Lean Internopplæring

MOLDE KOMMUNE
Personal- og organisasjonsavdelingen
Notat
Deres ref:
Vår ref:
2015/3866-0
Saksbeh:
Kristin Ålmo,
Arkivkode:
431
Dato:
21.10.2015
Hva er Mini-Lean?
Opplæring i Lean tenke- og arbeidsmåter
Mini-Lean er et internt kurstilbud som drives av Lean-veilederne Kristin Ålmo og Jeanette
Blikås. Det er en komprimert opplæring for prosjektgrupper som skal jobbe med konkrete
prosesser. Bruken av ordet Mini, betyr ikke «Lean light», men at det er fokus på
overkommelige prosesser som kan fullføres i løpet av en to-måneders periode. Hvert kurs
har en øvre grense på fire prosjektgrupper/enheter for at veilederne skal kunne gi nødvendig
oppmerksomhet til deltakerne.
Enhetene stiller med 3-5 deltakere (som utgjør prosjektgruppa) hver for å lære sammen om
Lean tenke- og arbeidsmåter. Kurset har integrert teori og praksis, slik at det gis en teoretisk
innføring samtidig som de jobber med et konkret prosjekt i egen enhet. Lean-veilederne er
tilgjengelige gjennom hele kursperioden og veileder også mellom samlingene.
Gjennom samarbeidet med Vestre Toten kommune, har det blitt tydeligere at det er viktig å
sette noen kriterier for hvor organisasjonen setter inn og prioriterer bruken av Leanveilederne. Enhetene må derfor gjennom en kvalifisering, hvor en egenerklæring fra enheten
står sentralt. I egenerklæringen skriver enhetsleder og ansattrepresentant under på
følgende:






Ansatte er informert om Lean (og uttrykker ønske/behov for endring)
Kommunikasjon mellom ledelsen og ansattgruppa fungerer tilfredsstillende
Enhetens score på siste medarbeiderundersøkelse var 4.0 eller bedre
Ledelsen vil prioritere nødvendig tid/ressurser i enheten til prosjektet
Enheten er åpen for å bli utfordret på etablerte strukturer og arbeidsmåter
Enheten har ingen andre store prosjekt eller aktiviteter på gang i prosjektperioden som vil hindre
arbeidet med Lean
Hensikten er ikke at enheten skal være perfekt på alle punkter, men at de har reflektert over
og har en bevisst holdning til det å sette i gang med systematisk Lean-arbeid i enheten.
Konkrete gevinster skal realiseres fra alle «øvingsprosjektene». Her er det ikke
lekeprosesser, men faktiske utfordringer i arbeidshverdagen deltakerne jobber med. Leanveilederne har tro på at dette er en rasjonell måte å få opp Lean-aktiviteten i enhetene på og
at det vil gi organisasjonen mange suksesshistorier på relativt kort tid.
Beskrivelse av kursopplegg for Mini-Lean
A) Forberedelsesperiode
Enhetsleder/daglig leder gjennomfører nødvendige innledende møter for å forankre målet med å delta
i Mini-Lean. Hva forventes og hva skal vi oppnå? Nødvendig informasjon og e-læringskurs (10
leksjoner) om Lean inkl. refleksjonsspørsmål sendes til alle deltakere i ukene før 1. samling.
B) Samling 1. Oppstart Lean-prosjekt og prosesskartlegging, 1 hel dag
 Gjennomgang av opplæringsprogrammet for Mini-Lean
 Vi behandler tema, spørsmål og refleksjoner som har meldt seg i i forberedelsesperioden
 Teoridel: Hva er Lean i Molde kommune? Lean som rød tråd i alt vi gjør på, presentasjon
av ulike verktøy vi bruker og erfaringer med disse
 Teoridel: Introduksjon til Lean-prosjekt som arbeidsform og Lean prosjektrapport
o Valg av prosjekt og prosjektorganisering
o Prosjektbeskrivelse/mandat
o Interessentanalyse
o Fremdriftsplan
o Måling og kartlegging
o Hva er brunpapirsesjon?
 Praksis: Gruppene jobber (under veiledning)
 Deling av arbeid og refleksjon i plenum
 Kunnskapstest
C) «Hjemmearbeid» Brunpapir
 Prosjektgruppa skal fullføre prosjektrapporten på følgende punkter:
o Prosjektbeskrivelse (pkt 1-3)
o Fremdriftsplan (pkt 4)
o Førmåling (pkt 5)
 Gjennomføre brunpapir. Lean-veileder fasiliterer.
D) Samling 2. Forbedre prosessen, ½ dag
 Status i arbeidet – hvordan har hjemmearbeidet gått?
 Sortering og etterarbeid fra brunpapirsesjon
 Designe forbedret prosess
 Hva er hvitpapir?
 Kort om implementeringsplan (hjemmearbeid)
E) «Hjemmearbeid» Hvitpapir
 Fullføre design av ideell prosess
 Forberedelsesmøte før arbeidsøkt/hvitpapirsesjon
 Vurdere innspill til prosessen
 Lage implementeringsplan og starte implementering
 Underveismåling
F) Samling 3. Implementering, gevinstmåling og evaluering, ½ dag
 Implementeringen er nå i mål. Hvordan ble den forbedrede prosessen?
 Ettermåling, reell gevinst
 Oppsummering og vurdering
 Erfaringsdeling
 Kontinuerlig forbedring etter prosjektet
G) Prosjektavslutning
Oppfølgingsmøte med Lean-veilederne ca 3 mnd etter samling 3. Vi ser igjen på gevinstuthenting og
kontinuerlig forbedring. Fungerer det?
Kristin Ålmo