Anleitung E-Mail - Archivierung

Anleitung
E-Mail - Archivierung
Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung, wissen
wir um viele Kundenprobleme in der Bedienung
von IKT-Produkten. Um solche Probleme bei der
Nutzung der Net4You Produkte zu vermeiden,
haben wir für Sie einfache und leicht
verständliche Bedienungsanleitungen
ausgearbeitet.
Net4You Support
Sollten trotz unserer Beschreibungen
Probleme bei der Bedienung der Net4You
Produkte auftreten, steht Ihnen unsere
Supportabteilung selbstverständlich zur
Verfügung:
[email protected]
Fon +43 (0)4242 5005 200
Version 09/2010
Net4You Internet GmbH, Tiroler Straße 80, 9500 Villach, Austria | Fon +43 (0)4242 5005 | Fax +43 (0)4242 5005 5 | FN 132428y | FB Gericht Klagenfurt
Hier finden Sie eine Empfehlung, wie Sie die Größe Ihres IMAP-Postfaches reduzieren können
(bezogen auf Microsoft Outlook 2007).
Die Reduzierung der Mailboxgröße ist sinnvoll, da Net4You bei verschiedenen Produkten eine
Abrechnung auf Basis der benötigten Datenmenge durchführt.
Folgende Schritte sind zur lokalen Mailarchivierung nötig:
Öffnen Sie Ihr Mailprogramm (hier: Outlook 2007).
Klicken Sie auf Datei Archivieren
Wählen Sie nun das gewünschte IMAP-Postfach aus (hier: Net4You Posteingang), indem Sie
dieses markieren.
In diesem Beispiel wird der gesamte Ordner „Posteingang“ (inkl. Unterordner) archiviert. Sie
können jedoch auch einzelne Unterordner archivieren. Sie müssen lediglich den gewünschten
Ordner markieren.
Nun können Sie definieren, ab welchem
Datum die Mails archiviert werden sollen.
(z.B. Mo, 17.05.2010: In diesem Fall werden
alle Mails, welche älter als 17.05.2010 sind,
in einen Archivordner verschoben.)
Aktivieren Sie danach die Checkbox „Auch
Elemente, für die Keine AutoArchivierung
aktiviert ist“.
Anschließend können Sie den Ordner und
den Dateinamen auswählen, in den die
Archivdateien gespeichert werden sollen.
Wenn Sie hier keine Änderung vornehmen,
wird die Archivdatei in den Standardordner
mit dem Namen „archive*.pst“ gespeichert.
Es ist jedoch zu empfehlen, dass Sie einen
aussagekräftigen Ordnernamen wählen
(z.B. Archiv-2010-03-04).
Bestätigen Sie abschließend mit „OK“ um die Archivierung zu starten.
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Anschließend wird im Outlook automatisch ein Ordner mit dem Namen „Archivordner“
angelegt.
Die Mails - welche vor dem definierten Zeitpunkt liegen – werden automatisch in den
Archivordner verschoben. Sie finden den Archivordner im Persönlichen Ordner Ihres
Mailprogramms (hier: Outlook 2007).
Sie können die Archivordner auch je nach Belieben umbenennen und beliebig viele
Archivordner erstellen.
Die Mails - welche in den Archivordner verschoben wurden – werden im IMAP-Postfach nicht
vollständig gelöscht, sondern nur als gelöscht markiert!
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Damit die Mails nun vollständig vom Server gelöscht werden, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Klicken Sie in der Outlook-Menüleiste auf „Bearbeiten Löschen Markierte Elemente in
„Posteingang“ löschen“
Bestätigen anschließend mit „Ja“.
Die Mails wurden erfolgreich vom Net4You Mailserver gelöscht, die Postfachgröße somit
verkleinert und die ausgewählten Mails in einem Archivordner lokal gespeichert. Sie können
beliebig viele Archivordner erstellen.
Vergewissern Sie sich jedoch, dass Sie Zugriff auf die Mails in den Archivordnern haben, bevor
Sie die Mails endgültig vom Net4You Mailserver löschen! Öffnen Sie dazu einfach den
jeweiligen Archivordner und kontrollieren Sie, ob die archivierten Mails hier angezeigt werden.
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Die Archivdateien finden Sie im Outlook 2007 unter folgendem Pfad:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf jenen Ordner, den Sie sichern möchten (Hier:
Archivordner) und anschließend auf „Eigenschaften für Archivordner“ …
Klicken Sie danach auf den Punkt „Erweitert“…
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Hier finden Sie nun den Pfad zur gewünschten Datei. Öffnen Sie anschließend diesen Pfad.
Net4You empfiehlt Ihnen ausdrücklich, die archivierten Dateien auf ein externes
Speichermedium sichern, damit Sie diese im Falle eines Systemfehlers wieder in Ihr
Maiprogramm importieren können!
Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung! Senden Sie einfach eine E-Mail an
[email protected] oder kontaktieren Sie unser Support-Team unter 04242 5005 200
(Montag bis Donnerstag 9 bis 17 Uhr, Freitag 9 bis 13 Uhr).
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