Creando modelos de datos y formularios con BizAgi(BPM).

Modelando
procesos: ejemplos
Modelamiento de procesos con
BizAgi
Caso de aplicación
Tema: p
proceso de requerimiento
q
de suministros y útiles de
oficina.
Descripción del proceso:
El proceso inicia cuando un empleado de la institución envía un requerimiento de suministros. Una
vez que se registra la solicitud, el requerimiento es recibido por el jefe inmediato superior del
empleado que efectúa la solicitud. El jefe puede aprobar la solicitud o solicitar cambios o
aclaraciones o simplemente rechazar la solicitud. Si se rechaza la solicitud, el proceso termina.
Si se solicita algún cambio, la solicitud retorna al empleado que realizó el pedido quien revisará las
observaciones de su jefe.
…Caso de aplicación
Si la solicit
solicitud
d es aprobada
aprobada, se en
enviará
iará al departamento de compras o logística que
q e se encargará
de los presupuestos y la selección de un vendedor.
Si ell vendedor
d d titiene alguna
l
restricción
t i ió en ell sistema,
it
ell d
departamento
t
t d
de compras d
deberá
b á
seleccionar un vendedor distinto. Luego de que se seleccione un vendedor y se confirme, el
sistema generará y enviará una orden de compra y esperará a que el producto sea recibido con su
correspondiente factura.
E cualquier
En
l i caso, ell sistema
it
enviará
i á una notificación
tifi ió all empleado
l d que solicitó
li itó la
l compra con los
l
datos del resultado de la misma. En cualquiera de los casos (aprobación, rechazo o solicitud de
cambio) el sistema enviará una notificación al usuario.
usuario
Objetivo y alcance del proceso
El proceso se centra en el control de los req
requerimientos
erimientos de ssuministros
ministros q
que
e efectúan los
empleados.
Alcance:
Inicia: con el requerimiento.
Termina: con el despacho o entrega.
Los presupuestos y la selección del vendedor serán incluidos en un subproceso.
Ingreso a BizAgi
Creando…
Nuevo proceso
Nombre del proceso
Pantalla inicial del modelador
Creando lanes y fases
Modelando el proceso
¿Si se grabara el modelo tal
como está, Qué mensajes
aparecerían?
Modelando el proceso
• El evento de inicio DEBE tener al menos una
transición de salida de tipo secuencia de flujo.
• Las compuertas (gateways) deben tener
transiciones de salida.
Modelando el proceso
Modelando el proceso
Modelando el proceso
El generar la orden de compra implica invocar a un servicio web que puede tomar un tiempo por lo
que es una tarea asíncrona.
asíncrona
Tareas asíncronas
Las actividades asíncronas son actividades
automáticas que están diseñadas para llamar a
i t f
interfaces
externas.
t
E t interfaces
Estas
i t f
se usan para la
l
integración con otros sistemas existentes en la
organización.
Script tasks (tareas script):
Son tareas automáticas en que un script (un código de programa) es ejecutado por un servidor.
No tiene intervención humana.
Script tasks
Modificamos las tareas de
notificación a Script Tasks para que
se entienda que tras de ella no hay
una interface (una pantalla) sino una
actividad
ti id d automática
t áti que será
á
ejecutada por el sistema.
Link events
(eventos de enlace)
Transformamos los eventos de
“Productos recibidos” e eventos de
enlace.
Los eventos de enlace son un
mecanismo para conectar dos
secciones de un proceso. Se pueden
usar también para tareas repetitivas
(loops) y para evitar secuencias de
flujo muy largas.
Para enlazarlos ambos deben tener el
mismo nombre.
Creación de un
Sub Proceso
Sub-Proceso
La actividad de “Solicitar presupuestos y seleccionar” la transformamos en un Sub-Proceso.
Tipos de Sub-Procesos
Colocamos un nombre al SubProceso
Ingresamos a armar el SubProceso
El Sub-Proceso
La verificación del vendedor también será una tarea asíncrona que se debe configurar de la misma
forma que la tarea de generación de la orden de compra.
Modificando las propiedades de
las tareas
Actividad
Texto de ayuda
Duración
Registrar la solicitud de
suministros
Registrar la información de la
solicitud
2 días
Aprobar la solicitud
Aprobar la solicitud de los
suministros
3 días
Recibir productos
Marcar los productos como recibidos
y registrar factura
2 días
Procesar factura
Realizar el p
proceso interno p
para q
que
la factura sea pagada
5 días
Solicitar proformas
Solicitar proformas y analizarlas
3 días
Seleccionar un vendedor
Seleccionar un vendedor
3 días
Añadiendo descripciones y
tiempos a las tareas
Registramos el nombre de la
actividad.
ti id d
Registramos el tiempo estimado en
formato dd:hh:mm
Luego grabamos el
modelo.
Creando el modelo de datos
Creando el modelo de datos
Creando tablas maestras y
transaccionales
Creando campos en cada tabla
Colocando campos en Solicitud
de Productos
Construyendo relaciones
Nombre
De
Para
Relación
Solicitud_Productos
Solicitud_Suministros
Solicitud_Productos
1 a “n”
Una solicitud de suministros
puede incluir varios
productos
Presupuestos
p
Solicitud_Suministros
_
Presupuestos
p
1 a “n”
Solicitud_vendedores
Solicitud_Suministros
Solicitud_vendedores
1a1
Para crear la relación entre la Solicitud_Suministros y la Solicitud_Productos, ingresar a la edición
de la lista de atributos de la Solicitud_Suministros y añadir el atributo.
Relacionando tablas
Creando relaciones entre tablas
maestras y entidades
Con este modelo creamos la relación entre entidades paramétricas y las tablas maestras
Creando relaciones entre tablas
maestras y entidades
Nombre
Desde
Hacia
Relación
Ciudad_entrega
Solicitud_Suministros
Ciudad
1a1
Tipo_producto
Solicitud_Productos
Tipo_Producto
1a1
Ciudad_vendedor
Vendedor
Ciudad
1a1
Vendedor
Solicitudes_Vendedores
Vendedor
1a1
Vendedor
Presupuestos
Vendedor
1a1
Relacionamos cada tabla maestra con sus entidades paramétricas editando su lista de atributos y
añadiendo un nuevo atributo de la lista de entidades paramétricas
paramétricas.
Creando relaciones entre tablas
maestras y entidades
Añadiendo campos a las
entidades paramétricas
Luego de añadir
atributos el modela
resultante se verá
similar
i il a este.
Añadiendo valores a entidades
Presionando click derecho en las entidades como Tipo _Producto, seleccionamos la opción Values.
Añadiendo valores a entidades
Creación de formularios
Creación de formularios sobre
el modelo
Nótese que sólo las actividades
donde se pueden crear
formularios están activas
Creación de formularios sobre
el modelo
Seleccionamos la actividad de “Registrar solicitud de requerimientos”
Añadiendo variables del
sistema
Añadimos un
campo en que
se grabará
siempre el
nombre
b d
dell
usuario que
ingresó al
sistema que es
quien efectúa la
solicitud de
suministros.
suministros
Armando el formulario
Arrastramos un elemento de grupo:
Arrastrando campos a cada
formulario
Acceso a datos
Algunos datos como la fecha del pedido y el usuario solicitante son automáticos y no son
editables Por lo tanto,
editables.
tanto hay que cambiar su estado
estado.
Formularios
Arrastrando el tipo de producto
Armando detalle de productos
Añadiendo un formulario
dependiente
Para configurar un formulario de
ingreso
de datos p
para los p
productos,
g
creamos un nuevo formulario
dependiente de este.
Arrastramos los campos que se
requieren
Cerramos el formulario y grabamos los cambios.
Añadiendo el formulario
Aprobación de requerimientos
En el diagrama de proceso marcamos la opción “Aprobar requerimiento”. La pantalla de aprobación
mostrará la misma información que la de “Requerimiento
Requerimiento de suministros
suministros” por lo que la copiamos con
“Copy Form” y cambiamos los campos editables a “no editables”.
Mostrando el formulario
Creamos un nuevo formulario con el
nombre “Aprobación de
Requerimientos”.
Formulario de aprobación
Campos marcados
como no editables
Grabamos y cerramos el
formulario
Presupuestos
En el diagrama de proceso ingresamos ahora por el Sub-Proceso “Presupuestos” y marcamos la
primera actividad “Solicitar
Solicitar Presupuestos
Presupuestos”.
Eventos de recepción de
proformas
En el diagrama de proceso ingresamos ahora por el evento “Recepción de Proformas” y copiamos el
formulario de “Solicitud
Solicitud de Presupuestos
Presupuestos” con Copy Form y arrastramos la Colección de Presupuestos
al Formulario.
Campos para presupuestos
Añadimos un formulario para
nuevos presupuestos
Grabamos y cerramos el
formulario
Selección de un vendedor o
proveedor
En el diagrama de proceso ingresamos ahora por el evento “Selección de un vendedor” y copiamos el
formulario de “Recibir p
proformas” con Copy
py Form y arrastramos la Colección de Presupuestos
p
al
Formulario para añadir el campo de selección de vendedor.
Validando selección
Es necesario verificar que al menos se haya efectuado una selección de vendedor en el Sub-Proceso.
Ingresamos
g
a las p
propiedades
p
avanzadas de la colección Presupuesto,
p
, opción
p
Grid Validations.
Añadimos un contador de
selecciones
Configurando validación
El contador está asociado al campo
p “Seleccionado” si este es igual
g a “YES”. Luego,
g , la validación indica
que si este valor no es 1, entonces aparecerá un mensaje.
Modelo
Fuente: www.bizagi.com
¿Qué es PMI?
• Siglas
Si l para Project
P j Management
M
I i
Institute.
• Organización mundial para la Gestión de Proyectos.
• Objetivo
Obj ti principal:
i i l establecer
t bl
estándares
tá d
profesionales
f i l para la
l
Gestión de Proyectos.
• Fundada
F d d en 1969,
1969 Pensilvania,
P il i EUA.
EUA
• 360.000 certificados en el mundo.
• 250 capítulos
ít l en 70 países.
í
• http://www.pmi.org
¿Qué es el PMBOK®?
•Siglas para Project Management Body Of
Knowledge.
Knowledge
•Fundamentos de la Gestión de Proyectos en forma de
procesos y áreas de conocimiento
conocimiento.
•Aceptado como buenas prácticas en la Gestión de
Proyectos.
Proyectos
•Desarrollado por el PMI®.
•Disponible en 11 idiomas.
idiomas
PMBOK. Estándar en Gestión
de Proyectos
El PMBOK ha sido reconocido cómo único estándar o
norma de procesos para la gestión de proyectos por:
ANSI
S (American National Standards Institute).
ISO (International Organization for Standarization).
IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers ).
El Proyecto y la organización
Misión y visión
Objetivos estratégicos
Producto único
Servicio único
Portafolio
Proyectos
y
Miembros de proyectos
Ciclo de vida de proyectos
Estándares y herramientas
Buenas
ue as p
prácticas
áct cas
• Las organizaciones
g
establecen la misión y la
visión y definen sus objetivos estratégicos.
• Para lograr estos objetivos estratégicos la
organización requiere construir productos y/o
ofrecer servicios.
• Los proyectos crean los productos y ofrecen los
servicios
i i que necesita
it la
l organización
i ió para lograr
l
sus objetivos estratégicos.
• Los proyectos son ejecutados por personas
aplicando el ciclo de vida del proyecto, normas,
estándares y buenas prácticas.
Procesos para la gestión
de Proyectos
• Son procesos comunes a la mayoría de los proyectos.
proyectos
• Están asociados entre ellos por un propósito integrado.
• Se ordenan en una matriz de:
• 5 Grupos de Procesos
• 9 Áreas de Conocimiento
PMBOK®.
Grupos de procesos
Procesos de
Procesos de Inicio
Seguimiento y control
Procesos de
Planificación
Procesos de
Planificación
Procesos de Ejecución
Procesos de
Inicio
Procesos de
Cierre
Procesos de
Seguimiento y Control
Procesos de Cierre
Procesos de
Ejecución
Procesos de Inicio (Iniciación)
• Son procesos que definen el proyecto o una fase del proyecto y facilitan
la autorización formal para empezar uno nuevo.
• Se asigna al Gerente del Proyecto.
Áreas de conocimiento
Integración
1.
2.
3.
4.
5.
6
6.
7.
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto
Preliminar
Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto
C t l Integrado
Control
I t
d de
d Cambios
C bi
Cerrar el Proyecto
Alcance
1.
2.
3.
4.
5.
Costos
1.
2.
3.
Estimación de costos
Preparación del presupuesto de costos
Control de costos
Planificación de las comunicaciones
Distribución de la información
Informes de rendimiento
Gestionar a los interesados
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Calidad
1.
2.
3.
Comunicaciones
1.
2.
3.
4.
Planificación del alcance
Definición del alcance
Crear EDT
Verificación del alcance
Control del alcance
Tiempos
Planificación de la calidad
Aseguramiento de la calidad
Control de calidad
RR H
R.R.
H.H.
H
1.
2.
3.
4.
Riesgos
g
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Planificación de la gestión de riesgos
Identificación de riesgos
Análisis cualitativo de riesgos
Análisis cuantitativo de riesgos
Planificación dela respuesta a los riesgos
Seguimiento y control de riesgos
Definición de actividades
Establecimiento de la secuencia de las actividades
Estimación de recursos de las actividades
Estimación de la duración de las actividades
Desarrollo del cronograma
Control del cronograma
Planificación de los RR. HH.
Adquirir el equipo del proyecto
Desarrollar el equipo del proyecto
Gestionar el equipo del proyecto
Adquisiciones
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Planificar las compras y adquisiciones
Planificar la contratación
Solicitar respuesta de vendedores
Selección de Vendedores
Administración del contrato
Cierre del contrato
Integración
5-6
Procesos de
Seguimiento y control
Procesos de
Planificación
3
1-2
Procesos de
I i i
Inicio
Procesos de
Ci
Cierre
7
4
Procesos de
Ejecución
1. Desarrollar el Acta de Constitución
del Proyecto.
y
2. Desarrollar el enunciado de Alcance
del Proyecto Preliminar.
3. Desarrollar el Plan de Gestión del
Proyecto.
4. Dirigir y Gestionar la Ejecución del
Proyecto
Proyecto.
5. Supervisar y Controlar el trabajo del
Proyecto.
6 Control integrado de cambios.
6.
cambios
7. Cerrar el Proyecto.
El Alcance
4-5
Procesos de
Seguimiento y control
Procesos de
Planificación
1-3
Procesos de
Inicio
Procesos de
Cierre
Procesos de
Ejecución
1 Pl
1.
Planificación
ifi ió del
dl
alcance
2 Definición
2.
D fi i ió del
d l alcance
l
3. Crear el EDT
4 Verificar
4.
V ifi ell alcance
l
5. Controlar el alcance
Tiempos
6
Procesos de
Seguimiento y control
Procesos de
Planificación
1-5
Procesos de
Inicio
Procesos de
Cierre
Procesos de
Ejecución
1. Definición de actividades.
2. Establecimiento de la
secuencia de las actividades.
3 Estimación de los recursos de
3.
las actividades.
4. Estimación de la duración de
las actividades.
5. Desarrollo del cronograma
6. Control del cronograma
Costos
3
Procesos de
Seguimiento
g
y control
1. E
1
Estimación
ti
ió de
d Costos
C t
2. Preparación del
Presupuesto de Costos
3. Control de Costos.
Procesos de
Planificación
1-2
Procesos de
Inicio
Procesos de
Cierre
Procesos de
Ejecución
Riesgos
6
Procesos de
Seguimiento y control
Procesos de
Planificación
1-5
Procesos de
Inicio
Procesos de
Cierre
Procesos de
Ejecución
1. Planificación de la gestión de
riesgos.
2. Identificación de riesgos.
3. Análisis cualitativo de
riesgos.
i
4. Análisis cuantitativo de
riesgos
riesgos.
5. Plan de respuesta de
riesgos.
6. Control de riesgos.
Calidad
3
Procesos de
Seguimiento y control
Procesos de
Planificación
1
Procesos de
Inicio
Procesos de
Cierre
2
Procesos de
Ejecución
1. Planificación de la calidad
1
calidad.
2. Aseguramiento de la calidad.
3. Control de calidad.
Recursos humanos
4
Procesos de
Seguimiento y control
Procesos de
Planificación
1
Procesos de
Inicio
Procesos de
Cierre
2-3
Procesos de
Ejecución
1. Planificación de los RRHH.
2. Adquirir/Contratar el equipo
del proyecto.
proyecto
3. Desarrollar el equipo del
proyecto.
4. Gestionar el equipo del
proyecto.
Comunicaciones
3-4
Procesos de
Seguimiento y control
Procesos de
Planificación
1
Procesos de
Inicio
Procesos de
Cierre
2
Procesos de
Ejecución
1. Planificación de las
comunicaciones.
2. Distribución de la
información
información.
3. Informar el rendimiento.
4. Gestionar a los
interesados.
Adquisiciones
5
Procesos de
Seguimiento y control
Procesos de
Planificación
1-2
Procesos de
Inicio
Procesos de
Cierre
3-4
Procesos de
Ejecución
6
1. Planificar las compras y
adquisiciones
adquisiciones.
2. Planificar la contratación.
3. Solicitar respuesta de
vendedores.
4. Selección de vendedores.
5 Administración
5.
Ad i i t ió d
dell contrato.
t t
6. Cierre del contrato.
Grupo de Procesos de
Seguimiento y Control