Neue - RIB Software

Neue AVA-Richtlinien in der Praxis effizient umgesetzt
Im CashCenter der VGF wird das täglich an Automaten, in Verkaufsstellen und in Bussen eingenommene Geld für Tickets gezählt und konfektioniert. Während des
laufenden Betriebes wurde die Werkstatt saniert und erweitert.
Diese Sanierungsmaßnahme ist eines der ersten Bauprojekte der VGF, bei dem die neu entwickelte AVA-Richtlinie durchgängig als Grundlage dient.
Die neuen Prozesse erfordern, dass technische und kaufmännische Fachbereiche fortan aufeinander zugehen. Der Gesamtprozess tangiert stets beide
Aufgabenbereiche. Auf diese Weise entsteht ein Verständnis für die Aufgaben der anderen Units.
Ein neu definierter Geschäftsprozess für die Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen und das technische ERP-System für Bauplanung von RIB standen bei
der Renovierungsmaßnahme des CashCenter der VGF Frankfurt am Main in diesem Sommer auf dem Prüfstand. Eine Herausforderung, die es zu meistern galt: für
das Unternehmen und alle am Projekt Beteiligten gleichermaßen.
Erfolgreiches Veränderungsmanagement
Revisionssicherheit gewährleisten und Korruption vermeiden. Auf diesen beiden Säulen etablierte sich im vergangenen Jahr bei der Verkehrsgesellschaft Frankfurt
am Main mbH (VGF) eine spezielle Richtlinie zur Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen. In diesem Zuge erweiterte das Unternehmen die technische
ERP-Lösung für Bauplanung und –management aus dem Hause RIB. Für eine reibungslose Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber bietet die Verkehrsgesellschaft
ihren Auftragnehmern diese Software in einer modifizierten Variante zur Nutzung an. Ein Vorteil insbesondere für Firmen, die selbst kein System für Aufmaß und
Abrechnung einsetzen. Anhand eines aktuellen Bauprojekts, das sich derzeit in der Phase der Schlussrechnung befindet, erläutern Christian Winkler, Projektleiter
Nachtragsmanagement, Wolf Klatt aus dem Bereich Einkauf und Projektleiterin Andrea Margraf, wie sich die Zusammenarbeit sowohl innerhalb des Unternehmens
als auch mit den Auftragnehmern verändert hat und warum der Veränderungsprozess bei der VGF kontinuierlich fortwährt und noch lange nicht abgeschlossen ist.
Umbau und Erweiterung des CashCenter
Von April bis August 2010 wurde das CashCenter der VGF umgebaut und dabei im Bereich der Innenräume um eine Teeküche und neue WC-Anlagen ergänzt. In
dieser Werkstatt der Verkehrsgesellschaft zählen und konfektionieren Mitarbeiter immer vom Vormittag bis in den späten Mittag das täglich an Automaten, in
Verkaufsstellen und in Bussen eingenommene Geld für Tickets. Bevor die Kollegen, unterstützt durch moderne Maschinen, die Tageseinnahmen des
Unternehmens unter die Lupe nehmen, werden die Scheine und Münzen per LKW angeliefert. Das Besondere des Projekts: Das CashCenter wurde während des
laufenden Betriebes saniert und erweitert. In der Regel rückten Trockenbauer, Fliesenleger, Schreiner, Maler und Co. am Mittag an. Eine Besonderheit stellte
allerdings die Ertüchtigung des Holzbodens dar. Hierfür mussten, wie das Unternehmen berichtet, alle Geldzählanlagen und das gesamte Mobiliar ausgelagert
werden. Daher wurden die Sanierungsarbeiten gezielt über ein verlängertes Wochenende vorgenommen, sodass einem Betriebsstart am darauf folgenden Dienstag
nichts im Wege stand.
Diese Sanierungsmaßnahme ist eines der ersten Bauprojekte der VGF, bei dem die neu entwickelte AVA-Richtlinie durchgängig als Grundlage dient.
Neue Software erfordert individuelle Lösungen
Von der ersten Baubesprechung an wurden die beteiligten Unternehmen also in den neuen Prozess mit eingebunden. „Erfreulich war, dass wir im Zuge dieser
Maßnahme die Lösung VGF-Mengen bereits mit hoher Akzeptanz an die Auftragnehmer vermarkten konnten“, wie Wolf Klatt berichtet. Doch die Ergänzung eines
neuen Softwareprogramms ist stets mit Einarbeitungen für die Mitarbeiter verbunden, so auch bei den Projektpartnern der VGF. Dies unterstützt die VGF mit
Schulungen für die Auftragnehmer sowie telefonischer Unterstützung bei Fragen zum Programm VGF-Mengen. „Kleinere Handwerksbetriebe hatten anfangs
Berührungsängste“, führt der Einkaufsmanager weiter aus. „Zusätzlich mussten Lösungen für die Zusammenarbeit mit Großbetrieben gefunden werden, da diese in
der Regel eigene Programme für die Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen und Kalkulation einsetzen, die wiederum mit deren hauseigenen
ERP-Systemen verzahnt sind. Hier waren diverse Anpassungen im Softwarebereich erforderlich“, ergänzt er. Es galt daher, alle Unternehmen, die am Projekt
beteiligt waren, gleich zu Beginn an die Hand zu nehmen und ihnen vor allem ihre Vorteile offen zu legen. Und diese sind nicht zu unterschätzen, denn die Firmen
erhalten bei Anwendung der neuen Richtlinie der VGF nach Aussagen des Unternehmens ihr Geld deutlich schneller.
Zentrales Management der Kosten
Neben einer umfassenden externen Kommunikation galt es, die VGF-Mitarbeiter auch intern zeitnah und detailliert zu informieren. So verzeichnete Wolf Klatt im
Bereich Einkauf einen Mehraufwand, insbesondere in der Projektdokumentation. Doch dieser Mehraufwand könnte sich relativieren, wenn sich alle Beteiligten
(Auftragnehmer/-geber) an die Vorgehensweise gewöhnen und dadurch einen deutlich schnelleren Ablauf gewährleisten können. Und auch hier liegen die Vorteile
für das Unternehmen auf der Hand. Wolf Klatt: „Das Nachtragsmanagement wird seit der Einführung der Richtlinie zentral über den Bereich Einkauf abgewickelt. Die
Steuerung erfolgt nicht, wie in der Vergangenheit, über die einzelnen Fachbereiche.
Von der Kostentransparenz profitiert auch die Projektleiterin Andrea Margraf. „Die Dokumentation ist stringent. So habe ich immer alle Kosten und Leistungen im
Blick und kann rechtzeitig eingreifen, bevor Probleme mit dem Budget auftreten“, erklärt die Projektmanagerin.
Bildung abteilungsübergreifender Teams
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Alles in allem lässt sich beobachten, dass von den Mitarbeitern der VGF über den gesamten Projektzyklus hinweg deutlich mehr Kommunikation gefordert ist.
Christian Winkler: „Die Fachbereiche machen jetzt erste praktische Erfahrungen. Auf dieser Basis sind wir in der Lage, den Prozess weiter zu optimieren.“ Darüber
hinaus hat das Unternehmen festgestellt, dass technische und kaufmännische Fachbereiche jetzt aufeinander zugehen müssen, da der Gesamtprozess stets beide
Aufgabenbereiche tangiert. „Auf diese Weise ist ein Verständnis für die Aufgaben der anderen Units der VGF entstanden, was wir sehr schätzen“, führt Winkler
weiter aus.
Alle Kosten überwachen
Ein Aspekt der Software, der von den Mitarbeitern sehr gut angenommen wird: die so genannten Kostenkontrolleinheiten (KKE) der technischen ERP-Lösung von
RIB. Denn das Unternehmen darf in einigen Fällen nicht mit allen erforderlichen Leistungen an den Markt, z. B. mit Leistungen , die durch das EVU
(Energieversorgungsunternehmen) erbracht werden. Dies betrifft auch die Anpassung vorhandener Techniken, wie die Einbruch- oder die Brandmeldeanlage. So
auch bei der Sanierung des CashCenters. Bei diesem Bauprojekt wurde nur eine Etage eines mehrstöckigen Gebäudes umgebaut. Die von den TGA-Fachplanern,
den Architekten sowie den Ingenieuren erbrachten Leistungen, beispielsweise Tragwerksplanung, Prüfstatik oder auch Elektrotechnik, werden über
Ingenieursverträge abgewickelt und finden sich somit als Leistungen in der KKE wieder. Dass diese Bereiche durchaus größere Summen innerhalb des
Gesamtprojekts ausmachen können, steht außer Frage. Umso besser, dass das Unternehmen mit dieser Software-Funktionalität alle fremd vergebenen Leistungen
innerhalb des Systems abbilden kann und somit stets eine Gesamtübersicht über alle Planungs- und Baukosten behält.
Zauberwort Korrespondenz
„Ziel ist, langfristig vor allem von den Erfahrungen der Kollegen zu profitieren. Dafür sind interne und externe Kommunikation unerlässlich. Wenn alle Mitarbeiter
divisionenübergreifend miteinander reden, aus Fehlern lernen und Erfolge für weitere Projekte als Basis nutzen, dann können wir Bauprojekte künftig noch deutlich
schneller und effizienter abwickeln. Die Softwarelösung von RIB bildet ein solides Fundament dafür. Das Zauberwort für unseren Erfolg heißt nun ganz klar
‚Kommunikation’“, fasst Christian Winkler zusammen.
Beteiligte Unternehmen:
Verkehrsgesellschaft Frankfurt am Main mbH (VGF)
Verwendete Softwarelösung:
technische ERP-Lösung für Baumanagement
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