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Reisekosten-App der Deutschen Bahn
Eine Anleitung Schritt für Schritt
Deutsche Bahn AG | DB Personalservice | Frankfurt am Main | August 2016
Inhalt
Was müssen Sie zur Reisekostenabrechnung wissen?
Wie bekommen Sie die Reisekosten-App?
Wie rechnen Sie eine Firmenreise ab?
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Deutsche Bahn AG | DB Personalservice | Frankfurt am Main | August 2016
Was müssen Sie zur Reisekostenabrechnung wissen?
 Ihr Vorteil, wenn Sie die Reisekosten-App
nutzen: Sie können Ihre Firmenreisen digital
und papierlos abrechnen.
 Sie möchten die Reisekosten-App nicht nutzen?
 Zweimal jährlich erhalten Führungskräfte vom
DB Personalservice einen Report über
Firmenreisen in ihrem Bereich – revisionssicher,
gesetzes- und datenschutzkonform.
Dann reichen Sie nach wie vor alle Original Bitte füllen Ihre Reisekostenabrechnungen stets
Belege gemeinsam mit dem Abrechnungsformular korrekt und gewissenhaft aus, da andernfalls
beim DB Personalservice ein.
arbeitsrechtliche Konsequenzen drohen.
 Bitte rechnen Sie Ihre Firmenreisen zeitnah ab,
jedoch spätestens sechs Monate nach dem
Reisedatum.
 Wichtig: Wenn Sie für Ihre Firmenreise einen
Vorschuss beantragt haben, muss diese bis
spätestens vier Wochen nach Reiseende
abgerechnet werden; andernfalls wird der
Vorschuss zurückgerechnet.
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Wie bekommen Sie die Reisekosten-App?
Einfach registrieren
Einfach herunterladen
 Im Rahmen der Einführung der
 Die Reisekosten-App können Sie im
Reisekosten-App erhalten Sie Post
vom DB Personalservice mit weiteren
Informationen zum Anmeldeverfahren.
 Anschließend können Sie unter
www.dbreisekostenapp.de
Ihren persönlichen Aktivierungscode
anfordern.
 Zum Einloggen benötigen Sie Ihre
Personalnummer, die Sie auf der
Entgeltabrechnung finden, und Ihre
Berechtigungsausweis-Nummer (BANummer), die auf der Rückseite Ihres
Konzernausweises steht.
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Apple App Store und im Google Play
Store herunterladen. Sie finden die
App unter dem Stichwort „Reisekosten
für DB-Mitarbeiter“.
 Privat oder dienstlich? Sie können die
App auf jedem iOS- und AndroidSmartphone installieren.
 Geben Sie beim ersten Start der App
Ihren persönlichen Aktivierungscode
ein, um sich als DB-Mitarbeiter zu
identifizieren.
Wie rechnen Sie eine Firmenreise ab?
Die Startseite der Reisekosten-App
Schritt 1: Klicken Sie auf
„Reise abrechnen“
 Nachdem Sie sich einmalig mit Ihrem





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persönlichen Aktivierungscode als DBMitarbeiter identifiziert und Ihre persönlichen
Angaben in der App ergänzt haben, können
Sie die App verwenden.
Zum Start Ihrer Reisekostenabrechnung
klicken Sie auf „Reise abrechnen“.
Unter „Gesendete Anträge“ finden Sie alle
über die Reisekosten-App eingereichten
Reisekostenabrechnungen noch einmal als
PDF-Datei.
Gut zu wissen: Unter „Gesendete Anträge“
erhalten Sie zudem aktuelle
Statusmeldungen zum Bearbeitungsstand
Ihrer Reisekostenabrechnung.
Sie können Ihre Reisekostenabrechnung als
Entwurf speichern, um diese zu einem
späteren Zeitpunkt zu versenden.
Praktisch: Für Strecken, die Sie häufiger im
Rahmen von Firmenreisen zurücklegen,
können Sie Vorlagen in der App hinterlegen.
Wie rechnen Sie eine Firmenreise ab?
Die Reisekostenabrechnung starten
Schritt 2: Wählen Sie, ob
Sie eine Reise mit oder
ohne Vorschuss
abrechnen möchten.
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 Gut zu wissen: Wenn Sie einen Vorschuss über
die App beantragt haben, können Sie diesen
Vorschuss direkt in eine Abrechnung
umwandeln.
Wie rechnen Sie eine Firmenreise ab?
Reiseziel(e) und -zeiten
Schritt 3: Bitte befüllen
Sie die Felder mit den
Angaben Ihrer
Firmenreise.
 Achtung! Sie können nur Firmenreisen
abrechnen, die bereits in der Vergangenheit
liegen.
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Wie rechnen Sie eine Firmenreise ab?
Angabe von Übernachtung, Verpflegung und sonstige Kosten
Schritt 4: Klicken Sie an,
welche Kosten Ihnen auf
der Reise entstanden
sind.
 Auf dieser Seite können Sie alle Kosten
erfassen, die Ihnen während der
Firmenreise entstanden sind. Wenn Sie
beispielsweise bei „Ich habe übernachtet“
auf Ja drücken, gelangen Sie automatisch
zur entsprechenden Erfassungsmaske.
 Um die Erfassung Ihrer Reisekosten
abzuschließen und zur Zusammenfassung
zu gelangen, klicken Sie auf Weiter.
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Wie rechnen Sie eine Firmenreise ab?
Übernachtungskosten erfassen
Schritt 4a: Hotelbelege
erfassen.
 Wählen Sie die Art Ihrer Übernachtung und geben
Sie die Anzahl der Nächte an.
 Klicken Sie anschießend auf das KameraSymbol, um Ihren Hotelbeleg digital zu
erfassen. Bitte scannen Sie den Beleg
vollständig und gut lesbar ein. Achten Sie
insbesondere darauf, dass die Fußzeile
deutlich lesbar ist.
 Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Klick auf
Weiter, um zur Seite „Reisekosten“ zurück
zu kehren.
 Gut zu wissen: Alle Belege, die Ihnen während
der Firmenreise ausgestellt werden, müssen an
Ihre Dienstanschrift adressiert sein.
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Wie rechnen Sie eine Firmenreise ab?
Verpflegung und weitere Belege
Schritt 4b: Unentgeltliche
Verpflegung und weitere
Belege erfassen.
 Im nächsten Schritt erfassen Sie bitte, ob Sie
während Ihrer Firmenreise unentgeltlich Verpflegung
erhalten haben.
 Zudem haben Sie die Möglichkeit, weitere Belege
wie beispielweise eine ÖPNV-Fahrkarte über die
Reisekosten-App einzuscannen.
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Wie rechnen Sie eine Firmenreise ab?
Die Zusammenfassung Ihrer Firmenreise
Schritt 5: Die
Zusammenfassung Ihrer
Firmenreise.
 Überprüfen noch einmal alle Ihre
Angaben.
 Ihnen ist in der Zusammenfassung
ein Fehler aufgefallen? Mit Klick
auf das Stift-Symbol gelangen Sie
direkt zurück in die entsprechende
Erfassungsmaske.
 Alle Angaben sind korrekt? Dann
klicken Sie auf weiter, um Ihre
Abrechnung abzuschließen.
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Wie rechnen Sie eine Firmenreise ab?
Versand Ihrer Reisekostenabrechnung
Schritt 6: Die
Reisekostenabrechnung
versenden.
 Bitte bestätigen Sie abschließend, dass alle Ihre
Angaben vollständig und richtig sind.
 Gut zu wissen: Ihre Original-Belege müssen Sie zwei
Monate für Rückfragen aufbewahren und für
Stichproben bereithalten. Zudem dürfen Sie diese nicht
noch einmal für Ihre persönliche Steuererklärung
verwenden.
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Weitere Informationen finden Sie online unter:
www.deutschebahn.com/db-personalservice