PCtipp 0712 - Daten richtig organisieren

46
Praxis Datenverwaltung
PCtipp, Dezember 2007
■ von Gaby Salvisberg
A
uf vielen PCs herrschen chaotische Zustände.
Dies erschwert das Wiederfinden und bequeme Sichern der Dokumente, Fotos oder
MP3-Dateien. Und wenn der Desktop vor lauter
Dateien aus den Nähten platzt, dürfen Sie sich
nicht wundern, dass der Windows-Start so lange
dauert. Gleich nachstehend zeigt Ihnen der
PCtipp, wie Sie in wenigen Schritten Ordnung
auf der Festplatte schaffen. Ab S. 48 finden Sie
darüber hinaus viele praktische Tipps gegen das
Datenchaos.
Wohin mit den Daten?
Ordnung
ins Chaos
Wo landen Ihre Downloads? Warum sind
Ihre Fotos über die ganze Festplatte
verstreut? Der PCtipp hilft beim Aufräumen
und Organisieren Ihrer Daten.
Daten organisieren: Wenn zu einem bestimmten Projekt (etwa einer Schülerzeitung) Dateien
verschiedener Formate (z. B. Word-Dokumente
und JPG-Fotos) gehören, legen Sie diese am besten in einen entsprechenden Projektordner ab:
Öffnen Sie dazu den Ordner «Eigene Dateien»
und erstellen Sie darin via Rechtsklick einen Ordner «Schülerzeitung».
Sind mehrere Ausgaben geplant, machen Sie
es wie der PCtipp: Legen Sie für jede Ausgabe
einen separaten Ordner an, in den Sie die zugehörigen Texte und Bilder speichern. Erstellen Sie
auf diese Weise je nach Bedarf weitere Ordner –
vielleicht «Downloads», «Korrespondenz» oder
«Kochrezepte».
Bei anderen Daten ist es sinnvoller, diese nach
Sorte zu ordnen. Lagern Sie alle Ihre Musikdateien (MP3, WMA, OGG etc.) in einem separaten Ordner. So lassen sich diese bei Bedarf
FACHCHINESISCH
Partition
Ein software-mässig definierter, logischer
Teilbereich einer Festplatte. Unter Windows
erscheint jede Partition als eigenständiges
Laufwerk, also mit einem Buchstaben C:,
D:, E: etc.
ILLUSTRATION TOM HÜBSCHER, TNT-GRAPHICS
Inmitten von Programm- oder Systemdateien
haben persönliche Daten wie Texte, Bilder, Mails
etc. nichts zu suchen (siehe auch Box «System
und Daten trennen», S. 50). Windows speichert
persönliche Dateien deshalb standardmässig im
Ordner «Eigene Dateien». Hierbei unterscheidet
es zwischen verschiedenen Datentypen. Bilddateien steckt es in den Unterordner «Eigene
Bilder», während für Musikdateien der Unterordner «Eigene Musik» vorgesehen ist. Alles andere
landet entweder direkt in «Eigene Dateien» oder
ungünstigerweise auf dem Desktop.
Klicken Sie doppelt auf Arbeitsplatz (Vista:
Computer). Dort finden Sie Ihre Festplatte, erkennbar am entsprechenden Symbol. Meistens
ist darauf nur eine ➔ Partition vorhanden: Laufwerk C:. Prüfen Sie den freien Platz auf diesem
Laufwerk, indem Sie entweder mit der Maus darüberfahren, Screen 1, oder mit Rechts darauf
klicken und Eigenschaften wählen.
Tipp: Falls Sie mehrere Festplattenpartitionen
haben und auf C: Platzmangel herrscht, finden
Sie ab S. 47 Tipps zum Verschieben vom Ordner
«Eigene Dateien» und sonstiger Daten.
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Lösungen von Computer-Problemen auf www.pctipp.ch/praxishilfe
1
2
A
Sortieren Sie
falsch platzierte Dateien
per Maus in
die richtigen
Ordner ein
B
Via «Arbeitsplatz» finden Sie heraus, wie viel
Platz auf der Harddisk frei ist
schneller auf einen MP3-Player kopieren. Ob Sie
in Ihrem Musikordner pro Interpret oder Stilrichtung noch separate Unterordner erstellen,
bleibt Ihnen überlassen.
Dateien verschieben
Öffnen Sie zuerst Ihren Ordner «Eigene Dateien».
Blenden Sie gegebenenfalls über die Schaltfläche
Ordner die Ordneranzeige links im Fenster ein,
Screen 2 A. Ergreifen Sie fehlplatzierte Dateien
einfach per Maus und lassen Sie diese direkt auf
die dafür vorgesehenen Unterordner fallen B. Dadurch werden die Dateien verschoben. Mehrere
Dateien selektieren Sie, indem Sie diese der Reihe
nach mit gedrückter Ctrl-Taste anklicken. Lassen
Sie die Ctrl-Taste los und ziehen Sie die Dateien
mit gedrückter Maustaste auf den passenden
Ordner.
Noch bequemer gehts mit folgendem Trick:
Öffnen Sie in einem Windows-Explorer-Fenster
Ihre «Eigenen Dateien» und in einem zweiten das
Laufwerk C:. Klicken Sie unten in der WindowsTaskleiste die beiden Explorer-Fenster mit gedrückter Ctrl-Taste an und richten Sie diese nach
einem Rechtsklick Nebeneinander aus. Klappen
Nach dem Klick auf Suchen legt der Suchassistent los. Passen Sie danach das Ergebnisfenster
ein wenig an: Bewegen Sie die Maus zum Ansichten-Symbol und greifen Sie dort zu Details,
Screen 3 A. Jetzt erscheinen die Ergebnisse in Spalten mit Namen, Speicherort, Grösse und Typ.
Ziehen Sie das Fenster und darin die Spalte
«Im Ordner» so breit, dass Sie den gesamten Speicherpfad erkennen. Bei kleinen Bildschirmen
lohnt es sich, via Extras/Ordneroptionen und
«Herkömmliche Windows-Ordner verwenden»
den «Aufgabenbereich» auszublenden. Sortieren
Sie das Resultat durch zwei Klicks auf den Spaltentitel «Im Ordner» B.
Begutachten Sie das Gefundene genau: Dateien, die im Windows- oder Programme-Ordner
liegen C, sollten Sie nicht anfassen. Jene, die z.B.
in «Eigene Musik» stehen D, sind schon am richtigen Platz. Selektieren Sie also per Ctrl+Mausklick
nur Musikdateien, die noch am falschen Ort gespeichert sind E.
Sie über die Pluszeichen die Ordnerzweige auf.
Jetzt lassen sich die darin liegenden Dateien bequem per Maus in den passenden Ordner verschieben.
Tipp: Sofern Start- und Zielordner auf derselben
Partition (z.B. C:) liegen, verwenden Sie fürs Verschieben die normale (linke) Maustaste. Falls sich
die Laufwerksbuchstaben unterscheiden, greifen
Sie zur rechten Maustaste und wählen am Zielort
nach dem Loslassen der Taste den Befehl Hierher verschieben.
Dateien suchen: Die Windows-Suche unterstützt Sie beim Aufräumen. Gehen Sie zu Start/
Suchen/Dateien/Ordner und haken Sie zum
Beispiel «Bilder, Musik und Videos» an. Anschliessend setzen Sie ein Häkchen bei «Musik»
und benutzen den Link Erweiterte Suchoptionen verwenden. Damit haben Sie bei «Suchen
in» die Wahl, welches Laufwerk Windows durchforsten soll.
3
A
B
C
E
D
Markieren Sie
nur, was keine
System- oder
Programmdateien sind
und was nicht
richtig platziert
ist
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Praxis Datenverwaltung
PCtipp, Dezember 2007
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tens so fündig: Laden Sie nochmals eine Datei
herunter und achten Sie darauf, welcher Ordner
nach dem Klick auf Speichern geöffnet wird.
Vermutlich liegt die zuvor heruntergeladene Datei ebenfalls dort.
Tipps und Tricks
Folgende Tipps und Tricks gehören zum Rüstzeug
für mehr Ordnung auf der Platte. Sie helfen unter
anderem beim Organisieren von Dateien, Browserlesezeichen, E-Mails und Mailkontakten.
Selektieren Sie per DURCHSUCHEN den gewünschten Standardspeicherort
Öffnen Sie nebenher im Windows-Explorer
Ihren gewünschten Musikordner und ziehen Sie
die gefundenen Schätze mit der rechten Maustaste aus dem Suchresultat direkt dorthin. Wählen Sie Hierher verschieben – schon schaufelt
Windows die Dateien hinüber. Genauso verfahren Sie auch mit anderen Dateitypen, so etwa mit
Videos oder Dokumenten.
Programme anpassen
den Namen des Downloads und wählen Sie Beinhaltenden Ordner anzeigen, Screen 6, oder
klicken Sie mit Links aufs Ordnersymbol hinter
«Alle Dateien wurden heruntergeladen nach».
Falls die Dateien unter Extras/Downloads nicht
erscheinen, fehlt unter Extras/Einstellungen/
Datenschutz das Häkchen bei «Heruntergeladene Dateien merken».
Wenn Sie die Dateien per Internet Explorer
auf Ihre Platte abgelegt haben, werden Sie höchs-
«Eigene Dateien» ändern: Auf einem PC mit
mehreren Partitionen bietet es sich an, seine Daten
nicht auf dem Laufwerk C: zu speichern,
sondern auf einer anderen Partition (z.B. auf «E:\
Daten»). Das empfiehlt sich besonders, wenn das
Laufwerk C: platzmässig an seine Grenzen stösst.
Statt in allen Programmen einzeln den Speicherpfad umzubiegen, verlegen Sie doch einfach den
Ordner «Eigene Dateien». Das hat den Vorteil,
dass der neue Speicherort an zentraler Stelle vermerkt ist. Die meisten Programme werden von
nun an automatisch den neuen Ordner auf dem
Laufwerk E: als Speicherplatz vorschlagen.
Führen Sie dazu entweder auf dem Desktop
oder im Startmenü einen Rechtsklick auf
5
Verhindern Sie, dass erneut ein Chaos ausbricht,
indem Sie Ihre Programme zur Ordnung erziehen.
Office 2000–2003: Öffnen Sie in Word XP/2003
den Punkt Extras/Optionen/Speicherort für
Dateien (Word 2000: Extras/Optionen/Dateiablage). Klicken Sie auf Dokumente und
danach auf Bearbeiten bzw. Ändern. Hangeln
Sie sich zu jenem Ordner durch, den Word Ihnen
in Zukunft als Speicherort vorschlagen soll,
z.B. «Korrespondenz». Wiederholen Sie dies mit
«Benutzervorlagen», sofern Sie welche verwenden. In den anderen Office-Programmen finden
Sie die Einstellung in einem ähnlichen Menü.
Office 2007: Hier gehts zur runden OfficeSchaltfläche. Öffnen Sie z. B. in Word in den
Word-Optionen den Punkt Speichern und tragen Sie beim «Standardspeicherort» den gewünschten Pfad ein, Screen 4. Dasselbe funktioniert auch in anderen Office-2007-Anwendungen
wie Excel oder PowerPoint.
Webbrowser: Der Download-Ordner, in dem die
per Internet Explorer heruntergeladenen Dateien
landen, lässt sich nicht anpassen. Der MicrosoftBrowser merkt sich einfach den zuletzt verwendeten Ort. Etwas mehr Einfluss haben Sie aufs
Download-Verhalten von Firefox. Öffnen Sie
Extras/Einstellungen und darin den Reiter
Allgemein. Sie haben die Wahl zwischen zwei
Optionen: «Jedes Mal nachfragen, wo eine Datei
gespeichert werden soll» und «Alle Dateien in
folgendem Ordner abspeichern». Bei Letzterer
legen Sie via Durchsuchen den gewünschten
Ordner fest, Screen 5.
In Firefox gibts übrigens einen Trick, getätigte
Downloads aufzuspüren. Öffnen Sie Extras/
Downloads. Klicken Sie entweder mit Rechts auf
Legen Sie in Firefox den gewünschten Download-Ordner fest
6
Getätigte Downloads lassen
sich in Firefox
schnell wiederfinden
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Praxis Datenverwaltung
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Das Verschieben von «Eigene Dateien»
ist mit wenigen
Klicks erledigt
8
Auch der Favoritenordner lässt sich einfach verschieben
9
In diesem unscheinbaren
Fenster sagen
Sie Outlook
Express, wo es
die Mails ablegen soll
HINTERGRUND
System und Daten trennen
Nur eine saubere Trennung von
System und persönlichen Dateien verhindert, dass der Anwender irrtümlich Systemdateien überschreibt, verschiebt
oder löscht. Das hat auch Microsoft längst eingesehen: Seit
rund zehn Jahren bringt Windows den Ordner «Dokumente
und Einstellungen» mit, in
dem für jedes vorhandene Benutzerkonto ein separater Unterordner zu finden ist. Darin
liegt das Benutzerprofil, normalerweise mitsamt allen
Mail- und Office-Dateien und
einigen Einstellungen. Auch
Ordner wie «Eigene Dateien»,
«Eigene Bilder» etc. stecken
standardmässig in diesem Benutzerprofil.
Unter Windows 2000, XP und
Vista geht Microsoft noch
einen Schritt weiter: Die Anwender sind angehalten, für
tägliche Arbeiten ein eingeschränktes Benutzerkonto zu
verwenden. Wer – wie es auch
der PCtipp empfiehlt – mit
einem eingeschränkten Benut-
zerkonto arbeitet, kann gar
keine Daten in einen Systemordner ablegen oder verändern. Nur in Ausnahmefällen –
z.B. für Updates oder zur
Installation eines Programms
– greift der Anwender zu
einem Konto mit Administratorrechten. Lesen Sie hierzu
auch den Artikel «Keine
Macht dem Admin» aus PCtipp 11/2006, den Sie unter
www.pctipp.ch mit dem WEBCODE pdf061156 als PDF-Datei
gratis herunterladen können.
Eigene Dateien aus und gehen Sie zu Eigenschaften. Der Button Verschieben, Screen 7,
öffnet ein Dialogfenster, in dem Sie das gewünschte Laufwerk und den Ordner wählen oder
einen Neuen Ordner erstellen. Er braucht
nicht «Eigene Dateien» zu heissen; einem Namen
wie «Daten», «Mein Zeug» oder «Fritzlis Dateien» steht nichts im Weg.
Im nächsten Dialogfeld bietet Windows Ihnen
an, alle Dokumente vom alten in den neuen Ordner zu verschieben. Klicken Sie hier auf Ja, sofern
Sie das wünschen.
Internet-Explorer-Favoriten: Wenn Sie Ihre persönlichen Dateien auf einem anderen Laufwerk
versammeln möchten, dürfen Sie dabei die Internet-Explorer-Favoriten nicht vergessen. Öffnen
Sie den Ordner, in den Sie die Favoriten verschieben wollen (zum Beispiel «E:\Daten»). Drücken
Sie nun die Tastenkombination Windowstaste+R,
um den «Ausführen»-Dialog anzuzeigen. Tippen
Sie %userprofile% ins Feld und drücken Sie anschliessend Enter.
Es öffnet sich ein Explorer-Fenster mit dem
Ordner «C:\Dokumente und Einstellungen\IhrName\». Platzieren Sie gegebenenfalls die Fenster
nebeneinander, packen Sie den Favoritenordner
mit der rechten Maustaste und ziehen Sie ihn in
den gewünschten Ordner. Nach dem Loslassen
der Taste greifen Sie im Kontextmenü zu Hierher verschieben, Screen 8.
Outlook-Daten: Microsoft Outlook speichert alle
Ihre Mails, Adressen, Termine etc. in einer Datei
mit Endung PST. Zum Verschieben gehen Sie so
vor: Öffnen Sie in Outlook Datei/Datendateiverwaltung, klicken Sie auf Persönlicher Ordner und die Schaltfläche Ordner öffnen.
Beenden Sie Outlook, lassen Sie aber den Ordner geöffnet. Öffnen Sie nebenher den gewünschten Zielordner für Ihre Outlook-Daten und verschieben Sie die PST-Datei mit der rechten
Maustaste dorthin. Wenn Sie Outlook das nächste
Mal starten, schimpft es über nicht mehr auffindbare Daten. Zeigen Sie ihm per Durchsuchen
einfach, wo die Datei neuerdings liegt.
Outlook-Express: Erstellen Sie am Zielort erst
einen Ordner, z. B. «Mails». Öffnen Sie in Outlook Express Extras/Optionen. Im Register
Wartung klicken Sie auf Speicherordner. Im
kleinen Dialogfenster gehen Sie zu Ändern und
wählen den gewünschten Ordner, Screen 9. Beim
nächsten Start verschiebt Outlook Express die
Daten.
Das Windows-Adressbuch mit den in Outlook
Express verwendeten Adressen kommt hierbei
nicht mit. Wenn Sie auch diesem zu einem neuen
Speicherparadies verhelfen wollen, ist ein ➔ RegistryKniff fällig. Schliessen Sie Outlook Express. Öffnen Sie im Windows-Explorer folgenden Ordner:
«C:\Dokumente und Einstellungen\IhrName\Anwendungsdaten\Microsoft\Address Book». Markieren Sie die Adressbuchdatei (z. B. ihrname.
wab), schneiden Sie diese per Ctrl+X aus und fügen Sie die Datei im gewünschten Speicherordner
(z.B. in «E:\Daten\Mails») per Ctrl+V ein.
Starten Sie via Windowstaste+R und Eintippen
von regedit den Registry-Editor. Hangeln Sie sich
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Lösungen von Computer-Problemen auf www.pctipp.ch/praxishilfe
über die Pluszeichen bis zu folgendem Unterzweig, den Sie anklicken: HKEY_CURRENT_
USER\Software\Microsoft\WAB\WAB4\Wab
File Name.
In der rechten Fensterhälfte entdecken Sie
einen «Standard»-Eintrag. Öffnen Sie ihn per
Doppelklick und passen Sie den Speicherpfad
inklusive Dateinamen an die neuen Gegebenheiten an, z.B. «E:\Daten\Mails\ihrname.wab».
Firefox und Thunderbird: Um die Firefox-Daten
mit den Lesezeichen und Einstellungen zu verschieben, schliessen Sie Firefox. Öffnen Sie den
Ordner «C:\Dokumente und Einstellungen\IhrName\Anwendungsdaten\Mozilla\Firefox». Darin liegen ein «Profiles»-Ordner und eine Datei
namens Profiles.ini. Schnappen Sie sich den gelben «Profiles»-Ordner und verschieben Sie ihn
mit der rechten Maustaste an den gewünschten
Zielort – z. B. in einen Ordner «E:\Daten\Firefox», den Sie vorher erstellt haben. Die Datei
Profiles.ini lassen Sie, wo sie ist. Öffnen Sie diese
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10
Nach dem Verschieben des
Firefox-Profils
passen Sie die
Profiles.ini an
11
Trägt ein Symbol den kleinen
Pfeil, handelt
es sich um
eine Verknüpfung
aber per Doppelklick. Die Ziffer hinter «IsRelative» ändern Sie von «1» auf «0». Hinter «Path»
passen Sie den Speicherpfad an, der vor «Profiles»
steht. Ändern Sie per Tastatur die Schrägstriche
(/) in Backslashes (\), Screen 10. Speichern und
schliessen Sie die Datei.
Wenn Sie zum Mailen Mozilla Thunderbird
verwenden und auch dessen Profil verschieben
wollen, gehen Sie exakt gleich wie bei Firefox vor.
Sie finden die «Profiles»-Daten von Thunderbird
im Ordner «C:\Dokumente und Einstellungen\
IhrName\Anwendungsdaten\Thunderbird».
Aussagekräftige Dateinamen: Das A und O für
mehr Ordnung auf der Festplatte sind klug gewählte Dateinamen. «Fax_Gärtner_Geburtstagsgestecke.doc» ist aussagekräftiger als «Dokument48.doc». Das manuelle Umbenennen einer
grossen Datenmenge ist zeitraubend; darum gibt
es hierfür Spezialprogramme.
Fürs Umtaufen von Bildern eignet sich zum
Beispiel der Faststone Image Viewer. Die Anwen-
dung laden Sie unter www.pctipp.ch mit WEBCODE
31732 herunter (Info zum PCtipp-Webcode,
S. 5). Alternativ greifen Sie zu Google Picasa
(WEBCODE 29372), mit dem Sie Ihre Bilder zusätzlich bequem verschlagworten.
Musikdateien lassen sich mit MediaMonkey
(WEBCODE 29658) einfach verwalten und umbenennen. Wollen Sie ein cleveres Werkzeug zum Neubenennen verschiedenartiger Dateitypen, gibts
gleich mehrere Kandidaten: An Fortgeschrittene
richtet sich das englische Rename Master (WEBCODE
24958), in Deutsch präsentieren sich 1-4a Rename
(WEBCODE 29298), das eher spartanische Sun Files
(WEBCODE 31700) sowie Lupas Rename 2000
(WEBCODE 28682) – alle Tools sind gratis.
Desktop-Tricks: Je mehr Kram auf dem Desktop
herumliegt, desto länger dauert das Aufstarten von
Windows. Was sich jedoch bestens fürs Platzieren
auf dem Desktop eignet, sind Verknüpfungen zu
Ihren meistbenutzten Ordnern, Screen 11. Dank
diesen gelangen Sie schnell und bequem per Doppelklick zu den wichtigsten Dateien.
So gehts: Öffnen Sie ein Explorer-Fenster mit
dem gewünschten Datenordner. Ziehen Sie zum
Beispiel «Eigene Bilder» mit der rechten Maustaste aus dem Explorer auf den Desktop. Wählen
Sie im Kontextmenü Verknüpfung erstellen.
Drücken Sie je nach Geschmack noch F2 für Umbenennen und löschen Sie im Verknüpfungsnamen den meist überflüssigen Text «Verknüpfung mit». Schon ist Ihr Bilderordner schnell via
Doppelklick erreichbar. Was viele nicht wissen:
Wenn Sie eine Datei per Maus auf eine Ordnerverknüpfung ziehen, landet sie direkt im verknüpften Ordner.
Auch täglich benötigte Dateien sollten nicht
direkt auf dem Desktop liegen. Platzieren Sie zum
Beispiel Ihre Arbeitszeittabelle oder Tagebuchdatei in Ihren «Eigenen Dateien» und erstellen
Sie eine Verknüpfung dazu auf dem Desktop. ■
FACHCHINESISCH
Registry
Spezielle Datenbank, die von Windows verwaltet wird. Aufgrund der Registry weiss das
Betriebssystem beispielsweise, wie gewisse
Dateitypen bearbeitet werden müssen.
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der IDG Communications AG. Nachdruck,
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Stand: Juni 2007
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