FTD SDIS BONOS 09032015 2

FICHA TÉCNICA DE DISTRIBUCION Y ENTREGA
1. GENERALIDADES PARA EL CANJE DE BONOS
Se entiende por entrega y distribución en la modalidad de bonos canjeables por alimentos, el sistema mediante el
cual el Comitente vendedor pone a disposición del comitente comprador almacenes previamente aprobados donde
las personas y familias participantes de los servicios sociales, realizan la selección de alimentos dentro del listado guía
para el canje de alimentos por grupo, los cuales canjean por un bono virtual autorizado por el comitente comprador,
en las condiciones de calidad, cantidad, lugar y tiempo, pactadas y definidas en las diferentes fichas técnicas de
producto, de distribución y entrega, y de negociación.
2. PUNTOS DE CANJE PARA LOS BONOS
Los puntos de canje para los bonos deben estar ubicados en 19 localidades de la ciudad de Bogotá D.C., en zona
urbana.
No obstante en la operación No. 1 y solo en el mes de Noviembre y Diciembre (a menos que se presente una
contingencia que requiera de la prestación de este servicio), se contempla la entrega de mercados que son
transportados por el comitente vendedor en vehículos que cumplan con la normatividad sanitaria vigente y
entregados en puntos previamente coordinados en la localidad de Sumapaz, estos bonos TIPO 735 E y 735 D son
denominados bonos de fin de año, que tienen como población objetivo los niños y las niñas de jardines infantiles y
otras modalidades que realizan receso de actividades por la época de vacaciones, y van encaminados a garantizar la
adecuada nutrición de estos niños y niñas.
El canje de bonos se deberá efectuar en puntos de canje (almacenes) ofrecidos por comitente vendedor y aprobados
por el comitente comprador previa visita técnica que realiza el comisionista comprador, los cuales deben estar
ubicados en diferentes localidades de la ciudad, teniendo en cuenta que la población participante se encuentra
ubicada en diecinueve localidades de Bogotá; el comitente vendedor deberá garantizar el canje de las cantidades
estimadas mensualmente, por lo tanto el comitente vendedor deberá en el siguiente formato “Puntos de Canje”
señalar el número de puntos que ofrece, teniendo como mínimo los siguientes:
GRUPO No. 1
OPERACIÓN
No.
MODALIDAD
TIPO DE BONO
PUNTOS MÍNIMOS DE CANJE
REQUERIDOS POR EL
COMITENTE COMPRADOR
LOCALIDAD
ANTONIO
NARIÑO
BARRIOS
UNIDOS
* EN GESTACIÓN
* GESTACIÓN BAJO PESO
1
* ATENCIÓN INTEGRAL A LA PRIMERA
INFANCIA EN ÁMBITO FAMILIAR
* FIN DE AÑO PARA JARDINES SDIS, CASAS
VECINALES, CUPOS COFINANCIADOS,
FORMACIÓN EN HABILIDADES BÁSICAS
BONO 735 A
BONO 735 C
COMPLEMENTARIO
NUTRICIONAL
BONO 735 F
BONO 735 G
BONO 735 D
BONO 735 E
18
No. DE PUNTOS DE CANJE
1
1
BOSA
1
CHAPINERO
1
CIUDAD
BOLÍVAR
1
ENGATIVA
1
FONTIBON
1
KENNEDY
1
MÁRTIRES
1
PUENTE
ARANDA
RAFALE URIBE
URIBE
1
1
SAN CRISTOBAL
1
SANTA FE CANDELARIA
1
SUBA
1
TEUSAQUILLO
1
TUNJUELITO
1
USAQUEN
1
USME
1
SUMAPAZ
ADEMAS TRANSPORTE EN LOS MESES
DE NOVIEMBRE Y DIEMBRE PARA LA
ENTREGA DE MERCADO QUE
CORRESPONDEN A BONOS FIN DE AÑO
A LA LOCALIDAD DE SUMAPAZ EN
VEHÍCULOS QUE CUMPLAN CON LA
NORMATIVIDAD SANITARIA VIGENTE
GRUPO No. 2
OPERACIÓN No.
MODALIDAD
TIPO DE BONO
PUNTOS MÍNIMOS DE CANJE
REQUERIDOS POR EL COMITENTE
COMPRADOR
LOCALIDAD
16
ANTONIO NARIÑO PUENTE ARANDA
BARRIOS UNIDOS Y
TEUSAQUILLO
BOSA
CHAPINERO
CIUDAD BOLÍVAR
ENGATIVA
FONTIBON
KENNEDY
MÁRTIRES
RAFALE URIBE URIBE
SAN CRISTOBAL
SANTA FE - CANDELARIA
SUBA
TUNJUELITO
USAQUEN
USME
BONO 738 A
1. ATENCIÓN A LA
EMERGENCIA SOCIAL Y
NATURAL
BONO 738 B
2
BONO 721 A
2. DISCAPACIDAD
BONO 721 B
No. DE PUNTOS DE CANJE
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
GRUPO No. 3
OPERACIÓN No.
MODALIDAD
TIPO DE BONO
PUNTOS MÍNIMOS DE CANJE
REQUERIDOS POR EL COMITENTE
COMPRADOR
LOCALIDAD
16
ANTONIO NARIÑO PUENTE ARANDA
BARRIOS UNIDOS Y
TEUSAQUILLO
BOSA
CHAPINERO
CIUDAD BOLÍVAR
ENGATIVA
FONTIBON
KENNEDY
MÁRTIRES
RAFALE URIBE URIBE
SAN CRISTOBAL
SANTA FE - CANDELARIA
SUBA
TUNJUELITO
USAQUEN
USME
BONO 738 A
1. ATENCIÓN A LA
EMERGENCIA SOCIAL Y
NATURAL
BONO 738 B
3
BONO 721 A
2. DISCAPACIDAD
BONO 721 B
No. DE PUNTOS DE CANJE
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Nota: El comitente vendedor que no cuente con el punto requerido en una localidad podrá presentar un punto en
una localidad vecina.
El número de puntos de canje presentados podrá ser superior al número mínimo requerido para el canje de cada
negociación, en ese sentido el comitente comprador definirá los puntos a utilizar para el canje de bonos de los
ofrecidos por el comitente vendedor, según su necesidad.
ESPECIFICACIONES AMBIENTALES Y DE EMERGENCIA
Ambientales
1. Se deberán establecer estrategias en la ejecución de las actividades propias de la operación, que busquen la
minimización de daños medioambientales y que aseguren la implementación de un plan de gestión ambiental, el
cual garantizará el cumplimiento normativo ambiental vigente.
2. Realizar el manejo integral de los residuos peligrosos generados en la ejecución de la operación con un gestor
respel autorizado, para lo cual se deberá presentar el certificado de disposición final de los residuos.
3. Realizar la separación en la fuente de los residuos aprovechables y no aprovechables generados en la ejecución
de la operación.
Emergencia
Cada punto de canje debe contar con:
 Un plan de emergencias escrito de acuerdo a la normatividad vigente
 El número de extintores, de acuerdo al área del inmueble.
 Botiquín de primeros auxilios, el cual debe contar siempre con la totalidad de los elementos requeridos en
cantidades suficientes.
 Sistema de Alarma.
 Señalización de Seguridad.
 Vías de evacuación
 Plano de Evacuación
 Directorio de Emergencias.
El comitente vendedor debe garantizar condiciones seguras a fin de prevenir posibles accidentes, los cuales se
consideran como un evento que ocurre súbitamente, que produce lesiones o que potencialmente puede causarlas y
que genera daños a la salud de las personas.
En cada punto de canje se debe velar por la garantía la libre movilidad de las personas con discapacidad para el canje
de bonos, por lo cual no se debe obstaculizar los pasillos, las entradas y las salidas con productos o elementos que
dificulten su circulación.
3. HORARIOS PARA LOS CANJES DE BONOS
FECHAS Y HORARIOS DE CANJE DE LOS BONOS
El comitente vendedor realizará canje de bonos en los puntos autorizados de lunes a domingo en horario habitual
del almacén.
CARGUE DE BONOS PARA REALIZAR LA REDENCIÓN/BONOS AUTORIZADO PARA EL CANJE: Dentro de los cinco (5)
primeros días hábiles de cada mes, el comitente comprador realizará el cargue de los bonos autorizados para el mes
en la herramienta tecnológica que esté usando de acuerdo a lo establecido en la ficha técnica de infraestructura
tecnológica, de acuerdo con lo señalado en la presente ficha de negociación. El comitente vendedor podrá iniciar
canje una vez haya revisado que los bonos fueron cargados y que en sus puntos pueda hacer la impresión de los
bonos virtuales al momento del canje.
El comitente vendedor debe ofrecer un excelente servicio a los participantes de manera igualitaria a los clientes
habituales de los almacenes, por lo tanto, no debe establecer horarios especiales para el canje de los bonos (a menos
que sea una solicitud del comitente comprador); en este sentido el horario del almacén debe estar disponible para el
canje de bonos de las personas y familias participantes.
4. SITUACIONES ESPECIALES PARA EL CANJE DE BONOS
a. EMERGENCIA Debe entenderse de las dos maneras que se presenta a continuación:
 Familias en emergencia social: Estos bonos por su naturaleza atienden familias en alto grado de
vulnerabilidad, el comitente comprador podrá enviar a las personas y familias participantes a cualquiera de
los puntos ofrecidos en la negociación durante todo el horario de atención del almacén, en consecuencia el
comitente vendedor debe estar en la capacidad de atenderlos y orientarles con calidad y pertinencia.
 Eventos de emergencia natural y social: en el caso de presentarse una emergencia en cualquiera de sus
tipologías, el comitente comprador podrá solicitar comitente vendedor el suministro de bonos equivalentes
en mercados en los lugares que se le indique dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la solicitud,
en las cantidades que se requieran, sin sobrepasar el valor de la operación y sin necesidad de realizar el
procedimiento habitual para el canje efectivo de los bonos.
El comitente comprador aclara que guardando coherencia con la esencia y carácter de este servicio social se
requiere que el tiempo de respuesta del comitente vendedor sea de veinticuatro (24) horas, toda vez que una
situación de emergencia debe ser atendida de manera inmediata, dado que la población atraviesa por una
calamidad que requiere la atención prioritaria.
b. CONTIGENCIAS: Por necesidad del servicio y en aras del cubrimiento de la población participante de los
diferentes servicios a su cargo, el comitente comprador podrá solicitarle al comitente vendedor el suministro
de bonos equivalentes en mercados, en los lugares que se le indique dentro de las veinticuatro (24) horas
siguientes a la solicitud, en las cantidades que se requieran, sin sobrepasar el valor de la negociación y sin
necesidad de realizar el procedimiento habitual para el canje efectivo de los bonos.
En los dos casos que el comitente vendedor deba atender una situación de emergencia y/o contingencia entregando
mercados de acuerdo a la minuta preestablecida entre el comitente comprador y el comitente vendedor sin que
sobrepase el valor del bono, se manejará planilla de entrega para la firma de las personas participantes en el
territorio.
5. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA DEL COMITENTE VENDEDOR
Teniendo en cuenta que el comitente comprador se encuentra en el proceso de ajuste del aplicativo denominado
SISTEMA ADMINISTRADOR DE BONOS - SAB el cual busca concentrar la información referente a bonos canjeables por
alimentos de forma integral garantizando la trazabilidad y conservación de la información.
En pro de facilitar la operación e integración del sistema SAB a los diferentes tipos de sistemas utilizados por los
comitentes vendedores garantizando la pluralidad de ofertas.
El comitente vendedor podrá utilizar cualquier herramienta tecnológica que sea compatible con el sistema SAB y que
se ajuste a los mínimos expresados en la ficha técnica de negociación y las necesidades de información del comitente
comprador, sin que se realice la conexión con el sistema SAB desde el inicio de la operación; sin embargo, en el
momento en el que el comitente comprador notifique oficialmente al comitente vendedor la necesidad de
integración con SAB el comitente vendedor tendrá un plazo de DOS (2) meses para integrar su plataforma a los
servicios web REST ofrecidos por SAB (consulta de bono y canje de bono, ver numeral 5. ESTRUCTURA SERVICIOS WEB
(REST) – API PARA EL WEBSERVICE REST de la presente ficha técnica2.5 API del webservice). Además, el comitente
vendedor deberá entregar la información generada desde el inicio de la operación hasta la integración con el API web
service, en las estructuras indicadas en los numerales 2.3 y 2.44.2 de la presente ficha.
En este sentido, el comitente vendedor deberá contar con la infraestructura tecnológica descrita en el presente
documento, en cada uno de los puntos de canjes propuestos, que permita el canje de bonos a través de la
presentación personal del participante, junto con su documento de identidad.
La infraestructura debe estar compuesta por:



El software de los equipos deberá ser compatible con los servicios web REST ofrecidos por SAB suministrado por
el comitente comprador.
Computador e impresora para la consulta del aplicativo de canje de bonos.
Conexión a internet.
El comitente comprador verificará que la infraestructura tecnológica ofrecida por el comitente vendedor se ajuste a lo
requerido en el presente documento, previa al inicio de operación de cada grupo.
NOTA 1: El comitente vendedor contará con dos (2) meses siguientes a la comunicación oficial por parte del
comitente comprador, para tener lista la infraestructura tecnológica para integrar su plataforma a los servicios web
REST ofrecidos por SAB (consulta de bono y canje de bono, ver numeral 2.5 API del webservice). Además el comitente
vendedor deberá entregar la información generada desde el inicio de la operación hasta la integración con el API web
service, en las estructuras indicadas en elos numerales 2.3 y 2.44.2 de la ficha técnica de infraestructura tecnológica.
Con formato: Resaltar
La SDIS El comitente comprador verificará que la infraestructura tecnológica ofrecida por el comitente vendedor se
ajuste a lo requerido en el presente documento.
NOTA 2: El comitente vendedor NO PODRÁ bajo ninguna circunstancia hacer uso de la información de las personas y
familias participantes en la ejecución de su contrato, toda vez que la misma es confidencial y de propiedad de la
SDIS, salvo para actividades promocionales propias del almacén.
Cabe anotar que los bonos tienen vigencia de 30 días a excepción del bono 735 A y 735 C en caso que el participante
no haya realizado el canje en este tiempo, el bono se caducará y por ende no aparecerá disponible para la redención y
no será cancelado al comitente vendedor por cuanto no fue redimido, este control permitirá contar con información
precisa y real al momento de atender a los y las participantes.
Es importante tener en cuenta el comitente vendedor debe garantizar el desarrollo de la operación teniendo en
cuenta el cargue de la información de bonos a la plataforma del comitente vendedor previo a la integración con SAB
que permitan el canje de los bonos que debe contar con mínimo lo siguiente:
a. Este sistema tecnológico implementado por el comitente vendedor será alimentado por un archivo de texto que
le proporcionará el comitente comprador, previo al canje de los bonos. El sistema deberá efectuar las siguientes
validaciones:
 Que la cantidad de registros cargados corresponda a la cantidad recibida.
 Que solo con la digitación del documento de identidad o nombre del participante, el sistema confirme:
Nombre del Participante, documento de identidad y Valor Total de los bonos Vigentes con que cuenta el
Participante.
 Fecha de vigencia del Bono: En caso que el bono haya expirado, el sistema no debe permitir el canje del bono.
 Saldo total de los bonos.
 Que el bono no sea consumido parcialmente.
b. El comitente vendedor debe suministrar una página Web a la SDIS en la cual se puedan registrar las novedades o
un Web site que se pueda integrar con el Sistema de Información de la SDIS de acuerdo con las especificaciones
técnicas establecidas en la Ficha Técnica, para que se puedan realizar novedades.
c. El comitente vendedor deberá poseer una plataforma para la recepción y envío de archivos, para la
administración de los bonos de acuerdo a los requerimientos establecidos por la SDIS.
d. El comitente vendedor debe contar con un sistema centralizado para la administración de los bonos para
ejecución en tiempo real.
e. El sistema deberá operar en todos los puntos de canje del comitente vendedor, permitiendo el acceso en línea a
la consulta y redención de los bonos.
f. El Bono será canjeado únicamente por los participantes que aparezcan registrados en el sistema; lo que
permitirá, que solo las personas autorizadas por el comitente comprador puedan redimir el bono.
g. En ningún caso se cambia por dinero en efectivo u otro medio de pago, restricción que es controlada de manera
automática.
h. Los alimentos a canjear deben ser controlados por el sistema, y desde las cajas registradoras, garantizando así la
adquisición de los productos establecidos en la lista de alimentos canjeables.
i. El sistema deberá controlar internamente que el participante redima el Bono en la medida que éstos van siendo
asignados; es decir, cuando el participante cuente con varios bonos vigentes, el sistema redimirá en orden
cronológico los bonos que han sido asignados al participante. Cabe anotar que los bonos que se encuentran
vencidos, no aparecerán disponibles para la redención, lo que permitirá contar con información precisa y real al
momento de atender a los participantes.
j. Por ningún motivo el sistema deberá permitir la redención de un bono que no haya sido canjeado por el
beneficiario.
k. Para los casos en los cuales se presente inconsistencias en la información el sistema deberá permitir la
suspensión o anulación masiva de bonos.
l. El sistema deberá generar reportes detallados y consolidados del avance de las entregas de bonos.
El sistema deberá generar un reporte de alimentos canjeados el cual deberá contener como mínimo la siguiente
información: a. Serial. b. No. Documento. c. Modalidad. d. Submodalidad. e. Tipo de bono. f. Valor del bono. g.
Localidad. h. Alimento. i. Presentación (peso o volumen). j. Unidad de medida. k. Marca. l. Cantidad de
productos adquiridos. m. Valor del producto. n. Descuento (si aplica). o. Grupo de alimentos al que pertenece.
6. REUNIÓN DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL CANJE
Al finalizar el canje mensual de los bonos, se realizará una reunión de evaluación que será de obligatoria asistencia;
para ello el comisionista comprador convocará al comitente comprador, comitente vendedor, comisionista vendedor
y a la Interventoría o Supervisión. Allí se revisarán los aspectos que ameritaron acciones de mejora y las dificultades
que se hayan presentado generando un acta en los que se pactaran los compromisos respectivos para el
mejoramiento en la prestación del servicio.
7. PLAN DE CONTINGENCIA
El comitente vendedor debe entregar dentro de los quince (15) días calendario siguientes al cierre de la negociación,
un plan de contingencia para aprobación del comitente comprador para todos aquellos eventos que impliquen el
cierre de un almacén en un día programado para el canje de bonos, garantizando el canje de los mismos en el día
próximo o el más cercano, así mismo este plan debe contemplar las contingencias en los canjes o inconformidades en
la calidad de los productos o en el tiempo de canje. El comitente vendedor se obliga a realizar los ajustes que el
comitente comprador le solicite en todo caso. En el evento que se presente una contingencia de cualquier tipo que
afecte el canje de bonos, el comitente vendedor se obliga a implementar el plan de contingencia de manera
inmediata con el fin de garantizar el canje.