SmartAssist - G3cube srl

SmartAssist
User's Manual
Versione 1.3.4
G3cube s.r.l.
www.g3cube.net - [email protected]
Index
SmartAssist ............................................................................................................................................3
Welcome ..........................................................................................................................................4
License Agreement ..........................................................................................................................5
Setup ................................................................................................................................................7
Change Log ...................................................................................................................................10
Data Entry ......................................................................................................................................11
Assistances List .............................................................................................................................25
Assistances Search .......................................................................................................................26
Assistances Management..............................................................................................................27
Print Assistance Card ..............................................................................................................31
Send SMS (Pro) ......................................................................................................................33
Customers Management (Pro) ......................................................................................................34
Insert Customer (Pro) ..............................................................................................................35
Managing Archives ........................................................................................................................36
Shop Data ................................................................................................................................37
Categories Archive ..................................................................................................................39
Brands Archive ........................................................................................................................40
Laboratories Archive ................................................................................................................41
Cities Archive ...........................................................................................................................42
Customer Categories ...............................................................................................................43
Default Descriptions Archive ...................................................................................................44
Assistance States Archive (Pro)..............................................................................................45
Utility Functions .............................................................................................................................46
General Configuration Parameters ..........................................................................................47
Report Configuration..........................................................................................................48
SMS Configuration.............................................................................................................49
Backup .....................................................................................................................................53
Restore.....................................................................................................................................54
Automatic Updates ..................................................................................................................55
Help ................................................................................................................................................56
Online Help ..............................................................................................................................57
PDF Manual .............................................................................................................................58
G3cube Home Page ................................................................................................................59
Send an e-mail to G3cube ......................................................................................................60
SmartAssist News....................................................................................................................61
Show License Agreement .......................................................................................................62
Get Remote Assistance ...........................................................................................................63
License Registration ................................................................................................................64
About box.................................................................................................................................66
FAQ ................................................................................................................................................67
Common Problem Solution ...........................................................................................................68
SmartAssist
User's Manual
Version 1.3.4
G3cube s.r.l.
www.g3cube.net - [email protected]
Welcome
©
SmartAssist is a freeware software, this means that the software can be installed for free after having read and
accepted the terms of the License Agreement.
SmartAssist Professonal © is a commercial program , contains all the functionality of the freeware version and in many
different additional procedures such as managing client archive , label printing , sending e-Mails and SMS, statistical
functions.
License Agreement
Forli, July 22, 2012
Revision 1.0.0
LICENSE TO USE THE SOFTWARE FREEWARE
This document is a legal agreement between you,
(For the purposes of this document and later called CUSTOMER) and the
G3CUBE S.R.L. with registered office at Via Punta di Ferro, 8 FORLI' - ITALY VAT ID IT03533420406
(Hereinafter called G3CUBE) and determine the conditions of sale and Use
the following application programs (hereinafter called SOFTWARE).
Given that G3CUBE has developed the SOFTWARE directly and therefore is the only individual to
have all rights and rimanerne owner anyway.
G3CUBE gives free use of the CLIENT SOFTWARE as follows:
SMARTASSIST FREEWARE Version 1.x.x
1. SOFTWARE LICENSE
Provided you comply with the terms of this License Agreement of Use (Hereinafter called the contract),
G3CUBE grants to the Client a non-exclusive license to use the SOFTWARE.
The SOFTWARE may include materials from third parties, which may be subject to different terms and conditions.
2. PLAYING BACKUP
The CUSTOMER may reproduce and use the SOFTWARE on the systems of his property.
The Client has the right to run a backup copy of the SOFTWARE.
3. PROPERTY RIGHTS 'INTELLECTUAL
The CUSTOMER acquires the right to use the SOFTWARE, while NOT acquires any right on the technical specifications,
analysis, features application and operating according to which the same has been made.
In addition, this agreement does not prohibit G3CUBE to yield to others, use or in other forms they deem appropriate, the
SOFTWARE or any part thereof.
4. TRANSFER
This AGREEMENT is not transferable to third parties. The CUSTOMER may not grant lease or sublicense the
SOFTWARE nor allow copying of part or the entire SOFTWARE on another's computer.
5. ADVERTISEMENTS
The SOFTWARE may contain inside information messages or advertising relating to the SOFTWARE or other products
and / or services owned or distributed by G3CUBE.
6. TRACE OF ERRORS
The SOFTWARE contains inside an integrated system of sending application errors systems G3CUBE by transfer via
internet and images related to the error log that occurred on the SOFTWARE,
in addition to the technical the computer on which the SOFTWARE was running.
7. NO WARRANTY
The SOFTWARE is transferred to the customer in use "AS IS" and G3CUBE does not provide any warranty concerning
the use or the performance of the SOFTWARE.
G3CUBE and its suppliers do not warrant, nor can they guarantee the performance or results which the user may result
from the use or do not use the SOFTWARE.
G3CUBE and its suppliers specifically disclaim any warranty, condition, statement or term (express or implied, as
provided by law, custom, usage or otherwise) including,
without limitation, the warranty of non-infringement, merchantability, of integration, satisfactory quality or fitness for a
particular purpose.
8. LIMITATION OF LIABILITY
According to the terms of this agreement, G3CUBE and its suppliers shall not be liable to the customer or third parties for
damages, requirements or costs of any kind or for any indirect,
incidental, special or punitive damages, or lost profits or loss of money resulting directly or indirectly from use of or
inability to use the SOFTWARE,
also in the case in which a representative of G3CUBE had been warned of the possibility of such loss, damage, costs or
claims or demands for effective to the extent permitted by applicable law in the jurisdiction of the CUSTOMER.
The overall responsibility of the G3CUBE of its suppliers in relation to this contract and in the event of contractual and
extra-contractual damages or otherwise shall be limited to any sum paid for the SOFTWARE.
9. MAINTENANCE CONTRACT AND PERSONAL SERVICE
The software covered by this contract is not secured in any manner by G3CUBE.
G3CUBE is committed to providing all necessary information to the Client in the possible problems operating ONLY in
respect of execution a MAINTENANCE CONTRACT between the CLIENT and G3CUBE.
10. ACCEPTANCE OF AGREEMENT
It is understood that there are no other obligations and / or special agreements outside those considered in this
AGREEMENT.
Any changes will be effective only if agreed in writing and confirmed by a representative of G3CUBE specially delegated.
If the customer does not accept the whole or part of the conditions of this agreement is not obliged to install the
SOFTWARE or remove it from their systems.
11. PLACE OF JURISDICTION
Any dispute relating to this contract shall negotiate specifically the jurisdiction of the courts of Forlì (Italy).
G3Cube s.r.l.
Via Punta di Ferro, 8
47122 Forlì (FC)
Italy
The Customer expressly declares to have knowledge and to accept the terms of this contract pursuant to art. 1341 and
1343 C.C.
Setup
©
To install SmartAssist just double click on the installer SmartAssist_vXXX_EN.exe
Click on “Next”.
Please read carefully the License Agreement and click the button “I Accept” if you agree to the terms and conditions of
G3Cube s.r.l. freeware software License Agreement
Premente il pulsante “Installa”
Starting with Windows Vista is recommended to install in the user's folder (the one given
by the installation program ) to avoid problems with UAC of Windows ( UAC )
After installation , press the "Finish" button.
In a few seconds you should have installed SmartAssist© and you should find the icon to run SmartAssist© on the
desktop of Your computer and in the menu Start – Programs – SmartAssist
Change Log
Versione 1.3.4 - 04/01/2016
Multilanguage
SmartAssist in english language was released
Data Entry
Data Entry Card
Data insert and modify can be done using the Data Entry Card
Let’s see for example the laboratory archive so we can take a look at the Data Entry Card.
The window is divided in several area called:
• Title. Tells us what archive we are working on
• Menu Bar. Contains all the fuctions that can be used for inserting, modifying and managing data. Some of these
procedures can be also activated using shortcuts if you don’t want to use mouse and keyboard. If available shortcuts
are shown during menu navigation.
• Toolbar. Contains commonly used procedures for inserting, modifying and navigation of data. It is basically a subset of
Menu Bar procedures.
• Data Groups. If necessary data fields are divided in groups in order to make more simple browsing between them. Each
group can be accessed by clicking the corresponding label.
• Data Area. In this area of the window you can find the data fields of the card.
•
Data List. In this area you can find records that have already been inserted in the archive. A list of one or more important
fields for the archive you are working on is shown. In the example for the laboratory archive the software shows Id and
Description.
• Status Bar. Some general information are shown:
• Keyboard. Keys status in the keyboard
CAPS - Caps Lock
NUM - Num Lock (o Bloc Num)
SCRL - Scroll Lock
INS - Insert / Substitution of characters when typing
•
•
•
•
Archive. Archive Name
Card Status. Status of current card, that can be Browse, Insert or Edit
Position. Position of current card compared to the total number of records in the archive
Messages. In this area can be shown messages for the user while inserting or modifying
Toolbar
Moves to first card in the archive
First
Moves to the card preceding the one actually shown
Previous
Moves to the card following the one actually shown
Next
Moves to last card available in the archive
Last
Inserts a new card
New
Modifies the card shown
Edit
Deletes current card, a confirmation is required anyway
Delete
Save
Cancel
This button is active only when the status of the card is Insert or Edit, updates
current card or saves it in the archive if it’s a new one
This button is active only when the status of the card is Insert or Edit, discards all the
changes done to the card from last save
Opens the search form
Search
Reloads the archive to update changes done by other users
Refresh
Prints the grid (Select Show – Grid first)
Grid
Activates grid advanced mode (Select Show – Grid first)
Advanced
Closes the window
Close
Inserting a new record
To insert a new record select the menu Form – New, or you can press the button New on the Toolbar, or you can use
the shortcut F3
.
You can now proceed inserting data in the Data Area.
The field you are positioned on is shown with yellow background.
To move on another data field you can use the mouse or the keyboard. If you choose keyboard use keys:
TAB
To move to the next data field
INVIO (o ENTER)
+
To move to the next data field
SHIFT + TAB
To move to the previous data field
Once you finish inserting a new laboratory you can use the menu Form – Save or press the button Save on the Toolbar
to save inserted data.
Instead if you want to cancel data inserted you can use the menu Form - Cancel or press the button Cancel from the Toolbar.
Menus Save and Cancel and corresponding button on the Toolbar are activated only when the status of the card is Insert
or Edit, otherwise they are disabile and will be greyed.
Buttons disabled
Buttons enabled
Modifying a record
To modify an existing record select the menu Form – Edit, or you can press the button Edit from the Toolbar, or you can
+
use the shortcut CTRL + F3
.
Once the changes are complete you can use the menu Form – Edit or you can press the button Edit from the Toolbar to
save inserted data.
Instead if you want to cancel data inserted you can use the menu Form - Cancel or press the button Cancel from the
Toolbar.
You can modify data in a card only when the status of the card is Insert or Edit.
Unless a different configuration, it won’t be possible modify data in a card without pressing
the button Edit.
Deleting a record
To delete an existing record select the menu Form – Delete, or you can press the button Delete from the Toolbar.
The software always asks for a confirmation from the user before actually deleting a card.
In some circumstances the software can prevent you from deleting some data to mantain
data integrity.
For example it may not be possible to delete a city if it is linked to a Customer Card of a
Provider Card.
We recommend maximum attention from the user before proceede deleting data from the
archives.
Grids are a quick, powerful and flexible tool to show data.
Let’s take a look for example at the Customers List and show the grid.
Managing
Grids
The first row of the grid shows the field names
Each column is a data field, in the example of the Customers List you can see First and Last Name, Address, ZIP Code,
City, Province, Phone Number.
Each row represents the card (record) of a customer. To help the reading of the grid, the colors of the rows can be
different between odd rows (white) and even rows (cyan) simulating the so called easy reading.
The card you are positioned on is indicated by a black arrow on the left
.
and by a different row layout
Standard Mode and Advanced Mode
The grid can be in standard mode or advanced mode.
Standard mode is quicker to load and allows you to resize columns, move columns modifying the visualization order and
to show or hide columns.
Advanced mode has all the functionalities of standard mode and also allows you to change the sorting of the data, apply
filters to show only a few rows and group columns.
To switch to advanced mode you only have to press the button Advanced
e verranno visualizzate
• The grouping bar (1)
• The filter bar (2)
• The summary bar with totals (3)
Resize columns
To resize a column move the mouse pointer over the separation line with the following column until the pointer changes,
then holding down the mouse left button move left or right until the column has the desired size.
Move columns
Positioning the mouse pointer over the column header and holding down the left button you can drag and drop the
column into a different position.
Searching inside the grid
Clicking on the first row of the column of the data field you want to search for, start typing a string to search and the
cursor on the grid will move on the first row satisfying the search criteria.
Show or hide columns
Clicking on the button at the top left corner of the grid
will show a cascade list like the one shown in the picture, where
you can choose the columns that you want to be shown in the grid.
Shown columns are marked with the selection check (
),the hidden ones instead are blank ( ).
Sorting Data (Advanced Mode)
At the opening of a grid data are shown based on a order set on the software by default. It is possible to change this order
just clicking on the column header of the data field you want to order by.
Clicking multiple times switches alternately from ascending to descending order, this can be seen looking at the little
arrow on the right side of the column header which will be facing upwards (ascending order) or downwards (descending
order).
It is possible to order the rows of the grid only by one column at a time.
In the example shown in the picture customers are ordered by City with ascending order.
Grouping Columns (Advanced Mode)
Positioning over a column header and holding down the left button of the mouse, you can drag and drop a column on the
Group Bar of the columns, marked with the label Group…
It is possible to group grid rows by one or more columns
In our example in the picture customer are grouped by Province and City
Filtering data (Advanced Mode)
It is possible to show on the grid only a subset of the archive applying filters on one or more data fields of the grid.
There are 3 ways to apply a filter:
• Select the values for each column
• Use the Filter Row
• Use the Filter Mask
Filtering data using columns (Advanced Mode)
Moving the mouse pointer over a column, like City for example, a little button will appear
with an icon
representing an arrow facing downwards. Clicking on the button will show a list of all the values of the field City in archive.
Now let’s suppose we want to filter the customers list showing only those living in Los Angeles, just select the city LOS
ANGELES marking it with the selection check (
).
With this selection mode it is possible to select more than one value, like for example Los Angeles, Genova and
Harrisburg.
Filtrare i dati con la riga del filtro (Modalità Avanzata)
A second option is to use the Filter Row. The filter row is the second row of the grid, under the headers with field names,
it is visible only in Advanced Mode and is marked with symbol .
Typing inside the Filter Row and pressing the key Enter to move to the following column, the selected filter is applied. In
the example are shown only the customers living in the City of Los Angeles.
It is possible to filter data searching partial words using special characters
• The special character % (percentage) allows the substitution of parts of a word
• The special character _ (underscore) allows the substitution of a single character
For example if we want to search all the customers whose Last Name starts with S we only need to filter the grid with the
string S%
In the same way you can look for all the customers whose Last Name ends with S (%S) or whose Last Name contains the
word SE (%SE%)
Instead if you want to search for all the customers whose First Name is 5 letters long and starts with the word Laur not
caring what the final letter is, you can filter with the word Laur_
Filtering data using the filter mask (Advanced Mode)
When a filter is applied, a button on the botton right corner becomes visible and you can click n it to apply an advanced
filter where you can apply more conditions to more data fields, this filter can be saved so that it can be applied later
without having to set it all again
You can apply all the combinations of these search modes to filter data in the grid.
Filters summary (Advanced Mode)
At the bottom left corner of the grid there is a filters summary.
Using the filters summary you can activate, disable and view created filters during the work session.
If activated it shows the active filter, in the example is activated a filter on the City of Los Angeles.
It is possible to temporary disable the active filter clicking on the first checkbox
( ) on the left of the description of the filter, so you can reactivate it again later if necessary.
It is also possible to cancel the filter clicking on the second checkbox ( ) on the left of the filter description.
It is also possible to view the filters that have been activated during the work session by clicking the button with a
downwards arrow on the right of the filter description.
Selecting the filter from the list, it will be reactivated.
Once the window is closed, all the activated filters are deleted from memory.
Grids popup menù
Grids popup menu is activated by right-clicking on the grid with the mouse
Through the popup menu it is possible:
•
•
•
•
•
•
Load a saved grid
Save the actual grid configuration
Save the actual grid configuration as a default
Print the grid
Export the grid to an Excel file
Export the grid to a text file
Print the grids
Using the popum menu Print Grid it is possible to print data as they are shown at the moment.
Only rows and columns visible at the moment of the print will be printed, so if there are active filters only filtered data will
be printed and if there are grouped columns they will be maintained in the print.
Before printing on paper, a preview is shown so you can configure print parameters.
Exporting grids to Microsoft Excel
TM
TM
Using the popup menu Export grid to Excel it is possible to save data shown in the grid to an Excel worksheet.
Select the folder where you want to save the data and the filename you want to assign them.
As it happens when you print the grid, only rows and columns visible at the moment of the export are saved into the Excel
file, so if there are active filters only filtered data will be printed and if there are grouped columns they will be maintained
in the Excel file.
Save ccustom grids
Once you have customized a grid resizing, sorting, hiding or showing columns it is possible to save such configuration
through the popup menu Save grid.
The first time the grid is saved as a default and automatically loaded every time the archive is shown.
Later it is possible to save other grid configurations selecting the checkbox
grid to save.
New Grid and choosing a name for the
It is also possible to overwrite a saved grid selecting it from the list without selecting the checkbox New Grid.
The software asks for a confirmation of the operation.
Once the file have been saved, a message appears to notify the end of the operation.
Load custom grids
Once you have many grid configurations saved, it is possible to load them through the popum menu Load grid…
Basically it is possible to configure one or more custom visualization mode for each grid, set a default visualization and
load whenever you want other visualization modes previously saved.
Assistances List
The list of assistance displays the list of contacts included in the assistance program .
It's possible to search using the filter row of the grid
The Data Entry section contains detailed examples about the features, configuration and use of grids
When using the software in a network you can use the Refresh button to update the data by other users
Assistances Search
Search in the list
Through the filters on grid with the list of assistances can do disparate searches
See the example on the use of the grid in the chapter Data Entry
Search by barcode
Through Barcode button you can search for an assistance card through the bar codeprinted on the label or in the card
report
Assistances Management
Insert and modify assistance cards
To insert a new card you can press the New button to display an existing card you use the Card button
Data e numero della scheda di assistenza
Insert Date
It’s the date when the customer leaves the item to be repaired
Insert Time
It’s the time when the customer leaves the item to be repaired
Year / Number
Automatic numerator assigned by software to the assistance card
Assistance State
State of the assistance automatically calculated by the software
Customer
Contains customer’s personal data, telephone numbers and e-mail
Product
Contains data about the item presented to be repaired
Categoria
Modello
Numero di Serie
Data di Acquisto
Negozio di Acquisto
Muletto
Accessori
Garanzia
Preventivo
Importo Preventivo
Tipo guasto / Difetto dichiarato
Inserire un breve testo descrittivo indicante il difetto dichiarato dal cliente
Laboratorio di assistenza
Laboratorio
Laboratorio a cui è stata inviato il prodotti da riparare
Data Invio
Data di invio al laboratorio
Note / Contatti
Testo contenente annotazioni e riferimenti alle chiamate intercorse con il
laboratorio e/o con il cliente
Esito assistenza / Riparazione
Data Rientro
Data in cui il prodotto è rientrato dal laboratorio in negozio
Esito
Esito della riparazione. Il campo può assumere i seguenti valori
•
•
•
•
Aperta
Riparata
Non riparabile
Annullata
Note Esito
Data Riconsegna
Data in cui il prodotto è stato riconsegnato al cliente
Importo Pagato
Evantuale importo pagato dal cliente per la riparazione
Note Riconsegna
Stato della scheda di assistenza
Lo stato della scheda di assistenza non è modificabile direttamente dall'utente in quanto è calcolato
automaticamente dal programma e può assumere 5 stati
Lo stato dell’assistenza viene calcolato automaticamente dal programma in funzione dei campi riempiti sulla scheda.
# Aperta. Quando non sono state assegnate né la Data Invio al laboratorio, né la Data Rientro da laboratorio, né la
Data Riconsegna al cliente
# Inviata a Laboratorio. Quando è presente sulla scheda la Data Invio al laboratorio
#
Rientrata da Laboratorio. Quando è presente sulla scheda la Data Rientro da laboratorio
#
Chiusa. Quando è presente sulla scheda la Data Riconsegna al cliente
#
Annullata. Quando l’Esito della scheda di assistenza è impostato su Annullata.
Stampa della scheda di assistenza
Tramite il pulsante Stampa si può stampare la scheda di assistenza da consegnare al cliente
Sono presenti quattro stampe due in A4 verticale e due in duplice copia su singolo figlio A4 in orizzontale
E’ possibile configurare la stampa di default dal menù Utilità – Parametri nella sezione Stampa
Invio SMS (Versione Professional)
Tramite la funzione Utilità – Invia SMS della scheda di assistenza è possibile inviare un SMS al cliente per informarlo
della disponibilità per il ritiro del prodotto riparato.
Viene impostato il testo predefinito configurato per l'invio degli SMS dal menù Utilità - Parametri nella sezione Invio SMS
I segnaposto variabili sono sostituiti con il valore prelevato dalla scheda di assistenza come, ad esempio, il nominativo
del Cliente
Print Assistance Card
You can print a copy of the assistance card to give to your customer using the button Print
There are two types of print: one is a single copy in A4 format with portrait orientation and the other is a double copy in a
single A4 sheet with landscape orientation
It is possible to configure the default print type from the menu Utilities – Parameters in section Reports
Send SMS (Pro)
Tramite la funzione Utilità ► Invia SMS della scheda di assistenza è possibile inviare un SMS al cliente per informarlo
della disponibilità per il ritiro del prodotto riparato.
L’invio degli SMS viene effettuato tramite appositi fornitori di servizio certificati.
E’ quindi necessario registrarsi presso un fornitore certificato ed effettuare l’acquisto di un
pacchetto di SMS
Configurazione Invio SMS
Customers Management (Pro)
Insert or edit the customer card
Consente di gestire l'anagrafica dell'archivio clienti
Insert Customer (Pro)
La funzione permette di inserire automaticamente una nuova anagrafica cliente prelevando i dati dalla scheda di
assistenza
Managing Archives
©
To work with SmartAssist you need to configure some basic archives
• Shop. Contains personal data of your shop
• Categories. Contains the product categories for the items to repair like for example Mobile Phones, Camcorders,
Televisions.
• Brands. Contains the product brands for the items to repair like for example Apple, Motorola, Samsung.
• Laboratories. Contains the list of laboratories where items can be sent to be repaired.
• Default Descriptions. Contains an archive of common descriptions that can quickly accessed during the compilation of
an assistance card
• Assistance State. Contains an archive of custom states that can be assigned to an assistance card. (Pro License
Feature)
• Cities. Contains the archive of cities.
Shop Data
Shop archive ( Archives ► Shop ) contains the information about your shop. Data on the shop card will be used in the
headers of reports and assistance cards when you print them.
In the field Reports Notes you can insert notes and conditions applied for your repairs. This text will be showed when
you print your assistances cards.
Customize Report Logo
The report shows the data of the store . It's possible to insert a custom image with your logo by setting parameters for the
field Report Logo
The file must be in JPEG ( .JPG ) or BMP ( BMP) and contain in addition to the logo also store data ( address , phone ,
email , etc. ) as it duplicates the text displayed as default
We suggest you copy the files in the installation folder of SmartAssist and indicate the name without the path to allow
their use also in network
Stampa senza logo
Stampa con logo
Report Notes
In the field Report Notes insert annotations and conditions applied to repairs and and references to privacy laws. The
text will appear at the bottom of the press sheet repair .
Legal Notes Example
- The assistance is performed in a workmanlike manner, respecting the instructions of the manufacturer of the
components ;
- The payment must take place at the time of delivery of the component ; otherwise the Company shall exercise the right
of retention on the right
- The challenge of the work performed must be made within 7 days, after the acceptance of the goods repaired ;
- Introduction acceptance of the above conditions , the customer sign this document pledging to keep it and then present
it at the time of withdrawal .
Report Example
Categories Archive
In the categories archive ( Archives ► Categories )you can insert the product categories of the items of your repairs.
For example mobile phones, camcorders, personal computers etc..
It is recommended to assign to the categories a mnemonic code (letters or numbers) of a fix length, for example
MOB
CCR
COM
Mobile Phones
Camcorders
Personal Computer
Brands Archive
In the brands archive ( Archives ► Brands ) you can insert the brands of the items of your repairs.
For example Samsung, Motorola, Acer, etc.
It is recommended to assign to the brands a mnemonic code (letters or numbers) of a fix length, for example
ACR Acer
MOT Motorola
SMG Samsung
Laboratories Archive
In the laboratories archive ( Archives ► Laboratories ) you can insert the external laboratories where you send the
items to repair. If your shop doesn’t send items to any external laboratory you can still use this archive to insert the
resource/technician which the item to repair is assigned to.
It is recommended to assign to the laboratories a mnemonic code (letters or numbers) of a fix length, for example
OUR Our Shop
ABC Laboratory ABC
XYZ Laboratory XYZ
Cities Archive
The cities archive ( Archives ► Cities ) allows you a quick search of ZIP Code, City and Province.
Customer Categories
Nell’archivio categorie clienti è possibile codificare le caterogie dei clienti
E’ consigliato inserire un codice memonico (lettere e/o numeri) sempre della stessa lunghezza, ad esempio
PRI
AZI
Privati
Aziende
Default Descriptions Archive
In the default descriptions archive ( Archives ► Default Descriptions) you can insert some common description often
used to compile the assistance cards so they can be easily found and inserted without typing every time the same
description.
Assistance States Archive (Pro)
In order to use the assistance states archive ( Archives ► Assistance States ) you must purchase and activate a
Professional License.
In the assistance states archive you can insert some custom states for your assistances. This state can be assigned to
your assistance cards in addition to the main states automatically assigned by the software based on dates inserted in the
assistance card.
It is recommended to assign to the custom states a mnemonic code (letters or numbers) of a fix length, for example
CANC Cancelled
WSPP Waiting for spare parts
NRPR Not Repairable
Utility Functions
General Configuration Parameters
Allows to configure general parameters
Report Configuration
Tramite la sezione Stampe della scheda Parametri di configurazione si possono impostare alcune caratteristiche
predefinite della stampa scheda di assistenza.
Stampa Scheda di Assistenza
Tipo di Stampa Assistenze
Permette di configurare la stampa della scheda di assistenza di default
Numero Copie
Numero di copie da proporre per la stampa della scheda di assistenza
Visualizza Anteprima
Abilia la visualizzazione delll'anteprima di stampa
Stampante Predefinita
Imposta la stampante predefinita per la scheda di assistenza
Stampa Note/Soluzione
Stampa le note
Stampa Note Esito
Stampa le note esito
Stampa Note Riconsegna
Stampa le note riconsegna
Stampa Tracciabilità WEB
Stampa il codice di tracciabilità WEB per consentire la ricerca dello stato
della scheda di assistenza sul sito www.riparazioniweb.it
Percorso Esportazione PDF
Imposta il percorso di default per l'esportazione delle stampe in formato
PDF
Stampa Etichette (Pro)
Tipo di Stampa Etichetta
Permette di configurare la stampa delle etichette con codice a barre
Stampante Predefinita Etichette
Imposta la stampante predefinita per le etichette
Stampa Etichetta dopo la Scheda Richiede se si vuole stampare l'etichetta dopo aver effettuato la stampa
di Assistenza
della scheda di assistenza
Campo Riga Personalizzata (1)
Permette di parametrizzare quale campo stampare sulla prima riga
dell'etichetta
Stampa Riga Personalizzata (1)
Abilita la stampa della prima riga personalizzata dell'etichetta
Campo Riga Personalizzata (2)
Permette di parametrizzare quale campo stampare sulla seconda riga
dell'etichetta
Stampa Riga Personalizzata (2)
Abilita la stampa della seconda riga personalizzata dell'etichetta
Campo Riga Personalizzata (3)
Permette di parametrizzare quale campo stampare sulla terza riga
dell'etichetta
Stampa Riga Personalizzata (3)
Abilita la stampa della terza riga personalizzata dell'etichetta
SMS Configuration
L’invio degli SMS viene effettuato tramite appositi fornitori di servizio certificati.
E’ quindi necessario registrarsi presso un fornitore certificato ed effettuare l’acquisto di un
pacchetto di SMS
La configurazione per l’invio degli SMS deve essere inserita nei Parametri di Configurazione accesibili dal menù Utlità ►
Parametri nella sezione Invio SMS.
In funzione del fornitore scelto per l'invio degli SMS si dovrà procedere alla corretta configurazione dei parametri
Configurazione per il Tipo di Servizio: Multidialogo
www.multidialogo.it/smartassist
Multidialogo l’invio di 3 tipologie di SMS
• Basic
• Classic
• Report
La confugurazione è la seguente
Tipo Servizio SMS
Multidialogo (www.multidialogo.it/smartassist)
Nome Mittente
Nel caso di SMS personalizzato (Classic o Report) inserire massimo 16
caratteri numerici per un numero di telefono in formato internazionale
oppure 11 caratteri alfanumerici per una stringa di testo (Es:
“+391234567890123” oppure “Nome Azienda”).
Nome Utente (Servizio SMS)
Indicare il nome utente utilizzato per l’accesso a Multidialogo
Password (Servizio SMS)
Indicare la password utilizzata per l’accesso a Multidialogo
Tipo Messaggio SMS
Base per l’invio di SMS Basic
Standard per l’invio di SMS Classic
Avanzato per l’invio di SMS Report
Prefisso Internazionale
+39
Configurazione per il Tipo di Servizio: Skebby
www.skebby.it
Tipo Servizio SMS
Skebby (www.skebby.it)
Nome Mittente
Nel caso di SMS Classic Plus Permette di specificare una stringa
alfanumerica di lunghezza massima di 11 caratteri da utilizzare come
mittente,
I caratteri supportati sono: a-z, A-Z, 0-9, . (punto)
Nome Utente (Servizio SMS)
Indicare il nome utente utilizzato per l’accesso a Skebby
Password (Servizio SMS)
Indicare la password utilizzata per l’accesso a Skebby
Tipo Messaggio SMS
Base per l’invio di SMS Basic
Standard per l’invio di SMS Classic
Avanzato per l’invio di SMS Classic Report
Prefisso Internazionale
+39
Configurazione per il Tipo di Servizio: Trendoo
www.trendoo.it
Trendoo prevede l’invio di 3 tipologie di SMS
• SI. Silver
• GS. Gold
• GP. Gold Plus
La confugurazione è la seguente
Tipo Servizio SMS
Trendoo (www.trendoo.it)
Nome Mittente
Nome o numero di cellulare del mittente
Nome Utente (Servizio SMS)
Indicare il nome utente utilizzato per l’accesso a Trendoo
Password (Servizio SMS)
Indicare la password utilizzata per l’accesso a Trendoo
Tipo Messaggio SMS
Base per l’invio di SMS Silver
Standard per l’invio di SMS Gold
Avanzato per l’invio di SMS Gold Plus
Prefisso Internazionale
+39
Configurazione per il Tipo di Servizio: SMSSENDER
www.smssender.net
La confugurazione è la seguente
Tipo Servizio SMS
SMS Sender (www.smssender.net)
Nome Mittente
Indicare il nome del mittente
Nome Utente (Servizio SMS)
Indicare il nome utente utilizzato per l’accesso a SmsSender
Password (Servizio SMS)
Indicare la password utilizzata per l’accesso a SmsSender
Tipo Messaggio SMS
Il parametro è ininfluente
Prefisso Internazionale
+39
Importante. Abilitare l’utilizzo dell’invio SMS con API da programmi esterni facendo richiesta
all’assistenza Sms Sender
Configurazione del messaggio SMS
La configurazione del testo del messaggio SMS è da effettuare attraverso il menù Utilità - Messaggio SMS
Il testo del messaggio SMS non deve superare i 160 caratteri.
Tramite il pulsante Aggiungi Campo E' possibile inserire nel testo alcuni segnalibri che verranno sostituiti con i dati
prelevati dalla scheda di assistenza al momento dell'invio del messaggio SMS.
I campi segnalibro vengono racchiusi fra le parentesi quadre []
Backup
Permette di effettuare una copia di riserva degli archivi
Selezionare la cartella in cui salvare il backup degli archivi
Nome dei files di backup
Ogni backup è denominato con la data e l'ora in cui è stato effettuato nel formato: Anno - Mese - Giorno - Ora - Minuti Secondi (YYYYMMDD_HHNNSS)
Ad esempio: SmartAssist_Backup_20160131_183055.zip
Formato dei file di backup
©
Il backup effettuato da SmartAssist non è altro che un file compresso in formato ZIP del database SmartAssist.mdb.
©
Il database di SmartAssist è in formato Microsoft Access e si trova nella cartella di installazione del programma
Il file compresso contenente il backup viene denominato con la data e l'ora in cui è stata effettuata la copia di riserva degli
archivi nel formato:
ANNO-MESE-GIORNO-ORA-MINUTI-SECONDI (YYYYMMDD_HHNNSS)
E' vivamente consigliato di effettuare il backup ogni giorno e di verificarne il corretto
salvataggio.
Restore
Permette di ripristinare gli archivi da una copia di backup precedente
Automatic Updates
Controlla la presenza di aggiornamenti del programma e, se è disponibile un aggiornamento, richiede all’utente se vuole
procedere con l’installazione.
Se disponibile, al termine dell'aggiornamento il programma verrà riavviato.
Per il corretto funzionamento della procedura di aggiornamento è importante che l'utente di Windows abbia i
privilegi di amministratore.
Si possono verificare degli inconvenienti anche nel caso in cui sia attivo il controllo dell'account utente (UAC)
Attenzione
Per il corretto funzionamento della procedura di aggiornamento è importante che l'utente
di Windows abbia i privilegi di amministratore.
L'utente di Windows ed il programma SmartAssist devono avere i privilegi per poter accedere ad
internet.
Se sono stati attivati antivirus o firewall è necessario abilitare il programma SmartAssist.exe ad
accedere ad internet.
Si possono verificare degli inconvenienti anche nel caso in cui sia attivo il controllo
dell'account utente (UAC)
In caso di problemi si può disabilitare temporaneamente il firewall e avviare Smartassist con
l'opzione:
• Tasto destro del mouse sull'icona di SmartAssist
• Esegui come amministratore
Help
Online Help
Opens the help online
The Windows user must have administrator privileges
PDF Manual
Opens this manual
G3cube Home Page
Open the G3cube s.r.l. home page www.g3cube.net
Send an e-mail to G3cube
Opens the default mail software to send an e-mail to G3cube [email protected]
SmartAssist News
Opens the page with the news about the software from G3Cube s.r.l. internet site
Change Log
Show License Agreement
Shows the License Agreement of the software
License Agreement
Get Remote Assistance
©
If you subscribed an assistance contract for the software SmartAssist it will be possible, if necessary, to ask for a
remote assistance by one of our operators.
Through the remote assistance the G3Cube operator can take control of your personal computer and do what is needed
to verify and solve your problem.
The remote assistance request is protected by an ID and a password that change every time so that no unauthorized
access to your personal computer is allowed.
In order to get a remote assistance you need:
• To have subscribed a valid and still active assistance and maintenance contract for the software SmartAssist© (not
expired)
• To be connected to the Intenet
The remote assistance request will activate the software TeamViewer,
You only need to communicate to the G3Cube operator the ID number and the Password shown.
License Registration
Help ► License Registration
Consente di registrare la Licenza d’Uso del programma richiesta tramite e-mail a G3cube s.r.l.
Con la registrazione della Licenza d’uso:
# si abilita la richiesta di teleassistenza ( Aiuto ► Richiedi Teleassistenza )
#
si abilita l’aggiornamento di SmartAssist ( Utilità ► Scarica Aggiornamenti )
#
si disattiva l’apertura del browser sulla home page di G3cube s.r.l. alla chiusura del programma
Inviare una e-mail con la richiesta della chiave di attivazione di SmartAsssit all’indirizzo [email protected]
indicando la Ragione Sociale con cui si vuole registrare il programma.
G3cube s.r.l. risponderà con i dati per la registrazione, ad esempio;
Ragione Sociale: La mia azienda
Numero Licenza: LU120000
Versione Professional: Selezionare la casella se si è in possesso di una licenza per SmartAssist Professional
Chiave di Attivazione: A4R1979D65
compilare la scheda di Attivazione Licenza d’Uso inserendo e premere il pulsante Salva
Se i dati sono esatti si attiverà il check box di Licenza Corretta
E' anche possibile importare la licenza d'uso dal file in allegato alla email contenente i dati della registrazione attraverso
la funzione Carica da file
• Salvare il file in allegato alla mail in una cartella del proprio computer
• Selezionare il file attraverso la funzione Carica da file (il file ha estensione .G3C)
About box
Il pulsante Aiuto - Informazioni su…
versione che si sta utilizzando.
visualizza le informazioni sul programma. Di particolare importanza è la
Nell’esempio la versione è la 1.3.4 Build 69
Questa informazione si rivelerà importante ogni qualvolta sarà necessario contattare il servizio di assistenza.
FAQ
Come posso ricercare le schede di assistenza?
Basta utilizzare la riga di filtro sulla griglia con l'elenco delle assistenze descritto nella pagina Inserimento e ricerca dei
dati di questa guida, oppure utilizzare la funzione di ricerca per codice a barre
Si può trasferire SmartAssist su un altro computer?
Per spostare SmartAssist un un altro computer è necessario
• Chiudere il programma
• Copiare tutta la cartella di installazione di SmartAssist sul nuovo computer. Non è necessaria una nuova
installazione con il programma di setup
• Creare un collegamento sul desktop di Windows al programma SmartAssist.exe
Attenzione
Se è attivato il “controllo dell’account utente” di Windows7 o Windows8 è “consigliato” controllare
se sono presenti dei files nella cartella
C:\Users\<nomeutente>\AppData\Local\VirtualStore\Program Files(x86)\SmartAssist
in quanto se si è effettuato l'installazione nella cartella C:\Programmi\ è il controllo dell'account
utente (UAC) è attivo Windows sposta automaticamente alcuni files ed il database di
SmartAssist nella cartella sopra indicata
SmartAssist in rete locale?
Posso
installare
Per effettuare l'installazione di rete SmartAssist in modo da poter eseguire il programam su più computer condividendo
un unico archivio è necessario:
•
•
•
•
Installare il programma SOLO su una postazione che farà da server
Condividere la cartella di installazione di lettura / scrittura
Dalle postazioni client basterà creare un collegamento all’eseguibile SmartAssist.exe
E’ preferibile, ma non obbligatorio, che TUTTI i computer compreso il server abbiano il collegamento al programma
SmartAssist.exe nel formato UNC ad esempio
\\NOMESERVER\CartellaCondivisa\SmartAssist.exe
Inserita o modificata una scheda su uno dei PC per visualizzarla sulle altre postazioni si deve ricaricare l’elenco delle
assistenza con il pulsante REFRESH
Attenzione
Se è attivato il “controllo dell’account utente” di Windows7 o Windows8 è “consigliato” disattivarlo
prima di installare SmarAssist sul pc “server” per una gestione i rete dell’archivio oppure installare
SmartAssist su una cartella dell'utente e non nel percorso di default che è proposto in una
sottocartella di C:\Programmi\
Ripetere l'utima funzione usata nel menù principale
Per ripetere l'ultimo comando eseguito nel menù principale si può usare la combinazione di tasti SHIFT + F1
+
Common Problem Solution
Disabilitare la funzione di Virtual Store di Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 10
Se è attivo il controllo dell'account utente di Windows (UAC) per tutti i programmi installati nella cartella C:\Progammi
o C:\Programmi x86 o C:\Progam Files o C:\Progam Files x86 il sistema operativo, non potendo scrivere in questa
cartella, sposta tutti i files, compreso il database di SmartAssist nella cartella
C:\Users\<nomeutente>\AppData\Local\VirtualStore\Program Files(x86)\SmartAssist
Per disabilitare questa restrizione si può agire in questo modo
• Dal Pannello di Controllo aprire Stumenti di Amministrazione
• Da Strumenti di Amministrazione aprire Criteri di Sicurezza Locali
• Fare doppio click su "Controllo account utente: virtualizza errori di scrittura su file e nel Registro di sistem in
oercirsi distinti per ogni utente" e impostare il parametro su Disattivato
• Riavviare il computer