Versandhaus Walz success story

Nie wieder Copy & Paste
Versandhaus Walz GmbH beschleunigt seine Katalogproduktion
mit vollautomatisiertem Quark Dynamic Publishing
D
ie Versandhaus Walz GmbH ist ein führender Spezialversender in Europa
und produziert pro Jahr über 50.000 Layoutseiten. Katalogproduktion
war bei Walz ein komplexer und zeitraubender manueller Prozess, bis
das Unternehmen den Systemintegrator Softbricks beauftragte, eine auf
QuarkXPress® Server basierende Dynamic-Publishing-Lösung zu entwickeln.
Seither konnte das Unternehmen seine Produktionsprozesse signifikant
verkürzen. Bilder, Texte und Produktdaten fließen mit Hilfe dieser Lösung
automatisiert in Layouts ein. Interne und externe Mitarbeiter greifen jederzeit
auf dieselben, stets aktuellen Inhaltskomponenten zu. So spart Walz nicht nur
Kosten, sondern garantiert auch einen einheitlichen Markenauftritt.
Das Versandhaus Walz ist der derzeit größte Spezialversender der Primondo
Specialty Group. Das Unternehmen beschäftigt rund 1800 Mitarbeiter und
unterhält über 70 Fachgeschäfte in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Sechs Marken beheimatet die Gruppe heute. Die älteste und bekannteste ist
baby-walz, die 1952 gegründet wurde. Hinzu kamen Die moderne Hausfrau
und die vergleichsweise jungen Marken walzkidzz, sunnywalz, creawalz und
Nuggihuus. Fast ein Drittel des Umsatzes des Versandhaus Walz wird im
Ausland generiert. Die Kataloge des Unternehmens erscheinen in
Deutschland, Österreich, der Schweiz, den Niederlanden, Belgien und
Frankreich. Unabdingbare Voraussetzung für den Unternehmenserfolg sind
eine hohe Prozesseffizienz und niedrige Kosten.
Weg von Copy & Paste, hin zu Dynamic Publishing
Katalogproduktion bei Walz war bis vor einiger Zeit eine komplexe
Angelegenheit. Es war nicht gerade einfach, die Mitarbeiter zahlreicher
interner und externer Abteilungen, wie Repro-Firmen, Agenturen,
Übersetzungsbüros und jede Menge Fotografen für die gemeinsame Arbeit
an Katalogprojekten miteinander zu vernetzen und mit den jeweils aktuellen
Daten zu versorgen. Die fünf verschiedenen Katalogbereiche wurden dezentral gemanagt, Texte und Bilder lagen verteilt bei Fotografen, Agenturen und
Reprostudios, die Bild- und Textsicherung erfolgte nicht standardisiert, nach
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keinem einheitlichen Schema. Die Archivierung geschah nicht
konsequent, es wurden Dokumente unterschiedlich angelegt und
unterschiedlich benamt. Auch die Bilddaten erfüllten oft nicht die
jeweils erforderlichen Kriterien.
Wenn die Inhalte der Kataloge feststanden, wurden die finalen
Texte manuell per Copy & Paste aus den Katalogen in eine
Mediadatenbank eingepflegt, damit man sie für weitere Projekte
nutzen konnte – eine zeitraubende und nicht gerade abwechslungsreiche Tätigkeit! Oft mussten bei Neuerstellung eines
Kataloges Bilder und Texte aus diversen alten Werbemitteln
gesammelt und manuell neu zusammengestellt werden.
Je mehr Walz sein Kataloggeschäft ausweitete, desto deutlicher wurde, dass eine Lösung her musste, mit der die Kosten
optimiert und schnellere Produktionszyklen erreicht werden können. Voraussetzung hierfür – das war klar - war eine zentrale
Steuerung der Abläufe. Die Hoheit über die Daten musste bei
Walz und nicht bei externen Partnern liegen, Walz sollte die
Entscheidungsgewalt bezüglich der Zugänge und Freischaltung
von den jeweiligen Portalen, wo sich Assets befinden, haben.
Quark Technologien liefern die Lösung
Bei der Wettbewerbsanalyse stand für Walz schnell fest, dass man
sich bei der Umsetzung einer Dynamic-Publishing-Lösung für
Quark® Technologien entscheiden würde.
Die Kerntechnologie für die neue Dynamic-Publishing-Lösung
heißt QuarkXPress Server. Diese Basistechnologie aus dem Hause
Quark verbindet die hochwertige Typografie und Grafikunter stützung von QuarkXPress mit serverbasierter Performance für
automatisierte Abläufe. Systemintegratoren, Entwickler und
Kunden verfügen mit QuarkXPress Server über eine flexible
Softwarelösung, mit der sie die kreativen Potenziale von
QuarkXPress zur Erstellung automatisierter PublishingAnwendungen und Lösungen in folgenden Bereichen besser
nutzen können: Web-to-Print, Publishing mit variablen Daten,
Anzeigenautomatisierung, Erstellung von PDF-Dokumenten on
demand, Personalisierung und One-to-One-Marketing.
VERSANDHAUS WALZ GMBH
Deutschland, Österreich, Schweiz,
Niederlande, Belgien, Frankreich
www.versandhaus-walz.de
SOFTBRICKS
München, Deutschland
www.softbricks.de
HERAUSFORDERUNGEN
Produktionszeiten von Katalogen und anderen
Kommunikationsmitteln verkürzen und
Publikationsprozesse wirtschaftlicher gestalten
■ Europaweit zeitgleich Werbemittel in verschiedenen Sprachen zur Verfügung stellen
und dabei Markenkonsistenz bewahren
■
Viele andere Systeme wurden in Betracht gezogen, aber
QuarkXPress Server überzeugte Walz mehr: „Bei anderen Systemen
hätte es nur eine sehr teure, globale Gesamtlösung gegeben, bei
denen die hausinternen Prozesse hätten angepasst werden müssen.
Bei QuarkXPress Server konnte hingegen die Software an die bereits vorhandenen Prozesse angeglichen werden“, berichtet Christian
Rast, der als Abteilungsleiter der Werbung bei Walz tätig ist.
„Früher haben wir auch mit InDesign® gearbeitet, jetzt nur noch
mit QuarkXPress“, erzählt Christian Rast. „Unsere Erfahrung hat
gezeigt, dass man mit QuarkXPress bei Layoutprozessen noch mehr
in die Tiefe gehen kann. Mit jeder Version hat QuarkXPress neue,
intuitive Werkzeuge eingeführt, die es uns ermöglichen, noch
effizienter zu arbeiten. Dies hat uns davon überzeugt, dass es die
richtige Entscheidung ist, uns jetzt und in Zukunft auf diese Software
zu verlassen. Darüber hinaus haben die Mitarbeiter unserer ReproFirmen im Laufe der Jahre ein enormes Know-how mit QuarkXPress
angesammelt. Ebenso die Agenturen, die schon sehr lange für
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QUARK LÖSUNGEN
QuarkXPress Server als Basistechnologie
für die Plattform MediaDB von Softbricks
■ Die Designpower von QuarkXPress in Verbindung
mit serverbasierter Performance
■
RESULTAT
■
Über 50.000 Katalogseiten pro Jahr
Markenkonsistenz
■ Enorme Zeit- und Kostenersparnis
■
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unser Haus tätig sind. Dieses Know-how wollten wir nutzen. Auch
die produktionstechni schen Abläufe und Settings unserer
Agenturen sind mit QuarkXPress einfach ausgereifter.“ Manche
Agenturen mussten sich natürlich von InDesign lösen und neue
Wege gehen. „Durch die hervorragende Unterstützung von Quark
in Sachen Schulung und Weiterbildung war das aber kein Problem.“
Mit der Firma Softbricks, einem innovativen Unternehmen, das
sich auf Software-Entwicklung für Anwendungen in der MedienIndustrie konzentriert, fand Walz einen geeigneten Partner, der sich
nach einer ausführlichen Anforderungsanalyse daran machte,
basierend auf QuarkXPress Server eine ständig verfügbare zentrale
Plattform für alle Produktdaten und -Assets zu entwickeln, auf der
die Daten einer Logik folgend abgelegt werden. Stefan Sporrer von
Softbricks erklärt: „Die Performance und Stabilität von QuarkXPress
Server sind beeindruckend. Da die Entwicklungsumgebungen auf
Industriestandards wie Java™, JSP™, ASP/.NET, PHP, Visual Basic®
und Protokollen wie HTTP und SOAP basieren, kann QuarkXPress
Server flexibel mit vorhandenen IT-Umgebungen integriert werden.
Daher handelt es sich bei unserer Lösung nicht um ein starres
Gesamtsystem, sondern um frei konfigurierbare Komponenten.
Genau die Module, die gebraucht werden, haben wir in der
Gesamtlösung zusammengefasst.“ Ändern sich die Anforderungen,
so kann schnell durch einfaches Andocken an das System neue
Funktionalität ergänzt werden.
MediaDB – die Inhaltsquelle für alle Publishing-Prozesse
Die von Softbricks entwickelte Plattform heißt MediaDB und ist die
zentrale Inhaltsquelle für sämtliche Publikationsvorgänge bei Walz.
MediaDB wurde an das Warenwirtschaftssystem gekoppelt, wo sich
sämtliche Produktdaten befinden. In MediaDB fließen diese Daten
mit Archivdaten von alten Werbemitteln zusammen sowie mit
Produkttexten, und zwar strukturiert z.B. nach Produktname,
Beschreibung, Preiszeile - inklusive der entsprechenden Stilvorlagen
und Produktgeometrien. MediaDB ist auch angebunden an die
Datenbank Xinet® WebNative® der Reprofirma Christ, dort laden
alle beteiligten Fotografen bereits während des Fotoshootings ihre
Bilder über gesteuerte Zugriffsrechte auf eine konzipierte
Bilddatenbank hoch. Sie ordnen ihre Bilder in der Datenbank gleich
der richtigen Katalogseite zu. Ein Bildauswahltool für die Bewertung
von den erstellten Bilddaten der Fotografen ermöglicht
Mitarbeitern der Werbeabteilungen eine geeignete Vorsortierung
und Kategorisierung. Die Xinet WebNative Datenbank umfasst
zurzeit ca. 20 Terrabyte Datenvolumen. Das sind ca. 1,1 Millionen
Dateien, davon ca. 900.000 Bilddateien. Sobald ein neues
Werbekonzept steht, werden Bilddaten über QuarkXPress Server
und MediaDB von der Bilddatenbank in das Layout importiert. Mit
Hilfe von MediaDB ist eine echte Vorproduktion eines QuarkXPress
Dokumentes bei der Erstellung eines neuen Kataloglayoutes
effizienter und einfacher geworden, denn mit Hilfe der Texte, Bilder,
Produktdaten und der Produktgeometrien aus vorigen Katalogen
wird jetzt vollautomatisiert und strukturiert das gesamte
Kataloglayout vorproduziert - innerhalb von Minuten.
Auch die Auslandsübersetzungen werden über QuarkXPress
Server und MediaDB abgewickelt, die übersetzten Texte fließen
automatisiert in das Layout ein.
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Eine einzige Inhaltsquelle für viele Ausgabeformate
Der Datenfluss ist in beide Richtungen möglich: Neben dem
Einspeisen der Daten aus dem Warenwirtschaftssystem und der
Bilddatenbank über MediaDB in die Layouts erfolgt umgekehrt
auch die Rückpflege von Daten aus den Katalogen in MediaDB
automatisiert: Bei jeder Katalogerstellung werden die finalen
Texte inklusive Stilvorlagen vom QuarkXPress Server aus den
Katalogseiten ausgelesen und XML basiert strukturiert - d.h.
getrennt z.B. nach Headline, Subheadline, Preiszeile,
Produktbeschreibung usw. (auch der Pfad auf dem Xinet System
für die verwendeten Bilder) - in MediaDB importiert, sodass auf
der Plattform immer die aktuellen Texte inklusive Stilvorlagen
liegen. Updates in Katalogen können jederzeit in MediaDB rückgespeist werden.
Im Rahmen dieser neuen Dynamic-Publishing-Lösung wird nun
echtes automatisiertes Multi-Channel-Publishing möglich:
Basierend auf einer einzigen Inhaltsquelle – MediaDB - werden
Kataloge vorproduziert, und e-commerce und andere
Werbemittel werden unter Nutzung derselben Inhaltsquelle produziert. Verlage, Partner- und Subunternehmen, Agenturen,
Reprounternehmen, interne und externe Serviceabteilungen, wie
z.B. der Kundenservice oder auch Übersetzungsbüros, greifen auf
diese Inhaltsquelle zurück. So können sich beispielsweise
Mitarbeiter der Werbeabteilung je derzeit die benötigten
Bildformate für bestimmte Anforderungen von MediaDB herunterladen; Kollegen, die den Web-Shop von Walz mit Inhalten
füllen, nutzen die Bild- und Textexportmöglichkeiten, usw.
Auf diese Weise arbeiten alle Beteiligten stets mit denselben
Inhalten und kommunizieren eine einheitliche Botschaft. Die medienunabhängige Markenkonsistenz ist jederzeit gewährleistet.
Zeit- und Kostenersparnis bei verbesserter Qualität
„Das Einspeisen der finalen Daten per Copy & Paste aus den
Katalogen in unsere Mediendatenbank dauerte bei großen
Projekten teilweise über eine Woche - jetzt durch die
Automatisierung nur noch wenige Minuten“, berichtet Christian
Rast. „Da stellt sich die Frage der Amortisierung erst gar nicht.
Die Kosten für die neue Software sind schon nach wenigen
Katalogproduktionen wieder eingefahren, dadurch, dass wir so
enorm viel Zeit und Aufwand sparen.“ Gleichzeitig bietet die
Dynamic-Publishing-Lösung alle individuellen Ausgestalt ungs möglichkeiten im Layout mit QuarkXPress, da sämtliche kreativen
Funktionen von QuarkXPress genutzt werden können. Somit werden hochqualitative Layouts erstellt, die den hohen Marktan sprüchen mehr als gerecht werden und somit auch die
Wettberwerbsfähigkeit langfristig garantieren.
Der Vorteil des Dynamic-Publishing-Prozesses liegt ganz klar
auch in der Standardisierung der Abläufe: „Wir arbeiten jetzt mit
noch mehr System“, freut sich Christian Rast. „Die Abläufe sind
noch klarer strukturiert, ebenso die Zuständigkeit. Es kann genau
festgelegt werden, für wen welche Rechte gelten.“ Die Mitarbeiter
haben sich schnell an den neuen Workflow gewöhnt: „Unsere
Arbeitsabläufe sind disziplinierter, nachvollziehbarer, leichter
zurückzuverfolgen und zu kontrollieren, und unsere Datenbestände
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sind viel aufgeräumter als früher. Die Inhalte der MediaDB sind
ständig aktuell, sodass eine zeitnahe Wiederverwertung von
Inhalten für alle jederzeit möglich ist.“
Hat man bei Walz vor, diese Dynamic-Publishing-Lösung noch
mehr auszuweiten? Christian Rast hat bereits neue Pläne im Kopf:
„Ja, wir denken darüber nach, zusätzlich Quark Publishing System®
(QPS®) zu implementieren, um auch Übersetzungsprozesse und
Korrekturprozesse webbasiert zu organisieren, indem wir sie über
den Web Hub von QPS abwickeln.“ Außerdem wird darüber
nachgedacht, diesen automatisierten Workflow durch eine browserbasierte Katalogseitenplanung zu erweitern, deren Ergebnis ein vorproduziertes QuarkXPress Dokument für das finale Layout ist. Das
funktioniert folgendermaßen: Ein Produktmanager, Vorlayouter oder
Mitarbeiter der Werbung legt über einen Webbrowser Groblayouts
an, indem er Voransichten der Produkte auf Seiten platziert.
QuarkXPress Server erstellt daraus automatisiert ein QuarkXPress
Dokument für die Produktion. Die bidirektionale Transformation
zwischen QuarkXPress-Dokument und XML macht´s möglich. So
sieht das dynamische Publizieren der Zukunft aus!
Falls Sie mehr über eine bestimmte Erfolgsgeschichte erfahren
möchten oder darüber, wie Ihr Unternehmen von Quarks Produkten
und Lösungen profitieren kann, besuchen Sie euro.quark.com/de oder
kontaktieren Sie uns per E-Mail oder Telefon. Kontaktinformationen
finden Sie unten. Wenn Sie Interesse daran haben, Ihre eigene
Erfolgsgeschichte von Quark veröffentlichen zu lassen, nehmen Sie
bitte unter [email protected] Kontakt zum PR-Team von Quark auf.
Das Einspeisen der finalen Daten per
Copy & Paste aus den Katalogen in unsere
Mediendatenbank dauerte bei großen
Projekten teilweise über eine Woche jetzt durch die Automatisierung nur noch
wenige Minuten.
— Christian Rast, Abteilungsleiter Werbung,
Versandhaus Walz
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Über Quark
Die Software von Quark ermöglicht es Unternehmen aller
Größenordnungen, die Nachfrage der Kunden nach
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Zeitpunkt, am richtigen Ort und auf die gewünschte Art zu
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mit flexiblem Layout und Design automatisieren unsere
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neuesten digitalen Geräten. Finanzdienstleister, Fertigungsunternehmen und Regierungsbehörden auf der ganzen
Welt vertrauen auf Quark Lösungen, um die Markteinführungszeiten zu verkürzen und die Kosten zu senken.
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