Office Outlook 2007 - HERDT

W-OL2007KV
Autor: Konrad Stulle
1. Ausgabe vom 15. Januar 2009
© HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim
Microsoft
Office Outlook 2007
für Windows
Internet: www.herdt.com
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Themen-Special:
Konfiguration und Verwaltung
W-OL2007KV
Inhalt
Microsoft Office Outlook 2007 - Themen-Special: Konfiguration und Verwaltung
Basiswissen
5.4
5.5
1 Was Sie wissen sollten ............................ 4
2 E-Mail-Konten und Profile verwalten.... 6
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
Mit Outlook in einer Exchange-Umgebung
arbeiten ...........................................................6
Zugriff auf einen Exchange Server im
Firmennetzwerk ..............................................8
Zugriff auf Postfächer über das Internet .......9
E-Mails über verschiedene Konten
übertragen ....................................................12
Mit mehreren Profilen arbeiten ...................13
Schnellübersicht ............................................15
Übung............................................................15
3 Sicherheitseinstellungen einrichten.... 16
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
Blockierte Dateianhänge senden und
empfangen ....................................................16
E-Mails signieren und verschlüsseln .............19
Persönliches Zertifikat (digitale ID)
erhalten .........................................................20
Ein persönliches Zertifikat verwenden.........21
Schnellübersicht ............................................23
Übung............................................................23
4 Ordner archivieren und Daten sichern 24
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
Outlook-Ordner automatisch archivieren....24
Archivierung individuell festlegen ...............25
Outlook-Ordner manuell archivieren...........26
Mit persönlichen Ordnerdateien arbeiten ...27
Auf persönliche Ordnerdateien
zugreifen .......................................................29
Daten importieren/exportieren ....................29
Schnellübersicht ............................................33
Übung............................................................33
5 Mit öffentlichen Ordnern arbeiten...... 34
5.1
5.2
5.3
Die Struktur von öffentlichen Ordnern
planen............................................................34
Öffentliche Ordner einrichten......................36
Den Zugriff auf öffentliche Ordner
regeln ............................................................36
© HERDT-Verlag
5.6
5.7
5.8
5.9
I
Nachrichten an einen öffentlichen Ordner
senden ........................................................... 38
Kontakte in öffentlichen Ordnern
verwalten ...................................................... 39
Ressourcenverwaltung mit einem
öffentlichen Ordner...................................... 40
Tipps zum Arbeiten mit öffentlichen
Ordnern......................................................... 42
Schnellübersicht ............................................ 44
Übung............................................................ 44
Datentransfer
6 Mit Outlook offline arbeiten ............... 46
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
Postfach im Offlinemodus verwenden......... 46
Postfach und öffentliche Ordner
synchronisieren ............................................. 48
Mit Übermittlungsgruppen arbeiten ........... 49
Elemente filtern ............................................ 52
Nachrichtenübermittlung mit
Remotemail ................................................... 53
Schnellübersicht ............................................ 55
Übung............................................................ 55
7 Web Access mit Outlook....................... 56
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
Outlook über das Internet starten ............... 56
Nachrichten lesen und verwalten ................ 57
E-Mails erstellen und versenden .................. 58
Die Kalenderfunktionen nutzen .................. 61
Aufgaben erstellen ....................................... 63
Outlook-Einstellungen ändern..................... 63
Schnellübersicht ............................................ 65
Übung............................................................ 65
8 Mit Outlook-Daten auf einem PDA
arbeiten .................................................. 66
8.1
8.2
8.3
Outlook-Daten mit einem PDA
austauschen................................................... 66
Synchronisationseinstellungen ändern ........ 68
Schnellübersicht ............................................ 69
Stichwortverzeichnis ................................. 70
3
5
Microsoft Office Outlook 2007 - Themen-Special: Konfiguration und Verwaltung
5
Mit öffentlichen Ordnern arbeiten
In diesem Kapitel erfahren Sie
f wie Sie öffentliche Ordner in Outlook anlegen
f wie Sie Berechtigungen vergeben und verwalten
f wie Sie Ressourcen mit öffentlichen Ordnern verwalten
Voraussetzungen
D Outlook-Adressbuch und Berechtigungsstufen
D Besprechungsanfragen versenden
5.1
Die Struktur von öffentlichen Ordnern planen
Was sind öffentliche Ordner?
Öffentliche Ordner
D
D
D
D
werden auf dem Exchange Server angelegt;
können von mehreren Benutzern gemeinsam verwendet werden;
können Elemente des Typs Nachricht, Kalender, Aufgabe, Notiz oder Journal enthalten;
erhalten eigene E-Mail-Adressen.
Für Elemente wie beispielsweise Besprechungsprotokolle oder Projektberichte, auf die mehrere Personen
zugreifen müssen, eignen sich öffentliche Ordner zur Datenablage. Reservierungen von gemeinsam genutzten Ressourcen wie z. B. Besprechungsräume oder Dienstfahrzeuge können über öffentliche Ordner des Typs
KALENDER erfolgen.
Öffentliche Ordner können im globalen Adressbuch von Outlook angezeigt werden, wenn die entsprechenden Einstellungen auf dem Exchange Server vorgenommen wurden. Sie sind damit genauso adressierbar wie
Personen oder Gruppen.
Was ist bei der Einrichtung öffentlicher Ordner zu beachten?
Hat ein Unternehmen sich entschlossen, bestimmte Informationen in öffentlichen Ordnern bereitzustellen,
sollte zunächst die Ordnerstruktur geplant werden. Grundlage der Ordnerstruktur ist in erster Linie ein hierarchischer Aufbau und eine einfache Verwaltung der Zugriffsrechte.
Daraus ergeben sich die folgenden Hinweise für die Planung:
34
D
Eindeutige Ordnernamen: Die Ordnernamen sollen eindeutig und einmalig sein, beispielsweise
Abteilung Entwicklung - Kontakte statt nur Kontakte.
D
Erweiterbare Ordnerstruktur: Die Ordnerstruktur soll erweiterbar sein, beispielsweise für eine
Tochterfirma, weitere Abteilungen oder Projektgruppen.
D
Ordnertyp: Überlegen Sie vorher, welche Elemente ein neuer Ordner enthalten soll (Aufgabe, E-Mail,
Journal, Kalender, Kontakt, Notiz), da ein nachträgliches Ändern des Ordnertyps nicht möglich ist.
D
Berechtigungsvergabe über Benutzergruppen: Erteilen Sie die Zugriffsberechtigungen an eine
zuvor angelegte Gruppe von Personen statt an Einzelpersonen.
D
Querzugriffe: Vermeiden Sie Berechtigungen für Querzugriffe. Falls beispielsweise alle Abteilungsleiter Berechtigungen für alle Abteilungsordner erhalten sollen, um sich gegenseitig zu vertreten,
richten Sie einen neuen öffentlichen Ordner ein, der allen Abteilungsordnern übergeordnet ist.
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5
Mit öffentlichen Ordnern arbeiten
Das Erstellen und Verwalten von öffentlichen Ordnern sowie die Vergabe von Zugriffsrechten kann sowohl
auf dem Exchange Server als auch vom Outlook Client aus erfolgen. Verteilergruppen und Sicherheitsgruppen
können nur auf dem Exchange Server angelegt werden. Die Pflege der Mitglieder in diesen Gruppen ist auch
in Outlook möglich.
Planungsbeispiel für die Einrichtung öffentlicher Ordner in einem Unternehmen
Im nachfolgenden Beispiel werden öffentliche Ordner für die Firma IMPECK
angelegt, ein Unternehmen in Frankfurt mit mehreren Abteilungen. Die
Nutzungszeiten von Besprechungsräumen und Dienstfahrzeugen sowie der
E-Mail-Verkehr der Projektgruppen soll über öffentliche Ordner verwaltet
werden.
Standardmäßig existiert auf dem Exchange Server 2007 ein öffentlicher
Ordner , der in der Outlook-Ordnerliste angezeigt wird und die Unterordner Favoriten  und Alle öffentlichen Ordner  enthält. Neue öffentliche Ordner können in Outlook nur im Ordner Alle öffentlichen Ordner eingerichtet werden. Eine Erweiterung der Ordnerstruktur auf der Ebene des
obersten öffentlichen Ordners ist nur auf dem Exchange Server möglich.



Öffentliche Ordner sind in der Ordnerliste am blauen Doppelpfeil unter
zu erkennen.
dem Ordnersymbol
Gruppen für die Vergabe von Zugriffsrechten anlegen
Wenn die Ordnerstruktur geplant ist, sollten Sie von Ihrem Netzwerkadministrator die benötigten Gruppen
anlegen lassen.
Für die Beispiel-Firma IMPECK werden folgende Gruppen eingerichtet:
D
D
D
D
D
Je Abteilung wird eine Gruppe mit allen Abteilungsmitgliedern angelegt.
Eine Gruppe enthält die Mitglieder der Abteilungsleitungen.
Eine Gruppe von Administratoren wird benötigt.
Die Mitglieder der Geschäftsführung werden in einer Gruppe zusammengefasst.
Für jede Projektgruppe wird eine Gruppe angelegt.
Berechtigungen an Gruppen vergeben
Um die Benutzerverwaltung einfach und übersichtlich zu halten, können die Zugriffsrechte für die öffentlichen Ordner an die zuvor angelegten Gruppen vergeben werden. Der Vorteil von Zugriffsregelungen
besteht in der zentralen Verwaltung dieser Gruppen.
Wechselt z. B. ein Mitarbeiter die Abteilung, muss lediglich seine Mitgliedschaft in einer Abteilungsgruppe
gelöscht werden und einer anderen Gruppe hinzugefügt werden. An den Zugriffsrechten der öffentlichen
Ordner bedarf es keiner Änderung.
© HERDT-Verlag
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5
Microsoft Office Outlook 2007 - Themen-Special: Konfiguration und Verwaltung
5.2
Öffentliche Ordner einrichten
Einen öffentlichen Ordner anlegen
f
Öffnen Sie Outlook.
f
Blenden Sie die Ordnerliste über das Symbol
im Navigationsbereich ein, oder rufen Sie den Menüpunkt
WECHSELN ZU - ORDNERLISTE auf.
f
Klicken Sie auf das Pluszeichen vor dem Ordner
Öffentliche Ordner, um die Unterordner anzuzeigen.
Öffentliche Ordner anzeigen
Markieren Sie den Ordner Alle Öffentlichen Ordner, und
rufen Sie den Menüpunkt DATEI - NEU - ORDNER auf.
oder Öffnen Sie das Kontextmenü des Ordners Alle Öffentlichen Ordner, und wählen Sie den Eintrag NEUER ORDNER.
f
Geben Sie im Dialogfenster NEUEN ORDNER ERSTELLEN den
Firmennamen IMPECK Frankfurt als Ordnernamen ein .
f
f
f
f


Wählen Sie den Ordnertyp E-MAIL UND BEREITSTELLUNG 
für einen Nachrichtenordner aus.

Überprüfen Sie, ob der richtige Ordner markiert ist, zu dem
der neue Ordner als Unterordner erstellt werden soll .
Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.
Einen öffentlichen Ordner erstellen
5.3
Den Zugriff auf öffentliche Ordner regeln
Grundlagen zu Zugriffsrechten und Berechtigungsstufen
Bei der Planung öffentlicher Ordner spielt die Vergabe von Berechtigungen eine zentrale Rolle. Für jeden einzelnen Ordner kann festgelegt werden, welcher Benutzer bzw. welche Benutzergruppen lesen, schreiben und
löschen dürfen. Zugriffsrechte auf einzelne Elemente können nicht vergeben werden. Die Verwaltung der Zugriffsrechte wird umso aufwendiger, je komplizierter die Ordnerstruktur ist.
D
Unterordner erhalten bei ihrer Erstellung automatisch die Berechtigungen des übergeordneten
Ordners, d. h., die Berechtigungen werden "vererbt".
D
Solange die Berechtigungen nicht eingeschränkt werden, gibt es für jeden Ordner einen Standardbenutzer, der die eigenen Elemente bearbeiten und erstellen darf.
D
Die Zugriffsberechtigungen sind in Stufen festgelegt, die durch unterschiedliche Kombination der einzelnen Berechtigungen entstehen. Je höher die Stufe, umso mehr Bearbeitungsfunktionen stehen
einer Person zur Verfügung.
Zugriffsrechte vergeben
Da die Berechtigungen beim Anlegen von Unterordnern vererbt werden, wird der Ordner IMPECK Frankfurt
verwendet, um die Berechtigungen der Personen festzulegen, die auf alle weiteren Unterordner ebenfalls Zugriffsrechte erhalten sollen. Das könnte beispielsweise die Gruppe Administratoren Frankfurt und die Gruppe
Geschäftsleitung sein sowie ein Standardbenutzer mit Leserechten.
f
Markieren Sie den Ordner IMPECK Frankfurt, und öffnen Sie den Menüpunkt DATEI ORDNER - FREIGABEBERECHTIGUNG ÄNDERN.
oder Öffnen Sie das Kontextmenü des Ordners IMPECK Frankfurt, und wählen Sie den Eintrag
FREIGABEBERECHTIGUNG ÄNDERN.
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© HERDT-Verlag
5
Mit öffentlichen Ordnern arbeiten
Standardmäßig werden für jeden neuen Ordner drei Mitglieder angelegt:
D
STANDARD mit Berechtigungsstufe 4 (Objekte erstellen, lesen und eigene Objekte bearbeiten) erhalten
alle Benutzer, die auf dem Exchange Server angelegt sind.
D
D
Besitzer ist der Benutzer, der den Ordner erstellt hat, und er erhält die höchste Berechtigungsstufe 8.
ANONYM bezeichnet Zugriffe von außerhalb des Netzwerkes, beispielsweise über das Internet mit
Berechtigungsstufe 1 (Objekte erstellen).
Berechtigungen ändern
f
f
Markieren Sie die Gruppe bzw. die Person,
deren Berechtigungsstufe Sie ändern
möchten .
Wählen Sie im Listenfeld BERECHTIGUNGSSTUFE
 die gewünschte Stufe aus.

oder Aktivieren Sie einzeln die gewünschten
Kontrollfelder und Optionen im Bereich
BERECHTIGUNGEN, um benutzerdefinierte
Zugriffsrechte zu vergeben.
Sollte Ihre Auswahl mit einer Berechtigungsstufe identisch sein, wird diese im
Listenfeld  angezeigt.

In nebenstehender Abbildung ist Sally Wagner die
Besitzerin, da sie den Ordner erstellt hat. Der Standardbenutzer darf im Ordner alle Einträge lesen, neue Einträge und Unterordner erstellen (Stufe 5).
Bei der Anlage weiterer Unterordner werden die
Berechtigungen des übergeordneten Ordners automatisch übernommen (vererbt). Daher ist es sinnvoll,
die Berechtigungsstufen auf der obersten Ordnerebene
besonders sorgfältig auszuwählen.
Berechtigungsstufen vergeben
Berechtigungen
Bearbeitungsmöglichkeiten
LESEN, Option ALLE DETAILS
Öffnen und Lesen von bestehenden Einträgen
ELEMENTE ERSTELLEN
Erstellen von neuen Einträgen
UNTERORDNER ERSTELLEN
Erstellen eines untergeordneten Ordners
EIGENE BEARBEITEN
ALLES BEARBEITEN
Hier haben Sie die Möglichkeit, zu wählen, ob und welche Einträge von wem
bearbeitet werden dürfen.
BESITZER DES ORDNERS
Alle Bearbeitungsmöglichkeiten, die auch der Eigentümer des Ordners besitzt,
werden vergeben.
ORDNERKONTAKTPERSON
Erteilt die Berechtigung, Anfragen von anderen Benutzern nach Änderungswünschen des Ordners oder Berechtigungsanfragen entgegenzunehmen
ORDNER SICHTBAR
Mindestberechtigung, die zum Erstellen von Elementen und für den Zugriff auf
untergeordnete Ordner erforderlich ist
ELEMENTE LÖSCHEN
Berechtigung, KEINE, EIGENE oder ALLE Einträge löschen zu können
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5
Microsoft Office Outlook 2007 - Themen-Special: Konfiguration und Verwaltung
Benutzer oder Benutzergruppen den berechtigten Personen hinzufügen
f
f
Klicken Sie im Dialogfenster
IMPECK FRANKFURT: EIGENSCHAFTEN
auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN
, um einen Benutzer in die
Liste der berechtigten Mitglieder
aufzunehmen.
Wählen Sie im Dialogfenster
BENUTZER HINZUFÜGEN in der
globalen Adressliste  einen
Benutzer aus, und klicken Sie
auf HINZUFÜGEN .
f
Wiederholen Sie diesen Schritt
für alle Mitglieder, die Sie aufnehmen möchten.
f
Schließen Sie das Dialogfenster
BENUTZER HINZUFÜGEN mit OK.



Im Dialogfenster IMPECK FRANKFURT: EIGENSCHAFTEN werden die hinzugefügten Benutzer mit der Berechtigungsstufe des
Standardbenutzers angezeigt.
Benutzer entfernen
f
f
5.4
Markieren Sie im Dialogfenster
IMPECK FRANKFURT: EIGENSCHAFTEN

den Benutzer, den Sie löschen
möchten, und klicken Sie auf die
Schaltfläche ENTFERNEN .
Zugriffsberechtigungen für Gruppen erteilen
Schließen Sie das Dialogfenster
mit OK.
Nachrichten an einen öffentlichen Ordner senden
Neue Nachricht an einen öffentlichen Ordner senden
Nachrichten, die von allgemeinem Interesse für alle Mitarbeiter sind, können an einen öffentlichen Ordner
gesendet werden.
f
Richten Sie unterhalb des Firmenordners IMPECK Frankfurt drei
Ordner ein mit den Namen *Mitarbeiter-Infos, Abteilungen und
Projekte für Elemente des Typs E-MAIL UND BEREITSTELLUNG.
Die Ordner in der Ordnerliste werden in alphabetischer Reihenfolge sortiert. Sie
können dem Ordnernamen eines häufig benötigten Ordners ein Sonderzeichen
voranstellen, um ihn an erster Stelle anzuzeigen.
f
f
f
38
Markieren Sie den Ordner *Mitarbeiter-Infos.
Rufen Sie den Menüpunkt DATEI - NEU - ÖFFENTLICHE NACHRICHT IN DIESEM ORDNER
BEREITSTELLEN auf.
Alternativen: STRG × UMSCHALTEN S oder Symbol
Geben Sie im Nachrichtenfenster einen Betreff  ein, und verfassen Sie Ihren Nachrichtentext.
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5
Mit öffentlichen Ordnern arbeiten
f
Wählen Sie im Register DISKUSSION, Gruppe OPTIONEN, über das Symbol KATEGORISIEREN  eine
bestehende Kategorie aus.
f
Klicken Sie zum Senden der Nachricht auf das Symbol ÖFFENTLICHE NACHRICHT .



Nachricht für einen öffentlichen Ordner erstellen
Auf eine Nachricht in einem öffentlichen Ordner antworten
Ein öffentlicher Ordner kann als Diskussionsforum genutzt werden, wenn die Benutzer mindestens die Berechtigung zum Erstellen und Bearbeiten der Elemente erhalten. Standardmäßig wird beim Antworten der
Text der Originalnachricht übernommen und der Antworttext in blauer Farbe oberhalb eingefügt.
f
Öffnen Sie die Nachricht, auf die Sie antworten möchten, mit
einem Doppelklick.
f
Klicken Sie auf das Symbol ANTWORT BEREITSTELLEN , um Ihre
Antwort an den öffentlichen Ordner zu senden.
oder Klicken Sie im Register DISKUSSION, Gruppe OPTIONEN, auf das
Symbol ANTWORTEN , um nur dem Absender der Nachricht zu
antworten.
f
5.5


Geben Sie Ihren Antworttext ein, und verschicken Sie die Nachricht durch Klicken auf das
Symbol ÖFFENTLICHE NACHRICHT bzw. SENDEN.
Kontakte in öffentlichen Ordnern verwalten
Kontaktdaten kopieren
Die Firma IMPECK Frankfurt möchte ihre Kontakte in einem öffentlichen Ordner verwalten mit dem Ziel, doppelte Einträge zu vermeiden und die Kontaktdaten immer aktuell zu halten.
f
Richten Sie im Ordner *Mitarbeiter-Infos einen Ordner Kontakte Frankfurt für Elemente des
Typs KONTAKT ein.
Falls die Kontakte, die in dem öffentlichen Ordner abgelegt werden sollen, bereits in einem anderen - beispielsweise einem persönlichen - Outlook-Ordner vorhanden sind, können Sie die Daten in den öffentlichen
Ordner kopieren und anschließend in dem persönlichen Ordner löschen.
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5
Microsoft Office Outlook 2007 - Themen-Special: Konfiguration und Verwaltung
f
f
f
Öffnen Sie den Ordner, der die Kontaktdaten enthält, und markieren Sie die gewünschten
Kontakte.
Rufen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN - IN ORDNER KOPIEREN auf.
Markieren Sie im Dialogfenster ELEMENTE KOPIEREN den Zielordner Kontakte Frankfurt, und
klicken Sie auf OK, um den Kopiervorgang zu starten.
oder
f
Ziehen Sie die markierten Elemente per Drag & Drop bei gedrückter
wünschten Ordner.
STRG
-Taste auf den ge-
Doppelte Kontakteinträge erkennen
Wird ein geänderter Kontakt abermals in einen öffentlichen Ordner kopiert, erkennt Outlook beim Kopieren
Kontakteinträge mit den gleichen
Vor- und Nachnamen und blendet das
Dialogfenster MEHRFACH VORHANDENER
KONTAKT ein. Standardmäßig ist die
Option VORHANDENEN KONTAKT MIT NEUEN
DATEN AUS DIESEM AKTUALISIEREN aktiviert.
f
Klicken Sie auf AKTUALISIEREN
, um den bestehenden
Kontakt mit den Daten aus
dem neuen Kontakt zu
überschreiben.
oder
f
Aktivieren Sie die Option
NEUEN KONTAKT HINZUFÜGEN,
wenn gleichnamige Kontakte im selben Ordner existieren sollen.



Rückfrage bei doppelten Kontakten
Weitere Möglichkeiten bei doppelten Kontakteinträgen
ALLE AKTUALISIEREN 
Die ausgewählte Option bezieht sich auf alle mehrfach vorhandenen Kontakte.
AUSLASSEN 
Der angezeigte Kontakt wird übersprungen, und der nächste doppelte Kontakt
wird angezeigt.
Falls Outlook beim Kopieren oder Erstellen eines neuen Kontaktes nicht erkennt, dass bereits ein Eintrag mit
dem gleichen Namen vorhanden ist, öffnen Sie den Menüpunkt EXTRAS - OPTIONEN. Klicken Sie im Register
EINSTELLUNGEN auf die Schaltfläche KONTAKTOPTIONEN, und aktivieren Sie das Kontrollfeld NACH DUPLIKATEN ÜBERPRÜFEN.
5.6
Ressourcenverwaltung mit einem öffentlichen Ordner
Öffentliche Ordner für Besprechungsräume einrichten
Die Belegungszeiten von Ressourcen wie Besprechungsräumen, Dienstfahrzeugen, Projektoren etc. können in öffentlichen Ordnern mit Elementen des
Typs KALENDER verwaltet werden. Jede Ressource benötigt einen eigenen
Ordner. Der übergeordnete Ordner kann dazu dienen, den Mitarbeitern Hinweise zur Handhabung der Ressourcenplanung zu geben. Daher wird der
übergeordnete Ordner für Elemente des Typs E-MAIL UND BEREITSTELLUNG eingerichtet.
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© HERDT-Verlag
5
Mit öffentlichen Ordnern arbeiten
f
Richten Sie im Ordner IMPECK Frankfurt den Ordner Besprechungsräume für Nachrichtenelemente ein.
f
Legen Sie für die Standardbenutzer die gewünschte Berechtigungsstufe fest, beispielsweise
Stufe 3 zum Lesen und Erstellen von Elementen und zum Löschen eigener Elemente.
Erstellen Sie für jeden Besprechungsraum einen Unterordner für Elemente des Typs KALENDER.
f
Die Unterordner erhalten automatisch die gleichen Berechtigungen wie der Ordner Besprechungsräume.
Belegungszeiten eintragen
f
f
Öffnen Sie den gewünschten Besprechungsraum-Ordner.
Klicken Sie im Datumsnavigator auf den Tag, an dem Sie
den Besprechungsraum reservieren möchten.
f
Klicken Sie doppelt in die Zeile mit der gewünschten
Uhrzeit, und geben Sie im Formular UNBENANNT - TERMIN
den Betreff und gegebenenfalls einen Ansprechpartner
des Termins ein sowie das Terminende.
Schließen Sie das Formular TERMIN mit der Schaltfläche
SPEICHERN UND SCHLIESSEN.
f
Die Arbeitswoche im Kalender vom
"Kleinen Konferenzraum"
Innerhalb der Uhrzeitfelder können Sie mit den Cursortasten Ï Ð die Uhrzeit im Halbstundentakt verändern. Wenn der Cursor im Uhrzeitfeld BEGINNT UM steht, werden die Anfangs- und Endzeit eines Termins
verschoben, sodass die Termindauer unverändert bleibt.
Besprechungsanfrage aus einem öffentlichen Ordner versenden
Sie können mit der Reservierung eines Besprechungsraumes in einem öffentlichen Ordner die Teilnehmer
direkt zu der eingetragenen Besprechung einladen.
f
f
Öffnen Sie in einem öffentlichen Ordner des Typs KALENDER das Formular TERMIN.
Tragen Sie Betreff, Ort und Uhrzeit ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche TEILNEHMER
EINLADEN.
f
Klicken Sie auf die Schaltfläche AN, und wählen Sie im Dialogfenster TEILNEHMER UND
RESSOURCEN AUSWÄHLEN die Personen aus, die Sie zu dem Termin einladen möchten.
f
Klicken Sie auf die Schaltfläche SENDEN, um die Besprechungsanfrage abzuschicken.
Die Antworten der eingeladenen Teilnehmer kann Outlook nicht im Terminformular dokumentieren, da Sie
die Einladung aus einem öffentlichen Ordner verschickt haben und nicht aus Ihrem persönlichen Postfach.
f
Beantworten Sie die Rückfrage mit OK.
Damit der Termin in den Kalender in Ihrem persönlichen Postfach eingetragen wird, sollten Sie die Besprechung auch in Ihren Kalender kopieren. Klicken Sie auf das entsprechende Symbol im Register BESPRECHUNG,
Gruppe AKTIONEN.
© HERDT-Verlag
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5
Microsoft Office Outlook 2007 - Themen-Special: Konfiguration und Verwaltung
Vorteile der Ressourcenverwaltung mit öffentlichen Ordnern gegenüber der Ressourcenbelegung über das globale Adressbuch
Eine andere Möglichkeit, Teilnehmer und Ressourcen mit einer Besprechungsanfrage einzuladen bzw. zu
reservieren, bietet das globale Adressbuch. Voraussetzung dafür ist die Anlage von Ressourcen auf dem
Exchange Server. Ein Konferenzraum beispielsweise wird genau wie ein Benutzer auf dem Exchange Server
angelegt und besitzt einen Kalender, der bei der Terminplanung von Besprechungen einbezogen werden
kann.
D
Bei häufig benutzten Ressourcen ist ein öffentlicher Ordner vorzuziehen, da in verschiedenen Ansichten die Belegungszeiten übersichtlich dargestellt werden können.
D
Für jeden Eintrag können Termindetails, wie z. B. der Betreff oder die reservierende Person, falls angegeben, eingesehen werden.
D
Die Zugriffsrechte können differenziert werden, falls nicht jeder Benutzer alle Ressourcen buchen darf.
5.7
Tipps zum Arbeiten mit öffentlichen Ordnern
Ordner-Homepage einrichten
Innerhalb einer Firma kann es sinnvoll sein, einen öffentlichen Ordner mit einer Ordner-Homepage zu
starten, die beispielsweise Informationen über den Umgang mit dem Ordner enthält. Die Firma IMPECK
Frankfurt besitzt zwei Dienstfahrzeuge, welche über öffentliche Ordner reserviert werden können. Beim
Aufrufen des öffentlichen Ordners Dienstfahrzeuge sollen die Mitarbeiter Informationen über das Führen des
Fahrtenbuches, das Verhalten im Schadensfall und die Abrechnungsmodalitäten nach dem Tanken erhalten.
f
Erstellen Sie eine Webseite, oder speichern Sie eine bereits bestehende Seite.
Die Webseite, die als Ordner-Homepage ausgewählt wird, sollte auf einem Netzlaufwerk liegen oder eine
Internet-Adresse besitzen.
f
f
f
Richten Sie im Ordner IMPECK Frankfurt den
Unterordner Dienstfahrzeuge für Elemente
des Typs E-MAIL UND BEREITSTELLUNG ein.

Blenden Sie die Ordnerliste ein, und öffnen
Sie den Kontextmenüpunkt EIGENSCHAFTEN des Ordners Dienstfahrzeuge.
Wechseln Sie ins Register HOMEPAGE.
f
Geben Sie die Adresse der Webseite ein.
Adresse der Ordner-Homepage auswählen
oder Klicken Sie auf die Schaltfläche DURCHSUCHEN, und wählen Sie die Datei aus, die als
Homepage angezeigt werden soll.
f
Aktivieren Sie das Kontrollfeld , damit die
Homepage beim Start des Ordners angezeigt wird.
Mit dem Ordner Favoriten arbeiten
In großen Organisationen mit vielen öffentlichen Ordnern kann eine sehr komplexe Ordnerstruktur entstehen. Häufig müssen Sie sich zu den von Ihnen benötigten Ordnern erst "durchklicken". Um schneller auf
wichtige Ordner zugreifen zu können, gibt es die Möglichkeit, im Ordner Favoriten Verknüpfungen zu häufig
benötigten Ordnern zu erstellen.
42
© HERDT-Verlag
5
Mit öffentlichen Ordnern arbeiten
f
Öffnen Sie in der Ordnerliste das Kontextmenü des
Ordners, den Sie den Favoriten hinzufügen möchten.
f
Klicken Sie auf den Eintrag ZU FAVORITEN HINZUFÜGEN.
Das Dialogfenster ZU FAVORITEN HINZUFÜGEN wird eingeblendet.
f
Klicken Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN, falls zu dem
Ordner Unterordner existieren.


Der untere Teil des Dialogfensters wird ausgeklappt.
f
Aktivieren Sie die gewünschten Kontroll- und
Optionsfelder im Bereich UNTERGEORDNETE ORDNER ,
und klicken Sie auf HINZUFÜGEN .
Öffentlichen Ordner hinzufügen
Einen Ordner aus den Favoriten löschen
f
Öffnen Sie das Kontextmenü des gewünschten Ordners im Ordner Favoriten, und klicken Sie
auf den Eintrag "Ordnername" LÖSCHEN.
Es wird lediglich die Verknüpfung gelöscht, nicht der Ordner selbst.
Regeln für öffentliche Nachrichtenordner erstellen
Die manuelle Verwaltung von Ordnern, die sehr viele Nachrichten enthalten, können Sie durch das Erstellen
von Regeln erleichtern. Die Regeln können sich auf Nachrichten bestimmter Absender oder Empfänger beziehen, auf die Dateigröße, die Priorität, das Empfangsdatum oder das Vorhandensein von Anlagen. Sie
möchten beispielsweise eine Kopie der Nachrichten erhalten, die von einem bestimmten Absender stammten.
Zum Erstellen von Regeln für öffentliche Ordner benötigen Sie Besitzerrechte für den Ordner.
f
f
Wählen Sie im Kontextmenü
des gewünschten Ordners den
Eintrag EIGENSCHAFTEN.
Wechseln Sie in das Register
ORDNERVERWALTUNG, und
klicken Sie auf die Schaltfläche
ORDNER-ASSISTENT.

f
Klicken Sie im Dialogfenster
ORDNER-ASSISTENT auf die
Schaltfläche REGEL HINZUFÜGEN.
f
Aktivieren Sie die Schaltfläche
VON , und markieren Sie im
Dialogfenster ABSENDER AUS

WÄHLEN den Namen der gewünschten Person.
Klicken Sie im Dialogfenster
Ordnerverwaltung automatisch regeln
ABSENDER AUSWÄHLEN auf die
Schaltfläche VON, falls Sie
weitere Absender aufnehmen
möchten.
f

f
f
Schließen Sie das Dialogfenster ABSENDER AUSWÄHLEN mit OK.
Aktivieren Sie im Dialogfenster REGEL BEARBEITEN das Kontrollfeld WEITERLEITEN , und wählen
Sie über die Schaltfläche AN  Ihre E-Mail-Adresse aus.
f
Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.
© HERDT-Verlag
43
5
Microsoft Office Outlook 2007 - Themen-Special: Konfiguration und Verwaltung
f
Im Dialogfenster ORDNER-ASSISTENT
wird die Regel angezeigt .
Schließen Sie die Dialogfenster
mit OK.
Im Dialogfenster REGEL BEARBEITEN können Sie
über die Schaltfläche WEITERE OPTIONEN 
Bedingungen für die Nachrichtengröße, den
Empfangszeitraum, die Wichtigkeit oder für
Formulare erstellen.
5.8

Regeln sortieren und bearbeiten
Schnellübersicht
Sie möchten …
einen öffentlichen Ordner anlegen DATEI - NEU - ORDNER
Zugriffsrechte vergeben
Ordner markieren, Kontextmenü FREIGABEBERECHTIGUNG ÄNDERN
Nachrichten in einem öffentlichen
Ordner erstellen
Ordner markieren,
die Duplikaterkennung beim
Kopieren einschalten
EXTRAS - OPTIONEN, Register EINSTELLUNGEN, Schaltfläche KONTAKTOPTIONEN, Kontrollfeld NACH DUPLIKATEN ÜBERPRÜFEN
Ordner für Belegungszeiten einer
Ressource anlegen
DATEI - NEU - ORDNER, Elementtyp KALENDER
eine Ordner-Homepage einrichten
Ordner markieren, Kontextmenüpunkt EIGENSCHAFTEN, Register
HOMEPAGE
Ordner zu Favoriten hinzufügen
Ordner markieren, Kontextmenüpunkt ZU FAVORITEN HINZUFÜGEN
Regeln für Einträge in einem
Ordner erstellen
Ordner markieren, Kontextmenüpunkt EIGENSCHAFTEN, Register
ORDNERVERWALTUNG, Schaltfläche ORDNERASSISTENT
5.9
STRG
× UMSCHALTEN
S
oder Symbol
Übung
Informationen in öffentlichen Ordnern verwalten

Erstellen Sie in einem öffentlichen Ordner, beispielsweise im Ordner Dienstfahrten, drei
Unterordner mit den Namen Kleinwagen, Kombi und Bahnfahrten, jeweils für Elemente des
Typs KALENDER.

Vergeben Sie für die drei Unterordner die Berechtigungsstufe 4 für die Standardbenutzer.

Lassen Sie von Ihrem Administrator eine neue Gruppe mit dem Namen Kfz-Mechaniker einrichten.

Geben Sie der Gruppe Kfz-Mechaniker Besitzerrechte an den Ordnern Kleinwagen und Kombi.

Reservieren Sie den Kombi für eine ganztägige Dienstreise zu einer Messe, und laden Sie
drei "Kollegen" zu der Dienstreise ein.

Richten Sie für den Ordner Bahnfahrten die Reiseverbindungsanfrage der Deutschen Bahn
(http://reiseauskunft.bahn.de) als Ordner-Homepage und Startseite ein.
Lassen Sie die Ordner Kleinwagen und Kombi im Ordner Favoriten anzeigen.
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Erstellen Sie für den Ordner *Mitarbeiter-Infos eine Regel, mit der Nachrichten von einem
bestimmten Absender in Ihr persönliches Postfach weitergeleitet werden.
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Mit öffentlichen Ordnern arbeiten
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