docDokument - Vallentuna kommun
download 
Report Transcription
Dokument - Vallentuna kommun
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Utbildningsnämndens arbetsutskott 6 (16) 2015-04-09 § 14 Personuppgiftsbiträdesavtal mellan Vallentuna kommun och Microsoft avseende Office 365 (UN 2015.034) Beslut Arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Utbildningsnämnden beslutar att upprätta Personuppgiftsbiträdesavtal mellan Vallentuna kommun och Microsoft avseende Office 365. Ärendebeskrivning Vallentuna kommun anlitar Microsoft som leverantör för av Office 365 för att bland annat användas som skolportal, webbplats, e-posthantering, lagring av data hos Microsoft i form av molntjänster och som kommunikationsverktyg för chat, ljud och video (Lync). Gemensamt för dessa tjänster är att olika personuppgifter upprättas och behandlas vid användningen. Personuppgiftslagen (PuL) har till syfte att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när personuppgifter behandlas. Med behandling avses bland annat insamling, registrering, lagring och bearbetning av personuppgifter (bilaga 3). Varje nämnd/kommunstyrelse är personuppgiftsansvarig, och en tjänsteman för varje nämnd/kommunstyrelse är av nämnden/styrelsen utsedd som personuppgiftsombud. Ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan nämnd/kommunstyrelse krävs när personuppgifter behandlas av, eller lagras, hos extern samarbetspartner. Yrkanden Roswitha Melzer (FP) yrkar att arbetsutskottet beslutar att föreslå att utbildningsnämnden beslutar att upprätta Personuppgiftsbiträdesavtal mellan Vallentuna kommun och Microsoft avseende Office 365. Beslutsgång Ordförande, Roswitha Melzer (FP), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. PuL-bedömning och riskanalys av Office365 som molntjänst, 2015-03-05 2. Faktabroschyr-allmänna råd-säkerhet 3. Förslag, Personuppgiftsbiträdesavtal (Huvudavtal) mellan Vallentuna kommun och Microsoft avseende Office 365 4. Förslag, Tillägg till biträdesavtalet Amendment EES18 5. Förslag, Tillägg till biträdesavtalet Amendment M100 6. Tjänsteskrivelse, 2015-03-17, Personuppgiftsbiträdesavtal mellan Vallentuna kommun och Microsoft avseende Office 365 Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTOR ET 2015- 04- 01 DNR UN 2015.034 MARTIN FROM SID 1/2 REGISTRATOR/NÄMNDSEKRETERARE MARTIN.FROM@VALLENTU NA.SE UTBILDNINGSNÄM NDEN Tjänsteskrivelse Personuppgiftsbiträdesavtal mellan Vallentuna kommun och Microsoft avseende Office 365 Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att upprätta ett personuppgiftsbiträdesavtal med Microsoft enligt bifogat förslag. Ärendet i korthet Vallentuna kommun anlitar Microsoft som leverantör för av Office 365 för att bland annat användas som skolportal, webbplats, e-posthantering, lagring av data hos Microsoft i form av molntjänster och som kommunikationsverktyg för chat, ljud och video (Lync). Gemensamt för dessa tjänster är att olika personuppgifter upprättas och behandlas vid användningen. Personuppgiftslagen (PuL) har till syfte att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när personuppgifter behandlas. Med behandling avses bland annat insamling, registrering, lagring och bearbetning av personuppgifter (bilaga 3). Varje nämnd/kommunstyrelse är personuppgiftsansvarig, och en tjänsteman för varje nämnd/kommunstyrelse är av nämnden/styrelsen utsedd som personuppgiftsombud. Ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan nämnd/kommunstyrelse krävs när personuppgifter behandlas av, eller lagras, hos extern samarbetspartner. Handlingar 1. PuL-bedömning och riskanalys av Office365 som molntjänst(123975)_TMP 2. Faktabroschyr-allmanna råd-säkerhet(123971)_TMP 3. Förslag, Personuppgiftsbiträdesavtal (Huvudavtal) mellan Vallentuna kommun och Microsoft avseende Office 365(123972)_TMP 4. Förslag, Tillägg till biträdesavtalet Amendment EES18(123973)_TMP BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN TUNA TORG 2· 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 · FAX 08- 587 850 88 [email protected] WWW.VALLENTUNA.SE VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTOR ET 2015- 04- 01 DNR UN 2015.034 SID 2/2 5. Förslag, Tillägg till biträdesavtalet Amendment M100(123222)_TMP(123974)_TMP 6. Personuppgiftsbiträdesavtal mellan Vallentuna kommun och Microsoft avseende Office 365 Marie Truedsson Utbildningschef ______________________ Ska expedieras till: Akten Elisabeth Johansson Kanslichef 2015-03-05 1 PuL-bedömning och riskanalys av Office365 som molntjänst . 2 1. Beskrivning av användningen Kommunikationsverktyg o lärare-lärare (utbyte av erfarenheter, dela goda exempel, lektionsplaneringar etc.), o lärare-elev (läxor, inlämningsuppgifter, arbetsmaterial, feedback från lärare etc.) o lärare-vårdnadshavare (möjlighet att följa arbetsprocesser och elevens utvecklingsplan och omdöme, förberedelse inför utvecklingssamtal, information om läxor, kalendarium m.m.) o Allmän kommunikation mellan anställda o Videokonferens såväl internt inom kommunen som externt med annan part. Planeringsverktyg för lärare o terminsplanering, lektionsplanering, digitala samarbetsytor för pedagoger etc. Arbetsdokument E-post 2. Behandling av personuppgifter Arbetsuppgifter, bedömningar och individuella utvecklingsplaner kopplade till enskilda elever och klasser. 2.1 Ändamål med behandlingen Att stödja elevers utveckling mot målen och att ge vårdnadshavare möjlighet att följa processen. Lagring av data Kommunikation 2.2 Typ av uppgifter Definition på personuppgift: ”All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.” I detta fall är det inte bara namn och klass som behandlas, utan allt som kan utgöra uppgifter som kan härröra till en viss person, är att betrakta som en personuppgift: tex diagnoser, diverse problem som tex ätstörningar, aggressivt beteende, specifika händelser som ett bråk, dvs allt som kan röja en persons integritet. Det systemet ska användas till hör ihop med vilka personuppgifter som kommer att behandlas. Elevers namn samt klass och skoltillhörighet. E-postadresser E-post Arbetsdokument 2.3 Tillåten behandling § 9 PUL Vara laglig, korrekt och i enlighet med god sed. Ändamålen ska vara särskilda, uttryckligt angivna och berättigade och man får ej behandla personuppgifter för oförenliga ändamål. Uppgifterna ska vara adekvata, relevanta, riktiga och aktuella. Får inte vara fler än nödvändigt, får ej bevaras längre än nödvändigt (och bara för det ursprungliga ändamålet). • § 10 PUL om Samtycke: Vad är samtycke enligt PUL? 3 • Frivilligt • Särskilt • Otvetydigt • Individuellt • Informerat • Skriftligt, muntligt eller konkludent handlande • Kan återkallas § 10 Behandlingen ska också vara nödvändig pga: a) Avtal med den registrerade b) Rättslig skyldighet c) Skydda vitala intressen för den registrerade d) Arbetsuppgift av allmänt intresse e) Myndighetsutövning f) Berättigat intresse – efter en intresseavvägning Känsliga personuppgifter är: • Ras eller etniskt ursprung • Politiska åsikter • Religiös eller filosofisk övertygelse • Medlemskap i fackförening • Hälsa och sexualliv Som huvudregel är det förbjudet att behandla känsliga personuppgifter. Personnummer får behandlas om: 1. Samtycke finns 2. Klart motiverat med hänsyn till: a. Ändamålet med behandlingen b. Vikten av säker identifiering c. Något annat beaktansvärt skäl 2.4 Information till registrerade Information om kommunikationsverktyget ges via förvaltningens hemsida samt till elever och vårdnadshavare via respektive skola i samband med föräldramöte, utvecklingssamtal, skolsamråd etc. 2.5 Personsuppgiftbiträde Microsoft. 4 2.6 Överföra personuppgifter till tredje land Nej enligt avtal. 3. Avtalsvillkor för tjänsten 3.1 Standardavtal Ja, bifogade avtal Grundskole- och gymnasienämnden har till huvudavtalet ”Microsoft Campus och School-avtal” bilagt med tilläggsavtalen EES18 vilket är personuppgiftsbiträdesavtalet och M100 vilket avser EUs standardkontraktsklausuler. 3.2 Underleverantörer och kontroll Personuppgiftsbiträdet kommer att anlita underleverantörer. Den personuppgiftsansvarige har kännedom om vilka andra personuppgiftsbiträden som kan komma att behandla den personuppgiftsansvariges personuppgifter. Den personuppgiftsansvarige kan säkerställa sin kontroll över behandlingen. Den personuppgiftsansvarige kan vid varje givet tillfälle underrätta sig om vilka underleverantörer som för tillfället deltar i behandlingen av personuppgifterna. En fullständig och uppdatera lista på Microsofts underleverantörer för Office 365 finns på Microsofts Office 365 Säkerhetscenter. (http://www.microsoft.com/online/legal/v2/?docid=26&langi d=en-us). Därutöver ges Vallentuna kommun rätt att få meddelanden om det läggs till underleverantörer och säga upp avtalet om de inte godkänner dessa. 3.5 Uppsägning av tjänsten Microsofts avtalsupplägg utgör en rörlighet och flexibilitet mellan molntjänster och klassisk mjukvara på lokala servrar en garant för att Vallentuna Kommun löpande ska kunna anpassa sitt upplägg efter ändrade risker och sårbarhet. Leverantören kan erbjuda tjänsten både som molntjänst samt som lokal installation vilket innebär en möjlighet att hämta tillbaka både tjänst och data om behovet skulle uppstå i framtiden. T.ex. via reviderade risk- och sårbarhetsanalyser. 5 4. Risk- och sårbarhetsanalys Beskrivning Elevers arbetsmaterial i skolan går förlorad pga. systemfel Risk Konsekvens av det inträffade Omarbete, förseningar mm. leder till att användare tappar förtroende för tjänsten. Allvarlig Konsekvens X Betydande Måttlig Försumbar Mycket Sällan Regelbundet Ofta sällan Sannolikhet Beskrivning Obehörig får del av personuppgifter och arbetsmaterial risk Konsekvens Oönskad spridning av informationen. av det inträffade Störningar i det pedagogiska arbetet. Osäkerhet när det gäller användares aktivitet om det finns oklarhet i identifieringen. Kan leda till att användare tappar förtroende för tjänsten. Allvarlig Konsekvens Betydande Måttlig X 6 Försumbar Mycket Sällan Regelbundet Ofta sällan Sannolikhet Beskrivning Leverantören visar sig inte kunna etablera eller upprätthålla tillräcklig risk informationssäkerhet Konsekvens Förlust av anseende för kommunen. Krav i lag och/eller förordning kan inte av det inträffade uppfyllas. Kan framtvinga hävning av avtal och/eller byte av leverantör. Risk för informationsförlust. Allvarlig Konsekvens X Betydande Måttlig Försumbar Mycket Sällan Regelbundet Ofta sällan Sannolikhet Beskrivning Leverantören går i konkurs, köps upp av intressent som inte respekterar ingånget risk avtal eller att tjänsten avvecklas. Konsekvens Kan framtvinga hävande av avtal och/eller byte av leverantör och därmed av det inträffade verksamhetsnyttoförlust och/eller ekonomisk förlust för kommunen. Nedlagt arbete går till spillo, förseningar i produktionen, medarbetar tappar förtroende för sin arbetsmiljö. 7 Allvarlig Konsekvens X Betydande Måttlig Försumbar Mycket Sällan Regelbundet Ofta sällan Sannolikhet Beskrivning Personal hos leverantör läser elevernas e-post risk Konsekvens av det inträffade Obehörig får del av information av privat karaktär. Kan leda till att användare tappar förtroende för tjänsten. Allvarlig Konsekvens Betydande Måttlig X Försumbar Mycket Sällan Regelbundet Ofta sällan Sannolikhet Beskrivning Medarbetares arbetsmaterial i skolan går förlorad pga. systemfel risk Konsekvens av det inträffade Omarbete, förseningar mm. leder till att användare tappar förtroende för tjänsten. 8 Allvarlig Konsekvens Betydande X Måttlig Försumbar Mycket Sällan Regelbundet Ofta sällan Sannolikhet Beskrivning Leverantören förmår inte upprätthålla tillgängligheten på tjänsten risk Konsekvens av det inträffade Störningar i lärandet, användarna tappar förtroende för sin arbetsmiljö. Ekonomiska konsekvenser vid förlorad arbetstid. Allvarlig Konsekvens Betydande X Måttlig Försumbar Mycket Sällan Regelbundet Ofta sällan Sannolikhet Beskrivning Information och personuppgifter raderas inte efter att elever har slutat i risk verksamheten Konsekvens Tjänsterna kan fortsätta användas trots att eleven inte tillhör skolan. Intern av det inträffade information kan spridas till utomstående. Personuppgifter kan bevaras längre än vad som är motiverat från verksamhetens behov. Allvarlig Konsekvens Betydande Måttlig Försumbar X 9 Mycket Sällan Regelbundet Ofta sällan Sannolikhet Beskrivning Virus eller annan fientlig kod kan via tjänsten hota kommunens övriga IT-miljö. risk Konsekvens av det inträffade Störningar i IT-leveransen. Ekonomiska konsekvenser. Allvarlig Konsekvens Betydande X Måttlig Försumbar Mycket Sällan Regelbundet Ofta sällan Sannolikhet Beskrivning Leverantören behandlar personuppgifterna för egna ändamål risk Konsekvens Kommunen kan anses bryta mot gällande lag. Kan framtvinga hävande av avtal av det inträffade och/eller byte av leverantör och därmed verksamhetsnyttoförlust och/eller ekonomisk förlust för kommunen. Användares brist på förtroende. Allvarlig Konsekvens X Betydande Måttlig Försumbar Mycket sällan Sällan Regelbundet Ofta 10 Sannolikhet Beskrivning . Leverantören uppgraderar/förändrar innehållet i tjänsten. risk Konsekvens Avtalet kan behöva förändras för att stämma med ny funktionalitet. av det inträffade Personupphandlingen kan förändras. Kan framtvinga hävande av avtal och/eller byte av leverantör och därmed verksamhetsnyttoförlust. Allvarlig Konsekvens Betydande X Måttlig Försumbar Mycket Sällan Regelbundet Ofta sällan Sannolikhet Beskrivning Data och metadata kan inte överföras till annan IT-lösning vid avslutande av risk tjänsten. Konsekvens Information som man vill behålla i verksamheten förloras och man måste börja om från noll varje gång man byter leverantör. av det inträffade Konsekvens Risk för inlåsning till befintlig leverantör. Allvarlig Betydande X 11 Måttlig Försumbar Mycket sällan Sannolikhet Sällan Regelbundet Ofta 12 Slutsats riskanalys Följande tabell listas de risker som togs upp i ovanstående Risk- och sårbarhetsanalys. För varje risk så ställs ett krav på hur detta ska hanteras i avtal mellan Vallentuna Kommun och Microsoft som molntjänstleverantör. Beskrivning Riskbedömning Åtgärd Elevers arbetsmaterial i skolan går förlorat pga. systemfel Allvarlig/Mycket Sällan Det ska finnas backup av informationen i tjänsten. Denna ska kunna kontrolleras och prövas fortlöpande av kommunen. Obehörig får del av arbetsmaterial. Betydande/Sällan Leverantören ska etablera och upprätthålla en informationssäkerhet som skyddar mot intrång. Denna ska kunna kontrolleras och prövas fortlöpande av kommunen. Utbildning och instruktioner till användare. Leverantören visar sig inte kunna etablera eller upprätthålla tillräcklig informationssäkerhet. Allvarlig/Mycket Sällan Leverantören ska etablera och upprätthålla en informationssäkerhet som kan kontrolleras och prövas fortlöpande av kommunen. Nivån för informationssäkerheten ska göra det möjligt för kommunen att uppfylla motsvarande krav som gäller enligt Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps föreskrifter om statliga myndigheters informationssäkerhet (MSBFS 2009:10). Personal hos leverantören läser Elevernas e-post. Måttlig/Mycket Sällan Kommunen ska på egen hand kunna sätta behörigheter för information i tjänsten. Leverantören går i konkurs, köps upp av intressent som inte respekterar ingånget avtal eller att tjänsten avvecklas. Allvarlig/ Mycket Sällan Det ska finnas back-up av informationen från tjänsten. Denna ska kunna kontrolleras och prövas fortlöpande av kommunen. Back-up ska kunna användas av kommunen utan leverantörens medverkan eller godkännande. Medarbetares arbetsmaterial Betydande /Mycket sällan Det ska finnas backup av informationen i skolan går förlorad pga. i tjänsten. Denna ska kunna kontrolleras systemfel och prövas fortlöpande av kommunen. 13 Leverantören förmår inte upprätthålla tillgängligheten på tjänsten. Betydande /Mycket sällan Nivån på tillräcklig tillgänglighet ska Virus eller annan fientlig kod kan via tjänsten hota kommunen övriga IT-miljö. Betydande /Mycket sällan Leverantören har väl etablerade skydd mot virus och fientlig kod där data lagras och behandlas. Kommunen har också virusskydd lokalt på klienter och servrar i egen miljö där data kan behandlas. Information och personuppgifter raderas inte efter att elever har slutat i verksamheten Måttlig /Sällan Avslutande av konton styrs från kommunen. Leverantören garanterar att data raderas i enlighet med instruktioner från kommunen. Leverantören behandlar personuppgifterna för egna ändamål Allvarligt /Mycket sällan Leverantören garanterar i avtal att personuppgifter endast kommer att behandlas för de ändamål som leverantören har anlitats för. Leverantören uppgraderar/förändrar tjänsten. Betydande / Mycket sällan Leverantören informerar löpande om förändringar. regleras i avtal. Nivån ska vara konkret och mätbar och ge konsekvens för leverantören vid återkommande brister. Data och metadata kan inte Betydande/ Mycket överföras till annan IT-lösning sällan vid avslutande av tjänsten. Kommunen har rutiner för att granska förändringarna och ta ställning till konsekvens. Informationen till användare kan behöva uppdateras. Leverantören beskriver i avtalet hur detta ska kunna genomföras Då risk- och sårbarhetsanalyser är ett pågående arbete är det viktigt att kunna anpassa tjänsten efter nya bedömningar och ändrade förutsättningar. Nämnden/Kommunen konstaterar att den valda tjänsten kan skötas både som en molntjänst och som en lokal installation. Det innebär att kommunen kan välja att sköta delar eller hela tjänsten och själv hämta tillbaka data om behov skulle uppstå i framtiden. Säkerhet för personuppgifter Datainspektionens allmänna råd Reviderad november 2008 Datainspektionens allmänna råd Vid sidan av lagar och förordningar samt de föreskrifter som Datainspektionen utarbetat, ger vi även ut allmänna råd med rekommendationer i olika frågor. De allmänna råden är inte bindande men de är rekommendationer om hur de bindande kraven i lagarna kan uppnås. Råden ligger också till grund för de föreskrifter som Datainspektionen ger exempelvis i samband med tillsyn och när tillstånd för inkassoverksamhet utfärdas. De allmänna råden är inte uttömmande och får inte uppfattas så att allt som inte behandlas i råden är tillåtet. Av Datainspektionen utgivna Allmänna råd Säkerhet för personuppgifter Information till registrerade Tillämpning av inkassolagen De allmänna råden går att beställa eller hämta på Datainspek tionens webbplats www.datainspektionen.se Datainspektionens allmänna råd. Säkerhet för personuppgifter. Pris 53 kr inklusive moms. Reviderad i november 2008. Tryckt hos Lenanders Grafiska (32387), november 2008 på Munken Lynx FSC-certifierat papper. Miljömärkt trycksak 341 145. IISSN 1100-3308. Har du frågor om innehållet kontakta Datainspektionen, telefon 08-657 61 00, e-post [email protected], eller besök www.datainspektionen.se 2 Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter Innehåll Förord..................................................................... 4 Inledning................................................................ 5 Ansvaret för säkerheten........................................ 7 Organisation.......................................................... 12 Hotbild................................................................... 15 Säkerhetsnivå......................................................... 17 Säkerhetsåtgärder.................................................. 20 Sammanfattning................................................... 27 Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter 3 Förord Den här skriften innehåller allmänna råd som preciserar personuppgiftslagens (1998:204) krav på säkerhet vid behandling av personuppgifter. Säkerhetskraven innebär enligt 31 § personuppgiftslagen att den personuppgiftsansvarige ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. Åtgärderna ska åstadkomma en säkerhetsnivå som är lämplig med beaktande av: de tekniska möjligheter som finns, vad det skulle kosta att genomföra åtgärderna, de särskilda risker som finns med behandlingen av personuppgifterna, och hur pass känsliga de behandlade personuppgifterna är. Råden riktar sig alltså till den som behandlar personupp gifter enligt personuppgiftslagen. Stockholm november 2008 4 Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter Inledning I personuppgiftslagen finns bestämmelser om säkerhet vid behandling av personuppgifter. Syftet med person uppgiftslagen är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks vid behandling av person uppgifter. Säkerhet Säkerhet är en viktig del av skyddet för den personliga integriteten. Den som behandlar personuppgifter med hjälp av informationsteknik måste därför skydda uppgifterna. En tillfredsställande säkerhet är ett krav enligt personuppgiftslagen. Många har redan en god säkerhet för att skydda uppgifter, till exempel för att skydda sig mot ekonomiska förluster. Detta är dock inte alltid detsamma som att ha en god säkerhet för att skydda de registrerades integritet. Råden är inte bindande. De är rekommendationer om hur de bindande kraven i personuppgiftslagen om säkerhet kan uppnås. Enligt personuppgiftslagen får Datainspek tionen i enskilda fall besluta om vilka säkerhetsåtgärder som ska vidtas. Bindande föreskrifter om säkerhet kan meddelas till exempel vid behandling av personuppgifter som innebär särskilda risker för otillbörligt intrång i den personliga integriteten eller om inspektionen vid till exempel tillsyn finner brister vid behandling av person uppgifter. Bedömningen av vilka säkerhetsåtgärder som behövs är beroende bland annat av vilka personuppgifter som behandlas. Ytterligare åtgärder, som inte nämns i dessa allmänna råd, kan vara nödvändiga för att skydda de personuppgifter som behandlas. Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter 5 FAK TA Personuppgifter All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Behandling av personuppgifter Varje åtgärd eller serie av åtgärder som vidtas i fråga om personuppgifter till exempel insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning, ändring, återvinning, inhämtande, användning, utlämnande genom översändande, spridning eller annat tillhandahållande av uppgifter, sammanställning eller samkörning, blockering, utplåning eller förstöring. Personuppgiftsansvarig Den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av person uppgifter. Personuppgiftsbiträde Den som behandlar personuppgifter för den personuppgifts ansvariges räkning. Personuppgiftsombud Den fysiska person som, efter förordnande av den personuppgiftsansvarige, självständigt ska se till att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt. Utöver Datainspektionens allmänna råd om säkerhet finns Ledningssystem för informationssäkerhet med krav och råd om säkerhet i svensk standard för informations säkerhet, SS-ISO/IEC 27001 och SS-ISO/IEC 27002 som ingår i ISO 27000-serien. Datainspektionens allmänna råd om säkerhet innehåller både råd och allmän information. De allmänna råden anges med fetstil. 6 Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter Ansvaret för säkerheten Personuppgiftsansvarig är den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter Personuppgiftsansvarig (3 § personuppgiftslagen) Personuppgiftsansvarig är normalt den juridiska person (till exempel aktiebolag, stiftelse eller förening) eller den myndighet som behandlar personuppgifter i sin verksamhet och som bestämmer vilka uppgifter som ska behandlas och vad uppgifterna ska användas till. Det är alltså är inte chefen på en arbetsplats eller en anställd som är personuppgiftsansvarig. Undantagsvis kan en fysisk person vara personuppgiftsansvarig, till exempel en enskild företagare. Det är de faktiska omständigheterna i det enskilda fallet som avgör vem som är personuppgiftsansvarig, det vill säga vem som faktiskt bestämmer över behandlingen. Avtal där ansvaret preciseras kan ge vägledning vid bedömningen. Om två eller flera gemensamt bestämmer över en viss behandling är de personuppgiftsansvariga tillsammans. Vem som är personuppgiftsansvarig för en viss behandling kan också särskilt anges i lag eller förordning, till exempel i särskilda registerlagar. En användare som enbart har rätt att komma åt person uppgifter genom att läsa dem och söka bland dem, men som inte självständigt får ändra, komplettera eller radera uppgifterna är inte personuppgiftsansvarig. En juridisk person eller en myndighet är personuppgifts ansvarig även om verksamheten bedrivs i filialer eller andra organisatoriska enheter. Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter 7 Om flera juridiska personer i en organisation behöver behandla samma personuppgifter (till exempel föra ett register över alla anställda i en koncern), kan ansvars fördelningen se ut på olika sätt. Om moderbolaget ensamt bestämmer över behandlingen blir moderbolaget personuppgiftsansvarig. För det fall alla bolag inom en koncern gemensamt bestämmer över behandlingen blir de tillsammans ansvariga för det aktuella registret. De olika koncernbolagen kan naturligtvis samtidigt var för sig vara personuppgiftsansvariga för andra register som de självständigt bestämmer över. I en kommun är normalt både kommunstyrelsen och de kommunala nämnderna om de är så självständiga att de är förvaltningsmyndigheter personuppgiftsansvariga, var och en i sin verksamhet. Vilket organ i kommunen som är personuppgiftsansvarig kan inte anges generellt; de faktiska omständigheterna i det enskilda fallet måste beaktas, till exempel om nämnden och dess förvaltning självständigt förfogar över de personuppgifter som behandlas. Den personuppgiftsansvarige ska enligt 31 § personupp giftslagen vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. Åtgärderna ska åstadkomma en säkerhetsnivå som är lämplig med beaktande av: de tekniska möjligheter som finns, vad det skulle kosta att genomföra åtgärderna, de särskilda risker som finns med behandlingen av personuppgifterna, och hur känsliga de behandlade personuppgifterna är. 8 Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter Personuppgiftsbiträde är den som behandlar person uppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning. (3 § personuppgiftslagen) Personuppgiftsbiträde Med benämningen personuppgiftsbiträde avses alltid någon utanför den egna organisationen. En anställd eller någon annan som behandlar personuppgifter under den personuppgiftsansvariges direkta ansvar är inte person uppgiftsbiträde. Ett personuppgiftsbiträde kan vara antingen en fysisk eller en juridisk person. Om en personuppgiftsansvarig anlitar till exempel en servicebyrå, blir denna ett personupp giftsbiträde som får behandla personuppgifter enligt den personuppgiftsansvariges instruktioner. När den personuppgiftsansvarige anlitar ett personupp giftsbiträde, ska den personuppgiftsansvarige enligt 31 § personuppgiftslagen förvissa sig om att personuppgifts biträdet kan genomföra de säkerhetsåtgärder som måste vidtas och se till att personuppgiftsbiträdet verkligen vidtar åtgärderna. Ett personuppgiftsbiträde får behandla personuppgifter enbart i enlighet med instruktioner från den personupp giftsansvarige och är skyldig att vidta de säkerhetsåtgärder som den personuppgiftsansvarige kräver/instruerar om. Ett skriftligt avtal som reglerar förhållandet mellan personuppgiftsbiträdet och den personuppgiftsansvarige ska enligt 30 § personuppgiftslagen upprättas. I avtalet ska säkerhetsåtgärderna vid behandlingen av personuppgifter regleras. Kravet på skriftlighet innebär att avtalet måste vara uttryckt i text, men texten kan finnas på papper eller i elektronisk form. Något krav på att avtalshandlingen ska Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter 9 vara undertecknad finns inte, men kan ur bevishänseende rekommenderas. Den personuppgiftsansvarige kan överlåta den faktiska behandlingen av personuppgifter, men personuppgifts ansvaret kan aldrig överlåtas. Det är alltid den person uppgiftsansvarige som ytterst svarar för att personupp giftslagen följs och att de registrerade behandlas korrekt. Person uppgiftsombud Personuppgiftsombud är den fysiska person som den personuppgiftsansvarige har utsett att självständigt se till att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt. (3 § personuppgiftslagen) Har personuppgiftsombudet anledning att misstänka att den personuppgiftsansvarige bryter mot de bestämmelser som gäller för behandlingen av personuppgifter och vidtas inte rättelse så snart det kan ske efter påpekande, ska personuppgiftsombudet enligt 38 § andra stycket person uppgiftslagen anmäla förhållandet till Datainspektionen. Även om det finns ett personuppgiftsombud svarar den personuppgiftsansvarige för att det vidtas lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. Mer information om ombudets roll och arbetsuppgifter finns på Datainspektionens webbplats www.datainspek tionen.se/personuppgiftsombud. Övriga personer 10 Den eller de personer som arbetar under ledning av den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet får behandla personuppgifter enbart i enlighet med instruk tioner från den personuppgiftsansvarige eller personupp giftsbiträdet. Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter Skada och kränkning av den personliga integriteten som uppkommer till följd av till exempel bristande säkerhet kan leda till skadestånd enligt 48 § personuppgiftslagen. Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter Skadestånd 11 Organisation Inledning Personalen är den viktigaste resursen i säkerhetsarbetet. Man kan ha bra och dyr teknisk utrustning för säkerhet, men om utrustningen inte används rätt är investeringen bortkastad. Fungerande administrativa rutiner är väl så viktiga som tekniska lösningar. Säkerhetspolicy En personuppgiftsansvarig bör, i vart fall om en omfattande behandling av personuppgifter utförs eller om känsliga personuppgifter behandlas, ha en fastställd säkerhetspolicy. I en säkerhetspolicy bör man lämpligen redovisa organisationens säkerhetsstrategi, ansvarsfördelning och övergripande mål för säkerheten. En säkerhets policy bör vara tydlig samt lätt att förstå och tillämpa i praktiken. Om det finns anställda i verksamheten bör policyn vara skriftlig och allmänt tillgänglig inom organisa tionen. Säkerhetspolicyn bör fortlöpande omprövas och anpassas till det aktuella behovet av skydd. En säkerhetspolicy bildar grunden för säkerhetsarbetet och ligger till grund för organisationens riktlinjer och regler för hantering av personuppgifter. En otydlig och svårtillämpad säkerhetspolicy kan uppfattas som en formalitet som måste finnas men som inte berör de anställda. Kontroll/ avstämning 12 För att säkerställa att riktlinjer och regler följs bör kontroller genomföras. Inom en organisation bör det även finnas rutiner för rapportering och uppföljning av säkerhetsincidenter. Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter Rätt kompetens är en viktig faktor för en fungerande säkerhetsorganisation. Personalen Den personuppgiftsansvarige bör utforma arbets rutiner och arbetsuppgifter på ett sådant sätt att det blir möjligt för personalen att arbeta och tänka säkerhetsmedvetet. En effektiv stödfunktion för praktiska IT-frågor eliminerar många misstag som orsakas av okunnighet. I en organisation bör man undvika ett person beroende. Mer än en person bör till exempel känna till hur IT-utrustningen fungerar. Den personuppgiftsansvarige bör se till att alla som har tillgång till personuppgifter får relevant utbildning. Intrång kan förorsakas av den egna personalen. Intrången kan både vara avsiktliga och oavsiktliga. Genom att ge de anställda en klar uppfattning om: vad som är tillåtet, vilka konsekvenserna blir om man bryter mot en regel, och hur efterlevnaden av reglerna följs upp kan man minska risken för intrång inom verksamheten. Det är viktigt att skapa medvetenhet inom hela organisa tionen om vilka riskerna är samt att: lära personalen att uppmärksamma tecken på eventuella intrång, göra klart vem personalen ska vända sig till när den misstänker intrång. Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter 13 Mänskliga misstag Den personuppgiftsansvarige bör se till att personalen informeras om vikten av att följa gällande säkerhetsrutiner. Den personuppgiftsansvarige bör göra klart för personalen att det är viktigt att: inte skriva upp lösenord, logga ut när man lämnar arbetsstationen, inte använda gemensam användaridentitet, inte ha bildskärmen vänd så att obehöriga kan läsa informationen, inte dela med sig information till någon annan utan att vara säker på att den personen är behörig att få ta del av informationen, inte skriva ut känslig information på en skrivare som obehöriga har eller lätt kan skaffa sig tillgång till. 14 Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter Hotbild Störningar kan medföra att personuppgifter förstörs, att de förändras så de blir felaktiga eller missvisande eller sprids till obehöriga. Detta kan medföra att människors personliga integritet kränks. Störningar Störningarna kan till exempel bestå i felaktigt handhavande, driftstörningar, olyckshändelser, sabotage, stöld av utrustning eller obehörig åtkomst till personuppgifter. Utgångspunkten för säkerhetsarbetet är medvetenhet om vilka risker som finns i den egna IT-miljön. Först när man vet vad man vill skydda sig mot och vad man vill skydda kan man bygga upp en god och kostnadseffektiv säkerhet. Genom att kartlägga riskerna kan man undvika att resurser koncentreras till områden där de inte gör någon nytta, medan områden där de verkliga hoten finns förblir oskyddade. Hotbilden En bedömning av sannolikheten för olika typer av störningar och konsekvenserna av dessa bör göras som underlag för utformningen av säkerhetsåtgärder. Den personuppgiftsansvarige bör därför göra klart för sig: vilken hotbild som finns, det vill säga vilka händelser som skulle kunna drabba den egna IT-miljön, hur stor risken är för att ett hot blir verklighet, vilka konsekvenserna kan bli om ett hot blir verklighet, vilka resurser en obehörig behöver för att realisera ett hot, det vill säga vilken kunskap, utrustning, eller omständighet som krävs för att hotet ska kunna inträffa. Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter 15 Sårbarhets- Det finns flera etablerade metoder för sårbarhets- och och risk riskanalyser. När man använder dessa metoder, särskilt analyser de som baseras på checklistor, är det viktigt att komma ihåg att det ofta är fråga om generella riktlinjer. Styrkan med metoderna är att någon redan har tänkt igenom olika situationer som kan uppstå. Man får stöd så att inte något viktigt glöms bort. Dessutom går man systematiskt till väga när man arbetar efter en redan fastlagd metod. Nackdelen med att använda en checklista är att det finns en risk för att man arbetar mekaniskt efter listan och därmed låter bli att tänka själv samt att verkligen analysera resultaten. 16 Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter Säkerhetsnivå Personuppgiftslagen kräver att den personuppgifts ansvarige vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. Åtgärderna ska ställas i relation till: Lämplig säkerhetsnivå de tekniska möjligheter som finns, kostnader för åtgärderna, de risker som finns, samt de behandlade uppgifternas känslighet. Bedömningen av de tekniska möjligheter som finns kan till exempel avse vilka fysiska och logiska säkerhetshjälpmedel som finns tillgängliga på marknaden. Vidare kan vägas in vad det skulle kosta att genomföra åtgärderna. Den personuppgiftsansvarige behöver alltså inte använda den allra bästa tekniken om det skulle kosta för mycket. Det räcker således i huvudsak att använda utrustning som normalt används och finns att tillgå på marknaden. En särskild riskfaktor är antalet personer som de behandlande uppgifterna avser. Skador av till exempel ett angrepp kan bli mer omfattande när uppgifter om många personer behandlas. En angripare kan antas vara beredd att lägga ned större resurser på ett intrång om han samtidigt kan skaffa sig tillgång till uppgifter om många personer. Känsligheten hos de personuppgifter som behandlas beror på flera faktorer och måste alltid bedömas särskilt. Arten av de uppgifter som behandlas har stor betydelse men även mängden av uppgifter om varje person måste beaktas eftersom den bestämmer hur detaljerad bild som kan erhållas. Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter 17 Anledningen till behandlingen av personuppgifterna kan vara känslig liksom förekomsten av en personuppgift (till exempel ett register över personer som utgör en utsatt grupp). Som exempel på personuppgifter som normalt inte är att anse som känsliga är personuppgifter som följer av: medlemskap, anställningsförhållande, kundförhållande, eller något därmed jämförligt förhållande. Som exempel på personuppgifter som normalt är att anse som känsliga kan nämnas uppgifter angående: ekonomisk hjälp eller vård inom socialtjänsten, enskilds personliga och ekonomiska förhållanden inom bank- och försäkringsväsendet, uppgifter inom kreditupplysning eller inkasso verksamhet. Ett uttryck för att det är fråga om känsliga uppgifter kan vara att uppgifterna omfattas av sekretess enligt sekretesslagen (1980:100). Känsliga uppgifter Som känsliga personuppgifter enligt personuppgiftslagen betecknas uppgifter som avslöjar: ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening, eller personuppgifter som rör hälsa eller sexualliv. Personuppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott, domar i brottmål, straffprocessuella tvångsmedel eller administrativa frihetsberövanden 18 Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter klassificeras inte som känsliga enligt person uppgiftslagen men bör ändå när det gäller säkerhet jämställas med känsliga uppgifter. Uppgifternas art är alltså av stor betydelse för vilken säkerhet som bör iakttas. Om känsliga uppgifter behandlas ställs högre krav på säkerheten. Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter 19 Säkerhetsåtgärder Fysisk säkerhet IT-utrustning som används för behandling av person uppgifter bör ha ett tillfredsställande skydd mot stöld och händelser som kan förstöra utrustningen. Den personuppgiftsansvarige bör därför se över behovet av till exempel låsutrustning, inpasseringskontroll, galler för fönster, en fungerande larmutrustning för till exempel rök, brand, vatten och inbrott, utrustning som skyddar vid strömavbrott och strömstörningar, kylanläggning, skydd mot rök- och vattenskada, brandsläckningsutrustning, speciell placering av utrustning, säkerhetsskåp, märkning av utrustning. Det kan ibland bli konflikt mellan olika skyddsåtgärder. Till exempel kan brandskyddskrav på olåsta dörrar komma i konflikt med krav på inpasseringskontroll. Kravet på att begränsa antalet personer som har åtkomst till systemet kan strida mot kravet på personoberoende när det gäller IT-utrustning och system. I sådana situationer måste man vara extra vaksam när man väljer lämpliga skyddsåtgärder. Särskilda krav på säkerhet behövs när portabel ITutrustning som mobila enheter och flyttbara lagringsmedia används. När man använder sådan utrustning är risken särskilt stor för att utomstående kan komma åt personuppgifterna. Känsliga personuppgifter kan därför behöva krypteras. 20 Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter Rutiner för användning av portabel IT-utrustning och hur utrustningen och personuppgifterna i den ska skyddas bör, beroende på känsligheten hos person uppgifterna, upprättas. För att säkerställa att endast behörig personal får tillträde till utrymmen där IT-utrustning finns bör rutiner för en tillträdeskontroll upprättas. Tillträdeskontroll Behovet av att kunna utföra en arbetsuppgift bör vara utgångspunkten för en tillträdeskontroll. I en organi sation bör övervägas att skapa områden med olika typer av tillträdeskontroll. För att förhindra obehörig användning eller åtkomst bör ett system för behörighetskontroll upprättas. Ett sådant system bör omfatta möjligheter att identifiera användare och bekräfta användarens identitet, exempelvis genom användning av personliga lösenord. Andra tekniker för identifiering, till exempel engångslösenord, aktiva behörighetskort eller biometriska metoder, till exempel fingeravtryck bör övervägas. Behörighetskontroll Systemet bör kunna kontrollera användningen så att endast de som behöver uppgifterna för sitt arbete får tillgång till åtkomstskyddade personuppgifter. Det bör finnas rutiner för tilldelning och kontroll av behörigheter. Kryptering, där krypteringsnycklarna är tillräckligt kraftfulla och där nycklarna handhas på ett säkert sätt, kan användas som skydd även när man vill försäkra sig om att personal som behöver fullständiga rättigheter till systemet inte ska kunna läsa viss information. Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter 21 Behandlingshistorik (logg) För att åtkomsten ska kunna kontrolleras bör det, beroende på känsligheten hos personuppgifterna, finnas en behandlingshistorik som sparas en viss tid. En behandlingshistorik behövs normalt inte om endast en person använder utrustningen. En behandlingshistorik bör följas upp och skyddas mot otillåtna ändringar. En behandlingshistorik bör normalt vara så detaljerad att den kan användas för att utreda felaktig eller obehörig användning av person uppgifter. Behandlingshistoriken bör, beroende på känsligheten hos personuppgifterna, ange till exempel läsning, ändring, utplåning eller kopiering av personuppgifter. En behandlingshistorik bör inte utformas eller utnyttjas så att den medför risk för intrång i personalens integritet. En behandlingshistorik har också en förebyggande funktion. Förutsättningen för det är att användarna informeras om att det förs en behandlingshistorik och att den kontrolleras. Inloggning och lösenord I fråga om inloggning och lösenord bör följande iakttas: Användaridentitet och lösenord bör inte antecknas där andra kan komma åt uppgifterna. Lösenordet bör regelbundet bytas. Personlig inloggningsidentitet bör aldrig överlåtas till någon annan. En skärmsläckare med lösenord bör användas om inte utloggning alltid sker när en arbets station lämnas obemannad, även för en kort tid. 22 Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter Lösenord bör vara långa och det är bra att blanda små och stora bokstäver med siffror. Ett lösenord bör vara lätt att komma ihåg och svårt att gissa och bör inte kunna hänföras till användaren. Dessa krav är motsägelsefulla, men om man tänker på en hel mening, till exempel 5 Fula elefanter flög till de 7 månarna och använder de första bokstäverna i varje ord och siffrorna blir lösenordet 5Feftd7m . Lösenordet blir då svårt att gissa för en utomstående, men lätt för innehavaren att komma ihåg. Lösenord bör inte lagras i klartext i behörighetskontrollsystem. För att förhindra att personuppgifter förstörs, ändras eller förvanskas vid överföring via nät och för att skydda anslutna tjänster mot obehörig åtkomst bör den personuppgiftsansvarige införa lämpliga åtgärder för att åstadkomma en tillfredsställande säkerhet. Personuppgifter som överförs via nät bör, beroende på känsligheten hos personuppgifterna, skyddas, till exempel genom kryptering. Kommu nikation När utrustningen ansluts till Internet eller annat öppet nät bör anslutningen skyddas för att förhindra obehörig trafik. I samma syfte bör åtkomst förhindras från det öppna nätet till annan utrustning eller lokala nät hos den personuppgiftsansvarige. Om uppgifterna endast får lämnas ut till identifierade användare bör mottagarens identitet säkerställas. Mottagarens identitet kan säkerställas genom e-legiti mation, engångslösenord, aktiva behörighetskort eller motsvarande. Behovet av åtgärder och policy för att minska säkerhetsrisker vid användning av elektronisk post bör övervägas. Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter 23 Genom exempelvis kryptering förhindrar man att uppgifterna kan läsas eller förvanskas i samband med överföringen. För att kryptering ska ge det skydd som krävs måste krypteringsnycklarna vara tillräckligt kraftfulla och nycklarna måste handhas på ett säkert sätt. Om extern datakommunikation upprättas via en anslutning kan obehöriga få åtkomst till datorsystemet om inte en säker identifiering av användaren utförs. Åtgärder mot förlust av information Information kan försvinna och förstöras på olika sätt. Det viktigaste skyddet mot förlust är säkerhetskopiering. För att förhindra förlust av personuppgifter bör rutiner för säkerhetskopiering finnas. För att säkerhetskopieringen ska fungera bör den person uppgiftsansvarige se till att: Säkerhetskopior tas tillräckligt ofta. Kopieringen automatiseras för att eliminera risken för mänskliga misstag. Flera generationer av säkerhetskopior sparas. Prova regelbundet att det går att återskapa säkerhetskopian. Prova om möjligt också på annan dator än den där kopian gjordes. Förvara kopian skyddad och gärna i flera exemplar på olika skyddade platser. Skapa rutiner för att logga kopieringen och att loggen läses efter varje kopiering för att se att inga fel har uppstått under kopieringen. Att systemet kan återskapas från säkerhetskopian testas lämpligen av den som i praktiken är ansvarig för att informationen återskapas. Regelbundna tester gör den systemansvarige rutinerad och säker när han ska utföra kopieringen i praktiken. Tyvärr är det vanligt att informa tionen går förlorad på grund av att rutiner för säkerhets 24 Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter kopiering inte fungerar. Informationen kanske inte har blivit kopierad trots att det såg ut så. Det förekommer också att ingen vet hur man återskapar systemet från säkerhetskopian, liksom att den enda säkerhetskopian som fanns har förvarats i samma rum som datorn och förstörts samtidigt vid en brand. När fasta eller löstagbara lagringsmedier som innehåller personuppgifter inte längre ska användas för sitt ändamål bör lagringsmedierna förstöras, eller alternativt raderas på sådant sätt att uppgifterna inte kan återskapas. Utplåning Reparation och service bör ske på ett sådant sätt att personuppgifter inte blir tillgängliga för obehöriga. När reparation och service av IT-utrustning utförs av annan än den personuppgiftsansvarige bör, beroende på personuppgifternas känslighet, ett avtal om säkerhet träffas med serviceföretaget. Ett sådant avtal bör till exempel innehålla bestämmelser om vilka säkerhetsrutiner som ska tillämpas i samband med service. Reparation och service Information kan förstöras av skadliga program. Det ökande behovet av datakommunikation ökar risken för spridning av skadliga program. Skydd mot skadliga program Den personuppgiftsansvarige bör se över vilka åtgärder som bör införas för att upptäcka och skydda mot skadliga program. Det finns leverantörer som erbjuder stöd vid till exempel en virusattack. Leverantörer har ofta goda kunskaper på området och är experter på hur man gör för att minska skadan. Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter 25 Genom att upprätta en särskild policy för användande av Internet och portabel IT-utrustning kan man minska risken för att skadliga program kommer in i datorsystemet. En kartläggning av alla ingångar till datorsystemet är en relevant åtgärd när man ser över sin hotbild angående skadliga program. Verifiering av säkerheten Regelbundna tester är viktiga om man ska försäkra sig om att säkerhetsorganisationen och utrustningen fungerar samt för att hitta eventuella brister i säkerheten. Det finns företag som erbjuder tjänster för detta. Dessa företag har kunskap om var brister kan finnas. De har även den tekniska utrustning som krävs för testerna. Andra åtgärder När det gäller åtgärder mot otillbörlig åtkomst bör den personuppgiftsansvarige även se över behovet av till exempel: rutiner vid besök, rutiner och regler vid distansarbete och Internetanvändning, rutiner för att ta bort inaktuella användar konton, avstängning av modem när det inte används, installation av aktuella programrättelser från leverantörerna för att motverka säkerhetshål i programvaror, skyddsåtgärder mot avlyssning och röjande signaler. 26 Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter Sammanfattning Den personuppgiftsansvarige bör tänka på att: Kartlägga hotbilden Sätta mätbara mål för säkerhet Fastställa policy för säkerhet Skapa en fungerande organisation för säkerhet Skaffa den utrustning som behövs och använda den rätt Upprätta regler och rutiner Informera och utbilda kontinuerligt Följa upp att regler och rutiner efterlevs och respekteras Testa säkerheten regelbundet Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter 27 Datainspektionen Datainspektionen är en myndighet som arbetar för att behand lingen av personuppgifter i samhället inte ska medföra otillbörliga intrång i enskilda människors personliga integritet. Ansvarsområdet omfattar framförallt personuppgiftslagen, inkassolagen och kreditupplysningslagen. Datainspektionen gör inspektioner och hanterar klagomål från enskilda medborgare samt tar fram vägledningar och ger synpunkter på utredningar och lagförslag. Datainspektionen har också en omfattande informationsverksamhet, vi utbildar, svarar på frågor och ger stöd till personuppgiftsombud. Datainspektionens allmänna råd Datainspektionen ger ut allmänna råd med rekommendationer i olika frågor. Råden ligger till grund för de föreskrifter som Datainspektionen ger exempelvis i samband med tillsyn och när tillstånd för inkassoverksamhet utfärdas. Broschyrerna beställer på vår webbplats www.datainspektionen.se. Kontakta Datainspektionen E-post: [email protected] Webb: www.datainspektionen.se Tfn 08-657 61 00. Postadress: Datainspektionen, Box 8114, 104 20 Stockholm. 28 Datainspektionens allmänna råd – Säkerhet för personuppgifter Formulär för undertecknande av Program 6-EWB37J2IZ MBA-/MBSA-nummer avtalsnummer 6177065 Obs! Ange tillämpliga aktiva nummer som tillhör dokumenten nedan. Microsoft kräver att associerade aktiva nummer skall anges här eller som nya i listan nedan. I detta formulär avser ”Kunden” den enhet som undertecknar formuläret, Anslutet Koncernbolag, Myndighetspartner, Institution eller annan part som ingår ett volymlicensieringsprogramavtal. Detta formulär för undertecknande och alla kontraktsdokument som anges i tabellen nedan har ingåtts mellan Kunden och undertecknande Microsoft-koncernbolag, per nedan angivet ikraftträdandedatum. Kontraktsdokument <Välj Avtal> <Välj Avtal> <Välj Avtal> <Välj Avtal> <Välj Avtal> <Välj Registrering> <Välj Registrering> <Välj Registrering> <Välj Registrering> <Välj Registrering> EES Amendment EES Amendment Nummer eller Kod Office 365 Data Process Agr - M100 Office 365 Data Process Agr - EES18 Genom att underteckna detta formulär nedan intygar Kunden och Microsofts Koncernbolag att båda parter (1) har mottagit kopior av, läst och förstått ovan nämnda kontraktsdokument, inklusive eventuella webbplatser eller dokument som ingår som referens och eventuella ändringar och (2) samtycker till att vara bundna av villkoren i alla sådana dokument. Kund Enhetens namn (måste vara namnet på en juridisk person)* Vallentuna kommun Underskrift* Textat för- och efternamn* Textad titel Datum för undertecknande* *obligatoriska fält ProgramSignForm(MSSign)(EMEA)(SWE)(Oct2013) Page 1 of 2 Microsofts koncernbolag Microsoft Ireland Operations Limited Momsnummer IE8256796U Underskrift Textat för- och efternamn Textad titel Datum för undertecknande (det datum då Microsofts Koncernbolag kontrasignerar) Avtalets ikraftträdandedatum (kan vara annat än Microsofts datum för undertecknande) Valfri ytterligare underskrift av Kund eller outsourcingleverantör (om tillämpligt) Kund Enhetens namn (måste vara namnet på en juridisk person)* Underskrift* Textat för- och efternamn* Textad titel Datum för undertecknande* *obligatoriska fält Outsourcing-leverantör Enhetens namn (måste vara namnet på en juridisk person)* Underskrift* Textat för- och efternamn* Textad titel Datum för undertecknande* *obligatoriska fält Om Kunden kräver fysiska medier, ytterligare kontaktpersoner eller anger flera tidigare Registreringar skall lämpliga formulär bifogas till detta formulär för undertecknande. När Kunden har undertecknat detta formulär skickas det, tillsammans med kontraktsdokumenten, till Kundens samarbetspartner (kanal) eller till Microsofts kundansvarige som måste inge dem till nedanstående adress. När formuläret för undertecknande har undertecknats av Microsoft erhåller Kunden ett exemplar som bekräftelse på detta. Microsoft Ireland Operations Limited Atrium Building Block B Carmenhall Road Sandyford Industrial Estate Dublin 18, Ireland Attention: EOC Program Operations Dept. ProgramSignForm(MSSign)(EMEA)(SWE)(Oct2013) Page 2 of 2 Enrollment for Education Solutions Addendum Microsoft Online Services Data Processing Agreement (with EU Standard Contractual Clauses) Amendment ID EES18 Enrollment for Education Solutions number 6390604 6-EWB37J2IZ Microsoft to complete This Amendment consists of two parts. This is part 1 of 2 and must be accompanied by and signed with part 2 of 2 (Annex 1) to be valid. This amendment (“Amendment”) is entered into between the parties identified on the attached program signature form. It amends the Enrollment or Agreement identified above. All terms used but not defined in this Amendment will have the same meanings provided in that Enrollment or Agreement. This amendment (“Amendment”) adds the Microsoft Online Services Data Processing Agreement (with EU Standard Contractual Clauses) (“DPA”) to the enrollment identified above (“Enrollment”). The Amendment is between the parties identified on the attached signature form. The parties agree that the DPA supplements the Enrollment and applies to only the Microsoft Online Services, defined below, Customer buys under the Enrollment. 1. Defined terms. Capitalized terms used but not defined in this DPA will have the meanings provided in the Enrollment. The following definitions are used in this DPA: “Customer” means Institution. “Customer Data” means all data, including all text, sound, or image files that are provided to Microsoft by, or on behalf of, Customer through Customer’s use of the Microsoft Online Services. “Dynamics CRM Online Services” means Dynamics CRM Online services made available through volume licensing or the Microsoft online services portal, excluding Dynamics CRM for supported devices, which includes but it is not limited to Dynamics CRM Online services for tablets and/or smartphones and any separately branded service made available with or connected to Dynamics CRM Online. “End User” means an individual that accesses the Microsoft Online Services. “EU Data Protection Directive” means Directive 95/46/EC of the European Parliament and of the Council of 24 October 1995 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data. “Microsoft Online Services” for this Microsoft Online Services Addendum only, means Office 365 Services and/or Dynamics CRM Online Services. “Office 365 Services” means (a) Exchange Online, Exchange Online Archiving, SharePoint Online, Lync Online, and Office Web Apps included in Office 365 Academic Plans A2, A3, and A4; and (b) Exchange Online Plans 1, 2, Basic and Kiosk; SharePoint Online Plans 1, 2 and Kiosk; Office Web Apps Plans 1 and 2; and Lync Online Plans 1, 2 and 3. Office 365 Services do not include Office 365 ProPlus or any separately branded service made available with an Office 365-branded plan or suite. “Standard Contractual Clauses” means the agreement, executed by and between Customer and Microsoft Corporation and attached to this Office 365 DPA as Annex 1 pursuant to European EESEnrAmend(WW)(ENG)(Nov2013) Office 365 Data Processing Agreement with Model Clauses (Part 1 of 2) EES18 B Page 1 of 8 Commission Decision of 5 February 2010 on standard contractual clauses for the transfer of personal data to processors established in third countries under the EU Data Protection Directive. 2. Privacy. a. Privacy Practices. Microsoft complies with all laws and regulations generally applicable to its provision of the Microsoft Online Services. However, Microsoft is not responsible for compliance with any laws applicable to Customer or Customer’s industry that are not generally applicable to information technology services providers. b. Customer Data. Microsoft will process Customer Data in accordance with the provisions of this DPA and, except as stated in the Enrollment and this DPA, Microsoft (1) will acquire no rights in Customer Data and (2) will not use or disclose Customer Data for any purpose other than stated below. Microsoft’s use of Customer Data is as follows: (i) Customer Data will be used only to provide Customer the Microsoft Online Services. This may include troubleshooting aimed at preventing, detecting and repairing problems affecting the operation of the Microsoft Online Services and the improvement of features that involve the detection of, and protection against, emerging and evolving threats to the user (such as malware or spam). (ii) Microsoft will not disclose Customer Data to law enforcement unless required by law. Should law enforcement contact Microsoft with a demand for Customer Data, Microsoft will attempt to redirect the law enforcement agency to request that data directly from Customer. As part of this effort, Microsoft may provide Customer’s basic contact information to the agency. If compelled to disclose Customer Data to law enforcement, then Microsoft will promptly notify Customer and provide a copy of the demand, unless legally prohibited from doing so. c. Customer Data Deletion or Return. Upon expiration or termination of Customer’s use of the Microsoft Online Services, Customer may extract Customer Data and Microsoft will delete Customer Data. The Product Use Rights specify the procedure and timeframes applicable to extraction and deletion of Customer Data. d. End User Requests. Microsoft will not independently respond to requests from Customer’s End Users without Customer’s prior written consent, except where required by applicable law. e. Transfer of Customer Data; Appointment. Customer Data that Microsoft processes on Customer’s behalf may be transferred to, and stored and processed in, the United States or any other country in which Microsoft or its Affiliates or subcontractors maintain facilities. Customer appoints Microsoft to perform any such transfer of Customer Data to any such country and to store and process Customer Data in order to provide the Microsoft Online Services. Microsoft (1) abides by the EU Safe Harbor and the Swiss Safe Harbor frameworks as set forth by the U.S. Department of Commerce regarding the collection, use, and retention of data from the European Union, the European Economic Area, and Switzerland, and (2) will, during the term designated under the Enrollment, remain certified under the EU and Swiss Safe Harbor programs so long as they are maintained by the United States government. In addition, all transfers of Customer Data out of the European Union, European Economic Area, and Switzerland shall be governed by the Standard Contractual Clauses. f. Microsoft Personnel. Microsoft personnel will not process Customer Data without authorization from Customer. Microsoft personnel are obligated to maintain the security and secrecy of any Customer Data as provided in Section 5 below and this obligation continues even after their engagement ends. g. Subcontractor; Transfer. Microsoft may hire other companies to provide limited services on its behalf, such as providing customer support. Any such subcontractors will be permitted to obtain Customer Data only to deliver the services Microsoft has retained them to provide, and they are prohibited from using Customer Data for any other purpose. Microsoft remains responsible for its subcontractors’ compliance with the obligations of this DPA. Any subcontractors to whom Microsoft transfers Customer Data will have entered into written agreements with Microsoft requiring that the subcontractor provide at least the EESEnrAmend(WW)(ENG)(Nov2013) Office 365 Data Processing Agreement with Model Clauses (Part 1 of 2) EES18 B Page 2 of 8 same level of privacy protection with respect to personal data received from Microsoft as is required by the relevant Safe Harbor principles. Customer has previously consented to Microsoft’s transfer of Customer Data to subcontractors as described in this DPA. Except as set forth above, or as Customer may otherwise authorize, Microsoft will not transfer to any third party (not even for storage purposes) personal data Customer provides to Microsoft through the use of the Microsoft Online Services. 3. Customer responsibilities. Customer must comply with applicable legal requirements for privacy, data protection, and confidentiality of communications related to its use of Microsoft Online Services. 4. Additional European terms. If Customer has End Users in the European Economic Area or Switzerland, the additional terms in this Section 4 will apply. Terms used in this Section that are not specifically defined will have the meaning in the EU Data Protection Directive. a. Intent of the Parties. For the Microsoft Online Services, Customer is the data controller and Microsoft is a data processor acting on Customer’s behalf. As data processor, Microsoft will only act upon Customer’s instructions. This DPA and the Enrollment (including the terms and conditions incorporated by reference therein) are Customer’s complete and final instructions to Microsoft for the processing of Customer Data. Any additional or alternate instructions must be agreed to according to the process for amending Customer’s Enrollment. b. Duration and Object of Data Processing. The duration of data processing shall be for the term designated under the Enrollment. The objective of the data processing is the performance of the Microsoft Online Services. c. Scope and Purpose of Data Processing. The scope and purpose of processing of Customer Data, including any personal data included in the Customer Data, is described in this DPA and the Enrollment. d. Customer Data Access. For the term designated under the Enrollment Microsoft will, at its election and as necessary under applicable law implementing Article 12(b) of the EU Data Protection Directive, either: (1) provide Customer with the ability to correct, delete, or block Customer Data, or (2) make such corrections, deletions, or blockages on Customer’s behalf. e. Adding new Subcontractors. Each Microsoft Online Service has a website that lists subcontractors that are authorized to access Customer Data. At least 14 days before authorizing any new subcontractor to access Customer Data, Microsoft will update the applicable website and provide notice to all customers that have subscribed to compliance notifications, as described in the website. If Customer does not approve of a new subcontractor, then Customer may terminate the affected Microsoft Online Service without penalty by providing, before the end of the notice period, written notice of termination that includes an explanation of the grounds for non-approval. If the affected Microsoft Online Service is part of a suite (or similar single purchase of services), then any termination will apply to the entire suite. After termination, Microsoft will remove payment obligations for the terminated Microsoft Online Services from subsequent Customer invoices. f. Privacy Officer. Microsoft’s privacy representative for the European Economic Area and Switzerland can be reached at the following address: Microsoft Ireland Operations Ltd. Attn: Privacy Officer Carmenhall Road Sandyford, Dublin 18, Ireland 5. Security. EESEnrAmend(WW)(ENG)(Nov2013) Office 365 Data Processing Agreement with Model Clauses (Part 1 of 2) EES18 B Page 3 of 8 a. General Practices. Microsoft has implemented and will maintain appropriate technical and organizational measures, internal controls, and information security routines intended to protect Customer Data against accidental, unauthorized, or unlawful destruction as follows: (i) Domain: Organization of information security. 1) Security ownership. Microsoft has appointed one or more security officers responsible for coordinating and monitoring the security rules and procedures. 2) Security roles and responsibilities. Microsoft personnel with access to Customer Data are subject to confidentiality obligations. 3) Risk management program. Microsoft performed a risk assessment before processing the Customer Data or launching the Microsoft Online Service. 4) Microsoft retains its security documents pursuant to its retention requirements after they are no longer in effect. (ii) Domain: Asset management. 1) Asset inventory. Microsoft maintains an inventory of all media on which Customer Data is stored. Access to the inventories of such media is restricted to Microsoft personnel authorized in writing to have such access. 2) Asset handling. A. Microsoft classifies Customer Data to help identify it and to allow for access to it to be appropriately restricted (e.g., through encryption). B. Microsoft imposes restrictions on printing Customer Data and has procedures for disposing of printed materials that contain Customer Data. C. Microsoft personnel must obtain Microsoft authorization prior to storing Customer Data on portable devices, remotely accessing Customer Data, or processing Customer Data outside Microsoft’s facilities. (iii) Domain: Human Resources security. 1) Security training. A. Microsoft informs its personnel about relevant security procedures and their respective roles. Microsoft also informs its personnel of possible consequences of breaching the security rules and procedures. B. Microsoft will only use anonymous data in training. (iv) Domain: Physical and environmental security. 1) Physical access to facilities. Microsoft limits access to facilities where information systems that process Customer Data are located to identified authorized individuals. 2) Physical access to components. Microsoft maintains records of the incoming and outgoing media containing Customer Data, including the kind of media, the authorized sender/recipients, date and time, the number of media and the types of Customer Data they contain. 3) Protection from disruptions. Microsoft uses a variety of industry standard systems to protect against loss of data due to power supply failure or line interference. 4) Component disposal. Microsoft uses industry standard processes to delete Customer Data when it is no longer needed. (v) Domain: Communications and Operations Management. 1) Operational policy. Microsoft maintains security documents describing its security measures and the relevant procedures and responsibilities of its personnel who have access to Customer Data. 2) Data recovery procedures. EESEnrAmend(WW)(ENG)(Nov2013) Office 365 Data Processing Agreement with Model Clauses (Part 1 of 2) EES18 B Page 4 of 8 A. On an ongoing basis, but in no case less frequently than once a week (unless no Customer Data has been updated during that period), Microsoft maintains multiple copies of Customer Data from which Customer Data can be recovered. B. Microsoft stores copies of Customer Data and data recovery procedures in a different place from where the primary computer equipment processing the Customer Data is located. C. Microsoft has specific procedures in place governing access to copies of Customer Data. D. Microsoft reviews data recovery procedures at least every six months. E. Microsoft logs data restoration efforts, including the person responsible, the description of the restored data and which data (if any) had to be input manually in the data recovery process. 3) Malicious software. Microsoft has anti-malware controls to help avoid malicious software gaining unauthorized access to Customer Data, including malicious software originating from public networks. 4) Data Beyond Boundaries. A. Microsoft encrypts Customer Data that is transmitted over public networks. B. Microsoft restricts access to Customer Data in media leaving its facilities (e.g., through encryption). (vi) Domain: Access control. 1) Access policy. Microsoft maintains a record of security privileges of individuals having access to Customer Data. 2) Access authorization. A. Microsoft maintains and updates a record of personnel authorized to access Microsoft systems that contain Customer Data. B. Microsoft deactivates authentication credentials that have not been used for a period of time not to exceed six months. C. Microsoft identifies those personnel who may grant, alter or cancel authorized access to data and resources. D. Microsoft ensures that where more than one individual has access to systems containing Customer Data, the individuals have separate identifiers/log-ins. 3) Least privilege. A. Technical support personnel are only permitted to have access to Customer Data when needed. B. Microsoft restricts access to Customer Data to only those individuals who require such access to perform their job function. 4) Integrity and Confidentiality. A. Microsoft instructs Microsoft personnel to disable administrative sessions when leaving premises Microsoft controls or when computers are otherwise left unattended. B. Microsoft stores passwords in a way that makes them unintelligible while they are in force. 5) Authentication. A. Microsoft uses industry standard practices to identify and authenticate users who attempt to access information systems. B. Where authentication mechanisms are based on passwords, Microsoft requires that the passwords are renewed regularly. EESEnrAmend(WW)(ENG)(Nov2013) Office 365 Data Processing Agreement with Model Clauses (Part 1 of 2) EES18 B Page 5 of 8 C. Where authentication mechanisms are based on passwords, Microsoft requires the password to be at least eight characters long. D. Microsoft ensures that de-activated or expired identifiers are not granted to other individuals. E. Microsoft monitors repeated attempts to gain access to the information system using an invalid password. F. Microsoft maintains industry standard procedures to deactivate passwords that have been corrupted or inadvertently disclosed. G. Microsoft uses industry standard password protection practices, including practices designed to maintain the confidentiality and integrity of passwords when they are assigned and distributed, and during storage. 6) Network Design. Microsoft has controls to avoid individuals assuming access rights they have not been assigned to gain access to Customer Data they are not authorized to access. (vii) Domain: Information security incident management. 1) Incident response process. A. Microsoft maintains a record of security breaches with a description of the breach, the time period, the consequences of the breach, the name of the reporter, and to whom the breach was reported, and the procedure for recovering data. B. Microsoft tracks disclosures of Customer Data, including what data has been disclosed, to whom, and at what time. 2) Service monitoring. Microsoft security personnel verify logs at least every six months to propose remediation efforts if necessary. (viii) Domain: Business continuity management. 1) Microsoft maintains emergency and contingency plans for the facilities in which Microsoft information systems that process Customer Data are located. 2) Microsoft’s redundant storage and its procedures for recovering data are designed to attempt to reconstruct Customer Data in its original state from before the time it was lost or destroyed. (ix) The security measures described in this Section 4 are Microsoft’s only responsibility with respect to the security of Customer Data. For Customer Data, these measures replace any confidentiality obligations contained in the Enrollment or any other non-disclosure agreement between Microsoft and Customer. b. Certifications and audits. (i) In addition to Clause 5 paragraph f and Clause 12 paragraph 2 of the Standard Contractual Clauses, Microsoft has established and agrees to maintain a data security policy that complies with the ISO 27001 standards for the establishment, implementation, control, and improvement of the Information Security Management System and the ISO/IEC 27002 code of best practices for information security management (“Microsoft Online Information Security Policy”). On a confidential need-to-know basis, and subject to Customer’s agreement to non-disclosure obligations Microsoft specifies, Microsoft will make the Microsoft Online Information Security Policy available to Customer, along with other information reasonably requested by Customer regarding Microsoft security practices and policies. Customer is solely responsible for reviewing the Microsoft Online Information Security Policy, making an independent determination as to whether the Microsoft Online Information Security Policy meets Customer’s requirements, and for ensuring that Customer’s personnel and consultants follow the guidelines they are provided regarding data security. EESEnrAmend(WW)(ENG)(Nov2013) Office 365 Data Processing Agreement with Model Clauses (Part 1 of 2) EES18 B Page 6 of 8 (ii) Microsoft will audit the security of the computers and computing environment that it uses in processing Customer Data (including personal data) on the Microsoft Online Services and the physical data centers from which Microsoft provides the Microsoft Online Services. This audit: (a) will be performed at least annually; (b) will be performed according to ISO 27001 standards; (c) will be performed by third party security professionals at Microsoft’s selection and expense; (d) will result in the generation of an audit report (“Microsoft Audit Report”), which will be Microsoft’s confidential information; and (e) may be performed for other purposes in addition to satisfying this Section (e.g., as part of Microsoft’s regular internal security procedures or to satisfy other contractual obligations). (iii) If Customer requests in writing, Microsoft will provide Customer with a confidential summary of the Microsoft Audit Report (“Summary Report”) so that Customer can reasonably verify Microsoft’s compliance with the security obligations under this DPA. The Summary Report is Microsoft confidential information. (iv) Customer agrees to exercise its audit right by instructing Microsoft to execute the audit as described in Section 5(b)(i) – (iii). If Customer desires to change this instruction regarding exercising this audit right, then Customer has the right to change this instruction as mentioned in the Standard Contractual Clauses, which shall be requested in writing. (v) Nothing in this Section 5(b) varies or modifies the Standard Contractual Clauses nor affects any supervisory authority’s or data subject’s rights under the Standard Contractual Clauses. Microsoft Corporation is an intended third-party beneficiary of this Section 5b. 6. Security Incident Notification a. If Microsoft becomes aware of any unlawful access to any Customer Data stored on Microsoft’s equipment or in Microsoft’s facilities, or unauthorized access to such equipment or facilities resulting in loss, disclosure, or alteration of Customer Data (each a “Security Incident”), Microsoft will promptly: (a) notify Customer of the Security Incident; (b) investigate the Security Incident and provide Customer with detailed information about the Security Incident; and (c) take reasonable steps to mitigate the effects and to minimize any damage resulting from the Security Incident. b. Customer agrees that: (i) An unsuccessful Security Incident will not be subject to this Section. An unsuccessful Security Incident is one that results in no unauthorized access to Customer Data or to any of Microsoft’s equipment or facilities storing Customer Data, and may include, without limitation, pings and other broadcast attacks on firewalls or edge servers, port scans, unsuccessful log-on attempts, denial of service attacks, packet sniffing (or other unauthorized access to traffic data that does not result in access beyond IP addresses or headers) or similar incidents; and (ii) Microsoft’s obligation to report or respond to a Security Incident under this Section is not and will not be construed as an acknowledgement by Microsoft of any fault or liability with respect to the Security Incident. c. Notification(s) of Security Incidents, if any, will be delivered to one or more of Customer’s administrators by any means Microsoft selects, including via email. It is Customer’s sole responsibility to ensure Customer’s administrators maintain accurate contact information on the Online Services portal at all times. 7. Miscellaneous. a. Confidentiality. Customer will treat the terms and conditions of this DPA, the contents of the Microsoft Online Information Security Policy, the Microsoft Audit Report and the Summary Report as confidential and shall not disclose them to any third party except for Customer’s auditors or consultants that need access to this information for the purpose of this business relationship as articulated in this DPA and the Enrollment. EESEnrAmend(WW)(ENG)(Nov2013) Office 365 Data Processing Agreement with Model Clauses (Part 1 of 2) EES18 B Page 7 of 8 b. Term and termination. This DPA shall automatically terminate upon any termination or expiration of the Enrollment. c. Order of precedence. If there is a conflict between any provision in this DPA and any provision in the Enrollment and Campus and School Agreement, this Office 365 DPA shall control. d. Entire agreement. Except for changes made by this DPA, the Enrollment remains unchanged and in full force and effect. Except for changes made by this Amendment, the Enrollment or Agreement identified above remains unchanged and in full force and effect. If there is any conflict between any provision in this Amendment and any provision in the Enrollment or Agreement identified above, this Amendment shall control. This Amendment must be attached to a signature form to be valid. EESEnrAmend(WW)(ENG)(Nov2013) Office 365 Data Processing Agreement with Model Clauses (Part 1 of 2) EES18 B Page 8 of 8 This Annex 1 is part 2 of 2 and must be accompanied by and signed with part 1 of 2 titled “Microsoft Online Services Data Processing Agreement (with EU Standard Contractual Clauses)” to be valid. Annex 1: Standard Contractual Clauses (processors) For the purposes of Article 26(2) of Directive 95/46/EC for the transfer of personal data to processors established in third countries which do not ensure an adequate level of data protection The entity identified as “Customer” on the Program Signature Form for the Enterprise Enrollment Addendum Microsoft Online Services Data Processing Agreement (with EU Standard Contractual Clauses) to which these Standard Contractual Clauses are annexed (the “data exporter”) And Microsoft Corporation One Microsoft Way, Redmond, WA 98056 USA (the “data importer”) each a “party”; together “the parties”, HAVE AGREED on the following Contractual Clauses (the Clauses) in order to adduce adequate safeguards with respect to the protection of privacy and fundamental rights and freedoms of individuals for the transfer by the data exporter to the data importer of the personal data specified in Appendix 1. EnrAmend(WW)(ENG)(Apr2012) Microsoft Online Services Data Processing Agreement with Model Clauses (Part 2 of 2) M100 B Page 1 of 9 Clause 1 Definitions For the purposes of the Clauses: (a) 'personal data', 'special categories of data', 'process/processing', 'controller', 'processor', 'data subject' and 'supervisory authority' shall have the same meaning as in Directive 95/46/EC of the European Parliament and of the Council of 24 October 1995 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data; (b) 'the data exporter' means the controller who transfers the personal data; (c) 'the data importer' means the processor who agrees to receive from the data exporter personal data intended for processing on his behalf after the transfer in accordance with his instructions and the terms of the Clauses and who is not subject to a third country's system ensuring adequate protection within the meaning of Article 25(1) of Directive 95/46/EC; (d) 'the subprocessor' means any processor engaged by the data importer or by any other subprocessor of the data importer who agrees to receive from the data importer or from any other subprocessor of the data importer personal data exclusively intended for processing activities to be carried out on behalf of the data exporter after the transfer in accordance with his instructions, the terms of the Clauses and the terms of the written subcontract; (e) 'the applicable data protection law' means the legislation protecting the fundamental rights and freedoms of individuals and, in particular, their right to privacy with respect to the processing of personal data applicable to a data controller in the Member State in which the data exporter is established; (f) 'technical and organisational security measures' means those measures aimed at protecting personal data against accidental or unlawful destruction or accidental loss, alteration, unauthorised disclosure or access, in particular where the processing involves the transmission of data over a network, and against all other unlawful forms of processing. Clause 2 Details of the transfer The details of the transfer and in particular the special categories of personal data where applicable are specified in Appendix 1 which forms an integral part of the Clauses. Clause 3 Third-party beneficiary clause 1. The data subject can enforce against the data exporter this Clause, Clause 4(b) to (i), Clause 5(a) to (e), and (g) to (j), Clause 6(1) and (2), Clause 7, Clause 8(2), and Clauses 9 to 12 as third-party beneficiary. 2. The data subject can enforce against the data importer this Clause, Clause 5(a) to (e) and (g), Clause 6, Clause 7, Clause 8(2), and Clauses 9 to 12, in cases where the data exporter has factually disappeared or has ceased to exist in law unless any successor entity has assumed the entire legal obligations of the data exporter by contract or by operation of law, as a result of which it takes on the rights and obligations of the data exporter, in which case the data subject can enforce them against such entity. 3. The data subject can enforce against the subprocessor this Clause, Clause 5(a) to (e) and (g), Clause 6, Clause 7, Clause 8(2), and Clauses 9 to 12, in cases where both the data exporter and the data importer have factually disappeared or ceased to exist in law or have become insolvent, unless any successor entity has assumed the entire legal obligations of the data exporter by contract or by operation of law as a result of which it takes on the rights and obligations of the data exporter, in which case the data subject can enforce them against such EnrAmend(WW)(ENG)(Apr2012) Microsoft Online Services Data Processing Agreement with Model Clauses (Part 2 of 2) M100 B Page 2 of 9 entity. Such third-party liability of the subprocessor shall be limited to its own processing operations under the Clauses. 4. The parties do not object to a data subject being represented by an association or other body if the data subject so expressly wishes and if permitted by national law. Clause 4 Obligations of the data exporter The data exporter agrees and warrants: (a) that the processing, including the transfer itself, of the personal data has been and will continue to be carried out in accordance with the relevant provisions of the applicable data protection law (and, where applicable, has been notified to the relevant authorities of the Member State where the data exporter is established) and does not violate the relevant provisions of that State; (b) that it has instructed and throughout the duration of the personal data processing services will instruct the data importer to process the personal data transferred only on the data exporter's behalf and in accordance with the applicable data protection law and the Clauses; (c) that the data importer will provide sufficient guarantees in respect of the technical and organisational security measures specified in Appendix 2 to this contract; (d) that after assessment of the requirements of the applicable data protection law, the security measures are appropriate to protect personal data against accidental or unlawful destruction or accidental loss, alteration, unauthorised disclosure or access, in particular where the processing involves the transmission of data over a network, and against all other unlawful forms of processing, and that these measures ensure a level of security appropriate to the risks presented by the processing and the nature of the data to be protected having regard to the state of the art and the cost of their implementation; (e) that it will ensure compliance with the security measures; (f) that, if the transfer involves special categories of data, the data subject has been informed or will be informed before, or as soon as possible after, the transfer that its data could be transmitted to a third country not providing adequate protection within the meaning of Directive 95/46/EC; (g) to forward any notification received from the data importer or any subprocessor pursuant to Clause 5(b) and Clause 8(3) to the data protection supervisory authority if the data exporter decides to continue the transfer or to lift the suspension; (h) to make available to the data subjects upon request a copy of the Clauses, with the exception of Appendix 2, and a summary description of the security measures, as well as a copy of any contract for subprocessing services which has to be made in accordance with the Clauses, unless the Clauses or the contract contain commercial information, in which case it may remove such commercial information; (i) that, in the event of subprocessing, the processing activity is carried out in accordance with Clause 11 by a subprocessor providing at least the same level of protection for the personal data and the rights of data subject as the data importer under the Clauses; and (j) that it will ensure compliance with Clause 4(a) to (i). Clause 5 Obligations of the data importer The data importer agrees and warrants: (a) to process the personal data only on behalf of the data exporter and in compliance with its instructions and the Clauses; if it cannot provide such compliance for whatever reasons, it agrees to inform promptly the data exporter of its inability to comply, in which case the data exporter is entitled to suspend the transfer of data and/or terminate the contract; EnrAmend(WW)(ENG)(Apr2012) Microsoft Online Services Data Processing Agreement with Model Clauses (Part 2 of 2) M100 B Page 3 of 9 (b) that it has no reason to believe that the legislation applicable to it prevents it from fulfilling the instructions received from the data exporter and its obligations under the contract and that in the event of a change in this legislation which is likely to have a substantial adverse effect on the warranties and obligations provided by the Clauses, it will promptly notify the change to the data exporter as soon as it is aware, in which case the data exporter is entitled to suspend the transfer of data and/or terminate the contract; (c) that it has implemented the technical and organisational security measures specified in Appendix 2 before processing the personal data transferred; (d) that it will promptly notify the data exporter about: (i) any legally binding request for disclosure of the personal data by a law enforcement authority unless otherwise prohibited, such as a prohibition under criminal law to preserve the confidentiality of a law enforcement investigation, (ii) any accidental or unauthorised access, and (iii) any request received directly from the data subjects without responding to that request, unless it has been otherwise authorised to do so; (e) to deal promptly and properly with all inquiries from the data exporter relating to its processing of the personal data subject to the transfer and to abide by the advice of the supervisory authority with regard to the processing of the data transferred; (f) at the request of the data exporter to submit its data processing facilities for audit of the processing activities covered by the Clauses which shall be carried out by the data exporter or an inspection body composed of independent members and in possession of the required professional qualifications bound by a duty of confidentiality, selected by the data exporter, where applicable, in agreement with the supervisory authority; (g) to make available to the data subject upon request a copy of the Clauses, or any existing contract for subprocessing, unless the Clauses or contract contain commercial information, in which case it may remove such commercial information, with the exception of Appendix 2 which shall be replaced by a summary description of the security measures in those cases where the data subject is unable to obtain a copy from the data exporter; (h) that, in the event of subprocessing, it has previously informed the data exporter and obtained its prior written consent; (i) that the processing services by the subprocessor will be carried out in accordance with Clause 11; (j) to send promptly a copy of any subprocessor agreement it concludes under the Clauses to the data exporter. Clause 6 Liability 1. The parties agree that any data subject, who has suffered damage as a result of any breach of the obligations referred to in Clause 3 or in Clause 11 by any party or subprocessor is entitled to receive compensation from the data exporter for the damage suffered. 2. If a data subject is not able to bring a claim for compensation in accordance with paragraph 1 against the data exporter, arising out of a breach by the data importer or his subprocessor of any of their obligations referred to in Clause 3 or in Clause 11, because the data exporter has factually disappeared or ceased to exist in law or has become insolvent, the data importer agrees that the data subject may issue a claim against the data importer as if it were the data exporter, unless any successor entity has assumed the entire legal obligations of the data exporter by contract of by operation of law, in which case the data subject can enforce its rights against such entity. The data importer may not rely on a breach by a subprocessor of its obligations in order to avoid its own liabilities. EnrAmend(WW)(ENG)(Apr2012) Microsoft Online Services Data Processing Agreement with Model Clauses (Part 2 of 2) M100 B Page 4 of 9 3. If a data subject is not able to bring a claim against the data exporter or the data importer referred to in paragraphs 1 and 2, arising out of a breach by the subprocessor of any of their obligations referred to in Clause 3 or in Clause 11 because both the data exporter and the data importer have factually disappeared or ceased to exist in law or have become insolvent, the subprocessor agrees that the data subject may issue a claim against the data subprocessor with regard to its own processing operations under the Clauses as if it were the data exporter or the data importer, unless any successor entity has assumed the entire legal obligations of the data exporter or data importer by contract or by operation of law, in which case the data subject can enforce its rights against such entity. The liability of the subprocessor shall be limited to its own processing operations under the Clauses. Clause 7 Mediation and jurisdiction 1. 2. The data importer agrees that if the data subject invokes against it third-party beneficiary rights and/or claims compensation for damages under the Clauses, the data importer will accept the decision of the data subject: (a) to refer the dispute to mediation, by an independent person or, where applicable, by the supervisory authority; (b) to refer the dispute to the courts in the Member State in which the data exporter is established. The parties agree that the choice made by the data subject will not prejudice its substantive or procedural rights to seek remedies in accordance with other provisions of national or international law. Clause 8 Cooperation with supervisory authorities 1. The data exporter agrees to deposit a copy of this contract with the supervisory authority if it so requests or if such deposit is required under the applicable data protection law. 2. The parties agree that the supervisory authority has the right to conduct an audit of the data importer, and of any subprocessor, which has the same scope and is subject to the same conditions as would apply to an audit of the data exporter under the applicable data protection law. 3. The data importer shall promptly inform the data exporter about the existence of legislation applicable to it or any subprocessor preventing the conduct of an audit of the data importer, or any subprocessor, pursuant to paragraph 2. In such a case the data exporter shall be entitled to take the measures foreseen in Clause 5 (b). Clause 9 Governing Law The Clauses shall be governed by the law of the Member State in which the data exporter is established. Clause 10 Variation of the contract The parties undertake not to vary or modify the Clauses. This does not preclude the parties from adding clauses on business related issues where required as long as they do not contradict the Clause. EnrAmend(WW)(ENG)(Apr2012) Microsoft Online Services Data Processing Agreement with Model Clauses (Part 2 of 2) M100 B Page 5 of 9 Clause 11 Subprocessing 1. The data importer shall not subcontract any of its processing operations performed on behalf of the data exporter under the Clauses without the prior written consent of the data exporter. Where the data importer subcontracts its obligations under the Clauses, with the consent of the data exporter, it shall do so only by way of a written agreement with the subprocessor which imposes the same obligations on the subprocessor as are imposed on the data importer under the Clauses. Where the subprocessor fails to fulfil its data protection obligations under such written agreement the data importer shall remain fully liable to the data exporter for the performance of the subprocessor's obligations under such agreement. 2. The prior written contract between the data importer and the subprocessor shall also provide for a third-party beneficiary clause as laid down in Clause 3 for cases where the data subject is not able to bring the claim for compensation referred to in paragraph 1 of Clause 6 against the data exporter or the data importer because they have factually disappeared or have ceased to exist in law or have become insolvent and no successor entity has assumed the entire legal obligations of the data exporter or data importer by contract or by operation of law. Such third-party liability of the subprocessor shall be limited to its own processing operations under the Clauses. 3. The provisions relating to data protection aspects for subprocessing of the contract referred to in paragraph 1 shall be governed by the law of the Member State in which the data exporter is established. 4. The data exporter shall keep a list of subprocessing agreements concluded under the Clauses and notified by the data importer pursuant to Clause 5 (j), which shall be updated at least once a year. The list shall be available to the data exporter's data protection supervisory authority. Clause 12 Obligation after the termination of personal data processing services 1. The parties agree that on the termination of the provision of data processing services, the data importer and the subprocessor shall, at the choice of the data exporter, return all the personal data transferred and the copies thereof to the data exporter or shall destroy all the personal data and certify to the data exporter that it has done so, unless legislation imposed upon the data importer prevents it from returning or destroying all or part of the personal data transferred. In that case, the data importer warrants that it will guarantee the confidentiality of the personal data transferred and will not actively process the personal data transferred anymore. 2. The data importer and the subprocessor warrant that upon request of the data exporter and/or of the supervisory authority, it will submit its data processing facilities for an audit of the measures referred to in paragraph 1. Signature…..………………………………………. On behalf of the data exporter: The name, position and address of the signatory on behalf of the data exporter is as identified on (the Program Signature Form attached to) the amendment to which these Standard Contractual Clauses are annexed. On behalf of the data importer: Rajesh Jha, Corporate Vice President Microsoft Corporation One Microsoft Way, Redmond WA, USA 98052 EnrAmend(WW)(ENG)(Apr2012) Microsoft Online Services Data Processing Agreement with Model Clauses (Part 2 of 2) M100 B Page 6 of 9 APPENDIX 1 TO THE STANDARD CONTRACTUAL CLAUSES Data exporter The data exporter is the entity identified as “Customer” on the Program Signature Form for the Enterprise Enrollment Addendum (Direct) Microsoft Online Services Data Processing Agreement (with EU Standard Contractual Clauses) (“Microsoft Online Services Addendum”) to which these Standard Contractual Clauses are annexed. The Customer is a user of Microsoft Online Services as defined in the Microsoft Online Services Addendum. Data importer The data importer is MICROSOFT CORPORATION, a global producer of software and services. Data subjects Data subjects include the data exporter’s customer’s representatives and end-users including employees, contractors, collaborators, and customers of the data exporter. Data subjects may also include individuals attempting to communicate or transfer personal information to users of the services provided by data importer. Categories of data The personal data transferred includes e-mail, documents and other data in an electronic form in the context of the Microsoft Online Services. Processing operations The personal data transferred will be subject to the following basic processing activities: a. Duration and Object of Data Processing. The duration of data processing shall be for the term designated under the Enterprise Enrollment (“Enrollment”) signed between data exporter and the Microsoft entity on the Program Signature Form for the Microsoft Online Services Addendum to which these Standard Contractual Clauses are annexed (“Microsoft”). The objective of the data processing is the performance of Microsoft Online Services. b. Scope and Purpose of Data Processing. The scope and purpose of processing personal data is described in the Microsoft Online Services Addendum. The data importer operates a global network of data centers and management/support facilities, and processing may take place in any jurisdiction where data importer or its sub-processors operate such facilities. c. Customer Data Access. For the term designated under the Microsoft Online Services Addendum data importer will at its election and as necessary under applicable law implementing Article 12(b) of the EU Data Protection Directive, either: (1) provide data exporter with the ability to correct, delete, or block Customer Data, or (2) make such corrections, deletions, or blockages on its behalf. d. Data Exporter’s Instructions. For Microsoft Online Services, data importer will only act upon data exporter’s instructions as conveyed by Microsoft. e. Customer Data Deletion or Return. Upon expiration or termination of data exporter’s use of Microsoft Online Services, it may extract Customer Data and data importer will delete Customer Data, each in accordance with the Product Use Rights applicable to the Enrollment. Subcontractors The data importer may hire other companies to provide limited services on data importer’s behalf, such as providing customer support. Any such subcontractors will be permitted to obtain customer data only to deliver the services the data importer has retained them to provide, and they are prohibited from using customer data for any other purpose. EnrAmend(WW)(ENG)(Apr2012) Microsoft Online Services Data Processing Agreement with Model Clauses (Part 2 of 2) M100 B Page 7 of 9 Signature…..………………………………………. On behalf of the data exporter: The name, position and address of the signatory on behalf of the data exporter is as identified on (the Program Signature Form attached to) the amendment to which these Standard Contractual Clauses are annexed. On behalf of the data importer: Rajesh Jha, Corporate Vice President Microsoft Corporation One Microsoft Way, Redmond WA, USA 98052 EnrAmend(WW)(ENG)(Apr2012) Microsoft Online Services Data Processing Agreement with Model Clauses (Part 2 of 2) M100 B Page 8 of 9 APPENDIX 2 TO THE STANDARD CONTRACTUAL CLAUSES This Appendix forms part of the Clauses and must be completed and signed by the parties Description of the technical and organisational security measures implemented by the data importer in accordance with Clauses 4(d) and 5(c) (or document/legislation attached) 1. Personnel. Data importer’s personnel will not process Customer Data without authorization. Personnel are obligated to maintain the confidentiality of any Customer Data and this obligation continues even after their engagement ends. 2. Data Privacy Contact The data privacy officer of the data importer can be reached at the following address: Microsoft Corporation Attn: Chief Privacy Officer 1 Microsoft Way Redmond, WA 98052 USA 3. Technical and Organization Measures a. General Practices; Incorporation by Reference. The data importer has implemented and will maintain appropriate technical and organizational measures, internal controls, and information security routines intended to protect Customer Data, as defined in the part 1 document titled “Microsoft Online Services Data Processing Agreement (with EU Standard Contractual Clauses)”, against accidental loss, destruction, or alteration; unauthorized disclosure or access; or unlawful destruction as follows: The technical and organizational measures, internal controls, and information security routines set forth in Section 4(a)(i) through 4(a)(ix) of the part 1 document titled “Microsoft Online Services Data Processing Agreement (with EU Standard Contractual Clauses) are hereby incorporated into this Appendix 2 by this reference and are binding on the data importer as if they were set forth in this Appendix 2 in their entirety. EnrAmend(WW)(ENG)(Apr2012) Microsoft Online Services Data Processing Agreement with Model Clauses (Part 2 of 2) M100 B Page 9 of 9
