FTN DNP UTILES 120515 4

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ANEXO No. 1
FICHA TECNICA DE NEGOCIACIÓN COMPRA DE BIENES, PRODUCTOS Y/O SERVICIOS DE
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN
1. OBJETO
Objeto de la Negociación: La presente negociación tiene como objeto el suministro a través de la BMC Bolsa Mercantil de
Colombia S.A. de elementos de papelería, archivo, útiles de oficina e insumos para impresión y escáner a las dependencias
del Departamento Nacional de Planeación, a precios unitarios fijos, bajo el esquema de proveeduría integral, cuyas
características técnicas se encuentran detalladas en las fichas técnicas de los productos a negociar y de conformidad con
el procedimiento establecido en el Reglamento de Funcionamiento y Operación de la Bolsa para el mercado de compras
públicas, los cuales se describen a continuación:
Modalidad de AdquisiciónLa negociación se realizará en la modalidad de puja por precio en una (1) sola negociación por
la totalidad de los ítems que componen el siguiente lote:
NO.
Item
Clase
RELACION PAPELERIA
1 UTILES DE OFICINA
RELACION PAPELERIA
2 UTILES DE OFICINA
RELACION PAPELERIA
3 UTILES DE OFICINA
RELACION PAPELERIA
4 UTILES DE OFICINA
RELACION PAPELERIA
5 UTILES DE OFICINA
RELACION PAPELERIA
6 UTILES DE OFICINA
RELACION PAPELERIA
7 UTILES DE OFICINA
RELACION PAPELERIA
8 UTILES DE OFICINA
RELACION PAPELERIA
9 UTILES DE OFICINA
RELACION PAPELERIA
10 UTILES DE OFICINA
RELACION PAPELERIA
RELACION PAPELERIA
RELACION PAPELERIA
RELACION PAPELERIA
DESCRIPCION DEL PRODUCTO
UNIDAD
DE
MEDIDA
VALOR MAXIMO A
PAGAR POR
UNIDAD
Y
APUNTADOR LASER TIPO BOLIGRAFO NHI 1382
Y BASURERA DE PISO EN MALLA SIN TAPA NHITAN NHI 21
Y
CAJA CD/DVD SLIM
Y CAJA PARA ALMACENAR COMPUTADOR, MEDIDAS
50x40x40 CAJA REGULAR CL 790
Y CAJA PARA ALMACENAR COMPUTADOR, MEDIDAS
50x60x55 CAJA REGULAR CL 790
Y CARGADORES PARA PILAS RECARGABLES AA, AAA
DE 1.5V Y CUADRADA 9V REF: BST-C801B
Y
CASSETTE MINI DV SONY 60PR
Y
LIBRO 3 COLUMNAS 200 FOLIOS
Y DIRECTORIO DE ESCRITORIO CON INDICE 80-OZK
VERDE
Y
PAPEL VINIPEL ROLLO * 500 MTS
Y
PEGANTE INSTANTANEO 5 GRS SUPERBONDER
Y
PERCHERO DE PIE EN MADERA REF: 6120 O 6129
Y ROTULO PARA IMPRESORA LASER Carpeta por 30
Hojas CARPETA LASER 3130 hoja *14
Y ROTULO PARA IMPRESORA LASER Carpeta por 30
Hojas CARPETA LASER 3134 hoja *6
Unidad
$
32.846
Unidad
$
17.221
Unidad
$
618
Unidad
$
7.237
Unidad
$
11.742
Unidad
$
70.685
Unidad
$
7.389
Unidad
$
11.332
Unidad
$
9.007
Unidad
$
26.773
Unidad
$
5.967
Unidad
$
168.803
Unidad
$
26.499
Unidad
$
26.625
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
RELACION PAPELERIA Y
UTILES DE OFICINA
UTILES DE OFICINA
UTILES DE OFICINA
UTILES DE OFICINA
UTILES DE OFICINA
UTILES DE OFICINA
UTILES DE OFICINA
UTILES DE OFICINA
UTILES DE OFICINA
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA
KONICA
MINOLTA KM.BH423
INSUMOS
PARA
ESCANER FUJITSU
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA
KONICA
MINOLTA 421
INSUMOS IMPRESORA
DE CARNETS MAGICARD
INSUMOS IMPRESORA
TERMICA SATO CX
SERIES
INSUMOS IMPRESORA
TERMICA ZEBRA GK420T
INSUMOS IMPRESORA
TERMICA SATO CX
SERIES
INSUMOS IMPRESORA
TERMICA ZEBRA GK420T
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA
KONICA
MINOLTA 421
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA
KONICA
MINOLTA 421
ROTULO PARA IMPRESORA LASER Carpeta por 30
Hojas. CARPETA LASER 3061 hoja *33
Hojas. CARPETA LASER 3111 hoja *12
Hojas. CARPETA LASER 3118 hoja * 8
TABLERO ACRILICO BLANCO 120 x 150 CM REF:
2128
TABLERO ACRILICO BLANCO 120 x 240 CM REF:
2134
Unidad
$
26.493
Unidad
$
18.608
Unidad
$
21.374
Unidad
$
159.515
Unidad
Paquete x
2 Uds
Paquete x
2 Uds
$
240.460
$
11.250
$
10.919
PILA 9V RECARGABLE
TINTA NEGRA 30CM CUBICOS PARA SELLOS DE
CAUCHO
Unidad
$
10.605
Unidad
$
1.550
A1D-R709-00 (UNIDAD FUSORA) para KONICA 423
Unidad
$
1.905.233
BRAKE ROLLER / FI-C677PR
Unidad
$
312.283
CILINDRO MINOLTA 420-500 KN7145 (Konica 421)
CINTA DE COLOR YMCKOK REFERENCIA
MA250YMCKOK
Unidad
$
640.210
Unidad
$
306.596
CINTA IMPRESORA SATO STD 4.25" X 139MT SATO
NEGRA CX-200
Unidad
$
25.870
CINTA IMPRESORA ZEBRA 4.25" X 139MT
Unidad
$
11.159
CINTA SATO PREMIERE I RESIN 4.25"(10.8CM) X
139 MTS
Unidad
$
25.870
CINTA ZEBRA RESIN 4,25" (10,8CM) XV 139 MTS
Unidad
$
37.971
CLEANING BLADE
(Konica 421)
Unidad
$
191.308
Unidad
$
665.193
PILA AA RECARGABLE BLISTER X 2 GP
PILA AAA RECARGABLE X 2 GP
REFERENCIA
50GAR70300
DEVELOPER (Revelador) DV 511 (Konica 421)
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA
KONICA
MINOLTA KM.BH423
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA
KONICA
MINOLTA 421
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA
KONICA
MINOLTA KM.BH423
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA
KONICA
MINOLTA 421
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA
KONICA
MINOLTA 421
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA
KONICA
MINOLTA 421
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA
KONICA
MINOLTA 421
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA
KONICA
MINOLTA 421
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA
KONICA
MINOLTA 421
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA
KONICA
MINOLTA 421
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA
KONICA
MINOLTA 421
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA
KONICA
MINOLTA 421
DR 411 CILINDRO REFERENCIA A2A1030 (Konica
423)
Unidad
$
689.162
DRUM REFERENCIA DR510 (Konica 421)
Unidad
$
785.278
DV 411 REVELADOR REFERENCIA A202500 (Konica
423)
Unidad
$
177.984
FILTER COVER REFERENCIA AOR5R70100 (Konica
421)
Unidad
$
110.971
FILTER MOUNTING REFERENCIA 50GA3360 (Konica
421)
Unidad
$
38.059
FUSING BERRING UP FUSING SECTION REFERENCIA
26NA53712 (Konica 421)
Unidad
$
62.110
FUSING DRIVER ROLLER
4040R70600 (Konica 421)
A
Unidad
$
39.793
FUSING DRIVER ROLLER
4040R70700 (Konica 421)
B
Unidad
$
36.003
Unidad
$
1.161.287
FUSING ROLLER REFERENCIA 50GA53030 (Konica
421)
Unidad
$
786.391
FUSING WEB SECTION REFERENCIA 50GA5400
(Konica 421)
Unidad
$
255.340
HEAT INSULATION SLEEV REFERENCIA 26NA53720
(Konica 421)
Unidad
$
108.704
FUSING PRESSURE
(Konica 421)
REFERENCIA
REFERENCIA
REFERENCIA
50GA53040
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA
KONICA
MINOLTA KM.BH423
INSUMOS
ESCANER
KODAK i1400
INSUMOS
ESCANER
KODAK i1400
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
KYOCERA FS-C5400DN
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
KYOCERA MK4050
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA
KONICA
MINOLTA KM.BH423
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA KONICA
MINOLTA 421
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA
KONICA
MINOLTA KM.BH423
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA
KONICA
MINOLTA 421
INSUMOS
PARA
ESCANER FUJITSU
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA
KONICA
MINOLTA 421
INSUMOS IMPRESORA
EPSON L355
INSUMOS IMPRESORA
EPSON L355
INSUMOS IMPRESORA
EPSON L355
INSUMOS IMPRESORA
EPSON L355
JUEGO KIT ROLL BH 423 Paquete x 2 Unidades
(Konica 423)
Unidad
$
123.919
KIT DE CONSUMIBLES PARA ESCANER KODAK i1400
KIT DE GUIAS PARA PARA ESCANER KODAK i1400
SERIE: 1400
Unidad
$
991.384
Unidad
$
446.501
KIT DE MANTENIMIENTO KYOCERA MK-570
Unidad
$
4.342.154
KIT DE MANTENIMIENTO KYOCERA MK-716
Unidad
$
1.379.950
OZONE FILTER PROCESSING SECTION REFERNECIA
A1UD135100 (Konica 423)
Unidad
$
23.542
OZONE FILTER REFERENCIA 50GA10310 (Konica
421)
Unidad
$
344.769
PAPER DUST REMOVERCONVEYANCE REFERENCIA
4040077800 (Konica 423)
Unidad
$
79.149
PAPER EXIT REFERENCIA 50GA44060 (Konica 421)
Unidad
$
175.836
PICK ROLLER / FI-C677PR (Scaner Fujitsu)
Unidad
$
419.529
Unidad
$
78.814
Unidad
$
38.274
Unidad
$
38.274
Unidad
$
38.274
Unidad
$
38.274
Unidad
$
32.959
SUCTION FILTER REFERENCIA 40LAR70500 (Konica
421)
T664120 BOTELLA NEGRA L200/210/355/350
PARA IMPRESORA EPSON L355
T664220 BOTELLA CYAN L200/210/355/350 PARA
IMPRESORA EPSON L355
T664320 BOTELLA MAGENTA L200/210/355/350
T664420 BOTELLA YELLLOW L200/210/355/350
TARJETAS
PLASTICAS
(CR80)
TARJETAS
HOLOPATCH® • Grosor de tarjeta 0.51mm to
1.02mm (0.020” to 0.040”) PARA IMPRESORA DE
INSUMOS IMPRESORA CARNETS/TARJETAS
DE
IDENTIFICACIÓN
DE CARNETS MAGICARD MAGICCARD RIO PRO.
62
63
64
65
66
67
68
69
70
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA
KONICA
MINOLTA 421
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
KYOCERA FS-C5400DN
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
KYOCERA FS-C5400DN
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
KYOCERA FS-C5400DN
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
KYOCERA FS-C5400DN
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
KYOCERA KM-4050
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA
KONICA
MINOLTA KM.BH423
INSUMOS
FOTOCOPIADORA
MULTIFUNCIONAL
RICOH MP7500
INSUMOS IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL
MARCA
KONICA
MINOLTA KM.BH423
TONER KONICA MINOLTA 421 TN511 NEGRO
Unidad
$
665.192
TONER KYOCERA FS-C5400DN CYAN TK- 572 C
Unidad
$
489.045
TONER
KYOCERA
FS-C5400DN
REFERENCIA TK- 572 M
Unidad
$
489.045
TONER KYOCERA FS-C5400DN NEGRO TK- 572 K
Unidad
$
373.453
TONER
KYOCERA
REFERENCIA TK- 572 Y
Unidad
$
489.045
TONER KYOCERA KM-4050, REF.TK-717
Unidad
$
392.257
TONER MARCA KONICA MINOLTA KM.BH423
TN414 - A202030 (Konica 423)
Unidad
$
403.428
TONER RICOH MP7500 REF. 611D
Unidad
$
147.673
TRANSFER ROLLER UNIT TRANSFER SECTION
REFERENCIA A1UDR70500 (Konica 423)
TOTAL
Unidad
$
252.034
$21.589.067
FS-C5400DN
MAGENTA
YELLOW
Las características técnicas de los bienes, se encuentran detalladas en las fichas técnicas de producto anexas y que hacen
parte integral a este documento, asi como las obligaciones descritas en el mismo.
NOTA 1: La modalidad a DEMANDA o PEDIDO es por el monto agotable del presupuesto, para lo cual en la ejecución de la
operación, el valor de los ahorros obtenidos en virtud de la puja por precio, podrán serobjeto de utilizanción en la ejecución
de la operación, con la finalidad de hacer uso de la totalidad del valor máximo establecido para la operación.
NOTA 2:El comitente comprador podrá solicitar elementos de papelería, archivo, útiles de oficina e insumos para
impresión y escáner que no estén incluidos en el listado que forma parte de la presente ficha de negociación, elementos
que deberán estar inscritos en Bolsa,el precio que se pagará por estos elementos será el resultado del promedio de la
cotizacion del proveedor y dos cotizaciones mas solicitadas por el comitente comprador.
Si el producto no se encuentra inscrito en Bolsa, pero el comitente vendedoresta en capacidad de suministrarlo,se
procedera a solicitar a través de la sociedad comisionista de bolsa compradora, la inscripción del mismo, y el precio que
se pagará por estos elementos será el resultado del promedio de la cotizacion del proveedor y dos cotizaciones mas
solicitadas por el comitente comprador.
NOTA 3: El mismo día de cerrada la negociación, el comisionista vendedor y comitente vendedor deben entregar a la
Sociedad Comisionista Compradora el listado de precios y productos unitarios sin IVA de cada uno de los bienes que
conforman el grupo donde se evidencia el ahorro que se obtuvo por cada uno de ellosen la negociación. Así mismo, los
porcentajes de IVA deben ser informados a la Bolsa, con el objetivo de incorporarlos en el comprobante de negociación.
El porcentaje mínimo de ejecución dela negociación por parte del Comitente Comprador será del 70% del valormáximo
establecido para la operación , no obstante, el Comitente Vendedor deberá tener la capacidad de suministrar el 100% del
valor máximo de laoperación, es decir SETENTA MILLONES TREINTA Y CINCO MIL QUINIENTOS SESENTA Y SEIS
PESOSMONEDA CORRIENTE ($70.035.566).
El Comitente Comprador podrá solicitar la entrega de bienes al Comitente Vendedor hasta en un mas o menos
10%adicional del valor maximo de la operación. El margen de variación antes señalada de más o de menos, es posible
siempre y cuando el comitente comprador la solicite con ocho (8) días hábiles de anticipación a la fecha establecida de
entrega de los bienes y previa aceptación del comitente vendedor.
2.
VALOR MÁXIMO DE LA OPERACIÓN
El valor máximo a pagar por los bienes a adquirir será de SETENTA MILLONES TREINTA Y CINCO MIL QUINIENTOS SESENTA
Y SEIS PESOS MCTE ($70.035.566),valor que NO incluye IVA de los bienes, comisiones, impuestos, tasas, contribuciones,
gravámenes, costo de bolsa ni asiento en el Sistema de Compensación, Liquidación y Administración de Garantías.
3.
CASTIGOS Y/O DESCUENTOS
El comitente vendedor deberá cumplir con los tiempos establecidos para realizar las entregas encomendadas y con los
estándares acordados en el presente documento así como en las fichas de producto adjuntas y que forman parte integral
del mismo. Así pues, se ha dispuesto, que si el comitente vendedor incumple con alguno de los presentes términos, el
comitente comprador podrá aplicar el siguiente castigo y/o descuento:
En el evento en que el comitente vendedor se exceda en los cinco (05) días hábiles de entrega mensual de los elementos,
se realizará un descuento del 5% del valor del pedido antes de IVA hasta completar el 10 %del valordel pedido, por cada
día de retraso en la entrega, valor que será descontado de la factura con la cual se está cobrando el pedido. La única
excepción será cuando existan causas de fuerza mayor, caso fortuito o causas atribuibles al comitente comprador,
debidamente certificadas por el Comitente Comprador. Una vez impuesto el máximo de castigo o descuento el COMITENTE
COMPRADOR podrá solicitar la declaratoria de incumplimiento.
4.
PLAZOS PARA LA ENTREGA DE LOS BIENES
El COMITENTE VENDEDOR debe estar en disposición de entregar los bienes a partir del SEXTO (06) DIA HÁBIL después del
cierre de la negociación y hasta el 18 de diciembre de 2015 ó hasta agotar los recursos, lo que primero ocurra.
Los pedidos serán solicitados por el supervisor designado por comitente comprador, a través del software diseñado para
tal fin, bajo las siguientes condiciones:
CONDICIONES SOBRE PEDIDOS: El horario de recepción de los pedidos en los puntos o sitios de entrega es de 9:30 a.m. a
12:00 m y de 2:30 p.m. a 4:30 p.m. de lunes a viernes.
Pedidos mensuales:Dentro de la primera semana después del cierre de la negociación se establecerá con el supervisor de
la negociación,la semana de cada mes dentro de la cual se realizaran los pedidos.
El comitente vendedor debe entregar los pedidos en cada uno de los puntos de entrega establecidos y debe estar en
capacidad de hacerlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a las solicitudes realizadas por las dependencias del
comitente comprador, dichas solicitudes deberán tener previa aprobación del supervisor de la negociación.
Pedidos adicionales:En caso de que el Comitente Compradorlo requiera, las dependencias previa aprobación del
supervisor de la negociación, solicitarán,através del software dieseñado para tal fin, al comitente vendedor las cantidades
de los elementos adicionales a los pedidos mensuales.
Bajo ninguna circunstancia los puntos de entrega podrán efectuar esta clase de solicitudes, sin la previa autorización por
el supervisor de la negociación en el respectivo software,.
El comitente vendedordeberá entregarlos en un máximo de veinticuatro (24) horas laborales, contadas a partir del envío
de la solicitud.
Pedidos urgentes:En caso de que el Comitente Comprador lo requiera, los puntos de entrega, previa aprobación del
supervisor de la negociación, solicitaránal comitente vendedor,a través del software diseñado para tal fin, los pedidos que
sean urgentes.
Bajo ninguna circunstancia los puntos de entrega podrán efectuar esta clase de solicitudes, sin la previa autorización por
el supervisor de la negociación en el respectivo software,.
El comitente vendedor deberá entregar los pedidos urgentes en un máximo de cinco (5) horas laborales, contadas a partir
del envío de la solicitud.
Las condiciones de entrega para cada uno de los pedidos urgentes serán acordadas entre el comitente vendedory el
supervisor de la negociación.
Nota1: El dia del inicio de la ejecución, el comitente vendedor deberá informar al supervisor de la negociación, la persona
que el comitente vendor ha designado para realizar las entregas. La entrega de todos los pedidos la hará la persona que el
comitente vendedor haya designado para tal fin, a los responsables de cada uno de los puntos de entrega, quienes deberán
firmar las respectivas remisiones o soportes de entrega, previa verificación de conformidad por parte del supervisor de la
negociación.
Nota 2:Se debe garantizar la entrega en óptimas condiciones de los elementos a suministrar, protegiéndolos contra todo
daño o deterioro, siendo responsable el comitente vendedor por los daños o pérdidas ocasionados antes de la entrega de
los mismos a los puntos de entrega.
Nota 3:Se despacharan los pedidos debidamente empacados con su respectiva nota de despacho, cada caja deberá estar
etiquetada con el nombre del punto de entrega, funcionario responsable, descripción de los bienes, cantidades, y demás
características de identificación de los bienes.
Nota 4:Todo pedido debe ser despachado por el comitente vendedor, previa autorización por parte del supervisor de la
negociación, a través del software diseñado para tal fin.
5.
SITIOS DE ENTREGA
ÁREA DE COBERTURA: Los bienes serán entregados en los sitios que se relacionan a continuación:
No.
PUNTOS DE ENTREGA
Dirección
Piso
1
SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA
Grupo Adquisiciones y Suministros (Almacén)
2
SISTEMA GENERAL DE REGALIAS
Carrera 10 # 24-49
Edificio Gómez,
Bogotá D.C
Carrera 10 # 24-55,
Bogotá D.C
5
19
PUNTOS DE ENTREGA: El comitente comprador se reservará el derecho de modificar en cualquier momento los sitios de
entrega y el número de puntos de entrega durante la ejecución de la negociación, lo cual deberá ser informado por el
comitente comprador mediante comunicación por escrito previo a la solicitud de pedido.
6.
FORMA DE PAGO
El Comitente Comprador pagará, a través del Sistema de Compensación, Liquidación y Administración de Garantías de la
Bolsa Mercantil de Colombia S.A., al Comitente Vendedor el valor de la negociación incluido el IVA, contra entrega de los
bienes suministrados y todos los impuestos a que haya lugar, así:
1. El comitente vendedor deberá enviar previamente unaprefactura dentro de los 8 dÍas siguientes al despacho del
último pedido mensual, con el fin de que el comitente comprador verifiquedentro de los 3 días siguientes al recibo
de la prefactura, que la información coincida en cuanto a: valores acordados, elementos y cantidades
suministradas.
2. Luego de esta verificación el comitente comprador informará al comitente vendedor si está o no de acuerdo con
la prefactura enviada y si hay lugar a correcciones. El comitente vendedor procederá a radicar factura de venta
definitiva con el lleno de los requisitos legales dentro de los 5 días hábiles siguientes.
3. El comitente vendedor el mismo día de la entregade la factura deberá enviar certificación original expedida por el
representante legal o revisor fiscal, de encontrarse al día en el pago al sistema de seguridad social y aportes
parafiscales de sus empleados, asi como copia de la planilla de pago unificada de los aportes a la seguridad social.
Nota aclaratoria: El comitente vendedor deberá enviar al supervisor de la negociación, la prefactura y la factura de los
pedidos realizados por el punto de entrega No.1 y el punto de entrega No. 2, por separado. .
Ambas facturas deberán venir a nombre del DNP, peroen la factura correspondiente al consumo realizado por el punto de
entrega No. 2, se deberá aclarar en la parte de observaciones del documento, que corresponende al consumo realizado
por el Sistema General de Regalías (SGR).
El Supervisor de la negociación, dará recibo a satisfacción para la autorización del respectivo pago, el cual se realizará
dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la presentación de la factura en debida forma.
Dichos documentos deben ser radicados en la calle 26 # 13 - 19 piso 1, oficina de correspondencia del comitente
comprador.
Los pagos de cada uno de los ítems anteriores se efectuarán dentro del plazo establecido, efecto para el cual el comitente
comprador adelantará los trámites pertinentes para realizar el pago dentro de dicho término.
El pago al Comitente Vendedor depende de la oportunidad y calidad en la presentación de los documentos e información
señalados. Por tanto, el Comitente Vendedor deberá tener en cuenta que la presentación deficiente y/o tardía podrá
conllevar a una demora en el pago. Por esta falta, el Comitente Comprador no asumirá responsabilidad, ni obligaciones
adicionales a las descritas en la presente ficha técnica y en todos los casos informará de manera oportuna al COMISIONISTA
VENDEDOR y a la BOLSA MERCANTIL DE COLOMBIA S.A.
El pago de los bienes suministrados se efectuara a la cuenta Bancaria designada por la Bolsa Mercantil de Colombia para
tal fin, a ésta misma entidad se le consignará los pagos correspondientes al registro en bolsa y al sistema de compensación
y liquidación.
El pago de la comisión a la sociedad comisionista de bolsa, se hará directamente a la cuenta bancaria establecida por ésta,
para tal fin.
7.
CONDICIONES Y OBLIGACIONES DE LA SOCIEDAD COMISIONISTA VENDEDORA CORRESPONDIENTES AL
COMITENTE VENDEDOR
A efectos de participar en la rueda de negociación, el comisionista vendedor deberá dirigir a la Bolsa, a la Direccion de
Estructuración de Negocios, una comunicación suscrita por el Representante Legal en donde certifique que ha verificado
los requisitos establecidos en esta sección de la Ficha Técnica de Negociación, y que su cliente cumple con los mismos, así
como, que ha verificado que su cliente está en condiciones de suministrar los bienes productos o servicios con el
cumplimiento de los requisitos establecidos en la ficha técnica de producto anexa a este documento, así mismo, deberá
indicar el número del Boletín de Negociación e identificación del comitente vendedor y el nombre del comitente
comprador.
La certificación junto con los documentos habilitantes señalados, deben ser entregados a más tardar al tercer (3) día hábil
siguiente a la publicación del boletín de negociación, antes de las 12:00:a.m., adjuntando cada uno de los documentos
soportes de los requisitos exigidos en la presente ficha técnica de negociación, los cuales tienen que ser radicados
debidamente foliados y con su respectivo índice en dos (2) copias, uno contendrá los documentos de carácter jurídico y el
otro los de carácter técnico, financiero y de experiencia. Para efectos de revisión, cada carpeta debe estar marcada,
dependiendo si los documentos son Jurídicos o Técnicos.
El día hábil siguiente de la entrega de la documentación, la Dirección de Estructuración de Negocios remitirá a las
sociedades comisionistas que hayan radicado documentos, el resultado de la verificación documental, para lo cual, las
sociedades comisionistas vendedoras deberán, el día hábil siguiente al envío de la verificación, antes de las 11:00a.m.
entregar los documentos que deban ser corregidos.
La documentación que se allegue en este término, deberá contener la carta remisoria de la comisionista vendedora
indicando el número del Boletín de Negociación e identificación del comitente vendedor y CD que incluya marcado los
datos del comitente vendedor y que contenga la totalidad de la información allegada como condiciones previas a la
negociación tanto en la etapa de acreditación inicial como de subsanación. Y de igual manera se deben allegar los
documentos en dos (2) legajadores, uno contendrá los documentos de carácter jurídico y el otro los de carácter técnico,
financiero y de experiencia. Para efectos de revisión, cada carpeta debe estar marcada, dependiendo si los documentos
son Jurídicos o Técnicos.
NOTA 1: El término pactado anteriormente como subsanación será exclusivamente el señalado en la presente sección de
la ficha técnica de negociación, por lo que, los documentos allegados con posterioridad no serán admitidos ni objeto de
verificación documental.
NOTA 2: En la etapa de subsanación y junto con los documentos correspondientes a esta etapa la sociedad comisionista
vendedora, deberá allegar CD que contenga la totalidad de documentación correspondiente al comitente vendedor.
A continuación se enuncia de manera general qué tipo de documentos que contiene cada legajador:


TÉCNICO: Copia del RUP y demás documentos para acreditar requisitos financieros, de experiencia y técnicos.
JURIDICO: Copia del RUP y demás para acreditar requisitos jurídicos.
CONDICIONES JURIDICAS
1. Carta de Presentación de la Negociación (Anexo 5)
El comitente vendedor deberá allegar carta de presentación, suscrita por el representante legal, anexando todos los
documentos que se exigen como requisitos habilitantes. Igualmente deberá identificar claramente el sujeto jurídico de la
presente negociación y manifestar el compromiso de acoger y respetar las reglas de este proceso de negociación. Para
facilitar este trámite se dispondrá del anexo5 para tal fin.
Se consideran válidas las cartas de presentación que se firmen de forma electrónica de acuerdo con lo contemplado en la
Ley 527 de 1999, el Decreto 019 de 2012 y el Decreto 2364 de 2012. (No escaneada).
Se entiende por firma electrónica la definición contenida en el numeral 3 del artículo 1° del Decreto 2364 de 2012 el cual
establece: “Firma electrónica: Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas
privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea
confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así
como cualquier acuerdo pertinente”.
El comitente vendedor NO podrá señalar condiciones diferentes a las establecidas en la Ficha Tecnica de Negociacion y de
Producto.
2. Certificado de Existencia y de Representación Legal
Tratándose de persona jurídica, encontrarse inscrita en la Cámara de Comercio y tener vigente y renovada la matrícula
mercantil, para lo cual, deberá allegar el certificado de existencia y representación legal,expedido por la Cámara de
Comercio o por la autoridad que corresponda, con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario anteriores
a la entrega de la documentación, en el cual, de conformidad con la normatividad vigente se certifique su existencia y
representación legal, donde conste que el objeto social permita celebrar y ejecutar la negociación, y que la duración de la
sociedad no es inferior a la vigencia de la misma y un (1) año más.
3. Certificado de Matrícula de Persona Natural y del Establecimiento de Comercio (si aplica)
Tratándose de personas naturales, deberá acreditar su inscripción vigente en el Registro Mercantil, para lo cual, deberá
allegar el certificado de Registro Mercantil expedido por la Cámara de Comercio con fecha no superior a treinta (30) días
calendario anteriores a la entrega de la documentación, en el que conste que la actividad económica que ejerce le permita
celebrar y ejecutar la negociación.
4. Fotocopia legible de la cédula de ciudadanía del comitente vendedor
Deberá allegar fotocopia de la cédula de ciudadanía del comitente vendedor (persona natural) y del representante legal
(persona jurídica), correspondiente a la persona que suscribe los documentos requeridos por la Entidad como condiciones
previas a la negociación.
5. Documento privado de constitución de la figura asociativa; Consorcio o Unión Temporal
Deberá allegar documento privado de constitución de la figura asociativa bajo los términos establecidos en el artículo 7 de
la Ley 80 de 1993 y demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
Los integrantes de la figura asociativa (consorcio o unión temporal) deberán allegar de forma individual los requisitos
jurídicos solicitados.
6. Certificado de pagos a la Seguridad Social, aportes Parafiscales e impuesto sobre la renta y equidad CREE
El comitente vendedor deberá haber pagado los aportes a Seguridad Social (salud, pensión, ARL), aportes Parafiscales
(SENA, ICBF y cajas de compensación), e impuesto sobre la renta y equidad CREE, cuando aplique, para lo cual allegará
certificación expedida por el revisor fiscal cuando cuente con esta figura según el tipo societario, o por el representante
legal, en el cual se señale que la sociedad ha cumplido en los últimos seis (6) meses con las obligaciones sobre el pago de
aportes al Sistema de Seguridad Social (Salud, Pensiones, Riesgos laborales), aportes parafiscales (ICBF, SENA y Cajas de
Compensación Familiar), e impuesto sobre la renta y equidad CREE cuando aplique, de conformidad con el artículo 50 de
la Ley 789 de 2002 y por la Ley 1607 de 2012 (pago del impuesto CREE).
En caso de que sea el revisor fiscal quien firme esta certificación, deberá aportar una fotocopia de la tarjeta profesional y
el Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores con una vigencia no superior a
noventa (90) días anteriores a la fecha de entrega de la documentación.
7. Registro Único Tributario
Documento de inscripción en el Registro Único Tributario, expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
– DIAN –.
NOTA: Para el caso de Consorcios o Uniones temporales, si es adjudicada la negociación, deberá presentar el Registro
Único Tributario del Consorcio o Union Temporal según corresponda, el cual deberá ser entregado al comisionista
comprador dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la negociación.
8. Certificación de antecedentes fiscales
No podrán aparecer reportados en el Boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República, de
conformidad con lo exigido por el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, para lo cual,se consultará y verificará el certificado
que en tal sentido expida la Contraloría General de la República, correspondiente al comitente vendedor (persona natural)
o el representante legal y la persona jurídica (personas jurídicas).
9. Certificado o consulta de antecedentes disciplinarios
No podrán registrar antecedentes disciplinarios o inhabilidades vigentes, para lo cual, se consultará y verificará el
certificado que en tal sentido expida la Procuraduría General de la Nación, correspondiente al comitente vendedor
(persona natural) o el representante legal y la persona jurídica (personas jurídicas).
10. Antecedentes Judiciales
No podrán registrar antecedentes judiciales, para lo cual, se consultará y verificará el certificado que en tal sentido expida
la Policía Nacional, correspondiente al comitente vendedor (persona natural) y al representante legal (persona jurídica).
11. Registro Único de Proponentes
Allegar Registro Único de Proponentes RUP expedido por la Cámara de Comercio o la autoridad que corresponda, con
fecha de expedición no mayor a tres (3) meses anteriores a la fecha de entrega de la documentación, bajo los términos
establecidos en el artículo 8 del Decreto 1510 de 2013 y demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 221 del Decreto Ley 019
de 2012 y en el artículo 8 y siguientes del Decreto 1510 de 2013, el comitente vendedor deberá acreditar mediante el RUP
su inscripción y clasificación en cualquiera de las siguientes productos del Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones
Unidas, así:
Cuadro 1.
CLASIFICACIÓN REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES
CODIFICACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS, DE ACUERDO CON EL CÓDIGO ESTÁNDAR DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE
NACIONES UNIDAS (UNSPSC) V.14.080
El comitente vendedor debe estar inscrito encualquierade las siguientes clasificaciones, nivel de clase y/o producto:
COD.
SEGMENTO
44
44
44
COD.
FAMILIA
10
10
12
COD.
CLASE
31
12
16
CODIGO
CODIFICACIÓN - UNSPSC
44103100
44101200
44121600
Suministros y Accesorios de Oficina (Impresoras)
Suministros de Oficina
Suministros de escritorio
De conformidad con lo consagrado en el artículo 221 del Decreto – Ley 019 de 2012 y el artículo 8 del Decreto 1510 de
2013, la inscripción del comitente vendedordebe encontrarse vigente y en firme para la fecha en la cual presentan la
documentación.
12. Certificación de no encontrarse incurso en causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con
Entidades Estatales
Certificación con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendarios anteriores a la fecha de entrega de la
documentación, suscrita por el representante legal del comitente vendedor, bajo la gravedad de juramento donde
manifieste que ni él ni la persona jurídica que representa se encuentran incursos en causal alguna de Inhabilidad e
Incompatibilidad para contratar con Entidades Estatales.
13. Compromiso Anticorrupción (Anexo 3)
Deberá allegar Compromiso Anticorrupción firmado por el comitente vendedor o por el representante legal o apoderado,
constituido en debida forma para el efecto, con la correspondiente prueba de ello, el cual debe ser diligenciado según el
formato del Anexo No. 3.
CONDICIONES FINANCIERAS
A través de los indicadores de capacidad financiera se busca establecer unas condiciones mínimas que deben cumplir los
comitentes vendedores ante la posibilidad de contratar con el Estado, razón por la cual se hace necesario medir la realidad
financiera de estos, su capacidad de asumir compromisos en el ejercicio de su objeto social y la posibilidad de cumplir
oportunamente con las obligaciones de la negociaciòn.
Los indicadores para medir la capacidad financiera de los comitentes vendedores interesados en participar en un proceso
de contratación y que se encuentran registrados en el RUP, de conformidad con el artículo 10 del Decreto 1510 de 2013
son:

ÍNDICE DE LIQUIDEZ. Activo Corriente / Pasivo Corriente. Permite medir la capacidad del proponente para hacer
frente a sus deudas a corto plazo, comprometiendo sus activos corrientes. La interpretación es: por cada $ de
deuda se tiene $ de respaldo en activo corriente. Entre mayor sea el resultado, menor el riesgo de que el
proponente incumpla sus obligaciones a corto plazo.

ÍNDICE DE ENDEUDAMIENTO. Pasivo Total / Activo Total: Refleja el grado de apalancamiento o participación de
los acreedores en los activos de la empresa. Entre mayor sea el resultado indica mayor probabilidad de
incumplimiento de sus obligaciones.

RAZÓN DE COBERTURA DE INTERESES. Utilidad Operacional / Gastos de Intereses. Mide la capacidad del
proponente de cumplir con sus obligaciones financieras. A mayor resultado, mayor capacidad para cumplir con sus
obligaciones financieras.
De acuerdo con el riesgo reflejado en la evaluación del indicador, se fija como requisito habilitante los siguientes
resultados, con corte a 31 de diciembre de 2014, contenidos en el RUP, así:
Cuadro No. 1
Indicadores financieros
INDICADORES DE CAPACIDAD FINANCIERA
Indicador
Índice de Liquidez
Índice de
Endeudamiento
Razón de Cobertura de
Intereses
Fórmula
Margen Solicitado
Activos Circulantes
Pasivos Circulantes
Mayor o Igual a 1,0
Deudas Totales
Activos totales
Menor o Igual a 70%
Utilidad Operacional
Gastos de Intereses
Mayor o Igual a 0
De conformidad con el artículo 8 del Decreto 1510 de 2013, “Las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras,
con domicilio en Colombia, interesadas en participar en Procesos de Contratación convocados por las Entidades Estatales,
deben estar inscritas en el RUP, salvo las excepciones previstas de forma taxativa en la ley”.
De acuerdo con lo anterior, la entidad evaluará los indicadores de capacidad financiera del Registro Único de Proponentes.
Para las entidades que al cierre de su ejercicio económico no registren Gastos por Intereses Financieros, y que el resultado
del indicador de Cobertura de Intereses resulta indeterminado por la operación matemática de dividir entre cero (0), se
considera que cumplen con el requisito y se habilita dentro del proceso de verificación de requisitos habilitantes.
Para las entidades que al cierre de su ejercicio económico no registren Pasivos, y que el resultado del indicador índice de
Liquidez resulta indeterminado por la operación matemática de dividir entre cero (0), se considera que cumplen con el
requisito y se habilitan dentro del proceso de verificación de requisitos habilitantes.
Tratándose de Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL), que al cierre del ejercicio económico presenten Utilidad Operacional
negativa afectando el cálculo de los indicadores de Capacidad Financiera con un resultado negativo, se considera que
cumplen con el requisito y se habilitan dentro del proceso de verificación de requisitos habilitantes, toda vez que la
ausencia de lucro es una de sus características fundamentales. Adicionalmente para este tipo de entidades, se establece
el cálculo del indicador adicional de Apalancamiento a Corto Plazo (Pasivo Corriente dividido entre Patrimonio), cuyo
resultado debe ser mayor o igual a cero (0), con el fin de evaluar el grado de compromiso de los socios o accionistas para
atender deudas en el corto plazo. Si la información contenida en el RUP no permite evaluar el cálculo del indicador
adicional de Apalancamiento a Corto Plazo, el DNP hará la verificación en forma directa solicitando al proponente,
documentos adicionales para tal fin, dando aplicación a lo establecido en el artículo 221 del Decreto Ley 019 de 2012.
CALCULO DE INDICADORES EN CASO DE UNIONES TEMPORALES O CONSORCIOS.
En caso de que un comitente vendedor sea plural (unión temporal, consorcio o promesa de sociedad futura), deberá
presentar la información de capacidad financiera, por cada uno de sus integrantes.Si dentro del comitente plural alguno
de sus integrantes es ESAL, la evaluación de los indicadores se efectuará teniendo en cuenta la condición especial de este
tipo de integrantes dentro del proponente plural, esta evaluación se realizará de manera separada por cada integrante.
Cuando se trate de uniones temporales, consorcios y promesas de sociedad futura, el cálculo de los indicadores de
capacidad financiera, se hará de la siguiente manera:

Se efectuará la suma de los datos. Ejemplo: Activo Total A + Activo Total B = Activo Total Consorcio o Unión
Temporal.
CAPACIDAD ORGANIZACIONAL
De igual forma el artículo 10 del Decreto 1510 de 2013, establece indicadores para medir la capacidad organizacional.
Estos, permiten evaluar la capacidad del proponente que tiene a nivel interno de su organización, de hacer buen uso de
sus recursos, lo que se traduce en buenos resultados a sus accionistas, así como generar confianza en sus clientes y
proveedores, indicando por tanto que el proponente puede cumplir cabalmente con las obligaciones frente a una posible
contratación con el Estado.
Los requisitos habilitantes contemplados en el artículo 10 del Decreto 1510 de 2013, que se deben tener en cuenta para
evaluar la capacidad organizacional de los proponentes, deben estar contenidos en el RUP, éstos son:

RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO. Utilidad Operacional / Patrimonio: mediante este indicador permite identificar
la rentabilidad que le ofrece a los socios o accionistas el capital invertido en la empresa. Por tanto a mayor
rentabilidad de patrimonio, mejor es la capacidad organizacional del proponente.

RENTABILIDAD DEL ACTIVO. Utilidad Operacional / Activo Total: determina la capacidad que tienen los activos de
generar utilidades. Por tanto a mayor rentabilidad del activo, mejor es la capacidad organizacional del proponente.
De acuerdo con el riesgo reflejado en la evaluación del indicador, se fija como requisito habilitante los siguientes
resultados, con corte a 31 de diciembre de 2014, así:
Cuadro No. 2
INDICADORES DE CAPACIDAD ORGANIZACIONAL
Indicador
Fórmula
Margen Solicitado
Rentabilidad del Patrimonio
Patrimonio
Mayor o Igual a 0
Rentabilidad del Activo
Activo Total
Mayor o Igual a 0
De conformidad con el artículo 8 del Decreto 1510 de 2013, “Las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras,
con domicilio en Colombia, interesadas en participar en Procesos de Contratación convocados por las Entidades Estatales,
deben estar inscritas en el RUP, salvo las excepciones previstas de forma taxativa en la ley”
De acuerdo con lo anterior, la entidad evaluará los indicadores de capacidad organizacional del Registro Único de
Proponentes.
Tratándose de Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL), que al cierre del ejercicio económico presenten Utilidad Operacional
negativa afectando el cálculo de los indicadores de Capacidad Organizacional con un resultado negativo, se considera que
cumplen con el requisito y se habilitan dentro del proceso de verificación de requisitos habilitantes, toda vez que la
ausenciade lucro es una de sus características fundamentales.
Adicionalmente para este tipo de entidades, se establece el cálculo del indicador adicional de Capital de Trabajo (Activo
Corriente menos Pasivo Corriente), cuyo resultado debe ser positivo, con el fin de evaluar si el proponente cuenta con los
recursos que le permita llevar a cabo la ejecución del contrato.
Si la información contenida en el RUP no permite evaluar el cálculo del indicador adicional de Capital de Trabajo o Razón
Corriente, el DNP hará la verificación en forma directa solicitando al proponente documentos adicionales para tal fin,
dando aplicación a lo establecido en el artículo 221 del Decreto Ley 019 de 2012.En caso de que el comitente sea plural
(unión temporal, consorcio o promesa de sociedad futura), deberá presentar la información de capacidad organizacional,
por cada uno de sus integrantes.
Cuando se trate de uniones temporales, consorcios y promesas de sociedad futura, el cálculo de los indicadores de
capacidad organizacional, se hará de la siguiente manera:

Se efectuará la suma de los datos. Ejemplo: Activo Total A + Activo Total B = Activo Total Consorcio o Unión
Temporal.
INFORMACIÓN FINANCIERA PARA EXTRANJEROS
La personas naturales extranjeras sin domicilio en el país y las personas jurídicas extranjeras que no tengan establecida
sucursal en Colombia, para acreditar el cumplimiento de este requisito,deberán aportar los Estados Financieros con corte al
último período contable completo según su país de origen, traducido al español y expresado en pesos colombianos de
acuerdo con la Tasa Representativa del Mercado (TRM) certificada por la Superintendencia Financiera, vigente a la fecha
de corte. Dicha información deberá venir firmada por los responsables de su elaboración, es decir quien representa
legalmente a la compañía, el contador o su equivalente, según la legislación del país del proponente y el auditor externo
en caso que sea evaluada por una firma auditora, con la acreditación de una copia del documento que autoriza el ejercicio
profesional de los contadores o su documento equivalente en el país de origen, expedida por la autoridad competente con
vigencia no superior a noventa (90) días a la fecha de la presentación de la propuesta.
CONDICIONES TÉCNICAS
1. REQUISITO DE EXPERIENCIA
El comitente deberá acreditar en el Registro Único de Proponentes la ejecución de mínimo tres (3) contratos identificados
con cualquiera de los siguientes códigos del Clasificador de bienes y servicios de Naciones Unidas 44103100, 44101200,
44121600, cuyo valor individual de cada contrato sea igual o superior a 126 SMMLV. Este requisito se acreditará con la
información consignada en el Registro Único de Proponentes (RUP) de la Cámara de Comercio.
Para la verificación de este requisito, el comitente deberá indicar, cuál de los contratos certificados en el Registro Único
de Proponentes (RUP) deben ser tenidos en cuenta por la entidad con el fin de ser habilitado mediante una certificación
suscrita por su representante legal.
En caso de que el comitente sea plural (unión temporal, consorcio o promesa de sociedad futura), deberá presentar la
información de requisito de experiencia, por cada uno de sus integrantes.
Cuando se trate de uniones temporales, consorcios y promesas de sociedad futura, el cálculo de experiencia, se hará de la
siguiente manera:

Se efectuará la suma de los datos. Ejemplo: Experiencia Total A + Experiencia Total B = Experiencia Total Consorcio
o Unión Temporal.
EXPERIENCIA PARA COMITENTES EXTRANJEROS
Nota 1: La personas naturales extranjeras sin domicilio en el país y las personas jurídicas extranjeras que no tengan establecida
sucursal en Colombia, acreditarán el cumplimiento de este requisito mediante la presentación de un contrato certificadoque
acredite la experiencia solicitada o copia del contrato acompañada del acta de liquidación y que contenga:
i.
ii.
iii.
iv.
Nombre o razón social del contratante.
Nombre o razón social del contratista.
Objeto del contrato identificado con la clasificación de bienes y servicios en el cuarto nivel.
Valor del contrato, incluidos los adicionales, si los hubiere.
En caso de que el proponente (personas naturales extranjeras sin domicilio en el país y las personas jurídicas extranjeras que
no tengan establecida sucursal en Colombia) presente más de tres certificaciones, el DNP tomará las tres primeras
presentadas en orden de foliación, que cumpla las condiciones establecidas en el inciso anterior, con el propósito de
habilitar al proponente.
La información deberá ser relacionada en moneda legal colombiana. En consecuencia, cuando el valor de los contratos se
hubiese pactado en monedas extranjeras, para efectos de la certificación, éste deberá expresarse en Pesos Colombianos.
EXPERIENCIA ACREDITADA EN LA BOLSA MERCANTIL DE COLOMBIA
Para el caso de experiencia en negociaciones en el escenario de Bolsa, se aportará certificación emitida por la sociedad
comisionista compradora en dicha negociación, y deberá allegar copia legible del comprobante de negociación, las
certificaciones de deberán contener mínimo la siguiente información de la operación:
• Nombre o razón social del comitente vendedor.
• Objeto.
• Número.
• Valor.
• Calificación. (Si la certificación es expedida por el Departamento de Registro, deberá incluir si cumplió o
no).
• Fecha de Celebración.
NOTA: En caso que la sociedad comisionista compradora en dicha negociación no se encuentre activa, la certificación será
expedida bajo los mismos términos por el Director del Departamento de Registro de la BMC Bolsa Mercantil de Colombia
caso en el cual, no será necesario allegar el comprobante de negociación, previa solicitud de la sociedad comisionista que
está actuando por el comitente vendedor que desea acreditar la experiencia, solicitud que deberá efectuarse con la
anticipación debida.
2. REQUISITO DE CONDICIONES DEL SERVICIO(Anexo 2)
El comitente vendedor deberá cumplir con la totalidad de las características y condiciones especiales estableciadasa
continuación, asi como las establecidas en el acápite de “Obligaciones a cargo del comitente vendedor”con el fin de suplir
con el objeto de la presente negociación, para lo cual, el Representante Legal deberá suscribir, bajo gravedad de juramento
el Anexo 2 - Requisito de Condiciones de Servicio, manifestando el cumplimiento de todas las condiciones que a
continuación se relacionan y que son descritas detalladamente:
2.1. INFRAESTRUCTURA FÍSICA: Hace relación al espacio físico que debe contener para garantizar el cumplimiento de las
actividades, este espacio físico debe ser proveído por el COMITENTE VENDEDOR y debe contener las siguientes
características:
• Contar con una sede en el área metropolitana de Bogotá. Así mismo, deberá acreditar que cuenta con un sistema
de Información (Software) para el manejo y administración de inventarios, sistemas de comunicación y
tecnológicos para el desarrollo de las actividades que se deriven de la suscripción de la Negociación.
• Área de Despacho: Entendida como el área destinada para el desarrollo de la actividad comercial del COMITENTE
VENDEDOR la cual debe permitir de manera razonable y bajo condiciones adecuadas de seguridad, la ejecución de
actividades tales como almacenamiento, manejo y despacho de los elementos de elementos de papelería, útiles
de oficina e insumos para impresión y escáner a los diferentes puntos de destino, la cual, para su operación debe
contar como mínimo con dos (2) personas que atiendan de manera oportuna los requerimientos que genera el
comitente comprador, durante la vigencia de la Negociación.
• Área de Atención a requerimientos: Corresponde al área a través de la cual el COMITENTE VENDEDOR atenderá
todas las solicitudes y consultas que se generen respecto del suministro de los elementos de elementos de
papelería, útiles de oficina e insumos para impresión y escáner ante los requerimientos del el comitente
comprador. Durante la ejecución de la Negociación, debiendo contar como mínimo con una (1) persona que
atienda tales solicitudes y consultas.
• Instalaciones adecuadas para el almacenamiento de los elementos y manejo de inventario garantizando el
perfecto estado de los mismos
El comitente comprador se reserva el derecho de realizar visitas a las instalaciones del comitente vendedor que suministre
los productos, con el objeto de verificar la información suministrada.
2.2. DOTACIÓN Y EQUIPOS DE APOYO: Son parte fundamental en el cumplimiento del objetivo, ya que se convierten en
las herramientas que ayudarán al recurso humano para que su gestión sea más eficiente, eficaz y de una mayor
calidad, por lo cual el comitente vendedor deberá contar con:
• Infraestructura en sistemas de comunicación para la adecuada ejecución de la negociación, en relación con: Líneas
telefónicas, líneas de fax y Correo electrónico, las cuales se deben indicar.
• Medios de transporte y/o convenios con empresas transportadoras necesarios para la distribuciónde los
elementos a cada uno de los centros de consumo.
2.3. RECURSO HUMANO: Se refiere al personal requerido que garantiza el desarrollo de la gestión del Proceso de
suministro y distribución de papelería, útiles de oficina e insumos para impresión y escáner para el comitente
comprador, por lo cual El COMITENTE VENDEDOR debe garantizar el recurso humano acorde con la siguiente tabla:
RECURSO HUMANO DE APOYO ADMINISTRATIVO
Cargo
Cantidad
Perfil Profesional
Experiencia
Profesional Universitario en Áreas
Experiencia Específica en proveeduría
Administrativas o Contables (Economía,
integral de elementos o como asesor o
Ejecutivo
1
Ingeniería Industrial, Contaduría Pública, directivo, con funciones relacionadas con la
De cuenta
Administración de Empresas, Finanzas
adquisición de recursos físicos. Mínimo de
entre otros).Tarjeta Profesional Vigente
dos (2) años.
Ingeniero
de Sistema
1
Profesional Universitario en Ingeniería
de SistemasTarjeta Profesional Vigente
Experiencia especifica en Sistemas de
Información y soporte a usuarios. Mínimo
de dos (2) años
El ejecutivo de cuenta actuará como Coordinador de la negociación por parte del Comitente vendedor.
Este personal deberá mantenerse durante la ejecución de la negociación y sólo podrá ser reemplazado, previa autorización
del Comitente Comprador, por uno de iguales o superiores calidades académicas o profesionales. En este caso el comitente
vendedor deberá proceder a presentar la hoja de vida de un profesional que cumpla con los requisitos exigidos, con una
antelación de por lo menos cinco (5) días hábiles, antes de la fecha de reemplazo del personal. El Comitente Comprador
se reserva el derecho de aceptar o no la nueva hoja de vida propuesta.
El comitente vendedor seleccionado se obliga a que durante la ejecución de la negociación el Comitente Comprador pueda
contactarse con los profesionales exigidos, los días laborables en el horario de 8:30 a.m. a 6:00 p.m., so pena de incurrir
en incumplimiento de las obligaciones a su cargo y hacerse acreedor a las sanciones contractuales consagradas en la Ley.
El equipo humano que requiera el Comitente Vendedor seleccionado para el cumplimiento de la negociación, será de su
exclusiva responsabilidad, por lo anterior no existirá relación laboral alguna entre el Comitente Comprador y sus
trabajadores y el Comitente Comprador no será responsable por el pago de salarios y prestaciones sociales.
2.4. MEDIO TECNOLOGICO DE CONTROL: El sistema de Información (Software) hace referencia a la herramienta de acceso
vía web que el COMITENTE VENDEDOR deberá poner a disposición del Mandante Comprador, de fácil utilización para
la elaboración, consolidación, control y posterior envió de los pedidos, cuyo costo de instalación estará a cargo del
COMITENTE VENDEDOR. El Software debe estar disponible dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al cierre de la
rueda de negocios.
El comitente vendedor debe garantizar que el procedimiento de captura de información, verificación, autorización y envío
de la información de los pedidos se efectúe en la herramienta tecnológica (software).
2.5. CONDICIONES DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA PARA RECEPCIÓN DE PEDIDOS (SOFTWARE): El comitente
vendedor deben garantizar que poseen una infraestructura tecnológica y que cuentan como mínimo con las siguientes
alternativas que le permitan al Comitente Comprador conocer acerca del comportamiento del suministro así:
I.
Área de Atención al Cliente: Se deben indicar nombres, cargos, números de teléfono y correos electrónicos de las
personas encargadas de solucionar las necesidades técnicas, logísticas que se presenten durante la ejecución de
la negociación, teniendo en cuenta la atención personalizada y exclusiva, atención telefónica, atención vía fax,
INTERNET y/o otros medios electrónicos de intercambio de documentos e información.
II.
Área Tecnológica: Se debe señalar nombres, cargos, números de teléfonos y correos electrónicos de las personas
encargadas de solucionar las necesidades tecnológicas que se presenten durante la ejecución de la negociación.
III.
Herramienta tecnológica (software): El comitente vendedorseleccionado se compromete a entregar al inicio de la
negociación los parámetros de utilización del software en las condiciones establecidas; el incumplimiento de este
requerimiento dará como resultado la aplicación de la garantía única.
IV.
Capacitación: Al inicio de la negociación el comitente vendedordebe capacitar a los funcionarios del Comitente
Comprador designados para el efecto en la herramienta o software que permita realizar los pedidos, controlar y
generar informes de cantidad y valor de los pedidos y entregas realizadas en desarrollo de la negociación. El
comitente vendedor seleccionado deberá presentar el cronograma de la capacitación, los horarios de la misma y
certificación del personal capacitado.
V.
Soporte del software: El comitentevendedor seleccionado pondrá a disposición del Comitente Comprador un
ingeniero de sistemas que realizará visitas a la entidad para garantizar la funcionalidad del software, atenderá
personalmente los casos y dará respuesta a los mismos en un tiempo máximo de seis (6) horas hábiles.
Las características técnicas mínimas requeridas en el software son las siguientes:
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El software debe ser en idioma español y contar con sistema de ayuda en línea.
El software debe estar implementado en ambiente gráfico con arquitectura WEB enable 100%, teniendo en cuenta
que será operado por medio de Internet.
El comitente vendedor debe brindar soporte funcional y técnico al sistema y realizar el mantenimiento con el fin
de garantizar la continuidad en la operación durante la vigencia de la negociación.
El sistema debe proveer mecanismos de seguridad mediante los cuales se definan grupos de usuarios, se
configuren perfiles de permisos y se registren usuarios del sistema. Debe manejar dos alternativas de pedido, uno
para solicitud de pedido y otro para aprobaciones.
Nota: El comitente vendedor debe garantizar que el procedimiento de Solicitudes de Pedidos se efectúe en la
herramienta tecnológica (software) y que se permita hacer la solicitudes por parte de las dependencias, las cuales
deben ser revisadas y aprobadas por el supervisor de la negociación o por la persona que se designe para esta
actividad (Aprobador), antes de que los elementos solicitados sean suministrados por el comitente vendedor.
Garantizar la disponibilidad de la información para lo cual debe ejecutar periódicamente copias de seguridad
(backups) de la base de datos.
El comitente vendedor deberá entregar, el manual de utilización del software con los procedimientos que se
establezcan para el contrato de suministro.
El software debe ser propiedad del comitente vendedor, y tener acceso por la página WEB para la elaboración,
consolidación, control y posterior envío de los pedidos.
El software debe permitir elaborar pedidos de forma automática y directa a todos los funcionarios autorizados del
Comitente Comprador en cada uno de los puntos de entrega.
Deben existir niveles de seguridad para que solamente el supervisor y los funcionarios autorizados, efectúen los
pedidos, realicen las correcciones, modifiquen las cantidades y realicen consultas de todos los reportes solicitados;
los demás usuarios, sólo tendrán opción de solicitud y correcciones para la realización de pedidos.El sistema solo
debe permitir introducir elementos a los funcionarios autorizados.
El software debe permitir realizar el pedido, cambiar las claves, consultar pedidos en forma general y por puntos
de entrega.
Los usuarios podrán visualizar el catálogo de productos al momento de realizar el pedido.
El comitente vendedor deberá estar en capacidad de suministrar un usuario específico que autorice pedidos,
genere reportes y estadísticas.
El software debe manejar precios autorizados en cada uno de los elementos adquiridos incluido el IVA.
El software debe contar con opciones de consulta y mantenimiento de tablas básicas con el catálogo de productos
y precios negociados.
El software debe permitir exportar reportes en Word, Excel o PDF y exportar la información de la base de datos a
archivos planos.
El software debe permitir elaborar e imprimir el pedido por los distintos puntos de entrega.
El software debe permitir al usuario coordinador de pedidos, modificar, consultar, consolidar, aprobar y reimprimir
el pedido aprobado a cada una de las diferentes dependencias o centros de consumo o puntos de entrega, sin
perder la información del pedido original “cantidad pedida – cantidad aprobada”.
El software debe permitir el control por cantidades negociadas de productos y valor total del mismo y que además
permita establecer las cantidades entregadas.
El software debe controlar las cantidades máximas por puntos de entrega.
El software debe controlar el límite de presupuesto asignado, no debe permitir realizar pedidos cuyo valor
sobrepase el presupuesto asignado.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
La elaboración de los pedidos debe generar un número único consecutivo el cual debe ser relacionado en las notas
de despacho.
El software deberá manejar una funcionalidad que permita identificar los pedidos urgentes para su despacho
inmediato y los pedidos adicionales.
El software debe llevar registro de la fecha y hora en que se realizan las solicitudes por cada uno de los puntos de
entrega y la autorización por parte de la persona designada por el supervisor de la negociación.
Debe generar un reporte que muestre el estado de la negociación que contenga la siguiente información: Ítem;
Código del elemento, Descripción del elemento, Unidad de medida, Precio Unitario, Cantidad presupuestada, Total
presupuesto, Cantidad ejecutada, Total ejecutado, Saldo en cantidad, Porcentaje de ejecución por ítem, Porcentaje
total de ejecución.
El software debe contar con opciones de “consulta de pedidos” que genere un reporte en Excel el cual contenga
la siguiente información: Número del pedido, Nombre del punto de entrega, Fecha de elaboración del pedido,
Fecha de aprobación del pedido, Fecha de entrega del pedido, Valor del pedido original, Valor del pedido
aprobado, Estado del pedido.
El software debe contar con opciones de consulta de “consumo por puntos de entrega” que genere un reporte
que contenga la siguiente información: Número del punto de entrega, Nombre del punto de entrega, Valor total
de consumo por mes, Porcentaje de consumo por mes, Total consumo en valor, Total consumo en porcentajes.
El software debe contar con opciones de consulta de “consumo por punto de entrega individual de elementos”
que genere un reporte que contenga la siguiente información: Número del punto de entrega, Nombre del punto
de entrega, Código del elemento, Descripción del elemento, Cantidad ejecutada por mes, Cantidad total, Valor
unitario, Valor Total.
El software debe permitir identificar y realizar las reclamaciones efectuadas por cada punto de entrega, que genere
un reporte que pueda ser consultado por todos los puntos de entrega y que por lo menos contenga la siguiente
información: Número del punto de entrega, Nombre del punto de entrega, Código del (los) elemento(s) objeto de
reclamación, Descripción del elemento, Cantidad total, Valor unitario, Valor Total, Fecha de reclamación,
Descripción de la reclamación, Fecha de atención del reclamo y/ o devolución.
El software debe permitir el registro para identificar las devoluciones, fecha –descripción de elemento- causaposible cambio.
El software debe permitir suministrar periódicamente información sobre consumos, costos y demás estadísticas
necesarias para el análisis de suministro.
Todos los anteriores informes deben ser diseñados de acuerdo a los requerimientos del Comitente Comprador y
podrán ser modificados y/o adicionados durante la vigencia de la negociación.
El software debe permitir realizar cotizaciones de productos no inscritos y poder generar un histórico de las
mismas.
El software deberá llevar la relaciónperiódica del total ejecutado del contrato, para ser consultado en el momento
que se requiera.
3. CERTIFICACIÓN DISTRIBUIDOR AUTORIZADO INSUMOS PARA IMPRESIÓN
Deberá allegar certificación vigente expedida por el fabricante y/o el distribuidor autorizado por el fabricante en Colombia,
dirigida al comitente comprador, que acredite al comitente vendedor como canal de distribución autorizado de las
siguientes marcas de TONERS:Kyocera, Konica Minolta, Xerox, HP y Ricoh; cuya fecha de expedición no sea mayor a
treinta(30) días calendario, anteriores a la presentación de la documentación.
En caso que la certificación sea emitida por un distribuidor autorizado por el fabricante en Colombia, se deberá allegar el
documento emitido por el fabricante donde lo acredite como tal, cuya fecha de expedición no sea anterior al 01 de enero
del año 2015.
8.
REVISIÓN Y ACEPTACIÓN DOCUMENTAL
No se tendrán en cuenta documentos que no se ciñan estrictamente a los requisitos solicitados.
Una vez adjudicada la operación, los documentos soporte de los requisitos del comitente vendedor deberán ser solicitados
por el comisionista comprador en la Dirección de Estructuraciòn de Negocios, al día siguiente que se celebre la rueda de
negocios antes de las 5:00 p.m., a fin de que ésta última realice la revisión y aceptación de los mismos, para lo cual contará
con un máximo de dos (2) días hábiles contados a partir del día siguiente a la negociación.
La sociedad comisionista compradora se obliga a informar a la Dirección de Estructuraciòn de Negocios mediante
certificación suscrita por el representante legal, manifestando el cumplimiento y aceptación por parte del comitente
comprador de los documentos soporte de los requisitos de los comitentes vendedores como máximo el tercer (3) día hábil
siguiente a la rueda de negociación, de no hacerlo se entenderá la aceptación de los mismos.
9.
OBLIGACIONES DEL COMITENTE VENDEDOR
OBLIGACIONES GENERALES DEL COMITENTE VENDEDOR:
Cumplir con el objeto de la Negociación.
Suministrar conforme a solicitudes de pedidos los bienes del objeto relacionados en la presente ficha de negociación
en la forma y el lugar establecido, los cuales deberán cumplir con las condiciones técnicas establecidas en las Fichas
técnicas de producto.
3. Suministrar de manera excepcional, los elementos de papelería, útiles de oficina e insumos para impresión y escáner
que no estén incluidos en el listado que forma parte de la presente ficha de negociación, elementos que deberán estar
inscritos en Bolsa.
4. Presentar la factura respectiva con el lleno de los requisitos fiscales, legales y administrativos correspondientes y de
acuerdo con la forma de pago presentada.
5. Sin perjuicio de la autonomía técnica y administrativa, atender las instrucciones y lineamientos que durante el
desarrollo de la Negociación se le impartan por parte de la entidad de común acuerdo con el COMITENTE COMPRADOR
6. Obrar con lealtad y buena fe, en las distintas etapas contractuales evitando dilaciones y entrabamientos.
7. Constituir las garantíarequeridas tanto por el Sistema de Compensación y Liquidación de la Bolsa, como las requeridas
por el COMITENTE COMPRADOR en el presente documento, dentro de los términos correspondientes.
8. Las que le imparta el comitente compradoro la persona que este designe de conformidad con lo establecido en la
presente ficha técnica de negociación y las fichas técnicas de producto, y que garanticen el cabal y oportuno
cumplimiento del objeto de la Negociación, con la correspondiente aceptación del COMITENTE VENDEDOR .
9. Asumir por cuenta propia todos los costos y gastos que se generen por concepto de transporte, empaque, carga,
descarga y entrega de los elementos objeto de la Negociación en el lugar que le indique el supervisor designado por
parte del comitente comprador, en todo el país. No acceder voluntariamente a peticiones o amenazas de quienes
actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho, informando inmediatamente al
comitente comprador y demás autoridades competentes cuando esta situación se presente.
10. El Comitente Vendedor deberá contar y/o tener en desarrollo un Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el
Trabajo, en el marco del cual deberáal inicio de la ejecución de la negociación y a mas tardar el tercer (3) día hábil
contados a partir del día siguiente a la negociación:
i. Entregar al Comitente Comprador un listado del personal que en desarrollo de la ejecución dela negociación,
ingresará a las instalaciones del Comitente Comprador para el suministro de los pedidos a las dependencias.
ii. Entregar al Comitente Comprador una Certificación expedida por el centro médico o médico particular con licencia
en Salud Ocupacional que practica los exámenes de ingreso y periódicos (para el caso del personal con más de un
año de antigüedad)en su empresa, en la que se identifique la realización de estos exámenes a los trabajadores
mencionados en el punto anterior.
iii. Disponer de un botiquín portátil en el vehículo utilizado para el transporte de los insumos, para la prestación de los
primeros auxilios cuando a su personal le suceda algún incidente o accidente en cumplimiento de su labor en las
instalaciones del Comitente Comprador.
1.
2.
iv. El Comitente Vendedor deberá informar el nombre y los datos de contacto de la persona encargada en su empresa
de la seguridad y la salud en el trabajo de sus trabajadores en misión, con la cual el comitente Comprador podrá
hacer contacto en caso de ser necesario.
v. Antes de iniciar la ejecución dela negociación deberá asegurar la participación de las personas listadas en el punto i,
en una inducción a cargo del GSO sobre el SGSST del Comitente Comprador.
vi. Entregar al inicio dela negociación el programa para el suministro, control y reposición de elementos de protección
personal requeridos por sus trabajadores en misión para el desarrollo de las actividades en las instalaciones del
Comitente Comprador. Este deberá contener los tipos de elementos de protección personal a entregar de acuerdo
a la actividad, el responsable de la entrega y el proceso para su reposición. El Comitente Comprador podrá solicitar
en cualquier momento los registros de entrega y reposición de los EPP.
vii. El Comitente Vendedor deberá suministrar un listado en el cual se deberán registrar las personas listadas en el punto
i, los datos de RH, enfermedades preexitentes, familiares y números de contacto en caso de emergencia. Este listado
deberá ser actualizado conforme a las novedades por cambio de personal u otras variables que apliquen.
viii. En caso de presentarse un accidente de trabajo, el Comitente Vendedor deberá seguir el procedimiento para el
reporte de accidentes de trabajo del Comitente Comprador (el cual será suministrado al inicio de la ejecución del
contrato) y reportar de manera obligatoria ante el supervisor dela negociación y al GSO todos los accidentes
ocurridos a sus trabajadores en el cumplimiento de su misión en las instalaciones del Comitente
Comprador.Deberáademásadelantar la respectiva investigación y el cumplimiento de las acciones de mejora
derivadas de la misma, en compañía del GSO del Comitente Comprador.
11. Las demás propias del objeto de la Negociación.
OBLIGACIONES ESPECÍFICAS:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Entregar a la Sociedad Comisionista Compradora el listado de precios y productos unitarios con IVA de cada uno de los
bienes que conforman el grupo donde se evidencia el ahorro que se obtuvo por cada uno de ellos en la negociación.
Entregar oportunamente los elementos objeto de la Negociación en óptimas condiciones de calidad y en el sitio
indicado por el supervisor designado por el Comitente Comprador para la Negociación.
Entregar al Comitente Comprador los elementos de papelería, útiles de oficina e insumos para impresión y escáner
cuya naturaleza así lo establezca, originales, no se aceptaran productos genéricos.
Para las referencias de tóneres, entregar al Comitente Comprador certificado de origen del mismo, expedida por el
fabricante que tenga presencia en Colombia o de la cadena de distribución, con fecha de expedición no mayor a 30
días.
Garantizar la entrega de los elementos e insumos a los diferentes centros de consumo, en óptimas condiciones,
protegiéndolos contra todo daño o deterioro, acto terrorista o saqueo, siendo responsable el COMITENTE VENDEDOR
por los daños o pérdidas ocasionadas antes de la entrega de los mismos.
Capacitar al inicio de ejecución de la negociación, a las personas a cargo del tema en el DNP sobre el sistema de
proveeduría integral, que incluya, entre otros temas: manejo del software, procedimientos, formatos, solicitudes,
recepción de elementos, y cambios por garantía.
Brindar la infraestructura tecnológica, que le permita a las personas a cargo del tema en el DNP, realizar pedidos de
suministro, controlar las entregas por medio de autorizaciones y tener acceso a la información sobre cantidad y valor
de las entregas realizadas en cada una de las dependencias indicadas.
Modificar las cantidades de elementos a suministrar conforme a las solicitudes del supervisor designado por el
Comitente Comprador para la negociación (aumentar o disminuir la cantidad de elementos a suministrar y distribuir).
Reemplazar y entregar a entera satisfacción, sin costo alguno para el Comitente Comprador, todos los bienes que
resulten de mala calidad, con defectos de fabricación o que no correspondan a las especificaciones técnicas exigidas.
Presentar al supervisor designado por el Comitente Comprador para la negociación, cuando este lo solicite, informes
sobre consumo por dependencia, tipo de bienes suministrados, cantidad de solicitudes por dependencia, avance en el
consumo de los bienes entregados.
Presentar cualquier otro informe que sea requerido por la entidad y acordado previamente entre el COMITENTE
VENDEDOR y el Supervisor de la Negociación.
12. REQUISITO DE CONDICIONES DEL SERVICIO: El comitente vendedor deberá cumplir con la totalidad de las
características y condiciones especiales estableciadasa continuación:
12.1.
INFRAESTRUCTURA FÍSICA: Hace relación al espacio físico que debe contener para garantizar el
cumplimiento de las actividades, este espacio físico debe ser proveído por el COMITENTE VENDEDOR y debe
contener las siguientes características:
o Contar con una sede en el área metropolitana de Bogotá. Así mismo, deberá acreditar que cuenta con un
sistema de Información (Software) para el manejo y administración de inventarios, sistemas de
comunicación y tecnológicos para el desarrollo de las actividades que se deriven de la suscripción de la
Negociación.
o Área de Despacho: Entendida como el área destinada para el desarrollo de la actividad comercial del
COMITENTE VENDEDOR la cual debe permitir de manera razonable y bajo condiciones adecuadas de
seguridad, la ejecución de actividades tales como almacenamiento, manejo y despacho de los elementos
de elementos de papelería, útiles de oficina e insumos para impresión y escáner a los diferentes puntos
de destino, la cual, para su operación debe contar como mínimo con dos (2) personas que atiendan de
manera oportuna los requerimientos que genera el comitente comprador, durante la vigencia de la
Negociación.
o Área de Atención a requerimientos: Corresponde al área a través de la cual el COMITENTE VENDEDOR
atenderá todas las solicitudes y consultas que se generen respecto del suministro de los elementos de
elementos de papelería, útiles de oficina e insumos para impresión y escáner ante los requerimientos del
el comitente comprador. Durante la ejecución de la Negociación, debiendo contar como mínimo con una
(1) persona que atienda tales solicitudes y consultas.
o Instalaciones adecuadas para el almacenamiento de los elementos y manejo de inventario garantizando
el perfecto estado de los mismos
El comitente comprador se reserva el derecho de realizar visitas a las instalaciones del comitente vendedor
que suministre los productos, con el objeto de verificar la información suministrada.
12.2.
DOTACIÓN Y EQUIPOS DE APOYO: Son parte fundamental en el cumplimiento del objetivo, ya que se
convierten en las herramientas que ayudarán al recurso humano para que su gestión sea más eficiente, eficaz
y de una mayor calidad, por lo cual el comitente vendedor deberá contar con:
o Infraestructura en sistemas de comunicación para la adecuada ejecución de la negociación, en relación
con: Líneas telefónicas, líneas de fax y Correo electrónico, las cuales se deben indicar.
o Medios de transporte y/o convenios con empresas transportadoras necesarios para la distribuciónde los
elementos a cada uno de los centros de consumo.
12.3.
RECURSO HUMANO: Se refiere al personal requerido que garantiza el desarrollo de la gestión del Proceso
de suministro y distribución de papelería, útiles de oficina e insumos para impresión y escáner para el comitente
comprador, por lo cual El COMITENTE VENDEDOR debe garantizar el recurso humano acorde con la siguiente
tabla:
Cargo
Cantidad
Perfil Profesional
Experiencia
Administrativas o Contables (Economía,
integral de elementos o como asesor o
Ejecutivo
1
Ingeniería Industrial, Contaduría Pública, directivo, con funciones relacionadas con la
De cuenta
Administración de Empresas, Finanzas
adquisición de recursos físicos. Mínimo de
entre otros).Tarjeta Profesional Vigente
dos (2) años.
Ingeniero
Profesional Universitario en Ingeniería
1
Información y soporte a usuarios. Mínimo
de Sistema
de SistemasTarjeta Profesional Vigente
de dos (2) años
El ejecutivo de cuenta actuará como Coordinador de la negociación por parte del Comitente vendedor.
Este personal deberá mantenerse durante la ejecución de la negociación y sólo podrá ser reemplazado, previa
autorización del Comitente Comprador, por uno de iguales o superiores calidades académicas o profesionales. En
este caso el comitente vendedor deberá proceder a presentar la hoja de vida de un profesional que cumpla con
los requisitos exigidos, con una antelación de por lo menos cinco (5) días hábiles, antes de la fecha de reemplazo
del personal. El Comitente Comprador se reserva el derecho de aceptar o no la nueva hoja de vida propuesta.
El comitente vendedor seleccionado se obliga a que durante la ejecución de la negociación el Comitente
Comprador pueda contactarse con los profesionales exigidos, los días laborables en el horario de 8:30 a.m. a 6:00
p.m., so pena de incurrir en incumplimiento de las obligaciones a su cargo y hacerse acreedor a las sanciones
contractuales consagradas en la Ley.
El equipo humano que requiera el Comitente Vendedor seleccionado para el cumplimiento de la negociación, será
de su exclusiva responsabilidad, por lo anterior no existirá relación laboral alguna entre el Comitente Comprador
y sus trabajadores y el Comitente Comprador no será responsable por el pago de salarios y prestaciones sociales.
12.4.
MEDIO TECNOLOGICO DE CONTROL: El sistema de Información (Software) hace referencia a la
herramienta de acceso vía web que el COMITENTE VENDEDOR deberá poner a disposición del Mandante
Comprador, de fácil utilización para la elaboración, consolidación, control y posterior envió de los pedidos, cuyo
costo de instalación estará a cargo del COMITENTE VENDEDOR. El Software debe estar disponible dentro de los
tres (3) días hábiles siguientes al cierre de la rueda de negocios.
El comitente vendedor debe garantizar que el procedimiento de captura de información, verificación, autorización
y envío de la información de los pedidos se efectúe en la herramienta tecnológica (software).
12.5.
CONDICIONES DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA PARA RECEPCIÓN DE PEDIDOS (SOFTWARE): El
comitente vendedor deben garantizar que poseen una infraestructura tecnológica y que cuentan como mínimo
con las siguientes alternativas que le permitan al Comitente Comprador conocer acerca del comportamiento del
suministro así:
I.
Área de Atención al Cliente: Se deben indicar nombres, cargos, números de teléfono y correos electrónicos
de las personas encargadas de solucionar las necesidades técnicas, logísticas que se presenten durante la
ejecución de la negociación, teniendo en cuenta la atención personalizada y exclusiva, atención telefónica,
atención vía fax, INTERNET y/o otros medios electrónicos de intercambio de documentos e información.
II.
Área Tecnológica: Se debe señalar nombres, cargos, números de teléfonos y correos electrónicos de las
personas encargadas de solucionar las necesidades tecnológicas que se presenten durante la ejecución de la
negociación.
III.
Herramienta tecnológica (software): El comitente vendedorseleccionado se compromete a entregar al inicio
de la negociación los parámetros de utilización del software en las condiciones establecidas; el
incumplimiento de este requerimiento dará como resultado la aplicación de la garantía única.
IV.
Capacitación: Al inicio de la negociación el comitente vendedordebe capacitar a los funcionarios del
Comitente Comprador designados para el efecto en la herramienta o software que permita realizar los
pedidos, controlar y generar informes de cantidad y valor de los pedidos y entregas realizadas en desarrollo
de la negociación. El comitente vendedor seleccionado deberá presentar el cronograma de la capacitación,
los horarios de la misma y certificación del personal capacitado.
V.
Soporte del software: El comitentevendedor seleccionado pondrá a disposición del Comitente Comprador un
ingeniero de sistemas que realizará visitas a la entidad para garantizar la funcionalidad del software, atenderá
personalmente los casos y dará respuesta a los mismos en un tiempo máximo de seis (6) horas hábiles.
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
El software debe estar implementado en ambiente gráfico con arquitectura WEB enable 100%, teniendo
en cuenta que será operado por medio de Internet.
El comitente vendedor debe brindar soporte funcional y técnico al sistema y realizar el mantenimiento con
el fin de garantizar la continuidad en la operación durante la vigencia de la negociación.
El sistema debe proveer mecanismos de seguridad mediante los cuales se definan grupos de usuarios, se
configuren perfiles de permisos y se registren usuarios del sistema. Debe manejar dos alternativas de
pedido, uno para solicitud de pedido y otro para aprobaciones.
Nota: El comitente vendedor debe garantizar que el procedimiento de Solicitudes de Pedidos se efectúe
en la herramienta tecnológica (software) y que se permita hacer la solicitudes por parte de las
dependencias, las cuales deben ser revisadas y aprobadas por el supervisor de la negociación o por la
persona que se designe para esta actividad (Aprobador), antes de que los elementos solicitados sean
suministrados por el comitente vendedor.
Garantizar la disponibilidad de la información para lo cual debe ejecutar periódicamente copias de
seguridad (backups) de la base de datos.
El comitente vendedor deberá entregar, el manual de utilización del software con los procedimientos que
se establezcan para el contrato de suministro.
El software debe ser propiedad del comitente vendedor, y tener acceso por la página WEB para la
elaboración, consolidación, control y posterior envío de los pedidos.
El software debe permitir elaborar pedidos de forma automática y directa a todos los funcionarios
autorizados del Comitente Comprador en cada uno de los puntos de entrega.
Deben existir niveles de seguridad para que solamente el supervisor y los funcionarios autorizados,
efectúen los pedidos, realicen las correcciones, modifiquen las cantidades y realicen consultas de todos los
reportes solicitados; los demás usuarios, sólo tendrán opción de solicitud y correcciones para la realización
de pedidos.El sistema solo debe permitir introducir elementos a los funcionarios autorizados.
El software debe permitir realizar el pedido, cambiar las claves, consultar pedidos en forma general y por
puntos de entrega.
El comitente vendedor deberá estar en capacidad de suministrar un usuario específico que autorice
pedidos, genere reportes y estadísticas.
El software debe manejar precios autorizados en cada uno de los elementos adquiridos incluido el IVA.
El software debe contar con opciones de consulta y mantenimiento de tablas básicas con el catálogo de
productos y precios negociados.
El software debe permitir exportar reportes en Word, Excel o PDF y exportar la información de la base de
datos a archivos planos.
El software debe permitir al usuario coordinador de pedidos, modificar, consultar, consolidar, aprobar y
reimprimir el pedido aprobado a cada una de las diferentes dependencias o centros de consumo o puntos
de entrega, sin perder la información del pedido original “cantidad pedida – cantidad aprobada”.
El software debe permitir el control por cantidades negociadas de productos y valor total del mismo y que
además permita establecer las cantidades entregadas.
El software debe controlar el límite de presupuesto asignado, no debe permitir realizar pedidos cuyo valor
sobrepase el presupuesto asignado.
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
La elaboración de los pedidos debe generar un número único consecutivo el cual debe ser relacionado en
las notas de despacho.
El software deberá manejar una funcionalidad que permita identificar los pedidos urgentes para su
despacho inmediato y los pedidos adicionales.
El software debe llevar registro de la fecha y hora en que se realizan las solicitudes por cada uno de los
puntos de entrega y la autorización por parte de la persona designada por el supervisor de la negociación.
Debe generar un reporte que muestre el estado de la negociación que contenga la siguiente información:
Ítem; Código del elemento, Descripción del elemento, Unidad de medida, Precio Unitario, Cantidad
presupuestada, Total presupuesto, Cantidad ejecutada, Total ejecutado, Saldo en cantidad, Porcentaje de
ejecución por ítem, Porcentaje total de ejecución.
El software debe contar con opciones de “consulta de pedidos” que genere un reporte en Excel el cual
contenga la siguiente información: Número del pedido, Nombre del punto de entrega, Fecha de
elaboración del pedido, Fecha de aprobación del pedido, Fecha de entrega del pedido, Valor del pedido
original, Valor del pedido aprobado, Estado del pedido.
El software debe contar con opciones de consulta de “consumo por puntos de entrega” que genere un
reporte que contenga la siguiente información: Número del punto de entrega, Nombre del punto de
entrega, Valor total de consumo por mes, Porcentaje de consumo por mes, Total consumo en valor, Total
consumo en porcentajes.
El software debe contar con opciones de consulta de “consumo por punto de entrega individual de
elementos” que genere un reporte que contenga la siguiente información: Número del punto de entrega,
Nombre del punto de entrega, Código del elemento, Descripción del elemento, Cantidad ejecutada por
mes, Cantidad total, Valor unitario, Valor Total.
El software debe permitir identificar y realizar las reclamaciones efectuadas por cada punto de entrega,
que genere un reporte que pueda ser consultado por todos los puntos de entrega y que por lo menos
contenga la siguiente información: Número del punto de entrega, Nombre del punto de entrega, Código
del (los) elemento(s) objeto de reclamación, Descripción del elemento, Cantidad total, Valor unitario, Valor
Total, Fecha de reclamación, Descripción de la reclamación, Fecha de atención del reclamo y/ o devolución.
El software debe permitir el registro para identificar las devoluciones, fecha –descripción de elementocausa- posible cambio.
El software debe permitir suministrar periódicamente información sobre consumos, costos y demás
estadísticas necesarias para el análisis de suministro.
Todos los anteriores informes deben ser diseñados de acuerdo a los requerimientos del Comitente
Comprador y podrán ser modificados y/o adicionados durante la vigencia de la negociación.
El software debe permitir realizar cotizaciones de productos no inscritos y poder generar un histórico de
las mismas.
El software deberá llevar la relaciónperiódica del total ejecutado del contrato, para ser consultado en el
momento que se requiera.
13. MANUAL DE SERVICIO:
El comitente vendedor seleccionado deberá entregar al inicio de la ejecución de la negociación y a mas tardar al tercer (3)
día hábil contados a partir del día siguiente a la negociación,un manual de servicio con los procedimientos establecidos
para la ejecuciónde la misma, el cual debe establecer como mínimo los siguientes aspectos:

PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN DE RECLAMOS Y DEVOLUCIONES: En caso de reclamos por la entrega de
elementos de deficiente calidad o que no cumplan con las características señaladas por el comitente comprador,
se procederá a la devolución de los mismos al COMITENTE VENDEDOR, con el fin que los sustituya, ajustándose a
las especificaciones técnicas indicadas por el comitente comprador dentro del tiempo establecido para la entrega
de pedidos urgentes. Si por causas ajenas al COMITENTE VENDEDOR éste no está en capacidad de atenderla
solicitud de sustitución dentro del tiempo establecido, deberá informar la fecha de máxima de entrega del
elemento sin que ésta supere el mes dentro del cual se esta realizando la devolución.
En caso de entrega de pedidos incompletos, el COMITENTE VENDEDOR deberá completar el mismo, en el tiempo
establecido para los pedidos urgentes.
14. DOCUMENTOS O PRODUCTOS A ENTREGAR:
El comitente vendedor deberá entregar los siguientes documentos, al inicio de la ejecución de la negociación, para lo cual
contará con un máximo de seis (6) días hábiles contados a partir del día siguiente a la negociación:
I.
MANUAL DEL USUARIO DEL SOFTWARE WEB
El comitente vendedor deberá entregar al inicio de la negociación, el manual del usuario del SOFTWARE WEB.El manual
deberá indicar el procedimiento y los formatos establecidos para la ejecución de la negociación y manejo del software.
II.
CRONOGRAMAS
El comitente vendedor seleccionado para la ejecución de la negociación deberá entregar en caso de ser necesario y a
solicitud o petición del supervisor de la negociación:
 Cronograma de actividades de la campaña de divulgación a todo el personal del Comitente Comprador, sobre el cambio
al nuevo sistema de suministro de elementos.
 Cronograma de capacitación a los funcionarios responsables sobre el sistema de proveeduría integral, que incluya,
entre otros, el tiempo de la misma y certificación del personal capacitado, manejo del software, procedimiento,
formatos, solicitudes, recepción de elementos y cambios de elementos por garantía.
III.
BITÁCORA DE LA NEGOCIACIÓN
Se deberá llevar una memoria de los acontecimientos, sucesos y decisiones tomadas en la ejecución de la negociación, así
como de los cambios de elementos como adiciones y reducciones conforme a las necesidades del Comitente Comprador
y los requerimientos del supervisor de la negociación.
IV.
BASE DE DATOS
El comitente vendedor deberá entregar al finalizar la negociación dos bases de datos (Excel), una con la información total
de los elementos suministrados y otra con la información por dependencia de los elementos suministrados en desarrollo
a la ejecución de la negociación.
10. OBLIGACIONES NO COMPENSABLES POR EL SISTEMA DE COMPENSACIÓN, LIQUIDACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE
GARANTÍAS DE LA BOLSA MERCANTIL DE COLOMBIA S.A. Y A CARGO DE COMITENTE VENDEDOR
Se entiende por obligaciones no compensables aquellas circunstancias diferentes a calidad, oportunidad y entrega,
conforme a lo establecido en la presente ficha técnica de negociación, que la entidad considere debe incluir, para lo cual
tendrá como respaldo la solicitud garantías adicionales tal como lo señala el artículo 57 del Decreto 1510 de 2013.
Estas obligaciones serán cumplidas por fuera del Sistema de Compensación, Liquidación y Administración de Garantías de
la Bolsa Mercantil de Colombia S.A. y serán cumplidas directamente entre los comitentes, en consecuencia, la liberan de
todo tipo de responsabilidad por el cumplimiento de estas obligaciones.
11. GARANTÍAS ADICIONALES A CARGO DEL COMITENTE VENDEDOR
De conformidad con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de 2013, el comitente vendedor
se obligará a garantizar el cumplimiento de las obligaciones surgidas a favor del DNP, con ocasión de la ejecución dela
negociación a través de cualquiera de los mecanismos de cobertura del riesgo señalados en el Artículo 111 del Decreto
1510 de 2013 (Contrato de seguro contenido en una póliza, patrimonio autónomo y garantía bancaria).
De acuerdo con naturaleza, el objeto del proceso de contratación, las obligaciones establecidas y los riesgos definidos, el
Comitente Vendedor deberá otorgar a favor del Departamento Nacional de Planeación – DNP, NIT 899.999.011-0, dentro
de los tres (3) días siguientes a la rueda de negocios, garantía única de cumplimiento a su favor, adicional a las del Sistema
de Compensación y Liquidación de la Bolsa que cubra los siguientes riesgos en las condiciones que se detallan a
continuación:




Cumplimiento: cubrirá a la entidad de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial del contrato,
así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al comitente
vendedor.
Calidad del servicio: cubre a la entidad de los perjuicios derivados de la deficiente calidad del servicio prestado.
Calidad de bienes: Cubre el valor y el plazo de la garantía de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza, las
obligaciones contenidas en los documentos del proceso de contratación, la garantía mínima presunta y los vicios
ocultos.
Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales: cubrirá a la entidad de los perjuicios que se le
ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el comitente
vendedor, derivadas de la contratación del personal utilizado en el territorio nacional para la ejecución dela
negociación.
De otro lado el DNP requiere que la garantía para cada riesgo tenga la siguiente suficiencia:




Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal: Teniendo en cuenta el valor dela negociación y las
obligaciones surgidas de este, así como el valor a estimar en la cláusula penal pecuniaria, se considera que el valor de
la garantía debe ser igual al 20% del valor dela negociación. En cuanto a su vigencia, como quiera que el plazo para
liquidar el mismo es de cuatro (4) meses a partir de la terminación, se exigirá que esta comprenda el plazo de ejecución
y cuatro (4) meses más.
Calidad del servicio: Teniendo en cuenta el objeto, valor, naturaleza, obligaciones y los bienes a recibir con la ejecución
del presente contrato, se estima el valor de la garantía igual al 20% del valor dela negociación y con una vigencia que
comprenda el plazo de ejecución y cuatro (4) meses más.
Calidad de bienes: Teniendo en cuenta el objeto, valor, naturaleza, obligaciones y los materiales y/o repuestos a recibir
con la ejecución dela presente negociación, se estima el valor de la garantía igual al 10% del valor dela negociación y
con una vigencia que comprenda el plazo de ejecución y cuatro (4) meses más.
Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales: Teniendo en cuenta el personal requerido para
la ejecución dela negociación, se estima un valor igual al 5% del valor del contrato. Su vigencia será la establecida en
el artículo 122 del Decreto 1510 de 2013, es decir por el plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más.
Realizado el anterior análisis, las garantías que deberá cubrir el comitente vendedor son:
Garantía
Valor
Vigencia
20% del valor
Plazo de ejecución dela
Cumplimiento
dela
negociación y cuatro (4) meses
negociación
más.
20% del valor
Calidad del servicio
dela
negociación
más.
10% del valor
Calidad de los bienes (Correcto
dela
funcionamiento de los bienes suministrados)
negociación
más.
5% del valor
Pago de Salarios y prestaciones sociales e
dela
negociación y tres (3) años
indeminizaciones laborales
negociación
más.
En todo caso, corresponderá al comitente comprador, realizar todos los actos de verificación, estudio, seguimiento,
ejecución, aprobación y custodia así como todos los demás actos que sean necesarios para la efectividad de las mismas.
12. INTERVENTORÍA Y/O SUPERVISIÓN
La supervisión del Cumplimiento de la operación que se realice en la bolsa, así como la supervisión del Contrato de
Comisión y de la negociación estará a cargo del Coordinador del Grupo de Adquisiciones y Suministros de la Subdirección
Administrativa del Departamento Nacional de Planeación o de la persona que designe la coordinadora del Grupo de
Contratación mediante memorando.Para esos efectos, el supervisor estará sujeto a lo dispuesto en el numeral 1 del
Artículo 4º y numeral 1º del artículo 26 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 734 de 2002, la Ley 1474 de 2011,
la Resolución Interna 2830 de 2014, por medio de la cual se adoptó el Manual de Contratación y las demás normas
establecidas sobre la materia.
ANEXO 1 - CARTA DE PRESENTACIÓN
Bogotá D.C.,
Señores
DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN
Ciudad.
ASUNTO:
ADQUISICIÓN DE BIENES POR BOLSA DE PRODUCTOS
Apreciados Señores:
El abajo firmante, legamente autorizado para actuar en nombre de “Incluya el nombre del comitente vendedor”,ofrezco
suministrar los bienes requeridos por la entidad de conformidad con los requisitos y reglas de la ficha técnica de negociación
y de producto.
Para el efecto declaro bajo la gravedad de juramento que estoy debidamente facultado para participar en la negociación y
cumplir con las condiciones fijadas para su ejecución; en caso de adjudicación, comprometo totalmente a la sociedad que
legalmente represento; así mismo que ni yo ni la sociedad que legalmente represento, ni ninguno de los socios (persona
natural) que la conforman, nos hallamos incursos en cualquiera de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas
en la Ley 80 de 1993, artículo 18 de la Ley 1150 de 20071 y demás normas sobre la materia y que tampoco nos encontramos
en alguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar.
Mi participación en la negociación es de carácter obligatorio para nosotros y autorizamos expresamente al Departamento
Nacional de Planeación a verificar toda la información incluida en ella. Manifestamos expresamente bajo la gravedad de
juramento que los activos y recursos de nuestro patrimonio y que se emplearán para el desarrollo de la negociación provienen
de actividades lícitas.
Adjuntamos a esta comunicación, los documentos que acreditan el cumplimiento de los requisitos para participar en el
proceso de contratación, según se exige en la ficha técnica de negociación.
La presente certificación se expide a los ____ días del mes de ________ de 2015.
Atentamente,
Firma: _______________________
Nombre: ______________________
C.C. No.: ______________________
Cargo: ________________________
Teléfono: _______________________
“i) Las personas naturales que hayan sido declaradas responsables judicialmente por la comisión de delitos de peculado, concusión,
cohecho, prevaricato en todas sus modalidades y soborno transnacional, así como sus equivalentes en otras jurisdicciones. Esta
inhabilidad se extenderá a las sociedades de que sean socias tales personas, con excepción de las sociedades anónimas abiertas”
1
ANEXO 2 - REQUISITOS DE CONDICIONES DEL SERVICIO
El diligenciamiento de este anexo es de carácter obligatorio y el COMITENTE VENDEDOR deberá diligenciar si cumple o no
con cada uno de los requisitos relacionados a continuación:
ÍTEM
1
1.1
1.2
1.3
1.4
2
2.1
2.2
3.
3.1
INFRAESTRUCTURA FÍSICA
La infraestructura física hace relación al espacio físico que debe contener para garantizar el
cumplimiento de las actividades, este espacio físico debe ser proveído por el COMITENTE VENDEDOR
y debe contener las siguientes características:
Contar con una sede en el área metropolitana de Bogotá. Así mismo, deberá acreditar que cuenta con
un sistema de Información (Software) para el manejo y administración de inventarios, sistemas de
comunicación y tecnológicos para el desarrollo de las actividades que se deriven de la suscripción de
la Negociación.
Área de Despacho: Entendida como el área destinada para el desarrollo de la actividad comercial del
COMITENTE VENDEDOR la cual debe permitir de manera razonable y bajo condiciones adecuadas de
seguridad, la ejecución de actividades tales como almacenamiento, manejo y despacho de los
elementos de papelería, útiles de oficina e insumos para impresión y escáner a los diferentes puntos
de destino, la cual, para su operación debe contar como mínimo con dos (2) personas que atiendan
de manera oportuna los requerimientos que genera el comitente comprador, durante la vigencia de
la Negociación.
Área de Atención a requerimientos: Corresponde al área a través de la cual el COMITENTE VENDEDOR
atenderá todas las solicitudes y consultas que se generen respecto del suministro de los elementos de
papelería, útiles de oficina e insumos para impresión y escáner, ante los requerimientos del el
comitente comprador. Durante la ejecución de la Negociación, debiendo contar como mínimo con una
(1) persona que atienda tales solicitudes y consultas
Instalaciones adecuadas para el almacenamiento de los elementos y manejo de inventario
garantizando el perfecto estado de los mismos
DOTACION Y EQUIPOS DE APOYO
La dotación y equipos de apoyo son parte fundamental en el cumplimiento del objetivo, ya que se
convierten en las herramientas que ayudarán al recurso humano para que su gestión sea más eficiente,
eficaz y de una mayor calidad.
El COMITENTE VENDEDOR debe contar con:
Infraestructura en sistemas de comunicación para la adecuada ejecución de la negociación, en relación
con: Líneas telefónicas, líneas de fax y Correo electrónico, las cuales se deben indicar en la propuesta.
Medios de transporte y/o convenios con empresas transportadoras necesarios para la distribución de
los elementos a cada uno de los centros de consumo.
RECURSO HUMANO
El recurso humano se refiere al personal requerido que garantiza el desarrollo de la gestión del Proceso
de suministro y distribución de elementos de papelería, útiles de oficina e insumos para impresión y
escáner para el comitente comprador.
El COMITENTE VENDEDOR debe garantizar el recurso humano acorde a la siguiente tabla.
Cargo
Cantidad
Perfil Profesional
Experiencia
CUMPLE
SI
NO
Administrativas o Contables
Ejecutivo
(Economía, Ingeniería Industrial, integral de elementos o como asesor o
De
1
Contaduría Pública,
directivo, con funciones relacionadas
cuenta
Administración de Empresas,
con la adquisición de recursos físicos.
Finanzas entre otros).Tarjeta
Mínimo de dos (2) años.
Profesional Vigente
Ingeniero
Profesional Universitario en
de
1
Ingeniería de SistemasTarjeta
Información y soporte a usuarios.
Sistema
Profesional Vigente
Mínimo de dos (2) años
MEDIO TECNOLOGICO DE CONTROL
4.
El sistema de Información (Software) hace referencia a la herramienta de acceso vía web que el
COMITENTE VENDEDOR deberá poner a disposición del Mandante Comprador, de fácil utilización para
la elaboración, consolidación, control y posterior envió de los pedidos, cuyo costo de instalación estará
a cargo del COMITENTE VENDEDOR. El Software debe estar disponible dentro de los tres (3) días
siguientes al cierre de la rueda de Negociación.
El comitente vendedor debe garantizar que el procedimiento de captura de información, verificación,
autorización y envío de la información de los pedidos se efectúe en la herramienta tecnológica
(software).
DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA PARA RECEPCIÓN DE PEDIDOS (SOFTWARE)
4.1.
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.1.4
El comitente vendedor debe garantizar que posee una infraestructura tecnológica y que cuenta como
mínimo con las siguientes alternativas que le permitan al Comitente Comprador conocer acerca del
comportamiento del suministro así:
Área de Atención al Cliente: Se deben indicar nombres, cargos, números de teléfono y correos
electrónicos de las personas encargadas de solucionar las necesidades técnicas, logísticas que se
presenten durante la ejecución de la negociación, teniendo en cuenta la atención personalizada y
exclusiva, atención telefónica, atención vía fax, INTERNET y/o otros medios electrónicos de
intercambio de documentos e información.
Área Tecnológica: Se debe señalar nombres, cargos, números de teléfonos y correos electrónicos de
las personas encargadas de solucionar las necesidades tecnológicas que se presenten durante la
ejecución de la negociación.
Herramienta tecnológica (software): El comitente vendedor seleccionado se compromete a entregar
al inicio de la negociación los parámetros de utilización del software en las condiciones establecidas;
el incumplimiento de este requerimiento dará como resultado la aplicación de la garantía única.
Capacitación: Al inicio de la negociación el comitente vendedor debe capacitar a los funcionarios del
Comitente Comprador designados para el efecto en la herramienta o software que permita realizar
los pedidos, controlar y generar informes de cantidad y valor de los pedidos y entregas realizadas en
desarrollo de la negociación.
El comitente vendedor seleccionado deberá presentar el cronograma de la capacitación, los horarios
de la misma y certificación del personal capacitado.
Soporte del software: El comitente vendedor seleccionado pondrá a disposición del Comitente
4.1.5 Comprador un ingeniero de sistemas que realizará visitas a la entidad para garantizar la funcionalidad
del software, atenderá personalmente los casos y dará respuesta a los mismos en un tiempo máximo
de seis (6) horas hábiles.
4.1.6


El software debe estar implementado en ambiente gráfico con arquitectura WEB enable 100%,
teniendo en cuenta que será operado por medio de Internet.

El comitente vendedor debe brindar soporte funcional y técnico al sistema y realizar el
mantenimiento con el fin de garantizar la continuidad en la operación durante la vigencia de
la negociación.

El sistema debe proveer mecanismos de seguridad mediante los cuales se definan grupos de
usuarios, se configuren perfiles de permisos y se registren usuarios del sistema. Debe manejar
dos alternativas de pedido, uno para solicitud de pedido y otro para aprobaciones.

Nota: El comitente vendedor debe garantizar que el procedimiento de Solicitudes de Pedidos
se efectúe en la herramienta tecnológica (software) y que se permita hacer la solicitudes por
parte de las dependencias, las cuales deben revisadas y aprobadas por el supervisor de la
negociación o por la persona que se designe para esta actividad (Aprobador), antes de que los
elementos solicitados sean suministrados por el comitente vendedor.

Garantizar la disponibilidad de la información para lo cual debe ejecutar periódicamente
copias de seguridad (backups) de la base de datos.

El comitente vendedor deberá entregar, el manual de utilización del software con los
procedimientos que se establezcan para el contrato de suministro.

El software debe ser propiedad del comitente vendedor, y tener acceso por la página WEB
para la elaboración, consolidación, control y posterior envío de los pedidos.

El software debe permitir elaborar pedidos de forma automática y directa a todos los
funcionarios autorizados del Comitente Comprador en cada uno de los puntos de entrega.

Deben existir niveles de seguridad para que solamente el supervisor y los funcionarios
autorizados, efectúen los pedidos, realicen las correcciones, modifiquen las cantidades y
realicen consultas de todos los reportes solicitados; los demás usuarios, sólo tendrán opción
de solicitud y correcciones para la realización de pedidos. El sistema solo debe permitir
introducir elementos a los funcionarios autorizados.

El software debe permitir realizar el pedido, cambiar las claves, consultar pedidos en forma
general y por puntos de entrega.


El comitente vendedor deberá estar en capacidad de suministrar un usuario específico que
autorice pedidos, genere reportes y estadísticas.

El software debe manejar precios autorizados en cada uno de los elementos adquiridos
incluido el IVA.

El software debe contar con opciones de consulta y mantenimiento de tablas básicas con el
catálogo de productos y precios negociados.

El software debe permitir exportar reportes en Word, Excel o PDF y exportar la información
de la base de datos a archivos planos.


El software debe permitir al usuario coordinador de pedidos, modificar, consultar, consolidar,
aprobar y reimprimir el pedido aprobado a cada una de las diferentes dependencias o centros
de consumo o puntos de entrega, sin perder la información del pedido original “cantidad
pedida – cantidad aprobada”.

El software debe permitir el control por cantidades negociadas de productos y valor total del
mismo y que además permita establecer las cantidades entregadas.


El software debe controlar el límite de presupuesto asignado, no debe permitir realizar
pedidos cuyo valor sobrepase el presupuesto asignado.

La elaboración de los pedidos debe generar un número único consecutivo el cual debe ser
relacionado en las notas de despacho.

El software deberá manejar una funcionalidad que permita identificar los pedidos urgentes
para su despacho inmediato y los pedidos adicionales.

El software debe llevar registro de la fecha y hora en que se realizan las solicitudes por cada
uno de los puntos de entrega y la autorización por parte del supervisor de la negociación.

Debe generar un reporte que muestre el estado de la negociación que contenga la siguiente
información:
Código del elemento
Descripción del elemento
Unidad de medida
Precio Unitario
Cantidad presupuestada
Total presupuesto
Cantidad ejecutada
Total ejecutado
Saldo en cantidad
Porcentaje de ejecución por ítem
Porcentaje total de ejecución

El software debe contar con opciones de “consulta de pedidos” que genere un reporte en
Excel el cual contenga la siguiente información:
Número del pedido
Nombre del punto de entrega
Fecha de elaboración del pedido
Fecha de aprobación del pedido
Fecha de entrega del pedido
Valor del pedido original
Valor del pedido aprobado
Estado del pedido

El software debe contar con opciones de consulta de “consumo por puntos de entrega” que
genere un reporte que contenga la siguiente información:
Número del punto de entrega
Valor total de consumo por mes
Porcentaje de consumo por mes
Total consumo en valor
Total consumo en porcentajes

El software debe contar con opciones de consulta de “consumo por punto de entrega
individual” que genere un reporte que contenga la siguiente información:
Código del elemento
Cantidad ejecutada por mes
Cantidad total
Valor unitario
Valor Total

El software debe permitir identificar y realizar las reclamaciones efectuadas por cada punto
de entrega, que genere un reporte que pueda ser consultado por todos los puntos de entrega
y que por lo menos contenga la siguiente información:
Código del (los) elemento(s) objeto de reclamación
Cantidad total
Valor unitario
Valor Total
Fecha de reclamación
Descripción de la reclamación
Fecha de atención del reclamo y/ o devolución
5.

El software debe permitir el registro para identificar las devoluciones, fecha –descripción de
elementocausa- posible cambio.

El software debe permitir suministrar periódicamente información sobre consumos, costos y
demás estadísticas necesarias para el análisis de suministro.

Todos los anteriores informes deben ser diseñados de acuerdo a los requerimientos del
Comitente Comprador y podrán ser modificados y/o adicionados durante la vigencia de la
negociación.

El software debe permitir realizar cotizaciones de productos no inscritos y poder generar un
histórico de las mismas.

El software deberá llevar la relación periódica del total ejecutado del contrato, para ser
consultado en el momento que se requiera.
ATENCIÓN DE RECLAMOS Y DEVOLUCIONES
En caso de reclamos por la entrega de elementos de deficiente calidad o que no cumplan con las
características señaladas por el comitente comprador, se procederá a la devolución de las mismas al
COMITENTE VENDEDOR, con el fin que las sustituya, ajustándose a las especificaciones técnicas
indicadas por el comitente comprador dentro del tiempo establecido para la entrega de pedidos
urgentes.
Si el COMITENTE VENDEDOR no atiende la solicitud de devolución dentro del mes correspondiente,
deberá presentar con la factura la respectiva nota crédito con la relación de los elementos devueltos,
cantidad y motivo correspondiente.
En caso de entrega de pedidos incompletos, el COMITENTE VENDEDOR deberá completar el mismo,
en el tiempo establecido para los pedidos urgentes.
___________________________________
FIRMA
REPRESENTANTE LEGAL
CC.
Declaro bajo la gravedad de juramento que la información consignada en el presente anexo es cierta y faculta al
Departamento Nacional de Planeación para validarla y verificarla, acudiendo a cualquier fuente de información y/o
investigación, siendo consciente de las consecuencias que pueden derivarse de la información que falte a la verdad.
ANEXO 3 - COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN (Sociedad Comisionista Vendedora)
El suscrito a saber: _________ (representante legal o apoderado), domiciliado en _______________, identificado con
____________, quien obra en calidad de (representante legal o apoderado) en nombre y representación de
________________(nombre del comitente vendedor), tal como consta en (Certificado de existencia y representación legal o
documento de constitución), quien en adelante se denominará el comitente vendedor, manifiesta su voluntad de asumir, de
manera unilateral, el presente COMPROMISO DE ORIGEN DE FONDOS, LEGALIDAD Y ANTICORRUPCIÓN, teniendo en cuenta
las siguientes consideraciones:
1. Se convocó la celebración de la negociación que tiene como objeto __________________.
2. Que es interés del comitente vendedor apoyar la acción del Estado Colombiano y del Comitente Comprador para fortalecer
la transparencia en los procesos de contratación, la responsabilidad de rendir cuentas y luchar contra la corrupción.
3. Que el comitente vendedor, se encuentra compuesto por los siguientes integrantes:
(Integrantes del comitente vendedor en caso de presentarse como consorcio, unión temporal o promesa de sociedad)
4. Que siendo del interés del comitente vendedor participar en la operación, se encuentra dispuesto a suministrar la
información propia que resulte necesaria para aportar transparencia al proceso y en tal sentido suscribe el presente
documento unilateral, que se regirá por las siguientes cláusulas:
CLAUSULA PRIMERA - COMPROMISOS
El comitente vendedor mediante suscripción del presente documento, asume los siguientes compromisos:
Que declara apoyar la acción del Estado Colombiano y particularmente del Comitente Comprador en propender por el
fortalecimiento y el cumplimiento de los principios de legalidad, transparencia en todas sus actuaciones y al momento de
rendir cuentas.
Que se compromete a no dar ni ofrecer dinero u otra utilidad de manera directa o indirecta a través de terceros, a ningún
funcionario público, ni a sus parientes en cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad y/o primero civil, ni a persona
alguna ya sea natural o jurídica que actúe como funcionario, servidor, empleado, asesor, consultor y/o contratista del
Comitente Comprador o el Comisionista Comprador, con el fin de influir en la determinación de las condiciones dela
(s)operación (es) y/o del (os) Contrato (s).
Que responderá de manera solidaria en caso que un tercero que actúe en su nombre, ya sea como empleado, representante
legal, director y/o administrador, un agente comisionista independiente, como asesor y/o como consultor, dé u ofrezca dinero
u otra utilidad con el fin de influir en la determinación de las condiciones de la (s) operación (es) y/o del (os) Contrato (s).
Que revela de manera clara y en forma total al Comitente Comprador mediante el diligenciamiento del presente FORMATO
y revelará ante cualquier organismo de control que en el momento que así se le solicite, los nombres de todos los beneficiarios
de los pagos suyos y/o efectuados en su nombre relacionados por cualquier concepto de la (s) operación (es) y/o del (os)
Contrato (s), incluyendo los pagos ordinarios ya realizados, aquellos por realizar, así como los que se propongan hacer en caso
de resultar adjudicatarios dela presente operación.
Que revela los gastos y costos asociados a la etapa pre contractual mediante el diligenciamiento del presente FORMATO y
revelará ante cualquier organismo de control que en el momento que así se le solicite, entendidos estos como los asociados
a actividades tales como la preparación y presentación de lances u ofertas y a la preparación de las observaciones al informe
de evaluación, si a ello hubiere lugar.
Que conformará un centro de costos que refleje los gastos en los que se incurra o se prevea incurrir, cualquiera que sea las
personas que asuman el costo, o cualquiera que sea su beneficiario. Dicha información deberá ser presentada ante el
Comitente Comprador para la presente operación, y actualizarse mediante comunicaciones que se remitirán al Comitente
Comprador, cuando se trate de gastos realizados con posterioridad al cierre de la operación y anteriores a la legalización del
Contrato, que no hayan sido revelados o previstos al momento de presentación de la oferta.
CLÁUSULA SEGUNDA – CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO
El comitente vendedor asume a través de la suscripción del presente compromiso las consecuencias previstas en la presente
Ficha Técnica de Negociación, si se comprobare el incumplimiento de cualquiera de los compromisos de origen de fondos,
legalidad y anticorrupción.
CLÁUSULA TERCERA - DECLARACIÓN DE ORIGEN DE FONDOS
El comitente vendedor declara que el origen de los fondos, empréstitos, inversiones, aportes y participaciones económicas a
cualquier nivel y concernientes a la presente operación son producto de la realización de las siguientes actividades:
Descripción de las actividades _____________________
Y que los mismos, no provienen de actividades ilícitas ni de actividades relacionadas en cualquier forma con el tráfico de
estupefacientes, lavado de activos y/o cualquier otra actividad proscrita por la legislación nacional e internacional.
NOTA: Cuando el comitente vendedor sea Consorcio, Unión Temporal o Promesa de Sociedad deberá presentar el contenido
de este Formato por cada uno de los integrantes.
___________________________________
FIRMA
REPRESENTANTE LEGAL
CC.

FTN DNP UTILES 120515 4

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