Beschreibung des EC2 für David EC2 Funktionsübersicht:

Transcription

Seite 1 von 14
IT Vertriebs & Consulting Agentur GmbH
Beschreibung des EC2 für David
Der EC2 für David ist entwickelt worden, um eine Anbindung von ACT! an den
David-Client herbeizuführen. Der EC2 bietet die Möglichkeit E-Mails und Faxe
an einen oder mehrere ACT! Kontakte, Firmen oder Gruppen als Datei
anzuhängen. Ein versenden von Emails und Faxen kann aus dem David-Client
oder ACT! direkt erfolgen wobei die Protokollierung im ACT! erfolgt. Weitere
Optionen sind, aus einem David Email-, Fax- oder Voice-Nachricht eine ACT
Tätigkeit zu erstellen oder eine Suche nach einem Kontakt in ACT! zu
veranlassen.
EC2 Funktionsübersicht:
•
•
•
•
Emails versenden aus dem David-Client oder direkt aus ACT!
Anhängen von Faxen an ACT!-Kontakten
David-Dokumente* in der ACT! Historie als Datei ablegen.
Automatisches verarbeiten von eingehenden und ausgehenden DavidEmails.
•
•
David-Emails mit Anlage in die ACT Historie ablegen.
Aus einem David-Dokument* eine Tätigkeit in Act erzeugen.
IT Vertriebs & Consulting Agentur GmbH – Am Gallenstück 84 – 59846 Sundern (Sauerland)
Tel: 02933 82956 10 - Fax: 02933 82965 35 - Email: [email protected] - Web: www.it-agentur.eu
Seite 2 von 14
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Aus dem David-Client eine Suche in ACT! auslösen.
David-Dokumente* an Firmen oder Gruppen anhängen.
David-Dokumente* als verlinkte Datei in ACT anlegen.
Erkennung des Kontaktes über alle gespeicherten ACT-Emailadressen.
Farbiges Markieren von Emails, die mit dem EC2 bearbeitet wurden.
Adressaktualisierung von unbekannten Emailadressen in der ACT
Datenbank.
Logbuchfunktion des EC2
Einstellung des dynamischen Ablagelinks
Automatische Ablage der David-Dokumente* in einer
Firmendokumentenablage in Verbindung mit EFA**.
*Email-, Fax- oder Voice-Nachrichten in David.
** Explorer für ACT!
Der EC2 für David kann durch eine weitere Einstellung der EC2 Optionen mit
der Funktion vom EFA** kombiniert werden. Das heißt: Beim Anhängen einer
Email an die ACT! Historie wird das David-Dokument (Email, Fax, Voice) in die
Firmendokumentenablage gespeichert und nicht in dem ACT!-AttachmentsOrdner. In der ACT! Historie wird dann eine Verlinkung zu dem DavidDokument angelegt. Das David-Dokument kann so aus ACT! oder aus dem
Windows Explorer geöffnet werden. Mit dieser Funktion wird das
Datenvolumen in dem ACT!-Attachments-Ordner drastisch reduziert.
Seite 3 von 14
Installation des EC2 für David
Starten Sie die Installationsdatei des EC2 „Setup.exe“ mit Administratorenrechten und führen diese aus.
Wenn Sie keine Administratorenrechte auf Ihrem System haben, können Sie
mit dem Kontextmenü „Ausführen als“die Installation mit
Administratorenrechten ausführen. Sie finden das Kontextmenü, in dem Sie
einen rechten Mausklick auf die Setupdatei „Setup.exe“ tätigen.
Nach der Installation können Sie den EC2 starten.
Seite 4 von 14
Einstellungen des EC2
1.
Konfiguration von dem EC2
Nach dem ersten Starten des EC2 erscheint die Konfigurationsmaske
ID
Beschreibung
1
David-Server
David-Benutzer
David-Passwort
Geben Sie hier Ihren David-Benutzernamen und das Passwort ein. Klicken Sie
auf Login.
Beim ersten Start ist das Feld unter dem Login-Button maskiert, hier können
Sie später ein anderes Archiv für die Emailablage festlegen.
Seite 5 von 14
2
Tragen Sie hier Ihre Emailadresse(n) ein. Der EC2 wird nur Emails
verarbeiten, welche an Sie versandt wurden, oder welche Sie versandt haben.
Geben Sie Ihre Emailadresse in dem Textfeld ein und drücken Sie auf
„Hinzufügen“(In der Testversion können Sie nur eine Emailadresse angeben)
3
Referenzpfad für ACT!
Mit dem Button „Ordner suchen“wird der Referenzpfad für ACT! eingestellt.
Der Standardpfad ist:
(XP)
C:\Documents and Settings\Christoph Schulte\Application Data\ITAgentur\EC2\TempMails\
dieser sollte eingestellt werden.
( Vista / 7)
C:\Users\Christoph Schulte\AppData\Roaming\IT-Agentur\EC2\TempMails\
4
Events einstellen
Die Standardeinstellung nach der Installation ist „Nicht automatisch
anhängen… “. Sie können die Option „Alle Emails automatisch anhängen“
auswählen.
Mit der Option werden alle Emails und Faxe, die in dem David Archiv
Ausgang/DC2-Mails liegen an ACT angehängt. Voraussetzung ist, das im
Empfänger bzw. Absender eine der eingetragenen Referenz-Emailadressen
enthalten ist.
5
Klicken Sie auf Speichern oder OK
Beim Speichern werden mehrere Operationen durchgeführt, unter anderem
wird ein Skript kopiert, welches das Kontextmenü im David Client erweitert.
Ist das Skript auf dem Server schon vorhanden, wird nachgefragt, ob es
überschrieben werden soll. Klicken Sie dann auf „Ja“.
Seite 6 von 14
Seite 7 von 14
2. Anpassungen im David Administrator:
Sie müssen für die weiteren Einstellungen die Berechtigung haben den David
Administrator zu öffnen.
Öffnen Sie den David Administrator.
Hierzu öffnen Sie den David
Administrator für den eingetragenen
Server.
Öffnen Sie per Doppelklick den DavidBenutzer für den Sie die Installation
durchführt haben.
Klicken Sie auf den Reiter
Benutzerdaten.
Aktivieren Sie die Option Individuelle(s)
Script(s) und tragen dort Ihr persönliches
Script ein.
Bei unserem Beispiel (<Username>.vbs)
„Christoph Schulte.vbs“(ohne
Pfadangabe)
Sie finden das Script nach der
Installation in dem Verzeichnis
\\<SERVER>\DAVID\CODE\scripts\
Hinweis: Sie müssen den David Client
bei dem Benutzer neu starten damit die
Funktionen im David gestartet wird.
Sie können den David Administrator wieder schließen.
Seite 8 von 14
3. Regeleinstellung im David-Client bei dem
Benutzer:
Öffnen Sie den David Client bei dem Benutzer und gehen in die Detailansicht.
Markieren Sie das Archiv Ausgang und betätigen Sie die
rechte Maustaste.
Wählen Sie das Menü Regeln… aus.
Betätigen Sie dann den Button Hinzufügen…
Geben Sie der neuen Regelung einen Namen z.B.
DC_ACT_2Emailadresse.
Wählen Sie den Regeltyp Verteilen an einen Benutzer
oder in ein Archiv aus.
Setzen Sie den Haken an der Option Regel generell
anwenden und betätigen Sie dann den Button Weiter.
Legen Sie eine oder mehrere neue Bedingung an
zum Beispiel:
das Feld Absendern - gleich – „Ihre_Email_Adresse“
an.
Wenn Sie mehre Emailadressen sowie Faxnummer haben
legen Sie weiter Regeln an.
Wichtig, prüfen Sie die Logik der Regeln nach der
Erstellung.
Seite 9 von 14
Bitte betätigen Sie dann im oberren Bereich, den Reiter
Ziel und wählen die Option Als Kopie verteilen
(kopieren).
Betätigen Sie den unteren Button Archiv und wählen das
Unterarchiv vom Ausgang welches vom DC2 überwacht
wird. Standard ist das Archiv DC2-Emails.
Danach schließen Sie die Regelabfrage.
4. Erklärungen:
Erweiterte Funktionen im David-Client
Nach der Installation des EC2 können Sie mit der rechten Mausfunktion, im
Ausgangs-, Eingangs- und dem DC2-Emails-Archiv die Emails-, Fax- und
Voice-Nachrichten manuell an ACT anhängen. Hierzu sind weitere Buttons im
unteren Bereich des Kontextmenü eingestellt worden.
Seite 10 von 14
Funktionsbeschreibung der Button:
Modul
Beschreibung
Automatisch anhängen
(nur Email)
EC2 sucht nach zugehörigem Kontakt in
ACT! und hängt das Email automatisch
an. Falls kein Kontakt zugeordnet
werden konnte, fragt der EC2 den
Benutzer über einen Dialog, welcher
Kontakt gesucht wird.
Manuell anhängen
(nur Email)
Der Benutzer legt über eine Maske
selbst fest, zu welchem Kontakt das
Email zugeordnet wird.
An Firma anhängen
(nur Email)
Das Email wird einer Firma zugeordnet
und dem zugehörigen Kontakt. Der
Benutzer wählt die Firma selbst aus.
An Gruppe anhängen
(nur Email)
Identisch mit Firma, mit dem
Unterschied, dass anstatt einer Firma
eine Gruppe genutzt wird.
Tätigkeit erzeugen
(nur aus einer Email)
In ACT wird für den Kontakt, welcher der
Email zugeordnet wurde, eine Tätigkeit
erstellt, wie z.B. ein Anruf erstellen.
Hinweis: Das Email bleibt weiterhin in
der Ansicht und dem Archiv vorhanden!
Gehe zu Kontakt
(nur Email)
ACT sucht in der Datenbank den Kontakt
zu der zugehörigen Emailadresse und
zeigt ihn an.
Auch hier bleibt das Email weiterhin
vorhanden und wird nicht gelöscht!
Dokument anhängen
Fax oder Voice
Nur für Fax und Voiceitem
Gleiche Funktion wie manuell anhängen
Seite 11 von 14
Überwachen des Archives (DC2-Mails):
Jedes E-Mail und Fax, welches Sie aus dem David-Client versenden, wird durch die
Regeln als Kopie in das ausgewählte Archiv DC2-Emails abgelegt.
Das Unterarchiv DC2-Emails wird von dem EC2 überwacht und ein PopUp zeigt
Ihnen jede Veränderung in diesem Archive an. Sie können die E-Mails und Faxe in
diesem Ordner an ACT durch zwei verschiedene Möglichkeiten anhängen.
A: durch die Funktionen des Kontextmenüs in diesem Archiv.
B: durch einschalten der EC2 Option „automatisches Anhängen“
(siehe automatisches verarbeiten von Email und Faxen).
Alle David-Nachrichten im DC2-Emails Archiv werden nach dem anhängen an ACT!
in das Unterarchiv Garbage verschoben wo Sie nun gelöscht werden können.
Überprüfung der Referenzadressen:
Der EC2 hat eine automatische Überprüfung der Referenzadresse eingebaut.
Diese Funktion kommt bei der Überwachung des DC2-Emails Archiv sowie bei den
Kontextfunktionen zum tragen.
Wird ein Email mit einer nicht bekannten Referenzadresse in das DC2Mails-Archiv
verschoben, wird es automatisch in den Garbage Archiv weitergeleitet ohne es an
ACT! anzuhängen.
Wird ein Email mit einer nicht bekannten Referenzadresse bei den Kontextfunktionen
erkannt, erscheint eine Warnmeldung und das Email wir nicht an ACT! angehangen.
Automatisches verarbeiten von Emails und Faxen:
Sie können jederzeit ein Email oder Fax aus jedem David Archiv in das überwachte
Archiv DC2-Emails per Drag Drop oder Regel verschieben. Der DC2 erkennt bei dem
Email oder Fax ob es gesendet oder empfangen worden ist.
Ein Email wird dann mit den Sendestatus und dem Zeitstempel automatisch an ACT!
angehangen.
Seite 12 von 14
Ein Fax erzeugt eine Abfrage in dem Sie den Kontakt(en) auswählen und dann mit
dem Sendestatus und dem Zeitstempel angehangen wird.
5. Konfiguration für Administratoren!
Diese Beschreibung dient für die besondere Anpassung des EC2 und sollte nur von
erfahrenden Administratoren durchgeführt werden.
EC2 Optionen
ID
Beschreibung
1
Wählen Sie hier ein anderes Archive aus, in dem Emails abgelegt werden
sollen, die automatisch angehangen werden sollen
2
Pfräfixe dienen dazu, Emails im Dateisystem zu unterscheiden, ob Sie
empfangen oder gesendet wurden
Geben Sie neue Bezeichner ohne Unterstriche ein
3
Pfad im Dateisystem, wo Emails abgelegt werden. Per Default wird ein
Ordner im ACT-Programmverzeichnis vorgegeben
Standardmäßig: C:\Program Files\ACT\Act for
Windows\Plugins\TempMails\
4
Damit Emails über das Kontextmenü im David Client angehangen
werden können, muss der Pfad bekannt sein, in dem das Programm liegt,
welches Emails aus dem Infocenter extrahiert und im Dateisystem
Seite 13 von 14
erzeugt
Standardmäßig:
C:\Users\<Username>\Documents\EmailConnector2\ACTTC.exe
5
Tooltips informieren den Benutzer über Ereignisse, wie z.B.
angehangene Emails, neue Emails im überwachten Archive, usw.
6
Per Default werden Emails nicht automatisch angehangen. Der Benutzer
markiert im David Infocenter einen Eintrag und wählt im Kontextmenü
einen Eintrag, was mit dem Email passieren soll.
Optional können die Emails auch automatisch angehangen werden.
Dabei wird schrittweise der gesamte Archiveinhalt aus dem Archive
Ausgang\DC2-Mails abgearbeitet und im Dateisystem erzeugt. Die
abgearbeiteten Emails werden in das Archive Ausgang\Garbage
verschoben.
Wichtig!
Der Automatikbetrieb ist von der Auslastung des DavidServer abhängig. Eine Anpassung der Clients kann mit
dem Intervalschieber angepasst werden.
7
Anhängevorgänge können in Logdateien mitprotokolliert werden. Diese
Option ist zu Debug-Zwecken gedacht.
8
Stellen Sie ein, falls der Automatikbetrieb eingeschaltet ist, in welchem
Intervall das Archive auf neue Einträge überprüft werden soll. Das
Minimum sind 10, das Maximum 120 Sekunden.
6. Lizenz
Ohne eine gültige Lizenz arbeitet der EC2 für David in der Testversion. Hier
werden max. 3 Emails verarbeitet. Danach muß der EC2 neu gestartet werden.
Eine Lizenz können Sie bei uns im Shop http://shop.it-agentur.eu bestellen.
Dabei machen Sie bitte folgende Angaben:
• Die Anzahl der Installationen, also auf wie vielen PCs Sie die Software
einsetzen möchten,
• Ihren David Benutzernamen,
• Ihre Firma,
• Emailadresse,
• Telefon- oder Handynummer
Seite 14 von 14
Einspielen einer Lizenzdatei
Haben Sie ein Email mit der Lizenz erhalten, so entpacken Sie das ZIP-Archiv auf
Ihrem Computer z.B. in Ihre eigene Dateien. Mit einem Doppelklick auf die
#######.reg Datei wird die Lizenz in die Registrierungsdatenbank eingetragen.
Bestätigen Sie alle Fragen und Hinweise des Betriebssystems.
7. Support
Benötigen Sie Support, wenden Sie sich bitte an [email protected]
Hinweis:
Der EC2 für David benötigt einige Administration und verschiedene
Softwarekomponenten mit den die komplexe Funktion bereitgestellt wird.
Ein Verlust der Emailinformationen kann durch unsachgemäßer
Anwendung der Hauptkomponenten erfolgen sowie durch nicht
bereitgestellter Netzwerkkomponenten. Der Betreiber sollte sich
vergewissern das ein verarbeitetes Email in ACT auch verfügbar ist
bevor eine Löschung der Emails in den Archiven geschieht. Die von dem
DC2 angehängten Emails werden Grundsätzlich in das David Archiv
Ausgang\Grabage verschoben. Sie haben die Möglichkeit die Emails aus
dem Grabage Archiv weiter zu verarbeiten. Sie sollten das Grabage
Archive regelmäßig bereinigen hierzu können Sie die Dienste von David
benutzen.

Beschreibung des EC2 für David EC2 Funktionsübersicht:

Transcription

Similar documents

tonkünstler-forum

Rundschreiben 09 / 2015

BVA International - Bundesverwaltungsamt

Newsletter 2015-09

AutoDome 600 Series Analog PTZ Camera

Laserdistanzmesser – einfach zu bedienen

CQTU 2016-01-21 FM Rules+Log

Mit diesem Symbol ist das im Werk auf Wunsch des Kunden

HP Pavilion Notebooks bei INGRAM MICRO

Jahresbericht zum 30. September 2015. DekaLux

Referenz-Bericht 04/2008 - MTF GmbH

Marinas und Freizeithäfen