SAV-Schulungsunterlagen, Version 1.6, 9.1.07

Transcription

Schulen ans Verwaltungsnetz SAV
Impressum
Schulen ans Verwaltungsnetz (SAV) ist ein
Projekt der nachfolgenden Organisationseinheiten der Stadt Zürich:
Schul- und Sportdepartement der Stadt Zürich
Abteilung Lehren und Lernen
Postfach, 8027 Zürich
www.stadt-zuerich.ch/ssd
www.stadt-zuerich.ch/sav
Organisation und Informatik der Stadt Zürich
Wilhelmstrasse 10
www.stadt-zuerich.ch/oiz
Hochbaudepartement der Stadt Zürich
Amtshaus IV
Lindenhofstrasse 19
www.stadt-zuerich.ch/hbd
AutorInnen Teil SAV-Unterlagen:
Eveline Bearth, Dominique Dubois, Markus Helbling
SAV Schulungsunterlagen
Autorinnen Teil Outlook-Unterlagen:
Dominique Dubois, Eveline Bearth
Druck: HERDT-Verlag Schweiz GmbH
Version: 1.6
Ausgabe: 3. Januar 2007
© Schul- und Sportdepartement der Stadt Zürich und
Organisation und Informatik der Stadt Zürich
Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form
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03.01.2007
Inhalt
1 Einleitung
1.1
8
Was ist SAV?
2 Schulungsunterlagen
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
Zweck
Inhalt und Bedeutung
Entwicklungsstand
Aktualisierte Schulungsunterlagen
Typographische Textkonventionen
Text-Symbole
3 Sichere Dateiablage
3.1
3.2
3.3
Erhöhte Sicherheit durch komplexe Kennwörter
Abmelden beim Verlassen des Computers
Vertrauliche Daten
4 Komplexe Kennwörter
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
Ein gutes Kennwort
Weshalb komplexe Kennwörter?
Regeln für komplexe Kennwörter
Umgang mit komplexen Kennwörtern
Kennwort-Änderung bei der Neuanmeldung
Kennwort vor Ablauf der 90 Tage ändern
Wie merke ich mir komplexe Kennwörter?
5 Abmelden
5.1
5.2
6.5
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Wie melde ich mich am Computer korrekt ab?
Wie kann ich meinen Computer sperren?
6 E-Mail-Adresse
6.1
6.2
6.3
6.4
8
Schema für E-Mail-Adressen
E-Mail-Adresse beantragen/ bestellen
E-Mail-Adresse ändern
E-Mails abrufen bei Personen mit Doppelfunktionen
6.4.1
Lehrperson und Schulleitung
6.4.2
Lehrperson und KITS-SupporterIn
6.4.3
Hausdienst und KITS-SupporterIn
Lehrperson in mehreren Schulen
*** Diese Themen werden im SAV-Online-Test nicht geprüft
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03.01.2007
7 Kommunikationsrichtlinien
7.1
7.2
Allgemeine Richtlinien
7.1.1
Netiquette E-Mail
7.1.2
Umgang mit Adressbuch und Verteilerlisten
7.1.3
Dienstweg
7.1.4
E-Mails mit vertraulichem Inhalt
7.1.5
Besonders wichtige E-Mails
7.1.6
Gefahren im Umgang mit E-Mails
entspr. Verhalten
7.1.7
E-Mail-Standard Signatur SAV
7.1.8
Download der E-Mail-Signatur von der SAV-Homepage
7.1.9
E-Mail-Signatur im Outlook einrichten
Zielgruppenspezifische Richtlinien
8 Technische Informationen
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
8.7
Mailboxgrösse
Anhänge/ Attachments
Allgemeine Einstellungen
Archivierung E-Mail-Daten
Unterstützung von PDAs
Integration von eigenen POP3 Accounts
Ressourcenverwaltung
9 Viren, Spam, Phishing und Virenschutz
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
Computer-Viren
9.1.1
Wie muss man sich vor Viren schützen?
Spam
9.2.1
Was tun mit Spam?
Phishing
9.3.1
Hauptregel, um sich vor Phishing zu schützen
Virenschutz
9.4.1
Wie können Sie sich zusätzlich schützen?
Spamfilter
Spam und Quarantäne
10 ***Verschlüsselung von Dateien
10.1 Das Programm WinZip
10.2 ZIP-Dateien verschlüsseln
10.2.1 Verschlüsselung mit der rechten Maustaste
10.2.2 Verschlüsselung beim Hinzufügen
10.2.3 Verschlüsselung nachträglich
10.2.4 Verschlüsselung aufheben
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*** Diese Themen werden am SAV-Online-Test nicht geprüft
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11 Outlook-Funktionen
11.1
11.2
11.3
11.4
Unterschiede zu einer Standardinstallation
Automatische Weiterleitung von E-Mails
Outlook-Kalender
Outlook-Profil zurücksetzen
12 Outlook Web Access (OWA)
12.1
12.2
12.3
12.4
12.5
12.6
12.7
12.8
Verwendungszwecke
Synchronisation von Outlook Web Access und Outlook 2003
Anmeldung OWA
OWA Anwendungsfenster
Abmeldung OWA
OWA-Ansichtssteuerung
OWA-Symbolleiste
Neue E-Mail-Nachricht erstellen
12.8.1 E-Mail-Nachrichten mit Anlagen (Attachment)
12.9 OWA-Standard-Signatur SAV einrichten
12.9.1 Download der E-Mail-Signatur von der SAV-Homepage.
12.9.2 E-Mail-Signatur im Outlook Web Access einrichten
12.10 OWA-Optionseinstellungen
12.11 OWA-Regeln
13 KITS-Adressbücher
13.1 KITS-Verteilerlisten
13.1.1 KITS-Umgebung
13.1.2 Schulkreis
13.1.3 Schule
13.2 Auswahl KITS-Adressbücher
13.3 Abgleich der Adressbücher
14 Vertiefungsmöglichkeiten
14.1 eLearning, Onlinetest und Zertifikat
14.1.1 Persönlicher Zugang und Anmeldung
14.1.2 Zugang von zu Hause aus
14.1.3 Demozugang
14.1.4 Übersicht Lernmodule
14.1.5 Navigation und Symbole
14.1.6 Vorgehen
15 Support/ Hilfe
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15.1 Allgemeine Auskünfte
15.2 Anwendungssupport
15.3 Technische Probleme
Seite 4
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15.4 Weitere Informationen
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16 Zusätze
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17 Was bietet Microsoft Outlook?
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17.1
17.2
17.3
17.4
17.5
17.6
17.7
Die einzelnen Module von Outlook
Outlook das erste Mal starten
Outlook nach erstmaligem Start aufrufen
Outlook beenden
***Outlook blockiert?
Das Outlook-Anwendungsfenster
Die Postfachordner
18 Nachrichten (E-Mails)
18.1 Erstellen und Senden von Nachrichten
18.1.1 Erstellen einer Nachricht von A – Z
18.1.2 Empfänger manuell eingeben
18.1.3 Nachrichten mit Kopien und Blindkopien
18.1.4 ***Text mit der Maus verschieben/ kopieren
18.1.5 ***Text mit der Office-Zwischenablage verschieben/ kopieren
18.1.6 Nachrichten mit Anlage/n (Datei/en) versenden
18.1.7 ***Hyperlinks (Verknüpfungen einfügen) einfügen
18.1.8 ***Wichtige Nachrichten (Zustelloptionen)
18.1.9 ***Umfragen erstellen
18.1.10 ***Antwort-E-Mails von Umfrage auswerten
18.1.11 ***Nachrichten erneut versenden
18.1.12 Autosignatur erstellen
18.1.13 ***Weitere Signaturen erstellen
18.1.14 ***Signaturen bearbeiten
18.1.15 ***Signatur wechseln
18.2 Empfangen von Nachrichten
18.2.1 Nachrichten lesen
18.2.2 Nachrichten beantworten und weiterleiten
18.2.3 Umgang mit erhaltenen Anlagen und Hyperlinks
18.2.4 ***Nachrichten drucken
18.2.5 ***Nachrichten als Textdateien speichern
18.2.6 ***Tipps zum Umgang mit empfangenen Nachrichten
18.3 Verwalten von Nachrichten
18.3.1 ***Abwesenheitsassistent
18.3.2 ***Umleitung von Nachrichten
18.4 Organisation der Ablage von Nachrichten
18.4.1 Ordner erstellen
18.4.2 Ordnerebenen ein-/ ausblenden
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18.4.3
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18.4.10
18.4.11
18.4.12
Ordner verschieben
Ordner umbenennen
Ordner kopieren
Ordner löschen
Nachrichten markieren
Nachrichten in Ordner ablegen
Nachrichten aus Postfach löschen
Gelöschte Nachrichten wieder zurückholen
Ordner <Gelöschte Objekte> leeren
***Gelöschte Elemente wiederherstellen
19 ***Kontakte (=Persönliche Adressen)
19.1 Die Adressbücher
19.2 Ansicht der Kontakte
19.3 Erfassen von Kontakten
19.3.1 Neuen Kontakt aufnehmen
19.3.2 Durch E-Mail erhaltene Adresse aufnehmen
19.4 Bearbeiten von Kontakten
19.4.1 Bestehenden Kontakt bearbeiten
19.4.2 Kontakt löschen
19.4.3 Kontakte drucken
19.5 Erstellen und Bearbeiten von Verteilerlisten
19.5.1 Eigene Verteilerliste erstellen
19.5.2 Verteilerliste bearbeiten
19.5.3 Nachricht an Kontakt oder Verteilerliste senden
20 ***Terminplanung
20.1 Ansicht und Navigation im Terminkalender
20.1.1 Die verschiedenen Terminarten
20.1.2 Der Bildschirm in der Terminplanung
20.1.3 Datum wählen
20.1.4 Die Kalenderansichten
20.1.5 Blättern im Kalender
20.1.6 Wochenanzeige im Datumsnavigator einblenden
20.2 Eintragen von Terminen und Ereignissen
20.2.1 Termin direkt eintragen
20.2.2 Termin mit Terminformular eintragen
20.2.3 Die verschiedenen Farben eines Termins (Verbindlichkeit)
20.2.4 Überschneidenden Termin eingeben
20.2.5 Eintragen eines Ereignisses
20.3 Bearbeiten von Terminen
20.3.1 Termin direkt bearbeiten
20.3.2 Termin via Terminformular bearbeiten
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20.3.3 Dauer des Termins verändern
20.3.4 Termin verschieben
20.3.5 Termin kopieren
20.3.6 Termine löschen
20.4 Die Erinnerungsfunktion
20.5 Termin- und Ereignisserien
20.5.1 Erstellen von Serien
20.5.2 Ändern von Serien
21 ***Organisieren von Besprechungen
21.1 Erstellen und Versenden von Besprechungsanfragen
21.1.1 Erstellen einer Besprechungsanfrage
21.1.2 Ändern der Teilnehmerliste vor Versand
21.2 Bearbeiten von Besprechungsanfragen
21.2.1 Liste der Teilnehmenden nach Versand ändern
21.2.2 Besprechung verschieben
21.2.3 Besprechung löschen
21.3 Beantworten von Besprechungsanfragen
21.4 Verwalten von Besprechungsanfragen
22 ***Aufgabenverwaltung
22.1
22.2
22.3
22.4
22.5
Aufgaben im Modul Termin anzeigen
Erstellen von Aufgaben
Erstellen von Aufgabenserien
Aufgaben als erledigt markieren
Löschen von Aufgaben
23 ***Notizen
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23.1 Erstellen von Notizen
23.2 Bearbeiten von Notizen
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159
159
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Seite 7
1
Einleitung
1.1
Was ist SAV?
Herzlich willkommen bei der SAV-Schulung.
SAV steht für «Schulen ans Verwaltungsnetz» und bietet ab Sommer 2006 neue
Möglichkeiten für die Kommunikation und Administration im schulischen Umfeld.
•
E-Mail für alle
Alle Teammitglieder einer Schule erhalten Zugang zu einer einheitlichen E-MailPlattform. Vorbei sind die Zeiten, als jede Lehrperson ihr E-Mail-Konto selbst einrichten musste. Nun können alle über eine offizielle E-Mail-Adresse Informationen
austauschen:
[email protected]
Der Zugang zu den E-Mails erfolgt auf den KITS-PCs in der Schule über Outlook
2003. Auf dem Computer zu Hause können die E-Mails via Webbrowser gelesen
und bearbeitet werden. Dies wird durch «Outlook Web Access» ermöglicht.
•
Kommunikation fördert Teamarbeit
Dank einheitlich aufgebauten E-Mail-Adressen und regelmässig aktualisierten Adressbüchern entfällt die mühsame Suche nach E-Mail-Adressen. Jedes Teammitglied kann so erreicht werden. Das E-Mail-System ermöglicht den einfachen Austausch von Informationen und Arbeitsergebnissen.
•
Zusätzliche Hilfsmittel
Mit dem Projekt SAV werden für die Volksschulen neben den E-Mail-Adressen zusätzliche Hilfsmittel für die Verarbeitung und den Austausch von Informationen zur
Verfügung gestellt:
o
o
o
Zusätzliche Infrastruktur (Desktops, Notebooks, Drucker) für Schulleitungen
und Hausdienst.
Sichere Datenablage mit Verwendung von komplexen Kennwörtern.
Verbindung (Gateway) ins Verwaltungsnetz für künftige Programme, die auf
Daten im Verwaltungsnetz zugreifen müssen.
Hinweis/ Verweis
Seite 8
Browser/Webbrowser: Abgeleitet vom Englischen «to
browse» (durchblättern, schmökern, sich umsehen).
Internetreisen ohne Browser ist wie Telefonieren ohne
Telefon: als Browser werden Programme bezeichnet,
welche Daten aus dem weltweiten Netz (von HTTPServer) abrufen und dann am heimischen Computer
(Client) verarbeiten und anzeigen können.
Bekannte Webbrowser sind z.B. der Microsoft Internet
Explorer, Netscape, Opera, Mozilla, etc.
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2
Schulungsunterlagen
2.1
Zweck
Diese Schulungsunterlagen sollen die Funktionen von SAV erklären. Sie können auch
als Nachschlagewerk dienen. Wenn Sie diese Unterlagen durchgearbeitet und verstanden haben, sind Sie für den SAV-Onlinetest gewappnet.
2.2
Inhalt und Bedeutung
Diese Unterlagen helfen Ihnen, die Funktionen von SAV zu verstehen und effizient zu
nutzen. Sie informieren über:
•
so genannte «komplexe» Kennwörter, die sichere Dateiablage, den Umgang mit
vertraulichen Daten
•
die wichtigsten E-Mail-Funktionen von Outlook
•
die Richtlinien bezüglich E-Mail-Benutzung
2.3
Entwicklungsstand
Hinweis/ Verweis
Die Unterlagen werden laufend überprüft und - falls
nötig - ergänzt oder angepasst.
Für Anregungen haben wir ein «offenes Ohr».
Bitte senden Sie eine E-Mail an das OIZSchulungszentrum ([email protected]) mit
dem Vermerk «Anregungen SAV-Kursunterlagen» oder
melden Sie es im Präsenzkurs Ihrer Kursleitung.
Herzlichen Dank für Ihr Feedback!
2.4
Aktualisierte Schulungsunterlagen
Sie können die aktuellste Version dieser Unterlagen als pdf-Datei herunterladen:
Hinweis/ Verweis
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Wählen Sie den Link <Downloads>.
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2.5
Typographische Textkonventionen
<Xyz> Die in Klammern, fett und kursiv dargestellten Begriffe symbolisieren entweder
den Menübefehl, die entsprechende Schaltfläche, um den gewünschten Vorgang auszuführen, die Tastenbezeichnung oder die Bezeichnung eines Laufwerks, Ordners oder Dateinamens.
***
Die mit *** bezeichneten Titel sind optionale Themen, d.h. für all diejenigen
gedacht, welche noch mehr Informationen erhalten möchten. Diese Themen
werden im Präsenzkurs eventuell nur oberflächlich oder gar nicht behandelt
und sind nicht Bestandteil des SAV-Onlinetests.
2.6
Text-Symbole
☺
Hinweis/ Verweis
Dieser Hinweis macht Sie auf einen bestimmten Punkt
aufmerksam oder verweist auf wichtige Informationen.
Vorgehen
Mit dieser Angabe wird Ihnen der Ausführungsweg
Schritt für Schritt erklärt.
Tipp
Hier erhalten Sie nützliche Tipps und Tricks zum behandelten Thema.
Meine Notizen
Seite 10
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3
Sichere Dateiablage
Die KITS-Umgebung wurde ursprünglich «für Kids», also für die
Schüler/innen im Unterricht konzipiert. Bald zeigten sich aber neue
Bedürfnisse und die KITS-PCs wurden, obwohl nicht vorgesehen,
auch für die Schuladministration eingesetzt. Sobald auf einem
Computer Daten über Schüler/innen oder Lehrpersonen gespeichert
werden, gelten besondere Sicherheitsvorschriften, damit keine
Informationen in falsche Hände geraten können.
Was bedeutet «sichere Dateiablage»?
Nachfolgend die wichtigsten Punkte:
3.1
Erhöhte Sicherheit durch komplexe Kennwörter
Bis jetzt gab es keine Vorgaben über die Auswahl der Kennwörter für die KITSUmgebung. Oft wurden deshalb einfache Wörter gewählt, die mit wenig Aufwand ausspioniert oder gar erraten werden können. Damit die sichere Dateiablage nicht schnell
«geknackt» werden kann, müssen nun komplexe Kennwörter (z.B. mit Gross-/ Kleinbuchstaben, Zahlen, Sonderzeichen) verwendet werden. Die Kennwörter werden auch
mit einem «Verfalldatum» von 90 Tagen versehen, damit der Schaden begrenzt werden kann, wenn doch einmal ein Kennwort durch eine unberechtigte Person verwendet
werden sollte (siehe Kapitel 4.4 Umgang mit komplexen Kennwörtern).
Schüler/innen müssen – nach wie vor - keine komplexen Kennwörter verwenden. Deren Kennwörter haben auch kein «Verfalldatum».
3.2
Abmelden beim Verlassen des Computers
Melden Sie sich immer ab, wenn Sie den Computer nicht mehr benützen
sensibilisieren, eigenes Verhalten beobachten (siehe dazu Kapitel 5.1 Wie melde ich mich am
Computer korrekt ab?).
3.3
Vertrauliche Daten
•
Sicherungskopie von vertraulichen Daten
o Verwenden Sie zur Sicherung von vertraulichen Daten einen Wechselträger wie
USB-Stick, CD-ROM etc.
•
Speichern von vertraulichen Daten
o Speichern Sie vertrauliche Daten auf keinen Fall in den <lokalen Dateien> (auf
der Festplatte), sondern in Ihren <Eigenen Dateien> (sichere Dateiablage auf
dem Server).
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Seite 11
•
Schulleitungs-Accounts (6er Accounts)
o werden in Zukunft zentral durch das KITS-Center verwaltet.
o die <Eigenen Dateien> der Schulleitenden und das Laufwerk <Schulleitung>
sind in Zukunft nicht mehr durch die KITS-Supporter/innen einsehbar.
o die <Eigenen Dateien> der Schulleitenden werden lokal auf dem Schulleitungsnotebook gespeichert. Bei Verlust des Notebooks sind diese Daten verloren. Deshalb alle vertraulichen Daten auf dem Server im Laufwerk <Schulleitung> oder auf dem Laufwerk <H:> speichern
•
Alle anderen Accounts
o der Zugriff ist wie bisher, d.h. die KITS-Supporter/in hat weiterhin Zugriff auf die
<Eigenen Dateien>.
Meine Notizen
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4
Komplexe Kennwörter
4.1
Ein gutes Kennwort
Ein gutes Kennwort ist wie eine Zahnbürste
Wenden Sie es regelmässig an
Wechseln Sie es häufig
Verwenden Sie es lieber nicht in Gruppen
4.2
Weshalb komplexe Kennwörter?
Im Zusammenhang mit der «sicheren Dateiablage» werden auch neue Bestimmungen
zu Kennwörtern nötig. Sie müssen so genannten «hohen Sicherheitsrichtlinien» entsprechen. Die Verwendung von komplexen Kennwörtern gilt für alle Benutzer/innen
ausser den Schüler/innen. Detaillierte Informationen finden Sie im Kapitel 4.3 Regeln
für komplexe Kennwörter.
4.3
Regeln für komplexe Kennwörter
Nachfolgende Regeln müssen bei der Kennwort-Erstellung
unbedingt beachtet werden, ansonsten wird das Kennwort
vom System zurückgewiesen.
Hinweis/ Verweis
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Unter «Account» versteht man eine meist durch Benutzername und Kennwort abgesicherte Zugangsberechtigung zu einem Computer oder Netzwerk.
Zusammensetzung des Benutzernamens in der Schule:
Beispiel Hans Muster
xx2muh.
• Die ersten zwei Buchstaben stehen für das Schulhaus (xx)
• Die Ziffer für die Funktion
1 = Schüler/in, 2 = Lehrperson, 3 = Supporter/in,
5 = Externe, 6 = Schulleitung, 7 = Verwaltung
• Die ersten zwei Buchstaben des Nachnamens
• Der erste Buchstabe des Vornamens
Seite 13
Schüler/in
1er Account
•
Lehrperson
2er Account
Supporter/innen
3er Account
Externe
5er Account
Schulleitung
6er Account
Verwaltung
7er Account
Für diese Accounts gelten in Bezug auf die
Kennwörter folgende Bestimmungen:
• Mindestens 8 Zeichen
• Das Kennwort muss drei der folgenden
vier Elemente enthalten:
- Grossbuchstaben
- Kleinbuchstaben
- Zahlen
- Sonderzeichen (*,$,+, usw.)
• Es darf dem Benutzernamen nicht zu ähnlich sein, d.h. es dürfen nicht mehr als drei
gleiche Zeichen des Login-Namens in derselben Reihenfolge verwendet werden.
• Die letzten 24 Kennwörter sind gespeichert
und dürfen somit nicht wieder verwendet
werden.
Ändern des Kennwortes
4.4
Kann wie bis anhin gehandhabt werden.
Für Schüler/innen gelten keine komplexen
Kennwörter und die Kennwörter verfallen
nicht.
Die Kennwörter müssen regelmässig geändert
werden, d.h. nach 90 Tagen erfolgt eine automatische Aufforderung vom System. Sie
können dieses aber jederzeit auch vor dieser
Ablaufzeit ändern (siehe Kapitel 4.6
Kennwort vor Ablauf der 90 Tage ändern).
Umgang mit komplexen Kennwörtern
Verantwortlichkeit
Sie sind für alle Handlungen verantwortlich, die mit ihrem persönlichen Account ausgeführt werden.
Weitergabe von
Kennwörtern
Das persönliche Kennwort darf nicht weitergegeben
werden, weder an Vorgesetzte noch an Kollegen/innen.
Separate Kennwörter
Fall Sie verschiedene Accounts haben (z.B. Lehrperson
und gleichzeitig Supporter/in oder Schulleiter/in): verwenden Sie verschiedene Kennwörter.
Verwenden Sie Ihren Supporter/innen- oder Schulleitungs-Account nur, wenn Sie gerade in dieser Funktion
arbeiten.
Komplexitätsregeln für
Kennwörter
Die Komplexitätsregeln für die Kennwörter hängen von
der Rolle der Benutzenden ab. Nachfolgend eine detaillierte Zusammenstellung.
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4.5
Kennwort-Änderung bei der Neuanmeldung
Beim ersten Anmelden am Gerät nach der Aufschaltung der SAV-Funktionen verlangt
das System die Eingabe eines komplexen Kennwortes gemäss den beschriebenen
Richtlinien. Dies ist auch dann der Fall, wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben und
die Supporter/in es zurücksetzen musste.
Vorgehen
Folgen Sie dazu den nachfolgenden Schritten:
Erste Anmeldung am
System
1. Sie melden sich am System das erste Mal an.
Kennwort ändern
2. Es erscheint ein Hinweis, dass Sie das Kennwort
Geben Sie Ihren <Benutzernamen> und das
bisherige <Kennwort> ein und bestätigen mit
<OK>.
ändern müssen. Klicken Sie auf <OK>
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3. Im darauf folgenden Fenster folgen Sie den Einga-
befeldern und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit
<OK>.
4. Das neue Kennwort ist nun gültig.
4.6
Kennwort vor Ablauf der 90 Tage ändern
Vorgehen
Kennwort vor Ablauf
ändern
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Wollen Sie jedoch Ihr Kennwort auch zwischendurch
mal ändern (also vor Ablauf der 90 Tage), können Sie
wie folgt vorgehen:
1. Melden Sie sich am System mit Ihrem Benutzerna-
men und bisherigen Kennwort korrekt an.
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2. Ist die Anmeldung erfolgt, drücken Sie die Tasten-
kombination
<Ctrl> + <Alt> + <Delete>
3. Es erscheint folgendes Fenster, in welchem Sie die
Schaltfläche <Kennwort ändern> anklicken.
4. Im darauf folgenden Fenster folgen Sie den Einga-
befeldern und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit
<OK>.
Das neue Kennwort ist nun gültig.
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4.7
☺
Wie merke ich mir komplexe Kennwörter?
Tipp
Nachfolgend ein paar nützliche «Eselsbrücken» um die
komplexen Kennwörter zu merken.
«Eselsbrücken»
Robbie Williams is great
R0Wiisgr
EM 2008 – wir kommen
EM2008-wk
Bilden Sie Sätze und wählen Sie jeweils den ersten oder die ersten beiden
Buchstaben jedes Wortes kombiniert mit Zahlen
4 Wochen Sommer-Ferien in Italien
am Meer
4WS-FiIaM
Triib Sport oder bliib xsund
TrSp0dblxs
Bekanntes Wort kombiniert mit Zahlen, die nach 90 Tagen geändert werden
Winter-Garten07
Winter-Garten09, Winter-Garten12, etc.
oder
Frühlings-09Garten, Sommer-11Garten etc.
7KatzE13
7KatzE16, 7KatzE19, 23KatzE19
Hinweis/ Verweis
Wie sicher ist mein Kennwort?
Kennwort-Check:
www.cnlab.ch/codecheck/check.php
oder
www.datenschutz.ch und dann rechts auf den Link
<Passwort-Check> klicken
Meine Notizen
Seite 18
03.01.2007
5
Abmelden
Heute dient das Abmelden vom Computer in erster Linie dazu, die Vertraulichkeit sensitiver Informationen zu gewährleisten und den Missbrauch von Systemberechtigungen
zu verhindern. Da System- und Datenmanipulationen, die mit unserem persönlichen
Account erfolgen, uns zugeschrieben werden, müssten wir ein vitales Interesse haben,
unsere Accounts zu schützen.
Beispiele möglichen Missbrauchs:
•
Lesen fremder E-Mails, schreiben von E-Mails unter fremdem Namen
•
Einsehen von vertraulichen Informationen
•
Missbrauch von Buchungs-/Zahlungssystemen
•
Manipulieren von Systemen
5.1
Wie melde ich mich am Computer korrekt ab?
Wann immer Sie Ihre Arbeit am Computer beenden, sollten Sie sich korrekt abmelden.
Nur so ist das Gerät für den nächsten Benutzenden wieder verfügbar und nur so kann
ein Missbrauch vermieden werden (siehe obiges Kapitel). Wenn Sie sich nicht abmelden, wird der Computer nach 15 Minuten automatisch gesperrt. Dann kann nur die
angemeldete Person oder die KITS-Supporter/in die Sperrung aufheben. Nicht gespeicherte Daten gehen dabei verloren.
Vorgehen
Variante 1
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf <START> und wählen Sie den Befehl <Abmelden>.
2. Bestätigen Sie im nachfolgenden Fenster die Abmeldung.
Variante 2
1. Drücken Sie die Tastenkombination
und
zusammen gedrückt halten
03.01.2007
1 x kurz
drücken
Seite 19
2. Wählen Sie im geöffneten Fenster die Schaltfläche
<Abmelden>.
3. Bestätigen Sie im nachfolgenden Fenster die Abmeldung.
5.2
Wie kann ich meinen Computer sperren?
Wenn Sie Ihre Arbeit am Computer nur kurz unterbrechen wollen, gibt es auch die
Möglichkeit, den Computer zu sperren. Bedenken Sie jedoch, dass dann niemand
mehr am Gerät arbeiten kann.
Hinweis/ Verweis
Im Schulalltag ist das Abmelden vom Computer praktischer als das Sperren des Computers. Nur so können
andere am Gerät weiter arbeiten.
Bitte sensibilisieren Sie auch Ihre Schüler/innen für das
Abmelden am Computer.
Vorgehen
Variante 1
und
zusammen gedrückt halten
Seite 20
loslassen
1 x kurz
drücken
Bestätigen
03.01.2007
Variante 2
und
gedrückt
halten
1 x kurz
drücken
Meine Notizen
03.01.2007
Seite 21
6
E-Mail-Adresse
6.1
Schema für E-Mail-Adressen
Alle Benutzenden
Haben eine persönliche E-Mail-Adresse gemäss folgendem Schema:
[email protected]
KITS-Supporter/innen
Alle KITS-Supporter/innen einer Schule haben zusätzlich zum persönlichen E-Mail-Account auch noch Zugriff
auf eine unpersönliche E-Mail-Adresse, die an die Supporter/in-Funktion geknüpft ist:
[email protected]
(xx steht für das Schulhauskürzel)
Sie werden in der globalen Adressliste mit <KS +
Schulhausname> aufgelistet, also z.B. KS Heumatt.
6.2
E-Mail-Adresse beantragen/ bestellen
Ihre E-Mail-Adresse wurde durch die KITS-Supporter/in bestellt. Sollte dies noch nicht
geschehen sein, wenden Sie sich an sie. Die entsprechende Mailbox steht jeweils ab
dem nächsten Werktag zur Verfügung.
6.3
E-Mail-Adresse ändern
Die Vergabe der E-Mail-Adresse erfolgt unabhängig von der Zugehörigkeit zu einer
Schule. Das System prüft die bereits bestehenden E-Mailadressen und erstellt die EAdresse gemäss folgendem Schema:
[email protected]
Ist die zu erstellende E-Mail-Adresse bereits vergeben, wird automatisch eine Zahl
angefügt. Beispiel: Die E-Mail-Adresse von Peter Muster ist bereits belegt. Der «zweite» Peter Muster erhält nun die E-Mail-Adresse:
[email protected]
Hinweis/Verweis
Seite 22
Wünschen Sie eine andere E-Mail-Adresse, d.h. sind
Sie mit Ihrer E-Mail-Adresse nicht zufrieden (z.B. Adresse wie oben beschrieben
[email protected] oder zu lange EMail-Adresse wegen Doppelnamen), melden Sie sich
bei Ihrer Supporter/in. Sie wird sich an die zuständige
Stelle wenden, damit Ihre E-Mail-Adresse geändert
werden kann.
03.01.2007
6.4
E-Mails abrufen bei Personen mit Doppelfunktionen
Bei Doppelfunktionen wie z. B. Schulleitung und Lehrperson oder Hausdienst und
KITS-Supporter/innen wird nur eine persönliche E-Mail-Adresse erstellt. Der Zugriff
wird wie folgt geregelt:
6.4.1
Lehrperson und Schulleitung
Angemeldet mit
6er Account
am SL-Notebook
Zugriff auf persönliche Mailbox über Outlook.
Angemeldet mit
2er Account
an einem KITS-Gerät
Zugriff auf persönliche Mailbox über Outlook Web Access.
6.4.2
Lehrperson und KITS-SupporterIn
Angemeldet mit
2er Account
Angemeldet mit
3er Account
Zugriff auf die KITS-Supporterin-Funktionsadresse über
Outlook.
Zugriff auf die KITS-Supporter/in-Funktionsadresse
über Outlook Web Access.
6.4.3
Hausdienst und KITS-SupporterIn
Angemeldet mit
7er Account
Angemeldet mit
3er Account
über Outlook.
über Outlook Web Access.
Hinweis/Verweis
03.01.2007
Zugriff über Outlook Web Access siehe Kapitel 12
Outlook Web Access (OWA).
Seite 23
6.5
Lehrperson in mehreren Schulen
Falls Sie in mehreren Schulen tätig sind, erhalten Sie nur eine einzige persönliche
E-Mail-Adresse. Beantragen Sie bitte das E-Mail-Konto in der Schule, in der Sie das
grösste Pensum haben.
Der Zugriff auf dieses E-Mail ist wie folgt geregelt:
In der Schule mit dem
grössten Pensum
in den anderen Schulen
Hinweis/Verweis
Informieren Sie die Supporter/in der anderen Schulen,
dass Sie bereits eine E-Mail-Adresse besitzen und keine weitere mehr beantragt werden muss. Falls Sie
mehr als eine persönliche Mailbox erhalten haben, veranlassen Sie bitte die Löschung der entsprechenden
Mailbox über die KITS-Supporter/in.
Meine Notizen
Seite 24
03.01.2007
7
Kommunikationsrichtlinien
Verbindlich gemäss PK-Beschluss vom 9. Mai 2006.
7.1
Allgemeine Richtlinien
7.1.1
Netiquette E-Mail
Netiquetten sind Verhaltensregeln im Netz, welche für alle Nutzer/innen gelten. Diese
Regeln beziehen sich nicht ausschliesslich auf die Arbeit am Computer in der Schule,
sondern Ziel ist, dass sie auch ausserhalb der Schule im Umgang mit dem Internet
Gültigkeit haben. Sie umfassen Richtlinien für einen höflichen und respektvollen Stil bei
der Verbreitung von Informationen im Netz und die Einhaltung von gesetzlichen Grundlagen. Die Netiquette «wächst» aus dem Umfeld der Schule und beschreibt «Sitten und
Bräuche», welche in diesem Rahmen gelten sollen. (Quelle: www.schulinformatik.ch).
•
Denken Sie daran, dass «auf der anderen Seite» ein Mensch sitzt. Schreiben Sie
nichts in der E-Mail, was Sie dieser Person nicht auch direkt sagen würden. Dies
gilt auch für andere Personen, die Sie in Ihrer Mail erwähnen; Ihre E-Mail könnte an
die betroffenen Personen weitergeleitet werden.
•
Lesen Sie die erhaltenen E-Mails sorgfältig durch, bevor Sie antworten. Kommunikation kann missverständlich sein; dies kommt bei E-Mails recht häufig vor, da die
nonverbalen Signale (wie Mimik, Gestik, Körperhaltung, usw.) fehlen. Es wird zwischen den Zeilen gelesen und interpretiert. Je nach Gemütsverfassung ärgern Sie
sich über etwas, was der Absender gar nicht so gemeint hat. Wenn Sie sich über
die Bedeutung einer Aussage nicht sicher sind, fragen Sie nach.
•
Nehmen Sie sich Zeit für das Schreiben einer E-Mail.
o prägnanter, aussagekräftiger Betreff
o kurze, verständliche Sätze
o kurze Abschnitte, getrennt durch eine Leerzeile
o korrekte Grammatik und Rechtschreibung
•
Emoticons umschreiben Gefühle, Ironie oder die eigene Befindlichkeit.
o :-)
lachend, scherzhafte Aussage
o :-D
fröhlich lachend
o ;-)
zwinkernd, nicht ernst gemeint
o :-(
negative Stimmung
o :-|
gleichgültig
o :-/
skeptisch
o :-o
erstaunen, erschrecken oder schreien (je nach Zusammenhang)
o :-#
vertraulich
•
Netspeak umschreibt ebenfalls Gefühle, Ironie oder die eigene Befindlichkeit.
o <g> grinsen
•
Seien Sie zurückhaltend mit Humor, Ironie und Sarkasmus.
•
Vermeiden Sie GROSSSCHREIBUNG, das gilt als SCHREIEN. Verwenden Sie
deshalb andere Hervorhebungen wie z.B. neue Zeilen, Sternchen, usw.
•
Eine E-Mail kann nach dem Abschicken nicht mehr «zurückgenommen» werden
(auch wenn dies manchmal sehr wünschenswert wäre!). Deshalb
03.01.2007
Seite 25
o
o
o
•
Bevor Sie Ihre Antwort senden, lesen Sie diese noch einmal sorgfältig durch
und fragen Sie sich: Wie wirkt diese E-Mail auf die Empfängerin/ den Empfänger?
Falls Sie dazu gerade keine Zeit haben: Speichern Sie Ihre Antwort erst einmal
unter «Entwürfe» und schicken Sie sie etwas später ab, nachdem Sie Zeit hatten, nochmals alles durchzulesen.
Manchmal ist es sinnvoll, zunächst nur eine Empfangsbestätigung zu schicken
und die eigentliche Antwort noch einmal zu überschlafen.
Seien Sie gegenüber Mängeln anderer Personen tolerant.
7.1.2
Umgang mit Adressbuch und Verteilerlisten
•
Das Adressbuch und die Verteilerlisten erleichtern die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung, den Behörden und den Teammitgliedern.
•
Die Daten im Adressbuch und die Verteilerlisten sind nur für den internen und beruflichen Gebrauch bestimmt. Es ist untersagt, diese Daten an Dritte weiterzugeben
oder sie für private oder verbandsmässige Zwecke zu verwenden.
•
Senden Sie ihre E-Mails nur an die Personen, die damit wirklich etwas machen
oder dringend über diese Informationen verfügen müssen. Ansonsten ergibt sich
schnell eine Flut von E-Mails, die schliesslich niemand mehr (genau) liest.
•
Seien Sie sehr zurückhaltend mit CC-Adressierungen (= Kopie an). Personen, die
Mails als CC erhalten, betrachten dies manchmal als Beleidigung oder wissen
nicht, was sie mit der Mail machen sollen.
Falls Sie die CC-Adressierung verwenden, dann stellen Sie klar (z.B. am Ende der
Mail unter PS), weshalb gewisse Personen eine Mailkopie erhalten, z.B. «diese
Mail geht zur Information per CC an XYZ».
•
Seien Sie noch zurückhaltender mit BCC-Adressierungen (= Blindkopie an), weil so
den anderen Empfängern verborgen bleibt, an wen diese Mail sonst noch geschickt
wurde. Es entsteht der Eindruck, dass Sie etwas zu verstecken haben. Pflegen Sie
eine transparente E-Mail-Kommunikation, bei der die Empfänger jeweils wissen,
wer die Mail sonst noch erhalten hat.
BCC-Adressierung macht höchstens bei externen Empfängern Sinn, falls diese
bzw. Sie nicht wollen, dass alle Empfänger die E-Mail-Adressen aller anderen Empfänger sehen.
•
Verwenden Sie Adressbuch und Verteilerlisten nicht missbräuchlich, um z.B. für
eine bestimmte Meinung «Stimmung» zu machen oder gar um eine Person/ Personengruppe zu verunglimpfen.
•
Bei missbräuchlicher Verwendung des E-Mail-Kontos, des Adressbuches oder der
Verteilerlisten wird die betreffende Person zuerst verwarnt und muss - bei erneutem
Missbrauch - mit Disziplinarmassnahmen rechnen.
Seite 26
03.01.2007
7.1.3
Dienstweg
•
Der Dienstweg ist auch bei der Kommunikation per E-Mail einzuhalten (siehe auch
Kapitel 7.1.2 Umgang mit Adressbuch und Verteilerlisten).
•
Z.B. keine direkten Mails an den Vorstehenden des Schul- und Sportdepartementes.
•
Z.B. Lehrperson
7.1.4
Schulleitung
Kreisschulpflege
Präsident.
E-Mails mit vertraulichem Inhalt
•
Vertraulich sind alle Inhalte, die mit dem Persönlichkeitsschutz der Schüler/innen in
Zusammenhang stehen. Z.B. ein Bericht des Schulpsychologischen oder Schulärztlichen Dienstes, eine vertrauliche E-Mail von Eltern….
•
Schulische Vertrauenspersonen (und das sind alle Zielgruppen von SAV) unterstehen dem Berufsgeheimnis und sind verpflichtet, mit den ihnen anvertrauten Informationen sorgsam umzugehen.
•
E-Mails mit vertraulichem Inhalt dürfen nicht unverschlüsselt an interne Mailadressen (aus dem Adressverzeichnis) und schon gar nicht an externe Mailadressen
verschickt werden. Unverschlüsselte E-Mails können «abgehört» werden. Mit dem
Programm WinZip können vertrauliche Dokumente verschlüsselt werden. Nur in
diesem Zustand dürfen sie per E-Mail verschickt werden (siehe Kapitel 10.2 ZIPDateien verschlüsseln).
Im Rahmen eines laufenden Projektes wird gesamtstädtisch eine einfachere Möglichkeit der Verschlüsselung und digitalen Signierung eingeführt werden.
7.1.5
•
Besonders wichtige E-Mails
Wenn Sie sicher sein möchten, dass eine E-Mail ankommt, dann bitten Sie die
Empfänger um eine kurze Empfangsbestätigung. Alternativ dazu können Sie bei
besonders wichtigen Mails beim Erstellen einer neuen E-Mail unter dem Symbol
<Optionen…> die Schaltfläche <Die Übermittlung dieser Nachricht bestätigen>
und/oder <Das Lesen dieser Nachricht bestätigen> aktivieren.
7.1.6
Gefahren im Umgang mit E-Mails
entspr. Verhalten
•
E-Mail kann für Spam (unerwünschte E-Mails) oder zur Verbreitung von Viren,
Würmern (schädliche Programme) usw. missbraucht werden. Veröffentlichen Sie
daher niemals Ihre E-Mail-Adresse im Web (z.B. auf einer Homepage, in einer
Newsgroup, usw.).
•
Die E-Mail-Konti verfügen über einen Spam- und Virenfilter. Diese stellen jedoch
keinen absoluten Schutz dar. Öffnen Sie daher keine E-Mails mit unbekanntem oder dubiosem Absender. Öffnen Sie keinesfalls an derartige E-Mails angehängte
Dateien (Attachments).
•
Eine E-Mail kann verloren gehen oder an eine falsche Adresse gelangen. Kontrollieren Sie daher vor dem Senden der E-Mail nochmals die Empfänger. Wenn Sie
unbedingt sicher sein müssen, dass die Mail auch wirklich ankommt: Siehe Kapitel
7.1.5 Besonders wichtige E-Mails.
03.01.2007
Seite 27
•
Eine E-Mail kann unterwegs eingesehen, kopiert und manipuliert werden, siehe
auch Kapitel 7.1.4 E-Mails mit vertraulichem Inhalt.
•
Die Quelle einer E-Mail kann vorgetäuscht sein. Öffnen Sie keine angehängten
Dateien (Attachments) mit merkwürdigem Namen (z.B. «Your account»), selbst
wenn sie von einem bekannten Absender stammt.
•
Wenn Sie vermuten, dass Sie Opfer eines Virenangriffs geworden sind, wenden
Sie sich unverzüglich an die KITS-Supporter/in.
7.1.7
E-Mail-Standard Signatur SAV
Mit der E-Mail-Signatur wird das einheitliche Erscheinungsbild nach aussen gewährleistet. Sie ist an die persönlichen Koordinaten anzupassen. Bitte beachten Sie nachfolgende Standard-Vorgaben.
Freundliche Grüsse
Schrifttyp
Schriftgrösse
Schriftfarbe
ARIAL
10 pt
schwarz
Vorname Nachname
Berufsbezeichnung
-Direktwahl: 044 … .. .. (falls vorhanden, sonst diese Zeile löschen)
[email protected]
Stadt Zürich
Schule XY
Postadresse, 80.. Zürich
Standort: (falls abweichend von der Postadresse)
Strasse Nr., 80.. Zürich
Tel. 044 … .. ..
Fax 044 … .. ..
www.stadt-zuerich.ch/schulen
Schrifttyp
Schriftgrösse
Schriftfarbe
ARIAL
8 pt
schwarz
Diese Mitteilung enthält vertrauliche Informationen und richtet sich ausschliesslich an die adressierten Personen.
Falls Sie nicht zu diesen Personen gehören, bitten wir Sie, die Nachricht zu löschen und den/die Absender/in zu
informieren. Die weitere Verwendung einer solchen Nachricht ist nicht zulässig.
Hinweis/Verweis
7.1.8
Es ist nicht erlaubt, die Attributierung (Schriftgrösse,
Schriftart, Farbe, Zeilenabstände etc.) sowie die Gestaltung zu ändern. Sie muss den städtischen Vorgaben
entsprechen.
Download der E-Mail-Signatur von der SAV-Homepage
Damit Sie die Signatur an der entsprechenden Stelle im Outlook nicht von Hand eintippen müssen, laden Sie diese vorab von der SAV-Homepage herunter. Dann passen
Seite 28
03.01.2007
Sie die Signatur Ihren persönlichen Koordinaten an. Die ergänzte Signatur wird sodann
kopiert und im Outlook wieder eingefügt.
Vorgehen
Signatur downloaden
1. Starten Sie den Microsoft Internet-Explorer oder einen anderen Internet-Browser und tippen Sie folgende WWW-Seite in das Adressfeld ein:
2. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit <Enter>
3. Klicken Sie einmal auf den Link <Downloads>.
Download starten
4. Klicken Sie auf den Link <Vorlage E-Mail-Signatur
für Outlook 2003, 003 MB>
Anpassen an die persönlichen Koordinaten
5. Die Standard-E-Mail Signatur wird Ihnen nun am
Bildschirm angezeigt. Passen Sie diese jetzt Ihren
persönlichen Koordinaten an (Vorname, Nachname,
Berufsbezeichnung, etc.)
03.01.2007
Seite 29
Text markieren
6. Anschliessend markieren Sie den gesamten Inhalt
mittels Tastenkombination <Ctrl> + <A>.
Variante 1:
Menü <Bearbeiten>
Text kopieren
<Alles markieren>
7. Nun kopieren Sie den markierten Textteil, damit Sie
diesen später im Outlook wieder einfügen können.
Variante 1: Tastenkombination <Ctrl> + <C> oder
Variante 2: Rechtsklick in die Markierung und den
Menübefehl <Kopieren> wählen.
Variante 3: Menü <Bearbeiten>
<Kopieren>
Der kopierte Text befindet sich nun in der Zwischenablage.
7.1.9
E-Mail-Signatur im Outlook einrichten
Damit die E-Mail-Signatur im Outlook beim Neuerstellen sowie beim Antworten oder
Weiterleiten von Nachrichten automatisch erscheint, fügen Sie die nun vorher kopierte
E-Mail-Signatur im Outlook wieder ein. Folgen Sie den nachfolgenden Anweisungen.
Vorgehen
Neue Signatur
erstellen
1. Starten Sie Outlook und achten Sie darauf, dass der
Cursor auf dem Ordner <Posteingang> platziert ist.
2. Wählen Sie Menü <Extras>
<Optionen>.
3. Wählen Sie das Register <E-Mail-Format>.
Seite 30
03.01.2007
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Signaturen>.
5. Klicken Sie auf <Neu>.
Name der Signatur
6. Geben Sie einen <passenden Namen> für die Signa-
tur ein. Passend wäre z.B. Ihr eigener Nachname
und/oder Vorname oder SAV.
(Sollten Sie später mehrere Signaturen verwenden
wollen, so können Sie diese voneinander unterscheiden.)
7. Achten Sie darauf, dass bei der zweiten Option die
Option <Die Signatur ohne Vorlage erstellen> aktiviert ist.
03.01.2007
Seite 31
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Weiter>
Signatur einfügen
9. Der Cursor blinkt nun im untenstehenden Fenster.
Hier fügen wir nun den vorher kopierten Text der Signatur wieder ein und zwar mit:
Variante 1: Tastenkombination <Ctrl> + <V> oder
Variante 2: Rechtsklick in das leere Feld und den
Menübefehl <Einfügen> wählen.
<CTRL> + <V> oder
<Rechtsklick> und <Einfügen>
Fertigstellen
Seite 32
10. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Fertigstellen>
<OK>.
03.01.2007
Zukünftige Signatur
bestimmen
11. Damit die Signatur bei neuen Nachrichten sowie
auch beim Antworten oder Weiterleiten von Nachrichten automatisch erscheint, bestimmen Sie die
Signatur. Vorzugsweise Ihren Schulabsender, da
Sie über dieses Konto mehrheitlich geschäftliche
Nachrichten erstellen.
Wählen Sie Menü <Extras>
Register <E-Mail-Format>.
<Optionen>
das
12. Klicken Sie dazu auf den kleinen Pfeil rechts von
<Signatur für neue Nachrichten> und wählen Sie
die Signatur aus, welche Sie vorgängig definiert haben (Beispiel: Bearth Eveline ).
Dasselbe tun Sie für zukünftige <Antworten und
Weiterleitungen>.
13. Bestätigen Sie mit <OK>.
Hinweis/Verweis
Hinweis/Verweis
03.01.2007
Erweiterte Informationen zur Handhabung der E-MailSignatur finden Sie in den Kapiteln 18.1.12 - 18.1.15.
Die Einstellung dieser E-Mail-Signatur gilt nur für den EMail-Verkehr über Outlook. Mailen Sie über OutlookWeb Access müssen Sie diese Signatur dort ebenfalls
einrichten. Details dazu finden Sie im Kapitel 12
Outlook Web Access (OWA)
Seite 33
7.2
Zielgruppenspezifische Richtlinien
Nachfolgend werden Minimalstandards definiert. Schulleitende können aus betrieblichen Gründen für ihre Schuleinheit auch weitergehende Standards für die Kommunikation per E-Mail definieren.
Abruf Postfach
Beantwortung
Schulleitende
täglich an Werktagen
innert 2 Werktagen
Lehrpersonen
Kindergärtner/innen
Hortner/innen
in der Regel täglich/mindestens an
drei Werktagen pro
Woche
innert 3 Werktagen
Hausdienstleitende
Pro Hausdienst wird eine Ansprechperson (normalerweise der
Hauswart) festgelegt; die Kommunikation seitens Verwaltung
erfolgt an diese Person; sie ist für
die Weiterleitung innerhalb des
Teams verantwortlich.
täglich an Werktagen
innert 2 Werktagen
Meine Notizen
Seite 34
03.01.2007
8
Technische Informationen
8.1
Mailboxgrösse
Die Mailboxgrössen werden je nach Funktion des Benutzenden wie folgt geregelt:
Standard
Schulleitung
8.2
=
=
100 MB
200 MB
Anhänge/ Attachments
Über E-Mails können leicht schädliche Programme auf die KITS-Computer gelangen.
Aus Sicherheitsgründen werden ausführbare E-Mail-Anhänge/ Attachments (Programme, Makros, usw.) von dieser Umgebung und vom E-Mail-System soweit wie möglich
ausgefiltert. Es wurden folgende allgemein gültigen Einstellungen in Bezug auf diesen
Filter vorgenommen:
•
Aktiv bei ein- und ausgehendem Mailverkehr.
•
Es werden folgende Anhänge/ Attachments von Mails entfernt:
o sämtliche ausführbaren Dateien (*.exe, java, *.msi, *.pif) unabhängig, ob sie in
einem ZIP-File sind oder nicht (ausser das ZIP-File ist passwortgeschützt, siehe
dazu Kapitel 10.2 ZIP-Dateien verschlüsseln).
•
Ausserdem werden z.B. nachfolgende Anhänge/ Attachments gelöscht:
o *.com (ausführbare Datei-Programm)
o *.exe (ausführbares Programm)
o *.js (Java Script)
o *.bat (ausführbare Prozedur, Batch-File von DOS)
o *.cmd (Command/Batchfile),
o *.vb (Visual Basic-Datei).
•
Sollte ein Anhang/ Attachment gelöscht worden sein, wird stattdessen ein Text im
Mail eingefügt, dass hier ein Anhang/ Attachment entfernt wurde.
8.3
Allgemeine Einstellungen
•
Pro E-Mail können max. 500 Empfänger-Adressen eingetragen werden sofern diese für den externen Versand verwendet wird. Für den internen Gebrauch gelten
keine Begrenzungen.
•
Die maximale Grösse einer E-Mail beträgt 10 MB.
•
Spam- und Virensignaturen werden laufend automatisch aktualisiert.
Hinweis/ Verweis
03.01.2007
Generell wird das E-Mail-System gemäss den aktuellen
Richtlinien geschützt.
Seite 35
8.4
Archivierung E-Mail-Daten
Die Archivierung von E-Mails steht aus Sicherheitsüberlegungen noch nicht zur Verfügung.
Ist die Grösse Ihrer Mailbox erschöpft (siehe Kapitel 8.1 Mailboxgrösse) und Sie möchten Ihre E-Mails nicht löschen, können Sie diese in einen separaten Ordner ausserhalb
von Outlook kopieren. Von dort aus lassen sich die E-Mails auf CD brennen oder auf
einen USB-Stick kopieren. Anschliessend können diese E-Mails im Outlook gelöscht
werden, was die Mailboxgrösse entlastet.
Vorgehen
Ordner erstellen
1. Öffnen Sie Ihre <Eigenen Dateien> und erstellen Sie
darin einen separaten Ordner für die Sicherung der EMails. Verwenden Sie dazu den Link im Aufgabenbereich auf der linken Seite <Neuen Ordner erstellen>.
2. Benennen Sie den Ordner z.B.
<Outlook Sicherung>.
Damit der Link <Neuen Ordner erstellen> überhaupt
sichtbar ist, achten Sie darauf, dass in der rechten
Fensterhälfte keine Dateien/Ordner markiert sind.
Seite 36
03.01.2007
3. Öffnen Sie den neu erstellten Ordner <Outlook Sicherung> mit einem Doppelklick.
4. Verkleinern Sie das Fenster und platzieren Sie es so
auf dem Bildschirm, dass Sie nachher die zu sichernden Mails in dieses Fenster ziehen können.
5. Starten Sie Outlook und öffnen Sie den Ordner, in
dem die zu sichernden Mails gespeichert sind. Verkleinern sie gegebenenfalls das Outlook-Fenster, damit das Fenster des Ordners <Outlook Sicherung>
auch sichtbar ist.
6. Markieren Sie alle E-Mails, die Sie sichern möchten
und ziehen Sie diese mit gedrückter rechter Maustaste in den Ordner <Outlook Sicherung>.
03.01.2007
Seite 37
7. Sobald Sie die Maustaste loslassen, erscheint das
Kontextmenü, in welchem Sie den Befehl <Hierher
kopieren> wählen.
8. Sie können nun den Ordner <Outlook Sicherung>
auf eine CD brennen oder auf einen USB-Stick kopieren und die gesicherten E-Mails im Outlook löschen.
Seite 38
03.01.2007
Hinweis/ Verweis
8.5
Wenn die zu sichernden E-Mails im Outlook in mehreren Ordnern gespeichert sind, empfehlen wir Ihnen, im
Ordner <Outlook Sicherung> Ordner mit denselben
Namen zu erstellen. So können Sie die Mails jeweils in
den dazu passenden Ordner kopieren und behalten die
Übersicht.
Unterstützung von PDAs
Vorläufig wird keine Unterstützung von PDAs/ Mobile-Phones angeboten.
Die Abklärungen haben gezeigt, dass kein Synchronisationstool alle
Gerätetypen unterstützt und daher ein wirtschaftlicher Betrieb
verunmöglicht wird.
8.6
Integration von eigenen POP3 Accounts
Die Integration von privaten POP3-Accounts wird nicht unterstützt.
8.7
Ressourcenverwaltung
Im Moment wird keine Ressourcenverwaltung (Sitzungszimmer, Beamer, usw.) angeboten.
Meine Notizen
03.01.2007
Seite 39
9
Viren, Spam, Phishing und Virenschutz
Leider hat das Medium E-Mail lästige Begleiterscheinungen hervorgebracht, wie zum
Beispiel Viren, Spam und Phishing. Mehr zu den verbundenen Gefahren und Risiken
erfahren Sie nachfolgend.
Auf dem KITS-E-Mail System wurden einige Vorkehrungen bereits getroffen, um die
Gefahren zu vermindern. Es gilt jedoch, dass alle Benutzenden im Kampf gegen unerwünschte Zusendungen gefordert sind. Sowohl als Absender wie auch als Empfänger
muss man sich an gewisse Richtlinien halten.
9.1
Computer-Viren
Was sind eigentlich Computer-Viren?
•
Bösartige Programme.
•
Reproduzieren sich selber, verbreiten sich schnell.
•
Infizieren andere Computer.
•
Ziel: Daten ermitteln, verändern oder zerstören.
•
Viren werden meist unabsichtlich und unbemerkt per E-Mail weiterverbreitet.
•
Sind oft so programmiert, dass sie z.B. automatisch an alle Adressen des Adressbuches weitergesandt werden.
9.1.1
•
Wie muss man sich vor Viren schützen?
Nie Anhänge (Attachments) von Unbekannten öffnen, wenn über deren Inhalt Zweifel bestehen. Löschen Sie diese E-Mails.
9.2
Spam
Der Begriff «Spam» kommt vom Dosenfleisch SPAM (Spiced Porc and Ham) der Firma
Hormel Foods.
Im Internet bedeutet «Spam»:
•
Unerwünschter Massenversand von Werbe-E-Mails als (scheinbar) persönliche EMails.
•
Artikel in Newsgroups, die nichts mit dem Thema der Gruppe zu tun
haben.
•
Artikel, die an mehrere Newsgroups gleichzeitig verschickt werden.
Beschwerden beim Absender sind zwecklos und können sogar zu noch mehr Spam
führen. Die E-Mail-Adresse des Absenders ist oft erfunden, wie z.B. [email protected]. Die Adressen der Empfänger werden meist automatisch von Websites und
aus dem Usenet gesammelt oder bei unseriösen Unternehmen eingekauft.
Seite 40
03.01.2007
9.2.1
Was tun mit Spam?
•
Löschen Sie Spam-E-Mail und vor allem
•
Nicht beantworten.
•
Keine Anhänge öffnen und auf keine Verknüpfung («Links») klicken.
9.3
Phishing
(Von engl. «Password Fishing», d. h. Fischen nach dem Passwort)
•
Kriminelle Methode, an vertrauliche Daten und Informationen zu kommen
•
Vortäuschen einer seriösen Herkunft (z.B. Bank, Post)
•
Aufforderung: Persönliche Daten eingeben (Kennwörter, Streichcodes etc.)
•
Umleitung auf präparierte Webseite oder E-Mail enthält ein entsprechendes Formular.
Eine solche «gefälschte» Website könnte wie folgt aussehen
.
03.01.2007
Seite 41
Graphische Darstellung «Phishing». (Quelle www.zeix.ch)
9.3.1
Hauptregel, um sich vor Phishing zu schützen
•
Seien Sie misstrauisch, wenn ein Mail Sie zu sofortigem Handeln auffordert.
•
Nie beantworten sondern löschen.
•
Klicken Sie nicht auf Links (Verknüpfungen) in verdächtigen Mails, sondern tippen
Sie die Ihnen bekannte Adresse des Anbieters ein.
•
Informieren Sie sich auf der Website des Anbieters über die verwendeten Sicherheitsmerkmale (bei einer Bank z. B. PIN, Streichliste, Kartenleser etc.).
•
Leiten Sie verdächtige Mails umgehend an den Anbieter weiter.
9.4
Virenschutz
Auf dem E-Mail-System wurden bezüglich Virenschutz folgende globalen Einstellungen
vorgenommen:
•
Virenschutz ist aktiv bei ein- und ausgehendem Mailverkehr.
•
Wo möglich wird der Virus entfernt. Dabei wird ein «Warning: Virus removed» zusätzlich in den Betreff eingetragen (d.h. Warnung: Virus wurde entfernt.)
•
Wo ein Entfernen nicht möglich ist, wird die E-Mail gelöscht.
•
Verschlüsselte E-Mails werden durchgelassen.
Trotz dieses Virenschutzes sind Sie nicht 100% vor Viren geschützt.
9.4.1
Wie können Sie sich zusätzlich schützen?
•
Keine Anhänge öffnen, die von unbekannten Absendern stammen.
•
Auf keine Verknüpfungen in zweifelhaften E-Mails klicken.
Seite 42
03.01.2007
9.5
Spamfilter
Auf dem E-Mail-System wurden bezüglich Spamfilter folgende allgemeinen Einstellungen vorgenommen:
•
Aktiv nur bei eingehendem Mailverkehr.
•
Wird eine E-Mail als Spam klassifiziert, wird sie in Quarantäne gestellt. Täglich um
06:00 Uhr wird ein so genannter «Spam Summary» angelegt. Darin können Sie EMails identifizieren, die fälschlicherweise im Spamfilter gelandet sind.
•
E-Mails in Quarantäne werden nach 30 Tagen gelöscht.
•
Absender des «Spam Summary» (die Mitteilung, die Sie erhalten, wenn E-Mail an
Sie in der Quarantäne gelandet sind) ist [email protected].
9.6
Spam und Quarantäne
Nachfolgend das Vorgehen, was mit identifizierten SPAMs passiert und wie Sie vorgehen können.
Vorgehen
Zusammenfassung
gefilterter Nachrichten
1. Von Montag bis Freitag erhalten Sie jeweils um ca.
06.00 Uhr eine E-Mail in Ihren Posteingang, welche
eine Zusammenfassung der gefilterten SpamNachrichten enthält.
eingehendes E-Mail mit Hinweis auf SPAM
Gefilterte Mails prüfen
2. Bevor Sie auf <Not Spam> klicken, vergewissern
Sie sich mit Hilfe des <View All Quarantined Messages> (*) ob die E-Mail wirklich ein Spam-E-Mail
ist und treffen Sie dann den Entscheid, ob Sie sich
diese E-Mail zusenden (<Not Spam>) bzw. löschen
wollen (<Delete>).
Sie beeinflussen mit Ihrer Wahl die Qualität des aktuellen Spamfilters.
03.01.2007
Seite 43
30
Schaltfläche <View All Quarantined Messages> zwecks Anzeige aller gefilterten Mails.
3. Entscheiden Sie nun, welche dieser E-Mails Sie sich
gerne zusenden lassen möchten und welche als
SPAM gelöscht werden sollen. Markieren Sie die EMails, indem Sie vor dem Eintrag einen Haken setzen. Anschliessend wählen Sie eine der Schaltflächen <Not Spam> oder <Delete>.
Schaltflächen <Not Spam> oder <Delete> zwecks Zusendung oder Löschung des E-Mails
Resultat des Vorgangs
Seite 44
4. Eine Meldung über das Resultat des Vorganges
wird angezeigt.
03.01.2007
Anzeigeergebnisse
5. Mails, die Sie als <Not Spam> identifiziert haben,
werden Ihnen im Posteingangsordner angezeigt.
Mail erscheint im Posteingang
6. Falls für Sie eine SPAM-Mail identifiziert wurde, wird
diese in die Quarantäne verschoben und dort nach
30 Tagen automatisch gelöscht.
meine Notizen
03.01.2007
Seite 45
10
***Verschlüsselung von Dateien
10.1
Das Programm WinZip
WinZip (ZIP: Zigzag Inline Package) ist ein Kompressionsprogramm, mit dem die Dateigrösse von Programmen und Dokumenten verringert werden kann. Dies ist vor allem
für den Download von Programmen, für das Verschicken von Dokumenten per E-Mail
und für die Archivierung von Daten nützlich. Gezippte (also komprimierte) Dateien werden in ein Archiv gepackt und erhalten die Endung <*.zip>.
Hinweis/ Verweis
10.2
Alles über das «normale» Zippen und Entzippen von
Dateien finden Sie in den Schulungsunterlagen der
KITS-Basisausbildung im Baustein 6.
ZIP-Dateien verschlüsseln
Wie Sie aus den Kommunikationsrichtlinien entnehmen können, dürfen E-Mails mit
vertraulichem Inhalt nicht unverschlüsselt an interne E-Mail-Adressen (aus dem Adressverzeichnis) und schon gar nicht an externe E-Mail-Adressen verschickt werden,
siehe dazu Kapitel 7.1.4 E-Mails mit vertraulichem Inhalt. Nachfolgend finden Sie zwei
Varianten, wie Sie ZIP-Dateien verschlüsseln können:
10.2.1 Verschlüsselung mit der rechten Maustaste
Vorgehen
Verschlüsseln mit der
rechten Maustaste
1. Öffnen Sie über den Windows-Explorer das Laufwerk und den Ordner, wo Sie die gewünschte Datei
gespeichert haben; in unserem Beispiel <Eigene
Dateien>.
2. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken
Sie diese mit der <rechten Maustaste> an.
Seite 46
03.01.2007
3. Wählen Sie den Menübefehl <WinZip>
fügen zu Name des Dokuments.zip>
<Hinzu-
4. Die Zip-Datei wird am selben Ort angezeigt. Sie
trägt den gleichen Namen wie die gezippte Datei
(oder wenn mehrere Dateien ausgewählt wurden,
der Name des Ordners indem sie gespeichert sind).
Sie können diesen nach Belieben umbenennen.
5. Öffnen Sie nun durch einen Doppelklick die ZipDatei. Die Datei ist im Moment noch unverschlüsselt.
03.01.2007
Seite 47
6. Wählen Sie die Datei (oder mehrere) aus und klicken Sie nun in der Symbolleiste auf das Symbol
<Verschlüsseln>.
7. Folgende Meldung erscheint, die Sie mit <OK> bestätigen können:
8. Nun erscheint das Fenster, in dem Sie das
Kennwort sowie die Verschlüsselungsmethode
angeben müssen. Wir empfehlen aufgrund der
sichereren Methode den <128-Bit> oder <256-Bit>
Verschlüsselungscode. Bestätigen Sie
anschliessend Ihre Eingaben mit <OK>.
Hinweis/Verweis
Seite 48
Sollten Sie das Kennwort vergessen haben, so lassen
sich die verschlüsselten Dateien (auch durch Experten/Expertinnen) nicht mehr öffnen bzw. entschlüsseln!
03.01.2007
10.2.2 Verschlüsselung beim Hinzufügen
Diese Variante eignet sich für den Fall, dass Sie ein neues ZIP-Archiv erstellen und die
darin enthaltenen Dateien direkt verschlüsseln möchten.
Vorgehen
Verschlüsseln beim
Hinzufügen
1. Wählen Sie <START>
<Dienstprogramme>
<Alle Programme>
<WinZip>.
2. Wählen Sie die Schaltfläche <Neu>.
3. Geben Sie den Speicherort ( ) der ZIP-Datei an
(<Eigene Dateien>) und definieren Sie für die ZIPDatei einen passenden Namen ( ). In unserem
Beispiel <SAV-Test>.
4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit <OK>.
03.01.2007
Seite 49
5. Wählen Sie den Ordner und die gewünschten Dateien, die Sie zippen möchten. ( und )
Nun aktivieren Sie die Option <Hinzugefügte Dateien verschlüsseln> ( ). Fügen Sie nun die Dateien mit der Schaltfläche <Hinzufügen> ( ) zum
Archiv hinzu.
Anklicken
6. Beim Hinzufügen erscheint folgende Meldung, die
Sie mit <OK> bestätigen können:
Seite 50
03.01.2007
7. Nun erscheint das Fenster, in dem Sie das
Kennwort sowie die Verschlüsselungsmethode
angeben müssen. Wir empfehlen aufgrund der
sichereren Methode den <128-Bit> oder <256-Bit>
Verschlüsselungscode. Bestätigen Sie
anschliessend Ihre Eingaben mit <OK>.
Hinweis/Verweis
8. Die verschlüsselten Dateien erscheinen im Archiv
und werden mit einem Stern (*) hinter dem DateiNamen bezeichnet.
03.01.2007
Seite 51
Hinweis/ Verweis
Senden Sie diese verschlüsselte ZIP-Datei per E-Mail,
teilen Sie der Empfängerperson das Kennwort auf einem anderen Kommunikationsweg mit, damit diese die
Dateien beim Erhalt öffnen kann. Betrachten Sie folgendes Fenster, das beim Versuch, eine verschlüsselte
Datei zu öffnen, erscheint.
10.2.3 Verschlüsselung nachträglich
In diesem Falle besteht bereits ein ZIP-Archiv und Sie möchten die Dateien im Archiv
nachträglich verschlüsseln:
Vorgehen
ZIP-Datei öffnen und
Dateien verschlüsseln
1. Öffnen Sie Ihre bestehende ZIP-Datei mit einem
Doppelklick. Die darin enthaltenen Dateien werden
angezeigt.
2. Wählen Sie nun diese Dateien aus, welche Sie gerne verschlüsseln möchten, und klicken Sie auf die
Schaltfläche <Verschlüsseln>.
Seite 52
03.01.2007
3. Beim Verschlüsseln erscheint folgende Meldung,
welche Sie mit <OK> bestätigen können:
4. Nun erscheint das Fenster, in dem Sie das Kennwort sowie die Verschlüsselungsmethode angeben
müssen. Wir empfehlen aufgrund der sichereren
Methode den <128-Bit> oder <256-Bit> Verschlüsselungscode. Bestätigen Sie anschliessend Ihre
Eingabe mit <OK>.
03.01.2007
Seite 53
Hinweis/Verweis
Verschlüsselungsanzeige
Hinweis/ Verweis
5. Die verschlüsselten Dateien erscheinen im Archiv
und werden mit einem Stern (*) hinter dem DateiNamen bezeichnet.
Teilen Sie der Empfängerperson das Kennwort auf einem
anderen Kommunikationsweg mit, damit diese die Dateien beim Erhalt öffnen kann. Betrachten Sie folgendes
Fenster, das beim Versuch, eine verschlüsselte Datei zu
öffnen, erscheint.
10.2.4 Verschlüsselung aufheben
Hinweis/Verweis
Seite 54
Sollten Sie die Verschlüsselung wieder aufheben wollen, öffnen Sie die Datei aus dem ZIP-Archiv mit dem
Kennwort. Dann speichern Sie diese Datei an den gewünschten Ort als «normale» Datei. Damit wird die Datei automatisch entschlüsselt. Sie können dann die ZIPDatei löschen.
03.01.2007
Meine Notizen
03.01.2007
Seite 55
11
Outlook-Funktionen
11.1
Unterschiede zu einer Standardinstallation
Outlook wurde soweit wie standardmässig installiert. Es gibt aber folgende Unterschiede:
•
Menüpunkt <Archivieren> ist deaktiviert.
•
<Datei öffnen> ist deaktiviert.
•
<Produkt aktivieren> ist deaktiviert.
•
<Mailbox aufräumen> ist deaktiviert.
11.2
Automatische Weiterleitung von E-Mails
Die automatische Weiterleitung von E-Mails (z.B. bei Abwesenheiten) an eine andere
E-Mail-Adresse, z. B. eine Stellvertretung, wird wie folgt geregelt:
•
an interne E-Mail-Adressen (aus dem «globalen Adressverzeichnis»)
erlaubt
•
an externe E-Mail-Adressen
gesperrt (Gründe: Datensicherheit/ Datenschutz)
11.3
Outlook-Kalender
Im Outlook wird der Kalender anderer Benutzenden nur die belegte Zeit anzeigen. Die
detaillierten Termininformationen werden nicht ersichtlich sein.
Hinweis/ Verweis
11.4
Diese Funktion steht im Moment noch nicht zur Verfügung.
Outlook-Profil zurücksetzen
Dem Benutzenden steht unter den <Dienstprogrammen> ein Menüpunkt <Microsoft
Outlook Reset> zur Verfügung. Damit wird das Outlook-Profil auf den Standard zurückgesetzt. Diese Funktion wird dann angewendet, wenn aus unerklärlichen Gründen
z.B. die Standard-Ordner von Outlook verändert wurden oder sonstige Einstellungen
der Symbolleiste auf die Standard-Einstellung zurückgesetzt werden müssen.
Hinweis/ Verweis
Seite 56
Wenn die Ordnerbezeichnungen im Outlook plötzlich in
Englisch anstatt in Deutsch erscheinen, können Sie
diese durch den Outlook-Reset wieder zurücksetzen.
03.01.2007
Vorgehen
Outlook-Profil
zurücksetzen
1. Wählen Sie <START>
<Alle Programme>
<Dienstprogramme>.
2. Wählen Sie das Programm <Microsoft Outlook
Reset>.
3. Bestätigen Sie nachfolgende Meldung mit <Ja>.
4. Der Vorgang wird jetzt gestartet. Das System meldet
Sie als Benutzenden selbständig ab. Sobald das
Anmeldefenster erscheint, können Sie sich mit Ihrem
Login-Namen wieder anmelden.
5. Wenn Sie sich wieder angemeldet haben, starten
Sie Outlook das erste Mal unbedingt über das
Symbol auf dem Desktop. Erst dann werden alle
Schritte vollständig ausgeführt.
Anschliessend können Sie wieder «normal» weiterarbeiten.
Hinweis/ Verweis
Wir weisen Sie darauf hin, dass mit dieser Funktion
keine E-Mails, Kalendereinträge, Kontakte oder sonstige erfassten Daten gelöscht werden.
Meine Notizen
03.01.2007
Seite 57
12
Outlook Web Access (OWA)
Im Unterschied zu Outlook, das sich nur in der KITS-Umgebung und –Infrastruktur nutzen lässt, kann mit Outlook Web Access (OWA) über einen WebBrowser standortunabhängig auf E-Mails, Kalendereinträge und Kontakte etc. zugegriffen werden.
Das bedeutet, dass auf dem Computer keine spezielle Installation nötig ist, jeder Computer mit Internet-Zugang kann dafür verwendet werden.
12.1
Verwendungszwecke
•
Personen mit Doppelfunktionen
Je nach Anmeldung kann auf die persönliche Mailbox oder auf die Funktionsadresse zugegriffen werden. Der jeweils andere Account ist über Outlook Web Access
abrufbar. So muss nicht ab- und mit dem anderen Account wieder angemeldet
werden. Siehe dazu Kapitel 6.4 E-Mails abrufen bei Personen mit Doppelfunktionen.
•
Verwenden von Outlook von ausserhalb der KITS-Umgebung, z.B. von zu Hause
oder einem anderen Arbeitsplatz oder Schulhaus aus.
12.2
Synchronisation von Outlook Web Access und Outlook 2003
Wenn Daten mit Outlook Web Access erstellt, geändert oder gelöscht werden, so werden diese Manipulationen nachher automatisch auch in Outlook 2003 angezeigt.
Wenn Sie also eine Nachricht in OWA löschen, so müssen Sie diese in Outlook 2003
nicht nochmals löschen. Mit OWA gesendete Nachrichten finden Sie auch in Outlook
2003 im Verzeichnis <Gesendete Nachrichten>.
12.3
Anmeldung OWA
Hinweis/Verweis
Vorgehen
Anmeldung OWA
Seite 58
Bevor Sie sich im Outlook Web Access das erste Mal
anmelden, müssen Sie sich in der Schule am KITSNetz einmal angemeldet und das Outlook auf dem
Desktop mit einem Doppelklick gestartet haben. Erst
dann funktioniert der Zugriff auch von auswärts.
Zur Anmeldung OWA gehen Sie wie folgt vor:
1. Starten Sie den Internet-Explorer aus
Ihrer Schnellstart-Leiste am unteren
Bildschirmrand oder wählen Sie Ihren
installierten Webbrowser (akt. Version,
welche die verschlüsselte Übermittlung unterstützt).
03.01.2007
2. Tragen Sie folgende Adresse ins Adress-Feld Ihres
Browsers ein und drücken Sie die Taste <Enter>:
https://owa.schulen.zuerich.ch
Hinweis/Verweis
Achten Sie auf die Bezeichnung am Beginn «https»
und nicht nur «http», da es sich um eine sichere Verbindung handelt. Beachten Sie bitte auch, dass kein
«www» eingegeben werden muss. Tipp: Speichern Sie
die Adresse in Ihren Favoriten.
3. Es erscheint folgendes Anmeldefenster, worin Sie
Ihren <Benutzername> (gleicher Benutzername
wie in der KITS-Umgebung) sowie Ihr <Kennwort>
(gleiches Kennwort wie in der KITS-Umgebung)
eingeben.
Die Vorgaben für die Anmeldung bei <Client> und
bei <Sicherheit> können Sie so belassen.
4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche
<Anmelden> oder mit der <Enter>-Taste
Outlook Web Access wird gestartet.
12.4
OWA Anwendungsfenster
Nach der Anmeldung (wie oben beschrieben), präsentiert sich das Outlook Web Access fast so, wie wenn Sie Outlook über einen KITS-Computer direkt starten. Nachfolgend ein paar wichtige Erklärungen zu den Bildschirmelementen:
03.01.2007
Seite 59
Menüleiste WebBrowser
Symbolleiste WebBrowser
Symbolleiste Outlook Web Access
Einzelnes Element
Anzeigebereich der
Outlook Elemente
Navigationsbereich
Lesebereich
Startseite Outlook Web Access
Optionen
Regeln
Menüleiste
WebBrowser
In der Menüleiste können die verschiedenen Befehle
des Programms aufgerufen werden. Bedenken Sie,
dass je nach Web Browser diese Befehle ändern können.
Symbolleiste
WebBrowser
In der Symbolleiste finden Sie häufig benutzte Befehle,
welche schnell per Mausklick zur Verfügung stehen.
Bedenken Sie, dass je nach Web Browser diese Befehle
ändern können.
Symbolleiste
Outlook Web Access
In der Symbolleiste finden Sie die im OWA zur Verfügung stehenden Befehle Die Anzeige der Symbole variiert, je nach gewähltem Ordner. Die detaillierte Erklärung der einzelnen Symbole finden Sie nachfolgend.
Navigationsbereich
In diesem Bereich befinden sich grosse Schaltflächen
zum schnellen Wechsel zwischen den wichtigsten Outlook-Modulen sowie innerhalb der einzelnen Modulen
die verschiedenen Ordner.
Regeln
Die Einstellungen zu den Regeln finden Sie ebenfalls im
Navigationsbereich auf der linken Seite. Normalerweise,
d.h. wenn Sie Outlook nicht über Web Access starten,
finden Sie diesen Eintrag im Outlook 2003 unter dem
<Regeln>.
Menübefehl <Extras>
Seite 60
03.01.2007
Optionen
Element
Die Einstellungen zu den Optionen finden Sie ebenfalls
im Navigationsbereich auf der linken Seite. Normalerweise, d.h. wenn Sie Outlook nicht über Web Access
starten, finden Sie diesen Eintrag im Outlook 2003 unter
<Optionen>.
dem Menübefehl <Extras>
Ein Element ist die Einheit, in der Informationen innerhalb von Outlook Web Access-Moduls (z.B. eine E-Mail,
eine Adresse, ein Kontakt, etc.) gespeichert werden.
Anzeigebereich
Hier werden die Elemente des aktuell gewählten Ordners angezeigt. Diese Anzeige kann je nach Bedürfnis
anders sortiert werden.
Lesebereich
Im Lesebereich wird der Inhalt des markierten Elements
in der Vorschau angezeigt. Diese Vorschau kann über
den Symbolknopf <Lesebereich ein-/ausblenden> auf
die persönlichen Bedürfnisse eingestellt werden.
Auswahl
12.5
Abmeldung OWA
Es ist wichtig, sich korrekt abzumelden, da sonst möglicherweise die Verbindung zum
Outlook-Account aufrecht erhalten bleibt. Insbesondere an fremden Orten (z.B. Internet-Café) könnte das fatale Folgen haben, wenn eine unbekannte Person auf den Account zugreifen kann.
Zur Abmeldung OWA gehen Sie wie folgt vor:
Vorgehen
Abmeldung OWA
03.01.2007
1. Zur Abmeldung verwenden Sie die entsprechende
Schaltfläche oben rechts.
Seite 61
2. Nach der Abmeldung erscheint folgendes Fenster
und Sie können das Browserfenster dann schliessen.
12.6
OWA-Ansichtssteuerung
Im OWA können Sie die Ansicht des jeweils aktuellen Ordners ändern. Gehen Sie dazu wie folgt vor
Vorgehen
OWAAnsichtssteuerung
1. Klicken Sie dazu neben der Bezeichnung des gewählten Ordners auf die Anzeige der Auswahl im
Feld <Zweizeilige E-Mail-Ansicht>.
Nachfolgendes Beispiel zeigt das Vorgehen anhand
des Ordners <Posteingang>.
Seite 62
03.01.2007
Aktuelle Ansicht wechseln. Hier am Beispiel <Posteingang>
12.7
OWA-Symbolleiste
In der Symbolleiste von OWA können Sie die Funktionen direkt ansteuern. Die Anzeige
der Symbole variiert je nach gewähltem Ordner.
Nachfolgendes Beispiel anhand des Ordners <Posteingang>:
03.01.2007
Seite 63
Symbolleiste am Beispiel <Posteingang>
Erstellen neuer Elemente: Durch Anwählen des <Pfeils
nach unten> präsentiert sich die mögliche Auswahl:
Verschieben/Kopieren in einen anderen Ordner
Löschen
Antworten
Allen Antworten
Weiterleiten
Lesebereich aus-/einblenden. Durch Anwählen des
<Pfeils nach unten> präsentiert sich die mögliche
Auswahl:
Dadurch wird Ihnen z.B. beim Markieren einer E-Mail
der Inhalt derselben sogleich in diesem Bereich angezeigt.
Auf neue Nachrichten prüfen
Suchen
Adressbuch
Hilfe
Seite 64
03.01.2007
12.8
Neue E-Mail-Nachricht erstellen
Vorgehen
Anmeldung OWA
1. Melden Sie sich im OWA wie oben beschrieben an.
2. Klicken Sie links in der Navigationsliste auf die
Schaltfläche <Posteingang>.
3. Wählen Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche
<Neu>. Das Fenster zum Erstellen einer neuen
Nachricht wird geöffnet
Empfänger adressieren
4. Im Feld <An> die E-Mail-Adresse des Empfängers
direkt eintippen oder auf die Schaltfläche <An>
klicken, um das Globale Adressbuch zu öffnen.
03.01.2007
Seite 65
5. Tippen Sie beim Anzeigename den Nachnamen der
gesuchten Person ein und bestätigen Sie Ihre
Eingabe mit <Suchen>. Erst dann werden die
gefundenen Adressen im unteren Fenster
aufgelistet.
6. Markieren Sie die gewünschte Adresse durch einen
Klick und wählen die Schaltfläche <An>, <CC> oder
<BCC>. Durch Klicken auf die Schaltfläche
<Schliessen> gelangen Sie wieder ins
Nachrichtenfenster.
7. Wählen Sie einen treffenden <Betreff> und
schreiben Sie im Textbereich den gewünschten
Text.
8. Schaltfläche <Senden> anklicken, um die Nachricht
zu versenden.
Hinweis/ Verweis
Zur Auswahl der städtischen Verteilerlisten geben Sie
im Feld <Anzeigename> ein <Unterstreichungszeichen> ein (Taste <Shift> + <Bindestrich>) und klicken
auf die Schaltfläche <Suchen>. Die Listen werden Ihnen dann am Bildschirm angezeigt.
Wünschen Sie direkt den Zugang zu den Verteilerlisten
Ihres Schulhauses wählen Sie im Feld <Anzeigename> erneut ein <Unterstreichungszeichen>
Begriff
<Schulhaus> eintippen und anschliessend den
<Schulhauskürzel> eingeben. Siehe nachfolgendes
Beispiel:
Seite 66
_Schulhaus XX
03.01.2007
12.8.1 E-Mail-Nachrichten mit Anlagen (Attachment)
Vorgehen
1. Erstellen Sie eine neue E-Mail-Nachricht wie oben
beschrieben.
Anlagen anfügen
2. Im geöffneten Nachrichtenfenster wählen Sie die
Schaltfläche <Anlagen>.
03.01.2007
Seite 67
Popupblocker
deaktivieren
3. Wenn Sie dies das erste mal tun, wird der Popubblocker
aktviert.
4. Klicken Sie in diese Zeile und wählen Sie aus dem Menü
die Auswahl <Popups von dieser Site immer
zulassen…>
Seite 68
03.01.2007
5. Klicken Sie nun nochmals auf die Schaltfläche <Anlagen>
oder das Symbol
in der Symbolleiste und folgend Sie
den nachfolgenden Eingabefelder:
6. Wählen Sie die Schaltfläche <Durchsuchen> und markie-
ren Sie die gewünschte Datei. (Doppelklick oder Klick und
<Öffnen>.
7. Wählen Sie nun die Schaltfläche <Anfügen>. Die Datei
wird im Feld <Aktuelle Dateianlagen> angezeigt.
Wünschen Sie eine weitere Datei wiederholen Sie den
Vorgang.
8. Beenden Sie dieses Fenster mit <Schliessen>.
9. Das Fenster präsentiert sich nun wie folgt. Senden Sie die
E-Mail-Nachricht wie gewohnt ab.
12.9
OWA-Standard-Signatur SAV einrichten
Mit der E-Mail-Signatur wird das einheitliche Erscheinungsbild nach aussen gewährleistet. Sie ist an die persönlichen Koordinaten anzupassen. Bitte beachten Sie nachfolgende Standard-Vorgaben.
03.01.2007
Seite 69
Freundliche Grüsse
Vorname Nachname
Berufsbezeichnung
[email protected]
Schrifttyp
Schriftgrösse
Schriftfarbe
ARIAL
10 pt
schwarz
Schule XY
Tel. 044 … .. ..
www.stadt-zuerich.ch/schulen
Hinweis/Verweis
Hinweis/Verweis
Es ist nicht erlaubt, die Attributierung (Schriftgrösse,
Schriftart, Farbe, Zeilenabstände etc.) sowie die Gestaltung zu ändern. Sie muss den städtischen Vorgaben
entsprechen.
Obwohl sonst alle Eingaben im Outlook automatisch
auch im Outlook Web Access angezeigt werden und
umgekehrt, bilden die Einstellungen der Optionen eine
Ausnahme. Deshalb müssen Sie, obwohl Sie vielleicht
die Standard-Signatur im Outlook bereits eingerichtet
haben, diese im Outlook Web Access nochmals definieren.
Unterschiedlich sind die beiden Signaturen deshalb,
weil die volle Länge der E-Mail-Standard-Signatur im
Outlook 2003 im Outlook Web Access nicht eingefügt
werden kann (Beschränkung Anzahl Zeichen).
12.9.1 Download der E-Mail-Signatur von der SAV-Homepage.
Damit Sie die Signatur an der entsprechenden Stelle im Outlook Web Access nicht von
Hand eintippen müssen, laden Sie diese vorab von der SAV-Homepage herunter.
Dann passen Sie die Signatur Ihren persönlichen Koordinaten an. Die ergänzte Signatur wird sodann kopiert und im Outlook Web Access wieder eingefügt.
Seite 70
03.01.2007
Vorgehen
Signatur downloaden
1. Starten Sie den Microsoft Internet-Explorer oder einen anderen Internet-Browser und tippen Sie folgende WWW-Seite in das Adressfeld ein:
2. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit <Enter>.
3. Klicken Sie einmal auf den Link <Downloads>.
Download starten
4. Klicken Sie auf den Link <Vorlage E-Mail-Signatur
für Outlook Web Access, 0.03 MB>.
Anpassen an die persönlichen Koordinaten
5. Die Standard-E-Mail Signatur wird Ihnen nun am
Bildschirm angezeigt. Passen Sie diese jetzt Ihren
persönlichen Koordinaten an (Vorname, Nachname,
Berufsbezeichnung, etc.)
03.01.2007
Seite 71
Text markieren
6. Anschliessend markieren Sie den gesamten Inhalt
mittels Tastenkombination <Ctrl> + <A>.
Variante 1:
Menü <Bearbeiten>
Text kopieren
<Alles markieren>
7. Nun kopieren Sie den markierten Textteil, damit Sie
diesen später im Outlook Web Access wieder einfügen können.
Variante 1: Tastenkombination <Ctrl> + <C> oder
Variante 2: Rechtsklick in die Markierung und den
Menübefehl <Kopieren> wählen.
Variante 3: Menü <Bearbeiten>
<Kopieren>
Der kopierte Text befindet sich nun in der Zwischenablage.
12.9.2 E-Mail-Signatur im Outlook Web Access einrichten
Damit die E-Mail-Signatur im Outlook Web Access automatisch beim Neuerstellen sowie beim Antworten oder Weiterleiten von Nachrichten erscheint, fügen Sie die nun
vorher kopierte E-Mail-Signatur im Outlook Web Access wieder ein. Folgen Sie den
nachfolgenden Anweisungen.
Vorgehen
Text kopieren
Seite 72
1. Melden Sie sich im Outlook Web Access wie oben beschrieben an.
03.01.2007
2. Wählen Sie links in der Navigationsleiste das Modul
<Optionen> und wählen auf der rechten Seite die
Schaltfläche <Signatur bearbeiten>.
3. Der Cursor blinkt nun im unten stehenden Fenster. Hier
fügen wir nun den kopierten Text der Signatur wieder
ein.
<Ctrl> + <V> oder
<Rechtsklick>
<Einfügen>
Variante 1: Tastenkombination <Ctrl> + <V> oder
Variante 2: Rechtsklick in den Textbereich und den
Menübefehl <Einfügen> wählen.
03.01.2007
Seite 73
4. Klicken Sie auf <Speichern und schliessen>.
5. Bevor Sie die Optionseinstellungen verlassen, achten
Sie darauf, dass der Hacken bei <Signatur
ausgehenden Nachrichten automatisch
hinzufügen> gesetzt ist und speichern Sie erneut mit
der Schaltfläche <Speichern und schliessen>.
12.10 OWA-Optionseinstellungen
Sämtliche Einstellungen, welche Sie im Outlook Web Access definieren können, finden
Sie links in der Navigationsliste im Modul <Optionen>. Das Fenster präsentiert sich
wie folgt:
Seite 74
03.01.2007
Menüfenster <Optionen>
Die Einstellungen sind selbsterklärend, weshalb auf eine detaillierte Beschreibung verzichtet wird.
12.11 OWA-Regeln
Mit dem Regel-Assistent im OWA können Sie ein- oder ausgehenden Nachrichten automatisch eine Aktion zuweisen, z.B. weiterleiten an eine interne Adresse, kopieren in
einen bestimmten Ordner, etc.
03.01.2007
Seite 75
Vorgehen
1. Wählen Sie dazu in der Navigationsliste links das Modul
<Regeln>.
Neue Regeln
erstellen
Seite 76
2. Wollen Sie eine neue Regel erstellen, wählen Sie in der
Symbolleiste den Befehl <Neu> und folgen Sie den
Eingabefelder.
03.01.2007
3. Speichern Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche
<Speichern und schliessen>.
03.01.2007
Seite 77
13
KITS-Adressbücher
13.1
KITS-Verteilerlisten
Damit die E-Mail-Adressierung für gewisse Benutzergruppen einfacher ist, werden folgende Verteilerlisten allen Benutzenden zur Verfügung gestellt und können via Globale Adressliste aufgerufen werden:
13.1.1 KITS-Umgebung
•
alle Hauswarte
•
alle KITS-Supporter
•
alle Lehrpersonen
•
alle Schulleitungen
13.1.2 Schulkreis
•
alle Hauswarte
•
alle im Schulkreis
•
alle KITS-Supporter
•
alle Lehrpersonen
•
alle Schulleitungen
13.1.3 Schule
•
alle im Schulhaus
•
Hauswarte
•
KITS-Supporter
•
Lehrpersonen
•
Schulleitung
Dies sieht bei der Auswahl einer E-Mail-Adressierung wie folgt aus:
Vorgehen
KITS-Verteilerliste
wählen
1. <Neue E-Mail> erstellen
2. Auf die Schaltfläche <An…> klicken
3. <Globale Adressliste> wählen
Seite 78
03.01.2007
4. Gewünschte Verteilerliste doppelklicken
Anzeige aller bis jetzt erfassten Verteilerlisten
Hinweis/ Verweis
13.2
Sobald ein Schulhaus mit SAV ausgerüstet ist, werden
die neuen Verteilerlisten in diesem Fenster ersichtlich
sein.
Auswahl KITS-Adressbücher
Beim Adressieren einer E-Mail-Nachricht stehen folgende KITS-Adressbücher zur
Auswahl.
1. Auswahl der verschiedenen Adressbücher.
Anzeige aller Adressbücher
03.01.2007
Seite 79
Nachfolgend die detaillierten Erklärungen.
Globale Adressliste
Alle städtischen sowie auch alle im KITS-Netz erfassten
Adressen und Verteilerlisten.
All Contacts
Alle städtischen Benutzeradressen ohne Adressen und
Verteilerlisten aus dem KITS-Netz.
All Groups
Alle KITS-Verteilerlisten (Gruppen) ohne einzelne Benutzeradressen.
All Users
Alle Benutzeradressen KITS-Netz ohne Verteilerlisten.
Schulen
Alle Benutzeradressen sowie Verteilerlisten KITS-Netz
ohne städtische Adressen.
Stadt
Alle städtischen Benutzeradressen ohne Adressen aus
dem KITS-Netz.
13.3
Abgleich der Adressbücher
Das städtische Adressverzeichnis (Verwaltungsumgebung) wird einmal pro Woche mit
der KITS-Umgebung abgeglichen.
Meine Notizen
Seite 80
03.01.2007
14
Vertiefungsmöglichkeiten
Nach der SAV-Ausbildung stehen Ihnen folgende Vertiefungsmöglichkeiten zur Verfügung.
•
Vorliegende Schulungsunterlagen.
•
SAV-eLearning
•
Interwise-Lektion alle zwei Wochen. Bei den Online-Lektionen können Fragen gestellt werden. Zugang und Termine:
http://teachforce.interwise.com/teachforce/portal/kfk oder http://tinyurl.com/y5eo84
14.1
eLearning, Onlinetest und Zertifikat
Zur Unterstützung und Vertiefung Ihres bisherigen Wissens zu SAV stehen Ihnen online (via Internet) verschiedene Lernmodule zur Verfügung.
Gleichzeitig absolvieren Sie dort einen Onlinetest, mit dem Sie Ihre Kenntnisse überprüfen. Sobald alle Tests bestanden sind, können Sie sich ein persönliches Zertifikat
ausdrucken. Finden Sie nachfolgend die Informationen zur Anmeldung und Handhabung dieses Zugangs.
14.1.1 Persönlicher Zugang und Anmeldung
Ihr persönlicher Zugang wird erst eingerichtet, wenn in Ihrer Schule SAV aufgeschaltet
worden ist und wenn alle E-Mail-Accounts durch den/die KITS-Supporter/in vollständig
eingerichtet sind.
Vorgehen
Internet Explorer starten
1. Internet-Explorer starten und
folgende Adresse eintippen:
2. Klicken Sie auf den Link <eLearning und Online-
test: Infos und Zugang>
3. Im erscheinenden Fenster Link <eLearning und
Onlinetest…> wählen.
03.01.2007
Seite 81
Benutzernamen und
Passwort eingeben
4. Geben Sie Ihr persönliches Login ein.
<Benutzername> (= pers. KITS-Benutzername)
z.B. xx2nav (xx steht für SH-Kürzel)
<Passwort>
wird via Schulleitung kommuniziert
5. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit <weiter>.
14.1.2 Zugang von zu Hause aus
Grundsätzlich lassen sich das eLearning und der Onlinetest auch von zu Hause aus
durcharbeiten. Beachten Sie bitte folgende Punkte:
•
Aktuellen Internetbrowser mit aktiviertem Java-Script und installiertem FlashPlayer benützen. Download des Flash-Players über www.adobe.de
•
Minimale Bildschirmauflösung: 1024 x 768 Punkte
•
Eventuell lässt Ihre Firewall (Software oder im Router) keine Rückmeldung an den
Server zu, d.h. das System erhält keine Kenntnis davon, dass Sie z.B. einen Test
bestanden haben. Lösung: Firewall so einstellen, dass die Rückmeldungen
an www.sav-lernen.ch nicht mehr blockiert werden.
•
Je nach Internetverbindung kann das Starten eines Lern- oder Testmoduls etwas
Zeit brauchen. Sollte gerade ein Problem mit der Verbindung zum Server bestehen:
Bitte folgen Sie den Anweisungen in der Fehlermeldung (erscheint nach ca. 10 Sekunden).
Sollten die Probleme weiterhin bestehen: Arbeiten Sie von einem KITS-Gerät in der
Schule aus.
Es kann kein Support geleistet werden für Probleme ausserhalb der KITSUmgebung. Danke für Ihr Verständnis.
14.1.3 Demozugang
Haben Sie noch keinen persönlichen Zugang können Sie mit einem Demozugang arbeiten und sich trotzdem informieren und Ihre gewünschten Themen vertiefen. Folgen
Sie den nachfolgenden Anweisungen.
Seite 82
03.01.2007
Vorgehen
Demo-Zugang
1. Starten Sie die Internetseite wie oben beschrieben
und folgen sie den Links bis Sie zu Anmeldung gelangen:
2. Geben Sie folgende Angaben:
Benutzername:
Passwort
demo
demo
3. Bestätigen Sie mit <weiter>.
Die Seite präsentiert sich wie oben beschrieben.
Hinweis/ Verweis
Im Unterschied zum persönlichen Zugang werden weder Resultate noch Arbeitsstände (Status) gespeichert
und das Passwort lässt sich nicht ändern.
14.1.4 Übersicht Lernmodule
Sie wählen zwischen 10 verschiedenen Lernmodulen (01-10), worin Sie sich zu den
verschiedensten Themen weiter informieren können. Durch Klick auf das gewünschte
Lernmodul starten Sie die Lernsequenz. Folgen Sie den Anweisungen.
Die fünf verschiedenen Tests (02, 05, 06, 07, 09) finden Sie am Ende der Liste, zu
welchen Sie jeweils gleich nach der Durchführung die Resultate erhalten. Auch da
werden Sie in der Lernsequenz jeweils geführt.
03.01.2007
Seite 83
eLearning bzw. Onlinetest beenHier Passwort nach der
den: bitte jeweils abmelden
ersten Anmeldung ändern
Stand Ihrer Arbeit. Ein TEST
gilt als bestanden, wenn Sie
mindestens 90% der möglichen Punktzahl erreicht
haben.
Falls diese Angaben nicht
korrekt angezeigt werden:
Aktualisieren Sie bitte die
Browseranzeige manuell
(bei Windows: F5 drücken)
F5
Wenn Sie alle TESTs bestanden haben, können Sie Ihr
persönliches SAV-Zertifikat ausdrucken. Ihre Schulleitung
kann abrufen, ob Sie mit den Tests begonnen haben und ob
Sie alle TESTs bestanden haben.
14.1.5 Navigation und Symbole
Sie finden im eLearning folgende Navigation und Symbole:
Vorgehen
Navigation in den
Lernmodulen
Seite 84
1. Nachdem Sie das gewünschte Lernmodul gestartet
haben (hier das Beispiel des 1. Lernmoduls
01KITS-Einstieg) präsentiert sich dies wie folgt.
03.01.2007
Navigation vorwärts
und zurück
2. Zum Vorwärts- und Rückwärtsblättern benützen Sie
Beenden
3. Zum Beenden des Lernmoduls wählen Sie die
die Pfeile am unteren Bildschirmrand.
Schaltfläche links unten am Bildschirmrand.
Bestätigen Sie das Dialogfenster mit <Ja>.
Nachfolgend finden Sie eine Gesamtübersicht der Navigation und der möglichen Symbole.
03.01.2007
Seite 85
Hinweis/ Verweis
Diese Erklärungen können jederzeit auch über die Hilfefunktion (gekennzeichnet durch ein Fragezeichen (?)
am unteren Bildschirmrand) angezeigt werden.
14.1.6 Vorgehen
Sie können mit den Lernmodulen beginnen und danach jeweils die entsprechenden
Testmodule durcharbeiten.
Sie können aber auch mit einem Testmodul beginnen und damit erst einmal abklären,
ob Sie im entsprechenden Bereich überhaupt noch Lernbedarf haben. Falls Sie einen
Test nicht bestehen, können Sie sich danach immer noch über das passende Lernmodul (und/ oder die Schulungsunterlagen) die nötigen Kenntnisse aneignen und den
Test wiederholen.
Hinweis/ Verweis
Bei jedem neuen Testdurchgang werden die Fragen
zufällig aus einem Fragenpool neu zusammengestellt.
Sie können ein Lern- oder Testmodul an beliebiger Stelle abbrechen, indem Sie auf
<Beenden> klicken. Verlassen Sie ein Modul nie über die Schliessbox des Fensters, weil sonst Ihre Ergebnisse nicht an den Server zurückgemeldet werden
können. Wenn Sie ein Modul erneut öffnen, wird es automatisch dort fortgesetzt, wo
Sie auf <Beenden> geklickt haben.
Seite 86
03.01.2007
Hinweis/ Verweis
Wenn Sie einen nicht bestandenen Test neu beginnen, werden alle Antworten und die Auswertungen gelöscht. Ein Test kann erst dann neu begonnen werden,
wenn alle Fragen beantwortet sind und wenn alle Seiten (auch die letzte Seite mit den Tipps) aufgerufen
worden sind.
Wenn Sie einen bereits bestandenen Test aufrufen,
dann sehen Sie Ihre Antworten und deren Auswertung.
Diese können dann nicht mehr gelöscht werden.
Auch wenn Sie bereits alle Lernmodule bearbeitet und alle Tests bestanden haben,
können Sie das SAV-eLearning auch später wieder einmal zur Auffrischung Ihrer
Kenntnisse benutzen.
Rückmeldungen und Anregungen zu den Lern- und Testmodulen bitte senden an:
[email protected]
Meine Notizen
03.01.2007
Seite 87
15
Support/ Hilfe
15.1
Allgemeine Auskünfte
Für weitere Auskünfte über das Projekt «SAV» stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Wir beantworten Ihre Fragen telefonisch oder per E-Mail:
Telefon (vormittags)
E-Mail
15.2
044 209 88 01
[email protected]
Anwendungssupport
Falls Sie nach der SAV-Schulung noch Fragen zu den SAV-Funktionen haben oder
Unterstützung benötigen, wenden Sie sich am Mittwochnachmittag bitte an unsere
Helpline:
KITSHELP (Lokaltarif)
oder
E-Mail
15.3
0844 KITSHELP
0844 5487 4357
[email protected]
Technische Probleme
Bei technischen Störungen wenden Sie sich bitte an den KITS-Support/in in Ihrer
Schule, welcher die Meldung an die zuständigen Stellen weiterleitet.
15.4
Weitere Informationen
Meine Notizen
Seite 88
03.01.2007
16
Zusätze
In dieser Variante sind noch keine Zusätze vorhanden. Sie werden über die Internetseite von SAV darüber informiert.
Meine Notizen
03.01.2007
Seite 89
17
Was bietet Microsoft Outlook?
Microsoft Outlook ist ein Programm, mit dem Sie E-Mails (Nachrichten), Termine, Kontakte, Aufgaben und Notizen verwalten können. Eine der sicher am meisten verwendeten Funktionen ist das Versenden von elektronischer Post.
17.1
•
Die einzelnen Module von Outlook
E-Mail-Verwaltung
Ein E-Mail-Programm (E-Mail, engl. für «elektronische Post») kann mit dem herkömmlichen Briefwechsel verglichen werden. Eine versendete Nachricht wird in einem Postfach (=Briefkasten) abgelegt und kann dort vom Empfänger zu einem beliebigen Zeitpunkt abgeholt werden. Sie können Nachrichten zwischen einzelnen
Teilnehmenden eines Netzwerkes oder des Internets senden und empfangen. Zudem können Sie Textdokumente, Objekte oder beliebige Dateien (beispielsweise
Bilder, Grafiken etc.) versenden bzw. erhalten.
Die E-Mail-Funktion von Outlook können Sie in der Schule, zu Hause oder unterwegs nutzen.
•
Terminverwaltung
Mit der Terminverwaltung (=Kalender) werden sowohl geschäftliche als auch private Termine verwaltet. Sie können Termine themenmässig einfärben und sich optisch und akustisch an bevorstehende Termine erinnern lassen. Zudem besteht die
Möglichkeit, andere an Besprechungen einzuladen und Geburtstage, ganztägige
Ereignisse wie Schulkapitel, Lehrerfortbildung usw. in den Terminplan einzubinden.
•
Kontaktverwaltung
Mit der Kontaktverwaltung können Sie schulische sowie private Adressen speichern. Diese Adressen können anschliessend zum Versenden von E-Mails verwendet werden.
•
Aufgabenverwaltung
Sie können eigene Aufgabenlisten erstellen, Aufgaben an andere übertragen, den
Aufgabenfortschritt dokumentieren. Zudem können Sie sich an Aufgaben erinnern
lassen.
•
Notizenverwaltung
Die Notizen sind ein Ersatz für die Post-It-Zettelchen.
Jeder einzelne Eintrag (jede Nachricht, jeder Termin, jeder Kontakt etc.) wird im entsprechenden Modul gespeichert. Das Postfach beinhaltet also alle Module mit ihren
entsprechenden Inhalten.
Seite 90
03.01.2007
17.2
Outlook das erste Mal starten
Vorgehen
•
Outlook starten
17.3
Klicken Sie doppelt auf das Icon <Microsoft Outlook> auf Ihrem Desktop.
Outlook nach erstmaligem Start aufrufen
Haben Sie Outlook bereits einmal wie oben beschrieben gestartet, finden Sie folgende
weitere Varianten, das Programm zu starten.
Vorgehen
Outlook via
<Schnellstart>
starten
•
Klicken Sie einmal auf das <Outlook-Symbol> auf der
Schnellstart-Symbolleiste.
Outlook via
Schaltfläche
<Start> starten
•
Klicken Sie auf die Schaltfläche <Start> und wählen den
Eintrag <Microsoft Outlook>.
03.01.2007
Seite 91
17.4
Outlook beenden
Vorgehen
Variante 1
•
Klicken Sie auf den Menüpunkt <Datei>
den>.
Variante 2
•
Klicken Sie auf das Schliessfeld rechts
oben im Outlook-Fenster.
Variante 3
•
Wählen Sie den Tastaturbefehl <Alt> + <F4>.
17.5
<Been-
***Outlook blockiert?
Sollte es vorkommen, dass Outlook nicht mehr auf Eingaben reagiert, können Sie das
Programm wie folgt beenden:
Vorgehen
Outlook trotz Blockade
beenden
1. Drücken Sie <Ctrl> <Alt> + <Delete>
2. Nun den <Windows Task-Manager> aufrufen.
3. Im Register <Anwendungen> markieren Sie das
nicht mehr reagierende Outlook und klicken auf die
Schaltfläche <Task beenden>.
4. Bestätigen Sie den Befehl.
Hinweis/Verweis
Seite 92
Bitte bedenken Sie, dass mit diesem Abbruch sämtliche
nicht gespeicherten Daten verloren gehen.
03.01.2007
17.6
Das Outlook-Anwendungsfenster
Titelleiste
Menüleiste
Symbolleisten
Favoritenordner
Element
Navigationsbereich
Anzeigebereich der
Outlook-Elemente
Lesebereich
Statusleiste
Die verschiedenen Bildschirmbereiche
Titelleiste
In der Titelleiste finden Sie neben dem Programmnamen und dem Ordnernamen auch die Fenstersymbole
Minimierfeld, Voll- bzw. Teilbild und Schliessfeld.
Menüleiste
In der Menüleiste können die verschiedenen Befehle
des Programms aufgerufen werden.
Symbolleiste
In den Symbolleisten finden Sie häufig benutzte Befehle, welche schnell per Mausklick zur Verfügung stehen.
Lassen Sie den Cursor kurz auf dem Symbol stehen
ohne es anzuklicken, erscheint unterhalb des Mauszeigers eine Kurzbeschreibung des Befehls. Man nennt
diese Beschreibung Quickinfo.
03.01.2007
Seite 93
Navigationsbereich
Im unteren Teil des Navigationsbereiches befinden sich
die grossen Schaltflächen zum Wechseln von einem
Outlook-Modul zum andern.
Die Anzeige über diesen Schaltflächen wechselt je
nach aufgerufenem Modul. Gleichzeitig werden die
Symbolleisten dem entsprechenden Modul angepasst.
• Im Modul <E-Mail> werden alle E-Mail-Ordner und
die Möglichkeiten der Email-Erstellung angezeigt.
• Im Modul <Kalender> finden Sie alle Terminansichten sowie die Möglichkeiten, Termine zu erstellen
etc.
• Im Modul <Kontakte> werden alle Kontakt-Ordner
sowie die verschiedenen Ansichtsmöglichkeiten
dargestellt.
• Das Modul <Aufgaben> listet alle erfassten Aufgaben auf. Zudem werden die verschiedenen Ansichtsmöglichkeiten aufgezeigt.
• Das Modul <Notizen> zeigt alle zuvor erfassten
Notizen auf.
Zum Wechseln zwischen den einzelnen Modulen klicken Sie auf die entsprechende Modulschaltfläche.
Favoritenordner
Ebenfalls im Modul <E-Mail> werden die Favoritenordner angezeigt. Sie dienen dazu, einen schnellen Zugriff
auf die meist verwendeten Ordner zu gewährleisten.
Diese Anzeige kann je nach Bedarf angepasst werden,
indem Sie mit einem Klick mit der rechten Maustaste
• einen aktuellen Favoritenordner vom Favoritenordner entfernen oder
• einen eigenen wichtigen Ablageordner zum Favoritenordner hinzufügen.
Element
Ein Element ist die Einheit, in der Informationen innerhalb eines Outlook-Moduls (z.B. eine E-Mail, eine Adresse, eine Aufgabe, etc.) gespeichert werden.
Anzeigebereich
Hier werden die Elemente des aktuell gewählten Ordners angezeigt. Diese Anzeige kann je nach Bedürfnis
anders sortiert werden.
Seite 94
03.01.2007
Lesebereich
Im Lesebereich wird das markierte Element in der Vorschau angezeigt.
Diese Vorschau kann über das Menü <Ansicht> <Lesebereich> wie folgt eingestellt werden:
• rechts
• unten
• aus
Der Lesebereich ist standardmässig nur im Modul
<E-Mail> aktiv, kann jedoch für die anderen Module
ebenfalls aktiviert werden.
Statusleiste
17.7
Hier sehen Sie, wie viele Elemente sich im geöffneten
Ordner befinden. Gleichzeitig erhalten Sie Angaben
über den Verbindungsstatus mit dem Mail-Server.
Die Postfachordner
Hier einige Erklärungen zu den wichtigsten Ordnern in der E-Mail-Struktur. Eine E-MailNachricht wird nachstehend immer einheitlich Nachricht genannt.
Um die Anzeige eines Ordners zu aktivieren, klicken Sie mit der linken Maustaste den
gewünschten Ordner an. Im Anzeigebereich wird dann der Inhalt des gewählten Ordners angezeigt.
<Entwürfe>
Erstellen Sie eine Nachricht, die Sie noch nicht versenden möchten (vielleicht fehlen Ihnen noch wichtige
Informationen), so können Sie diese im Ordner <Entwürfe> zwischenspeichern. Dazu haben Sie drei Möglichkeiten:
<Speichern> oder
• Über das Menü <Datei>
oder
• Über das Symbol
• Über den Tastaturbefehl <Ctrl> + <S>
Mit einem Doppelklick auf die Nachricht öffnen Sie diese wieder und können sie nach Fertigstellung versenden.
<Gelöschte Objekte>
Gelöschte Objekte (Nachrichten, Termine, Aufgaben
etc.) werden im Ordner <Gelöschte Objekte> immer
noch angezeigt. Der Ordner <Gelöschte Objekte>
muss via rechte Maustaste explizit geleert werden, ansonsten bleiben alle Einträge erhalten, was wiederum
die Grösse Ihres Postfachs beeinträchtigt.
<Gesendete Objekte>
Hier finden Sie alle Nachrichten, welche Sie bereits
versendet haben.
03.01.2007
Seite 95
<Junk-E-Mail>
Dieser Ordner hat für Sie keine Bedeutung, da Junk-EMails (= unerwünschte Massenmails) vom Zentralsiehe Kapitel 9
Rechner der OIZ verwaltet werden
Viren, Spam, Phishing und Virenschutz .
<Postausgang>
Nach einem Klick auf die Schaltfläche <Senden> verschiebt sich die Nachricht in den <Postausgang>
(=Briefkasten). Da Sie dauernd online verbunden sind,
wird der <Postausgang> sofort geleert, d.h. die Nachricht verschickt und in den Ordner <Gesendete Objekte> verschoben.
<Posteingang>
Eingegangene Nachrichten.
Neu erhaltene ungelesene Nachrichten werden fett und
mit geschlossenem Couvertsymbol angezeigt. Sobald
Sie die Nachricht gelesen und den Cursor zur nächsten
Nachricht bewegen, verschwindet die fette Anzeige und
das Couvert ist geöffnet.
<Suchordner>
Dieser Ordner ist lediglich eine Darstellungsvariante der
oben angezeigten Nachrichten. Alle Nachrichten werden gegliedert angezeigt nach
• <Grosse Nachrichten>
• <Ungelesene Nachrichten>
• <Zur Nachverfolgung>
Meine Notizen
Seite 96
03.01.2007
18
Nachrichten (E-Mails)
In diesem Kapitel werden Ihnen das Versenden, Empfangen, Beantworten und Weiterleiten von E-Mail-Nachrichten näher erläutert. Zudem geht das Kapitel auf die Organisation Ihrer Nachrichtenablage ein.
18.1
Erstellen und Senden von Nachrichten
18.1.1 Erstellen einer Nachricht von A – Z
Vorgehen
Neues Nachrichtenformular abrufen
1. Klicken Sie auf das Symbol <Neu>. Das Fenster
zum Erstellen einer neuen Nachricht wird geöffnet.
Empfänger adressieren
2. Auf die Schaltfläche <An…> klicken, um die Adressbücher zu öffnen.
03.01.2007
Seite 97
3. Im Feld <Namen aus folgendem Adressbuch anzeigen:> das gewünschte Adressbuch wählen
o Globale Adressliste
KITS-weites Adressbuch inkl. städtisches Adressbuch
o
Outlook Adressbuch/ Kontakte
persönliche Adressen und Verteilerlisten
4. Den Empfänger im Feld <Namen eingeben oder
auswählen:> eintippen.
Der Cursor springt auf den gesuchten Namen oder
bei gleichen Namen auf den ersten der Liste.
5. Den gewünschten Empfänger durch Anklicken markieren.
6. Auf die Schaltfläche <An> oder <Cc> klicken, um
den markierten Namen zu übernehmen.
7. Wenn alle Empfänger festgelegt wurden, die Auswahl mit <OK> bestätigen.
8. Es ist wichtig, im Feld <Betreff> einen Kurztitel für
die Nachricht einzugeben, da Nachrichten ohne
Betreff-Zeile von gewissen Empfängern aus Sicherheitsgründen gelöscht werden. Anschliessend im
Textbereich den gewünschten Text verfassen.
Seite 98
03.01.2007
Resultat:
9. Schaltfläche <Senden> anklicken, um die Nachricht
zu versenden.
10. Die Nachricht wird im Ordner <Gesendete Objekte> gespeichert.
Variante 1
•
Menü <Datei>
Variante 2
•
Doppelklick im leeren Anzeigebereich.
Variante 3
•
<Ctrl> + <N> (N für Neu).
03.01.2007
<Neu>
<E-Mail Nachricht>.
Seite 99
18.1.2 Empfänger manuell eingeben
Wenn Sie eine Adresse manuell schreiben, achten Sie genau auf die Syntax (Schreibweise). Alle E-Mail-Adressen mit korrekter E-Mail-Syntax werden von Outlook unterstrichen dargestellt. Sollte eine E-Mail-Adresse falsch eingegeben worden sein, wird
das Fenster <Namen überprüfen> eingeblendet, sobald Sie die Nachricht versenden möchten.
Outlook erkennt E-Mail-Adressen, die Sie
bereits einmal verwendet haben und die in
der Globalen Adressliste oder in Ihrem
persönlichen Kontakte-Adressbuch
eingetragen sind. Diese werden Ihnen
automatisch vorgeschlagen. Klicken Sie bei
den Vorschlägen auf den gewünschten
Eintrag oder ignorieren Sie die Vorschläge
und schreiben Sie weiter.
18.1.3 Nachrichten mit Kopien und Blindkopien
Kopien
Cc steht für Carbon Copy
Es wird eine Kopie an diese Person/en verschickt.
Blindkopien
Bcc steht für Blind Carbon Copy
Alle anderen Empfänger/ innen sehen nicht, dass Sie
an diese Person/ en auch noch eine Nachricht versendet haben.
Hinweis/ Verweis
Gehen Sie gezielt und zurückhaltend mit diesen beiden
Detaillierte Informationen finden
Möglichkeiten um
Sie im Kapitel 7.1.2 Umgang mit Adressbuch und Verteilerlisten.
18.1.4 ***Text mit der Maus verschieben/ kopieren
Vorgehen
Verschieben
Seite 100
•
•
Markieren Sie den Textteil.
Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den markierten
Textteil und ziehen Sie ihn mit gedrückter linker
Maustaste an die neue Position.
03.01.2007
Kopieren
•
•
•
Markieren Sie den Textteil.
Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den markierten
Textteil und ziehen Sie ihn mit gedrückter linker
Maustaste und gleichzeitigem Drücken der <Ctrl>Taste an die neue Position.
Lassen Sie an der Zielposition zuerst die Maustaste
und erst dann die <Ctrl>-Taste los.
18.1.5 ***Text mit der Office-Zwischenablage verschieben/ kopieren
Vorgehen
Verschieben
1. Markieren Sie den Textteil.
Nehmen Sie eine der drei nachfolgenden Aktionen vor:
Variante 1
Variante 2
2. Ausschneiden per Menü <Bearbeiten>
<Ausschneiden>.
3. Cursor an Zielposition stellen.
4. Einfügen per Menü <Bearbeiten>
<Einfügen>.
.
2. Ausschneiden per Symbol
4. Einfügen per Symbol
.
Variante 3
2. Ausschneiden per Tastenkombination <Ctrl> + <X>.
4. Einfügen per Tastenkombination <Ctrl> + <V>.
Kopieren
Das Vorgehen ist dasselbe wie beim Verschieben.
Wählen Sie jedoch anstelle des Ausschneide-Befehls
den Kopierbefehl.
Variante 1
•
Menü <Bearbeiten>
•
Symbol
•
Tastenkombination <Ctrl> + <C>.
Variante 2
Variante 3
03.01.2007
<Kopieren>.
.
Seite 101
Hinweis/ Verweis
Sie können bis zu 24 Inhalte aus beliebigen Microsoft
Anwendungen in der Zwischenablage zwischenspeichern.
Positionieren Sie anschliessend den Cursor dort, wo
Sie diese Inhalte einfügen möchten und rufen Sie – falls
die Zwischenablage nicht automatisch angezeigt wird –
<Office
diese über den Menübefehl <Bearbeiten>
Zwischenablage> auf. Fügen Sie nun einzelne oder
alle Elemente miteinander in Ihren Nachrichtentext ein.
18.1.6 Nachrichten mit Anlage/n (Datei/en) versenden
Vorgehen
Datei/en anhängen
1. Neues Nachrichtenformular öffnen.
2. Nachricht wie gewöhnlich verfassen.
3. Im Menü <Einfügen> den Befehl <Datei> anklicken.
4. Datei suchen (wie im Windows-Explorer) und markieren.
2. Gewünschten
Ordner wählen
3. Gewünschte
Datei wählen
1. Gewünschtes
Laufwerk wählen
5. Mit der Schaltfläche <Einfügen> bestätigen.
Seite 102
03.01.2007
Variante 1
Nachrichten, Kontakte
anhängen
•
Datei über das Symbol
einfügen-
Es können auch andere Nachrichten, Termine oder
Kontakte angehängt werden.
1. Menü <Einfügen>
<Element>.
2. Element suchen und markieren.
3. Mit <OK> einfügen.
18.1.7 ***Hyperlinks (Verknüpfungen einfügen) einfügen
Hyperlinks sind Verknüpfungen
•
zu Dateien, die auf einem allgemein zugänglichen Server/ Laufwerk liegen,
•
zu Internetseiten oder
•
stellen E-Mail-Adressen dar.
Der Empfänger kann mit der Maus auf diese Verknüpfung zeigen. Der Mauszeiger
verwandelt sich in eine Hand und durch einen Klick mit der linken Maustaste wird entweder die Datei, die Internetseite oder eine neue Nachricht an diese Person aufgerufen.
Vorgehen
Hyperlink auf eine Datei
erstellen
1. Menü <Einfügen>
<Objekt> Auswahlknopf <Aus
Datei erstellen> anklicken.
2. Via Schaltfläche <Durchsuchen> Datei suchen und
Doppelklicken.
3. Auswahlfeld <Verknüpfen> anklicken und mit <OK>
bestätigen.
03.01.2007
Seite 103
Hinweis/ Verweis
Hyperlink auf eine
Internetseite oder eine
E-Mail-Adresse erstellen
Denken Sie daran, dass der Empfänger Zugriff auf den
Server, das Laufwerk sowie den entsprechenden
Ordner haben muss, um das Dokument, das Bild etc.
anschliessend auch aufrufen zu können.
Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass die Datei nicht in
voller Grösse sondern nur der «Wegweiser» dorthin
verschickt wird.
Sie möchten jemanden auf eine interessante Internetseite oder eine E-Mail-Adresse aufmerksam machen?
• Schreiben Sie die exakte Internet- bzw. E-MailAdresse.
• Outlook wandelt die Adresse beim ersten Leerschlag oder <Enter> selber in einen Hyperlink um
18.1.8 ***Wichtige Nachrichten (Zustelloptionen)
Vorgehen
Wichtige Nachricht
Möchten Sie eine Nachricht als wichtig kennzeichnen?
Klicken Sie auf das Ausrufezeichen auf der Symbolleiste. Damit wird vor der Mailanzeige eben dieses «rote»
hinzugefügt. Es signalisiert, dass
Ausrufezeichen
Sie den Inhalt als wichtig erachten.
(Anzeige in der Nachricht: Wichtigkeit hoch)
Seite 104
03.01.2007
Übermittlungs-/
Empfangsbestätigung
Möchten Sie eine automatische Bestätigung der
Übermittlung Ihrer Nachricht (Ankunft auf dem Server
des Empfängers) erhalten?
Oder eine Empfangsbestätigung?
(Lesebestätigung ist übertrieben, das System kann ja
nur den Wechsel von der ungelesenen zur gelesenen
Markierung erkennen und nicht das effektive Lesen als
solches bestätigen.)
1. Beim Erstellen einer Nachricht klicken Sie in der
Symbolleiste auf das Symbol <Optionen>.
2. Aktivieren Sie einen der beiden Schalter:
o <Die Übermittlung dieser Nachricht
bestätigen> bzw.
o <Das Lesen dieser Nachricht bestätigen>.
Voraussetzungen für
den Erhalt von
Übermittlungs- und
Lesebestätigungen
Jede/r Outlook-Benutzer/-in kann in den Optionen von
Outlook einstellen, wie er/sie mit angeforderten Übermittlungs- und Lesebestätigungen umgehen möchte.
Über das Menü <Extras>
<Optionen>
Register
<Einstellungen>
Schaltfläche <E-Mail-Optionen>
Schaltfläche <Verlaufoptionen…> können die Einstellungen vorgenommen werden.
Wenn nun also ein Empfänger die Option <Nie eine
Antwort senden> ausgewählt hat, nützt es Ihnen
nichts, eine Bestätigung anzufordern.
Hinweis/ Verweis
03.01.2007
Denken Sie also daran, dass es viel zuverlässiger ist,
von den Empfängern direkt eine Bestätigung zu erbitten, sobald sie die Nachricht gelesen haben.
Seite 105
18.1.9 ***Umfragen erstellen
Erfordert eine E-Mail-Nachricht nur eine Antwort wie z.B. «JA» oder «Nein» oder eine
sonstige «Multiple-Choice»-Antwort, können der Nachricht so genannte UmfrageSchaltflächen hinzugefügt werden, über die die Antwort direkt gesendet werden kann.
Damit erhält der Absender die Möglichkeit, aufgrund der erhaltenen Antworten eine
Auswertung vorzunehmen.
Vorgehen
Umfragen erstellen
In den selben Nachrichtenoptionen machen Sie folgende Einstellungen:
1. Aktivieren Sie den Schalter <Abstimmungsschaltflächen verwenden>. Treffen Sie eine Auswahl
oder erstellen Sie eigene neue Abstimmungsschaltflächen.
Ganz wichtig, trennen Sie die einzelnen Antwortmöglichkeiten mit Strichpunkt voneinander.
2. Mit <Schliessen> verlassen Sie die Optionen.
3. Senden Sie die Nachricht wie gewohnt.
Hinweis/ Verweis
Seite 106
Die Abstimmungsfelder sind in Ihrer Nachricht nicht
ersichtlich. Sie erscheinen beim Empfänger unter den
Schaltflächen zum Antworten.
Damit Sie die Umfrage im Anschluss auswerten
können, müssen Antwortende mit diesen Schaltflächen
antworten und nicht mit der Schaltfläche <Antworten>
selber.
03.01.2007
18.1.10 ***Antwort-E-Mails von Umfrage auswerten
Vorgehen
Umfragen auswerten
1. Sobald Sie die Antworten erhalten haben, markieren Sie alle Nachrichten als gelesen, d.h. Sie blättern durch alle Antworten und kontrollieren, ob evtl.
ein Kommentar hinzugefügt wurde, und wenn ja,
welcher. Oder aber Sie öffnen die einzelnen Antwortnachrichten.
2. Wechseln Sie zum Ordner <Gesendete Objekte>.
3. Öffnen Sie Ihre Originalnachricht, in welcher Sie
Ihre Anfrage verschickt haben, und wechseln auf
das neu erschienene Register <Status>. Nun ist
klar ersichtlich, wer welche Antwort geschickt hat.
18.1.11 ***Nachrichten erneut versenden
Ein Empfänger/ eine Empfängerin hat die von Ihnen erhaltene Nachricht aus Versehen
gelöscht. Oder Sie haben in Ihrer Nachricht davon gesprochen, ein Dokument mitzu-
03.01.2007
Seite 107
schicken, es dann aber vergessen anzuhängen. Sie können eine Nachricht auf einfache Art und Weise erneut versenden.
Vorgehen
Erneuter Versand
1. Öffnen Sie die gesendete Nachricht im Ordner
<Gesendete Objekte> oder in Ihrer Ablage.
2. Rufen Sie den Menüpunkt <Aktionen>
Nachricht erneut versenden> auf.
<Diese
3. Falls gewünscht, können Sie nun der Nachricht
noch Text hinzufügen oder die Datei anhängen.
4. Anschliessend verschicken Sie die Nachricht per
Klick auf die Schaltfläche <Senden>.
18.1.12 Autosignatur erstellen
Die einheitliche Unterschrift ist Bestandteil des Kapitels 7.1.9 E-Mail-Signatur.
Nachstehend wird dieser Teil wiederholt und mit weiteren Outlook-Möglichkeiten ergänzt.
Mit der E-Mail-Signatur wird das einheitliche Erscheinungsbild nach aussen gewährleistet. Sie ist an die persönlichen Koordinaten anzupassen.
Hauptsignatur erstellen
Vorgehen
1. Menü <Extras>
<Optionen>.
2. Wählen Sie das Register <E-Mail-Format>.
Seite 108
03.01.2007
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Signaturen>.
4. Klicken Sie auf <Neu>.
5. Geben Sie einen passenden Namen für die Signatur ein. Passend wäre z.B. Ihr eigener Nachname
und/oder Vorname oder SAV.
6. Achten Sie darauf, dass bei der zweiten Option
die Option <Die Signatur ohne Vorlage erstellen> aktiviert ist.
03.01.2007
Seite 109
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Weiter>
8. Schreiben Sie nun im aktuellen Fenster die Signatur wie nachfolgend beschrieben.
Seite 110
03.01.2007
Freundliche Grüsse
Schrifttyp
Schriftgrösse
Schriftfarbe
ARIAL
10 pt
schwarz
Vorname Nachname
Berufsbezeichnung
-Direktwahl: 044 … .. .. (falls vorhanden, sonst diese Zeile löschen)
[email protected]
Stadt Zürich
Schule XY
Postadresse, 80.. Zürich
Standort: (falls abweichend von der Postadresse)
Strasse Nr., 80.. Zürich
Tel. 044 … .. ..
Fax 044 … .. ..
Schrifttyp
Schriftgrösse
Schriftfarbe
ARIAL
8 pt
schwarz
Diese Mitteilung enthält vertrauliche Informationen und richtet sich ausschliesslich an die adressierten Personen.
Falls Sie nicht zu diesen Personen gehören, bitten wir Sie, die Nachricht zu löschen und den/die Absender/in zu
informieren. Die weitere Verwendung einer solchen Nachricht ist nicht zulässig.
<OK>.
Die gewählte Signatur erscheint nun in jeder neuen Nachricht automatisch.
Hinweis/Verweis
Variante 1
Wie bereits erwähnt ist es nicht erlaubt, die Attributierung (Schriftgrösse, Schriftart, Farbe, etc.) sowie die
Gestaltung zu ändern. Sie muss den städtischen Vorgaben entsprechen.
Laden Sie die E-Mail-Signatur von der SAVHomepage herunter: www.stadt-zuerich.ch/sav
Menü <Downloads>.
1. Öffnen Sie das Dokument in Word.
2. Passen Sie die Signatur an.
3. Kopieren Sie diese z.B. mit <Ctrl> + <C> in die
Office-Zwischenablage.
4. Wechseln Sie zu Outlook.
5. Erstellen Sie die neue Signatur wie oben beschrieben (Punkte 1 bis 8).
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6. Anstatt nun den Text manuell zu schreiben, positionieren Sie den Cursor im Textbereich und fügen
ihn mit <Ctrl> + <V> ein.
<CTRL> + <V> oder
<Rechtsklick> und <Einfügen>
zum Einfügen der vorbereiteten Signatur aus der Office-Zwischenablage.
18.1.13 ***Weitere Signaturen erstellen
Vorgehen
Weitere Signatur
erstellen
1. Falls Sie das Fenster zum Erstellen von Signaturen
bereits verlassen haben, rufen Sie es wieder über
den Menübefehl <Extras>
<Optionen> Register
<E-Mail-Format> Schaltfläche <Signaturen>
<Neu> auf.
2. Geben Sie einen passenden Namen für die Signatur ein, z.B. Privat.
3. Schreiben Sie nun die Signatur.
<OK>.
Zukünftige Signatur
bestimmen
5. Nun bestimmen Sie, welche Signatur standardmässig in jeder neuen Nachricht erscheinen soll.
Vorzugsweise Ihren Schulabsender, da Sie über
dieses Konto mehrheitlich geschäftliche Nachrichten erstellen.
Wählen Sie dazu den Menübefehl <Extras>
<Optionen>
Register <E-Mail-Format>
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6. Klicken Sie dazu auf den kleinen Pfeil rechts von
<Signatur für neue Nachrichten> und wählen Sie
die Signatur aus. Dasselbe tun Sie für zukünftige
<Antworten und Weiterleitungen>.
18.1.14 ***Signaturen bearbeiten
Vorgehen
Bearbeiten
1. Rufen Sie über den Menübefehl <Extras>
<Optionen> Register <E-Mail-Format> die
Schaltfläche <Signaturen> auf.
2. Markieren Sie die zu korrigierende Signatur und
klicken Sie auf die Schaltfläche <Bearbeiten>.
3. Korrigieren Sie den Text und schliessen Sie mit
der Schaltfläche <OK> ab.
4. Schliessen Sie wiederum über <OK> ab und kontrollieren Sie, ob immer noch die richtige Signatur
in der Standardauswahl angezeigt wird. Gegebenenfalls klicken Sie auf den kleinen Pfeil und stellen die Auswahl zurück auf Ihren geschäftlichen
Absender.
Löschen
1. Rufen Sie über den Menübefehl <Extras>
<Optionen> Register <E-Mail-Format> Schaltfläche <Signaturen> die Signaturenauswahl auf.
2. Markieren Sie die zu löschende Signatur und klicken Sie auf die Schaltfläche <Entfernen>.
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18.1.15 ***Signatur wechseln
Vorgehen
Andere Signatur
aufrufen
1. Rufen Sie eine neue Nachricht auf. Die Autosignatur erscheint ja automatisch im Textbereich und
lässt Ihnen zwei freie Zeilen zum Beginnen Ihres
Textes. Schreiben Sie Ihre Nachricht wie gewohnt.
2. Um die Signatur zu ändern, markieren Sie diese
als erstes.
3. Klicken Sie nun auf das Symbol der
Signatur.
Oder rufen Sie die Signatur über den Menübefehl
<Einfügen>
<Signatur> auf:
4. Klicken Sie die gewünschte Signatur an. Damit
wird der Absendertext geändert.
18.2
Empfangen von Nachrichten
18.2.1 Nachrichten lesen
Nachrichten können einerseits direkt im Lesebereich gelesen und beantwortet werden,
andererseits können Sie die Nachricht per Doppelklick öffnen, lesen und beantworten.
18.2.2 Nachrichten beantworten und weiterleiten
Vorgehen
Nachrichten beantworten / weiterleiten
1. Öffnen Sie die Nachricht, die Sie beantworten/ weiterleiten möchten mit einem Doppelklick oder markieren Sie die Nachricht im Anzeigebereich des
Ordners <Posteingang>.
2. Wählen Sie je nach Wunsch eine der nachfolgenden Schaltflächen:
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Antworten
In der <An:>-Zeile wird bereits der Absender der
ursprünglichen Nachricht eingetragen und der
<Betreff> wurde mit <AW:> (Antwort) übernommen.
Allen Antworten
In der <An:>-Zeile werden neben dem Absender
auch alle Empfänger der ursprünglichen Nachricht
eingetragen.
Weiterleiten
In der <An:>-Zeile muss der Empfänger eingegeben werden. Der <Betreff> wird mit einem <WG:>
(Weitergeleitet) übernommen. (Anlagen können nur
so weitergeleitet werden.).
18.2.3 Umgang mit erhaltenen Anlagen und Hyperlinks
Vorgehen
Anlagen öffnen
1. Klicken Sie doppelt auf die Anlage. Das nachstehende Fenster erscheint.
2. Mit der Schaltfläche <Öffnen> starten Sie das entsprechende Programm und die Datei wird geöffnet.
Sie ist lediglich temporär abgespeichert.
Möchten Sie die Datei behalten, so müssen Sie diese über das Menü <Datei>
<Speichern unter…> auf Ihrem Laufwerk ablegen.
Mit der Schaltfläche <Speichern> können Sie die
Anlage ohne sie zu öffnen direkt speichern und in
der Dialogbox wählen, wohin Sie die Datei speichern wollen.
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Mehrere Anlagen
miteinander speichern.
Haben Sie mit einer Nachricht mehrere Dateien erhalten und wollen Sie diese im selben Ordner speichern,
so wählen Sie den Weg über das Menü <Datei>
<Anlagen speichern>.
Hyperlinks öffnen
Zeigen Sie auf den Hyperlink und klicken Sie einmal,
sobald sich der Mauszeiger in eine Hand verwandelt
hat. Damit wird der Internet Explorer geöffnet und die
betreffende Internetseite angezeigt.
18.2.4 ***Nachrichten drucken
Sie können eine bzw. mehrere Nachrichten schnell ausdrucken.
Vorgehen
Nachricht drucken
1. Öffnen Sie die Nachricht, die Sie drucken möchten.
2. Klicken Sie auf das Drucksymbol in der Symbolleiste,
um den Text auszudrucken (Memoformat).
Nachrichtenliste
drucken
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1. Markieren Sie in der Übersicht eine oder mehrere Nachrichten mit einem Mausklick auf die entsprechende
Nachricht und dem gleichzeitigen Drücken der <Ctrl>Taste.
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2. Rufen Sie über das Menü <Datei> den Befehl <Drucken…> auf, um eine Mailliste auszudrucken (Tabellenformat).
Kontrollieren Sie, ob der Druckbereich so definiert ist,
dass nicht alle Zeilen, sondern nur die markierten Zeilen
ausgedruckt werden.
18.2.5 ***Nachrichten als Textdateien speichern
Möchten Sie den Text eines Mails weiterbearbeiten oder an einem z.B. auch anderen
Personen zugänglichen Ort abspeichern?
Vorgehen
Speichern
1. Markieren Sie die entsprechende Nachricht.
2. Rufen Sie das Menü <Datei> und dann den Befehl
<Speichern unter…> auf.
3. Der Text kann nun als Datei abgespeichert werden.
Je nach Mailformat wird der Text als Textdatei (ohne jegliche Formatierungen, jedoch mit Adressaten,
Betreffzeile und dem Inhalt) oder als HTML-Datei
(mit Formatierung) abgespeichert werden.
4. Geben Sie einen Namen ein. Die automatische Erweiterung ist entweder <Nur-Text> (*.txt) oder
<HTML> (*.htm).
5. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche <Speichern>.
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18.2.6 ***Tipps zum Umgang mit empfangenen Nachrichten
Vorgehen
Nachricht wieder als
ungelesen markieren
Sie möchten sich daran erinnern, dass Sie die Nachricht
z.B. noch nicht beantwortet haben?
1. Markieren Sie die Nachricht.
2. Über das Menü <Bearbeiten> kennzeichnen Sie die
Nachricht wieder <Als ungelesen markieren>. Oder
Sie führen den Befehl via Rechtsklick auf die gewünschte Nachricht und den Befehl <als ungelesen
markieren> aus.
Nachricht im
Favoritenordner <Zur
Nachverfolgung>
anzeigen
Sie möchten z.B. sicherstellen, dass Sie die Beantwortung einer Nachricht zu einem bestimmten Zeitpunkt
nicht verpassen. Legen Sie die Nachricht im so genannten Favoritenordner <Zur Nachverfolgung> ab.
1. Eine eingegangene Nachricht mit der rechten Maustaste anklicken.
2. <Zur Nachverfolgung> anklicken, Farbe auswählen
und
3. Wiederholen, und <Erinnerung hinzufügen…>
wenn zur Erinnerung ein Fälligkeitsdatum eingegeben werden soll. Dann mahnt das System am Fälligkeitstermin mit einer Meldung.
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4. Die Nachricht wird nun mit einem «Fähnchen» gekennzeichnet und im Ordner <Zur Nachverfolgung>
angezeigt.
Anzeige im
Favoritenordner <Zur
Nachverfolgung>
Aus der
Nachverfolgung
entfernen
Bei Erledigung mit der linken Maustaste auf das Fähnchen klicken und damit als erledigt definieren.
Damit verschwindet die Anzeige aus dem Ordner <Zur
Nachverfolgung>. Die Nachricht wird nur noch im entsprechenden Ablageordner angezeigt.
Variante 1
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•
Sie können diesen Befehl auch über das Menü
<Aktionen> aufrufen.
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Hinweis/ Verweis
18.3
Die Favoritenordner sind lediglich Sichtweisen. Die
Nachrichten existieren also nur einmal. Sie werden
nach wie vor im jeweiligen Ordner unter dem Postfach
abgelegt.
Wenn Sie also eine Nachricht im Favoritenordner
löschen, ist die Originalnachricht gelöscht.
Verwalten von Nachrichten
18.3.1 ***Abwesenheitsassistent
Vorgehen
Informieren der
Nachrichtensender
1. Achten Sie darauf, dass ein Postordner angezeigt
wird, z.B. der Ordner <Posteingang>.
2. Klicken Sie im Menü <Extras> auf den Befehl
<Abwesenheits-Assistenten>.
3. Klicken Sie auf <Ich bin zur Zeit nicht im Hause>.
4. Geben Sie im Feld <Folgende Antwort wird automatisch einmal an jeden Absender gesendet:>
die Nachricht ein, die bei Ihrer Abwesenheit an andere Personen gesendet werden soll.
5. Mit <OK> bestätigen.
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☺
Tipp
Hinweis/ Verweis
Nicht vergessen, Abwesenheitsdaten im Text zu
erwähnen.
Sobald Sie nach einer Abwesenheit Ihr Outlook starten,
werden Sie gefragt, ob Sie den Abwesenheitsassistenten wieder ausschalten möchten.
Bestätigen Sie dies, damit keine automatischen
Benachrichtigungen mehr abgeschickt werden.
18.3.2 ***Umleitung von Nachrichten
Sie können Ihre Nachrichten während Abwesenheiten an eine andere Person umleiten.
Sie können dazu jedoch lediglich interne Personen bestimmen. Sie können Ihr Schulmail nicht nach Hause umleiten lassen
siehe Kapitel 11.2 Automatische Weiterleitung von E-Mails.
Neben dem beim Abwesenheitsassistenten beschriebenen Vorgehen erstellen Sie zusätzlich folgende Regel:
Vorgehen
Umleitung einrichten
1. Klicken Sie im Menü <Extras> auf den Befehl
<Abwesenheits-Assistenten>.
2. Schaltfläche <Regel hinzufügen> anklicken.
3. Schaltfläche <Gesendet an:> anklicken und eigenen Name suchen und auswählen.
o Namen markieren.
o <An> anklicken.
o Mit <OK> bestätigen.
4. Kontrollfeld <Direkt an mich> und <Kopie an
mich> ankreuzen.
5. Kontrollfeld <Weiterleiten> ankreuzen.
6. Im Feld <An> muss der Name der Person, an welche die Mails weitergeleitet werden sollen, angegeben werden.
o Auf <An> klicken.
o Namen markieren.
o <An> wiederum anklicken.
o Mit <OK> bestätigen.
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7. 2 x mit <OK> bestätigen.
☺
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Tipp
Sie müssen im Abwesenheits-Assistenten das Optionsfeld <Ich bin zur Zeit nicht im Hause> ankreuzen, da
sonst die Regel nicht aktiviert wird.
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18.4
Organisation der Ablage von Nachrichten
Für jeden Outlook-Ordner kann eine beliebige Anzahl Unterordner erstellt werden. Dies
ist vor allem bei der Mail-Ablage von Wichtigkeit. Ansonsten füllen sich die Ordner
<Posteingang> und <Gesendete Objekte> und werden mit der Zeit sehr unübersichtlich.
18.4.1 Ordner erstellen
Vorgehen
Erstellen eines Ordners
im Mail
Beispiel: Sie möchten in Ihrem Postfach im Modul <EMail> einen Ordner namens <Ablage> erstellen, der
auf demselben Niveau wie die restlichen Postfachordner angezeigt werden soll.
1. Markieren Sie Ihr Postfach.
2. Klicken Sie auf den Menüpunkt <Datei>
<Ordner>.
<Neu>
3. Die Dialogbox <Neuen Ordner erstellen> öffnet
sich. Geben Sie den Text «Ablage» ein.
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4. Kontrollieren Sie, dass
o beim Punkt <Ordner enthält Elemente des
Typs:> die Funktion <E-Mail und Bereitstellung> und
o beim Punkt <Ordner soll angelegt werden unter:> Ihr Postfach gewählt sind.
Erstellen weiterer
Ordner unter dem
Ordner <Ablage>
1. Markieren Sie den Ordner <Ablage>.
2. Wiederholen Sie obiges Vorgehen.
3. Bestätigen Sie wiederum mit <OK>.
Variante 1
•
Menü <Datei>
Variante 2
•
Rechtsklick auf entsprechenden Ordner und <Neuer Ordner> auswählen.
Hinweis/ Verweis
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<Ordner>
<Neuer Ordner>.
Anstelle des Hauptordners namens <Ablage> und den
erwähnten Unterordnern können Sie die Ordner auch
durchnummerieren. Da in der Sortierung zuerst Sonderzeichen, dann Zahlen und erst dann Buchstaben
angezeigt werden, kommen diese Ordner über die
Outlook-Ordner zu stehen.
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18.4.2 Ordnerebenen ein-/ ausblenden
Untergeordnete Ebene
anzeigen/ ausblenden
Klicken Sie auf das
<PLUS>, um die Struktur zu öffnen.
Klicken Sie auf das
<MINUS>, um die Struktur zu schliessen.
18.4.3 Ordner verschieben
Vorgehen
Verschieben
1. Markieren Sie den zu verschiebenden Ordner.
2. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen
Sie den Ordner an die gewünschte übergeordnete
Stelle. Sobald die gewünschte Stelle blau markiert
ist, lassen Sie die Maustaste los.
Variante 1
•
Halten Sie die rechte Maustaste gedrückt und
ziehen Sie den Ordner an die gewünschte Stelle.
Sobald die gewünschte Stelle blau markiert ist,
lassen Sie die Maustaste los.
•
Wählen Sie den Befehl <Verschieben>.
18.4.4 Ordner umbenennen
Vorgehen
Umbenennen
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den umzubenennenden Ordner.
2. Wählen Sie im Kontextmenü den Punkt <Ordner
umbenennen> aus.
Variante 1
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•
Klicken Sie dreimal auf den entsprechenden
Ordner. Damit wechselt Outlook ebenfalls in den
Bearbeitungsmodus.
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18.4.5 Ordner kopieren
Vorgehen
Kopieren
1. Markieren Sie den zu verschiebenden Ordner.
2. Halten Sie die rechte Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Ordner an die gewünschte Stelle. Sobald die gewünschte Stelle blau markiert ist, lassen
Sie die Maustaste los.
3. Wählen Sie den Befehl <Kopieren>.
18.4.6 Ordner löschen
Vorgehen
Löschen
1. Markieren Sie den zu löschenden Ordner.
2. Klicken Sie auf das Löschzeichen
in der Symbolleiste.
3. Bestätigen Sie die Abfrage mit <Ja>.
Variante1
Variante 2
•
Drücken Sie die <Delete>-Taste.
•
Verwenden Sie die Tastenkombination
<Ctrl> + <D>.
18.4.7 Nachrichten markieren
Folgende Möglichkeiten haben Sie, Nachrichten in die soeben erstellten Ordner zu
verschieben.
Als erstes markieren Sie wie nachstehend beschrieben eine bis mehrere zu verschiebende Dateien, die Sie in denselben Ordner zu verschieben wünschen.
Vorgehen
Markieren einer
einzelnen Nachricht
Seite 126
•
Klicken Sie die gewünschte Nachricht mit der linken
Maustaste an (blau markieren).
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Markieren einer Gruppe
zusammenhängender
Nachrichten
•
•
•
•
Markieren einer Gruppe
nicht zusammenhängender Nachrichten
•
•
•
•
Klicken Sie die erste Nachricht mit der linken Maustaste an.
Halten Sie die <Shift>-Taste (<Umschalt>-Taste)
gedrückt.
Klicken Sie die letzte Nachricht mit der linken Maustaste an.
Lassen Sie die <Shift>-Taste los.
Klicken Sie die erste Nachricht mit der linken Maustaste an.
Halten Sie die <Ctrl>-Taste (identisch mit
<Control> bzw. <Strg> bzw. <Steuerung>) gedrückt.
Klicken Sie jede benötigte Nachricht mit der linken
Maustaste an (dabei immer die <Ctrl>-Taste gedrückt halten).
Wenn Sie fertig sind, lassen Sie die <Ctrl>-Taste
los.
18.4.8 Nachrichten in Ordner ablegen
Vorgehen
Nachrichten in
bestehende Ordner
verschieben
1. Die wie oben beschrieben markierten Nachrichten
ziehen Sie mit der linken Maustaste in den zuvor
erstellten Ablage-Ordner resp. in einen von Ihnen
erstellten Unterordner.
Variante 1
•
Die wie oben beschrieben markierten Nachrichten
ziehen Sie mit der rechten Maustaste in den zuvor
erstellten Ablage-Ordner resp. in einen von Ihnen
erstellten Unterordner.
•
Wählen Sie anschliessend den Befehl <Verschieben>.
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Nachrichten in einen
neu zu erstellenden
Ordner verschieben
1. Markieren Sie wie oben beschrieben die Nachrichten.
2. Klicken Sie das Symbol <In Ordner verschieben>
an. Das nachfolgende Fenster öffnet sich.
•
Klicken Sie auf die nochmals erscheinende Schaltfläche <In Ordner verschieben…> und erstellen
Sie über die Schaltfläche <Neu> den benötigten
Ordner.
Bestätigen Sie das Verschieben in den Ordner.
18.4.9 Nachrichten aus Postfach löschen
Vorgehen
Löschen
1. Markieren Sie die Nachricht.
2. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf das Symbol <Löschen>.
Variante 1
•
Drücken Sie die <Delete>-Taste auf der Tastatur.
18.4.10 Gelöschte Nachrichten wieder zurückholen
Sie möchten eine versehentlich gelöschte Nachricht wieder zurückholen.
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Vorgehen
Zurückholen
Solange Sie den Ordner <Gelöschte Objekte> nicht
geleert haben, können Sie jegliche gelöschten Elemente wie
o Mail
o Kalendereintrag
o Kontakt
o Aufgabe
o Notiz
wieder mit der linken Maustaste in Ihre Postfachstruktur
zurückziehen.
18.4.11 Ordner <Gelöschte Objekte> leeren
Hinweis/ Verweis
Ordner <Gelöschte
Objekte> leeren
Die aus dem Modul <E-Mail> gelöschten Mails werden
in einem ersten Schritt lediglich in den Ordner <Gelöschte Objekte> verschoben.
Diesen Ordner müssen Sie ebenfalls von Zeit zu Zeit
löschen, um die gelöschten Objekte definitiv aus Ihrem
Postfach zu entfernen und damit die Grösse Ihres
Postfachs zu reduzieren..
1. Markieren Sie den Ordner <Gelöschte Objekte>.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen
Ordner.
3. Löschen Sie den Inhalt über den Befehl <Ordner
«Gelöschte Objekte» leeren>.
Variante
Den Löschbefehl können Sie auch über das Menü <Ex<Ordner «Gelöschte Objekte» leeren>
tras>
aufrufen.
18.4.12 ***Gelöschte Elemente wiederherstellen
Nachrichten, welche Sie definitiv gelöscht haben, d.h. Sie haben diese aus dem Ordner
<Gelöschte Objekte> entfernt, können bis maximal 15 Tage später wiederhergestellt
werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
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Vorgehen
Gelöschte Objekte
wiederherstellen
1. Wechseln Sie in den Ordner <Gelöschte Objekte>.
2. Wählen Sie den Menübefehl <Extras>
löschte Elemente wiederherstellen>.
<Ge-
3. Markieren Sie Objekte direkt oder über die Symbolschaltfläche alle Objekte, welche Sie wiederherstellen möchten.
4. Wählen Sie das Symbol <Ausgewählte Elemente
wiederherstellen>.
Die Objekte werden an den ursprünglichen Ablageort zurückgespeichert.
Meine Notizen
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19
***Kontakte (=Persönliche Adressen)
Wie bereits erwähnt, können Sie mit der Kontaktverwaltung schulische sowie private
Adressen speichern. Diese Adressen können anschliessend zum Versenden von EMails verwendet werden. Wechseln Sie dazu ins Modul <Kontakte>.
19.1
Die Adressbücher
Es existieren zwei Adresslisten.
Globale Adressliste
Die Globale Adressliste beinhaltet die Adressen von
Benutzenden und Gruppen innerhalb des KITS-Projekts
sowie die städtischen Adressen. Die Adressdaten werden vom Systemadministrator erstellt und auch verwaltet.
Outlook Adressbuch/
Kontakte
In diesem Adressbuch werden alle von Ihnen erfassten
Kontakte und Verteilerlisten angezeigt. Voraussetzung
für die Anzeige in spätern Mails ist, dass Sie zumindest
eine E-Mail-Adresse erfasst haben.
19.2
Ansicht der Kontakte
Standardmässig werden diverse Ansichten im Navigationsbereich angezeigt. Sollte
<Anordnen
dies nicht der Fall sein, können Sie die Anzeige via Menü <Ansicht>
nach>
<Ansichten im Navigationsbereich anzeigen> einschalten.
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Seite 131
Ansichtsmöglichkeiten
Modul <Kontakte>
Adresskartenansicht im Ordner <Kontakte>.
erfasste Adressen
Das Modul <Kontakte> ermöglicht Ihnen:
•
Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen etc. von Privat- und Geschäftspersonen zu verwalten.
•
Adresslisten auszudrucken.
•
Adressen für Briefe in Word und Serienmails in Outlook zu verwenden.
•
Adressdaten anderen Personen zur Verfügung zu stellen. In diesem Fall würden
Sie private Adressen, die anderen nicht zur Verfügung stehen sollten, speziell (privat) markieren.
19.3
Erfassen von Kontakten
19.3.1 Neuen Kontakt aufnehmen
Für das Erfassen eines persönlichen Kontaktes gehen Sie wie folgt vor:
Vorgehen
Kontaktformular
aufrufen
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1. Klicken Sie auf die Schaltfläche
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2. Geben Sie als erstes den Vor- und Nachnamen ein.
Kontrollieren Sie die Eingabe über die Schaltfläche
<Name…>, so dass der Vorname auch wirklich im
Feld <Vorname> und der Name im Feld <Name>.
steht.
Stehen Vor- und Nachname in den richtigen Feldern?
Erst so garantieren Sie ein korrektes Speichern und
Sortieren nach Nachnamen! Bestätigen Sie die Dialogbox mit <OK>.
3. Geben Sie als absolutes Minimum die E-MailAdresse ein (bis max. 3 E-Mail Adressen sind möglich).
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4. Erfassen Sie die restlichen gewünschten Informationen, z.B. Firma, div. Telefonnummern, Adressen
etc.
5. Speichern Sie den Kontakt über die Schaltfläche
Varianten 1
•
Menü <Datei>
Variante 2
•
Doppelklick in leeren Bereich des Kontaktfensters.
Variante 3
•
<Ctrl> + <N>.
<Neu>
<Kontakt>.
19.3.2 Durch E-Mail erhaltene Adresse aufnehmen
Sie können den Namen und die E-Mail Adresse aus einer empfangenen Nachricht direkt in einen neuen Kontakt übernehmen.
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Vorgehen
Adresse direkt in die
Kontakte aufnehmen
1. Markieren Sie die Nachricht oder öffnen Sie sie.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Absender-E-Mail Adresse. Wählen Sie <Zu OutlookKontakten hinzufügen> aus.
☺
Zudem ist es möglich, Adressen vom Twixtel aus direkt
ins Outlook zu exportieren. Sie finden im Twixtel ein
Outlook-Export-Symbol. Dann das Speichern nicht
vergessen.
19.4
Tipp
Bearbeiten von Kontakten
19.4.1 Bestehenden Kontakt bearbeiten
Vorgehen
Bearbeiten
1. Doppelklick auf den entsprechenden Kontakt.
2. Änderungen vornehmen.
3. Auf die Schaltfläche <Speichern und schliessen>
klicken.
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Seite 135
Variante 1
1. Kontextmenü via rechte Maustaste aufrufen <Öffnen> wählen.
2. Änderungen vornehmen.
3. Auf die Schaltfläche <Speichern und schliessen>
klicken.
19.4.2 Kontakt löschen
Vorgehen
Löschen
1. Entsprechenden Kontakt markieren.
2.
anklicken.
Variante1
•
<Ctrl> + <D>.
Variante 2
•
•
Kontextmenü via rechte Maustaste aufrufen.
<Löschen> wählen.
Variante 3
•
<Delete>-Taste.
19.4.3 Kontakte drucken
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Kontakte auszudrucken. Es existieren folgende
Druckformate.
Kartenformat
Übersicht der wichtigsten Kontaktinformationen. Es
wird eine alphabetische Liste erstellt.
Heftformat
Zum Einheften in Ihren Terminkalender. DIN-A6 und
DIN-A7 möglich. Dies ist ebenfalls eine alphabetische
Liste, einfach in kleinerem Format. Es werden 2 Seiten
auf einer A4-Seite ausgedruckt.
Telefonbuchformat
Hier werden Namen und Telefonnummern ausgedruckt.
Dies ist ebenfalls eine alphabetische Liste, einfach in
kleinerem Format und in Listenform.
Memoformat
Hier werden sämtliche Kontaktinformationen ausgedruckt. Und zwar 1 Seite/Adresse.
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Vorgehen
Drucken
Falls Sie nichts markieren, wird die ganze Liste ausgedruckt. Ansonsten markieren Sie vor dem Druckbefehl
die entsprechenden Kontakte.
1. Rufen Sie den Befehl <Datei>
<Drucken…> auf.
2. Bestimmen Sie den Druckbereich:
<Alle Elemente> oder <Nur markierte Elemente>.
3. Bestimmen Sie das Druckformat.
4. Kontrollieren Sie den Ausdruck vorab via die Schaltfläche <Seitenansicht>. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Drucken>.
Zum sofortigen Druck ohne Vorschau klicken Sie
lediglich auf die Schaltfläche <OK>.
19.5
Erstellen und Bearbeiten von Verteilerlisten
19.5.1 Eigene Verteilerliste erstellen
Wenn Sie regelmässig Nachrichten an denselben Personenkreis versenden, so lohnt
es sich, Verteilerlisten zu erstellen. Diese Verteilerlisten werden dann in Ihren Kontakten abgelegt. Anstatt unzählige Adressen immer wieder einzeln aufzurufen oder
schreiben zu müssen, reicht es dann, in einer neuen Nachricht die Verteilerliste auszuwählen.
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Seite 137
Vorgehen
Verteilerliste erstellen
1. Klicken Sie auf den Pfeil bei der Schaltfläche <Neu>,
anschliessend auf <Verteilerliste>.
2. Geben Sie der Verteilerliste einen passenden Namen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Mitglieder auswählen>
und suchen Sie die gewünschten Gruppenmitglieder zusammen. Den gesuchten Kontakt jeweils markieren, dann
auf die Schaltfläche <Mitglieder> klicken.
4. Mit <OK> bestätigen.
5. Nun noch alles via Schaltfläche <Speichern und
schliessen> bestätigen.
Seite 138
03.01.2007
Variante 1
•
In einem leeren Adressbereich über die rechte
Maustaste das Kontextmenü aufrufen und <Neue
Verteilerliste> anklicken.
Variante 2
•
Menü <Aktion>
Variante 3
•
Menü <Datei>
☺
Fügen Sie vor dem Namen der Verteilerliste jeweils ein
Sonderzeichen oder eine Zahl ein. Windows sortiert
immer zuerst Sonderzeichen, anschliessend Zahlen
und erst dann die Namen. Damit stellen Sie sicher,
dass eine Verteilerliste nicht in Ihren Kontakten
«verschwindet» (alphabetische Reihenfolge) resp. am
Beginn Ihrer Kontakte steht.
Tipp
<Neue Verteilerliste>.
<Neu>
<Verteilerliste>.
19.5.2 Verteilerliste bearbeiten
Vorgehen
Ausgewählte Personen
ändern
1. Markieren Sie die Verteilerliste. Öffnen Sie sie mit
einem Doppelklick.
2. Folgende Schaltflächen stehen Ihnen zur Bearbeitung zur Verfügung:
o
o
o
<Mitglieder Auswählen…>: Damit können Sie
zusätzliche Adressen auswählen.
<Neu Hinzufügen…>: Damit können Sie Adressen hinzufügen, die nicht in Ihren Kontakten gespeichert sind und die Sie lediglich in der entsprechenden Verteilerliste benötigen.
<Entfernen>: Damit löschen Sie nicht mehr benötigte Adressen in Verteilerlisten (sie sind jedoch als Adressen nach wie vor vorhanden).
3. Abschliessen mit <Speichern und schliessen>.
Hinweis/ Verweis
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Outlook wandelt die Adresssammlung beim Versenden
in Einzelbestandteile um.
Über das kleine + können Sie diese Umwandlung selber vornehmen, um die Adressen zu kontrollieren und
gegebenenfalls eine Adresse zu löschen oder eine
neue hinzuzufügen.
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19.5.3 Nachricht an Kontakt oder Verteilerliste senden
Der Kontakt bzw. die Verteilerliste erscheint beim Erstellen eines Mails in Ihrem Adressbuch namens Kontakte und kann dort abgerufen werden. (Vorgehen siehe 18.1.1
Erstellen einer Nachricht von A – Z.). Zusätzlich haben Sie folgende Möglichkeit:
Vorgehen
Kontakt direkt
ansprechen
1. Im Modul <Kontakte> wählen Sie den gewünschten
Kontakt bzw. die Verteilerliste aus.
2. Über das Menü <Aktionen> wählen Sie den Befehl
<Neue Nachricht an Kontakt>.
3. Dann erstellen Sie wie gewohnt die Nachricht und
senden sie.
Anzeige der
Verteilerliste
Anzeige im neuen Mail:
Umwandlung zur
Kontrolle
1. Klick auf +.
2. Dialogfeld <Liste erweitern> mit <OK> bestätigen.
Damit wird die Verteilerliste in Einzelelemente zerlegt und Adressen können je nach Bedarf hinzugefügt bzw. gelöscht werden.
Seite 140
03.01.2007
Variante 1
•
Rufen Sie den Befehl <Neue Nachricht an Kontakt> über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste auf.
Variante 2
•
Sie können den Kontakt oder die Verteilerliste auch
markieren und mit der linken Maustaste auf den
<Posteingang> ziehen.
Meine Notizen
03.01.2007
Seite 141
20
***Terminplanung
Wie bereits erwähnt, können Sie mit der Terminverwaltung (=Kalender) sowohl geschäftliche als auch private Termine verwalten. Sie können Termine themenmässig
einfärben und sich optisch und akustisch an bevorstehende Termine erinnern lassen.
Zudem besteht die Möglichkeit, andere an Besprechungen einzuladen und Geburtstage, ganztägige Ereignisse wie Schulkapitel, Lehrerfortbildung usw. in den Terminplan
einzubinden.
20.1
Ansicht und Navigation im Terminkalender
20.1.1 Die verschiedenen Terminarten
Es existieren folgende Terminarten:
•
Termine (Stundentermine):
z.B. Lektionen, Sitzungen etc.
•
Ereignisse (=ganztägige Termine):
z.B. Messen, Ausstellungen, Weiterbildungen etc.
•
Terminserien (= wiederkehrende Termine oder Ereignisse)
z.B. regelmässige Englisch-Stunde etc.
•
Besprechungsanfragen
20.1.2 Der Bildschirm in der Terminplanung
Rufen Sie das Modul <Kalender> auf, um die Terminplanung zu aktivieren.
Seite 142
03.01.2007
Datumsnavigator
Termine werden meistens für die kommenden Tage eingegeben.
•
Durch Anklicken im Datumsnavigator kann auf einfache Art und Weise das Datum
aktiviert und der Termin eingetragen werden.
•
Der aktuelle Tag wird rot umrandet dargestellt.
•
Tage, die über mindestens einen Termin verfügen, werden fett angezeigt.
•
Der im Terminkalender markierte Tag wird orange hinterlegt angezeigt.
20.1.3 Datum wählen
Vorgehen
Datum wählen
Auf das gewünschte Datum im Datumsnavigator klicken.
Zu einem Datum eines
nicht angezeigten
Monats wechseln
1. Zum Blättern von Monat zu Monat auf der oberen
Leiste des Datumsnavigators auf die Pfeilschaltfläche rechts und links klicken.
2. Dann den gewünschten Tag anklicken.
3 Monate vor-/
zurückblättern
03.01.2007
1. Auf den Monatsnamen klicken, Maustaste gedrückt
halten und 3 Monate vor- oder zurückblättern.
Seite 143
Datum über den Menübefehl ansteuern
•
Menü <Wechseln zu>
Zurück zum aktuellen
Datum
•
Schaltfläche <Heute> anklicken.
<Gehe zu Datum…>.
20.1.4 Die Kalenderansichten
Symbolleiste
In der Kalenderansicht können Sie bestimmen, welche
Tage angezeigt werden sollen
Ansichten
• Tagesansicht
• Arbeitswoche
• Wochenansicht
• Monatsansicht
Seite 144
03.01.2007
Ansichten im
Navigationsbereich
Ein-/ Ausblenden via Menü <Ansicht>
<Anordnen
<Ansichten im Navigationsbereich anzeigen>.
nach>
Mehrere
aufeinanderfolgende
Tage anzeigen
1. Klicken Sie den 1. Tag an.
2. Halten Sie die <Shift>-Taste (<Umschalt>-Taste) gedrückt.
3. Klicken Sie auf den letzten anzuzeigenden Tag.
4. Lassen Sie nun die <Shift>-Taste los.
Mehrere nicht
aufeinanderfolgende
Tage anzeigen
1. Klicken Sie den 1. Tag an.
2. Halten Sie die <Ctrl>-Taste (<Strg>-Taste) gedrückt.
3. Klicken Sie nun auf jeden anzuzeigenden Tag.
4. Wenn Sie fertig sind, lassen Sie die <Ctrl>-Taste los.
03.01.2007
Seite 145
20.1.5 Blättern im Kalender
Vorgehen
Tagesansicht
Mit den Pfeiltasten (Cursortasten auf der Tastatur) tageweise
• <links> klicken = zurück blättern
• <rechts> klicken = vorwärts blättern.
Arbeitswoche
•
Ebenfalls mit den Pfeiltasten <links> oder <rechts>
klicken.
Zu Beginn bewegt sich der Cursor tageweise auf
den Freitag, dann arbeitswochenweise weiter.
Wochenansicht
•
Mit den Tasten <PageUp> oder <PageDown> bewegen Sie sich wochenweise zurück bzw. vorwärts.
20.1.6 Wochenanzeige im Datumsnavigator einblenden
Sollte die Wochennummer nicht angezeigt werden, so können Sie diese Einstellung
selber vornehmen.
Vorgehen
Ein-/ Ausblenden
1. Rufen Sie das Menü <Extras>
<Optionen> auf.
2. Im Register <Einstellungen> klicken Sie auf <Kalenderoptionen>.
3. Nun schalten Sie die Anzeige ein <Wochennummern im Datumsnavigator anzeigen>.
Seite 146
03.01.2007
4. Bestätigen Sie 2x mit <OK>
20.2
Eintragen von Terminen und Ereignissen
20.2.1 Termin direkt eintragen
Sie können Termine grundsätzlich auf zwei Arten eintragen. Entweder Sie tragen den
Termin direkt in den Kalender ein oder Sie benutzen das Terminformular, das etwas
ausführlicher ist.
Hinweis/ Verweis
Der Stundenraster ist standardmässig auf eine Anzeige
von halben Stunden eingestellt. Beim Anklicken einer
Zeit wird also immer eine halbe Stunde angezeigt. Zum
Markieren von 1 Stunde muss die linke Maustaste
daher gedrückt gehalten und der Termin durch
Dehnung erweitert werden.
Vorgehen
Direkt eintragen
1. Markieren Sie im Kalender das gewünschte Datum.
2. Drücken Sie die linke Maustaste und markieren Sie
die gewünschte Dauer – 1 Intervall = ½ Stunde /
2 Intervalle = 1 Stunde.
03.01.2007
Seite 147
3. Schreiben Sie los und geben Sie eine Beschreibung
für den Termin ein.
4. Schliessen Sie die Eingabe mit <Enter> ab.
Vor dem Termin wird ein Glockensymbol eingeblendet. Dies bedeutet, dass Sie von Outlook an
den Termin erinnert werden.
20.2.2 Termin mit Terminformular eintragen
Terminformular
verwenden
Wollen Sie zu einem Termin umfangreichere Informationen eingeben, beispielsweise den Ort oder Notizen
zum Termin, sollten Sie das Terminformular verwenden. Zudem können Sie hier Termine eingeben, die
sich über mehrere Tage erstrecken oder die nicht dem
Halbstundenrhythmus entsprechen.
1. Wählen Sie Schaltfläche <Neu>.
Seite 148
03.01.2007
2. Betreff: Geben Sie eine kurze Beschreibung des
Termins ein.
3. Ort: Tragen Sie hier den Ort, das Sitzungszimmer
etc. ein.
4. Geben Sie nun jeweils das Datum und die Uhrzeit
ein für die Felder «Beginnt um:» und «Endet um:».
Sie können dies manuell vornehmen oder das Datum resp. die Zeit über die Pfeile auswählen.
5. Falls Sie keine Erinnerung wünschen, deaktivieren
Sie die Kontrollbox – Falls Sie früher als 15 Minuten
vor Terminbeginn erinnert werden möchten, ändern
Sie die Zeit der Erinnerung.
6. Füllen Sie den Notizbereich Ihren Bedürfnissen entsprechend aus.
7. Speichern Sie den Eintrag über die Schaltfläche
Variante 1
•
Menü <Datei> den Befehl <Neu> und dann die Option <Termin>.
Variante 2
•
<Ctrl> + <N>.
03.01.2007
Seite 149
☺
Tipp
Private Termine können unten rechts im Terminformular
angekreuzt und damit als Privat gekennzeichnet werden.
Anzeige mit einem Schlüssel:
Damit könnten andere, die berechtigt sind, Ihren Kalender einzusehen, diesen Termin wohl als besetzt erkennen, jedoch nicht, was sich dahinter verbirgt.
☺
Tipp
Standardmässig erinnert Outlook Sie 15 Minuten vor
dem Terminstart an den Termin.
Ein-/ Ausschalten des Automatismus:
Menü <Extras>
<Optionen> Register <Einstellun<Standarderinnerung>
gen> Punkt <Kalender>
ein-/ ausschalten.
20.2.3 Die verschiedenen Farben eines Termins (Verbindlichkeit)
Auswahl auf dem
Terminformular
Blau = Gebucht
•
Der Termin wird blau angezeigt.
Bedeutung: Ich bin besetzt, aber im Hause. Bei einer Einladung erscheint diese Zeit beim Organisator
als besetzt.
Seite 150
03.01.2007
Violett = Abwesend
•
Der Termin wird violett angezeigt.
Bedeutung: Ich bin besetzt und zudem ausser Hause. Bei einer Einladung erscheint diese Zeit beim
Organisator als besetzt.
Blau diagonal gestreift =
Mit Vorbehalt
•
Der Termin wird blau-weiss gestreift angezeigt.
Bedeutung: Diese Zeit reserviere ich für mich. Sollte
aber jemand meinen Kalender abfragen um eine
Sitzung vorzubereiten, so ist dies freie Zeit. Es ist
also nur eine unverbindliche Zeitreservation.
Weiss = Frei
Hinweis/ Verweis
•
Dieser Termin ist lediglich eine Erinnerung an einen
Anlass. Die Zeit wird immer als freie Zeit angezeigt.
Standardmässig wird ein Termin immer als gebuchte =
besetzte Zeit angezeigt.
20.2.4 Überschneidenden Termin eingeben
Vorgehen
Direktes Eingeben
1. Klicken Sie in den grauen Balken mit der Uhrzeit.
2. Dann geben Sie den Text wie gewohnt direkt ein
und bestätigen mit <Enter>.
Variante:
Überschneidenden
Termin über das
Terminformular
03.01.2007
•
Öffnen Sie ein neues Terminblatt und erstellen Sie
einen Termin mit einer überlappenden Zeitangabe.
Seite 151
20.2.5 Eintragen eines Ereignisses
Unter einem Ereignis versteht Outlook eine ganztägige Veranstaltung ohne Anfangsund Endzeit. Sie wird im Kalender ganz oben unterhalb des Datums angezeigt.
Vorgehen
Ereignis eintragen
1. Wählen Sie Schaltfläche <Neu>.
2. Tragen Sie den Betreff und die restlichen Informationen ein und aktivieren Sie das Kontrollfeld
<Ganztägig>.
3. Vergessen Sie nicht, die Schaltfläche <Anzeigen
als> auszuwählen, d.h. wenn Sie die Eingabe auf
<Frei> stehen lassen, wird die Zeit in Ihrem Kalender nicht als gebucht eingetragen.
4. Schliessen Sie das Ereignis mit der Schaltfläche
5. Das Ereignis präsentiert sich im Kalender wie folgt:
Seite 152
03.01.2007
Variante 1
•
Klicken Sie doppelt auf die Datumskopfzeile des
gewünschten Tages.
Variante 2
•
Aufruf über den Menüpunkt <Aktionen>
ganztägiges Ereignis>.
Hinweis/ Verweis
<Neues
Standardmässig wird ein Ereignis immer als freie Zeit
(= Erinnerung) angezeigt.
Falls es jedoch ein reservierter Eintrag sein soll,
müssen Sie darauf achten, die Anzeige umzuwandeln
in Gebucht oder Abwesend.
03.01.2007
Seite 153
20.3
Bearbeiten von Terminen
20.3.1 Termin direkt bearbeiten
Vorgehen
Direktes Bearbeiten
•
Für kleinere Änderungen am Text, die bereits aus
dem Termineintrag hervorgehen, klicken Sie lediglich einmal auf den Text. Damit wird das System in
den Bearbeitungsmodus versetzt und Sie können
den Termin korrigieren und mit <Enter> abschliessen.
20.3.2 Termin via Terminformular bearbeiten
Terminformular öffnen
Für grössere Änderungen öffnen Sie die detaillierte
Terminbearbeitung.
1. Klicken Sie doppelt auf den Termin. Das Terminfenster öffnet sich.
2. Ändern Sie nun z.B. Ort, Betreff, Notizen und speichern Sie die Änderung ab via <Speichern und
schliessen> auf der Symbolleiste.
20.3.3 Dauer des Termins verändern
Vorgehen
Direktes Ändern
1. Bewegen Sie den Cursor an den Rand des Termins. Es erscheint ein Doppelpfeil.
2. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen
Sie den Rahmen in die gewünschte Richtung.
Ändern via
Terminformular
1. Klicken Sie doppelt auf den Termin. Das Terminfenster öffnet sich.
2. Ändern Sie nun Datum, Zeit und Dauer. Speichern
Sie die Änderung ab via <Speichern und schliessen> auf der Symbolleiste.
Seite 154
03.01.2007
20.3.4 Termin verschieben
Tagesansicht:
Derselbe Tag – ein
anderer Zeitpunkt
1. Führen Sie den Mauszeiger auf den linken Rand des
Termins, den Sie verschieben möchten. Der Mauszeiger ändert sich in einen Vierfachpfeil.
2. Ziehen Sie den Termin mit gedrückter rechter Maustaste an einen anderen Zeitpunkt desselben Tages.
3. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl <Verschieben>.
Tagesansicht:
Ein anderer Tag –
derselbe Zeitpunkt
03.01.2007
1. Führen Sie den Mauszeiger auf den linken Rand des
Termins, den Sie verschieben möchten. Der Mauszeiger ändert sich in einen Vierfachpfeil.
Seite 155
2. Um den Termin auf einen anderen Tag zu verschieben, ziehen Sie ihn mit gedrückter rechter Maustaste
auf das entsprechende Datum im Datumsnavigator
und lassen die Maustaste los.
3. Wählen Sie den Befehl <Verschieben>. Der Termin
wird zur ursprünglichen Uhrzeit am neuen Datum
eingetragen.
Variante
1. Markieren Sie am linken Rand den Termin, so dass
er blau umrandet ist.
2. Löschen Sie den Termin am aktuellen Ort über das
Menü <Bearbeiten>
<Ausschneiden>.
3. Klicken Sie auf das gewünschte Datum.
4. Fügen Sie den Termin über das Menü <Bearbei<Einfügen> am neuen Ort ein.
ten>
20.3.5 Termin kopieren
Vorgehen
Kopieren
Seite 156
1. Führen Sie den Mauszeiger auf den linken Rand
des Termins, den Sie kopieren möchten.
03.01.2007
2. Ziehen Sie den Termin mit gedrückter rechter
Maustaste an die Uhrzeit oder das Datum des neuen Termins und lassen Sie die Maustaste los.
3. Wählen Sie den Befehl <Kopieren>. Outlook fügt
damit eine Kopie des Termins an der neuen Uhrzeit
bzw. am neuen Datum ein.
Variante 1
1. Markieren Sie am linken Rand den Termin, so dass
er blau umrandet ist.
2. Kopieren Sie den Termin über das Menü <Bearbeiten>
<Kopieren>.
3. Klicken Sie auf das gewünschte Datum.
4. Fügen Sie den Termin über das Menü <Bearbei<Einfügen> ein.
ten>
20.3.6 Termine löschen
Vorgehen
Löschen
03.01.2007
1. Markieren Sie den Termin, indem Sie ihn am linken
Rand mit der Maus anklicken. Der Termin erscheint
farbig umrandet.
Seite 157
2. Drücken Sie die Taste <Delete>.
Der Termin wird aus Ihrem Kalender gelöscht.
Variante 1
20.4
1. Drücken Sie das Symbol <Löschen>
Die Erinnerungsfunktion
Wie bereits erwähnt erinnert Outlook Sie jeweils 15 Minuten vor Beginn an einen Termin.
Ein Erinnerungsfenster wird eingeblendet.
Sie haben verschiedene Möglichkeiten, diese Dialogbox zu schliessen.
Seite 158
03.01.2007
•
Wenn es nur eine Erinnerung ist, die Sie schliessen möchten, klicken Sie auf die
Schaltfläche <Schliessen>.
•
Wenn Sie mehrere miteinander schliessen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche <Alle schliessen>.
•
Wenn Sie eine Erinnerung zu einem späteren Zeitpunkt nochmals anzeigen möchten, markieren Sie diese, wählen Sie den Zeitraum aus, nach welchem Sie nochmals daran erinnert werden möchten. Standardmässig werden 5 Minuten vorgeschlagen.
•
Zum Bearbeiten des Termins klicken Sie auf <Element öffnen>.
Hinweis/ Verweis
20.5
Schliessen Sie die Dialobox Erinnerung nicht mit dem X
rechts oben. Dies schliesst lediglich die Dialogbox und
nicht die Erinnerung. Die Erinnerung erscheint immer
wieder, bis Sie sie mit einem der obigen Befehle
definitiv schliessen.
Termin- und Ereignisserien
Häufig wiederkehrende Termine oder Ereignisse in Ihrem Kalender können Sie ganz
einfach verwalten – beispielsweise Geburtstage, wöchentliche Besprechungen oder
den Planungstag an jedem ersten Montag im Monat.
20.5.1 Erstellen von Serien
Vorgehen
Wiederkehrende
Termine
1. Wählen Sie im Modul <Kalender> auf der Standard-Symbolleiste die Schaltfläche <Neu>.
2. Geben Sie wie gewohnt die notwendigen Daten ins
Terminformular ein
inkl. Dauer.
3. Um den Termin in eine Terminserie umzuwandeln,
klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche
<Serientyp...>
4. Das Formular <Terminserie> wird geöffnet.
Intervall bestimmen
03.01.2007
5. Hier können Sie das Serienmuster des Termins
definieren.
Seite 159
6. Bestimmen Sie nun unter
o dem Serienmuster den Rhythmus,
o der Seriendauer, wie lange Sie den Termin wiederholen möchten.
7. Klicken Sie auf <OK>, um das Serienmuster zu
übernehmen.
8. Klicken Sie auf <Speichern und Schliessen>, um
die Terminserie in Ihren Kalender zu übertragen.
Variante 1
•
•
Wählen Sie im Menü <Datei> den Befehl <Neu>.
Anschliessend die Option <Termin>.
Variante 2
•
Menü <Aktionen>
Hinweis/ Verweis
<Neue Terminserie>.
Einen Serientyp können Sie wie folgt erkennen:
20.5.2 Ändern von Serien
Vorgehen
Einen einzelnen Termin
verschieben
Sie möchten z.B. einen einzelnen Termin einer Serie
auf eine andere Uhrzeit verschieben.
1. Packen Sie den Termin mit der rechten Maustaste
und ziehen Sie ihn auf die neue Uhrzeit.
Seite 160
03.01.2007
2. Im Kontextmenü wählen Sie <Verschieben> aus
Variante 1
Hinweis/ Verweis
•
Packen Sie den Termin mit der linken Maustaste
und ziehen Sie ihn auf die neue Uhrzeit.
Ein veränderter Serientermin wird wie folgt angezeigt:
Vorgehen
Alle Termine einer Serie
verschieben
1. Klicken Sie doppelt auf einen der Serientermine.
2. Wählen Sie im Dialogfeld <Die Serie öffnen>.
3. Das Formular hat sich geöffnet. Klicken Sie zum
Ändern der Zeit auf <Serientyp>. Nehmen Sie die
Änderungen vor und bestätigen Sie mit <OK>
4. Folgende Meldung erscheint:
5. Bestätigen Sie mit <OK>. Dann <Speichern und
schliessen> Sie die Serie.
Hinweis/ Verweis
03.01.2007
Falls Sie also einzelne Termine der Serie verschoben
oder gelöscht haben, gehen diese Änderungen verloren. Sie müssen diese Änderungen erneut vornehmen.
Seite 161
Einen einzelnen Termin
in einer Serie löschen
1. Markieren Sie den Termin.
2. Drücken Sie die Taste <Delete>.
3. In der Dialogbox <Löschen bestätigen> markieren
Sie <Dieses Serienelement löschen> und bestätigen mit <OK>.
Die gesamte Serie
löschen
1. Markieren Sie einen Termin der Terminserie.
2. Drücken Sie die <Delete>-Taste und bestätigen Sie
die Auswahl <Alle Serienelemente löschen>.
Meine Notizen
Seite 162
03.01.2007
21
***Organisieren von Besprechungen
In Outlook können Besprechungen vorbereitet werden, indem Sie über eine Besprechungsanfrage zuerst die Einzuladenden bestimmen, Zeit und Ort eingeben und dann
vor einem Versenden den Terminplan der anderen abfragen. Damit können Sie sicherstellen, dass alle Einzuladenden auch verfügbar sind. Sind sie es nicht, so sucht Outlook selber nach einem allen passenden Termin. Die Einladung erscheint bei den
betreffenden Personen als E-Mail-Nachricht im Posteingang. Diese können dann entscheiden, ob sie an dieser Besprechung teilnehmen wollen oder nicht.
21.1
Erstellen und Versenden von Besprechungsanfragen
21.1.1 Erstellen einer Besprechungsanfrage
Vorgehen
Anfrage erstellen
1. Achten Sie darauf, dass der Cursor im Modul <Kalender> steht. Wählen Sie im Menü <Datei> den
Befehl <Neu>.
2. <Besprechungsanfrage> anklicken.
Formular ausfüllen
03.01.2007
3. Die Formularfelder <Betreff> und <Zeit> möglichst
genau ausfüllen.
Seite 163
4. Über die Schaltfläche <An> die Teilnehmenden wie
gewöhnlich auswählen und jeweils den Knopf <Erforderlich> anklicken.
5. Nun eventuelle optionale Teilnehmer markieren und
ebenfalls einfügen, dieses Mal via Knopf <Optional>.
Freie Zeit abfragen
6. Das Register <Terminplanung> auswählen und
kontrollieren, ob alle Einzuladenden zur Verfügung
stehen.
7. Allenfalls durch einen Klick auf <AutoAuswahl>
automatisch einen neuen Termin von Outlook suchen lassen.
Senden
8. Wenn alle Angaben stimmen und Sie einen Termin
gefunden haben, der allen passt, den Knopf <Senden> anklicken.
Variante 1
•
Seite 164
Menü <Aktionen>
ge>.
<Neue Besprechungsanfra-
03.01.2007
Variante 2
•
Pfeil bei Schaltfläche <Neu>
anfrage>
<Besprechungs-
21.1.2 Ändern der Teilnehmerliste vor Versand
Vorgehen
Weitere Personen
einladen
1. Im Register <Terminplanung> auf den Knopf <Weitere einladen>, dann <Von Adressbuch> klicken.
2. Namen suchen und mit <OK> bestätigen.
Namen von Personen
löschen
•
☺
Sie können auch einen «normalen» Termin erstellen
und vom Termin aus dann die Schaltfläche <Teilnehmer einladen> anklicken.
Tipp
Adresse markieren und <Delete>-Taste drücken.
Damit verwandelt sich der Termin in eine Besprechung
und die Zeile <An> erscheint. Ein Anklicken der Schaltfläche <Einladung stornieren> wird die Besprechung
wieder zurück in einen Termin verwandelt.
Hinweis/ Verweis
03.01.2007
Sollten in Zukunft auch die Sitzungszimmer, Hilfsmittel
wie Video, PC, Hellraumprojektor, Beamer etc. aufgeschaltet werden, so können Sie auch diese über die
Besprechungsanfrage reservieren lassen und zwar
über die Schaltfläche <Ressourcen>.
Seite 165
21.2
Bearbeiten von Besprechungsanfragen
21.2.1 Liste der Teilnehmenden nach Versand ändern
Vorgehen
Fehlende Personen
nachträglich einladen
1. Öffnen Sie die Besprechung mit einem Doppelklick.
2. Wechseln Sie ins Register <Terminplanung>.
3. Klicken Sie auf <Weitere einladen>.
4. Bestätigen Sie mit <Speichern und schliessen>.
5. Folgende Meldung erscheint. Wählen Sie das Passende aus und bestätigen Sie mit <OK>.
21.2.2 Besprechung verschieben
Die Besprechung kann wie ein Termin verschoben werden.
Vorgehen
Verschieben
1. Öffnen Sie die Besprechungsanfrage in Ihrem Kalender.
2. Ändern Sie Datum bzw. Uhrzeit.
3. Kontrollieren Sie gegebenenfalls die Verfügbarkeit
der Eingeladenen erneut.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Aktualisierung
senden>.
Hinweis/ Verweis
Seite 166
Sollten Sie vergessen haben, auf die Schaltfläche <Aktualisierung senden> zu klicken, werden Sie beim
<Speichern und schliessen> nochmals daran erinnert.
03.01.2007
21.2.3 Besprechung löschen
Die Besprechung kann wie ein normaler Termin gelöscht werden.
Vorgehen
Löschen
21.3
Löschen Sie die Besprechung mit der <Delete>-Taste.
Outlook fordert Sie auf, alle Teilnehmer darüber zu informieren. Beantworten Sie die entsprechende Frage
mit einem Klick auf <Absage senden und Besprechung löschen>.
Beantworten von Besprechungsanfragen
Werden Sie an eine Sitzung eingeladen, so erhalten Sie die Besprechungsanfrage als
Nachricht im Modul <E-Mail>. Solange Sie diese Anfrage nicht beantwortet haben,
wird der Termin provisorisch (mit Vorbehalt) in Ihrem Kalender angezeigt.
Vorgehen
Antworten
1. Öffnen Sie die Besprechungsanfrage (Einladung) in
Ihrem Posteingangs-Ordner.
2. Kontrollieren Sie als erstes über die Schaltfläche
<Kalender>, ob Sie an diesem Termin frei sind.
03.01.2007
Seite 167
3. Schliessen Sie das zusätzlich geöffnete Kalenderfenster wieder mit dem X in der rechten oberen
Ecke.
4. Nun können Sie einer Besprechung
o zusagen,
o mit Vorbehalt zusagen oder diese
o absagen.
Der Termin wird dann in Ihrem Kalender wie folgt eingetragen:
o bei Zusage als gebucht (blau).
o bei Zusage mit Vorbehalt weiterhin als provisorisch (blau-weiss gestreift).
o bei einer Absage wird der Eintrag wieder gelöscht.
Stellvertretung
schicken
Hinweis/ Verweis
21.4
Sie können die Einladung weiterleiten. Sobald der Stellvertreter zusagt, wird der Organisator über seine Teilnahme informiert. Allfällige Verschiebungen werden
dem Stellvertreter und nicht mehr Ihnen zugestellt.
Beachten Sie, dass Einladungen nicht über die
gewöhnliche Schaltfläche <Antworten> beantwortet
werden sollten. Damit würde die Einladung den
Zusammenhang mit Ihrer Antwort verlieren. Über die
Schaltflächen <Zusagen> etc. erhält der Einladende
die Möglichkeit, auf einen Blick zu sehen, wer an eine
Besprechung kommt und wer nicht.
Verwalten von Besprechungsanfragen
Die Antworten der Eingeladenen werden im <Posteingang> des Organisators angezeigt.
Seite 168
03.01.2007
Vorgehen
Antworten kontrollieren
1. Öffnen Sie die Besprechung im Modul <Kalender>
mit einem Doppelklick.
2. Sie sehen ein weiteres Register namens <Status>.
Klicken Sie darauf und kontrollieren Sie die Antworten auf einen Blick.
Hinweis/ Verweis
Schauen Sie sich alle Antworten an, d.h. öffnen Sie die
einzelnen E-Mails der Personen, die geantwortet haben. Damit erst werden sie mit dem Besprechungsformular verbunden.
Meine Notizen
03.01.2007
Seite 169
22
***Aufgabenverwaltung
Sie können wie bereits erwähnt eigene Aufgabenlisten/ Pendenzenlisten erstellen. Sie
können sich auch an Aufgaben erinnern lassen.
Aufgaben lassen sich an andere delegieren. Sie können sich dabei sogar über den
Aufgabenfortschritt informieren lassen. Konsultieren Sie für diese Möglichkeit die Outlook-Hilfe.
22.1
Aufgaben im Modul Termin anzeigen
Vorgehen
1. Menü <Ansicht> <Aufgabenblock>.
Seite 170
03.01.2007
22.2
Erstellen von Aufgaben
Aufgaben tragen Sie entweder im obigen Aufgabenblock der <Tages-/ Wochen-/ Monatsansicht> des Kalenders oder direkt im Modul <Aufgaben> ein. In jedem Fall werden die Aufgaben in einer Liste dargestellt. Nachstehend wird die Variante im Modul
<Aufgaben> beschrieben.
Vorgehen
Aufgabe erfassen
1. Öffnen Sie das Modul <Aufgaben>.
2. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf die Schaltfläche <Neu>.
3. Das Formular <Aufgabe> wird geöffnet.
03.01.2007
Seite 171
4. In der Registerkarte <Aufgabe> tragen Sie nun die
Informationen zur Aufgabe selbst ein.
5. Um sich von Outlook an die Aufgabe erinnern zu
lassen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen <Erinnerung> und legen in den entsprechenden Listenfeldern den Zeitpunkt der Erinnerung fest.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Speichern und
schliessen>, um Ihre Eingabe abzuschliessen.
Variante 1
•
Menü <Datei>
be>.
Variante 2
•
Menü <Aktionen>
22.3
<Neu> und die Option <Aufga<Neue Aufgabe>.
Erstellen von Aufgabenserien
Wiederkehrende Aufgaben, die in regelmässigen Abständen erledigt werden müssen,
können im Outlook wie folgt verwaltet werden.
Vorgehen
Monatlich
Seite 172
1. Erstellen Sie wie gewohnt die Aufgabe.
03.01.2007
wiederkehrende
Aufgaben
2. Klicken Sie im Aufgabenformular auf die Schaltfläche
<Serientyp>.
3. Das Fenster <Aufgabenserie> wird geöffnet.
4. Legen Sie im Dialogfenster <Aufgabenserie> das
Serienmuster der Aufgabe fest.
5. Mit <OK> speichern Sie das Serienmuster.
6. Mit der Schaltfläche <Speichern und schliessen>
schliessen Sie die Aufgabenerfassung ab.
Hinweis/ Verweis
22.4
Nach dem Abhaken einer Aufgabe wird bereits die im
nächsten Monat fällige Aufgabe angezeigt.
Aufgaben als erledigt markieren
Ist eine Aufgabe abgeschlossen, so können Sie diese durch Anklicken des Feldes <Erledigt> kennzeichnen. Die Aufgabe wird durchgestrichen angezeigt.
22.5
Löschen von Aufgaben
Möchten Sie die Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste nicht durchgestrichen anzeigen, sondern definitiv entfernen, so können Sie diese mit der <Delete>-Taste löschen.
03.01.2007
Seite 173
23
***Notizen
In Outlook können Sie Ihre gesamten Post-It – Zettelchen wegwerfen und durch Notizen ersetzen. Ideen, Notizen, Öffnungszeiten, Zugfahrpläne etc. können so leicht aufbewahrt und bei Bedarf abgerufen werden.
23.1
Erstellen von Notizen
Vorgehen
Erstellen
1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf das Modul
<Notizen>.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Neu>.
3. Geben Sie nun den Text ein und schliessen Sie das
Erfassen mit einem Klick auf das Schliessfeld der
Notiz ab.
Die erste Zeile wird als Inhaltsbeschreibung angezeigt
.
Variante 1
•
<Ctrl> + <N>.
Variante 2
•
Menü <Datei>
Variante 3
•
Doppelklick in einen leeren Platz des Anzeigebereichs im Aufgaben-Modul.
Seite 174
<Neu>
<Notiz>.
03.01.2007
23.2
Bearbeiten von Notizen
Vorgehen
Text bearbeiten
1. Doppelklick auf Notiz.
2. Text bearbeiten.
3. Abschliessen mit einem Klick auf das Schliessfeld
der Notiz.
Anzeige vergrössern
1. Notiz öffnen.
2. Mit der Maus auf die rechte untere Ecke (schraffierter Bereich) zeigen, bis der Doppelpfeil erscheint,
die linke Maustaste drücken und bis zur gewünschten Grösse ziehen.
Anzeige ändern
Falls die Ansicht nicht erscheint, diese aktivieren über
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03.01.2007
Seite 175
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Tipp
Löschen von Notizen
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bestimmen Sie die Farbe via rechte Maustaste.
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Meine Notizen
Seite 176
03.01.2007
Stichwortverzeichnis
A
Abgleich der Adressbücher................80
Ablage E-Mail-Nachrichten ..............123
Ablehnen Besprechungseinladung ..167
Abmelden am Computer..............11, 19
Abmeldung OWA ...............................61
Abruf E-Mails (Richtlinien) .................33
Abstimmungsschaltflächen ..............106
Abwesenheitsassistent ....................120
Account..............................................13
Adressbuch, Umgang ........................26
Adressbücher...................................131
Adressbücher KITS............................78
Adresse direkt in Kontakte aufn.......135
Adressen aus E-Mail........................134
Adressieren Empfänger .....................97
Aktualisierte Schulungsunterlagen ......9
Allgemeine Auskünfte ........................88
Allgemeine Einstellungen ..................35
Allgemeine Richtlinien .......................25
Ändern der Teilnehmer vor Versand165
Ändern E-Mail-Adresse......................22
Ändern Kennwort ...............................14
Ändern Termindauer........................154
Ändern von Terminserien ................160
Anhang ......................................35, 102
Anhang öffnen .................................115
Anhang speichern............................115
Anmeldung OWA ...............................58
Ansicht der Kontakte........................131
Ansichten Kalender..........................144
Ansichtssteuerung OWA....................62
Anwendungsfenster Outlook..............93
Anwendungsfenster OWA .................59
Anwendungssupport ..........................88
Anzeige Verteilerliste .......................140
Anzeigebereich ..................................94
Arbeitswoche ...................................144
Archivierung E-Mail-Daten.................36
Attachement.....................................102
Attachment.........................................35
Aufgaben erledigt.............................173
Aufgaben erstellen...........................171
Aufgaben im Kalender anzeigen......170
Aufgaben löschen ............................173
Aufgabenserien erstellen .................172
Aufgabenverwaltung ........................170
Aufgabenverwaltung, Info ..................90
03.01.2007
Auswahl KITS-Adressbücher ............ 79
Auswerten Umfrage......................... 107
Autom. Weiterleitung von E-Mails ..... 56
Autosignatur erstellen...................... 108
B
Bcc .................................................. 100
BCC-Adressierungen ........................ 26
Beantragen E-Mail-Adresse .............. 22
Beantworten von
Besprechungsanfragen................ 167
Beantworten von E-Mail-Nachrichten
..................................................... 114
Bearbeiten E-Mail-Signatur ............. 113
Bearbeiten Kontakt.......................... 135
Bearbeiten Termin........................... 153
Bearbeiten Verteilerliste .................. 139
Bearbeiten von Besprechungsanfragen
..................................................... 166
Bearbeiten von Notizen ................... 175
Beenden Outlook............................... 92
Besprechungsanfragen ................... 163
Besprechungsanfragen beantworten
..................................................... 167
Besprechungsanfragen bearbeiten . 166
Besprechungsanfragen erstellen..... 163
Besprechungsanfragen löschen...... 167
Besprechungsanfragen Status ........ 169
Besprechungsanfragen verschieben166
Besprechungsanfragen verwalten... 168
Bildschirm der Terminplanung......... 142
Bildschirmbereiche Outlook............... 93
Blättern im Kalender........................ 146
Blinde Nachrichtenkopie.................. 100
Browser ............................................... 8
C
Cc .................................................... 100
CC-Adressierungen........................... 26
Computer sperren ............................. 20
D
Datei anhängen ............................... 102
Dateiablage ....................................... 11
Dateien verschlüsseln ....................... 46
Datum wählen ................................. 143
Dauer des Termins ändern.............. 154
Demozugang eLearning .................... 82
Dienstweg.......................................... 27
Seite 177
Doppelfunktionen Abruf E-Mail ..........23
Download E-Mail-Signatur ...........29, 71
Drag and Drop .................................100
Drucken E-Mail-Nachrichten............116
Drucken Kontakt ......................136, 137
Drucken Nachrichtenliste.................116
E
e Learning Navigation........................84
Ein-/ ausblenden Ordnerebenen......125
Einladen Personen ..........................165
Einstellungen allgemein.....................35
Eintragen eines Ereignisses ............152
Eintragen Termin .............................147
eLearning...........................................81
eLearning Demozugang ....................82
eLearning persönlicher Zugang .........81
eLearning Übersicht Lernmodule.......83
eLearning von zu Hause....................82
eLearning Vorgehen ..........................86
Element..............................................94
E-Mail erneut versenden..................107
E-Mail mit Anhang/Attachement ......102
E-Mail, Gefahren................................27
E-Mail, Grösse ...................................35
E-Mail, Kontakte anhängen .............103
E-Mail, Wichtigkeit .............................27
E-Mail-Adresse ändern ......................22
E-Mail-Adresse, alle...........................22
E-Mail-Adresse, beantragen/ bestellen
.......................................................22
E-Mail-Adresse, KITS-Supporter/innen
.......................................................22
E-Mail-Adresse, Schema ...................22
E-Mail-Autosignatur erstellen...........108
E-Mail-Nachricht an Kontakt ............140
E-Mail-Nachricht OWA.......................65
E-Mail-Nachrichten als Textdateien
speichern......................................117
E-Mail-Nachrichten als ungelesen
markieren .....................................118
E-Mail-Nachrichten beantworten und
weiterleiten ...................................114
E-Mail-Nachrichten drucken ............116
E-Mail-Nachrichten in Ordner ablegen
.....................................................127
E-Mail-Nachrichten lesen.................114
E-Mail-Nachrichten löschen.............128
E-Mail-Nachrichten markieren .........126
E-Mail-Nachrichten umleiten............121
E-Mail-Nachrichten zurückholen......128
E-Mail-Nachrichtenliste drucken ......116
Seite 178
E-Mails abrufen (Doppelfunktionen).. 23
E-Mails autom. weiterleiten ............... 56
E-Mails erstellen und senden ............ 97
E-Mails mit vertraulichem Inhalt ........ 27
E-Mails speichern.............................. 95
E-Mail-Signatur bearbeiten.............. 113
E-Mail-Signatur bestimmen ....... 33, 112
E-Mail-Signatur downloaden ....... 29, 71
E-Mail-Signatur einrichten ................. 30
E-Mail-Signatur erstellen ................... 30
E-Mail-Signatur löschen .................. 113
E-Mail-Signatur Namen ................... 109
E-Mail-Signatur OWA .................. 70, 72
E-Mail-Signatur wechseln................ 114
E-Mail-Signatur, Name ...................... 31
E-Mail-Standardsignatur.................. 108
E-Mail-Verwaltung, Info ..................... 90
Emoticons.......................................... 25
Empfänger adressieren ..................... 97
Empfänger manuell eingeben ......... 100
Empfangsbestätigung................ 27, 105
Entwicklungsstand
Schulungsunterlagen ....................... 9
Entwürfe ............................................ 95
Entzippen .......................................... 46
Ereignis eintragen ........................... 152
Erfassen von Kontakten .................. 132
Erinnerungsfunktion ........................ 158
Erledigte Aufgaben.......................... 173
Erstellen Besprechungsanfragen .... 163
Erstellen E-Mail-Nachrichten............. 97
Erstellen Ordner .............................. 123
Erstellen Umfrage............................ 106
Erstellen Verteilerliste...................... 137
Erstellen von Aufgaben ................... 171
Erstellen von Aufgabenserien ......... 172
Erstellen von Notizen ...................... 174
Erstellen von Terminserien.............. 159
F
Farben eines Termins ..................... 150
Favoritenordner ......................... 94, 118
Freie Zeit abfragen .......................... 164
G
Ganztägige Ereignisse .................... 152
Gefahren im Umgang mit E-Mails ..... 27
Gelöschte Elemente wiederherstellen
..................................................... 129
Gelöschte Objekte............................. 95
Gelöschte Objekte leeren................ 129
Gesendete Objekte ........................... 95
03.01.2007
Globale Adressliste..............78, 98, 131
Grösse E-Mail ....................................35
Grösse Mailbox..................................35
H
Hauptsignatur erstellen....................108
Heftformat ........................................136
Hilfe....................................................88
Hyperlink auf Datei ..........................103
Hyperlink auf E-Mail-Adresse ..........104
Hyperlink auf Internetseite ...............104
Hyperlinks einfügen .........................103
Hyperlinks öffnen .............................116
I
Inhalt Schulungsunterlagen .................9
Internetseite SAV...............................88
Interwise ............................................81
J
Junk-E-Mail........................................96
K
Kalender ..........................................142
Kalenderansichten ...........................144
Kartenformat ....................................136
Kennwort ändern bei Neuanmeldung 15
Kennwort vor Ablauf ändern ..............16
Kennwort, ändern ..............................14
Kennwort-Check ................................18
Kennwörter ........................................13
Kennwörter, Bestimmungen ..............14
Kennwörter, Eselsbrücken.................18
Kennwörter, Regeln ...........................13
Kennwörter, Umgang.........................14
Kennwörter, weshalb .........................13
KITS-Adressbücher ...........................78
KITS-Verteilerlisten............................78
Kommunikationsrichtlinien .................25
Komplexe Kennwörter .................11, 13
Kontakt bearbeiten...........................135
Kontakt drucken.......................136, 137
Kontakt löschen ...............................136
Kontakte...........................................131
Kontakte erfassen............................132
Kontakte, Ansicht.............................131
Kontaktformular ...............................132
Kontaktverwaltung, Info .....................90
Kopieren Ordner ..............................126
Kopieren Termin ..............................156
Kopieren Text ..................................101
03.01.2007
L
Leeren gelöschte Objekte ............... 129
Lehrperson in mehreren Schulen ...... 24
Lesebereich....................................... 95
Lesebestätigung .............................. 105
Lesen E-Mail-Nachrichten ............... 114
Löschen Besprechungsanfragen..... 167
Löschen E-Mail-Nachrichten ........... 128
Löschen E-Mail-Signatur ................. 113
Löschen Kontakt.............................. 136
Löschen Ordner............................... 126
Löschen Termin............................... 157
Löschen von Aufgaben.................... 173
M
Mailboxgrösse ................................... 35
Markieren ein Element .................... 126
Markieren E-Mail-Nachrichten......... 126
Markieren mehrerer nicht
zusammenhängender Elemente.. 127
Markieren mehrerer
zusammenhängender Elemente.. 127
Memoformat .................................... 136
Menüleiste ......................................... 93
Microsoft Internet Explorer .................. 8
Mit Vorbehalt ................................... 167
Module Outlook ................................. 90
Monatsansicht ................................. 144
Mozilla ................................................. 8
N
Nachrichten als Textdateien speichern
..................................................... 117
Nachrichten beantworten und
weiterleiten................................... 114
Nachrichten drucken ....................... 116
Nachrichten erneut versenden ........ 107
Nachrichten in Ordner ablegen ....... 127
Nachrichten Kopie ........................... 100
Nachrichten lesen............................ 114
Nachrichten löschen........................ 128
Nachrichten markieren .................... 126
Nachrichten umleiten....................... 121
Nachrichten zurückholen................. 128
Nachrichten, Kontakte anhängen .... 103
Nachverfolgung ............................... 118
Name E-Mail-Signatur ............... 31, 109
Namen überprüfen .......................... 100
Navigation eLearning ........................ 84
Navigationsbereich.................... 94, 145
Navigationsbereich Outlook .............. 94
Netiquette E-Mail............................... 25
Seite 179
Netscape..............................................8
Netspeak............................................25
Neue Nachricht ..................................97
Neue Nachricht an Kontakt..............141
Neue Signatur erstellen .....................30
Notizen.............................................174
Notizen bearbeiten...........................175
Notizen erstellen ..............................174
Notizenverwaltung, Info .....................90
persönliche Adressen...................... 131
Persönlicher Zugang eLearning ........ 81
Phishing....................................... 40, 96
POP3 Accounts ................................. 39
Popupblocker .................................... 68
Postausgang ..................................... 96
Posteingang ...................................... 96
Postfachordner .................................. 95
Private Termine ............................... 150
O
Q
Office-Zwischenablage ....................101
Öffnen Anhang.................................115
Öffnen Hyperlink ..............................116
Onlinetest...........................................81
Opera...................................................8
Ordner erstellen ...............................123
Ordner kopieren...............................126
Ordner löschen ................................126
Ordner verschieben .........................125
Ordnerebenen ein-/ ausblenden ......125
Organisation der Ablage von E-MailNachrichten ..................................123
Organisieren von Besprechungen ...163
Outlook Adressbuch ........................131
Outlook Adressbuch/ Kontakte ..........98
Outlook beenden ...............................92
Outlook blockiert ................................92
Outlook Module..................................90
Outlook Reset ....................................56
Outlook starten ..................................91
Outlook Web Access (OWA) .............58
Outlook, Bildschirmbereiche ..............93
Outlook, Navigationsbereich..............94
Outlook-Anwendungsfenster .............93
Outlook-Profil zurücksetzen...............56
OWA ......................................23, 33, 58
OWA, Abmeldung ..............................61
OWA, Anmeldung ..............................58
OWA, Anwendungsfenster ................59
OWA, Download E-Mail-Signatur ......70
OWA, E-Mail-Nachricht......................65
OWA, Synchronisation.......................58
OWA, Verwendungszwecke ..............58
OWA-Ansichtssteuerung ...................62
OWA-Standard-Signatur....................69
OWA-Symbolleiste.............................63
Quarantäne ....................................... 43
P
Passwort-Check.................................18
PDA ...................................................39
Personen einladen...........................165
Seite 180
R
Regeln für komplexe Kennwörter ...... 13
Reset Outlook.................................... 56
Ressourcen ..................................... 165
Ressourcenverwaltung...................... 39
Richtlinien, allgemein ........................ 25
Richtlinien, zielgruppenspezifisch ..... 33
S
SAV Internetseite .............................. 88
SAV-eLearning .................................. 81
Schema für E-Mail-Adressen ............ 22
Schulen ans Verwaltungsnetz ............. 8
Schulungsunterlagen........................... 9
Senden E-Mail-Nachrichten .............. 97
Serienmuster ................................... 160
Sichere Dateiablage .......................... 11
Sicherungskopie................................ 11
Signatur bestimmen .................. 33, 112
Signatur download....................... 29, 71
Signatur E-Mail einrichten ................. 30
Signatur E-Mail OWA ........................ 72
Signatur erstellen ...................... 30, 108
Signatur löschen.............................. 113
Signatur wechseln ........................... 114
Signautur, Name ............................... 31
Spam ................................................. 40
Spam und Quarantäne ...................... 43
Spamfilter .......................................... 43
Speichern Anhang........................... 115
Speichern E-Mail-Nachrichten als
Textdatei ...................................... 117
Speichern von vertraulichen Daten ... 11
Sperren Computer............................. 20
Standard Erinnerung ....................... 150
Standardsignatur erstellen .............. 108
Standard-Signatur OWA.................... 69
Starten Outlook ................................. 91
Status Besprechungsanfragen ........ 169
03.01.2007
Status Umfrage................................107
Statusleiste ........................................95
Stellvertretung schicken...................168
Suchordner ........................................96
Support ..............................................88
Support Anwendung ..........................88
Symbolleiste ......................................93
Symbolleiste Kalender .....................144
Symbolleiste OWA.............................63
Synchronisation OWA / Outlook 200358
T
Tagesansicht ...................................144
Technische Informationen .................35
Technische Probleme ........................88
Teilnehmerliste vor Versand ändern 165
Telefonbuchformat...........................136
Termin direkt bearbeiten..................153
Termin eintragen..............................147
Termin kopieren...............................156
Termin löschen ................................157
Termin mit Terminformular eintragen
.....................................................148
Termin verschieben .........................155
Terminarten .....................................142
Terminfarben ...................................150
Terminformular ................................154
Terminplanung.................................142
Terminserie ändern..........................160
Terminserie erstellen .......................159
Terminserie löschen ........................162
Terminüberschneidung ....................151
Terminverwaltung, Info ......................90
Text mit der Maus verschieben/
kopieren .......................................100
Textkonventionen ..............................10
Text-Symbole.....................................10
Titelleiste............................................93
Typographische Textkonventionen....10
U
Übermittlungsbestätigung ..........27, 105
Übersicht Lernmodule eLearning.......83
Umfrage auswerten .........................107
Umfrage erstellen ............................106
Umfrage-Status................................107
Umgang mit Adressbuch und
Verteilerlisten .................................26
Umgang mit komplexen Kennwörtern14
Umleitung von Nachrichten..............121
Umwandeln Verteilerliste .................140
Ungelesen markieren.......................118
03.01.2007
Untergeordnete Ebene anzeigen/
ausblenden .................................. 125
Unterordner erstellen....................... 124
V
Verbindlichkeit ................................. 150
Verknüpfungen ................................ 103
Verschieben Besprechungsanfragen
..................................................... 166
Verschieben Ordner ........................ 125
Verschieben Termin ........................ 155
Verschieben Text ............................ 100
Verschlüsseln .................................... 46
Verschlüsselung aufheben ................ 54
Verschlüsselung beim Hinzufügen .... 49
Verschlüsselung nachträglich............ 52
Verschlüsselung rechte Maustaste ... 46
Verschlüsselungsanzeige.................. 54
Verschlüsselungscode .......... 48, 51, 53
Verteilerliste anzeigen ..................... 140
Verteilerliste bearbeiten................... 139
Verteilerliste erstellen ...................... 137
Verteilerliste sortieren...................... 139
Verteilerliste umwandeln ................. 140
Verteilerliste wählen .......................... 78
Verteilerlisten KITS............................ 78
Verteilerlisten, Umgang ..................... 26
Vertiefungsmöglichkeiten .................. 81
Vertrauliche Daten............................. 11
Vertraulicher Inhalt bei E-Mails ......... 27
Verwalten Aufgaben ........................ 170
Verwalten von Besprechungsanfragen
..................................................... 168
Verwendungszwecke OWA............... 58
Viren ............................................ 40, 96
Virenschutz.................................. 40, 96
Vorgehen eLearning.......................... 86
W
Wählen Datum................................. 143
Was ist SAV ........................................ 8
Webbrowser ........................................ 8
Weitere E-Mail-Signaturen erstellen 112
Weitere Personen einladen ............. 165
Weiterleiten von E-Mail-Nachrichten114
Weshalb komplexe Kennwörter......... 13
Wichtige E-Mails........................ 27, 104
Wichtigkeit ....................................... 104
Wiederherstellen gelöschte Elemente
..................................................... 129
Wiederkehrende Aufgaben.............. 172
Wiederkehrende Termine erstellen . 159
Seite 181
WinZip................................................46
Wochenansicht ................................144
Wochenanzeige im Datumsnavigator
.....................................................146
Z
Zertifikat .............................................81
Zielgruppenspezifische Richtlinien ....33
ZIP-Dateien........................................46
ZIP-Dateien verschlüsseln.................46
Seite 182
Zukünftige Signatur bestimmen. 33, 112
Zur Nachverfolgung......................... 118
Zurückholen E-Mail-Nachrichten ..... 128
Zusagen Besprechungseinladung... 167
Zusätze.............................................. 89
Zusätzliche Hilfsmittel.......................... 8
Zustelloptionen ................................ 104
Zweck Schulungsunterlagen ............... 9
03.01.2007

SAV-Schulungsunterlagen, Version 1.6, 9.1.07

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