Administrative Tätigkeiten

SOKRATES
Administrative Tätigkeiten
Administrative Tätigkeiten
Für den gelungenen Schuljahresbeginn sind in SOKRATES administrative Tätigkeiten für
die Rahmenbedingungen des Schuljahrs erforderlich. Dabei müssen die Grenzen des
Schuljahres kontrolliert und gegebenenfalls korrigiert, das aktuelle Schuljahr aktiv gesetzt,
die bereits zu Schulbeginn bekannten Termine in den Kalender eingetragen und
Klassengruppen oder Lehrgänge angelegt werden.
Dieses Handbuch beschreibt alle möglichen Aktionen bei SOKRATES. Sollten Sie die
beschriebenen Aktionen nicht nutzen können, liegt das an den Ihnen zugewiesenen
Benutzerrechten. Bei Bedarf an weiteren Benutzerrechten setzen Sie sich mit Ihrer
Administration bzw. dem Support in Verbindung.
Schuljahre pflegen
SOKRATES ruft nach der Anmeldung immer das aktuelle Schuljahr auf. Die Schuljahre
werden in SOKRATES mit den Datumsangaben von Montag bis Freitag im achtstelligen
Format (Schreibweise 07.09.2015) eingetragen.
Zusätzlich zum aktuellen Schuljahr verlangt SOKRATES ein sogenanntes Planungsjahr,
das Schuljahr nach dem aktuellen. Die Daten für das laufende Schuljahr und das
Planungsjahr pflegen Sie bei Schuljahresbeginn.
1. Klicken Sie auf SCHULJAHRESBEGINN > ADMINISTRATIVE TÄTIGKEITEN > SCHULJAHRE
PFLEGEN.
2. Wählen Sie NEU.
Abbildung 1: Ende des Schuljahres > Jahreswechsel > Schuljahre pflegen – Detail
3. Tragen Sie bei SCHULJAHR(*) die Bezeichnung für das Schuljahr in der
Schreibweise YYYY/ZZ ein.
4. Bei VON-DATUM(*) tragen Sie das Datum des ersten Montags im Schuljahr ein
(Schreibweise zum Beispiel 07.09.2015).
5. Bei BIS-DATUM(*) tragen Sie das Datum des letzten Freitags im Unterrichtsjahr ein
(Schreibweise zum Beispiel 01.07.2015).
6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei AKTUELLES JAHR erst nach dem
durchgeführten Jahreswechsel (siehe Handbuch 06 - 01 Jahreswechsel).
© bit media
Stand: 13.08.2014
Seite 1 von 2
SOKRATES
Administrative Tätigkeiten
Kalender pflegen
Bei KALENDER PFLEGEN können Prüfungstermine, Feiertage und Schulferien eingetragen
werden. Mit der einheitlichen Geltung für alle Benutzerinnen und Benutzer erleichtert
SOKRATES die Planung des Schuljahrs.
1. Klicken Sie auf SCHULJAHRESBEGINN > ADMINISTRATIVE TÄTIGKEITEN > KALENDER
PFLEGEN und auf NEU.
2. Wählen Sie bei ART einen Eintrag Ihrer Wahl.
3. Tragen Sie eine aussagekräftige BEZEICHNUNG ein.
4. Bei TYP stellt sich automatisch F oder PW ein.
5. Die Datumsangaben bei VON(*) und BIS(*) tragen Sie achtstellig ein. Bei exakt
begrenzten Terminen, wie Prüfungen, tragen Sie auch die Uhrzeit (im Format 08:00)
ein.
6. Ergänzen Sie bei Bedarf für sich eine ANMERKUNG – diese wird nicht weiter verwertet.
7. Das Kontrollkästchen ABZUG aktivieren Sie, wenn für den beschriebenen Termin bei
der Berechnung der WochenMDL die Dauer-MDL eingestellt werden soll.
8. Sichern Sie Ihre Eintragungen mit SPEICHERN.
Wird ein Eintrag FERIENWOCHE mit der Bezeichnung SEMESTERFERIEN erstellt, berechnet
SOKRATES auf dieser Basis den Termin für die SCHULNACHRICHT. Der Vorschlag wird bei
SCHULJAHRESBEGINN > KLASSEN UND GRUPPEN > KLASSEN PFLEGEN dargestellt.
Klassengruppen/Lehrgänge pflegen
Mit Klassengruppen strukturiert SOKRATES Obermengen von Klassen, um Klassen
organisatorisch zusammenzufassen (zum Beispiel Sportklassen). Ebenso definieren Sie
hier als Berufsschule zum Beispiel Lehrgänge oder als HTL die Abteilungen.
1. Wählen Sie SCHULJAHRESBEGINN > ADMINISTRATIVE TÄTIGKEITEN >
KLASSENGRUPPEN/LEHRGÄNGE PFLEGEN und NEU.
2. Tragen Sie bei BEZEICHNUNG(*) eine aussagekräftige Bezeichnung oder eine
Kurzbezeichnung ein. Diese sehen Sie später in der Auswahlleiste.
3. Wiederholen Sie die aussagekräftige Bezeichnung oder verwenden Sie die
Langbezeichnung (Name der Abteilung) bei BEZEICHNUNG FÜR DIE BEHÖRDE.
4. Die Datumsangaben bei GÜLTIGKEITSBEREICH VON(*) und GÜLTIGKEITSBEREICH BIS(*)
tragen Sie achtstellig ein. Bei Lehrgängen definiert dieses Zeitintervall das von/bisDatum der zugewiesenen Klassen. Bei Abteilungen muss der Zeitraum dem Schuljahr
entsprechen.
5. Wählen Sie bei ABTEILUNGSVORSTAND die gewünschte Person und bei BEZEICHNUNG
die gewünschte Bezeichnung aus der Liste aus. Bei HTL ersetzen
Abteilungsvorständin oder Abteilungsvorstand die Direktion auf dem Zeugnis.
6. Sichern Sie Ihre Eintragungen mit SPEICHERN.
© bit media
Stand: 13.08.2014
Seite 2 von 2