Besedilo - Univerzitetni prostor Novo mesto

Comments

Transcription

Besedilo - Univerzitetni prostor Novo mesto
FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE
V NOVEM MESTU
DIPLOMSKA NALOGA
VISOKOŠOLSKEGA STROKOVNEGA ŠTUDIJSKEGA PROGRAMA
PRVE STOPNJE
Helena
Novosel
Digitally signed by Helena
Novosel
DN: c=si, o=state-institutions,
ou=sigen-ca, ou=individuals,
serialNumber=2478414812018,
cn=Helena Novosel
Date: 2014.09.25 12:36:24
+02'00'
HELENA NOVOSEL
FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE
V NOVEM MESTU
DIPLOMSKA NALOGA
POTREBE IN PRIČAKOVANJA
MANJŠIH IN SREDNJE VELIKIH PODJETIJ
PRI ZAJEMU VSEBIN
Mentor: viš. pred. mag. Andrej Dobrovoljc
Novo mesto, september 2014
Helena Novosel
IZJAVA O AVTORSTVU
Podpisana Helena Novosel, študentka FIŠ Novo mesto, izjavljam:

da sem diplomsko nalogo pripravljala samostojno na podlagi virov, ki so navedeni v
diplomski nalogi,

da dovoljujem objavo diplomske naloge v polnem tekstu, v prostem dostopu, na
spletni strani FIŠ oz. v digitalni knjižnici,

da je diplomska naloga, ki sem jo oddala v elektronski obliki, identična tiskani verziji,

da je diplomska naloga lektorirana.
V Novem mestu, dne _________________
Podpis avtorice ______________________
ZAHVALA
Zahvaljujem se domačim za potrpljenje v času študija in pisanja diplome, najbolj pa Robiju,
za spodbudo in spravljanje v dobro voljo. Zahvaljujem se tudi mentorju, prof. Andreju
Dobrovoljcu za pomoč in vodstvo pri izvedbi ankete in sami izdelavi diplomske naloge. Ne
nazadnje pa velika hvala tudi gospe Marjani Miškovič iz referata za vso pomoč v času študija.
POVZETEK
V diplomski nalogi smo opisali poslovno-informacijske rešitve, ki jih danes uporabljajo
podjetja. Poudarek je na informacijskih sistemih (IS), ki jih uporabljajo manjša in srednje
velika podjetja. Slovenska podjetja, tako kot tudi tuja, z njihovo uporabo zmanjšujejo stroške,
izboljšujejo poslovne procese, krajšajo odzivnost in čas obdelave podatkov. Vse to jim
omogočajo različni ponudniki storitev, ki pa le-te ponujajo tudi kot storitve v oblaku. Vsa
podjetja pa seveda poslujejo z dokumentacijo, ki pa je lahko elektronska, lahko papirnata.
Lažje poslovanje pa je, kadar so podatki v elektronski obliki. Tukaj jim v pomoč pridejo
programske rešitve, kot je OCR (optična prepoznava znakov), ki omogoča branje podatkov s
skeniranih dokumentov oziroma slik. Analiza stanja v slovenskih podjetij nam je pokazala,
katera dokumentacija jim povzroča največ dela in kateri dajejo prednost. Prav tako smo
izvedeli, kateri metapodatki so pomembni za nadaljnje poslovanje podjetij in na kakšne
načine jih shranjujejo. Ker je vse več poslovno-informacijskih rešitev dostopnih tudi kot
rešitev v oblaku, nas je zanimalo, kakšno je stanje zaupanja v poslovanje v oblaku pri
slovenskih podjetjih. Seveda je pomembna tudi varnost in dostop do podatkov.
KLJUČNE BESEDE: metapodatki, OCR, ERP, CRM, informacijski sistem (IS), oblak
ABSTRACT
In my thesis I've described business software that enterprises are using today. The impact was
on business solutions that are being used by small and middle sized companies. Slovenian
companies, as foreign do, use them to lower their costs, to improve their business processes
and to reduce response and time of processing data. All this is available by different software
providers that offer their solutions also as cloud services. Documentation is used by every
company and it can be either in paper or electronic version. Using data in electronic form
eases the business processes. This is why software solutions as OCR are a great aid, because
they can recognise and read the characters from the scanned documents. The analysis for
Slovenian companies gave us insights of which documentation is more demanding and which
of them is their priority. We also learned which metadata is important for further business and
what the ways that they are being stored are. And since more and more business software
solutions are available in cloud version, we wondered about the trust of Slovenian companies
in cloud computing. Of course, the data access and security of it are also very important.
KEY WORDS: metadata, OCR, ERP, CRM, business software, cloud computing
KAZALO
1.
UVOD............................................................................................................................ 1
2.
PREVZEM IN UPORABA VHODNIH DOKUMENTOV V ORGANIZACIJAH ......... 2
2.1
Dokumentacija v podjetjih ....................................................................................... 4
2.2
Poslovno-informacijski sistemi ................................................................................ 5
2.3
Pojavne oblike dokumentov ..................................................................................... 8
2.3.1
2.4
Struktura dokumentov ............................................................................................ 10
2.5
Metapodatki ........................................................................................................... 11
2.6
Zajem dokumentov ................................................................................................ 13
2.6.1
Obstoječa ponudba zajema na slovenskem trgu ............................................... 14
2.6.2
Primer zajema podatkov z dokumentov ........................................................... 16
2.7
Hramba dokumentov .............................................................................................. 19
2.8
Uporaba dokumentov ............................................................................................. 22
2.8.1
3.
Vrste oblik dokumentov ..................................................................................... 9
Najpogostejše vrste dokumentov pri podjetniškem poslovanju ......................... 23
ANALIZA ZAJEMA, HRAMBE IN UPORABE DOKUMENTOV V MANJŠIH IN
SREDNJE VELIKIH SLOVENSKIH PODJETJIH ...................................................... 25
3.1
Zajem .................................................................................................................... 27
3.1.1
Vrste dokumentov, ki se najpogosteje zajemajo ............................................... 28
3.1.2
Metapodatki, ki se najpogosteje zajemajo ....................................................... 36
3.2
Hramba .................................................................................................................. 38
3.2.1
Kam vse danes podjetja shranjujejo skenirane/zajete dokumente (dokumentni
sistemi, oblak …) ............................................................................................ 38
3.2.2
3.3
Zaupanje v hrambo v oblaku ........................................................................... 39
Uporaba ................................................................................................................. 41
3.3.1
Trenutna povezanost dokumentnih sistemov z drugimi programskimi
rešitvami ......................................................................................................... 42
3.3.2
Zagotavljanje varnosti pri uporabi/dostopu do dokumentov (predvsem je tukaj
delikaten dostop do dokumentov v oblaku) ...................................................... 46
4.
PRIČAKOVANJA GLEDE ZAJEMA, HRAMBE IN UPORABE V
PRIHODNOSTI ........................................................................................................... 48
4.1
Zeleno poslovanje .................................................................................................. 49
4.2
Priložnosti za zajem v prihodnosti .......................................................................... 49
4.3
Pričakovanja glede hrambe v prihodnosti ............................................................... 50
4.4
Potrebe podjetij po integracijah v bodoče ............................................................... 51
4.5
Pričakovana cena produkta za »lasten zajem« (podjetje samo izvaja skeniranje in
vnos metapodatkov) ............................................................................................... 51
5.
CILJI IN VPRAŠANJA RAZISKAVE ......................................................................... 52
6.
ZAKLJUČEK .............................................................................................................. 54
7.
LITERATURA IN VIRI............................................................................................. 576
PRILOGA
KAZALO GRAFOV
Graf 3.1: Zajem podatkov .................................................................................................... 28
Graf 3.2: Vrste dokumentov ................................................................................................. 29
Graf 3.3: Najbolj zahtevna dokumentacija ............................................................................ 30
Graf 3.4: Dokumentacija, ki je ima podjetje največ .............................................................. 31
Graf 3.5: Dokumentacija, ki jo je potrebno prej obdelati ...................................................... 32
Graf 3.6: Najpomembnejša dokumentacija ........................................................................... 33
Graf 3.7: Dokumentacija, ki ni potrebna v papirnati obliki ................................................... 34
Graf 3.8: Prednost dokumentacije pri skeniranju (ocene 1–4) ............................................... 35
Graf 3.9: Povprečna ocena ................................................................................................... 36
Graf 3.10: Najpogosteje potrebni podatki z dokumentov ...................................................... 37
Graf 3.11: Lokacije za odlaganje dokumentov...................................................................... 40
Graf 3.12: Povezava IS z drugim IS ..................................................................................... 44
Graf 3.13: Uporabljane poslovno-informacijske rešitve ........................................................ 45
Graf 3.14: Dostop do dokumentov ....................................................................................... 47
KAZALO SLIK
Slika 2.1: Tok BMP ............................................................................................................... 6
Slika 2.2: Podatki o sliki ...................................................................................................... 12
Slika 2.3: Metapodatki – Word............................................................................................. 13
Slika 2.4: Primer zajema več dokumentov ............................................................................ 17
Slika 2.5: Primer ročno izpolnjenega dokumenta .................................................................. 17
Slika 2.6: Zajem podatkov z obrazca .................................................................................... 18
KAZALO TABEL
Tabela 2.1: Vrste dokumentov po strukturi ........................................................................... 11
Tabela 2.2: Klasifikacijski načrt državne uprave .................................................................. 20
Tabela 3.1: Zajem podatkov ................................................................................................. 28
Tabela 3.2: Vrste dokumentov.............................................................................................. 29
Tabela 3.3: Najbolj zahtevna dokumentacija ........................................................................ 30
Tabela 3.4: Dokumentacija, ki je ima podjetje največ ........................................................... 31
Tabela 3.5: Dokumentacija, ki jo je potrebno prej obdelati ................................................... 32
Tabela 3.6: Najpomembnejša dokumentacija........................................................................ 33
Tabela 3.7: Dokumentacija, ki ni potrebna v papirnati obliki ................................................ 33
Tabela 3.8: Prednost dokumentacije pri skeniranju (ocene 1–4)............................................ 34
Tabela 3.9: Povprečna ocena ................................................................................................ 35
Tabela 3.10: Najpogosteje potrebni podatki z dokumentov ................................................... 37
Tabela 3.11: Lokacije za odlaganje dokumentov .................................................................. 40
Tabela 3.12: Povezava IS z drugim IS .................................................................................. 43
Tabela 3.13: Uporabljane poslovno-informacijske rešitve .................................................... 45
Tabela 3.14: Dostop do dokumentov .................................................................................... 46
1. UVOD
Organizacije si pri poslovanju izmenjujejo dokumente v več različnih oblikah. Kljub temu da
že več kot desetletje govorimo o poslovanju brez papirja, še vedno znaten del komunikacije
(izmenjava dokumentov) poteka ravno v papirnati obliki. Poleg tega so dokumenti v polstrukturirani in nestrukturirani obliki, kar povzroča težave podjetjem ob prejemanju teh
dokumentov. Prejete dokumente je potrebno zajeti. Ta korak je sestavljen iz digitalizacije in
zajema metapodatkov. Pravi učinek dosežemo, če te podatke shranimo na ustrezna mesta v
poslovno-informacijske rešitve (IS). Postopek zajema je mogoč pri vseh vrstah dokumentov,
vendar organizacije zajem izvršijo le na delu dokumentov. Zanima nas, katere so tiste vrste
dokumentacij, ki so najpogosteje predmet zajema, in zakaj. Poleg tega nas zanima, v kakšnem
obsegu se ti zajeti dokumenti uporabljajo v različnih poslovno-informacijskih rešitvah. Ali
obstajajo povezave med različnimi produkti ter dokumentacijskim sistemom? Vemo, da IS na
trgu podpirajo možnosti povezovanja, vprašanje je, koliko so te možnosti izkoriščene v
praksi.
V poslovnem svetu ima vsako podjetje veliko dokumentov. Ker smo v obdobju rasti
računalniškega razvoja, večina podjetij dokumente skenira in pomembne podatke shranjuje v
podatkovnih bazah. Ti podatki se potem uporabljajo v analizah poslovanja, pri posredovanju
določenih informacij drugim podjetjem, državi ali posameznikom, največ pa se metapodatki
uporabljajo za iskanje samih dokumentov. Na ta način se zmanjša uporaba papirnih shramb in
posledično se zmanjša poraba prostora, papirja, kar dobro vpliva na okolje.
Najbolj pomembno pri tem načinu obdelave podatkov so metapodatki posameznih
dokumentov. Baze, kjer so shranjeni, morajo omogočati popolno varnost le-teh in pa tudi
integracijo metapodatkov v več različnih sistemov. Podjetja, velika in majhna, po večini danes
uporabljajo poslovne sisteme, ki jim vključujejo deljenje dokumentov, dostop zaposlenim do
skupne baze podatkov, elektronsko pošto podjetja, znotraj-podjetniško komunikacijo
zaposlenih, načrtovanje dela, določanje rokov, vsakemu zaposlenemu pa so določene
uporabniške pravice, ki omejujejo dostop do informacij.
1
Največ se danes uporablja podatke računov, dobavnic in naročil, načrtovanje projektov, slike
načrtov stavb in ostalega, pogodbe in poslovni dopisi, pomembni datumi in partnerji. Ker je
skoraj vse že računalniško vodeno, je zelo pomembno, da se dokumenti ne podvajajo, so pa
podatki dokumentov dostopni v več sistemih; npr. stroški naročila morajo biti dostopni tako
menedžerju, ki material naroča, delavcu, ki ga uporablja, računovodstvu, ki bo strošek
knjižilo, in pa dobavni službi, ki ga bo prejela. Veliko podjetij uporablja interni intranet, ki
zaposlenim omogoča lažji dostop do službenih podatkov, s tem da so na ta način podatki
veliko bolj varni.
Vse bolj popularne postajajo e-shrambe v oblaku. Na ta način podjetja ne potrebujejo
ogromnih podatkovnih strežnikov, ampak prostor zakupijo pri ponudniku e-shramb. Ker si
danes poslovanja brez spleta skorajda ne moremo več predstavljati, je to prihodnost
poslovanja vseh podjetij. Da pa bi ta način lahko maksimalno izkoristili, potrebujejo vsa
podjetja dobro zasnovane dokumente in pa tudi sisteme, ki znajo iz le-teh pobrati pomembne
podatke in jih shraniti za nadaljnjo uporabo.
V diplomski nalogi se bomo osredotočili na najbolj pomembne metapodatke, ki jih podjetja
potrebujejo, opozorili bomo na načine uporabe po shrambi dokumentov, predstavili bomo
sisteme, ki te podatke obdelujejo, ter zapisali, kako se ti sistemi med seboj povezujejo oz
dopolnjujejo.
2. PREVZEM
IN
UPORABA
VHODNIH
DOKUMENTOV
V
ORGANIZACIJAH
Splošno znano je, da podjetja in organizacije pri svojem poslovanju uporabljajo ogromno
dokumentov v papirnati obliki. Mednje spadajo pravilniki podjetij oziroma organizacij,
finančni in razvojni načrti, časovnice in seznami zaposlenih in sodelujočih ter njihovi podatki,
seznami in podatki poslovnih partnerjev oziroma podjetij ali organizacij, s katerimi
sodelujejo, finančni papirji, kot so prejeti in izdani računi, dobavnice, prevzemnice in
podobno. Ti dokumenti se pojavljajo v različnih oblikah. Kar je potrebno podpisovati oziroma
potrditi s pečatom, je po večini v papirnati obliki, kajti to je najpopularnejši in najenostavnejši
2
način zagotavljanja veljavnega podpisa na dokumentih. Količina dokumentov, ki jih morajo
podjetja shranjevati, je delno določeno z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega
gradiva ter arhivih (ZVDAGA-NPB1, 2014), lahko pa se podjetja tudi sama odločijo
shranjevati dodatno dokumentacijo.
Med poslovanjem podjetja izmenjujejo dokumente z drugimi podjetji in organizacijami. To je
edini način za transparentno poslovanje, določen tudi z zakonom. Največkrat so to poslovne
pogodbe, dobavnice, prejemnice, računi in reklamacije. Vsi ti dokumenti pa so še zmeraj v
večini natisnjeni, kljub temu da so shranjeni že elektronsko. To pa zato, ker je za overitev
dokumenta potreben podpis in žig podjetja. Seveda obstaja elektronsko podpisovanje in
elektronski žigi, vendar podjetja večinoma še vedno raje posegajo po papirnatih podpisanih
dokumentih.
Dokumenti, ki jih podjetja uporabljajo, so definirani v njihovem klasifikacijskem načrtu, ki je
usklajen z zakoni o hrambi dokumentov. Če povzamemo, lahko dokumentacijo podjetij in
organizacij v splošnem razdelimo na pet vrst glede na poslovne funkcije, ki obstajajo v
gospodarskih organizacijah (Dobrovoljc, 2004). Te so:

dokumentacija iz razreda kadrovanja (analize, plani, pogodbe …),

dokumentacija razreda financ in računovodstva,

dokumentacija s področja upravljanja, vzdrževanja in zavarovanja premoženja,

dokumentacija s področja trženja in komerciale,

dokumentacija s področja razvoja in izvedbe (proizvodi, storitve).
V medpodjetniškem poslovanju pa lahko predvidevamo, da se najpogosteje uporabljajo prav
dokumenti s področja financ, kot so dobavnice, prevzemnice, računi, pogodbe, predračuni,
potrdila o plačilih, garancijske listine in podobno. Vrste dokumentov so odvisne od dejavnosti
posameznega podjetja. Vendar vsako podjetje pri poslovanju z drugim podjetjem potrebuje
poslovno pogodbo, kjer je definirano njuno poslovanje, računi oziroma dokumenti z
dogovorom o plačilu ene strani za sodelovanje z drugim podjetjem. Jasno mora biti določeno,
koliko kakšna dejavnost ali produkt stane, kdaj je izdan nalog plačila, kdaj je bilo dejanje
narejeno oziroma produkt dostavljen ter seveda rok plačila. Kajti vsak prihodek nekega
podjetja je vir dohodka za državo preko davka na dodano vrednost (DDV), ki ga plača vsako
podjetje od vsakega prejetega zneska za opravljeno storitev oziroma za prodani produkt. V
3
Sloveniji je trenutno davčna stopnja 22 %. Kadar podjetje posluje s tujo državo, plača davek,
kot je določen v lastni državi, torej vsako podjetje računa drug davek.
Podjetja podatke obdelujejo v svojih informacijskih sistemih. Imenujemo jih CRM, ERP, BI,
BPM in podobno. Vsaka vrsta ima svoje funkcionalnosti. Nekatere nadzorujejo procese in
izvajanja le-teh, drugi upravljajo s podatki o strankah in komunikacijo s strankami in
zaposlenimi, spet tretji omogočajo povezave med zunanjimi elektronskimi bazami in sistemi,
preko katerih delajo zaposleni.
2.1
Dokumentacija v podjetjih
Standardni klasifikacijski načrt za gospodarstvo vsebuje več razredov. Vsak od njih pa ima
različne vrste dokumentacije:
a) razred kadrovanja; sem spadajo dokumenti o zaposlenih, pravilniki o načinu nagrajevanja
in napredovanja, statistična analiza o potrebah po delavcih; sem spadajo tudi delovne
pogodbe, odločbe o višinah in izplačevanju plač, nagrad, dokumenti o razpisih, dokumenti
varstva pri delu, pravilniki o delovnem času, evidence prisotnosti in odsotnosti delavcev,
evidence o bolniški, dopustu, dokumentacija varstva pri delu, izobraževanja zaposlenih in
podobno,
b) razred financ in računovodstva; v tem razredu imamo finančne plane, analize, obračune,
predračune, davke podjetja, naložbe in kredite, knjige prejetih in izdanih računov, same
račune, drobni inventar, dokumente o amortizaciji, plače zaposlenih; imamo tudi
dokumente plačilnega prometa, kot so potni nalogi, stroški prevoza in malice, letni regres,
inventurne evidence in ostalo,
c) razred upravljanja, vzdrževanja in zavarovanja premoženja; tukaj so dokumenti o
nepremičninah, voznem parku, inšpekcijskih pregledih, transportna dokumentacija, kot so
pogodbe s prevozniki; imamo tudi najemnine, investicijsko dokumentacijo, tehnično
dokumentacijo strojev in naprav in navodila za uporabo ter zavarovalne police osnovnih
sredstev,
d) razred trženja in komerciale; tu je vsa dokumentacija, ki je vezana na oglaševanje, medije,
blagovne znamke in prodajo, s tem pa tudi predračuni, ponudbe, reklamacije, prodajne
evidence in ceniki; sem spadajo tudi vsebine spletnih strani, katalogi in brošure,
e) razred razvoja in izvedbe (proizvodi, storitve); v tem razredu najdemo dokumentacijo, ki je
vezana na tehnološko dokumentacijo, kot so postopki izvedbe, navodila, preverjanje.
4
Seveda so tukaj tudi dokumenti, vezani na sama raziskovanja, in razvoj in postopki vseh
preizkusov izboljšanj in napredka. (Dobrovoljc, 2004)
2.2
Poslovno-informacijski sistemi
ERP (angl. Enterprise Resource Planning) sistemi omogočajo podjetju ali organizaciji, da
načrtuje izdelke, stroške poslovanja, razvoj, proizvodnjo, prodajo, plačevanja, dostavo in
podobno. Omogoča vpogled v trenutno stanje in dogajanje v podjetju. Povezan je na
podatkovno bazo, v katero se shranjujejo podatki. Hkrati pa povezuje različne oddelke znotraj
podjetja in jim zagotavlja dostop do potrebnih podatkov, prav tako nadzira tudi dostop do
podatkov izven podjetja. ERP so najpogostejši informacijski sistemi znotraj podjetij, saj
zajemajo vsa področja dela v nekem podjetju ali organizaciji. To omogoča enostavnejši pretok
podatkov do zaposlenih, lažji nadzor nad dogajanjem, varnost, saj je določeno, kdo lahko
dostopa do sistema, zabeleženo je tudi, kdo dostopa do česa in kdaj (Enterprise resource
planning, 5. julij 2014).
Zavedati se je potrebno, da je omejenost dostopa do vseh dokumentov in podatkov podjetja,
še posebej tistih, ki so za podjetje ključnega pomena, najbolj pomembna. Način poslovanja in
podatki, ki jih pridobijo, so to, kar jih loči od konkurence, ta pa je danes večja kot kadarkoli,
ker poslovanje podjetij in organizacij ni več samo lokalno in državno, ampak je globalno.
Tekmeci z nekega področja poslovanja so vsa podjetja, ki v le-tem poslujejo.
CRM je kratica za upravljanje odnosov s strankami (angl. Customer Relationship
Management). To so informacijski sistemi, ki, kot kaže njihovo ime, skrbijo, da podjetja ali
organizacije strankam lažje zagotovijo storitve ali izdelke, ki jih le-te želijo. Preko njih se
obdelujejo podatki o strankah, njihove kupne navade, skrbijo za komunikacijo s strankami.
Podjetja se za CRM odločajo predvsem zaradi boljše prodaje. Na ta način lažje upravljajo s
podatki o kupci, zaradi tega jim tudi lažje dajejo nove ponudbe. Vsa podjetja vseskozi iščejo
nove kupce, seveda pa hočejo obdržati tudi stare, zato je pomembno ohranjati stik z njimi, kar
pa CRM olajša. Prav tako olajša tudi same nakupe in plačevanja, saj je velikokrat strankam
omogočeno naročilo kar preko mobilnega telefona. Skratka, CRM je sistem, ki zagotavlja
boljšo povezavo med podjetjem in stranko in tudi predvidi prihodnje potrebe strank (Beal, 6.
julij 2014).
5
Eden od načinov, kako CRM spremlja navade kupcev, so danes zelo popularne kartice
zvestobe. Uporablja jih vse več podjetij, in sicer z namenom, da zbirajo podatke o nakupih
strank. Vse to se hrani v podatkovnih bazah, CRM-sistemi pa potem delujejo kot analitiki, ki
za vsakega posameznega kupca točno vedo, kaj ga zanima in mu ponudbo o tem tudi pošljejo.
Na ta način podjetje lažje obdrži stranke, saj jim ponuja točno to, kar hočejo oziroma
potrebujejo.
BPM (angl. Business Process Management) ali poslovno-informacijski sistem za upravljanje
poslovnih storitev vsem podjetjem omogoča popoln nadzor nad vsemi poslovnimi procesi
podjetja. Z njegovo pomočjo lahko na primer uredimo potek nastajanja nekega dokumenta;
vsak oddelek vnaša določene podatke, na koncu pa dobimo celoten dokument, ki je ves čas
nastajanja in tudi na koncu vsem dostopen. Uporabljamo jih tudi za analitično predvidevanje.
Tako lahko simuliramo bodoče stroške, potrebe kupcev in tudi same poslovne postopke
(način prejema robe, spremljanje nabave …). BPM-sistemi pomenijo tesno sodelovanje tako
med ljudmi z različnih oddelkov kot tudi sodelovanje s samim sistemom. Tako sam sistem
omogoča opozarjanje na bližajoče roke, obvešča nadrejene o zamudah, ko posameznik dobi
novo nalogo, ga na to opozori, lahko pa nalogo prerazporedi tudi drugemu delavcu, za
katerega vidi, da ima čas za njo (BPM-sistem spremlja storilnost vsakega posameznika – kaj
ima za narediti in kaj je že naredil) (Business Process Management 101: The Basics of BPM
and How to Choose the Right Suite – InformationWeek, 27. avgust 2014).
Slika 2.1: Tok BMP
Vir: BPM-Life_Cycle.gif (27. avgust 2014)
Legenda podatkov na sliki:

Process Modeling = modeliranje procesa,

Process Flow Model = model toka procesa,
6

Process Activity Implementation = implementacija procesa,

Deployable code = pošiljanje kode,

Process Execution & Deployment = izvrševanje procesa in pošiljanje,

Execution Metrics = matrike izvršitve,

Proces Monitor & Analysis = nadzor in analiza procesa,

Process Enhancements = izboljšave procesa.
Primer BPM-sistema je uporaba Dashboarda. Veliko podjetij uporablja to storitev za
spremljanje produktivnosti svojih zaposlenih. Mesečno se vnašajo podatki o prodaji in delu
posameznega delavca. Na ta način lahko načrtujejo spremembe, ki lahko izboljšajo
produktivnost.
BI (angl. Business Intelligence) ali poslovna inteligenca je naziv za poslovno-informacijski
sistem, ki uporabnikom omogoča enostavnejši dostop do podatkov. Uporablja se za zbiranje
podatkov, analizo podatkov in informacij o poslovanju podjetja. Njegov namen je vodilnim
kadrom pomagati pri odločanju za naprej, in sicer tako, da s pomočjo zbranih preteklih
podatkov naredi statistično analizo, s pomočjo katere napove najboljše možnosti za
poslovanje ali delovanje v prihodnosti. Povezani so s podatkovnimi bazami, iz katerih tudi
vlečejo podatke za analize. Področja uporabnosti so kadrovske analize in napovedi, raziskave
tržišča in strank, analize produktov in storitev in drugo. Možna je tudi uporaba v oblaku. Na
kratko je programska oprema poslovna inteligenca, ki izloča pomembne podatke izmed vseh
podatkov v podjetju in na ta način omogoča hitrejše in boljše odločitve za poslovanje (Beal,
27. avgust 2014; Business intelligence, 28. avgust 2014).
DMS (angl. Document Management System) so dokumentni sistemi, ki se ukvarjajo, kot nam
pove že ime, z upravljanjem s samimi dokumenti in podatki z njih. Kadar je dokument
shranjen v elektronsko obliko, je lažje in hitrejše dostopen vsem, ki ga potrebujejo oziroma ga
morajo dopolniti ali popraviti. S tem se zmanjša stroške dela in tudi skrajša čas samega dela.
Z uporabo DMS-sistema pa lahko tudi nadziramo, kdo, kdaj in kako dostopa do nekega
dokumenta, omogoča nam sledenje spremembam in tudi omejuje dostop do dokumentov. Na
ta način so dokumenti tudi bolj varni, saj lahko k različnim verzijam posameznega dokumenta
dostopamo glede na vsako spremembo, ker jih DMS shranjuje. Pomembni so metapodatki, ki
7
omogočajo razvrščanje dokumentov in tudi podatkov (Document management system, 28.
avgust 2014).
2.3
Pojavne oblike dokumentov
Poleg največjega obsega dokumentov v papirnati obliki obstajajo tudi dokumenti v
elektronski obliki. Največkrat pa se ti dokumenti še zmeraj natisnejo, podpišejo oziroma
žigosajo in nato poskenirajo in shranijo v sisteme. Papirnata oblika dokumentov je lahko
natipkana na stroju, natisnjena z računalnika, napisana ročno. Vsebuje pa lahko vse od številk
in črk pa do slik in načrtov, ki jih podjetje potrebuje.
Same slike na dokumentih po navadi predstavljajo načrte stavb, slike naprav, ki jih
uporabljajo podjetja (za jasnejšo evidenco), različne logotipe in simbole podjetij oziroma
organizacij in podobno, načrti pa velikokrat predstavljajo poslovne procese, proizvodne
procese, časovne in razvojne načrte ter finančne načrte. Ker smo v dobi elektronike, so po
večini vsi narejeni računalniško. Dogaja pa se, da se načrti narišejo tudi ročno, potem pa se
prenesejo v računalnik s pomočjo skeniranja.
Kljub dobi elektronike in poskušanju uveljavljanja zelenega poslovanja s čim manj uporabe
papirja, še vedno papir ostaja najpogostejša oblika dokumentov v poslovanju, še posebej v
medpodjetniškem oziroma v medorganizacijskem poslovanju. Večinoma zato, ker podjetja ne
uporabljajo istih informacijskih sistemov, poleg tega pa znajo imeti tudi različno razporejene
dokumente. Zato je najlažje podatke z dokumentov zajemati iz papirnate oblike, kjer se
programsko določi, kateri del dokumenta se zajema in kam se ga shrani.
Po večini so v papirnatih oblikah pogodbe, ki znajo biti podpisane in natisnjene v več izvodih,
izdani in prejeti računi, zaradi davčnih obveznosti, razni načrti stavb, načrti projektov, naprav,
večjih pogonov proizvodnje, raznih navodil za uporabo programske opreme in naprav
oziroma drugače povedano – dokumenti, ki jih podjetja potrebujejo za lastno uporabo,
uporablja pa jih več zaposlenih, vendar jih ne potrebujejo istočasno. V elektronski obliki se
poleg v papirnati shranjujejo tudi prejeti in izdani računi, saj se le-ti velikokrat elektronsko
tudi pošiljajo.
8
2.3.1 Vrste oblik dokumentov
Vrst dokumentov, ki se v podjetjih in organizacijah uporabljajo, je ogromno. Nekatere od njih
pa so:

vizitke – to so majhne kartice, na katerih so kontaktni podatki podjetja oziroma
kontaktne osebe v nekem podjetju ali organizaciji, so v papirnati obliki,

faksi – so v papirnati obliki: to so dokumenti, ki se jih pošilja elektronsko, vendar jih
prejemnik vidi tako, da jih natisne (naprava faks to naredi samodejno), to je ena
najhitrejših oblik pošiljanja dokumentov,

urniki ali koledarji – njihov namen je organiziranost poslovnih oseb; v njih se zapišejo
časovno razporejeni dogodki, uporabljajo se na sestankih pri dnevnem redu sestanka,
pri naročanju oseb na sestanke (kateri dan in katera ura), kot dnevnik opravljenih
dejavnosti in podobno, na sestankih so po navadi v papirnati obliki, lahko pa se
uporabljajo tudi v elektronski,

dopisi – lahko se jih uporablja tako v elektronski kot tudi papirnati obliki, so
neformalni dokumenti.

zapisniki – dokumenti, ki so shranjeni v papirnati obliki, saj so neke vrste poročila
sestanka – na njih je zapisano vse, kar se je dogajalo na določenem sestanku; lahko se
uporabljajo kot reference za nadaljnje sestanke,

delovni listi – lahko so v elektronski ali v papirnati obliki; po navadi se sestavijo
elektronsko, potem pa se natisnejo na papir,

grafikoni in predstavitve – to so dokumenti, ki so v elektronski obliki; uporabljajo se
jih za prikaze stanja in informacij.
(Different types of Documents Produced in a Business Environment, 10. avgust 2014)
Slike in podobna avtorska dela, ki so narejena ročno, se ne pošiljajo po elektronski pošti.
Enako tudi načrti, kot so arhitekturni načrti, saj so preveliki za tiskanje na navadnih
tiskalnikih. Tako neko arhitekturno podjetje končne načrte, ki jih nariše, pošlje po pošti
oziroma jih odda osebno, osnutke in skice pa za vpogled lahko pošlje tudi elektronsko.
9
2.4
Struktura dokumentov
Dokumenti v podjetjih imajo različne oblike. Delimo jih na strukturirane, dokumente, ki majo
določeno število in določene vrste podatkov, polstrukturirane (dokumenti, ki imajo delno
določeno obliko) in nestrukturirane (dokumenti, ki imajo obliko in količino podatkov odvisno
od posamezne osebe, ki jih piše). Nekateri so standardizirani, kot so računovodski papirji, s
strani države, drugi so standardizirani pri poslovanju z določenimi partnerji in imajo točno
določeno obliko, spadajo pa v strukturirano obliko dokumentov.
Strukturirani dokumenti so najbolj urejeni dokumenti od vseh. Možnost zapisanih podatkov
na njih je omejena, vsaka vrsta podatkov je vedno na že vnaprej določenem mestu in ima tudi
vedno približno enako količinsko vsebnost (razlike so največje pri imenih in priimkih ter
naslovih). Sem spadajo elektronski obrazci, vprašalniki z danimi možnimi odgovori, osebni
dokumenti in podobno.
Imamo pa tudi nestrukturirane dokumente. Ti nimajo določene oblike, le določeno vsebino.
Največkrat so taki dokumenti pisani ročno. Po večini so to obvestila, izjave in podobno.
Polstrukturirana oblika, kot nam že samo ime pove, ima lastnosti obeh prej omenjenih oblik.
Del teh dokumentov je urejen in vedno enake oblike, del pa je v obliki, ki je odvisna od
osebe, ki ga napiše.
Struktura dokumentov pove stopnjo težavnosti pri računalniški obdelavi dokumentov. Kadar
je nek dokument standardno strukturiran, ga je z računalniškim programom dosti bolj
enostavno obdelati. V programu se določijo specifikacije, ki nas v dokumentu zanimajo, in na
ta način ob zajetju dokumenta v računalnik program enostavno z njega prebere podatke, ki nas
zanimajo oziroma jih podjetje potrebuje in jih shrani v dokumentni sistem. Na ta način potem
zaposleni potrebne podatke vlečejo iz dokumentnega sistema in jim ni treba ob vsaki potrebi
za podatki brati vsakega dokumenta posebej in brskati med papirologijo, ampak enostavno
vnesejo zahtevo v program, ta pa jim podatke izpiše.
V polstrukturiranih (delno strukturiranih) dokumentih je zajem podatkov težji. Program lahko
nastavimo, da enostavno pobira podatke le za tisti del dokumenta, ki je zmeraj enak, za
preostali del pa ne moremo, saj je vsakič drugačen, slednje pa velja tudi za nestrukturirane
10
dokumente. Najlažji način za shranjevanje take vsebine dokumentov je shranjevanje celotne
vsebine dokumentov, zaposleni pa potem do podatkov pride tako, da vsak shranjeni dokument
prebere. Seveda to zmanjša produktivnost zaposlenega in posledično tudi daljša časovno
obdobje, ki bi bilo drugače potrebno za obdelavo podatkov.
Tabela 2.1: Vrste dokumentov po strukturi
Vrsta
Nestrukturirani
Delno strukturirani/
Strukturirani
dokumentov
dokumenti
polstrukturirani
dokumenti
dokumenti
Lastnosti
Dokumenti, ki nimajo
Dokumenti, ki imajo
Dokumenti s podatki
dokumentov
določene skupne
določeno postavitev
iz baz, čigar oblika je
oblike ali postavitve
elementov, vendar
že v naprej
podatkov
jih različni podatki
preddefinirana
naredijo drugačne
Primeri
Slike, različni teksti,
Računi z različnimi
Obrazci, položnice,
dokumentov
zvočne in video
postavkami, anketni
poizvedbe …
datoteke
vprašalniki
Vir: Dobrovoljc (2012, str. 7)
Poslovni dokumenti vsebujejo črke, številke, znake, slike, tabele, grafe itd. Podatki na njih se
razlikujejo od dokumenta do dokumenta, to pa pomeni, da moramo v program, preko katerega
bomo dokument shranili, določiti postavke za vsakega med njimi. Ker pa jih vnašajo
zaposleni z različnih oddelkov, jih po navadi razdelijo v skupine glede na oddelke. Enako
velja tudi za elektronske dokumente.
2.5
Metapodatki
Pojem metapodatek lahko definiramo kot podatek ali informacijo o nekem podatku. Ta izraz
je prišel v uporabo v šestdesetih letih prejšnjega stoletja kot način dostopa do podatkov v
bazah. Danes pa je pojem metapodatek definiran kot informacija, ki označuje, kako je nek
podatek ustvarjen, kakšen je njegov namen, kdaj je bil ustvarjen, kdo in kje (na kateri napravi)
ga je ustvaril ter s kakšno programsko opremo je bil ustvarjen. Vsi ti podatki nam res
omogočajo lažje razporejanje dokumentov in samih podatkov, lažje razvrščanje le-teh in
posledično tudi lažji dostop do njih. Vendar metapodatki niso samo podatki o podatkih, kot na
11
primer, če števila, ki predstavljajo informacijo o dnevu, poimenujemo kot datume (vsi podatki
formata dan.mesec.leto so shranjeni kot »datum«), predstavljajo tudi same podatke o
dokumentih in tudi podatke z dokumentov (Metadata, 29. avgust 2014).
Če vzamemo za primer neko sliko, imamo o njej več podatkov. Metapodatki so na primer
velikost slike, ločljivost slike, format (ali je slika GIF ali BMP), podpis ustvarjalca slike kot
tudi datum in čas nastanka slike. Prav tako pri Wordovem dokumentu lahko izvemo, kdo je
dokument ustvaril in kdaj, kdo ga je spremenil in kdaj. Seveda pa so tudi sami podatki v
Wordovem dokumentu ali dokumentu kake druge oblike že sami metapodatki le-tega. Naslov
dokumenta nam na primer pove, za kakšen dokument gre, če imamo naslovnika, vemo, komu
je namenjen. Pri računih imamo podatke o količinah določenih izdelkov, cene posameznega
izdelka in podobno. Vse to so informacije pa tudi metapodatki (primer: cena je metapodatek
izdelka).
Slika 2.2: Podatki o sliki
Vir: Novosel, lastni prikaz (2014)
12
Slika 2.3: Metapodatki – Word
Vir: Novosel, lastni prikaz (2014)
Na slikah 2. 2 in 2. 3 lahko vidimo, kaj so metapodatki dokumentov in katere podatke
predstavljajo. V dokumentnih sistemih pa s pomočjo poimenovanj podatkov v njem lažje
najdemo iskane dokumente ali podatke.
2.6
Zajem dokumentov
Ne glede na vrsto dokumenta ima vsak dokument podatke, ki so za podjetje pomembni in
katere bo podjetje oziroma organizacija mogoče še kdaj potrebovala. Da ni potrebno vsakič
znova pregledovati in prebirati vsakega dokumenta v celoti, se pomembne podatke iz teh
dokumentov zajame. Na kakšen način, je odvisno od vrste dokumenta.
Kadar je dokument v elektronski obliki, je zajem pomembnih podatkov najlažji in najhitrejši.
Ker so določene vrste dokumentov po obliki več ali manj popolnoma enake (določeni podatki
so na enakih mestih), s pomočjo programov označimo, kateri podatki se s katere vrste
dokumentov shranjujejo in program podatke sam prebere in hrani na mesto, ki smo ga
predhodno določili. Enako je tudi pri spletnih obrazcih, XML-dokumentih in podobno.
Drugače pa je, kadar imamo PDF-dokumente.
Dokumenti, ki so v papirnati obliki, pa vzamejo več časa. Preden se iz dokumenta zajame
podatke, ga je potrebno poskenirati. Na ta način dobimo dokument v elektronski obliki in ga
13
računalnik lahko bere. Tako kot pri PDF-dokumentih, so tudi skenirani dokumenti in slike
deležni drugačne obravnave. Enostavni programi niso dovolj (npr. pregledovalniki slik ali
Adobe Reader), ustreznejši so programi, namenjeni točno branju podatkov iz dokumentov. Ko
imamo dokumente skenirane, se programu ukaže, na katerem delu dokumenta (slike) naj
zajame in prepozna znake. Zato je zelo pomembno, da so določene vrste podatkov zmeraj na
istem mestu v dokumentu, sicer lahko pride do napak pri shrambi posameznih podatkov, to pa
lahko onemogoči ali pa tudi oteži nadaljnjo uporabo podatkov. Najlažje je rokovanje s
strukturiranimi dokumenti, ki imajo določene vrste podatkov na enakih mestih.
Vedno pa je zajem podatkov možen tudi z ročnim vnosom podatkov v podatkovno bazo. V
primeru papirnatih dokumentov je to tudi eden najlažjih načinov, kljub temu da je časovno
potraten in posledično drag.
Sisteme za optično prepoznavo znakov (OCR) je potrebno naučiti brati podatke s
poskeniranih dokumentov. To se naredi tako, da določene vrste dokumentov vnesemo v
program in s pomočjo pozicioniranja (določanja lokacije podatka) programu ukažemo, katere
znake naj izbere za branje. Kar prebere, potem shrani v naprej določeno bazo za točno to vrsto
podatkov s te pozicije. Ker je lokacija, kjer je podatek, ki bo bran, pomembna, je to najlažje
izpeljati s strukturiranimi dokumenti.
Podjetja in organizacije se za digitalizacijo podatkov odločajo zato, ker s tem zmanjšajo
prostor za shranjevanje in se znebijo papirja, poleg tega je tudi olajšano njihovo iskanje in
izmenjava med zaposlenimi. Podatki in dokumenti so hkrati lahko dostopni vsem, ki jih
potrebujejo. Ker pa nimajo vsa podjetja OCR-sistemov, se le-ta velikokrat odločijo za zunanje
sodelavce, ki zajem podatkov naredijo namesto njih. Na ta način lahko dokumente pošljejo v
obdelavo podjetjem, ki se s tem ukvarjajo, lahko pa uporabljajo njihov OCR-sistem preko
oblaka.
2.6.1 Obstoječa ponudba zajema na slovenskem trgu
V Sloveniji je ponudba zajema podatkov z dokumentov velika, na svetovnem tržišču pa
mnogo večja, vsaj pri razvitih državah sveta. Vendar najprej pojasnimo, kaj sploh je zajem
podatkov in dokumentov. To na kratko pomeni branje in shranjevanje podatkov z
dokumentov ali pa shranjevanje celih dokumentov. Kadar je zajem delan s skeniranega
14
dokumenta, zanj uporabljamo OCR-program, kar pomeni program za optično prepoznavo
znakov. Zajem se uporablja tako za obrazce kot tudi za navadne slike. Prepoznava znakov
(tudi ICR) in besedila je odvisna od same programske rešitve, ki se jo uporablja.
Ker tehnologija vsakodnevno napreduje, vse bolj zahtevni pa postajamo tudi uporabniki, niso
na voljo le zapletene programske rešitve, namenjene samo podjetjem in organizacijam, ampak
tudi rešitve za malega in navadnega uporabnika. Prav iz tega razloga je na trgu že kar nekaj
brezplačnih programskih rešitev, ki omogočajo zajem podatkov. Tu ne mislimo le na
programe za branje, obstajajo tudi že rešitve, vgrajene v same naprave za skeniranje, ki
omogočajo shranjevanje dokumentov v različne oblike, iz katerih se lahko želeno besedilo
samo označi in skopira. Prav to pa je razlog, da se podjetja pri odločanju za programske
rešitve za zajem ne odločajo samo na podlagi možnosti zajema, ampak tudi dodatnih
možnostih, ki jih programska rešitev omogoča.
Najboljše ocenjene OCR-programske rešitve so:

OmniPage Standard; prepozna tipkane in pisane znake v 125 jezikih, pretvarja v
različne oblike dokumentov, tudi direktno preko e-pošte,

Presto! OCR; podpira 40 jezikov in dokumente vseh barv, njegova točnost prepoznave
je 99,98 %, ohranja oblike tabel,

Readiris Pro; na voljo je v 25 jezikih, prepozna pa jih kar 120; daje možnost pretvorbe
dokumenta v poljubno obliko,

PDF Transformer; ABBY-jeva rešitev, ki omogoča pretvorbo vseh PDF-dokumentov
v poljubno obliko z ohranjenim formatom dokumenta; omogoča tudi spoj več
različnih dokumentov v en PDF-dokument,

Acrobat Standard; spreminja PDF-dokumente v Word, omogoča zaščito dokumentov
in digitalne podpise, ustvarja PDF-obrazce, ki se jih lahko izpolnjuje,

FineReader Professional; pri pretvorbi ohranja tudi glave in noge dokumentov,
omogoča pretvorbo in popravljanje skeniranih dokumentov, ohranja tudi oblike in
pisave v dokumentih.
(Shipley, 1. avgust 2014; Comparison of optical character recognition software, 20. avgust
2014)
15
Na slovenskem trgu nam ponujajo lastne in tuje programske rešitve, glavni ponudniki le-teh
pa so:

ShakeSpeare

PIA informacijski sistemi in storitve

Cetis

Mikrografija

Microcop

IBM
Njihove OCR-rešitve pa so:

ShakeSpeare – Dokumentni manager

ODOS-dokumentni sistem (PIA)

Cetis – upravljanje in hramba dokumentarnega gradiva

mZajem (Mikrografija)

IBM Document imaging and capture

Kofax (Microcop)
Seveda so vsem dostopne vse programske rešitve, ki jih lahko najdemo in si jih tudi lahko
finančno privoščimo.
2.6.2 Primer zajema podatkov z dokumentov
Če na kratko povzamemo, dokumente in podatke z njih lahko obdelamo na različne načine.
Papirnate dokumente skeniramo, podatke pa preberejo posebej za to namenjene programske
rešitve, lahko pa jih seveda vnesemo tudi ročno oziroma pretipkamo v bazo. Elektronske
dokumente pa samo shranimo v bazo, programske rešitve pa poiščejo vnose in le-te shranijo v
dokumentni sistem.
Najbolj znana programska rešitev za zajem podatkov je ABBY FlexiCapture. Deluje na
Windows platformi in ima možnost prilagajanja potrebam vsakega podjetja. Deluje tako, da
se papirnati dokument poskenira in odpre v samem programu. Za vsako vrsto dokumenta je
potrebno določiti, kateri del se bo shranil in kam se bo shranil. Po vnosu ukaza programska
oprema poišče, prepozna, prebere in shrani znake na že vnaprej določeno mesto.
16
Slika 2.4: Primer zajema več dokumentov
Vir: ABBYY FlexiCapture (19. avgust 2014)
Programska rešitev je tako napredna, da prebere tudi dokumente, ki so napačno skenirani (po
vrstnemm redu strani ali narobe obrnjeni). Poleg posameznega skeniranja dokumentov pa je
možno tudi skeniranje po več dokumentov iste vrste.
Slika 2.5: Primer ročno izpolnjenega dokumenta
Vir: ABBYY FlexiCapture (19. avgust 2014)
17
Program prepozna barkode, več kot 100 različnih pisav in jezikov, torej uporablja optično
prepoznavo znakov (OCR, znaki, napisani strojno) in inteligentno prepoznavo znakov (ICR,
znaki, napisani ročno). Če kakšnih ročno napisanih znakov ne prepozna, poda možnost
ročnega vnosa podatkov. Ko so vsi podatki procesirani, jih lahko poljubno tudi izvozimo,
kamor želimo v obliki, ki jo želimo (ABBYY FlexiCapture, 19. avgust 2014).
Zajem podatkov z obrazcev pa je možen tudi s programi Microsoft Office, in sicer z Wordom,
preko Excela in Outlooka. Dodatek, ki to omogoča, je na voljo za Office 2007, 2010 in 2013.
Na ta način lahko obrazce, ki smo jih dobili po elektronski pošti, enostavno direktno iz pošte
uvezemo v sam program za zajem, le-ta pa nam bo sam prebral vnose v obrazcu. Ob zaznavi
praznih polj, ki bi sicer morala biti izpolnjena, lahko pošiljatelju obrazec avtomatsko vrne v
ponovno izpolnitev ali dopolnitev. Podatke shrani v tabelo ali pa v CSV-obliko (angl. Comma
Separated Values). Možen je tudi poljuben izvoz (Graham, 19. avgust 2014).
Slika 2.6: Zajem podatkov z obrazca
Vir: Graham (19. avgust 2014)
18
Podatke nam lahko iz tiskanih, strojno napisanih dokumentov preberejo tudi številni
programi, in sicer: OneNote, FreeOCR, SimpleOCR, DigitEyeOCR in mnogi drugi. Zadnji tri
med navedenimi pa so brezplačne programske rešitve, dostopne na spletu. To pa pomeni, da
majhnim podjetjem in organizacijam, ki nimajo velike količine dokumentov, ni potrebno
zapravljati za napredne programske rešitve, ampak lahko uporabijo eno ali tudi več
brezplačnih rešitev.
2.7
Hramba dokumentov
Kot je že omenjeno, vsa podjetja hranijo dokumente. Dokumente s področja računovodstva so
dolžni hraniti, ker jim tako nalaga zakonodaja. Prav tako le-ta določa tudi čas hrambe
posameznih dokumentov. Ker smo v dobi elektronike, nekateri dokumenti ne rabijo biti
shranjeni v papirnati obliki, je pa to nujno za dokumente, ki vsebujejo podpise.
Čas dostopnosti dokumentov z možnostjo vpogleda je določen v klasifikacijskem načrtu, ki je
narejen v skladu z zakonodajo. Zelo jasno je določena zakonodaja glede računovodskih
dokumentov. Časovno lahko hranjenje dokumentov delimo na dokumente za trajno hrambo,
dokumente, ki se hranijo deset let, in dokumente, ki se lahko hranijo manj kot deset let.
Trajno hranimo glavne računovodske knjige, bilance, prikaze poslovnih izidov in poročila leteh, obračunske liste plač, vse podatke, ki so povezani s plačevanjem prispevkov in z
dohodnino. Poleg izvirnikov se vse te listine lahko hranijo tudi elektronsko. Pri nekaterih se
lahko podjetje po določenem času odloči le za hrambo v elektronski obliki in izvirnike uniči.
Tega ne smejo storiti le, ko gre za letne obračunske dokumente.
V Sloveniji lahko za neplačane davke davčni urad terja plačilo za deset let nazaj. To pomeni,
da po preteku desetih let od nastanka davčne obveze le-ta preneha veljati. Zaradi tega je
nekatere dokumente potrebno hraniti le deset let, po tem obdobju pa se jih lahko brezskrbno
uniči. Taki so vsi dokumenti, na katerih je vidna davčna obveznost, oziroma dokumenti, ki
kažejo, koliko kakšnega davka je potrebno odvesti. Sem spadajo tudi poslovni dokumenti, ki
kažejo osnovo za obračun davka zaposlenim, davka na dobiček in podobno. Potrebno jih je
hraniti, ni pa nujno, da so v izvirni obliki – lahko so shranjeni le v elektronski obliki.
Zanimivo pa je, da se morajo računi, povezani z nepremičninami, hraniti dvajset let
(skladišča, poslovne stavbe, parkirišča …).
19
Vsi ostali računovodski dokumenti se morajo hraniti manj kot deset let, seveda pa je potrebno
pri shrambi upoštevati tisti predpis, ki določa najdaljši rok hrambe. Ta je odvisen od vrste
poslovanja podjetja. Nujno je tudi obveščanje davčnega urada o hrambi dokumentacije v
tujini, če jo podjetje ima (Hramba dokumentov v podjetju, 3. avgust 2014).
Ker je za nekatere dokumente trajanje hrambe prepuščeno oceni potreb posameznega
podjetja, je pomembno, da se določene vrste dokumentov hranijo isto dolžino časa. Zelo
pomembno pa je tudi, da ima vsaka vrsta dokumentacije tudi svojo identifikacijsko oziroma
klasifikacijsko oznako. Te so na primer v javni upravi dolge najmanj tri in največ pet številk.
Pet osnovnih skupin dokumentov je razvrščenih bolj podrobno na deset skupin. Med njimi so
zopet le-te razvrščene na podskupine in tako naprej. Na ta način razvidno določimo in
opišemo skupine dokumentov, njihove klasifikacijske oznake in roke trajanja hramb za vsako
posamezno skupino dokumentov (Center vlade RS za informatiko; klasifikacijski načrt, 1.
avgust 2014).
Primer dela klasifikacijskega načrta državne uprave:
Tabela 2.2: Klasifikacijski načrt državne uprave
01
ORGANIZACIJA
JAVNE
UPRAVE
IN
DRŽAVNIH
ORGANOV
010 Sistem, delovanje, organizacija in A Organizacija javne uprave, reforma
razvoj javne uprave
javne uprave, teritorialna razdelitev,
sistem plač v javnem sektorju, standardi
vodenja in zagotavljanje kakovosti
(ISO-standard, CAF, VEM), izvajanje
ukrepov za izboljšanje dela v javni
upravi
(ugotavljanje
zadovoljstva
zaposlenih, strank), poročila in analize o
delu, odprava administrativnih ovir ...
011 Odbori in delovna telesa
A Organizacija, sestava in pristojnosti,
vabila, gradiva, zapisniki in sklepi
(vezani na delo posameznega odbora) ...
012 Medresorske in druge komisije
A Organizacija, sestava in pristojnosti,
vabila, gradiva, zapisniki in sklepi
(vezani na delo posamezne komisije),
komisija za popravo krivic, delovne
skupine za pripravo stališč v postopku
20
sprejemanja zakonodajnih predlogov in
drugih aktov EU, delovna skupina za
evropske zadeve …
013 Strokovni in drugi sveti
A Organizacija, sestava in pristojnosti,
vabila, gradiva, zapisniki in sklepi
(vezani na delo posameznega sveta),
koordinacijski sosvet načelnika upravne
enote, svet za sistem plač, uradniški
svet, inšpekcijski svet, mladinski sveti,
nadzorni sveti, nacionalni svet za
knjižničarstvo …
014 Javni skladi, javne agencije, javni A Javni skladi, javne agencije, javni
zavodi, zbornice in koncesije,
zavodi (npr. s področja zdravstva,
javna pooblastila
šolstva, sociale, prometa), soglasja k
statutom, spremembe statutov zavodov,
soglasja k imenovanju direktorjev,
članov svetov, koncesijske pogodbe,
postopek podelitve koncesije, postopek
podelitve
in
izvajanje
javnega
pooblastila …
015 –
Nezasedeno
016 –
Nezasedeno
017 –
Nezasedeno
018 –
Nezasedeno
019 Druge zadeve iz skupine 01
Vir: Okvirni klasifikacijski načrt z določenimi minimalnimi roki hranjenja zadev (1. avgust
2014)
Kot je razvidno iz primera državnega klasifikacijskega načrta, je v vseh takih načrtih določena
klasifikacijska številka oziroma oznaka, vrsta dokumentacije pod to številko, trajanje hrambe
določene dokumentacije (A pomeni, da je shranjeno gradivo arhivsko, T pomeni trajno
hrambo gradiva, leta se pišejo s številko) in tudi opis, kateri dokumenti pridejo v poštev v
določeni skupini dokumentov klasifikacijskega načrta. Glede na načrt podjetje hrani svojo
dokumentacijo. Seveda mora biti le-ta napisan v skladu z zahtevami zakona posamezne
države.
Hrambo fizičnih dokumentov pa lahko podjetje izvaja na sedežu podjetja, na kakšni drugi
lokaciji, lahko to za njih opravi drugo podjetje, lahko pa dokumentacijo hranijo v elektronski
obliki. Kadar je v elektronski obliki, se hrani v podatkovni bazi. Le-ta je lahko del
21
informacijskega sistema podjetja, lahko je ločena od njega oziroma del neodvisnega
informacijskega sistema in samostojna, lahko je v oblaku pri drugem podjetju. Ker so po
navadi dokumenti nekega podjetja ali organizacije zaupne narave, je zelo pomembno, da je pri
shranjevanju poskrbljeno za varnost tako za elektronske kot tudi papirnate dokumente.
2.8
Uporaba dokumentov
V poslovnih procesih nekega podjetja ali organizacije se izmenja ogromno dokumentov.
Raznovrstnost sega od navadnih obrazcev in zapiskov pa do uradnih pogodb in elektronskih
sporočil. Seveda je tudi pomembnost dokumentov temu primerno različna. Ker pa je vsak od
teh dokumentov uradni dokument podjetja, je pomembno, da je le-ta strokovno in pravilno
napisan. Ne nazadnje se večina dokumentov shrani. Ker pa je prvotni namen vsakega podjetja
neko finančno poslovanje, je največ prav finančnih dokumentov.
Tako je poslovni tok med podjetjema ali pa med podjetjem in stranko največkrat sestavljen
prav iz povpraševanja, ponudbe, cene, predračunov in računov. Kadar nek posameznik,
organizacija ali podjetje želi opraviti nek nakup, pošlje povpraševanje o izdelku oziroma
storitvi k ponudniku. Le-ta povpraševalcu pošlje seznam izdelkov s ceno, to je ponudbo.
Ponudbo pa ima lahko ponudnik tudi na spletni strani. Če pogledamo slovenske spletne strani,
če le-ta ni spletna trgovina, cene redko opazimo. Prav zaradi tega je potrebno povprašati o
ponudbi. Glede na njo se povpraševalec odloči, ali bo nakup opravil ali ne. Če se za nakup
odloči, pošlje naročilo. Na njem je seznam in količina izdelkov, ki jih povpraševalec hoče.
Ponudnik potem to naročilo pregleda, pripravi naročilo za oddajo in naredi predračun. Na tem
predračunu, ki dejansko prikazuje celoten strošek povpraševalca, so zapisani vsi izdelki,
seštevek njihovih cen, izračun davka na dodano vrednost in v primeru stroškov dostave tudi
le-ti. Kadar je naročilo po potrebi spremenjeno in nato potrjeno, ponudnik povpraševalcu
pošlje naročilo skupaj z dobavnico. Dobavnica ima vse postavke kot predračun, le da jo lahko
povpraševalec že smatra kot račun. Po potrditvi prejema ponudnik povpraševalcu izstavi tudi
račun, povpraševalec pa ga v dogovorjenem roku plača. V primeru, da povpraševalec s
ponudnikom posluje večkratno in ima odprtih več dobavnic, ponudnik po navadi račune ali
tudi le en račun pošlje za vse dobavnice hkrati konec tekočega meseca (The flow of financial
documents used in a business purchase, 1. avgust 2014).
22
Iz samega poslovnega procesa ponudbe in povpraševanja lahko opazimo, da se pojavljajo v
različnih dokumentih enake postavke. Logično sklepanje je, da lahko podjetje podatke shrani
le na eno mesto, s pomočjo informacijskih rešitev pa jih lahko uporablja na več različnih
dokumentih. Podatki posameznih naročil morajo biti shranjeni samostojno, vendar pa podatke
o strankah podjetje lahko shrani v podatkovno bazo strank in njihove podatke pobira od tam.
Enako velja za izdelke. Neka vrsta izdelkov ima svojo kodo. To pomeni, da lahko podjetje
shrani vse podatke o tej vrsti izdelkov na eno mesto, ni pa to potrebno za vsak posamičen
izdelek – vsi izdelki z isto kodo imajo skupne postavke in lastnosti, ker so enaki. V bazo se
doda le še količina izdelkov. V primeru spremembe cen pa se le-ta dopiše vključno z zadnjo
dobavo, od katere se cena spremeni (CIK Trebnje, 2014).
Dokumenti, ki nastajajo v elektronski obliki v povezavi s podatkovnimi bazami, tudi ostanejo
shranjeni v njej. Problem nastane pri prejetih dokumentih. Le-te podjetje dobi v papirnati
obliki. Da bi podatke z njih lahko uporabljalo v nadaljnjem poslovanju, mora le-te vnesti v
elektronsko obliko. Tega se podjetja lotijo z ročnim vnašanjem v podatkovne baze,
skeniranjem in shranjevanjem celotnih dokumentov in pa z optično prepoznavo znakov pri
skeniranju. Na ta način imajo dostop do podatkov v elektronski obliki, kar je za potrebe
podjetij bolj praktično, saj je manj zamudno in dostopnejše zaposlenim, ki do določenega
podatka lahko dostopajo hkrati.
2.8.1 Najpogostejše vrste dokumentov pri podjetniškem poslovanju
Pomembno je razumeti, da dokumente podjetja ustvarjajo različne osebe na različnih
položajih. Pišejo jih navadni delavci, vodje, direktorji, pravniki itn. Da so razumljivi vsem,
morajo biti napisani slovnično pravilno in strokovno. To pa je pomembno tudi zato, ker so
lahko v prihodnosti dokaz poslovanja podjetja in prikaz komuniciranja zaposlenih znotraj
njega. Čeprav se nekateri ne shranjujejo, še zmeraj lahko kak dokument obravnava
pomembno zadevo in se samo zaradi tega shrani v arhiv.
Najpogostejši dokumenti so:

Elektronska sporočila in dopisi
Elektronska sporočila so način komuniciranja sodelavcev med seboj. Pred njimi so se
uporabljali dopisi, ki se danes še zmeraj uporabljajo, ampak sedaj večinoma v
primerih bolj zaupne vrste komunikacije in kot spremstvo nekemu zaupnemu
23
dokumentu. V obeh vrstah dokumentov pa sta razvidna prejemnik in pošiljatelj
dokumenta ter seveda zadeva dokumenta. Oblika vsebine je uradna, saj je dokaz
načina komuniciranja med sodelavci.

Pisma
Poslovna pisma se uporabljajo pri komuniciranju s posamezniki, podjetji ali
organizacijami izven podjetja. Prejemniki so lahko sodelavci, uradne osebe ali pisarne,
skratka vsi, ki dokument dobijo izven podjetja samega. To so lahko zahvale, prošnje,
uradni odgovori, prijave na razpise in podobno. Pošiljajo se lahko po navadni pošti,
lahko pa kot priponka v elektronski pošti. Oblika samega dokumenta je uradna, na
njem je uradna oblika podjetja, znak podjetja in seveda tudi delovno mesto in podpis
(pravi ali elektronski) osebe, ki ga je poslala.

Poročila
Poročila so po navadi dokumenti, ki so bolj formalno in strukturirano urejeni kot
pisma. So daljša in pokrivajo več različnih področij dela. Po navadi so sestavljena iz
načrta del, ki naj bi se opravila, dejanskega stanja opravljenega dela in trenutnega
stanja ter načrtov in napovedi za naprej. Vsebujejo tabele, grafe, lahko tudi slike.
Velikokrat vsebujejo finančne podatke. Poročila so lahko tedenska, mesečna, polletna
in tudi letna. Redkokdaj so dnevna. Velikokrat so delana po predlogah, da so med
seboj lažje primerljiva.

Transakcijski dokumenti
Transakcije so del poslovanja vsakega podjetja, dokumenti, ki pa se v sklopu njih
uporabljajo, pa so po večini iste oblike in večinoma obrazci. Ker so te vrste
dokumentov najpogosteje uporabljene, je uporaba obrazcev bolj praktična in časovno
manj obremenjujoča. Pod to vrsto dokumentov spadajo naročilnice, potrdila,
predračuni, dobavnice, računi, potrdila o plačilu itn. Seveda imajo različne vrste
podjetij različne finančne dokumente, skupno jim je le dopis izračuna davka na
dodano vrednost in to, da je vsak dokument opremljen z informacijo o času in obeh
strankah poslovanja – naročniku in ponudniku.

Finančni dokumenti
Vsako podjetje vodi evidenco o svojem finančnem stanju. To najlažje počne s
pomočjo finančnih dokumentov: bančni izpiski, plačilne liste, dokumenti s podatki o
dohodkih in odhodkih, seznami prejetih in plačanih računov, bilance stanja, poročila o
plačanih davkih in podobno. Z njihovo pomočjo lahko vidijo, kako uspešno ali
24
neuspešno podjetje posluje, na katerih področjih so težave, ali je poslovanje potekalo v
določenem okvirju stroškov, ali delajo dobiček in podobno. Na temelju podatkov se s
finančnih dokumentov lahko pripravijo novi finančni predlogi, načrti stroškov in
prodaje in tudi jasen vpogled finančnega toka podjetja. To je najboljši pokazatelj
realnega stanja podjetja, ki ga vodstvo uporabi za spremembe v nadaljnjem poslovanju
podjetja.
(Tingum, 13. avgust 2014)
Večina podjetij posluje izven meja matične države podjetja. To pomeni, da gredo izdelki čez
carinske preglede. Že samo zaradi tega morajo podjetja močno paziti, da so vsi papirji, ki
izdelke spremljajo, pravilno izpolnjeni. Ker se carinjenje plača, je ob izdelkih vedno potreben
račun ali dobavnica s ceno. Pri vseh dokumentih pa je zelo pomembno, da se podjetje seznani
ne samo s svojimi dolžnostmi in pravilniki, ki določajo, katere podatke določeni dokumenti
morajo vsebovati, koliko in v kakšni obliki morajo biti shranjeni, ampak tudi, ali lahko s
pomočjo vsebine dokumenta tudi kaj pridobijo – na primer manjše davke (Documents Import
export, 14. avgust 2014).
3. ANALIZA ZAJEMA, HRAMBE IN UPORABE DOKUMENTOV V
MANJŠIH IN SREDNJE VELIKIH SLOVENSKIH PODJETJIH
Slovenska, tako kot tuja podjetja, uporabljajo sodobno tehnologijo. ERP- in CRM-sistemi so
del vsakdanjosti skoraj vsakega med njimi, še posebej pri velikih podjetjih. Elektronsko
poslovanje je nekaj, kar uporabljajo tudi samostojni podjetniki, saj je enostavnejše in bolj
pregledno kot papirnato. S pomočjo ERP-sistemov delo v podjetju poteka hitrejše in varnejše,
saj imajo ERP-sistemi že vgrajene varnostne nastavitve, kot je na primer dostop z
uporabniškim imenom in geslom. CRM-sistemi pa podjetjem omogočajo kvalitetnejši stik s
strankami in s tem posledično boljše poslovanje in zvestejše stranke.
Pred izvedbo raziskave smo postavili več hipotez, in sicer naslednje:
25
H1: Večina organizacij digitalizira (skenira) vsaj del svoje poslovne dokumentacije.
Ta trditev se nam zdi najbolj verjetna zato, ker podjetja dnevno prejemajo in ustvarjajo
tolikšno količino dokumentov, da bi bili poslovni prostori hitro natrpani. Del dokumentacije
zagotovo nastaja v elektronski obliki, a brez papirja ne posluje praktično nobeno podjetja. Ker
so dokumenti dokazno gradivo, si ga podjetja ne upajo uničevati, zato ga pretvarjajo v obliko,
ki zasede manj prostora.
H2: Organizacije shranjujejo večino digitaliziranih dokumentov zgolj kot dokazno
gradivo (arhiviranje) in le manjši del uporabijo v samih poslovnih procesih pri njihovi
obdelavi (npr. likvidacija prejetega računa ipd.).
Shranjevanje dokumentov, tako papirnatih kot elektronskih, zavzema prostor. Dokumenti, ki
niso pomembni in so le vmesni faktor do pomembnih dokumentov (npr. osnutki), se ne
shranjujejo. Tisti dokumenti, ki pa so jih podjetja zakonsko obvezana hraniti, pa ostanejo
shranjeni. Veliko takih dokumentov je računovodske in finančne vrste, z le-teh pa se ne
uporablja veliko podatkov. So pa pomembni zaradi sledi poslovanja posameznega podjetja.
H3: Organizacije po večini povezujejo dokumentne sisteme z drugimi poslovnimi
aplikacijami zaradi avtomatizacije procesa obdelave tistih dokumentov, ki zahtevajo
najhitrejšo obdelavo in se dnevno pojavljajo v poslovanju (npr. računi, pogodbe).
Vsako podjetje hoče imeti čim hitrejšo obdelavo podatkov. To je najlažje storiti s povezavo
obstoječega dokumentnega sistema z neko poslovno-informacijsko rešitvijo, ki te dokumente
in podatke z njih obdela, razvrsti in tudi olajša dostop do vseh njih. Zato je močno verjetno,
da se podjetja odločajo za nakup poslovnih aplikacij, s katerimi bodo pospešila svoje
poslovanje in povečala učinkovitost svojih zaposlenih.
H4: Podjetja se večinoma odločajo za lastno hrambo podatkov, ker ne zaupajo
storitvam shranjevanja poslovnih dokumentov v oblaku.
Varnost podatkov je za vsako podjetje ena najpomembnejših stvari v poslovanju. Poslovne
skrivnosti oziroma aktivnosti, ki jih podjetje ima, so tiste, ki zagotavljajo konkurenčnost in
uspeh na trgu, ki je danes močno konkurenčen. Hramba podatkov v oblaku pa pomeni
hranjenje prav teh pomembnih podatkov na lokaciji izven naslova podjetja pri nekem drugem
podjetju. To zahteva ogromno zaupanje in seveda tudi tveganje, kar je razlog, da se hramba
podatkov v oblaku še ni tako razširila.
26
H5: Obstoječe povezave dokumentnih in poslovno-informacijskih rešitev (ERP, CRM)
uporabnikom ne omogočajo popolnoma avtomatiziranega dela (večinoma še vedno
nujna zamudna uporaba več aplikacij).
Povezave med dokumentnimi in poslovno-informacijskimi rešitvami močno olajšajo in
pospešijo delovanje nekega podjetja. Kljub temu pa še zmeraj ni dovolj samo programska
oprema. Za dobro delovanje so potrebni ljudje, ki s temi programi upravljajo in dajejo
navodila le-tem. Po navadi posamezne rešitve ponujajo aplikacije za uporabnike, ki pa niso
nujno enake; vsaka rešitev ima svojo aplikacijo namesto ene, ki bi delala z vsemi. Tukaj je še
velik prostor za bodoče poslovno-informacijske rešitve.
Anketo smo izvajali elektronsko. Napisana je bila v Google forms, posamezna vprašanja pa so
bila pogojevana z odgovori na predhodna vprašanja. Prošnjo za izpolnitev ankete smo poslali
približno 70 podjetjem, odgovorilo pa nam jih je le 22. Menimo, da je ta številka za vzorec
čisto primerna. Vsi, ki so odgovarjali, so anketo izpolnili pravilno in do konca.
Rezultati ankete, ki so predstavljeni v nadaljevanju, so potrdili vse postavljene hipoteze.
3.1
Zajem
Zajem podatkov s papirnatih dokumentov v podjetjih in organizacijah je možen s
skeniranjem, direktnim vnosom ali ročnim vnosom podatkov v podatkovno bazo. Če so
dokumenti skenirani, gredo skozi proces prepoznave vrste dokumenta in podatkov na njem.
Šele ko z ustrezno programsko opremo obdelamo te skenirane dokumente, le-ta programska
rešitev nato omogoča shranjevanje potrebnih podatkov v bazo. Elektronske dokumente pa ni
potrebno skenirati, podatke z njih programi le prepišejo v bazo (na primer XML-dokumenti).
Zanimalo nas je, na kakšen način slovenska podjetja zajemajo podatke z dokumentov, in
odgovori so bili sledeči:
Vprašanje 14: Na kakšen način zajemate podatke z dokumentov?
27
Tabela 3.1: Zajem podatkov
Skeniranje in OCR
Ročno vnašanje
XML-dokumenti
19
7
4
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
Graf 3.1: Zajem podatkov
Način zajemanja podatkov
19
20
15
7
10
4
5
0
Skeniranje in OCR
Ročno vnašanje
XML-dokumenti
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
Anketiranci so imeli na voljo izbrati več načinov zajemanja podatkov. Videti je, da 19 podjetij
podatke zajema s skeniranjem in OCR. Najmanj jih podatke zajema s pomočjo XML-dokumentov. Iz tega podatka lahko vidimo, da je večina poslovnih dokumentov še zmeraj na
papirju, saj je take dokumente potrebno skenirati in nato obdelati z optično prepoznavo
znakov (OCR). Če bi bil rezultat med odgovori Skeniranje in OCR in XML-dokumenti ravno
obraten, bi lahko sklepali, da je večina poslovnih dokumentov v elektronski obliki.
Pojavlja pa se vprašanje, ali je hipoteza, da je večina poslovnih dokumentov v papirnati
obliki, napačna, ker podjetja rabijo podatke ravno s papirnatih dokumentov (in kateri
dokumenti so to), to pa je razlog za take odgovore v anketi, ali pa je hipoteza točna in res
dokumenti prevladujejo v papirnati obliki.
3.1.1 Vrste dokumentov, ki se najpogosteje zajemajo
Da bi razjasnili zgornje odgovore, smo potrebovali tudi druga vprašanja v anketi. Le-ta so
nam podala podrobnejše razumevanje zgornjih odgovorov. Eden od pomembnih podatkov je
to, kateri dokumenti se v podjetjih največ zajemajo in shranjujejo.
28
Vprašanje 8: Katere vrste dokumentov največ shranjujete v dokumentni sistem?
Tabela 3.2: Vrste dokumentov
Razvoj in
izvedba
Finance in
Trženje in (proizvodi,
računovodstvo komerciala storitve)
14
7
8
Splošna in kadrovska
dokumentacija
(analize, plani,
pogodbe …)
8
Upravljanje, vzdrževanje in
zavarovanje premoženja
(npr. dobavnice, vozni listi,
najemne pogodbe)
4
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
Graf 3.2: Vrste dokumentov
Najpogosteje skenirana dokumentacija
15
10
14
7
8
8
4
5
0
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
Anketiranci so pri vprašanju izbirali tri najpogostejše dokumentacije od vseh petih. Glede na
odgovore lahko opazimo, da 14 podjetij najpogosteje skenira dokumente s področja financ in
računovodstva. Po odgovorih pa lahko opazimo, da sledita še dokumentaciji s področja
splošne in kadrovske dokumentacije in dokumentacija s področja razvoja in izvedbe. Najmanj
pa se skenirajo dokumentacije s področja upravljanja, vzdrževanja in zavarovanja
premoženja. Pri odgovorih se je analiziralo tako, da se je iskalo pojavljanje vsake vrste
dokumentacije ne glede na kombinacijo odgovorov (vrsta dokumentacije je šteta iz vsake
kombinacije odgovorov). Razlog za take odgovore se lahko skriva v zakonodaji RS. Le-ta
namreč nalaga, da se večina dokumentov s področja financ in računovodstva hrani deset let ali
pa trajno (plačilne liste, glavne knjige itd.). Vsako podjetje pa mora redno plačevati tudi
davke, za njih pa mora izpolniti tudi posebne obrazce. To je na oddelku računovodstva
29
najlažje, če imajo podatke v elektronski obliki in jih poiščejo glede na datum oziroma vrsto
davka – vse to pa se določi ob zajemu podatkov v podatkovno bazo.
Glede na rezultate pri tem vprašanju lahko rečemo, da podjetja še zmeraj močno poslujejo v
papirnati obliki, ne glede na to, da skenirajo dokumente, katerih podatke potrebujejo za
nadaljnje delo. Zanimivo je to, da se dokumentacija s področja upravljanja in vzdrževanja
najbolj poredko zajema, kljub temu da imata vsaka naprava in program svoja navodila za
namestitev ali vzpostavitev, uporabo in vzdrževanje.
Vprašanje 10: Katera dokumentacija vam povzroča največ dela oziroma vam vzame
največ časa za obdelavo?
Tabela 3.3: Najbolj zahtevna dokumentacija
Razvoj in
izvedba
Finance in
Trženje in (proizvodi,
računovodstvo komerciala storitve)
11
4
8
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
Splošna in kadrovska
dokumentacija
(analize, plani,
pogodbe …)
7
Upravljanje, vzdrževanje in
zavarovanje premoženja
(npr. dobavnice, vozni listi,
najemne pogodbe)
4
Graf 3.3: Najbolj zahtevna dokumentacija
Dokumentacija, ki je najbolj časovno zahtevna
12
10
8
6
4
2
0
11
8
7
4
4
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
Zopet imamo največ označene dokumentacije s področja financ in računovodstva, kar pa je v
skladu s prejšnjima odgovoroma. Sledita dokumentaciji s področja razvoja in izvedbe in
30
splošna in kadrovska dokumentacija. Tako lahko sklepamo, da je dokumentacija, ki jo
najpogosteje skenirajo, tudi dokumentacija, ki jim vzame največ časa za obdelavo, hkrati je to
tudi dokumentacija, čigar podatke podjetja najbolj potrebujejo in z njimi največ delajo.
Dokumenti s področja financ in računovodstva ne zajemajo samo prejete in izdane račune,
dobavnice in prevzemi, davčne napovedi in podobno, ampak tudi pogodbe. Na njih so
podatki, s kom in kako podjetja oziroma organizacije poslujejo, kakšni so dobavni in nabavni
roki, kakšne so kazni za zamujanja in plačilno nedisciplino in podobno. Kljub temu, da so
plačilne liste povezane s kadrovsko dokumentacijo, spadajo tudi v računovodsko. Le-te se
namreč hranijo celo življenjsko dobo nekega podjetja ali organizacije.
Vprašanje 11: Kateri dokumentaciji pri skeniranju dajete prednost?
To vprašanje je bilo razdeljeno na štiri podvprašanja; vsako vrsto dokumentacije so anketirani
označili z oceno od 1 do 4. Ocena 1 pomeni najmanjšo prednost, ocena 4 pa največjo
prednost. Odgovori so nam dali vpogled v pomembnost dokumentacije, ki gre v skeniranje.
Na ta način smo lahko sklepali, da podjetja res po večini poslujejo v papirnati obliki.
Podvprašanje 1: Prednost ima dokumentacija, ki je ima podjetje količinsko največ
Tabela 3.4: Dokumentacija, ki je ima podjetje največ
Ocena 1 Ocena 2 Ocena 3 Ocena 4
3
11
5
3
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
Graf 3.4: Dokumentacija, ki je ima podjetje največ
Dokumentacija, katere je količinsko največ
15
11
10
5
5
3
3
0
Ocena 1
Ocena 2
Ocena 3
Ocena 4
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
31
Glede na odgovore lahko sklepamo, da ta dokumentacija nima prednosti pri večini anketiranih
podjetij, saj je večina anketiranih ocenila prednost skeniranja z oceno 2. Kljub temu pa se je
očitno lotevajo prej, da zmanjšajo količino nabrane dokumentacije v fizični obliki,
predvidoma, ko imajo za to čas.
Podvprašanje 2: Prednost ima dokumentacija, ki jo je potrebno časovno prej obdelati
Tabela 3.5: Dokumentacija, ki jo je potrebno prej obdelati
Ocena 1 Ocena 2 Ocena 3 Ocena 4
1
1
9
11
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
Graf 3.5: Dokumentacija, ki jo je potrebno prej obdelati
Dokumentacija z bližjim rokom obdelave
11
12
9
10
8
6
4
2
1
1
0
Ocena 1
Ocena 2
Ocena 3
Ocena 4
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
Glede na odgovore lahko sklepamo, da podjetja dajejo največjo prednost dokumentaciji, ki se
ji bliža rok obdelave, torej dokumentaciji, ki je bolj nujna, zatorej oceni 3 in 4. Kar je tudi
logičen način obdelave dokumentov, saj so verjetno na teh dokumentih tudi bolj pomembni
podatki oziroma podatki, ki jih bo podjetje kmalu potrebovalo. Če primerjamo s prejšnjimi
odgovori, lahko rečemo, da so to podatki s področja financ in računovodstva. Ti imajo po
navadi tudi mesečne ali tedenske roke obdelave, kajti podatki z njih se uporabljajo v
vsakodnevnem poslovanju.
32
Podvprašanje 3: Prednost ima dokumentacija, ki je za podjetje najpomembnejša
Tabela 3.6: Najpomembnejša dokumentacija
Ocena 1 Ocena 2 Ocena 3 Ocena 4
1
2
7
12
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
Graf 3.6: Najpomembnejša dokumentacija
Najpomembnejša dokumentacija za podjetje
12
15
7
10
5
2
1
0
Ocena 1
Ocena 2
Ocena 3
Ocena 4
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
Zopet vidimo, da podjetja dajejo prednost tudi dokumentaciji, ki je za podjetje
najpomembnejša. Kar je podoben odgovor prejšnjemu. Seveda je dokumentacija, ki je
najpomembnejša, tista, ki vsebuje najbolj pomembne podatke in le-ti morajo biti čim prej
obdelani in shranjeni. Velikokrat so ti podatki potrebni tudi za nadaljnje poslovanje podjetja,
zato sta elektronizacija in zajem podatkov z njih zelo pomembna. Kadar so namreč podatki v
elektronski obliki, so lažje dostopni zaposlenim in različnim oddelkom, na katerih jih
potrebujejo, pa tudi splošna analiza stanja je enostavnejša.
Podvprašanje 4: Prednost ima dokumentacija, ki je ne potrebujete v papirnati obliki
Tabela 3.7: Dokumentacija, ki ni potrebna v papirnati obliki
Ocena 1 Ocena 2 Ocena 3 Ocena 4
10
10
1
1
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
33
Graf 3.7: Dokumentacija, ki ni potrebna v papirnati obliki
Dokumentacija, ki ni potrebna v papirni obliki
10
10
10
8
6
4
1
1
Ocena 3
Ocena 4
2
0
Ocena 1
Ocena 2
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
Vidimo lahko, da dokumentaciji, ki je podjetja ne potrebujejo v papirnati obliki, skorajda ne
dajejo prednosti. Kar lahko pomeni, da jo skenirajo takrat, ko ne skenirajo bolj nujnih
oziroma pomembnejših dokumentacij. Dejstvo, ali so nekateri dokumenti shranjeni le
elektronsko, za anketirana podjetja ni pomembno, saj jih tudi v primeru, da shranjevanje v
papirnati obliki ni potrebno, ne dajejo na prednostno listo za obdelavo in zajem podatkov z
njih.
Skupna analiza vseh podvprašanj
Tabela 3.8: Prednost dokumentacije pri skeniranju (ocene 1–4)
Ocena 1 Ocena 2 Ocena 3 Ocena 4
Količinsko največ
3
11
5
3
Bližji rok
1
1
9
11
Najpomembnejša za podjetje
1
2
7
12
Ni potrebna v papirnati obliki
10
10
1
1
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
34
Graf 3.8: Prednost dokumentacije pri skeniranju (ocene 1–4)
Prednost dokumentacije pri skeniranju (ocene 1–4)
14
Količinsko največ
12
Bližji rok
10
8
Najpomembnejša za
podjetje
6
Ni potrebna v papirnati
obliki
4
2
0
3 1 1 10
11 1 2 10
5 9 7 1
3 11 12 1
1
2
3
4
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
Pri skupni analizi vseh podvprašanj lahko opazimo, da imajo največjo prednost pri obdelavi in
zajemu podatkov z dokumentov pri slovenskih podjetjih ravno dokumenti, ki imajo najbližji
rok obdelave, in pa dokumentacija, ki je za podjetje najpomembnejša. Glede na to lahko tudi
sklepamo, da je pri podjetjih prisotno sprotno obdelovanje podatkov, saj so roki obdelave tisti,
ki narekujejo zaporedje skeniranja in zajema podatkov.
Povprečne ocene
Tabela 3.9: Povprečna ocena
Količinsko Bližji
Najpomembnejša Ni
največ
rok
za podjetje
papirnati obliki
2,36
3,36
3,36
1,68
Povprečna
ocena
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
35
potrebna
v
Graf 3.9: Povprečna ocena
Povprečna ocena
4
3,36
3,5
Količinsko največ
3,36
3
2,5
Bližji rok
2,36
2
1,68
1,5
1
0,5
Najpomembnejša za
podjetje
Ni potrebna v papirnati
obliki
0
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
Vidimo lahko, kot pri prejšnjem grafu, da podjetja največjo prednost dajejo dokumentacijam,
ki se jim bliža rok in ki so za podjetje ali organizacijo najpomembnejša. Pričakujemo lahko,
da so to finančni podatki, saj so pri njih vedno določeni roki. Ti roki pa so določeni s strani
države zaradi davka in s strani poslovnih partnerjev oziroma strank (poravnanje finančnih
dolžnosti). Seveda so finančni dokumenti tisti, ki vsebujejo največ podatkov za nadaljnjo
obdelavo in tudi za vpogled za nadaljnje poslovanje. Zato smemo sklepati, da so
najpomembnejši za podjetje ravno tisti dokumenti, ki imajo najbližje roke in so s področja
financ. Ne nazadnje je bistvo vsakega podjetja delati dobiček in večati zaslužek.
3.1.2 Metapodatki, ki se najpogosteje zajemajo
Skupine podatkov v elektronski obliki označimo kot metapodatke. Seveda nas je zanimalo,
kateri so podatki oziroma kakšne vrste podatkov so ti podatki, ki jih podjetja najbolj
potrebujejo in uporabljajo. S temi odgovori lahko ugotovimo, ali je naše predvidevanje
pravilno ali ne.
Vprašanje 9: Katere podatke s skeniranih dokumentov najpogosteje potrebujete v
vašem podjetju?
36
Tabela 3.10: Najpogosteje potrebni podatki z dokumentov
Številski podatki Besedni podatki
14
Datumski podatki
6
Drugo
1
1
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
Graf 3.10: Najpogosteje potrebni podatki z dokumentov
Najpogosteje potrebni podatki z dokumentov
14
15
6
10
1
5
1
0
Številski
podatki
Besedni
podatki
Datumski
podatki
Drugo
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
Od 22 sodelujočih podjetij jih 14 s skeniranih dokumentov najpogosteje potrebuje številske
podatke. Pri možnosti Drugo pa so z enega podjetja odgovorili »part numbers« (kombinacija
črk in številk, ki predstavlja kodo izdelka). Glede na prejšnje vprašanje je razvidno, da velika
večina najpogosteje potrebuje podatke s področja financ in računovodstva.
Torej so podatki, ki jih podjetja zajemajo z dokumentov, količine in nazivi izdelkov oziroma
storitev, cene le-teh, davčne obveznosti, roki dobave in plačil (datumi ali število dni), številke
predračunov, računov, dobavnic, prevzemnic, celotni zneski in podobno. To pa zato, ker so
vsi ti podatki potrebni za točno nadaljnje poslovanje. Če so podatki z računov vneseni v
elektronsko obliko, se lahko z njimi takoj posodobi stanje zaloge, posodobi se stanje
obveznosti in ne nazadnje tudi finančno stanje samega podjetja. Enako je tudi z roki. Ko so
vneseni v podatkovno bazo, lahko informacijski sistem sam opozarja na bližajočo zapadlost,
prav tako pa računovodstvu pokaže, da morajo za ta račun prijaviti davčno obveznost. Datum
prejema izdelka ali opravljene storitve pa pokaže, ali je neka stvar že končana ali še zmeraj
odprta. Skratka, ko so podatki zajeti in v elektronski obliki, so dostopni več oddelkom v
podjetju, to pa omogoča bolj tekoče poslovanje, s tem pa hitrejše opravljeno delo in manjše
stroške.
37
3.2
Hramba
Vse dokumente, papirnate ali elektronske, je potrebno nekje tudi shraniti. Papirnati dokumenti
so ponavadi v mapah, ločeni glede na področje oziroma kategorijo, kamor spadajo in v
arhivih, to je v prostorih, kjer hranijo vse papirnate dokumente (lahko s policami, predalniki,
omarami). Elektronski dokumenti pa so shranjeni v virtualnih arhivih. To pomeni, da so
shranjeni v elektronski podatkovni bazi, ki pa fizično ne zavzema več prostora kot en trdi
disk.
Zaradi te majhne zahteve po prostoru se velika večina podjetij tudi odloča za shranjevanje
dokumentov v elektronski obliki, ki ne le varčuje s prostorom, ampak omogoča tudi lažje
iskanje in lažji dostop do podatkov s teh dokumentov. To pa posledično pomeni tudi hitrejšo
obdelavo podatkov. Elektronsko shranjevanje dokumentov pomeni tudi elektronski dostop do
njih in podatkov z njih. In ker imamo danes tako razvito tehnologijo, ki nam omogoča
oddaljene dostope do naprav, imamo lahko enako omogočen tudi oddaljeni dostop do
podatkovnih baz in njihove vsebine. To pa pomeni široko možnost shranjevanja na različnih
lokacijah.
3.2.1 Kam vse danes podjetja shranjujejo skenirane/zajete dokumente (dokumentni
sistemi, oblak …)
Podjetja in organizacije svoje dokumente največkrat shranjujejo kar pri sebi, na osebnih
računalnikih ali strežnikih, kar nam je raziskava tudi potrdila. Na ta način občutijo varnost in
verjamejo v omejen dostop do svojih, mnogokrat zaupnih, dokumentov. In čeprav obstajajo
možnosti hrambe v oblaku, to je virtualne hrambe na samih računalnikih, še zmeraj prav
zaradi nezaupanja v varnost, te možnosti ne izkoriščajo v polni meri.
Največkrat se podjetja odločajo za osebne (podjetniške) podatkovne baze, ki jih imajo
shranjene na strežnikih. V njih so shranjeni tako celi dokumenti kot tudi podatki z le-teh.
Seveda pa do tega dokumentnega sistema dostopajo vsi zaposleni, ki imajo potrebo po
podatkih ali dokumentih, ki so shranjeni v njej. S tem, da je baza fizično v samih prostorih
podjetja, pa je tudi najbolj varna, vsaj v očeh vodilnih. Tu imajo lahko dostop vedno pod
nadzorom.
38
3.2.2 Zaupanje v hrambo v oblaku
Pri podatkovnih bazah, ki se nahajajo fizično pri drugih podjetjih in so za odjemalska podjetja
dostopne preko spleta, so to hrambe v oblaku, nad katerimi uporabniška podjetja nimajo
popolnega nadzora. To pomeni, da morajo zaupati ponudniku te storitve, da bo poskrbel za
varnost njihovih podatkov in na vsak način omejil dostop do njih, nadzoroval vsa dogajanja
znotraj baze in ne bo dostopal do samih dokumentov oziroma podatkov znotraj nje. Kadar so
dokumenti delikatni in visoko zaupne narave, je takšno zaupanje težko. Velikokrat je sama
prihodnost podjetja lahko odvisna od tega, ali so neki podatki varovani ali pa pridejo v
javnost.
Naše mnenje je, da danes še nismo pripravljeni na tako velika tveganja. Vsak mesec lahko
slišimo ali beremo, kako so nekaterim podjetjem ukradli uporabniška imena in gesla, podatke
o strankah, bankam tudi podatke o transakcijah in podobno. To je jasen znak, da podatki, ki so
na spletu, niso varni. Prav tako tudi podatki, do katerih lahko dostopamo preko spleta. Če
vzamemo za primer spletno bančništvo: dostop do poslovnega računa ima po navadi
računovodja. Ta ima shranjen identifikacijski ključ na svojem računalniku ali ključu. Za
dostop potrebuje tudi geslo. Le-to se lahko generira ob vsakem dostopu, lahko pa je vedno
enako. Tu je uporabnik le eden ali pa sta dva, odvisno od velikosti podjetja. Varnost dostopa
je dokaj varna in tudi izsledljiva.
Če pa vzamemo za primer podatkovno bazo z dokumenti in podatki, ki so v stalni uporabi in
do njih dostopa več sto zaposlenih vsakodnevno, imamo takrat uporabnikov skoraj toliko, kot
je zaposlenih, ki s podatki iz baze delajo. Za varnost je v tem primeru najboljše poskrbljeno,
kadar je dostop do podatkovne baze omogočen samo preko opreme, ki je fizično povezana na
bazo, torej je znotraj omrežja, ki je v samem podjetju. Takoj ko damo oddaljen dostop do
podatkov več kot desetim osebam, je varnost podatkov vprašljiva. Še posebej, kadar tega
dostopa ne nadzorujemo mi sami, ampak nekdo drug. Primerjamo lahko s tem: baza v oblaku
je kot stanovanjski blok. Ponudnik ima na strežniku več odjemalcev, za vsakega med njimi
ima posebej urejene pravice dostopa in shranjevanja. To je lepo urejeno. Vsak od odjemalcev
ima več ključev do nje. Dokler je dostop do podatkov opravljen pravilno in odklenjen s
ključem, ponudnik hrambe vidi kot varne. Zaradi velikega števila različnih uporabnikov se ne
more vedeti, ali so dostopali res samo tisti, ki imajo dovoljenje za to. Število uporabnikov z
39
njihove strani ni omejeno, omejijo jih podjetja sama. Le-ta pa nimajo popolnega nadzora do
dostopov in tudi ne do ažurnih informacij, do katerih podatkov se je kdaj dostopalo.
Zato je rezultat, ki ga je dalo naslednje vprašanje, popolnoma razumljiv:
Vprašanje 4: Kje se nahajajo vaši dokumentni sistemi oziroma lokacije za odlaganje
dokumentov?
Tabela 3.11: Lokacije za odlaganje dokumentov
V podjetju samem
17
Rešitev v oblaku
0
Eno in drugo
3
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
Graf 3.11: Lokacije za odlaganje dokumentov
Kje se nahajajo vaši dokumentni sistemi oz.
lokacije za odlaganje dokumentov?
20
17
15
10
3
5
0
0
V podjetju samem
Rešitev v oblaku
Eno in drugo
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
Na vprašanje so odgovarjali anketiranci, ki so predhodno odgovorili, da imajo dokumentni
sistem oziroma lokacijo za odlaganje dokumentov. Od vseh dvajsetih, ki dokumente
shranjujejo oziroma odlagajo, nihče ne uporablja izključno hrambe v oblaku. Kar je jasen
pokazatelj, da ni zaupanja v varnost. Vsaj ne v tej meri, da bi v oblak shranjevali delikatne
podatke. Seveda pa obstaja verjetnost, da se bo to v prihodnosti spremenilo. Tri od
anketiranih podjetij že uporabljajo kombinacijo lastnega dokumentnega sistema z rešitvijo v
40
oblaku. Verjetno delikatne podatke shranjujejo doma, za ostale pa uporabljajo rešitve v
oblaku. Seveda lahko rešitev v oblaku pomeni tudi podatkovna baza ali programska rešitev
poslovnega partnerja, ki ga uporabljajo oboji, je pa fizično pri poslovnih partnerjih.
3.3
Uporaba
Skenirane dokumente in zajete podatke z njih se uporablja za nadaljnje poslovanje podjetja.
Najbolj pogosto zajemani podatki, kot nam povejo rezultati analize, so številski podatki.
Nadaljnja uporaba teh podatkov je lahko v računovodstvu pri izdelavi bilance stanja, pri
vodilnih kadrih za izdelavo finančnega poročila in izdelave poslovnih načrtov, pri preverjanju
plačilnih obveznosti in nadzorom nad stroški in tudi pri spremljanju dobička. Uporabljajo se
podatki, kot so naslovi, imena, datumi, različne kode in valute. Pri elektronskem poslovanju je
sledenje spremembam in novostim lažje, saj se beleži tudi datum vnosa in zaporedje, sledi se
spremembam in dostopom v dokumentih. To nam najboljše omogočajo ERP-, CRM- in BPMprogramske rešitve, ki jih povežemo s podatkovnimi bazami, lahko pa so le-te že vgrajene
znotraj same rešitve.
Na slovenskem trgu je kar nekaj ponudnikov takih programskih rešitev. Med njimi so:

Intrix, CRM-rešitev, ki omogoča bolj tekočo komunikacijo pri projektih, zmanjša
porabo časa pri komunikaciji s strankami, poveča ažurnost in daje podporo vodilnim
kadrom,

SAP, podjetje, ki ponuja ERP, CRM in ostale informacijske rešitve; posebej pa imajo
razvito tudi rešitev za majhna in srednje velika podjetja, in sicer SAP SME, ki
omogoča enako upravljanje kot standardni paket, le v manjšem obsegu, možne pa so
nadgradnje (SME Software, 21. avgust 2014),

IRC je ERP-rešitev, ki zagotavlja povezanost s poslovnimi partnerji, dobavitelji in tudi
strankami njihov sistem pa pokriva vsa področja poslovanja nekega podjetja ali
organizacije,

Microsoft Dynamics je CRM, ki upravlja odnose s strankami in daje podporo vsem
tržnim in prodajnim poslovnim procesom; omogoča integracijo s poštnim programom
Microsoft Outlook, kar poenostavi posodabljanje poslovanja z rešitvijo (Adacta –
Microsoft Dynamics CRM, 19. avgust 2014),
41

CREA je BPM-rešitev, ki ponuja storitve pri analizi, optimizaciji in informatizaciji
poslovnih rešitev; ponujajo tudi prilagoditve rešitve potrebam posamezne organizacije
ali podjetja (CREA – BPM and E-Business Provider, 19. avgust 2014).
Vse te informacijske rešitve pa podjetjem, organizacijam in tudi posameznikom omogočajo
lažje poslovanje, lažjo sledljivost podatkom, večjo ažurnost, manjšo porabo časa in s tem tudi
manjšo porabo stroškov. Seveda pa informacijske rešitve ponujajo tudi nadzor in s tem tudi
varnost informacij.
3.3.1 Trenutna povezanost dokumentnih sistemov z drugimi programskimi rešitvami
Trenutno pri nas podjetja in organizacije ne zaupajo preveč dokumentnim sistemom v oblaku.
Še zmeraj svoje podatke in vredne informacije raje hranijo na sedežu podjetja. Se pa že
pojavljajo tudi taki, ki svoje podatkovne baze povezujejo z drugimi programski rešitvami, ki
niso znotraj podjetja, ampak do njih dostopajo preko spletnih povezav, oziroma se uporabljajo
rešitve v oblaku.
Glede na rezultate analize vprašalnika, ki so ga izpolnjevala slovenska podjetja, lahko
brezskrbno potrdimo predvidevanje, da slovenska podjetja še niso pripravljena na popolnoma
virtualno hrambo podatkov, ki ni fizično prisotna pri njih. Ker pa imamo tudi odgovore, da
imajo nekateri podjetja povezane dokumentne sisteme z drugimi, ki so v oblaku, lahko
sklepamo, da uporabljajo tudi kakšne druge informacijske rešitve, ki so prav tako v oblaku.
Najbolj pogosto je to verjetno pri poslovanju s poslovnimi partnerji in njihovimi
informacijskimi sistemi. Iz izkušenj vemo, da hočeta oba poslovna partnerja vedeti, kakšen je
dnevni izkupiček (lahko tudi tedenski in mesečni), tako oba poslovna partnerja sproti vnašata
podatke v isti informacijski sistem. Eden od njiju pa zagotovo do njega dostopa preko spleta.
Za tega je taka programska rešitev v oblaku. Trgovine pogosto uporabljajo povezave z
rešitvami v oblaku, povezava blagajne s podatkovno bazo poteka preko spletne povezave (to
velja za trgovske verige, ki imajo veliko trgovin na različnih lokacijah). Spet njihovi poslovni
partnerji lahko zalogo prav tako spremljajo preko spletne povezave. Poslovanje v oblaku
obstaja že kar nekaj časa, le da se podjetja tega ne zavedajo.
42
Poslovno-informacijske rešitve pa so tudi računovodski programi, ki si jih ni potrebno
nameščati na osebne računalnike, ampak se jih uporablja kar v spletni različici. Enako je tudi
s ponudniki spletne pošte, kot so na primer Gmail, Yahoo, Hotmail in podobni. Vsi lahko
uporabljamo informacijsko rešitev, ki pa je dejansko nimamo. Prav tako so tudi vsi naši stiki,
pošta in ostali podatki shranjeni nekje drugje, v oblaku, mi pa ne vemo, kje se fizično
nahajajo.
Enako je z Dropboxom in Google Driveom. Na njih nalagamo različne dokumente, podatke,
slike in obrazce, pa vendar zaupamo, da je vse to pri njih varno. Kljub temu, da je dejansko to
storitev v oblaku. Enako je s spletnimi koledarji, to so rešitve, ki so v oblaku. Če omenimo še
spletna družbena omrežja, kot so Facebook, MySpace, Twitter, Instagram, na vseh objavljamo
podatke, slike in podobno, vendar verjamemo, da jih bodo videli samo ljudje, za katere tudi
hočemo, da jih. Večina ljudi pa pozablja, da je vse to shranjeno na strežnikih na tisoče
kilometrov daleč in te storitve uporabljamo v oblaku.
Uporaba rešitev v oblaku je prihodnost, ki se ji ne bo izognilo nobeno podjetje ali
organizacija. Po vsej verjetnosti že sedaj uporabljajo nekatere storitve v oblaku in se tega
sploh ne zavedajo. Pot do popolnega poslovanja v oblaku pa ne bo enostavna. Predvsem
zaradi nezaupanja v varnost.
Pojavilo se je vprašanje, ali tudi slovenska podjetja in organizacije poslujejo z več
informacijskimi sistemi, tako kot velike tuje korporacije. Da bi dobili to informacijo, smo
postavili sledeče vprašanje:
Vprašanje 13: Ali je vaš informacijski sistem (IS) povezan s še kakšnim informacijskim
sistemom?
Tabela 3.12: Povezava IS z drugim IS
Da
Ne
14
8
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
43
Graf 3.12: Povezava IS z drugim IS
IS podjetja je povezan s še kakšnim IS
14
15
8
10
5
0
Da
Ne
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
Pri odgovorih smo pričakovali manj ali skoraj nič takih, ki ne uporabljajo več med seboj
povezanih informacijskih rešitev. Iz analize odgovorov lahko vidimo, da imata dve tretjini
podjetij povezan IS. To lahko pomeni, da imajo med seboj povezanih več informacijskih
sistemov znotraj podjetja, lahko pa imajo svoj IS povezan s kakšnim zunanjim IS. Cela
tretjina pa uporablja samo eno informacijsko rešitev. Kar je presenetljivo. Še posebej zaradi
tega, ker imajo največkrat podjetja več informacijskih rešitev, tako da imajo enega za
elektronsko pošto, enega pa za dokumente.
Novo vprašanje, ki se pojavlja, je, ali mogoče majhna in srednje velika podjetja niti ne
potrebujejo več poslovno-informacijskih rešitev, ker nimajo tako zahtevnih poslovnih
procesov, ali pa raje uporabljajo brezplačne rešitve in kupijo samo tisto, kar res potrebujejo.
Odgovor na to nam lahko nakaže ponudba domene pri Gmailu. Namreč, če je neko podjetje
želelo personaliziran Gmailov elektronski naslov, je le-to lahko dobilo brezplačno. Danes je
že plačljivo (za vsak naslov na poljubno domeno je cena 50 $ na leto (Simple & Flexible
Pricing Plans – Google Apps for Business, 19. avgust 2014)). Če pa se podjetja odločijo za
končno domeno Gmail, pa imajo še zmeraj vse, kar Gmail ponuja brezplačno. Takih
ponudnikov je več. Ker pa veliko podjetij uporablja za elektronsko pošto Microsoft Outlook,
je logično, da se jih dosti odloči tudi za Microsoftov strežnik z že vgrajeno možnostjo
Aktivnega imenika, ki omogoča nadzor nad uporabniškimi računi.
44
Kljub temu da obstaja veliko ponudnikov poslovno-informacijskih sistemov, je logično
sklepanje, da se bodo majhna in srednje velika podjetja in organizacije odločile za čim cenejše
in tudi brezplačne možnosti.
Odgovor na to dilemo smo dobili pri Vprašanju 1:
Vprašanje 1: Katere poslovno-informacijske rešitve uporabljate?
Tabela 3.13: Uporabljane poslovno-informacijske rešitve
ERP
14
CRM
8
BI
9
BPM
3
DMS
13
Ostalo
2
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
Graf 3.13: Uporabljane poslovno-informacijske rešitve
Katere poslovno-informacijske rešitve
uporabljate?
14
13
14
12
10
8
9
8
6
3
4
2
2
0
ERP
CRM
BI
BPM
DMS
Ostalo
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
Odgovori so bili pričakovani. Vprašanje je imelo možnosti oznake več odgovorov, zato smo
lahko dobili informacije o tem, katere poslovno-informacijske rešitve slovenska podjetja
največ povezujejo. Večina podjetij uporablja ERP-poslovno-informacijsko rešitev v
kombinaciji s še kakšno. Največ kombinacij je bilo ravno med ERP in CRM ter ERP- in
DMS-rešitvami.
45
Če odgovore na to vprašanje povežemo s prejšnjim vprašanjem, lahko vidimo, da tistih 14
podjetij, ki uporablja več poslovno-informacijskih rešitev, najverjetneje uporablja ERP- ali
DMS-sisteme, nekateri pa tudi oboje.
3.3.2 Zagotavljanje varnosti pri uporabi/dostopu do dokumentov (predvsem je tukaj
delikaten dostop do dokumentov v oblaku)
Ne glede na to, kakšne poslovno-informacijske rešitve podjetja ali organizacije uporabljajo, je
vsem v interesu, da so njihovi podatki in dokumenti varni. To pomeni, da so vsi zaupni
podatki skrivni in da do njih ne more dostopati kdorkoli. To se najlažje uvede s pomočjo
uvedbe uporabniških imen in gesel in pa z določanjem uporabniških pravic. Seveda niso
odveč tudi kakšne druge zaščitne metode.
Kako je v slovenskih podjetjih poskrbljeno za varnost, nam je prikazala analiza odgovorov na
vprašanje:
Vprašanje 12: Ali imajo vsi zaposleni dostop do vseh dokumentov, ali je pravica do
vpogleda v dokumente uporabniško omejena?
Tabela 3.14: Dostop do dokumentov
Dostop do dokumentov Dostop do dokumentov
je omejen
ni omejen
20
2
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
46
Graf 3.14: Dostop do dokumentov
Dostop do dokumentov je odvisen od
delovnega mesta
20
20
15
10
2
5
0
Ne
Da
Vir: Novosel, lastna raziskava (2014)
Glede na te odgovore vidimo, da ima večina podjetij omejen vpogled do podatkov, ki pa je
odvisen od delovnega mesta. Po tem lahko sklepamo, da imajo dobro varovane podatke, do
katerih lahko dostopajo samo zaposleni, ki pa se jim lahko zaradi uporabe uporabniškega
imena in gesla beleži vsak dostop do podatkov. S tem se zagotavlja sledljivost dostopa do
informacij, vsak uporabnik pa je tudi odgovoren, da njegovo uporabniško ime in geslo ne
prideta v napačne roke. Torej lahko rečemo, da je za varnost v večini podjetij poskrbljeno.
Omejenega dostopa nimata le podjetji, ki nimata dokumentnega sistema.
Vendar uporaba uporabniških omejitev ni edini način zaščite. Velikokrat se podjetja odločijo
le za notranjo povezavo do podatkovne baze, in sicer preko intraneta. To pomeni, da je dostop
do podatkov in dokumentov možen le, kadar je naprava, preko katere do njih dostopamo
fizično, v podjetju in povezana na notranjo mrežo podjetja ali organizacije. Na ta način je
onemogočen oddaljeni dostop do podatkov in dokumentov, s tem pa so tudi preprečeni
neželeni vdori in kraje informacij.
Pri uporabi poslovno-informacijskih rešitev v oblaku je ta notranja zaščita nemogoča.
Zanašati se je potrebno na poslovnega partnerja, ki nam to rešitev ponuja, da je za varnost
naših podatkov in dokumentov dobro poskrbel. Tu je pomembno, da dostop do njih ni
omogočen samo z uporabniškim imenom in geslom, ampak tudi s kakšnim varovalnim
ključem, kot je to urejeno pri spletnem bančništvu.
47
Priča smo bili medsebojnim komunikacijam med zaposlenimi v podjetjih, ki so prišle v
javnost, to pa je podjetjem škodilo. Izgubili so na ugledu, zaupanju, to je vplivalo na samo
poslovanje teh podjetij in organizacij. Ravno iz teh razlogov je potrebno pri vsakršnem
poslovanju v oblaku posebno pozornost nameniti varnosti in predvsem nadzoru dostopa.
Uporaba elektronske pošte pri drugih ponudnikih je eden prvih načinov uporabe storitev v
oblaku.
4. PRIČAKOVANJA GLEDE ZAJEMA, HRAMBE IN UPORABE V
PRIHODNOSTI
V prihodnosti lahko pričakujemo, da bosta hramba in tudi samo poslovanje podjetij in
organizacij potekali v oblaku. Enako bo tudi z zajemom papirnatih dokumentov v primerih,
ko se le-tem ne bo dalo izogniti. Kajti pričakujemo lahko, da se bo poslovanje v vse večji meri
preselilo v elektronsko obliko in opustilo papirnate dokumente in komunikacijo.
Današnje stanje v podjetjih in organizacijah je mnogo naprednejše in drugačno, kot je bilo
pred dvajsetimi leti. Takrat je celotno poslovanje temeljilo na papirnatih dokumentih.
Komuniciralo se je s pomočjo papirnatih dokumentov (faksi, pošte …) in preko telefona.
Medsebojna komunikacija je bila dolgotrajnejša, samo delo pa je bilo opravljeno počasneje in
tudi dražje, kot je to danes. Za neko delo so potrebovali več delovne sile, kot je potrebujejo
danes. Včasih so v podjetjih potrebovali kurirje, ki so med oddelki raznašali različne
dokumente in sporočila, danes se vse to opravi preko elektronske pošte ali pa kar preko
podatkovnih baz. Kajti dokument, shranjen v podatkovni bazi, je dostopen vsem oddelkom v
podjetju ali organizaciji, ki ga potrebujejo. Enako je s posameznimi podatki v bazah.
Vendar čas in denar nista edina vzroka za postopni prehod v elektronsko poslovanje v celoti.
Vse večji vpliv na poslovanje ima tud okoljevarstvo. Ni več pomembno samo to, da podjetje
dobro posluje, pomembno je tudi, na kakšen način posluje, in sicer, da je to družbeno moralno
in neškodljivo za človeka ali naravo.
48
4.1
Zeleno poslovanje
Danes smo tako potrošniki kot tudi državne službe in mednarodne organizacije osredotočeni
na ohranjanje narave. Bolj kot smo ljudje izobraženi, tem bolj se zavedamo, da je vse, kar je
škodljivo našemu planetu, škodljivo tudi nam samim.
V industriji in tudi storitvenih dejavnostih je v veljavi ISO-standard 14001, ki je mednarodne
veljave na področju ravnanja z okoljem. Cilj tega standarda je ohranjanje narave in dobrih
življenjskih pogojev mlajšim generacijam. Poudarek je na čim učinkovitejši rabi resursov in
čim manjšemu onesnaževanju okolja. Vpliv na okolje pa ima tudi poslovanje s papirnatimi
dokumenti. Za vsako tono papirja se porabi približno 24 dreves. Drevesa pa nam dajejo kisik,
pomagajo pri zadrževanju zemlje (plazovi) in tudi čistijo zrak. Torej vodi več elektronskega
poslovanja in manj papirnatega v bolj zeleno poslovanje. Če se porabi manj papirja, se
posledično manj papirja tudi proizvede, kar zopet pomeni manj onesnaževanja, ki ga naredi
papirna industrija (ISO 14001, 24. avgust 2014; Conservatree, 24. avgust 2014).
4.2
Priložnosti za zajem v prihodnosti
Čeprav podjetja danes že skenirajo različne vrste dokumentacije, nas zanima, katere
dokumente poleg obstoječih bi podjetja še skenirala v prihodnosti. Glede na današnje potrebe
po skeniranju in elektronizaciji podatkov, lahko sklepamo, da bo v prihodnosti vsa
dokumentacija v elektronski obliki. Največ potenciala za zajem v prihodnosti imajo
dokumenti z navodili. Dokumentacija, ki vsebuje številske podatke, kot so zneski, datumi,
davki in podobno, že ima najpomembnejše mesto v vrsti za zajem podatkov. V bodoče lahko
pričakujemo, da bodo zajeti vse bolj besedni podatki, kot so vsebine pogodb, podatki o
poslovnih partnerjih in strankah, podatki o uporabi naprav in programov in podobno.
Iz ankete smo dobili podatke, da podjetja prednost dajejo dokumentaciji s področja financ in
računovodstva, najmanj pa s področja vzdrževanja. Torej je še zmeraj odprta možnost za
zajem podatkov ravno s tega področja, ki trenutno skorajda ni pomembno. Če se podjetjem
zajem podatkov s te vrste dokumentacije predstavi kot pametna rešitev, je velika možnost, da
se bodo za njo tudi odločili. S tem bodo tako podjetja kot organizacije pridobila na prostoru,
ki ga trenutno uporabljajo za shranjevanje vse dokumentacije te vrste in pa tudi na času, ki ga
zaposleni porabijo ob iskanju vseh teh dokumentov.
49
Velika tržna niša pa se pojavlja tudi pri zajemu slik in raznih načrtov. Še posebej pri takih, ki
so v večjem formatu, kot je A2. Za take dokumente so potrebne večje naprave za zajem, te so
seveda tudi dosti dražje kot standardne. Nestandardne pa so tudi naprave, ki omogočajo zajem
zelo starih dokumentov in spisov, takih, ki so zgodovinsko pomembni. Pri njih je zelo
pomembno pazljivo ravnanje, ker so občutljivi tako na dotik kot tudi na svetlobo. Tak zajem
dokumentov bi še posebej prav prišel muzejem in knjižnicam, ki imajo veliko stare, vendar
pomembne dokumentacije. Na ta način bi ljudje lahko dokumente videli, originali pa bi bili
shranjeni na varnih, v za njih primernih okoljih.
4.3
Pričakovanja glede hrambe v prihodnosti
Glede pričakovanj o hrambi v prihodnosti nas zanima predvsem, ali bo prevladovala lastna ali
zunanja hramba. Podjetja danes po večini uporabljajo v poslovanju različne poslovno-informacijske sisteme, kot so ERP, CRM, BI, BPM in podobno. Vsem tem sistemom pa je
skupno, da uporabljajo podatkovne baze. To pomeni, da so podatki, do katerih se preko njih
dostopa, v elektronski obliki. Zaposleni ob poizvedbi po podatkih ali dokumentih ne
sprašujejo, kje so le-ti shranjeni, njih zanima samo čim hitrejši in enostavnejši dostop do
podatkov. Iz tega sledi, da lokacija shranjenih dokumentov ni pomembna, pomemben je le
dostop.
S sigurnostjo lahko rečemo, da bo hramba v prihodnosti v večji meri v oblaku, to se pravi na
lokaciji, ki je zunaj delovnega mesta oziroma poslovne stavbe. Logično pričakovanje je, da se
bo hramba, tako kot so se nekatera področja dela, ločila na samostojno ponudbo. Danes
imamo čistilne servise, ki jih podjetja najemajo, da ne potrebujejo lastnih čistilk. Enako je s
programerji. Zakaj bi podjetje imelo stalno zaposleno osebo, čigar usluge potrebujejo le
občasno? Tako kot se najemajo podjetja za druga področja, lahko sklepamo, da se bo zgodilo
tudi s hrambo.
To ne pomeni, da podjetja ne bodo podatkov in dokumentov potrebovala na dnevni bazi, gre
za to, da jim v primeru uporabe uslug hrambe partnerskega podjetja ne bo potrebno skrbeti za
vzdrževanje in varnost le-te. To predstavlja zmanjšanje stroškov že na mesečni bazi, ker ne bo
potrebno imeti vzdrževalcev baze, pa tudi poslovni prostor se sprosti. V desetih letih lahko
pričakujemo, da bosta hramba in zajem podatkov potekala v oblaku v taki meri, kot je danes
poslovanje z računalniki. To lahko sklepamo po tem, koliko časa je potrebno, da se neka nova
50
tehnologija pri miselnosti ljudi sprejme in tudi v praksi uporabi. Na primer, poslovno-informacijski sistem ERP so prvič javnosti predstavili leta 1994 (Misic, 2009, str. 4). Ker pa se
trendi v tehnologiji vse hitreje sprejemajo, je desetletno predvidevanje mogoče tudi predolgo.
4.4
Potrebe podjetij po integracijah v bodoče
Pojavlja se vprašanje ali bodo podjetja v prihodnosti povezovala svoje poslovno-informacijske rešitve z dodatnimi dokumentnimi sistemi in oblaki. Analiza anketnega
vprašalnika nam je pokazala, da podjetja kljub trenutnim povezavam v bodoče pričakujejo
dodatne povezave in integracije s poslovno-informacijskimi rešitvami in podatkovnimi
bazami. Torej tudi po povezavah v oblaku. Ker je na našem trgu veliko ponudnikov za zajem
dokumentov in podatkov, lahko sklepamo, da se bodo podjetja, poleg najemanja uslug
zajema, odločala tudi za hrambo pri njih. Seveda bodo do dokumentov dostopala oddaljeno,
torej preko spletnih povezav.
Mogoče pa je tudi, da bodo podjetja najemala poslovno-informacijske rešitve v oblaku. To
pomeni, da jih ne bodo namestili na svoje naprave, ampak bodo programe za zajem ali pa tudi
za upravljanje s podatki, uporabljali preko spleta. Na ta način zopet podjetja in organizacije
same ne rabijo skrbeti za samo delovanje in posodabljanje sistema, ampak plačajo le za
njegovo uporabo.
To pa pomeni, da bodo podjetja lahko hitreje menjala poslovno-informacijske sisteme, s tem
pa tudi poslovne partnerje, kadar z njimi ne bodo zadovoljna. Najbolj bo na odločitve vplivala
predvsem varnost podatkov, ki je za vsako podjetje, organizacijo in tudi posameznika
najpomembnejša.
4.5
Pričakovana cena produkta za »lasten zajem« (podjetje samo izvaja skeniranje in
vnos metapodatkov)
Podjetja, ki bodo sama izvajala skeniranje in vnos metapodatkov, bodo imela, kot kaže trend,
na voljo za izbiranje več različnih produktov. Za poslovanje s tujimi poslovno-informacijskimi rešitvami bo plačilo drugačno od tega, ki se ga plača ob nakupu programske
opreme in njene namestitve v samem podjetju. Cena bo namreč odvisna od količinske porabe,
zahtev in potreb samega podjetja. Predvidevamo lahko, da bo dražje, kot je letni nakup
51
oziroma podaljšanje uporabe nekega sistem, vendar cenejše, kot je zaposlitev delavcev, ki za
tak sistem skrbijo.
Nikakor pa se poslovanje v oblaku ne bo izplačalo podjetjem, ki bodo uporabljali tako storitve
v oblaku kot tudi imeli svoje sisteme za zajem dokumentov in podatkov. Enako velja tudi za
tista, ki bodo uporabljala nameščene poslovno-informacijske sisteme in le-te v oblaku.
5. CILJI IN VPRAŠANJA RAZISKAVE
Cilji raziskave te diplomske naloge so bili spoznati potrebe manjših in srednje velikih podjetij
na področju zajema dokumentov in za njih relevantnih metapodatkov z njih, napovedati,
kakšne sisteme bi v bodoče hoteli uporabljati, spoznati, v kolikšni meri so njihovi sistemi
povezani z zunanjimi, kakšna je varnost podatkov in kako so metapodatki dostopni sistemom,
ki jih uporabljajo (kako jih obdelujejo).
Vprašanja, ki so bila vodilo celotne diplomske naloge in odgovori nanje, so:
1. Katero vrsto poslovne dokumentacije podjetja najpogosteje skenirajo?
Na to vprašanje smo dobili več odgovorov, vsi pa so kazali v smer dokumentacije s
področja financ in računovodstva. Kar je logično, in smo tudi pričakovali. Bistvo vsakega
podjetja je namreč ustvarjanje dobička in najpomembnejši podatki so prav podatki, ki
kažejo denarne tokove.
2. Kateri metapodatki se najpogosteje zajemajo?
Tudi pri tem vprašanju smo iz več odgovorov lahko sklepali, da so najpogosteje zajemani
podatki prav številski, in sicer s področja financ in računovodstva. Torej cene, zneski,
davki, prilivi, odlivi in podobno.
3. Katere poslovne dokumentacije je po obsegu v podjetjih največ?
Tudi tukaj je spet odgovor dokumentacija s področja financ in računovodstva, sledili pa
sta še dokumentacija iz skupin razvoja in izvedbe ter splošna in kadrovska
dokumentacija.
4. Kateri dokumentaciji dajejo podjetja prednost pri skeniranju? Tisti, ki predstavlja
prostorsko breme, ali tisti, ki jo je potrebno čim hitreje obdelati?
52
Slovenska podjetja dajejo prednost pri zajemu dokumentaciji, ki se ji bližajo roki
obdelave, in pa dokumentaciji, ki je za podjetje najpomembnejša.
5. Kateri so tisti dokumenti, zaradi katerih se podjetja odločajo za povezovanje poslovno-informacijskih rešitev (npr. ERP, CRM ipd.) z dokumentnimi sistemi?
Glede na odgovore na vsa vprašanja lahko sklepamo, da se podjetja za povezovanje z
različnimi informacijskimi sistemi odločajo predvsem zaradi podatkov o kupnih navadah
kupcev in zaradi zahtevnih dokumentov, čigar podatke nujno potrebujejo za nadaljnje
poslovanje, to je številskih podatkov. Sem sodijo cene, količine in podobno.
6. Ali uporabniki lahko neposredno dostopajo iz ERP, CRM in drugih podobnih rešitev do
slik dokumentov?
Tista podjetja, ki imajo integrirane poslovno-informacijske rešitve in podatkovne baze,
omogočajo povezavo med le-temi. Dostop pa je seveda omejen z uporabniškimi
pravicami.
7. Kako so danes dokumentni sistemi v slovenskih podjetjih povezani s poslovno-informacijskimi rešitvami? Katere tehnologije najpogosteje srečamo pri tovrstnem
povezovanju?
Za enkrat pri nas še zmeraj prevladujejo poslovno-informacijske rešitve, kot sta ERP in
CRM, in njihova povezava s podatkovnimi bazami. Zadnje čase ima zelo dober
marketing v Sloveniji tudi SAP-sistem, ki se vse bolj širi tudi med naša podjetja (Vir:
Različni razpisi za prosta delovna mesta, ki zahtevajo znanje SAP).
8. Kakšno možnosti povezovanja srečamo na najbolj uveljavljenih produktih na trgu (med
ERP, CRM, BPM ipd.)?
Največ povezav med poslovno-informacijskimi rešitvami je ravno med ERP in CRM in
pa s podatkovno bazo oziroma kar sistemom DMS. Kar tudi zajema vsa področja
poslovanja v nekem podjetju in s tem podjetje tudi optimizira svoje poslovanje.
9. Katere tehnologije se uporabljajo za zagotavljanje varnosti pri povezovanju dokumentnih
sistemov s poslovno-informacijskimi rešitvami (še posebej pri povezovanju z zunanjimi
izvajalci ter hrambo v oblaku)?
Največje zagotavljanje varnosti zagotovo še zmeraj predstavljajo uporabniške pravice,
pogojene z delovnim mestom in uporabniškim imenom in geslom. Na ta način ne more
kdorkoli prosto dostopati do vsebin podatkovne baze, ampak je vsak dostop evidentiran
in preverjen.
10. Katere so možnosti obdelave podatkov (ko imamo metapodatke)?
53
Metapodatke lahko uporabimo v nadaljnjem poslovanju v drugih dokumentih, v
izračunih, lahko jih združujemo v tabele, delamo statistike in podobno. Ko so podatki z
dokumentov enkrat zajeti, se jih lahko uporablja na vse načine, ki so potrebni oziroma
možni.
11. V kakšni meri podjetja uporabljajo storitve v oblaku oz. zunanje shrambe podatkov?
Trenutno slovenska podjetja storitve hrambe v oblaku ne uporabljajo veliko. Od 22
izprašanih jih samo trije uporabljajo te vrste rešitev, vendar v kombinaciji z lastno
podatkovno bazo.
12. V katere produkte shranjujete digitalizirane dokumente (kje slike in kje metapodatke)?
Podjetja tako slike dokumentov kot metapodatke z njih shranjujejo v podatkovnih
bazah. Na ta način so oboji dostopni preko poslovno-informacijskih rešitev, kadarkoli je
to potrebno. S tem pa si tudi zagotovijo hitrejši dostop do njih.
6. ZAKLJUČEK
Poslovanje je v današnjem času zahtevno in mnogo naprednejše kot kadarkoli prej. Vse bolj
se uporablja tehnologija, ki ni prisotna samo v proizvodnji, ampak tudi pri pisarniškem delu.
Vodstvo se vse bolj zanaša na poslovno-informacijske rešitve, ki naj bi jim omogočale
vpogled v produktivnost delavcev in tudi dale napovedi za prihodnja stanja. Zadnje čase je
poudarek na digitalizaciji dokumentov in podatkov, kar omogoča še hitrejše poslovanje.
Vendar vsi podatki niso pomembni, potrebno je izločiti tiste, ki bodo podjetju koristili v
nadaljnjem poslovanju. Raziskava uporabe poslovno-informacijskih rešitev majhnih in
srednje velikih podjetij v Sloveniji je dala rezultate, ki so primerljivi s podatki svetovnih
podjetij.
Pregled trga je pokazal veliko raznolikost ponudnikov različnih poslovno-informacijskih
storitev pa tudi storitev samih. So si pa vse storitve med seboj podobne. Vsaka storitev je
namreč povezana s podatkovno bazo in iz nje vleče podatke, ki so za podjetje pomembni.
Tako CRM, ERP, BPM, DMS in ostale rešitve podjetjem omogočajo hitrejše delo. Odgovori
anketnega vprašalnika so bili pričakovani. V analizi le-teh smo potrdili podane hipoteze in
54
tudi dobili informacije, kaj bi podjetja še lahko potrebovala poleg storitev, ki jih že imajo. Čas
in cena sta največja faktorja vsakega podjetja.
Slovenska podjetja, tako kot tuja, uporabljajo elektronsko poslovanje in sledijo modi oziroma
toku razvoja tehnologije. Uporabljajo jo sebi v prid. Pomemben podatek je, da se ogromno
dokumentov digitalizira in podatke z njih zajema ter hrani v podatkovne baze, od koder se
nato le-ti nadalje uporabljajo. To omogočajo razne programske opreme, ki vsebujejo OCR-inteligenco in seveda poslovno-informacijske rešitve, ki s temi podatki razpolagajo, jih
nadzorujejo in tudi omogočajo lažji in hitrejši dostop zaposlenih do njih. Posledično se je
zmanjšalo obdobje iskanja podatkov in tudi sama cena dela. Ker pa so podjetja v prvi vrsti
najprej poslovno naravnana, torej je njihov namen dobiček, je popolnoma pričakovano, da so
najpomembnejši podatki ravno s področja financ. Zaščita teh podatkov pa je zelo pomembna,
zato tudi ni nenavadno, da je za varnost le-teh dobro poskrbljeno. Njihova varnost in
nezaupanje v varnost spleta pa je posledica tako majhne uporabe e-hrambe podjetij.
Raziskava nam je pokazala, da je ponujanje poslovno-informacijskih storitev v Sloveniji zelo
dobra panoga, vsako podjetje se v času razvoja odloči za neko vrsto rešitve. Še zmeraj ostaja
velika tržna možnost pri rešitvi, katere aplikacija bi zajemala oziroma povezovala vse
uporabljene rešitve v nekem podjetju in na ta način še bolj skrajšala čas dela. Prav tako
obstaja odprta tudi širitev področja elektronske hrambe in zajema, ki je, kot kaže, pri nas šele
v povojih. Torej je, ne glede na razvitost in raznolikost ponudbe na trgu, še zmeraj prostora za
nove rešitve in storitve, še posebej v oblaku.
55
7. LITERATURA IN VIRI
1. ABBYY FlexiCapture. Dostopno prek: http://www.abbyy.com/flexicapture/ functionality/ (19. 8. 2014).
2. ADACTA – Microsoft Dynamics CRM. Dostopno prek: http://www.adacta.si/ microsoft-dynamics/dynamics-crm (19. 8. 2014).
3. BEAL, VANGIE. What is Business Intelligence (BI). Dostopno prek:
http://www.webopedia.com/TERM/B/Business_Intelligence.html (27. 8. 2014).
4. BEAL, VANGIE. What is Customer Relationship Management CRM? Dostopno prek:
http://www.webopedia.com/TERM/C/CRM.html (6. 7. 2014).
5. BPM-Life_Cycle.gif. Dostopno prek: http://i.cmpnet.com/intelligententerprise/ images/0705/-BPM-Life-Cycle.gif (27. 8. 2014).
6. Business intelligence. Dostopno prek: http://en.wikipedia.org/wiki/ Business_intelligence (28. 8. 2014).
7. Business Process Management 101: The Basics of BPM and How to Choose the Right
Suite – InformationWeek. Dostopno prek: http://www.informationweek.com /software/information-management/business-process-management-101-the-basics-ofbpm-and-how-to-choose-the-right-suite/d/d-id/1054845?page_number=2 (27. 8.
2014).
8. CENTER VLADE REPUBLIKE SLOVENIJE ZA INFORMATIKO. Klasifikacijski
načrt. Dostopno prek: http://www.gov.si/cvi/slo/sris/projekti/spis/ klasifikacijski_nacrt.htm (1. 8. 2014).
9. CIK Trebnje (2014) Knjigovodski tečaj.
10. Comparison of optical character recognition software. Dostopno prek:
http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_optical_character_recognition_software
(20. 8. 2014).
11. CONSERVATREE. Dostopno prek: http://conservatree.org/learn/EnviroIssues/ TreeStats.shtml (24. 8. 2014).
12. CREA - BPM and E-Business Provider. Dostopno prek: http://www.crea.si/ WWW/Pages/Ultimus/BPM.aspx (19. 8. 2014).
13. Different types of Documents Produced in a Business Environment. Dostopno prek:
http://livingsta.hubpages.com/hub/Produce-Documents-in-a-Business-
56
Environment-OCR-NVQ-Level-3-Diploma-in-Business-and-Administration (10. 8.
2014).
14. DOBROVOLJC, ANDREJ (2004) Klasifikacijski načrt za gospodarstvo – standardni
del.
15. DOBROVOLJC, ANDREJ (2012) Osnove dokumentnih sistemov. Študijsko gradivo.
Novo mesto: Fakulteta za informacijske študije.
16. Document management system. Dostopno prek: http://en.wikipedia.org/wiki/ Document_management_system (28. 8. 2014).
17. Documents Import export. Dostopno prek: http://en.reingex.com/Documents-ImportExport.shtml (14. 8. 2014).
18. Enterprise resource planning. Dostopno prek: http://en.wikipedia.org/wiki/ Enterprise_resource_planning (5. 7. 2014).
19. Hramba dokumentov v podjetju. Dostopno prek: http://www.mojaracunovodkinja.si/novice/84-hramba-dokumentov-v-podjetju (3. 8. 2014).
20. ISO 14001. Dostopno prek: http://sl.wikipedia.org/wiki/ISO_14001 (24. 8. 2014).
21. MAYOR, GRAHAM. Extract data from forms. Dostopno prek:
http://www.gmayor.com/ExtractDataFromForms.htm (19. 8. 2014).
22. Metadata. Dostopno prek: http://en.wikipedia.org/wiki/Metadata (29. 8. 2014).
23. MISIC, DRAGAN (2009) Planiranje poslovnih resursa (ERP). Dostopno prek:
www.masfak.ni.ac.rs/uploads/articles/www2_1._erp.pdf (23. 8. 2014).
24. Okvirni klasifikacijski načrt z določenimi minimalnimi roki hranjenja zadev. Uradni
list Republike Slovenije 81/2005, Uredbeni del. Dostopno prek: http://www.uradnilist.si/files/RS_-2005-081-03571-OB~P001-0000.PDF#!/pdf (1. 8. 2014).
25. SHIPLEY, RENE. OCR Software Review. Dostopno prek: http://ocr-softwarereview.toptenreviews.com/ (1. 8. 2014).
26. SIMPLE & FLEXIBLE PRICING PLANS – GOOGLE APPS FOR BUSINESS.
Dostopno prek: http://www.google.com/enterprise/apps/business/pricing.html (19. 8.
2014).
27. SME Software. Dostopno prek: https://www.sap.com/slovenia/solution/sme.html (21.
8. 2014).
28. The flow of financial documents used in a business purchase. Dostopno prek:
http://businesscasestudies.co.uk/business-theory/finance/the-flow-of-financialdocuments-used-in-a-business-purchase.html#axzz38yuj75Kf (1. 8. 2014).
57
29. TINGUM, JANICE. 5 Types of Business Documents. Dostopno prek:
http://smallbusiness.chron.com/5-types-business-documents-22842.html (13. 8. 2014).
30. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA-NPB1).
Uradni
list
Republike
Slovenije
30/06
https://zakonodaja.com/zakon/zvdaga (24. 8. 2014).
58
in
51/14.
Dostopno
prek:
PRILOGA
Priloga: Anketni vprašalnik
Priloga: Anketni vprašalnik
Anketa o uporabi poslovno informacijskih rešitev v vašem podjetju
Katere poslovno informacijske rešitve uporabljate?
ERP
CRM
BI (business inteligence)
BPM (business process management)
DMS (document management system)
Other:
Kje se nahajajo vaši dokumentni sistem oz. lokacije za odlaganje dokumentov?
V podjetju samem
Rešitev v oblaku
Eno in drugo
Katere vrste dokumentacije najpogosteje skenirate (izberite 3 najpogostejše vrste
dokumentacije na seznamu)?
splošna in kadrovska dokumentacija (analize, plani, pogodbe, …)
dokumentacija razreda financ in računovodstva
dokumentacija s področja upravljanja, vzdrževanja in zavarovanja premoženja (npr. dobavnice,
vozni listi, najemne pogodbe)
dokumentacija s področja trženja in komerciale
dokumentacija s področja razvoja in izvedbe (proizvodi, storitve)
Katere podatke s skeniranih dokumentov najpogosteje v vašem podjetju potrebujete?
Številske podatke (zneski računov, številke dokumentov, računov, ...)
Besedne podatke (naslovi, imena, ...)
Datumske
Other:
Katera dokumentacija vam povzroča največ dela oziroma vam vzame največ časa za obdelavo
(izberite s seznama)?
splošna in kadrovska dokumentacija (analize, plani, pogodbe, …)
dokumentacija razreda financ in računovodstva
dokumentacija s področja upravljanja, vzdrževanja in zavarovanja premoženja (npr. dobavnice,
vozni listi, najemne pogodbe)
dokumentacija s področja trženja in komerciale
dokumentacija s področja razvoja in izvedbe (proizvodi, storitve)
Kateri dokumentaciji pri skeniranju dajete prednost (ocenite od 1 (najmanjša prednost) do 4
(največja prednost))? Vsako število uporabite samo 1x
1
2
3
4
prednost ima
dokumentacija,
katere je
količinsko največ
prednost ima
dokumentacija,
ki jo je časovno
potrebno prej
obdelati
(dokumentacija,
ki ima bližje rok
ali pa jo nujnejše
potrebujete)
prednost ima
dokumentacija,
ki je za podjetje
najpomembnejša
prednost ima
dokumentacija,
ki je ne
potrebujete v
papirnati obliki
Ali lahko zaposleni do skeniranih dokumentov, in pripadajočih podatkov z dokumentov,
dostopajo iz različnih programov?
DA
NE
Ali imajo vsi zaposleni dostop do vseh dokumentov, ali je pravica do vpogleda v dokumente
uporabniško omejena?
DA, vsi zaposleni (ki delajo z dokumenti) imajo dostop do vseh dokumentov
NE, pravica do vpogleda dokumentov je uporabniško omejena (glede na delovno mesto)
Ali je vaš informacijski sistem povezan s še kakšnim informacijskim sistemom (s sistemom
drugega podjetja ali pa uporabljate hkrati več sistemov - npr. različnega za pošto kot za deljenje
dokumentov)?
DA
NE
Na kakšen način zajemate podatke z dokumentov?
s skeniranjem in OCR (optično prepoznavo znakov)
ročno vnašanje podatkov
xml oblike dokumentov