Wie organisiert man ein Klassentreffen

Informationssammlung – Organisation Klassentreffen
Wie organisiert man ein Klassentreffen?
Inhalt
Wie organisiert man ein Klassentreffen? ................................................................................... 1
Wann soll das Klassentreffen stattfinden? ................................................................................. 2
Wo soll das Klassentreffen stattfinden?..................................................................................... 2
Wer soll zum Klassentreffen eingeladen werden? ...................................................................... 3
Wie einladen? ................................................................................................................................. 3
Was soll zum Klassentreffen passieren? Wie läuft es ab? ........................................................... 3
Besuch der alten Schulstätte .......................................................................................................... 4
Gemeinsames Essen ....................................................................................................................... 4
Vorstellungsrunde .......................................................................................................................... 4
Fotos/Videos/Erinnerungsstücke ................................................................................................... 4
Freiraum .......................................................................................................................................... 4
Übernachtung ................................................................................................................................. 4
Unterschiedliche Erwartungshaltung ............................................................................................. 5
Sorge für Abwechslung ................................................................................................................... 5
Hier ist meine persönliche Empfehlung für einen optimalen Ablauf: .......................................... 5
Was muss vorab organisiert werden? ........................................................................................ 6
Was sollte man am Tag selbst nicht vergessen? ......................................................................... 6
Was bleibt vom Tag übrig? ........................................................................................................ 7
Wer bezahlt das? ...................................................................................................................... 7
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Urheber: Tim Natzschka – www.timnatzschka.de
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Zunächst ist es wie mit jeder Tätigkeit die man ausführt: Man sollte sich ein paar Fragen
stellen und ein Ziel stecken. Je nachdem, ob man mehr Wert auf ein gemeinsames Highlight,
ein Wiedersehen unter Freunden, ein kulturelles Erlebnis, eine Sauforgie, die Involvierung
von Schülern, Lehrern & Eltern oder einen schönen Tag, Nachmittag, Abend haben will,
richtet man seine Vorbereitungen entsprechend aus. Typische Fragen wären demnach:
Wann soll das Klassentreffen stattfinden?
Klassentreffen finden üblicherweise zu Jubiläen statt. 5 Jahre Abitur, 10 Jahre
Schulabschluss, jedes Jahr, aller 5 Jahre - sucht es euch aus. Ich habe festgestellt, dass ein 5jähriger Rythmus eine gute Wahl ist - natürlich hängt das vom (ehemaligen) Zusammenhalt
der Klassen und Klassenstufen ab. Je besser der Zusammenhalt (war), desto häufiger
sollte ein Klassentreffen stattfinden.
Auch im Rahmen eines Schuljubiläums oder eines Schulehemaligentreffens kann ein
Klassentreffen organisiert werden. Der Vorteil daran ist, dass die Schule eine Menge an
Organisationsaufwand abnehmen kann und für ein gewisses Rahmenprogramm sorgt.
Habt ihr also einen Rythmus gefunden, dann stellt sich die Frage, welches Datum ein guter
Zeitpunkt für ein Klassentreffen ist. Dazu sind einige Sachen zu bedenken:
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einige ehemalige Mitschüler sind inzwischen sicherlich Eltern - Schulferien sind
deshalb zu meiden
gläubige Mitschüler werden Klassentreffen an Feiertagen nicht unbedingt gutheißen
größere Feierlichkeiten (runde Geburtstage, Jugendweihen, Schulanfang, Stadtfeste
usw.) funken immer wieder dazwischen - auch bei der Wahl der Location
Fakt ist: es gibt nicht den optimalen Termin für ein Klassentreffen. Viele ehemalige Klassen
vereinbaren sich auf den frühen Herbst (September, Oktober), den späten Frühling (April,
Mai) oder auf die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr, wo erfahrungsgemäß viele
Menschen heimkehren und mal wieder in der Gegend sind.
Wo soll das Klassentreffen stattfinden?
Absolut unstrittig ist der beste Ort für ein Klassentreffen möglichst nah an der
ehemaligen Schule. Ein Besuch an der ehemaligen Wirkungsstätte ist für viele Schüler ein
Muss und eine wunderbare Möglichkeit sich gemeinsam zurück zu erinnern. Gepaart mit
einem Restaurant, einer Bar, einem Hotel oder sonstiger Gastronomie in der Nähe bietet das
den perfekten Standort für ein Ehemaligentreffen.
Sollte der Großteil der Schülerschaft inzwischen in einem anderen Gebiet leben, ist es
möglicherweise auch sinnvoll sich daran anzupassen und den neuen Lebensmittelpunkt
auszuwählen.
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Wer soll zum Klassentreffen eingeladen werden?
Ein Klassentreffen heißt Klassentreffen, weil sich dort die Klasse wieder trifft. Obligatorisch
treffen sich zum Klassentreffen also alle Schüler eines Abschlussjahrganges oder einer
Klasse, die gemeinsam den Abschluss gemacht hat. Auch Schüler, die bereits vorher
ausgeschieden sind oder anderweitig der Klasse sehr nahe standen, können eingeladen
werden. Auch Lehrer und Schulangestellte sind ein Teil des Weges, den man gemeinsam
bestritten hat - ihnen eine Einladung zu senden, ist durchaus legitim.
Wie einladen?
Je nachdem, wie vernetzt die ehemalige Klasse ist, kann eine kurze SMS, eine Email, eine
Nachricht per Facebook oder ein Anruf als Einladung herhalten. Je schneller der
Kommunikationsweg, desto besser für den Organisator um das gemeinsame Jubiläum
anzukündigen. Deutlich schwieriger wird es allerdings, wenn man sich schon länger nicht
gehört hat. Mein Tipp an dieser Stelle: Über die Schule können Klassenlisten der
ehemaligen Klassen erfragt werden, die neben dem Namen auch die (ehemalige) Adresse
enthalten. Meist wohnen Eltern oder Verwandte noch an der alten Adresse. Ein Brief, ein
kurzer Besuch an der alten Adresse oder die Webrecherche nach Namen und Geburtsdatum
fördert meist relativ schnell Emailadressen oder Anschriften zu Tage. Außerdem sollte man
nicht das Potenzial seiner ehemaligen Mitschüler unterschätzen: Ehemalige von vor Ort
können meist schneller nachvollziehen, wo es die vermissten Schüler hin verschlagen hat.
Auch der Weg über soziale Netzwerke wie stayfriends oder facebook kann lohnend sein.
Manchmal werden Mitschüler nicht von einer Einladung erreicht, suchen aber selbständig
nach Klassentreffen ihres Jahrgangs.
Rechnet je nach Kommunikationsweg und Verstreuung eurer ehemaligen Mitschüler
zwischen 1 und 6 Monaten Vorlaufzeit für euer Klassentreffen ein. Je länger der Termin für
das Klassentreffen steht, desto intensiver können sich die ehemaligen Mitschüler den Termin
freihalten.
Was soll zum Klassentreffen passieren? Wie läuft es ab?
Überschätzt nicht die Notwendigkeit eines Programms. Meist reicht es aus, den
Absolventen einen Raum und einen Anlass zu geben und schon sprudeln die alten
Geschichten und Erinnerungen wieder hervor.
Hier ein paar Tipps zu Programmpunkten, die enthalten sein sollten:
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Besuch der alten Schulstätte
Lässt sich hervorragend mit einer Führung
durch die alten Klassenräume und durch
die Schulstadt verbinden. Denkt daran, dass
ein Schulangestellter den Zugang zur Schule
ermöglichen sollte - im besten Fall sich auch
dafür Zeit nimmt um ein paar Worte zu
erzählen, was in der Zwischenzeit vor Ort
passiert ist.
Zeit für Gespräche schaffen - darum geht es beim
Klassentreffen
Gemeinsames Essen
Bei Wein, Bier und Schmackhaftem werden
die alten Zeiten zum Leben erweckt - der wichtigste Teil eines Klassentreffens, der auch die
meiste Zeit einnehmen sollte.
Vorstellungsrunde
Natürlich interessiert jeden Mitschüler, wie es den Anderen in der Zwischenzeit ergangen ist.
Lasst eine kurze Vorstellungsrunde zu in der jeder Mitschüler in 2-3 Sätzen erzählen kann,
was er seit dem letzten Aufeinandertreffen erlebt hat.
Fotos/Videos/Erinnerungsstücke
Andenken einer längst vergessenen Zeit sorgen häufig für die Rückkehr der Erinnerung.
Sollte es also noch Fotos oder Videos von Klassenfahrten, Abschlussball, Unterricht oder
Abschlussfeiern geben, dann sollten diese ausgelegt werden oder auf einer Leinwand
dargestellt werden. Achte darauf, dass allzu verunglimpfendes Bildmaterial zensiert wird
oder verborgen bleibt. Wir hatten alle unsere schwierigen Momente.
Freiraum
Denkt daran, dass auch junge Familien oder Paare unter euren Mitschülern sein können, die
entsprechende Zeit für ihre Begleitung brauchen. Ermöglicht euren Gästen Zeit für
sich, Gespräche im kleinen Kreis, Einchecken in Hotels, Besuche von Familien usw. - natürlich
im Rahmen.
Übernachtung
Einige Ehemalige kommen von weit her und wollen nicht direkt wieder nach Hause fahren.
Da Klassentreffen meist ein offenes Ende haben, wird sowieso von einem direkten Heimweg
abgeraten. Gebt in der Einladung Hinweise für Übernachtungsmöglichkeiten und plant ein,
dass die Übernachtungsgäste meist am Nachmittag noch einchecken müssen.
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Unterschiedliche Erwartungshaltung
Nicht für jeden Mitschüler ist es ein Vergnügen auf Gesichter seiner Vergangenheit zu
treffen. Beachtet das bei eurer Planung und verpflichtet nicht zur Teilnahme. Allerdings
kann mit geschickter Planung ein fakultativer Teil und ein Pflichtteil eingerichtet werden. So
kann jeder für sich das Optimale aus dem Klassentreffen herausholen: Der Klassenliebling
das volle Programm und der Schüchterne das Pflichtprogramm.
Sorge für Abwechslung
6 Stunden am Stück an einer Tafel zu hocken und sich über längst vergessene Zeiten
unterhalten, macht nicht jeden froh. Sorge für Auflockerung mit einem Platzwechsel, einer
sportlichen Betätigung (z.B. Bowling) oder einem Programmpunkt (Gruppenfoto,
Spaziergang, Fotos zeigen).
Hier ist meine persönliche Empfehlung für einen optimalen Ablauf:
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10 Uhr - Ausflug zum alten Schulgebäude mit anschließendem Spaziergang:
12:30 Uhr - gemeinsames Mittagessen
im Anschluss Freizeit (z.B. Bezug der Übernachtungsmöglichkeiten)
bis 15 Uhr Anreise im Veranstaltungssaal (auch an einem anderen Ort als zum
Mittagessen möglich)
15:30 Uhr (Pflichtanwesenheit für alle Ehemaligen) mit
o Kaffeetrinken mit ehemaligen Lehrern
o Vorstellungsrunde/Lebenslauf aller Ehemaligen
o Gruppenfoto
o Anekdoten aus der Schulzeit
o ggf. weitere Programmpunkte
o begleitend:
 Ausstellung alter Fotos, Videos & Erinnerungsstücke
ab 18.30 Uhr - gemeinsames Abendessen
anschließend - geselliges Beisammensein
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Was muss vorab organisiert werden?
Das Wichtigste sind Gäste und Gastronomie. Deshalb empfehle ich folgende
Vorgehensweise:
1. Legt einen Termin für das Klassentreffen fest. Es eignet sich bei kurzen
Kommunikationswegen auch eine Doodle-Umfrage
2. Fragt mit der voraussichtlichen Zahl der Gäste eine Location an. Empfehlung: ein
einfaches Restaurant/Gasthof
3. Fragt ggf. Kapazitäten eines nahe gelegenen Hotels an
4. Verschickt die Einladungen an Schüler (& Lehrer). Vergesst dabei nicht:
i)
ii)
iii)
iv)
v)
Ort, Datum, Uhrzeit
fixe Programmpunkte
Mitzubringen sind (Erinnerungsstücke, Fotos, voraussichtliche Kosten)
ggf. Hinweise zu Übernachtungsmöglichkeiten
Bitte um Rückantwort (Teilnahmebestätigung, Absagen, Besonderheiten wie
Begleitung, Kinder, frühere Abreise, spätere Anreise usw.)
5. Kontaktdaten des Organisators
Was sollte man am Tag selbst nicht vergessen?
Vergesst nicht, dass ihr ein Teil der Klasse seid. Genießt das Wiedersehen, habt Spaß und
freut euch mit euren ehemaligen Wegbegleitern.
Am Tag selbst solltet ihr für die Gäste ständig erreichbar sein, falls etwas dazwischenkommt.
Gebt also immer eine Handynummer mit an.
Kümmert euch mit dem Gastropersonal, dem Schulangestellten und dem
Übernachtungspersonal, dass eure Gäste eine schöne Zeit haben können - aber übertreibt es
auch nicht. Jeder ist individuell dafür zuständig, wie er den Rückblick auf die ehemals lange
gemeinsame Zeit verbringt. Manchmal wächst auch die Erkenntnis, das die Zeit zum Glück
vorbei ist - meist erinnert man sich aber gern zurück.
Vergiss nicht bei den Mitschülern folgende Dinge zu erfragen:
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Wie wollen wir es das nächste Mal handhaben? Wann? Wo?
Wie erreichen wir uns? Tauscht Handynummern und Emailadressen aus, um es beim
nächsten Mal einfacher zu haben
Fotos von der Veranstaltung sollen gern gemacht und im Anschluss geteilt werden.
Legt fest auf welchem Weg sie zugänglich gemacht werden.
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Was bleibt vom Tag übrig?
Gruppenbild mit allen Teilnehmern - beim nächsten
Klassentreffen kann verglichen werden
Erschöpfung und Freude. Und in meinem Fall
die Rückmeldung, dass wir ganz schnell
wieder ein Klassentreffen erleben wollen.
Leider gibt es immer wieder Menschen, die
es trotz Zusage nicht geschafft haben zu
kommen, die zum genannten Termin nicht
teilnehmen konnten oder wollten. Meiner
Meinung nach ist ein Klassentreffen ein
glückliches Ereignis, das durch die Menge
der Teilnehmer lebt - allerdings ist es
manchmal auch nicht dramatisch, wenn
nicht jeder zu seinem Glück gezwungen wird.
Wer bezahlt das?
Möglichst jeder Teilnehmer individuell. Organisatoren sollten möglichst wenig Kosten vorab
aus eigener Tasche vorstrecken müssen. Warum? Weil man bei plötzlichen Absagen und
nicht gezahlten Teilnahmegeldern leider auch mal auf seinen Kosten sitzen bleibt. Mit den
Gastronomiebetrieben kann man verkürzte Speisen- und Getränkekarten vereinbaren. Eine
Saalmiete sollte vermieden werden. Einzig das Porto für die Einladungsschreiben bleibt wohl
oder übel beim Organisator haften. Deshalb sollte man unbedingt Emailadressen und
Telefonnummern sammeln.
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Urheber: Tim Natzschka – www.timnatzschka.de