Die Universität Heidelberg ist den meisten neuen MitarbeiterInnen

Transcription

Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der
Ruprecht-Karls-Universität Heidelberg
Leitfaden
Abteilung Personalentwicklung und Dual Career Service
Personaldezernat der Universität Heidelberg
Zentrale Universitätsverwaltung
http://www.zuv.uni-heidelberg.de/personal/entwicklung/
Stand: 12/2010
1
Inhaltsverzeichnis
Vorwort....................................................................................................................................1
1.
Der Einarbeitungsprozess .............................................................................................2
2.
Rollen und Aufgaben im Einarbeitungsprozess..........................................................3
Die Rolle der Führungskraft ............................................................................................3
Die Rolle der Startbegleiter .............................................................................................3
3.
Die Arbeitshilfen der Personalentwicklung .................................................................4
Checklisten zur Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen......................................................4
Veranstaltungen und Trainings für neue MitarbeiterInnen ..............................................4
Weiterführende Informationen für neue MitarbeiterInnen................................................4
Downloads auf unserer Homepage .................................................................................4
4.
Literaturauswahl.............................................................................................................5
2
Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Universität Heidelberg
Vorwort
Die Ruprecht-Karls-Universität Heidelberg folgt als älteste Universität Deutschlands
dem Leitmotiv „Zukunft. Seit 1386“. Mit ihrem breiten Fächerspektrum verkörpert sie in
klassischer Weise den Gedanken der Universitas. Schon heute nimmt sie auf vielen
Feldern national und international eine Spitzenposition ein.
Um diesen exzellenten Standard halten und weiterentwickeln zu können, ist die
Universität auf ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angewiesen. Wir wünschen uns
deshalb zufriedene und motivierte Beschäftigte, die sich mit dem lebendigen Geist der
Ruperto Carola identifizieren.
Ein solches Zugehörigkeitsgefühl entsteht jedoch nicht von selbst, es wird bei neuen
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern maßgeblich davon geprägt, wie die ersten Wochen
und Monate im neuen Arbeitsumfeld wahrgenommen und erlebt werden. Die
Startphase ist bei den neuen Beschäftigten üblicherweise mit hoher Motivation und
Leistungsbereitschaft verbunden. Doch nur wenn sich unsere neuen Beschäftigten
angenommen und gut eingearbeitet fühlen, gelingt es diese Motivation dauerhaft
aufrecht zu erhalten. Unser Ziel muss es deshalb sein, die Einarbeitung neuer
Kolleginnen und Kollegen bewusst positiv zu gestalten.
Zur Strukturierung dieses Prozesses hat die Abteilung Personalentwicklung und Dual
Career Service des Personaldezernats für Sie den vorliegenden Leitfaden und weitere
Arbeitshilfen
für
den
Einarbeitungsprozess
erstellt.
Gerne
beraten
Sie
die
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung bei individuellen Einarbeitungsfragen.
Senni Hundt
Personaldezernentin
1
1. Der Einarbeitungsprozess
Neueinstellungen sind heute in vielen Universitätsbereichen eine Routineaufgabe.
Dementsprechend sind viele der Arbeitsschritte im Einstellungsprozess bekannt und
laufen mehr oder weniger automatisch ab. Doch gerade wenn mehrere Personen mit
der Einarbeitung betraut sind, gehen Punkte im Tagesgeschäft leicht unter oder es
bedarf häufiger Abstimmungen.
Für die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter ist dagegen der zukünftige
Arbeitsplatz
meist
mit
offenen
Fragen
verbunden:
Was
erwartet
mich?
Welche Aufgaben kommen auf mich zu? Wie wird das neue Kollegium sein?
Die Art und Weise wie vor allem die erste Zeit im neuen Arbeitsumfeld erlebt wird, ist
prägend
für
das
weitere
Arbeitsverhältnis
und
die
Arbeitszufriedenheit
der
Beschäftigten.
Neben der fachlichen Einarbeitung und der organisatorischen Einbindung ist auch die
soziale Eingliederung am Arbeitsplatz bedeutsam. Untersuchungen zeigen, dass der
Erfolg der Einarbeitung maßgeblich von Möglichkeiten abhängt, soziale Kontakte
aufzubauen. Neue Kolleginnen und Kollegen werden aber nicht automatisch zu
integrierten Mitgliedern eines bestehenden Teams und können auch nicht von Beginn
an ihre volle Arbeitskraft einbringen. Erst nach und nach lernt der oder die „Neue“ das
Kollegium kennen, weiß, wer seine Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner sind
und macht sich mit den „Spielregeln“ der Einrichtung vertraut.
Erfolgreiche Einarbeitung bedeutet, dass die neue Mitarbeiterin oder der neue
Mitarbeiter ihre bzw. seine Stelle und die damit verbundenen Aufgaben genau kennt
und diese sicher und selbständig bewältigen kann. Idealerweise kennt sie oder er
darüber hinaus die „Philosophie“ der universitären Einrichtung und hat einen breiten
Überblick über die Gesamtuniversität gewonnen. Auf dieser Basis kann sich ein
Loyalitäts- und Zugehörigkeitsgefühl gegenüber der Universität entwickeln.
Grundsätzlich
bringt
eine
zielgerichtete
Mitarbeitereinführung
für
alle
am
Einarbeitungsprozess Beteiligten Vorteile:
•
Die oder der neue Beschäftigte wird strukturiert an ihre oder seine Aufgaben
herangeführt und erhält einen klaren Orientierungsrahmen.
•
Für Vorgesetzte und ihr Team wird klar festgelegt, wer für welche Aufgaben
verantwortlich ist und wer bestimmte Personen und Themen vorstellt.
Mit einer erfolgreichen Einarbeitung kann im besten Fall frühzeitiger Fluktuation oder
innerer Kündigung vorgebeugt werden und die Einarbeitungsphase für das gesamte
Team effizienter und zur größeren Zufriedenheit aller gestaltet werden.
2
2. Rollen und Aufgaben im Einarbeitungsprozess
Die Einarbeitung neuer Beschäftigter ist eine Führungsaufgabe. Dennoch können viele
Aufgaben auch von einer Startbegleiterin oder einem Startbegleiter übernommen
werden.
Die Rolle der Führungskraft
Wie eingangs beschrieben, ist die Einarbeitung neuer Beschäftigter prinzipiell eine
Führungsaufgabe. Dementsprechend sollte der oder die Vorgesetzte den gesamten
Einarbeitungsprozess steuern und planen. Dafür sind, gegebenenfalls mit dem
Kollegium, wichtige Inhalte und Schritte in einem Einarbeitungsplan schriftlich
festzuhalten. Unsere Empfehlung ist folgende Vorgehensweise:
•
Erstellung eines Einarbeitungsplans mit Hilfe unserer Checklisten und der darin je
Zeitabschnitt festgelegten Aufgaben
•
Auswahl einer Person aus Ihrem Mitarbeiterteam als Startbegleitung – Sie als
Führungskraft bleiben ansprechbar, wenn sich übergeordnete Fragen ergeben
•
Intensivere Begleitung der inhaltlichen Arbeit Ihrer neuen Mitarbeiterin oder Ihres
neuen Mitarbeiters in den ersten Wochen
Die intensive Begleitung Ihrer neuen Mitarbeiterin oder Ihres neuen Mitarbeiters bietet
Ihnen neben der besseren Steuerbarkeit des Einarbeitungsprozesses den Vorteil, ein
realistisches Bild von den Leistungen und Talenten Ihres neuen Mitarbeiters oder Ihrer
neuen Mitarbeiterin zu gewinnen. Diese Einschätzung liefert Ihnen eine gute
Grundlage für die Entscheidung, ob Sie die Übernahme des neuen Mitarbeiters oder
der neuen Mitarbeiterin nach der Probezeit befürworten.
Die Rolle der Startbegleiter
Optimal eignet sich für die Startbegleitung ein Mitglied des Teams, das innerhalb der
Universität Heidelberg gut vernetzt ist und nach Möglichkeit auch den Arbeitsbereich
der neuen Kollegin oder des neuen Kollegen kennt.
Neben den organisatorischen Aufgaben wie z.B. der Ausstattung des Arbeitsplatzes,
sollte der vorrangige Auftrag an die Startbegleiter die soziale Integration der neuen
Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters sein. Die Funktion der Startbegleitung
beansprucht Zeit, die sowohl vom Vorgesetzten als auch von der Startbegleitung
selbst bei der Aufgabenverteilung mit eingeplant werden sollte. Diese Zeit ist jedoch
sinnvoll investiert, bedenkt man, dass die neue Kollegin oder der neue Kollege mit
einer gezielten Einarbeitung schneller in der Lage ist, selbständig zu arbeiten.
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3. Die Arbeitshilfen der Personalentwicklung
Zu Ihrer Unterstützung im Einarbeitungsprozess haben wir neben diesem Leitfaden ein
umfangreiches Angebot entwickelt, das folgende Bausteine enthält:
Checklisten zur Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen
Die Checklisten dienen Ihnen als Planungs- und Kontrollinstrument für die
Einarbeitung. Bereits vor Arbeitsbeginn gibt es eine Vielzahl von Aufgaben zu
bewältigen, andere Themen gewinnen erst am ersten Arbeitstag oder in der Zeit
danach an Bedeutung. Die von uns entwickelten Checklisten zur Einarbeitung haben
wir deshalb in drei Zeitschritte gegliedert. Wir gehen allerdings davon aus, dass die
Einarbeitungszeit und die Aufgabe der besonderen Begleitung der neuen Mitarbeiterin
oder des neuen Mitarbeiters erst mit Abschluss der Probezeit endgültig abgeschlossen
sind.
Veranstaltungen und Trainings für neue MitarbeiterInnen
Die
Zentrale
Universitätsverwaltung
bietet
im
Rahmen
des
internen
Bildungsprogramms der Universität ein umfangreiches Veranstaltungsprogramm
speziell für neue Beschäftigte an. Ziel ist es, neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
einen Einblick in wichtige Themen und zentrale Abläufe der Universität zu
gewährleisten.
Weiterführende Informationen für neue MitarbeiterInnen
Wir haben hilfreiche Informationen und Links zusammengestellt, die Sie Ihrer neuen
Mitarbeiterin oder Ihrem neuen Mitarbeiter ausgedruckt als eine Art „Startpaket“ bei
ihrem bzw. seinem Arbeitsbeginn an die Hand geben können. Die Unterlagen sollen
der oder dem neuen Beschäftigten die Orientierung am und rund um den Arbeitsplatz
an der Universität erleichtern. Selbstverständlich können Sie die Materialien auch
selbst für die Einarbeitung nutzen.
Informationen und Downloads auf unserer Homepage
Zugang zu allen Arbeitshilfen und Materialien finden Sie auf unserer Homepage zur
Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter:
http://www.zuv.uni-heidelberg.de/personal/entwicklung/einarbeitung.html
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4. Literaturauswahl

Berthel, Jürgen/ Becker, Fred G. (2007): Personal-Management. Grundzüge für
Konzeptionen betrieblicher Personalarbeit. Stuttgart: Schäffer-Poeschel Verlag.

Kieser, Alfred/ Nagel, Rüdiger/ Krüger, Karl-Heinz (1990): Die Einführung neuer
Mitarbeiter in das Unternehmen. Frankfurt am Main: Kommentator-Verlag.

Nicolai, Christiana (2006): Personalmanagement. Stuttgart: Lucius & Lucius

Rehn, Marie-Luise (1990): Die Eingliederung neuer Mitarbeiter. München: Rainer
Hampp Verlag
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EINARBEITUNG NEUER MITARBEITERINNEN UND MITARBEITER
Checkliste für Vorgesetzte
Vor dem ersten Arbeitstag
Die Einarbeitung planen
Was ist zu erledigen bzw. wird benötigt?
Bis wann?
Erledigt
Delegiert
Anmerkungen
Termin zur Begrüßung vereinbaren
Abteilung bzw. Arbeitsgruppe über Name,
Funktion und Eintrittstermin des neuen
Mitarbeiters informieren
ggf. „Steckbrief“ des neuen Mitarbeiters
versenden
ggf. Rundmail verfassen
Arbeitsplatz festlegen
(Wo soll der neue Mitarbeiter sitzen?)
ggf. Ansprechpartner
sondieren: Wer kann
welches (fachliche)
Know-How vemitteln?
Erste Schritte bzw. Aufgaben für die ersten
Wochen überlegen und Einarbeitungsplan
erstellen
Startbegleitung festlegen und mit dieser
Gespräch zu Aufgaben, Ablauf und
Einarbeitungsplan führen
1. Tag: Uhrzeit und Ort
nennen
Information mit Hinweis auf erste geplante
Aktivitäten und ersten Arbeitstag an den
neuen Mitarbeiter geben
(z.B. per E-Mail)
Wer ist erster
Ansprechpartner (ggf.
Kontaktdaten nennen?)
In der ersten Arbeitswoche
Begrüßung und Erstgespräch
Bis wann?
Erledigt
Delegiert
Vorstellung des neuen Kollegen bei:
Startbegleiter
Kollegium
Ansprechpartnern in benachbarten
Abteilungen
Ansprechpartnern in Serviceabteilungen
Anmerkungen
ggf „HändeschüttelListe“ vorbereiten und
zur Orientierung an die
Hand geben
ggf. anhand des
Einarbeitungsplans
Aufgabengebiet vorstellen und erläutern
Entscheidungsbefugnisse und Kompetenzen
des neuen Mitarbeiters, des Vorgesetzten
und der Kollegen erläutern
Organigramm der ZUV:
Organisatorische Einordnung und Aufgaben
der Einheit im Gesamtüberblick erläutern und
innerhalb der Universität verorten
http://www.zuv.uniheidelberg.de/md/zuv/orga
nisation/organigram_zuv_2
010-10-01.pdf
Informationen zur
Universität:
Überblick über die Universität geben
http://www.uniheidelberg.de/univ/
Nach dem ersten Monat
Gespräch zum Stand der Einarbeitung
führen:
Ist weitere Einarbeitung nötig?
Weiterbildungsbedarf besprechen und
ggf. geeignete Maßnahmen sondieren
bis wann?
Abt. 5.3 Personalentwicklung und Dual Career Service
Erledigt
Delegiert
Anmerkungen
Internes
Bildungsprogramm der
Universität:
www.weiterbildung.unihd.de
Stand 12/2010
Checkliste für Startbegleiter
Vor dem ersten Arbeitstag
Arbeitsplatz und Ausstattung
Bis wann?
Falls noch nicht vorhanden, Anschaffung von:
Schreibtisch und Bürostuhl
Sonstigen Möbeln (Aktenschrank,
Schreibtischcontainer…)
Erledigt
Delegiert
Anmerkungen
Vorlauf von ca. 3 Wochen
einplanen!
Büromaterialien beschaffen:
Schreibtischlampe, Papierkorb
Schreibutensilien, Papier
Kalender und Sonstiges
(Locher, Tacker, etc.)
Schlüssel organisieren:
Zimmer- und Gebäudeschlüssel
Spindschlüssel
Dokumente beantragen bzw. erstellen:
Urlaubskarte
Türschild/ Namensschild
Vorlauf einplanen!
ggf. Vorlauf einplanen
Aufnahme des neuen Mitarbeiters in
abteilungsinterne Postumläufe und E-MailVerteiler
Telefon:
ggf. Telefonapparat beantragen
Beantragung der Telefonfreischaltung
(Auslandszugang notwendig?, Welche
Displayanzeige wird gewünscht?)
Installation des Telefons
DV-Ausstattung beantragen bzw.
bereitstellen:
Computer (Mac oder PC?)
Bildschirm, Tastatur, Maus
Drucker
Programme und Zugänge beantragen:
Welche Programme/ Lizenzen werden
benötigt? (MS-Office, SAP, PVS, VPNClient…)
Welche Zugänge/ Log-Ins werden
benötigt (Ordnerberechtigungen, URZKennung, Log-In an verschiedenen
Rechnern/ Servern…)
Internetzugang und E-Mail-Account
beantragen
Aufnahme in LSF und Website-Listing
Mit dem
Telefonbeauftragten des
Instituts Kontakt
aufnehmen
Vorlauf einplanen!
Vorlauf von mindestens 3
Wochen einplanen
Mit dem EDVBeauftragten des Instituts
Kontakt aufnehmen
Vorlauf einplanen
Vorlauf einplanen
Stand 12/2010
1
In der ersten Arbeitswoche
Orientierung geben und Regeln erläutern
Bis wann?
Erledigt
Delegiert
Anmerkungen
Überblick zu Abteilungsorganisation:
Interne Besprechungen und Jour Fixe
Postfächer
Garderobe
Materialbeschaffung
Vernichtung vertraulicher Daten
Geburtstagsliste
ggf. Fotowand
Überblick zu elektronischer Organisation:
Elektronisches Ablagesystem
Brief- und Präsentationsvorlagen,
Corporate Design
Formulare und Vordrucke
HIS-Zugang
Outlook Exchange Webmail Server
Überblick zu technischen Geräten:
Telefon- und Faxgerät
Kopiergerät
Kaffee-/ Spülmaschine
Nennung von Ansprechpartnern, z.B.:
Hausmeister
Druckerei
allgemein
Personalabteilung der Zentralen
Universitätsverwaltung
Störungsstelle
Abteilung Sicherheitswesen
Universitätsbibliothek
(Hinweise zu Nutzung)
Zentrallager
Regelungen und Daten, z.B.:
Arbeitszeitblatt und Pausenregelungen
Urlaub (ggf. Urlaubskarte aushändigen)
Krankheit
Verhaltensregeln im Notfall
Datenschutz
Antragsstellung (z.B. Dienstreisen,
Jobticket, Parkberechtigung…)
Notfallnummern notieren
(ggf. Karteikarte anlegen)
Rund um den Arbeitsplatz:
Sozialräume (Kaffeeküche etc. zeigen)
Mensa, Einkaufsmöglichkeiten/ Unishop…
Gemeinsam Campus Card besorgen
Überblick zu Serviceeinrichtungen der
Universität geben
Download des WelcomePackages mit nützlichen
Hinweisen und Links auf:
http://www.zuv.uniheidelberg.de/personal/ent
wicklung/einarbeitung.html
Eigene Aufgaben:
Stand 12/2010
2
Insbesondere für MitarbeiterInnen im Labor
bis wann?
Betriebsärztlicher Dienst:
Einstellungsuntersuchung (Termin)
Erledigt
Delegiert
Anmerkungen
Tel.: 114-89 66
http://www.klinikum.uniheidelberg.de/Betriebsaerz
tlicher-Dienst.1727.0.html
Einführung zur Laborsicherheit geben:
Geräte und Handhabung
Sicherheitseinweisung (Essen,
Handschuhe,…)
Strahlenschutzeinweisung
Verantwortlichkeiten
Materialbeschaffung und Bestellwesen
Entsorgung
Persönliche Schutzausrüstung
übergeben (Schutzkleidung, Schutzbrille)
Hilfreiche Hinweise zur Abteilung
Sicherheitswesen:
Für Fragen rund um das Thema Sicherheit
am (Labor-) Arbeitsplatz; Telefon: 54-2170
Ansprechpartner und
Materialien zum Download
unter:
http://www.sicherheit.unihd.de/info.htm
Eigene Aufgaben im Bereich Labor:
Weiterbildungsmaßnahmen:
-TopLab
TopLab: Ansprechpartner,
Seminarangebot und
Materialien zum Download
unter:
http://www.toplab.unihd.de/
Stand 12/2010
3
AnsprechpartnerInnen im Einarbeitungsprozess
Funktion
AnsprechpartnerInnen
Telefon
: (54-)
Email / Homepage:
ZEN TRALE UN IVERSITÄ TSVERWALTUNG ( ZUV)
Beschaffungsstelle:
Bücher/Möbel
Sandra Diehm
2118
[email protected]
EDV
Thomas Schraysshuen
2120
[email protected]
Wolfgang Steubing
2106
[email protected]
[email protected] /
Dienstfahrzeuge-ZUV
EDVAbteilung:
ZUVInfrastruktur
Horst Elfner /
Samuel Klamer
3162 /
3429
(ZUV)
Homepage
Christian Watzke
4017
[email protected]
Geschäftsleitender Beamter
Jürgen Brachmann
2104
[email protected]
Hausdruckerei
Stefanie Etzel
2502
[email protected]
Internes Bildungsprogramm
Katharina Bitter
3700
[email protected]
Jobticket
Ingrid Senn
Parkberechtigung
Annette Bartonek
Elvira Lieder
3665
[email protected]
[email protected]
Personalangelegenheiten
Personaldezernat D5
3136
http://www.zuv.uniheidelberg.de/personal/dienstleistung/ansprec
hpartner.html
Poststelle
Wolfgang Steubing
2106
[email protected]
Projektbüro Exzellenzinitiative
Dr. Beate Sandler
3152
[email protected]
Raumbuchung ZUV
Birgit Artner
2107
[email protected]
Raumvergabe alte Universität
Rosa Hagstedt
19012
[email protected]
Raumvergabe Hörsäle
Elvira Lieder
3665
[email protected]
Registratur
Hans Bender
2187
[email protected]
Reinigungsdienst
Michael Dombrowski
4048
[email protected]
Schlüsselverwaltung
Harry Weinkötz
2186
[email protected]
Telefon
URZ-Team Telefon
Unimobil
Ines Braunecker
2153
http://www.zuv.uniheidelberg.de/service/unimobil/
Beauftragte für
Chancengleichheit
Ulrike Beck
3660
http://www.uniheidelberg.de/einrichtungen/organe/bfc/
Gleichstellungsbeauftragte
Prof. Dr. Jadranka
Gvozdanovic
7697
http://www.uniheidelberg.de/gleichstellungsbeauftragte/
Personalrat
Hermino Katzenstein
8272
http://personalrat.uni-hd.de/
Schwerbehindertenvertretung
Theo Schmitt
2125
http://personalrat.unihd.de/Schwbhvertretung.html
[email protected]
[email protected]
http://www.urz.uni-heidelberg.de/telefon/
INTERESSENVERTRETUNGEN
Stand 12/ 2010
Arbeiten und Leben an der Ruperto Carola
W ISSEN SCHA FT AN D ER RU PERTO CAROLA
Exzellenzinitiative
http://www.uniheidelberg.de/excellence/
concept/index_de.html
Ruperto Carola
http://www.uniheidelberg.de/presse/ruc
a
Studium Generale
http://www.uniheidelberg.de/termine/studi
um_generale.html
Internationales
Wissenschaftsforum
http://www.iwh.uni-hd.de/
Gasthörerstatus für
Vorlesungen
http://www.uniheidelberg.de/md/studium/
download/mblatt_gasthoer
er.pdf
Die Universität Heidelberg hat im Zuge der Exzellenzinitiative von Bund und Ländern
zusätzliche finanzielle Mittel zur Förderung der Forschung und des wissenschaftlichen
Nachwuchses erhalten.
Das Forschungsmagazin Ruperto Carola berichtet über neue wissenschaftliche
Erkenntnisse, Forschungsvorhaben und stellt Themen aus den Geistes- und
Sozialwissenschaften, den Naturwissenschaften und der Medizin vor. Es erscheint
dreimal jährlich und kann über die Pressestelle abonniert werden.
Das Studium Generale ist eine Vortragsreihe der Universität Heidelberg, die sich an
alle Mitglieder der Universität und an die interessierte Öffentlichkeit richtet. Die
Vorträge eines Semesters stehen unter einem gemeinsamen Thema, das von
Wissenschaftlern aus der Sicht ihres Faches behandelt wird.
Das internationale Wissenschaftsforum bietet regelmäßig Symposien, Workshops,
Konferenzen oder Gesprächskreise zu verschiedenen Themengebieten an.
Als GasthörerIn können Sie universitären Lehrveranstaltungen auch ohne
Hochschulzugangsberechtigung besuchen. Für ein Gasthörerstudium wird pro
Semester eine Gebühr erhoben, die sich nach der Anzahl der belegten wöchentlichen
Vorlesungsstunden richtet.
G E SCH ICHT E D ER UN I V ERS I TÄT
Universitätsarchiv
http://www.uniheidelberg.de/uniarchiv/
Im Universitätsarchiv werden Unterlagen von bleibendem Wert verwahrt. Hierzu zählen
unter anderem Geschäftsbücher, Akten oder wichtige Urkunden. Die Benutzung des
Archivs steht jedem Interessierten offen.
Universitätsmuseum
http://www.uniheidelberg.de/einrichtunge
n/museen/universitaetsmu
seum.html
Im Erdgeschoß der Alten Universität befindet sich das Universitätsmuseum, das die
Geschichte der Ruperta Carola dokumentiert. Interessierte erhalten einen historischen
Überblick von der Epoche der Pfälzer Kurfürsten bis zur heutigen Zeit.
I NF ORMA TI ON & R ECH ERCH E
Interne Wohnungsbörse
http://www.zuv.uniheidelberg.de/service/wo
hnungsangebote.html
Kommunikation und
Marketing
http://www.uniheidelberg.de/einrichtung
en/rektorat/kum/index1.ht
ml
Wohnungs- und Immobilienangebote von privaten Vermittlern oder Verkäufern werden
auf den Seiten der internen Wohnungsbörse für Beschäftigte der Universität zur
Verfügung gestellt.
Die Stabsstelle Kommunikation und Marketing (KuM) ist für die interne und externe
Kommunikation der Universität zuständig. Sie beinhaltet die Pressestelle, die InternetRedaktion sowie die Bereiche Corporate Publishing, Corporate Design, Marketing und
Veranstaltungsmanagement.
Abt. 5.3 Personalentwicklung und Dual Career Service 1
Stand 12/2010
LSF: Lehre, Studium und
Forschung
http://lsf.uniheidelberg.de/qisserver/r
ds?state=user&type=8&to
pitem=locallinks&itemTex
t=+Startseite+
Das LSF ist das zentrale Informationssystem der Universität. Sowohl Beschäftigte als
auch Studierende haben Zugriff darauf. Im Arbeitsalltag besonders hilfreich sind
Einrichtungsverzeichnis, Gebäude- und Raum- sowie die Personensuche.
Stellenangebote
Über den Stellenmarkt der Universität Heidelberg erhalten Sie Zugang zu den aktuellen
Stellenausschreibungen der wissenschaftlichen und nicht-wissenschaftlichen
Einrichtungen der Universität.
http://www.uniheidelberg.de/stellenmarkt/
Universitätsbibliothek
http://www.ub.uniheidelberg.de/
Veranstaltungskalender
http://www.uniheidelberg.de/termine/inde
x.html
Die Universitätsbibliothek (UB) ist die Zentralbibliothek der Universität und zugleich die
älteste und größte wissenschaftliche Universalbibliothek Baden-Württembergs. Alle
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität können sich einen Benutzerausweis
nach Vorlage des Arbeitsvertrages ausstellen lassen und mit diesem kostenfrei auf
Medien zugreifen oder diese ausleihen.
Im Veranstaltungskalender der Universität Heidelberg sind Veranstaltungen und
Termine zu Konzerten, Vorträgen, Rektoratsveranstaltungen und der Vortragsreihe des
Studium Generale aufgeführt.
LERN EN & LEHR EN
Hochschuldidaktisches
Zentrum
http://www.hdzbawue.de/hdz/
Internationales
Studienzentrum
http://www.uniheidelberg.de/zentral/isz/i
ndex.html
Internes
Bildungsprogramm
http://www.weiterbildung.
uni-hd.de/
Universitätsrechenzentrum
http://web.urz.uniheidelberg.de/service/first.
html
Wissenschaftliche
Weiterbildung
http://www.uniheidelberg.de/wisswb/
Zentrales Sprachlabor
http://www.uniheidelberg.de/institute/fak
9/zsl/
Die MitarbeiterInnen des HDZ unterstützen Sie durch Programmveranstaltungen und
Beratungsangebote dabei, Ihre persönlichen Kompetenzen in der Lehre weiter zu
entwickeln und zu reflektieren.
Das ISZ bietet Deutschkurse und Sprachprüfungen zur sprachlichen und fachlichen
Vorbereitung auf ein Studium in Deutschland. Darüber hinaus werden Sonderkurse für
Beschäftigte der Universität Heidelberg angeboten.
Beschäftigte der Universität Heidelberg haben die Möglichkeit, die Seminare des
internen Bildungsprogramms kostenlos zu besuchen. Die Themen richten sich nach
unterschiedlichen Bedürfnissen und Anforderungen am Arbeitsplatz. Für die Kurse ist
eine Anmeldung erforderlich.
Das Universitätsrechenzentrum leistet Beratung und gibt Informationen zu Viren- und
Datenschutz. Darüber hinaus gibt es ein Schulungsangebot zu unterschiedlichen
Themen (z.B. Programmierung, Imperia etc.).
Die Universität bietet berufsbegleitende, postgraduelle Weiterbildungsprogramme an
und unterstützt universitäre Institute und andere Kooperationspartner u.a. bei der
Programmentwicklung und -durchführung sowie der Vermarktung.
Sprachkurse in 12 verschiedenen Fremdsprachen werden am zentralen Sprachlabor
angeboten. Darüber hinaus können Seminare zu rhetorischer Kommunikation,
Sprechbildung und Sprachtherapie belegt werden. Für die Kurse ist eine
Teilnahmegebühr zu entrichten.
Stand 12/2010
Ideenmanagement
http://www.ideenmanage
ment.uni-hd.de/
Das Ideenmanagement der Universität Heidelberg richtet sich an die Beschäftigten mit
dem Ziel, deren Kenntnisse und Erfahrungen über ihre eigentlichen Aufgaben hinaus
zum Wohle der Universität und ihrer Mitglieder in Form von Verbesserungsvorschlägen
einzubringen.
B ERATUNG & VERTR ETUN G
Beauftragte für
Chancengleichheit
en/organe/bfc/index.html
Gleichstellungsbeauftragte
http://www.uniheidelberg.de/gleichstellu
ngsbeauftragte/
Personalrat
http://personalrat.unihd.de/
Die Beauftragte für Chancengleichheit ist Ansprechpartnerin für alle Frauen im
wissenschaftsunterstützenden Bereich aus Verwaltung, Labor und Technik.
Die Gleichstellungsbeauftragte ist für die Gleichstellung von Studentinnen,
Wissenschaftlerinnen und dem weiblichen wissenschaftlichen Nachwuchs zuständig :
Das Gleichstellungsbüro berät unter anderem zu Fragen der Vereinbarkeit von Familie
und Beruf.
Der Personalrat bietet Beratung hinsichtlich Fragen, die im Rahmen des
Beschäftigungsverhältnisses entstehen..
Personalabteilung
http://www.zuv.uniheidelberg.de/personal/in
dex.html
Schwerbehindertenvertretung
http://personalrat.unihd.de/Schwbhvertretung.
html
Die Personalabteilung beantwortet Fragen zu Tarifverträgen, Arbeitszeiten,
Arbeitsplatz sowie Konflikten am Arbeitsplatz
Die Schwerbehindertenvertretung ist Ansprechpartner für Menschen mit
Beeinträchtigung und steht als Beratungsstelle für alle Bereiche, die Behinderungen
betreffen, zur Verfügung.
E S S EN & T R IN K EN
Mensen und Cafés
http://www.studentenwerk
.uni-heidelberg.de/
Das Studentenwerk der Universität bietet ein reichhaltiges Angebot und betreibt in
Heidelberg vier Mensen und neun Cafés.
CampusCard
Die CampusCard ist eine Chipkarte, die dem bargeldlosen Zahlungsverkehr in den
Mensen, Cafés und an den Getränkeautomaten des Studentenwerks dient. Darüber
hinaus können einige Kopier- und Druckgeräte in den Bibliotheken nur über die
CampusCard bedient werden.
http://www.studentenwerk
.uni-heidelberg.de/
SPORT & GESUNDHEIT
Betriebsärztlicher Dienst
http://www.klinikum.uniheidelberg.de/Betriebsaer
ztlicherDienst.1727.0.html?&L=d
e
Der betriebsärztliche Dienst des Universitätsklinikums Heidelberg und der Universität
Heidelberg ist zuständig für arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen und bietet
darüber hinaus weitere medizinische Dienste für die Beschäftigten der Universität an.
Hochschulsport
Das Angebot des Hochschulsports kann von Beschäftigten und Studierenden der
Universität Heidelberg genutzt werden. Je nach Sportart ist eine Voranmeldung
erforderlich. Im Hochschulsportbüro kann gegen Vorlage des Arbeitsvertrages ein
Bedienstetensportausweis ausgestellt werden.
http://www.issw.uniheidelberg.de/hsp/
Stand 12/2010
Abteilung 3.3
Sicherheitswesen
http://www.sicherheit.unihd.de/
Die Abteilung 3.3 Sicherheitswesen ist Ansprechpartner für alle arbeitsschutz- und
sicherheitsrelevanten Fragestellungen. Ihr gehört der Beauftragte für die biologische
Sicherheit an. Auf Wunsch führt die Sicherheitsabteilung einen Ergonomie-Check für
Ihren Arbeitsplatz durch. Sie können sich hierzu direkt an die Abteilung wenden.
K IND & K EG E L
Bündnis für Familie
http://www.familieheidelberg.de/front_conte
nt.php?idart=191
GrüneSchule Heidelberg
http://grueneschule.bot.u
niheidelberg.de/index.php
Das „Bündnis für Familie Heidelberg“ zählt über 150 Akteure aus Unternehmen,
lokalen Institutionen, Verwaltung, Politik und engagierten BürgerInnen, die auf
Familienfreundlichkeit setzen. Gemeinsam engagieren sich insgesamt neun
Arbeitsgruppen für ein positives Klima für Familien. Ein Arbeitsschwerpunkt im Bündnis
für Familie Heidelberg ist das Thema „Perspektiven für Alleinerziehende“.
GrüneSchuleHeidelberg steht für das vielfältige öffentliche Bildungsangebot des
Botanischen Gartens der Universität Heidelberg und bietet Ferienprogramme für
Kinder im Alter von 7-11 Jahren.
Ferienbetreuung
en/kinderhaus/ferienbetre
uung.html
Kinderhaus
en/kinderhaus/index.html
Kinderuni
http://www.kinderuniheidelberg.de/
Wenn der Kindergarten kurzfristig ein paar Tage oder die Schule an den Brückentagen
geschlossen ist, dann muss es manchmal von heute auf morgen eine Lösung für die
Kinderbetreuung geben. Sowohl für Kleinkinder als auch für Schulkinder finden Sie bei
der Ferienbetreuung für diese Fälle Betreuungsangebote.
Das Kinderhaus bietet Kindern, deren Eltern an der Universität Heidelberg beschäftigt
sind, eine umfassende Betreuung auf dem Campus „Im Neuenheimer Feld“. Die
Öffnungszeiten von Kinderkrippe und Kindertagesstätte sind flexibel an die
Arbeitszeiten der Hochschule angepasst.
Die Kinderuni Heidelberg bietet Vorträge für interessierte Kinder und Jugendliche im
Alter von 10-13 Jahren.
S O N ST I G ES
Universitätsshop
http://www.unishop.unihd.de/index.htm
Der Universitätsshop ist der offizielle Online-Shop der Universität Heidelberg und
verfügt über ein Sortiment an Textilien, Geschenkartikeln und Schreibwaren.
Stand 12/2010
Ihre Ansprechpartner
in der Universitätsverwaltung
Dezernate und Stabsstellen
Die Kanzlerin ist hauptamtliches Mitglied des Rektorats für den Bereich der Wirtschafts- und Personalverwaltung, Leiterin der Zentralen Universitätsverwaltung und Beauftragte für den Haushalt.
Kontaktdaten
Dr. Marina Frost
Kanzlerin
Tel.: +49 6221 54-2100 / 2001
Fax: +49 6221 54-2618
Mail: [email protected]
Referent der Kanzlerin
Matthias Rolle
Tel.: +49 6221 54-3107
Fax: +49 6221 54-2618
Vorzimmer der Kanzlerin
Henriette Visser
Tel.: +49 6221 54-2100 / 2001
Fax: +49 6221 54-2618
D1
Cornelia Stöcklein
Leiterin des Dezernats für Rechts- und Gremienangelegenheiten
Seminarstraße. 2
69117 Heidelberg
Tel.: +49 6221 54-2111
Fax: +49 6221 54-2688
Neben der Bearbeitung rechtlicher Angelegenheiten sind im Dezernat die Geschäftsstelle des
Senats, die Betreuung der Universitätskommissionen und –ausschüsse und die Organisation der
Gremienwahlen angesiedelt.
Unsere Angebote
Das Dezernat 1 ist als Verwaltungseinheit der Kanzlerin der Universität Heidelberg unterstellt.
Neben spezifischen Aufgabengebieten ist das Dezernat 1 verantwortlich für
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Hochschulrechtliche Angelegenheiten
Kooperationsverträge
Satzungen der Institute und sonstigen Einrichtungen (insbesondere Verwaltungsund Benutzungsordnungen
Fragen geistigen Eigentums/Urheberrecht
Zivil-, verwaltungsund strafrechtliche Angelegenheiten einschließlich Prozessführung
Arbeitsrechtliche Angelegenheiten (insbesondere Prozessführung)
Angelegenheiten der Universitätsorgane Rektorat und Senat sowie von deren
Ausschüssen und Kommissionen
Gremienwahlen
Mitteilungsblatt des Rektors
Ansprechpartner für die Fakultäten in verwaltungstechnischen Fragen
Das Dezernat ist zudem Geschäftsstelle der Senatskommission zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis und zum Umgang mit wissenschaftlichem Fehlverhalten und dabei Ansprechpartner für alle Verfahrensangelegenheiten.
D2
Dr. Andreas Barz
Leiter des Dezernats für Studium und Lehre
Kommissarischer Direktor des Zentrums für Studienberatung und Weiterbildung
Seminarstraße. 2
69117 Heidelberg
Tel.: +49 6221 54-2314
Fax: +49 6221 54-3576
E-Mail: [email protected]
Dr. Barz leitet seit 2001 das Zentrum für Studienberatung und Weiterbildung und seit 2004 das
Dezernat für Studium und Lehre. Mit seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern berät er Sie bei
allen Fragen zu Studium und Lehre.
Angebote für Studieninteressierte
und Studierende
Angebote für Fakultäten und Institute
Service-Center
 Telefon- und E-Mail-Portal
 Bewerbungs-Portal
 Journal@RupertoCarola
 Internet-Portal
Juristische und administrative Beratung bei
der Entwicklung von
 Zulassungs-/Auswahlordnungen
 Prüfungs- und Studienordnungen
 Gebührenordnungen
 Promotions- und Habilitationsordnungen
Studierendenadministration
 Bewerbung, Zulassung
 Immatrikulation, Beurlaubung,
Exmatrikulation
 Studiengebühren
Beratung, Information, Workshopangebote
 Für Studieninteressierte
 Für Studierende
 Career Service
Unsere Angebote im Internet
http://www.uni-heidelberg.de/studium/
http://www.zuv.uniheidelberg.de/studium/index.html
Unterstützung bei den Aufgaben in Studium
und Lehre durch
 Schlüsselkompetenz-Bausteine für gestufte Studiengänge und für die Graduiertenakademie
 Angebote der Hochschuldidaktische Weiterbildung
Beratung bei der Entwicklung und Umsetzung
von Angeboten der Wissenschaftlichen Weiterbildung
Unsere Angebote im Internet
http://www.uni-heidelberg.de/studium/
http://www.zuv.uniheidelberg.de/studium/index.html
D3
Dr. Nicole Sommerschuh,
Leiterin des Dezernats für Planung und Budgetierung, Bau- und Liegenschaften, Sicherheitswesen
Zentrale Universitätsverwaltung, Seminarstr. 2, 69117 Heidelberg
Tel. 06221 54-3159
Fax 06221 54-2618
[email protected]
Das Aufgabenspektrum des Dezernats ist breit gefächert:
Planung und Budgetierung
In diesem Bereich werden die Struktur- und Entwicklungsplanung der Universität, das Heidelberg-spezifische Modell der dezentralen Ressourcenverantwortung (sog. IMPULSE-Projekt) sowie die Einführung des Qualitätsmanagementsystems konzeptionell und organisatorisch begleitet. Darüber hinaus werden hier die Studienplatzkapazitäten aller Studiengänge berechnet.
Bau- und Liegenschaften
Bei der Festlegung und ggf. Renovierung Ihrer neuen Arbeitsräume haben Sie die Kolleginnen
und Kollegen der Bauabteilung vielleicht bereits kennengelernt. Dieser Bereich hat darüber hinaus jedoch noch weitere Aufgaben und steht Ihnen diesbezüglich gerne zur Verfügung:
• Bauplanung für die gesamte Universität (gemeinsam mit dem Universitätsbauamt)
• Erarbeitung von Nutzungskonzepten für Neubauten und in vorhandenen Gebäuden sowie Betreuung des universitätsinternen Raummarktmodells
• Ansprechpartner für Bauunterhaltungsmaßnahmen
• Vergabe der Hörsäle, soweit sie zentral vergeben werden
• Betreuung der Außenanlagen der Universität, einschließlich der Parkplätze und Vergabe
von Parkberechtigungen
Darüber hinaus ermittelt seit kurzem ein Energiebeauftragter Einsparpotenziale bei Energieverbräuchen und berät über energetische Maßnahmen bei Neubauten oder Sanierungen.
Sicherheitswesen
Insbesondere Wissenschaftler aus den Natur- und Lebenswissenschaften finden hier ihre Ansprechpartner für alle arbeitsschutz- und sicherheitsrelevanten Fragestellungen sowie den Beauftragten für die biologische Sicherheit. Die Kolleginnen und Kollegen sind in Räumen des
Theoretikums, INF 325, für Sie erreichbar und vor allem in folgenden Bereichen für Sie da:
• Beratung in Fragen des Arbeitsschutzes, insbesondere der Laborsicherheit, der Arbeitsmittel (Schutzausrüstungen) sowie der Arbeitsplatzgestaltung
• Beratung in Fragen zum Umgang mit Gefahrstoffen, Betäubungsmitteln, Sonderabfällen,
Strahlenschutz (gemeinsam mit dem Zentralbereich Neuenheimer Feld) u.ä.
• Beratung und Begleitung bei Einholung behördlicher Genehmigungen, insbesondere für
Forschungsprojekte mit gentechnisch veränderten Organismen
• regelmäßige und anlassbezogene Begehungen der Arbeitsstätten zur Gewährleistung
der Arbeitssicherheit
D4
Tim Krützfeldt
Finanzdezernent
Seminarstr. 2
69117 Heidelberg
Tel.: +49 6221 54-2323
Fax: +49 6221 54-2618
Herr Krützfeldt leitet das Dezernat für Finanz- und Wirtschaftsangelegenheiten. In dem Dezernat
sind die Abteilung für Budget- und Wirtschaftsangelegenheiten einschließlich der zentralen Beschaffungsstelle und die Finanzbuchhaltung mit der internen Barkasse angesiedelt.
Zum Aufgabenspektrum des Dezernats zählen u. a.:
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Information/Beratung zu Haushaltsangelegenheiten und der Mittelbewirtschaftung
Verwaltungsaufgaben i. Z. m. der Bereitstellung von Landesmitteln
Beschaffung von wissenschaftlichen Geräten einschl. der Beschaffung von Großgeräten
(ehemals HBFG)
Beschaffung von nichtwissenschaftlichem Bedarf einschl. der Beschaffung von Büromöbeln
Organisation von Entsorgungsmaßnahmen
Verlagerung und Übereignung von Geräten
buchhalterische Erfassung und Nachweis der Anlagen der Universität
Bearbeitung von Steuerangelegenheiten
Rechnungserfassung sowie in- und ausländischer Zahlungsverkehr
Buchung der Zahlungseingänge (u. a. der Drittmittel) sowie die Prüfung und Bestätigung von
Verwendungsnachweisen
kaufmännischer Jahresabschluss
Buchung der Personalkosten
Buchung des Leistungsaustausches im internen Markt
SAP-Systembetreuung für die Module FI (Finanzbuchhaltung), PSM FM (Haushaltsmanagement), MM (Materialwirtschaft), FI-AA (Anlagenbuchhaltung)
Beratung und Schulungen zu Steuerthemen, Buchführung, Berichtswesen
Wichtige Informationen und Formulare stehen Ihnen zur Verfügung unter:
•
http://www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/index.html
D5
Senni Hundt
Leiterin des Personaldezernats
Stellvertretende Kanzlerin
Seminarstr. 2
69117 Heidelberg
Tel.: +49 6221 54-3182
Fax: +49 6221 54-2618
[email protected]
Als Leiterin des Personaldezernats steht Frau Hundt zusammen mit ihren Mitarbeiter/innen in
Fragen der Personaladministration gerne zur Verfügung. Hierzu gehören
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die Berufung und Erhaltung von Professorinnen und Professoren
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der Personalentwicklung
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•
Zentrale Koordination und Begleitung der Berufungs- und Erhaltungsverhandlungen von Professorinnen und Professoren in den Bereichen des persönlichen Gehaltes sowie der Ausstattung der Professur mit Personal- und Sachmitteln.
Beratung in Besoldungsfragen der Professoren/innen (W-Besoldung)
In der Abteilung Personalentwicklung und Dual Career Service kümmern wir uns
nicht nur um die Aus- Fort- und Weiterbildung der Mitarbeiter/innen, sondern unterstützen die Partnerinnen/Partner von Professorinnen und Professoren bei der
Karriereplanung
die "klassische" Personalverwaltung, von der Einstellung bis zur Beendigung eines
Dienst- oder Beschäftigungsverhältnisses, z.B.
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in Beamtenangelegenheiten
in Angelegenheiten der Beschäftigten
für die Beschäftigung von Hilfskräften
Reisekostenbearbeitung
Auf unseren Webseiten finden Sie aktuelle Informationen, Formulare sowie die jeweils für Sie
zuständigen Ansprechpartner/innen: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/personal/
D6
Dr. Sigurd Weinreich
Leiter des Dezernats für Forschung und Projektmanagement
Seminarstraße. 2
69117 Heidelberg
Tel.: +49 6221 54-2145
Fax: +49 6221 54-3599
URL : http://www.zuv.uni-heidelberg.de/forschung
Dezernat für Forschung und Projektmanagement
Das Forschungsdezernat informiert Sie über Förderprogramme und berät Sie bei Antragsverfahren
und in Rechtsfragen der Forschungsförderung. Es unterstützt die Institutsverwaltungen bei der Projektadministration und übernimmt bei größeren Forschungsprojekten auch Aufgaben bei der Projektkoordination. Über das Dezernat können Sie Anschubfinanzierungsmittel zur Vorbereitung von Drittmittelvorhaben beantragen.
Im Forschungsdezernat ist auch das Projektbüro Exzellenzinitiative angesiedelt, das Sie bei allen Fragen der Umsetzung der Exzellenzprojekte unterstützt sowie die Vorbereitung der Exzellenzinitiative II
betreut.
Das Dezernat ist darüber hinaus auch verantwortlich für den Wissens- und Technologietransfer sowie
für das Gründerzentrum der Universität.
Wenn Sie einen Kongress oder eine andere wissenschaftliche Veranstaltung planen, dann unterstützt
Sie das Dezernat mit dem Veranstaltungsmanagement der Universität.
Sekretariat:
Julia Wilhelm
Tel.: +49 6221 54-2146
Fax: +49 6221 54-3599
Abteilungen & Stabsstellen:
Stabsstelle Projektbüro Exzellenzinitiative
Leitung: Dr. Verena Schultz-Coulon; Dr. Sigurd Weinreich
Tel.: +49 6221 54-2424; +49 6221 54-2145
Abteilung 6.1: Grundlagenforschung (DFG und Landesförderung); Industriekooperationen; Verträge; Beratung
Leiter: Dr. Norbert Huber
Tel.: +49 6221 54-2157
Abteilung 6.2: Angewandte Forschung (EU, Ministerien und Stiftungen); EU-Anträge und Projektmanagement;
Beratung
Leiterin: Dr. Verena Schultz-Coulon
Tel.: +49 6221 54-2424
Abteilung 6.3: Technologietransfer/Veranstaltungsmanagement; Messen; Gründerzentrum
Leiter: Dr. Jörg Kraus
Tel.: +49 6221 54-2204
Mail : [email protected]
D7
Dr. H. Joachim Gerke
Leiter des Dezernats „Internationale Angelegenheiten / Akademisches Auslandsamt“
Leiter des Internationalen Ferienkurses für deutsche Sprache und Kultur
Administrativer Direktor der Graduiertenakademie
Seminarstr. 2
69117 Heidelberg
Tel.: +49 6221 54-2335
Fax: +49 6221 54-2332
Das Dezernat „Internationale Angelegenheiten / Akademisches Auslandsamt“ ist zuständig für
folgende Bereiche:
• Grundsatzfragen der Internationalisierung
• Zulassung und Sekretariat für ausländische Studierende
• Beratung und Betreuung ausländischer Studierender und Gastwissenschaftler
• Betreuung ausländischer Besuchergruppen
• Auslandsstudium und Auslandspraktika, internationale Austauschprogramme
• Internationale Partnerschaften, Kooperationen und Netzwerke
• Internationale Studienangebote und Zentren der Universität im Ausland
• Internationales Hochschulmarketing
• Heidelberg Alumni International
• Internationaler Ferienkurs für deutsche Sprache und Kultur
• Geschäftsstelle der Graduiertenakademie
Wir beraten Sie zu
• Fragen des Ausländerstudiums und des Aufenthalts von ausländischen Wissenschaftlern (Rekrutierung, Auswahlverfahren, Zulassung, Aufenthalts- und Ausländerrecht,
Deutschkurse, Unterbringung, Betreuungsangebote, Veranstaltungsprogramm, Studiengebühren, Stipendien, Beihilfen etc.)
• Fragen des Auslandstudiums
• internationalen Kooperationsabkommen
• Fördermöglichkeiten für internationale Zusammenarbeit
• Internationalisierung des Studienangebots
• Pflege der Kontakte zu ausländischen Alumni
• Durchführung von Sommerkurs-Angeboten
• Einrichtung von Graduiertenschulen und strukturierten Promotionsprogrammen
• berufsrelevanten Qualifizierungsangebote für Doktoranden
• gemeinsamen Promotionsverfahren mit ausländischen Universitäten
D8
Jochen Ridinger
Leiter des Dezernats „Beziehungspflege – Stiftungen - Vermögen“
Seminarstraße 2
69117 Heidelberg
Tel. : +49 6221 54-2160
Fax : +49 6221 54-3666
Die Aufgaben des Dezernats für Beziehungspflege – Stiftungen – Vermögen sind vielfältig und erstrecken sich von der Vermögensverwaltung, dem Stiftungsmanagement und der Betreuung von Freunden und Förderern über das Fundraising, das Kampagnenmarketing und den Aufbau eines universitätsweiten Alumni-Managements bis hin zu Bau und Bewirtschaftung der Gästehäuser. So werden im Dezernat die Vermögen der über siebzig unselbständigen Stiftungen der Universität (Körperschaftsvermögen)
sowie der drei rechtlich selbständigen Stiftungen verwaltet. Zu den Kernaufgaben des Vermögens- und
Stiftungsmanagements zählen neben der eigenständigen Durchführung von für die Universität strategisch
wichtigen (Bau-) Projekten, die Beratung und Unterstützung in allen Spenden-, Zuwendungs- und Stiftungsangelegenheiten.
Das Dezernat ist somit auch Ansprechpartner für Studenten, Absolventen, Professoren, Mitarbeiter und
Förderer, die sich der Universität freundschaftlich verbunden fühlen und diese Beziehung durch Unterstützung von Fördereinrichtungen und –projekten langfristig pflegen möchten.
Leistungen des Dezernats:
Stiftungs- u. Vermögensmanagement (Frau Christina Zinkgraf, Tel. 54-2159, E-Mail: [email protected])
 Beratung bei Fragen in Spenden-, Stiftungs-, Erb- und Nachlass-Angelegenheiten
 Stiftungsneugründungen und Zustiftungen
 Haus- und Wohnungsangebote für Uni-Mitarbeiter
 Universitäre Geschenkartikel im Uni-Shop (Augustinergasse 2)
 Universitätsmuseum und Studentenkarzer
 Vergabe des Uni-Mobils
Recherche/Kampagnen (N.N.)
 Ständig aktualisierte Bereitstellung einer Übersicht über individuelle Förderer, Stiftungen, Fördervereine
Beziehungspflege (Frau Dr. Gabi Thiekötter, Tel. 54-2163, E-Mail: [email protected])
 Hilfe bei der Unterbringung von Gästen im Gästehaus der Universität INF 370/371
 Vergabe des Seminarraums im Gästehaus INF 370
 Unterstützung und Koordinierung bei der Ansprache von Förderern/Fördereinrichtungen
 Patenschaften für Studiengebühren
 Beratung und Hilfe bei der Durchführung von Examens-/Promotionsfeiern
Stiftungsmarketing, Kampagnemarketing, Strategie Fundraising & Projektmanagement
(Frau Dr. Tanja Fichtner, Tel. 54-2135, E-Mail: [email protected])
 Strategische Unterstützung bei der Ausgestaltung von Fundraisingkonzepten
 Konzeption und Koordination eines universitätsweiten Alumni-Netzwerkes
Im Web
 Gesamtpalette unseres Angebots: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/d8/index.html
CO
Michael Albrecht
Leiter der Stabsstelle Controlling
Seminarstr. 2
69117 Heidelberg
Tel. +49 6221 54-2155
Fax: +49 6221 54-2618
Gerne helfe ich Ihnen weiter bei
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Fragen rund um das Globalbudget Ihrer wissenschaftlichen Einrichtung („Blaues Heft“),
o insbesondere bei Fragen zur Berechnung gemäß Budgetierungsmodell
Berechnung des Basis- und Verhandlungsbudgets sowie des Formelteils mit
den Indikatoren Studierenden, Prüfungen, Drittmittel und Promotionen
o Berechnung des Strukturbeitrags ans Rektorat, der Rücklage für mögliche Landesverluste, Mittelschöpfung aus freien Stellen, …
•
Fragen zu den Budgetverhandlungen zwischen Rektorat und wissenschaftlicher Einrichtung,
insbesondere zu den Unterlagen der Zentralen Universitätsverwaltung
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Fragen zum Führungsinformationssystem (FIS) der Universität Heidelberg
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Fragen, Anforderungen und Definitionen bzgl. Zahlen, Daten, Fakten über Ihre wissenschaftliche Einrichtung und der Universität Heidelberg
IR
N.N.
Stabsstelle Innenrevision
Seminarstr. 2
69117 Heidelberg
Tel.: +49 (0) 6221 54-5000
Fax: +49 (0) 6221 54-2618
Die Innenrevision ist direkt der/dem Kanzler/in zugeordnet. Sie erbringt unabhängige und objektive
Prüfungs- und Beratungsdienstleistungen. Die Zuständigkeit der Innenrevision umfasst den gesamten Hochschulbereich (ohne Universitätsklinikum Heidelberg).
Arbeitsschwerpunkte
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Ordnungsmäßigkeitsprüfungen.
System- und Organisationsprüfungen.
Kassenaufsicht und Kassenprüfungen.
Prüfung der Geldannahmestellen und Handkassen.
Prüfung des Körperschaftsvermögens.
Prüfung von Nachweisen über die Verwendung von Drittmitteln und Preisgeldern.
Prüfung der Cost Statements von Forschungsprojekten ab dem 5. Rahmenprogramm der Europäischen Union incl. Marie-Curie-Programme auf der Grundlage der jeweils gültigen Financial Guidelines mit anschließender Erteilung der Audit-Zertifikate.
Landesrechnungshof (LRH)
- Koordination von Anfragen und Anforderungen
- Begleitung bei Erhebungen vor Ort
- Auswertung der Prüfungsmitteilungen
- Einholen und Versand der Stellungnahmen
- Sachstandsmitteilungen an LRH und/oder MWK.
Sonderprüfungen.
Präventive Beratung.
GB
Jürgen Brachmann
Leiter der Stabsstelle Geschäftsleitender Beamter
Seminarstraße 2
69117 Heidelberg
Tel.: +49 6221 54-2104
Fax: +49 6221 54-2618
Der Aufgabenbereich des Geschäftsleitenden Beamten umfasst die Lösung von organisatorischen Fragestellungen für die Zentrale Universitätsverwaltung sowie die universitären Einrichtungen und betrifft insbesondere Bereiche wie z.B. Belegung der Räumlichkeiten der Gesellschaftshäuser, Hausdruckerei, Poststelle. Nachstehend sind die Bereiche genannt, die auch
Dienstleistungen für die universitären Einrichtungen erbringen:
Vergabe der Gesellschaftshäuser (Tel. 54-2104, Vorzimmer GB, E-mail: [email protected])
Für universitäre Veranstaltungen mit festlichem Charakter (Empfang, Abendessen im Rahmen eines Symposiums etc.) stehen im Haus Buhl sowie in der Villa Poensgen Räumlichkeiten zur Verfügung. Bei
Fragen zum Benutzerkreis, zu den Kosten, zur Teilnehmerzahl, zur Belegung und Durchführung
solcher Veranstaltungen gibt das Vorzimmer des GB (Kontaktadresse siehe oben) Auskunft.
Hausdruckerei (Tel. 54-2502, E-Mail: [email protected])
Zum Angebotsspektrum der Hausdruckerei gehören u.a. folgende Dienstleistungen:
• Drucke (einseitig, doppelseitig) in schwarz/weiß und in Farbe in den Formaten DIN A3 bis
DIN A6 mit Endverarbeitungen wie einfache Heftungen, Buchheftungen,
• Druck von Visitenkarten (Mustervorlage ist erhältlich über das Vorzimmer des Geschäftsleitenden Beamten, Tel. 542104),
• Erstellung von Broschüren.
Spezielle Druckwünsche oder Fragen im Zusammenhang mit der Erteilung von Druckaufträgen
lassen sich am besten im Vorfeld in einem persönlichen Gespräch in der Hausdruckerei klären.
Auch für Beratungen steht die Hausdruckerei jederzeit zur Verfügung.
Poststelle (Tel. 54-2106, E-Mail: [email protected])
Die Poststelle erledigt neben den anfallenden Aufgaben im Zusammenhang mit Postein- und
-ausgang auch Aufgaben wie Kuvertieren, Etikettieren, Falten, Rillen, Perforieren unter Einsatz
der entsprechenden technischen Geräte. Auch für Fragen des Versands von Massenpostsachen
ist die Poststelle der richtige Ansprechpartner. Wichtig: rechtzeitige vorherige Kontaktaufnahme
zur Klärung der Rahmenbedingungen.
Über die Poststelle sind alle an der Universität benötigten Vordrucke zu erhalten, sofern diese
nicht im Internet in Form von pdf. –doc. oder -rtf. - Dateien abrufbar sind und ausgedruckt werden können (siehe hierzu unter: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/personal/formulare).