Seite 1 von 39 Outlook 2010 Auf einzelne Ordner zugreifen 1

Outlook 2010
Den eigenen Posteingang in Outlook für andere Benutzer freizugeben ist trivial. Was aber,
wenn man innerhalb des Posteingangs eine tiefverschachtelte Ordnerstruktur hat und nur einen
Teil davon freigeben möchte?
Dazu muß man ersten wissen, daß man mit den Menüfunktion “Ordner eines anderen Benutzers
öffnen” nur den Posteingang selbst, nicht aber darin enthaltene Unterordner öffnen kann. Also
muss das zu öffnende Postfach als “zusätzliches Postfach” über die Kontoeinstellungen
eingeblendet werden.
Wenn man jetzt zum Beispiel den Ordner “Lieferanten” im Posteingang freigeben möchte, der
Posteingang selbst aber nicht zugänglich sein soll, muß man einerseits im Ordner “Lieferanten”
dem User die gewünschten Zugriffsrechte geben, zusätzlich aber in allen übergeordneten
Ordnern (also dem “Posteingang” und (!) dem Postfach selbst) dem User ausschließlich das
Recht “Ordner sichtbar” zuweisen, sonst bekommt er immer einen “kann nicht geöffnet
werden” Fehler.
Was aber, wenn der jetzt freigegebene Ordner dutzende, wenn nicht hunderte von weiteren
Unterordnern hat? Die dem übergeordneten Ordner zugewiesenen Rechte können in Outlook
nicht vererbt werden. Manuelles Zuweisen der Rechte an die Unterordner macht ab einer
Menge keinen Sinn mehr. Dafür gibt es ein sehr praktisches Tool von Microsoft: PFDAVUTIL.
Wobei der Name etwas unglücklich gewählt ist: Man kann nicht nur “Public Folders” (PF)
sondern allen Ordnern damit sehr einfach Rechte zuweisen und diese auch vererben. Einfach
vorab dem übergeordneten Ordner die gewünschten Rechte zuweisen und dann das Microsoft
Exchange Server Public Folder DAV-based Administration Tool (PFDAVUTIL) herunterladen und
darin über den Menübefehl “Propagate folder ACEs” diese Rechte vererben.
Auf einzelne Ordner zugreifen
1. Klicken Sie auf Datei Öffnen Ordner eines anderen Benutzers
2. Betätigen Sie die Schaltfläche Name und wählen Sie den Benutzer aus, auf dessen
Ordner Sie zugreifen möchten.
3. Wählen Sie unter Ordnertyp, welches Outlook-Element in diesem Ordner verwaltet
wird.
4. Klicken Sie auf OK.
Diese Art des Zugriffs ermöglicht Ihnen nur den Zugriff auf den primären bzw.
Standard-Ordner (in unserem Fall Kontakte), nicht auf eventuell vorhandene
Unterordner. Sie müssen deshalb jeden Unterordner separat mit den entsprechenden
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Berechtigungen versehen. Die Berechtigungen des Haupt-Ordners vererben sich
nicht auf die Unterordner (im Gegensatz zu den NTFS-Berechtigungen). Sollten Sie
jedoch die Rechte Unterordner erstellen innerhalb einer Freigabe besitzen und einen
solchen auch einrichten, erbt dieser von Ihnen erstellte Unterordner die
Berechtigungen des Stammordners.
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Stellvertretung
Über das Register
[Datei]
[Kontoeinstellunge
n] [Stellvertretung]
können Sie eine
Person als
Stellvertreter
bestimmen. Bei
[Hinzufügen] stellt
Outlook das
Adressbuch bereit,
aus dem Sie den
Ihren Stellvertreter
auswählen können.
Wenn Sie den
Benutzer
ausgewählt haben,
können Sie ihm die
Rechte in drei
Stufen zuordnen
und festlegen, ob er eine Zusammenfassung bekommt (empfehlenswert) oder auch privat
gekennzeichnete Einträge einsehen kann.
Der Benutzer bekommt, falls Sie die Option [Automatische Zusammenfassung…] aktiviert
haben, in etwa folgende Mail:
Ich habe Ihnen für meine Ordner die folgenden Berechtigungen erteilt:
Kalender:
Stufe 3 (Elemente lesen, erstellen und ändern)
Aufgaben:
Stufe
3 (Elemente lesen,
erstellen und
ändern)
Posteingang: Stufe
2 (Elemente lesen
und erstellen)
Kontakte:
Stufe 1
(Elemente lesen)
Notizen:
Keine
Journal:
Keine
Um Ordner zu
öffnen, für die Sie
Zugriffsberechtigun
gen besitzen,
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zeigen Sie im Menü "Datei" auf "Öffnen", und klicken Sie dann auf "Ordner eines anderen
Benutzers". Bei den meisten Ordnertypen können Sie auch im Navigationsbereich auf
"Freigegebenen <Ordnertyp> öffnen" klicken, zum Beispiel im Kalendermodul auf
"Freigegebenen Kalender öffnen".
Sie werden auch Kopien der an mich gesendeten Besprechungsanfragen erhalten und
diese in meinem Auftrag beantworten können.
Nun kann der
Stellvertreter von
seinem PC aus, auf
die freigegebenen
Daten zugreifen,
wenn er wie in der
Mail beschrieben,
über [Datei] [Öffnen]
den Punkt [Ordner
eines anderen
Benutzers …]
auswählt:
Bemerkung:
Damit kann der Stellvertreter in Ihrem Posteingang bzw. den weiteren freigegebenen Ordnern nachschauen. Diese ist aber
nur solange sichtbar, bis er wieder in der Navigationsansicht auf den Posteingang klickt. Denn Aufruf über [Datei] [Öffnen]
muss man immer wiederholen, um nachzuschauen, ob neue Post vorliegt, da es nicht Navigationsbereich angezeigt wird.
Die Antworten und Weiterleitungen geschehen in Ihrem Namen (was ich bedenklich finde). Allerdings geht die Einrichtung
einfach und schnell.
2.Über das Kontextmenü [Freigabe]
•
Über diese Möglichkeit kann man das Postfach und die Ordner im
Navigationsbereich anzeigen lassen und die Rechte noch mehr differenzieren.
Dies ist ein etwas höherer Aufwand, mit dem man mehr Einstellungen vornehmen
kann.
•
Damit man das Postfach im Navigationsbereich anzeigen lassen kann, muss als
Erstes das Postfach an sich freigegeben werden. Danach folgen der Posteingang
bzw. die Ordner und Bereiche für die Freigaben vorgesehen sind. Diese müssen
alle einzeln freigegeben werden.
•
Man erreicht die Freigabe über das Kontextmenü des entsprechenden Postfaches,
indem man [Freigeben …] wählt.
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In der Registerkarte
[Berechtigungen]
kann man beim
[Hinzufügen …] das
Adressbuch von
Outlook nutzen, um
z. B. Ihren
Stellvertreter oder
berechtigte
Personen Seite 6
von
39auszuwählen.
Für die
Navigationsbereich
sfreigabe reicht die
[Berechtigungsstufe
:] Stufe 1. Natürlich
können Sie
individuell andere
Optionen wählen
In einem weiteren Schritt wiederholt man das Vorgehen, diesmal im Kontext mit dem
Posteingang oder anderen freizugebende Bereichen bzw. Ordner. Auch hier genügte die
Stufe 1 für den Stellvertreter.
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Nun muss man noch
das Konto mit
seinen
Eigenschaften im
Navigationsbereich
des Rechners vom
Stellvertreter oder
denjenigen der
darauf zu greifen
soll, hinzufügen. Auf
dem Rechner des
Stellvertreters kann
man im Menü
[Extras] die [E-MailKonten …]
auswählen, um
[Vorhandene E-MailKonten anzeigen
oder bearbeiten] zu
können. In den
Exchange
Servereinstellungen
nutzen wir die
[Weiteren
Einstellungen]. In
der Registerkarte
[Erweitert] fügen wir
das Konto des zu
vertretenden
Benutzers ein.
Bemerkung:
Damit kann der Stellvertreter in Ihrem Posteingang bzw. den weiteren freigegebenen Ordnern nachschauen.
Diese ist in der Navigationsansicht sichtbar und informiert dadurch unter anderem auch über neue Posteingänge.
Die Antworten und Weiterleitungen geschehen in Namen des Stellvertreters, Ihren Name bzw. Adresse zu
benutzen ist unzulässig. Die Einrichtung ist etwas aufwendiger, da auch Einstellungen auf dem Nutzer-PC des
Vertretenden geändert werden.
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Freigeben von Kalendern per E-Mail
Kalender, die per E-Mail freigegeben werden, gehen im Posteingang des Empfängers als Anlage einer E-MailNachricht ein, die im Nachrichtentext eine Kalendermomentaufnahme enthält. Die Kalendermomentaufnahme
kann vor dem Senden bearbeitet werden. So können Sie beispielsweise Schriftarten ändern oder Tage bzw.
Termine markieren.
So senden Sie einen Kalender per E-Mail
1.
2.
3.
4.
Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Freigeben auf E-Mail-Kalender.
Klicken Sie im Feld Kalender auf den zu sendenden Kalender.
Klicken Sie im Feld Zeitraum auf den Zeitraum, der im Kalender angezeigt werden soll.
Geben Sie gegebenenfalls andere Optionen ein (oder wählen Sie diese aus), und klicken Sie dann auf OK.
Ein Benutzer von Outlook 2010, der den Kalender per E-Mail empfängt, kann die Kalendermomentaufnahme in
Outlook öffnen. Dabei können die Kalendermomentaufnahme und der aktuelle Kalender des Empfängers
nebeneinander oder überlagert angezeigt werden.
Freigeben von Kalendern mit einem Microsoft
Exchange Server-Konto
Microsoft Exchange Server bietet die Möglichkeit, Kalender mit anderen Personen, die Exchange-Konten haben,
gemeinsam zu nutzen. Ihre Kalender können von anderen Personen, denen Sie entsprechende Berechtigungen
erteilt haben, angezeigt werden. Wenn die andere Person, deren Kalender Sie öffnen möchten, Ihnen keine
Berechtigungen zum Anzeigen erteilt hat, werden Sie von Outlook aufgefordert, die Person um die erforderlichen
Berechtigungen zu bitten.
Wenn Sie zum ersten Mal auf einen freigegebenen Kalender zugreifen, wird der Kalender der Liste Freigegebene
Kalender im Navigationsbereich hinzugefügt, wo Sie auf ihn zugreifen können, wenn Sie ihn das nächste Mal
anzeigen möchten.
So geben Sie Ihren Kalender für andere Exchange-Benutzer frei
1.
2.
3.
Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Freigeben auf Kalender freigeben.
Geben Sie in der angezeigten Freigabeeinladung im Feld An die Person ein, für die der Kalender freigegeben werden soll.
Geben Sie bei Bedarf wie beim Senden einer E-Mail-Nachricht weitere Optionen ein, oder wählen Sie diese aus.
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Erweiterte Suche mit UND-Verknüpfungen
Outlook erlaubt bei der Suche keine Verknüpfung der Suchkriterien mit dem logischen UND
Die Suchbegriffe sind standardmäßig mit or (oder) verknüpft.
– ein Eingriff in die Registry sorgt für Abhilfe.
In der erweiterten Suche, die Sie mit STRG+UMSCHALT+F aufrufen, können Sie auf dem
Register „Erweitert“ mehrere Suchkriterien auswählen, um die Suchergebnisse stärker
einzugrenzen. Allerdings verknüpft Outlook diese Kriterien immer mit dem Operator ODER.
Wenn Sie also zwei Kriterien eingeben (etwa einen Absendernamen und einen Zeitraum),
dann zeigt die erweiterte Suche alle Mails an, die von dem Absender kommen oder innerhalb
des Zeitraums liegen. Oft ist es allerdings so, dass man alle Mails sehen will, die von einem
bestimmten Absender kommen und innerhalb des eingegebenen Zeitraums liegen. Dazu
müsste man die Kriterien mit einem logischen UND verknüpfen können – das ist in Outlook
per Voreinstellung aber nicht möglich.
Vorgesehen haben die Outlook-Entwickler UND-Verknüpfungen zwar, nur hat offenbar
jemand bei Microsoft entschieden, dass diese sinnvolle Funktion nicht zur Verfügung stehen
soll. Mit einem kleinen Eingriff in die Windows-Registry können Sie UND-Verknüpfungen
trotzdem ermöglichen und Outlook um den so genannten „Abfrage-Generator“ erweitern.
1. Beenden Sie Outlook.
2. Rufen Sie über „Start, Ausführen“ und die Eingabe von „regedit“ den Registrierungseditor
auf.
3. Öffnen Sie den Schlüssel
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Outlook. Anstelle von „9.0“ finden
Sie hier die Versionsnummer Ihres Outlook: 9.0 für Outlook 2000, 10.0 für Outlook 2002,
11.0 für Outlook 2003 bzw. 12.0 für Outlook 2007 und 14 für Outlook 2010.
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4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste eine freie Stelle im rechten Fensterteil an, und rufen
Sie den Befehl „Neu, Schlüssel“ auf. Tippen Sie als Name „QueryBuilder“ ein, und drücken
Sie die Eingabetaste (Sie finden dann unter „Outlook“ den untergeordneten Schlüssel
„QueryBuilder“, der leer ist).
5. Beenden Sie Regedit, und starten Sie Outlook.
6. Rufen Sie die erweiterte Suche mit STRG+UMSCHALT+F auf: Hier finden Sie nun ein
neues Register namens „Abfrage-Generator“, auf dem Sie mehrere Suchbegriffe eingeben und
über das Feld „Logische Gruppe“ mit dem Operator AND oder OR (also UND bzw. ODER)
verknüpfen können.
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Netiquette
Folgende Empfehlungen in Hinblick auf die Netiquette möchte ich Ihnen geben:
•
Höflichkeit hat Vorrang. Dazu gehört eine nette
Grußformel und eine freundliche Anrede.
Mein Tipp
Wechseln Sie möglichst häufig die Grußformel,
anstatt immer beispielsweise die
Standardgrußformel "Mit freundlichen Grüßen"
zu verwenden. Dadurch vermitteln Sie dem
Empfänger auch eine Art Wertschätzung.
Beispiele für Grußformeln: Herzliche Grüße
aus…., Liebe Grüße…., Schöne Grüße…., Einen
guten Start in den Tag…
•
Prüfen Sie, ob die Nachricht für die Empfänger
wirklich nützlich oder sogar unverzichtbar ist.
•
Nutzen Sie die Option "Antwort an alle" nur in
wichtigen Ausnahmefällen.
•
Nicht alle Informationen eignen sich für die EMail-Kommunikation. Vertrauliche Informationen
sind in einem Brief besser aufgehoben, viele
Fragen mit Kollegen sind oft am Telefon
schneller geklärt.
•
Nutzen Sie die Cc: und Bcc: - Funktion mit
Bedacht. Es ist für den Absender zwar bequem,
eher einen Kollegen zuviel als zuwenig zu
informieren. Doch langfristig hilft es, die EMailflut beträchtlich zu reduzieren, wenn Sie sich
wieder mehr Gedanken darüber machen, wer
über bestimmte Themen mit informiert werden
soll und wer nicht. Wer im "Cc" steht, muss
üblicherweise nichts tun, aber Bescheid wissen.
Bei Adressaten, die nichts miteinander zu tun
haben, ist es angemessen, alle in den "Bcc" zu
stellen. Nicht jeder freut sich darüber, wenn
seine E-Mail-Adresse in großen Cc:-Verteilern
herumgereicht wird.
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•
Nutzen Sie die "Dringend!" - Funktion in den
Mailprogrammen. Auch das hilft den
Empfängern, die E-Mail schnell einzuschätzen.
Um Ihre Glaubwürdigkeit nicht zu verlieren,
kennzeichnen Sie Nachrichten nur dann als
Dringend, wenn sie es auch wirklich sind.
•
Alles in Großbuchstaben zu schreiben, bedeutet
im E-Mail-Verkehr zu schreien und gilt als
unhöflich.
•
Vertrauliche E-Mails von anderen Personen ohne
deren Zustimmung an andere weiterleiten sollte
man tunlichst unterlassen.
•
Schreiben Sie immer so, als ob Sie dem
Menschen direkt sprechen.
Mein Tipp
Betrachten Sie eine von Ihnen verfasste E-Mail als Ihre Visitenkarte. Eine Nachricht mit
Rechtschreibfehlern vermittelt bei den meisten Empfängern den Eindruck von
Inkompetenz und Schlampigkeit. Auch beim E-Mail-Verkehr gilt der Grundsatz "der erste
Eindruck zählt".
Vermeiden Sie bei geschäftlichen E-Mails auch die ausschließliche Kleinschreibung. Auch
dies vermittelt dem Empfänger oft das Gefühl, dass man sich für ihn keine Mühe gegeben
hat. Außerdem reduziert die Kleinschreibung die Übersichtlichkeit in einer E-Mail
erheblich.
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Tipps für die E-Mail-Organisation in Outlook
Hier möchte ich Ihnen ein paar Tipps geben, mit denen Sie in Outlook eine wesentliche
Zeitersparnis beim Verfassen und Verwalten Ihrer E-Mails erreichen. Für die Darstellung
der einzelnen Schritte habe ich die Version "Outlook 2003" verwendet. Für
Vorgängerversionen und "Outlook 2007" sind die meisten Schritte identisch.
Der Autokorrektur-Trick
Die Word-Funktion "Autokorrektur" hilft Ihnen nicht nur dabei, Tippfehler zu beseitigen.
Sie können sie auch als Tipphilfe für häufig gebrauchte Floskeln und andere Wendungen
in Ihren E-Mails benutzen, wenn Sie Word als E-Mail-Editor verwenden. Dazu tippen Sie
nur zwei, drei Buchstaben ein, die von der Autokorrektur automatisch in ganze Sätze
oder lange Begriffe umgewandelt wird. Hier ein paar Beispiele:
mfg
Mit freundlichen Grüßen
sgf
Sehr geehrte Frau
sgh
Sehr geehrter Herr
gba
Gern beantworte ich Ihre Anfrage vom…
info
Nur zur Info - keine Antwort erforderlich!
nf
Noch Fragen? Dann rufen Sie mich bitte an unter…
nö
Beachten Sie bitte unsere neuen Öffnungszeiten…
Mein Tipp
Erstellen Sie nicht zu viele Autokorrekturen; eben nur so viele, wie Sie sich auch leicht
merken können.
Und so erstellen Sie Autokorrekturen
1. Starten Sie Word.
2. Klicken Sie im Menü Extras auf AutokorrekturOptionen und holen Sie Registerkarte AutoKorrektur
nach vorne..
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3. Geben Sie nun im Feld Ersetzen eines Ihrer gewählten
Kürzel ein, beispielsweise mfg.
4. Im Feld Durch geben Sie den Text ein, der für das
Kürzel erscheinen soll, beispielsweise Mit freundlichen
Grüßen und klicken dann auf Hinzufügen.
5. Nun können Sie weitere Autokorrekturen wie
beschrieben hinzufügen.
6. Achten Sie darauf, dass die Option Während der
Eingabe ersetzen aktiviert ist und klicken Sie dann auf
OK.
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ALLGEMEINE HOTKEYS FÜR OUTLOOK 2010
Tastenkombination
Auswirkung
(Strg)+(1)
E-Mail-Ansicht aktivieren
(Strg)+(2)
Kalender-Ansicht aktivieren
(Strg)+(3)
Kontakte anzeigen
(Strg)+(4)
Aufgaben anzeigen
(Strg)+(5)
Notizen anzeigen
(Strg)+(6)
Ordnerliste anzeigen
(Strg)+(7)
Verknüpfungen anzeigen
(Strg)+(8)
Journal anzeigen
(Strg)+(Umschalt)+(Tab) und
(Umschalt)+(Tab)
Wechselt zwischen Menüband,
Hauptfenster, Navigationsbereich und
Kalenderbereich
(Strg)+(Alt)+(R)
Antwortet mit einer
Besprechungsanfrage
(Strg)+(N)
Erstellt eine neue E-Mail
(Strg)+(Umschalt)+(A)
Erstellt einen neuen Termin
(Strg)+(J)
Erstellt einen neuen Journaleintrag
(Strg)+(P)
Wechselt in das Druckfenster
(Strg)+(Umschalt)+(S)
Erstellt eine neue Nachricht in einem
öffentlichen Ordner
(Strg)+(Umschalt)+(N)
Erstellt eine neue Notiz
(Strg)+(Umschalt)+(T)
Erstellt eine neue Aufgabe
(Strg)+(Umschalt)+(D)
Löscht und ignoriert eine Unterhaltung
(Strg)+(Umschalt)+(B)
Öffnet das Adressbuch
(Alt)+(Eingabe)
Zeigt die Eigenschaften des markierten
Objekts an
(F3)
Aktiviert die Suche
(F11)
Aktiviert das Suchfeld für das
Adressbuch im Menüband und setzt
den Fokus auf das Fenster
(Strg)+(Umschalt)+(F)
Öffnet das Fenster zur erweiterten
Suche
(Strg)+(Umschalt)+(Q)
Erstellt eine Besprechungsanfrage
(Strg)+(Umschalt)+(C)
Erstellt einen neuen Kontakt
(Strg)+(Umschalt)+(L)
Erstellt eine Kontaktgruppe
(Alt)+(F11)
Editor für Makros auf Basis von Visual
Basic öffnen
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HOTKEYS FÜR OUTLOOK 2010 - E-MAIL
(Strg)+(.)
Zeigt bei geöffnetem Nachrichtenfenster
die nächste E-Mail an
(Strg)+(,)
Zeigt bei geöffnetem Nachrichtenfenster
die letzte E-Mail an
(Strg)+(Tab)
Wechselt zwischen E-Mail-Kopfbereich
und Navigationsbereich
(Leertaste)
Scrollt im Lesebereich der E-Mail ganz
nach unten und wechselt dann zur
nächsten Nachricht
(Umschalt)+(Leertaste)
Scrollt im Lesebereich der E-Mail ganz
nach oben und wechselt dann zur
vorherigen Nachricht
(Strg)+(Umschalt)+(i)
Wechselt zum Posteingang
(Strg)+(Umschalt)+(o)
Wechselt zum Postausgang
(Strg)+(K)
Überprüft den eingegebenen Namen,
ob eine E-Mail-Adresse gefunden wird
(Alt)+(S)
Sendet eine Nachricht ab
(Strg)+(R)
Antwortet auf eine E-Mail
(Strg)+(Umschalt)+(R)
Antwortet auf alle Empfänger einer EMail
(Strg)+(F)
Leitet eine E-Mail weiter
(F9)
Ruft E-Mails von allen Konten ab
(Strg)+(M)
Ruft E-Mails von allen Konten ab
(Strg)+(Umschalt)+(M)
Erstellt eine neue E-Mail egal, in
welchem Outlook-Fenster man sich
befindet
(Strg)+(O)
Öffnet das Nachrichtenfenster einer
markierten E-Mail
(Einfg)
Kennzeichnet eine markierte E-Mail mit
dem Datum, der als Schnellklick
definiert ist
(Strg)+(Q)
Nachricht als gelesen markieren
(Strg)+(U)
Nachricht als ungelesen markieren
(Strg)+(Umschalt)+(W)
Zeigt die Nachrichteninformation in der
Kopfzeile einer E-Mail an
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Mit den nachfolgenden Tastenkürzel navigieren Sie deutlich schneller durch den Kalender.
HOTKEYS FÜR OUTLOOK 2010 - KALENDER
(Alt)+(0)
Zeigt die nächsten 10 Tage im Kalender auf einmal
(Alt)+(1)
Zeigt nur den aktuellen Tag im Kalender
(Alt)+(2)
Zeigt die nächsten 2 Tage im Kalender auf einmal
(Alt)+(3)
Zeigt die nächsten 3 Tage im Kalender auf einmal
(Alt)+(4)
Zeigt die nächsten 4 Tage im Kalender auf einmal
(Alt)+(5)
Zeigt die nächsten 5 Tage im Kalender auf einmal
(Alt)+(6)
Zeigt die nächsten 6 Tage im Kalender auf einmal
(Alt)+(7)
Zeigt die nächsten 7 Tage im Kalender auf einmal
(Alt)+(8)
Zeigt die nächsten 8 Tage im Kalender auf einmal
(Alt)+(9)
Zeigt die nächsten 9 Tage im Kalender auf einmal
(Strg)+(G)
Springt zum angegebenen Datum, dass Sie in einem
neuen Fenster eingeben können
(Alt)+(Pfeil
unten)
Springt im Kalender zur nächsten Woche
(Alt)+(Pfeil
oben)
Springt im Kalender zur vorherigen Woche
(Strg)+(Pfeil
rechts)
Springt im Kalender zum nächsten Tag
(Strg)+(Pfeil
links)
Springt im Kalender zum vorherigen Tag
(Alt)+(Bild ab)
Springt im Kalender zum nächsten Monat
(Alt)+(Bild auf)
Springt im Kalender zum vorherigen Monat
(Alt)+(Pos1)
Wechselt in der markierten Woche zu Montag
(Alt)+(Ende)
Wechselt in der markierten Woche zum Sonntag
(Alt)+(-)
Wechselt im Kalender zur Wochenansicht
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Posteingangserver für Exchange-Konten –Cache-Modus
Outlook verbindet sich mit dem Exchange-Server über ein spezielles MAPI-Protokoll.
Dabei verbleiben die E-Mails auf dem Server, Outlook legt aber eine Cachedatei an,
in welcher die E-Mails zwischengespeichert werden. Diese Cachedatei mit der
Endung .ost legt Outlook automatisch an. Der Vorteil ist, dass sie die Mails auch
offline lesen können, also wenn keine Netzverbindung zum Server besteht.
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E-Mails im Posteingang farblich hervorheben
Öffnen Sie imMenüband die Registerkarte Ansicht
Klicken sie in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf die Schaltfläche Ansicht ändern
Wählen sie im zugehörigen Dropdownmenü den Befehl Ansichten verwalten aus.
Klicken sie im Fenster Alle Ansichten verwalten auf den Eintrag Aktuelle
Ansichtseinstellung und dann auf Schaltfläche Ändern.
Klicken sie auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung
Klicken sei auf Hinzufügen, um eine neue Formatierungsregel zu erstellen
Geben sie der Regel einen Namen
Klicken sie auf Schriftart und wählen sei Schrift und Farbe aus, die die E-Mails erhalten
sollen, die der neuen Regel entsprechen
Klicken sie auf die Schaltfläche Bedingung
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Wird in einer Exchange 2003 Umgebung ein Öffentlicher Ordner vom Typ Kalender
verwendet (z.B. zum Verwalten von Unternehmensterminen) ist in der Standard
Kalenderansicht von Outlook 2003/2007 nicht ersichtlich wer einen Termin erstellt oder
geändert hat. Dies ist jedoch sehr oft wünschenswert, wenn die zugreifenden Benutzer die
Berechtigungsstufe 6 (Alle Elemente bearbeiten/löschen) besitzen.
Mit einer eigenen Ansicht ist dies jedoch sehr einfach möglich. Bitte beachten Sie, dass die
Vorgangsweise dazu für Outlook 2003/ 2007 leicht unterschiedlich ist.
Um eine eigene Ansicht in Outlook 2003 zu erstellen, aktivieren Sie den gewünschten Ordner,
und klicken Sie auf:
1. Ansicht -> Anordnen nach -> Ansichten definieren
2. Im Fenster “Benutzerdefinierte Ansichten verwalten” klicken Sie auf Neu.
3. Geben Sie der neuen Ansicht einen aussagekräftigen Namen (z.B.
Kalenderänderungen), wählen Sie den Typ Tabelle aus dem Fenster “Ansichtentyp”
und aktiveren Sie den Radio-Button Diesen Ordner für alle Benutzer sichtbar, um
die Ansicht allen Benutzern des Öffentlichen Ordner zur Verfügung zu stellen.
Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.
4. Klicken Sie anschließend auf den Button Felder, markieren Sie im rechten
Auswahlfeld die nicht benötigten Felder (z.B. Symbol, Anlage, Serientyp usw.) und
klicken Sie auf Entfernen.
5. Die für uns interessanten Felder verstecken sich in den E-Mail Feldern. Wählen Sie
dazu aus dem Drop-Down Menü “Verfügbare Felder auswählen aus” den Punkt Alle
E-Mail-Felder – Bild 1(1).
6. Aktivieren Sie im linken Auswahlfeld die Felder Erstellt, Geändert, Geändert von
und Von – Bild 1(2) – und klicken Sie auf Hinzufügen - Bild 1(3).
7. Ändern Sie die Reihenfolge der Felder mit den Bottons Nach oben bzw. Nach unten
nach Ihren Wünschen, und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit 2x OK und anschließend
mit Ansicht übernehmen.
Benutzen Sie zur Unterstützung der Konfiguration nebenstehenden Screenshot (Bild 1)
Die neue Ansicht ist nun für jeden Outlook 2003 Benutzer über Ansicht -> Anordnen nach > Kalenderansicht -> Kalenderänderungen verfügbar.
Outlook 2007 Benutzer klicken auf Ansicht (1) -> Aktuelle Ansicht (2) > Ansichten definieren (3). Die Schritte 2 – 6 sind für beide Outlook Versionen gleich.
Um die neu erstellte Ansicht in Outlook 2007 übernehmen, klicken Sie auf Ansicht ->
Aktuelle Ansicht, und wählen Sie Ihre neue erstellte Ansicht aus dem Drop Down Menü aus
(siehe Screenshot).
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Hinweis: Die Felder bedeuten im Einzelnen:
•
•
•
•
Erstellt: wann wurde der Termin erstellt
Geändert: wann wurde der Termin geändert
Von: wer hat den Termin erstellt
Geändert von: von wem wurde der Termin geändert
Im linken Screenshot ist das Ergebnis der neuen Ansicht zu sehen. Im
ersten Eintrag des Firmen- kalenders wurde durch den Administrator ein Termin erstellt und
dieser dann durch den Benutzer Susi Schreibfaul geändert. Genauso wie in Zeile 3, in der ein
Termin durch Susi Schreibfaul erstellt, und an- schließend durch Max Mustermann geändert
wurde.
Wie Sie an diesem Beispiel sehen, lassen sich durch unterschiedliche Ansichten eine Menge
von Aufgaben lösen.
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Gemeinsame Terminverwaltung, Kalendereinträge der einzelnen Benutzer farblich
unterscheiden mit Hilfe der bedingten Formatierung:
Sie müssen die Ansicht ihres Kalenders anpassen:
Ansichten verwalten
Schaltfläche Ändern
Schaltfläche „Bedingte Formatierung“
Hinzufügen
Namen vergeben
Farbe wählen
Schaltfläche Bedingung
Register Erweitert
Feld,“ Alle E-Mail Felder“ auswählen
Feld „Geändert von“ auswählen
Als Bedingung „enthält“ z. B. Kurs6 (oder Benutzername)
Dies führen sie für jeden Benutzer durch, der einen Termin in den gemeinsamen
Kalender eintragen soll.
Die gleiche Vorgehensweise können sie auch bei den Kontakten anwenden und
können sofort anhand der Farbe erkennen, wer den Kontakt angelegt hat.
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Mit Outlook 2010 wird die Suche in der eigenen Mailbox mit zwei neuen Features
deutlich effizienter:
Suchfilter nach Kontext
Vorschlagliste (typeahead Suggestion)
Der „Search Context Tab“ erscheint im Outlook 2010 Ribbon, sobald man im
Suchfeld beginnt einen Suchbegriff zu tippen. Dabei stehen folgende Kontextfilter zur
Verfügung:
Absender Namen
Betreff
Anwesenheit von Attachtments
Kategorien
Sende Datum
„Flagged“ Nachricht
Empfänger Namen im an-, oder CC-Feld
Wichtigkeit (niedrig, normal, Hoch)
Gelesen/ungelesen Status
und weitere
Im Gegensatz zu Outlook 2007 kann man nun alle möglichen Filter über RibbonFunktionen steuern. Zusätzlich werden mögliche Kombinationen über eine
Vorschlagliste direkt im Suchfeld angeboten.
Alle Filter wirken addierend, so dass man sich, wie bei den Navigatoren von FAST,
schnell einen Weg durch die immer kürzer werdenden Suchresultatsliste filtern kann.
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Und wie immer bei Office 2010 Applikationen unter Windows 7 geht auch das
Suchen und Filtern deutlich schneller als unter Vista und Outlook 2007.
Seite 24 von 39
Telefon-Protokolle mit dem Journal erstellen
Das Journal in Outlook ist äußerst praktisch – und doch wird es sehr selten genutzt. Das
liegt auch daran, dass die wenigsten wissen, wofür dieses Journal überhaupt gut ist.
Das Journal zeichnet bestimmte Aktionen in Outlook auf, die Sie z.B. in Zusammenhang
mit einzelnen Kontakten unternehmen. Diese so aufgezeichneten Aktionen werden in
einer Zeitskalaansicht eingetragen.
Sie können also bestimmte Aktionen dokumentieren. Und genau diese Möglichkeit
möchte ich Ihnen heute vorstellen.
Nehmen wir an, Sie führen häufig wichtige Telefonate mit Geschäftspartnern. In diesen
Gesprächen werden Vereinbarungen getroffen, die Sie protokollieren möchten. Aber Sie
möchten nicht nur den Gesprächsinhalt und damit die Vereinbarungen festhalten,
sondern auch den genauen Zeitpunkt, Datum und Dauer des Gesprächs – eben ein
Telefonprotokoll.
Gut, Sie sitzen an Ihrem Arbeitsplatz, Outlook ist geöffnet, haben sich für das Telefonat
vorbereitet und rufen Ihren Geschäftspartner an. Stopp!
Bevor Sie ihn anrufen, öffnen Sie in Outlook z.B. mit der Tastenkombination Strg + Shift
+ J einen neuen Journaleintrag. In diesem ist nun automatisch der Eintragstyp
Telefonanruf ausgewählt:
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Nun noch den Gesprächspartner und Grund für den Anruf eingeben, Nummer wählen
und auf die Schaltfläche Zeitmessung starten klicken. Während des Telefonats können
Sie die Gesprächsnotizen im Notizbereich festhalten:
Ist das Telefonat beendet, dann auf Zeitmessung anhalten klicken, den Journaleintrag
eventuell kategorisieren (z.B. Projekt „Zauberwald“) und noch ein Klick auf Speichern &
schließen:
Nun haben Sie das Telefonat protokolliert. Das Ganze finden Sie nun in der JournalAnsicht:
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MS Outlook - auch die Arbeitszeiterfassung ist damit möglich
MS Outlook ist schon eine sehr umfangreiche Organisationssoftware. Welcher
Funktionsumfang in diesem Paket steckt, ist häufig gar nicht so bekannt. Zu einer
solchen weniger bekannten Funktion zähle ich auch die Möglichkeit der
Arbeitszeiterfassung.
Und da viele Selbstständige auch Outlook nutzen und zur Rechnungslegung die
verbrauchte Arbeitszeit erfassen müssen, möchte ich Ihnen heute diese Möglichkeit in
Outlook vorstellen.
Nehmen wir an, ich bin Ihr Kunde und Sie haben von mir einen Auftrag für eine
Dienstleistung erhalten. Diese Dienstleistung setzt sich aus verschiedenen Tätigkeiten
zusammen.
Soweit die Ausgangssituation. Nun wollen Sie die gesamte Arbeitszeit, die Sie für mich
aufwenden, in Ihrem Outlook erfassen. Und das geht so.Arbeitszeiterfassung mit
Outlook
Zuerst müssen Sie mich in Ihren Outlook-Kontakten anlegen. Also in den Kontaktordner
wechseln, neuen Kontakt öffnen, alle relevanten Daten eingeben und abspeichern. Gut,
die Voraussetzung für die Arbeitszeiterfassung in Outlook ist somit erfüllt.
Nehmen wir weiter an, ein Telefonat mit mir steht an. Es wird mit Sicherheit ein länger
dauerndes Beratungsgespräch im Zuge der Dienstleistungserbringung. Dafür klicken Sie
mit der rechten Maustaste auf meinen Kontakt und wählen Erstellen >Neuer
Journaleintrag für Kontakt:
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Nun können Sie den Betreff beliebig anpassen, beispielsweise den Projektnamen
eingeben, unter Eintragstyp wählen Sie die Tätigkeit aus und dann auf Zeitmessung
starten klicken:
Nachdem wir unser Telefongespräch beendet haben, genügt ein Klick auf Zeitmessung
anhalten. Im Feld Dauer wird nun der erfasste Zeitaufwand entsprechender Tätigkeit
angezeigt. So können Sie jede Tätigkeit zeitlich erfassen.
Gut, die Dienstleistung ist erbracht und Sie können nun die Rechnung legen. Dazu
brauchen Sie eine Gesamt-Aufstellung der verwendeten Arbeitszeit. Klicken Sie dafür im
Kontakte-Ordner doppelt auf meinen Kontakt und dann auf die Schaltfläche Aktivitäten:
Nachdem wir unser Telefongespräch beendet haben, genügt ein Klick auf Zeitmessung
anhalten. Im Feld Dauer wird nun der erfasste Zeitaufwand entsprechender Tätigkeit
angezeigt. So können Sie jede Tätigkeit zeitlich erfassen.
Gut, die Dienstleistung ist erbracht und Sie können nun die Rechnung legen. Dazu
brauchen Sie eine Gesamt-Aufstellung der verwendeten Arbeitszeit. Klicken Sie dafür im
Kontakte-Ordner doppelt auf meinen Kontakt und dann auf die Schaltfläche Aktivitäten:
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Zeit sparen bei Alltagsaufgaben: Vorlagen auch in
Outlook
28. Juli 2010 | Autor: Kai Schneider
Einen Großteil meiner E-Mails versende ich immer wieder an die gleichen Personen. Ob
Kunde, Kollege oder Lieferant – jedes Mal muss ich die E-Mail-Adresse ins Feld An, im
Nachrichtentext dann Anrede und Grußformel eintragen. Der Rest der Nachricht ist variabel.
Die Routinearbeiten, also das Einfügen fest stehender Informationen, lassen sich
rationalisieren. Das Zauberwort heißt Vorlage.
Ja, nicht nur in Word und PowerPoint gibt‘s Vorlagen, auch Outlook hat diese Helfer, die
Arbeitsabläufe beschleunigen und vereinheitlichen.
Das Prinzip ist denkbar einfach:
•
•
•
Alle Informationen und Elemente, die sich wiederholen, speichere ich in einer
Vorlage ab.
Künftig rufe ich mir nur noch eine Kopie der Vorlage auf, in der alles schon
vorbereitet ist.
Ich muss dann nur noch die aktuellen (variablen) Informationen eingeben.
Die Schritte zum Anlegen einer E-Mail-Vorlage
Der einmalige Aufwand für das Erzeugen von solchen vorgefertigten E-Mails lohnt sich in
jedem Fall.
1. Zuerst rufe ich eine neue E-Mail auf – am schnellsten geht das mit
Strg+Umschalt+M.
2. Nun trage ich im Feld An die erforderliche E-Mail-Adresse ein.
3. Anschließend gebe ich in das Nachrichtenfeld die zu dem E-Mail-Empfänger
passende Anrede und Grußformel ein.
4. Handelt es sich um periodisch wiederkehrende E-Mails mit festen Inhalten,
füge ich auch noch den Betreff und weiteren Nachrichtentext ein.
5. Bei Bedarf kann ich über die Registerkarte Optionen noch festlegen, wo die
Nachricht nach dem Versenden abgelegt werden soll – ich liebe eine
geordnete und “mitdenkende” Ablage – und ob ich der Nachricht eventuell
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noch eine Lesebestätigung mitgeben will.
6. Zum Schluss wähle ich die Befehlsfolge Datei/Speichern unter und stelle in
dem Dialogfeld ganz unten bei Dateityp den Eintrag Outlook-Vorlage (*.oft)
ein. Outlook wechselt automatisch zum Vorlagen-Ordner (Templates).
Fazit und Ausblick
Auf die oben beschriebene Weise lege ich mir so viele Vorlagen mit vorgefertigten Inhalten
an, wie ich brauche.
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System ablegen per Quick Step in Outlook 2010
In unserem Wettbewerb „Neue Quick Steps für Outlook 2010“ hier ein weiterer Vorschlag –
diesmal von Susanne Lubina aus Lüneburg. Mit ihrem selbstgebauten Quick Step sammelt sie
in einem Ordner
•
•
•
per E-Mail eingehende Informationen
mehrerer Absender
über einen längeren Zeitraum.
Zusätzlich sorgt sie per Unterhaltungsansicht für mehr Durchblick.
Sie gewinnt das "Outlook aktuell"-Abo. Hier ihre Anleitung:
Die Aufgabe
In Vorbereitung der firmenweiten Umstellung auf Office 2010 trage ich von Kollegen die
Informationen zusammen, welcher Schulungsbedarf in welchem Programm besteht. Dazu
schicke ich immer wieder E-Mails mit Umfragen sowie Hinweise auf geeignete UmstiegsTools durchs Haus.
Außerdem bereite ich mit einem Schulungszentrum die Durchführung der Kurse im
November vor.
Damit die Antworten der Kollegen und des Schulungszentrums nicht in der täglichen EMailflut untergehen, sammle ich alles in einem speziellen Unterordner. Monatlich fertige ich
mir einen Statusbericht zum aktuellen Stand an. Bei all diesen Aufgaben nutze ich einen
selbstgebauten Quick Step.
Die Lösung
Zuerst verschiebe ich die E-Mails in den speziellen Ordner “Office 2010-Umstellung” und
kategorisiere sie dabei. Außerdem setze ich mir die Nachrichten per Nachverfolgung auf
Erinnerung, die ich einmal im Monat abarbeite.
Die folgende Abbildung zeigt, wie ich den Quick Step, der diese Aufgaben erledigt, in 8
Schritten anlege.
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Die erstten 5 Schrittte sind Pfliccht, die andeeren 3 sind Kür und soorgen für bessere Optik
k.
Übrigen
ns: Den Unterordner
U
r lasse ichh als Unteerhaltung anzeigen
a
– so kann ich die
Rückmeeldungen zu
z den einzelnen
e
N
Nachrichten
n, die ichh verschicckt habe, leichter
nachvolllziehen.
Veröffe
entlicht in Outlook
O
Seite 32
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Beitrag per
p E-Mail verschicke
en
Thema Termineinladung/Besprechungsanfrage
Eine Termineinladung können Sie an einen Besprechungsteilnehmer und an eine Ressource senden.
Zuvor sollten aber ein paar grundlegende Begriffe in Verbindung mit dem Outlook Kalender geklärt
werden.
Outlook unterscheiden in vier verschiedene Terminarten:
•
•
• Termine (alle üblichen Aktivitäten)
Ereignisse (Geburtstag, Ferien, Feiertage)
• Besprechungen (Teilnehmergruppe)
Ressourcen (Fuhrpark, Raumplanung, Technik)
Termine sind alle Ereignisse, die man zwar im Kalender plant, zu denen aber keine anderen
Personen eingeladen werden und auch keine Ressource gebucht werden soll. Ereignisse sind
Aktivitäten, die 24 Stunden oder länger dauern, z.B. ein Geburtstag, Ferien oder Feiertage.
Ereignisse sind keiner bestimmten Zeit innerhalb eines Tages zugeordnet. Wenn ein Termin länger
als 24h dauert, wird dieser in Outlook automatisch zu einem Ereignis. Ein Ereignis erhält
automatisch eine Standarderinnerng von 18 Stunden vor dem Start.
Besprechungen sind Termine, an denen mehrere Personen teilnehmen (z.B Meetings in einem
Unternehmen). Die Terminabsprache wird über die Terminplanerfunktion in Outlook in einer
Gesamtübersicht dargestellt. Die Teilnehmer können per E-Mail zu einer Besprechung eingeladen
werden, die sie auch per E-Mail bestätigen oder ablehnen können. Besprechungen können z.B. auch
online über Microsoft Netmeeting geführt werden.
Ressourcen sind z.B. Besprechungsräume, Fahrzeuge, Geräte wie z.B. Projektoren, DVD-Player
usw.). Diese werden als Ressourcen gebucht, da diese von mehren Personen genutzt und deren
Einsatz über die Reservierung geplant werden kann.
Einzelne Termine und Ereignisse können direkt vom Benutzer in dessen Kalender eingetragen
werden. Eine Besprechung hingegen muss geplant werden. Dazu werden die Teilnehmer eingeladen
und Ressourcen gebucht.
Eine Besprechung planen und eine Einladung versenden
1. Im Menü Datei Neu Besprechungsanfrage kann eine neue Besprechung eingeleitet werden. (oder
STRG+Shift+Q)
2. Im An- Feld werden die Teilnehmer der Besprechung eingetragen (manuell oder aus dem OutlookAdressbuch bzw. Global Adress List (GAL)) Im Betreff-Feld wird der Grund/Inhalt der Besprechung
angegeben, unter Ort der Besprechungsort. Danach legen Sie Beginn und Ende der Besprechung fest
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und aktivieren ggf. noch eine Erinnerung. Über die Schaltfläche Räume können Sie sog. RessourcenPostfächer hinzufügen (Exchange 2007). Diese können serverseitig in der Exchange 2007Verwaltungskonsole explizit erstellt werden.
3. Für die weitere Planung der Besprechung wechseln Sie zur Bereich Terminplanungs-Assistent.
4. In der Übersicht auf der linken Seite kann man erkennen, welche Personen an der Besprechung
bereits teilnehmen. An oberster Stelle befindet sich der Initiator der Besprechung (in diesem
Beispiel Max Mustermann -gefolgt von weiteren Teilnehmern.
5. Um weitere Personen oder Ressourcen einzuladen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche
Teilnehmer hinzufügen.
Im rechten Teil des Fensters präsentiert Outlook eine Frei-Gebucht-Übersicht aller eingeladenen
Teilnehmer/gebuchten Ressourcen. Hier kann der User im Vorfeld schon erkennen, ob ein
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Teilnehmer zu einer bestimmten Zeit bereits gebucht ist oder an dem Meeting teilnehmen kann. In
diesem Beispiel sind die Felder der Personen schraffiert. Das bedeutet: Die Frei/Gebucht- Zeiten
der Teilnehmer sind nicht oder noch nicht verfügbar. Wenn z.B. die Ressource PKW1 am Samstag,
dem 4.Februar 2006" um 10Uhr schon von einem anderen Mitarbeiter gebucht wäre, würde diese
Buchung in der Übersicht als blauer Balken erscheinen. Nun können Sie die Besprechungsanfrage
versendet werden.
6. Ein Teilnehmer erhält nun eine E-Mail Nachricht mit der Einladung zu der Besprechung in seinem
Posteingang. Absender der E-Mail ist der Initiator der Besprechung (im Beispiel Max Mustermann)
7. Öffnet man diese Einladung, kann man diese(r) entweder zusagen, unter Vorbehalt zusagen,
ablehnen oder einen anderen Zeitpunkt für die Besprechung vorschlagen. Über die Schaltfläche
Kalender gelangen Sie in Ihren persönlichen Kalender, um Ihre Terminplanung hinsichtlich der
Einladung besser koordinieren zu können.
8. Nach einer Zusage bekommt der Nutzer die Möglichkeit, der Zusage einen Kommentar
beizufügen.
9. Sagen Teilnehmer zu oder ab, erscheint diese Zusage/Absage als neue Nachricht im Posteingang
des Initiators mit dem entsprechenden Betreff
10. Nach einer Zusage erscheint die Besprechung im persönlichen Kalender als Termin. Zu erkennen
am Gruppenbesprechungs-Icon.
Unter Extras Optionen Kalenderoptionen Ressourcenplanung kann der Nutzer bestimmen, wie
Outlook mit Besprechungsanfragen grundsätzlich umgehen soll.
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Aktivitäten in Verbindung mit einem Outlook-Kontakt protokollieren
Versionen: Outlook 2010, 2007, 2003 und 2002/XP
Immer wieder schreiben uns Leser, die die Suche nach einer sinnvollen Verwaltung ihrer
Gesprächsnotizen aufgegeben haben und die Notizen zum Beispiel in das Textfeld eines Kontaktes
schreiben. Das führt aber nach mehreren Telefonaten unweigerlich zum Chaos, denn selten wichtige
Informationen wie Gesprächsdauer oder Uhrzeit nicht konsequent erfasst.
Für die optimale Betreuung Ihrer Kunden oder Geschäftspartner steht daher eine einfache Verwaltung
von Gesprächsnotizen in Outlook ganz oben auf der Wunschliste - am besten mit direkt Verknüpfung
auf den zugehörigen Kontakt.
Unser Tipp: Vergessen Sie benutzerdefinierte Formularfelder oder Zusatztools, denn Outlook bietet
eine Journalfunktion mit integrierter Zeitmessung, die Sie mit diesem Tipp der Woche im
Handumdrehen für sich nutzen!
Eigentlich brauchen Sie dafür nicht einmal benutzerdefinierte Formularfelder, vorausgesetzt, es
genügen Ihnen die Informationen, die Sie in die üblichen Outlook-Formulare eingeben können. Und
das betrifft nicht nur Kontaktformulare sondern auch Termin-, Aufgaben- oder Nachrichtenformulare.
In punkto Gesprächsnotiz ist besonders das Journalformular interessant, dass Sie unabhängig vom
aktuell gewählten Ordner per Strg+Umschalt+J schnell anlegen können. Legen Sie "Telefonanruf" als
Eintragstyp fest und aktivieren Sie bei Bedarf sogar eine genaue Zeitmessung des Telefonats.
Selbstverständlich steht Ihnen für Anmerkungen der übliche Notizbereich zur Verfügung.
Damit die Termine, Aufgaben, Journaleinträge usw. mit einem Kontakt in Verbindung gebracht
werden, klicken Sie in Outlook 2003 oder 2002/XP jeweils unten im Formularfenster auf die
Schaltfläche Kontakte. In Outlook 2010 und 2007 ist diese Schaltfläche allerdings erst dann sichtbar,
wenn Sie sie explizit aktiviert haben:
•
•
In Outlook 2010 rufen Sie den Dialog Datei-Optionen auf und wechseln in die Kategorie
"Kontakte". Schalten Sie dann das Kontrollkästchen Mit dem aktuellen Element verknüpfte
Kontakte anzeigen ein und bestätigen mit Ok.
Beim Einsatz älterer Outlook-Versionen öffnen Sie das Menü Extras-Optionen, klicken auf
dem Register Einstellungen auf Kontaktoptionen und aktivieren das Kontrollkästchen vor
Kontaktverknüpfungen in allen Formularen anzeigen.
Wenn Sie nun eine Übersicht über die Gesprächsnotizen, Terminvereinbarungen usw. zu einer
Person benötigen, öffnen Sie den entsprechenden Eintrag im Kontaktordner. Dann wechseln Sie in
Outlook 2003 oder 2002/XP auf die Registerkarte Aktivitäten, woraufhin Outlook selbstständig mit der
Suche nach allen verknüpften Outlook-Elementen beginnt. Nach kurzer Zeit haben Sie eine komplette
Liste der Aktivitäten. In Outlook 2010 bzw. 2007 finden Sie die Aktivitäten auf der Registerkarte
Kontakt in der Gruppe Anzeigen.
Die Liste lässt sich sortieren, indem Sie auf den gewünschten Spaltenkopf klicken. Leider ist es aber
nicht möglich, die Liste zu filtern, damit zum Beispiel nur die Aktivitäten aus dem letzten Monat
angezeigt werden. Sinnvoll kann es deshalb sein, die Elemente nach der Nachrichtenklasse (Termin,
Journaleintrag, Aufgabe, Nachricht usw.) zu gruppieren. Dazu klicken Sie einen Spaltenkopf - etwa
"Betreff" - mit der rechten Maustaste an und rufen im Kontextmenü den Befehl Aktuelle Ansicht
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anpassen auf. Im danach angezeigten Dialogfenster klicken Sie auf Gruppieren. Jetzt müssen Sie nur
noch "Nachrichtenklasse" als erstes Gruppierungskriterium auswählen. Sobald Sie die Dialogfenster
mit Ok bestätigt haben, präsentiert Outlook die Aktivitätenliste getrennt nach Termin, Journal, Aufgabe
usw.
Verteilerlisten per E-Mail verschicken
Versionen: Outlook 2010, 2007, 2003 und 2002/XP
Wenn Sie von einem anderen Outlook-Benutzer eine Verteilerliste als Anhang einer E-Mail erhalte,
können Sie sie leider nicht in Ihren Kontaktordner einfügen. Ein Doppelklick auf die angehängte Datei
öffnet nur ein neues E-Mail-Fenster mit einer seltsamen Absenderadresse. Und wenn Sie die
angehängte Datei/Verteilerliste mit der Maus in den Kontaktordner ziehen, öffnet sich ein neuer
Einzelkontakt, der ebenfalls rätselhafte Angaben enthält. Eine Verteilerliste erhalten Sie aber in
keinem der beiden Fälle.
Verteilerlisten sind eine Outlook-interne "Konstruktion", was schon einmal bedeutet, dass sie nur
zwischen Outlook-Anwendern ausgetauscht werden können. Der Versuch, sie an Benutzer anderer EMail-Clients zu verschicken, ist zum Scheitern verurteilt.
Aber selbst wenn sowohl Sender als auch Empfänger mit Outlook arbeiten, funktioniert es nicht immer
reibungslos. Keine Probleme gibt es, wenn Verteilerlisten zwischen Outlook-Anwendern ausgetauscht
werden, die innerhalb einer Firma an denselben Exchange Server angeschlossen sind. Dann müssen
Sie beim E-Mail-Versand nur ein (Outlook-)Element anfügen und dabei die Verteilerliste aus dem
Kontaktordner auswählen.
Falls Outlook-Sender und -Empfänger aber nicht über einen Exchange Server miteinander verbunden
sind, geht es nicht so einfach. Grund dafür ist, dass der E-Mail-Anhang beim Versand über das
Internet - also über verschiedene Mail-Server - in den meisten Fällen zerstört wird. Es hilft auch nichts,
die E-Mail mit der angehängten Verteilerliste ganz bewusst im Rich-Text-Format zu verschicken. Auch
dabei bleiben während der Übertragung über das Internet entscheidende Informationen auf der
Strecke.
Die einzig brauchbare Lösung sieht wie folgt aus:
1. Öffnen Sie die Verteilerliste, die Sie verschicken wollen, aus Ihrem Kontaktordner.
2. Speichern Sie sie als MSG-Datei auf Ihrer Festplatte. Dazu wählen Sie Datei-Speichern unter
an - oder klicken Sie in Outlook 2007 auf die Office-Schaltfläche und dann auf Speichern
unter. Stellen Sie dann als Dateityp "(Outlook-)Nachrichtenformat (*.msg)" ein und bestimmen
Sie den Ordner, in dem die Datei gespeichert werden soll - zum Beispiel den "Desktop".
Danach klicken Sie auf Speichern.
3. Öffnen Sie den Windows-Explorer und wechseln Sie in den Ordner, in dem Sie die
Verteilerliste als MSG-Datei gespeichert haben.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen und wählen Sie im Kontextmenü
Senden an-ZIP-komprimierter Ordner an. Sie erhalten daraufhin eine neue Datei mit der
Endung .ZIP. Der Name ist ansonsten identisch mit dem Namen Ihrer Verteilerliste.
5. Kehren Sie zu Outlook zurück und erstellen Sie eine neue E-Mail, der Sie die zuvor erstellte
ZIP-Datei als normale Dateianlage anfügen. Diese E-Mail versenden Sie dann an den oder
die Empfänger Ihrer Verteilerliste.
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Dadurch, dass Sie die Verteilerliste in ein ZIP-Archiv verpacken, bleibt sie von den üblichen
Übertragungsproblemen verschont. Auf Empfängerseite kann die übertragene Verteilerliste dann
folgendermaßen in den Kontaktordner integriert werden:
1. Öffnen Sie die E-Mail mit dem ZIP-Anhang.
2. Doppelklicken Sie auf die angefügte ZIP-Datei und klicken Sie in der danach angezeigten
Sicherheitswarnung auf Öffnen (wir gehen davon aus, dass der Absender der Verteilerliste
vertrauenswürdig ist).
3. Daraufhin öffnet sich ein Explorer-Fenster, in dem Sie die MSG-Datei der Verteilerliste sehen.
4. Ziehen Sie diese MSG-Datei nun mit der Maus in den Kontaktordner von Outlook.
5. Schließen Sie das Explorer-Fenster mit der MSG-Datei wieder und schließen Sie danach
auch das E-Mail-Fenster mit der angehängten ZIP-Datei.
Die Verteilerliste befindet sich anschließend im Kontaktordner des Empfängers.
E-Mail-Konversation mit Farben besser kenntlich machen
Versionen: Outlook 2010, 2007, 2003 und 2002/XP
FRAGE: Wenn ich mit anderen Personen E-Mails austausche, sind die Antworten und
Rückantworten nach einiger Zeit immer schwerer zu erkennen. Gibt es vielleicht eine Möglichkeit, die
einzelnen Beiträge der Konversationsteilnehmer farbig zu kennzeichnen?
Diverse Anfragen
ANTWORT: Um die von Ihnen gewünschte farbige Kennzeichnung zu erreichen, müssen zwei
Voraussetzungen erfüllt sein: Sie müssen Word als E-Mail-Editor einsetzen und Sie müssen Ihre EMails im HTML-Format verfassen. Wenn das für Sie akzeptabel ist, gehen Sie wie folgt vor, damit
Antworten auf E-Mails automatisch in einer anderen Farbe angezeigt werden.
In Outlook 2010/2007:
1. Rufen Sie den Dialog Datei-Optionen (Outlook 2010) bzw. Extras-Optionen (Outlook 2007)
auf.
2. Wechseln Sie die in die Kategorie "E-Mail" (Outlook 2010) bzw. auf die Registerkarte "E-MailFormat".
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Briefpapier und Schriftarten.
4. Wechseln Sie im danach angezeigten Dialogfenster auf die Registerkarte Persönliches
Briefpapier.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Andere Farbe beim Antworten und Weiterleiten
verwenden.
6. Schließen Sie die beiden geöffneten Dialogfenster mit Ok.
In Outlook 2003 und 2002/XP:
1.
2.
3.
4.
5.
Legen Sie eine neue E-Mail an - sie muss mit Word als E-Mail-Editor geöffnet werden.
Rufen Sie im E-Mail-Fenster Extras-Optionen auf.
Wechseln Sie auf die Registerkarte Allgemein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail-Optionen.
Wechseln Sie im nun angezeigten Dialogfenster auf die Registerkarte Persönliches
Briefpapier.
6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Andere Farbe beim Antworten und Weiterleiten
verwenden.
7. Schließen Sie die beiden geöffneten Dialogfenster mit Ok.
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