RedIT - tehnična navodila

VZORČNA NOTRANJA PRAVILA
RAZLIČICA 1.0
TEHNIČNA NAVODILA
ZA SISTEM
PONUDNIKA
Domžale, junij 2009
1/14
1. UVODNE DOLOČBE
(1) Ta tehnična navodila so sestavni del Enotnih vzorčnih notranjih pravil sistema
RedIT za podjetja in so javno objavljena na www.redit.si.
Namenjena so podjetjem, ki uporabljajo sistem xxxxxxxxx ponudnika xxxxxxxx, ki
je partner sistema RedIT.
(2) Postopki upravljanja z dokumentarnim gradivom in zagotavljanja informacijske
varnosti so opisani v Enotnih pravilih za varstvo gradiva za podjetja ter v Enotni
informacijski varnostni politiki za podjetja sistema RedIT. Določbe teh tehničnih
navodil vsebujejo določbe, ki so specifične za opremo ponudnika xxxxxxxxxxxxx.
(3) V nadaljevanju se izraz „podjetje“ uporablja za podjetje, ki uporablja sistem
xxxxxxxxxxxxxxx ponudnika xxxxxxxxxxx.
(4) Sistem xxxxxxxxxxxxxxx ponudnika xxxxxxxxxxx je namenjen zajemu /
pretvorbi / hrambi... vrst gradiva ...
2. SPREJEM, ODPIRANJE IN EVIDENTIRANJE
POŠTE
Potrjevanje
sprejema
pošte
(1) Prejemna oznaka vsebuje naslednje podatke oziroma prostor za:





naziv podjetja,
datum prejema,
identifikacijska številka dokumenta ali zadeve,
signirni znak,
število prilog.
3. ZAJEM IN PRETVORBA GRADIVA
Vrste fizičnega (1) Podjetje zajema sledeče vrste gradiva v fizični obliki in ga lahko pretvori v
gradiva in
digitalno obliko v sledečih oblikah zapisa:
oblike zapisa
Fizični nosilec zapisa: Papir
Pretvorba in oblika zapisa v digitalni
obliki
Vrsta zapisa:
Tekst / Slika /
Mešan
Oblika zapisa:
Barve:
ČB, sivine, barvna Nosilec zapisa:
globina
eno-,
dvo-, Kompresija:
večstransko
Ločljivost:
Tiskanje:
2/14
Barvna globina:
Kriptiranje:
Optična prepoznava
znakov:
Fizični nosilec zapisa: Mikrofilm
Pretvorba in oblika zapisa v digitalni obliki
Vrsta zapisa:
Tekst / Slika /
Mešan
Oblika zapisa:
Barve:
ČB, sivine, barvna Nosilec zapisa:
globina
Kompresija:
Vrsta:
Ločljivost:
Barvna globina:
Kriptiranje:
Optična prepoznava
znakov:
Fizični nosilec zapisa:
Pretvorba in oblika zapisa v digitalni obliki
Vrsta zapisa:
Oblika zapisa:
Zvok
Nosilec zapisa:
Nosilec zapisa:
Vrsta:
Kompresija:
Kakovost:
…
…
…
Fizični nosilec zapisa:
Pretvorba in oblika zapisa v digitalni obliki
Vrsta zapisa:
Oblika zapisa:
video
3/14
Nosilec zapisa:
Nosilec zapisa:
Vrsta:
Kompresija:
Kakovost:
…
…
…
Oprema za
zajem in
pretvorbo
(2) Podjetje za zajem in pretvorbo gradiva iz fizične oblike v digitalno obliko
uporablja sledečo vrsto strojne in programske opreme:
1. Strojna oprema:




...
2. Programska oprema:
a. Zajem:




...
b. Pretvorba:




...
(3) Podjetje za zajem in pretvorbo gradiva v digitalni obliki uporablja sledečo vrsto
strojne in programske opreme:
1. Strojna oprema:
4/14




...
2. Programska oprema:
a. Zajem:




...
b. Pretvorba:




...
Metapodatki
(4) Pri zajemu in pretvorbi gradiva v fizični obliki se samodejno ustvarijo ali ročno
zajema
vnesejo sledeče vrste metapodatkov:
gradiva v
fizični obliki in
 metapodatki o vsebini in vrsti gradiva v fizični obliki;
pretvorbe v
 metapodatki o zajemu gradiva;
digitalno
 metapodatki o pretvorbi gradiva;
obliko
 metapodatki o preverjanju avtentičnosti in celovitosti gradiva po pretvorbi.
(5) Pred zajemom gradiva v fizični obliki delovno mesto, ki opravlja naloge
evidentiranja poskrbi, da se v informacijski sistem za vsako enoto gradiva, ki bo
zajeto, obvezno vnesejo sledeči metapodatki:




metapodatki o obliki predstavitve vsebine:
dokument s tekstom;
dokument s tekstom in slikami (mešan dokument);
slikovni dokument;




metapodatki o barvni globini dokumenta:
barvni dokument;
sivinski dokument;
dvotonski dokument (čb);





metapodatki o fizičnih lastnostih dokumenta:
enostransko/dvostransko tiskanje;
pokončna/vodoravna postavitev;
število strani;
priloge;
5/14

metapodatki o vsebinski strukturi dokumenta in metapodatki o razvrstitvi
dokumenta v fizični obliki v skladu z določili teh tehničnih navodil (glej v
nadaljevanju - „Evidentiranje dokumentarnega gradiva“).



metapodatki o dostopnih upravičenjih
stopnja tajnosti;
dostopna upravičenja.
(6) V informacijski sistem se lahko vnesejo tudi drugi metapodatki o vsebini in vrsti
gradiva v fizični obliki.
(7) Za vsako zajemno mesto, kjer se zajema gradivo v fizični obliki, se pred
postopkom zajema obvezno določijo sledeči metapodatki o zajemu:



vrsta strojne opreme za zajem;
ločljivost zajema;
barvna globina zajema.
(8) Za vsak zajet dokument se evidentirajo tudi naslednji metapodatki:



oznaka zajemnega mesta;
oseba/ponudnik, ki je zajel gradivo;
čas in datum zajema.
(9) V informacijski sistem se lahko vnesejo tudi drugi metapodatki o zajemu gradiva
v fizični obliki.
(10) Za vsako zajemno mesto, kjer se pretvarja gradivo, se pred postopkom
pretvorbe zajetega gradiva v fizični obliki obvezno določijo sledeči metapodatki:

metapodatki o pretvorbi:
 strojna in programska oprema za pretvorbo;

metapodatki o zapisu:
 nosilec zapisa po pretvorbi;
 kompresija;
 ločljivost oblike zapisa pretvorjenega gradiva;
 barvna globina pretvorjenega gradiva;
 metapodatki prikaza.

metapodatki o postopku optične prepoznave znakov:
 programska oprema za optično prepoznavo znakov;
 vhodna oblika zapisa;
 izhodna oblika zapisa;
 uporabljena kodna tabela zapisa.
(11) Za vsak zajet dokument, ki se pretvori, se v postopku pretvorbe zajetega
gradiva v fizični obliki obvezno določijo naslednji metapodatki:

metapodatki o pretvorbi:
 oznaka zajemnega mesta;
 oseba/ponudnik, ki je pretvoril gradivo;
 čas in datum pretvorbe.
6/14

metapodatki o zapisu:
 oblika zapisa po pretvorbi;
 postavitev (pokončna, ležeča);
 šifriranje / vrsta enkripcije.

metapodatki o postopku optične prepoznave znakov:
 čas izvedbe optične prepoznave znakov.
(12) V informacijski sistem se lahko vnesejo tudi drugi metapodatki o pretvorbi
gradiva v fizični obliki.
Metapodatki
zajema
gradiva v
digitalni obliki
in pretvorbe
(13) Pri zajemu in pretvorbi gradiva v digitalni obliki se zajamejo vsi metapodatki,
ki so gradivu v digitalni obliki že dodani.
(14) Če vhodno gradivo v digitalni obliki ne vsebuje metapodatkov, se samodejno
obvezno ustvarijo sledeče vrste metapodatkov:





metapodatki o vhodnem gradivu:
oblika zapisa;
nosilec zapisa;
velikost posamezne enote gradiva;
število enot gradiva;






vrsta gradiva:
tekstovno;
slikovno;
mešano;
zvočni zapis;
video zapis;








metapodatki o zajemu in pretvorbi:
čas in datum zajema;
uporabljena strojna oprema za zajem in pretvorbo;
uporabljena programska oprema za zajem in pretvorbo;
odgovorna oseba za zajem;
napake pri zajemu gradiva;
čas in datum pretvorbe;
oblika zapisa.
(15) Pri zajemu in pretvorbi gradiva v digitalni obliki se lahko ustvarijo tudi drugi
metapodatki.
(16) Če vhodno gradivo ne vsebuje metapodatkov o vsebini dokumenta in o
razvrstitvi dokumenta, ki se samodejno zajamejo, delovno mesto, ki opravlja
naloge evidentiranja ročno vnese metapodatke o vsebinski strukturi dokumenta in
metapodatke o razvrstitvi dokumenta v skladu z določili teh tehničnih navodil (glej
v nadaljevanju - „Evidentiranje dokumentarnega gradiva“).
(17) Za potrebe evidence napak zajetega in pretvorjenega gradiva se samodejno
obvezno ustvarijo tudi sledeči metapodatki:



enota gradiva, kjer je nastala napaka;
vrsta napake;
čas in datum nastanka napake.
(18) Za potrebe evidence napak se lahko ustvarijo tudi drugi metapodatki.
7/14
Metapodatki
(19) Pri zajemu gradiva v fizični obliki in pretvorbi v analogno obliko se samodejno
zajema
ustvarijo ali ročno vnesejo sledeče vrste metapodatkov:
gradiva v
fizični obliki in
 metapodatki o vsebini in vrsti gradiva v fizični obliki;
pretvorbe v
 metapodatki o zajemu gradiva;
analogno
 metapodatki o pretvorbi gradiva;
obliko
 metapodatki o preverjanju avtentičnosti in celovitosti gradiva po pretvorbi.
(20) Pred zajemom gradiva v fizični obliki delovno mesto, ki opravlja naloge
evidentiranja poskrbi, da se za vsako enoto gradiva, ki bo zajeto, obvezno določijo
sledeči metapodatki:




metapodatki o obliki predstavitve vsebine:
dokument s tekstom;
dokument s tekstom in slikami (mešan dokument);
slikovni dokument;




metapodatki o barvni globini dokumenta:
barvni dokument;
sivinski dokument;
dvotonski dokument (čb);





metapodatki o fizičnih lastnostih dokumenta:
enostransko/dvostransko tiskanje;
pokončna/vodoravna postavitev;
število strani;
priloge;

metapodatki o vsebinski strukturi dokumenta in metapodatki o razvrstitvi
dokumenta v fizični obliki v skladu z določili teh tehničnih navodil (glej v
nadaljevanju - „Evidentiranje dokumentarnega gradiva“).



metapodatki o dostopnih upravičenjih
stopnja tajnosti;
dostopna upravičenja.
(21) Vnesejo se lahko tudi drugi metapodatki o vsebini in vrsti gradiva v fizični
obliki.
(22) Za vsako zajemno mesto, kjer se zajema gradivo v fizični obliki, se pred
postopkom zajema obvezno določijo sledeči metapodatki o zajemu:



vrsta strojne opreme za zajem;
ločljivost zajema;
barvna globina zajema.
(23) Za vsak zajet dokument se evidentirajo tudi naslednji metapodatki:



oznaka zajemnega mesta;
oseba/ponudnik, ki je zajel gradivo;
čas in datum zajema.
(24) Vnesejo se lahko tudi drugi metapodatki o zajemu gradiva v fizični obliki.
8/14
(25) Za vsako zajemno mesto, kjer se pretvarja gradivo, se pred postopkom
pretvorbe zajetega gradiva v fizični obliki obvezno določijo sledeči metapodatki:

metapodatki o pretvorbi:
 strojna in programska oprema za pretvorbo;

metapodatki o zapisu:
 nosilec zapisa po pretvorbi;
 ločljivost oblike zapisa pretvorjenega gradiva;
 barvna globina pretvorjenega gradiva;
 metapodatki prikaza.
(26) Za vsak zajet dokument, ki se pretvori, se v postopku pretvorbe zajetega
gradiva v fizični obliki obvezno določijo naslednji metapodatki:

metapodatki o pretvorbi:
 oznaka zajemnega mesta;
 oseba/ponudnik, ki je pretvoril gradivo;
 čas in datum pretvorbe.

metapodatki o zapisu:
 oblika zapisa po pretvorbi;
 postavitev (pokončna, ležeča);
(27) Vnesejo se lahko tudi drugi metapodatki o pretvorbi gradiva v fizični obliki.
Metapodatki
zajema
gradiva v
analogni obliki
in pretvorbe v
digitalno
obliko
(28) Pri zajemu gradiva v analogni obliki in pretvorbi v digitalno obliki se zajamejo
vsi metapodatki, ki so gradivu v analogni obliki že dodani.
(29) Če vhodno gradivo v analogni obliki ne vsebuje metapodatkov, se samodejno
obvezno ustvarijo sledeče vrste metapodatkov:





metapodatki o vhodnem gradivu:
oblika zapisa;
nosilec zapisa;
velikost posamezne enote gradiva;
število enot gradiva;






vrsta gradiva:
tekstovno;
slikovno;
mešano;
zvočni zapis;
video zapis;








metapodatki o zajemu in pretvorbi:
čas in datum zajema;
uporabljena strojna oprema za zajem in pretvorbo;
uporabljena programska oprema za zajem in pretvorbo;
odgovorna oseba za zajem;
napake pri zajemu gradiva;
čas in datum pretvorbe;
oblika zapisa.
(30) Vnesejo se lahko tudi drugi metapodatki o vsebini in vrsti gradiva v analogni
obliki.
9/14
(31) Če vhodno gradivo ne vsebuje metapodatkov o vsebini dokumenta in o
razvrstitvi dokumenta, ki se samodejno zajamejo, delovno mesto, ki opravlja
naloge evidentiranja ročno vnese metapodatke o vsebinski strukturi dokumenta in
metapodatke o razvrstitvi dokumenta v skladu z določili teh tehničnih navodil (glej
v nadaljevanju - „Evidentiranje dokumentarnega gradiva“).
(32) Za potrebe evidence napak zajetega in pretvorjenega gradiva se samodejno
obvezno ustvarijo tudi sledeči metapodatki:



enota gradiva, kjer je nastala napaka;
vrsta napake;
čas in datum nastanka napake.
(33) Za potrebe evidence napak se lahko ustvarijo tudi drugi metapodatki.
Metapodatki o
preverjanju
(34) Po opravljenem preverjanju popolnosti, kakovosti in celovitosti zajema se
obvezno ustvarijo (ali ročno vnesejo) sledeči metapodatki:






metapodatki o ročni kontroli pravilnosti zajema in pretvorbe:
oseba, ki je izvajala kontrolo;
odgovorna oseba za zajem in pretvorbo;
vzorec gradiva, ki je bil preverjen;
čas in datum izvajanja ročne kontrole;
uspešnost opravljene kontrole.




metapodatki o samodejni kontroli pravilnosti zajema in pretvorbe:
programska oprema, s katero se izvaja samodejna kontrola;
čas in datum izvajanja samodejne kontrole;
uspešnost opravljene kontrole.
(35) Ustvarijo (ali ročno vnesejo) se lahko tudi drugi metapodatki.
4. EVIDENTIRANJE GRADIVA
Klasifikacija
zadev in
dokumentov
(1) Posamezni enoti gradiva se ustrezen klasifikacijski znak dodeli v postopku
evidentiranja gradiva, ko se posamezna enota gradiva razvrsti v ustrezno zadevo.
(dopolniti kako)
(2) V primeru, da posamezen klasifikacijski znak vsebuje več rokov hrambe, je
potrebno ob odprtju nove zadeve določiti primeren rok hrambe. V primeru, da
znotraj ene zadeve nastanejo dokumenti z različnimi roki hrambe, je potrebno rok
hrambe določiti za vsak dokument posebej. (dopolniti kako)
Dodeljevanje
(signiranje)
gradiva
(3) Ko delovno mesto, ki opravlja naloge evidentiranja, posamezen dokument ali
zadevo dodeli v reševanje odgovornemu delavcu ali organizacijski enoti, delavec
oziroma vodja organizacijske enote, kateri je bil dokument oziroma zadeva
dodeljena v reševanje, prejme obvestilo o dodelitvi. (dopolniti)
(4) V primeru, da delovno mesto, ki opravlja naloge evidentiranja, dokument ali
zadevo dodeli delavcu, ki ni odgovoren za reševanje dokumenta oziroma zadeve,
lahko delavec, ki mu je bil dokument oziroma zadeva dodeljena, le-to zavrne.
Takšen dokument ali zadevo delovno mesto, ki opravlja naloge evidentiranja,
ponovno dodeli v reševanje. (dopolniti)
Evidentiranje
dokumentov
(5) O posameznem dokumentu se obvezno evidentirajo naslednji metapodatki:
10/14









podatki o identifikaciji zadeve, v katero sodi dokument (naziv oziroma
kratka vsebina zadeve, klasifikacijski znak ipd.);
podatki o identifikaciji dokumenta (številka, naziv, vrsta dokumenta, verzija
dokumenta ipd.);
pomembni datumi v zvezi z dokumentom (npr. datum prejema ali odprave
dokumenta, pri dokumentih za notranje potrebe pa datum nastanka);
signirni znak organizacijske enote ali delavca, ki je odgovoren za dokument
ter oznaka delavcev, ki jim je dokument posredovan v vednost;
vsebinski podatki (subjekt dokumenta, naslovnik, avtor, ključne besede
ipd.);
podatki o prilogah (število prilog, kratek opis prilog ipd.);
podatki za predstavitev dokumenta (jezik, pisava ipd.);
podatki o preverjanju elektronskega podpisa ali elektronskega žiga, kot so
navedeni v poglavju Zajem, pretvorba in hramba dodatnih vsebin;
rok hrambe.
(6) O posameznem dokumentu se lahko evidentirajo tudi drugi metapodatki.
Evidentiranje
zadev in
dosjejev
(7) V evidenco dokumentarnega gradiva se o vsaki zadevi evidentirajo naslednji
metapodatki:







podatki o identifikaciji zadeve (številka, ki vsebuje ustrezen klasifikacijski
znak, naziv, tip zadeve ipd.);
pomembni datumi v zvezi z zadevo (datum začetka zadeve, datum zaključka
zadeve, rok za rešitev ipd.);
signirni znak organizacijske enote ali delavca, ki rešuje zadevo ter oznaka
delavcev, ki jim je zadeva posredovana v vednost;
opisni podatki (opis zadeve, ključne besede, opombe, subjekt zadeve ipd.)
povezave (zveza na druge zadeve in dokumente);
stanje zadeve;
rok hrambe in mesto hrambe fizične zadeve.
(8) O posamezni zadevi se lahko evidentirajo tudi drugi metapodatki.
(9) Metapodatki se lahko evidentirajo tudi v obliki oznak (ang. Labels).
Vrste zbirk
gradiva
(10) Podjetje dokumentarno gradivo praviloma hrani v zbirki nerešenih zadev,
tekoči zbirki in v stalni zbirki dokumentarnega gradiva.
(11) Zbirka nerešenih zadev in tekoča zbirka sta uporabnikom dostopni v realnem
času. Stalno zbirko informacijski sistem posreduje uporabniku na zahtevo.
(dopolniti)
(12) Podjetje dokumentarno gradivo praviloma hrani v zbirki nerešenih zadev,
tekoči zbirki in v stalni zbirki dokumentarnega gradiva. (dopolniti)
5. HRAMBA GRADIVA
Kratkoročna
(1) V oblika zapisa se kratkoročno hrani gradivo, ki ustreza naslednjim kriterijem:
hramba, oblike

in nosilci
zapisa



...
11/14
(2) V oblika zapisa se kratkoročno hrani gradivo, ki ustreza naslednjim kriterijem:




…
(3) V oblika zapisa se kratkoročno hrani gradivo, ki ustreza naslednjim kriterijem:




…
...
(4) Na nosilec zapisa
kriterijem:
se kratkoročno hrani gradivo, ki ustreza naslednjim




...
(5) Na nosilec zapisa se kratkoročno hrani gradivo, naslednjim kriterijem:




...
(6) Na nosilec zapisa se kratkoročno hrani gradivo, ki ustreza naslednjim kriterijem:




…
…
Dolgoročna
(7) V oblika zapisa se dolgoročno hrani gradivo, ki ustreza naslednjim kriterijem:
hramba, oblike

in nosilci

zapisa


...
12/14
(8) V oblika zapisa se dolgoročno hrani gradivo, ki ustreza naslednjim kriterijem:




…
(9) V oblika zapisa se dolgoročno hrani gradivo, ki ustreza naslednjim kriterijem:




…
...
(10) Na nosilec zapisa se dolgoročno hrani gradivo, ki ustreza naslednjim
kriterijem:




...
(11) Na nosilec zapisa se dolgoročno hrani gradivo, ki ustreza naslednjim
kriterijem:




...
(12) Na nosilec zapisa se dolgoročno hrani gradivo, ki ustreza naslednjim
kriterijem:




…
...
Oprema za
hrambo
(13) Podjetje za hrambo gradiva v digitalni obliki uporablja sledečo vrsto strojne in
programske opreme:
1. Strojna oprema:


13/14


...
2. Programska oprema:




Uničenje
izločenega
gradiva v
digitalni obliki
...
(14) V seznamu hranjenega dokumentarnega gradiva, ki mu je potekel rok hrambe
in ga informacijski sistem za hrambo ustvari najmanj enkrat letno, so obvezno
navedeni naslednji podatki:




identifikator enote gradiva;
klasifikacijski znak;
rok hrambe;
datum poteka roka hrambe.
(15) Seznam hranjenega dokumentarnega gradiva, ki mu je potekel rok hrambe
lahko vsebuje tudi druge podatke.
6. VELJAVNOST
(1) Ta tehnična navodila pričnejo veljati s xx.xx.xxxx, znotraj podjetja pa ta
tehnična navodila pričnejo veljati z dnem sprejetja Sklepa o varstvu gradiva in
zagotavljanju informacijske varnosti.
14/14