Erstellung einer Stellenbeschreibung

Operations
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Checkliste
Überschrift 2
Erstellung einer Stellenbeschreibung
Grundlagen
In der Stellenbeschreibung werden – unabhängig von der
Person des Stelleninhabers – die Hauptaufgaben und
Kompetenzen einer Stelle erfasst.
Wollen Sie eine Stellenbeschreibung neu erstellen, so empfiehlt es
sich, die Stellenbeschreibung gemeinsam mit dem Stelleninhaber
zu erarbeiten.
Checkliste
Eine Stellenbeschreibung beinhaltet im W esentlichen folgende
Punkte:
• W elche Position nimmt die Stelle im Unternehmen ein?
• W elchen Zweck erfüllt die Stelle?
• W elche Aufgaben umfasst sie?
• W elche Kompetenzen und Verantwortungen beinhaltet sie?
• W elche Kenntnisse und Fertigkeiten sind für die Besetzung der
Stelle erforderlich?
1. Welche Position nimmt die Stelle im Unternehmen ein?
Dieser Punkt umfasst folgende Informationen:
• Bezeichnung der Stelle
• Name des Stelleninhabers
• Organisationseinheit, der die Stelle zugeordnet ist (z.B. Einkauf)
• Bezeichnung der Stelle des direkten Vorgesetzten
• Name des direkten Vorgesetzten
• untergeordnete Stellen und deren jeweilige Mitarbeiter-Anzahl
• Vertretungsverhältnisse – wen vertritt der Stelleninhaber, von
wem wird er vertreten
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2. Welchen Zw eck erfüllt die Stelle?
Hier sollte der primäre Zweck, den die Stelle innerhalb ihrer
Organisationseinheit erfüllt, kurz und präzise angeführt werden.
Darüber hinaus sollte der Gesamtbeitrag aufgezeigt werden, den
die Stelle zu den Unternehmenszielen liefert.
Beispiel: Sekretärin
Zweck: Unterstützung des Teams/der Führungskraft in den
administrativen Angelegenheiten.
Beitrag zu den Unternehmenszielen: Reibungsloser Ablauf der
gesamten Administration gibt dem Team Luft für Verkaufs- und
Servicetätigkeit.
3. Welche Aufgaben umfasst die Stelle?
Für die Definition der Hauptaufgaben einer Stelle werden
zusammengehörige Einzeltätigkeiten zu Oberbegriffen
zusammengefasst (max. 10 Hauptaufgaben pro Stelle)
Folgende Fragestellungen können hilfreich sein:
• Ist die Aufgabe ein klar definiertes Ergebnis mehrerer
Einzeltätigkeiten, das einer konkreten Zielsetzung entspricht?
• Oder ist es nur eine einzelne Tätigkeit, die eigentlich einen Teil
eines Gesamtergebnisses bzw. Gesamtzieles darstellt?
• Beinhaltet jede Hauptaufgabe wirklich nur ein Ergebnis?
• W ird die Hauptaufgabe durch die verwendeten Verben treffend
und ausreichend beschrieben?
4. Welche Kompetenzen und Verantw ortungen beinhaltet die
Stelle?
• W elche Anteile der Aufgabenstellung bearbeitet der
Stelleninhaber persönlich, in eigener Entscheidung und
Verantwortung?
• W elche Problemstellungen und/oder Aufgaben werden an
Vorgesetzte weitergeleitet, mit anderen zusammen bearbeitet oder
delegiert?
• Von wem erhält der Stelleninhaber noch W eisungen, ausser vom
direkten Vorgesetzten?
• W em erteilt der Stelleninhaber W eisungen, abgesehen von den
direkt unterstellten Mitarbeitern?
• In welchen Angelegenheiten und in welcher Häufigkeit erfolgt
eine Berichterstattung an den Vorgesetzten?
• W ie sind die Grenzen der Handlungsfreiheit des Stelleninhabers
bezüglich der Hauptaufgabe definiert?
• W elche zusätzlichen Befugnisse hat der Stelleninhaber?
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5. Welche Kenntnisse und Fertigkeiten sind für die Besetzung
der Stelle erforderlich?
Die Ausbildungserfordernisse sind unterteilt in:
• Schul- und Berufsausbildung
• Berufserfahrung
• Spezialkenntnisse und -fertigkeiten.
In der SOLL-Spalte sind die für die Stelle erforderlichen
Ausbildungswege bzw. Kenntnisse und Fertigkeiten festzuhalten,
während in der IST-Spalte der aktuelle Ausbildungsstand des
Stelleninhabers erfasst wird. Durch einen Abgleich der IST- mit der
SOLL-Spalte ergeben sich die Aus- und
Weiterbildungserfordernisse für den Stelleninhaber der
beschriebenen Stelle.
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