Guía Web - Programa Office Depot España

Internet,
Fácil y
Sencillo
Guía Web
www.online.officedepot.es
Office Depot Online
Sumario
Office Depot Online . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .03
Solución informática integral de compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .03
Ahorro de tiempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .04
Control e independencia sobre su cuenta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .05
Opciones para crear su pedido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .06-07
Envíar el pedido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .08-09
Seguimiento de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
Filtros de búsqueda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
Navegando por el catálogo en Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12-13
Tablón de anuncios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14-15
02
Office Depot Online
Office Depot Online
Internet, fácil y sencillo
Para Office Depot, el negocio electrónico es algo más que el uso de la tecnología... consiste en adecuar
la tecnología a las necesidades empresariales. Le ayudamos a que su empresa sea aún más eficiente,
rentable y ecológica: algo que ya hacemos para miles de clientes, todos los días.
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Tecnología y diseño Web líder.
Una forma segura, rápida y fácil de hacer pedidos.
Reducción del uso de papel en la cadena de suministro.
Ahorro de tiempo y mayor eficacia.
Gestione su cuenta de forma rápida y eficaz ahorrando tiempo y hasta un 60% de los gastos de sus
compras, todo a un sólo “click” a través de su conexión a Internet.
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Solución informática integral de compras
Office Depot Online es la herramienta que le permite integrar todos sus departamentos sin necesidad
de hacer ninguna inversión informática siempre que se disponga de un simple acceso a Internet.
Office Depot Online le ofrece una solución integral que le permite:
■ Jerarquía de Usuario. Le permite gestionar y configurar los distintos perfiles de usuarios: "Mega
Usuario", "Super Usuario" y "Usuario Normal".
■ Gestionar la cuenta (creación y modificación de direcciones de entrega, centros de coste y
nº propios de pedido).
■ Realizar pedidos.
■ Ver el histórico de pedidos de la cuenta.
■ Aprobación de pedidos.
■ Comunicarse con los usuarios de una misma cuenta a través del “Tablón de Anuncios”.
■ Insertar el logotipo de su empresa.
■ Crear listas de la compra.
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Ahorro de tiempo
Conectando a Office Depot Online evita remitir faxes ó realizar llamadas telefónicas innecesarias.
■ Ahorre tiempo en el seguimiento de su pedido. Podrá revisar en tiempo real el estado de su pedido.
Sin acceso a Office Depot Online, esta información sólo puede obtenerse a través de una llamada al
Servicio de Atención al Cliente, donde también le atenderán adecuadamente.
■ A través de las herramientas de búsqueda encontrará fácilmente los artículos deseados incluso sin la
referencia Office Depot.
■ Podrá realizar un “pedido rápido” a través de la opción “Pedir por Nº de Referencia” desde donde
puede introducir el Nº de referencia de los artículos que componen su pedido.
■ También puede ahorrar tiempo y gestionar su pedido rápido utilizando la “Lista de Compra”
Personalizada donde el Usuario puede encontrar los artículos de su contrato ó sus artículos favoritos.
Puede crear todas las listas que necesite.
■ Para realizar un nuevo pedido de forma rápida también puede utilizar la opción "Pedir de Nuevo" que
consiste en volver a realizar un pedido ya enviado anteriormente. Solo con pulsar el botón
correspondiente todas las referencias se volcarán automáticamente a su cesta de la compra. Desde
aquí podrá añadir o eliminar referencias al pedido.
■ Dispondrá de información en tiempo real del stock del artículo solicitado lo que supone una gran
ventaja sobre los pedidos realizados por teléfono, fax o e-mail.
INNOVACIÓN
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Office Depot Online
Control e independencia sobre su cuenta
En Office Depot Online puede trabajar con dos tipos de usuarios: “Usuarios Administradores” y “Usuario
Normal”.
Como “Usuarios Administradores” tenemos el perfil de “Mega Usuario” y “Super Usuario”.
■ Mega Usuario: Es el administrador con un total control de todos los CIF que componen la estructura de
su empresa.
■ Super Usuario: También es un administrador pero en este caso de un CIF en contreto.
El “Usuario Normal” tiene limitada su gestión sólo al envío de pedidos.
Solo los “Usuarios Administradores” tendrán acceso a las opciones “Gestionar Mi Cuenta” y “Gestionar
Usuarios” para realizar las acciones que se muestran a continuación. Los cambios realizados serán
automáticamente actualizados en el sistema de Office Depot:
Gestionar Mi Cuenta
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Gestionar Contactos
Gestionar Direcciones de Entrega
Gestionar Centros de Coste
Gestionar Nº de Pedido Propio
Administrar Grupos de Usuarios
Gestión de Perfil de Permisos
Gestionar Usuarios
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Añadir Nuevo Usuario
Editar Usuarios Activos
Usuarios Activos / Inactivos
Niveles de Aprobación
Mi Perfil
En la opción “Mi Perfil” se muestra la información referente al perfil de usuario, cuyos campos y
nombres han sido definidos con el cliente según sus necesidades al dar de alta la cuenta.
Tanto el “Super Usuario” como el “Usuario Normal” tienen acceso a esta opción.
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Datos de mi Perfil
Mis Direcciones de Entrega
Mis Centros de Coste
Mis Nº de Pedido Propio
Mis Contactos
Delegar Aprobador
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Opciones para crear su pedido
Puede utilizar cualquiera de las siguientes opciones para crear un pedido:
■ Selección de productos a través de la barra de catálogo.
Accediendo a las distintas categorías de artículos en la barra de navegación superior de la página.
■ Buscar
Búsqueda de artículos introduciendo palabras claves, frases o nº referencia de artículos.
■ Pedidos por referencia
Desde la opción “Pedidos por Nº Referencia”.
■ A través de “Listas de la Compra”
Desde la opción “Pedir por Nº de Referencia” introduciendo las referencias que van a formar parte
de su lista de artículos mas frecuentes, pulsando “Añadir a la Lista de la Compra”.
■ Búsqueda rápida de productos por la marca del proveedor
A través de la opción “Buscar por Marca” encuentre todo el surtido de productos de un proveedor.
■ Productos de la A a la Z
A través de la opción “Productos de la A a la Z” encuentre todo el surtido de productos dividido por categorías.
■ Cartuchos y Toner
Búsqueda de consumibles por marca y por modelo, o simplemente introduzca la referencia del artículo.
Todo el catalogo en formato papel esta incluido en la Web a través de las distintas categorías de producto
Introduzca palabras clave, frases o Nº de referencia
de artículos
06
Office Depot Online
“Pedir por Nº de Referencia”
INTEGRIDAD
Pedidos a través de “Listas de la Compra”
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Enviar el pedido
A través de cualquiera de las opciones para realizar los pedidos anteriormente detalladas, añadimos las
referencias a la cesta de la compra pulsando la opción
En todo momento podemos ver los artículos añadidos a nuestro pedido desde la opción
Una vez completado, pulse
desde la pantalla "Carro de la Compra" y una nueva pantalla
aparecerá para que compruebe la dirección de entrega, centro de coste, nº de pedido propio y en
definitiva información importante a la hora de enviar el pedido.
En todo momento puede cambiar la dirección de entrega, centro de coste, nº de pedido propio, datos de
contacto y el contenido del pedido. Una vez todos los datos son correctos pulse “Enviar Pedido” y ¡listo!
El sistema le facilitará su nº de pedido y solo faltará recibir la mercancía.
INCLUSIÓN
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Office Depot Online
Información para el envío del pedido
Contenido del pedido
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09
Seguimiento de pedidos
Desde la opción "Histórico de Pedidos", puede comprobar el estado de los pedidos enviados a Office Depot.
Dependiendo del perfil de usuario con el que haya sido creada su cuenta, puede obtener información
referente a todos los pedidos asociados a su cuenta, su centro de costes, o únicamente los pedidos que ha
cursado. Puede visualizar todos sus pedidos en orden cronológico, o determinados pedidos utilizando
criterios de búsqueda y filtro. Además, puede modificar sus pedidos si no han sido todavía procesados.
Para ver todos los pedidos por fecha de creación, haga clic en “Seguimiento de Pedido” en la barra de
navegación situada a la izquierda de la pantalla. En el caso de que haya más de una página de pedidos,
utilice los botones de “Siguiente” y “Anterior” para moverse por las diferentes páginas.
Para ver información detallada sobre un pedido, haga clic sobre el número de este, en la columna de
"Número de Pedido" situada a la izquierda.
"Histórico de Pedidos"
10
Office Depot Online
Filtros de búsqueda
Al entrar en la opción “Seguimiento de Pedido”, si no especifica criterio, por defecto se desplegará por
orden cronológico (pedidos realizados en los últimos 15 días).
Además tiene la opcion de filtrar por los siguientes criterios:
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■
■
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Nº de Pedido Office Depot
Nº de Cuenta.
Persona de Contacto.
Nº de Dirección de entrega.
Centro de Coste.
ENFOQUE EN EL CLIENTE
Filtros de búsqueda
También tiene la opción de introducir el rango de fechas para ver los pedidos realizados en el intervalo
de tiempo especificado.
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Navegando por el catálogo en Internet
Desde la barra de catálogo, situada en la parte superior de la página web, puede acceder a las distintas
categorías de los artículos.
Seleccione una de las categorías para desplegar el contenido de ésta. A medida que vaya haciendo clic
en cualquiera de las subcategorías se irán desplegando las distintas familias que lo componen o la lista
de artículos correspondiente a éstas.
Si desea información más detallada de los artículos que aparecen en pantalla, haga clic en la
descripción o en la foto del producto. Desde esta pantalla también podrá añadir el producto a su pedido
o a su lista de la compra personalizada.
I N T E R N E T, F Á C I L Y S E N C I L L O
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Office Depot Online
Categorias del Catálogo Online
Subcategorias
Lista de productos
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Tablón de Anuncios
Es una herramienta de comunicación entre Office Depot y sus clientes y también de uso interno para los
usuarios de una empresa. Esta herramienta está dividida en dos secciones, cada una de ellas destinada
un tipo de comunicación diferente:
Sección Office Depot
Se trata de un espacio utilizado por Office Depot para aquellas comunicaciones de interés para los
clientes, referentes a servicio, promociones, incidencias etc.
Sección Cliente
Se trata de un tablón para uso interno del cliente, al que sólo el “Super Usuario” puede acceder,
para crear o modificar los mensajes que el resto de usuarios podrán ver al entrar en la página
Office Depot on-line.
Insertar mensajes
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Haga clic en la opción “Tablón de Anuncios” situada en la barra de catálogo en la opción “Mi Cuenta”.
Haga clic en “Editar”. Aparecerá la pantalla de “Gestión del Tablón de Anuncios”.
Escriba su mensaje en la sección “Texto del Tablón de Anuncios” y seleccione el formato del texto.
Haga clic en “Actualizar”.
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Office Depot Online
Mostrar logotipo de la empresa
El “Super Usuario” puede colgar de la página el logotipo de la empresa para que aparezca en el “Tablón
de Anuncios”. Para ello, haga clic en el botón “Editar” dentro del “Tablón de Anuncios”. Aparecerá la
pantalla de “Gestión del Tablón de Anuncios”.
■ Haga clic en “Browse” en la sección de “Imagen Logo para el Tablón de Anuncios”.
■ Busque dentro de los directorios de su PC hasta encontrar la imagen deseada y selecciónela.
■ Haga clic en “Enviar E-mail con la Imagen” y la imagen que ha seleccionado se enviará
directamente a Office Depot en un fichero adjunto. Recibirá una notificación en pantalla.
■ En breve nuestro dpto. E-Business cargará la imagen en su tablón de anuncios.
OFFICE DEPOT ONLINE
Tags en HTML
Para personalizar aún más su “Tablón de Anuncios”, puede utilizar tags en HTML dentro del texto.
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CUIDAMOS SU NEGOCIO
Office Depot
Rotonda René Descartes
Pol. Ind. Alcalá-Garena Parcela 101, Nave 3
28806 Alcalá de Henares (Madrid)
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ISO 14001
EMS 516560
ISO 9001
FS 516559