Mobil app direkt mot NAV ger tillväxt utan flaskhalsar Mobil

Mobil app direkt mot NAV ger tillväxt utan flaskhalsar
Med mobil app där varje arbetsledare kan följa leverantörernas materialpriser
och skapa fakturor direkt mot Microsoft Dynamics NAV har El & Fastighetsdrift
Stockholm skapat förutsättningar att växa utan att det administrativa arbetet
skenar iväg.
– Nu har vi allt på banan för att kunna skala upp verksamheten och lösningen
fungerar klockrent, säger Thomas Riis, företagets ägare.
El & Fastighetsdrift Stockholm AB arbetar med att utföra el-service till olika former av
driftbolag, kommuner och bostadsrättsföreningar. Under de senaste fem åren har
företaget vuxit kraftigt, från sju anställda och en omsättning på drygt tolv miljoner till
dagens 28 anställda och en omsättning på cirka 31 miljoner.
Expansionen innebär ökade krav på effektiv hantering av administrativa flöden.
Tidigare arbetade de med ekonomin i en lösning som de vuxit ur. El & Fastighetsdrift
stod inför utmaningen att på ett produktivt sätt hantera en allt större volym av
transaktioner samtidigt som de skulle upprätthålla lönsamhet och kvalitet.
Förutsättningarna för att kunna fortsätta växa hängde på om det gick att få till ett bättre
arbetssätt i behandlingen av arbetsordrar och minska personberoendet i
administrationen.
– För att kunna växa utan att sitta med flaskhalsen att vara beroende av ett antal
nyckelpersoner för att kunna fakturera var vi tvungna att göra något. Länge satt jag själv
och fakturerade alla våra jobb från arbetsledarnas underlag, säger Thomas Riis, ägare av
El & Fastighetsdrift Stockholm AB.
Automatik och delegering
Tillsammans med affärssystemet Microsoft Dynamics NAV, befintligt
ärendehanteringssystem och applikationen Navcite ProApps skapades
förutsättningarna för en ny organisationsstruktur. Målet var att öka graden av
automatik och bereda vägen för ökat tillväxt och volymökning genom att fördela
arbetsuppgifterna på fler och rätt personer.
– Vi hade nog kunnat klara oss med det gamla affärssystemet ett tag till, men jag vill
kunna växa ytterligare och kunna kopiera affärsupplägget till verksamheter utanför
kommunen, förklarar Thomas Riis.
Navcite ProApps ökar effektiviteten
Ärenden och arbetsordrar skapas i dag i befintligt ärendehanteringssystem via olika
typer av ingångar. Arbetsledaren bereder därefter ärendet, där sedan en
serviceoperatör tilldelas uppdraget. Efter slutfört uppdrag återrapporterar
serviceoperatören timmar, material och övriga kostnader direkt via handdator kopplat
mot ärendehanteringssystemet.
Efter granskning av ärendet avslutas det i ärendehanteringssystemet och överförs till
Navcite ProApps där arbetsledaren slutligen behandlar fakturaunderlaget innan detta
överförs till Microsoft Dynamics NAV. Navcite ProApps betyder mycket för den ökade
effektiviteten och säkerheten i de administrativa flödena.
– Efter att ha kört lösningen i ett halvår är jag mest nöjd med appen som gör att vi har
fått ordning på våra attest- och faktureringsflöden där arbetsledarna skapar
fakturaunderlag direkt på fältet via appen.
Uppdaterade prislistor
Att kunna fördela ansvaret på fler personer har varit ett mål från första samtalet med
Navcite och nu görs bara den fysiska fakturan i NAV. Bokföringen sker direkt med
underlag från Navcite ProApps.
Fakturering och uppföljning av ärendet sker därefter i NAV där projektredovisningens
fördelar tas till vara.
– Dessutom sparar vi mycket tid genom att kunna ladda in prislistor från våra
leverantörer direkt till Microsoft Dynamics NAV. På så sätt kan våra arbetsledare se till
att vi behåller rätt marginaler mot våra inköpspriser och inte riskerar att fakturera
använt material under inköpspris. Arbetsledaren kan direkt se marginalen på materialet
i procent per rad och vi riskerar aldrig att räkna bort oss, förklarar Thomas Riis.
Mobil och säker uppföljning
Med möjligheten att följa upp företagets utveckling direkt via Microsoft Dynamics NAV:s
inbyggda webbgränssnitt kan Thomas Riis sitta med sin surfplatta och göra
uppföljningar.
– När jag får in timmarna via appen kan jag också direkt se täckningsbidraget på den
som utfört arbetet, men också mäta täckningsbidraget på använt och fakturerat material
ned på radnivå. Jag kan också se på historiken fördelad på till exempel aktuellt projekt,
objekt eller kund.
”Lösningen fungerar klockrent”
Genom att göra den administrativa processen mindre personberoende med uppgifter
som delegeras ut till respektive arbetsledare och slippa flaskhalsen med
slutberedningen av fakturaunderlaget finns nu alla möjligheter för tillväxt och
volymökning för El & Fastighetsdrift Stockholm utan att det administrativa arbetet
skenar iväg.
– Nu har vi allt på banan för att kunna skala upp verksamheten, och lösningen fungerar
klockrent. Jag är mycket nöjd med samarbetet med Navcite. De är kunniga, lyhörda och
har väldigt bra projektledare som även förstår andra system och hur de kan integreras.
En viktig egenskap är att de kan stoppa saker vi hittar på när det behövs. Samarbetet
känns betryggande, inte minst för att de varit med och byggt lösningen direkt efter våra
behov. De lösningar de tagit fram, inte minst Navcite ProApps, är grymma, sammanfattar
Thomas Riis.
Det här har Microsoft Dynamics NAV gett El & Fastighetsdrift Stockholm AB
• Förutsättningar för tillväxt utan flaskhalsar
• Delegerad ärende- och fakturahantering
• Uppdaterade leverantörspriser direkt i NAV
• Säker och mobil uppföljning
• Möjlighet att kopiera arbetssättet på nya verksamheter
Fakta: El & Fastighetsdrift Stockholm AB
• Omsätter ca 31 mkr
• Har 28-tal anställda
• Utför alla typer av elarbeten samt styr/regler och brandlarm.
Lösningsansvarig Navcite
Lars Nordlund, [email protected] 070-245 04 07