SAV-Schulungsunterlagen, Version 1.6, 9.1.07
Transcription
SAV-Schulungsunterlagen, Version 1.6, 9.1.07
Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Impressum Schulen ans Verwaltungsnetz (SAV) ist ein Projekt der nachfolgenden Organisationseinheiten der Stadt Zürich: Schul- und Sportdepartement der Stadt Zürich Abteilung Lehren und Lernen Postfach, 8027 Zürich www.stadt-zuerich.ch/ssd www.stadt-zuerich.ch/sav Organisation und Informatik der Stadt Zürich Wilhelmstrasse 10 Postfach, 8022 Zürich www.stadt-zuerich.ch/oiz Hochbaudepartement der Stadt Zürich Amtshaus IV Lindenhofstrasse 19 Postfach, 8021 Zürich www.stadt-zuerich.ch/hbd AutorInnen Teil SAV-Unterlagen: Eveline Bearth, Dominique Dubois, Markus Helbling SAV Schulungsunterlagen Autorinnen Teil Outlook-Unterlagen: Dominique Dubois, Eveline Bearth Druck: HERDT-Verlag Schweiz GmbH Version: 1.6 Ausgabe: 3. Januar 2007 © Schul- und Sportdepartement der Stadt Zürich und Organisation und Informatik der Stadt Zürich Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet oder verbreitet werden. Diese Unterlage wurde mit grosser Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und AutorInnen können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Diese Unterlage enthält Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Inhalt 1 Einleitung 1.1 8 Was ist SAV? 2 Schulungsunterlagen 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Zweck Inhalt und Bedeutung Entwicklungsstand Aktualisierte Schulungsunterlagen Typographische Textkonventionen Text-Symbole 3 Sichere Dateiablage 3.1 3.2 3.3 Erhöhte Sicherheit durch komplexe Kennwörter Abmelden beim Verlassen des Computers Vertrauliche Daten 4 Komplexe Kennwörter 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 Ein gutes Kennwort Weshalb komplexe Kennwörter? Regeln für komplexe Kennwörter Umgang mit komplexen Kennwörtern Kennwort-Änderung bei der Neuanmeldung Kennwort vor Ablauf der 90 Tage ändern Wie merke ich mir komplexe Kennwörter? 5 Abmelden 5.1 5.2 6.5 Seite 2 9 9 9 9 9 10 10 11 11 11 11 13 13 13 13 14 15 16 18 19 Wie melde ich mich am Computer korrekt ab? Wie kann ich meinen Computer sperren? 6 E-Mail-Adresse 6.1 6.2 6.3 6.4 8 Schema für E-Mail-Adressen E-Mail-Adresse beantragen/ bestellen E-Mail-Adresse ändern E-Mails abrufen bei Personen mit Doppelfunktionen 6.4.1 Lehrperson und Schulleitung 6.4.2 Lehrperson und KITS-SupporterIn 6.4.3 Hausdienst und KITS-SupporterIn Lehrperson in mehreren Schulen *** Diese Themen werden im SAV-Online-Test nicht geprüft 19 20 22 22 22 22 23 23 23 23 24 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 7 Kommunikationsrichtlinien 7.1 7.2 Allgemeine Richtlinien 7.1.1 Netiquette E-Mail 7.1.2 Umgang mit Adressbuch und Verteilerlisten 7.1.3 Dienstweg 7.1.4 E-Mails mit vertraulichem Inhalt 7.1.5 Besonders wichtige E-Mails 7.1.6 Gefahren im Umgang mit E-Mails entspr. Verhalten 7.1.7 E-Mail-Standard Signatur SAV 7.1.8 Download der E-Mail-Signatur von der SAV-Homepage 7.1.9 E-Mail-Signatur im Outlook einrichten Zielgruppenspezifische Richtlinien 8 Technische Informationen 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 Mailboxgrösse Anhänge/ Attachments Allgemeine Einstellungen Archivierung E-Mail-Daten Unterstützung von PDAs Integration von eigenen POP3 Accounts Ressourcenverwaltung 9 Viren, Spam, Phishing und Virenschutz 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 Computer-Viren 9.1.1 Wie muss man sich vor Viren schützen? Spam 9.2.1 Was tun mit Spam? Phishing 9.3.1 Hauptregel, um sich vor Phishing zu schützen Virenschutz 9.4.1 Wie können Sie sich zusätzlich schützen? Spamfilter Spam und Quarantäne 10 ***Verschlüsselung von Dateien 10.1 Das Programm WinZip 10.2 ZIP-Dateien verschlüsseln 10.2.1 Verschlüsselung mit der rechten Maustaste 10.2.2 Verschlüsselung beim Hinzufügen 10.2.3 Verschlüsselung nachträglich 10.2.4 Verschlüsselung aufheben 03.01.2007 *** Diese Themen werden am SAV-Online-Test nicht geprüft 25 25 25 26 27 27 27 27 28 28 30 34 35 35 35 35 36 39 39 39 40 40 40 40 41 41 42 42 42 43 43 46 46 46 46 49 52 54 Seite 3 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 11 Outlook-Funktionen 11.1 11.2 11.3 11.4 Unterschiede zu einer Standardinstallation Automatische Weiterleitung von E-Mails Outlook-Kalender Outlook-Profil zurücksetzen 12 Outlook Web Access (OWA) 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7 12.8 Verwendungszwecke Synchronisation von Outlook Web Access und Outlook 2003 Anmeldung OWA OWA Anwendungsfenster Abmeldung OWA OWA-Ansichtssteuerung OWA-Symbolleiste Neue E-Mail-Nachricht erstellen 12.8.1 E-Mail-Nachrichten mit Anlagen (Attachment) 12.9 OWA-Standard-Signatur SAV einrichten 12.9.1 Download der E-Mail-Signatur von der SAV-Homepage. 12.9.2 E-Mail-Signatur im Outlook Web Access einrichten 12.10 OWA-Optionseinstellungen 12.11 OWA-Regeln 13 KITS-Adressbücher 13.1 KITS-Verteilerlisten 13.1.1 KITS-Umgebung 13.1.2 Schulkreis 13.1.3 Schule 13.2 Auswahl KITS-Adressbücher 13.3 Abgleich der Adressbücher 14 Vertiefungsmöglichkeiten 14.1 eLearning, Onlinetest und Zertifikat 14.1.1 Persönlicher Zugang und Anmeldung 14.1.2 Zugang von zu Hause aus 14.1.3 Demozugang 14.1.4 Übersicht Lernmodule 14.1.5 Navigation und Symbole 14.1.6 Vorgehen 15 Support/ Hilfe 56 56 56 56 58 58 58 58 59 61 62 63 65 67 69 70 72 74 75 78 78 78 78 78 79 80 81 81 81 82 82 83 84 86 88 15.1 Allgemeine Auskünfte 15.2 Anwendungssupport 15.3 Technische Probleme Seite 4 56 *** Diese Themen werden im SAV-Online-Test nicht geprüft 88 88 88 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 15.4 Weitere Informationen 88 16 Zusätze 89 17 Was bietet Microsoft Outlook? 90 17.1 17.2 17.3 17.4 17.5 17.6 17.7 Die einzelnen Module von Outlook Outlook das erste Mal starten Outlook nach erstmaligem Start aufrufen Outlook beenden ***Outlook blockiert? Das Outlook-Anwendungsfenster Die Postfachordner 18 Nachrichten (E-Mails) 18.1 Erstellen und Senden von Nachrichten 18.1.1 Erstellen einer Nachricht von A – Z 18.1.2 Empfänger manuell eingeben 18.1.3 Nachrichten mit Kopien und Blindkopien 18.1.4 ***Text mit der Maus verschieben/ kopieren 18.1.5 ***Text mit der Office-Zwischenablage verschieben/ kopieren 18.1.6 Nachrichten mit Anlage/n (Datei/en) versenden 18.1.7 ***Hyperlinks (Verknüpfungen einfügen) einfügen 18.1.8 ***Wichtige Nachrichten (Zustelloptionen) 18.1.9 ***Umfragen erstellen 18.1.10 ***Antwort-E-Mails von Umfrage auswerten 18.1.11 ***Nachrichten erneut versenden 18.1.12 Autosignatur erstellen 18.1.13 ***Weitere Signaturen erstellen 18.1.14 ***Signaturen bearbeiten 18.1.15 ***Signatur wechseln 18.2 Empfangen von Nachrichten 18.2.1 Nachrichten lesen 18.2.2 Nachrichten beantworten und weiterleiten 18.2.3 Umgang mit erhaltenen Anlagen und Hyperlinks 18.2.4 ***Nachrichten drucken 18.2.5 ***Nachrichten als Textdateien speichern 18.2.6 ***Tipps zum Umgang mit empfangenen Nachrichten 18.3 Verwalten von Nachrichten 18.3.1 ***Abwesenheitsassistent 18.3.2 ***Umleitung von Nachrichten 18.4 Organisation der Ablage von Nachrichten 18.4.1 Ordner erstellen 18.4.2 Ordnerebenen ein-/ ausblenden 03.01.2007 *** Diese Themen werden am SAV-Online-Test nicht geprüft 90 91 91 92 92 93 95 97 97 97 100 100 100 101 102 103 104 106 107 107 108 112 113 114 114 114 114 115 116 117 118 120 120 121 123 123 125 Seite 5 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 18.4.3 18.4.4 18.4.5 18.4.6 18.4.7 18.4.8 18.4.9 18.4.10 18.4.11 18.4.12 Ordner verschieben Ordner umbenennen Ordner kopieren Ordner löschen Nachrichten markieren Nachrichten in Ordner ablegen Nachrichten aus Postfach löschen Gelöschte Nachrichten wieder zurückholen Ordner <Gelöschte Objekte> leeren ***Gelöschte Elemente wiederherstellen 19 ***Kontakte (=Persönliche Adressen) 19.1 Die Adressbücher 19.2 Ansicht der Kontakte 19.3 Erfassen von Kontakten 19.3.1 Neuen Kontakt aufnehmen 19.3.2 Durch E-Mail erhaltene Adresse aufnehmen 19.4 Bearbeiten von Kontakten 19.4.1 Bestehenden Kontakt bearbeiten 19.4.2 Kontakt löschen 19.4.3 Kontakte drucken 19.5 Erstellen und Bearbeiten von Verteilerlisten 19.5.1 Eigene Verteilerliste erstellen 19.5.2 Verteilerliste bearbeiten 19.5.3 Nachricht an Kontakt oder Verteilerliste senden 20 ***Terminplanung 20.1 Ansicht und Navigation im Terminkalender 20.1.1 Die verschiedenen Terminarten 20.1.2 Der Bildschirm in der Terminplanung 20.1.3 Datum wählen 20.1.4 Die Kalenderansichten 20.1.5 Blättern im Kalender 20.1.6 Wochenanzeige im Datumsnavigator einblenden 20.2 Eintragen von Terminen und Ereignissen 20.2.1 Termin direkt eintragen 20.2.2 Termin mit Terminformular eintragen 20.2.3 Die verschiedenen Farben eines Termins (Verbindlichkeit) 20.2.4 Überschneidenden Termin eingeben 20.2.5 Eintragen eines Ereignisses 20.3 Bearbeiten von Terminen 20.3.1 Termin direkt bearbeiten 20.3.2 Termin via Terminformular bearbeiten Seite 6 *** Diese Themen werden im SAV-Online-Test nicht geprüft 125 125 126 126 126 127 128 128 129 129 131 131 131 132 132 134 135 135 136 136 137 137 139 140 142 142 142 142 143 144 146 146 147 147 148 150 151 152 154 154 154 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 20.3.3 Dauer des Termins verändern 20.3.4 Termin verschieben 20.3.5 Termin kopieren 20.3.6 Termine löschen 20.4 Die Erinnerungsfunktion 20.5 Termin- und Ereignisserien 20.5.1 Erstellen von Serien 20.5.2 Ändern von Serien 21 ***Organisieren von Besprechungen 21.1 Erstellen und Versenden von Besprechungsanfragen 21.1.1 Erstellen einer Besprechungsanfrage 21.1.2 Ändern der Teilnehmerliste vor Versand 21.2 Bearbeiten von Besprechungsanfragen 21.2.1 Liste der Teilnehmenden nach Versand ändern 21.2.2 Besprechung verschieben 21.2.3 Besprechung löschen 21.3 Beantworten von Besprechungsanfragen 21.4 Verwalten von Besprechungsanfragen 22 ***Aufgabenverwaltung 22.1 22.2 22.3 22.4 22.5 Aufgaben im Modul Termin anzeigen Erstellen von Aufgaben Erstellen von Aufgabenserien Aufgaben als erledigt markieren Löschen von Aufgaben 23 ***Notizen 163 163 163 165 166 166 166 167 167 168 170 170 171 172 173 173 174 23.1 Erstellen von Notizen 23.2 Bearbeiten von Notizen 03.01.2007 154 155 156 157 158 159 159 160 *** Diese Themen werden am SAV-Online-Test nicht geprüft 174 175 Seite 7 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 1 Einleitung 1.1 Was ist SAV? Herzlich willkommen bei der SAV-Schulung. SAV steht für «Schulen ans Verwaltungsnetz» und bietet ab Sommer 2006 neue Möglichkeiten für die Kommunikation und Administration im schulischen Umfeld. • E-Mail für alle Alle Teammitglieder einer Schule erhalten Zugang zu einer einheitlichen E-MailPlattform. Vorbei sind die Zeiten, als jede Lehrperson ihr E-Mail-Konto selbst einrichten musste. Nun können alle über eine offizielle E-Mail-Adresse Informationen austauschen: [email protected] Der Zugang zu den E-Mails erfolgt auf den KITS-PCs in der Schule über Outlook 2003. Auf dem Computer zu Hause können die E-Mails via Webbrowser gelesen und bearbeitet werden. Dies wird durch «Outlook Web Access» ermöglicht. • Kommunikation fördert Teamarbeit Dank einheitlich aufgebauten E-Mail-Adressen und regelmässig aktualisierten Adressbüchern entfällt die mühsame Suche nach E-Mail-Adressen. Jedes Teammitglied kann so erreicht werden. Das E-Mail-System ermöglicht den einfachen Austausch von Informationen und Arbeitsergebnissen. • Zusätzliche Hilfsmittel Mit dem Projekt SAV werden für die Volksschulen neben den E-Mail-Adressen zusätzliche Hilfsmittel für die Verarbeitung und den Austausch von Informationen zur Verfügung gestellt: o o o Zusätzliche Infrastruktur (Desktops, Notebooks, Drucker) für Schulleitungen und Hausdienst. Sichere Datenablage mit Verwendung von komplexen Kennwörtern. Verbindung (Gateway) ins Verwaltungsnetz für künftige Programme, die auf Daten im Verwaltungsnetz zugreifen müssen. Hinweis/ Verweis Seite 8 Browser/Webbrowser: Abgeleitet vom Englischen «to browse» (durchblättern, schmökern, sich umsehen). Internetreisen ohne Browser ist wie Telefonieren ohne Telefon: als Browser werden Programme bezeichnet, welche Daten aus dem weltweiten Netz (von HTTPServer) abrufen und dann am heimischen Computer (Client) verarbeiten und anzeigen können. Bekannte Webbrowser sind z.B. der Microsoft Internet Explorer, Netscape, Opera, Mozilla, etc. 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 2 Schulungsunterlagen 2.1 Zweck Diese Schulungsunterlagen sollen die Funktionen von SAV erklären. Sie können auch als Nachschlagewerk dienen. Wenn Sie diese Unterlagen durchgearbeitet und verstanden haben, sind Sie für den SAV-Onlinetest gewappnet. 2.2 Inhalt und Bedeutung Diese Unterlagen helfen Ihnen, die Funktionen von SAV zu verstehen und effizient zu nutzen. Sie informieren über: • so genannte «komplexe» Kennwörter, die sichere Dateiablage, den Umgang mit vertraulichen Daten • die wichtigsten E-Mail-Funktionen von Outlook • die Richtlinien bezüglich E-Mail-Benutzung 2.3 Entwicklungsstand Hinweis/ Verweis Die Unterlagen werden laufend überprüft und - falls nötig - ergänzt oder angepasst. Für Anregungen haben wir ein «offenes Ohr». Bitte senden Sie eine E-Mail an das OIZSchulungszentrum ([email protected]) mit dem Vermerk «Anregungen SAV-Kursunterlagen» oder melden Sie es im Präsenzkurs Ihrer Kursleitung. Herzlichen Dank für Ihr Feedback! 2.4 Aktualisierte Schulungsunterlagen Sie können die aktuellste Version dieser Unterlagen als pdf-Datei herunterladen: www.stadt-zuerich.ch/sav Hinweis/ Verweis 03.01.2007 Wählen Sie den Link <Downloads>. Seite 9 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 2.5 Typographische Textkonventionen <Xyz> Die in Klammern, fett und kursiv dargestellten Begriffe symbolisieren entweder den Menübefehl, die entsprechende Schaltfläche, um den gewünschten Vorgang auszuführen, die Tastenbezeichnung oder die Bezeichnung eines Laufwerks, Ordners oder Dateinamens. *** Die mit *** bezeichneten Titel sind optionale Themen, d.h. für all diejenigen gedacht, welche noch mehr Informationen erhalten möchten. Diese Themen werden im Präsenzkurs eventuell nur oberflächlich oder gar nicht behandelt und sind nicht Bestandteil des SAV-Onlinetests. 2.6 Text-Symbole ☺ Hinweis/ Verweis Dieser Hinweis macht Sie auf einen bestimmten Punkt aufmerksam oder verweist auf wichtige Informationen. Vorgehen Mit dieser Angabe wird Ihnen der Ausführungsweg Schritt für Schritt erklärt. Tipp Hier erhalten Sie nützliche Tipps und Tricks zum behandelten Thema. Meine Notizen Seite 10 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 3 Sichere Dateiablage Die KITS-Umgebung wurde ursprünglich «für Kids», also für die Schüler/innen im Unterricht konzipiert. Bald zeigten sich aber neue Bedürfnisse und die KITS-PCs wurden, obwohl nicht vorgesehen, auch für die Schuladministration eingesetzt. Sobald auf einem Computer Daten über Schüler/innen oder Lehrpersonen gespeichert werden, gelten besondere Sicherheitsvorschriften, damit keine Informationen in falsche Hände geraten können. Was bedeutet «sichere Dateiablage»? Nachfolgend die wichtigsten Punkte: 3.1 Erhöhte Sicherheit durch komplexe Kennwörter Bis jetzt gab es keine Vorgaben über die Auswahl der Kennwörter für die KITSUmgebung. Oft wurden deshalb einfache Wörter gewählt, die mit wenig Aufwand ausspioniert oder gar erraten werden können. Damit die sichere Dateiablage nicht schnell «geknackt» werden kann, müssen nun komplexe Kennwörter (z.B. mit Gross-/ Kleinbuchstaben, Zahlen, Sonderzeichen) verwendet werden. Die Kennwörter werden auch mit einem «Verfalldatum» von 90 Tagen versehen, damit der Schaden begrenzt werden kann, wenn doch einmal ein Kennwort durch eine unberechtigte Person verwendet werden sollte (siehe Kapitel 4.4 Umgang mit komplexen Kennwörtern). Schüler/innen müssen – nach wie vor - keine komplexen Kennwörter verwenden. Deren Kennwörter haben auch kein «Verfalldatum». 3.2 Abmelden beim Verlassen des Computers Melden Sie sich immer ab, wenn Sie den Computer nicht mehr benützen sensibilisieren, eigenes Verhalten beobachten (siehe dazu Kapitel 5.1 Wie melde ich mich am Computer korrekt ab?). 3.3 Vertrauliche Daten • Sicherungskopie von vertraulichen Daten o Verwenden Sie zur Sicherung von vertraulichen Daten einen Wechselträger wie USB-Stick, CD-ROM etc. • Speichern von vertraulichen Daten o Speichern Sie vertrauliche Daten auf keinen Fall in den <lokalen Dateien> (auf der Festplatte), sondern in Ihren <Eigenen Dateien> (sichere Dateiablage auf dem Server). 03.01.2007 Seite 11 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV • Schulleitungs-Accounts (6er Accounts) o werden in Zukunft zentral durch das KITS-Center verwaltet. o die <Eigenen Dateien> der Schulleitenden und das Laufwerk <Schulleitung> sind in Zukunft nicht mehr durch die KITS-Supporter/innen einsehbar. o die <Eigenen Dateien> der Schulleitenden werden lokal auf dem Schulleitungsnotebook gespeichert. Bei Verlust des Notebooks sind diese Daten verloren. Deshalb alle vertraulichen Daten auf dem Server im Laufwerk <Schulleitung> oder auf dem Laufwerk <H:> speichern • Alle anderen Accounts o der Zugriff ist wie bisher, d.h. die KITS-Supporter/in hat weiterhin Zugriff auf die <Eigenen Dateien>. Meine Notizen Seite 12 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 4 Komplexe Kennwörter 4.1 Ein gutes Kennwort Ein gutes Kennwort ist wie eine Zahnbürste Wenden Sie es regelmässig an Wechseln Sie es häufig Verwenden Sie es lieber nicht in Gruppen 4.2 Weshalb komplexe Kennwörter? Im Zusammenhang mit der «sicheren Dateiablage» werden auch neue Bestimmungen zu Kennwörtern nötig. Sie müssen so genannten «hohen Sicherheitsrichtlinien» entsprechen. Die Verwendung von komplexen Kennwörtern gilt für alle Benutzer/innen ausser den Schüler/innen. Detaillierte Informationen finden Sie im Kapitel 4.3 Regeln für komplexe Kennwörter. 4.3 Regeln für komplexe Kennwörter Nachfolgende Regeln müssen bei der Kennwort-Erstellung unbedingt beachtet werden, ansonsten wird das Kennwort vom System zurückgewiesen. Hinweis/ Verweis 03.01.2007 Unter «Account» versteht man eine meist durch Benutzername und Kennwort abgesicherte Zugangsberechtigung zu einem Computer oder Netzwerk. Zusammensetzung des Benutzernamens in der Schule: Beispiel Hans Muster xx2muh. • Die ersten zwei Buchstaben stehen für das Schulhaus (xx) • Die Ziffer für die Funktion 1 = Schüler/in, 2 = Lehrperson, 3 = Supporter/in, 5 = Externe, 6 = Schulleitung, 7 = Verwaltung • Die ersten zwei Buchstaben des Nachnamens • Der erste Buchstabe des Vornamens Seite 13 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Schüler/in 1er Account • Lehrperson 2er Account Supporter/innen 3er Account Externe 5er Account Schulleitung 6er Account Verwaltung 7er Account Für diese Accounts gelten in Bezug auf die Kennwörter folgende Bestimmungen: • Mindestens 8 Zeichen • Das Kennwort muss drei der folgenden vier Elemente enthalten: - Grossbuchstaben - Kleinbuchstaben - Zahlen - Sonderzeichen (*,$,+, usw.) • Es darf dem Benutzernamen nicht zu ähnlich sein, d.h. es dürfen nicht mehr als drei gleiche Zeichen des Login-Namens in derselben Reihenfolge verwendet werden. • Die letzten 24 Kennwörter sind gespeichert und dürfen somit nicht wieder verwendet werden. Ändern des Kennwortes 4.4 Kann wie bis anhin gehandhabt werden. Für Schüler/innen gelten keine komplexen Kennwörter und die Kennwörter verfallen nicht. Die Kennwörter müssen regelmässig geändert werden, d.h. nach 90 Tagen erfolgt eine automatische Aufforderung vom System. Sie können dieses aber jederzeit auch vor dieser Ablaufzeit ändern (siehe Kapitel 4.6 Kennwort vor Ablauf der 90 Tage ändern). Umgang mit komplexen Kennwörtern Verantwortlichkeit Sie sind für alle Handlungen verantwortlich, die mit ihrem persönlichen Account ausgeführt werden. Weitergabe von Kennwörtern Das persönliche Kennwort darf nicht weitergegeben werden, weder an Vorgesetzte noch an Kollegen/innen. Separate Kennwörter Fall Sie verschiedene Accounts haben (z.B. Lehrperson und gleichzeitig Supporter/in oder Schulleiter/in): verwenden Sie verschiedene Kennwörter. Verwenden Sie Ihren Supporter/innen- oder Schulleitungs-Account nur, wenn Sie gerade in dieser Funktion arbeiten. Komplexitätsregeln für Kennwörter Die Komplexitätsregeln für die Kennwörter hängen von der Rolle der Benutzenden ab. Nachfolgend eine detaillierte Zusammenstellung. Seite 14 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 4.5 Kennwort-Änderung bei der Neuanmeldung Beim ersten Anmelden am Gerät nach der Aufschaltung der SAV-Funktionen verlangt das System die Eingabe eines komplexen Kennwortes gemäss den beschriebenen Richtlinien. Dies ist auch dann der Fall, wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben und die Supporter/in es zurücksetzen musste. Vorgehen Folgen Sie dazu den nachfolgenden Schritten: Erste Anmeldung am System 1. Sie melden sich am System das erste Mal an. Kennwort ändern 2. Es erscheint ein Hinweis, dass Sie das Kennwort Geben Sie Ihren <Benutzernamen> und das bisherige <Kennwort> ein und bestätigen mit <OK>. ändern müssen. Klicken Sie auf <OK> 03.01.2007 Seite 15 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 3. Im darauf folgenden Fenster folgen Sie den Einga- befeldern und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit <OK>. 4. Das neue Kennwort ist nun gültig. 4.6 Kennwort vor Ablauf der 90 Tage ändern Vorgehen Kennwort vor Ablauf ändern Seite 16 Wollen Sie jedoch Ihr Kennwort auch zwischendurch mal ändern (also vor Ablauf der 90 Tage), können Sie wie folgt vorgehen: 1. Melden Sie sich am System mit Ihrem Benutzerna- men und bisherigen Kennwort korrekt an. 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 2. Ist die Anmeldung erfolgt, drücken Sie die Tasten- kombination <Ctrl> + <Alt> + <Delete> 3. Es erscheint folgendes Fenster, in welchem Sie die Schaltfläche <Kennwort ändern> anklicken. 4. Im darauf folgenden Fenster folgen Sie den Einga- befeldern und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit <OK>. Das neue Kennwort ist nun gültig. 03.01.2007 Seite 17 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 4.7 ☺ Wie merke ich mir komplexe Kennwörter? Tipp Nachfolgend ein paar nützliche «Eselsbrücken» um die komplexen Kennwörter zu merken. «Eselsbrücken» Robbie Williams is great R0Wiisgr EM 2008 – wir kommen EM2008-wk Bilden Sie Sätze und wählen Sie jeweils den ersten oder die ersten beiden Buchstaben jedes Wortes kombiniert mit Zahlen 4 Wochen Sommer-Ferien in Italien am Meer 4WS-FiIaM Triib Sport oder bliib xsund TrSp0dblxs Bekanntes Wort kombiniert mit Zahlen, die nach 90 Tagen geändert werden Winter-Garten07 Winter-Garten09, Winter-Garten12, etc. oder Frühlings-09Garten, Sommer-11Garten etc. 7KatzE13 7KatzE16, 7KatzE19, 23KatzE19 Hinweis/ Verweis Wie sicher ist mein Kennwort? Kennwort-Check: www.cnlab.ch/codecheck/check.php oder www.datenschutz.ch und dann rechts auf den Link <Passwort-Check> klicken Meine Notizen Seite 18 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 5 Abmelden Heute dient das Abmelden vom Computer in erster Linie dazu, die Vertraulichkeit sensitiver Informationen zu gewährleisten und den Missbrauch von Systemberechtigungen zu verhindern. Da System- und Datenmanipulationen, die mit unserem persönlichen Account erfolgen, uns zugeschrieben werden, müssten wir ein vitales Interesse haben, unsere Accounts zu schützen. Beispiele möglichen Missbrauchs: • Lesen fremder E-Mails, schreiben von E-Mails unter fremdem Namen • Einsehen von vertraulichen Informationen • Missbrauch von Buchungs-/Zahlungssystemen • Manipulieren von Systemen 5.1 Wie melde ich mich am Computer korrekt ab? Wann immer Sie Ihre Arbeit am Computer beenden, sollten Sie sich korrekt abmelden. Nur so ist das Gerät für den nächsten Benutzenden wieder verfügbar und nur so kann ein Missbrauch vermieden werden (siehe obiges Kapitel). Wenn Sie sich nicht abmelden, wird der Computer nach 15 Minuten automatisch gesperrt. Dann kann nur die angemeldete Person oder die KITS-Supporter/in die Sperrung aufheben. Nicht gespeicherte Daten gehen dabei verloren. Vorgehen Variante 1 Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf <START> und wählen Sie den Befehl <Abmelden>. 2. Bestätigen Sie im nachfolgenden Fenster die Abmeldung. Variante 2 1. Drücken Sie die Tastenkombination und zusammen gedrückt halten 03.01.2007 1 x kurz drücken Seite 19 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 2. Wählen Sie im geöffneten Fenster die Schaltfläche <Abmelden>. 3. Bestätigen Sie im nachfolgenden Fenster die Abmeldung. 5.2 Wie kann ich meinen Computer sperren? Wenn Sie Ihre Arbeit am Computer nur kurz unterbrechen wollen, gibt es auch die Möglichkeit, den Computer zu sperren. Bedenken Sie jedoch, dass dann niemand mehr am Gerät arbeiten kann. Hinweis/ Verweis Im Schulalltag ist das Abmelden vom Computer praktischer als das Sperren des Computers. Nur so können andere am Gerät weiter arbeiten. Bitte sensibilisieren Sie auch Ihre Schüler/innen für das Abmelden am Computer. Vorgehen Variante 1 und zusammen gedrückt halten Seite 20 loslassen 1 x kurz drücken Bestätigen 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Variante 2 und gedrückt halten 1 x kurz drücken Meine Notizen 03.01.2007 Seite 21 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 6 E-Mail-Adresse 6.1 Schema für E-Mail-Adressen Alle Benutzenden Haben eine persönliche E-Mail-Adresse gemäss folgendem Schema: [email protected] KITS-Supporter/innen Alle KITS-Supporter/innen einer Schule haben zusätzlich zum persönlichen E-Mail-Account auch noch Zugriff auf eine unpersönliche E-Mail-Adresse, die an die Supporter/in-Funktion geknüpft ist: [email protected] (xx steht für das Schulhauskürzel) Sie werden in der globalen Adressliste mit <KS + Schulhausname> aufgelistet, also z.B. KS Heumatt. 6.2 E-Mail-Adresse beantragen/ bestellen Ihre E-Mail-Adresse wurde durch die KITS-Supporter/in bestellt. Sollte dies noch nicht geschehen sein, wenden Sie sich an sie. Die entsprechende Mailbox steht jeweils ab dem nächsten Werktag zur Verfügung. 6.3 E-Mail-Adresse ändern Die Vergabe der E-Mail-Adresse erfolgt unabhängig von der Zugehörigkeit zu einer Schule. Das System prüft die bereits bestehenden E-Mailadressen und erstellt die EAdresse gemäss folgendem Schema: [email protected] Ist die zu erstellende E-Mail-Adresse bereits vergeben, wird automatisch eine Zahl angefügt. Beispiel: Die E-Mail-Adresse von Peter Muster ist bereits belegt. Der «zweite» Peter Muster erhält nun die E-Mail-Adresse: [email protected] Hinweis/Verweis Seite 22 Wünschen Sie eine andere E-Mail-Adresse, d.h. sind Sie mit Ihrer E-Mail-Adresse nicht zufrieden (z.B. Adresse wie oben beschrieben [email protected] oder zu lange EMail-Adresse wegen Doppelnamen), melden Sie sich bei Ihrer Supporter/in. Sie wird sich an die zuständige Stelle wenden, damit Ihre E-Mail-Adresse geändert werden kann. 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 6.4 E-Mails abrufen bei Personen mit Doppelfunktionen Bei Doppelfunktionen wie z. B. Schulleitung und Lehrperson oder Hausdienst und KITS-Supporter/innen wird nur eine persönliche E-Mail-Adresse erstellt. Der Zugriff wird wie folgt geregelt: 6.4.1 Lehrperson und Schulleitung Angemeldet mit 6er Account am SL-Notebook Zugriff auf persönliche Mailbox über Outlook. Angemeldet mit 2er Account an einem KITS-Gerät Zugriff auf persönliche Mailbox über Outlook Web Access. 6.4.2 Lehrperson und KITS-SupporterIn Angemeldet mit 2er Account Zugriff auf persönliche Mailbox über Outlook. Angemeldet mit 3er Account Zugriff auf die KITS-Supporterin-Funktionsadresse über Outlook. Zugriff auf die KITS-Supporter/in-Funktionsadresse über Outlook Web Access. Zugriff auf persönliche Mailbox über Outlook Web Access. 6.4.3 Hausdienst und KITS-SupporterIn Angemeldet mit 7er Account Zugriff auf persönliche Mailbox über Outlook. Angemeldet mit 3er Account Zugriff auf die KITS-Supporter/in-Funktionsadresse über Outlook. Zugriff auf die KITS-Supporter/in-Funktionsadresse über Outlook Web Access. Zugriff auf persönliche Mailbox über Outlook Web Access. Hinweis/Verweis 03.01.2007 Zugriff über Outlook Web Access siehe Kapitel 12 Outlook Web Access (OWA). Seite 23 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 6.5 Lehrperson in mehreren Schulen Falls Sie in mehreren Schulen tätig sind, erhalten Sie nur eine einzige persönliche E-Mail-Adresse. Beantragen Sie bitte das E-Mail-Konto in der Schule, in der Sie das grösste Pensum haben. Der Zugriff auf dieses E-Mail ist wie folgt geregelt: In der Schule mit dem grössten Pensum Zugriff auf persönliche Mailbox über Outlook. in den anderen Schulen Zugriff auf persönliche Mailbox über Outlook Web Access. Hinweis/Verweis Informieren Sie die Supporter/in der anderen Schulen, dass Sie bereits eine E-Mail-Adresse besitzen und keine weitere mehr beantragt werden muss. Falls Sie mehr als eine persönliche Mailbox erhalten haben, veranlassen Sie bitte die Löschung der entsprechenden Mailbox über die KITS-Supporter/in. Meine Notizen Seite 24 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 7 Kommunikationsrichtlinien Verbindlich gemäss PK-Beschluss vom 9. Mai 2006. 7.1 Allgemeine Richtlinien 7.1.1 Netiquette E-Mail Netiquetten sind Verhaltensregeln im Netz, welche für alle Nutzer/innen gelten. Diese Regeln beziehen sich nicht ausschliesslich auf die Arbeit am Computer in der Schule, sondern Ziel ist, dass sie auch ausserhalb der Schule im Umgang mit dem Internet Gültigkeit haben. Sie umfassen Richtlinien für einen höflichen und respektvollen Stil bei der Verbreitung von Informationen im Netz und die Einhaltung von gesetzlichen Grundlagen. Die Netiquette «wächst» aus dem Umfeld der Schule und beschreibt «Sitten und Bräuche», welche in diesem Rahmen gelten sollen. (Quelle: www.schulinformatik.ch). • Denken Sie daran, dass «auf der anderen Seite» ein Mensch sitzt. Schreiben Sie nichts in der E-Mail, was Sie dieser Person nicht auch direkt sagen würden. Dies gilt auch für andere Personen, die Sie in Ihrer Mail erwähnen; Ihre E-Mail könnte an die betroffenen Personen weitergeleitet werden. • Lesen Sie die erhaltenen E-Mails sorgfältig durch, bevor Sie antworten. Kommunikation kann missverständlich sein; dies kommt bei E-Mails recht häufig vor, da die nonverbalen Signale (wie Mimik, Gestik, Körperhaltung, usw.) fehlen. Es wird zwischen den Zeilen gelesen und interpretiert. Je nach Gemütsverfassung ärgern Sie sich über etwas, was der Absender gar nicht so gemeint hat. Wenn Sie sich über die Bedeutung einer Aussage nicht sicher sind, fragen Sie nach. • Nehmen Sie sich Zeit für das Schreiben einer E-Mail. o prägnanter, aussagekräftiger Betreff o kurze, verständliche Sätze o kurze Abschnitte, getrennt durch eine Leerzeile o korrekte Grammatik und Rechtschreibung • Emoticons umschreiben Gefühle, Ironie oder die eigene Befindlichkeit. o :-) lachend, scherzhafte Aussage o :-D fröhlich lachend o ;-) zwinkernd, nicht ernst gemeint o :-( negative Stimmung o :-| gleichgültig o :-/ skeptisch o :-o erstaunen, erschrecken oder schreien (je nach Zusammenhang) o :-# vertraulich • Netspeak umschreibt ebenfalls Gefühle, Ironie oder die eigene Befindlichkeit. o <g> grinsen • Seien Sie zurückhaltend mit Humor, Ironie und Sarkasmus. • Vermeiden Sie GROSSSCHREIBUNG, das gilt als SCHREIEN. Verwenden Sie deshalb andere Hervorhebungen wie z.B. neue Zeilen, Sternchen, usw. • Eine E-Mail kann nach dem Abschicken nicht mehr «zurückgenommen» werden (auch wenn dies manchmal sehr wünschenswert wäre!). Deshalb 03.01.2007 Seite 25 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV o o o • Bevor Sie Ihre Antwort senden, lesen Sie diese noch einmal sorgfältig durch und fragen Sie sich: Wie wirkt diese E-Mail auf die Empfängerin/ den Empfänger? Falls Sie dazu gerade keine Zeit haben: Speichern Sie Ihre Antwort erst einmal unter «Entwürfe» und schicken Sie sie etwas später ab, nachdem Sie Zeit hatten, nochmals alles durchzulesen. Manchmal ist es sinnvoll, zunächst nur eine Empfangsbestätigung zu schicken und die eigentliche Antwort noch einmal zu überschlafen. Seien Sie gegenüber Mängeln anderer Personen tolerant. 7.1.2 Umgang mit Adressbuch und Verteilerlisten • Das Adressbuch und die Verteilerlisten erleichtern die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung, den Behörden und den Teammitgliedern. • Die Daten im Adressbuch und die Verteilerlisten sind nur für den internen und beruflichen Gebrauch bestimmt. Es ist untersagt, diese Daten an Dritte weiterzugeben oder sie für private oder verbandsmässige Zwecke zu verwenden. • Senden Sie ihre E-Mails nur an die Personen, die damit wirklich etwas machen oder dringend über diese Informationen verfügen müssen. Ansonsten ergibt sich schnell eine Flut von E-Mails, die schliesslich niemand mehr (genau) liest. • Seien Sie sehr zurückhaltend mit CC-Adressierungen (= Kopie an). Personen, die Mails als CC erhalten, betrachten dies manchmal als Beleidigung oder wissen nicht, was sie mit der Mail machen sollen. Falls Sie die CC-Adressierung verwenden, dann stellen Sie klar (z.B. am Ende der Mail unter PS), weshalb gewisse Personen eine Mailkopie erhalten, z.B. «diese Mail geht zur Information per CC an XYZ». • Seien Sie noch zurückhaltender mit BCC-Adressierungen (= Blindkopie an), weil so den anderen Empfängern verborgen bleibt, an wen diese Mail sonst noch geschickt wurde. Es entsteht der Eindruck, dass Sie etwas zu verstecken haben. Pflegen Sie eine transparente E-Mail-Kommunikation, bei der die Empfänger jeweils wissen, wer die Mail sonst noch erhalten hat. BCC-Adressierung macht höchstens bei externen Empfängern Sinn, falls diese bzw. Sie nicht wollen, dass alle Empfänger die E-Mail-Adressen aller anderen Empfänger sehen. • Verwenden Sie Adressbuch und Verteilerlisten nicht missbräuchlich, um z.B. für eine bestimmte Meinung «Stimmung» zu machen oder gar um eine Person/ Personengruppe zu verunglimpfen. • Bei missbräuchlicher Verwendung des E-Mail-Kontos, des Adressbuches oder der Verteilerlisten wird die betreffende Person zuerst verwarnt und muss - bei erneutem Missbrauch - mit Disziplinarmassnahmen rechnen. Seite 26 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 7.1.3 Dienstweg • Der Dienstweg ist auch bei der Kommunikation per E-Mail einzuhalten (siehe auch Kapitel 7.1.2 Umgang mit Adressbuch und Verteilerlisten). • Z.B. keine direkten Mails an den Vorstehenden des Schul- und Sportdepartementes. • Z.B. Lehrperson 7.1.4 Schulleitung Kreisschulpflege Präsident. E-Mails mit vertraulichem Inhalt • Vertraulich sind alle Inhalte, die mit dem Persönlichkeitsschutz der Schüler/innen in Zusammenhang stehen. Z.B. ein Bericht des Schulpsychologischen oder Schulärztlichen Dienstes, eine vertrauliche E-Mail von Eltern…. • Schulische Vertrauenspersonen (und das sind alle Zielgruppen von SAV) unterstehen dem Berufsgeheimnis und sind verpflichtet, mit den ihnen anvertrauten Informationen sorgsam umzugehen. • E-Mails mit vertraulichem Inhalt dürfen nicht unverschlüsselt an interne Mailadressen (aus dem Adressverzeichnis) und schon gar nicht an externe Mailadressen verschickt werden. Unverschlüsselte E-Mails können «abgehört» werden. Mit dem Programm WinZip können vertrauliche Dokumente verschlüsselt werden. Nur in diesem Zustand dürfen sie per E-Mail verschickt werden (siehe Kapitel 10.2 ZIPDateien verschlüsseln). Im Rahmen eines laufenden Projektes wird gesamtstädtisch eine einfachere Möglichkeit der Verschlüsselung und digitalen Signierung eingeführt werden. 7.1.5 • Besonders wichtige E-Mails Wenn Sie sicher sein möchten, dass eine E-Mail ankommt, dann bitten Sie die Empfänger um eine kurze Empfangsbestätigung. Alternativ dazu können Sie bei besonders wichtigen Mails beim Erstellen einer neuen E-Mail unter dem Symbol <Optionen…> die Schaltfläche <Die Übermittlung dieser Nachricht bestätigen> und/oder <Das Lesen dieser Nachricht bestätigen> aktivieren. 7.1.6 Gefahren im Umgang mit E-Mails entspr. Verhalten • E-Mail kann für Spam (unerwünschte E-Mails) oder zur Verbreitung von Viren, Würmern (schädliche Programme) usw. missbraucht werden. Veröffentlichen Sie daher niemals Ihre E-Mail-Adresse im Web (z.B. auf einer Homepage, in einer Newsgroup, usw.). • Die E-Mail-Konti verfügen über einen Spam- und Virenfilter. Diese stellen jedoch keinen absoluten Schutz dar. Öffnen Sie daher keine E-Mails mit unbekanntem oder dubiosem Absender. Öffnen Sie keinesfalls an derartige E-Mails angehängte Dateien (Attachments). • Eine E-Mail kann verloren gehen oder an eine falsche Adresse gelangen. Kontrollieren Sie daher vor dem Senden der E-Mail nochmals die Empfänger. Wenn Sie unbedingt sicher sein müssen, dass die Mail auch wirklich ankommt: Siehe Kapitel 7.1.5 Besonders wichtige E-Mails. 03.01.2007 Seite 27 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV • Eine E-Mail kann unterwegs eingesehen, kopiert und manipuliert werden, siehe auch Kapitel 7.1.4 E-Mails mit vertraulichem Inhalt. • Die Quelle einer E-Mail kann vorgetäuscht sein. Öffnen Sie keine angehängten Dateien (Attachments) mit merkwürdigem Namen (z.B. «Your account»), selbst wenn sie von einem bekannten Absender stammt. • Wenn Sie vermuten, dass Sie Opfer eines Virenangriffs geworden sind, wenden Sie sich unverzüglich an die KITS-Supporter/in. 7.1.7 E-Mail-Standard Signatur SAV Mit der E-Mail-Signatur wird das einheitliche Erscheinungsbild nach aussen gewährleistet. Sie ist an die persönlichen Koordinaten anzupassen. Bitte beachten Sie nachfolgende Standard-Vorgaben. Freundliche Grüsse Schrifttyp Schriftgrösse Schriftfarbe ARIAL 10 pt schwarz Vorname Nachname Berufsbezeichnung -Direktwahl: 044 … .. .. (falls vorhanden, sonst diese Zeile löschen) [email protected] Stadt Zürich Schule XY Postadresse, 80.. Zürich Standort: (falls abweichend von der Postadresse) Strasse Nr., 80.. Zürich Tel. 044 … .. .. Fax 044 … .. .. www.stadt-zuerich.ch/ssd www.stadt-zuerich.ch/schulen Schrifttyp Schriftgrösse Schriftfarbe ARIAL 8 pt schwarz Diese Mitteilung enthält vertrauliche Informationen und richtet sich ausschliesslich an die adressierten Personen. Falls Sie nicht zu diesen Personen gehören, bitten wir Sie, die Nachricht zu löschen und den/die Absender/in zu informieren. Die weitere Verwendung einer solchen Nachricht ist nicht zulässig. Hinweis/Verweis 7.1.8 Es ist nicht erlaubt, die Attributierung (Schriftgrösse, Schriftart, Farbe, Zeilenabstände etc.) sowie die Gestaltung zu ändern. Sie muss den städtischen Vorgaben entsprechen. Download der E-Mail-Signatur von der SAV-Homepage Damit Sie die Signatur an der entsprechenden Stelle im Outlook nicht von Hand eintippen müssen, laden Sie diese vorab von der SAV-Homepage herunter. Dann passen Seite 28 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Sie die Signatur Ihren persönlichen Koordinaten an. Die ergänzte Signatur wird sodann kopiert und im Outlook wieder eingefügt. Vorgehen Signatur downloaden Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Starten Sie den Microsoft Internet-Explorer oder einen anderen Internet-Browser und tippen Sie folgende WWW-Seite in das Adressfeld ein: www.stadt-zuerich.ch/sav 2. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit <Enter> 3. Klicken Sie einmal auf den Link <Downloads>. Download starten 4. Klicken Sie auf den Link <Vorlage E-Mail-Signatur für Outlook 2003, 003 MB> Anpassen an die persönlichen Koordinaten 5. Die Standard-E-Mail Signatur wird Ihnen nun am Bildschirm angezeigt. Passen Sie diese jetzt Ihren persönlichen Koordinaten an (Vorname, Nachname, Berufsbezeichnung, etc.) 03.01.2007 Seite 29 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Text markieren 6. Anschliessend markieren Sie den gesamten Inhalt mittels Tastenkombination <Ctrl> + <A>. Variante 1: Menü <Bearbeiten> Text kopieren <Alles markieren> 7. Nun kopieren Sie den markierten Textteil, damit Sie diesen später im Outlook wieder einfügen können. Variante 1: Tastenkombination <Ctrl> + <C> oder Variante 2: Rechtsklick in die Markierung und den Menübefehl <Kopieren> wählen. Variante 3: Menü <Bearbeiten> <Kopieren> Der kopierte Text befindet sich nun in der Zwischenablage. 7.1.9 E-Mail-Signatur im Outlook einrichten Damit die E-Mail-Signatur im Outlook beim Neuerstellen sowie beim Antworten oder Weiterleiten von Nachrichten automatisch erscheint, fügen Sie die nun vorher kopierte E-Mail-Signatur im Outlook wieder ein. Folgen Sie den nachfolgenden Anweisungen. Vorgehen Neue Signatur erstellen Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Starten Sie Outlook und achten Sie darauf, dass der Cursor auf dem Ordner <Posteingang> platziert ist. 2. Wählen Sie Menü <Extras> <Optionen>. 3. Wählen Sie das Register <E-Mail-Format>. Seite 30 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Signaturen>. 5. Klicken Sie auf <Neu>. Name der Signatur 6. Geben Sie einen <passenden Namen> für die Signa- tur ein. Passend wäre z.B. Ihr eigener Nachname und/oder Vorname oder SAV. (Sollten Sie später mehrere Signaturen verwenden wollen, so können Sie diese voneinander unterscheiden.) 7. Achten Sie darauf, dass bei der zweiten Option die Option <Die Signatur ohne Vorlage erstellen> aktiviert ist. 03.01.2007 Seite 31 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 8. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Weiter> Signatur einfügen 9. Der Cursor blinkt nun im untenstehenden Fenster. Hier fügen wir nun den vorher kopierten Text der Signatur wieder ein und zwar mit: Variante 1: Tastenkombination <Ctrl> + <V> oder Variante 2: Rechtsklick in das leere Feld und den Menübefehl <Einfügen> wählen. <CTRL> + <V> oder <Rechtsklick> und <Einfügen> Fertigstellen Seite 32 10. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Fertigstellen> <OK>. 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Zukünftige Signatur bestimmen 11. Damit die Signatur bei neuen Nachrichten sowie auch beim Antworten oder Weiterleiten von Nachrichten automatisch erscheint, bestimmen Sie die Signatur. Vorzugsweise Ihren Schulabsender, da Sie über dieses Konto mehrheitlich geschäftliche Nachrichten erstellen. Wählen Sie Menü <Extras> Register <E-Mail-Format>. <Optionen> das 12. Klicken Sie dazu auf den kleinen Pfeil rechts von <Signatur für neue Nachrichten> und wählen Sie die Signatur aus, welche Sie vorgängig definiert haben (Beispiel: Bearth Eveline ). Dasselbe tun Sie für zukünftige <Antworten und Weiterleitungen>. 13. Bestätigen Sie mit <OK>. Hinweis/Verweis Hinweis/Verweis 03.01.2007 Erweiterte Informationen zur Handhabung der E-MailSignatur finden Sie in den Kapiteln 18.1.12 - 18.1.15. Die Einstellung dieser E-Mail-Signatur gilt nur für den EMail-Verkehr über Outlook. Mailen Sie über OutlookWeb Access müssen Sie diese Signatur dort ebenfalls einrichten. Details dazu finden Sie im Kapitel 12 Outlook Web Access (OWA) Seite 33 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 7.2 Zielgruppenspezifische Richtlinien Nachfolgend werden Minimalstandards definiert. Schulleitende können aus betrieblichen Gründen für ihre Schuleinheit auch weitergehende Standards für die Kommunikation per E-Mail definieren. Abruf Postfach Beantwortung Schulleitende täglich an Werktagen innert 2 Werktagen Lehrpersonen Kindergärtner/innen Hortner/innen in der Regel täglich/mindestens an drei Werktagen pro Woche innert 3 Werktagen Hausdienstleitende Pro Hausdienst wird eine Ansprechperson (normalerweise der Hauswart) festgelegt; die Kommunikation seitens Verwaltung erfolgt an diese Person; sie ist für die Weiterleitung innerhalb des Teams verantwortlich. täglich an Werktagen innert 2 Werktagen Meine Notizen Seite 34 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 8 Technische Informationen 8.1 Mailboxgrösse Die Mailboxgrössen werden je nach Funktion des Benutzenden wie folgt geregelt: Standard Schulleitung 8.2 = = 100 MB 200 MB Anhänge/ Attachments Über E-Mails können leicht schädliche Programme auf die KITS-Computer gelangen. Aus Sicherheitsgründen werden ausführbare E-Mail-Anhänge/ Attachments (Programme, Makros, usw.) von dieser Umgebung und vom E-Mail-System soweit wie möglich ausgefiltert. Es wurden folgende allgemein gültigen Einstellungen in Bezug auf diesen Filter vorgenommen: • Aktiv bei ein- und ausgehendem Mailverkehr. • Es werden folgende Anhänge/ Attachments von Mails entfernt: o sämtliche ausführbaren Dateien (*.exe, java, *.msi, *.pif) unabhängig, ob sie in einem ZIP-File sind oder nicht (ausser das ZIP-File ist passwortgeschützt, siehe dazu Kapitel 10.2 ZIP-Dateien verschlüsseln). • Ausserdem werden z.B. nachfolgende Anhänge/ Attachments gelöscht: o *.com (ausführbare Datei-Programm) o *.exe (ausführbares Programm) o *.js (Java Script) o *.bat (ausführbare Prozedur, Batch-File von DOS) o *.cmd (Command/Batchfile), o *.vb (Visual Basic-Datei). • Sollte ein Anhang/ Attachment gelöscht worden sein, wird stattdessen ein Text im Mail eingefügt, dass hier ein Anhang/ Attachment entfernt wurde. 8.3 Allgemeine Einstellungen • Pro E-Mail können max. 500 Empfänger-Adressen eingetragen werden sofern diese für den externen Versand verwendet wird. Für den internen Gebrauch gelten keine Begrenzungen. • Die maximale Grösse einer E-Mail beträgt 10 MB. • Spam- und Virensignaturen werden laufend automatisch aktualisiert. Hinweis/ Verweis 03.01.2007 Generell wird das E-Mail-System gemäss den aktuellen Richtlinien geschützt. Seite 35 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 8.4 Archivierung E-Mail-Daten Die Archivierung von E-Mails steht aus Sicherheitsüberlegungen noch nicht zur Verfügung. Ist die Grösse Ihrer Mailbox erschöpft (siehe Kapitel 8.1 Mailboxgrösse) und Sie möchten Ihre E-Mails nicht löschen, können Sie diese in einen separaten Ordner ausserhalb von Outlook kopieren. Von dort aus lassen sich die E-Mails auf CD brennen oder auf einen USB-Stick kopieren. Anschliessend können diese E-Mails im Outlook gelöscht werden, was die Mailboxgrösse entlastet. Vorgehen Ordner erstellen Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Öffnen Sie Ihre <Eigenen Dateien> und erstellen Sie darin einen separaten Ordner für die Sicherung der EMails. Verwenden Sie dazu den Link im Aufgabenbereich auf der linken Seite <Neuen Ordner erstellen>. 2. Benennen Sie den Ordner z.B. <Outlook Sicherung>. Damit der Link <Neuen Ordner erstellen> überhaupt sichtbar ist, achten Sie darauf, dass in der rechten Fensterhälfte keine Dateien/Ordner markiert sind. Seite 36 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 3. Öffnen Sie den neu erstellten Ordner <Outlook Sicherung> mit einem Doppelklick. 4. Verkleinern Sie das Fenster und platzieren Sie es so auf dem Bildschirm, dass Sie nachher die zu sichernden Mails in dieses Fenster ziehen können. 5. Starten Sie Outlook und öffnen Sie den Ordner, in dem die zu sichernden Mails gespeichert sind. Verkleinern sie gegebenenfalls das Outlook-Fenster, damit das Fenster des Ordners <Outlook Sicherung> auch sichtbar ist. 6. Markieren Sie alle E-Mails, die Sie sichern möchten und ziehen Sie diese mit gedrückter rechter Maustaste in den Ordner <Outlook Sicherung>. 03.01.2007 Seite 37 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 7. Sobald Sie die Maustaste loslassen, erscheint das Kontextmenü, in welchem Sie den Befehl <Hierher kopieren> wählen. 8. Sie können nun den Ordner <Outlook Sicherung> auf eine CD brennen oder auf einen USB-Stick kopieren und die gesicherten E-Mails im Outlook löschen. Seite 38 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Hinweis/ Verweis 8.5 Wenn die zu sichernden E-Mails im Outlook in mehreren Ordnern gespeichert sind, empfehlen wir Ihnen, im Ordner <Outlook Sicherung> Ordner mit denselben Namen zu erstellen. So können Sie die Mails jeweils in den dazu passenden Ordner kopieren und behalten die Übersicht. Unterstützung von PDAs Vorläufig wird keine Unterstützung von PDAs/ Mobile-Phones angeboten. Die Abklärungen haben gezeigt, dass kein Synchronisationstool alle Gerätetypen unterstützt und daher ein wirtschaftlicher Betrieb verunmöglicht wird. 8.6 Integration von eigenen POP3 Accounts Die Integration von privaten POP3-Accounts wird nicht unterstützt. 8.7 Ressourcenverwaltung Im Moment wird keine Ressourcenverwaltung (Sitzungszimmer, Beamer, usw.) angeboten. Meine Notizen 03.01.2007 Seite 39 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 9 Viren, Spam, Phishing und Virenschutz Leider hat das Medium E-Mail lästige Begleiterscheinungen hervorgebracht, wie zum Beispiel Viren, Spam und Phishing. Mehr zu den verbundenen Gefahren und Risiken erfahren Sie nachfolgend. Auf dem KITS-E-Mail System wurden einige Vorkehrungen bereits getroffen, um die Gefahren zu vermindern. Es gilt jedoch, dass alle Benutzenden im Kampf gegen unerwünschte Zusendungen gefordert sind. Sowohl als Absender wie auch als Empfänger muss man sich an gewisse Richtlinien halten. 9.1 Computer-Viren Was sind eigentlich Computer-Viren? • Bösartige Programme. • Reproduzieren sich selber, verbreiten sich schnell. • Infizieren andere Computer. • Ziel: Daten ermitteln, verändern oder zerstören. • Viren werden meist unabsichtlich und unbemerkt per E-Mail weiterverbreitet. • Sind oft so programmiert, dass sie z.B. automatisch an alle Adressen des Adressbuches weitergesandt werden. 9.1.1 • Wie muss man sich vor Viren schützen? Nie Anhänge (Attachments) von Unbekannten öffnen, wenn über deren Inhalt Zweifel bestehen. Löschen Sie diese E-Mails. 9.2 Spam Der Begriff «Spam» kommt vom Dosenfleisch SPAM (Spiced Porc and Ham) der Firma Hormel Foods. Im Internet bedeutet «Spam»: • Unerwünschter Massenversand von Werbe-E-Mails als (scheinbar) persönliche EMails. • Artikel in Newsgroups, die nichts mit dem Thema der Gruppe zu tun haben. • Artikel, die an mehrere Newsgroups gleichzeitig verschickt werden. Beschwerden beim Absender sind zwecklos und können sogar zu noch mehr Spam führen. Die E-Mail-Adresse des Absenders ist oft erfunden, wie z.B. [email protected]. Die Adressen der Empfänger werden meist automatisch von Websites und aus dem Usenet gesammelt oder bei unseriösen Unternehmen eingekauft. Seite 40 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 9.2.1 Was tun mit Spam? • Löschen Sie Spam-E-Mail und vor allem • Nicht beantworten. • Keine Anhänge öffnen und auf keine Verknüpfung («Links») klicken. 9.3 Phishing (Von engl. «Password Fishing», d. h. Fischen nach dem Passwort) • Kriminelle Methode, an vertrauliche Daten und Informationen zu kommen • Vortäuschen einer seriösen Herkunft (z.B. Bank, Post) • Aufforderung: Persönliche Daten eingeben (Kennwörter, Streichcodes etc.) • Umleitung auf präparierte Webseite oder E-Mail enthält ein entsprechendes Formular. Eine solche «gefälschte» Website könnte wie folgt aussehen . 03.01.2007 Seite 41 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Graphische Darstellung «Phishing». (Quelle www.zeix.ch) 9.3.1 Hauptregel, um sich vor Phishing zu schützen • Seien Sie misstrauisch, wenn ein Mail Sie zu sofortigem Handeln auffordert. • Nie beantworten sondern löschen. • Klicken Sie nicht auf Links (Verknüpfungen) in verdächtigen Mails, sondern tippen Sie die Ihnen bekannte Adresse des Anbieters ein. • Informieren Sie sich auf der Website des Anbieters über die verwendeten Sicherheitsmerkmale (bei einer Bank z. B. PIN, Streichliste, Kartenleser etc.). • Leiten Sie verdächtige Mails umgehend an den Anbieter weiter. 9.4 Virenschutz Auf dem E-Mail-System wurden bezüglich Virenschutz folgende globalen Einstellungen vorgenommen: • Virenschutz ist aktiv bei ein- und ausgehendem Mailverkehr. • Wo möglich wird der Virus entfernt. Dabei wird ein «Warning: Virus removed» zusätzlich in den Betreff eingetragen (d.h. Warnung: Virus wurde entfernt.) • Wo ein Entfernen nicht möglich ist, wird die E-Mail gelöscht. • Verschlüsselte E-Mails werden durchgelassen. Trotz dieses Virenschutzes sind Sie nicht 100% vor Viren geschützt. 9.4.1 Wie können Sie sich zusätzlich schützen? • Keine Anhänge öffnen, die von unbekannten Absendern stammen. • Auf keine Verknüpfungen in zweifelhaften E-Mails klicken. Seite 42 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 9.5 Spamfilter Auf dem E-Mail-System wurden bezüglich Spamfilter folgende allgemeinen Einstellungen vorgenommen: • Aktiv nur bei eingehendem Mailverkehr. • Wird eine E-Mail als Spam klassifiziert, wird sie in Quarantäne gestellt. Täglich um 06:00 Uhr wird ein so genannter «Spam Summary» angelegt. Darin können Sie EMails identifizieren, die fälschlicherweise im Spamfilter gelandet sind. • E-Mails in Quarantäne werden nach 30 Tagen gelöscht. • Absender des «Spam Summary» (die Mitteilung, die Sie erhalten, wenn E-Mail an Sie in der Quarantäne gelandet sind) ist [email protected]. 9.6 Spam und Quarantäne Nachfolgend das Vorgehen, was mit identifizierten SPAMs passiert und wie Sie vorgehen können. Vorgehen Zusammenfassung gefilterter Nachrichten 1. Von Montag bis Freitag erhalten Sie jeweils um ca. 06.00 Uhr eine E-Mail in Ihren Posteingang, welche eine Zusammenfassung der gefilterten SpamNachrichten enthält. eingehendes E-Mail mit Hinweis auf SPAM Gefilterte Mails prüfen 2. Bevor Sie auf <Not Spam> klicken, vergewissern Sie sich mit Hilfe des <View All Quarantined Messages> (*) ob die E-Mail wirklich ein Spam-E-Mail ist und treffen Sie dann den Entscheid, ob Sie sich diese E-Mail zusenden (<Not Spam>) bzw. löschen wollen (<Delete>). Sie beeinflussen mit Ihrer Wahl die Qualität des aktuellen Spamfilters. 03.01.2007 Seite 43 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 30 Schaltfläche <View All Quarantined Messages> zwecks Anzeige aller gefilterten Mails. 3. Entscheiden Sie nun, welche dieser E-Mails Sie sich gerne zusenden lassen möchten und welche als SPAM gelöscht werden sollen. Markieren Sie die EMails, indem Sie vor dem Eintrag einen Haken setzen. Anschliessend wählen Sie eine der Schaltflächen <Not Spam> oder <Delete>. Schaltflächen <Not Spam> oder <Delete> zwecks Zusendung oder Löschung des E-Mails Resultat des Vorgangs Seite 44 4. Eine Meldung über das Resultat des Vorganges wird angezeigt. 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Anzeigeergebnisse 5. Mails, die Sie als <Not Spam> identifiziert haben, werden Ihnen im Posteingangsordner angezeigt. Mail erscheint im Posteingang 6. Falls für Sie eine SPAM-Mail identifiziert wurde, wird diese in die Quarantäne verschoben und dort nach 30 Tagen automatisch gelöscht. meine Notizen 03.01.2007 Seite 45 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 10 ***Verschlüsselung von Dateien 10.1 Das Programm WinZip WinZip (ZIP: Zigzag Inline Package) ist ein Kompressionsprogramm, mit dem die Dateigrösse von Programmen und Dokumenten verringert werden kann. Dies ist vor allem für den Download von Programmen, für das Verschicken von Dokumenten per E-Mail und für die Archivierung von Daten nützlich. Gezippte (also komprimierte) Dateien werden in ein Archiv gepackt und erhalten die Endung <*.zip>. Hinweis/ Verweis 10.2 Alles über das «normale» Zippen und Entzippen von Dateien finden Sie in den Schulungsunterlagen der KITS-Basisausbildung im Baustein 6. ZIP-Dateien verschlüsseln Wie Sie aus den Kommunikationsrichtlinien entnehmen können, dürfen E-Mails mit vertraulichem Inhalt nicht unverschlüsselt an interne E-Mail-Adressen (aus dem Adressverzeichnis) und schon gar nicht an externe E-Mail-Adressen verschickt werden, siehe dazu Kapitel 7.1.4 E-Mails mit vertraulichem Inhalt. Nachfolgend finden Sie zwei Varianten, wie Sie ZIP-Dateien verschlüsseln können: 10.2.1 Verschlüsselung mit der rechten Maustaste Vorgehen Verschlüsseln mit der rechten Maustaste 1. Öffnen Sie über den Windows-Explorer das Laufwerk und den Ordner, wo Sie die gewünschte Datei gespeichert haben; in unserem Beispiel <Eigene Dateien>. 2. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken Sie diese mit der <rechten Maustaste> an. Seite 46 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 3. Wählen Sie den Menübefehl <WinZip> fügen zu Name des Dokuments.zip> <Hinzu- 4. Die Zip-Datei wird am selben Ort angezeigt. Sie trägt den gleichen Namen wie die gezippte Datei (oder wenn mehrere Dateien ausgewählt wurden, der Name des Ordners indem sie gespeichert sind). Sie können diesen nach Belieben umbenennen. 5. Öffnen Sie nun durch einen Doppelklick die ZipDatei. Die Datei ist im Moment noch unverschlüsselt. 03.01.2007 Seite 47 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 6. Wählen Sie die Datei (oder mehrere) aus und klicken Sie nun in der Symbolleiste auf das Symbol <Verschlüsseln>. 7. Folgende Meldung erscheint, die Sie mit <OK> bestätigen können: 8. Nun erscheint das Fenster, in dem Sie das Kennwort sowie die Verschlüsselungsmethode angeben müssen. Wir empfehlen aufgrund der sichereren Methode den <128-Bit> oder <256-Bit> Verschlüsselungscode. Bestätigen Sie anschliessend Ihre Eingaben mit <OK>. Hinweis/Verweis Seite 48 Sollten Sie das Kennwort vergessen haben, so lassen sich die verschlüsselten Dateien (auch durch Experten/Expertinnen) nicht mehr öffnen bzw. entschlüsseln! 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 10.2.2 Verschlüsselung beim Hinzufügen Diese Variante eignet sich für den Fall, dass Sie ein neues ZIP-Archiv erstellen und die darin enthaltenen Dateien direkt verschlüsseln möchten. Vorgehen Verschlüsseln beim Hinzufügen 1. Wählen Sie <START> <Dienstprogramme> <Alle Programme> <WinZip>. 2. Wählen Sie die Schaltfläche <Neu>. 3. Geben Sie den Speicherort ( ) der ZIP-Datei an (<Eigene Dateien>) und definieren Sie für die ZIPDatei einen passenden Namen ( ). In unserem Beispiel <SAV-Test>. 4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit <OK>. 03.01.2007 Seite 49 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 5. Wählen Sie den Ordner und die gewünschten Dateien, die Sie zippen möchten. ( und ) Nun aktivieren Sie die Option <Hinzugefügte Dateien verschlüsseln> ( ). Fügen Sie nun die Dateien mit der Schaltfläche <Hinzufügen> ( ) zum Archiv hinzu. Anklicken 6. Beim Hinzufügen erscheint folgende Meldung, die Sie mit <OK> bestätigen können: Seite 50 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 7. Nun erscheint das Fenster, in dem Sie das Kennwort sowie die Verschlüsselungsmethode angeben müssen. Wir empfehlen aufgrund der sichereren Methode den <128-Bit> oder <256-Bit> Verschlüsselungscode. Bestätigen Sie anschliessend Ihre Eingaben mit <OK>. Hinweis/Verweis Sollten Sie das Kennwort vergessen haben, so lassen sich die verschlüsselten Dateien (auch durch Experten/Expertinnen) nicht mehr öffnen bzw. entschlüsseln! 8. Die verschlüsselten Dateien erscheinen im Archiv und werden mit einem Stern (*) hinter dem DateiNamen bezeichnet. 03.01.2007 Seite 51 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Hinweis/ Verweis Senden Sie diese verschlüsselte ZIP-Datei per E-Mail, teilen Sie der Empfängerperson das Kennwort auf einem anderen Kommunikationsweg mit, damit diese die Dateien beim Erhalt öffnen kann. Betrachten Sie folgendes Fenster, das beim Versuch, eine verschlüsselte Datei zu öffnen, erscheint. 10.2.3 Verschlüsselung nachträglich In diesem Falle besteht bereits ein ZIP-Archiv und Sie möchten die Dateien im Archiv nachträglich verschlüsseln: Vorgehen ZIP-Datei öffnen und Dateien verschlüsseln 1. Öffnen Sie Ihre bestehende ZIP-Datei mit einem Doppelklick. Die darin enthaltenen Dateien werden angezeigt. 2. Wählen Sie nun diese Dateien aus, welche Sie gerne verschlüsseln möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche <Verschlüsseln>. Seite 52 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 3. Beim Verschlüsseln erscheint folgende Meldung, welche Sie mit <OK> bestätigen können: 4. Nun erscheint das Fenster, in dem Sie das Kennwort sowie die Verschlüsselungsmethode angeben müssen. Wir empfehlen aufgrund der sichereren Methode den <128-Bit> oder <256-Bit> Verschlüsselungscode. Bestätigen Sie anschliessend Ihre Eingabe mit <OK>. 03.01.2007 Seite 53 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Hinweis/Verweis Verschlüsselungsanzeige Hinweis/ Verweis Sollten Sie das Kennwort vergessen haben, so lassen sich die verschlüsselten Dateien (auch durch Experten/Expertinnen) nicht mehr öffnen bzw. entschlüsseln! 5. Die verschlüsselten Dateien erscheinen im Archiv und werden mit einem Stern (*) hinter dem DateiNamen bezeichnet. Teilen Sie der Empfängerperson das Kennwort auf einem anderen Kommunikationsweg mit, damit diese die Dateien beim Erhalt öffnen kann. Betrachten Sie folgendes Fenster, das beim Versuch, eine verschlüsselte Datei zu öffnen, erscheint. 10.2.4 Verschlüsselung aufheben Hinweis/Verweis Seite 54 Sollten Sie die Verschlüsselung wieder aufheben wollen, öffnen Sie die Datei aus dem ZIP-Archiv mit dem Kennwort. Dann speichern Sie diese Datei an den gewünschten Ort als «normale» Datei. Damit wird die Datei automatisch entschlüsselt. Sie können dann die ZIPDatei löschen. 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Meine Notizen 03.01.2007 Seite 55 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 11 Outlook-Funktionen 11.1 Unterschiede zu einer Standardinstallation Outlook wurde soweit wie standardmässig installiert. Es gibt aber folgende Unterschiede: • Menüpunkt <Archivieren> ist deaktiviert. • <Datei öffnen> ist deaktiviert. • <Produkt aktivieren> ist deaktiviert. • <Mailbox aufräumen> ist deaktiviert. 11.2 Automatische Weiterleitung von E-Mails Die automatische Weiterleitung von E-Mails (z.B. bei Abwesenheiten) an eine andere E-Mail-Adresse, z. B. eine Stellvertretung, wird wie folgt geregelt: • an interne E-Mail-Adressen (aus dem «globalen Adressverzeichnis») erlaubt • an externe E-Mail-Adressen gesperrt (Gründe: Datensicherheit/ Datenschutz) 11.3 Outlook-Kalender Im Outlook wird der Kalender anderer Benutzenden nur die belegte Zeit anzeigen. Die detaillierten Termininformationen werden nicht ersichtlich sein. Hinweis/ Verweis 11.4 Diese Funktion steht im Moment noch nicht zur Verfügung. Outlook-Profil zurücksetzen Dem Benutzenden steht unter den <Dienstprogrammen> ein Menüpunkt <Microsoft Outlook Reset> zur Verfügung. Damit wird das Outlook-Profil auf den Standard zurückgesetzt. Diese Funktion wird dann angewendet, wenn aus unerklärlichen Gründen z.B. die Standard-Ordner von Outlook verändert wurden oder sonstige Einstellungen der Symbolleiste auf die Standard-Einstellung zurückgesetzt werden müssen. Hinweis/ Verweis Seite 56 Wenn die Ordnerbezeichnungen im Outlook plötzlich in Englisch anstatt in Deutsch erscheinen, können Sie diese durch den Outlook-Reset wieder zurücksetzen. 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Vorgehen Outlook-Profil zurücksetzen 1. Wählen Sie <START> <Alle Programme> <Dienstprogramme>. 2. Wählen Sie das Programm <Microsoft Outlook Reset>. 3. Bestätigen Sie nachfolgende Meldung mit <Ja>. 4. Der Vorgang wird jetzt gestartet. Das System meldet Sie als Benutzenden selbständig ab. Sobald das Anmeldefenster erscheint, können Sie sich mit Ihrem Login-Namen wieder anmelden. 5. Wenn Sie sich wieder angemeldet haben, starten Sie Outlook das erste Mal unbedingt über das Symbol auf dem Desktop. Erst dann werden alle Schritte vollständig ausgeführt. Anschliessend können Sie wieder «normal» weiterarbeiten. Hinweis/ Verweis Wir weisen Sie darauf hin, dass mit dieser Funktion keine E-Mails, Kalendereinträge, Kontakte oder sonstige erfassten Daten gelöscht werden. Meine Notizen 03.01.2007 Seite 57 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 12 Outlook Web Access (OWA) Im Unterschied zu Outlook, das sich nur in der KITS-Umgebung und –Infrastruktur nutzen lässt, kann mit Outlook Web Access (OWA) über einen WebBrowser standortunabhängig auf E-Mails, Kalendereinträge und Kontakte etc. zugegriffen werden. Das bedeutet, dass auf dem Computer keine spezielle Installation nötig ist, jeder Computer mit Internet-Zugang kann dafür verwendet werden. 12.1 Verwendungszwecke • Personen mit Doppelfunktionen Je nach Anmeldung kann auf die persönliche Mailbox oder auf die Funktionsadresse zugegriffen werden. Der jeweils andere Account ist über Outlook Web Access abrufbar. So muss nicht ab- und mit dem anderen Account wieder angemeldet werden. Siehe dazu Kapitel 6.4 E-Mails abrufen bei Personen mit Doppelfunktionen. • Verwenden von Outlook von ausserhalb der KITS-Umgebung, z.B. von zu Hause oder einem anderen Arbeitsplatz oder Schulhaus aus. 12.2 Synchronisation von Outlook Web Access und Outlook 2003 Wenn Daten mit Outlook Web Access erstellt, geändert oder gelöscht werden, so werden diese Manipulationen nachher automatisch auch in Outlook 2003 angezeigt. Wenn Sie also eine Nachricht in OWA löschen, so müssen Sie diese in Outlook 2003 nicht nochmals löschen. Mit OWA gesendete Nachrichten finden Sie auch in Outlook 2003 im Verzeichnis <Gesendete Nachrichten>. 12.3 Anmeldung OWA Hinweis/Verweis Vorgehen Anmeldung OWA Seite 58 Bevor Sie sich im Outlook Web Access das erste Mal anmelden, müssen Sie sich in der Schule am KITSNetz einmal angemeldet und das Outlook auf dem Desktop mit einem Doppelklick gestartet haben. Erst dann funktioniert der Zugriff auch von auswärts. Zur Anmeldung OWA gehen Sie wie folgt vor: 1. Starten Sie den Internet-Explorer aus Ihrer Schnellstart-Leiste am unteren Bildschirmrand oder wählen Sie Ihren installierten Webbrowser (akt. Version, welche die verschlüsselte Übermittlung unterstützt). 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 2. Tragen Sie folgende Adresse ins Adress-Feld Ihres Browsers ein und drücken Sie die Taste <Enter>: https://owa.schulen.zuerich.ch Hinweis/Verweis Achten Sie auf die Bezeichnung am Beginn «https» und nicht nur «http», da es sich um eine sichere Verbindung handelt. Beachten Sie bitte auch, dass kein «www» eingegeben werden muss. Tipp: Speichern Sie die Adresse in Ihren Favoriten. 3. Es erscheint folgendes Anmeldefenster, worin Sie Ihren <Benutzername> (gleicher Benutzername wie in der KITS-Umgebung) sowie Ihr <Kennwort> (gleiches Kennwort wie in der KITS-Umgebung) eingeben. Die Vorgaben für die Anmeldung bei <Client> und bei <Sicherheit> können Sie so belassen. 4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche <Anmelden> oder mit der <Enter>-Taste Outlook Web Access wird gestartet. 12.4 OWA Anwendungsfenster Nach der Anmeldung (wie oben beschrieben), präsentiert sich das Outlook Web Access fast so, wie wenn Sie Outlook über einen KITS-Computer direkt starten. Nachfolgend ein paar wichtige Erklärungen zu den Bildschirmelementen: 03.01.2007 Seite 59 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Menüleiste WebBrowser Symbolleiste WebBrowser Symbolleiste Outlook Web Access Einzelnes Element Anzeigebereich der Outlook Elemente Navigationsbereich Lesebereich Startseite Outlook Web Access Optionen Regeln Menüleiste WebBrowser In der Menüleiste können die verschiedenen Befehle des Programms aufgerufen werden. Bedenken Sie, dass je nach Web Browser diese Befehle ändern können. Symbolleiste WebBrowser In der Symbolleiste finden Sie häufig benutzte Befehle, welche schnell per Mausklick zur Verfügung stehen. Bedenken Sie, dass je nach Web Browser diese Befehle ändern können. Symbolleiste Outlook Web Access In der Symbolleiste finden Sie die im OWA zur Verfügung stehenden Befehle Die Anzeige der Symbole variiert, je nach gewähltem Ordner. Die detaillierte Erklärung der einzelnen Symbole finden Sie nachfolgend. Navigationsbereich In diesem Bereich befinden sich grosse Schaltflächen zum schnellen Wechsel zwischen den wichtigsten Outlook-Modulen sowie innerhalb der einzelnen Modulen die verschiedenen Ordner. Regeln Die Einstellungen zu den Regeln finden Sie ebenfalls im Navigationsbereich auf der linken Seite. Normalerweise, d.h. wenn Sie Outlook nicht über Web Access starten, finden Sie diesen Eintrag im Outlook 2003 unter dem <Regeln>. Menübefehl <Extras> Seite 60 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Optionen Element Die Einstellungen zu den Optionen finden Sie ebenfalls im Navigationsbereich auf der linken Seite. Normalerweise, d.h. wenn Sie Outlook nicht über Web Access starten, finden Sie diesen Eintrag im Outlook 2003 unter <Optionen>. dem Menübefehl <Extras> Ein Element ist die Einheit, in der Informationen innerhalb von Outlook Web Access-Moduls (z.B. eine E-Mail, eine Adresse, ein Kontakt, etc.) gespeichert werden. Anzeigebereich Hier werden die Elemente des aktuell gewählten Ordners angezeigt. Diese Anzeige kann je nach Bedürfnis anders sortiert werden. Lesebereich Im Lesebereich wird der Inhalt des markierten Elements in der Vorschau angezeigt. Diese Vorschau kann über den Symbolknopf <Lesebereich ein-/ausblenden> auf die persönlichen Bedürfnisse eingestellt werden. Auswahl 12.5 Abmeldung OWA Es ist wichtig, sich korrekt abzumelden, da sonst möglicherweise die Verbindung zum Outlook-Account aufrecht erhalten bleibt. Insbesondere an fremden Orten (z.B. Internet-Café) könnte das fatale Folgen haben, wenn eine unbekannte Person auf den Account zugreifen kann. Zur Abmeldung OWA gehen Sie wie folgt vor: Vorgehen Abmeldung OWA 03.01.2007 1. Zur Abmeldung verwenden Sie die entsprechende Schaltfläche oben rechts. Seite 61 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 2. Nach der Abmeldung erscheint folgendes Fenster und Sie können das Browserfenster dann schliessen. 12.6 OWA-Ansichtssteuerung Im OWA können Sie die Ansicht des jeweils aktuellen Ordners ändern. Gehen Sie dazu wie folgt vor Vorgehen OWAAnsichtssteuerung 1. Klicken Sie dazu neben der Bezeichnung des gewählten Ordners auf die Anzeige der Auswahl im Feld <Zweizeilige E-Mail-Ansicht>. Nachfolgendes Beispiel zeigt das Vorgehen anhand des Ordners <Posteingang>. Seite 62 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Aktuelle Ansicht wechseln. Hier am Beispiel <Posteingang> 12.7 OWA-Symbolleiste In der Symbolleiste von OWA können Sie die Funktionen direkt ansteuern. Die Anzeige der Symbole variiert je nach gewähltem Ordner. Nachfolgendes Beispiel anhand des Ordners <Posteingang>: 03.01.2007 Seite 63 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Symbolleiste am Beispiel <Posteingang> Erstellen neuer Elemente: Durch Anwählen des <Pfeils nach unten> präsentiert sich die mögliche Auswahl: Verschieben/Kopieren in einen anderen Ordner Löschen Antworten Allen Antworten Weiterleiten Lesebereich aus-/einblenden. Durch Anwählen des <Pfeils nach unten> präsentiert sich die mögliche Auswahl: Dadurch wird Ihnen z.B. beim Markieren einer E-Mail der Inhalt derselben sogleich in diesem Bereich angezeigt. Auf neue Nachrichten prüfen Suchen Adressbuch Hilfe Seite 64 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 12.8 Neue E-Mail-Nachricht erstellen Vorgehen Anmeldung OWA Folgen Sie dazu den nachfolgenden Schritten: 1. Melden Sie sich im OWA wie oben beschrieben an. 2. Klicken Sie links in der Navigationsliste auf die Schaltfläche <Posteingang>. 3. Wählen Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche <Neu>. Das Fenster zum Erstellen einer neuen Nachricht wird geöffnet Empfänger adressieren 4. Im Feld <An> die E-Mail-Adresse des Empfängers direkt eintippen oder auf die Schaltfläche <An> klicken, um das Globale Adressbuch zu öffnen. 03.01.2007 Seite 65 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 5. Tippen Sie beim Anzeigename den Nachnamen der gesuchten Person ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit <Suchen>. Erst dann werden die gefundenen Adressen im unteren Fenster aufgelistet. 6. Markieren Sie die gewünschte Adresse durch einen Klick und wählen die Schaltfläche <An>, <CC> oder <BCC>. Durch Klicken auf die Schaltfläche <Schliessen> gelangen Sie wieder ins Nachrichtenfenster. 7. Wählen Sie einen treffenden <Betreff> und schreiben Sie im Textbereich den gewünschten Text. 8. Schaltfläche <Senden> anklicken, um die Nachricht zu versenden. Hinweis/ Verweis Zur Auswahl der städtischen Verteilerlisten geben Sie im Feld <Anzeigename> ein <Unterstreichungszeichen> ein (Taste <Shift> + <Bindestrich>) und klicken auf die Schaltfläche <Suchen>. Die Listen werden Ihnen dann am Bildschirm angezeigt. Wünschen Sie direkt den Zugang zu den Verteilerlisten Ihres Schulhauses wählen Sie im Feld <Anzeigename> erneut ein <Unterstreichungszeichen> Begriff <Schulhaus> eintippen und anschliessend den <Schulhauskürzel> eingeben. Siehe nachfolgendes Beispiel: Seite 66 _Schulhaus XX 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 12.8.1 E-Mail-Nachrichten mit Anlagen (Attachment) Vorgehen Folgen Sie dazu den nachfolgenden Schritten: 1. Erstellen Sie eine neue E-Mail-Nachricht wie oben beschrieben. Anlagen anfügen 2. Im geöffneten Nachrichtenfenster wählen Sie die Schaltfläche <Anlagen>. 03.01.2007 Seite 67 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Popupblocker deaktivieren 3. Wenn Sie dies das erste mal tun, wird der Popubblocker aktviert. 4. Klicken Sie in diese Zeile und wählen Sie aus dem Menü die Auswahl <Popups von dieser Site immer zulassen…> Seite 68 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 5. Klicken Sie nun nochmals auf die Schaltfläche <Anlagen> oder das Symbol in der Symbolleiste und folgend Sie den nachfolgenden Eingabefelder: 6. Wählen Sie die Schaltfläche <Durchsuchen> und markie- ren Sie die gewünschte Datei. (Doppelklick oder Klick und <Öffnen>. 7. Wählen Sie nun die Schaltfläche <Anfügen>. Die Datei wird im Feld <Aktuelle Dateianlagen> angezeigt. Wünschen Sie eine weitere Datei wiederholen Sie den Vorgang. 8. Beenden Sie dieses Fenster mit <Schliessen>. 9. Das Fenster präsentiert sich nun wie folgt. Senden Sie die E-Mail-Nachricht wie gewohnt ab. 12.9 OWA-Standard-Signatur SAV einrichten Mit der E-Mail-Signatur wird das einheitliche Erscheinungsbild nach aussen gewährleistet. Sie ist an die persönlichen Koordinaten anzupassen. Bitte beachten Sie nachfolgende Standard-Vorgaben. 03.01.2007 Seite 69 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Freundliche Grüsse Vorname Nachname Berufsbezeichnung [email protected] Schrifttyp Schriftgrösse Schriftfarbe ARIAL 10 pt schwarz Schule XY Tel. 044 … .. .. www.stadt-zuerich.ch/schulen Hinweis/Verweis Hinweis/Verweis Es ist nicht erlaubt, die Attributierung (Schriftgrösse, Schriftart, Farbe, Zeilenabstände etc.) sowie die Gestaltung zu ändern. Sie muss den städtischen Vorgaben entsprechen. Obwohl sonst alle Eingaben im Outlook automatisch auch im Outlook Web Access angezeigt werden und umgekehrt, bilden die Einstellungen der Optionen eine Ausnahme. Deshalb müssen Sie, obwohl Sie vielleicht die Standard-Signatur im Outlook bereits eingerichtet haben, diese im Outlook Web Access nochmals definieren. Unterschiedlich sind die beiden Signaturen deshalb, weil die volle Länge der E-Mail-Standard-Signatur im Outlook 2003 im Outlook Web Access nicht eingefügt werden kann (Beschränkung Anzahl Zeichen). 12.9.1 Download der E-Mail-Signatur von der SAV-Homepage. Damit Sie die Signatur an der entsprechenden Stelle im Outlook Web Access nicht von Hand eintippen müssen, laden Sie diese vorab von der SAV-Homepage herunter. Dann passen Sie die Signatur Ihren persönlichen Koordinaten an. Die ergänzte Signatur wird sodann kopiert und im Outlook Web Access wieder eingefügt. Seite 70 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Vorgehen Signatur downloaden Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Starten Sie den Microsoft Internet-Explorer oder einen anderen Internet-Browser und tippen Sie folgende WWW-Seite in das Adressfeld ein: www.stadt-zuerich.ch/sav 2. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit <Enter>. 3. Klicken Sie einmal auf den Link <Downloads>. Download starten 4. Klicken Sie auf den Link <Vorlage E-Mail-Signatur für Outlook Web Access, 0.03 MB>. Anpassen an die persönlichen Koordinaten 5. Die Standard-E-Mail Signatur wird Ihnen nun am Bildschirm angezeigt. Passen Sie diese jetzt Ihren persönlichen Koordinaten an (Vorname, Nachname, Berufsbezeichnung, etc.) 03.01.2007 Seite 71 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Text markieren 6. Anschliessend markieren Sie den gesamten Inhalt mittels Tastenkombination <Ctrl> + <A>. Variante 1: Menü <Bearbeiten> Text kopieren <Alles markieren> 7. Nun kopieren Sie den markierten Textteil, damit Sie diesen später im Outlook Web Access wieder einfügen können. Variante 1: Tastenkombination <Ctrl> + <C> oder Variante 2: Rechtsklick in die Markierung und den Menübefehl <Kopieren> wählen. Variante 3: Menü <Bearbeiten> <Kopieren> Der kopierte Text befindet sich nun in der Zwischenablage. 12.9.2 E-Mail-Signatur im Outlook Web Access einrichten Damit die E-Mail-Signatur im Outlook Web Access automatisch beim Neuerstellen sowie beim Antworten oder Weiterleiten von Nachrichten erscheint, fügen Sie die nun vorher kopierte E-Mail-Signatur im Outlook Web Access wieder ein. Folgen Sie den nachfolgenden Anweisungen. Vorgehen Text kopieren Seite 72 Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Melden Sie sich im Outlook Web Access wie oben beschrieben an. 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 2. Wählen Sie links in der Navigationsleiste das Modul <Optionen> und wählen auf der rechten Seite die Schaltfläche <Signatur bearbeiten>. 3. Der Cursor blinkt nun im unten stehenden Fenster. Hier fügen wir nun den kopierten Text der Signatur wieder ein. <Ctrl> + <V> oder <Rechtsklick> <Einfügen> Variante 1: Tastenkombination <Ctrl> + <V> oder Variante 2: Rechtsklick in den Textbereich und den Menübefehl <Einfügen> wählen. 03.01.2007 Seite 73 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 4. Klicken Sie auf <Speichern und schliessen>. 5. Bevor Sie die Optionseinstellungen verlassen, achten Sie darauf, dass der Hacken bei <Signatur ausgehenden Nachrichten automatisch hinzufügen> gesetzt ist und speichern Sie erneut mit der Schaltfläche <Speichern und schliessen>. 12.10 OWA-Optionseinstellungen Sämtliche Einstellungen, welche Sie im Outlook Web Access definieren können, finden Sie links in der Navigationsliste im Modul <Optionen>. Das Fenster präsentiert sich wie folgt: Seite 74 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Menüfenster <Optionen> Die Einstellungen sind selbsterklärend, weshalb auf eine detaillierte Beschreibung verzichtet wird. 12.11 OWA-Regeln Mit dem Regel-Assistent im OWA können Sie ein- oder ausgehenden Nachrichten automatisch eine Aktion zuweisen, z.B. weiterleiten an eine interne Adresse, kopieren in einen bestimmten Ordner, etc. 03.01.2007 Seite 75 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Vorgehen Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Wählen Sie dazu in der Navigationsliste links das Modul <Regeln>. Neue Regeln erstellen Seite 76 2. Wollen Sie eine neue Regel erstellen, wählen Sie in der Symbolleiste den Befehl <Neu> und folgen Sie den Eingabefelder. 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 3. Speichern Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche <Speichern und schliessen>. 03.01.2007 Seite 77 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 13 KITS-Adressbücher 13.1 KITS-Verteilerlisten Damit die E-Mail-Adressierung für gewisse Benutzergruppen einfacher ist, werden folgende Verteilerlisten allen Benutzenden zur Verfügung gestellt und können via Globale Adressliste aufgerufen werden: 13.1.1 KITS-Umgebung • alle Hauswarte • alle KITS-Supporter • alle Lehrpersonen • alle Schulleitungen 13.1.2 Schulkreis • alle Hauswarte • alle im Schulkreis • alle KITS-Supporter • alle Lehrpersonen • alle Schulleitungen 13.1.3 Schule • alle im Schulhaus • Hauswarte • KITS-Supporter • Lehrpersonen • Schulleitung Dies sieht bei der Auswahl einer E-Mail-Adressierung wie folgt aus: Vorgehen KITS-Verteilerliste wählen 1. <Neue E-Mail> erstellen 2. Auf die Schaltfläche <An…> klicken 3. <Globale Adressliste> wählen Seite 78 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 4. Gewünschte Verteilerliste doppelklicken Anzeige aller bis jetzt erfassten Verteilerlisten Hinweis/ Verweis 13.2 Sobald ein Schulhaus mit SAV ausgerüstet ist, werden die neuen Verteilerlisten in diesem Fenster ersichtlich sein. Auswahl KITS-Adressbücher Beim Adressieren einer E-Mail-Nachricht stehen folgende KITS-Adressbücher zur Auswahl. 1. Auswahl der verschiedenen Adressbücher. Anzeige aller Adressbücher 03.01.2007 Seite 79 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Nachfolgend die detaillierten Erklärungen. Globale Adressliste Alle städtischen sowie auch alle im KITS-Netz erfassten Adressen und Verteilerlisten. All Contacts Alle städtischen Benutzeradressen ohne Adressen und Verteilerlisten aus dem KITS-Netz. All Groups Alle KITS-Verteilerlisten (Gruppen) ohne einzelne Benutzeradressen. All Users Alle Benutzeradressen KITS-Netz ohne Verteilerlisten. Schulen Alle Benutzeradressen sowie Verteilerlisten KITS-Netz ohne städtische Adressen. Stadt Alle städtischen Benutzeradressen ohne Adressen aus dem KITS-Netz. 13.3 Abgleich der Adressbücher Das städtische Adressverzeichnis (Verwaltungsumgebung) wird einmal pro Woche mit der KITS-Umgebung abgeglichen. Meine Notizen Seite 80 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 14 Vertiefungsmöglichkeiten Nach der SAV-Ausbildung stehen Ihnen folgende Vertiefungsmöglichkeiten zur Verfügung. • Vorliegende Schulungsunterlagen. • SAV-eLearning • Interwise-Lektion alle zwei Wochen. Bei den Online-Lektionen können Fragen gestellt werden. Zugang und Termine: http://teachforce.interwise.com/teachforce/portal/kfk oder http://tinyurl.com/y5eo84 14.1 eLearning, Onlinetest und Zertifikat Zur Unterstützung und Vertiefung Ihres bisherigen Wissens zu SAV stehen Ihnen online (via Internet) verschiedene Lernmodule zur Verfügung. Gleichzeitig absolvieren Sie dort einen Onlinetest, mit dem Sie Ihre Kenntnisse überprüfen. Sobald alle Tests bestanden sind, können Sie sich ein persönliches Zertifikat ausdrucken. Finden Sie nachfolgend die Informationen zur Anmeldung und Handhabung dieses Zugangs. 14.1.1 Persönlicher Zugang und Anmeldung Ihr persönlicher Zugang wird erst eingerichtet, wenn in Ihrer Schule SAV aufgeschaltet worden ist und wenn alle E-Mail-Accounts durch den/die KITS-Supporter/in vollständig eingerichtet sind. Vorgehen Internet Explorer starten 1. Internet-Explorer starten und folgende Adresse eintippen: www.stadt-zuerich.ch/sav 2. Klicken Sie auf den Link <eLearning und Online- test: Infos und Zugang> 3. Im erscheinenden Fenster Link <eLearning und Onlinetest…> wählen. 03.01.2007 Seite 81 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Benutzernamen und Passwort eingeben 4. Geben Sie Ihr persönliches Login ein. <Benutzername> (= pers. KITS-Benutzername) z.B. xx2nav (xx steht für SH-Kürzel) <Passwort> wird via Schulleitung kommuniziert 5. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit <weiter>. 14.1.2 Zugang von zu Hause aus Grundsätzlich lassen sich das eLearning und der Onlinetest auch von zu Hause aus durcharbeiten. Beachten Sie bitte folgende Punkte: • Aktuellen Internetbrowser mit aktiviertem Java-Script und installiertem FlashPlayer benützen. Download des Flash-Players über www.adobe.de • Minimale Bildschirmauflösung: 1024 x 768 Punkte • Eventuell lässt Ihre Firewall (Software oder im Router) keine Rückmeldung an den Server zu, d.h. das System erhält keine Kenntnis davon, dass Sie z.B. einen Test bestanden haben. Lösung: Firewall so einstellen, dass die Rückmeldungen an www.sav-lernen.ch nicht mehr blockiert werden. • Je nach Internetverbindung kann das Starten eines Lern- oder Testmoduls etwas Zeit brauchen. Sollte gerade ein Problem mit der Verbindung zum Server bestehen: Bitte folgen Sie den Anweisungen in der Fehlermeldung (erscheint nach ca. 10 Sekunden). Sollten die Probleme weiterhin bestehen: Arbeiten Sie von einem KITS-Gerät in der Schule aus. Es kann kein Support geleistet werden für Probleme ausserhalb der KITSUmgebung. Danke für Ihr Verständnis. 14.1.3 Demozugang Haben Sie noch keinen persönlichen Zugang können Sie mit einem Demozugang arbeiten und sich trotzdem informieren und Ihre gewünschten Themen vertiefen. Folgen Sie den nachfolgenden Anweisungen. Seite 82 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Vorgehen Demo-Zugang 1. Starten Sie die Internetseite wie oben beschrieben und folgen sie den Links bis Sie zu Anmeldung gelangen: 2. Geben Sie folgende Angaben: Benutzername: Passwort demo demo 3. Bestätigen Sie mit <weiter>. Die Seite präsentiert sich wie oben beschrieben. Hinweis/ Verweis Im Unterschied zum persönlichen Zugang werden weder Resultate noch Arbeitsstände (Status) gespeichert und das Passwort lässt sich nicht ändern. 14.1.4 Übersicht Lernmodule Sie wählen zwischen 10 verschiedenen Lernmodulen (01-10), worin Sie sich zu den verschiedensten Themen weiter informieren können. Durch Klick auf das gewünschte Lernmodul starten Sie die Lernsequenz. Folgen Sie den Anweisungen. Die fünf verschiedenen Tests (02, 05, 06, 07, 09) finden Sie am Ende der Liste, zu welchen Sie jeweils gleich nach der Durchführung die Resultate erhalten. Auch da werden Sie in der Lernsequenz jeweils geführt. 03.01.2007 Seite 83 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV eLearning bzw. Onlinetest beenHier Passwort nach der den: bitte jeweils abmelden ersten Anmeldung ändern Stand Ihrer Arbeit. Ein TEST gilt als bestanden, wenn Sie mindestens 90% der möglichen Punktzahl erreicht haben. Falls diese Angaben nicht korrekt angezeigt werden: Aktualisieren Sie bitte die Browseranzeige manuell (bei Windows: F5 drücken) F5 Wenn Sie alle TESTs bestanden haben, können Sie Ihr persönliches SAV-Zertifikat ausdrucken. Ihre Schulleitung kann abrufen, ob Sie mit den Tests begonnen haben und ob Sie alle TESTs bestanden haben. 14.1.5 Navigation und Symbole Sie finden im eLearning folgende Navigation und Symbole: Vorgehen Navigation in den Lernmodulen Seite 84 1. Nachdem Sie das gewünschte Lernmodul gestartet haben (hier das Beispiel des 1. Lernmoduls 01KITS-Einstieg) präsentiert sich dies wie folgt. 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Navigation vorwärts und zurück 2. Zum Vorwärts- und Rückwärtsblättern benützen Sie Beenden 3. Zum Beenden des Lernmoduls wählen Sie die die Pfeile am unteren Bildschirmrand. Schaltfläche links unten am Bildschirmrand. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit <Ja>. Nachfolgend finden Sie eine Gesamtübersicht der Navigation und der möglichen Symbole. 03.01.2007 Seite 85 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Hinweis/ Verweis Diese Erklärungen können jederzeit auch über die Hilfefunktion (gekennzeichnet durch ein Fragezeichen (?) am unteren Bildschirmrand) angezeigt werden. 14.1.6 Vorgehen Sie können mit den Lernmodulen beginnen und danach jeweils die entsprechenden Testmodule durcharbeiten. Sie können aber auch mit einem Testmodul beginnen und damit erst einmal abklären, ob Sie im entsprechenden Bereich überhaupt noch Lernbedarf haben. Falls Sie einen Test nicht bestehen, können Sie sich danach immer noch über das passende Lernmodul (und/ oder die Schulungsunterlagen) die nötigen Kenntnisse aneignen und den Test wiederholen. Hinweis/ Verweis Bei jedem neuen Testdurchgang werden die Fragen zufällig aus einem Fragenpool neu zusammengestellt. Sie können ein Lern- oder Testmodul an beliebiger Stelle abbrechen, indem Sie auf <Beenden> klicken. Verlassen Sie ein Modul nie über die Schliessbox des Fensters, weil sonst Ihre Ergebnisse nicht an den Server zurückgemeldet werden können. Wenn Sie ein Modul erneut öffnen, wird es automatisch dort fortgesetzt, wo Sie auf <Beenden> geklickt haben. Seite 86 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Hinweis/ Verweis Wenn Sie einen nicht bestandenen Test neu beginnen, werden alle Antworten und die Auswertungen gelöscht. Ein Test kann erst dann neu begonnen werden, wenn alle Fragen beantwortet sind und wenn alle Seiten (auch die letzte Seite mit den Tipps) aufgerufen worden sind. Wenn Sie einen bereits bestandenen Test aufrufen, dann sehen Sie Ihre Antworten und deren Auswertung. Diese können dann nicht mehr gelöscht werden. Auch wenn Sie bereits alle Lernmodule bearbeitet und alle Tests bestanden haben, können Sie das SAV-eLearning auch später wieder einmal zur Auffrischung Ihrer Kenntnisse benutzen. Rückmeldungen und Anregungen zu den Lern- und Testmodulen bitte senden an: [email protected] Meine Notizen 03.01.2007 Seite 87 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 15 Support/ Hilfe 15.1 Allgemeine Auskünfte Für weitere Auskünfte über das Projekt «SAV» stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Wir beantworten Ihre Fragen telefonisch oder per E-Mail: Telefon (vormittags) E-Mail 15.2 044 209 88 01 [email protected] Anwendungssupport Falls Sie nach der SAV-Schulung noch Fragen zu den SAV-Funktionen haben oder Unterstützung benötigen, wenden Sie sich am Mittwochnachmittag bitte an unsere Helpline: KITSHELP (Lokaltarif) oder E-Mail 15.3 0844 KITSHELP 0844 5487 4357 [email protected] Technische Probleme Bei technischen Störungen wenden Sie sich bitte an den KITS-Support/in in Ihrer Schule, welcher die Meldung an die zuständigen Stellen weiterleitet. 15.4 Weitere Informationen www.stadt-zuerich.ch/sav Meine Notizen Seite 88 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 16 Zusätze In dieser Variante sind noch keine Zusätze vorhanden. Sie werden über die Internetseite von SAV darüber informiert. Meine Notizen 03.01.2007 Seite 89 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 17 Was bietet Microsoft Outlook? Microsoft Outlook ist ein Programm, mit dem Sie E-Mails (Nachrichten), Termine, Kontakte, Aufgaben und Notizen verwalten können. Eine der sicher am meisten verwendeten Funktionen ist das Versenden von elektronischer Post. 17.1 • Die einzelnen Module von Outlook E-Mail-Verwaltung Ein E-Mail-Programm (E-Mail, engl. für «elektronische Post») kann mit dem herkömmlichen Briefwechsel verglichen werden. Eine versendete Nachricht wird in einem Postfach (=Briefkasten) abgelegt und kann dort vom Empfänger zu einem beliebigen Zeitpunkt abgeholt werden. Sie können Nachrichten zwischen einzelnen Teilnehmenden eines Netzwerkes oder des Internets senden und empfangen. Zudem können Sie Textdokumente, Objekte oder beliebige Dateien (beispielsweise Bilder, Grafiken etc.) versenden bzw. erhalten. Die E-Mail-Funktion von Outlook können Sie in der Schule, zu Hause oder unterwegs nutzen. • Terminverwaltung Mit der Terminverwaltung (=Kalender) werden sowohl geschäftliche als auch private Termine verwaltet. Sie können Termine themenmässig einfärben und sich optisch und akustisch an bevorstehende Termine erinnern lassen. Zudem besteht die Möglichkeit, andere an Besprechungen einzuladen und Geburtstage, ganztägige Ereignisse wie Schulkapitel, Lehrerfortbildung usw. in den Terminplan einzubinden. • Kontaktverwaltung Mit der Kontaktverwaltung können Sie schulische sowie private Adressen speichern. Diese Adressen können anschliessend zum Versenden von E-Mails verwendet werden. • Aufgabenverwaltung Sie können eigene Aufgabenlisten erstellen, Aufgaben an andere übertragen, den Aufgabenfortschritt dokumentieren. Zudem können Sie sich an Aufgaben erinnern lassen. • Notizenverwaltung Die Notizen sind ein Ersatz für die Post-It-Zettelchen. Jeder einzelne Eintrag (jede Nachricht, jeder Termin, jeder Kontakt etc.) wird im entsprechenden Modul gespeichert. Das Postfach beinhaltet also alle Module mit ihren entsprechenden Inhalten. Seite 90 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 17.2 Outlook das erste Mal starten Vorgehen • Outlook starten 17.3 Klicken Sie doppelt auf das Icon <Microsoft Outlook> auf Ihrem Desktop. Outlook nach erstmaligem Start aufrufen Haben Sie Outlook bereits einmal wie oben beschrieben gestartet, finden Sie folgende weitere Varianten, das Programm zu starten. Vorgehen Outlook via <Schnellstart> starten • Klicken Sie einmal auf das <Outlook-Symbol> auf der Schnellstart-Symbolleiste. Outlook via Schaltfläche <Start> starten • Klicken Sie auf die Schaltfläche <Start> und wählen den Eintrag <Microsoft Outlook>. 03.01.2007 Seite 91 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 17.4 Outlook beenden Vorgehen Variante 1 • Klicken Sie auf den Menüpunkt <Datei> den>. Variante 2 • Klicken Sie auf das Schliessfeld rechts oben im Outlook-Fenster. Variante 3 • Wählen Sie den Tastaturbefehl <Alt> + <F4>. 17.5 <Been- ***Outlook blockiert? Sollte es vorkommen, dass Outlook nicht mehr auf Eingaben reagiert, können Sie das Programm wie folgt beenden: Vorgehen Outlook trotz Blockade beenden 1. Drücken Sie <Ctrl> <Alt> + <Delete> 2. Nun den <Windows Task-Manager> aufrufen. 3. Im Register <Anwendungen> markieren Sie das nicht mehr reagierende Outlook und klicken auf die Schaltfläche <Task beenden>. 4. Bestätigen Sie den Befehl. Hinweis/Verweis Seite 92 Bitte bedenken Sie, dass mit diesem Abbruch sämtliche nicht gespeicherten Daten verloren gehen. 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 17.6 Das Outlook-Anwendungsfenster Titelleiste Menüleiste Symbolleisten Favoritenordner Element Navigationsbereich Anzeigebereich der Outlook-Elemente Lesebereich Statusleiste Die verschiedenen Bildschirmbereiche Titelleiste In der Titelleiste finden Sie neben dem Programmnamen und dem Ordnernamen auch die Fenstersymbole Minimierfeld, Voll- bzw. Teilbild und Schliessfeld. Menüleiste In der Menüleiste können die verschiedenen Befehle des Programms aufgerufen werden. Symbolleiste In den Symbolleisten finden Sie häufig benutzte Befehle, welche schnell per Mausklick zur Verfügung stehen. Lassen Sie den Cursor kurz auf dem Symbol stehen ohne es anzuklicken, erscheint unterhalb des Mauszeigers eine Kurzbeschreibung des Befehls. Man nennt diese Beschreibung Quickinfo. 03.01.2007 Seite 93 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Navigationsbereich Im unteren Teil des Navigationsbereiches befinden sich die grossen Schaltflächen zum Wechseln von einem Outlook-Modul zum andern. Die Anzeige über diesen Schaltflächen wechselt je nach aufgerufenem Modul. Gleichzeitig werden die Symbolleisten dem entsprechenden Modul angepasst. • Im Modul <E-Mail> werden alle E-Mail-Ordner und die Möglichkeiten der Email-Erstellung angezeigt. • Im Modul <Kalender> finden Sie alle Terminansichten sowie die Möglichkeiten, Termine zu erstellen etc. • Im Modul <Kontakte> werden alle Kontakt-Ordner sowie die verschiedenen Ansichtsmöglichkeiten dargestellt. • Das Modul <Aufgaben> listet alle erfassten Aufgaben auf. Zudem werden die verschiedenen Ansichtsmöglichkeiten aufgezeigt. • Das Modul <Notizen> zeigt alle zuvor erfassten Notizen auf. Zum Wechseln zwischen den einzelnen Modulen klicken Sie auf die entsprechende Modulschaltfläche. Favoritenordner Ebenfalls im Modul <E-Mail> werden die Favoritenordner angezeigt. Sie dienen dazu, einen schnellen Zugriff auf die meist verwendeten Ordner zu gewährleisten. Diese Anzeige kann je nach Bedarf angepasst werden, indem Sie mit einem Klick mit der rechten Maustaste • einen aktuellen Favoritenordner vom Favoritenordner entfernen oder • einen eigenen wichtigen Ablageordner zum Favoritenordner hinzufügen. Element Ein Element ist die Einheit, in der Informationen innerhalb eines Outlook-Moduls (z.B. eine E-Mail, eine Adresse, eine Aufgabe, etc.) gespeichert werden. Anzeigebereich Hier werden die Elemente des aktuell gewählten Ordners angezeigt. Diese Anzeige kann je nach Bedürfnis anders sortiert werden. Seite 94 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Lesebereich Im Lesebereich wird das markierte Element in der Vorschau angezeigt. Diese Vorschau kann über das Menü <Ansicht> <Lesebereich> wie folgt eingestellt werden: • rechts • unten • aus Der Lesebereich ist standardmässig nur im Modul <E-Mail> aktiv, kann jedoch für die anderen Module ebenfalls aktiviert werden. Statusleiste 17.7 Hier sehen Sie, wie viele Elemente sich im geöffneten Ordner befinden. Gleichzeitig erhalten Sie Angaben über den Verbindungsstatus mit dem Mail-Server. Die Postfachordner Hier einige Erklärungen zu den wichtigsten Ordnern in der E-Mail-Struktur. Eine E-MailNachricht wird nachstehend immer einheitlich Nachricht genannt. Um die Anzeige eines Ordners zu aktivieren, klicken Sie mit der linken Maustaste den gewünschten Ordner an. Im Anzeigebereich wird dann der Inhalt des gewählten Ordners angezeigt. <Entwürfe> Erstellen Sie eine Nachricht, die Sie noch nicht versenden möchten (vielleicht fehlen Ihnen noch wichtige Informationen), so können Sie diese im Ordner <Entwürfe> zwischenspeichern. Dazu haben Sie drei Möglichkeiten: <Speichern> oder • Über das Menü <Datei> oder • Über das Symbol • Über den Tastaturbefehl <Ctrl> + <S> Mit einem Doppelklick auf die Nachricht öffnen Sie diese wieder und können sie nach Fertigstellung versenden. <Gelöschte Objekte> Gelöschte Objekte (Nachrichten, Termine, Aufgaben etc.) werden im Ordner <Gelöschte Objekte> immer noch angezeigt. Der Ordner <Gelöschte Objekte> muss via rechte Maustaste explizit geleert werden, ansonsten bleiben alle Einträge erhalten, was wiederum die Grösse Ihres Postfachs beeinträchtigt. <Gesendete Objekte> Hier finden Sie alle Nachrichten, welche Sie bereits versendet haben. 03.01.2007 Seite 95 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV <Junk-E-Mail> Dieser Ordner hat für Sie keine Bedeutung, da Junk-EMails (= unerwünschte Massenmails) vom Zentralsiehe Kapitel 9 Rechner der OIZ verwaltet werden Viren, Spam, Phishing und Virenschutz . <Postausgang> Nach einem Klick auf die Schaltfläche <Senden> verschiebt sich die Nachricht in den <Postausgang> (=Briefkasten). Da Sie dauernd online verbunden sind, wird der <Postausgang> sofort geleert, d.h. die Nachricht verschickt und in den Ordner <Gesendete Objekte> verschoben. <Posteingang> Eingegangene Nachrichten. Neu erhaltene ungelesene Nachrichten werden fett und mit geschlossenem Couvertsymbol angezeigt. Sobald Sie die Nachricht gelesen und den Cursor zur nächsten Nachricht bewegen, verschwindet die fette Anzeige und das Couvert ist geöffnet. <Suchordner> Dieser Ordner ist lediglich eine Darstellungsvariante der oben angezeigten Nachrichten. Alle Nachrichten werden gegliedert angezeigt nach • <Grosse Nachrichten> • <Ungelesene Nachrichten> • <Zur Nachverfolgung> Meine Notizen Seite 96 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 18 Nachrichten (E-Mails) In diesem Kapitel werden Ihnen das Versenden, Empfangen, Beantworten und Weiterleiten von E-Mail-Nachrichten näher erläutert. Zudem geht das Kapitel auf die Organisation Ihrer Nachrichtenablage ein. 18.1 Erstellen und Senden von Nachrichten 18.1.1 Erstellen einer Nachricht von A – Z Vorgehen Neues Nachrichtenformular abrufen 1. Klicken Sie auf das Symbol <Neu>. Das Fenster zum Erstellen einer neuen Nachricht wird geöffnet. Empfänger adressieren 2. Auf die Schaltfläche <An…> klicken, um die Adressbücher zu öffnen. 03.01.2007 Seite 97 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 3. Im Feld <Namen aus folgendem Adressbuch anzeigen:> das gewünschte Adressbuch wählen o Globale Adressliste KITS-weites Adressbuch inkl. städtisches Adressbuch o Outlook Adressbuch/ Kontakte persönliche Adressen und Verteilerlisten 4. Den Empfänger im Feld <Namen eingeben oder auswählen:> eintippen. Der Cursor springt auf den gesuchten Namen oder bei gleichen Namen auf den ersten der Liste. 5. Den gewünschten Empfänger durch Anklicken markieren. 6. Auf die Schaltfläche <An> oder <Cc> klicken, um den markierten Namen zu übernehmen. 7. Wenn alle Empfänger festgelegt wurden, die Auswahl mit <OK> bestätigen. 8. Es ist wichtig, im Feld <Betreff> einen Kurztitel für die Nachricht einzugeben, da Nachrichten ohne Betreff-Zeile von gewissen Empfängern aus Sicherheitsgründen gelöscht werden. Anschliessend im Textbereich den gewünschten Text verfassen. Seite 98 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Resultat: 9. Schaltfläche <Senden> anklicken, um die Nachricht zu versenden. 10. Die Nachricht wird im Ordner <Gesendete Objekte> gespeichert. Variante 1 • Menü <Datei> Variante 2 • Doppelklick im leeren Anzeigebereich. Variante 3 • <Ctrl> + <N> (N für Neu). 03.01.2007 <Neu> <E-Mail Nachricht>. Seite 99 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 18.1.2 Empfänger manuell eingeben Wenn Sie eine Adresse manuell schreiben, achten Sie genau auf die Syntax (Schreibweise). Alle E-Mail-Adressen mit korrekter E-Mail-Syntax werden von Outlook unterstrichen dargestellt. Sollte eine E-Mail-Adresse falsch eingegeben worden sein, wird das Fenster <Namen überprüfen> eingeblendet, sobald Sie die Nachricht versenden möchten. Outlook erkennt E-Mail-Adressen, die Sie bereits einmal verwendet haben und die in der Globalen Adressliste oder in Ihrem persönlichen Kontakte-Adressbuch eingetragen sind. Diese werden Ihnen automatisch vorgeschlagen. Klicken Sie bei den Vorschlägen auf den gewünschten Eintrag oder ignorieren Sie die Vorschläge und schreiben Sie weiter. 18.1.3 Nachrichten mit Kopien und Blindkopien Kopien Cc steht für Carbon Copy Es wird eine Kopie an diese Person/en verschickt. Blindkopien Bcc steht für Blind Carbon Copy Alle anderen Empfänger/ innen sehen nicht, dass Sie an diese Person/ en auch noch eine Nachricht versendet haben. Hinweis/ Verweis Gehen Sie gezielt und zurückhaltend mit diesen beiden Detaillierte Informationen finden Möglichkeiten um Sie im Kapitel 7.1.2 Umgang mit Adressbuch und Verteilerlisten. 18.1.4 ***Text mit der Maus verschieben/ kopieren Vorgehen Verschieben Seite 100 • • Markieren Sie den Textteil. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den markierten Textteil und ziehen Sie ihn mit gedrückter linker Maustaste an die neue Position. 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Kopieren • • • Markieren Sie den Textteil. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den markierten Textteil und ziehen Sie ihn mit gedrückter linker Maustaste und gleichzeitigem Drücken der <Ctrl>Taste an die neue Position. Lassen Sie an der Zielposition zuerst die Maustaste und erst dann die <Ctrl>-Taste los. 18.1.5 ***Text mit der Office-Zwischenablage verschieben/ kopieren Vorgehen Verschieben 1. Markieren Sie den Textteil. Nehmen Sie eine der drei nachfolgenden Aktionen vor: Variante 1 Variante 2 2. Ausschneiden per Menü <Bearbeiten> <Ausschneiden>. 3. Cursor an Zielposition stellen. 4. Einfügen per Menü <Bearbeiten> <Einfügen>. . 2. Ausschneiden per Symbol 3. Cursor an Zielposition stellen. 4. Einfügen per Symbol . Variante 3 2. Ausschneiden per Tastenkombination <Ctrl> + <X>. 3. Cursor an Zielposition stellen. 4. Einfügen per Tastenkombination <Ctrl> + <V>. Kopieren Das Vorgehen ist dasselbe wie beim Verschieben. Wählen Sie jedoch anstelle des Ausschneide-Befehls den Kopierbefehl. Variante 1 • Menü <Bearbeiten> • Symbol • Tastenkombination <Ctrl> + <C>. Variante 2 Variante 3 03.01.2007 <Kopieren>. . Seite 101 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Hinweis/ Verweis Sie können bis zu 24 Inhalte aus beliebigen Microsoft Anwendungen in der Zwischenablage zwischenspeichern. Positionieren Sie anschliessend den Cursor dort, wo Sie diese Inhalte einfügen möchten und rufen Sie – falls die Zwischenablage nicht automatisch angezeigt wird – <Office diese über den Menübefehl <Bearbeiten> Zwischenablage> auf. Fügen Sie nun einzelne oder alle Elemente miteinander in Ihren Nachrichtentext ein. 18.1.6 Nachrichten mit Anlage/n (Datei/en) versenden Vorgehen Datei/en anhängen 1. Neues Nachrichtenformular öffnen. 2. Nachricht wie gewöhnlich verfassen. 3. Im Menü <Einfügen> den Befehl <Datei> anklicken. 4. Datei suchen (wie im Windows-Explorer) und markieren. 2. Gewünschten Ordner wählen 3. Gewünschte Datei wählen 1. Gewünschtes Laufwerk wählen 5. Mit der Schaltfläche <Einfügen> bestätigen. Seite 102 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Variante 1 Nachrichten, Kontakte anhängen • Datei über das Symbol einfügen- Es können auch andere Nachrichten, Termine oder Kontakte angehängt werden. 1. Menü <Einfügen> <Element>. 2. Element suchen und markieren. 3. Mit <OK> einfügen. 18.1.7 ***Hyperlinks (Verknüpfungen einfügen) einfügen Hyperlinks sind Verknüpfungen • zu Dateien, die auf einem allgemein zugänglichen Server/ Laufwerk liegen, • zu Internetseiten oder • stellen E-Mail-Adressen dar. Der Empfänger kann mit der Maus auf diese Verknüpfung zeigen. Der Mauszeiger verwandelt sich in eine Hand und durch einen Klick mit der linken Maustaste wird entweder die Datei, die Internetseite oder eine neue Nachricht an diese Person aufgerufen. Vorgehen Hyperlink auf eine Datei erstellen 1. Menü <Einfügen> <Objekt> Auswahlknopf <Aus Datei erstellen> anklicken. 2. Via Schaltfläche <Durchsuchen> Datei suchen und Doppelklicken. 3. Auswahlfeld <Verknüpfen> anklicken und mit <OK> bestätigen. 03.01.2007 Seite 103 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Hinweis/ Verweis Hyperlink auf eine Internetseite oder eine E-Mail-Adresse erstellen Denken Sie daran, dass der Empfänger Zugriff auf den Server, das Laufwerk sowie den entsprechenden Ordner haben muss, um das Dokument, das Bild etc. anschliessend auch aufrufen zu können. Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass die Datei nicht in voller Grösse sondern nur der «Wegweiser» dorthin verschickt wird. Sie möchten jemanden auf eine interessante Internetseite oder eine E-Mail-Adresse aufmerksam machen? • Schreiben Sie die exakte Internet- bzw. E-MailAdresse. • Outlook wandelt die Adresse beim ersten Leerschlag oder <Enter> selber in einen Hyperlink um 18.1.8 ***Wichtige Nachrichten (Zustelloptionen) Vorgehen Wichtige Nachricht Möchten Sie eine Nachricht als wichtig kennzeichnen? Klicken Sie auf das Ausrufezeichen auf der Symbolleiste. Damit wird vor der Mailanzeige eben dieses «rote» hinzugefügt. Es signalisiert, dass Ausrufezeichen Sie den Inhalt als wichtig erachten. (Anzeige in der Nachricht: Wichtigkeit hoch) Seite 104 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Übermittlungs-/ Empfangsbestätigung Möchten Sie eine automatische Bestätigung der Übermittlung Ihrer Nachricht (Ankunft auf dem Server des Empfängers) erhalten? Oder eine Empfangsbestätigung? (Lesebestätigung ist übertrieben, das System kann ja nur den Wechsel von der ungelesenen zur gelesenen Markierung erkennen und nicht das effektive Lesen als solches bestätigen.) 1. Beim Erstellen einer Nachricht klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol <Optionen>. 2. Aktivieren Sie einen der beiden Schalter: o <Die Übermittlung dieser Nachricht bestätigen> bzw. o <Das Lesen dieser Nachricht bestätigen>. Voraussetzungen für den Erhalt von Übermittlungs- und Lesebestätigungen Jede/r Outlook-Benutzer/-in kann in den Optionen von Outlook einstellen, wie er/sie mit angeforderten Übermittlungs- und Lesebestätigungen umgehen möchte. Über das Menü <Extras> <Optionen> Register <Einstellungen> Schaltfläche <E-Mail-Optionen> Schaltfläche <Verlaufoptionen…> können die Einstellungen vorgenommen werden. Wenn nun also ein Empfänger die Option <Nie eine Antwort senden> ausgewählt hat, nützt es Ihnen nichts, eine Bestätigung anzufordern. Hinweis/ Verweis 03.01.2007 Denken Sie also daran, dass es viel zuverlässiger ist, von den Empfängern direkt eine Bestätigung zu erbitten, sobald sie die Nachricht gelesen haben. Seite 105 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 18.1.9 ***Umfragen erstellen Erfordert eine E-Mail-Nachricht nur eine Antwort wie z.B. «JA» oder «Nein» oder eine sonstige «Multiple-Choice»-Antwort, können der Nachricht so genannte UmfrageSchaltflächen hinzugefügt werden, über die die Antwort direkt gesendet werden kann. Damit erhält der Absender die Möglichkeit, aufgrund der erhaltenen Antworten eine Auswertung vorzunehmen. Vorgehen Umfragen erstellen In den selben Nachrichtenoptionen machen Sie folgende Einstellungen: 1. Aktivieren Sie den Schalter <Abstimmungsschaltflächen verwenden>. Treffen Sie eine Auswahl oder erstellen Sie eigene neue Abstimmungsschaltflächen. Ganz wichtig, trennen Sie die einzelnen Antwortmöglichkeiten mit Strichpunkt voneinander. 2. Mit <Schliessen> verlassen Sie die Optionen. 3. Senden Sie die Nachricht wie gewohnt. Hinweis/ Verweis Seite 106 Die Abstimmungsfelder sind in Ihrer Nachricht nicht ersichtlich. Sie erscheinen beim Empfänger unter den Schaltflächen zum Antworten. Damit Sie die Umfrage im Anschluss auswerten können, müssen Antwortende mit diesen Schaltflächen antworten und nicht mit der Schaltfläche <Antworten> selber. 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 18.1.10 ***Antwort-E-Mails von Umfrage auswerten Vorgehen Umfragen auswerten 1. Sobald Sie die Antworten erhalten haben, markieren Sie alle Nachrichten als gelesen, d.h. Sie blättern durch alle Antworten und kontrollieren, ob evtl. ein Kommentar hinzugefügt wurde, und wenn ja, welcher. Oder aber Sie öffnen die einzelnen Antwortnachrichten. 2. Wechseln Sie zum Ordner <Gesendete Objekte>. 3. Öffnen Sie Ihre Originalnachricht, in welcher Sie Ihre Anfrage verschickt haben, und wechseln auf das neu erschienene Register <Status>. Nun ist klar ersichtlich, wer welche Antwort geschickt hat. 18.1.11 ***Nachrichten erneut versenden Ein Empfänger/ eine Empfängerin hat die von Ihnen erhaltene Nachricht aus Versehen gelöscht. Oder Sie haben in Ihrer Nachricht davon gesprochen, ein Dokument mitzu- 03.01.2007 Seite 107 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV schicken, es dann aber vergessen anzuhängen. Sie können eine Nachricht auf einfache Art und Weise erneut versenden. Vorgehen Erneuter Versand 1. Öffnen Sie die gesendete Nachricht im Ordner <Gesendete Objekte> oder in Ihrer Ablage. 2. Rufen Sie den Menüpunkt <Aktionen> Nachricht erneut versenden> auf. <Diese 3. Falls gewünscht, können Sie nun der Nachricht noch Text hinzufügen oder die Datei anhängen. 4. Anschliessend verschicken Sie die Nachricht per Klick auf die Schaltfläche <Senden>. 18.1.12 Autosignatur erstellen Die einheitliche Unterschrift ist Bestandteil des Kapitels 7.1.9 E-Mail-Signatur. Nachstehend wird dieser Teil wiederholt und mit weiteren Outlook-Möglichkeiten ergänzt. Mit der E-Mail-Signatur wird das einheitliche Erscheinungsbild nach aussen gewährleistet. Sie ist an die persönlichen Koordinaten anzupassen. Hauptsignatur erstellen Vorgehen 1. Menü <Extras> <Optionen>. 2. Wählen Sie das Register <E-Mail-Format>. Seite 108 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Signaturen>. 4. Klicken Sie auf <Neu>. 5. Geben Sie einen passenden Namen für die Signatur ein. Passend wäre z.B. Ihr eigener Nachname und/oder Vorname oder SAV. 6. Achten Sie darauf, dass bei der zweiten Option die Option <Die Signatur ohne Vorlage erstellen> aktiviert ist. 03.01.2007 Seite 109 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 7. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Weiter> 8. Schreiben Sie nun im aktuellen Fenster die Signatur wie nachfolgend beschrieben. Seite 110 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Freundliche Grüsse Schrifttyp Schriftgrösse Schriftfarbe ARIAL 10 pt schwarz Vorname Nachname Berufsbezeichnung -Direktwahl: 044 … .. .. (falls vorhanden, sonst diese Zeile löschen) [email protected] Stadt Zürich Schule XY Postadresse, 80.. Zürich Standort: (falls abweichend von der Postadresse) Strasse Nr., 80.. Zürich Tel. 044 … .. .. Fax 044 … .. .. www.stadt-zuerich.ch/ssd Schrifttyp Schriftgrösse Schriftfarbe ARIAL 8 pt schwarz Diese Mitteilung enthält vertrauliche Informationen und richtet sich ausschliesslich an die adressierten Personen. Falls Sie nicht zu diesen Personen gehören, bitten wir Sie, die Nachricht zu löschen und den/die Absender/in zu informieren. Die weitere Verwendung einer solchen Nachricht ist nicht zulässig. 9. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Fertigstellen> <OK>. Die gewählte Signatur erscheint nun in jeder neuen Nachricht automatisch. Hinweis/Verweis Variante 1 Wie bereits erwähnt ist es nicht erlaubt, die Attributierung (Schriftgrösse, Schriftart, Farbe, etc.) sowie die Gestaltung zu ändern. Sie muss den städtischen Vorgaben entsprechen. Laden Sie die E-Mail-Signatur von der SAVHomepage herunter: www.stadt-zuerich.ch/sav Menü <Downloads>. 1. Öffnen Sie das Dokument in Word. 2. Passen Sie die Signatur an. 3. Kopieren Sie diese z.B. mit <Ctrl> + <C> in die Office-Zwischenablage. 4. Wechseln Sie zu Outlook. 5. Erstellen Sie die neue Signatur wie oben beschrieben (Punkte 1 bis 8). 03.01.2007 Seite 111 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 6. Anstatt nun den Text manuell zu schreiben, positionieren Sie den Cursor im Textbereich und fügen ihn mit <Ctrl> + <V> ein. <CTRL> + <V> oder <Rechtsklick> und <Einfügen> zum Einfügen der vorbereiteten Signatur aus der Office-Zwischenablage. 18.1.13 ***Weitere Signaturen erstellen Vorgehen Weitere Signatur erstellen 1. Falls Sie das Fenster zum Erstellen von Signaturen bereits verlassen haben, rufen Sie es wieder über den Menübefehl <Extras> <Optionen> Register <E-Mail-Format> Schaltfläche <Signaturen> <Neu> auf. 2. Geben Sie einen passenden Namen für die Signatur ein, z.B. Privat. 3. Schreiben Sie nun die Signatur. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Fertigstellen> <OK>. Zukünftige Signatur bestimmen 5. Nun bestimmen Sie, welche Signatur standardmässig in jeder neuen Nachricht erscheinen soll. Vorzugsweise Ihren Schulabsender, da Sie über dieses Konto mehrheitlich geschäftliche Nachrichten erstellen. Wählen Sie dazu den Menübefehl <Extras> <Optionen> Register <E-Mail-Format> Seite 112 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 6. Klicken Sie dazu auf den kleinen Pfeil rechts von <Signatur für neue Nachrichten> und wählen Sie die Signatur aus. Dasselbe tun Sie für zukünftige <Antworten und Weiterleitungen>. 7. Bestätigen Sie mit <OK>. 18.1.14 ***Signaturen bearbeiten Vorgehen Bearbeiten 1. Rufen Sie über den Menübefehl <Extras> <Optionen> Register <E-Mail-Format> die Schaltfläche <Signaturen> auf. 2. Markieren Sie die zu korrigierende Signatur und klicken Sie auf die Schaltfläche <Bearbeiten>. 3. Korrigieren Sie den Text und schliessen Sie mit der Schaltfläche <OK> ab. 4. Schliessen Sie wiederum über <OK> ab und kontrollieren Sie, ob immer noch die richtige Signatur in der Standardauswahl angezeigt wird. Gegebenenfalls klicken Sie auf den kleinen Pfeil und stellen die Auswahl zurück auf Ihren geschäftlichen Absender. Löschen 1. Rufen Sie über den Menübefehl <Extras> <Optionen> Register <E-Mail-Format> Schaltfläche <Signaturen> die Signaturenauswahl auf. 2. Markieren Sie die zu löschende Signatur und klicken Sie auf die Schaltfläche <Entfernen>. 03.01.2007 Seite 113 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 18.1.15 ***Signatur wechseln Vorgehen Andere Signatur aufrufen 1. Rufen Sie eine neue Nachricht auf. Die Autosignatur erscheint ja automatisch im Textbereich und lässt Ihnen zwei freie Zeilen zum Beginnen Ihres Textes. Schreiben Sie Ihre Nachricht wie gewohnt. 2. Um die Signatur zu ändern, markieren Sie diese als erstes. 3. Klicken Sie nun auf das Symbol der Signatur. Oder rufen Sie die Signatur über den Menübefehl <Einfügen> <Signatur> auf: 4. Klicken Sie die gewünschte Signatur an. Damit wird der Absendertext geändert. 18.2 Empfangen von Nachrichten 18.2.1 Nachrichten lesen Nachrichten können einerseits direkt im Lesebereich gelesen und beantwortet werden, andererseits können Sie die Nachricht per Doppelklick öffnen, lesen und beantworten. 18.2.2 Nachrichten beantworten und weiterleiten Vorgehen Nachrichten beantworten / weiterleiten 1. Öffnen Sie die Nachricht, die Sie beantworten/ weiterleiten möchten mit einem Doppelklick oder markieren Sie die Nachricht im Anzeigebereich des Ordners <Posteingang>. 2. Wählen Sie je nach Wunsch eine der nachfolgenden Schaltflächen: Seite 114 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Antworten In der <An:>-Zeile wird bereits der Absender der ursprünglichen Nachricht eingetragen und der <Betreff> wurde mit <AW:> (Antwort) übernommen. Allen Antworten In der <An:>-Zeile werden neben dem Absender auch alle Empfänger der ursprünglichen Nachricht eingetragen. Weiterleiten In der <An:>-Zeile muss der Empfänger eingegeben werden. Der <Betreff> wird mit einem <WG:> (Weitergeleitet) übernommen. (Anlagen können nur so weitergeleitet werden.). 18.2.3 Umgang mit erhaltenen Anlagen und Hyperlinks Vorgehen Anlagen öffnen 1. Klicken Sie doppelt auf die Anlage. Das nachstehende Fenster erscheint. 2. Mit der Schaltfläche <Öffnen> starten Sie das entsprechende Programm und die Datei wird geöffnet. Sie ist lediglich temporär abgespeichert. Möchten Sie die Datei behalten, so müssen Sie diese über das Menü <Datei> <Speichern unter…> auf Ihrem Laufwerk ablegen. Mit der Schaltfläche <Speichern> können Sie die Anlage ohne sie zu öffnen direkt speichern und in der Dialogbox wählen, wohin Sie die Datei speichern wollen. 03.01.2007 Seite 115 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Mehrere Anlagen miteinander speichern. Haben Sie mit einer Nachricht mehrere Dateien erhalten und wollen Sie diese im selben Ordner speichern, so wählen Sie den Weg über das Menü <Datei> <Anlagen speichern>. Hyperlinks öffnen Zeigen Sie auf den Hyperlink und klicken Sie einmal, sobald sich der Mauszeiger in eine Hand verwandelt hat. Damit wird der Internet Explorer geöffnet und die betreffende Internetseite angezeigt. 18.2.4 ***Nachrichten drucken Sie können eine bzw. mehrere Nachrichten schnell ausdrucken. Vorgehen Nachricht drucken 1. Öffnen Sie die Nachricht, die Sie drucken möchten. 2. Klicken Sie auf das Drucksymbol in der Symbolleiste, um den Text auszudrucken (Memoformat). Nachrichtenliste drucken Seite 116 1. Markieren Sie in der Übersicht eine oder mehrere Nachrichten mit einem Mausklick auf die entsprechende Nachricht und dem gleichzeitigen Drücken der <Ctrl>Taste. 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 2. Rufen Sie über das Menü <Datei> den Befehl <Drucken…> auf, um eine Mailliste auszudrucken (Tabellenformat). Kontrollieren Sie, ob der Druckbereich so definiert ist, dass nicht alle Zeilen, sondern nur die markierten Zeilen ausgedruckt werden. 18.2.5 ***Nachrichten als Textdateien speichern Möchten Sie den Text eines Mails weiterbearbeiten oder an einem z.B. auch anderen Personen zugänglichen Ort abspeichern? Vorgehen Speichern 1. Markieren Sie die entsprechende Nachricht. 2. Rufen Sie das Menü <Datei> und dann den Befehl <Speichern unter…> auf. 3. Der Text kann nun als Datei abgespeichert werden. Je nach Mailformat wird der Text als Textdatei (ohne jegliche Formatierungen, jedoch mit Adressaten, Betreffzeile und dem Inhalt) oder als HTML-Datei (mit Formatierung) abgespeichert werden. 4. Geben Sie einen Namen ein. Die automatische Erweiterung ist entweder <Nur-Text> (*.txt) oder <HTML> (*.htm). 5. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche <Speichern>. 03.01.2007 Seite 117 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 18.2.6 ***Tipps zum Umgang mit empfangenen Nachrichten Vorgehen Nachricht wieder als ungelesen markieren Sie möchten sich daran erinnern, dass Sie die Nachricht z.B. noch nicht beantwortet haben? 1. Markieren Sie die Nachricht. 2. Über das Menü <Bearbeiten> kennzeichnen Sie die Nachricht wieder <Als ungelesen markieren>. Oder Sie führen den Befehl via Rechtsklick auf die gewünschte Nachricht und den Befehl <als ungelesen markieren> aus. Nachricht im Favoritenordner <Zur Nachverfolgung> anzeigen Sie möchten z.B. sicherstellen, dass Sie die Beantwortung einer Nachricht zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht verpassen. Legen Sie die Nachricht im so genannten Favoritenordner <Zur Nachverfolgung> ab. 1. Eine eingegangene Nachricht mit der rechten Maustaste anklicken. 2. <Zur Nachverfolgung> anklicken, Farbe auswählen und 3. Wiederholen, und <Erinnerung hinzufügen…> wenn zur Erinnerung ein Fälligkeitsdatum eingegeben werden soll. Dann mahnt das System am Fälligkeitstermin mit einer Meldung. Seite 118 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 4. Die Nachricht wird nun mit einem «Fähnchen» gekennzeichnet und im Ordner <Zur Nachverfolgung> angezeigt. Anzeige im Favoritenordner <Zur Nachverfolgung> Aus der Nachverfolgung entfernen Bei Erledigung mit der linken Maustaste auf das Fähnchen klicken und damit als erledigt definieren. Damit verschwindet die Anzeige aus dem Ordner <Zur Nachverfolgung>. Die Nachricht wird nur noch im entsprechenden Ablageordner angezeigt. Variante 1 03.01.2007 • Sie können diesen Befehl auch über das Menü <Aktionen> aufrufen. Seite 119 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Hinweis/ Verweis 18.3 Die Favoritenordner sind lediglich Sichtweisen. Die Nachrichten existieren also nur einmal. Sie werden nach wie vor im jeweiligen Ordner unter dem Postfach abgelegt. Wenn Sie also eine Nachricht im Favoritenordner löschen, ist die Originalnachricht gelöscht. Verwalten von Nachrichten 18.3.1 ***Abwesenheitsassistent Vorgehen Informieren der Nachrichtensender 1. Achten Sie darauf, dass ein Postordner angezeigt wird, z.B. der Ordner <Posteingang>. 2. Klicken Sie im Menü <Extras> auf den Befehl <Abwesenheits-Assistenten>. 3. Klicken Sie auf <Ich bin zur Zeit nicht im Hause>. 4. Geben Sie im Feld <Folgende Antwort wird automatisch einmal an jeden Absender gesendet:> die Nachricht ein, die bei Ihrer Abwesenheit an andere Personen gesendet werden soll. 5. Mit <OK> bestätigen. Seite 120 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV ☺ Tipp Hinweis/ Verweis Nicht vergessen, Abwesenheitsdaten im Text zu erwähnen. Sobald Sie nach einer Abwesenheit Ihr Outlook starten, werden Sie gefragt, ob Sie den Abwesenheitsassistenten wieder ausschalten möchten. Bestätigen Sie dies, damit keine automatischen Benachrichtigungen mehr abgeschickt werden. 18.3.2 ***Umleitung von Nachrichten Sie können Ihre Nachrichten während Abwesenheiten an eine andere Person umleiten. Sie können dazu jedoch lediglich interne Personen bestimmen. Sie können Ihr Schulmail nicht nach Hause umleiten lassen siehe Kapitel 11.2 Automatische Weiterleitung von E-Mails. Neben dem beim Abwesenheitsassistenten beschriebenen Vorgehen erstellen Sie zusätzlich folgende Regel: Vorgehen Umleitung einrichten 1. Klicken Sie im Menü <Extras> auf den Befehl <Abwesenheits-Assistenten>. 2. Schaltfläche <Regel hinzufügen> anklicken. 3. Schaltfläche <Gesendet an:> anklicken und eigenen Name suchen und auswählen. o Namen markieren. o <An> anklicken. o Mit <OK> bestätigen. 4. Kontrollfeld <Direkt an mich> und <Kopie an mich> ankreuzen. 5. Kontrollfeld <Weiterleiten> ankreuzen. 6. Im Feld <An> muss der Name der Person, an welche die Mails weitergeleitet werden sollen, angegeben werden. o Auf <An> klicken. o Namen markieren. o <An> wiederum anklicken. o Mit <OK> bestätigen. 03.01.2007 Seite 121 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 7. 2 x mit <OK> bestätigen. ☺ Seite 122 Tipp Sie müssen im Abwesenheits-Assistenten das Optionsfeld <Ich bin zur Zeit nicht im Hause> ankreuzen, da sonst die Regel nicht aktiviert wird. 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 18.4 Organisation der Ablage von Nachrichten Für jeden Outlook-Ordner kann eine beliebige Anzahl Unterordner erstellt werden. Dies ist vor allem bei der Mail-Ablage von Wichtigkeit. Ansonsten füllen sich die Ordner <Posteingang> und <Gesendete Objekte> und werden mit der Zeit sehr unübersichtlich. 18.4.1 Ordner erstellen Vorgehen Erstellen eines Ordners im Mail Beispiel: Sie möchten in Ihrem Postfach im Modul <EMail> einen Ordner namens <Ablage> erstellen, der auf demselben Niveau wie die restlichen Postfachordner angezeigt werden soll. 1. Markieren Sie Ihr Postfach. 2. Klicken Sie auf den Menüpunkt <Datei> <Ordner>. <Neu> 3. Die Dialogbox <Neuen Ordner erstellen> öffnet sich. Geben Sie den Text «Ablage» ein. 03.01.2007 Seite 123 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 4. Kontrollieren Sie, dass o beim Punkt <Ordner enthält Elemente des Typs:> die Funktion <E-Mail und Bereitstellung> und o beim Punkt <Ordner soll angelegt werden unter:> Ihr Postfach gewählt sind. 5. Bestätigen Sie mit <OK>. Erstellen weiterer Ordner unter dem Ordner <Ablage> 1. Markieren Sie den Ordner <Ablage>. 2. Wiederholen Sie obiges Vorgehen. 3. Bestätigen Sie wiederum mit <OK>. Variante 1 • Menü <Datei> Variante 2 • Rechtsklick auf entsprechenden Ordner und <Neuer Ordner> auswählen. Hinweis/ Verweis Seite 124 <Ordner> <Neuer Ordner>. Anstelle des Hauptordners namens <Ablage> und den erwähnten Unterordnern können Sie die Ordner auch durchnummerieren. Da in der Sortierung zuerst Sonderzeichen, dann Zahlen und erst dann Buchstaben angezeigt werden, kommen diese Ordner über die Outlook-Ordner zu stehen. 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 18.4.2 Ordnerebenen ein-/ ausblenden Untergeordnete Ebene anzeigen/ ausblenden Klicken Sie auf das <PLUS>, um die Struktur zu öffnen. Klicken Sie auf das <MINUS>, um die Struktur zu schliessen. 18.4.3 Ordner verschieben Vorgehen Verschieben 1. Markieren Sie den zu verschiebenden Ordner. 2. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Ordner an die gewünschte übergeordnete Stelle. Sobald die gewünschte Stelle blau markiert ist, lassen Sie die Maustaste los. Variante 1 • Halten Sie die rechte Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Ordner an die gewünschte Stelle. Sobald die gewünschte Stelle blau markiert ist, lassen Sie die Maustaste los. • Wählen Sie den Befehl <Verschieben>. 18.4.4 Ordner umbenennen Vorgehen Umbenennen 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den umzubenennenden Ordner. 2. Wählen Sie im Kontextmenü den Punkt <Ordner umbenennen> aus. Variante 1 03.01.2007 • Klicken Sie dreimal auf den entsprechenden Ordner. Damit wechselt Outlook ebenfalls in den Bearbeitungsmodus. Seite 125 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 18.4.5 Ordner kopieren Vorgehen Kopieren 1. Markieren Sie den zu verschiebenden Ordner. 2. Halten Sie die rechte Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Ordner an die gewünschte Stelle. Sobald die gewünschte Stelle blau markiert ist, lassen Sie die Maustaste los. 3. Wählen Sie den Befehl <Kopieren>. 18.4.6 Ordner löschen Vorgehen Löschen 1. Markieren Sie den zu löschenden Ordner. 2. Klicken Sie auf das Löschzeichen in der Symbolleiste. 3. Bestätigen Sie die Abfrage mit <Ja>. Variante1 Variante 2 • Drücken Sie die <Delete>-Taste. • Verwenden Sie die Tastenkombination <Ctrl> + <D>. 18.4.7 Nachrichten markieren Folgende Möglichkeiten haben Sie, Nachrichten in die soeben erstellten Ordner zu verschieben. Als erstes markieren Sie wie nachstehend beschrieben eine bis mehrere zu verschiebende Dateien, die Sie in denselben Ordner zu verschieben wünschen. Vorgehen Markieren einer einzelnen Nachricht Seite 126 • Klicken Sie die gewünschte Nachricht mit der linken Maustaste an (blau markieren). 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Markieren einer Gruppe zusammenhängender Nachrichten • • • • Markieren einer Gruppe nicht zusammenhängender Nachrichten • • • • Klicken Sie die erste Nachricht mit der linken Maustaste an. Halten Sie die <Shift>-Taste (<Umschalt>-Taste) gedrückt. Klicken Sie die letzte Nachricht mit der linken Maustaste an. Lassen Sie die <Shift>-Taste los. Klicken Sie die erste Nachricht mit der linken Maustaste an. Halten Sie die <Ctrl>-Taste (identisch mit <Control> bzw. <Strg> bzw. <Steuerung>) gedrückt. Klicken Sie jede benötigte Nachricht mit der linken Maustaste an (dabei immer die <Ctrl>-Taste gedrückt halten). Wenn Sie fertig sind, lassen Sie die <Ctrl>-Taste los. 18.4.8 Nachrichten in Ordner ablegen Vorgehen Nachrichten in bestehende Ordner verschieben 1. Die wie oben beschrieben markierten Nachrichten ziehen Sie mit der linken Maustaste in den zuvor erstellten Ablage-Ordner resp. in einen von Ihnen erstellten Unterordner. Variante 1 • Die wie oben beschrieben markierten Nachrichten ziehen Sie mit der rechten Maustaste in den zuvor erstellten Ablage-Ordner resp. in einen von Ihnen erstellten Unterordner. • Wählen Sie anschliessend den Befehl <Verschieben>. 03.01.2007 Seite 127 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Nachrichten in einen neu zu erstellenden Ordner verschieben 1. Markieren Sie wie oben beschrieben die Nachrichten. 2. Klicken Sie das Symbol <In Ordner verschieben> an. Das nachfolgende Fenster öffnet sich. • Klicken Sie auf die nochmals erscheinende Schaltfläche <In Ordner verschieben…> und erstellen Sie über die Schaltfläche <Neu> den benötigten Ordner. Bestätigen Sie das Verschieben in den Ordner. 18.4.9 Nachrichten aus Postfach löschen Vorgehen Löschen 1. Markieren Sie die Nachricht. 2. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf das Symbol <Löschen>. Variante 1 • Drücken Sie die <Delete>-Taste auf der Tastatur. 18.4.10 Gelöschte Nachrichten wieder zurückholen Sie möchten eine versehentlich gelöschte Nachricht wieder zurückholen. Seite 128 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Vorgehen Zurückholen Solange Sie den Ordner <Gelöschte Objekte> nicht geleert haben, können Sie jegliche gelöschten Elemente wie o Mail o Kalendereintrag o Kontakt o Aufgabe o Notiz wieder mit der linken Maustaste in Ihre Postfachstruktur zurückziehen. 18.4.11 Ordner <Gelöschte Objekte> leeren Hinweis/ Verweis Ordner <Gelöschte Objekte> leeren Die aus dem Modul <E-Mail> gelöschten Mails werden in einem ersten Schritt lediglich in den Ordner <Gelöschte Objekte> verschoben. Diesen Ordner müssen Sie ebenfalls von Zeit zu Zeit löschen, um die gelöschten Objekte definitiv aus Ihrem Postfach zu entfernen und damit die Grösse Ihres Postfachs zu reduzieren.. 1. Markieren Sie den Ordner <Gelöschte Objekte>. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen Ordner. 3. Löschen Sie den Inhalt über den Befehl <Ordner «Gelöschte Objekte» leeren>. Variante Den Löschbefehl können Sie auch über das Menü <Ex<Ordner «Gelöschte Objekte» leeren> tras> aufrufen. 18.4.12 ***Gelöschte Elemente wiederherstellen Nachrichten, welche Sie definitiv gelöscht haben, d.h. Sie haben diese aus dem Ordner <Gelöschte Objekte> entfernt, können bis maximal 15 Tage später wiederhergestellt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 03.01.2007 Seite 129 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Vorgehen Gelöschte Objekte wiederherstellen 1. Wechseln Sie in den Ordner <Gelöschte Objekte>. 2. Wählen Sie den Menübefehl <Extras> löschte Elemente wiederherstellen>. <Ge- 3. Markieren Sie Objekte direkt oder über die Symbolschaltfläche alle Objekte, welche Sie wiederherstellen möchten. 4. Wählen Sie das Symbol <Ausgewählte Elemente wiederherstellen>. Die Objekte werden an den ursprünglichen Ablageort zurückgespeichert. Meine Notizen Seite 130 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 19 ***Kontakte (=Persönliche Adressen) Wie bereits erwähnt, können Sie mit der Kontaktverwaltung schulische sowie private Adressen speichern. Diese Adressen können anschliessend zum Versenden von EMails verwendet werden. Wechseln Sie dazu ins Modul <Kontakte>. 19.1 Die Adressbücher Es existieren zwei Adresslisten. Globale Adressliste Die Globale Adressliste beinhaltet die Adressen von Benutzenden und Gruppen innerhalb des KITS-Projekts sowie die städtischen Adressen. Die Adressdaten werden vom Systemadministrator erstellt und auch verwaltet. Outlook Adressbuch/ Kontakte In diesem Adressbuch werden alle von Ihnen erfassten Kontakte und Verteilerlisten angezeigt. Voraussetzung für die Anzeige in spätern Mails ist, dass Sie zumindest eine E-Mail-Adresse erfasst haben. 19.2 Ansicht der Kontakte Standardmässig werden diverse Ansichten im Navigationsbereich angezeigt. Sollte <Anordnen dies nicht der Fall sein, können Sie die Anzeige via Menü <Ansicht> nach> <Ansichten im Navigationsbereich anzeigen> einschalten. 03.01.2007 Seite 131 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Ansichtsmöglichkeiten Modul <Kontakte> Adresskartenansicht im Ordner <Kontakte>. erfasste Adressen Das Modul <Kontakte> ermöglicht Ihnen: • Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen etc. von Privat- und Geschäftspersonen zu verwalten. • Adresslisten auszudrucken. • Adressen für Briefe in Word und Serienmails in Outlook zu verwenden. • Adressdaten anderen Personen zur Verfügung zu stellen. In diesem Fall würden Sie private Adressen, die anderen nicht zur Verfügung stehen sollten, speziell (privat) markieren. 19.3 Erfassen von Kontakten 19.3.1 Neuen Kontakt aufnehmen Für das Erfassen eines persönlichen Kontaktes gehen Sie wie folgt vor: Vorgehen Kontaktformular aufrufen Seite 132 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 2. Geben Sie als erstes den Vor- und Nachnamen ein. Kontrollieren Sie die Eingabe über die Schaltfläche <Name…>, so dass der Vorname auch wirklich im Feld <Vorname> und der Name im Feld <Name>. steht. Stehen Vor- und Nachname in den richtigen Feldern? Erst so garantieren Sie ein korrektes Speichern und Sortieren nach Nachnamen! Bestätigen Sie die Dialogbox mit <OK>. 3. Geben Sie als absolutes Minimum die E-MailAdresse ein (bis max. 3 E-Mail Adressen sind möglich). 03.01.2007 Seite 133 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 4. Erfassen Sie die restlichen gewünschten Informationen, z.B. Firma, div. Telefonnummern, Adressen etc. 5. Speichern Sie den Kontakt über die Schaltfläche <Speichern und schliessen>. Varianten 1 • Menü <Datei> Variante 2 • Doppelklick in leeren Bereich des Kontaktfensters. Variante 3 • <Ctrl> + <N>. <Neu> <Kontakt>. 19.3.2 Durch E-Mail erhaltene Adresse aufnehmen Sie können den Namen und die E-Mail Adresse aus einer empfangenen Nachricht direkt in einen neuen Kontakt übernehmen. Seite 134 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Vorgehen Adresse direkt in die Kontakte aufnehmen 1. Markieren Sie die Nachricht oder öffnen Sie sie. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Absender-E-Mail Adresse. Wählen Sie <Zu OutlookKontakten hinzufügen> aus. ☺ Zudem ist es möglich, Adressen vom Twixtel aus direkt ins Outlook zu exportieren. Sie finden im Twixtel ein Outlook-Export-Symbol. Dann das Speichern nicht vergessen. 19.4 Tipp Bearbeiten von Kontakten 19.4.1 Bestehenden Kontakt bearbeiten Vorgehen Bearbeiten 1. Doppelklick auf den entsprechenden Kontakt. 2. Änderungen vornehmen. 3. Auf die Schaltfläche <Speichern und schliessen> klicken. 03.01.2007 Seite 135 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Variante 1 1. Kontextmenü via rechte Maustaste aufrufen <Öffnen> wählen. 2. Änderungen vornehmen. 3. Auf die Schaltfläche <Speichern und schliessen> klicken. 19.4.2 Kontakt löschen Vorgehen Löschen 1. Entsprechenden Kontakt markieren. 2. anklicken. Variante1 • <Ctrl> + <D>. Variante 2 • • Kontextmenü via rechte Maustaste aufrufen. <Löschen> wählen. Variante 3 • <Delete>-Taste. 19.4.3 Kontakte drucken Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Kontakte auszudrucken. Es existieren folgende Druckformate. Kartenformat Übersicht der wichtigsten Kontaktinformationen. Es wird eine alphabetische Liste erstellt. Heftformat Zum Einheften in Ihren Terminkalender. DIN-A6 und DIN-A7 möglich. Dies ist ebenfalls eine alphabetische Liste, einfach in kleinerem Format. Es werden 2 Seiten auf einer A4-Seite ausgedruckt. Telefonbuchformat Hier werden Namen und Telefonnummern ausgedruckt. Dies ist ebenfalls eine alphabetische Liste, einfach in kleinerem Format und in Listenform. Memoformat Hier werden sämtliche Kontaktinformationen ausgedruckt. Und zwar 1 Seite/Adresse. Seite 136 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Vorgehen Drucken Falls Sie nichts markieren, wird die ganze Liste ausgedruckt. Ansonsten markieren Sie vor dem Druckbefehl die entsprechenden Kontakte. 1. Rufen Sie den Befehl <Datei> <Drucken…> auf. 2. Bestimmen Sie den Druckbereich: <Alle Elemente> oder <Nur markierte Elemente>. 3. Bestimmen Sie das Druckformat. 4. Kontrollieren Sie den Ausdruck vorab via die Schaltfläche <Seitenansicht>. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Drucken>. Zum sofortigen Druck ohne Vorschau klicken Sie lediglich auf die Schaltfläche <OK>. 19.5 Erstellen und Bearbeiten von Verteilerlisten 19.5.1 Eigene Verteilerliste erstellen Wenn Sie regelmässig Nachrichten an denselben Personenkreis versenden, so lohnt es sich, Verteilerlisten zu erstellen. Diese Verteilerlisten werden dann in Ihren Kontakten abgelegt. Anstatt unzählige Adressen immer wieder einzeln aufzurufen oder schreiben zu müssen, reicht es dann, in einer neuen Nachricht die Verteilerliste auszuwählen. 03.01.2007 Seite 137 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Vorgehen Verteilerliste erstellen 1. Klicken Sie auf den Pfeil bei der Schaltfläche <Neu>, anschliessend auf <Verteilerliste>. 2. Geben Sie der Verteilerliste einen passenden Namen. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Mitglieder auswählen> und suchen Sie die gewünschten Gruppenmitglieder zusammen. Den gesuchten Kontakt jeweils markieren, dann auf die Schaltfläche <Mitglieder> klicken. 4. Mit <OK> bestätigen. 5. Nun noch alles via Schaltfläche <Speichern und schliessen> bestätigen. Seite 138 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Variante 1 • In einem leeren Adressbereich über die rechte Maustaste das Kontextmenü aufrufen und <Neue Verteilerliste> anklicken. Variante 2 • Menü <Aktion> Variante 3 • Menü <Datei> ☺ Fügen Sie vor dem Namen der Verteilerliste jeweils ein Sonderzeichen oder eine Zahl ein. Windows sortiert immer zuerst Sonderzeichen, anschliessend Zahlen und erst dann die Namen. Damit stellen Sie sicher, dass eine Verteilerliste nicht in Ihren Kontakten «verschwindet» (alphabetische Reihenfolge) resp. am Beginn Ihrer Kontakte steht. Tipp <Neue Verteilerliste>. <Neu> <Verteilerliste>. 19.5.2 Verteilerliste bearbeiten Vorgehen Ausgewählte Personen ändern 1. Markieren Sie die Verteilerliste. Öffnen Sie sie mit einem Doppelklick. 2. Folgende Schaltflächen stehen Ihnen zur Bearbeitung zur Verfügung: o o o <Mitglieder Auswählen…>: Damit können Sie zusätzliche Adressen auswählen. <Neu Hinzufügen…>: Damit können Sie Adressen hinzufügen, die nicht in Ihren Kontakten gespeichert sind und die Sie lediglich in der entsprechenden Verteilerliste benötigen. <Entfernen>: Damit löschen Sie nicht mehr benötigte Adressen in Verteilerlisten (sie sind jedoch als Adressen nach wie vor vorhanden). 3. Abschliessen mit <Speichern und schliessen>. Hinweis/ Verweis 03.01.2007 Outlook wandelt die Adresssammlung beim Versenden in Einzelbestandteile um. Über das kleine + können Sie diese Umwandlung selber vornehmen, um die Adressen zu kontrollieren und gegebenenfalls eine Adresse zu löschen oder eine neue hinzuzufügen. Seite 139 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 19.5.3 Nachricht an Kontakt oder Verteilerliste senden Der Kontakt bzw. die Verteilerliste erscheint beim Erstellen eines Mails in Ihrem Adressbuch namens Kontakte und kann dort abgerufen werden. (Vorgehen siehe 18.1.1 Erstellen einer Nachricht von A – Z.). Zusätzlich haben Sie folgende Möglichkeit: Vorgehen Kontakt direkt ansprechen 1. Im Modul <Kontakte> wählen Sie den gewünschten Kontakt bzw. die Verteilerliste aus. 2. Über das Menü <Aktionen> wählen Sie den Befehl <Neue Nachricht an Kontakt>. 3. Dann erstellen Sie wie gewohnt die Nachricht und senden sie. Anzeige der Verteilerliste Anzeige im neuen Mail: Umwandlung zur Kontrolle 1. Klick auf +. 2. Dialogfeld <Liste erweitern> mit <OK> bestätigen. Damit wird die Verteilerliste in Einzelelemente zerlegt und Adressen können je nach Bedarf hinzugefügt bzw. gelöscht werden. Seite 140 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Variante 1 • Rufen Sie den Befehl <Neue Nachricht an Kontakt> über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste auf. Variante 2 • Sie können den Kontakt oder die Verteilerliste auch markieren und mit der linken Maustaste auf den <Posteingang> ziehen. Meine Notizen 03.01.2007 Seite 141 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 20 ***Terminplanung Wie bereits erwähnt, können Sie mit der Terminverwaltung (=Kalender) sowohl geschäftliche als auch private Termine verwalten. Sie können Termine themenmässig einfärben und sich optisch und akustisch an bevorstehende Termine erinnern lassen. Zudem besteht die Möglichkeit, andere an Besprechungen einzuladen und Geburtstage, ganztägige Ereignisse wie Schulkapitel, Lehrerfortbildung usw. in den Terminplan einzubinden. 20.1 Ansicht und Navigation im Terminkalender 20.1.1 Die verschiedenen Terminarten Es existieren folgende Terminarten: • Termine (Stundentermine): z.B. Lektionen, Sitzungen etc. • Ereignisse (=ganztägige Termine): z.B. Messen, Ausstellungen, Weiterbildungen etc. • Terminserien (= wiederkehrende Termine oder Ereignisse) z.B. regelmässige Englisch-Stunde etc. • Besprechungsanfragen 20.1.2 Der Bildschirm in der Terminplanung Rufen Sie das Modul <Kalender> auf, um die Terminplanung zu aktivieren. Seite 142 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Datumsnavigator Termine werden meistens für die kommenden Tage eingegeben. • Durch Anklicken im Datumsnavigator kann auf einfache Art und Weise das Datum aktiviert und der Termin eingetragen werden. • Der aktuelle Tag wird rot umrandet dargestellt. • Tage, die über mindestens einen Termin verfügen, werden fett angezeigt. • Der im Terminkalender markierte Tag wird orange hinterlegt angezeigt. 20.1.3 Datum wählen Vorgehen Datum wählen Auf das gewünschte Datum im Datumsnavigator klicken. Zu einem Datum eines nicht angezeigten Monats wechseln 1. Zum Blättern von Monat zu Monat auf der oberen Leiste des Datumsnavigators auf die Pfeilschaltfläche rechts und links klicken. 2. Dann den gewünschten Tag anklicken. 3 Monate vor-/ zurückblättern 03.01.2007 1. Auf den Monatsnamen klicken, Maustaste gedrückt halten und 3 Monate vor- oder zurückblättern. Seite 143 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Datum über den Menübefehl ansteuern • Menü <Wechseln zu> Zurück zum aktuellen Datum • Schaltfläche <Heute> anklicken. <Gehe zu Datum…>. 20.1.4 Die Kalenderansichten Symbolleiste In der Kalenderansicht können Sie bestimmen, welche Tage angezeigt werden sollen Ansichten • Tagesansicht • Arbeitswoche • Wochenansicht • Monatsansicht Seite 144 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Ansichten im Navigationsbereich Ein-/ Ausblenden via Menü <Ansicht> <Anordnen <Ansichten im Navigationsbereich anzeigen>. nach> Mehrere aufeinanderfolgende Tage anzeigen 1. Klicken Sie den 1. Tag an. 2. Halten Sie die <Shift>-Taste (<Umschalt>-Taste) gedrückt. 3. Klicken Sie auf den letzten anzuzeigenden Tag. 4. Lassen Sie nun die <Shift>-Taste los. Mehrere nicht aufeinanderfolgende Tage anzeigen 1. Klicken Sie den 1. Tag an. 2. Halten Sie die <Ctrl>-Taste (<Strg>-Taste) gedrückt. 3. Klicken Sie nun auf jeden anzuzeigenden Tag. 4. Wenn Sie fertig sind, lassen Sie die <Ctrl>-Taste los. 03.01.2007 Seite 145 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 20.1.5 Blättern im Kalender Vorgehen Tagesansicht Mit den Pfeiltasten (Cursortasten auf der Tastatur) tageweise • <links> klicken = zurück blättern • <rechts> klicken = vorwärts blättern. Arbeitswoche • Ebenfalls mit den Pfeiltasten <links> oder <rechts> klicken. Zu Beginn bewegt sich der Cursor tageweise auf den Freitag, dann arbeitswochenweise weiter. Wochenansicht • Mit den Tasten <PageUp> oder <PageDown> bewegen Sie sich wochenweise zurück bzw. vorwärts. 20.1.6 Wochenanzeige im Datumsnavigator einblenden Sollte die Wochennummer nicht angezeigt werden, so können Sie diese Einstellung selber vornehmen. Vorgehen Ein-/ Ausblenden 1. Rufen Sie das Menü <Extras> <Optionen> auf. 2. Im Register <Einstellungen> klicken Sie auf <Kalenderoptionen>. 3. Nun schalten Sie die Anzeige ein <Wochennummern im Datumsnavigator anzeigen>. Seite 146 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 4. Bestätigen Sie 2x mit <OK> 20.2 Eintragen von Terminen und Ereignissen 20.2.1 Termin direkt eintragen Sie können Termine grundsätzlich auf zwei Arten eintragen. Entweder Sie tragen den Termin direkt in den Kalender ein oder Sie benutzen das Terminformular, das etwas ausführlicher ist. Hinweis/ Verweis Der Stundenraster ist standardmässig auf eine Anzeige von halben Stunden eingestellt. Beim Anklicken einer Zeit wird also immer eine halbe Stunde angezeigt. Zum Markieren von 1 Stunde muss die linke Maustaste daher gedrückt gehalten und der Termin durch Dehnung erweitert werden. Vorgehen Direkt eintragen 1. Markieren Sie im Kalender das gewünschte Datum. 2. Drücken Sie die linke Maustaste und markieren Sie die gewünschte Dauer – 1 Intervall = ½ Stunde / 2 Intervalle = 1 Stunde. 03.01.2007 Seite 147 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 3. Schreiben Sie los und geben Sie eine Beschreibung für den Termin ein. 4. Schliessen Sie die Eingabe mit <Enter> ab. Vor dem Termin wird ein Glockensymbol eingeblendet. Dies bedeutet, dass Sie von Outlook an den Termin erinnert werden. 20.2.2 Termin mit Terminformular eintragen Terminformular verwenden Wollen Sie zu einem Termin umfangreichere Informationen eingeben, beispielsweise den Ort oder Notizen zum Termin, sollten Sie das Terminformular verwenden. Zudem können Sie hier Termine eingeben, die sich über mehrere Tage erstrecken oder die nicht dem Halbstundenrhythmus entsprechen. 1. Wählen Sie Schaltfläche <Neu>. Seite 148 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 2. Betreff: Geben Sie eine kurze Beschreibung des Termins ein. 3. Ort: Tragen Sie hier den Ort, das Sitzungszimmer etc. ein. 4. Geben Sie nun jeweils das Datum und die Uhrzeit ein für die Felder «Beginnt um:» und «Endet um:». Sie können dies manuell vornehmen oder das Datum resp. die Zeit über die Pfeile auswählen. 5. Falls Sie keine Erinnerung wünschen, deaktivieren Sie die Kontrollbox – Falls Sie früher als 15 Minuten vor Terminbeginn erinnert werden möchten, ändern Sie die Zeit der Erinnerung. 6. Füllen Sie den Notizbereich Ihren Bedürfnissen entsprechend aus. 7. Speichern Sie den Eintrag über die Schaltfläche <Speichern und schliessen>. Variante 1 • Menü <Datei> den Befehl <Neu> und dann die Option <Termin>. Variante 2 • <Ctrl> + <N>. 03.01.2007 Seite 149 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV ☺ Tipp Private Termine können unten rechts im Terminformular angekreuzt und damit als Privat gekennzeichnet werden. Anzeige mit einem Schlüssel: Damit könnten andere, die berechtigt sind, Ihren Kalender einzusehen, diesen Termin wohl als besetzt erkennen, jedoch nicht, was sich dahinter verbirgt. ☺ Tipp Standardmässig erinnert Outlook Sie 15 Minuten vor dem Terminstart an den Termin. Ein-/ Ausschalten des Automatismus: Menü <Extras> <Optionen> Register <Einstellun<Standarderinnerung> gen> Punkt <Kalender> ein-/ ausschalten. 20.2.3 Die verschiedenen Farben eines Termins (Verbindlichkeit) Auswahl auf dem Terminformular Blau = Gebucht • Der Termin wird blau angezeigt. Bedeutung: Ich bin besetzt, aber im Hause. Bei einer Einladung erscheint diese Zeit beim Organisator als besetzt. Seite 150 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Violett = Abwesend • Der Termin wird violett angezeigt. Bedeutung: Ich bin besetzt und zudem ausser Hause. Bei einer Einladung erscheint diese Zeit beim Organisator als besetzt. Blau diagonal gestreift = Mit Vorbehalt • Der Termin wird blau-weiss gestreift angezeigt. Bedeutung: Diese Zeit reserviere ich für mich. Sollte aber jemand meinen Kalender abfragen um eine Sitzung vorzubereiten, so ist dies freie Zeit. Es ist also nur eine unverbindliche Zeitreservation. Weiss = Frei Hinweis/ Verweis • Dieser Termin ist lediglich eine Erinnerung an einen Anlass. Die Zeit wird immer als freie Zeit angezeigt. Standardmässig wird ein Termin immer als gebuchte = besetzte Zeit angezeigt. 20.2.4 Überschneidenden Termin eingeben Vorgehen Direktes Eingeben 1. Klicken Sie in den grauen Balken mit der Uhrzeit. 2. Dann geben Sie den Text wie gewohnt direkt ein und bestätigen mit <Enter>. Variante: Überschneidenden Termin über das Terminformular 03.01.2007 • Öffnen Sie ein neues Terminblatt und erstellen Sie einen Termin mit einer überlappenden Zeitangabe. Seite 151 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 20.2.5 Eintragen eines Ereignisses Unter einem Ereignis versteht Outlook eine ganztägige Veranstaltung ohne Anfangsund Endzeit. Sie wird im Kalender ganz oben unterhalb des Datums angezeigt. Vorgehen Ereignis eintragen 1. Wählen Sie Schaltfläche <Neu>. 2. Tragen Sie den Betreff und die restlichen Informationen ein und aktivieren Sie das Kontrollfeld <Ganztägig>. 3. Vergessen Sie nicht, die Schaltfläche <Anzeigen als> auszuwählen, d.h. wenn Sie die Eingabe auf <Frei> stehen lassen, wird die Zeit in Ihrem Kalender nicht als gebucht eingetragen. 4. Schliessen Sie das Ereignis mit der Schaltfläche <Speichern und schliessen>. 5. Das Ereignis präsentiert sich im Kalender wie folgt: Seite 152 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Variante 1 • Klicken Sie doppelt auf die Datumskopfzeile des gewünschten Tages. Variante 2 • Aufruf über den Menüpunkt <Aktionen> ganztägiges Ereignis>. Hinweis/ Verweis <Neues Standardmässig wird ein Ereignis immer als freie Zeit (= Erinnerung) angezeigt. Falls es jedoch ein reservierter Eintrag sein soll, müssen Sie darauf achten, die Anzeige umzuwandeln in Gebucht oder Abwesend. 03.01.2007 Seite 153 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 20.3 Bearbeiten von Terminen 20.3.1 Termin direkt bearbeiten Vorgehen Direktes Bearbeiten • Für kleinere Änderungen am Text, die bereits aus dem Termineintrag hervorgehen, klicken Sie lediglich einmal auf den Text. Damit wird das System in den Bearbeitungsmodus versetzt und Sie können den Termin korrigieren und mit <Enter> abschliessen. 20.3.2 Termin via Terminformular bearbeiten Terminformular öffnen Für grössere Änderungen öffnen Sie die detaillierte Terminbearbeitung. 1. Klicken Sie doppelt auf den Termin. Das Terminfenster öffnet sich. 2. Ändern Sie nun z.B. Ort, Betreff, Notizen und speichern Sie die Änderung ab via <Speichern und schliessen> auf der Symbolleiste. 20.3.3 Dauer des Termins verändern Vorgehen Direktes Ändern 1. Bewegen Sie den Cursor an den Rand des Termins. Es erscheint ein Doppelpfeil. 2. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Rahmen in die gewünschte Richtung. Ändern via Terminformular 1. Klicken Sie doppelt auf den Termin. Das Terminfenster öffnet sich. 2. Ändern Sie nun Datum, Zeit und Dauer. Speichern Sie die Änderung ab via <Speichern und schliessen> auf der Symbolleiste. Seite 154 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 20.3.4 Termin verschieben Tagesansicht: Derselbe Tag – ein anderer Zeitpunkt 1. Führen Sie den Mauszeiger auf den linken Rand des Termins, den Sie verschieben möchten. Der Mauszeiger ändert sich in einen Vierfachpfeil. 2. Ziehen Sie den Termin mit gedrückter rechter Maustaste an einen anderen Zeitpunkt desselben Tages. 3. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl <Verschieben>. Tagesansicht: Ein anderer Tag – derselbe Zeitpunkt 03.01.2007 1. Führen Sie den Mauszeiger auf den linken Rand des Termins, den Sie verschieben möchten. Der Mauszeiger ändert sich in einen Vierfachpfeil. Seite 155 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 2. Um den Termin auf einen anderen Tag zu verschieben, ziehen Sie ihn mit gedrückter rechter Maustaste auf das entsprechende Datum im Datumsnavigator und lassen die Maustaste los. 3. Wählen Sie den Befehl <Verschieben>. Der Termin wird zur ursprünglichen Uhrzeit am neuen Datum eingetragen. Variante 1. Markieren Sie am linken Rand den Termin, so dass er blau umrandet ist. 2. Löschen Sie den Termin am aktuellen Ort über das Menü <Bearbeiten> <Ausschneiden>. 3. Klicken Sie auf das gewünschte Datum. 4. Fügen Sie den Termin über das Menü <Bearbei<Einfügen> am neuen Ort ein. ten> 20.3.5 Termin kopieren Vorgehen Kopieren Seite 156 1. Führen Sie den Mauszeiger auf den linken Rand des Termins, den Sie kopieren möchten. 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 2. Ziehen Sie den Termin mit gedrückter rechter Maustaste an die Uhrzeit oder das Datum des neuen Termins und lassen Sie die Maustaste los. 3. Wählen Sie den Befehl <Kopieren>. Outlook fügt damit eine Kopie des Termins an der neuen Uhrzeit bzw. am neuen Datum ein. Variante 1 1. Markieren Sie am linken Rand den Termin, so dass er blau umrandet ist. 2. Kopieren Sie den Termin über das Menü <Bearbeiten> <Kopieren>. 3. Klicken Sie auf das gewünschte Datum. 4. Fügen Sie den Termin über das Menü <Bearbei<Einfügen> ein. ten> 20.3.6 Termine löschen Vorgehen Löschen 03.01.2007 1. Markieren Sie den Termin, indem Sie ihn am linken Rand mit der Maus anklicken. Der Termin erscheint farbig umrandet. Seite 157 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 2. Drücken Sie die Taste <Delete>. Der Termin wird aus Ihrem Kalender gelöscht. Variante 1 20.4 1. Drücken Sie das Symbol <Löschen> Die Erinnerungsfunktion Wie bereits erwähnt erinnert Outlook Sie jeweils 15 Minuten vor Beginn an einen Termin. Ein Erinnerungsfenster wird eingeblendet. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, diese Dialogbox zu schliessen. Seite 158 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV • Wenn es nur eine Erinnerung ist, die Sie schliessen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche <Schliessen>. • Wenn Sie mehrere miteinander schliessen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche <Alle schliessen>. • Wenn Sie eine Erinnerung zu einem späteren Zeitpunkt nochmals anzeigen möchten, markieren Sie diese, wählen Sie den Zeitraum aus, nach welchem Sie nochmals daran erinnert werden möchten. Standardmässig werden 5 Minuten vorgeschlagen. • Zum Bearbeiten des Termins klicken Sie auf <Element öffnen>. Hinweis/ Verweis 20.5 Schliessen Sie die Dialobox Erinnerung nicht mit dem X rechts oben. Dies schliesst lediglich die Dialogbox und nicht die Erinnerung. Die Erinnerung erscheint immer wieder, bis Sie sie mit einem der obigen Befehle definitiv schliessen. Termin- und Ereignisserien Häufig wiederkehrende Termine oder Ereignisse in Ihrem Kalender können Sie ganz einfach verwalten – beispielsweise Geburtstage, wöchentliche Besprechungen oder den Planungstag an jedem ersten Montag im Monat. 20.5.1 Erstellen von Serien Vorgehen Wiederkehrende Termine 1. Wählen Sie im Modul <Kalender> auf der Standard-Symbolleiste die Schaltfläche <Neu>. 2. Geben Sie wie gewohnt die notwendigen Daten ins Terminformular ein inkl. Dauer. 3. Um den Termin in eine Terminserie umzuwandeln, klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche <Serientyp...> 4. Das Formular <Terminserie> wird geöffnet. Intervall bestimmen 03.01.2007 5. Hier können Sie das Serienmuster des Termins definieren. Seite 159 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 6. Bestimmen Sie nun unter o dem Serienmuster den Rhythmus, o der Seriendauer, wie lange Sie den Termin wiederholen möchten. 7. Klicken Sie auf <OK>, um das Serienmuster zu übernehmen. 8. Klicken Sie auf <Speichern und Schliessen>, um die Terminserie in Ihren Kalender zu übertragen. Variante 1 • • Wählen Sie im Menü <Datei> den Befehl <Neu>. Anschliessend die Option <Termin>. Variante 2 • Menü <Aktionen> Hinweis/ Verweis <Neue Terminserie>. Einen Serientyp können Sie wie folgt erkennen: 20.5.2 Ändern von Serien Vorgehen Einen einzelnen Termin verschieben Sie möchten z.B. einen einzelnen Termin einer Serie auf eine andere Uhrzeit verschieben. 1. Packen Sie den Termin mit der rechten Maustaste und ziehen Sie ihn auf die neue Uhrzeit. Seite 160 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 2. Im Kontextmenü wählen Sie <Verschieben> aus Variante 1 Hinweis/ Verweis • Packen Sie den Termin mit der linken Maustaste und ziehen Sie ihn auf die neue Uhrzeit. Ein veränderter Serientermin wird wie folgt angezeigt: Vorgehen Alle Termine einer Serie verschieben 1. Klicken Sie doppelt auf einen der Serientermine. 2. Wählen Sie im Dialogfeld <Die Serie öffnen>. 3. Das Formular hat sich geöffnet. Klicken Sie zum Ändern der Zeit auf <Serientyp>. Nehmen Sie die Änderungen vor und bestätigen Sie mit <OK> 4. Folgende Meldung erscheint: 5. Bestätigen Sie mit <OK>. Dann <Speichern und schliessen> Sie die Serie. Hinweis/ Verweis 03.01.2007 Falls Sie also einzelne Termine der Serie verschoben oder gelöscht haben, gehen diese Änderungen verloren. Sie müssen diese Änderungen erneut vornehmen. Seite 161 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Einen einzelnen Termin in einer Serie löschen 1. Markieren Sie den Termin. 2. Drücken Sie die Taste <Delete>. 3. In der Dialogbox <Löschen bestätigen> markieren Sie <Dieses Serienelement löschen> und bestätigen mit <OK>. Die gesamte Serie löschen 1. Markieren Sie einen Termin der Terminserie. 2. Drücken Sie die <Delete>-Taste und bestätigen Sie die Auswahl <Alle Serienelemente löschen>. Meine Notizen Seite 162 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 21 ***Organisieren von Besprechungen In Outlook können Besprechungen vorbereitet werden, indem Sie über eine Besprechungsanfrage zuerst die Einzuladenden bestimmen, Zeit und Ort eingeben und dann vor einem Versenden den Terminplan der anderen abfragen. Damit können Sie sicherstellen, dass alle Einzuladenden auch verfügbar sind. Sind sie es nicht, so sucht Outlook selber nach einem allen passenden Termin. Die Einladung erscheint bei den betreffenden Personen als E-Mail-Nachricht im Posteingang. Diese können dann entscheiden, ob sie an dieser Besprechung teilnehmen wollen oder nicht. 21.1 Erstellen und Versenden von Besprechungsanfragen 21.1.1 Erstellen einer Besprechungsanfrage Vorgehen Anfrage erstellen 1. Achten Sie darauf, dass der Cursor im Modul <Kalender> steht. Wählen Sie im Menü <Datei> den Befehl <Neu>. 2. <Besprechungsanfrage> anklicken. Formular ausfüllen 03.01.2007 3. Die Formularfelder <Betreff> und <Zeit> möglichst genau ausfüllen. Seite 163 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 4. Über die Schaltfläche <An> die Teilnehmenden wie gewöhnlich auswählen und jeweils den Knopf <Erforderlich> anklicken. 5. Nun eventuelle optionale Teilnehmer markieren und ebenfalls einfügen, dieses Mal via Knopf <Optional>. Freie Zeit abfragen 6. Das Register <Terminplanung> auswählen und kontrollieren, ob alle Einzuladenden zur Verfügung stehen. 7. Allenfalls durch einen Klick auf <AutoAuswahl> automatisch einen neuen Termin von Outlook suchen lassen. Senden 8. Wenn alle Angaben stimmen und Sie einen Termin gefunden haben, der allen passt, den Knopf <Senden> anklicken. Variante 1 • Seite 164 Menü <Aktionen> ge>. <Neue Besprechungsanfra- 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Variante 2 • Pfeil bei Schaltfläche <Neu> anfrage> <Besprechungs- 21.1.2 Ändern der Teilnehmerliste vor Versand Vorgehen Weitere Personen einladen 1. Im Register <Terminplanung> auf den Knopf <Weitere einladen>, dann <Von Adressbuch> klicken. 2. Namen suchen und mit <OK> bestätigen. Namen von Personen löschen • ☺ Sie können auch einen «normalen» Termin erstellen und vom Termin aus dann die Schaltfläche <Teilnehmer einladen> anklicken. Tipp Adresse markieren und <Delete>-Taste drücken. Damit verwandelt sich der Termin in eine Besprechung und die Zeile <An> erscheint. Ein Anklicken der Schaltfläche <Einladung stornieren> wird die Besprechung wieder zurück in einen Termin verwandelt. Hinweis/ Verweis 03.01.2007 Sollten in Zukunft auch die Sitzungszimmer, Hilfsmittel wie Video, PC, Hellraumprojektor, Beamer etc. aufgeschaltet werden, so können Sie auch diese über die Besprechungsanfrage reservieren lassen und zwar über die Schaltfläche <Ressourcen>. Seite 165 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 21.2 Bearbeiten von Besprechungsanfragen 21.2.1 Liste der Teilnehmenden nach Versand ändern Vorgehen Fehlende Personen nachträglich einladen 1. Öffnen Sie die Besprechung mit einem Doppelklick. 2. Wechseln Sie ins Register <Terminplanung>. 3. Klicken Sie auf <Weitere einladen>. 4. Bestätigen Sie mit <Speichern und schliessen>. 5. Folgende Meldung erscheint. Wählen Sie das Passende aus und bestätigen Sie mit <OK>. 21.2.2 Besprechung verschieben Die Besprechung kann wie ein Termin verschoben werden. Vorgehen Verschieben 1. Öffnen Sie die Besprechungsanfrage in Ihrem Kalender. 2. Ändern Sie Datum bzw. Uhrzeit. 3. Kontrollieren Sie gegebenenfalls die Verfügbarkeit der Eingeladenen erneut. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Aktualisierung senden>. Hinweis/ Verweis Seite 166 Sollten Sie vergessen haben, auf die Schaltfläche <Aktualisierung senden> zu klicken, werden Sie beim <Speichern und schliessen> nochmals daran erinnert. 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 21.2.3 Besprechung löschen Die Besprechung kann wie ein normaler Termin gelöscht werden. Vorgehen Löschen 21.3 Löschen Sie die Besprechung mit der <Delete>-Taste. Outlook fordert Sie auf, alle Teilnehmer darüber zu informieren. Beantworten Sie die entsprechende Frage mit einem Klick auf <Absage senden und Besprechung löschen>. Beantworten von Besprechungsanfragen Werden Sie an eine Sitzung eingeladen, so erhalten Sie die Besprechungsanfrage als Nachricht im Modul <E-Mail>. Solange Sie diese Anfrage nicht beantwortet haben, wird der Termin provisorisch (mit Vorbehalt) in Ihrem Kalender angezeigt. Vorgehen Antworten 1. Öffnen Sie die Besprechungsanfrage (Einladung) in Ihrem Posteingangs-Ordner. 2. Kontrollieren Sie als erstes über die Schaltfläche <Kalender>, ob Sie an diesem Termin frei sind. 03.01.2007 Seite 167 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 3. Schliessen Sie das zusätzlich geöffnete Kalenderfenster wieder mit dem X in der rechten oberen Ecke. 4. Nun können Sie einer Besprechung o zusagen, o mit Vorbehalt zusagen oder diese o absagen. Der Termin wird dann in Ihrem Kalender wie folgt eingetragen: o bei Zusage als gebucht (blau). o bei Zusage mit Vorbehalt weiterhin als provisorisch (blau-weiss gestreift). o bei einer Absage wird der Eintrag wieder gelöscht. Stellvertretung schicken Hinweis/ Verweis 21.4 Sie können die Einladung weiterleiten. Sobald der Stellvertreter zusagt, wird der Organisator über seine Teilnahme informiert. Allfällige Verschiebungen werden dem Stellvertreter und nicht mehr Ihnen zugestellt. Beachten Sie, dass Einladungen nicht über die gewöhnliche Schaltfläche <Antworten> beantwortet werden sollten. Damit würde die Einladung den Zusammenhang mit Ihrer Antwort verlieren. Über die Schaltflächen <Zusagen> etc. erhält der Einladende die Möglichkeit, auf einen Blick zu sehen, wer an eine Besprechung kommt und wer nicht. Verwalten von Besprechungsanfragen Die Antworten der Eingeladenen werden im <Posteingang> des Organisators angezeigt. Seite 168 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Vorgehen Antworten kontrollieren 1. Öffnen Sie die Besprechung im Modul <Kalender> mit einem Doppelklick. 2. Sie sehen ein weiteres Register namens <Status>. Klicken Sie darauf und kontrollieren Sie die Antworten auf einen Blick. Hinweis/ Verweis Schauen Sie sich alle Antworten an, d.h. öffnen Sie die einzelnen E-Mails der Personen, die geantwortet haben. Damit erst werden sie mit dem Besprechungsformular verbunden. Meine Notizen 03.01.2007 Seite 169 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 22 ***Aufgabenverwaltung Sie können wie bereits erwähnt eigene Aufgabenlisten/ Pendenzenlisten erstellen. Sie können sich auch an Aufgaben erinnern lassen. Aufgaben lassen sich an andere delegieren. Sie können sich dabei sogar über den Aufgabenfortschritt informieren lassen. Konsultieren Sie für diese Möglichkeit die Outlook-Hilfe. 22.1 Aufgaben im Modul Termin anzeigen Vorgehen 1. Menü <Ansicht> <Aufgabenblock>. Seite 170 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 22.2 Erstellen von Aufgaben Aufgaben tragen Sie entweder im obigen Aufgabenblock der <Tages-/ Wochen-/ Monatsansicht> des Kalenders oder direkt im Modul <Aufgaben> ein. In jedem Fall werden die Aufgaben in einer Liste dargestellt. Nachstehend wird die Variante im Modul <Aufgaben> beschrieben. Vorgehen Aufgabe erfassen 1. Öffnen Sie das Modul <Aufgaben>. 2. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf die Schaltfläche <Neu>. 3. Das Formular <Aufgabe> wird geöffnet. 03.01.2007 Seite 171 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 4. In der Registerkarte <Aufgabe> tragen Sie nun die Informationen zur Aufgabe selbst ein. 5. Um sich von Outlook an die Aufgabe erinnern zu lassen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen <Erinnerung> und legen in den entsprechenden Listenfeldern den Zeitpunkt der Erinnerung fest. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Speichern und schliessen>, um Ihre Eingabe abzuschliessen. Variante 1 • Menü <Datei> be>. Variante 2 • Menü <Aktionen> 22.3 <Neu> und die Option <Aufga<Neue Aufgabe>. Erstellen von Aufgabenserien Wiederkehrende Aufgaben, die in regelmässigen Abständen erledigt werden müssen, können im Outlook wie folgt verwaltet werden. Vorgehen Monatlich Seite 172 1. Erstellen Sie wie gewohnt die Aufgabe. 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV wiederkehrende Aufgaben 2. Klicken Sie im Aufgabenformular auf die Schaltfläche <Serientyp>. 3. Das Fenster <Aufgabenserie> wird geöffnet. 4. Legen Sie im Dialogfenster <Aufgabenserie> das Serienmuster der Aufgabe fest. 5. Mit <OK> speichern Sie das Serienmuster. 6. Mit der Schaltfläche <Speichern und schliessen> schliessen Sie die Aufgabenerfassung ab. Hinweis/ Verweis 22.4 Nach dem Abhaken einer Aufgabe wird bereits die im nächsten Monat fällige Aufgabe angezeigt. Aufgaben als erledigt markieren Ist eine Aufgabe abgeschlossen, so können Sie diese durch Anklicken des Feldes <Erledigt> kennzeichnen. Die Aufgabe wird durchgestrichen angezeigt. 22.5 Löschen von Aufgaben Möchten Sie die Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste nicht durchgestrichen anzeigen, sondern definitiv entfernen, so können Sie diese mit der <Delete>-Taste löschen. 03.01.2007 Seite 173 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 23 ***Notizen In Outlook können Sie Ihre gesamten Post-It – Zettelchen wegwerfen und durch Notizen ersetzen. Ideen, Notizen, Öffnungszeiten, Zugfahrpläne etc. können so leicht aufbewahrt und bei Bedarf abgerufen werden. 23.1 Erstellen von Notizen Vorgehen Erstellen 1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf das Modul <Notizen>. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Neu>. 3. Geben Sie nun den Text ein und schliessen Sie das Erfassen mit einem Klick auf das Schliessfeld der Notiz ab. Die erste Zeile wird als Inhaltsbeschreibung angezeigt . Variante 1 • <Ctrl> + <N>. Variante 2 • Menü <Datei> Variante 3 • Doppelklick in einen leeren Platz des Anzeigebereichs im Aufgaben-Modul. Seite 174 <Neu> <Notiz>. 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV 23.2 Bearbeiten von Notizen Vorgehen Text bearbeiten 1. Doppelklick auf Notiz. 2. Text bearbeiten. 3. Abschliessen mit einem Klick auf das Schliessfeld der Notiz. Anzeige vergrössern 1. Notiz öffnen. 2. Mit der Maus auf die rechte untere Ecke (schraffierter Bereich) zeigen, bis der Doppelpfeil erscheint, die linke Maustaste drücken und bis zur gewünschten Grösse ziehen. Anzeige ändern Falls die Ansicht nicht erscheint, diese aktivieren über den Menüpunkt <Ansicht> <Anordnen nach> <Ansichten im Navigationsbereich anzeigen>. Farbe bestimmen 1. Notiz öffnen. 2. Systemmenüfeld links oben anklicken. 3. Farbe anklicken und auswählen. 03.01.2007 Seite 175 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV ☺ Tipp Löschen von Notizen Damit Sie mehrere Notizen miteinander einfärben können, markieren Sie diese in der Notizenliste, dann bestimmen Sie die Farbe via rechte Maustaste. 1. Notiz markieren. 2. <Delete>-Taste drücken. Meine Notizen Seite 176 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Stichwortverzeichnis A Abgleich der Adressbücher................80 Ablage E-Mail-Nachrichten ..............123 Ablehnen Besprechungseinladung ..167 Abmelden am Computer..............11, 19 Abmeldung OWA ...............................61 Abruf E-Mails (Richtlinien) .................33 Abstimmungsschaltflächen ..............106 Abwesenheitsassistent ....................120 Account..............................................13 Adressbuch, Umgang ........................26 Adressbücher...................................131 Adressbücher KITS............................78 Adresse direkt in Kontakte aufn.......135 Adressen aus E-Mail........................134 Adressieren Empfänger .....................97 Aktualisierte Schulungsunterlagen ......9 Allgemeine Auskünfte ........................88 Allgemeine Einstellungen ..................35 Allgemeine Richtlinien .......................25 Ändern der Teilnehmer vor Versand165 Ändern E-Mail-Adresse......................22 Ändern Kennwort ...............................14 Ändern Termindauer........................154 Ändern von Terminserien ................160 Anhang ......................................35, 102 Anhang öffnen .................................115 Anhang speichern............................115 Anmeldung OWA ...............................58 Ansicht der Kontakte........................131 Ansichten Kalender..........................144 Ansichtssteuerung OWA....................62 Anwendungsfenster Outlook..............93 Anwendungsfenster OWA .................59 Anwendungssupport ..........................88 Anzeige Verteilerliste .......................140 Anzeigebereich ..................................94 Arbeitswoche ...................................144 Archivierung E-Mail-Daten.................36 Attachement.....................................102 Attachment.........................................35 Aufgaben erledigt.............................173 Aufgaben erstellen...........................171 Aufgaben im Kalender anzeigen......170 Aufgaben löschen ............................173 Aufgabenserien erstellen .................172 Aufgabenverwaltung ........................170 Aufgabenverwaltung, Info ..................90 03.01.2007 Auswahl KITS-Adressbücher ............ 79 Auswerten Umfrage......................... 107 Autom. Weiterleitung von E-Mails ..... 56 Autosignatur erstellen...................... 108 B Bcc .................................................. 100 BCC-Adressierungen ........................ 26 Beantragen E-Mail-Adresse .............. 22 Beantworten von Besprechungsanfragen................ 167 Beantworten von E-Mail-Nachrichten ..................................................... 114 Bearbeiten E-Mail-Signatur ............. 113 Bearbeiten Kontakt.......................... 135 Bearbeiten Termin........................... 153 Bearbeiten Verteilerliste .................. 139 Bearbeiten von Besprechungsanfragen ..................................................... 166 Bearbeiten von Notizen ................... 175 Beenden Outlook............................... 92 Besprechungsanfragen ................... 163 Besprechungsanfragen beantworten ..................................................... 167 Besprechungsanfragen bearbeiten . 166 Besprechungsanfragen erstellen..... 163 Besprechungsanfragen löschen...... 167 Besprechungsanfragen Status ........ 169 Besprechungsanfragen verschieben166 Besprechungsanfragen verwalten... 168 Bildschirm der Terminplanung......... 142 Bildschirmbereiche Outlook............... 93 Blättern im Kalender........................ 146 Blinde Nachrichtenkopie.................. 100 Browser ............................................... 8 C Cc .................................................... 100 CC-Adressierungen........................... 26 Computer sperren ............................. 20 D Datei anhängen ............................... 102 Dateiablage ....................................... 11 Dateien verschlüsseln ....................... 46 Datum wählen ................................. 143 Dauer des Termins ändern.............. 154 Demozugang eLearning .................... 82 Dienstweg.......................................... 27 Seite 177 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Doppelfunktionen Abruf E-Mail ..........23 Download E-Mail-Signatur ...........29, 71 Drag and Drop .................................100 Drucken E-Mail-Nachrichten............116 Drucken Kontakt ......................136, 137 Drucken Nachrichtenliste.................116 E e Learning Navigation........................84 Ein-/ ausblenden Ordnerebenen......125 Einladen Personen ..........................165 Einstellungen allgemein.....................35 Eintragen eines Ereignisses ............152 Eintragen Termin .............................147 eLearning...........................................81 eLearning Demozugang ....................82 eLearning persönlicher Zugang .........81 eLearning Übersicht Lernmodule.......83 eLearning von zu Hause....................82 eLearning Vorgehen ..........................86 Element..............................................94 E-Mail erneut versenden..................107 E-Mail mit Anhang/Attachement ......102 E-Mail, Gefahren................................27 E-Mail, Grösse ...................................35 E-Mail, Kontakte anhängen .............103 E-Mail, Wichtigkeit .............................27 E-Mail-Adresse ändern ......................22 E-Mail-Adresse, alle...........................22 E-Mail-Adresse, beantragen/ bestellen .......................................................22 E-Mail-Adresse, KITS-Supporter/innen .......................................................22 E-Mail-Adresse, Schema ...................22 E-Mail-Autosignatur erstellen...........108 E-Mail-Nachricht an Kontakt ............140 E-Mail-Nachricht OWA.......................65 E-Mail-Nachrichten als Textdateien speichern......................................117 E-Mail-Nachrichten als ungelesen markieren .....................................118 E-Mail-Nachrichten beantworten und weiterleiten ...................................114 E-Mail-Nachrichten drucken ............116 E-Mail-Nachrichten in Ordner ablegen .....................................................127 E-Mail-Nachrichten lesen.................114 E-Mail-Nachrichten löschen.............128 E-Mail-Nachrichten markieren .........126 E-Mail-Nachrichten umleiten............121 E-Mail-Nachrichten zurückholen......128 E-Mail-Nachrichtenliste drucken ......116 Seite 178 E-Mails abrufen (Doppelfunktionen).. 23 E-Mails autom. weiterleiten ............... 56 E-Mails erstellen und senden ............ 97 E-Mails mit vertraulichem Inhalt ........ 27 E-Mails speichern.............................. 95 E-Mail-Signatur bearbeiten.............. 113 E-Mail-Signatur bestimmen ....... 33, 112 E-Mail-Signatur downloaden ....... 29, 71 E-Mail-Signatur einrichten ................. 30 E-Mail-Signatur erstellen ................... 30 E-Mail-Signatur löschen .................. 113 E-Mail-Signatur Namen ................... 109 E-Mail-Signatur OWA .................. 70, 72 E-Mail-Signatur wechseln................ 114 E-Mail-Signatur, Name ...................... 31 E-Mail-Standardsignatur.................. 108 E-Mail-Verwaltung, Info ..................... 90 Emoticons.......................................... 25 Empfänger adressieren ..................... 97 Empfänger manuell eingeben ......... 100 Empfangsbestätigung................ 27, 105 Entwicklungsstand Schulungsunterlagen ....................... 9 Entwürfe ............................................ 95 Entzippen .......................................... 46 Ereignis eintragen ........................... 152 Erfassen von Kontakten .................. 132 Erinnerungsfunktion ........................ 158 Erledigte Aufgaben.......................... 173 Erstellen Besprechungsanfragen .... 163 Erstellen E-Mail-Nachrichten............. 97 Erstellen Ordner .............................. 123 Erstellen Umfrage............................ 106 Erstellen Verteilerliste...................... 137 Erstellen von Aufgaben ................... 171 Erstellen von Aufgabenserien ......... 172 Erstellen von Notizen ...................... 174 Erstellen von Terminserien.............. 159 F Farben eines Termins ..................... 150 Favoritenordner ......................... 94, 118 Freie Zeit abfragen .......................... 164 G Ganztägige Ereignisse .................... 152 Gefahren im Umgang mit E-Mails ..... 27 Gelöschte Elemente wiederherstellen ..................................................... 129 Gelöschte Objekte............................. 95 Gelöschte Objekte leeren................ 129 Gesendete Objekte ........................... 95 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Globale Adressliste..............78, 98, 131 Grösse E-Mail ....................................35 Grösse Mailbox..................................35 H Hauptsignatur erstellen....................108 Heftformat ........................................136 Hilfe....................................................88 Hyperlink auf Datei ..........................103 Hyperlink auf E-Mail-Adresse ..........104 Hyperlink auf Internetseite ...............104 Hyperlinks einfügen .........................103 Hyperlinks öffnen .............................116 I Inhalt Schulungsunterlagen .................9 Internetseite SAV...............................88 Interwise ............................................81 J Junk-E-Mail........................................96 K Kalender ..........................................142 Kalenderansichten ...........................144 Kartenformat ....................................136 Kennwort ändern bei Neuanmeldung 15 Kennwort vor Ablauf ändern ..............16 Kennwort, ändern ..............................14 Kennwort-Check ................................18 Kennwörter ........................................13 Kennwörter, Bestimmungen ..............14 Kennwörter, Eselsbrücken.................18 Kennwörter, Regeln ...........................13 Kennwörter, Umgang.........................14 Kennwörter, weshalb .........................13 KITS-Adressbücher ...........................78 KITS-Verteilerlisten............................78 Kommunikationsrichtlinien .................25 Komplexe Kennwörter .................11, 13 Kontakt bearbeiten...........................135 Kontakt drucken.......................136, 137 Kontakt löschen ...............................136 Kontakte...........................................131 Kontakte erfassen............................132 Kontakte, Ansicht.............................131 Kontaktformular ...............................132 Kontaktverwaltung, Info .....................90 Kopieren Ordner ..............................126 Kopieren Termin ..............................156 Kopieren Text ..................................101 03.01.2007 L Leeren gelöschte Objekte ............... 129 Lehrperson in mehreren Schulen ...... 24 Lesebereich....................................... 95 Lesebestätigung .............................. 105 Lesen E-Mail-Nachrichten ............... 114 Löschen Besprechungsanfragen..... 167 Löschen E-Mail-Nachrichten ........... 128 Löschen E-Mail-Signatur ................. 113 Löschen Kontakt.............................. 136 Löschen Ordner............................... 126 Löschen Termin............................... 157 Löschen von Aufgaben.................... 173 M Mailboxgrösse ................................... 35 Markieren ein Element .................... 126 Markieren E-Mail-Nachrichten......... 126 Markieren mehrerer nicht zusammenhängender Elemente.. 127 Markieren mehrerer zusammenhängender Elemente.. 127 Memoformat .................................... 136 Menüleiste ......................................... 93 Microsoft Internet Explorer .................. 8 Mit Vorbehalt ................................... 167 Module Outlook ................................. 90 Monatsansicht ................................. 144 Mozilla ................................................. 8 N Nachrichten als Textdateien speichern ..................................................... 117 Nachrichten beantworten und weiterleiten................................... 114 Nachrichten drucken ....................... 116 Nachrichten erneut versenden ........ 107 Nachrichten in Ordner ablegen ....... 127 Nachrichten Kopie ........................... 100 Nachrichten lesen............................ 114 Nachrichten löschen........................ 128 Nachrichten markieren .................... 126 Nachrichten umleiten....................... 121 Nachrichten zurückholen................. 128 Nachrichten, Kontakte anhängen .... 103 Nachverfolgung ............................... 118 Name E-Mail-Signatur ............... 31, 109 Namen überprüfen .......................... 100 Navigation eLearning ........................ 84 Navigationsbereich.................... 94, 145 Navigationsbereich Outlook .............. 94 Netiquette E-Mail............................... 25 Seite 179 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Netscape..............................................8 Netspeak............................................25 Neue Nachricht ..................................97 Neue Nachricht an Kontakt..............141 Neue Signatur erstellen .....................30 Notizen.............................................174 Notizen bearbeiten...........................175 Notizen erstellen ..............................174 Notizenverwaltung, Info .....................90 persönliche Adressen...................... 131 Persönlicher Zugang eLearning ........ 81 Phishing....................................... 40, 96 POP3 Accounts ................................. 39 Popupblocker .................................... 68 Postausgang ..................................... 96 Posteingang ...................................... 96 Postfachordner .................................. 95 Private Termine ............................... 150 O Q Office-Zwischenablage ....................101 Öffnen Anhang.................................115 Öffnen Hyperlink ..............................116 Onlinetest...........................................81 Opera...................................................8 Ordner erstellen ...............................123 Ordner kopieren...............................126 Ordner löschen ................................126 Ordner verschieben .........................125 Ordnerebenen ein-/ ausblenden ......125 Organisation der Ablage von E-MailNachrichten ..................................123 Organisieren von Besprechungen ...163 Outlook Adressbuch ........................131 Outlook Adressbuch/ Kontakte ..........98 Outlook beenden ...............................92 Outlook blockiert ................................92 Outlook Module..................................90 Outlook Reset ....................................56 Outlook starten ..................................91 Outlook Web Access (OWA) .............58 Outlook, Bildschirmbereiche ..............93 Outlook, Navigationsbereich..............94 Outlook-Anwendungsfenster .............93 Outlook-Profil zurücksetzen...............56 OWA ......................................23, 33, 58 OWA, Abmeldung ..............................61 OWA, Anmeldung ..............................58 OWA, Anwendungsfenster ................59 OWA, Download E-Mail-Signatur ......70 OWA, E-Mail-Nachricht......................65 OWA, Synchronisation.......................58 OWA, Verwendungszwecke ..............58 OWA-Ansichtssteuerung ...................62 OWA-Standard-Signatur....................69 OWA-Symbolleiste.............................63 Quarantäne ....................................... 43 P Passwort-Check.................................18 PDA ...................................................39 Personen einladen...........................165 Seite 180 R Regeln für komplexe Kennwörter ...... 13 Reset Outlook.................................... 56 Ressourcen ..................................... 165 Ressourcenverwaltung...................... 39 Richtlinien, allgemein ........................ 25 Richtlinien, zielgruppenspezifisch ..... 33 S SAV Internetseite .............................. 88 SAV-eLearning .................................. 81 Schema für E-Mail-Adressen ............ 22 Schulen ans Verwaltungsnetz ............. 8 Schulungsunterlagen........................... 9 Senden E-Mail-Nachrichten .............. 97 Serienmuster ................................... 160 Sichere Dateiablage .......................... 11 Sicherungskopie................................ 11 Signatur bestimmen .................. 33, 112 Signatur download....................... 29, 71 Signatur E-Mail einrichten ................. 30 Signatur E-Mail OWA ........................ 72 Signatur erstellen ...................... 30, 108 Signatur löschen.............................. 113 Signatur wechseln ........................... 114 Signautur, Name ............................... 31 Spam ................................................. 40 Spam und Quarantäne ...................... 43 Spamfilter .......................................... 43 Speichern Anhang........................... 115 Speichern E-Mail-Nachrichten als Textdatei ...................................... 117 Speichern von vertraulichen Daten ... 11 Sperren Computer............................. 20 Standard Erinnerung ....................... 150 Standardsignatur erstellen .............. 108 Standard-Signatur OWA.................... 69 Starten Outlook ................................. 91 Status Besprechungsanfragen ........ 169 03.01.2007 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV Status Umfrage................................107 Statusleiste ........................................95 Stellvertretung schicken...................168 Suchordner ........................................96 Support ..............................................88 Support Anwendung ..........................88 Symbolleiste ......................................93 Symbolleiste Kalender .....................144 Symbolleiste OWA.............................63 Synchronisation OWA / Outlook 200358 T Tagesansicht ...................................144 Technische Informationen .................35 Technische Probleme ........................88 Teilnehmerliste vor Versand ändern 165 Telefonbuchformat...........................136 Termin direkt bearbeiten..................153 Termin eintragen..............................147 Termin kopieren...............................156 Termin löschen ................................157 Termin mit Terminformular eintragen .....................................................148 Termin verschieben .........................155 Terminarten .....................................142 Terminfarben ...................................150 Terminformular ................................154 Terminplanung.................................142 Terminserie ändern..........................160 Terminserie erstellen .......................159 Terminserie löschen ........................162 Terminüberschneidung ....................151 Terminverwaltung, Info ......................90 Text mit der Maus verschieben/ kopieren .......................................100 Textkonventionen ..............................10 Text-Symbole.....................................10 Titelleiste............................................93 Typographische Textkonventionen....10 U Übermittlungsbestätigung ..........27, 105 Übersicht Lernmodule eLearning.......83 Umfrage auswerten .........................107 Umfrage erstellen ............................106 Umfrage-Status................................107 Umgang mit Adressbuch und Verteilerlisten .................................26 Umgang mit komplexen Kennwörtern14 Umleitung von Nachrichten..............121 Umwandeln Verteilerliste .................140 Ungelesen markieren.......................118 03.01.2007 Untergeordnete Ebene anzeigen/ ausblenden .................................. 125 Unterordner erstellen....................... 124 V Verbindlichkeit ................................. 150 Verknüpfungen ................................ 103 Verschieben Besprechungsanfragen ..................................................... 166 Verschieben Ordner ........................ 125 Verschieben Termin ........................ 155 Verschieben Text ............................ 100 Verschlüsseln .................................... 46 Verschlüsselung aufheben ................ 54 Verschlüsselung beim Hinzufügen .... 49 Verschlüsselung nachträglich............ 52 Verschlüsselung rechte Maustaste ... 46 Verschlüsselungsanzeige.................. 54 Verschlüsselungscode .......... 48, 51, 53 Verteilerliste anzeigen ..................... 140 Verteilerliste bearbeiten................... 139 Verteilerliste erstellen ...................... 137 Verteilerliste sortieren...................... 139 Verteilerliste umwandeln ................. 140 Verteilerliste wählen .......................... 78 Verteilerlisten KITS............................ 78 Verteilerlisten, Umgang ..................... 26 Vertiefungsmöglichkeiten .................. 81 Vertrauliche Daten............................. 11 Vertraulicher Inhalt bei E-Mails ......... 27 Verwalten Aufgaben ........................ 170 Verwalten von Besprechungsanfragen ..................................................... 168 Verwendungszwecke OWA............... 58 Viren ............................................ 40, 96 Virenschutz.................................. 40, 96 Vorgehen eLearning.......................... 86 W Wählen Datum................................. 143 Was ist SAV ........................................ 8 Webbrowser ........................................ 8 Weitere E-Mail-Signaturen erstellen 112 Weitere Personen einladen ............. 165 Weiterleiten von E-Mail-Nachrichten114 Weshalb komplexe Kennwörter......... 13 Wichtige E-Mails........................ 27, 104 Wichtigkeit ....................................... 104 Wiederherstellen gelöschte Elemente ..................................................... 129 Wiederkehrende Aufgaben.............. 172 Wiederkehrende Termine erstellen . 159 Seite 181 Schulen ans Verwaltungsnetz SAV WinZip................................................46 Wochenansicht ................................144 Wochenanzeige im Datumsnavigator .....................................................146 Z Zertifikat .............................................81 Zielgruppenspezifische Richtlinien ....33 ZIP-Dateien........................................46 ZIP-Dateien verschlüsseln.................46 Seite 182 Zukünftige Signatur bestimmen. 33, 112 Zur Nachverfolgung......................... 118 Zurückholen E-Mail-Nachrichten ..... 128 Zusagen Besprechungseinladung... 167 Zusätze.............................................. 89 Zusätzliche Hilfsmittel.......................... 8 Zustelloptionen ................................ 104 Zweck Schulungsunterlagen ............... 9 03.01.2007