SD-Reisekosten 2011 - Reisekostenabrechnung einfach

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Handbuch für SD-Reisekosten
SD-Reisekosten 2011
Reisekostenabrechnungssoftware & Fahrtenbuch
(c) Seit 1993 Stenzel Ingenieurbüro Wiesbaden
Inhalt
Wichtige Information
5
Neuerungen
Die wichtigsten steuerliche Änderungen
5
6
Installation
8
Voraussetzung
Installation ausführen
8
8
Reisekostenabrechnung
10
Leitfaden zur Berechnung
Übersicht der Reisen
Übersichtsliste der eingetragenen Reisen
Auswahl der Reisenden
Kopieren einer Reise
Eingabe einer Reise
Vorschau
Drucken
Personaldaten der Reisenden
12
Eingabe der Personaldaten
Neue Reisende anlegen
Speichern der Personaldaten der Reisenden
Löschen von Reisenden
Suchen
Voreinstellungen für Ziel/Weg und Zweck
Reisebericht
Eingabe einer neuen Reise
Abfahrts- und Ankunftstag der Reise
Auswahl der Länder
Flugreisen
Optionen
Abzüge
Kostenstellen/Kostenträger
Termine
Benutzung eines Fahrzeuges
Fahrtenbuch
Ändern der Reiseart
Dienstreise
Belege
Privat-Fahrt
Wohnung-Arbeit
Ändern der Berechnungsart der Reise
Automatik
Pauschalen
Einzelnachweis
Verpf.(Pauschal)/Übernachtung(Einzel)
Verpf.(Einzel)/Übernachtung(Pauschal)
Verpf.(Pauschal)/Übernachtung(Kombi)
Verpf.(Einzel)/Übernachtung(Kombi)
Belege
Handbuch für SD-Reisekosten 2011
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Wichtige Information • 2
Eingabe von Belegen
Datum und Nummer des Beleges
Betrag, Währung und Kurs
Kurstabelle
Bezahlung bar oder per Rechnung/Kreditkarten
Erfassen der Belegarten
Belegarten für In- und Ausland
Übernachtungskosten
Bewirtungskosten
Kfz/Fahrzeugbelege
Vorschuß
Bahn,Taxi, Bus,
Geschenke
Drucken
22
Drucken der Reisekosten
Reisebericht Listenform
Kostenbericht Listenform
Reise/Kostenbericht Tabellenform
Buchungsliste
Belegliste
Lohnbuchhaltungsliste
Reiseantrag
Kfz Berichte
Berechnung nach der gesetzlichen Tabelle
Drucker
Bildschirm
Schrift
Extras (Tabellen)
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Erläuterung
Firma
Firma bearbeiten
Firma Reisende zuordnen
Kfz
Länder/Währungen
Inland
Ausland
Tagessätze
Verwendung von firmenspezifische Regelungen
Auswahl des Berechnungszeitraumes
Tagessätze Inland
Kosten
Kostenstellen und Kostenträger
Kostenarten
Umsatzsteuer
Zahlungsarten
Parameter
Sonstiges
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Import und Export von Reisen
Export von Reisen als Datei
Export von Reisen als E-Mail
Import von Reisen als Datei
Import von Reisen als E-Mail
Ablehnung von importierten Reisen
Import/Export und Pflege von Tabellen
Export von Tabellen
Import von Tabellen
Ablehnung von importierten Tabellen
Import von Fahrtenbuchdaten (Navigon)
Schnittstelle mit anderen Programmen
Schnittstelle zur Textverarbeitung
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Schnittstelle zu Lexware Buchalter
Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung
Schnittstelle zur Tabellenkalkulation
Beschreibung der Schnittstelle von SD-Reisekosten
Datenverlust
Datensicherung
Sichern der Daten
Rücksichern der Daten
Betriebsprüfer
Anmelden als Betriebsprüfer
Export der Daten für den Betriebsprüfer
Passwort
Arbeitsorganisation (Workflow)
Arbeitsabläufe
Vergabe der Rolle als Bearbeiter
Eurokurse der WWU-Teilnehmer
Hotline
Impressum
Lizenzbestimmungen
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Wichtige Information
Neuerungen
Hier erhalten Sie eine Kurzübersicht über die Änderungen
Version 2011
Hotelbelege einfach und komfortabel erfassen
In SD-Reisekosten 2011 können Sie nun den Hotelbetrag für die Übernachtung und auch den Betrag für das Frühstück eingeben. Sie erfassen
nun zwei Belege in einer Maske! Es wird automatisch ein zweiter Beleg angelegt, der die Frühstückskosten enthält.
Falls die Frühstückskosten abgezogen werden sollen, so kann dies per Klick auf den Schalter Abzug (pr.) einfach ausgeführt werden. Die neuen
Belegeingabefelder können auch deaktiviert werden mit dem Menue Extras Optionen Parameter beim Eingabefeld Frühstück.
Neu ist auch, dass bei Angestellten beim Abzug von Mahlzeiten vom Hotelbeleg automatisch der Sachbezugswert eingestellt ist. Bei
Selbständigen ist der 20% Pauschalabzug voreingestellt.
Auswertungen von mehreren Reisenden
In der Druckausgabemaske können Sie nun alle Berichte für mehrere Reisende ausgegeben.Sie haben die neue Möglichkeit, die Berichte
wahlweise für einzelne, mehrere oder alle Reisenden auszugebenden.
Version 2010
Import von Fahrtenbuchdaten aus den Navigationssysteme von der Firma Navigon
Die Navigationssysteme der Firma Navigon enthalten auch eine Fahrtenbuchfunktion, wobei das Geräte eine Excel-Datei in dem Verzeichnis
\MN6\LogBook mit dem Namen Logbook.xls und eine Textdatei mit dem Namen LogBook.xls.tmp erzeugt. In diesen Dateien sind die einzelnen
Fahrten aufgezeichnet. Die Textdatei können Sie über die neue Importschnittstelle in SD-Reisekosten 2010 einlesen und sich somit die Eingabe
der Reiseziele/Zwecke und Kilometerstände per Hand ersparen. Falls nur die Exceldatei vorhanden ist können sie diese Mithilfe von Excel in die
Textdatei umwandeln. Dazu speichern Sie die Datei als Textdatei mit Tabs als Trennzeichen ab.
Sie finden diese Funktion in SD-Reisekosten unter Datei ..Import von ..Fahrtenbuch Navigon.
Export von Buchungsdaten in die Lexware Finanzbuchhaltersoftware
Mit SD-Reisekosten 2010 können Sie die abgerechneten Reisen in eine Exportdatei schreiben und diese in die Software Lexware
Finanzbuchhalter importieren. Diese erzeugte Exportdatei können Sie aber bestimmt auch für andere Buchhaltungssysteme verwenden.
Sie finden diese Funktion unter Datei ..Export von ..Fibu.. Lexware Buchhalter.
Version 2009
Berechnung der Dreimonatsfrist
Die Verpflegungspauschalen dürfen bei einer längeren Auswärtstätigkeit nur für die ersten drei Monate gezahlt werden. SD-Reisekosten
berücksichtigt dies nun in der 2009 Version.
Mandantenfähigkeit
Sie können nun mit SD-Reisekosten einzelne Firmen anlegen und der jeweiligen Firma Reisende zuordnen. Sie erhalten damit ein Instrument um
die Reisenden besser zu sortieren.
Diese Funktion können Sie z.B. auch verwenden um innerhalb eines Unternehmens Ihre Reisenden den einzelnen Abteilungen (internen Firmen)
zuzuordnen.
Nach der Datenübernahme sind alle Reisende der Pseudofirma <Keine Firma> zugeordnet.
Welche Firma aktiv ist, sehen Sie in der Informationsleiste im unteren Fensterbereich.
Die Firma können Sie wechseln, indem Sie im Menue Ansicht Firma eine andere Firma auswählen.
Sie können jederzeit alle vorhandenen Reisenden einer anderen Firma zuordnen.
Dazu geben Sie mit dem Menue: Extra Firma bearbeiten eine neue Firma ein.
Danach legen Sie einen neuen Reisenden an mit Reisenden neu oder ordnen Sie die vorhandenen Reisenden mit dem Menue: Extra Firma
Reisende zuordnen der jeweiligen Firma zu.
Bessere individuelle Anpassung
Mit der neuen Version für 2009 merkt sich SD-Reisekosten einige individuelle Einstellungen des Benutzers.
Die letzte Fenstergröße von SD-Reisekosten wird gespeichert und bei Neustart wiederhergestellt.
Zudem wird auch die zuletzt bearbeitete Firma und der jeweilige Reisende gemerkt.
Falls der Anwender zuletzt in der Fahrtenbuchansicht gearbeitet hat,
merkt sich SD-Reisekosten die letzte Ansicht für das Fahrtenbuch und stellt Sie bei Neustart wieder her.
Die Fenstergröße der Vorschau kann sich nun SD-Reisekosten auch merken.
Dazu muß aber der Schalter in der Maske: Berichte in der Vorschau: Maximale Fenstergröße deaktiviert sein. Diesen finden Sie unter Extras
Optionen Parameter
Version 2008
Neue Eingabemöglichkeit der Abzüge bei kostenlosen Mahlzeiten
Sie können nun ganz einfach in der Grundmaske Reisebericht mit dem Schalter Abzug, für die einzelnen Reisetage, die kostenlos erhaltenen
Mahlzeiten per Mausklick eintragen.
Neue Eingabemöglichkeit für die Abzüge bei Hotelbelegen
Bei Hotelbelegen kann nun per Mausklick für die einzelnen Tage die erhaltenen Mahlzeiten eingetragen werden. Diese können als Abzüge vom
Tagessatz oder als Sachbezugswert eingetragen werden. Hat die Firma die Mahlzeiten im vorraus bestellt, so kann der Abzug mit dem wesentlich
günstigeren Sachbezugswert vorgenommen werden. Dies kann auch unter dem Menü Extras Optionen Parameter voreingestellt werden.
Ansonsten berechnet sich der Abzug für Frühstück mit 20% bzw. Mittag/Abendessen mit 40% vom Tageshöchstsatz. In diesem Fall haben Sie
als Firma noch die Möglichkeit die Umsatzsteuerlast zu senken, indem Sie den Schalter ohne Vorsteuer aktivieren, dann wird aus der
Hotelrechnung, die ganze Vorsteuer berechnet. Dies kann auch per Schalter im Menü Extras Optionen Parameter voreingestellt werden.
Neue Voreinstellung: Drucken Fahrtenbuchprotokoll
Unter Extras Optionen Parameter kann nun das Protokoll für das Fahrtenbuch voreingestellt werden. Damit ist bei jedem Ausdruck des
Fahrtenbuch die Druckoption Protokoll aktiv.
Neue Euroländer
Ab dem 1.1.2008 gehören nun auch Malta und Zypern zum Euroraum.
Version 2007
Neue Eingabemaske bei Fahrtenbuch
Damit Sie das Fahrtenbuch einfacher führen können, ist die Eingabemaske bei Ansicht Fahrtenbuch völlig neu überarbeitet worden. Sie können
nun direkt die Kilometerdaten, wie den Kilometerstand für Abfahrt und Ankunft, ohne über den Schalter Kfz zu gehen, eingeben.
Neue Eingabemöglichkeit bei Auslandsreisen
Mit der neuen Version für 2007 brauchen Sie nicht mehr den Schalter Stationen zu benutzen, um ein Tagesziel für die einzelnen Länder oder den
jeweiligen Grenzübertritt einzugeben.
Sie können die Tagessätze für jeden einzelnen Reisetag über einen Schalter Länder einfach mit einem Mausklick aktivieren.
Möchten Sie für einzelne Tage keine Übernachtungspauschalen oder Verpflegungspauschalen berechnet haben, so ist dies nun auch per
Mausklick möglich.
Version 2006
Neue Ansicht Fahrtenbuch
Damit Sie das Fahrtenbuch einfacher führen können, gibt es nun im Hauptmenue
Ansicht einen Menuepunkt Fahrtenbuch. Sie können nun ein Kraftfahrzeug und das entsprechende Kalenderjahr für das Fahrtenbuch auswählen.
Sie erhalten eine Übersicht, in der die Eintragungen des Fahrtenbuches des jeweiligen Kalenderjahres mit Datum, Uhrzeit,
Abfahrtskilometerstand, Endkilometerstand, Reiseart, Personalnummer, Reisezweck und Ziel verzeichnet sind.
Sie können dann die einzelnen Fahrten aufrufen und die jeweiligen Kilomerstände oder Ziele/Zwecke korrigieren. Außerdem können Sie einfach
neue Fahrten erfassen, einfügen oder löschen.
In der Druck-Vorschau wird Ihnen direkt und ohne Umwege die Berichtauswahl für das Fahrtenbuch angezeigt. Die wichtigsten Felder wie Kfz und
Datum sind vorbelegt und Sie können sich sofort das Fahrtenbuch ansehen.
Die wichtigsten steuerliche Änderungen
Änderungen zum 1.1.2011
Änderung der Lohnsteuerichtlinie
In den Lohnsteuerrichtlinien für 2011 wird die Regelung der Bewertung der Mahlzeiten mit dem Sachbezugswert neu geregelt. Sie können die
Abgabe von Mahlzeiten, wie z.B. das Frühstück bei Hotelübernachtungen ,ohne Verwaltungsaufwand voll erstatten und brauchen nur den
Sachbezugswert für Frühstück (1,57 EUR) abziehen.
Neue Sachbezugswerte
Es gibt eine neue Sachbezugswertverordnung, die ab dem 1.1.2011 die Kosten für kostenlose Mahlzeiten für das Frühstück, Mittagessen und
Abendessen regelt.
Estland führt den Euro ein
Abendessen regelt.
Ermäßigter Steuersatz bei Hotelrechnungen
Die neue Regierung hat den Steuersatz bei Hotelübernachtungen von 19% auf 7% herabgesetzt. SD-Reisekosten 2010 berechnet die Vorsteuer
automatisch mit dem richtigen Steuersatz.
Hotelübernachtungen vor dem 1.1.2010 werden weiterhin mit 19% berechnet. Hotelübernachtungen nach dem 1.1.2010 werden mit dem neuen
Steuersatz von 7% berechnet.
Änderungen der Auslands-Tagessätze
Das Bundesfinanzministerium hat eine neue Tagessatzliste veröffentlichen, die ab dem 1.1.2010 die neuen Verpflegungskosten und
Übernachtungskosten für die einzelnen Länder regelt.
Neue Euroländer
Ab dem 1.1.2009 gehört nun auch die Slowakei zum Euroraum.
Abendessen regelt.
Änderungen der Auslands-Tagessätze
Das Bundesinnenminsterium hat eine neue Tagessatzliste veröffentlicht, die ab dem 1.1.2009 die neuen Verpflegungskosten und
Übernachtungskosten für die einzelnen Länder regelt.
Begriff der Auswärtstätigkeit
Es entfällt die Unterscheidung der Begriffe Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit. Jede beruflich veranlasste Tätigkeit, die der
Arbeitnehmer/Selbständige vorübergehend ausserhalb seiner Wohnung oder regelmäßigen Arbeitsstätte ausübt, ist nun eine Auswärtstätigkeit
Neudefinition der regelmäßigen Arbeitsstätte
Eine regelmäßige Arbeitsstelle ist nun jede ortsfeste dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitsgeber,der der Arbeitnehmer zugeordnet ist
und die der Arbeitnehmer/Selbständige mit einer gewissen Nachhaltigkeit immer wieder aufsucht. Nicht maßgebend sind Art, Umfang und Inhalt
der Tätigkeit des Arbeitnehmers. Von einer regelmäßigen Arbeitsstätte ist auszugehen, wenn die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom
Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufgesucht wird. Bei einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit
(z.B. befristete Abordnung) an einer anderen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens wird diese nicht
zur regelmäßigen Arbeitstsätte
Fahrtkosten
Für die Fahrtkosten gibt es keine Dreimonatsfrist mehr. Es muß nicht mehr unterschieden werden in den ersten drei Monaten über Fahrtkosten als
Reisekosten und ab dem vierten Monat als Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Wichtig ist die neue Definition der regelmäßigen
Arbeitststätte, diese kann dazu führen,daß es sich nicht um eine Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers handelt, sondern um eine Tätigkeit an einer
weiteren regelmäßigen Arbeitsstätte.
Verpflegungskosten
Es bleibt bei den bekannten Pauschalen für das In- und Ausland.
Hier gibt es die Dreimonatsfrist. Eine Auswärtstätigkeit, die eine Dreimonatsfrist auslöst, liegt vor, wenn die Tätigkeitsstelle an drei Tagen und
mehr wöchentlich aufgesucht wird.
Pauschbeträge für die Übernachtung
Die Pauschbeträge für die Übernachtung bleiben für die Angestellte erhalten.
Der Arbeitgeber kann sie ohne Einzelkostennachweis für das In/Ausland lohnsteuerfrei erstatten.
Die Selbständigen hingegen können die Pauschbeträge nicht mehr als Betriebsausgabe ansetzen.
Der Angestellte und der Selbständige können die Übernachtungspauschalen auch nicht mehr als Werbungskosten absetzen. Eine Dreimonatsfrist
gibt es nicht.
Verpflegungen bei Hotelübernachtungen
Wird im Zahlungspreis des Hotels nur ein Gesamtpreis für die Übernachtung und Verpflegung ausgewiesen, so muß die Hotelrechnung wie folgt
gekürzt werden:
für das Frühstück um 20%
für Mittag und Abendessen um jeweils 40%
des für den Unterkunftort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer
Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.
Erhöhung der Umsatzsteuer ab dem 1.1.2007
Ab dem 1.1.2007 wird automatisch der neue Steuersatz berechnet.
Alte Reisen vor dem 1.1.2007 behalten ihre ursprüngliche gültige Mehrwertsteuer.
Belege aus 2006, die erst in 2007 erfasst werden, werden anhand ihres Datums mit dem richtigen Steuersatz berechnet.
Die Sachbezugswerte ab 2007 für ein Mittag- oder Abendessen betragen 2,67 Euro,
für ein Frühstück 1,50 Euro.
Installation
Voraussetzung
Das Reisekostenprogramm SD-Reisekosten benötigt:
-
Windows 95/98/Me oder Windows NT 4.0/2000 , XP oder Vista
2 Mb-Festplattenspeicher
Das Installationsprogramm erledigt folgende Schritte für Sie:
-
Anlegen eines Verzeichnisses auf Ihrer Festplatte
Kopieren der Programmdateien in das Verzeichnis
Anlegen eines Gruppenfensters mit dem Namen: " Reisekosten"
im Windows-Programm-Manager
Anlegen eines Start-Symbols
-
Installation ausführen
Sie können die Daten einer älteren Version übernehmen. Wichtig ist, daß Sie wissen, in welchem Verzeichnis die alte Version
installiert wurde und welche Versionsnummer sie hat.
ACHTUNG: Sie sollten die Daten sofort nach der Installation der neuen Version übernehmen. Bei einer späteren Datenübernahme
werden alle vorhandenen Daten der neuen Version gelöscht.
1.
Feststellen des Installations-Verzeichnisses der alten Version und der
Versionsnummer
1
Dazu suchen Sie auf dem Dektop das Icon von SD-Reisekosten. Gehen
Sie mit dem Cursor auf das Icon mit dem Sie SD-Reisekosten starten und
klicken Sie es an, damit es hell unterlegt ist, aber nicht gestartet wird.
Wenn Sie SD-Reisekosten über Start/Programme starten gehen Sie direkt
zu dem dortigen Icon.
2
Drücken Sie die rechte Maustaste (Menue Eigenschaften/Verknüpfung) im
Feld Arbeitsverzeichnis /Ziel merken Sie sich das Laufwerk, den Pfad und
das Verzeichnis in dem die alte Version eingetragen ist. Sie können auch
suchen nach dem File Winrk.exe über Start/Suchen.
3
Rufen Sie nun SD-Reisekosten auf. Im Eingangsbildschirm wird die
Versionsnummer ausgegeben. Schreiben Sie sich diese bitte auf. Sie
können diese auch im Menue HILFE Untermenue Info erfahren.
2
.
Neue Version SD-Reisekosten installieren
1
.
Legen Sie die SD-Reisekosten-CD ein
2
.
Wählen Sie Start Ausführen .
3
.
Tragen Sie in das Textfeld "Ausführen" D: setup
4
.
Bestätigen Sie mit der Return Taste oder klicken Sie mit der Maus auf den
Ok-Schalter
5
.
Sie werden innerhalb des Setups nur nach den Verzeichnissen für
Programmdateien und den Datendateien gefragt. Sie können die
vorgegebenen Verzeichnisse verwenden oder eigene angeben. Merken Sie
sich dann die Verzeichnisse. Bei Vista installieren Sie keine Daten in
c:\Programme oder ähnlichen Verzeichnissen.
3
.
Datenübernahme der alten Version
1
.
Starten Sie die neue Version SD-Reisekosten . Mit Start Programme !
Bei Verknüpfungen auf dem Desktop achten Sie auf den Arbeitspfad.
2
.
Rufen Sie den Menuepunkt DATEI, DATENÜBERNAHME auf.
Installation • 8
3
.
Wählen Sie die Versionsnummer der alten Version aus. Als Vorschlag
erscheint ein Verzeichnisname, in dem die alte Version enthalten sein
könnte.
4
.
Wählen Sie das Verzeichnis aus, in dem sich die alte Version von SDReisekosten befindet. Dazu drücken Sie den Button ÄNDERN. Wählen Sie
mit der Maus den Datenträger und das Verzeichnis aus, in dem die alte
Version installiert war.
5
.
Drücken Sie den IMPORT-Button, und die Daten aus der alten Version
werden übernommen. Bitte haben Sie Geduld, es kann dauern.
Falls Sie mit Neustarten die Datenübernahme abbrechen,installieren Sie
bitte neu !
6
.
Bei wiederholtem Versuch kontrollieren Sie bitte zuerst, ob das Verzeichnis
und ob die Versions-Nummer stimmen.
ACHTUNG : Sie können keine von vorherigen Versionen erstellten Backupdateien restaurieren oder exportierte Reisen oder exportierte Tabellen
importieren.
VISTA
Bei Vista installieren Sie keine Daten in c:\Programme oder ähnlichen Verzeichnissen.
Netzwerk
Bei Betreiben im Netzwerk installieren Sie zuerst und übernehmen die Daten. Benennen Sie anschließen die Programm/Datenverzeichnisse der
neuen Version in die der Alten um. Damit sparen Sie die Änderungen in den einzelnen Verknüpfungen bei den Workstations.
Installation • 9
Reisekostenabrechnung
Leitfaden zur Berechnung
Mit SD-Reisekosten EStG können Sie Reisen nach dem Einkommessteuergesetz (EStG) berechnen. Beim EStG können Sie nach der nach der
1996/1997 oder nach der 2008 Regelung abrechnen. SD-Reisekosten erkennt automatisch anhand des Datums des Abreisetages, welche
Regelung für diese Reise zutrifft.
Sie können nach dem Gesetz Ihre Reisekosten nach Pauschalsätzen, d.h. ohne Nachweis der einzelnen Kosten für Übernachtung, Verpflegung
oder bei Benutzung eines privaten Fahrzeuges, geltend machen. Sämtliche dazu benötigte Angaben werden im Reisebericht von Ihnen erfasst.
Siehe dazu "Reisebericht ausfüllen" auf Seite 14.
Sämtliche Funktionen, die Sie benötigen, erreichen Sie über die Hauptmaske Reiseübersicht.
Übersicht der Reisen
Nach dem Starten von SD-Reisekosten erscheint die Maske mit der Übersicht der erfassten Reisen. Im unteren Teil der Maske sehen Sie die
Übersicht der erfaßten Reisen. Oberhalb der Reiseübersicht sehen Sie ein Listenfeld zur Auswahl der Reisenden sowie mehrere Schalter.
Übersichtsliste der eingetragenen Reisen
In der Übersicht der eingetragenen Reisen können Sie mit der Maus die Reisen auswählen und mit dem Doppelklick die Reisedaten ansehen.
Gedruckte Reisen sind mit einem * versehen. Weiterhin sehen Sie Kennzeichnungen für IN (Inlandsreise), AL (Auslandsreise) und BE (Belege).
Fahrtenbucheintragungen wie Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte sind mit w oder bei Privatfahrten mit p gekennzeichnet. Wenn Sie die
Arbeitsorganisation (Workflow) aktiviert haben kommen die Stadien des Arbeitsablaufes hinzu.
Auswahl der Reisenden
In einem Auswahllistenfeld im oberen Teil der Reiseübersicht können Sie die Reisenden, für die Sie die Reisekosten abrechnen möchten,
auswählen. Dazu klappen Sie das Listenfeld auf oder drücken den Anfangsbuchstaben des Reisenden. Siehe auch: "Personal" auf Seite 13.
Kopieren einer Reise
Mit dem Schalter Kopieren können Sie jede ausgewählte Reise ( auch Beleg oder Fahrtenbucheintragung ) kopieren. Beim Betätigen des
Schalters Heutiges Datum wird als Kopierdatum das aktuelle Datum angezeigt und nicht das Datum der zu kopierenden Reise plus ein Tag. Mit
dem Schalter Ohne Kfz werden beim Kopieren der Reise die Daten für das Kfz nicht mitkopiert. Haben z.B. mehrere Reisende eine Fahrt
unternommen, so sollte beim Kopieren der Reise das Fahrtenbuch bzw. die Pauschalen nicht mitgeführt werden, da sie ja den Mitreisenden nicht
zustehen.
Eingabe einer Reise
Mit dem Schalter Neue Reise können Sie eine neue Reise eingeben und den entsprechenden Reisebericht ausfüllen. Siehe auch: "Reisebericht
ausfüllen" auf Seite 14.
Vorschau
Mit dem Schalter Vorschau wird die ausgewählte bzw. markierte Reise berechnet und das Ergebnis in einem eigenen Fenster in Listenform
angezeigt. Sie können sich damit schnell eine Übersicht über die einzelnen Kosten verschaffen. Ob die Ausgabe mit Reisebericht oder ohne
angezeigt wird können Sie unter "Parameter" auf Seite 27 einstellen. Zudem können Sie aus dieser Textanzeige den Bericht auf dem Drucker
ausgeben.
Reisekostenabrechnung • 10
Drucken
Mit dem Schalter Drucken wird die ausgewählte Reise berechnet und gedruckt. Siehe auch: "Drucken" auf Seite 22.
Reisekostenabrechnung • 11
Personaldaten der Reisenden
Eingabe der Personaldaten
Dazu rufen Sie in der Hauptmenueleiste den Menuepunkt "Reisende" und den Untermenuepunkt "bearbeiten" auf:
Im oberen Listenfeld der Maske Reisende sehen Sie die Namen der eingetragenen Reisenden.
Wenn Sie zum erstenmal SD-Reisekosten aufrufen, wird Herr Klaus Mustermann eingetragen sein. Sie können diese Personalangaben mit Ihren
eigenen überschreiben.
Dazu nehmen Sie die >TAB< Taste und gehen von Feld zu Feld. Die meisten Felder sind selbsterklärend.
Besonders zu beachten sind folgende Felder:
Name
Hier müssen Sie einen Namen vergeben. Ein leeres Feld wird nicht akzeptiert.
P.Nr.
Das Feld Personalnummer wird automatisch mit einer internen Personalnummer belegt. Sie können jedoch auch eine eigene Nummer vergeben.
Es werden keine leeren oder doppelte Personalnummern akzeptiert. Die Personalnummer ist entscheidend für die Funktion des
Reiseimport/exports per Datenträgeraustausch. Das System erkennt einen Reisenden nur an seiner Personalnummer. Sie muß aus diesem Grund
auf allen Stationen, mit denen Sie Datenaustausch pflegen, identisch sein.
Tabelle Einkommenst. Gesetz
Mit dieser Auswahlbox wählen Sie aus nach welchen Reisekostenstufe abgerechnet wird. SD-Reisekosten verfügt über fünf Tabellenstufen, davon
trägt eine die Bezeichnung Einkommenst. Gesetz, eine weitere den Namen Bundesreisek. Gesetz und drei weitere die Bezeichnung Stufe 1..3.
Die Einkommenst./Bundesreisek. wird von uns gepflegt und bei jedem Update erneuert. Die anderen Tabellen müssen Sie selbst pflegen, falls Sie
nach eigenen Regeln und Werten die Reisekosten ersetzen. Siehe auch "Tabellenwerk" auf Seite 25 .
Kostenstellen
Hier können Sie dem Reisenden die jeweilige Kostenstelle, also demjenigen der die Kosten der Reise verursacht zuweisen. Als Standarteintrag ist
“ . . “ eingetragen. Eigene Eintragungen müßen Sie zuvor für die jeweiligen gewünschten Kostenstellen beim Menu Tabellen Kosten Kostenstellen
erfassen. Im Menue Drucken können dann mit Hilfe der Buchungsliste entsprechende Listen wie z.B. Zusammfassung nach Kostenstellen /
Kostenträger ausgedruckt werden.
Kennzeichen Kfz
Mit der Auswahlbox können eingetragene Kfz-Kennzeichen ausgewählt werden. Mit dem ! kommen Sie zu der Kfz-Liste und können ein neues
Fahrzeug eintragen.
Selbständig/Angestellter
Für die richtige Berechnung der Reisekosten ist das Auswahlfeld Selbständig/Angestellter entscheidend. Da einige gesetzliche Unterschiede in
der Berechnung der Reisekostenerstattungen bestehen, wählen Sie bitte Ihren Status.
TIP:
Falls mehrere Reisende eingetragen sind, und Sie suchen jemanden bestimmtes, so aktivieren Sie mit der Maus oder der TAB-Taste das
Listenfeld und drücken auf der Tastatur den Anfangsbuchstaben des Reisenden.
Neue Reisende anlegen
Mit dem Schalter "Neu" legen Sie einen neuen Reisenden an. Nachdem Sie die Personaldaten eingetragen haben, speichern Sie bitte Ihre Daten
mit dem Schalter "Speichern".
Speichern der Personaldaten der Reisenden
Wenn Sie fertig mit der Dateneingabe sind, drücken Sie den Schalter "Speichern" auf der rechten Seite der Maske. Damit werden die Daten
gespeichert. Mit dem Schalter "Ende" verlassen Sie diese Maske.
Personaldaten der Reisenden • 12
Löschen von Reisenden
Mit dem Schalter "Löschen" können Sie den in dem Listenfeld ausgewählten Reisenden
löschen.
Achtung:
Sind für den zu löschenden Reisenden noch Reisebeschreibungen vorhanden, so entfernen Sie bitte zuerst alle eingetragenen Reisen und dann
erst können Sie den Reisenden löschen.
Suchen
Sie können bei einem sehr großen Personalbestand nach dem Namen oder nach der Personalnummer suchen. Dazu rufen Sie in der
Hauptmenueleiste den Menuepunkt "Personal" und den Untermenuepunkt "Suchen nach..." auf. Bei der Suche nach dem Namen werden auch
nicht exakt gefundene Namen angezeigt. Beispiel: Sie suchen nach einem Mitarbeiter mit dem Anfangsbuchstaben B. Es wird automatisch zur
ersten Person mit dem Namen B... oder dem alphabetisch darauffolgenden Mitarbeiter gesprungen.
Voreinstellungen für Ziel/Weg und Zweck
Im Reisebericht können Sie in zwei Zeilen Ihren Zielort und den Zweck der Reise eintragen. Diese Felder sind mit einer Auswahlliste gekoppelt, in
der Sie vorgegebene Ziele und Zwecke auswählen können. In der Praxis zeigt sich, daß sehr oft ähnliche Reisen unternommen werden. Die
Vorgaben für Ort/Zweck können Sie für jeden Reisenden getrennt eingeben.
Dazu wählen Sie in der Maske Personaldaten den entsprechenden Reisenden und rufen mit dem Schalter Ziel/Weg und Zweck die Maske für die
Voreinstellung der Felder Ziel/Weg und Zweck auf.
Personaldaten der Reisenden • 13
Reisebericht
Eingabe einer neuen Reise
Um eine neue Reise zu erfassen, müssen Sie einen Reisebericht ausfüllen. Dazu drücken Sie den Schalter "Neue Reise" im Hauptbildschirm
oder wählen Sie das Menue "Bearbeiten neu".
Als erstes wird Ihnen die geöffnete Auswahlliste auffallen, in der Sie die Reiseart auswählen können. Sie können zwischen Dienstreise, Belege,
Fahrten Privat und Wohnung/Arbeitsstätte auswählen. Mit der <TAB>-Taste gehen Sie von Feld zu Feld weiter und fahren mit der
Reisebeschreibung fort.
Die Reisebeschreibung wird zeilenweise eingegeben. Sie sehen im oberen Teil der Maske ein Übersichtsfeld. In diesem Übersichtsfeld wird
zeilenweise die Reisebeschreibung aufgelistet.
Mit der erste Zeile im Reisebericht tragen Sie die gesamte Reisedauer, wie das Abfahrtsdatum und das Ankunftsdatum, Ihrer Reise ein. Weiterhin
geben Sie die Uhrzeit und den Grund und Zweck der Reise an. Für Inlandsreisen reichen diese Angaben zur Berechnung der Pauschalen.
Bei Auslandsreisen drücken Sie den Schalter neben dem Abfahrtstag, der in der Regel mit Deutschland vorbelegt ist. Hier können Sie für die
einzelnen Reisetage, die jeweils besuchten Länder eintragen.
Haben Sie eine kostenlose Mahlzeit erhalten, so können Sie mit dem Schalter Abzug dies eintragen.
Haben Sie außerdem an den einzelnen Tagen Termine bei Kunden wahrgenommen, so können Sie diese mit dem Schalter Termine auch
erfassen.
Am Ende der Eintragung von Abf/Ankunft oder Termine drücken Sie bitte den Schalter "Speichern". Damit sind die Daten abgespeichert. Mit dem
Schalter "Ende" können Sie die Maske verlassen.
Mit dem Schalter "Neu" können Sie sofort eine neue Reise eigeben ohne den Dialog über Ende zu verlassen.
Mit der <TAB> Taste können Sie sich zwischen den Eingabefeldern in der Maske bewegen. Zu den einzelnen Eingabepositionen werden
Hilfstexte in der unteren Zeile ausgegeben.
Wenn Sie den Reisebericht unter Beachtung der folgenden Einzelheiten ausfüllen, berechnet Ihnen SD-Reisekosten die vom Gesetzgeber
erlaubten Pauschalen.
Abfahrts- und Ankunftstag der Reise
Bei einer neuen Reise sehen Sie im Listenfeld für die Reisebeschreibungsart die Bezeichnung "Abf/Ankunft".
Sie geben nun den Abfahrtstag mit Uhrzeit, das Land, siehe "Auswahl der Länder" auf Seite 23, das Sie zuletzt vor 24:00 Uhr am Abfahrtstag
erreicht haben, den Ankunftstag mit Uhrzeit, sowie Ziel/Weg und den Zweck der Reise ein.
Bei der Datumseingabe für den Abfahrtstag setzt SD-Reisekosten für Sie das Datum der letzten eingegeben Reise plus ein Tag dazu (dies
können Sie unter "Parameter" deaktivieren) als Anfangswert, den Sie überschreiben können.
Beim Ziel/Weg und Zweck der Reise können Sie durch Drücken der Schalter neben der Texteingabe eine der vorgegebenen Eintragungen
auswählen oder schon eingegebene Texte abspeichern. Siehe dazu: " Ziel/Weg und Zweck" auf Seite 13.
Falls Sie bei der Dienstreise ein privates Fahrzeug verwendet haben
(siehe "Benutzung eines Fahrzeuges" auf Seite 16) oder ein Fahrtenbuch (siehe "Fahrtenbuch" auf Seite 16) führen wollen, so geben Sie im
unteren Teil den Fahrzeugtyp und die gefahrenen Kilometer an.
Berechnet wird die eingegebene Reise in der Regel im Automatikmodus, d.h die gesetzlich günstigste Regelung wird automatisch ausgerechnet.
Diese Einstellung können Sie mit dem Listenfeld Abrechnungsart neben dem Listenfeld Reiseart verändern. Siehe auf Seite 27.
TIP:
Es können mehrere Einzelreisen pro Tag erfasst werden. Bei mehreren Reisen an einem Tag werden die Reisezeiten addiert, so daß Sie bei
mehreren Reisen pro Tag auch zum Genuß der Pauschalen kommen können.
Reisebericht • 14
ACHTUNG: Mit der <TAB> Taste können Sie sich zwischen den Eingabefeldern in der Maske bewegen. Zu den einzelnen Eingabepositionen
werden Hilfstexte in der unteren Zeile ausgegeben.
Auswahl der Länder
Beim Auswahlschalter für die Länder geben Sie die Länder an, die Sie an den einzelnen Reisetagen besucht haben. Beim Besuch von mehreren
Ländern an einem Tag geben Sie bitte immer das zuletzt bis 24:00 Uhr besuchte Land an. Länder die Sie zuvor besucht haben, sind nicht
entscheidend für die Berechnung der Pauschalen.
Beispiel:
Sie fahren an einem Tag von Deutschland in die Schweiz und sind zuletzt dann in Österreich tätig, so ist für den Tagessatz das Land Österreich
entscheidend und nicht die verbrachte Zeit in der Schweiz.
Achtung
Bei Rückreisetagen ist aber das Land entscheidend, in dem Sie zuletzt tätig waren.
Beispiel:
Sie fahren mehrere Tage nach Schweden und fahren am Rückkehrtag nach einer Frühstücksbesprechung nach Hause, so gilt für den
Rückkehrtag der Tagessatz von Schweden und nicht der Tagessatz von Deutschland.
Für die Länderauswahl drücken Sie im Auswahlfeld für Länder mit der Tastatur den Anfangsbuchstaben des Landes und wiederholen dies so
lange, bis das entsprechende Land ausgewählt ist. Oder Sie klicken mit der Maus das rechte Symbol an und öffnen das Auswahlfeld.
Achtung
Einige Länder werden nicht angezeigt. Sie sind in der Ländertabelle deaktiviert. Viele Länder, die in der Ländertabelle enthalten sind, werden Sie
nicht benötigen. Sie können in der Ländertabelle die Länder aktivieren, die Sie bereisen. Siehe auch: "Tabellen Länder" auf Seite 24.
Achtung
Bei der Länderangabe ist ab dem 01.04.94 nicht nur das Land, sondern auch die Stadt entscheidend. Beispielsweise gibt es für Paris andere
Sätze als für das restliche Frankreich. Hierzu drücken Sie am besten den Anfangsbuchstaben des besuchten Landes in der Auswahlliste und Sie
erhalten z.B. für Frankreich zwei Angaben: Frankreich und Frankreich-Paris.
Flugreisen
Bei Flugreisen ins Ausland gilt das Land erst dann als erreicht, wenn das Flugzeug dort landet. Für mehrtägige Flugreisen gilt für die Flugtage
zwischen Abflug und Ankunft des Flugzeuges das Tagegeld für Österreich.
Optionen
Mit dem Schalter "Optionen" gelangen Sie in einen neuen Dialog.
Keine Verpflegungs/Übernachtungspauschale
Hier können Sie für jeden Tag der Reise einstellen, ob Sie die Pauschalen für Verpflegung/Übernachtung erstattet haben wollen oder nicht. Wenn
Sie zum Beispiel bei einer Reise im Schlafwagen übernachten, dürfen für diese Nacht keine Pauschalen angesetzt werden. Oder Sie haben eine
firmeninterne Regelung, daß keine Pauschalen für bestimmte Tage gezahlt werden sollen. Wenn Sie die ganze Reise ohne Pauschalen
berechnen wollen, so ändern Sie einfach im Dialog Reisebericht die Berechnungsart Automatik in Einzelnachweis ( Siehe Seite 17 ).
Übernachtungsland
Hier können Sie ein anderes Land für die Übernachtungpauschalen wählen. Grundsätzlich wählen Sie mit dem Länderschalter in der Maske
Reisebericht das Land für den Verpflegungstagessatz. Dieses Land wird automatisch auch als Übernachtungsland eingetragen.
Beispiel:
Bei einer fünftägigen Reise fahren Sie zuerst nach Frankreich und kehren nach zwei Tagen nach Deutschland zurück, so gilt für diesen Tag der
Verpflegungstagessatz Frankreich aber für die Übernachtung die Übernachtungspauschale von Deutschland.
Abzüge
Mit dem Schalter "Abzug" gelangen Sie in einen neuen Dialog.
Hier können Sie für jeden Tag der Reise einstellen, ob Sie eine kostenlose Mahlzeit von ihrem Arbeitgeber durch Dritte erhalten haben. Ist dies der
Fall z.B. bei Hotelübernachtungen, die meistens vom Personalbüro gebucht werden, so ist das enthaltene Frühstück eine kostenlose Mahlzeit, die
mit dem amtlichen Sachbezugswert von den Reisekosten abzuziehen ist oder als zusätzlicher Lohn zu versteuern ist.
Steuerrechtlicher Hintergrund
Erhalten Sie als Arbeitnehmer von Ihrem Arbeitgeber eine kostenlose Mahlzeit, z.B. Kantinenessen, so gilt dies als geldwerter Vorteil, sozusagen
zusätzlicher Arbeitslohn. Dieser zusätzliche Arbeitslohn muß lohnversteuert werden. Dazu wird aber nicht der Wert der Mahlzeit, sondern der
amtliche Sachbezugswert genommen.
Dieser lohnsteuerpflichtige Arbeitslohn müßte in der Lohnbuchhaltung erfaßt werden. Als Arbeitgeber können Sie dies umgehen, indem Sie
entweder den Wert der Mahlzeit sich vom Arbeitnehmer in bar zurückerstatten lassen oder von den anderen erstattungsfähigen Reisekosten
(Fahrtkosten, Übernachtungskosten usw..) abziehen und somit einbehalten. In diesen Fällen findet keine Lohnversteuerung statt.
Weitere Fälle eines kostenlosen Arbeitgeberessens sind Hotel mit Frühstück/ Seminar/ Fortbildung/Tagung, die der Arbeitgeber bezahlt und die
ein für den Arbeitnehmer kostenloses Essen beinhalten. Diese Essen sind mit dem amtlichen Sachbezugswert lohnzuversteuern.
Sie können den Sachbezugswert direkt von den Reisekosten abziehen lassen. Diese Option können Sie jederzeit deaktivieren unter dem Menü
Extras Optionen Parameter.
Reisebericht • 15
Kostenstellen/Kostenträger
Neben dem Ankunftsdatum finden Sie zwei Schalter, einen für Kostenstellen und einen für Kostenträger. Hier können Sie die Reisekosten dem
jeweiligen Kostenträger, also demjenigen der die Kosten der Reise trägt und die Kostenstelle, also demjenigen der die Kosten der Reise erzeugt
zuweisen. Als Standarteintrag ist “ . . “ eingetragen. Eigene Eintragungen müßen Sie zuvor für die jeweiligen gewünschten
Kostenstellen/Kostenträger beim Menu Tabellen Kosten Kostenstellen ( Kostenträger ) erfassen. Im Menue Drucken können dann mit Hilfe der
Buchungsliste entsprechende Auswertungen ausgedruckt werden.
Termine
Mit dem Schalter "Termine" haben Sie die Möglichkeit weitere zusätzliche Zeilen in Ihren Reisebericht einzutragen. Nach dem Drücken der Taste
erscheint im Listenfeld des Reiseberichtes der Eintrag Termin.
Termin
Mit Terminen können Sie mehrere Sachverhalte beschreiben.
1. Ausführlichere Reisebeschreibung
Wenn Ihnen der Zweizeiler für die gesamte Reise als Reisebericht nicht ausreicht, so können Sie hier weitere Eintragungen vornehmen.
2. Fahrtenbucheintragungen
Falls Sie zu den Handelsvertretern, Kundendienstmonteuren gehören, können Sie das "Fahrtenbuch" so führen, indem Sie beim Besuch von
mehreren Kunden pro Reise diese als Termin mit dem jeweiligen Kfz eintragen. Dazu brauchen Sie als Fahrtenbucherleichterung laut einem BMF
Schreiben keine Kilometerstände mehr einzutragen, sondern Sie lassen es bei Ankunftskilometerstand gleich Abfahrtskilometerstand. Für alle
anderen gilt, daß Sie für jede Fahrt einen Fahrtenbucheintrag vornehmen sollten. Fragen Sie Ihren Steuerberater.
3. Erhöhung der Kilometerpauschale
Haben Sie einen Mitarbeiter/Kollegen auf einer Teilstrecke oder unterwegs jemanden mitgenommen, so können Sie hier diese Teilstrecken mit
dem privaten Kfz eintragen. Siehe Seite 16 .
Grundsätzlich können Sie für jeden Tag eine beliebige Anzahl von Terminen eintragen.
Benutzung eines Fahrzeuges
Für private Fahrzeuge, die Sie für Dienstreisen benutzen, können Sie pro gefahrenen Kilometer eine Pauschale geltend machen. Die Höhe der
Kilometerpauschale hängt von dem benutzten Fahrzeug und der Anzahl der Mitfahrer ab.
Pauschalen erhalten Sie für die Fahrzeugart: Kfz Privat, Motorrad und Fahrrad.
Zur Berechnung der Pauschalen tragen Sie die gefahrenen Kilometer im Feld Gesamt (Km) ein. Hierbei geben Sie bitte die Anzahl der Kilometer,
die Sie im Ausland gefahren sind, getrennt an, denn die Pauschale für Auslandskilometer enthält keine Vorsteuer.
Im Feld Mitf. geben Sie die Anzahl der Mitfahrer an. Diese erhöht die Kilometerpauschale bei einem privaten Fahrzeug. Falls Sie jemanden nur
eine Teilstrecke mitgenommen haben, so tragen Sie bitte einen "Terminen" mit den entsprechenden Daten ein. .
Zusätzlich sollten Sie mit dem Schalter Kfz: <Kein Kfz> eintragen. Ansonsten erfolgt, wenn Sie ein Fahrtenbuch führen, ein Eintrag für das
Fahrtenbuch mit den entsprechenden Reisedaten für das verwendete Fahrzeug.
Im Eingabefeld gef.(Km) können Sie den Ankunftskilometerstand des Fahrzeuges und gleichzeitig den Wert im Feld Gesamt (Km) verändern.
Siehe weiteres bei "Fahrtenbuch" auf Seite 16.
Bitte beachten Sie auch, daß es für Firmenfahrzeuge wie Kfz Firma keine Pauschale gibt. Die entsprechenden Kosten für Benzin, Öl oder
Ersatzteile werden als Belege erfasst.
Haben Sie öffentliche Verkehrsmittel, wie Bahn, Bus, Taxi oder ein Flugzeug benutzt, so tragen Sie bitte Kein Fahrz. ein. Diese Fahrtkosten
erfassen Sie bitte als Flug- oder Taxi, Bus, Bahn-Einzelbeleg.
Fahrtenbuch
Mit einem Fahrtenbuch können Sie die Aufteilung von privatem und geschäftlichen Nutzungsanteil Ihres Fahrzeuges von SD-Reisekosten
automatisch berechnen lassen.
Sie können das Fahrtenbuch im Reisebericht oder besser in der Ansicht Fahrtenbuch führen.Hierzu geben Sie (Reisebericht :Schalter Kfz) das
Fahrzeug mit dem Kennzeichen und die Kilometerstände für Abfahrt und Ankunft Ihrer Reise an. Der letzte Tachostand wird automatisch im Feld
Tacho (Abf) angezeigt. Falls Sie bei Ziel/Weg auch Kilometerangaben angegeben haben, so werden Sie diese plus den Kilometerstand Abf. im
Feld Tacho(Rück) sehen. Haben Sie bei Ihrer Dienstreise noch private Fahranteile, so vermerken Sie diese im Feld Privat.
Falls Sie nur Pauschalen in Anspruch nehmen wollen, so brauchen Sie kein Fahrtenbuch zu führen. Siehe "Benutzung eines Fahrzeuges" auf
Seite 16.
Damit Sie nicht immer den Kfz-Schalter bedienen müssen, gibt es in der Reiseberichtmaske das Eingabefeld gef.(Km). In diesem Feld geben Sie
einfach die gefahrenen Kilometer ein. Der Ankunftskilometerstand wird damit weiter fortgeschrieben.
ACHTUNG
Beachten Sie bitte, daß Sie bei einem Fahrtenbuch Reiseziel mit Reiseroute sowie Reisezweck mit Angabe des aufgesuchten Geschäftspartners
angeben. Falls Sie mehrere Geschäftspartner aufgesucht haben, so verwenden Sie die Eintragung "Terminen" zur Beschreibung.
Wie kann man in SD-Reisekosten ein Fahrtenbuch führen:
Sie erfassen Ihre Dienstreisen und alle Fahrten mit dem Fahrzeug, um ein lückenloses Fahrtenbuch zu erhalten, mit allen Daten. Dazu tragen Sie
Reisebericht • 16
mit der Reiseart auch Privatfahrten, die Fahrten Wohnung/ Arbeitstätte und mit "Terminen" auch Teilstrecken.
Beachten Sie bitte, falls Sie mehrere Fahrzeuge benutzen, so ist für jedes benutzte Fahrzeug der Nutzungsanteil zu berechnen.
Eine weitere Forderung des BFH ist das die nachträgliche Veränderungen der Aufzeichnungen technisch ausgeschlossen, zumindest aber
dokumentiert werden. Hierzu führt SD-Reisekosten eine Protokollierung durch, in der die Änderungen von vorhandenen Einträgen aufgezeichnet
werden.
Ändern der Reiseart
Im Listenfeld Reiseart des Reiseberichts können Sie wählen, welche Art von Reise Sie unternommen haben.
Dienstreise
Hier geben Sie die normale Dienstreise/Geschäftsreise ein.
Sie geben den Zeitraum an, in den Sie von zu Hause oder vom Büro dienstlich oder geschäftlich unterwegs waren.
Belege
Manchmal fallen Kosten an, die zu keiner Reise gehören, die aber im Rahmen der Reisekostenabrechnung betriebsintern erfasst werden. Hierzu
gehört z.B. wenn Sie als Angestellter einen Kunden, der Sie besucht hat, zum Essen einladen, so können Sie diese Ausgaben als Beleg erfassen.
Hierzu müssen Sie eine Pseudoreise mit der Reiseart Beleg anlegen, damit keine Tagessätze berechnet werden. Die zu erstattenden Kosten
erfassen Sie aber in der Belegmaske.
Privat-Fahrt
Falls Sie ein Fahrtenbuch führen, können Sie mit diesem Eintrag Ihre privaten Fahrten mit dem Kfz aufzeichnen. Hierbei ist es nach dem Hinweis
H118 im EStG nicht nötig, das Ziel/Grund zu verzeichnen. Wenn Sie für die Uhrzeiten "00:00" eingeben, wird im Fahrtenbuch die Uhrzeit nicht
ausgedruckt. Achten Sie auf die Kilometerstände. SD-Reisekosten kontrolliert nicht, ob die Kilometerstände einen Sinn ergeben.
Wohnung-Arbeit
Beim Führen eines Fahrtenbuches sollten nach dem Hinweis H118 auch die Fahrten Wohnung-Arbeit verzeichnet sein. Wie diese Fahrten
aufzuzeichen sind, mit welchen Angaben, darüber sind keine Aussagen vorhanden. Am besten zeichnen Sie alles auf. Was sonst zu beachten ist,
lesen Sie bei Privat-Fahrt.
Ändern der Berechnungsart der Reise
Im Listenfeld Berechnungsart des Reiseberichts können Sie wählen, wie die Kosten der Verpflegung und Übernachtung der Reise berechnet
werden. Die Einstellung Automatik ist in der Regel vorgewählt. Diese Voreinstellung können Sie ändern. Siehe "Parameter" auf Seite 27.
Automatik
Hier berechnet SD-Reisekosten die günstigste gesetzliche Regelung für Sie.
D.h., ob nun für die Reise die Übernachtungspauschale oder der Einzelnachweis mit Belegen günstiger ist. Dasselbe gilt auch bei den
Verpflegungskosten. Beachten Sie bitte, bei der ab 1.1.96 geltenden Regelung ( EStG ) gibt es keinen Einzelnachweis für Verpflegungskosten
mehr. SD-Reisekosten berücksichtigt die Verpflegungseinzelnachweise nur bei der Erstattung nach eigenen Regeln.
Bei Reisen nach dem 1.1.2001(EStG) ist es weiterhin möglich bei Übernachtungskosten, zwischen den Erstattungsarten
Pauschale/Einzelnachweis innerhalb einer Reise zu wechseln. Diese wird auch automatisch berücksichtig, wenn bei den Tagessätzen, der
Schalter Kombination der Übernachtungskosten aktiv ist.
Diese Berechnungsart ist sehr zeitintensiv durch den Vergleich der unterschiedlichen gesetzlichen Regelungen.Wenn Sie nur nach Pauschalen
oder nur nach Belegnachweis die Reisekosten ersetzt bekommen, so wählen Sie am besten die entsprechenden Berechnungsmodies.
Pauschalen
Es werden nur die Pauschalen für Verpflegungskosten und Übernachtungskosten berechnet. Die eingegebenen Belege für diese Kostenarten
werden ignoriert.
Einzelnachweis
Es werden nur die tatsächlich aufgewendeten Kosten für Verpflegung und Übernachtung, die Sie mit Belegen nachgewiesen haben, berechnet.
Beachten Sie bitte, bei der neuen ab 1.1.96 geltenden Regelung des EStG gibt es keinen Einzelnachweis für Verpflegungskosten mehr. . SDReisekosten berücksichtigt die Verpflegungseinzelnachweise nur bei der Erstattung nach eigenen Regeln.
Verpf.(Pauschal)/Übernachtung(Einzel)
Für die Verpflegungskosten werden nur die entsprechenden Pauschalsätze herangezogen. Bei der Übernachtung hingegen werden nur die
tatsächlich aufgewendeten Kosten berücksichtigt, für die Sie Belege erfasst haben.
Beispiel:
Ein Lieferant hat Ihre Hotelrechnung bezahlt. In diesem Fall können Sie nicht die Übernachtungspauschale in Anspruch nehmen.
Reisebericht • 17
Verpf.(Einzel)/Übernachtung(Pauschal)
Hier werden nur die tatsächlich aufgewendeten Verpflegungskosten berücksichtigt. Bei den Übernachtungskosten werden nur die Pauschalen
berechnet. Beachten Sie bitte, bei der neuen ab 1.1.96 ( EStG ) geltenden Regelung gibt es keinen Einzelnachweis für Verpflegungskosten mehr.
. SD-Reisekosten berücksichtigt die Verpflegungseinzelnachweise nur bei der Erstattung nach eigenen Regeln.
Verpf.(Pauschal)/Übernachtung(Kombi)
Für die Verpflegungskosten werden nur die entsprechenden Pauschalsätze herangezogen. Bei der Übernachtung hingegen werden die tatsächlich
aufgewendeten Kosten berücksichtigt, für die Sie Belege erfasst haben. Zusätzlich werden für die Tage an denen Sie keinen Übernachtungsbeleg
hatten die Pauschalen berücksichtigt. Diese Regelung ist steuerechtlich erst ab dem 1.1.2001 zulässig. Für BRKG gilt sie nicht. Diese wird auch
automatisch berücksichtig, wenn bei den Tagessätzen, der Schalter Kombination der Übernachtungskosten aktiv ist.
Verpf.(Einzel)/Übernachtung(Kombi)
Hier werden nur die tatsächlich aufgewendeten Verpflegungskosten berücksichtigt. Bei den Übernachtungskosten werden nur die Pauschalen
berechnet. Beachten Sie bitte, bei der ab 1.1.96 ( EStG ) geltenden Regelung gibt es keinen Einzelnachweis für Verpflegungskosten mehr.. SDReisekosten berücksichtigt die Verpflegungseinzelnachweise nur bei der Erstattung nach eigenen Regeln. Bei der Übernachtung hingegen
werden die tatsächlich aufgewendeten Kosten berücksichtigt, für die Sie Belege erfasst haben. Zusätzlich werden für die Tage an denen Sie
keinen Übernachtungsbeleg hatten die Pauschalen berücksichtigt. Diese Regelung ist steuerechtlich erst ab dem 1.1.2001 zulässig. Für BRKG
gilt sie nicht. Diese wird auch automatisch berücksichtig, wenn bei den Tagessätzen, der Schalter Kombination der Übernachtungskosten aktiv ist.
Reisebericht • 18
Belege
Eingabe von Belegen
Bei einer Reise haben Sie die unterschiedlichsten Ausgaben, die Sie als Belege erfassen können. Der Gesetzgeber ermöglicht, daß die
Reisekosten nach Pauschalen für die Verpflegung und Übernachtung oder nach dem jeweiligen Einzelnachweis berechnet werden können.
Beachten Sie bitte, bei der ab 1.1.96 geltenden Regelung gibt es keinen Einzelnachweis für Verpflegungskosten mehr. Ausser bei Verwendung
von firmenspezifischen Reisekostenregelungen.
Für die Angaben für den Einzelnachweis benötigt SD-Reisekosten die Eingabe der Belege für die Verpflegung und die Übernachtung. SDReisekosten berechnet automatisch die günstigste Lösung für Sie, wenn Sie in der Maske Reisebeschreibung im Auswahlfeld Abrechnungsart
"Automatik" gewählt haben.
Weiterhin haben Sie in der Regel noch weitere Ausgaben bei Ihren Reisen z.B. Bahnfahrt, Bus, Taxi oder bei Firmenfahrzeug Benzin, Öl oder
Park-, Telefongebühren. Diese Kosten erfassen Sie auch mit der Belegmaske.
Zuerst sortieren Sie am besten die Belege nach dem Datum und numerieren sie fortlaufend. Danach rufen Sie die Maske Belege aus dem
Reisebericht (Schalter Belege) oder mit dem Schalter Belege aus der Hauptmaske Reiseübersicht auf.
Bitte benutzen Sie die <TAB> Taste, und Sie bekommen eine Hilfestellung in der Hilfezeile.
Datum und Nummer des Beleges
Zuerst geben Sie das Datum des Beleges an. Die Belegnummer können Sie angeben, sie wird aber von SD-Reisekosten automatisch vorbelegt.
Betrag, Währung und Kurs
Den Betrag des Beleges erfassen Sie in der jeweiligen bezahlten Landeswährung. Dazu wählen das entsprechende Land und tragen den Betrag
des Belegs in das Betragfeld ein und wählen die zugehörige Währung. Bei WWU-Teilnehmer, erscheint mit ab dem Datum 1.1.1999 zusätzlich
zur Landeswährung der Euro.
Falls der angezeigte Kurs und die Einheit nicht stimmen, so tragen Sie bitte Ihre Werte ein. Mit diesen Werten wird der Belegbetrag in die jeweilige
Auswertungswährung (DM oder Euro) umgerechnet. Die geänderten Währungskurse werden in die Ländertabelle übernommen und beim
nächsten Beleg angezeigt. Siehe auch: "Tabellen Länder" auf Seite 24.
Achtung :
Bei WWU-Ländern können Sie den Kurs nicht ändern, da dieser seit 1.1.1999 festgelegt ist.
Kurstabelle
Mit dem Schalter Kurs können Sie eine andere Kurstabelle auswählen.
Diese ist nur bei Länder die nicht zur WWU gehören und nach dem 01.01.99 möglich. Hier haben Sie die Möglichkeit zwischen Euronotierung und
direkter DM-Notierung zu wählen.
Beispiel :
Euro-Notierung =>
DM-Notierung =>
1 EUR = 1.157 USD
1 USD = 1,7568 DM
Bezahlung bar oder per Rechnung/Kreditkarten
Im Feld "bez" können Sie angeben, ob Sie den Belegbetrag sofort bar bezahlt haben oder ob Ihre Firma den Betrag per Rechnung oder Kreditkarte
bezahlt. Ist der Betrag per Rechnung/Kreditkarte bezahlt worden , wird der Betrag des Beleges zwar im Kostenbericht der Reisekosten
angegeben, aber bei den Zahlarten wieder von den gesamten Reisekosten abgezogen. In der Buchungsliste erscheinen diese Buchungen getrennt
aufgelistet.
Kostenstellen
Belege • 19
Hier können Sie den einzelnen Belegen unterschiedliche Kostenstelle zuweisen. Als Standarteintrag ist “ . . “ eingetragen. Eigene Eintragungen
müßen Sie zuvor für die jeweiligen gewünschten Kostenstellen beim Menu Tabellen Kosten Kostenstellen erfassen.
Erfassen der Belegarten
Die Belegart wählen Sie im Listenfeld "Art". Es sind mehrere Belege vorgegeben. Sie können aber auch eigene Belege im Menue "Option
Kostenart" definieren. Siehe auch: "Tabelle Kostenart" auf Seite 26.
Belegarten für In- und Ausland
Es wird Ihnen auffallen, daß Belegarten doppelt vorkommen und zwar für In- und Ausland. Der Grund ist einfach: Inlandsbelege enthalten
abziehbare Vorsteuer, und Auslandsbelege enthalten keine abziehbare Vorsteuer. Bei der Auswahl der Länder werden automatisch die jeweiligen
Belegarten für das gewählte In- oder Ausland angezeigt.
Einige Belegarten benötigen Zusatzinformationen wie :
Übernachtungskosten
Die Übernachtungskosten werden mit der Belegart Hotel Inland (Übern.) mit USt. oder Hotel (Übern.) Ausland erfasst. Der Beleg Hotel Inland mit
USt. (USt= Umsatzsteuer) dürfen Sie nur anwenden, wenn die Rechnung auf den Unternehmer oder Firma ausgestellt ist. Ist die Rechnung auf
den Mitarbeiter ausgestellt darf keine Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend gemacht werden. Dazu müßen Sie einen anderen Beleg wählen Hotel
(Übern.) Inland dieser muß aber erst unter Extras Kosten Kostenarten aktiviert werden.
Eingabefeld : Beleg. Datum
Hier tragen Sie das Datum des Abreisedatums ein. Der Tag an dem Sie das Hotel verlassen haben.
Eingabefeld : Ab. Datum
Hier tragen Sie das Datum des Tages ein, an dem die erste Übernachtung stattfand. Der Betrag der Kürzung für das enthaltene Frühstück ergibt
sich aus der Differenz: Belegdatum -Ab.Datum.
Frühstückskosten allgemeine Hinweise
Laut dem Gesetzgeber ist das Frühstück den Verpflegungskosten zuzurechnen. Aus diesem Grund muß der Betrag für die Übernachtung um die
Frühstückskosten vermindert werden. Ist das Frühstück nicht einzeln aufgeführt oder in einem Sammelposten mit anderen Kosten, erlaubt der
Gesetzgeber einen pauschalen Abzug von 20% des Tageshöchstsatz (frührer 4,50 EUR ).
Steuertipp nur für Angestellte
Wurde das Hotel vom Arbeitgeber im vorraus gebucht, so kann das Frühstück als kostenlose Mahlzeit, die vom Arbeitgeber veranlasst wurde, mit
dem Sachbezugswert angesetzt werden. Dies ist mit 1,50 EUR für 2007/2008 wesentlich günstiger.
Frühstückskosten 2010
Seit 1.1.2010 gibt unterschiedliche Steuersätze für Hotelübernachtung und Frühstück.
Damit die Firma die Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen kann müssen nun zwei Posten gebuchen werden. Einmal nur die
Übernachtungskosten mit dem Beleg: Hotel (Übern.) Inland mit USt. und dann abschliessend das Frühstück (oder den Sammelposten wie
Busines Package) mit dem Beleg: Hotel Frühstück/ Busin.-Package.
SD-Reisekosten bietet für die jeweiligen Reisen mit dem Reisedatum vor dem 1.1.2008 und dem Reisedatum nach dem 1.1.2008
unterschiedliche Eingabemöglichkeiten an.
Reisen nach dem 1.1.2008 :
mit Verpflegung / ohne Verpflegung / mit Verpflegung ohne Abzug
Sind Verpflegungen wie Frühstück,Mittagessen oder Abendessen in der Rechnung enthalten und nicht einzeln aufgeführt, so wird der
Rechnungsbetrag um 20% für Frühstück oder 40% für Mittag und Abendessen des Tageshöchstsatzes gekürzt. Geben Sie hingegen an, daß
keine Verpflegung im Preis enthalten ist, so wird auch keine Kürzung vorgenommen.
Eingabefeld Abzug
Mit der Maske Abzug geben Sie die erhalten Mahlzeiten pro Tag ein.
Sie können Sie per Mausklick, die jeweiligen Mahlzeiten, wie Frühstück, Mittagessen oder Abendessen eingeben. Der Abzug beträgt dann 20% für
Frühstück oder 40% für Mittag und Abendessen des Tageshöchstsatzes .
Zusätzliche Optionen sind :
Abzug mit Sachbezugswerten
Hier können Sie die Kürzungen mit den Werten der Sachbezugverordnung vornehmen.
Diese ist wesentlich günstiger. Wichtig ist das der Arbeitgeber die Verpflegung im vorraus gebucht hat. Dies kann auch per Schalter im Menü
Extras Optionen Parameter voreingestellt werden.
Ohne Vorsteuer
Mit diesem Schalter können Sie die Umsatzsteuerlast erniedrigen.
Die Vorsteuer aus dem Hotelbeleg wird aus dem vollen Betrag berechnet. Der Abzug erfolgt mit eigener Kostenarten. Dies kann auch per Schalter
im Menü Extras Optionen Parameter voreingestellt werden
Eingabefeld Frühstück und Schalter Abzug(Pr)
In SD-Reisekosten 2011 können Sie in der Eigabemaske des Beleges: Hotel (Übern.) Inland mit USt. nun auch den Betrag für das Frühstück
eingeben. Sie erfassen nun zwei Belege in einer Maske: Es wird automatisch ein zweiter Beleg angelegt (Hotel Frühstück/ Busin.-Package ), der
die Frühstückskosten enthält. Mit dem Schalter Abzug (Pr.) wird ein dritter Beleg: Hotel Frühstück/ Busin.(Priv.) mit negativen Betrag angelegt.
Reisen vor dem 1.1.2008 :
mit Frühstück / ohne Frühstück
Das Frühstück ist meistens in der Rechnung enthalten, wenn nicht, geben Sie dies an. Ist das Frühstück in der Rechnung enthalten, so wird der
Belege • 20
Rechnungsbetrag im Inland um 4,50 EUR und im Ausland um 20% des Tageshöchstsatzes gekürzt. Geben Sie hingegen an, daß das Frühstück
nicht im Preis enthalten ist, so wird auch keine Kürzung vorgenommen.
mit Frühs. o. Kürzung
Falls die Rechnung aber von Ihrem Arbeitgeber bezahlt worden ist z.B. durch Vorbestellung im Reisebüro, und das Frühstück ist im Hotelpreis
enthalten, so können Sie auch anders abrechnen, indem Sie bei Rechnung "mit Frühstück o. Kürzung" angeben. Zusätzlich muß im Feld bez. per
Rechnung eingetragen sein. Dann wird der Hotelbetrag nicht gekürzt und als Vorschuß behandelt. Da Sie aber ein kostenloses Frühstück durch
Ihren Arbeitgeber erhalten haben, ist dieses mit dem Sachbezugswert anzusetzen oder bei der alten Regelung die Verpflegungspauschale zu
kürzen. Dazu tragen Sie bitte einen Bewirtungsbeleg mit Arbeitgeber Frühstück und Betrag 0,- EUR und dem entsprechenden Zeitraum ein. Diese
Eingabe können Sie sich mit der Wahl der Abzugsart mit Frühs. Kürz. Sachbzw. ersparen.
mit Frühs. Kürz. Netto
Ist die Rechnung des Hotels auf den Unternehmer ausgestellt, kann er die Vorsteuer geltend machen. Dies gilt auch für den Anteil des Frühstücks
der mit 4,50 EUR von der Rechnung abgezogen wird. Selbst dann, wenn der Arbeitnehmer die Unterkunft in Anspruch genommen hat. Bei der
Berechnung erscheinen nun zwei Eintragungen. Einmal Hotel mit vollem Betrag und voller Vorsteuer, sowie ein Eintrag Kürzung Frühstück Hotel
mit –4,50 EUR und ohne Vorsteuer.
mit Frühs. Kürz. Sachbzw.
Ist von einem Arbeitgeber ein Hotelzimmer mit Frühstück schriftlich im voraus bestellt worden und die Hotelrechnung wird von ihm vollständig
inklusive Fühstück bezahlt, so kann man in diesem Fall die Bezahlung des Frühstücks als Sachzuwendung nach der Sachbezugsverordnung
auffassen und für das Frühstück z.B. 1,44 EUR als Sachbezug abziehen oder lohnzuversteuern. Bei der Berechnung erscheinen nun zwei
Eintragungen: einmal Hotel mit vollem Betrag und Vorsteuer,sowie ein Sachbezugseintrag.
Bewirtungskosten
Bewirtungskosten sind Kosten für Verpflegungen, an denen Sie aus geschäftlichen Anlässen teilgenommen haben.
Die Bewirtungskosten haben steuerlich je nach Zeitraum unterschiedliche Berechnungen zur Folge. Für die alte Regelung vor dem 1.1.96 wurde
an diesen Tagen das Verpflegungstagegeld bei Kundenbewirtungen um 15% für das Frühstück oder jeweils 30% für Mittag- oder Abendessen
gekürzt. Dies galt für die alte Regelung. Bei der Regelung seit 1.1.1996 wird nichts gekürzt.
Sie erhalten eine kostenlose Mahlzeit von Geschäftsfreunden:
Werden Sie von Geschäftsfreunden eingeladen, so brauchen Sie nichts zu erfassen. Bewirtung durch fremde Personen führen zu keinen
Kürzungen.
Sie bewirten Geschäftsfreunde:
Den Betrag kann ihr Arbeitgeber erstatten oder ist für Sie als Selbständiger Betriebsausgabe. Sie wählen die Belegart Bewirtungskosten mit dem
Zusatz "Kunden Frühstück", "Kunden Mittag","Kunden Abend",”Getränke”.
Sie erhalten von Ihrem Arbeitgeber eine Mahlzeit:
Erhalten Sie von Ihrem Arbeitgeber hingegen eine kostenlose Mahlzeit, so ist diese mit dem amtlichen Sachbezugswert oder bei
Gesellschafteressen mit dem vollen Preis lohnsteuerpflichtig. Geben Sie bitte bei kostenlosen Arbeitgeberessen die Art wie "Arbeitgeber
Frühstück", "Arbeitgeber Mittag", "Arbeitgeber Abendessen" und den Betrag 0,- EUR ein. SD-Reisekosten ermittelt dann den amtlichen
Sachbezugswert, oder wenn Sie einen Betrag eingeben, diesen als lohnsteuerpflichtigen Lohn.
Der Sachbezugswert kann direkt von den Reisekosten abzogen werden. Diese Option kann bei "Parameter" jederzeit deaktivieren werden.
Weitere Eingabe : Ab. Datum
Hier tragen Sie das Datum des Tages ein, an dem die erste Bewirtung stattfand. Die Tage, an denen das Verpflegungstagegeld gekürzt werden
muß, werden automatisch berechnet. Ein Vorteil für die Teilnahme an Seminaren. Sie müssen nicht für jeden Tag einen Beleg eingeben. Wenn
Sie kein Datum eingeben, so gilt die Bewirtung nur für den Belegtag.
Kfz/Fahrzeugbelege
Für das Kfz gibt es eigene Belege, hier sollten Sie das entsprechende Fahrzeug angeben und bei den Verbrauchsbelegen auch entsprechende
Angaben in Liter. Sie können für jedes Fahrzeug einen Kostenbericht erstellen. In diesem Kostenbericht wird auch der durschnittliche Verbrauch
an Öl und Kraftstoff berechnet.
Vorschuß
Als Angestellter wird Ihnen sehr oft von Ihrer Firma ein Reisevorschuß in bar und vielleicht sogar in ausländischen Währungen pro Reise
ausgehändigt. Diese Beträge erfassen Sie mit der Belegart Vorschuß. Falls Sie mehrere Beträge in verschiedenen Währungen erhalten haben, so
können Sie natürlich auch diese als Belege erfassen.Die Belegart Vorschuß erscheint nicht im Reisekostenbericht. Sie wird nur in der
Belegübersicht aufgeführt. Der Betrag der Vorschußbelege wird von den Reisekosten abgezogen. Wird ein Vorschuß wieder zurückgezahlt, so
geben Sie den Betrag mit einem Minuszeichen ein. Damit wird dieser Betrag den Reisekosten hinzugefügt.
Bahn,Taxi, Bus,
Falls Sie auf Ihrer Reise mit einem Taxi, Bus oder der Bahn gefahren sind, müssen Sie bei der Erfassung des Beleges darauf achten, ob die
zurückgelegte Strecke mehr als 50 km betrug oder nicht. Bei mehr als 50 km enthält der Fahrpreis die Vorsteuer von derzeit 16% . Hingegen bei
Fahrten bis zu 50 km kommt die Vorsteuer von 7% zum Tragen.
Geschenke
Falls Sie Ihren Kunden Geschenke zukommen lassen, müssen Sie darauf achten, ob diese nicht den Wert von 35 EUR (früher 40 EUR,75 DM)
überschreiten. Geschenke dürfen laut Gesetzgeber pro Jahr und Empfänger insgesamt 35 EUR (40 EUR,75 DM) nicht übersteigen. Die
Empfänger sind namentlich zu nennen. Nur in diesem Fall sind Geschenke steuerlich abzugsfähig.
Belege • 21
Drucken
Drucken der Reisekosten
Sie können die Reisekosten berechnen und ausdrucken lassen, indem Sie aus der Maske Reiseübersicht den Schalter Drucken betätigen.
Sie können beliebige Zeiträume abrechnen. Dazu geben Sie den jeweiligen Abrechnungszeitraum ein. Alle Reisen, deren Abfahrtsdatum in diesen
Zeitraum fällt, werden abgerechnet und auf den Drucker oder Bildschirm ausgegeben. Des weiteren können Sie mit den Schaltboxen weitere
Einstellungen erzielen.
Zur Vereinfachung des Abrechnungsdatums gibt es ein Auswahlfeld in dem der Berechnungsmonat eingestellt oder mit einem Schalter das
Datum der aktuellen Reise ausgewählt werden kann. Mit einem weiteren Schalter Vorschau wird direkt die Abrechnung angezeigt. In dem Menue
"Parameter" können die Berichte ausgewählt werden, die immer beim neuen Aufruf von SD-Reisekosten aktiv sind .
Schalter mehrere Reisende
Wählen Sie ein oder mehrere Reisende für die Berichte aus.
Mit den Schaltern >>| bzw |<< können Sie alle eingetragenen Reisenden entfernen bzw. hinzufügen.
Reisebericht Listenform
Der Reisebericht enthält die ausführliche Beschreibung der Reise aus der Reiseberichtsmaske.
Kostenbericht Listenform
Der Kostenbericht enthält eine detaillierte Auflistung der zu erstattenden Kosten.
Reise/Kostenbericht Tabellenform
Diese Liste ist eine tabellarische Zusammenfassung des Kostenberichtes und des Reiseberichtes. Sie wird im DIN A4 Querformat gedruckt und
bietet einen schnellen Überblick.
Buchungsliste
Mit der Buchungsliste können Sie die Reisekosten manuell in Ihre Fibu übernehmen.
Hierzu gibt es unterschiedliche Listen :
Buchungsliste Kurz
Die jeweiligen Kostenarten sind nach Kostenträger und Kostenstellen aufsummiert und mit den entsprechenden Konten, die Sie den Kostenarten
zugeordnet haben, aufgelistet. Siehe auch: "Tabelle Kostenart" auf Seite 26.
Buchungsliste Lang
Diese Liste entspricht dem Kostenbericht Listenform. Es wird zusätzlich die Kostenstelle und der Kostenträger ausgegeben.
Buchungsliste Kostenstelle
Alle Kosten die durch die jeweiligen Kostenstellen entstanden sind werden hier aufsummiert und ausgewiesen.
Buchungsliste Kostenträger
Alle Kosten die den jeweiligen Kostenträger entstanden sind werden hier aufsummiert und ausgewiesen.
Unter dem Menue Datei Export zur Fibu wird ein Transferfile erzeugt. Diesen File mit dem Namen: BUCH.TXT können sie mit Microsoft Exel
bearbeiten oder mit Hilfe eines Anpassungsprogrammes die Daten direkt in Ihre Fibu übernehmen. Siehe auch: "Schnittstellen" auf Seite 30.
Belegliste
Eine Auflistung aller eingegebenen Belege wird ausgedruckt.
Lohnbuchhaltungsliste
Für eine makierte Reise oder frei definierbaren Zeitraum können Sie eine Liste erzeugen, die die steuerfreien gezahlten Anteile und die zu
versteuernden Anteile anzeigt.
Reiseantrag
Für eine makierte Reise können Sie nun einen Reiseantrag ausdrucken.
Drucken • 22
Kfz Berichte
Mit dieser Option wird eine weitere Dialogbox geöffnet.
Hier können Sie Auswertungen für die Fahrzeuge machen.
Sie wählen die jeweiligen Berichtsarten, für welche Person oder für welches Fahrzeug Sie die Auswertung wünschen.
Fahrzeugbezogene Berichte
1. Fahrtenbuch Kfz
Dies entspricht dem Fahrtenbuch wie es das Finanzamt wünscht.
Es werden alle Fahrten von allen Personen, die dieses Fahrzeug benutzt haben ausgegeben. Am Ende erscheint pro Person eine
Aufschlüsselung, welche Nutzungsanteile auf welche Personen entfallen. Wenn Sie die individuelle Nutzung statt der 1% Regelung anwenden
wollen, so beachten Sie bitte, daß Sie für jedes Fahrzeug, das Sie benutzt haben, den Nutzungsanteil berechnen und versteuern müssen.
Mit dem Schalter Privat berechnet SD-Reisekosten die fehlenden Kilometer zwischen den Dienstreisen und trägt sie in das Fahrtenbuch als
Privatfahrt ein.
2. Protokoll
Nach dem Gesetzgeber dürfen Fahrtenbücher nicht nachträglich geändert werden oder aber die Änderungen müßen protokolliert werden. SDReisekosten zeichnet erfolgte Änderungen nach Reise sortiert auf. Falls das Finanzamt einen Nachweis wünscht, sollten Sie diese Liste den
Unterlagen beifügen. Gelöschte Reisen sind mit einem X gekennzeichnet, dies kann aber auch bedeuten, daß die Reise einem anderem Fahrzeug
nachträglich zugeordnet wurde. Ein A für aktuelle Reise gibt es , wenn das Abreisedatum geändert wurde.
3. Nutzung Kostenanteile
In dieser Liste werden nur die Nutzungsanteile ohne Fahrtenbuch für das gewählte Kfz, und zwar nach Personen aufgeschlüsselt mit den
jeweiligen privaten und geschäftlichen Anteilen, in Prozent angegeben.
4. Kostenbericht
Es werden die Kosten des Kfz nach Datum sortiert ausgegeben. Zudem werden die Verbrauchszahlen aufsummiert und der durchschnittliche
Verbrauch berechnet. Die Gesamtsumme plus der Abschreibung sind die Gesamtkosten für das Fahrzeug, die Sie bei der individuellen Nutzung
angeben.
Personenbezogene Berichte
1. Fahrtenbuch
Mit diesem Fahrtenbuch ermitteln Sie, mit welchem Fahrzeug Sie gefahren sind. Am Ende erscheint eine Auflistung der verwendeten Fahrzeuge
und Ihre gefahrenen Kilometer. Damit können Sie für die 1% Regelung nachweisen, welches Fahrzeug Sie hauptsächlich genutzt haben und
brauchen auch nur für dieses Fahrzeug die 1% Regelung anzuwenden.
2. Nutzung
Sie erhalten eine Übersicht, welche Fahrzeuge Sie benutzt haben, mit der Auflistung der Kilometerleistung.
Berechnung nach der gesetzlichen Tabelle
Die auszudruckenden und damit zu berechnenden Reisen werden mit der gesetzlichen Tabelle berechnet. Die Tabellenstufen, wie sie in den
Personaldaten stehen, werden ignoriert. Sie können somit bei Verwendung von eigenen Tabellen einen Kostenbericht mit den gesetzlichen
Lohn/Einkommenssteuerfreien Beträgen erzeugen.
Drucker
Bei der Ausgabe auf den Drucker können Sie den jeweiligen Drucker , die Anzahl der Seiten ausgeben.
Für die Druckausgabe des Reiseberichtes als PDF-File gibt es folgende Lösung :
Auf vielen Systemen ist meistens ein PDF-Druckertreiber von anderen Softwareherstellern installiert. Diesen können Sie nun auch benutzen, in
dem Sie die Druckausgabe als Datei erzeugen.
Bildschirm
Die Daten werden in einen File mit dem Namen: RK.TXT geschrieben und mit Hilfe des Texteditors aus Windows angezeigt. Diesen Textfile
können Sie mit jeder Textverarbeitung weiterverarbeiten. Siehe auch: "Schnittstellen" auf Seite 30.
Schrift
Mit dem Schalter Schrift Groß und Schrift Klein können Sie die Schriftgröße der Berichte in der Schrift bei der Ausgabe auf den Drucker ändern.
Die Schrift Klein wird nur für die Buchungslisten benötigt. Die Standartschrift ist Schrift Groß. Zudem können Sie auch die Blattränder einstellen.
Hierzu sollten Sie aber beim rechten Rand nicht über 10 mm gehen. Falls Sie eine zu große Schrift wählen, wird unter Umständen wichtige
Information am rechten Rand abgeschnitten.
Extras (Tabellen)
Erläuterung
Unter dem Hauptmenue Extras können Sie die Tagessätze für In- und Ausland, die Kostenarten, die Fahrzeuge sowie die Belegarten mit den
Vorsteuersätzen ändern.
Extras (Tabellen) • 23
Firma
Mit diesen Menuepunkt können Sie neue Firmen anlegen und der jeweiligen Firma Reisende zuordnen. Sie erhalten damit ein Instrument um die
Reisenden besser zu sortieren.
Diese Funktion können Sie z.B. auch verwenden um innerhalb eines Unternehmens Ihre Reisenden den einzelnen Abteilungen (internen Firmen)
zuzuordnen.
Nach der Datenübernahme sind alle Reisende der Pseudofirma <Keine Firma> zugeordnet. Welche Firma aktiv ist, sehen Sie in der
Informationsleiste im unteren Fensterbereich.
Die Firma können Sie wechseln, indem Sie im Menue Ansicht Firma eine andere Firma auswählen.
Sie können jederzeit alle vorhandenen Reisenden einer anderen Firma zuordnen. Dazu geben Sie mit dem Menue: Extra Firma bearbeiten neue
Firmendaten ein.
Danach legen Sie einen neuen Reisenden mit Reisenden neu an oder ordnen Sie die vorhandenen Reisenden mit dem Menue: Extra Firma
Reisende zuordnen der jeweiligen Firma zu.
Firma bearbeiten
Mit diesem Menupunkt können Sie neue Firmen anlegen.
Die vorhandenen Firmen umbenenen oder auch löschen.
Wenn bei den zu löschenden Firmen noch Reisende eingetragen sind, so müßen Sie diese zuerst löschen oder mit dem Menue: Extra Firma
Reisende zuordnen die Reisenden einer anderen Firma zuordnen.
Die aktive Firma können Sie wechseln, indem Sie im Menue Ansicht Firma eine andere Firma auswählen.
Firma Reisende zuordnen
Sie können mit diesem Menuepunkt die Reisenden einer anderen Firma der aktiven Firma zuordnen.
Die aktive Firma können Sie wechseln, indem Sie im Menue Ansicht Firma eine andere Firma auswählen.
Kfz
Hier tragen Sie alle verwendeten Kfz ein mit ihrem Kennzeichen und einer Beschreibung zur Erinnerung, um welches Auto es sich handelt.
Achtung
Es ist ein Eintrag mit < Kein Kfz > immer vorhanden. Diesen können Sie nicht löschen, er dient dazu, um in den Auswahlfeldern in den Dialogen
auch die Auswahl zuzulassen, daß man kein Fahrzeug ausgewählt hat.
Länder/Währungen
Mit Tabellen Länder gelangen Sie zu der Inlands- und Auslandstabelle.
Inland
Mit dieser Eingabemaske können Sie die alle Daten, die das Inland in den Masken und Währungen und Kürzeln betreffen, verändern.
Inlandszeichen
Name
Sie können den Namen des Inlandes verändern. Dieser Eintrag erscheint in allen Masken in denen Sie Länder auswählen können.
Kürzel
Auch das Länderkürzel für das Inland kann verändert werden. Das Länderkürzel erscheint im Reisebericht.
Hauptwährung (Erstwährung) :
Währungskürzel
Sie können die Abkürzung der Inlands-Währung verändern . Dieses Kürzel erscheint in der Belegliste,Kostenbericht usw.
Gültig bis
Hier ist das Datum bis wann diese Währung gültig ist.
Zweitwährung :
Kürzel
Das Kürzel der Zweitwährung. Hier EUR.
Kurs/-Einheit
Die Kursnotierung zur Hauptwährung.
Gültig ab
Dieses Datum gibt an, ab wann diese Zweitwährung gültig ist.
Hauptwährung ab
Ab wann löst die Zweitwährung die Erstwährung ab.
Ausland
Hier sind alle vom Gesetzgeber berücksichtigten Länder mit den jeweiligen Währungen eingetragen. Bei der Auslieferung von SD-Reisekosten
sind einige Länder deaktiviert.
Neu
Mit dem Schalter Neu können eigene Länder zusätzlich eintragen werden.
Deaktiv/Aktiv
Hiermit können Sie Länder, die Sie nicht benötigen, deaktivieren oder deaktivierte Länder aktivieren. Deaktiviert bedeutet, daß in den
Eingabemasken, in denen Ländereingaben erforderlich sind, die jeweiligen deaktivierten Länder nicht erscheinen. In der Länderübersicht sind
aktive Länder mit einem A gekennzeichnet. Deaktivierte Länder hingegen mit einem D.
Zweitwährung Euroteiln.
Mit diesem Schalter können neue WWU-Teilnehmer hinzugefügt werden. Bei WWU-Teilnehmer kann der Eurokurs in der Belegeingabe nicht
mehr verändert werden. Bitte ändern Sie den Kurs bei den WWU-Teilnehmern nicht selbständig, da wir die richtigen Kurse ausliefern. Die
Währungsberechnung erfolgt nämlich nur über diese festen Kurse.
Löschen
Sie können nur benutzerdefinierte Länder löschen und auch nur die, die nicht im Reisebestand benutzt werden.
Wechsel-Kurse
Diese Kurse brauchen Sie nicht zu pflegen,da Sie mit der Eingabe der Belege in der Belegmaske automatisch upgedatet werden. Anders ist es mit
dem Eurokurs, wenn der Schalter Euroteiln. aktiv ist, dieser Kurs wird nicht upgedatet und sollte auch von Ihnen nicht verändert werden.
Hinweis:
Beim Suchen eines bestimmten Landes, von dem der Anfangsbuchstabe bekannt ist, gehen Sie in das Länderlistenfeld und drücken mit Hilfe der
Tastatur den Anfangsbuchstaben.
Wenn sich diese Werte von der Gesetzgeberseite ändern, so werden Sie von uns benachrichtigt und können ein Update erwerben.
Tagessätze
SD-Reisekosten verfügt über ein neues, anpassungsfähiges Tabellenwerk. Sie können mehrere Tabellenstufen verwalten. Insgesamt sind es fünf
Tabellenstufen. Die Tabellen Einkommenst. Gesetz, Bundesreisek. Gesetz und Stufe 1 bis Stufe 3. Die Tabellenstufen Einkommenst. Gesetz und
Bundesreisek. Gesetz werden von uns gepflegt. Die anderen Tabellen Stufe 1 bis 3 können Sie selbst verwalten. D.h., Sie können eine neue
Tabelle in die entsprechende Stufe anlegen. Dabei legen Sie mit dem entsprechenden Datum fest, ab wann diese Tabelle gilt. Zudem können Sie
noch entscheiden, nach welchen Reisekosten-regelungen gerechnet werden soll.
Verwendung von firmenspezifische Regelungen
Falls Sie nach eigenen Regeln oder Sätzen erstatten , so legen Sie bitte eine eigene Stufe an und ändern dort die Daten. Dies hat den Vorteil, daß
bei einem späteren Update Ihre Daten nicht überschrieben werden. Zudem werden, wenn Sie Ihre Reisekosten in einer eigenen Stufe berechnen,
automatisch in einer weiteren Zeile die steuerfreien Werte und am Ende des Berichtes wird die steuerpflichtige Gesamtsumme ausgewiesen.
Vergessen Sie nicht in den Personaldaten einzutragen, mit welcher Tabellenstufe die Reisekosten abgerechnet werden.
Bei Verwendung von eigenen Stufen wird von SD-Reisekosten auch der Einzelnachweis von Verpflegungskosten wieder akzeptiert. Es wird der
volle Wert erstattet. Dieser ist, wenn er die Pauschale überschreitet, lohnsteuerpflichtig.
Im Jahressteuergesetz 97 wurde die Möglichkeit der Pauschalierung der Lohnsteuer eingeführt. Der Arbeitgeber kann bis zum Doppelten der
Pauschbeträge erstatten. Diese Beträge können nun mit 25% pauschal versteuert werden.Zum Beispiel bei der Erstattung von 20 DM anstatt 10
DM sind 10 DM nicht mehr voll steuerpflichtig, sondern nur noch mit 25% Pauschale. Erstattete Beträge darüber hinaus sind wieder mit dem
vollen persönlichen LSt-Satz zu versteuern. Diese lohnsteuerpflichtigen Anteile, die mit 25% versteuert werden können, werden bei Berechnung
nach der eigenen Stufe getrennt ausgewiesen .
Auswahl des Berechnungszeitraumes
Hier können Sie entscheiden, welche Tabellenstufe Sie sich ansehen, ändern, löschen oder neu anlegen möchten.
Mit der Auswahlbox Tabelle wählen Sie die entsprechende Tabellenstufe aus. Danach wählen Sie den Zeitraum, und Sie können sich mit
"Bearbeiten" die Tabellen ansehen und ändern.
Neu
Hierbei können Sie für die jeweilige Tabellenstufe einen neuen Tabelleneintrag erzeugen. Sie können wählen, nach welcher Regelung des
Reisekostengesetzes abgerechnet werden soll und ab welchem Datum die Tabelle aktiv sein soll.
Sie haben die Auswahl nach dem :
EStG vor 96
Alte Einkommensteuergesetzregelung von 1993.
EStG JStG 96
Einkommensteuergesetzregelung nach dem Jahressteuergesetz von 1996
EStG JStG 97
Einkommensteuergesetzregelung nach dem Jahressteuergesetz von 1997
Einkommensteuer Lohnsteuerrichtlinien 2008
Löschen
Mit dieser Funktion können Sie den letzten Tabelleneintrag in der ausgewählten Tabellenstufe löschen.
Tagessätze Inland
Bei den Tagessätzen des Inlandes können Sie die Erstattungssätze mit den Zeitgrenzen , sowie den Übernachtungskosten und dem
Kilometergeld erfassen . Weiterhin gibt es noch folgende Besonderheiten:
Wechsel Übernachtungskosten Einzel/Pauschal EStG
Mit dem Schalter Kombi ist es möglich, daß bei der Erstattung der Übernachtungskosten innerhalb einer Reise die Kosten nach Pauschalen und
nach Einzelnachweis erstattet werden können. Diese Regelung gibt es erst seit dem 1.1.2001. Davor gab es nur die Möglichkeit entweder
Pauschalen oder Einzelnachweis der Übernachtungskosten. Die Kombination beider Kostenarten war ausgeschlossen.
Abzug der Haushaltsersparnis nach EStG
Beim Einzelnachweis der Verpflegungskosten muß vom Gesetzgeber aus immer eine Haushaltsersparnis von 20% abgezogen werden. D.h, Sie
waren für 100 DM im Restaurant essen, es werden aber nur 80 DM in die gesetzliche Berechnung übernommen. Beachten Sie: diese Regelung
gibt es nicht mehr seit dem 1.1.96.
Kürzung bei Bewirtung nach EStG
Wenn Sie jemanden zum Essen eingeladen haben oder eingeladen worden sind, so werden Ihre Tagessätze je nach Art der Bewirtung gekürzt.
Für Frühstück um 15% des Tageshöchstsatzes. Für Mittag- oder Abendessen um jeweils 30% des Tageshöchstsatzes. Die Kürzungen dürfen
den Tagessatz nur bis zu 25% herabsetzen. Beachten Sie: diese Regelung gibt es nicht mehr seit dem 1.1.96.
Kürzung der Hotelkosten nach EStG
In der Regel sind im Rechnungsbeleg für die Hotelübernachtung die Kosten für das Frühstück enthalten und meistens nicht getrennt
aufgezeichnet. Die Kosten für das Frühstück sind laut Gesetzgeber den Verpflegungskosten zuzurechnen und somit von den
Übernachtungskosten abzuziehen. Für das Inland werden 4,80 EUR abgezogen und für das Ausland 20% des jeweiligen
Landesverpflegungspauschbetrages.
Sachbezugswert für kostenlose Mahlzeiten nach EStG
Nach der neuen gesetzlichen Regelung vom 01.01.96 sind Mahlzeiten, die vom Arbeitgeber kostenlos gewährt werden, ein geldwerter Vorteil und
somit zusätzlicher Lohn. Der Wert der Mahlzeit ist mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen. Diese Werte sind hier verzeichnet.
Sonderregelung aktiv
Im Jahressteuerergänzungsgesetz 96 wurde eine Sonderregelung verabschiedet. Wenn man eine Dienstreise nach 14:00 Uhr (seit 1.1.97 16:00
Uhr) beginnt, aber ohne Übernachtung am nächsten Morgen vor 10:00 (08:00) zurückkehrt, können die Abwesenheitszeiten zusammenaddiert
werden und dem Tag zugeordnet werden, an dem man am längsten abwesend war. Wenn Sie solche Reisen unternehmen, können Sie diese
Regelung aktivieren. Dabei beachten Sie bitte, wenn Sie in diesem Zeitraum eine Reise mit Übernachtung unternehmen und Pauschalen in
Anspruch nehmen, sollten Sie einen Hotelbeleg mit 0,- EUR anlegen, damit nicht die Sonderregelung berechnet wird.
Kosten
Kostenstellen und Kostenträger
Mit dem Menu Kostenstellen und Kostenträger können Sie ihre eigenen Kostenstellen und Kostenträger erfassen. Als Standarteintrag ist “ . . “
eingetragen.
Kostenarten
Mit dem Menue Tabelle Kostenart können Sie eigene Kostenarten definieren oder bei den vorhandenen die entsprechende Vorsteuer ändern.
Des weiteren können Sie für jede Kostenart eine Kontonummer vergeben, auf die Sie diese Kostenart verbuchen möchten. Diese Kontonummer
wird beim Ausdrucken der Buchungsliste ausgegeben. Zudem erscheint Sie auch bei den Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung.
Sie können bestimmte Kostenarten deaktivieren, d.h., daß diese Kostenarten im Belegeingabedialog nicht erscheinen. Zudem können Sie bei
einigen Kostenarten entscheiden, ob diese Kostenart bei der Belegeingabe nur bei Inlands- oder Auslands- oder bei Inlands- und Auslandsbelegen
erscheint.
TIP:
Falls Sie eine bestimmte Kostenart suchen, so aktivieren Sie mit der Maus oder der TAB-Taste das Listenfeld und drücken auf der Tastatur den
Anfangsbuchstaben der Kostenart.
System-Kostenarten
Die Systemkostenarten erscheinen nicht bei der Belegeingabe. Diese Kostenarten können Sie nicht löschen und nicht deaktivieren. Diese Belegart
ist in der zweiten Spalte der Kostenartenübersicht mit einem S gekennzeichnet.
Beleg-Kostenarten
Die Belegkostenarten sind zum Erfassen der Reisebelege.
Sie können die Namen und die Vorsteuer ändern. Löschen können Sie diese Kostenarten nicht, da sie von SD-Reisekosten benötigt werden. Sie
können Sie aber deaktivieren mit Hilfe der Auswahlbox Aktiv/Deaktiv. Diese Belegart ist in der zweiten Spalte der Kostenartenübersicht mit einem
B gekennzeichnet. Diese Belegart kann dem Inland oder dem Ausland oder beiden zugeordnet werden.
D.h., ist diese Belegart dem Inland zugeordnet, so erscheint sie nur bei der Eingabe von inländischen Belegen.
Eigene Beleg-Kostenarten
Falls Ihnen die vorgegebenen Belegarten nicht ausreichen, können Sie eigene Belegarten erzeugen. Dazu drücken Sie den Schalter Neu und
vergeben den Namen und die entsprechende Vorsteuer. Diese Belegart ist in der zweiten Spalte der Kostenartenübersicht mit einem E
gekennzeichnet. Diese Belegart kann dem Inland oder dem Ausland oder beiden zugeordnet werden. D.h., ist diese Belegart dem Inland
zugeordnet, so erscheint sie nur bei der Eingabe von inländischen Belegen.
Vorsteuer der Kostenarten
Beachten Sie: die Vorsteuer, die Sie bei den Kostenarten eingeben müssen, ist in einer zeitbezogenen Tabelle hinterlegt. In der Auswahlbox in
dieser Maske können die einzelnen Vorsteuerarten anhand der folgenden Kennungen auswählen . Siehe hierzu Umsatzsteuer
Umsatzsteuer
Mit dieser Tabellenart wird die Umsatzsteuer zeitraumbezogen verwaltet. Diese Tabelle wird von uns gewartet und Sie erhalten bei einem Update
immer die neuesten Tabellendaten. Sie können Sie natürlich auch selbst warten. Folgende Umsatzsteuerarten können verwaltet werden :
"Vpf/Übn.Enw."
Vorsteuersatz für die Einzelnachweise für Verpflegung- und Übernachtungskosten
"Vpf/Übn.Pau."
Vorsteuersatz für die Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung
"Km.Pau.Arbn."
Vorsteuersatz für die Kilometerpauschalen für den Arbeitnehmer
"Km.Pau.Selb."
Vorsteuersatz für die Kilometerpauschalen für den Selbständigen
"Erm."
Vorsteuersatz i.d.R.für Nahrungsmittel,Bücher, Zeitschriften
"Voll"
Der normale Vorsteuersatz, für alle Lieferungen und Leistungen
"Geschenk"
Vorsteuersatz für Geschenke über 35 EUR
"Hotel"
Vorsteuersatz für Übernachtungen
"Gesamt Pau."
Dieser Vorsteuersatz, gilt für den Sonderfall, daß man nicht die unterschiedlichen einzelnen Vorsteuersätze in den Kostenarten berücksichtigt,
sondern nur diesen einen herabgesetzten berechnet.
"Ohne"
Vorsteuer für Kostenarten die keine Vorsteuer enthalten, wie Porto usw.
Zahlungsarten
Mit dieser Tabellenart werden die Zahlungsarten, wie Bar, Rechnung oder Kreditkarten mit denen die Belege bezahlt werden können, verwaltet. Sie
können alle Namen der Zahlungsarten oder das jeweilige zugewiesene Konto ändern. Die Zahlarten und die Kontonummern erscheinen
ausführlich in der Buchungsliste und bei den Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung.
Parameter
Im Dialog für Parameter können Sie Grundeinstellungen vornehmen :
Modus
Mit diesem Feld können Sie einstellen, welcher Berechnungsmodus bei neuen Reisen vorgewählt ist. Siehe auf Seite 17.
Quittung f. Buchhaltung
Am Ende des Kostenberichts wird im Normalfall eine Quittung für die Buchhaltung ausgedruckt. Mit dem Feld Quittung f. Buchhaltung können Sie
die Ausgabe der Quittung steuern.
Sachbezugswerte abziehen
Sie können die Sachbezugswerte automatisch von SD-Reisekosten von den übrigen Reisekosten abziehen lassen, dazu dient Sachbezugswerte
abziehen.
Auswertung in DM bis
Bis zu diesem Datum erfolgt die Berechnung der Reisekosten in DM. Danach in EUR.
Standart ist hier der 31.12.01. Sie können hier Ihren persönlichen Eurostichtag eintragen.
Bewirtung splitten
Die Bewirtungsbelege können nun automatisch aufgesplittet werden in abzugsfähige Bewirtungskosten und nicht abzugsfähige Bewirtungskosten.
Beachtung der Zeitgrenzen
Die exakte Berechnung einzelner Reisetage, innerhalb einer Reisen, die über Monatsgrenzen geht, ist mit der Aktivierung des Schalters möglich.
Kürzung Hotelbeleg als Sachbezugswert
Bei der Belegart Hotelübernachtung wird bei Automatik bei Angestellter der Sachbezugswert und bei Selbständigen der 20% Abzug voreingestellt.
Mit Ja und Nein wird aber der Sachbezugswert direkt aktiviert oder deaktiviert.
Kürzung Hotelbeleg ohne Vorsteuer
Hier wird der Abzug von 4,80 EUR als Nettowert genommen und die gesamte Vorsteuer aus dem Hotelbeleg berechnet.
Überprüfung Belegdatum
Die Überprüfung des Belegdatum kann deaktiviert werden. Falls Sie Reisebelege haben, die Sie im voraus bezahlen und dies der Regelfall ist, so
können Sie die Überprüfung abschalten.
Vorschlag bei einer neuen Reise
Bei einer neuen Reise wird immer der letzter Reisetag + 1 als Standart vorgegeben. Falls Sie aber pro Tag mehrere Reisen durchführen, ist es
sehr mühsam, immer das Datum zu überschreiben. Hier können Sie diese Einstellung ändern.
Eingabefeld Hotel Frühstück
Die Möglichkeit der Eingabe vom Frühstücksbetrag in der Hotelbelegart kann hier deaktiviert werden.
Voreinstellung der Berichte im Druckdialog
Hier können Sie die Berichte einstellen, die Sie immer bei jeder Sitzung ausdrucken.
Voreinstellung der Berichte in der Vorschau
Wenn Sie eine Reise mit der Taste Vorschau in der Reiseübersicht berechnen lassen, so erscheint standartmäßig nur der Kostenbericht.Sie
können mit dieser Option zusätzlich den Reisebericht mitausgeben.
Maximale Fenstergröße
Die Fenstergröße des Fensters Vorschau kann auf maximale Fenstergröße fest eingestellt werden. Wenn der Schalter deaktiv ist , merkt sich SDReisekosten die letzte eingestellte Größe individuell für jeden Benutzer.
Sonstiges
Import und Export von Reisen
Mit diesen Funktionen können Sie Ihre Reisekosten dezentral im Außendienst auf dem Laptop erfassen und z.B. monatlich per E-Mail oder per
Datenträgeraustausch in der Zentrale weiterverarbeiten.
Wichtig !
Damit die Reisen zwischen zwei Rechnern ausgetauscht werden können, müssen auf beiden Rechnern dieselben Reisenden mit der jeweiligen
identischen Personalnummer vorhanden sein.
Tragen Sie dazu bei jedem Reisenden unter dem Menuepunkt Personal in dem Feld P.Nr. die gültige Personalnummer ein. Beim Neuanlegen
eines Reisenden wird eine Personalnummer automatisch vorgegeben. Siehe "Personal" auf Seite 13.
Achtung:
Diese Funktion ermächtigt Sie nicht, SD-Reisekosten auf mehreren Rechnern zu gleichen Zeit zu nutzen. Für Mehrfachnutzung benötigen Sie
zusätzliche Lizenzen. Wir unterbreiten Ihnen dazu gerne ein kostengünstiges Angebot.
Export von Reisen als Datei
Beim Export wählen Sie zuerst den Reisenden aus, dessen Reisen Sie exportieren möchten. Danach gehen Sie zu dem Menue "Datei", "Export
von.." und wählen den Punkt "Reisen Datei". Sie geben nun den Zeitraum der Reisen an und anschließend wählen Sie mit dem Schalter "Auswahl
des Zielverzeichnisses" das Laufwerk/Verzeichnis an, in das Sie die Reisen einspielen möchten.
Export von Reisen als E-Mail
Beim Export wählen Sie zuerst den Reisenden aus, dessen Reisen Sie exportieren möchten.
Danach gehen Sie zu dem Menue "Datei", "Export von.." und wählen den Punkt "Reisen E-Mail“.
Sie geben nun den Zeitraum der Reisen an.
Mit „Weiter“kommen Sie zu dem Eingabefeld der E-Mail-Adresse, zu der Sie die Daten senden möchten.
Sonstiges • 28
Benutzen Sie Outlook Express sind Sie mit der Eingabe fertig.
Haben Sie hingegen Outlook, so können Sie noch den Namen des Profiles und das Passwort angeben , wenn eines vergeben wurde.
Mit „Senden“ versucht SD-Reisekosten eine E-Mail über das simple Mapi-Protokoll abzusenden.
Dabei wird eine E-Mail generiert mit folgender Betreffzeile :
SD-Reisekosten Importdatei SDRK-Personalnr.-Datum-Uhrzeit.zop
Selbst wenn SD-Reisekosten den Vorgang bestätigt, so ist nicht sichergestellt, das die E-Mail auch versendet wurde.
Import von Reisen als Datei
Beim Import von Reisen wählen Sie unter dem Menue "Datei" das Untermenue "Import von.." und wählen dann den Punkt "Reisen Datei". Mit dem
Schalter "Verzeichnis" geben Sie das Laufwerk/Verzeichnis an, in dem sich, die zu importierenden Reisen befinden. Mit Hilfe einer Listbox können
Sie die entsprechenden Reisendaten der Reisenden auswählen und mit dem Schalter “Import” die Daten importieren und anschliessend auch
löschen. Bei jedem Datentransfer werden nicht nur die Reisen mit Ihren Belegendaten überspielt, sondern auch die Personaldaten. Mit dem
Schalter "Personaldaten übernehmen" können Sie die geänderten Personal-Daten übernehmen.
Import von Reisen als E-Mail
Beim Import von Reisen wählen Sie unter dem Menue "Datei" das Untermenue "Import von.." und wählen dann den Punkt "Reisen E-Mail".
Haben Sie Outlook Express, so gehen Sie weiter, bei Outlook hingegen können Sie bei einem vergebenen Profile und Passwort diese angeben.
In einer Übersicht sehen Sie alle Mails, die im Posteingang vorhanden sind.
Diese können Sie nun auswählen, importieren und auch löschen. Mit dem Schalter "Personaldaten übernehmen" können Sie die geänderten
Personal-Daten übernehmen.
Ablehnung von importierten Reisen
Die zu importierenden Reisen werden beim Import mit den im System vorhandenen Reisen verglichen (Datum/Uhrzeit). So werden doppelte
Reisen oder Reisen, die zur Zeitüberschneidung mit vorhandenen Reisen führen, bemerkt.
Import/Export und Pflege von Tabellen
Damit alle Rechner mit denselben Tabellen rechnen, gibt es die Funktionen Import und Export von Tabellen. Auch hier gibt es einen Punkt der zu
beachten ist:
Löschen Sie keine vorhandenen Kostenarten oder Länder ! Deaktivieren Sie sie !
Grund:
Das Problem liegt in der Frage: Wann sind die neuen Tabellen gültig ?
Beispiel:
In einem System, in dem von mehreren Laptops Daten in die Zentrale gespielt werden, wird zu einem Zeitpunkt X die Kostenart "Interner Beleg"
nicht mehr verwendet. Dazu deaktivieren Sie die Kostenart und exportieren Sie die Tabelle Kostenarten in die jeweiligen Stationen.
Dort kann bei neuen Reisen die Kostenart nicht mehr verwendet werden. Aber im Gegenzug können in der Zentrale alte Reisen mit dieser
Kostenart abgerechnet werden (sie erscheint nur nicht in der Belegmaske). Nach zwei Abrechnungsperioden, wenn alle alten Reisen abgerechnet
worden sind, können Sie die deaktivierten Kostenarten endgültig löschen.
Export von Tabellen
Gehen Sie zu dem Menue "Datei", "Export von.." und wählen Sie den Punkt "Tabellen". Danach aktivieren Sie die gewünschte Tabelle, wie
Länder, Tagessätze oder Kostenarten. Anschließend wählen Sie mit dem Schalter "Auswahl des Zielverzeichnisses" das Laufwerk/ Verzeichnis
an, in das Sie die Tabellen einspielen möchten.
Import von Tabellen
Gehen Sie zu dem Menue "Datei", "Import von.." und wählen Sie den Punkt "Tabellen". Danach aktivieren Sie die gewünschten Tabellen, wie
Länder, Tagessätze oder Kostenarten. Anschließend wählen Sie mit dem Schalter "Auswahl des Quellenverzeichnisses" das Laufwerk/
Verzeichnis an, in dem sich die zu importierenden Tabellen befinden.
Ablehnung von importierten Tabellen
Die zu importierenden Tabellen Kostenarten/Länder/Kfz werden beim Import mit den im System vorhandenen Tabellen überprüft. So können keine
Tabellen übernommen werden, wenn damit im System vorhandene Reisen nicht mehr einwandfrei abgerechnet werden können. So wird zum
Beispiel die zu importierende Tabelle Kostenart nicht übernommen, wenn eine Reise existiert, deren verwendete Kostenart gelöscht wurde. Dies
gilt nicht, wenn eine verwendete Kostenart nur deaktiviert ist.
Import von Fahrtenbuchdaten (Navigon)
Mit den Navigationssystemen der Firma Navigon können Sie auch ein Fahrtenbuch mitführen.Dabei erzeugt das Geräte eine Excel-Datei in dem
Verzeichnis \MN6\LogBook mit dem Namen Logbook.xls und eine Textdatei mit dem Namen LogBook.xls.tmp in der die Fahrten aufgezeichnet
sind. Die Textdatei können Sie über die neue Importschnittstelle in SD-Reisekosten einlesen und sich die Eingabe der Reiseziele/Zwecke und
Sonstiges • 29
Kilometerstände per Hand ersparen. Falls nur die Exceldatei vorhanden ist können sie diese Mithilfe von Excel in die Textdatei umwandeln. Dazu
speichern Sie die Datei als Textdatei mit Tabs als Trennzeichen ab.
Schnittstelle mit anderen Programmen
Sie können die Reisedaten und die berechneten Reisekosten mit anderen Programmen weiterverarbeiten. Dazu stellt Ihnen SD-Reisekosten zwei
Schnittstellen, die als ASCII-File realisiert sind, zur Verfügung.
Schnittstelle zur Textverarbeitung
Sämtliche Berichte, die SD-Reisekosten erzeugt, werden beim Ausdrucken auf das Ausgabemedium Bildschirm in einen ASCII-File mit dem
Namen: RK.TXT geschrieben. Dieser File befindet sich in dem Unterverzeichnis, in dem Sie SD-Reisekosten installiert haben.
Bei der Ausgabe der Berichte auf den Bidschirm wird der Standardeditor von Windows aufgerufen mit dem File RK.TXT. Dieser File wird nach der
Bildschirmausgabe nicht gelöscht. Sie können also danach die Berichte mit einer Textverarbeitungssoftware laden und in einer anderen Form
ausdrucken.
Tip:
Die gewählte Schriftart der Textverarbeitung sollte in Courier gehalten sein, damit die Tabellenform der Berichte erhalten bleibt.
Schnittstelle zu Lexware Buchalter
Mit SD-Reisekosten können Sie die abgerechneten Reisen in eine Exportdatei schreiben und diese in die Software Lexware Finanzbuchhalter
importieren.
Die Exportdatei ist eine reine Textdatei in der die einzelnen Felder mit Semikolon getrennt sind. In der ersten Zeile der Datei sind die Feldnamen
enthalten. In den folgenden Zeilen sind die einzelnen Buchungssätze enthalten.Sicherlich können diese Exportdatei aber auch mit anderen Fibus
verwenden.
Wie gehen Sie vor:
Kontonummern hinterlegen
Zuerst müßen Sie bei Kostenarten die Kontonummern hinterlegt haben.
Wichtig ist hierbei die Kostenart Fibu Gegenkonto.
Auswahl der Reisen
Mit dem Menuepunkt Export von Fibu Lexware Buchhalter geben Sie zuerst den Reisezeitraum ein deren Berechnungsdaten Sie exportieren
wollen.
Buchungsdatum
Wählen Sie für alle Buchungsdaten ein eigenes Buchungsdatum aus.
Dateiname
Wählen Sie zum Schluß das Laufwerk, Verzeichnis und den Dateiname.
Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung
Die zu erstattenden Reisekosten mit den jeweiligen Konten können Sie manuell in Ihre Fibu eingeben, wenn Sie den Buchungsbeleg ausdrucken.
Besser ist es natürlich, wenn die Buchung automatisch erfolgen würde.
Dazu bietet Ihnen SD-Reisekosten eine ASCII-File-Schnittstelle. Diesen File können Sie beim Menu “Datei Export zur Fibu” erzeugen.
Wahrscheinlich wird die Schnittstelle Ihrer Fibu anders gestaltet sein, als die Schnittstelle von SD-Reisekosten. Es dürfte jedoch möglich sein, mit
Hilfe eines selbstgeschriebenen Hilfsprogrammes Ihrer EDV-Abteilung die Daten aus BUCH.TXT umzuwandeln in das Schnittstellenformat Ihrer
Fibu.
Schnittstelle zur Tabellenkalkulation
Den beim Menue “Datei Export zur Fibu” erzeugte File können Sie in der Tabellenkalkulation Exel von Microsoft weiterverarbeiten. Dazu machen
Sie folgende Schritte:
1
Menue Datei öffnen in Exel auswählen
2
Button Text drücken
3
Auswahl Spaltenabgrenzung Semikolon
auswählen. Mit Ok Dialog beenden.
4
In Feld Dateiname das Unterverzeichnis von SDReisekosten wählen und den Namen Buch.txt
Beschreibung der Schnittstelle von SD-Reisekosten
Die Datei Buch.txt ist in drei Abschnitte unterteilt. Diese Abschnitte sind mit dem Trennzeichen & gekennzeichnet.
In jedem Abschnitt sind zeilenweise die Felddaten eingetragen. Jedes Feld ist mit einem ; als Trennzeichen von dem nächsten Feld abgegrenzt.
Die Zeile wird mit einem Carridge Return und Line Feed Zeichen abgeschlossen.
1. Zeile mit den Personaldaten des Reisenden
Sonstiges • 30
Eine Zeile mit folgendem Inhalt:
Feldnummer
max.Länge
Inhalt
1
10
Personalnummer
2
30
Name
3
30
Straße
4
10
Plz
5
30
Ort
6
13
Kostenstelle
7
10
Abteilung
8
13
Kontonummer
9
35
Bank
10
10
Bankleitzahl
2. Zeile mit dem Abrechnungszeitraum
Feldnummer
max.Länge
Inhalt
1
8
Datum Von...
2
8
Datum Bis..
3. Zeile mit dem Abschnittstrennzeichen &
4. Zeile mit Auflistung der Kostenarten
Es folgen mehrere Zeilen mit folgendem Inhalt:
Feldnummer
max.Länge
Inhalt
1
30
Name der Kostenart
2
10
Kostenstellennummer
3
13
Kontonummer
4
10
Nettobetrag
5
10
Vorsteuerbetrag
6
10
Bruttobetrag
7
10
Vorsteuer in Prozent
5. Abschluß der Kostenarten mit Abschnittstrennzeichen &
6. Summe der Kosten
Feldnummer
max.Länge
Inhalt
1
10
Summe Nettobetrag
2
10
Summe Vorsteuerbetrag
3
10
Summe Bruttobetrag
Feldnummer
max.Länge
Inhalt
1
30
Text: Vorschuß
2
13
Kontonummer
3
10
Betrag
7. Gezahlter Vorschuß der Firma
Eine Zeile:
8. Auszahlungsbetrag
Sonstiges • 31
Eine Zeile:
Feldnummer
max.Länge
Inhalt
1
30
Text: Auszahlung
2
13
Kontonummer
3
10
Betrag
Datenverlust
Unter normalen Umständen dürfte es nicht zum Datenverlust kommen. Es gibt aber einige Situationen, in denen es vorkommen kann:
1.
Bei Blitzeinschlag ist es möglich, daß Spannungsschwankungen im Versorgungsnetz entstehen, die wiederum zum Absturz Ihres Rechners
führen können.
2.
Sie beenden Ihre Arbeiten mit SD-Reisekosten, indem Sie einfach den Rechner ausschalten.
3.
Sie arbeiten mit SD-Reisekosten und starten nebenbei eine Anwendung, die Ihren Rechner zum Abstürzen bringt.
Alle diese Situationen haben gemeinsam, daß SD-Reisekosten nicht ordnungsgemäß beendet wurde. Wenn SD-Reisekosten nach einer solchen
Situation erneut gestartet wird, meldet es sich mit einem Mitteilungsfenster, in dem es das Starten eines Reindexlaufes erwünscht. Wenn Sie den
Schalter "Okay " drücken, wird der Reindexlauf gestartet.
Diesen Reindexlauf können Sie auch manuell starten, wenn Sie im Hauptmenue "Datei Indizieren" auswählen. Hierbei werden die Indexdateien
neu aufgebaut. Zudem werden gelöschte Datensätze entfernt. In allen Fällen, in denen merkwürdige Fehler auftreten, starten Sie bitte den
Reindexlauf. Sollten anschließend immer noch Fehler auftauchen, wenden Sie sich bitte an die Hotline.
Datensicherung
Wenn Sie sehr große Mengen an Reisen erfassen, so sollten Sie öfters die Reisedaten sichern. Dazu bietet Ihnen SD-Reisekosten folgende
Funktionen an:
Sichern der Daten
Zur Sicherung der Daten wählen Sie mit Hilfe des Menues "Datei", "Datensicherung..." den Punkt "sichern" aus. Sie geben das Zielverzeichnis
oder mit dem Schalter "Ändern" das Laufwerk/Verzeichnis an, in das Sie die Daten sichern möchten. Es gibt ein Unterverzeichnis mit dem Namen
Backup dort können Sie Ihre Daten sichern.
Sie können nun auch eine Notiz hinterlegen um anzuzeigen, welche Art oder welche Daten Sie gesichert haben. Die Uhrzeit und Datum brauchen
Sie nicht anzugeben. Diese wird automatisch mitgespeichert.
Es werden alle Dateien in eine einzige Datei mit der Endung "bck" gespeichert und diese wird in das jeweilige Zielverzeichnis gesichert. Achten
Sie darauf, daß genügend Speicherplatz auf der Diskette vorhanden ist. Zur Zeit kann nur auf eine Diskette gespeichert werden. Sollte der Platz
nicht ausreichen, so spielen Sie bitte die Daten in ein Unterverzeichnis und sichern Sie diese dann mit einem Streamer.
Beachten Sie bitte:.
1 Eine Diskette ist kein sicheres Medium.
2. Benutzen Sie in jedem Fall ein weiteres professionelles Datensicherungssystem für Ihre Geschäftsdaten.
Rücksichern der Daten
Falls Sie einmal die Rücksicherung benötigen, so wählen Sie mit Hilfe des Menues "Datei", "Datensicherung..." den Punkt "rücksichern" aus. Sie
wählen dann nur noch mit dem Schalter "Ändern" das Laufwerk/Verzeichnis an, in dem sich die Daten befinden, die Sie rücksichern wollen. Oder
geben Sie das Verzeichnis ein.
In einer Übersichtsliste sehen Sie das Datum und die Uhrzeit der gesicherten Daten, sowie Ihre Notiz, wenn im ausgewählten Quellverzeichnis
gesicherte Daten vorhanden sind. Sie können nun die jeweilige Datensicherung rücksichern oder auch vorhandene löschen.
ACHTUNG: Beim Rücksichern werden alle vorhandenen Daten überschrieben.
Betriebsprüfer
Anmelden als Betriebsprüfer
Bei einer Betriebsprüfung müssen Sie seit 1.1.2002 dem Betriebsprüfer Zugang zu der Hard- und Software gewähren. Dieser darf sich alles
ansehen und auch Auswertungen ausführen. Damit der Betriebsprüfer keine Daten verändern kann, sollte das Programm den Zugriff auf nur lesen
beschränken. Hierzu rufen Sie SD-Reisekosten über die Programmgruppe mit Reisekosten 2004 BP auf.
Sonstiges • 32
Export der Daten für den Betriebsprüfer
Bei einer Betriebsprüfung, kann der Betriebsprüfer verlangen, daß die Daten, die in SD-Reisekosten gespeichert sind, ihm auf Datenträger zur
freien Verfügung bereitgestellt werden. Hierzu gehen Sie auf „Datei Export von Betriebsprüferdaten“.
Dort können Sie die geprüften Jahre auswählen und ein Verzeichnis in das die Dateien gespeichert werden. Den Inhalt des Verzeichnis mit allen
Dateien brennen Sie dann bitte auf eine CD.
Passwort
Sie können ihre Reisedaten schützen in dem Sie ein ein Passwort vergeben.
Hierzu muß diese Funktion unter Extras Optionen Passwort aktiviert werden.
Sie können dann einen neuen Benutzer anlegen und ihm ein Passwort vergeben.
Zudem können Sie festlegen ob dieses Passwort nach einer Ablauffrist erneuert werden muß.
Arbeitsorganisation (Workflow)
Mit der Aktivierung der Arbeitsorganisation können die betrieblichen Arbeitsvorgänge, die zur Reisekostenabrechnung gehören, abgebildet werden.
Jede Reise erhält einen Status aus dem ersichtlich ist, ob die Reise beantragt, berechnet, gebucht und ausgezahlt wurde. Die Reisen können
nach diesen Stadien gefiltert werden, dazu kann mit dem Menuepunkt Ansicht die Reisen in der Übersichtsliste nach etwaigen Stadien anzeigt
und ausdruckt werden.
Vorgehensweise:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Zuerst Aktivieren der Arbeitsorganisation mit Extra Arbeitsorganisation.
Kopieren einer der vorhandenen Arbeitsabläufe.
Anpassen und Ändern des kopierten Arbeitsablaufes.
Aktivieren des Arbeitsablaufes mit einem Gültigkeitsdatum.
Vergabe der Rolle.
Testen.
Beim Aktivieren eines Arbeitsablauf setzen Sie ein Datum.
Alle Reise, die Sie ab dem Systemdatum ihres Rechners, das dem Aktivierungsdatum entspricht erhalten dann einen Status. Vorhandene Reise
werden nicht verändert.
Achtung:
Löschen eines aktiven Arbeitsablauf ist nur möglich, wenn die verknüpften Reisen auch gelöscht sind. Ebenso ist das Bearbeiten eingeschränkt.
Also kopieren Sie einen Arbeitsablauf und aktivieren Sie ihn zum Test.
Bei nötigen Änderungen kopieren Sie diesen und bearbeiten den Kopierten.
Anschliesen aktivieren diesen und testen usw. usw..
Zum Schluß löschen Sie alle Reisen und löschen alle Testabläufe und schalten den für Sie geeigneten aktiv.
In der Netzwerkvison können Sie zum Testen die Arbeitsorganisation nur für den Supervisor aktivieren und später für alle Netzwerkuser aktivieren.
Arbeitsabläufe
Arbeitsabläufe können Sie ändern, umbenennen, kopieren und aktivieren.
Löschen können Sie einen Arbeitsablauf nur, wenn keine Reisen mehr, die mit dem Ablauf verknüpft sind, im System vorhanden sind.
Standartmäßig sind zwei Arbeitsabläufe vorhanden einen für einen größeren Betrieb und einen für einen Kleinbetrieb. Diese kopieren sie am
besten und passen Sie an ihre Wünschen an.
Bei den Bearbeitern finden Sie die Zusatzattribute R und Z. Bearbeiter mit R dürfen diesen Arbeitsvorgang nur lesen. Bearbeiter mit Z können den
Status des Vorganges zurücksetzen.
Die allgemeine Vorgehensweise bachten Sie bitte unter
Beispiel eines Arbeitsablaufes:
Status
Name
Bearbeiter
01
Reise neu
Reisender
Chef R
Der Bearbeiter mit der Rolle als
Reisender legt die Reise an. Jede
neue Reise erhält diesen Status.
Hier hat nur der Reisende Zugriff.
Der Chef darf nur lesen, dazu hat
er das Attribut R .
02
Reiseantrag prüfen
Reisender R
Vorgesetzter
Der Reisende kann den Status
von 01 Reise neu auf 02
Reisenantrag setzten. Er kann
dann aber nichts mehr an der
Reise ändern. Der Vorgesetzte hat
nun Zugriff.
Sonstiges • 33
03
Reiseantrag wird
geprüft
Vorgesetzter
Der Vorgesetzte ändert nun den
Status auf 03.Damit hat nur er
allein den Zugriff.
04
Reiseantrag
genehmigt
Vorgesetzter
Reisender
Der Vorgesetzte genemigt die
Reise und setzt den Status auf
genemigt. Nun kann auch wieder
der Reisende zugreifen.
05
Reise Ok,Prüfen!
Reisender
Buchhalter
Nach dem Reiseende
vervollkommt der Reisende die
Daten und setzt den Status auf
Prüfen. Der Buchhalter kann nun
die Reise bearbeiten.
06
Reise korrigieren
Reisender Z
Buchhalter
Wenn der Buchhalter Fehler
findet, so kann er auf Reise
korrigieren setzen und der
Reisende hat wieder Zugriff.
Dieser kann dann mit dem Attribut
Z den Status auf Reise Ok
zurücksetzen.
07
Reise wird geprüft
Buchhalter Z
Der Buchhalter kann die Reise, die
zur Prüfung 05 bekommt sofort
mit dem Status 07 belegen und
hat somit alleinigen Zugriff. Mit
dem Attribut Z kann er den
Reisestatus auf 06 zurücksetzen.
Oder aber die Reise ist in
Ordnung und erhält den Status 08
08
Reise bereit zu
buchen
Buchhalter
Der Buchhalter kann die Reise
nicht mehr zurückstufen. Sie hat
einen Status bei dem nur er
Zugriff hat und er weiß, wie er
weiter zu verfahren hat.
09
Reise ist gebucht
Buchhalter
Nun ist die Buchung erfolgt
10
Reise ist ausgezahlt
Buchhalter R
Die Reise ist ausgezahlt. Mit R hat
auch der Buchhalter keine
Möglichkeit mehr die Reise zu
ändern.
Vergabe der Rolle als Bearbeiter
Unter Extras Arbeitsorganisation Bearbeiter können Sie die Rolle festlegen, die Sie in dem Arbeitsablauf spielen. <Keine Rolle> ermöglicht dem
Supervisor oder bei der Einzelplatzlizenz den Zugriff auf alle Vorgänge eines Arbeitsablaufes.
Bei der Netzwerkversion ist dies die Rolle für den Supervisor. Die Rolle für die einzelnen
Benutzer finden Sie unter Rechte.
Eurokurse der WWU-Teilnehmer
1 EUR entspricht folgenden Nationalen-Währungseinheiten :
WWU-Teilnehmer
Kurs
Währ
ung
Belgien
40,3399
BEF
Deutschland
1,95583
DEM
Spanien
166,386
ESP
Frankreich
6,55957
FRF
Irland
0,787564
IEP
Italien
1936,27
ITL
Luxemburg
40,3399
LUF
Niederlande
2,20371
NLG
Österreich
13,7603
ATS
Portugal
200,482
PTE
Finnland
5,94573
FIM
Griechenland (2002)
340,750
GRD
Malta (2008)
04290
MTL
Sonstiges • 34
Zypern (2008)
0,585274
CYP
Slowenien (2007)
239,640
SIT
Slowakei
30,1260
SKK
Estland
15,6466
EEK
Nicht Teilnehmer sind : Großbritannien, Dänemark und Schweden.
Hotline
Sie können uns jederzeit ansprechen, wenn Sie Fragen, Probleme oder sich auch nur über unser Produkt geärgert haben. In allen Fällen rufen
oder faxen Sie uns an. Denn ohne Rückmeldung von Ihrer Seite aus, können wir das Produkt nicht verbessern.
Telefon:
0611 806206
Fax:
0611 8110296
Am besten per E-Mail [email protected]
Domänehttp://www.spesen.com
Impressum
Handbuch/Online-Hilfe Handbuch für SD-Reisekosten
(c) Stenzel Ingenieurbüro für Datentechnik seit 1993
Postfach 5532, 65045 Wiesbaden
Telefon: 0611 806206, Fax: 0611 8110296
Alle Angaben erfolgen ohne Gewähr.
Kein Teil des Handbuchs/Online-Hilfe darf in irgendeiner Form ohne vorherige schriftliche Genehmigung reproduziert oder unter Verwendung
elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden.
Alle im Buch/Online-Hilfe verwendeten Bezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen unterliegen dem jeweiligen warenzeichen-,
marken- oder patentrechlichen Schutz.
Lizenzbestimmungen
1. Umfang der Benutzung
Bei Einzelplatzlizenzen darf die Software nur auf einem Computer und nur von einer Person benutzt werden. Die Netzwerklizenz dürfen hingegen
von einem Serverrechner aus, von einer beliebigen anzahl Personen benutzt werden. Der Lizenznehmer darf Kopien der Software auf einem
Datenträger abgespeichert und von einem Computer auf einen anderen übertragen. Andere Arten der Nutzung sind nicht erlaubt.
2. Handhabung
Der Lizenznehmer ist verpflichtet regelmäßige Datensicherung durchzuführen.
3. Rückgaberecht
Der Lizenznehmer kann innerhalb von 14 Tagen vom Vertrag zurücktreten und die
Software zurückschicken. Die Software muß unbenutzt sein. Bei Software im Werte unter
40 EUR trägt der Lizenznehmer die Kosten der Rücksendung.
4. Gewährleistung
Das Ingenieurbüro Stenzel gewährleistet für einen Zeitraum von 24 Monaten ab Empfangsdatum gegenüber dem Lizenznehmer, daß zum
Zeitpunkt der Übergabe, der Datenträger, auf dem die Software aufgezeichnet ist, die Software unter normalen Betriebsbedingungen und normaler
Handhabung gebrauchsfähig ist. Wir weisen darauf hin, daß es nach dem Stand der Technik nicht möglich ist, Computerprogramme so zu
erstellen, daß sie in allen Anwendungen und Kombinationen fehlerfrei arbeiten. Deshalb übernimmt das Ingenieurbüro Stenzel keine Haftung für
die Fehlerfreiheit der Software. Insbesondere übernimmt der Lizenzgeber keine Gewähr dafür, daß die Software den Anforderungen und Zwecken
des Lizenznehmers genügt oder mit anderen von ihm ausgewählten Programmen zusammenarbeitet. Die Verantwortung für die richtige Auswahl
und die Folgen der Benutzung der Software sowie der damit beabsichtigten oder erzielten Wirkung trägt der Lizenznehmer. Folgeschäden oder
Vermögenschäden jeglicher Art, insbesondere durch Datenverlust sind ausgeschlossen. Dieser Ausschluß gilt nicht für Schäden, die durch
Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit auf Seiten des Ingenieurbüros Stenzel verursacht wurden. Die Haftung ist auf den Betrag beschränkt, der
tatsächlich für das Produkt bezahlt wurde.
5. Bei Fragen und Informationen wenden Sie sich an
Stenzel Ing.Büro,Inhaber Ulf Stenzel,Walkmühlentalanlagen 40, 65195 Wiesbaden,Tel:0611806206, Fax : 0611 8110296 .
Sonstiges • 35
P
Index
Pauschal 14, 31, 45
R
A
Auslandskilometer 28
Reindexlaufes 56
Reisende 20–22, 20, 21–22, 21–22
B
S
Bahn 29, 38
Belegarten 35, 42, 48
Belege 24, 29, 30–31, 30–35, 30–35, 33–35, 37–
38, 40, 44, 49
Belege erfassen 33, 38
Berechnungsart 27, 30–31
Bewirtung 9, 46, 49
Bewirtungskosten 9, 37, 49
Bus 29, 33, 38
Schnittstelle 53–54, 53–54, 53
Schriftgröße der Berichte 41
Selbständig/Angestellter 22
Spesen 14–19, 21, 24, 29–30, 29–30, 29–30, 33–
37, 39–40, 39–40, 39–40, 44–45, 44–45, 47–
49, 47, 44, 49–54, 47–49, 53–54, 56, 50–54,
50–54, 61
Stationen 21, 52
T
D
Taxi 29, 33, 38
Datenverlust 56
Dienstreise 24–25, 24–25, 24–25, 29–30, 29–30,
46
Drucken der Reisekosten 39
V
Vorsteuer 28, 35, 38, 47–48, 47–48, 47–48, 55
E
Z
Einzelnachweis 27, 30–33, 30–31, 30–31, 45–46,
45–46
Zweck 23–25, 23–25, 23–25
F
Fahrtenbuch 14, 20, 25, 28–30, 28–30, 28–30, 40–
41, 40–41, 40–41
Fibu 39–40, 39, 53–54
Firmenfahrzeuge 29
Flugreisen 26
G
Geschenke 38, 48
H
Haushaltsersparnis 46
Hotel 35
Hotline 56–58, 56–58, 61
I
Installation 16
K
Kilometer 25, 28–29, 28–29, 28–29, 40–41, 40–41,
40–41
Kostenarten 31, 39, 42, 47–48, 47–48, 47–48, 52,
55
L
Ländertabelle 26, 34, 43
O
Ort 23, 54
Sonstiges • 36

SD-Reisekosten 2011 - Reisekostenabrechnung einfach

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