Excel – arkusz kalkulacyjny

Wojciech Borkowski,
Anna Mokwa-Borkowska
Excel – arkusz kalkulacyjny
Czyli
sprytny papier w kratkę
Podstawowe pojęcia:
Zeszyt (skoroszyt) – podstawowy dokument
w programie Excel, standardowo składa się z
3 arkuszy (jeżeli nie ustawiono inaczej) ale można
dokładać kolejne (Excelu 2000 udało mi się wstawić ponad 500!)
zeszyt jest oczywiście plikiem, może być
zapamiętany pod określoną nazwą na dysku
lub dyskietce.
Arkusz – element zeszytu, składa się z 256
kolumn i ponad 64000 od wersji z Office97.
Podstawowe pojęcia cd:
Uwaga! Naprawdę
komórka zawiera to,
co widać w linii edycji,
a nie to co widać w
komórce arkusza.
Komórka bieżąca (aktywna) – komórka wybrana przez
kliknięcie wskaźnika myszy o kształcie na wskazanej
komórce, komórka bieżąca jest otoczona ramką.
Format komórki – wygląd danych, sposób ich
przedstawiania w komórce czy grupie komórek. Na format
składa się np. wygląd czcionki, obramowania, tło, itp.
Adres komórki – określenie położenia komórki składające
się z symbolu kolumny i numeru wiersza, np. B4 to adres
komórki znajdującej się na przecięciu kolumny B i wiersza
4. Każda komórka ma swój adres, który jest unikatowy w
ramach jednego arkusza.
Można też nadać komórce nazwę, ale rzadko się z tej możliwości korzysta
Nazwa pliku
zawierającego
otwarty skoroszyt
Okno Excela
Adres lub nazwa
komórki
aktualnej
Linia edycji
komórki
aktualnej
Oznaczenia
kolumn
Przesuń na koniec
i sprawdź jaka jest
zasada oznaczania
dalszych kolumn i
jak jest określona
ostatnia kolumna
Numeracja
wierszy
komórka aktualna
Pasek nawigacji
pomiędzy
arkuszami
Wciśnij tu prawy klawisz
myszy i wybierz „wstaw
arkusz”, a potem Crtl-Y czyli
powtórzenie ostatniej operacji
dowolną liczbę razy!
Wpisywanie danych
Można wpisywać w linie
edycji
Enter zatwierdza dane
i powoduje przejście do
następnej komórki (pod
spodem)
ale można też edytować
w obrębie komórki –
wystarczy zrobić
„double click” na
komórkę i można pisać
...o ile włączona jest odpowiednia opcja
*
Wpisywać można:
dowolne teksty, byle nie za
długie
Liczby całkowite
Liczby z częścią ułamkową w
postaci dziesiętnej* (np.
10,567)
liczby w notacji IEEE (np.
1.2E+15 oznacza 1,2x1015)
Procenty (np. 10%) – musi być
w takim formacie jak Excel sam
wyświetla, czyli najczęściej bez
odstępu!
Waluty (np. 5 zł) - w formacie
zgodnym z tym co chce Excel
Daty i czas, i inne...
Znak separatora dziesiętnego – przecinek lub kropka zależy od ustawień lokalnych użytkownika
•Przesuwając
myszą granice
między
kolumnami można
zmieniać ich
szerokość.
• Podwójne
kliknięcie w to
miejsce ustala
automatycznie
taką szerokość
kolumny, jaka jest
potrzebna dla
znajdujących się
tam danych
Zwykle nieprawidłowo rozpoznane wartości są
automatycznie dosuwana do lewej jak każdy tekst, a
wartości o rozpoznanych formatach są dosuwane do prawej
Kopiowanie i przenoszenie danych.
Program Excel umożliwia wykonywanie operacji
kopiowania i przenoszenia na wiele sposobów:
wykorzystując opcje menu, przyciski, klawiaturę oraz
mysz.
Kopiować i przenosić można fragment zawartości komórki,
całą komórkę, cały wiersz lub całą kolumnę, wybrany
prostokątny obszar arkusza
Kopiowanie zawartości komórek –podświetlić
(zaznaczyć) komórkę lub zakres komórek i z menu Edycja
lub z menu podręcznego wybrać polecenie Kopiuj lub
nacisnąć jednocześnie klawisze <Ctrl>+<C> lub nacisnąć
przycisk w pasku narzędziowym.
Zawartość wskazanych komórek zostanie wówczas
skopiowana do bufora pamięci zwanego Schowkiem
Kopiowanie i przenoszenie danych. cd
określić miejsce przeznaczenia, tzn. wskazać
komórkę będącą lewym górnym rogiem zakresu, w
którym mają pojawić się skopiowane dane
Z menu Edycja, wybrać opcję Wklej (lub nacisnąć
kombinację klawiszy <Ctrl>+<V> lub nacisnąć
przycisk w pasku narzędziowym. Spowoduje to
wklejenie zawartości Schowka w nowe miejsce.
Dane, które umieszczone są w schowku
można kopiować wielokrotnie. Zawartość
schowka zmieni się po następnej operacji
kopiowania lub wycinania danych
p
Po wykonaniu przykładowych kopiowań arkusz powinien
wyglądać mniej więcej tak.
Zaznaczenie całej kolumny uzyskujemy przez kliknięcie w jej
literowy nagłówek
Analogicznie kliknięcie w numer wiersza zaznacza cały wiersz
Mniejsze bloki komórek zaznaczamy myszką, ale większe...
Sprytne skakanie po arkuszu
Jak zmieniać komórkę aktualną?
Mały blok komórek łatwo „przeskoczyć” za
pomocą myszy oraz suwaka, można też
używać klawiszy strzałek
Ale przejście dużego bloku, jeszcze tak, żeby
znaleźć dokładnie jego koniec lub początek
może być czasochłonne
Przydają się wtedy sekwencje Ctrl +
, Ctrl
+
i tym podobne (wypróbuj wszystkie
strzałki, oraz home i end)
Sprytne zaznaczanie
Jeśli przemieszczając się
„kursorem komórkowym” po
arkuszu trzymamy jednocześnie
klawisz Shift to zaznaczamy blok
komórek
Trzymając jednocześnie klawisz
Ctrl można to robić bardzo
sprawnie i szybko
„Wjedź” w komórkę A2 i naciśnij
Shift + Ctrl + strzałka w dół (efekt na
rysunku górnym)
Znowu startując z komórki A2
naciśnij Shift + Ctrl + End (efekt na
rysunku dolnym)
Formatowanie
Pojedynczą komórkę albo ich blok można sformatować – „żeby było
ładnie i czytelnie” (menu format
komórki)
Format dotyczy sposobu wyświetlania danych (np. liczby miejsc po
przecinku)
Oraz wyglądu komórki – czcionki, kolorów, obramowań, wypełnień, a
nawet kąta nachylenia tekstu (co może także prowadzić do pełnej nieczytelności
arkusza ☺ )
Na szczęście zawsze w menu jest Edycja
Cofnij ... - prawie z każdego
popełnionego błędu możemy się wycofać – dopóki nie zapiszemy arkusza.
Dlatego dobrze jest też zapisywać kopie naszej pracy co jakiś czas pod inną nazwą –
minimalizuje to straty na skutek błędów i wypadków losowych w rodzaju wyłączenia prądu.
Większe bezpieczeństwo cennych danych wymaga zapisania na inny nośnik – najlepiej płytę
CD R.
Formuły i funkcje
Arkusz kalkulacyjny niewiele by się różnił od
wielkiej tabeli w edytorze gdyby nie umiał
sam liczyć
Możemy go traktować jako wielką tablicę
sprzężonych kalkulatorów naukowych z
pamięcią – to dlatego arkusze zdobyły na
świecie taką popularność!
różne formuły (wzory) wpisywane do komórek
wykonują obliczenia na podstawie danych
zawartych w arkuszu – zmiana danych od
których zależy formuła automatycznie
zmienia wynik (no chyba, że to wyłączymy)
Formuły Excela
Operatory arytmetyczne służą do wykonywania podstawowych operacji
matematycznych takich, jak dodawanie, odejmowanie lub mnożenie; składania liczb i
obliczania wyników numerycznych.
OPERATOR
ARYTMETYCZNY
ZNACZENIE
PRZYKŁAD
+ (znak plus)
Dodawanie
3+3
- (znak minus)
Odejmowanie 3-1
Negacja
-1
* (gwiazdka)
Mnożenie
3*3
/ (kreska ukośna w
prawo)
Dzielenie
3/3
% (znak procent)
Procent
20%
^ (daszek)
Potęgowanie
3^2 (to samo co 3*3)
Przykład
•Formuła jest widoczna w linii edycji
•Wynik obliczeń widać w samej komórce
•Zwróć uwagę, że formuła zaczyna się od
znaku =
•Jeśli tak nie będzie Excel potraktuje ją
jako tekst i po prostu wyświetli!!!
Komórki jako „pamięci” czyli
zmienne
Wpisywanie liczb „żywcem” w formułę
czasem się przydaje, ale tylko czasem...
Najczęściej w formułach wpisywanych w
jedną komórkę rolę liczb przejmują wartości
pobrane z innych komórek za pomocą ich
adresów.
Np. w komórce B5 może znajdować się
formuła:
=B2+B3/B4
Dane do obliczeń
I obliczenia
W komórkę D1 wpisujemy „SUMA”
W komórkę D2 wpisujemy =B2+C2
UWAGA!!! – teraz kopiujemy zawartość
D2 do D3, do D4 itd.
Wygląda na to, że...
Formuła tam też jest prawidłowa
A dlaczego???
Adresowanie względne
•Adres komórki wpisany w
„zwykły” sposób jest adresem
względnym – tzn. jest
pamiętany jako przemieszczenie
w stosunku do komórki
zawierającej formułę
• Przy kopiowaniu formuły nie
zmienia się, ale wskazuje już na
inną komórkę!!!
Liczymy % zapłaconej składki
•Adresy komórek można wpisywać ręcznie, ale można też wpisując
formułę „klikać” na potrzebne komórki – ich adresy wstawiają się
same!
•Mając formułę w komórce wchodzimy do menu Format komórki
Liczby i wybieramy Procentowe
A teraz kopiujemy i ...
Ale nie ma się co dziwić, formuła
wskazuje na komórkę G3, która
jest przecież pusta!
A pusta jest interpretowana jako 0
... i dostajemy dzielenie przez 0.
Raczej nie tego oczekiwaliśmy
Adresowanie bezwzględne
W przypadku gdy nie życzymy sobie, żeby adres
komórki lub jego część (kolumna lub wiersz) zmieniały
się przy kopiowaniu formuły używamy adresowania
bezwzględnego
W Excelu blokadę adresu oznacza się stawiając znak
$ przed blokowany element
$A$1 – adres bezwzględny zarówno w kolumnie jak i w
wierszu
$A1 – adres z zablokowaną kolumną, czyli zawsze będzie A
A$1 – adres z zablokowanym wierszem, czyli zawsze będzie 1
Czyli w komórkę F2 powinniśmy wpisać =D2/$G$2
Zamiast kopiowania formuł
• Zaznaczamy poprawioną
komórkę E2
• Najeżdżamy myszą na
prawy dolny róg komórki
• Kursor musi się zmienić
w czarny krzyżyk
• Ciągniemy w dół do
komórki E7
• W ten sposób formuła
klonuje się na wszystkie te
komórki!!!
Funkcje Excela
Sumowanie i inne ciekawostki
Zakres czyli blok komórek
Zakres (blok) – grupa sąsiadujących ze sobą
komórek. Zakresem mogą być:
komórki znajdujące się w jednej kolumnie, np.
C11:C23 (C11 do C23),
komórki znajdujące się w jednym wierszu, np.
D4:D12,
komórki z kilku kolumn i wierszy, np. F2:H45.
Zakresy są często parametrami funkcji Excela
takich jak np.. SUMA czy ŚREDNIA
AUTOSUMOWANIE
Funkcja „suma”
jako bardzo
często używana
ma w Excelu
swojego
kreatora
Wystarczy
wybrać komórkę
i kliknąć znaczek
na pasku
narzędziowym
Wklej (inne)
funkcje
Inne funkcje
można wkleić za
pomocą bardziej
ogólnego kreatora
Albo wpisać z
klawiatury, o ile
pamiętamy nazwę
Inne operatory Excela
Głównie służące sprawdzaniu
poprawności danych i warunkowej
ich modyfikacji
Operatory porównania w
Excelu
Operatory porównania Możesz porównać dwie wartości za pomocą następujących
operatorów. Gdy dwie wartości są porównywane za pomocą tych operatorów, to wynik
jest wartością logiczną, PRAWDA lub FAŁSZ.
OPERATOR
PORÓWNANIA
ZNACZENIE
PRZYKŁAD
= (znak równości)
Równy
A1=B1
> (znak większy niż)
Większy niż
A1>B1
< (znak mniejszy niż)
Mniejszy niż
A1<B1
>= (znak większy niż lub
równy)
Większy niż lub
równy
A1>=B1
<= (znak mniejszy niż lub
równy)
Mniejszy niż lub
równy
A1<=B1
<> (znak nie równy)
Nie równy
A1<>B1
Np.:
=A1>B2
=A1=C1
(sic!)
Operator tekstowe w Excelu
Operator złączenia tekstu && Operatora (&amp;) należy używać do łączenia lub
składania jednego lub kilku ciągów tekstowych w celu utworzenia pojedynczego
fragmentu tekstu.
OPERATOR
TEKSTOWY
& (handlowe
i)
ZNACZENIE
PRZYKŁAD
Łączy lub wiąże dwie wartości w "North" & "wind" daje w wyniku
celu utworzenia jednej ciągłej
"Northwind"
wartości tekstowej
Funkcje logiczne w Excelu
Wyrażenia logiczne mają w Excelu postać funkcyjną, a nie operatorową:
FAŁSZ Zwraca wartość logiczną FAŁSZ
PRAWDA Zwraca wartość logiczną PRAWDA
LUB Zwraca wartość PRAWDA, jeśli którykolwiek argument ma wartość PRAWDA
Np.: „=LUB(A2,B2)” powoduje, że wartością komórki jest wynik operacji logicznej A2 OR B2
NIE Odwraca wartość logiczną argumentu
ORAZ Zwraca wartość PRAWDA, jeżeli wszystkie argumenty mają wartość PRAWDA
JEŻELI Określa warunek logiczny do sprawdzenia
Operatory specyficzne dla
Excela
Operatory odwołania składają zakresy komórek do obliczeń z użyciem następujących
operatorów.
OPERATOR
ODWOŁANIA
ZNACZENIE
PRZYKŁAD
: (dwukropek)
Operator zakresu, tworzący jedno
B5:B15
odwołanie do wszystkich komórek między
dwoma odwołaniami włącznie
, (przecinek)
Operator połączenia łączący wiele
odwołań w jedno
SUMA(B5:B15,D5:D15)
Wykresy Excela
Excel ma bardzo rozbudowanego kreatora
wykresów
... i dosyć intuicyjne formatowanie wykresu,
gdy już się go uda wyprodukować
Ale żeby stworzyć wykres, trzeba wiedzieć
jak musi wyglądać blok danych, żeby można
było z niego wygenerować wykres takiego
typu o jaki nam chodzi
Wykres kolumnowy ze składek
1.
2.
3.
4.
5.
Zaznaczamy blok
komórek jak na
rysunku
Klikamy ikonę
„kreatora
wykresów”
Wybieramy
„Kolumnowy
grupowany”
Klikamy „Zakończ”
Przesuwamy wykres
tak by nie zasłaniał
danych
Szeroki wachlarz możliwości
Przykłady różnych wykresów jakie
można zrobić w Excelu znajdują się w
pliku Wykresy.xls
Klikając na wykres można zobaczyć
zaznaczone przez program dane, które
posłużyły do jego wykonania
Osadzanie i linkowanie
wykresów
Czyli wykresy Excela w plikach
PowerPointa i Worda
Wykres z Excella
1
0,8
0,6
0,4
19
sinus
17
13
11
9
7
15
sinus
cosinus
5
0
3
0,2
1
Domyślne „kopiuj i
wklej”
W pliku prezentacji
tkwi cała zawartość
pliku arkusza!!!
„Linkowany” wykres z Excella
Kopiuj
Wklej specjalnie
Wklej łącze
Y and R versus X
1,5
1
0,5
0
-1,2
-0,7
-0,2
0,3
-0,5
-1
-1,5
0,8
Żeby uaktualnić, trzeba
mieć źródłowy plik
arkusza w położeniu
tym samym lub
analogicznym jak w
momencie tworzenia
linku (najprościej oba pliki w
tym samym katalogu)
Wykres wklejony jako metaplik
Wklej specjalnie
Rozszerzony
metaplik
Możliwości edycji
ograniczone, ale
skalowanie możliwe
Y and R versus X
1.5
1
0.5
0
-1.2
-0.7
-0.2
0.3
-0.5
-1
-1.5
0.8
Wykres jako obrazek
YandRversusX
1.5
1
0.5
0
-1.2
-0.7
-0.2
0.3
-0.5
-1
-1.5
0.8
Wklej specjalnie
Obraz
Oszczędne i
przenośne nawet do
starych wersji
PowerPointa, ale
wygląd nie zawsze
jest zadowalający
Wykres Microsoft Graph z „ręcznie”
skopiowanych danych*
1
0,9
0,8
0,7
0,6
0,5
0,4
0,3
0,2
0,1
0
losowe
sinus
cosinus
Utwórz wykres
Skopiuj dane z
arkusza
kalkulacyjnego do
lokalnego arkusza
danych
UWAGA na
wierszową
orientacje danych!!!
* W pliku wykresy.xls znajduje się przykład danych przygotowanych do skopiowania
do wykresy Microsoft Graph