Einsteigeranleitung für dsbAssist

Installationsanleitung
und Schnellhilfe
dsbAssist
Demal GmbH
Sankt-Salvator-Weg 7
91207 Lauf/Pegnitz
Tel. (09123) 18 333-30
Fax (09123) 18 333-55
www.demal-gmbh.de
[email protected]
Inhaltsverzeichnis
Systemvoraussetzungen ........................................................................................................................ 3
Einzelarbeitsplätze bzw. Clients in Mehrplatzinstallationen............................................................ 3
Server .................................................................................................................................................. 4
Installation eines Einzelarbeitsplatzes.................................................................................................. 5
dsbAssist starten .................................................................................................................................... 5
Lizenzierung ............................................................................................................................................ 5
Mandat anlegen ..................................................................................................................................... 6
Datenschutzrechtliche Erfassung ......................................................................................................... 8
Weitere Hilfe ......................................................................................................................................... 10
© 2013 Demal GmbH
Stand der Dokumentation: Oktober 2013
Alle Rechte vorbehalten.
Kein Teil dieser Dokumentation darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder einem anderen Verfahren) ohne
schriftliche Genehmigung der Demal GmbH reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet,
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Erwähnte Produkt- und Warennamen sind in der Regel eingetragene Warenzeichen der Hersteller und werden ohne
Gewährleistung der freien Verfügbarkeit benutzt.
Wichtiger Hinweis
Alle technischen Angaben wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet bzw. zusammengestellt und reproduziert. Dennoch
sind Fehler nicht auszuschließen. Die Demal GmbH sieht sich deshalb gezwungen darauf hinzuweisen, dass weder eine
Garantie noch die juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben
zurückgehen, übernommen werden kann.
V.: dA-Inst-1.0.1.5
dsbAssist
Systemvoraussetzungen
Systemvoraussetzungen
dsbAssist kann auf einem einzelnen Rechner installiert werden (Einzelarbeitsplatz). Das
Programm kann dann ausschließlich von dort bedient werden; die erforderliche Datenbank ist
integriert.
Wenn von mehreren Arbeitsplätzen im gleichen Netzwerk parallel auf den gleichen Datenbestand
zugegriffen werden soll, ist eine Mehrplatzinstallation erforderlich. Auf dem Server müssen
zusätzlich die Datenbank und Benutzerverwaltung installiert sein. Diese erhalten Sie, wenn Sie
einen zweiten Arbeitsplatz lizensieren.
Im Einzelnen müssen die folgenden Systemvoraussetzungen erfüllt sein:
Einzelarbeitsplätze bzw. Clients in Mehrplatzinstallationen
Prozessor:
Minimum:
Pentium IV
Empfohlen:
Dual Core oder höher
Arbeitsspeicher:
Minimum:
Windows XP: 512 MB, ab Windows Vista: 1 GB
Empfohlen:
Windows XP: 1 GB oder mehr, ab Windows Vista: 4 GB
Festplatte:
Mindestens 100 MB, je nach Anzahl und Art der eingebundenen Dateien mehr. Bei einer
Mehrplatzinstallation ist lokal keine nennenswerte Festplattenkapazität erforderlich.
Grafikkarte / Bildschirm:
Minimum:
1280 × 1024 Pixel
Empfohlen:
größer als 1280 × 1024 Pixel
Betriebssystem:
Minimum:
Windows XP Professional und höher
Empfohlen:
Windows 7 Professional
Es können sowohl 32-Bit- als auch 64-bit-Versionen verwendet werden.
Vom Einsatz der Home-Editionen wird abgeraten.
.NET Framework: Es wird das Microsoft .NET Framework 2.0 (Service Pack 2) benötigt. Ab Windows Vista ist es automatisch installiert, unter XP muss das Framework nachträglich installiert
werden (kostenloser Download im Microsoft-Download-Center unter
www.microsoft.com/downloads/de-de).
Textprogramm:
Minimum:
Microsoft Word 2003
Empfohlen:
Microsoft Word 2010 (32-Bit)
Der Einsatz der Office 64-Bit-Version wird nicht empfohlen. Von der Verwendung der Works-Suite
oder einer, eventuell vorinstallierten, Microsoft-Word-Testversion wird dringend abgeraten, da hier
eine ordnungsgemäße Funktion nicht gewährleistet werden kann.
Für Mehrplatzinstallationen wird dringend empfohlen, dass alle Arbeitsplätze mit der gleichen
Word-Version ausgestattet sind.
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dsbAssist
Systemvoraussetzungen
Weitere Software:
E-Mail-Client Soweit E-Mails aus dem Programm heraus versendet werden sollen, wird
(optional):
Outlook 2007 (32-Bit) oder höher empfohlen. Andere Systeme, die den MAPIStandard unterstützen (z. B. Mozilla Thunderbird), sind mit Einschränkungen
nutzbar.
Achtung: Die 64-Bit-Version von Outlook wird nicht vollständig unterstützt.
PDFErzeugung:
Soweit PDF-Dokumente erzeugt werden sollen, muss der kostenlose PDF-Creator
(pdfforge.org) am Arbeitsplatz installiert sein.
Server
(nur bei einer Mehrplatzinstallation)
Betriebssystem:
Minimum:
Windows 2000
Empfohlen:
Windows Server 2003/2008
Hinweis: Der Einsatz von virtuellen Servern ist grundsätzlich möglich. Der Einsatz eines Servers
mit einem echten Server-Betriebssystem wird empfohlen, ist bei kleinen Netzwerken aber nicht
zwingend erforderlich. Eine sogenannte „Peer-to-peer“-Vernetzung ist ggf. ausreichend.
Prozessor:
Minimum:
Pentium IV
Empfohlen:
Dual Core oder höher
Arbeitsspeicher:
Minimum:
Windows 2000: 1 GB, ab Windows Server 2003/2008: 2 GB
Empfohlen:
ab 4 GB
Festplatte:
Mindestens 300 MB, je nach Anzahl und Art der eingebundenen Dateien mehr.
Weitere Software:
dsbData:
Für eine Mehrplatzinstallation muss die Datenbank dsbData auf dem Server
installiert sein (im Lizenzpreis für einen zweiten Arbeitsplatz enthalten).
dsbUser:
Bei einer Mehrplatzinstallation muss die Benutzerverwaltung dsbUser auf dem
Server installiert sein (im Lizenzpreis für einen zweiten Arbeitsplatz enthalten).
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dsbAssist
Installation eines Einzelarbeitsplatzes
Installation eines Einzelarbeitsplatzes
Starten Sie die Installationsdatei und folgen Sie den Anweisungen. dsbAssist wird selbstständig
auf dem Rechner installiert.
Behalten Sie den vorgeschlagenen Installationspfad möglichst bei (C:\Demal\dsbAssist\). Wenn
Sie hier Änderungen vornehmen, müssen Sie den Pfad beispielsweise auch anpassen in der Datei
\Vorlagen\rummelag.ini.
dsbAssist starten
Um das Programm zu starten, klicken Sie auf dem Windows-Desktop doppelt auf das Symbol
dsbAssist.
 In dsbAssist basic erfolgt die Anmeldung daraufhin automatisch.
 In dsbAssist pro und expert melden Sie sich mit dem Benutzerkürzel DSB und leerem
Passwort an.
Sie können das Benutzerkürzel ändern und ihm ein Passwort zuweisen, das dann zum
Starten des Programms eingegeben werden muss: Menü „Optionen“ > „Systemdaten“ >
„Personen“.
In der pro- und expert-Version von dsbAssist können Sie nach dem Erwerb weiterer
Arbeitsplätze zusätzliche Benutzer anlegen in der separaten Benutzerverwaltung dsbUser.
Nach dem Start erscheint ein Hinweis, dass es sich um eine Demoversion handelt, da noch keine
Lizenzierung vorgenommen werden konnte.
Außerdem öffnet sich standardmäßig das Fenster mit der Jobliste. Sie können es mit einem Klick
auf Exit oben links schließen, ebenso wie alle anderen Fenster in dsbAssist. (Hinweis: Wenn
dieses Fenster nicht nach jedem Programmstart automatisch angezeigt werden soll, können Sie
diese Funktion später in den Benutzereinstellungen deaktivieren; näheres hierzu finden Sie im
Handbuch.)
Lizenzierung
Um die Lizenzdatei einzuspielen, gehen Sie so vor:
 Starten Sie dsbAssist (falls noch nicht geöffnet) und rufen
Sie das Menü „Hilfe“ > „Lizenzdaten“ auf.
 Klicken Sie auf den Button Lizenzdatei und wählen Sie die
Lizenzdatei aus, die Sie von der Demal GmbH erhalten
haben. Das erfolgreiche Einspielen der Lizenz wird bestätigt.
 Zurück im Fenster der Lizenzdaten wird angezeigt, welche
Version von dsbAssist Ihnen zur Verfügung steht und wie
viele Mandate Sie anlegen können.
 Sie müssen das Programm anschließend beenden und neu
starten, damit alle Demo-Beschränkungen aufgehoben und
dsbAssist mit allen Funktionen der jeweiligen Version zur
Verfügung steht.
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dsbAssist
Mandat anlegen
Mandat anlegen
„Mandant“ ist die juristische Person, die datenschutzrechtlich betreut wird. Interne Datenschutzbeauftragte betreuen oft nur eine juristische Person, externe oder Konzern-Datenschutzbeauftragte in der Regel mehrere.
Bevor Sie ein Mandat anlegen, müssen Sie zuerst die Adresse erfassen (das heißt Namen,
Anschrift und Kontaktdaten). Dazu gehen Sie so vor:
1. Klicken Sie im Hauptfenster von dsbAssist auf den
Button Adressen oben links. Dadurch öffnet sich ein
leeres Adressfenster.
2. Die einzige aktive Eingabezeile ist im Moment
Suchbegriff. Klicken Sie direkt hinter dieser
Eingabezeile auf das Lupen-Symbol
.
3. Es öffnet sich das Suchfenster für Adressen, das alle
bereits angelegte Adressen auflistet – im Moment ist
es noch leer. Um eine neue Adresse anzulegen,
klicken Sie am oberen Fensterrand auf den Button
Neu.
4. Das Adressfenster kann nun bearbeitet werden.
Folgende Eingabefelder müssen zwingend ausgefüllt
werden, bevor das Adressfenster wieder
geschlossen werden kann (Pflichtfelder):
o Suchbegriff: die interne Bezeichnung für diesen
Datensatz – hier der Name des Mandanten
o Name 1: Name des Mandanten, so wie er im
Folgenden und auch in Dokumenten verwendet
werden soll
o Anrede T: Anredezeile für Briefe (ohne abschließendes Komma oder Ausrufezeichen), z.B.
„Sehr geehrter Herr Müller“ oder „Sehr geehrte
Damen und Herren“ (letzteres kann einfach über
die Eingabe von „dh“ und Verlassen des Feldes
erzeugt werden)
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dsbAssist
Mandat anlegen
5. Das Speichern aller Eingaben und Schließen des
Fensters erfolgen in einem Schritt, indem Sie auf
den großen Button Exit klicken.
Nachdem Sie die Adresse des Mandanten erfasst haben, legen Sie ein neues Mandat an. Das ist
quasi die Akte, in der später alle datenschutzrechtlichen und weiteren Angaben erfasst werden.
Die Anzahl der Mandate (Unternehmen), die mit dsbAssist betreut und als Akte angelegt werden
können, ist in den Lizenzdaten festgelegt. Soweit Sie weitere Mandate anlegen möchten, wenden
Sie sich bitte an die Demal GmbH, um Ihre Lizenz zu erweitern.
Das Anlegen eines Mandats erfolgt in den gleichen Schritten wie das Anlegen einer Adresse:
1. Klicken Sie im Hauptfenster von dsbAssist auf den
Button Mandate oben links. Dadurch öffnet sich ein
leeres Mandatsfenster. In diesem Fenster werden
alle Angaben über und zu dem betreuten
Unternehmen erfasst.
2. Die einzige aktive Eingabezeile ist im Moment AktenNr.. Sie müssen zuerst dem Mandanten eine neue
Aktennummer zuteilen, bevor Sie Eingaben machen
können. Dazu klicken Sie direkt hinter dieser
Eingabezeile auf das Lupen-Symbol
.
3. Es öffnet sich das Suchfenster für Akten, das alle
bereits angelegte Akten (Mandate) auflistet – im
Moment ist es noch leer. Um eine neue Akte
anzulegen, klicken Sie am oberen Fensterrand auf
den Button Neu.
4. Das Mandatsfenster kann nun bearbeitet werden.
Folgende Eingabefelder müssen zwingend ausgefüllt
werden, bevor das Mandatsfenster wieder
geschlossen werden kann (Pflichtfelder):
o Aktenname: der Name des Mandanten (d.h. des
betreuten Unternehmens oder der Behörde)
o Sachbearb.: Kürzel des Datenschutzbeauftragten, z.B. dsb, um die Akte zuordnen zu
können
o
o
o
wegen: der „Grund“ für das Anlegen der Akte, z.B. datenschutzrechtliche
Betreuung oder Datenschutzmandat
Anlage: Das Datum, an dem die Akte angelegt wurde. Wenn zum ersten Mal in das Feld
geklickt wird, wird automatisch das Tagesdatum eingefügt.
Adresse: Das Unternehmen, das betreut wird, muss hier aus dem Adressenbestand
angegeben und damit mit dem Mandat verbunden werden. Klicken Sie auf das kleine
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dsbAssist
Datenschutzrechtliche Erfassung
Lupensymbol hinter der Eingabezeile und wählen Sie aus dem Suchfenster die vorhin
erfasste Adresse aus.
Wenn Sie versuchen, das Mandatsfenster zu verlassen, ohne diese Eingaben vorgenommen
zu haben, werden Sie daran erinnert.
5. Das Speichern aller Eingaben und Schließen des
Fensters erfolgen in einem Schritt, indem Sie auf
den großen Button Exit klicken.
Datenschutzrechtliche Erfassung
Um für einen Mandanten die datenschutzrechtlichen Fragebögen auszufüllen, muss dieser zuerst
angelegt und geöffnet sein.
Um einen datenschutzrechtlichen Fragebogen für einen Mandanten zu öffnen, öffnen Sie zuerst
diesen Mandanten:
1. Klicken Sie im Hauptfenster von dsbAssist auf den Button Mandate oben links, um ein
(leeres) Mandatsfenster zu öffnen.
2. Klicken Sie hinter der Eingabezeile Akten-Nr. auf das Lupen-Symbol
, um das Suchfenster
für Akten zu öffnen.
3. Markieren Sie im Suchfenster per Mausklick diejenige Zeile, deren Akte Sie öffnen möchten
und klicken dann auf Ja, diese.
4. Der Mandant ist nun geladen. Um den datenschutzrechtlichen Teil zu beginnen,
klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf den Button Erfassung.
5. Es öffnet sich ein neues Fenster mit umfangreichen Fragebögen.
Mit dem Ausfüllen und Bearbeiten des Fragebogens dokumentieren Sie den datenschutzrechtlichen Zustand und werden ggf. auf datenschutzrechtliche Probleme und Handlungsbedarf
aufmerksam.
Das Erfassungsfenster besteht im Wesentlichen aus drei Bereichen:
a) einer Baumstruktur auf der linken Seite, ähnlich dem Windows-Explorer: Sie strukturiert die
Fragebögen.
b) Eingabefelder in der Mitte: Je nach geöffnetem Zweig in der Baumstruktur werden hier die
dazugehörigen Abfragen angezeigt.
c) Hilfebereich auf der rechten Seite: Zu dem Eingabefeld, in dem sich die Eingabemarke
befindet, werden umfangreiche Erläuterungen angezeigt.
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dsbAssist
Datenschutzrechtliche Erfassung
a)
b)
c)
Zum Ausfüllen der Fragebögen gehen Sie so vor:
o
Klicken Sie in der Baumstruktur auf den obersten Zweig „Unternehmen“ und beginnen Sie, im
mittleren Bereich so viele Eingabefelder wie möglich auszufüllen. Dabei helfen Ihnen die
Erläuterungen am rechten Rand. Springen Sie dann zum nächsten Zweig und verfahren Sie
ebenso.
o
Besonderheiten bestehen im Zweig „Orte“. Hier hinterlegen Sie Gebäude und darin Räume,
in denen typischerweise personenbezogene Daten verarbeitet werden, samt den ortsspezifischen technischen und organisatorischen Maßnahmen. Weiter unten, bei der
Erfassung der Verarbeitungen, können Sie bequem darauf verlinken.
— Ein neues Gebäude fügen Sie hinzu, indem Sie auf dem Zweig „Orte“ einen Rechtsklick
ausführen und „Neues Gebäude“ auswählen.
— Jedes Gebäude besteht aus einem oder mehreren Räumen. Einen neuen Raum fügen
Sie hinzu, indem Sie auf dem Zweig des entsprechenden Gebäudes einen Rechtsklick
ausführen und „Neuen Raum“ auswählen.
Zum Umbenennen oder Löschen von Gebäuden und Räumen führen Sie jeweils auf dem
betreffenden Zweig einen Rechtsklick aus
o
Eine weitere Besonderheit besteht im Zweig „Verarbeitungen“. Eine Verarbeitung ist ein
Vorgang, in dem personenbezogene Daten erhoben oder verwendet werden (beispielsweise
Personal-Datenverarbeitung oder Kundenbetreuung).
Um eine neue Verarbeitung hinzuzufügen, führen Sie auf dem Zweig „Verarbeitungen“ einen
Rechtsklick aus und wählen dann „Neue Verarbeitung“. Jede Verarbeitung wird mit jeweils
den gleichen Unterzweigen dokumentiert. Zum Umbenennen oder Löschen einer
Verarbeitung führen Sie jeweils auf dem betreffenden Zweig einen Rechtsklick aus.
o
Wenn Sie ein Formular fertig ausgefüllt haben, können Sie dies in der Kopfzeile über
abgeschlossen markieren. In der Übersicht erscheint dann ein grünes Häkchen, das auf einen
Blick signalisiert, dass hier keine Fragen mehr offen sind.
Soweit im Einzelfall ein Formular nicht benötigt wird (beispielsweise „Weitere Anmerkungen“),
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dsbAssist
Weitere Hilfe
können Sie nicht erforderlich markieren – dann wird diese Seite auch in Dokumenten nicht
ausgegeben.
Um das interne Verfahrensverzeichnis zu erzeugen (also einen Ausdruck Ihrer Eingaben in den
Datenschutz-Fragebogen), gehen Sie so vor:
o Schließen Sie das Fenster der Datenschutzerfassung, falls geöffnet.
o Klicken Sie im geöffneten Mandatsfenster auf den Button Textpr. (Textprozessor). Es werden
Ihnen einige Rohtexte angeboten. Markieren Sie DSB-BERICHT und bestätigen Sie mit Ja,
diesen.
o Nun werden Sie in einem eigenen Fenster gefragt, welche Bereiche des Mandanten
ausgegeben werden sollen. Möchten Sie alles ausgeben, markieren Sie das oberste Kästchen
vor dem Namen des Mandanten.
o Es wird Microsoft Word gestartet und der Bericht darin erzeugt. Sie können das Dokument
beliebig ändern und ausdrucken.
o Nach dem Bearbeiten speichern Sie das Dokument lediglich in Word ab, ohne aber den
vorgeschlagenen Dateinamen oder -pfad zu ändern – sonst kann dsbAssist später nicht mehr
darauf zugreifen. Um den Text später erneut zu laden, verwenden Sie die Funktion Bestand.
o Zurück in dsbAssist ist ein Fenster des Textbestands geöffnet, in dem das soeben
geschriebene Dokument archiviert wird. In der Zeile Kommentar können Sie eine
Kurzbezeichnung des Dokuments erfassen, um später noch zu wissen, um welches
Dokument es sich handelt. Die übrigen Zeilen können Sie oft unverändert lassen; klicken Sie
auf Speichern und schließen Sie das Fenster über Exit.
Um Daten zu importieren (auch aus BDSGBasics), gehen Sie so vor:
o Öffnen Sie den Mandanten (bzw. legen Sie ggf. vorher einen an) und öffnen Sie das
Datenschutz-Erfassungsfenster.
o Klicken Sie am oberen Fensterrand auf Import.
o Wählen Sie die Importdatei aus.
o Im Importfenster markieren Sie, welche Inhalte (Zweige) aus der Importdatei übernommen
werden sollen bzw. welche nicht mehr benötigten Inhalte des Mandanten zu löschen sind:
— Geänderte Elemente: Die Importdatei überschreibt die vorhandenen Inhalte der
aufgelisteten Zweige
— Neue Elemente: die markierten Orte/Verarbeitungen aus der Importdatei werden
hinzugefügt
— Gelöschte Elemente: die aufgelisteten Orte/Verarbeitungen sind in der Importdatei nicht
vorhanden; wenn markiert, werden sie im Mandat gelöscht
Wenn in einem neu angelegten Mandanten noch keine Eintragungen vorhanden sind,
markieren Sie im Importfenster alle Zweige der „Geänderten Elemente“ und der „Neuen
Elemente“.
Weitere Hilfe
Weitere Hinweise zur Bedienung entnehmen Sie bitte dem dsbAssist-Handbuch. Sie können auch
in dsbAssist die Taste „F1“ drücken, um die Programmhilfe passend zum jeweils angezeigten
Fenster aufzuschlagen.
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