Comprador Hospitalar

Transcription

Dicas e
Sugestões
para o
Comprador
Hospitalar
O
setor de compras exerce uma atividade crucial para o funcionamento do
estabelecimento de saúde, pois é nele onde acontece todo o processo de
aquisição dos produtos, equipamentos, suprimentos e serviços que serão
utilizados no hospital. Tal serviço é desempenhado por profissionais que através
do seu trabalho garantem que o melhor chegue às mãos de toda a equipe médico-hospitalar, possibilitando que o paciente seja tratado com qualidade e eficiência.
Sabendo da importância desse setor, surgiu o pensamento de criar este e-book no
qual os profissionais de saúde pudessem usar como base de aprendizado e de aprimoramento, não visando somente o comprador hospitalar, mas também qualquer
pessoa que faça parte do processo de compras em algum momento, sendo do setor
de homologação, logísitica e unidades de apoio.
Os oito nomes presentes neste compêndio representam empresas de diferentes segmentos no setor hospitalar, dando ao leitor uma visão ampla do assunto e fazendo com
que ele obtenha conhecimento abrangente das diversas demandas dessas empresas e
suas particularidades. E eles são Angela Alves, do Hospital Infantil Sabará; Angela
Haruko Kawada da Dal Bem Home Care; Claúdio Barban, Hospitais São Camilo;
David Oliveira, Hospital Sepaco; José Paulinho Brand, Hospital Moinhos de Vento;
Márcio Francesquini, Diretor de Relações Internacionais da ABMS; Mauro Stormowski, diretor do sindicato dos hospitais de Porto Alegre e Mônica Granzo, Pró-Saúde.
Que este e-book sirva aos novos compradores e aos que há anos atuam no setor, elevando a qualidade do serviço beneficiando os pacientes e trazendo mais confiança
aos estabelecimentos de saúde.
Renan Cavalcante Eugenio
Coordenador do projeto
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Dicas e Sugestões para o Comprador Hospitalar
Angela Alves - Hospital Infantil Sabará
Formada em Ciências Econômicas com especialização em
Administração Hospitalar e MBA em Gestão de Serviços em Saúde.
Atua na área da saúde a mais de 25 anos, experiência em reestruturação
de processos organizacionais, negociação com tomadores e prestadores
de serviço, otimização de processos de faturamento, auditoria de contas
médicas e gestão de suprimentos.
Como você vê a área de compras hospitalares? Ocorreram grandes mudanças
desde que você começou neste setor?
A área de compras é uma área estratégica para as instituições de saúde devido ao grande impacto que os materiais, medicamentos e insumos têm no custo hospitalar.
Com a estabilidade econômica alcançada em meados da década de 1990 as Operadoras
de Planos de Saúde perderam resultados oriundos do mercado financeiro e em contra
partida houve uma forte pressão para diminuição dos custos nos contratos com as instituições de saúde.
Essa mudança forçou os hospitais a buscar maior especialização dos profissionais da
área de compras. Surgiram os portais de Compras e crescimento das compras corporativas, compras conjuntas (grupos de hospitais).
Os sistemas informatizados foram grandes responsáveis pelo aprimoramento da gestão de compras onde a visão foi ampliada envolvendo toda a cadeia de suprimentos e
introdução dos indicadores de compras indispensáveis para a gestão.
E acredita que grandes mudanças ocorrerão no futuro?
Em função das estratégias adotadas pela ANS, tais como: ampliar o rol de coberturas
nos planos de saúde, a normativa para cobrança dos medicamentos restritos a uso
hospitalar, a ampliação da concorrência sugere um mercado mais competitivo em que
a relação de maior qualidade com menor custo ficará mais evidente.
Os hospitais tendem a manter um estoque cada vez menor, em que a prática Just in
Time estará cada vez mais presente. Para absorver estas mudanças os portais de compras
precisarão acompanhar estas tendências para aumentar o poder de barganha na relação
fornecedor x cliente.
Como você colocaria sua experiência no setor de compras hospitalares?
A área hospitalar é uma área muito complexa onde se compra desde o papel A4 até
equipamentos de alta tecnologia, exige planejamento e envolvimento de outras áreas. Compras não se resumem apenas na cotação de preços, mas é um processo que
deve estar alinhado ao Planejamento Estratégico da instituição. Minha experiência está
pautada na implementação de estratégias que buscam a eficiência e garante a melhor
negociação (qualidade e preço).
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Já trabalhou em outras áreas dentro do hospital, ou mesmo em outros hospitais?
Sim, atuei em outra instituição onde fazia a gestão de suprimentos e áreas de faturamento/comercial, essa experiência foi muito interessante, pois permitiu que desenvolvêssemos uma visão sistêmica do negócio onde identificamos as interfaces entre os
fluxos e percebemos as oportunidades de melhorias, como necessidade de revisão dos
processos, necessidade de interação/integração com as outras áreas etc.
Como está organizada a área de compras dentro do hospital?
O setor de compras é o responsável pela aquisição de qualquer material, medicamento,
equipamento, insumo, etc. Existe um apoio das áreas envolvidas para aprovação de
marcas considerando a relação qualidade x custo, ou seja, as áreas envolvidas detalham
e qualificam a compra. Após um parecer dos setores responsáveis o setor de compras
inicia o processo de negociação.
O setor de compras responde a diretoria de Logística / Comercial.
Como se dá as compras de Mat/Med, Órteses e Próteses, Farmácia Hospitalar,
Equipamentos, Materiais hospitalares e Materiais do edifício hospitalar? Elas
são feitas por setores diferentes?
Não, as compras são centralizadas no setor de compras. As áreas apenas participam no
processo de seleção, porém a negociação a partir de marcas selecionadas é feita exclusivamente pelo setor de compras.
Como funciona o ciclo de compras? Elas têm uma periodicidade, ou variam de
acordo com a necessidade?
O ciclo de compras é baseado na relação direta de criticidade do item no estoque x seu
custo. A partir da relação ABC de estoque é definido o prazo de estoque considerando
estoque de segurança + prazo de entrega.
Quais os principais aspectos que são levados em conta na hora das compras?
Os principais aspectos a serem considerados são: parceria instituída com o fornecedor,
preço, prazo de entrega, condições de pagamento e qualidade do produto.
Ou seja, a partir de um histórico de compras com este fornecedor ele é avaliado e cotado como um parceiro em função do bom atendimento, entrega com qualidade (esta
é avaliada no momento do recebimento) e condições comerciais negociadas.
O planejamento de consumo é uma conseqüência do desdobramento dos objetivos
estratégicos da organização.
São feitas pesquisas de preços entre os fornecedores?
Sim, as pesquisas são feitas dentro de um grupo de fornecedores homologados para a
compra através do Portal de Compras utilizado.
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É feito algum tipo de pré-seleção para que as empresas possam entrar na lista
de fornecedoras?
O portal de compras utilizado na Instituição possui um registro dos principais documentos dos fornecedores, tais como: Licença de Funcionamento, Regularização perante órgãos fiscalizadores, etc. As compras são feitas pautadas nestes registros e em casos
de dúvidas, cópias destes documentos são solicitadas pela própria Instituição.
Há algum tipo de avaliação dos produtos antes de eles serem comprados?
A avaliação é feita pela Comissão de Padronização da Instituição e este mesmo grupo
é o responsável pelo parecer favorável ou não.
O setor de enfermagem tem algum tipo de participação nas compras relativas
à Mat./Med.?
O setor de enfermagem não participa do processo de compras propriamente dito, mas
sim do processo de padronização de materiais e medicamentos. A Comissão Interna de
Padronização de Materiais e Medicamentos reúne-se mensalmente e antes de padronizar os materiais a enfermagem realiza testes e coloca seu parecer de aprovação. Após
uma seleção de marcas padronizadas o setor de compras faz processo de aquisição.
Existe uma troca de fornecedores periódica? E qual a política para esta troca?
Existe uma lista de fornecedores que o setor de compras está autorizado a fazer a
aquisição, apenas para casos em que temos uma parceria o setor de compras fideliza
o fornecedor.
Qual a política para atendimento dos representantes comerciais de empresas
fornecedoras?
Os representantes comerciais entram em contato com o setor de compras agendando
visitas focadas e direcionadas, sendo priorizada a transparência e ética na divulgação de
informações solicitadas por estes representantes.
As compras hospitalares representam a maior fatia dos gastos dentro do hospital?
No caso de um hospital pediátrico as compras hospitalares não representam a maior
fatia de gastos.
Fazem uso de algum tipo de central de compras ou compras agrupadas?
Sim, as compras são feitas através do portal de compras Bionexo.
Há alguma informação que acha importante ser compartilhada aos novos compradores?
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A visão sistêmica é crucial para o sucesso e resultados excelentes do setor de compras,
conhecer os nossos clientes nos ajuda a selecionar melhor nossos fornecedores. A
interface do setor de compras com á área comercial e faturamento do hospital é fundamental.
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Angela Haruko Kawada
Técnica em Contabilidade e atualmente graduanda em Administração
de Empresas. Foi Sócia Diretora da AMH1 Serviços à Saúde até 2010
quando se transferiu para o setor de compras da Dal Ben Home Care.
Para a empresa o dep. de compras é um custo beneficio que agrega no orçamento e
planejamento, pois gera maior controle do fluxo de caixa.
Sim, há alguns anos utilizava – se recursos básicos e não havia um departamento para
centralizar as compras. Na atualidade dispomos de vários recursos tecnológicos, além
de departamentos específicos, o que facilita a organização e centralização de informações.
Sim, com certeza, com os avanços tecnológicos e o investimento em ações que envolvam todo grupo da empresa para conscientizar da importância na utilização dos
processos de forma correta para melhor controle do orçamento da empresa.
Desde que assumi essa responsabilidade na Dal Ben Home Care, percebi que é um
departamento de suma importância, onde diariamente temos que saber lidar com as
necessidades departamentais e dosar com as possibilidades financeiras e filosofia da
organização, buscando um bem comum, realizando investimentos em qualidade nos
serviços e produtos.
Sim, já trabalhei na área financeira, com foco em faturamento/cobrança.
Esta organizada 100% dentro de um sistema de gerenciamento de informações.
Equipamentos, Materiais hospitalares e Materiais do edifício hospitalar? Elas são
feitas por setores diferentes?
Não, estão centralizadas no departamento de compras da empresa.
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Todas as solicitações de compra são efetuadas pelos gestores de área. O departamento de compras entra em contato com até 03 fornecedores para solicitar cotações e as
que apresentam menor custo e melhor qualidade são encaminhadas aos gestores para
aprovação. Se for aprovado é incluído na lista de aprovação para que a diretoria possa
concretizar a compra e os documentos fiscais e boletos são direcionados ao departamento financeiro, caso não haja a aprovação o pedido é arquivado.
Existe um controle das compras da empresa via sistema e mensalmente a diretoria
recebe indicadores para melhor controle.
Confiabilidade, pontualidade, qualidade dos produtos, idoneidade da empresa e preço
justo são critérios avaliados para a escolha dos nossos fornecedores.
Sim, entre os melhores fornecedores, escolhemos os que apresentam melhor custo/
beneficio, levando – se em conta a pontualidade e qualidade do produto entregue.
de fornecedoras?
Sim, temos um plano de qualificação de fornecedores que visa selecionar as melhores
empresas dentro do nosso padrão de exigência pautado em critérios internacionais de
qualidade.
Sim, antes da entrada de qualquer produto novo na empresa, os fornecedores trazem
amostras para serem analisadas.
à Mat./Med.?
Sim, muitas vezes a coordenação de enfermagem é consultada para definir as necessidades exigidas pelos clientes antes da compra.
Efetuamos a troca de fornecedores somente quando não atendem o padrão de exigência da empresa.
fornecedoras?
Os representantes entram em contato com a empresa, solicitando uma visita, é feita
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uma previa análise das necessidades do produto apresentado, bem como da idoneidade
da empresa, caso haja interesse de nossa parte o agendamento é realizado por escrito
para que o fornecedor realize a visita e apresente a sua solução.
A nossa maior fatia dos gastos é relativa à mão de obra.
Estamos em fase de implantação de um sistema de compras agrupadas.
Sim, é muito importante analisar cuidadosamente os fornecedores, realizar cursos e
estar sempre atualizado ao mercado de saúde para conhecer as empresas e inovações
que possam agregar benefícios à organização.
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Claudio Barban
Gerente de Compras da Rede de Hospitais São Camilo de São Paulo
Como você a área de compras hospitalares? Ocorreram grandes mudanças
desde que você começou nesse setor?
R: Vejo a área de compras como um gerador de receitas. Numa época onde não se
consegue reajustes de preços com facilidade é necessário reduzir os custos para se
manter o lucro desejado. Na área hospitalar, mais de 45% dos custos estão envolvidos
em materiais/medicamentos e equipamentos. Assim, a aquisição deles interfere diretamente no resultado financeiro.
Ocorreram grandes mudanças, pois antigamente as compras eram feitas de maneira
transacional. A informática e o aparecimento dos EDI´S contribuíram para melhorar a
qualidade das compras, bem como estabelecer novos modelos de compras.
Sem dúvida. Atualmente, os especialistas afirmam que as concorrências no mercado
não são mais entre as empresas e sim nas “cadeias de valor”. Dessa forma, acho que as
grandes mudanças ocorrerão nos relacionamentos entre os players.
Como você colocaria sua experiência no setor de compras?
Integrando cada vez mais os processos logísticos com a aquisição propriamente dita,
envolvendo os fornecedores nos projetos, sempre que possível.
Já trabalhou em outras áreas dentro do hospital ou mesmo em outros hospitais?
Sim, já trabalhei no departamento de suprimentos que compreende os setores de programação de reposição, farmácias - central e satélite, almoxarifado e transportes.
A área de compras é corporativa. Assim, realiza compras das 3 unidades Pompeia, Santana
e Ipiranga. O sistema de gestão integrada serve de base para as solicitações de compras.
Como se dá as compras de mat/med, órteses e próteses, farmácia hospitalar,
equipamentos e materiais do edifício hospitalar? Elas são feitas por pessoas
diferentes?
Sim. Temos um comprador para medicamentos, um comprador para materiais hospi-
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talares, um comprador para materiais do edifício, bem como materiais não padrão em
geral, um comprador internacional para as importações de equipamentos e aquisição
de equipamentos no mercado local. Órteses e Próteses estão migrando para o departamento de compras de forma corporativa, uma vez que eram feitas pelos departamentos de suprimentos de cada unidade.
Como funciona o ciclo de compras? Elas têm uma periodicidade ou variam de
acordo com as necessidades?
O sistema adotado hoje está hibrido: Kanban e Ponto de Pedido. Nos dois casos as
compras ocorrem de forma variada, sendo diferente apenas que uma se baseia na previsão e a outra na demanda real.
Quais os principais aspectos que são levados em conta na hora da compra?
São vários os aspectos, por exemplo: preço, condições de pagamento, marca do produto, avaliação do fornecedor, por exemplo, se ele é aprovado pelo gafo, logística do fornecedor, etc...
Sim, utilizamos o portal de compras chamado Bionexo que é muito abrangente. Assim,
nossas cotações atingem centenas de fornecedores e recebemos em média 30 respostas
a uma cotação.
de fornecedores?
Sim. Para medicamentos só compramos de fornecedores previamente qualificados
pelo Gafo. Para materiais os fornecedores tem que apresentar na bionexo toda a documentação exigida que obedece a critérios rígidos e são constantemente monitorados
pelo portal.
Sim. Para materiais temos uma enfermeira especializada que é a responsável por inovações tecnológicas e solução de problemas técnicos. Nenhum material é padronizado na
rede sem passar pela avaliação e testes supervisionados por essa enfermeira.
Para medicamentos existe uma comissão de padronização dirigida por uma farmacêutica e composta por médicos e pelo departamento de compras, onde são analisados,
além do aspecto técnico a viabilidade econômica do produto.
à mat/med?
Sim. Eles sugerem padronização de materiais e medicamentos que são analisadas pelas
comissões citadas na pergunta anterior e participam ativamente na especificação dos
equipamentos a serem adquiridos.
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Existe uma troca de fornecedores periódica? E qual é a política para essa troca?
Na realidade não temos fornecedores fixos por produto. As cotações e as oportunidades do mercado no ato da aquisição é que definem de quem serão comprados os mat/
med e equipamentos.
Qual é a política para atendimentos dos representantes comerciais de empresas fornecedoras?
Temos um dia da semana reservado para essa atividade, desde que os mesmos justifiquem previamente qual é o assunto a ser tratado.
As compras dos hospitalares representam a maior fatia dos gastos dentro do
hospital?
Sim.
Há alguma informação que acha importante ser compartilhada aos novos fornecedores?
Sim achamos importante passar ao novo fornecedor uma visão ampla da instituição e
o que ela pode agregar de valor a sua empresa. Comentamos sobre nossa visão, missão
valores, metodologias utilizadas e principalmente a ética adotada pela empresa.
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David A. Oliveira
Formado em Administração Hospitalar pelo Centro Universitário Fundação Santo André. Possui experiência de 19 anos
no setor hospitalar, sendo 4 anos no Hospital São Luis e
completando 15 anos no Hospital Sepaco.
Apaixonante por ser uma área de grandes transformações e inovações. Sim, a todo o
momento há novidades e a competitividade é bem acentuada entre os fornecedores.
Sim. Tendo em vista a informatização e a velocidade
Média, já que é impossível ter o conhecimento do todo.
Sim. Já trabalhei em outra instituição e tive passagem pelas áreas: Farmácia, Centro
Cirúrgico, Centro Obstétrico, CTI Adulto, Pronto Atendimento, Recebimento e Almoxarifado.
É uma das áreas de maior relevância do hospital. A organização está descrita no item
abaixo. Com o desempenho adequado deste setor podemos obter:
- vantagens competitivas;
- redução de custos;
- redução de estoques;
- aumento da margem de lucro;
- negociação, redução e acompanhamento constante do quociente de posicionamento
relativo.
A área de compras está contida na área de Suprimentos e é representada por 3 células,
sendo:
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- aquisições de materiais diversos e medicamentos;
- aquisições de equipamentos, materiais médico-hospitalares, materiais de construção,
contratações de prestadores de serviços e negociações de contratos;
- central de OPME.
As compras são realizadas seguindo os critérios de tempo de processamento interno,
tempo de estocagem e consumo médio mensal (ponto de pedido conforme curva
ABC e XYZ). Sim, ela sempre obedece a uma periodicidade de compras, seguindo os
critérios acima descritos, além da sazonalidade do consumo.
Além dos já descritos acima, mais qualificação técnica dos produtos que são avaliados
e aprovados antes da aquisição.
Sim, as cotações fazem parte de qualquer processo de compras.
de fornecedoras?
Sim, a empresa antes de participar de qualquer processo de compras deverá fazer parte da relação de fornecedores aprovados pelo hospital, e para isso deverá atender os
critérios de avaliação do mesmo.
Sim, os produtos passam pela avaliação e análise técnica da comissão a qual pertencem e somente após aprovação desta é que as marcas/ produtos estarão aprovados para a compra. O setor de enfermagem tem algum tipo de participação nas compras relativas
à Mat./Med.?
Sim, este setor faz parte integrante de todas as comissões do hospital e a sua opinião
tem grande relevância na qualificação dos produtos.
Os fornecedores são avaliados a cada processo de compra e todos são informados desta avaliação no momento do cadastro e em cada cotação. Os fornecedores são avaliados durante todo processo de fornecimento: na área de compras (durante o processo
de cotação) e na área de recebimento (quando da entrega da mercadoria), podendo de
acordo com esta avaliação, ser advertido, suspenso ou parabenizado pela satisfação de
tivemos no processo (avaliação de fornecedores). 14
fornecedoras?
O atendimento acontece através do agendamento prévio.
Apesar de não representar a maior fatia dos gastos, está entre as despesas de maior
relevância.
É uma área contagiante, dinâmica, com grandes transformações e inovações tecnológicas e que exige muita dedicação dos profissionais, mas resulta em grande realização
profissional.
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um maior controle e muito mais segurança dos produtos, praticamente eliminando
possibilidades de problemas com fraudes, falsificação ou aquisição de medicamentos
provenientes de origem duvidosa (roubo), além de melhorar a negociação no preço,
prazos de pagamento e garantia nos prazos de entrega.
Acredito que o uso de novas tecnologias, novas plataformas e portais de compras irão
crescer muito. A globalização e a adesão as redes sociais modificarão muito as práticas de compras. Isso torna a profissionalização da área ainda mais importante e um
diferencial competitivo no mercado. Além disso, o acesso a informações de preços de
qualquer parte do mundo e as possibilidades de importações diretas afetarão profundamente os modelos de compras tradicionais.
A visão sistêmica, o conhecimento sobre processos de finanças, comerciais, logística e
gestão de pessoas são fundamentais para a evolução da área. Trabalhar constantemente
sob pressão com o atendimento de demandas urgentes e importantes, faz com que sejamos profissionais preparados e forjados para os novos desafios de qualquer atividade
empresarial. Por fim, ter disciplina no método, esforço intelectual e muita dedicação
são imprescindíveis para o sucesso.
Trabalhei vários anos em uma Instituição de Ensino Superior, passando por várias
áreas como Contabilidades, Financeiro e por último na Gerência de Suprimentos. O
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Hospital Moinhos de Vento está sendo a minha primeira experiência no segmento
hospitalar. Vejo que a minha experiência anterior em várias áreas, me proporcionaram
uma alavancagem na carreira e alicerçaram a minha trajetória atual.
As compras são centralizadas e segmentadas em áreas e por classes de insumos, conforme organograma abaixo.
Superintendência Executiva
Superintendência Administrativa
Gerente de Suprimentos
Gestão de Compras
Medicamentos
Materiais Médicos
Importações
Gestão de Almoxarifado
Execução e
Validação Técnica
Atendimentos
diário dos setores
Recebimento
Mat e Med
Planejamento
Programação
estoque
Almox Mat Exp,
Manutenção, etc
OPME
Manutenção/
Consumo direto
Obras / Ativos
Mat Expediente
Gráfica, Uniformes
Nutrição
Recebimento
Secretaria
Datamatrix
e rastreabilidade
Inventários e
ajustes estoque
Cadastro Insumos
Em geral
Fechamentos
contábeis
Comitê Padronização Materiais
Recebimento de
fornecedores
Avaliação e
e teste de novas
marcas
Avaliação final e
Padronização de
Materiais Médicos
Hospitalares
Cadastro Mat
Médicos
Hospitalares
A área de Suprimentos do Hospital Moinhos de Vento está organizada conforme organograma acima. O foco principal está nas a aquisições de Materiais Médicos Hospitalares, Medicamentos e Órteses e Próteses, que seguem a política de compras definida
pela instituição que tem como diretrizes principais; a) priorizar as compras diretamente
com os fabricantes, b) homologar e padronizar marcas e produtos confiáveis, c) assinar
contratos de médio/longo prazo com garantia de entrega assegurada e d) assegurar
preços competitivos no mercado e condições de pagamento adequadas. Essas compras
são executadas na grande maioria através de plataforma eletrônica de compras BIONEXO, a OPMEnexo e contratos corporativos.
Da mesma forma as compras de equipamentos também são centralizadas e coordenadas pela Área de Suprimentos. Essas são executadas conforme o orçamento anual de
investimentos. As negociações são respaldas pelos gestores das áreas demandantes que
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definem juntamente com as áreas de engenharia as especificações técnicas e os níveis
de atendimento (SLA). Os contratos além da área jurídica são analisados, revisados e
assinados por todos os envolvidos conforme rege a Governança Corporativa do Hospital. A figura abaixo ilustra essa prática.
Área Técnica
Jurídico
Objeto da
Contratação
Área usuária
“Gestor do Contrato”
Suprimentos
Os ciclos de compras de materiais e medicamentos levam em conta a necessidade e
garantia da disponibilidade dos insumos necessários para as atividades do Hospital,
respeitando critérios técnicos, de padronização e de qualidade, dentro das especificações, quantidades e frequências de entrega negociadas com os fornecedores. Os
equipamentos seguem um fluxo definido pelo orçamento anual de investimentos e
cronogramas específicos de execução.
O Hospital Moinhos de Vento deixa muito claro a seus fornecedores, quais requisitos
considera importantes serem cumpridos.
Solidez e capacidade tecnológica instalada.
Preço competitivo e condições de negociação.
Qualidade dos produtos e serviços.
Comportamento ético e responsabilidade social.
Sistemas de abastecimento ágeis e confiáveis.
Flexibilidade e pró-atividade.
Consciência no atendimento às normas legais, documentais, de segurança e ao meio ambiente.
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Parceria como resultado do negócio.
Nesta trajetória, o Hospital Moinhos de Vento tem plena consciência de que seus
fornecedores, segmentados pelos diversos ramos de atividade, ocupam um papel de
significativa importância.
Sim, além das cotações e pesquisas de preço nas Plataformas Eletrônicas de Compras, BIONEXO e OPMEnexo, fazemos normalmente 3 cotações de preços para
valores mais relevantes e participamos de alguns grupos de compras conjuntas como
o SINDIHOSPA, ANAHP, além de participar de feiras e realizar visitas de Fábricas e
prospecções de novos distribuidores. Os próprios usuários em muitas oportunidades
contribuem com informações relevantes sobre preços e negócios concorrentes.
de fornecedoras?
Sim, temos a etapa de qualificação cadastral, onde solicitamos e avaliamos os principais documentos contábeis e de regularização fiscal da empresa, principais clientes já
atendidos, cartas de recomendação, níveis de atendimento e visitas de validação técnica
às instalações da empresa quando necessário.
Sim, isso é imprescindível quando se trata de material médico hospitalar e medicamentos. Tanto o COMITÊ DE PADRONIZAÇÃO DE MATERIAIS como o COMITÊ
DE PADRONIZAÇÃO DE MEDICAMENTOS, fazem os testes e a homologação
dos produtos com as equipes da Assistência e Médicos antes da padronização dos
mesmos e posterior aquisição. Para equipamentos, normalmente de solicita modelos
em demonstração para serem testados no Hospital.
à Mat./Med.?
Sim, temos uma Enfermeira na área de Suprimentos que centraliza e alinha as ações
do Comitê de Padronização de Materiais no Hospital, relativas a área de Suprimentos,
Assistência e Área de Enfermagem.
No Hospital Moinhos de Vento se prioriza contratos de médio e longo prazo diretamente com os Fabricantes. Além disso, usa-se exclusivamente materiais e medicamentos de referência (de marca), fatos levam a uma certa fidelização de marcas e fabricantes. Porém, isso não quer dizer que não estejamos sempre atentos a validar novas
marcas, novos fabricantes e distribuidores. No exemplo do segmento de equipamentos
médicos e móveis, temos duas ou mais de três marcas validadas, o que ocasiona uma
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boa concorrência e competição em melhores preços, prazos de pagamento, prazos de
entrega e níveis de atendimento.
É feita uma troca periódica dos fornecedores? Caso haja esta troca, qual a política para que esse processo aconteça?
fornecedoras?
Duas vezes por semana, mas sempre com agendamento com os compradores.
Sim, fazemos compras conjuntas com o Comitê de Relacionamento com Fornecedores do SINDIHOSPA (Sindicato dos Hospitais e Clínicas Particulares de Porto Alegre)
e do Projeto Relacionamento com Fornecedores da ANAHP (Associação Nacional
dos Hospitais Particulares)
Destaco ainda que, com a melhoria nos processos-chave percebe-se um aumento de
visão sistêmica e de sustentabilidade entre os superintendentes, gerentes e usuários,
principalmente no tocante as inter-relações entre os processos e a avaliação dos impactos entre eles, aliados a abordagem e a prática dos conceitos e estratégias propostas da Matriz Estratégica e da importância da Gestão de Suprimentos/Compras e
principalmente as relações com os Fornecedores, no desempenho das suas atividades,
indicadores e metas. E por fim, o modelo interno usado com a equipe foi baseado no
livro A Execução Premium de (Kaplan & Norton) 2008, traduzidos na figura abaixo,
demonimada internamente de espiral positiva do Balanced Scorecard (BSC). Ou seja,
pessoas motivadas, comprometidas, entusiasmadas e bem treinadas, executam bem a
sua rotina todos os dias, melhoram processos, deixam mais felizes seus clientes internos e externos e conseqüentemente, melhoram os resultados da Instituição.
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Márcio Francesquine
Trade Comissioner do Consulado do Canadá, em São Paulo, VP Adjunto do Comitê de Marketing da CCBC - Câmara
de Comercio Brasil Canadá, diretor da ABVPS - Associação
Brasileira dos Profissionais em Vigilância Sanitária, Diretor
de Relações Internacionais da ABMS-Associação Brasileira
de Marketing em Saúde.
Importação de Produtos Médicos no Brasil
Quer uma sarna para se coçar? Vá trabalhar com importação. Quer duas sarnas
grandes para se coçar? Vá importar produtos médicos!
A atividade comercial no Brasil, não importa qual seja, sofre de males estruturais bem
conhecidos, que incluem uma legislação trabalhista arcaica, baixa qualidade de mão de
obra, péssima qualidade de comunicação e, naturalmente, um dos mais altos níveis de
impostos do mundo.
A atividade da importação padece, naturalmente, dos mesmos males. Porém com o
agravante da incerteza cambial, pela infra-estrutura de logística reconhecidamente ultrapassada e pela burocracia ainda mais exigente, devido aos rígidos controles cambiais
exercidos na atividade.
Soma-se a isto problemas de comunicação, fuso horário, queda da produção nos países
de origem, riscos políticos e, riscos naturais cada vez mais presentes e devastadores, e
temos uma atividade de alto fator de estresse mesmo nos momentos mais tranqüilos,
uma vez que conseguir manter um fluxo constante de chegada, desembaraço aduaneiro
e entrega dos produtos no mercado brasileiro requer um alto grau de competência e
acompanhamento constante. Uma grande sarna!
Na importação de produtos médicos adicionamos um componente extra: o alto nível
de regulamentação da ANVISA - Agência Nacional de Vigilância Sanitária, responsável pela emissão dos registros de produtos de acordo com as normas de qualidade brasileiras, inspeção dos produtos na fronteira bem como inspeção pós-venda. A partir de
2010, a ANVISA assumiu também a responsabilidade de inspecionar in loco, de forma
direta (ou seja, com fiscais da agência), as boas práticas de manufatura dos fabricantes
internacionais, uma preocupação adicional para os profissionais responsáveis por manter o mercado abastecido com produtos de primeira necessidade.
No caso das importações de produtos médicos, no Brasil o setor luta também contra
o estigma de que “importações atrasam, ou mesmo bloqueiam, o desenvolvimento da
indústria nacional”. Nada mais falso, uma vez que as nações mais desenvolvidas tecno-
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logicamente são também grandes importadores de equipamentos médicos.
Tudo isto faz com que a importação de produtos médicos no Brasil seja uma atividade
bastante complexa e cara, não raro afastando pequenos importadores ou importadores
de produtos de nicho (ex. produtos ortopédicos especiais).
De acordo com a ABIMO – Associação Brasileira da Indústria Médico-Odontológica,
o Brasil tem um mercado de produtos médicos estimado em US$ 5,1 bilhões, e importações na ordem de US$2.7 bilhões.
Para se ter uma idéia, o Canadá, com uma população de 33 milhões de habitantes e um
mercado para equipamentos médicos estimado em US$5.4 bilhões (um dos mais ricos
do mundo), importa mais de 70% do que consome, apesar de também ser reconhecidamente um exportador de tecnologias médicas.
Nestes países a importação de produtos médicos é uma atividade também sujeita a
regras próprias e bastante exigentes com relação à qualidade dos produtos e dos fornecedores, mas encarada como uma atividade econômica normal, organizada para suprir
necessidades de mercado com o objetivo de beneficiar o publico com uma maior oferta de produtos com maior qualidade a preços competitivos.
Como cidadão e consumidor, espero sim que o governo continue exercendo rígido
controle sobre a qualidade dos produtos médicos importados e vendidos no Brasil.
Mas sem deixar que controles de qualidade se transformem em barreiras que dificultem a importação e, portanto, meu acesso a produtos de qualidade.
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Mauro Stormovsk
Contador e MBA em Economia pela USP
Hoje é proprietário da INTERIM HOME CARE RS LTDA.
Foi diretor executivo da feira internacional Hospitalar durante 12 anos. Desde 2005 é diretor do Sindicato de Hospitais
de Porto Alegre, também é o presidente da Câmara Britânica
de negócios do RS.
Vejo as áreas de compras hospitalares cada vez mais preparadas para o atendimento
das operações dos estabelecimentos de saúde. Este preparo se deve ao fato de que há
um maior numero de informações a respeito das atividades destes estabelecimentos e
a possibilidade de entregas nas 24 horas do dia.
Sim ocorreram muitas mudanças, tanto nos estabelecimentos como com os fornecedores. Nos hospitais, o planejamento operacional está cada vez mais intenso e mais
protagonista no planejamento estratégico destes.
Por parte dos fornecedores, também foram incorporadas muitas mudanças; como
compras online, maior integração com os hospitais (parceria) e melhora das comunicações entre todos os integrantes desta cadeia.
No caso de compras específicas como a de grandes equipamentos, hoje já existe uma
grande integração com fornecedores.
Com a confiança aumentando entre fornecedores e consumidores certamente uma
maior integração fará com que a busca da equalização econômica entre eles seja maior.
Outro aspecto que poderá melhorar no futuro será o de compras coletivas pelo sistema
online, tipo leilão, onde vários hospitais buscarão compras de maior volume para obter
mais vantagens econômicas.
Grande, a convivência de mais de 20 anos possibilita a identificação de boas oportunidades e o convívio com fornecedores permite conseguir as melhores ofertas para os
hospitais.
Não, minha vida profissional sempre buscou estar perto destes para identificar necessidades de forma mais genérica e não em um único estabelecimento.
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Busca-se organizar o setor de compras de acordo com o volume das mesmas, isto é,
em estabelecimentos maiores (compras acima de R$ 5 milhões/mês) podem ser estabelecidas células por tipo de materiais.
Conforme o acima exposto, todos os setores de compras atendem necessidades dos
setores hospitalares e obedecem rigorosamente os comandos das chefias destes. A responsabilidade destes setores torna-se fundamental para as compras por especialidades.
Importante pergunta, para materiais de consumo, existe uma periodicidade e sempre a
busca da melhor qualidade e o menor preço.
Nos demais itens o ciclo varia de acordo comas necessidades.
O binômio qualidade/preço sempre foi o item mais procurado nas compras.
Hoje em dia, temos que atentar para um outro detalhe que é a capacidade de fornecimento
por parte da empresa escolhida. A confiança no fornecedor faz parte da compra adequada.
Sim e sempre. Considerando que as compras são atividades constantes, a pesquisa de
preço é o cotidiano de todo o comprador.
de fornecedoras?
Sim, conforme comentado anteriormente, a confiança nas empresas fornecedoras é
um item que sempre está presente no momento da definição das compras.
Sim e sempre. Procuramos obter amostras para uso cotidiano para que os profissionais
que os utilizam possam avaliar os mesmos. No caso de equipamentos (máquinas e
utensílios) sempre procuramos obter treinamento por parte dos fornecedores.
à Mat./Med.?
Sim, sempre. Ninguém melhor do que as enfermeiras para avaliar no dia a dia os itens
utilizados nos setores hospitalares.
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Não necessariamente. Após o estabelecimento de vínculo com determinados fornecedores, desde que atendam os requisitos de confiança mais qualidade e preço, não se
busca a troca.
No entanto, o setor de compras é responsável pela busca constante de alternativas e
monitoramento de preços e caso seja constatado qualquer possibilidade de melhores
vantagens para o hospital, certamente, providências serão tomadas para a troca.
No caso de troca por deficiência de fornecedor, normalmente, busca-se alternativas
nos concorrentes dos mesmos.
fornecedoras?
Sempre tornar esta visita a mais agradável possível. Se busca receber para saber as ofertas do dia/mês e para a atualização inerente aos produtos. A cultura de compras passa
por esta troca de informações com fornecedores no dia a dia do hospital.
O INVESTIMENTO EM COMPRAS ATINGE SEMPRE UMA FAIXA QUE VAI
ENTRE 45 A 60 % do faturamento dos hospitais.
No caso, sim sempre que possível. Os sindicatos patronais estão buscando cada vez mais
oferecer estas facilidades aos estabelecimentos associados para a melhoria do mercado.
Há uma cultura de compras; devemos cada vez mais buscar conhecer nosso estabelecimento e os fornecedores para que os interesses de ambos sejam convergentes e de
adequacidade econômica.
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Mônica Granzo
Bacharel em Ciências Contábeis, MBA em Logística Empresarial, Vasta experiência profissional na área de Logística
e Suprimentos e atual Gerente de Compras da Pró-Saúde
ABASH. Instrutora de cursos pertinentes a área.
Vejo a área de compras hospitalares como um setor de extrema importância para a
assistência prestada ao paciente, pois neste setor que são iniciados os processos de
aquisição de produtos de qualidade. Avalio que houve uma profissionalização do setor, com pessoas capacitadas, processos bem definidos e ferramentas cada dia melhor
desenvolvidas e implementadas, que transforma o papel do comprador de operacional
para gerencial.
Acredito que cada vez mais haverá desenvolvimento de tecnologias que otimizarão
os processos de compras, com ferramentas que permitam a execução de qualificação
de fornecedores, que futuramente farão com que o mercado fornecedor se adeque às
demandas necessárias no setor hospitalar.
Enriquecedora! A troca de experiência com profissionais que atuam dentro do ambiente hospitalar me impulsiona na busca pelo conhecimento.
Sim, tenho experiência em outros serviços de saúde e em outras áreas, como por exemplo, hemodinâmica.
Como está organizada a área de compras dentro da empresa?
O setor de compras está diretamente ligada ao Gestor de Suprimentos, que está vinculada à Diretoria Administrativo Financeira.
Todas as compras das diferentes linhas de produtos necessárias ao hospital são feitas
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por um único setor de compras, podendo haver diferenciação somente dos profissionais responsáveis pela aquisição de cada linha.
As compras são feitas mensalmente de forma programada, conforme cronograma
anual pré-estabelecido, podendo haver necessidade de compras fora deste prazo caso
haja aumento de demanda.
No momento da compra é importante avaliar a especificação do produto, o seu custeio
durante o ciclo de vida, a qualidade, o valor, os impostos cobrados e o tipo de frete.
Todos os produtos são cotados com no mínimo três fornecedores.
de fornecedoras?
Para que as empresas possam participar dos processos de cotação da Pró-Saúde, as
mesmas devem estar regularizadas perante os órgãos legais (vigilância, prefeitura, responsabilidade técnica), possuírem autorização de comercialização dos produtos e estarem cientes dos critérios pré-definidos no Manual de Relacionamento com Fornecedores a serem cumpridos quando iniciar fornecimento à Pro-Saúde.
Alguns produtos são previamente testados por profissionais técnicos e emitidos parecer à Central de Compras para validar como item apto a ser adquirido nas próximas
compras.
à Mat./Med.?
Além de participar dos testes de avaliação da qualidade do produto que são feitos
através de solicitações da Central de Compras, a Enfermagem está diretamente em
comunicação com os Serviços de Farmaco e Tecnovigilância notificando as não conformidades encontradas nos medicamentos e materiais utilizados.
É feita uma troca periódica dos fornecedores? Caso haja esta troca, qual a política para que esse processo aconteça?
Ocorrem trocas de fornecedores quando há não conformidades no atendimento ao
cliente, que são pontuadas no processo de Avaliação da Entrega no Portal Eletrônico
de Compras, que podem vir a desqualificá-los.
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fornecedoras?
O atendimento aos representantes só é realizado após homologação da empresa, seguindo os critérios pré-definidos no Manual de Relacionamento com Fornecedores e
sempre com agendamento prévio.
Não, a primeira grandeza do orçamento é a folha de pagamento dos colaboradores.
Todas as compras do grupo Pró-Saúde já são realizadas em compras conjuntas entre
os hospitais pertencentes a uma mesma região geográfica, com exceção da linha de
gêneros alimentícios e materiais de manutenção predial.
Buscar sempre novos conhecimentos com realizações de cursos de reciclagens periódicas, aprender com o próximo através de benchmarking e nunca se esquecerem do
principal objetivo do setor: suprir as necessidades dos seus clientes.
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Comprador Hospitalar

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