Jenoptik AG - e-mail Archivierung nach GDPdU

EMA E-Mail Archive Appliance
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Anwenderbericht EMA® S4000
Voller Durchblick bei der E-Mail-Kommunikation
Optoelektronik-Spezialist Jenoptik archiviert E-Mails revisionssicher mit EMA® von ARTEC
»Was uns damals in erster Linie fehlte, war
eine revisionssichere Archivierung«, erklärt
Volkmar Keller, IT-Leiter bei der Jenoptik AG. »Zudem war es mit den normalen
Backups sehr unkomfortabel und aufwändig, ältere E-Mails zu finden und wiederherzustellen. Der Anwender am Arbeitsplatz
konnte dies nicht selbst durchführen, was
den Umgang mit älteren E-Mails erheblich
erschwerte. Wir haben uns deshalb nach
einem professionellen System umgesehen
und uns nach Prüfung einiger Alternativen im Herbst 2009 für den Einsatz der
Archivierungs-Lösung EMA ® von ARTEC IT
Solutions entschieden. Die Appliance bot
für uns das beste Preis-Leistungsverhältnis
Optoelektronik ist das Spezialgebiet der
Das Unternehmen unterhält IT-seitig eine
und erschien auch funktional am besten ge-
Jenoptik AG. Das deutsche Technologieun-
heterogene Infrastruktur auf Windows- und
eignet, unsere Anforderungen zu erfüllen.«
ternehmen, das nach der Wiedervereinigung
Linux-Basis mit verschiedensten Anwen-
aus dem ehemaligen DDR-Kombinat VEB
dungen. Besonders hohe Ansprüche werden
EMA® konnte bei Jenoptik von der IT-Abtei-
Carl Zeiss Jena hervorging, beschäftigt heute
dabei an die Verfügbarkeit der Datenbanken-
lung gemeinsam mit dem ARTEC-Partner
über 3.000 Mitarbeiter. Diese sind in den
und Mail-Systeme gelegt. Insgesamt sind bei
QKomm GmbH innerhalb kurzer Zeit imple-
Segmenten Laser & Materialbearbeitung,
Jenoptik rund 50 physikalische sowie etwa
mentiert und an das vorhandene Lotus-Mail-
Optische Systeme, Industrielle Messtechnik,
100 virtualisierte Server in Betrieb, als Mail-
System angebunden werden. Die Lösung,
Verkehrssicherheit sowie Verteidigung &
server wird Lotus Domino eingesetzt.
die von ARTEC IT Solutions als vorkonfigurierte Appliance angeboten wird, erforderte
Zivile Systeme tätig. Die innovativen Produkte
des Herstellers finden unter anderem in der
Bis 2009 war keine kontinuierliche E-Mail-
keine Änderungen an der bestehenden
Halbleiter- und Automobilindustrie sowie in
Archivierung implementiert. Die Mail-
IT-Infrastruktur. Die vollständige Einrichtung
den Bereichen Medizintechnik und Luft-/
Kommunikation wurde lediglich im Rahmen
nahm dadurch nur vier Stunden in Anspruch.
Raumfahrt Verwendung. Zusätzlich zum
der regulären Daten-Backups täglich
Stammsitz des Konzerns im thüringischen
(inkrementell) beziehungsweise jedes Wo-
Jena und weiteren Niederlassungen im
chenende (komplettes Backup) gesichert.
Bundesgebiet verfügt die Jenoptik AG über
Lediglich die jeweiligen Jahresendbackups
zahlreiche Standorte im Ausland und ist inter-
wurden dann für zehn Jahre aufbewahrt,
national in rund 70 Ländern präsent.
um die entsprechenden Fristen einzuhalten
und bei Bedarf auf lokal bereits gelöschte
E-Mails zurückgreifen zu können.
DE.110817 - Copyright © 2011 - ARTEC IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. EMA® Enterprise Managed Archive®, EMA® E-Mail Archive Appliance®, ANA® Automated Network Administrator®, Mail to Archive®, Print to Archive®,
Scan to Archive®, Voice to Archive®, File to Archive® und ediscovery® sind eingetragene Warenzeichen der ARTEC IT Solutions AG. Markenzeichen von Produkten anderer Hersteller sind das Eigentum des jeweiligen Inhabers.
Kopie, Reproduktion oder Duplikation als Ganzes oder in Teilen ist ohne schriftliche Erlaubnis der ARTEC IT Solutions AG nicht gestattet. Irrtümer und Änderungen, auch ohne vorherige Bekanntgabe, vorbehalten.
EMA E-Mail Archive Appliance
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Anwenderbericht EMA® S4000
Die wichtigsten Fakten auf einen Blick
Seit der Inbetriebnahme archiviert das Sys-
Wir wissen, dass die Aufbewahrung analog zu
ÎÎUmsetzung einer revisionssicheren
E-Mail-Archivierung
tem bei Jenoptik alle ein- und ausgehenden
den recht komplexen gesetzlichen Bestim-
sowie intern verschickten E-Mails. Die
mungen und Richtlinien erfolgt und müssen
Revisionssicherheit, ein wichtiges Kriterium
uns darum keine Gedanken mehr machen.
ÎÎAnbindung an das bestehende
Lotus Domino Mail-System
für die Erfüllung der gesetzlichen Richt-
Zum anderen haben unsere Mitarbeiter die
linien hinsichtlich der E-Mail-Archivierung,
Möglichkeit, ältere E-Mails, die aus dem
wird durch innovative technische Features
Posteingang längst gelöscht sind, komforta-
ÎÎMehr Komfort für Mitarbeiter
sichergestellt. So erfolgt beispielsweise die
bel per Volltextsuchfunktion zu recherchieren.
Sicherung der Mails bei EMA® grundsätzlich
Per Mausklick lässt sich die betreffende
im Originalformat ohne Konvertierung in
E-Mail dann wiederherstellen, ohne dass extra
Fremdformate wie etwa PDF. Zudem wird die
die IT-Abteilung einspringen oder eine zeit-
komplette E-Mail inklusive aller Bestandteile
raubende Suche in riesigen Backup-Dateien
sowie eventuell vorhandener Dateianhänge
gestartet werden muss. Durch dieses Feature
am Stück und ohne Aufteilung archiviert.
lassen sich schlanke Posteingänge realisie-
Zusätzlich mit einer für jede Mail automa-
ren, die die Mail-Systeme entlasten, während
tisch vergebenen, eindeutigen digitalen
gleichzeitig aber alle E-Mails dennoch unmit-
Signatur sowie Zeit- und Datumsstempeln
telbar zur Verfügung stehen. IT-Leitung und
ist so später jederzeit der Nachweis des
Mitarbeiter sind mit EMA sehr zufrieden.«
ÎÎSelbstständiges Suchen und
Wiederherstellen von E-Mails durch
User
ÎÎEntlastung der lokalen E-MailSysteme
ÎÎVollständige Einrichtung in lediglich vier Stunden
unveränderten, nicht-manipulierten Originalzustands möglich.
»Der Einsatz von EMA bringt für uns mehrere
Vorteile«, fasst IT-Leiter Keller zusammen.
»Zum einen, und das war auch der Hauptanlass für die Implementierung, haben wir
damit eine zuverlässige Lösung für die Archivierung aller E-Mails in unserem Konzern
gefunden.
EMA® S4000 Serie
Technische Details der E-Mail-Archivierung bei der Jenoptik AG:
ÎÎ Verwendeter Mailserver: Lotus Domino 8.5.1
ÎÎ NAS-Umgebung: Netapp FAS 3060
ÎÎ Genutzter Speicher: SAN Storage FC
ÎÎ Backup: Backup to Tape
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Tel: +49 (0)6039-9154-0 // Fax: +49 (0)6039-9154-54 //
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