Konkurransegrunnlag Del II

Comments

Transcription

Konkurransegrunnlag Del II
Trondheim bydrift
Konkurransegrunnlag
rådgivertjenester
Del II – kontraktsgrunnlaget (oppdraget)
for
”Utarbeidelse av konkurransegrunnlag for drift og vedlikehold av gatelys”
Konkurransegrunnlag rådgivertjenester – Del 2 – Kontraktsgrunnlaget
Prosjekt-/Kontraktsnavn: ”Utarbeidelse av konkurransegrunnlag for drift og vedlikehold av gatelys”
Innhold
A. GENERELL DEL
3
A.1
A.2
A.3
A.4
3
3
3
3
INNLEDNING
KORT OM KONTRAKTSARBEIDET – OMFANG OG ORGANISERING
TILBUDSSKJEMA
OPPDRAGETS VARIGHET / FRIST FOR GJENNOMFØRING
B. KONTRAKTSBESTEMMELSER
3
B.1
B.2
3
3
ALMINNELIGE KONTRAKTSBESTEMMELSER
SPESIELLE KONTRAKTSBESTEMMELSER
C. OPPDRAGSBESKRIVELSE
4
C.1
C.2
C.3
C.4
4
4
4
5
TEKNISKE KRAV
KRAV TIL LEVERANDØR
BESKRIVELSE AV OPPDRAGET
YTELSER SOM INNGÅR I OPPDRAGET
D. ADMINISTRATIVE RUTINER
5
E. FRISTER OG DAGMULKT
6
F. TILBUDSSKJEMA
7
F.1
F.2
F.3
F.6
7
8
8
9
MAL FOR TILBUDSBREV
TILBUDSSKJEMA – KOMPETANSE OG TIMEPRISER
REFERANSEPROSJEKTER
MILJØERKLÆRING, RÅDGIVERE
G. AVTALEDOKUMENT
10
G.1 AVTALEDOKUMENT OG KONTRAKTSHÅNDTERING
10
Dato: 23.05.2016
Side 2 av 11
Konkurransegrunnlag rådgivertjenester – Del 2 – Kontraktsgrunnlaget
Prosjekt-/Kontraktsnavn: ”Utarbeidelse av konkurransegrunnlag for drift og vedlikehold av gatelys”
A.
Generell del
A.1
Innledning
Trondheim kommune, Trondheim bydrift, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen
anbudskonkurranse på konsulenttjenesten i forbindelse med et nytt anbud på drift og vedlikehold av
gatelys i 2017.
Mer informasjon om Trondheim kommune finnes på https://trondheim.kommune.no/
A.2
Kort om kontraktsarbeidet – omfang og organisering
Trondheim kommune ønsker bistand til å vurdere og beskrive faglige, tekniske og økonomiske
grunnlag som er nødvendig for oppfylling av ny kontrakt på drift og vedlikehold av gatelys.
Konsulenttjenesten skal innebære:
- Evaluering av dagens kontrakt.
- Vurdering av innmeldingssytem for feilretting og FDV-system, alternative forslag til
hvordan dette skal utføres og hvem som skal utforme dette.
- Vurdering av relevant kontraktsform, utforming av anbudsgrunnlag og innhenting av
anbud.
- Forslagsbeskrivelse til ny kontrakt på drift og vedlikehold av gatelys.
- Bidrag til evaluering av tilbydere.
Konsulenten skal være tilgjengelig en dag pr uke på kontoret til Bydrift i tidsperioden fra 18.08.2016
til 31.12.2017 (omfanget kan øke).
A.3
Tilbudsskjema
Tilbudsskjema, jf. dette dokumentets kapittel F, skal leveres i utfylt stand, dateres, signeres og
stemples med firmaets stempel. Dersom tilbyderen ønsker å gi detaljspesifikasjon og priser ut over
det som framgår av skjemaene, skal dette dokumenteres i tilbudsbrevet eller i eget skjema.
Dersom det foreligger motstrid mellom opplysningene i tilbudsbrevet og tilbudsskjema, har
opplysningene i tilbudsskjemaet forrang.
A.4
Oppdragets varighet / frist for gjennomføring
Oppdragsgiver ser for seg følgende framdriftsplan for prosjektet:
Framdrift:
Dato:
Ferdig beskrevet konkurransegrunnlag
01.05.2017
Kontrakt entreprise
B.
01.11.2017
Kontraktsbestemmelser
B.1
Alminnelige kontraktsbestemmelser
Avtaleforholdet reguleres av kontraktsbestemmelser i henhold til NS 8402. Alminnelige
kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag med presiseringer som følger av Trondheim
kommunes kontraktsformular.
Se kapittel G
Dato: 23.05.2016
Side 3 av 11
Konkurransegrunnlag rådgivertjenester – Del 2 – Kontraktsgrunnlaget
Prosjekt-/Kontraktsnavn: ”Utarbeidelse av konkurransegrunnlag for drift og vedlikehold av gatelys”
B.2
Spesielle kontraktsbestemmelser
Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder for denne konkurransen.
https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2008-02-08-112
For Trondheim kommune gjelder:
Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel i kontraktsperioden dokumentere
lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom
leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og
arbeidsvilkår.
C.
Oppdragsbeskrivelse
C.1.
Krav til leverandør
Følgende roller og fagdisipliner/rådgivere kreves for gjennomføring av oppdraget:
•
•
Rådgivende ingeniør elektro, med erfaring fra tilsvarende arbeid
Kontraktskompetanse
Spesifikk for denne konkurransen gjelder krav om konsulentkvalitet/kompetanse. Det forventes
tidligere dokumentert tilsvarende oppdrag med beskrivelse av gjennomføring.
Konsulenten må ha erfaring fra prosjektering og plan for drift og vedlikehold av gatelys, inkludert
kontraktskompetanse.
Leverandøren er ansvarlig for at oppdraget blir utført av de personene som er navngitt og med grad
av deltakelse slik det fremkommer i kapittel F.3.
Dersom en angitt person slutter i sin stilling hos leverandøren, sykemeldes eller tas ut i permisjon i
løpet av kontraktsperioden, plikter leverandøren straks å erstatte vedkommende med en annen med
samme faglig kompetanse. Oppdragsgiver skal godkjenne endringen.
Nødvendig opplæring av ny person, som kreves for at skiftet ikke skal innebære kvalitetsforringelse
av tjenesten eller forsinkelse i henhold til avtalte fremdriftsplaner, bekostes av leverandøren og
belastes ikke oppdragsgiver. Med opplæring forstås også den tid som går med til å sette seg inn i
arbeidet.
Det forventes godt samarbeid mellom alle fagdisipliner. Kvalitetssikringen til leverandøren må ta vare
på dette.
C.3
Beskrivelse av oppdraget
Trondheim kommune eier gatelys langs kommunale og drifter delvis langs private veger. Det er ca.
24.000 lyspunkter som driftes av Trondheim kommune via Trønderenergi Elektro AS. Kontrakten med
Trønderenergi Elektro AS går ut 31.12.2017.
Trondheim kommune ønsker bistand til å vurdere og beskrive faglige, tekniske og økonomiske
grunnlag som er nødvendig for oppfylling av ny kontrakt.
Dato: 23.05.2016
Side 4 av 11
Konkurransegrunnlag rådgivertjenester – Del 2 – Kontraktsgrunnlaget
Prosjekt-/Kontraktsnavn: ”Utarbeidelse av konkurransegrunnlag for drift og vedlikehold av gatelys”
Trondheim kommune ønsker bidrag ved kontrahering av entreprenør inkl. kontrollregning av
innkomne anbud, utarbeidelse internt notat vedr kontrollregning og vurdering av tildelingskriterier
og annonsering av avgjørelse.
Det forventes at konsulenten skal definere fremdriftsplan for utførelse av anbudet, utforme
kontraktsmodell, beskrive anbudsposter, vurdere investeringsrådgivning.
Framdriftsplanlegging
Her skal det angis forhold om framdrift som:
• Krav til rådgiverens framdriftsplanlegging
• Eventuell informasjon om samordning
• Framdrift og frister knyttet til oppdragsgivers ytelser, for eksempel tidsplan for offentlig
saksbehandling, arbeidstegninger og materiell levert av oppdragsgiver
C.4.
Prosjektadministrative oppgaver
• Koordinere og lede gjennomføringen av oppdraget hos oppdragsgiver
• Styre og rapportere oppdraget på kvalitet, tid og økonomi
• Planlegge og gjennomføre nødvendige møter (interne og eksterne møter)
• Forberede prosjekteringsmøter og sende ut saksliste og nødvendige dokumenter minimum tre
dager i forkant av alle prosjekteringsmøter
• Være initiativtaker og pådriver i å foreslå løsninger
• Samarbeide med oppdragsgiver, andre leverandører og andre etater
• Følge opp at rådgivningen er i henhold til gjeldende lover og forskrifter
• Utarbeide nødvendige brev og notater for å løse oppgaven.
D. Administrative rutiner
Faktureringsrutiner og faktura
Faktureringen skal være i norske kroner. Betalingsvilkår: Netto pr. 30 dager. Se for øvrig
avtaledokument, kapittel 11.4.
Kuttdato for fakturering er første dag i måneden, dersom ikke annet avtales.
Avregning av endrings- og tilleggsordrer og regningsarbeider skal spesifiseres på egne fakturaer. Se
for øvrig avtaledokument, kapittel 8.
Faktura skal angi om det er en ordinær faktura eller kreditnota.
Hvis det er beregnet og belastet merverdiavgift knyttet til leverte varer/tjenester gjelder følgende
tilleggskrav:
•
•
Spesifikasjon av merverdiavgiftsbeløpene, fordelt på hver enkelt sats.
Registreringsnummer i merverdiavgiftsregisteret med bokstavene "MVA" bak
registreringsnummeret.
Fakturaadresse:
Trondheim kommune fakturamottak
Tkorgkode: 610000
Referanse: Tatiana Wedvik
Sentralt fakturamottak
Dato: 23.05.2016
Side 5 av 11
Konkurransegrunnlag rådgivertjenester – Del 2 – Kontraktsgrunnlaget
Prosjekt-/Kontraktsnavn: ”Utarbeidelse av konkurransegrunnlag for drift og vedlikehold av gatelys”
7004 TRONDHEIM
EHF-faktura (elektronisk faktura)
Trondheim kommune krever at fakturaer og kreditnotaer fra leverandører leveres som e-faktura.
Trondheim kommune aksepterer kun elektroniske fakturaer fra sine leverandører i det offentlige
standardformatet – Elektronisk HandelsFormat (EHF).
Ved sending av elektroniske faktura er det ekstra viktig at enhetene oppgir korrekt kode, ettersom
den leses maskinelt og det ikke er rom for tolking av fakturaen.TK org.koden skal være 6-sifret og
eventuell tekst skal komme etter koden.
Vedlegg til EHF-faktura
Som vedlegg til faktura skal det leveres en statusrapport. Det vises til eget skjema fra Trondheim
kommune for rapportering av status vedlagt avtaledokumentet.
Trondheim kommune ønsker en vedlagt PDF-fil eller TIFF-fil i selve EHF-transen med en referanse
mellom transen og filen slik den er beskrevet i standarden for EHF-formatet. Vedlegg i andre
formater enn pdf og tiff blir ikke akseptert.
Forsikring
Se avtaledokument, kapittel 10.
Kvalitetssikring
Rådgiveren skal etablere et kvalitetssikringssystem for prosjektet.
Leverandøren er ansvarlig for koordinering av de forskjellige systemer. Opplegget skal dokumenteres
og godkjennes av oppdragsgiver før arbeidet påbegynnes. Senere endringer i opplegget skal
godkjennes tilsvarende.
Kvalitetssikringssystemet skal omfatte:
• Organisasjonsplan som angir ansvarsforholdene i prosjektet, med navngitte personer.
• Kontrollplan med sjekklister som angir selvpålagte kontroller samt kontroller som er påkrevet at
tegninger er iht. gjeldende regler og standarder.
• Rutiner for registrering av kontrollresultater, med blankett for dokumentasjon.
• Rutiner for registrering og behandling av avvik.
Språkkrav
All kommunikasjon med oppdragsgiver og andre involverte, alle møter og lignende skal foregå på
norsk. Alle skriftlige leveranser skal være på norsk.
E. Frister og dagmulkt
Dagmulkt
Regler iht. angitt Norsk Standard legges til grunn (NS 8402).
F.
Tilbudsskjema
F.1
Mal for tilbudsbrev
Dato: 23.05.2016
Side 6 av 11
Konkurransegrunnlag rådgivertjenester – Del 2 – Kontraktsgrunnlaget
Prosjekt-/Kontraktsnavn: ”Utarbeidelse av konkurransegrunnlag for drift og vedlikehold av gatelys”
Tilbud på ”Utarbeidelse av konkurransegrunnlag for drift og
vedlikehold av gatelys”.
Vårt firma har gleden av å inngi tilbud på ovennevnte prosjekt. Til kr………………… - ekskl. mva.
Firmanavn:
Adresse:
Tilbyders kontaktperson:
Telefonnummer:
E-post:
[…]
[…]
[…]
[…]
[…]
Vi bekrefter at tilbudet er samsvar med konkurransegrunnlaget og at alle vilkår og krav er akseptert.
Eventuelle avvik/forbehold mot konkurransegrunnlaget er oppsummert i det følgende:
Tilbudet inneholder ingen avvik eller forbehold mot konkurransegrunnlaget.
Tilbudet inneholder følgende avvik/forbehold mot konkurransegrunnlaget
Beskrivelse av
avvik/forbehold
Årsak til
avvik/forbehold
Prissatt forbehold
Tilbudet inneholder opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte
(jfr. Konkurransegrunnlagets del I, pkt. 3.4.1)
Tilbudet inneholder ikke noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte
(jfr. Konkurransegrunnlagets del I, pkt. 3.4.1)
Signert av representant for tilbyder med fullmakt til å forplikte [Firma] og som også er bemyndiget til
å underskrive kontrakt.
Trondheim, den .................
....................................................................
NN
Prosjekterende
Dato: 23.05.2016
Side 7 av 11
Konkurransegrunnlag rådgivertjenester – Del 2 – Kontraktsgrunnlaget
Prosjekt-/Kontraktsnavn: ”Utarbeidelse av konkurransegrunnlag for drift og vedlikehold av gatelys”
F.2
Tilbudsskjema – Kompetanse, timepriser og totalpris
I timepris skal bl.a. kopiering til internt bruk, EDB-utgifter og alle reisekostnader til og fra møter med
oppdragsgiver være inkludert. Andre utlegg honoreres etter avtale.
NAVN
Formalkompetanse
Ansiennitet
ant. år
Timepris
Total
F.3
Antatt
timerforbruk
Totalpris
600
Referanseprosjekter, CV for nøkkelpersoner
Fagansvarlig viktigste arbeider siste ti år, hvor tilbudte ressurser har medvirket og som er relevant for
tilbudet.
Oppdrag 1
Oppdrag 2
Oppdrag 3
Oppdragets navn
Sted
Oppdragsgiver
Referanseperson,
oppdragsgiver
Tid for utførelse
(fra-til) åå.mm
Oppdragets størrelse,
mill. kr. ekskl. mva.
Prosjektdeltakernes
rolle i prosjektet
F.4
Oppgaveforståelse
Beskrivelse og vurdering av arbeidsopplegg og fremdrift.
Dato: 23.05.2016
Side 8 av 11
Konkurransegrunnlag rådgivertjenester – Del 2 – Kontraktsgrunnlaget
Prosjekt-/Kontraktsnavn: ”Utarbeidelse av konkurransegrunnlag for drift og vedlikehold av gatelys”
F.5
Miljøerklæring, rådgivere
TRONDHEIM KOMMUNE
MILJØKRAV
(kvalifikasjonskrav)
MILJØERKLÆRING
(Avgis av leverandør av rådgivnings- og prosjekteringsoppdrag for Trondheim kommune)
1. FORMÅL
Miljøerklæringen skal dokumentere at kvalifikasjonskrav i forhold til miljø er oppfylt hos
prosjektleder og rådgiver som tar oppdrag for Trondheim kommune.
2. OMFANG
Erklæringen skal være vedlegg til tilbud ved all tilbudsinnhenting på prosjektleder-, prosjekteringsog rådgivertjenester, og omfatter også underkonsulenter knyttet til oppdraget/kontrakten.
Spørsmål
nr.
1.
Tema
Ja
Har bedriften/virksomheten (videre kalt bedriften) rutiner/prosedyrer og
kompetanse knyttet til håndtering av miljøpåvirkninger ved utførelse av det
aktuelle oppdrag, og kan i så fall dette dokumenteres ved at bedriften er
Miljøfyrtårnssertifisert iht.aktuelle bransjekrav, ISO 14001-sertifisert, EMASgodkjent eller har annen tilsvarende 3.parts godkjenning? Oppgi bransje og type
godkjenning
Hvis nei på spørsmål nr 1, besvares spørsmålene 2 til og med 5.
Disse kan ved positiv bekreftelse evt. aksepteres som relevant alternativ
dokumentasjon.
2.
Har bedriften rutiner for oppdrags- / prosjektgjennomføring som sikrer:
•
•
•
•
identifisering av prosjektets miljøpåvirkninger (miljøgjennomgang)
oppfyllelse av prosjektets eventuelle miljømål
at lover og forskrifter med miljørelevans for prosjektet følges
utarbeidelse og oppfølging av prosjektets eventuelle miljøplan
3.
Utarbeider bedriften en årlig miljørapport for egen virksomhet, og kan denne
eventuelt forevises?
4.
Har bedriften årlige miljømål og miljøhandlingsplan / miljøforbedrings-program for
virksomhetens kjerneprosesser, og kan denne eventuelt forevises?
5.
Har bedriftens utpekt en person som er miljøansvarlig/miljøkoordinator?
Dato: 23.05.2016
Side 9 av 11
Nei
Konkurransegrunnlag rådgivertjenester – Del 2 – Kontraktsgrunnlaget
Prosjekt-/Kontraktsnavn: ”Utarbeidelse av konkurransegrunnlag for drift og vedlikehold av gatelys”
Evt. supplerende kommentarer:
Hvis bedriften verken oppfyller punkt 1 eller punktene 2 til og med 5, forplikter bedriften seg til å
oppfylle enten punkt 1 eller punktene 2 til og med 5 i løpet av 6 måneder fra kontraktsinngåelse. Evt.
kan det avtales konkrete krav i forhold til punktene 2 - 5 innen de tema spørsmålene omhandler.
Bedriften vil selv ha ansvar for at denne forpliktelsen dokumenteres rettidig. Dette vil kunne bli
knyttet opp mot en dagmulktbelagt milepæl.
Jeg bekrefter at opplysningene gitt i dette skjemaet er gitt etter beste skjønn og inneholder etter mitt vitende
ikke feilaktige opplysninger. Jeg er kjent med at feilaktige opplysninger kan medføre at avtalen heves. Jeg er
videre inneforstått med at kredittopplysninger og annen offentlig informasjon om bedriften kan bli innhentet.
…………………………………………………………
sted / dato
……………………………………………….
forpliktende underskrift
Dato: 23.05.2016
Side 10 av 11
Konkurransegrunnlag rådgivertjenester – Del 2 – Kontraktsgrunnlaget
Prosjekt-/Kontraktsnavn: ”Utarbeidelse av konkurransegrunnlag for drift og vedlikehold av gatelys”
G. Avtaledokument
G.1
Avtaledokument og kontraktshåndtering
NS 8402 skal benyttes.
Dato: 23.05.2016
Side 11 av 11