word 97 2003 makro ohne umweg start

PC-Top
TIPPS
Die besten Computerratschläge für den erfolgreichen Büroalltag
Excel
Autoformen in 3D:
Peppen Sie Ihre Objekte auf
Wenn Sie eine Autoform in eine
Tabelle einfügen, erscheint diese
normalerweise nur zweidimensional. Einige der Autoformen
lassen sich aber mit einem 3DEffekt versehen. So können Sie
Ihre Tabellen optisch aufwerten.
Tipp: Steht Ihnen die Schaltfläche
3D-Art noch nicht zur Verfügung,
klicken Sie die Symbolleiste an der
rechten Seite an und wählen Sie
Schaltfäche hinzufügen oder entfernen/Zeichnen und 3D-Art aus, um
die Schaltfläche anzeigen zu lassen.
Leider ist diese Funktion nicht für
alle Autoformen möglich, aber einige der gängigsten können Sie
nachträglich bearbeiten.
Effekte bearbeiten
Aus 2D wird 3D
So geht’s: In unserem Beispiel verwenden wir ein Rechteck, das wir
über die Symbolleiste Zeichnen in
die Tabelle einfügen bzw. bereits
eingefügt haben. Markieren Sie das
Rechteck und klicken Sie in der
Symbolleiste Zeichnen auf das Symbol 3D-Art (➝ Abb. 1). Wählen Sie
hier die gewünschte 3D-Formatierung aus.
Sie können das erstellte 3D-Objekt
noch aufälliger gestalten. Wählen
Sie dafür wiederum die Schaltflächen 3D-Art und 3D-Einstellungen... Es erscheint eine neue
Menüleiste, über die Sie verschiedene Parameter für das 3D-Objekt
festlegen können. Die interessantesten Effekte erzielen Sie über den
Lichteinfallswinkel. Klicken Sie in
der Symbolleiste auf die Schaltfläche Beleuchtung (➝ Abb. 2). Es
öffnet sich ein neues Fenster, in
dem Sie den Lichteinfall und die
Intensität beeinflussen können.
Abb. 1: Die Schaltfläche 3D-Art
finden Sie in der Symbolleiste
„Zeichnen“.
Abb. 2: Sie können die Objekte
über die Option „3D-Einstellungen“ individuell anpassen.
Inhalt
1
Excel:
Autoformen in 3D
2
Excel:
Integrierter Währungsrechner
Peppen Sie Ihre Objekte auf
Tagesaktuelle Kurse auf Knopfdruck
3
So unterdrücken Sie das Fehlerprotokoll an Microsoft
Internetnews
Neue Microsoft Update-Webseite
Microsoft hat das bisherige Windows Update zum Einspielen von
Patches und Updates in „Microsoft Update“ umbenannt. Im Gegensatz zu Windows Update liefert
diese Version nicht nur Aktualisierungen für das Betriebssystem,
sondern auch für andere Microsoft-Produkte wie beispielsweise
Office und Server-Applikationen.
Der Umweg über die Office-Up-
München, den 22. Juni 2005· Ausgabe 12/2005
date-Seite entfällt also in Zukunft.
Neu ist nicht nur der Name. Die
Seite bietet erweiterte Funktionen
und ein angepasstes Aussehen.
Zudem wurde auch die für die Erkennung, den Download und die
Installation verantwortliche Komponente überarbeitet. Sie soll nun
effizienter arbeiten.
➝ http://update.microsoft.com/
microsoftupdate
Windows:
Geheimnisse wahren
3
PowerPoint:
Schnellabgleich
Präsentationen vergleichen und
zusammenführen
Spezial:
Word-Abstürze verhindern
Nutzen Sie Ihr Internet-Archiv unter:
www.gwi.de/office
Benutzername: PC
Kennwort des Monats: toolbar
www.gwi.de
Ausgabe 12/2005
63349
PC-TopTIPPS
Excel
Integrierter Währungsrechner:
Tagesaktuelle Kurse auf Knopfdruck
Abb. 3: Importieren Sie z. B.
tagesaktuelle Eurokurse...
Enthalten Ihre Excel-Tabellen Werte, die schwankenden Kursen unterworfen sind, z. B. Währungen oder
Aktien? In diesem Fall können Sie
sich das mühsame Aktualisieren von
Hand sparen. Koppeln Sie Ihre Daten per Webabfrage an tagesaktuelle
Kurse aus dem Internet.
Im Internet gibt es unzählige Webseiten
mit aktuellen Währungskursen, Rohstoff- oder Güterpreisen, Aktienkursen
und dergleichen mehr. Werden die Werte in Form einer HTML-Tabelle angezeigt, können Sie diese ab Excel
2002/XP direkt importieren.
Import der Daten
Abb. 4: ..., Kreuz-Währungstabellen oder Aktienkurse aus dem
Internet in Ihre Excel-Tabelle.
So geht’s: Wählen Sie Daten/Externe
Daten importieren/Neue Webabfrage
und tragen im Feld Adresse: die URL
der Webseite ein, welche die gewünschten Daten enthält. Ein einfaches Beispiel finden Sie hier:
http://www.kraichgau.com/geld.html
(➝ Abb. 3 und 4) Klicken Sie jetzt auf
einen oder mehrere der gelben Pfeile
neben den Tabellen, die Sie einbinden
möchten, und bestätigen Sie mit Importieren. Nach kurzer Zeit erscheinen die
Werte im Excel-Tabellenblatt.
Werte aktualisieren
Um die Daten zu aktualisieren, klicken
Sie mit der rechten Maustaste auf eine
der Zellen und wählen aus dem Kontextmenü Daten aktualisieren. Alternativ können Sie über Datenbereichseigenschaften... Intervalle Zeiträume
festlegen, in denen die Daten aus dem
Internet abgefragt werden.
Hinweis: Der Import funktioniert übrigens auch schon in Excel 2000 (über
Daten/Externe Daten/Neue Webabfrage). Allerdings können Sie hier
nur ganze Tabellen aus dem Internet
einfügen.
Windows
Blitzschneller Zugriff:Wählen Sie Ihre
Laufwerke über die Taskleiste aus
Müssen Sie bei Ihrer Arbeit am PC
häufig auf ein oder mehrere Laufwerke zugreifen? Dann können Sie
sich mit einem kleinen Trick künftig
den Umweg über den Arbeitsplatz
oder den Windows-Explorer sparen.
Abb. 5: Verschaffen Sie sich
schnellen Zugriff auf häufig benutzte Laufwerke.
Arbeitsplatz in der Taskleiste
Windows XP bietet eine komfortable
Möglichkeit, den Arbeitsplatz und somit
Ihre Laufwerke direkt aus der Taskleiste
heraus anzusteuern. Diese Funktion
muss einmalig eingerichtet werden.
2
München, den 22. Juni 2005 · Ausgabe 12/2005
So geht’s: Klicken Sie mit der rechten
Maustaste auf eine freie Stelle in der
Taskleiste. Es öffnet sich das Kontextmenü. Wählen Sie hier die Option
Symbolleisten aus. Gehen Sie im sich
öffnenden Menü auf Neue Symbolleiste.
Es öffnet sich ein kleines Explorerfenster, in dem Sie Arbeitsplatz auswählen
und Ihre Auswahl mit OK bestätigen. In
der Taskleiste erscheint eine neue
Schaltfläche, über die Sie alle Laufwerke
ansteuern können(➝ Abb. 5) . Auf gleichem Weg können Sie z. B. auch die
Netzwerkumgebung einbinden oder die
Funktion wieder ausblenden.
www.gwi.de
PC-TopTIPPS
Windows
Geheimnisse wahren: So unterdrücken Sie
das Fehlerprotokoll an Microsoft
Abb. 6: Zeit gespart, Geheimnisse
gewahrt: So wird das Fehlerprotokoll weder erstellt noch an Microsoft versandt.
Wann immer eine Office-Applikation
wegen eines Fehlers vom System
beendet wird, erzeugt Windows
einen Fehlerbericht, um ihn anschließend an Microsoft zu verschicken. Das kann das System
bis zu einer halben Stunde blockieren. Nutzen für den Anwender?
Fehlanzeige!
nisse enthalten, die sich zum Zeitpunkt
des Absturzes im Arbeitsspeicher befanden. Mit wenigen Handgriffen schalten Sie den Fehlerbericht-Assistenten
ab oder beschränken ihn zumindest auf
ein Minimum.
Mit dieser Funktion will Microsoft die
Softwareprogrammierung im eigenen
Haus vorantreiben. Allerdings ist der
Fehlerbericht für den Anwender – im
Gegensatz zur eigentlichen Fehlermeldung, die aufschlussreiche Fehlercodes
enthält – unbrauchbar. Da er für die
Fehlerübermittlung an Microsoft ein
Speicherabbild erzeugt, kann er sogar
sensible Daten und Geschäftsgeheim-
So geht’s: Klicken Sie unter Start/
Systemsteuerung/System/Erweitert auf
Fehlerberichterstattung und wählen Sie
die Option Fehlerberichterstattung deaktivieren an (➝ Abb. 6).
Fehlerprotokoll einfach
abschalten
Wollen Sie persönlich über gravierende
Fehler informiert bleiben, aktivieren Sie
zusätzlich die Option Aber bei kritischen
Fehlern benachrichtigen.
PowerPoint
Schnellabgleich: Präsentationen
vergleichen und zusammenführen
Abb. 7: Ab PowerPoint 2002 können Sie Präsentationen bequem
vergleichen und zusammenführen.
Arbeiten mehrere Personen an einer
Präsentation, hält PowerPoint ab
Version 2002 eine äußerst nützliche
Funktion bereit, um Versionen miteinander zu vergleichen und gegebenenfalls abzugleichen.
So geht’s: Öfffnen Sie die betreffende
Präsentation. Wählen Sie unter Extras
den Menüpunkt Präsentation vergleichen und zusammenführen (➝ Abb. 7).
Steuern Sie im geöffneten ExplorerFenster das Dokument an, das mit der
geöffneten Version verglichen werden
soll, und klicken Sie auf Zusammenführen.
Hinweis: Wurde die ausgewählte Version
direkt am PC gespeichert und nicht per
E-Mail zugeschickt, öffnet sich ein Hinweisfenster. Klicken Sie hier einfach auf
Weiter.
www.gwi.de
Änderungen annehmen oder
ablehnen
So geht’s: In der ursprünglichen Version
des Dokuments werden die Änderungen nun im Aufgabenbereich angezeigt.
In der Symbolleiste Überarbeiten
haben Sie die Möglichkeit, die Bearbeitungen einzeln oder insgesamt anzunehmen. Benutzen Sie dafür das Symbol Übernehmen oder den Listenpfeil,
um die Auswahl zu öffnen. Hier können
Sie wählen zwischen alle Änderungen in
die aktuelle Folie übernehmen oder alle
Änderungen in die Präsentation übernehmen. Über Bearbeitung beenden
schließen Sie den Vorgang ab. Änderungen, die nicht angenommen wurden,
gehen mit diesem Schritt verloren.
Hinweis: PowerPoint kennt kein ausdrück-liches Ablehnen von Änderungen.
München, den 22. Juni 2005 · Ausgabe 12/2005
3
PC-TopTIPPS
Word
Schnell navigiert:
Textstellen gezielt ansteuern
Abb. 8: Das Inhaltsverzeichnis
steuern Sie über „Einfügen/Referenz“ an.
Abb. 9: Wollen Sie das Inhaltsverzeichnis zur Navigation nutzen
reichen die Voreinstellungen aus.
Vielleicht kennen Sie das ja: Je
größer ein Dokument wird, um so
mühsamer ist es, einzelne Kapitel
wiederzufinden, um etwas nachzulesen oder zu überarbeiten. Selbst
wenn Sie für Ihren Text kein Inhaltsverzeichnis benötigen, bietet sich
dieses in solchen Fällen als schnelles Navigationsinstrument an. Wir
zeigen Ihnen, wie es geht.
So geht’s: Um das Inhaltsverzeichnis als
Sprungmarke für Ihren Text einzusetzen, ist es zunächst erforderlich, den
einzelnen Überschriften und Zwischenüberschriften Formatvorlagen zuzuweisen, die mit einer Gliederungsebene versehen sind. Sie können die
bereits in Word integrierten Überschriften Überschrift 1, Überschrift 2 usw.
verwenden. Dafür markieren Sie
zunächst Ihre Überschriften und weisen
diesen dann über das DropDown-Menü
Formatvorlage z. B. die Vorlage Überschrift 1 zu.
Voreinstellungen nutzen spart
Zeit
Sie können das Inhaltsverzeichnis an
bleibieger Stelle im Dokument einfügen.
Setzen Sie einfach den Cursor an diese
Position und wählen Sie im Menü Einfügen/Referenz/Index und Verzeichnisse
Nächste Ausgabe
PC-Top
4
TIPPS 13-2005
Word: Handsigniert
So verwenden Sie Ihre Unterschrift in Word-Dokumenten
Excel: Tabellen fotografieren
Binden Sie die Excel-Kamera ein und erstellen Sie bequem
Screen Shots
PowerPoint: Immer topaktuell
Binden Sie Internetseiten in Ihre Präsentation ein
München, den 22. Juni 2005 · Ausgabe 12/2005
aus (➝ Abb. 8) (Word 97/2000: Einfügen/Index und Verzeichnisse). Klicken
Sie auf die Registerkarte Inhaltsverzeichnis und legen hier unter Anzeigen
fest,
wie
viele
Überschriftebenen berücksichtigt werden sollen
(➝ Abb. 9). In der Regel können Sie die
Voreinstellung belassen. Gleiches gilt
für die Layouteinstellungen, wenn Sie
das Inhaltsverzeichnis nur zur schnellen
Navigation nutzen möchten und später
wieder löschen. Damit halten Sie den
Aufwand in Grenzen.
Navigation im Dokument
Um nun mit Hilfe des Inhaltsverzeichnisses in Ihrem Dokument eine bestimmte
Textstelle anzuspringen, drücken Sie
unter Word 2002/2003 einfach die
STRG-Taste und klicken auf den gewünschten Eintrag im Inhaltsverzeichnis. In Word 2000 genügt es, den Kapiteleintrag
oder
sie
Seitenzahl
einmalanzuklicken. In der Version Word
97 klicken Sie auf die Seitenzahl neben
dem Kapitel.
PC-TopTipps
Die besten Computerratschläge für den
erfolgreichen Büroalltag
Herausgeber: GWI Gesellschaft für
Wirtschaftsinformation GmbH & Co. OHG
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Abonnentenservice Tel.: 089 231103-0
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Lutz Bandte
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Redaktion: REDAKTIONSBÜRO HÖLSKEN
Diplom-Germanistin Cordula Natusch
Der Inhalt dieses Briefs dient nur zur
Information des Empfängers. Alle Informationen nach bestem Gewissen, jedoch
ohne Gewähr. Wiedergabe, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Einwilligung des Herausgebers. Erscheinungsweise zweimal im Monat.
www.gwi.de
PC-TopTIPPS
Spezial
Word: Abstürze verhindern
PraxisTool
Zu diesem Text haben wir Ihnen ein PraxisTool „Abstürze
verhindern – Schritt für Schritt
zu einem stabilen Word“ erstellt, mit dem Sie die einzelnen Schritte nachvollziehen
können. Es liegt dieser Ausgabe bei. Sie erhalten es auch
kostenlos auf unserer Homepage:
www.gwi.de/office
➝ Downloads
➝ Büro & Kommunikation.
Ihre Zugangsdaten finden Sie
auf Seite 1 Ihrer aktuellen
Ausgabe.
Jeder Benutzer von Word kennt
diese Probleme: Das Programm
hängt sich auf oder stürzt gleich
ganz ab. Häufig startet oder
schließt es nur noch mit Schwierigkeiten. Meist geschieht das dann,
wenn man es am wenigsten
gebrauchen kann. Verordnen Sie
deshalb Ihrem Word eine Stabilitätsdiät! Mit unserem 10-PunkteProgramm sorgen Sie nachhaltig
für Ruhe – 99 Prozent aller Fehler
lassen sich anhand unserer Checkliste und des PraxisTools abstellen. Lesen Sie, wann die häufigsten
Fehler zu Stande kommen und wie
Sie diese beheben können.
Ob die Abstürze regelmäßig beim
Arbeiten mit Formularfeldern auftreten, beim Ausschneiden und Einfügen
von Inhalten, beim Speichern oder
gleich beim Öffnen von Word – es gibt
eine Lösung für jedes dieser Probleme. Zudem sorgt unsere Stabilitätskur
dafür, dass sich solche Fehler in Zukunft nicht mehr einschleichen können. Damit lässt sich auch ein bislang
normal laufendes Word „wasserdicht“
machen.
Abb. 10: Mit einer hohen
Sicherheitsstufe verhindern Sie.
dass schädliche oder fehlerhafte Makros beim Start ausgeführt werden.
Abb. 11: Funktionen wie
„Schnellspeicherung“
und „AutoWiederherstellen“ können Abstürze begünstigen – aber
auch deren Wirkung mildern.
www.gwi.de
Hinweis: Erscheint beim Arbeiten mit
Word die Meldung, dass Word auf
Grund eines Fehlers beendet wird,
müssen Sie den Problembericht nicht
an Microsoft senden (s. auch Seite 3).
Die Informationen können aber für
Ihren Administrator hilfreich sein. Im
Idealfall informieren Sie diesen sofort
bzw. kopieren die Daten, die Sie nach
einem Klick auf die Schaltfläche
klicken Sie hier im Fenster erhalten.
Vorbeugende Maßnahmen
Grundsätzlich können Sie einige Maßnahmen ergreifen, um auch bei einem
stabil laufenden System das Risiko
künftiger Ausfälle minimal zu halten.
Neben einem Virenscanner gehört (bei
vernetzten Rechnern) eine Firewall zur
Standardausstattung – nicht zuletzt,
weil Word durch Makroviren wesentlich anfälliger gegenüber Eindringlingen aller Art ist als die meisten anderen
Programme. Ebenso wichtig ist eine
regelmäßige Aktualisierung von Windows und Office durch Service Packs
und andere Sicherheits-Updates. Wie
Sie diese installieren, können Sie
Schritt 9 unserer Checkliste entnehmen. In den PC-TopTIPPS weisen wir
Sie regelmäßig auf neue Update in
diesen Bereichen hin. Daneben bietet
Word selbst einige Sicherheitsmechanismen, die Sie in jedem Fall aktivieren sollten.
Sicherheitsstufe hoch
So geht’s: Ab Word 2000 können Sie
unter Extras/Makro/Sicherheit auf der
Registerkarte Sicherheitsstufe selbige
auf Hoch setzen (➝ Abb. 10). Dokumente, die Makros enthalten, werden
dann auf Wunsch mit deaktivierten
Makros geöffnet.
Einem Datenverlust beugen Sie über
Extras/Optionen/Speichern/AutoWiederherstellen-Info speichern alle: mit
einem Wert zwischen fünf und 15 Minuten vor (➝ Abb. 11). Lassen Sie sich
nicht dadurch verwirren, dass wir
Ihnen in Schritt 6 der Checkliste genau
das Gegenteil empfehlen, nämlich das
Deaktivieren der Funktion AutoWiederherstellen. Dies ist eine temporäre
Maßnahme, durch die ein kränkelndes
Word wieder auf die Beine kommen
soll. Läuft das Programm problemlos,
ist die Funktion sehr sinnvoll, weil sie
einen Großteil Ihrer Arbeit retten
kann, falls es doch einmal zu einem
Absturz kommen sollte.
München, den 22. Juni 2005 · Ausgabe 12/2005
PC-TopTIPPS
Spezial
Fortsetzung Word:
Abstürze verhindern
Abb. 12: Programme und Prozesse,
die im Hintergrund
ablaufen, können
Word an der Arbeit
hindern. Probehalber sollten Sie diese
beenden.
Premium-Service
Weitere Tipps, wie Sie Word
sicherer machen, erhalten Sie
in unserem Faxabruf „WordAbstürze vermeiden“ unter
der Faxabrufnummer 01805
88761-382* (Service-Hotline:01805 992277- 261*)
oder im Internet unter
www.gwi.de/office
➝ Downloads
➝ Büro & Kommunikation.
Ihre Zugangsdaten finden Sie
auf Seite 1 Ihrer aktuellen
Ausgabe (*12 Cent/Min).
Arbeit am Dokument selbst
Verräterisch: Der Zeitpunkt
des Absturzes
Manchmal ist es einfacher, aus dem
Kontext auf die Ursache eines Absturzes zu schließen, z. B. wenn Sie ein
Dokument über Datei/Öffnen... laden
wollten. Schwieriger wird es, wenn
diese direkte Verbindung nicht offensichtlich ist. Dennoch gibt es drei kritische Phasen, die Rückschlüsse auf
Fehlerquellen erlauben.
Startschwierigkeiten
Stürzt Word direkt beim Start ab, sind
die Normal.dot (siehe Schritt 5.der
Checkliste) sowie – falls vorhanden –
alle weiteren geöffneten globalen Formatvorlagen die Hauptverdächtigen.
Sie können sie probeweise unter
Extras/ Vorlagen und Add-Ins... deaktivieren. Weiter kommen fehlerhafte
Makros oder Add-Ins in Betracht.
Durch eine hohe Sicherheitsstufe können Sie wie beschrieben deren Ausführung verhindern (siehe oben).
Abb. 13: Im TaskManager können
Sie störende Programme und Hintergrundprozesse gezielt deaktivieren.
München, den 22. Juni 2005· Ausgabe 12/2005
Die zweite mögliche Problemphase erstreckt sich über die gesamte Zeit der
Arbeit am geöffneten Dokument. Häufig kommt es zu Problemen beim
Ausschneiden und Einfügen, dem Einbetten von Grafiken oder der Nutzung
der Rechtschreibprüfung. Fehlerhafte
Hilfsprogramme oder inkompatible
Datenformate sind hier die Hauptursache (➝ Abb. 12 und 13).
Speichern Sie in diesen Fallen Grafiken, die Sie einbetten wollen, in einem
anderen Format, kopieren Sie unformatierten Text oder wechseln Sie die
Quellanwendung (z. B. das Grafikprogramm). Für die Rechtschreibprüfung
bietet Microsoft ein Update unter
http://support.microsoft.com
an
(Mehr dazu erfahren Sie in unserem
Premium Service, s. Kasten links).
Speichern und Beenden
In die dritte Kategorie gehören Abstürze beim Speichern und Beenden
von Word. Hier liegt die Ursache fast
immer in einer (teilweise) zerstörten
Datei. Versuchen Sie, das Dokument
unter einem anderen Namen und –
falls vorhanden – einem anderen Laufwerksbuchstaben zu speichern, um
Laufwerksfehlern auf die Spur zu kommen. Probleme kann auch eine defekte Dateistruktur bereiten, an welche die vorgenommenen Änderungen
beim Speichern angehängt werden
sollen. Deaktivieren Sie diese Funktion probehalber unter Extras/Optionen/Speichern/Schnellspeicherung zulassen (➝ Abb. 12).
Zuletzt können Sie Probleme mit dem
Dokumentenformat dadurch umgehen, dass Sie einen anderen Dateityp
beim Speichern wählen (Datei/Speichern unter/Dateityp), z. B. Rich Text
Format (*.rtf).
www.gwi.de