BVA International - Bundesverwaltungsamt

BVA International
Das Bundesverwaltungsamt geht über Grenzen
Ausgabe 1 – Juli 2014
IN DIESER AUSGABE
Editorial1
Twinning aktuell
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Delegationsbesuche4
Im Interview
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Einsatzberichte7
Kurz gesagt
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Rund-um Twinning und TAIEX
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Impressum14
Editorial
Liebe Freunde der internationalen Zusammenarbeit,
liebe Leserinnen und Leser,
internationale Einflüsse und Kontakte sind aus der deutschen Bundesverwaltung, und damit auch aus der täglichen Arbeit des Bundesverwaltungsamtes, längst nicht
mehr wegzudenken. In einigen Referaten des BVA gehören der Kontakt zu ausländischen Partnern und die
Mitarbeit in internationalen Arbeitsgruppen seit Jahren
zum Tagesgeschäft. In anderen Bereichen erscheint ein
internationaler Austausch zunächst nicht ganz so naheliegend. Ein zentrales Anliegen der Europäischen Union
(EU) ist es jedoch, sowohl die Verwaltungszusammenarbeit der EU-Staaten untereinander als auch die Kooperation mit Nicht-EU-Ländern konsequent zu stärken, um
Bundesverwaltungsamt
Der zentrale Dienstleister des Bundes
Stabsstelle für Internationale Angelegenheiten: Johanna Holst,
Dieter Miebach, Birgit Frieler-Woll und Kerstin Schrader (v.l.n.r.)
europaweit leistungsstarke und effiziente Verwaltungsstrukturen zu gewährleisten.
2
BVA International Nr. 1/2014
Mit Twinning und TAIEX (Technical Assistance and Information Exchange Instrument) koordinieren wir in der
Stabsstelle für Internationale Angelegenheiten (Stab I)
im BVA zwei zentrale EU-Instrumente der Verwaltungszusammenarbeit zwischen EU-Mitgliedstaaten und Beitrittskandidaten sowie mit weiteren Ländern, die unter die
Europäische Nachbarschaftspolitik fallen. Stab I hat sich
zum Ziel gesetzt, die Instrumente Twinning und TAIEX
zunehmend im BVA zu etablieren. Dabei begreifen wir
die Vermittlung unserer Inhouse-Experten in kurzfristige
internationale Einsätze nicht nur als Prestigegewinn für
das BVA als moderne Verwaltungseinrichtung, sondern
ebenso als wichtiges und interessantes Instrument der
Mitarbeitermotivation und -förderung. Die länderübergreifende Zusammenarbeit bereichert den Erfahrungsschatz der beteiligten Behörden wie auch die persönliche
Entwicklung der eingesetzten Expertinnen und Experten, die sich in vielen Fällen zunächst auf Neuland bewegen und mit wertvollen fachlichen und persönlichen
Eindrücken von einem Auslandseinsatz zurückkehren.
Bei dieser Publikation handelt es sich um eine künftig
halbjährlich erscheinende Sammlung von Berichten und
Erfahrungswerten, die BVA-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in unterschiedlichen Einsätzen gesammelt haben.
Hiermit möchten wir dazu beitragen, die Bedeutung der
internationalen Zusammenarbeit für das BVA mit Leben
zu füllen, um zum einen die Einsatzbereitschaft der Kolleginnen und Kollegen zu würdigen, die sich im Namen
des BVA in einem Twinning- oder TAIEX-Einsatz engagieren; zum anderen möchten wir Ihnen und anderen
Kolleginnen und Kollegen die Entscheidung zu erleichtern, sich möglicherweise selbst in einem der nächsten
Einsätze zu engagieren.
Wir wünschen viel Spaß bei der Lektüre!
Ihr Stab I
Twinning aktuell
EU-Twinning in Montenegro und Mazedonien
Ein Projekt ging erfolgreich zu Ende, ein neues geht an den Start!
Die vergangenen zwei Jahre waren bei unserem BVATwinning-Team Dieter Miebach und Kerstin Schrader
(beide bei Stab I) vor allem von der gemeinsamen Arbeit
an einem Twinning-Projekt geprägt: 2012 hatte sich das
BVA mit einem aus zahlreichen Mitarbeiterinnen und
Mitarbeitern verschiedener Bundes- und Landesbehörden bestehenden Expertenteam erfolgreich auf eine
EU-Twinning-Projektausschreibung in Montenegro
beworben. Gegenstand des Projekts war es, den montenegrinischen Projektpartner, das Directorate for AntiCorruption Initiative (DACI), bei der Umsetzung der
nationalen Strategie zur Korruptionsbekämpfung und
-prävention zu unterstützen („Support the implementation of the anti-corruption strategy and action plan“).
Das Projekt konnte nun im April dieses Jahres erfolgreich zu Ende gebracht werden: Am 14. und 15. April
2014 fanden unter reger internationaler Beteiligung die
Abschlussveranstaltungen in der montenegrinischen
Hauptstadt Podgorica statt. Hier hielten die deutschen
und montenegrinischen Projektteams Rückschau auf die
geleistete Projektarbeit und informierten die anwesenden Vertreterinnen und Vertreter der EU, von Botschaften und internationalen Organisationen sowohl über
die im Projekt erzielten Erfolge als auch über Projektbestandteile, die noch weiterer Anstrengungen der montenegrinischen Partner bedürfen.
Eine „zero currency note“:
Öffentlichkeitsarbeit im Anti-Korruptions-Projekt in Montenegro
BVA International Nr. 1/2014
Ziel einer solchen Abschlussveranstaltung ist nicht nur
die Präsentation der Projekterfolge, sondern auch, internationale Geldgeber für die Fortsetzung wichtiger
Projektaktivitäten zu gewinnen, um so für eine größere
Nachhaltigkeit der erbrachten Erfolge zu sorgen.
Nachdem die montenegrinischen Projektpartner bereits
im April erste Unterstützungszusagen neuer Förderer erhalten hatten, kann sich unser Twinning-Team im BVA
jetzt mit gutem Gewissen einer neuen Aufgabe zuwenden.
Projektstart in Mazedonien
Noch während der Projektdurchführung in Montenegro hatte sich das BVA im Namen der Bundesrepublik
Deutschland und in Kooperation mit polnischen Partnern (die i.d.Z.v. 2005-2009 ihrerseits vom BVA beraten
wurden) erfolgreich auf ein weiteres Twinning-Projekt
zur Korruptionsbekämpfung, diesmal in Mazedonien,
beworben und am 17.10.2013 den Zuschlag erhalten. Darauf sind wir durchaus stolz, denn wir konnten uns im
Bewerbungsverfahren gegen gemeinsame Projektbewerbungen der EU-Mitgliedstaaten Frankreich und Italien,
Spanien und Kroatien, Finnland und Rumänien sowie
Großbritannien und Ungarn durchsetzen – ein schöner
Erfolg für das BVA und Deutschland!
Seither hat das deutsche
Projektteam mit den
mazedonischen Projektpartnern und der EU die
konkreten Projektinhalte ausgehandelt, sodass
der Projektvertrag im
Juni unterschrieben werden konnte und das Projekt zum 01.07.2014 an
den Start ging.
Der Projektleiter, Holger-Michael
Arndt (BVA), mit der Botschafterin
der ehemaligen jugoslawischen
Republik Mazedonien, I.E. Frau
Kornelija Utevska-Gligorovska
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Unter anderem werden im Projekt der rechtliche und
organisatorische Rahmen der Korruptionsbekämpfung
in Mazedonien zu überarbeiten sein, das System der Parteien- und Wahlkampffinanzierung an europäische Standards herangeführt werden müssen und interdisziplinäre
Mitarbeiterschulungen durchzuführen sein. Zu den Aufgaben im Projekt zählen die Konzeption und Umsetzung
einer breit angelegten Öffentlichkeitsarbeit sowie die
Entwicklung mehrerer maßgeschneiderter IT-Lösungen
(Aufbau von Datenbanken/Registern, Gestaltung von
Websites, automatisierter Datenabgleich zwischen Datenbanken u.a.m.). Insbesondere in den Bereichen Organisation und IT verfügt das BVA über herausragende
Kompetenzen und Fähigkeiten, die für das Projekt und
die strategische Entwicklung des Hauses von großem Interesse sind.
Das BVA ist dankbar, für das Projekt neben eigenen
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen breiten und
kompetenten Expertenpool aus Polizisten, Richtern,
Staatsanwälten, Steuerbeamten, Dozenten von Aus- und
Fortbildungseinrichtungen sowie PR-Experten aus dem
In- und Ausland gewonnen zu haben.
Noch vor der publikumswirksamen Kick-off-Veranstaltung im September 2014 werden wir mit der Projektumsetzung beginnen und in allen Aufgabenbereichen
des Projekts eine Bestandsaufnahme vornehmen, erste
Verbesserungsvorschläge unterbreiten und ggf. den Projektplan nachjustieren. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit unseren deutschen, polnischen und mazedonischen Partnern und halten Sie, liebe Leserinnen und
Leser, gerne über die weitere Entwicklung des Projekts
auf dem Laufenden!
>> Einen umfassenden Bericht über die Abschlussveranstaltungen in Podgorica und die im Twinning-Projekt
erzielten Ergebnisse finden Sie auf den Internetseiten des
BVA unter: www.bva.bund.de
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BVA International Nr. 1/2014
Delegationsbesuche
Ein Informationsbesuch der mazedonischen Datenschutzbehörde
im Bundesverwaltungsamt
Von Franz Albert Groß (S I 5)
Am 19. März 2014 besuchte eine Delegation der mazedonischen Datenschutzbehörde das Bundesverwaltungsamt im Rahmen einer Studienreise mit dem Ziel des bilateralen Erfahrungsaustausches. Insgesamt drei Vertreter
der Datenschutzbehörde aus Skopje kamen zum BVA
nach Köln, um sich beim Ausländerzentralregister (AZR)
die Vorgehensweise bei der datenschutzgerechten Erfassung von Ausländern und Visaantragstellern in behördlichen Datenbanken schildern zu lassen.
in die Aufgaben des Referats S I 5 und der hier geführten
Datenbestände ein und Herr Olav Knies stellte dar, wie
die datenschutzrechtlichen Anforderungen des AZR-Gesetzes im Ausländerzentralregister technisch und organisatorisch umgesetzt sind. Zum Abschluss gab Herr André
Heryschek (S I 4) einen Überblick über das Visaverfahren
mit seinen komplexen Verknüpfungen zu internen und
externen Systemen.
Die mazedonische Datenschutzbehörde arbeitet derzeit
an einem Projekt zur grundlegenden Überarbeitung
des mazedonischen Asylverfahrens mit all seinen unterschiedlichen Facetten, insbesondere in Sachen rechtlicher und technischer Angleichung an europäische
Standards. Sie ist daher bei der Suche nach Best PracticeBeispielen insbesondere interessiert an den rechtlichen
Hintergründen und der technischen Infrastruktur der
von der Abteilung S betriebenen Fachverfahren und dem
dazugehörigen Erfahrungsschatz des BVA.
Nachdem Herr Vizepräsident Schwerdtfeger die Gäste
im Bundesverwaltungsamt herzlich in Empfang genommen und auf die schon bestehende und noch fortzuführende gute Zusammenarbeit mit Mazedonien in einem
bald beginnenden EU-Twinning Projekt hingewiesen
hatte, bot Frau Kerstin Schrader (Stab I) zunächst einen
Überblick über das Aufgabenspektrum und das umfangreiche Gesamtportfolio des BVA. Anschließend gab Herr
Olav Knies (S I 5) ausführlich Auskunft über Geschichte und Entwicklung des Ausländerzentralregisters und
Herr Ralf Leonhard (Z II 2) informierte umfassend über
das hauseigene Konzept der Register Factory. Daran anknüpfend stellte Frau Andrea Telöken (S I 1) die umfassende Fachsystemlandschaft der Abteilung S dar, deren
Systeme auf der Grundlage der Register Factory errichtet
wurden. Nach einer gemeinsamen Mittagspause führte
Herr Franz Albert Groß (S I 5) die mazedonischen Gäste
Vertreterinnen und Vertreter der mazedonischen
Datenschutzbehörde und des Bundesverwaltungsamtes in Köln
Nahezu alle Präsentationen mündeten in einen produktiven Austausch zwischen unseren Experten und der
mazedonischen Delegation und konnten unseren Besuchern insgesamt ein umfassendes Bild unserer Arbeit im
Bundesverwaltungsamt und wertvolle Hinweise für die
eigene Tätigkeit in Mazedonien vermitteln.
Am Ende des Tages zeigten sich die Gäste aus Mazedonien dankbar für die für sie sehr interessanten Präsentationen und Gespräche und äußerten großes Interesse, den
Gedankenaustausch zu gegebener Zeit auszubauen. Gerade die deutsche Herangehensweise im Ausländer- und
Asylverfahren biete für sie einen interessanten Ansatz für
eigene Vorhaben.
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BVA International Nr. 1/2014
Im Interview
„So soll das also funktionieren?“
Ein Interview mit Michaela Dorow (Z I 1) zu ihrem Twinning-Light-Experteneinsatz im Kosovo
Liebe Frau Dorow, Sie sind derzeit im Referat Z I 1 des BVA
tätig und leiten dort das Sachgebiet „Demografie und Personalentwicklung“. Bitte erzählen Sie mir kurz etwas zu
Ihrer Aufgabe …
Fr. Dorow: „Sehr gerne. Das Sachgebiet ist aus der im Jahr
2010 gegründeten PG Demografie und Personalentwicklung mit dem Auftrag hervorgegangen, demografiesensible Personalentwicklung für das BVA zu konzipieren, in
ausgewählten Teilprojekten zu pilotieren und schließlich
zu evaluieren. Zurzeit beschäftigen wir uns u.a. mit Teilmodulen zur Einführung neuer Beschäftigter, zur kompetenzbasierten Einsatz- und Fortbildungsplanung und
zum Transfer von Wissen und Erfahrung mit dem Ausscheiden von Beschäftigten aus einer Aufgabe.
Bei der kompetenzbasierten Einsatz- und Fortbildungsplanung geht es darum, dass aufgabenbezogene Anforderungen mitarbeiterbezogenen Kompetenzen gegenüber
gestellt werden. Eventuelle Defizite können ausgeglichen
werden, oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können
durch gezielte Maßnahmen der Personalentwicklung auf
bestimmte Einsätze vorbereitet werden. Dies ist aber natürlich nur möglich, wenn man zunächst einmal ermittelt, wo denn Defizite oder Notwendigkeiten bestehen.“
Zu genau diesem Thema waren Sie im Rahmen eines Twinning-Light-Projekts im Kosovo tätig. Wie kam es dazu?
„Genau – Herr Miebach, ein Kollege aus dem Stab I, hatte mich angesprochen, ob ich nicht Lust hätte, mich an
einem Twinning-Light-Projekt im Kosovo zu beteiligen.
Twinning-Light-Projekte sind kürzer angelegte Projekte
als die ‚normalen‘ Twinnings. Das Projekt, in dem ich eingesetzt war, dauerte insgesamt sechs Monate (von Herbst
2013 bis Frühjahr 2014) und bot für mich eine tolle Gelegenheit, es einfach mal zu versuchen.
Gegenstand des Projekts
war genau mein Thema bei Z I 1, nämlich
kompetenzbasierte Einsatz- und Fortbildungsplanung. Im Englischen
Michaela Dorow (BVA)
haben wir von Capacity
Building
gesprochen,
aber im Endeffekt läuft es auf das Gleiche hinaus, nämlich
den Vergleich von aufgabenbezogenen Anforderungen
und mitarbeiterbezogenen Kompetenzen, die übereinander gelegt werden und dann in die weiteren Planungen
einfließen können. Für mich war es ein spannender Gedanke, unser Kompetenzmodell in einem internationalen Kontext zu erproben.“
Hätten Sie sich vor zwei Jahren vorstellen können, einmal
als Beraterin im Kosovo tätig zu sein?
„Nein, das hätte ich mir nie träumen lassen; und auch im
Nachhinein bin ich Herrn Miebach und allen Beteiligten
einfach dankbar, dass ich diese Erfahrung machen durfte. Ich finde es sehr gut, dass mittlerweile über Twinning
und TAIEX umfassend informiert wird, denn als Herr
Miebach mich damals angesprochen hatte, kannte ich
Twinning dem Namen nach, aber was sich da genau hinter verbirgt, wusste ich bis dato nicht.“
Wie haben Sie sich auf den Einsatz vorbereitet? Welche
Unterstützung haben Sie erfahren?
„Das ist einfach ganz hervorragend gelaufen und war
einfacher, als ich überhaupt gedacht hatte. Nachdem
meine Beteiligung am Projekt intern abgesprochen war,
habe ich Kontakt zu dem Projektleiter, Herrn Prof. Dr.
Erdmann von der FH Bund, aufgenommen. Dank der
räumlichen Nähe zur FH Bund in Brühl haben wir uns
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BVA International Nr. 1/2014
zur inhaltlichen Vorbereitung meiner Projektreisen einige Male persönlich in Brühl treffen können.
Erfreulicherweise stellten wir gleich zu Beginn fest, dass
unsere Herangehensweisen an das Thema zusammen
passten wie die sprichwörtliche ‚Faust aufs Auge‘. Insgesamt mündete unser Austausch also in eine sehr gute Zusammenarbeit. Ganz abgesehen davon ist Klaus Erdmann
ein ganz, ganz netter Mensch, mit dem ich persönlich
sehr gut zusammenarbeiten konnte.“
Soviel zu Ihrer fachlichen Vorbereitung. Wie haben Sie
sich persönlich auf den Einsatz vorbereitet?
„Angesichts dessen, dass die Arbeitssprache vor Ort Englisch war und ich lange kein Englisch mehr gesprochen
hatte, wollte ich Unsicherheiten so weit es geht vermeiden. Ich habe also zunächst probiert, englische Konversation zu betreiben und mich in Alltagssituationen zurechtzufinden. Darüber hinaus habe ich dann natürlich
auch seitens der EU und seitens des Twinning-Partners
etliche Dokumente zur Verfügung gestellt bekommen,
in die ich mich einlesen musste. Die Notwendigkeit ist
einfach gegeben, sich intensiv mit dem Fachvokabular
auseinanderzusetzen. Das ist vielleicht zunächst etwas
mühsam, aber es hilft vor Ort ungemein! Auch hat es mir
geholfen, einen engeren Draht zu gewissen EU-Prozessen
zu bekommen, welche Planungen z. B. notwendig sind,
bevor ein Land EU-Mitglied werden oder nur den Beitrittsstatus bekommen kann.
Ich würde sagen, wenn man sich im Wortschatz einigermaßen zurechtfindet und mit den EU-Institutionen und
ihrem organisatorischen Aufbau in Ansätzen vertraut ist,
ist das die halbe Miete, und der Einsatz vor Ort kann eigentlich nur noch ein Erfolg werden.“
Ich höre heraus, dass Sie mit Ihrem Einsatz vor Ort sehr
zufrieden sein konnten …
„Ja, unbedingt! Ich habe meinen Einsatz als absolute Bereicherung empfunden. Das kann ich gar nicht anders
beschreiben. Es macht einfach Spaß zu sehen, wie eigene
Ideen auch bei anderen ankommen, und wie konstruktiv
damit dann umgegangen wird. Dass unsere Ansätze bei
einigen Projektpartnern zunächst vielleicht sogar Irritationen oder Verwunderungen ausgelöst haben (‚So soll
das also funktionieren?‘) – und man dann feststellt: Es
funktioniert wirklich! Dieser ‚Wow-Effekt‘, der ist etwas
Herrliches! Dieses Erlebnis gönne ich jedem. Es ist eine
Form der Wertschätzung, die erfährt man so nicht immer
und überall.
Insgesamt habe ich es sehr genossen, in einem internationalen Team zu arbeiten. Neben uns deutschen Experten
waren auch polnische Kolleginnen und Kollegen vor Ort.
Bei meinem letzten Einsatz trafen wir einen ungarischen
Experten, der uns erklären konnte, wie die Dinge in Ungarn laufen, und welche Fehler z. B. auch dort gemacht
wurden, die man künftig vermeiden wollte. Das waren
insgesamt sehr interessante Gespräche mit erheblichen
Mehrwerten für die Arbeit zu Hause, die sich auch durchaus bis an den Abendbrottisch fortgesetzt haben. Und es
war schön zu sehen, dass es für mich selbst zu einer völligen Selbstverständlichkeit wurde, Englisch zu sprechen
und auch zu denken! Auf einmal wurde völlig unerheblich, ob einem jede Vokabel passgenau einfällt oder nicht;
die anderen machten es im Zweifel auch nicht besser, und
verständigt haben wir uns alle Male!“
Das klingt wirklich charmant! D. h. Ihr nächster TwinningEinsatz steht schon in Aussicht?
„Ich hoffe! Ich bin von der GIZ, die den organisatorischen
Teil meines Twinnings abwickelte, angeschrieben worden, dass sich das BMWi auf ein Projekt ähnlichen Inhalts
in Mazedonien bewerben möchte, und wurde gefragt, ob
ich Interesse hätte, erneut an Bord zu sein. Das habe ich
auch zugesagt und habe meinen Lebenslauf zur Verfügung gestellt, damit die GIZ diesen zum Zwecke der Bewerbung nutzen kann. In der Regel vergeht nun aber von
dem Angebot bis zum Zuschlag in etwa ein drei-viertel
Jahr, d.h. sofern Deutschland den Zuschlag zur Projektdurchführung bekommt, wäre für mich ein Projekteinsatz ab Anfang 2015 möglich.
Ein weiteres Twinning-Angebot in Ägypten musste ich
dann doch leider absagen, weil es zeitgleich mit dem avisierten Mazedonien-Projekt stattgefunden hätte.“
Liebe Frau Dorow, ich danke Ihnen für dieses Gespräch!
(Das Interview führte Johanna Holst, Stab I)
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Einsatzberichte
Beratung und Unterstützung Kroatiens im Bereich des
europäischen Visainformationssystems (VIS)
Von Manuel Koll (S I 6)
Im Zeitraum vom 22.-25. April 2014 reiste ich für einen
Experteneinsatz im Rahmen des EU-Instruments TAIEX
zum kroatischen Außenministerium nach Zagreb. Das
übergeordnete Ziel meines Einsatzes war die Beratung
und Unterstützung der kroatischen Kollegen bei der Anbindung ihres nationalen an das europäische Visainformationssystem (VIS).
Kroatien wird voraussichtlich Anfang kommenden Jahres Schengenmitglied und ist dann auch verpflichtet, sein
nationales Visasystem an das europäische Visainformationssystem anzuschließen. Deutschland ist einer der
treibenden Kräfte im europäischen VIS-Umfeld und hat
nicht zuletzt aufgrund verschiedener Workshops und der
Beteiligung an diversen Testphasen umfangreiche Erfahrungen im Umgang mit dem VIS sammeln können. Der
kroatische VIS-Verantwortliche Boris Breznik nimmt
bereits seit Anfang 2013 an den von der europäischen ITAgentur eu-LISA organisierten Treffen der VIS Advisory
Group in Tallinn teil und kam im Februar 2014 anlässlich
eines solchen Treffens auf das BVA zu und bat um kurzfristige Unterstützung und Beratung.
Dank der unkomplizierten Zusammenarbeit zwischen
der Fachabteilung und Stab I konnte das Projekt kurzfristig als TAIEX-Einsatz durchgeführt werden. TAIEX (Technical Assistance and Information Exchange Instrument)
ist ein Instrument der Europäischen Kommission und
unterstützt Länder im Hinblick auf die Angleichung, Umund Durchsetzung der EU-Gesetzgebung.
Die Planung und Vorbereitung des Projekts fand in enger Absprache mit den kroatischen Verantwortlichen
statt. Vor Ort wurde zunächst das gegenseitige Grundverständnis für die jeweiligen nationalen Visaverfahren
geschaffen. Dann wurde der Fokus auf die eigentliche
Anbindung des nationalen an das europäische System
gelegt. Hierbei wurden sowohl fachliche, technische als
auch rechtliche Aspekte vorgestellt, beleuchtet und diskutiert. Auch spezielle Einzelaspekte wie beispielsweise
das deutsche Vorgehen bei der Verlinkung von Visaanträgen, das Konzept des Registerportals des Bundesverwaltungsamtes, der Einsatz von Biometrie im VIS und
die Erfahrungen und Best Practices der Auswirkungen
von VIS auf die Grenzkontrollen an Flug- und Seehäfen
wurden dabei gezielt hervorgehoben. Bei allen Themen
wurde neben der theoretischen Prozessdarstellung immer wieder auch auf praktische Tipps, Probleme und natürlich die entsprechenden (deutschen) Lösungsansätze
eingegangen.
BVA-Mitarbeiter Manuel Koll und Kollegen
des kroatischen Außen- und Innenministeriums
Neben den Fach- und IT-Kollegen des ausrichtenden
kroatischen Außenministeriums nahmen auch Experten
des kroatischen Innenministeriums teil. Darüber hinaus wurde von der EU-Kommission eine Dolmetscherin
(Deutsch <> Kroatisch) gestellt, deren zeitweise Unter-
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BVA International Nr. 1/2014
stützung in einigen Bereichen sehr hilfreich war, da
sich nicht alle kroatischen
Kollegen im Englischen
heimisch fühlten.
Mit dem Experteneinsatz in Kroatien wurden
für beide Seiten Ziele auf
verschiedenen
Ebenen
erreicht. Die kroatischen
Kollegen erhielten einen
umfassenden Gesamtüberblick über das VIS und die
damit zusammenhängenden Themen. Das BVA gewinnt
durch die Kooperation einen europäischen Partner, der
ein vergleichbares Verständnis von Anforderungen an
das zentrale VIS-System hat. Die Unterstützung anderer
Mitgliedstaaten ist insbesondere auch gegenüber der ITAgentur eu-LISA und der EU-Kommission hilfreich und
notwendig, um die Rolle Deutschlands und des BVA zu
stärken und den nationalen Interessen auf EU-Ebene Gehör verschaffen zu können. Das BVA wird hier als Berater
und Unterstützer anderer europäischer Staaten bei der
Umsetzung europäischer Rechtsnormen wahrgenommen. Und nicht zuletzt fördert eine solche herausfordernde und interessante Aufgabe auch die persönliche
und berufliche Weiterentwicklung der BVA-Mitarbeiter.
Das kroatische Außenministerium
ITIL, Projektmanagement und Lieferantenmanagement in Pristina
Von Thomas Lodzinski (BIT I 5)
Vom 27.-30.04.2014 war ich über die Europäische Kommission als Experte im Rahmen eines TAIEX-Workshops
bei der Finanzverwaltung des Kosovo eingesetzt. Zusammen mit drei weiteren Experten aus Finnland, Belgien
und Österreich gestalteten wir eine zweitätige Veranstaltung, bei der die Themen IT Infrastructure Library (ITIL),
Projekt- und Programmmanagement sowie Lieferantenmanagement auf der Agenda standen.
Die kosovarische Finanzverwaltung hat in einer Grundsatzentscheidung beschlossen, in ihrem Ressort die IT
nach dem de-facto Standard der IT Infrastructure Library
auszurichten. Aufgrund meiner im BVA und in ressortübergreifenden Projekten gesammelten Erfahrung sowie
der in diesem Themenbereich erworbenen Zertifizierungen war es für mich eine spannende Herausforderung,
diesen Workshop als Experte mitzugestalten. Galt es
doch, nicht weniger als einem gesamten Ressort die Vorteile einer prozessorganisierten IT nahe zu bringen und
dabei die unterschiedlichen organisatorischen, kulturellen und technischen Rahmenbedingungen unter einen
Hut zu bekommen.
Die Vorbereitung des Workshops und die Abstimmung
der Agenda über die verantwortlichen Stellen für TAIEX
und Twinning in der Europäischen Kommission verliefen reibungslos. Der Workshop fand in Pristina in einem
Tagungshotel statt, bei dem neben Englisch auch Alba-
Die kosovarische Finanzverwaltung (Gebäude links)
nisch als Konferenzsprache zugelassen war. Ein kompetentes Dolmetscherteam half uns dabei, Sprachbarrieren
zu überwinden.
Neben Vorträgen und Praxisberichten zu den Themen
ITIL, Projektmanagement und Lieferantenmanagement
fanden Gruppenarbeiten und Diskussionen zu den Themen statt. Dabei stand für die Kollegen aus dem Kosovo
neben den von uns vermittelten theoretischen und me-
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BVA International Nr. 1/2014
thodischen Grundlagen auch die Umsetzungserfahrung
in der öffentlichen Verwaltung im Vordergrund.
Die von uns Experten im Rahmen von Auditgesprächen
am zweiten Tag des Workshops gestellten Fragen und
Antworten halfen uns dabei, ein besseres Verständnis der
Voraussetzungen und Bedürfnisse der Kollegen der Finanzverwaltung des Kosovo zu bekommen. Mit Hilfe dieser Informationen erstellten wir als Ergebnis des Workshops eine Meilensteinplanung für die Implementierung
von Prozessen und Inhalten des IT Service Managements
in der Finanzverwaltung des Kosovo.
Die Implementierung der Prozesse und Inhalte sowie
der Transfer des Wissens zu den Themen haben mit dem
Workshop eine erste Initialzündung bekommen. Alle Beteiligten waren sich daher einig, dass die Einführung und
Umsetzung der Themen einer weiteren Fortführung der
Unterstützung über TAIEX bedarf.
Für mich persönlich war der Einsatz im internationalen
Umfeld eine sehr spannende und herausfordernde Sache.
Im Rahmen der Beratungstätigkeit konnte ich sowohl
meine fachlichen Kenntnisse wie auch die Fähigkeit interkulturell arbeiten zu können unter Beweis stellen.
Neben dem fachlichen Austausch mit den Kollegen der
öffentlichen Verwaltung war es interessant in einem sehr
jungen und dynamischen Land tätig zu sein, das zwar zu
den ärmsten Ländern des europäischen Kontinents zählt,
dessen meist sehr junge Bevölkerung aber eine mitreißende Zuversicht und Optimismus ausstrahlt.
Ich habe durch diesen Einsatz sehr viel für mich persönlich gewonnen und freue mich auf weitere Herausforderungen im Rahmen der internationalen Zusammenarbeit.
Prozessmanagement in der ägyptischen Verbraucherschutzbehörde
Von Sabrina Agethen und Sina Fischer
In der Woche vor Weihnachten des letzten Jahres (14.20.12.2013) sind wir, zwei Mitarbeiterinnen der Abteilung
VMB, als Expertinnen für Prozessmanagement zu der
ägyptischen Verbraucherschutzbehörde (Consumer Protection Agency, CPA) nach Kairo geflogen. Geplant war
dieser Einsatz im Rahmen eines EU-Twinning-Projekts
bereits für Juni 2013; er musste jedoch aufgrund der kritischen Sicherheitslage in Kairo verschoben werden. Zwar
haben wir uns während unseres Aufenthalts zu keiner
Zeit unsicher oder gefährdet gefühlt – allerdings haben
Panzer und Stacheldraht am Tahrir Platz daran erinnert,
dass die Sicherheitslage im Land leider nicht stabil ist,
wie auch die aktuellen Ereignisse in Ägypten weiterhin
zeigen.
Die Leitung des Twinning-Projekts oblag dem Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL).
Das Projekt hatte eine Laufzeit von zwei Jahren und
endete im April dieses Jahres. Vor Ort in Kairo war ein
Langzeitexperte der Verbraucherzentrale NordrheinWestfalen eingesetzt. Dieser begleitete das Projekt seit
Beginn und war bis zu unserem Einsatz in Kairo sehr heimisch geworden. Er konnte uns zielsicher zu den guten
einheimischen Restaurants führen (die Gerichte waren
alle sehr schmackhaft) und uns zeigen, wo wir uns sicher
aufhalten konnten. Grundsätzlich bat er uns, ohne seine
Begleitung die im Nil liegende Insel Gezira, auf der wir
wohnten, nicht zu verlassen. Hintergründe dafür waren,
neben der nicht stabilen Sicherheitslage, auch unsere
fehlenden Orts- und Sprachkenntnisse.
In dem Hauptsitz der CPA verständigten wir uns größtenteils auf Englisch. Sofern die dortigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kein Englisch sprachen, wurde vom
Englischen ins Arabische und umgekehrt übersetzt. Dies
gestaltete sich nicht immer einfach, da kein ausgebildeter
Dolmetscher zur Verfügung stand, sondern die Übersetzung durch einen Mitarbeiter der CPA erfolgte. Wir hatten hier teilweise den Eindruck, dass dieser die Ausführungen des Interviewpartners (im Arabischen) nicht ganz
nachvollziehen konnte bzw. selbst zusammenfasste und
dadurch die Übersetzung missverständlich war.
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BVA International Nr. 1/2014
Im Fokus unseres einwöchigen Einsatzes bei der CPA
stand der organisatorische Ablauf der Bearbeitung von
Verbraucherbeschwerden. Um einen Eindruck von den
Strukturen und Prozessen vor Ort zu gewinnen, führten
wir Interviews mit den verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bzw. Führungskräften. Nach drei
Tagen Interviewmarathon hatten wir noch eineinhalb
Tage, um den Sachverhalt zu analysieren und Optimierungsvorschläge zu unterbreiten. Zum Abschluss unseres
Einsatzes präsentierten wir unsere Vorgehensweise und
die möglichen Optimierungspotentiale bei der Bearbeitung von Verbraucherbeschwerden vor der CPA-Behördenleitung.
5 Arbeitstagen Aufenthalt vor Ort) alle eigentlich notwendigen Arbeitspakete zu schaffen, war fast unmöglich.
Wir mussten im Nachhinein noch einige Arbeiten (Mission Report schreiben etc.) hier in Deutschland abschließen. Darüber hinaus fielen bei den wenigen Tagen vor Ort
dennoch viele Arbeitsstunden an (auch Nacharbeiten im
Hotel), sodass kaum Zeit blieb, sich Kairo genauer anzuschauen.
Dennoch ziehen wir für uns auf jeden Fall eine sehr positive Resonanz aus unserem Einsatz im Twinning-Projekt
und würden uns den Herausforderungen auch gerne ein
weiteres Mal stellen.
Insgesamt verbrachten wir in Kairo eine ebenso eindrucksvolle wie arbeitsreiche Zeit. In einer Woche (bzw.
TAIEX-Missionen zu Fragen der Aus- und Fortbildung in Albanien
Von Dr. Jan Martin Hoffmann (VMA 7)
Angehörige des Referats VMA 7 haben im Mai 2014 dank
der Unterstützung durch Stab I an zwei TAIEX-Missionen
teilgenommen und als Sachverständige die Kolleginnen
und Kollegen der albanischen Verwaltungsschule (Albanian School of Public Administration – ASPA) zu Ausund Fortbildungsthemen beraten.
Die Teilnehmerinnen und Teilnahmer des TAIEX-Austauschs
in Albanien
Die erste Reise führte Herrn Frank Dahmen und Herrn
Dr. Jan Martin Hoffmann in der Zeit vom 19.-23. Mai
nach Tirana, um im Rahmen einer Sachverständigenmis-
sion gemeinsam mit den örtlichen Fachverantwortlichen
ein Curriculum zu erarbeiten. Im Zuge einer grundlegenden Reform des öffentlichen Dienstrechts in Albanien wurden u.a. auch die Angehörigen des so genannten
Top-Level Management (vergleichbar u.a. der Staatssekretärsebene in Deutschland) zu einer 280-stündigen
Fortbildung verpflichtet, die durch die ASPA vollständig
zu entwickeln und durchzuführen war. Anhand der Vorträge von Herrn Dahmen und Herrn Dr. Hoffmann entspann sich eine sehr fruchtbare und ergebnisorientierte
Diskussion, die zum Ende der Woche in ein vollständig
ausgearbeitetes Curriculum für die Top-Level Management-Fortbildung mündete.
Am 29. und 30. Mai nahm Frau Sandra Weinhold an einem Workshop in der ASPA als Vortragende teil. Gegenstände ihres Beitrags waren Unterrichtsmethoden und
deren Anpassung an die jeweiligen Anforderungen eines
Aus- oder Fortbildungsgangs sowie die Organisation des
Unterrichts insgesamt. Auch diesbezüglich stehen die
albanischen Kolleginnen und Kollegen vor der großen
Herausforderung, ihr Angebot an moderne Standards heranzuführen und dabei den neuen rechtlichen Grundlagen gerecht zu werden.
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BVA International Nr. 1/2014
Die Sprachbarriere zu überwinden – beide Veranstaltungen fanden ausschließlich in englischer Sprache statt – fiel
angesichts der überaus freundlichen und offenen Atmosphäre leicht. Beide Missionen konnten durch das besondere Engagement der BVA-Vertreterinnen und Vertreter
gut vorbereitet und erfolgreich abgeschlossen werden.
Auch der Leiter der ASPA teilt diese Einschätzung und
hat bereits in Aussicht gestellt, einen Folgeantrag an die
EU-Kommission zu richten; aus seiner Sicht wäre eine
Studienreise u.a. zum BVA durchaus wünschenswert.
Kurz gesagt
Peter Wiethoff (BIT I 2)
Die Projektleiterin eines Twinning-Projektes der Türkei
bat das BVA vor einiger Zeit um Unterstützung für ein
Teilprojekt, welches ins Trudeln gekommen war. Zufälligerweise kam diese Anfrage auch auf meinen Tisch,
und da mein Interesse – schon in meiner ‚vor-BVA-Zeit‘
– auch in internationaler Projekttätigkeit lag, war ich direkt begeistert, und dankeswerterweise ermöglichte mir
das BVA die Teilnahme an diesem Projekt.
In den vergangenen acht Jahren war ich so an EU-Twinning-Projekten in der Türkei, Kroatien, Serbien und zuletzt in Ägypten beteiligt und habe als sog. Short Term
Expert (STE) im Ausland gearbeitet. Mein Fokus lag hierbei auf der IT-Beratung zu Themen wie Content Management Systeme (Internet, Extranet, Intranet), Beschwerdemanagement-Systeme und Knowledge Management
zwischen staatlichen Institutionen und NGOs.
Oft habe ich es schon erlebt, dass man mit einem klaren
Plan in Richtung Beneficiary aufgebrochen ist, mit der
ein oder anderen zu Hause schon vorbereiteten Präsentation im Koffer. Beim ersten Beisammensein mit dem
RTA (oft am Vorabend des ersten Arbeitstages) bekam
ich dann aber mitgeteilt,
dass das, was vorbereitet
ist, alles prima sei, die
Gemengelage sich aber
in der Zwischenzeit ein
wenig geändert habe … –
persönliche Flexibilität
und das Eingehen auf
konkrete Bedarfe vor
Ort ist daher in jedem
Fall gefordert – man ist
ja schließlich Dienstleister!
Peter Wiethoff (BVA)
Auch wenn der Arbeitstag vor Ort weit mehr als acht
Stunden hat und man die Abende oft mit Nach- und
Vorbereitungen verbringt, konnte ich aus den Einsätzen
persönlich, aber auch beruflich immer sehr viel mit nach
Hause nehmen. Kontakte, besonders zu anderen deutschen Experten, davon viele aus anderen Bundesbehörden und Universitäten, bestehen heute noch und sind
mir durchaus hilfreich bei meiner täglichen Arbeit im
BVA.
Frank Dahmen (VMA 7)
Es kommt nicht oft vor, dass man als Mitarbeiter des
BVA im Ausbildungsreferat VMA 7 Auslandsdienstreisen
durchführt. Wenn es dann noch im Rahmen einer TAIEXMission nach Albanien gehen soll, ist die Vorfreude und
Spannung doppelt groß, denn für mich war Albanien bis
dahin „ein großes schwarzes Loch“. Eher ungewöhnlich
und dazu passend lautete dann auch der Auftrag der EUKommission: „Erstellen Sie eine 280-stündige Schulung
für das Top Level Management der albanischen Zentralverwaltung.“ Kaum vorstellbar, dass sich in Deutschland
ein Staatssekretär oder ein Abteilungsleiter eines Ministeriums in diesem Umfange beschulen ließe!
Die Herausforderung bestand also darin, ein adäquates
Curriculum für diese Zielgruppe zu erarbeiten und dabei im Wege von E-Learning-Modulen so viele Stunden
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Frank Dahmen (BVA)
wie möglich frei zu schaufeln, die nicht in einer Verwaltungsschule zugebracht
werden müssen. Glücklicherweise waren die albanischen Trainingsmanager
mit uns diesbezüglich einer Meinung und sprachlich derart gewandt, dass
die inhaltlichen Erfolge der
fünftägigen, ausschließlich
englischsprachigen Mission
vergessen ließen, dass Gastfreundschaft nicht in jedem
Land des Balkans groß geschrieben wird.
Ansonsten bot die Stadt Tirana das Flair einer südlichen
Metropole des Savoir Vivre in einer eher pittoresken Umgebung, wobei der Mangel an der in anderen europäischen Metropolen sonst üblichen Fastfoodketten- und
Einkaufsmeilen- Architektur von mir als durchaus erholsam wahrgenommen wurde. Gegen ein Follow-up wäre
daher nichts einzuwenden, auch wenn für mich die Frage
offen bleibt, ob Albanien ein reifer EU-Beitrittskandidat
ist.
Irmtraud Blohm (Datenschutzbeauftragte)
Im Mai 2014 fand im Rahmen eines TAIEX-Projekts ein
dreitägiger Studienaufenthalt der vor fünf Jahren geschaffenen albanischen Datenschutzbehörde, dem Gegenstück der deutschen Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI), in Bonn
und Mainz statt.
Die albanische Delegation informierte sich über die unterschiedlichen Rollen und Aspekte des deutschen Datenschutzes anhand von Besuchen bzw. Kontakten bei
und mit der BfDI, der Gesellschaft für Datenschutz und
Datensicherheit e.V. (GDD), der Deutschen Telekom AG
und dem Landesbeauftragten für den Datenschutz und
die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz. Und als Beispiel für die Rolle des behördlichen Datenschutzes in
einer Bundesbehörde fungierte das BVA, vertreten durch
mich als die behördliche Datenschutzbeauftragte, die zusammen mit der BfDI den zweiten Tag der Veranstaltung
bestritt.
Die albanische Delegation zeigte sich sehr gut vorbereitet
und ganz außerordentlich aufgeschlossen und interessiert. Neben einem Vortrag, dessen nicht unaufwändige
Vorbereitung im Detail eine willkommene Gelegenheit
zur rechtlichen Reflexion auch der eigenen Rolle bot,
erwiesen sich Diskussion und Erfahrungsaustausch als
über die Maßen interessant. Dank der teilnehmenden
Persönlichkeiten eine beeindruckende, tolle Erfahrung,
die sich gerne wiederholen ließe …
Peter Weis (Finanzministerium Rheinland-Pfalz)
Ich war vom 1. April 2013 bis 30. April 2014 für das BVA
als Langzeitberater (Resident Twinning Advisor, RTA) in
dem Twinning-Projekt „Support the implementation of
the anti-corruption strategy and action plan“ in Podgorica tätig. Es war das eindrucksvollste Berufsjahr meines
Lebens. Das hat dienstliche und private Facetten.
Neben vielen anderen Aktivitäten haben wir in dem Projekt eine überaus wahrnehmbare Öffentlichkeitskampagne veranstaltet. Fernseh- und Radiospots, Plakataktionen, Flyer, Null-Euro-Geldscheine und Veranstaltungen
standen im Mittelpunkt des Geschehens gegen Korruption. Nach dem Ergebnis einer Umfrage hat die Kampagne
54 Prozent der Bevölkerung erreicht. Und wir
nehmen an: 100 Prozent
der Verwaltungsmitarbeiter. Nach einem Jahr
hatte sich die Position
Montenegros auf dem
Corruption Perception
Index (PCI) von Transparency International
(TI) etwas verbessert. Mit
44 Integritätspunkten
hat es sich für 2013 auf
Peter Weis (Finanzministerium
Rheinland-Pfalz)
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BVA International Nr. 1/2014
Platz 67 vorgearbeitet, gegenüber 41 Punkten und Platz
75 im Jahr 2012. Da es sich beim PCI um einen Wahrnehmungsindex handelt, sei der Rückschluss erlaubt, dass
unser Projekt dazu einen entscheidenden Beitrag geliefert hat. Darauf können wir stolz sein.
Meine privaten Eindrücke waren geprägt von der Offenherzigkeit und Wärme der montenegrinischen Gesell-
schaft. Ich war sehr schnell in unterschiedliche soziale
Gruppen integriert und als deutscher Berater freundlich
respektiert. Das tat gut angesichts einiger Schwierigkeiten im Verwaltungsablauf und der Arbeitsweise montenegrinischer Behörden, und letztlich kam ich mit dem
Gesamteindruck nach Deutschland zurück: Es war ein
gutes Jahr!
Kerstin Schrader (Stab I)
Stab I hat sich im Namen
des BVA im Februar 2014
als institutionelle Kontaktstelle für das EU-Förderinstrument TAIEX (Technische
Hilfe und Informationsaustausch) in die Expertendatenbank der Europäischen
Kommission eingetragen.
Durch die Registrierung
wurden die Fachgebiete
und die breite Expertise des
BVA in der Datenbank abgelegt, und Stab I kann nun
Kerstin Schrader (BVA)
unmittelbar von der Europäischen Kommission kontaktiert werden, wenn diese auf der Suche nach geeigneten
Expertinnen und Experten für Seminare oder Workshops
in EU-Kandidatenländern oder Nachbarschaftsstaaten
sowie Gastgeberbehörden für die Durchführung von Studienbesuchen ist.
Erfreulicherweise konnten seit März bereits zwei Studienbesuche sowie fünf Experteneinsätze über TAIEX
durchgeführt und finanziert werden. Wir bedanken uns
bei den jeweiligen Vorgesetzten für die genehmigten
Freistellungen ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
sowie die gute Zusammenarbeit und freuen uns auf weitere TAIEX-Einsätze in der zweiten Jahreshälfte.
Rund-um Twinning und TAIEX
Twinning im Internet
EU-Twinning im Bundesverwaltungsamt: www.bva.bund.de
EU-Twinning auf den Seiten des BMWi (Nationale Kontaktstelle): www.bmwi.de
EU-Twinning auf den Seiten der Kommission: www.ec.europa.eu/enlargement
Downloads
EU-Twinning-Infoblatt des BVA
EU-Twinning-Broschüre der Europäischen Kommission
Im BVA-Intranet
Infos zu EU-Twinning im BVA-Intranet
Aktuelle Meldungen aus dem BVA-Twinning-Bereich
Interessenbekundung zum Einsatz in internationalen Projekten
Linkliste: Wie werde ich Twinning-Experte
BVA International Nr. 1/2014
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TAIEX im Internet
TAIEX auf den Seiten der Kommission: www.ec.europa.eu/enlargement
TAIEX Experten-Datenbank der Kommission
Im BVA-Intranet
Infos zu TAIEX im BVA-Intranet
Interessenbekundung zum Einsatz in internationalen Projekten
Linkliste: Wie werde ich Twinning/TAIEX-Experte
Impressum
Herausgeber
Bundesverwaltungsamt
50728 Köln
Internet: www.bundesverwaltungsamt.de
Kontakt
Stabsstelle Internationale Angelegenheiten
Birgit Frieler-Woll (stellv. Leitung der Stabsstelle)
Telefon: 022899358-1936
E-Mail: [email protected]
Konzept und Redaktion
Johanna Holst (Konzeption, Koordination, Redaktion), Birgit Frieler-Woll (Redaktion), Kerstin Schrader (Koordination)
Unser herzlicher Dank geht an alle Kolleginnen und Kollegen, die diese Publikation mit persönlichen Beiträgen unterstützt haben. In dieser Ausgabe: Sabrina Agethen, Irmtraud Blohm, Frank Dahmen, Michaela Dorow, Sina Fischer, Franz
Albert Groß, Dr. Jan Martin Hoffmann, Manuel Koll, Thomas Lodzinski, Dieter Miebach, Peter Weis, Peter Wiethoff.
Layout und Satz
Astrid Schulz
Bildnachweis
Titelseite © Johanna Holst; S. 2 BVA, S. 3 Kerstin Schrader, S. 4 Franz Albert Groß, S. 5 Michaela Dorow, S. 7-8 Manuel Koll,
S. 8 Thomas Lodzinski (unten), S. 10 Frank Dahmen, S. 11 Peter Wiethoff, S. 12 Frank Dahmen (oben), Peter Weis (unten),
S. 13 Kerstin Schrader
Nachdruck und Vervielfältigung sind nur mit schriftlicher Genehmigung des Herausgebers gestattet.
© Bundesverwaltungsamt
Köln, Juli 2014