Garis Panduan Operasi Projek PSK

Transcription

BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
Versi No. :
GARISPANDUAN OPERASI PROJEK (PROJECT OPERATION
GUIDELINES) PERKHIDMATAN SOKONGAN KLINIK (PSK)
Tarikh :
Mukasurat :
1.0.2
April 2015
1 of 109
GARISPANDUAN OPERASI PROJEK
(Project Operation Guidelines, POG)
Perkhidmatan Sokongan Klinik (PSK)
(Clinic Support Services, CSS)
Seksyen Operasi Klinik
Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan
Kementerian Kesihatan Malaysia
April 2015
Versi No. :
Tarikh :
1.0.2
April 2015
Mukasurat :
KANDUNGAN
2 of 109
MUKASURAT
Singkatan
1.0
Pengenalan
5
2.0
Objektif PSK
6
3.0
Skop Garispanduan
7
4.0
Skop PSK : FEMS, CLS, CWMS
8
5.0
Penyelenggaraan Cegah Berkala (Plan Preventive Maintenance, PPM)
9
6.0
Penyelenggaraan Pembaikan (Corrective Maintenance, CM)
10
7.0
Peranan dan Tanggungjawab (Stakeholders)
12
8.0
Prosedur Pelaksanaan PSK
21
9.0
Prosedur Testing & Commissioning
30
10.0
Prosedur Lawatan Pemeriksaan Teknikal
34
11.0
Prosedur Pengesahan dan Pembayaran Fi bagi kerja-kerja PPM & CM
38
12.0
Prosedur Pengeluaran Sijil PEP (Perakuan Pelupusan)
41
13.0
Pengurusan Waranti
48
14.0
Pematuhan Technical Requirement Performance Indicator (TRPI)
di dalam projek PSK
49
15.0
Pelan Pelaksanaan Spesifik Klinik (Clinic Specific Implementation Plan, CSIP)
50
16.0
Jawatankuasa Teknikal PSK
51
Versi No. :
Tarikh :
1.0.2
April 2015
Mukasurat :
3 of 109
17.0
Jawatankuasa Operasi PSK
52
18.0
Jawatankuasa Pengurusan Projek (Project Committee Meeting,PCM)
53
19.0
Jawatankuasa Mobilisasi Projek PSK Negeri
54
20.0
Jawatankuasa Pra-Pengesahan Kerja
54
21.0
Jawatankuasa Pengesahan Kerja (Validation Committee Meeting,VCM)
55
22.0
Jawatankuasa Kadar Harga (JKH)
58
23.0
Pembayaran Fi Perkhidmatan Kontraktor
62
24.0
Dokumentasi dan Penyediaan Laporan Berkala PSK
68
25.0
Pengurusan Variations
69
26.0
Contractor Performance Assessment (CPA)
79
27.0
Perlepasan Bond dan Penutupan Akaun
86
28.0
Pengesahan T&C dan Setuju Terima
88
29.0
Permit Pelaksanaan Kerja (Permit To Work)
89
30.0
Pelan Tindakan Bencana
92
31.0
Pelan Tindakan Kecemasan
94
32.0
Garispanduan Penyelenggaraan Ambulans
95
33.0
Penglibatan Pihak Ketiga (Third Party) & Penjadualan Semula Kerja
(Rescheduled Work)
100
34.0
Senarai Borang-borang Yang Digunakan Dalam Projek PSK
109
Versi No. :
Tarikh :
Mukasurat :
1.0.2
April 2015
4 of 109
Singkatan
PSK
PTJ
KKM
BPK
JKN
PKD
FEMS
PPM
CM
CLS
CWMS
CSIP
P.K
W.P.K
CPA
PCM
VCM
NCR
JKH
TRPI
MAP
QAP
CA
PEP
T&C
MOIC
JOKN
PJ
LO
Perkhidmatan Sokongan Klinik
Pusat Tanggungjawab
Kementerian Kesihatan Malaysia
Jabatan Kesihatan Negeri
Pejabat Kesihatan Daerah
Facility Engineering Manegement Services
Planned Preventive Maintenance
Corrective Maintenance
Cleansing Services
Clinical Waste Management Services
Clinic Spesific Implementation Plan
Pentadbir Kontrak
Wakil Pentadbir Kontrak
Contractor Performance Assesment
Project Committee Meeting
Validation Committee Meeting
Non Conformance Record
Jawatankuasa Kadar Harga
Technical Requirements and Performance Indicators
Master Agreed Procedures
Quality Assurance Programme
Condition Appraisal
Perakuan Pelupusan
Testing & Commisioning
Medical Officer In-charge Clinic
Jurutera Operasi Klinik Negeri
Penolong Jurutera
Liason Officer
CASIS
Clinic Asset Services Information System
DLP
Defect Liability Period
BER
Beyond Economic Repair
PKD/PKPD/PKB/PKK
Pejabat Kesihatan Daerah/Pergigian Daerah/Bahagian/Kawasan
SDO
Surgery Dental Officer
Versi No. :
Tarikh :
1.0
Mukasurat :
1.0.2
April 2015
5 of 109
Pengenalan
Pengurusan penyelenggaraan aset dan fasiliti telah menjadi fokus Kerajaan dan masyarakat
awam sekarang. Beberapa kes kegagalan pengurusan penyelenggaraan bangunan-bangunan
Kerajaan telah menjejaskan kualiti dan reputasi Kerajaan dalam memberi perkhidmatan
kepada rakyat secara lebih berkesan.
Kerajaan telah memberi penekanan yang serius terhadap pengurusan dan penyelenggaraan
aset dan fasiliti kerana pelaburan besar yang telah dibuat terhadap pembangunan dan
penyediaan aset. Pengurusan aset yang sistematik, menyeluruh dan bersepadu melalui
penyelenggaraan yang komprehensif dan sistematik perlu diwujudkan selaras dengan dasar
penambahbaikan berterusan terhadap sistem penyampaian perkhidmatan sektor awam.
Pengurusan dan penyelenggaraan aset yang komprehensif dan bersepadu perlu
dilaksanakan bagi memastikan aset sentiasa berada dalam keadaan sempurna, selamat
digunakan, penggunaan yang ekonomik dan menjamin jangka hayat yang lebih lama.
Pengwujudan Program Perkhidmatan Sokongan Klinik (PSK) adalah selaras dengan hasrat
dan keperluan Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM)dalam memastikan penyelenggaraan
aset yang sistematik, menyeluruh, seragam dan bersepadu di semua peringkat fasiliti klinikklinik KKM.
Sehubungan dengan itu, Seksyen Operasi Klinik, Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan, KKM
telah membangunkan Garispanduan ini bertujuan membantu pengurus atau Ketua Pusat
TanggungJawab (PTJ) di peringkat KKM, Jabatan Kesihatan Negeri, Pejabat Kesihatan di
peringkat Daerah/Bahagian/Kawasan dan Klinik Kesihatan serta Pergigian (Standalone
Facility) antaranya bagi:o Memberi kefahaman asas mengenai PSK, peranan dan tanggungjawab
(stakeholders) di setiap peringkat KKM dalam pelaksanaan PSK
o Menjelaskan tatacara pelaksanaan PSK dalam mengurus, menyelia,
melaksana dan memantau termasuk proses pembayaran, pengujian,
pelupusan aset dan penutup akaun dan;
o Memastikan pengurusan PSK dapat diuruskan dengan baik dan seragam di
semua peringkat pelaksana berdasarkan syarat perjanjian kontrak serta
mematuhi peraturan dan undang-undang yang sedang berkuatkuasa.
Versi No. :
Tarikh :
2.0
Mukasurat :
1.0.2
April 2015
6 of 109
Objektif PSK dan Halatuju
PSK yang telah dibangunkan dan dilaksanakan ini mempunyai tujuan dan objektif
seperti berikut:2.1
Pembaikan dan selenggaraan secara komprehensif dan sistematik diperlukan
supaya bangunan / fasiliti / peralatan klinik sentiasa berfungsi dengan baik dan
selamat digunakan;
2.2
Selenggaraan cegah berkala (Planned Preventive Maintenance, PPM) dapat
memanjangkan jangka hayat serta reliabiliti aset kerajaan dan secara langsung
mengurangkan kekerapan penggantian alat (premature replacement) dan down
time;
2.3
Keupayaan fasiliti kesihatan, peralatan dan sistem berada di tahap optimum dan
selamat;
2.4
Aset kerajaan di klinik-klinik dapat diberikan jaminan operasi yang lebih baik
daripada syarikat pembekal/pembaik-pulih untuk jangka kontrak yang
munasabah;
2.5
Kakitangan klinikal dapat menumpukan tugas utama mereka bagi memberi
perkhidmatan perubatan dan kesihatan terbaik kepada rakyat;
2.6
Memudahkan pentadbiran pihak KKM dalam mengurus perolehan alat ganti,
pembelian consumable, pembaikan bangunan dan sistem kejuruteraan serta
lain-lain yang berkaitan;
2.7
Memperbaiki taraf kesihatan penduduk melalui peningkatan kualiti
perkhidmatan dan persekitaran yang selesa justeru meningkatkan imej KKM
pada pandangan umum; dan
2.8
Meningkatkan keupayaan teknikal dan kepakaran negara dalam bidang
selenggaraan fasiliti / peralatan kesihatan.
Versi No. :
Tarikh :
3.0
Mukasurat :
1.0.2
April 2015
7 of 109
Skop Garis Panduan
3.1
Garis panduan yang dibangunkan bertujuan sebagai panduan dan rujukan serta
diguna pakai oleh pegawai dan kakitangan yang terlibat dalam pelaksanaan dan
pemantauan projek PSK seperti berikut:3.1.1 Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan (BPK), KKM
3.1.2 Jabatan Kesihatan Negeri (JKN)
3.1.3 Pejabat Kesihatan Daerah/Pejabat Kesihatan Pergigian
Daerah/Pejabat Kesihatan Bahagian/Pejabat Kesihatan Kawasan
(PKD/PKPD/PKB/PKK)
3.1.4 Pegawai Perubatan Klinik/Pembantu Pegawai Perubatan Klinik
3.1.5 Pegawai Liason di klinik yang dilantik diperingkat Jabatan Kesihatan
Negeri.
3.2
Semua pegawai dan kakitangan yang terlibat sepertimana dalam perkara 3.1
dinasihati untuk menghadiri latihan/bengkel PSK yang disediakan/dikendalikan
di bawah projek ini agar dapat memahami dan mematuhi prosedur dan proses
yang terkandung dalam Garispanduan ini.
3.3
Garispanduan ini hendaklah dibaca bersekali dengan dokumen kontrak,
garispanduan, peraturan atau Pekeliling-Pekeliling Am/Kewangan yang sedang
berkuatkuasa berkaitan dengan tatacara kewangan dan pengurusan aset serta
lain-lain peraturan berkaitan penyelenggaraan fasiliti bangunan kerajaan sebagai
maklumat tambahan di peringkat pelaksana semasa operasi PSK dijalankan.
3.4
Dari masa ke semasa, Garispanduan ini akan dikemaskini mengikut keperluan
bagi tujuan penambaikan pelaksanaan PSK. Surat Pekeliling Pemberitahuan akan
dikeluarkan oleh JKN (tertakluk kepada persetujuan BPK, KKM) kepada semua
stakeholder untuk menggunakan Garispanduan terkini.
Versi No. :
Tarikh :
4.0
Mukasurat :
1.0.2
April 2015
8 of 109
Skop Perkhidmatan Sokongan Klinik (PSK)
Tertakluk kepada kaedah dan cara perolehan perkhidmatan penyelenggaran yang
diluluskan ke atas fasiliti klinik kesihatan, pada asasnya terdapat tiga (3) Perkhidmatan
Sokongan Klinik (PSK) seperti berikut:
4.1
Perkhidmatan Penyelenggaraan Kejuruteraan Fasiliti (Facility Engineering
Maintenance Services - FEMS) iaitu yang melibatkan selenggaraan cegah berkala
atau Planned Preventive Maintenance PPM, selenggaraan pembaikan (Corrective
Maintenance - CM) ke atas bangunan, infrastruktur dan sistem-sistem
kejuruteraan mekanikal dan elektrikal;
4.2
Perkhidmatan Pembersihan (Cleansing Services - CLS) iaitu yang melibatkan
pencucian, pembersihan ruangan dalaman dan luaran bangunan serta
menyediakan peralatan, kelengkapan dan bahan-bahan pencucian/kebersihan
diri; dan
4.3
Perkhidmatan Pengurusan Sisa Klinikal(Clinical Waste Management Services CWMS) yang melibatkan proses pengasingan, pengutipan, penyimpanan,
pengangkutan dan pelupusan semua sisa tersebut dari klinik ke tapak pelupusan
akhir.
Versi No. :
Tarikh :
5.0
Mukasurat :
1.0.2
April 2015
9 of 109
Penyelenggaraan Cegah Berkala (Planned Preventive Maintenance, PPM)
5.1
Definisi PPM
Penyelenggaraan Cegah Berkala (Planned Preventive Maintenance, PPM) bagi
PSK ini terbahagi kepada 3 jenis iaitu:-
5.1.1
Penyelenggaraan Berjadual (Scheduled Maintenance, SM)
Penyelenggaraan berjadual ialah penyelenggaraan yang dilakukan mengikut
jadual yang telah ditetapkan. Frekuensi penyelenggaraan bagi setiap skop
perkhidmatan adalah berdasarkan manual daripada pengeluar atau piawaianpiawaian lain yang telah ditetapkan (sekiranya tiada manual daripada
pengeluar). Skop dan frekuensi penyelenggaraan boleh dirujuk dalam Clinic
Specific Implementation Plan (CSIP). (sila rujuk perkara 15 - Pelan Pelaksanaan
Spesifik Klinik)
5.1.2
Pemeriksaan Rutin (Routine Inspection, RI)
Pemeriksaan rutin adalah pemeriksaan yang dilakukan secara visual bagi
memantau keadaan bangunan, peralatan dan sistem kejuruteraan..
5.1.3
Pembaikan Kecil (Small Repair, SR)
Pembaikan kecil adalah pembaikan dan penggantian alat ganti kerosakan
kecil bagi setiap skop perkhidmatan. Ianya adalah sebahagian daripada skop
PPM dimana kosnya adalah terkandung didalam kerja-kerja penyelenggaraan
berjadual dan pemeriksaan rutin.
Kos per item bagi pembaikan kecil perlu mengikut Jadual Kadar Harga yang
ditetapkan di dalam dokumen kontrak tanpa mengambil kira faktor lokasi.
(Sila rujuk dokumen kontrak Schedule 12-PPM Frequency)
5.2
Frekuensi kerja-kerja PPM boleh dirujuk di Schedule 12 – PPM Frequency dalam
dokumen kontrak dan CSIP.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
10 of 109
6.0
1.0.2
Penyelenggaraan Pembaikan (Corrective Maintenance, CM)
6.1 Definisi CM
Pembaikan/Penggantian yang dilakukan ke atas fasiliti dan peralatan yang
mengalami kerosakan dengan tujuan untuk mengembalikan fungsi dan keadaan
asal fasiliti dan peralatan sebelum PPM dapat dilaksanakan ataupun kerosakan
yang berlaku semasa dalam tempoh pelaksanaan perkhidmatan.
6.2 Skop CM
Skop kerja CM adalah seperti berikut:
i. pembaikan sivil binaan bangunan termasuk struktur dan bumbung;
ii.
pembaikan infrastruktur seperti jalan, perparitan, pembetungan, pagar dan
lain-lain;
iii. pembaikan arkitek seperti penggantian bahan-bahan kemasan, pintu, tingkap,
dinding, siling dan lain-lain yang rosak serta mengecat semula bangunan;
iv. pembaikan atau pendawaian semula beserta penggantian komponen sistem
bekalan elektrik, sistem komunikasi, sistem sekuriti dan lain-lain;
v. pembaikan dan penggantian sistem bekalan air/sanitasi;
vi. pembaikan dan penggantian sistem penghawa dingin, sistem lif, sistem
kawalan pencegahan kebakaran dan lain-lain kerja mekanikal; dan
vii. pembaikan kenderaan/ambulans.
(Sila rujuk Schedule 7 - Scope of Corrective Maintenance and Rates)
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
11 of 109
Walaubagaimanapun di bawah projek PSK, peruntukan di bawah kerja-kerja CM yang
diluluskan adalah terhad dan pihak klinik dinasihatkan dapat menyenaraikan kerja-kerja CM
mengikut keutamaan berdasarkan pertimbangan perkara-perkara berikut:i)
kerja-kerja CM yang ditentukan dapat menyelesaikan sistem kejuruteraan
dan struktur yang bermasalah di mana boleh menjejaskan kelancaran operasi
perkhidmatan kesihatan kepada pengguna. (Sebagai contoh : Bumbung
bocor, Electrical Tripping, Masalah Bekalan Air Terputus, Sistem Air Cond.
Split/Berpusat yang tidak berfungsi, Sistem Pembentungan yang bermasalah ,
masalah pengurusan Sisa domestik/klinikal dsb. )
ii)
Meningkatkan Keselamatan Fasiliti dan Aset Klinik agar sentiasa berfungsi
dengan baik melalui pembaikan sistem pencegahan Kebakaran, Rawatan
Anai-anai, Pagar Fasiliti, Lampu disekitar klinik, Signboard, Laluan Awam
(Walkway) dsb.
iii)
Meningkatkan keselesaan dan Imej KKM di mata pengguna klinik melalui
pembaikan ke atas tandas dan bilik air yang rosak, ruang menunggu, kaunter
awam, pembaikan siling lantai dan dinding serta queue management system
dsb.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
12 of 109
7.0
1.0.2
Peranan Tugas dan Tanggungjawab (Stakeholders)
7.1
Carta Organisasi Pelaksana PSK
Lantikan oleh Wakil Kerajaan
(KSU, KKM)
PENTADBIR KONTRAK
PENGARAH BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN, KKM
WAKIL PENTADBIR KONTRAK
TIMB.PENG. KESIHATAN NEGERI (KESIHATAN AWAM)
WAKIL PERINGKAT DAERAH/KAWASAN/BAHAGIAN/
PEGAWAI KESIHATAN DAERAH/PEGAWAI PERGIGIAN
DAERAH
LIAISON OFFICER BAHAGIAN
WAKIL PERINGKAT KLINIK
MEDICAL OFFICER IN-CHARGE (MOIC) YG DILANTIK
LIASON OFFICER YG DILANTIK
CTH: MA/SISTER
7.2
Pentadbir Kontrak(P.K) – Pengarah Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan,
KKM
7.2.1 P.K adalah pegawai yang diberi kuasa oleh wakil Kerajaan Malaysia (KSU,
KKM)yang bertanggungjawab mentadbir kontrak dan memberi arahan kerja
berdasarkan peruntukan Kontrak kepada pihak kontraktor;
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
13 of 109
7.2.2 P.K berkuasa untuk mengarah perubahan kerja seperti tertakluk kepada
peruntukan Arahan Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa yang
berkehendakkan kelulusan terlebih dahulu daripada pihak-pihak berkenaan
peruntukan;
7.2.3 Setiap arahan yang dikeluarkan kepada pihak kontraktor oleh P.K
hendaklah dikemukakan secara bertulis;
7.2.4 P.K bertanggungjawab memastikan kontraktor menjalankan kerja menurut
peruntukan Kontrak dan obligasi Kerajaan ditunaikan;
7.2.5 P.K boleh mewakilkan kuasanya kepada seorang pegawai di peringkat JKN
untuk melaksanakan tugas bagi pihaknya;
7.3
Wakil Pentadbir Kontrak (W.P.K) – Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri
(Kesihatan Awam)
7.3.1 Dalam melaksanakan kuasa-kuasa yang diwakilkan kepadanya, Wakil P.K
bertanggungjawab melaksanakan tugasnya sepertimana yang dinyatakan
dalam surat pelantikan;
7.3.2 Mewakili P.K untuk mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Projek
(Project Comittee Meeting, PCM) jika perlu di Peringkat Jabatan Kesihatan
Negeri.
7.3.3 Mengeluarkan surat arahan kerja bagi keperluan kerja-kerja CM setelah
mendapat pengesahan dan khidmat nasihat teknikal dari Jurutera Negeri.
7.3.4 Mengesahkan Laporan Fizikal dan Kewangan serta Laporan Penilaian
Prestasi Kontraktor (Contractor Performance Assesment, CPA).
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
14 of 109
7.4
1.0.2
Wakil PKD/PKPD/PKB/PKK yang Dilantik
7.4.1 Melantik Liaison Officer di peringkat klinik;
7.4.2 Mengemukakan aduan sekiranya perlu berkenaan
Sokongan Klinik;
Perkhidmatan
7.4.3 Menyaksikan kerja-kerja pengujian dan pentauliahan oleh pihak
kontraktorsekiranya perlu;
7.4.4 Menghadiri mesyuarat operasi atau teknikal dan perbincangan bersama
jurutera KKM dan kontraktor mengikut keperluan di peringkat
daerah/klinik;
7.4.5 Mengemukakan borang BER-1 bagi setiap peralatan dan aset di klinik yang
ingin dilupuskan.
7.4.6 Menyelaraskan dan memantau pembayaran fi perkhid matan yang dibuat
di peringkat PKD/PKPD/PKB/PKK.
7.5
Pegawai Liason
7.5.1 Menyemak dan mengesahkan laporan pemetaan (Mapping Report)yang
disediakan oleh kontraktor di peringkat klinik (pre-VCM) bagi tujuan
pembayaran / pemotongan fi PPM untuk dibentangkan pada Mesyuarat
Jawatankuasa Pengesahan Kerja (VCM) bulanan;
7.5.2 Memantau dan mengawalselia kerja-kerja harian yang dilaksanakan oleh
kontraktor;
7.5.3 Mengemukakan aduan sekiranya perlu berkenaan
Sokongan Klinik;
Perkhidmatan
kontraktor;
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
15 of 109
7.5.5 Menyemak laporan pelaksanaan kerja yang disediakan oleh kontraktor;
jurutera KKM dan kontraktor mengikut keperluan di peringkat klinik;
7.5.7 Mengemukakan borang BER-1 bagi setiap peralatan dan aset di klinik yang
ingin dilupuskan.
7.5.8 Melaksanakan semakan ke atas invois dan nilai pembayaran (termasuk
pemotongan fi) kepada kontraktor berdasarkan keputusan yang dibuat
melalui Mesyuarat VCM yang telah diadakan di peringkat daerah setiap
bulan.
Pembayaran
fi
perkhidmatan
dibuat
di
peringkat
PKD/PKPD/PKB/PKK;
7.5.9 Menyelaras Mesyuarat VCM peringkat daerah. Ahli jawatankuasa yang
dilantik oleh Wakil Pentadbir Kontrak;
7.5.10 Menguruskan aduan dan laporan yang dikemukakan oleh pengguna;
kontraktor;
jurutera JKN dan kontraktor mengikut keperluan.
7.6
Jurutera Operasi Klinik, Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan, KKM
7.6.1 Menyediakan dokumen tender bagi Perkhidmatan Sokongan Klinik (PSK).
7.6.2 Melaksanakan Penilaian Teknikal
Perkhidmatan Sokongan Klinik (PSK).
dan
anggaran
7.6.3 Menguruskan hal-hal berkaitan perjanjian kontrak PSK.
7.6.4 Menyediakan prosedur operasi pelaksanaan PSK.
kos
berkenaan
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
16 of 109
7.6.5 Mengadakan lawatan pemeriksaan teknikal bagi menilai prestasi
kontraktor adalah mematuhi skop yang telah ditetapkan dalam Perjanjian
Kontrak mengikut keperluan.
7.6.6 Mengemukakan aduan kepada kontraktor ke atas sebarang perkhidmatan
yang tidak memenuhi skop seperti yang telah ditetapkan semasa lawatan
pemeriksaan.
7.6.7 Menyelaras Laporan kewangan Bulanan dan Penilaian Prestasi Kontraktor
(CPA) setiap 6 bulan daripada JKN.
7.6.8 Menyediakan khidmat nasihat teknikal berkenaan PSK.
7.6.9 Mengeluarkan sijil Perakuan Pelupusan (PEP) untuk semua peralatan dan
aset di klinik.
7.6.10 Melaksanakan penilaian dan mengemukakan laporan Non Conformance
Record (NCR) kepada kontraktor ke atas kerja-kerja yang tidak
dilaksanakan.
7.7
Jurutera Operasi Klinik, Jabatan Kesihatan Negeri
7.7.1 Menyemak dan mengesahkan kerja-kerja penyelenggaraan pembaikan
(Corrective Maintenance), spesifikasi, peralatan aset termasuk alat-ganti
yang disediakan oleh kontraktor di dalam melaksanakan skop kerja yang
dipersetujui.
7.7.2 Mengesahkan kerja-kerja pengujian dan pentauliahan (T&C) oleh pihak
kontraktor.
7.7.3 Melaksanakan lawatan pemeriksaan teknikal bagi menilai dan penyediaan
laporan prestasi kontraktor.
7.7.4 Mengemukakan aduan ke atas sebarang perkhidmatan yang tidak
memenuhi skop seperti yang telah ditetapkan.
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
17 of 109
7.7.5 Menghadiri mesyuarat teknikal dan perbincangan bersama kontraktor.
7.7.6 Mengesahkan kerja-kerja yang telah disiapkan dan memberikan syor
berkenaan perkara-perkara berkaitan pembayaran perkhidmatan, laporan,
dan lain-lain dokumen sokongan.
7.7.7 Menyediakan senarai kerja-kerja penyelenggaraan pembaikan (Corrective
Maintenance) dan prosedur-prosedur berkaitan mengikut keperluan untuk
kelulusan WPK.
7.7.8 Mengesahkan kerja-kerja penyelenggaraan pembaikan (Corrective
Maintenance) dan prosedur-prosedur berkaitan mengikut keperluan.
7.7.9 Memberikan khidmat nasihat kepada klinik bagi melantik pihak ketiga
dalam memberikan perkhidmatan berdasarkan Perjanjian Kontrak.
7.7.10 Melaksanakan penilaian dan mengemukakan laporan NCR kepada
kontraktor ke atas kerja-kerja yang tidak dilaksanakan dan mengesahkan
kerja siap.
7.7.11 Menguruskan Mesyuarat Jawatankuasa Kadar Harga (JKH).
7.7.12 Menyediakan borang BER-2A bagi setiap peralatan dan aset di klinik yang
ingin dilupuskan.
7.7.13 Mengeluarkan sijil Perakuan Pelupusan (PEP) untuk semua peralatan dan
aset di klinik.
7.7.14 Menyediakan Laporan kewangan Bulanan dan Penilaian Prestasi
Kontraktor (CPA) setiap 6 bulan.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
18 of 109
7.8
1.0.2
Penolong Jurutera (PJ) Operasi Klinik, JKN/PKD
7.8.1 Menyemak dan mengesahkan kerja-kerja penyelenggaraan pembaikan
(Corrective Maintenance), spesifikasi, peralatan aset termasuk alat-ganti
yang disediakan oleh kontraktor di dalam melaksanakan skop kerja yang
dipersetujui.
7.8.2 Mengesahkan kerja-kerja pengujian dan pentauliahan (T&C) oleh pihak
kontraktor.
7.8.3 Melaksanakan lawatan pemeriksaan teknikal bagi menilai dan penyediaan
laporan prestasi kontraktor.
7.8.4 Mengemukakan aduan ke atas sebarang perkhidmatan yang tidak
memenuhi skop seperti yang telah ditetapkan.
7.8.5 Menghadiri mesyuarat teknikal dan perbincangan bersama kontraktor.
7.8.6 Mengesahkan kerja-kerja yang telah disiapkan dan memberikan syor
berkenaan perkara-perkara berkaitan pembayaran perkhidmatan, laporan,
dan lain-lain dokumen sokongan.
7.8.7 Menyediakan senarai kerja-kerja penyelenggaraan pembaikan (Corrective
Maintenance) dan prosedur-prosedur berkaitan mengikut keperluan untuk
kelulusan WPK.
7.8.8 Mengesahkan kerja-kerja penyelenggaraan pembaikan (Corrective
Maintenance) dan prosedur-prosedur berkaitan mengikut keperluan.
7.8.9 Melaksanakan penilaian dan mengemukakan laporan NCR kepada
kontraktor ke atas kerja-kerja yang tidak dilaksanakan dan mengesahkan
kerja siap.
7.8.10 Menyediakan borang BER-2A bagi setiap peralatan dan aset di klinik yang
ingin dilupuskan.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
19 of 109
7.9
1.0.2
Kontraktor
7.9.1 Menyediakan plan mobilisasi bagi pelaksanaan PSK dengan mengambil
kira keupayaan mengadakan tenaga kerja yang mencukupi, peralatan
dan mesin serta menyediakan tempat simpanan consumable item yang
sesuai bagi memastikan kerja-kerja perkhidmatan PSK dilaksanakan
dengan lancar.
7.9.2 Menguruskan Perkhidmatan Sokongan Klinik secara efektif dan effisien
berdasarkan kontrak dan jadual program kerja termasuk gantt chart
setiap klinik, Clinic Specific Implementation Plan (CSIP), Technical
Requirements and Performance Indicators (TRPI) dan Master Agreed
Procedures (MAP), iaitu PPM berjadual, pemeriksaan rutin,
penyelenggaraan pembaikan (Corrective Maintenance), kerja
pembaikan, latihan kepada pengguna, dan penyediaan alat gantian;
7.9.3 Menyediakan salinan rekod (hardcopy
pelaksanaan kerja sekiranya diperlukan;
and
softcopy)
laporan
7.9.4 Menyediakan tenaga kerja terlatih dan kompeten serta mencukupi yang
dilengkapi dengan pakaian, peralatan, dan kelengkapan perlindungan
diri mengikut kehendak Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan dan
peraturan-peraturan yang sedang berkuat kuasa disemua peringkat
organisasi;
7.9.5 Merancang dan melaksanakan program penilaian kualiti (Quality
Assurance Program) bagi PSK untuk memastikan kualiti perkhidmatan
yang diberikan adalah baik, memenuhi standard yang ditetapkan di
dalam TRPI, MAP, garis panduan KKM, dan undang-undang yang sedang
berkuatkuasa;
7.9.6
Mengemukakan permohonan (proposal), sebutharga (quotation), dan
spesifikasi mengenai kerja-kerja penyelenggaraan pembaikan (Corrective
Maintenance);
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
20 of 109
7.9.7
Mengemukakan invois untuk caj bulanan bagi kerja-kerja
penyelenggaraan pembaikan yang telah diluluskan dan disiapkan
berserta bukti kerja tersebut melalui laporan dan dokumen yang
lengkap;
7.9.8
Memberi khidmat nasihat teknikal kepada pengguna;
7.9.9
Menyedia dan mengemukakan laporan bulanan/tahunan kepada pihak
klinik;
7.9.10 Mengemaskini rekod (‘Asset Inventory’) iaitu rekod bagi semua aset yang
mengandungi semua maklumat mengenai aset tersebut seperti jenis,
kelas, penggunaan, tempat disimpan, dan kandungannya termasuklah
alat gantian termasuk pengurusan waranti;
7.9.11 Mengemaskini rekod aset dan menyediakan laporan terkini berkenaan
keadaan semasa aset termasuklah butiran pembaikan dan penggantian
aset baru;
7.9.12 Merangka jadual untuk kerja-kerja penyelenggaraan dan pemeriksaan
rutin;
7.9.13 Mengemaskini rekod kerja-kerja penyelenggaraan
dilaksanakan seperti mana yang dirancang;
yang
telah
7.9.14 Melaksanakan kerja-kerja T&C dan penyerahan kerja termasuk
dokumentasi yang berkaitan;
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
21 of 109
8.0 Prosedur Pelaksanaan PSK
8.1
Aktiviti Kerja-kerja PPM
8.1.1 Objektif
Untuk mengurus, memantau dan menilai perkhidmatan PPM yang
dilaksanakan oleh Kontraktor bagi peralatan/sistem/bangunan fasiliti di
klinik-klinik di bawah Kementerian Kesihatan Malaysia, KKM supaya
perkhidmatan yang dilaksanakan mengikut keperluan dan syarat-syarat
kontrak.
8.1.2 Skop
i.
ii.
Mengurus dan memantau kerja-kerja PPM yang dilaksanakan oleh
kontraktor yang dilantik untuk semua peralatan/sistem/bangunan
awam, mekanikaldan elektrikal bagi fasiliti klinik-klinik Kementerian
Kesihatan Malaysia.
Menyediakan laporan lengkap bagi setiap PPM yang dijalankan
untuk tujuan pembayaran Perkhidmatan Sokongan Klinik (PSK).
8.1.3 Carta Alir Prosedur Kerja-kerja PPM
1.0 Terima Laporan Bulanan PPM
2.0 Pengesahan Kerja
3.0 Pra-Jawatankuasa
Pengesahan Kerja (Pre-VCM)
4.0 Jawatankuasa Pengesahan Kerja
(VCM)
5.0 Cadangan Pembayaran FiPPM
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
22 of 109
8.1.4 Huraian Aktiviti- Terima Laporan Bulanan PPM
i.
Pihak kontraktor dikehendaki menyedia dan mengemukakan satu
laporan PPM yang lengkap kepada pihak Klinik dalam minggu
pertama setiap bulan untuk laporan bulan sebelumnya.
ii.
Dokumen yang perlu dikemukakan bagi laporan PPM adalah
ringkasan kerja PPM bagi bulan tersebut, Work Order yang telah
disahkan, senarai semak PPM, laporan Safety Test yang dijalankan
(jika ada) dan laporan PPM yang dijalankan oleh Vendor (jika
berkaitan).
iii.
Semakan laporan PPM bulanan akan dilakukan oleh pihak Klinik.
Sebarang kerja PPM yang tidak dilaksanakan dengan sempurna /
tidak mengikut jadual atau frekuensi yang ditetapkan akan
dikenalpasti semasa semakan laporan dan pemeriksaan tapak
dijalankan.
iv.
Deduction ke atas fi PPM akan dikenakan berdasarkan kepada
Laporan Pemetaan Pemotongan (Deduction Mapping Report)
sekiranya terdapat sebarang ketidakpatuhan dan kesalahan bagi
kerja-kerja PPM yang dilaksanakan.
v.
(Liason Officer) perlu mengesahkan dan menilai kerja PPM yang
telah dilaksanakan oleh Kontraktor. Kerja-kerja PPM yang tiada
pengesahan pengguna tidak akan diterima untuk tujuan
pengesahan kerja dan pembayaran.
8.1.5 Lawatan Pemeriksaan Teknikal dan Mesyuarat Di Klinik
i.
Lawatan
Pemeriksaan
Prosedur10.0.
ii.
Mesyuarat bersama pihak JKN, PKD/PKB/PKK/PKPD (jika perlu),
Wakil Klinik dan Kontraktor bagi pengesahan kerja PPM, aduan dan
juga hal-hal lain yang berbangkit.
Teknikal
dijalankan
berdasarkan
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
23 of 109
8.1.6 Non Conformance Record (NCR) Dikeluarkan
NCR dikeluarkan ketika Mesyuarat Pemeriksaan Teknikal sekiranya terdapat
kerja PPM yang tidak dilaksanakan mengikut skop, frekuensi dan spesifikasi
yang telah ditetapkan.
8.1.7 Tindakan Pembetulan
Pihak Kontraktor perlu melaksanakan tindakan pembetulan berdasarkan
borang NCR yang telah dikeluarkan oleh BPK/JKN/PKB/PKD/PKK/PKPD atau
pihak klinik bergantung kepada keperluan kes.
8.1.8 Penutupan NCR
NCR akan ditutup setelah tindakan pembetulan dilaksanakan dalam masa
yang ditetapkan.
8.1.9 Pra-Jawatankuasa Pengesahan Kerja (Pre-Validation Committee Meeting,
Pre-VCM)
Satu mesyuarat Pra-Jawatankuasa Pengesahan Kerja (Pre-VCM) yang diadakan
di peringkat klinik bersama pihak Klinik dan Kontraktor bagi membincangkan
pembayaran (payments), pemotongan bayaran (deductions), aduan dan juga
hal-hal lain yang berbangkit.
8.1.10 Jawatankuasa Pengesahan Kerja (Validation Committee Meeting, VCM)
i.
Mesyuarat Jawatankuasa Pengesahan Kerja (VCM) bagi kerja-kerja
kontraktor setiap klinik dipengerusikan oleh Pegawai Kesihatan
Daerah untuk pembentangan maklumat laporan Mapping, laporan
Aduan / NCR, pengesahan bayaran dan pemotongan Fi.
ii.
Mesyuarat ini diadakan pada minggu ke 3 setiap bulan untuk
mengesahkan pembayaran termasuk pemotongan fi yang dikenakan
untuk bulan sebelumnya.
iii.
Kontraktor hendaklah menghantar tuntutan invois akhir yang telah
diputuskan oleh VCM ke PTJ untuk urusan pembayaran dalam masa
7 hari selepas VCM.
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
24 of 109
iv.
Sekiranya pihak kontraktor tidak bersetuju dengan pemotongan fi
yang dibentangkan, pihak kontraktor perlu mengemukakan invois
akhir beserta dokumen bukti yang berkenaan.
v.
Sekiranya tiada dokumen yang diterima daripada pihak kontraktor
dalam tempoh 7 hari, pembayaran dilakukan berdasarkan keputusan
yang dipersetujui dalam VCM.
8.1.11 Pembayaran Fi PPM
Tuntutan bayaran akan diproses oleh PTJ dan pembayaran akan
dilaksanakan dalam tempoh 14 hari dari tarikh penerimaan invois akhir.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
25 of 109
8.2
1.0.2
Prosedur Kerja CM
8.2.1 Objektif
Untuk mengurus, memantau dan menilai kerja-kerja penyelenggaraan
pembaikan (Corrective Maintenance, CM) yang dilaksanakan oleh
kontraktor yang dilantik bagi peralatan/sistem /bangunan di fasiliti klinik di
bawah KKM supaya perkhidmatan yang dilaksanakan mengikut keperluan
dan syarat-syarat kontrak
8.2.2 Skop
Kerja-kerja
penyelenggaraan
pembaikan
bagi
semua
peralatan/sistem/bangunan merangkumi kerja-kerja kejuruteraan awam,
mekanikal dan elektrikal.
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
26 of 109
8.2.3 Carta Alir Prosedur Kerja CM
START
User Request / Complaint
Yes
Emergency CM
inclusive any
ambulance
repair
Generate Work Order
Inform Clinic
& JKN
Assessment by Technical Staff
No
No
(< RM300)
Valid
CM?
Yes
Prepare Quotation/BQ
Not
Agree
Submit to Clinic to verify
work scope
No
Agree?
Work Start
Rectification by Technical Staff
under PPM (Small Repair)
Yes
Submit to JKN for approval
Non JKR rate work
No
CA /
BER
Copy of approved work instruction
document to PKD/KK
Process payment/ Issue JKR 66 by
JKN
Meeting JK
Kadar Harga
CM Scope & Tech
Spec Approve?
Yes
JKN issue work instruction
Immediate work
execution
Contractor issues PO/Award letter to
vendor / supplier/work contractor
Rectification by vendor /
technical staff/contractor
T&C by JKN Engineering
END
Compile work documentation and
contractor submits Invoice to JKN
Work/component
warranty starts
CM work done reported
in VCM meeting monthly
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
27 of 109
8.2.4 Huraian Aktiviti
8.2.4.1
Kenal pasti kerosakan peralatan / sistem / bangunan
i.
Permintaan daripada pengguna, JKN dan cadangan oleh
kontraktor berdasarkan 'Condition Appraisal' (jika perlu)/
Laporan Teknikal / Routine Inspection / Work Order / Aduan.
ii.
Cadangan Keperluan CM yang dikemukakan oleh kontraktor
perlu mendapat pengesahan pihak klinik dan perlu diisi dalam
borang keperluan selenggaraan pembaikan.
8.2.4.2
Kemukakan perincian kerja kepada Jabatan Kesihatan Negeri,
JKN
i.
Condition Appraisal perlu disediakan oleh kontraktor bagi kerja
pembaikan besar dan sistem kejuruteraan yang menyeluruh.
ii.
Skop kerja/Perincian Bill of Quantity (BQ) perlu dikemukakan
ke JKN.
iii.
Lukisan kejuruteraan bagi kerja berkaitan (jika perlu).
8.2.4.3
Lawatan Teknikal
Lawatan dijalankan berdasarkan Prosedur10.0 (jika perlu)
8.2.4.4
Kelulusan Permohonan
Semakan skop kerja dan spesifikasi dijalankan untuk
kelulusan oleh pihak JKN.
8.2.4.5
i.
Sebutharga (Quotation)
Pihak kontraktor perlu mengemukakan sebut harga (quotation)
berdasarkan Jadual Kadar Harga Jabatan Teknikal atau kadar
harga semasa untuk semakan oleh JKN.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
28 of 109
ii.
8.2.4.6
1.0.2
Sekiranya harga yang dikemukakan tiada dalam Jadual Kadar
Harga, Mesyuarat Jawatankuasa Kadar Harga (JKH) perlu
diadakan di peringkat JKN untuk memuktamadkan harga.
Arahan Kerja
Surat arahan kerja dikeluarkan oleh Wakil Pentadbir Kontrak
kepada kontraktor sebelum kontraktor memulakan kerja. Surat
arahan mengandungi tarikh mula, tarikh siap kerja dan tempoh
jaminan bagi setiap kerja.
8.2.4.7
Mula Kerja
i.
Kerja yang dijalankan perlulah mengikut piawaian kerja yang
ditetapkan atau merujuk kepada piawaian pekeliling-pekeliling
yang masih berkuatkuasa.
ii.
Pihak kontraktor perlu mengemukakan katalog dan cara kerja
(method of statement) untuk kelulusan bagi cara kerja dan
bahan yang akan digunakan.
8.2.4.8
Pemantauan Kerja
Jurutera/JKN/PJ/pegawai liason perlu merancang
untuk
mengadakan pemantauan berkala sekiranya perlu semasa kerja
sedang dijalankan untuk memastikan pihak kontraktor
menjalankan kerja mengikut spesifikasi dan tempoh kerja yang
ditetapkan.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
29 of 109
8.2.4.9
1.0.2
Pengesahan Siap Kerja dan T&C serta Penilaian dan
Pengukuran Kos Terperinci
i.
Pihak kontraktor perlu memastikan dokumentasi yang
berkaitan pengesahan siap kerja dan pengujian dan
pentauliahan (Testing & Commisioning, T&C) disediakan.
ii.
Pengesahan siap kerja dan pengujian dan pentauliahan serta
pengukuran akhir di tapak dijalankan berdasarkan kepada
Prosedur 9.0.
8.2.4.10
Pembayaran dijalankan berdasarkan kepada Prosedur 11.0
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
30 of 109
9.0 Prosedur Testing &Commissioning
9.1
9.2
Objektif
i.
Sebagai panduan untuk mengurus kerja pengujian dan pentauliahan
(testing and commissioning, T&C) bagi tujuan serah milik ke atas sistem /
aset / bangunan / pepasangan di klinik-klinik di bawah Kementerian
Kesihatan Malaysia (KKM) supaya berfungsi dan mematuhi keperluan
serta piawaian yang ditetapkan.
ii.
Untuk menguruskan proses penyerahan (handing over) kepada pihak
klinik bagi penerimaan aset baru dan kerja pembaikan / naiktaraf /
pepasangan yang telah siap dilaksanakan.
Skop
i.
Menguruskan kerja pengujian dan pentauliahan (T&C) untuk semua
sistem / aset / bangunan / pepasangan kejuruteraan awam, mekanikal
dan elektrikal yang baru dan semua penggantian/pembaikan alat ganti
bagi sistem/peralatan/pepasangan sedia ada di klinik.
ii.
Menjalankan pemeriksaan teknikal untuk pengesahan siap kerja bagi
tujuan penyerahan (handing over) kepada pihak klinik sebelum
pembayaran boleh dilakukan.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
31 of 109
9.3
1.0.2
Carta Alir Prosedur Testing & Commisioning
1.0 Penentuan sistem/peralatan
untuk pengujian & pentauliahan
Pihak kontraktor telah membuat
pra T&C
2.0 Atur jadual pelaksanaan
pengujian
Gagal
3.0 Saksi pelaksanaan kerja T&C
berdasarkan senarai semak T&C:
Lulus/Gagal
4.0 Tindakan
pembetulan
Pihak kontraktor perlu
melakukan pra-penyerahan kerja
(handing over)
5.0 Penentuan jadual untuk
penyerahan kerja (handing over)
Perlu pembaikan
7.0 Tindakan
pembaikan/pembetulan
6.0 Pemeriksaan teknikal
untuk penyerahan kerja siap
mengikut senarai semak
handing over
Pihak kontraktor telah memastikan
dokumentasi yang berkaitan
disediakan
8.0 Pengesahan Siap Kerja
untuk handing over
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
32 of 109
9.4
1.0.2
Huraian Aktiviti
9.4.1 Penentuan Sistem/Peralatan Untuk Pengujian & Pentauliahan (T&C)
i.
Kerja pembaikan/naiktaraf/ pepasangan bagi sistem yang telah siap
dan peralatan baru yang dibekalkan ke klinik perlu ditentukan bagi
tujuan T&C oleh pegawai teknikal/pengguna bersama kontraktor
PSK.Pengujian yang memerlukan pakar luaran ditentukan dan
lantikan dibuat oleh kontraktor PSK/pembekal.
9.4.2 Atur Jadual Pelaksanaan Pengujian
i.
Jadual untuk pelaksanaan pengujian diselaraskan oleh Pegawai
Teknikal/pengguna bersama dengan kontraktor.
ii.
Pihak kontraktor perlu memastikan pra T&C telah dibuat terlebih
dahulu bersama subkontraktor/pembekal sebelum kehadiran pihak
JKN dan klinik untuk kerja T&C tersebut.
9.4.3 Menyaksikan Pelaksanaan Kerja T&C
9.4.4
i.
Pihak JKN atau klinik menyaksikan kerja T&C yang dijalankan oleh
pihak kontraktor/pembekal berdasarkan senarai semak T&C dan
menyemak
keputusan
ujian
bagi
memastikan
kerja
pembaikan/naiktaraf/sistem/peralatan yang diuji berfungsi dan
memenuhi skop kerja dan spesifikasi yang ditetapkan.
ii.
Pihak kontraktor dikehendaki mengemukakan satu laporan yang
lengkap
dengan keputusan T&C untuk menjalankan proses
penyerahan kerja kepada pihak JKN/KKM. Satu salinan perlu
dikemukakan kepada pihak klinik.
Pengujian Semula
i.
Sekiranya tidak memenuhi skop dan spesifikasi, tindakan pembetulan
perlu diambil oleh pihak kontraktor dalam tempoh dua (2) minggu
dan pengujian semula perlu dibuat pada tarikh yang akan ditetapkan.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
33 of 109
9.4.5
Penentuan Jadual Untuk Proses Penyerahan (Handing Over)
i.
9.4.6
9.4.7
Jadual atau tarikh untuk proses penyerahan ditentukan bersama
dengan pihak JKN/PKD/PKPD/klinik dan kontraktor. Pihak kontraktor
perlu memastikan pra-penyerahan telah dibuat bersama pihak
subkontraktor/pembekal sebelum lawatan pemeriksaan oleh pihak
JKN/PKD/PKPD/klinik dibuat.
Pemeriksaan Teknikal Untuk Penyerahan Kerja Siap
i.
Lawatan pemeriksaan teknikal dijalankan bersama pihak
JKN/PKD/PKPD/klinik dan kontraktor untuk mengesahkan skop kerja,
kuantiti dan spesifikasi adalah mengikut senarai kuantiti (BQ),
Operation and Maintenance Manual dan sebagainya. (Senarai semak
handing over digunakan)
ii.
Senarai kecacatan/kerosakan (defect lists) dikenalpasti semasa
pemeriksaan dijalankan. Perubahan kuantiti perlu direkodkan dalam
BQ.
Tindakan Pembaikan/Pembetulan
i.
9.4.8
1.0.2
Pihak kontraktor dikehendaki membuat tindakan pembaikan
terhadap kecacatan/ kerosakan tersebut dalam masa tidak melebihi
1 bulan atau sepertimana yang telah diarahkan oleh Pegawai
Teknikal. Surat peringatan kepada pihak kontraktor akan dikeluarkan
sekiranya tiada tindakan diambil dalam tempoh tersebut.
Pengesahan Siap Kerja Untuk Penyerahan (Handing Over)
i.
JKN perlu memastikan dan mengesahkan kerja pembaikan/naiktaraf/
pepasangan untuk sistem/peralatan telah dilaksanakan mengikut
skop, kuantiti dan spesifikasi di klinik dan senarai kecacatan telah
diambil tindakan oleh pihak kontraktor untuk tujuan pembayaran.
ii.
JKN perlu memastikan pihak kontraktor mengemukakan
dokumentasi yang berkaitan seperti laporan T&C, defect list,
operation and maintenance manual, waranti, as-built drawing dan
lain-lain lagi.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
34 of 109
10.0
1.0.2
Prosedur Lawatan Pemeriksaan Teknikal
10.1
Objektif
Sebagai panduan dalam melakukan lawatan pemeriksaan teknikal sebelum
dan selepas lawatan diadakan.
10.2
Skop
Menilai keberkesanan pelaksanaan Perkhidmatan Sokongan Klinik (PSK)
secara menyeluruh dalam mematuhi perjanjian kontrak bagi skop
perkhidmatan seperti berikut:i. Perkhidmatan Penyelenggaraan Kejuruteraan Fasiliti (FEMS)
ii. Perkhidmatan Pengurusan Sisa Klinik (CWMS)
iii. Perkhidmatan Pembersihan (CLS)
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
35 of 109
10.3
1.0.2
Carta Alir Prosedur Lawatan Pemeriksaan Teknikal
Pemilihan klinik yang
akan dilawati
Makluman lawatan ke
klinik dan
PKD/PKPD/PKB/PKK
Pra Lawatan
Menjalankan pemeriksan
teknikal untuk
Perkhidmatan Sokongan
Klinik (PSK)
Tidak
NCR ?
Ya
Laporan pemeriksaan
teknikal
Tindakan pembetulan
dan maklumbalas
daripada kontraktor
(CAR)
Tidak
Selesai
Peringatan dikeluarkan
Ya
Penutupan NCR (Rujuk
para 10.4.5.3)
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
36 of 109
10.4
1.0.2
Huraian Aktiviti
10.4.1 Pemilihan Klinik Yang Akan Dilawati
Pemeriksaan fasiliti klinik kesihatan yang terlibat akan diputuskan oleh
BPK/JKN jika perlu.
10.4.2 Makluman Kepada Fasiliti Klinik Kesihatan dan PKD/PKB/PKK/PKPD
Makluman
berkenaan
lawatan
daripada
BPK/JKN
kepada
PKD/PKPD/PKB/PKK/Klinik akan dibuat sebelum tarikh pemeriksaan
dibuat.
10.4.3 Pra-Lawatan
Pihak BPK/JKN meneliti dan menyemak maklumat daripada laporan
semasa (work order/aduan/Condition Appraisal, CA) dan lain-lain
dokumen yang berkaitan akan dijadikan sebagai bahan rujukan jika perlu.
10.4.4 Menjalankan Pemeriksaan Teknikal
Pemeriksaan Teknikal dimulakan dengan satu taklimat bersama pihak
klinik dan pihak kontraktor bagi menerangkan tujuan dan skop
pemeriksaan berdasarkan jadual Clinic Specific Implementation Plan
(CSIP) dan laporan Non Conformance Record (NCR).
10.4.5 Penyediaan Laporan NCR
i.
Laporan NCR akan dikeluarkan sekiranya terdapat ketidakpatuhan
terhadap keperluan teknikal di dalam dokumen kontrak.
ii.
Pihak Kontraktor perlu melaksanakan tindakan pembetulan dan
menyediakan laporan Corrective Action Report (CAR) berdasarkan
tempoh masa yang dipersetujui oleh kedua-dua pihak JKN
dankontraktor.
iii.
Jika masih tiada tindakan, maka penolakan kepada fi perkhidmatan
akan dikenakan seperti di dalam perjanjian kontrak. (Sila rujuk klausa
11.5)
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
37 of 109
iv.
1.0.2
PKD/PKPD/PKB/PKK/Klinik perlu memastikan dan mengesahkan
semua NCR telah diambil tindakan oleh pihak kontraktor untuk tujuan
penutupan NCR.
10.4.6 Laporan Lawatan Pemeriksaan Teknikal
Laporan tersebut hendaklah disediakan dalam tempoh 2 minggu
daripada tarikh pemeriksaan oleh pegawai terlibat.
10.4.7 Rekod
10.4.7.1
10.4.7.2
10.4.7.3
Laporan Lawatan Pemeriksaan Teknikal
Corrective Action Report, CAR
Laporan NCR
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
38 of 109
11.0
1.0.2
Prosedur Pengesahan dan Pembayaran Fi bagi kerja-kerja PPM &CM
11.1
Objektif
Prosedur ini diwujudkan untuk memastikan pembayaran bagi Perkhidmatan
Sokongan Klinik (PSK) dapat dilaksanakan mengikut keperluan teknikal dan
kehendak dokumen kontrak.
11.2 Skop
Prosedur ini merangkumi skop pembayaran bagi kerja-kerja Perkhidmatan
Sokongan Klinik (PSK).
11.3 Carta Alir Proses Pembayaran PPM
TANGGUNGJAWAB
ALIRAN PROSES PEMBAYARAN PPM
Terima laporan siap kerja dan
butiran tuntutan
(minggu pertama)
PPM : Kontraktor/Klinik
Semak laporan dan
mengesahkan butiran
tuntutan kontraktor
PPM: Klinik
Kontraktor
mengemukakan
dokumen tambahan
Tidak
Ya
Dokumen
lengkap
Mesyuarat Jawatankuasa Pra
VCM bagi Pengesahan
Bayaran (minggu kedua)
Pengerusi: Pegawai Perubatan/Pergigian Yang Menjaga Klinik
Ahli: Klinik/Kontrakor
Kontraktor
mengemukakan rayuan
& dokumen bukti
PPM: Pegawai Perubatan/Pergigian Yang Menjaga
Klinik
PPM: PTJ (PKD/HOSPITAL)
Tidak
Ya
Persetujuan
Pemotongan
bayaran
Pembayaran dibuat berdasarkan
keputusan VCM oleh PTJ bagi
tuntutan bulan sebelumnya
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
39 of 109
11.4
1.0.2
Carta Alir Proses Pembayaran CM
TANGGUNGJAWAB
ALIRAN PROSES PEMBAYARAN CM
Terima laporan siap kerja
dan butiran tuntutan
PPM : Kontraktor/JKN
Semak laporan dan
mengesahkan butiran
tuntutan kontraktor
CM: JKN
Tidak
Ya
Kontraktor
mengemukakan
dokumen tambahan
Dokumen
lengkap
CM: JKN/PKD/PKPD/PKK/PKB
Lawatan Tapak serta
T&C
Ya
Kontraktor
mengemukakan
rayuan & dokumen
bukti sebelum
disahkan bayaran
Tidak
Persetujuan
pemotongan
bayaran
CM : JKN
Pembayaran dibuat
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
40 of 109
11.5
1.0.2
Huraian Aktiviti
11.5.1 Laporan Bulanan PPM dan CM
Laporan bulanan PPM dan CM mengikut jadual dalam perjanjian kontrak
(butiran yang terlibat seperti senarai kerja PPM setiap perkhidmatan
termasuk work order, NCR report, PPM schedule dan CWMS collection)
hendaklah dihantar oleh pihak kontraktor kepada klinik selewat-lewatnya
dalam minggu pertama untuk laporan bulanan sebelumnya.
11.5.2 Semakan Laporan dan Butiran Tuntutan
i.
Semakan dan pengesahan kerja PPM merujuk CSIP, work order,
borang aduan, borang keperluan kerja dan mapping report daripada
kontraktor manakala kerja-kerja CM perlu merujuk kepada arahan
kerja, sebutharga dan laporan pengujian & pentauliahan (T&C).
ii.
Semakan dan pengesahan PPM perlu mendapat kelulusan Mesyuarat
Jawatankuasa Pengesahan Kerja (VCM) manakala kerja-kerja CM
perlu disemak dan disahkan di peringkat JKN.
iii.
Sekiranya dokumen tidak lengkap, kontraktor perlu mengemukakan
rayuan dan dokumen tambahan dalam tempoh 1 minggu sebagai
bukti kerja-kerja tersebut telah dilaksanakan.
11.5.3 Pengesahan Dokumen
Dokumen-dokumen berikut perlu disahkan:
i.
Invois tuntutan kontraktor
ii.
Actual BQ yang disahkan oleh Jurutera JKN/peg. Liason
iii.
Surat arahan kerja/Work Instruction
iv.
Minit mesyuarat VCM
v.
Resit pembekal
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
41 of 109
11.5.4 Pembayaran
i.
12.0
Tuntutan bayaran bagi kerja PPM dan CM masing-masing diproses
oleh PTJ (PKD/PKPD/PKB/PKK) dan JKN manakala pembayaran akan
dilaksanakan dalam tempoh 14 hari dari tarikh penerimaan invois
akhir yang lengkap.
Prosedur Pengeluaran Sijil PEP (Perakuan Pelupusan)
12.1 Objektif
Mengurus pengeluaran Sijil Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16 ke atas
permohonan pelupusan aset-aset mekanikal dan elektrik bagi klinik-klinik
Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM).
12.2 Skop
Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16 hendaklah disediakan bagi :i.
Aset Mekanikal dan Elektrik yang nilai perolehan asalnya lebih
daripada lima ribu ringgit (RM5,000.00);
ii.
Aset Mekanikal, dan Elektrik yang nilai perolehan asalnya kurang
daripada RM5,000.00 tidak memerlukan PEP dengan syarat aset
tersebut telah mencapai jangka hayatnya atau diperakukan oleh
Lembaga Pemeriksa untuk dilupuskan.
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
42 of 109
12.3 Tugas dan Tanggungjawab
Bil.
1
Tanggungjawab
Pengguna (klinik atau
PKD/PKB/PKK/PKPD) dan
kontraktor
Tugas
Pengguna mengemukakan permohonan
keperluan borang permohonan Sijil
Perakuan Pelupusan (BER1), melalui
khidmat nasihat teknikal daripada pihak
kontraktor PSK kepada Pegawai Aset yang
berkenaan
2
Pegawai Aset
PKD/PKPD/PKB/PKK
3
Pegawai Aset
4
Penolong Jurutera PKD
(sekira ada)
Menyemak dan mengesah keperluan
permohonan perakuan pelupusan BER1
serta mengemukakan dokumen-dokumen
sokongan bagi setiap harta modal yang
ingin dilupuskan kepada JKN.
Melengkapkan dan mengeluarkan Stop
Service Notification Form (SNF) dan
memaklumkan kepada fasiliti yang terlibat
dan kontraktor PSK untuk tujuan verifikasi
aset semasa VCM.
Memastikan
dokumen
permohonan
pelupusan BER1 daripada Pegawai Aset
adalah lengkap dan mengeluarkan Laporan
Pemeriksaan Untuk Tujuan Pelupusan Aset
(BER 2A).
5
Jurutera JKN/ BPK
Jurutera JKN;
Memastikan
dokumen
permohonan
pelupusan BER1 (serta dokumen sokongan)
daripada Pegawai Aset adalah lengkap,
mengesahkan
Laporan
Pemeriksaan
/Pengesyoran PEP (BER2A) (sekira perlu)
serta
mengeluarkan
Sijil
Perakuan
Pelupusan (PEP) KEW.PA-16.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
43 of 109
Bil.
Tanggungjawab
1.0.2
Tugas
Jurutera BPK;
Menyemak dan meluluskan pengeluaran
Sijil PEP (KEW.PA-16) dalam tempoh 3 bulan
dari tarikh penerimaan dokumen lengkap
Permohonan Sijil Perakuan Pelupusan (PEP)
KEW.PA-16 (diterima daripada pihak JKN).
Nota :
PEP hendaklah disahkan oleh dua (2) orang
pegawai yang terdiri daripada seorang
pegawai Kumpulan Pengurusan dan
Profesional (P&P) dan seorang pegawai
Kumpulan Pelaksana Gred 17 dan ke atas
serta mempunyai kepakaran dalam bidang
masing-masing seperti Mekanikal, Elektrik,
Elektronik, Komputer.
(Sila rujuk 1Pekeliling Perbendaharaan –
KP2.6/2013)
6
7
Pegawai Aset
Melaksanakan proses pelupusan mengikut
(klinik/PKD/PPD/JKN/BPK) prosedur KKM dan Perbendaharaan dalam
tempoh satu (1) tahun dan mengemaskini
KEW.PA-2. Sijil PEP perlu diperbaharui
sekiranya tempoh tersebut telah tamat.
Kontraktor PSK
Mengemaskini
senarai
status
aset
sepertimana
di
dalam
CSIP
dan
mengemukakan kepada Pegawai Yang
Menjaga Klinik/Liason Officer untuk tujuan
pengesahan.
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
44 of 109
12.4 Bagi pelupusan aset kenderaan biasa dan ambulan klinik, proses seperti di atas
adalah terpakai dengan mengambil kira tatacara pelupusan menurut
PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 2013 dan 1PP KP2.6/2013
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan:Pelupusan yang menerangkan
bahawa PEP ini hanya boleh dikeluarkan oleh Jurutera Mekanikal Jabatan
Kerja Raya atau Jurutera Mekanikal Woksyop Kerajaan.
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
45 of 109
12.5 Carta Alir Proses Pengeluaran Sijil Perakuan Pelupusan (PEP)
Permohonan sijil perakuan
pelupusan (pengisian BER1)
Pengguna (klinik)
Pegawai aset (PKD/PKB/PKK/PKPD)
Terima permohonan
Mengesahkan permohonan
(BER1) dan kemukakan kepada
JKN/BPK beserta dokumen
sokongan
Jurutera JKN/Jurutera BPK
Terima permohonan sijil
perakuan pelupusan
Tindakan
Pembetulan
Tidak
Lengkap?
Ya
Makluman kepada
pemohon untuk
tindakan selanjutnya
Laporan Pemeriksaan BER2A
(oleh jurutera JKN/penolong
Jurutera PKD)
Tidak
Kelulusan keperluan sijil
perakuan pelupusan
(PEP)?
Ya
Penyediaan sijil PEP
dan penghantaran
Pengguna / Pegawai aset
(PKD/PKB/PKK/PKPD)
Pengesahan
penerimaan sijil PEP
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
46 of 109
12.6 Huraian Aktiviti
12.6.1 Permohonan Sijil PEP
i.
Pengguna (Klinik/PKD/PKPD/PKB/PKK) mengemukakan BER 1 bagi
setiap harta modal yang ingin dilupuskan beserta dokumendokumen sokongan seperti berikut:
a.
b.
c.
d.
e.
ii.
Borang Pendaftaran Harta Modal (KEW.PA-2)
Surat/sebutharga daripada pembekal berkenaan anggaran
harga kerja pembaikan.
Surat pengesahan tidak boleh dibaiki/tiada alat ganti daripada
pembekal.
Gambar foto.
Dokumen-dokumen sokongan lain yang perlu.
Permohonan yang lengkap dan dokumen sokongan hendaklah
dikemukakan kepada Pegawai Aset yang berkaitan.
12.6.2 Pengesahan
i.
ii.
Pengesahan bagi setiap permohonan pelupusan aset BER1 dan
BER2A dikendalikan oleh jurutera/penolong jurutera.
Pegawai Teknikal yang berkaitan akan membuat lawatan
pemeriksaan (sekiranya perlu).
12.6.3 Kelulusan Sijil PEP (KEW.PA-16)
Jurutera JKN/BPK akan menyemak, melulus dan menguruskan proses
pengeluaran Sijil PEP (KEW.PA-16) kepada JKN atau PKD. Pengeluaran dan
pengesahan Sijil PEP (KEW.PA-16) bagi setiap permohonan pelupusan aset
akan dilaksanakan oleh :a.
b.
Aset mekanikal– Jurutera/Penolong Jurutera Mekanikal;
Aset elektrikal –Jurutera/Penolong Jurutera Elektrik/Elektronik;
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
47 of 109
12.6.4 Pelupusan
i.
Pengguna(Klinik/PKD/PKPD/PKB/PKK) perlu memberi pengesahan
kepada pihak JKN/BPK berkenaan penerimaan Sijil PEP tersebut
melalui Borang Pengesahan Penerimaan yang dilampirkan.
ii.
Pegawai aset PKD/PKPD/PKB/PKK bertanggungjawab melaksanakan
proses pelupusan dalam tempoh satu (1) tahun mengikut prosedur
KKM dan Perbendaharaan sedia ada dan mengemaskini KEW.PA-2.
iii.
Sekiranya aset masih selamat digunakan:
iv.
a.
Aset tersebut boleh digunakan sehingga penggantian dibuat
atau keadaan aset menjadi tidak selamat digunakan lagi.
b.
Pengguna adalah bertanggungjawab keatas
berkaitan dengan penggunaan aset tersebut.
c.
Aset perlu disenaraikan dibawah Exemption List dan pengguna
hendaklah terus membaiki dan menyelenggara aset tersebut
sehingga penggantian dibuat atau ianya tidak selamat
digunakan lagi.
Sekiranya aset tidak selamat digunakan lagi:
a.
Penggunaan aset hendaklah dihentikan serta-merta apabila sijil
PEP dikeluarkan.
b.
v.
risiko-risiko
Maklumat aset hendaklah dikemaskinikan dan status aset
dicatat sebagai PEP/LUPUS.
Sekiranya tiada proses pelupusan dilaksanakan dalam tempoh satu
(1) tahun daripada tarikh sijil dikeluarkan, maka pengguna perlu
mengemukakan permohonan bagi memperbaharui sijil tersebut.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
48 of 109
13.0
1.0.2
Pengurusan Waranti
Skop pengurusan waranti melibatkan peralatan dan alat-ganti termasuk kenderaan
yang tidak termasuk dalam projek penyelenggaraan PSK disebabkan masih berada
di dalam dalam tempoh waranti oleh pihak pembekal. Peranan pengguna dan
kontraktor adalah seperti berikut:-
Bil.
1
Tanggungjawab
Pengguna/Pegawai
Aset (klinik atau PKD)
2
Kontraktor
Tugas
-Memaklumkan senarai peralatan dan alat ganti
serta kenderaan yang masih dibawah tempoh
jaminan kepada kontraktor bagi memastikan rekod
waranti, pendaftaran aset dan pengurusan
penyelenggaraan diselenggara dan berfungsi
dengan baik.
-Memastikan semua peralatan, alat ganti yang
dipasang serta kenderaan yang digunakan semasa
operasi klinik berfungsi baik dan berada dalam
tahap yang optima.
-Memastikan setiap rekod waranti, pendaftaran
aset peralatan dan alat ganti serta kenderaan
diuruskan dengan baik termasuk penjadualan
penyelenggaraan aset/kenderaan tersebut.
-Memaklumkan kepada pihak klinik jika terdapat
peralatan dan alat ganti serta kenderaan yang
rosak, tidak berfungsi dan selamat untuk
digunakan kepada pihak klinik.
-Membantu khidmat nasihat teknikal kepada pihak
klinik ke atas pengurusan penggantian dan alat
ganti aset kepada semua peralatan/mesin yang
masih di bawah tempoh jaminan.
-Memaklumkan pihak klinik jika ada peralatan,alat
ganti dan kenderaan sudah sampai tempoh masa
penyelenggaraan atau perlu diganti oleh pihak
pembekal.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
49 of 109
14.0
1.0.2
Pematuhan Technical Requirement Performance Indicator (TRPI) di dalam projek
PSK
Kontraktor perlu mematuhi TRPI yang telah dipersetujui di dalam kontrak.
Ketidakpatuhan ke atas TRPI yang telah ditetapkan akan menyebabkan pihak
kontraktor dikenakan Non- Comformance Record (NCR). Kandungan TRPI adalah
seperti berikut :14.1
Perkhidmatan FEMS
i.
ii.
iii.
14.2
Perkhidmatan Cleansing
i.
ii.
14.3
Skop Kerja, keperluan dan pencapaian indikator
Senarai Fasiliti
Response Time
Skop Kerja, keperluan dan indikator
Jadual dan frekuensi Perkhidmatan
Perkhidmatan CWMS
i.
Skop Kerja, keperluan dan indikator
Nota: Butiran TRPI boleh dirujuk kepada dokumen kontrak dan dokumen CSIP yang
disediakan di setiap klinik.
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
50 of 109
15.0 Pelan Pelaksanaan Spesifik Klinik (Clinic Specific Implementation Plan, CSIP)
Sebelum PSK dimulakan, pihak kontraktor perlu menyediakan deraf CSIP dan
mengemukakan kepada Unit Kejuruteraan Negeri untuk semakan kandungan CSIP.
Setelah semakan dibuat, kontraktor PSK perlu kemukakan kepada pihak klinik untuk
pengesahan ketepatan maklumat sebelum diguna pakai. Kandungan CSIP perlu
mengandungi perkara-perkara seperti berikut:15.1
15.2
15.3
15.4
15.5
15.6
15.7
15.8
15.9
15.10
15.11
15.12
15.13
15.14
15.15
15.16
15.17
15.18
15.19
15.20
15.21
15.22
15.23
Maklumat Am Projek PSK (klinik berkaitan)
Carta Organisasi / Direktori / Peranan & Tanggungjawab Kontraktor PSK
Identifikasi Kakitangan Kontraktor
Pelan Lakar Bangunan
Gantt Chart Perlaksanaan PSK (PPM dan CM)
Frekuensi PPM dan Senarai CM yang akan dilaksanakan
Prosedur Kerja PPM , MAP dan TRPI
Senarai Aset - Aset Alih/Tak Alih PSK
Senarai Sub-kontraktor yang dilantik
Salinan borang-borang yang digunakan
Senarai Jawatankuasa dan ahlinya:15.11.1 Pre-VCM
15.11.2 VCM
Jadual tentatif tahunan mesyuarat VCM dan pre-VCM
Senarai keperluan berkanun (statutory requirements) dan sijil untuk lif ,
perlindungan kebakaran, sistem elektrik , kenderaan dan lain-lain
Senarai Pengecualian (Exemption List), yang hendaklah dikemaskini
apabila diperlukan.
Senarai Deduction Parameter untuk setiap Perkhidmatan.
Senarai Laporan Penilaian (Condition Appraisal) untuk Penyelenggaraan
Pembaikan (CM)
Senarai CM yang diluluskan
Senarai/salinan sijil dan kalibrasi peralatan/sistem
Senarai bahan pencucian
Senarai peralatan pengujian
Senarai aset-aset lain kontraktor di tapak
Pelan Tindakan Kontigensi/Kecemasan
POG
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
51 of 109
Nota: Jadual frekuensi PPM merupakan keperluan minimum di dalam kontrak dan
perlu diselaraskan serta dipersetujui bersama pihak klinik sebelum kerja-kerja PPM
dimulakan. Dokumen CSIP perlu dikemaskini oleh pihak kontraktor mengikut
keperluan (cth. setiap bulan)dengan mendapat persetujuan dari pegawai liason
klinik/MOIC untuk diguna pakai.
16.0
Jawatankuasa Teknikal PSK
16.1 Fungsi Jawatankuasa
a) Meluluskan pindaan garis panduan dan Standard Operating Procedure
(SOP) yang berkaitan dengan pelaksanaan PSK, kerja-kerja
penyelenggaraan dan pengoperasian sistem kejuruteraan dan peralatan.
b) Membincangkan prestasi kontraktor PSK dan status pelaksanaan PSK.
c) Lain-lain isu teknikal dan dasar dalam pelaksanaan PSK.
16.2 Jawatankuasa Teknikal PSK adalah seperti berikut :a) Pengerusi : Pengarah Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan, KKM
b) Ahli-ahli :i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
Timbalan Pengarah Kanan (Perkhidmatan)
Timbalan Pengarah (Operasi Klinik)
Wakil Bahagian Perolehan & Penswastaan
Wakil Bahagian Kewangan
Wakil Bahagian Pembangunan Kesihatan Keluarga
Wakil Bahagian Kesihatan Pergigian
Ketua Jurutera Negeri/Jurutera Negeri
Wakil Kontraktor PSK
16.3 Kekerapan Jawatankuasa Teknikal PSK
Jawatankuasa Teknikal PSK diadakan setiap enam (6) bulan sekali.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
52 of 109
17.0
1.0.2
Jawatankuasa Operasi PSK
17.1 Fungsi Jawatankuasa
a) Membincangkan perkara-perkara yang berkaitan dengan pengoperasian
dan penambahbaikan pelaksanaan PSK.
17.2
Jawatankuasa Operasi PSK adalah seperti berikut :a) Pengerusi : Timbalan Pengarah (Operasi Klinik)
b) Ahli-ahli :i.
ii.
iii.
iv.
v.
17.3
Wakil Bahagian Pembangunan Kesihatan Keluarga
Wakil Bahagian Kesihatan Pergigian
Wakil Bahagian Kewangan
Wakil Kontraktor PSK
Kekerapan Jawatankuasa Operasi PSK
Jawatankuasa Operasi PSK diadakan setiap empat (4) bulan sekali atau lebih
kerap jika perlu.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
53 of 109
18.0
1.0.2
Mesyuarat Jawatankuasa Projek PSK (Project Commitee Meeting, PCM)
Jawatankuasa ini diwujudkan di peringkat JKN bertujuan untuk membincangkan
secara keseluruhan projek dari segi pencapaian fizikal dan kewangan serta isu-isu
berkaitan dalam pelaksanaan projek PSK. Mesyuarat ini diadakan setiap minimum
3 kali setahun bermula dari tempoh kontrak.
18.1 Pihak Urusetia JKN perlu menyedia dan membentangkan laporan kemajuan
fizikal dan kewangan projek PSK.
18.2 Jawatankuasa PCM adalah seperti berikut:i.
Pengerusi : Wakil Pentadbir Kontrak/Pegawai Yang Dilantik oleh
Pentadbir Kontrak
Ahli-ahli Jawatankuasa :
ii.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
Pegawai Kesihatan Keluarga Negeri
Pegawai Kesihatan Pergigian Negeri
Pegawai PKD/PKPD/PKB/PKK
Pegawai Perubatan/Pergigian Yang Menjaga Klinik (MOIC)
Pegawai Kewangan JKN/wakil
Pegawai Aset JKN/wakil
Liason officer setiap klinik yang berkaitan
Unit Kejuruteraan Negeri (Urusetia)
Kontraktor (Pengurus projek)
BPK, KKM (dijemput hadir sama jika perlu)
18.3 Antara perkara-perkara yang akan dibincangkan adalah, tetapi tidak terhad
kepada:i.
ii.
Laporan Prestasi Fizikal dan Kewangan setiap perkhidmatan ;
Hal-hal lain berkaitan operasi dan pengurusan PSK di peringkat negeri.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
54 of 109
19.0
1.0.2
Jawatankuasa Mobilisasi Projek PSK Negeri
19.1
Jawatankuasa ini diwujudkan di peringkat Jabatan Kesihatan Negeri dalam
tempoh sebulan selepas Surat Setuju Terima telah dikeluarkan. Jawatankuasa
ini dipengerusikan oleh Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Kesihatan
Awam) dan ahli-ahli mesyuarat seperti berikut:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
Jurutera Kesihatan Negeri
Pegawai Kesihatan Daerah/LO/Penolong Jurutera PKD di mana klinik
yang terlibat
MOIC (Pegawai Kesihatan yang Menjaga Klinik)/ Wakil
Liason Officer (LO) di klinik
Kontraktor
dan wakil Kementerian (jika perlu)
19.2
Fungsi utama jawatankuasa ini adalah untuk memastikan kelancaran dan
keperluan proses-proses mobilisasi yang telah ditetapkan kepada semua
fasiliti klinik yang terlibat.
20.0
Jawatankuasa Pra-Pengesahan Kerja (Pre-Validation Committee Meeting)
Pre-Validation Committee Meeting(Pre-VCM) akan diadakan di antara pihak
Klinik dan pihak kontraktor seminggu sebelum VCM diadakan.
20.1
Tujuan Pre-VCM
Tujuan Pre-VCM adalah untuk perbincangan awal yang membentangkan
jumlah anggaran pemotongan dan pembayaran serta isu-isu pengurusan PSK
di peringkat klinik sebelum dipanjangkan ke VCM.
20.2
Ahli Jawatankuasa Pre-VCM:i.
ii.
iii.
iv.
v.
Pegawai Perubatan/Pergigian Yang Menjaga Klinik-Pengerusi
Liason Officer
Pegawai Aset/Penolong Pegawai Aset
Kontraktor
Pegawai Teknikal di daerah (jika perlu)
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
55 of 109
20.3
1.0.2
Tarikh pre-VCM
Seminggu selepas penyerahan mapping report yang dikemukakan oleh pihak
kontraktor.
21.0
Jawatankuasa Pengesahan Kerja (Validation Committee Meeting)
21.1
Jawatankuasa ini diwujudkan di peringkat PKD/PKPD/PKB/PKK bertujuan bagi
menyemak dan mengesahkan kerja-kerja yang telah dilaksanakan oleh pihak
kontraktor seperti mana yang telah dipersetujui di dalam kontrak.
Jawatankuasa ini juga dibuat bagi mendapatkan nilaian kos sebenar kerjakerja perkhidmatan yang telah dilaksanakan oleh pihak kontraktor.
21.2
Sebelum mesyuarat jawatankuasa VCM ini diadakan, mesyuarat
jawatankuasa pre-VCM perlu diadakan di peringkat Klinik bersama liason
officer klinik dan kontraktor.
21.3
Di dalam mesyuarat VCM, perkara-perkara yang perlu dibentang dan
dibincangkan adalah seperti berikut:i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
21.4
Kontraktor membentangkan jumlah pemotongan dan
pembayaran bagi setiap perkhidmatan setelah pengesahan
kerja dibuat diperingkat klinik;
Jawatankuasa VCM perlu mengesahkan pembayaran fi PPM dan
membincangkan status pelaksanaan CM
Pelaporan verifikasi aset (addition & omission)
Permohonan kerja-kerja CM serta membincangkan isu-isu
berkaitan kerja bagi setiap perkhidmatan.
Laporan NCR
Isu-isu berkaitan operasi dan selenggaraan di klinik yang
berkaitan
Urusetia/Liason Officer di peringkat PKD perlu menyediakan minit mesyuarat
VCM dan sesalinan minit yang disahkan dan dikemukakan kepada Unit
Kejuruteraan Negeri.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
56 of 109
21.5
Ahli Jawatankuasa VCM:i. Pegawai Kesihatan Daerah/Pegawai Pergigian
Pengerusi
ii. Pegawai Yang Menjaga Klinik/wakil
iii. Pegawai Teknikal
iv. Pegawai Kewangan PKD/PKPD/PKB/PKK
v. Pegawai Liason/wakil klinik yang berkaitan
vi. Pegawai Aset PKD/PKPD/PKB/PKK
vii. Kontraktor
1.0.2
Daerah
–
21.6
Tarikh VCM
Seminggu selepas pre-VCM/selewat-lewatnya minggu ke-3 setiap bulan
berikutnya.
21.7
Dokumentasi / Laporan bagi VCM
21.7.1
Pengesahan Pembayaran
Bagi pengesahan pembayaran, semasa pre-VCM di peringkat klinik
dokumen yang diperlukan adalah seperti berikut:Dokumen
Penerangan
Laporan
Pemetaan
(Mapping
report)
Mapping report adalah laporan bagi menentukan
pembayaran setiap bulan. Mapping report perlu
dihantar oleh pihak kontraktor kepada Klinik pada
minggu pertama setiap bulan bagi memudahkan
semakan dan pengesahan kerja dibuat .
Arahan Kerja
(Work Order)
Borang yang digunakan oleh kontraktor bagi sesuatu
kerja dan sebagai bukti pengesahan siap kerja.
PPM Checklist
Senarai semak bagi kerja-kerja berjadual.
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
57 of 109
Kontraktor perlu membuat ringkasan cadangan laporan pemotongan bagi
setiap perkhidmatan dalam bentuk microsoft excel bagi memudahkan
laporan akhir dan pembentangan dibuat.
21.7.2
Pembentangan VCM
Laporan penilaian pembayaran fi dan nilai pemotongan (deduction
fee) dibentangkan oleh pihak kontraktor dalam bentuk microsoft
power point/excel untuk dibincangkan dan dipersetujui oleh ahli
mesyuarat VCM.
21.8
Laporan Akhir Deduction
Laporan akhir yang terkini perlu dikemukakan kepada pihak PTJ dan
dipanjangkan kepada Jabatan Kesihatan Negeri.
21.9
Kekerapan VCM
VCM diadakan pada setiap minggu ketiga setiap bulan berikut
perkhidmatan dijalankan.
Contoh: Perkhidmatan bermula 1 Julai 2014, tarikh VCM Bil.1/2014 adalah
pada 21 Ogos 2014.
21.10 Rayuan Pengurangan Deduction oleh pihak Kontraktor
i.
Sekiranya terdapat perubahan jumlah pemotongan selepas VCM,
pihak kontraktor bersama klinik perlu mengemaskini laporan akhir
sebelum pembayaran dibuat.
ii.
Sekiranya ada pertikaian, pihak Kontraktor boleh membuat rayuan
kepada
jawatankuasa
dengan
mengemukakan
dokumen/bukti/pengesahan bagi setiap kerja yang dipertikaikan
dalam tempoh seminggu daripada tarikh mesyuarat VCM.
iii.
Rayuan tidak akan diterima sekiranya kontrakor menghantar
dokumen/bukti/pengesahan melebihi daripada tempoh seminggu
tersebut.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
58 of 109
iv.
22.0
1.0.2
Sekiranya kontraktor gagal mengemukakan bukti, maka deduction fee
perkhidmatan akan dikenakan dengan mengambil kira keputusan
yang dibuat semasa VCM yang telah diadakan.
Jawatankuasa Kadar Harga (JKH)
22.1 Jawatankuasa Kadar Harga (JKH) ialah jawatankuasa yang membincangkan
penentuan harga bagi kerja-kerja pembaikan CM (Corrective Maintenance)
sahaja yang tidak disenaraikan di dalam Jadual Kadar Harga Jabatan Kerja Raya
(JKR) (Rujukan: Jadual Kadar Harga Kerja-Kerja Kecil dan Pembaikan dan Jadual
Kadar Harga Elektrik terkini). Jawatankuasa ini diadakan di peringkat Jabatan
Kesihatan Negeri yang dipengerusi oleh Ketua Jurutera Negeri/Jurutera Negeri.
22.2 Bagi mengurangkan kelewatan kerja-kerja CM, mesyuarat JKH hendaklah
diadakan dalam tempoh sepuluh (10) hari selepas surat permohonan kelulusan
kadar harga diterima atau maksimum 2 kali sebulan. Segala harga yang
digunakan untuk kerja-kerja pembaikan yang tidak disenaraikan di dalam Jadual
Kadar Harga JKR perlulah melalui jawatankuasa ini sebelum sebarang
pembayaran kepada pihak kontraktor dilakukan.
22.3 Ahli-ahli bagi JKH adalah seperti berikut :i.
Unit Kejuruteraan JKN sebagai urusetia jawatankuasa hendaklah
menubuhkan jawatankuasa untuk memastikan proses penentuan kadar
harga yang teratur dan sempurna.
ii.
Pihak urusetia jawatankuasa mestilah melantik ahli-ahli JKH dari pihak
klinik
(liason
officer),
PKD/PKPD/PKB/PKK
dan
JKN
(Pembangunan/Kesihatan Awam /Pergigian/Unit Kejuruteraan) yang
terlibat secara langsung dalam Program Perkhidmatan Sokongan Klinik
(PSK).
iii.
Bilangan ahli yang terlibat dalam jawatankuasa ini hendaklah tidak
kurang daripada lima (5) orang dan pelantikan ahli jawatankuasa ini
perlulah dilakukan secara bertulis oleh Wakil Pentadbir Kontrak.
iv.
Didalam JKH ini, pihak urusetia jawatankuasa juga hendaklah
memastikan sekurang-kurangnya terdapat dua (2) orang pegawai yang
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
59 of 109
mahir atau berpengalaman, dimana salah seorang daripadanya
hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan
Profesional atau setaraf dilantik sebagai ahli jawatankuasa.
v.
Penubuhan JKH perlulah mengikut pekeliling Perbendaharaan dan
Kewangan yang sedang berkuat kuasa.
22.4 Fungsi dan Tanggungjawab JKH di peringkat JKN
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
Wakil Pentadbir Kontrak melantik ahli jawatankuasa.
Urusetia menguruskan dokumen yang diperlukan semasa mesyuarat JKH
diadakan seperti harga anggaran dan perkara yang perlu diserahkan oleh
kontraktor.
Ketua Jurutera Negeri /Jurutera Negeri mempengerusikan mesyuarat.
Urusetia mendokumentasikan segala dokumen yang berkaitan dengan
JKH termasuk pengurusan fail JKH.
Urusetia mencatat dan mengedar minit mesyuarat JKH.
Membuat penilaian dan analisa terhadap harga yang ditawarkan oleh
kontraktor.
Membuat perbandingan harga anggaran jabatan dengan kontraktor.
Mempersetujui kadar harga yang perlu digunakan oleh kontraktor.
22.5 Kaedah Penentuan Nilai Kadar Harga
i.
Jawatankuasa perlu membuat penilaian dan penganalisaan terhadap
harga yang ditawarkan oleh kontraktor. Untuk tujuan perbandingan,
harga anggaran jabatan mestilah menunjukkan maklumat terperinci
mengenai pecahan harga yang dijangkakan.
ii.
Harga anggaran Jabatan mestilah berpandukan harga
terkini dan
disokong dengan dokumen-dokumen yang berkaitan (sekurangkurangnya tiga (3) sebutharga daripada pembekal/kontraktor yang
berlainan).
iii.
Sekiranya JKN mempunyai harga anggaran pada harga pasaran yang
lama, JKN perlulah mengambil inisiatif untuk menyemak semula harga
terkini dengan sokongan dokumen-dokumen yang berkaitan.
Penilaian yang dilakukan perlulah mengambil kira harga barang,
penghantaran, pemasangan, pentauliahan dan jaminan.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
60 of 109
iv.
1.0.2
Pihak kontraktor perlu menyediakan dokumen-dokumen seperti
berikut untuk tujuan perbandingan harga semasa mesyuarat JKH
dijalankan :i.
ii.
iii.
iv.
Senarai kuantiti (Bill Of Quantity).
Sekurang-kurangnya tiga (3) sebutharga pembekal/kontraktor
yang berlainan.
Permintaan daripada pengguna/klinik dan
cadangan oleh
kontraktor berdasarkan 'Condition Appraisal' (jika perlu)/
Laporan Teknikal / Routine Inspection / Work Order / Aduan.
(permohonan telah diluluskan oleh pihak JKN/ Klinik).
Penentuan kadar harga yang akan digunakan oleh kontraktor
adalah berdasarkan harga yang ditawarkan oleh kontraktor,
anggaran harga Jabatan, sebut harga daripada kontraktor lain
dan juga kesesuaian kerja yang dilakukan.
22.6 Minit Mesyuarat JKH
i.
Setiap mesyuarat JKH perlulah diminitkan dan disahkan oleh ahli-ahli
JKH bagi tujuan rujukan dan disimpan oleh urusetia JKH.
ii.
Setiap agenda yang dibincangkan dan keputusan JKH hendaklah
dicatatkan dengan jelas dan teratur.
iii.
Kadar harga yang dipersetujui (Agreed Rate) dalam mesyuarat JKH
akan digunakan untuk pembayaran kerja pembaikan (CM) dan lainlain yang tidak terdapat dalam Jadual Kadar Harga JKR terkini.
iv.
Minit mesyuarat JKH perlu diedarkan kepada semua ahli dalam
tempoh dua (2) minggu daripada tarikh mesyuarat diadakan.
22.7 Fail dan Dokumentasi
i.
Urusetia perlulah menyediakan fail khas untuk mesyuarat JKH dan
segala perkara yang dibincangkan serta dokumen-dokumen yang
berkaitan dengan kadar harga perlu disimpan didalam fail yang
berkaitan.
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
61 of 109
22.8 Carta alir untuk penentuan kadar harga
Permohonan kerja pembaikan
daripada kontraktor
Kelulusan Wakil Pentadbir
Kontrak (JKN) untuk kerja
pembaikan (Work Instruction)
Ya
Kontraktor Mula Kerja
Pembaikan
Kadar Harga JKR
Tidak
Jawatankuasa Kadar Harga
(JKH)
Persetujuan Kadar Harga
Tidak
Ya
Kontraktor Mula Kerja
Pembaikan
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
62 of 109
23.0
1.0.2
Pembayaran Fi Perkhidmatan Kontraktor
23.1
Tatacara Pembayaran PPM
JANGKA MASA
AKTIVITI
TINDAKAN
1.0 Laporan lengkap bulanan aktiviti bulanan
PPM mengikut perjanjian kontrak (butiran
yang terlibat seperti mapping report, work
order dan checklist. Laporan dikemukakan
kepada Pegawai Perubatan/Pergigian Yang
Menjaga Klinik
Kontraktor
Minggu pertama
bulan berikutnya
Liason Officer
Klinik
Sejurus menerima
laporan
2.0 Pengesahan kerja PPM merujuk CSIP,
mapping report, work order dan borang
aduan.
3.0 Mesyuarat Pre-VCM diadakan antara
pihak klinik dan kontraktor untuk
memastikan pengesahan kerja yang dibuat
mengikut piawaian yang ditetapkan di dalam
kontrak.
3.1 Mesyuarat Pre-VCM diadakan.
Kontraktor,
Liason Officer
Klinik
3.2 Sekiranya berlaku pertikaian dalam isu
tuntutan yang dibuat, kontraktor perlu
mengemukakan dokumen tambahan sebagai
bukti.
4.0 Pihak Kontraktor mengemukakan
dokumen lengkap mapping report untuk
pembayaran berdasarkan mesyuarat PreVCM yang telah disahkan oleh klinik.
Selewat-lewatnya
minggu ke-2 bulan
berikutnya
Penyemakan akan
dibuat dalam masa 35 hari
Kontraktor,
Liason Officer
Klinik
Mesyuarat VCM akan
diadakan selewatlewatnya minggu ke3 bulan berikutnya
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
63 of 109
AKTIVITI
TINDAKAN
4.3 Isu pembayaran sekiranya perlu ahli
jawatankuasa VCM boleh mengarahkan
semakan dibuat sekali lagi mengikut langkah
2.0 serta mendapatkan butiran /bukti kerjakerja tambahan
5.0 Invois akan dihantar oleh kontraktor
kepada PKD berpandukan keputusan
mesyuarat VCM (set pembayaran
merangkumi perakuan pembayaran PPM,
invois dan mapping report)
6.0 Pembayaran dibuat oleh PKD/PTJ Salinan maklumat pembayaran dikemukakan
kepada JKN/BPK/KKM dalam masa 7 hari.
JANGKA MASA
Selewat-lewatnya
minggu ke-3 bulan
berikutnya
4.1 Mesyuarat VCM diadakan.
4.2 Keputusan persetujuan dan pengesahan
jumlah bayaran bulanan dan potongan akan
dibuat oleh jawatankuasa VCM
1.0.2
Jawatankuasa
VCM
Kontraktor,
Liason Officer
Klinik
Ditentukan segera
dalam mesyuarat
VCM
Penyemakan dan
pengesahan selama 3
hari dari tarikh
mesyuarat VCM
Kontraktor
Minggu berikutnya
selepas VCM
PKD/PTJ
14 hari daripada
penerimaan invois
kontraktor
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
64 of 109
23.2
23.3
1.0.2
Penyelarasan dan Pembayaran Fi PPM
23.2.1
Penyelarasan dan pembayaran fi PPM akan dibuat sekiranya ada
rayuan daripada pihak kontraktor selepas Mesyuarat Jawatankuasa
Pengesahan Kerja (VCM).
23.2.2
Ulangi langkah kaedah penyediaan laporan kaedah pemotongan.
Pengesahan dan Pembayaran Kerja CM
23.3.1
23.3.2
Pengesahan dan pembayaran kerja CM:
i.
Penghantaran dokumen sokongan seperti invois pembayaran,
senarai kuantiti (Bill of Quantity/BQ) dan work order.
ii.
Pengesahan senarai kuantiti (Bill of Quantity/BQ) hendaklah
disemak dan disahkan oleh Jurutera Kesihatan Negeri (JKN).
Pihak Kontraktor hendaklah menghantar dokumen berkenaan kepada
pihak JKN setelah selesai kerja-kerja CM untuk dibuat pengesahan dan
pembayaran :
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
23.3.3
Invois
BQ Akhir
Work Order
Borang Serah Siap Kerja
Jaminan Kerja (Warranty)
As Built Drawing (jika ada)
Gambar sebelum dan selepas kerja (Bagi kerja-kerja CM)
JKN akan membuat lawatan pengesahan kerja dan pengukuran akhir
ditapak (jika perlu) dan seterusnya pembayaran akan dilakukan oleh
pihak JKN.
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
65 of 109
23.4 Tatacara Pembayaran CM
AKTIVITI
1.0 Pengguna/kontraktor kenal pasti kerosakan
peralatan / sistem / bangunan
1.1 Pengguna Mengisi Borang aduan/Keperluan
CM dan disahkan Pegawai
Perubatan/Pergigian Yang Menjaga Klinik
1.2 Pegawai Perubatan/Pergigian Yang Menjaga
Klinik akan mengemukakan borang
aduan/keperluan CM kepada kontraktor.
TINDAKAN
JANGKA MASA
Klinik &
Kontraktor
Aduan mestilah
dilaporkan dalam
masa 2 hari setelah
kenal pasti segala
kerosakan peralatan/
sistem/ bangunan
2.0 Kontraktor perlu melakukan lawatan
teknikal dan menyediakan cadangan skop
kerja dan kadar harga serta Conditional
Appraisal (CA) yang mengandungi cadangan
skop kerja dan kadar harga untuk semakan
dan kelulusan jurutera JKN.
Kontraktor
3.0 Jurutera JKN buat lawatan bersama
kontraktor sekiranya perlu.
Kontraktor,
klinik, JKN
4.0 Mesyuarat Jawatankuasa Kadar Harga
diadakan sekiranya harga yang dikemukakan
oleh kontraktor tiada di dalam Jadual Kadar
Harga JKR (JKH).
Sekiranya kadar harga yang dikemukakan
oleh kontraktor mengikut Jadual Kadar
Harga JKR maka boleh terus meluluskan
kerja tersebut.
5.0 Surat arahan kerja mesti mengandungi
tempoh projek dan waranti dikeluarkan oleh
JKN kepada kontraktor sebelum kontraktor
memulakan kerja
Jawtankuasa
Kadar Harga
(JKH)
Wakil Pentadbir
Kontrak
Cadangan Skop Kerja
dan Kadar Harga
serta Condition
Appraisal (CA)
hendaklah
dikemukakan dalam
masa 3 hingga 7 hari
Lawatan teknikal
bersama dijalankan
dalam masa 3 hari
setelah laporan CA
dikemukakan oleh
kontraktor
Mesyuarat J/K kadar
harga perlu
dilaksanakan sebelum
pembayaran dibuat.
Surat arahan kerja
perlu dikeluarkan
dengan persetujuan
anggaran kos
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
66 of 109
6.0 Kerja yang dijalankan perlulah mengikut
piawaian kerja yang ditetapkan atau
merujuk kepada piawaan JKR.
6.1 Pihak kontraktor perlu mengemukakan
katalog dan cara kerja (method of
statement) untuk kelulusan bagi bahan yang
digunakan.
7.0 Jurutera JKN dan Klinik perlu membuat
lawatan pemantauan berkala perlu semasa
kerja sedang dijalankan untuk memastikan
pihak kontraktor menjalankan kerja
mengikut spesifikasi yang ditetapkan.
Kontraktor/JKN/
Klinik
Pihak kontraktor
perlu mengemukakan
sebelum memulakan
kerja atau selewatnya
14 hari selepas tarikh
mula kerja.
Jurutera/
Penolong
Jurutera/Liason
Officer Klinik
Lawatan teknikal
dilaksanakan
mengikut keperluan
sehingga proses
penyerahan
dilaksanakan
8.0 Pihak kontraktor perlu mengemukakan surat
pengesahan siap kerja (Delivery Order,
Purchase Order dan lain-lain yang berkaitan),
Kontraktor,
waranti bahan / kerja, dokumentasi
Klinik, JKN
pengujian dan pentauliahan,lukisan
lakarsekira perlu serta mengemaskini lukisan
terbina sediada (As Built Drawingjika ada)
9.0 Lawatan teknikal oleh jurutera JKN dan Klinik Kontraktor,
bersama pihak kontraktor untuk pengujian
Klinik / JKN
dan pentauliahan serta pengukuran akhir di
tapak dijalankan.
10.0 Pihak JKN akan melaksanakan pembayaran
setelah kerja-kerja T&C dilaksanakan dan
segala dokumen berkaitan diterima dari
pihak kontraktor seperti laporan T&C,
lukisan kejuruteraan berkaitan, invois, BQ,
tempoh waranti, gambar sebelum dan
selepas serta dokumen-dokumen lain yang
berkaitan.
1.0.2
JKN / Kontraktor
Surat T&C perlu
dikemukakan oleh
kontraktor 5 hari
sebelum kerja-kerja
T&C dilaksanakan
Penyerahan tapak
dilaksanakan setelah
kerja-kerja T&C
dilaksanakan dan
dipersetujui
Pembayaran perlu
dilaksanakan dalam
masa 14 hari setelah
invois diterima dari
kontraktor
Nota : Condition Appraisal (CA) melibatkan kerja-kerja pakar mengenai sistem kejuruteraan.
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
67 of 109
Carta Alir Tatacara Pembayaran CM
1.0 Kenal pasti kerosakan
peralatan / sistem /
bangunan / aduan
keperluan pengguna
2.0 Kemukakan CA dan
sebutharga kepada JKN
Tiada dalam JKH JKR
3.0 Lawatan Teknikal
(Sekiranya Perlu)
Ada dalam JKH
JKR
4.0 Mesyuarat
Jawatankuasa
Kadar Harga
5.0 Kelulusan
5.1 Kelulusan oleh
Jurutera JKN
6.0 Arahan kerja dari JKN
. 7.0 Mula Kerja
8.0 Pemantauan Kerja
9.0 Siap Kerja
10.0 Pengesahan Siap Kerja dan
T&C serta penilaian dan
Pengukuran Kos Terperinci.
11.0 Cadangan
Pembayaran
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
68 of 109
24.0
1.0.2
Dokumentasi dan Penyediaan Laporan Berkala PSK
24.1
Laporan Prestasi Pelaksanaan PSK
24.1.1
Kehendak Am
Secara keseluruhannya laporan yang perlu disediakan bagi pelaksanaan
dan pemantauan PSK ini adalah seperti berikut:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
24.1.2
Report Title
PPM report
CM report
Complaint report
VCM Report
Aset Listing & Verification Report
(updated)
Payment & Deduction Report
T & C Report
Technical Visit / Audit Report
CPA
BER report
Responsible
Monthly
Monthly
Monthly
Monthly
Contractor
Contractor
Contractor
PKD /PKPD PKB/PKK
Monthly
Contractor
3 Monthly
3 Monthly
3 Monthly
6 Monthly
Annually
JKN
Contractor
BPK / JKN
JKN
Contractor
Laporan Setengah Tahun
i.
24.1.3
Frequency
Kriteria bagi penyediaan Contractor Performance Assessment
(CPA):
•
PPM performance
•
CM Performance

Key Performance Indicator (KPI)

Customer survey performance

Laporan Beyond Economic Repair (BER)
Laporan Tahunan (Kontraktor perlu menyediakan maklumat berkaitan
bagi penyediaan laporan)
i.
ii.
Rumusan status kewangan PPM dan CM
Laporan verifikasi aset
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
69 of 109
25.0 Pengurusan Variations
25.1 Pengenalan
25.1.1
Garis panduan ini adalah bertujuan untuk memberi panduan kepada
semua pihak yang terlibat dengan pelaksanaan Variations di dalam
Perkhidmatan Sokongan Klinik (PSK). Didalam garis panduan ini,
penerangan berkenaan peranan, tanggungjawab dan proses yang
terlibat disetiap peringkat di perjelaskan bagi membantu didalam
pengurusan variations.
25.1.2
Garis panduan ini terpakai untuk perkara-perkara seperti berikut:a) Semua
Perubahan
(Variations)
yang
melibatkan
penambahan/pengurangan
skop
kerja,
kuantiti
dan
perkhidmatan diklinik-klinik yang terlibat dengan PSK
sepertimana didalam dokumen kontrak klausa 3.6 .
b) Semua pihak yang terlibat dalam menguruskan Variations untuk
kontrak PSK ini.
25.2
Peranan & Tanggungjawab
25.2.1 Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan
a)
Membangunkan garispanduan dan prosedur di dalam pengurusan
Variations.
b)
Memberi khidmat nasihat berkaitan dengan proses dan kaedah
pengurusan Variations.
c)
Mengurus pelantikan Ahli Jawatankuasa Variations peringkat
Kementerian.
d) Mengemukakan cadangan fi dan senarai aset yang telah dipersetujui
untuk disahkan oleh Wakil Pentadbir Kontrak.
e) Menyediakan permohonan peruntukan ke pihak KKM bagi tujuan
kelulusan peruntukan Variations.
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
70 of 109
25.2.2 Klinik
a)
Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan aset yang terlibat dengan
variations ini dilakukan sepertimana yang telah diarahkan di dalam
borang Notis Arahan Mula/Tamat (SNF).
25.2.3 Pegawai Aset yang dilantik (PKD/PKPD/PKB/PKK)
a)
Mendaftarkan aset mengikut masa yang telah ditetapkan.
b)
Menyediakan
Variations.
dokumen
sokongan
yang berkaitan
dengan
25.2.4 Pejabat Kesihatan Daerah
a)
Penolong Jurutera/Pegawai yang dilantik di PKD/PKPD/PKB/PKK
perlu menguruskan segala perkara yang berkaitan dengan
Variations termasuk :



Mengeluarkan notis kepada kontraktor berkenaan
dengan tarikh mula/tamat dengan menggunakan Notis
Arahan Mula/Tamat (SNF) dan salinan SNF tersebut
perlu dikemukakan juga kepada pihak klinik.
Menyediakan khidmat nasihat kepada klinik berkaitan
dengan pengurusan Variations apabila diperlukan.
Menyemak dan meluluskan Borang Pengesahan
Variations (VVF) yang telah dikemukakan oleh pihak
kontraktor.
Mengemukakan salinan Borang Pengesahan Variations
(VVF) yang telah disahkan kepada kontraktor, klinik dan
Unit Kejuruteraan Negeri.
b) Membuat pembayaran setelah Variations tersebut diluluskan.
c) Mengadakan mesyuarat koordinasi berkaitan Variations bersama
dengan PKD/PKPD/PKB/PKK dan kontraktor sekiranya perlu.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
71 of 109
25.2.5
1.0.2
Jabatan Kesihatan Negeri (Unit Kejuruteraan Negeri)
a)
Menyelaras, menyemak dan mengumpul Borang Pengesahan
Variations (VVF) yang di kemukakan oleh PKD/Penolong Jurutera
pada setiap bulan.
b)
Menyemak Laporan Rumusan Variations (summary report on
variations) berdasarkan Borang Pengesahan Variations (VVF) yang
dikemukakan oleh kontraktor.
c)
Memberikan khidmat nasihat kepada PKD/Penolong Jurutera, klinik
dan kontraktor berkaitan dengan proses Variations apabila
diperlukan.
25.2.6
Kontraktor
a)
Merekodkan segala laporan yang berkaitan dengan variations di
dalam bentuk soft copy dan hard copy.
b)
Mengisi Borang Pengesahan Variations (VVF) setelah mendapat
Surat Notis Arahan Mula/Tamat kerja (SNF) lengkap dengan
dokumen sokongan yang diperlukan.
c)
Mengemukakan Borang Pengesahan Variations (VVF) kepada
PKD/Penolong Jurutera untuk semakan dan pengesahan.
d)
Menyediakan Laporan Rumusan Variations (Summary report on
variations) berdasarkan Borang Pengesahan Variations (VVF)
setelah disahkan oleh PKD/Penolong Jurutera. (Sila rujuk
Lampiran)
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
72 of 109
25.3 Prosedur
25.3.1 Notis Arahan Mula/Tamat
a)
Notis Arahan Mula/Tamat (SNF) perlu mempunyai tarikh mula/tamat
yang jelas supaya pihak kontraktor dapat menjalankan
penyelenggaraan sepertimana yang telah ditetapkan.
b)
Tarikh mula kerja adalah sepertimana yang telah tertulis didalam
Notis Arahan Mula/Tamat (SNF). Pihak kontraktor perlu menjalankan
kerja-kerja penyelenggaraan bermula dari tarikh tersebut.
c)
Tarikh tamat perkhidmatan juga sepertimana yang telah tertulis
didalam Notis Arahan tersebut. Kerja-kerja penyelenggaraan terhadap
perkhidmatan tersebut perlu diberhentikan pada tarikh sepertimana
yang tertulis.
25.3.1.1
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
Pegawai aset yang dilantik di Pejabat Kesihatan Daerah perlu
mendaftarkan aset dan memastikan dokumen sokongan
seperti dibawah disediakan sebelum mengeluarkan Notis
Arahan Mula/Tamat (SNF).
Perjanjian Pembelian/Dokumen Tender/Quotation,
Bill of Quantity,
Dokumen Kontrak/Purchase Order (LPO),
Surat daripada Bahagian Perolehan sekiranya aset tersebut di
hadiahkan kepada klinik.
Surat daripada klinik,
Sijil Penerimaan (Certificate of Acceptance),
Laporan Polis sekiranya aset tersebut hilang,
As built drawing,
Floor Plan,
Site Plan
Tempoh masa untuk Pegawai Aset bagi mendaftarkan aset dalam
masa dua (2) minggu dari tarikh T&C (Testing and Commissioning)
disahkan beserta KEW-PA 2/KEW-PA 3/lain-lain borang yang
berkaitan. Pegawai Aset juga perlu menyediakan Notis Arahan
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
73 of 109
Mula/Tamat (SNF) bersama-sama dokumen sokongan dalam masa tiga
(3) hari bekerja.
Pegawai Kesihatan Daerah/Penolong Jurutera perlu mengesahkan
borang SNF tersebut dan menyerahkannya kepada pihak kontraktor
dan satu salinan kepada pihak klinik. Sebarang perubahan pada Notis
Arahan Mula/Tamat (SNF) ini perlulah mendapat kelulusan daripada
pihak Pegawai Kesihatan Daerah/Penolong Jurutera yang berkenaan.
Kontraktor perlu menyemak Notis Arahan Mula/Tamat (SNF) yang
dikemukakan oleh Pegawai Aset mencukupi dari segi dokumen
sokongan
seperti
perjanjian
pembelian,
purchase
agreement/dokumen kontrak/Quotation/purchase order dan lain-lain
dokumen yang berkaitan.
25.3.2
Borang Pengesahan Variations (VVF – Variations Verification Form)
25.3.2.1
Kontraktor perlu mengisi Borang Pengesahan Variations (VVF)
berdasarkan dokumen seperti berikut:-
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Notis Arahan Mula/Tamat,
KEW PA 2/KEW PA 3/lain-lain borang yang berkaitan
KEW PA 16/borang yang berkaitan (bagi kes pelupusan aset)
Perjanjian Pembelian/Dokumen Tender/Quotation,
Bill of Quantity,
Dokumen Kontrak/Purchase Order (LPO),
Sijil Penerimaan (Certificate of Acceptance),
Surat daripada Bahagian Perolehan (Aset yang dihadiahkan
kepada klinik)
Surat daripada klinik,
Laporan polis jika aset tersebut hilang.
i)
j)
25.3.2.2
Kontraktor perlu mengemukankan Borang Pengesahan
Variations (VVF) tersebut bersama-sama dengan dokumen
sokongan kepada PKD/Penolong Jurutera setiap limabelas (15)
haribulan bagi tujuan semakan dan pengesahan.
25.3.2.3
PKD/Penolong Jurutera perlu memeriksa dan memastikan
segala maklumat didalam Borang Pengesahan Variations (VVF)
tersebut adalah betul dan tepat sepertimana yang tertulis
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
74 of 109
didalam Notis Arahan Mula/Tamat (SNF) dan dokumen
sokongan.
25.3.2.4
Sekiranya terdapat percanggahan maklumat di dalam Borang
Pengesahan Variations (VVF) tersebut, PKD/Penolong Jurutera
perlu mengemukakan semula Borang Pengesahan Variations
(VVF) tersebut kepada pihak kontraktor bagi tindakan
pembetulan dalam tempoh tiga (3) hari.
25.3.2.5
Pihak kontraktor perlu melakukan tindakan pembetulan dan
mengemukakan semula kepada PKD/Penolong Jurutera dalam
jangkamasa yang telah ditetapkan.
25.3.2.6
PKD/Penolong Jurutera perlu menyemak dan mengesahkan
semula Borang Pengesahan Variations (VVF) tersebut.
25.3.2.7
Borang Pengesahan Variations (VVF) yang telah disahkan
tersebut perlu disimpan di PKD (asal) dan satu salinan perlu
dikemukakan kepada pihak klinik, JKN dan kontraktor dalam
masa tujuh (7) hari selepas di sahkan.
25.3.3
Proses Variations Di Peringkat Kontraktor.
25.3.3.1
Kontraktor perlu mengemukakan Borang Pengesahan
Variations (VVF) berdasarkan kepada dokumen yang berkaitan
kepada PKD/Penolong Jurutera untuk semakan dan
pengesahan.
25.3.3.2
Kontraktor perlu mengemukakan Laporan Rumusan Variations
(summary report on variations) berdasarkan Borang
Pengesahan Variations (VVF) yang telah disahkan ke Unit
Kejuruteraan Negeri untuk semakan pada 1 Disember setiap
tahun.
25.3.4
Proses Variations Kerja Di Peringkat Jabatan Kesihatan Negeri.
25.3.4.1
Unit Kejuruteraan Negeri perlu menyimpan Borang Pengesahan
Variations (VVF) yang telah di kemukakan oleh pihak
PKD/Penolong Jurutera.
25.3.4.2
Unit Kejuruteraan Negeri juga perlu menyemak Laporan
Rumusan Variations (summary report on variations) yang telah
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
75 of 109
di kemukakan oleh kontraktor bagi memastikan tiada
pencangahan sepertimana Borang Pengesahan Variations (VVF)
yang dikemukakan oleh PKD/Penolong Jurutera.
25.3.4.4
Sekiranya terdapat percangahan, Unit Kejuruteraan Negeri
perlu mengemukakan semula Laporan Rumusan Variations
(summary report on variations) tersebut kepada pihak
kontraktor bagi tindakan pembetulan.
25.3.4.5
Pihak kontraktor perlu melakukan pembetulan dan
mengemukakan semula Laporan Rumusan Variations (summary
report on variations) yang telah dibuat pembetulan itu dalam
masa tiga (3) hari.
25.3.4.6
Laporan Rumusan Variations yang telah disemak oleh Unit
Kejuruteraan Negeri perlu dibincangkan di Mesyuarat
Jawatankuasa Kecil Variations peringkat negeri.
25.3.4.7
Wakil Pentadbir Kontrak perlu melantik Jawatankuasa Kecil
Variations di peringkat Negeri yang bertujuan untuk
membincangkan dan mengesorkan serta mengesahkan nilai fi
serta senarai aset yang terlibat.
25.3.4.8
Jawatankuasa Kecil Variations peringkat negeri perlu
mengadakan mesyuarat ini sekurang-kurangnya sekali setahun.
25.3.4.9
Ahli Jawatankuasa Kecil Variations disyorkan tidak kurang
daripada lima (5) orang ahli yang terdiri daripada Pejabat
Kesihatan Daerah, Unit Kejuruteraan Negeri (Urusetia), Unit
Kewangan Negeri dan Unit Perolehan Negeri dan
dipengerusikan oleh Wakil Pentadbir Kontrak.
25.3.4.10
Keputusan mesyuarat tersebut perlu dikemukakan ke Bahagian
Perkhidmatan Kejuruteraan untuk dibentangkan didalam
Mesyuarat Jawatankuasa Variations diperingkat Kementerian.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
76 of 109
25.3.5 Proses Variations Kerja Di Peringkat Bahagian
Kejuruteraan, Kementerian Kesihatan Malaysia.
1.0.2
Perkhidmatan
25.3.5.1
Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan, KKM perlu perlu
menyimpan dan mengambil maklum penerimaan Laporan
Rumusan Variations (summary report on variations) yang telah
disahkan oleh Mesyuarat Jawatankuasa Kecil Variations.
25.3.5.2
Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kecil Variations
diperingkat negeri perlu dibincangkan dan diluluskan oleh
Jawatankuasa Variations peringkat Kementerian.
25.3.4.3
Ahli Jawatankuasa Variations mestilah tidak kurang daripada
lima (5) orang ahli yang terdiri daripada Bahagian Pembangunan
Kesihatan Keluarga,KKM , Bahagian Pergigian,KKM , Bahagian
Perkhidmatan
Kejuruteraan,KKM
(Urusetia),
Bahagian
Kewangan,KKM
dan
Bahagian
Perolehan,KKM
serta
dipengerusikan oleh Pentadbir Kontrak.
25.3.5.4
Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan,KKM akan mengeluarkan
Surat Kelulusan Variations beserta senarai aset kepada pihak
kontraktor dalam masa tujuh (7) hari selepas mendapat
pengesahan daripada Pentadbir Kontrak.
25.3.5.5
Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan,KKM juga akan
mengeluarkan surat permohonan bagi pembayaran fi dan
permohonan fi baru kepada Bahagian Kewangan,KKM dalam
masa tujuh (7) hari dari tarikh kelulusan variations.
25.3.6
Kemaskini senarai aset dan perubahhan fi.
25.3.6.1
Kontraktor perlu mengemaskini senarai aset setelah mendapat
Surat Kelulusan Variations beserta senarai aset daripada Unit
Kejuruteraan Negeri.
25.3.6.2
Kontraktor juga perlu mengemaskini fi baru dalam masa lima
belas (15) hari daripada tarikh Surat Kelulusan Variations.
25.3.6.3
PKD/Penolong Jurutera perlu memastikan pihak klinik
mengambil maklum berkaitan perubahan fi dan senarai aset
sepertimana yang telah dipersetujui
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
77 of 109
25.4 Carta Alir Pengurusan Variations
TANGGUNGJAWAB
ALIRAN PROSES
Pegawai Aset/Pegawai Teknikal Fasiliti
Pendaftaran Aset
Notis Arahan Mula/Tamat Perkhidmatan (SNF)
PKD/Penolong Jurutera
Mengesahkan T Notis Arahan Mula/Tamat
Perkhidmatan
Kontraktor
Terima Notis Arahan Mula/Tamat
Perkhidmatan
Borang Pengesahan Variation (VVF)
Terima Borang Pengesahan Variation (VVF)
PKD/Penolong Jurutera
Tindakan Pembetulan oleh
Tidak
Semak
kontraktor (3 hari)
Ya
Pengesahan Borang Pengesahan Variation (VVF)
Kontraktor
Laporan Rumusan & Cadangan Fi
Unit Kejuruteraan Negeri
Terima Laporan Rumusan & Cadangan Fi
Tidak
Tindakan Pembetulan oleh
Semak
kontraktor (3 hari)
Ya
Jawatankuasa Kecil Variations
Jawatankuasa Variations
Surat Kelulusan Variations & Senarai Aset
Kontraktor
Kemaskini Senarai Aset
Pejabat Kesihatan Daerah
Pembayaran
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
78 of 109
25.5 Rujukan
a) Kontrak Perkhidmatan Sokongan Klinik
25.6 Rekod
25.6.1 Semua rekod berkaitan dengan Variations perlu diselenggara dan disimpan
sepanjang tempoh kontrak (kontraktor) serta selama lima (5) tahun selepas
kontak tamat (KKM).
25.6.2 Rekod yang berkaitan adalah seperti berikut:25.6.2.1
Notis Arahan Mula/Tamat – Pegawai Aset/Pegawai Teknikal Fasiliti.
25.6.2.2
Borang Pengesahan Variations – PKD/Penolong Jurutera/klinik dan
Unit Kejuruteraan Negeri.
25.6.2.3
Laporan Rumusan Variations dan cadangan fi - Unit Kejuruteraan
Negeri dan Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan,KKM.
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
79 of 109
26.0 Laporan Penilaian Prestasi Kontraktor (Contractor Performance Assessment,
CPA)
26.1 Objektif
26.1.1 Sebagai panduan dalam penyediaan Laporan penilaian prestasi
kontraktor dan
juga keberkesanan pelaksanaan Perkhidmatan
Sokongan Klinik (PSK) di klinik kesihatan terlibat.
26.1.2 Penyediaan Laporan CPA ini perlu dilakukan sekurang-kurangnya
sekali setahun dan dilaksanakan diperingkat BPK.
26.2 Skop
26.2.1 Menilai keberkesanan pelaksanaan (PSK) secara menyeluruh bagi
skop perkhidmatan seperti berikut:a) Planned Preventive Maintenance, PPM (Scheduled Maintenance):
i. Perkhidmatan Penyelenggaraan Kejuruteraan Fasiliti (FEMS)
ii. Perkhidmatan Pengurusan Sisa Klinik (CWMS)
iii. Perkhidmatan Pembersihan (CLS)
b) Corrective Maintenance, CM
26.2.2 Kaedah-kaedah yang digunakan dalam menilai penyediaan laporan
prestasi kontraktor PSK iaitu :
a) Penilaian berkaitan dengan pemotongan daripada pembayaran fi
PPM (deduction);
b) Penilaian
berkaitan
dengan
kemajuan
pelaksanaan
penyelenggaraan pembaikan (CM);
c) Penilaian berkaitan dengan kepuasan pelanggan bagi skop kerja
PPM dan CM; dan
d) Penilaian berkaitan Key Performance Indicators (KPI) yang
ditetapkan dalam Schedule 11 – Dokumen Kontrak PSK.
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
80 of 109
26.2.3 Asas pemarkahan bagi penilaian prestasi kontraktor telah diselaraskan
dengan merujuk kepada pemarkahan yang telah dipersetujui bagi
Projek Perintis PSK yang sedang/telah dilaksanakan. Prestasi
keseluruhan kontraktor adalah dinilai berdasarkan kepada empat (4)
kaedah dan penentuan peratusan yang dicadangkan seperti jadual di
bawah :Bil.
1.
KaedahPenilaian
Penilaian berkaitan dengan kepuasan pelanggan
Peratusan %
20
2.
Penilaian berkaitan dengan pemotongan daripada
pembayaran fi PPM bulanan
20
3.
Penilaian berkaitan dengan pelaksanaan CM
20
4.
Key Performance Indicators (KPI)
40
Jadual 26.1: Jadual Kadar Peratusan Pemberat Prestasi Keseluruhan
Kontraktor
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
81 of 109
26.2.4 Prestasi pelaksanaan kerja-kerja penyelenggaraan PPM sebenar
ditapak dan penilaian (kepuasan pelanggan) oleh pihak pengguna
adalah perkara yang paling diutamakan bagi pelaksanaan projek
perintis ini. Oleh itu, peratusan penilaian berkaitan dengan kepuasan
pelanggan 40% dan manakala selebihnya (masing-masing 20%) diberi
tumpuan kepada pemotongan fi PPM, prestasi kerja-kerja CM dan KPI
perkhidmatan PSK seperti yang ditetapkan dalam jadual di bawah :Key Performance Indicators
(KPI)
Weightage
%
Services
Service Level Requirement
FEMS
Meeting scheduled
maintenance (small repair)
90% compliance of PPM
scheduled
(Number of actual PPM vs
scheduled PPM)
25
CWMS
Meeting scheduled
collection and
transportation of wastes
100% compliance scheduled
with no issue of
backlog/spillage/odour
(Number of actual vs planned
PPM)
25
90% compliance scheduled
PPM
25
No Complaints
CLS
Comply to scheduled PPM
25
Jadual 26.2: Jadual Penunjuk KPI Perkhidmatan PSK
26.2.5 Penilaian kepuasan pelanggan adalah merujuk kepada pemarkahan
yang diberikan oleh wakil klinik dan PKD yang diberikan kepada
perkhidmatan penyelenggaraan PPM dan CM oleh pihak Kontraktor.
Pemarkahan tersebut (rating) adalah dilaksanakan melalui pengisian
borang Kepuasan Pelanggan yang telah disediakan (rujuk lampiran)
mengikut perkhidmatan PSK (FEMS, CLS, CWMS dan CM) dan
diedarkan kepada semua Liason Officer (LO) di klinik-klinik kesihatan
dan PKD yang terlibat.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
82 of 109
26.2.6
1.0.2
Susulan penilaian prestasi keseluruhan kontraktor mengikut kaedah
yang ditetapkan, klasifikasi jadual hierarki bagi penilaian prestasi
kontraktor adalah seperti carta berikut :Peratusan %
Klasifikasi Keseluruhan
90 -100
Cemerlang
80 – 89
Sangat Baik
60 – 79
Baik
50 – 59
Memuaskan
40 – 49
Kurang Memuaskan
0 – 39
Tidak Memuaskan
Jadual 26 .3: Jadual Klasifikasi Hierarki Bagi Prestasi Kontraktor
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
83 of 109
26.3
1.0.2
Carta Alir Penyediaan Laporan Prestasi Kontraktor
Penyediaan Laporan Prestasi
Perbelanjaan Tahunan PPM & CM
Dan Laporan KPI
Pengedaran borang kepuasan
pelanggan kepada semua LO di klinik
dan PKD
Pengumpulan semula borang
kepuasan pelanggan
Penyediaan Laporan CPA
Pembentangan Laporan CPA dalam
Project Committee Meeting (PCM)
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
84 of 109
26.4 Huraian Aktiviti
26.4.1 Laporan Prestasi Tahunan Perbelanjaan Tahunan PPM dan CM
JOKN perlu menyediakan laporan prestasi perbelanjaan tahunan
kerja-kerja PPM dan CM dan mendapatkan laporan KPI
perkhidmatan PSK daripada pihak kontraktor pada setiap hujung
tahun.
26.4.2 Pengedaran borang kepuasan pelanggan kepada semua LO di klinik
dan PKD
Pada masa yang sama, pengedaran borang kepuasan pelanggan
perlulah diedarkan kepada semua LO di peringkat klinik dan PKD
yang terlibat untuk diisi. Borang tersebut juga boleh diedarkan
semasa mesyuarat PCM diperingkat JKN dan diisi selepas mesyuarat
tersebut.
26.4.3
Pengumpulan semula borang kepuasan pelanggan
Pihak klinik dan PKD perlu mengembalikan borang kepuasan
pelanggan yang lengkap semula kepada JOKN dalam masa sebulan.
26.4.4
Penyediaan Laporan CPA
BPK perlu menyediakan laporan penilaian secara keseluruhan
berdasarkan prestasi perbelanjaan kerja-kerja PPM dan CM serta
kepuasan pelanggan termasuk laporan pencapaian KPI. Laporan
tersebut perlu disemak dan disahkan oleh Pentadbir Kontrak.
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
85 of 109
26.4.5 Pembentangan Laporan CPA dalam Project Committee Meeting
(PCM)
Laporan CPA yang telah disahkan perlu dibentangkan kepada semua
ahli jawatankuasa PCM bagi memaklumkan prestasi keseluruhan
kontraktor PSK bagi tahun penilaian dan mendapatkan cadangan serta
maklumbalas bagi memperbaiki perkhidmatan yang diberikan agar
lebih baik dan sempurna.
26.5
Isi Kandungan Laporan CPA
Laporan CPA perlu mengandungi perkara-perkara seperti berikut:i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
26.6
Latar Belakang Projek
Maklumat Am Dan Status Pencapaian Kewangan
Penilaian Berkaitan Dengan Penyelenggaraan Cegah Berkala (PPM)
Penilaian Berkaitan Dengan Penyelenggaraan Pembaikan (CM)
Penilaian Laporan KPI Perkhidmatan PSK
Penilaian Keseluruhan Prestasi Kontraktor
Rumusan Keseluruhan Penilaian Prestasi Kontraktor
Rekod
i.
ii.
iii.
iv.
Laporan CPA
Borang Kepuasan Pelanggan
Laporan Prestasi Perbelanjaan PPM dan CM tahunan
Laporan KPI Perkhidmatan PSK
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
86 of 109
27.0
1.0.2
Perlepasan Bond dan Penutupan Akaun
27.1
Keperluan Am
27.1.1
Definisi Bon Pelaksanaan
Pada kebiasaannya di bawah syarat-syarat kontrak, Kontraktor
hendaklah, sebagai satu prasyarat sebelum memulakan apa-apa kerja,
mendepositkan kepada Kerajaan satu bon pelaksanaan yang dikeluarkan
oleh bank atau institusi kewangan berlesen yang diluluskan,
diperbadankan di Malaysia untuk satu jumlah bersamaan lima peratus
(5%) daripada harga kontrak bagi menjamin pelaksanaan obligasi
Kontraktor di bawah kontrak tersebut.
Bon pelaksanaan tersebut hendaklah terus sah dan berkuatkuasa dari ia
dikeluarkan sehingga dua belas (12) bulan selepas tarikh luput atau
penamatan kontrak, yang mana lebih kemudian.
Bertujuan sebagai jaminan kepada kerja yang gagal dilaksanakan oleh
pihak kontraktor.
27.1.2
Laporan Pembaikan dalam Tempoh Warranti
Dalam tempoh jaminan, pihak kontraktor perlu memberi jaminan kepada
pihak kerajaan berkaitan perkara-perkara berikut : -
27.1.2.1
Pihak kontraktor berupaya dari aspek kewangan dan teknikal
untuk melaksanakan perkhidmatan yang ditawarkan termasuk
lain-lain obligasi dibawah perjanjian kontrak.
27.1.2.2
Tiada litigasi, timbang tara (arbitration), text claim, dispute atau
administrative prosiding semasa atau is at prasent current or
pending or to it knowledge threatened with is likely to have a
material adverse effect apond it or its ability to perform it
financial or athor abligation under this agreement.
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
87 of 109
27.1.3 Dokumen Serahan (Hand-over Document)
Dokumen-dokumen serahan berikut perlu diberikan kepada BPK, JKN,
PKB/PKD/PKK/PKPD dan klinik sebagai rujukan untuk tujuan seperti
berikut:27.1.4 Maklumat Senarai Aset (Aset Alih/Tak Alih)
Maklumat senarai aset perlulah mengandungi maklumat seperti yang
terkandung di dalam 1 Pekeliling Perbendaharaan KP 2/2013 (Tatacara
Pengurusan Aset Alih Kerajaan) dan Pekeliling Am Bil.2/2012 (Tatacara Aset
Tak Alih).
27.1.5 Jaminan Dokumen PSK
Diberikan oleh pihak kontraktor sebaik sahaja perolehan aset atau kerja
selesai dibuat.
27.1.6 Manual Operasi dan Penyelenggaraan.
Dibekalkan oleh pihak kontraktor kepada pihak kerajaan sebaik sahaja
projek selesai.
27.1.7 As Built Drawing (C,M&E Works)
Sebaik sahaja pelaksanaan kontrak ini, kontraktor hendaklah membekalkan
tanpa caj kepada kerajaan dokumen-dokumen berikut:i.
2 salinan lukisan terbina (As built drawing), dokumen, maklumat
serta manual yang menunjukkan atau menghuraikan kerja yang
berkaitan penyelenggaraan dan operasi kerja tersebut termasuk apaapa pemasangan yang terangkum dalam kerja tersebut sebagaimana
yang telah diperuntukkan dalam kontrak.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
88 of 109
28.0
1.0.2
Pengesahan T&C dan Setuju Terima
28.1 Definisi
Pengujian dan Pentauliahan (T & C) - Ujian kualitatif dan kuantitatif yang
dilaksanakan ke atas peralatan atau aset dalam bidang kejuruteraan awam,
mekanikal dan elektrikal bagi memastikan prestasi dan keselamatan
peralatan mematuhi spesifikasi pembuat (Manufacturer’s), perjanjian jual beli
dan keperluan statutori.
28.2
Tujuan
Tujuan Pengesahan T&C dan setuju terima KKM adalah seperti berikut;
i.
ii.
iii.
28.3
Untuk memastikan prosedur pengujian dan pentauliahan (T&C) yang
dijalankan untuk peralatan atau aset kejuruteraan awam, mekanikal
dan elektrikal diadakan bersesuaian dengan perkhidmatan klinikal.
Untuk memastikan prosedur T&C yang dilaksanakan bagi mengganti
alat ganti yang baru peralatan/aset kejuruteraan awam, mekanikal
dan elektrikal.
Prosedur bagi pengesahan T&C dan setuju terima adalah seperti
Prosedur 9.
Laporan Akaun Akhir
Kontraktor hendaklah mengemukakan satu penyata akaun beserta dengan
dokumen sokongan yang menunjukkan akaun terperinci kerja yang telah
dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan setelah perakuan siap
memperbaiki kecacatan penyelenggaraan. Seterusnya dalam tempoh 3 bulan
setelah menerima penyata akaun muktamad daripada kontraktor kerajaan
hendaklah mengeluarkan satu perakuan muktamad yang menunjukkan
samaada nilai kredit yang perlu dibayar oleh kerajaan kepada kontraktor atau
sebaliknya.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
89 of 109
29.0
1.0.2
Permit Pelaksanaan Kerja (Permit To Work)
29.1
Tujuan
Prosedur ini bertujuan bagi memastikan sebarang projek naiktaraf / kerjakerja pembaikan kecil yang dilaksanakan di semua fasiliti klinik kesihatan
mengikut prosedur yang telah ditetapkan dan tidak menjejaskan fungsi utama
sistem kejuruteraan di fasiliti kesihatan, selain bagi memastikan keperluan
utiliti seperti bekalan elektrik, air dan sistem kejuruteraan yang lain
mencukupi dan tidak mengganggu keperluan sediada semasa projek
naiktaraf/ kerja-kerja pembaikan kecil yang baru dilaksanakan. Prosedur ini
juga menerangkan peranan dan tanggungjawab pihak-pihak berkaitan dan
penglibatan secara langsung Jurutera/ PenolongJurutera, pihak pengguna,
dan kontraktor terlibat.
29.2
Latar Belakang
Hasil pemerhatian Bahagian ini mendapati terdapat beberapa projek
naiktaraf/kerja-kerja pembaikan kecil yang dilaksanakan tidak mengikut
spesifikasi dan keperluan teknikal yang mana boleh menjejaskan fungsi utama
sistem kejuruteraan di fasiliti kesihatan apabila projek-projek berkenaan siap
dibina. Oleh yang demikian satu prosedur bagi melibatkan
Jurutera/PenolongJurutera di negeri, pengguna dan Kontraktor dalam proses
perancangan dan pelaksanaan projek naiktaraf/kerja-kerja pembaikan kecil
diwujudkan agar projek yang dilaksanakan mengikut spesifikasi keperluan
teknikal dan kualiti yang dijangkakan.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
90 of 109
29.3
1.0.2
Tanggungjawab
a) Klinik/PKD
i.
Mengenalpasti projek naiktaraf/kerja-kerja pembaikan kecil yang hendak
dilaksanakan.
ii.
Menyediakan Borang Permit Pelaksanaan Kerja kepada pihak kontraktor
yang dilantik.
iii.
Melibatkan pihak Jurutera/ Penolong Jurutera dan Kontraktor dalam proses
perancangan dan pelaksanaan projek naiktaraf/kerja-kerja pembaikan
kecil.
iv.
Membantu melaksanakan penyeliaan dan pemantauan kerja bersamasama pihak Jurutera/Penolong Jurutera setelah POW dikeluarkan.
b) Jurutera/Penolong Jurutera
i.
Menyemak keperluan teknikal yang dikemukakan oleh kontraktor melalui
pihak klinik/ PKD.
ii.
Menyokong meluluskan Permit Perlaksanaan Kerja setelah semakan selesai
dilaksanakan.
iii.
Memantau, menyelia dan penilaian teknikal semua kerja-kerja teknikal
yang dilaksanakan oleh kontraktor serta menyediakan laporan status.
c) Kontraktor
i.
Mengisi Borang Permit Pelaksanaan Kerja yang disediakan.
ii.
Mengemukakan Borang Permit Pelaksanaan Kerja kepada pihak Jurutera/
Penolong Jurutera peringkat negeri/daerah.
iii.
Memberikan maklumat teknikal terhadap projek naiktaraf/kerja-kerja kecil
dengan tepat dan lengkap kepada pihak Klinik/ PKD dan Jurutera/Penolong
Jurutera.
iv.
Melaksanakan kerja-kerja naiktaraf/ kerja-kerja kecil selepas kelulusan
Permit Pelaksanaan Kerja dikeluarkan.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
91 of 109
29.4
1.0.2
Carta Alir
1. Permohonan (PPK) Oleh
Kontraktor Dilantik
(BorangPPK/BPK/KKM2
015)
2. Semakan Dan Penilaian
OlehJurutera/ Pen.Jurutera
Tidak
Disokong
3. Kelulusan Oleh Pegawai
Teknikal
Disokong
Catitan :
Kerja-kerja penyelenggaraan oleh Kontraktor dikecualikan daripada
permohonan permit ini.
Tindakan/ Maklumbalas
Kontraktor.Semak Semula
Permohonan Dan
Dokumen Sokongan
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
92 of 109
30.0
1.0.2
Pelan Tindakan Bencana
30.1
Definisi Bencana
Menurut Arahan MKN No.20, kejadian ‘bencana’ ditakrifkan sebagai sebarang
insiden samaada semulajadi atau kerana faktor manusia, yang berlaku secara
tiba-tiba dan menyebabkan kecederaan, kematian dan kerosakan terhadap
harta benda atau persekitaran dan menyebabkan gangguan terhadap aktiviti
kehidupan seharian. Insiden-insiden seperti ini memerlukan pengurusan yang
membabitkan sumber, alatan dan kemahiran khas dari pelbagai agensi. Koordinasi secara efektif diperlukan memandangkan jangkamasa pemulihan
sepenuhnya mungkin lama dan berpanjangan. Falsafah ini diterima pakai oleh
semua agensi yang terlibat di dalam Pengurusan Bencana di Negara ini
termasuk agensi di dalam Kementerian Kesihatan Malaysia.
30.2
Tujuan
a)
b)
c)
d)
e)
30.3
Sebagai dokumen rujukan bagi petugas klinik dan kontraktor semasa
situasi bencana.
Mewujudkan sistem yang membolehkan kontraktor dan petugas klinik
dapat memainkan peranan bagi memastikan perkhidmatan kepada
pesakit dapat diberikan sebaik mungkin semasa situasi bencana dan
kerosakan kepada harta kerajaan berada di tahap minimum.
Mengenalpasti semua risiko dan ancaman yang ada di sekitar klinik
Mengenalpasti sumber dan kapasiti bagi menghadapi bencana di klinik.
Asas kepada semua penambahbaikan bagi melicinkan semua aktiviti
berkaitan bagi menangani bencana.
Tanggungjawab & Fungsi
30.3.1
MOIC/SDO
a) Mewujudkan pasukan bencana di peringkat klinik bersama kontraktor
bagi
penyediaan
laporan
dan
maklumbalas
kepada
PKD/PKPD/PKB/PKK.
b) Memastikan pelan tindakan bencana dibincang bersama kontraktor
yang sesuai diguna pakai di klinik.
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
93 of 109
30.3.2 Kontraktor
a) Melaksanakan pelan tindakan yang telah dirancang terhadap risiko
bencana tertakluk kepada skop kontrak PSK.
b) Mengenalpasti serta memberi nasihat teknikal dalam
mengendalikan sesuatu Bencana di Peringkat Klinik.
c) Melaporkan hasil siasatan teknikal, implikasi kos (jika ada) dan
kesan akibat bencana kepada MOIC/SDO dan PKD/JOKN/PJOKN.
d) Pihak kontraktor perlu sentiasa berada di klinik (oncall/contactable) jika klinik masih beroperasi semasa bencana
untuk menerima arahan dari masa ke semasa daripada Liason
Officer/MOIC/SDO.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
94 of 109
31.0
1.0.2
Pelan Tindakan Kecemasan
31.1
Definisi Kecemasan
Kecemasan adalah suatu keadaan yang terjadi secara tiba-tiba dan membawa
kesan yang buruk bukan sahaja kepada organisasi, malah kepada orang
awam. Pengurusan tindakan kecemasan melibatkan proses persediaan awal
untuk menghadapi sebarang kemungkinan, mengurangkan atau menghadkan
impak bertindakbalas terhadap keadaan atau peristiwa yang kemungkinannya
terjadi, dan pemulihan selepas kejadian kecemasan.
31.2
Tujuan
a) Mengenalpasti semua jenis kecemasan dan menyediakan pelan tindakan
yang sesuai.
b) Mewujudkan pelanbagi kesiapsiagaan pihak kontraktor dan petugas klinik
untuk menghadapi sebarang kecemasan.
c) Mengenalpasti sumber dan kapasiti bagi menghadapi kecemasan di klinik.
d) Menjadi asas penambahbaikan bagi melancarkan semua aktiviti berkaitan
situasi kecemasan.
31.3
Tanggungjawab & Fungsi
31.3.1
a)
31.3.2
MOIC/SDO
Memastikan pelan tindakan kecemasan yang diwujudkan oleh pihak
kontraktor sesuai diguna pakai di klinik.
Kontraktor
a) Melaksanakan pelantindakan yang telah dirancang terhadap risiko
kecemasan tertakluk kepada skop kontrak PSK.
b) Mengenalpasti serta memberi nasihat teknikal dalam mengendalikan
sesuatu kecemasan di Peringkat Klinik.
c) Melaporkan hasil siasatan teknikal, implikasi kos (jika ada) dan kesan
akibat kecemasan kepada MOIC/SDO danPKD/JOKN/PJOKN.
d) Pihak kontraktor perlu sentiasa berada di klinik (on-call/contactable)
jika klinik masih beroperasi semasa kecemasan untuk menerima
arahan dari semasa ke semasa daripada Liason Officer/MOIC/SDO.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
95 of 109
32.0
1.0.2
Garispanduan Penyelenggaraan Ambulans
32.1
Tujuan
Tujuan garis panduan ini adalah sebagai panduan penyelenggaraan ambulans
di Klinik Kesihatan, Kementerian Kesihatan Malaysia mengikut 1 Pekeliling
Perbendaharaan WP 4/2013 (Pengurusan Kenderaan Kerajaan).
32.2
Prosedur
Garis panduan ini adalah khusus untuk penyelenggaraan ambulans di Klinik
Kesihatan, Kementerian Kesihatan Malaysia.
32.2.1 Aduan / makluman untuk penyelenggaraan:- (1)
a.Aduan kerosakan ambulans diterima daripada pemandu /
pengguna melalui aduan
b. Makluman jadual penyelenggaraan daripada kontraktor PSK
dimaklumkan melalui notis 2 minggu sebelum penyelenggaraan
hendak dijalankan.
32.2.2 Pengadu akan memaklumkan kepada Jurutera / Penolong Jurutera /
Kontraktor PSK. (2)
32.2.3 Kontraktor PSK memeriksa kenderaan dan mengeluarkan Work Order.
(3)
32.2.4 Sekiranya kerosakan yang berlaku adalah disebabkan kecacatan
semasa dalam tempoh jaminan, Kontraktor PSK perlu menghubungi
panel worksyop yang dilantik oleh pihak pembekal ambulans tersebut.
(12)
32.2.5 Seterusnya, kenderaan akan dihantar ke panel worksyop oleh
pemandu ataupun Kontraktor PSK. (13)
32.2.6 Pembaikan / Penyelenggaraan akan dilaksanakan oleh panel worksyop
dan dipantau oleh pemandu. Kerja-kerja tersebut perlulah disahkan
oleh pemandu setelah siap dibaiki / diselenggara. (14)
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
96 of 109
32.2.7 Kenderaan akan dipandu ke Klinik Kesihatan oleh pemandu. (15)
32.2.8 Pemeriksaan dan pengesahan kerja yang telah dijalankan dengan
sempurna akan dibuat oleh Kontraktor PSK / Jurutera / Penolong
Jurutera/Pemandu. (16)
32.2.9 Pegawai
Kenderaan
akan
mengesahkan
kerja
pembaikan
/
penyelenggaraan telah siap dibuat dan Work Order boleh ditutup. (17)
32.2.10 Sekiranya
melibatkan
pembayaran,
Pegawai
Kenderaan
akan
menguruskan proses tersebut setelah menerima invois dan dokumen
bayaran yang berkaitan daripada panel worksyop. (18)
32.2.11 Pegawai Kenderaan perlu mengemaskini rekod ambulans tersebut.
Kontraktor PSK juga perlu mengemaskini rekod ambulans dalam CASIS.
(19)
32.2.12 Bagi kerosakan yang berlaku bukan kerana kecacatan dalam tempoh
jaminan dan di luar skop penyelenggaraan Kontraktor PSK seperti
kemalangan atau rosak di dalam perjalanan. Kontraktor PSK
bertanggungjawab untuk menguruskan kerja penundaan (towing)
ambulans:a. Pegawai Kenderaan / Pemandu perlu membuat laporan polis
dan mendapat anggaran pembaikan daripada panel worksyop.
(6)
b. Sekiranya anggaran pembaikan kurang daripada RM9,000.00,
proses pembaikan bermula dari prosedur No. 11 sehingga 19.
32.2.13 Bagi
penyelenggaraan
selepas
tempoh
jaminan,
proses
penyelenggaraan bermula dari prosedur No. 7 sehingga No.19.
32.2.14 Sekiranya kos pembaikan tersebut melebihi RM9,000.00, ambulans
tersebut perlu merujuk ke JKR untuk dibuat penilaian. (9)
32.2.15 Sekiranya disyor untuk dilupuskan oleh JKR, ambulans tersebut perlu
melalui proses pelupusan yang telah ditetapkan. (Sila rujuk 1 Pekeliling
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
97 of 109
Perbendaharaan KP 2.6/2013; Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan:
Pelupusan)
32.2.16 Sekiranya ambulans disyorkan dibaiki, Pegawai Kenderaan perlu
mendapatkan sebut harga daripada panel worksyop. Proses ini
berterusan dari No. 11 sehingga No.19.
* ( ) merujuk kepada nombor proses dalam carta aliran kerja pembaikan / penyelenggaraan
(PPM) kenderaan ambulans
Nota:
a) Pegawai Kenderaan hendaklah dilantik oleh Ketua Jabatan untuk menguruskan
kenderaan termasuk kenderaan ambulans.
b) Penyelenggaraan ambulans semasa tempoh jaminan dilaksanakan oleh syarikat
pembekal.
c) Pengurusan penyelenggaraan semasa tempoh jaminan dibuat oleh Pegawai
Kenderaan dengan bantuan kontraktor PSK dan Jurutera / Penolong Jurutera.
d) Penyelenggaraan ambulans selepas tempoh jaminan dilaksanakan oleh panel
worksyop yang diiktiraf oleh pembekal / pengeluar kenderaan ambulans di bawah
kontraktor PSK / syarikat penyelenggaraan yang dilantik melalui perolehan kerajaan.
e) Pegawai Kenderaan perlu memantau jadual dan penyelenggaraan PPM yang dibuat
dalam tempoh jaminan dan selepas tempoh jaminan setiap kenderaan ambulans.
Penyelenggaraan semasa tempoh jaminan dibuat oleh syarikat pembekal dan panel
worksyop. Penyelenggaraan selepas tempoh jaminan dibuat oleh kontraktor PSK dan
panel worksyop. Amalan menggunakan pelekat (sticker) penyelenggaraan pada
windscreen kenderaan dan papan notis untuk peringatan PPM adalah digalakkan.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
98 of 109
32.3
Carta Alir
1.0.2
1.(a) Aduan kerosakan ambulans
(b) Makluman Jadual PPM
2. Maklumkan kepada kontraktor PSK /
Jurutera/ P. Jurutera
3. Periksa kenderaan dan
mengeluarkan work order
2. Pegawai Kenderaan
3. Kontraktor PSK/ Jurutera/
P. Jurutera
Tidak
5. Selepas DLP/
kemalangan
1.(a) Pemandu/Pengguna
(b) Kontraktor PSK
4. Kecacatan
(DLP)
7.Panel Worksyop
Kemalangan
9. JKR
Ya (DLP)
6. Membuat laporan
polis/laporan khas
11. Pegawai Kenderaan /
Jurutera/P. Jurutera
Pembaikan
7. Dapat anggaran
pembaikan
Tidak
8. Kos
melebihi
RM9,000
Ya
9. Penilaian JKR
12. Hubungi Panel Worksyop
13. Kenderaan dihantar ke Panel
Worksyop
13. Pemandu / Kontraktor
PSK
14. PPM/Pembaikan dilaksanakan.
Kerja PPM/pembaikan dipantau dan
disahkan
14. Panel worksyop /
Pemandu / Kontraktor PSK
15. Pemandu
15. Kenderaan dipandu ke Klinik
Kesihatan (rekod mileage)
Ya
16. Pemeriksaan dan pengesahan kerja
tersebut dijalankan dengan sempurna
10.
BER?
(Syor lupus)
Tidak
Disyor
(baiki)
11. Proses perolehan
(sebut harga / CM) PSK
16. Kontraktor PSK,
Jurutera/Penolong Jurutera
17. Pengesahan work order oleh
Pegawai Kenderaan
18. Urusan bayaran
19. Kemaskini rekod ambulans
19. Pemandu/Kontraktor
PSK
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
99 of 109
32.4 Rujukan
1. 1 Pekeliling Perbendaharaan WP 4/2013 – Pengurusan Kenderaan Kerajaan
2. 1 Pekeliling Perbendaharaan KP 2/2013 – Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan
3. Prosedur Sijil Tidak Ekonomi Dibaiki bagi Aset Kerajaan, Bahagian Perkhidmatan
Kejuruteraan, KKM, November 2011
4. Kontrak Perjanjian Perkhidmatan Sokongan Klinik (PSK)
5. Planned Preventive Maintenance Checklist
6. Kontrak Perjanjian Perolehan Ambulans
7. Manufacturer Operation and Maintenance Manual (kenderaan ambulans)
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
100 of 109
33.0
1.0.2
Penglibatan Pihak Ketiga(Third Party)& Penjadualan Semula Kerja PPM
(Rescheduled Work)
33.1
Objektif
a) Sebagai panduan dalam pengurusan penglibatan Pihak Ketiga (Third
Party) dalam pelaksanaan mana-mana skop dan kerja
penyelenggaraan PSK di klinik kesihatan terlibat.
b) Sebagai panduan selaras dengan klausa 7.2 (Government’s Right To
Procure Third Party Services) dan klausa 8.10 di dalam dokumen
perjanjian PSK.
c) Sebagai panduan kepada pihak JKN, PKD dan klinik dalam proses
arahan penjadualan semula mana-mana skop dan kerja
penyelenggaraan PPM dan CM yang gagal dilaksanakan oleh pihak
kontraktor pada masa yang telah ditetapkan.
33.2
Skop
33.2.1 Mengikut perjanjian PSK, Kerajaan berhak untuk melibatkan
mana-mana pihak ketiga yang lain untuk menjalankan manamana skop/kerja Perkhidmatan PSK yang telah gagal atau cuai
untuk dilaksanakan oleh pihak Kontraktor.
33.2.2 Perolehan kerja penyelenggaraan menggunakan Pihak Ketiga
(Third Party) khusus bagi skop perkhidmatan PSK seperti berikut:a) Planned Preventive Maintenance, PPM (Scheduled
Maintenance):
i. FEMS
ii. CLS
iii. CWMS
b) Corrective Maintenance, CM
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
101 of 109
33.2.3 Skop Kerja PPM (Scheduled Maintenance):
a) Kontraktor hendaklah menyediakan Perkhidmatan
mengikut kepada kekerapan, jadual , standard kualiti dan
spesifikasi lain seperti yang telah ditetapkan dan seperti
yang disenaraikan dalam Clinic Specific Implementation
Plan, CSIP.
b) Bagi kerja-kerja yang gagal dilaksanakan menurut jadual
kekerapan dan kualiti yang tetapkan, pemotongan fi PPM
akan dibuat mengikut harga kerja tersebut (rujuk harga
RM/freq yang ditetapkan dalam Mapping Report &
Deduction Table)
c) Walaubagaimanapun pada bulan berikutnya/seterusnya,
jika terdapat keperluan untuk mengulangi (Penjadualan
semula) kerja-kerja penyelenggaraan PPM yang gagal
dilaksanakan oleh kontraktor sebelum ini untuk manamana aset mahupun fasiliti, pihak PKD (dengan nasihat
pegawai teknikal JOKN/ PJOKN/pegawai aset) berhak
memberi arahan secara bertulis kepada pihak kontraktor.
Arahan kerja (rescheduled work) tersebut perlu
dikeluarkan secara bertulis oleh PKD untuk disempurnakan
dalam tempoh masa 10 hari.
d) Arahan bertulis tersebut perlulah dinyatakan jumlah fi
penyelenggaraan (RM/freq) yang akan diperuntukkan bagi
kerja tersebut (bagi tujuan pembayaran dan pemotongan
fi).
e) Adalah perlu dijelaskan juga bahawa kegagalan
pelaksanaan rescheduled work tersebut oleh pihak
kontraktor PSK akan digantikan dengan menggunakan
pihak ketiga (Third Party) bagi menyempurnakan kerja
tersebut.
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
102 of 109
33.2.4 Skop kerja Penyelenggaraan Pembaikan (Corrective Maintenance,
CM):
a) Pihak kontraktor PSK perlu melaksanakan kerja
Penyelenggaraan Pembaikan di klinik kesihatan seperti
yang diarahkan oleh Wakil Pentadbir Kontrak atau
wakilnya mengikut skop perjanjian PSK.
b) Walaubagaimanapun, sekiranya dalam tempoh empat
belas (14) hari selepas penerimaan notis bertulis (Work
Instructions) menghendaki pelaksanaan kerja CM tersebut,
dan
Kontraktor
tidak
mematuhinya
(tidak
bercadang/berniat untuk melaksanakannya), maka Wakil
Pentadbir Kontrak boleh menjalankan haknya untuk
melibatkan mana-mana pihak ketiga (Third Party) untuk
menyempurnakan kerja CM tersebut.
c) Kos melibatkan mana-mana pihak ketiga untuk
menjalankan kerja-kerja tersebut (Rescheduled work &
CM) hendaklah ditanggung sepenuhnya oleh Kontraktor
PSK dengan diambil daripada fi perkhidmatan CM tahunan
yang telah diperuntukkan kepada Kontraktor di bawah
Perjanjian ini termasuklah pemotongan daripada Prestasi
Bon (Performance Bond) atau dikira sebagai hutang yang
kena dibayar.
d) Pihak PKD dan JKN dikehendaki mematuhi prosedur
kewangan Kerajaan yang ditanggung daripada fi
perkhidmatan PSK yang diperuntukkan kepada Kontraktor
PSK.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
103 of 109
33.3
1.0.2
Carta Alir Penjadualan Semula Kerja PPM (Rescheduled Work)
Tanggungjawab
1.0 Kenalpasti skop kerja
penyelenggaraan PPM yang
perlu diulangi/dijadualkan
semula
PKD/PJOKN/JOKN/klinik
2.0 Kemukakan arahan
bertulis (beserta niat
penglibatan Pihak Ketiga jika
gagal)
PKD
Kontraktor
Tidak
3.0 Pelaksanaan
kerja PPM seperti
diarahkan
PKD
7.0
Penglibatan
Pihak Ketiga
(Third Party)
Ya
4.0 Penilaian kualiti bagi
kerja yang telah
dilaksanakan (Deduction B)
PKD/Kontraktor/klinik
PKD
5.0 Pelarasan jumlah Fi
perkhidmatan bulanan
termasuk Fi kerja
Rescheduled Work
6.0 Pembayaran Fi
(RM/freq) bagi kerja yang
telah dilaksanakan pada
bulan berikutnya
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
104 of 109
33.4
1.0.2
Huraian Aktiviti Penjadualan Semula Kerja PPM (Rescheduled Work)
33.4.1 Kenal pasti skop kerja
diulangi/dijadualkan semula
penyelenggaraan
PPM
yang
perlu
Pihak klinik dan pegawai teknikal (JOKN/ PJOKN) perlu mengenalpasti
keperluan skop kerja-kerja PPM yang kritikal dan memerlukan
pengulangan/penjadualan semula disebabkan kegagalan pihak Kontraktor
PSK melaksanakannya mengikut jadual PPM sebelum ini.
33.4.2 Kemukakan arahan bertulis (beserta niat penglibatan Pihak Ketiga jika
gagal laksana)
Atas nasihat dan makluman dari Pihak klinik dan pegawai teknikal (JOKN/
PJOKN), pihak PKD perlu mengemukakan arahan secara bertulis kepada
pihak kontraktor PSK untuk melaksanakan kerja tersebut dalam masa 10
hari. Arahan tersebut perlu disertakan bersama nilai fi penyelenggaraan
(RM/freq) yang akan diperuntukkan bagi kerja tersebut (bagi tujuan
pembayaran dan pemotongan fi) dan kegagalan pelaksanaan rescheduled
work tersebut akan menyebabkan penglibatan pihak ketiga (Third Party)
bagi menyempurnakan kerja tersebut.
33.4.3 Pelaksanaan kerja PPM seperti diarahkan
Kontraktor PSK perlu melaksanakan atau memulakan kerja dalam tempoh
masa yang dinyatakan dalam surat arahan daripada pihak PKD. Sebarang
kelewatan penyempurnaan kerja tersebut perlulah mendapat kelulusan
pihak klinik secara bertulis.
33.4.4 Penilaian kualiti bagi kerja yang telah dilaksanakan (Deduction B)
Setiap kerja PPM yang dilakukan perlu disahkan dan dinilai (rating) oleh
Liaison Officer (LO) di klinik atau dengan bantuan PJOKN (jika perlu).
Penilaian kualiti tersebut akan diambil kira melalui Deduction B semasa
pengesahan pembayaran fi dalam mesyuarat VCM.
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
105 of 109
33.4.5 Pelarasan jumlah Fi perkhidmatan bulanan termasuk Fi kerja Rescheduled
Work
Pihak kontraktor perlu menyelaraskan kos bagi kerja PPM yang dijadualkan
tersebut dalam Mapping Report beserta nilai deduction (berdasarkan nilai
yang dinyatakan dalam arahan bertulis pihak PKD) bagi dibentangkan dan
disahkan oleh pihak klinik dalam mesyuarat VCM pada bulan berikutnya.
Pelarasan tersebut perlu diambil daripada fi perkhidmatan tahunan yang
telah diperuntukkan kepada Kontraktor di bawah Perjanjian ini.
33.4.6 Pembayaran Fi (RM/freq) bagi kerja yang telah dilaksanakan pada bulan
berikutnya
Setelah mendapat pengesahan mesyuarat VCM, pihak PKD akan membuat
pembayaran kepada pihak kontraktor menggunakan peruntukan PSK
sediada.
Versi No. :
1.0.2
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
106 of 109
33.5 Carta Alir Penglibatan Pihak Ketiga (Third Party)
Tanggungjawab
PKD/PJOKN/JOKN/klinik
PKD/JKN
Kontraktor (3rd Party)
1.0 Kenalpasti skop kerja
penyelenggaraan PPM &
CM yang perlukan
penglibatan Pihak Ketiga.
2.0 Perolehan perkhidmatan
daripada pihak ketiga
3.0 Pelaksanaan kerja oleh
kontraktor dilantik (3rd party)
4.0 Testing &Comissioning
PKD/PJOKN/JOKN/klinik/kontraktor PSK
PKD/JKN
PKD/JKN
5.0 Pembayaran bagi kerja
yang telah dilaksanakan
6.0 Pelarasan jumlah Fi
perkhidmatan tahunan
kontraktor PSK.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
107 of 109
33.6
1.0.2
Huraian Aktiviti Penglibatan Pihak Ketiga (Third Party)
33.6.1
Kenal pasti skop kerja penyelenggaraan PPM & CM yang perlukan
penglibatan Pihak Ketiga.
Pihak klinik dan pegawai teknikal (JOKN/ PJOKN) perlu mengenalpasti
keperluan skop kerja-kerja PPM dan CM memerlukan penglibatan pihak
ketiga bagi menyempurnakan kerja tersebut disebabkan kegagalan pihak
Kontraktor PSK melaksanakannya dalam tempoh yang telah diarahkan
oleh pihak PKD (PPM) dan JKN (CM).
33.6.2
Pihak JKN dan PKD perlu mendapatkan perolehan perkhidmatan bagi
menyempurnakan kerja-kerja yang dimaksudkan dari mana-mana pihak
ketiga menggunakan kaedah selaras dengan tatacara perolehan kerajaan
yang berkuat-kuasa.
33.6.3
Pelaksanaan kerja oleh kontraktor (3rd party) dilantik.
Kontraktor yang dilantik (pihak ketiga)perlu mendapatkan Permit
Pelaksanaan Kerja Kejuruteraan (Permit To Work, PTW) sebelum
memulakan kerja-kerja selaras dengan Perkara 29.0.
33.6.4
Testing & Comissioning
Setiap kerja yang dilakukan oleh kontraktor yang dilantik (pihak ketiga)
perlu disahkan dan dibuat pengujian dan pentauliahan oleh pihak
kontraktor dilantik (pihak ketiga), klinik, PKD/PJOKN, JKN dan kontraktor
PSK.
33.6.5
Pembayaran bagi kerja yang telah dilaksanakan.
Selepas pengesahan kerja dibuat, pembayaran perlu dilakukan oleh pihak
JKN/PKD kepada kontraktor dilantik (pihak ketiga) berdasarkan invois
dalam masa yang ditetapkan (14 hari).
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
108 of 109
33.6.6
1.0.2
Pelarasan jumlah Fi perkhidmatan tahunan kontraktor PSK
Pihak JKN dan PKD akan melaraskan fi perkhidmatan kontraktor PSK
setelah pembayaran kepada pihak ketiga dibuat dimana kos untuk
menjalankan kerja-kerja tersebut (Rescheduled work & CM)
hendaklah ditanggung sepenuhnya oleh Kontraktor PSK dengan
diambil daripada fi perkhidmatan tahunan yang telah diperuntukkan
kepada Kontraktor PSK dan jika perlu akan diambil daripada Prestasi
Bon (Performance Bond) atau dikira sebagai hutang yang kena
dibayar.
33.7
Rekod
i.
ii.
iii.
Mapping Report bulanan.
Mapping Report bagi Rescheduled Work.
Laporan Penglibatan Pihak Ketiga (Third Party) Tahunan.
Versi No. :
Tarikh :
April 2015
Mukasurat :
109 of 109
34.0
1.0.2
Borang-borang yang digunakan dalam projek PSK
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
ix.
x.
xi.
xii.
xiii.
xiv.
xv.
xvi.
Borang Arahan Kerja (Work Order Form)
Borang Arahan Kerja Penyelenggaraan Pembaikan (CM)
Borang Aduan Kerosakan
Borang Kepuasan Pelanggan
Borang Permohonan Permit Perlaksanaan Kerja Kejuruteraan (PPKK)
Borang Notis Penjadualan Semula Kerja (Rescheduled Work) / Pelantikan Pihak
Ketiga
Borang T&C
Borang Senarai Semak Serahan Kerja bagi CM
Laporan Lawatan Pemeriksaan Teknikal
Borang Perakuan Pembayaran PPM
Borang Pembayaran CM
Borang Non-Conformance Record (NCR)
Borang Notis Arahan untuk Mula/Tamat Perkhidmatan
Borang Pengesahan Variations (Verification of Variations (VVF) )
Laporan Rumusan Variations (Summary Report on Variations)
Borang Rumusan Cadangan Fi Bagi Setiap Klinik
Nota : Semua borang-borang ini boleh diperolehi dengan merujuk dokumen CSIP yang
disediakan bagi setiap klinik yang terlibat dibawah projek PSK.

Garis Panduan Operasi Projek PSK

Transcription

Similar documents

SERVICE GUIDE (wef 1 July 2016) Our Company

Bilangan 2 2006

Fakta Sekilas Pandang

2 - Portal Rasmi Suruhanjaya Perkhidmatan Awam

Pejabat Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia KENYATAAN AKHBAR

Bahagian 1

PEMBERITAHUAN - BPA - Bahagian Pengurusan Akademik

Amputasi Kaki - Kementerian Kesihatan Malaysia

Ruj. Kami : KKM.BA/SPW100/1 (07) EDARAN SEPERTI DI

Muat Turun Laporan Tahunan PPS yang terkini