrollutvalet undersøkje om
kommunen etterlever regelverket, når dei fastsette mål og om ressursane forvaltast på ein
effektiv måte. Revisor utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalet og er ansvarleg
for gjennomføringa.
Kontrollutvalet sitt påse-ansvar for forvaltningsrevisjon inneber m.a. at utvalet skal halde seg
orientert om forvaltningsrevisjonsprosjektet undervegs i prosessen. Ihh. til Engasj ementsavtalen skal kontrollutvalet få seg førelagt og drøfte utkast til prosjektplan som skal danne
grunnlaget for gjennomføringa av prosjektet.
Prosj ektplanen bør omtale følgjande punkt:
0 Bakgrunn for prosjektet
Målsetting og problemstillingar
Revisjonskriterium eller grunnlaget for disse
Metodisk tilnærming
Organisering og ansvar, ressursbehov og tidsplan
I den vedlagte prosjektplan har revisor, under avsnitt Problemstillinger og revisjonskriterier,
utarbeidt problemstillingar og kriteria som leggast til grunn for prosjektet. Kontrollutvalet kan
her vurdere om revisors oppfatning av bestillinga er i tråd med det utvalet ønskte å få belyst
ved val og bestilling av prosjekt.
Etter sekretæren si vurdering er prosjektplana i samsvar med kontrollutvalet si bestilling og
omfattar ovannemnde punkt som ei plan skal innehalde.
Åse SolveigEriksen
rådgiver
PROSJEKTPL
AN
Forvaltningsrevisjon
2 Møre
og Romsdal
Utarbeideti
28.5.2015 av Einar Andersen
Enhet:
Aukra kommune
Prosjekt:
«Informasjonssikkerhet
Generell
hjemmel
i Aukra kommune»
for forvaltningsrevisjon
Aktivitet
Hjemmel
Kommunens revisor skal utføre forvaltningsrevisjon
Kommuneloven § 78 nr. 2 og
Forvaltningsrevisjoninnebærer
å gjennomføre
systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet,
måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets
vedtak og forutsetninger
Bakgrunn
forskrift om revisjon §§ 6 til 8
Kommuneloven § 77 nr. 4
for dette revisjonsprosjektet
Plan for forvaltningsrevisjon
Utvalg
Kontrollutvalget
Kommunestyret
Bestilling av prosjekt
Utvalg
Saks-
2012-15
Saksnummer
Sak 7/ 2012
Sak 50/ 2012
Dato
14.02.12
10.05.12
Dato
Vedtak
18.11.2014
1. Kontrollutvalet bestiller følgjande forvaltningsrevisjonsprosjekt: <<Informasjonssikkerhet i Aukra
kommune»
2. Undersøkinga skal bygge på aktuelle
problemområder som gjeng fram av protokollen
3. Prosjektet bestilles utført hos
Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R.
4. Prosjektplan skal utarbeidas og leggas fram for
kontrollutvalet
nummer
Kontrollutvalget
35/2014
I møte 18.11.2014 drøftet kontrollutvalget prosjekt om informasjonssikkerhet.
fra møtet er følgende omtalt:
I protokollen
Utvalet hadde ei grunding drøfting av kvafor prosjekt som skulle bestillast og samla seg til
slutt om følgjande prosjekt: «Informasjonssikkerhet
íAukra kommune»
Prosjektet kjem inn under pkt. 3.2 Gode og effektive tjenester í Plan for forvaltningsrevisjon for 2012 - 2015.
Side 1 av 6
Kontrollutvalet vil at revisjonen i arbeidet med rapporten skal sjå nærare på følgjande:
- Har kommunen tilfredstillande rutinar for informasjonssikkerhet?
- Internkontroll ved handsaming av personopplysningar
- Følgjer kommunen sikkerheitsbestemminga í personopplysningsforskrwene?
- Sikrar kommunen tilgang til sensitive opplysningar?
- Følg/es god IT -skikk i kommunen?
- Rutinar for kommunen sitt Postmottak
Utvalet gir revisjonen fullmakt til å sjå på andre problemstillingar som kan vere aktuelle
for rapporten og legge dei fram for kontrollutvalet i samband med gjennomgang av
prosjektplan i eit seinare møte. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med
omforeint forslag frå utvalet sine medlemmer. (4 voterande)
Problemstillinger
og revisjonskriterier
Kommunerevisj onsdistrikt 2 Møre og Romsdal har basert på kontrollutvalgets bestilling valgt
følgende problemstilling og revisj onskriterier for forvaltningsrevisj onsprosj ektet:
Problemstilling
Har Aukra kommune tilfredsstillende informasjonssikkerhet, som sikrer krav til
konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet?
Revisjonskriterier
Lov om behandling av personopplysninger
«Den behandlingsansvarlige
(personopplysningsloven)
databehandleren
§ 13 bestemmer at:
skal gjennom planlagte og systematiske
tiltak sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet men hensyn til konjidensialitet,
integritet og tilgjengelighet ved behandling av personopplysninger».
Forskrift om behandling av personopplysninger (personopplysningsforskriften) definerer
nærmere hvilke krav som hviler på kommunen for å sikre tilfredsstillende informasjonssikkerhet Ved behandling av personopplysninger:
0
Personopplysningsforskriften
§ 2-3 stiller krav om at det er etablert en sikkerhetsledelse:
«Den som har den daglige ledelsen av virksomheten som den behandlingsansvarlige
driver, har ansvar for at bestemmelsene i dette kapittelet følges».
0
Personopplysningsforskriften § 2-4 stiller krav om at kommunen har tilstrekkelig oversikt
over de personopplysninger som behandles:
«Det skal føres oversikt over hva slags personopplysninger som behandles».
0
§ 2-5 stiller krav om at det gjennomføres jevnlig sikkerhets-
revisjon:
«Sikkerhetsrevisjon av bruk av informasjonssystemet skal gjennomføres jevnlig».
0
§ 2-6 stiller krav om at det er etablert avviksbehandlings-
system:
«Bruk av informasjonssystemet som er i strid med fastlagte rutiner, og sikkerhetsbrudd,
skal behandles som avvik».
Side 2 av 6
Personopplysningsforskriften § 2-7 stiller krav om en klar organisering med etablerte
ansvars- og myndighetsforhold:
«Det skal etableres klare ansvars- og myndighetsforhold for bruk av informasjonssystemet».
§ 2-10 stiller krav om fysisk sikring mot uautorisert tilgang:
«Det skal trefles tiltak mot uautorisert adgang til utstyr som brukes for å behandle
personopplysninger... ».
Personopplysningsforskriften § 2-1 lstiller krav om tiltak mot uautorisert innsyn:
«Det skal trefles tiltak mot uautorisert innsyn i personopplysninger hvor konfidensialitet
er nødvendig».
personopplysninger:
§ 2-12 stiller krav om at kommunen sikrer tilgang til
«Det skal trefles tiltak for å sikre tilgang til personopplysninger hvor tilgjengelighet er
nødvendig».
personopplysninger:
§ 2-13 stiller krav om tiltak mot uautorisert endring av
«Det skal trefifestiltak mot uautorisert endring av personopplysninger der integritet er
nødvendig».
Tilfredsstillende informasjonssikkerhet skal oppnås ved hjelp av planlagte og systematiske
tiltak. Begrepet innebærer at kjente teknikker og anerkjente standarder for kvalitetsstyring,
internkontroll og informasjonssikkerhet skal legges til grunn ved sikkerhetsarbeidet.
Datatilsynet har i 2009 utgitt Veileder til internkontroll og inforrnasj onssikkerhet.
Dokumentet gir veiledning til innføring av intemkontroll og inforrnasj onssikkerhet for å sikre
forsvarlig og sikker behandling av personopplysninger.
Kriteriene som undersøkelsen bygger på er hentet fra:
Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven)
Forskrift om behandling av personopplysninger (personopplysningsforskriften)
En veiledning om intemkontroll og inforrnasj onssikkerhet, Datatilsynet (november 2009)
Sikkerhetsbestemmelsene i personopplysningsforskriften, Datatilsynet (desember 2000)
Anbefalinger fra Statskonsult om IK sikkerhet; IKT i det offentlige (2002)
Anbefalinger fra KS om IK sikkerhet; Verktøykasse for IKT-planlegging (2004)
COBIT anbefalinger for god IT-skikk utviklet av ISACA (se vedlegg)
Kriterier
Aukra
Aukra
Aukra
Aukra
avvik.
Aukra
Aukra
kommune
kommune
kommune
kommune
har etablert en sikkerhetsledelse.
har tilstrekkelig oversikt over de personopplysninger som behandles.
gjennomfører jevnlig sikkerhetsrevisj on.
har etablert avviksbehandlingssystem og behandler Sikkerhetsbrudd som
kommune har en klar organisering med etablerte ansvars- og myndighetsforhold.
kommune har fysisk sikring mot uautorisert tilgang.
Side 3 av 6
0
0
0
Aukra kommune har tiltak mot uautorisert innsyn.
Aukra kommune sikrer tilgang til personopplysninger.
Aukra kommune har tiltak mot uautorisert endring av personopplysninger.
Rutiner for Postmottaket i Aukra kommune vil bli beskrevet i forvaltningsrevisj onsrapporten.
Avgrensinger
Forvaltningsrevisjonsprosjektet omfatter ikke revisjon av de enkelte datasystemene/
informasj onsteknologisystemene i kommunen. Dette betyr at hensiktsmessigheten av de
enkelte datasystemene ikke vurderes i prosjektet.
Videre avgrensninger vil bli vurdert underveis i prosjektet.
Metode og gjennomføring
Undersøkelsen skal baseres på Norges Kommunerevisorforbund
forvaltningsrevisjon (RSK 001).
(NKRF) sin standard for
Metodene som vil bli benyttet i prosjektet baseres på dokumentanalyse og intervju/ samtaler.
Det planlegges intervju med ansatte med ansvar og oppgaver knyttet til informasjonssikkerhet
og inforrnasj ons- og kommunikasjonsteknologi i kommunen.
Ressu rser
Kompetanse
Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor
Forvaltningsrevisor
Regnskapsrevisor
Planlagt tidsbruk
150 timer
35 timer
15 timer
Merknader
Planlagt utført
Merknader
T
Tidsplan
Aktivitet
Kontrollutvalget bestiller prosjektet
Opp_start planlegging
Prosjektplan sendes kontrollutvalget
Prosjektplan behandles i kontrollutvalget
Utsendelse oppstartbrev
Oppstartmøte med rådmann
Arbeid med rapport
Utkast til rapport på høring
Høringsmøte med rådmann (innen)
Frist for høringsuttalelse
Rapport sendes til kontrollutvalg
Kontrollutvalg behandler rapporten
OK (18.11.2014)
Vår 2015
28. mai 2015
11. juni 2015
Medio juni 2015
Medio juni 2015
Sommer/ høst 2015
10. oktober 2015
24. oktober 2015
5. november 2015
10. november 2015
24. november 2015
OK
OK (28. mai 2015)
Kommunestyret behandler rgorten
Side 4 av 6
Vedlegg
Personopplysningsloven
og personopplysningsforskriften
Personopplysningsloven har som formål å beskytte den enkelte mot at personvernet blir
krenket gjennom behandling av personopplysninger. Loven sier at personopplysninger skal
behandles i samsvar med grunnleggende personvemhensyn, herunder behovet for personlig
integritet, privatlivets fred og tilstrekkelig kvalitet på personopplysningene.
Personopplysningsforskriften gir utfyllende og mer detalj erte krav til behandling av
personopplysninger. Forskriftens kapittel 3 gir utfyllende bestemmelser om internkontroll,
mens kapittel 2 gir utfyllende bestemmelser om informasjonssikkerhet.
Informasjonssikkerhet
Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) er et begrep som omfatter teknologi for
innsamling, lagring, behandling, overføring og presentasjon av inforrnasj on.
I praksis brukes ofte begrepene datateknikk og kommunikasjonsteknologi. IKT er også ofte
omtalt som kun informasjonsteknologi (IT), og tidligere var begrepet elektronisk
databehandling (EDB) utbredt.
Inforrnasjonssikkerhet, datasikkerhet, eller IT-sikkerhet er et fagområde som er knyttet til
nøkkelbegrepene konjidensialitet (sikre at informasjon og informasjonssystemer bare er
tilgjengelig for de som skal ha tilgang), integritet (sikre at inforrnasj on og
informasjonssystemer er korrekte, gyldige og fullstendige) og tilgjengelighet (sikre at
informasjon og informasjonssystemer er tilgjengelig innenfor de tilgj engelighetskrav som er
satt). Hensikten er å iverksette relevante, tilstrekkelige og effektive tiltak slik at forretningsprosessene har tilgang til informasjon med ønsket grad av sikkerhet.
Personopplysningsloven krever at personopplysninger skal beskyttes tilfredsstillende mot
uberettiget innsyn og endringer. Samtidig skal opplysningene være tilgjengelige for de som
trenger opplysningene, når de har behov for disse. Informasjonssikkerhet dreier seg om å
håndtere risikoen for at personopplysninger og andre informasj onsverdier blir ivaretatt på en
tilfredsstillende måte. Dette gjøres ved først å identifisere hvilke personopplysninger
virksomheten har. Deretter gjennomføres en risikovurdering for å avklare om eksisterende
sikkerhetstiltak er tilfredsstillende.
Dersom risikovurderingen avdekker manglende tiltak må det vurderes om nye tiltak skal
iverksettes for å oppnå tilfredsstillende sikkerhetsnivå for personopplysningene. Kontrollrutiner må utarbeides og jevnlig følges, for å kontrollere at tiltakene blir fulgt opp og virker
etter hensikten. En slik fremgangsmåte vil sammen med tilhørende rutiner kunne utgjøre virksomhetens styringssystem for informasjonssikkerhet. Dette systemet for infonnasj onssikkerhet
vil være en sentral del av virksomhetens internkontroll. Det er utviklet ulike standarder som
beskriver hvordan styringssystem for informasjonssikkerhet skal etableres.
God IT-skikk
Information Systems Audit and Control Association (ISACA) er en verdensomspennende
forening for IT-styring og kontroll, sikkerhet, kontroll og revisjon av informasjonsteknologi.
Control Objectives for Inforrnation and Related Technology (COBIT) er utviklet av ISACA
og IT Governance Institute (ITGI) og gir anbefalinger for god IT-skikk. God IT-skikk
Side 5 av 6
anbefaler at det etableres IT-strategi/ planer og at disse er forankret i og bygger opp under
kommunens mål og planer. I tillegg bør en kommune ha konkrete handlingsplaner og
investeringsplaner for hvordan de overordnede strategiene skal nås.
God IT-skikk anbefaler at det foreligger dokumentasjon som viser samtlige IT-systemer og
sammenhengen mellom disse. Dokumentasjonen bør inneholde en overordnet infonnasjon om
systemene. En samlet dokumentasjon av et system bør bestå av:
Systemdokumentasjon: IT-systemet skal beskrives tilstrekkelig detalj ert til at forsvarlig
systemforvaltning, vedlikehold og videreutvikling muliggjøres.
Brukerdokumentasjon: Dokumentasjonen skal på en oversiktlig og lettfattelig måte beskrive
systemet med tilhørende manuelle rutiner slik det arter seg for brukeren.
Driftsdokumentasjon: Dokumentasjonen er en beskrivelse av systemets oppbygging og
driftsmønster for å sikre korrekt drift av lT-systemet, driftsmessig vedlikehold og stabilitet.
God IT-skikk anbefaler at det etableres planer som ivaretar kontinuitet i driften ved alvorlige
hendelser. Videre anbefales det at avbrudd i drift av IKT logges og at det informeres om dette
til eier og brukere. Det bør innføres kriterier som definerer hva som er alvorlige hendelser.
God IK-skikk beskriver en rekke aktiviteter for å sikre forsvarlig gjennomføring av endringer
som påvirker driften av IKT systemene. Det er for eksempel tiltak for å sikre at alle endringer
gjennomføres på en effektiv og kontrollert måte. God IT-skikk anbefaler at kommunen
etablerer retningslinjer, prosedyrer og instrukser som sikrer at endringer er autorisert,
planlagt, risikovurdert, dokumentert, testet og godkjent.
Side 6 av 6
O
Kontrollutvalet
Saksmappe:
2015-1547/03
Arkiv:
033
Saksbehandlar:
Åse S. Eriksen
Dato:
01.06.2015
Saksframlegg
Utval
Kontrollutvalet
Utvalssaksnr
PS 25/15
Møtedato
11.06.2015
OPPFØLGINGSLISTE
Sekretæren si tilråding
I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar:
Bakgrunn
for saka
Vedlagt følgjer ajourført oppfølgingsliste pr. 23.04.2015.
I dette møtet er det ikkje lagt opp til orienteringar frå kommunen sin administrasjon.
VURDERING
Dersom det er saker utvalet ønskjer å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette
møtet eller i eit seinare møte, kan desse verte fremma i møtet for oppføring på
oppfølgingslista.
rådgiver
KONTROLLUTVALET
AUKRA KOMMUNE
I
SA KS OPPF ØL GIN G
(à jourpr.23.04.2015)
Saker som erdtatt
Forvaltningsrevisjonsrapporten
j âr:
27.02.14
Rev./adm.
Revidering av gjeldande
økonomireglement i Aukra
kommune
27.02.14
Adm./sekr
Ny organisering av pleie og
omsorgstenestene i Aukra
kommune
21.05.14
Adm./sekr
«Kvalitet i hjemmebaserte
tj enester i Aukra kommune»
18.11.14: Oppfølging av
rapporten handsama i
dagens møte i sak PS
32/ 14. Etter anbefaling frå
revisjonen vil kontrollutvalet framover følgje
opp kommunen sitt vidare
arbeid med følgjande
punkt:
*Brukarmedverknad på
systemnivå og individnivå
*Indz'vz'duellplan og
koordinator for brukarane
”likeverdig døgntilbod/
beredskap for heimetenesta i heile kommunen
Kontrollutvalet ønskjer ei
ny orientering frå
kommunen til første møte
hausten 2015.
Eit økonomireglement skal
27.02.14: Kontrollutvalet
beskrive hovudreglane for den vil oppmode
administrasjonen i
økonomiske styringa av
kommunen si verksemd.
kommunen om å revidere
Reglementet bør klargj ere
gjeldande økonomiansvaret mellom det politiske reglement slik at det er i
og det administrative nivået i samsvar med praksis.
kommunen og beskrive
01.07.14: Sekretæren skriv
kommunen sine interne reglar til kommunen og ber om
at økonomireglementet
og fullmakter.
Økonomireglementet bør
vert revidert.
02.10.14: Økonomisjef
innehalde kommunen sine
Ema Varhaugvik
vedtak om økonomiplan,
orienterte.
budsjett, rapportering,
Økonomiavdeling har
rekneskap og årsrapport.
ikkje kapasitet i
Økonomireglementet kan
inneverande år å sette i
supplere delegeringsgang arbeidet med
reglementet når det gjeld
revidering av gjeldande
økonomisaker. Aukra
kommune sitt økonomiøkonomireglement.
reglement er frå 2005 og vart 23.04.15: Kontrollutvalet
revidert i desember 2009. Eit vil be administrasjonen
om ein statusrapport til
økonomireglement bør
rullerast og oppdaterast
neste møte.
jamleg.
02.10.14: Einingsleiar for
Aukra kommune har gjort ei
heimetenesta Jorunn
omorganisering av pleie- og
Hurlen orienterte.
omsorgstenesta ved å dele
Aukra kommune si pleietenesta i to med ei eining for
Institusjonstenester og ei for
og omsorgsteneste er frå
Heimetenester. Hensikta med 2014 delt i to einingar Rapporten vart lagt fram for
kontrollutvalet i møte
23.05.2013 i sak PS 10/13.
Rapporten vart oversendt til
kommunestyret som
handsama sak i møte
05.09.2013 i k-sak 60/13.
Oppfølging av rapporten vil
venteleg skje i løpet av
hausten 2014.
omorganiseringa er at det skal
Eining heimetenester og
bli ei betre teneste for
brukarane. Kontrollutvalet
Eining institusjonstenester. Bakgrunn for
ønskjer ei orientering frå
kommunen sin administrasjon
delinga er utfordringane
med
til første møte hausten 2014.
Samhandlingsreforma,
revidert lovverk og
forskrifter. Tenestene vil i
framtida bli meir basert på
kva brukarane rettmessig
har krav på og skal
tildelast etter vedtak. Sjå
protokoll til orienterings-
sak OS 10/14 i dagens
møte.
Ny orientering om Dagsenter
Solbakken
02.10.14
Adm./sekr
Dagsenter Solbakken starta
opp ijuni 2014 og har ope to
dagar i veka. Hensikta med
dagsenteret er å kunne tilby
daglege aktivitetar som
matlaging, handarbeidsaktivitetar, turar og trening.
Målgruppa er personar som
sit heime, ungdom som fell
Kontrollutvalet ønskjer ei
ny orientering om eit år.
02.10.14: Kontrollutvalet
ønskjer å følgje
kommunen sitt arbeid med
dagsenteret vidare og vil
be om ei ny orientering til
første møte på hausten i
2015.
utanom skolen og for dei som
«Kvalitet i sykehjemstjenester i
slit med rus og psykiatri. Dei
ønskjer og å kunne tilby betre
tiltak rundt demente som bur
heime. Tenesta er
behovsprøvd og tildeles etter
vedtak på bakgrunn av søknad
og kartlegging.
Rapporten vart lagt fram for
kontrollutvalet i møte
Aukra kommune»
18.11.2014 i sak PS 31/14.
Forvaltningsrevisj onsrapporten
25.02.15
Rev./adm.
Rapporten vart oversendt til
kommunestyret som
handsama sak i møte
12.02.2015 i k-sak 5/15.
Oppfølging av politiske vedtak
25.02.15
Adm.
Oppfølging av rapporten vil
venteleg skje i løpet av
hausten 2015.
Kontrollutvalet har ikkje,
sidan november
J
2010, fått
25.02.15: Sekretær vert
beden om å skrive til
framlagt oversikt over
politiske vedtak som av ulike
årsaker ikkje er vorte satt i
verk innan rimeleg tid.
rådmann og be om å få
Oversikta skal gjere greie for
31.12.2014
vedtak fatta av
formannskapet,
kommunestyret, drift og
arealutvalet, livsløpsutvalet
og andre politiske utval med
avgjerdsmynde. Hensikta med
årsaker ikkje er sett i verk.
å få ei slik oppstilling er å
oversendt ei oversikt over
politiske vedtak fatta i
perioden 01.01.2010 som av ulike
23.04.15: Sekretæren
sendt brev til Aukra
har
kommune 18.03.2015 og
bedt om å få framlagt slik
oversikt. Saka vil truleg
komme opp i utvalet sitt
kontrollere
at
administrasjonen sett i Verk
og gjennomfører dei vedtak
som er vedteke av dei ulike
politiske organ.
neste møte.

Møteinnkalling - Aukra kommune

Transcription

Similar documents

Mapp2.9

KONTROLLUTVALET FOR MODALEN KOMMUNE SÆRUTSKRIFT

PROTOKOLL - Vest kontroll

Protokoll - Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS

Godkjenning av årsrekneskapen 2014

Rundebordskonferansen 2015

Avtale om å bygge gangveg over eigedom gbn 21/1 i Aukra kommune

Møteinnkalling - Aukra kommune