EVALUERING AV AKTIVITETSSKOLEN

Oslo kommune
Utdanningsetaten
Alle grunnskoler med barnetrinn
Dato:
Deres ref:
Vår ref (saksnr):
Saksbeh:
15/02737-107
Sabha Qureshi, 23 46 72 78
13.11.2015
Arkivkode:
EVALUERING AV KOMMUNALE AKTIVITETSSKOLETILBUD –
INFORMASJON OM GJENNOMFØRING AV BRUKERUNDERSØKELSEN HØSTEN
2015
Utdanningsetaten i Oslo (UDE) viser til brev av 5. oktober 2015 og e-post av 2. november 2015
vedrørende den eksterne evalueringen av alle kommunale Aktivitetsskoletilbud, høsten 2015.
Det fremgår av både brevet og e-posten at det skal gjennomføres en elektronisk
brukerundersøkelse som skal sendes til alle foresatte med barn i Aktivitetsskolen og til alle
foresatte med barn på 1.-4.trinn. For foresatte med barn i tilbudet vil undersøkelsen ta ca. 15
minutter. For foresatte med barn på 1.-4.trinn som ikke benytter seg av Aktivitetsskolen vil
undersøkelsen ta ca. 5. minutter.
Hensikten med dette skrivet er å gi skolene viktig informasjon om gjennomføringen av
undersøkelsen. Vi minner om at det er konsulentselskapet Varde Hartmark som har blitt
engasjert til å utføre oppdraget for UDE.
Kort om brukerundersøkelsen for Aktivitetsskolen
Oppstarten av brukerundersøkelsen er forskjøvet med én uke og gjennomføres f.o.m mandag
23. november t.o.m. torsdag 3. desember 2015. Vedlagt følger en oppdatert tekst om
gjennomføringen av brukerundersøkelsen som skolene kan publisere på nettsidene sine (jf.
vedlegg 1).
Undersøkelsen vil være tilgjengelig på åtte språk; norsk, engelsk, somali, urdu, polsk, arabisk,
tyrkisk og vietnamesisk.
Distribusjon av brukerundersøkelsen
Varde Hartmark (VH) avklarer i disse dager hvilke distribusjonsmetoder den enkelte skole ser
som mest hensiktsmessig å benytte for å distribuere brukerundersøkelsen til de foresatte. VH
kontakter rektor direkte for å avklare dette nærmere. Målet er at brukerundersøkelsen når ut til
så mange som mulig, og det vil derfor være fornuftig å bruke en kombinasjon av
distribusjonsmetoder.
Utdanningsetaten
Besøksadresse:
Strømsveien 102
0663 OSLO
Postadresse:
Pb 6127 Etterstad, 0602 OSLO
Telefon: 02 180
Telefaks: 22 65 79 71
Org.nr.: 976820037
[email protected]
www.ude.oslo.kommune.no
Det legges opp til at skolene kan benytte opp til seks ulike distribusjonsmetoder:
E-post:
*Se nærmere om epost- og SMSdistribusjon under
Til alle som har en e-postadresse (forutsetter tilgang på oppdaterte
e-postlister*). VH vil sende en elektronisk lenke til
spørreundersøkelse som de foresatte kan klikke seg direkte inn på
for å besvare undersøkelsen.
Ranselpost:
VH skriver og sender en tekst i A4-format (oversendes skolen i
løpet av uke 47) som skolen skriver ut og sender som ranselpost til
alle foresatte med barn i Aktivitetsskolen, samt til alle foresatte
med barn på 1.-4. trinn i begynnelsen av uke 48. Teksten vil
informere om brukerundersøkelsen og hvordan den skal
gjennomføres.
SMS:
*Se nærmere om epost- og SMSdistribusjon under
VH sender skolene en kort tekst (i løpet av uke 47) som informerer
om undersøkelsen, inkl. lenke til undersøkelsen, som skolen kan
legge inn og sende ut med eget SMS-distribusjonssystem. Dersom
skolene ikke har distribusjonssystem tilgjengelig, vil VH
distribuere. Dette forutsetter at VH får tilgang på oppdaterte
oversikter over foresattes mobil-telefonnumre. * Vi anbefaler at
SMS-en sendes ut to ganger – én gang ved oppstart, og én gang
underveis for å minne om den pågående undersøkelsen. Forslag til
utsendelsestidspunkt:
1. Mandag 23. november
2. Mandag 30. november
Oppsett av PC
på skolen:
Skolen tilgjengeliggjør en PC m/internett-tilgang i
undersøkelsesperioden som de foresatte kan bruke for å besvare
undersøkelsen dersom de ikke har tilgang på PC eller smarttelefon.
Skolens nettsider
og itsLearning:
VH sender en kort informasjonstekst til skolen inkl. lenken til
spørreundersøkelsen (i løpet av uke 47) som kan publiseres på
skolens nettsider og itsLearning f.o.m. mandag 23. november t.o.m.
torsdag 3. desember 2015.
Manuelt
spørreskjema:
Manuelle spørreskjema sendes til foresatte som ønsker å fylle ut
undersøkelsen for hånd. VH sender det manuelle spørreskjema per
e-post til skolen, som skolen kan skrive ut og sende med ranselpost
til foresatte som ønsker det.
Skjemaet må leveres tilbake til kontaktlærer senest
tirsdag 1. desember og sendes i retur til Varde Hartmark på den
måten som er enklest for skolen.
Skolen kan enten:
• Scanne inn skjemaene og sende disse per e-post til:
[email protected].
• Sende skjemaene per vanlig post til
Varde Hartmark
2
Postboks 499 Skøyen
0213 Oslo
Spørreskjemaene må være VH i hende innen torsdag 3. desember
2015.
Vedrørende e-post- og SMS-distribusjon
Ved e-post- og SMS-distribusjon, dersom sistnevnte ikke går via skolens egne
distribusjonssystemer, har VH behov for oppdaterte lister over de foresattes
kontaktinformasjon. VH har fått tilgang til lister fra SATS skole, men vi ser at mange skoler
har egne oversikter som er mer oppdaterte enn det vi får tilgang til i UDA.
For å heve kvaliteten på distribusjonslistene, oppfordrer vi derfor skolene til å dele sine
respektive oversikter i Excel-format iht. vedlagte mal (jf. vedlegg 2). Listene sendes direkte på
e-post senest innen utgangen av fredag 20. november 2015 til prosjektleder i Varde
Hartmark, Helle Wensberg Holte, på: [email protected].
Listene behandles iht. undertegnet databehandleravtale etter personopplysningsloven.
Vedlagt følger en plakatmal i A3-format (jf. vedlegg 3) som skolen kan skrive ut og henge opp
for å informere foresatte om brukerundersøkelsen som igangsettes 23. november 2015.
Dersom dere har øvrige spørsmål, ta kontakt med prosjektleder for evalueringen i Varde
Hartmark, Helle Wensberg Holte, på e-post [email protected], eller telefon 924 518 14.
Med hilsen
Hilde Gran
avdelingsdirektør
Sabha Q. Qureshi
prosjektleder
Dokumentet er elektronisk godkjent
Mottakere: Alle grunnskoler med barnetrinn
3