und Landesfinanzverwaltung (Stand: Juli 2012

Transcription

Abschlussbericht der Projektgruppe Archivierungsmodell Finanzverwaltung
Düsseldorf 2006
Impressum:
Landesarchiv Nordrhein-Westfalen
Projektgruppe “Archivierungsmodell Finanzverwaltung”
Redaktion des Abschlussberichts: Dr. Johannes Kistenich
Stand: Juli 2012 (überarbeitete Fassung)
Kontakt (Projektleitung):
Landesarchiv NRW Fachbereich Grundsätze
Graf-Adolf-Straße 67
40210 Düsseldorf
Tel.: 0211 - 159 238 0
Fax: 0211 - 159 238 111
E-Mail: [email protected]
Hinweis: Diese überarbeitete Fassung des Archivierungsmodells wird vorbehaltlich
der noch nicht bekannten endgültigen Struktur der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) und der daraus resultierenden archivischen Zuständigkeiten sowie der
geplanten Einführung des bundeseinheitlichen Aktenplans im Finanzministerium veröffentlicht. Der Bericht wird laufend aktualisiert.
Inhaltsverzeichnis
1
2
Vorbemerkungen................................................................................................. 1
1.1
Genese des Projekts und Arbeitsmethode .................................................. 1
1.2
Rechtliche Grundlagen der Archivierung und Nutzung von Unterlagen der
Finanzverwaltung .................................................................................................... 8
Landesfinanzverwaltung.................................................................................... 13
2.1
Finanzministerium ..................................................................................... 14
2.1.1
Aufgaben............................................................................................. 14
2.1.2
Bewertung zentraler Schriftgutgruppen............................................... 16
2.1.3
Quantifizierung .................................................................................... 50
2.2
Oberfinanzdirektionen Rheinland und Münster ......................................... 53
2.2.1
Aufgaben............................................................................................. 53
2.2.2
2.3
Festsetzungsfinanzämter .......................................................................... 57
2.3.1
Aufgaben............................................................................................. 57
2.3.2
2.3.3
Sonderfall: Zentralaktenlager Herne-West ........................................................ 66
2.3.4
Erbschaft-/Schenkungsteuerstellen..................................................... 67
2.3.4.1
Bewertung zentraler Schriftgutgruppen........................................ 67
2.3.4.2
Quantifizierung............................................................................. 68
2.4
Finanzämter für Betriebsprüfung ............................................................... 69
2.4.1
Aufgaben............................................................................................. 69
2.4.2
2.4.3
2.5
Finanzämter für Steuerstrafsachen und Steuerfahndung.......................... 71
2.5.1
Aufgaben............................................................................................. 71
2.5.2
2.5.3
2.6
Aus- und Fortbildungseinrichtungen.......................................................... 74
2.6.1
Aufgaben............................................................................................. 74
2.6.2
2.6.3
3 Bundesfinanzverwaltung ................................................................................... 77
3.1
Oberfinanzdirektion Köln (Bund) – bis 31.12.2007 .................................... 78
3.1.1
Aufgaben............................................................................................. 79
3.1.2
3.1.3
3.1a Bundesfinanzdirektion West (ab 1.1.2008)................................................. 81
3.2
Bundeszollverwaltung ............................................................................... 84
3.2.1
Hauptzollämter .................................................................................... 84
3.2.1.1
Aufgaben...................................................................................... 84
3.2.1.2
3.2.1.3
Quantifizierung............................................................................. 96
Vorbemerkungen: Genese des Projekts und Arbeitsmethode
2
3.2.2
Zollämter ............................................................................................. 96
3.2.2.1
Aufgaben...................................................................................... 97
3.2.2.2
3.2.3
Zolltechnische Prüfungs- und Lehranstalt Köln sowie......................... 99
Zolllehranstalten Krefeld und Münster (bis 31.12.2007) .................................... 99
3.2.3.1
Aufgaben.................................................................................... 100
3.2.3.2
Bewertung zentraler Schriftgutgruppen...................................... 100
3.2.3.3
Quantifizierung........................................................................... 102
3.2.3a Bildungs- und Wissenschaftszentrum der Bundesfinanzverwaltung (BZW)
– ab 1. Januar 2008 ........................................................................................ 102
3.2.4
Zollfahndungsamt Essen................................................................... 102
3.2.4.1
Aufgaben.................................................................................... 103
3.2.4.2
3.3
Ehemalige Bundesvermögensverwaltung ............................................... 106
3.3.1
Ehemalige Bundesvermögensämter ................................................. 106
3.3.1.1
Aufgaben.................................................................................... 106
3.3.1.2
3.3.1.3
Quantifizierung........................................................................... 110
3.4
Bundeskasse........................................................................................... 110
3.5
Bundesanstalt für Immobilienaufgaben ................................................... 111
3.5.1 Aufgaben und Zuständigkeiten............................................................... 111
4 Ausblick: Präsentation und Fortschreibung des Archivierungsmodells ........... 113
5 Anhang ............................................................................................................ 115
5.1
Katalog listenförmig anbietungspflichtiger Unterlagen der
Oberfinanzdirektionen, der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (ab 2005) sowie
der Hauptzollämter (ab 2008) ............................................................................. 115
5.2
Analyse wichtiger Typen von Steuerunterlagen ....................................... 169
1
1 Vorbemerkungen
1.1
Genese des Projekts und Arbeitsmethode
Die Finanzverwaltung zählt neben der Justiz zu den größten Schriftgutproduzenten.
Eine Erhebung des ehemaligen Staatsarchivs Münster (jetzt: Landesarchiv NRW,
Abt. Westfalen) 2001/2002 beziffert den Umfang des Registraturguts bei 36 der insgesamt 39 Festsetzungsfinanzämter im Archivsprengel auf mehr als 68 km. Davon
entfallen rund 70% (46,2 km) auf den Veranlagungsbereich (Lohn- und Einkommenssteuerakten). Für den jährlichen Zuwachs kommt man demnach im Durchschnitt auf 116 lfm pro Jahr und Finanzamt. Eine parallele Umfrage bei den Festsetzungsfinanzämtern im Zuständigkeitsbereich des ehemaligen Staatsarchivs Detmold
(jetzt: Landesarchiv NRW, Abt. Ostwestfalen-Lippe) wies für neun der seinerzeit
zwölf Behörden vergleichbare Ergebnisse auf: Das Registraturgut erstreckt sich über
gut 11 km, wobei der Veranlagungsbereich 72% ausmacht. Aufgrund einer Hochrechnung befinden sich in den nordrheinischen Festsetzungsfinanzämtern insgesamt
rund 85 km Registraturgut.
Entsprechend groß sind die Schriftgutmengen, die regelmäßig zur Aussonderung anstehen. Nach einer Modellrechnung der Abteilung Westfalen auf der Grundlage von
Zahlen aus den Jahren 1995-2000 bieten die im dortigen Zuständigkeitsbereich gelegenen Finanzbehörden jährlich zusammen mindestens 2,1 km Unterlagen an, wovon der bei weitem größte Anteil auf die Festsetzungsfinanzämter und rund 200 lfm
auf die Oberfinanzdirektion Münster entfallen. Allerdings erfassen diese Zahlen meist
nur jene Unterlagen, die auf der Grundlage vorheriger Absprachen überhaupt anbietungspflichtig sind. Die Gesamtzahl des aussonderungsreifen Schriftguts ist noch
deutlich höher zu veranschlagen. Einer Erhebung im Jahr 2000 zufolge werden in
den Zentralaktenlagern der Landesfinanzverwaltung in Herne und Arnsberg insgesamt rund 2,3 Mio. Altakten aus dem Veranlagungsbereich der Festsetzungsfinanzämter aufbewahrt. 2003 machten sechs Festsetzungsfinanzämter im Sprengel der
Abteilung Ostwestfalen-Lippe konkrete Angaben über den Umfang der in diesem
Jahr insgesamt zur Vernichtung anstehenden Steuerakten. Demzufolge waren nur
bei diesen sechs Ämtern rund 2,3 km Steuerakten aussonderungsreif. In der Bundesfinanzverwaltung wurden beispielsweise allein beim Hauptzollamt Bielefeld und sei-
2
nen nachgeordneten Zollämtern im Zeitraum 2002-2004 im Durchschnitt jährlich rund
47 m3 (ca. 423 lfm)1 Unterlagen ausgesondert.
Die Archive sehen sich einerseits mit einer gigantischen Papierflut konfrontiert und
andererseits mit den Vorgaben im Kabinettsbeschluss vom März 2003, wonach die
staatlichen Archive des Landes Nordrhein-Westfalen insgesamt höchstens 2,2
km/Jahr Schriftgut übernehmen dürfen. Ein umfassendes Archivierungsmodell auch
für die Finanzverwaltung ist daher dringend erforderlich.
Bislang liegen nur wenige systematische Veröffentlichungen zum Thema vor, die ihr
Hauptaugenmerk zudem auf die Massenüberlieferung der Festsetzungsfinanzämter
richten. Bodo Uhl und H. Eberhard Zorn stellten 1982 in einem Beitrag die bayerische
Erfahrung mit der „Bewertung von Schriftgut der Finanzverwaltung“ zur Diskussion2,
zwei Jahre später publizierte Hubert Höing über die „Archivierung von Schriftgut der
Finanzämter in Niedersachsen“.3 Bis zur Mitte der 1990er Jahre entwickelte man in
Baden-Württemberg ein Archivierungsmodell für die Steuerunterlagen der Finanzämter.4 Inzwischen liegen auch für Thüringen Eckdaten eines Archivierungsmodells für
Steuerakten vor.5 Im November 2010 schließlich veröffentlichte das Landeshauptarchiv Sachsen-Anhalt ein Archivierungsmodell für die Finanzämter in SachsenAnhalt.6
Für den bisherigen Diskussionsverlauf in Nordrhein-Westfalen bilden zwei Tagungen
auf Schloss Kalkum gleichsam Meilensteine. Anlässlich einer Besprechung dort im
Jahre 1965 entstand ein Beitrag von Wolfgang Leesch über „Bewertung von Akten
der Finanzverwaltung“, der den Sachstand der Diskussion vor rund vier Jahrzehnten
1
3
Umrechnungsfaktor: 1 m = 9 Regalmeter.
Bodo UHL/H. Eberhard ZORN: Bewertung von Schriftgut der Finanzverwaltung. Ein Erfahrungsbericht und Diskussionsbeitrag. In: Der Archivar 35 (1982) Sp. 421-440. Vgl. hierzu: Abgabe steuerlicher
Unterlagen an die Staatsarchive. In: Der Archivar 35 (1982) Sp. 309 f.
3
Hubert HÖING: Zur Archivierung von Schriftgut der Finanzämter in Niedersachsen. Ein Modell zur
Stichprobenbildung in Archiven. In: Der Archivar 37 (1984) Sp. 485-488.
4
Eine umfassende Dokumentation für die archivfachliche Öffentlichkeit steht bislang aus. Vgl.
hierzu die Ausführungen bei Robert KRETSCHMAR: Aussonderung und Bewertung von so genannten
Massenakten. Erfahrungen der staatlichen Archivverwaltung Baden-Württemberg. In: DERS. (Hg.):
Historische Überlieferung aus Verwaltungsunterlagen. Zur Praxis der archivischen Bewertung in Baden-Württemberg, Stuttgart 1997, S. 103-118.
5
Modell zur Bewertung von Steuerakten der Finanzämter im Freistaat Thüringen. In: Der Archivar
55 (2002) S. 386. Die Überlieferungssituation unterscheidet sich in den östlichen Bundesländern
grundsätzlich, weil dort erst 1991 die Finanzverwaltung nach dem Vorbild der alten Bundesrepublik
eingeführt wurde.
6
Die Inkraftsetzung erfolgte durch eine Allgemeine Verfügung der OFD Magdeburg vom
25.11.2010. Vgl. zum Modell Ralf LUSIARDI: Archivierungsmodell für die Finanzämter in SachsenAnhalt, In: Archivar 64 (2011), Heft 3, S. 299-302.
2
3
widerspiegelt.7 Seit 1993 begannen auf maßgebliches Betreiben von Thomas P. Becker seitens des damaligen Hauptstaatsarchivs Düsseldorf (jetzt: Landesarchiv
NRW, Abteilung Rheinland) die jeweils zuständigen Dezernenten der nordrheinwestfälischen Staatsarchive sich über gemeinsame Bewertungsleitlinien für die Überlieferung der Bundes- und Landesfinanzverwaltung zu verständigen. Diese Phase
ging einher mit systematischen Informationsgesprächen, Aktenplananalysen und
Sichtungen von Registraturen der Finanzbehörden. Den vorläufigen Abschluss dieses Prozesses bildete im Mai 1995 ein so genanntes „Kalkumer Gespräch“, an dem
Vertreter staatlicher Archive und Archivverwaltungen aus Baden-Württemberg, Brandenburg, Hessen, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz sowie
des Bundesarchivs teilnahmen. Das Protokoll der Sitzung bietet eine knappe systematische Zusammenschau der damaligen Archivierungspraxis in den betreffenden
staatlichen Archiven und erörtert einige seinerzeit aktuelle Sonderprobleme. Darüber
hinaus enthält es eine Vereinbarung der für die Finanzverwaltung zuständigen Dezernenten in den nordrhein-westfälischen Staatsarchiven über die Bewertung von Akten der Bundes- und Landesfinanzverwaltung.
Dieser Leitfaden und die seitdem gewonnenen Erfahrungen in der Archivierungspraxis bildeten den Ausgangspunkt für die Tätigkeit der im Jahr 2001 ins Leben gerufenen Arbeitsgruppe „Bewertungsmodell (jetzt: Archivierungsmodell) Finanzverwaltung“, die im Juni 2004 vom Präsidenten des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen
(LAV) als erste den Status einer Projektgruppe gemäß § 5 der Geschäftsordnung des
Landesarchivs NRW vom 11.03.04 erhielt. Der Gruppe gehör(t)en an: Für das damalige Hauptstaatsarchiv Düsseldorf (LAV Abteilung 4, Dezernate 4 und 6) Herr Dr.
Uwe Zuber (bis 2002), Frau Dr. Martina Wiech (2002-2004, seitdem als Mitarbeiterin
von LAV Abteilung 2, Dezernat 2.1), Herr Dr. Martin Früh (seit 2004), Herr Christoph
Heinen (bis 2004), Herr Dr. Axel Koppetsch (bis 2004) und Herr Dr. Ralf Brachtendorf
(seit 2004), für das damalige Staatsarchiv Münster (LAV Abteilung 5, Dezernat 4)
Herr Dr. Marcus Stumpf (bis 2004), Herr Dr. Ralf-Maria Guntermann (seit 2004) und
Herr Daniel Schulte (seit 2002) sowie für das damalige Staats- und Personenstandsarchiv Detmold (LAV Abteilung 6, Dezernat 4) Frau Dr. Gisela Fleckenstein (bis
2002) und Herr Dr. Johannes Kistenich (seit 2002).
7
Wolfgang LEESCH: Bewertung von Akten der Finanzverwaltung. In: Der Archivar 20 (1967) Sp.
249-262.
4
Ausschlaggebend für den neuerlich intensivierten Austausch zwischen den damaligen Staatsarchiven war die Anbietung bislang ungeahnter Mengen an Steuerakten
zahlreicher Festsetzungsfinanzämter aus dem Zentralaktenlager Herne-West in den
Jahren 1999/2000. Die Überlieferung dort reichte teilweise bis in die 1920er Jahre
zurück. Doch vielfach fehlten die Findkarteien und Konkordanzen der Behörden, die
eine Verbindung zwischen den Steuernummern bzw. Namen der Steuerpflichtigen
einerseits sowie der „Archivnummer“ und damit dem Lagerort im Altaktenlager andererseits hätten herstellen können. Ein gezielter Zugriff auf einzelne archivwürdige Akten war somit nicht mehr möglich. Unter hohem Zeitdruck mussten daher die betroffenen Staatsarchive ad hoc neue Bewertungskriterien entwickeln und anwenden, um
einschneidende Überlieferungsverluste zu vermeiden. Aus gegebenem Anlass wandte sich die Arbeitsgruppe zunächst der Überlieferung in den Festsetzungsfinanzämtern zu mit dem Ziel, die Vorgehensweise landesweit zu vereinheitlichen. Zu Beginn
führten die damaligen Staatsarchive Münster und Detmold die einleitend erwähnte
Erhebung zur Erfassung des Registraturguts der Festsetzungsfinanzämter durch, bei
der nach der Gesamtzahl der vorhandenen Akten, dem Anteil aus dem Veranlagungsbereich, dem jährlichen Zuwachs an Akten und dem Vorhandensein von Akten
aus der Zeit vor 1949 gefragt wurde. Damit liegt für den mengenmäßig bedeutendsten Schriftgutproduzenten innerhalb der Finanzverwaltung eine solide Basis für die
Berechnung der durchschnittlich in den nächsten Jahren zu erwartenden Anbietungen vor.
Bei der Bewertung der Unterlagen stützte sich die Arbeitsgruppe im Wesentlichen auf
die Ergebnisse der vom damaligen Staatsarchiv Münster und der Archivschule Marburg betreuten Transferarbeit von Dr. Helge Kleifeld.8 Seine bislang unveröffentlichte,
systematische Analyse wichtiger Typen von Steuerunterlagen im Hinblick auf Struktur, Inhalt, Aussagekraft und Archivwürdigkeit wird als Anlage zum vorliegenden Bericht veröffentlicht (vgl. Abschnitt 5.2).
Während der Arbeit an dem Archivierungsmodell „Finanzverwaltung“ standen Informationsgespräche der Archivbediensteten in den unterschiedlichen Behördentypen
der Landes- und Bundesfinanzverwaltung im Mittelpunkt. Die Gespräche konzentrierten sich im Wesentlichen auf
8
Helge KLEIFELD: Bewertungshinweise für Steuerakten der Festsetzungsfinanzämter. In: Stefanie
UNGER (Hg.): Archivarbeit zwischen Theorie und Praxis (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg
41) Marburg 2004, 389-420. Für die Drucklegung wurde die Arbeit erheblich gekürzt, u.a. fiel der Anhang mit einer „Quellenkunde für Steuerakten“ fort, der hier (Abschnitt 5.2) abgedruckt wird.
5
•
die Behördengeschichte mitsamt den jüngst vollzogenen bzw. zeitnah anstehenden Umorganisationen im Rahmen der Verwaltungsreform,
•
die Zuständigkeiten der Behörden sowie die Ermittlung ihrer zentralen, von
den jeweiligen Dienststellen federführend oder durch qualifizierte Mitarbeit erledigten Aufgaben,
•
die Verfahren der Aufgabenerledigung sowie den Einsatz elektronisch gestützter Fachanwendungen,
•
die Form, den Inhalt und die Aussagekraft der entstehenden Unterlagen,
•
die Einschätzung der Behördenvertreterinnen und -vertreter hinsichtlich der
Archivwürdigkeit einzelner Schriftgutgruppen,
•
die Erarbeitung von Auswahlkriterien und -verfahren bei denjenigen Schriftgutgruppen, die als „in Auswahl archivwürdig“ ermittelt wurden, sowie
•
die Mengen an Altschriftgut, den aktuellen und den zukünftig zu erwartenden
jährlichem Zuwachs.
Dementsprechend wurde im Verlauf eines Besuchs meist der Aktenplan systematisch nach potentiell relevanten Aktenplangruppen und -positionen durchsucht, die
zentralen Schriftgutgruppen gesichtet und analysiert sowie gegebenenfalls Aussonderungen vorgenommen. Wo immer dies möglich war, besuchten Kolleginnen und
Kollegen aus mindestens zwei Archiven den gleichen Behördentyp, um Sonderentwicklungen bei einzelnen Behörden, einseitige Schwerpunktsetzungen und subjektive Einschätzungen seitens der Archivbediensteten weitgehend relativieren zu können.
Die Erkenntnisse aus den Behördenbesuchen wurden in regelmäßigen Sitzungen
der Arbeitsgruppe diskutiert und in das Archivierungsmodell eingebracht. Die Arbeits/Projektgruppe
tagte
am
26.07.2001,
16.07.2002,
15.11.2002,
07.04.2003,
29.07.2003, 08.12.2003, 29.03.2004, 13.07.2004, 02.11.2004, 14.12.2004 und
05.08.2005 abwechselnd an den Standorten der beteiligten Abteilungen des Landesarchivs.
Die Ergebnisse der Projektgruppe „Archivierungsmodell Finanzverwaltung“ wurden in
einem Workshop mit Vertreterinnen und Vertretern aus dem Bundesarchiv, den
Kommunalarchiven, der Finanzverwaltung und der Forschung am 10.12.2004 in der
Oberfinanzdirektion Münster diskutiert. Unter Berücksichtigung der Ergebnisse dieser
Veranstaltung und des damit angestoßenen, vertieften Dialogs mit den Partnern des
6
Landesarchivs NRW wurde die Arbeit am Archivierungsmodell dann zu einem vorläufigen Abschluss gebracht.
Gemäß dem Fachkonzept „Steuerung der Überlieferungsbildung mit Archivierungsmodellen“ des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen berücksichtigt der Abschlussbericht die Unterlagen derjenigen Behörden bzw. Organisationseinheiten, die dem funktional definierten Verwaltungszweig „Finanzwesen“ zuzuweisen sind.9 Diese funktionale Zugangsweise gewährleistet auch in Zeiten häufig wechselnder Ressortzuständigkeiten und permanenter Verwaltungsreform größtmögliche Stabilität der archivarischen Tätigkeitsfelder. So werden aus dem Zuständigkeitsbereich der Landesfinanzverwaltung die Unterlagen des Landesamts für Besoldung und Versorgung (LBV,
Funktionsbereich „Personal und Organisation“), des Bau- und Liegenschaftsbetriebs
(BLB, Funktionsbereich „Städte- und Wohnungsbau“) sowie des Rechenzentrums
der Finanzverwaltung (RZF, Funktionsbereich „Datenverarbeitung und Statistik“), ferner aus dem Bereich der Bundesfinanzverwaltung die Bundesforstämter (Funktionsbereich „Land- und Forstwirtschaft, Verbraucherschutz“) im Rahmen noch zu erstellender weiterer Archivierungsmodelle behandelt. Im Falle der ehemaligen Bundesforstämter (jetzt Teil der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben – BImA) hat die Projektgruppe bereits konkrete Vorschläge für die Bewertung der dort entstehenden Unterlagen erarbeitet.
Soweit in archivfachlichen Veröffentlichungen nachvollziehbar, bezog die Projektgruppe erstmals systematisch auch den nachgeordneten Bereich der Bundesfinanzverwaltung in das vorliegende Archivierungsmodell mit ein. Zukünftig noch zu integrieren ist im Bereich der Bundesfinanzverwaltung der vertikale Abgleich mit den Unterlagen der obersten Bundesbehörden, Bundesoberbehörden und zentralen Einrichtungen des Bundes, für die das Bundesarchiv zuständig ist. Zur Klärung der archivischen Zuständigkeiten und zur archivübergreifenden Bewertung von Unterlagen der
Bundesfinanzverwaltung wurde 2005 eine Bund-Länder-Arbeitsgruppe eingesetzt,
mit deren Ergebnissen das vorliegende Modell abgestimmt ist.
Die Umstrukturierung der Bundesfinanzverwaltung zum 1. Januar 2008 machte eine
erneute Anpassung des Archivierungsmodells erforderlich. Ein Abschluss dieser Anpassungsarbeiten ist zurzeit (Stand: Juli 2012) noch nicht möglich. Zum einen ist die
9
Martina W IECH: Steuerung der Überlieferungsbildung mit Archivierungsmodellen. Ein archivfachliches Konzept des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen. In: Der Archivar 58 (2005) S. 94-100.
7
endgültige Struktur der bereits 2005 gegründeten Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) noch immer nicht bekannt. Die dem Landesarchiv NRW anbietungspflichtigen Stellen konnten bislang nur durch eine vorläufige Liste der ARKArbeitsgruppe "Finanzverwaltung" (Dokument: „Adressenliste BImA nach Ländern“,
Stand: Oktober 2008, zurzeit nicht online verfügbar) ermittelt werden.
Weiterhin wird der geplanten Einführung von DOMEA® im Finanzministerium eine
Einführung des bundeseinheitlichen Aktenplans der Finanzverwaltung vorangehen.
Das Archivierungsmodell wird also nach der erfolgten Aktenplanänderung erneut angepasst werden müssen.
Landesfinanzverwaltung: Finanzministerium
1.2
8
Rechtliche Grundlagen der Archivierung und Nutzung von
Unterlagen der Finanzverwaltung
§ 4 Absatz 1 und 2 des nordrhein-westfälischen Archivgesetzes (ArchivG NRW)10
verpflichtet alle Behörden, Gerichte und sonstige Stellen des Landes, mithin also
auch die Behörden der Landesfinanzverwaltung, ihre nicht mehr benötigten Unterlagen dem Landesarchiv anzubieten. Darüber hinaus erstreckt sich die Anbietungspflicht gemäß § 2 Absatz 3 Bundesarchivgesetz (BArchG)11 auf Bundesbehörden mit
regional begrenzter Zuständigkeit, wie z.B. die Hauptzoll- und Zollämter. Konkrete
Regelungen für die Aussonderung und Anbietung von Unterlagen der Finanzbehörden enthalten die "Bestimmungen über Aufbewahren und Aussondern von Unterlagen der Finanzverwaltung" (AufbewBest-FV, Stand vom 1. Juni 2011). Sie verpflichten die Finanzbehörden im Einklang mit den Archivgesetzen dazu, alle Akten nach
Ablauf festgelegter Fristen dem zuständigen Archiv in Aussonderungsverzeichnissen
anzubieten.
Gleichwohl stießen die Projektgruppenmitglieder bei den Gesprächen in den Behörden wiederholt auf Vorbehalte gegenüber der Anbietungspflicht an das zuständige
Archiv. Dabei stand die Frage im Mittelpunkt, ob die Anbietungspflicht nicht eine
Durchbrechung des in § 30 Abgabenordnung (AO) geregelten Steuergeheimnisses
bedeute. In der Tat ist die Archivierung eine Durchbrechung des Steuergeheimnisses, das Steuergeheimnis jedoch kein Hindernis für die Archivierung. Diese Feststellung erscheint auf den ersten Blick paradox und bedarf näherer Erläuterung: Das
Steuergeheimnis ist eine Rechtsvorschrift des Bundes über Geheimhaltung. Der erwähnte § 30 AO verpflichtet Amtsträger und ihnen gleichgestellte Personen zur Wahrung des Steuergeheimnisses und definiert, was als eine Verletzung des Steuergeheimnisses gilt. Das Steuergeheimnis wird demnach immer dann verletzt, wenn Verhältnisse eines Steuerpflichtigen oder einer anderen Person oder fremde Betriebsoder Geschäftsgeheimnisse unbefugt Dritten offenbart oder unbefugt verwertet werden. Die Weitergabe der erlangten Erkenntnisse ist allerdings u.a. dann zulässig,
10
Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen
(Archivgesetz Nordrhein-Westfalen – ArchivG NRW) vom 16. März 2010, in: GV. NRW. 2010, S. 188ff.
11
Gesetz über die Sicherung und Nutzung von Archivgut des Bundes (Bundesarchivgesetz –
BArchG) vom 6. Januar 1988 (BGBl. I S. 62), zuletzt geändert durch § 13 Abs. 2 des Informationsfreiheitsgesetzes vom 5. September 2005 (BGBl. I S. 2722). § 2 Absatz 3: Unterlagen von nachgeordneten Stellen des Bundes, deren Zuständigkeit sich nicht auf den gesamten Geltungsbereich des Bundesarchivgesetzes erstreckt, sind mit Zustimmung der obersten Bundesbehörde dem zuständigen
Landesarchiv anzubieten und zu übergeben.
9
wenn sie durch ein Gesetz ausdrücklich zugelassen ist. Da es sich beim Steuergeheimnis um ein Bundesgesetz handelt, muss die Offenbarungsbefugnis ebenfalls
bundesgesetzlich geregelt sein. In § 2 Absatz 4 Satz 1 Nr. 1 BArchG heißt es „Anzubieten und zu übergeben sind auch Unterlagen, die dem § 30 der Abgabenordnung… unterliegen“. Dies ist jedoch nur ein Teil der erforderlichen gesetzlichen Regelung, denn das Bundesarchivgesetz regelt grundsätzlich nur die Anbietungspflicht
der Bundesbehörden. Wäre der Gesetzgeber hier stehen geblieben, so wären zwar
die Hauptzollämter befugt und verpflichtet, ihre Steuerakten dem Landesarchiv anzubieten, nicht aber die NRW Finanzämter. Ergänzend ist deshalb § 8 Satz 1
BArchG heranzuziehen, wonach „Unterlagen, die dem Steuergeheimnis nach § 30
der Abgabenordnung unterliegende Angaben über Verhältnisse eines anderen oder
fremde Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse enthalten“, auch „von anderen als in § 2
Absatz 1 genannten öffentlichen Stellen [gemeint sind die Bundesbehörden] den zuständigen öffentlichen Archiven zum Zweck der Archivierung angeboten und übergeben werden.“ Damit sind auch die Landesfinanzbehörden gesetzlich zur Anbietung
und Übergabe von Steuerakten befugt. In Verbindung mit ihrer landesarchivgesetzlich geregelten Anbietungspflicht, die nach § 4 Absatz 2 Nr. 2 ArchivG NRW auch für
Unterlagen gilt, die einem „Berufs- oder Amtsgeheimnis oder sonstigen Rechtsvorschriften über die Geheimhaltung unterliegen“, sind sie dazu nicht nur befugt, sondern auch verpflichtet. Die Aufbewahrungsfristen für die Akten der Finanzverwaltung
sind in den AufbewBest-FV festgelegt. Grundsätzlich müssen nach Ablauf der dort
genannten Aufbewahrungsfristen alle Unterlagen der Finanzverwaltung in Aussonderungsverzeichnissen (vorzugsweise in Dateiform) dem zuständigen Archiv angeboten
werden.12
Um das Aussonderungsverfahren im Interesse der Finanzverwaltung wie auch des
Landesarchivs zu vereinfachen, wird generell zwischen listenförmiger und pauschaler
Anbietungspflicht unterschieden. Listenförmig anzubieten sind diejenigen Unterlagen,
die gemäß dem vorliegenden Archivierungsmodell vollständig oder (nach festgelegten Kriterien) in Auswahl archivwürdig sind. Nicht archivwürdige Akten, bzw. Schriftgut, das nicht in besonderen Verzeichnissen listenförmig anbietungspflichtiger Unterlagen erwähnt wird, ist dem zuständigen Archiv hingegen nur in pauschaler Form (mit
12
„Auszusondernde Unterlagen sind in Aussonderungsverzeichnissen oder Aussonderungsdateien
nach dem Muster der Anlage 2 aufzulisten und dem zuständigen Archiv (Anlage 5) nach § 2 BArchG
(Anlage 6) zur Übernahme anzubieten. [...] Die Entscheidung über die Archivwürdigkeit trifft das zuständige Archiv im Benehmen mit der anbietenden Stelle.“
10
summarischer Angabe von Art, Anzahl, Umfang und Laufzeit) anzubieten. Für die
Ermittlung des Umfangs ist eine geschätzte Angabe in lfm ausreichend (1 lfm = 1
Stapel Papier DIN A 4 in Höhe von 1 m; Faustregel: 12 Stehordner = ca. 1 lfm). Diese Angabe wird als Basis für die Berechnung der Archivierungsquote benötigt. Da es
sich beim Steuergeheimnis um eine Rechtsvorschrift des Bundes über Geheimhaltung handelt, sind für die Benutzung der entsprechenden Unterlagen aus der Bundes- und Landesfinanzverwaltung die einschlägigen archivrechtlichen Bestimmungen
des Bundesarchivgesetzes zu beachten.13 Der 2002 novellierte § 5 Absatz 3 sieht in
Verbindung mit § 8 Satz 2 BArchG für die Nutzung von Unterlagen, die Rechtsvorschriften des Bundes über Geheimhaltung unterliegen, eine Schutzfrist von 60 Jahren vor, die nicht verkürzbar ist. In das Gesetz wurde ferner die Formulierung aufgenommen, dass diese Frist nicht für Unterlagen aus der Zeit vor dem 23.5.1949 gilt.
Hintergrund dieser Novellierung war die Auseinandersetzung um die Benutzbarkeit
von Steuerakten aus der Zeit des Nationalsozialismus, die eine wichtige Quelle für
die Erforschung der so genannten „Arisierung“ darstellen.
Anbietung elektronischer Unterlagen
Die Schriftgutverwaltung der Finanzverwaltung basiert zurzeit in weiten Teilen zwar
immer noch auf der Papierakte. Mit der sukzessiven Einführung von DOMEA® etwa
im Finanzministerium, in den Oberfinanzdirektionen Münster und Rheinland sowie im
Rechenzentrum der Finanzverwaltung NRW wird die Papierakte jedoch schrittweise
durch die elektronische Akte als rechtsrelevante Überlieferungsform abgelöst werden.
Die grundsätzliche Anbietungspflicht erstreckt sich ebenfalls auf elektronische Unterlagen in jeglicher Form.
13
Daneben gelten kumulativ die einschlägigen Schutz- und Sperrfristen für Sachakten und personenbezogene Unterlagen: Sachakten: 30 Jahre nach Aktenschluss. Personenbezogene Unterlagen
nach ArchivG NRW: 10 Jahre nach Tod, hilfsweise 100 Jahre nach Geburt, bzw. 60 Jahre nach Entstehung der Unterlagen wenn weder Geburts- noch Todesdatum bekannt ist; nach BArchG: 30 Jahre
nach Tod, hilfsweise 110 Jahre nach Geburt. Diese Schutz- bzw. Sperrfristen sind bei Vorliegen der in
den Gesetzen ausgeführten Voraussetzungen verkürzbar. Nach § 6 Abs. 4 ArchivG NRW hat die abliefernde Stelle hat das Recht, ihre archivierten Unterlagen jederzeit zu nutzen, sofern es sich nicht um
Unterlagen handelt, die aufgrund einer Rechtsvorschrift zu sperren oder zu löschen gewesen wären.
Betroffenen ist nach § 6 Abs. 3 ArchivG NRW auf Antrag Auskunft aus Archivgut oder Akteneinsicht
zu gewähren. Amtsträger und für den öffentlichen Dienst besonders Verpflichtete in öffentlichen Archiven unterliegen nach § 9 BArchG den gleichen Geheimhaltungsvorschriften wie die Bediensteten der
abgebenden Stellen. Die Mitarbeiter(innen) des Landesarchivs würden also das Steuergeheimnis verletzen, wenn es keine ausreichende gesetzliche Grundlage für die Nutzung der archivierten Steuerunterlagen gäbe.
11
Eine Kooperation mit dem Landesarchiv sollte in der Regel bereits zu dem Zeitpunkt
beginnen, an dem die Einführung eines Systems zur elektronischen Schriftgutproduktion und -verarbeitung geplant ist. Empfehlungen, die sich den Aspekten der Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente widmen, nehmen ebenfalls meist den gesamten Lebenszyklus dieser Unterlagen in den Blick. Denn nur so kann sichergestellt
werden, dass digitale Daten bei ihrer Aussonderung außerhalb ihrer Systemumgebung lesbar bleiben und ihre Langzeitarchivierung möglich ist.14 Auch hat sich gezeigt, dass die Entwicklung und Umsetzung von Aussonderungskonzepten zu einem
späteren Zeitpunkt aufwändig und problematisch ist. Deswegen sollte ein Dialog mit
allen an der Entstehung und Aussonderung elektronischer Daten beteiligten Akteuren möglichst früh erfolgen. Das Archivgesetz NRW verpflichtet aus diesen Gründen
das Landesarchiv zur Mitwirkung an der Festlegung landesweit gültiger Austauschformate (§ 3 Abs. 4 ArchivG NRW). Die ausnahmsweise Abweichung davon sollte
bereits vor der geplanten Einführung und Nutzung im Einvernehmen mit dem Landesarchiv im Hinblick auf die Möglichkeit einer späteren Langzeitarchivierung geschehen. (§ 3 Abs. 5, Satz 3 ArchivG NRW).
Anbietung von Datenbankinhalten
Zur elektronischen Unterstützung der behördlichen Sachbearbeitung werden in vielen Behörden zunehmend – meist auf relationalen Datenbanken basierende – Fachverfahren verwendet.
In der Finanzverwaltung ist etwa die noch in der Projektphase befindliche Fachanwendung KONSENS (Koordinierte neue Softwareentwicklung der Steuerverwaltung)
zu nennen, die die Verwaltungssoftware der Finanzämter bundesweit vereinheitlichen soll. Letztlich ist mit diesem Verfahren, das aus einer Vielzahl von Teilanwendungen besteht, die elektronische Abbildung aller Arbeitsprozesse der Finanzämter
mit dem Ziel der Bildung von elektronischen Steuerakten intendiert.
Durch die spezifischen Funktionalitäten von Fachverfahren etwa zur Informationsgewinnung und -auswertung werden die Inhalte aus diesen Anwendungen auch für das
Landesarchiv NRW wichtig. Nicht nur können sie als Hilfsmittel für Aussonderung,
14
So z. B. DOMEA®-Konzept. Organisationskonzept 2.1. Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang. Schriftenreihe der KBSt Bd. 61, November 2005,
S. 82-88.
12
Bewertung und Erschließung dienen.15 Auch neue Wege der Auswertung durch den
Nutzer sind durch die Möglichkeiten einer individuellen Recherche und Ergebnisanzeige gegeben.
Je mehr Datenbanken weiterhin dazu genutzt werden, bislang analoge Bearbeitungsschritte zu ersetzen, stellt sich auch die Frage nach Archivwürdigkeit dieser Daten als Ergänzung wenig aussagekräftiger Papierakten bzw. anstelle einer bislang
analogen Überlieferung.
Problematisch ist dabei die Tatsache, dass Datenbanken in den meisten Fällen fortlaufend geführt, also nicht „geschlossen“ werden, sodass Datenübernahmen aus
dem laufenden Betrieb erfolgen müssen. Besonders in Verfahren, wo die Altdaten
nicht gespeichert, sondern laufend überschrieben werden, ergibt sich das Problem
der Löschung eventuell archivwürdiger Daten im Sinne von § 2 Absatz 6 ArchivG
NRW.
Aus diesem Grund werden die abgebenden Stellen im novellierten nordrheinwestfälischen Landesarchivgesetz verpflichtet, „elektronische Unterlagen, die einer
laufenden Aktualisierung unterliegen“ ebenfalls dem Landesarchiv NRW anzubieten
(§ 4 Absatz 1 Satz 5 ArchivG NRW).
15
Vgl. zur Archivierung und Nutzung von Datenbankinhalten: Christian KEITEL/Rolf LANG: Ingest von
Fachverfahren im Landesarchiv Baden-Württemberg. Anmerkungen zu Authentizität, Prozessen und
Softwareentwicklung. In: Martin LÜTHI (Hrsg.):Entwicklung in den Bereichen Records Management /
Vorarchiv - Übernahme - Langzeitarchivierung: Dreizehnte Tagung des Arbeitskreises "Archivierung
von Unterlagen aus digitalen Systemen" vom 27./28. April 2009 ausgerichtet vom Staatsarchiv St.
Gallen. St. Gallen 2009, S. 35-45; Karin SCHWARZ/Rudolf DÄSSLER: Dauerhafte Nutzung von Datenbankinhalten aus Fachverfahren – Eine neue Herausforderung für digitale Archivierung. In: Archivar
63 (2010), Heft 1, S. 6-18; Jürgen TREFFEISEN: Komplementäre Bewertung konventioneller Akten und
elektronischer Daten. In: Archive im digitalen Zeitalter. Überlieferung – Erschließung – Präsentation.
79. Deutscher Archivtag in Regensburg. Tagungsdokumentationen zum Deutschen Archivtag, Band
14, hrsg. vom VdA – Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V.,Fulda 2010, S. 193-200.
13
2 Landesfinanzverwaltung
Die Landesfinanzverwaltung in Nordrhein-Westfalen ist dreistufig organisiert mit dem
Finanzministerium als oberster Landesbehörde, den Oberfinanzdirektionen Rheinland und Münster als Mittelinstanz sowie den Festsetzungs- und Sonderfinanzämtern
als örtlichen Landesbehörden. Dem Finanzministerium unterstehen als Landesoberbehörden zudem das Rechenzentrum der Finanzverwaltung, das Landesamt für Besoldung und Versorgung, der Bau- und Liegenschaftsbetrieb Nordrhein-Westfalen
sowie die drei Aus- und Fortbildungsinstitutionen in Nordkirchen, Haan und Bad Godesberg.
Finanzministerium
Nordrhein-Westfalen
Rheinland
Münster
Bau- und
Liegenschaftsbetrieb
(BLB)
Landesamt für
Personaleinsatzmanagement (LPEM)
Niederlassungen des
Bau- und Liegenschaftsbetriebs
Oberfinanzdirektionen
Finanzämter für Steuerstrafsachen und
Steuerfahndung
Aus- und Fortbildungseinrichtungen in Nordkichen, Haan,
Bad Godesberg
Finanzämter für Betriebsprüfung
Landesamt
für Besoldung und
Versorgung
(LBV)
Festsetzungsfinanzämter
Rechenzentrum
der Finanzverwaltung
(RZF)
im Rahmen des Archivierungsmodells Finanzverwaltung berücksichtigt
im Rahmen des Archivierungsmodells Finanzverwaltung nicht berücksichtigt
Das Finanzministerium wurde in das Archivierungsmodell einbezogen. Aufgrund der
Dienst- und/oder Fachaufsicht über das RZF, das LBV und den BLB ist auf einzelne
Zuständigkeiten in Zusammenhang anderer Verwaltungszweige nochmals zurück zu
kommen
2.1
14
Finanzministerium
Das Finanzministerium NRW als oberste Landesbehörde weist ein sehr breites Aufgabenspektrum auf (vgl. Abschnitt 2.1.1). Die Vielfalt der Zuständigkeiten findet nicht
nur in der Vielzahl der dort entstehenden Schriftgutgruppen ihren Niederschlag, sondern auch in der funktionalen Organisation. Während die Abteilungen I (Haushalt,
Kassen- und Rechnungswesen) und V (Steuern, Angelegenheiten der steuerberatenden Berufe) funktional relativ einheitliche Blöcke bilden, ist bei den Abteilungen II,
III und IV ein sehr viel feingliedrigerer Zuschnitt unterschiedlichster Aufgaben zu erkennen.
In die Erarbeitung des Archivierungsmodells wurden grundsätzlich alle Referate des
Finanzministeriums einbezogen.16 Die Ergebnisse zu einigen Organisationseinheiten
sind im Rahmen der Erarbeitung von Archivierungsmodellen für andere Funktionsbereiche der Verwaltung ebenfalls zu berücksichtigen, so etwa die Referate III B 1 und
2: Aufgabenkritik, Steuerungsinstrumente, Kosten-/Leistungsrechnung im Rahmen
„Innere Verwaltung“ (Verwaltungsmodernisierung) oder Referat III B 3 Landesbetriebe. Auf die Spitze des Finanzministeriums wird gemeinsam mit der Leitungsebene
anderer Ministerien und der Staatskanzlei in einem Funktionsbereich „Politiksteuerung“ rekurriert.
2.1.1 Aufgaben
Das Finanzministerium ist zuständig für
•
die Aufstellung und den Vollzug des Landeshaushalts,
•
Grundsatzfragen des Kassen- und Rechnungswesens, des Haushaltsrechts
sowie der Landeshaushaltsordnung, einschließlich der Landeshauptkasse,
16
Insgesamt wurden zwischen September 2004 und Juni 2005 64 der 71 Referate sowie die fünf
Abteilungsregistraturen des FM besucht. Einige Referate (IV 1, IV 2, IV A 1-4) werden in Zusammenhang mit der in Kürze einzurichtenden Projektgruppe Personalverwaltung untersucht werden. Zu Beginn der Identifizierung archivisch relevanter Schriftgutgruppen stand eine umfangreiche inhaltliche
und funktionale Analyse des gesamten Finanzministeriums. Dazu wurden die Sachbearbeiter in den
einzelnen Referaten befragt. Gefragt wurde nach den genauen Zuständigkeiten, Art der Erledigung
der jeweiligen Aufgaben, Niederschlag in den Unterlagen, Sonderaufgaben bzw. Sonderzuständigkeiten (Projekte). Mit Hilfe der Ergebnisse dieser Interviews, der Aktenpläne wie auch Geschäftsverteilungspläne wurden dann Positivlisten erstellt. Diese wiederum wurden in den jeweiligen Abteilungsregistraturen mit den Akten abgeglichen.
•
15
die Mitgestaltung der Steuerpolitik (Finanzplanung, Finanzstatistik und Steuerschätzung, Mitwirkung an der Steuergesetzgebung über den Bundesrat, Umsetzung und Durchführung von Steuergesetzen),
•
Personal-, Organisations-, Automations- und Haushaltsangelegenheiten des
Ressorts sowie der gesamten Finanzverwaltung,
•
das Besoldungs-, Tarif- und Versorgungsrecht (federführend neben dem Innenministerium),
•
Grundsatzfragen der Finanzplanung,
•
Bürgschaften, Garantien und Beteiligungen des Landes,
•
Vermögens- und Schuldenverwaltung des Landes,
•
die Aufsicht über Sparkassen, das Versicherungswesen und die Düsseldorfer
Börse und
•
das Landesausgleichsamt.
Einige Aufgaben sind aus den Zuständigkeitsbereichen anderer Ressorts an das Finanzministerium gewandert. Dies trifft vor allem für Referate der Gruppe III 1 (Personalagentur) und IV C (Aufsicht) zu.17
Über die Wahrnehmung üblicher Zuständigkeiten hinaus gewinnt Projektarbeit im Finanzministerium, wie auf der gesamten ministeriellen Ebene, an Bedeutung. Dabei
kann es sich um Projektarbeit handeln, die unter Federführung oder unter Mitwirkung
des Finanzressorts erfolgt. Solche Projekte sind weder langfristig vorhersehbar, noch
werden sie durch den Aktenplan erfasst, teilweise nicht einmal in den Abteilungsregistraturen aufbewahrt. Gleichwohl gehören dazu auch Projekte von grundlegender
Bedeutung, deren Dokumentation archivwürdig oder partiell archivwürdig sein kann.
Um hier Überlieferungsverluste zu vermeiden ist zwischen dem Finanzministerium
und dem Hauptstaatsarchiv Düsseldorf (jetzt Abt. Rheinland) ein „Projektmeldesystem“ eingerichtet: Auf der Basis jährlicher Anzeigen von Projekten unter Federführung des Finanzministeriums wird ein entsprechendes Vormerkbuch geführt und die
Übernahme damit prospektiv geplant.
Als besondere Projekte sind dem der Abt. Rheinland durch die Sachbearbeiter im
Finanzministerium folgende Projekte zu benennen:
17
Die genannten Referate waren vorher entweder beim Ministerium für Wirtschaft und Arbeit, dem
Innenministerium oder der Staatskanzlei angesiedelt.
16
•
landesweite Pilotprojekte unter Federführung des Finanzministeriums, die zu
nachhaltigen Veränderungen / Reformen in NRW geführt haben, und
•
Pilotprojekte unter Federführung des Finanzministeriums, die bundesweite
Auswirkungen (gehabt) haben („Export“ von in NRW entwickelten Piloten).
Die Anzeige ist in einer Musterliste nach folgendem Schema zu erfassen:
Jahr
Lfd.
Nr.
Projektname / Inhalt
(Stichworte)
Aktenzeichen
Laufzeit
(von-bis)
AufbewahrungsFrist
Ein solches Verfahren wäre für die Referate I C 4, II 2, II A 6, II B 5, III B 1, III B 2
und V B 5 (zentral für Abt. V), in denen Projektarbeit stattfindet, nützlich.
2.1.2 Bewertung zentraler Schriftgutgruppen
Hinweis: Die als archivwürdig gekennzeichneten Aktenplanpositionen gelten vorbehaltlich der Einführung des bundeseinheitlichen Aktenplans der Finanzverwaltung im
Finanzministerium.
Bei der Analyse der Unterlagen des Finanzministeriums zeigten sich einige grundsätzliche Besonderheiten:
•
Die Bewertung der Aufgaben und Unterlagen des Finanzministeriums kann
nur zum Teil im vertikalen Abgleich erfolgen, da zahlreiche Aufgaben (z.B.
Bürgschaftswesen, Schuldenmanagement) keine Entsprechung im nachgeordneten Bereich finden. Die größte Schnittmenge zum nachgeordneten Bereich bietet die Steuerabteilung (Abteilung V).
•
Der bundeseinheitliche Aktenplan der Finanzverwaltung findet – teils abgewandelt – nur in den Abteilungen II und V Anwendung. Die übrigen Abteilungen arbeiten mit Einzelaktenplänen. Einige Referate, die beispielsweise früher
dem Wirtschaftsministerium zugeordnet waren, führen ihre alten Aktenpläne
weiter. In Absprache mit den Registraturen sollen Veränderungen des Akten-
17
plans oder der Aktenführung zukünftig regelmäßig dem Hauptstaatsarchiv
Düsseldorf (der Abt. Rheinland) gemeldet werden.
•
Allgemeine Akten (A-Akten) haben zum Teil sehr lange Laufzeiten (bis 1947
zurückreichend). Dies liegt zum einen daran, dass diverse Rechtsgebiete große Stabilität aufweisen, zum anderen, dass diese Akten die Qualität von
Rechtskommentaren haben und als Entscheidungsgrundlage in Einzelfällen
dienen.
•
Die zunehmende Dynamik in der Organisation des Finanzministeriums macht
es erforderlich, die Zuständigkeit einzelner Referate bzw. Aufgabenbereiche
für Schriftgutgruppen, die (potentiell) archivwürdige Unterlagen enthalten,
ständig zu überprüfen. Um der organisatorischen Dynamik im Finanzministerium begegnen und das Archivierungsmodell entsprechend anpassen zu können, sollten Änderungen der Organisation zeitnah an das Archiv gemeldet
werden.
Im Folgenden werden für jede Organisationseinheit des FM NRW Angaben zu listenförmig anbietungspflichtigen Unterlagen gemacht. Mit den Buchstaben A und P in der
rechten Spalte werden komplett archivwürdige Unterlagen (A) und in Auswahl archivwürdige bzw. zu prüfende Unterlagen (P) gekennzeichnet.
Abteilung I: Haushalt, Kreditfinanzierung, Kassen- und Rechnungswesen
Die Abteilung I des Finanzministeriums ist zuständig für den Haushalt, das Kassenund Rechnungswesen. Funktional gliedert sie sich in zwei größere Blöcke, den Bereich Haushaltsaufstellung / Haushaltsvollzug und in den Bereich grundsätzlicher
Angelegenheiten des Haushalts, des Kassen- und Rechnungswesens.
Die Aufstellung des Landeshaushalts beginnt gemäß Landeshaushaltsordnung
(LHO) mit dem Haushaltsaufstellungserlass. Das Finanzministerium erarbeitet in den
Einzelplanreferaten zu diesem Zweck einen Kernhaushalt, der sich aus Vorlaufdaten
ergibt und alle gesetzlichen und vertraglichen Bindungen umfasst. Parallel dazu ermitteln die Beauftragten des Haushalts (BdH) in den einzelnen Fachressorts den
Haushaltsansatz mittels der von ihnen angeforderten Meldungen aus dem jeweils
nachgeordneten Bereich, stellen diesen zusammen und speisen ihn als Tabellenkalkulation in das Haushaltsaufstellungsverfahren (HAV) ein.
18
Den nächsten Schritt bilden die Haushaltsverhandlungen der Einzelplanreferate des
Finanzministeriums mit den einzelnen Fachressorts. Hier erfolgt ein Abgleich der
Meldungen mit den Vorgaben des Kernhaushalts. Zumeist herrscht von vornherein
auf breiter Basis Konsens über den Haushalt als solchen. Streitigkeiten ergeben sich
in der Regel nur bei Einzelpositionen oder zusätzlichen Einsparungsvorschlägen seitens des Finanzministeriums. Über solche Punkte wird eine so genannte Streitliste
angelegt. Bleiben Punkte strittig, gehen die Verhandlungen auf die jeweils nächst
höhere Ebene (Abteilungsleitergespräche, Staatssekretärsgespräche) über. Die letzte Schlichtungsinstanz ist dann das Kabinett.
Das HAV wird künftig ausschließlich elektronisch geführt werden. Zunächst erfolgt
die Eingabe durch die Ressorts, die zu Beginn die alleinige Eingabeberechtigung
haben. Erst später, im Verlauf der Haushaltsverhandlungen, geht diese an das Finanzministerium über. Das HAV ist der Vorläufer des später gedruckten und veröffentlichten Einzelplans. Die Streitlisten werden oft nur als Notizen in Handakten vorgehalten und sind bei den Gesprächen in ständigem Fluss. Ziel und Endprodukt ist
der aus dem HAV generierte, gedruckte und veröffentlichte Einzelplan (EP). In diesem gesamten Prozess entsteht immer weniger aussagekräftiges Schriftgut. Auch
die Protokolle der verschiedenen Besprechungen enthalten keine essentiellen Informationen, denn die Verhandlungen dienen ausschließlich der Verkleinerung der
Streitlisten. Daher ist es wenig sinnvoll, hier neben den Einzelplänen weitere Haushaltsunterlagen zu übernehmen. Allenfalls beim (gruppenfreien) Generalreferat für
den Landeshaushalt sowie beim Beauftragten des Haushalts für die Finanzverwaltung ist dies sinnvoll, da hier aus der gesamten Abteilung alle Informationen zusammenlaufen.
Die Konsequenz für die Überlieferungsbildung aus diesem Ansatz lautet somit, dass
Unterlagen zum Bereich Haushalt in Ergänzung zu den Einzelplänen bei den jeweiligen Beauftragten des Haushalts der Fachressorts zu übernehmen sind.
I 1 Generalreferat des Landeshaushalts
Das Referat I 1 ist das zentrale Referat für die Abteilung I. Hier laufen alle wichtigen
Informationen aus den Einzelplanreferaten zusammen. Dabei handelt es sich jedoch
um reine Koordinierungsarbeit.
19
Listenförmig anbietungspflichtige Unterlagen:
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
I 1 1500
Haushaltsrecht, Verfassung, Landeshaus-
P
haltsordnung
I 2 Kreditfinanzierung des Landeshaushalts
Das Referat koordiniert zentral Kredite für die Finanzierung des Haushalts. Neben
Grundsatzfragen des Geld- und Kreditrechts werden hier auch die Liquidität beobachtet und entwickelt, Geld- und Kapitalmärkte analysiert und verfolgt sowie Haushaltskredite aufgenommen.
Keine archivwürdigen Unterlagen
I A 1 – I A 5 und I B 1 – I B 5
Die Referate erarbeiten den Kernhaushalt für das ihnen jeweils zugeteilte Ressort
und führen die Verhandlungen über den Haushaltsansatz.
I C 1 Kassen- und Rechnungswesen
Die Aufgaben des Referates allgemein konzentrieren sich auf die Ausgabenseite
des Gesamthaushalts (Aufstellung, Vorgaben, Voranschläge, Verhandlungen) und
erstrecken sich dabei auf die Ebene der Landesregierung. In diesem Bereich erarbeitet das Referat Kabinetts- und Landtagsvorlagen. Das Referat ist in seinem Zuständigkeitsbereich Ansprechpartner für den Landtag sowie die gesamte Landesverwaltung und arbeitet in Gremien auf Bundes- und Landesebene mit.
20
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
I C-078-0
Prüfungen – Allgemeines
P
I C-078-7
Niederschriften über die Kassenprüfungen
P
I C 2 Haushaltsrecht, Landeshaushaltsordnung
Das Referat überprüft als Querschnittsaufgabe die Umsetzung der Landeshaushaltsordnung im gesamten Bereich des Haushalts.
I C 3 Haushalts- und Kreditcontrolling
Der Zuständigkeitsbereich des Referats erstreckt sich auf folgende Punkte:
•
Auswertung des Haushalts, Ermittlung des Stands der Haushaltsentwicklung
Dies dient der Kontrolle der Haushaltsvorgaben und des Vergleichs von Sollund Ist-Zustand. Die ermittelten Daten werden in Form von Sachberichten an
den Minister weitergeleitet und dienen als Entscheidungsgrundlage für weitere
Maßnahmen. Diese Sachstandberichte werden regelmäßig monatlich bis jährlich verfasst.
•
„Händlerzimmer“
Das Referat I C 3 handelt kurz- und langfristige Kredite unter der Maßgabe der
„Kontrolle, Nachvollziehung und der Renditeberechnung (Vier-Augen-Prinzip)“
aus. Federführend ist jedoch I 2.
•
Meldungen an den Bund
Das Referat meldet die erstellten Quartalsstatistiken an das Bundesministerium der Finanzen, das diese in seinen Unterlagen veröffentlicht.
•
Kontrolle und Prüfung der Wirtschaftlichkeit (im Aufbau)
Im Wesentlichen geht es hier um die Einführung eines Renditebewusstseins,
der Wirtschaftlichkeit des Haushalts sowie einer Schuldenstruktur. Doch auch
hier ist das Referat nicht federführend.
21
•
Konzeptionelle Unterstützung der ADV (im Aufbau)
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
1.100
Aufbau und Pflege des Informationssystems
P
Landeshaushalt (ILH) (Allgemeines)
1.120
Ermittlung des Stands der Bewirtschaftung
P
1.411
Protokolle
A
1.412
Berichte / Kabinettvorlagen
A
2.300
Jahresergebnisse (Zentrale Beobachtung und
P
Überwachung des Haushaltsvollzuges)
3.700
Haushaltsrechtliche Fragen (Kreditcontrolling)
P
9.100
Organisation
P
I C 4 Grundsatzfragen des Personalhaushalts
Das Referat I C 4 beschäftigt sich speziell mit der Personalseite des Haushalts, die
40% der Ausgaben des Gesamthaushalts entspricht. Der Arbeitsbereich umfasst die
Aufstellung und den Vollzug des Personalhaushalts nach dem Gleichbehandlungsgrundsatz. Gleichzeitig werden hier Grundsatzfragen des Personalhaushalts erörtert, angefangen bei Konsolidierungsmaßnahmen, über Konzepte für eine Legislaturperiode, bis hin zu speziellen Maßnahmen und allgemeinen Zielen. Diese Überlegungen werden zu einem Handlungskonzept (einschließlich Kabinettvorlage, Erlasse etc.) zusammengefasst. Die federführende Zuständigkeit beschränkt sich allerdings nur auf die haushaltswirksamen Bereiche.
Darüber hinaus findet hier im Wesentlichen Projektarbeit statt. Derzeit bearbeitete
Projekte sind etwa die Budgetierung, die Streichung des AZV-Tags, die Kostendämpfung, die Einführung der 41h-Woche, Neuerungen im Beförderungswesen oder
eine neue Personalverwaltung wie in PersNRW (aus PersFM) umgesetzt. Derzeit
22
angedacht ist ein Projekt zu einem demographischen Versorgungsbericht. Solche
Projektideen werden für die Erstellung eines Produkthaushalts genutzt.18
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
4-5
Versorgungsbericht
P
5
Personalwirtschaftliche Maßnahmen
P
6
Steuerungsinstrumente
P
Landeshauptkasse
Die Landeshauptkasse ist die Kasse des Landes NRW nach der Landeshaushaltsordnung und zuständig für die Einnahmen und Ausgaben der Einzelpläne. Sie sammelt die Geldbestände, versorgt die Kassen mit Kassenbestandsverstärkungen und
ermittelt das Abschlussergebnis des Haushalts.
Abteilung II: Personal-, Organisations-, Automations- und Haushaltsangelegenheiten des Finanzministeriums und der Finanzverwaltung
II 1: Haushalt EP 12, Beauftragter für den Haushalt EP 12, Liegenschaften in
Das Referat fungiert als Beauftragter für den Haushalt für die gesamte Finanzverwaltung, d.h. ihm obliegen die Aufstellung der Unterlagen für die Finanzplanung sowie der Entwurf des Haushaltsplans für das Finanzministerium und die gesamte Finanzverwaltung. Darüber hinaus werden hier die Liegenschaften der Finanzbehörden verwaltet.19
18
Siehe dazu Projektmeldeverfahren, S. 13f.
Die Verwaltung und Instandhaltung der Gebäude sowie deren Vermietung unterliegen der Zuständigkeit des BLB NRW mit Ausnahme der Sonderliegenschaft Schloss Nordkirchen.
19
23
Das Referat ist zudem die Schnittstelle für Ordensangelegenheiten, die den Bereich
Finanzverwaltung betreffen; federführend ist die Staatskanzlei. Die Federführung für
den Fremdsprachendienst der Landesregierung liegt hingegen beim Referat II 1.
Bereich Haushalt
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
H 1200-18
Besprechungen mit dem Beauftragten des
A
Haushalts
H 1200-19/43
Liegenschaftsverwaltung – Allgemeines
P
H 1200-19/45
Neuorganisation Oberfinanzdirektionen
A
H 1200-20
Haushalt der Finanzverwaltung – Allgemeines
A
H 1200-23/Jahr
Haushalt der Verteidigungslastenverwaltung
A
H 1200-62
Haushalt der Lastenausgleichsverwaltung
A
H 1200-63
Haushalt der Heimatauskunftsstellen
A
H 1200-70
Sondervermögen Bau- und Liegenschaftsver-
P
waltung NRW
H 1322
Gespräche mit den Oberfinanzpräsidenten über A
den Haushalt
O 1000
Organisation der Finanzverwaltung
A
O 1565
Fremdsprachendienst
P
Bereich Liegenschaftsverwaltung
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
O 1057
Vertretung des Fiskus im Bereich der Finanz-
A
verwaltung NRW (Vertretungsordnung Finanzministerium NRW)
VV 2000-6
Landesgrundbesitzverzeichnis
A
VV 2912-70 bis -
Fachhochschule für Finanzen NRW Nordkir-
A
91
chen
24
II 2 Aus- und Fortbildung, Prüfungswesen, Laufbahnverordnung, Disziplinarund Gnadensachen, Dienstaufsichtsbeschwerden und Rechtsstreitigkeiten in
Personalangelegenheiten der Beamten
Das Referat koordiniert die Ausbildung im Bereich der Finanzverwaltung des Landes
NRW. Die formalen Vorgaben dieser Ausbildung sind bundesrechtlich geregelt, den
Ländern obliegt jedoch die Fach- und Dienstaufsicht sowie die Festlegung landesspezifischer Schwerpunkte.20 Federführend werden hier die Studienpläne für die
Aus- und Fortbildungseinrichtungen entwickelt, die durch den Minister für Wissenschaft und Forschung mitgezeichnet werden. Gleichzeitig wird an dieser Stelle zentral das Lehrpersonal aus dem Bereich der Finanzverwaltung für die fachspezifische
Ausbildung rekrutiert, um die praktische Ausrichtung der Ausbildung sicherzustellen
(Berufspraxis).
Darüber hinaus laufen hier aus der gesamten Finanzverwaltung alle Angelegenheiten zusammen, die Disziplinarmaßnahmen betreffen. Die entsprechenden Unterlagen sind jedoch beim Vertreter des öffentlichen Interesses im Innenministerium besser greifbar, bei dem die Maßnahmen aus der gesamten Landesverwaltung zusammen geführt werden.
Zunehmend wichtig ist auch an dieser Stelle die Projektarbeit, wie etwa zu den
Themen „Sozialer Ansprechpartner“ (SAP) oder Gesundheitsmanagement. Hier
werden für die Finanzverwaltung wie auch ressortübergreifend Initiativen, Konzepte
und Programme erarbeitet und umgesetzt.21
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
P 1060-3
Besprechungen mit den Disziplinarreferenten
P
der Oberfinanzdirektionen
P 1061-5
Disziplinarrecht und Steuergeheimnis (alt P
P
1006-4 II A 4)
P1451-10
Dozenten der Landesfinanzschule Haan – hö-
A
herer Dienst
P 1461-8
20
Dozenten für die Fachhochschule für Finanzen
A
Das Referat arbeitet im Koordinierungsausschuss der Bundesländer im Bereich der Aus- und
Fortbildung mit. Internationale Zusammenarbeit erfolgt über den Bund als Ansprechpartner.
21
25
Nordkirchen
P 1461-9
Dozenten für die Landesfinanzschule Haan
A
P 1815
Projekte (Federführung FM)
P
P 3030-7
Ausbildung des höheren Dienstes – Allgemei-
A
nes
P 3050-1
Besprechungen über Fragen der Aus- und
A
Fortbildung mit Vertretern der Oberfinanzdirektionen, der Fachhochschulen für Finanzen und
der Landesfinanzschule NRW (bisher P 30156)
P 3050-2
Arbeitsausschuss Neuordnung der Steuerbe-
A
amtenausbildung
P 3050-3
Besprechungen mit den Personalgruppenlei-
A
tern
P 3100-1
Allgemeine Angelegenheiten der Ausbildung
A
von Nachwuchskräften in der Finanzverwaltung
(Zukunft des gehobenen Dienstes in der Steuerverwaltung)
P 3120-4
Lehrende, Allgemeine Fragen der Lehrtätigkeit
A
der Lehrenden der Landesfinanzschule NRW
P 3120-16
Leiterinnen und Leiter der Bildungseinrichtun-
A
gen der Steuerverwaltung des Landes NRW
P 3612-2
Stellen- und Geschäftsverteilungspläne der
A
Fachhochschule für Finanzen (bisher P 32405a)
P 3613-2
A
Landesfinanzschule NRW (bisher P 3240-12)
P 3620-2
Fortbildungsakademie Bad Godesberg (bisher
P 3240-11)
A
26
II A 1 Grundsatzfragen der Personalentwicklung, Personalsteuerung, Organisation, Angelegenheiten der Personalvertretungen, der Verbände und der
Schwerbehinderten (Beamte), Gleichstellungsbeauftragte, Organisationsreferat gemäß § 15 GGO, Personalkostenbudgetierung
Dem Referat obliegt die Steuerung und Koordinierung der Bereiche Personalentwicklung und -steuerung, Organisation usw. im Bereich der Finanzverwaltung. Diese
Aufgabe ist hier für die gesamte Finanzverwaltung in gebündelter Form greifbar.
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
P 1053-3
Besprechungen mit den Oberfinanzdirektionen
A
P 1088-1
Besprechungen mit den Personalgruppenleitern
A
und Personalreferenten der Oberfinanzdirektionen (St 41/46)
P 1400-18
Besprechungen mit der Deutschen Steuerge-
A
werkschaft (DSTG)
P 1400-20
Besprechungen mit der Deutschen Angestellten- A
gewerkschaft (DAG)
P 1400-20/1
V.E.R.D.I
A
P 1400-21
Allgemeine Fragen der Personalwirtschaft, u.a.
P
Personalführung
II A 2 Beamtenrecht, Einzelpersonalien, Personalentwicklung und Steuerung,
Beurteilungs- und Beförderungswesen, Leistungsanreize
Das Referat ist für die Umsetzung des (vom Innenministerium federführend gestalteten) Landesbeamtengesetzes im Bereich der Finanzverwaltung zuständig sowie im
Rahmen der Beamtenzuständigkeitsverordnung für das Personal der Oberfinanzdirektionen und der Finanzämter. Es ist die Schnittstelle zwischen Finanz- und allgemeiner Landesverwaltung. Zudem sucht das Referat nach geeigneten Bewerbern für
EU-Stellen und führt eine Interessentenkartei.
Zu den Zuständigkeiten gehört auch ein Personalentwicklungskonzept für die Finanzverwaltung, die Einzelpersonalien des Finanzministeriums sowie die Spitzenpositionen der Ober- und Mittelbehörden der Finanzverwaltung.
27
Auch in Referat II A 2 gewinnt die Projektarbeit zunehmend an Bedeutung. Ein wichtiges Pilotprojekt ist die Entwicklung des elektronischen Personalverwaltungsprogramms (inklusive der elektronischen Personalakte) PersFM, das als PersNRW für
die gesamte Landesverwaltung zur Verfügung gestellt werden soll.22 Derartige Konzepte werden nur verwaltungsintern bekannt gegeben.
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
P 1088-2
Tagung der Personalsachbearbeiter
A
P 1088-3
Referentenbesprechung
A
II A 3 Arbeits- und Tarifrecht, Einzelpersonalien, Besoldung (ohne Beihilfen),
Personalgewinnung höherer Dienst
Das Referat erarbeitet im Rahmen der ihm zugewiesenen Aufgabe an der Aufrechterhaltung des Betriebs mit.
II A 4 Organisationsuntersuchungen, Organisation des LBV, Controlling, Kosten-Leistungs-Rechnung, Personalbemessung, Automation des Haushaltswesens
Das Referat nimmt Querschnittsaufgaben wahr und ist an der Umsetzung der allgemeinen Verwaltungsmodernisierung im Bereich der Finanzverwaltung beteiligt. (Siehe II B 1 und III B 2)
22
Siehe dazu Projektmeldeverfahren, S.13f. Eine Meldung an die PG „Personalakten“ ist bereits erfolgt.
28
II A 5 Innerer Dienst
Das Referat organisiert den allgemeinen Dienstbetrieb des Finanzministeriums.
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
O 1599-103
Geschichte der Finanzverwaltung, Finanzminis- P
terium NRW
II A 6 Organisation der Steuerverwaltung und der Bildungseinrichtungen
Das Referat ist federführend bei der Organisation und der praktischen Umsetzung
organisatorischer Belange in der Steuerverwaltung (Kontrolle, Evaluation, Koordination). Dabei steht die Außenwirkung im Vordergrund (Bürgernähe / Praktikabilität).
Jedoch nimmt der rein organisatorische Teil immer mehr zu Gunsten der Automation
der Steuerverwaltung ab (z.B. ElsterLohn).
Erfolgreich getestete Projekte werden per Erlass (in der Regel als Verwaltungsanweisung) im nachgeordneten Bereich eingeführt, z.T. begleitet von Einzelerlassen,
die die jeweiligen Entwicklungsstufen, Bezirke oder spezifischen Arbeitsweisen
betreffen.
Die Hauptarbeit besteht aus Einzelfällen, grundsätzliche Dinge kommen kaum vor.
II B 1 Grundsatzfragen der Automation und Systemplanung, Datenfernverarbeitung, Fachaufsicht über das RZF, Bezügeverfahren
Das Referat setzt in seinem Zuständigkeitsbereich die Anforderungen der Finanzverwaltung in die ADV um. Zum organisatorischen Teil siehe II A 6.
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
O 1015
IT Richtlinien NRW
P
29
O 1019
Organisationsuntersuchung Rechenzentrum
P
O 1093-10
Normung auf dem Gebiet der ADV
P
O 1519
Geschäftsverteilung
P
O 1752-1
Organisation des Rechenzentrums der Finanz-
P
verwaltung
O 1901-4
Erfahrungsaustausch Bund/Länder über den
P
Einsatz von ADV
O 1901-6
Gespräche über ADV-Entwicklungen
P
O 1901-40
Staatlich-Kommunaler Kooperationsausschuss
P
NW
O 1901-41
Besprechungen mit den Berufsvertretungen der P
Angehörigen steuerberatender Berufe
O 1905
Koordinierung im Geschäftsbereich; Dienstbe-
P
sprechungen
O 1922
Archivierung von Dokumenten in maschinen-
P
lesbarer Form (Daten, Text, Graphik)
II B 2 Automation der Steuerfestsetzung
Das Referat setzt speziell in seinem Zuständigkeitsbereich die Anforderungen der
Finanzverwaltung in die ADV um. Zum organisatorischen Teil siehe II A 6.
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
O 1901-101
AG Grundsätze zur Neuordnung des Besteue-
P
rungsverfahrens und zur Neuorganisation der Finanzämter (GNOFÄ, O-Referenten)
O 1901-102
AG Organisation (Niederschriften)
P
O 1905-62
Besprechungen des Referates II B 2
P
30
II B 3 Kassen- und Rechnungswesen, Automation der Steuererhebung, des
Kassen- und Rechungswesens, Automation der Außendienste
Das Referat setzt speziell in seinem Zuständigkeitsbereich die Anforderungen der
Finanzverwaltung in die ADV um. Zum organisatorischen Teil siehe II A 6.
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
O 1920-95-1
ADV-Anwendungen u.ä. in den Oberfinanzdi-
P
rektionen
H 2003
Kassenreform
P
H 2005
Kassenverzeichnisse
P
H 2096
Dienstbesprechungen auf dem Gebiet des
P
Kassenwesens
II B 4 Marktbeobachtung und Beschaffung, Automation des Beschaffungswesens, ADV-Unterstützung für die Personal- und Stellenverwaltung FV ohne
12010, Ideenmanagement
Das Referat organisiert den Dienstbetriebs des Finanzministeriums in seinem Zuständigkeitsbereich.
II B 5 Informationssysteme, Kommunikationssysteme, IT-Einsatz im FM,
Grundsatzfragen IT in der Finanzverwaltung
Das Referat organisiert den Dienstbetriebs der Finanzverwaltung in seinem speziellen Zuständigkeitsbereich.
31
Abteilung III: Bürgschaften, Garantien, Beteiligungen, Landesausgleichsamt, Verwaltungsmodernisierung, Schuldenmanagement, Personalagentur
III 1 Förderpolitik Landesbetriebe, Projektgruppe „PPP“
Die interessanten und aussagekräftigen Unterlagen sind bei den Landesbetrieben
zu finden (Outsourcing).
III A 1 Grundsatzfragen des Bürgschaftswesens, Nordwest-Lotto, Nordwestdeutsche Klassenlotterie, Spielbanken
Das Referat bearbeitet grundsätzliche Fragen im Bereich Lotterien und Spielbanken,
der auch steuerlich für das Land von Bedeutung ist. Besondere Projekte in der jüngeren Vergangenheit waren die Mitwirkung an der Landesgesetzgebung in den o. g.
Bereichen sowie der Lotteriestaatsvertrag vom 1.7.2004, der als einheitliche Klammer auf Bundesebene zu sehen ist. Aktuell ist das Referat mit der Harmonisierung
gesetzlicher Vorgaben mit EU-Richtlinien beschäftigt.
Die A-Akten haben Rechtskommentarqualität und laufen zum Teil seit 1947. Sie
spiegeln die landesspezifischen Entscheidungen wider und werden noch benötigt;
sie machen ca. 90% des Bestandes aus. Einzelfälle dagegen gibt es wenige; diese
sind in der Regel nachrangig.
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
A-Akten
P
32
III A 2 Bürgschaften, Verwaltung der Ausfallforderungen, Arbeitsplatzsicherung
und
III A 5 Bürgschaften, Verwaltung der Ausfallforderungen, Arbeitsplatzsicherung: Bürgschaften, Garantien, Mittelstandsförderung, Bürgschaftsbank
Anträge für die Bürgschaften und Garantien laufen über den Mandatar des Landes,
die PwC Deutsche Revision AG, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (vorher auch C&L
Deutsche Revision). Das eigentliche Verfahren ist „outgesourct“ und wird allein
durch den Mandatar zur Entscheidungsreife vorbereitet. Das Referat entscheidet
dann über den einzelnen Antrag. Die Details des gesamten Prozesses finden sich in
den Akten des Mandatars, der diese Akten aufbewahrt. Das FM verwahrt lediglich
die Urkunden über gewährte Bürgschaften, solange das Unternehmen existiert bzw.
solange die Bürgschaft dauert. Siehe dazu auch III A 5.
III A 3/ III A 4 Leitung des Landesausgleichsamtes, Grundsatzfragen des Lastenausgleichs, Aufsicht über die Ausgleichsämter, Organisation der Ausgleichsverwaltung
Die Zuständigkeiten des Landesaufgleichsamts sind in folgende Bereiche gegliedert:
•
Leistungsbereich: so genannter „Hinweg“, d.h. der Weg zur Entscheidung über
die Gewährung von Ausgleichszahlungen,
•
Eingriffsbereich: so genannter „Rückweg“, die Überprüfung gewährter Leistungen und eventuelle Rückforderung zu unrecht gezahlter Leistungen (derzeitige Hauptaufgabe des Landesausgleichsamts = LAA)
•
Aufsicht über die Ausgleichsverwaltung: Geschäftsprüfungen, Besprechungen,
Schulungen, Informationen, Entscheidung schwieriger Einzelfälle sowie Zweifels- und Grundsatzfragen.
Hinzu kommen noch die Verteidigungslasten, die Finanzierung der Ausgleichsverwaltung wie auch die Mitwirkung bei Personalentscheidungen.
Die Aufgaben des Lastenausgleichs werden bis 2006 zunehmend an den Bund und
das Bundesausgleichsamt übergeben. Dem Landesausgleichsamt bleiben die
Wahrnehmung von Restaufgaben und die Abwicklung des Lastenausgleichs bis
2010. Nach Abwicklung der Tätigkeit und Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungs-
33
fristen 2018 werden die entstandenen Unterlagen vollständig angeboten. Dem Landesarchiv NRW sind nur jene Unterlagen anzubieten, die nicht vom Lastenausgleichsarchiv des Bundes übernommen werden, die Zahl potentiell archivwürdiger
Unterlagen ist daher sehr gering.
Die Unterlagen bestehen aus A- und B-Akten. Die A-Akten enthalten aufgrund der
großen Kasuistik dieses Rechtsgebiets viel Spezialwissen, das für die derzeitige
Aufgabe nötig ist. Die B-Akten mit Aktenzeichen aus den einzelnen Bereichen enthalten die wichtigsten bzw. interessantesten Fälle, die von den Mitarbeitern des Lastenausgleichsamts gekennzeichnet werden könnten.
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
LA 2029
Allgemeine Fragen des Las-
P
tenausgleichs
LA 3402
Ausgleichsämter (§ 307, § 312 LAG)
P
LA 3402-1
Zusammenlegung von Ausgleichsämtern in
A
NRW (Organisation, Übertragung von Zuständigkeiten der Ausgleichsämter, Auflösungen)
LA 3402-7
Dienstbesprechungen der Außenstelle Münster A
mit den Leitern der Ausgleichsämter
LA 3402-8
Dienstbesprechungen der Außenstelle Münster A
mit den Leitern der Ausgleichsämter – Amtsleitertagung
LA 34-02-15
Aufgabenverlagerung von AA Aachen-Stadt auf A
AA Essen und Aachen auf AA Köln (BFG) –
Sonderzuständigkeit
LA 3402-19
Dienstbesprechungen mit den AA-
A
Sachbearbeitern
LA 3402-20
Aufgabenkonzentration
A
LA 3410-3
Organisationsplan - Landesausgleichsämter
A
LA 3410-5
Außenstellen des Landesausgleichsamts – Or-
P
ganisation
34
Handausgaben
LA 3502
A
2: Beck: Handausgabe zum LAG
3: Harmening: LAG Kommentar
9: DV zum LAG: Handausgabe Seidl
24: Übersicht über die Rechtsprechung und
Schrifttum LAG
25: Entwicklung des LAG (Broschüren)
LA 3506-8
Arbeitskreis „Rückforderungsverfahren nach §
P
349 LAG“
LA 3515
Schriftverkehr mit der Ausgleichsverwaltung
P
LA 3515-1
Schriftverkehr der Ausgleichsverwaltung – All-
P
gemeines
LA 3515-2
Schriftverkehr der Ausgleichsverwaltung – Aus- P
landsvertretungen, Botschaften etc.
LA 3515-3
Schriftverkehr der Ausgleichsverwaltung mit
P
Behörden, Stellen und Privatpersonen in den
Vertreibungsgebieten
LA 3515-4
Schriftverkehr der Ausgleichsverwaltung mit
P
Behörden, Stellen und Privatpersonen in der
DDR und Berlin-Ost
LA 3542-2
Kurzbericht über betreute Bevölkerungsgrup-
P
pen in NRW
LA 3542-9
Abschlussberichte aufgelöster Ausgleichsämter P
LA 3542-21
Statistik über die Erledigung beim Ausgleich-
P
samt Düsseldorf
LA 3560-III
Prüfung der Ausgleichsbehörden durch die
A
Landesbehörden (BZR und GPA)
NR 1-43, Aachen-Land-Wuppertal
LA 3781
Archivierung Heimatauskunftsstelle 15 (Akten-
P
übernahme von der OFD Köln)
LA 3854
Besprechungen (Einladungen, Niederschriften;
P
Referentenbesprechungen beim BAA)
LA 3867
Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung P
von Akten der Ausgleichsverwaltung
35
Nr. 6390,
[Name – Anschrift, Aktenzeichen, Einzelfälle im P
Nr. 6496,
Lastenausgleich Vermerk]
Nr. 6568,
Nr. 6947,
Nr. 7020
Nr. 7901-9432
III B 1 Aufgabenkritik, Umsetzungscontrolling
Das Referat wurde 1989 gegründet als „Arbeitsstab Aufgabenkritik“ beim Kabinett
und 2001 organisatorisch beim Finanzministerium angesiedelt. Die Zuständigkeit
umfasst die gesamte Landesverwaltung; z.T. in Zusammenarbeit mit externen Unternehmensberatern.
In einer ersten Phase wurden alle Aufgaben der Landesverwaltung erfasst, mit Attributen bewertet und in eine IT-gestützte Datenbank (Access) eingegeben. Die derzeitige Hauptaufgabe besteht in der Auswertung dieser Daten, d.h. es wird nach Indizien gesucht, die eine Untersuchung notwendig erscheinen lassen. Nach einer
derartigen Analyse wird ein Gutachten erstellt, aus dem Folgeprojekte (z.B. Haushaltsberechnungen, Machbarkeitsstudien) erwachsen. Die einzelnen Folgeprojekte
führen die betroffenen Ressorts in eigener Federführung durch.
Die Unterlagen bestehen aus Entscheidungsnachweisen, Gutachten, Korrespondenz, Auswertung, Vergabeentscheidungen, Sitzungsniederschriften und Charts der
Gutachter, wobei Unterlagen des Arbeitsstabs Aufgabenkritik schon an das Hauptstaatsarchiv Düsseldorf (jetzt Abt. Rheinland) abgegeben wurden (NW 889). Archivwürdig ist in jedem Fall auch die Datenbank „Aufgabenkritik“.
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
O 1074
Arbeitsstab Aufgabenkritik, Querschnittsaufga-
P
ben
O 1075
(eigene Ableitungen)
P
36
III B 2 Reform des Steuerungs- und Rechnungswesens, ressourcenorientierte
Steuerungsinstrumente, Projektleitung EPOS NRW, Kosten- und Leistungsrechnung, Controlling
Die Hauptaufgabe des Referats besteht im Vorantreiben der Haushaltsreform und
der Reform des Rechnungswesens (Projekt EPOS NRW).23 Es entwickelt Konzepte
bzw. Rahmenkonzepte in Zusammenhang mit der Kosten-Leistungs-Rechnung und
setzt diese um. Dem Referat obliegt bei dieser ressortübergreifenden Zuständigkeit
sowohl die Projektleitung als auch die Koordination bei der Umsetzung der Rahmenkonzeption in den Ministerien und in der Landesverwaltung. Für die Kommunen
werden außerdem Empfehlungen und Anregungen ausgesprochen.
Die Veröffentlichung der Gutachten und des Rahmenkonzepts erfolgt zunächst ressortintern, später dann auch (landes-)verwaltungsintern. Darüber hinaus gehört zu
auch die Information und Schulung im Projektbereich zu den Aufgaben des Referats.
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
O 1009
Verwaltungsmodernisierung, allgemein
P
O 1069
Haushaltsreform und Neues Rechnungswesen
P
O 1615
Interne Angelegenheiten
P
III B 3 Personalagentur
Die Personalagentur wurde im Jahr 2000 gegründet. Ihr Vorläufer war die Stellenbörse im Innenministerium, anfänglich bei der Stabsstelle Aufgabenkritik angesiedelt. Ziel war und ist die Beschleunigung des sozialverträglichen Personalabbaus in
der Landesverwaltung etwa durch Vermittlung in andere Verwaltungszweige bzw.
weitere Qualifizierung der Bewerber. Bei der Errichtung der Personalagentur ging es
darum, die Planung, Organisation, Erarbeitung rechtlicher Grundlagen, das Vermittlungsverfahren, die Prüfung, Begleitung und Kontrolle des gesamten Verfahrens an
einer zentralen Stelle landesweit und ressortübergreifend für die gesamte Landesverwaltung einzurichten. Die Personalagentur schreibt daher Stellen innerhalb von
23
37
NRW in enger Zusammenarbeit mit dem Datenschutz und Prüfung durch den Landesrechnungshof (LRH) aus. In Reaktion auf politische Entwicklungen werden auch
ressortübergreifende Arbeitsgemeinschaften gebildet, bei denen das Finanzministerium federführend ist.
Die Unterlagen bestehen hauptsächlich aus Berichten; Personalakten umfassen sie
nicht. Da es sich hierbei um eine einzigartige, temporäre Aufgabe mit landesweiter
Auswirkung handelt, wäre die überschaubare Menge an Unterlagen nach Ablauf der
gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu prüfen.
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
P 1400
Personalwesen – Allgemeines (nur A-Akten)
P
III B 4: Schuldenmanagement, Förderungsmanagement
Das Referat versteht sich selbst als „Back and Middle Office“, das den gesamten
Prozess von der Aufnahme von Schulden bis hin zu deren Abwicklung und Tilgung
begleitet. Es arbeitet eng mit dem Kreditfinanzierungsreferat in Abt. I zusammen.
Die Unterlagen bestehen aus Schuldurkunden/-akten (Darlehensakten) und sind
routinemäßige Massenfälle. Die Unterlagen werden künftig rein elektronisch geführt.
Abteilung IV: Besoldungs- und Tarifrecht, Fachaufsicht über das LBV,
Versorgungsrecht, Finanzplanung, Geld- und Kapitalverkehr, Sparkassen
und –verbände, Versicherungswesen, Justitiariat
(Die Referate IV 1, IV 2, IV A 1-4 werden in einem anderen Zusammenhang untersucht, s. dazu S. 12)
IV 3: Sparkassenaufsicht, Sparkassenwesen, Sparkassenrecht, Aufsicht über
die Sparkassenverbände, Recht der Kreditwirtschaft
38
Das Referat ist für das nordrhein-westfälische Sparkassengesetz sowie die
Rechtsaufsicht über die Beschlüsse der Sparkassen, Beschwerden, Petitionen, allgemeine Fragen, Genehmigungen für Fusionen zuständig. Die Aufsicht über Sparkassen- und Giroverbände umfasst ebenfalls rechtliche Aspekte sowie Genehmigungen (Fusionen, Gründungen, Auflösung, Satzungen).
Unterlagen finden sich spiegelbildlich bei den jeweiligen Verbänden der Sparkassen.
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
10-06
Grundsatzfragen des Sparkassenrechts
P
10-07
Grundsatzfragen der Kreditwirtschaft
P
20-01
Sparkassen – Allgemeiner Teil (ausgewählte P
Sachhefte)
20-02
Sparkassen – Besonderer Teil (ausgewählte P
Sachhefte)
IV 4: Steuerschätzung, Finanzplanung, Konjunkturpolitische Grundsatzfragen,
Finanzbericht, Finanz- und Wirtschaftsstatistik, Bundeshaushalt
In diesem Referat laufen alle wichtigen Finanz-, Wirtschafts- und Konjunkturzahlen
und -statistiken zusammen und bilden die Arbeitsgrundlage für andere Referate. Die
Finanzplanung erfolgt eigeninitiativ aufgrund der gesetzlichen und vertraglichen
Verpflichtungen. Ein Großteil der Arbeit besteht aus Routine (70%) und fließt in die
Berichterstattung. In dieser Hinsicht versteht sich das Referat als Verteiler für Zahlen
und Statistiken, die nicht nur anderen Referaten zukommen, sondern auch dem Minister. Die hier erarbeiteten Informationen finden sich daher in den Unterlagen anderer Stellen wieder und sind in diesem Kontext aussagekräftiger. Die Daten werden
zudem in komprimierter Form in die Landesdatenbank eingespeist.
IV B 1: Grundsatzfragen der Finanz-, Haushalts- und Wirtschaftspolitik
39
Neben den Einbringungsregeln für den Haushalt erarbeitet das Referat auch themenbezogene Redeentwürfe für den Minister. Dazu werden Fachinformationen gesammelt, die später an das Ministerbüro weitergeleitet werden. Informationen werden aber auch für die Staatskanzlei, den Vermittlungsausschuss und die Landesvertretung in Berlin bereitgestellt.
Darüber hinaus bildet das Referat eine Schnittstelle zwischen nationalen wie internationalen, wirtschafts- und finanzpolitischen Entwicklungen, die hier für NRW zugeschnitten und in die Praxis umgesetzt werden.
Ein weiterer wichtiger Bereich besteht aus ständig neuen, so genannten fakultativen
Aufgaben (Projekten), die aus dem Bereich der Politik angestoßen werden und den
Bereich der politischen Rechtsgestaltungsmöglichkeiten und Politikgestaltung betreffen.24 Hierbei handelt es sich zumeist um grundsätzliche Themen oder Themen mit
aktuellen Bezügen, die nicht vorhersehbar sind. Als Beispiele ließen sich hier die regelmäßige Berichterstattung, für die ein Raster samt Kennzahlen für den Finanzplanungsrat entwickelt wurde, und Überlegungen zur Nachhaltigkeit des Haushalts
(Gutachten, Konzept, Kabinettvorlage) anführen.
Aufgrund des Aufgabenzuschnitts sind auch die Unterlagen recht heterogen, aufgrund der Dynamik des stets wachsenden Aufgabenspektrums die Entwicklung der
Aktenmenge und des Aktenplans zudem äußerst ungewiss.
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
1.000
Allgemeiner Schriftverkehr
A
1.000/1
Schriftverkehr
A
1.000/2
Abteilungsleiter – Schriftverkehr und Erlasse
A
1.000/3
Organisation
A
1.000/4
Aktenplan
A
1.020
Mitarbeiterbefragung, Kollegenforen
A
1.100
Grundsatzfragen der Haushalts- und Finanzpo- A
litik
1.100-1
Private Finanzierung öffentlicher Infrastruktur
A
1.110
Haushalts- und Finanzplanung NRW
A
1.135
Haushalt – Ministerreden
A
24
40
1.136
Sonstige Reden
A
1.150
Haushalt – Konsolidierungsüberlegungen
A
1.160
Haushalt – nachhaltige Finanzpolitik
P
IV B 2: Beteiligungen des Landes (ohne WestLB), Liegenschaften, Sondervermögen (EP 12 und 20), Fiskalische Erbschaften
Das Referat ist zuständig für die Beteiligungsverwaltung des Landes. Zusätzlich
führt es die Aufsicht über den 2001 eingerichteten Bau- und Liegenschaftsbetrieb. In
gleichem Maße ist es auch für die Verwaltung der Liegenschaften, alle Sondervermögen, fiskalischen Erbschaften sowie Schul- und Studienfonds zuständig. Dabei
geht es um die Kontrolle und Wahrnehmung der gesellschaftsrechtlichen Belange
und die Mandatsbetreuung. Das Referat vertritt das Land in Aufsichtsräten.
Bei den Unterlagen handelt es sich größtenteils um Geschäftspapiere, die bei den
einzelnen Registraturbildnern bzw. federführenden Stellen vollständig zu finden sind.
Auf eine subsidiäre Überlieferung an dieser Stelle kann verzichtet werden.
IV B 3 Kommunale Angelegenheiten, Finanz- und Lastenausgleich mit den
Gemeinden, Kommunales Haushalts- und Abgabenrecht
Das Referat ist ein Mitwirkungsreferat, das unter der Federführung anderer Ressorts
den jeweiligen Sachverhalt von der Finanzseite aus beurteilt. Derartige Mitwirkung
bestand bzw. besteht etwa beim Gemeindefinanzierungsgesetz, der Gemeindefinanzreform, dem neuen kommunalen Finanzmanagement, die jeweils auf die finanzwirtschaftliche Sinnigkeit hin überprüft werden. Votiert wird über das Referat V
B 5. Die Unterlagen finden sich spiegelbildlich bei den jeweiligen Ressorts.
41
IV B 4 EU-Angelegenheiten, Internationales, Interministerieller Ausschuss für
Europapolitik, Koordinierungsausschuss für Entwicklungshilfe
Das Referat analysiert EU-Angelegenheiten unter finanziellen Aspekten. Es leistet in
diesem Zusammenhang Vorarbeiten für finanzpolitische Positionen und Voten für
den Europapolitikausschuss, den Arbeitskreis der Bundesländer oder das Bundesratsverfahren. Fachlich federführend sind jedoch in der Regel andere Referate des
Finanzministeriums bzw. andere Ressorts (Staatskanzlei, Ministerium für Wirtschaft
und Arbeit, Ministerium für Umwelt und Naturschutz, Landwirtschaft und Verbraucherschutz).
Die aus dieser Tätigkeit erwachsenen Unterlagen finden sich spiegelbildlich bei den
jeweiligen Ressorts.
IV B 5 Bundesratsangelegenheiten, Finanzausgleich
Die Hauptaufgabe des Referats besteht in der Vermittlungstätigkeit zwischen Land
und Bund. Im Rahmen der Gesetzgebung stellt es die Verbindung zwischen den
beiden Politikebenen dar. Zwar findet hier in finanzieller Hinsicht die politische Koordination durch Erarbeitung einer einheitlichen Linie für das Land NRW statt. Fachlich
federführend sind andere Referate des Finanzministeriums und andere Ressorts.
Die aus dieser Tätigkeit erwachsenen Unterlagen finden sich spiegelbildlich bei den
jeweiligen Stellen.
42
IV C 1: Grundsatzfragen der Finanzdienstleistungen, Justitiariat, Verfassungsrecht einschließlich Verfahren vor den Verfassungsgerichten, Zustimmung zu
Vergleichen, Regress- und Schadensersatzansprüche
Aufgrund der Bundes- und EU-Gesetzgebung werden Grundsatzfragen, auch des
Kreditwesens, zunehmend aus dem Zuständigkeitsbereich des Finanzministeriums
abgezogen und der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) übertragen.
Das Justitiariat ist ein klassisches Querschnittsreferat, das fast ausschließlich interne
Dienstleistungen für das Finanzministerium erbringt. Im Justitiariat verbleiben nur
Restakten. Aussagekräftige Vertragsentwürfe oder Rechtsgutachten lassen sich in
den Unterlagen anderer Referate finden.
IV C 2: Beteiligungen des Landes an der NRW Bank, allgemeine Angelegenheiten der öffentlich-rechtlichen Förderinstitute, EU-Fragen im Bereich der
Förderbanken
Da das Land NRW als größter Anteilseigner der NRW Bank durch den Finanzminister vertreten wird, verwaltet das Referat diese Beteiligung des Landes. Dazu gehören
auch die Vorbereitung der verschiedenen Organ- und Gremiensitzungen, an denen
der Minister als Mitglied teilnimmt, die Vorbereitung des Ministers durch Analysen
und Stellungnahmen auf diesem Sachgebiet sowie die formale Durchführung der Berufung und Abberufung von Landesvertretern.
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
LB 1110-3
Sitzungen Gewährträgerversammlung
A
LB 1115-3
Sitzungen Verwaltungsrat
A
LB 1120-3
Sitzungen Präsidialausschuss
A
LB 1125-3
Sitzungen Kreditausschuss
A
LB 1130-3
Sitzungen Prüfungsausschuss
A
43
LB 1135-3
Sitzungen Bauausschuss
A
LB 1140-3
Sitzungen Wohnungsbauförderungsausschuss
A
LB 1145-3
Sitzungen Beiräte
A
IV C 3: Beteiligung des Landes an der WestLB AG, allgemeine Landesbankangelegenheiten, Grundsatz- und Rechtsfragen der Spezialkreditinstitute und
Kapitalanlagegesellschaften, Außenwirtschaftsrecht
Da das Land NRW als größter Anteilseigner der NRW Bank und der West LB AG
durch den Finanzminister vertreten wird, verwaltet das Referat diese Beteiligungen
des Landes. Dazu gehören auch die Vorbereitung der verschiedenen Organ- und
Gremiensitzungen, an denen der Minister als Mitglied teilnimmt, die Vorbereitung
des Ministers durch Analysen und Stellungnahmen auf diesem Sachgebiet sowie die
formale Durchführung der Berufung und Abberufung von Landesvertretern.
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
AG 1110-3
Sitzungen Aufsichtsrat
A
AG 1115-3
Sitzungen Risikoausschuss
A
AG 1120-3
Hauptversammlungen
A
AG 1125-3
Sitzungen Vermittlungsausschuss
A
AG 1130-3
Sitzungen Präsidium
A
AG 1135-3
Sitzungen Prüfungsausschuss
A
IV C 4 Versicherungswesen
Das Referat führt die Dienst- und Fachaufsicht über die derzeit vierzehn Versorgungswerke des Landes NRW und koordiniert diesen Bereich. Dabei handelt es sich
um die Umsetzung von Bundesrecht auf Landesebene. In erster Linie erfolgt die
Kontrolle der Versorgungswerke durch mathematisch-statistische Überprüfungen.
Die Aufgaben werden zunehmend von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht wahrgenommen.
44
IV C 5 Börsenaufsicht, Angelegenheiten der Bundesbank und ihrer Hauptverwaltungen, Europäische Zentralbank und Europäisches System der Zentralbanken, Finanzplatz NRW
Das Referat führt die Rechts- und Marktaufsicht über die Börse in Düsseldorf
(RWB). Diese Zuständigkeit wird aber im Rahmen der EU-Harmonisierung tendenziell zunehmend bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht zentralisiert
und vereinheitlicht. Darüber hinaus arbeitet das Ministerium auch mit der Düsseldorfer Handelsüberwachungsstelle (HÜSt) zusammen. Diese ermittelt, ausgestattet mit
besonderen Befugnissen, bei Verstößen gegen die Börsengesetze. Die HÜSt schaltet dann das Finanzministerium (IV C 5), die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht oder die Staatsanwaltschaft ein.
Neben der Koordinierung der Börsenaufsicht auf Länderebene und der Bearbeitung
von Einzelfällen ist das Referat auch mit Angelegenheiten der Deutschen Bundesbank-Außenstelle in Düsseldorf sowie der Besetzung der dortigen Leitungspositionen betraut. Referat IV C 5 ist zudem an Gesetzesvorhaben bzw. tagespolitischen
Initiativen beteiligt („Finanzplatz NRW“).
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
Angelegenheiten der Bundesbank und ihrer Hauptverwaltungen
G-2405
Organisation der Landeszentralbank in NRW
A
G-2410
Stellungnahme zu Grundsatzfragen
A
Börsenaufsicht
8001-4.9
Berichte der Handelsüberwachungsstelle
A
8001-5
Beirat an der Düsseldorfer Börse (RWB) /
A
Kurskommission
8001-5 a
Sitzung Marktausschuss
A
8001-5.1
Sitzungen des Beirates (Kurskommission)
A
8001-6.1
Sitzungen des Börsenrats
A
45
8001-7.1
Sitzungen der Zulassungsstelle / Zulassungs-
A
ausschusses
8001-7.2
Gemeinsame Zulassungsstelle
A
8001-7.3
Zulassungsstelle / Zulassungsstellenausschuss A
RWB
Abteilung V: Steuern, Angelegenheiten der steuerberatenden Berufe
Die Abteilung V des Finanzministeriums NRW ist zuständig für Steuern und Angelegenheiten der steuerberatenden Berufe. Dem Landesfinanzministerium kommt dabei
im Wesentlichen eine Scharnierfunktion zwischen dem Bundesministerium der Finanzen (BMF) einerseits und den Oberfinanzdirektionen und Finanzämtern andererseits zu. Im BMF getroffene Entscheidungen bzw. Regelungen, beispielsweise in organisatorischen Angelegenheiten, werden in Form so genannter BMF-Schreiben an
das Landesfinanzministerium als Ansprechpartner verschickt und von dort wiederum
als Erlass an die nachgeordneten Stellen weitergegeben. Das Finanzministerium ergänzt diese Erlasse allenfalls um Erklärungen, wie diese auszuführen sind. Seit 1997
erfolgt dieses Vorgehen überwiegend elektronisch.
Da das Steuerwesen bundesrechtlich geregelt ist, ergeben sich hier besondere
Rahmenbedingungen für eine archivische Bewertung. Einzelfälle (B-Akten) werden in
diesem Bereich des Finanzministeriums im Rahmen der bundesgesetzlich vorgegebenen Grenzen bearbeitet, d.h. hier werden Fälle entschieden, die die Oberfinanzdirektionen und Finanzämter aufgrund der Höhe der Geldsummen nicht selbst entscheiden dürfen. Fälle, deren Beträge die Entscheidungsbefugnis des Landesfinanzministeriums übersteigen, werden an das Bundesministerium der Finanzen weitergegeben. Aufgrund dieses Verfahrens verbleiben im Finanzministerium allenfalls
Kopien bzw. Rumpfakten dieser B-Akten. Die vollständigen Einzelfälle sind bei den
jeweiligen Oberfinanzdirektionen bzw. Finanzämtern zu finden.
Die allgemeinen, so genannten A-Akten, besitzen auch hier die Qualität von Rechtskommentaren und dienen als Entscheidungsgrundlage in Einzelfällen.25 Mit ihren
zum Teil recht langen Laufzeiten (etwa seit 1947) sind sie nach wie vor im alltägli-
25
Zum einen fehlen für bestimmte Steuergebiete entsprechende Rechtskommentare, zum anderen
sind diese Steuergebiete sehr stabil.
46
chen Gebrauch. Wann sie dem Archiv angeboten werden, ist daher nicht vorhersehbar. In jedem Fall sind sie aber auf ihre Archivwürdigkeit hin zu prüfen, da sie die für
NRW spezifischen Entscheidungswege im bundesrechtlich geregelten Steuerrecht
widerspiegeln.
Unterlagen zur Bestellung von Steuerberatern und Angelegenheiten der steuerberatenden Berufe allgemein wurden bis 2001 bei den Oberfinanzdirektionen geführt;
seitdem ging die Zuständigkeit auf die Steuerberaterkammern über. Die Tätigkeit des
Finanzministers beschränkt sich hier auf die Zulassung zur Prüfung wie die Aufsicht
über die Kammern. Eine entsprechend dichte Überlieferung ist daher bei den Kammern zu finden.
Darüber hinaus lassen sich in Abteilung V zwei Besonderheiten aus dem steuerpolitischen Bereich finden. Einerseits handelt es sich um Akten zu Untersuchungsausschüssen, in denen das Finanzministerium federführend tätig war bzw. an denen es
qualifiziert mitgewirkt hat, andererseits um Unterlagen einer Stelle, die zentral für die
Koordination und Erarbeitung von Steueränderungsvorschlägen zuständig ist. Anstöße hierzu kommen nicht nur aus dem Finanzministerium oder der Finanzverwaltungen sondern auch aus anderen Fachressorts. Anhand dieser Unterlagen zeigt
sich, welche Initiativen und Anstöße NRW in der Steuergesetzgebung entwickelt hat.
V 1: Abgabenordnung, Mitwirkung bei der Automation, Umstellung des Besteuerungsverfahrens, Angelegenheiten der steuerberatenden Berufe
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
S 0130
Untersuchungsausschüsse
P
A-Akten
P
V 2: Grundsatzfragen des Steuerrechts, Steuergesetzgebung (Koordinierung,
Erarbeitung von Steueränderungsvorschlägen), Einkommenssteuertarif
Die Stellungnahmen der einzelnen Referate im Rahmen der Mitwirkung am Gesetzgebungsverfahren konzentrieren sich in V 2 als „steuerpolitischer Speerspitze“ des
Finanzministeriums. Auch eigene Initiativen des Finanzministeriums in der Steuer-
47
gesetzgebung werden über dieses Referat koordiniert. Die Unterlagen dieses Referats sind daher grundsätzlich archivwürdig.
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
S 1900
(Projekte)
A
Keine separate Votensammlung; Voten liegen bei den jeweiligen Vorgängen
V A 1: Steuerfahndung, Steuerstrafrecht, Rechtshilfeverkehr, Kfz-Steuern, Zölle und Verbrauchssteuern, Einfuhrumsatzsteuer, Abschöpfungen, Lastenausgleichsabgaben, Innenprüfung
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
A-Akten
P
V A 2: Verkehrssteuern, Erbschaftssteuern
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
A-Akten
P
V A 3: Stundung, Erlass und Niederschlagung von Steuern, Sonderabschreibungen, Betreibungen
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
S 1900
A-Akten
P
48
V A 4: Umsatzsteuer
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
A-Akten
P
V A 5: Außenprüfung
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
A-Akten
P
V A 6: Einheitsbewertung, Bedarfsbewertung, Vermögenssteuer, Grundsteuer,
Spielbankabgabe, Prüfungsbemerkungen der Rechnungshöfe, Grundsatzfragen
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
A-Akten
P
V B 1: Teilgebiete der Einkommensteuer, Bilanzrecht, Umwandlungsrecht
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
A-Akten
P
V B 2: Teilgebiete der Einkommenssteuer
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
A-Akten
P
49
V B 3: Teilgebiete der Einkommensteuer, Lohnsteuer, Vermögensbildung
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
A-Akten
P
V B 4: Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer, Umwandlungsrecht bei Körperschaften, Gemeinnützigkeitsrecht
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
A-Akten
P
V B 5: Außensteuerrecht, Doppelbesteuerungsabkommen
Aktenplanposition
Sachbezeichnung
A-Akten
P
Ministerbüro
Das Ministerbüro ist die zentrale Schnittstelle zwischen Politik und Verwaltung im Finanzministerium NRW. Hier werden Impulse aus dem politischen Bereich in die Verwaltung, aber auch aus der Verwaltung (zurück) in die Politik gegeben. Die engere,
interne Kontaktstelle bilden der Minister und der Staatssekretär einerseits sowie die
Abteilungsleiter mit den einzelnen Fachabteilungen andererseits.
Die fachliche Arbeit, d.h. die praktische (administrative) Umsetzung politischer Impulse und Vorgaben, erfolgt in den einzelnen Referaten des Finanzministeriums. Diese
erarbeiten nach Vorgabe Konzepte, sammeln Informationen usw. und leiten die Ergebnisse an die Ressortspitze weiter, die diese wiederum nach außen präsentiert.
Vergleichbar zur Projektarbeit im Finanzministerium ist die zukünftige Überlieferung
aus dem Ministerbüro nur eingeschränkt prospektiv plan- und erfassbar. Aufgaben
50
und Unterlagen der politischen Spitze des Ressorts orientieren sich an den aktuellen
politischen Gegebenheiten.
Im Rahmen der prospektiven Bewertung können die Reden des Ministers26 und die
Pressemitteilungen27 als archivwürdig benannt werden. Kassabel sind in der Regel
die allgemeine Korrespondenz sowie der Briefwechsel mit dem Ministerpräsidenten
und anderen Ressorts. Auch die Kabinettsprotokolle können im Finanzministerium
zur Kassation freigegeben werden, da sie an anderer Stelle übernommen werden.
2.1.3 Quantifizierung
Eine Erhebung der im Finanzministerium derzeit vorhandenen Unterlagen ergab folgende Mengenangaben:
Abteilung
I28
Abteilung
II
Abteilung
III
Abteilung
IV
Abteilung
V
Gesamt
Laufende
Registratur
791 lfm
720 lfm
670 lfm
1330 lfm
1200 lfm
4711 lfm
Altregistratur
1215 lfm
750 lfm
560 lfm
820 lfm
600 lfm
3945 lfm
83 lfm
15 lfm
20 lfm
55 lfm
50 lfm
223 lfm
Zuwachs
pro Jahr29
Die Aussagekraft dieser Zahlen wird jedoch durch folgende Faktoren beeinflusst:
In Abteilung III findet vornehmlich Projektarbeit statt. Der Aktenbestand verschiedener Referate, z.B. Aufgabenkritik und Umsetzungscontrolling; EPOS NRW, Personalagentur oder Projektgruppe PPP, wächst daher nicht linear. Diese Referate sind
zudem federführend für die gesamte Landesverwaltung tätig und halten einen entsprechend umfangreichen Aktenbestand vor. In Abteilung III sind aber auch abzuwickelnde Aufgaben organisatorisch angesiedelt: Das Landesausgleichsamt etwa wird
bis 2012 seine Arbeit beendet haben. Der Bestand wird nach Ablauf der gesetzlichen
Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren der Abteilung Rheinland 2018 komplett angeboten werden.
26
Sie spiegeln den Konnex von politischem Willen und administrativer Umsetzung wider und können als Ausgangspunkt für die intensivere Beschäftigung mit der verwaltungsmäßigen Umsetzung
politischer Vorgaben dienen.
27
Pressemitteilungen sind als Präsentation und Wertung des eigenen Handelns zu sehen.
28
Inklusive Landeshauptkasse (41 lfm laufende Registratur, 275 lfm Altregistratur, jährlicher Zuwachs 43 lfm)
29
Die Angaben über den jährlichen Zuwachs in den einzelnen Registraturen sind Durchschnittswerte, die auf den Erfahrungen der Registratoren beruhen. Größere Schwankungen sind keineswegs ungewöhnlich.
51
Die Hauptmenge der in Abteilung IV anfallenden Unterlagen stammen aus den Bereichen Versorgung (Besoldung, Beihilfe) und Aufsicht (Sparkassen30, Versicherungen, Börse, Beteiligungen des Landes). Die Zuständigkeit für die Aufsicht ist erst zu
Beginn der 1990er Jahre vom Wirtschaftsministerium an das Finanzministerium gewandert. Eine erneute Umressortierung kann mittelfristig nicht ausgeschlossen werden.
Die vom Archivierungsmodell in Abteilung V als archivwürdig bewerteten A-Akten ohne den Bereich steuerberatende Berufe - machen ca. 90% des Gesamtbestandes
aus31. Kurzfristig ist nicht mit einer Aussonderung dieser Unterlagen zu rechnen, da
sie aufgrund ihrer Rechtskommentarqualität im laufenden Geschäft noch benötigt
werden.
Aussonderungen finden im Finanzministerium NRW eher unregelmäßig statt. Mit regelmäßigen jährlichen Abgaben an das Landesarchiv ist auch zukünftig nicht zu
rechnen. Die Situation der Übernahmemengen für die letzten zehn Jahre stellt sich
wie folgt dar: In den letzten zehn Jahren wurden insgesamt 356 lfm aus dem Finanzministerium übernommen. Dies entspricht einer Menge von knapp 36 lfm pro
Jahr. Diese Zahl ist ein Durchschnittswert, der auch Übernahmen berücksichtigt, bei
denen in größeren Aussonderungsaktionen umfangreiche Bestände ins Archiv gelangten (z.B. aus dem Arbeitsstab Aufgabenkritik mit 90 lfm).32 Die zukünftige durchschnittliche jährliche Übernahmemenge kann aufgrund der im Vergleich zur bisherigen Übernahmepraxis geänderten Bewertungsentscheidungen von diesem Wert abweichen. Die retrospektiv ermittelte durchschnittliche Übernahmemenge bietet aber
einen geeigneten Ausgangspunkt für die weitere Steuerung.
30
Die Zahl der Institute wird sich durch eine weitere Fusion von derzeit 113 auf 112 verringern. Der
Gesamtumfang der Institutsakten beläuft sich auf ca. 120 lfm.
31
Ca. 673 lfm.
32
Für derzeit laufende Projekte (z.B. EPOS NRW, Pers FM/Pers NRW) ist voraussichtlich mit ähnlich hohen Übernahmemengen zu rechnen.
Landesfinanzverwaltung: Oberfinanzdirektionen (Land) Düsseldorf und Münster
52
2.2
53
Oberfinanzdirektionen Rheinland und Münster
Nach Übertragung der Besitz- und Verkehrssteuerabteilung sowie der Bauabteilung
von der Oberfinanzdirektion Köln 1998 an die Oberfinanzdirektion Düsseldorf33 bestanden in Nordrhein-Westfalen bis vor kurzem zwei Oberfinanzdirektionen (Land) an
drei Standorten in Düsseldorf, Köln und Münster. Mit Verordnung vom 12. Dezember
2005 wurde die Oberfinanzdirektion Düsseldorf in Oberfinanzdirektion Rheinland
umbenannt. Die bisherigen Dienststellen in Düsseldorf und Köln wurden zum 1. Januar 2006 am Standort Köln zusammengefasst.34
Im Rahmen der Erarbeitung des Archivierungsmodells Finanzverwaltung wurden die
damaligen Dienstsitze Düsseldorf und Köln der Oberfinanzdirektion Düsseldorf sowie
die Oberfinanzdirektion Münster besucht.
2.2.1 Aufgaben
Zu den zentralen Aufgaben der Oberfinanzdirektionen zählen
•
die Dienst- und Fachaufsicht über die Finanzämter des Bezirks: Federführung
bei Organisationsangelegenheiten und Personalwesen,
•
die Unterstützung der Finanzämter bei der Steuerverwaltung,
•
die technische Aufsicht und baufachliche Betreuung bei Baumaßnahmen des
Landes Nordrhein-Westfalen, des Bundes und der alliierten Streitkräfte (u.a.
planungsbegleitende Prüfung, Vergabe bei Baumaßnahmen, Fachaufsicht
über die Baubehörden, Bewirtschaftung der Haushaltsmittel). Der Aufgabenbereich ist derzeit der Oberfinanzdirektion Münster übertragen, die Zuständigkeit für die Unterbringung der Oberfinanzdirektionen, Finanzakademien, Finanzschulen, Finanzgerichte und Finanzämter der Bezirksregierung Münster.
33
34
GV. NW. 1998 S. 478.
GV NRW 2005, S. 953
54
Ausgangspunkt der Ermittlung potentiell archivwürdiger Schriftgutgruppen bei den
Oberfinanzdirektionen war ein von Dr. Thomas P. Becker auf der Grundlage mehrwöchiger Hospitationen bei der Oberfinanzdirektion Düsseldorf Mitte der 1990er Jahre entwickelter Katalog listenförmig anbietungspflichtiger Aktenzeichen. Im Rahmen
von Informationsgesprächen und Sichtungen der Sammelakteien bei allen besuchten
Dienstsitzen der Oberfinanzdirektionen (Land und Bund, vgl. Abschnitte 2.2, 3.1)
wurde dieser Katalog grundlegend überarbeitet sowie um Auswahlkriterien und die
Nennung der Betreffe ergänzt (vgl. Abschnitt 5.1). Letzteres war notwendig wegen
der unterschiedlichen Handhabung des Aktenplans in den verschiedenen Oberfinanzdirektionen. Schließlich gehen Umstrukturierungen und Neugliederungen in der
Bundes- und Landesfinanzverwaltung auch mit der Verlagerung von Akten und der
Neubildung von Registraturen einher, was zu Abweichungen vom Aktenplan führen
kann. Aktenplanpositionen und -gruppen, in denen keine archivwürdigen Unterlagen
anfallen, wurden nicht in den Katalog aufgenommen.
Als Kriterium für die Auswahl von Einzelfällen bei massenhaft gleichförmigen Unterlagen wird aus Gründen der Praktikabilität für die Registraturmitarbeiter in den Behörden in der Regel ein Buchstabensample vorgeschlagen, da die Ordnung nach
Namen das mit Abstand häufigste Ordnungsmerkmal in den Registraturen der Oberfinanzdirektionen und auch bei anderen Ordnungsstrukturen (z.B. nach Vorgangsnummern)
meist
leicht
zu
erkennen
ist.
In
Anlehnung
an
die
Baden-
Württembergische Buchstabenauswahl einigte sich die Projektgruppe auf den Buchstaben T. Bei sehr großen Grundgesamtheiten kann zur Einhaltung der Archivierungsquote die Buchstabenauswahl weiter auf Ta beschränkt werden.35 Bei dieser
Auswahlmethode handelt es sich um eine sektorielle Klumpenstichprobe, die nicht
den Anspruch auf Repräsentativität erhebt. Diese könnte nur mittels einer Zufallsauswahl gewährleistet werden, für die die notwendigen Voraussetzungen (v.a.
die für eine umfangreiche Reduktion erforderliche große Grundgesamtheit) in den
Registraturen der Oberfinanzdirektionen nicht gegeben sind. Unter dem Aspekt der
Repräsentativität ist die Auswahl des zu archivierenden Buchstabens somit willkür-
35
Matthias Buchholz: Überlieferungsbildung bei massenhaft gleichförmigen Einzelfallakten im
Spannungsverhältnis von Bewertungsdiskussion, Repräsentativität und Nutzungsperspektive. Eine
Fallstudie am Beispiel von Sozialhilfeakten der oberbergischen Gemeinde Lindlar (Archivhefte 35),
Köln 2001.
55
lich.36 Doch angesichts der vorgefundenen Registraturverhältnisse erweist sich die
Entscheidung für den Buchstaben T bzw. die Buchstabenkombination Ta als praktikabel, zudem beherzigt sie den Wunsch der Staatsarchive nach größtmöglicher Kontinuität in der Überlieferungsbildung. Schließlich sollte auch ein Buchstabe gewählt
werden, der eine effektive Reduktion der Gesamtmenge ermöglicht.37 Neben den
benannten Auswahlkriterien sind stets auch besonders spektakuläre oder außergewöhnlich umfangreiche Fälle den staatlichen Archiven listenförmig anzubieten. Im
Falle des Auswahlkriteriums „nur Einzelfälle“ obliegt es der Behörde herausragende
Einzelfälle zu benennen. Unter „exemplarisch“ wird hier verstanden, dass seitens der
Behörde mindestens fünf, maximal zehn Akten zu dem angegeben Betreff oder Aktenzeichen zur Dokumentation des Verfahrens listenförmig anzubieten sind. Das
Auswahlkriterium „nur Sachhefte“ unterbindet, dass reine A- oder B-Akten aus den
betreffenden Sachgebieten angeboten werden. Im Bereich der Pressearbeit sind nur
Unterlagen listenförmig anzubieten, die über reine Presseausschnittsammlung hinausgehen.
Unterlagen, die vor 1945 entstanden sind, sind ebenfalls in Anbietungslisten zu erfassen und zwar unabhängig davon, ob die betreffenden Aktenzeichen und Betreffe
im Katalog listenförmig anbietungspflichtiger Unterlagen genannt sind. Desgleichen
gilt auch für Schriftgut, das ohne Aktenzeichen geführt wird.
Vgl. den „Katalog listenförmig anbietungspflichtiger Unterlagen bei den Oberfinanzdirektionen“, Anhang 5.1.
Alle Unterlagen, die vor 1945 angelegt wurden.
36
Vgl. dazu Matthias Buchholz, Überlieferungsbildung bei massenhaft gleichförmigen Einzelfallakten
im Spannungsverhältnis von Bewertungsdiskussion, Repräsentativität und Nutzungsperspektive. Eine
Fallstudie am Beispiel von Sozialhilfeakten der oberbergischen Gemeinde Lindlar, Köln 2001 (Archivhefte 35), zusammenfassend S. 224f.
37
Vgl. dazu die bei Buchholz (s.o.) auf S. 312ff. abgebildeten Tabellen „Ausgewählte Buchstabenhäufigkeiten bei Namensanfängen in der BRD, Nordrhein-Westfalen, Köln, Lindlar und den Stichprobenziehungen (in %)“.
2.2.3
56
Quantifizierung
Die Quantifizierung der auf der Grundlage des vorliegenden Archivierungsmodells zu
erwartenden Übernahmemengen aus den beiden Landesoberfinanzdirektionen wird
erschwert durch die zumindest im Bereich der Oberfinanzdirektion Rheinland v.a.
beim bisherigen Dienstsitz Düsseldorf bestehenden erheblichen Rückstände bei
Aussonderungsarbeiten in den Behörden. Aus dem bisherigen Standort Köln der
Oberfinanzdirektion Rheinland erreichten das Landesarchiv laufend Abgaben von
Einzelfallakten nach Buchstabensample, in geringerem Umfang auch von Sachheften. Aus den Kölner Abgaben ist eine durchschnittliche jährliche Übernahmemenge
für 2002 und 2003 von 2,6 lfm zu errechnen. Für beide Dienstsitze der Oberfinanzdirektion Rheinland ergibt sich damit ein Wert von ca. 5,2 lfm ohne Berücksichtigung
der vorhandenen Aussonderungsrückstände.
Die unregelmäßige Aussonderungspraxis der Oberfinanzdirektionen ist auch an den
starken Abweichungen hinsichtlich der Übernahmemengen von der Oberfinanzdirektion Münster in das Staatsarchiv Münster während der Jahre 1995 bis 2000 abzulesen. Im Durchschnitt wurden rund 19 lfm Schriftgut jährlich übernommen (bei
Schwankungen zwischen 3 und über 44 lfm). Dabei sank nach der Abarbeitung von
Aussonderungsrückständen 1995-1997 mit jährlichen Übernahmemengen von
durchschnittlich ca. 31 lfm, die Zahl 1998-2000 auf ca. 6,5 lfm und liegt damit durchaus in einer Größenordnung, die mit den Werten der Oberfinanzdirektion Rheinland
vergleichbar ist.
Die Oberfinanzdirektion Münster gab 2001/2002 einen jährlichen Zuwachs von ca.
200 lfm Unterlagen an. Unter der Voraussetzung, dass in entsprechender Größenordnung jährlich auch Unterlagen zur Aussonderung anstehen, betrug die Übernahmequote im Durchschnitt für 1995 bis 2000 demnach 9,5%, im Zeitraum 1998-2000
jedoch nur 3,3%. Es ist davon auszugehen, dass durch die weitere Reduzierung der
Zahl potentiell archivwürdiger Aktenplanpositionen bei der aktuellen Überarbeitung
des Katalogs listenförmig anbietungspflichtiger Unterlagen und dem vertikalen Abgleich mit der Überlieferung insbesondere beim Finanzministerium sowie durch die
weitere Eingrenzung und Präzisierung der Auswahlkriterien (z.B. Buchstabensample
nur noch T statt A und T) ein deutlicher Rückgang der Übernahmequote erreicht wird.
Setzt man mangels entsprechender Erfahrungen als Näherungswert eine Übernahmequote von etwa 3-5% an und legt für die beiden Oberfinanzdirektionen jeweils ei-
57
ne jährliche Schriftgutproduktion (und damit Aussonderungsmenge) von 200 lfm an,
so kommt man auf eine Größenordnung von 12 bis 20 lfm pro Jahr, von denen etwa
je die Hälfte auf Abteilung 4 (für Oberfinanzdirektion Rheinland) und Abteilung 5 (für
Oberfinanzdirektion Münster) entfallen.
2.3
Festsetzungsfinanzämter
In Nordrhein-Westfalen bestehen derzeit 105 Festsetzungsfinanzämter.38
2.3.1 Aufgaben
Gemäß dem Finanzverwaltungsgesetz sind die Finanzämter als örtliche Landesbehörden für die Erhebung und Verwaltung der Steuern mit Ausnahme der Zölle und
der bundesgesetzlich geregelten Verbrauchsteuern (vgl. Abschnitt 3.2, v.a. 3.2.1) zuständig, soweit die Steuerverwaltung nicht den Bundesfinanzbehörden oder den
Gemeinden übertragen worden ist.
Die wichtigste Schriftgutgruppe bei den Festsetzungsfinanzämtern stellen die massenhaft gleichförmigen Steuerakten des Veranlagungsbereichs dar. Aufbau, Inhalt,
Aussagekraft und Archivwürdigkeit der meisten dort geführten Typen von Steuerunterlagen sind von Dr. Helge Kleifeld systematisch analysiert und ausführlich dargelegt
38
Aachen Kreis, Aachen Stadt, Ahaus, Altena, Arnsberg, Beckum, Bergheim, Bergisch Gladbach,
Bielefeld Außenstadt, Bielefeld Innenstadt, Bochum Mitte, Bochum Süd, Bonn Außenstadt, Bonn Innenstadt, Borken, Bottrop, Brilon, Brühl, Bünde, Coesfeld, Detmold, Dinslaken, Dortmund Hörde,
Dortmund Ost, Dortmund Unna, Dortmund West, Duisburg Hamborn, Duisburg Süd, Duisburg West,
Düren, Düsseldorf Altstadt, Düsseldorf Mettmann, Düsseldorf Mitte, Düsseldorf Nord, Düsseldorf Süd,
Erkelenz, Essen NordOst, Essen Süd, Euskirchen, Geilenkirchen, Geldern, Gelsenkirchen Nord, Gelsenkirchen Süd, Grevenbroich, Gummersbach, Gütersloh, Hagen, Hamm, Hattingen, Herford, Hilden,
Höxter, Ibbenbüren, Iserlohn, Jülich, Kempen, Kleve, Krefeld, Köln Altstadt, Köln Mitte, Köln Nord,
Köln Ost, Köln Porz, Köln Süd, Köln West, Lemgo, Leverkusen, Lippstadt, Lübbecke, Lüdenscheid,
Lüdinghausen, Marl, Meschede, Minden, Moenchengladbach, Moers, Mülheim an der Ruhr, Münster
Außenstadt, Münster Innenstadt, Neuss, Oberhausen Nord, Oberhausen Süd, Olpe, Paderborn, Recklinghausen, Remscheid, Sankt Augustin, Schleiden, Schwelm, Siegburg, Siegen, Soest, Solingen Ost,
Solingen West, Steinfurt, Velbert, Viersen, Warburg, Warendorf, Wesel, Wiedenbrück, Wipperfürth,
Witten, Wuppertal Barmen, Wuppertal Elberfeld.
58
Landesfinanzverwaltung: Festsetzungsfinanzämter
worden (vgl. Abschnitt 5.2). In Anlehnung an seine Empfehlungen unterscheidet die
Projektgruppe zwischen folgenden archivwürdigen und nicht archivwürdigen Steuerarttypen:
archivwürdige Steuerarttypen
nicht archivwürdige Steuerarttypen
Einkommensteuer
Lohnsteuer, einschließlich Lohnsteuer-
Körperschaftsteuer
sammelmappe, Lohnsteueraußenprüfung
Feststellungsakten
Lohnsummensteuer
Gesonderte Feststellung nach § 47 KStG Kapitalertragsteuer
Umsatzsteuer
Grunderwerbsteuer
Umsatzsteuervoranmeldung
Börsenumsatzsteuer
Stapelablage für die Umsatzsteuervor-
Gesellschaftsteuer
anmeldung
Kraftfahrzeugsteuer
Gewerbesteuer
Versicherungsteuer
Vermögensteuer
Feuerschutzsteuer
Soforthilfeabgabe/Vermögensabgabe
Rennwett- und Lotteriesteuer
Einheitswertakten(auch für Betriebsver-
Spielbankabgabe
mögen)
Veräußerungsmitteilungen
Bilanzakten
Wechselsteuer
Vertragsakten
Außenprüfungsakten bei den Veranlagungsstellen
Betriebsprüfungsakten
Erbschaftsteuer
Schenkungsteuer
Investitionszulage/
Investitionshilfeabgabe
Kreditgewinnabgabe
Gewinnfeststellung
Erlass und Stundung
Sonderakten
Die als archivwürdig eingestuften Steuerarttypen werden für bestimmte Steuerpflichtige vollständig übernommen und damit exemplarische Längsschnittprofile möglich.
59
Hierzu vereinbaren Finanzbehörde und staatliches Archiv eine sogenannte Steuerfallliste. Das Staatsarchiv Detmold (jetzt Abt. Ostwestfalen-Lippe) hat solche Listen
mit allen 1339 Festsetzungsfinanzämtern des Archivsprengels, das Hauptstaatsarchiv
Düsseldorf (jetzt Abt. Rheinland) mit 2440 von 60 und das Staatsarchiv Münster (jetzt
Abt. Westfalen) mit 1441 von 39 ausgewählten Festsetzungsfinanzämtern vereinbart.
Bei der Auswahl der Finanzämter wurden insbesondere die unterschiedliche regionale Wirtschaftsstruktur und die räumliche Verteilung im Sprengel berücksichtigt.42 Die
Steuerfalllisten werden in 5-jährigen Intervallen im Benehmen mit den Finanzämtern
aktualisiert. Sie umfassen jeweils ca. 15-25 Steuerpflichtige, deren Auswahl sowohl
(gewerblich-industrielle wie landwirtschaftliche) Betriebe als auch natürliche Personen berücksichtigt. Wichtige Auswahlkriterien sind
•
die Erfassung in der Liste der Betriebe mit besonderer wirtschaftlicher oder
steuerlicher Bedeutung in den – grundsätzlich archivwürdigen – Amtsübersichten (s.u.) der Finanzämter, die seit dem Jahr 2000 nicht mehr analog, sondern
elektronisch geführt werden,
•
die überregionale Bedeutung von Unternehmen/Konzernen,
•
die Tradition von Betrieben,
•
ihre Aktivität in regionaltypischen und/oder zeittypischen Branchen43
•
die (regionale) Prominenz aus Gesellschaft, Politik, Kultur und Wirtschaft (z.B.
Spitzenpolitiker, Bischöfe, Unternehmer, Adelsfamilien, Besitzer großer landund forstwirtschaftlich genutzter Flächen usw.)
39
Es handelt sich hierbei um die Festsetzungsfinanzämter: Bielefeld-Außenstadt, BielefeldInnenstadt, Bünde, Detmold, Gütersloh, Herford, Höxter, Lemgo, Lübbecke, Minden, Paderborn, Warburg und Wiedenbrück.
40
Es handelt sich hierbei um die Festsetzungsfinanzämter Aachen-Stadt (bis 1.11.2007 AachenAußenstadt und Aachen-Innenstadt), Aachen-Kreis, Bonn-Außenstadt, Bonn-Innenstadt, DüsseldorfAltstadt, Düsseldorf-Mitte, Düsseldorf-Nord, Düsseldorf-Süd, Duisburg-Hamborn, Essen-Nord (ab
1.12.2007 Essen NordOst), Essen-Süd, Gummersbach, Köln-Altstadt, Köln-Mitte, Köln-Nord, KölnOst, Köln-Süd, Köln-West, Köln-Porz (neu ab 2011), Krefeld, Leverkusen, Wesel, Wuppertal-Barmen
und Wuppertal-Elberfeld.
41
Es handelt sich hierbei um die Festsetzungsfinanzämter Altena, Arnsberg, Bochum-Mitte, Borken, Dortmund-Ost, Hagen, Lippstadt, Lüdenscheid, Marl, Münster-Außenstadt, Münster-Innenstadt,
Recklinghausen, Siegen, Steinfurt.
42
Die Vereinbarung von Steuerfalllisten mit sämtlichen Festsetzungsfinanzämtern wird im Grundsatz als erstrebenswert erachtet.
43
Ein wichtiges Hilfsmittel für die Auswahl von Betrieben nach den vorgenannten Kriterien waren
die archivwürdigen Branchenlisten/Karteiliste II, die seit Mitte der 1990er Jahre nicht mehr in analoger
Form geführt werden. Die Daten werden in der Grunddatenbank des Rechenzentrums (s.u.) verwaltet.
Derzeit besteht keine Möglichkeit zur Erstellung bzw. zum Export von Listen in der bisherigen Form.
•
60
Personen, Familien und Betriebe, die Privatarchive unterhalten bzw. von Archiven der Kommunen, der Landschaftsverbänden oder den regionalen Wirtschaftsarchiven betreut werden, sowie
•
die Kontinuität der Überlieferung: Steuerakten, die einmal in der Steuerfallliste
erfasst sind, werden bis zum Erlöschen des Betriebes bzw. bis zum Tod der
natürlichen Person übernommen. Die kann dazu führen, dass im Einzelfall
Steuerakten von weiteren Festsetzungsfinanzämtern übernommen werden,
sofern die Steuerpflichtigen dorthin verzogen sind.
•
Hinweise aus anderen Archivsparten und der Wissenschaft auf bedeutende
Personen, Familien und Betriebe
Die Steuerfallliste kann im Sinne der vertikalen und horizontalen Bewertung zugleich
als ein Instrument bei der Aussonderung firmenbezogener Unterlagen aus anderen
Verwaltungszweigen dienen, z.B. anderer Finanzbehörden (vgl. die Prüfungsakten
der Finanzämter für Groß- und Konzernbetriebsprüfung, die Bewilligungs- und Zulassungsakten bei den Hauptzollämtern), der Justiz (Handelsregisterakten, Konkurs/Insolvenzverfahren, Prozessverfahrensakten der Arbeitsgerichtsbarkeit), der Bezirksregierungen und des nachgeordneten Bereichs (z.B. Betriebsakten der Ämter für
Arbeitsschutz und der Staatlichen Umweltämter), der Agenturen für Arbeit usw. Angesichts der andersgearteten Zuständigkeiten und Arbeitsweisen dieser Behörden
wird die Steuerfallliste nicht immer ohne Modifikationen auf die Überlieferungsbildung
in anderen Behördenzweige zu übertragen sein, sie kann aber ein Rückgrat bilden
für die Überlieferung firmenbezogener Unterlagen anderer Stellen. Diese Vorgehensweise erlaubt einen multiperspektivischen Blick auf die in der Liste erfassten Betriebe und eröffnet der Forschung einen breiteren Interpretationskontext besonders
bei der wissenschaftlichen Auswertung von Steuerakten, die isoliert für sich eine eher
geringe Aussagekraft besitzen.
Die Überlieferung des Besonderen bei den Festsetzungsfinanzämtern mittels der
Steuerfalllisten ist nach Auffassung der Projektgruppe nicht durch die B-Akten zu den
einzelnen Steuerarten bei den Oberfinanzdirektionen (Aktenplangruppen S 1-7 und
G) zu ersetzen, da sich in den Unterlagen der Mittelbehörde die regionalen Besonderheiten der Wirtschaftsstruktur nicht abbilden. Wohl aber sind die nach Steuerarten
getrennt geführten Sachhefte mit Eingaben und Beschwerden bei den Steuerabteilungen der Oberfinanzdirektionen geeignet, die beruflichen und finanziellen Verhält-
61
nisse durchschnittlicher Steuerpflichtiger zu dokumentieren. In diesen Vorgängen befinden sich auch häufig die zu den Einzelfällen ergangenen Urteile des Finanzgerichts.
Eingehend diskutiert wurden in der Projektgruppe Möglichkeiten einer Samplebildung
im Bereich von Steuerakten als Korrektiv zur Auswahl des Besonderen mittels Steuerfalllisten. Die Projektgruppe hält die Überlieferung von repräsentativen Stichproben
grundsätzlich für wünschenswert. Wesentlicher Vorteil einer Samplebildung bestünde
in der Auswertungsoffenheit einer so gebildeten Überlieferung. Voraussetzung dafür
ist eine im streng statistischen Sinne repräsentativ gebildete Zufallsauswahl. Eine
Buchstabenauswahl, wie sie etwa in Baden-Württemberg praktiziert wird, ist nicht
ausreichend, um die mit der Samplebildung gewünschte strikte Auswertungsoffenheit
zu erreichen. Diese ließe sich nur erreichen, wenn nach Finanzamts- oder Veranlagungsbezirk und Steuerarten getrennte Stichproben überliefert würden. Eine regelmäßige repräsentative Stichprobe aus allen Steuerakten in Nordrhein-Westfalen wäre theoretisch mit dem Material des RZF möglich, jedoch mit Schwierigkeiten in der
Praxis verbunden, da entsprechende Abfrageroutinen fehlen. Die Aussagekraft eines
solchen Samples würde sich dann jedoch auf die Ebene des Landes beschränken,
regionale Fragestellungen oder solche nach einzelnen Steuerarten ließen sich mit
diesem Material nicht beantworten. Eine Auswertungsoffenheit der Überlieferung
auch auf regionaler und nach Steuerarten differenzierter Ebene bedeutet die Übernahme einer kaum mehr überschaubaren Vielzahl von Samples pro Jahr, die aufgrund der geringeren Grundgesamtheiten zudem nicht allzu klein ausfallen könnten.
Die so geschaffene Überlieferung wäre wiederum nur für die zugrunde gelegten regionalen Einheiten (Finanzamts- oder Veranlagungsbezirk) repräsentativ, ließe aber
keine Aussagen für andere regionale Einheiten zu (etwa Gemeinden oder Stadtteile).
Eine Vielzahl möglicher Fragestellungen, für die eine Samplebildung Auswertungsmöglichkeiten böte, lässt sich auch anhand anderer Quellen aus der Finanzverwaltung oder anderen Verwaltungen beantworten. Zu bedenken ist dabei, dass es sich
bei der Steuerverwaltung um eine stark normierte Verwaltung handelt. Rechtsverordnungen wie die „Grundsätze zur Neuorganisation der Finanzämter“ regeln beispielsweise, in welchen Fällen intensiv geprüft und in welchen die Unterlagen der Steuerpflichtigen ohne größere Prüfung akzeptiert werden. Durch die Archivierung der ein-
62
schlägigen Rechtsverordnungen können in der stark normierten Steuerverwaltung
also auch Einzelheiten des Verfahrens bis ins Detail nachvollzogen werden.
Für die quantitative Forschung im Bereich der Finanzverwaltung bieten sich darüber
hinaus die verschiedenen Steuerstatistiken an, die nach dem Gesetz über Steuerstatistiken (StStatG) vom 11.10.1995 beim Bundesamt für Statistik entstehen. Bundesstatistiken werden geführt über die Umsatzsteuer, die Lohn- und Einkommensteuer,
die Körperschaftsteuer, die Vermögenswerte, die Einheitswerte (Gewerbebetriebe,
landund forstwirtschaftliches Vermögen, Grundvermögen), die Gewerbesteuer sowie über die Erbschaft- und Schenkungsteuer. Die Finanzbehörden der Länder sind
für die aufgezählten Steuerstatistiken auskunftspflichtig. Der Berichtsweg geht in
NRW in der Regel über die Finanzämter und das RZF. Für die jährlich zu erstellende
Umsatzsteuerstatistik werden z.B. folgende Merkmale erhoben: steuerbare Umsätze
(ohne Einfuhrumsätze), Umsatzsteuer, Vorsteuer mit den im Besteuerungsverfahren
festgestellten Angaben, Sitz (Gemeinde), Rechtsform, Organschaft, Wirtschaftszweig, Dauer der Steuerpflicht, Besteuerungsform, Vorauszahlungszeitraum. Die
Umsatzsteuerstatistik liefert wichtige Angaben über die Entwicklung der Umsätze, die
Erhebungsmerkmale erlauben dabei u.a. eine Differenzierung nach Sitz und Wirtschaftszweig. Neben den gedruckten Auswertungen ist bei der Bewertung von Steuerstatistiken folglich - je nach Periodizität der Statistik auch zu bestimmten Zeitschnitten - die Übernahme von nicht aggregierten Daten aus dem RZF bzw. LDS in Betracht zu ziehen. Freilich bleibt das Problem, dass einzelne, in den Steuerstatistiken
nicht erfasste Aspekte anders als bei einer Samplebildung für spätere Auswertungen
nicht zur Verfügung stehen.
Die Projektgruppe sprach sich nach eingehender Diskussion letztlich einstimmig gegen eine Samplebildung aus, da der Mehraufwand an Information und der Aufwand
für ein repräsentatives Auswahlverfahren nicht in einem sinnvollen, wirtschaftlich vertretbaren Verhältnis stehen.
Ins Leere lief bislang der Ansatz, aussagekräftige Informationen aus dem Datenbestand des Rechenzentrums der Finanzverwaltung in Düsseldorf zu erhalten, die eine
Ergänzung oder möglicherweise einen Ersatz für die Überlieferung der Festsetzungsfinanzämter bieten könnten. Die Zentrale Gesamt-Festsetzungsdatenbank (ZGF)
beim Rechenzentrum der Finanzverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen in
Düsseldorf, die in ihrem Datenbestand bis in die 1970er Jahre zurückreicht, besteht
63
aus sogenannten Grunddaten beispielsweise mit Angaben zu Name, Anschrift und
Steuernummer aller Steuerpflichtigen einerseits und Festsetzungsdaten, darunter die
Steuerbescheide, andererseits. Die Grunddaten werden ohne Historie ständig aktualisiert, die Festsetzungsdaten unverändert in einer Datenbank abgelegt und auf Band
gespeichert. Die in der ZGF verwalteten Daten könnten in Kombination von Zeitschnitten aus den Grunddatensätzen und regelmäßigen Übernahmen ausgewählter
Festsetzungsdaten eine Alternative oder Ergänzung zur Übernahme von Steuerakten
aus den Festsetzungsfinanzämtern bieten.
Allerdings wird die Möglichkeit zur Nutzung elektronischer Verfahren bei der Steuererklärung wie derzeit bereits mit dem Programm ELSTER für die Einkommensteuerpflichtigen und in näherer Zukunft auch bei Selbstständigen und Firmen dazu führen,
dass nach einer Übergangsphase mit Hybridakten keine analogen Steuerakten mehr
entstehen, sondern die entsprechenden Daten nur noch im Rechenzentrum der Finanzverwaltung gespeichert werden. Steuerakten können daher zukünftig nicht mehr
von den Finanzämtern direkt als geschlossene Einheiten übernommen werden, sondern müssen nach Bedarf aus den im Rechenzentrum auf WORM gespeicherten
Einzelbestandteilen oder den in die einzelnen Steuerbescheide eingegangenen Informationen herausgelesen, zusammengefügt und im Technischen Zentrum (LAV
Abteilung 3) verwaltet werden. Nach Auffassung der Projektgruppe begründet die
Verwaltung der digitalen Akten durch das Rechenzentrum als Dienstleister für die Finanzbehörden keine eigene Provenienz. Die Finanzämter sind weiterhin als die handelnden und aktenproduzierenden Behörden anzusehen, woraus sich die Zuständigkeit der Dezernate für die Betreuung der Mittel- und Unterbehörden der Landesfinanzverwaltung ergibt.
Im Zusammenhang mit elektronischen Unterlagen in der NRW Finanzverwaltung hat
sich die Projektgruppe auch mit den Bemühungen von Bund und Ländern um Entwicklung bundesweit einheitlicher Software für die Steuerverwaltung befasst. Das
von Bund und Ländern gemeinsam getragene Projekt FISCUS (Föderales Integriertes Standardisiertes Computer-Unterstütztes Steuersystem) ist jedoch im Juli 2004
von der Finanzministerkonferenz revidiert worden. Ersatz soll durch die Weiterentwicklung länderspezifischer Programme geschaffen werden, deren Daten mittelfristig
bundesweit austauschbar sein sollen.
64
Zusätzlich zu den Steuerakten sind die Chroniken der Festsetzungsfinanzämter sowie die ebenfalls dort erscheinenden Amtsübersichten als archivwürdig eingeschätzt
worden.
Die Chroniken reichen teilweise bis in die Anfänge der Weimarer Republik zurück, in
der es im Anschluss an die Vereinheitlichung der Reichsfinanzverwaltung44 ab
1919/20 zur Gründung einer Vielzahl von Finanzämtern als Unterbehörden der Steuerverwaltung kam. Die Chroniken bieten damit einen wertvollen Überblick über die
Entwicklung und Struktur der Finanzamtsgeschichte. Aus diesem Grund werden die
Chroniken bei allen Festsetzungsfinanzämtern übernommen.
Die mittlerweile elektronisch geführten Amtsübersichten geben Auskunft über personelle Veränderungen innerhalb der Behörde sowie über regional bedeutende Firmen
in den Zuständigkeitsbereichen der Finanzämter.
Ab dem Jahr 2015 erfolgt deswegen alle fünf Jahre eine Übernahme eines Ausdrucks dieser Übersichten.
Folgende Steuerakten zu den in der mit ausgewählten Finanzämtern vereinbarten
Liste erfassten Steuerfällen:
Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Feststellungsakten, Gesonderte Feststellung
nach § 47 KStG, Umsatzsteuer, Umsatzsteuervoranmeldung, Stapelablage für die
Umsatzsteuervoranmeldung, Gewerbesteuer, Vermögensteuer, Soforthilfeabgabe/
Vermögensabgabe Einheitswertakten (auch für Betriebsvermögen), Bilanzakten, Vertragsakten, Außenprüfungsakten bei den Veranlagungsstellen, Betriebsprüfungsakten, Erbschaftsteuer, Schenkungsteuer, Investitionszulage/ Investitionshilfeabgabe,
Kreditgewinnabgabe, Gewinnfeststellung, Erlass und Stundung, Sonderakten
Alle Unterlagen, die vor 1945 angelegt wurden von sämtlichen Finanzämtern.
Chroniken aller Festsetzungsfinanzämter (in Kopie)
Amtsübersichten aller Festsetzungsfinanzämter (als Ausdruck alle fünf Jahre, erste
Übernahme: 2015)
44
Gesetzliche Grundlagen: Gesetz über die Reichsfinanzverwaltung vom 10. September 1919; Verordnung zur Einführung der Reichsfinanzverwaltung vom 27. September 1919.
65
Listenförmige Anbietung von Vorarchivgut:
Vermögenssteuerakten ab dem Veranlagungszeitpunkt 1. Januar 1957 (bis zur vorläufigen Abschaffung der Vermögenssteuer ab dem 1.1.1997), die nach Abschnitt
4.3.1 a AufbewBest-FV dauernd aufzubewahren sind, werden im Einzelfall vorfristig
übernommen.
Eine Erhebung im Staatsarchiv Münster über die Zugänge der Jahre 1995-2000 aus
den Festsetzungsfinanzämtern ergab einen Durchschnittswert von 0,4 lfm pro anbietendem Finanzamt und Jahr, wobei der jährliche Durchschnitt 1995-1998 mit 0,3 lfm
signifikant niedriger lag als für die Jahre 1999 und 2000 (0,6 lfm).45 Die Tendenz wird
durch Erhebungen im Staats- und Personenstandsarchiv Detmold bestätigt: Im Jahre
2003 boten 10 der 13 Finanzämter im Sprengel dieses Archivs Steuerunterlagen auf
der Grundlage der vereinbarten Steuerfalllisten an. Rechnet man drei Sonderfälle mit
besonders umfangreichen Abgaben aufgrund von Aussonderungsrückständen bei
den Festsetzungsfinanzämtern heraus, so ergibt sich für die regelmäßig abgebenden
Ämter ein Durchschnitt von 0,7 lfm. Für die fünf Festsetzungsfinanzämter, die bislang
2004 an das Staats- und Personenstandsarchiv Detmold abgegeben haben, liegt der
Wert bei 0,85 lfm.46
Für eine Berechnung der durchschnittlich zu erwartenden jährlichen Zugangsmengen
aus den 51 ausgewählten Festsetzungsfinanzämtern wird man demnach vorerst etwa einen Faktor von 0,75 lfm pro Jahr und Behörde anzusetzen haben. Dies entspricht bezogen auf das gesamte Landesarchiv 38,25 lfm, davon entfallen auf Abteilung 4 (24 Ämter) 18 lfm, auf Abteilung 5 (14 Ämter) 10,5 lfm und auf Abteilung 6 (13
Ämter) 9,75 lfm. Legt man einmal hilfsweise den Wert von 116 lfm neu entstehender
45
Umrechnungsfaktoren: 5 Akten = 1 Karton, 9 Karton = 1 lfm. Innerhalb dieses Zeitraums führten
zwischen 12 und 21 Festsetzungsfinanzämtern pro Jahr Aussonderungen mit Benachrichtigung des
Staatsarchivs durch. Nicht eingerechnet wurden die Werte für die Aussonderungen der Unterlagen
von fünf Festsetzungsfinanzämtern im Zentralaktenlager Herne-West, da diese Aussonderungen nach
grundsätzlich anderen Kriterien durchgeführt wurden.
46
Zwischen 2001 und 2004 haben insgesamt sieben Finanzämter im Sprengel des Hautstaatsarchivs Düsseldorf zusammen 7,7 lfm Unterlagen abgegeben.
66
Unterlagen pro Festsetzungsfinanzamt im Jahresdurchschnitt aus der Erhebung des
Staatsarchivs Münster von 2001/2002 zugrunde, so entsprechen die 38,25 lfm einer
Übernahmequote von etwa 0,6% des Schriftguts der 51 anbietungspflichtigen Festsetzungsfinanzämter.47
Bezogen
auf
die
Gesamtzahl
der
112
nordrhein-
westfälischen Festsetzungsfinanzämter insgesamt beträgt die Übernahmequote für
das massenhaft gleichförmige Schriftgut des mit Abstand größten Schriftgutproduzenten innerhalb der (Landes-) Finanzverwaltung 0,3%.
Sonderfall: Zentralaktenlager Herne-West
Im Zentralaktenlager der Landesfinanzverwaltung beim Finanzamt Herne-West haben eine Reihe von Festsetzungsfinanzämtern in beachtlichem Umfang Unterlagen
deponiert, die teilweise in die Zeit vor 1945 zurückreichen. Die zuständigen Abteilungen übernehmen davon auf der Grundlage retrospektiv erstellter Steuerfalllisten bis
zum Stichjahr 1945 ausgewählte Steuerakten und zwar zu sämtlichen Finanzämtern,
deren Altakten in Herne-West lagern, unabhängig davon, ob von diesen Festsetzungsfinanzämtern noch heute Unterlagen übernommen werden oder nicht.
Die Situation im Zentralaktenlager Herne-West stellt einen großen Unsicherheitsfaktor bei der Berechnung der Übernahmequoten für die nähere Zukunft dar, insbesondere wegen der nicht verlässlich zu beziffernden Schriftgutanteile aus der Zeit vor
1945. Erfahrungswerte liegen für das Übernahmeverfahren nach dem vorliegenden
Archivierungsmodell noch nicht vor, da bislang von den beiden betroffenen Staatsarchiven neben der Auswahl nach Steuerfallliste auch eine (Vor-) Auswahl mithilfe eines Buchstabensamples getroffen wurde. Die großen Aktenmengen, die aufgrund
dieser (Vor-) Auswahl in die Archive in Münster und Düsseldorf gelangten (Düsseldorf: ca. 240-480 Kartons = 27-53 lfm jährlich, Münster: 160 lfm im Jahr 2000), mussten dort einer weiteren Feinbewertung unterzogen werden. Die Abgabemenge pro
ausgesondertem Finanzamt dürfte nun bei der Begrenzung auf ausgewählte Steuerfälle drastisch reduziert werden.
47
Der Faktor wird auch bestätigt durch eine Erhebung des Staatsarchivs Münster auf der Grundlage von 16 Aussonderungen bei sieben unterschiedlichen Festsetzungsfinanzämtern, für die Angaben
über die Gesamtzahl der auszusondernden Steuerakten vorliegen. Demnach betrug die durchschnittliche Übernahmequote bei einer Übernahme nach Steuerfalllisten 0,57%.
67
2.3.4 Erbschaft-/Schenkungsteuerstellen
Erbschaft- und Schenkungsteuerstellen sind derzeit noch bei insgesamt neun nordrhein-westfälischen Schwerpunkt-Festsetzungsfinanzämtern zentralisiert: AachenInnenstadt, Arnsberg, Bochum-Süd, Detmold, Duisburg-West, Krefeld, Köln-West,
Münster-Innenstadt und Velbert. Im Rahmen der Erarbeitung des Archivierungsmodells fanden Besuche bei den Behörden in Arnsberg, Münster-Innenstadt und Velbert
statt.
2.3.4.1 Bewertung zentraler Schriftgutgruppen
Zu Aufbau, Aussagekraft und Archivwürdigkeit der Erbschaft- und Schenkungsteuerakten vgl. die Ausführungen bei Kleifeld (vgl. Abschnitt 5.2).
Die Höhe der Erbschaft- und Schenkungsteuer erlaubt keinen unmittelbaren Rückschluss auf die Vermögensverhältnisse der begünstigten Personen, da die Höhe des
Steuersatzes vom Verwandtschaftsverhältnis oder allgemein der Beziehung zwischen Vererbendem/Schenker und Erben/Beschenktem abhängt. Dennoch hält die
Projektgruppe diese Steuerakten grundsätzlich für archivwürdig, zumal die Vermögensteuer inzwischen abgeschafft wurde, deren Höhe prinzipiell ein zuverlässiges
Bild über die Vermögensverhältnisse vermittelt. Daher wurden auch jene Finanzämter mit Erbschaft- und Schenkungsteuerstellen, die nicht zu den ausgewählten Festsetzungsfinanzämtern zählen, von denen die Staatsarchive Steuerunterlagen übernehmen (vgl. Abschnitt 2.3), hinsichtlich der Erbschaft- und Schenkungssteuer in die
Überlieferungsbildung einbezogen.
Die Erbschaft- und Schenkungsteuerakten werden bei den Stellen nach Steuernummer abgelegt, Angaben über die Höhe der Steuersumme sind insgesamt weder
listenmäßig noch auf dem Aktendeckel erfasst, so dass eine Auswahl besonderer
Fälle aufgrund einer beliebigen Grenzsumme für die Behörden mit hohem Aufwand
verbunden ist. Innerhalb der Finanzverwaltung werden jedoch sogenannte B-Listen
über bedeutende Fälle geführt. Darin werden alle Erbschaft- und Schenkungsteuerpflichtigen erfasst, deren Steuersumme 150.000 DM (75.000 €) bzw. deren steuerpflichtiges Vermögen 3 Mio. DM (1,5 Mio. €) überschreitet. Diese Steuerfälle sind den
68
Staatsarchiven anzubieten. Da jedoch die Menge der demnach angebotenen Steuerakten nach den empirischen Erhebungen bei mehreren Stellen regional sehr unterschiedlich ist, müssen die Archive auf der Grundlage der Anbietungslisten die Übernahmemenge auf höchstens 1% beschränken.
Von allen Finanzämtern mit Erbschaft- und Schenkungsteuerstellen die in den BListen erfassten Steuerfälle (Steuersumme > 150.000 DM / 75.000 € bzw. steuerpflichtiges Vermögen > 3 Mio. DM / 1,5 Mio. €). Übernommen werden maximal 1%
der Gesamtzahl zur Aussonderung anstehender Fälle.
2.3.4.2 Quantifizierung
Für neun von elf Finanzämter im Sprengel des Staatsarchivs Münster, bei denen
1990 bis 1992 Erbschaft- und Schenkungsteuerstellen bestanden, wurde 2003 eine
Erhebung über die Gesamtzahl der Akten durchgeführt. Es handelte sich um insgesamt 12.084 Akten, dies entspricht einem Durchschnitt von 448 Akten pro Stelle und
Jahr. Für den gesamten Zuständigkeitsbereich des Staatsarchivs Münster (damals
11 Stellen) ergeben sich damit 4.928 Akten pro Aussonderungsjahr. Gemäß dem statistischen Jahrbuch Nordrhein-Westfalen wohnten in den Regierungsbezirken Arnsberg und Münster um 1990 zusammen ca. 36% der Nordrhein-Westfälischen Bevölkerung. Unter der Annahme, dass sich das Verhältnis von Fallzahl und Bevölkerungszahl in den einzelnen Regierungsbezirken nicht signifikant unterscheidet, ergibt
sich eine Gesamtzahl von 13.689 Fällen pro Jahr in Nordrhein-Westfalen. Demnach
entspricht die maximale Übernahmemenge von 1% 137 Erbschaft- und Schenkungsteuerakten pro Jahr. Bei einem Durchschnitt von zehn Akten pro Karton muss das
Landesarchiv mit einer Übernahmemenge von ca. 13,7 Karton (also ca. 1,5 lfm) pro
Jahr rechnen. Äquivalent zur Bevölkerungsverteilung entfallen auf Abteilung 4 (ca.
53% der Bevölkerung) 0,8 lfm, auf Abteilung 5 (ca. 36% der Bevölkerung) 0,5 lfm
sowie auf Abteilung 6 (ca. 11% der Bevölkerung) 0,2 lfm.
2.4
69
Finanzämter für Betriebsprüfung
Zum 1. Juli 2002 wurden die Finanzämter für Großbetriebsprüfung, für Konzernbetriebsprüfung und für landwirtschaftliche Betriebsprüfung in Nordrhein-Westfalen zu
Finanzämtern für Groß- und Konzernbetriebsprüfung zusammengelegt und in ihren
Zuständigkeiten neu strukturiert.48 Derzeit bestehen 15 solcher Finanzämter für Betriebsprüfung in Aachen, Bielefeld, Bonn, Detmold, Dortmund, Düsseldorf (2), Essen,
Hagen, Herne, Köln, Krefeld, Mönchengladbach, Münster und Wuppertal.
2.4.1 Aufgaben
Die Hauptaufgaben der Finanzämter für Betriebsprüfungen liegen in der Anordnung
und Durchführung von Außenprüfungen bei
•
Konzernen und Großbetrieben (einschließlich Kredit- und Versicherungsgewerbe, Energie- und Wasserversorgern, Betrieben der Wirtschaftsgruppe Verkehr und Nachrichtenübermittlung, Land- und Forstwirtschaftlichen Betrieben,
Fischerei und Fischzucht u.a.m.),
•
Körperschaften, die gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken
dienen sowie Berufsverbände, die als bedeutende, steuerbegünstigte Körperschaften und Berufsverbände einzuordnen sind,
•
Bauherrengemeinschaften,
•
Verlustzuweisungsgesellschaften,
•
Gebietskörperschaften, die Großbetriebe unterhalten, sowie
•
Einkommensmillionären.
48
GV. NRW. 2002 S. 203-210.
Landesfinanzverwaltung: Finanzämter für Betriebsprüfung
70
Die beiden wichtigsten Schriftguttypen, die bei der Erledigung dieser Aufgaben anfallen, sind die Prüfungshandakten und die Prüfberichte. Für die Übernahme von Prüfberichten vereinbaren die staatlichen Archive in Abstimmung mit den Finanzämtern
für Betriebsprüfung eine in Intervallen von 5 Jahren zu aktualisierende Liste von 2030 bedeutenden Fällen pro Behörde. Prinzipiell böten die Prüfungsgeschäftspläne, in
denen sämtliche zu prüfende Unternehmen erfasst sind, eine systematische Grundlage für die Erstellung der Auswahlliste. Angesichts von Umfang und geringer Aussagekraft der Prüfungsgeschäftspläne erwies sich dieses Instrument jedoch als unpraktikabel. Als wichtige Auswahlkriterien sind festzuhalten:
•
die Umsatzstärke,
•
die Aktivität von Betrieben in regional- und/oder zeittypischen Wirtschaftsbranchen (produzierendes Gewerbe und Landwirtschaft),
•
die überregionale Bedeutung von Unternehmen,
•
ihre Betriebstradition,
•
die Erfassung der Betriebe und Konzerne in den Steuerfalllisten,
•
ferner sollten bedeutende Körperschaften berücksichtigt werden sowie
•
die Sonderzuständigkeiten der einzelnen Finanzämter für Betriebsprüfung
(etwa hinsichtlich der kommunalen Versorgungsunternehmen, der Versicherungswirtschaft oder der Einkommensmillionäre).
Wesentlich umfangreicher sind die Handakten der Prüfer. Sie können bei größeren
Konzernen durchaus mehrere Dutzend Stehordner pro Prüfungszeitraum umfassen.
Neben den Prüfberichten sind auch die Handakten der in der vereinbarten Auswahlliste erfassten Unternehmen den staatlichen Archiven anzubieten, jedoch nur in Einzelfällen zu übernehmen.
Prüfberichte zu Fällen, die in einer zwischen dem Staatsarchiv und den Finanzämtern für Betriebsprüfung vereinbarten Auswahlliste erfasst sind.
Landesfinanzverwaltung: Finanzämter für Betriebsprüfung
71
Der Umfang von Prüfberichten variiert außerordentlich stark. Eine Überprüfung anhand von zwei Zugängen des ehemaligen Finanzamtes für Groß- und Konzernbetriebsprüfung Bielefeld aus den Jahren 1999 und 2003 ergab für die Prüfberichte von
24 geprüften Betrieben und Konzernen einen Umfang von 14 Kartons, durchschnittlich also ca. 0,5 Karton pro Prüfbericht und Prüfungszeitraum. Zu den in den Auswahllisten erfassten Betrieben fallen aufgrund der Prüfungsintervalle nicht bei jeder
Aussonderung Berichte an. Geht man davon aus, dass bei dreijährigen Intervallen im
Mittel jeweils zu einem Drittel der Fälle Prüfberichte aussonderungsreif werden, so
wird man für jedes Finanzamt für Betriebsprüfung hinsichtlich der Prüfberichte von
einem jährlichen Durchschnitt von 2,5 bis 5 Kartons, entsprechend ca. 0,5 lfm ausgehen können. Zwischen 1995 und 2003 wurden von Finanzämtern für Groß- und
Konzernbetriebsprüfung im Zuständigkeitsbereich des Hauptsstaatsarchivs Düsseldorf insgesamt rund 18 lfm Unterlagen abgegeben, was einem Jahresdurchschnitt
von etwa 2 lfm entspricht.
2.5
Finanzämter für Steuerstrafsachen und Steuerfahndung
In Nordrhein-Westfalen bestehen an zehn Standorten Finanzämter für Steuerstrafsachen und Steuerfahndung in Aachen, Bielefeld, Bochum, Bonn, Düsseldorf, Essen,
Hagen, Köln, Münster und Wuppertal.
Im Rahmen der Erarbeitung des Archivierungsmodells wurden die Behörden in Bielefeld, Bochum, Düsseldorf, Essen, Hagen und Münster aufgesucht.
2.5.1 Aufgaben
Kernaufgabe der Finanzämter für Steuerstrafsachen und Steuerfahndung ist die Ermittlungsarbeit bei Verdacht auf Verstoß gegen das Steuerrecht. Das wichtigste Delikt stellt dabei Steuerhinterziehung dar. Die Sonderfinanzämter ermitteln zum weitaus größten Teil (ca. 90%) im Auftrag der Festsetzungsfinanzämter, ferner der Finanzämter für Betriebsprüfung oder anderer Behörden, nur selten aufgrund von An-
Landesfinanzverwaltung: Finanzämter für Steuerstrafsachen und Steuerfahndung
72
zeigen aus der Bevölkerung und von Amts wegen ohne Auftrag oder Anzeige.49 Die
Ahndungsbefugnis der Sonderfinanzämter erstreckt sich grundsätzlich auf Fälle mit
Steuerschäden bis zu 30.000 DM (15.000 €). Liegt der Schaden darüber oder treten
andere Straftatbestände wie etwa Urkundenfälschung hinzu, werden die Fälle in der
Regel an die zuständige Staatsanwaltschaft abgegeben. Bei Ordnungswidrigkeiten
können Bußgelder verhängt werden, bei Strafsachen die Ermittlungen gegen Zahlung einer Geldauflage nach § 153, § 153a bzw. § 170 StPO eingestellt bzw. Strafbefehl erteilt werden.
Über den Auftragseingang und die Erledigung von Ermittlungen wurden bis 1999 in
den Sonderfinanzämtern nach den beauftragenden Finanzämtern gegliederte, so
genannte Auftragsbücher, Überwachungslisten bzw. Mehrergebnislisten in analoger
Form geführt. In Tabellenform führen sie neben der Auftragsnummer, Steuernummer,
Namen und Anschrift des mutmaßlichen „Steuersünders“ an, auf welche Steuerart
sich der vermeintliche Verstoß bezieht, um welchen Betrag es sich handelt, ob die
Akten an die Staatsanwaltschaft abgegeben wurden bzw. ein Strafverfahren eingeleitet wurde und wie der Fall erledigt wurde (Einstellung, Geldauflage, Urteil mit Angabe
der Höhe des Strafmaßes an Geld- oder Haftstrafe).
An die Stelle dieser Listen trat seit 1999 das Registraturverwaltungssystem (Innendienstprogramm) PROSID. Ursprünglich waren darin als Pflichtfelder nur Angaben zu
Name und Steuernummer, beauftragender Behörde und Aktennummer vorgesehen.
Nach Intervention der nordrhein-westfälischen Staatsarchive wurden einzelne Felder
in Anlehnung an die früheren analogen Listen überarbeitet. Allerdings ist die Möglichkeit zur Generierung von Aussonderungslisten bei der anbietenden Stelle selbst
weiterhin stark eingeschränkt. Eine Abfragemöglichkeit nach der Staatsanwaltschaft,
deren Geschäftszeichen sowie nach der Höhe des Strafmaßes bzw. der Auflage ist
nur über die zentrale Systempflegestelle in Köln möglich.
49
Im Falle des Sonderfinanzamts Hagen beläuft sich beispielsweise die Zahl der Aufträge auf etwa
10.000 jährlich, wovon in 2.000-3.000 Fällen Verfahren eingeleitet werden.
73
Im Zusammenhang der behördlichen Arbeit werden Ermittlungsakten angelegt, die
prinzipiell als Dokumente der Haupttätigkeit dieser Sonderfinanzämter in Auswahl
archivwürdig sind. Die Bedeutung eines Falls könnte sich an dem von den Gerichten
verhängten Strafmaß ablesen lassen. Die Festlegung eines Grenzwertes als Kriterium für die Archivwürdigkeit wird allerdings erschwert durch die unterschiedliche Ahndungspraxis der Behörden. So werden etwa nach Aussage der Behördenmitarbeiter
bei dem einen Sonderfinanzamt häufiger Verfahren gegen Zahlung einer – unter
Umständen hohen – Geldauflage eingestellt, während ein anderes in ähnlich gelagerten Fällen einen Strafbefehl erwirkt und Geld- oder Haftstrafen verhängt werden.
Betrachtet man z.B. Fälle, in denen Haftstrafen über zwei Jahren oder Geldstrafen/ auflagen von über 50.000 DM (25.000 €) verhängt wurden, so variiert diese Auswahl
zwischen ca. 1-5% aller entstehenden Unterlagen. Bei den Verfahren jenseits der
genannten Grenzen handelt es sich jedoch grundsätzlich um Fälle, in denen Strafbefehl beantragt bzw. das Verfahren an die Staatsanwaltschaft abgegeben wird. In diesen Zusammenhang übergeben die Sonderfinanzämter auch die wesentlichen Ermittlungsakten mit allen relevanten Unterlagen (z.B. Vermerke über Durchsuchungen, steuerlich oder strafrechtlich relevante Berichte der Fahndungsabteilung usw.)
den Staatsanwaltschaften, wo sie verbleiben. Die Finanzämter für Steuerstrafsachen
und Steuerfahndung behalten nur die Handakten.
Die Justizüberlieferung enthält demnach die wesentlichen Dokumente und das Ergebnis der Ermittlungsarbeit des Sonderfinanzamtes im Zusammenhang der weiteren staatsanwaltlichen und gerichtlichen Tätigkeit. Die Ermittlungshandakten bei den
Finanzämtern für Steuerstrafsachen und Steuerfahndung sind im Sinne eines vertikalen und horizontalen Abgleichs bei der archivischen Überlieferungsbildung somit
nicht archivwürdig.
Die Abbildung der Tätigkeit der Finanzämter für Steuerstrafsachen und Steuerfahndung erfolgt über die Archivierung besonderer Fälle bei den zuständigen Staatsanwaltschaften. Das Delikt „Steuerhinterziehung“ wurde in die Liste der Kriterien für die
Archivwürdigkeit bei Aussonderungen in Staatsanwaltschaften aufgenommen.
Die Finanzämter für Steuerstrafsachen und Steuerfahndung bieten der zuständigen
Abteilung des Landesarchivs nur Ermittlungsakten zu besonderen Fällen, die nicht
an die Staatsanwaltschaft abgegeben werden, sowie Unterlagen aus der Zeit vor
1945 listenförmig an. Alle übrigen Unterlagen bieten sie in pauschaler Form an.
74
Um neben den besonderen Fällen einen Querschnitt der Normalfälle zu überliefern,
eignen sich Beschwerden und Eingaben, die an die Oberfinanzdirektionen gerichtet
werden. Bußgeldfälle (ca. 1-2% aller Fälle) bei Bagatelldelikten sind nicht archivwürdig.
Ermittlungsakten zu besonderen Fällen (auf Vorschlag der Behörde), die nicht an die
Staatsanwaltschaft abgegeben werden.
Durch die Übernahme nur vereinzelter besonderer Fälle, die nicht an die Staatsanwaltschaften abgegeben wurden, bleibt der Umfang des jährlichen Zuwachses hier
ausgesprochen gering und kann für die Quantifizierung vernachlässigt werden.
2.6
Aus- und Fortbildungseinrichtungen
Das Land Nordrhein-Westfalen unterhält drei Aus- und Fortbildungseinrichtungen für
die Finanzverwaltung:
-
Fachhochschule für Finanzen in Nordkirchen
-
Landesfinanzschule in Haan
-
Fort- und Ausbildungsakademie der Finanzverwaltung in Bad Godesberg
2.6.1 Aufgaben
Die Fachhochschule für Finanzen (FHF) in Nordkirchen ist zuständig für die fachtheoretische Ausbildung der angehenden Diplom-Finanzwirtinnen / Finanzwirte (FH) in
der Finanzverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen.
Landesfinanzverwaltung: Aus- und Fortbildungseinrichtungen
75
In der Landesfinanzschule Haan finden Lehrveranstaltungen für Beschäftigte im
Rahmen der Ausbildung und Qualifikation des Personals der Steuerverwaltung statt.
Die Tätigkeit der Aus- und Fortbildungseinrichtungen wird mittels der Überlieferung
des Referats II 2 des Landesfinanzministeriums dokumentiert (vgl. Abschnitt 2.1.2).
In den letzten zehn Jahren wurden aus den Aus- und Fortbildungseinrichtungen der
Finanzverwaltung NRW ca. 20 lfm übernommen, das entspricht einer Übernahme
von ca. 2 lfm pro Jahr. Die Unterlagen werden künftig nicht mehr an dieser Stelle,
sondern beim für die Aus- und Fortbildung zuständigen Referat beim Finanzministerium NRW übernommen. Die Hauptpersonalakten werden zentral im Finanzministerium geführt.
Bundesfinanzverwaltung: Oberfinanzdirektion Köln (Bund) – bis Ende 2007
76
77
3 Bundesfinanzverwaltung
Die Bundesfinanzverwaltung ist ebenfalls dreistufig organisiert mit dem Bundesministerium für Finanzen und den Bundesoberbehörden an der Spitze, den fünf Bundesfinanzdirektionen und dem Zollkriminalamt als Mittelbehörden sowie den Zollfahndungsämtern, Hauptzoll- und Zollämtern als örtliche Bundesbehörden.
Dem Bundesministerium für Finanzen direkt unterstellt ist das Bildungs- und Wissenschaftszentrum der Bundesfinanzverwaltung (BWZ) mit Sitz in Münster.
Bis zur Gründung der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben zum 01.01.2005 gehörten zu den unteren Bundesbehörden auch die Bundesvermögensämter und die Bundesforstämter, die den ebenfalls zum 01.01.2005 aufgelösten Bundesvermögensabteilungen der Oberfinanzdirektionen unterstanden.
Bundesministerium
der Finanzen
Hauptzollämter
Zollfahndungsämter
Zollämter
Bildungs- und Wissenschaftszentrum der Bundesfinanzverwaltung (BWZ)
Dienstsitze
Aus- und Fortbildung
Bundesfinanzdirektion West
Dienstsitze
Wissenschaft
und Technik
Zollkriminalamt
Bundesanstalt für
Immobilienaufgaben
Zentrale (Bonn)
Direktion Dortmund
(Sitz Münster)
Hauptstellen
Nebenstellen
78
im Rahmen des Archivierungsmodells Finanzverwaltung berücksichtigt
im Rahmen des überarbeiteten Archivierungsmodells Finanzverwaltung nicht berücksichtigt
Die archivischen Zuständigkeiten sind für die zum 01.01.05 gegründete BImA noch
nicht vollständig geklärt
3.1
Oberfinanzdirektion Köln (Bund) – bis 31.12.2007
Die Oberfinanzdirektionen des Bundes umfassten jeweils die Dienstzweige
•
Bundeszollverwaltung (Zoll- und Verbrauchsteuerabteilung) sowie
•
Bis zum 01.01.2005 Bundesvermögensverwaltung (Bundesvermögensabteilung).
Nach der Zusammenlegung der drei ehemaligen Oberfinanzdirektionen (Bund) Düsseldorf, Köln und Münster war die Oberfinanzdirektion Köln mit mehreren Dienstsitzen für ganz Nordrhein-Westfalen zuständig.
Der ehemaligen Zoll- und Verbrauchsteuerabteilung der Oberfinanzdirektion Köln unterstanden eine Reihe sogenannter Zentralstellen der Zollverwaltung:
•
Zentralstelle Ursprungsnachprüfung (Münster)
•
Zentralstelle Risikoanalyse (Münster)
•
Zentralstelle elektronische Formulare (Münster)
•
Zentralstelle Zollkontingente (Düsseldorf)
•
Zentralstelle Zollwert (Köln)
•
Zentrale Zollversand (Hamm)
•
Zentrale Steuerzeichenstelle (Tabak, Bünde)
Eine eigene Abteilung der Oberfinanzdirektion Köln bildete die bundesweit tätige Finanzkontrolle Schwarzarbeit.
Bei den Zentralstellen und der Finanzkontrolle Schwarzarbeit handelte es sich um
Organisationseinheiten der Bundesfinanzverwaltung, die aus alten Vor-Ort-Aufgaben
der Oberfinanzdirektionen, aus nachgeordneten Behörden mit ehemals regional be-
79
grenzter Zuständigkeit oder aus neuen, zentral zu koordinierenden Aufgaben der
Bundesfinanzverwaltung entstanden waren. Sie erfüllten bundesweite Aufgaben und
unterstanden in fachlicher Hinsicht direkt dem Bundesministerium der Finanzen, in
Fragen von Organisation, Personal und Haushalt der Oberfinanzdirektion Köln bzw.
bei den Sonderfällen Zentralstelle Zollversand in Hamm und Zentrale Steuerzeichenstelle in Bünde auch dem Hauptzollamt Bielefeld. Die unterschiedliche organisatorische Einbindung der Zentralstellen (als Referat der Oberfinanzdirektion, angegliedert
an ein Referat, an ein Hauptzollamt oder als selbstständige Einheit) war historisch
gewachsen und hatte keine Auswirkungen auf die Form der Aufgabenwahrnehmung
oder die Aktenführung. Alle Zentralstellen hatten eine von den Sammelakteien der
Oberfinanzdirektion geschiedene Aktenführung.
Soweit die Zentralstellen Spezialzuständigkeiten für das gesamte Rechtsgebiet der
Bundesrepublik Deutschland wahrnahmen, betreute sie gemäß § 2 Abs. 3 Satz 1
BArchG das Bundesarchiv.
3.1.1 Aufgaben
Zu den Hauptaufgaben der ehemaligen Zoll- und Verbrauchsteuerabteilung zählten
•
die Vorbereitung, Festlegung und Ausführung von Aufgaben aus den Bereichen Organisation, Personal und Haushalt
•
die Vorbereitung allgemeiner Dienstanweisungen für die Hauptzollämter
•
Zudem fungierte sie als Verwaltungsbehörde nach dem Außenwirtschafts- und
Marktordnungsrecht
•
und war zuständig für Entschädigungsmaßnahmen nach folgenden Regelungen: Härteregelungen zugunsten zwangssterilisierter Personen auf der Grundlage des Erlasses des BMF vom 03.12.1980, Richtlinien der Bundesregierung
über Härteleistungen an Opfer von nationalsozialistischen Unrechtsmaßnahmen im Rahmen des AKG vom 07.03.1988, Erlass des BMF zur abschließenden Regelung der Rehabilitierung und Entschädigung von während des Zweiten Weltkriegs aufgrund der Tatbestände Wehrkraftzersetzung, Kriegsdienstverweigerung und Fahnenflucht Verurteilten vom 17.12.1997. Diese Aufgaben
waren aus der ehemaligen Bundesvermögensabteilung in die Zoll- und
Verbrauchsteuerverwaltung gewandert.
80
Diese genannten Zuständigkeiten für Entschädigungsmaßnahmen fallen mittlerweile in den Bereich der 2008 gegründeten Bundesfinanzdirektion West.
Die Überlieferungsbildung obliegt damit dem Bundesarchiv.50
Die Aktenführung bei der Oberfinanzdirektion Köln wurde in drei Sammelakteien geführt
•
AZ 1: Aktenzeichengruppen O, P, H sowie die Akten der Fachbereiche
•
AZ 2: Akten des Referats Z 43: Zentralstelle Zollwert. Die archivische Zuständigkeit liegt beim Bundesarchiv.
•
APZ: Personalakten der aktiven Beschäftigten (Versorgungs- und Beihilfeakten werden gesondert in einer Sachbearbeiterablage geführt). Die archivische
Zuständigkeit liegt beim Bundesarchiv.
Aus dem damaligen Aufgabenzuschnitt der Oberfinanzdirektionen ergab sich, dass
der Schwerpunkt der Überlieferungsbildung im Bereich Aufsicht über Organisation,
Personal und Haushalt liegt, während beim nachgeordneten Bereich die Unterlagen
der entsprechenden Aktenplangruppen mit wenigen Ausnahmen vollständig kassabel
sind.
Die fachliche Aufsicht über den nachgeordneten Bereich wird durch die Übernahme
relevanter Aktenzeichen der „Fach-Aktenplangruppen“ VV 5 und 6, Z, ZT, M, A, SV
und V abgebildet. Dazu zählen insbesondere Akten zu Geschäftsprüfungen, Dienstbesprechungen, Erlass von Steuern usw. Die eigentliche Tätigkeit als Zoll- und
Verbrauchsteuerbehörde liegt ansonsten beim nachgeordneten Bereich (Hauptzollämter und Zollämter) und ist dort in Auswahl zu übernehmen (vgl. Abschnitt 3.2.1.2).
Eine Ausnahme bildet die Aktenplangruppe A (Außenwirtschaftsrecht). Die Überwachung, Prüfung und Ahndung von Zuwiderhandlungen im Bereich des Außenwirtschaftsrechts erfolgte über das Referat Z 42 der Oberfinanzdirektion. Die Hauptzollämter hatten hier bis zum Januar 2008 keine eigene Zuständigkeit. Für die zu dieser
Aufgabe entstandenen Einzelfallakten ist daher eine Auswahl zu treffen.
50
Vgl. zur Überlieferungsbildung bei Entschädigungsakten den Abschlussbericht der ARK-BundLänder-Arbeitsgruppe “Wiedergutmachung”, Düsseldorf 2009. Für die Zuständigkeiten des BFD West
bei den Härtefallregelungen außerhalb des Bundesentschädigungsgesetzes (BEG), s. S. 15-17.
81
Eine Aufstellung der listenförmig anbietungspflichtigen Aktenplanpositionen mit den
vollständig bzw. in Auswahl archivwürdigen Unterlagen ist dem vorliegenden Bericht
als Anhang beigefügt (vgl. Abschnitt 5.1 – Diese Liste darf nicht mit veröffentlicht
werden).
Listenförmig anbietungspflichtige Unterlagen (bis 31.12.2007):
Vgl. den „Katalog listenförmig anbietungspflichtiger Unterlagen bei den Oberfinanzdirektionen“, Anhang 5.1.
Aus dem Referat Z 42: Prüfberichte aus dem Bereich Außenwirtschaftsrecht zu Betrieben, die in einer Auswahlliste erfasst sind (vgl. Anhang 5.1).
Es gibt kaum Erfahrungswerte, die eine verlässliche Aussage über die zu erwartenden Übernahmemengen zulassen. Im Rahmen einer Aussonderung bei der Zollabteilung der Oberfinanzdirektion Köln im Jahr 2003 wurden 4 lfm in das Landesarchiv
übernommen. Jedoch nicht alle Positionen, die im Katalog listenförmig anbietungspflichtiger Unterlagen für die Oberfinanzdirektionen genannt werden, sind darunter
vertreten, so dass man die durchschnittliche Übernahmemenge vorläufig auf etwa 8
lfm pro Jahr schätzen muss, also in derselben Größenordnung wie sie für die Landesoberfinanzdirektionen zugrunde gelegt wurde.
3.1a Bundesfinanzdirektion West (ab 1.1.2008)
Bundesfinanzverwaltung: Bundesfinanzdirektion West – ab 2008
82
Im Zuge des im April 2008 abgeschlossenen Projektes „Strukturentwicklung Bundesfinanzverwaltung – Zollverwaltung“ (Grobkonzept Oktober 2006, Feinkonzept November 2007) wurde eine Umstrukturierung der mittleren und unteren Bundesbehörden sowie eine Änderung der Aufgabenverteilung vorgenommen. Als neue Mittelbehörden entstanden so fünf Bundesfinanzdirektionen (Mitte, Nord, Südost, Südwest,
West), die als „Bindeglied zwischen den strategischen Vorgaben des BMF und der
operativen Aufgabenwahrnehmung durch die Ortsbehörden“51 fungieren. Sie ersetzen damit die aufgelösten Bundesabteilungen der Oberfinanzdirektionen.52 Die Bundesfinanzdirektionen sind keine gemeinsamen Mittelbehörden der Bundes- und Länderfinanzverwaltung mehr. Die Aufgaben der bisherigen Zoll- und Verbrauchsteuerabteilungen sowie der ehemaligen Abteilung Finanzkontrolle und Schwarzarbeit der
acht Oberfinanzdirektionen (Chemnitz, Cottbus, Hamburg, Karlsruhe, Köln, Neustadt
a.d. Weinstraße, Nürnberg und Potsdam) wurden in die fünf neu gegründeten Bundesfinanzdirektionen (Hamburg, Köln, Neustadt a.d. Weinstraße, Nürnberg und
Potsdam) überführt.
Den Bundesfinanzdirektionen obliegt die Leitung der Bundesfinanzverwaltung mit
Ausnahme des Zollfahndungsdienstes, der Bundesvermögensverwaltung sowie der
Bildungs- und Wissenschaftszentren.
Ihnen wurden außerdem Sonderbereiche mit bundesweiter Kompetenz angegliedert.
Für die BFD West sind dies der Arbeitsbereich Risikoanalyse Zoll, das Kompetenzzentrum für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (KRR) sowie das Referat RF 5 Arbeits-, Gesundheits- und Strahlenschutz der Bundesfinanzverwaltung.
Aufgaben
Die Bundesfinanzdirektionen sind in jeweils zwei Abteilungen – Rechts- und Fachaufsicht (RF) sowie Zentrale Facheinheit (ZF) gegliedert.
Die Aufgaben der Rechts- und Fachaufsicht (RF) umfassen
-
Bewertung der fachlichen Aufgaben der ZF (BFDen) und des Zollkriminalamts
-
Begleitung und Unterstützung der neun Hauptzollämter mit 40 Zollämtern bei
Umsetzung der Weisungen
51
Begleitung und Sicherstellung der Anwendung von Standards und Weisungen
Projekt „Strukturentwicklung Zoll“ – Ergebnisse und Umsetzung. Monatsbericht des BMF – Juni
2008, S. 75-82., S. 77f.
52
Die rechtlichen Grundlagen für die Umstrukturierung der Bundesfinanzverwaltung wurden durch das
ab dem 1. Januar 2008 gültige „Zweite Gesetz zur Änderung des Finanzverwaltungsgesetzes und anderer Gesetze“ geschaffen.
83
Bundesfinanzverwaltung: Bundesfinanzdirektion West – ab 2008
-
Querschnittsaufgaben für den Bezirk sowie innerhalb der BFD
-
Mitwirkung im Rahmen der Ergebnisbetrachtung
Die Aufgaben der Zentralen Facheinheit für die Bekämpfung von Schwarzarbeit und
illegaler Beschäftigung (ZF, Fachpaket in bundesweiter Zuständigkeit der BFD
West)53 gliedern sich in:
-
Weisungsbefugnis gegenüber den übrigen Mittelbehörden und in Fällen der
zentralen Koordinierung und Durchführung operativer Aufgaben
-
Erstellung, Pflege und Anpassung von Standards für Prüfungen, Ermittlungen
sowie die Ahndung von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung
-
Erarbeitung von Empfehlungen für die Durchführung der Rechts- und Fachaufsicht der Bundesfinanzdirektionen
-
Zuarbeit bei der Erarbeitung von Gesetzen, Verordnungen, Dienstvorschriften
durch das BMF
-
Teilnahme
an
bundesweiten
und
internationalen
Sitzun-
gen/Erfahrungsaustauschen
Aufgrund der neuen länderübergreifenden Zuständigkeit der Bundesfinanzdirektionen liegt die Überlieferungsbildung ab dem 1. Januar 2008 beim Bundesarchiv. Das
Landesarchiv NRW ist für das bis zum 31.12.2007 bei der Zoll- und Verbrauchsteuerabteilung der OFD Köln (Bund) angefallene Schriftgut zuständig.
53
Den einzelnen Bundesfinanzdirektionen wurden folgende Fachpakete zugeordnet: BFD Nord
(Hamburg): Allgemeines Zollrecht; BFD Südost (Nürnberg): Besondere Vorschriften im Zusammenhang mit dem grenzüberschreitenden Warenverkehr; BFD Mitte (Potsdam): Allgemeines Steuerrecht;
Bundesfinanzdirektion Südwest (Neustadt a.d. Weinstraße): Verbrauchsteuerrecht.
Bundeszollverwaltung: Hauptzollämter
3.2
84
Bundeszollverwaltung
3.2.1 Hauptzollämter
Die Strukturänderungen in der Bundeszollverwaltung wirken sich ebenfalls auf die
Aufgabenverteilung der örtlichen Bundesfinanzbehörden aus. Gab es nach der 2002
in Kraft getretenen Neustrukturierung acht Hauptzollämter, die im Rahmen der Erarbeitung des Archivierungsmodells Finanzverwaltung alle besucht wurden, sind der
BFD West mit Sitz in Köln seit dem 1. Januar 2008 neun Hauptzollämter unterstellt.
Sie umfassen neben einem Großteil des Landes NRW auch Teile Hessens (HZÄ
Gießen und Frankfurt a.M.-Flughafen). Das zu NRW gehörende HZA Bielefeld ist der
Bundesfinanzdirektion Mitte (Dienstsitz: Potsdam) unterstellt.
Die Fachaufgaben der Zollverwaltung wurden von den Oberfinanzdirektionen auf die
Hauptzollämter und Zollämter übertragen. Dies betrifft ab dem 1. Januar 2008 insbesondere die Aktenzeichengruppen O, P, H sowie die Aktenplangruppe A „Außenwirtschaftsrecht, Außenhandelsstatistik“.
Da der operative Aufgabenbereich (OPH-Bereich) seit der Gründung der Bundesfinanzdirektionen nun von den Hauptzollämtern selbst wahrgenommen wird, entfällt
die frühere Weisungsbefugnis der Oberfinanzdirektionen gegenüber den HZÄ in diesem Bereich.
3.2.1.1 Aufgaben
Die Sachgebiete der Hauptzollämter haben ebenfalls eine Neuausrichtung erfahren.
Die früheren Sachgebiete B (Zölle, Verbrauchssteuern) und C (abfertigungsbezogene Sachbearbeitung) wurden in einem neuen Sachgebiet B (Abgabenerhebung) konzentriert. Das geänderte Sachgebiet C (Kontrolle) umfasst nunmehr die früher verschiedenen Sachgebieten zugeordneten Kontrolleinheiten. Dem Sachgebiet F sind
die Aufgaben der Ahndung zugeteilt.54 Über Vollstreckungsstellen (Sachgebiet G)
verfügen darüber hinaus die Hauptzollämter Duisburg, Dortmund, Düsseldorf, Aachen und Bielefeld.
Die zentralen Aufgaben der Hauptzollämter (gegliedert nach Sachgebieten) sind
nunmehr:
54
Projekt „Strukturentwicklung Zoll“, S. 78.
•
85
Abgabenerhebung (Sachgebiet B): Erteilung von Bewilligungen bzw. Zulassungen im Bereich Zölle und Verbrauchsteuern, einschließlich der Überwachung nach Marktordnungs- und Außenwirtschaftsrecht, die Prüfung des Warenursprungs u.a.m., Abfertigung des Warenverkehrs in enger Verbindung mit
den Zollämtern, Erlass, Erstattung und Nacherhebung von Zoll, Berichtigung
von Steuerbescheiden, Abrechnung von vereinfachten Verfahren (s.u.), Überwachung und Abrechnung von aktivem Veredlungsverkehr (s.u.).
•
Kontrolle (Sachgebiet C): Prävention Schwarzarbeit, Durchführung von Kontrollen im Landesinnern, Überwachung des Reise- und Warenverkehrs zu
Land, zu Wasser und in der Luft, Überwachung der EU-Zollgrenzen
•
Prüfungsdienst (Sachgebiet D): Prüfung des Zollverkehrs, Warenursprungsund Präferenzprüfungen, Verbrauchsteuerprüfung sowie Zollwertprüfung
durch die Prüfungsdienste und Mobilen Kontrollgruppen (MKG)55
•
Prüfung und Ermittlung (Sachgebiet E): Bekämpfung illegaler Beschäftigung:
Lohn-/Sozialdumping, Nichtabfuhr von Sozialbeiträgen, Steuerhinterziehung56
•
Ahndung (Sachgebiet F): Verhängung von Bußgeldern und Beteiligung bei
Ermittlungen in Strafverfahren bei Verstößen im Bereich Zölle und Verbrauchsteuern sowie gegen Marktordnungsrecht
•
Vollstreckung (Sachgebiet G): Vollstreckung, u. a. im Auftrag der Sozialversicherungsträger, der Arbeitsverwaltung, der Gerichte, der Kreiswehrersatzämter usw.
Sachgebiet B
Im Sachgebiet B der Hauptzollämter, das für Bewilligungen im Bereich der
Verbrauchsteuern und Zölle federführend tätig ist, werden firmenbezogene Akten ge55
Bis 2002 lag die Zuständigkeit bei eigenständigen Hauptzollämtern für Prüfung.
Diese Aufgabe wurde bis 1994 ausschließlich von den Arbeitsämtern wahrgenommen, seitdem
erhielten die Hauptzollämter parallel und unabhängig von den Arbeitsämtern ebenfalls die Zuständigkeit für die Bekämpfung der „Schwarzarbeit“. 1994 wurde hinsichtlich der Verfolgung die Zuständigkeit
der Arbeitsämter auf Fälle von Ordnungswidrigkeiten beschränkt, während die Hauptzollämter bzw.
die Polizei tätig werden, wenn Verdacht auf eine Straftat besteht. Seit 2004 liegen die Zuständigkeiten
bei der Prüfung und Ermittlung im Rahmen der Bekämpfung illegaler Beschäftigung ausschließlich
beim Zoll.
56
86
trennt nach den im Folgenden vorgestellten Bewilligungsarten geführt.57 Die Akten
enthalten in der Regel die Vorgänge zum Bewilligungsverfahren selbst, die Beleghefte zum Warenverkehr auf der Grundlage der Bewilligung sowie die Prüfungsberichte
aus dem Sachgebiet D als Kontrolle über die ordnungsgemäße Abwicklung des Warenverkehrs. Während die Prüfungsberichte summarische Angaben über die bestehenden Bewilligungen enthalten, erlauben die Bewilligungs-/Beleghefte detailliertere
Einblicke in die außenwirtschaftlichen (meist außereuropäischen) Beziehungen der
Betriebe. Die Bewilligungs-/Beleghefte reichen teilweise zeitlich weit zurück, da sie
im Regelfall erst nach dem Erlöschen einer Firma bzw. bei der Aufhebung oder Widerruf einer Bewilligung oder Zulassung geschlossen werden. Eine Befristung von
Bewilligungen auf maximal drei Jahre ist erst seit der Einführung des EU-weiten Zollkodex in Kraft. Der Einsatz von ATLAS (vgl. Abschnitt 3.2.2) in einigen Hauptzollämtern für die Bearbeitung von Bewilligungen hat auf die Aktenführung bislang keinen
Einfluss.
Sofern Bewilligungs- und Zulassungsarten grundsätzlich archivwürdig sind, erfolgt in
Absprache mit dem Hauptzollamt eine Auswahl der Betriebe, deren Bewilligungs-/
Beleghefte zu übergeben sind. Hauptkriterien sind:
-
die Bedeutung der Firmen als Vertreter für die regionalspezifische Wirtschaftsbranchen,
-
ihre überregionale bzw. internationale Bedeutung,
-
die Erfassung der Betriebe in der Steuerfallliste der Festsetzungsfinanzämter
-
sowie Betriebe, deren Warenverkehr das Spektrum der zollspezifischen
Zuständigkeiten abbilden.
In Anbetracht der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist geschlossener Bewilligungsakten
(und Prüfberichte) ist eine Überarbeitung der Auswahlliste in diesem Turnus von etwa fünf bis acht Jahren angezeigt.
Einfuhrseitig sind folgende Bewilligungen zu unterscheiden:
•
Passive Veredlung
Passive Veredlung bedeutet, dass Artikel außerhalb der Europäischen Union
weiterverarbeitet (veredelt) und anschließend wieder eingeführt werden, wes-
57
Federführend im Verfahren ist das Hauptzollamt, das den Entwurf für die Bewilligung einer Zentralstelle jedoch der Oberfinanzdirektion Nürnberg, Dienstsitz München, zur Prüfung vorlegt.
87
halb eine Differenzverzollung erforderlich wird; eine Versteuerung erfolgt nicht.
Die Bewilligungsunterlagen geben etwa Auskunft über Warenarten (Artikel der
vorübergehenden Ausfuhr und Veredelungserzeugnisse), bei welcher Firma,
in welchem Land und nach welchem Verfahren die Veredelung erfolgt.
Die Unterlagen zur Passiven Veredlung sind archivwürdig für die ausgewählten Firmen.
Nicht archivwürdig sind hingegen die Widerrufungen von Bewilligungen. Sie
erfolgen in der Regel als Reaktion auf eine Mitteilung der Firma, die Bewilligung nicht länger in Anspruch nehmen zu wollen.
•
Aktive Veredlung
Unter aktiver Veredlung versteht man, dass Waren in die Europäische Union
eingeführt werden, um veredelt zu werden und anschließend wieder ausgeführt werden. Diese Unterlagen sind archivwürdig für die in der Auswahlliste
erfassten Betriebe.
•
Umwandlung
Analog sind auch die nach Firmen geführten Bewilligungsakten zu Umwandlungsverfahren, also der Veränderung des Zolltarifs durch Bearbeitung im Betrieb, für Firmen der Auswahlliste archivwürdig.
Die Gesamtzahl der Bewilligungs-/Beleghefte für den Bereich des Veredlungsund Umwandlungsverkehrs ist insgesamt gering. Beim Hauptzollamt Düsseldorf handelte es sich 2003 um 74 laufende oder kürzlich abgelaufene bzw. widerrufene Fälle. Für den Raum südliches Westfalen (Zuständigkeit des ehemaligen Hauptzollamts Paderborn) gab es im Bereich Passive Veredlung 2002
gerade einmal 55 laufende Fälle.
•
Zolllager
In die Reihe der Bewilligungen von Zollverfahren mit wirtschaftlicher Bedeutung gehört ferner das Zolllager. Man spricht vom Zolllager, wenn in die Europäische Union eingeführte Waren unmittelbar dem Zoll unterstellt und nicht in
den freien Verkehr überführt werden. Einfuhrabgaben entstehen erst bei der
Entnahme aus dem Zolllager. In Anspruch genommen wird das Zolllager v.a.
88
dann, wenn eine spätere Wiederausfuhr geplant ist oder als faktischer „Zahlungsaufschub“ bei der Einfuhrverzollung. Die Akten werden nach Zolllagern
geführt. Dergleichen Bewilligungsakten sind aus inhaltlichen Gründen nicht archivwürdig.
•
Vorübergehende Verwendung
Vorübergehende Verwendung liegt vor, wenn von vornherein geplant ist, dass
die in die Europäische Union eingeführten Güter darin nur befristet verbleiben,
z.B. wenn Maschinen zu Testzwecken vorübergehend eingesetzt werden.
Wegen der projektierten Vorläufigkeit solcher Maßnahmen werden die Unterlagen aus inhaltlichen Gründen für nicht archivwürdig erachtet.
•
Teilnahme am vereinfachten Verfahren (Sammelzollbewilligungen)
Vereinfachte Verfahren sollen bei Firmen bewilligt werden, die mehr als zehn
Einfuhren pro Monat abwickeln.
•
Vereinfachtes Anmeldeverfahren (VAV)
Beim Vereinfachten Anmeldeverfahren werden die innerhalb eines Monats
beim Zollamt gestellten Einfuhren gesammelt dem Hauptzollamt gemeldet.
Zugleich fertigt die Firma selbst ein Verzeichnis der abgefertigten Zollanmeldungen an. Nach Prüfung ergeht dann der Steuerbescheid durch das Hauptzollamt, das auch Zahlstelle ist.
•
Anschreibeverfahren (ASV)
Im Unterschied zum Vereinfachten Anmeldeverfahren werden beim Anschreibeverfahren die Waren nicht zunächst beim Zollamt gestellt, sondern direkt
zur Firma transportiert. Monatlich erfolgt die Anmeldung der Waren beim
Hauptzollamt, das wiederum nach Prüfung den Steuerbescheid ausstellt.
Bewilligungen für Vereinfachte Verfahren sind aus inhaltlichen Gründen nicht
archivwürdig. Ebenso wenig die bei der praktischen Durchführung des Vereinfachten Verfahren geführten Belege („BS-Belege“): Sie enthalten für den einzelnen Warenverkehr u.a. Frachtpapiere, Genehmigungen, Überwachungsdokumente bis hin zum einzelnen Steuerbescheid. Die Prüfung beim Hauptzoll-
89
amt erstreckt sich auf die Auskünfte über das Einfuhrland, die Korrektheit der
Zollberechnung durch die Firma, die Währungsumrechnung, die Übereinstimmung von Warenbezeichnung und Warennummer usw.
Ausfuhrseitig sind folgende Bewilligungen zu unterscheiden
•
Anschreibeverfahren bei der Warenausfuhr (Zugelassene Ausführer, ZA)
Hierbei handelt es sich um ein vereinfachtes Verfahren bei Ausfuhrgeschäften.
Während im Normalfall ein Exporteur seine Waren zur zuständigen Ausfuhrzollstelle bringt, kann die Gestellung bei Zugelassenen Ausführern im Betrieb
selbst erfolgen. Das Verfahren wird durchgängig bei Firmen angewandt, die
mehr als 20 Ausfuhren pro Monat haben. Die Bewilligungs-/Beleghefte enthalten u.a. Angaben zu den exportierten Waren und den Bestimmungsländern,
mithin detaillierte Auskünfte über die Exporttätigkeit in Wirtschaftsräume außerhalb der Europäischen Union. Die Unterlagen sind für Betriebe der Auswahlliste archivwürdig.
•
Vorausbehandlung
von
Warenverkehrsbescheinigungen/Präferenzen
(Er-
mächtigte Ausführer, EA)
Die Europäische Union gewährt bestimmten Staaten beim Verkehr mit sogenannten Ursprungswaren (Herstellung von Vorprodukten und gehandelten
Produkten im Wesentlichen innerhalb der Europäischen Union) günstigere
Zollsätze bzw. Zollbefreiung auf der Grundlage von Präferenzabkommen. Entsprechende Bewilligungen erteilt das Hauptzollamt an Firmen für bestimmte
Warengruppen, neuerdings auch für ganze Warenkreise, wie sie in den Präferenzabkommen vereinbart wurden. Die Bewilligungs-/Beleghefte enthalten neben der Nennung der Waren(gruppen) Angaben zu den Ursprungseigenschaften, den Vorprodukten (auch zum Fertigungsort), welche Produktionsschritte
bei der Firma selbst erfolgten usw. Sie bieten damit wiederum einen detaillierten Einblick in die Produktions- und Handelsbeziehungen der Betriebe. Die
Unterlagen zur Bewilligung als Ermächtigter Ausführer sind damit für die Firmen der Auswahlliste archivwürdig.
Im Bereich Verbrauchsteuern werden ebenfalls firmenbezogene Unterlagen geführt,
die im Zusammenhang mit Genehmigungsverfahren stehen wie z.B. die Bewilligung
90
von Steuerlagern. Die Akten enthalten in der Regel Betriebsbeschreibungen, vielfach
auch Lagepläne und Konstruktionszeichnungen. Für die in der Auswahlliste erfassten
Betriebe sind auch solche Bewilligungen aus dem Bereich Verbrauchsteuern archivwürdig (vgl. Passive Veredlung).58
Firmenbezogen werden im Sachgebiet B des Hauptzollamts in der Regel ferner die
Prüfberichte der unterschiedlichen Betriebsprüfungsstellen aufbewahrt (bei einzelnen
Hauptzollämtern zentralisierte Zuständigkeiten für die Prüfung im Bereich Marktordnungsrecht, Prüfungen in den Bereichen Zoll- und Verbrauchsteuern durch das
Sachgebiet D der einzelnen Hauptzollämter). In den Prüfberichten werden in der Regel alle geltenden Bewilligungen für einen Betrieb zum Zeitpunkt der Prüfung zumindest summarisch genannt. Die Prüfberichte sind für die in der Auswahlliste erfassten
Betriebe archivwürdig und vom Sachgebiet B zu übernehmen. Sofern die Prüfberichte – wie üblich – im Sachgebiet B zusammengeführt werden, kann von einer Anbietung der im Sachgebiet D erstellten Prüfberichte Abstand genommen werden. Ist dies
ausnahmsweise nicht der Fall, sind die Prüfberichte durch das Sachgebiet D anzubieten. Weitere Unterlagen des Sachgebiets D im Zusammenhang der Betriebsprüfungen wie Prüfungsgeschäftspläne, vorbereitende Materialien und Entwürfe zu den
Prüfberichten sind nicht archivwürdig.
Aus inhaltlichen Gründen vollständig kassabel sind eine Reihe weiterer Schriftgutgruppen im Sachgebiet B wie beispielsweise
•
betriebsbezogene Unterlagen aus dem Bereich Marktordnungsrecht (im Bereich Milch, Getreide und Zucker bis 1993), z.B. Molkereifrequenzmenge, Mit-
58
Im Verbrauchsteuerbereich werden inzwischen zahlreiche IT-Verfahren eingesetzt. Zu nennen ist
hier STROMBOLI (Strom- und Mineralsteuersachbearbeitung organisiert und lizensiert), das die Arbeitsprozesse bei der Sachbearbeitung der Stromsteuer sowie der Energiesteuerentlastung unterstützt. Das IT-Verfahren ADLER (Agrardieselvergütung) dient der Unterstützung bei der Bearbeitung
und Auszahlungsabwicklung der Agrardieselvergütung. Weiterhin wird zur Unterstützung der Besteuerungsverfahren für Alkohol, Tabakwaren und Kaffee die IT-Verfahren TIGER (automaTIsierte Erhebung der Branntweinsteuer – ohne Abfindungsbranntwein –, der Schaumwein-/ ZwischenerzeuGnissteuer sowie der KaffeesteuER) eingesetzt. Das HZA Stuttgart, Sachgebiet B (früher: Zentrale Verbauchsteuerabteilung) nutzt zur Bearbeitung zentralisierter Zuständigkeiten die Verfahren BIBER
(Biersteuer Berechnung und Erhebung) sowie ZEBRA (Zentralisierung des Brennens unter Abfindung). Seit April 2010 wird die Abwicklung der Beförderung verbrauchsteuerpflichtiger Waren unter
Steueraussetzung durch das Fachverfahren EMCS (Excise Movement and Control System) unterstützt, welches für Beförderungen innerhalb mehrerer EU-Staaten mit dem 1. Januar 2011 das bislang
papiergebundene „begleitende Verwaltungsdokument“ (BVD) ablöste (Ausnahmen bilden die Beförderung von Kaffee sowie von Alkopops). Seit dem 1. Januar 2012 müssen auch alle Beförderungen innerhalb Deutschlands unter Steueraussetzung elektronisch mit EMCS abgewickelt werden.
91
verantwortungsabgabe
Getreide,
Zuckersteuervergünstigungsanmeldung,
usw.
•
Verzeichnis der eingehenden Suchanzeigen (VES)
•
Bearbeitung und Bestimmung von Präferenznachweisen
•
Einspruchverfahren (Anträge auf Rückerstattung von Einfuhrumsatzsteuer)
•
Erteilung von Verschlussanerkenntnissen, z.B. Tankverschlüsse an Transportfahrzeugen
•
Erlass und Erstattung von Säumniszuschlägen
•
ausländische Nachprüfungsersuchen
Die Tätigkeitsbereiche des alten Sachgebiets C (Abfertigung) der Hauptzollämter, die
seit dem 1. Januar 2008 ebenfalls im Sachgebiet B wahrgenommen werden, sind
eng mit denen der Zollämter verknüpft (vgl. Abschnitt 3.2.2). Entsprechend verläuft
die Arbeitserledigung auch hier nach festen Arbeitsabläufen. Im Falle von Erlass, Erstattung oder Nacherhebung von Zöllen und Abgaben bzw. bei der Berichtigung von
Steuerbescheiden verbleibt nur ein Bruchteil der Akten beim Hauptzollamt (in der
Regel nur die Erstfestsetzungen, bei denen zunächst keine Anmeldung erfolgte). Die
übrigen Vorgänge gehen an die Zollämter bzw. Abfertigungsstellen zurück. In Fällen,
bei denen die Nacherhebung mit einer Bußgeldahndung verbunden ist, geht der Vorgang zum Sachgebiet F (Strafsachen- und Bußgeldstelle) und von dort nach Bearbeitung wieder über das Hauptzollamt zurück an das zuständige Zollamt. Für die Aufgabenfelder „Überwachung und Abrechnung von Vereinfachten Verfahren“ sowie „aktivem Veredelungsverkehr“ liegen die wichtigen Unterlagen mit den Bewilligungen und
Belegheften innerhalb des Sachgebiets B bereits an anderer Stelle vor. Es fallen somit keine archivwürdigen Unterlagen an.
Sachgebiet D vgl. Sachgebiet B, Prüfberichte
Sachgebiet E
Aus dem Aufgabenfeld „Bekämpfung illegaler Beschäftigung“ (Sachgebiet E) erwachsen zwei Hauptformen von Unterlagen:
•
92
Prüfungsakten (P-Akten)
Sofern eine Prüfung keinen Hinweis auf Unregelmäßigkeiten ergibt, es also
bei der reinen Prüfung bleibt, werden die Akten alsbald mit einem kurzen Bericht geschlossen. Ggf. enthalten die Vorgänge Aufzeichnungen mit den Personalien der angetroffenen Firmenmitarbeiter.
Die P-Akten (5-jährige Aufbewahrungsfrist bei den Hauptzollämtern) sind nicht
archivwürdig.
•
Ermittlungsverfahrensakten (EV-Akten)
Sofern sich Anhaltspunkte für eine Ordnungswidrigkeit oder einen Straftatbestand ergeben, wird ein Ermittlungsverfahren eingeleitet, das ggf. in eine Anklage durch die zuständige Staatsanwaltschaft führt. Die Ermittlungsakten des
Hauptzollamtes werden dazu im Original an die Staatsanwaltschaft übergeben, eine Kopie verbleibt beim Sachgebiet E des Hauptzollamts (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre). Der weitaus größte Teil der Fälle – nach Auskunft eines
langjährigen Behördenmitarbeiters über 90% – wird gemäß § 153 bzw. § 153a
StPO, ggf. gegen Zahlung einer Geldbuße, eingestellt.
Die archivische Behandlung dieser Fälle entspricht weitgehend den Ermittlungsakten der Finanzämter für Steuerstrafsachen und Steuerfahndung (vgl.
Abschnitt 2.5): Die aussagekräftige und vollständigere Überlieferung, einschließlich der Ermittlungsarbeit der Hauptzollämter, befindet sich bei den
Staatsanwaltschaften und sollte dort übernommen werden. Bei den Hauptzollämtern sind die betreffenden Kopien nicht archivwürdig.
Im Sachgebiet E werden Listen über die Prüfungen (P-Listen) und über die Ermittlungsverfahren (EV-Listen) in Form wenig aussagekräftiger Register geführt, die nicht
archivwürdig sind.
Als Komprimat der Tätigkeit bei der Bekämpfung illegaler Beschäftigung werden im
Sachbereich E Jahresübersichten geführt, die nach Monaten untergliedert und nach
Deliktgruppen unterschieden eine statistische Erhebung des Arbeitsanfalls und der
Arbeitserledigung bieten. Diese statistischen Erhebungen, die mittlwerweile zentral
vom Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik (ZIVIT) in Frank-
93
furt am Main erstellt und in elektronischer Form an die Hauptzollämter verschickt
werden, sind archivwürdig.
Sachgebiet F
Das Sachgebiet F untergliedert sich in die beiden Teilgebiete Bußgeldverfahren und
Strafverfahren. Die Masse der bearbeiteten Fälle betrifft Verstöße im Verbrauchsteuerbereich (Schmuggel von Zigaretten, Alkohol), Mineralölsteuerbereich (Überschreitung der Höchstmenge an zollfrei einzuführendem Dieselkraftstoffs durch LKWFahrer aus Drittstaaten) und Marktordnung (z.B. Verstöße gegen Milchquoten).
•
Bußgeldverfahren
Bußgelder verhängt das Hauptzollamt bei Ordnungswidrigkeiten in eigener
Ahndungsbefugnis. Die Aussagekraft der hierbei angelegten Verfahrensakten
ist gering. Es handelt sich um routinemäßig abgewickelte, massenhaft gleichförmige Vorgänge.
•
Strafverfahren
Die meisten Strafverfahren beruhen auf dem Tatbestand der Steuerhinterziehung. Das Hauptzollamt ist in den Strafverfahren lediglich Durchlaufstation.
Die eigentliche Ermittlungsarbeit wird im Zollfahndungsamt durchgeführt, das
seine Ergebnisse zur weiteren Bearbeitung an das Hauptzollamt abgibt. Im
Hauptzollamt wird lediglich der zollrechtliche Sachverhalt geprüft und begutachtet. Sämtliche, also auch die eingestellten Fälle werden anschließend an
die zuständige Staatsanwaltschaft (Amtsgerichte, Landgerichte, Finanzgerichte) abgegeben.
Um das Tätigkeitsfeld zu dokumentieren, benennen die Sachbearbeiter aus den im
Sachgebiet F behandelten Bußgeldverfahren besondere Fälle. Kriterien dafür sind
etwa
•
zeittypische Deliktfelder,
•
außergewöhnliche Delikte und
•
öffentliche Wahrnehmung (eingehende Medienberichterstattung).
94
Sachgebiet G
Im Sachgebiet G (Vollstreckung) der fünf Vollstreckungsstellen der Hauptzollämter –
vergleichbar etwa den Akten der Gerichtsvollzieher bei der Justiz – entstehen keine
archivwürdigen Unterlagen.
Nach Erledigung der Vollstreckung werden die Akten fast vollständig wieder an die
beauftragende Stelle, etwa die Arbeitsämter, Krankenkassen, Berufsgenossenschaften oder Gerichte zurückgegeben. Im Hauptzollamt verbleibt nur eine wenige Blatt
starke Rumpfakte mit dem Anschreiben der beauftragenden Stelle und einem Computerausdruck der Zollbehörde mit Angaben zu Namen, Anschrift und Geburtsdatum
des Schuldners sowie Zahlungsgrund und Betrag. In aller Regel handelt es sich um
Beträge unter 1000 DM (500 €). Spektakuläre Fälle befinden sich so gut wie gar nicht
darunter. Soweit bei Firmen vollstreckt wird, erfolgt dies zumeist im unmittelbaren
Vorfeld von Insolvenzen und Konkursen, die wiederum über die Überlieferung der
(Amts-) Gerichte an die staatlichen Archive gelangt. Die Zahl der massenhaft gleichförmigen, inhaltlich kaum aussagekräftigen Einzelfallakten beläuft sich beispielsweise
beim Hauptzollamt Düsseldorf auf 70.000, im Hauptzollamt Bielefeld auf über 80.000
Fälle/Jahr. Die Erfassung der Vollstreckungsgesuche erfolgt größtenteils elektronisch
in den Programmen NIZZA (Neues IT-unterstütztes Zollzahlstellenverfahren) für den
Bereich Zoll- und Verbrauchsteuern sowie DAVOS (Datenaustausch Vollstreckung
ohne Schriftverkehr) für andere Gläubiger. Das in der Zollverwaltung seit den 1990er
Jahren eingesetzte IT-Verfahren AVS (Automatisiertes Vollstreckungssystem) soll
demnächst durch ein neues zentralisiertes elektronisches Vollstreckungssystem
(Projekt eVs) ersetzt werden.59
Der Gesamtanfall an Vollstreckungsfällen lässt sich aus der Personalbedarfsberechnung ablesen, die im Sachgebiet A (Allgemeine Verwaltung, Organisation) geführt
wird und in der quartalsweise die Zugänge an Vollstreckungsfällen und deren Erledigung grob aufgeschlüsselt nach Gruppen von Beauftragenden erhoben werden. Als
Übersicht über Arbeitsanfall und Arbeitserledigung im Sachgebiet G sind diese Personalbedarfsberechnungen beim Sachgebiet A archivwürdig.
59
Vgl. die Projektsbeschreibung in: Zoll aktuell 2 (2011), S. 8f. In diesem Bericht wird außerdem angekündigt, dass nach diesem Projektmodell eine Anzahl weiterer in der Zollverwaltung genutzter ITVerfahren neu aufgesetzt werden sollen.
95
Sachgebiet A
Ansonsten fallen aus der Zuständigkeit des Sachgebiets A (allgemeine Dienststellenverwaltung, Organisation, Personal, Haushalt) bei den Hauptzollämtern grundsätzlich
kaum archivwürdige Unterlagen an. Eine Ausnahme bilden nur die Protokolle hausinterner Dienstbesprechungen sowie die Hauschroniken der Hauptzollämter.
Für die Aktenplangruppen O, P, H vgl. den „Katalog listenförmig anbietungspflichtiger
Unterlagen bei den Hauptzollämtern“, Anhang 5.1.
Aktenplangruppe A: Prüfberichte aus dem Bereich Außenwirtschaftsrecht zu Betrieben, die in einer Auswahlliste erfasst sind (vgl. Anhang 5.1).
Aus dem Sachgebiet A:
Hauschroniken, Protokolle hausinterner Besprechungen
Personalbedarfsberechnung für das Sachgebiet G
Aus dem Sachgebiet B:
Zu den in einer zwischen Hauptzollamt und Staatsarchiv vereinbarten Auswahlliste
erfassten Firmen Bewilligungen und Beleghefte zu:
- Veredlung (aktiv und passiv)
- Umwandlung
- Vereinfachten Verfahren
- Zugelassene Ausführer
- Ermächtigte Ausführer
- Genehmigungen im Bereich Verbrauchssteuern (z.B. Bewilligung von Steuerlager),
Akten zu Brauereien und Brennereien
- Prüfberichte
Aus dem Sachgebiet E:
Jahresübersichten.
Aus dem Sachgebiet F:
96
Einzelne, besondere Bußgeldverfahren (auf Vorschlag der Behörde).
Da die Bewilligungen und Beleghefte in der Regel erst nach Erlöschen der Firma
bzw. der Bewilligung geschlossen und dann nach Ablauf der behördlichen Aufbewahrungsfrist archivreif werden, fallen pro Aussonderungsjahrgang nur wenige solcher
Sachhefte an. Umfangreicher ist üblicherweise die Zahl der Prüfberichte. Auf der
Grundlage der Auswahlkriterien gelangten vom Hauptzollamt Bielefeld aus den Aussonderungsjahrgängen 2002 bis 2004 insgesamt 8 Kartons, mithin weniger als 1 lfm
Unterlagen in das Staats- und Personenstandsarchiv Detmold (ca. 0,3 lfm pro Jahr).
Dies entspricht gerade einmal 0,07% des Umfangs an Unterlagen, die vom Hauptzollamt Bielefeld und den ihm nachgeordneten Zollämtern zur Vernichtung anstanden.
In Düsseldorf schätzt man die Übernahmemenge auf bis zu 1 lfm pro Hauptzollamt
im jährlichen Durchschnitt. Als Berechnungsgrundlage wird im Folgenden hilfsweise
von 0,75 lfm pro Behörde und Jahr ausgegangen.
3.2.2 Zollämter
Infolge der Erweiterung der Europäischen Union und des Wegfalls der Binnengrenzen sank die Zahl der Zollämter gerade in grenznahen Gebieten seit den 1990er Jahren deutlich. Besonders augenfällig ist diese Entwicklung im Bereich des Hauptzollamts Aachen: Sämtliche kleineren Zollkommissariate im belgisch-niederländischdeutschen Grenzraum wurden geschlossen, ebenso wie die Zollkommissariate Monschau, Aachen, Herzogenrath und Heinsberg. Ferner wandelte man zunächst die
zwei Aachener Autobahnzollämter in Binnenzollämter um legte sie schließlich 2002
Bundeszollverwaltung: Zollämter
97
mit dem Zollamt Rothe Erde und der Abfertigungsstelle Stolberg zum Zollamt Aachen
zusammen. 2003 löste man das Zollamt Euskirchen und die Abfertigungsstelle Jülich
auf und integrierte sie in das Zollamt Düren. Im Jahr N.N. wurde das Zollamt Recklinghausen aufgelöst und seine Aufgabenbereiche in das Zollamt N.N. integriert.
Folgende Zollämter bestehen beim
•
Hauptzollamt Aachen: Düren, Heinsberg, Aachen (ZA Charlottenburger Allee)
•
Hauptzollamt Bielefeld: Anröchte, Arnsberg, Bad Oeynhausen, Beckum, Bielefeld (ZA Eckendorfer Straße), Flughafen Paderborn, Gütersloh, Lemgo, Lübbecke, Paderborn.
•
Hauptzollamt Dortmund: Bochum, Flughafen Dortmund, Dortmund (Ost), Gelsenkirchen, Hagen, Lüdenscheid, Recklinghausen, Siegen
•
Hauptzollamt Duisburg: Emmerich, Essen, Ruhrort, Straelen-Autobahn
•
Hauptzollamt Düsseldorf: Düsseldorf-Flughafen (+ZA Flughafen – Reisendenabfertigung -), Düsseldorf Nord (+ZA Nord - AbfSt Messe -), Reisholz, Wuppertal-Ost, Wuppertal-West
•
Hauptzollamt Köln: Bonn, Flughafen Köln-Bonn, Gummersbach, Niehl-Hafen,
Köln-Wahn (+ZA Wahn - AbfSt Köln-Messe -)
•
Hauptzollamt Krefeld: Mönchengladbach (+ZA Mönchengladbach - AbfSt
Flughafen -), Neuss, Schwanenhaus (Nettetal), Uerdingen
•
Hauptzollamt Münster: Bocholt, Coesfeld, Münster (ZA Eulerstraße), MünsterFlughafen, Rheine.
Die Zollämter unterstehen der Fachaufsicht der Hauptzollämter. Die Aussonderung
und Anbietung von Altschriftgut der Zollämter erfolgt ebenfalls in der Regel über die
Hauptzollämter.
3.2.2.1 Aufgaben
Hauptaufgabe der Zollämter ist die Abfertigung des Warenverkehrs mit Ländern, die
nicht der Europäischen Union angehören, insbesondere die Abwicklung der Warengestellung auf dem Hof des Zollamtes bei Einfuhren und die Bearbeitung der Ausfuhranmeldungen.
98
Die Abfertigungsverfahren erfolgen nach einem festen work-flow als Erledigung von
Routineaufgaben. Einfuhrseitig sind das Gestellungsbuch und die „F-Belege“ die
wichtigsten und häufigsten Unterlagen, die in einem Zollamt anfallen. Waren, die in
einem Land der Europäischen Union ankommen, unterstehen mit der Gestellung auf
dem Hof des Zollamtes der zollamtlichen Überwachung. Die Zollämter registrieren
dies mit Angabe von Firma und Datum im sogenannten Gestellungsbuch (GBBuch).60 Soweit die Waren im Regelfall in den „Freien Verkehr“ überführt werden sollen, vergibt das Zollamt auf dem Antragsformular eine „F-Nummer“. Ein Exemplar
dieser sogenannten „F-Belege“, die neben dem Antrag als Anlagen auch Rechnungen und weitere Unterlagen über Art und Wert der eingeführten Ware enthalten können, wird der Zahlstelle des Hauptzollamts übermittelt. Einige Hauptzollämter geben
die „F-Belege“ nach Bearbeitung an die Zollämter zurück. Es handelt sich bei den „FBelegen“ um zusammenhangslose, rein chronologisch anfallende Einzelfälle von
sehr geringer Aussagekraft unter Verwendung zahlreicher, international vereinbarter
Kodierungen (heute unter Verwendung des „Elektronischen Zolltarifs“, EZT).
Insbesondere größere Firmen mit hohen Einfuhrraten nutzen inzwischen elektronische Wege der Zollanmeldung beim Rechenzentrum der Bundesfinanzverwaltung.
Das Programm ZADAT (Zollanmeldung auf Datenträgern) wurde durch ein entsprechendes Modul in dem umfassenderen Programm ATLAS (Automatisiertes Tarif- und
Lokales Zoll-Abwicklungs-System) abgelöst. ATLAS ist ein internes Informatikverfahren der deutschen Zollverwaltung, mit dem schriftliche Zollanmeldungen und Verwaltungsakten von der Anmeldung bis zum Steuerbescheid und der Kontrolle des Zahlungseingangs automatisiert werden. ATLAS ermöglicht sowohl die Zollanmeldung
durch eine Firma (Teilnehmereingabe) als auch die elektronische Erfassung durch
das Zollamt (Benutzereingabe). Die eingegebenen Daten sind für das Zollamt selbst
30 Tage nach Erfassung verfügbar, werden dann an das Rechenzentrum der Bundesfinanzverwaltung übermittelt, wo sie auf einem Server 10 Jahre vorgehalten werden. Ein Zugriff durch das Zollamt ist während dieser Zeit nur noch per Download
möglich. In einer Reihe von Hauptzollämtern wird ATLAS in den Sachgebieten B und
C inzwischen ebenfalls eingesetzt.61
60
Für Postpakete wird ein gesondertes Postübergabebuch (PÜB) geführt.
Für den Bereich der Abfertigung wurden oder werden diverse weitere IT-gestützte Verfahren eingesetzt: ALFA: Automatisiertes Luftfracht-Abwicklungsverfahren (2001 eingestellt), ERNA: ITgestützte Erstellung einfacher Steuerbescheide, DOUANE: DV-organisierte Unterstützung der Abfertigung nach Einfuhr (2001 eingestellt), KOBRA: Kontrolle bei der Ausfuhr (durch ATLAS ersetzt).
61
99
Wie auch die analogen Vorläufer (Gestellungsbuch, „F-Belege“ <Zollanträge, Vorpapiere>) hält die Projektgruppe die Daten aus ATLAS grundsätzlich für nicht archivwürdig. Anders als unter analogen Bedingungen ist zwar aus ATLAS eine firmenbezogene Auswertung der Daten möglich, doch bieten die archivwürdigen Bewilligungs/Beleghefte des Sachgebiets B der Hauptzollämter hinreichende und komprimierte
Auskünfte über die Praxis der Außenwirtschaftsbeziehungen der Betriebe.
Die Bearbeitung der Ausfuhranmeldungen erfolgt im Regelfall nur bei den Zollämtern.
Dem Gestellungsbuch einfuhrseitig entspricht ausfuhrseitig das VersandscheinAusfertigungsbuch (VAB). Während im Gestellungsbuch grundsätzlich jede Einfuhr
verzeichnet wird, ist das Versandschein-Ausfertigungsbuch nicht vollständig, weil das
Versandverfahren nicht verpflichtend ist. Bei der Abwicklung des Versandverfahrens
werden verschiedene Versandpapiere (zolltechnische Begleitpapiere) erstellt.62
Gestellungsbuch, „F-Belege“, Versandschein-Ausstellungsbuch und Versandpapiere
sind aus inhaltlichen Gründen nicht archivwürdig.
Bei den Zollämtern fallen mithin keine archivwürdigen Unterlagen an.
3.2.3 Zolltechnische Prüfungs- und Lehranstalt Köln sowie
Zolllehranstalten Krefeld und Münster (bis 31.12.2007)
Die Zolltechnische Prüfungs- und Lehranstalt Köln sowie die beiden Zolllehranstalten
Krefeld und Münster waren Dienststellen der ehemaligen Zoll- und Verbrauchsteuer62
T1-Verfahren: Regelfall. T2-Verfahren: Versand in ein anderes Land der Europäischen Union
über ein Drittland (z.B. Schweiz). T5-Verfahren; Versand von Gütern, für die in der Marktordnung der
Europäischen Union besondere Regelungen getroffen sind. TIR-Verfahren: Transport über mehrere
nationale Grenzen hinweg bis zu den Binnenzollstellen.
100
abteilung der Oberfinanzdirektion Köln. Im Rahmen der Erstellung des Archivierungsmodells wurden die Zolllehranstalten in Krefeld und Münster besucht und die
Überlieferung der Zolltechnischen Prüfungs- und Lehranstalt Köln anhand eines Zugangs in Düsseldorf geprüft.
3.2.3.1 Aufgaben
Zu den wichtigen Aufgaben der Zolltechnischen Prüfungs- und Lehranstalt sowie der
Zolllehranstalten zählten
•
die Planung und Durchführung von Maßnahmen im Bereich der Ausbildung
(mittlerer und gehobener Dienst) und Fortbildung. Anfang 2003 hatte die Zolltechnische Prüfungs- und Lehranstalt den Großteil ihrer Ausbildungs- und
Fortbildungsaktivitäten an die Zolllehranstalten abgegeben.
•
die Erteilung verbindlicher Zolltarifgutachten: Bis Anfang 2003 hatten auch die
Zolllehranstalten das Recht, verbindliche Zolltarifgutachten zu erstellen, d.h.
Gutachten zur Einstufung neuer Waren/Produkte in den Zolltarif. Seitdem lag
diese Zuständigkeit ausschließlich bei der Zolltechnischen Prüfungs- und
Lehranstalt Köln. Die Zolllehranstalten durfen bis 2008 nur noch unverbindliche Zolltarifauskünfte erteilen.
•
die Erteilung unverbindlicher Auskünfte für Zwecke der Zollverwaltung und zur
Erleichterung von Zollverfahren an Verbände, Handel- und Gewerbetreibende
sowie Privatpersonen.
•
Verbindliche Zolltarifgutachten (bis Anfang 2003)
Die Akten werden nach Kapiteln des Zolltarifs geordnet geführt. Sie enthalten
den Antrag auf verbindliche Auskunft, die Abfertigungspapiere, eine Warenprobe bzw. ein entsprechendes Datenblatt, ggf. einen Laborbericht und das
Einreihungsgutachten. Hinzukommen können Widersprüche der Antragsteller,
Stellungnahmen und Kopien aus Fachliteratur. Die Gutachten liegen nur in
den bearbeitenden Zolllehranstalten vor; eine Berichtspflicht gegenüber der
101
Oberfinanzdirektion besteht nicht. In das gemeinsame EDV-System ZEUS
(früher TAUNUS) geht nur ein kleiner Teil des Inhalts der Gutachten ein.
Die Projektgruppe entschied sich für eine Übernahme ausschließlich besonderer Fälle in sehr enger Auswahl, wobei die Benennung interessanter Gutachten durch die Sachbearbeiter in den Behörden vorgenommen werden soll.
In der Zolllehranstalt Krefeld befanden sich Anfang 2004 noch ca. 8 lfm Gutachten aus dem Zeitraum 1988-2003.
•
Unterlagen zu Aus- und Fortbildung
Es entstehen nur wenige Akten unter verschiedenen Aktenzeichen der Aktenplangruppe P 3. Darüber hinaus (außerhalb des Aktenplans) werden Lehrgangsakten mit Stundenplänen und Teilnehmerverzeichnissen geführt (bei der
Zolllehranstalt Krefeld für den Zeitraum etwa 1970-2000 ca. 19 lfm). Unterlagen zur Unterrichtsvorbereitung werden vom Lehrpersonal als Handakten geführt und verbleiben gewöhnlich nicht bei der Lehranstalt. Die allgemeine
Lehrgangsplanung (in der Art von Vorlesungsverzeichnissen) wird in Arbeitsgruppen erstellt und ist bei der Oberfinanzdirektion greifbar. Insofern entschied
sich die Projektgruppe, keine Unterlagen aus dem Bereich Aus- und Fortbildung bei den Zolllehranstalten zu übernehmen.
Ansonsten befindet sich bei den Behörden überwiegend Empfängerschriftgut (Aktenzeichen Z, V, SV, IZ <Interzonenhandel>) und Schriftgut zu allgemeinen Organisations-, Personal- und Haushaltsangelegenheiten, das in Auswahl bei der Oberfinanzdirektion Köln übernommen wird (vgl. Abschnitt 3.1).
Listenförmig anbietungspflichtige Unterlagen (bis 31.12.2007):
Wenige, besonders interessante Gutachten der Zolllehranstalten auf Vorschlag der
Behörde.
102
Durch die Übernahme nur vereinzelter, besonders interessanter Gutachten der Zolllehranstalten zur Dokumentation des Verfahrens bleibt der Umfang des jährlichen
Zuwachses hier ausgesprochen gering und kann für die Quantifizierung vernachlässigt werden.
3.2.3a Bildungs- und Wissenschaftszentrum der Bundesfinanzverwaltung
(BZW) – ab 1. Januar 2008
Das zum 1. Januar 2008 gegründete Bildungs- und Wissenschaftszentrum der Bundesfinanzverwaltung entstand im Zuge des Projekts „Strukturentwicklung der Zollverwaltung“ durch die Zusammenfassung der Bildungsinstitutionen der Bundesfinanzverwaltung und fungiert als Zentralstelle für die Aus- und Fortbildung. Weitere
Aufgaben sind die Erstellung von Warenproben und Gutachten, die Steuerungsunterstützung Zoll sowie das Informations- und Wissensmanagement Zoll.
Das BWZ mit den Dienstsitzen „Wissenschaft und Technik“ und „Aus- und Fortbildung“ übernimmt nun die Aufgaben der ehemaligen „Zolltechnischen Prüfungs- und
Lehranstalt“ sowie der ehemaligen „Zolllehranstalt“ (vormals Dienstsitze der aufgelösten Zoll- und Verbrauchsteuerabteilung der OFD Köln).
Für die Überlieferung der Unterlagen des BWZ ist ab dem 1. Januar 2008 das Bundesarchiv zuständig.
3.2.4 Zollfahndungsamt Essen
Durch die Neustrukturierung des Zollfahndungsdienstes zum 01.01.2002 wurden die
Zollfahndungsämter Düsseldorf, Münster und Köln aufgelöst und in das neu begründete Zollfahndungsamt Essen integriert. Im Rahmen der Erarbeitung des Archivierungsmodells wurden 2004 die Dienstsitze in Düsseldorf und Münster aufgesucht.
Das Zollfahndungsamt Essen verfügt aktuell (Januar 2012) neben der Hauptstelle in
Bundeszollverwaltung: Zollfahndungsamt Essen
103
Essen über Dienstsitze in Aachen, Kleve, Köln, Münster und Nordhorn.63 Seit der
Umorganisation zum Jahresbeginn 2002 ist der räumliche Zuständigkeitsbereich des
einzigen in Nordrhein-Westfalen gelegenen Zollfahndungsamtes nicht mehr mit den
Landesgrenzen identisch, sondern umfasst die Landkreise Emsland, Grafschaft
Bentheim, vom Landkreis Leer die Städte bzw. Gemeinden Jemgum, Weener und
Bunde. Umgekehrt ging die Zuständigkeit für den Raum Ostwestfalen Lippe (Kreise
Gütersloh, Herford, Minden-Lübbecke, Lippe, Höxter und Paderborn sowie die kreisfreie Stadt Bielefeld an das Zollfahndungsamt Hannover. Bei Verstößen gegen das
Außenwirtschaftsgesetz hat das Zollfahndungsamt Essen erweiterte Zuständigkeiten,
die bis nach Hessen hineinreichen. Mit Inkrafttreten des neuen Zollfahndungsdienstgesetzes am 24.08.2002 sind die Zollfahndungsämter aus dem nachgeordneten Bereich der Oberfinanzdirektionen herausgenommen worden und direkt dem Zollkriminalamt als Mittelbehörde unterstellt worden.64
3.2.4.1 Aufgaben
Hauptaufgabe der Zollfahndungsämter sind Ermittlungen bei
•
Zuwiderhandlungen gegen das Außenwirtschaftsgesetz, z.B. Embargoverstöße,
63
•
Rauschgiftschmuggel und damit zusammenhängender Geldwäsche,
•
Marktordnungskriminalität, v.a. Subventionsbetrug,
•
Zollverstößen, z.B. falsche Deklaration,
•
Truppenschmuggel,
•
Waffen- und Sprengstoffdelikten, wie z.B. Handel mit Kriegswaffen,
•
Verbrauchsteuerhinterziehung, v.a. Alkohol- und Zigarettenschmuggel, sowie
•
weiteren Verstößen, z.B. Marken-, Produktpiraterie, Artenschutzverstößen.
Nach Informationsstand von 2004 gehören neben den Standorten in Aachen, Essen, Kleve, Köln,
Münster und Nordhorn zum ZFA Essen auch eine Funkwerkstatt in Emmerich, verdeckte Ermittler
(VP) in Duisburg, Düren und Münster, die Gemeinsame Finanzermittlungsgruppe Geldwäsche (GFG
NRW) mit Sitz bei einer Außenstelle des Landeskriminalamts in Neuss, Gemeinsame Ermittlungsgruppen Rauschgift (GER) in Düsseldorf, Essen, Köln (jeweils bei den Polizeipräsidien) und Münster
(Sitz im ehemaligen Zollfahndungsamt Münster) sowie Ermittler an den Flughäfen Köln und Düsseldorf.
64
BGBl I Nr. 59 (2002) S. 3202-3217.
104
Die Arbeit der Zollfahndungsämter beschränkt sich auf die Ermittlung, d.h. die Aufklärung des Sachverhalts und die Sicherung der Beweismittel, sowie auf die Gefahrenabwehr auf den beschriebenen Deliktfeldern.
Hauptaktentyp der Zollfahndungsämter ist die Ermittlungsakte, die nach Jahrgang
und Tagebuchnummer geführt wird. Sie enthält ein Vorblatt mit einem Ausdruck der
Daten aus INZOLL (Informations- und Auskunftssystem über Straftaten und Ordnungswidrigkeiten im Zuständigkeitsbereich der Zollverwaltung), Schriftstücke bzw.
Beweismittel aus dem Ermittlungsverfahren, wie Durchsuchungsvermerke, Gutachten, Observationsprotokolle, des weiteren Hinweise über die Abgabe der Akten an
andere Behörden und den Ausgang des Verfahrens. Die Zollfahndungsämter haben
nicht selbst die Befugnis zu einer abschließenden Entscheidung über das Ermittlungsverfahren (Beantragung eines Strafbefehls, Einstellung des Verfahrens usw.).
Der überwiegende Teil der während der Ermittlungen anfallenden Unterlagen wird
daher an die Staatsanwaltschaften oder bei rein steuerrechtlichen, weniger gravierenden Fällen an die Abteilung für Strafsachen bei den Hauptzollämtern abgegeben.
Sofern kein Strafverfahren eingeleitet wird, werden die Fälle, in denen mehrere Delikte vermengt vorliegen, an die jeweils zuständige Verwaltungsbehörde übergeben,
z.B. an die Oberfinanzdirektionen, Regierungspräsidien oder Kreisverwaltungen. Nur
für das Verfahren nicht relevante Schriftstücke verbleiben im Original beim Zollfahndungsamt wie der Schriftverkehr mit einem verdeckten Ermittler oder Einsatzpläne.
Ansonsten liegen dort nur Doppelstücke der Ermittlungsakten. Diese (Rumpf-) Ermittlungsakten der Zollfahndungsämter sind ebenso wenig archivwürdig wie die Fälle der
reinen Informationssammlung im Rahmen der Gefahrenabwehr, etwa aufgrund anonymer Anzeigen, in denen sich kein Anfangsverdacht ergibt und die daher in den
Zollfahndungämtern verbleiben. Die Ermittlungsarbeit der Zollfahndungsämter gelangt in den bedeutenden Fällen mit der Überlieferung der Staatsanwaltschaften in
die Staatsarchive.65
65
Vgl. Empfehlungen zur Archivierung von Massenakten der Rechtspflege. Abschlussbericht der
Bund-Länder-Arbeitsgruppe zu Fragen der Bewertung und Archivierung von Massenakten der Justiz
in Deutschland, Red.: Rainer Stahlschmidt (Der Archivar, Beiheft 2), Düsseldorf 1999, S. 20, 53 f.
105
Am Dienstsitz Düsseldorf lagerten Anfang 2004 ca. 140 lfm Ermittlungsakten, die bis
1985 zurückreichen. Jährlich fallen etwa 7 lfm Akten an. Nach Auskunft der Behördenmitarbeiter liegen solche Ermittlungsakten an allen derzeitigen Dienstsitzen vor,
teilweise in erheblich größerem Umfang, insbesondere in den Stellen an der niederländischen Grenze wegen des Rauschgiftschmuggels. Am Dienstsitz Münster entstehen pro Jahr etwa 300-400 Ermittlungsakten.
Die archivwürdigen Teile der allgemeinen Organisationsakten der Aktenzeichengruppen O, P und H, darunter auch die Jahres- und Kurzberichte der Zollfahndungsämter
zu besonders wichtigen Fällen, werden grundsätzlich bei den vorgesetzten Stellen
übernommen (bis 2002 bei den Oberfinanzdirektionen, seitdem beim Zollkriminalamt,
dessen archivische Betreuung dem Bundesarchiv obliegt).
Nach § 40 Abs. 4 Zollfahndungsdienstgesetz (ZFdG) ist eine Abgabe von Akten an
das zuständige Archiv nur für Daten vorgesehen, die weder automatisiert verarbeitet,
noch in einer nicht automatisierten Datei gespeichert werden. Automatisiert verarbeitete Daten fallen somit unter die nach § 2 Abs. 7 und § 4 Abs. 1 BArchG nicht zu umgehenden Löschungsvorbehalte. Derzeit gibt es im Bereich der Zollfahndung jedoch
keine elektronische Aktenführung und auch Daten des EDV-Programms INZOLL
müssen bislang für die Akten ausgedruckt werden.
Beim Zollfahndungsamt Essen entstehen keine archivwürdigen Unterlagen.
Bundesvermögensverwaltung: Bundesvermögensämter
3.3
106
Ehemalige Bundesvermögensverwaltung
Organisation, Standorte und Auswirkungen der Verwaltungsreform
Die Bundesvermögensverwaltung war dreistufig organisiert, mit dem Bundesministerium der Finanzen an der Spitze, den Bundesvermögensabteilungen bei neun Oberfinanzdirektionen als Mittelinstanz sowie den Bundesvermögens- und Bundesforstämtern als unteren Bundesbehörden. Die nach der Auflösung bzw. Zusammenlegung mehrerer Ämter (zuletzt 1995) in Nordrhein-Westfalen bestehenden fünf Bundesvermögensämter in Bielefeld, Bonn, Dortmund, Düsseldorf und Köln sowie die
drei Bundesforstämter Münsterland (Münster), Senne (Bad Lippspringe) und Wahnerheide (Troisdorf-Altenrath) unterstanden der Oberfinanzdirektion (Bund) Köln.
Dienstsitz der Bundesvermögensabteilung der Oberfinanzdirektion Köln war Münster.
Zum 1. Januar 2005 wurde die Bundesvermögensverwaltung aufgelöst. Nachfolgerin
ist die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) mit einer Zentrale in Bonn. Ihre
zukünftige interne Struktur ist noch unklar. Mit Bezug auf § 2 Abs. 1 i.V.m. § 2 Abs. 3
BArchG ergibt sich daraus bundesweit Klärungsbedarf hinsichtlich der Zuständigkeit
zwischen dem Bundesarchiv und den staatlichen Archiven der Bundesländer.
3.3.1 Ehemalige Bundesvermögensämter
Von den fünf bisherigen Bundesvermögensämtern in Nordrhein-Westfalen wurden im
Rahmen der Erarbeitung des Archivierungsmodells diejenigen in Bielefeld, Dortmund
und Düsseldorf aufgesucht.
3.3.1.1 Aufgaben
Kernaufgabe der bisherigen Bundesvermögensämter war das Liegenschaftsmanagement, d.h. Beschaffung, Verwaltung und Verwertung von Bundesimmobilienvermögen, wie z.B. Dienstwohnungen, militärisch, landund forstwirtschaftlich oder gewerblich genutzten Flächen. Hierzu zählten u.a. die Veräußerung von nicht mehr benötigen Liegenschaften und – verstärkt seit den 1990er Jahren – die Umwandlung
107
ehemals militärisch genutzter Grundstücke in zivile Nutzung („Konversionsliegenschaften“) sowie die Betreuungsverwaltung der liegenschaftsgemäßen Belange alliierter Streitkräfte.
Daneben übernahmen die bisherigen Bundesvermögensämter u.a. Aufgaben im
Rahmen
•
des Allgemeinen Kriegsfolgegesetz (AKG, heute nahezu abgeschlossene
Aufgabe),
•
der Wohnungsfürsorge,
•
der Fluglärmentschädigung bei militärischer Nutzung und
•
der Verwaltung des beweglichen Bundesvermögens.
Für den zentralen Aufgabenbereich des Liegenschaftsmanagements entschied sich
die Projektgruppe dafür, aus sämtlichen Bundesvermögensämtern nach einem zweistufigen Verfahren in Auswahl Unterlagen zu übernehmen:
(1) Auswahl von etwa zehn Liegenschaften aus dem Zuständigkeitsbereich eines jeden Bundesvermögensamtes. Diese „Positivliste“ der Liegenschaften, die in Absprache zwischen dem Bundesvermögensamt und dem Staatsarchiv erstellt wird,
ist in einem etwa zehnjährigen Turnus zu aktualisieren. Als Kriterien für die Auswahl der Objekte kommen etwa in Frage:
•
besondere Fälle typischer Nutzungsformen:
-
flächenmäßig große Liegenschaften
-
denkmalgeschützte Gebäudekomplexe
-
stadt-/landschaftsprägende Liegenschaften (z.B. Kasernenanlagen in
Innenstadtnähe)
-
zeitlich lang gestreckte Veräußerungsverfahren
•
besondere Formen der Umnutzung (z.B. zu Asylbewerberunterkünften)
•
räumliche Verteilung der Liegenschaften im Zuständigkeitsbereich der Behörde
(2) Bei den Bundesvermögensämtern wurden zu den Liegenschaften bis zu acht Typen von Sachheften mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen geführt. Die be-
108
hördliche Aufbewahrungsfrist wird üblicherweise vom Zeitpunkt der Veräußerung
der
Liegenschaft
bzw.
der
Abwicklung
der
jüngsten
Forderun-
gen/Verbindlichkeiten berechnet.
Zu den nach (1) ausgewählten etwa zehn Immobilien sind folgende Sachhefte
vollständig bzw. in Auswahl archivwürdig:
•
Sachheft A (Grundstücksunterlagen, Aufbewahrungsfrist 30 Jahre): vollständig
archivwürdig
•
Sachheft C (Baumaßnahmen, Aufbewahrungsfrist unterschiedlich): in enger
Auswahl archivwürdig bei umfangreichen Bauvorhaben bzw. älteren Akten
(Laufzeiten bis ca. 1950), sofern mit Überlieferungslücken bei den in der Regel
zuständigen Baubehörden des Bundeslandes zu rechnen ist.
•
Sachheft E (Schriftverkehr, Aufbewahrungsfrist 5 Jahre): Angesichts der thematischen Breite der unter dieser Sachheftgruppe abgelegten Unterlagen mit
zahlreichen Belanglosigkeiten wird man nach Sichtung nur eine enge Auswahl
archivwürdiger Vorgänge übernehmen.
•
Sachheft F (Rechtsstreitigkeiten, Aufbewahrungsfrist 30 Jahre): in Auswahl
(besondere Fälle) archivwürdig.
Vollständig kassabel sind hingegen die Sachhefte:
•
B (Erschließungsangelegenheiten, Aufbewahrungsfrist 30 Jahre),
•
D (fremde Grundstücke, Aufbewahrungsfrist 3 Jahre),
•
G (Betriebskosten, Aufbewahrungsfrist 5 Jahre) sowie
•
H (Mietersachheft, Aufbewahrungsfrist 3 Jahre).
Auf eine besondere Gruppe von Unterlagen mit dem Titel „Verbindlichkeiten der
ehemaligen Wehrmacht“ ist in diesem Zusammenhang hinzuweisen: Dabei handelt
es sich um Verfahren, die zunächst von den (Landes-) Finanzämtern bearbeitet und
später an die Bundesvermögensämter abgegeben wurden. Sie beruhen auf Anträgen
natürlicher Personen und von Betrieben aus der Zeit ca. 1945-1950, mit denen etwa
ausstehende Soldzahlungen oder Werklohnforderungen für erfolgte Baumaßnahmen
zugunsten der ehemaligen Wehrmacht bzw. ihrer Teilstreitkräfte eingefordert wurden.
Insbesondere die Forderungen natürlicher Personen mit ausführlichen Angaben zum
Kriegseinsatz und zu Gefangenschaft sind für die Geschichte des Nationalsozialismus und der unmittelbaren Nachkriegszeit von solch weitreichender Aussagekraft,
dass sie als vollständig archivwürdig anzusehen sind. Bei den sogenannten „sächli-
109
chen“ Forderungen von Betrieben ist eine Auswahlarchivierung hinreichend. Als Kriterien sind anzulegen: besondere Bauvorhaben, Beteiligung bedeutender Firmen
usw.
Die übrigen Akten der Bundesvermögensämter sind aus inhaltlichen Gründen kassabel, so etwa die Unterlagen
•
zum Kaufvertrags-Management,
•
zur Wohnungsfürsorge,
•
zum Grunderwerb,
•
zur Verwaltung der dem Zivilschutz überlassenen ABC-Messstellen,
•
zur Verwaltung und Abwicklung von Gestattungsverträgen für Treibstoffversorgungsanlagen.
Hinsichtlich der Akten zum Allgemeinen Kriegsfolgengesetz, wie etwa zur Aufsicht
über Bunker und Stollen, liegt die aussagekräftigere Überlieferung bei den Oberfinanzdirektionen vor (vgl. Abschnitt 3.1). Lediglich bei den Unterlagen zur Überprüfung und Beseitigung der ehemaligen Westwallanlagen ist die Überlieferung der zuständigen Bundesvermögensämter in Betracht zu ziehen.
Für die Erfassung und Verwaltung liegenschaftsrelevanter Daten wird als Nachfolger
der früheren Bundesvermögenskartei seit Mitte der 1990er Jahre bundesweit ein Datenbank gestütztes Liegenschaftsverwaltungssystem (LVS) eingesetzt. Darin erfasst
werden Daten über
•
Liegenschaftsverwaltung, z.B. mit Angaben zu Größe, Lage, Wert, Infrastruktur und Altlasten,
•
Bedarfsträger, Veräußerungsdaten
•
hoheitliche Angelegenheiten, z.B. Angaben zu Gemarkung, Flur, Flurstücken
•
sachenrechtliche Belange, z.B. Grundbuchdaten
Die in den einzelnen Bundesvermögensämtern erfassten Daten werden im Bundesministerium der Finanzen zusammengeführt und dort verwaltet.
110
Zu den in einer zwischen dem Bundesvermögensamt und dem Staatsarchiv vereinbarten Auswahlliste erfassten Liegenschaften die Sachhefte A (Grundstücksangelegenheiten), C (Baumaßnahmen), E (Schriftverkehr) und F (Rechtsstreitigkeiten).
Unterlagen zu „Verbindlichkeiten der ehemaligen Wehrmacht“
Unterlagen zu den Westwallanlagen.
Bei einer Aussonderung im Bundesvermögensamt Bielefeld 2004 auf der Grundlage
der Auswahlkriterien für die Übernahme von Liegenschaftsakten wie sie im Archivierungsmodell vorgeschlagen wird, wurden von dort zu Liegenschaften der Auswahlliste insgesamt 12 Kartons (= 1,3 lfm) übernommen. Es handelte sich allerdings um eine außergewöhnlich umfassende Aussonderungsaktion zur Bereinigung von erheblichen Rückständen bei Unterlagen, die teilweise noch bis ins 19. Jahrhundert, überwiegend bis in die Zeit der frühen Bundesrepublik zurückreichten (insgesamt 160
Umzugskisten mit 1.884 Schriftguteinheiten). Bei jährlichen Aussonderungen wird
gewiss eine geringere Zahl archivwürdiger Unterlagen anfallen. Als Obergrenze ist
von ca. 0,5 lfm pro Jahr und Behörde auszugehen.
3.4
Bundeskasse
Von den derzeit noch 17 Bundeskassen, die dem jeweiligen Oberfinanzpräsident
(Bund) unterstellt sind, liegen die drei in Bonn, Düsseldorf und Münster in NordrheinWestfalen. Bis 2008 sind sämtliche Dienststellen in Hessen, Nordrhein-Westfalen,
Rheinland-Pfalz und dem Saarland bei der Bundeskasse in Trier konzentriert worden. Die Bundeskasse wurde als Überlieferungsbildner daher aus dem Archivierungsmodell ausgeklammert.
Bundesvermögensverwaltung: Bundeskasse
111
3.5
Bundesanstalt für Immobilienaufgaben66
3.5.1 Aufgaben und Zuständigkeiten
Die zum 1. Januar 2005 gegründete Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA)
mit Sitz in Bonn ist eine bundesunmittelbare rechtsfähige Anstalt öffentlichen Rechts
unter Rechts- und Fachaufsicht des Bundesfinanzministeriums. Sie übernahm eine
Reihe von Arbeitsbereichen, die zuvor von anderen Bundesinstitutionen wahrgenommen worden waren: Dazu gehören etwa die Aufgaben der ehemaligen Bundesvermögensabteilungen der Oberfinanzdirektionen und der nachgeordneten Bundesvermögensämter, also beispielsweise die Verwaltung und Verwertung der im Inland
befindlichen Dienstliegenschaften des Bundes, die seit 2006 per Gesetz (BImAG)
sukzessive in den Besitz der Bundesanstalt überführt worden sind.67 Die BImA nimmt
außerdem nunmehr die Aufgaben der ehemaligen Bundesforstämter wahr. Weiterhin
wurden der BImA die Schadensregulierungstellen des Bundes nach dem NATOTruppenstatut zugeordnet.
Neben der Bonner Zentralstelle unterhält die BImA an den alten Standorten der Bundesforst- und Bundesvermögensämtern regionale Haupt- und diesen nachgeordnete
Nebenstellen. An insgesamt neun Standorten existieren außerdem den Hauptstellen
übergeordnete Direktionen mit Zuständigkeit für jeweils ein oder mehrere Bundesländer. Für Nordrhein-Westfalen zuständig ist die „Direktion Dortmund“ mit Sitz in
Münster.
66
Vgl. zum Folgenden Abschlussbericht der ARK-Arbeitsgruppe zur Klärung der archivischen Zuständigkeiten für die Bundes- und Landesfinanzverwaltungen (Stand Mai 2009).
67
Gesetz über die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben vom 9. Dezember 2004 (BGBl. I S. 3235),
das durch
Artikel 15 Absatz 83 des Gesetzes vom 5. Februar 2009 (BGBl. I S. 160) geändert worden ist, § 2
Abs. 3.
Ausblick
112
Die Miet- und Kaufimmobilien in NRW werden von der Hauptstelle Dortmund (Sitz
Münster) und den ihr unterstellten Nebenstellen verwaltet. Für die Mietobjekte sind
außerdem sechs unterstellte Nebenstellen (Bielefeld, Bonn, Dortmund, Düsseldorf,
Köln und Soest), für die Kaufobjekte drei Nebenstellen (Dortmund, Düsseldorf und
Köln) zuständig.
Die Bundesforsten werden nunmehr ebenfalls innerhalb der BImA durch die „Zentrale
Bundesforst“ als geschäftsführende Einheit verwaltet. Der Zentrale angegliedert sind
17 Bundesforstbetriebe und ihnen unterstellte Forstreviere mit operativen Aufgabenbereichen und regionalen Zuständigkeiten. Für Nordrhein-Westfalen ist der BFB
Rhein-Weser mit Sitz in Münster zuständig. Für den Arbeitsbereich „Forsten“ wird im
Landesarchiv NRW ein gesondertes Archivierungsmodell erarbeitet.
In ihrem Abschlussbericht hat die ARK-Arbeitsgruppe „Finanzverwaltung“ die Zuständigkeit der Staats- und Landesarchive (nach Belegenheitsprinzip) für die Überlieferungsbildung der BImA-Haupt- und -Nebenstellen empfohlen.68 Nach Wunsch der
BImA soll die Aktenaussonderung zentral über die Hauptstellen bei den Direktionen
erfolgen.
Auch für die einzelnen Schadensregulierungsstellen des Bundes hat die Arbeitsgruppe die Zuständigkeiten der Staats- und Landesarchive festgelegt. Allerdings fällt
hierbei keine Stelle in den Zuständigkeitsbereich des Landesarchivs NRW. Die Überlieferungsbildung für das Regionalbüro West in Sitz mit Koblenz, das für NordrheinWestfalen mit Ausnahme des Regierungsbezirks Detmold zuständig ist, übernimmt
das Landeshauptarchiv Koblenz. Die archivische Zuständigkeit für das Regionalbüro
Nord mit Sitz in Soltau (u. a. zuständig für den Regierungsbezirk Detmold) wird durch
das Hauptstaatsarchiv Hannover wahrgenommen.
Vgl. den „Katalog listenförmig anbietungspflichtiger Unterlagen bei den Oberfinanzdirektionen, Hauptzollämtern und BImA“, Anhang 5.1.
Hinweis: Die auf die BImA bezogenen archivwürdigen Aktenplanpositionen bilden
nur einen vorläufigen Stand ab (Juli 2012)
68
Die Zentrale sowie die Direktion mit bundesweiter Zuständigkeit fällt demgegenüber in den Zuständigkeitsbereich des Bundesarchivs.
113
Ausblick
4 Ausblick: Präsentation und Fortschreibung des Archivierungsmodells
Die Erarbeitung prospektivisch angelegter Archivierungsmodelle dient neben der
qualitativen Verbesserung der Überlieferungsbildung auch dem Zweck, archivische
Arbeit effizienter und planbarer zu machen. Erst auf der Grundlage solcher Modelle
sind sinnvolle Prognosen darüber möglich, in welchem Umfang Bestände wachsen
und welche Folgekosten etwa im Hinblick auf Raumkonzept, Erschließungsarbeiten,
konservatorische und restauratorische Maßnahmen bis hin zur Benutzerbetreuung
zukünftig entstehen. Im jetzigen Stadium beruhen die Angaben zur Schriftgutmenge
allerdings oft nur auf Schätzungen, groben Erfahrungswerten und Hochrechnungen.
Auf der Grundlage dieser - in vielen Fällen sicherlich noch zu verbessernden - Überlegungen zur Quantifizierung der archivwürdigen Schriftgutmenge ergibt sich als erster Ansatz für den Bereich der Finanzverwaltung derzeit folgendes Bild:
Behörde
Finanzministerium
Aus- und Fortbildungseinrichtungen
Oberfinanzdirektionen (Land)
Festsetzungsfinanzämter*
Erbschaft-/
Schenkungsteuerstellen
Finanzämter für
Betriebsprüfung
Finanzämter für
Steuerstrafsachen/
Steuerfahndung
Summe Landesfinanzverwaltung
Oberfinanzdirektion (Bund)
Hauptzollämter
Zollämter
Zolltechnische Prüfungs- und Lehranstalten
Zollfahndungsamt
Bundesvermögensämter
Bundeskasse
Summe Bundesfinanzverwaltung
Summe Landesund Bundesfinanzverwaltung
LAV
gesamt
Zahl
lfm /
Behörden
Jahr
1
36
Dez. 3 / 5
Abt. Rheinland
Zahl
lfm /
Behörden
Jahr
1
36
Dez. 3
Abt. Westfalen
Zahl
lfm /
Behörden
Jahr
-
Dez. 3
Abt. OWL
Zahl
lfm /
Behörden
Jahr
-
3
-
3
-
-
-
-
-
2
16
1
8
1
8
-
-
51
38,25
24
18
14
10,5
13
9,75
(9)
1,5
(5)
0,8
(3)
0,5
(1)
0,2
15
22,5
9
13,5
4
6
2
3
10
(< 0,5)
6
(< 0,5)
3
(< 0,5)
1
(< 0,5)
82
114,25
44
76,3
22
25
16
12,95
1
8
1
8
-
-
-
-
8
43
3
6
(< 0,5)
5
21
2
3,75
(< 0,5)
2
16
1
1,5
(< 0,5)
1
7
-
0,75
-
1
5
2,5
1
3
1,5
1
0,5
1
0,5
3
64
16,5
2
34
13,25
1
21
2
9
146
130,75
78
89,55
42
27
25
1,25
14,2
Ausblick
114
* Zahl der nach dem Archivierungsmodell zu betreuenden Festsetzungsfinanzämter. Nicht zu berücksichtigen ist der Sonderfall
der Übernahme von Altakten aus dem Zentralaktenlager Herne-West.
Bei einer geschätzten jährlichen Aktenproduktion der nordrhein-westfälischen Finanzverwaltung von ca. 18 km liegt die Übernahmequote somit bei rund 0,73 %.69
Selbstverständlich bedürfen diese ersten Überlegungen für eine Berechnung und
Verteilung der Übernahmemengen einer zeitnahen Evaluation, Konkretisierung und
wiederholten Überarbeitung auf der Basis zukünftiger Erhebungen über die tatsächlichen Zuwachsmengen bei der Umsetzung des Archivierungsmodells. Hierzu sind
Standards für die betreffenden Erhebungen in den Fachabteilungen erforderlich.
Die kontinuierliche Pflege des Archivierungsmodells soll federführend dem Fachdezernat einer Abteilung übertragen werden.
Zur Implementierung der Ergebnisse in der Landes- und Bundesfinanzverwaltung ist
von der Projektgruppe neben schriftlichen Informationen eine html-Präsentation entwickelt worden, die in das Extranet des Landesarchivs NRW eingestellt wird. Auf dieses Angebot soll mit einem Link im Intranet der Finanzverwaltung verwiesen werden.
Die Präsentation des Archivierungsmodells versteht sich als Bestandteil einer in Entwicklung befindlichen Gesamtkonzeption, mit der sich das LAV im Intranet der Landesverwaltung den anbietungspflichtigen Behörden präsentiert.
69
Der geschätzten jährlichen Aktenproduktion von 18 km liegen die für dieses Archivierungsmodell
erhobenen Daten zugrunde. Für einzelne Bereiche (z B. Finanzämter für Steuerstrafsachen und Steuerfahndung, Zollämter) wurde mangels vorliegender Werte mit pauschalen Schätzungen gearbeitet.
Anhang: Aktenzeichenkatalog für die Oberfinanzdirektionen, Hauptzollämter, BImA
115
5 Anhang
5.1
Katalog listenförmig anbietungspflichtiger Unterlagen der
Oberfinanzdirektionen, der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben
(ab 2005) sowie der Hauptzollämter (ab 2008)
Grundsätzlich bieten die Oberfinanzdirektionen, die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben sowie die Hauptzollämter nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen alle Unterlagen in Aussonderungsverzeichnissen oder Aussonderungsdateien nach vorgegebenem Muster dem zuständigen Archiv an.
Um das Aussonderungsverfahren in beiderseitigem Interesse zu vereinfachen, unterscheidet das Landesarchiv NRW zwischen listenförmiger und summarischer Anbietungspflicht.
Listenförmige Anbietung:
Alle Unterlagen der Oberfinanzdirektionen, der Hauptzollämter sowie der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, deren Betreff oder Aktenzeichen in diesem Katalog aufgelistet sind, sind mit einem listenförmigen Aussonderungsverzeichnis dem zuständigen Archiv anzubieten. Die Auswahl der Betreffe und Aktenzeichen erfolgte durch
das Landesarchiv NRW in Zusammenarbeit mit den Oberfinanzdirektionen. Eine
endgültige Auswahl archivwürdiger Betreffe und Aktenzeichen der 2005 gegründeten
Bundesanstalt für Immobilienaufgaben steht noch aus.
Grundsätzlich sind alle Unterlagen, die vor 1945 angelegt wurden, sowie alle Unterlagen, die ohne Aktenzeichen geführt werden, komplett listenförmig anzubieten.
Summarische Anbietung:
Unterlagen, die in diesem Katalog nicht aufgeführt werden, sind dem zuständigen
Archiv in summarischer Form (mit summarischer Angabe von Art, Anzahl, Umfang
und Laufzeit) anzubieten. Für die Angabe des Umfangs ist eine geschätzte Angabe
in Regalmetern ausreichend (Faustregel: 12 Stehordner = ca. 1 lfm).
Archivierungsentscheidung
Innerhalb der archivgesetzlich vorgesehenen Frist gibt das zuständige Archiv die angebotenen Unterlagen zur Vernichtung frei bzw. fordert sie an oder vereinbart mit der
Oberfinanzdirektion, der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben oder dem Hauptzollamt einen Besuchstermin.
Das Layout des Katalogs ist in Spalten gegliedert. Ganz links finden Sie den Betreff,
in der Mitte fünf Spalten mit den Aktenzeichen, unter denen diese Akten geführt werden. Umstrukturierungen und Neugliederungen in der Bundes- und Landesfinanzverwaltung führen allerdings häufig zu Verlagerungen von Akten und Neubildungen
116
von Registraturen. Dies wird insbesondere in den Fällen vorkommen, in denen es zur
sukzessiven Übertragung von Aufgaben und Zuständigkeiten von den Oberfinanzdirektionen an die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (seit 2005) sowie die Hauptzollämter (seit 2008) gekommen ist. Die ehemalige Oberfinanzdirektion Köln (nun
Bundesfinanzdirektion West) ist seit 2008 auch nicht mehr dem Landesarchiv NRW
gegenüber anbietungspflichtig.
Es ist daher nicht auszuschließen, dass Unstimmigkeiten zwischen den im Katalog
aufgeführten Aktenzeichen und den angegebenen Betreffen auftreten. In solchen
uneindeutigen Fällen sind listenförmig anzubieten:
- alle zum aufgeführten Betreff angelegten Unterlagen
- alle unter den aufgeführten Aktenzeichen angelegten Unterlagen
Ganz rechts finden Sie eine Spalte mit dem Titel „Auswahl“, die angibt, ob die zu
dem Betreff oder Aktenzeichen angelegten Unterlagen ganz oder nur in Auswahl listenförmig anzubieten sind.
Folgende Varianten kommen vor:
Nur Sachhefte
Nur Sachhefte zu dem angegebenen Betreff
oder Aktenzeichen sind listenförmig anzubieten. Alle übrigen Unterlagen dieses Betreffs
oder Aktenzeichens sind pauschal anzubieten.
Komplett anzubieten
Alle Unterlagen zu dem angegebenen Betreff
oder Aktenzeichen sind listenförmig anzubieten.
Einzelfälle, Buchstabe T
Nur Einzelfälle (B-Akten), die zu Personen
angelegt wurden, deren Nachname mit dem
Buchstaben T beginnt, sind listenförmig anzubieten. Alle übrigen Unterlagen dieses
Betreffs oder Aktenzeichens sind pauschal
anzubieten.
Nur eigene Pressearbeit, keine Presseausschnittssammlung
Nur Unterlagen zur eigenen Pressearbeit
sind listenförmig anzubieten. Alle übrigen Unterlagen dieses Betreffs oder Aktenzeichens
(z.B. die Presseausschnittssammlung) sind
pauschal anzubieten.
Nur OFD …
Nur Unterlagen der genannten Behörden zu
dem angegebenen Betreff oder Aktenzeichen
sind listenförmig anzubieten. Unterlagen dieses Betreffs oder Aktenzeichens aus anderen Behörden sind pauschal anzubieten.
Nur Einzelfälle
Nur Einzelfälle (B-Akten) zu dem angegebenen Betreff oder Aktenzeichen sind listenförmig anzubieten. Alle übrigen Unterlagen
dieses Betreffs oder Aktenzeichens (A-Akten,
Sachhefte) sind pauschal anzubieten.
117
Nur Neubauten, größere Umbauten
Nur Unterlagen zu Neubauten und größeren
Umbauten, die unter dem angegebenen
Betreff oder Aktenzeichen geführt werden,
sind listenförmig anzubieten. Alle übrigen Unterlagen dieses Betreffs oder Aktenzeichens
(kleinere Umbauten, Renovierungen) sind
pauschal anzubieten.
Exemplarisch
Mindestens fünf, maximal zehn Akten zu
dem angegeben Betreff oder Aktenzeichen
sind nach freier Auswahl der Behörde zur
Dokumentation des Verfahrens listenförmig
anzubieten. Alle übrigen Unterlagen dieses
Betreffs oder Aktenzeichens (A-Akten, Sachhefte) sind pauschal anzubieten.
Prüfberichte für ausgewählte
Betriebe
Prüfberichte zu ausgewählten Betrieben sind
listenförmig anzubieten. Alle übrigen Unterlagen sind pauschal anzubieten. Die Liste
der ausgewählten Betriebe wird mit Referat Z
42 der OFD Köln vereinbart.
Sollten Sie noch Anregungen zur Veränderung, Ergänzung oder Straffung zum „Katalog listenförmig anbietungspflichtiger Unterlagen“ haben, wären wir Ihnen für eine
kurze Rückmeldung dankbar. Selbstverständlich stehen Ihnen die Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter des Landesarchivs für alle weiteren Fragen zum Aussonderungsverfahren gerne zur Verfügung.
Zuständige Archive für die in NRW ansässigen Oberfinanzdirektionen sind:
Für die Oberfinanzdirektion Rheinland
Landesarchiv NRW
Abteilung Rheinland
Mauerstr. 55
40476 Düsseldorf
0211 – 22065-0
[email protected]
Für die Oberfinanzdirektion Münster
Landesarchiv NRW
Abteilung Westfalen
Bohlweg 2
48147 Münster
0251 – 4885 0
[email protected]
Für die Oberfinanzdirektion Köln, Dienststellen in Köln (bis 31.12.2004 bzw. bis
31.12.2007)
Landesarchiv NRW
Abteilung Rheinland
Mauerstr. 55
40476 Düsseldorf
0211 – 22065-0
[email protected]
Für die Oberfinanzdirektion Köln, Dienststellen in Münster (bis 31.12.2004 bzw.
bis 31.12.2007)
118
Landesarchiv NRW
Abteilung Westfalen
Bohlweg 2
48147 Münster
0251 – 4885 0
[email protected]
Zuständige Archive für die in NRW ansässigen Hauptzollämter sind:
Für die Hauptzollämter Aachen, Düsseldorf, Duisburg, Köln und Krefeld
Landesarchiv NRW
Abteilung Rheinland
Mauerstr. 55
40476 Düsseldorf
0211 – 22065-0
[email protected]
Für die Hauptzollämter Dortmund und
Münster
Landesarchiv NRW
Abteilung Westfalen
Bohlweg 2
48147 Münster
0251 – 4885 0
[email protected]
Für das Hauptzollamt Bielefeld
Landesarchiv NRW
Abteilung Ostwestfalen-Lippe
Willi-Hofmann-Str. 2
32756 Detmold
Tel.: +49 5231 766-0
[email protected]
Zuständige Archive für die in NRW ansässigen Sparten der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (Vorläufiger Stand Juli 2012) sind:
Sparte Verkauf
Nebenstellen Düsseldorf und Köln
Sparte Facility Management
Nebenstellen Düsseldorf, Köln und Bonn
Hauptstelle Dortmund (Dienstsitz Münster)
Sparte Verkauf
Nebenstelle Dortmund
Nebenstelle Dortmund
Landesarchiv NRW
Abteilung Rheinland
Mauerstr. 55
40476 Düsseldorf
0211 – 22065-0
[email protected]
Landesarchiv NRW
Abteilung Westfalen
Bohlweg 2
48147 Münster
0251 – 4885 0
[email protected]
Sparte Verkauf
Nebenstelle Bielefeld
Nebenstellen Bielefeld und Soest
Landesarchiv NRW
Abteilung Ostwestfalen-Lippe
Willi-Hofmann-Str. 2
32756 Detmold
Tel.: +49 5231 766-0
[email protected]
119
120
Anhang: Aktenzeichenkatalog für die Oberfinanzdirektionen, Hauptzollämter, Bundesanstalt für Immobilienaufgaben
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
O Gemeinsame Organisations- und Verwaltungsangelegenheiten
Allgemeine Angelegenheiten
O 1000
O 1000
O 1000
nur Sachhefte
Aufgaben, Organisation und Aufbau der Behörden
O 1006
O 1006
O 1006
komplett anzubieten
Dienstaufsichtsbeschwerden usw. O 1021
O 1021
O 1021 B 1
Einzelfälle,
Buchstabe T
Presseangelegenheiten
O 1030
O 1030
O 1030-1PB-50
nur eigene
Pressearbeit,
keine Presseausschnittssammlung
Amtliche Veröffentlichungen
O 1031
O 1031
O 1032-1
komplett anzubieten
Nichtamtliche Veröffentlichungen
in Presse, Rundfunk und Fernsehen.
O 1032
O 1032
O 1030-1PB
komplett anzubieten
Teilnahme an Tagungen von Verbänden
O 1033
O 1033
O 1033 B-1
komplett anzubieten
Besondere Feierlichkeiten (Jubi-
O 1046
O 1046
O 1045-
komplett an-
121
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
läen, Amtseinführungen usw.)
Besondere Vorkommnisse
O 1050
O 1050
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
1048
zubieten
O 1050-5
komplett anzubieten
O 1050 B-1Einzelfälle
Übertragung von Aufgaben an
O 1060
andere Verwaltungen und Körperschaften des öffentlichen Rechts
––
––
komplett anzubieten
Übernahme von Aufgaben anderer Verwaltungen und Körperschaften des öffentlichen Rechts
O 1062
––
––
komplett anzubieten
Überwachung der beauftragten
O 1064
Verwaltungen und Körperschaften
des öffentlichen Rechts
––
––
komplett anzubieten
Organisationsstatistik, Organisati- O 1072
onsübersichten
O 1072
O 1518 - O
1519
komplett anzubieten
Tätigkeits- und Geschäftsberichte
O 1074
O 1074
?
komplett anzubieten
Finanzielle Fragen der künftigen
Friedensregelung
O 125 –
O 125 –
O 1266-1
komplett anzubieten
O 127
O 127
O 1360 – O
nur Sachhef-
Recht der Schuldverhältnisse; au- O 1371
––
122
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
ßergerichtliche Einigungen in Vermögensstreitigkeiten
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
1371
te
Prozessvertretung des Fiskus vor
den ordentlichen Gerichten
O 1432
O 1432
O 1360 – O
1373
nur Sachhefte
Hauptstadtangelegenheiten
O 145
O 145
––
nur OFD Köln
und OFD
Rheinland
Wiedergutmachung
O 147 –
O 147 –
O 1266-1
komplett anzubieten
O 149
O 149
O 1399B-6
Raumbedarf Oberfinanzdirektion
O 1501
O 1501
O 1501-10
komplett anzubieten
Personallage
O 1513
O 1513
O 1513
komplett anzubieten
Stellenanforderung
O 1514
O 1514
O 1515
komplett anzubieten
Geschäftsverteilung/ Geschäftsverteilungsplan
O 1519
O 1519
O 1519-1
komplett anzubieten
Amtsverfügung, Haus- und Bezirksmitteilungen
O 1546
––
O 1546B-1
komplett anzubieten
Organisationsuntersuchungen
O 1554
O 1070
O 1070-13
komplett an-
123
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
zubieten
Dienst- und Geschäftsaufsicht
O 1555
O 1555
O 2120-5
komplett anzubieten
Fachliche Geschäftsprüfung
O 1556
O 1556
O 1556
komplett anzubieten
Andere Geschäftsprüfungen (z.B.
Innere Revision)
O 1557
O 1557
O 1557
komplett anzubieten
Geschichte des Finanzrechts und
der Finanzverwaltungen
O 1599
O 1599
O 1599
komplett anzubieten
Besprechungen mit Vertretern
nachgeordneter Behörden
O 1638
O 1638
O 1638-B
komplett anzubieten
Besprechungen mit Vertretern von O 1639
Organisationen, Verbänden usw.
O 1639
O 1739-7
komplett anzubieten
O 1739-B1
Abgrenzung der Oberfinanzdirektions-Bezirke
O 1702
O 1702
O 2102-2
komplett anzubieten
O 1702-2
Aufgaben und Zuständigkeiten:
Oberfinanzdirektionen
O 1715
O 1715
O 1715-7
komplett anzubieten
Bezirksübersichten
O 1716
O 1716
O 1716-2
komplett anzubieten
124
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
O 1716-10
Geschäftsordnung für die Oberfinanzdirektionen (OFDGO)
O 1720
O 1720
O 1720-4
komplett anzubieten
Ergänzende Bestimmungen zur
OFDGO
O 1722
O 1720
O 1723
komplett anzubieten
Ausführungsbestimmungen zur
OFDGO
O 1723
O 1720
O 1723-1
komplett anzubieten
O 1720-4
Besondere Dienstanweisungen
O 1724
O 1724
O 2200
komplett anzubieten
Leitung
O 1730
O 1730
O 1730-PB
komplett anzubieten
Präsidialbüro
O 1732
O 1732
O 1732-PB
komplett anzubieten
Besprechungen mit Vertretern an- O 1737
derer Oberfinanzdirektionen
O 1737
O 1737 B-2
komplett anzubieten
Besprechungen mit Vertretern
nachgeordneter Dienststellen
O 1738
O 1638-18
komplett anzubieten
O 1738
O 1738-1
Besprechungen mit Vertretern von O 1739
O 1739
O 1739-7
komplett an-
125
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
Organen, Verbänden usw.
OFD
Münster
O 1739 B 1
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
zubieten
Datenschutz: Ressortbeprechungen, Dienstbesprechungen
O 1973
O 1973
O 1970-1
komplett anzubieten
Datenschutz: Einzelfälle aus dem
Bereich Personalverwaltung
O 1988
O 1988
O 1986 B 1
komplett anzubieten
Beauftragte für den Datenschutz; O 1990
Schriftwechsel in Grundsatzfragen
O 1990
O 1970-1
komplett anzubieten
O 1970-2
Prüfungen und Beanstandungen
der Beauftragten für den Datenschutz
O 1991
O 1991
O 1991-5
komplett anzubieten
Durchführung der Steuergesetze
vom Standpunkt der Organisation
und der Verwaltung
––
O 2000
O 2000
komplett anzubieten
Grundsätze zur Neuordnung des
Besteuerungsverfahrens und zur
Neuorganisation der Finanzämter
(GNOFÄ-1997) und andere Entlastungsmaßnahmen
––
O 2000
O 2000-9
komplett anzubieten
Dienstanweisungen zu den GNOFÄ-1997
––
O 1991-9
O 2120-10
O 2000
O 2000-9
O 2120-10
komplett anzubieten
126
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
Organisation und Verwaltung Ver- ––
anlagungsdienst
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
O 2010
O 2140-8
komplett anzubieten
O 2102 B-2
komplett anzubieten
O 2140
Errichtung und Aufhebung von
Finanzämtern
––
O 2100
O 1046 B
Abgrenzung der Amtsbezirke
––
O 2102
O 2102-2
komplett anzubieten
Aufgaben und Zuständigkeiten der ––
Finanzämter
O 2115
O 2115-16
komplett anzubieten
O 1006-17
Verzeichnis der Finanzämter
––
O 2117
O 2117B-1
komplett anzubieten
Geschäftsordnung für die Finanzämter (FAGO)
––
O 2120
O 2120-9
komplett anzubieten
FAGO
––
O 2122
O 2120-9
komplett anzubieten
FAGO
––
O 2122
O 2120-9
komplett anzubieten
––
O 2122
O 2124
komplett anzubieten
127
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Amts-, Veranlagungs- und sonstige Dienstbesprechungen
––
O 2137
O 2137
komplett anzubieten
Besprechungen der Finanzamtsvorsteher
––
O 2137
O 2138
komplett anzubieten
Veranlagungsstellen (allgemein)
––
O 2010
O 2140
komplett anzubieten
O 2140
Aufgaben der Zollverwaltung. Allgemeine Angelegenheiten
O 3000
––
––
O 3000
nur Sachhefte
Mitwirkung bei der Durchführung
grenzpolizeilicher Aufgaben
O 3017 B
––
––
nur Einzelfälle
Mitwirkung bei der Durchführung O 3018
sonstiger Bundes- und Landesvorschriften an der internationalen
Grenze
––
––
nur Einzelfälle
Mitwirkung bei der Durchführung O 3020
sonstiger Bundes- und Landesvorschriften
––
––
nur Einzelfälle
Akten zu Aufgaben der Zollverwal- O 3021 –
tung
O 3068
––
––
nur Sachhefte
128
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Dienststellen der Zollverwaltung.
Allgemeine Angelegenheiten
O 3100
––
––
nur Sachhefte
Einrichtung und Aufhebung von
Dienststellen der Zollverwaltung
O 3101 –
––
––
nur Sachhefte
Geschäftsordnung für die Haupt- O 3120
zollämter und Zollfahndungsämter
(HGO)
––
––
komplett anzubieten
HGO
O 3121
––
––
komplett anzubieten
Geschäftsordnung für die Zolltechnischen Prüfungs- und Lehranstalten, Lehranstalten
O 3123
––
––
komplett anzubieten
Sonstige Dienstanweisungen
O 3126
––
––
komplett anzubieten
Anwendung unmittelbaren Zwanges
O 3129
––
––
nur Sachhefte
Leitung
O 3130
––
––
komplett anzubieten
O 3138
Besprechungen der Dienststellen-
––
––
komplett an-
O 3109
129
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
leitung
Anbietung
zubieten
Organisation und Aufgaben der
Vermögensverwaltung. Allgemeine Angelegenheiten (OFD Köln
MS)
O 4000
––
––
O 4000
nur Sachhefte
Dienststellen der Vermögensverwaltung. Allgemeine Angelegenheiten (OFD Köln MS)
O 4100
––
––
O 4000
nur Sachhefte
Bundesvermögensämter (Errich- O 4102
tung und Aufhebung; Abgrenzung
der Aufgaben und Zuständigkeiten) (OFD Köln MS)
––
––
O 4102
komplett anzubieten
Bundesforstämter (Errichtung und O 4103
Aufhebung; Abgrenzung der Aufgaben und Zuständigkeiten)
––
––
O 4102
komplett anzubieten
Betriebe nach § 26 BHO; Gutsund gemeindefreie Bezirke (Errichtung und Aufhebung; Abgrenzung der Aufgaben und Zuständigkeiten) (OFD Köln MS)
O 4104
––
––
O 4104
komplett anzubieten
Dienststellen der Bundesvermögensverwaltung. Aufgaben und
Zuständigkeiten (OFD Köln MS)
O 4115
––
––
O 4115
nur Sachhefte
130
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
Dienststellenverzeichnisse (OFD
Köln MS)
O 4117
––
Geschäftsordnung für die Bundesvermögensämter (OFD Köln
MS)
O 4120
––
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
––
O 4117
komplett anzubieten
––
O 4120
komplett anzubieten
Geschäftsordnung für die Bundes- O 4124
forstämter (OFD Köln MS)
O 4124
komplett anzubieten
O 4125
Geschäftsordnung für die Bundesforstämter (OFD Köln MS)
O 4124
komplett anzubieten
O 4126
Geschäftsordnung für die Bundesforstämter (OFD Köln MS)
O 4126
komplett anzubieten
Besondere Dienstanweisungen für O 4127
die Bundesforstämter (OFD Köln
MS)
O 4127
komplett anzubieten
Dienststellen der Bundesvermögensverwaltung. Leitung (OFD
Köln MS)
O 4130
––
––
O 4130
komplett anzubieten
Dienststellen der Bundesvermögensverwaltung. Besprechungen
der Dienststellenleitung (OFD
O 4138
––
––
O 4138
komplett anzubieten
131
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
Polizeiliche Befugnisse der Forstbediensteten (OFD Köln MS)
O 4160
––
Forstbedienstete als Hilfspolizeibeamte (OFD Köln MS)
O 4162
Organisations- und Verwaltungsangelegenheiten der Bauverwaltungen. Erfahrungsaustausch der
Bauverwaltungen
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
––
O 4160
nur Einzelfälle
––
––
O 4162
nur Sachhefte
––
––
O 6015
komplett anzubieten
Fachtagungen der Bauverwaltung ––
––
O 6030
komplett anzubieten
Organisation der Bauverwaltung
––
––
O 6100
komplett anzubieten
Bauverwaltung in der technischen ––
Aufsichtsbehörde in der Mittelinstanz (Errichtung, Unterbringung, Geschäftsbetrieb und Aufhebung)
––
O 6106
komplett anzubieten
Bauverwaltung in der Ortsinstanz
(Errichtung, Unterbringung, Geschäftsbetrieb und Aufhebung)
––
O 6107
komplett anzubieten
Köln MS)
––
132
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Aufgaben und Zuständigkeiten
––
––
O 6115
komplett anzubieten
Amtsübersichten
––
––
O 6116
komplett anzubieten
Geschäftsordnung
––
––
O 6120
Komplett anzubieten
Dienststellen der Bauverwaltung.
––
––
O 6124
komplett anzubieten
Dienststellen der Bauverwaltung.
Leitung
––
––
O 6130
komplett anzubieten
Dienststellen der Bauverwaltung. ––
Besprechungen der Dienststellenleitung
––
O 6138
komplett anzubieten
P 1007
P 1007-3
Einzelfälle,
Buchstabe T
P Personalwesen
P 1 Beamte, Richter. Soldaten
Dienstaufsichtsbeschwerden
P 1007
133
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Disziplinargerichte
P 1063
P 1063
P1064-4
komplett anzubieten
Besetzung der Disziplinargerichte
P 1064
P 1064
P 1064-4
komplett anzubieten
Wiedergutmachung von Angehörigen des öffentlichen Dienstes
nach dem BWGöD
P 1073
P 1073
P1073-1
komplett anzubieten
Wiedergutmachung von Angehörigen des öffentlichen Dienstes
nach dem BWGöD - Ausland -
P 1074
P 1074
P 1073-1
komplett anzubieten
Stellungnahmen zur Wiedergutmachung nach dem BWGöD
P 1080
P 1080
P 1080
komplett anzubieten
Gleichstellungsfragen, berufliche
Förderung von Frauen
P 1404
P 1404
P 1404-1
komplett anzubieten
Gleichstellungsfragen, berufliche
Förderung von Frauen
P 2011
P 2011
P 2011
komplett anzubieten
Angestellte. Dienstaufsichtsbeschwerden
P 2107
P 2107
P 1007-3
Einzelfälle,
Buchstabe T
P 2 Angestellte und Arbeiter
134
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Angestellte. Anerkennungen und
Belobigungen
P 2181
P 2181
P 1008-1
Einzelfälle,
Buchstabe T
Arbeiter. Dienstaufsichtsbeschwerden
P 2207
P 2207
P 1007-3
Einzelfälle,
Buchstabe T
Arbeiter. Anerkennungen und Belobigungen
P 2281
P 2281
P 1008-1
Einzelfälle,
Buchstabe T
Lehr- und Studienpläne
P 3412
P 3412
P 3412
komplett anzubieten
Lehrveranstaltungspläne
P 3413
P 3413
P 3413
komplett anzubieten
Ausbildungsrahmenpläne, Ausbildungspläne
P 3415
P 3415
P 3415
komplett anzubieten
P 3 Berufliche Bildung
VV Vermögensverwaltung (überwiegend OFD Köln MS bis 31.12.2004, außer VV 5 und 6) 70
70
Mit der Gründung der BImA sind die Aufgaben der ehemaligen Bundesvermögensabteilungen der Oberfinanzdirektionen auf die Bundesanastalt übergegangen.
135
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
VV 1 Vermögensverwaltung (Allgemein)
Geschäftsprüfungen bei den
BV-Stellen (fachlicher Teil)
V 1330
––
––
V 1330
komplett anzubieten
Tagungen, Niederschriften
V 1390
––
––
V 1390
komplett anzubieten
Übersichten, Listen, Statistiken
V 1392
––
––
V 1392
komplett anzubieten
V 2213
––
––
VV 2213
komplett anzubieten
Liegenschaften in den OberfiVV 2910
nanzdirektionsbezirken Düsseldorf
und Köln
––
––
VV 2910
komplett anzubieten
Liegenschaften im Oberfinanzdirektionsbezirk Münster
––
––
VV 2912
komplett anzubieten
VV 2 Liegenschaften
Vorsorglicher Grunderwerb für
Zwecke der Bundesregierung im
Raume Bonn
VV 2912 Bu
VV 4 Bewegliche Sachen; Forderungen und Verbindlichkeiten; Beteiligungen und Wertpapie-
136
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
Erfassung, Verwaltung und Verwertung von Schiffen und Wracks
VV 4100
––
Erfassung, Verwaltung und Verwertung von Kunstgegenständen
VV 4115
Erfassung, Verwaltung und Verwertung des ehem. preußischen
Kunst- und Kulturbesitzes
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
––
VV 4100
komplett anzubieten
––
––
VV 4115
komplett anzubieten
VV 4120
––
––
VV 4120
komplett anzubieten
Tagungen; Niederschriften
VV 4190
––
––
VV 4190
komplett anzubieten
Forderungen
VV 42 – VV
43
––
––
VV 42 – VV komplett an43
zubieten
Beteiligungen, bei deren Verwaltung die Oberfinanzdirektionen
eingeschaltet sind; Wertpapiere
VV 44
––
––
VV 44
re, Darlehensverwaltung
komplett anzubieten
VV 5 Allgemeines Kriegsfolgengesetz und offene Vermögensfragen71
Versorgungs-, Schadensersatzund Entschädigungsansprüche
71
VV 5027
Komplett anzubieten
Ab dem 1.1.2008 fallen Teile dieses Aufgabenbereichs in die Zuständigkeit der BFD West. Die Überlieferungsbildung obliegt somit dem Bundesarchiv.
137
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
AKG: LS-Stollenanlagen (in Auswahl)
––
––
VV 5042
VV 5042
komplett anzubieten
Tagungen, Niederschriften
VV 5090
––
––
komplett anzubieten
VV 5092
––
––
komplett anzubieten
Einzelansprüche nach dem AKG
VV 5099
––
––
nur Einzelfälle
aufgrund von Verletzungen des
Lebens, des Körpers, der Freiheit
und der Gesundheit (§§ 5, 6 AKG)
VV 6 Rückerstattung (zurzeit größtenteils zentral bei der BADV gelagert)72
Prozessverfahren
VV 6020
––
––
komplett anzubieten
Erfüllungsverfahren
VV 6030
––
––
komplett anzubieten
72
Die Rückerstattungsakten der Oberfinanzdirektionen wurden im BADV in Berlin mit dem Ziel der rechtserheblichen Auskunftsmöglichkeit zentralisiert. Nach
Ablauf der Aufbewahrungsfristen sollen die Akten – vermittelt durch das Bundesarchiv – den jeweiligen Landesarchivverwaltungen angeboten werden. Siehe Abschlussbericht der ARK-Bund-Länder-Arbeitsgruppe.
„Wiedergutmachung“, S. 21.
138
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Härteausgleich
VV 6040
––
––
komplett anzubieten
Tagungen; Niederschriften
VV 6090
––
––
komplett anzubieten
VV 6092
––
––
komplett anzubieten
B Bauverwaltung (Landesbauabteilung OFD Münster)
Baufachliche Angelegenheiten
des Heimatschutzes, der Denkmalpflege, der Kriegsgräber, der
kulturhistorischen Bodenfunde
usw.
––
––
B 1035
komplett anzubieten
Beschäftigung bildender Künstler
und Kunsthandwerker
––
––
B 1047
komplett anzubieten
Besprechungen der Dienststellen- ––
leiter
––
B 1080
komplett anzubieten
Baufachliche Angelegenheiten der ––
Unterbringung der Hauptzollämter, Zollämter, Zollschulen, zolltechnischen Lehranstalten, Be-
––
B 1143
nur Neubauten, größere
Umbauten
139
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Unterbringung der Dienststellen
der Bundes- bzw. Landesvermögensverwaltung
––
B 1146
Umbauten
Unterbringung der Liegenschaftsverwaltung
––
B 1147
Umbauten
Baufachliche Angelegenheiten
des BGS im Bereich der BGSKdos Mitte, Kassel/West, Bonn
––
––
B 1155
Umbauten
Ständige Truppenunterkünfte
(Heer), finanziert aus DM-Mitteln
––
––
B 1511
Umbauten
Bauangelegenheiten der auslän- ––
dischen Streitkräfte, finanziert aus
Heimatmitteln (Grundsatzangelegenheiten)
––
B 1600
Umbauten
Ständige Truppenunterkünfte, finanziert aus Heimatmitteln (Truppenübungsplätze)
––
––
B 1610
Umbauten
Ständige Truppenunterkünfte
––
––
B 1611
nur Neubau-
triebswerkstätten, Grenzabfertigungen usw.
B 1158
140
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
(Heer), finanziert aus Heimatmitteln
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
ten, größere
Umbauten
Sonderbauten der ausländischen
Streitkräfte (Depots)
––
––
B 1620
Umbauten
NATO-Flugplätze
––
––
B 1941
Umbauten
NATO-POL-Anlagen
––
––
B 1942
Umbauten
NATO-Fernmeldeanlagen
––
––
B 1944
Umbauten
NATO-Baumaßnahmen
––
––
B 1948
Umbauten
NATO-Einzelbaumaßnahmen im
Wehrbereich III
––
––
B 1946
Umbauten
B 1953
Deutsch/Niederländisches Corps
––
––
B 1953
Umbauten
141
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Sachliche Nachprüfung der Ge––
schäftsführung der nachgeordneten Behörden auf dem Gebiet des
allgemeinen Abgabenrechts
S 0065
S 0065
komplett anzubieten
Besprechungen bei den Oberfinanzdirektionen
S 0072
S 0072
komplett anzubieten
S 0130 B
S 0130 B –
S 0140 B
Einzelfälle,
Buchstabe T
S Bundes- und Landessteuern
S 0 Abgabenordnung 1977
––
Steuergeheimnis
Buchführungspflicht bestimmter
Steuerpflichtiger
––
S 0311 B
S 0310 B –
S 0319 B
Einzelfälle,
Buchstabe T
Stundung
––
S 0453 B
S 0453-9
Einzelfälle,
Buchstabe T
Erlass aus Billigkeitsgründen
––
S 0457 B
S 0450 B –
S 0458 B
Einzelfälle,
Buchstabe T
Allgemeine Verfahrensvorschriften ––
S 0500 B
S 0500 B
Einzelfälle,
142
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
Vollstreckung
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Buchstabe T
Einschränkung und Beschränkung ––
der Vollstreckung
S 0511 B
S 0511 B
Einzelfälle,
Buchstabe T
Vollstreckung
S 0530 B-
Einzelfälle,
Buchstabe T
S 0546 B
S 0500 Bu
– S 0570
Bu
––
Insolvenzverfahren
––
S 0550 B
S 0550 B
Einzelfälle,
Buchstabe T
Außergerichtliches Rechtsbehelfsverfahren. Allgemeines
––
S 0600 B
S 0600 B
Einzelfälle,
Buchstabe T
Einspruch (altes Az.)
––
S 0613 B
?
Einzelfälle,
Buchstabe T
Beschwerde (altes Az.)
––
S 0616 B
S 0622 B
Einzelfälle,
Buchstabe T
Steuerstraftaten
––
S 0700 B
S 0700 Bu
–
Einzelfälle,
Straftatbestände
––
S 0701 B
Buchstabe T
S 0770 Bu
Verfahren der Finanzbehörde bei
Steuerstraftaten
––
S 0723 B
Bußgeldangelegenheiten
––
S 0730 B
143
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
Aufgaben und Befugnisse der
Steuer- und Zollfahndung
––
S 0740 B-
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
komplett anzubieten
S 0742 B
Wirtschaftsstraftaten
––
S 0750 B
Einzelfälle,
Buchstabe T
Gnadenerweise
––
S 0760 B
Verzeichnis von Lohnsteuerhilfevereinen
––
S 0848
S 0830
komplett anzubieten
Bestellung als Steuerberater
––
S 0855 B
S 0851 B
exemplarisch
S 0955
Bestellung als Steuerbevollmächtigter
––
S 0856 B
S 0852 B
exemplarisch
S 0856 B
Bestellung von Steuerbevollmäch- ––
tigten zu Steuerberatern
S 0857 B
S 0853 B
exemplarisch
Steuerberatungsgesellschaften
S 0881 B
S 0890 B –
komplett anzubieten
––
S 0898 B
S 0938
Zwangsmittel (§ 159 StBerG)
––
S 0910 B
S 0821
komplett an-
144
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
S 0915 Bu
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
zubieten
S 0945
S 1 Reichabgabenordnung (...); Gemeinschaftliche Angelegenheiten der Besitz- und Verkehrssteuern
Auslegung der Steuergesetze;
Beurteilung von Tatbeständen (§
1 StAnpG)
––
S 1280 B
S 0700 - S
0770 B, Bu
Einzelfälle,
Buchstabe T
Scheingeschäfte; Steuerumgehung (§§ 5, 6 StAnpG)
––
S 1283 B
S 0700 - S
0770 B
Einzelfälle,
Buchstabe T
Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten (Betriebsprüfung)
––
S 1402
S 1402
komplett anzubieten
Verwaltungsangelegenheiten der
Betriebsprüfungsreferate
––
S 1403
S 1403
komplett anzubieten
Stellenplan der Betriebsprüfung
––
S 1426
S 1426
komplett anzubieten
Personalstand der Betriebsprüfung
––
S 1427
S 1427
komplett anzubieten
Betriebsprüfungsstellen, Betriebs- ––
prüfungsfinanzämter (Organisati-
S 1440
S 1440
komplett an-
145
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
on des Betriebsprüfungsdienstes)
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
zubieten
Betriebsprüfungsarchiv
––
S 1540
S 1540
komplett anzubieten
Sammlung und Weitergabe von
Prüfungserfahrungen
––
S 1541
S 1541
komplett anzubieten
Prüfungen durch den Steuerfahndungsdienst
––
S 1603 B
S 1603 B
Einzelfälle,
Buchstabe T
Besondere Einzelmaßnahmen
––
S 1603 B
S 1603 B
und Bu
Einzelfälle,
Buchstabe T
S 1638 B
und Bu
S 1643 B
und Bu
Erfahrungsberichte Steuerfahndung
––
S 1640
S 1640 BuBi
S 1640 BuBo
S 1640 BuHa
S 1640 Bu-
komplett anzubieten
146
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Ms
Ergebnisübersichten Steuerfahndung
––
S 1641
S 1640-46
komplett anzubieten
Dienstaufsichtsbeschwerden
––
S 1643 B
S 1643 Bu3
Einzelfälle,
Buchstabe T
S 1643 Bu4
Steuerberater. Zulassung zur Prü- ––
fung; Befreiung von der Prüfung
S 1710
S 0850
nur Sachhefte
S 0851 B-1
S 0959
Steuerbevollmächtigte: Zulassung ––
zur Prüfung
S 1710a
S 0852
nur Sachhefte
S 2000 B –
S 2857 B
Einzelfälle,
Buchstabe T
S 2 Einkommensteuer, Körperschaftsteuer
Geltendes Recht Einkommensteuer
––
S 2100 B –
S 2857 B
S 3 Bewertung (Bodenschätzung), Vermögensteuer, Erbschaftsteuer
147
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Geltendes Recht Einheitsbewertung
––
S 3100 B –
S 3000 B –
S 3299 B
Einzelfälle,
Buchstabe T
S 3000 B –
S 3299 B
Einzelfälle,
Buchstabe T
S 3700 B –
S 3853 B
Einzelfälle,
Buchstabe T
S 3299 B
Geltendes Recht Vermögensteuer ––
S 3500 B –
S 3549 B
Geltendes Recht Erbschaft- und
Schenkungsteuer
––
S 3800 B –
S 3853 B
S 4 Grunderwerbsteuer, Rennwett- und Lotteriesteuer
Geltendes Recht Grunderwerbsteuer. Einzelfälle in enger
Auswahl
––
Grunderwerbsteuerkartei
––
Geltendes Recht Rennwett- und
Lotteriesteuer
––
S 4500 B –
S 4500 B –
S 4551 B
Einzelfälle,
Buchstabe T
S 4601
S 4601
komplett anzubieten
S 4800 B –
S 4859 B
S 4700 B –
S 4859 B
Einzelfälle,
Buchstabe T
S 5100 B –
Einzelfälle,
S 4551 B
S 5 Kapitalverkehrsteuer, Wechselsteuer
Geltendes Recht Kapitalver-
––
S 5100 B –
148
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
kehrsteuer
Geltendes Recht Wechselsteuer
OFD
Rheinland
S 5187 B
––
S 5400 B –
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
S 5169 B
Buchstabe T
S 5400
Einzelfälle,
Buchstabe T
S 5429 B
S 6 Kraftfahrzeugsteuer, Versicherungsteuer, Feuerschutzsteuer, Straßengüterverkehrsteuer,
Spielbankabgabe
Geltendes Recht Kraftfahrzeugsteuer
––
S 6100 B –
S 60006140 B
Einzelfälle,
Buchstabe T
S 63006429 B
Einzelfälle,
Buchstabe T
S 65506578 B
Einzelfälle,
Buchstabe T
S 70007499 B
Einzelfälle,
Buchstabe T
S 6140 B
Geltendes Recht Versicherungsteuer
––
S 6400 B –
S 6429 B
Geltendes Recht Feuerschutzsteuer
––
S 6550 B –
S 6578 B
S 7 Umsatzsteuer
Geltendes Recht Umsatzsteuer
––
S 7100 B –
S 7498 B
149
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
Umsatzsteuer nach UStG 1973
(1967) und UStG 1951
––
S 7551 B –
S 75407562 B
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Einzelfälle,
Buchstabe T
S 7562 B
G Grundsteuer, Gewerbesteuer, Sonstige Gemeindesteuern
Geltendes Recht Grundsteuer
––
G 1100 B –
G 1000 – G
1188
Einzelfälle,
Buchstabe T
Einzelfälle,
Buchstabe T
G 1498 B
G 1460 Bu
– G 1499
Bu
––
G 1600
G 1600-1
Einzelfälle,
Buchstabe T
Zollrechtlicher Status einer Ware
Z 0620
––
––
nur Sachhefte
Bemessung der Zollschuld
Z 0905
––
––
nur Sachhefte
G 1188 B
Geltendes Recht Gewerbesteuer
Sonstige Gemeindesteuern
––
G 1400 B –
Z Zoll
150
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Erlöschen der Zollschuld
Z 0907
––
––
nur Sachhefte
Person des Zollschuldners
Z 0909
––
––
nur Sachhefte
Erhebung des Zollschuldbetrags
Z 0912
––
––
nur Sachhefte
Allgemeines
Z 1001
––
––
nur Sachhefte
Abgabenerhebung nach der
höchsten Einfuhrabgabenbelastung
Z 1005
––
––
nur Sachhefte
Zollfreistellung, Kleinbeträge (altes Az.)
Z 1006
––
––
nur Sachhefte
Verzollung (altes Az.)
Z 1008
––
––
nur Sachhefte
Besondere Verwendung
Z 1010
––
––
nur Sachhefte
Erlass, Erstattung: Allgemeines
Z 1101
––
––
nur Sachhefte
Erlass oder Erstattung von Ein-
Z 1102 B
––
––
Einzelfälle,
151
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
gangs- und Ausfuhrabgaben
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Buchstabe T
Vereinfachte Verfahren: Allgemei- Z 1210
nes
––
––
Nur Sachhefte
Zolllagerverfahren: Allgemeines
Z 1301
––
––
nur Sachhefte
Übliche Behandlungen
Z 1303
––
––
nur Sachhefte
Aktive Veredelung, passive VerZ 1401
edelung und Umwandlungsverfahren (Verwaltung): Allgemeines
––
––
nur Sachhefte
Aktive Veredelung: Allgemeines
Z 1501
––
––
nur Sachhefte
Aktive Veredlung: Nichterhebungsverfahren
Z 1502
––
––
nur Sachhefte
Passive Veredelung: Allgemeines
Z 1601
––
––
nur Sachhefte
Umwandlungsverfahren: Allgemeines
Z 1801
––
––
nur Sachhefte
Umwandlung: Prüfung der wirtschaftlichen Voraussetzungen,
Berichterstattung und Entschei-
Z 1803
––
––
nur Sachhefte
152
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Bauten, Grundstücke und Enteignung im grenznahen Raum
Z 2316
––
––
komplett anzubieten
Zollstellen (Allgemeines)
Z 2404
––
––
komplett anzubieten
Zollstellen (Sachliche Zuständigkeit)
Z 2406
––
––
komplett anzubieten
Grenzaufsichtsdienst
Z 2410
––
––
komplett anzubieten
Zollstraftaten und Zollordnungswidrigkeiten
Z 2701 B –
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
dung in diesem Zusammenhang
Z 2761 B
Geschäftsprüfungen
Z 2910
––
––
komplett anzubieten
Anfragen und Beschwerden im
Zusammenhang mit der Zollbehandlung; Allgemeines
Z 2912 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Stundung (§ 22 AO 1977) (altes
Az.)
Z 2942 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Abweichende Festsetzung von
Steuer aus Billigkeitsgründen (§
Z 2944 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
153
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Z 2945 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Geschäftsprüfungen EinheitspaZ 3810
pier/ Versand/ Innergemeinschaftlicher Warenverkehr
––
––
nur Sachhefte
Haftung zollpflichtiger Waren (altes Az.)
Z 3840
––
––
nur Sachhefte
Erlass und Erstattung aus Billigkeitsgründen
Z 3844 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Zollvergehen und Zollordnungswidrigkeiten
Z 3855 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Warenursprung und Präferenzen:
Geschäftsprüfungen (in Köln nur
ältere Unterlagen, jetzt überwiegend OFD Köln MS)
Z 4310
––
––
nur Sachhefte
Tagungen der Leiter der Zollverwaltungen (in Köln nur ältere Unterlagen, jetzt überwiegend OFD
Köln MS)
Z 4319
––
––
komplett anzubieten
Zusammenarbeit mit ausländischen Zollverwaltungen (in Köln
Z 4321
––
––
komplett anzubieten
163 AO 1977) (altes Az.)
Erlass von Steueransprüchen (§
227 AO 1977) (altes Az)
154
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Vereinbarungen über vorgescho- Z 4410
bene Zollstellen und gemeinsame
Grenzabfertigung
––
––
komplett anzubieten
Grenzabfertigung: Belgien
––
––
komplett anzubieten
Grenzabfertigung: Niederlande
––
––
komplett anzubieten
Vereinbarungen über Zollfragen
an der Grenze und Grenzverhältnisse
Z 4420
––
––
komplett anzubieten
an der Grenze und Grenzverhältnisse: Belgien
Z 4421
––
––
komplett anzubieten
an der Grenze und Grenzverhältnisse: Niederlande
Z 4425
––
––
komplett anzubieten
Amts- und Rechtshilfe mit Belgien Z 4645
––
––
komplett anzubieten
nur ältere Unterlagen, jetzt überwiegend OFD Köln MS)
155
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Amts- und Rechtshilfe mit den
Niederlanden
Z 4652
––
––
komplett anzubieten
Zollwertrecht: Presse, Hörfunk,
Fernsehen (jetzt ZSt Zollwert in
Köln)
Z 5210
––
––
komplett anzubieten
Zollwert in besonderen Fällen
(jetzt ZSt Zollwert in Köln)
Z 5401
––
––
komplett anzubieten
Zollwertanmeldung, Zollwertanmelder (jetzt ZSt Zollwert in Köln)
Z 5402
––
––
nur Sachhefte
Unterstützung ausländischer Zoll- Z 5455
verwaltungen bei der Zollwertermittlung (jetzt ZSt Zollwert in Köln)
––
––
komplett anzubieten
Zollwertnachrichten (jetzt ZSt Zoll- Z 5622
wert in Köln)
––
––
komplett anzubieten
Zollwertnachprüfung (jetzt ZSt
Zollwert in Köln)
Z 5626
––
––
komplett anzubieten
Betriebsprüfungen (jetzt ZSt Zollwert in Köln)
Z 5630
––
––
komplett anzubieten
Truppenzollrecht: Ordnungswidrigkeiten, Strafverfahren
Z 6450 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
156
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Einfuhrumsatzsteuer: Presse,
Hörfunk, Fernsehen
Z 8110
––
––
komplett anzubieten
Steuerfestsetzung, Steuerbescheid
Z 8216
––
––
nur Sachhefte
Erstattung oder Erlass von Einfuhrumsatzsteuer (§ 17
EUStBefrO)
Z 8262 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Einfuhrumsatzsteuer: Geschäftsprüfungen
Z 8310
––
––
komplett anzubieten
Ordnungswidrigkeiten, Strafverfahren
Z 8350 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Überwachung des Verkehrs mit
Marktordnungswaren: Auskünfte
und Prüfungen
M 8515 B
––
––
Prüfberichte
für ausgewählteBetriebe*
Verfolgung und Ahndung von Zuwiderhandlungen
M 8580 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
M Marktordnungsrecht
157
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Gnadenerweise
M 8590 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Marktordnungsrecht: Geschäftsprüfungen
M 9810
––
––
komplett anzubieten
Tätigkeitsberichte
M 9820
––
––
komplett anzubieten
Rechtsbehelfs- und Rechtsmittelverfahren
M 9850 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
A Außenwirtschaftsrecht und Außenhandelsstatistik
Außenhandelsüberwachung: Aus- A 2020 B
künfte und Prüfungen
––
––
Prüfberichte
für ausgewählte Betriebe*
Vorort für Außenwirtschaftsprüfungen
A 2030
––
––
komplett anzubieten
Tätigkeitsberichte
A 2040
––
––
komplett anzubieten
158
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Sonstiges
A 2095
––
––
komplett anzubieten
Verfolgung und Ahndung
A 3010
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Einfuhr
A 3020 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Ausfuhr; Durchfuhr
A 3022 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Andere Zuwiderhandlungen
A 3024 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Verbote und Beschränkungen für
den Warenverkehr über die Hoheitsgrenze oder die Zollgrenze
SV 0201 B – ––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Schutz der Umwelt
SV 0401 B – ––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
SV Sonstige Vorschriften
SV 0220 B
SV 0408 B
159
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
Schutz der menschlichen Gesundheit
SV 0601 B – ––
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
SV 0660 B
Schutz der Tierwelt
SV 0801 B – ––
SV 0892 B
Schutz der Pflanzenwelt
SV 1001 B – ––
SV 1032 B
Gewerblicher Rechtsschutz
SV 1201 B – ––
SV 1216 B
Schutz des Kulturgutes
SV 1401 B – ––
SV 1402 B
Bekämpfung der illegalen Beschäftigung durch die Zollverwaltung: Organisation und Personal
(jetzt FKS)
SV 3020
––
––
komplett anzubieten
Bekämpfung der illegalen Beschäftigung durch die Zollverwaltung: Dienstanweisungen (jetzt
FKS)
SV 3050
––
––
komplett anzubieten
160
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Bekämpfung der illegalen BeSV 3120
schäftigung durch die Zollverwaltung: Schwerpunktprüfungen (jetzt
FKS)
––
––
komplett anzubieten
Bekämpfung der illegalen BeSV 3320
schäftigung durch die Zollverwaltung: Bedeutende Ermittlungsfälle
(jetzt FKS)
––
––
komplett anzubieten
V Verbrauchsteuern
V 0 Abgaben auf Mineralöl
V 0410
––
––
komplett anzubieten
Stundung der Steuer
V 0440 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Niederschlagung der Steuer
V 0441 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Erlass oder Erstattung der Steuer
V 0442 B
––
––
Einzelfälle,
161
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
aus Billigkeitsgründen
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Buchstabe T
Ordnungswidrigkeiten
V 0470 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Strafverfahren
V 0480 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Tabakanbau
V 1270 B
––
––
komplett anzubieten
V 1710
––
––
komplett anzubieten
V 1742 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Steuerstraftaten; Gnadenerweise
V 1750 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Steuerordnungswidrigkeiten
V 1770 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
––
komplett an-
V 1 Tabaksteuer, Tabakzoll
V 2 Branntweinmonopol und Branntweinsteuer
V 2510
––
162
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
zubieten
V 2542 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Gewerbeuntersagung; Sicherstel- V 2560 B
lung im Aufsichtswege; Überführung in das Eigentum des Bundes
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Steuer- und Monopolvergehen;
Ordnungswidrigkeiten
V 2570 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Hausbrauer
V 3206
––
––
komplett anzubieten
Benutzung einer Brauerei von
mehreren für eigene Rechnung
brauenden Personen
V 3208
––
––
komplett anzubieten
V 3310
––
––
komplett anzubieten
V 3342 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Gnadenerweise
V 3350 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 3 Biersteuer
163
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Steuerstraftaten; Steuerordungswidrigkeiten, Ordnungswidrigkeiten
V 3370 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 5310
––
––
komplett anzubieten
Stundung der Steuer
V 5340 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 5341 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 5342 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Gnadenerweise
V 5350 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Steuerstraftaten; Steuerordnungswidrigkeiten
V 5370 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 51-54 Schaumweinsteuer
164
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
V 6310
––
––
komplett anzubieten
Stundung der Steuer
V 6340 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 6341 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 6342 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Gnadenerweise
V 6350 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Steuerstraftaten-, Steuerordnungswidrigkeiten
V 6370 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 6810
––
––
komplett anzubieten
Stundung der Steuer
V 5840 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 61-64 Teesteuer
V 66-69 (neu) Kaffeesteuer
165
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
V 5841 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 6842 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Gnadenerweise
V 6850 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 6870 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 6810
––
––
komplett anzubieten
Stundung der Steuer
V 6840 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 6841 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 6842 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Gnadenerweise
V 6850 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 66-69 (alt)Zuckersteuer
166
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
V 6870 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 7310
––
––
komplett anzubieten
Stundung der Steuer
V 7340 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 7341 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 7342 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Gnadenerweise
V 7350 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 7370 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 8310
––
––
komplett anzubieten
V 7 Salzsteuer
V 8 Leuchtmittelsteuer
167
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Stundung der Steuer
V 8340 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 8341 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 8342 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
Gnadenerweise
V 8350 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 8370 B
––
––
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 92-95 Zündwarenmonopol
Amtliche Aufsicht über die Zündwarenhersteller; Geltung der Gewerbeordnung
V 9335
––
––
komplett anzubieten
Straf- und Bußgeldvorschriften:
Untersagung des Gewerbebetriebes
V 9337
––
––
komplett anzubieten
V 9510
––
––
komplett anzubieten
168
Betreff
OFD Köln
(31.12.2004/
31.12.2007)
OFD
Rheinland
OFD
Münster
Straftaten; Ordnungswidrigkeiten
V 9570 B
––
––
HZÄ (ab
1.1.2008)
BImA (ab
1.1.2005)
Anbietung
Einzelfälle,
Buchstabe T
V 99 Gemeinsame Angelegenheiten auf dem Gebiet der Zölle, der Verbrauchsteuern und des
Branntweinmonopols; Allgemeine Fragen des Verbrauchsteuerrechts innerhalb der EG
Auskünfte
V 9912
––
––
komplett anzubieten
Anfragen von Privatpersonen;
Auskünfte
V 9935
––
––
komplett anzubieten
Anhang: Kleifeld: Analyse von Steuerunterlagen
169
5.2Analyse wichtiger Typen von Steuerunterlagen
Aus: Dr. Helge Kleifeld: „ Der Steuerpflichtige muß sich bei uns bis auf die Unterhose
ausziehen!“ – Bewertungshinweise für Steuerakten der Festsetzungsfinanzämter,
Transferarbeit an der Archivschule Marburg 2003, Anhang S. I-XXI.
Anhang
I. Inhaltliche Untersuchung von Steueraktenarten
Vorwort
Bei der vorliegenden inhaltlichen Untersuchung von Steuerakten wurden alle Steueraktenarten einbezogen, die klassischer Weise in einem Festsetzungsfinanzamt anfallen. Alle
Steuerarten, seien es Bundes-, Landes-, Gemeinde- oder gemischte Steuern, bei denen ein
Festsetzungsfinanzamt beteiligt ist und Akten bildet, sind berücksichtigt worden. Grundlage
waren vor allem die zur Zeit bestehenden Steuern, aber wenn möglich wurden auch mittlerweile abgeschaffte Steuerarten einbezogen. Steuerarten, die ausschließlich von der
Bundesfinanzverwaltung oder den Gemeinden verwaltet werden, fanden keine Berücksichtigung.
1. Untersuchte und Steueraktenarten73
Einkommensteuerakten
Körperschaftsteuerakten
Investitionszulageakten
Feststellungsakten
Gesonderte Feststellungsakte nach § 47 Körperschaftsteuergesetz (KStG)
Umsatzsteuerakten
Umsatzsteuervoranmeldungsakten
Stapelablage für die Umsatzsteuervoranmeldung
Gewerbesteuerakten
Vermögensteuerakten
Soforthilfeabgabe/Vermögensabgabeakten
Einheitswertakten/Einheitswertakten (für das Betriebsvermögen)
Bilanzakten
Kapitalertragsteuerakten
Börsenumsatzsteuerakten
Gesellschaftsteuerakten
Vertragsakten
Erlass- und Stundungsakten
Vertrauliche Sachen (Bp-Unterlagen)/Sonderakten (Sammlung des
Schriftguts, das nicht den Finanzgerichten zugänglich zu machen ist)
Veräußerungsmitteilungen
Außenprüfungsakten bei den Veranlagungsstellen
73
Die Ordnung der Steuerakten wurde in Anlehnung an die Anlage 1 des §27 der FAGO „Verzeichnis
der Einzelakten“, Stand August 2000, vorgenommen. Dieses Verzeichnis befindet sich im Anhang III.
Der Finanzminister des Landes Nordrhein-Westfalen, Organisation, a.a.O., FAGO und EB §27 Anlage
1.
170
Betriebsprüfungsakten
Lohnsteuerakten-Arbeitgeberakten
Lohnsteuersammelmappe
Lohnsteueraußenprüfungsakten (ZALST)
Lohnsteueraußenprüfungsakten (AALST)
Lohnsummensteuerakten
Erledigte Lohnsummensteuervorgänge
Umsatzsteuersonderprüfungsakten
Erbschaftsteuerakten
Schenkungsteuerakten
Grunderwerbsteuerakten
Kraftfahrzeugsteuerakten
Versicherungsteuerakten
Feuerschutzsteuerakten
Rennwett- und Lotteriesteuerakten
Spielbankabgabeakten74
Strafakten
2. In der Untersuchung nicht berücksichtigte Steuerarten75
a. von der Bundesfinanzverwaltung verwaltete Steuerarten
Biersteuer – Zollverwaltung
Branntweinsteuer/Branntweinmonopol – Zollverwaltung
Einfuhrumsatzsteuer – Zollverwaltung
Kaffeesteuer – Zollverwaltung
Mineralölsteuer – Zollverwaltung
Schaumweinsteuer – Zollverwaltung
Stromsteuer – Zollverwaltung
Tabaksteuer – Zollverwaltung
Zölle – Zollverwaltung (zukünftig EU)
Zwischenerzeugnissteuer - Zollverwaltung
b. von den Gemeinden, Kreisen oder kreisfreien Städten verwaltete Steuerarten
Getränkesteuer – örtliche Steuer
Grundsteuer – Gemeinden/basierend auf dem vom FA festgesetzten Einheitswert
des Grundstückes wendet die Gemeinde einen Hebesatz an
Hundesteuer – Gemeinden
Jagd- und Fischereisteuer – von den Kreisen und kreisfreien Städten erhoben
Schankerlaubnissteuer – Gemeinde, Kreise, kreisfreie Städte
Vergnügungssteuer – örtliche Steuer
Zweitwohnungssteuer – Gemeinden
Einige Steuerarten, die bei den Festsetzungsfinanzämtern verwaltet wurden oder werden
fanden keine Berücksichtigung:
Die beim Steuerabzug bei Bauleistungen, der erst ab dem 1. Januar 2003 durch die FÄ erhoben wird, entstehenden Akten enthalten nach Auskunft der Finanzbeamten kaum verwertbare Informationen. Die Steuerakten der Hypothekengewinnabgabe, der Kreditgewinnabgabe und der Vermögensabgabe – diese Steuern wurden in den siebziger Jahren abgeschafft, sie wurden halbzentral nur bei einigen Festsetzungsfinanzämtern für den gesamten
Oberfinanzbezirk verwaltet – sind in Nordrhein-Westfalen bereits vernichtet worden.
74
Diese Aktenart wurde per „Ferndiagnose“ untersucht. Mit dem zuständigen Finanzbeamten des die
Spielbank Dortmund-Hohensyburg betreuenden FA Dortmund-Hörde wurde ein ausführliches Telephongespräch geführt und anschließen wurden dem Verfasser die Blankoformulare, die zur Bearbeitung der Spielbankabgabe nötig sind zugänglich gemacht.
75
Nur zur Zeit bestehende Steuerarten.
171
Die untersuchten Akten wurden in den FÄ und im Staatsarchiv Münster mehr oder weniger
wahllos gezogen. In den meisten Fällen lagen der Untersuchung mehrere Akten pro Aktenart zugrunde und wenn möglich, wurde darauf geachtet, Akten von Unternehmen unterschiedlicher Rechtsformen zu berücksichtigen und sowohl besonders „dünne“ als auch besonders „dicke“ Akten zu bearbeiten. Aufgrund dieser Vorgehensweise konnte weder sichergestellt werden, dass alle in den untersuchten Steueraktenarten enthaltene Informationen herausgefiltert wurden76, noch ergibt sich eine „Repräsentativität“ der Informationen der
bearbeiteten Steueraktenarten. Da es sich bei der Erstellung von Steuerakten jedoch um
eine gesetzlich festgelegte, gleichförmige Bearbeitung zum größten Teil formalisierter Unterlagen handelt, kann davon ausgegangen werden, dass die Untersuchung – zusammen
mit der von Herrn Dr. Helmut Müller vor einigen Jahren angefertigten Analyse von Steuerakten vor allem in bezug auf die enthaltenen Formulare, die dieser Arbeit beigefügt ist – einen
ausreichenden Überblick über die Inhalte der bearbeiteten Steueraktenarten gibt.
Zunächst wurden die einzelnen Akten nach Steueraktenart unbefangen durchgesehen und
die darin enthaltenen Informationen notiert, um anschließend diese Informationen, wenn
möglich, nach folgendem Muster zu gliedern und eine Kurzdefinition der Steuerart oder
Steueraktenart voranzustellen:
Grundlage der Untersuchung
Inhalt
Bemerkungen zum Inhalt
Bemerkungen zur Aufbewahrungsweise
Grundsätzlich sind die in der Untersuchung herausgearbeiteten Informationen nicht
lückenlos in den Akten enthaltenen. Dies ist durch die Arbeitsweise der Finanzverwaltung bedingt. Nicht jedes Jahr wird jede Steuer neu festgesetzt. Die in den Akten
vorgefundenen Formulare enthielten zum großen Teil zahlreiche Anlagen, was nur in
besonderen Fällen eigens erwähnt wurde.
Für die sehr zuvorkommende Unterstützung und intensive Betreuung seitens der
nordrhein-westfälischen Finanzverwaltung dankt der Verfasser sehr herzlich folgenden Personen77:
Karl Blank (Regierungsdirektor – Finanzamt Köln-Altstadt)
Rainer Genius (Steueroberamtsrat – Finanzamt Münster-Innenstadt)
Werner Gerling (Steueramtsinspektor – Finanzamt Münster-Außenstadt)
Jürgen Glinka (Steueroberamtsrat – Finanzamt Dortmund-Hörde)
Engelbert Horstkötter (Verwaltungs-Angestellter – Finanzamt Münster-Innenstadt)
Brigitte Matzke-Stienen (Verwaltungs-Angestellte – Finanzamt Köln-Altstadt)
Karl-Heinz Recker (Steueramtsinspektor – Finanzamt Münster-Innenstadt)
Hiltrud Vondenhoff (Steueramtsrätin – Finanzamt Köln-Altstadt)
Peter Voß (Leitender Regierungsdirektor – Finanzamt Münster-Außenstadt)
76
Beispielsweise waren nicht in allen bearbeiteten Steueraktenarten Einsprüche und Klagen sowie
deren Bearbeitung enthalten.
77
Aufzählung in alphabetischer Reihenfolge.
172
Inhaltliche Untersuchung
Einkommensteuerakten:
Kurzdefinition:
Die Einkommensteuer ist eine Personensteuer, bei der das Einkommen Grundlage und Gegenstand der Besteuerung ist. Die Einkommensteuer umfasst: 1. Lohnsteuer: Sie wird bei
Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit durch direkten Abzug vom Arbeitslohn erhoben; 2.
Veranlagte Einkommensteuer: Ihr unterliegen alle Steuerpflichtigen (unterschieden nach
ledig und verheiratet), deren Jahreseinkommen einen gewissen Betrag überschreitet oder
die neben Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit, die durch die Lohnsteuer erfasst werden, Einkünfte aus anderen Quellen in Höhe eines gewissen Betrages im Jahr beziehen.
Die Feststellung der Steuerpflicht und Festsetzung der Steuerschuld durch das FA erfolgt
entsprechend dem Einkommen, das der Steuerpflichtige bezogen hat; 3. Kapitalertragsteuer: Ihr unterliegen Kapitalerträge wie z.B. Gewinnanteile aus Aktien und Zinsen.
In der Einkommensteuerakte wird der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer mitveranlagt.
Grundlage der Untersuchung:
drei Akten von freien Berufen.
Inhalt:
- Antrag auf Herabsetzung der Einkommensteuer-Vorauszahlung, enthält: Berechnung der
Vorauszahlung und Kirchensteuer
- Festsetzung der Vorauszahlung auf die Einkommensteuer und Kirchensteuer
- Einkommensteuererklärung, enthält: Informationen über Kinder, Einkünfte, Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen
- Einkünfte aus Gewerbebetrieben
- Einkünfte aus Kapitalvermögen
- Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung
- Ausländische Einkünfte und Steuern
- Bescheid über Einkommensteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer
- Vorauszahlungsbescheid über Einkommensteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer
- Kopie von Auszügen von Banken über Guthaben
- Festsetzungsvorschlag über die Vorauszahlung
- Lohnsteuerkarten des Steuerpflichtigen
- Absetzbare Werbungskosten
- Spenden- und Beitragsquittungen oder -bescheinigungen
Körperschaftsteuerakten
Kurzdefinition:
Ihr unterliegen die juristischen Personen (z.B. Kapitalgesellschaften). Sie kann in der Regel
auf die Einkommensteuerschuld der Anteilseigner angerechnet werden.
drei Akten von Unternehmen unterschiedlicher Rechtsform
Inhalt:
- Körperschaftsteuererklärung, enthält: Gegenstand des Unternehmens, Einkommen im Kalenderjahr und die Berechnung des zu versteuernden Einkommens
- Berechnung der Körperschaftsteuer, enthält: Auflistung der zu versteuernden Einkommensteile und die Steuerhöhe
173
- Anlage zur Erklärung über die gesonderte und einheitliche Feststellung der Anschaffungsund Herstellungskosten
- Voranmeldung der Investitionshilfeabgabe
Bemerkungen zum Inhalt:
Nicht regelmäßig enthielt die Körperschaftsteuerakte auch Bilanzen oder Gewinn- und Verlustrechnungen.
Eine Besonderheit stellte ein Unternehmen dar, welches einen Betriebszweig im Zonenrandgebiet unterhielt. Hier fand sich eine detaillierte Aufstellung der Sonderabschreibungen im
Zonenrandgebiet und der Investitionsprämien. Hierin war wiederum eine detaillierte Aufstellung von Inventar, Wirtschaftsgütern usw. enthalten. Die Körperschaftsteuererklärung war mit
22 Anlagen versehen und enthielt einen Antrag auf Sonderabschreibung im Zonenrandgebiet
mit der Steuerbilanz des im Zonenrandgebiet befindlichen Unternehmensteils. Zusätzlich war
in der Akte die Gewerbesteuererklärung mit acht Anlagen sowie Kopien von Spendenbescheinigungen und ein Geschäftsbericht enthalten.
Investitionszulageakten:
Kurzdefinition:
Vergünstigungen für Investitionen von Unternehmen mit dem Ziel der Konjunkturbelebung.
Akte eines Unternehmens
Inhalt:
- Antrag auf Gewährung einer Investitionszulage zur Konjunkturbelebung, enthält: Auflistung
der zu fördernden Gerätschaften und deren Preise, Rechnungen über die Anschaffung
- Festsetzung der Investitionszulage
Feststellungsakten:
Kurzdefinition:
Feststellung des Gewinns/Verlustes von Gemeinschaften und Personengesellschaften für
die spätere Festsetzung der persönlichen Einkommensteuer.
zwei Akten von Unternehmen unterschiedlicher Rechtsform
Inhalt:
- Erklärung zur gesonderten und einheitlichen Feststellung der Einkünfte des Unternehmens,
enthält: Name und Adresse des Steuerpflichtigen, Art des Betriebes (z.B. „Gewerbebetrieb“),
Betrag der Körperschaftsteuer und Kapitalertragsteuer
- Liste der Gesellschafter, enthält: ausführliche Informationen über u.a. den steuerlichen Bilanzgewinn, den Gesamtumsatz und die Summe der Löhne und Gehälter
- gesonderte und einheitliche Feststellung der Einkünfte
- Liste der steuerlichen Gewinnverteilung der Gesellschafter
- Liste der Gesellschafter mit einheitlicher Verlustfeststellung (steuerlicher Verlust)
- Liste der Gesellschafter mit Gewinnfeststellung
- Liste der Gesellschafter mit steuerlicher Gewinnverteilung
- Liste der Feststellungsbeteiligten mit Steuernummer und zuständigen FÄ
- zahlreiche Kopien von Spendenquittungen
- Festsetzung des Anteils eines verstorbenen Gesellschafters für einen Erbfall
174
Die Unterlagen sind nicht lückenlos vorhanden. Besonders die Listen finden sich teilweise
nur für eines oder wenige Jahre. In den Akten sind zum Teil ausführliche „Abschlüsse“ der
Unternehmen, die detailliert über die Geschäfte eines Jahres Auskunft geben.
Bemerkungen zur Aufbewahrungsweise:
In die Feststellungsakten sind teilweise die Gewerbesteuerakten und die Umsatzsteuerakten
lose eingelegt.
Gesonderte Feststellungsakte nach §47 KStG:
Kurzdefinition:
Ermittlung der Ausschüttungen von Kapitalgesellschaften als Grundlage für die Körperschaftsteuerberechnung.
Akte einer Aktiengesellschaft
Inhalt:
- Erklärung zur gesonderten Feststellung von Teilbeträgen des verwertbaren Eigenkapitals,
enthält: Teilbeträge
- gesonderte Feststellung von Teilbeträgen des verwertbaren Eigenkapitals, enthält: Teilbeträge mit kurzer Begründung
Umsatzsteuerakten:
Kurzdefinition:
Eine Steuer auf Lieferungen und sonstige Leistungen, auf den Eigenverbrauch eines Unternehmens sowie auf die Einfuhr von Gegenständen in das Zollgebiet (EinfuhrUmsatzsteuer). Die in Zahlungen für Vorleistungen anderer Unternehmen enthaltene Umsatzsteuer wird als Vorsteuer von der Steuerschuld abgezogen. Steuerträger ist letztlich der
Endverbraucher.
Inhalt:
- Umsatzsteuererklärung, enthält: Firmenzweck, Berechnung der Umsatzsteuer mit detaillierten Angaben über die Umsätze
- Umsatzsteuerberechnungsbogen, enthält: Umsatzsteuerschuld
- Abrechung der Umsatzsteuer
- Umsatzsteuer-Überwachungsbogen (UST-VA), enthält: Informationen zu den Steuerbeträgen, den Steuerpflichtigen, den Vorsteuern und Vorauszahlungen
Umsatzsteuervoranmeldungsakten78:
78
Seit 1999 wird eine Stapelablage für die Umsatzsteuervoranmeldungsakten geführt, welche die
Formulare enthält, die entweder händisch in elektronische Form überführt, oder eingelesen werden
und dann in der weiteren Bearbeitung nur zur Überprüfung der in elektronischer Form vorhandenen
Daten gebraucht werden (z.B. Überprüfung einer Unterschrift). Daher finden sich in den Umsatzsteuervoranmeldungsakten nach 1999 diese Formulare nicht mehr, während sie in den Akten vor 1999
noch enthalten sind.
175
Kurzdefinition:
siehe Umsatzsteuerakten
drei Akten von Unternehmen
Inhalt:
- „Kontoauszug“; enthält: Grundangaben wie z.B. Name, Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Schätzungsvorschlag über die Umsatzsteuervorauszahlung, enthält:
Umsätze
Vorsteuern
Vorauszahlung
Verspätungszuschlag
Erläuterungen (standardisiert)
- Umsatzsteuerüberwachungsbogen, enthält: Umsätze, Vorsteuerabzüge, Vorauszahlung
- Grunddateiauszug, enthält: Grunddaten des Steuerpflichtigen
- Beschreibung der umsatzsteuerlichen Sachverhalte
- Einsprüche
In besonderen Fällen liegt ein Bericht des Insolvenzverwalters bei, der z.B. Aufschluss gibt
über persönliche Verhältnisse des Schuldners, Ursachen der Insolvenz und Fortführungsmöglichkeiten des Unternehmens, Vermögensübersicht, pfändbarer Gehaltsanteil, Anträge
und Beschlüsse der Gläubigerversammlung.
Stapelablage für die Umsatzsteuervoranmeldungsakten79:
Kurzdefinition:
siehe Umsatzsteuerakten
vier Akten von Unternehmen
Inhalt:
- Umsatzsteuer-Voranmeldung/Anmeldung der Umsatzsteuer-Vorauszahlung, enthält:
Lieferungen
sonstige Leistungen und Eigenverbrauch
innergemeinschaftliche Erwerbe
abziehbare Vorsteuerbeträge
Anmeldung der Umsatzsteuer im Abzugsverfahren
- Antrag auf Dauerfristverlängerung/Anmeldung der Sondervorauszahlung, enthalten: Angaben zur Umsatzsteuervorauszahlung und Sondervorauszahlung
- Umsatzsteuer-Grundangaben, enthalten: Name, Steuer- und FA-Nummer
- Eingabebogen der Umsatzsteuer-Vorauszahlung, enthalten: siehe UmsatzsteuerGrundangaben
- Schätzungsvorschlag, enthält: siehe Umsatzsteuervoranmeldung
- Zustimmungsvorschlag über Umsatzsteuer-Vorauszahlung, enthält: Steuerhöhe
Gewerbesteuerakten:
79
Hier werden die Formulare abgelegt, die seit 1999 aufgrund der halbelektronischen Datenverarbeitung nicht mehr Eingang in die Umsatzsteuervoranmeldungsakten finden.
176
Kurzdefinition:
Die Gewerbesteuer ist bundeseinheitlich geregelt. Steuerbemessungsgrundlage ist der Gewerbeertrag und war bis 1998 außerdem das Gewerbekapital80. Seit 1969 muss ein Teil des
Gewerbesteueraufkommens an Bund und Länder abgeführt werden. Zum Ausgleich erhalten die Gemeinden einen Teil des Einkommensteuerertrags.
Inhalt:
- Gewerbesteuerklärung, enthält:
Betriebsart
Besitz
Schulden
Einheitswert
Gewerbeertrag
Gewerbekapital
- Festsetzungsbescheid über den einheitlichen Gewerbesteuermessbetrag
- Formular für die Zerlegung der Gewerbesteuer (bei Ansiedlung eines Unternehmens in
mehreren Gemeinden), enthält:
Arbeitslöhne an den jeweiligen Betriebsstätten
Gewinn
Zinsen
Einheitswert
Gewerbesteuermessbetrag
- Bescheid über die Zerlegung des Gewerbesteuermessbetrages
Die Anlagen zur Gewerbesteuererklärung enthalten Festsetzungsvorschläge mit teilweise
sehr detaillierten Informationen über das Unternehmen.
In den Unterlagen befinden sich zum Teil Überwachungsbögen (UST-VA) der Umsatzsteuerveranlagung, welche Informationen zu den Steuerbeträgen, den Steuerpflichtigen, den Vorsteuern und Vorauszahlungen enthalten.
Vermögensteuerakten81:
Kurzdefinition:
Die Vermögenssteuer war wie die Einkommensteuer eine direkte Steuer, deren Bemessungsgrundlage das Gesamtvermögen des Steuerpflichtigen unter Berücksichtigung von Freibeträgen war.
Inhalt:
- Vermögensteuererklärung, enthält: Daten über den Steuerpflichtigen, seine nächsten Verwandten und den Wert des Betriebes, sowie Steuererstattungsansprüche; Vermögensteuererklärungen können detaillierte Angaben zum Gesamtvermögen enthalten wie:
Grundvermögen
80
Die Gewerbekapitalsteuer floß in die Feststellung des Gewerbesteuermessbetrages ein und erfolgte
mit einer einheitlichen Gewerbesteuererklärung. Seit 1998 wird der Gewerbesteuermessbetrag nur
noch nach dem Gewerbeertrag festgestellt.
81
Die Steuer wird seit 1998 nicht mehr erhoben.
177
Betriebsvermögen von Beteiligungen an Gesellschaften
Zahlungsmittel und laufende Guthaben
Wertpapierbeteiligungen
Schulden
Erbzins, Nießbrauch etc.
- Festsetzung der Vermögensteuer, enthält: Festsetzung der Steuer vor allem aufgrund der
Informationen aus der Vermögensteuererklärung.
- Mitteilungen anderer FÄ über den Einheitswert von Grundstücken in deren Finanzamtsbezirk
- Bescheinigungen über Beteiligungen
- Unterlagen zur „Hauptentschädigung“, enthält: Angabe des Vermögens nach dem Krieg
- Einheitswertbescheid und Grundsteuermessbescheid
Die Anlagen zur Vermögensteuererklärung sind teilweise sehr aussagekräftig und können
Auflistungen der gezahlten Steuern enthalten sowie detaillierte Auflistungen der Besitzposten
und Schuldenposten.
Soforthilfeabgabeakten und Vermögensabgabeakten:
Kurzdefinition:
Mit dem Soforthilfegesetz von 1949 wurde die erste Handhabe zur nachträglichen gleichmäßigeren Verteilung der Kriegs- und Kriegsfolgelasten getroffen. Die Einziehung der Soforthilfeabgabe wurde der Finanzverwaltung übertragen. Mit dem Lastenausgleichsgesetz 1952
wurde die Verteilung der Kriegs- und Kriegsfolgelasten auf eine neue Rechtsgrundlage gestellt. Fürderhin firmierte die Soforthilfeabgabe unter dem Namen Vermögensabgabe.
22 Akten von Unternehmen und Privatpersonen
Inhalt:
- Vermögenserklärung, Vermögensanzeige und Selbstberechnung der Soforthilfeabgabe,
enthält: teilweise sehr detaillierte Vermögensaufstellung, Angaben über Kriegsschäden sowie bei Firmen auch eine Aufstellung der Beteiligungen
Selten sind die Akten umfangreicher als 10-15 Blätter. Ein sich in Abwicklung befindliches
Unternehmen wies eine ungewöhnlich dicke Akte auf, da Anträge auf Stundung, Einsprüche
gegen die Festsetzung usw. enthalten waren.
Teilweise wurden die Akten der Soforthilfeabgabe zusammen mit der später erhobenen
Vermögensabgabe zusammengelegt und in einem Heft weitergeführt. Zum Teil wurden die
Formulare der Soforthilfeabgabe noch weit bis in die 1950er Jahre hinein genutzt. In den
meisten Fällen entstand jedoch ein sehr dünnes Heft „Soforthilfeabgabeakten“, das Auf-
178
schluss über die Vermögensverhältnis in den Jahren 1949-1952 gibt und oftmals auch Angaben über die Kriegsschäden enthält82.
Einheitswertakten/Einheitswertakten (für das Betriebsvermögen)83:
Kurzdefinition:
Der Einheitswert ist der Steuerwert zur Feststellung der Besteuerungsgrundlagen für die
Vermögen-, Erbschaft-, Grund- und Gewerbekapitalsteuer nach einheitlichen Bewertungsgrundsätzen.
fünf Akten von Unternehmen unterschiedlicher Rechtsform
Inhalt:
- Vermögensaufstellung zur Ermittlung des Einheitswertes, enthält: Betriebsvermögen in
Form einer detaillierten Aufstellung der Besitz- und Schuldenposten
- Einheitsbewertung, enthält: detaillierte Aufstellung von Vermögen und Schulden sowie die
Festsetzung des Einheitswertes eventuell mit Zusatzbemerkungen
- Einheitswertbescheid, enthält: Einheitswert
- Festsetzung des Grundsteuermessbetrages, enthält: Grundsteuermessbetrag
- Mitteilungen anderer FÄ über den Einheitswert von Grundstücken in deren Finanzamtsbezirk
- Übersicht über die Beteiligungen an anderen Unternehmen
- Ermittlung des Einheitswertes der Beteiligungen
- Einheitswertermittlung des Unternehmens (Hauptfeststellung) und den Beteiligungen an
anderen Unternehmen
- Mitteilungen über den gemeinen Wert, enthalten: Beteiligungen der Gesellschafter
- Einheitswert-Eigentümer-Mitteilungen, enthalten: Betriebsvermögen und den Anteil der
Gesellschafter daran
82
Es wäre genauer zu prüfen, ob es mit Hilfe der Soforthilfeabgabeakten möglich ist, eine beinahe
lückenlose Überlieferung der Vermögensverhältnisse der bundesrepublikanischen Bevölkerung – oder
vielleicht nur in Bezug auf kleinere Gebietseinheiten – in einem eng begrenzten Zeitraum zu schaffen.
Dies wäre besonders interessant, weil es sich erstens um eine in wirtschaftlicher Hinsicht sehr bewegte Zeit handelte, zweitens durch die Wirren des Krieges, wie z.B. Bombenkrieg und Zerstörung der
meisten deutschen Großstädte, Vertreibung oder andere Schicksalsschläge viele Menschen und Familien vor einem Neuanfang standen, drittens die Kriegs- und Kriegsfolgeschäden pro Steuerpflichtigem dokumentiert werden könnten und viertens durch die teilweise Neu- und Umverteilung ein Ausgangspunkt für die weitere wirtschaftliche Entwicklung der bundesdeutschen Bevölkerung entstand,
der im Ganzen – oder zumindest für sinnvoll abgegrenzte Gebietseinheiten – zu dokumentieren Wert
wäre. Zu der Lastenausgleichsverwaltung aus der Sicht der Kommunalarchive: Bogumil, Karlotto, u.a.,
Bewertungsempfehlungen für die Übernahme von Lastenausgleichsakten durch Kommunalarchive, in:
Der Archivar, Jg. 42, 1989, Sp. 175-188; Stehkämper, Hugo, a.a.O., Sp. 177-191; zum Soforthilfe- und
Lastenausgleichsgesetz: Kühne, Walter/Wolff, Bernhard, (Hrsg.), Soforthilfegesetz mit sämtlichen
Vorschriften über die Soforthilfeabgabe und die Leistung der Soforthilfe, Göttingen [1949]; Kühne,
Walter/Wolff, Bernhard, Kommentar zum Soforthilfegesetz in der Fassung des Änderungsgesetzes
vom 8. August 1950, Göttingen 1950; Kühne, Walter, Die Soforthilfeabgabe in der Praxis, Köln 1949;
Conrad, Wilhelm, Von der Soforthilfe zum Lastenausgleich, Göttingen 1951; Neuhoff, Hans, Der Lastenausgleich. Eine Einführung in das deutsche Lastenausgleichsrecht, Bonn/Brüssel/New York 1963;
Nahm, Paul, Der Lastenausgleich, 2. Aufl., Stuttgart 1967.
83
Einheitswertakten bestimmen ausschließlich den Einheitswert der Immobilien. Einheitswertakten (für
das Betriebsvermögen) bestimmen zusätzlich den Wert der Mobilien, wie z.B. Maschinen, halbfertige
Erzeugnisse, Rohstoffe und auch „gedankliches Kapital“. Beide Aktenarten wurden zusammen untersucht.
179
Teilweise sind in die Einheitswertakten die Außenprüfungsakten bei Veranlagungsstellen
lose eingelegt.
Bilanzakten84:
Kurzdefinition:
Gegliederte Gegenüberstellung aller am Bilanzstichtag in einem Unternehmen eingesetzten
Werte nach Verbindlichkeiten (Passiva) und Vermögenswerten (Aktiva) unterteilt nach Anlage- und Umlaufvermögen. Zusammen mit der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (ErfolgsBilanz) bildet die Bilanz den Gesamtabschluss des Rechnungswesens eines Unternehmens
für ein Geschäftsjahr85.
zwei Akten von Betrieben
Inhalt:
- Gewinn-und-Verlust-Rechnung
- Erläuterungen zur Bilanz, enthält:
Vermögen
Schulden
Berechnung des Wareneinsatzes
Berechnung des Sollumsatzes
Berechnung des Rohgewinns
Berechnung des Gewinns durch Vermögensvergleich
Geringwertige Wirtschaftsgüter
Außerordentlicher Aufwand zum Teil mit Erläuterungen
Außerordentlicher Ertrag zum Teil mit Erläuterungen
Ertragslage
Inventarerläuterungsbogen, enthält: detaillierte Aufstellung mit letztem und neuestem Buchungswert
Es können auch Kopien aus den Büchern der Firma enthalten sein, ebenso wie Grundstücksübertragungen in Kopie oder andere Rechtsgeschäfte.
Je größer und verzweigter die Firma oder das Unternehmen ist, desto umfangreicher und
aussagekräftiger sind die Bilanzakten. So finden sich im Bilanzbericht auch Kapitel über die
Entwicklung des Unternehmens oder die Berechnung der Umsatzsteuer und Gewerbesteuer aufgrund von Rückerstattungsforderungen und Gesellschaftsverträgen.
In den Bilanzakten sind die Bilanzberichte in der Regel chronologisch für jedes Jahr enthalten, so dass die Bilanzkontinuität ersichtlich ist. In die Bilanzaktenhefte sind teilweise die
Akten der Vermögenssteuer, des Einheitswertes oder der Kapitalertragsteuer lose eingelegt.
Kapitalertragsteuerakten:
Kurzdefinition:
Die Kapitalertragsteuer ist eine besondere Erhebungsform der Einkommen- bzw. Körperschaftsteuer, die durch Steuerabzug (Quellensteuer) auf bestimmte inländische Kapitalerträge erhoben wird. Die Kapitalertragsteuer wird vom Schuldner der Kapitalerträge für den
84
85
Bilanzen werden jedes Jahr für jedes Unternehmen erstellt.
Zum besondern Quellenwert der Steuerbilanz für die Forschung siehe: Spoerer, Marc, a.a.O.
180
Gläubiger einbehalten und an das FA abgeführt. Die Kapitalertragsteuer wird bei Inländern
wie eine Vorauszahlung auf die persönliche Einkommensteuerschuld des Beziehers der
Kapitaleinkünfte angerechnet. Steuerpflichtige, für die eine Veranlagung zur Einkommensteuer nicht in Betracht kommt, können beim Finanzamt eine Freistellung beantragen.
eine Akte
Inhalt:
- Kapitalertragsteueranmeldung, enthält: Angaben über die Summe, die dem Steuerabzug
unterliegt und den zu zahlenden Betrag
Im Fall der vorliegenden Akte war ein Protokoll einer Gesellschafterversammlung enthalten.
Börsenumsatzsteuerakten86:
Kurzdefinition:
Der Börsenumsatzsteuer unterlagen alle Geschäfte über Wertpapiere, wenn die Geschäfte
im Inland oder unter Beteiligung eines Inländers im Ausland abgeschlossen wurden. Die
Börsenumsatzsteuer wurde zusammen mit der Gesellschaftsteuer auch Kapitalverkehrsteuer genannt.
Inhalt:
- beglaubigte Kopien von notariellen Verträgen über Verkäufe von Firmenanteilen
- Festsetzungsformular und Festsetzungsbescheid, der zusätzlich zu den Daten, die bereits
im Vertrag genannt sind, nur die Steuerhöhe enthält
- Gesellschaftsverträge
Gesellschaftssteuerakten87:
Kurzdefinition:
Die Gesellschaftsteuer wurde bei der Gründung und einer Kapitalerhöhung von Kapitalgesellschaften erhoben. Die Gesellschaftsteuer wurde zusammen mit der Börsenumsatzsteuer auch Kapitalverkehrsteuer genannt.
zwei Akten von Unternehmen
Inhalt:
- Kopie der Urkundenrolle und des Protokolls der Gesellschafterversammlung mit Bilanzen,
Gewinn- und Verlustrechnung
- Auszüge aus dem Handelsregister
- Gesellschaftssteuerfestsetzung
In den Gesellschaftssteuerakten sind die Börsenumsatzsteuerakten teilweise lose eingelegt.
86
87
181
Vertragsakten:
Kurzdefinition:
Sammlung von Verträgen aller Art.
vier Akten von Unternehmen und Privatpersonen
Inhalt:
- Verträge und Vereinbarungen aller Art, z.B.:
Kommanditgesellschaftsverträge
Mietverträge
Finanzierungs- und Leasingverträge
Rückkaufvereinbarungen
Übernahmebestätigungen
Teilweise in die Vermögensteuerakte eingelegt.
Erlass- und Stundungsakten:
Kurzdefinition:
Die Akten werden angelegt, wenn ein Steuerpflichtiger den Erlass oder die Stundung einer
Steuerzahlung beantragt. Sie können grundsätzlich bei jeder Steuerart entstehen und sind
in der Regel den entsprechenden Steuerakten beigefügt.
zwei Akten
Inhalt:
- formloser Antrag auf Steuerstundung, enthält: Name und Adresse des Steuerpflichtigen
sowie unterschiedliche Begründungen
- Schriftwechsel mit Rechtsvertretern der Steuerpflichtigen
- Stundungsbescheid mit Informationen über den Stundungszeitraum und den gestundeten
Betrag, bzw. Ablehnungsbescheid
- Bescheid über die Stundungszinsen
Die Erlass- und Stundungsakten waren in die betreffende Steuerakte lose eingelegt.
Vertrauliche Sachen (Bp-Unterlagen)/Sonderakten (Sammlung des
Schriftguts, das nicht den Finanzgerichten zugänglich zu machen ist)88:
Kurzdefinition:
Enthält Kontrollmitteilungen, interne Berichte der Betriebsprüfung und der Steuerfahndung.
drei Akte von Betrieben
Inhalt:
88
Zwei Akten mit unterschiedlichem Namen, die aber demselben Zweck dienen.
182
- Vermerk über Strafen und Bußen
- Steuerfahndungsberichte
- Erfassung von Auslandsbeziehungen des Unternehmens, bzw. von Kooperationen mit ausländischen Unternehmen
- kurzer Bericht über die Prüfung „nur für das Finanzamt bestimmt“
- Betriebsprüfungsbericht89
- Bericht mit strafrechtlichem Sachverhalt „nur für die Sonderakte vertrauliche Sachen“
Veräußerungsmitteilungen:
Kurzdefinition:
Notarielle Mitteilungen über Veräußerungen und Erwerbe von Grundstücken und grundstücksgleichen Rechten.
Inhalt:
- Veräußerungsmitteilung für das Wohnfinanzamt des Veräußerers, enthält: Verkäufer sowie
Käufer und deren Adressen, Veräußerungspreis o.ä. (z.B. den Erbbauzins bei derartigen
Vereinbarungen), genaue Bezeichnung des veräußerten Grundbesitzes o.ä. (s.o. Erbauzinsvereinbarungen), Datum des Übergangs und die Flur- oder Parzellenbezeichnung
- Die Veräußerungsanzeige, enthält: siehe Veräußerungsmitteilung
Außenprüfungsakten bei den Veranlagungsstellen90:
Kurzdefinition:
Seit Einführung der Abgabenordnung 1977 heißt die Betriebsprüfung Außenprüfung; siehe
Betriebsprüfungsakten.
Inhalt:
- Umsatzsteuersonderprüfungen, enthalten: Prüfung der richtigen Anmeldung und Festsetzung der Umsatzsteuer
- mehrere Berichte von Betriebsprüfungsstellen, enthalten:
Bilanztabellen
Entwicklung des beweglichen Anlagevermögens
Kapitalkontenentwicklung
Mehr- und Weniger-Rechnungen
Gewinnverteilung
Vermögensaufstellung
Aufteilung des Betriebsvermögens
Gesellschaftsverhältnisse
Zweigbetriebe
Unternehmereinheit-Unternehmenseinheit91
Buchprüfung
89
Siehe Betriebsprüfungsakten mit Betriebsprüfungsbericht.
Außenprüfung ist der Oberbegriff für die von der Finanzverwaltung durchzuführenden Prüfungen,
z.B. Betriebsprüfung, Lohnsteuer-Außenprüfung oder Umsatzsteuer-Sonderprüfung.
91
Unternehmenseinheit: Zum Unternehmen gehören sämtliche Betriebe oder berufliche Tätigkeiten
desselben Unternehmens. Unternehmereinheit: Überholte Rechtsfigur.
90
183
Prüfung der einzelnen Steuerarten92
Betriebsprüfungsakten:
Kurzdefinition:
Die Betriebsprüfung ist eine regelmäßig oder nach Bedarf durch FÄ oder andere staatliche
Stellen der Finanzverwaltung vorgenommene Prüfung auf Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen bzw. auf den richtigen Ausweis steuerpflichtiger Geschäftsvorfälle, meistens
beschränkt auf eine Prüfung der Handelsbücher (Buchprüfung).
Inhalt:
- Betriebsprüfungsbericht, enthält:
Ausführungen über die betrieblichen Verhältnisse; diese können detailliert sein, zum
Teil finden sich aber nur Verweise auf vorherige Betriebsprüfungsberichte
Prüfung der einzelnen Steuerarten, z.B.:
Umsatzsteuer
Einkommensteuer mit Gewinn aus Gewerbebetrieb, Entnahme des Betriebsgrundstückes (Gutachten, Bodenwert, Bauwert), halbfertige Arbeiten, sonstige
Einnahmen, Rückstellungen, Betriebsteuern, Einkünfte aus Vermietung und
Verpachtung, Sonderausgaben
Vermögensteuer
Gewerbesteuer mit Aufführung des Gewerbeertrags und des Gewerbekapitals
Einheitsbewertung bzw. Einheitswertermittlung in detaillierter Form
sonstige Steuern
in Tabellenform finden sich Angaben zu
Steuerpflichtigen Umsätzen und Umsatzsteuer
Mehr- oder Weniger-Rechnungen
Kapitalentwicklung
Steuer- und Prüfbilanz
Lohnsteuerakten-Arbeitgeberakten:
Kurzdefinition:
Die Arbeitgeberstelle ist zuständig für Arbeitgeberangelegenheiten (z.B. die Erteilung von
Anrufungsauskünften nach §42e Einkommensteuergesetz (EStG) und die organisatorische
und fachliche Begleitung der Lohnsteuer-Außenprüfungen im jeweiligen Betriebsstättenfinanzamt.
fünf Akten von Unternehmen
Inhalt:
- Anrufungsauskünfte
- Arbeitgeberkarte, enthält: Grunddaten, Betriebsmerkmale, Anzahl der Arbeitnehmer und
Lohnsteueraufkommen
- Bericht über die Lohnsteueraußenprüfung, enthält: vor allem das Ergebnis
- Nachforderungsbescheid, enthält: Berechnung der Summe
- Lohnsteuerberechnungen
92
184
- Haftungsbescheid
In die Lohnsteuerakte-Arbeitgeberakten ist die Lohnsteuerprüfungsakte (AALSt) zum Teil
lose eingelegt.
Lohnsteuersammelmappe (Lohnsteueranmeldungen)93:
Kurzdefinition:
Die Lohnsteueranmeldungsstelle ist zuständig für alle Aufgaben des LohnsteuerAnmeldungsverfahrens.
Inhalt:
- Kontoauszug-Grundangaben
- Grunddatei-Auszug
- Mitteilungen über durchgeführte Lohnsteueraußenprüfung
- Erklärung zur Lohnsteueranmeldungsdatenverordnung
- Lohnsteuer-Überwachungsbogen, enthält: Lohnsteuer, Kirchensteuer, Sonstiges, Summen
pro Jahr, Solidaritätszuschlag, Gesamtbetrag der Lohnsteueranmeldung
- nachträgliche Korrektur der Lohnsteueranmeldung
- Kopien der Bescheide über Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag
- Beschluss über die Auflösung eines Unternehmens mit Kopie des amtsgerichtlichen Eintrages
- Ausdruck über Lohnsteuer, Lohnsteuerhöhe, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, Gesamtbetrag
- Verspätungszuschlag
Lohnsteueraußenprüfungsakten (Zentrale Außenprüfung Lohnsteuer –
ZALST)94:
Kurzdefinition:
Die Lohnsteueraußenprüfung hat den Zweck, die ordnungsmäßige (rechtzeitige und richtige) Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuerabzugsbeträge durch den Arbeitgeber zu
überwachen.
zwei Akten von Unternehmen
93
Die Lohnsteuersammelmappe enthält Vorgänge, die im weitesten Sinne Bestandteil der Arbeitgeberakte sind. Sie werden separat in Stehsammlern in der Lohnsteuer-Anmeldungsstelle aufbewahrt.
94
Vier Zentrale Lohnsteuer-Außenprüfungsstellen sind im Oberfinanzbezirk Münster zuständig für die
Anordnung und Durchführung von Lohnsteueraußenprüfungen bei Betriebsstätten und juristischen
Personen des öffentlichen Rechts mit jeweils mindestens 100 Arbeitnehmern sowie bei Betriebsstätten anderer Arbeitgeber mit jeweils mindestens 500 Arbeitnehmern einschließlich der dazugehörigen
Konzernunternehmen. Hierbei entstehen die Lohnsteuerprüfungsakten (ZALST), die auch zentral in
diesen vier Festsetzungsfinanzämtern verbleiben. Die dazugehörigen LohnsteueraktenArbeitgeberakten dieser Unternehmen lagern hingegen bei denjenigen Festsetzungsfinanzämtern, in
deren Finanzamtsbezirk sich die lohnsteuerpflichtige Betriebsstätte befindet.
So fällt in jeder der vier Zentralen Lohnsteuer-Außenprüfungsstellen die Lohnsteueraußenprüfungsakte (ZALST) für alle Arbeitgeber, die sich in der Prüfungszuständigkeit der jeweiligen ZALST befinden,
an.
185
Inhalt:
- Bericht über die Lohnsteueraußenprüfung, enthält Informationen zu:
Zahl der Beschäftigten
Betriebsstätten mit Ortsangabe
Beschreibung des Unternehmens
Prüfungsfeststellungen
Lohnkontenführung
Lohnabrechnung
Lohnsteuerkarten
Lohnsteuerbelege
Bezüge
Dienstwohnungen
Mieten und Grundbesitzabgaben
Grundstücksveräußerungen
Kirchensteuer
Umsatzsteuer
Steuerabzüge
Prüfungsergebnis
- Bericht „Nur für das Finanzamt“, enthält: straf- und bußgeldrechtliche Feststellungen
- Bilanzen, enthalten: siehe Bilanzakten
Da es sich um die Akten des Prüfers handelt, können mehr oder weniger detaillierte Unterlagen über das geprüfte Unternehmen enthalten sein, je nachdem, welche Unterlagen der Betriebsprüfer sich besorgt hat.
Lohnsteueraußenprüfungsakten (Allgemeine Lohnsteuer-Außenprüfung
– AALST)95:
Kurzdefinition:
siehe Lohnsteueraußenprüfungsakten (ZALST)
zwei Akten von Betrieben
Inhalt:
Siehe Lohnsteueraußenprüfungsakte (ZALST), da es sich um dieselbe Prüfungsart handelt
nur bei unterschiedlichen Unternehmensgrößen.
In die Akten sind zum Teil Sonderakten (Sammlung des Schriftguts, das nicht den Finanzgerichten zugänglich zu machen ist) und Vertragsakten lose eingelegt.
Lohnsummensteuerakten:
Kurzdefinition:
Die Lohnsummensteuer war Teil der Gewerbesteuer. Die Lohnsummensteuer konnte mit
Zustimmung der Landesregierung – neben den im Gewerbesteuergesetz zwingend vorgeschriebenen Besteuerungsgrundlagen des Gewerbeertrags und Gewerbekapitals – von den
95
Die Allgemeine Lohnsteuer-Außenprüfung – AALST ist in jedem Festsetzungsfinanzamt angesiedelt
und bearbeitet alle kleineren Betriebe, die nicht in den Aufgabenbereich der ZALST fallen.
186
Gemeineden als Besteuerungsgrundlage gewählt werden. Das Unternehmen hatte der Gemeindebehörde eine monatliche oder vierteljährliche Erklärung abzugeben, in der die unter
Zugrundelegung des von der Gemeinde festgesetzten Hebesatzes selbst zu berechnen war.
Inhalt:
- Lohnsummensteuererklärung, enthält:
Unternehmen, Adresse, Ort
Gegenstand des Unternehmens (z.B. Maschinen-, Werft- und Wagonbau)
Lohnsumme
Lehrlingsgehälter
zu versteuernde Lohnsumme
- Berechnungsbogen über die Festsetzung des Steuermessbetrages nach der Lohnsumme,
enthält: Summe der Vergütungen, Lehrlingslöhne, steuerpflichtige Lohnsumme, Steuermessbetrag
- Einspruch und Einspruchsentscheidung mit ausführlicher Begründung, Klage und Entscheidung
In diese Akten sind teilweise die Akten Erledigte Lohnsummensteuervorgänge lose eingelegt.
Erledigte Lohnsummensteuervorgänge:
Akte eines Betriebes
Inhalt:
- Lohnsummensteuererklärung, enthält: siehe Lohnsummensteuerakte
- Berechnungsbogen über die Festsetzung des Steuermessbetrages nach der Lohnsumme,
enthält: siehe Lohnsummensteuerakte
Umsatzsteuersonderprüfungsakten:
Kurzdefinition:
Prüfungsvorgänge der Umsatzsteuersonderprüfung, siehe Umsatzsteuerakten.
vier Akten von Unternehmen unterschiedlicher Rechtsform
Inhalt:
- Auswertungsverfügung zum Bericht über die Umsatzsteuer-Sonderprüfung, enthält: Prüfungsergebnis bzgl. strafrechtlicher Relevanz, Berichtigung der Versteuerung, Anordnung
einer Wiederholungsprüfung
- [Prüfungs]Bericht, enthält:
Allgemeine Angaben:
Rechtsform des Unternehmens
letzte Prüfung
Art der Buchführung
Besteuerungsart
Übereinkunft mit dem Steuerpflichtigen
187
Prüfungsfeststellung:
Unternehmensgegenstand
Handelspartner
Innergemeinschaftlicher Erwerb:
falsche Versteuerung von Waren, die aus dem Ausland beschafft wurden
Prüfungsergebnis: z.B. Nachversteuerung
Tabellen über bisher vorangemeldete Beträge und Vorsteuerabzug
- Kopien von Quittungen über die betreffenden Waren
- Kopien der Sachkonten-Saldenliste
- Absetzung der Prüfung vom Prüfungsgeschäftsplan, enthält: Darstellung des Sachverhalts,
Begründung der Beendigung der Prüfung
Eine Akte enthielt die Anforderung von Informationen von der Bundesanstalt für Finanzen (Außenstelle Saarlouis) zur Kontrolle des innergemeinschaftlichen (EU) Erwerbs, welche pro EU-Land Steuerbemessungsgrundlagen beinhalteten.
Erbschaftssteuerakten:
Kurzdefinition:
Die Erbschaftsteuer ist eine Steuer auf den Vermögensübergang durch Tod. Der Besteuerung wird das dem einzelnen Erben zufallende Erbe zugrunde gelegt (Erbanfallsteuer). Als
Erwerb von Todes wegen gelten:
- der Erwerb durch Erbanfall
- der Erwerb durch Vermächtnis und vermächtnisähnliche Erwerbe
- der Erwerb aufgrund eines geltend gemachten Pflichtanteilanspruchs
- der Erwerb durch Schenkung auf den Todesfall
- der Erwerb aufgrund eines vom Erblasser geschlossenen Vertrages, insbesondere der Anfall einer Lebensversicherungssumme
sechs Erbschaftsteuerakten von Unternehmen und Privatpersonen
Inhalt:
- Grunddaten für Einzelsteuerfälle bzw. Erbberechtigte, enthält: Name, Wohnort und Anschrift
- Erbschaftsteuererklärung, enthält: Namen der Erben, Angaben zu Nachlassgegenständen:
landund forstwirtschaftliches Vermögen
Grundvermögen
Betriebsvermögen
sonstiges Vermögen
Verbindlichkeiten
Reinwert
- Erbschaftsteuerbescheid (pro Erbberechtigtem), enthält: Erbanteil („Berechnung des steuerpflichtigen Erwerbs“) und die Höhe der festgesetzten Steuer
- Schreiben von Versicherungen, enthalten: Bestätigung der Erbberechtigung
- Schreiben von Banken, enthalten: Angaben über die Erbmasse, bzw. des vorhandenen
Vermögens96
- Mitteilung des Vermögens für Erbschaftsteuerzwecke, enthält: Vermögen und eine Auflistung der zu vererbenden Grundstücke und deren Einheitswert
- Kopien von Quittungen der Bestattungskosten
- Einsprüche und Einspruchentscheidungen mit ausführlicher Begründung
96
Zum großen Teil Kopien.
188
- Kontrollmitteilungen für Erblasser und Erwerber
- Kopien von Testamenten
- Erbscheine mit Angaben der Erben
- Kopien von Grundstückskaufverträgen
- Kopien aus der Vermögensteuerakte
Einspruchsverfahren und Kontrollmitteilungen enthielten viele Unterlagen in Kopie, die in der
Akte bereits enthalten waren.
Die Erbschaftsteuerakte eines Bauern enthielt die Kopie eines Erbscheins und des Hoffolgezeugnisses. Letzteres enthielt den Namen des Hoferben und die Namen der Erben des hoffreien Vermögens.
Bei Betrieben wurde der Einheitswert des Betriebsvermögens für erbschaftsteuerliche Zwecke ermittelt.
In die Erbschaftsteuerakten waren oftmals Erlass- und Stundungsakten lose eingelegt.
Schenkungsteuerakten:
Kurzdefinition:
Siehe Erbschaftsteuer, die Schenkung geschieht jedoch „unter Lebenden“.
zwei Akten
Inhalt:
- Kopien von notariellen Verträgen (z.B. Übertragungsvertrag) über Schenkungen, enthalten:
Schenkungsgegenstand, Wert des Schenkungsgegenstandes, bei Grundstücken
Plan mit Lage von Grundstücken
- Schenkungsteuererklärung
- Angaben zur vorläufigen Ermittlung des Grundstückwertes, enthalten: z.B. Mieteinnahmen
und Feststellung des Grundstückswertes
- Mitteilung über die gesonderte Feststellung des Grundbesitzwertes, enthält: detaillierte Berechnung anhand der Mieteinkünfte unter Einbeziehung der Alterswertminderung
- Beleg der Versicherung über die Übertragung der Lebensversicherung
- Schenkungsteuerbescheid, enthält: Wert des Erwerbs und Steuerfestsetzung
- Anlage zum Schenkungssteuerbescheid, enthält:
Verkehrswert der Schenkung
Verkehrswert der Gegenleistung
Verkehrswert der Bereicherung
Steuerwert der Leistungen des Schenkers
Steuerwert der Bereicherung des Beschenkten
Steuerwert der freigiebigen Zuwendung.
- Aufteilung der Schenkung auf die Berechtigten, enthält: Feststellung des Wertes der
Schenkung
- Kopie Schenkungsvertrag, enthält: notarielle Verträge (ohne notarielle Beglaubigung)
- Einspruchsverfahren
189
Grunderwerbsteuerakten97:
Kurzdefinition:
Steuer auf den Erwerb von inländischen Grundstücken und darauf gerichtete Verpflichtungsgeschäfte. Steuerbemessungsgrundlage ist der Kaufpreis samt Nebenkosten.
neun Akten von Unternehmen unterschiedlicher Rechtsform und Privatpersonen
Inhalt:
- Arbeitsübersicht/Freistellungsverfügung
- Veräußerungsanzeige, enthält:
Adresse und Name des Anzeigepflichtigen und des Veräußerers
Angabe des Grundstücks
Grundbuchblatt, Gemarkung, Flur, Flurstück/Parzelle, Größe
Rechtsvorgang
Übertragung, Kauf, Tausch, Schenkung usw., Datum der Übertragung, Gegenleistung
- notarieller Vertrag und Kopie vom „Übertragungsvertrag an einem Grundstück“
- bei der Spaltung einer Firma
diverse notarielle Verträge in Kopie über
Spaltungsplan der Firma
Gewährung von Anteilen
Auflistung von Vermögen, Grundbesitz, Schulden, sonstige Verbindlichkeiten
Liste des Personals mit Adressen
Gesellschaftsverträge der beteiligten oder betroffenen Unternehmen
- Bescheid über Grunderwerbsteuer, enthält:
Steuerfestsetzung und Berechnung
Sachverhalt
Besteuerungsgrundlage, Grundbesitzwert
Kaufpreis
eventuell Hypotheken-Übernahme
Vermessungskosten
Maklergebühren
Unterschiedliche Gegenleistungsmöglichkeiten
- Zahlungs- und Änderungsmitteilung, enthält: Hauptschuld, Verbleibende Hauptschuld,
Rückstand
- Bescheid über die gesonderte Feststellung der Besteuerungsgrundlage für die Grunderwerbsteuer mit Anlage, enthält: Bedarfswert, Steuerbegünstigung, der Besteuerung zugrunde liegender Wert,
- Mitteilungen über die gesonderte Feststellung des Grundbesitzwertes für den Zweck der
Grunderwerbsteuer, enthält:
Art des Gegenstandes (z.B. bebautes Grundstück)
Wert der wirtschaftlichen Einheit
Ermittlung des Grundbesitzwertes
Ermittlung des Wertes des Grunds und Bodens
97
Grundsätzlich sind drei unterschiedliche Fälle von Grunderwerbsteuerakten zu unterscheiden. Freistellungen von der Grunderwerbsteuer, „normale“ Fälle, bei denen Eigentumswohnungen oder
Grundstücke und Häuser den Besitzer wechseln und „besondere“ Fälle, z.B.: Massenverkäufe von
Mietwohnungen oder Grundstücken durch große Baugesellschaften oder Industrieunternehmen, zum
Teil an andere Unternehmen, die dem gleichen Konzern oder der gleichen Konzerngruppe angehören.
Dementsprechend unterschiedlich sind die Akten, von denen für alle drei Fälle einige durchgesehen
wurden. Die dadurch gesammelten Informationen wurden anschließend zusammengeführt.
Die Verwaltung der Grunderwerbsteuer wird von wenigen FÄ für alle übrigen FÄ halbzentral vorgenommen. Grunderwerbsteuerakten entstehen somit nicht in allen Festsetzungsfinanzämtern.
190
Ermittlung des ertragsteuerlichen Gebäudewertes
Kraftfahrzeugsteuerakten98:
Kurzdefinition:
Die Kraftfahrzeugsteuer ist eine Verkehrsteuer (Aufwandsteuer) und wird bei Zwei- und
Dreirad-Kfz sowie bei Pkw nach dem Hubraum bemessen, bei allen anderen Fahrzeugen
nach dem höchstzulässigen Gesamtgewicht.
1. Abgabe eines Steuerpflichtigen an ein anderes FA
zwei Akten
Inhalt:
- Schreiben des neu zuständigen FA über die Übernahme, enthält: Kennzeichen des KfZ,
Name und Adresse des Steuerpflichtigen
- Auszug aus dem Speicherkonto zur Abgabe der Besteuerung an das FA, enthält: Steuernummer, Kraftfahrzeugsteuer, Tilgung, Gesamtschuld
- Übernahmebestätigung des übernehmenden FA
2. Übernahme eines Steuerpflichtigen von einem anderen FA
zwei Akten
Inhalt:
- Kraftfahrzeugsteuer-Hinweismitteilung, enthält: Name, Adresse, Besteuerungsgrundlage
und detaillierte Angaben über das Fahrzeug
- Verfügung über die Verlegung an das neu zuständige FA
- Schreiben des abgebenden FA wegen Übernahme durch das neu zuständige FA
- Kraftfahrzeugsteuer-Zugangsbeleg des übernehmenden FA mit Bitte um Informationen
- Änderungsnachweis des abgebenden FA, enthält: Adresse, Name, Fahrzeugdaten
- Auszug aus dem Kraftfahrzeugsteuer-Konto, enthält: Name und Adresse des Steuerpflichtigen, Besteuerungsgrundlage
- Auszug aus dem Kraftfahrzeug-Speicherkonto zur Abgabe der Besteuerung, enthält: Fahrzeugdaten, Kraftfahrzeugsteuer, Tilgung, Gesamtschuld, Name und Adresse des Steuerpflichtigen
- Stammdaten der Kraftfahrzeugsteuer, enthalten: Name und Adresse des Steuerpflichtigen,
Kennzeichen des KfZ, Beginn der Steuerpflicht, Tag der Erstzulassung
98
Früher wurde die Anmeldung bzw. Abmeldung des KfZ beim Straßenverkehrsamt vorgenommen,
dieses sandte die Akten an das zuständige FA, welches die Steuer festlegte. Dann wurden diese Informationen in eine Zentralstelle nach Düsseldorf versandt, wo der Bescheid erstellt wurde. Dieser
Bescheid wurde wieder an das FA geschickt, welches ihn an den Steuerpflichtigen weiterleitete. Zu
jedem KfZ entstand eine Akte. Diese Akten sind alle längst vernichtet. Das Verfahren wird heute noch
so praktiziert, allerdings im Datenträgeraustausch.
Zur Zeit entstehen nur Akten, wenn 1. Steuerpflichtige an andere FÄ abgegeben werden, wenn 2.
neue Steuerpflichtige von anderen FÄ übernommen werden, wenn 3. ein Steuerpflichtiger dem Amt
schreibt und wenn 4. Postzustellungen unzustellbar sind. Der übrige Datenverkehr läuft elektronisch
über die Straßenverkehrsämter und das Landesrechenzentrum in Düsseldorf. Die Fälle 3. und 4. der
Aktenbildung werden in die Untersuchung nicht mit einbezogen, da der Informationswert der Akten
allzu gering ist.
Die Verwaltung der Kraftfahrzeugsteuer wird von wenigen FÄ für alle übrigen FÄ halbzentral vorgenommen. Kraftfahrzeugsteuerakten entstehen somit nicht in allen Festsetzungsfinanzämtern.
191
Versicherungsteuerakten99:
Kurzdefinition:
Der Versicherungsteuer, die zu den Verkehrsteuern gehört, unterliegt die Zahlung von Versicherungsentgelten (Prämien, Beiträge). Ob das Versicherungsverhältnis durch einen Vertrag oder auf sonstige Weise (z.B. durch Gesetz) zustande gekommen ist, spielt keine Rolle. Ausgenommen sind aber u.a. alle gesetzlichen und privaten Lebens- und Krankenversicherungen sowie die gesetzliche Arbeitslosenversicherung. Die Versicherungsteuer wird
regelmäßig vom Versicherungsunternehmen abgeführt und grundsätzlich vom Versicherungsentgelt berechnet, bei der Hagelversicherung von der Versicherungssumme.
vier Akten
Inhalt:
- Grunddatei-Auszug, enthält: Name, Adresse und Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Versicherungsteueranmeldung, enthält: Adresse, steuerpflichtiger Betrag und Steuerbetrag
- Auszug aus dem Erhebungskonto, enthält: Datum, Steuerbetrag, Vermerke, Guthaben
- Grunddaten für Einzelsteuerfälle, enthält: Name, Adresse und Steuernummer des Steuerpflichtigen vom Ertragsteuerfinanzamt
- Versicherungsteuerberechnungsbogen/Versicherungsteuerbescheid, enthält: Festsetzung
der Steuer
- bei Steuerproblemen, z.B. ausbleibender Zahlung, Schriftwechsel
Jeder Steuerpflichtige erhält bei jeder Einzelsteuerart eine andere Steuernummer.
In die Versicherungsteuerakten waren zum Teil Betriebsprüfungsakten eingelegt100.
Feuerschutzsteuerakten:
Kurzdefinition:
Gegenstand der Feuerschutzsteuer ist die Entgegennahme von Versicherungsentgelten
(Prämien, Beiträge) aus Feuerversicherungen, wenn die versicherten Gegenstände im Inland sind. Steuerschuldner ist der Versicherer. Er hat die Feuerschutzsteuer selbst zu berechnen (Steueranmeldung) und an das zuständige FA zu entrichten.
zwei Akten
Inhalt:
99
Grundsätzlich können vier unterschiedliche Akten entstehen: die von ausländischen Versicherern,
von inländischen Versicherern, von Bevollmächtigten und von Versicherungsnehmern. Die verschiedenen Akten bieten jedoch kaum unterschiedliche Informationen und ähneln sich von Aufbau und Inhalt sehr. Von jeder Aktenart wurde eine Akte untersucht. Die dadurch gesammelten Informationen
wurden anschließend zusammengeführt.
100
Es existieren zwei Arten von solchen in die Versicherungsteuerakten eingelegten Betriebsprüfungsakten: Einmal Auszüge von normalen Betriebsprüfungen, welche die Versicherungsteuer betreffen oder besondere Versicherungssteuerprüfungen, deren Unterlagen nur in der Versicherungsteuerakte enthalten sind.
192
- Feuerschutzsteueranmeldung, enthält:
zu versteuernder Betrag
Versicherungsentgelte aus Feuerversicherungen
Feueranteile aus Gebäudeversicherungen
Feueranteile aus Hausratsversicherung
Steuerbetrag
- Auszug aus dem Speicherkonto, enthält: Datum, Steuerbetrag, Vermerke, Guthaben
Rennwett- und Lotteriesteuerakten101:
Kurzdefinition:
Der Rennwettsteuer unterliegen die aus Anlass von Pferderennen an einem Totalisator oder
bei einem Buchmacher abgeschlossenen Wetten. Der Lotteriesteuer unterliegen im Inland
veranstaltete öffentliche Lotterien, Ausspielungen und Oddset-Wetten. Von ihr werden neben der staatlichen Klassenlotterie vor allem das Zahlenlotto und grundsätzlich auch der
Fußballtoto erfasst. Der Steuer unterliegen auch ausländische Lose und Spielausweise,
wenn sie ins Inland eingebracht werden.
vier Akten
Inhalt:
- Anmeldung zur Rennwett- und Lotteriesteuer, enthält: vor allem zu versteuernder Betrag,
Steuerbetrag
- Spielpläne für die Verlosung, enthalten: das zu Verlosende
- Anmeldung zur Versteuerung inländischer Lotterien und Ausspielungen
- Anzeige der Lotteriegesellschaft über Lotterie- und Sportwettsteuer von eingenommenen
Spielumsätzen und Bearbeitungsgebühren (der unterschiedlichen Lotterien), enthält:
Lotteriesteuernummer
Lotterie-, Wettart
eingenommene Spielumsätze
Bearbeitungsgebühren
Steuersatz
Gesamtsteuer
- Rennwettsteueranmeldung (Rennvereine), enthält: Wetteinsätze (pro Wettart – Sieg, Platz,
Einlaufwette), Steuerbetrag, erstattete Steuer aufgrund gesetzlicher Bestimmungen die Pferdezucht betreffend, zu entrichtender Steuerbetrag
- Computerausdruck des Totalisators als Rennwettsteuernachweis (Ersatz des Steuerpflichtigen für das Ausfüllen der Rennwettsteueranmeldung)
- Rennwettsteueranmeldung (Buchmacher), enthält: Wettbeträge, zurückgegebene Wetteinsätze, zu versteuernder Betrag, Steuerbetrag
- Genehmigung der Lotterie durch die zuständigen Behörden
- Genehmigungen des Betreibens eines Totalisators und von Wettannahmestellen außerhalb
der Rennbahn durch die zuständigen Behörden mit Gebührenfestsetzung
101
Auch bei dieser Steuer können vier Fälle unterschieden werden: Buchmacher, Rennvereine, Dauerlotterien und Einzellotterien („gelegentliche Fälle“). Die verschiedenen Akten waren weder im Aufbau
noch im Inhalt sehr verschieden. Von jeder Aktenart wurde eine Akte untersucht. Die dadurch gesammelten Informationen wurden anschließend zusammengeführt.
193
- Zulassung von Buchmachern durch die zuständigen Behörden
- Renntagabsage
In die Rennwett- und Lotteriesteuerakten waren zum Teil Betriebsprüfungsakten eingelegt102.
Spielbankabgabeakten:
Kurzdefinition:
Die Spielbankabgabe ist eine Steuer besonderer Art, die von den Spielbankunternehmen an
Stelle der sonst anfallenden Einzelsteuern zu entrichten ist. Steuerpflichtiger ist der Betreiber einer öffentlichen Spielbank. Die Spielbankabgabe wird vom Bruttospielertrag berechnet, d.h. von dem täglichen Saldo aus den Einsätzen und Gewinnen der Spieler. Sie beträgt
in der Regel 80% der Bruttospielerträge. Davon werden 65 % an das Land und 15 % an die
Stadtverwaltung der jeweiligen ansässigen Spielbank abgeführt. Die Richtigkeit der Angaben der Spielbankbetreiber wird durch Bedienstete der Finanzverwaltung vor Ort, den in der
Sielbank im Schichtdienst arbeitenden Revisoren überprüft.
Diese Aktenart wurde per „Ferndiagnose“ untersucht. Mit dem zuständigen Finanzbeamten
des die Spielbank Dortmund-Hohensyburg betreuenden FA Dortmund-Hörde wurde ein ausführliches Telephongespräch geführt und anschließen wurden dem Verfasser die Blankoformulare, die zur Bearbeitung der Spielbankabgabe nötig sind, zugänglich gemacht.
Inhalt:
- Spielbankabgabe-Anmeldung, enthält: Steuernummer, Name der Spielbank, Spielwoche,
Bruttospielertrag, Spielbankabgabe
Strafakten:
Kurzdefinition:
Akten mit Vorgängen aus Fahndungsprüfungen, die nur bei den FÄ für Steuerstrafsachen
und Steuerfahndung geführt werden. Die Festsetzungsfinanzämter erhalten lediglich zusammenfassende Berichte.
drei Akten
Inhalt:
- Betriebsprüfungsbericht103
- Kurzbericht über aufgefallene Ordnungswidrigkeiten
- Formular für Untersuchungsanleitung
- Verhandlungsprotokoll mit Urteil
- Bestätigung der Straftilgung
102
Es existieren zwei Arten von solchen in die Rennwett- und Lotteriesteuerakten eingelegten Betriebsprüfungsakten: Einmal Auszüge von normalen Betriebsprüfungen, welche die Rennwett- und
Lotteriesteuer betreffen oder besondere Rennwett- und Lotteriesteuerprüfungen deren Unterlagen nur
in der Rennwett- und Lotteriesteuerakten enthalten sind.
103
194
Teilweise waren in den Unterlagen noch Zusatzprotokolle der Verhandlungen enthalten. Auf
der anderen Seite fanden sich nicht in allen Akten die Betriebsprüfungsberichte.
195
Abkürzungsverzeichnis
5.3
A
archivwürdig
AA
Ausgleichsamt
AKG
Allgemeines Kriegsfolgengesetz
AO
Abgabenordnung
ArchivGNW
Archivgesetz Nordrhein-Westfalen
AufbewBest-FV
Bestimmungen über Aufbewahren und Aussondern von Unterlagen der Finanzverwaltung
BAA
Bundesausgleichsamt
BADV
Bundesamt für zentrale Dienste und offene
Vermögensfragen
BaFin
Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht
BArchG
Bundesarchivgesetz
BdH
Beauftragte(r) für den Haushalt
BFD
Bundesfinanzdirektion
BGBl.
Bundesgesetzblatt
BHO
Bundeshaushaltsordnung
BImA
Bundesanstalt für Immobilienaufgaben
BLB NRW
Bau- und Liegenschaftsbetrieb
BMF
Bundesministerium der Finanzen
BWGöD
Gesetz zur Regelung der Wiedergutmachung nationalsozialistischen Unrechts für Angehörige des öffentlichen Dienstes
EP
Einzelplan
EUStBefrO
Einfuhrumsatzsteuer-Befreiungsordnung
FA
Finanzamt
FHF
Fachhochschule für Finanzen
FKS
Finanzkontrolle Schwarzarbeit
FM NRW
Finanzministerium des Landes NRW
GNOFÄ
Grundsätze für die Neuorganisation der Finanzämter und die
Neuordnung des Besteuerungsverfahrens
GV NRW.
Gesetz- und Verordnungsblatt des Landes NRW
GV. NW.
Gesetz- und Verordnungsblatt des Landes NRW
HAV
Haushaltsaufstellungsverfahren
196
HÜSt
Handelsüberwachungsstelle
HZA
Hauptzollamt
LAA
Landesausgleichsamt
LAG
Lastenausgleichsgesetz
LAV NRW
Landesarchiv NRW
LBV NRW
Landesamt für Besoldung und Versorgung NRW
LDS
Landesamt für Datenverarbeitung und Statistik NRW
lfm
laufender Meter
LHO
Landeshaushaltsordnung
LRH
Landesrechnungshof
MKG
Mobile Kontrollgruppe
OFD
Oberfinanzdirektion
OFD Köln MS
Oberfinanzdirektion Köln, Dienstsitz Münster
P
Prüfung durch LAV NRW, ggf. archivwürdig
PPP
Public Private Partnership
RZF NRW
Rechenzentrum der Finanzverwaltung NRW
SAP
Soziale Ansprechpartner
StAnpG
Steueranpassungsgesetz
StBerG
Steuerberatungsgesetz
StStaG
Steuerstatistikgsetz
UStG
Umsatzsteuergesetz
ZA
Zollamt
ZFA
Zollfahndungsamt
ZFdG
Zollfahndungsdienstgesetz
ZGF
Zentrale Gesamt-Festsetzungsdatenbank
ZSt
Zentralstelle

und Landesfinanzverwaltung (Stand: Juli 2012

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