Barrierefreie Dokumente - PRO RETINA Deutschland e. V.

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Barrierefreie
Dokumente
Anleitungen zur Erstellung
barrierefreier Textdokumente und Präsentationen mit:
Microsoft Office, OpenOffice,
Adobe InDesign und Acrobat Pro
Impressum
Herausgeber
Forschungsinstitut Technologie und Behinderung (FTB)
Grundschötteler Straße 40
58300 Wetter
Telefon: 02335 9681-0
Telefax: 02335 9681-19
Copyright
Evangelische Stiftung Volmarstein
Forschungsinstitut Technologie und Behinderung, Wetter, 2013
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis ................................................................................................................ 3
Einleitung ............................................................................................................................. 5
Barrierefreies PDF............................................................................................................ 6
Aufbau dieses Leitfadens ................................................................................................. 7
Barrierefreie Ausgangsdokumente für PDF ......................................................................... 8
Textdokumente erstellen mit Microsoft Word 2010 .......................................................... 9
Ein strukturiertes Dokument erstellen ........................................................................... 9
Alternativtexte für Bildelemente .................................................................................. 15
Links ........................................................................................................................... 19
Tabellen ...................................................................................................................... 23
Sprachauszeichnung und Sprachwechsel .................................................................. 27
Abschließende Arbeiten.............................................................................................. 29
Textdokumente erstellen mit OpenOffice.org (OOo) Writer 3.3 ...................................... 33
Ein strukturiertes Dokument erstellen ......................................................................... 35
Alternativtexte für Bildelemente .................................................................................. 38
Links ........................................................................................................................... 41
Tabellen ...................................................................................................................... 44
Präsentationen erstellen mit Microsoft PowerPoint 2010 ............................................... 54
Folientitel erstellen ...................................................................................................... 55
Folienlayout ................................................................................................................ 58
Alternativtexte für Bilder.............................................................................................. 60
Benutzerdefinierte Animationen .................................................................................. 68
Tabellen ...................................................................................................................... 71
Präsentationen erstellen mit OpenOffice.org Impress 3.3 .............................................. 80
Folientitel erstellen ...................................................................................................... 82
Folienlayout ................................................................................................................ 85
Alternativtext für Bilder................................................................................................ 87
Benutzerdefinierte Animationen .................................................................................. 98
Tabellen .................................................................................................................... 102
Sprachauszeichnung und Sprachwechsel ................................................................ 105
Abschließende Arbeiten............................................................................................ 106
Dokumente aus Desktop-Publishing-Programmen am Beispiel von Adobe InDesign (CS
5.5 und CS 6.0) ............................................................................................................ 109
Vorbemerkung: Allgemeine Barriere in DTP-Dokumenten: die Lesereihenfolge ...... 110
Ein strukturiertes Dokument erstellen ....................................................................... 112
Alternativtexte für Bildelemente ................................................................................ 116
Lesezeichen, Hyperlinks und Querverweise ............................................................. 118
Tabellen .................................................................................................................... 120
3
Sprachauszeichnung ................................................................................................ 122
Leserichtung und Reihenfolge festlegen: Arbeiten mit Artikeln und Verankerung von
Elementen ................................................................................................................ 123
Abschließende Arbeiten............................................................................................ 127
PDF-Export ............................................................................................................... 130
Hinweise zur Umwandlung in das PDF-Format ............................................................... 131
Adobe PDFMaker ......................................................................................................... 132
Textdokumente............................................................................................................. 136
Microsoft Word 2010................................................................................................. 136
Microsoft Word 2007................................................................................................. 137
OpenOffice.org Writer (Version 3.3) ......................................................................... 138
OpenOffice.org Writer (Version 2.2) ......................................................................... 139
Vergleich des PDF-Exports von Textdokumenten .................................................... 140
Präsentationen ............................................................................................................. 144
Microsoft PowerPoint 2010 ....................................................................................... 144
Microsoft PowerPoint 2007 ....................................................................................... 145
OpenOffice.org Impress (Version 3.3) ...................................................................... 146
OpenOffice.org Impress (Version 3.0) ...................................................................... 147
Vergleich des PDF-Exports Präsentationen ............................................................. 149
Häufige Probleme beheben in Acrobat......................................................................... 151
Metadaten................................................................................................................. 152
Lesezeichen ............................................................................................................. 154
Lesereihenfolge ........................................................................................................ 156
Alternativtexte ........................................................................................................... 158
Layoutelemente ........................................................................................................ 160
Nachträgliche Auszeichnung von Strukturelementen ............................................... 161
Nachträgliches Auszeichnen von Tabellen ............................................................... 166
Überprüfen eines PDF-Dokumentes auf Barrierefreiheit .......................................... 169
Anhang ............................................................................................................................ 173
Tabellarische Übersicht zum Vergleich des PDF-Exports von Textdokumenten .......... 173
Tabellarische Übersicht zum Vergleich des PDF-Exports von Präsentationen ............ 175
Internetquellen (Stand Juni 2013) ................................................................................ 179
Adobe ....................................................................................................................... 179
Microsoft Office ......................................................................................................... 179
OpenOffice.org / LibreOffice ..................................................................................... 180
Testtools und Prüfverfahren für PDF ........................................................................ 181
4
Einleitung
Berufsrelevante Informationen, Lern- und Lehrmaterialien liegen immer häufiger in
digitalisierter Form vor. Digitale Angebote dürfen Menschen mit Behinderungen nicht
ausschließen. Dokumente in berufsrelevanten Angeboten müssen barrierefrei gestaltet
sein.
Die Erstellung barrierefreier Materialien und Multimedia ist die Voraussetzung dafür, dass
auch Menschen mit Behinderungen erfolgreich an Aus- und Weiterbildung sowie im Beruf
teilnehmen können. Daher finden Sie hier zahlreiche kurze und praxisnahe Anleitungen,
wie Materialien und Multimedia barrierefrei gestaltet werden können.
5
Barrierefreies PDF
PDF ist ein offenes Format und wird auf zahlreichen Plattformen und von vielen Firmen
und Anwendern eingesetzt. Durch den Acrobat Viewer oder andere Anzeigeprogramme
können PDF-Dokumente betrachtet, durchsucht und ausgedruckt werden. Außerdem
können PDF-Dokumente barrierefrei erstellt werden und erleichtern damit Menschen mit
Behinderung den Zugriff auf wichtige Informationen und Texte.
Bei der Erstellung eines barrierefreien PDF-Dokuments und zur Umwandlung vorhandener
Textdokumente oder Präsentation in das PDF-Format müssen aber einige Dinge beachtet
werden.
Voraussetzung sind korrekt strukturierte und ausgezeichnete Ausgangsdokumente.
Verwenden von Überschriften und andere Formatvorlagen in Textdokumenten oder das
Arbeiten mit Masterfolien und Folienlayouts in Präsentationen bieten eine gute Grundlage
für strukturierte Dokumente
Daneben gelten Ausführungen zur Erstellung barrierefreier Dokumente, denn nur aus
einem barrierefreien Ausgangsdokument können auch barrierefreie PDF-Dokumente
erstellt werden. Ein PDF-Dokument ist dann barrierefrei, wenn folgende Voraussetzungen
erfüllt sind (vgl. dazu „Adobe Acrobat 9 Pro Accessibility Guide: PDF Accessibility
http://www.adobe.com/accessibility/products/acrobat/pdf/A9-pdf-accesibilityOverview“,
overview.pdf)
•
Das Dokument besteht aus durchsuchbarem Text und nicht aus eingescannten
Bildern.
•
Formularfelder sind, sofern vorhanden, zugänglich.
•
Die Struktur des Dokuments wird mit Tags abgebildet.
•
Die Lesereihenfolge ist klar und eindeutig.
•
Für alle grafischen Elemente, Hyperlinks und Formularfelder stehen beschreibende
Texte (Alternativtexte) zur Verfügung.
•
Es stehen Navigationshilfen (Lesezeichen, Links, Inhaltsverzeichnis, Überschriften)
zur Verfügung.
•
Die Hauptsprache des Dokuments ist angegeben.
•
Die im Dokument verwendeten Schriftarten stellen genügend Informationen bereit,
um die Inhalte als Text wiederzugeben.
•
Die Sicherheitseinstellungen behindern nicht den Einsatz von Screenreadern.
Weitere Hinweise zur Überprüfung der Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten können dem
(älteren) Prüfschritt 11.1.1 des BITV-Kurztests (http://v1.bitv-test.de/index.php?a=di&iid=
1125&s=n) und dem Abschnitt zu PDF in den Hintergrundinformationen des BITV-Lotsen
(http://www.bitv-lotse.de/BL/DE/3_Hintergrundinformationen/3_3_PDF/3_3_pdf_node.html
?selectedTab=0) entnommen werden.
6
Aufbau dieses Leitfadens
Im Informationsportal wob11 finden Sie in der Rubrik „Lösungen und Hinweise“, „Leitfäden
für barrierefreies E-Learning“ Anleitungen und Hinweise für barrierefreie Textdokumente
(http://wob11.de/loesungenhinweise33.html) sowie Anleitungen und Hinweise für
barrierefreie Präsentationen (http://wob11.de/praesentationen.html).
Diese Seiten beinhalten u.a. Informationen darüber wie Sie mit Microsoft Office 2007/2002
und OpenOffice 2.2 strukturierte Textdokumente und Präsentationen erstellen.
Wir haben die Anleitungen auf den folgenden Seiten aktualisiert:
•
Textdokumente erstellen mit Microsoft Word 2010
http://www.di-ji.de/r/word
•
Textdokumente erstellen mit OpenOffice.org Writer 3.3
http://www.di-ji.de/r/writer
•
Präsentationen erstellen mit Microsoft PowerPoint 2010
http://www.di-ji.de/r/pp
•
Präsentationen erstellen mit OpenOffice.org Impress 3.3
http://www.di-ji.de/r/impress
Diese Anleitungen sollen Ihnen helfen strukturierte Ausgangsdokumente zu erstellen.
Allerdings bedeutet dies leider nicht, dass so erstellte Dokumente automatisch zwingend
barrierefreie PDF erzeugen. Es bedeutet zunächst einmal nur dass die Dokumente in
ihren Ursprungsprogrammen soweit zugänglich sind wie diese Programme assistive
Technologien unterstützen. Sowohl die Unterstützung der Ausgangsprogramme durch
Adobe Acrobat Pro als auch der PDF-Export aus Microsoft Office 2010 bzw.
OpenOffice.org 3.3 ist immer noch lückenhaft und kann an einigen Stellen immer noch zu
Problemen führen.
Die „Leitfäden für barrierefreies E-Learning“ des Informationsportals wob11 enthalten für
die mittlerweile älteren Office-Programme bereits neben den Anleitungen zu strukturierten
Dokumenten weitere Hinweise zur Umwandlung in PDF und einen Vergleich der Qualität
des PDF-Exports. Wir haben auch diese Hinweise und den Vergleich des PDF-Exports
aktualisiert:
•
Hinweise zur Umwandlung in PDF-Format
http://www.di-ji.de/r/pdf
7
Barrierefreie Ausgangsdokumente für PDF
8
Textdokumente erstellen mit Microsoft Word 2010
Ein strukturiertes Dokument erstellen
Die Grundlage für ein barrierefreies Textdokument ist eine zugängliche
Dokumentenstruktur. Arbeiten Sie daher immer mit Formatvorlagen, um Überschriften und
Absätze zu formatieren. Microsoft Word stellt Ihnen hierzu eine ganze Reihe an
Dokumentenvorlagen mit verschiedenen Formatvorlagen zur Verfügung. Wählen Sie zur
Strukturierung eines Dokuments die geeigneten Formatvorlagen aus. Bei Bedarf können
Sie auch eigene Formatvorlagen einer Dokumentenvorlage hinzufügen und so
strukturierte Dokumente nach Ihren eigenen Vorstellungen gestalten.
Überschriften
Überschriften werden verwendet, um ein Dokument in mehrere Abschnitte zu unterteilen.
Die Verwendung von Formatvorlagen für Überschriften erzeugt eine Gliederung des
Dokuments. Diese Gliederung kann dann von Menschen, die Dokumente mit
Screenreadern betrachten, für die Navigation innerhalb des Dokuments genutzt werden.
Ein einfaches Vergrößern der Schrift oder der Einsatz von Fettdruck kann zwar optisch ein
ähnliches Ergebnis erzielen, erzeugt jedoch keine Gliederungsstruktur. Zusätzlich erlaubt
die Verwendung von Formatvorlagen für Überschriften eine rasche Änderung des Layouts,
da nicht jede einzelne Überschrift angepasst, sondern lediglich die Formatvorlage für
Überschriften geändert werden muss.
In Word 2010 können Sie Text unter Verwendung einer Vorlage aus dem Katalog
Schnellformatvorlage im Menüband Start oder mit Hilfe der Übersicht aller
Formatvorlagen formatieren. Sie können mit den oberen beiden Pfeilschaltflächen rechts
neben den Schnellformatvorlagen durch die Zeilen der Schnellformatvorlagen auf- oder
abwärts navigieren. Mit der untersten Pfeilschaltfläche Weitere können Sie sich alle
Schnellformatvorlagen anzeigen lassen und die passende Vorlage auswählen.
9
Mit der Schaltfläche Formatvorlagen (im Bereich Formatvorlagen ganz rechts unten) oder
der Tastenkombination ALT + STRG + UMSCHALT + S öffnen Sie das Fenster mit allen
in der aktuellen Dokumentenvorlage vorhandenen Formatvorlagen.
•
Markieren Sie den Text, dem Sie eine Formatvorlage zuweisen möchten, und
wählen Sie dann die geeignete Formatvorlage aus.
10
Verwendung von Überschriften
Da Überschriften das Dokument gliedern, sollten sie den Ablauf des Dokuments
wiedergeben. Damit ein Textdokument auch bei der Verwendung eines Screenreaders
nutzbar ist, müssen die Überschriftentexte hinreichend eindeutig formuliert werden. Die
"Überschrift 1" ist in der Regel die größte Überschrift, "Überschrift 2" ist kleiner als
"Überschrift 1", aber größer als "Überschrift 3".
Tipps zur Verwendung von Überschriftformaten:
•
Überschriften sollten die Navigation im Dokument erleichtern. Aus einer Überschrift
sollte klar hervorgehen, worum es im jeweils folgenden Abschnitt geht.
•
Nutzen Sie Überschriftformate nicht zur Hervorhebung einzelner Wörter oder
Phrasen innerhalb des Textkörpers.
•
MS Word bietet Ihnen 9 Gliederungsstufen für Überschriften an. Zusätzlich können
Sie einen Titel vergeben. Falls Ihr Dokument später als Web-Artikel veröffentlicht
werden soll, bedenken Sie bitte: gegenwärtig stehen in HTML lediglich 6
Gliederungsstufen für eine Überschrift zur Verfügung und als Web-Artikel entspricht
ihr Titel in der Regel der ersten Überschrift. In diesem Fall gäbe es nur eine
„Überschrift 1“ innerhalb eines Dokuments. Alle weiteren Zwischenüberschriften des
Dokuments sollten als „Überschrift 2“ formatiert werden, Zwischenüberschriften der
3. Gliederungsebene "Überschrift 3" usw. Gliedern Sie die einzelnen Kapitel und
Abschnitte mit Überschriften.
Listen
Informationen können in Listen gesetzt werden, um Informationen hervorzuheben, zu
gruppieren oder in einer bestimmten Reihenfolge darzustellen. Die beste Vorgehensweise
zur Erstellung von Listen ist die Verwendung von Aufzählungen und Nummerierungen.
Dadurch können Listen von assistiven Technologien wie Screenreadern auch als Listen
erkannt und korrekt wiedergegeben werden. Außerdem erleichtert der Einsatz von
Aufzählungen und Nummerierungen den Export eines Textdokuments als HTML- oder
PDF-Datei. Die manuelle Erstellung von Listen mit Tabulatortaste und Sonderzeichen
kann zwar optisch ein ähnliches Ergebnis produzieren, aber eine so erstellte Liste ist von
assistiven Technologien nicht als Liste zu erkennen.
Erstellen einer Liste
Bei Listen werden 2 verschiedene Möglichkeiten unterschieden: „Aufzählung“ und
„nummerierte Listen“. Mit den folgenden Schritten erstellen Sie eine neue Liste während
der Eingabe:
•
Geben Sie * (Sternchen) oder - (Bindestrich) ein, um eine Aufzählung zu beginnen,
oder geben Sie 1. ein, um eine nummerierte Liste zu beginnen, und drücken Sie
dann die LEERTASTE oder die TAB-TASTE.
•
Geben Sie den gewünschten Text ein.
•
Drücken Sie die EINGABETASTE, um das nächste Listenelement hinzuzufügen.
Word fügt automatisch das nächste Aufzählungszeichen oder die nächste Nummer
ein.
11
•
Um die Liste zu beenden, drücken Sie zweimal die EINGABETASTE, oder drücken
Sie die RÜCKTASTE, um das letzte Aufzählungszeichen bzw. die letzte Nummer in
der Liste zu löschen.
Um aus einem vorhandenen Text eine Liste zu erzeugen gehen Sie folgendermaßen vor:
•
Markieren Sie den Text aus dem Sie eine Aufzählung oder nummeriere Liste
erstellen möchten. Dabei muss jedes einzelne Listenelement in einer neuen Zeile
stehen.
•
Wählen Sie aus dem Menüband die Registerkarte Start und wählen Sie in der
Symbolleiste in der Gruppe Absatz das Format Aufzählungszeichen oder
Nummerierung aus.
Diese beiden Schaltflächen sind zweigeteilt: über die Symbole wählen Sie die jeweils
letzte voreingestellte Formatierung für Aufzählungszeichen oder Nummerierung aus, über
die kleinen Pfeile rechts neben diesen Bedienelementen gelangen Sie zu den
Auswahlmöglichkeiten für andere Aufzählungszeichen bzw. Nummerierungsformate.
Erstellen verschachtelter Listen
Word stellt 5 verschiedene Formatvorlagen für Aufzählungszeichen und Listennummern
mit jeweils unterschiedlichen Einrückungen und Zeichen oder Ordnungsnummern bereit.
Es entsteht der Eindruck, sie könnten bei ineinander verschachtelten Listen die
Formatvorlage „Aufzählungszeichen“ für die erste Ebene einer Aufzählungsliste
verwenden, die Formatvorlage „Aufzählungszeichen 2“ für die zweite Ebene und so weiter.
Die Zahlenangabe bei diesen Formatvorlagen hat jedoch keine Bedeutung für die
Verschachtelungstiefe, es handelt sich hierbei jeweils um verschiedene Formatvorlagen.
Um eine verschachtelte Liste zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
•
Markieren Sie den Text aus dem Sie eine Aufzählung oder nummeriere Liste
stehen.
•
Wählen Sie anschließend aus dem Menüband die Registerkarte Start und wählen
Sie in der Symbolleiste in der Gruppe Absatz die Schaltfläche Liste mit mehreren
Ebenen. Wählen Sie aus der Listenbibliothek die gewünschte Formatvorlage für
Aufzählungszeichen oder Nummerierung aus.
12
•
Markieren Sie den Text, der als Aufzählung oder nummerierte Liste innerhalb der
Gesamtliste eingeschoben werden soll. Dabei muss jedes einzelne Listenelement in
einer neuen Zeile stehen.
•
Wählen Sie anschließend aus dem Menüband die Registerkarte Start und wählen
Sie in der Symbolleiste in der Gruppe Absatz die Schaltfläche Liste mit mehreren
Ebenen. Wählen Sie den Befehl Listenebene ändern aus und wählen sie die
gewünschte Listenebene.
Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü zur Liste aufrufen und
hier den Befehl Listeneinzug anpassen auswählen.
Sie können auch aus dem Menüband in der Registerkarte Start die Schaltfläche Liste mit
mehreren Ebenen aus der Gruppe Absatz und dort die Option Neue Liste mit mehreren
13
Ebenen definieren auswählen. Im neu geöffneten Dialogfeld Neue Liste mit mehreren
Ebenen definieren wählen Sie die gewünschte Listenebene aus.
14
Alternativtexte für Bildelemente
Bildelemente in einem Textdokument benötigen einen Alternativtext. Dieser Text
ermöglicht sehbehinderten oder blinden Menschen, den Inhalt von Bildern zu erfassen.
Dabei ist zu unterscheiden, ob es sich bei einem Bild um eine Informationsgrafik oder ein
dekoratives Element handelt. Entsprechend ist mit den Alternativtexten zu verfahren.
Textäquivalente sollten kurz und eindeutig formuliert werden.
•
Wählen Sie das gewünschte Bildelement aus.
•
Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf das Bildelement und wählen Sie im
Kontextmenü den Eintrag Grafik formatieren ….
15
Es öffnet sich ein neues Dialogfenster.
•
Wählen Sie den Menüpunkt Alternativtext aus und geben Sie den Alternativtext für
das Bildelement in das Textfeld unter Beschreibung: ein.
Diagramme und Schaubilder
Diagramme und komplexe Schaubilder benötigen ebenso wie einfache Bilder ein
Textäquivalent.
•
Wählen Sie das gewünschte Diagrammelement aus.
16
•
Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf das Diagrammelement und wählen
Sie im Kontextmenü den Eintrag Diagrammbereich formatieren … .
Es öffnet sich nun ein neues Dialogfenster.
•
Wählen Sie den Menüpunkt Alternativtext aus und geben Sie den Alternativtext für
das Diagrammelement in das Textfeld unter Beschreibung: ein.
Häufig reicht bei Diagrammen und Schaubildern die Beschriftung oder der Alternativtext
nicht aus, um genügend Informationen für das Verständnis des Inhalts zu vermitteln. Dann
sollte eine ausführliche Beschreibung im Fließtext vorgenommen werden. Dieses
Textäquivalent muss dieselben Informationen vermitteln, die ein sehender Mensch dem
Diagramm oder Schaubild entnehmen kann.
Komplexe Schaubilder können aus mehreren vorgefertigten Formen zusammengesetzt
(Menüband Einfügen, Gruppe Illustrationen, Schaltfläche Formen) werden. Diese
Einzelelemente müssen erst zu einer Gruppe zusammengefasst werden. Dazu werden
alle Einzelelemente zusammen ausgewählt und dann im Kontextmenü der Eintrag
Gruppierung > der Unterbefehl Gruppierung aufgerufen. Anschließend kann über den
Befehl Objekt formatieren ein Alternativtext eingegeben werden. Zusätzlich kann auch
eine Beschriftung eingefügt werden.
Konvertierungsprobleme von Alternativtexten
Microsoft empfiehlt einen Alternativtext in das Feld Beschreibung: einzugeben und für
den Fall, dass die Beschreibung des Alternativtextes sehr lang ausfällt, zusätzlich eine
kurze stichpunktartige Zusammenfassung im Textfeld unter Titel: anzugeben. Diese mit
dem MS Office-Paket 2010 eingeführte Funktion wird von assistiven Technologien bisher
jedoch noch nicht gut unterstützt und auch bei einem Export in andere Dateiformate nicht
immer berücksichtigt. Beispiele für noch vorhandene Konvertierungsprobleme:
17
•
Wird eine Word2010-Datei als HTML- Datei oder OpenOffice-Datei gespeichert,
stehen für diese Programme sowohl Titel- als auch Beschreibungstext zur
Verfügung. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass bei einer im HTML-Format
abgespeicherten Word2010-Datei die in den Textfeldern Titel und Beschreibung
angegebenen Texte zu einem einzigen Alternativtext zusammengeführt werden und
in OpenOffice nicht der Beschreibungstext, sondern der Titeltext als Alternativtext
verwendet wird.
•
Wird eine Word2010-Datei als PDF-Datei oder in älterem MS-Office-Format
gespeichert, steht lediglich der im Beschreibungstextfeld angegebene Text zur
Verfügung.
•
Wird eine Datei im Word2010-Format in OpenOffice.org-Writer3.3 geöffnet, stehen
weder Titel- noch Beschreibungstext zur Verfügung.
Aufgrund der noch vorhandenen mangelnden Unterstützung durch assistive Technologien
ist die Empfehlung für eine Zusammenfassung im Titeltextfeld und einen Alternativtext im
Beschreibungstextfeld gegenwärtig zwar allenfalls dann sinnvoll, wenn die Word-Datei
auch oder nur als im HTML-Format abgespeicherte Datei weitergegeben wird. Im Hinblick
auf Kompatibilität mit zukünftigen Technologien sollten Sie dennoch bei längeren
Alternativtexten eine Zusammenfassung im Titeltextfeld angeben.
Um eine Kompatibilität mit insbesondere älteren Formaten und gegenwärtigen assistiven
Technologien zu gewährleisten, muss ein Alternativtext in das Textfeld unter
Beschreibung: angegeben werden.
Falls Sie sicher stellen möchten, dass Ihre Datei auch von Anwendern des OpenSourceProgramms OpenOffice.orgWriter betrachtet und ggf. weiterbearbeitet werden kann,
sollten Sie Ihre Datei zusätzlich im Open-Office-Format abspeichern, damit die von Ihnen
vergebenen Alternativtexte zur Verfügung stehen. Bitte beachten Sie aber, dass im OpenOffice-Format der Alternativtext im Titeltextfeld angegeben sein muss. Bitte überprüfen
Sie, ob die von Ihnen in diesem Feld vergebene Zusammenfassung als Alternativtext
ausreichend ist. Falls Sie keine Zusammenfassung im Titeltextfeld angegeben haben oder
falls diese als Alternativtext zum Verständnis nicht ausreicht, schneiden Sie den im
Beschreibungstextfeld angegebenen Text aus und fügen Sie diesen in das Titeltextfeld
ein. Es ist beim Erstellen eines Textes zwar einfacher den gleichen Text doppelt
einzugeben, für Word2010-Anwender in das Textfeld unter Beschreibung und für
OpenOffice-Anwender in das Textfeld unter Titel - im Hinblick auf Kompatibilität mit
zukünftigen Technologien ist dieser einfache Weg jedoch wenig empfehlenswert.
Unabhängig davon, ob Sie eine zusätzliche Zusammenfassung anbieten möchten, sollte
für informative Bildelemente immer ein Alternativtext für Menschen mit Behinderungen in
das Textfeld unter Beschreibung: angegeben werden.
18
Links
Mit Links können Sie entweder innerhalb eines Dokuments navigieren oder
Verknüpfungen zu ausgewählten Webseiten im Internet herstellen. Achten Sie beim
Einsatz von Links darauf, dass der verlinkte Text kurz und aussagekräftig ist. Der Linktext
sollte über das Ziel bzw. die Aktion des Links Auskunft geben.
•
Schlechtes Beispiel: Klicken Sie hier, um zur Website von Xyz zu gelangen.
•
Gutes Beispiel: Gehen Sie zur Website von Xyz.
Ein Link auf eine Internet-Seite sollte verwendbar sein, unabhängig davon ob das
Dokument ausgedruckt oder elektronisch zur Verfügung steht. Dazu muss der Text
aussagekräftig sein und die URL, also die Zieladresse im Internet, hinter dem Text stehen.
•
Schlechtes Beispiel:
Besuchen Sie http://www.xyz.de/veranstaltungen.html.
•
Gutes Beispiel:
Informieren Sie sich über aktuelle Veranstaltungen von Xyz:
(http://www.xyz.de/veranstaltungen.html).
Links einfügen
•
Markieren Sie zuerst den Text, den Sie als Link nutzen wollen.
•
Anschließend rufen Sie in der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Hyperlinks
den Eintrag Hyperlink auf.
Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Text klicken und im
Kontextmenü den Eintrag Hyperlink… auswählen.
19
Es öffnet sich nun ein neues Dialogfenster, in dem Sie das Ziel des Links und weitere
Optionen festlegen können.
•
Geben Sie das Ziel des Links im Textfeld Adresse ein.
•
Wählen Sie anschließend den Schaltknopf QuickInfo… und geben Sie die
QuickInfo für den Link ein. Dieser zusätzliche Text wird als Tooltip angezeigt und
informiert zusätzlich über das Ziel oder die Aktion des Links.
Arbeiten mit Textmarken
•
Um eine Textmarke zu erstellen rufen Sie im Menü Einfügen in der Untergruppe
Hyperlinks den Befehl Textmarke auf.
20
•
Geben Sie dort den Namen der neuen Textmarke ein und bestätigen mit der
Eingabetaste oder wählen Sie die OK-Schaltfläche.
•
Um eine Textmarke als Sprungziel für einen Hyperlink zu verwenden, markieren Sie
zunächst den Text, welchen Sie als Link nutzen wollen um zur Textmarke zu
springen.
•
Anschließend rufen Sie aus dem Menüband Einfügen in der Untergruppe
Hyperlinks den Befehl Hyperlink auf.
•
Wählen Sie den passenden Linktyp aus. Da Sprungmarken nur innerhalb eines
Dokuments zur Verfügung stehen, wählen Sie aus den Elementen links den Linktyp
Aktuelles Dokument.
•
Rufen Sie nun in der Baumstruktur im mittleren Bereich des Dialogs unter dem
Eintrag Textmarken die von Ihnen soeben erstellte Textmarke aus.
21
•
Wählen Sie anschließend den Schaltknopf QuickInfo… und geben Sie die
QuickInfo für den Link ein. Dieser zusätzliche Text wird als Tooltip angezeigt und
informiert zusätzlich über das Ziel oder die Aktion des Links.
22
Tabellen
Verwenden Sie Tabellen um Daten übersichtlich aufbereitet darzustellen. Tabellen sollten
auf keinen Fall mit Tabulatoren oder Leerzeichen erstellt werden. So erstellte Tabellen
sehen zwar wie Tabellen aus, aber assistive Technologien können sie nicht als
Datentabelle erkennen und verarbeiten.
Vermeiden Sie umfangreiche und komplexe Datentabellen. Versuchen Sie stattdessen,
große Tabelle in mehrere kleine Tabellen aufzuteilen.
Erstellen einer neuen Tabelle
•
Wählen Sie in der Registerkarte Einfügen die Gruppe Tabelle.
•
Fügen Sie eine neue Tabelle in den Text ein, indem Sie entweder die gewünschte
Anzahl von Spalten und Zeilen in der Schnelleingabe mit der Maus markieren oder
wählen Sie den Befehl Tabelle einfügen…
•
Hinweis: Der Befehl Tabelle zeichnen erstellt Tabellen, deren Zellen
unterschiedlich hoch sind oder die eine unterschiedliche Anzahl von Spalten pro
Zeile haben. Dadurch ist es nicht möglich, der Tabelle eindeutige Kopfzellen für die
Spalten und Zeilen zuzuordnen. Eine so erstellte Tabelle ist daher nicht unbedingt
barrierefrei.
Gestaltung einer Tabelle
Tabellenüberschriften
Damit Tabellenüberschriften auch für Screenreader-Anwender erkennbar sind, müssen
diese entsprechend gekennzeichnet werden.
•
Bewegen Sie hierzu den Cursor in ein Feld der ersten Tabellenzeile, klicken Sie mit
der rechten Maustaste und wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt
Tabelleneigenschaften… auf.
23
•
Rufen Sie anschließend den Reiter Zeile aus und markieren Sie Option Gleiche
Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen. Sie können mit Word so lediglich die erste
Tabellenzeile für Screenreader-Anwender als Überschriftenzellen kennzeichnen,
eine Kennzeichnung weiterer Tabellenzellen – zum Beispiel zusätzlich auch der
ersten Spalte – ist nicht möglich.
•
Hinweis: Die Auszeichnung der ersten Tabellenzeile als Überschrift für
Screenreader-Anwender ist unabhängig von visueller Formatierung. Visuelle
Hervorhebungen haben keinen Einfluss auf die Unterscheidung von
Tabellenüberschriften und Tabellendatenzellen für Screenreader-Anwender.
Optische Gestaltung
Geben Sie die Breite der gesamten Tabelle und der einzelnen Spalten relativ in Prozent
an. Dies erleichtert den Export in ein anderes Format wie beispielsweise HTML. Eine so
erzeugte Tabelle die in ein HTML-Dokument überführt wird, passt sich unterschiedlichen
Fenstergrößen an und ist damit auf vielen unterschiedlichen Bildschirmen gut zu lesen.
•
Markieren Sie die gesamte Tabelle.
24
•
Rufen Sie in der Reiterkarte Layout die Gruppe Tabelle und den Befehl
Eigenschaften auf.
•
Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf die markierte Tabelle klicken
und im Kontextmenü den Eintrag Tabelleneigenschaften… auswählen.
25
•
Geben Sie in der Reiterkarte Spalte als Maßeinheit Prozent an.
•
Zusätzlich sollte die Gesamtgröße der Tabelle in der Reiterkarte Tabelle auch in
Prozent angegeben werden.
•
Fügen Sie einer komplexen Datentabelle eine Beschriftung hinzu, die den Zweck
der Tabelle erläutert.
•
Gestalten Sie eine Tabelle kontrastreich und so, dass die Kopfzellen der Spalten
und Zeilen klar erkennbar sind. Wählen Sie hierzu in der Gruppe
Tabellenformatvorlagen eine passende und kontrastreiche Formatvorlage für die
Tabelle aus. In den Optionen für Tabellenformat können Sie zusätzliche optische
Hervorhebungen für die erste Zeile, erste Spalte, Ergebniszeile, letzte Spalte,
verbundene Zeilen und verbundene Spalten auswählen.
•
Wählen Sie die Tabelle aus. In der Reiterkarte Entwurf kann das Aussehen der
Tabelle geändert werden.
•
Markieren Sie in der Gruppe Optionen für Tabellenformat die Einträge
Überschrift und Erste Spalte. Damit werden die Kopfzellen der Zeilen und Spalten
deutlich hervorgehoben und von den Datenzellen abgesetzt. Bitte beachten Sie:
diese Auszeichnung ist rein visuell, um Tabellenüberschriften auch semantisch
festzulegen, müssen Sie die im Abschnitt Tabellenüberschriften beschriebenen
Schritte durchführen!
26
Sprachauszeichnung und Sprachwechsel
In der Regel werden Sie Deutsch als Standardsprache für die Korrekturhilfen ebenso
eingestellt haben wie die Standardeinstellung „Sprache automatisch erkennen“.
Sie können in Word einzelne Wörter oder längere Passagen auch einer anderen Sprache
zuweisen. Sofern fremdsprachige Wörter vorhanden sind, sollten Sie diese auch
entsprechend auszeichnen. Diese Wörter oder Passagen können von Vorleseprogrammen
dann im Klangbild der entsprechenden Sprache wiedergegeben werden. Zeichnen Sie den
Text nicht aus, wird der fremdsprachige Text unter Umständen unverständlich mit
deutscher Betonung vorgelesen.
•
Markieren Sie zur Sprachauszeichnung den fremdsprachigen Text,
•
wählen Sie in der Registerkarte Überprüfen die Gruppe Sprache
•
wählen Sie den Befehl Sprache für Korrekturhilfen festlegen…
•
und wählen Sie im nachfolgenden Dialogfeld die entsprechende Sprache aus.
Bei Konvertierung in ein PDF-Dokument zu beachten
Falls Sie nur deutschsprachigen Text verwenden, wird „Deutsch“ als Hauptsprache im
PDF-Dokument angegeben.
27
Falls Word automatisch eine andere Sprache erkennt oder falls Sie eine andere Sprache
explizit angegeben haben wird diese den Textpassagen zugewiesene Sprache im PDFDokument mit dem Text gespeichert.
Falls Sie zum Konvertieren die Wordfunktion nutzen das Dokument als PDF-Dokument zu
speichern, wird Deutsch als Hauptsprache des PDF-Dokumentes angegeben.
Falls Sie das Dokument mit dem Adobe PDFMaker erzeugen, ist die korrekte
Sprachauszeichnung abhängig von Ihrer Acrobat-Version: Adobe Acrobat Pro XI zeichnet
die den Textpassagen zugewiesene Sprache korrekt aus. Bei älteren Versionen
funktioniert die Sprachauszeichnung nicht zuverlässig und muss in der Regel in Acrobat
Pro nachbearbeitet werden. Der Adobe PDFMaker X legt „Deutsch“ nur dann als
Hauptsprache für das PDF-Dokument fest, wenn keine andere Sprache als Deutsch
angegeben wurde und zeichnet Sprachwechsel überhaupt nicht aus.
28
Abschließende Arbeiten
Metadaten zum Dokument
Word erlaubt die Angabe zusätzlicher Informationen zu einem Textdokument. Diese
Informationen ermöglichen es den Betrachtenden, bei Fragen rasch Hinweise zum
Textdokument zu bekommen und sich z. B. über den Dokumententitel und Inhalt oder über
die Verfasser des Dokuments zu informieren.
In Word 2010 finden Sie den Dialog für die Dokumenteneigenschaften über den
Menüband Datei unter dem Unterpunkt Informationen.
Auf der rechten Bildschirmseite befindet sich unter der Miniaturansicht Ihres Dokuments
die Ausklappliste Eigenschaften.
29
Lassen Sie sich den Dokumentbereich anzeigen, es öffnet sich ein neuer Bereich in
Ihrem Dokument. Geben Sie hier verschiedene Dokumenteneigenschaften ein. Zum
Fertigstellen schließen Sie den Bereich wieder.
Alternativ können Sie die Erweiterten Eigenschaften zur Eingabe und Ansicht weiterer
Dokumenteigenschaften aufrufen.
Hier können Sie weitere Dokumenteneigenschaften bearbeiten.
Einfügen eines Inhaltsverzeichnisses für längere Dokumente
Ein Inhaltsverzeichnis erleichtert die Orientierung und die Navigation in einem längeren
Dokument. Außerdem können Sie mit einem Inhaltsverzeichnis die Struktur eines
Dokuments überprüfen und ggf. fehlende Überschriften korrigieren.
Um ein Inhaltsverzeichnis einzufügen wählen Sie die Registerkarte Verweise.
•
In der Gruppe Inhaltsverzeichnis wählen Sie das Ausklappmenü
Inhaltsverzeichnis und den Menüpunkt Inhaltsverzeichnis einfügen… um an
der aktuellen Position des Cursors im Dokument ein neues Inhaltsverzeichnis
einzufügen.
•
Der Befehl Tabelle aktualisieren in der Gruppe Inhaltsverzeichnis führt eine
Neuberechnung eines vorhandenen Inhaltsverzeichnisses durch, so dass die
Einträge auf die korrekten Seitenzahlen verweisen.
Überprüfen Ihres Dokumentes auf Barrierefreiheit
Word 2010 bietet in Ihnen die Möglichkeit Ihr Dokument hinsichtlich Barrierefreiheit zu
überprüfen.
30
•
Wählen Sie für diese Überprüfung den Menüpunkt Datei und im Menüunterpunkt
Informationen im mittleren Fensterbereich in der Ausklappliste Auf Probleme
überprüfen den Befehl Barrierefreiheit überprüfen.
Diese Überprüfung listet Fehler, Warnungen und Tipps zur Barrierefreiheit in einem
Baumdiagramm in dem sich öffnenden Bereich Barrierefreiheitsprüfung auf.
Wenn Sie einen der unter Fehler, Warnungen oder Tipps gelisteten Einträge auswählen,
wird Ihnen die Stelle im Dokument markiert. Im Abschnitt Weitere Informationen erfahren
Sie, wie Sie gefundene Probleme beheben können.
31
Sie erreichen diese Abschnitte nicht nur mit der Maus, sondern auch mit der Tastatur. Mit
der Taste F6 können Sie den Fokus auf den Aufgabenbereich legen. Mit der
Tabulatortaste wechseln Sie zwischen den Abschnitten „Prüfungsergebnisse“ und
„Weitere Informationen“. Mit den Cursor- und Bildlauftasten können Sie in diesen
Bereichen navigieren.
Von der Barrierefreiheitsprüfung gefundene Fehler sollten Sie auf jeden Fall beseitigen,
denn diese können Ihre Datei für Menschen mit Behinderungen nicht nur sehr schwer
verständlich sondern sogar unverständlich machen.
Des Weiteren sollten die als Barrierefreiheitswarnungen aufgeführten Probleme
beseitigt werden, da auch diese eine Datei für Menschen mit Behinderungen schwer
verständlich machen.
Barrierefreiheitstipps werden Microsoft zufolge für Inhalte abgegeben, die für Menschen
mit Behinderungen zwar verständlich sind, aber durch eine geänderte Struktur oder
Darstellung noch barrierefreier gemacht werden könnten. Falls irgendwie möglich sollten
Sie auch diese Tipps beachten.
Weitere Informationen
Ausführliche Informationen zur Barrierefreiheitsprüfung finden Sie auf den Internetseiten
von Microsoft unter:
•
http://office.microsoft.com/de-de/powerpoint-help/barrierefreiheitsprufungHA010369192.aspx.
Eine ausführliche Liste dessen, was in den Office2010-Programmen Word, Excel und
PowerPoint mit der Barrierefreiheitsprüfung überprüft wird, finden Sie auf der MicrosoftInternetseite „Regeln für die Barrierefreiheitsprüfung“ unter:
•
http://office.microsoft.com/de-ch/word-help/regeln-fur-die-barrierefreiheitsprufungHA101823437.aspx.
32
Textdokumente erstellen mit OpenOffice.org (OOo) Writer 3.3
OpenOffice.org (OOo) Writer ist ein Textverarbeitungsprogramm, welches ähnlich wie
Microsoft Word zu bedienen und vom Funktionsumfang her nahezu identisch ist.
Der von der Document Foundation herausgegebene OpenOffice-Ableger LibreOffice wird
hier nicht gesondert betrachtet. Menüführung, Funktionsumfang und Ausgaben sind
identisch zu OpenOffice.
Zur besseren Unterstützung von assistiven Technologien benötigen Sie für OpenOffice
und LibreOffice
unter Microsoft Windows die „Java Access Bridge“
(http://docs.oracle.com/javase/7/docs/technotes/guides/access/enable_and_test.html). Ab
der Version Java SE 7u6 und später ist die Java Access Bridge 2.0.3 fest integriert und
muss nicht zusätzlich installiert werden. Sie ist aber standardmäßig deaktiviert und muss
gegebenenfalls über die Windows-Systemsteuerung aktiviert werden.
Wählen Sie hierzu im Center für erleichterte Bedienung die Option Computer ohne einen
Bildschirm verwenden und aktivieren Sie im sich öffnenden Fenster das Kontrollkästchen
Java Access Bridge aktivieren.
Nach Installation der Java Access Bridge sollten Sie in OpenOffice die
Zugänglichkeitsoptionen aktivieren und überprüfen, ob eine Java-Laufzeitumgebung mit
Unterstützung der Zugänglichkeit verwendet wird. Rufen Sie hierzu im Menü Extras den
Befehl Optionen auf, es öffnet sich ein Dialogfenster. Wählen Sie aus dem Optionsbaum
den Eintrag OpenOffice.org und den Unterpunkt Zugänglichkeit und aktivieren Sie den
Eintrag Unterstützung behindertengerechter Zugangsprogramme.
Wählen Sie aus dem Optionsbaum unter dem Eintrag OpenOffice.org den nächsten
Unterpunkt Java. Die Option Eine Java-Laufzeitumgebung (Java runtime
environment) verwenden sollte aktiviert sein. Falls mehrere Java-Laufzeitumgebungen
installiert sind, sollten Sie die neueste Version mit Unterstützung der Zugänglichkeit
33
auswählen. Betätigen Sie die Eingabetaste oder wählen Sie die Schaltfläche OK und
starten Sie OpenOffice neu.
Weitere Informationen zur Nutzung von OpenOffice.org mit technischen Hilfsmitteln finden
Sie im Wiki zu OpenOffice unter: http://wiki.services.openoffice.org/wiki/Accessibility
(englischsprachige Seite), bzw. für LibreOffice unter: http://www.libreoffice.org/gethelp/accessibility/ (englischsprachige Seite).
34
Die Grundlage für ein barrierefreies Textdokument ist eine zugängliche
Dokumentenstruktur. Arbeiten Sie daher immer mit Formatvorlagen, um Überschriften und
Absätze zu formatieren. OpenOffice.org (OOo) Writer stellt Ihnen eine ganze Reihe an
Dokumentenvorlagen mit verschiedenen Formatvorlagen zur Verfügung. Wählen Sie zur
Strukturierung eines Dokuments die geeigneten Formatvorlagen aus. Bei Bedarf können
Sie auch eigene Formatvorlagen zu einer Dokumentenvorlage hinzufügen und so
strukturierte Dokumente nach Ihren eigenen Vorstellungen gestalten.
Überschriften
Die Verwendung von Formatvorlagen für Überschriften erzeugt eine Gliederung des
ähnliches Ergebnis bringen, aber es wird keine Gliederungsstruktur erzeugt. Zusätzlich
erlaubt die Verwendung von Formatvorlagen für Überschriften die rasche Änderung des
Layouts, da nicht jede einzelne Überschrift angepasst werden muss, sondern lediglich die
Formatvorlage für Überschriften geändert wird.
Rufen Sie das Fenster mit den Formatvorlagen auf, indem Sie entweder die Taste F11
drücken oder im Menü Format den Befehl Formatvorlagen aufrufen. In OOo Writer steht
eine Reihe von Formatvorlagen für verschiedene Textbereiche zur Verfügung. Außerdem
wird noch zwischen Absatzvorlagen, Zeichenvorlagen, Rahmenvorlagen, Seitenvorlagen
und Listenvorlagen unterschieden. Zeichenvorlagen dienen zur Formatierung von
einzelnen Zeichen, Wörtern oder auch ganzen Sätzen. Mit Absatzvorlagen werden ganze
35
Absätze formatiert. Die weiteren Ausführungen beziehen sich – sofern nicht anders
angegeben – auf die Verwendung von Absatzvorlagen, denn mit diesen wird die Struktur
des Textdokuments erzeugt.
Um einen Text als Überschrift zu formatieren klicken Sie auf den Absatz und wählen Sie
dann die gewünschte Absatzvorlage in den Formatvorlagen mit einem Doppelklick aus.
wiedergeben. Damit ein Textdokument auch bei der Verwendung eines Screenreaders
nutzbar ist, müssen die Überschriftentexte hinreichend eindeutig formuliert werden. Die
"Überschrift 1" ist in der Regel die größte Überschrift, "Überschrift 2" ist kleiner als
"Überschrift 1", aber größer als "Überschrift 3".
Überschriften sollten die Navigation im Dokument erleichtern. Aus einer Überschrift sollte
klar hervorgehen, worum es im jeweils folgenden Abschnitt geht.
Nutzen Sie Überschriftformate nicht zur Hervorhebung einzelner Wörter oder Phrasen
innerhalb des Textkörpers.
Ooo Writer bietet Ihnen 10 Gliederungsstufen für Überschriften an. Zusätzlich können Sie
einen Titel vergeben. Falls Ihr Dokument später als Web-Artikel veröffentlicht werden soll,
bedenken Sie bitte: gegenwärtig stehen in HTML lediglich 6 Gliederungsstufen für eine
Überschrift zur Verfügung und als Web-Artikel entspricht ihr Titel in der Regel der ersten
Überschrift. In diesem Fall gäbe es nur eine „Überschrift 1“ innerhalb eines Dokuments.
Alle weiteren Zwischenüberschriften des Dokuments sollten als „Überschrift 2“ formatiert
werden, Zwischenüberschriften der 3. Gliederungsebene "Überschrift 3" usw.
Listen
Informationen können in Listen gesetzt werden, um die Informationen hervorzuheben, zu
zur Erstellung von Listen ist die Verwendung von Aufzählungen und Nummerierungen.
Dadurch können Listen von assistiven Technologien wie Screenreadern auch als Listen
erkannt und korrekt wiedergegeben werden. Außerdem erleichtert der Einsatz von
Aufzählungen und Nummerierungen den Export eines Textdokuments als HTML- oder
PDF-Datei. Die manuelle Erstellung von Listen mit Tabulatortaste und Sonderzeichen
kann zwar optisch ein ähnliches Ergebnis produzieren, aber eine so erstellte Liste ist von
assistiven Technologien nicht als Liste zu erkennen.
Listen werden in Aufzählungslisten und Nummerierungen unterschieden. Mit den
folgenden Schritten erstellen Sie eine neue Aufzählungsliste während der Eingabe:
Stellen Sie sicher, dass im Menü Format im Untermenü AutoKorrektur die Option
Während der Eingabe ausgewählt ist.
36
Um eine nummerierte Liste zu beginnen, geben Sie je nach gewünschtem Listenformat 1.,
i. oder I. ein. Um eine Aufzählungsliste zu beginnen, geben Sie * oder - ein. Nach der Zahl
können Sie statt dem Punkt auch eine Schlussklammer eingeben, also z. B. 1) oder i).
Geben Sie ein Leerzeichen und Ihren Text ein und drücken Sie die Eingabetaste. Der
neue Absatz wird automatisch mit der nächsten Nummer oder mit einem
Aufzählungszeichen versehen.
Um die Liste abzuschließen, drücken Sie erneut die Eingabetaste.
Um aus einem vorhandenen Text eine Liste zu erzeugen gehen Sie folgendermaßen vor:
•
Markieren Sie den Text, aus dem Sie eine Aufzählung oder nummerierte Liste
stehen.
•
Wählen Sie anschließend in der Symbolleiste den Befehl für die Erstellung einer
Nummerierung oder eine Aufzählung.
Um eine verschachtelte Liste zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
•
Markieren Sie den Text, der als Aufzählung oder nummerierte Liste innerhalb der
gesamten Liste eingeschoben werden soll. Dabei muss jedes einzelne
Listenelement in einer neuen Zeile stehen.
•
Wählen Sie anschließend im Menüpunkt Format den Befehl Nummerierung und
Aufzählungszeichen…. Wählen Sie im sich neu öffnenden Dialogfenster
Nummerierung und Aufzählungszeichen den Reiter Position und wählen Sie für
den markierten Text im Bereich Ebene die gewünschte Gliederungsebene aus.
37
•
Führen Sie einen Doppelklick auf dem gewünschten Bildelement aus oder wählen
Sie im Menü Format den Befehl Bild… aus. Sie können diesen Befehl auch aus
dem Kontextmenü ausführen.
•
Wählen Sie die Reiterkarte Zusätze aus und geben Sie den Alternativtext für das
Bildelement in das Textfeld Alternativtext ein.
38
Diagramme und Schaubilder
Diagramme und komplexe Schaubilder benötigen ebenso wie einfache Bilder ein
Textäquivalent.
In OOo Writer kann auch ein Diagramm mit einem Alternativtext versehen werden.
•
Wählen Sie das gewünschte Diagramm aus.
•
Über den Menüpunkt Format und den Befehl Rahmen/Objekt… oder im
Kontextmenü mit dem Befehl Objekt… rufen Sie ein neues Dialogfenster auf.
•
Wählen Sie die Reiterkarte Zusätze aus und geben Sie den Alternativtext für das
Diagramm in das Textfeld Alternativtext ein.
Fügen Sie zu Diagrammen eine Beschriftung hinzu.
•
Rufen Sie dazu im Kontextmenü des Diagramms oder über den Menüpunkt
Einfügen den Eintrag Beschriftung… auf.
Komplexe Schaubilder werden meist aus mehreren vorgefertigten Formen
zusammengesetzt. Diese Einzelelemente müssen erst zu einer Gruppe zusammengefasst
werden. Dazu werden alle Einzelelemente zusammen ausgewählt und dann im
Kontextmenü der Eintrag Gruppe > der Befehl Gruppieren aufgerufen (alternativ wählen
Sie im Menü Format den Menüpunkt Gruppieren Unterbefehl Gruppieren). Anschließend
wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Beschreibung. In dem BeschreibungDialogfenster können Sie einen Titel und eine genaue Beschreibung der Gruppierung
angeben. Diese Texte können von assistiven Technologien ausgelesen und verwendet
werden. Zusätzlich kann auch eine Beschriftung eingefügt werden.
Häufig reicht bei Diagrammen und Schaubildern die Beschriftung oder der Alternativtext
nicht aus, um genügend Informationen für das Verständnis des Inhalts zu vermitteln. Dann
sollte eine ausführliche Beschreibung im Fließtext vorgenommen werden. Dieses
Textäquivalent muss dieselben Informationen vermitteln, die ein sehender Mensch dem
Diagramm oder Schaubild entnehmen kann.
Microsoft hat mit dem Office-Paket 2010 für Alternativtexte ein Dialogfeld mit den zwei
Textfeldern „Titel“ und „Beschreibung“ eingeführt. Diese doppelte Eingabemöglichkeit für
einen Alternativtext steht Ihnen auch in OpenOffice.org 3.3 über den Kontextmenübefehl
Beschreibung… für Bilder, Zeichnungen und andere Objekte zur Verfügung. Microsoft
empfiehlt einen Alternativtext in das Feld Beschreibung einzugeben und für den Fall,
39
dass die Beschreibung des Alternativtextes sehr lang ausfällt, zusätzlich eine kurze
stichpunktartige Zusammenfassung im Textfeld unter Titel anzugeben. Diese neu
eingeführte Funktion wird von assistiven Technologien bisher jedoch noch nicht gut
unterstützt und auch bei einem Export in andere Dateiformate nicht immer berücksichtigt.
Beispiele für noch vorhandene Konvertierungsprobleme:
•
Bei Bildern wird der über den Befehl Bild… in der Reiterkarte Zusätze im Textfeld
Alternativtext eingegebene Text automatisch in das Dialogfeld Beschreibung…
übernommen - allerdings im Gegensatz zu den MS-Office2010 nicht in das
Beschreibungstextfeld, sondern in das Titeltextfeld.
•
Wird eine OOo-Writer-Datei in eine Datei im X/HTML-Format exportiert, wird der im
Beschreibungstextfeld angegebene Text als Alternativtext ausgegeben. Der als
Alternativtext beziehungsweise der im Titeltextfeld angegebene Text wird als
Bildunterschrift ausgegeben.
•
Wird eine OOo-Writer-Datei in eine Datei im PDF-Format exportiert, steht für Bilder
nur der als Alternativtext beziehungsweise der im Titeltextfeld angegebene Text zur
Verfügung. Zeichnungselemente werden als außertextliches Element ohne jeden
Alternativtext exportiert.
•
Wird eine OOo-Writer-Datei von Word2010 geöffnet, stehen sowohl Titel- als auch
Beschreibungstext zur Verfügung. Wird eine OOo-Writer-Datei in älteren MS-OfficeFormaten abgespeichert, stehen weder Titel- noch Beschreibungstext zur
Verfügung.
ist die Empfehlung Microsofts für eine Zusammenfassung im Titeltextfeld und einen
Alternativtext im Beschreibungstextfeld selbst für Microsoftprodukte gegenwärtig fraglich
sinnvoll. Im Hinblick auf Kompatibilität mit zukünftigen Technologien sollten Sie dennoch
bei längeren Alternativtexten eine Zusammenfassung im Titeltextfeld angeben.
Um eine Kompatibilität mit insbesondere älteren OOo-Formaten und gegenwärtigen
assistiven Technologien zu gewährleisten, muss ein Alternativtext für Bilder in das Textfeld
unter Titel beziehungsweise in der Reiterkarte Zusätze als Alternativtext angegeben
werden. Falls Ihre Datei auch MS-Office2010-Anwendern zur Verfügung stehen soll oder
falls Sie Ihre Datei in das X/HTML-Format exportieren, muss demgegenüber ein
Alternativtext im Textfeld Beschreibung angegeben werden.
Es ist beim Erstellen eines Textes zwar einfacher den gleichen Text doppelt einzugeben,
für Word2010-Anwender in das Textfeld unter Beschreibung und für OpenOfficeAnwender in das Textfeld unter Titel - im Hinblick auf Kompatibilität mit zukünftigen
Technologien ist dieser einfache Weg jedoch wenig empfehlenswert.
40
Links
Verknüpfungen zu ausgewählten Websites im Internet herstellen. Achten Sie beim Einsatz
von Links darauf, dass der verlinkte Text kurz und aussagekräftig ist. Der Linktext sollte
über das Ziel bzw. die Aktion des Links Auskunft geben.
•
•
•
•
Gutes Beispiel:
Links einfügen
•
Markieren Sie zuerst den Text, den Sie als Link nutzen wollen.
•
Anschließend rufen Sie aus dem Menü Einfügen oder in der Symbolleiste den
Befehl Hyperlink auf.
Es öffnet sich nun ein neues Dialogfenster, indem Sie das Ziel des Links und weitere
41
•
Wählen Sie den passenden Linktyp aus. In diesem Beispiel ist es ein Link im
Internet auf eine einfache Web-Seite.
•
Geben Sie das Ziel des Links im Textfeld Sprungziel ein.
Die Angabe eines zusätzlichen Titels ist in OOo Writer nicht möglich. Stattdessen wird
immer das Sprungziel als Tooltip angezeigt.
Arbeiten mit Textmarken
•
Um eine Textmarke zu erstellen markieren Sie den Text und rufen im Menü
Einfügen den Befehl Textmarke... auf.
•
Geben Sie dort den Namen der neuen Textmarke ein und bestätigen mit der
Eingabetaste oder wählen Sie die OK-Schaltfläche.
•
Um eine Textmarke als Sprungziel für einen Hyperlink zu verwenden, markieren Sie
zunächst den Text, welchen Sie als Link nutzen wollen um zur Textmarke zu
springen.
•
Anschließend rufen aus dem Menü Einfügen oder in der Symbolleiste den Befehl
Hyperlink auf.
42
•
Wählen Sie den passenden Linktyp aus. Da Sprungmarken nur innerhalb eines
Dokuments zur Verfügung stehen, wählen Sie aus den Elementen links den Linktyp
Dokument.
•
Rufen Sie nun das Auswahlfenster mit den Sprungzielen des aktuellen Dokuments
auf. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Sprungziel im Dokument (hinter dem
Texteingabefeld Sprungziel).
Es öffnet sich ein neues Fenster mit allen zur Verfügung stehenden Sprungzielen. Wählen
Sie das gewünschte Sprungziel aus und bestätigen Sie die Auswahl.
Die Angabe eines zusätzlichen Titels ist in OOo Writer nicht möglich. Stattdessen wird
immer das Sprungziel als Tooltip angezeigt.
43
Tabellen
Verwenden Sie Tabellen um Daten übersichtlich aufbereitet darzustellen. Tabellen sollten
große Tabelle in mehrere kleine Tabellen aufzuteilen.
Erstellen einer neuen Tabelle
Zum Einfügen einer neuen Tabelle an der aktuellen Position des Cursors wählen Sie eine
der folgenden Möglichkeiten:
•
Rufen Sie im Hauptmenü den Menüpunkt Tabelle und im Untermenüpunkt
Einfügen > den Befehl Tabelle… auf oder drücken Sie die Tasten STRG + F12
oder wählen Sie in der Symbolleiste das Tabellensymbol aus.
•
In dem Eingabefeld Name können Sie der Tabelle eine individuelle Bezeichnung
geben.
Anschließend geben Sie die gewünschte Anzahl der Spalten und Zeilen in der Tabelle an.
•
In den Optionen wählen Sie auf jeden Fall den Eintrag Überschrift. Dies sorgt
dafür, dass der ersten Tabellenzeile die Formatvorlage Tabellenüberschrift
zugewiesen wird.
44
Damit Tabellenüberschriften auch für Screenreader-Anwender erkennbar sind, müssen
diese entsprechend gekennzeichnet werden.
Sie können in OOo Writer beliebigen Zellen die Absatzvorlage Tabellen Überschrift
zuweisen. Falls Ihre Tabelle es erfordert, können Sie also zusätzlich oder anstelle einer
Zeilenüberschrift auch die erste Spalte als Tabellenüberschrift kennzeichnen. Stellen Sie
sicher, dass den Kopfzellen Ihrer Tabelle die Absatzvorlage Tabellen Überschrift
zugewiesen ist und wenn nötig korrigieren Sie es.
Optische Gestaltung
Geben Sie die Breite der gesamten Tabelle und der einzelnen Spalten relativ in Prozent
an. Dies erleichtert den Export in ein anderes Format wie beispielsweise HTML. Eine so
erzeugt Tabelle in einem HTML-Dokument passt sich unterschiedlichen Fenstergrößen an
und damit auf vielen unterschiedlichen Bildschirmen gut zu lesen.
Dazu können Sie wie folgt vorgehen:
•
Setzen Sie den Cursor in die Tabelle.
•
Rufen Sie aus dem Hauptmenü Tabelle den Befehl Tabelleneigenschaften… auf
oder wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Tabelle….
45
•
Wählen Sie die Reiterkarte Tabelle um relative Größenangaben in Prozent für die
gesamte Tabelle einzustellen.
Standardmäßig ist eine automatische Ausrichtung mit fester Größe über die gesamte
Seitenbreite voreingestellt. Wählen Sie einen der anderen Werte für die Ausrichtung um
eine relative Größenangabe vornehmen zu können. Wenn die Tabelle weiterhin die
gesamte Seitenbreite einnehmen soll, wählen Sie unter Ausrichtung den Listenpunkt
Manuell.
•
Aktivieren Sie für die Breite das Kontrollkästchen Relativ. Sie geben so die Breite
der Tabelle in Prozent an.
•
Zusätzlich kann auf der Reiterkarte Spalten auch die Breite einzelner Spalten
prozentual bestimmt werden.
•
Fügen Sie einer komplexen Datentabelle aus dem Hauptmenüpunkt Einfügen oder
aus dem Kontextmenü mit dem Befehl Beschriftung… eine Beschriftung hinzu,
die den Zweck der Tabelle erläutert.
46
•
und Zeilen klar erkennbar sind.
•
Wählen Sie für die Kopfzellen geeignete Zeichen- und Hintergrundfarben aus.
Sie können mit den Schaltflächen der Format-Symbolleiste für Zeichenfarbe,
Zeichenhintergrund und Hintergrund individuelle Farben vergeben oder Vorlagen für die
Tabellenformatierung verwenden. Rufen Sie hierfür aus dem Hauptmenüpunkt Tabelle
den Befehl AutoFormat… auf und wählen Sie eine Vorlage aus.
47
eingestellt haben.
Sie können in OpenOffice Writer einzelne Wörter oder längere Passagen auch einer
anderen Sprache zuweisen. Sofern fremdsprachige Wörter vorhanden sind, sollten Sie
diese auch entsprechend auszeichnen. Diese Wörter oder Passagen können von
Vorleseprogrammen dann im Klangbild der entsprechenden Sprache wiedergegeben
werden. Zeichnen Sie den Text nicht aus, wird der fremdsprachige Text unter Umständen
unverständlich mit deutscher Betonung vorgelesen.
•
•
wählen Sie im Menü Format den Befehl Zeichen
•
und wählen Sie im nachfolgenden Dialogfeld Zeichen im Reiter Schrift die
entsprechende Sprache aus.
Nach Export in ein PDF-Dokument ist „Deutsch“ als Hauptsprache im PDF-Dokument
angegeben, die ausgezeichneten fremdsprachigen Wörter sind im Inhaltscontainer korrekt
ausgezeichnet.
48
Metadaten zum Dokument
OOo Writer erlaubt die Angabe zusätzlicher Informationen zu einem Textdokument. Diese
Informationen ermöglichen, bei Fragen rasch Hinweise zum Dokument zu bekommen und
sich z. B. über den Bearbeiter und den Inhalt eines Textes zu informieren.
Rufen Sie im Menü Datei den Eintrag Eigenschaften auf. Es öffnet sich dann ein neues
Fenster mit mehreren Reiterkarten. Dort können Sie genaue Angaben zum Inhalt, Titel
und Kommentar eines Textdokuments eintragen.
49
Einfügen eines Inhaltsverzeichnisses für längere Dokumente
Ein Inhaltsverzeichnis erleichtert die Orientierung und die Navigation in einem längeren
Dokument. Außerdem können Sie mit einem Inhaltsverzeichnis die Struktur eines
Dokuments überprüfen und ggf. fehlende Überschriften korrigieren.
•
Um ein Inhaltsverzeichnis einzufügen wählen Sie im Hauptmenü unter Einfügen
den Unterpunkt Verzeichnisse und den Befehl Verzeichnisse….
Es öffnet sich ein neues Dialogfenster. Dort können Sie verschiedene Einstellungen für
das neu zu erstellende Inhaltsverzeichnis vornehmen und es an Ihre Vorstellungen
anpassen.
•
Um ein vorhandenes Inhaltsverzeichnis zu aktualisieren, wählen Sie im
Kontextmenü des Verzeichnisses den Befehl Verzeichnis aktualisieren.
Für OOo Writer ist die Erweiterung „Accessibility Checker for OpenOffice.org and
LibreOffice Writer“ (http://sourceforge.net/projects/accessodf/) erhältlich, mit welchem Sie
Ihr Dokument hinsichtlich Barrierefreiheit überprüfen können. In der gegenwärtig Version
0.1.0 des „Accessibility Checker for OpenOffice.org and LibreOffice Writer“ sind die Texte
der Überprüfungsergebnisse leider nur in englischer Sprache verfügbar.
•
Zur Installation des „Accessibility Checkers“ öffnen Sie in OOo Writer im Menü
Extras den Eintrag Extension Manager….
50
•
Wählen Sie im neu öffnenden Fenster die Schaltfläche Hinzufügen aus und geben
Sie im Fenster Extension(s) hinzufügen die zuvor auf Ihrem Computer
gespeicherte Datei „AccessODF-0.1.0.oxt“ an.
•
Wählen Sie anschließend die Schaltfläche Öffnen und geben Sie im nächsten
Schritt an für welche Benutzer die Erweiterung installiert werden soll.
Alternativ können Sie im Fenster Extension Manager den Link „Laden Sie weitere
Extensions aus dem Internet…“ auswählen, in Ihrem Browser die Adresse
http://sourceforge.net/projects/accessodf/ eingeben, und nach Betätigen der „DownloadSchaltfläche“ die Datei direkt mit OpenOffice oder LibreOffice öffnen.
'
51
•
Schließen Sie den Extension Manager… und beenden Sie OOo Writer. Bei einem
erneuten Start von OOo Writer steht im Menü Extras der Eintrag Accessibility
Evalutaion… zur Verfügung, der einen neuen Aufgabenbereich öffnet.
•
Überprüfen Sie Ihre Dokumente, indem Sie in diesem Aufgabenbereich die
Schaltfläche Recheck auswählen.
Diese Überprüfung listet Fehler und Warnungen zur Barrierefreiheit in einem
Baumdiagramm auf. Wenn Sie einen der unter Fehler (ERRORS) oder Warnungen
(WARNINGS) gelisteten Einträge auswählen, wird Ihnen die Stelle im Dokument markiert.
In zwei Textbereichen erhalten Sie Hilfestellung zu den angegebenen Fehlern und
Warnungen. Unter Description wird erklärt, worin mögliche Probleme liegen, unter
Suggestions wird erklärt, wie Sie die Mängel beseitigen können.
52
Wenn Sie einen Eintrag ausgewählt haben, können Sie die Schaltfläche Repair betätigen
um den Menüpunkt zu öffnen, mit welchem Sie den Fehler beheben können. Wird zum
Beispiel eine Grafik ohne Alternativtext gefunden, öffnet sich bei Auswahl der Schaltfläche
Repair direkt der Dialog zur Eingabe eines Alternativtextes. Nach Fehlerbehebung können
Sie Ihr Dokument mit der Schaltfläche Recheck erneut überprüfen. Wenn Sie sich bei den
Warnungen sicher sind, dass kein Mangel vorliegt (oder wenn Sie einen Fehler bewusst in
Kauf nehmen wollen), können Sie zu den einzelnen Einträgen die Schaltfläche Ignore
betätigen. Der ignorierte Mangel wird dann bei weiteren Prüfungen über die Schaltfläche
Recheck nicht mehr berücksichtigt. Erst nach Auswahl der Schaltfläche Clear wird das
Ignorieren dieser Einträge aufgehoben, so dass diese bei einer erneuten Prüfung über die
Schaltfläche Recheck wieder berücksichtigt werden.
Von der Accessibility Evaluation gefundene Fehler sollten Sie auf jeden Fall beseitigen,
Falls irgendwie möglich sollten auch die als Warnungen aufgeführten Probleme beseitigt
werden, da auch diese eine Datei für Menschen mit Behinderungen schwer verständlich
machen.
Ausführliche Informationen zum „Accessibility Checker“ finden Sie auf den Internetseiten
des OpenSource-Projektes „AccessODF“ unter:
•
http://sourceforge.net/p/accessodf/home/Home/
53
Präsentationen erstellen mit Microsoft PowerPoint 2010
Die Grundlage für eine barrierefreie Präsentation ist eine zugängliche
Dokumentenstruktur. Arbeiten Sie daher immer mit Folienlayouts, um Präsentationen zu
strukturieren. Microsoft PowerPoint stellt Ihnen eine ganze Reihe an Formatvorlagen mit
Folienlayouts zur Verfügung. Bei Bedarf können Sie auch eigene Vorlagen mit
Folienlayouts erstellen und so strukturierte Präsentationen nach Ihren eigenen
Vorstellungen gestalten.
54
Folientitel erstellen
Folientitel geben Informationen über den Inhalt einer einzelnen Folie und dienen
gleichzeitig als Grundlage für die Gliederungsansicht der Präsentation. Wenn keine
Folientitel verwendet werden, dann enthält die Gliederungsansicht Leerstellen. Erstellen
Sie Folientitel mit einem Platzhalter und nicht mit einer einfachen Textbox. Nutzen Sie
dafür Layoutvorlagen, um die Arbeit mit Folientiteln zu vereinfachen.
Wenn Sie mit Folientiteln arbeiten, dann wird sichergestellt, dass die Präsentation immer
eine vollständige Inhaltsübersicht hat. Dies erleichtert die Orientierung während der
Vorführung der Präsentation, wenn Sie z. B. zu einer bestimmten Folie wechseln möchten.
Außerdem werden die Folientitel in der Normal- oder Gliederungsansicht bei der
Bearbeitung der Präsentation angezeigt und geben Ihnen einen Überblick über die Folien.
Die unten stehenden Bilder zeigen die Gliederungsansicht einer Präsentation in
PowerPoint. Das rechte Bild zeigt eine Präsentation mit korrekter Verwendung von
Folienüberschriften während auf den linken Bildern die fehlenden Überschriften einiger
Folien durch leere Zeilen erkennbar sind.
Die Abbildungen zeigen die Gliederungsansicht einer Präsentation in Microsoft
PowerPoint 2010. Die fehlenden Folientitel sind in der linken Abbildung deutlich
erkennbar.
Platzhalter oder Textbox?
Überprüfen Sie Ihre Präsentation in der Gliederungsansicht, um fehlende Folientitel zu
erkennen.
•
Wählen Sie den Menüpunkt Ansicht und dort in der Gruppe
Präsentationsansichten den Ansichtsmodus Normal aus.
•
Anschließend kann im Teilfenster links die Registerkarte Gliederung ausgewählt
werden.
55
In der Gliederungsansicht wird der Folientitel neben einem kleinen Foliensymbol
angezeigt. In der obigen Abbildung sind einige Folien ohne korrekten Folientitel zu
erkennen. Überprüfen Sie daher Ihre Präsentation in der Gliederungsansicht um
sicherzustellen, dass jede Folie einen Titel hat. Andernfalls fügen Sie mit Hilfe der
Layoutvorlagen einen Titel zur Folie hinzu.
Unsichtbare Folientitel
Es ist wichtig, dass jede Folie auch einen Folientitel hat, denn mit diesen kann durch die
Präsentation navigiert werden. Manchmal aber soll der Folientitel nicht sichtbar sein, z. B.
wenn auf einer Folie nur ein Bild gezeigt werden soll. Dann kann der Folientitel mit einem
einfachen Trick versteckt werden. Alle Objekte auf einer Folie sind auf mehreren Ebenen
übereinander angeordnet. Sie können den Folientitel einfach verschieben, indem Sie den
Folientitel auf die unterste Ebene verschieben. Dadurch wird der Folientitel verdeckt, ist
aber noch vorhanden und damit in der Gliederungsansicht erkennbar.
56
•
In PowerPoint 2010 klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Folientitel.
•
Im dann erscheinenden Kontextmenü wählen Sie den Eintrag In den Hintergrund
anschließend dort den Befehl In den Hintergrund.
Alternativ können Sie aus dem Menü den Eintrag Start wählen und dort in der Gruppe
Zeichnung die Ausklappliste Anordnen öffnen und dort im Bereich Objekte sortieren
den Befehl In den Hintergrund auswählen. Damit wird der Folientitel in den Hintergrund
verschoben.
57
Folienlayout
Mit Hilfe der Vorlagen für Folienlayouts in PowerPoint 2010 können relativ einfach und
effektiv unterschiedlichste Folien mit Tabellen und Diagrammen erstellt werden. Wenn Sie
die Folienlayouts nutzen vermeiden Sie, dass möglicherweise leere Textboxen oder
andere Elemente auf einer Folie verbleiben und so die Zugänglichkeit der Präsentation
erschweren. Nutzer/innen assistiver Technologien wie Screenreader müssen ansonsten
auch diese vergessenen Elemente "mitlesen". Außerdem erleichtert die Arbeit mit
Folienlayouts die Gestaltung einheitlicher Folien und stellt damit sicher, dass immer die
gleichen Schrifttypen und Aufzählungszeichen genutzt werden oder das die Anordnung
der Elemente wie der Überschrift auf den Folien identisch ist.
Die folgende Abbildung zeigt dieselbe Folie einmal mit (links) und einmal ohne (rechts)
Folienlayout gestaltet.
Die Arbeit mit Folienlayouts und Vorlagen stellt sicher, dass z. B. die Abstände gleich
bleiben, die Aufzählungslisten korrekt formatiert werden und das Layout der Folien
insgesamt einheitlich bleibt. Dies erleichtert den Umgang mit den Folien.
Arbeiten mit Folienlayouts
In PowerPoint 2010 finden Sie die verschiedenen Folienlayouts unter dem Menüpunkt
Start in der Symbolgruppe Folien.
•
Öffnen Sie das Untermenü Layout durch einen Klick auf das entsprechende
Symbol.
Alternativ können Sie die Auswahlliste über die Tastenfolge Alt , R , L erreichen.
58
Die Auswahl eines Folienlayouts bezieht sich immer auf die aktuelle, gerade ausgewählte
und sichtbare Folie. Sie können natürlich mehrere Folien gleichzeitig auswählen; die
Änderung des Layouts wirkt sich dann auf alle gewählten Folien aus.
Folienlayout testen
Um zu überprüfen, ob alle Folien mit einem Folienlayout gestaltet wurden, öffnen Sie wie
oben beschrieben den Bereich mit den Folienlayouts. Wenn die aktuelle Folie mit einem
Folienlayout gestaltet wurde, dann wird dieses Layout durch eine Umrandung
hervorgehoben. Wenn keine Hervorhebung sichtbar ist, sollten Sie eine neue Folie mit
einem Folienlayout erstellen und die alte Folie danach löschen.
59
Alternativtexte für Bilder
Nachdem Sie ein Bild auf einer Folie eingefügt und den Bildtyp identifiziert haben, gehen
geben Sie folgendermaßen einen Alternativtext an.
•
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen anschließend im
Kontextmenü den Eintrag Grafik formatieren….
•
Wählen Sie im Bereich links den Eintrag Alternativtext. Geben Sie den
Alternativtext für das Bildelement in das Textfeld unter Beschreibung ein.
Microsoft empfiehlt einen Alternativtext in das Feld Beschreibung: einzugeben und für
den Fall, dass die Beschreibung des Alternativtextes sehr lang ausfällt, zusätzlich eine
kurze stichpunktartige Zusammenfassung im Textfeld unter Titel: anzugeben. Diese mit
dem MS Office-Paket 2010 eingeführte Funktion wird von assistiven Technologien bisher
jedoch noch nicht gut unterstützt und auch bei einem Export in andere Dateiformate nicht
immer berücksichtigt. Beispiele für noch vorhandene Konvertierungsprobleme:
•
Wird eine PowerPoint2010-Datei als HTML- Datei oder OpenOffice-Datei
gespeichert, stehen für diese Programme sowohl Titel- als auch Beschreibungstext
zur Verfügung. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass bei einer im HTML-Format
abgespeicherten PowerPoint2010-Datei die in den Textfeldern Titel und
Beschreibung angegebenen Texte zu einem einzigen Alternativtext
zusammengeführt werden und in OpenOffice nicht der Beschreibungstext, sondern
der Titeltext als Alternativtext verwendet wird.
60
•
Wird eine PowerPoint2010-Datei als PDF-Datei oder in älterem MS-Office-Format
gespeichert, steht lediglich der im Beschreibungstextfeld angegebene Text zur
Verfügung.
•
Wird eine Datei im PowerPoint2010-Format in OpenOffice.org-Impress3.3 geöffnet,
stehen weder Titel- noch Beschreibungstext zur Verfügung.
ist die Empfehlung für eine Zusammenfassung im Titeltextfeld und einen Alternativtext im
Beschreibungstextfeld gegenwärtig zwar allenfalls dann sinnvoll, wenn die Word-Datei
auch oder nur als im HTML-Format abgespeicherte Datei weitergegeben wird. Im Hinblick
auf Kompatibilität mit zukünftigen Technologien sollten Sie dennoch bei längeren
Alternativtexten eine Zusammenfassung im Titeltextfeld angeben.
Unabhängig davon, ob Sie eine zusätzliche Zusammenfassung anbieten möchten, muss
Arbeiten mit Gruppierungen
Mehrere Elemente wie Bilder oder Autoformen lassen sich zu einer Gruppierung
zusammenfügen. Dazu wählen Sie die Bilder gemeinsam aus und wählen dann den
Gruppierungsbefehl, um eine neue Gruppierung zu erstellen. So besteht z. B. ein
Flussdiagramm meistens aus mehreren unterschiedlichen Bildern wie Pfeilen, farbigen
Boxen mit Text oder anderen Bildelementen. Zusammen ergeben diese Elemente ein Bild,
daher sollten Sie daraus eine neue Gruppierung erstellen. Dies hat den Vorteil, dass Sie
nur für die Gruppierung eine Beschreibung erstellen und nicht jedes einzelne Bildelement
mit einem alternativen Beschreibungstext versehen müssen.
Elemente gruppieren
•
Wählen Sie die Elemente aus, die zu einer Gruppierung vereint werden sollen,
indem Sie das erste Element auswählen, dann die Umschalttaste (SHIFT-Taste)
gedrückt halten und die verbleibenden Elemente auswählen.
Ob ein Element ausgewählt ist erkennen Sie an der Umrandung mit den Anfasspunkten.
•
Wählen Sie anschließend aus dem Kontextmenü bei PowerPoint 2010 den Eintrag
Gruppieren > und hier den Befehl Gruppieren, um die gewählten Einzelelemente
zu einem großen Elemente zusammenzufassen.
61
Alternativ zum Kontextmenü können Sie den Menüpunkt Format, Gruppe Anordnen,
Eintrag Gruppieren > und hier den Befehl Gruppieren oder die Tastenfolge Alt, J, M, A,
G, G verwenden.
In PowerPoint 2010 erkennen Sie die erfolgreiche Gruppierung an der einzelnen
Umrandung um die Gruppe der Elemente.
Eine Gruppierung kann jederzeit über den Befehl Gruppierung aufheben wieder in die
Einzelelemente zerlegt werden. Bei Auswahl eines Formelements innerhalb einer
Gruppierung können Sie auch eine Änderung an diesem Element vorzunehmen ohne die
Gruppierung aufzuheben. Denken Sie daran, dass die Gruppierung nun noch mit einem
Alternativtext versehen werden sollte, wenn es sich um eine informative Grafik handelt.
62
Diagramme
Diagramme sind eine Möglichkeit, eine große Menge von Daten visuell darzustellen. Der
beste Weg, um Diagramme in eine Präsentation zu integrieren, ist die Erstellung des
Diagramms direkt im Präsentationsprogramm. So können Änderungen direkt in der
Präsentation durchgeführt werden.
Überlegen Sie, ob Sie eine ausführliche Beschreibung des Diagramms im Notizbereich der
Folie ablegen. Dies erleichtert die Arbeit mit der Präsentation und hilft, den Inhalt der
Präsentation besser zu verstehen.
Diagramme in PowerPoint erstellen und bearbeiten
Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie ein Diagramm in PowerPoint erstellen und
bearbeiten können. Erstellen Sie zuerst eine neue Folie mit einem einfachen Folienlayout.
•
Sie erstellen ein Diagramm, indem Sie entweder im Menüpunkt Einfügen, Gruppe
Illustrationen auf die Schaltfläche Diagramm klicken oder das Diagrammsymbol in
der Mitte der neu erstellten Folie wählen.
Anschließend erscheint ein Fenster, in dem Sie zwischen einer Vielzahl an
Diagrammtypen wählen können.
63
•
Wählen Sie einen Diagrammtyp aus und bestätigen Sie die Auswahl mit OK.
Nun müssen noch die Daten eingegeben werden, die anschließend von dem Diagramm
dargestellt werden sollen.
•
Geben Sie die Daten in die Tabelle ein, wählen Sie den Datenbereich für das
Diagramm aus und schließen dann das Fenster.
64
Das Diagramm wird nun mit einem voreingestellten Layout auf der Folie angezeigt. Achten
Sie darauf, dass die Kontraste der dargestellten Inhalte ausreichend sind. Für Menschen
mit einer Sehschwäche oder einer Farbfehlwahrnehmung sollten Sie daher das Layout
noch anpassen. Nach der Barrierefreie Informationstechnik Verordnung (BITV) sollen alle
mit Farben dargestellten Informationen auch ohne Farbe verfügbar sein und Inhalte auch
dann verständlich sein, wenn sie ohne Farbe betrachtet werden. Dies ist bei dem
gezeigten Diagramm nicht der Fall. Die Linien sind schlecht erkennbar und wichtige
Informationen werden nur per Farbe transportiert.
Um die Diagramme in PowerPoint zu bearbeiten, markieren Sie das Diagramm. Am Ende
der Menüleiste werden jetzt die Diagrammtools mit den zusätzlichen Menüpunkten
Entwurf, Layout und Format angezeigt.
•
Wählen Sie aus diesen Diagrammtools den Menüpunkt Entwurf und in der Gruppe
Typ die Schaltfläche Diagrammtyp ändern um z.B. das Liniendiagramm in ein
Balkendiagramm zu ändern.
•
Wählen Sie die Schaltflächen aus der Gruppe Daten um Daten auszuwählen oder
zu bearbeiten.
In den beiden anderen Gruppen können Sie auf vorgefertigte Diagrammlayouts
zurückgreifen
und
die
Darstellung
und
Farben
des
Diagramms
aus
Diagrammformatvorlagen auswählen. Über die Menüpunkte Layout und Format können
Sie weitere Änderungen am Diagrammlayout vornehmen.
65
Die Daten wurden nun anders aufbereitet. Der Diagrammtyp "Balkendiagramm" erleichtert
die Unterscheidung der Daten, zusätzlich sind die genauen Werte über den einzelnen
Balken angegeben. Statt Farben verwendet diese Darstellung unterschiedliche Graustufen
und Schraffierungen, um die einzelnen Quartale zu unterscheiden. Experimentieren Sie
mit den verschiedenen Möglichkeiten. Wenn Sie ein eigenes Layout erstellt haben, können
Sie dieses anschließend als Vorlage abspeichern und für weitere Diagramme nutzen.
Organigramme
Organigramme sind spezielle Diagrammtypen, die keine Zahlenwerte visualisieren,
sondern hierarchische Strukturen in Organisationen abbilden.
Organigramme bestehen meist aus mehreren Elementen, die dann zu einem
Gesamtdiagramm gruppiert werden. Da sie als informative Grafik zu betrachten sind,
können Sie Organigramme mit einem Alternativtext und einem beschreibenden,
ausführlicheren Langtext versehen und als Grafik in einer webbasierten Präsentation
verwenden.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, das Organigramm als Text darzustellen.
PowerPoint 2010 bietet diese Möglichkeit über das Kontextmenü an.
66
Visuell dargestellte Hierarchien werden dabei durch Aufzählungslisten mit verschiedenen
Hierarchiestufen dargestellt. Das obige Beispiel wird dann wie folgt umgesetzt.
Eine solche Darstellung eines Organigramms kann ohne Probleme in ein webbasiertes
Format überführt werden, da die verwendeten Aufzählungshierarchien mit entsprechenden
HTML-Tags umgesetzt werden können. Alternativ kann die Textversion eines
Organigramms im Notizbereich abgelegt werden.
67
Benutzerdefinierte Animationen
PowerPoint bietet zahlreiche benutzerdefinierte Animationen, um einzelne Objekte oder
ganze Folien ein- oder auszublenden. Diese Aktionen können automatisch nach einem
vorher festgelegten Intervall oder auf eine Nutzereingabe hin erfolgen.
So können Animationen oder Folienübergänge dazu genutzt werden, einen Gedanken
hervorzuheben oder die Aufmerksamkeit des Publikums zu erregen. Einige Animationen
werden zur Betonung von Inhalten genutzt während andere nur der Verschönerung einer
Präsentation dienen. Denken Sie beim Einsatz von Animationen immer an das Publikum
und überlegen Sie, ob Animationen Ihren Vortrag unterstützen und notwendig sind oder
nicht. Bedenken Sie, dass es große individuelle Unterschiede hinsichtlich Wahrnehmung,
Verständnis und Bedienung geben kann.
Am einfachsten können Sie dies berücksichtigen, indem Sie auf Animationen soweit wie
möglich verzichten. Versuchen Sie, die Informationen und die Bedeutsamkeit der Inhalte
anders zu kommunizieren. Möchten Sie dennoch nicht auf benutzerdefinierte Animationen
verzichten, dann stellen Sie die Animationen so ein, dass erst durch eine Benutzereingabe
(Tastendruck oder Mausklick) der nächste Animationsschritt sichtbar wird und überlassen
Sie dadurch die Kontrolle einer zeitgesteuerte Änderung des Inhalts den Nutzenden
selbst.
Öffnen der Seitenleiste "Benutzerdefinierte Animation"
Um die Seitenleisten für die Animationen anzuzeigen wählen Sie in PowerPoint 2010 den
Menüpunkt Animationen und dort in der Gruppe Erweiterte Animation den Eintrag
Animationsbereich. Am rechten Rand des Fensters wird dann die entsprechende
Seitenleiste angezeigt.
Einzelne Textteile animieren
Um einzelne Textteile zu animieren muss der Text in Textboxen abgelegt werden. Nutzen
Sie dazu die unterschiedlichen Folienlayouts, wenn Sie ihre Präsentation
zusammenstellen. Siehe dazu den Abschnitt „
68
Folienlayout“.
Markieren Sie zuerst den Teil des Textes, den Sie animieren möchten.
Wählen Sie dann unter dem Menüpunkt Animationen aus der Gruppe Animation einen
Effekt aus oder wählen Sie in der Gruppe Erweiterte Animation die Ausklappliste
Animation hinzufügen aus.
Sie können zwischen verschiedenen Kategorien („Eingang“, „Betont“, „Beenden“,
„Animationspfade“) und unterschiedlichen Animationstypen wählen.
Wählen Sie den Effekt aus, den Sie nutzen möchten. Während der Auswahl sehen Sie
bereits eine Vorschau des gewählten Effekts.
Nach der Auswahl erscheint der gewählte Effekt zusammen mit dem markierten Text im
Übersichtsfenster der benutzerdefinierten Animationen, dem Animationsbereich. Sie
69
können nun noch die Effektoptionen, Anzeigedauer und einen auslösenden Trigger
ändern. Bei mehreren animierten Elementen kann außerdem die Reihenfolge der
Animationen verändert werden.
Mehrere Textzeilen animieren
Neben einzelnen Textelementen können auch mehrere Textzeilen, vollständige Textboxen
oder mehrere Textboxen auf einer Folie animiert werden. Das Vorgehen ähnelt dabei dem
oben beschriebenen Ablauf. Um mehrere Textzeilen zu animieren, markieren Sie einfach
die entsprechenden Zeilen in einer Textbox. Zur Animation einer vollständigen Textbox
markieren Sie diese so, dass der Rahmen der Textbox mit einer dicken gepunkteten Linie
hervorgehoben wird, aber keine Elemente innerhalb der Textbox ausgewählt sind.
Um mehrere Textboxen zu animieren, wählen Sie die erste Textbox aus, halten dann die
Umschalttaste (SHIFT-Taste) gedrückt und wählen die weiteren Boxen aus. Fügen Sie
anschließend die gewünschten Animationseffekte über eine der Schaltflächen aus der
Gruppe Animation oder aus den unter der Ausklappliste Animation hinzufügen gelisteten
Effekten wie oben beschrieben hinzu.
70
Tabellen
Tabellen dienen dazu, Daten übersichtlich in mehreren Spalten und Zeilen darzustellen
und sollten immer direkt im Präsentationsprogramm erstellt werden. Werden die Tabellen
aus einem anderen Programm importiert oder kopiert, dann stellen sich Tabellen im
Präsentationsprogramm häufig als Abbildung dar. Die Einzeldaten sind dann nicht mehr
erkennbar und besonders für die Arbeit mit Screenreadern sind die Tabellen dann
unbrauchbar. Außerdem können aus anderen Programmen importierte Tabellen bei der
Umwandlung der Präsentation in ein anderes Format Probleme verursachen und damit die
Zugänglichkeit der Präsentation verhindern. Wenn die Tabellen dagegen direkt in
PowerPoint erstellt werden, dann können Screenreader und Konvertierungsprogramme
direkt auf die Daten zugreifen und diese entsprechend weiter verarbeiten.
Denken Sie bei der Gestaltung von Tabellen an Menschen mit einer Sehschwäche oder
einer Farbfehlwahrnehmung. Achten Sie darauf, dass die Kontraste ausreichend, alle mit
Farben dargestellten Informationen auch ohne Farbe verfügbar und Inhalte auch dann
verständlich sind, wenn sie ohne Farbe betrachtet werden.
Tabellen erstellen und bearbeiten
Um eine neue Tabelle in einer Präsentation zu erstellen legen Sie zuerst eine neue Folie
an.
•
Wählen Sie dann entweder das Tabellensymbol in der Mitte der neu erstellten Folie
oder wählen Sie unter dem Menüpunkt Einfügen in der Gruppe Tabellen die
Ausklappliste Tabelle und den Befehl Tabellen einfügen….
Es öffnet sich ein Dialogfeld, in welchem Sie Spalten- und Zeilenanzahl der Tabelle
angeben können. Alternativ können Sie in der Ausklappliste Tabelle die entsprechende
Anzahl mit der Maus markieren.
•
Geben Sie dann die Werte in die Tabelle ein. Setzen Sie dazu einfach den Cursor
in die entsprechende Tabellenzelle und tragen anschließend die Daten ein.
71
Falls sich die Schreibmarke in einer Tabellenzelle befindet oder wenn die gesamte Tabelle
oder Teile derselben markiert sind, werden am Ende der Menüleiste jetzt die Tabellentools
mit den zusätzlichen Menüpunkten Entwurf und Layout angezeigt.
Unter dem Menüpunkt Entwurf der Tabellentools können Sie das Layout der Tabelle
beeinflussen und dazu auf verschiedene Vorlagen zurückgreifen. Die Optionen für
Tabellenformat beeinflussen die Darstellung von Überschrift, erster und letzter Spalte,
Ergebniszeile oder verbundenen Spalten und Zellen. Über die Tabellenformatvorlagen
können Sie auf eine Reihe vorgefertigter Tabellenformate zugreifen und damit die
Farbgebung und Darstellung der Tabelle verändern. Weitere Formatierungen können Sie
dann noch mit den Befehlen WordArt-Formate und Rahmenlinien zeichnen vornehmen.
Mit den Befehlen unter dem Menüpunkt Layout der Tabellentools können Sie weitere
Änderungen an der Darstellung der Tabelle vornehmen und z. B. Zeilen oder Spalten
zusammenführen, die Zellengröße und Ausrichtung ändern oder die Größe der gesamten
Tabelle ändern.
72
Sie können in Powerpoint einzelne Wörter oder längere Passagen auch einer anderen
Sprache zuweisen. Sofern fremdsprachige Wörter vorhanden sind, sollten Sie diese auch
•
•
wählen Sie in der Registerkarte Überprüfen die Gruppe Sprache
•
wählen Sie den Befehl Sprache für Korrekturhilfen festlegen…
•
und wählen Sie im nachfolgenden Dialogfeld die entsprechende Sprache aus.
Falls Sie nur deutschsprachigen Text verwenden, wird „Deutsch“ als Hauptsprache im
PDF-Dokument angegeben.
Falls Sie eine andere Sprache explizit angegeben haben, wird diese den Textpassagen
zugewiesene Sprache im PDF-Dokument mit dem Text gespeichert.
Falls Sie zum Konvertieren die Powerpoint-Funktion nutzen das Dokument als PDFDokument zu speichern, wird Deutsch als Hauptsprache des PDF-Dokumentes
angegeben.
Falls Sie das Dokument mit dem Adobe PDFMaker erzeugen, ist die korrekte
Sprachauszeichnung abhängig von Ihrer Acrobat-Version: Adobe Acrobat Pro XI zeichnet
73
die den Textpassagen zugewiesene Sprache korrekt aus. Bei älteren Versionen
funktioniert die Sprachauszeichnung nicht zuverlässig und muss in der Regel in Acrobat
Pro nachbearbeitet werden. Der Adobe PDFMaker X legt „Deutsch“ nicht als
Hauptsprache für das aus Powerpoint erzeugte PDF-Dokument fest und zeichnet
Sprachwechsel überhaupt nicht aus.
74
Metadaten zur Präsentation
PowerPoint 2010 erlaubt die Angabe zusätzlicher Informationen zu einer Präsentation.
Diese Informationen ermöglichen es den Betrachtenden, bei Fragen rasch Hinweise zur
Präsentation zu bekommen und sich z. B. über die Bearbeiterin und den Inhalt der
Präsentation zu informieren.
In PowerPoint 2010 finden Sie den Dialog für die Präsentationseigenschaften über den
Menüpunkt Datei unter dem Unterpunkt Informationen. Auf der rechten Bildschirmseite
befindet sich unter der Miniaturansicht Ihres Dokuments die Ausklappliste Eigenschaften.
Lassen Sie sich den Dokumentbereich anzeigen, es öffnet sich ein neuer Bereich in
Ihrem Dokument. Geben Sie hier verschiedene Dokumenteneigenschaften ein. Zum
Fertigstellen schließen Sie den Bereich wieder.
Alternativ können Sie die Erweiterten Eigenschaften zur Eingabe und Ansicht weiterer
Dokumenteigenschaften aufrufen.
75
Präsentation ohne Farben betrachten
Überprüfen Sie abschließend, ob die Kontraste ausreichend sind und alle wichtigen
Informationen ohne Farben wahrnehmbar sind. Um dies zu überprüfen, können Sie die
Präsentation im Graustufen- oder Schwarzweiß-Modus betrachten. Schalten Sie das
Präsentationsprogramm in den entsprechenden Wiedergabemodus und überprüfen Sie
alle Folien auf ausreichende Kontraste und gute Lesbarkeit.
In PowerPoint finden Sie den Befehl für die Graustufen- oder Schwarzweiß-Ansicht unter
dem Menüpunkt Ansicht in der Gruppe Farbe/Graustufe.
76
PowerPoint bietet bei der Wiedergabe im Graustufen- oder im Schwarzweiß-Modus noch
mehr Optionen an. Probieren Sie die unterschiedlichen Möglichkeiten aus und überprüfen
Sie die Präsentation.
PowerPoint 2010 bietet in Ihnen die Möglichkeit Ihr Dokument hinsichtlich Barrierefreiheit
zu überprüfen.
•
Wählen Sie für diese Überprüfung aus dem Menüpunkt Datei unter dem Unterpunkt
Informationen in der Ausklappliste Auf Probleme überprüfen den Befehl
Barrierefreiheit überprüfen.
Diese Überprüfung listet Fehler, Warnungen und Tipps zur Barrierefreiheit in einem
Baumdiagramm in dem sich öffnenden Bereich Barrierefreiheitsprüfung auf.
77
Wenn Sie einen der unter Fehler, Warnungen oder Tipps gelisteten Einträge auswählen,
wird Ihnen die Stelle im Dokument markiert. Im Abschnitt Weitere Informationen erfahren
Sie, wie Sie gefundene Probleme beheben können.
Sie erreichen diese Abschnitte nicht nur mit der Maus, sondern auch mit der Tastatur. Mit
der Taste F6 können Sie den Fokus auf den Aufgabenbereich legen. Mit der
Tabulatortaste wechseln Sie zwischen den Abschnitten „Prüfungsergebnisse“ und
„Weitere Informationen“. Mit den Cursor- und Bildlauftasten können Sie in diesen
Bereichen navigieren.
Von der Barrierefreiheitsprüfung gefundene Fehler sollten Sie auf jeden Fall beseitigen,
Des Weiteren sollten die als Barrierefreiheitswarnungen aufgeführten Probleme
beseitigt werden, da auch diese eine Datei für Menschen mit Behinderungen schwer
verständlich machen.
78
Barrierefreiheitstipps werden Microsoft zufolge für Inhalte abgegeben, die für Menschen
mit Behinderungen zwar verständlich sind, aber durch eine geänderte Struktur oder
Darstellung noch barrierefreier gemacht werden könnten. Falls irgendwie möglich sollten
Sie auch diese Tipps beachten.
Ausführliche Informationen zur Barrierefreiheitsprüfung finden Sie auf den Internetseiten
von Microsoft unter:
•
http://office.microsoft.com/de-de/powerpoint-help/barrierefreiheitsprufungHA010369192.aspx.
Eine ausführliche Liste dessen, was in den Office2010-Programmen Word, Excel und
PowerPoint mit der Barrierefreiheitsprüfung überprüft wird, finden Sie auf der MicrosoftInternetseite „Regeln für die Barrierefreiheitsprüfung“ unter:
•
http://office.microsoft.com/de-ch/word-help/regeln-fur-die-barrierefreiheitsprufungHA101823437.aspx
79
Präsentationen erstellen mit OpenOffice.org Impress 3.3
OpenOffice.org Impress ist ein Präsentationsprogramm, welches ähnlich wie Microsoft
PowerPoint zu bedienen und vom Funktionsumfang her nahezu identisch ist.
Der von der Document Foundation herausgegebene OpenOffice-Ableger LibreOffice wird
hier nicht gesondert betrachtet. Menüführung, Funktionsumfang und Ausgaben sind
identisch zu OpenOffice.
Zur besseren Unterstützung von assistiven Technologien benötigen Sie für OpenOffice
und LibreOffice
unter Microsoft Windows die „Java Access Bridge“
(http://docs.oracle.com/javase/7/docs/technotes/guides/access/enable_and_test.html). Ab
der Version Java SE 7u6 und später ist die Java Access Bridge 2.0.3 fest integriert und
muss nicht zusätzlich installiert werden. Sie ist aber standardmäßig deaktiviert und muss
gegebenenfalls über die Windows-Systemsteuerung aktiviert werden.
Wählen Sie hierzu im Center für erleichterte Bedienung die Option Computer ohne einen
Bildschirm verwenden und aktivieren Sie im sich öffnenden Fenster das Kontrollkästchen
Java Access Bridge aktivieren.
Nach Installation der Java Access Bridge sollten Sie in OpenOffice die
Zugänglichkeitsoptionen aktivieren und überprüfen, ob eine Java-Laufzeitumgebung mit
Unterstützung der Zugänglichkeit verwendet wird. Rufen Sie hierzu im Menü Extras den
Befehl Optionen auf, es öffnet sich ein Dialogfenster. Wählen Sie aus dem Optionsbaum
den Eintrag OpenOffice.org und den Unterpunkt Zugänglichkeit und aktivieren Sie den
Eintrag Unterstützung behindertengerechter Zugangsprogramme.
Wählen Sie aus dem Optionsbaum unter dem Eintrag OpenOffice.org den nächsten
Unterpunkt Java. Die Option Eine Java-Laufzeitumgebung (Java runtime
environment) verwenden sollte aktiviert sein. Falls mehrere Java-Laufzeitumgebungen
installiert sind, sollten Sie die neueste Version mit Unterstützung der Zugänglichkeit
auswählen. Betätigen Sie die Eingabetaste oder wählen Sie die Schaltfläche OK und
starten Sie OpenOffice neu.
80
Weitere Informationen zur Nutzung von OpenOffice.org mit technischen Hilfsmitteln finden
Sie im Wiki zu OpenOffice unter: http://wiki.services.openoffice.org/wiki/Accessibility
(englischsprachige Seite), bzw. für LibreOffice unter: http://www.libreoffice.org/gethelp/accessibility/ (englischsprachige Seite).
Allerdings wird OpenOffice.org noch nicht von jedem Hilfsmittel so gut unterstützt wie
Microsoft Office. Die grundlegenden Arbeiten zur Erstellung einer barrierefreien
Präsentation sind aber identisch.
81
Folientitel erstellen
Folientitel geben Informationen über den Inhalt einer einzelnen Folie und dienen
gleichzeitig als Grundlage für die Gliederungsansicht der Präsentation. Wenn keine
Folientitel verwendet werden, dann enthält die Gliederungsansicht Leerstellen. Erstellen
Sie Folientitel mit einem Platzhalter und nicht mit einer einfachen Textbox. Nutzen Sie die
Layoutvorlagen, um die Arbeit mit Folientiteln zu vereinfachen.
Wenn Sie mit Folientiteln arbeiten, dann wird sichergestellt, dass ihre Präsentation immer
eine vollständige Inhaltsübersicht hat. Dies erleichtert die Orientierung während der
Vorführung der Präsentation, wenn Sie z. B. zu einer bestimmten Folie wechseln möchten.
Außerdem werden die Folientitel in der Normal- oder Gliederungsansicht bei der
Bearbeitung der Präsentation angezeigt und geben Ihnen einen Überblick über die Folien.
Die unten stehenden Bilder zeigen die Gliederungsansicht einer Präsentation in Impress.
Das rechte Bild zeigt eine Präsentation mit korrekter Verwendung von Folienüberschriften
während auf dem linken Bild die fehlenden Überschriften einiger Folien durch leere Zeilen
erkennbar sind.
Die fehlenden Folientitel sind in der linken Abbildung deutlich erkennbar.
Platzhalter oder Textbox?
Überprüfen Sie Ihre Präsentation in der Gliederungsansicht, um fehlende Folientitel zu
erkennen.
•
Rufen Sie dazu im Menü Ansicht den Befehl Gliederung auf.
82
In der Gliederungsansicht wird der Folientitel neben einem kleinen Foliensymbol
angezeigt. Wenn neben dem Symbol Text zu lesen ist, dann hat die Folie einen Titel. In
der obigen Abbildung ist die zweite Folie ohne korrekten Folientitel zu erkennen.
Überprüfen Sie also Ihre Präsentation in der Gliederungsansicht um sicherzustellen, dass
jede Folie einen Titel hat. Andernfalls fügen Sie mit Hilfe der Layoutvorlagen einen Titel
zur Folie hinzu.
Tipp:
Sie können in der Gliederungsansicht zwischen einer Ansicht aller Ebenen (Titel und Text)
oder der Darstellung nur der ersten Ebene (Titel) wechseln. Wählen Sie aus dem Menü
Bearbeiten den Befehl Alles auswählen oder geben Sie die Tastenkombination Strg + A
ein. Wählen Sie anschließend in der Symbolleiste Outline die Schaltfläche Erste Ebene
(bzw. Alle Ebenen).
Unsichtbare Folientitel
Es ist wichtig, dass jede Folie auch einen Folientitel hat, denn mit diesem kann durch die
Präsentation navigiert werden. Manchmal aber soll der Folientitel nicht sichtbar sein, z. B.
wenn auf einer Folie nur ein Bild gezeigt werden soll. Dann kann der Folientitel mit einem
einfachen Trick versteckt werden und zwar indem Sie den Folientitel auf die unterste
Ebene verschieben. Dadurch wird der Folientitel vom Bild verdeckt, ist aber noch
vorhanden und damit in der Gliederungsansicht erkennbar.
83
•
In Impress klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Folientitel.
•
Im dann erscheinenden Kontextmenü wählen Sie den Eintrag Anordnung und im
Untermenü dann Ganz nach hinten.
Damit wird der Folientitel in den Hintergrund verschoben.
84
Folienlayout
Mit Hilfe der Vorlagen für Folienlayouts können die Nutzenden mit Impress relativ einfach
und effektiv unterschiedlichste Folien mit Tabellen und Diagrammen erstellen. Der Einsatz
von Folienlayouts erleichtert zudem die Umwandlung in ein barrierefreies Format.
Wenn Sie die Folienlayouts nutzen, vermeiden Sie, dass möglicherweise leere Textboxen
oder andere Elemente auf einer Folie verbleiben und so die Zugänglichkeit der
Präsentation erschweren. Assistive Technologien wie Screenreader müssen dann auch
diese vergessenen Elemente "mitlesen". Außerdem erleichtert die Arbeit mit Folienlayouts
die Gestaltung einheitlicher Folien und stellt z. B. sicher, dass immer die gleichen
Schrifttypen und Aufzählungszeichen genutzt werden oder das die Anordnung der
Elemente wie der Überschrift auf den Folien identisch ist.
Die folgende Abbildung zeigt dieselbe Folie einmal mit (links) und einmal ohne (rechts)
Folienlayout gestaltet.
Die Arbeit mit Folienlayouts und Vorlagen stellt sicher, dass z. B. die Abstände gleich
bleiben, die Aufzählungslisten korrekt formatiert werden und das Layout der Folien
insgesamt homogen bleibt. Dies erleichtert allen Betrachter/innen den Umgang mit den
Folien.
Arbeiten mit Folienlayouts
In Impress finden Sie den Bereich mit den Folienlayouts im sog. Aufgabenbereich. Sollte
dieser nicht sichtbar sein, können Sie ihn über das Menü Ansicht einschalten.
•
Wählen Sie dann den Bereich Layouts, um sich durch die verfügbaren
Folienlayouts zu bewegen.
85
Die Auswahl eines Folienlayouts bezieht sich immer auf die aktuelle, gerade ausgewählte
und sichtbare Folie. Sie können natürlich auch mehrere Folien gleichzeitig auswählen; die
Änderung des Layouts wirkt sich dann auf die gewählten Folien aus.
Folienlayout testen
Um zu überprüfen, ob alle Folien mit einem Folienlayout gestaltet wurden, öffnen Sie wie
oben beschrieben den Bereich mit den Folienlayouts. Wenn die aktuelle Folie mit einem
Folienlayout gestaltet wurde, dann wird dieses Layout durch eine Umrandung
hervorgehoben. Wenn keine Hervorhebung sichtbar ist, sollten Sie eine neue Folie mit
einem Folienlayout erstellen und die alte Folie danach löschen.
86
Alternativtext für Bilder
In OpenOffice.org Impress haben Sie - anders als z. B. im OpenOffice.org Writer - keine
Möglichkeit, einen "echten" Alternativtext zu einem Bild hinzuzufügen. Sie können jedoch
über das Kontextmenü einen Namen und eine Beschreibung für grafische Objekte
angeben. Bei einem Import von Impress-Präsentationen werden Titel und Beschreibung
als Alternativtextangaben von MS Powerpoint 2010 übernommen.
•
Markieren Sie Ihr Bild oder Objekt und rufen Sie durch einen Klick mit der rechten
Maustaste das Kontextmenü auf.
•
Wählen Sie den Eintrag Beschreibung….
•
Geben Sie den Alternativtext für das Bildelement in das Textfeld unter
Beschreibung ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
Microsoft hat mit dem Office-Paket 2010 für Alternativtexte ein Dialogfeld mit den zwei
Textfeldern „Titel“ und „Beschreibung“ eingeführt. Diese doppelte Eingabemöglichkeit für
einen Alternativtext steht Ihnen auch in OpenOffice.org 3.3 über den Kontextmenübefehl
Beschreibung… für Bilder, Zeichnungen und andere Objekte zur Verfügung. Microsoft
empfiehlt einen Alternativtext in das Feld Beschreibung einzugeben und für den Fall,
dass die Beschreibung des Alternativtextes sehr lang ausfällt, zusätzlich eine kurze
stichpunktartige Zusammenfassung im Textfeld unter Titel anzugeben. Diese neu
87
eingeführte Funktion wird von assistiven Technologien bisher jedoch noch nicht gut
unterstützt und auch bei einem Export in andere Dateiformate nicht immer berücksichtigt.
Beispiele für noch vorhandene Konvertierungsprobleme:
•
Wird eine OOo-Impress-Datei in eine Datei im X/HTML-Format exportiert, wird der
im Beschreibungstextfeld angegebene Text als Alternativtext ausgegeben.
Zusätzlich werden sowohl der im Titeltextfeld angegebene Text als auch der im
Beschreibungstextfeld angegebene Text zu einer für alle sichtbaren Bildunterschrift
zusammengeführt.
•
Wird eine OOo-Impress-Datei in eine Datei im PDF-Format exportiert, stehen weder
Titel- noch Beschreibungstext zur Verfügung
•
Wird eine OOo-Impress-Datei von PowerPoint2010 geöffnet, stehen sowohl Titelals auch Beschreibungstext zur Verfügung. Wird eine OOo-Writer-Datei in älteren
MS-Office-Formaten abgespeichert, stehen weder Titel- noch Beschreibungstext
zur Verfügung.
ist die Empfehlung Microsofts für eine Zusammenfassung im Titeltextfeld und einen
Alternativtext im Beschreibungstextfeld selbst für Microsoftprodukte gegenwärtig fraglich
sinnvoll. Im Hinblick auf Kompatibilität mit zukünftigen Technologien sollten Sie dennoch
bei längeren Alternativtexten eine Zusammenfassung im Titeltextfeld angeben.
Unabhängig davon, ob Sie eine zusätzliche Zusammenfassung anbieten möchten, sollte
Arbeiten mit Gruppierungen
Mehrere Elemente wie Bilder oder Autoformen lassen sich zu einer sogenannten
Gruppierung zusammenfügen. Dazu wählen Sie die Bilder gemeinsam aus und wählen
dann den Gruppierungsbefehl, um eine neue Gruppierung zu erstellen. So besteht z. B.
ein Flussdiagramm meistens aus mehreren unterschiedlichen Bildern wie Pfeilen, farbigen
Boxen mit Text oder anderen Bildelementen. Zusammen ergeben diese Elemente ein Bild,
daher sollten Sie daraus eine neue Gruppierung erstellen. Dies hat den Vorteil, dass Sie
nur für eine Gruppierung eine Beschreibung erstellen und nicht jedes einzelne Bildelement
mit einem alternativen Beschreibungstext versehen müssen.
Elemente gruppieren
•
Wählen Sie die Elemente aus, die zu einer Gruppierung vereint werden sollen,
indem Sie das erste Element auswählen, dann die Umschalttaste (SHIFT-Taste)
gedrückt halten und die verbleibenden Elemente auswählen.
88
Ob ein Element ausgewählt ist, erkennen Sie an der Umrandung mit den Anfasspunkten.
•
Wählen Sie aus dem Menüpunkt Format den Unterpunkt Gruppe > und dort den
Befehl Gruppieren.
Alternativ können Sie auch aus dem Kontextmenü direkt den Eintrag Gruppieren wählen
oder die Tastenkombination Strg + Umschalttaste + G verwenden, um die gewählten
Einzelelemente zu einem großen Elemente zusammenzufassen.
89
Impress stellt eine Gruppe mehrerer markierter Elemente genauso dar wie eine
Gruppierung: mit grünen Anfasspunkten (im Gegensatz zu blauen Anfasspunkten bei
einem ausgewählten Element). Die Einzelelemente einer Gruppierung erkennen Sie, wenn
Sie die Elemente gemeinsam verschieben.
Eine Gruppierung kann jederzeit über den Befehl Gruppierung aufheben im
Kontextmenü oder über die Menüpunkte Format Unterpunkt Gruppe > Befehl Aufheben
wieder in die Einzelelemente zerlegt werden. Oder Sie betreten die Gruppierung, um eine
Änderung an einem einzelnen Element vorzunehmen. Denken Sie daran, dass die
Gruppierung nun noch durch Titel und Beschreibung mit einem Alternativtext versehen
werden sollte, wenn es sich um eine informative Grafik handelt.
90
Diagramme
Diagramme sind eine Möglichkeit, eine große Menge von Daten visuell darzustellen. Der
beste Weg, um Diagramme in eine Präsentation zu integrieren, ist die Erstellung des
Diagramms direkt im Präsentationsprogramm. So können Änderungen direkt in der
Präsentation durchgeführt werden.
Überlegen Sie, ob Sie eine ausführliche Beschreibung des Diagramms im Notizbereich der
Folie ablegen. Dies erleichtert die Arbeit mit der Präsentation und hilft, den Inhalt der
Präsentation besser zu verstehen.
Diagramme in Impress erstellen und bearbeiten
Impress bietet Ihnen bei Erstellen einer neuen Folie basierend auf den Layoutvorlagen mit
Inhalten für jeden Inhaltsbereich vier Schaltflächen für die Erstellung von Objekten an.
•
Klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche für das Einfügen eines Diagramms
oder wählen Sie aus dem Menü Einfügen den Befehl Diagramm … .
91
Es wird nun ein Diagramm mit voreingestellten Werten eingefügt.
•
Wählen Sie im Kontextmenü des Diagramms oder über den Menüpunkt Ansicht
den Eintrag Diagrammdaten… um die richtigen Werte einzugeben.
Jetzt öffnet sich ein Fenster mit einer Tabelle.
•
Geben Sie die richtigen Werte in diese Tabelle ein.
92
Sie können weitere Spalten und Zeilen hinzufügen, wenn die vorhandenen Bereiche nicht
ausreichend sind. Ihre Daten werden sofort in das Diagramm übernommen. Zum
Abschluss schließen Sie das Fenster.
93
•
Um den Diagrammtyp zu ändern, markieren Sie das Diagramm und wählen im
Kontextmenü oder über den Menüpunkt Format den Eintrag Diagrammtyp… .
Impress bietet verschiedene Einstellungen für das gesamte Diagramm unter dem
Menüpunkt Format an, einige Diagrammelemente wie z.B. eine Datenbeschriftung
können Sie über die Unterpunkte zum Menüpunkt Einfügen aus- oder einblenden. Zur
Formatierung
einzelner
ausgewählter
Diagrammelemente
bieten
zugehörige
Kontextmenüeinträge ebenfalls weitere Optionen.
94
Um z.B. die Darstellung der einzelnen Datenreihen zu ändern, wählen Sie einen Balken
aus und wählen im Kontextmenü den Eintrag Datenreihe formatieren… oder
doppelklicken Sie auf diesen Balken.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie verschiedene Einstellungen vornehmen können.
Über die einzelnen Registerkarten erreichen Sie unter anderem die Einstellungen für die
Flächenfüllung und die Linienumrandung. Ändern Sie die Einstellungen, um eine bessere
Darstellung des Diagramms zu erzielen. Denken Sie daran, dass Betrachter/innen mit
einer Sehschwäche oder einer Farbfehlwahrnehmung farbige Diagramme ohne weitere
Informationen schlecht lesen können. In Impress haben Sie die Möglichkeit, Flächen statt
mit einer Farbe auch mit einer Schraffur zu füllen. Über den Menüpunkt Einfügen und den
Befehl Datenbeschriftungen… bzw. über den Kontextmenüpunkt Datenbeschriftungen
formatieren… können die Rohwerte zusätzlich noch eingeblendet werden.
95
Ein so gestaltetes Diagramm transportiert die Informationen nicht nur über die Farben oder
Schraffurfüllung, sondern auch über die Darstellung der Rohwerte. Experimentieren Sie
mit den Möglichkeiten, um Diagramme für Ihre Zielgruppe passend zu gestalten.
Organigramme
Organigramme sind spezielle Diagrammtypen, die keine Zahlenwerte visualisieren,
sondern hierarchische Strukturen in Organisationen abbilden.
In Impress müssen Organigramme manuell aus verschiedenen Autoformen erstellt
werden. Daher sollten hier auch die Hinweise zur Bearbeitung von Gruppierungen
beachtet werden (s. o.).
96
Da sie als informative Grafik zu betrachten sind, können Sie Organigramme mit einem
Alternativtext (s. o.) und einem beschreibenden, ausführlicheren Langtext versehen und
diesen im Notizbereich ablegen.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, das Organigramm als Text darzustellen. Visuell
dargestellte Hierarchien werden dabei durch Aufzählungslisten mit verschiedenen
Hierarchiestufen dargestellt. Das obige Beispiel würde dann wie folgt umgesetzt:
Eine solche Darstellung eines Organigramms kann ohne Probleme in ein webbasiertes
Format überführt werden, da die verwendeten Aufzählungshierarchien mit entsprechenden
HTML-Tags umgesetzt werden können. Alternativ kann die Textversion eines
Organigramms im Notizbereich abgelegt werden.
97
Benutzerdefinierte Animationen
Impress bietet zahlreiche benutzerdefinierte Animationen, um einzelne Objekte oder
ganze Folien ein- oder auszublenden. Diese Aktionen können automatisch nach einem
vorher festgelegten Intervall oder auf eine Nutzereingabe hin erfolgen.
So können Animationen oder Folienübergänge dazu genutzt werden, einen Gedanken
hervorzuheben oder die Aufmerksamkeit des Publikums zu erregen. Einige Animationen
werden zur Betonung von Inhalten genutzt während andere nur der Verschönerung einer
Präsentation dienen. Denken Sie beim Einsatz von Animationen immer an das Publikum
und überlegen Sie, ob Animationen Ihren Vortrag unterstützen und notwendig sind oder
nicht. Bedenken Sie, dass es große individuelle Unterschiede hinsichtlich Wahrnehmung,
Verständnis und Bedienung geben kann.
Am einfachsten können Sie dies berücksichtigen, indem Sie auf Animationen soweit wie
möglich verzichten. Versuchen Sie, die Informationen und die Bedeutsamkeit der Inhalte
anders zu kommunizieren. Möchten Sie dennoch nicht auf benutzerdefinierte Animationen
verzichten, dann stellen Sie die Animationen so ein, dass erst durch eine Benutzereingabe
(Tastendruck oder Mausklick) der nächste Animationsschritt sichtbar wird und überlassen
Sie dadurch die Kontrolle einer zeitgesteuerte Änderung des Inhalts den Nutzenden
selbst.
Öffnen der Seitenleiste "Benutzerdefinierte Animation"
98
Wählen Sie in Openoffice.org Impress im Menü Ansicht
Aufgabenbereich, um diesen am rechten Fensterrand anzuzeigen.
den
Menüpunkt
Dort wählen Sie anschließend den Eintrag Benutzerdefinierte Animation.
Einzelne Textteile animieren
Um einzelne Textteile zu animieren muss der Text in Textboxen abgelegt werden. Nutzen
Sie dazu die unterschiedlichen Folienlayouts, wenn Sie ihre Präsentation
zusammenstellen.
Markieren Sie zuerst den Teil des Textes, den Sie animieren möchten.
Wählen Sie dann im Abschnitt Effekt ändern des Aufgabenbereichs rechts die
Schaltfläche Hinzufügen.
Sie können zwischen verschiedenen Kategorien ("Eingang", "Hervorgehoben", Beenden"),
unterschiedlichen Animationstypen und verschiedenen Effekten wählen. Das Vorgehen ist
aber - unabhängig von der gewählten Kategorie - identisch.
99
Wählen Sie den Effekt aus, den Sie nutzen möchten. Während der Auswahl sehen Sie
bereits eine Vorschau des gewählten Effekts.
Nach der Auswahl erscheint der gewählte Effekt zusammen mit dem markierten Text im
Übersichtsfenster der Benutzerdefinierten Animationen. Sie können nun noch die
Effektoptionen, Anzeigedauer und Auslöser ändern. Bei mehreren animierten Elementen
kann außerdem die Reihenfolge der Animationen verändert werden.
Mehrere Textzeilen animieren
Neben einzelnen Textelementen können auch mehrere Textzeilen, vollständige Textboxen
oder mehrere Textboxen auf einer Folie animiert werden. Das Vorgehen ähnelt dabei dem
oben beschriebenen Ablauf. Um mehrere Textzeilen zu animieren, markieren Sie einfach
die entsprechenden Zeilen in einer Textbox. Zur Animation einer vollständigen Textbox
markieren Sie diese so, dass der Rahmen der Textbox mit einer dicken gepunkteten Linie
hervorgehoben wird, aber keine Elemente innerhalb der Textbox ausgewählt sind.
100
Um mehrere Textboxen zu animieren, wählen Sie die erste Textbox aus, halten dann die
Umschalttaste (SHIFT-Taste) gedrückt und wählen die weiteren Boxen aus. Fügen Sie
anschließend die gewünschten Animationen wie oben beschrieben hinzu.
101
Tabellen
Tabellen dienen dazu, Daten übersichtlich in mehreren Spalten und Zeilen darzustellen.
Bei der Arbeit mit Impress sollten Tabellen direkt im Präsentationsprogramm erstellt
werden. Dann können Screenreader und Konvertierungsprogramme direkt auf die Daten
zugreifen und diese entsprechend weiter verarbeiten.
Denken Sie bei der Gestaltung von Tabellen an Menschen mit einer Sehschwäche oder
einer Farbfehlwahrnehmung. Achten Sie darauf, dass die Kontraste ausreichend, alle mit
Farben dargestellten Informationen auch ohne Farbe verfügbar und Inhalte auch dann
verständlich sind, wenn sie ohne Farbe betrachtet werden.
Tabellen in Impress erstellen und bearbeiten
Um eine neue Tabelle in einer Präsentation zu erstellen legen Sie zuerst eine neue Folie
an. Impress bietet Ihnen bei Erstellen einer neuen Folie basierend auf den Layoutvorlagen
mit Inhalten für jeden Inhaltsbereich 4 Schaltflächen für die Erstellung von Objekten an.
•
Klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche für das Einfügen eines Diagramms
oder wählen Sie aus dem Menü Einfügen den Befehl Tabelle … .
Es öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem Sie die Anzahl der Zeilen und Spalten vorab
auswählen können.
102
Anschließend erscheint ein Tabellenbereich, in dem Sie die Daten einfach eingeben
können. Das Kontextmenü, die Symbolleiste Tabelle und der Aufgabenbereich Tabellen
bieten umfangreiche Möglichkeiten zum Ändern des Tabellenlayouts.
Im Aufgabenbereich Tabellen können Sie verschieden farbige Designs für die Tabelle
auswählen, wobei Hervorhebungen für die erste und die letzte Zeile (Kopfzeile und
Summenzeile), die erste und letzte Spalte oder alternierende Zeilen und Spalten möglich
sind.
103
Für weitere Anpassungen öffnen Sie das Kontextmenü zur Tabelle durch einen
Rechtsklick mit der Maus. Hinter den Einträgen "Tabelle…", "Zellen...", "Zeile" und "Spalte"
verbergen sich Befehle, mit denen Sie z. B. die Breite und Höhe der Tabelle sowie die
Ausrichtung und Formatierung beeinflussen können.
Wählen Sie z.B. im Kontextmenü den Eintrag Tabellen… um ein Dialogfenster zur
Anpassung aller markierten Zellen aufzurufen. Es öffnet sich das Dialogfenster Zellen
formatieren, in welchem Sie verschiedene Anpassungen zu Schriftart, Schrifteffekten,
Umrandung und Hintergrund der markierten Zellen vornehmen können.
Die Symbolleiste Tabelle bietet Ihnen ebenfalls schnellen Zugriff auf verschiedene
Einstellungen zur Umrandung, Vorder- und Hintergrundfarben, Verbinden und Teilen,
Ausrichten, Einfügen und Löschen von Tabellenzellen.
104
eingestellt haben.
Sie können in OpenOffice Impress einzelne Wörter oder längere Passagen auch einer
anderen Sprache zuweisen. Sofern fremdsprachige Wörter vorhanden sind, sollten Sie
diese auch entsprechend auszeichnen. Diese Wörter oder Passagen können von
Vorleseprogrammen dann im Klangbild der entsprechenden Sprache wiedergegeben
werden. Zeichnen Sie den Text nicht aus, wird der fremdsprachige Text unter Umständen
unverständlich mit deutscher Betonung vorgelesen.
•
•
wählen Sie im Menü Format den Befehl Zeichen
•
und wählen Sie im nachfolgenden Dialogfeld Zeichen im Reiter Schrift die
entsprechende Sprache aus.
Die ausgezeichneten Sprachwechsel stehen nur in Impress zur Verfügung. Falls Sie ihre
Präsentationen als PDF exportieren, müssen Sie die Sprachwechsel in Acrobat Pro erneut
auszeichnen, da die Kennzeichnung von Deutsch als Hauptsprache und der
ausgezeichnete Sprachwechsel bei Export in ein PDF nicht berücksichtigt werden.
105
Metadaten zur Präsentation
Impress erlaubt die Angabe zusätzlicher Informationen zu einer Präsentation. Diese
Informationen ermöglichen, bei Fragen rasch Hinweise zur Präsentation zu bekommen
und sich z. B. über den Bearbeiter und den Inhalt der Präsentation zu informieren.
In Impress rufen Sie im Menü Datei den Eintrag Eigenschaften auf.
Es öffnet sich dann ein neues Fenster mit mehreren Registerkarten. Dort können Sie
genaue Angaben zum Inhalt, Titel und Kommentar und weiteren Eigenschaften einer
Präsentation eintragen.
106
Präsentation ohne Farben betrachten
Überprüfen Sie abschließend, ob die Kontraste ausreichend sind und alle wichtigen
Informationen ohne Farben wahrnehmbar sind. Dies ist wichtig für Menschen mit
Farbfehlwahrnehmung oder anderen Sehschwächen. Außerdem sind die Kontraste bei der
Wiedergabe einer Präsentation über einen Beamer oder Videoprojektor oft geringer als bei
der Betrachtung am Bildschirm. Stellen Sie daher sicher, dass die Präsentation
ausreichende Kontraste bietet.
107
In Impress finden Sie den Befehl für die Graustufen- oder Schwarzweiß-Ansicht im Menü
Ansicht unter dem Unterpunkt Farbe/Graustufe.
108
Dokumente aus Desktop-Publishing-Programmen
am Beispiel von Adobe InDesign (CS 5.5 und CS 6.0)
„Desktop-Publishing“-Programme (DTP)werden eingesetzt, um Dokumente für den Druck
zu erzeugen, wie zum Beispiel Flyer, Broschüren, Handbücher oder Zeitschriften. Das
bedeutet aber auch, dass der Schwerpunkt bei DTP-Programmen auf typografischen
Details liegt. Für den Druck ist es wichtig, dass eine Überschrift groß und fett ist und nicht
so sehr, ob irgendwo erklärt ist, dass es eine Überschrift ist. Es liegt jedoch nahe, diese
Dokumente gleichfalls als PDF online zur Verfügung zu stellen.
An zugängliche PDF-Dokumente werden einige Anforderungen gestellt, die dann auch für
die mittels DTP-Programmen erzeugten Online-Dokumente gelten. Unter anderem sollen
PDF-Dokumente sogenannte „Tags“ aufweisen, welche die einzelnen Elemente eines
Dokuments – zum Beispiel Überschriften oder Listen – für assistive Technologien gliedern
und so ein leichtes Navigieren zwischen den verschiedenen Elementen ermöglichen. Eine
Auszeichnung der Dokumente mit diesen Tags ist auch aus verschiedenen DTP möglich,
leider wird dies jedoch zum Teil wenig beachtet. Es obliegt dem Anwender, dafür zu
sorgen, dass sowohl die Anforderungen der Druckerei (Farbmanagement, typografische
Einzelheiten usw.) erfüllt sind, als auch die Anforderungen für ein barrierefreies PDF.
Ein professionelles DTP-Programm ist Adobe InDesign. Auch wenn InDesign ursprünglich
nicht dazu entwickelt wurde, barrierefreie PDF-Dokumente zu erzeugen, so lassen sich
doch fast alle dazu notwendigen Schritte in aktuellen InDesign-Versionen (ab InDesign CS
5.5) erledigen. Im Folgenden werden die wichtigsten Möglichkeiten zur Gestaltung eines
zugänglichen Dokumentes mit Adobe InDesign beschrieben.
Die Erstellung eines InDesign-Dokuments ist nicht Gegenstand dieser Anleitung. Wichtig
ist allerdings, dass das InDesign-Dokument logisch gegliedert und strukturiert ist.
Anschließend müssen die folgenden Schritte erfolgen, damit aus dem InDesign-Dokument
ein barrierefreies PDF-Dokument exportiert werden kann.
109
Vorbemerkung: Allgemeine Barriere in DTP-Dokumenten: die
Lesereihenfolge
Einige Probleme der Zugänglichkeit ergeben sich eher aufgrund der Art des Dokumentes
als aufgrund mangelnder technischer Umsetzungsmöglichkeiten. So ist beispielsweise die
natürliche Lesereihenfolge von 3-spaltigen, beidseitig bedruckten Flyern abhängig von der
Falztechnik in der Regel anders als die übliche Lesereihenfolge von rechts nach links des
zugrundeliegenden Online-Dokuments.
Abbildung 1: Darstellung verschiedener Lesereihenfolgen bei 3-spaltigen, beidseitig bedruckten
Flyern (natürliche Lesereihenfolge, Lesereihenfolge bei Wickel-Falz und bei Zick-Zack-Falz)
Abbildung 2: Wickel-Falz
Abbildung 3: Zick-Zack-Falz
Im Idealfall kann der Inhalt des Flyers so zusammengestellt werden, dass die
Lesereihenfolge beliebig ist und die sechs Spalten des Flyers jeweils unabhängig
voneinander gelesen werden können. In den meisten Anwendungsfällen ist jedoch eine
bestimmte Lesereihenfolge vom Verfasser erwünscht, die sich im gedruckten Dokument in
Layout und Falztechnik widerspiegelt. Während für gut Sehende die Reihenfolge meist
auch aus der Onlineversion des Dokumentes noch halbwegs ersichtlich ist, ist dies für
Menschen, die eine starke Vergrößerung oder ein Vorlesesystem benötigen, nicht
möglich. Die in einer Dokumentstruktur angelegte Reihenfolge der Inhalte kann von
110
assistiven Technologien verwendet werden. Vorleseprogramme lesen Inhalte einer PDFDatei zum Beispiel entsprechend der Reihenfolge in der PDF-Dokumentstruktur vor.
Daher sollte die Lesereihenfolge des Dokuments bereits über die DTP-Programme
festgelegt werden, falls ein späterer Export in das PDF-Format erfolgen soll.
111
Die Grundlage zur Erstellung eines barrierefreien PDF-Dokuments aus Adobe InDesign ist
ein gut strukturiertes Dokument. Hierzu müssen für Überschriften und Textblöcke
geeignete Absatzformate verwendet werden.
Absatzformate entsprechen den Formatvorlagen im Textverarbeitungsprogramm Microsoft
Word. Bedingt durch die typografischen Anforderungen an ein DTP-Programm gibt es
allerdings deutlich mehr Einstellmöglichkeiten als in einem Textverarbeitungsprogramm.
Absatzformate für Überschriften und einfachen Absatz
Die Verwendung von Absatzformaten für Überschriften erzeugt eine Gliederung des
ähnliches und für den Druck ausreichendes Ergebnis liefern, aber es wird keine
Gliederungsstruktur erzeugt. Zusätzlich erlaubt die Verwendung von Absatzformaten für
Überschriften die rasche Änderung des Layouts, da nicht jede einzelne Überschrift
angepasst werden muss, sondern lediglich die Absatzformate für die Überschriften
geändert wird.
Rufen Sie das Fenster mit den Absatzformaten auf, indem Sie entweder die Taste F11
drücken oder im Menü Format den Befehl Formate und den Unterbefehl Absatzformate
aufrufen. In Adobe InDesign wird zwischen Absatzformaten, Objektformaten,
Tabellenformaten, Zeichenformaten und Zellenformaten unterschieden. Zeichenformate
dienen zur Formatierung von einzelnen Zeichen, Wörtern oder auch ganzen Sätzen. Mit
Absatzvorlagen werden ganze Absätze formatiert. Die weiteren Ausführungen beziehen
sich – sofern nicht anders angegeben – auf die Verwendung von Absatzformaten, denn
mit diesen wird die Struktur des Textdokuments erzeugt.
Bei Erstellung eines neuen Dokumentes bietet Adobe InDesign lediglich einen einfachen
Absatz als Formatauswahl an.
Sie können Absatzformate aus anderen Dokumenten laden oder neue Absatzformate über
die Menüauswahl und über die Schaltfläche am unteren Fensterrand neu erstellen. Um
einen Text als Überschrift zu formatieren, markieren Sie den Absatz und wählen Sie dann
das gewünschte Absatzformat mit einem Doppelklick aus.
112
Tagexport für Absatzformate
Vor der Erstellung eines barrierefreien PDF-Dokuments müssen Sie den von Ihnen
vergebenen Absatzformaten eine Rolle innerhalb des PDF-Dokuments zuweisen. Für die
vergebenen Absatzformate für zum Beispiel Fließtext, Überschriften, Beschriftungen usw.
müssen Sie festgelegen, ob es sich wirklich nur um einen einfachen Absatz („P“), um eine
Überschrift („H1“ bis „H6“) oder ob es sich um ein nicht zu berücksichtigendes
außertextliches Hintergrundelement („Artifact“) handelt.
Wählen Sie im Fenster für Absatzformate ein Absatzformat aus und öffnen mit der rechten
Maustaste das Kontextmenü zu diesem Eintrag. Wählen Sie den ersten Menüpunkt, um
das gewählte Absatzformat zu bearbeiten.
Es öffnet sich das Dialogfeld „Absatzformatoptionen“. Im linken Auswahlbereich finden
Sie am unteren Ende die Option für Tagexport.
113
Hier können Sie dem gewählten Absatzformat explizit eine Rolle (Tag) sowohl für den
Export nach HTML und EPUB als auch für den PDF-Export zuweisen.
Als Standardeinstellung ist „[Automatisch]“ voreingestellt. Die automatische Erkennung ist
allerdings nur dann halbwegs brauchbar, wenn der von Ihnen vergebene Formatname mit
einem PDF-Tag gemäß der PDF-Spezifikation übereinstimmt. So wird beispielsweise aus
einem Absatzformat, das „H2“ benannt wurde, automatisch im exportierten PDFDokument auch das PDF-Tag „H2“ für eine Überschrift der zweiten Ebene.
Stimmt der Formatname nicht mit einem PDF-Tag überein, wird dem jeweiligen
Absatzformat bei der automatischen Erkennung häufig fälschlicherweise ein „P“
zugewiesen. Weisen Sie daher bereits am besten bei der Erstellung eines Absatzformats
die korrekte Rolle zu.
Verwenden Sie in der Namensgebung Ihrer Absatzformate möglichst bereits die
Benennungen für Tags gemäß der PDF-Spezifikation, also zum Beispiel als Namen für
Ihre Absatzformate „H1“ bis „H6“ für Überschriftenformate der Ebenen 1 bis 6. Im PDFDokument muss dadurch nicht unnötig eine zusätzliche Rollenzuordnung erfolgen,
wodurch das PDF-Dokument schneller gestartet werden kann.
wiedergeben. Damit ein Textdokument auch bei der Verwendung eines
Bildschirmvorleseprogramms (Screenreader) nutzbar ist, müssen die Überschriftentexte
hinreichend eindeutig formuliert werden. Die "Überschrift 1" ist in der Regel die größte
Überschrift, "Überschrift 2" ist kleiner als "Überschrift 1", aber größer als "Überschrift 3".
114
•
Überschriften sollten die Navigation im Dokument erleichtern. Aus einer Überschrift
sollte klar hervorgehen, worum es im jeweils folgenden Abschnitt geht.
•
Nutzen Sie Überschriftformate nicht zur Hervorhebung einzelner Wörter oder
Phrasen innerhalb des Textkörpers.
Listen
Informationen können in Listen gesetzt werden, um Informationen hervorzuheben, zu
zur Erstellung von Listen ist die Verwendung von Aufzählungen und Nummerierungen mit
den vom Programm vorgesehenen Optionen. Dadurch können Listen von assistiven
Technologien wie Screenreadern auch als Listen erkannt und korrekt wiedergegeben
werden. Außerdem erleichtert der Einsatz von Aufzählungen und Nummerierungen den
Export eines Textdokuments als HTML- oder PDF-Datei. Die manuelle Erstellung von
Listen mit Tabulatortaste und Sonderzeichen oder über das Einfügen von Grafiken und
einem Einrücken des Textes kann zwar optisch ein ähnliches Ergebnis produzieren, aber
eine so erstellte Liste ist von assistiven Technologien nicht als Liste zu erkennen.
Bei Listen werden zwei verschiedene Möglichkeiten unterschieden: „Aufzählung“ und
„nummerierte Listen“.
1. Markieren Sie den Text, aus dem Sie eine Aufzählung oder nummerierte Liste
erstellen möchten.
2. Wählen Sie aus dem Menü Schrift den Befehl Aufzählungs- und nummerierte
Listen.
3. Wählen Sie anschließend dort die Unterbefehle Aufzählungszeichen anwenden
beziehungsweise Nummerierung anwenden.
Falls Sie Absatzformate für Ihre Listen erstellen, so belassen Sie für Listen die
Absatzformatoptionen für den Tagexport auf der Voreinstellung [Automatisch].
Sie können in Adobe InDesign in den Absatzformatoptionen für die Option
Aufzählungszeichen und Nummerierung zwar Aufzählungen und Nummerierungen mit
unterschiedlichen Ebenen versehen, die so eingestellte Tiefe der Listenebene erzeugt
beim Export in ein PDF-Dokument jedoch keine verschachtelte Liste. Bei Export in ein
PDF-Dokument erzeugen unterschiedliche Einzüge automatisch verschachtelte Listen.
115
•
Um einer Abbildung einen Alternativtext zuzuweisen, markieren Sie die Abbildung
und öffnen im Menü Objekt den Befehl Objektexportoptionen….
Es erscheint das Dialogfeld Objektexportoptionen mit den drei Reitern Alternativer Text,
PDF mit Tags und EPUB und HTML.
•
Wählen Sie den ersten Reiter Alternativer Text und geben Sie den für das Bild
erforderlichen alternativen Text ein.
Der Alternativtext kann auch aus der XML-Struktur des Dokuments (soweit diese vorliegt)
oder aus XMP-Metadaten übernommen werden. Die XMP-Metadaten können zum
Beispiel in Adobe Bridge definiert werden. Bei den Metadaten ist zu entscheiden, aus
welchem Feld der Alternativtext genommen werden soll: „Titel“, „Beschreibung“,
„Überschrift“ oder einem anderen Feld.
116
•
Wenn das Bildelement für das Verständnis der Seite ohne Bedeutung ist und es
sich bei dem Bildelement lediglich um eine dekorative Grafik handelt, die keinen
Alternativtext benötigt, so wählen Sie den Reiter PDF mit Tags.
•
Wählen Sie unter diesem Reiter aus der Ausklappliste Tag anwenden den Punkt
Außertextliches Element aus.
•
Verankern Sie das Bildelement im Textfluss an der Stelle, an welcher der
eingegebene Alternativtext mit dem Text vorgelesen werden sollte.
117
Lesezeichen, Hyperlinks und Querverweise
Verknüpfungen zu ausgewählten Webseiten im Internet herstellen. Achten Sie beim
Einsatz von Links darauf, dass der verlinkte Text kurz und aussagekräftig ist. Der Linktext
sollte über das Ziel bzw. die Aktion des Links Auskunft geben.
•
•
•
•
Gutes Beispiel:
Hyperlinks
Importierte Textdateien enthalten meist nur dann korrekte Hyperlinks, wenn bereits im
Textverarbeitungsprogramm korrekt Hyperlinks zugewiesen wurden. Falls dies nicht der
Fall ist oder falls Sie den Text neu erstellen, markieren Sie den Text, dem ein Hyperlink
zugewiesen werden soll.
•
Öffnen Sie im Menü Fenster unter dem Punkt Interaktiv den Befehl Hyperlinks.
Es erscheint das Dialogfeld Neuer Hyperlink.
•
Wählen Sie unter Verknüpfen mit: die Art des Hyperlinks aus und geben Sie unter
URL: die Adresse ein.
118
Inhaltsverzeichnis
Sie können in InDesign zwar als Format „Inhaltsverzeichnistitel“ und „InhaltsverzeichnisHaupttext“ auswählen. Diesen Absatzformaten wird jedoch nach Export in PDF-Format
lediglich ein einfacher Absatz „P“ zugewiesen.
•
Erstellen Sie für einen Inhaltsverzeichniseintrag die Absatzformatvorlage TOCI
und für das Inhaltsverzeichnis die Absatzformatvorlage TOC und weisen Sie diese
Absatzformatvorlagen den jeweiligen Textabschnitten zu.
•
Um ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen, wählen Sie im Menü Layout den Befehl
Inhaltsverzeichnis… .
Es erscheint das Dialogfeld Inhaltsverzeichnis.
•
Aktivieren Sie im Bereich Optionen die Option PDF-Lesezeichen erstellen, um
PDF-Lesezeichen aus dem Inhaltsverzeichnis zu erstellen.
Lesezeichen
Falls Sie in einem kleineren Dokument ohne Inhaltsverzeichnis arbeiten, aber dennoch
PDF-Lesezeichen erstellen möchten, markieren Sie den Text, der Sprungmarke und
Lesezeichen werden soll, und wählen Sie im Menü Fenster unter dem Punkt Interaktiv
den Befehl Lesezeichen.
119
Tabellen
Verwenden Sie Tabellen, um Daten übersichtlich aufbereitet darzustellen. Tabellen sollten
große Tabelle im mehrere kleine Tabellen aufzuteilen.
Adobe InDesign bietet mit dem Menü Tabelle umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten für
Tabellen.
•
Damit Tabellenüberschriften auch für Screenreader-Anwender erkennbar sind,
müssen diese entsprechend gekennzeichnet werden. Bei Aufruf des Befehls
Tabelle einrichten… unter dem Menüpunkt Tabellenoptionen erscheint das
Dialogfeld Tabellenoptionen.
•
In den Reitern Tabelle einrichten und Tabellenkopf und -fuß können Sie die
Anzahl der Tabellenkopfzeilen angeben.
Sie können mit InDesign so lediglich die erste Tabellenzeile beziehungsweise die ersten
Tabellenzeilen für Screenreader-Anwender als Überschriftenzellen kennzeichnen. Eine
Kennzeichnung weiterer Tabellenzellen als Überschrift – zum Beispiel zusätzlich auch der
ersten Spalte – ist nicht möglich.
•
Hinweis: Die Auszeichnung einer Tabellenzeile als Überschrift für ScreenreaderAnwender ist unabhängig von visueller Formatierung. Visuelle Hervorhebungen
haben keinen Einfluss auf die Unterscheidung von Tabellenüberschriften und
Tabellendatenzellen für Screenreader-Anwender.
120
Optische Gestaltung
•
und Zeilen klar erkennbar sind.
•
Wählen Sie im Menü Fenster unter dem Punkt Formate den Befehl
Tabellenformate, um Formate für verschiedene Tabellen und für unterschiedliche
Zellformate zu erstellen.
Sie können unterschiedliche Formate für Tabellenkopfzeilen, Tabellenfußzeilen,
Tabellenkörperzeilen, für linke und rechte Spalte definieren und in den Tabellenoptionen
zusätzlich noch abwechselnde Muster für Zeilen- und Spaltenkonturen und Zellenflächen
angeben.
•
Hinweis: Damit werden die Kopfzellen der Zeilen und Spalten deutlich
hervorgehoben und von den Datenzellen abgesetzt. Bitte beachten Sie: Diese
Auszeichnung ist rein visuell, um Tabellenüberschriften auch semantisch
festzulegen, müssen Sie die im Abschnitt Tabellenüberschriften beschriebenen
Schritte durchführen!
121
Sprachauszeichnung
Sie können in InDesign einzelne Wörter oder längere Passagen einer anderen Sprache
zuweisen. Sofern fremdsprachige Wörter vorhanden sind, sollten Sie diese auch
•
Rufen Sie das Fenster mit den Zeichenformaten auf, indem Sie entweder die Taste
Umschalt + F11 drücken oder im Menü Format den Befehl Formate und den
Unterbefehl Zeichenformate aufrufen.
•
Wählen Sie im Menü des Zeichenformatbedienfelds den Befehl Neues
Zeichenformat… .
Das Dialogfeld Neues Zeichenformat wird geöffnet.
•
Wählen Sie im Dialogfeld Neues Zeichenformat im linken Auswahlbereich die
Option für Erweiterte Zeichenformate.
•
Geben Sie einen Formatnamen an und wählen Sie die entsprechende
Fremdsprache als Sprache aus.
•
Weisen Sie dieses Zeichenformat den entsprechenden fremdsprachigen
Textpassagen zu.
So ausgezeichneten Wörter und Textpassagen sind nach Export in ein PDF-Dokument im
Inhaltscontainer des zugehörigen Textes als Wort in der ausgewählten Sprache
gekennzeichnet und können von Vorleseprogrammen mit der Betonung dieser Sprache
vorgelesen werden.
122
Leserichtung und Reihenfolge festlegen:
Arbeiten mit Artikeln und Verankerung von Elementen
Sie können die Lesereihenfolge von Textabschnitten und Objekten innerhalb Ihres
Dokuments festlegen. Sie können hierzu Objekte im Textfluss verankern oder Abschnitte
als Artikel anlegen. Artikel können einen oder mehrere Textabschnitte und Objekte
enthalten.
Um eine barrierefreie PDF-Datei aus einem InDesign-Dokument zu erzeugen, sollten Sie
die Lesereihenfolge der Inhalte auch mit diesen Mitteln festlegen.
Elemente im Textfluss verankern
Um zum Beispiel Abbildungen, die zum Verständnis des Textes wichtig sind, im Text zu
verankern, markieren Sie die Abbildung und klicken Sie auf das blaue Quadrat. Der
Mauszeiger ändert sich zu einem Pfeil mit einem kleinen „T“. Bewegen Sie den
Mauszeiger zu der Stelle im Text, an der Sie die Abbildung verankern möchten, und
lassen Sie die linke Maustaste los. Das blaue Quadrat wechselt zu einem Ankersymbol
und zeigt dadurch an, dass die Abbildung im Text verankert ist.
Wenn Sie im Menü Ansicht den Menüpunkt Extras auswählen, können Sie dort den
Eintrag „Textverkettungen einblenden/ausblenden“ umschalten (Tastenkombination: Alt
+ Strg + Y). Bei eingeblendeten Textverkettungen erscheint eine gestrichelte Linie vom
Objekt an die Stelle im Text, an der die Abbildung im Text verankert ist.
Eine Verankerung kann gelöst werden, indem mit der rechten Maustaste auf das
Ankersymbol geklickt wird. Im Kontextmenü wählen Sie hierzu unter dem Punkt
Verankertes Objekt den Befehl Lösen aus.
Erstellen von Artikeln
•
Wählen Sie im Menü Fenster den Befehl Artikel, um das Artikelbedienfeld zu
öffnen.
123
Wählen Sie die Seitenelemente aus, die dem Artikel hinzugefügt werden sollen. Wenn Sie
einen leeren Artikel erstellen möchten, wählen Sie keine Seitenelemente im Layout aus.
Führen Sie einen der folgenden Schritte durch:
•
Wählen Sie im Menü des Artikelbedienfelds die Option Neuer Artikel.
•
Klicken Sie in der Schnellauswahl im Artikelbedienfeld unten auf Neuen Artikel
erstellen.
•
Ziehen Sie einen Textabschnitt oder ein Seitenelement in das Artikelbedienfeld.
Es erscheint das Dialogfeld Neuer Artikel.
•
Geben Sie im Dialogfeld Neuer Artikel einen Namen für den Artikel ein.
•
Aktivieren Sie Beim Exportieren berücksichtigen, um den Artikel beim Export in
das EPUB- oder HTML-Format hinzuzufügen.
Hinzufügen von Inhalten zu einem Artikel
Um einem Artikel einen oder mehrere markierte Seitenelemente hinzuzufügen, wählen Sie
aus dem Menü Fenster den Befehl Artikel, um das Artikelbedienfeld zu öffnen.
Wählen Sie im Artikelbedienfeld einen Artikel aus, dem die markierten Inhalte hinzugefügt
werden sollen und wählen Sie im Artikelbedienfeldmenü den Befehl Auswahl in
ausgewählte Artikel einfügen.
124
Alternativ können Sie den markierten Inhalt mit der Maus auf einen Artikel im
Artikelbedienfeld ziehen oder die Schaltfläche zur Schnellauswahl für Auswahl in Artikel
einfügen verwenden (Plussymbol am unteren Fensterrand).
Um alle Dokumentinhalte in einem Artikel einzufügen, halten Sie unter Windows die
„STRG“-Taste und unter MacOS die Befehlstaste gedrückt und betätigen Sie dann die
Schaltfläche zur Schnellauswahl für Auswahl in Artikel einfügen (Plussymbol am
unteren Fensterrand). Wenn Sie einen Artikel ausgewählt haben, werden alle
Seitenelemente diesem Artikel hinzugefügt. Wenn Sie keinen Artikel auswählen, wird ein
neuer Artikel erstellt.
Alternativ können Sie alle Dokumentinhalte einem Artikel hinzufügen, indem Sie diesen
Artikel markieren und im Artikelbedienfeldmenü den Befehl Dokumentinhalt in
ausgewählte Artikel einfügen auswählen.
125
Verwalten von Artikeln
Sie können Artikel mit dem Artikelbedienfeld verwalten. Sie können Seitenelemente in das
Artikelbedienfeld ziehen, um sie einem Artikel hinzuzufügen. Ziehen Sie Elemente in das
Artikelbedienfeld, um die Reihenfolge zu ändern, oder ziehen Sie sie aus einem Artikel in
einen anderen.
Das Popup-Menü des Artikelbedienfelds enthält ebenfalls Optionen zur Verwaltung von
Inhalten.
Einschließen von Artikeln beim Export
Sie können Artikel erstellen und angeben, welche Artikel beim Export in das EPUB- oder
HTML-Format berücksichtigt werden sollen. Standardmäßig werden alle Artikel für den
Export ausgewählt.
Wenn Sie möchten, dass ein bestimmter Artikel beim Exportieren berücksichtigt wird,
markieren Sie diesen Artikel im Artikelbedienfeld und führen Sie einen der folgenden
Schritte durch:
•
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Artikel.
•
Wählen Sie im Popup-Menü des Artikelbedienfelds die Option Artikeloptionen und
aktivieren Sie dann Beim Exportieren berücksichtigen.
126
Export von Stilen
Überprüfen Sie, welche Exporttags Sie Ihren Absatzformatvorlagen zugewiesen haben.
•
Öffnen Sie hierzu im Menü des Absatzformatbedienfeldes den Punkt Alle
Exporttags bearbeiten….
Das Dialogfeld Alle Exporttags bearbeiten wird geöffnet.
•
Wählen Sie im Dialogfeld Alle Exporttags bearbeiten… unter Einblenden: die
Option PDF.
Anschließend können Sie bei jedem Tabelleneintrag festlegen, welche Rolle (Überschrift,
Fließtext oder Artifact) diesem Eintrag beim PDF-Export zugewiesen werden soll
beziehungsweise ob InDesign diese Zuweisung automatisch machen soll (z.B. bei Listen).
127
Metadaten hinzufügen
Vor dem eigentlichen PDF-Export müssen noch einige grundlegende Angaben zum
Dokument gemacht werden.
•
Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Dateiinformationen… (Tastenkombination
Alt + Umschalt + Strg + I).
Das Dialogfeld Dateiinformationen für {Dateiname} wird geöffnet.
•
Wählen Sie im Dialogfeld Dateiinformationen den Reiter Beschreibung.
•
Geben Sie einen Dokumententitel ein.
Der Dokumententitel kann von PDF zur Anzeige als Fenstertitel verwendet werden. Der
Fenstertitel, sei es Dateiname oder Dokumententitel, wird von vielen Screenreadern als
erste Information zum Dokument ausgewertet und vorgelesen.
Diese Metainformationen ermöglichen es den Betrachtenden, bei Fragen rasch Hinweise
zum Textdokument zu bekommen und sich z. B. über den Dokumententitel und Inhalt oder
über die Verfasser des Dokuments zu informieren.
Sie können neben dem Dokumententitel auch eine Beschreibung des Dokuments, den
Autor sowie Stichworte angeben. Stichworte werden durch Semikolon voneinander
getrennt eingegeben. InDesign speichert die eingegebenen Stichworte und macht Ihnen
Vorschläge, wenn Sie oft dieselben Stichworte benutzen.
128
Die eingegebenen Informationen werden nicht nur beim Export mit in das PDF-Dokument
übernommen, sondern auch von Suchmaschinen verwendet.
129
PDF-Export
Nachdem alle vorbereitenden Arbeiten abgeschlossen sind, kann das Dokument als PDFDokument exportiert werden.
•
Wählen Sie im InDesign-Hauptmenü unter dem Menüpunkt Datei den Punkt
Exportieren… (Tastenkombination: Strg + E).
Es erscheint ein Dateidialog, den Sie auch vom Speichern einer Datei kennen.
•
Wählen Sie als Dateityp für den PDF-Export Adobe PDF (Interaktiv) um eine
barrierefreie PDF-Datei zu erstellen.
•
Geben Sie einen Dateinamen ein und Betätigen Sie die Schaltfläche Speichern.
Es erscheint ein weiterer Dialog Als interaktive PDF exportieren, in dem weitere
Parameter für diesen spezifischen PDF-Export festgelegt werden können. Die
nachfolgende Abbildung ist typisch, und die dortigen Einstellungen können übernommen
werden.
Bitte beachten Sie zu den Standardeinstellungen im Dialogfeld Als interaktive PDF
exportieren:
•
Aktivieren Sie die Option PDF mit Tags erstellen.
•
Wählen Sie für die Option Seitenübergänge in der Auswahlliste die Einstellung
Ohne. Seitenübergänge oder ein automatischer Wechsel der Seiten sind mit einem
barrierefreien PDF unvereinbar!
•
Wählen Sie unter dem Punkt Schaltflächen und Medien die Option Alles
einschließen, da ansonsten Lesezeichen, Hyperlinks und Querverweise nicht wie
gewünscht funktionieren.
130
Hinweise zur Umwandlung in das PDF-Format
Sowohl die Unterstützung der Ausgangsprogramme durch Adobe Acrobat Pro (bis
gegenwärtigen Version X) als auch der PDF-Export aus verschiedenen Programmen wie
zum Beispiel Microsoft Office 2010 bzw. OpenOffice.org 3.3 ist immer noch lückenhaft und
kann an einigen Stellen immer noch zu Problemen führen.
131
Adobe PDFMaker
Generell gilt, dass die Möglichkeiten des PDFMaker als Add-On zu Word und anderen
Programmen in der Regel umfangreicher sind als die des integrierten PDF-Exports von
zum Beispiel Microsoft Office 2010 oder OpenOffice.org 3.3. So können für den
PDFMaker verschiedene Grundeinstellungen für den PDF-Export vorgenommen und als
Profile gespeichert werden.
Allerdings ist hierbei zu beachten, dass Sie unter Umständen nachträglich noch die
Hauptsprache Ihres Dokuments in Adobe Acrobat Pro eingeben müssen, sofern Sie mit
älteren
Acrobat-Versionen
arbeiten.
Acrobat
Pro
XI
erzeugt
korrekte
Sprachauszeichnungen entsprechend der für Korrekturhilfen ausgewählten Sprache.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um aus Microsoft-Office-Programmen ein PDF-Dokument
mittels PDFMaker (der Versionen: Acrobat Pro 8 / 9 / X) zu erstellen:
•
Rufen Sie die Registerkarte Acrobat auf. Mit dem Befehl PDF erstellen in der
Gruppe Adobe PDF erstellen erzeugen Sie ein PDF-Dokument mit den
Standardeinstellungen.
•
Es öffnet sich ein Speicherdialog und Sie können festlegen, wo und mit welchem
Namen die zu erstellende Datei abgelegt wird.
Für das Abspeichern können Sie zudem über die Schaltfläche Optionen… verschiedene
Einstellungen vornehmen.
Abbildung 4: Optionen-Dialogfenster des Adobe PDFMaker (Adobe Acrobat Pro X)
Wählen Sie im Optionen-Dialog von Adobe PDFMaker die folgenden Optionen aus:
•
Dokumentinformationen konvertieren
•
Zugriff und Umfließen durch Erstellen von Adobe PDF mit Tags aktivieren
•
Lesezeichen erstellen
•
Word-Überschriften in Lesezeichen konvertieren
Durch die Auszeichnung eines PDF mit Strukturelementen (Dokumentstrukturtag, meist
kurz als „Tag“ bezeichnet) und durch Lesezeichen erleichtern Sie für Menschen, die auf
132
bestimmte Eingabehilfen angewiesen sind, die Orientierung im PDF-Dokument und Sie
ermöglichen Vergrößerung und leichtere Navigation.
Abbildung 5: Optionen-Dialogfenster bei verwendeten Sicherheitseinstellungen des Adobe
PDFMaker (Adobe Acrobat Pro X)
Wenn Sie im Optionen-Dialog die Sicherheitseinstellungen anwenden, wählen Sie im
Folgedialog die Option Textzugriff für Bildschirmlesehilfen für Sehbehinderte
aktivieren aus.
Mit dem Befehl Grundeinstellungen in der Gruppe Adobe PDF erstellen können Sie
verschiedene Profile für die PDF-Ausgabe erstellen oder auf die vorhandenen Profile
zurückgreifen. So können Sie beispielsweise ein Profil verwenden, das PDF-Dokumente
für die Bildschirmanzeige erstellt und dazu die Bilder in einer geringeren Auflösung
exportiert (Reiter Einstellungen, Konvertierungseinstellung: Kleinste Dateigröße).
Außerdem können in den Grundeinstellungen verschiedene Voreinstellungen für den
Adobe PDFMaker bestimmen. Wählen Sie im Reiter Einstellungen die Optionen:
•
Dokumentinfo konvertieren
•
Lesezeichen erstellen
•
Links hinzufügen
•
Ein-/Ausgabehilfe und Umfließen durch Erstellen von Adobe PDF mit Tags
aktivieren
133
Abbildung 6: Reiter „Einstellungen“ im Grundeinstellungen-Dialogfenster des Adobe PDFMaker
(Adobe Acrobat Pro X)
Wählen Sie im Reiter Word die Optionen Fußnoten- und Endnotenverknüpfungen
konvertieren und Erweiterte Tagerstellung aktivieren. Wählen Sie im Reiter Lesezeichen
die Option Word-Überschriften in Lesezeichen konvertieren.
Abbildung 7: Reiter „Word“ im Grundeinstellungen-Dialogfenster des Adobe PDFMaker (Adobe
Acrobat Pro X)
134
Abbildung 8: Reiter „Lesezeichen“ im Grundeinstellungen-Dialogfenster des Adobe PDFMaker
(Adobe Acrobat Pro X)
Nachfolgend finden Sie Hinweise für den PDF-Export aus häufig genutzten Programmen.
135
Textdokumente
Microsoft Word 2010
Mit Microsoft Word 2010 können Textdokumente direkt als PDF-Dokumente gespeichert
werden.
Wählen Sie den Menüpunkt Datei und wählen Sie im Untermenü links den Befehl
Speichern unter. Es öffnet sich ein Dialogfenster.
Geben Sie in der Liste Dateiname einen Namen für die Datei ein, oder wählen Sie ihn
aus. Wählen Sie dann in der Liste Dateityp den Dateitypen PDF (*.pdf).
Wählen Sie die Schaltfläche Optionen…, um die zu speichernde Seite festzulegen, um
auszuwählen, ob Markup gedruckt werden soll, und um die Ausgabeoptionen
auszuwählen.
Wählen Sie in diesem Dialog im Bereich „Nicht druckbare Informationen einschließen“ alle
3 Kontrollkästchen an (Textmarken erstellen mithilfe von: , Dokumenteigenschaften ,
Dokumentstrukturtags für Eingabehilfen). Wählen Sie aus, dass Textmarken mithilfe
der Überschriften erstellt werden sollen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der
Eingabetaste oder wählen Sie die Schaltfläche OK.
Abbildung 9: Optionen-Dialogfenster zur Funktion „Speichern unter, Dateityp *.pdf“ in MS Word 2010
Bestätigen Sie abschließend Ihre Eingaben im „Speichern unter“-Dialog ebenfalls mit der
Eingabetaste oder wählen Sie die Schaltfläche OK.
Die so erzeugten PDF-Dokumente sind mit sogenannten Tags für Überschriften, Absätze,
Listen usw. strukturiert. Außerdem werden aus den Überschriften Lesezeichen erzeugt.
bestimmte Ein- oder Ausgabehilfen angewiesen sind, Navigation und Orientierung im
PDF-Dokument.
136
Microsoft Word 2007
Microsoft stellt für Word2007 ein Zusatzprogramm bereit, mit dem Textdokumente direkt
als PDF-Dokumente gespeichert werden können. Das Zusatzprogramm ist kostenlos über
das „Microsoft Download Center“ erhältlich. Rufen Sie die Internetseite
http://www.microsoft.com/downloads auf und suchen Sie nach „add-in pdf“. Wenn das
Add-In installiert ist, können aus jedem Office-2007-Programm Dokumente als PDFDokumente gespeichert werden.
•
Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, zeigen Sie auf den Pfeil neben
Speichern unter und klicken Sie dann auf PDF.
•
Geben Sie in der Liste Dateiname einen Namen für die Datei ein, oder wählen Sie
ihn aus.
•
Wählen Sie in der Liste Dateityp dann PDF aus.
•
Rufen Sie den Optionen-Dialog auf und markieren Sie den Eintrag
Dokumentstrukturtags für Eingabehilfen. Damit wird ein PDF-Dokument mit
Tags erzeugt.
•
Bestätigen Sie mit OK und dann mit Veröffentlichen.
Die so erzeugten PDF-Dokumente sind mit sogenannten Tags für Überschriften, Absätze,
Listen usw. strukturiert. Außerdem werden aus den Überschriften Lesezeichen erzeugt.
bestimmte Ein- oder Ausgabehilfen angewiesen sind, Navigation und Orientierung im
PDF-Dokument.
137
OpenOffice.org Writer (Version 3.3)
OpenOffice.org (OOo) bietet eine integrierte PDF-Exportfunktion, mit der aus jedem OOoProgramm die Dokumente als PDF-Dateien gespeichert werden können. Wenn Sie diese
integrierte Exportfunktion nutzen, müssen allerdings einige Dinge beachtet werden.
•
Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Exportieren als PDF aus. Dieser Befehl
bietet mehr Möglichkeiten als der Weg über das PDF-Symbol in der Symbolleiste.
•
Nun erscheint ein Dialogfenster PDF Optionen mit mehreren Reiterkarten.
•
Auf der Reiterkarte Allgemein wählen Sie die Option Tagged PDF. Dies stellt
sicher, dass das erstelle PDF-Dokument sogenannte Tags enthält und damit von
Screenreadern besser verarbeitet werden kann.
•
Wählen Sie Exportieren, um das PDF-Dokument zu speichern.
Abbildung 10: Dialogfenster zum PDF-Export aus Open Office Writer 3.3
Insbesondere bei längeren Dokumenten ist die Option Lesezeichen exportieren
empfehlenswert, um aus Überschriften Lesezeichen als zusätzliche Navigationshilfe zu
erzeugen.
Wenn Sie Ihr Dokument mit einem Kennwort schützen möchten, sollten Sie zusätzlich im
Dialogfenster PDF Optionen in der Reiterkarte Sicherheit die Option Mit Unterstützung
der Zugänglichkeit wählen.
138
Abbildung 11: Dialogfenster zum PDF-Export aus Open Office Writer 3.3, Reiter Sicherheit
Bereits mit der Version 2.4.1 wurde der PDF-Export von Textdokumenten in OOo Writer
wesentlich verbessert. Insbesondere die Ausgabe von Tabellen genügt nun weitestgehend
den Anforderungen der BITV. Kopfzeilen und -spalten von Tabellen werden nun
automatisch mit den korrekten Tags im PDF-Dokument ausgezeichnet.
OpenOffice.org Writer (Version 2.2)
OpenOffice.org (OOo) bietet eine integrierte PDF-Exportfunktion, mit der aus jedem OOoProgramm die Dokumente als PDF-Dateien gespeichert werden können. Wenn Sie diese
integrierte Exportfunktion nutzen müssen allerdings einige Dinge beachtet werden.
•
Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Exportieren als PDF…. Dieser Befehl bietet
mehr Möglichkeiten als der Weg über das PDF-Symbol in der Symbolleiste.
•
Geben Sie den Dateinamen und den Zielordner an und klicken dann auf
Speichern.
•
Nun erscheint ein Dialogfenster PDF Optionen mit mehreren Reiterkarten.
•
Auf der Reiterkarte Allgemein wählen Sie die Option Tagged PDF. Dies stellt
sicher, dass das erstelle PDF-Dokument sogenannte Tags enthält und damit von
•
Wählen Sie Exportieren, um das PDF-Dokument zu speichern.
Leider ist der PDF-Export von Textdokumenten in der Version 2.2 nur unzureichend
umgesetzt. Tabellen werden von OOo Impress nicht mit den passenden Tags für
Tabellenzeilen und -spalten versehen, sondern als einfacher Text ausgezeichnet. Für die
Version 2.3 von OOo Impress sind aber weitere Verbesserungen vorgesehen.
139
Vergleich des PDF-Exports von Textdokumenten
Mit Hilfe von Testdokumenten wurde der PDF-Export von Microsoft Word 2010, Microsoft
Word 2007 und OpenOffice.org Writer 3.3 verglichen. Die Kriterien für den Vergleich
wurden dem „BITV-Prüfschritt 11.1.1 – Angemessene Formate“ (Stand 08/2011)
entnommen. Das Testdokument enthielt verschiedene Absätze, Überschriften
unterschiedlicher Gliederungsebenen, eine Abbildung mit Alternativtext und
Bildunterschrift, eine Tabelle sowie eine Seite mit Spaltensatz.
Anmerkungen zu den Ergebnissen
Die mit Microsoft Word und OpenOffice.org Writer automatisch erstellten PDF-Dokumente
sind gemäß den BITV-Prüfschritten für PDF-Dokumente zumindest eingeschränkt
barrierefrei und damit brauchbar. Die angemerkten Mängel bewirken keine grundlegende
Unbrauchbarkeit der Dokumente, da die Inhalte prinzipiell zugänglich sind (siehe auch:
„Tabellarische Übersicht zum Vergleich des PDF-Exports von Textdokumenten“ im
Anhang). Für bestimmte Stellen in den Dokumenten sind einige Funktionen für assistive
Technologie allerdings nur eingeschränkt nutzbar.
Eine sinnvolle Tag-Struktur und eine Auszeichnung von Zeilenüberschriften in Tabellen ist
nur mit Open-Office Writer 3.3 möglich. Dafür patzt Open-Office Writer 3.3 bei einem von
Text umflossenen Bild und bei Tabellen im PDF-Modus Umfließen mit
Schriftvergrößerung. Im Umfließen-Modus werden alle Texte korrekt umgebrochen,
horizontales Scrollen ist nicht notwendig, das Bild ist aber mit der Bildunterschrift in der
Lesereihenfolge erst am Ende der Seite platziert und wird daher im Umfließen-Modus am
Ende der Seite dargestellt. Hintergrundfarben des mit Open-Office Writer 3.3 exportierten
Dokumentes werden im Umfließen-Modus ignoriert, die in der Tabelle weiß auf schwarz
dargestellten Tabellenüberschriften erscheinen im Umfließen-Modus nicht lesbar weiß auf
weiß (oder nur schwer lesbar weiß auf weiß mit schattiger Kontur, falls bereits ein weiteres
PDF-Dokument im Umfließen-Modus geöffnet ist). Das Bild ist nach dem umfließenden
Text in der Tag-Struktur eingebunden und wird auch an dieser Stelle vorgelesen, obwohl
es logisch eher vor dem umfließenden Text positioniert ist.
Abbildung 12: PDF aus Open Office Writer 3.3, Standard-Modus, Zoom 100 %
140
Abbildung 13: PDF aus Open Office Writer 3.3, Umfließen-Modus, Zoom 150 %
Abbildung 14: PDF aus Open Office Writer 3.3, Umfließen-Modus, Zoom 400 %
Die mit Microsoft Word erzeugte Tag-Struktur ist nicht sinnvoll, das Bild des
Testdokumentes wird von beiden Word-Versionen jeweils nach der ersten Überschrift in
die Tag-Struktur eingefügt. Bei Schriftvergrößerung im Umfließen-Modus wird der Text
nicht korrekt umgebrochen. Das Umfließen des Bildes mit Text bleibt zwar erhalten, bei
Seiten mit Bildern, die von Text umflossen sind und bei Seiten mit Tabellen ist jedoch in
Abhängigkeit von der gewählten Vergrößerungsstufe horizontales Scrollen notwendig um
den gesamten Text zu lesen. Die Lesereihenfolge ist nicht brauchbar, das Bild ist mit der
Bildunterschrift ebenso wie in Open-Office Writer 3.3 in der Lesereihenfolge erst am Ende
der Seite platziert. Da ein korrekter Textumbruch im Umfließen-Modus ohnehin nicht
möglich ist, ergeben sich dadurch allerdings nicht dieselben Darstellungsprobleme wie mit
Open-Office Writer 3.3 für die Reihenfolge des Bildes. Dadurch dass das Bild nach der
ersten Überschrift in der Tagstruktur eingebunden und gleichzeitig in der Lesereihenfolge
am Ende der Seite eingebunden ist, wird das Bild mit der Bildunterschrift von der Acrobatinternen Sprachausgabe zu Beginn der Seite vorgelesen. Eine Auszeichnung von
Tabellenüberschriften ist nur für Spaltenüberschriften, nicht für Zeilenüberschriften
möglich. Das Testtool PAC von Zugang für Alle bemängelt für Word 2007 und Word 2010
141
immer eine fehlerhafte Syntax, auch bei korrekt strukturiertem Ausgangsdokument. In der
Praxis zur Lesbarkeit spielt dieser formale Mangel allerdings bisher keine Rolle.
Abbildung 15: PDF aus Microsoft Word 2010, Umfließen-Modus, Zoom 150 %
Abbildung 16: PDF aus Microsoft Word 2010, Umfließen-Modus, Zoom 400 %
Bei Schriftvergrößerung im PDF-Modus Umfließen schneiden beide Microsoft Word
Produkte ohne Darstellungsprobleme besser ab als das Produkt Open-Office Writer 3.3,
allerdings erfolgt bei den Microsoft Word Produkten im PDF-Modus Umfließen kein
korrekter Textumbruch.
Die Lesereihenfolge des Absatzes mit Bildumfluss ist sowohl bei dem mit Microsoft Word
als auch bei den mit OpenOffice.org Writer 3.3 erstellten Dokumenten gleichermaßen
schlecht.
Eher ohne praktische Auswirkung: während die Adobe-Prüfung für ein Textfeld mit
Beschriftung in Word 2007 nichts beanstandet, wird dieses Textfeld in Word 2010 als Bild
ohne Alternativtextangabe bemängelt. Mittels Word 2007 exportierte PDF-Dokumente
erzeugen das in PDF nicht vergebene Struktur-Tag „Textfeld“, eine Rollenzuordnung für
„Textfeld“ gibt es nicht – für die Adobe-Prüfung wird dies nicht weiter beachtet, obwohl hier
streng genommen ein Fehler vorliegt. Ein Word 2010-Dokument enthält anstelle des
142
Struktur-Tags Textfeld nun das korrekte „figure“. Das Figure-Element enthält Grafiken oder
grafische Darstellungsweisen mit Text. Die Adobe-Prüfung erwartet hier die Angabe eines
Alternativtextes, auch wenn in diesem Falle für das Textfeld ein Alternativtext eher störend
wäre.
Bitte beachten Sie auch die Hinweise im Anhang auf Internetquellen, insbesondere zu
weiteren „Anleitungen zur Erstellung barrierefreier Textdokumente mit MS Word“ und zu
„Anleitungen zur Erstellung barrierefreier Textdokumente mit OpenOffice Writer“.
143
Präsentationen
Microsoft PowerPoint 2010
Mit Microsoft Office 2010 können Präsentationen direkt als PDF-Dokumente gespeichert
werden.
•
Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
•
Klicken Sie auf Speichern unter.
•
ihn aus.
•
Wählen Sie dann in der Liste Dateityp den Dateitypen PDF (*.pdf).
•
Klicken Sie auf Optionen…, um die zu druckenden Folien und weitere
Veröffentlichungsoptionen festzulegen.
•
Wählen Sie in diesem Dialog im Bereich „Nicht druckbare Informationen
einschließen“ beide Kontrollkästchen an (Dokumenteigenschaften,
Dokumentstrukturtags für Eingabehilfen). Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
„Text als Bitmap speichern, wenn Schriftarten nicht eingebettet werden können“.
Klicken Sie abschließend auf OK. Damit wird ein PDF-Dokument mit Tags erzeugt.
Abbildung 17: Optionen-Dialogfenster zur Funktion „Speichern unter, Dateityp *.pdf“ in MS
Powerpoint 2010
•
Klicken Sie im „Speichern unter“-Dialog auf Speichern.
Die so erzeugten PDF-Dokumente sind mit Tags strukturiert, wobei für jede Folie ein
eigenes Slide-Tag mit Unterelementen erzeugt wird. Alle Hintergrundelemente der
Masterfolie werden ebenfalls mit Tags versehen. Außerdem werden aus den
Folienüberschriften keine Lesezeichen erzeugt.
144
Microsoft stellt für PowerPoint 2007 ein Zusatzprogramm bereit, mit dem Präsentationen
direkt als PDF-Dokumente gespeichert werden können. Das Zusatzprogramm ist
kostenlos über das „Microsoft Download Center“ erhältlich. Rufen Sie die Internetseite
http://www.microsoft.com/downloads auf und suchen Sie nach „add-in pdf“. Wenn das
Add-In installiert ist, können aus jedem Office-2007-Programm Dokumente als PDFDokumente gespeichert werden.
•
Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, zeigen Sie auf den Pfeil neben
Speichern unter und klicken Sie dann auf PDF.
•
ihn aus.
•
Wählen Sie dann in der Liste Dateityp auf PDF.
•
Rufen Sie den Optionen-Dialog auf und markieren Sie den Eintrag
Dokumentstrukturtags für Eingabehilfen. Damit wird ein PDF-Dokument mit
Tags erzeugt.
•
Bestätigen Sie mit OK und dann mit Veröffentlichen.
Die so erzeugten PDF-Dokumente sind mit Tags strukturiert, wobei für jede Folie ein
eigenes Slide-Tag mit Unterelementen erzeugt wird. Alle Hintergrundelemente der
Masterfolie werden ebenfalls mit Tags versehen. Aus den Folienüberschriften werden
jedoch keine Lesezeichen erzeugt.
145
OpenOffice.org Impress (Version 3.3)
OOo bietet eine integrierte PDF-Exportfunktion, mit der aus jedem OOo-Programm die
Dokumente als PDF-Dateien gespeichert werden können. Wenn Sie diese integrierte
Exportfunktion nutzen, müssen allerdings einige Dinge beachtet werden.
•
Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Exportieren als PDF. Dieser Befehl bietet
•
„Speichern“.
•
Nun erscheint ein Dialogfenster PDF Optionen mit mehreren Registerkarten.
•
Auf der Registerkarte Allgemein wählen Sie die Option Tagged PDF. Dies stellt
sicher, dass das erstelle PDF-Dokument sog. Tags enthält und damit von
•
Wählen Sie Exportieren, um die Präsentation als PDF-Dokument zu speichern.
Abbildung 18: Dialogfenster zum PDF Export aus Open Office Impress 3.3
Insbesondere bei längeren Dokumenten ist die Option Lesezeichen exportieren
empfehlenswert, um aus Überschriften Lesezeichen als zusätzliche Navigationshilfe zu
erzeugen.
Wenn Sie Ihr Dokument mit einem Kennwort schützen möchten, sollten Sie zusätzlich im
Dialogfenster PDF Optionen in der Reiterkarte Sicherheit die Option Mit Unterstützung
der Zugänglichkeit wählen.
146
Abbildung 19: Dialogfenster zum PDF-Export aus Open Office Impress 3.3, Reiter Sicherheit
Leider ist der PDF-Export von Präsentationen in der OpenOffice-Version 3.3 nur
unzureichend umgesetzt. Die so erzeugten PDF-Dokumente sind zwar mit Tags
strukturiert, allerdings geben diese Tags die Struktur des Dokumentes nur unzureichend
wieder. Alle Hintergrundelemente der Masterfolie werden ebenfalls mit Tags versehen, der
Alternativtext fehlt bei Bildelementen. Tabellen werden von OOo Impress nicht mit den
passenden Tags für Tabellenzeilen und –spalten versehen, sondern werden als einfacher
Text ausgezeichnet.
OpenOffice.org Impress (Version 3.0)
OOo bietet eine integrierte PDF-Exportfunktion, mit der aus jedem OOo-Programm die
Dokumente als PDF-Dateien gespeichert werden können. Wenn Sie diese integrierte
Exportfunktion nutzen müssen allerdings einige Dinge beachtet werden.
•
Wählen Sie im Menü „Datei“ den Befehl „Exportieren als PDF“. Dieser Befehl bietet
•
„Speichern“.
•
Nun erscheint ein Dialogfenster „PDF Optionen“ mit mehreren Registerkarten.
•
Auf der Registerkarte „ Allgemein“ wählen Sie die Option „Tagged PDF“. Dies stellt
sicher, dass das erstelle PDF-Dokument sog. Tags enthält und damit von
•
Wählen Sie „Exportieren“, um das PDF-Dokument zu speichern.
Leider ist der PDF-Export von Präsentationen in der Version 3.0 nur unzureichend
umgesetzt. Die so erzeugten PDF-Dokumente sind zwar mit Tags strukturiert, allerdings
sind diese Tags nicht in einer logischen Baumstruktur angeordnet. Damit ist es nur
schlecht möglich, in der Tag-Struktur einzelne Folien zu erkennen. Alle
147
Hintergrundelemente der Masterfolie werden ebenfalls mit Tags versehen, der
Alternativtext fehlt bei Bildelementen. Außerdem werden aus den Folienüberschriften
keine Lesezeichen erzeugt. Tabellen werden von OOo Impress nicht mit den passenden
Tags für Tabellenzeilen und –spalten versehen, sondern als einfacher Text ausgezeichnet.
148
Vergleich des PDF-Exports Präsentationen
Mit Hilfe eines Testdokuments wurde der PDF-Export von PDFMaker X, Microsoft
PowerPoint 2010, Microsoft PowerPoint 2007 und OpenOffice.org Impress 3.3 verglichen.
Die Kriterien für den Vergleich wurden dem „BITV-Prüfschritt 11.1.1 – Angemessene
Formate“ (Stand 08/2011) entnommen. Das Testdokument enthielt Folien mit
verschiedenen Inhalten, darunter Bilder und eine Tabelle.
Anmerkungen zu den Ergebnissen
Alle drei getesteten Varianten produzieren keine gemäß BITV-Test barrierefreien PDFDokumente. Während fehlende Lesezeichen oder fehlende Hauptsprache noch mit
geringem Aufwand eingefügt werden können, ist die Nacharbeitung z. B. von fehlenden
Alternativtexten deutlich aufwändiger (siehe auch: „Tabellarische Übersicht zum Vergleich
des PDF-Exports von Präsentationen“ im Anhang).
Die Schriftvergrößerung funktioniert zwar bei allen drei Varianten, allerdings ist das mit
dem PDFMaker erzeugte Dokument die einzige Variante, bei der beim Umschalten in den
Umfließen-Modus auch ein neuer Umbruch erzeugt wird und kein horizontales Scrollen
notwendig ist. Dabei kommt es aber zu deutlichen Überlappungen des Folieninhalts mit
Designelementen der Masterfolie.
Die Reihenfolge der Tagstruktur ist in allen drei Fällen nutzbar oder für die Wiedergabe mit
einem Screenreader ausreichend und gibt die Inhalte der Präsentation in einer logischen
Reihenfolge wieder. Alle Programme setzen dabei Bilder aus dem Inhaltsbereich immer an
das Ende der Tagstruktur einer Folie.
Alternativtexte werden von PDFMaker X, PowerPoint 2010 und PowerPoint 2007 korrekt
wiedergegeben. Bildelemente der Masterfolie wie beispielsweise Logos werden nur vom
PDFMaker X als Hintergrundelemente behandelt. Hintergrundelemente werden von
Screenreadern nicht beachtet und nicht vorgelesen. Die beiden PowerPoint-Versionen und
Impress stellen Bildelemente der Masterfolie als Strukturelemente den Folieninhalten
voran. Sofern für Masterlayoutelemente in PowerPoint ein Alternativtext vergeben wurde,
wird dieser in das PDF übernommen. Bei Impress fehlen Alternativtexte vollständig.
Tabellen werden von PDFMaker X und PowerPoint korrekt ausgezeichnet; fehlende
Tabellenköpfe (TH) sind darin begründet, dass diese in den Ausgangsdokumenten nicht
logisch ausgezeichnet werden können. OpenOffice.org Impress gibt Tabellen im PDFDokument mit P-Tags, also als Absätze aus.
Lesezeichen werden nur vom PDFMaker X und von Impress aus den Folienüberschriften
erzeugt und fehlen bei den PowerPoint-Versionen. Dafür übertragen die PowerpointVersionen die Hauptsprache in das erzeugte PDF, bei vom PDFMaker X und von Impress
erzeugten Dokumenten fehlt eine Angabe der Hauptsprache.
Die Struktur der mit PDFMaker X und PowerPoint erzeugten PDF-Dokumente ist
brauchbar. Mit Microsoft PowerPoint erzeugte Dokumente enthalten zur Auszeichnung
einzelner Folien und zur Auszeichnung eines Textbereichs eigene Struktur-Tags („Slide“,
„Textbox“). Diesen Tags ist bei PowerPoint 2007 jedoch keine Rolle zugeordnet. Die
Auszeichnung von Listenpunkten ist bei aus PowerPoint erzeugten Dokumenten nicht
ganz korrekt, so dass Listenpunkte jeweils als eigenes Zeichen vorgelesen werden. Die
149
Struktur des mit OpenOffice.org Impress erzeugten Dokuments ist hingegen kaum
brauchbar. Die Folienüberschriften sind ohne Angabe der Gliederungsebene für
Screenreader-Anwender eventuell nicht als Überschriften erkennbar und Tags für
Listenelemente fehlen völlig. Anzumerken ist weiterhin, dass PowerPoint 2007 leere
Absätze oder leere Listenpunkte bei der Konvertierung in PDF nicht übernimmt; bei vom
PDFMaker X, PowerPoint 2010 und von Impress erstellten Dokumenten werden leere
Absätze und leere Listenpunkte als solche dargestellt.
Nur der PDFMaker X bietet die Möglichkeit Notizen der einzelnen Folien in PDFKommentare zu konvertieren. Eine Ausgabe der Notizen ist sowohl für beide PowerPointVersionen als auch für Impress nur möglich, wenn vor der Speicherung „Notizseiten“ als
Inhalt der Ausgabe gewählt wird. In diesem Fall stehen bei den aus PowerPoint erzeugten
Dokumenten zwar die Notizen zur Verfügung, nicht jedoch die Folieninhalte, da die Folien
selbst als Bild ohne Alternativtext eingebunden werden. Bei Ausgabe von Notizseiten aus
Impress 3.3 stehen die Folieninhalte demgegenüber nicht als Bild, sondern als getaggte
Strukturelemente zur Verfügung, allerdings mit bekannter nicht nutzbarer Struktur. Zudem
werden die Notizenseiten an die Präsentation angehängt, die Präsentation steht damit
zweimal zur Verfügung: einmal ohne Notizen und ein weiteres Mal mit Notizen.
Wenn auch die mit Adobe PDFMaker X und Microsoft PowerPoint erzeugten PDFDokumente nicht vollständig zugänglich im Sinne der BITV-Test sind, so dürften sie doch
mit kleinen Korrekturen zumindest brauchbar sein. Das mit OpenOffice.org Impress
erzeugte PDF-Dokument weist hingegen zu viele Mängel auf, die nur mit deutlichem
Nachbearbeitungsaufwand zu beheben sind.
Die Bereitstellung von Präsentationen als PDF-Dokumente ist sicherlich nicht die optimale
Lösung für barrierefreie Präsentationen. Beachten Sie daher die Hinweise zur Erstellung
barrierefreier Präsentationen mit Microsoft PowerPoint und OpenOffice.org Impress. Eine
weitere gut geeignete Möglichkeit ist die Verwendung von HTML-basierten
Präsentationswerkzeugen wie beispielsweise HTML-Slidy.
Bitte beachten Sie auch die Hinweise im Anhang auf Internetquellen, insbesondere zu
weiteren „Anleitungen zur Erstellung barrierefreier Präsentationen mit MS Powerpoint“ und
zu „Anleitungen zur Erstellung barrierefreier Präsentationen mit OpenOffice Impress“.
150
Häufige Probleme beheben in Acrobat
Die geringsten Probleme und Nachbesserungen sind zu erwarten, wenn Sie ein PDFDokument mittels der jeweils aktuellen Version von Adobe Acrobat Pro erstellen. In
diesem Falle müssen Sie in aller Regel aber mindestens die Hauptsprache in den
Metadaten angeben. Je nach verwendetem Ausgangsdokument sind weitere Korrekturen
notwendig. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie häufige Probleme beheben können.
151
Metadaten
Metadaten können in Adobe Acrobat Pro über den Menüpunkt Datei und den Befehl
Eigenschaften bearbeitet werden. Es öffnet sich ein Dialogfenster mit mehreren Reitern.
Kontrollieren Sie im Reiter Beschreibung, ob Sie einen Titel für Ihr Dokument vergeben
haben. Stellen Sie im Reiter Erweitert unter den Leseoptionen die verwendete Sprache
des Dokumentes über die Auswahlliste ein.
Abbildung 20: Sprachauswahl in Leseoptionen, Reiter „Erweitert“ im Dialogfenster
„Dokumenteigenschaften“ in Adobe Acrobat Pro X
Es ist insbesondere bei längeren Dokumenten empfehlenswert in der Registerkarte
Ansicht beim Öffnen in der Gruppe Layout und Vergrößerung aus der Liste
Navigationsregisterkarte den Listenpunkt Lesezeichen-Fenster und Seite zu wählen.
Neben dem Inhalt werden die vorhandenen Lesezeichen als zusätzliche Navigationshilfe
bereits beim Starten des Dokumentes angezeigt.
Falls gewünscht können Sie weitere Einstellungen zu Fensteroptionen und zur
Benutzeroberfläche vornehmen, zum Beispiel anstelle des Dateinamens den
Dokumententitel einblenden.
152
Abbildung 21: Dialogfenster Dokumenteneigenschaften, mit empfehlenswerten Einstellungen
Lesezeichen-Fenster und Seite
153
Lesezeichen
Sofern ein strukturiertes Dokument vorliegt, können Sie in Adobe Acrobat Pro relativ
einfach Lesezeichen neu anlegen. Rufen Sie aus dem Navigationsfenster das
Lesezeichen-Fenster auf. Wählen Sie im Menü Optionen den Eintrag Neue Lesezeichen
aus Struktur… .
Abbildung 22: Auswahlmenü mit Befehl „Lesezeichen aus Struktur“ im Navigationsfenster
Lesezeichen von Adobe Acrobat Pro 9
Abbildung 23: Auswahlmenü mit Befehl „Lesezeichen aus Struktur“ im Navigationsfenster
Lesezeichen von Adobe Acrobat Pro X
Wählen Sie dann die Strukturelemente (Tags) aus, die als Lesezeichen genutzt werden
sollen. Dies sind in der Regel H- oder H1-H3-Tags.
154
Abbildung 24: Dialogfenster Strukturelemente zur Auswahl für die Erstellung von Lesezeichen
155
Lesereihenfolge
Auf die Lesereihenfolge einzelner Elemente haben Sie in den Ausgangsdokumenten nur
begrenzt Einflussmöglichkeiten. Eingefügte Bilder in Word 2010- oder Word 2007- und
Powerpoint 2010- Dokumenten werden in der Lesereihenfolge in der Regel unabhängig
vom Erscheinen im Text an das Ende der Seite gesetzt. Mehrere aufeinanderfolgende
(Nichttext-) Elemente in Powerpoint können Sie noch nacheinander in der Lesereihenfolge
auswählen und diese dann mit dem Befehl „In den Vordergrund“ jeweils in die richtige
Reihenfolge setzen. Beachten Sie hierbei jedoch, dass diese Reihenfolge nicht unbedingt
korrekt ist, da Bildelemente bei einer Umwandlung in das PDF-Format immer an das Ende
einer Seite oder Folie hinter den Text gesetzt werden.
Kontrollieren und ändern Sie daher die Lesereihenfolge Ihres Dokumentes in Adobe Pro
mit dem Werkzeug Reihenfolgefenster. Insbesondere falls Ihr Dokument Bilder,
Textfelder oder mehrere Spalten enthält, sind diese Elemente in der Regel nicht in der
natürlichen Lesereihenfolge gesetzt. Wählen Sie im Menü den Menüpunkt Anzeige und
die Menüunterpunkte Ein-/Ausblenden, Navigationsfenster, Reihenfolge aus (in Adobe
9 und älter: Menü Anzeige, die Menüunterpunkte Navigationsfenster, Reihenfolge). Es
wird ein neues Fenster angezeigt, in welchem die einzelnen Elemente einer Seite in ihrer
gegenwärtigen Lesereihenfolge gelistet sind. Im Inhaltsbereich werden die einzelnen
Elemente einer Seite jetzt mit einem Rahmen und einer Ziffer angezeigt.
Abbildung 25: Auswahl des Navigationsfensters Reihenfolge über den Menüpunkt Anzeige in Adobe
Acrobat Pro 9
156
Abbildung 26: Auswahl des Navigationsfensters Reihenfolge über den Menüpunkt Anzeige in Adobe
Acrobat Pro X
Sie können nun die Elemente im Reihenfolgefenster an die richtige Position innerhalb der
natürlichen Lesereihenfolge verschieben.
Abbildung 27: Auswahl eines Elementes im Reihenfolgefenster
Abbildung 28: Verschieben eines Elementes im Reihenfolgefenster an die korrekte Position
157
Alternativtexte
Kontrollieren Sie Alternativtexte Ihrer Grafiken. Wählen Sie hierzu wie unter
„Lesereihenfolge“ beschrieben, das Reihenfolgefenster aus. Im Inhaltsbereich sind
Strukturelemente mit den Ziffern entsprechend der Lesereihenfolge gekennzeichnet.
Zusätzlich werden einige Strukturelemente textuell gekennzeichnet. Bilder sind zum
Beispiel mit „Grafik – “ bezeichnet, wobei dem Bindestrich ein zur Grafik angegebener
Alternativtext folgt, sofern ein solcher angegeben ist. Grafiken ohne Alternativtext sind
daher leicht erkennbar. Um einer Grafik einen Alternativtext hinzuzufügen, wählen Sie im
Menü Werkzeug im Untermenü Ein-/Ausgabehilfe den Eintrag TouchUp-Leserichtung
aus (in älteren Adobe Acrobat-Versionen unter: Werkzeuge, Erweiterte Bearbeitung,
TouchUp-Leserichtungswerkzeug und Erweitert, Ein-/Ausgabehilfe, TouchUpLeserichtung…).
Abbildung 29: Auswahl des Werkzeugs TouchUp-Leserichtung in Adobe Pro X
Klicken Sie auf die zur Grafik angezeigte Ziffer. Es erscheint ein Rahmen um das
Strukturelement, die Hintergrundfarbe des Ziffernkästchens ändert sich.
158
Abbildung 30: Auswahl einer Grafik zum Einfügen von Alternativtext
Rufen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf und wählen Sie aus diesem
den Eintrag Alternativtext bearbeiten …
Abbildung 31: Kontextmenü zu einer ausgewählten Grafik mit Menüpunkt „Alternativtext
bearbeiten…“
Geben Sie im neu angezeigten Dialogfenster den Alternativtext zur Grafik an.
Beachten Sie bitte, dass inhaltslose Layoutgrafiken keinen Alternativtext benötigen.
Beachten Sie weiterhin, dass auch Elemente wie Textfelder ebenfalls als Grafik angezeigt
werden.
159
Layoutelemente
Inhaltslose Layoutelemente sollten im PDF-Dokument auch als solche gekennzeichnet
sein, damit diese Elemente assistive Technologien nicht behindern oder den Lesefluß
stören. Um zum Beispiel Schmuckgrafiken wie Linien in Kopf- oder Fußzeile als
Layoutgrafik zu kennzeichnen, wählen Sie im Menü Werkzeug im Untermenü
Ein-/Ausgabehilfe den Eintrag TouchUp-Leserichtung aus.
Klicken Sie auf die zur Grafik angezeigte Ziffer. Es erscheint ein Rahmen um das
Strukturelement, die Hintergrundfarbe des Ziffernkästchens ändert sich.
Wählen Sie im Fenster TouchUp-Leserichtung die Schaltfläche Hintergrund. Die Grafik
ist nun als Hintergrundgrafik gekennzeichnet.
160
Nachträgliche Auszeichnung von Strukturelementen
Abbildung 32: Navigationsfenster „Tags“ in Adobe Acrobat X mit Anzeige: „Keine Tags verfügbar“
Sofern kein strukturiertes Ausgangsdokument und lediglich ein nicht-getaggtes PDFDokument vorliegen, können Sie Dokumente automatisch oder manuell „nachtaggen“.
Automatisches Nachtaggen
Adobe Acrobat X bietet im Menü Werkzeuge Untermenü Aktionsassistent in der Rubrik
Aktionen die Funktion Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen.
Abbildung 33: Werkzeugleiste Aktionsassistent mit der Funktion „Barrierefreie PDF-Dokumente
erstellen“
161
Abbildung 34: Dialogfenster „Aktion: Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen“
(automatische Tag-Erstellung)
Bei Aktivieren dieser Funktion werden Sie zunächst gebeten einige Metadaten des
Dokumentes zu überprüfen und eventuell zu ändern.
Abbildung 35: Dialog „Aktion: Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen“;
automatische Tag-Erstellung Schritt 1, Überprüfung von Metadaten
Sie erhalten einen Hinweis darauf, dass Lesezeichen und Alternativtexte manuell
eingefügt werden müssen.
automatische Tag-Erstellung Schritt 2, Hinweis auf manuelles Einfügen von Alternativtexten und
Lesezeichen (Bildschirmausschnitt)
Anschließend werden ausgeblendete Informationen entfernt.
162
automatische Tag-Erstellung Schritt 3, Dialogfenster „Ausgeblendete Information entfernen“
Dem Dokument werden automatisch Tags hinzugefügt. Als letzter Punkt wird das
Dialogfenster zum Starten einer vollständigen Prüfung des Dokumentes aufgerufen.
automatische Tag-Erstellung Schritt 5, Dialogfenster zur vollständigen Prüfung „Vollständige EinAusgabehilfe“
Das Durchlaufen der Prozedur erzeugt zwar eine Tag-Struktur für das Dokument. Die
automatisch eingefügten Tags und die Tag-Struktur sind jedoch nicht immer sinnvoll:
163
•
Im Testdokument wird in dem Absatz, der ein Bild umfließt, für jede Zeile ein
eigener Absatz erzeugt.
•
Tabellen werden nicht erkannt, die einzelnen Tabellenzellen werden zu einzelnen
Grafiken umgesetzt.
•
Die nummerierte Liste des Testdokumentes wird korrekt als solche umgesetzt,
allerdings beinhaltet diese auch gleichzeitig die nachfolgende im
Ursprungsdokument durch eine Überschrift getrennte Aufzählungsliste.
•
Spaltenlayout des Testdokumentes wird in zwei Absätzen dargestellt, wobei der
erste Absatz mitten in der ersten Spalte aufhört
•
Die Verschachtelungstiefe der Überschriftenstruktur des Testdokumentes ist
halbwegs korrekt, allerdings wird die erste Überschrift als Überschrift der dritten
Ebene umgesetzt, nachfolgende Überschriften als Überschrift der vierten Ebene.
Ein automatisches Nachtaggen ist daher allenfalls für einfach-aufgebaute Dokumente
möglich, in der Regel werden Nachbesserungen erforderlich sein.
Manuelles Nachtaggen mit dem Werkzeug TouchUp-Leserichtung
Um einzelne Elemente nachträglich manuell als Strukturelemente zu kennzeichnen,
wählen Sie im Menü Werkzeug im Untermenü Ein-/Ausgabehilfe den Eintrag TouchUpLeserichtung aus.
Abbildung 39: Dialogfenster zum Werkzeug „TouchUp-Leserichtung“
Durch Gedrückthalten der linken Maustaste und Bewegen der Maus können Sie im
Inhaltsbereich einen Rahmen um einzelne Sie Passagen Ihres Dokuments ziehen und so
zum Beispiel Absätze, Überschriften und Grafiken auswählen.
164
Abbildung 40: Bildschirmausschnitt zur Auswahl einer Textpassage im Inhaltsbereich von Adobe
Acrobat Pro
Die Elemente des so ausgewählten Bereiches werden markiert. Sie können dieser
Markierung jetzt Strukturtags zuweisen.
Abbildung 41: markiertem Text im Inhaltsbereich mit Schaltfläche „Text“ im TouchUp-LeserichtungsFenster einen Strukturtag zuweisen
Hierzu können Sie eine Schaltfläche aus dem TouchUp-Leserichtung-Fenster anklicken
oder ein Strukturtag über das Kontextmenü durch Klick mit der rechten Maustaste
auswählen.
165
Nachträgliches Auszeichnen von Tabellen
Komplexere Tabellen weisen oft sowohl Spalten- als auch Zeilenüberschriften auf. So sind
beispielsweise Kalender oft in der ersten Spalte mit den Wochentagen bezeichnet, in der
ersten Zelle jeder Zeile mit der Kalenderwoche, andere Anwendungsbeispiele sind zum
Beispiel Übersichten von Sitzverteilungen der Parteien (Name als Spaltenüberschrift) für
einzelne Wahlperioden (Jahre als Zeilenüberschrift). Falls Überschriften als solche
ausgezeichnet sind, können von assistiven Technologien zu jeder Tabellenzelle beide
Überschriften automatisch zugeordnet werden. Anwender von Vorleseprogrammen
können dadurch leichter durch komplexe Tabellen navigieren: der Inhalt jeder
Tabellenzelle wird zusammen mit beiden Überschriften vorgelesen.
Bisher bietet lediglich OpenOfficeWriter die Möglichkeit sowohl Spalten- als auch
Zeilenüberschriften anzugeben. Mit Microsoft (MS) Word erstellte Dokumente können nur
entweder mit Zeilen- oder mit Spaltenüberschriften ausgezeichnet werden. Diese müssen
in AdobePro nachträglich mit entsprechenden zusätzlichen Überschriften ausgezeichnet
werden.
Um einzelne Elemente nachträglich manuell als Tabellenüberschriften zu kennzeichnen,
wählen Sie im Menü Werkzeug im Untermenü Ein-/Ausgabehilfe den Eintrag TouchUpLeserichtung aus.
Wählen Sie mit der Maus die Tabelle aus und wählen Sie im Fenster TouchUpLeserichtung die Schaltfläche Tabellen-Editor.
Abbildung 42: Markierte Tabelle und Auswahl des Tabelleneditors im Dialogfenster TouchUp-
166
Leserichtung
Es wird jetzt ein Tabellengitter dargestellt. Zusätzlich sind einfachen Datenzellen mit „TD“
bezeichnet, Überschriftenzellen mit „TH“. Wählen Sie mit der linken Maustaste eine
Tabellenzelle aus und wählen Sie mit der rechten Maustaste im Kontextmenü
Eigenschaften der Tabellenzellen… um Überschriftenzellen oder Datenzellen
auszuzeichnen.
Abbildung 43: Tabelleneditor mit Tabellengitter und Kontextmenü für eine ausgewählte Tabellenzelle
Im neu öffnenden Fenster können Sie den Typ der Tabellenzelle auswählen und den
Umfang für diese Tabellenzelle bestimmen. Wählen Sie zum Beispiel Überschriftenzelle
und Spalte aus, falls Sie eine Spaltenüberschrift festlegen möchten.
Abbildung 44: Dialogfenster „Eigenschaften der Tabellenzellen“ um einer im Tabelleneditor
ausgewählten Tabellenzelle den Typ Überschriftenzelle und den Umfang Spalte zuzuweisen
Wählen Sie Überschriftenzelle und Zeile aus, falls Sie eine Zeilenüberschrift festlegen
möchten.
167
Abbildung 45: Dialogfenster „Eigenschaften der Tabellenzellen“ um einer im Tabelleneditor
ausgewählten Tabellenzelle den Typ Überschriftenzelle und den Umfang Zeile zuzuweisen
168
Überprüfen eines PDF-Dokumentes auf Barrierefreiheit
Adobe Acrobat Pro bietet zur Überprüfung von PDF-Dokumenten im Werkzeug
Ein-/Ausgabehilfe eine Vollständige Prüfung mit dem „Adobe Accessibility Checker“ an.
Abbildung 46: Werkzeugbereich "Ein-/Ausgabehilfe" und Dialogfenster "Optionen für
Barriereprüfung“
Im Vergleich zur Überprüfungsmöglichkeit in älteren Acrobat Pro-Versionen hat sich
sowohl die Auswahl der Überprüfungsmöglichkeiten und Ausgabe in der Version 11
deutlich verbessert. Sie können jetzt insgesamt 32 Prüfoptionen für verschiedene
Kategorien (Dokument; Seiteninhalt; Formulare, Tabellen und Listen; Alternativtext und
Überschriften) an- und abwählen.
•
Belassen Sie es bei der Standardeinstellung, in der lediglich die Option „Tabellen
müssen Zusammenfassung haben“ deaktiviert ist und starten Sie eine Prüfung.
169
Abbildung 47: Navigationsbereich mit Ergebnis der Barrierefreiheitsprüfung
Im Navigationsbereich wird das Ergebnis der Barrierefreiheitsprüfung in einer
übersichtlichen Baumstruktur angezeigt. In der Ausgabe wird zwischen Hinweis auf
zusätzliche manuelle Überprüfung, Warnungen, bestandenen Überprüfungen und Fehlern
unterschieden. Die logische Lesereihenfolge und Farbkontrast müssen in der Regel immer
zusätzlich manuell überprüft werden. Bei gefundenen Fehlern können Sie durch einen
Rechtsklick mit der Maus ein Kontextmenü öffnen und zum Beispiel direkt an die
entsprechende Stelle in der Tag-Struktur springen um den Fehler zu beheben oder sich
Erläuterungen zum Fehler anzeigen lassen. Falls möglich bietet Acrobat Pro aus dem
Kontextmenü auch eine Korrekturmöglichkeit an, zum Beispiel für fehlende Titel.
Abbildung 48: Korrekturmöglichkeit im Kontextmenü zu Fehlern am Beispiel des Dokumententitels
170
Abbildung 49: Dialogfenster zur Korrektur eines fehlenden Dokumententitels
Als Ergänzung zur automatischen Überprüfung mit dem in Acrobat Pro integrierten „Adobe
Accessibility Checker“ ist eine Überprüfung mit anderen Prüftools empfehlenswert. Eine
noch detailliertere Überprüfung bietet zum Beispiel der „PDF-Accessibility-Checker
(PAC)“ der Schweizer Stiftung „Zugang für Alle“.
Hinweise zu weiteren Prüftools für PDF finden Sie auch im Abschnitt zu PDF in den
Hintergrundinformationen des BITV-Lotsen sowie unter der Rubrik Tests in der Infothek
des Projektes Digital informiert – im Job integriert.
171
172
Anhang
Tabellarische Übersicht zum Vergleich des PDF-Exports von Textdokumenten
Export / Erstellung
Tag-Struktur
Schriftvergrößerung
(Umfließen-Modus bei 150%)
Formale Mängel
Reihenfolge der Tagstruktur
Adobe Acrobat PDF-Writer X
(aus Microsoft Word 2010)
Microsoft Word 2010
(Funktion “Speichern
unter“, Dateityp PDF)
Microsoft Word 2007
OpenOffice.org Writer 3.3
(Funktion “Exportieren als
PDF…“)
Tag-Struktur vorhanden
Schriftvergrößerung möglich;
Text bricht korrekt um;
Bildumlauf bleibt in
Vergrößerung erhalten
Bild wird an das Ende des
Absatzes gesetzt
Keine Mängel gefunden
2 Mängel gefunden.
Das Textfeld mit der
Bildunterschrift wird
fälschlicherweise als Bild mit
fehlendem Alternativattribut
angegeben,
das Bild selbst wird in der TagStruktur 2 mal angelegt,
einmal mit, einmal ohne
weiteren Inhalt
nicht sinnvoll, Bild ist unter
der ersten Überschrift
eingefügt;
Lesereihenfolge unbrauchbar:
Bild und Beschriftung wandern
an das Ende der Seite
nicht sinnvoll, Bild ist unter
der ersten Überschrift
eingefügt;
nicht sinnvoll, Bild ist unter der
ersten Überschrift eingefügt;
sinnvoll;
umfließender Text wandert an
das Ende der Seite
173
Export / Erstellung
Alternativtext
(aus Microsoft Word 2010)
Microsoft Word 2010
Microsoft Word 2007
OpenOffice.org Writer 3.3
PDF…“)
Alternativtext vorhanden
Tabellen nur mit
Spaltenüberschriften
aufgebaut
Tabellen nur mit
aufgebaut
Tabellen nur mit
aufgebaut
Tabellen korrekt mit Spaltenund Zeilenüberschrift
aufgebaut,
Zuordnung von Überschriftenund Datenzellen im
Tabelleneditor korrekt
Lesezeichen
Lesezeichen vorhanden
Strukturiert
Struktur vorhanden,
Überschriften korrekt,
Listen korrekt, verschachtelte
Liste verschachtelt in TagStruktur eingebunden (wenn
die Angabe der Listenebene
beachtet wurde)
Struktur vorhanden,
beachtet wurde)
Struktur vorhanden,
beachtet wurde)
Struktur vorhanden,
Liste verschachtelt in TagStruktur eingebunden
Hauptsprache angegeben
Tabellen
174
Tabellarische Übersicht zum Vergleich des PDF-Exports von Präsentationen
Export / Erstellung
Tag-Struktur
Schriftvergrößerung
(aus Microsoft PowerPoint
2010)
(Funktion “Speichern unter“,
Dateityp PDF)
Dateityp PDF)
OpenOffice.org Impress 3.3
PDF…“)
Textumbruch fehlerhaft;
Überlappung mit
Designelementen;
Bilder sind anstelle des
ursprünglichen Ortes immer
am Ende der Seite platziert;
Tabellenzellen als Grafiken
außerhalb der Seite, dadurch
erscheint teilweise weiße
Schrift auf weißem Grund nicht
lesbar,
kein seitliches Scrollen
notwendig
seitliches Scrollen notwendig
175
Export / Erstellung
Formale Mängel
2010)
Dateityp PDF)
Dateityp PDF)
PDF…“)
Mehrere formale Mängel:
Sprachfestlegung fehlt;
Hinweis auf mögliche
Probleme mit der TabReihenfolge
fehlende Alternativtext von
Bildelementen der Masterfolie,
die ein leeres Alt-Tag
benötigen
Bildelementen der Masterfolie,
die ein leeres Alt-Tag
benötigen
Sprachfestlegung fehlt;
Bildelementen;
Hinweis auf mögliche
Probleme mit der TabReihenfolge;
Listenelemente enthalten kein
übergeordnetes Element bzw.
dieses ist fehlerhaft
angeordnet
sinnvoll;
Lesereihenfolge halbwegs
brauchbar
(unabhängig von
Darstellungsreihenfolge ist die
Lesereihenfolge immer:
Überschrift, verschiedene
Inhaltselemente,
Inhaltsgrafiken)
sinnvoll;
brauchbar
(unabhängig von
Folienbereich,
Masterlayoutelemente, Logo,
Überschrift, verschiedene
Inhaltselemente der
Vorlagenbereiche,
Inhaltsgrafiken die nicht dem
Folienlayout entsprechen)
sinnvoll;
brauchbar
(unabhängig von
Folienbereich,
Überschrift, Inhalte,
Inhaltsgrafiken)
sinnvoll;
brauchbar
(unabhängig von
Überschrift, Inhalte,
Inhaltsgrafiken)
176
Export / Erstellung
2010)
Dateityp PDF)
Dateityp PDF)
Alternativtext
(Masterlayoutelemente werden
als Hintergrundgrafiken ohne
Alternativtexte dargestellt)
(Falls für
Masterlayoutelemente mit
Alternativtexten versehen sind,
werden diese ebenfalls
ausgegeben)
(Falls für
Masterlayoutelemente mit
Alternativtexten versehen sind,
werden diese ebenfalls
ausgegeben)
Kein Alternativtext vorhanden
Tabellen sind mit den Tags
„TR“ (Table Row) und „TD“
(Table Data) ausgezeichnet,
„TH“ (Table Head) fehlt
Tabellen sind mit TR und TD
ausgezeichnet, TH fehlt
Tabellen sind mit TR und TD
ausgezeichnet, TH fehlt
Tabellen falsch als einfache
Absätze mittels „p“
ausgezeichnet
Keine Lesezeichen vorhanden
Keine Lesezeichen vorhanden
Tabellen
Lesezeichen
PDF…“)
177
Export / Erstellung
Strukturiert
2010)
Dateityp PDF)
Dateityp PDF)
PDF…“)
Struktur vorhanden;
Überschriften korrekt;
Listenelemente korrekt und
korrekt verschachtelt;
Linkelemente immer in
eigenem Container;
Leere Absätze bzw.
Listenelemente im
Inhaltsbereich werden als
leeres "P" übernommen
Struktur vorhanden;
neue Tags „Slide“ und
„Textbox“ u.a. mit
Rollenzuordnung;
Überschriften korrekt
(Folientitel ist immer H1 in
eigener "Textbox", Inhalte
immer in weiterer "Textbox");
Listenelemente vorhanden,
aber Unterlisten nicht korrekt
verschachtelt und Listenpunkt
falsch eingebunden;
Leere Absätze bzw.
Listenelemente werden
übernommen
Struktur vorhanden;
neue Tags „Slide“ und
„Textbox“ ohne
Rollenzuordnung;
Überschriften korrekt
(Folientitel ist immer H1 in
eigener "Textbox", Inhalte
immer in weiterer "Textbox");
Listenelemente vorhanden,
aber Unterlisten nicht korrekt
verschachtelt und Listenpunkt
falsch eingebunden;
Leere Absätze bzw.
Listenelemente werden nicht
dargestellt, der Inhaltsbereich
beginnt immer mit erstem
"echten/gefüllten" Absatz- oder
Listenelementen
Struktur vorhanden,
Überschriften nicht korrekt (H
anstelle von H1-H6);
Listenelemente nicht
vorhanden (alles außer „H“ ist
als Absatz mit „P“ strukturiert)
Hauptsprache nicht
angegeben
Hauptsprache nicht
angegeben
178
Internetquellen (Stand Juni 2013)
Adobe
•
Adobe: Barrierefreiheit mit Adobe Acrobat XI
(http://www.adobe.com/de/accessibility/products/acrobat/)
•
Adobe: Acrobat Training resources (in englischer Sprache, Versionen Acrobat Pro
XI bis 8
http://www.adobe.com/accessibility/products/acrobat/training.html)
•
Adobe: Accessibility in Adobe InDesign (in englischer Sprache)
(http://www.adobe.com/accessibility/products/indesign.html
•
Einfach für Alle: PDF-Dokumente – lesbar für Alle
(http://www.einfach-fuer-alle.de/artikel/pdf_barrierefrei/)
Anleitungen zum Erstellen barrierefreier PDF
•
Adobe: Barrierefreie PDF aus Word 2007 und Acrobat Pro 9
(http://www.adobe.com/de/accessibility/products/acrobat/pdfs/barrierefreie-pdf-mitword2007-und-acrobat9_adobe.pdf)
•
Webaim: PDF Accessibility: Converting Documents to PDF (in englischer Sprache)
(http://webaim.org/techniques/acrobat/converting)
•
NCDAE Recources: Creating Accessible PDF Documents In Adobe Acrobat X (in
englischer Sprache)
(http://ncdae.org/resources/cheatsheets/acrobat.php)
•
CATEA: Accessible PDF Files (in englischer Sprache)
(http://www.catea.gatech.edu/grade/guides/acrobatmust.php)
•
W3C: PDF Techniques for WCAG 2.0 (in englischer Sprache)
(http://www.w3.org/WAI/GL/WCAG20-TECHS/pdf.html)
Microsoft Office
Microsoft hat ausführliche Hinweise zu den Neuerungen in Word 2010 veröffentlicht.
•
Office 2010: Accessibility Investments & Document Accessibility (in englischer
Sprache)
(http://blogs.technet.com/b/office2010/archive/2010/01/07/office-2010-accessibilityinvestments-document-accessibility.aspx)
•
Barrierefreiheitsprüfung für Word, Excel, Powerpoint
(https://office.microsoft.com/client/helppreview14.aspx?AssetId=HA010369192&lcid
=1031&NS=WINWORD&Version=14&tl=2&respos=0&CTT=1&queryid=9d7996ef5e
2145998f8afcb6a17bdb8d)
•
Regeln für die Barrierefreiheitsprüfung
(https://office.microsoft.com/client/helppreview14.aspx?AssetId=HA101823437&lcid
=1031&NS=WINWORD&Version=14&tl=2&respos=0&CTT=1&queryid=fc86687900
5f47999d26d18b3cc6f931)
179
Anleitungen zum Erstellen barrierefreier Textdokumente mit MS Word
•
Erstellung barrierefreier Dokumente mit Microsoft Word
(in englischer Sprache: http://www.webaim.org/techniques/word/,
deutsche Übersetzung: http://www.seomatrix.de/accessibility/microsoft-wordbarrierefrei.php)
•
California State University: MS Word. Creating Accessible Word Documents (in
englischer Sprache)
(http://www.csus.edu/training/handouts/workshops/creating_accessible_word_docu
ments.pdf)
•
IBM: Documentation checklist. Checkpoint 1: Provide documentation in an
accessible format, documentation checklist (in englischer Sprache)
(http://www-03.ibm.com/able/guidelines/documentation/docaccformat.html)
•
NCDAE Tips and Tools: Microsoft Word (in englischer Sprache)
(http://ncdae.org/resources/factsheets/word.php)
•
Accessible Word Documents (in englischer Sprache)
(http://www.catea.org/grade/guides/wordmust.php)
•
Create an accessible Office document (in englischer Sprache)
(http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC063800961033&pid=
CH060829751033)
Anleitungen zum Erstellen barrierefreier Präsentationen mit MS Powerpoint
•
Erstellen barrierefreier Dokumente mit Powerpoint
(in englischer Sprache: http://webaim.org/techniques/powerpoint/
deutsche Übersetzung: http://99vips.de/blog/2011/12/barrierefreiheit-vonpowerpoint/)
•
NCDAE Tips and Tools: Microsoft Powerpoint (in englischer Sprache)
(http://ncdae.org/resources/factsheets/powerpoint.php)
•
Accessible Powerpoint Files (in englischer Sprache)
(http://www.catea.gatech.edu/grade/guides/powerpointmust.php)
OpenOffice.org / LibreOffice
•
OpenOffice.org Accessibility Project (in englischer Sprache)
(http://ui.openoffice.org/accessibility/)
•
LibreOffice Accessibility (in englischer Sprache)
(http://www.libreoffice.org/get-help/accessibility/)
Anleitungen zum Erstellen barrierefreier Textdokumente mit OpenOffice
Writer
•
NCDAE Tips and Tools: OpenOffice.org Writer (in englischer Sprache)
(http://ncdae.org/resources/factsheets/writer.php)
•
OpenOffice.org and Accessibility – Part 1: Writer (in englischer Sprache)
(http://www.webaim.org/techniques/ooo/)
180
Anleitungen zum Erstellen barrierefreier Präsentationen mit OpenOffice
Impress
•
NCDAE Tips and Tools: OpenOffice.org Impress (in englischer Sprache)
(http://ncdae.org/resources/factsheets/impress.php)
Testtools und Prüfverfahren für PDF
•
Testtool PAC
(http://www.access-for-all.ch/ch/pdf-werkstatt/pdf-accessibility-checkerpac/download-pac.html)
•
Abschnitt zu PDF in den Hintergrundinformationen des BITV-Lotsen
(http://www.bitvlotse.de/BL/DE/3_Hintergrundinformationen/3_3_PDF/3_3_pdf_node.html?selected
Tab=0)
•
BITV-Test, Prüfschritt 11.1.1 Angemessene Formate
(http://testen.bitvtest.de/index.php?a=di&iid=1125&s=n)
181
In Kooperation mit:
Digital informiert – im Job integriert (Di-Ji)
c/o Forschungsinstitut Technologie und Behinderung (FTB)
Grundschötteler Straße 40
58300 Wetter
Telefon: 02335/9681-0
Telefax: 02335/9681-19
E-Mail: [email protected]
www.di-ji.de
Gefördert durch:

Barrierefreie Dokumente - PRO RETINA Deutschland e. V.

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