Macromedia Breeze Add-In for Microsoft Outlook verwenden

Macromedia Breeze Add-In for Microsoft Outlook
verwenden
Marken
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Authorware, Authorware Star, Backstage, Blue Sky Software, Blue Sky, Breeze, Bright Tiger, Captivate, Clustercats, ColdFusion,
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RoboHelp Office, RoboInfo, RoboInsight, RoboPDF, 1-Step RoboPDF, RoboFlash, RoboLinker, RoboScreenCapture, ReSize,
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WinHelp Graphics Locator, WinHelp Hyperviewer, WinHelp Inspector und Xtra sind Marken oder eingetragene Marken von
Macromedia, Inc. in den USA und/oder anderen Ländern. Andere in dieser Dokumentation erwähnte Produktnamen, Logos,
Designs, Titel, Wörter oder Begriffe sind möglicherweise Marken, Dienstleistungsmarken oder Markennamen bzw. in den USA
und/oder anderen Ländern eingetragene Marken, Dienstleistungsmarken oder Markennamen von Macromedia, Inc. oder
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Copyright © 1997-2005 Macromedia, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Handbuch darf ohne vorherige schriftliche
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oder in eine elektronische bzw. maschinenlesbare Form übertragen werden.
Mitarbeiter
Leitung: Erick Vera
Projektmanagement: Stephanie Gowin
Text: Jody Bleyle, Leigh Valentine
Redaktionsleitung: Rosana Francescato
Redaktion: Mary Kraemer
Produktionsmanagement: Patrice O’Neill
Mediendesign und -produktion: Adam Barnett, John Francis
Erste lokalisierte Auflage: Oktober 2005
Macromedia, Inc.
601 Townsend St.
San Francisco, CA 94103, USA
INHALTSVERZEICHNIS
KAPITEL 1: Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Erste Schritte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Systemanforderungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Überblick über die Dokumentation und weitere Ressourcen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
KAPITEL 2: Sofortmeetings in Breeze Meeting erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Sofortmeetings in Breeze Meeting erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
An Sofortmeetings in Breeze Meeting teilnehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
KAPITEL 3: Breeze-Meetings planen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Geplante Meetings in Breeze Meeting erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Die Breeze Meeting-Registerkarte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Geplante Meetings in Breeze Meeting von Outlook aus ändern. . . . . . . . . . . . . . .
Breeze-Meetings verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
An einem Breeze-Meeting teilnehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15
19
22
23
24
KAPITEL 4: Voreinstellungen festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Allgemeine Breeze Meeting-Voreinstellungen festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Meetingstandards in den Breeze Meeting-Voreinstellungen festlegen . . . . . . . . . . . 27
Voreinstellungen für Breeze-Sofortmeetings festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
INDEX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
3
4
Inhaltsverzeichnis
KAPITEL 1
Einführung
Mit dem Macromedia Breeze Add-In for Microsoft Outlook können Sie von Outlook aus
Sofortmeetings und geplante Meetings in Breeze Meeting erstellen. Über die vertraute OutlookBenutzeroberfläche können Sie feststellen, wann die gewünschten Teilnehmer verfügbar sind,
und Meetings entsprechend anberaumen. Nachdem Sie einen Meetingtermin festgelegt haben,
können Sie von Outlook aus Einladungen verschicken. Außerdem können Sie sich von Outlook
an demnächst anstehende geplante Breeze-Meetings erinnern lassen.
Macromedia Breeze ist eine umfassende Lösung für die Erstellung, Verwaltung und Bereitstellung
von Online-Meetings, anderen Online-Präsentationen und Schulungen. Breeze Meeting ist eine
Komponente der Breeze-Plattform. Mit Breeze Meeting können Sie im Handumdrehen
Sofortmeetings oder künftige Meetings mit Mitarbeitern, Kunden, Partnern, Investoren,
Lieferanten und anderen Personengruppen anberaumen, die auf Ihr Netzwerk zugreifen können.
Macromedia Breeze ist als Enterprise-Lösung oder als auf einem Webserver gehosteter
Anwendungsservice erhältlich. Weitere Informationen zu Breeze erhalten Sie unter
www.macromedia.com/go/breeze_de.
Erste Schritte
Bei der Installation des Breeze Add-Ins für Outlook wird Outlook die folgende Breeze MeetingSymbolleiste hinzugefügt:
Breeze-Menü Über das Menü Breeze können Sie auf die Voreinstellungen und die Hilfe für
das Breeze Add-In zugreifen und Breeze Manager aufrufen. Breeze Manager dient zur Verwaltung
der Eigenschaften von Breeze-Meetings. Beispielsweise können Sie die Zugriffsberechtigungen für
ein Meeting so ändern, dass nur registrierte Benutzer und genehmigte Gäste daran teilnehmen
dürfen oder dass allen Personen, die die Meeting-URL verwenden, Zutritt gewährt wird. Weitere
Informationen zu Breeze Manager finden Sie unter „Breeze-Meetings verwalten“ auf Seite 23.
5
Sofortmeeting Ein Sofortmeeting ist ein Breeze-Meeting, das jederzeit, beliebig lange und mit
einem beliebig großen Teilnehmerkreis stattfinden kann. Diese Art von Meeting kann nur
anberaumt werden, wenn bereits ein Breeze-Meetingraum vorhanden ist. Meetingräume können
entweder mit dem Breeze Add-In für Outlook oder vom Breeze-Server aus erstellt werden.
Nachdem Sie den Meetingraum erstellt haben, können Sie in Outlook auf der Add-InSymbolleiste auf die Schaltfläche Sofortmeeting klicken und schnell ein Ad-hoc-Meeting
erstellen. Gleichzeitig wird in Outlook eine Einladung zusammengestellt, die Sie per E-Mail an
die anderen Teilnehmer verschicken können. Outlook fügt dieses Meeting weder Ihrem
Terminkalender noch dem Terminkalender anderer Meetingteilnehmer hinzu.
Ein geplantes Meeting ist ein Breeze-Meeting, das für einen bestimmten
Zeitpunkt vorgesehen und im Terminkalender der einzelnen Teilnehmer vermerkt ist. Geplante
Meetings können auch regelmäßig stattfinden. Wenn es also wichtig ist, dass bestimmte
Teammitglieder an einem Meeting teilnehmen, oder wenn ein Meeting regelmäßig stattfinden
soll, sollten Sie geplante Breeze-Meetings erstellen. Ein solches Meeting kann nur anberaumt
werden, wenn bereits ein Breeze-Meetingraum vorhanden ist. Nachdem Sie den Meetingraum
erstellt haben, können Sie in Outlook auf der Add-In-Symbolleiste auf die Schaltfläche Meeting
planen klicken und ein Meeting planen.
Meeting planen
Dank der Integration mit Outlook können Sie die Terminkalender der Teilnehmer schnell
überprüfen und mithilfe der Terminplanungsfunktionen von Outlook einen Meetingtermin
festlegen. Wenn Sie ein geplantes Meeting in Breeze Meeting erstellen, wird in Outlook
gleichzeitig eine E-Mail-Einladung zusammengestellt, die Sie an die anderen Teilnehmer
verschicken können. Das Meeting wird dann von Outlook im Terminkalender der einzelnen
Teilnehmer eingetragen. Darüber hinaus werden alle Personen, die die Einladung angenommen
haben, von Outlook an den Meetingtermin erinnert.
Voreinstellungen festlegen
Fügen Sie bei der Installation des Breeze Add-Ins für Outlook den Voreinstellungen für das Breeze
Add-In Ihren Benutzernamen, Ihr Kennwort und den Namen des Breeze-Servers hinzu. Anhand
dieser Informationen, die Sie beim Breeze-Serveradministrator erhalten, können Sie in Breeze
Meeting schnell Sofortmeetings oder geplante Meetings erstellen. Wie Sie die BreezeServerinformationen hinzufügen, erfahren Sie unter „Allgemeine Breeze MeetingVoreinstellungen festlegen“ auf Seite 25.
Bevor Sie ein Sofortmeeting in Breeze Meeting erstellen oder ein Breeze-Meeting in Outlook
planen, sollten Sie Ihre Meetingvoreinstellungen festlegen. Wählen Sie dazu Breeze >
Voreinstellungen. Sie können dann einen standardmäßigen Meetingraum festlegen, einen
Standardtext für Einladungen verfassen und Informationen zu Audiokonferenzen eingeben.
Weitere Informationen zum Festlegen von Voreinstellungen finden Sie in Kapitel 4,
„Voreinstellungen festlegen“ auf Seite 25.
6
Kapitel 1: Einführung
Bandbreite optimieren
Berücksichtigen Sie bei geplanten Meetings oder Sofortmeetings in Breeze Meeting die
Bandbreite der Meetingteilnehmer. Wenn alle Teilnehmer schnelle Breitbandverbindungen
haben, steht einer Audio- oder Videointeraktion im Breeze-Meetingraum nichts im Wege. Wenn
aber einige Meetingteilnehmer langsamere Verbindungen verwenden (weniger als 56 Kbps oder
Kilobit pro Sekunde), sollten Sie Grafiken sparsam einsetzen und Audio- oder Videomaterial ganz
vermeiden, damit Ihre Präsentation für alle Beteiligten gleich informativ ist.
Systemanforderungen
Sie benötigen die folgende Hardware und Software, um das Breeze Add-in für Outlook
auszuführen.
Windows
Aktives Breeze Live-Benutzerkonto auf einem Breeze-Server der Version 4.1 r119 oder höher
•
•
•
•
•
Deutsche Version von Microsoft Outlook
Deutsche Version von Windows 98 SE,Windows 2000,Windows XP oder Windows 2003
200 MHz Pentium-Prozessor oder leistungsfähiger
32 MB RAM (Arbeitsspeicher)
5 MB freier Festplattenspeicher
Outlook-Versionen
Das Breeze Add-In für Outlook wurde speziell für die Verwendung mit Outlook 2000,
Outlook 2002 oder Outlook 2003 konzipiert. Es ist nicht mit anderen Versionen von Outlook
kompatibel.
Mikrofon und Soundkarte
Wenn Sie während eines Meetings Audiomaterial verwenden möchten, benötigen Sie ein
Mikrofon und eine Soundkarte. Ein gutes Mikrofon und eine gute Soundkarte können die
Interaktion zwischen den Meetingteilnehmern erheblich verbessern.
Hinweis: Die bereits in Laptops integrierten Mikrofone erzeugen in der Regel nur eine sehr mäßige
Aufnahmequalität. Macromedia empfiehlt daher die Verwendung eines externen Mikrofons.
Videokamera
Wenn Sie während eines Meetings Videomaterial verwenden möchten, benötigen Sie eine
Videokamera oder eine Webcam. Eine gute Videokamera kann die Interaktion zwischen den
Meetingteilnehmern erheblich verbessern.
Systemanforderungen
7
Netzwerkverbindung
Für die Teilnahme an einem Breeze-Meeting ist eine Netzwerkverbindung erforderlich. Wenn
Meetingteilnehmer über das Internet auf Ihr Netzwerk zugreifen, wird eine schnelle Verbindung
von mindestens 100 Kbps empfohlen.
Eine Übersicht über die gegenwärtig geltenden Systemanforderungen finden Sie unter
www.macromedia.com/go/breeze_sysreqs_de.
Überblick über die Dokumentation und weitere Ressourcen
Es stehen Ihnen verschiedene Ressourcen zur Verfügung, die Ihnen dabei helfen, die
Komponenten von Macromedia Breeze schnell kennen zu lernen und sachkundig einzusetzen.
Zusätzlich zu diesem Handbuch können Sie auch die folgenden elektronischen Handbücher und
Online-Hilfesysteme nutzen:
Hinweis: Welche dieser Handbücher für Sie am besten geeignet sind, richtet sich danach, welche
Module auf der Breeze Presentation-Plattform installiert sind, zu welcher Benutzergruppe Sie
gehören (Meeting-Materialverwalter, IT-Techniker oder Kursmoderator) und welche Berechtigungen
Ihrem Breeze-Benutzerkonto zugewiesen sind.
• In Breeze Manager verwenden wird beschrieben, wie Sie die Administrations-, Präsentationsund Schulungskomponenten von Breeze einsetzen. Diese Dokumentation können Sie über die
Homepage von Breeze Manager oder den Hilfe-Link in Breeze Manager aufrufen.
• In Breeze Veröffentlichungs-Assistent verwenden werden Verfahren für die Veröffentlichung von
in Microsoft PowerPoint erstellten Breeze-Präsentationen auf dem Breeze-Server beschrieben.
Diese Dokumentation können Sie über die Homepage von Breeze Manager aufrufen, wenn Sie
den Veröffentlichungs-Assistenten ausführen.
• Breeze Meeting Benutzerhandbuch für Meetingmoderatoren enthält Informationen zur
Verwendung der Breeze-Webanwendungen, mit denen Meetings in Echtzeit gehostet werden.
In der Dokumentation erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie einer Präsentation Folien,
Macromedia Flash SWF-Dateien, Bilder sowie Live-Audio und -Video hinzufügen. Sie können
die Dokumentation über die Homepage von Breeze Manager oder, sofern Sie als Moderator
angemeldet sind, über das Hilfemenü in einem Breeze-Meetingraum aufrufen, indem Sie
Meeting > Hilfe wählen.
• Breeze Meeting Benutzerhandbuch für Meetingteilnehmer enthält Informationen für Benutzer,
die an einem in Echtzeit stattfindenden Online-Meeting teilnehmen. Breeze Meeting bietet
den Meetingteilnehmern verschiedene Möglichkeiten einer echten Teilnahme. So können
Teilnehmer z. B. Nachrichten und Fragen an die Moderatoren und andere Teilnehmer senden
und über Video- und Audio-Links am Meeting teilnehmen. Sie können die Dokumentation
über die Homepage von Breeze Manager oder, sofern Sie als Teilnehmer angemeldet sind, über
das Hilfemenü in einem Breeze-Meetingraum aufrufen, indem Sie Meeting > Hilfe wählen.
8
Kapitel 1: Einführung
Die folgende Tabelle soll Ihnen dabei helfen, die für Sie am besten geeignete Dokumentation zu
finden.
Breeze-Benutzer
Empfohlene Handbücher
IT-Techniker
• Breeze Installationshandbuch
• Systemanforderungen in allen anderen
Benutzerhandbüchern
Materialverwalter, zu deren
Verantwortungsbereich das gesamte Material in
Breeze sowie das Hinzufügen von Benutzern und
Zugriffsrechten zählt
• Breeze Manager verwenden
• Breeze Meeting Benutzerhandbuch für
Meetingmoderatoren
Materialautoren und Designer von Lehrmaterialien, • Breeze Veröffentlichungs-Assistent
verwenden
die Präsentationen und Schulungsmaterial im
Macromedia Breeze Presenter erstellen
Materialautoren und Designer von Lehrmaterialien, • Breeze Manager verwenden
die Präsentationen und Schulungsmaterialien in
• Breeze Meeting Benutzerhandbuch für
Breeze Meeting erstellen
Meetingmoderatoren
Meeting-Administratoren, die Breeze-Meetings
erstellen und verwalten
• Breeze Manager verwenden
• Breeze Meeting Benutzerhandbuch für
Meetingmoderatoren
Benutzer, die an Breeze-Meetings teilnehmen
• Breeze Meeting Benutzerhandbuch für
Meetingteilnehmer
Benutzer, die von Outlook aus Sofortmeetings
oder geplante Meetings in Breeze Meeting
erstellen
• Macromedia Breeze Add-In for Microsoft
Outlook verwenden
Überblick über die Dokumentation und weitere Ressourcen
9
10
Kapitel 1: Einführung
KAPITEL 2
Sofortmeetings in Breeze Meeting erstellen
Mit dem Macromedia Breeze Add-In for Microsoft Outlook können Sie in Breeze Meeting
Sofortmeetings erstellen. Ein Sofortmeeting gibt Ihnen die Möglichkeit, schnell und einfach mit
anderen Personen zu kommunizieren.
Das Breeze Add-In für Outlook ist für folgende Aufgaben vorgesehen:
• Sofortmeetings in Breeze Meeting erstellen
• An Sofortmeetings in Breeze Meeting teilnehmen
Sofortmeetings in Breeze Meeting erstellen
Wenn Sie mit dem Breeze Add-In für Outlook Sofortmeetings in Breeze Meeting erstellen, geben
Sie den Meetingteilnehmern die Möglichkeit, spontan miteinander zu kommunizieren. Die
Integration mit Outlook erleichtert Ihnen dabei die Arbeit. Sie können anhand Ihrer
Kontaktliste, Ihres persönlichen Outlook-Adressbuchs oder Ihres globalen Addressbuchs eine
Teilnehmerliste zusammenstellen und anschließend von Outlook aus Einladungen per E-Mail
verschicken.
Hinweis: Wenn Sie ein regelmäßig stattfindendes Meeting erstellen möchten oder wenn ein
Meeting dem Outlook-Kalender der eingeladenen Teilnehmer hinzugefügt werden soll, damit diese
den Termin nicht vergessen, sollten Sie ein geplantes Breeze-Meeting erstellen. Weitere
Informationen finden Sie in Kapitel 3, „Breeze-Meetings planen“ auf Seite 15.
Wenn Sie ein Breeze-Sofortmeeting erstellen, können Sie entweder einen vorhandenen
Meetingraum nutzen oder einen neuen Raum erstellen.
11
So erstellen Sie ein Sofortmeeting in Breeze Meeting:
1. Klicken Sie in Outlook auf der Symbolleiste des Breeze Add-Ins für Outlook auf
Sofortmeeting.
Hinweis: Wenn Sie für das Sofortmeeting noch keinen Meetingraum definiert haben, müssen Sie
dies jetzt nachholen. Weitere Informationen finden Sie unter „Voreinstellungen für BreezeSofortmeetings festlegen“ auf Seite 29.
In Outlook wird eine E-Mail mit einer Einladung zu einem Sofortmeeting angezeigt. Sie kann
folgende Informationen enthalten:
■
Einladungstext
■
Meeting-URL (URL des Meetingraums für das Sofortmeeting in Breeze Meeting)
■
Informationen zur Audiokonferenz
Hinweis: Der Einladungstext und die Informationen zur Audiokonferenz, die in der Einladung zu
einem Breeze-Sofortmeeting angezeigt werden, können im Voreinstellungen-Fenster bearbeitet
werden. Weitere Informationen finden Sie unter „Standardtext von Breeze Meeting-Einladungen
ändern“ auf Seite 28 und „Informationen zu Audiokonferenzen in Breeze Meeting-Einladungen
einfügen“ auf Seite 29.
2. Geben Sie für die E-Mail unter Betreff einen aussagekräftigen Text ein.
3. Klicken Sie auf das Textfeld An, um die gewünschten Teilnehmer in Ihren Outlook-
Adressbüchern auszuwählen. Sie können E-Mail-Adressen wie bei jeder anderen E-MailNachricht auch direkt in die Textfelder An, Cc und Bcc eingeben.
4. Klicken Sie auf Senden.
Alle eingeladenen Personen können nun an dem Sofortmeeting in Breeze Meeting teilnehmen.
12
Kapitel 2: Sofortmeetings in Breeze Meeting erstellen
Hinweis: Abgesehen von dem Urheber des Meetings werden alle bei einem Sofortmeeting
anwesenden Personen als Meetingteilnehmer konfiguriert. Wenn der Urheber einzelne Teilnehmer
zu Moderatoren ernennen möchte, muss er die Eigenschaften des Breeze-Meetings entsprechend
ändern. Weitere Informationen finden Sie unter „Geplante Meetings in Breeze Meeting von Outlook
aus ändern“ auf Seite 22.
An Sofortmeetings in Breeze Meeting teilnehmen
Die Einladungen zu Breeze-Sofortmeetings werden per E-Mail verschickt und enthalten die URL
des Breeze-Meetingraums. Zur Teilnahme an einem Sofortmeeting müssen die eingeladenen
Personen lediglich auf diese URL klicken.
An Sofortmeetings in Breeze Meeting teilnehmen
13
14
Kapitel 2: Sofortmeetings in Breeze Meeting erstellen
KAPITEL 3
Breeze-Meetings planen
Mit dem Macromedia Breeze Add-In for Microsoft Outlook können Sie Breeze-Meetings planen,
die im Outlook-Kalender der Teilnehmer vermerkt werden, damit diese den Termin nicht
vergessen. Ein geplantes Breeze-Meeting kann wie jeder andere Outlook-Termin auch als
Terminserie definiert werden.
In diesem Kapitel finden Sie Anleitungen zu den folgenden Aufgaben:
•
•
•
•
•
Geplante Meetings in Breeze Meeting erstellen
Die Breeze Meeting-Registerkarte
Geplante Meetings in Breeze Meeting von Outlook aus ändern
Breeze-Meetings verwalten
An einem Breeze-Meeting teilnehmen
Geplante Meetings in Breeze Meeting erstellen
Wenn Sie ein geplantes Meeting für Breeze Meeting in Outlook erstellen, können Sie die Liste der
gewünschten Teilnehmer mithilfe des Outlook-Adressbuchs oder Ihres globalen Adressbuchs
zusammenstellen. Anschließend können Sie von Outlook aus Einladungen per E-Mail
verschicken sowie sich selbst und alle anderen Teilnehmer an bevorstehende Meetingtermine
erinnern lassen.
Wenn Sie in Breeze Meeting ein geplantes Meeting erstellen, können Sie entweder einen
vorhandenen Meetingraum nutzen oder einen neuen Raum erstellen.
15
So planen Sie ein Breeze-Meeting:
1. Klicken Sie in Outlook auf der Symbolleiste des Breeze Add-Ins für Outlook auf Meeting
planen.
Ein unbenanntes Outlook-Terminobjekt wird angezeigt.
2. Geben Sie die folgenden Outlook-Termindetails ein:
■
Betreff (das Thema des Meetings)
Hinweis: Sie müssen unter Ort nichts angeben, weil Sie ein Breeze-Meeting erstellen.
■
Wann das Meeting beginnt
■
Wann das Meeting endet
Hinweis: Wenn Sie ein regelmäßig stattfindendes Breeze-Meeting erstellen möchten, klicken Sie
im Outlook-Terminfenster auf Serientyp und legen dann die gewünschten Eigenschaften fest.
16
Kapitel 3: Breeze-Meetings planen
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Terminplanung.
Im Outlook-Terminfenster werden daraufhin die Terminplanungsoptionen angezeigt.
4. Klicken Sie auf Weitere einladen, um den Teilnehmerkreis des Meetings zu erweitern.
Weitere Informationen finden Sie unter „Weitere Breeze-Meetingteilnehmer einladen“
auf Seite 22.
5. Klicken Sie auf die Registerkarte Breeze Meeting.
Geplante Meetings in Breeze Meeting erstellen
17
Hinweis: Wenn Sie für das geplante Meeting noch keinen Meetingraum definiert haben, müssen
Sie dies jetzt nachholen. Wie Sie die Voreinstellungen für Breeze Meeting ändern, erfahren Sie in
Kapitel 4, „Voreinstellungen festlegen“ auf Seite 25.
6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dieses Breeze-Meeting verwendet.
Der Name des standardmäßigen Meetingraums wird angezeigt.
7. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
■
■
Klicken Sie auf Meetingraum wechseln, um einen anderen vorhandenen Meetingraum
auszuwählen.
Aktivieren Sie die Option Neuer Breeze Meetingraum.
8. Wenn Sie Neuer Breeze Meetingraum aktiviert haben, geben Sie im Bereich Details zum
Breeze Meeting die folgenden Informationen ein (Sie können auch auf Details zum Breeze
Meeting bearbeiten klicken, um ein vorhandenes Meeting zu bearbeiten):
■
Meetingname (der Titel des Breeze-Meetings)
■
Überblick (eine maximal 750 Zeichen lange Beschreibung des Breeze-Meetings)
■
■
Meetingzugriff (nur registrierte Benutzer und genehmigte Gäste oder jeder, der die
Meetingraum-URL erhält)
Sprache (die im Breeze-Meetingraum primär verwendete Sprache)
Hinweis: Sie können den Einladungstext entweder im Überblickfeld oder im Outlook-Termin
ändern, bevor Sie ihn abschicken.
18
Kapitel 3: Breeze-Meetings planen
9. (Optional) Wenn die Einladung Informationen zur Audiokonferenz enthalten soll, aktivieren
Sie das Kontrollkästchen Details zur Audiokonferenz in Outlook-Meetingeinladung
einschließen, und geben Sie die gewünschten Informationen in das Textfeld Einwahldetails
ein.
Hinweis: Weitere Informationen zur Registerkarte Breeze Meeting finden Sie unter „Die Breeze
Meeting-Registerkarte“ auf Seite 19.
10. Klicken Sie auf Senden, um die Einladung zu dem Meeting zu verschicken.
Nachdem Sie diese Schritte ausgeführt haben, können alle eingeladenen Teilnehmer an dem von
Ihnen geplanten Breeze-Meeting teilnehmen, indem sie Ihre Meetingeinladung annehmen.
Hinweis: Abgesehen von dem Urheber des Meetings werden alle bei einem Breeze-Meeting
anwesenden Personen als Meetingteilnehmer konfiguriert. Wie der Urheber die Rolle der
Anwesenden ändern kann (Teilnehmer oder Moderatoren), erfahren Sie unter „Geplante Meetings in
Breeze Meeting von Outlook aus ändern“ auf Seite 22
Die Breeze Meeting-Registerkarte
Mit der Registerkarte Breeze Meeting können Sie die Eigenschaften eines Breeze-Meetings
ändern. Diese Registerkarte wird angezeigt, wenn Sie ein neues Breeze-Meeting planen. Sie
können hier die folgenden Aufgaben ausführen:
• Breeze-Meetingraum auswählen
• Details zum Breeze-Meeting bearbeiten
• Informationen zur Audiokonferenz in Meetingeinladungen einschließen
In der folgenden Abbildung sehen Sie ein Outlook-Terminobjekt mit aktiver Registerkarte Breeze
Meeting.
Die Breeze Meeting-Registerkarte
19
Breeze-Meetingraum auswählen
Für Breeze-Meetings stehen folgende Räume zur Auswahl:
• Der standardmäßige Meetingraum
• Ein anderer vorhandener Meetingraum
• Ein neuer, von Ihnen erstellter Meetingraum
So wählen Sie den standardmäßigen Breeze-Meetingraum aus:
Aktivieren Sie auf der Registerkarte Breeze Meeting das Kontrollkästchen Dieses Breeze Meeting
verwendet.
Der in den Breeze Meeting-Voreinstellungen angegebene Meetingraum wird standardmäßig
ausgewählt. Weitere Informationen zum Einrichten des standardmäßigen Meetingraums finden
Sie unter „Voreinstellungen für Breeze-Sofortmeetings festlegen“ auf Seite 29.
So wählen Sie einen anderen vorhandenen Meetingraum aus:
1. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Breeze Meeting das Kontrollkästchen Dieses Breeze
Meeting verwendet.
2. Klicken Sie auf Meetingraum wechseln.
Das Fenster Meetingraum wechseln wird angezeigt.
3. Wählen Sie im rechten Bereich dieses Fensters den gewünschten Raum aus, und klicken Sie auf
OK.
20
Kapitel 3: Breeze-Meetings planen
So erstellen Sie einen neuen Meetingraum:
1. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Breeze Meeting das Kontrollkästchen Dieses Breeze
Meeting verwendet.
2. Aktivieren Sie die Option Neuer Breeze Meetingraum.
3. Geben Sie die Details zum Breeze-Meeting ein. Siehe „Details zum Breeze-Meeting bearbeiten“
auf Seite 21.
Details zum Breeze-Meeting bearbeiten
Eine Einladung zu einem Breeze-Meeting enthält die folgenden Informationen:
• Meetingname (Name des Meetings)
• Meetingübersicht (Beschreibung des Meetings)
• Meetingzugriff (wem wird Zutritt gewährt, d. h. nur bestimmten Teilnehmern oder jedem, der
die Meetingraum-URL hat)
• Sprache (im Meetingraum primär verwendete Sprache)
Sie können jeden Aspekt eines Meetings ändern.
So ändern Sie die Details des Breeze-Meetingraums:
1. Klicken Sie auf der Registerkarte Breeze Meeting auf Details zum Breeze Meeting bearbeiten.
2. Führen Sie einen oder mehrere der folgenden Schritte aus:
■
Geben Sie den Namen des Meetings ein.
■
Geben Sie eine Beschreibung des Meetings ein.
■
■
Geben Sie an, wer zur Teilnahme berechtigt ist (nur registrierte Benutzer, genehmigte Gäste
oder jeder, der die URL hat).
Wählen Sie im Popupmenü Sprache die gewünschte primäre Sprache aus.
Die Breeze Meeting-Registerkarte
21
3. Klicken Sie auf OK.
Informationen zur Audiokonferenz in Meetingeinladungen einschließen
Einladungen zu Breeze-Meetings können nach Wunsch auch Informationen zur Audiokonferenz
enthalten, z. B. eine Telefonnummer und andere wichtige Details wie Zugriffscodes.
So schließen Sie Informationen zur Audiokonferenz in Breeze-Meetingeinladungen ein:
1. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Breeze Meeting das Kontrollkästchen Details zur
Audiokonferenz in Outlook-Meetingeinladung einschließen.
2. Geben Sie die Informationen zur Audiokonferenz in das Textfeld Einwahldetails ein.
Hinweis: Sie können die Standardnummer für Audiokonferenzen in den Voreinstellungen ändern.
Weitere Informationen finden Sie unter „Meetingstandards in den Breeze Meeting-Voreinstellungen
festlegen“ auf Seite 27.
Geplante Meetings in Breeze Meeting von Outlook aus ändern
Sie können abgesehen von dem Datum und der Uhrzeit eines geplanten Breeze-Meetings auch
andere Eigenschaften (z. B. den Serientyp) vom Outlook-Kalender aus ändern. Dabei können Sie
genau wie bei anderen geplanten Meetings oder Terminen vorgehen. Nachdem Sie ein geplantes
Meeting in Breeze Meeting geändert haben, können Sie mit der Outlook-Funktion
Aktualisierung senden alle Meetingteilnehmer über die Terminänderung in Kenntnis setzen.
Hinweis: Weitere Informationen zum Ändern von Meetingterminen in Outlook finden Sie in der
Outlook-Hilfe.
Weitere Breeze-Meetingteilnehmer einladen
Nachdem Sie die Einladungen zu einem Breeze-Meeting verschickt haben, können Sie weitere
Teilnehmer einladen. Dazu müssen Sie das Meetingobjekt in Outlook öffnen, zusätzliche
Meetingteilnehmer auswählen und mit der Outlook-Funktion Aktualisierung senden
Einladungen an die entsprechenden Personen senden.
Hinweis: Nach Wunsch können Sie auch Meetingteilnehmer entfernen. Sie können entweder von
Outlook aus eine Stornomitteilung an die gewünschten Teilnehmer senden oder diese Teilnehmer
direkt von dem Breeze-Server entfernen. Weitere Informationen zum Hinzufügen oder Entfernen
von Meetingteilnehmern in Outlook finden Sie in der Outlook-Hilfe.
So laden Sie weitere Breeze-Meetingteilnehmer ein:
1. Doppelklicken Sie in Outlook auf das im Outlook-Kalender aufgeführte Breeze-Meeting.
Das Outlook-Terminfenster wird geöffnet.
2. Wählen Sie die Registerkarte Terminplanung aus.
3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
■
■
Klicken Sie in der Liste Alle Teilnehmer, um Namen hinzuzufügen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere einladen, um Namen aus den OutlookAdressbüchern hinzuzufügen.
4. Klicken Sie auf Aktualisierung senden.
22
Kapitel 3: Breeze-Meetings planen
Breeze-Meetings verwalten
Das Breeze Add-In für Outlook bietet einen schnellen Zugriff auf Breeze Manager. Mit Breeze
Manager können Sie die Eigenschaften der auf dem Breeze-Server gespeicherten BreezeMeetingräume schnell ändern und den Meetingteilnehmern andere Rollen zuweisen.
So verwalten Sie geplante Meetings in Breeze Meeting:
1. Klicken Sie in Outlook auf der Symbolleiste des Breeze Add-Ins für Outlook auf Breeze.
2. Wählen Sie im Popupmenü die Option Meetings verwalten aus.
Das Breeze Manager-Fenster des Breeze-Servers wird mit aktiver Registerkarte Meetings
geöffnet.
Hinweis: Falls Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort noch nicht dem Breeze Add-In für
Outlook hinzugefügt haben, werden Sie jetzt zur Eingabe dieser Details aufgefordert. Erst danach
können Sie auf den Breeze-Server zugreifen.
3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
■
■
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Meetings, die Sie löschen oder verschieben
möchten.
Wählen Sie den Namen eines Meetings aus, um die Eigenschaften des zugehörigen
Meetingraums anzuzeigen.
4. Wenn Sie ein Meeting löschen oder verschieben, klicken Sie auf OK.
5. Schließen Sie das Browserfenster.
Hinweis: Weitere Informationen zu Breeze-Servereinstellungen finden Sie in Breeze Manager
verwenden.
Die bei einem Breeze-Meeting anwesenden Personen sind entweder Teilnehmer oder
Moderatoren. Moderatoren können während eines Meetings Materialien bereitstellen;
Teilnehmer hingegen können nur Materialien betrachten oder benutzen oder mit anderen
Teilnehmern oder Moderatoren kommunizieren. Sie können die Rollen der bei einem geplanten
Breeze-Meeting anwesenden Personen in Breeze Manager ändern.
Breeze-Meetings verwalten
23
So ändern Sie die Rollen der bei einem Breeze-Meeting anwesenden Personen:
1. Klicken Sie in Outlook auf der Symbolleiste des Breeze Add-Ins für Outlook auf Breeze.
2. Wählen Sie im Popupmenü die Option Meetings verwalten aus.
Das Breeze Manager-Fenster wird mit aktiver Registerkarte Meetings geöffnet.
Hinweis: Falls Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort noch nicht dem Breeze Add-In für
Outlook hinzugefügt haben, werden Sie jetzt zur Eingabe dieser Informationen aufgefordert. Erst
danach können Sie auf den Breeze-Server zugreifen.
3. Klicken Sie in der Meetingliste auf das gewünschte Meeting.
Die Fenster Meetinginformationen wird angezeigt.
4. Klicken Sie auf den Link Teilnehmer bearbeiten.
Das Fenster Teilnehmer auswählen wird angezeigt.
5. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Benutzern oder Gruppen, deren Rollen geändert
werden sollen.
6. Wählen Sie im Popupmenü Berechtigungen für alle Benutzer oder Gruppen, deren Rolle Sie
ändern möchten, entweder Moderator oder Teilnehmer aus.
7. Klicken Sie auf Anwenden.
8. Wenn Sie die Berechtigungen für alle gewünschten Benutzer und Gruppen geändert haben,
klicken Sie auf OK.
An einem Breeze-Meeting teilnehmen
Vom Outlook-Kalender können Sie genauso auf geplante Breeze-Meetings zugreifen, wie Sie es
von anderen Meetings her gewohnt sind. Das Kalenderobjekt für Breeze-Meetings enthält die
Meetingraum-URL, über die Sie den Breeze-Meetingraum betreten können. Wenn in Outlook
eine Erinnerung an ein Breeze-Meeting angezeigt wird, wählen Sie das Objekt aus, um es zu
öffnen. Klicken Sie dann auf die Meetingraum-URL, um an dem Breeze-Meeting teilzunehmen.
Vorsicht: Breeze-Sofortmeetings werden nicht im Outlook-Kalender vermerkt.
Hinweis: Bei Meetingserien können Sie die Meetingraum-URL im Browser mit einem Lesezeichen
versehen und somit einfacher darauf zugreifen.
24
Kapitel 3: Breeze-Meetings planen
KAPITEL 4
Voreinstellungen festlegen
Mit dem Macromedia Breeze Add-In for Microsoft Outlook können Sie die Voreinstellungen für
Sofortmeetings oder geplante Meetings in Breeze Meeting im Fenster Breeze Meeting:
Meetingoptionen festlegen (wählen Sie Breeze > Voreinstellungen).
In diesem Kapitel werden folgende Themen behandelt:
• Allgemeine Breeze Meeting-Voreinstellungen festlegen
• Meetingstandards in den Breeze Meeting-Voreinstellungen festlegen
• Voreinstellungen für Breeze-Sofortmeetings festlegen
Allgemeine Breeze Meeting-Voreinstellungen festlegen
Auf der Registerkarte Allgemein des Fensters Breeze Meeting: Meetingoptionen können Sie
folgende Informationen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen:
•
•
•
•
Name (Name des Breeze-Servers)
Anmeldedaten (Ihr Anmeldename für den Breeze-Server; in der Regel Ihre E-Mail-Adresse)
Kennwort (das Kennwort, das Ihnen vom Breeze-Serveradministrator zugewiesen wurde)
URL (die Standard-URL für Ihren auf dem Breeze-Server gehosteten Meetingraum)
25
In der folgenden Abbildung sehen Sie das Voreinstellungen-Fenster mit aktiver Registerkarte
Allgemein.
So legen Sie allgemeine Breeze Meeting-Voreinstellungen fest:
1. Klicken Sie in Outlook auf der Symbolleiste des Breeze Add-Ins für Outlook auf Breeze.
2. Wählen Sie in dem Popupmenü die Option Voreinstellungen aus.
Das Fenster Breeze Meeting: Meetingoptionen wird mit aktiver Registerkarte Allgemein
geöffnet.
3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
■
■
■
Klicken Sie auf Hinzufügen, um Informationen zu einem anderen Breeze Meeting-Server
einzugeben.
Klicken Sie auf Bearbeiten, um vorhandene Breeze-Serverinformationen zu ändern oder zu
prüfen.
Klicken Sie auf Entfernen, um die Breeze-Serverinformationen zu löschen. Klicken Sie
dann auf Ja, um den Löschvorgang zu bestätigen.
4. Klicken Sie auf OK.
26
Kapitel 4: Voreinstellungen festlegen
Meetingstandards in den Breeze Meeting-Voreinstellungen
festlegen
Sowohl bei geplanten Breeze-Meetings als auch bei Sofortmeetings wird eine Meetingeinladung
erstellt und an alle gewünschten Teilnehmer gesendet. Sie können den Inhalt dieser Einladung auf
der Registerkarte Meetingstandards ändern.
Auf der Registerkarte Meetingstandards können Sie folgende Informationen hinzufügen, ändern
(bzw. prüfen) oder entfernen:
• Informationen zu Audiokonferenzen
Breeze-Einladungen können Informationen zu Audiokonferenzen enthalten.
• Standardmäßiger Einladungstext für ein Breeze-Meeting
Im Nachrichtenbereich der per E-Mail verschickten Breeze Meeting-Einladung wird ein
Standardtext eingefügt.
In der folgenden Abbildung sehen Sie das Voreinstellungen-Fenster mit aktiver Registerkarte
Meetingstandards.
So legen Sie Meetingstandards in den Breeze Meeting-Voreinstellungen fest:
1. Klicken Sie in Outlook auf der Symbolleiste des Breeze Add-Ins für Outlook auf Breeze.
2. Wählen Sie in dem Popupmenü die Option Voreinstellungen aus.
Das Fenster Breeze Meeting: Meetingoptionen wird mit aktiver Registerkarte Allgemein
geöffnet.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Meetingstandards.
Meetingstandards in den Breeze Meeting-Voreinstellungen festlegen
27
4. (Optionen) Geben Sie die Informationen zur Audiokonferenz in das Textfeld Einwahldetails
ein.
Weitere Informationen finden Sie unter „Informationen zu Audiokonferenzen in Breeze
Meeting-Einladungen einfügen“ auf Seite 29.
5. Lesen Sie den Einladungstext, und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten, wenn Sie den
Text ändern möchten.
Weitere Informationen finden Sie unter „Standardtext von Breeze Meeting-Einladungen
ändern“ auf Seite 28.
6. Klicken Sie auf OK.
Standardtext von Breeze Meeting-Einladungen ändern
Breeze-Sofortmeetings werden anhand von E-Mail-Nachrichten einberufen, die an die
ausgewählten Meetingteilnehmer gesendet werden. Diese Nachrichten können Text enthalten,
der den Zweck des Meetings beschreibt. Sie können den Text der Einladung zu einem
Sofortmeeting ändern, bevor Sie die Einladung verschicken. Alternativ können Sie auch den
Einladungstext bearbeiten, der von Breeze Meeting standardmäßig verwendet wird, wenn Sie ein
Sofortmeeting erstellen.
In der folgenden Abbildung sehen Sie das Fenster Breeze Meeting: Meetingoptionen.
So erstellen Sie den Text für Breeze Meeting-Einladungen:
1. Klicken Sie in Outlook auf der Symbolleiste des Breeze Add-Ins für Outlook auf Breeze.
2. Wählen Sie in dem Popupmenü die Option Voreinstellungen aus.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Meetingstandards.
4. Klicken Sie neben dem Textfeld Standardmäßiger Einladungstext für ein Breeze Meeting auf
die Schaltfläche Bearbeiten.
28
Kapitel 4: Voreinstellungen festlegen
5. Führen Sie folgende Schritte aus:
■
■
Geben Sie den gewünschten Text in das Textfeld Sie können den Text bearbeiten, der vor
dem Breeze Meeting steht ein.
Geben Sie den gewünschten Text in das Textfeld Sie können den Text bearbeiten, der
hinter dem Breeze Meeting steht ein.
6. Klicken Sie auf OK.
Informationen zu Audiokonferenzen in Breeze Meeting-Einladungen einfügen
Einladungen zu Breeze-Meetings können Informationen zu Audiokonferenzen enthalten. Sie
können die Details zu Audiokonferenzen in den Voreinstellungen eingeben. Alternativ können
Sie sie aber auch einer Einladung zu einem Breeze-Meeting hinzufügen, indem Sie die Einladung
vor dem Verschicken bearbeiten.
So fügen Sie Informationen zu Audiokonferenzen in Breeze Meeting-Einladungen ein:
1. Klicken Sie in Outlook auf der Symbolleiste des Breeze Add-Ins für Outlook auf Breeze.
2. Wählen Sie in dem Popupmenü die Option Voreinstellungen aus.
Das Fenster Breeze Meeting: Meetingoptionen wird mit aktiver Registerkarte Allgemein
geöffnet.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Meetingstandards.
4. Geben Sie die Informationen zur Audiokonferenz in das Textfeld Einwahldetails ein. Klicken
Sie dann auf OK.
5. Wenn alle Meetingeinladungen standardmäßig Informationen zu Audiokonferenzen enthalten
sollen, klicken Sie auf die Registerkarte Sofortmeeting.
6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Meine Details zur Audiokonferenz immer in den
Einladungstext für ein Breeze Meeting einschließen, und klicken Sie auf OK.
Voreinstellungen für Breeze-Sofortmeetings festlegen
Einladungen zu Breeze-Meetings enthalten immer die URL des Breeze-Meetingraums. Sie
können die Voreinstellungen für den standardmäßigen Meetingraum auf der Registerkarte
Sofortmeeting im Fenster Breeze Meeting: Meetingoptionen ändern (wählen Sie Breeze >
Voreinstellungen).
Einladungen zu Breeze-Meetings können auch Informationen zu Audiokonferenzen enthalten.
Sie können diese Funktion auf der Registerkarte Sofortmeeting im Fenster Breeze Meeting:
Meetingoptionen aktivieren oder deaktivieren.
Voreinstellungen für Breeze-Sofortmeetings festlegen
29
In der folgenden Abbildung sehen Sie das Voreinstellungen-Fenster mit aktiver Registerkarte
Sofortmeeting.
So legen Sie Voreinstellungen für Breeze-Sofortmeetings fest:
1. Klicken Sie in Outlook auf der Symbolleiste des Breeze Add-Ins für Outlook auf Breeze.
2. Wählen Sie in dem Popupmenü die Option Voreinstellungen aus.
Das Fenster Breeze Meeting: Meetingoptionen wird mit aktiver Registerkarte Allgemein
geöffnet.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Sofortmeeting.
4. Wenn Sie den standardmäßigen Meetingraum für Sofortmeetings auswählen möchten, klicken
Sie auf die Schaltfläche Ändern.
30
Kapitel 4: Voreinstellungen festlegen
Das Fenster Meetingraum wechseln wird angezeigt.
5. Wählen Sie in der Liste einen Meetingraum aus.
6. Klicken Sie auf OK, um zur Registerkarte Sofortmeeting zurückzukehren.
7. Wenn Meetingeinladungen immer Informationen zu Audiokonferenzen enthalten sollen,
aktivieren Sie das Kontrollkästchen Meine Details zur Audiokonferenz immer in den
Einladungstext für ein Breeze Meeting einschließen, und klicken Sie auf OK.
Voreinstellungen für Breeze-Sofortmeetings festlegen
31
32
Kapitel 4: Voreinstellungen festlegen
INDEX
A
An Sofortmeetings in Breeze Live teilnehmen 13
Audiokonferenz
einschließen 22
in Einladungen einfügen 29
B
Bandbreite optimieren 7
Benutzerkonto auswählen 31
Breeze Live
Geplantes Meeting 15
Registerkarte 19
Sofortmeeting 11
Voreinstellungen 25
Breeze Live-Meetings verwalten 23
Breeze Manager 23
Breeze-Dokumentation 8
Breeze-Server
zugreifen 23
D
Dokumentation
Überblick 8
weitere Ressourcen 8
E
Einladungstext
ändern 28
Standardtext ändern 28
Voreinstellungen 28
Erste Schritte 5
Voreinstellungen festlegen 6
G
Geplantes Meeting erstellen 15
M
Meeting
Audiokonferenz 22
bearbeiten 21
Raum 20
regelmäßig stattfindend 22
teilnehmen 24
verwalten 23
Meeting bearbeiten 21
Meetingraum
auswählen 20
Meetingserie 22
Meetingstandards 27
Meetingstandards, Registerkarte 27
Mikrofon 7
N
Netzwerkverbindung 7
O
Onlinehilfe 8
Outlook-Versionen 7
R
Regelmäßige Meetings 22
S
Sofortmeeting
erstellen 11
Schaltfläche 11
teilnehmen 13
Voreinstellungen 29
Sofortmeetings in Breeze Live erstellen 11
Soundkarte 7
Systemanforderungen für Windows 7
33
T
Teilnehmerrollen ändern 23
V
Videokamera 7
Voreinstellungen 25
Benutzerkonto 31
Einladungstext 28
festlegen 25
Meetingstandards 27
Meetingstandards, Registerkarte 27
Sofortmeeting 29
W
Windows-Systemanforderungen 7
34
Index