EnterpriseOne 8.9 Kreditorenbuchhaltung

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EnterpriseOne 8.9
Kreditorenbuchhaltung
September 2003
PeopleSoft EnterpriseOne 8.9
SKU FM89GAP0309
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Inhaltsverzeichnis
Kreditorenbuchhaltung - Überblick
1
Funktionen der Kreditorenbuchhaltung ...........................................................2
Lieferanten verwalten .............................................................................................. 3
Geschäftsabläufe verwalten .................................................................................... 3
Mehrere Eingabemethoden für Lieferantenrechnungen..................................3
Benachrichtigung bei doppelten Rechnungen
5
Zahlungsverarbeitung
6
Systemintegration............................................................................................6
Multinationale Funktionalität .................................................................................... 7
Kontennummerierungskonzepte .....................................................................7
Informationsfluss im System 'Kreditorenbuchhaltung'.....................................9
Kreditorenbuchhaltung - Tabellen
11
Kreditorenbuchhaltung - Menüs ......................................................................12
Kreditorenbuchhaltung - System-Setup
14
Kreditorenbuchhaltungskonstanten einrichten ................................................14
Anwenderspezifische Codes für die Kreditorenbuchhaltung...........................18
Dokumentartencodes............................................................................................... 19
Zahlungsstatuscodes (00/PS) ................................................................................. 20
Zahlungsmittelcodes (00/PY) .................................................................................. 21
Sonderbearbeitungscodes (00/HC) ......................................................................... 21
Wechselverarbeitungscodes (00/DV) ...................................................................... 22
1099-Verarbeitungscodes (04/TR und 01/07) - US-spezifisch................................ 22
Bankartencodes (00/BT).......................................................................................... 25
Zahlungsbedingungen.....................................................................................25
Standardzahlungsbedingungen einrichten .............................................................. 28
Erweiterte Zahlungsbedingungen einrichten ........................................................... 39
Automatische Nummernvergabe einrichten ....................................................67
Automatische Buchungsanweisungen ............................................................75
Bestandteile eines ABA-Formulars.......................................................................... 75
ABA-Präfixe und -Suffixe......................................................................................... 76
Standardvorgaben für ABAs.................................................................................... 77
Kontenbereiche........................................................................................................ 78
Automatische Buchungsanweisungen für die Kreditorenbuchhaltung .................... 79
Lieferantenstammdatensätze eingeben
100
Zugehörige Aufgaben für die Eingabe von LieferantenstammDatensätzen.................................................................................................122
Verarbeitungsoptionen: Lieferantenstamminformationen (P04012)................123
Verarbeitungsoptionen: Lieferantenstamm-Hauptgeschäftsfunktion
(P0100043) ..................................................................................................125
Mehrere Bankkonten für Lieferanten einrichten ..............................................126
Lieferanten mehrere Bankkonten zuordnen ............................................................ 128
Ein Bankkonto als Lieferantendatensatzart aktivieren ............................................ 131
Zahlungsmittel- und HB-Kontenbeziehungen zuordnen.......................................... 132
Vorvermerksstatus der anwenderspezifischen Datensatzart prüfen....................... 135
Lieferantenrechnungen verarbeiten
137
Lieferantenrechnungen eingeben....................................................................138
Lieferantenrechnungen prüfen und freigeben .................................................139
Lieferantenrechnungen in das Hauptbuch buchen..........................................140
Batch-Steuerung zur Verwaltung der Eingabeverarbeitung verwenden .........140
Batch-Informationen eingeben ................................................................................ 141
Batch-Summen prüfen............................................................................................. 143
Batch-Freigabe und Buchungssicherheit einrichten........................................144
Zugehörige Informationen zur Einrichtung der Batch-Freigabe und
Buchungssicherheit ............................................................................................. 145
Workflow für die Freigabe und Buchung von Batches einrichten............................ 147
HB-Datum - Warnungen und Fehlermeldungen..............................................148
Warnungen und Fehlermeldungen .......................................................................... 149
Arbeiten mit der Lieferantenrechnungsstandardeingabe ................................150
Mit dem Programm 'Lieferantenrechnungsstandardeingabe'
Lieferantenrechnungen erstellen ......................................................................... 151
Rechnungen und Lieferantenrechnungen nicht ausgeglichen eingeben ................ 184
Lieferantenrechnungen abrufen .............................................................................. 185
Nicht gebuchte Lieferantenrechnungen ändern ...................................................... 187
Lieferantenrechnungen kopieren............................................................................. 188
Nicht gebuchte Lieferantenrechnungen löschen ..................................................... 189
Lieferantenrechnungen Anlagen hinzufügen........................................................... 190
Weitere Lieferantenrechnungsarten eingeben ................................................192
Rechnungen und Lieferantenrechnungen mit Skonto eingeben ............................. 192
Runden im Vergleich zu Splitt-Runden.................................................................... 196
Lastschriftanzeigen eingeben.................................................................................. 199
Hauptgeschäftsfunktion ........................................................................................... 200
Musterjournalbuchungen.................................................................................209
Musterjournalbuchungen erstellen .......................................................................... 210
Muster für eine Journalbuchung mit Prozentsätzen erstellen ................................. 213
Zugehörige Aufgaben für Musterjournalbuchungen ................................................ 214
HB-Umlage basierend auf einem Muster eingeben ................................................ 214
Lieferantenrechnungsschnelleingabe..............................................................216
Verarbeitungsoptionen: Lieferantenrechnungsschnelleingabe (P0411SV)............. 218
Batch-Prüfungsprogramm verwenden.............................................................222
Differenzen und Batch-Steuerung ........................................................................... 222
Transaktions-Batches prüfen................................................................................... 222
Einem bestehenden Batch Transaktionen hinzufügen............................................ 226
Transaktions-Batches genehmigen ......................................................................... 226
Buchungsvorgang in der Finanzbuchhaltung ..................................................227
Batches der Finanzbuchhaltung buchen ................................................................. 229
Buchung prüfen ....................................................................................................... 239
Batches ändern, um sie nicht ausgeglichen zu buchen .......................................... 240
Gebuchte Lieferantenrechnungen ändern und stornieren...............................241
Gebuchte Lieferantenrechnungen ändern............................................................... 241
Gebuchte Lieferantenrechnungen stornieren.......................................................... 243
Lieferantenrechnungsjournale drucken ...........................................................247
Verarbeitungsoptionen: Lieferantenrechnungsjournal (R04305) ............................ 248
Weitere Eingabemethoden für Lieferantenrechnungen...................................248
Protokollierte Lieferantenrechnungen...................................................................... 248
Wiederkehrende Lieferantenrechnungen ................................................................ 248
Vorausbezahlte Lieferantenrechnungen.................................................................. 249
Lieferantenrechnungen für mehrere Unternehmen ................................................. 249
Mehrere Lieferantenrechnungen ............................................................................. 249
Lieferantenrechnungsdetailberichte drucken ..................................................250
Verarbeitungsoptionen: KDT-Detail nach der für Genehmigung zuständigen
Person mit Anmerkung (R04428A)...................................................................... 250
Verarbeitungsoptionen: KDT-Detail nach der für Genehmigung zuständigen
Person mit Fälligkeit (R04428B).......................................................................... 250
Protokollierte Lieferantenrechnungen verarbeiten ..........................................254
Beispiel: Lieferantenrechnungen protokollieren ...................................................... 255
Protokollierte Lieferantenrechnungen eingeben...................................................... 257
Protokollierte Lieferantenrechnungen umlegen....................................................... 260
Einkaufsauftrags-Lieferantenrechnung umlegen..................................................... 262
Wiederkehrende Rechnungen und Lieferantenrechnungen verarbeiten.........264
Wiederkehrende Lieferantenrechnungen eingeben ................................................ 265
Wiederkehrende Lieferantenrechnungen prüfen..................................................... 266
Wiederkehrende Rechnungen und Lieferantenrechnungen ändern ....................... 267
Wiederkehrende Rechnungen und Lieferantenrechnungen wiederverwenden ...... 269
Im Voraus bezahlte Lieferantenrechnungen ...................................................271
Beispiel: Im Voraus bezahlte Lieferantenrechnungen eingeben und bezahlen ...... 272
Lieferantenrechnungen für mehrere Unternehmen eingeben .........................276
Überlegungen für die Eingabe von Lieferantenrechnungen für mehrere
Unternehmen ....................................................................................................... 276
Beispiel: Eine Lieferantenrechnung für mehrere Unternehmen .............................. 277
Mehrere Lieferantenrechnungen eingeben .....................................................279
Automatische Zahlungen verarbeiten
283
Bankkontoinformationen einrichten .................................................................285
Bankkontoausnahmebericht für Lieferanten und Kunden drucken .................299
Drucksequenz für die Zahlungen einrichten....................................................300
Zahlungsmittel einrichten ................................................................................302
Verarbeitungsoptionen: Zahlungsmittel ................................................................... 306
Zahlungsinformationen einrichten ...................................................................309
Arbeiten mit der Zahlungsempfängerkontrolle ................................................312
System für die Zahlungsempfängerkontrolle einrichten .......................................... 313
Änderungen kontrollierter Daten prüfen und genehmigen ...................................... 315
Änderungen kontrollierter Daten drucken................................................................ 317
Genehmigte Zahlungsempfängerkontrolldatensätze auslagern.............................. 318
Lieferantenquellensteuern...............................................................................318
Einbehaltene Beträge berechnen....................................................................321
Verarbeitungsoptionen: Quellensteuer berechnen.................................................. 322
Einbehaltene Beträge entrichten .....................................................................323
Einbehaltene Beträge - Reporting ...................................................................324
Datenauswahl .......................................................................................................... 324
Lieferantenrechnungen für Zahlungen vorbereiten .........................................324
Geldbedarf festlegen ............................................................................................... 324
Lieferantenrechnungen prüfen ................................................................................ 325
Lieferantenrechnungen ändern ............................................................................... 326
Lieferantenrechnungen für Zahlungen aufteilen...................................................... 330
Lieferantenrechnungen freigeben............................................................................ 333
Zahlungskontrollgruppen erstellen ..................................................................334
Lieferantenrechnungen mit Skonti verarbeiten........................................................ 336
Folgenummern für die Erstellung von Zahlungskontrollgruppen............................. 338
Verarbeitungsoptionen: Zahlungsgruppen erstellen (R04570) ............................... 338
Datensequenz für die Erstellung von Zahlungskontrollgruppen.............................. 353
Arbeiten mit Zahlungsgruppen ........................................................................354
Zahlungsanalysebericht drucken............................................................................. 356
Zahlungsgruppen prüfen ......................................................................................... 356
Zahlungen im Ausstellungsstatus prüfen ................................................................ 358
Zahlungen im Aktualisierungsstatus prüfen ............................................................ 361
Nicht verarbeitete Zahlungen ändern ...................................................................... 362
Arbeiten mit automatischen Zahlungen...........................................................367
Zahlungen ausstellen............................................................................................... 367
Datensatzreservierung für Zahlungen ..................................................................... 368
Zahlungs-ID mit der automatischen Nummernvergabe........................................... 369
Zahlungsverarbeitung zurücksetzen........................................................................ 374
Verarbeitete Zahlungen entfernen........................................................................... 376
Zahlungen auf Magnetband kopieren...................................................................... 377
Kreditorenbuch aktualisieren ................................................................................... 381
Verarbeitungsoptionen: 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen' (P04571)......................... 383
Automatische Zahlungen prüfen und freigeben ..............................................393
Automatische Zahlungen prüfen.............................................................................. 393
Automatische Zahlungen freigeben......................................................................... 394
Automatische Zahlungen buchen....................................................................394
Automatische Zahlungen und Lieferantenrechnungen stornieren...................395
Automatische Zahlung stornieren............................................................................ 396
Automatische Zahlungen und Lieferantenrechnungen stornieren .......................... 398
Manuelle Zahlungen verarbeiten
411
Manuelle Zahlungen mit vorliegenden Lieferantenrechnungen eingeben.......412
Verarbeitungsoptionen: Zahlung mit Lieferantenrechnungszuordnung
(P0413M) ............................................................................................................. 417
Im Voraus bezahlten Lieferantenrechnungen Zahlungen zuordnen ...............428
Verarbeitungsoptionen: Zahlungen mit Lieferantenrechnungszuordnung
(P0413M) ............................................................................................................. 429
Negative Rechnungsposten für im Voraus bezahlte
Lieferantenrechnungen schließen ...............................................................440
Manuelle Zahlungen ohne vorliegende Lieferantenrechnungen eingeben .....442
Manuelle Zahlungen drucken ..........................................................................448
Manuelle Zahlungen abrufen...........................................................................449
Nicht gebuchte Zahlungsbeträge ändern ........................................................450
Manuelle Zahlungen genehmigen und buchen ...............................................451
Manuelle Zahlungen zur Buchung freigeben........................................................... 451
Manuelle Zahlungen buchen ................................................................................... 452
Manuelle Zahlungen löschen und stornieren ..................................................453
Lieferantenbuch- und Lieferantenzahlungsinformationen
457
Lieferantenbuchinformationen prüfen..............................................................457
Allgemeine Lieferantenrechnungsinformationen prüfen.......................................... 457
Lieferantenrechnungs-/Zahlungshistorie prüfen...................................................... 459
Lieferanten-Self-Service..................................................................................464
Lieferantenzahlungsinformationen prüfen .......................................................465
Zahlungen abrufen................................................................................................... 465
Zahlungen prüfen..................................................................................................... 466
Zusammengefasste Zahlungsinformationen prüfen ................................................ 466
Kreditorenwechsel verarbeiten
478
Eingelöste Wechsel verarbeiten......................................................................478
Wechsel erstellen .................................................................................................... 478
Wechsel schließen................................................................................................... 479
Geschlossene Wechsel buchen .............................................................................. 479
Eingelöste Wechsel schließen ........................................................................479
Verarbeitungsoptionen: Wechselverbindlichkeiten buchen (R04803)..................... 482
Beispiel: Wechsel bezahlen..................................................................................... 483
Bezahlte Wechsel stornieren...........................................................................483
Bezahlte Wechsel prüfen ................................................................................484
Standard- und Analyseberichte der Kreditorenbuchhaltung
485
Standardberichte der Kreditorenbuchhaltung drucken....................................485
Offene KDT/Zusammenfassungsberichte drucken ................................................. 485
Offene KDT/Details - Berichte drucken ................................................................... 491
KDT-Details nach Lieferant mit Anmerkungen und Nettobeträgen ......................... 492
Offene KDT/Details mit Fälligkeit - Bericht .............................................................. 494
Analyseberichte der Kreditorenbuchhaltung drucken......................................500
Zahlungsdetailberichte drucken............................................................................... 500
Zahlungsverzeichnisse drucken .............................................................................. 501
Berichte bei Verdacht auf doppelte Zahlung drucken ............................................. 502
Lieferantenanalyseberichte drucken........................................................................ 503
Berichte mit Lieferantensumme nach HB-Konto drucken ....................................... 504
Aufrechnungsberichte drucken........................................................................504
Tabelle 'Aufrechnung von Forderungen und Verbindlichkeiten - Arbeitstabelle'
erstellen ............................................................................................................... 504
Bericht 'Aufrechnung von Forderungen und Verbindlichkeiten' drucken................. 505
Bericht 'Aufrechnung - Fälligkeit' drucken ............................................................... 506
Periodenabschluss
509
Unterschied zwischen den Integritäts- und Stichtagsberichten.......................509
Kreditorenbuchhaltung - Integritätsberichte ....................................................509
Kreditorenbuchhaltungs-Integritätsberichte ausführen............................................ 510
Nicht ausgeglichene KDT-Salden berichtigen......................................................... 513
Kreditoren-Stichtagsberichte ...........................................................................516
Datumstabellen generieren ..................................................................................... 517
Kreditoren-Stichtagberichte drucken ....................................................................... 518
Arbeiten mit Jahr-bis-dato-Lieferantenrechnungsbeträgen .............................528
Jahr-bis-dato-Lieferantenrechnungsbeträge berichtigen......................................... 528
Jahr-bis-dato-Lieferantenrechnungsbeträge aktualisieren ...................................... 528
Jahr-bis-dato-Lieferantenrechnungsbeträge prüfen ................................................ 531
Kunden-/Lieferantensaldo-Arbeitstabelle erstellen..........................................532
Verarbeitungsoptionen: Lieferantensaldo generieren (R7404001) ......................... 534
Kunden- und Lieferantensaldoberichte drucken..............................................537
Verarbeitungsoptionen: Kunden-/Lieferantensaldobericht (R7404002) .................. 538
Tabelle 'Kreditorenbuch' vom System 'Adressbuch' aus aktualisieren............540
Beispiel: Genehmigernummer und Kategoriencode 07 aktualisieren ..................... 540
Verarbeitungsoptionen: KDT-Datensätze - Globale Aktualisierung (R04802) ........ 541
Cash Forecasting für die Kreditorenbuchhaltung
542
Prognoseerstellung-Cashflow .........................................................................542
Verarbeitungsoptionen:KDT-Cash Forecasting-Zusammenfassung erstellen ........ 544
Lieferantenrechnungs-Batch und Store-and-Forward-Verfahren
545
Überlegungen zur Verarbeitung von Rechnungs- und
Lieferantenrechnungs-Batches....................................................................547
Verarbeitungsfehler ................................................................................................. 547
Verarbeitungszeit..................................................................................................... 548
Store-and-Forward-Verfahren für Lieferantenrechnungen ..............................550
Technische Datentabellen ....................................................................................... 550
Geschäftsdatentabellen........................................................................................... 550
Stammtabellen auf den PC herunterladen .............................................................. 552
Lieferantenrechnungen für das Store-and-Forward-Verfahren erstellen ................ 553
Lieferantenrechnungen auf den Server hochladen ................................................. 555
Lieferantenrechnungen verarbeiten......................................................................... 557
Verarbeitungsoptionen: Store-and-Forward - Lieferantenrechnungs-Batch
(R04110Z2).......................................................................................................... 557
Transaktionskontrolldatensätze aktualisieren ......................................................... 558
Lieferantenrechnungen buchen............................................................................... 559
Verarbeitete Lieferantenrechnungen auslagern ...................................................... 559
Lieferantenrechnungen für die Batch-Verarbeitung konvertieren....................560
Lieferantenrechnungs-Batch prüfen ................................................................560
Nicht verarbeitete Lieferantenrechnungs-Batches ändern ..............................563
Batches Lieferantenrechnungen hinzufügen........................................................... 564
Nicht verarbeitete Lieferantenrechnungs-Batches berichtigen ............................... 564
Lieferantenrechnungen ändern, löschen oder stornieren........................................ 565
Lieferantenrechnungs-Batches verarbeiten ....................................................566
Transaktionsinformationen verarbeiten ................................................................... 566
Lieferantenrechnungen zur Batch-Verarbeitung übergeben ................................... 568
Lieferantenrechnungs-Batch-Informationen prüfen................................................. 569
Lieferantenrechnungs-Batch berichtigen................................................................. 569
Lieferantenrechnungs-Batch buchen....................................................................... 570
Verarbeitete Lieferantenrechnungs-Batches auslagern ..................................571
Kreditorenbuchhaltungs-Datensätze auslagern
573
Zuständigkeit des Systemadministrators.........................................................573
Verarbeitungsoptionen: Abgeschlossene KDT-Datensätze auslagern (R04800) ... 574
Datenauswahl und -sequenz zur Auslagerung abgeschlossener
Kreditorendatensätze (R04800) .......................................................................... 574
Batch-Input-Setup für Lieferantenrechnungen
575
Lieferantenrechnungstransaktionen – Pflichtfelder .........................................576
Journalbuchungstransaktionen – Pflichtfelder.................................................578
Skontoverarbeitung - Pflichtfelder ...................................................................581
Zahlungsverarbeitung - Zusätzliche Pflichtfelder ............................................583
Lieferantenrechnungs-Batch-Verarbeitung – Optionale Felder.......................583
Ignorierte Felder ..............................................................................................592
Für Benutzer reservierte Felder ......................................................................593
System 'Controlling' - Pflichtfelder...................................................................594
Schulungskontenrahmen
596
Kompatibilität
612
Ausgehende Transaktionen ............................................................................612
Ausgangskompatibilität - Beispiel............................................................................ 613
Ausgangskompatibilität einrichten...................................................................614
Datensatzarten prüfen ............................................................................................. 614
Transaktionsarten einrichten ................................................................................... 615
Datenexportsteuerung einrichten ............................................................................ 616
Flat-File-Querverweise einrichten............................................................................ 620
Transaktionen aus der Software von J.D. Edwards senden ...........................621
Verarbeitungsoptionen: F0411 Kompatibilität - Verarbeitungsoptionen.................. 622
Verarbeitungsoptionen: F0413Z1 Kompatibilität abrufen Verarbeitungsoptionen......................................................................................... 623
Verarbeitungsprotokoll prüfen .........................................................................623
Kompatibilitätstransaktionen auslagern...........................................................624
EDI für die Kreditorenbuchhaltung
625
Eingehende EDI-Lieferantenrechnungen ........................................................625
EDI-Rechnungszusammenfassungstransaktionen (810/INVOIC) empfangen ....... 625
Verarbeitete eingehende EDI-Lieferantenrechnungen auslagern........................... 629
Ausgehende EDI-Zahlungen ...........................................................................629
System für die elektronische Verarbeitung von Zahlungen einrichten .................... 630
Ausgehende EDI-Zahlungen verarbeiten ................................................................ 631
Verarbeitete ausgehende EDI-Zahlungen auslagern .............................................. 635
Kreditkarten-Sicherheit einrichten ...................................................................635
Vertex Quantum für Umsatz- und Verbrauchssteuer
637
Kreditorenbuchhaltung - Überblick
Eine Kreditorenbuchhaltungsabteilung muss viele verschiedene Aufgaben erfüllen, um
sicherzustellen, dass Zahlungen an Lieferanten rechtzeitig erfolgen und die nötige Flexibilität
in der Organisation gewährleistet ist. Einige dieser Aufgaben sind nachfolgend aufgeführt,
gefolgt von weiteren Details, mit denen beschrieben wird, wie diese Aufgaben mit dem
System 'Kreditorenbuchhaltung' von J.D. Edwards erfüllt werden können.
Lieferantenbeziehungen verwalten
Die Kreditorenbuchhaltungsabteilung muss die Beziehungen der Organisation zu ihren
Lieferanten pflegen, damit Güter und Dienstleistungen rechtzeitig erhalten und gemäß
festgelegten Zahlungsbedingungen bezahlt werden. Unter Umständen werden für alle
Lieferanten die gleichen Zahlungsbedingungen verwendet, oder es wurden gemäß der
Bedürfnisse der Lieferanten und der Organisationen mit einem oder allen Lieferanten
bestimmte Zahlungsbedingungen ausgehandelt. Die Kreditorenbuchhaltungsabteilung ist
verantwortlich dafür, dass diese Beziehungen aufgebaut und gepflegt werden, um
sicherzustellen, dass die Bedingungen von beiden Seiten eingehalten werden.
Rechnungen verarbeiten
Die Kreditorenbuchhaltungsabteilung erhält Rechnungen und verbucht die Verbindlichkeiten
und die entsprechenden Aufwände oder Aktiva. Je nach Größe eines Unternehmens, gehen
bei der Kreditorenbuchhaltungsabteilung täglich Hunderte von Rechnungen ein. Dies
erfordert die schnelle und genaue Erstellung von Lieferantenrechnungen.
Oft müssen die Lieferantenrechnungen den Rechnungen und Einkaufsaufträgen von anderen
Abteilungen, wie zum Beispiel der Abteilung 'Einkauf', zugeordnet werden. Somit ist ein
Kreditorenbuchhaltungssystem erforderlich, das leicht mit der Software von anderen
Abteilungen integriert werden kann.
Zahlungen verarbeiten
Es ist die Aufgabe einer Kreditorenbuchhaltungsabteilung, sicherzustellen, dass Zahlungen
rechtzeitig, genau und effizient geleistet werden. Bevor Lieferanten bezahlt werden, muss die
Kreditorenbuchhaltung unterschiedliche Faktoren berücksichtigen. Beispiele:
Fälligkeitsdatum der Rechnung, mögliche Skontoabzüge, Cash Management (verfügbares
Geld im Vergleich zu geschuldetem Geld).
Lieferanten werden mit unterschiedlichen Zahlungsmethoden, wie zum Beispiel dem
beleglosen Zahlungsverkehr, Wechsel oder Schecks bezahlt. Unter Umständen wünschen
Lieferanten, dass Zahlungen bestimmte Informationen, wie z.B. die Rechnungs- oder
Einkaufsauftragsnummer, enthalten. Ein international tätiges Unternehmen muss
Rechnungen unter Umständen in mehr als einer Währung bezahlen.
Oft erfordern Lieferanten, dass Güter oder Dienstleistungen vor dem Erhalt bezahlt werden.
Vorauszahlungen müssen mit den später ausgestellten Rechnungen abgestimmt werden.
Aus diesen Gründen muss eine Kreditorenbuchhaltungsabteilung über ein System verfügen,
mit dem Vorauszahlungen den zukünftigen Rechnungen zugeordnet werden können und das
über eine Vielzahl an Zahlungsoptionen verfügt.
1
Das System 'Kreditorenbuchhaltung' von J.D. Edwards
Das System 'Kreditorenbuchhaltung' von J.D. Edwards bietet die Funktionalität, mit der die
vorangehend beschriebenen Anforderungen erfüllt werden können und verfügt außerdem
über eine Vielfalt an zusätzlichen Optionen. Es erfüllt die Anforderungen für rechtzeitige und
genaue Bezahlung unter Verwendung eines standardisierten Ablaufs. Das System kann aber
auch mit verschiedenen Optionen auf bestimmte Anforderungen eines Unternehmens
angepasst werden.
Muss während der Verarbeitung von Lieferantenrechnung ein Zwischenkonto eingerichtet
werden, kann dies mit dem System 'Kreditorenbuchhaltung' von J.D. Edwards ausgeführt
werden, ohne dass die Verarbeitung unterbrochen werden muss. Das System kann während
der Verarbeitung von Zahlungen angepasst werden, um von möglichen Skontoabzügen zu
profitieren oder auf besondere Zahlungswünsche von Lieferanten einzugehen. Mit dem
System 'Kreditorenbuchhaltung' kann mit beleglosem Zahlungsverkehr (EFT), Magnetband,
Wechsel oder Scheck bezahlt werden. Es können auch mehrere Bankkonten eingerichtet
werden, um von Bankleistungen profitieren zu können, die unter Umständen angeboten
werden, wenn ein Unternehmen und der Lieferant die gleiche Bank verwenden. Eine
Vorauszahlung von Dienstleistungen und Gütern ist möglich, ohne dabei die Integrität des
Systems zu gefährden.
Es ist ein flexibles Cash Management verfügbar, da der Workflow vom Benutzer und nicht
vom System verwaltet wird. In jeder Phase des Workflows kann der nächste Schritt festgelegt
werden und das System berechnet Steuern, Skontoabzüge und Währungsumrechnungen
gemäß den festgelegten Spezifikationen. Mit dem System 'Kreditorenbuchhaltung' von
J.D. Edwards können vor der Bezahlung des Lieferanten viele verschiedene Faktoren, wie
zum Beispiel Fälligkeitsdatum der Rechnung, mögliche Skontoabzüge, Cash Management
(verfügbares Geld im Vergleich zu geschuldetem Geld), berücksichtigt werden.
Eine gute Geschäftsbeziehung mit den Lieferanten ist ein wichtiger Schritt, um eine solide
Supply Chain aufzubauen. Das System 'Kreditorenbuchhaltung' von J.D. Edwards bietet eine
Vielzahl an Funktionen, die den Benutzer beim Aufbau dieser Geschäftsbeziehungen
unterstützen. Beispiele: Zahlungsbedingungen und Präferenzen, Kontosaldeninformationen
nach Lieferanten, die Möglichkeit, Gesamteinkäufe nach Lieferanten zu prüfen, um
möglicherweise bessere Bedingungen auszuhandeln. Das System bietet ebenfalls die
Möglichkeit, dass Lieferanten die eigenen Rechnungen und die damit verbundenen
Zahlungen via Lieferanten-Self-Service-Modus einsehen und prüfen können.
Das System 'Kreditorenbuchhaltung' von J.D. Edwards bietet internationalen Unternehmen
mit Niederlassungen in aller Welt die notwendige Flexibilität, um in Ländern mit
unterschiedlichen Währungen, Sprachen und Gesetzen operieren zu können.
Funktionen der Kreditorenbuchhaltung
Das System 'Kreditorenbuchhaltung' stellt viele anwenderspezifische Funktionen zur
Verfügung. Mit diesen Funktionen wird es dem Benutzer ermöglicht, das System auf die
spezifische Geschäftsumgebung anzupassen, um die Kreditorenbuchhaltung effizient zu
verwalten.
Siehe auch
Controlling - Überblick im Handbuch Controlling für Informationen über Kostenobjekte
und Kostenverwaltung.
2
Lieferanten verwalten
Durch effiziente Verwaltung der Lieferanteninformationen kann das Verhältnis zu den
Lieferanten sowie die Kaufkraft des eigenen Unternehmens aufgrund günstigerer
Bedingungen und Voraussetzungen verbessert werden. Über die Verwaltung von
Lieferanteninformationen kann Folgendes festgelegt werden:
•
Die vom Lieferanten bevorzugte Zahlungsart (z.B. Scheck, Wechsel oder belegloser
Zahlungsverkehr
•
Ob Zahlungen direkt an den Lieferanten zu senden sind, an eine übergeordnete
Organisation oder an eine andere Adresse
•
Welche Zahlungsbedingungen und Steuercodes vom Lieferanten verwendet werden
•
Einkaufsanweisungen
Mit Hilfe der Online-Abfragefunktion können Informationen wie z.B. Saldoüberträge oder
offene Posten vs. Zahlungen für jeden einzelnen Lieferanten überprüft werden.
Geschäftsabläufe verwalten
Für das flexible Management der Geschäftsabläufe bietet das System bestimmte Funktionen,
mit denen bei einer Implementierung die Zielsetzung eines Unternehmens erfüllt werden
kann. Sollten sich diese Vorgaben ändern, können Anpassungen leicht vorgenommen
werden. Diese Funktionen umfassen:
•
Mehrere Eingabemethoden für Lieferantenrechnungen
•
•
Flexible Steuerstrukturen
•
Zahlungen verarbeiten
•
Reporting
Mehrere Eingabemethoden für Lieferantenrechnungen
Wenn ein Lieferant eine Rechnung schickt, wird diese als Lieferantenrechnung in das System
'Kreditorenbuchhaltung' eingegeben. Lieferantenrechnungen können mit der für das
Unternehmen effizientesten Methode eingegeben werden. Es kann eine der folgenden
Methoden ausgewählt werden:
•
Standardeingabe
•
Schnelleingabe - Mehrere Lieferantenrechnungen
•
Lieferantenrechnungen protokollieren
•
Wiederkehrende Rechnungen
•
Vorauszahlung
•
Mehrere Unternehmen, ein Lieferant
•
Mehrere Lieferantenrechnungen, ein Lieferant
•
Mehrere Lieferantenrechnungen, mehrere Lieferanten
3
Der Eingabevorgang kann noch effizienter gestaltet werden, indem für
Lieferantenrechnungen, die die gleiche Kontenumlage aufweisen, Musterjournalbuchungen
verwendet werden.
4
Die Funktion 'Benachrichtigung bei doppelten Rechnungen' informiert den Benutzer darüber,
dass Rechnungen dieselbe Rechnungsnummer aufweisen. Verwechslungen werden
vermieden, und doppelte Zahlungen können kontrolliert oder vermieden werden.
5
Zahlungsverarbeitung
Unabhängig davon, ob Lieferantenrechnungen automatisch oder manuell bezahlt werden,
das Ergebnis ist geprüft, effizient und genau. Lieferantenrechnungen können sortiert werden,
und das System kann dann die Zahlungen bearbeiten. Lieferantenrechnungen können
außerdem basierend auf den Geldanforderungen für manuelle Zahlungen, Raten- oder
Teilzahlungen ausgewählt werden. Informationen, wie z.B. offene Posten und Zahlungen,
können für jeden einzelnen Lieferanten überprüft werden.
Anstatt wie bei der üblichen Methode Zahlungen zu erstellen, können auch Wechsel erstellt
werden. Wechsel, die Zahlungsversprechen für das Begleichen von Schulden darstellen,
werden international eingesetzt. Wegen der zugrundeliegenden gesetzlichen
Haftungsbedingungen unterscheiden sich die Verfahren für die Wechselverarbeitung von den
Verfahren zur Verarbeitung von regulären Zahlungen.
Reporting
Gutes Kreditorenmanagement erfordert prompte und genaue Informationen bezüglich des
Cashflows, der Fälligkeitsdaten, Skontoabzugsmöglichkeiten usw.
Mit Hilfe des zeitsparenden, papierlosen Designs des Systems 'Kreditorenbuchhaltung'
können aktuelle Lieferanteninformationen, Zahlungshistorien, Lieferantenrechnungen sowie
andere Informationen unverzüglich online überprüft, analysiert und verwaltet werden. Die
gleichen Informationen können auch in einem Bericht ausgedruckt werden.
Systemintegration
Das System 'Kreditorenbuchhaltung' ergänzt sich mit anderen Systemen von J.D. Edwards.
Dadurch wird sichergestellt, dass alle Kreditorentransaktionen und -informationen vollständig
in der Kreditorenbuchhaltung integriert sind.
Die folgenden Systeme sind mit dem System 'Kreditorenbuchhaltung' wie nachfolgend
beschrieben integriert:
Finanzbuchhaltung
Bei der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen und Zahlungen werden in
verschiedenen Konten des Hauptbuchs Soll- und Habenbuchungen erstellt.
Wird eine Lieferantenrechnung eingegeben, wird im Hauptbuch in einem
Aufwandskonto eine Sollbuchung und im Kreditorenkonto eine Habenbuchung
erstellt. Bei Begleichung der Lieferantenrechnung wird im Kreditorenkonto
eine Sollbuchung und im Bankkonto eine Habenbuchung erstellt.
Beschaffung
Wenn einem Einkaufsauftrag die Rechnung des Lieferanten zugeordnet wird,
werden Lieferantenrechnungen erstellt.
Bestandsverwaltung
Beim Einkauf von lagerhaltigen Artikeln erhöht sich der Bestand.
6
Vertragsverwaltung
Bei Verwendung des Fortschrittszahlungszyklus werden
Lieferantenrechnungen erstellt.
Anlageninstandhaltung
Bei Eingabe von Ausrüstungskosten wird automatisch die Nummer des
Ausrüstungsgegenstandes aus dem Einkaufsauftrag oder der
Lieferantenrechnung übernommen. Dieser Vorgang kann auch manuell
durchgeführt werden.
Projektänderungsverwaltung
Wird eine Zahlung für einen Vertrag für ein Projekt vorgenommen, werden
Lieferantenrechnungen erstellt.
Anlagenbuchhaltung
Beim Kauf von Anlagen oder Teilen zum Ausbau von bestehenden Anlagen,
werden Lieferantenrechnungen erstellt.
Multinationale Funktionalität
Die multinationale Funktionalität ermöglicht es, ein globales Lieferantennetzwerk aufzubauen,
um Preise, Zahlungsbedingungen und Verfügbarkeit von Gütern zu optimieren. Die
multinationale Funktionalität im System 'Kreditorenbuchhaltung' umfasst:
Währungsverarbeitung
Mit dieser Funktion können Lieferantenrechnungen in einer Landes-, Fremdoder Alternativwährung bezahlt werden. Vom australischen Dollar über den
japanischen Yen bis hin zum Euro können sämtliche Weltwährungen
verwendet werden. Für Informationen über die Fremdwährungsverarbeitung
siehe Handbuch Fremdwährung.
Sprachen
Mit dieser Funktion kann die Kommunikation mit Lieferanten in der
bevorzugten Sprache erfolgen, womit die Beziehungen gefördert und
potenzielle Missverständnisse hinsichtlich Lieferantenrechnungen sowie
sonstiger Korrespondenz reduziert werden.
Kontennummerierungskonzepte
Im Handbuch 'Finanzbuchhaltung' wird für Konten die Standardschreibweise
'Organisationseinheit.Sachkonto.Hilfskonto' verwendet.
7
Die Kontonummer umfasst das 'Wo' und das 'Was'. Zur Trennung der
Kontonummernkomponenten können Punkte, Kommas oder andere anwenderspezifische
Symbole eingesetzt werden. Als Standardtrennzeichen wird der Punkt (.) verwendet.
Organisationseinheit - 'Wo'
Die Organisationseinheit beschreibt, welchen Teil des Unternehmens die Transaktion betrifft.
Sie repräsentiert die unterste Organisationsebene innerhalb des Unternehmens, auf der
Aufwand und Ertrag, Aktiva, Passiva und Eigenkapital aufgezeichnet werden. Eine
Organisationseinheit kann z.B. eine Abteilung, eine Niederlassung oder einen Lkw darstellen.
Organisationseinheiten setzen sich aus eindeutigen zwölfstelligen, alphanumerischen
Feldern zusammen. Sie besitzen die folgenden Merkmale:
•
Eine Organisationseinheit kann nur einem Unternehmen zugeordnet sein.
•
Ein Unternehmen kann sich aus mehreren Organisationseinheiten zusammensetzen.
•
Jedes Unternehmen besitzt mindestens eine Organisationseinheit für die Bilanz.
Sachkonto. Hilfskonto - 'Was'
Die Verknüpfung 'Sachkonto.Hilfskonto' gibt die Art der erstellten Transaktion an. Ein
Sachkonto beschreibt die Transaktion, z.B. 1110 (Bankguthaben). Ein Hilfskonto stellt eine
erweiterte Beschreibung des Sachkontos dar, z.B. 1110.BEAR (Bankguthaben.Bear Creek
National Bank).
Das 'Was' setzt sich aus zwei Teilen zusammen:
•
Sachkonto (vier- oder sechsstellig, je nach Setup des Unternehmens)
•
Hilfskonto (ein- bis achtstellig)
8
Informationsfluss im System 'Kreditorenbuchhaltung'
Schickt ein Lieferant eine zu zahlende Rechnung, wird bei Verwendung des Vorgangs
'Beschaffung bis Bezahlung' ein Einkaufsauftrag eingegeben. Unabhängig von der
Verwendung des Vorgangs 'Beschaffung bis Bezahlung' wird anschließend für die Rechnung
ein Buchungsbeleg (Lieferantenrechnung) eingegeben. Zum Schluss wird die
Lieferantenrechnung zur Zahlung ausgewählt.
Das folgende Schaubild illustriert dieses Verfahren:
9
Im folgenden Schaubild werden die im vorangehend beschriebenen Prozess verwendeten
Tabellen dargestellt:
10
Kreditorenbuchhaltung - Tabellen
Im System 'Kreditorenbuchhaltung' werden die folgenden Haupttabellen verwendet:
Adressbuchstamm (F0101)
Die folgenden Lieferanteninformationen werden
gespeichert:
Lieferantenstamm (F0401)
•
Lieferantennamen
•
Gültigkeitsbereich der
Lieferantenadressen
•
Kategoriencodeinformationen
•
Besonderer Zahlungsempfänger
Speichert folgende Informationen:
Kreditorenbuch (F0411)
•
Berechnete Beträge, Jahr bis dato und
Periode bis dato
•
Zahlungsbedingungen
•
HB-Gegenbuchungen
•
Zahlungsmittel
•
Steuerinformationen
Speichert die folgenden Informationen für
Lieferantenrechnungstransaktionen:
Zugehöriges KDT-Dokument Zusammenfassung (F0413)
•
Rechnungsdatum
•
Rechnungsbetrag
•
Fälligkeitsdatum
•
HB-Datum
Speichert die folgenden Informationen für
Zahlungszusammenfassungen:
11
•
Zahlungsnummer
•
Zahlungsbetrag
•
Datum des Zahlungseingangs
•
Zahlungsmittel
•
HB-Bankkonto
Zugehöriges KDT-Dokument - Detail (F0414)
Speichert die folgenden Informationen bezüglich
Zahlungen und Transaktionen:
•
Beanspruchter Skonto
•
HB-Gegenbuchungen
•
Zahlungsbetrag
•
Unternehmensnummer
Für jeden Rechnungsposten wird ein Datensatz
gespeichert.
Die Tabelle 'Zugehöriges KDT-Dokument Zusammenfassung' (F0413) und die Tabelle
'Zugehöriges KDT-Dokument - Detail' (F0414)
werden durch eine interne ID verknüpft, die
automatisch zugeordnet wird. Diese Tabellen
bilden zusammen mit der Tabelle 'KDT-Buch'
(F0411) das KDT-Buch.
Kontensalden (F0902)
Speichert die folgenden zusammenfassenden
Informationen bezüglich Salden für das
Hauptbuch:
Kontenbuch (F0911)
•
Nettobuchungen der einzelnen Perioden
•
Salden (Jahr bis dato)
•
Vorjahressalden
•
Salden (Anfang bis dato)
Speichert die folgenden detaillierten
Informationen bezüglich HB-Transaktionen:
•
HB-Kontonummern
•
HB-Datum und -Beträge
•
Beschreibung der
Journalbuchungspositionen
Diese Tabelle enthält für jede HB-Umlage einer
Lieferantenrechnung einen Datensatz.
Kreditorenbuchhaltung - Menüs
Nachstehend sind die verfügbaren Menüs für das System 'Kreditorenbuchhaltung' aufgeführt:
Menüname
Menünummer
Tägliche Verarbeitungen
G0410
G04
•
Lieferanten und Lieferantenrechnungen
eingeben
G0411
•
G0412
•
G0413
12
•
Weitere Eingabemethoden für
Lieferantenrechnungen
G04111
•
Kreditorenbuchhaltung - Berichte
G0414
Regelmäßige Verarbeitungen
G0420
•
Verarbeitungen zum Periodenabschluss
G0421
•
Jährliche Verarbeitungen
G0422
KDT/Gesamtmenüs und technische Menüs
G0431
•
Lieferantenrechnungs-Batch verarbeiten
G04311
•
EDI-Finanzverarbeitung
G4726
•
Store-and-Forward Lieferantenrechnungen
G04318
Kreditorenbuchhaltung einrichten
G0441
•
Zahlungsbedingungen ändern
G00141
•
Automatische Zahlungen einrichten
G04411
•
Steuerverarbeitung und Reporting
G0021
13
Kreditorenbuchhaltung - System-Setup
Bevor das System 'Kreditorenbuchhaltung' verwendet werden kann, müssen bestimmte
Informationen festgelegt werden, die das System bei der Verarbeitung benötigt. Diese
Informationen dienen dazu, das System den jeweiligen Unternehmensanforderungen
anzupassen.
Nachfolgend werden die Informationen beschrieben, die für das System
'Kreditorenbuchhaltung' eingerichtet werden müssen:
Konstanten
Es müssen Systemgrundeinstellungen festgelegt werden, wie zum Beispiel:
•
Ob automatisch geprüft wird, dass der Betrag und die Anzahl der Dokumente
in einem Lieferantenrechnungs-Batch den separat eingegebenen Summen
entsprechen
•
Ob die Dokument-Batches vor der Buchung vom Management freigegeben
werden müssen
•
Wie das System automatische Gegenbuchungen erstellen soll
•
Ob automatisch geprüft wird, dass bei den Rechnungsnummern der
Lieferanten keine Duplikate vorliegen
•
Länge der Zeitspannen (in Tagen), die für die Fälligkeitsberichte verwendet
werden
Zahlungsbedingungen
Es müssen Zahlungsbedingungscodes, wie zum Beispiel 'Fällig bei Erhalt', für eine
erleichterte Lieferantenrechnungseingabe, festgelegt werden.
Anwenderspezifische
Codes
Es müssen anwenderspezifische Codes, wie z.B. Dokumentarten und
Zahlungsstatus, die auf Unternehmensanforderungen angepasst werden können,
festgelegt werden.
Automatische
Nummernvergabe
Automatisches Nummerierungssystem für Dokumente festlegen
Kreditorenbuchhaltungskonstanten einrichten
Konstanten stellen einen grundlegenden unternehmensspezifischen Rahmen für das System
'Kreditorenbuchhaltung' zur Verfügung. Normalerweise werden alle Konstanten von einer
Person eingerichtet. J.D. Edwards empfiehlt, die Konstanten nach dem Einrichten nicht mehr
zu ändern, da dies zu unvorhersehbaren Ergebnissen führen kann.
Anmerkung
Die Konstanteneinstellungen werden während der Software-Initialisierung geladen. Damit die
Einstellungen aktiviert werden, muss das System neu gestartet werden, nachdem
Konstanten festgelegt wurden.
Diese Informationen werden in der Tabelle 'Allgemeine Konstanten' (F0009) gespeichert.
14
Die Konstanten für das System 'Kreditorenbuchhaltung' sind unten beschrieben:
Batch-Steuerung erforderlich
Mit den Konstanten 'Batch-Steuerung' kann festgelegt werden, ob die Gesamtanzahl und der
Gesamtbetrag der Lieferantenrechnungen in einem Batch verfolgt werden. Durch die
Aktivierung dieser Konstante lässt sich unmittelbar nach der Eingabe eines Batches der
erwartete Gesamtbetrag mit dem eingegebenen Gesamtbetrag vergleichen.
Eingabegenehmigung durch das Management
Mit der Konstante 'Eingabegenehmigung durch das Management' kann festgelegt werden, ob
vor der Buchung eines Batches die Genehmigung durch das Management erforderlich ist.
Automatische Gegenbuchungsmethode
Mit der Konstante 'Automatische Gegenbuchungsmethode' kann festgelegt werden, wie
Gegenbuchungen in die Kreditoren- und Skontokonten vorgenommen werden, wenn
Lieferantenrechnungen ins Hauptbuch gebucht werden.
Die folgenden drei Gegenbuchungsmethoden sind verfügbar:
•
B - Batch-Gegenbuchung
•
S - Eine Gegenbuchung pro Rechnungsposten
•
Y - Eine Gegenbuchung pro Dokument
Die in den Finanzbuchhaltungskonstanten ausgewählte Methode für die konzerninterne
Abrechnung muss berücksichtigt werden, wenn die automatische Gegenbuchungsmethode
ausgewählt wird.
Für die konzerninterne Abrechnungsmethode 1 (Zentralmethode) kann jede der oben
aufgeführten Methoden verwendet werden.
Für die konzerninterne Abrechnungsmethode 2 (Detailmethode) kann jede der oben
aufgeführten Methoden verwendet werden.
15
Für die konzerninterne Abrechnungsmethode 3 (konfigurierte Zentralmethode) kann
Gegenbuchungsmethode S oder Y, nicht aber Methode B verwendet werden.
Rechnungsnummer bearbeiten
Die Konstante 'Rechnungsnummer bearbeiten' kann so eingerichtet werden, dass eine
Warnung angezeigt wird, wenn die Nummer einer bereits bestehenden Rechnung erneut
verwendet wird. Doppelte Rechnungsnummern können beispielsweise dann auftreten, wenn
eine Lieferantenrechnung versehentlich zweimal eingegeben wird. Es kann einer der
folgenden Codes eingegeben werden:
•
H - Fehler bei doppelten Rechnungsnummern
Wird H ausgewählt, muss der Benutzer für jede Lieferantenrechnung eine eindeutige
Rechnungsnummer eingeben.
•
N - Keine Bearbeitung bei doppelten Rechnungsnummern
•
Y - Warnung bei doppelten Rechnungsnummern
Fälligkeitstage für die Kreditorenbuchhaltung
Die Spalten in den Fälligkeitsberichten werden anhand der Tage in den jeweils eingerichteten
Zeitintervallen berechnet.
Voraussetzungen
Es muss sichergestellt werden, dass nur befugte Personen die
Kreditorenbuchhaltungskonstanten aufrufen und ändern können.
►
So werden Kreditorenbuchhaltungskonstanten eingerichtet
Im Menü 'Kreditorenbuchhaltung einrichten' (G0441) die Option
'Kreditorenbuchhaltungskonstanten' auswählen.
1. Auf dem Formular 'System-Setup' die Option 'Kreditorenkonstanten' anklicken.
2. Auf dem Formular 'Kreditorenbuchhaltungskonstanten' die folgende Option
aktivieren, falls die Batch-Steuerung verwendet werden soll:
•
Batch-Steuerung erforderlich
3. Ist die Freigabe der Eingabe durch den Manager erforderlich, die folgende Option
aktivieren:
•
Genehm. v. Eingabe d. Manager
4. Die folgenden Felder ausfüllen, um die automatische Gegenbuchungsmethode zu
aktivieren:
•
Gegenbuchungsmethode
5. Die folgenden Felder ausfüllen, um die Bearbeitung von doppelten
Rechnungsnummern zu aktivieren:
•
Doppelte Rg.-Nr. bearbeiten
6. Um das Zeitintervall für die Fälligkeitsberichte der Kreditorenbuchhaltung
einzurichten, müssen die folgenden Felder im Bereich 'Fälligkeitstage' des Formulars
ausgefüllt werden und anschließend muss 'OK' angeklickt werden:
16
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Batch-Steuerung
erforderlich
Glossar
Mit dieser Option wird festgelegt, ob ein zusätzliches Formular
angezeigt werden soll, mit dem die für jedes Batch eingegebenen
Transaktionssummen geprüft werden. Gültige Werte:
Ein
Bei der Eingabe eines Batch wird ein zusätzliches Formular angezeigt.
Es wird die Gesamtzahl der Dokumente und der erwatete Gesamtbetrag
eingegeben. Nach Abschluss der Eingabe der Batches wird das
Programm geschlossen und ggf. wird der Unterschied zwischen dem
erwarteten Gesamtbetrag und dem tatsächlich eingegebenen
Gesamtbetrag angezeigt.
Genehm. v. Eingabe d.
Manager
Aus
Es wird kein zusätzliches Formular angezeigt.
Mit dieser Option wird angezeigt, ob im System 'Kreditorenbuchhaltung'
vor der Buchung die Genehmigung durch den Manager erforderlich ist.
Gültige Werte:
Ein
Der Manager muss Batches genehmigen. Das Batch erhält automatisch
den Status 'Offen' und wird erst gebucht, wenn der Manager es
genehmigt hat.
Aus
Batches müssen vom Manager nicht genehmigt werden. Das Batch
erhält automatisch den Status 'Genehmigt' und kann ohne
Genehmigung durch den Manager gebucht werden.
Gegenbuchungsmethode
Mit diesem Code wird festgelegt, wie die Gegenbuchung (Dokumentart
AE) in der Tabelle 'Kontenbuch' (F0911) generiert wird, wenn
Lieferantenrechnungen, Zahlungen und Wechsel in das Hauptbuch
gebucht werden. Gültige Werte:
B - Für jeden Transaktionen-Batch eine Gegenbuchung nach Konto
erstellen.
Y - Eine Gegenbuchung für jede Transaktion nach Konto erstellen.
S - Eine Gegenbuchung für jeden Rechnungsposten nach Konto
erstellen.
Gegenbuchungen werden nur für die Ist-Betrag- (AA) und
Fremdwährungsbucharten (CA) erstellt.
17
Doppelte Rg.-Nr. bearbeiten
Mit diesem Code wird festgelegt, ob mit dem System
'Kreditorenbuchhaltung automatisch geprüft wird, ob es sich bei der
Rechnungsnummer um einen doppelten Eintrag handelt. Gültige Werte:
H - Die Rechnungsnummer wird validiert. Wird für eine
Rechnungsnummer ein doppelter Eintrag gefunden, wird eine
Fehlermeldung angezeigt und der Benutzer wird aufgefordert, eine
eindeutige Rechnungsnummer einzugeben.
Y - Die Rechnungsnummer wird validiert. Wird für eine
Rechnungsnummer ein doppelter Eintrag gefunden, wird eine Warnung
angezeigt. Der Benutzer wird jedoch nicht aufgefordert, eine eindeutige
Rechnungsnummer einzugeben. Doppelte Rechnungsnummern sind
zulässig.
N - Die Rechnungsnummer wird nicht automatisch validiert. Die Eingabe
einer beliebigen Rechnungsnummer ist möglich, ohne dass eine
entsprechende Mitteilung angezeigt wird.
Um doppelte Rechnungsnummern abzurufen, den Bericht 'Verdacht auf
doppelte Zahlungen' ausführen.
1 bis
Mit dieser Nummer wird das Ende des ersten Intervalls, das für
Fälligkeitsdaten auf Kreditorenberichten verwendet wird, festgelegt.
bis
Mit dieser Nummer wird das Ende des zweiten Intervalls, das für
bis
Mit dieser Nummer wird das Ende des dritten Intervalls, das für
bis
Mit dieser Nummer wird das Ende des vierten Intervalls, das für
bis
Mit dieser Nummer wird das Ende des fünften Intervalls, das für
Anwenderspezifische Codes für die Kreditorenbuchhaltung
Das System 'Kreditorenbuchhaltung' enthält viele bereits geladene anwenderspezifische
Codes (UDCs).
•
Dokumentartencodes
•
Zahlungsstatuscodes
•
Zahlungsmittelcodes
•
Sonderbearbeitungscodes
•
Wechselverarbeitungscodes
•
1099-Verarbeitungscodes (US-spezifisch)
•
Bankartencodes
Jeder dieser anwenderspezifischen Codes dient unterschiedlichen Zwecken. Unter
Umständen werden diese UDC-Listen mit Werten in der Software mitgeliefert. Es können
aber auch Werte hinzugefügt oder gelöscht werden, nachdem das System installiert wurde.
18
Siehe auch
Anwenderspezifische Codes im Handbuch Grundlagen für weitere Informationen zum
Hinzufügen, Ändern und Löschen von anwenderspezifischen Codes
Dokumentartencodes
Der Dokumentartencode ist eines der Schlüsselfelder (zusammen mit Dokumentnummer,
Unternehmensnummer und HB-Datum), mit denen Datensätze aus verschiedenen
Systemen, die Teil der gleichen Transaktion sind, verknüpft werden.
Im System 'Kreditorenbuchhaltung' werden zwei Gruppen von Dokumentartencodes
verwaltet:
•
Dokumentartencodes für Lieferantenrechnungen
•
Dokumentartencodes für zugehörige Dokumente
Dokumentartencodes für zugehörige Dokumente müssen mit einem Dokumentartencode für
Lieferantenrechnungen verbunden sein.
Siehe auch
Automatische Nummernvergabe einrichten im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für
Informationen zur Einrichtung der automatischen Nummernvergabe nach
Dokumentart.
Dokumentartencodes für Lieferantenrechnungen (00/DV)
Transaktionen mit Dokumentartencodes für Lieferantenrechnungen können eigenständig
bestehen. Sie müssen nicht mit einem Dokument mit unterschiedlichem Dokumentartencode
verbunden sein, um vollständig zu sein. Alle Dokumentartencodes für Lieferantenrechnungen
sind weich codiert.
Die folgenden Codes sind in der Software enthalten. Bestehende Codes können geändert
und neue Codes hinzugefügt werden.
PV (Lieferantenrechnung)
Es wird eine Lieferantenrechnung mit diesem
Code erstellt, wenn eine Lieferantenrechnung
eingegeben wird.
PR (Wiederkehrende Lieferantenrechnung)
Es wird automatisch eine Lieferantenrechnung
mit diesem Code erstellt, wenn für die
Lieferantenrechnung eine bestimmte Anzahl an
Zahlungen zu festgelegten Intervallen
erforderlich ist.
PM (Manuelle Lieferantenrechnung)
mit diesem Code erstellt, wenn die
Lieferantenrechnung und die Zahlung
gleichzeitig erstellt werden.
PD (Lastschriftanzeige)
mit diesem Code erstellt, wenn für den
Lieferanten eine Gutschrift eingegeben wird.
19
PL (Protokollierte Lieferantenrechnung)
mit diesem Code erstellt, wenn eine
protokollierte Lieferantenrechnung eingegeben
wird.
Dokumentartencodes für zugehörige Dokumente (00/DT)
Dokumentartencodes für zugehörige Dokumente stellen Dokumente dar, die nicht
eigenständig bestehen können. Jedes Dokument muss einem entsprechenden
Lieferantenrechnungsdokument angehängt oder zugeordnet werden. Alle zugehörigen
Dokumentartencodes sind fest codiert.
Folgende Codes stehen für die zugehörigen Dokumente, die bei der Eingabe von
Lieferantenrechnungen verwendet werden, zur Verfügung:
PE (Lieferantenrechnungsbetrag
ändern)
Es wird automatisch ein Datensatz mit diesem Code erstellt, wenn der
Betrag der gebuchten Lieferantenrechnung geändert oder die
Lieferantenrechnung storniert wird.
PK (Automatische
Zahlung)
Es wird automatisch ein Zahlungsdatensatz mit diesem Code erstellt, wenn
für die Bezahlung einer Lieferantenrechnung die automatische
Zahlungsverarbeitung verwendet wird.
PN (Manuelle Zahlung) Es wird automatisch ein Zahlungsdatensatz mit diesem Code erstellt, wenn
für die Bezahlung einer Lieferantenrechnung die manuelle
Zahlungsverarbeitung verwendet wird.
PO (Zahlung
stornieren)
Es wird ein Datensatz mit diesem Code erstellt, wenn eine Zahlung storniert
und die ursprüngliche Lieferantenrechnung geöffnet wird, um sie zu einem
anderen Zeitpunkt zu bezahlen.
PT (Belegloser
Zahlungsverkehr)
Es wird automatisch ein Datensatz mit diesem Code erstellt, wenn für die
Bezahlung einer Lieferantenrechnung der beleglose Zahlungsverkehr
verwendet wird.
Zahlungsstatuscodes (00/PS)
Die Zahlungsstatuscodes geben an, ob eine Lieferantenrechnung zur Zahlung freigegeben
wurde, ob die Freigabe noch aussteht, ob eine Rechnung bereits bezahlt ist usw. Ein
Zahlungsstatuscode wird einer Lieferantenrechnung zugeordnet, wenn der automatisch
zugewiesene Status geändert werden muss. Einige Zahlungsstatuscodes sind fest codiert.
Folgende Zahlungsstatuscodes stehen zur Verfügung:
•
A - Zur Zahlung freigegeben
•
H - Gesperrt bis zur Freigabe (weich codiert) Für die einzelnen Sperrstatusarten für
Lieferantenrechnungen können weitere Codes eingerichtet werden.
•
P - Vollständig beglichen
•
R - Zurückbehaltener Betrag
20
•
% - Quellensteuer fällig
•
# - Zahlung in Bearbeitung Lieferantenrechnungen, die während der Verarbeitung
der Vorauszahlungen ausgewählt wurden, werden mit # gekennzeichnet. Somit
können Lieferantenrechnungen erst dann geändert werden, wenn die
Zahlungsverarbeitung abgeschlossen ist.
•
Z - Lieferantenrechnung wurde während der Verarbeitung manueller Zahlungen
ausgewählt Dieser Status wird für eine Lieferantenrechnung angezeigt, wenn auf
dem Formular 'Manuelle Zahlungen eingeben' die manuell zu bezahlende
Lieferantenrechnung ausgewählt aber noch nicht 'OK' angeklickt wurde.
Zahlungsmittelcodes (00/PY)
Mit den Zahlungsmittelcodes werden die verschiedenen Zahlungsmittel, wie z.B. Wechsel,
Scheck, belegloser Zahlungsverkehr, bezeichnet. Jeder Lieferantenrechnung wird ein
Zahlungsmittelcode zugeordnet. Für jedes zu verwendende Zahlungsmittel wird ein Code
eingerichtet. Leer ist die Standardvorgabe.
Codes für fest codierte Zahlungsmittel
Folgende Codes für fest codierte Zahlungsmittel sind verfügbar:
•
X - Elektronischer Datenaustausch (EDI) - Scheck
•
Y - EDI-Überweisung
•
Z - EDI
Codes für weich codierte Zahlungsmittel
Beispiele für Codes für weich codierte Zahlungsmittel:
•
C - Scheck (8,75 Zoll)
•
D - Wechsel
•
N - Schecks drucken - Brasilien
•
T - Belegloser Zahlungsverkehr (EFT)
•
W - Scheck (8,5 Zoll)
Sonderbearbeitungscodes (00/HC)
Sonderbearbeitungscodes werden für unterschiedliche Arten von
Sonderbearbeitungsanweisungen, wie zum Beispiel Überweisungsanlagen, zugeordnet.
Sonderbearbeitungscodes sind weich codiert. Für alle verwendeten
Sonderbearbeitungsanweisungen muss ein Code eingerichtet werden.
Beispiele für Sonderbearbeitungscodes:
•
Überweisungsanlage
•
Anwendungsformular der Anlage
•
Zahlung zurück an Steuerabteilung
21
Wechselverarbeitungscodes (00/DV)
Wechsel sind eine Form des Zahlungsversprechens. Sie werden in verschiedenen Ländern
verwendet. Die Wechselverarbeitung ist eine Variation der automatischen
Zahlungsverarbeitung und wird genauso eingerichtet.
Die folgenden anwenderspezifischen Codes werden zur Wechselverarbeitung benötigt:
Dokumentarten (00/DV)
Zahlungsstatus (00/PS)
Zahlungsmittel (00/PY)
•
•
P1 (Wechsel)
•
D (Wechsel akzeptiert)
•
# (Wechsel ausgewählt)
•
P (Wechsel beglichen)
•
Sonstige Zahlungsstatus - nach Bedarf
•
Ein Code für jedes verwendete Zahlungsmittel
Siehe auch
Wechselverbindlichkeiten (PD) im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für weitere
Informationen über das Einrichten von Wechselverbindlichkeiten
1099-Verarbeitungscodes (04/TR und 01/07) - US-spezifisch
Anwenderspezifische Codes werden im System 'Kreditorenbuchhaltung' verwendet, um
Lieferantenrechnungen für die IRS-Verarbeitung (Formular 1099) auszuwählen. Mit diesen
anwenderspezifischen Codes wird festgelegt, welchem IRS-1099-Formular und welchem
Feld auf diesem Formular eine Lieferantenrechnung zugeordnet wird.
Die folgenden UDC-Listen werden im System 'Kreditorenbuchhaltung' für die 1099Verarbeitung verwendet:
•
Art der Steuererklärung (04/TR)
•
1099-Reportingcode (01/07)
Die Software von J.D. Edwards wird mit den anwenderspezifischen Codes für die Arten der
Steuererklärung (04/TR) versandt. Bei den 1099-Reportingcodes (01/07) werden die Codes
vom Benutzer festgelegt.
Art der Steuererklärung (04/TR)
Die anwenderspezifischen Codes der Art der Steuererklärung geben die Art der 1099Steuererklärung und das Feld auf dieser Steuererklärung an.
Mit der UDC-Liste 'Art der Steuererklärung' werden die gültigen Werte für Folgendes
festgelegt:
•
Die Steuererklärungs-Verarbeitungsoption für das Programm '1099-KDTArbeitstabelle erstellen'
•
Das Datenelement 'Art der Steuererklärung' (TOR), das auf dem Formular '1099Arbeitstabellen-Datensätze der KDT anpassen' verwendet wird
Der Code 'Art der Steuererklärung' besteht aus zwei Zeichen. Das erste Zeichen gibt die Art
des 1099-Formulars an. Gültige Werte:
22
•
A
1099-MISC
•
1
1099-DIV
•
6
1099-INT
Das zweite Zeichen gibt das Feld auf dem 1099-Formular an. Es kann sich hierbei um eine
Zahl oder um einen Buchstaben handeln. Die mit diesem Zeichen angegebene Feldnummer
ist in der folgenden Tabelle in der Spalte 'Feldnummer' aufgeführt.' Beispiel:
•
Für Code A1 stellt A das Formular '1099-MISC und 1 das 'Feld 1' (Miete) dar.
•
Für Code AA stellt das erste A das Formular '1099-MISC und das zweite A das 'Feld
10' (Miete) dar.
•
Für Codes 1A, 1B, 1C und 1D stellt 1 das Formular 1099-DIV und die Buchstaben
die Felder 2a, 2b, 2c und 2d dar.
Die folgende Tabelle enthält die gültigen Werte der anwenderspezifischen Codes für 'Art der
Steuererklärung', die entsprechenden Feldnummern auf dem vorgedruckten Formular und
die Betragscodes auf dem magnetischen Datenträger.
Code Betragsart
Feldnummer
A
1099-MISC
MISC
A1
Mieten
1
1
A2
Patent- bzw. Lizenzgebühren
2
2
A3
Sonstige Erträge
3
3
A4
Bundeseinkommens-Quellensteuer
4
4
A5
Einnahmen von einem Fischerboot
5
5
A6
Zahlungen für die Krankenversicherung und die Gesundheitsvorsorge 6
6
A7
Arbeitsentgelt für nicht fest angestellte Arbeitnehmer
7
7
A8
Ersatzzahlungen anstatt von Dividenden oder Zinsen
8
8
A9
Direktverkauf-Anzeiger
9
Siehe
Anmerkung
AA
Einnahmen aus Ernteversicherung
10
A
AB
Zahlungen aus großzügiger Abfindung (Golden Parachute)
13
B
AC
Anwaltsgebühren
13
C
23
Betragscode
Anmerkung: In Feld 9 wird ein X gedruckt und auf dem magnetischen
Datenträger besteht kein Betrag (Betragcode 9 besteht nicht). UDCCodes AB und AC werden mit EPP oder A in Feld 13 gedruckt.
1
1099-DIV
DIV
11
Einfache Dividenden
1
1
1A
Kapitalgewinnverteilung
2a
2
1B
28% Satzgewinn
2b
3
1C
Wiedereinnahme rückgängig machen/Abschnitt 1250-Gewinn
2c
4
1D
Abschnitt 1202-Gewinn
2d
5
13
Nicht steuerpflichtige Umlagen
3
6
14
4
7
15
Investitionsspesen
5
8
16
Bezahlte ausländische Steuern
6
9
18
Bargeldliquidierung verteilen
8
A
19
Nicht-Bargeldliquidierung verteilen
9
B
6
1099-INT
INT
61
Zinsertrag nicht in Feld 3 enthalten
1
1
62
Strafe wegen frühzeitiger Abhebung
2
2
63
US-Sparschuldverschreibung, etc.
3
3
64
4
4
65
Investitionsspesen
5
5
66
Bezahlte ausländische Steuern
6
6
1099-Reportingcode (01/07)
Der anwenderspezifische Code '1099-Reportingcode' ist ein Kategoriencode, der verwendet
wird, um Lieferantenrechnungen für die 1099-Verarbeitung auszuwählen. Ein 1099Reportingcode sollte jedem Lieferantenstamm-Datensatz, für den 1099-Informationen an das
IRS eingereicht werden müssen, zugeordnet werden.
24
Die Werte in der UDC-Liste 04/TR können kopiert werden, oder es können andere Werte
eingerichtet werden. Es ist jedoch nützlich, wenn diese Werte direkt mit dem Formular und
den Feldnummern der zu erstellenden 1099-Steuererklärungen verbunden sind. So können
beispielsweise A1 (Formular 1099-MISC, Feld 1), A2 (Formular 1099-MISC, Feld 2), 11
(Formular 1099-DIV, Feld 1), 61 (Formular 1099-INT, Feld 1) etc. eingerichtet werden.
Siehe auch
Anwenderspezifische Codes anpassen im Handbuch Grundlagen für weitere
Informationen über anwenderspezifische Codes
Das englische Handbuch IRS Form 1099 Processing (IRD-Formular 1099Verarbeitung) für spezifische Anweisungen über die IRS-Formular 1099-Verarbeitung
IRS Publication 1220, Specifications for Filing Forms 1098, 1099, 5498 und W-2
Magnetically or Electronically für Information über die IRS-Anforderungen für das
Einreichen von Jahresendformularen auf magnetischen oder elektronischen
Datenträgern
Bankartencodes (00/BT)
Bankartencodes (00/BT) werden festgelegt, um für Lieferanten mehrere Bankkonten
einzurichten. Beim Festlegen von Codes für Bankarten kann mit Ausnahme der im System
fest codierten Arten, wie z.B. V, C, D, P, G, M und B, ein beliebiger Code verwendet werden.
Wird einem Lieferanten ein Bankartencode zugeordnet, wird für diesen Lieferanten in der
Tabelle 'Bankkontenstatus für Lieferanten mit mehreren Bankkonten' (F0401M) ein Datensatz
mit dem Vorvermerksstatus P (Standardvorgabe) erstellt, um anzugeben, dass der Lieferant
für die Zahlungen mehrere Bankkonten verwendet.
Siehe auch
Mehrere Bankkonten für Lieferanten einrichten im Handbuch Kreditorenbuchhaltung
für Informationen über das Zuordnen von mehreren Bankkonten für einen Lieferanten
Zahlungsbedingungen
In den Systemen 'Kreditorenbuchhaltung' und 'Debitorenbuchhaltung' werden
Zahlungsbedingungen verwendet, um ein Zahlungsfälligkeitsdatum und wahlweise
Skontoprozent und ein Skontofälligkeitsdatum festzulegen. Mit Zahlungsbedingungen können
Rechnungen und Lieferantenrechnungen schneller eingegeben werden, da die
Fälligkeitsdaten und Skonti automatisch berechnet werden. Für die Kunden- und
Lieferantendatensätze können Standardzahlungsbedingungen festgelegt werden. Bei der
Eingabe von Rechnungen oder Lieferantenrechnungen kann dann entweder die
Standardvorgabe angenommen werden oder die Standardvorgabe kann mit einer anderen
Zahlungsbedingung überschrieben werden.
Je nach Organisation können die Zahlungsbedingungen einfach oder äußerst komplex
ausfallen. Eine Zahlungsbedingung wird durch die Verwendung einer Kombination von
einem, zwei oder drei der folgenden Werte festgelegt:
•
Alphabetisch (A - ZZZ)
•
Numerisch (0 - 999)
•
Sonderzeichen (einschließlich Leerstellen)
25
Es kann beispielsweise A1%, eine Kombination aus allen drei Zeichenarten, verwendet
werden.
Zahlungsbedingungen sind nicht systemspezifisch. In den Systemen 'Kreditorenbuchhaltung'
und 'Debitorenbuchhaltung' werden die gleichen Zahlungsbedingungen verwendet.
Leerer Zahlungsbedingungscode
Für die am häufigsten verwendete Zahlungsbedingung kann ein leerer
Zahlungsbedingungscode verwendet werden. Diese Zahlungsbedingung sollte jedoch auch
mit einem Code eingerichtet werden, der für das Überschreiben verwendet wird. Dies ist
besonders wichtig, wenn für die Kunden- oder Lieferantendatensätze eine nicht leere
Standardvorgabe verwendet wird. Ist der Lieferantenstammdatensatz beispielsweise so
eingerichtet, dass 001 als Zahlungsbedingungscode verwendet wird und der
Zahlungsbedingungscode soll auf der Lieferantenrechnung mit einem leeren
Zahlungsbedingungscode überschrieben werden, so wird das Feld, sobald der Inhalt des
Feldes gelöscht wird, weiterhin mit der Standardvorgabe (001) aus dem Lieferantendatensatz
überschrieben.
Zahlungsbedingungsarten
Die folgenden beiden Zahlungsbedingungsarten stehen zur Verfügung:
26
Standardvorgabe
Standardzahlungsbedingungen werden verwendet, um:
•
Erweitert
Fälligkeitsdaten mit einer der drei folgenden Methoden festzulegen:
•
Spezifisches Datum eingeben
•
Die Anzahl der einem Rechnungsdatum
hinzuzufügenden Tage festlegen
•
Die Anzahl der einem Rechnungsdatum und dem
Datum des Monats hinzuzufügenden Monate
•
Skonti als Prozentsatz des Bruttobetrags für jede Rechnung oder
Lieferantenrechnung oder jeden Rechnungs- oder
Lieferantenrechnungsposten festzulegen
•
Skontofälligkeitsdaten festzulegen
•
Rechnungen und Lieferantenrechnungen in mehrere
Rechnungsposten aufzuteilen Es kann ein Fälligkeitsdatum für den
ersten Rechnungsposten und die Anzahl der den verbleibenden
Rechnungsposten hinzuzufügenden Tagen festgelegt werden.
Erweiterte Zahlungsbedingungen bieten alle Funktionen der
Standardzahlungsbedingungen sowie die folgenden Möglichkeiten:
•
Es können Kalender- und Arbeitstageregeln festgelegt werden, die in
Verbindung mit dem Fälligkeitsdatum verwendet werden. Liegt das
Fälligkeitsdatum beispielsweise auf einem Wochenende, kann es
automatisch auf den vorherigen Freitag oder den nachfolgenden
Montag geändert werden.
•
Es kann zusätzlich zum Rechnungsdatum ein Bezugsdatum, wie
beispielsweise das HB-Datum oder der Leistungszeitpunkt, festgelegt
werden.
•
Es können Netto- und Fälligkeitsdaten berechnet werden, die das
Hinzufügen von Tagen und Monaten, das Festlegen eines Fixdatums
oder eine Kombination aus beidem, ermöglichen.
•
Eine Transaktion kann in mehrere Rechnungsposten basierend auf
Prozentsatz unterteilt werden. Beispielsweise ist der Betrag des
ersten Rechnungspostens 20% des Gesamtbetrags und der Betrag
des zweiten und dritten Rechnungspostens jeweils 40% des
Gesamtbetrags.
•
Es können unterschiedliche Skontoprozentsätze für mehrere
Rechnungsposten festgelegt werden. Beispielsweise ist der
Skontoprozentsatz für den ersten Rechnungsposten 10% und der
Skontoprozentsatz für die verbleibenden Rechnungsposten jeweils
20%.
•
Es können unterschiedliche Skontoprozentsätze basierend auf dem
Fälligkeitsdatum festgelegt werden. Beispielsweise kann Kunden, die
innerhalb von 10 Tagen bezahlen, ein Skonto von 5% eingeräumt
werden und Kunden, die innerhalb von 11 bis 30 Tagen bezahlen, ein
Skonto von 2 %.
27
Standardzahlungsbedingungen einrichten
Standardzahlungsbedingungen werden mit dem Programm 'Zahlungsbedingungen ändern'
(P0014) eingerichtet. Die Zahlungsbedingungsinformationen werden verwendet, um die
Werte für das Fälligkeitsdatum, den möglichen Skonto und das Skontofälligkeitsdatum für die
Rechnungs- und Lieferantenrechnungseingabeformulare zu berechnen.
Die folgenden Standardzahlungsbedingungsarten können eingerichtet werden:
•
Fällig bei Erhalt
•
Fix
•
Netto
•
Folgedatum
•
Aufteilung
Standardzahlungsbedingungen werden in der Tabelle 'Zahlungsbedingungen' (F0014)
gespeichert.
Fällig bei Erhalt - Zahlungsbedingungen
Zahlungsbedingungen für 'Fällig bei Erhalt' werden verwendet, wenn das Fälligkeitsdatum
dem Rechnungsdatum entsprechen soll. Die Zahlungsbedingungen werden eingerichtet,
ohne zusätzliche Informationen festzulegen.
Fixe Zahlungsbedingungen
Fixe Zahlungsbedingungen werden verwendet, wenn ein Fälligkeitsdatum festgelegt werden
soll, anstatt das Fälligkeitsdatum automatisch zu berechnen. Beispielsweise sollen alle
Transaktionen am Ende des Jahres fällig sein, unabhängig davon wann sie eingegeben
wurden. In diesem Fall wird als Fälligkeitsdatum der 31.12.2005 verwendet.
Nettozahlungsbedingungen
Nettozahlungsbedingungen werden verwendet, um das Fälligkeitsdatum für eine Transaktion
festzulegen, indem dem Rechnungsdatum für die Transaktion Tage hinzugefügt werden.
Beispielsweise wird die Nettotageanzahl mit 30 festgelegt. Bei Eingabe einer Transaktion mit
dem Datum 14.06.2005 ist das Fälligkeitsdatum der 14.07.2005.
Nettozahlungsbedingungen mit Skonto
Zusätzlich zu den Nettotagen bis zur Bezahlung (Fälligkeitsdatum) können auch der
Skontoprozentsatz und die Skontotage festgelegt werden. Der Bruttobetrag wird mit dem
Skonto multipliziert, um den möglichen Skonto zu berechnen. Anschließend werden dem
Rechnungsdatum die Skontotage hinzugefügt, um das Skontofälligkeitsdatum zu bestimmen.
Beispielsweise wird die folgende Zahlungsbedingung für 1% bei Zahlung innerhalb von 10
Tagen oder 30 Tage netto festgelegt:
•
Skonto von 1%
•
Skontofrist von 10 Tagen
•
30 Tage netto bis zur Bezahlung
28
Es wird eine Transaktion mit dem Rechnungsdatum 14.06.05 eingegeben.
Als Skontofälligkeitsdatum wird der 24.06.2005 berechnet; das Nettofälligkeitsdatum ist der
14.07.2005. Der Kunde erhält einen Skonto von 1%, wenn er bis zum 14.06.2005 bezahlt;
ansonsten ist die Zahlung am 24.06.2005 fällig.
Folgedatum - Zahlungsbedingungen
Zahlungsbedingungen für Folgedaten werden verwendet, wenn das Fälligkeitsdatum der
Transaktion auf den gleichen Tag des Monats fallen soll, unabhängig vom Rechnungsdatum.
Es wird die Anzahl der dem Rechnungsdatum hinzuzufügenden Monate festgelegt und der
Tag im Monat, an dem die Transaktion fällig ist.
Es können beispielsweise die folgenden Zahlungsbedingungen festgelegt werden:
•
Folgemonat ist 1
•
Folgetag ist 10
Das Fälligkeitsdatum ist der 10.06.2005.
Um für den letzten Tag des Monats ein Fälligkeitsdatum festzulegen, den Folgemonat 0 und
die Folgetage 31 verwenden. Es wird der letzte Tag des Monats verwendet, unabhängig von
der Anzahl der Tage im Monat.
Folgedatum - Zahlungsbedingungen mit Skonto
Zusätzlich zum Folgemonat und Folgetag können auch der Skontoprozentsatz und die
Skontotage festgelegt werden. Der Bruttobetrag wird mit dem Skonto multipliziert, um den
verfügbaren Skonto zu berechnen und dem Rechnungsdatum werden die Skontotage
hinzugefügt, um das Skontofälligkeitsdatum zu berechnen.
•
Skonto von 1%
•
•
Folgemonat ist 1
•
Folgetage sind 10
Als Skontofälligkeitsdatum wird der 24.06.2005 berechnet; das Nettofälligkeitsdatum ist der
10.07.2005. Der Kunde erhält einen Skonto von 1%, wenn er bis zum 24.06.2005 bezahlt;
ansonsten ist die Zahlung am 10.07.2005 fällig.
Teilzahlungsbedingungen
Teilzahlungsbedingungen werden verwendet, wenn die Transaktion in mehrere gleiche
Rechnungsposten mit unterschiedlichen Fälligkeitsdaten aufgeteilt werden soll und die
Anzahl der Tage zwischen der zweiten und den übrigen Zahlungen konstant ist.
29
Es werden die Nettotage bis zur Zahlung, die Zahl, durch die die Transaktion geteilt werden
soll, und die Tage bis zur Zahlungsfälligkeit festgelegt. Die Nettotage bis zur Zahlung werden
zur Berechnung des Fälligkeitsdatums für den ersten Rechungsposten verwendet und die
Tage bis zur Zahlungsfälligkeit werden zur Berechnung der Fälligkeitsdaten für den zweiten
und die folgenden Rechnungsposten verwendet.
•
•
4 Teilzahlungen
•
30 Tage bis zur Zahlung bei Fälligkeit
Es wird eine Lieferantenrechnung mit dem Rechnungsdatum 14.06.2005 eingegeben.
Die Lieferantenrechnung wird in 4 Rechnungsposten aufgeteilt und die Fälligkeitsdaten
werden wie folgt berechnet:
•
Der erste Rechnungsposten ist am 04.07.2005 (20 Tage nach dem
Rechnungsdatum) fällig.
•
Der zweite Rechnungsposten ist am 03.08.2005 (30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum
für den ersten Rechnungsposten) fällig.
•
Der dritte Rechnungsposten ist am 02.09.2005 (30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum
für den zweiten Rechnungsposten) fällig.
•
Der vierte Rechnungsposten ist am 02.10.2005 (30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum
für den dritten Rechnungsposten) fällig.
Anmerkung
Die Folgen der Aufteilung sind vor Abschluss der Eingabe der Transaktion und
anschließender Abfrage nicht sichtbar.
Teilzahlungsbedingungen mit Skonto
Zusätzlich zum Folgemonat und Folgetag können auch der Skonto und die Skontotage
festgelegt werden. Für jeden Rechnungsposten wird automatisch der mögliche Skonto
berechnet.
Es werden die Informationen für die Teilzahlungsbedingung festgelegt, sowie der
Skontoprozentsatz und die Anzahl der dem Rechnungsdatum hinzuzufügenden Tage, um
das Skontofälligkeitsdatum zu berechnen.
Beispielsweise wird die folgende Zahlungsbedingung für 1% bei Zahlung innerhalb von 10
Tagen oder 30 Tage netto festgelegt:
•
Skonto von 1%
•
•
•
3 Teilzahlungen
•
30 Tage bis zur Zahlung bei Fälligkeit
Es wird eine Transaktion über EUR 3000 mit dem Rechnungsdatum 01.06.2005 eingegeben.
30
Die Tage für jeden Rechnungsposten werden wie folgt berechnet:
Rechnungsposten
Bruttobetrag
Skontobetrag
Skontofälligkeitsdatum
Fälligkeitsdatum
001
1000.00
10.00
11/6/05
21/6/05
002
1000.00
10.00
11/7/05
21/7/05
003
1000.00
10.00
10/8/05
20/8/05
Anmerkung
Bei Beträgen, die sich nicht gleich aufteilen lassen, wird die Splitt-Rundung verwendet.
Steuerliche Überlegungen bei der Verwendung von
Zahlungsbedingungen mit Skonto
Bei einer Lieferantenrechnung oder einer Rechnung mit Steuern werden die für das Unternehmen, das auf
der Rechnung oder Lieferantenrechnung eingegeben wurde, eingerichteten Steuerregeln verwendet. Sind
für das festgelegte Unternehmen keine Steuerregeln eingerichtet, werden die für das Standardunternehmen
00000 eingerichteten Steuerregeln verwendet.
Es werden keine Transaktionen mit Skonto verarbeitet, wenn bei Einrichtung der Steuerregeln für das
festgelegte Unternehmen die folgende Option aktiviert war:
•
►
Steuern auf Bruttobetrag exklusiv Skonto
So wird die Zahlungsbedingung 'Fällig bei Erhalt' eingerichtet
Im Menü 'Zahlungsbedingungen ändern' (G00141) die Option 'Zahlungsbedingungen
ändern' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungsbedingungen' die Option 'Hinzufügen'
anklicken.
31
2. Auf dem Formular 'Zahlungsbedingungen ändern' das folgende Feld ausfüllen:
•
Zlg.-Bedingung
3. Im unbeschrifteten Feld rechts neben dem Feld 'Zlg.-Bedingung', eine kurze
Beschreibung für die Zahlungsbedingung eingeben und anschließend 'OK' anklicken.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Zlg.-Bedingung
Glossar
Mit diesem Code werden die Zahlungsbedingungen festgelegt,
einschließlich des verfügbaren Skontoprozentsatzes, der abgezogen
werden kann, wenn die Rechnung innerhalb des
Skontofälligkeitsdatums bezahlt wird. Mit einem leeren Feld wird die am
häufigsten benutzte Zahlungsbedingung angegeben. Die
Zahlungsbedingungsarten werden auf dem Formular
'Zahlungsbedingungen ändern' festgelegt. Beispiele für
Zahlungsbedingungen:
Leer
Netto bei Zahlung innerhalb von 15 Tagen
001
Zahlbar in 10 Tagen mit 1% Skonto oder in 30 Tagen netto
002
003
Am 10. jedes Monats fällig
006
Fällig bei Erhalt. Dieser Code wird auf der Kundenrechnung
ausgedruckt.
32
►
So wird die Zahlungsbedingung 'Fixe Zahlung' eingerichtet
anklicken.
•
Zlg.-Bedingung
3. Im unbeschrifteten Feld rechts neben dem Feld 'Zlg.-Bedingung' eine kurze
Beschreibung für die Zahlungsbedingung eingeben.
4. Das folgende Feld ausfüllen und 'OK' anklicken:
•
Fällig am
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Fällig am
Glossar
In der Debitorenbuchhaltung handelt es sich hierbei um das Datum, an
dem die Nettozahlung fällig ist.
In der Kreditorenbuchhaltung ist es das Datum, bis zu dem für eine
Zahlung ein Skonto beansprucht werden kann, oder wenn kein Skonto
angeboten wird, das Nettofälligkeitsdatum.
Das Fälligkeitsdatum wird anhand der eingegebenen
Zahlungsbedingungen berechnet. Es kann auch manuell eingegeben
werden. Wird eine negative Lieferantenrechnung oder Rechnung
eingegeben (Lastschrift- oder Gutschriftanzeige), wird unabhängig von
den eingegebenen Zahlungsbedingungen das HB-Datum als
Fälligkeitsdatum verwendet. Mit dieser Verarbeitungsoption in der
Hauptgeschäftsfunktion (P0400047 für Lieferantenrechnungen und
P03B0011 für Rechnungen) wird festgelegt, wie das Fälligkeitsdatum für
Gutschrift- und Lastschriftanzeigen berechnet wird.
33
►
So wird die Zahlungsbedingung 'Netto' eingerichtet
anklicken.
•
Zlg.-Bedingung
4. Das folgende Feld ausfüllen, um das Nettofälligkeitsdatum automatisch berechnen zu
lassen:
•
Zahlungsfrist
Die angegebene Tageszahl wird zum Rechnungsdatum hinzugezählt, um das
Nettofälligkeitsdatum zu berechnen.
5.
Um die Zahlungsbedingung mit Skonto einzurichten, die folgenden Felder ausfüllen:
•
Skonto %
Den Skontobetrag als Dezimalzahl eingeben. Beispiel: Für 1% muss 0,01
eingegeben werden.
•
Skontofrist
Skontofälligkeitsdatum zu berechnen.
6. 'OK' anklicken.
34
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Zlg.-Bedingung
Glossar
Leer
001
002
003
Beschreibung
Zahlungsfrist
Skonto %
Skontofrist
►
006
ausgedruckt.
Beschreibung des Codes der Zahlungsbedingungen. Dieser Text kann
auf der
Rechnung gedruckt werden, beispielsweise '10 Tage 2%, 30 Tage netto,
Fixtag
25'.
Die Anzahl der Tage, die zum Rechnungsdatum für die Berechnung des
Fälligkeitsdatum für die Rechnung oder Lieferantenrechnung
hinzugefügt werden.
Bei Teilzahlungen wird der Wert in diesem Feld für die Berechnung des
Fälligkeitsdatums des ersten Teilzahlungs-Rechnungspostens
verwendet.
Der Prozentsatz des Gesamtbetrags der Rechnung oder
Lieferantenrechnung, der nachgelassen wird, wenn die Zahlung
innerhalb des Skontozeitraums beglichen wird. Der Skontoprozentsatz
wird als Dezimalwert eingegeben. Beispiel: Ein Skonto von 2% wird als
0,02 eingegeben.
Die Anzahl der Tage, nach der die Rechnung oder Lieferantenrechnung
bezahlt sein muss, um Anspruch auf einen Skonto zu haben. Die
angegebene Tageszahl wird zum Fälligkeitsdatum hinzugezählt, um das
Skontofälligkeitsdatum zu errechnen.
So wird die Zahlungsbedingung 'Folgedatum' eingerichtet
anklicken.
35
•
Zlg.-Bedingung
4. Die folgenden Felder ausfüllen, um das Nettofälligkeitsdatum automatisch berechnen
zu lassen:
•
Nächster Monat
Die angegebene Monatszahl wird zum Rechnungsdatum hinzugezählt, um den
Monat mit dem Nettofälligkeitsdatum zu berechnen.
•
Tag
Der festgelegte Tag wird als der Tag, an dem die Zahlung fällig ist, verwendet.
Wird beispielsweise der Folgemonat mit 1 und der Folgetag mit 16 festgelegt und es
wird eine Lieferantenrechnung mit dem Datum 10.06. eingegeben, dann wird der
16.07. als Fälligkeitsdatum berechnet.
5. Um die Zahlungsbedingung mit Skonto einzurichten, die folgenden Felder ausfüllen:
•
Skonto %
eingegeben werden.
•
Skontofrist
6. 'OK' anklicken.
36
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Nächster Monat
Glossar
Die Anzahl der Monate, die zum Rechnungsdatum hinzugerechnet
werden müssen, um das Fälligkeitsdatum zu berechnen. Dieses Feld
wird zusammen mit dem Wert im Feld 'Nächstes Fälligkeitsdatum - Tag'
(PXDD) für die Berechnung des Fälligkeitsdatums verwendet.
Beispiel: Wenn der nächste Monat der 1. und der nächste Tag der 15.
ist, wird das Fälligkeitsdatum auf den 15. des nächsten Monats gelegt.
Tag
Der Tag, an dem die Lieferantenrechnung oder die Rechnung fällig ist.
Dieses Feld wird zusammen mit dem Wert im Feld 'Nächstes
Fälligkeitsdatum - Monat' (PXDX) für die Berechnung des
Fälligkeitsdatums verwendet.
Beispiel: Wenn der nächste Monat der 1. und der nächste Tag der 15.
ist, wird das Fälligkeitsdatum auf den 15. des nächsten Monats gelegt.
►
So wird die Zahlungsbedingung 'Teilzahlungen' eingerichtet
anklicken.
•
Zlg.-Bedingung
37
4. Die folgenden zusätzlichen Felder ausfüllen, um die Bedingungen für Teilzahlungen
festzulegen:
•
Zahlungsfrist
•
Anzahl der Teilzahlungen
•
Fälligkeitsdatum
5. Um einen Skontoabzug zu ermöglichen, die folgenden optionalen Felder ausfüllen:
•
Skonto %
eingegeben werden.
•
Skontofrist
6. 'OK' anklicken.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Anzahl der Teilzahlungen
Glossar
Die Anzahl der aufeinanderfolgenden Teilzahlungen in gleicher Höhe,
durch den der Rechnungs- oder Lieferantenrechnungsbetrag geteilt
werden soll. Beispiel: Wenn die Anzahl der Teilzahlungen 3 ist, wird der
Rechnungs- oder Lieferantenrechnungsbetrag in drei gleiche
Zahlungsbeträge geteilt.
Die Teilzahlung kann nur dann verwendet werden, wenn die Anzahl der
Tage, die zwischen den Zahlungen liegen, immer gleich ist, z.B. 30.
Fälligkeitsdatum
Anmerkung: Für Beträge, die nicht in gleiche Teile geteilt werden
können, wird die Splitt-Rundung verwendet.
Mit dieser Anzahl von Tagen wird das Fälligkeitsdatum für später
folgende Zahlungen berechnet, wenn Teilzahlungen geleistet werden.
Beispiel: Bei 4 Teilzahlungen und 30 Tagen bis zur Fälligkeit wird 30
zum Fälligkeitsdatum der ersten Teilzahlung hinzugezählt, um das
Fälligkeitsdatum für die zweite Teilzahlung zu erhalten. Zur Ermittlung
des Fälligkeitsdatums für die dritte Teilzahlung wird 30 zum
Fälligkeitsdatum für die zweite Teilzahlung hinzugezählt.
Anmerkung: Für die Berechnung des Fälligkeitsdatums für die erste
Teilzahlung wird der Wert aus dem Feld 'Nettozahlungsfrist' verwendet.
Skonto %
0,02 eingegeben.
38
Erweiterte Zahlungsbedingungen einrichten
Mit erweiterten Zahlungsbedingungen können Fälligkeitsdaten anwenderspezifisch
angepasst werden, indem Fälligkeitsdatumsregeln eingerichtet werden. Mit Regeln für
Fälligkeitsdaten können komplexere und vielfältige Zahlungsbedingungen eingerichtet
werden:
•
Es können ein Arbeitstagekalender und Arbeitstageregeln festgelegt werden.
Es wird festgelegt, welche Tage des Monats Arbeitstage sind und welche Tage
Wochenenden oder Feiertage sind. Fallen Fälligkeitsdaten auf ein Wochenende oder
einen Feiertag, kann festgelegt werden, ob dieses Datum verwendet werden soll
oder ob das Datum automatisch auf den vorherigen oder folgenden Arbeitstag
geändert werden soll.
•
Es kann das Bezugsdatum festgelegt werden.
Anders als mit Fälligkeitsdaten für Standardzahlungsbedingungen, die immer auf
dem Rechnungsdatum basieren, kann mit erweiterten Zahlungsbedingungen
festgelegt werden, ob das Rechnungsdatum, das HB-Datum oder der
Leistungszeitpunkt verwendet werden soll.
•
Es kann die Anzahl an Tagen und Monaten, die dem Bezugsdatum hinzugefügt oder
von ihm abgezogen werden sollen, basierend auf einer Transaktionsdatumsspanne
festgelegt werden oder es können die hinzuzufügenden Monate und ein fixes Datum
basierend auf einer Datumsspanne festgelegt werden.
•
Es können eindeutige Regeln für Netto- und Skontofälligkeitsdaten festgelegt
werden.
Es können Nettofälligkeitsdaten, die einen Datumsbereich verwenden und auf einem
HB-Datum basieren, und Skontofälligkeitsdaten mit fixem Datum, die auf einem
Rechnungsdatum basieren, verwendet werden.
Informationen zu den erweiterten Zahlungsbedingungen werden in den folgenden Tabellen
gespeichert:
•
Erweiterte Zahlungsbedingungen (F00141)
•
Berechnungsregeln (F00142)
•
Datumsspanne für Berechnungsregeln (F00143)
•
Zahlungsbedingungen für Ratenzahlung (F00144)
•
Zahlungsbedingungen für mehrstufigen Skonto (F00147)
Arbeitstagekalender
Beim Einrichten der Berechnungsregeln für erweiterte Zahlungsbedingungen können
Arbeitstagekalender eingerichtet werden. Mit diesen Kalendern können Ist-Arbeitstage,
Wochenenden, Feiertage und andere anwenderspezifische Tage für ein Unternehmen
festgelegt werden. Es können mehrere Kalender eingerichtet und in der Berechnungsregel
auf einen davon verwiesen werden.
39
Nachdem der Arbeitstagekalender eingerichtet wurde, kann festgelegt werden, welche
Schritte ausgeführt werden, wenn das berechnete Fälligkeitsdatum auf ein Wochenende oder
einen Feiertag fällt. Dazu wird auf dem Formular 'Berechnungsregeln ändern' eine
Arbeitstageregel festgelegt. Wird eine Arbeitstageregel verwendet, kann das Fälligkeitsdatum
für die Zahlung angepasst werden, damit es den Arbeitstagen entspricht. Außerdem können
nicht geplante Verzögerungen, falls das Fälligkeitsdatum beispielsweise auf einen Samstag
fällt, an dem das Unternehmen geschlossen ist, vermieden werden.
Es ist beispielsweise Folgendes möglich:
•
Nur Arbeitstage bei der Berechnung des Fälligkeitsdatums verwenden und das
Fälligkeitsdatum nicht auf einen Tag, an dem nicht gearbeitet wird, fallen lassen
•
Den auf das berechnete Fälligkeitsdatum folgenden Arbeitstag als Fälligkeitsdatum
verwenden Fällt das berechnete Datum beispielsweise auf ein Wochenende, wird es
automatisch auf den folgenden Montag gerückt.
•
Den Arbeitstag vor dem berechneten Fälligkeitsdatum als Fälligkeitsdatum
verwenden Fällt das berechnete Datum beispielsweise auf ein Wochenende, wird es
automatisch auf den davor liegenden Freitag gerückt.
Arbeitstagekalender werden in der Tabelle 'Arbeitstagekalender' (F0007) gespeichert.
►
So wird ein Arbeitstagekalender hinzugefügt
Eine der folgenden Navigationen verwenden:
In den Systemen 'Kreditorenbuchhaltung' und 'Debitorenbuchhaltung' im Menü
'Zahlungsbedingungen ändern' (G00141) die Option 'Arbeitstagekalender' auswählen.
Für das System 'Unternehmensweite Anlagenverwaltung' im Menü 'Planung einrichten'
(G1346) die Option 'Arbeitstagekalender' auswählen.
Für das System 'Transportverwaltung' im Menü 'Transportverwaltung - Setup' (G4941)
die Option 'Arbeitstagekalender' auswählen.
Für das System 'Fertigungssteuerung' im Menü 'Fertigungssteuerung einrichten' (G3141)
die Option 'Fertigungskalender' auswählen.
Für das System 'Produktdatenverwaltung' im Menü 'Produktdatenverwaltung einrichten'
(G3041) die Option 'Fertigungskalender' auswählen.
Das Formular 'Arbeiten mit dem Arbeitstagekalender' wird mit allen eingerichteten Kalendern
angezeigt.
40
1. Um einen neuen Kalender hinzuzufügen, auf dem Formular 'Arbeiten mit dem
Arbeitstagekalender' die folgenden Pflichtfelder ausfüllen:
•
NDL/Werk
Mit Ausnahme von ALL (dieser Wert ist für dieses Programm fest codiert) muss
die/das zugeordnete Niederlassung/Werk in der Tabelle
'Organisationseinheitenstamm' (F0006) bestehen.
•
Kalenderjahr
•
Kalendermonat
2. Die folgenden optionalen Felder ausfüllen, um für die/das gleiche
Niederlassung/Werk eindeutige Kalender festzulegen.
•
Kalenderart
•
Kalendername
•
Schichtcode
Wird in das Feld 'Kalendername' ein Wert eingegeben, muss ein Schichtcode
eingegeben werden.
3. 'Hinzufügen' anklicken.
Das Formular 'Arbeitstagekalender ändern' wird mit zwei Kalendern für den Monat
und das Jahr angezeigt. Der Kalender auf der linken Seite zeigt die numerischen
Tage und der Kalender auf der rechten Seite die Arbeitstage, Wochenenden und
Feiertage an.
41
4. Auf dem Formular 'Arbeitstagekalender ändern' die Standardwerte für jeden
einzelnen Wochentag nach Bedarf ändern und 'OK' anklicken.
Die Arten der Tage, die festgelegt werden können, befinden sich in der UDC-Liste
00/TD. Mit Ausnahme von W (fest codiert als Arbeitstag) sind alle anderen Werte für
Tage, an denen nicht gearbeitet wird, festgelegt. Folgende Tagesarten können
beispielsweise im Kalender festgelegt werden:
•
W (Arbeitstag)
•
E (Wochenende)
•
H (Feiertag)
•
S (Geschlossen)
Feldbeschreibungen
Beschreibung
NDL/Werk
Glossar
Dieser Code stellt eine höhere Organisationseinheit dar. Mit ihm wird
auf Niederlassungen verwiesen, denen als niedrigere
Organisationseinheiten Abteilungen oder Projekte unterstellt sind.
Beispiel:
o Niederlassung/Werk (MMCU)
o Abteilung A (MCU)
o Abteilung B (MCU)
o Projekt 123 (MCU)
Die Sicherheit basiert auf der höheren Organisationseinheit.
42
Kalenderart
Mit diesem anwenderspezifischen Code (42/WD) wird festgelegt, wie
der Kalender verwendet wird. Beispielsweise ist der Kalender an eine
bestimmte Branche, z.B. Banken, angepasst, oder er wird dazu
verwendet, das Lieferpersonal für eine Route zu planen.
Anmerkung: Wenn der Standardwert * verwendet wird, wird er
automatisch durch ein leeres Feld ersetzt, obwohl Leer in der UDC-Liste
nicht als gültiger Wert eingerichtet wurde.
Kalendermonat
Kalenderjahr
Schichtcode
Diese Zahl entspricht dem Monat in einem Kalenderjahr.
Das Kalenderjahr für diesen Kalender
Mit diesem anwenderspezifischen Code (00/SH) werden die täglichen
Arbeitsschichten gekennzeichnet. Im System 'Lohn- und
Gehaltsabrechnung' kann ein Schichtcode verwendet werden, um den
Stundenlohn auf dem Arbeitszeitnachweis um einen Betrag oder
Prozentsatz zu erhöhen.
Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Zeiterfassung:
Wenn ein Arbeitnehmer regelmäßig unterschiedlich bezahlte Schichten
arbeitet, sollte dieser Schichtcode im Stammdatensatz des
Arbeitnehmers eingegeben werden. Wird der Schichtcode im
Stammdatensatz des Arbeitnehmers eingegeben, erübrigt sich die
Codeeingabe auf dem Arbeitszeitnachweis.
Arbeitet ein Mitarbeiter nur gelegentlich unterschiedlich bezahlte
Schichten, kann der Schichtcode auf dem Arbeitszeitnachweis
eingegeben werden, um die Standardvorgabe zu überschreiben.
►
So wird ein Arbeitstagekalender kopiert
In den Systemen 'Kreditorenbuchhaltung' und 'Debitorenbuchhaltung' im Menü
'Zahlungsbedingungen ändern' (G00141) die Option 'Arbeitstagekalender' auswählen.
Für das System 'Unternehmensweite Anlagenverwaltung' im Menü 'Planung einrichten'
(G1346) die Option 'Arbeitstagekalender' auswählen.
Für das System 'Transportverwaltung' im Menü 'Transportverwaltung - Setup' (G4941)
die Option 'Arbeitstagekalender' auswählen.
Für das System 'Fertigungssteuerung' im Menü 'Fertigungssteuerung einrichten' (G3141)
die Option 'Fertigungskalender' auswählen.
Für das System 'Produktdatenverwaltung' im Menü 'Produktdatenverwaltung einrichten'
(G3041) die Option 'Fertigungskalender' auswählen.
Das Formular 'Arbeiten mit dem Arbeitstagekalender' wird mit allen eingerichteten Kalendern
angezeigt.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit dem Arbeitstagekalender' den zu kopierenden
Kalender auswählen und 'Auswählen' anklicken.
2. Auf dem Formular 'Arbeitstagekalender ändern' in der Symbolleiste 'Kopieren'
anklicken.
3. Die folgenden Pflichtfelder ausfüllen, um einen neuen Kalender zu erstellen:
•
NDL/Werk
Mit Ausnahme von ALL (dieser Wert ist für dieses Programm fest codiert) muss
die/das zugeordnete Niederlassung/Werk in der Tabelle
'Organisationseinheitenstamm' (F0006) bestehen.
43
4. Die folgenden optionalen Felder ausfüllen, um für die/das gleiche
Niederlassung/Werk eindeutige Kalender festzulegen.
•
Kalendername
•
Kalenderart
•
Schichtcode
Wird in das Feld 'Kalendername' ein Wert eingegeben, muss ein Schichtcode
eingegeben werden.
5. Die Standardwerte für jeden einzelnen Wochentag nach Bedarf ändern und 'OK'
anklicken.
Die Arten der Tage, die festgelegt werden können, befinden sich in der UDC-Liste
00/TD. Mit Ausnahme von W (fest codiert als Arbeitstag) sind alle anderen Werte für
Tage, an denen nicht gearbeitet wird, festgelegt. Folgende Tagesarten können
beispielsweise im Kalender festgelegt werden:
•
W (Arbeitstag)
•
E (Wochenende)
•
H (Feiertag)
•
S (Geschlossen)
Berechnungsregeln einrichten
Bevor erweiterte Zahlungsbedingungscodes eingerichtet werden können, müssen zuerst die
zur Berechnung der Fälligkeitsdaten von Kunden- und Lieferantenrechnungen notwendigen
Regeln festgelegt werden. Es können beliebig viele Berechnungsregeln eingerichtet werden.
Die Berechnungsregel kann entweder als Skontofälligkeitsdatum oder als
Nettofälligkeitsdatum eingerichtet werden. Nachdem eine Berechnungsregel eingerichtet
wurde, wird der erweiterte Zahlungsbedingungscode, der die Regel verwendet, eingerichtet.
Nach Bedarf wird auch noch ein Skontoprozentsatz festgelegt. Dadurch ist die
Berechnungsregel mit dem erweiterten Zahlungsbedingungscode und dem
Skontoprozentsatz verbunden, um Folgendes festzulegen:
•
Standardzahlungsbedingungscode für einen Kunden oder einen Lieferanten
•
Zahlungsbedingungscode für eine bestimmte Kunden- oder Lieferantenrechnung
•
Zahlungsbedingungscode für einen bestimmte Kunden- oder
Lieferantenrechnungsposten
Es kann geprüft werden, dass die eingerichteten Berechnungsregeln korrekt funktionieren,
indem die Simulator-Funktion verwendet wird. Mit dieser Funktion können mehrere Tests
ausgeführt werden, ohne Transaktionen einzugeben.
Berechnungsregelkomponenten
Eine Berechnungsregel setzt sich aus den in der folgenden Tabelle aufgeführten
Komponenten zusammen. Mit einer Kombination dieser Komponenten können die
Zahlungsbedingungen sehr flexibel eingerichtet werden, um den
Unternehmensanforderungen zu entsprechen.
44
Basisdatum
Rechnungsdatum, HB-Datum, Steuerdatum
Hinzuzufügende
Tage
Die Anzahl der Tage, die dem Basisdatum hinzugefügt oder von ihm abgezogen
werden
Hinzuzufügende
Monate
Die Anzahl der Monate, die dem Basisdatum hinzugefügt werden
Fixe Tage
Das gleiche Datum, das jeden Monat verwendet wird, z.B. der 10. oder 15.
jeden Monats
Datumsspanne
Die Spanne von Tagen, die in Verbindung mit anderen Komponenten verwendet
wird.
Arbeitstagekalender Mit diesem Kalender können die Arbeitstage festgelegt werden.
Arbeitstageregel
Mit dieser Regel kann sichergestellt werden, dass Fälligkeitstage, die auf
Wochenenden und Feiertage fallen, auf den nächsten Arbeitstag vor- oder
zurückverlegt werden. Es wird ebenfalls festgelegt, ob Wochenenden und
Feiertage bei der Berechnung des Fälligkeitsdatums mitgezählt werden sollen.
Mehrstufiger Skonto Es können Zahlungsbedingungen mit mehreren Skontoprozentsätzen
eingerichtet werden. Beispiel: 20% Skonto bei Bezahlung innerhalb von 10
Tagen, 10% Skonto bei Bezahlung innerhalb von 20 Tagen und kein Skonto,
wenn die Rechnung nach 20 Tagen bezahlt wird. Es können bis zu 5 Stufen mit
unterschiedlichen Prozentsätzen festgelegt werden.
Datumsspannen
Wird in der Berechnungsregel eine Datumsspanne festgelegt, wird der letzte Tag der Spanne
in Verbindung mit den hinzuzufügenden Monaten, Tagen oder einem fixen Datum verwendet.
Werden die hinzuzufügenden Monate, Tage oder ein fixes Datum nicht festgelegt, wird der
letzte Tag der Spanne als Fälligkeitsdatum verwendet.
Beispiel: Wird eine Datumsspanne eingerichtet, die vom 10. bis 25. Juni reicht, ist die
Zahlung am 25. Juni fällig, wenn weder ein fixes Datum noch hinzuzufügende Monate bzw.
Tage festgelegt worden sind.
Die Datumsspannen dürfen sich nicht überschneiden und müssen einen ganzen Monat
umfassen (vom 1. des Monats bis zum 31.). Es wird immer der letzte Tag des Monats
verwendet, unabhängig von der Anzahl der Tage im Monat, wenn die fixen Tage mit 31
festgelegt werden.
Wird eine Datumsspanne eingerichtet, kann die Anzahl der hinzuzufügenden Monate
zusammen mit der Anzahl der hinzuzufügenden Tage oder dem fixen Datum festgelegt
werden. Es können jedoch nicht die Anzahl der hinzuzufügenden Tage und ein fixes Datum
festgelegt werden. Die Arten der Datumsspannen, die festgelegt werden können. sind:
•
Hinzuzufügende Monate
•
Hinzuzufügende Tage
•
Fixes Datum
•
Hinzuzufügende Monate und hinzuzufügende Tage
•
Hinzuzufügende Monate und fixes Datum
45
Berechnungsregeln:Beispiele
Da Zahlungsbedingungen sehr komplex sein können, dienen die folgenden Beispiele als Hilfe
für das Einrichten von erweiterten Zahlungsbedingungen, die eine Kombination aus
Datumsspannen und Berechnungsregeln verwenden. Bei allen Beispielen wird
angenommen, dass eine Arbeitstageregel verwendet wird, mit der tatsächliche (alle) Tage in
der Fälligkeitsdatumsberechnung und nicht nur die Arbeitstage, festgelegt werden.
Beispiel 1
Liegt das Rechnungsdatum zwischen dem 1. und 15. des Monats, muss eine
Zahlungsbedingung eingerichtet werden, die den 10. im nächsten Monat als fixes Datum
verwendet. Ansonsten müssen dem Rechnungsdatum zwei Tage hinzugefügt werden, wenn
dieses zwischen dem 16. und 31. liegt.
Folgende Schritte müssen ausgeführt werden:
1. Es muss eine Datumsspanne für 1-15 festgelegt werden, mit der 1 Monat und 10 fixe
Tage hinzugefügt werden.
Für alle Transaktionen mit einem Rechnungsdatum zwischen dem 1. und dem 15.
des Monats wird automatisch der 10. des nächsten Monats als Fälligkeitsdatum
berechnet.
2. Für jedes Datum nach dem 15. muss eine separate Datumsspanne festgelegt
werden. Diese Datumsspannen werden wie folgt festgelegt:
Von Tag
Bis Tag
16
16
2
17
17
2
18
18
2
19
19
2
20
20
2
Dies muss für jeden Tag bis zum 31. des Monats ausgeführt werden.
Vorsicht
Es darf kein zweiter Bereich für 16-31, eingerichtet werden, mit dem zwei Tage
hinzugefügt werden. Dieser Fehler wird häufig gemacht. In diesem Fall würde der 2.
des nächsten Monats als Fälligkeitsdatum berechnet werden, da dem letzten Tag der
Datumsspanne zwei Tage hinzugefügt werden. Je nach Monat und Jahr könnte dies
der 28., 29., 30. oder 31. Tag des Monats sein.
46
Beispiel 2
Liegt das HB-Datum zwischen dem 1. und 10., muss eine Zahlungsbedingung eingerichtet
werden, mit der dem HB-Datum ein Monat und fünf Tage hinzugefügt werden. Liegt das
Datum zwischen dem 11. und dem 20., wird dem HB-Datum ein Monat hinzugefügt. Liegt das
Datum zwischen dem 21. und 31., wird ein Monat hinzugefügt und der 31. als fixes Datum
verwendet.
Folgende Schritte müssen ausgeführt werden:
1. Für jeden Tag zwischen dem 1. und 10. muss wie folgt ein separater Datumsbereich
festgelegt werden:
Von Tag
Bis Tag
1
1
5
1
2
2
5
1
3
3
5
1
4
4
5
1
5
5
5
1
Dies muss für jeden Tag bis zum 10. ausgeführt werden, indem ein Bereich von
einem Monat und fünf Tagen hinzugefügt wird.
Vorsicht
Es darf kein Bereich für 1-10 eingerichtet werden, mit dem ein Monat und fünf Tage
hinzugefügt werden. Dieser Fehler wird häufig gemacht. In diesem Fall würde der 15.
des nächsten Monats für alle Transaktionen mit einem HB-Datum zwischen dem 1.
und 10. als Fälligkeitsdatum berechnet werden, da der letzte Tag der Datumsspanne
(10) verwendet wird und ein Monat und fünf Tage hinzugefügt werden.
2. Für jeden Tag zwischen dem 11. und 20. muss wie folgt ein Datumsbereich
festgelegt werden:
Von Tag
Bis Tag
11
11
0
1
12
12
0
1
13
13
0
1
14
14
0
1
15
15
0
1
Für jeden Tag, mit dem ein Monat bis zum 20. hinzugefügt wird, muss eine
Datumsspanne hinzugefügt werden.
47
3. Es muss eine Datumsspanne zwischen dem 21. und 31. festgelegt werden, mit der
ein Monat hinzugefügt und als fixer Tag der 31. verwendet wird.
Von Tag
21
Bis Tag
31
0
Fixe Tage
1
31
Da das Fälligkeitsdatum fix ist, muss nicht für jedes Datum eine separate
Datumsspanne festgelegt werden.
Beispiel 3
Die Richtlinien eines Unternehmens erfordern, dass Güter vor deren Lieferung bezahlt
werden. Es muss eine Zahlungsbedingung eingerichtet werden, mit der vom
Rechnungsdatum 10 Tage abgezogen werden.
Da das Zahlungsdatum nicht von der Datumsspanne abhängt, kann im Feld 'Hinzuzufügende
Tage' -10 festgelegt werden.
Da der Kunde eine Vorauszahlung leistet, wird die Zahlung als nicht zugeordneter
Zahlungseingang eingegeben, bis die Rechnung generiert wird. Wenn die Rechnung
generiert wird, wird sie dem nicht zugeordneten Zahlungseingang zugeordnet. Durch die
Berechnung von Fälligkeitsdaten vor dem Rechnungsdatum kann der Fakturierungsprozess
für Vorauszahlungen verwaltet werden. Vorauszahlungs-Berechnungsregeln können auch
bei Zahlungsbedingungen für Ratenzahlungen verwendet werden, wenn unterschiedliche
Zahlungsprozentsätze mit unterschiedlichen Fälligkeitsdaten verwaltet werden müssen.
►
So werden Berechnungsregeln eingerichtet
Im Menü 'Zahlungsbedingungen ändern' (G00141) die Option 'Berechnungsregeln
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Berechnungsregeln' die Schaltfläche 'Hinzufügen'
anklicken.
48
2. Auf dem Formular 'Fälligkeitsdatumsregeln ändern' die folgenden Felder ausfüllen:
•
Berech.-Regel
•
Beschreib.
3. Beliebig viele der folgenden Felder ausfüllen, um die Berechnung des
Fälligkeitsdatums festzulegen:
•
Referenzdatum
•
Hinzu. Tg.
Es können negative Tage festgelegt werden, um Tage vom Basisdatum
abzuziehen.
•
Fixtage
•
Hinzuzuf. Monate
4. Die folgenden Felder ausfüllen, um Informationen für einen Arbeitstagekalender
festzulegen:
•
Kalender
•
Arbeitstagregel
5. 'OK' anklicken.
6. Um eine Datumsspanne als Teil einer Fälligkeitsregel einzurichten, auf dem Formular
'Arbeiten mit Berechnungsregeln' eine Berechnungsregel auswählen und im Menü
'Zeile' die Option 'Datumsspanne' auswählen.
49
7. Auf dem Formular 'Datumsspanne ändern' die folgenden Felder ausfüllen, um den
Bereich an Tagen, auf den die Regel zutrifft, festzulegen.
•
Von Tag
•
End-Tag
Wird als Endtag 31 festgelegt, und der Monat hat keine 31 Tage, wird
automatisch der letzte Tag des Monats verwendet.
8. Mindestens eines der folgenden Felder ausfüllen, um die Regel festzulegen:
•
Tage hinzuf.
•
Fixtage
•
Monate hinzuf.
Wird ein festes Datum festgelegt, das nach der Datumsspanne liegt, muss der
Wert für die hinzuzufügenden Monate nicht festgelegt werden. Es wird
automatisch das feste Datum des nächsten Monats verwendet. Ist die
Datumsspanne beispielsweise der 21. bis zum 31. und das feste Datum ist der
10., wird der 10. des nächsten Monats verwendet. Es wird kein Fälligkeitsdatum
zugeordnet, das vor dem Basisdatum liegt.
Anmerkung
Wird einer Datumsspanne eine Regel hinzugefügt, wird immer der letzte Tag der
Datumsspanne verwendet. Beispiel: Wird als Datumsspanne 1 bis 15 und eine
Regel, mit der drei Tage hinzugefügt werden, festgelegt, wird als Fälligkeitsdatum der
18. festgelegt, wenn das Basisdatum zwischen dem 1. und 15. liegt. Die drei Tage
werden nicht innerhalb der Datumsspanne, sondern dem Enddatum der
Datumsspanne hinzugefügt.
9. 'OK' anklicken.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Berech.-Regel
Beschreib.
Referenzdatum
Glossar
Mit dem Code wird festgelegt, wie das Skontofälligkeitsdatum oder das
Nettofälligkeitsdatum je nach Zuordnung zu den Zahlungsbedingungen
berechnet wird.
Ein anwenderspezifischer Name oder eine Anmerkung
Mit diesem Datum wird das Nettofälligkeitsdatum und das
Skontofälligkeitsdatum berechnet, wenn das Programm 'Erweiterte
Zahlungsbedingungen' (P00145) verwendet wird. Gültige Werte:
Leer und 1 Rechnungsdatum
2
HB-Kategorie
3
Leistungs-/Steuerdatum: Bei Ratenzahllungen ist das Referenzdatum
das Datum, das in der Nettofälligkeitsregel verwendet wird; die
Skontofälligkeitsregel gilt nur für die erste Ratenzahlung. Bei allen
folgenden Raten wird das Nettofälligkeitsdatum anhand der vorherigen
Ratenzahlung als Grundlage für die Berechnung des nächsten
Fälligkeitsdatums verwendet.
50
Hinzu. Tg.
Die Anzahl von Tagen, die hinzugefügt oder abgezogen werden. Wenn
eine negative Zahl eingegeben wird, wird das im Feld 'Referenzdatum'
(DABS) angegebene Datum verwendt, um das Skontofälligkeitsdatum
oder das Nettofälligkeitsdatum auf der Rechnung oder der
Lieferantenrechnung zu berechnen.
Fixtage
Der Tag, an dem die Zahlung fällig ist. Dieses Feld wird in Verbindung
mit dem Feld 'Hinzuzufügende Monate' (MADD) verwendet, um das
Skontofälligkeitsdatum oder das Nettofälligkeitsdatum auf einer
Rechnung oder Lieferantenrechnung zu berechnen.
Hinzuzuf. Monate
Kalender
Beispiel: Wenn in das Feld 'Fixtage' 20 und in das Feld
'Hinzuzufügende Monate' 1 eingetragen wird und das Ausgangsdatum 1
ist (Rechnungsdatum), dann wird das Fälligkeitsdatum als der 20. Tag
des Monats, der auf das als Rechnungsdatum angegebene Datum
berechnet.
Die Anzahl der zu dem im Feld 'Referenzdatum' (DABS) angegebenen
Datum hinzuzufügenden oder abzuziehenden Monate, um das
Skontofälligkeitsdatum oder das Nettofälligkeitsdatum zu bestimmen.
Dieses Feld wird zusammen mit den Feldern 'Fixtage' (DYFX) und
'Hinzuzufügende Tage' (DADD) verwendet, um das Fälligkeitsdatum zu
berechnen.
Beispiel: Wenn in das Feld 'Fixtage' 20 und in das Feld
'Hinzuzufügende Monate' 1 eingetragen wird und das Referenzdatum 1
ist (Rechnungsdatum), dann wird das Fälligkeitsdatum als der 20. Tag
des Monats, der auf das als Rechnungsdatum angegebene Datum
berechnet.
Dieser Kalendername ist die Beschreibung einer Niederlassung/eines
Werks, der eingerichtet wird, um zwischen Arbeits- und Feiertagen,
Wochenenden usw. zu unterscheiden. Der angegebene Kalendername
muss in der Tabelle 'Arbeitstagekalender' (F0007) vorhanden sein.
Der Kalender wird zusammen mit der Arbeitstageregel verwendet, um
das Fälligkeitsdatum festzulegen, wenn dieses Datum auf ein
Wochenende oder einen Feiertag fällt.
51
Arbeitstagregel
Mit diesem Code wird festgelegt, ob arbeitsfreie Tage bei der
Berechnung des Fälligkeitsdatums berücksichtigen sollte und ob das
Fälligkeitsdatum geändert werden sollte, wenn das Datum auf einem
arbeitsfreien Tag fällt. Gültige Werte:
Leer
Das errechnete Fälligkeitsdatum unabhängig davon verwenden, ob es
auf einen arbeitsfreien Tag fällt.
1
Arbeitsfreie Tage bei der Berechnung des Fälligkeitsdatums nicht nicht
berücksichtigen.
Beispiel: Wenn zur Berechnung des Fälligkeitsdatums 15 Tage zum
Rechnungsdatum hinzugefügt werden und Wochenenden als
arbeitsfreie Tage festgelegt sind, werden Wochenenden nicht
berücksichtigt, wenn diese 15 Tage addiert werden. Wenn das
Rechnungsdatum der 01.06.2005 und damit ein Mittwoch ist, errechnet
das System das Fälligkeitsdatum als den 22.06.2005.
2
Arbeitsfreie Tage bei der Berechnung des Fälligkeitsdatums
berücksichtigen. Wenn das Fälligkeitsdatum auf einen arbeitsfreien Tag
fällt, wird das Fälligkeitsdatum auf den nächsten Arbeitstag vorverlegt.
3
Arbeitsfreie Tage bei der Berechnung des Fälligkeitsdatums
berücksichtigen. Wenn das Fälligkeitsdatum auf einen arbeitsfreien Tag
fällt, wird das Fälligkeitsdatum auf den letzten Arbeitstag zurückverlegt.
Von Tag
End-Tag
►
Anmerkung: Alle in den Kalender eingetragenen Werte außer W
werden als arbeitsfreie Tage betrachtet.
Die Anfangszahl eines Bereichs von Tagen. Dieses Feld wird
zusammen mit dem Feld 'Bis Tag' (TODY), um den Bereich der Tage zu
bestimmen, für den eine bestimmte Fälligkeitsregel gilt.
Die Anfangszahl eines Bereichs von Tagen. Dieses Feld wird
zusammen mit dem Feld 'Endtag' (TODY), um den Bereich der Tage zu
bestimmen, für den eine bestimmte Fälligkeitsregel gilt.
So werden Berechnungsregeln geprüft
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Berechnungsregeln' die Schaltfläche 'Suchen'
anklicken oder die aufzurufende Berechnungsregel in das Feld 'Berech.-Regel'
eingeben und 'Suchen' anklicken.
2. Die zu prüfende Berechnungsregel auswählen, und im Menü 'Zeile' die Option
'Simulator' auswählen.
52
3. Auf dem Formular 'Simulator' die folgenden Felder ausfüllen und 'Suchen' anklicken:
•
Ausgangsdat.
Das Datum eingeben, mit dem die Regel getestet werden soll.
•
Anz. der Tg.
Die Anzahl an Tagen eingeben, die angezeigt werden soll. Beispiel: Wird als
Basisdatum der 25. Juni 2005 und für die Anzahl an Tagen 10 festgelegt, wird
die Berechnung für das Fälligkeitsdatum für den 25.06.05 bis zum 04.07.05
festgelegt.
Das Fälligkeitsdatum wird basierend auf der Berechnungsregel und dem festgelegten
Basisdatum im Detailbereich berechnet.
Anmerkung
Da das Programm 'Simulator' lediglich als Prüfungs-Tool für hypothetische
Fälligkeitsdaten verwendet wird, werden keine Daten gespeichert.
Codes für erweiterte Zahlungsbedingungen einrichten
Nachdem Berechnungsregeln festgelegt wurden, werden sie einem erweiterten
Zahlungsbedingungscode zugeordnet. Erweiterte Zahlungsbedingungscodes sind
dreistellige, alphanumerische Werte, mit denen die Art der Zahlungsbedingung
gekennzeichnet wird. Beim Erstellen von erweiterten Zahlungsbedingungscodes kann auch
der Skontoprozentsatz festgelegt werden, der für die zugeordnete
Skontofälligkeitsdatumsregel verwendet wird. Dieser Skontoprozentsatz wird verwendet,
wenn keine Ratenzahlungsskonti oder mehrstufige Skonti eingerichtet wurden. Werden diese
Skontoarten eingerichtet, wird der festgelegte Wert automatisch gelöscht.
53
Voraussetzungen
Es muss sichergestellt werden, dass die Berechnungsregeln eingerichtet sind, die für
die Berechnung der Netto- und Skontofälligkeitsdaten benötigt werden.
►
So werden Codes für erweiterte Zahlungsbedingungen eingerichtet
Im Menü 'Zahlungsbedingungen ändern' (G00141) die Option 'Erweiterte
Zahlungsbedingungen' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit erweiterten Zahlungsbedingungen' die Schaltfläche
'Hinzufügen' anklicken.
2. Auf dem Formular 'Erweiterte Zahlungsbedingungen ändern' die folgenden Felder
ausfüllen:
•
Zlg.-Bedingung
•
Beschreibung
54
3. Das folgende Feld ausfüllen, um einen Skontoprozentsatz festzulegen:
•
Skonto %
Den Skontoprozentsatz als Dezimalzahl eingeben. Beispiel: Für 1% muss 0,01
eingegeben werden.
Der festgelegte Skontoprozentsatz wird ignoriert, wenn Ratenzahlungsskonti
oder mehrstufige Skonti verwendet werden.
4. Die folgenden Felder ausfüllen und 'OK' anklicken, um die Berechnungsregeln an die
Zahlungsbedingung zu binden:
•
Skontofäll.-Datumsregel
Das Skontofälligkeitsdatum wird unabhängig davon, ob ein Skontoprozentsatz
festgelegt wurde, basierend auf der eingegebenen Regel berechnet.
•
Nettofäll.-Datumsregel
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Zlg.-Bedingung
Glossar
Leer
001
002
003
Beschreibung
Skonto %
006
ausgedruckt.
Beschreibung des Codes der Zahlungsbedingungen. Dieser Text kann
auf der
Rechnung gedruckt werden, beispielsweise '10 Tage 2%, 30 Tage netto,
Fixtag
25'.
0,02 eingegeben.
--- Formularspezifisch --Für erweiterte Zahlungsbedingungen in der Debitoren- und
Kreditorenbuchhaltung ist dies eine ganze Zahl ohne Dezimalstellen.
55
Mit dieser Regel wird das Skontofälligkeitsdatum einer
Lieferantenrechnung oder Rechnung berechnet.
Mit dieser Regel wird das Nettofälligkeitsdatum einer
Zahlungsbedingungen für Ratenzahlungen einrichten
Anstatt Rechnungen oder Lieferantenrechnungen alle zu einem bestimmten Zeitpunkt zu
begleichen, kann die Transaktion für Ratenzahlungen eingegeben werden, indem die
Zahlungsbedingungen für Ratenzahlungen verwendet werden. Wie bei den
Zahlungsbedingungen für Teilzahlungen wird für die Ratenzahlung die Transaktion über eine
bestimmte Zeitperiode in mehrere Zahlungen aufgeteilt. Im Gegenteil zu Teilzahlungen, bei
denen die Transaktion gleichmäßig aufgeteilt wird, legt der Benutzer den Prozentsatz jeder
Ratenzahlung und den Skontoprozentsatz für jede Ratenzahlung fest.
Die einzelnen Ratenbeträge werden berechnet, indem der Bruttobetrag der Transaktion mit
dem festgelegten Prozentsatz multipliziert wird. Das Skonto- und Nettofälligkeitsdatum jeder
Rate wird basierend auf den zugeordneten Berechnungsregeln automatisch berechnet.
Da jeder Ratenzahlung unterschiedliche Berechnungsregeln zugeordnet werden können,
kann eine unbegrenzte Anzahl der folgenden Angaben erstellt werden: Fällige Beträge,
zulässige Skontoabzüge, Daten, an denen eine Zahlung eingehen muss, um einen
Skontoabzug vornehmen zu können, Daten, an denen die Ratenzahlung erfolgen muss,
bevor sie fällig wird.
Die folgenden Beispiele beschreiben die unterschiedlichen Arten der Zahlungsbedingungen
für Ratenzahlungen, die eingerichtet werden können:
Gleichmäßige Zahlungen mit Es werden fünf gleiche Zahlungen eingerichtet:
Skonto
•
Zahlung 1 = 20% mit 10% Skonto
•
•
•
•
Die Skonto- und Nettofälligkeitsdaten der Zahlung hängen von den
Berechnungsregeln ab, die der Zahlungsbedingung zugeordnet
wurden.
Ungleichmäßige Zahlungen
mit Skonto
Es werden drei ungleiche Zahlungen eingerichtet:
•
•
•
wurden.
56
Ungleichmäßige Zahlungen
mit unterschiedlichem
Skonto
Es werden vier ungleiche Zahlungen eingerichtet:
•
•
•
•
wurden.
Zahlungsbedingungen für Ratenzahlung - Beispiel
Nachfolgend ist ein Beispiel von erweiterten Zahlungsbedingungen für Ratenzahlungen
aufgeführt. Eine Rechnung soll wie folgt in drei Raten aufgeteilt werden:
Betrag
9.000,00
Rechnungsdatum
15. Juli 2002
Ausgangsdatum
Rechnungsdatum
Erste Rate
2.000,00 mit 10% Skonto
Zweite Rate
3.000,00 mit 5% Skonto
Dritte Rate
4.000,00 mit 1% Skonto
Prozentsatz der Ratenzahlung
Erste Rate
Zweite Rate
Dritte Rate
Berechnung
2000 / 9000 = 22,222%
3000 / 9000 = 33,333%
4000 / 9000 = 44,445%
Da der Gesamtprozentsatz 100 sein muss, muss der Prozentsatz der letzten Rate
aufgerundet werden.
57
Wird eine Rechnung über 9.000,00 eingegeben, werden die Ratenzahlungen wie folgt
berechnet:
Ratenbetrag
Erste Rate
Berechnung
9000 x 0,22222 =
1.999,98
Zweite Rate
9000 x 0,33333 =
2.999,97
Dritte Rate
9000 x 0,44444 =
4.000,05
Anmerkung
Wenn Beträge nicht gleichmäßig aufgeteilt werden können, wird die Splitt-Rundung
verwendet.
Fälligkeitsdatumsberechnungen für Zahlungsbedingungen für Ratenzahlungen
Zahlungsbedingungen für Ratenzahlungen verwenden Berechnungsregeln, um die Skontound Nettofälligkeitsdaten festzulegen, die der Transaktion zugeordnet werden. Das in der
Berechnungsregel festgelegte Basisdatum wird verwendet, um die Fälligkeitsdaten der ersten
Rate zu bestimmen. Die Fälligkeitsdaten der ersten Rate werden als Basisdatum für die
zweite Rate, die Fälligkeitsdaten der zweiten Rate als Basisdatum für die dritte Rate, etc.
verwendet.
Im vorangehenden Beispiel wurden den Raten die folgenden Berechnungsregeln zugeordnet,
um die entsprechenden Skonto- und Nettofälligkeitsdaten zu berechnen:
Berechnungsregel
Basisdatum
DISCT
Rechnungsdatum
10
NET
Rechnungsdatum
30
58
Für eine mit dem Rechnungsdatum 15. Juli 2002 eingegebene Rechnung wird das
Fälligkeitsdatum für jede Rate wie folgt berechnet:
Rate
Berechnung
Nettofälligkeitsdatum
Berechnung
Erste
Rate
25/7/02
Dem
Rechnungsdatum werden
10 Tage
hinzugefügt
14/8/02
Dem
Rechnungsdatum
werden 30 Tage
hinzugefügt
Zweite
Rate
24/8/02
Dem Nettofälligkeitsdatum der
ersten Rate
werden 10 Tage
hinzugefügt.
13/9/02
Dem Nettofälligkeitsdatum der ersten
Rate werden 30
Tage hinzugefügt.
Dritte
Rate
23/9/02
Dem Nettofälligkeitsdatum der
zweiten Rate
werden 10 Tage
hinzugefügt.
13/10/02
Dem Nettofälligkeitsdatum der zweiten
Rate werden 30
Tage hinzugefügt.
►
So werden Zahlungsbedingungen für Ratenzahlungen eingerichtet
Im Menü 'Zahlungsbedingungen ändern' (G00141) die Option 'Erweiterte
Zahlungsbedingungen' auswählen.
59
2. Auf dem Formular 'Erweiterte Zahlungsbedingungen ändern' die folgenden Felder
ausfüllen und 'OK' anklicken:
•
Zlg.-Bedingung
•
Beschreibung
'Suchen' anklicken.
4. Den erstellten Datensatz auswählen.
5. Im Menü 'Zeile' die Option 'Raten' auswählen.
6. Um allen Raten die gleichen Werte zuzuordnen, auf dem Formular 'Raten ändern' im
Header-Bereich mindestens eines der folgenden Felder ausfüllen. Andernfalls mit
Schritt 9 fortfahren.
•
Anzahl gleicher Zahlungen
•
Skonto %
Den Prozentsatz als Dezimalzahl eingeben. Beispiel: Für 10% muss 0,10
eingegeben werden.
•
Dieses Feld muss leer bleiben, wenn kein Skontoprozentsatz festgelegt wird.
•
7. 'OK' anklicken.
8. Auf dem Formular 'Arbeiten mit erweiterten Zahlungsbedingungen' die
Zahlungsbedingung auswählen und im Menü 'Zeile' die Option 'Raten' auswählen,
um Raten zu prüfen.
60
9. Um der Rate einen eindeutigen Wert zuzuordnen, im Detailbereich mindestens eines
der folgenden Felder ausfüllen:
•
Prozent der Rate
Dieser Prozentsatz wird als ganze Zahl eingegeben. Um beispielsweise eine
Rate von 20% festzulegen, muss 20 eingegeben werden. Der eingegebene
Gesamtprozentsatz muss 100 ergeben.
•
Skonto %
Den Prozentsatz als Dezimalzahl eingeben. Beispiel: Für 10% muss 0,10
eingegeben werden.
•
Skt.-Fäll.-Dt.-Regel
•
Nettofäll.-Dt.-Regel
10. 'OK' anklicken.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Anzahl gleicher Zahlungen
Glossar
Hier erscheint die Anzahl der zu verarbeitenden Transaktionen.
--- Formularspezifisch --Auf der Grundlage der eingegebenen Anzahl wird der Prozentsatz der
Teilzahlung berechnet. Beispiel: Wird 5 eingegeben, werden 5
Teilzahlungen zu 20% errechnet. Wenn die eingegebenen Zahl als
Divisor von 100 keine glatte Zahl ergibt, dann wird der restliche
Prozentanteil der letzten Teilzahlung zugeschlagen.
Skonto %
0,02 eingegeben.
Mit dieser Regel wird das Skontofälligkeitsdatum einer
Mit dieser Regel wird das Nettofälligkeitsdatum einer
Prozent der Rate
Ergebnisse einer Rechnung.
--- Formularspezifisch --Prozentsatz einer Rate
Ein Prozentsatz der Rechnung, der zur Generierung einer Ratenzahlung
verwendet wird. Der Gesamtskontobetrag kann in beliebig viele
Ratenzahlungen aufgeteilt werden. Die Ratenzahlungen müssen nicht
gleich
groß sein, müssen jedoch zusammen 100% der Rechnung ergeben. Im
Gegensatz
zu normalen Teilzahlungen können Raten mit unterschiedlichen
Prozentsätzen
erstellt werden. Es müssen keine Dezimalstellen eingegeben werden.
Beispiel: Eine Rate von 20% wird als ganze Zahl (20) eingegeben.
61
Zahlungsbedingungen für mehrstufigen Skonto einrichten
Viele Unternehmen wollen ihre Kunden für eine frühzeitige Bezahlung belohnen, indem
basierend auf dem Bezahlungsdatum größere Skontoabzüge gewährt werden. So können mit
den Lieferanten bessere Zahlungsbedingungen ausgehandelt und den Kunden bessere
Zahlungsbedingungen gewährt werden.
Es können erweiterte Zahlungsbedingungen eingerichtet werden, mit denen der
Skontoprozentsatz basierend auf der Anzahl an Tagen, die zwischen dem festgelegten
Datum und dem Basisdatum für die Berechnungsregel verstrichen ist, variieren kann. Es
können bis zu 5 Stufen mit unterschiedlichen Prozentsätzen festgelegt werden.
Es kann beispielsweise eine Zahlungsbedingung eingerichtet werden, die einen Skonto von
10% zulässt, wenn die Zahlung innerhalb von 10 Tagen erfolgt, einen Skonto von 5% bei
Bezahlung innerhalb von 20 Tagen und einen Skonto von 1% bei Bezahlung innerhalb von
30 Tagen.
Um das Skontofälligkeitsdatum für die erste Stufe zu bestimmen, werden die Informationen
der Berechnungsregel verwendet. Um das Skontofälligkeitsdatum der nachfolgenden Stufen
zu bestimmen, wird das Enddatum der Stufe dem festgelegten Basisdatum hinzugefügt.
Um neue Skontoprozentsätze und Skontofälligkeitsdaten für nachfolgende Stufen zu
berechnen, muss entweder der Bericht 'DBT-Rechnungen aktualisieren' (R005142) oder der
Bericht 'KDT-Lieferantenrechnungen aktualisieren' (R005141) ausgeführt werden.
►
So werden mehrstufige Berechnungsregeln eingerichtet
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Berechnungsregeln' die Schaltfläche 'Hinzufügen'
anklicken.
2. Auf dem Formular 'Fälligkeitsdatumsregeln ändern' die folgenden Felder ausfüllen:
•
Berech.-Regel
•
Beschreib.
3. Um festzulegen, wie das Skontofälligkeitsdatum für die erste Stufe berechnet wird,
müssen die folgenden Felder ausgefüllt werden:
•
Referenzdatum
•
Hinzu. Tg.
Der eingegebene Wert sollte mit dem für die erste Stufe in das Feld 'Bis'
eingegebenen Wert übereinstimmen.
Beispiel: Soll den Transaktionen, die 1 bis 10 Tagen nach dem Basisdatum
liegen, ein Skonto von 10% zugeordnet werden, wird in dieses Feld und das Feld
'Bis' für die erste Stufe 10 eingegeben.
4. In die folgenden Felder dürfen keine Werte eingegeben werden:
•
Fixtage
•
Hinzuzuf. Monate
62
5. Die folgenden Felder ausfüllen, um Informationen für einen Arbeitstagekalender
festzulegen:
•
Kalender
•
Arbeitstagregel
6. 'OK' anklicken.
7. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Berechnungsregeln' die Schaltfläche 'Suchen'
anklicken.
8. Die einzurichtende Berechnungsregel auswählen, und im Menü 'Zeile' die Option
'Mehrstufig' auswählen.
9. Auf dem Formular 'Mehrstufige Berechnungsregeln einrichten' die folgenden Felder
•
Von
•
Bis
•
Skontoprozentsatz
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Skonto %
Glossar
0,02 eingegeben.
Rechnungen und Lieferantenrechnungen für mehrstufigen Skonto
aktualisieren
Im Menü 'Zahlungsbedingungen ändern' (G00141) die Option 'KDTLieferantenrechnungen aktualisieren' oder 'Debitorenrechnungen aktualisieren'
auswählen.
63
Die Berichte 'KDT-Lieferantenrechnungen aktualisieren' (R005141) und
'Debitorenrechnungen aktualisieren' (R005142) werden ausgeführt, um den Skontobetrag
und das Skontofälligkeitsdatum auf den Rechnungen und Lieferantenrechnungen gemäß den
Stufen, die für die zugeordnete mehrstufige Zahlungsbedingung eingerichtet wurden, zu
aktualisieren.
Beim Ausführen einer dieser Berichte, geschieht Folgendes:
•
Die entsprechenden Transaktionen werden abgerufen, indem die
Zahlungsbedingungen, die in der Tabelle 'Zahlungsbedingungen für mehrstufigen
Skonto' (F00147) eingerichtet wurden, mit den auf der Rechnung oder
Lieferantenrechnung eingegebenen Zahlungsbedingungen verglichen werden.
•
Der in den Verarbeitungsoptionen eingegebene Stichtag wird verwendet, um
festzulegen, welche Datensätze aktualisiert werden.
Der eingegebene Stichtag wird mit dem für die Zahlungsbedingung festgelegten
Basisdatum verglichen, um die Anzahl der verstrichenen Tage zu bestimmen. Es
wird automatisch auf die entsprechende Zahlungsbedingung zugegriffen, um die
Stufe, die dieser Anzahl an Tagen entspricht, festzulegen. Unterscheidet sich der
Prozentsatz der Stufe vom Prozentsatz der Transaktion, kann der Datensatz
aktualisiert werden.
•
Der Skontobetrag wird aktualisiert, indem der Skontoprozentsatz der neuen Stufe mit
dem Bruttobetrag der Transaktion multipliziert wird.
•
Das Skontofälligkeitsdatum wird aktualisiert, indem der Wert für die Stufe im Feld
'Datumsspanne - Bis' zum Basisdatum der Transaktion hinzugefügt wird.
Beispiel:
•
Bis Tag = 20
•
Basisdatum = HB-Datum
•
HB-Datum = 17/06/05
Dem HB-Datum wird 20 hinzugefügt und als Skontofälligkeitsdatum wird der 07/07/05
zugeordnet.
Anmerkung
Bei der Berechnung von Skontofälligkeitsdaten werden der Arbeitstagekalender und die
Arbeitstageregel berücksichtigt, die der Berechnungsregel zugeordnet werden.
Folgendes wird nicht ausgeführt:
•
Neuberechnung des Nettofälligkeitsdatums Das Nettofälligkeitsdatum wird zum
Zeitpunkt der Transaktionseingabe berechnet und ändert sich nicht mehr.
•
Aktualisierung teilweise beglichener Transaktionen; der Bruttobetrag muss dem
offenen Betrag entsprechen.
•
Berücksichtigung von Datensätzen ohne Skontobetrag
64
Datenauswahl
Die Programme sind fest codiert, um Datensätzen basierend auf den folgenden Kriterien
auszuwählen:
•
Der offene Betrag entspricht dem Bruttobetrag
•
Der mögliche Skonto ist nicht gleich Null.
Die Datenauswahl kann verwendet werden, um diese Auswahlkriterien weiter einzugrenzen.
Steuerüberlegungen zur Aktualisierung von Transaktionen mit mehrstufigem Skonto
Bei einer Lieferantenrechnung oder einer Rechnung mit Steuern werden die für das Unternehmen, das auf
der Rechnung oder Lieferantenrechnung eingegeben wurde, eingerichteten Steuerregeln verwendet. Sind
für das festgelegte Unternehmen keine Steuerregeln eingerichtet, werden die für das Standardunternehmen
00000 eingerichteten Steuerregeln verwendet.
Es werden keine Transaktionen mit Skonto verarbeitet, wenn bei Einrichtung der Steuerregeln für das
festgelegte Unternehmen die folgende Option aktiviert war:
•
Steuern auf Bruttobetrag exklusiv Skonto
Aktualisierung bestimmter Transaktionen unterdrücken
Sollen mit dem Batch-Programm Lieferantenrechnungen oder Rechnungen, die unter
Umständen aktualisiert werden können, nicht aktualisiert werden, kann das Programm
'Statusschnelländerung' (P03B114 für Rechnungen und P0411S für Lieferantenrechnungen)
verwendet werden, um den Zahlungsbedingungscode auf dem Datensatz zu ändern. Da der
Zahlungsbedingungscode verwendet wird, um festzulegen, ob es sich um eine mehrstufige
Zahlungsbedingung handelt, wird durch die Änderung des Codes verhindert, dass der
Datensatz aktualisiert wird.
Anmerkung
Das Skontofälligkeitsdatum oder der Skontobetrag wird nicht basierend auf den Änderungen,
die mit dem Programm 'Statusschnelländerung' am Zahlungsbedingungscode gemacht
werden, neu berechnet. Sollen die Skontoinformationen geändert werden, muss die
Transaktion manuell geändert werden.
Aktualisierung einer Transaktion mit einem mehrstufigen Skonto - Beispiel
Im folgenden Beispiel wird dargestellt, wie der Skontobetrag und das Skontofälligkeitsdatum
basierend auf den folgenden Werten abgeleitet werden:
•
Zahlungsbedingungsinformationen
•
Datum, an dem das Batch-Aktualisierungsprogramm ausgeführt wird.
Zahlungsbedingungs-Setup:
Basisdatum = Rechnungsdatum
Hinzuzufügende Tage = 10
Erste Stufe = 1 - 10 mit 10% Skonto
Zweite Stufe = 11 - 20 mit 5% Skonto
65
Dritte Stufe = 21 - 29 mit 1% Skonto
Die vierte und fünfte Stufe sind nicht festgelegt.
Verarbeitung:
Eine Rechnung mit dem Rechnungsdatum 01.06.05 unter Verwendung des
Zahlungsbedingungscodes basierend auf dem vorangehend aufgeführten Setup eingeben.
Der Skonto wird als 10% des Bruttobetrags berechnet und es wird das
Skontofälligkeitsdatum 11.06.05 (01.06 + 10 Tage = 11.06) zugeordnet.
Wird das Batch-Aktualisierungsprogramm jede Nacht ausgeführt, wird dieser Datensatz erst
am 12.06.05 aktualisiert.
Am 12.06.05 wird Folgendes ausgeführt:
•
Es wird die Differenz zwischen dem Rechnungsdatum und dem Stichtag (11 Tage)
berechnet.
Für 11 Tage ist in der zweiten Stufe ein Skontoprozentsatz von 5% festgelegt.
•
Der Skontobetrag (5% des Bruttobetrags) wird neu berechnet.
•
Das Skontofälligkeitsdatum (21.06.05) wird neu berechnet.
Der Wert im Feld 'Bis' der zweiten Stufe (20) wird dem Rechnungsdatum
hinzugefügt, um das neue Skontofälligkeitsdatum zu berechnen.
Wird das Batch-Aktualisierungsprogramm jede Nacht ausgeführt, wird dieser Datensatz erst
wieder am 22.06.05 aktualisiert.
Am 22.06.2005 wird Folgendes ausgeführt:
•
Es wird die Differenz zwischen dem Rechnungsdatum und dem Stichtag (21 Tage)
berechnet.
Für 21 Tage ist in der dritten Stufe ein Skontoprozentsatz von 1% festgelegt.
•
Der Skontobetrag (1% des Bruttobetrags) wird berechnet.
•
Das Skontofälligkeitsdatum (30.06.2005) wird neu berechnet.
Der Wert im Feld 'Bis' der dritten Stufe (29) wird dem Rechnungsdatum hinzugefügt,
um das neue Skontofälligkeitsdatum zu berechnen.
Da keine weiteren Stufen eingerichtet sind, wird dieser Datensatz nicht wieder aktualisiert.
Verarbeitungsoptionen: KDT-Lieferantenrechnungen aktualisieren (R005141)
Register 'Anzeige'
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob die Steuerinformationen auf dem Bericht
gedruckt werden.
66
1. Steuerinformationen
Leer = Steuerinformationen drucken
1 = Steuerinformationen nicht drucken
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob die Steuerinformationen im Bericht
gedruckt werden soll. Gültige Werte:
Leer
Steuerinformationen drucken
1
Steuerinformationen nicht drucken.
Register 'Standardvorgaben'
Mit dieser Verarbeitungsoption wird ein Stichtag festgelegt, mit dem der Skontobetrag und
das Skontofälligkeitsdatum berechnet werden.
1. Stichtag
Leer = Systemdatum verwenden
Mit dieser Verarbeitungsoption wird ein Stichtag festgelegt, mit dem der Skonto und das
Skontofälligkeitsdatum berechnet wird. Bleibt dieses Feld leer, wird das aktuelle
Systemdatum verwendet.
Automatische Nummernvergabe einrichten
Bei Eingabe eines Dokuments, wie beispielsweise einer Rechnung, einer
Lieferantenrechnung, einem Arbeitsauftrag oder einer Journalbuchung, kann eine
Dokumentnummer manuell oder mit Hilfe des Programms 'Automatische Nummernvergabe'
(P0002) zugeordnet werden. Soll eine Dokumentnummer manuell zugeordnet werden, muss
dies während der Dateneingabe erfolgen.
67
Die automatische Nummernvergabe ist eine Funktion zur automatischen Nummerierung von
Dokumenten. Mit dem Programm 'Automatische Nummernvergabe' werden Nummern
anhand der folgenden Methoden zugeordnet:
•
Standardmäßige automatische Nummernvergabe: Die nächste verfügbare Nummer
in der Tabelle 'Automatische Nummernvergabe' (F0002) wird automatisch gesucht
und dem Dokument zugeordnet.
•
Automatische Nummernvergabe nach Unternehmen und Geschäftsjahr: Die nächste
verfügbare Nummer nach Unternehmen und Geschäftsjahr wird aus der Tabelle
'Automatische Nummernvergabe nach Unternehmen/Geschäftsjahr' (F00021)
abgerufen.
Die automatische Nummernvergabe wird in Verbindung mit dem Data Dictionary ausgeführt.
Jedes Data-Dictionary-Element, für das die automatische Nummernvergabe verwendet wird,
enthält einen Folgenummer-Indexwert, der der Positionsnummer entspricht, die den
Folgenummernwert für das Datenelement enthält.
J.D. Edwards empfiehlt beim Einrichten der automatischen Nummernvergabe Folgendes:
•
Der Wert für die Folgenummer darf nicht leer bleiben.
•
Folgenummern dürfen nicht geändert werden. Dies kann zu doppelten Nummern
führen, und zuvor hinzugefügte Nummern können unter Umständen nicht mehr
abgerufen werden. Wenn die nächste Nummer geändert werden muss, darf sie nur
auf eine höhere Zahl geändert werden.
•
Werte von Folgenummern dürfen nicht gelöscht werden. Werden Werte einer
Folgenummer gelöscht, kann dies zu unvorhersehbaren Ergebnissen führen.
•
Die Sequenz der Folgenummern in der Tabelle darf nicht geändert werden. Jede
Folgenummer muss in der entsprechenden Zeile verbleiben, da sich die Programme
jeweils auf eine bestimmte Zeile in der Tabelle beziehen. Zum Beispiel muss im
System 'Finanzbuchhaltung' die Folgenummer für Journalbuchungen auf der zweiten
Zeile stehen.
Jeder Gruppe von Standardfolgenummern können Prüfziffern zugeordnet werden. Mit
Prüfziffern werden Fehler verhindert, die durch Vertauschung bei der Dateneingabe
verursacht werden könnten. Durch Aktivierung der Prüfziffern im Adressbuch für Lieferanten
wird beispielsweise verhindert, dass eine Lieferantenrechnung dem falschen Lieferanten
zugeordnet wird, wenn bei der Eingabe der Lieferantenrechnung Zahlen vertauscht werden.
J.D. Edwards empfiehlt, die Prüfziffern für die automatische Nummernvergabe nur dann zu
verwenden, wenn es bei der Dateneingabe leicht zu Fehlern kommen kann.
Voraussetzungen
Um für ein Unternehmen, für das noch kein Geschäftsjahr festgelegt ist, ein
Geschäftsjahr zu einem bereits vorhandenen Datensatz der 'Automatischen
Nummernvergabe' hinzuzufügen, muss der vorhandene Datensatz gelöscht und ein
neuer Datensatz für das Unternehmen mit dem Geschäftsjahr hinzugefügt werden.
Um ein Geschäftsjahr aus einem für ein Unternehmen bereits vorhandenen
Datensatz der 'Automatischen Nummernvergabe' zu entfernen, muss der
vorhandene Datensatz gelöscht und ein neuer Datensatz für das Unternehmen ohne
Geschäftsjahr hinzugefügt werden.
68
►
So wird die automatische Nummernvergabe eingerichtet
Die Folgenummern prüfen, die automatisch Dokumenten zugeordnet wurden, und festlegen,
ob einer bestimmten Art von Folgenummern Prüfziffern zugeordnet werden sollen.
Im Menü 'Allgemeine Systeme' (G00) die Option 'Automatische Nummernvergabe'
auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit der automatischen Nummernvergabe' das System
auswählen, das geprüft werden soll, und 'Auswählen' anklicken.
2. Auf dem Formular 'Automatische Nummernvergabe nach System einrichten' die im
folgenden Feld aufgeführten Informationen prüfen:
•
Folge-Nr.
3. Die folgende Option für alle Folgenummerarten, für die Prüfziffern verwendet werden
sollen, aktivieren:
•
Prüfziffer
J.D. Edwards empfiehlt, die Prüfziffern für die automatische Nummernvergabe nur
dann zu verwenden, wenn es bei der Dateneingabe leicht zu Fehlern kommen kann.
4. 'OK' anklicken.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
System
Glossar
Ein anwenderspezifischer Code (98/SY) zur Kennzeichnung eines
Systems
von J.D. Edwards.
69
Folgenummer 1
Die nächste zugeordnete Nummer. Folgenummern können
beispielsweise für
Lieferantenrechnungsnummern, Rechnungsnummern,
Journalbuchungsnummern,
Personalnummern, Adressnummern und Vertragsnummern verwendet
werden.
Kundenspezifische Programmierung ist erforderlich, wenn die bereits
festgelegten Folgenummerarten nicht verwendet werden sollen.
--- Formularspezifisch --Für Unternehmen, die nicht auf dem Formular 'Automatische
Nummernvergabe nach
Unternehmen/Geschäftsjahr' eingerichtet sind, variieren die Ergebnisse
je
nach der auf dem Formular 'Automatische Nummernvergabe'
ausgewählten Methode
wie folgt:
o Mit Methode 1 erstellt das System für jedes Unternehmen, das
nicht
eingerichtet wird, einen Datensatz und beginnt die Numerierung für
alle Unternehmen mit '1'.
o Mit Methode 2 verwendet das System die auf dem Formular
'Automatische
Nummernvergabe nach System einrichten' (Standard der
automatischen
Nummernvergabe) angezeigte Anfangsnummer für alle nicht
eingerichteten
Unternehmen.
Prüfziffer
Mit dieser Option wird festgelegt, ob bei der Automatischen
Nummernvergabe eine Zahl zur nächsten zugeordneten Zahl
hinzugefügt wird. Wenn Prüfziffern verwendet werden und die nächste
Zahl beispielsweise 2 ist, wird beispielsweise die Prüfziffer 7
hinzugefügt, wodurch die letzten beiden Ziffern 27 wären. Durch die
Option der Prüfziffern wird eine Methode bereitgestellt, mit der Zahlen
wahllos erhöht werden, wodurch verhindert wird, dass verdrehte Zahlen
vergeben werden. In diesem Beispiel würde bei aktivierter
Prüfziffernoption niemals die Zahl 72 als nächste Zahl automatisch
vergeben.
Mit dieser Option wird eine Prüfziffer hinzugefügt.
►
So werden Folgenummern nach Unternehmen und Geschäftsjahr zugeordnet
Rechnungen und anderen Dokumenten können automatisch eindeutige Nummern nach
Unternehmen und Geschäftsjahr zugeordnet werden. Diese Funktion ist hilfreich, wenn für
jedes Unternehmen nach Geschäftsjahr eine fortlaufende Dokumentnummer benötigt wird.
Im Menü 'Allgemeine Systeme' (G00) die Option 'Automatische Nummernvergabe'
auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit der automatischen Nummernvergabe' im Menü
'Formular' die Option 'Konstanten für auto. Nummernvergabe' auswählen.
70
Anmerkung
Ist bereits eine Methode für die automatische Nummernvergabe aktiviert und es
bestehen bereits Folgenummern nach Unternehmen oder Dokument, müssen diese
Folgenummern gelöscht werden, bevor die Option geändert oder das Geschäftsjahr
hinzugefügt werden kann.
2. Auf dem Formular 'Konstanten für die automatische Nummernvergabe' die Option für
die zu verwendende Methode auswählen und 'OK' anklicken.
•
Bei Wahl der Methode 1 wird standardmäßig 1 als Anfangsnummer für alle
Unternehmen verwendet. Es ist jedoch auch möglich, eine andere
Anfangsnummer für die vom Benutzer eingerichteten Unternehmen zu
verwenden. Die verbleibenden Schritte ausführen:
•
Bei Wahl der Methode 2 wird automatisch die Standardfolgenummer als
Anfangsnummer für die Unternehmen verwendet, die nicht vom Benutzer
eingerichtet werden. Die Anfangsnummer für die vom Benutzer eingerichteten
Unternehmen kann entweder manuell eingerichtet oder automatisch eingesetzt
werden (Standardvorgabe ist 1). Die verbleibenden Schritte müssen nicht
ausgeführt werden.
3. Auf dem Formular 'Arbeiten mit der automatischen Nummernvergabe' im Menü
'Formular' die Option 'Autom. Nummernvergabe nach Unt./GJ' auswählen.
4. Auf dem Formular 'Folgenummern nach Unternehmen/Geschäftsjahr' die folgenden
Felder ausfüllen und 'OK' anklicken:
•
Unternehmensnr.
•
Unt.-Nr.
•
D.-Art
•
Id. mit
•
Beschreibung
•
Gesch.-Jahr
71
•
Jahrhundert
•
Einzuf. Ziffern
•
Prüfziffer
•
Folgenummer 1
•
Autom. Rück.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Unternehmensnr.
Unt.-Nr.
D.-Art
Glossar
Eine Nummer, die, zusammen mit der Dokumentnummer, der
Dokumentart und dem HB-Datum, ein Originaldokument, z. B. eine
Rechnung, Lieferantenrechnung oder Journalbuchung, eindeutig
kennzeichnet.
Werden Folgenummern nach Unternehmen/Geschäftsjahr verwendet,
wird vom Programm 'Automatische Nummernvergabe' (X0010) anhand
der Unternehmensnummer die richtige Folgenummer für das
Unternehmen abgerufen.
Wenn zwei oder mehr Originaldokumente eine identische
Dokumentnummer und -art haben, kann mit der Unternehmensnummer
das gewünschte Dokument gesucht werden.
Eine Nummer, die, zusammen mit der Dokumentnummer, der
Dokumentart und dem HB-Datum, ein Originaldokument, z. B. eine
Rechnung, Lieferantenrechnung oder Journalbuchung, eindeutig
kennzeichnet.
Werden Folgenummern nach Unternehmen/Geschäftsjahr verwendet,
wird vom Programm 'Automatische Nummernvergabe' (X0010) anhand
der Unternehmensnummer die richtige Folgenummer für das
Unternehmen abgerufen.
Wenn zwei oder mehr Originaldokumente eine identische
Dokumentnummer und -art haben, kann mit der Unternehmensnummer
das gewünschte Dokument gesucht werden.
Mit diesem anwenderspezifischen Code (00/DT) wird der Ursprung und
der Zweck der Transaktion gekennzeichnet. J.D. Edwards reserviert
einige Präfixe für Dokumentarten, z. B. Lieferantenrechnungen,
Rechnungen, Zahlungseingänge und Arbeitszeitnachweise. Die
reservierten Dokumentartpräfixe für Codes sind:
P - Kreditorenbuchhaltungsdokumente
R - Debitorenbuchhaltungsdokumente
T - Zeit- und Lohn- und Gehaltsdokumente
I - Bestandsverwaltungsdokumente
O - Einkaufsauftragsdokumente
S - Kundenauftragsdokumente
72
Id. mit
Wird die automatische Nummernvergabe nach Unternehmen oder nach
Unternehmen
und Geschäftsjahr eingerichtet, können unterschiedlichen
Dokumentarten die
gleichen Sequenzen nächster Nummern zugewiesen werden. Das Feld
'Wie
Dokumentart' bezieht sich auf die Dokumentart, die die nächste
Nummer
bestimmt.
Wenn ein Dokument beispielsweise mit der Dokumentart 'RR' erstellt
wird und
die gleiche Sequenz verwenden soll wie gewöhnliche Rechnungen, d.h.
Dokumente mit der Dokumentart 'RI', wird der Setup-Datensatz der
Dokumentart
'RR' im Feld 'Wie Dokumentart' mit 'RI' definiert.
Beschreibung
Gesch.-Jahr
Jahrhundert
Einzuf. Ziffern
Eine vierstellige Nummer, die das Geschäftsjahr kennzeichnet. In dieses
Feld kann eine Nummer eingegeben werden, oder das Feld kann leer
gelassen werden, um das aktuelle Geschäftsjahr anzugeben, so wie auf
dem Formular 'Unternehmen einrichten' festgelegt ist.
Es sollte nicht das Jahr am Ende der Rechnungsperiode, sondern am
Ende der ersten Periode gewählt werden. Ein Geschäftsjahr beginnt
beispielweise am 01.10.2005 und endet am 30.09.2006. Das Ende der
ersten Periode ist der 31.10.2005. Es muss das Jahr 2005 statt 2006
angegeben werden.
Das mit dem Jahr verknüpfte Jahrhundert. Die ersten beiden Ziffern des
Jahres eingeben. Beispiel: 19 steht für alle Jahre, die mit 19 beginnen
(1998, 1999),
20 steht für alle Jahre, die mit 20 beginnen (2000, 2001) usw.
Die Anzahl der Ziffern, die in eine Dokumentnummer eingefügt werden,
um das Geschäftsjahr darzustellen. Einzufügende Ziffern werden nur bei
der Verwendung der Automatische Nummernvergabe nach
Geschäftsjahr eingesetzt. Gültige Werte:
1
Eine Ziffer einfügen. Die letzte Ziffer des Geschäftsjahrs wird an der
ersten Stelle der resultierenden Dokumentnummer eingefügt. Beispiel:
Bei 50012345 repräsentiert die erste Ziffer die 5 aus 2005 und die
restlichen Ziffern (0012345) resultieren aus der Automatischen
Nummernvergabe.
Prüfziffer
2
Zwei Ziffern einfügen. Die letzten zwei Ziffern des Geschäftsjahrs
werden an den ersten beiden Stellen der resultierenden
Dokumentnummer eingefügt. Beispiel: Bei 05012345 repräsentieren die
ersten beiden Ziffer die 05 aus 2005 und die restlichen Ziffern (012345)
resultieren aus der Automatischen Nummernvergabe.
Mit dieser Option wird festgelegt, ob bei der Automatischen
Nummernvergabe eine Zahl zur nächsten zugeordneten Zahl
hinzugefügt wird. Wenn Prüfziffern verwendet werden und die nächste
Zahl beispielsweise 2 ist, wird beispielsweise die Prüfziffer 7
hinzugefügt, wodurch die letzten beiden Ziffern 27 wären. Durch die
Option der Prüfziffern wird eine Methode bereitgestellt, mit der Zahlen
wahllos erhöht werden, wodurch verhindert wird, dass verdrehte Zahlen
vergeben werden. In diesem Beispiel würde bei aktivierter
Prüfziffernoption niemals die Zahl 72 als nächste Zahl automatisch
vergeben.
Mit dieser Option wird eine Prüfziffer hinzugefügt.
73
Folgenummer 1
Die nächste zugeordnete Nummer. Folgenummern können
beispielsweise für
Lieferantenrechnungsnummern, Rechnungsnummern,
Journalbuchungsnummern,
Personalnummern, Adressnummern und Vertragsnummern verwendet
werden.
Kundenspezifische Programmierung ist erforderlich, wenn die bereits
festgelegten Folgenummerarten nicht verwendet werden sollen.
--- Formularspezifisch --Für Unternehmen, die nicht auf dem Formular 'Automatische
Nummernvergabe nach
Unternehmen/Geschäftsjahr' eingerichtet sind, variieren die Ergebnisse
je
nach der auf dem Formular 'Automatische Nummernvergabe'
ausgewählten Methode
wie folgt:
o Mit Methode 1 erstellt das System für jedes Unternehmen, das
nicht
eingerichtet wird, einen Datensatz und beginnt die Numerierung für
alle Unternehmen mit '1'.
o Mit Methode 2 verwendet das System die auf dem Formular
'Automatische
Nummernvergabe nach System einrichten' (Standard der
automatischen
Nummernvergabe) angezeigte Anfangsnummer für alle nicht
eingerichteten
Unternehmen.
Autom. Rück.
Die Nummer, die als Folgenummer verwendet werdem soll, nachdem
diese für ein neues Geschäftsjahr zurückgesetzt wurde. Diese
Rücksetzung trifft lediglich auf die Folgenummern nach Geschäftsjahr
zu. Dokumentnummern beginnen jeweils mit der für die jeweils neuen
Geschäftsjahre festgelegten Nummern.
74
Automatische Buchungsanweisungen
Durch automatische Buchungsanweisungen (ABAs) wird der Zusammenhang zwischen den
täglichen Buchhaltungsaufgaben und dem Kontenrahmen festgelegt. Es handelt sich hierbei
um Regeln, mit denen festgelegt wird, wie HB-Journalbuchungen erstellt werden.
Alle Systeme von J.D. Edwards, die eine Schnittstelle mit dem System 'Finanzbuchhaltung'
aufweisen, verfügen über automatische Buchungsanweisungen. ABAs können für Folgendes
verwendet werden:
•
Mit ABAs wird bestimmt, wie mit dem Buchungsprogramm Journalbuchungen für
konzerninterne Abrechnungen erstellt werden.
•
Mit ABAs wird festgelegt, wie Journalbuchungen verteilt werden, damit jedes
Unternehmen einen Nullsaldo aufweist.
•
Mit ABAs wird eine Sollbuchung in einem Debitorenkonto oder eine Habenbuchung
in einem Kreditorenkonto erstellt, wenn eine Rechnung oder Lieferantenrechnung
gebucht wird. Mit ABAs ist es nicht mehr nötig, ein Gegenbuchungskonto manuell
einzugeben. Der Buchhalter muss sich zum Zeitpunkt der Verbuchung nicht länger
an das Gegenkonto erinnern.
•
In den Systemen 'Vertriebsabwicklung' und 'Beschaffung' werden Journalbuchungen
für viele unterschiedliche Transaktionsarten automatisch erstellt.
•
Im System 'Anlagenbuchhaltung' werden Konten gekennzeichnet, die bei der
Anschaffung von Anlagen und Geräten verwendet werden, mit denen
Anlagenstammdatensätze erstellt werden und auf die Abschreibungen und andere
Transaktionen gebucht werden.
Die bereits in der Software vorhandenen ABAs müssen geprüft werden, ob sie die
Anforderungen des Unternehmens erfüllen. Bestehende ABAs können geändert und nach
Bedarf können zusätzliche ABAs eingerichtet werden.
Alle ABAs sind mit einem bestimmten Hauptbuchkonto verbunden, das sich folgendermaßen
zusammensetzt:
•
Organisationseinheit
•
Sachkonto
•
Hilfskonto (optional)
Bestandteile eines ABA-Formulars
Das Formular 'Automatische Buchungsanweisungen' weist einen Index oder eine Liste auf,
die alle in den J.D. Edwards-Systemen eingesetzten ABAs enthält.
75
ABA-Präfixe und -Suffixe
Gruppen von ABA-Posten, die den gleichen Zweck erfüllen, besitzen ein ähnliches Präfix.
Diese Einheitlichkeit ermöglicht das Abrufen von Kontengruppen durch die Eingabe des
Gruppenpräfixes in der Query-By-Example-Zeile. Das Präfix ist normalerweise zwei oder drei
Zeichen lang. Da jedes Softwaresystem eigene Regeln für Präfixe verwendet, müssen die
Regeln für das verwendete System bekannt sein.
Für bestimmte ABAs können Suffixe verwendet werden, die bis zu 4 Zeichen lang sind. Die
Länge für ein Suffix hängt jedoch von der Länge des Präfix ab. Eine ABA einschließlich Suffix
kann nicht länger als sechs Zeichen sein. Mit dem Suffix (Zeichen, die dem ABA-Namen oder
Präfix folgen) wird im Allgemeinen Folgendes festgelegt:
•
In vielen System wird mit dem aus drei Zeichen bestehenden Suffix der
Währungscode des bestimmten Kontos festgelegt.
76
•
•
•
•
In System 'Finanzbuchhaltung':
•
Mit dem Suffix 'x' werden bei einem Posten mit drei Zeichen (zum Beispiel
GLG1) Übergangspunkte auf einem Finanzbericht festgelegt.
•
Mit dem Suffix 'xx' wird bei einem Posten mit vier Zeichen der Anfangs- und
Endbereich für eine bestimmte Transaktion festgelegt; zum Beispiel GLRC01
und GLRC02 für den Anfang und das Ende eines Bereichs mit abzustimmenden
Konten.
Im System 'Kreditorenbuchhaltung':
•
Mit dem Suffix 'xxxx' werden die HB-Gegenbuchungskonten gekennzeichnet, die
für bestimmte Transaktionen verwendet werden; zum Beispiel PREP für
Vorauszahlungen oder WHLD für Quellensteuern.
•
Mit dem Suffix 'xxxx' werden ebenfalls Kontenbereiche festgelegt, die bei der HBMethode für die 1099-Verarbeitung (US-spezifisch) verwendet werden; zum
Beispiel wird mit PXA101 die Art A der Steuererklärung, Box 1 und mit 01 der
Anfang des Kontenbereichs festgelegt.
•
Mit dem Suffix 'xxxx' (ein bis vier Zeichen) als Anhang zum Posten PB werden
alternative Bankkonten festgelegt.
•
Mit dem Suffix 'xx' wird ein Kontenbereich festgelegt; ungerade Zahlen
entsprechen dem Anfang eines Bereichs, gerade Zahlen dem Ende eines
Bereichs.
Im System 'Debitorenbuchhaltung':
•
Mit dem Suffix 'xxxx' werden HB-Gegenbuchungskonten festgelegt, die für
bestimmte Transaktionen verwendet werden sollen; zum Beispiel NOTE für
Wechselforderungen, EMP für Arbeitnehmer-Debitorenkonten oder UC für nicht
zugeordnete Zahlungseingänge.
•
Mit dem Suffix 'xxxx' als Anhang zu dem ABA-Posten RC wird ein alternatives
Gegenbuchungskonto festgelegt.
•
Wird ein Suffix den Berichtigungsarten von RA (zum Beispiel RAMW) angehängt,
muss das Suffix mit dem Grundcode auf einer ZahlungseingangsAnpassungstransaktion übereinstimmen.
Im System 'Anlagenbuchhaltung' wird mit einem Suffix normalerweise der Anfang
und das Ende eines Kontenbereichs festgelegt.
Standardvorgaben für ABAs
In Systemen, in denen ABAs verwendet werden, wird eine Kombination aus Unternehmen
und ABA-Posten verwendet, um festzulegen, welches Konto in einer bestimmten Situation
verwendet werden soll. Es können ABAs für alle eindeutigen Kombinationen aus
Unternehmen und HB-Gegenbuchungscode, die verwendet werden sollen, erstellt werden.
Dem Unternehmen 00000 sind bereits systemintern ABAs zugeordnet. Diese ABAs können
an das Unternehmen, die Organisationseinheit oder das Sachkonto angepasst werden. Den
ABA-Standardvorgaben für Unternehmen 00000 kann ein gültiges Konto zugeordnet werden.
Wird für ein bestimmtes Unternehmen keine ABA gefunden, wird die ABA von Unternehmen
00000 verwendet. Für Unternehmen, die die Standard-ABAs verwenden, müssen keine
ABAs erstellt werden.
77
Beispiel
Für den Posten PC, der im System 'Kreditorenbuchhaltung' zum Festlegen eines
Gegenbuchungskontos für Kreditorentransaktionen verwendet wird, kann entweder als
Standard der Posten für das Unternehmen 00000 oder eine vollständige Kontenstruktur aus
Organisationseinheit/Sachkonto/Hilfskonto verwendet werden. Wird die Standardvorgabe
verwendet, kann die Organisationseinheit für die ABA leer gelassen werden. Die folgenden
Schritte werden automatisch ausgeführt:
•
Es wird eine ABA mit der Unternehmensnummer aufgerufen und die
Organisationseinheit auf der ABA für dieses Unternehmen verwendet. Wird auf der
ABA mit der Unternehmensnummer keine Organisationseinheit angezeigt, wird
automatisch Folgendes ausgeführt:
•
Es wird die Bilanzorganisationseinheit des Unternehmens verwendet. Besteht für das
Unternehmen keine ABA, wird automatisch Folgendes ausgeführt:
•
Die ABA für Unternehmen 00000 wird aufgerufen und es wird das dort angezeigte
Konto verwendet. Besteht für die ABA des Unternehmens 00000 keine
Organisationseinheit, wird die Organisationseinheit aus der Lieferantenrechnung
verwendet und dem Sach-/Hilfskonto der ABA für Unternehmen 00000 angehängt.
Kontenbereiche
Werden Kontenbereiche für ABAs geprüft, wird zuerst nach Buchstaben und dann nach
Zahlen gelesen und sortiert. Werden Buchstaben in Sachkonten verwendet, müssen
vollständige ABA-Kontenbereiche festgelegt werden, die sowohl Buchstaben, als auch
Zahlen enthalten. Jeder Bereich sollte mit einem Buchstaben beginnen. Normalerweise wird
jeder Bereich mit einem Hilfskonto mit der Nummer 99999999 beendet.
Im folgenden Beispiel wird ein Bereich mit allen möglichen Sachkonten aufgeführt. Der ABAPosten CR01 stellt den Beginn des Bereiches und der ABA-Posten CR02 das Ende des
Bereichs dar.
ABA
Unternehmen
Sachkonto
Hilfskonto
CR01
00001
Leer
AAAA
Leer
CR02
00001
Leer
9999
999999999
Für den ABA-Posten mit dem ein Bereich in einer Serie (wie zum Beispiel für den ABAPosten CR) beginnt, sollte das Suffix 01 (zum Beispiel CR01) verwendet werden. Für den
ABA-Posten am Ende des Bereiches sollte das Suffix 02 (zum Beispiel CR02) verwendet
werden.
Die Suffixe zum Festlegen eines Bereiches müssen aus fortlaufenden Zahlen bestehen.
Beispielsweise könnte der zweite Bereich mit CR03 anfangen und mit CR04 enden. In
diesem Beispiel dürfen CR03 und CR04 nicht übersprungen werden und der zweite Bereich
darf nicht mit CR05 begonnen werden. Werden die ABAs nach Konten durchsucht und es
wird eine Unterbrechung in der Bereichsnummerierung gefunden, wird die Suche
abgebrochen.
78
Anmerkung
Obwohl die ABAs fortlaufend eingerichtet werden müssen, können die mit den ABAs
verbundenen Sachkonten in einer beliebigen Reihenfolge sein.
Bestimmte Kontonummern können von einem ABA-Kontenbereich ausgeschlossen werden,
indem zwei Bereiche festgelegt werden. Hierbei sollten die Bereiche so eingerichtet werden,
dass der erste Bereich vor der auszuschließenden Nummer endet und der zweite Bereich
nach dieser Nummer beginnt.
Automatische Buchungsanweisungen für die Kreditorenbuchhaltung
Jedes Mal, wenn eine Transaktion eingegeben wird, für die Journalbuchungen erstellt
werden müssen, müssen die entsprechenden Kontonummern abgerufen werden. Dazu
werden die der Transaktion entsprechenden ABA-Tabellen geprüft. Wenn im System
'Kreditorenbuchhaltung' beispielsweise eine Lieferantenrechnung eingegeben wird, wird der
ABA-Posten abgerufen, der Kontonummern für die Konten 'Verbindlichkeiten aus Lieferungen
und Leistungen' enthält.
Die Namen der ABA-Posten (z.B. 'PC') sind fest codiert. Alle ABA-Posten der
Kreditorenbuchhaltung beginnen mit dem Buchstaben P. Beispielsweise ist PC der ABAPosten für die Kreditorenklasse (Konto für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen)
und PB der ABA-Posten für die Kreditorenbank. Jeder ABA-Posten weist Kontencodes auf,
die aus einer Organisationseinheit, einem Sach- und einem Nebenkonto bestehen, die dem
Kontenrahmen zugeordnet sind.
Bei einigen ABAs, wie 'Skonto für Verbindlichkeiten' (Posten 'PKD') ist der
Organisationseinheitenteil der ABA optional. Sollen diese ABAs keine Organisationseinheit
enthalten, wird die Organisationseinheit der Lieferantenrechnung als Teil der festgelegten
Kontonummer verwendet.
Bei einigen ABAs ist es erforderlich, dass ein vollständiger Bereich mit einem Anfangs- und
End-ABA-Posten festgelegt wird. Beispielsweise muss der erste Bereich für den Posten PX
(in der 1099-Verarbeitung verwendet) mit PXyy01 beginnen. Der erste Bereich muss mit
PXyy02, der nächstfolgenden Nummer, enden. Falls ein weiterer Bereich erforderlich ist,
kann dieser mit PXyy03 beginnen und mit PXyy04 enden.
ABAs während der Lieferantenrechnungs- und Zahlungsverarbeitung
Bei der Eingabe einer Lieferantenrechnung bestimmt die ABA PB, welches Bankkonto für die
Bezahlung der Lieferantenrechnung verwendet wird und die ABA PC bestimmt, in welchem
Konto für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Passiva) eine Habenbuchung
erstellt wird, wenn die Lieferantenrechnung verbucht wird.
Bei jeder Eingabe einer Transaktion werden automatisch folgende Informationen abgerufen:
•
Unternehmensnummer
•
HB-Gegenbuchungen
Die entsprechende ABA-Tabelle wird geprüft, um eine Kontonummer abzurufen, die für die
Kombination aus Unternehmen und ABA-Posten eingerichtet worden ist. Liegt für die
Kombination eine Kontonummer vor, wird dieses Konto verwendet. Liegt keine Kontonummer
vor, wird das für das Unternehmen 00000 eingerichtete Konto verwendet.
79
Suchsequenz für KDT-ABAs
Jede ABA weist eine hierarchische Reihenfolge auf, in der nach Kontonummern gesucht
wird. Das folgende Beispiel zeigt, wie diese Informationen gesucht werden. Das Beispiel
zeigt die Hierarchie eines Unternehmens und des HB-Gegenbuchungskontos.
Beispiel: Suchfolge für ein Unternehmen und eine HB-Gegenbuchung
Wird eine Lieferantenrechnung für Unternehmen 00100 und HB-Gegenbuchungscode 30
eingegeben, wird das zu verwendende Konto für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und
Leistungen gemäß der folgenden Suchhierarchie bestimmt:
•
Es wird nach dem ABA-Posten PC30 für Unternehmen 00100 gesucht, um die
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen abzurufen.
•
Kann dieser ABA-Posten nicht abgerufen werden, wird nach dem ABA-Posten PC30
für Unternehmen 00000 gesucht.
•
Kann dieser ABA-Posten nicht abgerufen werden, kommt es zu einer Fehlermeldung,
die besagt, dass die ABA nicht vorhanden ist.
Automatische Buchungsanweisungen für die Kreditorenbuchhaltung
Folgende ABAs und die entsprechenden Posten stehen im System 'Kreditorenbuchhaltung'
zur Verfügung:
•
Bankkonto für Verbindlichkeiten - PB
•
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen - PC
•
Möglicher Skonto/Nicht in Anspruch genommener Skonto für Verbindlichkeiten PKD/PKL
•
Lieferantenrechnung protokollieren/Aufwandskonto und Konto für Verbindlichkeiten
aus Lieferungen und Leistungen - PP/PQ
•
Steuern auf Verbindlichkeiten - PT
•
Wechselverbindlichkeiten - PD
•
1099s für HB-Methode - PX (US-spezifisch)
Siehe auch
Setting Up AAIs for Taxes (ABAs für Steuern einrichten) im englischen Handbuch
Tax Reference Guide (Steuern) für Informationen über ABAs für Steuern
Fremdwährungs-ABAs für die Kreditorenbuchhaltung im Handbuch Fremdwährung
für Informationen über die ABAs, die in einer Fremdwährungsumgebung eingerichtet
sein müssen
Bankkonto für Verbindlichkeiten (PB)
Für das Standardbankkonto (PB) ist ein ABA-Posten erforderlich. Dieser Posten gibt das
Standardbankkonto an, das vom System zugeordnet wird, wenn bei der Eingabe einer
Lieferantenrechnung keine Bankkontonummer eingegeben wird.
80
Wurden für ein Unternehmen mehrere Bankkonten festgelegt, kann mit PByyyy (Bankkonto
für Verbindlichkeiten) die Gegenbuchung festgelegt werden. Wird PByyyy verwendet, muss
auch PCyyyy (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen) für die gleiche
Gegenbuchung festgelegt werden.
Unternehmen 1 hat beispielsweise zwei Bankkonten: 1.1110.BEAR und 1.1110.FIB.
PBBEAR und PBFIB werden festgelegt, um auf das entsprechende Bankkonto zu verweisen.
PCBEAR und PCFIB müssen in der ABA-Tabelle bestehen. Sie können jedoch beide auf das
gleiche, in PC _ _ _ _ festgelegte Konto verweisen. Bei der Lieferantenrechnungseingabe
kann yyyy in das Feld 'HB-Gegenbuchung' in der Detailzone eingegeben werden, um ein
Konto festzulegen.
Die folgende Tabelle führt die zum Einrichten des Postens PB erforderlichen Informationen
auf:
Posten
Beschreibung
PB
Bankkonto für
Verbindlichkeiten
Unternehmen
OE
Sachkonto
Hilfskonto
Sequenznummer
R
R
0
4.015
Beispiel: Eine Zahlung an das Unternehmen Universal Incorporated muss über die OMNI
National Bank erfolgen, die jedoch nicht als Standardbank für Verbindlichkeiten eingerichtet
wurde. Im Lieferantenstammdatensatz oder auf den einzelnen Lieferantenrechnungen für
Universal Incorporated wird der HB-Gegenbuchungscode OMNI eingerichtet. Ebenso werden
folgende ABAs eingerichtet:
Posten
Beschreibung
PBOMNI
(PByyyy)
PCOMNI
(PCyyyy)
Unternehmen
OE
Sachkonto
Hilfskonto
Sequenznummer
Anwenderspezifischer
Code für
OMNI-Bank
100
1110
OMNI
4.015
Anwenderspezifischer
HB-Gegenbuchungscode
für OMNI-Bank
100
4110
4.020
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (PC)
Für das Konto 'Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen' (PC) ist ein ABA-Posten
erforderlich. Es handelt sich um das Verrechnungskonto, das verwendet wird, bis die
Lieferantenrechnung beglichen ist. Mit diesem Posten wird das Standardkonto für
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen festgelegt, das jeder Lieferantenrechnung,
für die kein HB-Gegenbuchungskonto eingegeben wird, zugeordnet wird.
Der Kreditorengegenbuchungscode kann lieferantenspezifisch sein, so dass bei der
Lieferantenrechnungseingabe der Gegenbuchungscode aus dem
Lieferantenstammdatensatz verwendet wird.
81
Die folgende Tabelle führt die zum Einrichten des Postens PC erforderlichen Informationen
auf:
Posten
Beschreibung
PC
Konto
'Verbindlichkeiten aus
Lieferungen
und
Leistungen'
Unternehmen
OE
Sachkonto
Hilfskonto
Sequenznummer
O
R
0
4.020
Folgende Posten sind für die Kreditorenkonten einzurichten:
•
Standard-ABA-Posten für Unternehmen 00000
•
Unternehmensspezifische ABA-Posten
•
Gegenbuchungscodes PCyyyy (PCNOTE) für Unternehmen 00000
•
Unternehmensspezifische Gegenbuchungscodes
In der folgenden Tabelle wird dies dargestellt:
Posten
Beschreibung
PC
(PC _ _
_ _)
Konto 'Verbindlichkeiten
aus Lieferungen und
Leistungen'
PC
(PC _ _
_ _)
Unternehmensspezifisches
aus Lieferungen und
Leistungen' für
Unternehmen 200
PCNOTE
(PCyyyy)
Standardkonto
'Wechselverbindlichkeiten
aus Lieferungen und
Leistungen'
PCNOTE
(PCyyyy)
Unternehmensspezifisches
aus Lieferungen und
Leistungen' für
Unternehmen 200
Unternehmen
200
200
OE
Sachkonto
Hilfskonto
Sequenznummer
100
4110
4.020
200
4110
4.020
100
4110
4.020
200
4110
4.020
Möglicher Skonto/Nicht in Anspruch genommener Skonto für Verbindlichkeiten
(PKD/PKL)
Werden Skontoabzüge beansprucht, ist ein ABA-Posten für möglichen Skonto (PKD) und
nicht in Anspruch genommenen Skonto (PKL) erforderlich. Diese Posten legen das Gewinnund Verlustkonto für mögliche und nicht in Anspruch genommene Skonti fest. Skontoabzüge
werden erst anerkannt, wenn eine Zahlung gebucht wird. Für Gegenbuchungen, die beim
Buchen der Zahlung entstehen, werden die Posten PKD und PKL verwendet.
Die beanspruchten Skonti ergeben sich aus den möglichen Skonti abzüglich der nicht in
Anspruch genommenen Skonti. Die ABA-Posten 'PKD' und 'PKL' können sich beide auf
82
dieselbe Hauptbuchkontonummer beziehen. Zum Zeitpunkt der Zahlung wird für den
möglichen Skonto in dem mit PKD verbundenen Konto eine Habenbuchung erstellt. Wird
zum Zeitpunkt der Zahlung kein Skonto in Anspruch genommen, wird in dem mit PKD
verbundenen Konto eine Sollbuchung erstellt.
Für Unternehmen 00000 muss ein Standard-PKD- und -PKL-Konto bzw. für alle
Unternehmen muss ein spezifisches PKD- und PKL-Konto eingerichtet werden.
Die folgende Tabelle zeigt die zur Einrichtung der Posten PKD und PKL benötigten
Informationen:
Posten
Beschreibung
PKD
PKL
Unternehmen
OE
Sachkonto
Hilfskonto
Sequenznummer
Möglicher Skonto
O
R
0
4.050
Nicht in Anspruch
genommener Skonto
O
R
0
4.050
Lieferantenrechnung protokollieren/Aufwandskonto und Konto für Verbindlichkeiten
aus Lieferungen und Leistungen (PP/PQ)
ABA-Posten für vorläufige Umlegung (PP) und das Zwischenkonto für Verbindlichkeiten aus
Lieferungen und Leistungen (PQ) sind optional, wenn protokollierte Lieferantenrechnungen
verwendet werden. Das Protokollieren von Lieferantenrechnungen ist eine Funktion des
Systems 'Kreditorenbuchhaltung', mit der Lieferantenrechnungen eingegeben werden
können, der Betrag auf ein Zwischenkonto gebucht und zu einem späteren Zeitpunkt auf das
entsprechende HB-Aufwandskonto umgelegt wird.
Diese Posten bestimmen bei der Eingabe von protokollierten Lieferantenrechnungen die
Standardwerte für vorläufige Aufwands- und Kreditorenzwischenkonten. Wird Posten PP
nicht eingerichtet, muss während der Eingabe einer protokollierten Lieferantenrechnung ein
gültiges Zwischenkonto eingegeben werden. Wird der Posten PQ nicht eingerichtet, wird bei
der Buchung der protokollierten Lieferantenrechnung das Konto des Postens PC verwendet.
Die Verwendung von Kreditorenzwischenkonten wird auf dem Formular
'Unternehmensnamen und -nummern' im System 'Finanzbuchhaltung' angegeben:
•
Wird 0 eingegeben, wird der ABA-Posten für die KDT-Klasse (PC) verwendet, um die
Verbindlichkeit auf ein normales Konto für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und
Leistungen zu buchen.
•
Wenn 1 eingegeben wird, wird der ABA-Posten 'Protokollierte Lieferantenrechnung Konto für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen' (PQ) verwendet, um die
Verbindlichkeit auf ein Zwischenkonto für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und
Leistungen zu buchen.
Wird der Betrag aus dem vorläufigen Aufwandskonto auf das tatsächliche Aufwandskonto
umgelegt, wird das Zwischenkonto für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
(PQ) auf das tatsächliche Konto für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (PC)
angepasst.
83
Wenn das Aufwandskonto, in das die Lieferantenrechnung gebucht werden soll, bekannt ist,
wird das Programm 'Lieferantenrechnung/Journalbuchung umverteilen' benutzt. Das
Aufwandskonto muss manuell eingegeben werden. Folgende Schritte werden automatisch
ausgeführt:
•
Im vorläufigen Aufwandskonto (PP) wird eine Habenbuchung erstellt.
•
Im Zwischenkonto für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (PQ) wird
eine Sollbuchung erstellt.
•
Im Konto 'Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen' (PC) wird eine
Habenbuchung erstellt.
In der folgenden Tabelle werden die zur Einrichtung der Posten PP und PQ benötigten
Informationen angegeben:
Posten
Beschreibung
PPyyyy
PQyyyy
Unternehmen
O
E
Sachkonto
Hilfskonto
Sequenznummer
Vorläufige Umlegung
für Lieferantenrechnungsprotokollierung
R
R
O
4.045
Zwischenkonto für
Verbindlichkeiten aus
Lieferungen und
Leistungen
R
R
O
4.047
Beispiel: ABA-Posten für das Protokollieren von Lieferantenrechnungen
Auf dem Formular 'Eingabe zur Lieferantenrechnungsprotokollierung' wird eine
Lieferantenrechnung in Höhe von 100 eingegeben. Für das vorläufige Aufwandskonto im
ABA-Posten PP wird eine Sollbuchung und für das Zwischenkonto für Verbindlichkeiten aus
Lieferungen und Leistungen im ABA-Posten PQ eine Habenbuchung erstellt. Die folgende
Tabelle zeigt die ursprünglichen Journalbuchungen, die erstellt werden, wenn anstelle des
Kontos für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (PC) das Zwischenkonto (PQ)
verwendet wird.
Vorläufiges Aufwandskonto (PP)
Zwischenkonto für
Lieferungen und Leistungen
(PQ)
100
100
Wenn die Lieferantenrechnung umgelegt wird, wird in einem Aufwandskonto eine
Sollbuchung erstellt. Für das Zwischenkonto für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und
Leistungen wird eine Sollbuchung und für das vorläufige Aufwandskonto sowie das Konto
'Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen' werden Habenbuchungen erstellt. Die
folgende Tabelle zeigt die vollständigen Journalbuchungen an:
Vorläufiges Aufwandskonto (PP)
Zwischenkonto für
(PQ)
100
100
100
100
84
Aufwandskonto
(PC)
100
100
Wechselverbindlichkeiten (PD)
Mit ABAs werden Programmregeln zur automatischen Generierung von Journalbuchungen
festgelegt. Wechsel-ABAs sollten für alle Unternehmen eingerichtet werden, für die separate
Kontonummern verwendet werden. Wenn die Unternehmen dasselbe Konto verwenden,
müssen keine separaten ABAs eingerichtet werden. Wird für ein bestimmtes Unternehmen
keine ABA gefunden, wird die ABA von Unternehmen 00000 verwendet.
weltweit verwendet. Die Wechselverarbeitung ist eine Variation der automatischen
Zahlungsverarbeitung und wird genauso eingerichtet.
Bei der Wechselverarbeitung wird eine einzige ABA verwendet, mit der das
Wechselverbindlichkeitskonto festgelegt wird. Dieses Konto dient als Zwischen- oder
Verrechnungskonto, bis der Wechsel bezahlt wird. Wenn ein Wechsel erstellt wird, werden
folgende Schritte ausgeführt:
•
Es wird eine Sollbuchung im Konto 'Verbindlichkeiten aus Lieferungen und
Leistungen' erstellt.
•
Es wird eine Habenbuchung im Konto 'Wechselverbindlichkeiten' erstellt.
Wenn ein Wechsel bezahlt wird, werden folgende Schritte ausgeführt:
•
Es wird eine Sollbuchung im Konto 'Wechselverbindlichkeiten' erstellt
•
Es wird eine Habenbuchung im Bankkonto erstellt.
Für das Konto 'Wechselverbindlichkeiten' (Posten PD) wird eine einzige ABA erstellt, die als
Standardvorgabe verwendet wird. Darüber hinaus kann für jedes Zahlungsmittel eine ABA
erstellt werden (Posten PDx, wobei 'x' der anwenderspezifische Code für ein Zahlungsmittel
ist).
Die folgende Tabelle führt die zum Einrichten des Postens PD erforderlichen Informationen
auf:
Posten
Beschreibung
PD oder
PDx
Wechselverbindlichkeiten
Unternehmen
OE
Sachkonto
Hilfskonto
Sequenznummer
R
R
O
4.043
Siehe auch
Anwenderspezifische Codes für die Kreditorenbuchhaltung im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für weitere Informationen über das Einrichten des Systems für
Wechselverbindlichkeiten
85
1099 für HB-Methode (PX) - US-spezifisch
Die HB-Methode verwendet ABAs, um HB-Kontonummernbereiche für die 1099-Verarbeitung
festzulegen. Die 1099-ABA-Posten müssen bearbeitet werden, um den Kontenrahmen mit
dem entsprechenden IRS-Formular und Feld zu verbinden.
Das Einrichten von ABAs ist die dritte Aufgabe in der 1099-Verarbeitung.
Die folgenden ABA-Posten müssen je nach Art der zu verarbeitenden 1099-Formulare
festgelegt werden:
PXAxxx
1099-MISC (Verschiedenes) - Formular
PX1xxx
1099-DIV (Dividenden und Zuteilungen) Formular
PX6xxx
1099-INT (Zinsertrag) - Formular
Einzelne ABA-Posten sind mit den Feldern auf dem 1099-Formular verbunden. Beispiele: Die
Werte A1 bis A9 (ABA-Posten PXA1xx bis PXA9xx) der UDC-Liste 04/TR entsprechen den
1099-MISC-Feldern 1 bis 9. Jedoch entspricht der Wert AA (ABA-Posten PXAAxx) der UDCListe 04/TR dem Feld 10 und die ABA-Posten AB und AC (ABA-Posten PXABxx und
PXACxx) entsprechen dem Feld 13. Das Formular 1099-DIV hat auch die Felder 2a, 2b, 2c
und 2d, die den Werten 1A, 1B, 1C und 1D (ABA-Posten PX1Axx bis PX1Dxx) der UDC-Liste
04/TR entsprechen.
Mit jedem Paar der ABA-Posten wird der Anfang und das Ende des Sachkontobereichs
festgelegt. Beispiel: Anwaltskosten (Feld 13 des Formulars 1099-MISC) werden mit dem
Kontenbereich, der mit den ABA-Posten PXAC01 und PXAC02 verbunden ist,
gekennzeichnet. Müssen andere Konten gekennzeichnet werden, kann ein anderer Bereich,
der mit PXAC03 und PXAC04 festgelegt wurde, verwendet werden.
ABA-Sachkonten für 1099
Mit Sachkonten und Sachkontobereichen wird gesteuert, welche
Lieferantenrechnungszahlungen in die 1099-Verarbeitung eingeschlossen werden. Vor der
1099-Verarbeitung mit der HB-Methode muss festgelegt werden, welche Sachkonten für
diese Verarbeitung verwendet werden. Nachdem die Konten bestimmt wurden, müssen die
folgenden ABA-Informationen festgelegt werden:
•
ABA-Posten
•
Sachkonten
Hilfskonten sind optional und Organisationseinheiten werden nicht verwendet.
86
Den ABAs für die 1099-Verarbeitung werden Aufwandskonten zugeordnet. Bei der
Entscheidung der zuzuordnenden Sachkonten darf Folgendes nicht eingeschlossen werden:
•
Bankkonten
•
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
•
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Die folgenden Richtlinien müssen berücksichtigt werden, wenn für die ABAs der 1099Verarbeitung Sachkontenbereiche festgelegt werden:
•
Es dürfen nur ABAs für Unternehmen 00000 eingerichtet werden.
•
Das Sachkonto darf für keinen Posten leer gelassen werden.
•
Bereiche dürfen sich nicht überlappen.
•
Es muss ein Sachkonto und optional ein Hilfskonto für das Bereichsende eingegeben
werden.
•
Für jede 1099-Art können bis zu 49 Bereiche verwendet werden.
•
Alle nicht verwendeten 1099-Bereiche müssen gelöscht werden. Die Felder
'Organisationseinheit', 'Sachkonto' und 'Hilfskonto' können nicht einfach gelöscht
werden.
Siehe auch
1099-Verarbeitungscodes (04/TR und 01/07) - US-spezifisch im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für weitere Informationen über 1099-Codes
IRS Form 1099 Processing Guide des entsprechenden Jahres für detaillierte
Anweisungen für die Verarbeitung von 1099-Formularen des IRS
Arbeiten mit automatischen Buchungsanweisungen
Da im System bereits ABAs bestehen, muss überprüft werden, ob sie den
unternehmensspezifischen Anforderungen entsprechen. Bestehende ABAs können geändert
und nach Bedarf können zusätzliche ABAs eingerichtet werden.
Bevor ABAs geändert oder eingerichtet werden, sollten die bestehenden Informationen
geprüft werden. Für jeden ABA-Posten ist sicherzustellen, dass eine Standardvorgabe für
Unternehmen 00000 besteht. Für jedes Unternehmen, das besondere Anweisungen
erfordert, ist sicherzustellen, dass ein Unternehmen, eine Organisationseinheit und ein
Sachkonto bestehen.
Je nach Unternehmensanforderungen können ABAs auf den folgenden Formularen geprüft,
geändert und eingerichtet werden:
•
Einzelne ABA-Posten einrichten
•
Mehrere ABA-Posten einrichten
Das Formular 'Einzelne ABA-Posten einrichten' zeigt alle Details einer automatischen
Buchungsanweisung an. Mit dem Formular 'Mehrere ABA-Posten einrichten' können
gleichzeitig die Details mehrerer ABAs angezeigt werden. Dies ist nützlich, wenn mehrere
Posten geprüft, geändert oder eingerichtet werden sollen.
Diese zwei Formulare sind sich ähnlich, die Sequenz und Namen der Felder unterscheiden
sich jedoch leicht.
87
Siehe auch
Arbeiten mit ABAs im Handbuch Finanzbuchhaltung für Informationen zum
Übersetzen von ABAs
Voraussetzungen
Es muss ein Kontenrahmen eingerichtet werden. Siehe Kontenrahmen erstellen und
aktualisieren im Handbuch Finanzbuchhaltung.
►
So werden einzelne ABAs geprüft und geändert
Um einzelne ABA-Posten detailliert zu prüfen und nach Bedarf zu ändern, kann das Formular
'Einzelne ABA-Posten einrichten' verwendet werden. Dieses Formular wird auch zum
Kopieren eines bestehenden ABA-Postens verwendet.
Im Menü 'Kreditorenbuchhaltung einrichten' (G0441) die Option 'Automatische
Buchungsanweisungen' auswählen.
Im Menü 'Debitorenbuchhaltung einrichten' (G03B41) die Option 'Automatische
Im Menü 'Finanzbuchhaltung - System-Setup' (G0941) die Option 'Automatische
Im Menü 'Anlageninstandhaltung einrichten' (G1341) die Option 'Automatische
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit automatischen Buchungsanweisungen' das folgende
Feld ausfüllen und 'Suchen' anklicken, um die Liste der ABA-Posten mit einer
bestimmten Sequenznummer zu beginnen:
•
Sequenznummer
Die Sequenznummern für ABAs für das System 'Kreditorenbuchhaltung'
beginnen mit 4, für das System 'Debitorenbuchhaltung' mit 3 und für das System
'Finanzbuchhaltung' mit 1. Es kann ein Feld in der Query-By-Example-Zeile
verwenden werden, um Kontenbereiche anzuzeigen, die mit dieser
Sequenznummer verbunden sind.
2. Die Suche kann eingegrenzt werden, indem zusätzliche Auswahlkriterien in die
Query-By-Example-Zeile eingegeben werden und 'Suchen' angeklickt wird.
3.
Einen ABA-Posten auswählen und 'Auswählen' anklicken.
4. Auf dem Formular 'Einzelne ABA-Posten einrichten' alle Felder prüfen. Bei Bedarf die
folgenden Felder ändern und anschließend 'OK' anklicken:
•
System
•
Sequenznummer
•
Org.-Einheit
•
Sachkonto
•
H.-Kto.
Wird 'OK' angeklickt, wird das eingegebene Konto in der Tabelle 'Kontenstamm'
(F0901) geprüft. Wird ein ungültiges Konto eingegeben, wird eine Fehlermeldung
generiert.
88
Die Werte im Kontensegmentfeld (Organisationseinheit, Sachkonto und Hilfskonto)
können geändert werden, wenn das Kontensegment ursprünglich als 'Erforderlich'
oder 'Optional' festgelegt wurde. Wurde das Kontensegment als 'Nicht verwendet'
festgelegt, können die Werte nur geändert werden, wenn der Code zuerst auf
'Erforderlich' oder 'Optional' geändert wird. J.D. Edwards empfiehlt, diesen Code bei
bestehenden ABA-Posten nicht zu ändern.
Die folgenden Felder können für bestehende ABA-Posten nicht geändert werden:
•
Postennummer
•
Untern.
J.D. Edwards empfiehlt, die Optionen 'Erforderlich', 'Optional' und 'Nicht verwendet'
nicht zu ändern.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
System
Glossar
Systems
von J.D. Edwards.
Sequenznummer
Mit dieser Nummer wird eine Tabelle zur Online-Anzeige und
Berichtserstellung in logische Gruppen eingeteilt.
Org.-Einheit
Mit diesem alphanumerischen Code wird eine separate Einheit innerhalb
eines Unternehmens, für die die Kosten verfolgt werden sollen,
gekennzeichnet. Bei einer Organisationseinheit kann es sich
beispielsweise um Lager, Projekte, Teilprojekte, Arbeitsplätze,
Niederlassungen oder Werke handeln.
Eine Organisationseinheit kann einem Dokument, einem Unternehmen
oder einer Person für das Reporting der Zuständigkeit zugeordnet
werden. Beispielsweise können Berichte über offene Kreditoren und
offene Debitoren nach Organisationseinheit erstellt werden, um Anlagen
nach der zuständigen Abteilung zu verfolgen.
Dieses Feld kann mit OE-Sicherheiten versehen werden, um das
unberechtigte Einsehen von Organisationseinheit-Informationen zu
verhindern.
Sachkonto
Der Teil des HB-Kontos, der auf die Aufteilung des Kostencodes (z.B.
Lohnkosten, Material und Ausrüstung) in Unterkategorien verweist. Der
Kostencode kann beispielsweise verwendet werden, um Arbeitszeit in
reguläre Arbeitszeit, Prämienzeit und Gemeinkosten aufzuteilen.
Anmerkung: Wird ein flexibler Kontenrahmen verwendet und das
Sachkonto ist auf sechs Ziffern eingestellt, empfiehlt J.D. Edwards, alle
sechs Ziffern zu verwenden. Die Zahl 000456 ist beispielsweise nicht mit
456 identisch, da bei Eingabe von 456 automatisch drei Leerstellen
eingefügt werden, um die sechs Stellen des Sachkontos auszufüllen.
89
H.-Kto.
Ein dem Sachkonto untergeordnetes Konto. In diesen Konten werden
buchhalterische Vorgänge detaillierter aufgezeichnet als in den
Sachkonten.
--- Formularspezifisch --Diese Nummer kennzeichnet das Hilfskonto für die ABAs im Hauptbuch,
falls dieses erforderlich ist.
Das Festlegen eines Hilfskontos kann abhängig von der ABA-Art
optional sein.
Abhängig vom Betriebssystem sollte 99999999 oder ZZZZZZZZZ
verwendet werden, um das Ende eines Hilfskontenbereichs anzuzeigen.
Postennummer
►
Ein fest codiertes Feld, mit dem Konten oder Kontenbereiche festgelegt
werden, die für eine bestimmte Funktion verwendet werden. Der Posten
GLG4 bestimmt beispielsweise das Konto 'Einbehaltene Gewinne', das
für den Jahresabschluss von Bedeutung ist. Die Verarbeitung durch die
Programme geschieht auf der Grundlage der Posten- und
Unternehmensnummer, anhand derer die entsprechenden Konten für
die Soll- und Haben-Buchungen bestimmt werden. Zusammen mit dem
Unternehmen stellt der Posten den Schlüssel für die Tabelle
'Automatische Buchungsanweisungen' dar.
So werden mehrere ABAs geprüft und geändert
Um die Informationen für einen oder mehrere ABA-Posten anzuzeigen, kann das Formular
'Mehrere ABA-Posten einrichten' verwendet werden.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit automatischen Buchungsanweisungen' einen Posten
anklicken und im Menü 'Zeile' die Option 'Mehrere ABAs' auswählen, um ABA-Posten
mit unterschiedlichen Postennummern zu prüfen und zu ändern.
90
2. Auf dem Formular 'Mehrere ABA-Posten einrichten' im Header in das folgende Feld
ein Sternchen (*) eingeben, um alle Posten anzuzeigen, oder eine einzelne Nummer
eingeben, um nur diese Postennummer anzuzeigen.
•
Postennummer
3. In das Query-By-Example-Feld 'Artikelnummer' einen Anfangsbuchstaben gefolgt
von einem Sternchen (*) eingeben und 'Suchen' anklicken.
4. Auf dem Formular 'Mehrere ABA-Posten einrichten' die Felder prüfen. Nach Bedarf
die folgenden Felder ändern und anschließend 'OK' anklicken:
•
Seq.-Nr.
•
Org.-Einheit
•
Sachkonto
•
H.-Kto.
•
Beschreibung/ Zeile 1
•
•
Systemcode
Wird 'OK' angeklickt, wird das eingegebene Konto in der Tabelle 'Kontenstamm'
(F0901) geprüft. Wird ein ungültiges Konto eingegeben, wird eine Fehlermeldung
generiert.
Die Werte im Kontensegmentfeld (Organisationseinheit, Sachkonto und Hilfskonto)
können geändert werden, wenn das Kontensegment ursprünglich als 'Erforderlich'
oder 'Optional' festgelegt wurde. Wurde das Kontensegment als 'Nicht verwendet'
festgelegt, können die Werte nur geändert werden, wenn der Code zuerst auf
'Erforderlich' oder 'Optional' geändert wird. J.D. Edwards empfiehlt, diesen Code bei
bestehenden ABA-Posten nicht zu ändern.
91
Für bestehende ABA-Posten dürfen die folgenden Felder in der Detailzone nicht
geändert werden:
•
Postennr.
•
Unt.
J.D. Edwards empfiehlt, die folgenden Felder nicht zu ändern:
•
OE-Opt.
•
Sach-Opt.
•
Hilfs-Opt.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Postennr.
Seq.-Nr.
Org.-Einheit
Glossar
Mit dieser Nummer wird eine Tabelle zur Online-Anzeige und
Berichtserstellung in logische Gruppen eingeteilt.
verhindern.
--- Formularspezifisch --Die Definition eines Organisationseinheitscodes kann je nach Art der
ABA
optional sein. Ist zum Beispiel der OE-Code optional und für die ABA
wird kein
OE-Code eingerichtet, benutzt das System unter Umständen die
Organisationseinheit einer Lieferantenrechnung oder Rechnung, oder es
könnte
die mit dem Unternehmen einer Transaktion verbundene
benutzt werden.
92
Sachkonto
Der Teil des HB-Kontos, der auf die Aufteilung des Kostencodes (z.B.
Lohnkosten, Material und Ausrüstung) in Unterkategorien verweist. Der
Kostencode kann beispielsweise verwendet werden, um Arbeitszeit in
reguläre Arbeitszeit, Prämienzeit und Gemeinkosten aufzuteilen.
Anmerkung: Wird ein flexibler Kontenrahmen verwendet und das
Sachkonto ist auf sechs Ziffern eingestellt, empfiehlt J.D. Edwards, alle
sechs Ziffern zu verwenden. Die Zahl 000456 ist beispielsweise nicht mit
456 identisch, da bei Eingabe von 456 automatisch drei Leerstellen
eingefügt werden, um die sechs Stellen des Sachkontos auszufüllen.
H.-Kto.
Ein dem Sachkonto untergeordnetes Konto. In diesen Konten werden
buchhalterische Vorgänge detaillierter aufgezeichnet als in den
Sachkonten.
--- Formularspezifisch --Diese Nummer kennzeichnet das Hilfskonto für die ABAs im Hauptbuch,
falls dieses erforderlich ist.
Das Festlegen eines Hilfskontos kann abhängig von der ABA-Art
optional sein.
Abhängig vom Betriebssystem sollte 999999999 oder ZZZZZZZZZ
verwendet werden, um das Ende eines Hilfskontenbereichs anzuzeigen.
Zusätzlicher Text, der der weiteren Feldbeschreibung dient.
Systemcode
Systems
von J.D. Edwards.
Postennummer
Mit diesem Code wird eine bestimmte Organisation, eine Einheit oder
ein bestimmter Fond gekennzeichnet. Der Unternehmenscode muß
bereits in der Tabelle 'UnternehmenskonstanteN' (F0010) bestehen und
muß eine Reporting-Organisation kennzeichnen, die eine eigene Bilanz
führt. Auf dieser Ebene können konzerninterne Transaktionen
stattfinden.
Unt.
Anmerkung: Das Unternehmen 00000 kann für Standardvorgaben, z. B.
Daten und automatische Buchungsanweisungen, verwendet werden.
Das Unternehmen 00000 kann nicht für Transaktionsbuchungen
verwendet werden.
93
OE-Opt.
Mit dieser Option wird festgelegt, ob eine Organisationseinheit für diese
automatische Buchungsanweisungen erforderlich ist.
Gültige Werte:
o Erforderlich
o Nicht verwendet
o Optional Dieser Code ist nur zur Information und kann je nach
Verwendung der ABA geändert werden.
Sach-Opt.
--- Formularspezifisch --Der Wert dieser Option darf nicht geändert werden.
Mit dieser Option wird festgelegt, ob ein Sachkonto für diese
automatische Buchungsanweisungen erforderlich ist. Gültige Werte:
o Erforderlich
o Optional
Hilfs-Opt.
Mit dieser Option wird festgelegt, ob das Hilfskonto für diese
automatische Buchungsanweisungen (ABA) erforderlich ist. Gültige
Werte:
o Erforderlich
o Optional
o Wird nicht verwendet Dieser Wert dient nur zur Information. Je nach
dem, wie die ABA verwendet wird, kann dieser Wert geändert werden.
Sach-Opt.
--- Formularspezifisch --Dieser Wert darf nicht geändert werden.
Mit dieser Option wird festgelegt, ob ein Sachkonto für diese
automatische Buchungsanweisungen erforderlich ist. Gültige Werte:
o Erforderlich
o Optional
►
So werden ABAs eingerichtet
Nachdem ABAs gemäß den Unternehmensanforderungen geprüft und geändert wurden, sind
oft zusätzliche ABA-Posten einzurichten.
Zum Einrichten von ABAs muss eine gültige Postennummer verwendet werden. Die Felder
'Hilfskonto' und 'Beschreibung' sind für alle ABAs optional. Das Feld 'Organisationseinheit' ist
für bestimmte ABA-Posten optional. Wurde für die ABA keine Organisationseinheit
eingegeben, wird die Organisationseinheit der Lieferantenrechnung oder Rechnung in
Verbindung mit dem für die ABA eingegebenen Sachkonto und Hilfskonto verwendet.
94
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit automatischen Buchungsanweisungen' einen der
folgenden Schritte ausführen:
•
Um das Formular 'Einzelne ABA-Posten einrichten' aufzurufen, 'Hinzufügen'
anklicken.
•
Um das Formular 'Mehrere ABA-Posten einrichten' aufzurufen, einen Posten
auswählen und im Menü 'Zeile' die Option 'Mehrere ABAs' auswählen.
Anmerkung
Das Formular 'Mehrere ABAs einrichten' ist zum Hinzufügen und Ändern von
ABAs nützlich, da mehrere ABA-Posten gleichzeitig geprüft werden können.
2. Auf den Formularen 'Einzelne ABA-Posten einrichten' oder 'Mehrere ABA-Posten
einrichten' folgende Felder ausfüllen und anschließend 'OK' anklicken:
►
•
Postennummer
•
Unt.
•
Org.-Einheit
•
Sachkonto
•
H.-Kto.
•
So werden ABAs kopiert
Beim Kopieren einer vorhandenen ABA wird diese beibehalten und die neue ABA
hinzugefügt. Dies ist eine effiziente Methode, um eine neue ABA einzurichten.
95
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit automatischen Buchungsanweisungen' eine
bestehende ABA auswählen und 'Kopieren' anklicken.
2. Auf dem Formular 'Einzelne ABA-Posten einrichten' die Werte für den neuen ABAPosten in die folgenden Felder eingeben und 'OK' anklicken.
►
•
Postennummer
•
Untern.
•
System
•
Sequenznummer
•
Org.-Einheit
•
Sachkonto
•
H.-Kto.
•
So werden ABAs übersetzt
Bei multinationalen Unternehmen bietet es sich an, die Beschreibungen der ABAs in
mehreren Sprachen einzugeben. Die Beschreibungen sind an die für die einzelnen Benutzer
des Systems von J.D. Edwards festgelegten Sprachen gebunden. Ruft beispielsweise ein
Benutzer, der als französischsprachig eingerichtet wurde, eine ABA auf, die in französischer
Sprache existiert, wird die Beschreibung in Französisch angezeigt.
Die übersetzten ABAs können nur dann angezeigt werden, wenn sie über Berichte oder
Online-Programme und Abfragen aufgerufen werden. Die übersetzten ABAs können nicht
direkt aus der Tabelle 'Automatische Buchungsanweisungen/Stamm'(F0012) aufgerufen
werden, sondern nur über die Programme und Berichte, die auf Text aus dieser
Stammtabelle zugreifen.
Die Übersetzungsinformationen werden in der Tabelle 'ABAs - Alternative
Beschreibungen/Stamm' (F0012D) gespeichert.
Im Menü 'Finanzbuchhaltung - System-Setup' (G0941) die Option 'ABAs übersetzen'
auswählen.
96
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Unternehmen' die Schaltfläche 'Suchen' anklicken,
um eine Liste der Unternehmen anzuzeigen, ein Unternehmen auswählen und
anschließend im Menü 'Zeile' die Option 'ABAs übersetzen' auswählen.
2. Auf dem Formular 'ABA-Beschreibungen übersetzen' die folgenden Felder ausfüllen:
•
Untern.
•
Ausgangssprache
•
Zielsprache
3. Das folgende Feld ausfüllen, um eine bestimmte ABA anzuzeigen:
•
ABA
4. 'Suchen' anklicken.
5. Das folgende Feld für alle ABAs ausfüllen:
•
Zielbeschreibung 01
6. Um einer ABA mehr Übersetzungstext hinzuzufügen, im Menü 'Zeile' die Option
'Ausführliche Beschreibung' auswählen.
97
7. Auf dem Formular 'Ausführliche ABA-Beschreibungen prüfen' weiteren Text eingeben
und 'OK' anklicken.
8. Auf dem Formular 'ABA-Beschreibungen übersetzen' die Schaltfläche 'OK' anklicken.
Auf dem Formular 'ABA-Beschreibungen übersetzen' die Schaltfläche 'OK' anklicken,
um Zusätze oder Änderungen zu speichern. Wird zum Beispiel eine ausführliche
Beschreibung hinzugefügt und auf dem Formular 'Ausführliche ABA-Beschreibungen
prüfen' die Schaltfläche 'OK' angeklickt, muss auch auf dem Formular 'ABABeschreibungen übersetzen' die Schaltfläche 'OK' angeklickt werden. Wird
'Abbrechen' angeklickt, werden die Änderungen nicht gespeichert.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Untern.
Glossar
stattfinden.
verwendet werden.
Ausgangssprache
Ein anwenderspezifischer Code (01/LP), mit dem die in Formularen und
gedruckten Berichten zu verwendende Sprache festgelegt wird. Bevor
eine Sprache festgelegt werden kann, muss auf Systemebene oder in
den Benutzereinstellungen ein Sprachcode vorhanden sein.
Zielsprache
Die Sprache, die für den Druck von Berichten oder zur Anzeige von
Informationen auf Formularen verwendet werden soll.
98
ABA
Zielbeschreibung 01
►
So werden in mehrere Sprachen übersetzte ABAs geprüft
Auf dem Formular 'Arbeiten mit automatischen Buchungsanweisungen' eine ABA
anklicken und im Menü 'Zeile' die Option 'ABA übersetzen' auswählen.
Auf dem Formular 'ABA-Übersetzungen' werden die Beschreibungen der ausgewählten ABA
in jeder Sprache, in der eine Übersetzung eingegeben wurde, angezeigt.
Verarbeitungsoptionen: Automatische Buchungsanweisungen (P0012)
Sequenznummer
Die gewünschten Werte eingeben und 'OK' anklicken, um fortzufahren.
Anfangssequenznummer eingeben
99
Lieferantenstammdatensätze eingeben
Bevor eine Lieferantenrechnung eingegeben und eine Zahlung an den Lieferanten
vorgenommen wird, muss für den Lieferanten ein Lieferantenstammdatensatz erstellt
werden. Der Lieferantenstammdatensatz ist ein zentraler Speicherplatz für alle
Lieferanteninformationen. Bei der Erstellung eines Lieferantendatensatzes werden
gleichzeitig Adressbuch- und Empfängerinformationen sowie Informationen zur Verarbeitung
von Lieferantenrechnungen und -zahlungen eingerichtet. Die Programme 'Adressbuch
ändern' (P01012) und 'Lieferantenstamm' (P04012) werden verwendet, um einen
Lieferantendatensatz zu erstellen.
Die in einen Lieferantendatensatz eingegebenen Informationen werden in den folgenden
Tabellen gespeichert:
Name und besonderer Zahlungsempfänger
Adressbuch - Who's Who (F0111)
Empfänger
Lieferantenstamm (F0401)
Lieferanteninformationen
Adressbuch - Telefonnummern der
Kontaktpersonen (F0115)
Telefonnummer
Adressen nach Datum (F0116)
Versandadressinformationen
Bankleitzahlenstamm (F0030)
Bankkontoinformationen
Für jeden Lieferanten muss nur eine Adressbuchnummer verwaltet werden, die in allen
Systemen verwendet werden kann. Wird beispielsweise das Formular 'Lieferantenbuch
abfragen' verwendet, um Informationen zu prüfen, oder werden Berichte, wie zum Beispiel
der Bericht 'Aufrechnung von Forderungen und Verbindlichkeiten - Detail', ausgeführt, wird
die gleiche Adressbuchnummer verwendet.
Lieferantendatensätze können über die beiden folgenden Formulare erstellt werden:
•
Arbeiten mit Adressen
•
Arbeiten mit dem Lieferantenstamm
Anmerkung
Das Programm ‘Lieferantenstamm’ enthält eine Verarbeitungsoption, die es ermöglicht, eine
bestimmte Version des Programms 'Adressbuch ändern' festzulegen, wenn unter
Verwendung des Programms 'Lieferantenstamm' Lieferantenstammdatensätze erstellt
werden. Es ist darauf zu achten, dass die Version, die in der Verarbeitungsoption
‘Lieferantenstamm’ angegeben ist, die gleiche Version des Programms 'Adressbuch' ist, die
bei der Angabe der neuen Adressbuchinformationen verwendet wird.
Siehe auch
Adressbuch verwalten im Handbuch Adressbuch für weitere Informationen über die
Eingabe von Lieferanteninformationen
100
►
So werden Lieferantenadressen und Empfängerinformationen eingegeben
Bei der Erstellung eines neuen Lieferantendatensatzes werden zuerst die den Lieferanten
kennzeichnenden Adressbuchinformationen eingegeben; dazu gehören Empfängername und
-adresse. Diese Informationen werden als Standardvorgaben bei der Eingabe von
Lieferantenrechnungen und Zahlungen verwendet. Das Programm 'Adressbuch ändern'
(P01012) kann über das Programm 'Lieferantenstamminformationen' (P04012) aufgerufen
werden.
Im Menü 'Lieferanten und Lieferantenrechnungen eingeben' (G0411) die Option
'Lieferantenstamminformationen' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit dem Lieferantenstamm' die Schaltfläche 'Hinzufügen'
anklicken.
2. Eine Lieferantennummer eingeben und 'OK' anklicken.
Besteht für den Lieferanten bereits ein Adressbuch-Datensatz, wird das Formular
'Lieferantenstamm ändern' angezeigt. Siehe 'So werden
Lieferantenstamminformationen eingegeben'.
3. Auf dem Register 'Adressbuch' des Formulars 'Adressbuch ändern' die folgenden
den Lieferanten kennzeichnenden Felder ausfüllen:
•
Name
•
Ausw.-Krit.
4. Die folgenden optionalen Felder ausfüllen:
•
Adressnummer
•
Lange Adressnr.
•
St.-Nr.
•
Org.-Einheit
101
5. Das Register 'Anschrift' anklicken und die Empfängerinformationen in die folgenden
Felder eingeben:
•
Empf.-Name
•
Adresszeile 1
•
Adresszeile 2
•
Adresszeile 3
•
Adresszeile 4
•
Ort
•
B-Ld.
•
PLZ
•
Land
•
Landkr.
102
6. Auf dem Register 'Zusätzliche Info.' das folgende Feld ausfüllen:
•
Kreditoren Y/N/M
Nachdem alle notwendigen Informationen eingegeben wurden, mit Schritt 9
fortfahren.
7. Nach Bedarf eine der folgenden Optionen anklicken:
•
Debitoren
•
Arbeitnehmer
•
Benutzercode
•
Aufrechnung (Y)
•
Inaktives Nebenbuch (Code)
•
Nat./Jur. Person - Cd.
•
Steuerbefreiungsbescheinigung
•
Zus.St.Nr./NP.
•
Kreditinfo.
•
E-Mail-Einstellung
•
Sprache
•
Branchenklassifikation
9. 'OK' anklicken, um den Adressbuch-Datensatz zu speichern.
103
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Name
Ausw.-Krit.
Glossar
Der Name und die Beschreibung einer Adresse im System 'Adressbuch'.
Dieses Feld umfasst 40 Zeichen und wird auf einer Reihe von
Formularen und Berichten angezeigt. Der Benutzer kann Bindestriche,
Kommata und andere Sonderzeichen eingeben. Diese Zeichen werden
jedoch beim Durchführen einer Namenssuche für dieses Feld ignoriert.
Mit diesem anwenderspezifischen Code (01/ST) wird die Art der zu
suchenden Adressbuchdatensätze festgelegt. Beispiele:
E - Arbeitnehmer
X - Ehemalige Arbeitnehmer
V - Lieferanten
C - Kunden
P - Interessenten
M - Verteiler
Adressnummer
Lange Adressnr.
TAX - Steuerbehörden
Mit dieser Nummer wird ein Eintrag im System 'Adressbuch'
gekennzeichnet, z. B. Arbeitnehmer, Bewerber, Teilnehmer, Kunde,
Lieferant, Mieter, Standort usw.
Ein anwenderspezifischer Name oder eine anwenderspezifische
Nummer, mit der ein Adressbuchdatensatz gekennzeichnet wird. Mit
diesem Feld können Informationen eingegeben und gesucht werden.
Wenn ein anderer Wert als die Adressbuchnummer (AN8) eingegeben
wird, z. B. die lange Adresse oder die Steuer-ID, muss diesen Werten
ein Sonderzeichen vorangestellt werden, das in den
Adressbuchkonstanten festgelegt ist. Wird der Datensatz gefunden, wird
die Adressbuchnummer automatisch im Feld angezeigt.
Beispiel: Wenn der Adressbuchnummer 1001 (J.D. Edwards and
Company) die lange Adresse JDEDWARDS zugeordnet ist und diese
Adresse von den anderen Einträgen durch ein * unterschieden wird (wie
in den Adressbuchkonstanten festgelegt), wird der Wert 1001 angezeigt,
wenn in das Feld *JDEDWARDS eingegeben wird.
--- Formularspezifisch --Auf die Lieferantennummer kann schneller zugegriffen werden, wenn
der Lieferant mit einer langen Adressbuchnummer eingerichtet wurde.
Wird beispielsweise eine Lieferantenrechnung eingegeben, wird der
langen Adressnummer ein Sonderzeichen vorangestellt, das langen
Adressnummern in den Adressbuchkonstanten im Feld
'Lieferantennummer' zugeordnet wurde. Die lange Adressnummer wird
dann automatisch in die Lieferantennummer konvertiert.
104
St.-Nr.
Der von verschiedenen Steuerbehörden geforderte
Kennzeichnungscode. Dieser Code kann aus der
Sozialversicherungsnummer, der Steuernummer, der
Umsatzsteuernummer usw. bestehen. Die Nummer wird automatisch
geprüft und die Trennzeichen werden entsprechend dem Wert TAXC
(Personen-/Unternehmescode) im korrekten Format gedruckt. Besteht
für TAXC kein Wert, wird das Unternehmen verwendet.
Warnung für Benutzer des Systems 'Kreditorenbuchhaltung': Die
Standardwerte der Steuernummer für die 1099-Verarbeitung kommen
aus dem Lieferantenstammdatensatz.
--- Formularspezifisch --Für US-Arbeitnehmer handelt es sich bei der Steuernummer um die
Sozialversicherungsnummer.
Bei kanadischen Arbeitnehmern handelt es sich bei der
Steuernummer um eine gültige, eindeutige Sozialversicherungsnummer
(SIN).
Org.-Einheit
verhindern.
Empf.-Name
Adresszeile 1
Das Unternehmen oder die Person, an die Rechnungen oder
Korrespondenz adressiert werden
Die erste Zeile der Postanschrift eines Arbeitnehmers, Kunden oder
Lieferanten im System ' Adressbuch'. Die Länge der Adresse, die auf
die Steuererklärung eines Arbeitnehmers ausgedruckt wird, wird von der
amerikanischen Steuerbehörde (IRS) beschränkt. Im Einklang mit den
Verordnungen der amerikanischen Steuerbehörde unterliegt das System
den folgenden Einschränkungen:
o Auf W-2-Formularen werden nur die letzten drei ausgefüllten
Adresszeilen zuzüglich Ort, Staat und Postleitzahl ausgedruckt.
o Auf 1099-Formularen wird nur die letzte ausgefüllte Adresszeile
zuzüglich Ort, Staat und Postleitzahl ausgedruckt.
o Auf anderen magnetischen Medien der U.S.-Bundesbehörden
werden nur die letzten drei ausgefüllten Adresszeilen zuzüglich Ort,
Staat und Postleitzahl ausgedruckt.
Adresszeile 2
Ort
B-Ld.
Zweite Zeile der Postanschrift eines Angestellten, Kunden oder
Lieferanten im System 'Adressbuch'.
Der Name, der für den zur Adresse gehörenden Ort steht.
Ein anwenderspezifischer Code (00/S) für das Bundesland. Dabei
handelt es sich meistens um eine postalische Abkürzung.
105
PLZ
Die amerikanische Postleitzahl oder die Postleitzahl, die angibt, wohin
ein Brief geleitet werden soll. Bei der Zustellung in andere Länder
diesen Code der Adresse hinzufügen. Dieser Code wird als der
niedrigste Wert verwendet, wenn die Transaktionsverarbeitung nach
Postleitzahl ausgeführt wird.
Land
Benutzerspezifischer Code (00/CN), der das Land bezeichnet. Der
Landescode hat keinen Einfluss auf die Währungsumrechnung und wird
im System 'Adressbuch' zur Datenauswahl und zur Formatierung von
Adressen verwendet.
Der Name eines Landkreises, einer Gemeinde oder eines anderen
staatlichen Bezirks, der für die Adresse oder für Steuerzwecke
erforderlich ist.
Mit diesem Code wird die Adresse als eine Lieferantenadresse
gekennzeichnet. Gültige Werte:
Landkr.
Kreditoren Y/N/M
Y - Dies ist ein Lieferant. Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt,
ob der Lieferantenstammdatensatz automatisch nach dem Hinzufügen
einer Adresse angezeigt wird.
N - Dies ist kein Lieferant. Bei diesem Code ist es möglich, eine
Lieferantenrechnung für diese Adresse einzugeben.
M - Dies ist ein sonstiger, einmaliger Lieferant. Trotz dieses Codes ist
es möglich, mehrere Lieferantenrechnungen für diese Adresse
einzugeben.
F - Dies ist ein Lieferant mit einer Adresse im Ausland. In den USA
müssen Unternehmen nach Vorschrift der US-Steuerbehörde (IRS) die
Lieferanten mit Adressen im Ausland für das 1099-Reporting
kennzeichnen.
Steuerbehörden sollten als Lieferanten zugeordnet werden. So werden
Steuerzahlungen an Steuerbehörden ermöglicht.
Wird die Verarbeitungsoption nicht entsprechend eingerichtet, besteht
der Code N nur zu Informationszwecken. In diesem Fall wird eine
Warnung angezeigt, falls der Code N sowohl im Feld 'Kreditoren' als
auch im Feld 'Debitoren' steht.
Debitoren
Mit dieser Option wird die Adressnummer als Kundenadressnummer
gekennzeichnet. Gültige Werte:
Ein - Dies ist ein Kunde.
Aus - Dies ist kein Kunde.
Arbeitnehmer
Mit dieser Option wird angegeben, ob es sich bei dieser Angabe um die
Adressnummer eines Arbeitnehmers handelt.
Gültige Werte:
Ein - Bei der Angabe handelt es sich um die Adressnummer eines
Arbeitnehmers.
Aus - Bei der Angabe handelt es sich nicht um die Adressnummer eines
Arbeitnehmers.
Dieser Code dient nur zur Information. Er hat keine vorbestimmte
Verwendung im System 'Adressbuch'.
106
Benutzercode
Mit dieser im Data Dictionary festgelegten Option wird auf eine Adresse
verwiesen. Diese Option kann verwendet werden, um
geschäftsrelevante Informationen anzugeben. Für diese Option
bestehen keine festgelegten Definitionen.
Aufrechnung (Y)
Mit dieser Option wird angegeben, ob bei der Aufrechnung von
Forderungen und Verbindlichkeiten eine Adresse verwendet werden
kann.
Gültige Werte:
Ein - Aufrechnung von Forderungen und Verbindlichkeiten kann
verwendet werden
Aus - Aufrechnung von Forderungen und Verbindlichkeiten kann nicht
verwendet werden
Inaktives Nebenbuch
(Code)
Mit dieser Option wird angezeigt, ob die Adressbuchnummer als
Nebenbuch im System 'Finanzbuchhaltung' verwendet weden kann. Nur
die Nebenbücher mit einem Wert 'Leer' sind aktiv.
Beispiel: Abgeschlossene Jobs, gekündigte Arbeitnehmer oder
abgegangene Anlagen. Ein Nebenbuch wird wieder aktiv, indem der
Wert aus diesem Feld gelöscht wird.
Sollen in diesen Tabellen für die Berichte Nebenbuchinformationen
verwendet werden, die Transaktionen jedoch nicht in die Tabelle
'Kontensalden' (F0902) gebucht werden, muss hier ein Wert eingegeben
werden. Das Feld darf nicht leer bleiben. Gültige Werte:
Leer oder Aus
Nebenbuch aktiv
E-Mail-Einstellung
Ein
Nebenbuch inaktiv
Mit diesem Wert aus der UDC-Liste 01/EP wird angegeben, von
welchem Programm ein Benutzer Meldungen sendet und empfängt.
Gültige Werte:
Leer - Inaktive E-Mail. Dieser Wert wird Benutzern zugeordnet, die nur
interne Meldungen senden und empfangen.
1 - JDEM Messaging. Dieser Wert wird Benutzern zugeordnet, die nur
Meldungen senden und empfangen, die lokal auf der Datenbank von
J.D. Edwards sind. JDEM-Messaging erlaubt keinen Zugriff auf E-Mail
(Internet).
2 - MS Exchange. Dieser Wert wird Benutzern zugeordnet, die interne
und externe Meldungen mit Exchange senden und empfangen. Der
Zugriff erfolgt über das Mitteilungscenter.
3 - Outlook. Dieser Wert wird Benutzern zugeordnet, die interne und
externe Meldungen mit Outlook senden und empfangen. Der Zugriff
erfolgt über das Mitteilungscenter.
4 - Andere. Dieser Wert wird Benutzern zugeordnet, die interne und
externe Meldungen mit einem Drittanbieter-E-Mail-System (nicht
Exchange oder Outlook) senden und empfangen.
107
Nat./Jur. Person - Cd.
Mit diesem Code wird die Art des Steuerzahlers bestimmt. Für Reporting
mit dem U.S.-Formular 1099 wählt das System nur Datensätze mit dem
Code 'P' oder 'N'.
Gültige Werte für US-Organisationen:
Leer oder C
Kapitalgesellschaft (die Steuernummer wird als 12-3456789
ausgedruckt)
P
Natürliche Person (die Steuernummer wird als 123-45-6789
ausgedruckt)
N
Personengesellschaft (die Steuernummer wird als 12-3456789
ausgedruckt)
Gültige Werte für nicht-US-Organisationen:
1
Natürliche Person
2
Kapitalgesellschaft
3
Sowohl natürliche Person als auch Kapitalgesellschaft
4
Personengesellschaft
Steuerbefreiungsbescheinigung
5
Zollbehörde
Die Nummer, die Steuerbehörden an steuerbefreite natürliche Personen
und Unternehmen ausgeben, um deren steuerfreien Status anzuzeigen.
Zus.St.Nr./NP.
Eine Steuerbehörde teilt diese Kennzeichnungsnummer zusätzlich zu
der primären Steuernummer (TX1) einer natürlichen Person zu.
Kreditinfo.
Mit diesem Wert in der UDC-Tabelle 00/CM wird der Kreditstatus eines
Kunden oder Lieferanten angezeigt. Beispiele:
1
Kreditlinie überschritten
2
Erfordert Einkaufsauftrag
3
Kein Wartungsvertrag. Die Kreditinformationen werden auf Abfrageund Transaktionseingabeformularen in den Systemen 'Kreditoren',
'Vertriebsabwicklung' und 'Beschaffung' angezeigt. Die vorläufigen
Kreditinformationen werden im System 'Debitoren' angezeigt.
Sprache
Ein anwenderspezifischer Code (01/LP), mit dem die in Formularen und
gedruckten Berichten zu verwendende Sprache festgelegt wird. Bevor
eine Sprache festgelegt werden kann, muss auf Systemebene oder in
den Benutzereinstellungen ein Sprachcode vorhanden sein.
108
Branchenklassifikation
Mit diesem Code werden Güter und Dienstleistungen klassifiziert. Das
Format des Codes kann einem der folgenden Klassifizierungssysteme
entsprechen:
o Standard Industrial Classification (SIC) oder North American Industry
Classification System (NAICS). Mit diesem numerischen System werden
in den USA Güter und Dienstleistungen klassifiziert. Dieser Code ist
vierstellig (SIC) oder sechsstellig (NAICS).
o Harmonisiertes System (HS). Die internationale Methode zum
Klassifizieren von Gütern. Dieser Code wird in über 50 Ländern
verwendet. Er kann aus bis zu zehn Ziffern bestehen.
o Internationales Warenverzeichnis für den Außenhandel (SITC Standard Industrial Trade Classification). Ein numerisches Codesystem,
das von den Vereinten Nationen zur Klassifizierung von Gütern für den
internationalen Handel entwickelt wurde. Dieser Code wird von
internationalen Organisationen verwendet. Er kann aus bis zu sechs
Stellen bestehen.
►
So werden Lieferantenstamminformationen eingegeben
Nach der Eingabe der Adressbuchinformationen für einen neuen Lieferanten können
Lieferantenstamminformationen eingegeben werden. Diese Informationen werden bei der
Eingabe von Lieferantenrechnungen als Standardvorgaben verwendet.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit dem Lieferantenstamm' den Adressbuch-Datensatz
abrufen, mindestens eines der folgenden Felder ausfüllen und 'Suchen' anklicken:
•
Name
•
Adressnummer
2. Den Datensatz auswählen und 'Auswählen' anklicken.
109
3. Auf dem Formular 'Lieferantenstamm ändern' das Register 'Lieferantenrechnungen'
anklicken und das folgende Feld ausfüllen:
•
Kreditinfo.
•
Zlg.-Beding. - KDT
•
Zahlungsmittel
•
Abweich. Zlg.-Empf.
•
Übergeord. Nr.
Die durch Eingabe in dieses Feld erstellte hierarchische Beziehung wird
ausschließlich für Reportingzwecke im System 'Kreditorenbuchhaltung'
verwendet. Für die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen und Zahlungen
werden das Feld 'Übergeordnete Nummer' oder die hierarchische Beziehung
nicht verwendet.
•
Z. Pers./Adr.-Nr.
•
Zlg. sperren
Der Sperrcode ist nur für den Lieferanten auf einer Lieferantenrechnung gültig.
Wenn der Lieferant als Zahlungsempfänger in einem anderen Lieferantenkonto
aufgeführt ist, gilt die Zahlungssperre dort nicht.
•
Scheckl.-Zt.
4. Falls zutreffend, die folgende Option aktivieren:
•
Vorvermerkscode
5. Eine der folgenden Optionen 'Mehrere Zahlungen' aktivieren:
•
Ja
•
Nein
•
Vertrag
6. Das Register 'HB-Umlage' anklicken und die folgenden optionalen Felder ausfüllen:
•
HB-Klasse
•
Muster-JB-Dok./Art/Nr./Unt.
•
Standardaufwandskonto
7. Das Register 'Steuerinformationen' anklicken und die folgenden Felder zur Eingabe
der Steuerinformationen ausfüllen:
•
Steuerartencode
•
Steuersatz
8. Die folgenden Felder zur Eingabe der 1099-Reportinginformationen (USSteuerinformationen) ausfüllen:
•
Person/Untern.
•
St.-Nr.
•
Zus.St.Nr./NP.
110
9. Um Informationen hinsichtlich der Einbehaltung von Steuern einzugeben, die
folgenden Felder ausfüllen:
•
Steuerbehörde
•
Prozentsatz
10. Sollen 1099-Informationen eingegeben werden, im Menü 'Formular' die Option
'Adressbuch ändern' auswählen.
Das Formular 'Adressbuch ändern' wird angezeigt. Die Schritte zur Eingabe von
Informationen für das 1099-Reporting ausführen.
11. Müssen Bankkontoinformationen eingegeben werden, die Schritte zur Zuordnung
von Bankkonten zu Lieferanten ausführen.
12. Müssen keine 1099-Informationen oder Bankkontoinformationen eingegeben
werden, 'OK' anklicken.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Kreditinfo.
Glossar
Mit diesem Wert in der UDC-Tabelle 00/CM wird der Kreditstatus eines
Kunden oder Lieferanten angezeigt. Beispiele:
1
Kreditlinie überschritten
2
Erfordert Einkaufsauftrag
3
Kein Wartungsvertrag. Die Kreditinformationen werden auf Abfrageund Transaktionseingabeformularen in den Systemen 'Kreditoren',
'Vertriebsabwicklung' und 'Beschaffung' angezeigt. Die vorläufigen
Kreditinformationen werden im System 'Debitoren' angezeigt.
Zlg.-Beding. - KDT
Mit diesem Code werden die Standardzahlungsbedingungen für einen
Lieferanten festgelegt. Zahlungsbedingungen werden im Programm
'Zahlungsbedingungen ändern' (P0014) festgelegt. Mit
Zahlungsbedingungen wird das Fälligkeitsdatum und der
Skontoprozentsatz festgelegt. Bei der Erstellung von
Lieferantenrechnungen werden Zahlungsbedingungen als
Standardwerte verwendet. Für die am häufigsten verwendete
Zahlungsbedingung sollte der Code 'Leer' verwendet werden.
Codebeispiele:
Leer - Netto bei Zahlung innerhalb von 30 Tagen (Standardvorgabe)
001 - Zahlbar in 10 Tagen mit 1% Skonto oder in 30 Tagen netto
002 - Netto bei Zahlung innerhalb von 30 Tagen (Überschreibung)
003 - Folgetage, 1% Skonto bei Bezahlung innerhalb von 10 Tagen
004 - Zahlbar am ersten jeden Monats
005 - Zahlbar mit zwei Teilzahlungen
006 - Fällig bei Erhalt
111
Zahlungsmittel
Abweich. Zlg.-Empf.
Mit diesem anwenderspezifischer Code '00/PY' wird festgelegt, mit
welchem Zahlungsmittel eine Zahlung an einen Lieferanten ausgeht
oder von einem Kunden eingeht. Beispiele für Zahlungsmittel sind:
Scheck, belegloser Zahlungsverkehr, Schließfach und EDI.
Mit dieser Nummer im Adressbuch wird eine spezielle Adresse für
Zahlungen in der Kreditorenbuchhaltung festgelegt.
Diese Nummer muss für die Validierung in der Tabelle
'Adressbuchstamm' (F0101) vorhanden sein. Bleibt dieses Feld auf
einem Eingabeformular leer, wird die primäre Adresse automatisch aus
dem Feld 'Adressnummer' abgerufen.
Übergeord. Nr.
Die Adressbuchnummer des übergeordneten Unternehmens. Diese
Nummer wird verwendet, um eine bestimmte Adresse eines
übergeordneten Unternehmens oder einem Standort zuzuordnen. Die
Tabelle 'Adressenorganisationsstrukturstamm' (F0150) für die leere
Strukturart wird mit dem in dieses Feld eingegebenem Wert aktualisiert.
Diese Adressbuchnummer muss für die Validierung in der Tabelle
'Adressbuchstamm' (F0101) vorhanden sein. Beispiele für
Adressbuchdatensätze, die eine übergeordnete Adressnummer haben:
o Tochterunternehmen eines übergeordneten Unternehmens
o Niederlassungen mit einem Hauptsitz
Z. Pers./Adr.-Nr.
Zlg. sperren
o Arbeitsplätze bei einem Generalunternehmen
Adressnummer der Person, die dazu autorisiert ist,
Lieferantenrechnungstransaktionen zu genehmigen. Diese
Adressbuchnummer muss für die Validierung in der Tabelle
'Adressbuchstamm' (F0101) vorhanden sein.
Mit diesem Code wird festgelegt, ob die Bezahlung von offenen
Lieferantenrechnungen gesperrt und die Eingabe neuer
Lieferantenrechnungen für den Lieferanten verhindert wird. Der
Sperrcode ist nur für den Lieferanten auf einer Lieferantenrechnung
gültig. Wenn der Lieferant als Zahlungsempfänger in einem anderen
Lieferantenkonto aufgeführt ist, gilt die Zahlungssperre dort nicht.
Gültige Werte:
1 oder Y - Zahlung offener Lieferantenrechnungen einstellen und die
Eingabe von neuen Lieferantenrechnungen für diesen Lieferanten
verhindern.
2 - Zahlung offener Lieferantenrechnungen einstellen und die Eingabe
von neuen Lieferantenrechnungen für diesen Lieferanten zulassen.
N - Zahlungen und Eingabe von Lieferantenrechnungen zulassen. Dies
ist die Standardvorgabe.
Um die Zahlung einer einzelnen Lieferantenrechnung einzustellen,
sollte der Zahlungsstatuscode H im Programm 'Lieferantenrechnungen
eingeben' verwendet werden.
112
Buchabfr.-Seq.
Dieser Code bestimmt die als Ausgangsparameter fungierende
Anzeigesequenz für
Bücher in den Programmen zur Abfrage von Kontokorrentkonten.
Gültige Sequenzen sind:
1
2
3
4
5
6
7
8
A
B
Dokumentnummer
Fälligkeitsdatum
Rechnungsdatum
Kontoauszugsnummer (DBT) oder Rechnungsnummer (KDT)
EA-Nummer
Dokumentart, Dokumentnummer
Korrespondierendes Dokument
HB-Datum
Zusammengefassung nach Dokument
Zusammengefassung nach Fälligkeitsdatum, Dokument
Scheckl.-Zt.
Die Anzahl an Tagen zwischen dem Scheckdatum und dem
Bankeinzahlungsdatum für Schecks, die an den Lieferanten ausgestellt
wurden. Der Wert wird manuell eingegeben und dient lediglich
Informationszwecken. Der Wert wird nicht automatisch berechnet.
Vorvermerkscode
Mit dieser Option wird angegeben, ob ein Lieferant im Bezug auf den
beleglosen Zahlungsverkehr im Status 'Vorvermerk-Setup' oder
'Vorvermerkszyklus abgeschlossen' ist. Gültige Optionen:
Ein - Status 'Vorvermerks-Setup'
Aus - Status 'Vorvermerkszyklus abgeschlossen'
Ja
Mit diesem Code wird festgelegt, ob Zahlungen nach
Lieferantenrechnung, Lieferant oder Vertrag erstellt werden. Gültige
Werte:
Y - Für jeden Rechnungsposten auf einer Lieferantenrechnung wird eine
separate Zahlung erstellt.
N - Es wird keine separate Zahlung pro Rechnungsposten erstellt.
Unabhängig von der Anzahl an Rechnungsposten oder
Lieferantenrechnungen wird für jeden Lieferanten eine Zahlung erstellt.
C - Eine Zahlung pro Vertrag erstellen und nach Vertrags- oder
Projektnummer aufführen.
Vertrag
Mit diesem Code wird festgelegt, ob Zahlungen nach
Lieferantenrechnung, Lieferant oder Vertrag erstellt werden. Gültige
Werte:
Y - Für jeden Rechnungsposten auf einer Lieferantenrechnung wird eine
separate Zahlung erstellt.
N - Es wird keine separate Zahlung pro Rechnungsposten erstellt.
Unabhängig von der Anzahl an Rechnungsposten oder
Lieferantenrechnungen wird für jeden Lieferanten eine Zahlung erstellt.
C - Eine Zahlung pro Vertrag erstellen und nach Vertrags- oder
Projektnummer aufführen.
113
HB-Klasse
Mit diesem Code wird das Passivkonto in der Kreditorenbuchhaltung
bestimmt, in dem bei der Buchung von Lieferantenrechnungen eine
Gegenbuchung erfolgt. Dieser Code kann alphanumerisch sein oder
dem Sachkonto der Kontonummer im Hauptbuch entsprechen.
Gegenbuchungscodes wie z.B. TRAD oder OTHR sollten als
Ausnahmen für das Konto für Forderungen aus Lieferungen und
Leistungen verwendet werden. Wird dieses Feld bei der Eingabe von
Lieferantenrechnungen leer gelassen, wird der Standardwert aus dem
Lieferantenstammdatensatz verwendet. Beispiele:
Leer
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen TRAD oder 4110
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
OTHR oder 4120
Andere Verbindlichkeiten
Muster-JB-Dok./Art/Nr./Unt.
Dieser Code verweist auf die Art oder das Modell von
Journaleintragungen für
einen Lieferanten.
Standardaufwandskonto
Mit diesem Wert wird ein Konto im Hauptbuch gekennzeichnet.
Kontonummern können in die folgenden Formate eingegeben werden:
o Standardkontonummer (Organisationseinheit.Sachkonto.Hilfskonto
oder flexibles Format).
o Dritte HB-Nummer (maximal 25 Stellen).
o Konto-ID-Nummer (Diese Nummer ist achtstellig).
o Schnellcode (Dieser Code besteht aus zwei Buchstaben, die zum
ABA-Posten SP verkettet werden. Der Code kann anstelle der
Kontonummer eingegeben werden).
Mit dem ersten Buchstabe der Kontonummer wird das Format
gekennzeichnet . Das Kontoformat wird im Programm
'Finanzbuchhaltungskonstanten' festgelegt.
--- Formularspezifisch --Das Konto, auf dem der Aufwand verbucht wird, wenn für den
Lieferanten eine Lieferantenrechnung eingegeben wird. Bleibt dieses
Feld leer, muss die Aufwandsumlage auf der Lieferantenrechnung
eingegeben werden.
Steuerartencode
Mit diesem anwenderspezifischen Code (00/EX) wird gesteuert, wie
Steuern erhoben und in den Aufwands- und Ertragskonten des
Hauptbuches umgelegt werden. Dieser Code wird Kunden oder
Lieferanten zugeordnet, damit ein Standardcode für deren
Transaktionen zur Verfügung steht.
Dieser Code ist nicht mit dem Code 'Steuerpflichtig, Steuerfrei' zu
verwechseln. Auf einer einzelnen Rechnung oder Lieferantenrechnung
können sowohl steuerpflichtige als auch steuerfreie Artikel aufgeführt
werden. Die gesamte Rechnung oder Lieferantenrechnung darf jedoch
nur einen Steuerartencode aufweisen.
114
Steuersatz
Dieses Feld kommt nur in den USA zur Anwendung.
A user-defined code that identifies a tax or geographical area that has
common
tax rates and tax distribution. The tax rate/area must be defined to
include
the tax authorities (for example, state, county, city, rapid transit district,
or province) and their rates.
Typically, the U.S. sales and use taxes require multiple taxing authorities
per tax rate/area, whereas value added taxes often require only one
simple
rate.
Person/Untern.
Code 'P' oder 'N'.
Leer oder C
ausgedruckt)
P
ausgedruckt)
N
ausgedruckt)
1
Natürliche Person
2
Kapitalgesellschaft
3
4
St.-Nr.
5
Zollbehörde
115
Zus.St.Nr./NP.
Eine Steuerbehörde teilt diese Kennzeichnungsnummer zusätzlich zu
der primären Steuernummer (TX1) einer natürlichen Person zu.
Steuerbehörde
Dieser Code gibt die Steuerbehörde an, für die Steuern aus den
Lieferantenzahlungen einbehalten werden. Dieser Code muß eine
gültige
Adreßbuchnummer sein.
Prozentsatz
Der Prozentsatz der Quellensteuer, die bei der Zahlung an den
Lieferanten einbehalten wird. Dabei handelt es sich um eine
Dezimalzahl. Zwanzig Prozent würden beispielsweise mit 0,2000
eingegeben.
Siehe auch
So werden Währungscodes einem Lieferantendatensatz zugeordnet im Handbuch
Fremdwährung für weitere Informationen über die Zuordnung von
Lieferantenwährungscodes
To set up tax defaults for the supplier (So werden Steuerstandardvorgaben für
Lieferanten eingerichtet) im englischen Handbuch Tax Reference Guide (Steuern) für
Informationen über das Festlegen von Steuerstandardinformationen
Lieferanten- und Artikelinformationen einrichten im Handbuch Beschaffung für
weitere Informationen über die Register 'Beschaffung 1' und 'Beschaffung 2'.
EDI-Informationen für einen Lieferanten einrichten im Handbuch Datenschnittstelle
für den elektronischen Datenaustausch für Informationen über das EDI-Register
Vertex Quantum for Sales and Use Tax (Vertex Quantum System für die Umsatzund Verbrauchssteuer) in der englischen Dokumentation für weitere Informationen
zum Einrichten und Verarbeiten von Steuern.
Siehe die folgenden Themen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung:
So werden Informationen für das 1099-Reporting eingegeben für Anweisungen zur
Eingabe von 1099-Informationen
So werden Lieferanten Bankkonten zugeordnet für Anweisungen zur Zuordnung von
Bankkonten zu Lieferanten
HB-Umlage basierend auf einem Muster eingeben für Informationen über das
Einrichten von Standardinformationen für Aufwandskonten
►
So werden Informationen für das 1099-Reporting eingegeben
Diese Aufgabe muss ausgeführt werden, nachdem die Schritte zur Eingabe von
Lieferantenstamminformationen ausgeführt wurden, wenn 1099-Informationen für das
Reporting von an Lieferanten bezahlte Beträge erforderlich sind. Handelt es sich bei einem
Lieferanten nicht um eine juristische Person, muss der rechtsgeschäftliche Name der Person,
der mit der Lieferantensteuernummer übereinstimmt, eingegeben werden.
1. Auf dem Formular 'Adressbuch ändern' das Register 'Kat.-Code 1-10' anklicken.
116
2. Auf dem Register 'Kat.-Code 1-10' das folgende Feld ausfüllen und 'OK' anklicken:
•
Kategoriencode 07
Der Kategoriencode 07 ist nur für die KDT-Buchmethode der 1099-Verarbeitung
und nicht für die HB-Methode gültig.
3. Auf dem Formular 'Lieferantenstamm ändern' im Menü 'Formular' die Option 'Who's
Who' auswählen.
4. Auf dem Formular 'Who's Who' die folgenden Felder ausfüllen und 'OK' anklicken:
•
Empfängername
•
Art.-Code
117
5. Auf dem Formular 'Lieferantenstamm ändern' das Register 'Steuerinformationen'
anklicken.
6. Auf dem Register 'Steuerinformationen' die Werte in den folgenden Felder prüfen und
'OK' anklicken:
•
Person/Untern.
•
St.-Nr.
7. Auf dem Formular 'Lieferantenstamm ändern' im Menü 'Formular' die Option
'Adressbuch ändern' auswählen.
8. Auf dem Formular 'Adressbuch ändern' auf dem Register 'Anschrift' sicherstellen,
dass die letzte nicht leere Zeile der Postanschrift des Lieferanten entspricht.
Ein 1099-Formular hat für die folgenden Informationen vier Zeilen:
•
Firmenname
•
Lieferantenname
•
Straße
•
Ort, Bundesland und Postleitzahl
9. 'OK' anklicken, um den Datensatz zu speichern.
10. Müssen dem Lieferanten Bankkonten zugeordnet werden, kann aus dem Menü
'Formular' die Option 'KDT' ausgewählt werden, um zum Formular 'Lieferantenstamm
ändern' zurückzukehren.
Nachdem diese Schritte ausgeführt wurden, müssen die Schritte zur Zuordnung von
Bankkonten zu Lieferanten ausgeführt werden.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Kategoriencode 07
Glossar
Einer von 30 Reporting-Codes, die im System 'Adressbuch' einer
Adresse zugeordnet werden können. Kategoriencode 07 wird für die
1099-Verarbeitung verwendet, um das Feld, in das eine
Lieferantenrechnung oder ein Rechnungsposten eingetragen werden
soll, auf dem 1099-Formular zu kennzeichnen. Beispiele:
01 - Mieten
13 - Nicht steuerpflichtige Umlagen
61 - Zinsertrag
A7 - Arbeitsentgelt für nicht fest Angestellte
Empfängername
Art.-Code
Das Unternehmen oder die Person, an die Rechnungen oder
Korrespondenz adressiert werden
Mit diesem anwenderspezifischen Code (01/W0) wird der Eintrag ins
Who's Who gekennzeichnet.
Beispiele:
B - Fakturierung
C - Kontaktperson
E - Kontakt im Notfall
118
Person/Untern.
Code 'P' oder 'N'.
Leer oder C
ausgedruckt)
P
ausgedruckt)
N
ausgedruckt)
1
Natürliche Person
2
Kapitalgesellschaft
3
4
5
Zollbehörde
St.-Nr.
Siehe auch
IRS Form 1099 Processing Guide für weitere Information über die Eingabe von
Daten für die 1099-Verarbeitung.
►
So werden den Lieferanten Bankkonten zugeordnet
Nach der Eingabe von Adressbuch- und Stamminformationen für Lieferanten können die
entsprechenden Bankkonten zugeordnet werden. Unternehmen, die Zahlungen elektronisch
überweisen, müssen ihren Lieferanten mehrere Bankkonten zuordnen. Werden
Lieferantenrechnungen auf dem Wege des elektronischen Zahlungsverkehrs beglichen,
werden diese Informationen zum Erkennen des Lieferantenbankkontos verwendet.
'Bankkonten' auswählen.
119
2. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Bankkonten nach Adresse' die Option 'Hinzufügen'
anklicken.
3. Auf dem Formular 'Bankkonto nach Adresse einrichten' die folgenden Felder
ausfüllen:
•
Adressnummer
•
Bankleitzahl
•
Bankkontonummer
•
Giro- oder Sparkonto
4. Eine der folgenden Optionen für Datensatzarten anklicken:
•
Lieferant
•
Kunde
•
DBT-Wechsel, Auto. Last.
•
Auto. Zlg.-Eing./Zahlender
5. Die folgenden optionalen Felder ausfüllen und 'OK' anklicken:
•
Prüfziffer
•
Beschreibung
•
SWIFT-Code
•
Bezugs-/Übertragsnr.
120
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Bankleitzahl
Bankkontonummer
Glossar
Die Zahl, die von der Federal Reserve den einzelnen Banken
zugewiesen wird, um die Verrechnung von Geldern zu erleichtern.
Die von einer Bank zugeordnete Nummer, die das Konto als einem
Unternehmen, Kunden oder Lieferanten zugehörig anzeigt.
Anmerkung für Benutzer im skandinavischen Raum: Die Bank-,
Bankgiro- oder Postgirokontonummer eingeben.
Lieferant
Prüfziffer
Mit diesem Code wird die Kontenart festgelegt. Dieser Code wird bei der
Verarbeitung von Bankmagnetbändern für automatische Zahlungen
verwendet. Der angegebene Code muss in der UDC-Tabelle 'H00/CK'
vorhanden sein.
Mit diesem Code werden externe Bankkonten von internen Bankkonten
unterschieden. Gültige Werte:
B
Gültige Bankleitzahlen
C
Kundenbankkonten
D
Standardbankkonto für Debitorenwechsel und automatische
Lastschriften
G
Interne Hauptbuch-Bankkonten
H
Holländische Bankkonten
M
Hauptbuch-Bankkonto und Organisationseinheit, mit denen
Druckinformationen bei Kreditoren-Zahlungen festgelegt werden
P
V
Lieferantenbankkonto für Zahlungen mit Bankmagnetband
X
Alternatives Bankkonto für einen Lieferanten
Y
Mehrere Bankkonten für einen Lieferanten
Anmerkung: Wenn Bankart B verwendet wird, sind keine anderen
Bankarten zulässig. Wenn Bankart V verwendet wird, sind keine
anderen Bankarten zulässig. Wenn Bankart D verwendet wird, sind
keine anderen Bankarten zulässig.
--- Formularspezifisch --Um die Datensatzart festzulegen, eine der folgenden Optionen
auswählen:
o Lieferant
o Kunde
o Debitorenwechesl, automatische Lastschrift
o Auto. Zlg.-Eing./Zahlender
Diese Zahl repräsentiert eine Prüfziffer für eine Kontonummer. Diese
Nummer steht wahlweise zur Verfügung und ist nicht Bestandteil des
Schlüssels zur Tabelle 'Bankleitzahlenstamm' (F0030).
Anmerkung für Benutzer im skandinavischen Raum: Dieses Feld wird
nicht für elektronische Zahlungen in Skandinavien verwendet.
SWIFT-Code
Ein internationaler Bankidentifizierungscode, der dazu dient, den
Ursprung und den Bestimmungsort von elektronischen
Finanztransaktionen zu kennzeichnen. Die Society for Worldwide
Interbank Financial Telecommunications (SWIFT) stellt den Code den
Banken zur Verfügung. Den SWIFT-Code der Bank des Begünstigten
eingeben.
121
Die Bezugsnummer des Empfängers. Diese Nummer wird nicht von
allen Banken und in allen Ländern verwendet. In den folgenden Ländern
wird dieses Feld für bestimmte Zwecke verwendet:
o In Italien wird hier der SIA-Code verwendet.
o In Frankreich wird von der Banque de France im beleglosen
Zahlungsverkehr eine Identifikationsnummer des Auftraggebers
vergeben.
o In Norwegen wird diese Nummer von der DNB Telebank bereit
gestellt.
o In Finnland wird hier der Geschäftscode des Auftraggebers
verwendet.
o In anderen skandinavischen Ländern wird dieses Feld nicht
verwendet
Siehe auch
Lieferanten mehrere Bankkonten zuordnen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für
Informationen darüber, wie einem Lieferanten mehrere Bankkonten zugeordnet
werden
Zugehörige Aufgaben für die Eingabe von LieferantenstammDatensätzen
Lieferantenstamm-Datensätze eingeben
Das Programm 'Lieferantenstamminformationen'
(P04012) verwenden, um LieferantenstammDatensätze abzurufen.
Hierzu kann auch das Programm 'AdressbuchWortsuche' verwendet werden.
Lieferantenstamm-Datensätze ändern
Das Programm 'Lieferantenstamminformationen'
(P04012) verwenden, um LieferantenstammDatensätze zu ändern.
122
Lieferantendatensätze löschen
Um einen Lieferantenstamm-Datensatz zu
löschen, muss zuerst der gesamte AdressbuchDatensatz gelöscht werden, der zugehörige
Informationen aus den Tabellen
'Adressbuchstamm' (F0101), 'Adressbuch Telefonnummern' (F0115), 'Adressen nach
Datum' (F0116) und 'Lieferantenstamm' (F0401)
enthält. Bevor ein Lieferantendatensatz
erfolgreich und vollständig gelöscht werden
kann, muss sichergestellt werden, dass in den
Tabellen 'Kreditorenbuch' (F0411), 'Zugehörige
KDT-Dokumente - Zusammenfassung' (F0413)
oder 'Zugehörige KDT-Dokumente - Detail'
(F0414) für den Lieferanten keine zugehörigen
Transaktionen bestehen.
Wird der Lieferantendatensatz nicht mehr
gebraucht, der Adressbuchdatensatz soll jedoch
nicht gelöscht werden, kann auf dem Formular
'Lieferantenstamm ändern' in das Feld 'Zahlung
sperren' 1 eingegeben werden. Danach kann für
diesen Lieferanten weder eine
Lieferantenrechnung eingegeben noch eine
Zahlung vorgenommen werden.
Siehe auch
So werden Adressbuch-Datensätze mit der Wortsuche abgerufen im Handbuch
Adressbuch für weitere Informationen über das Abrufen des AdressbuchDatensatzes eines Lieferanten anhand des Namens
Verarbeitungsoptionen: Lieferantenstamminformationen
(P04012)
Register 'Eingabe'
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob das Feld ‘Steuernummer’ angezeigt,
ausgeblendet oder deaktiviert wird.
1. Steuernummer
Leer = Dieses Feld anzeigen
1 = Dieses Feld ausblenden
2 = Dieses Feld deaktivieren
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob das Feld 'Steuernummer' beim
Hinzufügen eines Lieferantendatensatzes angezeigt wird. Es kann auch festgelegt
werden, ob dieses Feld deaktiviert werden soll. Ist dieses Feld deaktiviert, wird es grau
angezeigt und steht dem Benutzer nicht zur Eingabe von Daten zur Verfügung. Gültige
Werte:
123
Leer - Dieses Feld wird angezeigt.
1 - Dieses Feld wird ausgeblendet.
2 - Dieses Feld wird deaktivieren.
Mit diesen Verarbeitungsoptionen können die Standardauswahlkriterien und -währungscodes
für das Formular 'Lieferantenstamminformationen' festgelegt werden.
1. Auswahlkriterium
Mit dieser Verarbeitungsoption wird der Standardwert für das Feld
'Suchart' des Formulars 'Arbeiten mit dem Lieferantenstamm' festgelegt.
Eine Auflistung gültiger Sucharten kann mit Hilfe des Assistenten
aufgerufen werden. Bleibt diese Verarbeitungsoption leer, wird 'V'
(Lieferanten) als Standardwert verwendet.
2. Betragswährungscodes
Mit dieser Verarbeitungsoption wird der Standardwährungscode für das Feld 'ABBetragscode' festgelegt. Bleibt diese Verarbeitungsoption leer und auf dem Formular
'Lieferantenstamm ändern' ist das Feld 'AB-Betragscode' leer, wird der Währungscode des
Unternehmens, das auf dem Formular 'Adressbuch ändern' dem Feld
'Organisationseinheit' zugeordnet ist, verwendet.
Das Feld 'AB-Betragscode' wird nur dann auf dem Formular 'Lieferantenstamm ändern'
angezeigt, wenn im Programm 'Finanzbuchhaltungskonstanten' die Fremdwährungsoption
aktiviert ist.
124
Register 'Version'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen werden die Version des Programms ‘Lieferantenstamm Hauptgeschäftsfunktion’ und die Version des Adressbuchs festgelegt, die bei der Eingabe der
Lieferantenstammdaten verwendet werden sollten.
1. Lieferantenstamm-Hauptgeschäftsfunktion (P0100043) - Version
Leer = Version ZJDE0001
Mit dieser Verarbeitungsoption wird die Version des Programms
'Lieferantenstamm - Hauptgeschäftsfunktion' festgelegt. Bleibt diese
Verarbeitungsoption leer, wird die Standardversion 'ZJDE0001' verwendet.
2. Adressbuch (P01012) Version
Leer = Version ZJDE0001
Mit dieser Verarbeitungsoption wird die zu verwendende Version des Programms
'Adressbuch' (P01012) festgelegt. Bleibt diese Verarbeitungsoption leer, wird die
Standardversion ZJDE0001 verwendet.
Hinweise zu Verarbeitungsoptionen
Das Programm ‘Adressbuch’ enthält eine Verarbeitungsoption, die es ermöglicht, eine
bestimmte Version des Programms 'Lieferantenstamm' anzugeben, wenn LieferantenstammDatensätze aus dem System 'Adressbuch' hinzugefügt werden. Es muss sichergestellt
werden, dass es sich bei der in den Verarbeitungsoptionen des Programms 'Adressbuch'
festgelegten Version des Programms 'Lieferantenstamm' um die gleiche Version handelt, die
über das Menü, von dem aus gestartet wurde, aufgerufen wird.
Verarbeitungsoptionen: LieferantenstammHauptgeschäftsfunktion (P0100043)
Register 'Ausgehend'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen werden die Transaktionsart und die Transaktionsansicht
festgelegt, die für ausgehende Transaktionen verwendet werden.
125
1. Transaktionsart
Mit dieser Verarbeitungsoption wird die Transaktionsart für die
Kompatibilitätsfunktion eingegeben. Bleibt dieses Feld leer, wird keine
Ausgangskompatibilitätsverarbeitung durchgeführt. Die
Transaktionsartencodes können mit Hilfe des Assistenten abgerufen werden.
2. Änderungstransaktion - Ansicht
Leer = Geänderte Ansicht speichern
1 = Ursprüngliche und geänderte Ansicht speichern
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob bei
Änderungstransaktionen ursprüngliche Ansichten erstellt werden. Die
ursprüngliche Ansicht ist der Datensatz vor seiner Änderung. Die geänderte
Ansicht ist der Datensatz nach der Änderung. Gültige Werte:
Leer
1
Die geänderte Ansicht aufzeichnen.
Die ursprüngliche und geänderte Ansicht aufzeichnen.
Siehe auch
Choosing Vouchers for 1099 Processing (Lieferantenrechnung für die 1099Verarbeitung auswählen) im englischen Handbuch IRS Form 1099 Processing Guide
(IRS-Formular 1099-Verarbeitung)
Mehrere Bankkonten für Lieferanten einrichten
Unternehmen, die Zahlungen elektronisch überweisen, können ihren Lieferanten mehrere
Bankkonten zuordnen. Nachdem mehrere Bankkonten eingerichtet wurden, können die
Zahlungen auf ein beliebiges Konto des Lieferanten vorgenommen werden. Ein Vorteil der
Zuordnung mehrere Bankkonten ist es, dass Bankgebühren oft reduziert werden, wenn der
Zahlende und der Zahlungsempfänger die gleiche Bank verwenden.
126
Beim Einrichten mehrerer Bankkonten für einen Lieferanten ist es möglich, jedem Bankkonto
eine eigene, anwenderspezifische Datensatzart zuzuordnen oder allen Bankkonten die
gleiche Datensatzart zuzuordnen. Die Auswahl der Setup-Methode hängt davon ab, wie ein
Bankkonto für die Bezahlung ausgewählt werden soll.
Soll ein Bankkonto manuell für eine Zahlung aktiviert werden, kann für alle Bankkonten die
gleiche anwenderspezifische Datensatzart verwendet werden. Um für eine Zahlung ein
bestimmtes Bankkonto auszuwählen, muss der Datensatz als Lieferantendatensatzart (V)
aktiviert werden.
Soll automatisch ein Bankkonto anhand einer eingerichteten Beziehung zwischen der
anwenderspezifischen Datensatzart, dem Zahlungsmittel und dem HB-Konto ausgewählt
werden, sollte jedem Bankkonto eine eigene anwenderspezifische Datensatzart zugeordnet
werden. Wird die Option der automatischen Auswahl des Bankkontos verwendet, muss der
Vorvermerksstatus der anwenderspezifischen Datensatzarten geprüft werden, um eine
problemlose Zahlung sicherzustellen.
Wird allen Bankkonten die gleiche anwenderspezifische Datensatzart zugeordnet, muss ein
Bankkonto als Lieferantendatensatzart aktiviert werden. Es muss jedoch keine Beziehung
zwischen dem HB-Konto oder Zahlungsmittel und dem Datensatz erstellt werden. Der
Vorvermerksstatus einer anwenderspezifischen Datensatzart muss ebenfalls nicht geprüft
werden.
Wird jedem Bankkonto eine eigene anwenderspezifische Datensatzart zugeordnet, muss
zwischen dem Zahlungsmittel oder HB-Konto und einer anwenderspezifischen Datensatzart
eine Beziehung erstellt werden und der Vorvermerksstatus der Datensatzart geprüft werden.
Es muss kein Bankkonto als Lieferantendatensatzart aktiviert werden.
Die Informationen zu Lieferanten mit mehreren Bankkonten werden in den folgenden
Tabellen gespeichert:
Bankleitzahlenstamm
(F0030)
Lieferantenbankkontoinformationen
Bankkontenarten für
Lieferanten mit
mehreren Bankkonten
(F0417M)
Informationen zur Bankkontenart, die die Beziehung zwischen
anwenderspezifischen Datensatzarten und Zahlungsmitteln bzw.
gegebenenfalls HB-Konten kennzeichnet.
Bankkontenstatus für
Lieferanten mit
mehreren Bankkonten
(F0401M)
Statusinformationen der Lieferantenbankkonten für
anwenderspezifische Bankarten
Voraussetzungen
Der UDC-Liste 00/BT müssen neue Bankarten hinzugefügt werden. Siehe
Anwenderspezifische Codes für die Kreditorenbuchhaltung im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für Informationen über Bankartencodes.
Das System muss für die Bankmagnetbandverarbeitung eingerichtet werden. Siehe
Bankkontoinformationen für die Kreditorenbuchhaltung einrichten für Informationen
zur Bankmagnetbandverarbeitung.
Siehe auch
Adressbuch verwalten im Handbuch Adressbuch für weitere Informationen über die
Eingabe von Lieferanteninformationen
127
Lieferantenstamm-Datensätze eingeben im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für
weitere Informationen über die Eingabe von Lieferanteninformationen für das System
'Kreditorenbuchhaltung'
Lieferanten mehrere Bankkonten zuordnen
Unternehmen, die Zahlungen elektronisch überweisen, können ihren Lieferanten mehrere
Bankkonten zuordnen. Werden mehrere Bankkonten eingerichtet, können elektronische
Zahlungen auf ein beliebiges Konto des Lieferanten überwiesen werden.
Für einen Lieferanten können mehrere Bankkonten eingerichtet werden, denen die gleiche
anwenderspezifische Datensatzart zugeordnet wird. Es können beispielsweise fünf
verschiedene Bankkonten bei fünf Banken in fünf unterschiedlichen Städten eingerichtet
werden und allen Bankkonten die Datensatzart Z zugeordnet werden. Oder es kann die
Funktion der automatischen Bankkontenzuordnung gewählt werden, bei der anhand von
eingerichteten Regeln jedem Bankkonto eine unterschiedliche Datensatzart zugeordnet wird.
►
So werden Lieferanten mehrere Bankkonten zugeordnet
Im Menü 'Automatische Zahlungen einrichten' (G04411) die Option
'Bankkontoquerverweis' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Bankkonten nach Adresse' in das folgende Feld die
Lieferantennummer, für die mehrere Bankkonten eingegeben werden sollen,
eingeben:
•
Adressnummer
2. Im Menü 'Formular' die Option 'Mehrere Konten' auswählen.
3. Auf dem Formular 'Mehrere Bankkonten für einen Lieferanten einrichten' die
•
Datensatzart
4. Die folgenden Bankinformationenfelder ausfüllen:
•
Bankleitzahl
•
Bankkontonummer
•
•
Prüfziffer
•
IBAN
•
Beschreibung
•
SWIFT-Code
•
•
Ländercode - Bank
6. 'OK' und anschließend 'Schließen' anklicken.
128
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Adressnummer
Datensatzart
Bankleitzahl
Bankkontonummer
Glossar
B
C
Kundenbankkonten
D
Lastschriften
G
H
M
P
V
X
Y
--- Formularspezifisch --Der UDC-Liste müssen anwenderspezifische Bankartencodes (00/BT)
zugeordnet
werden, um mehrere Bankkonten für Lieferanten einzurichten. Wenn
den Bankarten
Codes zugeordnet werden, können alle Codes verwendet werden,
ausgenommen fest
codierte Codes, z. B. die Arten V, C, D, P, G, M und B.
129
vorhanden sein.
Prüfziffer
IBAN
Eine alphanumerische Zeichenkette, mit der das Bankkonto eines
Kunden weltweit eindeutig gekennzeichnet wird. Die IBAN hat maximal
34 alphanumerische Zeichen. Die ersten zwei Zeichen bestimmen das
Land, in dem das Bankkonto geführt wird. Die nächsten zwei Ziffern sind
Prüfziffern, mit denen die gesamte IBAN geprüft wird. Der Rest der
IBAN ist die lokale Bankkontonummer, die sich normalerweise aus der
Kontonummer und einer Nummer, mit der die Bank und Niederlassung
gekennzeichnet wird, sowie einer zusätzlichen Prüfziffer
zusammensetzt. In bestimmten Ländern ist eine zusätzliche Bank-ID
eingeschlossen.
--- Formularspezifisch --Die IBAN muss im elektronischen Format eingegeben werden. Das
elektronische Format umfasst den Ländercode, die Prüfziffern und die
Bankkontonummer. Sie darf keine Leerstellen oder länderspezifische
Sonderzeichen enthalten.
SWIFT-Code
eingeben.
vergeben.
gestellt.
verwendet.
Ländercode - Bank
verwendet
Adressen verwendet.
130
Ein Bankkonto als Lieferantendatensatzart aktivieren
Diese Aufgabe muss nur dann ausgeführt werden, wenn Folgendes zutrifft:
•
Lieferanten sind die gleichen anwenderspezifischen Datensatzarten für mehrere
Bankkonten zugeordnet
•
Für die anwenderspezifische Datensatzart besteht keine Beziehung zwischen dem
Zahlungsmittel und HB-Bankkonto
Für einen Lieferanten können mehrere Bankkonten eingerichtet werden, denen die gleiche
anwenderspezifische Datensatzart zugeordnet wird. Beispielsweise können für einen
Lieferanten fünf unterschiedliche Bankkonten mit der Datensatzart Z eingerichtet werden.
Wurde die gleiche Datensatzart mehreren Bankkonten zugeordnet, muss das Konto, an das
die elektronischen Zahlungen gehen sollen, manuell aktiviert werden. Ist dies nicht der Fall,
wird das erste Konto verwendet, das die Standardauswahlkriterien erfüllt. Wenn
beispielsweise fünf Bankkonten die Datensatzart Z zugeordnet wird und es soll eine
elektronische Zahlung ausgehen, wird die elektronische Zahlung an das erste Konto mit der
Datensatzart Z geschickt, das für den Lieferanten angegeben wird. Anstatt diese Auswahl
automatisch auszuführen, kann das für die Bankmagnetbandverarbeitung verwendete Konto
auch manuell bestimmt werden.
Beispielsweise kann eins der fünf zugeordneten Konten mit der Datensatzart Z ausgewählt
und als Art V (Vendor - Lieferant) aktiviert werden. Die für Datensatzart Z und V
ausgewählten Konten werden daraufhin ausgetauscht. Nachdem eine bestimmte
Datensatzart aktiviert und als V-Datensatzart festgelegt wurde, kann die StandardBankmagnetbandverarbeitung mit Datensatzart V ausgeführt werden.
Jedes Bankkonto kann auch als Datensatzart D (Wechsel) aktiviert werden. Das Verfahren
ist im Grunde identisch mit dem zur Aktivierung der Datensatzart V (Lieferant).
►
So wird ein Bankkonto als Lieferantendatensatzart aktiviert
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Bankkonten nach Adresse' die Option 'Suchen'
anklicken, um alle Bankkonten anzuzeigen. Die Suche kann eingegrenzt werden,
indem beliebig viele Felder der Query-by-Example-Zeile ausgefüllt werden, bevor
'Suchen' angeklickt wird.
2. Ein Konto mit einer zu aktivierenden anwenderspezifischen Datensatzart auswählen.
3. Im Menü 'Zeile' die Option 'Als Lieferantenkonto aktivieren' auswählen.
Die anwenderspezifische Datensatzart wird daraufhin automatisch mit der fest
codierten Lieferantendatensatzart (V) ausgetauscht. Bei der Ausführung des
Programms 'Bankmagnetbandverarbeitung' wird die neue Datensatzart (V)
verwendet.
131
Zahlungsmittel- und HB-Kontenbeziehungen zuordnen
Diese Aufgabe muss nicht ausgeführt werden, wenn der Datensatz manuell als
Lieferantendatensatzart (V) aktiviert wird.
Wenn ein Zahlungsmittel einer Datensatzart oder einer Datensatzart und einem HBBankkonto zugeordnet wird, werden Regeln eingerichtet, mit denen während der
automatischen Zahlungsverarbeitung das zu verwendende Bankkonto automatisch
ausgewählt wird. Anhand der eingerichteten Beziehung wird automatisch das richtige
Bankkonto ausgewählt.
Um eine Zahlung an ein für einen Lieferanten eingerichtetes Bankkonto zu senden, muss
eine der beiden folgenden Beziehungsoptionen für Datensatzarten eingerichtet werden:
•
Es muss eine Beziehung zwischen der in der UDC-Liste 00/BT (Bankartencodes)
erstellten Datensatzart und einem Zahlungsmittel eingerichtet werden. In diesem Fall
ist ein Zahlungsmittel an eine bestimmte anwenderspezifische Datensatzart
gebunden.
Angenommen, das Zahlungsmittel T wird mit der anwenderspezifischen Datensatzart
Z gekennzeichnet. Dies hat zur Folge, dass bei der Verwendung von Zahlungsmittel
T für nicht ausdrücklich festgelegte Bankkonten Datensatzart Z zum Abrufen der
Bankkontoinformationen des Zahlungsempfängers verwendet wird. Wurden für den
Zahlungsempfänger die Bankinformationen nicht mit Datensatzart Z eingerichtet, wird
als Standardvorgabe die fest codierte Datensatzart V verwendet.
•
Es muss eine Beziehung zwischen der für den UDC-Code 00/BT (Bankarten)
erstellten Datensatzart und dem HB-Bankkonto sowie dem Zahlungsmittel
eingerichtet werden. In diesem Fall sind sowohl das HB-Bankkonto also auch das
Zahlungsmittel an eine bestimmte anwenderspezifische Datensatzart gebunden.
Angenommen, das Zahlungsmittel T wird als anwenderspezifische Datensatzart Y
und das HB-Bankkonto als 1.1110 gekennzeichnet. Dies hat zur Folge, dass bei der
Verwendung von Zahlungsmittel T für das Bankkonto 1.1110 die Datensatzart Y zum
Abrufen der Bankkontoinformationen des Zahlungsempfängers verwendet wird.
Wurden für den Zahlungsempfänger die Bankinformationen nicht mit Datensatzart Y
eingerichtet, wird als Standardvorgabe die fest codierte Datensatzart V verwendet.
►
So werden Zahlungsmittel- und HB-Kontenbeziehungen zugeordnet
Im Menü 'Automatische Zahlungen einrichten' (G04411) die Option 'Mehrere
Bankkontoarten für einen Lieferanten' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit mehreren Bankkontoarten für einen Lieferanten' die
Schaltfläche 'Hinzufügen' anklicken.
132
2. Auf dem Formular 'Mehrere Bankkontoarten für einen Lieferanten einrichten' die
•
Zahlungsmittel
•
HB-Bankonto
•
Datensatzart
Anmerkung
Es muss lediglich das Feld 'HB-Bankkonto' ausgefüllt werden, wenn eine Beziehung
zwischen der Datensatzart und dem HB-Bankkonto erstellt wird.
3. 'OK' anklicken.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Zahlungsmittel
Glossar
133
HB-Bankonto
Datensatzart
B
C
Kundenbankkonten
D
Lastschriften
G
H
M
P
V
X
Y
134
Vorvermerksstatus der anwenderspezifischen Datensatzart prüfen
Diese Aufgabe muss nicht ausgeführt werden, wenn der Datensatz manuell als
Lieferantendatensatzart (V) aktiviert wird.
Ein Vorvermerkscode gibt an, wann ein Lieferant im Bezug auf den beleglosen
Zahlungsverkehr für das Einrichten bereit ist bzw. wann der beleglose Zahlungsverkehr
abgeschlossen ist. Der Einrichtungszyklus wird Vorvermerksstatus 'Einrichtung' genannt. In
diesem Status werden die für den beleglosen Zahlungsverkehr benötigten Informationen
erstellt oder von einer Bank geprüft. Nachdem die Informationen geprüft wurden, wird der
Vorvermerksstatus des Lieferanten automatisch auf 'Abgeschlossen' geändert.
Bei der Verarbeitung von Bankmagnetbandzahlungen wird automatisch eine
Vorvermerksbearbeitung ausgeführt, falls das HB-Bankkonto des Zahlers entsprechend
eingerichtet wurde. Bei der Verwendung eines Bankmagnetbandes erhalten alle neuen
Lieferantenkonten, die sich im Vorvermerksstatus 'Einrichtung' befinden, gedruckte
Zahlungen, während Testdatensätze auf dem Bankmagnetband gespeichert werden. Die den
Zahlungsempfängern zugeordneten Vorvermerksstatus werden in der Tabelle
'Lieferantenstamm' (F0401) gespeichert. Wenn die Magnetbänder in der Bank eintreffen,
werden die Testdatensätze teilweise verarbeitet, um die Richtigkeit der Konteninformationen
zu prüfen.
Anmerkung
Im Programm 'HB-Bankkonten' (P0030G) ist die Option 'Lieferantenvorvermerkscode
überschreiben' auf dem Formular 'Bankinformationen ändern' enthalten. Ist diese Option
aktiviert, wird die Vorvermerksbearbeitung nicht während der Verarbeitung der
Bankmagnetbandzahlungen für das HB-Bankkonto ausgeführt.
Beim Einrichten eines anwenderspezifischen Bankkontos für einen Lieferanten wird ein
Datensatz mit dem Vorvermerkseinrichtungsstatus erstellt. Es handelt sich dabei um einen
separaten Datensatz in der Tabelle 'Bankkontostatus für Lieferanten mit mehreren
Bankkonten' (F0401M). Wird für die anwenderspezifischen Datensatzarten eine
Vorvermerksbearbeitung durchgeführt, wird der Vorvermerksstatus des Lieferanten aus der
Tabelle 'Bankkontostatus für Lieferanten mit mehreren Bankkonten' abgerufen. Existiert für
den Lieferanten kein Bankkontendatensatz mit dieser anwenderspezifischen Datensatzart
oder es wird die fest codierte Standarddatensatzart V für Lieferanten verwendet, wird der
Vorvermerksstatus des Lieferanten aus der Tabelle 'Lieferantenstamm' abgerufen.
►
So wird der Vorvermerksstatus der anwenderspezifischen Datensatzart geprüft
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit dem Lieferantenstamm' die Schaltfläche 'Suchen'
anklicken. Die Suche kann eingegrenzt werden, indem beliebig viele Felder der
Query-by-Example-Zeile ausgefüllt werden.
2. Einen Lieferanten zur Prüfung auswählen und 'Auswählen' anklicken.
135
3. Auf dem Formular 'Lieferantenstamm ändern' den Vorvermerkscode für
Lieferantenartdatensätze V prüfen. Enthält diese Option ein Häkchen, befindet sich
der Datensatz im Vorvermerkseinrichtungsstatus. Wurde der Vorvermerkscode nicht
aktiviert, gilt für den Datensatz der Vorvermerksstatus 'Abgeschlossen'.
•
Vorvermerkscode
4. Um den Status mehrerer Bankkonten eines Lieferanten zu prüfen, im Menü
'Formular' die Option 'Mehrere Banken' auswählen.
5. Auf dem Formular 'Kontenstatus für Lieferanten mit mehreren Bankkonten prüfen' die
Daten in der Spalte 'Vorvermerksstatus' prüfen.
Wird die automatische Zahlung erneut für einen Lieferanten ausgeführt, werden der
Testdatensatz und die gedruckte Zahlungssequenz übergangen und der Datensatz
wird zusammen mit den anderen Live-Datensätzen des Bankmagnetbands
verarbeitet.
Wenn die Verarbeitung der Zahlungen abgeschlossen ist, wird der Status des
Lieferanten auf den Vorvermerksabschlussstatus geändert. Wird anschließend ein
zusätzliches Bankkonto mit der gleichen anwenderspezifischen Statusart
hinzugefügt, wird der Status nicht wieder auf den Vorvermerkseinrichtungsstatus
geändert. Die Änderung muss manuell vorgenommen werden, indem auf dem
Formular 'Lieferantenstamm ändern' die Vorvermerksoption angeklickt wird.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Vorvermerkscode
Glossar
136
Bevor ein Lieferant bezahlt werden kann, muss eine Lieferantenrechnung eingegeben
werden. Eine wirksame Verwaltung der Lieferantenrechnungsverarbeitung ist für die
Kreditorenbuchhaltung von grundlegender Bedeutung.
Die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen ist ein Beispiel für die Verarbeitung in drei
Schritten. Transaktions-Batches werden in allen Systemen von J.D. Edwards in drei Schritten
verarbeitet. Bei diesen drei Schritten handelt es sich um auszuführende
Standardarbeitsschritte.
Das folgende Schaubild illustriert die Verarbeitung in drei Schritten:
137
Lieferantenrechnungen eingeben
Je nach den Unternehmensanforderungen kann eine der folgenden
Lieferantenrechnungsarten eingegeben werden:
•
Lieferantenrechnungsstandardeingabe Diese Eingabemethode bietet ein Höchstmaß
an Flexibilität und Optionen.
•
Lieferantenrechnungsschnelleingabe Diese Eingabemethode bietet geringere
Flexibilität und weniger Optionen als die Lieferantenrechnungsstandardeingabe.
Allerdings ist eine schnellere Eingabe von Lieferantenrechnungs- und
Buchhaltungsinformationen möglich.
Nachfolgend werden die Merkmale der Lieferantenrechnungsstandard- und -schnelleingabe
sowie deren Vor- und Nachteile erläutert:
138
Vorteile der
Lieferantenrechnungsstandardeingabe
Nachteile der
Der Benutzer kann:
•
Teilzahlungen erstellen
•
Wiederkehrende Lieferantenrechnungen einrichten
•
Buchungen ändern und löschen
•
Ein Bankkonto angeben, aus dem die Zahlung vorgenommen
werden soll
•
Einen alternativen Zahlungsempfänger zuordnen
Folgende Schritte sind nicht möglich:
•
Lieferantenrechnungen schnell eingeben, da zur Eingabe der
Lieferantenrechnungs- und Hauptbuchinformationen mehrere
Formulare verwendet werden
Vorteile der
Lieferantenrechnungsschnelleingabe
Nachteile der
Der Benutzer kann:
•
Lieferantenrechnungen schnell eingeben, da weniger
Informationen eingegeben werden
•
Zur Eingabe von Lieferantenrechnungs- und
Hauptbuchinformationen ein einziges Formular benutzen
Folgende Schritte sind nicht möglich:
•
Eine bestehende Lieferantenrechnung abrufen
•
HB-Bankkonto bzw. HB-Gegenbuchung (Klassengegenbuchung)
überschreiben
•
Buchungen ändern oder löschen
•
Wiederkehrende Lieferantenrechnungen einrichten
•
Zahlungsplan erstellen
•
Teilzahlungen erstellen
•
Einen alternativen Zahlungsempfänger zuordnen
Lieferantenrechnungen prüfen und freigeben
Nach der Eingabe und vor der Buchung von Lieferantenrechnungen können diese geprüft
und zur Zahlung freigegeben werden. Das Prüfungsprogramm erfüllt folgende Funktionen:
•
Lieferantenrechnungs-Batches prüfen und zur Buchung freigeben
•
Lieferantenrechnungen bestehenden Batches hinzufügen
•
Einzelne Lieferantenrechnungen prüfen und ändern
•
Journalbuchungen prüfen und ändern
139
Lieferantenrechnungen in das Hauptbuch buchen
Nach der Prüfung und Freigabe von Lieferantenrechnungen können diese ins Hauptbuch
gebucht werden. Mittels des Buchungsprogramms werden folgende Schritte durchgeführt:
•
Nicht gebuchte Lieferantenrechnungen werden ausgewählt und die einzelnen
Transaktionen werden bearbeitet.
•
Es werden automatische Gegenbuchungen auf die Konten für Verbindlichkeiten aus
Lieferungen und Leistungen bzw. Steuerkonten erstellt.
•
Es werden freigegebene Transaktionen in die Tabelle 'Kontensalden' (F0902)
gebucht.
•
Es werden Lieferantenrechnungen in den Tabellen 'Kontenbuch' (F0911) mit P und
'Kreditorenbuch' (F0411) mit D als gebucht markiert.
•
Bei fehlerhaften Transaktionen werden Workflow-Mitteilungen an das
Mitteilungscenter des Mitarbeiters gesendet.
•
Es wird ein Hauptbuchbericht und/oder Buchungsdetailbericht gedruckt.
Batch-Steuerung zur Verwaltung der Eingabeverarbeitung
verwenden
Vor der Eingabe von Transaktionen kann die Batch-Steuerung aktiviert werden, um die
Eingabe zu erleichtern. Mit der Batch-Steuerung kann schnell festgestellt werden, ob
Transaktionen korrekt eingegeben wurden. Es müssen die Anzahl der Transaktionen sowie
der Gesamtbetrag der Transaktionen, die im Batch für den manuellen Batch-Datensatz
eingegeben werden, festgelegt werden. Mit der Batch-Steuerung wird geprüft, ob der Batch
der eingegebenen Transaktionen mit dem manuellen Datensatz des Batches übereinstimmt.
Statt jede Transaktion einzeln zu prüfen, kann ein Buchhalter mit einem Blick feststellen, ob
der Gesamtbetrag und die Anzahl der eingegebenen Dokumente einer weiteren Prüfung
bedürfen.
Die Batch-Steuerung dient nur der Information. Es ist jedoch möglich, Batches zu buchen, bei
denen eine Differenz zwischen den eingegebenen und den erwarteten Beträgen besteht.
Die Batch-Steuerung wird in den Systemkonstanten aktiviert, indem die entsprechende
Option angeklickt wird. Wird die Batch-Steuerung aktiviert, wird diese im gesamten System
verwendet. Beispiel: Wird die Batch-Steuerung im System 'Debitorenbuchhaltung' aktiviert,
wird sie sowohl für die Rechnungs- als auch die Zahlungseingangseingabe verwendet.
Batch-Steuerungsinformationen werden in der Tabelle 'Batch-Steuerungsdatensätze' (F0011)
gespeichert.
Siehe auch
Kreditorenbuchhaltungskonstanten einrichten im Handbuch Kreditorenbuchhaltung
für Informationen über das Einrichten der Batch-Steuerung
Fremdwährungs-Batch-Summen im Handbuch Fremdwährung für Informationen über
Fremdwährungs-Batch-Summen
140
Batch-Informationen eingeben
Wird die Batch-Steuerung in den Konstanten aktiviert, wird beim Hinzufügen von
Transaktionen ein weiteres Formular angezeigt. Dieses Formular wird verwendet, um
Informationen über den Batch einzugeben, bevor die einzelnen Transaktionen eingegeben
werden. Das Formular für die Batch-Steuerung funktioniert für alle Systeme und Programme
gleich. Sollen auf dem Batch-Steuerungsformular keine Informationen eingegeben werden,
kann dieses Formular umgangen werden.
►
So werden Batch-Informationen eingegeben
Je nach einzugebender Transaktion eine der folgenden Navigationen verwenden:
Für Journalbuchungen im Menü 'Journalbuchungen, Berichte und Abfragen' (G0911) die
Option 'Journalbuchung' auswählen.
Für Rechnungen im Menü 'Kundenrechnung eingeben' (G03B11) die Option
'Rechnungsstandardeingabe' oder 'Rechnungsschnelleingabe' auswählen.
Für Lieferantenrechnungen im Menü 'Lieferanten und Lieferantenrechnungen eingeben'
(G0411) die Option 'Lieferantenrechnungsstandardeingabe' oder
'Lieferantenrechnungsschnelleingabe' auswählen.
Für die manuelle Fakturierung im Menü 'Manuelle Fakturierung' (G1512) die Option
'Manuelle Rechnungseingabe' auswählen.
1. Auf dem Formular zur Eingabe von Transaktionen die Schaltfläche 'Hinzufügen'
anklicken.
Anmerkung
Wird das Programm 'Rechnungsschnelleingabe' oder
'Lieferantenrechnungsschnelleingabe' ausgewählt, wird automatisch das Formular
'Batch-Steuerung' angezeigt. Es muss nicht 'Hinzufügen' angeklickt werden.
2. Auf dem Formular 'Batch-Steuerung' die folgenden Felder ausfüllen und 'OK'
anklicken:
•
Batch-Dt.
Dieses Feld ist optional. Bleibt dieses Feld leer, wird das aktuelle Datum
verwendet.
•
Batch-Nr.
Dieses Feld ist optional. Bleibt dieses Feld leer, wird die Batch-Nummer mit dem
Programm 'Automatische Nummernvergabe' zugeordnet.
•
Batch-Gesamtbetrag
Mit der Data Dictionary-Einstellung für diesen Posten (AICU) wird die Anzahl der
Dezimalstellen festgelegt, die bei der Eingabe eines Wertes in dieses Feld
angezeigt werden.
•
Dokumente - Summe
141
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Batch-Dt.
Glossar
Das Datum des Batches. Wird in diesem Feld nichts eingegeben, wird
das
Batch-Nr.
Mit dieser Nummer wird eine Gruppe von Transaktionen
gekennzeichnet, die als Einheit verarbeitet und ausgeglichen werden.
Bei der Eingabe eines Batches kann eine Batch-Nummer entweder
manuell oder mit der automatischen Nummernvergabe zugeordnet
werden.
Auf dem Batch-Header-Formular ist dies die für den Batch
einzugebende
Summe. Dieser Betrag muss ohne Dezimalstellen eingegeben werden.
Für
Journalbuchungen im Hauptbuch ist dies die Summe aller Soll-Beträge.
In
anderen Systemen handelt es sich um die Summe aller Dokumente im
Batch.
Das System addiert die eingegebenen Beträge und zeigt nach
Abschluss der
Batch-Eingabe bestehende Differenzen an. Wenn Transaktions-Batches
geprüft
werden, ist dies die Differenz zwischen der Eingabesumme und der
Summe der
tatsächlich eingegebenen Posten.
Beispiel:
Batch-Gesamtbetrag
Eingabesumme
10052
Summe der eingegebenen Posten 10000
Differenz/Restbetrag
52
Wird die Batch-Steuerung verwendet, aber keine Eingabesumme
eingegeben,
wird dieser Betrag bei der Batch-Prüfung als negative Zahl angezeigt.
Anmerkung: Je nach Verwendung der Batch-Prüfung wird dieses Feld
für
Batches, die durch ein bestimmtes System erstellt wurden, nicht
verwendet.
Dokumente - Summe
Wird die Batch-Steuerungsfunktion verwendet, wird die Anzahl der in
den Batch eingegebenen Transaktionen angezeigt. Wird die BatchSteuerung nicht verwendet, wird die Anzahl negativ angezeigt.
Anmerkung: Das Batch-Prüfungsformular wird von verschiedenen
Systemen der Software von J.D. Edwards verwendet. Aus diesem
Grund wird dieses Feld für den durch ein bestimmtes System erstellten
Batch unter Umständen nicht verwendet.
142
Batch-Summen prüfen
Nachdem die Transaktionen eingegeben wurden und der Batch beendet wurde, wird die
Summe der eingegebenen Posten von der erwarteten Batch-Summe abgezogen und das
Ergebnis auf dem Formular 'Batch-Steuerung' in der Zeile 'Differenz' angezeigt. Anhand
dieser Differenz können fehlende oder doppelt eingegebene Transaktionen vor der
Verbuchung leichter gefunden werden. Die Zahlen aus der Batch-Steuerung dienen lediglich
der Information und auftretende Differenzen müssen nicht korrigiert werden. Auch wenn sich
der eingegebene Betrag vom erwarteten Betrag unterscheidet, ist es möglich, den Batch zu
buchen.
Wird die Transaktionseingabe abgeschlossen und der Batch beendet, tritt Folgendes ein:
1. Wurde die Verarbeitung des Batches noch nicht abgeschlossen, wird die Meldung
'ACHTUNG - Der Batch wird augenblicklich geschlossen!' angezeigt. Die folgenden
zwei Optionen sind auf diesem Formular verfügbar:
•
Wiederholen Das Formular 'Batch-Steuerung' wird angezeigt, wenn die
Verarbeitung des Batches abgeschlossen ist. Die Schaltfläche 'Wiederholen'
kann so lange angeklickt werden, bis das Formular 'Batch-Steuerung' angezeigt
wird.
•
Abbrechen Das Formular 'Batch-Steuerung' wird nicht mehr angezeigt, und somit
können die auf dem Formular 'Batch-Steuerung' eingegebenen Summen mit den
für den Batch eingegebenen Gesamtsummen nicht verglichen werden. Das
Umgehen des Formulars 'Batch-Steuerung' hat auf die eingegebenen
Transaktionen und den Status des Batches keine Auswirkungen.
2. Wurde die Batch-Verarbeitung abgeschlossen, wird das Formular 'Batch-Steuerung'
wieder angezeigt.
Das Formular prüfen, um die auf dem Formular 'Batch-Steuerung' eingegebenen Summen
mit den für den Batch eingegebenen Gesamtsummen zu vergleichen. Liegen Differenzen vor,
sollte der Grund für die Abweichungen ermittelt werden.
Auf dem Formular 'Batch-Steuerung' die folgenden Felder prüfen:
•
Erwartete Summe - Betrag
•
Erwartete Summe - Dokumente
•
Eingegebene Summe - Betrag
•
Eingegebene Summe - Dokumente
Anmerkung
Wurden auf dem Formular 'Batch-Steuerung' vor der Transaktionseingabe keine
Informationen eingegeben, werden in der Zeile 'Differenz' in den Feldern 'Betrag' und
'Dokumente' negative Zahlen angezeigt. Auf dem Formular 'Batch-Steuerung' wird immer die
folgende Formel verwendet: Erwartete Summe - Eingegebene Summe. Werden die Felder in
der Zeile 'Erwartete Summe' nicht ausgefüllt, wird Null verwendet und die Differenz ist
negativ.
143
Batch-Freigabe und Buchungssicherheit einrichten
Der Benutzer kann festlegen, dass jeder Transaktions-Batch vor der Buchung durch das
Management genehmigt werden muss.
Wird festgelegt, dass jeder Transaktions-Batch vom Management vor der Buchung
freigegeben werden muss, sollte eine Liste mit Benutzern mit Zugriffsbeschränkung und eine
Liste mit Benutzern mit Zugriffsberechtigung eingerichtet werden. Benutzer mit
Zugriffsbeschränkung können Batches weder freigeben noch buchen. Benutzer mit
Zugriffsberechtigung können Batches für Benutzer mit Zugriffsbeschränkung genehmigen
und verbuchen.
Das System kann so eingerichtet werden, dass Benutzer mit Zugriffsbeschränkung im
Programm 'Nicht gebuchte Batches prüfen' (P0011) nur die eigenen Batches einsehen
können.
Es kann ein Batch-Freigabe-Workflow für die Batch-Arten G (Journalbuchungen) und V
(Zahlungseingänge) eingerichtet werden, um fällige Batches elektronisch zu genehmigen;
dies spart Zeit, steigert die Effektivität und senkt Kosten. Nach Eingabe eines TransaktionsBatches wird eine Aktionsmitteilung an das Mitarbeiter-Mitteilungscenter gesendet, um die für
die Genehmigung zuständige Person davon zu unterrichten, dass ein Batch zur
Genehmigung freigegeben wurde. Vom Mitarbeiter-Mitteilungscenter aus kann die für die
Genehmigung zuständige Person die Benachrichtigung abrufen, den Batch prüfen und
genehmigen und nach Bedarf buchen.
Wird der Batch-Freigabe-Workflow verwendet, kann eine Liste von für die Genehmigung
zuständigen Personen eingerichtet werden, so dass elektronische Mitteilungen zur gleichen
Zeit an mehrere Mitarbeiter gesendet werden. Ruft eine für die Genehmigung zuständige
Person die Benachrichtigung auf und bearbeitet sie, löscht das System automatisch die
Benachrichtigungen, die an die übrigen zuständigen Personen versendet wurden. Dieses
Workflow-Szenario verhindert, dass Benachrichtigungen mehr als einmal bearbeitet werden
und ermöglicht Flexibilität wenn eine oder mehrere für die Genehmigung zuständige
Personen nicht verfügbar sind.
Wenn ein Benutzer mit Zugriffsbeschränkung einen bereits genehmigten Batch öffnet und die
Informationen im Detailbereich ändert, wird der Status des Batches automatisch auf 'Offen'
geändert. Werden von dem Benutzer mit Zugriffsbeschränkung keine Änderungen
vorgenommen oder nur Informationen im Header-Bereich geändert, verbleibt der Batch im
Status 'Genehmigt'.
Die Batch-Freigabe und Buchungssicherheit kann für die folgenden Systeme eingerichtet
werden:
•
Finanzbuchhaltung
•
•
Debitorenbuchhaltung
144
Zugehörige Informationen zur Einrichtung der Batch-Freigabe und
Buchungssicherheit
Benutzer mit
Zugriffsbeschränkung und
Zugriffsberechtigung
drucken
►
Es kann eine Liste der Benutzer mit Zugriffsbeschränkung oder
Zugriffsberechtigung gedruckt werden, indem auf dem Formular
'Batch-Freigabe/Buchungssicherheitskonstanten' im Menü
'Formular' die Option 'Batch-Sicherheit' ausgewählt und
anschließend eine der Batch-Versionen ausgeführt wird.
So wird die Batch-Freigabe für die Kreditorenbuchhaltung eingerichtet
'Kreditorenbuchhaltungskonstanten' auswählen.
1. Auf dem Formular 'System-Setup' die Option 'Kreditorenkonstanten' auswählen.
2. Auf dem Formular 'Kreditorenbuchhaltungskonstanten' die folgende Option
auswählen und 'OK' anklicken:
•
►
Genehm. v. Eingabe d. Manager
So werden Benutzer mit Zugriffsberechtigung eingerichtet
Im Menü 'HB/Gesamtmenüs und technische Menüs' (G0931) die Option 'Batch-Freigabe
- Buchungssicherheitskonstanten' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Batch-Freigabe/Buchungssicherheitskonstanten' beliebig viele der
folgenden Optionen anklicken, um diese zu aktivieren:
•
HB-Batch-Sicherheit
•
KDT-Batch-Sicherheit
•
DBT-Batch-Sicherheit
2. Im Menü 'Formular' die Option 'Zugriffsberechtigung' auswählen.
3. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Benutzern mit Zugriffsberechtigung' die Schaltfläche
4. Auf dem Formular 'Zugriffsberechtigung' die folgenden Felder ausfüllen und 'OK'
anklicken:
•
Genehmigt von -Benutzer
•
Zugriffsbeschränkung
5. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Benutzern mit Zugriffsberechtigung' im Menü 'Bericht'
die Option 'Batch-Sicherheit - Bericht' auswählen, um einen Bericht mit allen
Benutzern, die Batches freigeben und buchen können, auszuführen.
145
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Glossar
Mit dieser Option wird im System 'Kreditorenbuchhaltung' die Funktion
'Batch-Sicherheitsbearbeitung' aktiviert. Diese Bearbeitung wird
durchgeführt, wenn Kreditoren-Batches genehmig und gebucht werden.
Gültige Werte:
Ein
Im System 'Kreditorenbuchhaltung' wird die Funktion 'BatchSicherheitsbearbeitung' aktiviert.
Aus
Im System 'Kreditorenbuchhaltung' wird die Funktion 'BatchSicherheitsbearbeitung' deaktiviert.
Mit dieser Option wird im System 'Debitorenbuchhaltung' die Funktion
durchgeführt, wenn Debitoren-Batches genehmig und gebucht werden.
Gültige Werte:
Ein
Im System 'Debitorenbuchhaltung' wird die Funktion 'BatchSicherheitsbearbeitung' aktiviert.
Aus
Im System 'Debitorenbuchhaltung' wird die Funktion 'BatchSicherheitsbearbeitung' deaktiviert.
HB-Batch-Sicherheit
Mit dieser Option wird im System 'Finanzbuchhaltung' die Funktion
durchgeführt, wenn Finanzbuchhaltungs-Batches genehmig und
gebucht werden. Nach der Aktivierung der Funktion 'BatchSicherheitsbearbeitung' muss die Zugriffsberechtigung für Benutzer mit
Zugriffsbeschränkung eingerichtet und genehmigt werden. Gültige
Werte:
Ein
Im System 'Finanzbuchhaltung' wird die Funktion 'BatchSicherheitsbearbeitung' aktiviert.
Aus
Im System 'Finanzbuchhaltung' wird die Funktion 'BatchSicherheitsbearbeitung' deaktiviert.
Mit dieser Adressbuchnummer wird ein Benutzer gekennzeichnet, der
Batches für eine Gruppe von Benutzern mit Zugriffsbeschränkung
eingeben und buchen kann. Benutzer mit Zugriffsbeschränkung können
Batches weder freigeben noch buchen.
Wenn der genehmigte Benutzer die Berechtigung zur Genehmigung der
Batches aller Benutzer hat, kann im Feld 'Benutzer mit
Zugriffsbeschränkung' einfach *ALL eingegeben werden, anstatt alle
Benutzer einzeln anzugeben.
Die Adressbuchnummer eines Benutzers, der Batches weder freigeben
noch buchen kann. Der genehmigte Benutzer ist die einzige Person, die
dazu berechtigt ist, für Benutzer mit Zugriffsbeschränkung Batches
freizugeben und zu buchen.
146
►
So werden Benutzer mit Zugriffsbeschränkung eingerichtet
Im Menü 'HB/Gesamtmenüs und technische Menüs' (G0931) die Option 'Batch-Freigabe
- Buchungssicherheitskonstanten' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Batch-Freigabe/Buchungssicherheitskonstanten' beliebig viele der
folgenden Optionen anklicken, um diese zu aktivieren:
•
HB-Batch-Sicherheit
•
•
2. Im Menü 'Formular' die Option 'Zugriffsbeschränkung' auswählen.
3. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Benutzern mit Zugriffsbeschränkung' die Schaltfläche
4. Auf dem Formular 'Zugriffsbeschränkung' die folgenden Felder ausfüllen und 'OK'
anklicken:
•
•
5. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Benutzern mit Zugriffsbeschränkung' im Menü
'Bericht' die Option 'Batch-Sicherheit - Bericht' auswählen, um einen Bericht mit allen
Benutzern, die Batches freigeben und buchen können, auszuführen.
Workflow für die Freigabe und Buchung von Batches einrichten
Sollen Batches über das Mitteilungscenter freigegeben oder freigegeben und gebucht
werden, müssen im entsprechenden Workflow-Prozess die zuständigen Manager festgelegt
werden. Nach der Eingabe eines Transaktions-Batches erhält die für die Genehmigung
zuständige Person eine Workflow-Mitteilung und wird darauf hingewiesen, dass der Batch zur
Freigabe bereit ist. Je nach gewähltem Workflow-Prozess können Batches entweder
freigegeben oder freigegeben und direkt vom Mitteilungscenter aus zur Buchung übergeben
werden. Zusätzlich erhält der Arbeitnehmer, der den Batch eingegeben hat, eine
Benachrichtigung darüber, dass der Batch genehmigt wurde.
Der Workflow-Prozess wird zusammen mit dem Programm 'Batch-Freigabe Buchungssicherheitskonstanten' (P00241) verwendet, um festzulegen, welche Personen
Workflow-Mitteilungen erhalten. Da Workflow-Mitteilungen nur an Workflow-Empfänger
geschickt werden, müssen Arbeitnehmer, die mit Zugriffsberechtigung eingerichtet wurden,
auch als Empfänger im Workflow-Prozess eingerichtet werden.
Anmerkung
Arbeitnehmer, die als Arbeitnehmer mit Zugriffsberechtigung eingerichtet wurden, können
Batches je nach System vom entsprechenden Batch-Prüfungsprogramm aus freigeben.
147
Die folgenden Workflow-Prozesse sind für die Freigabe von Batches verfügbar:
•
JDEBCHAPPR - Dieser Prozess wird verwendet, um Journalbuchungs-Batches
(Batch-Art G) freizugeben.
•
JDEVBCHAPR - Dieser Prozess wird verwendet, um Lieferantenrechnungs-Batches
(Batch-Art V) freizugeben.
Für jeden Prozess sind die folgenden zwei Versionen verfügbar:
•
Version 1 - Diese Version wird aktiviert, um Batches lediglich freizugeben.
•
Version 2 - Diese Version wird aktiviert, um Batches freizugeben und zu buchen.
Die folgenden Aufgaben müssen ausgeführt werden, um das System so einzurichten, dass
für die Freigabe und Buchung von Batches der Workflow verwendet wird:
•
Version 1 oder 2 des JDEVBCHAPR-Prozesses aktivieren
•
Den für die Freigabe zuständigen Manager in der Empfängerregel einrichten
•
Mitteilungswarteschlangen einrichten, die von den Benutzern mit dem Programm
'Warteschlangensicherheit' (P01135) eingesehen werden können
Siehe auch
Siehe die folgenden Themen im englischen Handbuch J.D. Edwards Workflow Tools Guide:
Activating a Workflow Process Version (Workflow-Prozessversion aktivieren) für
weitere Informationen über das Aktivieren von JDEVBCHAPR1 oder JDEVBCHAPR2
Working with Recipient Rules (Arbeiten mit Empfängerregeln) für weitere
Informationen über das Einrichten von Benutzern, die Batches freigeben können
Changing Queue Security (Warteschlangensicherheit ändern) für weitere
Informationen über das Festlegen von Warteschlagen, die von den Benutzern zum
Einsehen von Workflow-Mitteilungen verwendet werden können
Voraussetzungen
Sicherstellen, dass die Option 'Genehmigung von Eingabe durch Manager' des
Programms 'Kreditorenbuchhaltungskonstanten' aktiviert ist.
HB-Datum - Warnungen und Fehlermeldungen
Bei der Eingabe, Prüfung oder Änderung von Transaktionen wird das HB-Datum automatisch
mit den offenen Perioden für das System (Finanzbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung oder
Debitorenbuchhaltung) in den Unternehmenskonstanten verglichen. Die offenen Perioden
entsprechen der laufenden und der nächsten Rechnungsperiode. Dies trifft auch dann zu,
wenn die nächste Rechnungsperiode in das nächste Geschäftsjahr fällt. Wird eine
Journalbuchung mit einem HB-Datum eingegeben, das nicht in den Bereich der offenen
Perioden fällt, wird eine Warnung bzw. eine Fehlermeldung angezeigt.
Im nachfolgenden Beispiel ist die laufende Periode Juni (Periode 06). Werden Transaktionen
für die Perioden 06 und 07 (Juni und Juli) eingegeben, geprüft oder geändert, werden keine
Warnungen oder Fehlermeldungen angezeigt, da diese Perioden offen sind.
148
Warnungen und Fehlermeldungen
Die folgende Tabelle beschreibt die unterschiedlichen Warnungen und Fehlermeldungen, die
bei der Eingabe von Transaktionen, die außerhalb des Zwei-Perioden-Fensters liegen,
angezeigt werden. Die angezeigte Meldung hängt von den Einstellungen in den Konstanten
und Rechnungsperiodenstrukturen des Systems 'Finanzbuchhaltung' ab.
PYEB - Endsaldo Grund: Das eingegebene HB-Datum liegt im Vorjahr.
des Vorjahres
Ergebnis: Es wird eine Fehlermeldung angezeigt und der Eintrag kann nicht
verbucht werden.
Lösung: Für Journalbuchungen kann die Dokumentart ## verwenden werden,
wenn Buchungen in ein Vorjahr vorgenommen werden sollen (zum Beispiel
Berichtigungsbuchungen nach der Abschlussprüfung).
PBCO - Buchung Grund: Es wurde ein HB-Datum eingegeben, das vor der aktuellen Periode liegt.
vor der aktuellen
Ergebnis: Je nach PBCO-Einstellung in den Finanzbuchhaltungskonstanten wird
Periode
entweder eine Warnung oder eine Fehlermeldung angezeigt.
Lösung: Ist die PBCO-Funktion nicht aktiviert, wird eine Fehlermeldung angezeigt
und das Datum der Transaktion muss geändert werden, so dass es in die aktuelle
Periode fällt oder es kann die Konstante geändert werden, so dass PBCOEinträge möglich sind.
Ist die PBCO-Funktion aktiviert, wird eine Warnung angezeigt und die Eingabe
kann mit 'OK' angenommen werden.
149
PACO - Buchung Grund: Es wurde ein HB-Datum eingegeben, das nach dem Zwei-Periodennach dem
Fenster liegt.
Stichtag
Ergebnis: Je nach Einrichtung der Rechnungsperiodenstruktur wird entweder eine
Warnung oder eine Fehlermeldung angezeigt.
Lösung: Wurde die Rechnungsperiodenstruktur nicht für das gesamte Jahr
eingerichtet, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Entweder muss das HB-Datum
der Transaktion geändert werden, so dass es in das Zwei-Perioden-Fenster fällt,
oder die Rechnungsperiodenstruktur muss für das gesamte Jahr eingerichtet
werden.
Ist die Rechnungsperiodenstruktur für das gesamte Jahr eingerichtet, wird eine
Warnung angezeigt und die Eingabe kann mit 'OK' angenommen werden.
WACO Grund: Es wurde ein HB-Datum für ein zukünftiges Jahr, das nicht in der nächsten
Buchung nach
Rechnungsperiode liegt, eingegeben.
Jahresabschluss
Ergebnis: Je nach Einrichtung der Rechnungsperiodenstruktur wird entweder eine
Warnung oder eine Fehlermeldung angezeigt.
Lösung: Wurde die Rechnungsperiodenstruktur nicht für ein zukünftiges Jahr
eingerichtet, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Das HB-Datum der Transaktion
muss geändert werden.
Ist die Rechnungsperiodenstruktur für ein zukünftiges Jahr eingerichtet, wird eine
Warnung angezeigt und die Eingabe kann mit 'OK' angenommen werden.
Anmerkung
Befindet sich der Benutzer gegenwärtig in der letzten Rechnungsperiode eines
Geschäftsjahres und wird eine Transaktion in die erste Rechnungsperiode des
nächsten Geschäftsjahres eingegeben, wird keine Warnung angezeigt. Die offene
Periode umfasst unabhängig vom Jahr die laufende und nächste
Rechnungsperiode.
Siehe auch
Rechnungsperioden einrichten im Handbuch Finanzbuchhaltung für weitere
Informationen über das Einrichten von Rechnungsperiodenstrukturen
Konstanten für die Finanzbuchhaltung einrichten im Handbuch Finanzbuchhaltung
für weitere Informationen über das Einrichten der Konstante 'Buchung vor aktueller
Periode zulässig'
Arbeiten mit der Lieferantenrechnungsstandardeingabe
Bei der Eingabe von Lieferantenrechnungen bietet die Lieferantenrechnungsstandardeingabe
die meisten Funktionen und die größtmögliche Flexibilität. Die
Lieferantenrechnungsstandardeingabe kann verwendet werden, wenn
Lieferantenrechnungen hinzugefügt, geändert, gelöscht oder storniert werden müssen.
Siehe auch
Lieferantenstamm-Datensätze eingeben im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für
weitere Informationen über die Eingabe von Informationen in die Tabelle
'Lieferantenstamm'
150
ABAs für die Kreditorenbuchhaltung im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für
Informationen über automatische Buchungsanweisungen im System
Mit dem Programm 'Lieferantenrechnungsstandardeingabe'
Lieferantenrechnungen erstellen
Nach Eingang einer Lieferantenrechnung muss eine Lieferantenrechnung im System erstellt
werden, bevor die Zahlung ausgestellt werden kann. Dazu werden die
Lieferantenrechnungsdaten übernommen. Es können Angaben zur Zahlungsverarbeitung
eingegeben werden. Diese Informationen können auch automatisch aus dem
Lieferantendatensatz übernommen werden.
Die folgenden Aufgaben müssen ausgeführt werden, um mit dem Programm
'Lieferantenrechnungsstandardeingabe' (P0411) eine Lieferantenrechnung einzugeben:
•
Lieferantenrechnungsinformationen eingeben
•
Hauptbuchinformationen eingeben
Bei der Eingabe von Hauptbuchinformationen wird normalerweise für ein Aufwandskonto
eine Sollbuchung eingegeben. Die Gegenbuchung wird in ein Passivkonto gebucht.
Nach dem Erstellen einer Lieferantenrechnung wird die zugeordnete Dokumentart und nummer angezeigt. Mit diesen Informationen kann eine Lieferantenrechnung abgerufen und
geprüft werden.
Den Lieferantenrechnungen wird die Batch-Art V zugeordnet. Bei der Erstellung einer
Lieferantenrechnung wird diese als 'nicht gebucht' markiert; der Tabelle 'Kontenbuch' (F0911)
werden Hauptbuchinformationen und der Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411)
Lieferantenrechnungsinformationen hinzugefügt. Nach der Buchung der Lieferantenrechnung
wird die Tabelle 'Kontensalden' (F0902) aktualisiert, und die Lieferantenrechnung wird in den
Tabellen 'Kontenbuch' und 'Kreditorenbuch' als 'Gebucht' markiert. Es wird auch die
entsprechende Gegenbuchung in das in den ABAs festgelegte Passivkonto erstellt.
Bevor eine Lieferantenrechnung eingegeben werden kann, muss in den Tabellen
'Adressbuchstamm' (F0101) und 'Lieferantenstamm' (F0401) ein Lieferantendatensatz
bestehen. Gewöhnlich wird zuerst ein Lieferantendatensatz erstellt und anschließend wird die
Lieferantenrechnung eingegeben. Es ist jedoch möglich, einen Lieferantendatensatz bei der
Eingabe der Lieferantenrechnung zu erstellen. Dazu wird auf dem Formular
'Lieferantenrechnungs-/Zahlungsinformationen eingeben' im Menü 'Formular' die Option
'Adressbuch' ausgewählt. Anschließend sind die Schritte zur Eingabe eines
Lieferantendatensatzes auszuführen.
Header- und Detailbereich einer Lieferantenrechnung
Normalerweise werden Informationen in den Header-Bereich einer Lieferantenrechnung
eingegeben und dann wird in den Detailbereich gewechselt. Bestimmte Informationen, wie
zum Beispiel Zahlungsbedingungen, sind mit dem Lieferantenstamm-Datensatz verbunden
und werden automatisch in den Header- und Detailbereich eingesetzt.
Wenn der Cursor in den Detailbereich einer Lieferantenrechnung gesetzt wird und es ist
notwendig, die Lieferanten- oder Unternehmensnummer zu ändern, können die
Informationen im Header-Bereich geändert werden, solange im Detailbereich keine
Informationen eingegeben wurden. Informationen, die mit der Lieferanten- oder
Unternehmensnummer im Lieferantenstamm- oder Unternehmensstamm-Datensatz
verbunden sind, werden im Header- und Detailbereich aktualisiert.
151
Wurden im Detailbereich Informationen, wie zum Beispiel ein Betrag im Feld 'Bruttobetrag'
eingegeben, werden die Header-Informationen gesperrt. Es können keine Änderungen mehr
vorgenommen werden. Wird vor dem Abschluss der Lieferantenrechnung festgestellt, dass
Header-Informationen falsch sind, kann die Transaktion abgebrochen und die Eingabe neu
begonnen werden.
Zahlungsbedingungen
Bei der Eingabe einer Lieferantenrechnung werden die Zahlungsbedingungen als
Standardvorgabe aus dem Lieferantenstamm-Datensatz des Lieferanten automatisch in den
Header-Bereich übernommen. Die Standardzahlungsbedingungen können für einzelne
Rechnungsposten im Detailbereich der Lieferantenrechnung geändert werden.
Mit Zahlungsbedingungen können das Fälligkeitsdatum von Rechnungsposten auf einer
Lieferantenrechnung sowie der zulässige Skonto und das Skontofälligkeitsdatum festgelegt
werden. Das Fälligkeitsdatum entspricht dem Datum, an dem ein Rechnungsposten bezahlt
werden muss (zum Beispiel 30 Tage nach dem Rechnungsdatum). Dieser Wert wird in das
Feld DDNJ des Lieferantenrechnungseingabeformulars eingegeben. Das
Skontofälligkeitsdatum entspricht dem letztmöglichen Datum, an dem der Rechnungsposten
bezahlt werden kann, um vom Lieferanten einen Skonto zu erhalten. Dieses Datum ist in der
Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) im Feld 'DDJ' gespeichert, wird aber in keinem
Lieferantenrechnungseingabeformular angezeigt.
Zugehörige Aufgaben für das Erstellen von Lieferantenrechnungen mit
dem Programm 'Lieferantenrechnungsstandardeingabe'
Um die Zahlungsbedingungen eines Rechnungspostens zu ändern, muss im Detailbereich
der Lieferantenrechnung der Rechnungsposten ausgewählt werden und die aus dem
Header-Bereich automatisch eingesetzten Zahlungsbedingungen müssen mit den
gewünschten Zahlungsbedingungen überschrieben werden. Die
Standardzahlungsbedingungen im Header-Bereich ändern sich nicht. Jedoch ändern sich
Zahlungsbedingungen, die im Detailbereich geändert werden, da sie mit den einzelnen
Rechnungsposten verbunden sind.
Siehe auch
Verarbeitungsoptionen: Lieferantenstamminformationen im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für Informationen über das Einrichten von Lieferanten mit
dem Programm 'Lieferantenstamm ändern' (P04012)
Arbeiten mit ABAs im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für Informationen zur
Prüfung, dass die folgenden ABAs korrekt eingerichtet sind:
PC (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen)
PB (Bankkonto der Verbindlichkeiten)
PKD (Möglicher Skonto für Verbindlichkeiten)
PKL (Nicht in Anspruch genommener Skonto für Verbindlichkeiten)
PT (Steuern auf Verbindlichkeiten)
152
►
So wird eine Lieferantenrechnung eingegeben
'Lieferantenrechnungsstandardeingabe' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Lieferantenbuch abfragen' die Schaltfläche 'Hinzufügen'
anklicken.
2. Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungs-/Zahlungsinformationen eingeben' die
•
Untern.
•
Lieferantennr.
•
HB-Dat.
Treten bei der Dateneingabe in den Feldern des Header-Bereichs Fehler auf,
müssen diese im Header-Bereich korrigiert werden. Änderungen im Detailbereich
können erst vorgenommen werden, nachdem die Felder im Header-Bereich korrigiert
wurden. Mit den in den Feldern des Header-Bereichs vorgenommenen Änderungen
werden automatisch die entsprechenden Daten im Detailbereich aktualisiert.
3. Beliebig viele der folgenden optionalen Felder können ebenfalls ausgefüllt werden:
•
Dok.-Nr./-Art/-Unt.
•
Org.-Einheit
•
Rg.-Nummer
•
Zlg.-Bedingung
•
Rg.-Datum
•
Dienst./St.-Dt.
4. Im Detailbereich das folgende Feld ausfüllen:
•
Bruttobetrag
153
5. Im Detailbereich die folgenden optionalen Felder für jeden Rechnungsposten
ausfüllen:
•
Zlg.-Bed.
Bleibt dieses Feld leer, wird die Zahlungsbedingung aus dem Header verwendet.
Wird in dieses Feld eine Zahlungsbedingung eingegeben, wird das Feld
'Zahlungsbedingung' im Header deaktiviert.
•
Möglicher Skonto
•
Anmerkung
•
Fällig am
•
Zlg.-Status
•
BC
•
Offener Betrag
•
HB-Bankkontonummer
•
Zlg.-E.-Nr.
•
HB-Geg.
•
Steuerart
•
Steuersatz
•
Steuerbetrag
•
Steuerpfl. Betrag
Anmerkung
Wird eine Lieferantenrechnung eingegeben und die Vertex-Steuerberechnung ist
aktiviert, muss in das Feld 'Steuerpflichtiger Betrag' ein Wert eingegeben
werden. Mit Vertex werden Steuern nicht basierend auf einem Bruttobetrag
berechnet.
•
Dok.-A. anp.
•
Zykl.
•
Zlg./ Anz.
•
Bearb.-Code
•
Kat.-C. 07
•
1099-Kennz.
•
Zlg.-Erw.
•
ZE RV
•
Abgeschl.
Bestehen mehrere Rechnungsposten, werden fortlaufende
Rechnungspostennummern zugeordnet. Wiederkehrende Lieferantenrechnungen
können nur einen Rechnungsposten besitzen.
154
6. 'OK' anklicken, um die Informationen in das System einzugeben und erneut 'OK'
anklicken.
Das Formular 'Lieferantenrechnungen eingeben - HB-Umlage' wird angezeigt.
7. Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungen eingeben - HB-Umlage' für jede
Detailposition die folgenden Felder ausfüllen:
•
Kontonummer
•
Betrag
Die eingegebene Kontonummer wird automatisch mit dem Kontenrahmen in der
Tabelle 'Kontenstamm' (F0901) verglichen. Wurde eine Kontonummer nicht im
Kontenrahmen eingerichtet, wird eine Fehlermeldung angezeigt und der Eintrag nicht
angenommen.
Die Summe der in den Positionen der HB-Umlage eingegebenen Beträge muss der
Summe der in die Bruttobetragsfelder der Lieferantenrechnungen eingegebenen
Beträge entsprechen. Ansonsten wird eine Fehlermeldung angezeigt. Das Feld
'Betrag' am unteren Rand des Formulars enthält den umzulegenden Gesamtbetrag.
Das Feld 'Rest' zeigt die verbleibende Differenz zwischen dem Umlagebetrag und
dem Lieferantenrechnungsbruttobetrag an, die auf Null ausgeglichen werden muss.
8. Für jede Zeile die folgenden optionalen Felder ausfüllen:
•
Erklärung/ Anmerkung
9. 'OK' anklicken.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Dok.-Nr./-Art/-Unt.
Glossar
Mit dieser Nummer wird das ursprüngliche Dokument, z.B. eine
Lieferantenrechnung, Rechnung oder Journalbuchung, gekennzeichnet.
Die Dokumentnummern können auf Eingabeformularen entweder
manuell oder mit dem Programm 'Automatische Nummernvergabe'
(P0002) automatisch zugeordnet werden. Übereinstimmende
Dokumentnummern (DOCM) kennzeichnen in den Systemen
'Debitorenbuchhaltung' und Kreditorenbuchhaltung' einander
zugeordnete Dokumente. Beispiele für ursprüngliche und zugeordnete
Dokumente:
o Ursprüngliches Dokument - Lieferantenrechnung
o Zugeordnetes Dokument - Zahlung
o Ursprüngliches Dokument - Rechnung
o Zugeordnetes Dokument - Zahlungseingang
Anmerkung: Im System 'Debitorenbuchhaltung' generieren die
folgenden Transaktionen ursprüngliche und zugehörige Dokumente
gleichzeitig: Abzüge, nicht zugeordnete Zahlungseingänge,
Rückbelastungen und Wechsel.
155
Untern.
stattfinden.
verwendet werden.
--- Formularspezifisch --Mit diesem Code wird angezeigt, welches Unternehmen für die
Lieferantenrechnung verantwortlich ist. Dieser Code beeinflusst die
Journalbuchungen, die das Buchungsprogramm erzeugt. Die
Unternehmensnummer wird von ABAs verwendet, um die korrekten
Kreditorenverbindlichkeiten und Kassakonten sowie die Steuerkonten
und das Standardaufwandskonto festzulegen.
Rg.-Nummer
Es handelt sich hierbei um die Rechnungsnummer des Lieferanten, die
für die Eingabe von Lieferantenrechnungen verwendet wird. Bei der
Eingabe von Lieferantenrechnungen kann jeweils nur eine Rechnung
pro Belegnummer eingegeben werden. Werden auf einem Beleg
mehrere Rechnungsnummern angegeben, müssen diese separat
eingerichtet werden, oder sie müssen zusammengefasst werden und als
ein Beleg eingegeben werden. Je nachdem, wie die
Kreditorenkonstanten eingerichtet sind, geschieht Folgendes:
o Doppelte Rechnungsnummer ohne Warnung oder Fehler
o Warnung. Doppelte Rechnungsnummern können angenommen
werden
o Fehler. Der Wert 'Leer' wird wie andere Rechnungsnummern
behandelt. Zwei leere Rechnungsnummern werden als Duplikate
betrachtet.
Der Bericht 'Verdacht auf doppelte Zahlungen' wird ausgeführt, um nach
doppelten Rechnungsnummern zu suchen, die fälschlicherweise
eingegeben wurden.
156
Zlg.-Bedingung
Leer
001
002
003
Rg.-Datum
006
ausgedruckt.
Das Datum der Lieferantenrechnung.
--- Formularspezifisch --Das Standarddatum für eine Lieferantenrechnung ist das HB-Datum.
HB-Dat.
Dieses Datum kennzeichnet die Finanzperiode, in die die Transaktion
gebucht
wird. Die Datumsspannen für die Finanzperioden sind in der Datei mit
den
Unternehmenskonstanten des Systems 'Finanzbuchhaltung'
gespeichert. Es können
bis zu 14 Perioden definiert werden.
Dienst./St.-Dt.
Mit diesem Datum wird angezeigt, wann Güter oder Dienstleistungen
gekauft wurden oder wann eine Steuerschuld entstand.
Mit diesem Wert wird der Gesamtbetrag des Rechnungs- oder
Lieferantenrechnungsposten festgelegt. Der Bruttobetrag schließt unter
Umständen je nach Steuerartencode auch den Steuerbetrag ein. Der
Bruttobetrag wird nicht verringert, wenn Zahlungen verrechnet werden.
Wenn eine Transaktion storniert wird, wird der Wert im Feld
'Bruttobetrag' gelöscht.
Bruttobetrag
Möglicher Skonto
Der Betrag des Rechnungs- oder Lieferantenrechnungsposten, der bei
der Bezahlung der Transaktion vom Bruttobetrag subtrahiert werden
kann. Die Skontobeträge werden auf Grundlage der
Zahlungsbedingungen berechnet, die für die Transaktion eingegeben
wurden.
Anmerkung: Bei der Berechnung des Skontos sollte geprüft werden,
dass er auf den festgelegten Rechnungsposten angewendet wird.
Normalerweise können bei Frachtkosten, Umsatzsteuern und
Lohnkosten, die im Bruttobetrag eingeschlossen sind, keine
Skontoabzüge vorgenommen werden.
157
Anmerkung
Ein allgemeines Feld, das für Anmerkungen, Beschreibungen, Namen
oder Adressen verwendet werden kann.
--- Formularspezifisch --Diese Angaben können auf dem Kontrollabschnitt gedruckt werden.
Fällig am
Das Skontofälligkeitsdatum. Kann kein Skontoabzug vorgenommen
werden, wird
das Nettofälligkeitsdatum eingesetzt.
Bleibt dieses Feld während der Lieferantenrechnungseingabe leer, wird
das
Fälligkeitsdatum anhand des Rechnungsdatums und der
Zahlungsbedingung
berechnet. Bleibt das Feld 'Zahlungsbedingungen' leer, wird das
Skontofälligkeitsdatum und das Nettofälligkeitsdatum anhand der für den
Lieferanten auf dem Formular 'Lieferantenstamm ändern' festgelegten
Zahlungsbedingungen berechnet.
Das Nettofälligkeitsdatum wird auf dem Formular
'Lieferantenrechnungen
eingeben' nicht angezeigt. Dieses Datum wird anhand der Eingabe im
Feld
'Skontofälligkeitsdatum' berechnet oder zugeordnet. Ist das Feld
'Skontofälligkeitsdatum' leer, wird das Skontofälligkeitsdatum und das
Nettofälligkeitsdatum automatisch berechnet. Wird das
Skontofälligkeitsdatum manuell eingegeben, wird dem
der gleiche Wert zugeordnet. Wird das Skontofälligkeitsdatum auf einen
anderen Wert als 'Leer' geändert, nachdem das Nettofälligkeitsdatum
berechnet oder zugeordnet wurde, wird das Nettofälligkeitsdatum nicht
mehr
geändert.
--- Formularspezifisch --Bei Gutschriftsposten ist das Standardfälligkeitsdatum mit dem HBDatum des
Belegs identisch.
158
Zlg.-Status
Mit diesem anwenderspezifischen Code (00/PS) wird der aktuelle
Zahlungsstatus einer Lieferantenrechnung oder einer Rechnung
angegeben.
Codebeispiele:
% - Quellensteuer berechnen
# - Scheck wird ausgestellt
A - Freigabe für Zahlung, wurde allerdings noch nicht bezahlt
C - Kredit ausstehend
D - Akzeptierter Wechsel
E - Wechsel fällig, ohne Inkasso
G - Wechsel hinterlegt, nicht fällig
H - Halten, Freigabe noch offen
N - Steuerbefreiungsbescheinigung erforderlich
O - Zahlung - Eigentümer
P - Bezahlt
R - Rücklage
S - Saldoübertrag zusammengefasst
T - Streitfälle - Steuer
V - Halten, Differenz bei ZE-Zuordnung
X - Wechseleingang/Lieferantenrechnung
Z - Ausgewählt, Zahlung steht aus
BC
Anmerkung: Einige der Zahlungsstatuscodes sind fest codiert, d. h. sie
werden automatisch zugeordnet.
Mit diesem Code wird bestimmt, ob Transaktionen gebucht werden
können.
Gültige Werte:
Leer - Nicht gebuchte Transaktionen
D - Gebuchte Transaktionen
P - Gebuchte oder gerade gebuchte Transaktionen. Je nach
Transaktionsart hat dieser Code unterschiedliche Bedeutungen.
Wird der Code einem Datensatz in der Tabelle 'Kontenbuch' (F0911)
zugeordnet, wurde die Transaktion gebucht. Wird der Code einer
anderen Transaktion zugeordnet, wurde versucht, den Datensatz zu
buchen. Diese Buchung ist jedoch aufgrund eines aufgetretenen Fehlers
fehlgeschlagen.
M - Muster. Die Transaktion ist eine Musterjournalbuchung.
Offener Betrag
Der ausstehende Betrag eines Rechnungs- oder
Lieferantenrechnungspostens.
159
Kontonummer
Zlg.-E.-Nr.
Die Adressbuchnummer des Zahlungsempfängers
HB-Geg.
Dieser Code wird mit dem ABA-Element RC (für die
Debitorenbuchhaltung) und dem ABA-Element PC (für die
Kreditorenbuchhaltung) verkettet, um das Gegenbuchungskonto zu
suchen, wenn Rechnungen und Lieferantenrechnungen gebucht
werden. Die HB-Gegenbuchung kann durch maximal vier
alphanumerische Zeichen gekennzeichnet werden. Das entsprechende
zu verwendende ABA-Element muss eingerichtet werden. Anderenfalls
wird die HB-Gegenbuchung nicht berücksichtigt.
Wird im Kunden- oder Lieferantendatensatz ein Standardwert für das
Feld 'HB-Klasse' eingerichtet, wird dieser Wert bei der
Transaktionseingabe verwendet. Es sei denn, er wird vom Benutzer
überschrieben.
Steuerart
Steuersatz
Anmerkung: Der Code 9999 darf nicht verwendet werden, weil er für
das Buchungsprogramm reserviert ist. Mit diesem Code wird
angegeben, dass keine Gegenbuchungen erstellt werden sollen.
Mit diesem fest codierten anwenderspezifischen Code (00/EX) wird der
Algorithmus festgelegt, mit dem Steuer- und HB-Umlagebeträge
berechnet werden. Der Steuerartencode wird zusammen mit dem
Steuersatz und den Steuerregeln verwendet, um festzulegen, wie
Steuern berechnet werden. Jeder Transaktions-Rechnungsposten kann
mit ienem unterschiedlichen Steuerartencode definiert werden.
Mit diesem Code wird ein Steuer- oder geographischer Bereich
gekennzeichnet, in dem gleiche Steuersätze gelten. Der eingegebene
Code wird mit der Tabelle 'Steuergebiete' (F4008) verglichen. Die
Tabelle 'Steuergebiete' wird in Verbindung mit dem Steuerartencode
und den Steuerregeln verwendet, um Steuer- und HB-Umlagebeträge zu
errechnen, wenn eine Rechnung oder eine Lieferantenrechnung erstellt
wird.
160
Steuerbetrag
Dies ist der Steuerbetrag, der sich auf die Zahlung bezieht, die
eingegeben
wird. Das System erstellt Buchhaltungseintragungen wenn die Zahlung
und die
Lieferantenrechnung oder der Wareneingang und die Rechnung
gebucht werden.
Bleibt dieses Feld leer, errechnet das System den Wert anhand des
Steuererklärungscodes und des Steuersatzes/-gebietes, die für den
Lieferanten
im Lieferantenstamm oder für den Kunden im Kundenstamm definiert
wurden.
Wird ein Steuerbetrag eingegeben, prüft das System ihn anhand der
Toleranzspannen, die in den Steuerregeln nach Firma spezifiziert
wurden.
--- Formularspezifisch --Bei der Eingabe eines Steuerbetrags erscheint u.U. eine Warnung,
wenn der
Betrag nicht mit dem errechneten Betrag im Feld 'Steuersatz/-gebiet'
übereinstimmt. Trotz der Warnung kann der Eintrag ausgeführt werden.
Steuerpfl. Betrag
Der Betrag, auf den Steuern erhoben werden
--- Formularspezifisch --Wird in dieses Feld ein Betrag eingegeben, berechnet das System die
Steuer;
andernfalls kann ein Betrag in das Feld 'Steuerbetrag' eingegeben
werden. Wird
ein Betrag in das Feld 'Steuerpflichtiger Betrag' eingegeben, prüft das
System
ihn anhand der auf dem Bildschirm 'Steuerrichtlinien nach Unternehmen'
eingerichteten Steuerrichtlinien.
Dok.-A. anp.
Zykl.
Zlg./ Anz.
Bearb.-Code
Mit diesem Code wird in der Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) eine
Änderung am Bruttobetrag der Lieferantenrechnung angezeigt. Gültiger
Wert: PE.
Mit diesem Code wird das Zeitintervall zwischen erstellten
Transaktionen festgelegt. Gültige Werte:
MO - Monatlich
AN - Jährlich
WK - Wöchentlich
QT - Vierteljährlich
SA - Halbjährlich
BW - Zweiwöchentlich
Die Anzahl der wiederkehrenden Rechnungen oder
Lieferantenrechnungen, die verarbeitet werden sollen. Diese Anzahl
umfasst die ursprünglich eingegebene Transaktion. Wird beispielsweise
12 eingegeben, wird die Verarbeitung der Transaktion elfmal wiederholt,
wobei der Wert für die Anzahl der Zahlungen jeweils um 1 reduziert
wird, wenn eine neue Transaktion erstellt wird. Wenn dieses Feld eine 1
enthält, wird keine weitere Transaktion erstellt, sondern das Feld
geleert.
Mit diesem Code wird die Reihenfolge beim Ausdruck von Zahlungen
festgelegt. Gültige Werte werden in der UDC-Tabelle '00/HC'
gespeichert.
--- Formularspezifisch --Wenn dieser Code verwendet wird, wird für jeden Lieferanten eine
gesonderte Zahlung ausgestellt.
161
Kat.-C. 07
Einer von 30 Reporting-Codes, die im System 'Adressbuch' einer
Adresse zugeordnet werden können. Kategoriencode 07 wird für die
1099-Verarbeitung verwendet, um das Feld, in das eine
Lieferantenrechnung oder ein Rechnungsposten eingetragen werden
soll, auf dem 1099-Formular zu kennzeichnen. Beispiele:
01 - Mieten
13 - Nicht steuerpflichtige Umlagen
61 - Zinsertrag
A7 - Arbeitsentgelt für nicht fest Angestellte
--- Formularspezifisch --Der Standardwert für dieses Feld stammt aus der Tabelle
'Lieferantenstamm' (F0401). Der Lieferantenrechnungswert kann
geändert werden, oder das Feld kann leer gelassen werden, um eine
Lieferantenrechnung von der 1099-Verarbeitung auszuschließen.
1099-Kennz.
Mit diesem Code wird angezeigt, ob der Rechnungsposten bei der
Verarbeitung des U.S.-Formulars 1099 berücksichtigt wird (nur KDTBuchmethode).
Gültige Werte:
Leer
Nicht bei der Verarbeitung des Formulars 1099 berücksichtigen.
1
Bei der Verarbeitung des Formulars 1099 berücksichtigen.
Wenn die HB-Methode bei der Verarbeitung des Formulars 1099
verwendet wird, sollen Lieferantenrechnungen mit Einträgen in HBKonten, die ABAs für PX verwenden, nicht gekennzeichnet werden;
diese Lieferantenrechnungen sind automatisch bei der Verarbeitung des
Formulars 1099 mit der HB-Methode eingeschlossen.
--- Formularspezifisch --(US-spezifisch)
If only part of a voucher is subject to 1099 reporting, use multiple pay
items
to enter the portions that are and are not subject to 1099 reporting.
Zlg.-Erw.
Mit diesem Code wird eine Anpassungsjournalbuchung einem
Rechnungsposten auf einer Lieferantenrechnung oder einer Rechnung
zugeordnet. Dieses Feld ist erforderlich, um jeden Datensatz eindeutig
identifizierbar zu machen.
162
ZE RV
Im System 'Debitorenbuchhaltung' wird mit diesem Code angegeben, ob
die Einnahmedatensätze aus den Zahlungseingängen im Detail oder als
Zusammenfassung geschrieben werden. Alle Datensätze eines Batches
haben einen identischen Wert. Gültige Werte:
Leer
Zahlungseingänge werden zusammengefasst.
1
Zahlungseingänge werden im Detail erfasst.
In der Kreditorenbuchhaltung wird mit diesem Code der Status einer
Lieferantenrechnung angegeben, die nicht vom Kreditorenmodul erstellt
wurde. Gültige Werte:
P
Vorläufige Rechnung (ohne Umverteilung)
R
Umverteilung abgeschlossen
C
Habenbuchung an belastete Organisationseinheit gebunden
M
Lieferantenrechnungszuordnung
L
Protokollierte Lieferantenrechnung für einen Einkaufsauftrag
Abgeschl.
Mit diesem Code wird angezeigt, dass ein Posten am Stichtag
abgeschlossen ist und bei zukünftigen Neuerstellungen der Tabelle
'Stichtag' ignoriert werden wird.
Kontonummer
Betrag
Eine Zahl für den Betrag, der dem Kontensaldo der zugeordneten
Kontonummer hinzugefügt wird. Habenbuchungen werden mit einem
Minuszeichen (-) vor oder nach dem Betrag gekennzeichnet.
163
Ein fakultatives Feld zur Eingabe von zusätzlichen Informationen zu
einem
Rechnungsposten.
--- Formularspezifisch --Wurde bei der Rechnungs- oder Lieferantenrechnungseingabe eine
Anmerkung
eingegeben, wird diese als Standardvorgabe verwendet.
Siehe auch
Setting Up Constants (Konstanten einrichten) im englischen Handbuch Advanced
Cost Accounting Guide (Controlling) für weitere Informationen über
Kostenmanagementkonstanten
Setting Up Cost Object Types (Kostenobjektarten einrichten) im englischen
Handbuch Advanced Cost Accounting Guide (Controlling) für weitere Informationen
über Kostenobjektarten
Entering Invoices and Vouchers with Taxes (Rechnungen und
Lieferantenrechnungen mit Steuern eingeben) im englischen Handbuch Tax
Reference Guide (Steuern) für weitere Informationen über das Eingeben von
Lieferantenrechnungen mit Steuern
Verarbeitungsoptionen: Lieferantenrechnungsstandardeingabe (P0411)
Register 'Anzeige'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen wird festgelegt, wie Daten auf dem Formular
'Lieferantenbuch abfragen' gruppiert und angezeigt werden.
1. Wiederkehrende Lieferantenrechnungen
Leer = Keine Standardkriterien
1 = Nur wiederkehrende Lieferantenrechnungen anzeigen
Anhand dieser Verarbeitungsoption können wiederkehrende Lieferantenrechnungen
als Standardbelegart festgelegt werden.
Die gültigen Codes sind
Leer
Alle Lieferantenrechnungen werden angezeigt (kein
Standardkriterium).
1
Es werden lediglich wiederkehrende Lieferantenrechnungen angezeigt.
Wird '1' eingegeben, wird die Option 'Wiederkehrende Lieferantenrechnungen'
164
auf dem Bildschirm 'Lieferantenbuch abfragen' mit einem Häkchen versehen.
3. Landes- und Fremdwährung anzeigen
Leer = Felder nicht anzeigen
1 = Felder anzeigen
Mit dieser Verarbeitungsoption kann festgelegt werden, ob
Lieferantenrechnungen mit mehreren Rechnungsposten in einem
zusammengefaßten Einzelrechnungspostenformat angezeigt werden.
Gültige Werte:
Leer
Es werden alle Lieferantenrechnungen angezeigt (keine
Standardvorgabekriterien).
1
Es werden nur zusammengefaßte Lieferantenrechnungen angezeigt.
Wird '1' eingegeben, setzt das Programm ein Häkchen in die Option
'Zusammenfassen' auf dem Formular 'Lieferantenbuch abfragen'.
3. Landes- und Fremdwährung anzeigen
Leer = Felder nicht anzeigen
1 = Felder anzeigen
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob im Detailbereich der Formulare für die
Standardlieferantenrechnungseingabe und die Eingabe von Lieferantenrechnungen für
mehrere Unternehmen die Landeswährungs- und Fremdwährungsfelder angezeigt
werden. Wird diese Option aktiviert, werden auf dem Formular die folgenden Felder
angezeigt:
o Bruttobetrag/Landeswährung
o Verfügbarer Skonto/Landeswährung
165
o Steuerpflichtiger Betrag/Landeswährung
o Steuern/Landeswährung
o Nicht steuerpflichtig/Landeswährung
o Bruttobetrag/Fremdwährung
o Möglicher Skonto/Fremdwährung
o Steuerpflichtiger Betrag/Fremdwährung
o Steuern/Fremdwährung
o Nicht steuerpflichtig/Fremdwährung
Gültige Werte:
Leer - Landes- und Fremdwährungsfelder nicht anzeigen
1 - Landes- und Fremdwährungsfelder anzeigen
Register 'Währung'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen können Beträge in einer Währung angezeigt werden, die
von der Währung, in der die Beträge gespeichert sind, abweicht. Die in einer anderen
Währung angezeigten Beträge sind rein hypothetisch. Nach dem Verlassen des Programms
'Lieferantenrechnungsstandardeingabe' werden diese Beträge nicht gespeichert.
166
1. Alternativwährung
Leer = Die Alternativwährungs-Rasterspalte wird nicht angezeigt.
Oder den Währungscode für die Alternativwährung eingeben.
Mit dieser Verarbeitungsoption können Landes- oder Fremdwährungsbeträge in einer
Währung angezeigt werden, die sich von der Währung, in der die Beträge ursprünglich
eingegeben wurden, unterscheidet. Es muss der Währungscode eingegeben werden, in
dem die Alternativwährungsbeträge angezeigt werden. Um beispielsweise USD-Beträge in
Euro anzuzeigen, muss EUR festgelegt werden.
Bleibt diese Verarbeitungsoption leer, wird das Feld 'Alternativwährungscode' im Header
und die Spalten 'Alternativwährungsbetrag' und 'Offener Alternativwährungsbetrag' nicht
angezeigt.
Anmerkung: Alternativwährungsbeträge werden im temporären Speicher gespeichert und
nicht in eine Tabelle geschrieben.
2. Stichtag
Leer = Bis-Datum verwenden
Oder den Stichtag eingeben.
Mit dieser Verarbeitungsoption wird der Stichtag für die Verarbeitungsoption
'Alternativwährung' festgelegt. Anhand dieses Datums wird in der Tabelle 'Wechselkurse'
(F0015) der Wechselkurs abgerufen.
Wird in der Verarbeitungsoption 'Alternativwährung' ein Währungscode festgelegt und
diese Verarbeitungsoption leer gelassen, wird das Systemdatum verwendet.
Anmerkung: In der Tabelle F0015 muss für den Stichtag ein gültiger Wechselkurs
zwischen der Landes- oder Fremdwährung und der Alternativwährung bestehen.
Register 'Manuelle Zahlungen'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen wird die Erstellung von manuellen Zahlungen gesteuert.
Diese Verarbeitungsoptionen sollten nur für die Version für manuelle Zahlungen ohne
Lieferantenrechnungszuordnung des Programms 'Lieferantenrechnungsstandardeingabe'
verwendet werden.
167
1. Manuelle Zahlung erstellen
Leer = Keine Zahlungsinformationen anzeigen
1 = Manuelle Zahlungen generieren
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob anstelle von
automatischen Zahlungen manuelle Zahlungen generiert werden sollen. Diese
Option ist nur auf manuelle Zahlungen ohne zugeordnete
Lieferantenrechnungen anwendbar und ist nicht im Modus 'Mehrere
Unternehmen' oder im Modus 'Mehrere Lieferantenrechnungen' verfügbar.
Gültige Werte:
Leer
Es werden keine Zahlungsinformationen angezeigt
(Standardvorgabe).
1
Manuelle Zahlungen (ohne Lieferantenrechnungszuordnung)
generieren.
Anmerkung: Wird '1' eingegeben, muss auf dem Formular 'Lieferantenbuch
abfragen' die Schaltfläche 'Hinzufügen' angeklickt werden. Anschließend
kann das Formular 'Lieferantenrechnung eingeben - Zahlungsinformationen'
ausgefüllt und 'OK' angeklickt werden. Für die Verarbeitung manueller
Zahlungen muss das Formular 'Zahlungsinformationen' ausgefüllt werden.
3. Automatische Zuordnung der Zahlungsnummern
Leer = Manuelle Zuordnung der Zahlungsnummern
1 = Zahlungsnummern basierend auf der Folgenummer des Bankkontos zuordnen
Mit dieser Verarbeitungsoption kann die Art der Meldung festgelegt werden,
die angezeigt wird, wenn eine doppelte Zahlungsnummer generiert oder
bearbeitet wird. Diese Option kann nur verwendet werden, wenn im Feld
168
'Manuelle Zahlungen erstellen' 1 eingegeben wurde. Die Mitteilung weist
den Benutzer darauf hin, daß eine bestimmte Zahlungsnummer bereits
verwendet wurde.
Gültige Werte:
Leer
1
Fehler
Warnung
3. Automatische Zuordnung der Zahlungsnummern
Leer = Manuelle Zuordnung der Zahlungsnummern
1 = Zahlungsnummern basierend auf der Folgenummer des Bankkontos zuordnen
Anhand dieser Verarbeitungsoption kann festgelegt werden Zahlungsnummern den
manuellen Zahlungen auf der Grundlage der nächsten Nummer des Bankkontos
zuzuordnen.
Die gültigen Werte sind:
Leer
1
Zahlungsnummern werden manuell zugeordnet (Standardvorgabe)
Zahlungsnummern werden auf der Grundlage der nächsten Nummer des
Bankkontos zugeordnet
Register 'Beschaffung'
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, wie Lieferantenrechnungen mit
Einkaufsauftragsinformationen verarbeitet werden.
169
1. Lieferantenrechnung löschen
Leer = Keine Bearbeitung
1 = Warnung
2 = Fehler
Mit dieser Verarbeitungsoption kann die Art der Meldung festgelegt werden,
die angezeigt wird, wenn Lieferantenrechnungen gelöscht werden, die
Einkaufsauftragsdaten enthalten. Hier kann beispielsweise angezeigt
werden, was geschieht, wenn Lieferantenrechnungen aus dem Formular
'Lieferantenbuch abfragen' gelöscht werden, die einen Einkaufsauftrag
enthalten.
Gültige Werte:
Leer
Bearbeitung nicht zulässig (Standardvorgabe)
1
Warnung
2
Fehler
Widersprechen sich die Werte in dieser Verarbeitungsoption und der
Verarbeitungsoption 'Lieferantenrechnungsmitteilung' des Programms
'Lieferantenrechnungen eingeben - Hauptgeschäftsfunktion', hat der hier
eingegebene Wert Priorität über den Wert in der Verarbeitungsoption
'Lieferantenrechnungsmitteilung'.
Register 'Lieferantenrechnung zuordnen'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen können zugeordnete Lieferantenrechnungen im System
'Beschaffung' verarbeitet werden.
170
1. Zuordnungsverarbeitung
Leer = Standardlieferantenrechnungseingabe ausführen (P0411)
1 = Lieferantenrechnungszuordnung ausführen (P4314)
Mit dieser Verarbeitungsoption kann die Standardvorgabe von
Standardlieferantenrechnungen auf zugeordnete Lieferantenrechnungen
geändert werden. Wird das Programm 'Lieferantenrechnung zuordnen'
ausgeführt, kann der Benutzer die Zuordnung in drei oder in zwei Schritten
ausführen.
Gültige Werte:
Leer
1
Lieferantenrechnungsstandardeingabe (P0411) ausführen
Lieferantenrechnungszuordnung (P4314) im System 'Beschaffung'
ausführen
Diese Funktion kann auch ausgeführt werden, indem im Menü
'EA-Abwicklung/Nicht lagerhaltige Artikel' (G43B11) eine der folgenden
Optionen ausgewählt wird:
o Wareneingang und Lieferantenrechnungserstellung für EA
o Lieferantenrechnungen offenen Wareneingängen zuordnen
Das Programm 'Lieferantenrechnungen zuordnen' (P4314) ruft die
Verarbeitungsoptionen der Hauptgeschäftsfunktionen (P0400047) nicht auf.
Daher haben die Einstellungen der Verarbeitungsoptionen der
Hauptgeschäftsfunktionen keinen Einfluss auf die Verarbeitung des
Programms 'Lieferantenrechnungen zuordnen'.
Es kann vorkommen, dass eine Lieferantenrechnung storniert werden muss.
Beispielsweise wird eine Lieferantenrechnung storniert, wenn die
171
erhaltenen Güter wieder an den Lieferanten zurückgeschickt werden. Wurde
die Lieferantenrechnung bereits verbucht, kehrt das System die
entsprechenden Journalbuchungen um. Falls die Lieferantenrechnung noch
nicht verbucht wurde, können die Einträge gelöscht werden.
Anmerkung: Wird eine Lieferantenrechnung im System 'Beschaffung' erstellt,
kann diese nicht im System 'Kreditorenbuchhaltung' gelöscht werden. Die
Lieferantenrechnung muss im System 'Beschaffung' gelöscht werden.
2. Lieferantenrechnungszuordnung - Version
Leer = Versionsnummer ZJDE0001 verwenden (Standardvorgabe).
Oder eine bestimmte Versionsnummer eingeben.
Mit dieser Verarbeitungsoption kann die Standardversion akzeptiert werden
oder es kann eine bestimmte Versionsnummer festgelegt werden, die für das
Programm 'Lieferantenrechnung zuordnen' (P4314) im System 'Beschaffung'
verwendet wird. Diese Verarbeitungsoption muss einen Wert enthalten, wenn
in der Verarbeitungsoption 'Zuordnungsverarbeitung' 1 eingegeben wurde.
Gültige Werte:
Leer
Versionsnummer ZJDE0001 verwenden.
Register 'Mehrere Unternehmen'
Mit dieser Verarbeitungsoption können anstelle der Lieferantenrechnungsstandardeingabe
Lieferantenrechnungen für mehrere Unternehmen verarbeitet werden.
172
1. Mehrere Unternehmen - Ein Lieferant
Leer = Standardlieferantenrechnung eingeben
1 = Lieferantenrechnung 'Mehrere Unternehmen - Ein Lieferant' eingeben
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob Lieferantenrechnungen
verarbeitet werden, die Aufwand für mehrere interne Unternehmen
darstellen. Dieser Aufwand wird auf verschiedene HB- und Gegenkonten
verteilt, aber auf denselben Lieferanten gebucht.
Gültige Werte:
Leer
1
Standardlieferantenrechnung eingeben.
Lieferantenrechnung 'Mehrere Unternehmen - Ein Lieferant'
eingeben.
Anmerkung: Die Funktion 'Manuelle Zahlung' ist für diese Art der
Verarbeitung von Lieferantenrechnungen nicht verfügbar.
Diese Funktion kann auch ausgeführt werden, indem im Menü 'Weitere
Eingabemethoden für Lieferantenrechnungen' (G04111) die Option 'Mehrere
Unternehmen - Ein Lieferant' ausgewählt wird.
Register 'Mehrere Lieferantenrechnungen'
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob mehrere Lieferantenrechnungen oder
Standardlieferantenrechnungen eingegeben werden.
173
1. Mehrere Lieferantenrechnungen
1 = Mehrere Lieferantenrechnungen mit einem Lieferanten eingeben
2 = Mehrere Lieferantenrechnungen mit mehreren Lieferanten eingeben
Mit dieser Verarbeitungsoption kann eine Schnelleingabe von mehreren
Lieferantenrechnungen für einen oder mehrere Lieferanten vorgenommen werden. Im
Gegensatz zur Lieferantenrechnungsstandardeingabe, die in zwei Schritten ausgeführt
wird, bestehen die Eingabemethoden für mehrere Lieferantenrechnungen aus nur einem
Schritt.
Gültige Werte:
Leer - Eine Standardlieferantenrechnung eingeben (Standardvorgabe).
1 - Mehrere Lieferantenrechnungen mit einem Lieferanten eingeben.
2 - Mehrere Lieferantenrechnungen mit mehreren Lieferanten eingeben.
Anmerkung: Die Eingabemethoden für mehrere Lieferantenrechnungen sind nur für das
Hinzufügen von Lieferantenrechnungen zu verwenden. Zum Ändern, Löschen oder
Stornieren muss die Standardmethode der
Lieferantenrechnungseingabe verwendet werden. Die Funktion 'Manuelle Zahlung' ist für
diese Art der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen nicht verfügbar. Zusätzliche
Informationen und die Beschreibung weiterer Einschränkungen bei der Eingabe von
mehreren Lieferantenrechnungen können in der Dokumentation bzw. der Online-Hilfe
unter 'Mehrere Lieferantenrechnungen eingeben' nachgeschaut werden.
Auf diese Verarbeitungsoption kann auch zugegriffen werden, indem im Menü 'Weitere
Eingabemethoden für Lieferantenrechnungen' (G04111) die Option 'Mehrere
Lieferantenrechnungen - Ein Lieferant' oder die Option 'Mehrere Lieferantenrechnungen Mehrere Lieferanten' ausgewählt wird.
Register 'Protokollieren'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen können anstelle der Lieferantenrechnungsstandardeingabe
protokollierte Lieferantenrechnungen eingegeben werden.
174
1. Lieferantenrechnung protokollieren
1 = Protokollierte Lieferantenrechnung eingeben
Mit dieser Verarbeitungsoption kann festgelegt werden, ob eine
Lieferantenrechnung eingegeben werden kann, bevor ihr ein HB-Konto
zugeordnet wird. Die Lieferantenrechnungen können dann zu einem späteren
Zeitpunkt den richtigen HB-Konten zugewiesen werden.
Es kann ein Standard-HB-Konto für die vorläufige Umlage und ein
Kreditorenzwischenkonto für protokollierte Lieferantenrechnungen
festgelegt werden. Hierzu können die ABAs 'PP' (Vorläufige Umlage von
protokollierten Lieferantenrechnungen) und 'PQ' (Kreditorenzwischenkonto
für protokollierte Lieferantenrechnungen) verwendet werden. Um die ABA
'PQ' zu verwenden, muss im Programm 'Unternehmensnamen und -nummern'
(P0010) die Option 'Zwischenkonto' ausgewählt werden. Im Menü
'Organisation und Konto' (G09411) die Option 'Unternehmensnamen und
-nummern' auswählen.
Gültige Werte:
Leer
1
Standardlieferantenrechnung eingeben (Standardvorgabe).
Protokollierte Lieferantenrechnung eingeben.
Wird in diese Verarbeitungsoption 1 eingegeben, fügt das Programm dem
Formular 'Lieferantenbuch abfragen' eine ausgewählte Option
'Protokolliert' hinzu, und das Programm ignoriert die für Vorauszahlungen
getroffene Auswahl.
Diese Funktion kann auch ausgeführt werden, indem im Menü 'Weitere
Eingabemethoden für Lieferantenrechnungen' (G04111) die Option
175
'Protokollierte Lieferantenrechnungen eingeben' ausgewählt wird.
Anmerkung: Diese Verarbeitungsoption ist mit der Verarbeitungsoption des
Programms 'Lieferantenrechnungen eingeben - Hauptgeschäftsfunktion'
(P0400047) (Register 'Protokollierung') verbunden. Beide
Verarbeitungsoptionen müssen '1' enthalten, damit protokollierte
Lieferantenrechnungen verarbeitet werden können. Sind beide
Verarbeitungsoptionen so eingestellt, dass protokollierte
Lieferantenrechnungen verarbeitet werden können, werden die
Verarbeitungsoptionen des Programms
'KDT-Lieferantenrechnungs-Standardeingabe' (P0411) (Register
'Vorauszahlung') ignoriert.
2. HB-Datum
Leer = Datum manuell während der Datumseingabe eingeben
1 = Systemdatum als Standard-HB-Datum verwenden
Anhand dieser Verarbeitungsoption kann festgelegt werden, ob das Systemdatum
als Standard-HB-Datum für protokollierte Lieferantenrechnungen verwendet werden
soll.
Die gültigen Werte sind:
Leer
1
Das Datum während der Dateneingabe manuell eingegeben
Das Systemdatum als Standard-HB-Datum verwenden
Anmerkung: Wird in dieser Verarbeitungsoption '1' eingegeben, kann das Datum
nicht überschrieben werden, weil das Systemdatum bereits festgelegt wurde.
176
Register 'Vorauszahlungen'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen wird festgelegt, wie Vorauszahlungen verarbeitet werden.
Vorauszahlungen werden verwendet, wenn Waren oder Dienstleistungen vor Erhalt der
Rechnung bezahlt werden müssen.
1. HB-Gegenbuchungskonto
Mit dieser Verarbeitungsoption können automatische Buchungsanweisungen
(ABA-Posten PCxxxx) eingerichtet werden, um für Konten Klassen von
automatischen Gegenbuchungskonten einzurichten.
HB-Gegenbuchungen können beispielsweise wie folgt zugeordnet werden:
o Leer oder 4110 - Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
o RETN oder 4120 - Zurückbehaltene Verbindlichkeiten
o OTHR oder 4230 - Sonstige Kreditoren (siehe KDT-Klassencode - APC)
o PREP oder 4111 - Vorauszahlungen für Verbindlichkeiten aus
Code für das HB-Gegenbuchungskonto eingeben, das zur Erstellung von
Vorauszahlungen verwendet wird. Es muß ein Wert eingegeben werden, um die
automatische Erstellung von Vorauszahlungen zu erlauben. Bleibt dieses
Feld leer (Standardvorgabe), wird das Programm
'Lieferantenrechnungsstandardeingabe' verwendet.
Anmerkung: Wird World und OneWorld gleichzeitig verwendet, darf der Code
9999 nicht benutzt werden. In World ist dieser Code für das
Buchungsprogramm reserviert und weist darauf hin, daß keine
Gegenbuchungskonten erstellt werden sollen.
177
2. HB-Umlagekonto
Mit dieser Verarbeitungsoption kann das HB-Umlagekonto festgelegt werden,
das für die Erstellung von Vorauszahlungen verwendet wird.
Für die Kontonummern kann eines der folgenden Formate verwendet werden:
o Strukturiertes Konto (Organisationseinheit.Sachkonto.Hilfskonto)
o 25-stellige nicht strukturierte Nummer
o 8-stellige kurze Konto-ID
o Schnellcode
Das erste Zeichen des Kontos zeigt das Format der Kontonummer an.
Das Kontoformat wird im Programm 'Finanzbuchhaltungskonstanten' (P000909)
definiert.
Anmerkung: Diese Verarbeitungsoption kann nur verwendet werden, wenn in
der Verarbeitungsoption 'HB-Gegenbuchungskonto' ein gültiger Wert
eingegeben wurde.
3. Zahlungsstatuscode
Mit dieser Verarbeitungsoption kann der Standardzahlungsstatuscode für
Vorauszahlungen eingegeben werden. Dieser anwenderspezifische Code (00/PS)
zeigt den aktuellen Zahlungsstatus einer Lieferantenrechnung an.
Gültige Codes:
178
P
Lieferantenrechnung wurde vollständig bezahlt.
A
Lieferantenrechnung wurde zur Zahlung freigegeben, jedoch noch
nicht bezahlt. Dies ist für Lieferantenrechnungen und die
automatische Geldzuordnung gültig.
H
Lieferantenrechnung ist gesperrt und muß zur Zahlung freigegeben
werden.
R
Zurückbehaltener Betrag.
%
Einbehaltung der Lieferantenrechnung.
?
Weitere Codes. Alle anderen Codes verweisen auf Gründe, warum eine
Rechnung noch nicht bezahlt wird.
Anmerkung:
o Das System 'Kreditorenbuchhaltung' druckt nur Zahlungen für
Codes, die in der Liste mit gültigen Codes enthalten sind.
o Diese Verarbeitungsoption kann nur verwendet werden, wenn in der
Verarbeitungsoption 'HB-Gegenbuchungskonto' ein gültiger Wert
eingegeben wurde.
o Wird World und OneWorld gleichzeitig verwendet und diese
Verarbeitungsoption leer gelassen, wird der Vorauszahlungsstatus
'H' für negative Vorauszahlungen als Standardvorgabe verwendet.
4. Anzahl der Tage
Mit dieser Verarbeitungsoption kann die Anzahl der Tage eingegeben werden,
die dem Fälligkeitsdatum der negativen Vorauszahlung hinzugefügt wird.
Diese Verarbeitungsoption ist nur gültig, wenn World und OneWorld
gleichzeitig verwendet werden.
179
5. Steuergebiet
Leer = Feld 'Steuergebiet' nicht anzeigen
1 = Feld 'Steuergebiet' anzeigen
Mit dieser Verarbeitungsoption kann festgelegt werden, dass das Formular
'Vorauszahlungen - Steuern' angezeigt wird. Dieses Formular wird
verwendet, um den negativen Rechnungsposten Steuercodes zuzuordnen, da
sich diese von den Steuercodes für positive Rechnungsposten unterscheiden.
Dies ist dann notwendig, wenn ein Steuergesetz vorschreibt, dass positive
und negative Rechnungsposten unterschiedlich behandelt werden. Ansonsten
generiert das System für jeden positiven Rechnungsposten automatisch einen
negativen Rechnungsposten und ordnet jedem negativen Rechnungsposten den
gleichen Steuergebietscode und Steuerartencode zu, wie dem entsprechenden
positiven Rechnungsposten.
Wird auf dem Formular 'Vorauszahlungen - Steuern' ein Steuergebietscode
und ein Steuerartencode festgelegt, werden die neuen Codes bei allen
negativen Rechnungsposten angezeigt und überschreiben die ursprünglichen
Steuergebietscodes und Steuerartencodes der positiven Rechnungsposten.
Bestehen beispielsweise mehrere positive Rechnungsposten und jeder dieser
Posten verfügt über einen unterschiedlichen Steuergebietscode und
Steuerartencode, auf dem Formular 'Vorauszahlungen - Steuern' wird jedoch
ein anderer Steuergebietscode und Steuererklärungscode festgelegt, werden
diese Codes allen negativen Rechnungsposten zugeordnet.
Gültige Werte:
Leer
1
Formular 'Vorauszahlungen - Steuern' nicht anzeigen.
Formular 'Vorauszahlungen - Steuern' anzeigen.
180
der Verarbeitungsoption 'HB-Gegenbuchungskonto' ein gültiger Wert
eingegeben wurde.
6. Vorauszahlungs-Steuergebietscode
Mit dieser Verarbeitungsoption kann ein Standardcode eingegeben werden,
der ein Steuergebiet oder ein geographisches Gebiet kennzeichnet, das
einheitliche Steuersätze verwendet. Dieser Code wird zur korrekten
Berechnung von Steuerbeträgen verwendet. Der Steuersatz muss so definiert
sein, dass die Steuerbehörden (z.B. Bundessteuern etc.) und deren
Steuersätze eingeschlossen werden. Ein gültiger Code muss in der Tabelle
'Steuersatz' (F4008) eingerichtet sein.
Normalerweise sind bei US-Umsatz- und Verbrauchssteuern mehrere
Steuerbehörden involviert, bei Mehrwertssteuern hingegen nur eine.
der Verarbeitungsoption 'Steuergebiet' 1 eingegeben wurde.
7. Vorauszahlungs-Steuerartencode
Mit dieser Verarbeitungsoption kann ein Standardsteuerartencode für
Transaktionen mit einem bestimmten Lieferanten eingerichtet werden. Dieser
anwenderspezifische Code (00/EX) steuert die Berechnung der Steuern und
deren Verteilung auf HB-Aufwands- und Ertragskonten.
der Verarbeitungsoption 'Steuergebiet' 1 eingegeben wurde.
181
Register 'Version der Hauptgeschäftsfunktion'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen kann die Standardversion 'Hauptgeschäftsfunktion'
(ZJDE0001) für die Lieferantenrechnungsstandardeingabe und die
Journalbuchungsverarbeitung überschrieben werden.
1. Lieferantenrechnungs- Hauptgeschäftsfunktion - Version
Leer = Versionsnummer ZJDE0001 verwenden (Standardvorgabe)
Mit dieser Verarbeitungsoption wird die Versionsnummer eingegeben, mit der
die Verarbeitung 'Standardlieferantenrechnungen eingeben', d. h. die
Version ZJDE0001 der Anwendung 'P0400047', überschrieben wird.
ANMERKUNG: Diese Versionsnummer sollte nur von Personen geändert werden,
die für die Einrichtung des gesamten Systems verantwortlich sind.
2. Journalbuchungs-Hauptgeschäftsfunktion - Version
Leer = Versionsnummer ZJDE0001 verwenden (Standardvorgabe).
Mit dieser Verarbeitungsoption wird die Versionsnummer eingegeben, mit der
die Verarbeitung 'Journalbuchung', d. h. die Version ZJDE0001 der
Anwendung P0900049, überschrieben wird.
ANMERKUNG: Diese Versionsnummer sollte nur von Personen geändert werden,
die für die Einrichtung des gesamten Systems verantwortlich sind.
Register ’Verarbeitung’
Mit diesen Verarbeitungsoptionen wird festgelegt, ob Änderungen an Lieferantenrechnungen
während deren Prüfung zulässig sind, und ob Lieferanten-Self-Service aktiviert wird.
182
1. Lieferantenrechnungs-Eingabemodus
Leer = Änderungen an der ausgewählten Lieferantenrechnung zulässig
1 = Änderungen an der ausgewählten Lieferantenrechnung nicht zulässig
Mit dieser Verarbeitungsoption kann festgelegt werden, ob an einer
Lieferantenrechnung Änderungen vorgenommen werden können, nachdem diese
auf dem Formular 'Lieferantenbuch abfragen' ausgewählt wurde. Bleibt
dieses Feld leer, können Änderungen vorgenommen werden. Wird '1'
eingegeben, ist die Abfrage bestehender Lieferantenrechnungen auf dem
Formular 'Lieferantenbuch abfragen' eingeschränkt.
Gültige Werte:
Leer
An der ausgewählten Lieferantenrechnung können Änderungen
vorgenommen werden.
1
An der ausgewählten Lieferantenrechnung können keine
Änderungen vorgenommen werden.
2. Lieferanten-Self-Service-Modus
Leer = Lieferanten können Informationen nicht einsehen
1 = Lieferanten können Lieferantenrechnungen und Zahlungen einsehen
Mit dieser Verarbeitungsoption wird die
Lieferanten-Self-Service-Funktionalität für den Einsatz in JAVA/HTML
aktiviert. Anhand der Self-Service-Funktion können Lieferanten ihre
Rechnungen und Zahlungen einsehen.
Gültige Werte:
Leer
1
Die Lieferanten-Self-Service-Funktion nicht aktivieren.
Die Lieferanten-Self-Service-Funktion aktivieren.
183
Register 'Bearbeiten'
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob bei der Eingabe des HB-Teils einer
Lieferantenrechnung eine Anlagen-ID erforderlich ist.
1. Anlagen-ID
Leer = Anlagen-ID für Eintrag nicht erforderlich
1 = Anlagen-ID für Eintrag erforderlich
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob eine Anlagen-ID erforderlich ist, wenn
ein Konto in den ABA-Anlagenkontobereich fällt.
Gültige Werte:
Leer - Anlagen-ID ist in der Journalbuchung nicht erforderlich.
1 - Anlagen-ID ist in der Journalbuchung erforderlich.
Rechnungen und Lieferantenrechnungen nicht ausgeglichen eingeben
Normalerweise werden bei der Eingabe einer Rechnung oder Lieferantenrechnung zwei
Seiten einer Transaktion eingegeben: Die Rechnung oder Lieferantenrechnung und die HBUmlage. Es ist erforderlich, dass die Beträge auf beiden Seiten gleich sind, bevor die
Transaktionseingabe abgeschlossen werden kann. Wird das Formular 'HB-Umlage'
geschlossen, bevor die Eingabe abgeschlossen wurde, gehen die Informationen der
Rechnung oder Lieferantenrechnung verloren und die Transaktion muss neu eingegeben
werden.
Um eingegebene Daten zu speichern, kann eine Rechnung oder Lieferantenrechnung nicht
ausgeglichen beendet werden und die HB-Umlage zu einem späteren Zeitpunkt
abgeschlossen werden. Da das Buchungsprogramm erfordert, dass alle Transaktionen in
einem Batch ausgeglichen sind, besteht ein Schutz vor der versehentlichen Buchung von
nicht ausgeglichenen Transaktionen.
Vorsicht
Obwohl das System so eingerichtet werden kann, dass Transaktionen nicht ausgeglichen
gebucht werden können, rät J.D. Edwards von dieser Verwendung ab. Werden nicht
ausgeglichene Transaktionen gebucht, werden nicht alle entsprechenden Konten
automatisch aktualisiert und es treten Integritätsprobleme auf. Siehe Batches ändern, um sie
nicht ausgeglichen zu buchen im Handbuch Finanzbuchhaltung für weitere Informationen.
184
►
So werden Lieferantenrechnungen nicht ausgeglichen eingegeben
1. Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungsstandardeingabe' die Schritte zur Eingabe
von Rechnungsinformationen ausführen.
2. Auf dem Formular 'HB-Umlage' die folgenden Felder ausfüllen:
•
Kontonummer
•
Betrag
3. Im Menü 'Formular' die Option 'Nicht ausgeglichen beenden' auswählen. Somit
werden die eingegebenen Daten gespeichert.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Kontonummer
Glossar
Betrag
Lieferantenrechnungen abrufen
Um Lieferantenrechnungen prüfen, ändern, löschen oder stornieren zu können, müssen sie
zunächst abgerufen werden.
Lieferantenrechnungsinformationen werden in den Tabellen 'Kreditorenbuch' (F0411) und
'Kontenbuch' (F0911) gespeichert. Den Lieferantenrechnungen wird die Batch-Art V
zugeordnet.
►
So werden Lieferantenrechnungen abgerufen
'Lieferantenbuch abfragen' auswählen.
185
1. Auf dem Formular 'Lieferantenbuch abfragen' zum Eingrenzen der Suche beliebig
viele der folgenden Felder ausfüllen:
•
Lieferanten-Nr.
•
Datum - Von
•
Bis
•
Batch-Nr.
2. Eine der folgenden Optionen anklicken, um die angezeigten Dokumente nach Datum
einzugrenzen:
•
Rg.
•
HB
3. Eine der folgenden Optionen anklicken, um die Anzeige der Dokumente nach
Zahlungsstatus einzugrenzen:
•
Begl.
•
Offen
•
Einbehalten
•
Alle
4. Die folgende Option anklicken, um nur wiederkehrende Lieferantenrechnungen
anzuzeigen:
•
Wiederk.
5. Die folgende Option anklicken, um die Rechnungsposten im zusammengefassten
Format anzuzeigen:
•
Zus.-fass.
Wird dieser Schritt nicht ausgeführt, werden die Rechnungsposten im Detailformat
angezeigt, wobei für jeden Rechnungsposten eine Zeile verwendet wird.
6. 'Suchen' anklicken, um die Dokumente anzuzeigen, die den Auswahlkriterien
entsprechen.
7. Die zu bearbeitende Lieferantenrechnung auswählen.
8. 'Auswählen' anklicken, um die Lieferantenrechnung auf dem Formular
'Lieferantenrechnungs-/Zahlungsinformationen eingeben' anzuzeigen.
Mit der Option 'Fremdwährung' kann zwischen der Landes- und Fremdwährung
umgeschaltet werden. Wird die Option 'Fremdwährung' aktiviert, wird der
Fremdwährungsbetrag der Lieferantenrechnung angezeigt. Wird die Option
'Fremdwährung' deaktiviert, wird der Landeswährungsbetrag der
Lieferantenrechnung angezeigt.
186
Siehe auch
Lieferantenrechnungen prüfen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für Informationen
über das Prüfen der Lieferantenrechnungen nach deren Eingabe
Nicht gebuchte Lieferantenrechnungen ändern im Handbuch Kreditorenbuchhaltung
für Informationen über das Ändern der Lieferantenrechnungen nach deren Eingabe
Gebuchte Lieferantenrechnungen ändern im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für
Informationen über das Ändern von Lieferantenrechnungen, die eingegeben und
gebucht wurden
Nicht gebuchte Lieferantenrechnungen ändern
Bevor eine unbezahlte Lieferantenrechnung gebucht wird, kann sie noch geändert oder
gelöscht werden. Die folgenden Schlüsselfelder können jedoch nicht geändert werden:
•
Dokumentnummer
•
Dokumentart
•
Unternehmensnummer
•
Unternehmen
•
Lieferantennummer
•
HB-Datum
Um die Informationen in einem Schlüsselfeld zu ändern, einen der folgenden Schritte
ausführen:
•
Lieferantenrechnung löschen und neu eingeben
•
Lieferantenrechnung kopieren, Änderungen vornehmen, 'OK' anklicken und
anschließend die ursprüngliche Lieferantenrechnung löschen
Eine nicht gebuchte Lieferantenrechnung kann bezahlt werden, sofern sie freigegeben
wurde. Hingegen kann ein bezahlter Rechnungsposten nur dann geändert werden, wenn die
Zahlung storniert wird.
Lieferantenrechnungsinformationen werden in den Tabellen 'Kreditorenbuch' (F0411) und
'Kontenbuch' (F0911) gespeichert. Lieferantenrechnungs-Batch-Informationen werden in der
Tabelle 'Batch-Steuerung' (F0011) gespeichert.
►
So werden nicht gebuchte Lieferantenrechnungen geändert
1. Auf dem Formular 'Lieferantenbuch abfragen' die Schritte zum Abrufen von
Lieferantenrechnungen ausführen.
2. Die Lieferantenrechnung auswählen und 'Auswählen' anklicken.
Informationen in allen Felder ändern, die keine Schlüsselfelder sind, und 'OK'
anklicken.
Wird der Bruttobetrag geändert, wird automatisch das Formular
'Lieferantenrechnungen eingeben - HB-Umlage' aufgerufen. Auf diesem Formular
muss der Betrag der HB-Umlage auf die vorgenommene Änderung angepasst
werden, damit die HB-Umlage und der Bruttobetrag ausgeglichen sind.
187
4. Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungen eingeben - HB-Umlage' die Werte der
folgenden Felder ändern, um eine Ausgleichsbuchung zu erstellen:
•
Kontonummer
•
Betrag
5. Nach Bedarf kann der Text des folgenden Feldes geändert und anschließend 'OK'
angeklickt werden:
•
Siehe auch
Lieferantenrechnungen abrufen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für weitere
Informationen über das Abrufen von Lieferantenrechnungen
Lieferantenrechnungen für Zahlungen vorbereiten im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für Informationen über die Verwendung der
Statusschnelländerung, um Lieferantenrechnungsinformationen zu ändern
Lieferantenrechnungen kopieren
Neue Lieferantenrechnungen können erstellt werden, indem eine bestehende
Lieferantenrechnung kopiert wird und in den entsprechenden Feldern der neuen
Lieferantenrechnung die Änderungen vorgenommen werden. Dieser Vorgang ist besonders
in den folgenden Fällen nützlich:
•
Zum Berichtigen von Fehler in Feldern, die nicht auf bestehenden
Lieferantenrechnungen geändert werden können, wie z.B. HB-Datum. In diesem Fall
kann die bestehende Lieferantenrechnung mit der Kopie ersetzt werden.
•
Zum Eingeben einer Lieferantenrechnung, die einer bestehenden
Lieferantenrechnung gleicht
Es können sowohl gebuchte, als auch nicht gebuchte Lieferantenrechnungen kopiert werden.
►
So werden Lieferantenrechnungen kopiert
2. Die Lieferantenrechnung abrufen und 'Kopieren' anklicken.
Es wird eine Kopie der ausgewählten Lieferantenrechnung auf dem Formular
'Lieferantenrechnungs-/Zahlungsinformationen eingeben' angezeigt. Die Felder
'Dokumentnummer', 'Dokumentart' und 'Unternehmensnummer' sind leer.
3. Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungs-/Zahlungsinformationen eingeben'
Informationen nach Bedarf ändern und 'OK' anklicken.
188
4. Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungen eingeben - HB-Umlage' die folgenden
Felder ausfüllen und 'OK' anklicken:
•
Kontonummer
•
Betrag
•
Die neue Lieferantenrechnung wird hinzugefügt und das Formular 'Lieferantenbuch
abfragen' angezeigt.
Anmerkung
Die HB-Umlage der kopierten Lieferantenrechnung wird auf diesem Formular nur
dann angezeigt, wenn der Lieferant im Lieferantenstamm mit einer
Musterjournalbuchung oder einem Standardaufwandskonto eingerichtet wird.
5. Wenn die neue Lieferantenrechnung die alte ersetzen soll, muss die ursprüngliche
Lieferantenrechnung abgerufen und gelöscht bzw. storniert werden.
Siehe auch
Gebuchte Lieferantenrechnungen stornieren im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für
weitere Informationen über das Stornieren von gebuchten Lieferantenrechnungen
Nicht gebuchte Lieferantenrechnungen löschen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung
für weitere Informationen über das Löschen von nicht gebuchten
Nicht gebuchte Lieferantenrechnungen löschen
Wird auf dem Formular 'Lieferantenbuch abfragen' eine nicht gebuchte Lieferantenrechnung
gelöscht, kann entweder die ganze Lieferantenrechnung oder es können einzelne
Rechnungsposten gelöscht werden, sofern die Lieferantenrechnung noch nicht bezahlt
wurde.
Nicht gebuchte Lieferantenrechnungen können außerdem auf dem Formular 'Journal für
eingegebene Lieferantenrechnungen prüfen' gelöscht werden. Die Funktionalität dieses
Formulars gleicht der des Formulars 'Lieferantenbuch abfragen'. Der Hauptunterschied
besteht darin, dass auf dem Formular 'Journal für eingegebene Lieferantenrechnungen
prüfen' Informationen lediglich in zusammengefasster Form angezeigt werden. Daher können
ganze Lieferantenrechnungen, nicht jedoch einzelne Rechnungsposten gelöscht werden.
Wird eine nicht gebuchte Lieferantenrechnung auf dem Formular 'Journal für eingegebene
Lieferantenrechnungen prüfen' gelöscht, wird dieses Formular aktualisiert und die gelöschte
Lieferantenrechnung nicht länger angezeigt. Nachdem das Formular 'Arbeiten mit Batches'
aufgerufen wurde, 'Suchen' anklicken, um das Formular zu aktualisieren und sicherzustellen,
dass die Lieferantenrechnung gelöscht wurde.
Es wird kein Prüfungspfad erstellt, unabhängig davon, ob eine nicht gebuchte
Lieferantenrechnung auf dem Formular 'Lieferantenbuch abfragen' oder auf dem Formular
'Journal für eingegebene Lieferantenrechnungen prüfen' gelöscht wurde. Soll ein
Prüfungspfad angelegt werden, muss der Batch gebucht und die Lieferantenrechnung
anschließend storniert werden.
189
Wird eine Fremdwährungs-Lieferantenrechnung gelöscht, wird die Fremd- und die
Landeswährungsseite gleichzeitig gelöscht.
►
So werden nicht gebuchte Lieferantenrechnungen gelöscht
Es ist möglich, mehrere Lieferantenrechnungen oder Rechnungsposten zu löschen;
automatisch wird jedoch nur die erste hervorgehobene Lieferantenrechnung bzw. der erste
hervorgehobene Rechnungsposten gelöscht.
2. Folgende Schritte ausführen, um die gesamte Lieferantenrechnung zu löschen:
•
Die Lieferantenrechnung auswählen und 'Löschen' anklicken.
•
'OK' anklicken, um die Löschung zu bestätigen.
3. Folgende Schritte ausführen, um einen Rechnungsposten der Lieferantenrechnung
zu löschen:
o
Die Lieferantenrechnung auswählen und 'Auswählen' anklicken.
o
Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungs-/Zahlungsinformationen eingeben' den
Rechnungsposten auswählen und 'Löschen' anklicken.
o
'OK' anklicken, um die Löschung zu bestätigen.
o
Erneut 'OK' anklicken.
o
Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungen eingeben - HB-Umlage' das Feld
'Betrag' ändern, um den gelöschten Rechnungsposten zu berücksichtigen, und
anschließend 'OK' anklicken.
Siehe auch
Arbeiten mit Media-Objekten im Handbuch Grundlagen für weitere Informationen
über Media-Objekte
Lieferantenrechnungen Anlagen hinzufügen
Nachdem eine Lieferantenrechnung eingegeben wurde, kann ihr eine der folgenden Anlagen
hinzugefügt werden:
•
Text
•
Bild
•
OLE
190
Diese Anlagen sind lediglich für interne Zwecke gedacht und werden weder auf
Lieferantenrechnungen noch auf Berichten angezeigt. Je nach Anforderungen kann einer der
folgenden Schritte ausgeführt werden:
►
•
Einer Lieferantenrechnung kann eine Anlage hinzugefügt werden.
•
Einzelnen Rechnungsposten einer Lieferantenrechnung können Anlagen hinzugefügt
werden.
So werden einer Lieferantenrechnung Anlagen hinzugefügt
Anlagen können nur auf Lieferantenrechnungsebene hinzugefügt werden, wenn sich die
Lieferantenrechnung im zusammengefassten Modus befindet. Die Anlage wird beim letzten
Rechnungsposten angezeigt.
2. Die Option 'Zusammenfassen' auswählen.
3. Die Lieferantenrechnung auswählen.
4. Im Menü 'Zeile' die Option 'Anlagen' auswählen.
5. Auf dem Formular 'Media-Objekte' im Menü 'Datei' die Option 'Neu' und anschließend
eine der folgenden Optionen auswählen:
•
Text
•
Bild
•
OLE
•
Verknüpfung
•
URL/Datei
6. Den Text oder das Objekt anhängen.
7. Im Menü 'Datei' die Option 'Speichern und beenden' auswählen.
►
So werden einzelnen Rechnungsposten Anlagen hinzugefügt
Beim Hinzufügen von Anlagen für einen Rechnungsposten wird eine auf
Lieferantenrechnungsebene hinzugefügte Anlage ersetzt.
Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungs-/Zahlungsinformationen eingeben' wird eine
Büroklammer als Symbol angezeigt, wenn einem Rechnungsposten der Lieferantenrechnung
eine Anlage hinzugefügt wurde. Um die Systemleistung nicht zu beeinträchtigen, wird das
Anlagen-Symbol nur angezeigt, wenn sich der Cursor über der linken Spalte des Formulars
befindet.
191
2. Die Lieferantenrechnung auswählen und 'Auswählen' anklicken.
3. Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungs-/Zahlungsinformationen eingeben' den
Rechnungsposten auswählen, dem eine Anlage hinzugefügt werden soll.
4. Im Menü 'Zeile' die Option 'Anlagen' auswählen.
5. Auf dem Formular 'Media-Objekte' im Menü 'Datei' die Option 'Neu' und anschließend
eine der folgenden Optionen auswählen:
•
Text
•
Bild
•
OLE
•
Verknüpfung
•
URL/Datei
6. Den Text oder das Objekt anhängen.
7. Im Menü 'Datei' die Option 'Speichern und beenden' auswählen.
Siehe auch
So werden Lieferantenrechnungen abgerufen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung
für weitere Informationen über das Abrufen von Lieferantenrechnungen
Weitere Lieferantenrechnungsarten eingeben
Neben den Standardinformationen für Lieferantenrechnungen können auch andere Arten von
Informationen eingegeben werden. Zum Beispiel kann eine Lieferantenrechnung mit
mehreren Positionen und unterschiedlichen Fälligkeitsdaten oder Steuerinformationen
eingegeben werden.
Die Lieferantenrechnungsstandardeingabe dient als Grundlage für die Eingabe weiterer
Lieferantenrechnungsarten.
Siehe auch
Rechnungen und Lieferantenrechnungen mit Skonto eingeben
Rechnungen und Lieferantenrechnungen können mit einem Skonto, als Anreiz zur
frühzeitigen Ausstellung einer Bezahlung, eingegeben werden. Wenn eine Rechnung oder
Lieferantenrechnung mit einem Skonto eingegeben wird, werden der Skonto und die
Nettofälligkeitsdaten gemäß der für die Transaktion eingerichteten Zahlungsbedingungen
verarbeitet.
192
Es gibt drei Methoden zur Eingabe von Skonti:
1. Zahlungsbedingungen verwenden. Die Rechnung oder Lieferantenrechnung wird
eingegeben, und die Zahlungsbedingungen werden festgelegt. Der mögliche Skonto
und das Fälligkeitsdatum werden anhand der Zahlungsbedingungen automatisch
berechnet. Soll der Skontobetrag mit Null überschrieben werden, muss eine
Zahlungsbedingung festgelegt werden, bei der kein Skonto berechnet wird;
anschließend muss diese Zahlungsbedingung auf dem Formular
'Rechnungsstandardeingabe' oder 'Lieferantenrechnungs-/Zahlungsinformationen
eingeben' angewendet werden.
Wird eine Zahlungsbedingung geändert, um einen neuen Skontobetrag oder ein
neues Fälligkeitsdatum zu berechnen, müssen die automatisch berechneten
Informationen entfernt werden, indem die folgenden Felder gelöscht werden.
•
Möglicher Skonto
•
•
Werden die Zahlungsbedingungen, nicht jedoch die anderen Skontofelder geändert,
werden die Skontoinformationen nicht neu berechnet.
2. Skontobetrag eingeben. Der Benutzer gibt eine Rechnung oder Lieferantenrechnung
ein, legt den möglichen Skonto und wahlweise auch das Skonto- und
Fälligkeitsdatum fest.
3. Skontoprozentsatz eingeben. Der Benutzer gibt eine Rechnung oder
Lieferantenrechnung ein, legt den Skontoprozentsatz und wahlweise auch das
Skonto- und Fälligkeitsdatum fest.
Voraussetzungen
Sicherstellen, dass die folgenden automatischen Buchungsanweisungen (ABAs)
richtig eingerichtet worden sind:
►
•
•
So wird eine Lieferantenrechnung mit einem Skonto unter Verwendung von
Zahlungsbedingungen eingegeben
1. Auf dem Formular 'Lieferantenbuch abfragen' die Schritte zur
Lieferantenrechnungsstandardeingabe ausführen.
193
2. Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungs-/Zahlungsinformationen eingeben' das
folgende Feld ausfüllen und 'OK' anklicken:
•
Zlg.-Bedingung
Der Skonto und das Fälligkeitsdatum werden anhand der Zahlungsbedingung
berechnet.
Um die Standardzahlungsbedingung aus dem Lieferantenstamm zu überschreiben,
so dass der Skontobetrag 0 (Null) ist, muss eine Zahlungsbedingung erstellt werden,
mit der kein Skonto berechnet wird. Bei der Skontoeingabe kann dann diese
Zahlungsbedingung verwendet werden.
Wenn die Zahlungsbedingungen oder der Bruttobetrag geändert wird, sind die Felder
'Möglicher Skonto' und 'Fälligkeitsdatum' zu löschen, damit diese Werte neu
berechnet werden können.
Zahlungsbedingungen können nach Rechnungsposten angepasst werden. Wenn die
Zahlungsbedingungen im Detailbereich der Lieferantenrechnung geändert werden,
sind die Felder 'Möglicher Skonto' und 'Fälligkeitsdatum' zu löschen, damit diese
Werte neu berechnet werden können.
Siehe auch
ABAs für die Kreditorenbuchhaltung im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für
Informationen über automatische Buchungsanweisungen im System
►
So werden Lieferantenrechnungen mit einem Skonto durch die Eingabe eines
Skontobetrags eingegeben
194
folgende Feld ausfüllen und 'OK' anklicken:
•
Möglicher Skonto
Es wird der als möglicher Skonto eingegebene Betrag verwendet.
►
So werden Lieferantenrechnungen mit einem Skonto durch die Eingabe eines
Skontoprozentsatzes eingegeben
195
folgende Option anklicken:
•
Skonto %
3. Das folgende Feld ausfüllen, um einen Skontoprozentsatz einzugeben oder um die in
den Zahlungsbedingungen festgelegten Skontoinformationen zu überschreiben und
anschließend 'OK' anklicken:
•
Skonto %
Der Skonto wird anhand des eingegebenen Prozentsatzes berechnet.
Siehe auch
ABAs für die Kreditorenbuchhaltung im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für weitere
Informationen über das Einrichten der Kreditorenbuchhaltung
Arbeiten mit der Lieferantenrechnungsstandardeingabe im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für weitere Informationen über die
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Skonto %
Glossar
Mit dieser Option wird festgelegt, dass das Skonto als Prozentsatz des
Bruttobetrags eingetragen wird. Gültige Werte:
Ein
Der Skonto wird als Prozentsatz des Bruttobetrags eingetragen. Der
Skonto wird mit Dezimalwerten dargestellt. Beispiel: 0,1 stellt ein Skonto
von 10% dar. Der Skontobetrag wird mit dem eingetragenen
Prozentwert ermittelt.
Aus
Der Skonto wird als Betrag eingetragen.
0,02 eingegeben.
Skonto %
Runden im Vergleich zu Splitt-Runden
Wenn eine erhebliche Anzahl von Rechnungen und Lieferantenrechnungen mit Skonti,
Steuern oder beidem verarbeitet wird, können aus kleinen Rundungsunterschieden schnell
große Summen werden. Die Rundung erfolgt bei jeder Komponente einer Transaktion, die
eine Berechnung bedingt. Bei Transaktionen mit einem einzigen Rechnungsposten wird die
Rundungsmethode und bei mehreren Rechnungsposten wird die Splitt-Rundungsmethode
verwendet.
Runden
Die Rundung erfolgt automatisch, wenn eine Berechnung ausgeführt wird und ein Ergebnis
nicht genau der kleinsten Währungseinheit, wie zum Beispiel ein Cent für den Euro,
entspricht. In diesem Fall tritt Folgendes ein:
•
Wenn die Ziffer mit dem niedrigsten Stellenwert 5 oder größer ist, wird aufgerundet.
•
Wenn die Ziffer mit dem niedrigsten Stellenwert kleiner als 5 ist, wird abgerundet.
196
Wenn beispielsweise das Ergebnis einer Berechnung der Betrag 0,55672 und die Währung
der Kanadische Dollar (CAD) mit zwei Dezimalstellen ist, dann wird die dritte Stelle nach dem
Komma für die Rundung verwendet. In diesem Beispiel wird der Betrag auf 0,56 aufgerundet.
Im umgekehrten Fall würde bei einem Betrag von 0,55472 die 4 als Rundungsgrundlage
verwendet und der Betrag würde auf 0,55 abgerundet. Für eine Währung mit zwei
Dezimalstellen werden alle Zahlen nach der dritten Dezimalstelle ignoriert.
Splitt-Runden
Wenn die Summe aus zwei oder mehr Teilbeträgen einen bestimmten Betrag ergeben muss,
wird mit dem Splitt-Runden diese Summe erzwungen. Beispiel: Wenn eine
Lieferantenrechnung über 100 kanadischen Dollar (CAD) in drei Zahlungen aufgeteilt wird,
wird der erste Rechnungsposten mit 33, der zweite mit 34 und der dritte mit 33 berechnet,
damit die drei Rechnungsposten zusammen 100 ergeben. Wenn keine Splitt-Rundung
verwendet würde, müsste ein Betrag eingegeben werden, der gleichmäßig über die
Rechnungsposten aufgeteilt werden könnte oder es müssten Rechnungsposten eingegeben
werden, die insgesamt weniger oder mehr als die Gesamtsumme ergäben, was nicht
akzeptabel wäre.
Um die negativen Auswirkungen der Rundung zu minimieren wird bei Transaktionen mit
mehreren Rechnungsposten die Splitt-Rundung verwendet. Die zu einem berechneten
Betrag (als Ergebnis einer Rundung) hinzugezählten oder abgezogenen Beträge werden
zunächst in einem Cache (Speicher) gespeichert und dann wird dieser Betrag wie folgt vom
nächsten Rechnungsposten abgezogen bzw. ihm hinzugefügt:
•
Wenn der Betrag für den Rechnungsposten aufgerundet wird, wird der Betrag vom
nächsten Rechnungsposten vor dem Runden des Rechnungspostens abgezogen.
•
Wenn der Betrag für den Rechnungsposten abgerundet wird, wird der Betrag dem
nächsten Rechnungsposten vor dem Runden des Rechnungspostens hinzugefügt.
Wenn kein Splitt-Runden durchgeführt wird kann es sein, dass einem Lieferanten zu viel oder
zu wenig bezahlt wird bzw. Rechnungen für den Kunden zu hoch oder zu niedrig ausgestellt
werden. Auch wenn das Splitt-Runden Überbezahlungen oder Unterbezahlungen sowie zu
hoch oder zu niedrig ausgestellte Rechnungen zwischen Transaktionen nicht verhindern
kann, so minimiert es doch die Auswirkungen des Rundens auf eine einzelne Transaktion.
Splitt-Rundungsbeträge werden nicht von einer Transaktion in eine andere übernommen.
Splitt-Rundung - Beispiel: Mehrere Rechnungsposten
In diesem Beispiel wird eine Splitt-Rundung für eine Transaktion mit mehreren
Rechnungsposten gezeigt.
197
Der Bruttobetrag der Transaktion beträgt 100,00 kanadische Dollar (CAD) und der
Splittrundungswert ist 3. Die Rechnungspostenbeträge werden auf den nächsten Cent
gerundet und es werden zwei Dezimalstellen verwendet. Der Gesamtbetrag der
Rechnungsposten muss 100,00 ergeben.
A
B
C
D
E
AnfangsCache-Betrag
Rechnungsposten
Nicht
gerundeter
Betrag
Temporärer
Betrag
Gerundeter
Betrag
Differenz +/–
(End-CacheBetrag)
0
001
33,33333
33,33333
33,33
– 0,00333
– 0,00333
002
33,33333
33,33666
33,34
+ 0,00334
+ 0,00334
003
33,33333
33,32999
33,33
+ 0,00001
Der Betrag wird mit der folgenden Formel berechnet:
A - Anfangs-Cache-Betrag = 0 (Null) für den ersten Rechnungsposten. Jeder
nachfolgende Rechnungsposten = End-Cache-Betrag vom letzten Rechnungsposten
B - Nicht gerundeter Betrag = Bruttobetrag geteilt durch die (oder multipliziert mit der)
Anzahl der Rechnungsposten
C - Temporärer Betrag = B - A
D - Gerundeter Betrag = C auf die Dezimalstellen der Währung runden (Dies
entspricht dem Bruttobetrag, der auf der Rechnung oder Lieferantenrechnung
angezeigt wird.)
E - Differenz (End-Cache-Betrag) = D - C
Mit dieser Formel werden die Rechnungspostenbeträge wie folgt berechnet:
Rechnungsposten 001:
Anfangs-Cache-Betrag = 0
Nicht gerundeter Betrag = 100,00 / 3 = 33,33333
Temporärer Betrag = 33,33333 - 0 = 33,33333
Gerundeter Betrag = 33,33
Differenz (End-Cache-Betrag) = - 0,00333
Der End-Cache-Betrag (- 0,00333) wird zum Anfangs-Cache-Betrag (- 0,00333)
des nächsten Rechnungspostens.
Anfangs-Cache-Betrag = -0,00333
Nicht gerundeter Betrag = 100 / 3 = 33,33333
198
Temporärer Betrag = 33,33333 - (-0,00333) = 33,33666
Differenz (End-Cache-Betrag) = + 0,00334
Der End-Cache-Betrag (+ 0,00334) wird zum Anfangs-Cache-Betrag (+ 0,00334)
des nächsten Rechnungspostens.
Anfangs-Cache-Betrag = + 0,00334
Temporärer Betrag = 33,33333 - 0,00334 = 33,32999
Differenz (End-Cache-Betrag) = 33,33 - 33,32999 = + 0,00001
Für diese Transaktion bestehen keine weiteren Rechnungsposten. Somit wird
der End-Cache-Betrag (+ 0,00001) nicht gespeichert.
Mit der Splitt-Rundung ergeben die gerundeten Rechnungsposten somit 100,00
(33,33 + 33,34 + 33,33), was dem Bruttobetrag entspricht. Ohne die Splitt-Rundung
würde jeder Betrag auf den nächsten Cent abgerundet und dies würde 99,99 (33,33
+ 33,33 + 33,33) ergeben. Obwohl die Differenz in diesem Beispiel lediglich 0,01
beträgt, würde die Differenz deutlicher werden, wenn eine große Anzahl an
Rechnungen und Lieferantenrechnungen eingegeben wird.
Siehe auch
Kreditorenbuchhaltung für weitere Informationen über die Eingabe von
Lastschriftanzeigen eingeben
Wenn ein Lieferant eine Gutschrift überweist, kann die Lieferantenrechnung als
Lastschriftanzeige eingegeben werden. Die Gutschrift wird dann offenen
Lieferantenrechnungen zugeordnet, wenn für den Lieferanten eine Zahlung ausgestellt wird.
Um eine Lastschrift einzugeben, müssen die Schritte zur
Lieferantenrechnungsstandardeingabe ausgeführt werden. In diesem Fall muss der
Bruttobetrag auf dem Formular 'Lieferantenrechnungs-/Zahlungsinformationen eingeben'
als negativer Betrag eingegeben werden.
Werden Zahlungsbedingungen verwendet, um auf den Lieferantenrechnungsbetrag einen
Skonto zu generieren, wird bei der Eingabe einer Lastschriftanzeige ein negativer
Skontobetrag berechnet. Aus diesem Grund müssen die Felder 'Zahlungsbedingungen' und
'Möglicher Skonto' gelöscht werden, damit die Lieferantenrechnung keine negativen
Skontobeträge enthält.
199
Bei der Eingabe einer Lastschriftanzeige wird die Dokumentart zugeordnet, die in der
Verarbeitungsoption 'Lastschriftanzeige - Dokumentart' des Programms 'Lieferantenrechnung
eingeben - Hauptgeschäftsfunktion' (P0400047) festgelegt ist. Lastschriftanzeigen wird im
Allgemeinen die Dokumentart PD zugeordnet.
Das Fälligkeitsdatum einer Lastschrift wird mit einer Verarbeitungsoption des Programms
'Lieferantenrechnung eingeben - Hauptgeschäftsfunktion' festgelegt. Beim Fälligkeitsdatum
handelt es sich entweder um das HB-Datum der Lieferantenrechnung oder das Datum aus
den Zahlungsbedingungen der Lieferantenrechnung.
Siehe auch
Hauptgeschäftsfunktion
In einer Hauptgeschäftsfunktion (MBF) können Standardgeschäftsregeln für das Eingeben
von Dokumenten (wie zum Beispiel Lieferantenrechnungen, Rechnungen und
Journalbuchungen) zentral verwaltet werden.
Die Hauptgeschäftsfunktion umfasst Verarbeitungsoptionen, die von bestimmten
Programmen verwendet werden. Die Verarbeitungsoptionen für das Programm
'Lieferantenrechnungseingabe - Hauptgeschäftsfunktion' werden von folgenden
Lieferantenrechnungseingabeprogrammen verwendet:
•
Lieferantenrechnungsstandardeingabe (P0411)
•
Lieferantenrechnungsschnelleingabe (P0411SV)
•
Mehrere Unternehmen - Ein Lieferant (P0411)
•
Mehrere Lieferantenrechnungen - Ein Lieferant (P0411)
•
Mehrere Lieferantenrechnungen - Mehrere Lieferanten (P0411)
•
Lieferantenrechnungs-Batch verarbeiten (R04110Z)
Verarbeitungsoptionen: Lieferantenrechnungseingabe Hauptgeschäftsfunktion (P0400047)
1. Dienstleistungs-/Steuerdatum
Leer = HB-Datum verwenden
1 = Rechnungsdatum verwenden
Mit dieser Verarbeitungsoption kann festgelegt werden, ob das HB-Datum
oder das Rechnungsdatum verwendet wird, um anzuzeigen, wann bei gekauften
Gütern oder erhaltenen Dienstleistungen die Steuerschuld anfällt.
200
Gültige Werte:
Leer
1
HB-Datum verwenden.
Rechnungsdatum verwenden.
2. Zahlungsstatuscode
Mit dieser Verarbeitungsoption wird der Standard-Zahlungsstatuscode für
Lieferantenrechnungen festgelegt.
Mit dieser Verarbeitungsoption wird der Standardzahlungsstatuscode für
Lieferantenrechnungen festgelegt. Es kann ein beliebiger
anwenderspezifischer Zahlungsstatuscode (00/PS) eingeben werden. Bleibt
das Feld leer, wird der als Standardvorgabe eingerichtete
Zahlungsstatuscode verwendet. Normalerweise wird der Zahlungsstatuscode A
(zur Zahlung freigegeben) als Standardvorgabe verwendet.
3. Dokumentart für Lieferantenrechnungen
Mit dieser Verarbeitungsoption wird die Standarddokumentart für
Lieferantenrechnungen festgelegt. Es kann ein beliebiger anwenderspezifischer
Dokumentartencode (00/DV) eingeben werden.
4. Dokumentart für Lastschriftanzeigen
Mit dieser Verarbeitungsoption wird die Standarddokumentart für
Lastschriftanzeigen festgelegt. Es kann ein beliebiger
anwenderspezifischer Dokumentartencode (00/DT) verwendet werden.
5. Alternativer Zahlungsempfänger
201
Leer = Lieferantennummer in das Feld 'Alternativer Zahlungsempfänger' eingeben
1 = Adresse des besonderen Zahlungsempfängers in das Feld 'Alternativer
Zahlungsempfänger' eingeben
Mit dieser Verarbeitungsoption kann für Zahlungen die Adresse des
abweichenden Zahlungsempfängers aus der Tabelle 'Lieferantenstamm' (F0401)
in das Feld 'Alternativer Zahlungsempfänger' eingegeben werden.
Anmerkung: Zahlungen werden an das Unternehmen mit der Adreßbuchnummer
vorgenommen, die im Feld 'Alternativer Zahlungsempfänger' steht.
Gültige Werte:
Leer
Lieferantennummer in das Feld 'Alternativer
Zahlungsempfänger' eingeben.
1
Adresse des abweichenden Zahlungsempfängers in das Feld
'Alternativer Zahlungsempfänger' eingeben.
6. Lastschriftanzeige-Fälligkeitsdatum
1 = Zahlungsbedingungsdatum verwenden
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, welches Datum für Lastschriftanzeigen als
Fälligkeitsdatum verwendet wird.
Gültige Werte:
Leer - HB-Datum als Fälligkeitsdatum verwenden.
1 - Mit dem Zahlungsbedingungscode das Fälligkeitsdatum festlegen
202
Register 'Datum bearbeiten'
1. Rechnungsdatum > Heutiges Datum
Leer = Keine Meldung anzeigen
1 = Warnung anzeigen
2 = Fehlermeldung anzeigen
Mit dieser Verarbeitungsoption kann die Mitteilung festgelegt werden, die
angezeigt wird, wenn ein Rechnungsdatum eingegeben wird, das dem heutigen
Datum folgt.
Gültige Werte:
Leer
Alle Daten akzeptieren und keine Warn- oder Fehlermeldung
anzeigen.
1
Warnmeldung anzeigen, falls das Rechnungsdatum dem heutigen
Datum folgt.
2
Fehlermeldung anzeigen, falls das Rechnungsdatum dem heutigen
Datum folgt.
2. Rechnungsdatum > HB-Datum
Leer = Keine Meldung anzeigen
angezeigt wird, wenn ein Rechnungsdatum eingegeben wird, das dem HB-Datum
folgt.
Gültige Werte:
Leer
Alle Daten akzeptieren und keine Warn- oder Fehlermeldung
203
anzeigen.
1
Warnmeldung anzeigen, falls das Rechnungsdatum dem heutigen
Datum folgt.
2
Fehlermeldung anzeigen, falls das Rechnungsdatum dem heutigen
Datum folgt.
Register 'Währung'
1. Mehrwertsteuer für Fremdwährungsposten zulässig
Leer = Mehrwertsteuer nicht zulässig
1 = Mehrwertsteuer zulässig
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob Mehrwertssteuern bei
Lieferantenrechnungen in Fremdwährung zulässig sind.
Gültige Werte:
Leer - Mehrwertsteuer bei Lieferantenrechnungen in Fremdwährung nicht zulässig.
1 - Mehrwertsteuer bei Lieferantenrechnungen in Fremdwährung zulässig.
2. Wechselkursdatum
Leer = Rechnungsdatum verwenden
1 = HB-Datum verwenden
Mit dieser Verarbeitungsoption wird das Datum festgelegt, das für den
Wechselkurs verwendet wird.
Gültige Werte:
Leer
Rechnungsdatum
204
1
HB-Datum
3. Wechselkurs abrufen
Leer = Letzter Wechselkurs in F0015 abrufen
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob eine Warnung generiert wird, wenn sich
der Wechselkurs für die Lieferantenrechnung in einer Rechnungsperiode befindet, die sich
vom Stichtag des Wechselkurses der Tabelle 'Wechselkurs' (F0015) unterscheidet.
Beispiel: Wird eine Lieferantenrechnung mit dem HB-Datum 15.12.2005 eingegeben, ist
das letzte gültige Datum für einen Wechselkurs der 1.11.2005 und ist die
Rechnungsperiodenstruktur für die Monate des Kalenderjahres eingerichtet, kann
festgelegt werden, dass eine Warnung generiert wird. Diese Warnung weist den Benutzer
darauf hin, dass der Wechselkurs in der Tabelle F0015 verfallen ist. Dies kann nach
Bedarf geändert werden. Gültige Werte:
Leer - Keine Warnung generieren
1 - Warnung generieren
4. Wechselkurs-Toleranzgrenze
Gültige Werte sind ganze Nummern, die einen Prozentsatz des Wechselkurses in
der Tabelle F0015 anzeigen.
Mit dieser Verarbeitungsoption kann eine Wechselkurstoleranzgrenze
festgelegt werden. Während der Lieferantenrechnungseingabe kann der in der
Tabelle 'Wechselkurs' (F0015) bestehende Wechselkurs manuell überschrieben
werden. Die Toleranzgrenze legt fest, wie stark der manuell eingegebene
Wechselkurs vom Wert in der Tabelle F0015 abweichen kann.
Als gültige Werte können ganze Zahlen eingegeben werden, die einen
Prozentsatz des Wechselkurses in der Tabelle F0015 darstellen. Beispiel:
Wird in dieses Feld '5' eingegeben, kann der in der Tabelle F0015
bestehende Wechselkurs manuell mit einem Wert überschrieben werden, der
205
plus oder minus 5 Prozent vom Tabellenwert abweicht.
5. Unterschiedliche Währungen
Leer = Fehler anzeigen
1 = Unterschiedliche Währungen zulässig; keine Meldung anzeigen
Mit dieser Verarbeitungsoption kann festgelegt werden, welcher Schritt
ausgeführt werden soll, wenn sich die Zahlungswährung und die
HB-Bankkontowährung unterscheiden.
Gültige Werte:
Leer
1
Fehlermeldung anzeigen.
Unterschiedliche Währungen akzeptieren und keine
Register 'Manuelle Zahlungen'
1. Mitteilung bei doppelter Zahlung
Leer = Fehlermeldung anzeigen
angezeigt wird, wenn im gleichen Bankkonto die gleiche Zahlungsnummer
zweimal eingegeben wird.
Gültige Werte:
Leer
1
Warnmeldung anzeigen.
206
Register 'Beschaffung'
1. Lieferantenrechnungsmitteilung
Leer = Änderungen und Löschungen von Lieferantenrechnungen zulassen und
keine Meldung anzeigen
Mit dieser Verarbeitungsoption kann festgelegt werden, welcher Schritt
ausgeführt wird, wenn Änderungen und Löschungen an Lieferantenrechnungen
vorgenommen werden, die eine Einkaufsauftrags- oder Vertragsnummer
enthalten.
Gültige Werte:
Leer
Änderungen und Löschungen von Lieferantenrechnungen erlauben,
ohne ein Meldung anzuzeigen.
1
Warnmeldung anzeigen.
2
Register 'Protokollieren'
1. Lieferantenrechnungsprotokollierung
Leer = Protokollierte Lieferantenrechnungen nicht zulässig
1 = Protokollierte Lieferantenrechnungen zulässig
Mit dieser Verarbeitungsoption kann festgelegt werden, ob
Lieferantenrechnungen eingegeben werden können, bevor ihnen ein HB-Konto
zugewiesen wird. Die Lieferantenrechnungen können dann zu einem späteren
Zeitpunkt auf die richtigen HB-Konten gebucht werden.
Für protokollierte Lieferantenrechnung können ein Standard-HB-Konto für
207
die vorläufige Umlage und ein Zwischenkonto festgelegt werden. Hierzu
können die ABAs 'PP' (Vorläufige Umlage von protokollierten
Lieferantenrechnungen) und 'PQ' (Kreditorenzwischenkonto für
protokollierte Lieferantenrechnungen) verwendet werden. Um die ABA 'PQ' zu
verwenden, muß im Programm 'Unternehmensnamen und - nummern' (P0010) die
Option 'Zwischenkonto' ausgewählt werden. Im Menü 'Organisation und Konto'
(G09411) die Option 'Unternehmensnamen und -nummern' auswählen.
Gültige Werte:
Leer
1
Protokollierte Lieferantenrechnungen nicht erlauben.
Protokollierte Lieferantenrechnungen erlauben.
Anmerkung: Diese Verarbeitungsoption ist mit der Verarbeitungsoption des
Programms 'KDT-Lieferantenrechnungs-Standardeingabe' (P0411) (Register
'Protokollierung') verbunden.
Beide Verarbeitungsoptionen müssen '1' enthalten, damit protokollierte
Lieferantenrechnungen verarbeitet werden können. Sind beide
Verarbeitungsoptionen so eingestellt, daß protokollierte
Lieferantenrechnungen verarbeitet werden können, werden die
'KDT-Lieferantenrechnungs-Standardeingabe' (P0411) (Register
'Vorauszahlung') ignoriert.
208
Register 'Kompatibilität'
1. Kompatibilitätsversion
Leer = Versionsnummer ZJDE0001 verwenden (Standardvorgabe)
Oder eine bestimmte Versionsnummer eingeben
Hier muss die Version der Anwendung F0411
'Kompatibilitäts-Verarbeitungsoptionen' (P0400048) eingegeben werden, mit
der bestimmt wird, ob Ausgangsdatensätze geschrieben werden. Bleibt diese
Verarbeitungsoption leer, wird die Standardversion 'ZJDE0001' verwendet.
Musterjournalbuchungen
Musterjournalbuchungen können als wiederverwendbare Vorlagen eingerichtet werden, um
regelmäßige oder wiederkehrende Transaktionen vorzudefinieren, zu speichern und
abzurufen. Die Verwendung von Mustern als Ausgangsbasis für Journalbuchungen ist
zeitsparend und verhindert mögliche Eingabefehler.
Die Informationen des Musters können den Anforderungen entsprechend angepasst werden.
Folgende Informationen können beispielsweise eingeschlossen werden:
•
Kontonummern, Beträge und Erklärungen
•
Nur Kontonummern und Erklärungen (da Beträge variieren können)
•
Kontonummern, Prozentsätze und Erklärungen
Die Musterjournalbuchungen werden in der Tabelle 'Kontenbuch' (F0911) mit dem
Musterbuchungscode (M) und ohne HB-Datum gespeichert. Die tatsächlichen
Journalbuchungen enthalten ein HB-Datum und einen Buchungscode, der anzeigt, ob es sich
um gebuchte (P) oder nicht gebuchte Posten (leer) handelt.
Neben dem Erstellen von Musterjournalbuchungen können auch die folgenden Aufgaben
ausgeführt werden:
•
Es können Muster für eine Journalbuchung mit Prozentsätzen eingegeben werden.
•
Es können Musterjournalbuchung anhand einer bestehenden Journalbuchung erstellt
werden.
•
Es kann eine Journalbuchung basierend auf einer Musterjournalbuchung eingegeben
werden.
209
Musterjournalbuchungen erstellen
Muster können als Vorlage für die Buchung monatlicher Abgrenzungsposten und sonstiger
wiederkehrender Journalbuchungen verwendet werden. In die Musterjournalbuchung können
die HB-Umlageinformationen eingegeben werden. Wird die Musterjournalbuchung dann
wiederverwendet, wird bei der Dateneingabe Zeit gespart, da die HB-Umlage bereits
eingegeben wurde. Bei der Erstellung von Musterjournalbuchungen für
Lieferantenrechnungen oder Rechnungen kann die Musterjournalbuchung einem Lieferantenoder Kundendatensatz zugeordnet werden.
►
So wird eine Musterjournalbuchung erstellt
Im Menü 'Journalbuchungen, Berichte und Abfragen' (G0911) die Option
'Journalbuchung' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Journalbuchungen' die Option 'Muster' aktivieren.
2. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Journalbuchungen' die Schaltfläche 'Hinzufügen'
anklicken.
Das Feld 'HB-Datum' wird im Header-Bereich nicht mehr angezeigt.
3. Die folgenden Felder ausfüllen:
•
Erklärung
•
Dokumentart
•
Dokumentnummer
•
Dokumentuntern.
5. Das folgende Feld in der Query-By-Example-Zeile für jede HB-Umlage ausfüllen:
•
Kontonummer
6. Das folgende optionale Feld in der Query-By-Example-Zeile für jede HB-Umlage
ausfüllen:
•
Betrag
210
7. 'OK' anklicken.
Siehe auch
Muster für eine Journalbuchung mit Prozentsätzen erstellen im Handbuch
Finanzbuchhaltung für weitere Informationen über das Erstellen einer
Musterjournalbuchung, die auf einem Prozentsatz basiert
Verarbeitungsoptionen: Journalbuchung (P0911)
1. Batch-Art
Leer = *
Gültiger Wert aus der UDC-Liste 98/IT eingeben. Bleibt das Feld leer, wird als
Standardvorgabe * für alle Batch-Arten eingesetzt.
Mit dieser Verarbeitungsoption wird das System und die Art der im Batch erstellten
Einträge festgelegt. Beispiele: G = Finanzbuchhaltung, V = Lieferantenrechnung eingeben,
IB = Rechnungen. Bleibt dieses Feld leer, werden alle Batch-Arten berücksichtigt.
211
Register 'Anzeige'
1. Soll-/Haben-Format
Leer = Kein Soll-/Haben-Format
1 = Soll-/Haben-Format
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob Journalbuchungen im Soll- oder
Habenformat angezeigt werden.
Register 'Versionen'
1. Journalbuchungsversion
Leer = ZJDE0001
Auszuführende Version des Programms 'Journalbuchung verarbeiten' (P0911)
eingeben.
Mit dieser Verarbeitungsoption wird die Version des Programms 'Journalbuchung' (P0911)
festgelegt. Bleibt diese Verarbeitungsoption leer, wird die
Standardjournalbuchungsversion verwendet.
1. Anlagevermögens-ID
Leer = Anlagevermögens-ID im Eintrag nicht erforderlich
1 = Anlagevermögens-ID im Eintrag erforderlich
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob eine Anlagen-ID erforderlich ist, wenn
ein Konto in den ABA-Anlagenkontobereich fällt.
Gültige Werte:
Leer - Anlagen-ID ist in der Journalbuchung nicht erforderlich.
1 - Anlagen-ID ist in der Journalbuchung erforderlich.
212
Muster für eine Journalbuchung mit Prozentsätzen erstellen
Für Journalbuchungen mit feststehenden Prozentsätzen für einen variablen Betrag können
Muster erstellt werden. Erfolgt nachträglich die Buchung eines Betrags, der auf dem Muster
basiert, werden die Prozentsätze zur Umlage des Bruttobetrags verwendet.
►
So werden Muster für eine Journalbuchung mit Prozentsätzen erstellt
Im Menü 'Journalbuchungen, Berichte und Abfragen' (G0911) die Option
'Journalbuchung' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Journalbuchungen' die Option 'Muster' aktivieren.
2. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Journalbuchungen' die Schaltfläche 'Hinzufügen'
anklicken.
Das Feld 'HB-Datum' wird im Header-Bereich nicht mehr angezeigt.
3. Auf dem Formular 'Journalbuchung' im folgenden Feld das Prozentzeichen (%)
eingeben:
•
Dokumentart
Das Feld '%' wird im Detailbereich angezeigt.
Die Gesamtsollprozentsätze ausgeglichener Journalbuchungen müssen den
Gesamthabenprozentsätzen entsprechen. Die Gesamtsoll- oder
Gesamthabenprozentsätze müssen nicht 100 Prozent ergeben.
4. Das folgende Feld ausfüllen:
•
Erklärung
•
Dokumentnummer
•
Dokumentuntern.
6. Die folgenden Felder für jeden Prozentsatz der HB-Umlage ausfüllen und die
Schaltfläche 'OK' anklicken:
•
Kontonummer
•
%
•
Anmerkung
Feldbeschreibungen
Beschreibung
%
Glossar
Der Prozentsatz des umgelegten Betrags, der auf das Konto umgelegt
werden
soll.
Der eingegebenen Wert wird als ganzer Prozentsatz betrachtet. Soll ein
Prozentsatz mit Dezimalstellen eingegeben werden, müssen die
Dezimalstellen festgelegt werden. Beispiel: Die Eingabe von 12
entspricht
12 %, 42,5 entspricht 42,5 %.
213
Zugehörige Aufgaben für Musterjournalbuchungen
Musterjournalbuchungen abrufen
Das Programm 'Journalbuchung' (P0911)
verwenden, um Musterjournalbuchungen
abzurufen, wenn diese geprüft oder geändert
werden müssen. Wenn eine Journalbuchung
gesucht wird, muss sichergestellt werden, dass
auf dem Formular 'Arbeiten mit
Journalbuchungen' die Option 'Muster' aktiviert
ist, damit nur Musterjournalbuchungen gesucht
werden.
Musterjournalbuchungen ändern
Mit dem Programm 'Journalbuchung' wird zuerst
die zu ändernde Musterjournalbuchung
abgerufen. Für eine Musterjournalbuchung
können alle Felder geändert werden, mit
Ausnahme der folgenden Felder:
•
Dokumentart
•
Dokumentnummer
•
Unternehmensnummer
•
Buchart
Die folgende Option kann für eine
Musterjournalbuchung nicht geändert werden:
•
Muster
•
%
HB-Umlage basierend auf einem Muster eingeben
Um die Eingabe zu erleichtern, können Musterjournalbuchungen eingerichtet werden.
Musterjournalbuchungen werden eingerichtet, wenn Lieferantenrechnungen und
Rechnungen die gleiche Kontenumlage verwenden. Zum Zeitpunkt der HB-Umlage für eine
Transaktion kann das Muster ausgewählt werden, oder es kann ein Standardmuster
eingerichtet werden, das für einen Lieferanten- oder Kundendatensatz verwendet wird.
►
So wird ein Muster für die HB-Umlagebuchung ausgewählt
Im Menü 'Kundenrechnung eingeben' (G03B11) die Option 'Rechnungsstandardeingabe'
auswählen.
1. Auf dem Formular 'Lieferantenbuch abfragen' oder 'Arbeiten mit der
Kundenbuchabfrage' die Schaltfläche 'Hinzufügen' und die Schritte zur
Lieferantenrechnungsstandardeingabe oder Rechnungsstandardeingabe ausführen.
2. Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungen eingeben - HB-Umlage' oder 'HB-Umlage'
im Menü 'Formular' die Option 'Musterjournale' auswählen.
214
3. Auf dem Formular 'Musterjournale suchen und auswählen' das folgende Feld
ausfüllen und 'Suchen' anklicken, um eine bestimmte Dokumentart anzuzeigen:
•
Dok.-Art/-Nr./-Unt.
4. Das entsprechende Muster auswählen und 'Auswählen' anklicken.
Das Muster wird auf dem Formular 'Lieferantenrechnungen eingeben - HB-Umlage'
oder 'HB-Umlage' angezeigt. Anhand der Informationen des Musters kann nun die
richtige Journalbuchung hinzugefügt oder geändert werden.
5. 'OK' anklicken.
►
So werden anhand des Musters HB-Umlagebuchungen hinzugefügt oder geändert
Nachdem ein Muster ausgewählt wurde, dient es als Grundlage für eine HB-Umlage. Nach
Bedarf können Informationen hinzugefügt und geändert werden.
Im Menü 'Kundenrechnung eingeben' (G03B11) die Option 'Rechnungsstandardeingabe'
auswählen.
1. Die Schritte zur Lieferantenrechnungsstandardeingabe oder
Rechnungsstandardeingabe ausführen.
2. Die Schritte zum Auswählen eines Musters für die Journalbuchung ausführen.
3. Auf dem Formular 'Lieferantenrechnung eingeben - HB-Umlage' oder 'HB-Umlage'
nach Bedarf für jede HB-Umlage das folgende Feld ausfüllen:
•
Betrag
4. Nach Bedarf die Informationen in anderen Feldern ersetzen oder löschen und 'OK'
anklicken.
Siehe auch
Kreditorenbuchhaltung für die Schritte zur Eingabe einer Lieferantenrechnung und
deren HB-Umlage
Weitere Lieferantenrechnungsarten eingeben im Handbuch Kreditorenbuchhaltung
für weitere Informationen über die Eingabe einer Lieferantenrechnung mit Skonto,
mehreren Rechnungsposten und Steuern
Journalbuchungen eingeben im Handbuch Finanzbuchhaltung für weitere
Informationen zur Eingabe von HB-Umlagen
215
Als Alternative zur Lieferantenrechnungsstandardeingabe kann die
Lieferantenrechnungsschnelleingabe verwendet werden, um einfache Lieferantenrechnungen
in großen Mengen einzugeben. Bei der Lieferantenrechnungsschnelleingabe werden
Lieferantenrechnungs- und HB-Umlageinformationen auf dem gleichen Formular
eingegeben. Die Verwendung dieser Methode empfiehlt sich in den folgenden Fällen:
•
Bei Lieferantenrechnungen mit einem Rechnungsposten (mit einem Fälligkeitsdatum
und Steuersatz)
•
Bei Lieferantenrechnungen mit einfachen Buchungsanweisungen
Für Lieferantenrechnungen mit mehreren Rechnungsposten oder für die Änderung oder
Löschung von Lieferantenrechnungen kann die Schnelleingabe nicht verwendet werden.
Dazu ist das Programm 'Lieferantenrechnungsstandardeingabe' oder
'Lieferantenrechnungsschnellfreigabe' zu verwenden.
Wie auch bei der Lieferantenrechnungsstandardeingabe werden die Informationen der
Lieferantenrechnungsschnelleingabe in den Tabellen 'Kreditorenbuch' (F0411) und
'Kontenbuch' (F0911) gespeichert.
Voraussetzungen
Lieferantenstammdatensätze einrichten. Siehe Lieferantendatensätze eingeben im
Handbuch Kreditorenbuchhaltung
Entsprechende Verarbeitungsoptionen einrichten.
Sicherstellen, dass die folgenden ABAs richtig eingerichtet wurden:
•
PC (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen)
•
PB (Bankkonto der Verbindlichkeiten)
•
•
•
PT (Steuern auf Verbindlichkeiten)
Siehe ABAs für die Kreditorenbuchhaltung im Handbuch Kreditorenbuchhaltung
►
So wird die Lieferantenrechnungsschnelleingabe verwendet
'Lieferantenrechnungsschnelleingabe' auswählen.
216
1. Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungsschnelleingabe' die folgenden Felder
ausfüllen, um die Rechnung zu kennzeichnen:
•
Lieferantennr.
•
Rg.-Betrag
2. Es können ebenfalls die folgenden optionalen Felder ausgefüllt werden:
•
Rg.-Nummer
•
Rg.-Datum
Treten bei der Dateneingabe in den Header-Feldern Fehler auf, müssen diese im
Header-Bereich korrigiert werden. Änderungen im Raster können erst dann
vorgenommen werden, nachdem die Felder im Header-Bereich korrigiert wurden. Die
in den Header-Feldern vorgenommenen Änderungen aktualisieren automatisch die
entsprechenden Daten im Raster.
3. Die folgenden Felder ausfüllen, um anzugeben, wie die Lieferantenrechnung
verarbeitet werden soll:
•
Untern.
•
HB-Dat.
4. Es können ebenfalls die folgenden optionalen Felder ausgefüllt werden:
•
Möglicher Skonto
•
Zlg.-Bedingung
•
Zlg.-Status
•
Zahlungsvermerk
•
EA-Nr./Art/Unt.
217
Anmerkung
Die EA-Nummer wird auf der linken Seite automatisch mit Nullen aufgefüllt. Es
können Leerstellen eingegeben werden, um die automatisch eingesetzten Nullen zu
überschreiben.
5. Die folgenden Felder ausfüllen, um Hauptbuchinformationen einzugeben:
•
Kontonummer
•
Betrag
6. Es kann ebenfalls das folgende optionale Feld ausgefüllt werden:
•
Nachdem eine Lieferantenrechnung eingegeben wurde, kann im Menü 'Formular' die
Option 'Nicht ausgeglichen beenden' ausgewählt werden.
7. 'OK' anklicken.
Verarbeitungsoptionen: Lieferantenrechnungsschnelleingabe (P0411SV)
Manuelle Schecks
1. 1 für manuelle Schecks eingeben.
1 = Manuelle Schecks erstellen
2. 1 eingeben, um den Zahlungen automatisch, gemäß der automatischen Nummernvergabe des
Bankkontos, Nummern zuzuordnen.
1 = Automatische Zuordnung einer Zahlungsnummer
Hauptgeschäftsfunktion - Version
1. Version der Hauptgeschäftsfunktion- Lieferantenrechnungseingabe eingeben, die für die
Lieferantenrechnungs-Schnelleingabe benutzt werden soll. Bleibt das Feld leer, wird Version ZJDE0001
(der Anwendung P0400047) verwendet.
Version
Siehe auch
Rechnungen und Lieferantenrechnungen nicht ausgeglichen eingeben im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für weitere Informationen zu dieser Funktion und zu den
damit verbundenen Gefahren.
218
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Lieferantennr.
Rg.-Betrag
Rg.-Nummer
Glossar
Es handelt sich hierbei um die Rechnungsnummer des Lieferanten, die
für die Eingabe von Lieferantenrechnungen verwendet wird. Bei der
Eingabe von Lieferantenrechnungen kann jeweils nur eine Rechnung
pro Belegnummer eingegeben werden. Werden auf einem Beleg
mehrere Rechnungsnummern angegeben, müssen diese separat
eingerichtet werden, oder sie müssen zusammengefasst werden und als
ein Beleg eingegeben werden. Je nachdem, wie die
Kreditorenkonstanten eingerichtet sind, geschieht Folgendes:
o Doppelte Rechnungsnummer ohne Warnung oder Fehler
o Warnung. Doppelte Rechnungsnummern können angenommen
werden
o Fehler. Der Wert 'Leer' wird wie andere Rechnungsnummern
behandelt. Zwei leere Rechnungsnummern werden als Duplikate
betrachtet.
Der Bericht 'Verdacht auf doppelte Zahlungen' wird ausgeführt, um nach
doppelten Rechnungsnummern zu suchen, die fälschlicherweise
eingegeben wurden.
Rg.-Datum
Das Datum der Lieferantenrechnung.
Untern.
stattfinden.
verwendet werden.
219
HB-Dat.
gebucht
den
Möglicher Skonto
Der Betrag des Rechnungs- oder Lieferantenrechnungsposten, der bei
der Bezahlung der Transaktion vom Bruttobetrag subtrahiert werden
kann. Die Skontobeträge werden auf Grundlage der
Zahlungsbedingungen berechnet, die für die Transaktion eingegeben
wurden.
Anmerkung: Bei der Berechnung des Skontos sollte geprüft werden,
dass er auf den festgelegten Rechnungsposten angewendet wird.
Normalerweise können bei Frachtkosten, Umsatzsteuern und
Lohnkosten, die im Bruttobetrag eingeschlossen sind, keine
Skontoabzüge vorgenommen werden.
Zlg.-Bedingung
Leer
001
002
003
006
ausgedruckt.
220
Zlg.-Status
angegeben.
Codebeispiele:
P - Bezahlt
R - Rücklage
Zahlungsvermerk
EA-Nr./Art/Unt.
Kontonummer
Ein allgemeines Feld, das für Anmerkungen, Beschreibungen, Namen
oder Adressen verwendet werden kann.
Dokument, das die Lieferung bestimmter Waren bzw. der Leistung
bestimmter
Dienste gestattet.
Betrag
Ein fakultatives Feld zur Eingabe von zusätzlichen Informationen zu
einem
Rechnungsposten.
221
Batch-Prüfungsprogramm verwenden
Nachdem Transaktionen eingegeben wurden, können diese vor der Verbuchung in das
Hauptbuch geprüft werden. Je nach Einstellung der Konstanten muss der Batch freigegeben
werden. Es wird das gleiche Programm 'Batches' (P0011) verwendet, wenn TransaktionsBatches online geprüft werden. Aus diesem Grund ist die Prüfung von Transaktionen und das
Freigeben von Batches die gleiche Verarbeitung, unabhängig vom System. Der einzige
Unterschied zwischen den verschiedenen Batch-Prüfungsprogrammen liegt in der StandardBatch-Art, die auf dem Formular angezeigt wird und überschrieben werden kann. Von jedem
Batch-Prüfungsprogramm können alle Batch-Arten geprüft werden.
Da es sich bei Rechnungen und Lieferantenrechnungen um doppelte Buchungen handelt,
kann neben der Rechnung und Lieferantenrechnung auch die HB-Umlage (Journalbuchung)
geprüft werden.
Siehe auch
Batch-Steuerung zur Verwaltung der Eingabeverarbeitung verwenden im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für weitere Details über die Batch-Steuerung
Arbeiten mit Batch-Header im Handbuch Finanzbuchhaltung für Informationen über
das Erstellen und Prüfen von Batch-Header-Datensätzen
Lieferantenrechnungsjournale drucken im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für
Informationen über das Einrichten und Drucken von
Lieferantenrechnungsjournalberichten
für Informationen über das Ändern von nicht gebuchten Lieferantenrechnungen
Gebuchte Lieferantenrechnungen ändern im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für
Informationen über das Ändern von gebuchten Lieferantenrechnungen
Kreditorenbuchhaltungskonstanten einrichten im Handbuch Kreditorenbuchhaltung
für Informationen über die Genehmigung durch einen Manager
Differenzen und Batch-Steuerung
Bei der Verwendung der Batch-Steuerung werden die Differenzen zwischen der erwarteten
und der tatsächlichen Eingabe gezeigt. Diese Unterschiede werden sowohl für die
Eingabesumme als auch für die Anzahl der Dokumente angezeigt und dienen nur zur
Information.
Wird die Batch-Steuerung nicht verwendet, werden die tatsächlichen Eingaben von Null
subtrahiert, wodurch in den Feldern mit den Differenzen negative Beträge entstehen. Die
angezeigten Differenzen dienen nur zur Information.
Transaktions-Batches prüfen
Das Programm 'Batches' (P0011) wird verwendet, um Transaktions-Batches zu prüfen. Es
kann eine auf einer Benutzer-ID, einem Buchungsstatus oder einem bestimmten Datum
basierende Batch-Liste angezeigt werden. So ist es beispielsweise möglich, alle Batches mit
Buchungsstatus 'Offen' zu prüfen.
222
Anmerkung
Wenn die Batch-Sicherheitsfunktion aktiviert ist, kann es sein, dass nicht alle Batches
angezeigt werden. Es werden nur die Batches angezeigt, zu deren Prüfung und Freigabe der
Benutzer berechtigt ist.
Bei der Prüfung einer Batch-Liste können für einen bestimmten Batch die Transaktionsdetails
aufgerufen werden. Beispielsweise können die Anzahl der Rechnungen,
Lieferantenrechnungen und Journalbuchungen in einem Batch und der Gesamtbruttobetrag
der Transaktion geprüft werden. Zusätzlich ist die Prüfung einer bestimmten Transaktion
möglich.
Bei Verwendung der Batch-Steuerung werden die Differenzen zwischen der erwarteten und
der tatsächlichen Eingabe gezeigt. Diese Differenzen werden sowohl für die Eingabesumme
als auch für die Anzahl der Dokumente angezeigt. Wird die Batch-Steuerung nicht
verwendet, werden die tatsächlichen Eingaben von Null subtrahiert, wodurch in den Feldern
mit den Differenzen negative Beträge entstehen.
Mit dem Batch-Prüfungsprogramm können Informationen aus der Tabelle 'BatchSteuerungsdatensätze' (F0011) angezeigt werden.
►
So werden Transaktions-Batches geprüft
Im Transaktionseingabe- oder Verarbeitungsmenü das Programm 'Batches' (P0011)
auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Batches' die Schaltfläche 'Suchen' anklicken, um alle
Batches für alle Benutzer anzuzeigen. Um die angezeigten Informationen
einzugrenzen, mindestens eines der folgenden Felder ausfüllen und 'Suchen'
anklicken:
•
Benutzer-ID
•
Batch-Nummer / Art
2. Eine der folgenden Optionen anklicken, um nur gebuchte, nicht gebuchte oder offene
Batches zu prüfen:
•
Gebuchte Batches
•
Nicht geb. Batches
•
Offene Batches
3. Um die Suche noch weiter einzugrenzen, mindestens eines der folgenden Felder
ausfüllen:
•
Batch-Datum
•
Batch-Status
►
So werden Lieferantenrechnungsinformationen geprüft oder geändert
'Lieferantenrechnungsjournal prüfen' auswählen.
223
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Batches' die Schritte zur Prüfung von Batches
ausführen.
2. Einen Batch auswählen und 'Auswählen' anklicken.
3. Auf dem Formular 'Journal für eingegebene Lieferantenrechnung prüfen' die zu
prüfende oder ändernde Lieferantenrechnung auswählen und 'Auswählen' anklicken.
Beim Einsehen der Batch-Beträge wird der Bruttobetrag der Lieferantenrechnung
selbst dann angezeigt, wenn ein Teil der Lieferantenrechnung bereits beglichen
worden ist. Die Batch-Summe enthält Lastschriftanzeigen.
Im Menü 'Formular' die Option 'Zahlung abfragen' auswählen, um weitere detaillierte
Informationen zu einer manuellen Zahlung ohne zugeordnete Lieferantenrechnung
(Batch-Art W) anzuzeigen.
Informationen in allen zulässigen Feldern ändern und 'OK' anklicken.
Anmerkung
Je nach Einstellung der Kreditorenbuchhaltungskonstanten, wird beim Ändern einer
gebuchten Lieferantenrechnung der Batch-Status automatisch von 'Gebucht'
entweder auf 'Offen' oder 'Freigegeben' (Standardvorgaben für den Eingabestatus)
geändert.
Wird ein Betrag geändert, muss der Batch erneut gebucht werden, um das Buch und
die Tabelle 'Kontosalden' (F0902) zu aktualisieren. Durch die Buchung werden nur
geänderte Transaktionen verarbeitet. Siehe Buchungsvorgang in der
Finanzbuchhaltung im Handbuch Kreditorenbuchhaltung
Siehe auch
Transaktions-Batches prüfen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für Informationen
über das Prüfen von eingegebenen Batches
224
►
So werden HB-Informationen geprüft oder geändert
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Batches' die Schritte zur Prüfung von TransaktionsBatches ausführen.
3. Um auf dem Formular 'Journal für eingegebene Lieferantenrechnung prüfen'
sicherzustellen, dass der Betrag der Journalbuchung dem Betrag der
Lieferantenrechnung entspricht', das folgende Feld prüfen:
•
JB/ Ausg.
4. Im Menü 'Zeile' die Option 'HB-Umlage' auswählen, um die Hauptbuchinformationen
zu prüfen.
5. 'Abbrechen' anklicken, um auf das Formular 'Journal für eingegebene
Lieferantenrechnungen prüfen' zurückzukehren.
6. Auf dem Formular 'HB-Umlage' im Menü 'Zeile' die Option 'Lieferantenrechnung'
auswählen, um die Informationen zu prüfen.
7. Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungs-/Zahlungsinformationen eingeben' im Menü
'Formular' die Option 'HB-Umlage' auswählen.
8. Auf dem Formular 'HB-Umlage' die Informationen in den verfügbaren Feldern prüfen
und 'OK' anklicken.
Anmerkung
Je nach Einstellung der Kreditorenbuchhaltungskonstanten, wird beim Ändern einer
gebuchten Lieferantenrechnung der Batch-Status automatisch von 'Gebucht'
entweder auf 'Offen' oder 'Freigegeben' (Standardvorgaben für den Eingabestatus)
geändert.
Wird ein Betrag oder eine Kontonummer geändert, muss der Batch erneut gebucht
werden, um das Buch und die Tabelle 'Kontosalden' (F0902) zu aktualisieren. Durch
die Buchung werden nur geänderte Transaktionen verarbeitet.
Siehe auch
über das Prüfen von eingegebenen Batches
Buchungsvorgang in der Finanzbuchhaltung im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für
Informationen über die Buchung von Daten aus Transaktionstabellen in
Kontosaldentabellen
225
Einem bestehenden Batch Transaktionen hinzufügen
Wenn eine Transaktion nicht geändert werden kann, muss sie gelöscht und erneut
eingegeben werden. Idealerweise sollte die Transaktion dem ursprünglichen Batch
hinzugefügt werden. Hierzu muss das Programm 'Batches' (P0011) hinzugefügt werden. Das
Hinzufügen von Transaktionen ist für alle Transaktionsarten gleich.
Transaktions-Batches genehmigen
Nachdem ein Transaktions-Batch eingegeben und geprüft wurde, muss er vor seiner
Verbuchung eventuell noch freigegeben werden. Dies ist abhängig davon, ob eine
Genehmigung des Managements vor der Batch-Buchung erforderlich ist. Je nach den
Einstellungen der Systemkonstanten wird dem Batch der Status 'Offen' oder 'Freigegeben'
zugeordnet.
Wird in den Konstanten die Option 'Genehmigung von Eingabe durch Management' nicht
aktiviert, wird den Transaktions-Batches automatisch der Status 'Freigegeben' zugeordnet.
Siehe auch
über das Prüfen von Batches mit Kreditorenbuchhaltungstransaktionen
►
So werden Transaktions-Batches freigegeben
Im Transaktionseingabe- oder Verarbeitungsmenü das Programm 'Batches' (P0011)
auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Batches' die Schritte zur Prüfung von Batches
ausführen.
2. Einen oder mehrere Batches auswählen.
3. Im Menü 'Zeile' die Option 'Batch-Freigabe' auswählen.
4. Auf dem Formular 'Batch-Freigabe' die folgende Option anklicken und 'OK' anklicken.
•
Freigegeben - Batch kann gebucht werden
Um die Buchung eines Batches vorübergehend zu verhindern, muss der BatchStatus auf dem Formular 'Batch-Freigabe' von 'Freigegeben' auf 'Offen' geändert
werden.
5. Um die Freigabe zu prüfen, die folgenden Felder auf dem Formular 'Arbeiten mit
Batches' prüfen:
•
Batch-Status
•
Statusbeschreibung
226
Buchungsvorgang in der Finanzbuchhaltung
Nach der Eingabe, Prüfung und Genehmigung von Transaktionen müssen diese gebucht
werden. Alle Finanzbuchhaltungstransaktionen, wie zum Beispiel Journalbuchungen,
Rechnungen oder Lieferantenrechnungen müssen in die Tabelle 'Kontensalden' (F0902) und
für die Anlagebuchhaltung in die Tabelle 'Anlagenkontensalden' (F1202) gebucht werden.
Somit werden die entsprechenden Systeme mit aktuellen Transaktionsdatensätzen
aktualisiert und die Integrität der Systeme wird bewahrt.
Anmerkung
Alle Journalbuchungen innerhalb der FX-Spanne der ABAs müssen in die Tabelle
'Anlagenkontosalden' gebucht werden, um das System 'Anlageninstandhaltung' mit den
aktuellen Transaktionsdatensätzen zu aktualisieren.
Mit dem Buchungsprogramm werden die folgenden Aufgaben der Reihenfolge nach
ausgeführt:
1. Daten für die Buchung auswählen
Bei der Datenauswahl für den Buchungsvorgang werden die folgenden Schritte ausgeführt:
•
Alle freigegebenen Batches werden nach den in der Tabelle 'Batch-Steuerung'
(F0011) festgelegten Kriterien ausgewählt.
•
Der Batch-Status in der Tabelle 'Batch-Steuerungsdatensätze' wird geändert, um
anzuzeigen, dass die ausgewählten Batches verwendet werden.
•
Die nicht gebuchten Transaktionen für die ausgewählten Batches werden aus der
entsprechenden Transaktionstabelle ausgewählt.
2. Informationen prüfen und Fehlerverarbeitung durchführen
Nach der Auswahl der Batches und Transaktionen werden mit dem Programm mehrere
Bearbeitungsschritte ausgeführt. Mit diesen Bearbeitungsschritten werden die Informationen
des Jobs, der Batches und der Transaktionen geprüft. Mit dem Programm wird Folgendes
bearbeitet und geprüft:
•
Es wird geprüft, ob Verarbeitungsoptionsversionen und Konstanten gültig sind.
•
Es wird geprüft ob Transaktionsdaten gültig sind und die folgenden Informationen
enthalten können:
•
Es wird geprüft ob das Konto in der Tabelle 'Kontenstamm' (F0901) besteht und
ob es sich um ein Konto handelt, auf das gebucht werden kann.
•
Es wird geprüft ob die Organisationseinheit in der Tabelle
'Organisationseinheitenstamm' (F0006) besteht.
•
Es wird geprüft, ob das HB-Datum gültig ist.
•
Es wird geprüft ob das Setup für konzerninterne Abrechnungen korrekt ist.
•
Es wird geprüft, ob Batches ausgeglichen sind.
227
Beim Auffinden von Fehlern werden folgende Schritte ausgeführt:
•
Es werden Workflow-Mitteilungen an das Mitteilungscenter des Mitarbeiters
gesendet, der das Buchungsprogramm ausgeführt hat. Es werden beispielsweise
Mitteilungen für fehlerhafte Transaktionen und nicht ausgeglichene Batches erstellt.
•
Der Fehlerbericht 'Nicht ausgeglichene Buchung' (R09801E) wird gedruckt, wenn ein
Batch nicht ausgeglichenen ist, obwohl dies für die entsprechende Buchart
erforderlich ist und er nicht als für die Buchung zulässig festgelegt ist.
•
Bei fehlerhaften Transaktionen, die die Buchung des Batches verhindern, wird der
gesamte Batch als fehlerhaft gekennzeichnet.
Batches mit Fehlern werden nicht gebucht. Nur der letzte Schritt des Verfahrens erfolgt
(Aktualisierung des Batch-Status auf E).
3. Automatische Einträge erstellen
Bei fehlerfreien Batches wird der Buchungsvorgang fortgesetzt. Es werden Transaktionen für
die automatischen Buchungen erstellt und gebucht. Die Art der automatischen Buchungen
ändert sich je nach System und Batch-Art. Wird beispielsweise eine konzerninterne
Abrechnung verwendet, werden mit dem Buchungsprogramm automatische Buchungen für
das konzerninterne Konto der entsprechenden Unternehmen erstellt. Werden Debitoren- und
Kreditorentransaktionen gebucht, werden in den KDT- und DBT-Konten automatische
Buchungen erstellt. Weitere Informationen über die Art der automatischen Buchungen, die
mit dem Buchungsprogramm erstellt werden, können im entsprechenden Abschnitt über die
Verbuchung von bestimmten Transaktionsarten nachgeschaut werden.
4. Buchungscodes aktualisieren
Nach der Integritätsprüfung der Informationen in Jobs, Batches und Transaktionen werden
mit dem Programm die folgenden Schritte ausgeführt:
•
Buchungscodes für alle Transaktionen werden in den entsprechenden Tabellen des
Systems auf D aktualisiert
•
Buchungscodes für alle Transaktion werden in der Tabelle 'Kontenbuch' (F0911) auf
P aktualisiert
•
Transaktionen werden in die Tabelle 'Kontensalden' (F0902) gebucht
•
HB-Buchungen - Bericht (R09801) wird gedruckt
Mit dem Programm wird in die entsprechenden Bücher gebucht. Beispielsweise werden
Landeswährungsbeträge in das AA-Buch (Ist-Betrag) gebucht.
Es werden auch Transaktionen für automatische Gegenbuchungen erstellt, die für
konzerninterne Abrechnungen erforderlich sind.
5. Steuertabelle aktualisieren
Mit dem Programm wird der Steuerbetrag in der Tabelle 'Umsatz-/Verbrauchs/Mehrwertsteuer' (F0018) gemäß den Einstellungen der Verarbeitungsoption aktualisiert.
228
6. Batch-Status aktualisieren
Nach der Buchung aller Transaktionen in die Tabelle 'Kontensalden' werden diese in der
Tabelle 'Kontenbuch' mit dem HB-Buchungscode P (Gebucht) aktualisiert.
Wenn alle Transaktionen für einen Batch gebucht sind, wird der Batch-Status in der Tabelle
'Batch-Steuerungsdatensätze' (F0011) aktualisiert. Jeder gebuchte Batch erhält den Status D
(Gebucht), jeder nicht gebuchte Batch den Status E (Fehler).
7. Zeilenerweiterungscodefeld aktualisieren
Wenn durch die Buchung in der Tabelle 'Kontenbuch' (F0911) Datensätze generiert werden,
wird das Feld 'Zeilenerweiterungscode' (EXTL) mit dem Wert AE aktualisiert. Durch diese
Aktualisierung unterscheiden sich Kontenbuchdatensätze, die durch die Rechnungs- oder
Lieferantenrechnungseingabe eingegeben wurden, von den Datensätzen, die durch die
Buchung generiert wurden, wie zum Beispiel Zahlungen, automatische Buchungen oder
Zahlungseingänge.
8. In den Verarbeitungsoptionen festgelegte Programme starten
Je nach Einstellung der Verarbeitungsoptionen werden nach Beendigung des
Buchungsvorgangs andere Programme ausgeführt.
•
Mit dem Programm 'Anlagenbuchung' werden bei entsprechender Einstellung der
Verarbeitungsoption die Anlageninformationen aktualisiert.
•
Mit dem Programm '52-Perioden-Buchung' wird bei entsprechender Einstellung der
Verarbeitungsoption die Tabelle 'Kontensalden - 52-Perioden-Buchhaltung' (F0902B)
aktualisiert.
Voraussetzungen
Es muss sichergestellt werden, dass der Batch den Status 'Freigegeben' aufweist.
Es muss sichergestellt werden, dass alle Buchungsmenüoptionen immer zur gleichen
Jobwarteschlange führen und dass dort jeweils nur ein Job verarbeitet werden kann.
Gegenbuchungsmethode in den Kreditoren- und Debitorenbuchhaltungskonstanten
prüfen.
Batches der Finanzbuchhaltung buchen
Der Bericht 'HB-Buchungsbericht' (R09801) kann auf eine der folgenden Arten
aufgerufen werden:
Aus Menüs, die die auszuführende Verarbeitung beschreiben, wie zum Beispiel
'Sammeljournal buchen', 'Lieferantenrechnungen in das HB buchen' oder
'Zahlungseingänge in das HB buchen'. So kann der Benutzer direkt vom Menü aus
buchen.
Aus einer Version des Programms 'Batches' (P0011), wie zum Beispiel
'Rechnungsjournal prüfen' oder 'Zahlungen prüfen'. So kann der Benutzer ohne ein
bestehendes Batch-Programm buchen.
Die Art, wie auf das Programm 'HB-Buchungen' zugegriffen wird, bestimmt, welche
Methoden für die Buchung der Batches verfügbar sind.
229
Wird das Programm 'HB-Buchungen' von einer Menüauswahl, die die auszuführende
Verarbeitung beschreibt, aus ausgeführt, wird das Formular 'Arbeiten mit Batch-Versionen Verfügbare Versionen' aufgerufen. Die folgende Methode ist für die Verbuchung von Batches
verfügbar:
HB-Buchung
nach Version
Auf dem Formular 'Arbeiten mit Batch-Versionen - Verfügbare Versionen' kann eine
Buchungsversion ausgewählt und ausgeführt werden.
Vorteil: Alle freigegebenen Batches werden gleichzeitig gebucht, wenn über die
Datenauswahl kein bestimmter Batch, keine bestimmte Batch-Spanne oder Liste mit
Batches festgelegt wurden.
Wird das Buchungsprogramm über eine Version des Programms 'Batches' (P0011)
aufgerufen, wird das Formular 'Arbeiten mit Batches' angezeigt. Die folgenden Methoden
sind für die Verbuchung von Batches verfügbar:
Buchung nach Auf dem Formular 'Arbeiten mit Batches' im Menü 'Formular' die Option 'Buchen
Version
nach Version' auswählen. Hier kann eine Buchungsversion ausgewählt und
ausgeführt werden. Dies ist die gleiche Methode, die auch über die Menüauswahl
'Rechnungen ins HB buchen' gestartet wird.
Vorteil: Alle freigegebenen Batches werden gleichzeitig gebucht, wenn über die
Datenauswahl kein bestimmter Batch, keine bestimmte Batch-Spanne oder Liste mit
Batches festgelegt wurden.
Ein weiterer Vorteil ist, dass die Buchung nach Version lokal oder auf einem Server
ausgeführt werden kann.
Buchung nach Auf dem Formular 'Arbeiten mit Batches' die entsprechenden Batches auswählen
Batch
und anschließend im Menü 'Zeile' die Option 'Buchen nach Batch' auswählen. Die
auszuführende Version wird auf der Grundlage der Batch-Art ausgewählt und die
Datenauswahl an eine Version übergeben.
Vorteil: Die Datenauswahl erfolgt automatisch.
Nachteil: Das Buchen nach Batch kann nicht lokal ausgeführt werden.
HB-Buchung
durch das
Subsystem
Auf dem Formular 'Arbeiten mit Batches' die entsprechenden Batches auswählen
und im Menü 'Zeile' die Option 'HB-Buchungen/Subsystem' auswählen. Die
Datenauswahl wird an eine Subsystem-Tabelle übergeben.
Vorteil: Die Datenauswahl erfolgt automatisch und die Systemressourcen können
besser genutzt werden. Der Systemadministrator kann beispielsweise die Batches
im Subsystem speichern und sie nachts ausführen, wenn mehr Systemressourcen
verfügbar sind.
230
Für alle Versionen des Buchungsprogramms ist eine Datenauswahl für eine bestimmte
Batch-Art eingerichtet. In der folgenden Tabelle ist für jedes Finanzbuchungsprogramm das
System, die Version des Buchungsprogramms und die entsprechende Batch-Art aufgeführt.
System
Finanzbuchhaltung
Transaktionsbeschreibung
Version
Batch-Art
Journalbuchungen
ZJDE0001
G
Umlagen
ZJDE0010
D
ZJDE0002
V
Automatische Zahlungen
ZJDE0003
K
Manuelle Zahlungen mit
ZJDE0004
M
Manuelle Zahlungen ohne
ZJDE0005
W
Rechnungen
ZJDE0006
IB
Zahlungseingänge
ZJDE0007
RB
Wechsel
ZJDE0020
DB
Die Datenauswahl für die Batch-Art darf nicht geändert werden. Es sollte die
Buchungsversion verwendet werden, die der zu verbuchenden Batch-Art entspricht.
Vorsicht
Mit dem Buchungsprogramm wird eine Anzahl an komplexen Aufgaben ausgeführt.
J.D. Edwards empfiehlt, dass folgende Einschränkungen berücksichtigt werden:
•
Diese Funktion darf nicht kundenspezifisch angepasst werden.
•
Während der Ausführung der Buchung dürfen Konten, ABAs für das System
'Finanzbuchhaltung', konzerninterne Abrechnungen in den
Finanzbuchhaltungskonstanten und Verarbeitungsoptionen des
Buchungsprogramms nicht geändert werden.
Automatische Eingabe von Lieferantenrechnungs-Batches
Mit dem Programm werden die nicht gebuchten Transaktionen für den ausgewählten Batch
aus der Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) ausgewählt.
Anschließend werden Transaktionen für die automatische Gegenbuchung erstellt. Außerdem
werden weitere zugehörige Buchungen, wie z.B. Steuern und konzerninterne Abrechnungen,
erstellt.
Der Betrag der automatischen Gegenbuchung wird entweder auf die Soll- oder die
Habenseite des Kontos 'Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen' gebucht und wird
durch den ABA-Posten 'PC' gesteuert. Das Programm verwendet für jede
Lieferantenrechnung die Unternehmensnummer und die HB-Gegenbuchung, um den ABAPosten PC abzurufen. Dieser Posten enthält das Gegenkonto, in das gebucht wird.
231
Anmerkung
Wird die Methode 'Batch-Freigabe' (B) ausgewählt, kann die Detailmethode (2) für
konzerninterne Abrechnungen nicht verwendet werden.
Während des Buchungsvorgangs werden für die automatische Gegenbuchung folgende
Informationen abgerufen:
•
Automatische Gegenbuchungsmethode: Diese Methode basiert auf der in den
Kreditorenbuchhaltungskonstanten festgelegten Gegenbuchungsmethode.
•
Dokumentart: Die Dokumentart AE (Automatische Eingabe) umfasst konzerninterne
Abrechnungen und automatische Gegenbuchungen für die Debitoren- und
Kreditorenbuchhaltung.
Anmerkung
Bei der Buchung nicht ausgeglichener Batches werden keine konzerninternen Abrechnungen
erstellt. Es werden jedoch AE-Dokumentarten für die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
erstellt.
•
Dokumentnummer: Diese Nummer basiert auf der in den
Kreditorenbuchhaltungskonstanten festgelegten Gegenbuchungsmethode. Wird im
Detailmodus (Gegenbuchungsmethode Y) gebucht, wird für jede Dokumentnummer
eine Gegenbuchungsdokumentnummer erstellt. Wird die Dokumentnummer im
Batch-Modus (Gegenbuchungsmethode B) gebucht, entspricht die
Dokumentnummer der Batch-Nummer.
•
Kontenbeschreibung/-erklärung. Beispiel:
•
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen - Gegenbuchung nach Batch
'V' (Batch-Nummer)
•
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen - Gegenbuchung nach
Dokument 'V' (Lieferantenrechnungsnummer)
Sind in der Lieferantenrechnung Steuern enthalten, wird automatisch eine Gegenbuchung mit
den oben beschriebenen Merkmalen erstellt. Die Kontenbeschreibung wird jedoch aus dem
ABA-Posten PT (Steuerverbindlichkeiten) übernommen. Zu einem späteren Zeitpunkt wird
der Steuerbetrag gemäß den Verarbeitungsoptionen in die Tabelle 'Umsatz-/Verbrauchs/Mehrwertsteuer' (F0018) gebucht.
Siehe auch
Bericht übergeben im Handbuch Berichtserstellung für Unternehmen für weitere
Informationen zur Verwendung des Formulars 'Arbeiten mit Batch-Versionen'
Lieferantenrechnungen in Fremdwährung buchen im Handbuch Fremdwährung für
Informationen über das Buchen von Lieferantenrechnungen, die mehr als eine
Währung verwenden
232
Verarbeitungsoptionen: HB-Buchungen (R09801)
Register 'Drucken'
1. Kontenformat
Leer = Standardkontenformat
1 = Strukturiertes Konto
2 = Kurze Konto-ID
3 = Nicht strukturiertes Konto
Mit dieser Verarbeitungsoption wird das Kontoformat festgelegt, das für den Druck des
Berichts 'HB-Buchungen' verwendet wird.
2. Fehlermeldung drucken
Leer = Keine Fehlermeldung drucken
1 = Fehlermeldung drucken
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob auf den Bericht 'HB-Buchungen'
Fehlermeldungen gedruckt werden. Bleibt diese Verarbeitungsoption leer, werden
Fehlermeldungen an das Mitteilungscenter geschickt. Gültige Werte:
Leer - Keine Fehlermeldungen drucken.
1 - Fehlermeldungen drucken.
Register 'Versionen'
1. Detailwährungsumrechnungsversion
Leer = Keine Detailwährungs-Umrechnungsbuchungen erstellt
Auszuführende Version des Berichts 'Detailwährungsumrechnung' (R11411). Zum
Beispiel ZJDE0001.
Mit dieser Verarbeitungsoption wird die Version des Programms 'Detaillierte
Währungsumrechnung' (R11411) festgelegt, die zur Erstellung von Einträgen ausgeführt
werden soll. Bleibt dieses Feld leer, wird das Programm nicht ausgeführt und es werden
233
keine Einträge für detaillierten Währungsumrechnungen erstellt.
2. Buchungsversion für Anlagevermögen
Leer = Keine Anlagevermögens-Journalbuchungen erstellt
Auszuführende Version des Berichts 'Anlagevermögen buchen' (R12800) eingeben.
Zum Beispiel ZJDE0001.
Mit dieser Verarbeitungsoption wird die Version des Programms 'Anlagenbuchung'
(R12800) festgelegt, die zur Erstellung von Einträgen für Anlagen ausgeführt werden soll.
Bleibt dieses Feld leer, wird das Programm nicht ausgeführt und es werden keine Einträge
für Anlagen erstellt.
3. 52-Periode - Buchungsversion
Leer = Keine 52-Perioden-Buchungen erstellt
Auszuführende Version des Berichts '52-Perioden-Buchungen' (R098011) eingeben.
Zum Beispiel ZJDE0001.
Mit dieser Verarbeitungsoption wird die Version des Programms '52-Perioden-Buchung'
(R098011) festgelegt, mit der die Tabellen 'Kontensalden' und 'Kontensalden - 52Perioden-Buchhaltung' aktualisiert werden. Bleibt dieses Feld leer, wird das Programm
'52-Perioden-Buchung' nicht ausgeführt und die Tabellen werden nicht aktualisiert.
1. Transaktionen aktualisieren
Leer = Keine Bearbeitung
1 = Transaktionen aktualisieren
Mit dieser Verarbeitungsoption werden bei nicht gebuchten Datensätzen in der Tabelle
'Kontenbuch' die Felder 'Konto-ID', 'Unternehmen', 'Geschäftsjahr', 'Periodennummer',
'Jahrhundert' und 'Geschäftsquartal' aktualisiert. Unter Umständen müssen diese Felder
aktualisiert werden, wenn in der Tabelle 'Kontenbuch' Datensätze bestehen, die mit einem
anwenderspezifischen Programm erstellt und in diesen Feldern eventuell nicht die
korrekten Werte enthalten.
Es werden die Werte im Feld 'HB-Kontonummer' des nicht gebuchten Datensatzes in der
Tabelle 'Kontenbuch' verwendet, um die Felder 'Konto-ID' und 'Unternehmen' zu
aktualisieren.
234
Die korrekten Werte für die Felder 'Geschäftsjahr', 'Periodennummer' und 'Jahrhundert'
werden anhand des Wertes im Feld 'HB-Datum' des nicht gebuchten Datensatzes in der
Tabelle 'Kontenbuch' automatisch berechnet.
Das Feld 'Geschäftsquartal' wird anhand des nicht gebuchten Datensatzes in der Tabelle
'Kontenbuch' auf Leer aktualisiert.
Register 'Steuern'
1. Steuertabelle aktualisieren
Leer = Steuertabelle nicht aktualisieren
1 = Nur MwSt. oder Verarbeitungssteuer
2 = Für alle Steuerbeträge
3 = Für alle Steuererklärungscodes
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob und wie die Tabelle 'Steuern' (F0018)
aktualisiert wird, wenn die Transaktionen mit Steuerinformationen in das Hauptbuch
gebucht werden. Gültige Werte:
Leer - Die Tabelle 'Steuern' wird nicht aktualisiert.
1 - Die Tabelle 'Steuern' wird nur für die folgenden Steuerartencodes aktualisiert: V, VT,
V+, U und UT.
2 - Die Tabelle 'Steuern' wird für alle Steuerbeträge aktualisiert. Für Transaktionen mit
dem Steuerartencode E (Befreit) wird die Tabelle 'Steuern' nicht aktualisiert.
3 - Die Tabelle 'Steuern wird für alle Steuerartencodes (einschließlich E - Befreit)
aktualisiert.
2. MwSt.-Skonto aktualisieren
Leer = Keine Anpassung
1 = Nur MwSt. aktualisieren
2 = MwSt., Preis und steuerpflichtiger Betrag aktualisieren
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob und welche Steuerbetragsfelder
235
angepasst werden, wenn Skonti beansprucht werden. Steuerbetragsfelder werden nur für
Transaktionen mit dem Steuerartencode V automatisch angepasst.
Anmerkung: Die folgenden Optionen in den Steuerregeln müssen aktiviert werden, um
diese Verarbeitungsoption zu verwenden:
o Steuern auf Bruttobetrag inklusive Skonto
o Skonto auf Bruttobetrag inklusive Steuern Gültige Werte:
Leer - Steuerbeträge werden für beanspruchte Skontoabzüge nicht angepasst.
1 - Es wird nur das Feld 'Steuerbetrag' (STAM) aktualisiert.
2 - Die Felder 'Steuerbetrag' (STAM), 'Steuerpflichtiger Betrag' (ATXA) und 'Erweiterter
Preis' (AEXP) werden automatisch aktualisiert.
Die folgenden Algorithmen werden verwendet, um die Berichtigungsbeträge dieser Felder
für beanspruchten Skonto zu berechnen:
o Berichtigung des Bruttobetrags (erweiterter Preis) = Beanspruchter Skonto
o Berichtigung des steuerpflichtigen Betrags = (Steuerpflichtiger Betrag / Bruttobetrag) x
o Berichtigung des Steuerbetrags = (Steuerbetrag / Bruttobetrag) x Beanspruchter Skonto
Beispiel:
Steuersatz = 25% Beanspruchter Skonto = 12,50 EUR Bruttobetrag (Erweiterter Preis) =
1.250,00 EUR Steuerpflichtiger Betrag = 1.000,00 EUR Steuerbetrag = 250,00 EUR
Basierend auf dem Beispiel werden unter Verwendung des Berichtigungsalgorithmus die
folgenden Berichtigungsbeträge berechnet:
o Berichtigung des Bruttobetrags = 12,50
o Berichtigung des Steuerpflichtigen Betrags = 10,00
o Berichtigung des Steuerbetrags = 2,50
236
Für die Berechnung der Berichtigung wird der berichtigte Betrag vom ursprünglichen
Betrag abgezogen:
o Berichtigter Bruttobetrag: 1.250,00 - 12,50 = 1.237,50
o Berichtigter steuerpflichtiger Betrag: 1.000,00 - 10,00 = 990,00
o Berichtigter Steuerbetrag: 250,00 - 2,50 = 247,50
3. MwSt.-Zlg.-Eingang und Abschreib. aktualisieren
Leer = Keine Anpassung
1 = Nur MwSt. aktualisieren
2 = MwSt., Preis und steuerpflichtiger Betrag aktualisieren
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob und welche Steuerfelder angepasst
werden, wenn der Zahlungseingang eine Abschreibung hat. Steuerbetragsfelder werden
nur für Transaktionen mit dem Steuerartencode V automatisch angepasst. Gültige Werte:
Leer - Steuerbeträge werden für Abschreibungen nicht angepasst.
1 - Es wird nur das Feld 'Steuerbetrag' (STAM) aktualisiert.
2 - Die Felder 'Steuerbetrag' (STAM), 'Steuerpflichtiger Betrag' (ATXA) und 'Erweiterter
Preis' (AEXP) werden automatisch aktualisiert.
Die folgenden Algorithmen werden verwendet, um die Berichtigungsbeträge dieser Felder
für Abschreibungsbeträge zu berechnen:
o Berichtigung des Bruttobetrags (erweiterter Preis) = Abschreibungsbetrag
o Berichtigung des steuerpflichtigen Betrags = (Steuerpflichtiger Betrag / Bruttobetrag) x
Abschreibungsbetrag
o Berichtigung des Steuerbetrags = (Steuerbetrag / Bruttobetrag) x Abschreibungsbetrag
Beispiel:
237
Steuersatz = 25% Abschreibungsbetrag = 12,50 EUR Bruttobetrag (Erweiterter Preis) =
1.250,00 EUR Steuerpflichtiger Betrag = 1.000,00 EUR Steuerbetrag = 250,00 EUR
Basierend auf dem Beispiel werden unter Verwendung des Berichtigungsalgorithmus die
folgenden Berichtigungsbeträge berechnet:
o Berichtigung des Bruttobetrags = 12,50
o Berichtigung des Steuerpflichtigen Betrags = 10,00
o Berichtigung des Steuerbetrags = 2,50 Für die Berechnung der Berichtigung wird der
berichtigte Betrag vom ursprünglichen Betrag abgezogen:
o Berichtigter Bruttobetrag: 1.250,00 - 12,50 = 1.237,50
o Berichtigter steuerpflichtiger Betrag: 1.000,00 - 10,00 = 990,00
o Berichtigter Steuerbetrag: 250,00 - 2,50 = 247,50
1. Zeit der übergeordneten Artikel auflösen
Leer = Keine Auflösung
1 = Zeit der übergeordneten Artikel auflösen
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob die Zeiteinträge für eine übergeordnete
Anlage auf die untergeordneten Anlagen aufgelöst werden. Wird für diese
Verarbeitungsoption 1 eingegeben, werden mit dem Programm 'HB-Buchungsbericht'
(R09801) Zeiteinträge für die untergeordneten Anlagen erstellt. Für die Berechnung der
entsprechenden Einträge werden die Zeiteinheit der Einträge für die übergeordnete
Anlage und die Sätze für die untergeordnete Anlage verwendet. Diese
Verarbeitungsoption ist nur für die Einträge der Batch-Art T gültig. Gültige Werte:
Leer - Zeiteinträge für eine übergeordnete Anlage nicht auf die untergeordneten Anlagen
auflösen
238
1 - Zeiteinträge für eine übergeordnete Anlage auf die untergeordneten Anlagen auflösen
Register 'Einnahmen-Ausgaben-Rechnung'
1. Einheitenbuchart
Leer = ZU
Einen gültigen Wert aus der UDC-Liste 09/LT eingeben oder leer lassen, um die
Buchart ZU (Standardvorgabe) zu verwenden.
Mit dieser Verarbeitungsoption wird die Buchart festgelegt, die für die Journalbuchungen
für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung verwendet wird. Eine gültige Buchart aus der
UDC-Liste 09/LT eingeben. Bleibt diese Verarbeitungsoption leer, wird automatisch die
Standardbuchart ZU verwendet.
Buchung prüfen
Nach der Buchung der Transaktionen muss sichergestellt werden, dass die Batches
erfolgreich verbucht wurden. Wenn nicht alle Batches gebucht wurden, müssen aufgetretene
Fehler korrigiert und der Status des Batches muss auf 'Freigegeben' geändert werden, bevor
der Batch erneut gebucht werden kann. Mit dem System werden unterschiedliche
Mitteilungen und Berichte erstellt, mit denen die Buchungsinformationen geprüft werden
können.
Workflow-Mitteilungen prüfen
Mit dem Buchungsprogramm werden Workflow-Mitteilungen versendet, wenn ein Job normal
abgeschlossen wird und Fehler auftreten. Nach der Ausführung des Buchungsprogramms
sollten die Workflow-Mitteilungen geprüft werden, um den Status des Jobs zu bestimmen.
Wurde der Job nicht normal abgeschlossen, sollten die Fehlermeldungen geprüft werden.
Normalerweise weist eine Mitteilung darauf hin, dass der Job Fehler enthält. Diese Fehler
werden dann in weiteren, detaillierten Mitteilungen erklärt. Die Fehlermeldungen können
geprüft und anschließend können die Batches aufgerufen werden, um die Fehler interaktiv zu
korrigieren.
Siehe auch
Mitteilungen und Warteschlagen im Handbuch Grundlagen für weitere Informationen
über das Prüfen von Fehlermeldungen
239
Bericht 'HB-Buchungen' prüfen
Der Bericht 'HB-Buchungen' (R09801) wird geprüft, um die in die Tabellen 'Kontensalden'
und 'Kontenbuch' gebuchten Transaktionen zu überprüfen.
Der Bericht 'HB-Buchungen' führt die erfolgreich gebuchten Batches auf. Enthalten Batches
Fehler, wird am Ende des Berichts ein Textfeld angezeigt, das den Benutzer auf gefundene
Fehler hinweist. Der Benutzer sollte dann die Workflow-Mitteilungen im Mitteilungscenter mit
weiteren Details prüfen. Von dort aus können die Formulare 'Arbeiten mit Batches' und
'Journalbuchung' aufgerufen werden, um die Fehler zu korrigieren.
Wenn ein HB-Buchungsbericht nur Header-Informationen enthält, bedeutet dies, dass mit
dem Buchungsprogramm keine Batches gebucht werden konnten und per E-Mail
entsprechende Mitteilungen versandt wurden.
Wird das System 'Anlagenbuchhaltung' verwendet, wird mit dem Programm ein separater
HB-Buchungsbericht erstellt.
Detailbericht der Buchungsfehler prüfen
Beim Einrichten eines Buches wird festgelegt, ob ein Buch ausgeglichen sein muss. Wird mit
dem Buchungsprogramm ein nicht ausgeglichenes Buch gefunden, das eigentlich
ausgeglichen sein muss, wird ein Bericht generiert. Wurde bei einer nicht ausgeglichenen
Journalbuchung ein Fehler ermittelt, muss der Fehler berichtigt und der Batch neu gebucht
werden.
Unter Umständen ist es jedoch erforderlich, eine nicht ausgeglichene Journalbuchung zu
buchen. Beispiel:
•
Während der Eingabe oder Buchung ist der Strom ausgefallen.
•
Eine gültige, einseitige Journalbuchung wurde eingegeben, um einen während des
Setups entstandenen Umrechnungsfehler zu beheben.
Batches ändern, um sie nicht ausgeglichen zu buchen
Um Probleme zu beheben, die in den Integritätsberichten entdeckt wurden, können Batches
so geändert werden, dass sie nicht ausgeglichen gebucht bzw. nicht gebucht werden. Unter
Umständen ist es jedoch erforderlich, eine nicht ausgeglichene Journalbuchung zu buchen.
Beispiele:
►
•
Während der Eingabe oder Buchung ist der Strom ausgefallen.
•
Eine gültige, einseitige Journalbuchung wurde eingegeben, um einen während des
Setups entstandenen Umrechnungsfehler zu beheben.
So werden Batches geändert, um sie nicht ausgeglichen zu buchen
Im Menü 'HB/Gesamtmenüs und technische Menüs' (G0931) die Option 'Batch-Header
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Batches' das folgende Feld ausfüllen, um die Suche
einzugrenzen und 'Suchen' anklicken, um den Batch abzurufen.
•
Batch-Art
240
2. Den Batch auswählen und anschließend im Menü 'Zeile' die Option 'Ändern'
auswählen.
3. Auf dem Formular 'Batch-Header erstellen/ändern' im Menü 'Formular' die Option
'Überschreibungen' auswählen.
4. Auf dem Formular 'Batch-Überschreibungen' die folgenden Optionen aktivieren und
'OK' anklicken:
•
Buchung n. ausgeglichener Batches zulassen
•
Batch vom Integritätsbericht ausschließen
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Buchung n. ausgeglichener
Batches zulassen
Glossar
Mit dieser Option wird angezeigt, ob das Batch unsaldiert gebucht
werden kann. Gültige Werte:
Ein
Das Batch muss nicht saldiert sein und kann unsaldiert gebucht werden.
Wenn diese Option gewählt wird sollte auch die Option zum Ausschluss
des Batches aus dem Integritätsbericht gewählt werden.
Aus
Das Batch muss saldiert sein und kann nicht unsaldiert gebucht
werden.
Batch vom
Integritätsbericht
ausschließen
Mit diesem Code wird festgelegt, ob ein Batch in einem Integritätsbericht
gedruckt wird.
Die Option anklicken, um den Batch aus den Integritätsberichten
auszuschließen.
Zugehörige Informationen über die Änderung von Batches, um Batches
nicht ausgeglichen zu buchen
Buchung eines Batches verhindern
Um das Buchen eines freigegebenen Batches zu
verhindern, den Status auf 'Offen' ändern.
Gebuchte Lieferantenrechnungen ändern und stornieren
Nach der Buchung, aber vor der Zahlung einer Lieferantenrechnung muss diese unter
Umständen geändert werden. So kann es beispielsweise erforderlich sein, der HB-Umlage
Posten hinzuzufügen. Unter Umständen muss die Lieferantenrechnung auch storniert
werden.
Gebuchte Lieferantenrechnungen ändern
Es kann vorkommen, dass gebuchte, noch nicht bezahlte Lieferantenrechnungen geändert
werden müssen. So kann es beispielsweise erforderlich sein, der HB-Umlage Posten
hinzuzufügen.
241
Wenn eine gebuchte Lieferantenrechnung geändert wird, wird ein Prüfungspfad erstellt. Für
die neuen Transaktionen, mit denen die gebuchten Transaktionen angepasst werden, wird
die Dokumentart 'PE' (Bruttobetragsänderung) verwendet. Die neue Transaktion wird in der
Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) gespeichert.
Die folgenden Schlüsselfelder können nicht geändert werden:
•
Dokumentnummer
•
Dokumentart
•
Unternehmensnummer
•
Lieferantennummer
•
HB-Datum
•
Unternehmen
•
HB-Gegenbuchung
Wenn eine Lieferantenrechnung gebucht wird, werden die Felder 'Unternehmen' und 'HBGegenbuchung' zu Schlüsselfeldern. Um die Informationen in einem dieser Felder zu ändern,
kann einer der folgenden Schritte ausgeführt werden:
•
Lieferantenrechnung stornieren und neu eingeben
•
Lieferantenrechnung kopieren und die entsprechenden Felder auf der neuen
Lieferantenrechnung vor der Annahme ändern. Anschließend die ursprüngliche
Rechnung stornieren
Wenn eine Lieferantenrechnung auf einem Lieferantenrechnungseingabe-Formular geändert
wird, wird der Batch neu geöffnet und muss neu gebucht werden. Um Informationen zu
ändern, die sich nicht auf die HB-Umlage auswirken (z.B. Fälligkeitsdatum), sollte das
Programm 'Statusschnelländerung' verwendet werden. Dadurch wird vermieden, dass der
Batch erneut geöffnet wird.
Wenn bestimmte Arten von Änderungen vorgenommen werden, wird der Batch-HeaderStatus automatisch von 'Gebucht' auf 'Nicht gebucht' geändert. Der Batch muss neu gebucht
werden. Dies trifft in folgenden Fällen zu:
•
Der Bruttogesamtbetrag der Lieferantenrechnung wird geändert
•
Die Anzahl der Lieferantenrechnungen in einem Batch wird geändert
•
Die Journalbuchung wird geändert
Wenn der Batch erneut gebucht werden muss, muss er vor der Buchung unter Umständen
freigegeben werden. Dies ist erforderlich, wenn die Standardvorgabe für den Eingabestatus
der ursprünglichen Lieferantenrechnung 'Offen' gelautet hat.
Siehe auch
Lieferantenrechnungen kopieren im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für
Informationen über das Kopieren von Lieferantenrechnungen
Lieferantenrechnungen buchen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für
Informationen über das Buchen von Lieferantenrechnungen
242
►
So werden gebuchte Lieferantenrechnungen geändert
1. Auf dem Formular 'Lieferantenbuch abfragen' die Schritte zum Abrufen einer
Lieferantenrechnung ausführen.
Informationen in allen Felder ändern, die keine Schlüsselfelder sind, und 'OK'
anklicken.
3. Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungen eingeben - HB-Umlage' bei Bedarf die
folgenden Felder ausfüllen, um eine Ausgleichsbuchung zu erstellen:
•
Kontonummer
•
Betrag
4. Hierzu kann ebenfalls das folgende optionale Feld ausgefüllt werden:
•
Siehe auch
Automatische Zahlungen und Lieferantenrechnungen stornieren im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für Informationen über das Stornieren von automatischen
Zahlungen und Lieferantenrechnungen
Lieferantenrechnungen buchen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für weitere
Informationen über das Buchen von Lieferantenrechnungen
Gebuchte Lieferantenrechnungen stornieren
Um gebuchte Lieferantenrechnungen aus dem Hauptbuch zu entfernen, müssen sie storniert
und der Batch muss neu gebucht werden. Lieferantenrechnungen können in einer beliebigen,
offenen Rechnungsperiode storniert werden. Jedoch können sie nicht mehr aus dem System
gelöscht werden, nachdem sie gebucht wurden.
Um eine bezahlte Lieferantenrechnung zu stornieren, muss die Zahlung storniert werden.
Danach gilt die Lieferantenrechnung als unbezahlt und kann storniert werden. Nachdem die
Lieferantenrechnung storniert wurde, kann der Batch erneut gebucht werden.
Wenn eine gebuchte Lieferantenrechnung storniert wird, wird ein Prüfungspfad erstellt. Wird
eine Lieferantenrechnung storniert, wird in der Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) für den
stornierten Betrag ein zusätzlicher Datensatz generiert. Der Bruttobetrag auf der
ursprünglichen Lieferantenrechnung wird gelöscht und der Zahlungsstatus auf P (Beglichen)
aktualisiert. Außerdem wird das Feld 'Zahlungserweiterung' auf den Wert 1 gesetzt und das
Feld 'Dokumentart anpassen' mit dem Wert PE (Bruttobetragsänderung) aktualisiert. Die
Dokumentart PE wird für die neuen Transaktionen verwendet, die die gebuchte Transaktion
stornieren.
243
Vorsicht
Mit dem System 'Beschaffung' erstellte Lieferantenrechnungen dürfen nicht mit dem System
'Kreditorenbuchhaltung' storniert werden. Sie müssen im System 'Beschaffung' storniert
werden. Wird dazu das System 'Kreditorenbuchhaltung' verwendet, kann dies zu
Integritätsfehlern bei den Beschaffungsdaten führen. Die Verarbeitungsoption
'Lieferantenrechnung löschen' im Register 'Beschaffung' des Programms
'Lieferantenrechnungsstandardeingabe' kann so eingestellt werden, dass eine Warnung oder
Fehlermeldung angezeigt wird, wenn versucht wird, eine im System 'Beschaffung' erstellte
Lieferantenrechnung zu löschen.
Lieferantenrechnungen können entweder mit dem Programm 'Lieferantenbuch abfragen'
(P0411) oder 'Lieferantenrechnungsjournal prüfen' (P0011) storniert werden. Mit beiden
Programmen können ganze Lieferantenrechnungen oder bestimmte oder mehrere
Rechnungsposten gelöscht werden.
Siehe auch
So werden Lieferantenrechnungen abgerufen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung
für weitere Informationen über das Abrufen von Lieferantenrechnungen
►
So wird eine gesamte Lieferantenrechnung mit dem Programm 'Lieferantenbuch
abfragen' storniert
1. Auf dem Formular 'Lieferantenbuch abfragen' die zu stornierende
Lieferantenrechnung abrufen.
2. Die Option 'Zusammenfassen' aktivieren.
3. Die Lieferantenrechnung auswählen und 'Löschen' anklicken.
Die Lieferantenrechnung wird nicht aus dem System gelöscht. Es wird eine
Stornierung vorgenommen und eine Umkehrbuchung erstellt.
Es wird eine Eingabeaufforderung angezeigt und der Benutzer wird aufgefordert, die
Löschung der Lieferantenrechnung zu bestätigen.
4. 'OK' anklicken.
5. Auf dem Formular 'HB-Datum für die Stornierung eingeben' das HB-Datum ändern,
um die Lieferantenrechnung bei Bedarf in einer anderen Periode zu stornieren.
6. 'OK' anklicken.
Für den Betrag der Lieferantenrechnung wird eine Änderung des RechnungspostenBruttobetrags erstellt und auf dem Formular 'Lieferantenrechnungs/Zahlungsinformationen eingeben' angezeigt. Auf dem Formular 'Lieferantenbuch
abfragen' werden die Werte in den Feldern 'Bruttobetrag' und 'Offener Betrag'
entfernt.
7. Um die Stornierung zu bestätigen, die stornierte Lieferantenrechnung auf dem
Formular 'Lieferantenbuch abfragen' auswählen und 'Auswählen' anklicken.
Umkehrbuchung prüfen.
244
►
So wird eine gesamte Lieferantenrechnung mit dem Programm
'Lieferantenrechnungsjournal prüfen' storniert
Batches anzuzeigen oder das folgende Feld ausfüllen, um die Suche einzugrenzen:
•
Batch-Nummer / Art
3. Auf dem Formular 'Journal für eingegebene Lieferantenrechnungen prüfen' die zu
stornierende Lieferantenrechnung auswählen und 'Löschen' anklicken.
Löschung der Lieferantenrechnung zu bestätigen.
4. 'OK' anklicken.
5. Auf dem Formular 'HB-Datum für Stornierung eingeben' das für die Stornierung zu
verwendende Datum eingeben und 'OK' anklicken.
Das Feld 'Bruttobetrag' auf dem Formular 'Lieferantenrechnungsjournal prüfen' ist
nun leer.
Nach der Stornierung einer gebuchten Lieferantenrechnung wird die Summe des Batches
neu berechnet und das Formular 'Journal für eingegebene Lieferantenrechnung prüfen' mit
der gelöschten Bruttosumme aktualisiert.
►
So wird ein bestimmter Rechnungsposten mit dem Programm 'Lieferantenbuch
abfragen' storniert
1. Auf dem Formular 'Lieferantenbuch abfragen' die Lieferantenrechnung abrufen.
2. Um einen bestimmten Rechnungsposten oder mehrere Rechnungsposten zu
stornieren, die Lieferantenrechnung auswählen und 'Auswählen' anklicken.
3. Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungs-/Zahlungsinformationen eingeben' die zu
stornierenden Rechnungsposten auswählen und 'Löschen' anklicken.
Löschung des Rechnungspostens zu bestätigen.
4. 'OK' anklicken.
5. Auf dem Formulare 'HB-Datum für die Stornierung eingeben' die Schaltfläche 'OK'
anklicken.
Anmerkung
Wenn nicht alle Rechnungsposten auf der Lieferantenrechnung ausgewählt sind, ist das Feld
'HB-Datum' deaktiviert. So wird verhindert, dass sich das HB-Datum in den Tabellen
'Kreditorenbuch' (F0411) und 'Kontenbuch' (F0911) unterscheidet.
245
Schaltfläche 'OK' anklicken.
7. Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungen eingeben - HB-Umlage' für das
gewünschte Konto und für den Betrag der Rechnungsposten eine neue Position
eingeben und 'OK' anklicken.
►
So wird ein bestimmter Rechnungsposten mit dem Programm
'Lieferantenrechnungsjournal prüfen' storniert
Batches anzuzeigen oder das folgende Feld ausfüllen, um die Suche einzugrenzen:
•
Batch-Nummer / Art
3. Auf dem Formular 'Journal für eingegebene Lieferantenrechnungen prüfen' die
Lieferantenrechnung mit den zu stornierenden Rechnungsposten auswählen und
'Auswählen' anklicken.
4. Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungs-/Zahlungsinformationen eingeben' die zu
stornierenden Rechnungsposten auswählen und 'Löschen' anklicken.
Löschung des Rechnungspostens zu bestätigen.
5. 'OK' anklicken.
6. Auf dem Formulare 'HB-Datum für die Stornierung eingeben' die Schaltfläche 'OK'
anklicken.
Anmerkung
Werden Rechnungsposten mit dem Programm 'Journal für eingegebene
Lieferantenrechnungen prüfen' storniert, wird das Feld 'HB-Datum' deaktiviert, wenn nicht die
ganze Lieferantenrechnung storniert wird. So wird verhindert, dass sich das HB-Datum in den
Tabellen 'Kreditorenbuch' (F0411) und 'Kontenbuch' (F0911) unterscheidet.
8. Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungen eingeben - HB-Umlage' für das
gewünschte Konto und für den Betrag der Rechnungsposten eine neue Position
eingeben und 'OK' anklicken.
246
Lieferantenrechnungsjournale drucken
'Lieferantenrechnungsjournalbericht' auswählen.
Lieferantenrechnungsjournalinformationen werden im Allgemeinen online geprüft. Wenn
allerdings eine detaillierte Analyse erforderlich ist, kann ein gedrucktes Journal das
praktischere Format sein. Gedruckte Berichte sind besonders hilfreich, wenn
unausgeglichene Bedingungen behoben werden sollen.
Die auf dem Bericht 'Lieferantenrechnungsjournal' angezeigten Steuerbeträge werden
anhand des Steuerartencodes und des Steuersatzes des Rechnungspostens berechnet.
In diesem Bericht werden die Transaktionen aus den Tabellen 'Kreditorenbuch' (F0411) und
'Kontenbuch' (F0911) aufgeführt. Um die Mehrwertsteuerbeträge aus der
Steuerarbeitstabelle (F0018) anzuzeigen, muss die Verarbeitungsoption für die
Steuerverarbeitung eingerichtet sein. Mehrwertsteuerbeträge werden auf dem Bericht nur
dann angezeigt, wenn die Lieferantenrechnung gebucht wurde.
Die Verarbeitungszeit dieser Batch-Verarbeitung hängt von der Anzahl der Datensätze im
System ab.
Abgekürzte Spaltenüberschriften
In diesem Bericht werden folgende Spaltenüberschriften
verwendet:
247
•
A - Dokumentarten
•
BC - Buchungscode
•
BA - Buchart
•
Z. – Zahlungsstatus
•
Z - Zahlungsmittel
Siehe auch
Lieferantenrechnungsjournal im Handbuch Finanzbuchhaltung für einen
Musterbericht
Lieferantenrechnungen prüfen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für Informationen
über das Online-Prüfen von Lieferantenrechnungs-Journalinformationen
Verarbeitungsoptionen: Lieferantenrechnungsjournal (R04305)
Druckoptionen
Zu druckende Kontonummer auswählen:
Leer = Eingegebene Nummer
1 = Kontonommer
2 = Kurze Konto-ID
3 = Nicht strukturiertes Konto
Steuerverarbeitung
1 eingeben, um die Steuerarbeitstabelle (F0018) für den Druck der MwSt.-Debitorenbeträge (gebuchte
Beträge) zu benutzen. Bleibt das Feld leer, werden nur die Steuerbeträge aus der Tabelle
'Kreditorenbuch' (F0411) gedruckt.
Weitere Eingabemethoden für Lieferantenrechnungen
Lieferanten haben unterschiedliche Zahlungsbedingungen. Je nach Lieferant muss
möglicherweise eine Lieferantenrechnung mit begrenzten Informationen für mehrere interne
Unternehmen eingegeben oder eine monatliche Lieferantenrechnung über denselben Betrag
eingerichtet werden.
Protokollierte Lieferantenrechnungen
Wenn nicht bekannt ist, auf welches HB-Konto eine Lieferantenrechnung umgelegt werden
soll, kann eine protokollierte (vorläufige) Lieferantenrechnung eingegeben werden. Diese
Funktion ist hilfreich, wenn eine Lieferantenrechnung bei Eingang der tatsächlichen
Rechnung des Lieferanten schnell gebucht werden soll, so dass die Kreditorenbuchhaltung
immer auf dem neuesten Stand ist.
Bei Buchung einer protokollierten Lieferantenrechnung wird deren Gesamtbetrag
automatisch auf ein HB-Zwischenkonto umgelegt. Später wird die Lieferantenrechnung
geprüft und auf die richtigen HB-Konten umgelegt.
Um die einem Zwischenkonto zugeteilten Lieferantenrechnungen einzusehen, wird der
Detailbericht 'Lieferantenrechnungen' gedruckt. Dieser Bericht enthält die Gesamtzahl der
Transaktionen aus der Tabelle 'Kreditorenbuch'.
Wiederkehrende Lieferantenrechnungen
Eine wiederkehrende Lieferantenrechnung kann für Lieferanten eingegeben werden, die
regelmäßig Rechnungen über denselben Betrag senden. Diese Buchungsmethode eignet
sich für Miet- und Leasingzahlungen.
Bei Eingabe der ursprünglichen Lieferantenrechnung werden Zyklus und Anzahl der
Zahlungen bestimmt.
248
Vorausbezahlte Lieferantenrechnungen
Müssen dem Lieferanten Güter oder Dienstleistungen vor der Ausstellung einer Rechnung
bezahlt werden, ist eine vorausbezahlte Lieferantenrechnung zu buchen. Beispiele:
•
Vorauszahlungen für Dienstleistungen, die in Zukunft in Anspruch genommen
werden
•
Inanspruchnahme von Skonti
•
Reisevorschuss für Arbeitnehmer
Es kann eine vorausbezahlte Lieferantenrechnung eingegeben und eine manuelle Zahlung
erstellt werden, oder es kann eine Zahlung im nächsten Batch mit automatischen Zahlungen
erstellt werden. Bei Eingang der tatsächlichen Rechnung wird der Betrag der Vorauszahlung
automatisch von der Zahlung an den Lieferanten abgezogen.
Lieferantenrechnungen für mehrere Unternehmen
Aufwand kann auf unterschiedliche HB-Gegenbuchungskonten und Bankkonten umgelegt
werden, indem eine Lieferantenrechnung eingegeben und den Rechnungsposten
unterschiedliche HB-Gegenbuchungscodes zugeordnet werden. Auch kann eine
Lieferantenrechnung für mehrere Unternehmen eingegeben werden. Dies könnte
beispielsweise dann erfolgen, wenn Werbeaufwand auf mehrere interne Unternehmen
umgelegt werden soll.
Bei der Eingabe einer Lieferantenrechnung für mehrere Unternehmen wird der Aufwand
gemäß dem Unternehmen und nicht dem HB-Gegenbuchungscode, der jedem
Rechnungsposten zugeordnet wurde, umgelegt. Wird die Lieferantenrechnung bezahlt,
werden das Kreditorenkonto und Bankkonto sowie das Gegenkonto für Skonti, die dem
Unternehmen zugeordnet sind, verwendet.
Anmerkung
Bei der Eingabe einer Lieferantenrechnung für mehrere Unternehmen werden keine
konzerninternen Abrechnungen erstellt.
Mehrere Lieferantenrechnungen
Bei einem hohen Volumen an Lieferantenrechnungen kann eine der Eingabemethoden für
mehrere Lieferantenrechnungen verwendet werden. Diese Methoden beschleunigen die
Eingabe und sind besonders nützlich, wenn die Lieferantenrechnungen keine besondere
Verarbeitung benötigen.
Diese Methoden können wie folgt verwendet werden:
•
Mehrere Lieferantenrechnungen für einen Lieferanten
•
Mehrere Lieferantenrechnungen für mehrere Lieferanten
249
Lieferantenrechnungsdetailberichte drucken
Im Menü 'Weitere Eingabemethoden für Lieferantenrechnungen' (G04111) die Option
'Lieferantenrechnungsdetailbericht' auswählen.
Die Lieferantenrechnungsdetailberichte werden nach der Nummer der für die Genehmigung
zuständigen Person gedruckt und weisen neben den offenen Beträgen Fälligkeitsdaten und
Zwischenkonten für den Aufwand auf. Eine der folgenden Berichte kann gedruckt werden:
•
KDT-Detail nach zuständiger Person mit Anmerkungen
•
KDT-Detail nach zuständiger Person mit Fälligkeiten
Diese Berichte gleichen dem Bericht 'Offene KDT/Details mit Fälligkeit'
Siehe auch
Offene KDT/Details - Berichte drucken im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für
Informationen über unterschiedliche Versionen des Berichts 'Offene KDT/Details'
Fremdwährungsberichte für die Kreditorenbuchhaltung im Handbuch Fremdwährung
für Informationen über den Bericht 'KDT-Detail nach der für Genehmigung
zuständigen Person mit Fälligkeit in Fremdwährung'
Verarbeitungsoptionen: KDT-Detail nach der für Genehmigung
zuständigen Person mit Anmerkung (R04428A)
Drucken
1 eingeben, um Lieferanten mit dem Zahlungssperrcode Y zu umgehen. Bleibt das Feld leer, werden alle
Lieferanten gedruckt.
1. Zahlungssperre
Leer = Alle Lieferanten drucken
1 = Gesperrte Lieferanten ausschließen
Verarbeitungsoptionen: KDT-Detail nach der für Genehmigung
zuständigen Person mit Fälligkeit (R04428B)
Register 'Fälligkeit'
1. Fälligkeitsspezifikationen
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, dass die Fälligkeitsspezifikationen nicht
aus den Fälligkeitsberechnungs-Verarbeitungsoptionen, sondern aus der Tabelle
'Allgemeine Konstanten' (F0009) abgerufen werden. Gültige Werte:
Leer - Die Fälligkeit der Transaktionen wird anhand der in den Verarbeitungsoptionen
eingerichteten Informationen berechnet.
1 - Die Fälligkeitsberechnung von Transaktionen basiert auf dem Fälligkeitsdatum unter
Verwendung der Fälligkeitstage in den Kreditorenbuchhaltungskonstanten.
250
2. Datum für die Fälligkeitsberechnung
Mit dieser Verarbeitungsoption wird das Datum festgelegt, ab dem die Fälligkeit der
offenen Salden berechnet wird. Das Datum in der Verarbeitungsoption wird mit dem
Datum in der Lieferantenrechnung verglichen, um die Fälligkeitskategorie festzulegen, in
die die einzelnen Transaktionen fallen. Bleibt diese Verarbeitungsoption leer, wird das
aktuelle Datum mit dem Datum der Lieferantenrechnung verglichen, um die
Fälligkeitskategorie festzulegen.
3. Datumsart
Mit diesen Verarbeitungsoptionen wird festgelegt, welches Datum auf der
Lieferantenrechnung verwendet wird, um die Fälligkeit der offenen Salden zu berechnen,
wenn die Fälligkeitsspezifikations-Verarbeitungsoption so eingerichtet ist, dass die
Fälligkeitsberechnungs-Verarbeitungsoptionen verwendet werden. Dieses Datum wird mit
dem Fälligkeitsdatum verglichen, um die Fälligkeitsperiode festzulegen, in die die
einzelnen Transaktionen fallen. Gültige Werte:
Leer oder D - Fälligkeit der Lieferantenrechnungen anhand des Fälligkeitsdatums
berechnen
G - Fälligkeit der Lieferantenrechnungen anhand des HB-Datums berechnen
I - Fälligkeit der Lieferantenrechnungen anhand des Rechnungsdatums berechnen
4. Fälligkeitsberechnungsmethode
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, welche Perioden verwendet werden, wenn
die Fälligkeitsspezifikations-Verarbeitungsoption so eingerichtet ist, dass die
Fälligkeitsberechnungs-Verarbeitungsoptionen verwendet werden.
Ist die Fälligkeitsspezifikations-Verarbeitungsoption so eingerichtet, dass
Fälligkeitsspezifikationen aus den Kreditorenbuchhaltungskonstanten abgerufen werden,
werden die Werte dieser Verarbeitungsoption ignoriert. Gültige Werte:
Leer oder 1 - Fälligkeitstage
251
2 - Rechnungsperioden
3 - Kalendermonate
Fälligkeitskategorie 1
Diese Verarbeitungsoption wird zusammen mit den anderen drei Optionen verwendet, um
die Fälligkeitsintervalle festzulegen, wenn die Fälligkeitsspezifikations-Verarbeitungsoption
so eingerichtet ist, dass die Fälligkeitsverarbeitungsoptionen verwendet werden und die
Fälligkeitsberechnungsmethoden-Verarbeitungsoption für die Verwendung von
Fälligkeitstagen eingerichtet ist. Beispiel: Sind die in diesen Verarbeitungsoptionen
festgelegten Fälligkeitstage 30-, 0, 30 und 60, werden auf dem Bericht die folgenden vier
Fälligkeitsspalten angezeigt: Laufend, 1-30, 31-60 und Über 60.
Diese Verarbeitungsoption wird ignoriert, wenn die FälligkeitsspezifikationsVerarbeitungsoption so eingerichtet ist, dass die Fälligkeitsspezifikationen der
Kreditorenbuchhaltungskonstanten verwendet werden, oder wenn es sich bei der
Fälligkeitsberechnungsmethode entweder um Rechnungsperioden oder Kalendermonate
handelt.
handelt.
252
handelt.
handelt.
6. Fälligkeit von Gutschriften berechnen
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, wie die Fälligkeit von Gutschriften
berechnet wird. Gültige Werte:
Leer - Betrag der laufenden Fälligkeitsspalte zuordnen.
1 - Fälligkeitsberechnung der Gutschriften
253
Register 'Drucken'
1. Zahlungssperre
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob Lieferanten mit einer Zahlungssperre
ausgeschlossen werden. Der Sperrungsstatus des Lieferanten wird im Feld
'Zahlungssperrcode' der Tabelle 'Lieferantenstamm' (F0401) festgelegt. Gültige Werte:
Leer - Alle Lieferanten drucken
1 - Lieferanten mit einer Zahlungssperre ausschließen
Protokollierte Lieferantenrechnungen verarbeiten
Lieferantenrechnungen können mit der Lieferantenrechnungsprotokollierung eingegeben
werden, bevor sie einem HB-Konto zugeordnet werden. Zu einem späteren Zeitpunkt können
sie geprüft und auf die richtigen HB-Konten umgelegt werden.
Bei der Eingabe einer protokollierten Lieferantenrechnung werden automatisch folgende
Schritte durchgeführt:
1.
Es wird eine Lieferantenrechnung mit einer Lieferantenrechnungsnummer und der
Dokumentart PL erstellt.
2.
Gesamtbetrag einer Lieferantenrechnung wird auf ein HB-Zwischenkonto umgelegt.
Die Standardvorgabe für dieses Zwischenkonto wird im ABA-Posten 'PP' festgelegt.
3.
Der Gegenbuchungsbetrag wird auf der Grundlage des Kontos für Verbindlichkeiten
aus Lieferungen und Leistungen (ABA-Posten PC) bzw. des Zwischenkontos für
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (ABA-Posten PQ) aufgezeichnet, je
nachdem welche Methode auf dem Formular 'Unternehmensnummern und -namen'
festgelegt wurde.
Die Daten der protokollierten Lieferantenrechnungen werden in den Tabellen
'Kreditorenbuch' (F0411) und 'Kontenbuch' (F0911) verwaltet.
254
Das folgende Schaubild illustriert den Vorgang der Lieferantenrechnungsprotokollierung:
Beispiel: Lieferantenrechnungen protokollieren
Lieferantenrechnungen können zuerst auf Zwischenkonten gebucht und zu einem späteren
Zeitpunkt auf die korrekten Konten umgebucht werden. Je nach Setup verfügt ein
Unternehmen über Zwischenkonten auf der Aufwandsseite oder auf der Aufwands- und
Kreditorenseite.
Zwischenkonto für Aufwandsposten
Beispiel: Es geht eine Lieferantenrechnung über 500,00 ein. Sie wird mit Hilfe der
Lieferantenrechnungsprotokollierung eingegeben und die Kopie an den Niederlassungsleiter
zur Kontenumlage und Zahlungsgenehmigung weitergeleitet. In diesem Beispiel ist das
Unternehmen nicht richtig eingerichtet, um das Konto für Verbindlichkeiten aus Lieferungen
und Leistungen zu verwenden. Bei der Buchung der Lieferantenrechnung auf das
Zwischenkonto für die HB-Umlage (ABA-Posten 'PP') sieht die Umlage folgendermaßen aus:
Zwischenkonto für Aufwand (PP)
Zwischenkonto für
(PQ)
500
500
255
•
Sollbuchung über 500 auf das Aufwandszwischenkonto (PP)
•
Habenbuchung über 500 auf das Konto für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und
Leistungen (PC)
Die HB-Umlage der Lieferantenrechnung sieht folgendermaßen aus:
Aufwandskonto
500
500
•
Habenbuchung über 500 auf das Aufwandszwischenkonto (PP)
•
Sollbuchung über 500 auf das Aufwandskonto
Zwischenkonto für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und Aufwand
In diesem Beispiel ist das Unternehmen im Programm 'Unternehmensnamen und -nummern'
eingerichtet, um das Konto für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen zu
verwenden. Aus diesen Grund besteht ein Zwischenkonto für Verbindlichkeiten aus
Lieferungen und Leistungen und ein Aufwandszwischenkonto. Die ABA-Posten 'PP'
(Vorläufige Umlage) und 'PQ' (Zwischenkonto für Lieferungen und Leistungen) beziehen sich
sowohl auf das HB-Zwischenkonto als auch auf das Zwischenkonto für Verbindlichkeiten aus
Lieferungen und Leistungen. Bei der Buchung der Lieferantenrechnung sieht die Umlage
folgendermaßen aus:
Zwischenkonto für
(PQ)
500
500
•
Sollbuchung über 500 auf das Aufwandszwischenkonto (PP)
•
Leistungen (PQ)
Die HB-Umlage der Lieferantenrechnung sieht folgendermaßen aus:
Aufwandskonto
500
Zwischenkonto für
(PQ)
500
(PC)
500
500
•
Habenbuchung über 500 auf das Aufwandszwischenkonto (PP)
•
Sollbuchung über 500 auf das Aufwandskonto
256
•
Sollbuchung über 500 auf das Konto für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und
Leistungen (PQ)
•
Leistungen (PC)
Protokollierte Lieferantenrechnungen eingeben
Unter Umständen ist nicht immer klar, auf welches HB-Konto eine Lieferantenrechnung
umgelegt werden soll. Um genaue Kreditorenbuchhaltungsinformationen zu unterhalten,
kann eine protokollierte Lieferantenrechnung eingegeben werden. Bei der Eingabe einer
protokollierten Lieferantenrechnung werden die Kreditorenbuchhaltungsinformationen in der
Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) gespeichert. Der Aufwandsposten wird in einem
Zwischenkonto, das für alle protokollierten Lieferantenrechnungen verwendet wird,
gespeichert.
Protokollierte Lieferantenrechnungen erfordern nach der ursprünglichen Eingabe den
zusätzlichen Schritt der Umlage. Wenn eine protokollierte Lieferantenrechnung umgelegt
wird, wird der Aufwandsposten aus dem Zwischenkonto entfernt und in das tatsächliche
Aufwandskonto gebucht. Die Informationen in der Tabelle F0411 ändern sich nicht, wenn
eine protokollierte Lieferantenrechnung umgelegt wird.
Protokollierte Lieferantenrechnungen werden mit der Dokumentart PL erstellt, damit sie von
anderen Lieferantenrechnungen unterschieden werden können.
Voraussetzungen
Im Programm 'Lieferantenrechnung eingeben - Hauptgeschäftsfunktion Verarbeitungsoptionen' (P0400047) die Verarbeitungsoption für protokollierte
Lieferantenrechnungen aktivieren.
Auf dem Formular 'Unternehmensnamen und -nummern' die Option 'Zwischenkonto
verwenden' aktivieren.
Den ABA-Posten PP einrichten und, falls das Zwischenkonto für Lieferungen und
Leistungen verwendet wird, den ABA-Posten PQ einrichten. Jedem Lieferanten die
Nummer der für die Genehmigung zuständigen Person zuteilen (optional).
Das Programm 'Genehmiger/Kategoriencode 7 aktualisieren' ausführen (optional).
Siehe auch
ABAs für die Kreditorenbuchhaltung im Handbuch Kreditorenbuchhaltung
Kreditorenbuch vom System 'Adressbuch' aus aktualisieren im Handbuch
►
So werden protokollierte Lieferantenrechnungen eingegeben
Das Formular 'Lieferantenbuch abfragen' wird aufgerufen, indem die Option 'Eingabe zur
Lieferantenrechnungsprotokollierung' gewählt wird. Wird diese nicht gewählt, gibt es keine
Eingabeaufforderung für das vorläufige Umlagekonto der Lieferantenrechnung.
'Lieferantenrechnungsprotokollierung eingeben' auswählen.
257
2. Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungs-/Zahlungsinformationen eingeben' neben
den Schritten zur Lieferantenrechnungsstandardeingabe das folgende optionale Feld
ausfüllen:
•
Genehmig.
3. Für die Eingabe von Einkaufsauftragsinformationen im Menü 'Formular' die Option
'Zusätzliche Informationen' auswählen.
4. Auf dem Formular 'Zusätzliche Informationen' das folgende optionale Feld für eine
Einkaufsauftrags-Lieferantenrechnung ausfüllen:
•
EA-Nr./-Art/-Unt.
Die Eingabe einer Einkaufsauftragsnummer ermöglicht es, die protokollierte
Lieferantenrechnung unter Verwendung der Lieferantenrechnungszuordnung
problemlos umzulegen.
5. 'OK' anklicken, um auf das Formular 'Lieferantenrechnungs-/Zahlungsinformationen
eingeben' zurückzukehren.
6. Um das Formular 'Eingabeaufforderung für die Journalbuchung' aufzurufen, auf dem
Formular 'Lieferantenrechnungs-/Zahlungsinformationen eingeben' die Option 'OK'
anklicken.
258
7. Auf dem Formular 'Eingabeaufforderung für die Journalbuchung' wird das im ABAPosten 'PP' eingerichtete Zwischenkonto für Aufwand im folgenden Feld angezeigt:
•
Kontonummer
Der Wert in diesem Feld kann überschrieben werden. Wurde der ABA-Posten 'PP'
nicht eingerichtet, wird eine Fehlermeldung angezeigt.
8. Das folgende optionale Feld ausfüllen:
•
Erklärung/Anm.
9. 'OK' anklicken.
Anmerkung
Eine noch nicht verbuchte, protokollierte Lieferantenrechnung kann vor der Umlage geändert
werden. Nach der Verbuchung einer protokollierten Lieferantenrechnung, muss diese für
Änderungen annulliert und neu eingegeben werden. Ein einzelner Rechnungsposten kann
nicht annulliert werden.
Siehe auch
Kreditorenbuchhaltung für Informationen über die Eingabe von
Einkaufsauftrags-Lieferantenrechnung umlegen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung
für Informationen über die Umlage von Lieferantenrechnungen, die mit dem System
'Beschaffung' eingegeben wurden
259
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Z. Pers./Adr.-Nr.
EA-Nr./-Art/-Unt.
Kontonummer
Glossar
Adressnummer der Person, die dazu autorisiert ist,
Lieferantenrechnungstransaktionen zu genehmigen. Diese
Adressbuchnummer muss für die Validierung in der Tabelle
'Adressbuchstamm' (F0101) vorhanden sein.
Dokument, das die Lieferung bestimmter Waren bzw. der Leistung
bestimmter
Dienste gestattet.
Protokollierte Lieferantenrechnungen umlegen
Nach der Eingabe einer protokollierten Lieferantenrechnung müssen die Beträge überprüft
und von den Zwischenkonten auf die entsprechenden HB-Konten umgelegt werden. Mit der
Umlage wird für die ursprüngliche Buchung eine Umkehrbuchung erstellt und der
Lieferantenrechnungsbetrag wird auf das festgelegte Aufwandskonto umgelegt.
Eine Lieferantenrechnung kann umgelegt werden, indem ein vor dem HB-Datum der
Lieferantenrechnung liegendes HB-Datum verwendet wird. J.D. Edwards empfiehlt, dass die
Lieferantenrechnung gebucht wird, bevor sie umgelegt wird.
Wird in den Verarbeitungsoptionen die Nummer der für die Genehmigung zuständigen
Person eingegeben, wird diese Nummer vorgeladen, damit noch nicht umgelegte
Lieferantenrechnungen, die dieser zuständigen Person zugeordnet wurden, leicht geprüft und
umgelegt werden können.
Vorsicht
Nachdem eine Lieferantenrechnung umgelegt wurde, sind Änderungen an der vorläufigen
Umlage nicht mehr möglich, wenn sich das HB-Datum vom Datum der neuen Umlage
unterscheidet. Änderungen an der neuen Umlage sind jedoch zulässig.
260
►
So werden protokollierte Lieferantenrechnungen umgelegt
'Lieferantenrechnungs-Journalbuchung umverteilen' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit der Lieferantenrechnungs-JB-Umlage' die
Schaltfläche 'Suchen' anklicken, um alle nicht umgelegten Lieferantenrechnungen
anzuzeigen, oder beliebig viele der folgenden Felder ausfüllen, um die Suche
einzugrenzen und dann 'Suchen' anklicken:
•
Adr.-Nr./ Zust. P.
•
Rg.-Nummer
•
Untern.
2. Das folgende optionale Feld ändern:
•
Umlagedatum
3. Im Menü 'Zeile' die Option 'Journalbuchung' auswählen.
261
Die ursprüngliche Buchung auf das Zwischenkonto wird automatisch umgekehrt. Das
HB-Datum entspricht dem Datum der Umlage, das auf dem Formular 'Arbeiten mit
der Lieferantenrechnungs-JB-Umlage' eingegeben wurde.
4. Auf dem Formular 'HB-Umlage' auf der ersten leeren Zeile die folgenden Felder
•
Kontonummer
•
Betrag
Änderungen der vorläufigen Umlage der protokollierten Lieferantenrechnung sind
nicht zulässig, wenn sich das HB-Datum der neuen Umlage vom Datum der
vorläufigen Umlage unterscheidet.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Umlagedatum
Glossar
gebucht
den
Einkaufsauftrags-Lieferantenrechnung umlegen
Nachdem eine Einkaufsauftrags-Lieferantenrechnung protokolliert wurde, können die Beträge
auf die korrekten Konten umgelegt werden. Für diesen Vorgang muss der Einkaufsauftrag im
System 'Beschaffung' erstellt worden sein. Einkaufsauftrags-Lieferantenrechnungen, die im
System 'Beschaffung' eingegeben wurden, beginnen mit dem Dokumentartenpräfix O (zum
Beispiel OV).
262
►
So wird eine Einkaufsauftrags-Lieferantenrechnung umgelegt
'Lieferantenrechnungs-Journalbuchung umverteilen' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit der Lieferantenrechnungs-JB-Umlage' alle nicht
umgelegten Lieferantenrechnungen anzeigen, indem 'Suchen' angeklickt wird, oder
beliebig viele der folgenden Felder ausfüllen, um die Suche einzugrenzen und dann
'Suchen' anklicken:
•
Adr.-Nr./ Zust. P.
•
Rg.-Nummer
•
Untern.
2. Lieferantenrechnung mit einem Dokumentartenpräfix der mit O beginnt auswählen,
und dann 'Suchen' anklicken.
3. Im Menü 'Zeile' die Option 'Einkaufsauftrag umlegen' auswählen.
4. Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungen zuordnen' das HB-Datum ändern, um das
neue Umlagedatum festzulegen.
5. 'OK' anklicken.
Siehe auch
Verarbeitungsoptionen: Lieferantenrechnungsstandardeingabe (P0411) im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für Informationen über die Optionen, die für die Eingabe von
Lieferantenrechnungen für den Einkauf verfügbar sind
Verarbeitungsoptionen: Lieferantenrechnungs-Journalbuchung
umverteilen (P042002)
Standardvorgaben
1. Die als Standardvorgabe zu verwendende Genehmigernummer eingeben.
2. Den Zahlungsstatuscode eingeben, der der Lieferantenrechnung nach ihrer Umverteilung zugewiesen
wurde. Bleibt das Feld leer, wird der Zahlungsstatus der Lieferantenrechnung nicht geändert. Dies gilt
nur für die Umverteilung von KDT-Lieferantenrechnungen.
Versionen
1. Die für das Programm 'Lieferantenrechnung zuordnen' (P4314) verwendete Version eingeben. Bleibt
das Feld leer, wird Version ZJDE0003 verwendet.
Lieferantenrechnung zuordnen - Version
263
Wiederkehrende Rechnungen und Lieferantenrechnungen
verarbeiten
Müssen regelmäßig Rechnungen oder Zahlungen ausgestellt werden, zum Beispiel
monatlich oder vierteljährlich, kann eine wiederkehrende Rechnung oder
Lieferantenrechnung eingegeben werden. Bei der Eingabe von wiederkehrenden
Transaktionen muss die Anzahl der Rechnungen oder Lieferantenrechnungen, die erstellt
werden sollen, und deren Zyklus festgelegt werden. Werden beispielsweise für ein Jahr
monatlich Mietzinsen bezahlt oder in Rechnung gestellt, kann eine wiederkehrende
Rechnung oder Lieferantenrechnung für 12 Zahlungen mit einem monatlichen Zyklus
eingerichtet werden. Anstatt eine Rechnung oder Lieferantenrechnung jeden Monat neu
einzugeben, kann ein Wiederverwendungsprogramm ausgeführt werden, mit dem anhand
der ursprünglichen Eingabe eine neue Transaktion erstellt werden kann. Der neuen
Transaktion wird automatisch eine neue Dokumentnummer und Batch-Nummer zugeordnet
und die Anzahl der Zahlungen wird um eine Zahlung reduziert. Mit der Wiederverwendung
werden so lange neue Transaktionen erstellt, bis eine Zahlung verbleibt.
Für die Eingabe von wiederkehrenden Transaktionen muss das Standardeingabeprogramm
verwendet werden. Neben der Eingabe der Standardtransaktionsinformationen müssen auch
die Felder 'Zyklus' und 'Anzahl der Zahlungen' ausgefüllt werden. Somit wird angegeben,
dass es sich um eine wiederkehrende Transaktion handelt. Um eine wiederkehrende
Transaktion zu löschen, können die Werte aus diesen Feldern entfernt werden.
264
Das folgende Schaubild illustriert die Verarbeitung von wiederkehrenden Transaktionen:
Siehe auch
Lieferantenrechnungen verarbeiten für weitere Informationen über die Verarbeitung
in drei Schritten
Wiederkehrende Lieferantenrechnungen eingeben
Wiederkehrende Lieferantenrechnungen werden verwendet, um einem Lieferanten den
gleichen Betrag für den gleichen Aufwandsposten in regelmäßigen Abständen zu bezahlen.
Sie werden für vorhersehbare Aufwandsposten, wie zum Beispiel die Miete, verwendet.
Eine wiederkehrende Lieferantenrechnung kann nur einen Rechnungsposten haben.
Wiederkehrenden Lieferantenrechnungen wird automatisch die Dokumentart PR zugeordnet.
Die Dokumentart kann während der Eingabe der Lieferantenrechnung überschrieben werden,
indem für die Lieferantenrechnung eine unterschiedliche Dokumentart eingegeben wird.
►
So wird eine wiederkehrende Lieferantenrechnung eingegeben
265
Eine wiederkehrende Lieferantenrechnung kann mit einer anderen Dokumentart als
PR eingegeben werden, indem die Dokumentart in den Header-Informationen
eingegeben wird.
folgenden Felder in der Detailzone ausfüllen und 'OK' anklicken:
•
Zykl.
•
Zlg./ Anz.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Zykl.
Glossar
Mit diesem Code wird das Zeitintervall zwischen erstellten
Transaktionen festgelegt. Gültige Werte:
MO - Monatlich
AN - Jährlich
WK - Wöchentlich
QT - Vierteljährlich
SA - Halbjährlich
BW - Zweiwöchentlich
Die Anzahl der wiederkehrenden Rechnungen oder
Lieferantenrechnungen, die verarbeitet werden sollen. Diese Anzahl
umfasst die ursprünglich eingegebene Transaktion. Wird beispielsweise
12 eingegeben, wird die Verarbeitung der Transaktion elfmal wiederholt,
wobei der Wert für die Anzahl der Zahlungen jeweils um 1 reduziert
wird, wenn eine neue Transaktion erstellt wird. Wenn dieses Feld eine 1
enthält, wird keine weitere Transaktion erstellt, sondern das Feld
geleert.
Zlg./ Anz.
Wiederkehrende Lieferantenrechnungen prüfen
Wiederkehrende Lieferantenrechnungen sollten nach der Eingabe und vor der Ausführung
des Wiederverwendungsprogramms geprüft werden. Der Benutzer kann:
•
Wiederkehrende Lieferantenrechnungen online prüfen
•
Den Bericht 'Wiederkehrende Lieferantenrechnungen' drucken
Siehe auch
Wiederkehrende Rechnungen und Lieferantenrechnungen ändern im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für Informationen über das Ändern von wiederkehrenden
Wiederkehrende Lieferantenrechnungen online prüfen
Müssen nur wenige wiederkehrende Lieferantenrechnungen geprüft werden, ist die OnlinePrüfung eine zeitsparende Alternative zum gedruckten Bericht.
►
So werden wiederkehrende Lieferantenrechnungen geprüft
'Wiederkehrende Lieferantenrechnungen abfragen' auswählen.
266
1. Auf dem Formular 'Lieferantenbuch abfragen' die Option 'Wiederk.' anklicken.
2. Die Schritte zum Abrufen von Lieferantenrechnungen durchführen.
3. Die zu prüfende Lieferantenrechnung auswählen und 'Auswählen' anklicken.
Siehe auch
Bericht 'Wiederkehrende Lieferantenrechnungen' drucken
'Wiederkehrende Lieferantenrechnungen - Bericht' auswählen.
Im Allgemeinen werden Lieferantenrechnungen geprüft, um dann online wiederverwendet zu
werden. Stehen jedoch zahlreiche Rechnungen zur Prüfung an, ist der Bericht
'Wiederkehrende Lieferantenrechnungen' das praktischere Format. Dieser Bericht entspricht
dem traditionellen Lieferantenrechnungsjournal, das zur Überprüfung und Saldierung
verwendet wird. Darin sind Transaktionen aus der Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) und die
zugehörigen Informationen aus der Tabelle 'Kontenbuch' (F0911) enthalten.
Wiederkehrende Rechnungen und Lieferantenrechnungen ändern
Vor der Wiederverwendung wiederkehrender Rechnungen und Lieferantenrechnungen
können diese geändert werden. Dies ist unter Umständen notwendig, wenn einem Kunden
jeden Monat der gleiche Betrag für einen Wartungsvertrag berechnet wird und die Gebühren
für diesen Wartungsvertrag erhöht werden. Oder eine wiederkehrende Lieferantenrechnung
muss geändert werden, wenn die Zahlungsinformationen regelmäßig geändert werden und
die Lieferantenrechnung als wiederkehrend eingerichtet wurde.
267
Jeder neuen Rechnung und Lieferantenrechnung, die wiederverwendet wird, wird
automatisch eine neue Dokumentnummer zugeordnet, um sicherzustellen, dass sich bei
Änderungen der wiederkehrenden Transaktion keine Konflikte mit den alten wiederkehrenden
Transaktionsinformationen ergeben. Bei der Änderung wiederkehrender Rechnungen oder
Lieferantenrechnungen können folgende Aufgaben ausgeführt werden:
•
Ausgewählte Felder ändern
•
Den wiederkehrenden Teil der Transaktion löschen
•
Rechnungen löschen oder stornieren
Wiederkehrende Rechnungen und Lieferantenrechnungen löschen
Eine wiederkehrende Rechnung oder Lieferantenrechnung kann gelöscht werden, indem die
Einträge in den Feldern 'Zyklus' und 'Anzahl der Zahlungen' entfernt werden. Wurden die
Informationen für die wiederkehrende Transaktion versehentlich entfernt, können diese mit
dem Standardeingabeprogramm der Transaktion hinzugefügt werden, indem die
Informationen in die Detailzeile eingegeben werden.
Durch das Löschen einer wiederkehrenden Transaktion wird die Dokumentart nicht geändert.
Es ist jedoch nicht mehr möglich, die Transaktion unter Verwendung der Option
'Wiederkehrend' im Buchabfrageprogramm abzurufen.
Informationen für eine wiederkehrende Transaktion einer bestehenden
Transaktion hinzufügen
Soll eine Rechnung oder Lieferantenrechnung, die nicht wiederkehrend ist, in eine
wiederkehrende Rechnung oder Lieferantenrechnung umgewandelt werden, kann das
Standardeingabeprogramm verwendet werden, um den Zyklus und die Anzahl der Zahlungen
im Detailbereich einzugeben. Die Dokumentart der Transaktion wird beim Hinzufügen dieser
Informationen nicht geändert. Die Dokumentart ändert sich jedoch beim nächsten
Wiederverwenden der Rechnung oder Lieferantenrechnung.
Siehe auch
Die folgenden zusammenhängenden Themen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung:
Rechnungen und Rechnungsposten löschen
Gebuchte Rechnungen stornieren
►
So werden wiederkehrende Lieferantenrechnungen geändert
Eine wiederkehrende Lieferantenrechnung kann nach der Bezahlung und vor der
Wiederverwendung jederzeit geändert werden. Wiederkehrende Lieferantenrechnungen
können vor oder nach der Wiederverwendung gelöscht werden.
'Wiederkehrende Lieferantenrechnungen abfragen' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Lieferantenbuch abfragen' die folgende Option anklicken:
•
Wiederk.
2. Die Schritte zum Abrufen von Lieferantenrechnungen durchführen.
3. Die zu ändernde Lieferantenrechnung auswählen.
268
4. Im Menü 'Zeile' die Option 'Wiederkehrende Lief.-Rg. ändern' auswählen.
5. Auf dem Formular 'Wiederkehrende Lief.-Rg./Informationen ändern' die
entsprechenden Änderungen vornehmen und 'OK' anklicken.
Anmerkung
Wurde eine Lieferantenrechnung bezahlt, können nur die Felder 'Zyklus' und 'Anzahl der
Zahlungen' aktualisiert werden.
Siehe auch
Lieferantenrechnungen abrufen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für
Informationen über das Abrufen einer bestimmten Lieferantenrechnung, die weiter
verarbeitet werden soll
Wiederkehrende Rechnungen und Lieferantenrechnungen
wiederverwenden
Für das Wiederverwenden von Rechnungen und Lieferantenrechnungen eine der
folgenden Navigationen verwenden:
Im Menü 'Weitere Rechnungseingabemethoden' (G03B111) die Option 'Wiederkehrende
Rechnungen wiederverwenden' auswählen.
Im Menü 'Weitere Eingabemethoden für Lieferantenrechnungen' (G04111)
'Wiederkehrende Lieferantenrechnungen wiederverwenden' auswählen.
269
Nach der Eingabe, Prüfung und Änderung werden wiederkehrende Rechnungen und
Lieferantenrechnungen zur Erstellung eines neuen Transaktions-Batches wiederverwendet.
Mit dem Wiederverwendungsprogramm wird basierend auf der Anzahl der Zahlungen und
dem Zyklus, die bei der Erstellung der ursprünglichen wiederkehrenden Transaktion
festgelegt wurden, eine neue Transaktion generiert. Bei der Wiederverwendung einer
Rechnung oder Lieferantenrechnung wird eine Kopie der letzten Transaktion erstellt und die
zutreffenden Felder werden aktualisiert. Dieser Vorgang wiederholt sich bei jeder Ausführung
des Wiederverwendungsprogramms, bis die Anzahl der Zahlungen gleich eins ist. Verbleibt
noch eine Zahlung, wird die Transaktion nicht mehr wiederverwendet. Beispiel: Um eine
wiederkehrende Rechnung oder Lieferantenrechnung für ein Jahr einzurichten, wird im Feld
'Anzahl der Zahlungen' 12 eingegeben. Da die ursprüngliche Transaktion der ersten Zahlung
entspricht, werden Transaktionen mit einer verbleibenden Zahlung nicht berücksichtigt. :
Eine bestehende Rechnung oder Lieferantenrechnung muss nicht beglichen werden, damit
der nächste Zyklus wiederkehrender Transaktionen generiert werden kann.
Bei diesem Verfahren werden die Informationen in den folgenden Tabellen aktualisiert:
•
Batch-Steuerungsdatensätze (F0011)
•
Kundenbuch (F03B11) für Rechnungen
•
Kreditorenbuch (F0411) für Lieferantenrechnungen
•
Kontenbuch (F0911)
Wiederverwendung
Bei der Wiederverwendung wiederkehrender Rechnungen und Lieferantenrechnungen
werden folgende Schritte durchgeführt:
•
Einträge für 'Zyklus' und 'Anzahl der Rechnungen' auf der ursprünglichen Transaktion
oder der letzten Kopie der Transaktion werden entfernt.
•
Es werden eine neue Rechnung und Lieferantenrechnung erstellt und Folgendes
wird aktualisiert:
•
•
Dokument-Nummer mit einer neuen Nummer
•
Batch-Nummer mit einer neuen Nummer
•
Anzahl der Zahlungen (verringert sich um eine)
•
HB-Datum und Nettofälligkeitsdatum unter Verwendung eines Zyklus, um das
nächste Fälligkeitsdatum zu berechnen
•
Rechnungsdatum gemäß der Verarbeitungsoptionen
•
Rechnungsnummer (nur Lieferantenrechnungen) gemäß der
Verarbeitungsoptionen
Es wird ein Ausnahmebericht erstellt, der die Anzahl der Rechnungen oder
Lieferantenrechnungen aufführt, die erfolgreich wiederverwendet wurden. Es wird
ebenfalls die Anzahl der Transaktionen aufgeführt, die wegen eines Fehlers
(Ausnahmen) nicht wiederverwendet werden konnten. Die Fehlermeldungen können
im Mitteilungscenter eingesehen werden. Zu diesen Fehlern gehören:
•
Buchungsumlagedatensätze wurden nicht erstellt. Dies ist dann der Fall, wenn in
der Tabelle 'Kontenbuch' keine Datensätze für die wiederkehrende Rechnung
oder Lieferantenrechnung bestehen.
•
HB-Datum liegt im Vorjahr (PYEB)
270
•
HB-Datum liegt in der Vorperiode (PBCO) und im Programm
'Finanzbuchhaltungskonstanten' ist die Option 'Buchung vor aktueller Periode
zulässig' nicht aktiviert
•
HB-Datum liegt nicht in einer für das Unternehmen gültigen
Rechnungsperiodenstruktur.
Nach der Wiederverwendung einer wiederkehrenden Rechnung oder Lieferantenrechnung
muss diese in das Hauptbuch gebucht werden.
Siehe auch
Informationen über das Buchen von Transaktionen im Hauptbuch
Voraussetzungen
Eine eigene Version für jeden Zyklus, der verwendet werden soll (z.B. monatlich,
vierteljährlich, jährlich) einrichten. Datenauswahl verwenden, um nur die
Lieferantenrechnungen mit einem bestimmten Zyklus auszuwählen.
Eine Nummernfolge, die für die Nummernvergabe an wiederkehrende
Lieferantenrechnungen verwendet wird, einrichten (optional).
Verarbeitungsoptionen: Wiederkehrende Lieferantenrechnungen
wiederverwenden (R048101)
Standardvorgaben
1. 1 eingeben, um keine Rechnungsnummer einzusetzen. Bleibt das Feld leer (Standardvorgabe), wird
die Rechnungsnummer dupliziert.
Rechnungsnummer - Kennzeichen
2. 1 eingeben, um das aktuelle Datum als Rechnungsdatum zu verwenden. 2 eingeben, um das
Rechnungsdatum zu duplizieren. Bleibt das Feld leer, wird das Rechnungsdatum erhöht.
Rechnungsdatum - Kennzeichen
Im Voraus bezahlte Lieferantenrechnungen
In manchen Fällen müssen Waren oder Dienstleistungen vor Erhalt der Rechnung bezahlt
werden. Beispiele:
•
Reisevorschuss an einen Arbeitnehmer bezahlen
•
Anzahlung für eine Dienstleistung, die zu einem späteren Zeitpunkt in Anspruch
genommen wird
•
Skonto in Anspruch nehmen
271
Falls noch keine Rechnung eingegangen ist, kann für die Vorauszahlung eine
Lieferantenrechnung eingegeben werden. Bei der Eingabe einer im voraus bezahlten
Lieferantenrechnung wird für jeden Rechnungsposten der Lieferantenrechnung ein negativer
Rechnungsposten erstellt. Für die Erstellung von im Voraus bezahlten
Lieferantenrechnungen kann nur das Programm 'Lieferantenrechnungsstandardeingabe'
(P0411) verwendet werden.
Für die Eingabe von im Voraus bezahlten Lieferantenrechnungen werden ABAs verwendet,
um die HB-Aufwandskontenumlage zu bestimmen, wenn in der Verarbeitungsoption 'HBUmlagekonto' keine Kontonummer eingegeben wurde. Die ABA PCxxxx wird verwendet,
wobei xxxx dem HB-Gegenkonto in den Verarbeitungsoptionen des Programms
'Lieferantenrechnungsstandardeingabe' entspricht.
Eine im Voraus bezahlte Lieferantenrechnung hat normalerweise Rechnungsposten, die
aufgerechnet 0 (Null) ergeben. In diesem Fall wird kein HB-Umlageformular während der
Eingabe der im Voraus bezahlten Lieferantenrechnung nicht angezeigt. Ein HBUmlageformular wird angezeigt, wenn im Hauptbuch ein umzulegender Betrag besteht. Dies
kommt normalerweise dann vor, wenn auf einer Lieferantenrechnung unterschiedliche
Rechnungsposten unterschiedliche Steuersätze verwenden.
Die Bezahlung dieser Lieferantenrechnungen kann entweder automatisch oder manuell
erfolgen. Soll im folgenden Batch automatischer Zahlungen eine Zahlung erstellt werden,
muss die im Voraus bezahlte Lieferantenrechnung eingegeben und anschließend die
Verarbeitung automatischer Zahlungen wie gewöhnlich vorgenommen werden. Für eine
manuelle Zahlung muss eine im Voraus bezahlte Lieferantenrechnung eingegeben werden.
Anschließend kann diese unter Verwendung von manuellen Zahlungen mit
Lieferantenrechnungszuordnung bezahlt werden.
Zu einem späteren Zeitpunkt, wenn die tatsächliche Lieferantenrechnung eingegeben wird,
können die Informationen wie bei der Lieferantenrechnungsstandardeingabe eingegeben
werden. Anschließend kann der offene negative Rechnungsposten der tatsächlichen
Lieferantenrechnung manuell zugeordnet werden, damit der dem Lieferanten geschuldete
Betrag um den Betrag der Vorauszahlung verringert werden kann. Oder es kann der
Zahlungsstatus des negativen Rechnungspostens geändert werden, um diesen zu
genehmigen und vom System den offenen Lieferantenrechnungen dieses Lieferanten
zuordnen zu lassen, indem die Verarbeitung für automatische Zahlungen ausgeführt wird.
Siehe auch
Im Voraus bezahlten Lieferantenrechnungen Zahlungen zuordnen im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für Informationen über die Bezahlung von im Voraus
bezahlten Lieferantenrechnungen mit der manuellen Bezahlung mit
Beispiel: Im Voraus bezahlte Lieferantenrechnungen eingeben und
bezahlen
Ein Arbeitnehmer beantragt einen Reisevorschuss über 1000. Dieser Vorschuss kann als
Vorauszahlung eingegeben werden, indem eine im Voraus bezahlte Lieferantenrechnung
über 1000 eingegeben und dann automatisch ein offener Rechnungsposten über 1000
erstellt wird.
272
Die Buchung der Lieferantenrechnung setzt sich aus einer Sollbuchung über 1.000 auf das in
den ABAs festgelegte Konto für transitorische Aktiva und einer Habenbuchung über 1.000
auf das Konto für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen zusammen. Bei der
Buchung der Zahlung wird eine Sollbuchung auf das Konto für Verbindlichkeiten aus
Lieferungen und Leistungen und eine Habenbuchung auf ein Konto für liquide Mittel erstellt.
Lieferantenrechnung eingeben:
Aufwandskonto
9.8740
0
Im Voraus bezahlte Lieferantenrechnung buchen (negativer Rechnungsposten)
Transitorische Aktiva
1.1890
1.4110
1000
1000
Vorauszahlung der Lieferantenrechnung leisten und Zahlung buchen
1.4110
Liquide Mittel
1.1110.BEAR
1000
1000
Später reicht der Arbeitnehmer eine Spesenabrechnung über 2.200 ein, die mit der
Lieferantenrechnungsstandardeingabe eingegeben wird. Anschließend wird der offene
negative Rechnungsposten über 1.000 freigegeben, damit der offene Nettobetrag auf 1.200
sinkt, d.h. auf den noch geschuldeten Saldo.
Tatsächliche Lieferantenrechnung eingeben und buchen
Aufwandskonto
9.8740
1.4110
2200
2200
Negativen Rechnungsposten zuordnen und Saldo der tatsächlichen
Lieferantenrechnung bezahlen; Zahlung buchen:
1.4110
Transitorische Aktiva
1.1890
1000
1000
273
1.4110
Liquide Mittel
1.1110.BEAR
1200 (22001000)
1200 (22001000)
Die Daten der vorausbezahlten Lieferantenrechnungen werden in den Tabellen
'Kreditorenbuch' (F0411) und 'Kontenbuch' (F0911) gespeichert. Informationen zur Zahlung
werden in den Tabellen 'KDT/Zugehörige Dokumente - Zusammenfassung' (F0413) und
'KDT/Zugehörige Dokumente - Detail' (F0414) gespeichert.
Voraussetzungen
In den Verarbeitungsoptionen des Programms 'Im Voraus bezahlte
Lieferantenrechnungen eingeben' (P0411) die Vorauszahlungsverarbeitung
aktivieren. Hierzu muss auf dem Register 'Vorauszahlungen' ein HB-Gegenkonto
eingegeben werden. Das Programm 'Zahlung mit Lieferantenrechnungszuordnung'
(P0413M) kann nicht für die Eingabe von im Voraus bezahlten
Lieferantenrechnungen verwendet werden.
In den Verarbeitungsoptionen des Programms 'Im Voraus bezahlte
Lieferantenrechnungen eingeben' auf dem Register 'Vorauszahlungen' die Option
'Steuersatz' aktivieren, wenn bei der Eingabe einer im Voraus bezahlten
Lieferantenrechnung das Formular 'Steuer auf Vorauszahlung' angezeigt werden soll.
Der ABA-Posten PCyyyy muss so eingerichtet werden, dass eine Standardvorgabe
für transitorische Aktiva zugeordnet wird. Das in den Verarbeitungsoptionen des
Programms 'Lieferantenrechnungsstandardeingabe' auf dem Register
'Vorauszahlungen' eingegebene HB-Gegenkonto entspricht dem ABA-Posten
PCyyyy, der zur Erstellung von Vorauszahlungen verwendet wird.
►
So wird eine im Voraus bezahlte Lieferantenrechnung eingegeben
Im Menü 'Weitere Eingabemethoden für Lieferantenrechnungen' (G04111) die Option 'Im
Voraus bezahlte Lieferantenrechnungen eingeben' auswählen.
anklicken.
Das Formular 'Steuer auf Vorauszahlung' wird angezeigt, wenn auf dem Register
'Vorauszahlungen' die Verarbeitungsoption 'Steuergebiet' entsprechend eingestellt
wird.
274
2. Auf dem Formular 'Steuer auf Vorauszahlung' die folgenden Felder ausfüllen und
'OK' anklicken:
•
Steuersatz
•
Steuerartencd.
Schritte zur Lieferantenrechnungsstandardeingabe ausführen und 'OK' anklicken.
Siehe auch
Kreditorenbuchhaltung für die Lieferantenrechnungseingabe
Verarbeitungsoptionen für die Lieferantenrechnungsstandardeingabe (P0411) im
Handbuch Kreditorenbuchhaltung für Informationen, die zur Fertigstellung einer im
Voraus bezahlten Lieferantenrechnung erforderlich sind
Im Voraus bezahlte Lieferantenrechnungen prüfen
Im Voraus bezahlte
auf dem Formular
'Lieferantenbuch
abfragen' prüfen
Im Voraus bezahlte Lieferantenrechnungen auf dem Formular 'Lieferantenbuch
abfragen' suchen. Durch die Aktivierung der Option 'Vorauszahlung' wird die Suche
nicht auf nur im Voraus bezahlte Lieferantenrechnungen eingeschränkt. Am
leichtesten kann eine bestimmte Lieferantenrechnung mit der Batch-Nummer oder
Lieferantenrechnungsnummer gefunden werden. 'Suchen' anklicken, um die
eingegebenen Rechnungsposten der im Voraus bezahlten Lieferantenrechnung und
negative Rechnungsposten, die automatisch erstellt wurden, anzuzeigen.
275
Im Voraus bezahlte
auf dem Formular
'Lieferantenrechnungen
eingeben/Journal prüfen'
prüfen
Im Voraus bezahlte Lieferantenrechnungen auf dem Formular 'Lieferantenbuch
abfragen' suchen. Wird eine im Voraus bezahlte Lieferantenrechnung geprüft, die
noch nicht beglichen wurde, ist das Feld 'Bruttobetrag' auf dem Formular
'Lieferantenrechnungen eingeben/Journal prüfen' leer. Das liegt daran, dass die
eingegebenen, im Voraus bezahlten Rechnungsposten und die vom System
erstellten, negativen Rechnungsposten Null (00,00) ergeben. Wird die
Lieferantenrechnung ausgewählt, können die positiven und negativen
Rechnungsposten auf dem Formular 'Lieferantenrechnungs-/Zahlungsinformationen
eingeben' geprüft werden.
Lieferantenrechnungen für mehrere Unternehmen eingeben
Wenn eine Lieferantenrechnung durch mehrere, interne Unternehmen verursachte Kosten
enthält, die auf mehrere HB-Gegenbuchungskonten und verschiedenen Bankkonten
umzulegen sind, muss eine Lieferantenrechnung für mehrere Unternehmen eingegeben
werden. Dabei wird eine eindeutige Beziehung zwischen der Hauptbuchumlage und der
Gegenbuchung der Kreditorenbuchhaltung erstellt.
Der Hauptunterschied zwischen der Lieferantenrechnungsstandardeingabe und der Eingabe
einer Lieferantenrechnung für mehrere Unternehmen besteht darin, dass bei einer
Lieferantenrechnung für mehrere Unternehmen kein bestimmtes Unternehmen
eingeschlossen wird.
Bei der Eingabe einer Lieferantenrechnung für mehrere Unternehmen werden folgende
Schritte durchgeführt:
•
Mit der Zeile 'HB-Umlage' wird festgelegt, in welchem Unternehmen die
Gegenbuchung vorgenommen wird.
•
Die Kontonummer stellt die dem Rechnungsposten zugeordneten Umlegungskosten
dar.
•
Für jeden Umlageposten wird automatisch ein eigener Rechnungsposten erstellt.
Wird die Lieferantenrechnung bezahlt, werden das Konto für Verbindlichkeiten aus
Lieferungen und Leistungen und Bankkonto sowie das Gegenkonto für Skonto, die dem
Unternehmen zugeordnet sind, verwendet.
Die Daten der Lieferantenrechnungen für mehrere Unternehmen werden in den Tabellen
'Kreditorenbuch' (F0411) und 'Kontenbuch' (F0911) verwaltet.
Überlegungen für die Eingabe von Lieferantenrechnungen für mehrere
Unternehmen
Die folgenden Informationen dienen der Eingabe von Lieferantenrechnungen für mehrere
Unternehmen:
•
Wird auf dem Formular 'Mehrere Unternehmen - ein Lieferant' eine
Lieferantenrechnung eingegeben, muss diese auf dem folgenden Formular
geändert werden.
•
Wird eine Lieferantenrechnung auf mehrere Unternehmen umgelegt, muss für
alle Unternehmen dieselbe Landeswährung verwendet werden.
276
•
Beim Buchen von Lieferantenrechnungen wird eine konzerninterne Buchung
erstellt, wenn für die automatische Gegenbuchung Aufwands- oder Passivkonten
von verschiedenen Unternehmen verwendet werden.
Siehe auch
Verarbeitungsoptionen für die Lieferantenrechnungseingabe im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für Informationen über die Einrichtung von mehreren
Beispiel: Eine Lieferantenrechnung für mehrere Unternehmen
Die in diesem Beispiel verwendeten Verbindlichkeits- und Bankkonten sind durch folgende
Informationen festgelegt:
•
Durch die bei der HB-Umlage verwendete Organisationseinheit und das der
Organisationseinheit zugeordnete Unternehmen
•
Durch den KDT-Klassencode (HB-Gegenbuchung); dabei kann es sich um die
Standardvorgabe aus dem Lieferantenstamm handeln, oder der Wert wurde in der
HB-Umlageposition der Lieferantenrechnung eingegeben
Es werden zwei Lieferantenrechnungen in Höhe von 2.500 auf zwei Konten umgelegt:
210.8370
Aufwandskonto
Unternehmen 00100
205.8370
Aufwandskonto
Unternehmen 00004
1500
1000
•
Für Konto 210.8370 (Aufwand) wird für 1500 eine Sollbuchung erstellt
•
Für Konto 205.830 (Aufwand) wird für 1.000 eine Sollbuchung erstellt
Auf das Konto für Verbindlichkeiten erfolgt anhand des für jedes Unternehmen eingerichteten
ABA-Postens PCyyyy eine Habenbuchung.
100.4110
Unternehmen 00100/PCxxxx
200.4110
Unternehmen 00004/PCxxxx
1500
1000
•
Auf dem Konto 100.4110 (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen für
Unternehmen 100) erfolgt eine Habenbuchung über 1.500.
•
Auf dem Konto 200.4110 (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen für
Unternehmen 4) erfolgt eine Habenbuchung über 1.000.
Auch die Gegenbuchungen können auf dasselbe ABA-Konto für Verbindlichkeiten aus
Lieferungen und Leistungen (PCyyyy) zeigen. Je nach Bedarf werden konzerninterne
Gegenbuchungen erstellt.
277
►
So wird eine Lieferantenrechnung für mehrere Unternehmen eingegeben
'Mehrere Unternehmen - ein Lieferant' auswählen.
anklicken.
2. Auf dem Formular 'Mehrere Unternehmen - ein Lieferant' die Schritte zur Eingabe
einer Standardlieferantenrechnung ausführen.
Detailzone aufrufen, um die Unternehmen zu prüfen, die jeder Umlageposition auf
dem Formular 'Mehrere Unternehmen - ein Lieferant' zugeordnet sind.
3. Für jedes der Lieferantenrechnung zugeordnete Unternehmen das folgende Feld
ausfüllen:
•
Kontonummer
•
Betrag
Das der Kontonummer zugeordnete Unternehmen wird in der Detailzone angezeigt.
Siehe auch
Kreditorenbuchhaltung für Informationen über die in der
Lieferantenrechnungseingabe verwendeten Daten
278
Ungültige
Verarbeitungso
ptionen
Das Programm 'Mehrere Unternehmen - ein Lieferant' verwendet die gleichen
Verarbeitungsoptionen wie das Programm 'Lieferantenrechnungsstandardeingabe'.
Einige der Verarbeitungsoptionen werden jedoch nicht verwendet. Bei der Eingabe
einer Lieferantenrechnung für mehrere Unternehmen werden die folgenden
Verarbeitungsoptionen nicht verwendet:
•
Manuelle Zahlungen
•
Einkauf
•
•
Versionen
•
Protokollierung
Mehrere Lieferantenrechnungen eingeben
Um für einen oder mehrere Lieferanten mehrere Lieferantenrechnungen schnell eingeben zu
können, kann eine der Eingabemethoden für die Eingabe mehrerer Lieferantenrechnungen
verwendet werden. Im Gegensatz zur Standardmethode der Lieferantenrechnungseingabe,
die sich aus zwei Schritten zusammensetzt, bestehen die Eingabemethoden für mehrere
Lieferantenrechnungen aus nur einem Schritt.
Die Eingabemethoden für mehrere Lieferantenrechnungen sind nur für das Hinzufügen von
Lieferantenrechnungen zu verwenden. Zum Ändern, Löschen oder Stornieren muss die
Standardeingabemethode verwendet werden. Die Eingabemethoden für mehrere
Lieferantenrechnungen haben andere Beschränkungen. Sie können zur Eingabe der
folgenden Daten verwendet werden:
•
Mehrere Rechnungsposten
•
Mehrere Positionen der HB-Umlage
•
Anlagen-ID
•
Anlagen-ID - Schnellcode
•
Geteilte Rechnungsposten
•
Sonderbankkonten
•
Besondere Gegenkonten für HB-Buchungen
•
Sonderbehandlung von Zahlungen
•
Automatische Umkehrbuchung
•
Skonto
•
Steuern
•
Rechnungsbetrag Null
•
Vorausbezahlte Lieferantenrechnungen
•
Protokollierte Lieferantenrechnungen
•
Wiederkehrende Lieferantenrechnungen
Für jede Detailzeile wird eine Lieferantenrechnung erstellt, und die Tabellen 'Kreditorenbuch'
(F0411) und 'Kontenbuch' (F0911) werden aktualisiert.
279
Voraussetzungen
Um die Eingabe zu erleichtern, Lieferantenrechnungen nach HB-Datum und
Fälligkeitsdatum organisieren. Die Lieferantenrechnungen können zusätzlich auch
nach Zahlungsbedingungen und Rechnungsdatum organisiert werden.
►
So werden mehrere Lieferantenrechnungen für einen Lieferanten eingegeben
Um gleichzeitig mehrere Lieferantenrechnungen für denselben Lieferanten einzugeben, wird
die Eingabemethode für mehrere Lieferantenrechnungen verwendet.
'Mehrere Lieferantenrechnungen - Ein Lieferant' auswählen.
anklicken.
2. Auf dem Formular 'Mehrere Lieferantenrechnungen eingeben' die folgenden Felder
ausfüllen:
•
Lieferant
•
Rg.-Datum
•
HB-Dat.
•
Fällig am
Die eingegebenen Informationen sind für alle Lieferantenrechnungen gültig.
3. In der Detailzone die folgenden Felder für jede Lieferantenrechnung ausfüllen:
•
Rg.-Nr.
•
Rechnungsbetrag
•
Kontonummer
•
Anmerkung
280
4. Um die Informationen im Header des Formulars zu überschreiben, die folgenden
Felder in der Detailzone für alle Lieferantenrechnungen ausfüllen:
•
Rg.-Datum
•
HB-Dat.
5. 'OK' anklicken.
Auf dem Formular 'Verarbeitete Lieferantenrechnungen zusammenfassen' werden
Gesamtzahl und -betrag der Lieferantenrechnungen angezeigt.
6. 'OK' anklicken.
►
So werden mehrere Lieferantenrechnungen für mehrere Lieferanten eingegeben
Um gleichzeitig mehrere Lieferantenrechnungen für mehrere Lieferanten einzugeben, wird
die Eingabemethode für mehrere Lieferantenrechnungen verwendet.
'Mehrere Lieferantenrechnungen - Mehrere Lieferanten' auswählen.
anklicken.
281
2. Auf dem Formular 'Mehrere Lieferantenrechnungen eingeben' die Schritte zum
Eingeben von mehreren Lieferantenrechnungen für einen Lieferanten ausführen.
3. In der Detailzone für alle Lieferanten das folgende Feld ausfüllen und 'OK' anklicken:
•
Lieferant
282
Nachdem das System 'Kreditorenbuchhaltung' eingerichtet worden ist, wird festgelegt, wie
automatische Zahlungen verarbeiten werden sollen. Automatische Zahlungen dienen dazu,
Lieferantenrechnungen zu gruppieren und in einem einzigen Zahlungsablauf mehrere
Zahlungen zu erstellen.
Mit dem automatischen Zahlungsverfahren können die Kreditorenrechnungen effizient
verwaltet und Zahlungsbedingungen wie Skontoabzüge voll ausgeschöpft werden. Dieses
Verfahren wird zur Zahlung der Lieferantenrechnungen während des normalen
Zahlungszyklus verwendet.
Für die Verarbeitung der automatischen Zahlungen werden die folgenden Dokument- und
Batch-Arten verwendet:
•
•
PR (Wiederkehrende
Lieferantenrechnung)
•
PL (Lieferantenrechnungsprotokollierung)
•
PD (Lastschriftanzeige)
•
PM (Lieferantenrechnung ohne
Zuordnung)
•
_ _ (anwenderspezifische
Lieferantenrechnungsart)
Dokumentart der Zahlung
•
PK (Automatische Zahlung)
Batch-Art
•
K (automatische Zahlung)
Dokumentart der Lieferantenrechnung
283
Das folgende Schaubild illustriert den Vorgang der automatischen Zahlung:
Automatische Zahlung verarbeiten
Schritt 1
Automatische Einbehaltung einrichten
Schritt 2
Bericht 'Geldbedarf'
ausführen
Schritt 3
Zu bezahlende Posten auswählen. Mit
der Statusschnelländerung alle anderen
Zahlungen sperren
Schritt 4
Zahlungsgruppen
erstellen
Schritt 5
Die Berichte 'Zahlungsgruppen bearbeiten'
und 'Zahlungsanalyse' prüfen (optional)
Schritt 6
Arbeiten mit Zahlungsgruppen
Schritt 7
Zahlung schreiben bzw. auf
Magnetband kopieren
Schritt 8
Zahlung aktualisieren
Schritt 9
Zahlungsverzeichnis prüfen
284
Voraussetzungen
HB-Konto für alle Bankkonten, die von einem Unternehmen verwendet werden,
einrichten.
Für jeden Lieferanten, an den Zahlungen mit dem beleglosen Zahlungsverkehr
ausgeführt werden, die Zahlungsmittel mit den entsprechenden Werten einrichten.
Bankkontoinformationen einrichten
Bankkontoinformationen müssen eingerichtet werden, wenn Kreditorenzahlungen verarbeitet
oder bestimmte Debitorenanwendungen, wie zum Beispiel die Wechselverarbeitung und die
Verarbeitung von automatischen Lastschriften verwendet werden. Je nach zu verarbeitender
Informationsart müssen für die Bankkonten eines Unternehmens, sowie für die Bankkonten
der Lieferanten und Kunden Bankkontoinformationen eingerichtet werden.
Die folgenden Programme sind für das Einrichten von Bankkontoinformationen verfügbar:
•
Bankkontoinformationen (P0030G) - Dieses Programm wird für das Einrichten der
Bankkonten des Unternehmens verwendet. Werden Zahlungen der
Kreditorenbuchhaltung oder automatische Lastschriften der Debitorenbuchhaltung
verarbeitet, müssen die Bankkonten des Unternehmens eingerichtet werden.
•
Bankkontoquerverweis (P0030A) - Dieses Programm wird verwendet, um
Bankkontoinformationen für Lieferanten und Kunden einzurichten. Werden
Kreditorenzahlungen unter Verwendung des beleglosen Zahlungsverkehrs
verarbeitet, müssen Bankkontoinformationen für den Lieferanten eingerichtet
werden. Bei der Verarbeitung von automatischen Zahlungseingängen,
Debitorenwechseln oder automatischen Lastschriften müssen
Bankkontoinformationen für Kunden eingerichtet werden.
•
Bankkontoadressen (P0030A) - Dieses Programm wird verwendet, wenn eine
Bankleitzahl einem Bankadressbuchdatensatz zugeordnet werden soll.
Obwohl mit allen Programmen Bankkontoinformationen in der Tabelle 'Bankleitzahlstamm'
(F0030) aktualisiert werden, wird jeder Bankkontodatensatz unter Verwendung einer
Datensatzart unterschieden. Mit der Datensatzart wird gekennzeichnet, ob es sich um ein
Bankkonto eines Lieferanten oder Kunden handelt. Die Datensatzart wird zusätzlich
verwendet, um zwischen Kunden zu unterscheiden, die Wechsel und automatische
Lastschriften verarbeiten und Lieferanten, die automatische Zahlungen verarbeiten.
In der folgenden Tabelle werden die verfügbaren Datensatzarten und deren Verwendung
beschrieben:
Datensatzart
B
C
Beschreibung
Dieser Wert wird Datensätzen zugeordnet, die mit dem Programm
'Bankkontoadressen' (P0030A) erstellt wurden. Mit diesem Programm
werden Bankleitzahlen mit der Bankkonto-Adressbuchnummer
verbunden.
Dieser Wert wird zugeordnet, wenn Bankkontoinformationen eingerichtet
werden und die Option für Kunden unter Verwendung des Programms
'Bankkontoquerverweis'(P0030A) festgelegt wird.
285
D
werden und die Option 'DBT-Wechsel - Automatische Lastschrift' unter
Verwendung des Programms 'Bankkontoquerverweis'(P0030A) aktiviert
wird. Diese Option muss für Kunden aktiviert werden, die Wechsel oder
automatische Lastschriften verarbeiten.
G
Dieser Wert wird zugeordnet, wenn HB-Bankkontoinformationen für das
Unternehmen unter Verwendung des Programms
'Bankkontoinformationen' (P0030G) zugeordnet werden.
H
Dieser Wert wird zugeordnet, wenn unter Verwendung des Programms
'Holländische Bank - Zahlungsinformationen' (P74030H) holländische
Bankkonten eingerichtet werden.
M
Dieser Wert wird zugeordnet, wenn Bankkontoinformationen unter
Verwendung des Programms 'Organisationseinheitsinformationen'
(P0030B) nach Organisationseinheiten zugeordnet werden.
P
werden und die Option 'Automatische Zahlungseingänge - Zahlender'
unter Verwendung des Programms 'Bankkontoquerverweis' (P0030A)
aktiviert wird.
V
werden und die Option 'Lieferant' unter Verwendung des Programms
'Bankkontoquerverweis'(P0030A) aktiviert wird.
X, Y
Diese Codes sind vordefiniert und können verwendet werden, wenn ein
Lieferant mehrere Bankkonten hat. Es müssen nicht die Codes X oder Y
verwendet werden. Es können alle Werte der UDC-Liste 00/BT
(Bankartencodes) verwendet werden, die nicht oben aufgeführt sind.
Anmerkung
Obwohl für die Anwendungen 'Bankkontoquerverweis' und 'Bankkontoadressen' das gleiche
Programm verwendet wird, wird für jede Anwendung ein anderes Formular angezeigt:
•
Für 'Bankkontoquerverweis' wird das Formular 'Arbeiten mit Bankkonten nach
Adresse' (W0030AD) angezeigt.
•
Für 'Bankkontoadressen' wird das Formular 'Arbeiten mit Bankleitzahlen' (W0030AE)
angezeigt.
Dieses Formular kann aufgerufen werden, indem auf dem Formular 'Arbeiten mit
Bankkonten nach Adresse' im Menü 'Formular' die Option 'Bankleitzahl' ausgewählt
wird.
Siehe auch
Mehrere Bankkonten für Lieferanten einrichten im Handbuch Kreditorenbuchhaltung
für detaillierte Setup-Anweisungen
286
►
So werden HB-Bankkontoinformationen eingerichtet
'Bankkontoinformationen' auswählen.
Im Menü 'Debitorenbuchhaltung einrichten' (G03B41) die Option
Im Menü 'Automatische Lastschriftenverarbeitung' (G03B131) die Option 'HBBankkonten' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit HB-Bankkonten' die Schaltfläche 'Suchen' anklicken,
um alle Bankkontodatensätze anzuzeigen.
2. Um einen neuen Bankkontodatensatz hinzuzufügen, die Schaltfläche 'Hinzufügen'
anklicken.
3. Auf dem Formular 'HB-Bankkonto einrichten' die folgenden Felder ausfüllen:
•
HB-Bankkonto
•
Beschreib.
4. Das folgende optionale Feld für die Zahlungsverarbeitung im System
'Kreditorenbuchhaltung' ausfüllen:
•
Nächste Zahlungsnr.
5. Das folgende optionale Feld für das System 'Debitorenbuchhaltung' ausfüllen:
•
Näch. auto. Lastschriftnr.
287
6. Die folgenden Felder ausfüllen, um Standardvorgaben für die Druckoptionen der
Zahlungen im System 'Kreditorenbuchhaltung' einzurichten:
•
Anz. der Ausrichtungsvordrucke
•
Detailzeilen pro Abschnitt
7. 'OK' und anschließend 'Abbrechen' anklicken.
8. Um zusätzliche Bankkontoinformationen einzugeben, auf dem Formular 'Arbeiten mit
HB-Bankkonten' das Bankkonto abrufen und auswählen und anschließend im Menü
'Zeile' die Option 'Bankinformationen' auswählen.
9. Auf dem Formular 'Bankinformationen ändern' die folgenden Felder ausfüllen:
•
Adressnummer - Bank
Dies ist die Adressbuchnummer der Bank.
•
Bankleitzahl
Dieses Feld kann aber auch leer gelassen werden.
•
Bankkontonummer
•
Prüfziffer
•
•
SWIFT-Code
288
10. Um die Verwendung von Vorvermerkscodes, die den Lieferanten zugeordnet sind, zu
verhindern, muss sichergestellt werden, dass die folgende Option aktiviert ist:
•
Lieferantenvorvermerkscode überschreiben
Anmerkung
Bestimmte Zahlungsmittel sind fest codiert, um einen Scheck zu drucken, wenn
keine ausreichenden Informationen verfügbar sind, unabhängig davon, ob diese
Option aktiviert ist.
11. Die folgenden Optionen ausfüllen, wenn die Schecklaufzeit verwendet wird:
•
Forderungen
Dieses Feld wird nur im System 'Debitorenbuchhaltung' für die
Wechselverarbeitung verwendet.
•
Verbindlichk.
12. 'OK' anklicken.
13. Falls KDT-Wechsel oder BACS verwendet werden, auf dem Formular 'Arbeiten mit
HB-Bankkonten' im Menü 'Zeile' die Option 'BACS-Informationen' auswählen.
14. Auf dem Formular 'BACS-Informationen ändern' die folgenden Felder ausfüllen und
'OK' anklicken:
•
Bankbenutzernr.
•
•
Bank - Referenz
15. Um Kontoinformationen für CTX-Magnetbänder einzugeben, die für die Verarbeitung
von KDT-Zahlungen verwendet werden, auf dem Formular 'Arbeiten mit HBBankkonten' im Menü 'Formular' die Option 'X12-Informationen' auswählen.
16. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Bankkonten – X12-Informationen' die Option
17. Auf dem Formular 'Bankkonten - X12-Informationen einrichten' die folgenden Felder
•
Genehm.-Info-Qualifier
•
Genehmigungsinformationen
•
Sicherheitsinfo-Qualifier
•
Sicherheitsinformationen
•
Sender-ID austauschen
•
Empfänger-ID austauschen
•
Code des Übertragungsabs.
•
Code des Übertragungsempf.
289
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Näch. auto. Lastschriftnr.
Anz. der
Ausrichtungsvordrucke
Glossar
Mit dieser Nummer wird die nächste Zahlungsnummer dargestellt, die
für ein bestimmtes Bankkonto verarbeitet werden soll. Dieses Feld wird
beim Zahlungsverarbeitungszyklus im System 'Kreditorenbuchung'
aktualisiert.
Mit dieser Nummer wird die nächste automatische Lastschriftnummer
dargestellt, die für ein bestimmtes Bankkonto verarbeitet werden soll.
Mit der Software von J.D. Edwards wird dieses Feld beim
Zahlungsverarbeitungszyklus im System 'Kreditorenbuchhaltung'
aktualisiert.
Die Anzahl der Schecks, die am Anfang des Scheckdruckens für die
Druckerausrichtung benötigt werden.
Die Anzahl von Detailzeilen, die auf dem Kontrollabschnitt einer
KDT-Zahlung erscheinen können.
Adressnummer - Bank
--- Formularspezifisch --Die Adressbuchnummer der Bank eingeben.
Bankleitzahl
Bankkontonummer
Anmerkung für finnische Benutzer: Der Ländercode in den finnischen
Adressbuchdatensätzen muss FI sein.
--- Formularspezifisch --Anmerkung für finnische Benutzer: Dieses Feld wird zusammen mit dem
Feld 'Bankkontonummer' verwendet. Diese Nummer wird erstellt, wenn
die Bankkontonummer eingegeben wird.
Anmerkung für andere Benutzer im skandinavischen Raum: Dieses
Feld leer lassen.
290
IBAN
eingeschlossen.
Prüfziffer
vorhanden sein.
SWIFT-Code
eingeben.
Adressen verwendet.
Mit dieser Option wird festlegt, ob die Vormerkverarbeitung für den
beleglosen Zahlungsverkehr für das angegebene Bankkonto
überschrieben werden soll. Gültige Werte:
Ländercode - Bank
Lieferantenvorvermerkscode überschreiben
Ein
Der dem Lieferanten zugeordnete Vormerkcode wird überschrieben. Es
wird ein Bankmagnetband ohne Papierscheck erstellt, und zwar
unabhängig davon, wie die Vormerk-Codeoption (AB1) eingestellt ist.
Aus
Es wird der dem Lieferanten zugeordnete Vormerkcode verwendet.
Forderungen
Verbindlichk.
Bankbenutzernr.
Die Anzahl der Tage, die zum Fälligkeitsdatum des Wechsels
hinzugefügt werden, um das HB-Datum für Journalbuchungen beim
Wechselinkasso zu bestimmen.
Die Anzahl der Tage, die zum Zahlungsdatum hinzugerechnet werden,
um das Wertstellungsdatum für die Wechselverarbeitung zu berechnen.
Dies ist die Nummer, die ein Sponsor einem Anwender in einem
besonderen
Banksystem, z. B. dem englischen BACS-System, zugeteilt hat. Diese
Nummer
wird auf allen vom Anwender übergebenen Dateien angezeigt.
291
vergeben.
gestellt.
verwendet.
Bank - Referenz
Genehm.-Info-Qualifier
verwendet
Der Name des Kontos, das der Benutzernummer (innerhalb eines
bestimmten Banksystems) zugeordnet ist.
In Norwegen werden diese Informationen von der DNB Telebank bereit
gestellt.
In anderen skandinavischen Ländern wird dieses Feld nicht verwendet.
Der Code, mit dem die Informationsart der Genehmigungsinformationen
gekennzeichnet sind. X12 Standardinformationen für Zahlungen.
Genehmigungsinformationen
Informationen, die für die zusätzliche Identifizierung oder Genehmigung
der
Austauschsender oder der Austauschdaten dienen. Die Informationsart
wird durch
den Qualifikationskennzeichner für die Genehmigungsinformationen
bestimmt. X12
Standardinformationen für Zahlungen.
Sicherheitsinformationen
Der Code dient der Kennzeichnung von Sicherungsinformationen
bezüglich des
Austauschabsenders oder der Austauschdaten. Die Informationsart wird
durch die
Sicherungsinformationskennzeichnung bestimmt. X12
Zahlungsstandards.
Sicherheitsinfo-Qualifier
Der Code kennzeichnet die Informationsart der
Sicherungsinformationen. X12
Zahlungsstandards.
Sender-ID austauschen
Kennzeichnungscode, der vom Absender veröffentlicht wird, damit
andere
Beteiligte ihn als Empfänger-ID für sich benutzen können. Der Absender
kodiert
diesen Wert in das Absender-ID-Element. X12 Zahlungsstandards.
Empfänger-ID austauschen
Kennzeichnungscode, der vom Datenempfänger veröffentlicht wird.
Beim Senden
dient er dem Absender als Sende-ID, andere Beteiligte, die ihnen etwas
senden
wollen, können den Code als Empfänger-ID benutzen, um Daten richtig
weiterzuleiten. X12 Zahlungsstandards.
Code des
Übertragungsabs.
Der Code, mit dem der Übertragungsabsender gekennzeichnet wird.
Codes, auf die
sich die Handelspartner geeinigt haben. Zahlungsstandards X12.
292
Code des
Übertragungsempf.
►
Der Code, mit dem der Übertragungsempfänger gekennzeichnet wird.
Codes, auf
die sich die Handelspartner geeinigt haben. Zahlungsstandards X12.
So werden HB-Bankkontoinformationen geändert oder gelöscht
Im Menü 'Debitorenbuchhaltung einrichten' (G03B41) die Option
Im Menü 'Automatische Lastschriftenverarbeitung' (G03B131) die Option 'HBBankkonten' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit HB-Bankkonten' die Schaltfläche 'Suchen' anklicken,
um alle Bankkontodatensätze anzuzeigen.
2. Um ein Bankkontodatensatz zu löschen, den Bankkontodatensatz auswählen und
'Löschen' anklicken.
3. Auf dem Formular 'Löschen bestätigen' die Schaltfläche 'OK' anklicken.
4. Um Zahlungsinformationen oder Standarddruckoptionen zu ändern, den
Bankkontodatensatz auswählen und im Menü 'Zeile' die Option 'Ändern' auswählen.
5. Auf dem Formular 'HB-Bankkonto einrichten' beliebig viele Felder ändern und 'OK'
anklicken.
6. Um zusätzliche Bankinformationen, wie z.B. Bankleitzahl oder Kontonummer, zu
ändern, auf dem Formular 'Arbeiten mit HB-Bankkonten' den Bankkontodatensatz
auswählen und im Menü 'Zeile' die Option 'Bankinformationen' auswählen.
7. Auf dem Formular 'Bankinformationen ändern' beliebig viele Felder ändern und 'OK'
anklicken.
8. Um BACS-Informationen zu ändern, auf dem Formular 'Arbeiten mit HB-Bankkonten'
den Bankkontodatensatz auswählen und im Menü 'Zeile' die Option 'BACSInformationen' auswählen.
9. Auf dem Formular 'BACS-Informationen ändern' beliebig viele Felder ändern und
'OK' anklicken.
10. Um CTX-Informationen zu ändern, auf dem Formular 'Arbeiten mit HB-Bankkonten'
im Menü 'Formular' die Option 'X12-Informationen' auswählen.
11. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Bankkonten - X12-Informationen' die Schaltfläche
'Suchen' anklicken, das Bankkonto markieren und 'Auswählen' anklicken.
12. Auf dem Formular 'Bankkonten - X12-Informationen einrichten' beliebig viele Felder
ändern und 'OK' anklicken.
►
So werden Lieferanten- und Kundenbankkontoinformationen eingerichtet
293
Im Menü 'Debitorenbuchhaltung einrichten' (G03B41) die Option 'Bankkontoquerverweis'
auswählen.
Im Menü 'Automatische Lastschriftenverarbeitung' (G03B131) die Option
'Kundenbankkonto' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Bankkonten nach Adresse' die Schaltfläche 'Suchen'
anklicken, um alle Bankkontoinformationen anzuzeigen. Um die Anzeige
einzugrenzen, kann das folgende Feld ausgefühlt und anschließend 'Suchen'
angeklickt werden:
•
Adressnummer
Anmerkung
Es werden nur Datensätze für Lieferanten und Kunden angezeigt. Datensätze der Art
B, G oder M werden nicht angezeigt.
2. Um einen neuen Bankkontodatensatz hinzuzufügen, die Schaltfläche 'Hinzufügen'
anklicken.
3. Auf dem Formular 'Bankkonten nach Adresse einrichten' das folgende Feld ausfüllen:
•
Adressnummer
4. Um die Datensatzart festzulegen, eine der folgenden Optionen auswählen:
•
Lieferant
•
Kunde
•
DBT-Wechsel, Auto. Last.
•
294
5. Die folgenden Felder ausfüllen:
•
Bankleitzahl
Dieses Feld kann aber auch leer gelassen werden.
•
Bankkontonummer
•
Prüfziffer
•
IBAN
•
Beschreibung
•
•
SWIFT-Code
Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn die Option für den Lieferanten aktiviert
wird.
•
Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn die Option für den Lieferanten aktiviert
wird.
Anmerkung
In bestimmten Ländern sind einige dieser Felder für bestimmte Bankformate
erforderlich. Bei anderen Banken sind unter Umständen nicht alle Informationen
erforderlich.
•
Adressnummer - Bank
•
Ländercode - Bank
6. 'OK' anklicken.
295
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Lieferant
Glossar
B
C
Kundenbankkonten
D
Lastschriften
G
H
M
P
V
X
Y
--- Formularspezifisch --Um die Datensatzart festzulegen, eine der folgenden Optionen
auswählen:
o Lieferant
o Kunde
o Debitorenwechesl, automatische Lastschrift
o Auto. Zlg.-Eing./Zahlender
Bankleitzahl
296
Bankkontonummer
Prüfziffer
IBAN
eingeschlossen.
vorhanden sein.
SWIFT-Code
eingeben.
vergeben.
gestellt.
verwendet.
Adressnummer - Bank
verwendet
Die Adressbuchnummer der Bank.
297
Ländercode - Bank
►
Adressen verwendet.
So werden Lieferanten- oder Kundenbankkontoinformationen geändert oder
gelöscht
Im Menü 'Debitorenbuchhaltung einrichten' (G03B41) die Option 'Bankkontoquerverweis'
auswählen.
Im Menü 'Automatische Lastschriftenverarbeitung' (G03B131) die Option
'Kundenbankkonto' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Bankkonten nach Adressen' das folgende Feld
ausfüllen und 'Suchen' anklicken:
•
Adressnummer
Anmerkung
Es werden alle Bankkontodatensätze für Lieferanten und Kunden angezeigt.
Bankkontodatensätze der Art B, G oder M werden nicht angezeigt.
2. Um ein Bankkontodatensatz zu löschen, den Datensatz auswählen und 'Löschen'
anklicken.
4. Um Bankkontoinformationen zu ändern, das zu ändernde Bankkonto auswählen und
im Menü 'Zeile' die Option 'Ändern' auswählen.
Je nach Datensatzart des ausgewählten Bankkontos wird entweder das Formular
'Bankkonto nach Adresse einrichten' oder 'Mehrere Bankkonten für einen Lieferanten
einrichten' angezeigt.
5. Beliebig viele Felder ändern und 'OK' anklicken.
►
So werden Bankleitzahlen nach Bankadressen eingerichtet
Eine Bankleitzahl kann der Adressbuchnummer einer Bank zugeordnet werden.
Im Menü 'Debitorenbuchhaltung einrichten' (G03B41) die Option 'Bankkontoadressen'
auswählen.
Anmerkung
Dieses Formular kann aufgerufen werden, indem auf dem Formular 'Arbeiten mit Bankkonten
nach Adresse' im Menü 'Formular' die Option 'Bankleitzahl' ausgewählt wird.
298
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Bankleitzahlen' die Schaltfläche 'Hinzufügen'
anklicken.
2. Auf dem Formular 'Bankleitzahl einrichten' die folgenden Felder ausfüllen und 'OK'
anklicken:
•
Bankleitzahl
•
Adressnummer
In der Tabelle 'Bankleitzahlstamm' (F0030) wird automatisch ein Datensatz der Art B
erstellt.
Anmerkung
Die mit der Bankleitzahl verbundene Adressbuchnummer kann geändert werden, indem der
Bankleitzahldatensatz abgerufen und im Menü 'Zeile' die Option 'Ändern' ausgewählt wird.
Muss die Bankleitzahl geändert werden, muss der Datensatz ausgewählt, gelöscht und
anschließend neu hinzugefügt werden.
Bankkontoausnahmebericht für Lieferanten und Kunden
drucken
Im Menü 'Automatische Zahlungen einrichten' (G04411) die Option 'BankkontoAusnahmebericht' auswählen.
Mit dem Bericht 'Bankkonto - Ausnahmebericht' (R00310) wird geprüft, dass für alle
Lieferanten- und Kundenbank-Datensätze in der Tabelle 'Bankleitzahlenstamm' (F0030) die
Adressbuchnummer in der Tabelle 'Adressbuchstamm' (F0101) besteht. Datensätze, die
nicht im Adressbuch bestehen, werden im Bericht gedruckt. Bankkonto-Datensätze mit einer
leeren Adressnummer werden nicht berücksichtigt.
299
Mit diesem Bericht werden keine Informationen aktualisiert. Wenn in diesem
Ausnahmebericht Datensätze angezeigt werden, ist einer der folgenden Schritte
auszuführen:
•
Fehlende Adressbuchnummer der Tabelle 'Adressbuchstamm' (F0101) hinzufügen
•
Lieferantenbank- oder Kundenbank-Datensatz aus der Tabelle 'Bankleitzahlstamm'
(F0030) entfernen
Anmerkung
Dieses Programm hat keine verbundenen Verarbeitungsoptionen.
Drucksequenz für die Zahlungen einrichten
Die Option 'Zahlungssequenz' ermöglicht es, die Reihenfolge, in der die Zahlungen gedruckt
werden, zu bestimmen. Es kann eine Reihenfolge gewählt werden, die die Anforderungen
des Benutzers erfüllt. Zahlungen können z.B. in absteigender Reihenfolge nach Betrag
gedruckt werden, so dass die höchsten Beträge zuerst angezeigt werden. Oder sie können in
alphabetischer Reihenfolge nach Lieferant gedruckt werden. Die Zahlungssequenz wird
gesteuert, indem im Menü 'Automatische Zahlungen einrichten' Sequenz-IDs eingerichtet
werden. Die Sequenz-IDs legen die Druckreihenfolge fest und können bis zu sechs
Datenelemente aus den Feldern in der Arbeitstabelle 'Kreditorenzahlungen' enthalten.
Für jede zu verwendende Drucksequenz muss eine Sequenz-ID festgelegt werden. Bei der
Erstellung von Zahlungsgruppen muss in der Verarbeitungsoption für die Sequenz-ID die zu
verwendende Sequenz festgelegt werden, und es muss bestimmt werden, ob die Werte in
auf- oder absteigender Reihenfolge gedruckt werden sollen.
Sollen Zahlungen anhand von Kriterien gedruckt werden, die außerhalb des Systems
'Kreditorenbuchhaltung' von J.D. Edwards liegen, können Sonderbearbeitungscodes
verwendet werden. Sonderbearbeitungscodes sind anwenderspezifisch und werden zum
Zeitpunkt der Lieferantenrechnungseingabe zugeordnet. Sie können für die Sortierung der
Zahlungen verwendet werden, indem die Sequenz-ID eingeschlossen wird.
►
So wird eine Drucksequenz für Zahlungen eingerichtet
Im Menü 'Automatische Zahlungen einrichten' (G04411) die Option 'Zahlungssequenz'
auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit der Zahlungssequenz' die Option 'Hinzufügen'
anklicken.
Eine neue Sequenz kann hinzugefügt werden, indem eine bestehende Sequenz
kopiert und den Anforderungen entsprechend abgeändert wird. Auf dem Formular
'Arbeiten mit der Zahlungssequenz' die bestehende Zahlungssequenz auswählen
und 'Kopieren' anklicken.
300
2. Auf dem Formular 'Zahlungssequenz einrichten' die folgenden Felder ausfüllen:
•
Sequenz-ID
•
Beschreib.
3. In mindestens eines der folgenden Felder ein Data Dictionary-Element eingeben:
•
Sequenz 1
•
Sequenz 2
•
Sequenz 3
•
Sequenz 4
•
Sequenz 5
•
Sequenz 6
Um eine Liste mit Data-Dictionary-Elementen einzusehen, die für das Einrichten der
Zahlungssequenzen 1-6 verwendet werden können, die Schaltfläche 'Suchen'
anklicken, um die UDC-Liste H04/SF aufzurufen.
Wenn der Zahlungsbearbeitungscode (CRC) das erste Feld der Sequenz ist, muss
den Lieferantenrechnungen ein aussagekräftiger anwenderspezifischer Code
(00/HC) zugeordnet werden.
4. Für jede eingerichtete Sequenz muss entweder die Option 'Aufsteigend' oder
'Absteigend' ausgewählt werden.
5. 'OK' anklicken.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Sequenz-ID
Glossar
Mit diesem Wert wird während der Kreditorenzahlungsverarbeitung die
Reihenfolge, in der Zahlungen verarbeitet werden, festgelegt. Es handelt
sich hierbei um den Namen der anwenderspezifischen Sequenz.
301
Zahlungsmittel einrichten
Als Zahlungsmittel können Schecks, Magnetbänder, Wechsel, BACS (Bank Automated
Clearing System) usw. benutzt werden. Der Benutzer muss die vom Unternehmen
verwendeten Zahlungsmittel festlegen. Kunden außerhalb der USA müssen die in den
jeweiligen Ländern verwendeten Zahlungsmittel für automatische Zahlungen einrichten. Der
Benutzer bestimmt das Format der einzelnen Zahlungsmittel, indem die Programme und
Versionen ausgewählt werden, mit denen die jeweiligen Bestandteile einer Zahlung erstellt
werden. Dazu gehören die folgenden Komponenten:
•
Zahlung: Ein Ausdruck oder eine Magnetbanddatei der Zahlung.
•
Zahlungsverzeichnis: Eine gedruckte Liste der Zahlungen.
•
Anlage: Ein gedruckter Bericht, der Detailangaben enthält, die nicht auf den
Kontrollabschnitt passen.
•
Lastschriftanzeige: Eine gedruckte Liste der Sollsalden, die angibt, dass einem
Lieferanten zu viel bezahlt wurde. Hier werden Nettobeträge angezeigt, bei denen es
sich entweder um eine Habenbuchung handelt oder die eine Lieferantenrechnung
auf Null bringen.
Das Programm 'Standardzahlungsmittel' (P0417) umfasst alle Standardprogramme, die mit
einem Bestandteil verbunden sind. Die Standardprogramminformationen werden in der
Tabelle 'KDT-Zahlungen - Standard drucken und aktualisieren' (F0417) gespeichert.
Jedem Bestandteil eines Zahlungsmittels wird eine Programmnummer zugeordnet. Das
Programm P04573 (für den Druck von Standardanlagen) kann beispielsweise der
Anlagenkomponente eines Zahlungsmittels zugeordnet werden. Dieses Programm wird
aufgerufen und es wird die entsprechende Anlagenart erstellt.
Der Benutzer ist jedoch nicht auf die für jedes Zahlungsmittel im Voraus zugeordneten
Programme beschränkt. Beispiel: Ist die Standardvorgabe 'Leer' für ein Unternehmen so
eingerichtet, dass ein Scheck im kanadischen Format gedruckt wird, kann das
Zahlungsdruckprogramm vom Programm 'Automatische Zahlungen zurücksetzen' (P04572)
auf das Programm 'Automatische Zahlungen drucken - Schecks - Kanada' (P04572C)
geändert werden.
Die Auswahl für jede Komponente kann noch weiter eingeschränkt werden, indem eine
Version jedes Programms ausgewählt wird, mit dem die Komponenten geschrieben werden.
Der Vorteil liegt darin, dass je nach Unternehmensanforderungen unterschiedliche
Verarbeitungsoptionen oder eine unterschiedliche Datenauswahl in den Versionen verwendet
werden kann.
Eine Lastschriftanzeige ist eine weitere Zahlungsmittelart und wird verwendet, um dem
Lieferanten mitzuteilen, dass ihm zu viel bezahlt wurde. Durch die Zuordnung eines
Programms zu einer Komponente einer Lastschriftanzeige kann eine separate
Lastschriftanzeige mit einer Zahlung gedruckt werden. Es wird automatisch ein
Lastschriftanzeigeauszug generiert, wenn für einen bestimmten Lieferanten offene
Lieferantenrechnungen abzüglich der Lastschriftanzeigen Null ergeben. Dem
Zahlungsdatensatz wird als Zahlungsnummer eine Lastschriftanzeigenummer zugeordnet,
die offenen Beträge der Datensätze werden gelöscht und der Zahlungsstatus wird auf
'Bezahlt' geändert.
302
Die Verwendung eines Zahlungsmittels kann eingeschränkt werden, indem ihm ein
bestimmtes Bankkonto zugeordnet wird. Zum Beispiel können zwei Arten von
Zahlungsmitteln für Wechsel eingerichtet werden, die verschiedene Bankkonten in Anspruch
nehmen.
Siehe auch
Arbeiten mit Zahlungsgruppen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für weitere
Informationen über den Zahlungsvorgang
Voraussetzungen
Es muss festgelegt werden, welche Zahlungsmittel verwendet werden.
Es müssen in der UDC-Liste 00/PY nach Bedarf zusätzliche Codes für
Zahlungsmittel eingerichtet werden.
►
So werden Programme einem Zahlungsmittel zugeordnet
'Standardzahlungsmittel' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Standardzahlungsmittel' die Schaltfläche 'Suchen'
anklicken, um Zahlungsmittel anzuzeigen.
2. Zahlungsmittel auswählen und 'Auswählen' anklicken.
3. Auf dem Formular 'Standardzahlungsmittel einrichten' in die folgenden Felder eine
Programmnummer eingeben:
•
Zahlungen
•
Zlg.-Verzeichnis
•
Anlagen
•
Lastschriftanzeige
303
4. Eine Versionsnummer in eines der folgenden optionalen Felder für das
entsprechende Druckprogramm eingeben.
•
Druckversion
•
Verzeichnisversion
•
Anlagenversion
•
Lastschriftversion
5. 'OK' anklicken.
Siehe auch
Verarbeitungsoptionen für 'Zahlungsgruppen erstellen' (R04570) im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für Informationen darüber, wie verhindert werden kann, dass
bei einem Sollsaldo eine Lastschriftanzeige generiert wird
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Zahlungen
Glossar
Ein anwenderspezifisches Programm, das den Ausdruck von KDTZahlungen
steuert. Es können lediglich Programme eingegeben werden, die in der
Liste der
anwenderspezifischen Codes für 04/PP eingerichtet wurden.
Zlg.-Verzeichnis
Ein anwenderspezifisches Programm, das den Ausdruck von
KDT-Zahlungsverzeichnissen steuert. Es können lediglich Programme
eingegeben
werden, die in der Liste der anwenderspezifischen Codes für 04/PR
eingerichtet
wurden.
Anlagen
Ein anwenderspezifisches Programm, das den Druck von Anlagen für
die
Verarbeitung von KDT-Zahlungen steuert. Es können lediglich
Programme
eingegeben werden, die in der Liste der anwenderspezifischen Codes
für 04/PA
eingerichtet wurden.
Lastschriftanzeige
Ein anwenderspezifisches Programm, das den Druck von
Lastschriftanzeigen für
die Verarbeitung von KDT-Zahlungen steuert. Es können lediglich
Programme
für 04/PD
►
So werden Verarbeitungsoptionen für Zahlungsmittelformate geändert
Einige der mit einem Zahlungsmittel verbundene Programme verfügen über
Verarbeitungsoptionen, mit denen das Format der einzelnen Bestandteile eines
Zahlungsmittels näher festgelegt werden kann. Diese Verarbeitungsoptionen müssen vor der
Verwendung der Programme geprüft und nach Bedarf geändert werden.
304
Die Zahlungsmittelformate werden gemäß der Rxxxx-Konvention (xxxx = Programmnummer)
angegeben, während das für die Standardvorgaben für Zahlungsmittel verwendete
Programmformat als Pxxxx angegeben wird. Um beispielsweise das Format für P04572
(Standardformat für das Drucken von Zahlungen) aufzurufen, kann im Feld 'BatchAnwendung' der Wert 'R04572' eingegeben und 'Suchen' angeklickt werden.
Im Menü 'Systemadministration' (GH9011) die Option 'Batch-Versionen' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Batch-Versionen - Verfügbare Versionen' in das
folgende Feld die Programmnummer eingeben und 'Suchen' anklicken:
•
Batch-Anwendung
2. Die Version auswählen.
3. Im Menü 'Zeile' die Option 'Verarbeitungsoptionen' auswählen.
4. Die Verarbeitungsoptionen nach Bedarf ändern.
►
So werden Lieferanten Zahlungsmittel zugeordnet
Werden Zahlungen gedruckt, wird das der Lieferantenrechnung zugeordnete Zahlungsmittel
verwendet. Das am häufigsten verwendete Zahlungsmittel wird normalerweise als
Standardvorgabe eingerichtet, damit nicht für jeden Lieferanten ein Zahlungsmittel festgelegt
werden muss. Es wird dann automatisch das dem Lieferanten zugeordnete Zahlungsmittel
verwendet, es sei denn, dieses wird bei der Eingabe einer Lieferantenrechnung
überschrieben.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit dem Lieferantenstamm' den Lieferanten abrufen und
auswählen.
2. 'Auswählen' anklicken.
3. Auf dem Formular 'Lieferantenstamm ändern' das Register 'Lieferantenrechnungen'
anklicken und das folgende Feld ausfüllen:
•
Zahlungsmittel
4. Es kann ebenfalls das folgende optionale Feld ausgewählt werden:
•
Vorvermerkscode
5. 'OK' anklicken.
Um Zahlungsmittel zu ändern, die mit bereits eingegebenen Lieferantenrechnungen
verbunden sind, wird das Programm 'Statusschnelländerung' verwendet.
305
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Zahlungsmittel
Vorvermerkscode
Glossar
Verarbeitungsoptionen: Zahlungsmittel
Die folgenden Abschnitte enthalten Verarbeitungsoptionen für die Zahlungsmittelformate.
Verarbeitungsoptionen: Automatische Zahlungen drucken Standardformat (R045572)
Übersetzung
1. Den Programmnamen eingeben, um Beträge in Worten zu übersetzen. (Siehe UDC-Liste 98/CT für
Programmnamen.) Bleibt das Feld leer, wird das Übersetzungsprogramm verwendet, das der
Zahlungswährung zugeordnet wurde.
Übersetzungsprogramm
Adresse
1. Ein vorrangiges Adressformat für Adressen des Zahlungsempfängers und/oder Unternehmens
verwenden. Bleibt das Feld leer, wird das Landesformat verwendet.
Adressformat (zukünftige Verwendung)
Zahlung
1. 1 eingeben, wenn auf der Zahlung der Name und die Adresse des Unternehmens gedruckt werden
soll. Bleibt das Feld leer, erscheinen keine Informationen auf der Zahlung.
Unternehmensname
2. 1 eingeben, wenn auf dem Zahlungsabschnitt der Name und die Nummer des Empfängers erscheinen
soll. Bleibt das Feld leer, erscheinen keinerlei Empfängerinformationen auf dem Abschnitt.
Name des Zahlungsempfängers
3. 1 eingeben, wenn an Stelle der Lieferantenrechnungsnummer die Nummer des Einkaufsauftrags auf
den Abschnitt gedruckt werden soll.
Einkaufsauftrag
4. Folgende Informationen zum Ausdrucken auf dem Abschnitt auswählen:
1 = Lieferantenname (nützlich, wenn alternative Zahlungsempfänger für mehrere Lieferanten vorliegen
2 = Lieferantenrechnungsnummer
Alternative Abschnittsinformationen
Drucken
1. Die Formularart für die Zahlungsspuldatei eingeben. Bleibt das Feld leer, wird als Vorgabe
APCHECKS eingesetzt.
Formularart (zukünftige Verwendung)
306
Verarbeitungsoptionen: Automatische Zahlungen drucken Wechselformat (R04572N)
Adresse
1. Ein vorrangiges Adressformat eingeben. Bleibt das Feld leer, wird das Landesformat der
Adressnummer verwendet.
Adressformat (Zukünftige Verwendung)
Zahlung
1. Folgende Informationen zum Ausdrucken auf dem Abschnitt auswählen:
Leer = Anmerkung
1 = Lieferantenname (nützlich, wenn für mehrere Lieferanten alternative Zahlungsempfänger vorliegen)
2 = Lieferantenrechnungsnummer
Druckinformationen
Drucken
1. Die Formularart für die Zahlungsspooldatei eingeben. Bleibt das Feld leer, wird als Vorgabe
APCHECKS verwendet.
Formularart (Zukünftige Verwendung)
Verarbeitungsoptionen: KDT-Bankmagnetband erstellen - CTX-Format
(R04572T2)
Überweisungen
1. Datei-ID-Modifikator eingeben (1 Position). Damit wird zwischen mehreren am selben Tag erstellten
Dateien unterschieden. Die Standardvorgabe lautet 1.
Datei-ID-Modifikator
2. Magnetband-Zahlungsdetailbeschreibung (10 Positionen) eingeben. Beispiel: 'SPE RÜCK' für
Spesenrückerstattung. Diese Beschreibung kann von der Bank verwendet und auf den Bankkontoauszug
des Lieferanten gedruckt werden.
Steuerbehörden 4
Zahlungsdetailbeschreibung/Magnetband
Überweisungen (Fortsetzung)
1. Unmittelbare Herkunft eingeben (10 Positionen). (Header-Datensatz 1, Positionen 14-23). Werden nur
9 Zeichen/Stellen eingegeben, werden die Informationen rechtsbündig dargestellt und an der ersten
Stelle dieses Felds eine Leerstelle gesetzt. Bleibt diese Option leer, wird die Steuernummer des
Unternehmens des Bankkontos verwendet. Anmerkung: Bleibt dieses Feld leer und ist keine
Steuernummer verfügbar, wird das Magnetband von der Abrechnungsstelle nicht angenommen.
Unmittelbare Herkunft
2. Unternehmens-ID-Nummer eingeben.(10 Positionen).(Datensatz 5, 41-50 und Datensatz 8, 45-54).
Der ID-Nummer kann ein ICD (ID Code Designators) oder ein anwenderspezifischer Wert vorangestellt
werden..
1 = IRS-Arbeitgeber-ID-Nr. (EIN)
3 = Data Universal No. System(DUNS)
9 = Vom Benutzer zugeordnete Nummer
Bleibt diese Option leer, wird die Steuernummer des Unternehmens des Bankkontos verwendet.
Anmerkung: Bleibt dieses Feld leer und ist keine Steuernummer verfügbar oder ist die Steuernummer
kürzer als 10 Zeichen, wird das Magnetband von der Abrechnungsstelle nicht angenommen.
Identification Code Designator
3. Einen Wert (20 Buchstaben) eingeben, der in das Feld 'Wahldaten' des Unternehmen/Batch-HeaderDatensatzes gesetzt wird (Datensatz 5, Positionen 21-40). Bleibt das Feld leer, wird auch dieses Feld
leer angezeigt.
307
Wahldaten
Drucken
1. Das Zahlungsdruckprogramm eingeben, das verwendet werden soll, wenn der Vormerkungsstatus auf
P eingestellt ist, was bedeutet, dass Zahlungen gedruckt werden müssen.
Druckprogramm
Magnetband
1. Folgende Standardvorgaben eingeben:
Gerätename
Banddichte
Name des Etiketts
Blockgröße
Name des neuen Volumens
Magnetband (Fortsetzung)
ID des neuen Eigentümers
Dateiname
Verarbeitungsoptionen: Autom. Zahlungen drucken Zuliefervertragsverarbeitung (R04572J)
Übersetzung
1. Name des Programms eingeben, mit dem Zahlungsbeträge von Nummern in Worte übersetzt werden.
Siehe UDC 98/CT für Programmnamen. Bleibt das Feld leer, wird das mit dem Zahlungswährungscode
verbundene Übersetzungsprogramm benutzt.
Übersetzungsprogramm
Adresse
2. Vorrangiges Adressformat eingeben, das für die Adressen des Unternehmens bzw.
Zahlungsempfängers benutzt werden soll. Bleibt das Feld leer, wird das jeweilige landesübliche Format
benutzt.
Adresse
Zahlung
1. 1 eingeben, wenn Unternehmensname und -adresse auf der Zahlung gedruckt werden sollen. Bleibt
das Feld leer, werden diese Angaben nicht gedruckt.
Unternehmensname
Drucken
1. Formularart für die Zahlungsspuldatei eingeben. Bleibt das Feld leer, wird die Standardvorgabe
SUBCHECKS verwendet.
Formularart
Siehe auch
Lokalisierungshandbücher für landesspezifische Formate
308
Zahlungsinformationen einrichten
Je nachdem, wie ein Unternehmen Zahlungen verarbeitet, können folgende Schritte
ausgeführt werden:
•
Zahlungsinformationen nach Organisationseinheit einrichten
•
Unternehmensnamen einrichten, der auf die Zahlungen gedruckt werden soll
Siehe auch
Zahlungsmittel einrichten im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für Informationen über
die Komponenten einer Zahlung
►
So werden Zahlungsinformationen nach Organisationseinheit eingerichtet
Unter Umständen müssen Zahlungsinformationen nach Organisationseinheit eingerichtet
werden, wenn auch die Zahlungen nach Organisationseinheit erstellt werden. Ist dies der
Fall, werden Zahlungen mit Hilfe folgender Informationen verarbeitet:
•
Organisationseinheiten-Informationen aus der Lieferantenrechnung
•
Bankkontoinformationen aus der Organisationseinheit
Bei der Erstellung von Zahlungsgruppen werden Zahlungsinformationen nur dann aus der
Organisationseinheit herangezogen, wenn eine entsprechende Verarbeitungsoption
eingerichtet wurde. Ansonsten werden die auf dem Formular 'Arbeiten mit HB-Bankkonten'
für Zahlungen eingerichteten Bankkontoinformationen verwendet.
Den Organisationseinheiten kann dasselbe Bankkonto zugeordnet werden, solange die
einzelnen Organisationseinheiten unterschiedliche Werte besitzen (z.B. unterschiedliche
Nummern für die nächste Zahlung).
'Organisationseinheitsinformationen' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit OE-Zahlungsinformationen' die Schaltfläche
309
2. Auf dem Formular 'Organisationseinheiten-Zahlungsinformationen einrichten' die
•
Org.-Einheit
•
HB-Bankkonto
3. Hierzu kann ebenfalls das folgende optionale Feld ausgefüllt werden:
•
4. Die folgenden Felder für die Standardvorgaben für die Druckoptionen ausfüllen
(optional):
•
Anz. der Ausrichtungsform.
•
5. 'OK' anklicken.
►
So wird verhindert, dass ein Unternehmensname auf die Zahlungen gedruckt wird
Es kann für jede einzelne Zahlung verhindert werden, dass der Unternehmensname auf die
Zahlung gedruckt wird, wenn eine Verarbeitungsoption des Programms 'Automatische
Zahlungen zurücksetzen' (P04572) so eingestellt ist, dass Unternehmensnamen auf
Zahlungen gedruckt werden. Mit der Verarbeitungsoption des Programms 'Automatische
Zahlungen zurücksetzen' wird festgelegt, dass der Unternehmensname auf die Zahlungen
gedruckt wird.
Durch Aktivierung der Option des Programms 'Automatische Zahlungen einrichten' (P0410)
können einzelne Unternehmensnamen vom Druck auf die Zahlungen ausgeschlossen
werden, auch wenn die Verarbeitungsoption für das Programm P04572 so eingerichtet ist,
dass Unternehmensnamen gedruckt werden.. Die Unternehmenszahlungsinformationen
werden in der Tabelle 'Unternehmenskonstanten' (F0010) gespeichert.
310
'Unternehmensinformationen' auswählen.
1. Um auf dem Formular 'Arbeiten mit Unternehmensinfo. für KDT-Zahlungen' das zu
bearbeitende Unternehmen abzurufen, den Wert in die Query-By-Example-Zeile
eingeben und 'Suchen' anklicken.
2. Um das Programm 'KDT-Zahlungen - Unternehmensinformationen ändern'
aufzurufen, das Unternehmen auswählen und 'Auswählen' anklicken.
311
3. Auf dem Formular 'KDT-Zahlungen - Unternehmensinformationen ändern' die
folgende Option anklicken:
•
Nicht drucken, wenn Option zum Druck des Unternehmensnamens eingerichtet
ist
Ist die Verarbeitungsoption des Programms 'Automatische Zahlungen
zurücksetzen' (P04572) entsprechend eingestellt, wird der Unternehmensname
standardmäßig auf die Zahlungen gedruckt. Wird diese Option aktiviert, wird der
Unternehmensname nicht gedruckt.
Die folgenden Felder sind für den zukünftigen Gebrauch vorgesehen:
•
Unterschriftsfeld
•
Alt. Unt.-Name
4. Click OK.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Nicht drucken, wenn
Option zum Druck des
Unternehmensnamens
eingerichtet ist
Glossar
Mit diesem Code (in der KDT-Zahlungsverarbeitung verwendet) wird
festgelegt, ob der Unternehmensname auf Zahlungen gedruckt wird.
Bleibt dieses Feld leer, wird der Unternehmensname auf Zahlungen
gedruckt. Gültige Werte:
0 - Unternehmensname auf Zahlungen drucken
1 - Unternehmensname nicht drucken
Mit der Option 'Druck unterdrücken' wird festgelegt, ob der
Unternehmensname auf Zahlungen gedruckt wird.
Arbeiten mit der Zahlungsempfängerkontrolle
Die Zahlungsempfängerkontrolle ist eine Revisionsfunktion, mit der gewährleistet wird, dass
ein Fehler oder Betrug bezüglich bestimmter, wichtiger Zahlungsempfängerinformationen von
einer Person weder begangen noch verdeckt werden kann. Wenn überwachte Änderungen
vorgenommen werden, werden durch diese Funktion die Zahlungen an einen
Zahlungsempfänger gesperrt, bis die geänderten Informationen geprüft und genehmigt
worden sind. Die Zahlungsempfängerkontrolle dient dazu, Änderungen ausgewählter,
wichtiger Zahlungsempfänger- und Bankkontoinformationen zu kontrollieren. Die Änderungen
werden von einer Person eingegeben und von einer anderen Person genehmigt. An
Zahlungsänderungen müssen somit stets zwei Personen beteiligt sein.
Solange eine Änderung noch nicht genehmigt worden ist, werden automatische Zahlungen
an einen Zahlungsempfänger, für den kontrollierte Daten geändert wurden, gesperrt. Mit dem
für die Erstellung von Zahlungsgruppen verwendeten Programm werden Zahlungsempfänger
umgangen, die nicht genehmigte Zahlungsempfängerkontrolldatensätze haben, und auf den
Bearbeitungsbericht wird eine Fehlermeldung gedruckt. Mit dem für die Erstellung von
Zahlungen verwendeten Programm wird eine Fehlermeldung gedruckt, wenn Name,
Adressname oder SWIFT-Code des Zahlungsempfängers nicht genehmigt sind.
Manuelle Zahlungen können aber nach wie vor ausgestellt werden, wenn sich die
kontrollierten Daten geändert haben.
312
System für die Zahlungsempfängerkontrolle einrichten
Vor der Verwendung der Zahlungsempfängerkontrolle muss sichergestellt werden, dass
bestimmte Systemfunktionen im Hinblick auf die Unternehmensanforderungen richtig
eingerichtet wurden. Beispielsweise muss festgelegt werden, bei welchen Feldern und
Tabellen der Zugriff und die vorgenommenen Änderungen kontrolliert werden. Es müssen
auch bestimmte Tabellen, Sicherheiten und Systemkonstanten eingerichtet werden.
Kontrollierte Felder
Je nachdem wie die Verarbeitungsoptionen des Programms 'KDTZahlungsempfängerkontrolle - nur Verarbeitungsoptionen' (X0450) eingerichtet sind, können
Änderungen oder Hinzufügungen und Änderungen für die folgenden Felder und die
entsprechenden Tabellen wie folgt gesteuert werden:
Name (F0101)
Durch Änderung des Namens eines Zahlungsempfängers
können physische Zahlungen umgeleitet werden. Der
Name kann auf dem Formular 'Adressbuch ändern'
geändert werden.
Bankkontonummer (F0030)
Durch Änderung der Bankkontonummer eines
Zahlungsempfängers können elektronische Zahlungen
umgeleitet werden. Die Bankkontonummer kann auf dem
Formular 'Bankkonten nach Adresse einrichten' geändert
werden.
Bankleitzahl (F0030)
Durch Änderung der Bankleitzahl eines
umgeleitet werden. Die Bankleitzahl kann auf dem
werden.
Bankkontoart (F0030)
Durch Änderung der Bankkontoart eines
umgeleitet werden. Die Bankkontoart kann auf dem
werden.
Empfänger (F0111)
Durch Änderung des Empfängernamens eines
Zahlungsempfängers können physische Zahlungen
umgeleitet werden. Der Empfänger kann auf den
Formularen 'Adressbuch ändern' und 'Who's Who'
geändert werden.
Zahlungsempfänger (F0411)
Durch Änderung des Zahlungsempfängers einer
Lieferantenrechnung kann die Zahlung während oder
nach der Eingabe umgeleitet werden. Der
Zahlungsempfänger kann auf dem Formular
'Lieferantenrechnungs-/Zahlungsinformationen eingeben',
auf den alternativen Formularen für die Eingabe von
Lieferantenrechnungen und auf dem Formular 'Einzelne
Rechnungsposten aktualisieren' (Aufruf über die
Statusschnelländerung) geändert werden
313
Besondere Zahlungsempfänger (F0101)
Durch Änderung des besonderen Zahlungsempfängers
eines Lieferanten kann eine Zahlung zum Zeitpunkt einer
Lieferantenrechnungseingabe umgeleitet werden. Der
besondere Zahlungsempfänger kann auf dem Formular
'Adressbuch ändern' und
'Lieferantenstamminformationen' auf dem Register
'Zugehörige Adresse' geändert werden.
SWIFT-Code (F0030)
Durch Änderung des SWIFT-Codes eines
umgeleitet werden. Der SWIFT-Code kann auf dem
werden.
Wenn eines dieser Kontrollfelder geändert wird, wird automatisch ein Datensatz in die
Tabelle 'Zahlungsempfängerkontrolle' (F0450) geschrieben. Dieser Datensatz enthält die
ursprünglichen Informationen, die geänderten Informationen, das Datum und die Zeit der
Änderung und die Benutzer-ID der Person, die die Änderung vorgenommen hat.
Beispiel: Universal Incorporated hat eine Lieferantennummer 4344 und eine alternative
Zahlungsempfängernummer 3610. Für die Lieferantennummer 4344 wird eine
Lieferantenrechnung hinzugefügt und als alternative Zahlungsempfängernummer wird 5910
eingegeben. Ist die Zahlungsempfängerkontrolle aktiviert, wird ein ZahlungsempfängerKontrolldatensatz erstellt, da die Zahlungsempfängernummer der Lieferantenrechnung
(5910) nicht der Lieferantennummer (4344) oder der alternativen
Zahlungsempfängernummer (3610) entspricht. Dieser Datensatz muss von einer anderen
Person genehmigt werden, bevor eine Zahlung ausgestellt werden kann.
Anmerkung
ZJDE0001 ist die einzige Version, mit der die Zahlungsempfängerkontrolle gesteuert wird.
Überlegungen und Setup
Die Überlegungen zum System-Setup für die Zahlungsempfängerkontrolle umfassen die
Einschränkungen bezüglich der möglichen Kontrollen, das Aufrufen der
Verarbeitungsoptionen für die Zahlungsempfängerkontrolle und das Einrichten von
Informationen.
314
Einschränkungen
für die
Zahlungsempfängerkontrolle aufrufen
Zahlungsempfängerkontrolle einrichten
Die Zahlungsempfängerkontrolle ist kein perfektes Kontrollsystem. Sie
sollte in Verbindung mit Management-Kontrollen benutzt werden, um
Fehler und Betrug zu verhindern. Es müssen Sicherheitsvorkehrungen
für folgende Programme und Tabellen getroffen werden:
•
Tabelle 'Zahlungsempfängerkontrolle' (F0450) Durch Löschung
dieser Tabelle wird das Revisionsprotokoll deaktiviert.
•
Programm 'KDT-Zahlungsempfängerkontrolle - nur
Verarbeitungsoptionen' Eine Änderung der Verarbeitungsoptionen
für diesen Server wirkt sich darauf aus, wie Änderungen
überwacht werden.
•
Programm 'Manuelle Kreditorenzahlungen' und
'Lieferantenrechnungen eingeben mit manueller Zahlung'
Manuelle Zahlungen können auch an Zahlungsempfänger
ausgestellt werden, für die kontrollierte Daten geändert worden
sind.
Die Verarbeitungsoptionen für das Programm 'KDT-ZahlungsempfängerKontrollserver - nur Verarbeitungsoptionen' werden folgendermaßen
aufgerufen:
•
'Kreditorenbuchhaltungskonstanten' auswählen
•
Auf dem Formular 'System einrichten' die Option
'Kreditorenkonstanten' auswählen
•
Auf dem Formular 'Kreditorenbuchhaltungskonstanten' im Menü
'Formular' die Option 'Zahlungsempfängerkontrolle' auswählen,
um die Version aufzurufen
Das Einrichten der Zahlungsempfängerkontrolle umfasst:
•
Tabelle 'Zahlungsempfängerkontrolle' (F0450) in der
Produktionsumgebung installieren
•
Aktionscodesicherheit für das Programm
'Zahlungsempfängerkontrolle prüfen und genehmigen' einrichten
•
Sicherheit für das Programm 'KDT-Zahlungsempfängerkontrolle nur Verarbeitungsoptionen' einrichten
•
Die Verarbeitungsoptionen für das Programm 'KDTZahlungsempfänger-Kontrollserver - nur Verarbeitungsoptionen'
einrichten
•
Sicherheit für manuelle Zahlungen einrichten
Siehe Setting Up Action Security (Aktionssicherheit einrichten) im
englischen Handbuch System Administration Guide
(Systemadministration).
Änderungen kontrollierter Daten prüfen und genehmigen
Um eine Zahlungssperre aufzuheben, müssen die Änderungen genehmigt werden. Die
Änderungen sollten nicht von derselben Person genehmigt werden, von der sie eingegeben
wurden.
315
Im Rahmen des Prüfverfahrens können die geänderten Daten auf dem Formular geprüft
werden, auf dem die Änderungen vorgenommen wurden. Außerdem können folgende
Änderungsdetails geprüft werden:
•
Daten vor der Änderung
•
Daten nach der Änderung
•
Benutzer-ID der Person, die die Änderung vorgenommen hat
•
Datum und Uhrzeit der Änderung
Wenn eine Änderung genehmigt wird, verzeichnet das System folgende Informationen:
•
Benutzer-ID der Person, die die Änderung genehmigt hat
•
Datum und Uhrzeit der Änderungsgenehmigung
Dieses Programm liest die Informationen in der Tabelle 'Zahlungsempfängerkontrolle'
(F0450).
►
So werden Änderungen kontrollierter Daten geprüft und genehmigt
Im Menü 'KDT/Gesamtmenüs und technische Menüs' (G0431) die Option
'Zahlungsempfängerkontrolle prüfen und genehmigen' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Zahlungsempfängerkontrolle/Genehmigung' die Schaltfläche
'Suchen' anklicken, um alle Datensätze zu prüfen. Die Suche kann eingegrenzt
werden, indem die folgenden Felder ausgefüllt werden:
•
Zlg.-E.-Nr.
•
Geänd. Posten
2. Einen Posten auswählen und im Menü 'Zeile' die Option 'Transaktion' auswählen, um
das Formular zu prüfen, auf dem die Änderungen vorgenommen wurden.
3. 'Abbrechen' anklicken, um das Formular 'Zahlungsempfängerkontrolle/Genehmigung'
aufzurufen.
4. Einen Posten auswählen und im Menü 'Zeile' die Option 'Details' auswählen, um das
Formular 'Zahlungsempfängerkontrolldetails' aufzurufen.
316
5. Auf dem Formular 'Zahlungsempfängerkontrolldetails' einen der folgenden Schritte
ausführen:
•
Im Menü 'Formular' die Option 'Genehmigen' auswählen und 'OK' anklicken, um
die Genehmigung zu bestätigen.
•
Um die Genehmigung nach der Auswahl von 'Genehmigen' im Menü 'Formular'
aber vor dem Anklicken von 'OK' abzubrechen, im Menü 'Formular' die Option
'Zurücksetzen' auswählen.
•
Um anzuzeigen, dass eine Änderung nicht genehmigt wird, kann 'Abbrechen'
angeklickt werden, um das Formular 'Zahlungsempfängerkontrolldetails' zu
schließen. Dadurch wird wieder das Formular
'Zahlungsempfängerkontrolle/Genehmigung' aufgerufen.
Änderungen kontrollierter Daten drucken
'Zahlungsempfängerkontrolle prüfen und genehmigen' auswählen.
Vor bzw. nach der Online-Genehmigung der Änderungen kontrollierter Daten, können diese
in Berichtsform geprüft werden. Der Genehmigungsbericht für die
Zahlungsempfängerkontrolle enthält folgende Informationen:
•
Daten vor der Änderung
•
Daten nach der Änderung
•
Benutzer-ID der Person, die die Änderung vorgenommen hat
•
Benutzer-ID der Person, die die Änderung genehmigt hat
•
Datum und Uhrzeit der Änderung
•
Datum und Uhrzeit der Änderungsgenehmigung
317
Der Genehmigungsbericht für die Zahlungsempfängerkontrolle ruft die Informationen aus der
Tabelle 'Zahlungsempfängerkontrolle' (F0450) ab.
Genehmigte Zahlungsempfängerkontrolldatensätze auslagern
Im Menü 'KDT/Gesamtmenüs und technische Menüs' (G0431) die Option 'KDTZahlungsempfänger-Kontrolltabelle auslagern' auswählen.
Nachdem die Änderungen der kontrollierten Daten genehmigt worden sind, sind die
Kontrolldatensätze auszulagern. Dabei werden Datensätze aus der Tabelle
'Zahlungsempfängerkontrolle' (F0450) ausgewählt und ausgelagert. Durch diese
Auslagerung wird der Prüfungspfad für Zahlungsempfängerkontrolle gelöscht.
Es handelt sich hierbei um ein Batch-Programm.
Lieferantenquellensteuern
Unter Umständen erfordern es steuerliche Vorschriften, dass bei einer Zahlung an
Lieferanten, für die ein Unternehmen keine Steuer-ID hat, ein Prozentsatz der Zahlungen
zurückbehalten wird. In den USA ist es beispielsweise erforderlich, dass Quellensteuern
erhoben und an das IRS (Internal Revenue Service) abgeliefert werden, wenn ein
Unternehmen für eine Person, die bestimmte Dienstleistungen ausführt, keine Steuer-ID hat.
Voraussetzungen
Steuerbehörden, an die Steuern abgegeben werden, einrichten.
►
So werden Lieferanten für die Quellensteuer eingerichtet
Muss ein bestimmter Prozentsatz der Zahlungen an einen Lieferanten einbehalten werden,
muss dieser Lieferant für die Quellensteuer eingerichtet werden. Der festgelegte Prozentsatz
wird dann automatisch von jeder eingegebenen Lieferantenrechnung abgezogen. Dieser
Prozentsatz wird anschließend an die festgelegte Steuerbehörde abgeführt.
Wird die Lieferantenrechnung für einen Lieferanten eingegeben, für den die Quellensteuer
eingerichtet wurde, wird automatisch der Zahlungsstatus '%' (Quellensteuer anwenden)
zugeordnet.
auswählen.
3. Auf dem Formular 'Lieferantenstamm ändern' das Register 'Steuerinformationen'
anklicken.
4. Die folgenden Felder ausfüllen und 'OK' anklicken:
•
Steuerbehörde
•
Prozentsatz
318
Zugehörige Informationen
Quellensteuer für einen
Lieferanten stoppen
Um die Quellensteuer für einen Lieferanten einzustellen, müssen
auf dem Formular 'Lieferantenstamm ändern' auf dem Register
'Steuerinformationen' die Informationen aus den Feldern
'Einbehaltener Prozentsatz' und 'Steuerbehörde' entfernt werden.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Steuerbehörde
Glossar
Dieser Code gibt die Steuerbehörde an, für die Steuern aus den
Lieferantenzahlungen einbehalten werden. Dieser Code muß eine
gültige
Adreßbuchnummer sein.
Prozentsatz
Der Prozentsatz der Quellensteuer, die bei der Zahlung an den
Lieferanten einbehalten wird. Dabei handelt es sich um eine
Dezimalzahl. Zwanzig Prozent würden beispielsweise mit 0,2000
eingegeben.
►
So werden bestehende Lieferantenrechnungen für die Quellensteuer eingerichtet
Beim erstmaligen Einrichten eines Lieferanten für die Quellensteuer liegen unter Umständen
unbezahlte Lieferantenrechnungen vor, von denen ein Betrag einbehalten werden muss. Der
Zahlungsstatus dieser Lieferantenrechnungen muss so geändert werden, dass die
einbehaltenen Beträge bei Begleichung der Rechnung berechnet werden.
Im Menü 'Automatische Zahlungen verarbeiten' (G0413) die Option
'Statusschnelländerung' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit der Statusschnelländerung' die
Lieferantenrechnungen auswählen, die der Quellensteuer unterliegen.
2. Im Menü 'Zeile' die Option 'Globale Aktualisierung' auswählen.
319
3. Auf dem Formular 'Globale Aktualisierungen' das folgende Feld auf % ändern, um
anzuzeigen, dass die Quellensteuer angewendet wird:
•
Zlg.-Status
4. 'Aktual.' auswählen und anschließend 'OK' anklicken.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Zlg.-Status
Glossar
angegeben.
Codebeispiele:
P - Bezahlt
R - Rücklage
--- Formularspezifisch --Der Zahlungsstatuscode kann nicht auf P (bezahlt), D (Wechsel
akzeptiert) oder # (Zahlung wird verarbeitet) geändert werden. Diese
Statuscodes sind festcodiert und werden automatisch aktualisiert.
320
Einbehaltene Beträge berechnen
Im Menü 'Automatische Zahlungen verarbeiten' (G0413) die Option 'Einbehaltene
Beträge berechnen' auswählen.
Wenn der Bericht 'Quellensteuern berechnen' (R04580) ausgeführt wird, werden die
folgenden Schritte automatisch ausgeführt:
•
Es werden Rechnungsposten einer Lieferantenrechnung mit dem Zahlungsstatus %
(Quellensteuer anwenden) ausgewählt.
•
Einbehaltene Beträge werden anhand des im Lieferantenstammdatensatz
angegebenen Prozentsatzes berechnet.
•
Der Zahlungsstatus auf dem ursprünglichen Rechnungsposten der
Lieferantenrechnung wird von % auf den in den Verarbeitungsoptionen festgelegten
Wert aktualisiert. Bleibt die Verarbeitungsoption leer, wird der Data Dictionary-Wert
zugeordnet. Ist auch dieser Wert leer, wird ein A (Freigegeben) zugeordnet.
•
Es werden Rechnungsposten über einen negativen Betrag in Höhe des
einbehaltenen Betrags für denselben Zahlungsempfänger, denselben Zahlungsstatus
und dasselbe Fälligkeitsdatum wie die des ursprünglichen Rechnungspostens der
Lieferantenrechnung erstellt. Folgendes ist zu beachten:
•
•
Wird der Standardzahlungsstatus des ursprünglichen Rechnungspostens
geändert, ändert sich auch der Standardzahlungsstatus für den
Rechnungsposten mit dem negativen Betrag.
•
Der Rechnungsposten über den negativen Betrag wird mit dem Betrag des
ursprünglichen Rechnungspostens verrechnet, wenn der ursprüngliche und der
negative Rechnungsposten zur Zahlung verarbeitet werden.
Es wird ein Rechnungsposten über den einbehaltenen Betrag erstellt, wobei die
Steuerbehörde im Lieferantenstammdatensatz zum Zahlungsempfänger wird. Dieser
Wert kann mit einer Verarbeitungsoption überschrieben werden.
Bei der Erstellung eines neuen Rechnungspostens wird die Lieferantennummer nicht
auf die Nummer der Steuerbehörde geändert. Es wird das Feld 'Zahlungsempfänger'
(PYE) aktualisiert Der Rechnungsposten bleibt mit dem ursprünglichen Lieferanten
verbunden und es erfolgt die Zahlung an die Steuerbehörde. Der neue
Rechnungsposten hat dasselbe Fälligkeitsdatum und HB-Bankkonto wie der
ursprüngliche Rechnungsposten.
•
Der Zahlungsstatus H (Sperren) wird dem Quellensteuer-Rechnungsposten
zugeordnet. Dies ermöglicht die Akkumulation der Quellensteuerposten, damit diese
in regelmäßigen Abständen bezahlt werden können, wenn die Verarbeitungsoption
leer bleibt.
•
Es wird ein Bericht erstellt, der einen der folgenden Informationssätze anzeigt:
•
Die neuen Rechnungsposten und deren Zahlungsstatus. PS zeigt den
Zahlungsstatus (Pay Status) auf dem Bericht an.
•
Die Lieferantenrechnungen, die nicht zur Zahlung freigegeben wurde, sowie der
mit jeder Lieferantenrechnung oder jedem Rechnungsposten verbundene Fehler
321
Anmerkung
Als Alternative zur Ausführung der Batch-Verarbeitung kann die Quellensteuer bei der
Erstellung von Zahlungsgruppen automatisch berechnet werden, indem eine
Verarbeitungsoption für das Programm 'Zahlungssteuerungsgruppen erstellen' geändert wird.
Bei der Verwendung dieser Funktion muss sichergestellt werden, dass die Datenauswahl des
Programms 'Zahlungssteuerungsgruppen erstellen' die nicht gebuchten Rechnungsposten
nicht ausschließt. Wenn nur gebuchte Rechnungsposten verarbeitet werden, wird
automatisch der ursprüngliche, gebuchte Rechnungsposten (001) verarbeitet; die
Rechnungsposten über einen negativen Betrag werden jedoch nicht in die Berechnung des
einzubehaltenden Betrags miteinbezogen, da sie noch nicht gebucht wurden. Siehe Arbeiten
mit Zahlungsgruppen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für weitere Informationen.
Voraussetzungen
Für einbehaltene Beträge eine nicht leere HB-Gegenbuchung im ABA-Posten
PCyyyy einrichten.
In den Verarbeitungsoptionen die HB-Gegenbuchung und andere Werte einrichten.
Verarbeitungsoptionen: Quellensteuer berechnen
Zahlungsstatus
1. Den Zahlungsstatus eingeben, der der Lieferantenrechnung zugeordnet werden soll, die zur Zahlung
freigegeben wird. Bleibt das Feld leer, wird die Standardvorgabe aus dem Data Dictionary übernommen.
Ist diese Standardvorgabe leer, wird A zugeordnet.
1. Zahlungsstatus
2. Quellensteuer-Zahlungsstatus
2. Den Zahlungsstatus eingeben, der dem gesperrten Rechnungsposten zugeordnet werden soll. Bleibt
das Feld leer, wird H zugeordnet.
Zahlungsstatuscode
HB-Gegenbuchung
1. Die HB-Gegenbuchung, ABA PC, eingeben, die dem gesperrten Rechnungsposten zugeordnet
werden soll. Diese Gegenbuchung ist erforderlich und sollte das Sperrkonto widerspiegeln.
1. HB-Gegenbuchung
2. HB-Konto-ID
2. Das HB-Konto für die erstellten Nullsaldo-Datensätze eingeben. (Dies ist vorgeschrieben und es muss
eine kurze Kontonummer eingegeben werden.)
Konto-ID
Steuerbehörde
1. Eine vorrangige Steuerbehörde eingeben, die bei der Buchung der Einbehaltung dem Feld
'Alternativer Zahlungsempfänger' zugeordnet wird. Bleibt das Feld leer, wird die Steuerbehörde aus dem
Adressbuchsdatensatz des Lieferanten übernommen.
1. Steuerbehörde überschreiben
Steuerbehörde für KDT-Einbehaltungen
322
Einbehaltene Beträge entrichten
Je nachdem, ob für einen Lieferanten Steuerinformationen bestehen, wenn Quellensteuern
berechnet werden, werden Quellensteuerbeträge entweder an die Steuerbehörde oder an
den Lieferanten bezahlt.
Die Entrichtung einbehaltener Beträge kann für gebuchte und nicht gebuchte
Lieferantenrechnungen erfolgen.
Gebuchte
Wenn nur gebuchte Lieferantenrechnungen bezahlt werden, müssen die
Rechnungsposten über einen negativen Betrag sofort nach der Berechnung
der einbehaltenen Beträge, jedoch vor der Erstellung von Zahlungsgruppen
gebucht werden. Bei der Berechnung der einbehaltenen Beträge für
gebuchte Lieferantenrechnungen werden automatisch folgende Schritte
ausgeführt:
•
Rechnungsposten werden in der Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) mit
dem Buchungscode 'Leer' erstellt.
• Datensätze werden mit Nullbeträgen (leer) in der Tabelle
'Kontenbuch' (F0911) erstellt, so dass die neuen
Rechnungsposten in der Tabelle 'Kreditorenbuch' gebucht werden
können. Für diese leeren Datensätze wird das in der
Verarbeitungsoption festgelegte HB-Konto verwendet.
Nicht
gebuchte
Bei der Berechnung des einzubehaltenden Betrages für nicht gebuchte
Lieferantenrechnungen werden in der Tabelle 'Kontenbuch' keine
Datensätze mit Nullbeträgen (leer) erstellt.
Bei der Berechnung von einbehaltenen Beträgen wird für die Steuerbehörde ein
Rechnungsposten erstellt. Über eine Verarbeitungsoption kann der Rechnungsposten
gesperrt werden. Wird ein Rechnungsposten nicht gesperrt, sondern zum Zeitpunkt der
Berechnung des einbehaltenen Betrages genehmigt, wird die Zahlung beim nächsten
automatischen Zahlungszyklus vorgenommen und nicht zur regelmäßigen Bezahlung
akkumuliert.
Siehe auch
Lieferantenrechnungen für Zahlungen vorbereiten im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für Informationen über das Abrufen von
Lieferantenrechnungen mit dem Programm 'Statusschnelländerung' (P0411S) und
das Ändern des Zahlungsstatus und des alternativen Zahlungsempfängers
323
Einbehaltene Beträge - Reporting
Im Menü 'Kreditorenbuchhaltung - Berichte' (G0414) die Option 'Offene KDT/Details' und
anschließend 'KDT-Detail mit Anmerkungen' auswählen.
Der Bericht KDT-Detail nach Lieferant mit Anmerkungen und Nettobeträgen' (R04423A) wird
gedruckt, um einbehaltene Beträge der Steuerbehörde zu melden.
Datenauswahl
Die Datenauswahl muss eingerichtet werden, um die Adressnummer des
Zahlungsempfängers einzuschließen und anschließend die Adressnummer der
Steuerbehörde als Wert einzugeben. Dieser Bericht enthält nur die einbehaltenen Beträge,
nicht jedoch die Beträge des ursprünglichen Rechnungspostens der Lieferantenrechnung.
Lieferantenrechnungen für Zahlungen vorbereiten
Bevor Lieferantenrechnungen bezahlt werden, müssen sie geprüft und freigegeben werden.
Der Zahlungsstatus und das Fälligkeitsdatum können für offene Lieferantenrechnungen
ebenfalls geändert werden.
Geldbedarf festlegen
Im Menü 'Automatische Zahlungen verarbeiten' (G0413) die Option 'Geldbedarf - Bericht'
auswählen.
Der Bericht 'Geldbedarf' kann dazu verwendet werden, den zur Zahlung benötigten
Geldbetrag und die auf den Bankkonten verfügbaren Geldbeträge zu bestimmen. Er kann
auch zur Prüfung des zukünftigen Geldbedarfs verwendet werden.
Der Bericht führt Lieferantenrechnungen nach Lieferanten in drei Fälligkeitsspalten auf und
zeigt eine Summe für jeden Lieferanten und jedes Bankkonto sowie den zur Bezahlung der
offenen Lieferantenrechnungen benötigten Gesamtbetrag an.
Dieser Batch-Bericht zeigt Transaktionen aus der Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) an.
Auf dem Bericht 'Geldbedarf' steht PS für den Zahlungsstatus und PI für das Zahlungsmittel.
Verarbeitungsoptionen: Geldbedarf – Bericht
Drucken
1. 1 eingeben, um die Nummer des Zahlungsempfängers zu drucken.
Zahlungsempfängernummer drucken
2. 1 eingeben oder Feld leer lassen für kurze Konto-ID, 2 für Kontonummer, 3 für unstrukturiertes Konto.
Kontoformat
3. 1 eingeben, um die Rechnungsnummer des Lieferanten zu drucken.
Rechnungsnummer drucken
Fälligkeit
1. Der Stichtag zur Verarbeitung eingeben oder leer lassen, um das Tagesdatum zu benutzen.
324
Stichtag
2. Fälligkeitstage eingeben oder leer lassen, um die Fälligkeit auf 7 Tagen zu basieren.
Fälligkeitstage
Verfahren
1. Stichtag für Skontogewährung eingeben. Bei Rechnungsposten mit einem Fälligkeitsdatum, das vor
dem hier bestimmten Datum liegt, werden keine Skontoabzüge genommen. Bleibt das Feld leer, werden
unabhängig vom Fälligkeitsdatum alle Skontoabzüge genommen.
Stichtag/Skonto
2. 1 eingeben, um Lieferanten zu umgehen, deren Zahlungen gesperrt sind (Zahlungssperrcode im
Lieferantenstamm steht auf Y, 1 oder 2).
Gesperrte Lieferanten umgehen
Datenauswahl für den Bericht 'Geldbedarf'
Um eine Zahlungsmethode festzulegen, wird das Zahlungsmittel hinzugefügt. Um beglichene
Posten auszuschließen, wird der offene Betrag so abgeändert, dass er nicht gleich (NE) Null
ist.
Lieferantenrechnungen prüfen
Lieferantenrechnungen können geprüft, geändert und zur Zahlung freigegeben werden. Die
Gruppierung von Suchbefehlen erfolgt im Allgemeinen nach Lieferanten, HB-Bank, Projekt
oder Organisationseinheit, damit die Änderungen für den aktuellen Zahlungszyklus schnell
und problemlos vorgenommen werden können. Lieferantenrechnungen können nach
folgenden Kriterien geprüft werden:
•
Lieferant
•
HB-Bankkonto
•
Zahlungsstatus
Bei der Prüfung von Lieferantenrechnungen werden offene Rechnungsposten mit dem
Zahlungsstatus 'Freigegeben' bzw. 'Gesperrt' in aufsteigender Reihenfolge, dem
Nettofälligkeitsdatum nach aufgeführt. Lieferantenrechnungen mit dem Zahlungsstatus
'Bezahlt', 'Akzeptierter Wechsel' oder 'Zahlung in Bearbeitung' werden nicht angezeigt.
Es können Lieferantenrechnungen mit einem bestimmten Betrag geprüft werden. Dabei wird
nach allen Lieferantenrechnungen, die nach ihrer Addition dem festgelegten Betrag
entsprechen, gesucht. Entsprechen die Lieferantenrechnungen dem angegebenen Betrag
nicht genau, wird eine zusätzliche Lieferantenrechnung aufgenommen, wodurch der
Abfragebetrag den ursprünglich festgelegten Betrag übersteigt.
Beispiel: Es sollen Lieferantenrechnungen geprüft werden, die zusammen 55.000 ergeben.
Basierend auf den Suchkriterien werden drei Lieferantenrechnungen mit einer Summe von
54.000 gefunden. Da dies aber nicht dem festgelegten Betrag entspricht, wird eine vierte
Lieferantenrechnung im Betrag von 5.000 eingeschlossen. In diesem Beispiel wird 59.000
angezeigt, ein Betrag, der größer als der festgelegte Betrag ist.
Informationen aus der Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) werden angezeigt.
325
Voraussetzungen
Die Verarbeitungsoptionen so einrichten, dass in bestimmte Suchfelder
Standardwerte eingegeben werden
Um Lieferantenrechnungen im Wert eines bestimmten Betrags zu prüfen, die
Verarbeitungsoption für den gesamten Abfragebetrag einrichten
►
So werden Lieferantenrechnungen geprüft
In den Verarbeitungsoptionen können für Suchfelder, die in der Query-By-Example-Zeile des
Formulars 'Arbeiten mit der Statusschnelländerung' angezeigt werden, Standardwerte
festgelegt werden. Werden dann Werte in die Query-By-Example-Zeile eingegeben, könnte
dies zu Konflikten mit den Standardwerten in den Verarbeitungsoptionen führen. Daher sieht
es dann so aus, als ob die angezeigten Informationen nicht dem Auswahlkriterium
entsprechen, obwohl dies der Fall ist.
Wird in der Verarbeitungsoption des Zahlungsmittels der Wert 'Leer' eingerichtet, werden
Lieferantenrechnungen für alle Zahlungsmittel auf dem Formular 'Arbeiten mit der
Statusschnelländerung' angezeigt. Um nur die Lieferantenrechnungen ohne Zahlungsmittel
einzusehen, muss in das Feld 'Zahlungsmittel' in der Query-By-Example-Zeile <0 eingegeben
werden. Sollen anschließend wieder Lieferantenrechnungen für alle Zahlungsmittel
eingesehen werden, muss der Wert <0 gelöscht werden.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit der Statusschnelländerung' beliebig viele der
•
Lieferantennummer
•
HB-Bankkonto
•
Zlg.-Status
2. Für weitere Auswahlkriterien können in der Query-By-Example-Zeile beliebig viele
Felder ausgefüllt werden und anschließend kann ’Suchen‘ angeklickt werden.
Um ein Feld der Query-By-Example-Zeile zu löschen, muss entweder die Löschoder Rücktaste verwendet werden. Mit der Leertaste wird der Wert im Feld nicht
gelöscht. Stattdessen wird nach einem Leerwert gesucht, was falsche Ergebnisse zur
Folge haben kann.
Lieferantenrechnungen ändern
Lieferantenrechnungen müssen unter Umständen vor ihrer Begleichung geändert werden.
Nachdem beispielsweise den Lieferantenrechnungen ein Bankkonto zugeordnet wurde, kann
es unter Unterständen notwendig sein, die Bezahlung der Lieferantenrechnungen aus einem
anderen Konto vorzunehmen. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein Bankkonto
geschlossen wird und für die Begleichung der Lieferantenrechnungen ein anderes Konto
zugeordnet werden muss.
326
Wird die Lieferantenrechnung mit dem Programm 'Lieferantenrechnungsstandardeingabe'
(P0411) oder 'Lieferantenrechnungsschnelleingabe' (P0411SV) eingegeben, kann das
Programm 'Statusschnelländerung' (P0411S) verwendet werden, um Änderungen
vorzunehmen, die sich nicht auf die Lieferantenrechnungsbuchung auswirken. Die
Verwendung des Programms 'Statusschnelländerung' kann für die Eingabe von Änderungen
aus den folgenden Gründen effizienter sein als die Verwendung des Programms
'Lieferantenrechnungsstandardeingabe':
•
Es können gleichzeitig mehrere Lieferantenrechnungen abgerufen werden.
•
Der Batch wird nicht erneut geöffnet und muss daher auch nicht erneut gebucht
werden.
Die Änderung von Lieferantenrechnungen umfasst eine der folgenden Aufgaben:
•
Einzelne Lieferantenrechnungen ändern
•
Mehrere Lieferantenrechnungen ändern
Die Informationen in der Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) werden automatisch aktualisiert.
Die Tabelle 'Kontenbuch' (F0911) wird jedoch nicht aktualisiert.
Wird ein anderes Lieferantenrechnungseingabeprogramm als das Programm
'Lieferantenrechnungsstandardeingabe' oder 'Lieferantenrechnungsschnelleingabe'
verwendet, muss für die Änderung von Lieferantenrechnungen das Programm
'Lieferantenrechnungsstandardeingabe' verwendet werden. Das Programm
'Statusschnelländerung' kann nicht verwendet werden.
Siehe auch
Lieferantenrechnungen prüfen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für weitere
Informationen über das Prüfen von Lieferantenrechnungen
►
So werden einzelne Lieferantenrechnungen geändert
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit der Statusschnelländerung' die Schritte zur Prüfung
von Lieferantenrechnungen ausführen.
2. Eine Lieferantenrechnung zur Änderung auswählen und 'Auswählen' anklicken.
327
3. Auf dem Formular 'Einzelne Rechnungsposten aktualisieren' die folgenden Felder
ändern und 'OK' anklicken:
•
Fällig am
•
Beansp. Skonto
Skontobeträge können nicht erhöht werden. Hierzu muss die
Lieferantenrechnungsstandardeingabe verwendet werden.
•
Empfängernr.
Wird der Zahlungsempfänger einer bestimmten Lieferantenrechnung geändert,
hat dies nicht automatisch die Änderung des an die Lieferantenrechnung
gebundenen Lieferanten zur Folge, auch dann nicht, wenn der
Zahlungsempfänger ein Dritter ist.
•
Z. Pers./Adr.-Nr.
•
HB-Bankkonto
•
Anmerk.
•
Zlg.-Status
•
Zahlungsmittel
•
Zahlungsbearb.-Code
•
Kategoriencode 07
•
Org.-Einheit
328
Anmerkung
Der Wert für die Organisationseinheit kann nur dann mit dem Programm
'Statusschnelländerung' geändert werden, wenn die Lieferantenrechnung nicht
gebucht oder bezahlt wurde. Somit wird verhindert, dass die Gegenbuchungen
der Lieferantenrechnung und deren Bezahlung auf unterschiedliche Konten für
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen gebucht werden.
►
So werden mehrere Lieferantenrechnungen geändert
2. Die zu ändernden Lieferantenrechnungen auswählen.
4. Auf dem Formular 'Globale Aktualisierungen' eine beliebige Anzahl der folgenden
Felder ändern:
•
Zlg.-Status
Wird der Zahlungsstatus einer Lieferantenrechnung mit dem Programm
'Statusschnelländerung' geändert, werden der Skontoabzug oder das
Fälligkeitsdatum, die mit dem Zahlungsstatus verbunden sind, nicht neu
berechnet.
•
Z. Pers./Adr.-Nr.
•
Fällig am
•
Zahlungsmittel
329
•
HB-Bankkonto
•
Zlg.-Empf.-Adressnr.
•
Org.-Einheit
Vorsicht
Der Benutzer muss vorsichtig sein, wenn der Wert im Feld 'Organisationseinheit' mit
dem Programm 'Statusschnelländerung' geändert wird. Wird die Organisationseinheit
einer Lieferantenrechnung, die gebucht oder bezahlt wurde, geändert, wird ein
Fehler angezeigt. Das Feld wird neben der Datenauswahl für Berichte gelegentlich
auch dazu verwendet, um das Konto für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und
Leistungen festzulegen.
5. Die Option 'Aktualisieren' neben jedem geänderten Feld auswählen und
Lieferantenrechnungen für Zahlungen aufteilen
Wird eine Lieferantenrechnung mit einem Rechnungsposten eingegeben und wird dann
entschieden, Teilzahlungen vorzunehmen, kann das Programm 'Statusschnelländerung'
(P0411S) verwendet werden, um die Lieferantenrechnung aufzuteilen und die
entsprechenden Fälligkeitsdaten zuzuordnen, anstatt die Lieferantenrechnung zu ändern, um
mehreren Rechnungsposten mit unterschiedlichen Fälligkeitsdaten gerecht werden zu
können. Bestehen für die Lieferantenrechnung Skonti oder Steuern, sind die folgenden
Richtlinien gültig:
•
Besteht für die Lieferantenrechnung ein Skontoabzug, wird der Skontobetrag
basierend auf dem Betrag jedes Rechnungspostens automatisch anteilmäßig
zugeordnet. Der Skontobetrag kann nach Bedarf überschrieben werden.
•
Bestehen für eine Lieferantenrechnung Steuern, werden die Steuern basierend auf
dem Betrag jedes Rechnungspostens proportional aufgeteilt.
•
Bestehen für eine Lieferantenrechnung Vertex-Steuern (US-spezifisch), werden alle
Steuern dem ersten Rechnungsposten zugeordnet.
Diese Methode der Aufteilung von Lieferantenrechnungen kann auch verwendet werden, um
einem Rechnungsposten einen anderen Zahlungsempfänger zuzuordnen, wenn die Zahlung
an mehrere Zahlungsempfänger erfolgen soll.
Es können gebuchte und nicht gebuchte Lieferantenrechnungen aufgeteilt werden. Allen
erstellten Lieferantenrechnungs-Rechnungsposten wird der gleiche Buchungscode
zugeordnet, wenn die Lieferantenrechnung aufgeteilt wird.
Anmerkung
Eine Lieferantenrechnung mit wiederkehrenden Informationen (Zyklus und Anzahl der
Zahlungen) kann nicht aufgeteilt werden.
Siehe auch
330
►
So wird eine Lieferantenrechnung für Zahlungen aufgeteilt
2. Eine Lieferantenrechnung auswählen.
3. Im Menü 'Zeile' die Option 'Teilzahlung' auswählen.
Die Werte für die Anmerkungen, Fälligkeitsdaten, Zahlungsstatus und
Zahlungsempfängernummern werden aus dem ursprünglichen Rechnungsposten
übernommen.
4. Auf dem Formular 'Teilzahlungen' die folgenden Felder ausfüllen und 'OK' anklicken:
•
Offener Betrag
•
Möglicher Skonto
Bestehen für die Lieferantenrechnung Steuern und die Verarbeitungsoption ist so
eingerichtet, dass die Steuerbeträge aufgeteilt werden, wird auch der mögliche
Skonto basierend auf dem eingegebenen offenen Betrag neu berechnet. Dieser
Betrag kann bei Bedarf überschrieben werden. Bestehen für die
Lieferantenrechnung keine Steuern, wird der Skontoabzug nicht neu berechnet.
•
Anmerkung
•
Fällig am
•
Zlg.-Sts.
•
Zlg.-E.-Nr.
Die im Detailbereich eingegebene Summe der offenen Beträge muss mit dem
offenen Betrag im Header übereinstimmen.
331
Anmerkung
Eine Lieferantenrechnung kann nicht aufgeteilt werden, indem die
Zahlungsbedingungen mit dem Programm 'Statusschnelländerung' geändert werden.
Hierzu muss die Aufteilungsfunktion verwendet werden.
►
So werden mehrere Lieferantenrechnungen freigegeben oder gesperrt
Zum Abrufen und Ändern mehrerer Lieferantenrechnungen können Auswahlkriterien
verwendet werden. Folgendes ist beispielsweise möglich:
•
Lieferantenrechnungen mit dem Zahlungsstatus 'Gesperrt', die einem festgelegten
Betrag entsprechen, prüfen und freigeben
•
Freigegebene Lieferantenrechnungen prüfen und sperren
2. Lieferantenrechnungen, die freigegeben bzw. gesperrt werden sollen, auswählen.
4. Auf dem Formular 'Globale Aktualisierungen' das folgende Feld ändern:
•
Zlg.-Status
5. Die Option 'Aktualisieren' neben jedem geänderten Feld auswählen und
Verarbeitungsoptionen: Statusschnelländerung (P0411S)
Register 'Daten vorladen'
Daten vorladen
1. Die für die folgenden Felder eingegebenen Werte werden auf dem Formular automatisch eingesetzt.
Zahlungsstatuscode
Dokumentart
HB-Gegenbuchung
Zahlungsmittel
Adressnummer - Genehmiger
Währungscode - Von
Rechnungsnummer/Lieferant
Gesamtabfragesumme
332
2. HB-Bankkontowährung bearbeitet.
Zahlungsbedingungen
1. Zahlungsbedingungscode
1 eingeben, um die Änderung von Zahlungsbedingungscodes zu ermöglichen
Steueraufteilung
1. Steuern aufteilen
Standardvorgaben für
Zahlungsmittel
Eine leere Eingabe ist ein gültiger Zahlungsmittelwert. Wird in den
Verarbeitungsoptionen die Standardvorgabe 'Leer' eingerichtet
(Leertaste), muss auch im Feld 'Zahlungsmittel' der Query-By-ExampleZeile auf dem Formular 'Statusschnelländerung' ein Leerzeichen
eingegeben werden. Ist dies nicht der Fall, werden alle Zahlungsmittel
angezeigt und nicht nur die mit einem Leerwert.
Lieferantenrechnungen freigeben
Die Freigabe von Lieferantenrechnungen zur Zahlung ist der häufigste Grund für die
Verwendung der Statusschnelländerung. Der Benutzer kann:
•
Einzelne Lieferantenrechnungen freigeben oder sperren
•
Mehrere Lieferantenrechnungen freigeben oder sperren
Die Informationen in der Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) werden automatisch aktualisiert.
►
So werden einzelne Lieferantenrechnungen freigegeben oder gesperrt
2. Eine Lieferantenrechnung auswählen und 'Auswählen' anklicken.
3. Auf dem Formular 'Einzelne Rechnungsposten aktualisieren' das folgende Feld
•
Zlg.-Status
333
Zahlungskontrollgruppen erstellen
'Zahlungskontrollgruppen erstellen' auswählen.
Nach der Verarbeitung der Lieferantenrechnungen können Zahlungen ausgestellt werden.
Vor der Ausstellung der Zahlungen müssen Zahlungsgruppen erstellt werden, um
Lieferantenrechnungen zu erstellen, die gleichzeitig bezahlt werden können.
Lieferantenrechnungen können beispielsweise nach Bankkonto und Zahlungsmittel in
separate Gruppen eingeteilt werden. Dann können die Lieferantenrechnungen entsprechend
bezahlt werden. Zahlungsgruppen werden zum Prüfen und Ausstellen von Zahlungen
verwendet.
Das Programm 'Zahlungskontrollgruppen erstellen' ist ein Batch-Programm, das für jeden
Zahlungszyklus einmal ausgeführt werden kann. Gewöhnlich werden mehrere
Zahlungsgruppen erstellt. In jeder Zahlungsgruppe sind Informationen enthalten, die
festlegen, auf welche Art die Gruppe verarbeitet wird. Dazu zählen:
•
Bankkonto
•
Zahlungsmittel
In jeder Gruppe sind auch Steuerungsinformationen enthalten, durch die festgelegt wird,
welches Programm für folgende Zwecke verwendet wird:
•
Zahlungen
•
Verzeichnisse
•
Anlagen
•
Lastschriftanzeigen
Sollen in einer Zahlungsgruppe weitere Lieferantenrechnungen berücksichtigt werden,
können die Gruppierung rückgängig gemacht, die neuen Lieferantenrechnungen freigegeben
werden und das Programm kann erneut ausgeführt werden. Die Zahlungsgruppen werden
nach der Ausstellung der Zahlungen so lange angezeigt, bis sie rückgängig gemacht oder im
Kreditorenbuch aktualisiert werden.
Bei der Erstellung von Zahlungsgruppen werden automatisch folgende Schritte ausgeführt:
1. Es werden Lieferantenrechnungen mit dem Zahlungsstatus A (Approved/Genehmigt) und
einem Fälligkeitsdatum ausgewählt, das mit dem für die Zahlung festgelegten Enddatum
übereinstimmt oder vor diesem Datum liegt.
2. Zahlungsgruppen aller ausgewählten Lieferantenrechnungen erstellen, in denen die
folgenden Informationen übereinstimmen:
•
Zusammengefasste oder nicht zusammengefasste Lieferantenrechnungen
•
Bankkonto
•
Zahlungsmittel
•
Organisationseinheit (optional)
•
Unternehmen (optional)
334
Anmerkung
Um Lieferantenrechnungen mit unterschiedlichen HB-Bankkonten für einen
Lieferanten zu gruppieren, kann die Version XJDE0008 oder eine Kopie verwendet
werden, um die Zahlungsgruppe zu erstellen. Es muss sichergestellt werden, dass in
den Verarbeitungsoptionen das vorrangige HB-Bankkonto auf dem Register
'Drucken' eingegeben wird. Diese Version des Programms P04570 enthält nicht das
HB-Bankkonto als erforderliche Sequenz. Aus diesem Grund wird das vorrangige
HB-Bankkonto der Verarbeitungsoption, um das HB-Bankkonto für die Zahlung zu
verwenden. Wird in die Verarbeitungsoption kein Wert eingegeben, führt die
Ausführung dieser Version zu unvorhersehbaren Ergebnissen.
Nachdem Zahlungsgruppen erstellt wurden, stimmen in allen Gruppen auch folgende
Informationen überein:
•
Versions-ID
•
Benutzer -
•
Erstellungsdatum
•
Ausgabewarteschlange
3. Jeder Zahlungsgruppe wird der Folgestatus WRT (Write/Ausstellbar) zugeordnet.
4. Der Zahlungsstatus jeder ausgewählten Lieferantenrechnung wird von A auf #
(Zahlungsverarbeitung läuft) geändert.
5. Die folgenden Arbeitstabellen werden erstellt, die zum Ausstellen von Zahlungen
verwendet werden:
•
KDT-Zahlungverarbeitung - Header-Tabelle (F04571) Diese Tabelle enthält
einen einzelnen Header-Datensatz für jede Zahlungsgruppe mit Informationen
über die entsprechende Zahlungsgruppe.
•
KDT-Zahlungverarbeitung - Zusammenfassungstabelle (F04572). In dieser
Tabelle ist für jede Zahlung innerhalb einer Gruppe ein Datensatz enthalten.
Diese Datensätze sind die eigentlichen Zahlungen, die anhand des Programms
'Arbeiten mit Zahlungsgruppen' ausgestellt und aktualisiert werden. Die Tabelle
'Zugehöriges KDT-Dokument - Zusammenfassung' (F0413) basiert auf diesen
Informationen.
•
KDT-Zahlungsverarbeitung - Details (F04573). In dieser Tabelle ist für jeden
Rechnungsposten einer Lieferantenrechnung innerhalb einer Zahlung ein
Datensatz enthalten. Diese Informationen erscheinen auf dem Kontrollabschnitt
und werden zur Aktualisierung des Kreditorenbuches verwendet. Die Tabelle
'Zugehöriges KDT-Dokument - Detail' (F0414) basiert auf diesen Informationen.
6. Der Bericht 'Zahlungskontrollgruppen erstellen' wird gedruckt, um die
Lieferantenrechnungen anzuzeigen, die für die Zahlung ausgewählt wurden. Der Bericht
zeigt außerdem Rechnungsposten an, die für die Zahlung nicht berücksichtigt wurden,
und druckt neben jeder leeren Zahlungssumme eine Fehlermeldung. Nachfolgend sind
Beispiele für Fehlermeldungen aufgeführt:
•
Zahlungssperrcode aktiv
•
Lieferantenstamminformationen fehlen
•
Betrag unter Zahlungsgrenze
335
Das folgende Schaubild illustriert den Vorgang der Zahlungsgruppenerstellung:
Lieferantenrechnungen mit Skonti verarbeiten
Der Bericht 'Zahlungsgruppen erstellen' (R04570) hat vier Verarbeitungsoptionen, mit denen
gesteuert wird, wie Lieferantenrechnungen mit Skonti verarbeitet werden. Die vier
Verarbeitungsoptionen umfassen:
•
Zahlung bis
•
Verschiebungstage
•
Skontostichtag
•
Zahlung vor Fälligkeitsdatum nicht zulässig
336
•
Sollen Lieferantenrechnungen nur am Skontofälligkeitsdatum oder am oder nach
dem Nettofälligkeitsdatum verarbeitet werden, müssen die Verarbeitungsoptionen
wie folgt eingerichtet werden:
•
In der Verarbeitungsoption 'Zahlung vor Fälligkeitsdatum nicht zulässig' 1 eingeben.
•
In der Verarbeitungsoption 'Zahlung bis' das Datum eingeben, bis zu dem
Lieferantenrechnungen verarbeitet werden.
•
Bleibt dieses Feld leer, wird das Systemdatum eingesetzt.
•
Bleibt dieses Feld leer und wird in der Verarbeitungsoption 'Verschiebungstage'
ein Wert eingegeben, wird das Datum verwendet, das sich ergibt, wenn dem
Systemdatum die Anzahl an Tagen in der Verarbeitungsoption
'Verschiebungstage' hinzugefügt wird.
Alle Lieferantenrechnungen mit Skonto, das an dem in der Verarbeitungsoption
'Zahlung bis' festgelegten Datum fällig wird, werden für eine Zahlungsgruppe
ausgewählt und Skonto wird beansprucht. Alle Lieferantenrechnungen, bei denen
das Skontofälligkeitsdatum verstrichen ist, die aber ein Nettofälligkeitsdatum an oder
vor dem in der Verarbeitungsoption 'Zahlung bis' festgelegten Datum haben, werden
für eine Zahlungsgruppe ausgewählt und Skonto wird nicht beansprucht.
Sollen Lieferantenrechnungen für eine bestimmte Datumsspanne verarbeitet werden,
mögliche Skontoabzüge beansprucht werden, die Lieferantenrechnungen jedoch nicht vor
dem Nettofälligkeitsdatum bezahlt werden, können die Verarbeitungsoptionen wie folgt
eingerichtet werden:
•
In die Verarbeitungsoption 'Zahlung bis' ein Datum oder in die Verarbeitungsoption
'Verschiebungstage' einen Wert eingeben
•
In der Verarbeitungsoption 'Zahlung vor Fälligkeitsdatum nicht zulässig' 1 eingeben
•
In die Verarbeitungsoption 'Skontostichtag' ein Datum eingeben
Die Datumsspanne, in der Skonto beansprucht wird, beginnt an dem in die
Verarbeitungsoption 'Skontostichtag' eingegebenen Datum und endet an dem in die
Verarbeitungsoption 'Zahlung bis' eingegebenen Datum (oder dem Systemdatum,
wenn diese Option leer gelassen wird) oder je nach dem, welche ersten zwei
Verarbeitungsoptionen verwendet wurden, aus dem Systemdatum plus der Anzahl
an Verschiebungstagen.
Siehe auch
Fremdwährungszahlungen im Handbuch Fremdwährung für weitere Informationen
über das Erstellen von Zahlungsgruppen basierend auf einem Währungscode
Voraussetzungen
Prüfen, ob den Lieferanten das richtige Zahlungsmittel zugeordnet wurde.
Notwendige Änderungen an den Lieferantenrechnungen vornehmen.
Lieferantenrechnungen können in einer Zahlungsgruppe normalerweise nicht
geändert werden, bis der Prozess für automatische Zahlungen abgeschlossen ist
oder die Lieferantenrechnung aus der Gruppe entfernt wurde.
Lieferantenrechnungen zur Zahlung freigeben.
Einbehaltenen Betrag berechnen, oder die Verarbeitungsoptionen dieses Programms
so einrichten, dass die einbehaltenen Beträge automatisch berechnet werden.
337
Folgenummern für die Erstellung von Zahlungskontrollgruppen
Wird der Bericht 'Zahlungsgruppen erstellen' (R04570) ausgeführt, wird der Zahlungsgruppe
eine Nummer zugeordnet, die zur Kennzeichnung der Zahlungsgruppe in den drei
Arbeitstabellen (F04571, F04572 und F04573), die zur Zahlungsverarbeitung verwendet
werden, verwendet wird. Mit dieser Nummer wird verhindert, dass Zahlungen in einer
Zahlungsgruppe mit Zahlungen in anderen Zahlungsgruppen zusammengefasst werden.
Das System 'Kreditorenbuchhaltung' verwendet die Tabelle 'Automatische Nummernvergabe'
(F0002), um diese Zahlungsgruppennummern zuzuordnen. Die Tabelle F0002 wird gesperrt,
wenn einer Zahlungsgruppe eine Nummer zugeordnet wird, und gleich anschließend wieder
freigegeben.
Die Tabelle F0002 wird so lange erhöht, bis das Maximum (eine Zahl größer als 99 Millionen)
erreicht wird; anschließend wird die Folgenummer für Zahlungssteuerungsgruppen auf 1
gesetzt.
Anmerkung
Die Folgenummer für das Programm 'Zahlungssteuerungsgruppen erstellen' entspricht der
Nummer, die einer Zahlungssteuerungsgruppe zugeordnet wurde und nicht der Nummer, die
den Zahlungen innerhalb einer Gruppe zugeordnet wird. Eine Zahlungssteuerungsgruppe
kann aus vielen Zahlungen bestehen. Nur eine Nummer aus der Tabelle 'Automatische
Nummernvergabe' (F0002) wird jeder Zahlungssteuerungsgruppe zugeordnet.
Verarbeitungsoptionen: Zahlungsgruppen erstellen (R04570)
Register 'Datum'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen können Zahlungs- und Skontodaten für Zahlungsgruppen
anwenderspezifisch angepasst werden. Bleibt die Verarbeitungsoption 'Zahlungen bis
einschließlich' leer und der Wert in der Verarbeitungsoption 'Gruppierungszeitraum/Tage'
lautet Null, wird für die Verarbeitungsoption 'Zahlungen bis einschließlich' das Systemdatum
verwendet.
1. Zahlungen bis einschließlich
Mit dieser Verarbeitungsoption wird ein Fälligkeitsdatum, für das eine
Gruppe von zu zahlenden Lieferantenrechnung erstellt werden soll,
festgelegt. Um beispielsweise eine Gruppe von zu zahlenden
Lieferantenrechnungen mit Fälligkeitsdaten bis einschließlich 15. März
2005 zu erstellen, 15/03/05 eingeben. Es wird automatisch eine Gruppe von
zu zahlenden Lieferantenrechnungen mit Fälligkeitsdaten, die vor dem 15.
März 2005 liegen, erstellt. Das Datum in dieser Verarbeitungsoption
eingeben oder die Verarbeitungsoption leer lassen, um
Lieferantenrechnungen nach dem Gruppierungszeitraum in Tagen auszuwählen.
338
Anmerkung: Bleibt das Feld 'Gruppierungszeitraum/Datum' leer und der Wert
in der Verarbeitungsoption 'Gruppierungszeitraum/Tage' lautet Null, wird
das Systemdatum als Fälligkeitsdatum eingesetzt.
2. Gruppierungszeitraum/Tage
Anhand dieser Verarbeitungsoption wird die Anzahl Tage festgelegt, die dem
heutigen Datum hinzugezählt werden, um eine Gruppe von Lieferantenrechnungen
für die Bezahlung auszuwählen. Wird beispielsweise am 10. März eine Anzahl
von drei Verschiebungstagen festgelegt, werden alle Lieferantenrechnungen mit
einem Fälligskeitsdatum bis und mit dem 13. März eingeschlossen. In diese
Verarbeitungsoption kann entweder eine Anzahl an Tagen eingegeben werden, oder
die Eingabe kann auf Null belassen werden, um das Systemdatum als
'Zahlung bis'-Datum einzusetzen.
3. Skontostichtag
Anhand dieser Verarbeitungsoption wird das Datum des letzten Tages, an dem ein
Skonto noch genommen werden kann, eingegeben. Bei Rechnungsposten mit einem
Fälligkeitsdatum, das vor dem eingegebenen Datum liegt, kann der Skontobetrag
nicht mehr abgezogen werden. Die Skontobeträge dieser Rechnungsposten werden
auf Null gesetzt. Bleibt diese Verarbeitungsoption leer, werden für die
ausgewählten Rechnungsposten alle gegenwärtig verfügbaren Skontoabzüge
vorgenommen.
Register 'Beträge'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen können bestimmte Zahlungsspannen, Währungen und
Zahlungsbetragsbereichausnahmen festgelegt werden.
339
Die Höchst- und Mindestbeträge beziehen sich hier auf Zahlungsbeträge, nicht auf
Lieferantenrechnungsbeträge. Mit der Datenauswahl können die Höchst- und Mindestbeträge
der auszuwählenden Lieferantenrechnungen festgelegt werden.
1. Zahlungsbetragsbereich
Maximum
Anhand dieser Verarbeitungsoption wird ein numerischer Wert eingegeben, der
einen Zahlungsbetragsbereich für eine Gruppe von Lieferantenrechnungen
anzeigt. Beispielsweise können Lieferantenrechnungen mit Beträgen zwischen
500 und 1000 ausgewählt werden.
Anmerkung: Es dürfen keine Währungssymbole eingegeben werden. Diese Eingabe
erfolgt in der Verarbeitungsoption 'Währungscode'.
o Maximum - Höchstbetrag der Lieferantenrechnungen im Auswahlbereich.
Minimum
Mit dieser Verarbeitungsoption wird ein numerischer Wert (außer Null) eingegeben, der
einen Zahlungsbetragsbereich einer Gruppe von Lieferantenrechnungen anzeigt.
Beispielsweise können Lieferantenrechnungen zwischen 500 und 1000 ausgewählt
werden.
Anmerkung: Es dürfen keine Währungssymbole eingegeben werden. Die Währung muss
in der Verarbeitungsoption 'Währungscode' festgelegt werden.
o Minimum - Mindestbetrag der Lieferantenrechnungen im ausgewählten Bereich
festlegen.
Damit keine Lastschriften (negative oder Null-Zahlungssummen) generiert werden, muss
die kleinste Währungseinheit eingegeben werden. Beispiel: 0,01 für USD oder CAD
2. Währungscode für Betragsbereich
340
Mit dieser Verarbeitungsoption wird ein Code eingegeben, mit dem die Währung für die
Werte, die in die Felder der Verarbeitungsoption 'Zahlungsbetragsbereich' eingegeben
wurden, festgelegt wird. Nach Bedarf werden diese Beträge in die Zahlungswährung der
einzelnen Zahlungskontrollgruppen umgerechnet. Wird beispielsweise der Bereich 100 bis
5000 USD eingegeben, werden diese USD-Beträge für eine EUR-Zahlungsgruppe in
EUR, für eine GBP-Zahlungsgruppe in GBP usw. umgerechnet. Mit der Umrechnung
können bei jedem Ausführen des Programms die korrekten Mindest- und
Höchstbetragsvergleiche für alle erstellten Zahlungsgruppen ausgeführt werden.
3. Zahlungsmittel für Zahlungsbetragsausnahmen
Zahlungsmittel - Minimum
Anhand dieser Verarbeitungsoption werden den Lieferantenrechnungen, die nicht
in den in der Verarbeitungsoption 'Zahlungsbetragsbereich' festgelegten
Betragsbereich fallen, Zahlungsmittel zugeordnet.
o Zahlungsmittel für Mindestzahlungen - Ein Zahlungsmittel, das
Lieferantenrechnungen zugeordnet wird, deren Betrag unter dem
in der Verarbeitungsoption 'Zahlungsbetragsbereich' festgelegten
Mindestbetragsbereich liegt.
Anmerkung: Zahlungsmittel werden in der UDC-Liste '00/PY' eingerichtet. Es
müssen ebenfalls Standardvorgaben für Zahlungsmittel eingerichtet
werden. Im Menü 'Automatische Zahlung einrichten' die Option
'Zahlungsmittel-Standardvorgabe' (P0417) auswählen.
Zahlungsmittel - Maximum
Anhand dieser Verarbeitungsoption werden den Lieferantenrechnungen, die nicht
in den in der Verarbeitungsoption 'Zahlungsbetragsbereich' festgelegten
Betragsbereich fallen, Zahlungsmittel zugeordnet.
o Zahlungsmittel für Höchstzahlungen - Ein Zahlungsmittel, das
341
Lieferantenrechnungen zugeordnet wird, deren Betrag über dem
in der Verarbeitungsoption 'Zahlungsbetragsbereich' festgelegten
Höchstbetragsbereich liegt.
Anmerkung: Zahlungsmittel werden in der UDC-Liste '00/PY' eingerichtet. Es
müssen ebenfalls Standardvorgaben für Zahlungsmittel eingerichtet
werden. Im Menü 'Automatische Zahlung einrichten' die Option
'Zahlungsmittel-Standardvorgabe' (P0417) auswählen.
Register 'Drucken'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen können unterschiedliche Druckoptionen für
Zahlungsgruppen anwenderspezifisch angepasst werden.
1. Sequenz-ID
Anhand dieser Verarbeitungsoption wird durch Eingabe einer Sequenz-ID die
Reihenfolge festgelegt, in der das Programm die KDT-Zahlungen verarbeitet und
druckt.
Sequenz-IDs werden vom Benutzer definiert. Im Menü 'Automatische Zahlungen
einrichten' (G04411) die Option 'Zahlungssequenz' auswählen, um die Sequenz-ID
zu definieren.
Anmerkung: Diese Verarbeitungsoption darf nicht leer bleiben.
2. Anlagen drucken
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob mit der Zahlung Anlagen gedruckt
werden sollen. Eine Anlage kann beispielsweise dann gedruckt werden, wenn die
Zahlungsdetailinformationen nicht auf den Zahlungsabschnitt passen. Es können lediglich
99 Zahlungsabschnitte pro Zahlung gedruckt werden, wobei jeder Zahlungsabschnitt 10
Zeilen enthalten kann.
342
Gültige Werte:
Leer - Anlagen nicht drucken
1 - Anlagen drucken
Anmerkung: Bleibt diese Option leer und es sind über 99 Zahlungsabschnitte vorhanden,
werden zwei oder mehr Zahlungen gedruckt. Wird hier jedoch der Wert 1 eingegeben,
wird eine einzige Zahlung mit einem Zahlungsabschnitt, der sich auf die Anlage bezieht,
gedruckt. In der Anlage werden alle Rechnungsposten gedruckt.
Bevor diese Verarbeitungsoption verwendet wird, muss dem Zahlungsmittel ein
Anlagenprogramm zugeordnet werden. Im Menü 'Automatische Zahlungen einrichten'
(G04411) die Option 'Standardzahlungsmittel' auswählen. Auf dem Formular
'Standardzahlungsmittel' wird im Feld 'Anlagen' eine Programmnummer eingegeben, um
das mit dem Zahlungsmittel zu verwendende Anlagenprogramm anzuzeigen. Das
Standardanlagenprogramm ist R04573.
3. HB-Bankkonto
Mit dieser Verarbeitungsoption kann das Bankkonto, das der
Lieferantenrechnung bei der Eingabe zugeordnet wurde, überschrieben
werden.
Um ein HB-Bankkonto festzulegen, muss die kurze Konto-ID eingegeben
werden. Die kurze Konto-ID ist ein alphanumerischer Wert mit acht Zeichen,
der keine Sonderzeichen enthalten darf. Wird in den
Finanzbuchhaltungskonstanten eine kurze Konto-ID mit einem Sonderzeichen
gekennzeichnet, darf das Sonderzeichen nicht in dieses Feld eingegeben
werden.
Werden für eine kurze Konto-ID nicht alle 8 Zeichen verwendet, müssen die
verbleibenden Stellen mit Nullen aufgefüllt werden. Soll beispielsweise
für ein Bankkonto die kurze Konto-ID 108 verwendet werden, muss 00000108
343
eingegeben werden. Wird das Bankkonto mit dem Assistenten ausgewählt, wird
der Wert automatisch korrekt in das Feld eingesetzt.
Ist die Konstante 'Konzerninterne Abrechnung' auf 'N' gesetzt und in
diesem Feld wird ein vorrangiges HB-Bankkonto festgelegt, werden die
Unternehmen aller Lieferantenrechnungen mit dem Unternehmen des
vorrangigen HB-Bankkontos verglichen. Unterscheiden sich die Unternehmen,
wird diese Lieferantenrechnung nicht in die Zahlungsgruppe
miteingeschlossen.
Bevor ein HB-Bankkonto in dieses Feld eingegeben werden kann, muss es im
System eingerichtet werden. Ein HB-Bankkonto wird eingerichtet, indem im
Menü 'Automatische Zahlungen einrichten' (G04411) die Option
'Bankkontoinformationen' ausgewählt wird.
Bei der Verwendung von mehreren Währungen müssen für diese
Verarbeitungsoption die folgenden Richtlinien beachtet werden:
o Ist das Bankkonto ein Währungskonto, muss die Landes- oder
Fremdwährung der Lieferantenrechnung eingerichtet sein.
o Ist das Bankkonto kein Währungskonto, muss die
Unternehmenswährung mit der Landeswährung der Lieferantenrechnung
übereinstimmen.
4. Zahlungswährung
Mit dieser Verarbeitungsoption wird die Währung festgelegt, die zur Zahlung verwendet
wird.
Gültige Werte:
344
Leer - Die Zahlung erfolgt in der Währung des HB-Bankkontos. Für Währungskonten ist
dies die dem HB-Bankkonto in der Tabelle 'Kontenstamm' (F0901) zugeordnete Währung.
Für Nicht-Währungskonten ist dies die Währung, die dem Unternehmen zugeordnet
wurde, in dem sich die Organisationseinheit des HB-Bankkontos befindet. Beispiel: Die mit
dem HB-Bankkonto 1.1110.BEAR verbundene Währung ist U.S. Dollar (USD), da
Organisationseinheit 1 zu Unternehmen 00001 gehört, dessen Währung USD ist. Werden
Lieferantenrechnungen für Unternehmen 00001 in Euro (EUR) eingegeben, können die
Lieferantenrechnungen entweder mit dem Währungsbankkonto in EUR oder mit dem zum
Unternehmen gehörenden Bankkonto, das als Basiswährung USD verwendet, bezahlt
werden.
1 - Der Landeswährungsbetrag der Lieferantenrechnung wird in der Landeswährung
bezahlt. Wird beispielsweise für Unternehmen 00001, dessen Basiswährung USD ist, eine
Lieferantenrechnung in FRF eingegeben, wird diese Rechnung in USD bezahlt.
2 - Der Fremdwährungsbetrag der Lieferantenrechnung wird in der Fremdwährung
bezahlt. Wird beispielsweise für Unternehmen 00001, dessen Basiswährung USD ist, eine
Lieferantenrechnung in EUR eingegeben, wird die Lieferantenrechnung in EUR bezahlt.
Lieferantenrechnungen, die keine Fremdwährungsposten enthalten, werden in der
Landeswährung bezahlt.
3 - Der Fremdwährungsbetrag der Lieferantenrechnung wird zum aktuellen Kurs in der
Landeswährung bezahlt. Wird beispielsweise für Unternehmen 00001, dessen
Basiswährung USD ist, eine Lieferantenrechnung in EUR eingegeben, wird der
Fremdwährungsbetrag zum aktuellen Kurs in die Landeswährung umgerechnet und die
Lieferantenrechnung in USD bezahlt.
4 - Die Lieferantenrechnung wird in einer Alternativwährung bezahlt, die sich sowohl von
der Landes- als auch von der Fremdwährung der Lieferantenrechnung unterscheidet. Wird
beispielsweise für Unternehmen 00001, dessen Basiswährung USD ist, eine
Lieferantenrechnung in EUR eingegeben, die Lieferantenrechnung soll jedoch in CAD
bezahlt werden, wird die Lieferantenrechnung in der Alternativwährung (CAD) bezahlt. Die
Zahlungswährung wird in Verarbeitungsoption 5 festgelegt.
Anmerkung für Wechselkurse: Werden Zahlungen in der Landeswährung vorgenommen,
berechnet das Programm 'Zahlungsgruppen erstellen' den Landeswährungsbetrag, wobei
der an diesem Tag gültige Wechselkurs verwendet wird. Dieser Wechselkurs kann sich
von dem zum Zeitpunkt der effektiven Zahlung gültigen Wechselkurs unterscheiden.
Unterscheiden sich die Wechselkurse beim Erhalt und bei der Bezahlung der
Lieferantenrechnung, werden im Rahmen der automatischen Zahlungsverarbeitung
Kursgewinne oder -verluste berechnet.
345
5. Alternativwährungscode
Anhand dieser Verarbeitungsoption wird der Code für den
Alternativwährungsbetrag eingegeben. In diese Verarbeitungsoption wird nur
dann ein Wert eingegeben, wenn in der Verarbeitungsoption 'Zahlungswährung'
eine '4' eingegeben wurde.
6. Vorauszahlung auswählen
Mit dieser Verarbeitungsoption kann festgelegt werden, ob negative
Vorauszahlungen in der Zahlungsgruppe miteingeschlossen werden sollen.
Gültige Werte:
Leer
1
Negative Vorauszahlungen nicht miteinschließen.
Negative Vorauszahlungen miteinschließen.
Register 'Verarbeitung'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen können die Kategorien festgelegt werden, nach denen die
Zahlungen gruppiert werden.
1. Unternehmen
Anhand dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob basierend auf
Unternehmen separate Zahlungen erstellt werden.
Gültige Werte sind:
Leer
1
Nein
Ja
346
2. Fälligkeitsdatum
Anhand dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob basierend auf dem
Fälligkeitsdatum separate Zahlungen erstellt werden.
Leer
1
Nein
Ja
3. Zahlungsempfänger
Mit dieser Verarbeitungsoption kann festgelegt werden, daß sich die
Erstellung von Zahlungen unabhängig vom Lieferanten auf den
Zahlungsempfänger beziehen.
Gültige Werte:
Leer
1
Nein
Ja
Die folgende Tabelle zeigt eine mögliche Kombination zwischen
Lieferantenrechnung, Lieferant und Zahlungsempfänger:
Lieferantenrechnung 1, Lieferant 1001, Zahlungsempfänger 1001
347
Bleibt die Verarbeitungsoption 'Zahlungsempfänger' leer, werden vier
Zahlungen erstellt, die sich auf den Zahlungsempfänger und dann auf den
Lieferanten beziehen:
o Zahlungsempfänger 1001: Lieferant 1001, Lieferantenrechnung 1
o Zahlungsempfänger 1002: Lieferant 1001, Lieferantenrechnung 2 und
3
Wird die Verarbeitungsoption 'Zahlungsempfänger' auf '1' gesetzt, werden
nur zwei Zahlungen erstellt, die sich auf den Zahlungsempfänger beziehen:
Lieferant 1003, Lieferantenrechnung 5
3 und Lieferant 1002, Lieferantenrechnung 4
4. Organisationseinheit
Anhand dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob separate
Zahlungskontrollgruppen nach Organisationseinheit erstellt werden.
348
Leer
1
Nein
Ja
Register 'Zusammenfassung'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen können die auf dem Kontrollabschnitt angezeigten
Informationen anwenderspezifisch angepasst werden.
1. Zusammengefasste Rechnungsposten
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob Rechnungsposten innerhalb eines
Dokumentes auf dem Zahlungsabschnitt oder der Anlage zusammengefasst werden. Wird
die Verarbeitungsoption so eingerichtet, dass Rechnungsposten zusammengefasst
werden, muss auf dem Register 'Verarbeitung' die Verarbeitungsoption 'Fälligkeitsdatum' 1
enthalten. Gültige Werte:
Leer - Rechnungsposten nicht zusammenfassen
1 - Rechnungsposten zusammenfassen
2. Zusammenfassungsbeschreibung
Mit dieser Verarbeitungsoption kann festgelegt werden, welche
Informationen im Feld 'Beschreibung' des Zahlungsabschnitts angezeigt
werden.
Gültige Werte:
Leer
Allgemeine Beschreibung 'Rechnungszusammenfassung' wird im
Zahlungsabschnitt angezeigt.
1
Anmerkung des ersten Rechnungspostens wird im
Zahlungsabschnitt angezeigt.
Register 'Bericht'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen können die auf dem Bericht angezeigten Informationen
festgelegt werden. Um separate Zahlungen nach Projekt zu erstellen, muss das Feld
'Auszugsnummer' (CTL) in der Sortiersequenz enthalten sein.
349
1. Postanschrift drucken
Anhand dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob die Postanschriften
aller Zahlungsempfänger im Bericht angezeigt werden.
Leer Nein
1
Ja
2. Vertragsnummmer drucken
Anhand dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob die Vertragsnummern im
Bericht angezeigt werden.
Leer
1
Nein
Ja
Anmerkung: Um separate Zahlungen nach Projekt zu erstellen, muß das Feld
'Auszugsnummer' (CTL) in der Sortiersequenz enthalten sein. DEMO-Version
XJDE0007 kann als Beispiel einer Sortiersequenz angezeigt oder als Basis für
den Bericht kopiert werden.
3. Projektnummer drucken
Anhand dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob die Projektnummern im
Bericht angezeigt werden.
350
Leer
1
Nein
Ja
Anmerkung: Um separate Zahlungen nach Projekt zu erstellen, muß das Feld
'Auszugsnummer' (CTL) in der Sortiersequenz enthalten sein. DEMO-Version
XJDE0007 kann als Beispiel einer Sortiersequenz angezeigt oder als Basis für
den Bericht kopiert werden.
Register 'Bankmagnetband'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen können die auf dem Bericht gedruckten Bankinformationen
festgelegt werden.
1. Bankmagnetbandinformationen drucken
Mit dieser Verarbeitungsoption kann festgelegt werden, ob im
Bearbeitungsbericht Bankmagnetbandinformationen angezeigt werden.
Gültige Werte:
Leer
1
Nein
Ja
2. Zahlungsempfänger - Bankkontofehler
Mit dieser Verarbeitungsoption kann festgelegt werden, ob ein Fehler
angezeigt wird, wenn für einen Zahlungsempfänger keine
Bankkontoinformationen bestehen.
Gültige Werte:
351
Leer
1
Keinen Fehler anzeigen.
Fehler anzeigen.
Enthält diese Verarbeitungsoption einen Wert, wird immer dann, wenn für einen
Zahlungsempfänger in der Tabelle 'Bankinformationen' (F0030) keine
Bankkontoinformationen gespeichert sind, eine Meldung generiert. Dies geschieht
unabhängig davon, ob ein Bankmagnetband verarbeitet wird oder nicht. Bei der
Verwendung dieser Verarbeitungsoption kann nicht zwischen Zahlungsmitteln
unterschieden werden.
3. Bankkonto - X12-Informationen fehlerhaft
Mit dieser Verarbeitungsoption kann festgelegt werden, ob ein Fehler
angezeigt wird, wenn für ein HB-Bankkonto keine X12-Informationen
bestehen.
Gültige Werte:
Leer
1
Keinen Fehler anzeigen.
Fehler anzeigen.
Register 'Quellensteuer'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen kann festgelegt werden, ob vor der Erstellung von
Zahlungskontrollgruppen das Programm 'Quellensteuer berechnen' ausgeführt werden soll.
1. Quellensteuer berechnen
Anhand dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob das Programm
'Quellensteuer berechnen' vor der Erstellung der Zahlungskontrollgruppen
ausgeführt wird.
352
Leer Nein
1
Ja
2. Programmversion
Anhand dieser Verarbeitungsoption wird die Versionsnummer des Programms
'Quellensteuer berechnen' festgelegt. Wird '1' in die Verarbeitungsoption
'Quellensteuer berechnen' eingegeben, muß eine Versionsnummer festgelegt
werden.
Leer Versionsnummer ZJDE0001 (Standardvorgabe)
oder eine bestimmte Programmversionsnummer eingeben.
Datensequenz für die Erstellung von Zahlungskontrollgruppen
Die Datensequenz für dieses Programm ist so eingerichtet, dass separate Zahlungen nach
Zahlungsempfänger erstellt werden. Änderungen an der Sequenz führen dazu, dass
Zahlungen nach Lieferantenrechnung erstellt werden und nicht nach Zahlungsempfänger.
Durch die Auswahl der Option 'Mehrere Zahlungen' wird die Sequenz nach
Zahlungsempfänger nicht überschrieben.
Die Sequenz für die Erstellung von Zahlungskontrollgruppen muss wie folgt aussehen:
•
HB-Bankkonto
•
Zahlungsmittel
•
Scheckroutencode
Diese Sequenz muss verwendet werden, um korrekt gruppierte Zahlungen zu erstellen.
353
Arbeiten mit Zahlungsgruppen
Nach der Erstellung von Zahlungsgruppen können diese zur Prüfung und Änderung von
Zahlungen verwendet werden. Im Allgemeinen werden Zahlungen zweifach geprüft:
•
•
Nach der Erstellung von Zahlungsgruppen, jedoch bevor Zahlungen ausgestellt
werden. Dadurch können Zahlungen und Lieferantenrechnungen gekennzeichnet
werden, die geändert oder aus dem Zahlungszyklus entfernt werden sollen. Der
Benutzer kann:
•
Informationen auf den Zahlungs- und Lieferantenrechnungsebenen ändern
•
Zahlungsgruppen, Zahlungen und Lieferantenrechnungen aus dem
Zahlungszyklus entfernen
•
Kontrollinformationen für Zahlungsgruppen ändern
Nach der Ausstellung von Zahlungen, jedoch bevor das KDT-Buch aktualisiert wird.
Dadurch können Zahlungen gekennzeichnet werden, die storniert oder aus dem
Zahlungszyklus entfernt werden sollen. Der Benutzer kann:
•
Ausgestellte Zahlungen stornieren und neu ausstellen
•
Zahlungsgruppen, Zahlungen und Lieferantenrechnungen aus dem
Zahlungszyklus entfernen
Bei der Arbeit mit Zahlungsgruppen befinden sich Rechnungsposten in einem der folgenden
Status:
Ausstellungsstatus
Der Rechnungsposten kann ausgestellt werden.
Aktualisierungsstatus
Die Zahlung wurde ausgestellt und kann in der
Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) aktualisiert
werden.
Befinden sich Rechnungsposten in einer Zahlungsgruppe im Ausstellungsstatus (WRT) oder
Aktualisierungsstatus (UPD), kann eine der folgenden Aktionen ausgeführt werden:
Rückgängig machen
Rückgängig machen bedeutet, einen
Rechnungsposten aus der Zahlungsgruppe zu
entfernen. Rechnungsposten können rückgängig
gemacht werden, unabhängig davon, ob sie im
Ausstellungsstatus (WRT) oder
Aktualisierungsstatus (UPD) sind. In beiden
Fällen hat der Rechnungsposten einen offenen
Betrag von ungleich 0 und den Status
'Genehmigt'.
354
Zurücksetzen
Zurücksetzen bedeutet, dass ein
Rechnungsposten in den vorangehenden Schritt
der Zahlungsverarbeitung gesetzt wird.
Befindet sich der Rechnungsposten im Status
'Aktualisierbar' (UPD) und wird zurückgesetzt, so
erhält er den Status 'Ausstellbar' (WRT).
Das folgende Schaubild illustriert den Vorgang für das Arbeiten mit Zahlungsgruppen:
355
Zahlungsanalysebericht drucken
'Zahlungsanalysebericht' auswählen.
Der Zahlungsanalysebericht kann zu jedem Zeitpunkt während der automatischen
Zahlungsverarbeitung gedruckt werden, um die Richtigkeit der Zahlungen zu gewährleisten.
Dieser Bericht zeigt, ob Zahlungen ausgestellt oder im KDT-Buch aktualisiert werden können.
Es werden alle Zahlungen in allen Zahlungsgruppen angezeigt.
Verarbeitungsoptionen: Zahlungsanalysebericht (R04578)
Drucken
1. 1 eingeben, wenn Detailinformationen der Lieferantenrechnung eingesehen werden sollen. Bleibt das
Feld leer, werden lediglich Zahlungsinformationen gedruckt.
Lieferantenrechnungs-Detailinformationen
2. 1 eingeben, wenn Zahlungskontrollgruppen nach Organisationseinheit verarbeitet werden und die
Organisationseinheit auf dem Bericht angezeigt werden soll. Bleibt das Feld leer, wird die
Organisationseinheit nicht angezeigt.
Zahlungsgruppen prüfen
Zur Prüfung können die Gruppen nach dem Ausstellungsstatus (WRT), Aktualisierungsstatus
(UPD) oder beiden Status angezeigt werden. Unter Umständen sollen alle Zahlungsgruppen
geprüft werden, die ausgestellt werden können (nächster Status WRT). Wahlweise können
Zahlungen geprüft werden, die einem bestimmten Bankkonto zugeordnet sind oder mehrere
zusätzliche Auswahlkriterien erfüllen.
In diesem Programm werden Informationen aus der Tabelle 'KDT-Zahlungsverarbeitung Header' (F04571) angezeigt.
►
So werden Zahlungsgruppen geprüft
Im Menü 'Automatische Zahlungen verarbeiten' (G0413) die Option 'Arbeiten mit
Zahlungsgruppen' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen' eine der folgenden Optionen
anklicken:
•
Ausstellen
•
Aktualisieren
2. Das folgende Feld ausfüllen, um die Suche einzugrenzen:
•
Bankkonto
356
Für zusätzliche Auswahlkriterien kann in einer Verarbeitungsoption eine
Standardvorgabe festgelegt werden. Wenn beispielsweise ausschließlich die
Lieferantenrechnungen für die Organisationseinheit 100 geprüft werden sollen, kann
dieser Wert in der entsprechenden Verarbeitungsoption voreingestellt werden. Dies
erweist sich als besonders hilfreich, wenn Lieferantenrechnungen, die bestimmte
Auswahlkriterien erfüllen, in regelmäßigen Abständen geprüft werden.
4. Um die Detailinformationen einer einzelnen Zahlungsgruppe einzusehen, die
Zahlungsgruppe auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen' auswählen.
5. Im Menü 'Zeile' die Option 'Detail' auswählen.
Auf dem Formular 'Zahlungsgruppendetail' werden die gleichen Detailinformationen
für die einzelne Zahlungsgruppe wie auf dem Formular 'Arbeiten mit
Zahlungsgruppen' angezeigt.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Ausstellen
Glossar
Mit dieser Option wird festgelegt, welche Zahlungsdatensätze angezeigt
werden. Es kann einer oder beide der folgenden Status aktiviert werden:
o Schreibstatus
o Aktualisierungsstatus
Aktualisieren
Mit dieser Option wird festgelegt, welche Zahlungsdatensätze angezeigt
werden. Es kann einer oder beide der folgenden Status aktiviert werden:
o Schreibstatus
o Aktualisierungsstatus
357
Bankkonto
Zahlungen im Ausstellungsstatus prüfen
Vor dem Ausstellen von Zahlungen kann Folgendes ausgeführt werden:
•
Zahlungs- und Lieferantenrechnungsinformationen prüfen (Ausstellungsstatus)
•
Zusammengefasste Zahlungsinformationen prüfen (Ausstellungsstatus)
Die Zahlungsgruppenprogramme zeigen Informationen aus den folgenden temporären
Arbeitstabellen an:
►
•
KDT-Zahlungverarbeitung - Header-Tabelle (F04571)
•
KDT-Zahlungverarbeitung - Zusammenfassungstabelle (F04572).
So werden Zahlungs- und Lieferantenrechnungsinformationen geprüft
(Ausstellungsstatus)
Bevor eine Zahlung ausgestellt wird, können die Zahlungs- und
Lieferantenrechnungsinformationen für eine bestimmte Zahlungsgruppe geprüft werden.
Beispielsweise kann geprüft werden, ob einer Zahlungsgruppe das richtige Bankkonto
zugeordnet wurde, oder ob eine bestimmte Lieferantenrechnung in einer Zahlung enthalten
ist.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen' die folgende Option auswählen
und 'Suchen' anklicken:
•
Ausstellen
2. Eine Zahlungsgruppe auswählen und 'Auswählen' anklicken.
358
3. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen - Ausstellungsstatus' einen
Zahlungsempfänger auswählen und 'Auswählen' anklicken.
4. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungsdetails' eine Lieferantenrechnung
auswählen und 'Auswählen' anklicken, um die mit einer Zahlung verbundenen
Lieferanteninformationen zu prüfen.
359
Das Formular 'Zahlungsdetail' zeigt die mit einer Zahlung verbundenen
Lieferantenrechnungsinformationen an.
►
So werden zusammengefasste Zahlungsinformationen geprüft
(Ausstellungsstatus)
Wenn Zahlungen innerhalb einer Zahlungsgruppe geprüft werden, können die
zusammengefassten Informationen jeder Zahlung geprüft werden, bevor die Zahlung
tatsächlich ausgestellt wird.
•
Ausstellen
3. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen - Ausstellungsstatus' den zu
prüfenden Zahlungsempfänger auswählen.
360
Zahlungen im Aktualisierungsstatus prüfen
Bevor die ausgestellten Zahlungen aktualisiert werden, können sie geprüft werden. Hierzu
muss eine der folgenden Aufgaben ausgeführt werden:
•
Zahlungsinformationen prüfen (Aktualisierungsstatus)
•
Zusammengefasste Zahlungsinformationen prüfen (Aktualisierungsstatus)
Nach Bedarf kann eine Zahlungsgruppe im Aktualisierungsstatus zurückgesetzt und neu
ausgestellt werden. Werden ausgestellte Zahlungen im Aktualisierungsstatus (UPD)
zurückgesetzt, werden diese in den Ausstellungsstatus (WRT) gesetzt. Die
Zahlungsgruppenprogramme zeigen Informationen aus den folgenden Arbeitstabellen an:
►
•
•
So werden Zahlungsinformationen (Aktualisierungsstatus) geprüft
Bevor eine Zahlung aktualisiert wird, können Zahlungsinformationen für eine bestimmte
Zahlung geprüft werden.
•
Aktualisieren
361
►
(Aktualisierungsstatus)
Wenn Zahlungen innerhalb einer Zahlungsgruppe geprüft werden, können die mit einer
bestimmten Zahlung verbundenen zusammengefassten Informationen geprüft werden.
•
Aktualisieren
3. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen - Aktualisierungsstatus' den zu
prüfenden Zahlungsempfänger auswählen.
Siehe auch
Zahlungsverarbeitung zurücksetzen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für
Informationen über das Ändern von Werten in der Zahlungsverarbeitung
Nicht verarbeitete Zahlungen ändern
Es können geringfügige Änderungen an Zahlungen, Lieferantenrechnungen und
Zahlungsgruppen vorgenommen werden, bevor diese ausgestellt werden. Beispiele:
•
Lastschriftanzeigen ausschließen (Kreditlieferantenrechnungen)
•
Zahlungen teilen
•
Valutatage der Zahlungen ändern
•
Rechnungsposten aus Lieferantenrechnungen entfernen
•
Nicht verarbeitete Zahlungen entfernen
•
Vollständige Zahlungsgruppe entfernen
•
Kontrollinformationen für eine Zahlungsgruppe ändern
Siehe auch
Zahlungsmittel einrichten im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für Informationen über
das Einrichten von Zahlungsmitteln
362
►
So werden Lastschriftanzeigen (Kreditlieferantenrechnungen) ausgeschlossen
Lastschriftanzeigen können auf den folgenden Formularen ausgeschlossen werden:
•
Arbeiten mit Zahlungsgruppen (Die Schritte dieses Vorgangs werden auf diesem
Formular ausgeführt)
•
Arbeiten mit Zahlungsgruppen - Ausstellungsstatus
•
Arbeiten mit Zahlungsdetails
•
Arbeiten mit Zahlungsgruppen - Aktualisierungsstatus
Lastschriftanzeigen werden ausgestellt, wenn ein Lieferant überbezahlt wurde oder für einen
Lieferanten eine Gutschrift ausgestellt wurde. Diese Lastschriftanzeigen können von der
Zahlungsverarbeitung ausgeschlossen werden.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen' eine Zahlungsgruppe, Zahlung
oder Lieferantenrechnung auswählen.
2. Im Menü 'Zeile' die Option 'Rückgängig machen' auswählen.
3. Auf dem Formular 'Bestätigung' die Schaltfläche 'Ja' anklicken.
Zugehörige Aufgaben
►
Alle Lastschriftanzeigen
ausschließen
Um alle Lastschriftanzeigen auszuschließen, die Verarbeitungsoption
für Mindestbetrag im Programm 'Zahlungskontrollgruppen erstellen'
auf die kleinste Währungseinheit (z.B. 0,01) einstellen.
Lastschriftanzeigen prüfen
Werden die Lastschriftanzeigen nur zur Prüfung verarbeitet, kann der
Zahlungsanalysebericht ausgeführt werden, oder sie können auf dem
Formular 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen' geprüft werden, bevor sie
rückgängig gemacht werden.
So werden Teilzahlungen erstellt
Wenn ein Teil einer Lieferantenrechnung sofort und der andere Teil später bezahlt werden
soll, kann die Zahlung aufgeteilt werden. Bei Verminderung des
Lieferantenrechnungsbruttobetrags wird ein neuer Rechnungsposten im Betrag des
verbleibenden Saldos erstellt. Der neue Rechnungsposten wird anhand des
standardmäßigen Zahlungsstatus erstellt, der für Zahlungen normalerweise A
(Approved/Freigegeben) lautet. Der neue Rechnungsposten ist nicht Teil einer
Zahlungsgruppe.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen' eine Zahlungsgruppe auswählen
und 'Auswählen' anklicken.
363
2. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen - Ausstellungsstatus' oder dem
Formular 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen - Aktualisierungsstatus', je nach den im
Formular 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen' ausgewählten Optionen, einen Datensatz
auswählen und im Menü 'Zeile' die Option 'Rechnungsposten' auswählen.
auswählen.
4. Im Menü 'Zeile' die Option 'Teilen' auswählen.
5. Auf dem Formular 'Teilzahlung' die folgenden Felder ausfüllen und 'OK' anklicken:
•
Bruttobetrag
•
Beansp. Skonto
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Bruttobetrag
Glossar
Beansp. Skonto
Der Betrag, der von einer Rechnung oder Lieferantenrechnung
subtrahiert wird, wenn bis zu einem bestimmten Datum bezahlt wird. Der
beanspruchte Skonto muss nicht mit dem möglichen Skonto identisch
sein.
►
So wird das Wertstellungsdatum für eine Zahlung geändert
Normalerweise beziehen sich Wertstellungsdaten für Zahlungen auf die Wechselverarbeitung
und zeigen das Datum an, an dem die Zahlung bei der Bank eingeht.
364
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen' die Schritte zur Prüfung von
Zahlungen einer Zahlungsgruppe mit dem Ausstellungsstatus (WRT) durchführen.
2. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen - Ausstellungsstatus' im Menü
'Formular' die Option 'Wertstellungsdatum' auswählen.
3. Auf dem Formular 'Wertstellungsdatum der Zahlung ändern' das folgende Feld
ausfüllen, um das Wertstellungsdatum aller Zahlungen in der Gruppe zu ändern:
•
Globales Wertst.-Dt.
4. Im Menü Formular die Option 'Datum laden' auswählen, um das Wertstellungsdatum
für jede Zahlung zu aktualisieren.
5. Um das Wertstellungsdatum einzelner Zahlungen zu ändern, das folgende Feld
ausfüllen:
•
Wertst.-Datum
6. 'OK' anklicken.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Wertst.-Datum
►
Glossar
Das Datum, an dem ein Betrag dem Bankkonto gutgeschrieben oder
belastet wurde. Das Wertstellungsdatum ist nicht das Datum, an dem
die Bank die Zahlung abgeglichen hat. Bei automatischen Zahlungen
wird dieses Feld automatisch belegt. Werden manuelle Zahlungen
vorgenommen und ist eine Verarbeitungsoption so eingerichtet, das das
Wertstellungsdatum angezeigt wird, kann das Wertstellungsdatum hier
manuell eingegeben werden.
So werden Rechnungsposten einer Lieferantenrechnung entfernt
Soll eine Lieferantenrechnung nicht bezahlt werden, muss sie aus der Zahlungsgruppe
entfernt werden. Der Zahlungsstatus einer Lieferantenrechnung wird automatisch von
'Zahlung in Bearbeitung' auf 'Freigegeben' geändert.
365
Lieferantenrechnungen durchführen.
auswählen.
►
So werden nicht verarbeitete Zahlungen entfernt
Soll eine Zahlung nicht vorgenommen werden, kann sie aus der Zahlungsgruppe entfernt
werden. Die Rechnungsposten der Lieferantenrechnungen werden automatisch aus der
Zahlungsgruppe entfernt, und der Zahlungsstatus wird von 'Zahlung in Bearbeitung' auf
'Freigegeben' geändert.
Zahlungen einer Zahlungsgruppe mit dem Ausstellungsstatus (WRT) durchführen.
2. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen - Ausstellungsstatus' eine Zahlung
auswählen.
4. Auf dem Formular 'Bestätigung' die Rückgängigmachung der ausgewählten Zahlung
annehmen oder ablehnen.
►
So wird eine vollständige Zahlungsgruppe entfernt
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen' eine Zahlungsgruppe auswählen.
Siehe auch
Zahlungen mit dem Ausstellungsstatus prüfen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung
für weitere Informationen über das Prüfen von Zahlungen im Ausstellungsstatus
366
Arbeiten mit automatischen Zahlungen
Nach der Erstellung von Zahlungsgruppen müssen die Zahlungen ausgestellt werden. Bei
der Erstellung von Zahlungsgruppen werden temporäre Zahlungsdatensätze angelegt. Je
nach Setup werden diese Datensätze anschließend verwendet, um Zahlungen zu drucken
oder ein Bankmagnetband zu erstellen.
Zahlungen ausstellen
Beim Ausstellen von Zahlungen werden Zahlungen gedruckt, oder es wird ein
Bankmagnetband erstellt. Eine der folgenden Aktionen ausführen:
•
Alle Zahlungen in einer Zahlungsgruppe ausstellen
•
Ausgewählte Zahlungen in einer Zahlungsgruppe ausstellen
Beim Ausstellen von Zahlungen werden folgende Schritte durchgeführt:
•
Das zugehörige Dokument mit der Dokumentart PK (automatische Zahlung) wird
erstellt. Durch diese Zahlung wird die Lieferantenrechnung geschlossen.
•
Das zugehörige Dokument mit der Dokumentart PT (Belegloser Zahlungsverkehr)
wird erstellt.
•
Die Zahlungsnummern werden zugeordnet.
•
Der Folgestatus der Zahlungsgruppe wird von WRT (Write/Ausstellungsstatus) auf
UPD (Update/Aktualisierungsstatus) geändert.
•
Es werden Zahlungen anhand der Kontrolldaten für Zahlungsgruppen gedruckt.
•
Nach Bedarf werden Anlagen gedruckt
Anmerkung
Mit dem Bericht 'Zahlungskontrollgruppen erstellen' (R04570) wird der Druck von
Anlagen gesteuert. Die Zahlungsstandardverarbeitung von J.D. Edwards ist so
eingerichtet, dass 10 Detailzeilen auf einen Zahlungsabschnitt gedruckt werden.
Müssen mehr als 10 Detailzeilen gedruckt werden und ist die Verarbeitungsoption
zum Druck von Anlagen des Berichts R04570 aktiviert, wird auf den
Zahlungsabschnitt 'Siehe Anlagen' gedruckt und die Details werden in der Anlage
gedruckt.
Ist die Verarbeitungsoption zum Druck von Anlagen des Berichts R04570 nicht
aktiviert und es bestehen für eine Zahlung mehr als 10 Detailzeilen, werden mit dem
Programm 'Automatische Zahlungen zurücksetzen' auf den Abschnitt 10 Detailzeilen
bedruckt und die Zahlung storniert, dann wird ein weiterer Abschnitt genommen, mit
10 Detailzeilen bedruckt und die Zahlung storniert usw. Dies geht auf diese Weise
weiter, bis alle Detailzeilen gedruckt wurden. Das Zahlungsformular mit der letzten
Detailzeile wird mit dem vollen Zahlungsbetrag gedruckt. Mit dem Programm P04572
werden bis zu 99 Detailzeilen auf eine einzelne Zahlung gedruckt. Bestehen mehr als
99 Detailzeilen, werden mehrere Zahlungen gedruckt.
367
Eine Zahlung wird an einen alternativen Zahlungsempfänger ausgestellt. Der Benutzer
bestimmt, ob es sich beim alternativen Zahlungsempfänger um den Lieferanten oder den
besonderen Zahlungsempfänger handelt. In die Verarbeitungsoption 'Alternativer
Zahlungsempfänger' des Programms 'Lieferantenrechnung eingeben Hauptgeschäftsfunktion' 1 eingeben, um den besonderen Zahlungsempfänger zu verwenden.
Bleibt diese Option leer, wird die Lieferantennummer verwendet. Die Standardvorgabe für
den alternativen Zahlungsempfänger kann bei der Eingabe der Lieferantenrechnung
überschrieben werden.
Die Tabellen 'Kreditorenbuch' (F0411), 'Zugehöriges KDT-Dokument - Zusammenfassung'
(F0413) und 'Zugehöriges KDT-Dokument - Detail' (F0414) werden bis zum
Aktualisierungsprozess nicht aktualisiert. Die Zahlungen verbleiben in den temporären
Arbeitstabellen: 'KDT-Zahlungsverarbeitung – Header'' (F04571), 'KDTZahlungsverarbeitung' – Zusammenfassung' (F04572) und 'KDT-Zahlungsverarbeitung –
Detail' (F04573)
Anmerkung
Wird eine Zahlung ausgestellt, deren Betrag in Worten die Anzahl Zeichen im
Druckprogramm überschreitet, werden Schecks mit Zahlen aber ohne Wörter ausgestellt.
Datensatzreservierung für Zahlungen
Die Datensatzreservierung für Zahlungen ist ein Vorgang, bei dem vor der Ausstellung der
Zahlungen automatisch bestimmt wird, wie viele Zahlungen für einen Zahlungszyklus
reserviert werden. Diese Nummer wird der nächsten Zahlungsnummer in der Tabelle
'Bankleitzahlstamm' (F0030) hinzugefügt. Die Tabelle F0030 enthält für jedes Bankkonto im
System einen Datensatz. Zahlungsnummern werden nach Bankkonto reserviert.
Mit der Funktion der Datensatzreservierung wird verhindert, dass eine Zahlungsnummer
mehr als einer Zahlung zugeordnet wird. Dies ist besonders nützlich, wenn mehrere Benutzer
gleichzeitig Zahlungen für ein Bankkonto ausstellen.
Um die Datensatzreservierung zu verwenden, muss die Tabelle F0030 der UDC-Liste 00/RR
mit dem Sonderbearbeitungscode 1 eingerichtet werden.
Nachdem der anwenderspezifische Code eingerichtet wurde, wird beim Ausstellen von
Zahlungen automatisch die Anzahl der Zahlungen festgelegt und der Wert im Feld 'Nächste
Schecknummer' in der Tabelle F0030 wird um diese Anzahl erhöht. Daraus ergibt sich, dass
in der Tabelle F0030 die nächste Zahlungsnummer für das Bankkonto, das im
Zahlungszyklus verwendet wird, 258 ist. Mit der Datensatzreservierung wird festgelegt, dass
30 Zahlungsnummern verwendet werden, wodurch die nächste Zahlungsnummer auf 288
aktualisiert wird. Stellt eine andere Person für das gleiche Bankkonto Zahlungen aus, beginnt
die nächste Zahlungsnummer mit 288. Zahlungsnummern zwischen 258 und 287 werden nur
für den Zahlungszyklus, für den diese Nummern reserviert sind, verwendet.
Greifen zwei Benutzer gleichzeitig auf die Zahlungsausstellung zu, wird die
Datensatzreservierung für den ersten Benutzer aktiviert und der zweite Benutzer bekommt
eine Fehlermeldung. Nachdem der erste Benutzer die Datensatzreservierung abgeschlossen
hat, kann der zweite Benutzer einen Zahlungsnummer-Datensatz aufrufen und die Anzahl
der Zahlungen, die für den Zahlungszyklus benötigt werden, reservieren.
368
Zahlungs-ID mit der automatischen Nummernvergabe
Wird ein Zahlungsausstellungsbericht ausgeführt (R04572 oder eine Variation, wie zum
Beispiel R04572A, R04572C usw.), wird jeder Zahlung eine Nummer zugeordnet, mit der die
Zahlung während und nach der Zahlungsverarbeitung gekennzeichnet wird. Diese Nummer
entspricht der Zahlungs-ID (PKID) und ist das Schlüsselfeld der Tabellen 'Zugehöriges KDTDokument - Zusammenfassung' (F0413) und 'Zugehöriges KDT-Dokument - Detail' (F0414).
Mit der Zahlungs-ID wird verhindert, dass Rechnungsposten in einer Zahlung mit
Rechnungsposten einer anderen Zahlung verwechselt werden.
Im System 'Kreditorenbuchhaltung' wird die Tabelle 'Automatische Nummernvergabe'
(F0002) oder 'Automatische Nummernvergabe nach Unternehmen/Geschäftsjahr' (F00021)
verwendet, um Zahlungs-IDs zuzuordnen. Die Tabelle wird gesperrt, wenn den
Rechnungsposten, die mit einer Zahlung verbunden sind, Nummern zugeordnet werden.
Nach der Zuordnung der Kennzeichnungsnummern wird diese Sperre sofort wieder
aufgehoben.
Voraussetzungen
Zahlungen prüfen und erforderliche Änderungen vornehmen
Kontrollinformationen für Zahlungsgruppen bestätigen
►
So werden alle Zahlungen einer Zahlungsgruppe ausgestellt
Zahlungsgruppen durchführen.
2. Eine oder mehrere Zahlungen auswählen.
Wurden bestimmte Zahlungen in einer Gruppe bereits ausgestellt, wird die
Zahlungsgruppe auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen' mit zwei
Positionen und den entsprechenden Summen angezeigt. Eine Position ist im Status
WRT (Write/Ausstellungsstatus) und die andere Position im Status UPD
(Update/Aktualisierungsstatus).
3. Im Menü 'Zeile' die Option 'Kontrollen' auswählen.
369
4. Auf dem Formular 'Zahlungsgruppenkontrollen ändern' sicherstellen, dass die
folgenden Felder die korrekten Programme und Versionen anzeigen und 'OK'
anklicken:
•
Zahlung
•
Druckversion
•
Verzeichnis
•
Verzeichnisversion
•
Anlage
•
Anlageversion
•
Lastschriftanzeige
•
Lastschriftversion
5. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen' im Menü 'Zeile' die Option
'Ausstellen' auswählen.
370
Auf dem Formular 'Zahlungen ausstellen' wird für jedes Bankkonto eine Position
angezeigt.
6. Auf dem Formular 'Zahlungen ausstellen' die folgenden Felder prüfen und 'OK'
anklicken:
►
•
Zahlung/ HB-Dat.
•
Nächste Zahlung
So werden Kontrollinformationen für eine Zahlungsgruppe geändert
Um Programme zum Druck von Zahlungen, Zahlungsverzeichnisse, Anhänge und
Lastschriftanzeigen für Zahlungen zu ändern, müssen die Kontrollinformationen für die
Zahlungsgruppe geändert werden. Die Sequenz-ID, die die Reihenfolge festlegt, in der die
Zahlungen der jeweiligen Gruppen gedruckt werden, kann ebenfalls geändert werden.
Bei der Erstellung von Zahlungsgruppen werden Zahlungsmittelstandardvorgaben
verwendet, um die zugehörigen Kontrollinformationen zu erstellen. Diese Informationen
können vor der Ausstellung von Zahlungen geändert werden. Jede Änderung wirkt sich auf
die gesamte Zahlungsgruppe aus.
2. Eine Zahlungsgruppe auswählen.
3. Im Menü 'Zeile' die Option 'Kontrollen' auswählen.
4. Auf dem Formular 'Zahlungsgruppenkontrollen ändern' das folgende Feld ändern
(optional):
•
Sequenz-ID
371
5. Beliebig viele der folgenden Druckprogrammfelder ändern:
•
Zahlung
•
Druckversion
•
Verzeichnis
•
Verzeichnisversion
•
Anlage
•
Anlageversion
•
Lastschriftanzeige
•
Lastschriftversion
6. 'OK' anklicken.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Zahlung
Glossar
Ein anwenderspezifisches Programm, das den Ausdruck von KDTZahlungen
steuert. Es können lediglich Programme eingegeben werden, die in der
Liste der
anwenderspezifischen Codes für 04/PP eingerichtet wurden.
Verzeichnis
Ein anwenderspezifisches Programm, das den Ausdruck von
KDT-Zahlungsverzeichnissen steuert. Es können lediglich Programme
eingegeben
werden, die in der Liste der anwenderspezifischen Codes für 04/PR
eingerichtet
wurden.
Anlage
Ein anwenderspezifisches Programm, das den Druck von Anlagen für
die
Verarbeitung von KDT-Zahlungen steuert. Es können lediglich
Programme
für 04/PA
Lastschriftanzeige
Ein anwenderspezifisches Programm, das den Druck von
Lastschriftanzeigen für
die Verarbeitung von KDT-Zahlungen steuert. Es können lediglich
Programme
für 04/PD
Zahlung/ HB-Dat.
gebucht
den
--- Formularspezifisch --Der Standardvorgabewert ist das heutige Datum.
372
Nächste Zahlung
aktualisiert.
--- Formularspezifisch --Die Standardvorgabe stammt aus dem Banktransitstammdatensatz
(F0030) für das
Bankkonto.
►
So werden ausgewählte Zahlungen einer Zahlungsgruppe ausgestellt
2. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen - Ausstellungsstatus' die folgenden
Felder ausfüllen, um die Suche einzugrenzen, und anschließend 'OK' anklicken:
•
Betrag-Von
•
Bis
3. Eine oder mehrere Zahlungen auswählen.
4. Im Menü 'Zeile' die Option 'Ausstellen' auswählen.
5. Auf dem Formular 'Zahlungen ausstellen' die folgenden Felder prüfen und 'OK'
anklicken:
•
Zahlung/ HB-Dat.
•
Nächste Zahlung
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Betrag-Von
Glossar
Im System 'Kreditorenbuchhaltung' ist dieser Betrag der
Zahlungsbetrag.
Im System 'Debitorenbuchhaltung' ist dieser Betrag des
Zahlungseingangs. Dieser Betrag muss gleich dem Gesamtbetrag sein,
der den offenen Rechnungsposten auf der Rechnung zugeordnet
wurde.
--- Formularspezifisch --Untere und obere Grenze angeben, um eine Betragsspanne
auszuwählen.
Nächste Zahlung
aktualisiert.
--- Formularspezifisch --Die Standardvorgabe stammt aus dem Banktransitstammdatensatz
(F0030) für das
Bankkonto.
373
Siehe auch
Zahlungsgruppen prüfen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für Informationen über
das Prüfen von Zahlungsgruppen nach deren Erstellung
Zahlungsverarbeitung zurücksetzen
Nachdem Zahlungen ausgestellt, jedoch bevor sie aktualisiert werden, müssen sie
möglicherweise neu ausgestellt werden. Zahlungen müssen manchmal aufgrund eines
Fehlers, wie Papierstau, falscher Zahlungsnummer oder falschem Zahlungsdatum, neu
ausgestellt werden.
Bevor Zahlungen neu ausgestellt werden können, müssen sie zurückgesetzt werden.
Ausgestellte Zahlungen haben den Folgestatus UPD (Update/Aktualisierungsstatus). Beim
Rücksetzen von Zahlungen wird der Folgestatus dieser Zahlungen auf WRT
(Write/Ausstellungsstatus) zurückgesetzt, so dass das Problem behoben und die Zahlungen
neu ausgestellt werden können.
Um Zahlungen rückgängig zu machen oder zu löschen, kann das zugehörige Magnetband
mit dem Programm 'Bankmagnetband auf Band kopieren' gekennzeichnet werden. Dieses
Programm wird vom Menü 'Automatische Zahlungen verarbeiten' (G0413) aus aufgerufen.
Mit diesem Programm werden Informationen wie die Datei-ID und die Teildatei-ID angezeigt.
Beim Rücksetzen von Zahlungen, die auf einem Bankmagnetband ausgestellt wurden, muss
der Datensatz auf dem Magnetband gelöscht werden, bevor die Zahlungen neu ausgestellt
werden können.
Werden Zahlungen zurückgesetzt, können sie entweder storniert oder mit derselben
Zahlungsnummer neu ausgestellt werden:
•
Wird eine neue Nummer für den Zahlungsbeginn eingegeben, werden automatisch
alle zur Rücksetzung ausgewählten Zahlungen storniert, deren Zahlungsnummer vor
dieser neuen Nummer liegt, falls diese Nummer zuvor zugeordnet wurde.
•
Wird die nächste Zahlungsnummer (Standardvorgabe) akzeptiert, werden Zahlungen
automatisch storniert, indem keine Datensätze geschrieben werden.
Stornierte Zahlungen werden verarbeitet, wenn das Kreditorenbuch aktualisiert wird. Diese
Datensätze werden angezeigt, wenn Zahlungen in das Hauptbuch gebucht werden.
Eine Verarbeitungsoption für das Programm 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen' kann so
eingestellt werden, dass stornierte Zahlungen in der Tabelle 'Kontenbuch' (F0911)
gespeichert werden.
►
So werden Zahlungsverarbeitungen zurückgesetzt
Beim Zurücksetzen von Zahlungen werden die Rechnungsposten auf offene
Lieferantenrechnungen geändert.
374
2. Um die Zahlungen für eine vollständige Zahlungsgruppe zurückzusetzen, muss diese
Gruppe (Folgestatus muss UPD lauten) auf dem Formular 'Arbeiten mit
Zahlungsgruppen' ausgewählt werden.
3. Um einzelne Zahlungen zurückzusetzen, muss die jeweilige Zahlung auf dem
Formular 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen - Aktualisierungsstatus' zurückgesetzt
werden.
4. Die folgenden Felder ausfüllen, um die Suche beim Zurücksetzen einzelner
Zahlungen einzugrenzen:
•
Erste Zahlung
•
Letzte Zahlung
6. Die zurückzusetzenden Zahlungen auswählen.
7. Im Menü 'Zeile' die Option 'Zurücksetzen' auswählen.
8. Auf dem Formular 'Zahlungen zurücksetzen' nach Bedarf das folgende Feld ändern
und anschließend 'OK' anklicken:
•
►
Nächste Zahlung
So werden Zahlungsverarbeitungen für ein Bankmagnetband zurückgesetzt
'Bankmagnetbanddatei auf Magnetband kopieren' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Bankmagnetbanddatei auf Magnetband kopieren' die Schaltfläche
'Suchen' anklicken.
2. Den aus der Bankmagnetbandtabelle zu löschenden Zahlungsdatensatz auswählen
und 'Löschen' anklicken.
375
Siehe auch
das Prüfen der Informationen in Zahlungsgruppen
Verarbeitete Zahlungen entfernen
Nachdem Zahlungen ausgestellt, jedoch bevor sie aktualisiert werden, ist es unter
Umständen erforderlich, eine oder alle Zahlungen aus dem aktuellen Zahlungszyklus zu
entfernen. Dazu wird die Zahlung rückgängig gemacht. Folgende Schritte werden
anschließend ausgeführt:
•
Die Zahlung wird storniert.
•
Der Rechnungsposten der Lieferantenrechnung wird aus der Zahlungsgruppe
entfernt.
•
Der Zahlungsstatus einer Lieferantenrechnung wird von 'Zahlung in Bearbeitung' auf
'Freigegeben' geändert.
Die Lieferantenrechnungen können später geändert und verarbeitet werden.
Um Zahlungen rückgängig zu machen, kann das betroffene Magnetband auf dem Formular
'Bankmagnetband auf Magnetband kopieren' gekennzeichnet werden. Dieses Formular wird
vom Menü 'Automatische Zahlungen verarbeiten' (G0413) aus aufgerufen. Das Formular
'Bankmagnetband auf Band kopieren' zeigt Informationen wie die Datei-ID und die TeildateiID an.
Wenn eine oder alle auf einem Bankmagnetband ausgestellten Zahlungen rückgängig
gemacht werden, muss der Datensatz auf dem Magnetband vor der Zahlungsverarbeitung
gelöscht werden.
►
So werden verarbeitete Zahlungen entfernt
2. Einen der folgenden Schritte ausführen:
•
Zahlungsgruppe mit dem Folgestatus UPD auswählen
•
Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen - Aktualisierungsstatus' eine
Zahlung auswählen
5. Auf dem Formular 'Zahlungen zurücksetzen' das folgende optionale Feld ausfüllen
und 'OK' anklicken:
•
Nächste Zahlung
Wird die nächste Zahlungsnummer nicht zurückgesetzt, werden annullierte
Zahlungen automatisch erstellt.
Für das Zurücksetzen von Zahlungen, die auf einem Bankmagnetband ausgestellt
wurden, ist der folgende Schritt auszuführen, um den Datensatz vom Magnetband zu
löschen.
376
6. Auf dem Formular 'Bankmagnetband auf Magnetband kopieren' den
Zahlungsdatensatz auswählen und 'Löschen' anklicken.
Siehe auch
Zahlungen auf Magnetband kopieren
Beim Ausstellen von Zahlungen kann das Zahlungsmittel ein elektronisches Format
aufweisen. In diesem Fall werden keine Zahlungen gedruckt, sondern es werden
Bankmagnetbanddateien erstellt. Diese Dateien müssen auf ein Magnetband oder eine
Diskette kopiert werden, um die Informationen an eine Bank weiterzuleiten.
Das Kopieren von Zahlungen auf ein Magnetband umfasst Folgendes:
•
Status und Details einer Magnetbanddatei prüfen und ändern
•
Magnetbanddatei auf ein Magnetband oder eine Diskette kopieren
Normalerweise ist die IT/EDV-Abteilung für die Voreinstellung der Details der
Magnetbanddatei verantwortlich. Diese Informationen sollten nicht geändert werden, es sei
denn, der Benutzer wurde ausdrücklich dazu angewiesen. Es ist jedoch möglich, zahlreiche
Formateinstellungen vor dem Kopieren der Datei auf Magnetband zu ändern.
Eine Magnetbanddatei kann wiederholt auf ein Magnetband kopiert werden, vorausgesetzt
die Datei wurde nicht gelöscht. Dies erweist sich beispielsweise dann als hilfreich, wenn die
Bank das Originalmagnetband verliert.
Bei der Erstellung neuer Bankmagnetbanddateien werden bereits vorhandene Dateien nicht
überschrieben. Die Tabelle 'Kreditorenzahlungsmagnetband' (F04572OW) setzt sich aus
mehreren Teiltabellen zusammen. Aus diesem Grund ist jede Version (Zahlungsgruppe) eine
eigene Tabelle. Datensätze werden nicht automatisch aus der Tabelle gelöscht. Stattdessen
muss der Datensatz auf dem Formular 'Bankmagnetband auf Magnetband kopieren' gelöscht
werden. Vor dem Löschen dieses Datensatzes muss jedoch sichergestellt werden, dass die
Bank das Magnetband erhalten hat.
►
So werden Status und Details einer Magnetbanddatei geprüft und geändert
'Bankmagnetbanddatei auf Magnetband kopieren' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Bankmagnetband auf Magnetband kopieren' die Schaltfläche
'Suchen' anklicken, um eine Magnetbanddatei abzurufen. Die Suche kann
eingegrenzt werden, indem beliebig viele Felder der Query-by-Example-Zeile
ausgefüllt werden und anschließend 'Suchen' angeklickt wird.
2. Die Datei, mit der gearbeitet werden soll, auswählen und 'Auswählen' anklicken.
377
3. Auf dem Formular 'Bandinformationen aktualisieren' nach Bedarf die Informationen in
den folgenden Feldern ändern:
•
Dateiname
•
Datensatzlänge
•
Neues Vol.
•
Blockgröße
•
Gerätename
•
Banddichte
•
Neue Eig.-ID
•
Etikettname
4. 'OK' anklicken.
Verarbeitungsoptionen: Bankmagnetbanddatei auf Magnetband
kopieren (P0457)
BACS
1. 1 eingeben, um das BACS-Format anzuzeigen.
BACS-Format anzeigen
Programm
1. Den Namen eines zu verwendenden alternativen Programms eingeben. Bleibt das Feld leer, wird
Programm J0457T benutzt.
Anmerkung: Diese Verarbeitungsoption wird nicht berücksichtigt, wenn die BACS-Verarbeitung aktiv ist.
Alternatives Verarbeitungsprogramm (zukünftige Verwendung)
Version
1. Bankdatei auf Diskette kopieren (P0457D)
Leer = ZJDE0001
378
►
So werden Magnetbanddateien auf Magnetband oder Diskette kopiert
'Bankmagnetbanddatei auf Band kopieren' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Bankmagnetband auf Magnetband kopieren' die Schaltfläche
'Suchen' anklicken, um eine Magnetbanddatei abzurufen. Die Suche kann
eingegrenzt werden, indem beliebig viele Felder der Query-by-Example-Zeile
ausgefüllt werden und anschließend 'Suchen' angeklickt wird.
2. Die Tabelle auswählen, mit der gearbeitet werden soll, und anschließend im Menü
'Zeile' die Option 'Diskette' auswählen.
3. Auf dem Formular 'Bankdisketten speichern' den zu generierenden Pfad und/oder
Dateinamen eingeben.
4. Je nachdem, wie die Magnetbandtabelle verwendet werden soll, eine der folgenden
Optionen auswählen:
•
Neue Datei hinzuf.
•
DS anhängen
5. 'OK' anklicken, und wenn die Mitteilung 'Datei erfolgreich erstellt' angezeigt wird,
erneut 'OK' anklicken.
Verarbeitungsoptionen: Bankdatei auf Diskette kopieren (P0457D)
Mit diesen Verarbeitungsoptionen werden die Standardinformationen festgelegt, die beim
Generieren einer Textdatei verwendet werden.
1. Datensatzlänge
Mit dieser Verarbeitungsoption wird die Datensatzlänge der Ausgabedatei festgelegt. Es
können höchstens 1000 Zeichen eingegeben werden. Bleibt diese Verarbeitungsoption
leer, wird die Ausgabetabelle mit der ursprünglichen Datensatzlänge erstellt.
2. Zeilenumschaltung einfügen
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob nach jedem Datensatz eine
Zeilenumschaltung eingefügt wird. Bleibt diese Verarbeitungsoption leer, wird die Datei an
Stelle von mehreren separaten Datensätzen in eine lange Zeichenkette formatiert.
3. Standarddateipfad/-name
Mit dieser Verarbeitungsoption wird der Standardpfad und -name für die Ausgabedatei
festgelegt. Der Pfad und Dateiname sollte der Dateistruktur und Namensstandards des
379
Betriebssystems des Computers, auf dem die Datei gespeichert ist, entsprechen.
Beispiel:
Wird die Ausgabedatei auf dem C-Laufwerk des lokalen Computers gespeichert, kann der
Verzeichnispfad wie Folgt eingegeben werden: C:\Ordnername\Dateiname.txt. Wird die
Ausgabedatei auf einen Order einer Maschine im Netzwerk gespeichert, kann der
Netzwerkpfad wie Folgt festgelegt werden: \\Maschinenname\Ordnername\Dateiname.
Bleibt diese Verarbeitungsoption leer, wird automatisch der folgende Pfad und Name
verwendet: A:\DTALSV.
Anmerkung: Dateien sollten nur auf einem Windows-Client gespeichert werden.
Register 'Daten'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen wird festgelegt, ob Ersatzzeichen verwendet werden und
ob alle Buchstaben groß geschrieben werden.
1. Vordefinierte Zeichen ersetzen (UDC-Liste 04/RC) im Eins-zu-eins-Modus
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob Sonderzeichen ersetzt werden. Sollen
Sonderzeichen ersetzt werden, wird die UDC-Liste 04/RC (Zu ersetzende Zeichen)
gelesen und die einzelnen Zeichen gemäß den Werten in der UDC-Liste ersetzt.
Anschließend wird die UDC-Liste 04/SC (Sonderzeichen) gelesen und gemäß den Werten
in der UDC-Liste werden die Sonderzeichen ersetzt. Gültige Werte:
Leer - Sonderzeichen nicht ersetzen
1 - Sonderzeichen ersetzen Anmerkung: Für Programme P0457 und P03B571 wird nur
das erste Zeichen im Feld 'Beschreibung 01' der UDC-Liste 04/RC mit dem ersten
Zeichen im Feld 'Beschreibung 02' ersetzt. Es wird auch nicht mehr als ein Zeichen
ersetzt, wenn der UDC-Liste der Modus 'Eins zu vielen' zugeordnet ist. Bei anderen
Programmen, die die UDC-Liste 04/RC verwenden, werden mehrere Zeichen ersetzt,
wenn der UDC-Liste der Modus 'Eins zu vielen' zugeordnet ist.
2. Alle Alphazeichen groß schreiben
380
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob in einem Datensatz alle Buchstaben
groß geschrieben werden. Bleibt dieses Feld leer, werden die Buchstaben nicht
automatisch groß geschrieben.
3. Ersatzzeichen (UDC-Liste 04/SC)
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob in den Felder und Tabellen die Zeichen,
die mit einem in der UDC-Liste 04/SC festgelegten Zeichen übereinstimmen, mit einem
Sonderzeichen oder mit einer Leerstelle ersetzt werden. Um die Zeichen mit einem
Sonderzeichen zu ersetzen, muss das Zeichen in die Verarbeitungsoption eingegeben
werden. Um das Zeichen mit einer Leerstelle zu ersetzen, muss die Verarbeitungsoption
leer bleiben.
Anmerkung: Die in der UDC-Liste 04/SC festgelegten Zeichen werden immer entweder mit
dem festgelegten Zeichen oder einer Leerstelle ersetzt. Sollen keine Zeichen ersetzt
werden, muss die UDC-Liste 04/SC leer bleiben.
Magnetband kopieren - Zusätzliche Optionen
Für das Kopieren von Magnetbanddateien stehen drei zusätzliche Optionen zur Verfügung,
die für bestimmte Benutzer unter Umständen von Bedeutung sind.
•
Zur Einsicht der Magnetbanddatei können die IBM-Systembefehle verwendet
werden. Die Tabellen- und Teiltabellen-IDs müssen festgelegt werden, wie
beispielsweise Tabellen-ID F04572T und Teiltabellen-ID AP00000390.
•
Informationen in Magnetbanddateien sind in einem Standardformat gespeichert.
Magnetbanddateien können entweder auf ein Magnetband oder eine Diskette kopiert
oder per Modem an die Bank gesendet werden.
•
Kunden mit dem BACS-System (rechnergestützter Interbanken-Abrechnungsverkehr)
können Magnetbanddateien genehmigen, bevor sie auf Band oder Diskette kopiert
werden. Auf dem Formular 'Bankmagnetband auf Magnetband kopieren' im Menü
'Zeile' die Option 'Genehmigen' auswählen. Diese Menüauswahl wird mit der BACSVerarbeitungsoption des Programms 'Bankmagnetbanddatei auf Magnetband
kopieren' (P0457) gesteuert.
Kreditorenbuch aktualisieren
Nach der Ausstellung von Zahlungen muss das Kreditorenbuch aktualisiert werden. Bei der
Aktualisierung des Kreditorenbuchs werden Transaktionsdatensätze für geleistete Zahlungen
und das Zahlungsverzeichnis erstellt. Zahlungen können nur aktualisiert werden, wenn der
Folgestatus der Zahlungsgruppe UPD (Update/Aktualisierungsstatus) lautet.
381
Bei der Aktualisierung des Kreditorenbuchs werden automatisch folgende Schritte
ausgeführt:
•
Stornierte Zahlungen werden verarbeitet.
•
Der Zahlungsstatus von Lieferantenrechnungen wird von 'Zahlung in Bearbeitung' (#)
auf 'Beglichen' (P) geändert und offene Beträge werden auf Null gesetzt.
•
Das Zahlungsverzeichnis wird gedruckt.
•
Zahlungsinformationen werden aus den folgenden Arbeitstabellen in die Tabellen
'Zugehöriges KDT-Dokument - Zusammenfassung' (F0413) und 'Zugehöriges KDTDokument - Detail' (F0414) kopiert:
•
•
•
•
KDT-Zahlungsverarbeitung - Details (F04573).
Datensätze werden aus den Arbeitstabellen entfernt, die bei der Gruppierung von
Lieferantenrechnungen zur Zahlung erstellt wurden. Bankmagnetdatensätze
verbleiben in der Datei, bis sie gelöscht werden.
Das folgende Schaubild zeigt, welche Schritte bei der Aktualisierung des Kreditorenbuchs
ausgeführt werden:
382
Nachdem die KDT-Buchtabellen aktualisiert wurden, können Zahlungen in das Hauptbuch
gebucht werden. Es kann auch eine Verarbeitungsoption des Programms 'Arbeiten mit
Zahlungsgruppen' verwendet werden, um Zahlungen zur Verbuchung in das Hauptbuch zu
übergeben, nachdem das KDT-Buch aktualisiert wurde. Im Konto 'Verbindlichkeiten aus
Lieferungen und Leistungen' wird eine Sollbuchung und im Bankkonto für Verbindlichkeiten
eine Habenbuchung erstellt.
Voraussetzungen
Sicherstellen, dass alle Zahlungen richtig gedruckt wurden. Nachdem das
Kreditorenbuch aktualisiert wurde, kann die Zahlungsverarbeitung nicht
zurückgesetzt werden. Die Zahlungen müssen storniert werden, und das
Zahlungsverfahren muss neu gestartet werden.
Verarbeitete Zahlungen prüfen. Siehe Reviewing Payment Groups (Zahlungsgruppen
prüfen) im englischen Handbuch Global Solutions Japan Guide (Globale Lösungen Japan)
►
So wird das Kreditorenbuch aktualisiert
2. Eine oder mehrere Zahlungsgruppen mit dem Folgestatus UPD
(Update/Aktualisierungsstatus) auswählen.
3. Im Menü 'Zeile' die Option 'Aktualisieren' auswählen.
4. Auf dem Formular 'Berichtsausgabeort' den Berichtsausgabeort auswählen und 'OK'
anklicken.
Verarbeitungsoptionen: 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen' (P04571)
Register 'Drucken'
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, wie die Zahlungsgruppen gedruckt werden.
1. Standarddruckprogrammversion
Mit dieser Verarbeitungsoption kann die Version des Druckprogramms
festgelegt werden. Es kann eine beliebige Versionsnummer eingegeben
werden. Bleibt das Feld leer, wird als Standardvorgabe Version ZJDE0001
verwendet.
2. Zahlungskontrollgruppenausgabe
383
Mit dieser Verarbeitungsoption kann die Ausgabekonfiguration für
Zahlungskontrollgruppen (PCG) festgelegt werden. Eine Spuldatei kann mit
einer Zahlungskontrollgruppe oder mit einem Bankkonto zu einem Drucker
gesendet werden, oder es können mehrere Zahlungskontrollgruppen in einer
Spuldatei zum Drucker gesendet werden.
Gültige Werte:
Leer
Separate Dateien mit Zahlungskontrollgruppe.
1
Separate Dateien mit Bankkonto.
2
Mehrere Zahlungskontrollgruppen in einer Spuldatei.
Spuldatei speichern (zukünftige Verwendung)
Mit dieser Verarbeitungsoption kann festgelegt werden, ob nach dem Druck
eine Kopie der Spuldatei gespeichert wird. Diese Option ist in OneWorld
noch nicht verfügbar.
Gültige Werte:
Leer
1
Spuldatei nicht speichern.
Spuldatei speichern.
Spuldatei sperren (zukünftige Verwendung)
Mit dieser Verarbeitungsoption kann festgelegt werden, daß eine Spuldatei
gesperrt wird und vor dem Druck manuell freigegeben werden muß. Diese
Option ist in OneWorld noch nicht verfügbar.
Gültige Werte:
384
Leer
1
Spuldatei nicht sperren.
Spuldatei sperren.
Register 'Aktualisieren'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen kann die Verzeichnisprogrammversion sowie die Art und
Weise, wie stornierte Zahlungen in das Hauptbuch gebucht werden, festgelegt werden. Es
kann auch bestimmt werden, ob die Buchung der Kreditorenzahlungen nach der
Aktualisierung der Zahlungen übergeben werden soll.
1. Standardverzeichnisprogrammversion
Mit dieser Verarbeitungsoption kann die Versionsnummer des
Verzeichnisprogramms festgelegt werden. Es kann eine beliebige
Versionsnummer eingegeben werden. Bleibt das Feld leer, wird als
Standardvorgabe Version ZJDE0001 verwendet.
2. Stornierte Zahlungen buchen
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob stornierte Zahlungen in das Hauptbuch
gebucht werden. Stornierte Zahlungen umfassen nicht verwendete Schecks (z.B. durch
Druckereinstellung) oder zurückgesetzte Zahlungen. Stornierte Schecks, deren
Zahlungsabschnitt für zusätzliche Informationen für die vorangehende Zahlung verwendet
wird, gelten ebenfalls als stornierte Zahlungen.
Gültige Werte:
Leer - Stornierte Zahlungen nicht in das Hauptbuch buchen
1 - Stornierte Zahlungen in das Hauptbuch buchen
3. Programm zum Übergeben von Buchungen
Mit dieser Verarbeitungsoption kann festgelegt werden, ob die
KDT-Zahlungsverbuchung nach der Aktualisierung von Zahlungen automatisch
385
übergeben werden.
Gültige Werte:
Leer
1
KDT-Zahlungsverbuchung nicht automatisch übergeben.
KDT-Zahlungsverbuchung automatisch übergeben.
Register 'Anzeige'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen kann die Anzeige von Zahlungsgruppen
anwenderspezifisch angepasst werden.
1. Organisationseinheiten anzeigen
Organisationseinheiten anzeigen
Mit dieser Verarbeitungsoption kann festgelegt werden, ob die den
Zahlungskontrollgruppen zugeordnete Organisationseinheit angezeigt werden
soll. Wird 1 eingegeben, wird auf dem Formular 'Arbeiten mit
Zahlungsgruppen' das Feld 'Organisationseinheit' angezeigt. Wird das Feld
'Organisationseinheit' der Verarbeitungsoption 'Zu ladende Werte
festlegen' ausgefüllt, kann eine bestimmte Organisationseinheit gesucht
werden.
Anmerkung: Dieses Feld ist gültig, wenn das Programm
'Zahlungskontrollgruppen' (R04570) so eingerichtet wurde, daß
Zahlungsgruppen nach Organisationseinheit verarbeitet werden können.
Gültige Werte:
Leer
1
Organisationseinheiten nicht anzeigen.
Organisationseinheiten anzeigen.
386
Ausstellstatus
Mit dieser Verarbeitungsoption kann das erste Auswahlkriterium für den
Folgestatus der Zahlungskontrollgruppe festgelegt werden. Die
Auswahlkriterien können auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen'
geändert werden.
Gültige Werte:
Leer
Zahlungskontrollgruppen beim Status 'Schreiben' nicht
anzeigen.
1
Zahlungskontrollgruppen beim Status 'Schreiben' anzeigen.
Aktualisierungsstatus
Mit dieser Verarbeitungsoption kann das erste Auswahlkriterium für den
Folgestatus der Zahlungskontrollgruppe festgelegt werden. Die
Auswahlkriterien können auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen'
geändert werden.
Gültige Werte:
Leer
Zahlungskontrollgruppen beim Status 'Aktualisieren' nicht
anzeigen.
1
Zahlungskontrollgruppen beim Status 'Aktualisieren' anzeigen.
3. HB-Bankkonto
Mit dieser Verarbeitungsoption kann ein zu ladender Wert für die
Auswahlkriterien des HB-Bankkontos festgelegt werden. Die Auswahlkriterien
können auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen' geändert werden. Es
387
kann eine bestimmte HB-Bankkontonummer festgelegt werden. Bleibt die
Verarbeitungsoption leer, werden alle HB-Bankkonten angezeigt
(Standardvorgabe).
Auftraggeber
Mit dieser Verarbeitungsoption kann ein zu ladender Wert für den
Transaktionsursprung (Datenelement TORG) festgelegt werden, der das
Programm 'Zahlungskontrollgruppen' (R04570) ausgeführt hat. Wird für
dieses Feld ein zu ladender Wert festgelegt, wird die erste Abfrage auf
die Zahlungskontrollgruppen begrenzt, die vom ursprünglichen Benutzer
erstellt wurden. Die Auswahlkriterien können auf dem Formular 'Zusätzliche
Auswahlkriterien ' geändert werden. Es kann eine beliebige Benutzer-ID
(Datenelement TORG) eingegeben werden. Bleibt das Feld leer, werden alle
Benutzer, die ursprünglich Transaktionen eingegeben haben, gesucht
(Standardvorgabe).
Version der Zahlungskontrollgruppe
Mit dieser Verarbeitungsoption kann eine Versionsnummer festgelegt werden,
welche die Zahlungskontrollgruppe (R04570) erstellt hat. Wird für dieses
Feld ein zu ladender Wert festgelegt, wird die erste Abfrage auf die
Zahlungskontrollgruppen mit dieser Versionsnummer begrenzt. Die
Auswahlkriterien können auf dem Formular 'Zusätzliche Auswahlkriterien '
geändert werden. Es kann eine beliebige Versionsnummer eingegeben werden.
Bleibt das Feld leer, werden alle Versionsnummern durchsucht
(Standardvorgabe).
Zahlungsmittel
388
Mit dieser Verarbeitungsoption kann eine Organisationseinheit festgelegt
werden, die ursprünglich mit dem Programm 'Zahlungskontrollgruppen
erstellen' (R04570) der Zahlungskontrollgruppe zugeordnet wurde. Wird für
dieses Feld ein zu ladender Wert festgelegt, wird die erste Abfrage auf
die Zahlungskontrollgruppen mit dieser Organisationseinheit begrenzt. Die
geändert werden. Es kann eine beliebige Organisationseinheit (Datenelement
MCU) festgelegt werden. Bleibt diese Verarbeitungsoption leer, werden alle
Organisationseinheiten durchsucht (Standardvorgabe).
Anmerkung: Dieses Feld ist gültig, wenn das Programm
'Zahlungskontrollgruppen' (R04570) so eingerichtet wurde, daß
Zahlungsgruppen nach Organisationseinheit verarbeitet werden können.
Ebenfalls muß die Verarbeitungsoption 'Organisationseinheit anzeigen' 1
enthalten.
Zahlungsmittel
Mit dieser Verarbeitungsoption kann das Zahlungsmittel festgelegt werden,
das ursprünglich mit dem Programm 'Zahlungskontrollgruppen erstellen'
(R04570) der Zahlungskontrollgruppe zugeordnet wurde. Wird für dieses Feld
ein zu ladender Wert festgelegt, wird die erste Abfrage auf die
Zahlungskontrollgruppen mit diesem Zahlungsmittel begrenzt. Die
geändert werden.Es kann ein beliebiges Zahlungsmittel (Datenelement PYIN)
eingegeben werden. Bleibt diese Verarbeitungsoption leer, werden alle
Zahlungsmittel durchsucht.
Zahlungsmittel
389
Mit dieser Verarbeitungsoption kann die Zahlungswährung festgelegt werden,
die ursprünglich mit dem Programm 'Zahlungskontrollgruppen erstellen'
(R04570) der Zahlungskontrollgruppe zugeordnet wurde. Wird für dieses Feld
ein zu ladender Wert festgelegt, wird die erste Abfrage auf die
Zahlungskontrollgruppen mit diesem Währungscode begrenzt. Die
geändert werden. Es kann eine beliebiger Währungscode (Datenelement CRCD)
festgelegt werden. Bleibt die Verarbeitungsoption leer, werden alle
Währungen durchsucht (Standardvorgabe).
Alternativwährungsbeträge anzeigen
Mit dieser Verarbeitungsoption kann festgelegt werden, ob die Beträge der
Zahlungskontrollgruppe (PCG) in einer Alternativwährung angezeigt werden
sollen. Diese Konvertierung wirkt sich auf das Formular 'Arbeiten mit
Zahlungsgruppen' aus und dient nur der Anzeige von Beträgen. Um
Fremdwährungszahlungen zu drucken, müssen die Verarbeitungsoptionen auf
dem Register 'Währung' ausgefüllt werden.
Gültige Werte:
Leer
Zahlungskontrollgruppe nicht in einer Alternativwährung
anzeigen.
1
Zahlungskontrollgruppe in einer Alternativwährung anzeigen.
Stichtag der Alternativwährung
Mit dieser Verarbeitungsoption kann der Stichtag für den Wechselkurs der
Alternativwährung festgelegt werden. In dieses Feld kann der Stichtag des
zu verwendenden Wechselkurses eingegeben werden. Bleibt das Feld leer,
390
wird das Systemdatum (Standardvorgabe) verwendet.
Register 'Währung'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen wird für Transaktionen in Fremdwährungen der zu
verwendende Stichtag und Wechselkurs festgelegt.
Stichtag
Mit dieser Verarbeitungsoption wird das Datum festgelegt, das für das Abrufen des
Wechselkurses verwendet wird, wenn Fremd- oder Alternativwährungszahlungen
ausgestellt werden. Bleibt diese Verarbeitungsoption leer, wird das HB-Datum der Zahlung
verwendet.
Wird eine Zahlungsgruppe erstellt und an Stelle des Fremdwährungsbetrags der
Landeswährungsbetrag der Lieferantenrechnung verwendet, wird der Währungsgewinn
oder -verlust basierend auf dem am Zahlungsdatum gültigen Wechselkurs automatisch
berechnet. Es handelt sich hierbei nicht um eine Fremdwährungszahlung, da die Zahlung
in der Landeswährung erfolgt.
Anmerkung: Wird ein Stichtag eingegeben, für den in der Tabelle 'Wechselkurse' (F0015)
kein entsprechender Wechselkurs besteht, wird der Wechselkurs von der
Lieferantenrechnung verwendet. Aus diesem Grund gibt es keine Währungsgewinne oder
-verluste.
Den am Datum der Lieferantenrechnung gültigen Wechselkurs verwenden
Mit dieser Verarbeitungsoption kann der für die Bezahlung der
Lieferantenrechnung in Fremdwährung zu verwendende Wechselkurs festgelegt
werden.
Leer
1
Den am festgelegten Stichtag gültigen Wechselkurs verwenden.
Den am Datum der Lieferantenrechnungseingabe gültigen
Wechselkurs verwenden.
391
Mit diesen Verarbeitungsoptionen wird festgelegt, wie Zahlungskontrollgruppen verarbeitet
werden.
1. Interaktive Verarbeitung
Mit dieser Verarbeitungsoption kann festgelegt werden, wie
Zahlungskontrollgruppen verarbeitet werden sollen.
Anmerkung: Diese Verarbeitungsoption überschreibt die Zuordnung des
Objekt-Konfigurationsmanagers (OCM) für Server-Batch-Jobs nicht, sondern
wirkt sich nur auf lokal ausgeführte Batch-Jobs aus.
Gültige Werte:
Leer
Druck- und Aktualisierungsjobs für die Batch-Verarbeitung
übergeben.
1
Zahlungen interaktiv verarbeiten.
Register 'BACS'
Mit dieser Verarbeitungsoption kann festgelegt werden, ob die Eingabe von
Verarbeitungsdaten für den rechnergestützten Interbanken-Abrechnungsverkehr (BACS)
zulässig ist. BACS ist eine in Großbritannien verwendete Methode des beleglosen
Zahlungsverkehrs.
1. BACS-Verarbeitung
Mit dieser Verarbeitungsoption kann festgelegt werden, ob die Eingabe von
Verarbeitungsdaten für den rechnergestützten
Interbanken-Abrechnungsverkehr (BACS) erlaubt ist.
Gültige Werte:
392
Leer
1
Eingabe von BACS-Verarbeitungsdaten nicht erlauben.
Eingabe von BACS-Verarbeitungsdaten erlauben.
Automatische Zahlungen prüfen und freigeben
Nach der Aktualisierung der automatischen Zahlungen im Kreditorenbuch können diese
geprüft und freigegeben werden.
Nach der Genehmigung der Zahlungen werden diese in das Hauptbuch gebucht.
Siehe auch
Automatische Zahlungen buchen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für
Information über das Buchen von automatischen Zahlungen aus dem Kreditorenbuch
in die Saldentabelle
Automatische Zahlungen prüfen
Wenn automatische Zahlungen für die Buchung geprüft werden, kann eine Liste mit allen
nicht gebuchten Batches mit einem bestimmten Zahlungs-Batch angezeigt werden. Bei der
Prüfung eines bestimmten Zahlungs-Batches können die Rechnungspostendetails einer
Zahlung aufgerufen werden.
►
So werden automatische Zahlungen geprüft
Im Menü 'Automatische Zahlungen verarbeiten' (G0413) die Option 'Automatische
Zahlungen prüfen' auswählen.
Batches anzuzeigen oder die folgenden Felder ausfüllen, um die Suche
einzugrenzen:
•
Batch-Nr.
•
Batch-Status
3. Auf dem Formular 'Zahlungsjournal prüfen' eine zu prüfende Zahlung auswählen und
die Schaltfläche 'Auswählen' anklicken.
4. Auf dem Formular 'Manuelle Zahlungen eingeben' die Zahlungen prüfen.
5. 'Abbrechen' anklicken, um das Formular 'Manuelle Zahlungen eingeben' zu
schließen, wenn Zahlungen genehmigt wurden.
393
Automatische Zahlungen freigeben
Unternehmen, in denen vor der Buchung die Genehmigung durch das Management eingeholt
werden muss, verwenden das Programm 'Journal prüfen', um manuelle Zahlungen zu prüfen
und freizugeben. Unternehmen, die keine Genehmigung durch das Management erfordern,
müssen dieses Programm nicht ausführen.
Alle Programme zur Journalprüfung von J.D. Edwards funktionieren nach dem gleichen
Prinzip. Zur Prüfung und Freigabe automatischer Zahlungen vor der Buchung wird ein
Prüfungsprogramm verwendet, das ausschließlich die Batch-Art 'K' (Automatische
Zahlungen) anzeigt.
Siehe auch
Automatische Zahlungen prüfen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für weitere
Informationen über das Prüfen von automatischen Zahlungen
Voraussetzungen
Die Kreditorenkonstante für die Eingabegenehmigung durch das Management ist
gemäß den Unternehmensanforderungen einzurichten.
►
So werden automatische Zahlungen für die Buchung genehmigt
Im Menü 'Automatische Zahlungen verarbeiten' (G0413) die Option 'Automatische
Zahlungen prüfen' auswählen.
1. Zahlungs-Batch auswählen.
2. Im Menü 'Zeile' die Option 'Batch freigeben' anklicken.
3. Auf dem Formular 'Batch-Freigabe' die Option 'Freigegeben - Batch kann gebucht
werden' und anschließend 'OK' anklicken.
Automatische Zahlungen buchen
Nach der Prüfung, Freigabe und Aktualisierung der automatischen Zahlungen im
Kreditorenbuch können sie in das Hauptbuch gebucht werden. Beim Buchen automatischer
Zahlungen werden für das Kreditorenkonto Auszahlungsbuchungen und Gegenbuchungen
im Hauptbuch erstellt. Es werden Journalbuchungen (Dokumentarten PK und PT) auf der
Sollseite des Kontos 'Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen' erstellt, für das bei
der Lieferantenrechnungseingabe ursprünglich eine Habenbuchung eingegeben wurde.
Somit wird dieses Konto ausgeglichen. Beim Buchen von automatischen Zahlungen werden
Datensätze in der Tabelle 'Kontenbuch' (F0911) erstellt.
Alle Buchungsprogramme von J.D. Edwards führen Buchungen in das Hauptbuch auf
dieselbe Art und Weise aus. Für automatische Zahlungen gibt es nur ein
Buchungsprogramm. Das Buchungsprogramm für automatische Zahlungen setzt die
Datenauswahl für die Batch-Art auf 'K' (Automatische Zahlungen) und den Batch-Status auf
'A' (Freigegeben). Diese Einstellungen sollten nicht geändert werden. Mit dem
Buchungsprogramm werden zahlreiche komplexe Aufgaben durchgeführt. J.D. Edwards
empfiehlt dringend, dass die Programmierung anwenderspezifisch angepasst wird.
394
Die Verarbeitungsoptionen des Programms 'Arbeiten mit Zahlungsgruppen' können so
eingestellt werden, dass Zahlungen zur Buchung ins Hauptbuch automatisch übergeben
werden, nachdem das Kreditorenbuch aktualisiert wurde.
Das Buchungsprogramm kann über zwei Menüoptionen des Menüs 'Automatische Zahlungen
verarbeiten' (G0413) gestartet werden:
•
Zahlungen ins HB buchen
•
Automatische Zahlungen prüfen
Zahlungen buchen
Das folgende Schaubild zeigt, welche Schritte bei der Buchung von Zahlungen in die Tabelle
'Kreditorenbuch' (F0911) ausgeführt werden:
Automatische Zahlungen und Lieferantenrechnungen stornieren
Durch Einsehen des Buchungsstatus kann festgestellt werden, ob eine Zahlung bereits
verbucht wurde. Status:
•
Leer - Die Zahlung wurde nicht gebucht oder storniert
•
D - Die Zahlung wurde gebucht
•
P - Die Zahlungsverbuchung endete fehlerhaft; HB-Buchungen wurden im Bankkonto
vorgenommen
395
Wenn kein Zahlungsbetrag ersichtlich ist, wurde eine Zahlung storniert.
Bei der Stornierung gebuchter Zahlungen wird automatisch der ursprüngliche Batch wieder
geöffnet. Der Batch muss umgebucht werden, um folgende Schritte durchzuführen:
•
Werden Zahlungen storniert, wird im Kassakonto eine Sollbuchung und im
Kreditorenkonto eine Habenbuchung erstellt.
•
Werden Lieferantenrechnungen storniert, wird im Kreditorenkonto eine Sollbuchung
und im HB-Umlagenkonto eine Habenbuchung erstellt
Eine nicht gebuchte Zahlung kann je nach Einstellung der Verarbeitungsoption storniert oder
gelöscht werden.
Automatische Zahlung stornieren
Nachdem die Zahlungen aktualisiert wurden, können sie storniert werden. Es können sowohl
gebuchte als auch nicht gebuchte Zahlungen storniert werden. Bei der Stornierung von
Zahlungen werden folgende Schritte ausgeführt:
•
In der Tabelle 'Zugehöriges KDT-Dokument - Detail' (F0414) wird ein zugehöriges
Dokument mit der Dokumentart 'PO' (Stornierte Zahlung) erstellt. Der Bruttobetrag
dieses zugehörigen Dokuments ist gleich dem stornierten Betrag; der Zahlungsstatus
des Dokuments ist P (Beglichen).
•
Die ursprünglichen Lieferantenrechnungen werden mit einem offenen Betrag und
dem Zahlungsstatus A (Genehmigt) erneut geöffnet.
•
Bei der Stornierung von Zahlungen mit Mehrfachwährungen werden automatisch die
Landeswährungs- und die Fremdwährungsseite der Zahlung storniert.
Anmerkung
Zahlungen, die mit dem Programm 'Manuelle Abstimmung' (P09131) oder dem Bericht
'Magnetbanddatei der Abstimmungstabelle zuordnen' (R09510) abgestimmt wurden, können
nicht storniert werden. Die Abstimmung von Zahlungen muss zuerst mit dem Programm
P09131 rückgängig gemacht werden, bevor sie storniert werden können.
Siehe auch
Transaktionen von 'Abgestimmt' auf 'Nicht abgestimmt' ändern im Handbuch
Finanzbuchhaltung für Informationen über das Stornieren von abgestimmten
Zahlungen
Voraussetzungen
Verarbeitungsoptionen einstellen; einschließlich der Option, mit der festgelegt wird,
ob eine nicht gebuchte Zahlung storniert oder gelöscht wird.
396
►
So wird eine automatische Zahlung storniert
Im Menü 'Automatische Zahlungen verarbeiten' (G0413) die Option 'Zahlungseingabe
stornieren' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungen' die zu stornierende Zahlung abrufen,
beliebig viele der folgenden Felder ausgefüllt und 'Suchen' anklicken:
•
Lieferantennummer
•
Zahlungsnr.
•
Bankkontonummer
•
Anfangsdt.
•
Enddatum
2. Eine Zahlung auswählen.
3. Im Menü 'Zeile' die Option 'Zahlung stornieren' auswählen.
4. Auf dem Formular 'Zahlungen stornieren' das folgende Feld ändern, um nach Bedarf
die Zahlung in einer anderen Rechnungsperiode zu stornieren und anschließend 'OK'
anklicken:
•
Storno.-HB-Dt.
5. 'OK' anklicken, um die Stornierung zu bestätigen.
397
Automatische Zahlungen und Lieferantenrechnungen stornieren
Um eine Zahlung zu stornieren und die Lieferantenrechnungen nicht in einem anderen
Zahlungszyklus zu bezahlen, müssen die Zahlung und die mit der Zahlung verbundenen
Lieferantenrechnungen storniert werden. Wenn sowohl die Zahlung als auch die mit ihr
verbundenen Lieferantenrechnungen storniert werden, werden folgende Schritte ausgeführt:
•
Der Zahlungsbetrag wird aus dem Datensatz in der Tabelle 'Zugehöriges KDTDokument - Zusammenfassung' (F0413) entfernt.
•
In der Tabelle 'Zugehöriges KDT-Dokument - Detail' (F0414) wird für die stornierte
Zahlung ein PO-Datensatz erstellt.
•
Es wird ein Berichtigungsdokument der Dokumentart 'PE' (auf
Lieferantenrechnungsbetrag ändern) in der Tabelle 'KDT-Buch' (F0411) erstellt. Der
Bruttobetrag dieses Berichtigungsdokuments ist gleich dem stornierten Betrag; der
Zahlungsstatus des Dokuments ist P (Beglichen).
Nicht gebuchte Lieferantenrechnungen können nicht storniert werden. Wurden die
Lieferantenrechnungen ausgewählt aber noch nicht verbucht, wird eine
Fehlermeldung angezeigt und es wird nur die Zahlung storniert. Diese
Lieferantenrechnung muss zuerst verbucht werden, bevor sie storniert werden kann.
Anschließend kann sie dann mit dem Programm
'Lieferantenrechnungsstandardeingabe' storniert werden. Eine nicht gebuchte
Lieferantenrechnung, die bezahlt wurde, kann nicht gelöscht werden.
Vorsicht
Mit dem System 'Beschaffung' erstellte Lieferantenrechnungen dürfen nicht mit dem System
'Kreditorenbuchhaltung' storniert werden. Sie müssen im System 'Beschaffung' storniert
werden. Wird dazu das System 'Kreditorenbuchhaltung' verwendet, kann dies zu
Integritätsfehlern bei den Beschaffungsdaten führen. Die Verarbeitungsoption
'Lieferantenrechnung löschen' im Register 'Beschaffung' des Programms
'Lieferantenrechnungsstandardeingabe' kann so eingestellt werden, dass eine Warnung oder
Fehlermeldung angezeigt wird, wenn versucht wird, eine im System 'Beschaffung' erstellte
Lieferantenrechnung zu löschen.
Wurde die Lieferantenrechnung noch nicht bezahlt, kann sie storniert werden. Wurde die
Lieferantenrechnung bezahlt, muss sie im System 'Kreditorenbuchhaltung' storniert werden,
bevor die Lieferantenrechnung im System 'Beschaffung' storniert werden kann.
Siehe auch
Lieferantenrechnungen erstellen im Handbuch Beschaffung für Informationen über
das Ändern von Lieferantenrechnungen, die mit dem System 'Beschaffung' erstellt
wurden
Automatische Zahlung stornieren oder Manuelle Zahlungen löschen und stornieren
im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für Informationen über das Stornieren von
Zahlungen, bevor die im System 'Beschaffung' erstellten Lieferantenrechnungen
umgekehrt werden
398
►
So werden eine automatische Zahlung und die zugehörigen
Lieferantenrechnungen storniert
Im Menü 'Automatische Zahlungen verarbeiten' (G0413) die Option 'Zahlungseingabe
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungen' die Option 'Suchen' anklicken, um alle
Lieferantenrechnungen anzuzeigen. Die Suche kann eingegrenzt werden, indem
beliebig viele Felder der Query-By-Example-Zeile ausgefüllt werden.
2. Die zu stornierende Zahlung und anschließend im Menü 'Zeile' die Option 'Zahlung
3. Auf dem Formular 'Zahlung stornieren' die zu löschenden Lieferantenrechnungen
auswählen.
4. Die folgende Option und dann 'OK' anklicken:
•
Lief.-Rg. storn.
Wird eine von mehreren Lieferantenrechnungen angeklickt und dann
'Lieferantenrechnungen stornieren' gewählt, wird nur diese Lieferantenrechnung
storniert. Wird keine Lieferantenrechnung ausgewählt und dann
'Lieferantenrechnungen storniert' angeklickt, wird die erste Lieferantenrechnung im
Raster storniert.
5. 'OK' anklicken, um die Stornierung zu bestätigen.
399
Verarbeitungsoptionen: Zahlungseingabe stornieren (P0413M)
Mit diesen Verarbeitungsoptionen werden die Standardvorgaben verwendet, die zur Anzeige
von Positionen im Programm 'Zahlungseingabe stornieren' verwendet werden.
1. Modus zur Anzeige offener Rechnungsposten
Leer = Details einsehen
1 = Zusammenfassung einsehen
Mit dieser Verarbeitungsoption wird der Modus festgelegt, in dem offene
Rechnungsposten auf dem Formular 'Offene Rechnungsposten auswählen'
angezeigt werden.
Gültige Werte:
Leer
Offene Rechnungsposten im Detailmodus anzeigen. Jeder
Rechnungsposten wird angezeigt.
1
Offene Rechnungsposten im Zusammenfassungsmodus anzeigen. Die
Rechnungsposten werden nach Lieferantenrechnungsnummer und
Fälligkeitsdatum angezeigt. Ein Sternchen (*) in den Feldern
der Spalte 'Rechnungsposten' zeigt an, daß eine
Lieferantenrechnung mehr als einen Rechnungsposten enthält. Um
die Anzahl der Rechnungsposten für eine Lieferantenrechnung
anzuzeigen, kann die Option 'Zusammenfassung' auf dem Formular
'Offene Rechnungsposten auswählen' abgewählt werden.
ANMERKUNG: Diese Option steht ebenfalls auf dem Formular 'Lieferantenbuch
abfragen' zur Verfügung. Wird auf diesem Formular allerdings der
Zusammenfassungsmodus gewählt, wird die Spalte 'Rechnungsposten' nicht in
der Detailzone des Formulars angezeigt.
400
2. Zahlungsnummern zuordnen
Leer = Zahlungsnummer manuell eingeben
1 = Nummern automatisch zuordnen
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, wie die nächste
Zahlungsnummer zugeordnet wird.
Gültige Werte:
Leer
Die Zahlungsnummer manuell in das Feld 'Zahlungsnummer' auf
dem Formular 'Manuelle Zahlung eingeben' eingeben.
1
Die automatisch ausgewählte Zahlungsnummer basiert auf dem im
Feld 'Nächste Zahlungsnummer' des Formulars 'HB-Bankkonto
einrichten' angezeigten Bankkonto. Dieses Feld wird angezeigt,
indem im Menü 'Automatische Zahlungen einrichten' (G04411) die
Option 'Bankkontoinformationen' ausgewählt wird.
3. Zahlungsbetrag eingeben
Leer = Zahlungsbetrag manuell eingeben
1 = Zahlungsbeträge automatisch berechnen
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, wie der Zahlungsbetrag
eingegeben wird.
Gültige Werte:
Leer
Den Zahlungsbetrag manuell in das Feld 'Zahlungsbetrag' auf
1
Den Zahlungsbetrag anhand der ausgewählten Rechnungsposten
automatisch berechnen.
401
ANMERKUNG: Bei der manuellen Eingabe des Zahlungsbetrags muß zur Auswahl
des zu zahlenden Rechnungspostens zuerst der Betrag eingegen werden, bevor
im Menü 'Formular' die Option 'Rechnungsposten' ausgewählt wird.
Register 'Anzeige'
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob das Feld 'Wertstellungsdatum' angezeigt
wird.
1. Feld 'Wertstellungsdatum' anzeigen
Leer = Feld 'Wertstellungsdatum' nicht anzeigen
1 = Feld 'Wertstellungsdatum' anzeigen
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob das Feld 'Wertstellungsdatum' auf dem
Formular 'Manuelle Zahlungen eingeben' angezeigt wird. Wird das Feld angezeigt, muss
es manuell aktualisiert werden. Das Feld 'Wertstellungsdatum' wird von europäischen
Unternehmen verwendet und kennzeichnet das Datum, an dem eine Bank die
Zahlungsverarbeitung vornehmen soll.
Gültige Werte:
Leer - Feld 'Wertstellungsdatum' nicht anzeigen
1 - Feld 'Wertstellungsdatum' anzeigen
Mit diesen Verarbeitungsoptionen werden Arbeitsgänge festgelegt, die für die Stornierung
von Zahlungen verwendet werden können.
1. Option 'Wechseleingabe' anzeigen
Leer = Option nicht anzeigen
1 = Option anzeigen
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob die Option 'Wechsel
eingeben' auf dem Formular 'Manuelle Zahlungen eingeben' angezeigt wird.
402
Wechsel stellen Zahlungsversprechen für das Begleichen von Schulden dar
und werden international eingesetzt. Genau wie Lieferantenrechnungen
können Wechsel in verschiedenen Währungen beglichen werden.
Gültige Werte:
Leer
1
Die Option 'Wechsel eingeben' nicht anzeigen.
Die Option 'Wechsel eingeben' anzeigen.
ANMERKUNG: Wird die Option 'Wechsel eingeben' gewählt, ändert sich die
Zahlungsart von PN zu P1.
2. Doppelte Nummer - Fehlermeldung
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, welche Mitteilung
angezeigt wird, wenn ein Benutzer ein Duplikat einer Zahlungsnummer für
das gleiche Bankkonto eingibt.
Gültige Werte:
Leer
1
Eine Fehlermeldung anzeigen.
Eine Warnung anzeigen.
3. Negative Zahlungen möglich
Leer = Negative Zahlungen nicht möglich
1 = Negative Zahlungen möglich
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob die Eingabe negativer
403
Zahlungen zulässig ist. In bestimmten Ländern sind offene
Lastschriftanzeigen nicht zulässig. So können negative Zahlungen unter
Verwendung der Schecknummer des Lieferanten zur Protokollierung von
Lieferantenrückerstattungen verwendet werden. Wird die
Lieferantenrückerstattung als eine negative Zahlung gebucht, werden die
entsprechenden Konten automatisch mit dem richtigen Betrag aktualisiert.
Gültige Werte:
Leer
1
Keine negativen Zahlungen erlauben.
Negative Zahlungen erlauben.
4. Nicht gebuchte automatische Zahlungen löschen
Leer = Zahlungen können nicht gelöscht werden
1 = Zahlungen können gelöscht werden
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob nicht gebuchte
automatische Zahlungen gelöscht werden können.
Gültige Werte:
Leer
Nicht gebuchte automatische Zahlungen können nicht gelöscht
werden. Diese Zahlungen können annulliert werden.
1
Nicht gebuchte automatische Zahlungen können gelöscht werden.
ANMERKUNG: Werden nicht gebuchte Zahlungen gelöscht, werden alle
Datensätze für diese Zahlungen aus dem System gelöscht. Es besteht kein
Prüfungspfad. Werden Zahlungen hingegen annulliert, wird für die Zahlung
ein Dokument der Art 'PO' erstellt, wodurch ein Prüfungspfad entsteht.
404
5. Nicht gebuchte manuelle Zahlungen löschen
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob nicht gebuchte manuelle Zahlungen
gelöscht werden können. Gültige Werte:
Leer - Nicht gebuchte manuelle Zahlungen können nicht gelöscht werden. Diese
Zahlungen können jedoch weiterhin storniert werden.
1 - Nicht gebuchte manuelle Zahlungen können gelöscht werden.
Anmerkung: Werden nicht gebuchte manuelle Zahlungen gelöscht, werden alle
Datensätze für diese Zahlungen aus den Tabellen gelöscht. Es besteht kein Prüfungspfad.
Werden Zahlungen hingegen storniert, wird für die Zahlung automatisch ein Dokument der
Art PO erstellt. Mit dieser Art wird die Stornierung einer Zahlung angezeigt. Es besteht ein
Prüfungspfad.
Register 'Währung'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen werden bestimmte Funktionen der Währungsverarbeitung
aktiviert.
1. Alternative Zahlung aktivieren
Leer = Alternative Zahlung nicht aktivieren
1 = Alternative Zahlung aktivieren
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob die Option
'Alternativzahlung' im Menü 'Formular' aktiviert wird.
Gültige Werte:
Leer
Die Option 'Alternativzahlung' im Menü 'Formular' nicht
aktivieren.
1
Die Option 'Alternativzahlung' im Menü 'Formular' aktivieren.
405
ANMERKUNG: Bei Auswahl der Option 'Alternativzahlung' wird das Formular
'Alternativwährung' aufgerufen.
Auf diesem Formular besteht die Möglichkeit, eine Lieferantenrechnung in
einer Währung zu bezahlen, die von der Landeswährung oder der Fremdwährung
einer Lieferantenrechnung abweicht. Beispiel: Eine Lieferantenrechnung,
die in kanadischen Dollar (CAD) eingegeben wurde und deren Ausgangswährung
US-Dollar (USD) ist, kann in belgischen Francs (BEF) oder einer beliebigen
Währung mit Ausnahme von CAD und USD eingegeben werden.
2. Wechselkursdatum bearbeiten
Leer = Wechselkursdatum nicht bearbeiten
1 = Wechselkursdatum bearbeiten
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob automatisch geprüft
wird, daß das Wechselkursdatum in der gleichen HB-Berichtsperiode, die in
den Unternehmenskonstanten festgelegt wurde, liegt.
Gültige Werte:
Leer
Es wird keine Prüfung vorgenommen, und alle Daten werden
akzeptiert.
1
Die Prüfung wird durchgeführt und eine Warnung angezeigt,
falls das Datum nicht in der gleichen HB-Berichtsperiode liegt.
Ganze Prozentzahl eingeben
festgelegt werden. Während der Zahlungseingabe kann der Wechselkurs aus
der Tabelle 'Wechselkurs' (F0015) manuell überschrieben werden. Mit der
406
Verarbeitungsoption 'Wechselkurstoleranzgrenze' kann festgelegt werden,
wie weit der manuell eingegebene Wechselkurs vom Wechselkurs in der
Tabelle 'F0015' abweichen kann.
Gültige Werte sind ganze Zahlen; sie stellen einen Prozentsatz des in der
Tabelle 'F0015' enthaltenen Wechselkurses dar. Beispiel: Wird '5'
eingegeben, kann der in der Tabelle 'F0015' bestehende Wechselkurs manuell
mit einem Wert überschrieben werden, der plus oder minus 5 Prozent vom
Tabellenwert abweicht.
Register 'Drucken'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen werden die Standardinformationen festgelegt, die für den
Druck von Zahlungen verwendet werden.
1. Zahlungsmittel
Mit dieser Verarbeitungsoption wird das Zahlungsmittel festgelegt.
Der hier eingegebene Wert bestimmt, welches Druckprogramm bei der
Generierung von Zahlungen verwendet wird.
Jedem Zahlungsmittel ist eine Druckprogrammnummer zugeordnet. Die
zugeordneten Druckprogramme werden durch Auswahl der Option
'Standardzahlungsmittel' im Menü 'Automatische Zahlungen einrichten'
(G04411) angezeigt. Die Tabelle 'Kreditorenzahlungen - Druck- und
Aktualisierungsvorgaben' (F0417) enthält das Zahlungsmittel und die
zugehörigen Druckprogramminformationen. Beispiel: Bleibt dieses Feld leer,
wird das Druckprogramm verwendet, das einem leeren Wert in der Tabelle
'F0417' zugeordnet ist.
Gültige Zahlungsmittel und Werte befinden sich in der UDC-Liste 00/PY.
407
2. Programmversionsnummer drucken
Mit dieser Verarbeitungsoption wird die Versionsnummer des Druckprogramms
festgelegt.
Gültige Versionsnummern werden durch Auswahl der Option 'Batch-Versionen'
im Menü 'Systemadministrations-Tools' (GH9011) angezeigt. Im Feld
'Batch-Anwendung' die Nummer des Druckprogramms eingeben und 'Suchen'
anklicken. Es werden alle verfügbaren Versionen angezeigt.
Bleibt diese Verarbeitungsoption leer, wird die Version 'ZJDE0001'
verwendet.
3. Druckfeldwert speichern
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob der Status der Option 'Zahlungen
drucken' auf dem Formular 'Manuelle Zahlungen eingeben' bis zur Änderung durch den
Benutzer gleich bleibt.
Gültige Werte:
Leer - Den Wert nicht beibehalten. Wird mit dem gleichen Batch gearbeitet, ist bei der
Öffnung des Formulars 'Manuelle Zahlungen eingeben' die Option 'Zahlungen drucken'
nicht aktiviert, auch wenn diese beim letzten Verlassen des Formulars aktiviert war.
1 - Den gleichen Wert beibehalten. Solange mit dem gleichen Batch gearbeitet wird, wird
das Formular 'Manuelle Zahlung eingeben' mit dem gleichen Wert in der Option 'Zahlung
drucken' geöffnet.
Register 'Stornieren'
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob Lieferantenrechnungen mit
Einkaufsaufträgen storniert werden können.
408
1. Lieferantenrechnungen mit Einkaufsaufträgen
Leer = Lieferantenrechnungen können storniert werden
2 = Fehler anzeigen
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, wie die Löschung von
Lieferantenrechnungen bei Verwendung des Programms 'Zahlungseingabe stornieren'
(P0413M) verarbeitet wird, falls die Lieferantenrechnungen Einkaufsaufträge enthalten.
Gültige Werte:
Leer - Eine Löschung von Lieferantenrechnungen ist zulässig; es wird keine Meldung
angezeigt.
1 - Warnung anzeigen.
2 - Fehlermeldung anzeigen.
Anmerkung: Wird das System 'Kreditorenbuchhaltung' zur Änderung oder Stornierung
einer Lieferantenrechnung verwendet, die ursprünglich im System 'Beschaffung'
eingegeben wurde, wird die Integrität der Tabelle
'Einkaufsauftragsdetail' (F4311) gefährdet.
Register 'Abfragen'
Mit dieser Verarbeitungsoption werden die Schaltflächen 'OK' und 'Löschen' beim Abrufen
von Transaktionen deaktiviert.
409
1. OK und Löschen deaktivieren
Leer = OK und Löschen aktiviert lassen
1 = OK und Löschen deaktivieren
Mit dieser Verarbeitungsoption werden die Optionen 'OK' und 'Löschen' auf
dem Formular 'Manuelle Zahlungen eingeben' bei der Prüfung von Zahlungen
deaktiviert. Die Deaktivierung dieser Optionen verhindert Änderungen
bestehender Datensätze. Manuelle Zahlungen werden geprüft, indem entweder
im Menü 'Lieferanten und Lieferantenrechnungen eingeben' (G0411) die
Option 'Lieferanten und Lieferantenrechnungen eingeben' oder im Menü
'Manuelle Zahlungen verarbeiten' (G0412) die Option 'Zahlung mit
Rechnungszuordnung' gewählt wird.
Gültige Werte:
Leer
Die Optionen 'OK' und 'Löschen' während der Prüfung nicht
deaktivieren.
1
Die Optionen 'OK' und 'Löschen' während der Prüfung
deaktivieren.
ANMERKUNG: Durch Eingabe von '1' in diese Verarbeitungsoption wird nicht
bewirkt, daß die Optionen 'OK' und 'Löschen' während der ursprünglichen
Zahlungseingabe deaktiviert werden.
Zahlung stornieren und
manuelle Zahlung eingeben
Die Verarbeitungsoptionen für die Formulare 'Zahlung stornieren' und
'Manuelle Zahlungen eingeben' sind identisch.
410
Soll eine Zahlung sofort ausgestellt werden, ist es nicht nötig, den nächsten Zahlungszyklus
abzuwarten. Eine manuelle Zahlung kann eingegeben werden, unabhängig davon, ob die
Lieferantenrechnung eingegangen ist. Manuelle Zahlungen können folgende Zahlungen
enthalten:
•
Zahlungen mit vorliegender Lieferantenrechnung
•
Zahlungen ohne vorliegende Lieferantenrechnungen
Abhängig davon, ob die Zahlung für eine vorliegende Lieferantenrechnung erfolgt oder ob die
Lieferantenrechnung zum Zeitpunkt der Zahlung erstellt wird, werden Dokument- und BatchArten wie folgt verwendet:
Zahlung mit vorliegender Lieferantenrechnung
Dokumentart der
Lieferantenrechnung:
PR (Wiederkehrende
Dokumentart der Zahlung:
o
PN (Manuelle Zahlung)
Batch-Art:
o
M (Mit Zuordnung)
Zahlung ohne vorliegende Lieferantenrechnung Dokumentart der
Lieferantenrechnung:
o
PM (Manuelle
Dokumentart der Zahlung:
o
PN (Manuelle Zahlung)
Batch-Art:
o
W (Ohne Zuordnung)
Die Eingabeprogramme für manuelle Zahlungen speichern Lieferantenrechnungs- und
Zahlungsinformationen in den folgenden Buchtabellen:
•
Kreditorenbuch (F0411)
•
Zugehöriges KDT-Dokument - Zusammenfassung (F0413)
•
Zugehöriges KDT-Dokument - Details (F0414)
•
Kontenbuch (F0911)
411
Manuelle Zahlungen mit vorliegenden Lieferantenrechnungen
eingeben
Um eine manuelle Zahlung für mindestens eine bereits eingegebene Lieferantenrechnung zu
erstellen, wird eine manuelle Zahlung mit Rechnungszuordnung eingegeben. Die Zahlung
kann bei Bedarf ausgedruckt werden. Wird sie nicht gedruckt, muss die Zahlung manuell
erstellt werden.
Die Erstellung manueller Zahlungen für eine vorliegende Lieferantenrechnung umfasst:
•
Lieferantenrechnung zur Zahlung freigeben
•
Zahlungsinformationen eingeben
Die für manuelle Zahlungen erforderlichen Datensätze (Zahlungsnummern) werden
automatisch reserviert, ein Zahlungsdatensatz wird erstellt, der Zahlungsstatus der
Lieferantenrechnung wird aktualisiert und der offene Betrag der Lieferantenrechnung
reduziert. Wenn die Verarbeitungsoption entsprechend eingerichtet wurde, wird die Zahlung
auch gedruckt. Mit der Verarbeitungsoption wird die Spezifikation 'Zahlung drucken'
gespeichert, während mit dem Batch gearbeitet wird. Beim Verlassen des Batches werden
die Eingaben in der Verarbeitungsoption gelöscht.
Um die Eingabe manueller Zahlungen effizienter zu gestalten, kann eine Verarbeitungsoption
so eingerichtet werden, dass die Summe der zur Zahlung ausgewählten Rechnungsposten
automatisch berechnet wird. Nach Auswahl der Rechnungsposten werden mögliche
Skontoabzüge vorgenommen; es wird der vollständigen Zahlungsbetrag angegeben.
Vorsicht
Wird der Zahlungsbetrag überschrieben, wird auch die Verarbeitungsoption überschrieben.
Der Zahlungsbetrag wird nicht wieder neu berechnet. Weitere Änderungen müssen manuell
eingegeben werden.
Zahlungsbeträge können auch manuell eingegeben werden. Es kann der ganze Betrag einer
Lieferantenrechnung oder nur ein Teilbetrag bezahlt werden. Soll der Zahlungsbetrag
manuell eingegeben werden, muss der Betrag zuerst im Header-Bereich eingegeben
werden, bevor der Cursor in den Detailbereich gesetzt wird. Anschließend wird der zu
zahlende Betrag für jede ausgewählte Lieferantenrechnung automatisch berechnet.
Siehe auch
Arbeiten mit der Lieferantenrechnungsstandardeingabe oder Weitere
Lieferantenrechnungsarten eingeben für weitere Informationen über die Eingabe von
Lieferantenrechnungen freigeben für weitere Informationen über das Vorbereiten von
Lieferantenrechnungen für die Bezahlung
Zahlungen prüfen für weitere Informationen darüber, wie geprüft werden kann, dass
Zahlungen korrekt ausgestellt werden
Voraussetzungen
Eine oder mehrere Lieferantenrechnungen eingeben, die mit manuellen Zahlungen
abgestimmt werden sollen.
412
►
So werden Lieferantenrechnungen zur Zahlung freigegeben
Bevor Zahlungsinformationen eingegeben werden können, muss die entsprechende
Lieferantenrechnung freigegeben werden.
Im Menü 'Manuelle Zahlungen verarbeiten' (G0412), die Option 'Statusschnelländerung'
auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit der Statusschnelländerung' die zu genehmigende
Lieferantenrechnung abrufen und auswählen.
3. Auf dem Formular 'Einzelne Rechnungsposten aktualisieren' das folgende Feld
•
►
Zlg.-Status
So werden manuelle Zahlungsinformationen mit Lieferantenrechnungszuordnung
eingegeben
Im Menü 'Manuelle Zahlungen verarbeiten' (G0412) die Option 'Zahlung mit
Lieferantenrechnungszuordnung' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungen' die Schaltfläche 'Hinzufügen' anklicken.
413
2. Auf dem Formular 'Manuelle Zahlungen eingeben' die folgenden Felder ausfüllen:
•
Zahlungsnummer
•
Lieferantennr.
•
Zahlungsdatum
3. Um die manuelle Zahlung zu drucken, muss die Option 'Zlg. drucken' angeklickt
werden.
4. Das folgende Feld ausfüllen, wenn die Verarbeitungsoption für die Standardvorgabe
des Zahlungsbetrags nicht eingerichtet worden ist:
•
Zahlungsbetrag
•
Bankkontonummer
•
Anmerk.
•
Wertst.-Dat.
6. Im Menü 'Formular' die Option 'Rechnungsposten' auswählen.
7. Auf dem Formular 'Offene Rechnungsposten auswählen' die zu bezahlenden
Rechnungsposten auswählen.
Um Rechnungsposten auszuwählen, die nicht hintereinander auf diesem Formular
angezeigt werden, die Steuerungstaste gedrückt halten und jeden einzelnen Posten
anklicken.
8. Die Option 'Zusammenfassen' aktivieren, wenn die Rechnungsposten auf einer
Lieferantenrechnung zusammengefasst werden sollen.
Zusammengefasste und nicht zusammengefasste Rechnungsposten können auf
einer einzelnen manuellen Zahlung nicht gemischt werden. Sie müssen auf
separaten Zahlungen sein.
414
Die Rechnungsposten werden automatisch in die Detailzone des Formulars
'Manuelle Zahlungen eingeben' geladen. Wird die Verarbeitungsoption für die
Standardvorgabe für Zahlungsbeträge eingerichtet, wird der volle Skontobetrag
abgezogen und der volle Zahlungsbetrag im Feld 'Zahlungsbetrag' eingesetzt.
Der Lieferantenrechnungs-Zahlungsstatus wird auf Z gesetzt. Somit wird verhindert,
dass sie erneut zur Zahlung ausgewählt wird.
10. Auf dem Formular 'Manuelle Zahlungen eingeben' die Option 'OK' anklicken, um die
Zahlungseingabe abzuschließen.
Anmerkung
Wenn die Verarbeitungsoption so eingestellt ist, dass der Zahlungsbetrag automatisch
berechnet wird und ein weiterer Rechnungsposten ausgewählt werden soll, im Formular
'Manuelle Zahlung eingeben' das Feld 'Zahlungsbetrag' nicht löschen. Stattdessen im Menü
'Formular' die Option 'Rechnungsposten' auswählen. Auf dem Formular 'Offene
Rechnungsposten auswählen' den Rechnungsposten auswählen und dann 'Auswählen'
anklicken. Auf dem Formular 'Manuelle Zahlungen eingeben' wird der Zahlungsbetrag neu
berechnet, so dass der gerade eingegebene Rechnungsposten enthalten ist.
Wenn die Verarbeitungsoption so eingestellt ist, dass der Benutzer den Zahlungsbetrag
manuell einträgt und ein weiterer Rechnungsposten ausgewählt werden soll, im Formular
'Manuelle Zahlung eingeben' das Feld 'Zahlungsbetrag' nicht löschen. Im Menü 'Formular' die
Option 'Rechnungsposten' auswählen. Auf dem Formular 'Offene Rechnungsposten
auswählen' den Rechnungsposten auswählen und dann 'Auswählen' anklicken. Auf dem
Formular 'Manuelle Zahlungen eingeben' den neuen Zahlungsbetrag eingeben.
415
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Zahlungsnummer
Glossar
Es handelt sich um die Nummer des dazugehörigen Dokumentes - wie
z. B. einer
Empfangsbestätigung, Zahlung, Anpassung oder einer Gutschrift. Ein
dazugehöriges Dokument (DOCM) wird einem Originaldokument (DOC)
- wie z. B.
einer Rechnung oder einem Beleg - zugewiesen.
Es ist mögich, gleiche Zahlungsnummern für verschiedene Zulieferer zu
haben.
Die Kombination der drei folgenden Nummer darf jedoch nur einmal
vorkommen:
o Zahlungsnummer
o Zulieferernummer
o Bankkontonummer
--- Formularspezifisch --Es kann eine Verarbeitungsoption so eingestellt werden, daß das
System
manuellen Schecks oder Wechseln automatisch eine Nummer zuordnet.
Dabei wird
eine Methode der konsekutiven Numerierung benutzt, die für alle
manuellen und
automatischen Schecks und Wechsel gilt.
Wertst.-Dat.
Das Datum, an dem ein Betrag dem Bankkonto gutgeschrieben oder
belastet wurde. Das Wertstellungsdatum ist nicht das Datum, an dem
die Bank die Zahlung abgeglichen hat. Bei automatischen Zahlungen
wird dieses Feld automatisch belegt. Werden manuelle Zahlungen
vorgenommen und ist eine Verarbeitungsoption so eingerichtet, das das
Wertstellungsdatum angezeigt wird, kann das Wertstellungsdatum hier
manuell eingegeben werden.
Zahlungsbetrag
Zahlungsbetrag.
wurde.
--- Formularspezifisch --Bleibt dieses Feld leer und wird die entsprechende Verarbeitungsoption
eingestellt, fügt das System die auf dem Bildschirm 'Offene
Zahlungsposten
auswählen' ausgewählten Zahlungsposten hinzu und setzt den vollen
Zahlungsbetrag (abzüglich aller vollen Boni) ein.
416
Zahlungsdatum
Das Datum einer Zahlung oder das Datum, an dem ein
Zahlungseingang eingegeben wurde.
In der Kreditorenbuchhaltung ist das das manuelle Zahlungsdatum und
das HB-Datum, die beim Buchen von Zahlungen verwendet werden.
Anhand dieses Datums wird bei Fremdwährungszahlungen in der
Tabelle 'Wechselkurse' (F0015) der Wechselkurs abgerufen.
In der Debitorenbuchhaltung ist das das Scheckdatum oder das Datum,
das beim Zahlungseingang eingegeben wird. Das
Zahlungseingangsdatum wird nur zur Informations- und
Reportingzwecken eingegeben.
Verarbeitungsoptionen: Zahlung mit Lieferantenrechnungszuordnung
(P0413M)
Mit diesen Verarbeitungsoptionen können die Standardeinstellungen für den Anzeigemodus
eingerichtet und festgelegt werden, wie bestimmte Nummern in bestimmte Felder
eingegeben werden müssen.
angezeigt werden.
Gültige Werte:
Leer
1
417
Gültige Werte:
Leer
1
eingegeben wird.
418
Gültige Werte:
Leer
1
Register 'Anzeige'
Formular 'Manuelle Zahlungen eingeben' angezeigt wird.
Gültige Werte:
Mit diesen Verarbeitungsoptionen werden Variablen festgelegt, die während der Verarbeitung
verfügbar sind. Beispiele:
419
•
Verarbeitung von Wechseln
•
Anzuzeigende Fehlermeldungsarten
•
Verarbeitung von negativen Zahlungen
•
Löschung von bestimmten Zahlungsarten
1 = Option anzeigen
Gültige Werte:
Leer
1
Gültige Werte:
420
Leer
1
Gültige Werte:
Leer
1
Gültige Werte:
421
Leer
1
Prüfungspfad.
Register 'Währung'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen können Variablen eingerichtet werden, die für die
Verarbeitung von Zahlungen in Fremdwährungen verfügbar sind.
422
Gültige Werte:
Leer
aktivieren.
1
423
Gültige Werte:
Leer
akzeptiert.
1
Register 'Drucken'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen werden Variablen festgelegt, die sich auf das Drucken von
manuellen Zahlungen beziehen. Folgendes kann festgelegt werden:
•
Zahlungsmittel
•
Versionsnummer des Druckprogramms (P04572)
•
Status der Option 'Zahlung drucken' auf dem Formular 'Manuelle Zahlungen
eingeben'
424
1. Zahlungsmittel
festgelegt.
verwendet.
425
Gültige Werte:
drucken' geöffnet.
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, wie Stornierungen bestimmter
Lieferantenrechnungsarten gehandhabt werden.
2 = Fehler anzeigen
Gültige Werte:
angezeigt.
426
Register 'Abfragen'
Mit dieser Verarbeitungsoption kann verhindert werden, dass bei der Prüfung von Zahlungen
an vorliegenden Lieferantenrechnungen Änderungen vorgenommen werden. Dies wirkt sich
nicht auf Zahlungseingaben aus.
Gültige Werte:
Leer
deaktivieren.
1
deaktivieren.
427
Im Voraus bezahlten Lieferantenrechnungen Zahlungen
zuordnen
Eine im Voraus bezahlte Lieferantenrechnung kann normal bei der Verarbeitung
automatischer Zahlungen bezahlt werden. Es kann auch gleich nach der Eingabe einer im
Voraus bezahlten Lieferantenrechnung eine manuelle Zahlung zugeordnet werden. Die im
Voraus bezahlten Lieferantenrechnungen müssen nicht zuerst gebucht werden. Bei der
Zuordnung einer Zahlung wird der positive Rechnungsposten, der mit der im Voraus
bezahlten Lieferantenrechnung verbunden ist, abgeschlossen.
Mit dem manuellen Zahlungsprogramm werden Datensätze in den Tabellen 'Zugehöriges
KDT-Dokument - Zusammenfassung' (F0413) und 'Zugehöriges KDT-Dokument - Detail'
(F0414) erstellt und die Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) wird aktualisiert.
►
So werden im Voraus bezahlten Lieferantenrechnungen manuelle Zahlungen
zugeordnet
Im Menü 'Manuelle Zahlungen verarbeiten' (G0412) die Option 'Zahlungen mit
Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungen' die Schritte zur Eingabe einer manuellen
Zahlung ausführen.
Anmerkung
Im Voraus bezahlte Lieferantenrechnungen müssen nicht mit einer manuellen Zahlung
bezahlt werden. Die Lieferantenrechnung kann normal bei der Verarbeitung automatischer
Zahlungen bezahlt werden.
Siehe auch
Manuelle Zahlungen mit vorliegenden Lieferantenrechnungen eingeben im
Handbuch Kreditorenbuchhaltung für Informationen über die Eingabe einer
manuellen Zahlung mit der Lieferantenrechnungszuordnung
Automatische Zahlung verarbeiten im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für
Informationen über die Schritte, die zur Verarbeitung von automatischen Zahlungen
erforderlich sind
428
Verarbeitungsoptionen: Zahlungen mit Lieferantenrechnungszuordnung
(P0413M)
Mit diesen Verarbeitungsoptionen können die Standardeinstellungen für den Anzeigemodus
eingerichtet werden und es kann festgelegt werden, wie bestimmte Nummern in bestimmte
Felder eingegeben werden müssen.
angezeigt werden.
Gültige Werte:
Leer
1
429
Gültige Werte:
Leer
1
eingegeben wird.
Gültige Werte:
Leer
1
430
Register 'Anzeige'
Formular 'Manuelle Zahlungen eingeben' angezeigt wird.
Gültige Werte:
Mit diesen Verarbeitungsoptionen werden Variablen festgelegt, die während der Verarbeitung
verfügbar sind. Beispiele:
•
Verarbeitung von Wechseln
•
Anzuzeigende Fehlermeldungsarten
•
Verarbeitung von negativen Zahlungen
•
Löschung von bestimmten Zahlungsarten
431
1 = Option anzeigen
Gültige Werte:
Leer
1
Gültige Werte:
Leer
1
432
Gültige Werte:
Leer
1
Gültige Werte:
Leer
1
433
Prüfungspfad.
Register 'Währung'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen können Variablen eingerichtet werden, die für die
Verarbeitung von Zahlungen in Fremdwährungen verfügbar sind.
434
Gültige Werte:
Leer
aktivieren.
1
Gültige Werte:
Leer
akzeptiert.
1
435
Register 'Drucken'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen werden Variablen festgelegt, die sich auf das Drucken von
manuellen Zahlungen beziehen. Folgendes kann festgelegt werden:
•
Zahlungsmittel
•
Versionsnummer des Druckprogramms (P04572)
•
Status der Option 'Zahlung drucken' auf dem Formular 'Manuelle Zahlungen
eingeben'
1. Zahlungsmittel
436
festgelegt.
verwendet.
Gültige Werte:
437
drucken' geöffnet.
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, wie Stornierungen bestimmter
Lieferantenrechnungsarten gehandhabt werden.
2 = Fehler anzeigen
Gültige Werte:
angezeigt.
438
Register 'Abfragen'
Mit dieser Verarbeitungsoption kann verhindert werden, dass bei der Prüfung von Zahlungen
an vorliegenden Lieferantenrechnungen Änderungen vorgenommen werden. Dies wirkt sich
nicht auf Zahlungseingaben aus.
Gültige Werte:
Leer
deaktivieren.
1
deaktivieren.
439
Negative Rechnungsposten für im Voraus bezahlte
Lieferantenrechnungen schließen
Nachdem einer im Voraus bezahlten Lieferantenrechnung eine manuelle Zahlung zugeordnet
wurde, bleibt der mit der im Voraus bezahlten Lieferantenrechnung verbundene negative
Rechnungsposten offen. Um den negativen Rechnungsposten zu schließen, muss zuerst die
tatsächliche Lieferantenrechnung eingegeben werden.
Wird der negative Rechnungsposten geschlossen, wird der einem Lieferanten geschuldete
Betrag um den Betrag der Vorauszahlung reduziert. Ein negativer Rechnungsposten kann
auf zwei Arten geschlossen werden. Es kann entweder die Verarbeitung für eine manuelle
Zahlung verwendet werden, oder es können negative Rechnungsposten mit der Verarbeitung
für automatische Zahlungen abgeschlossen werden. Wird der Zahlungsstatus des negativen
Rechnungspostens von 'Gesperrt' (H) auf 'Freigegeben' (A) geändert, werden mit der
Verarbeitung automatischer Zahlungen die negativen Rechnungsposten mit den
Lieferantenrechnungen des gleichen Lieferanten verrechnet.
Die manuelle Methode hat den Vorteil, dass die Lieferantenrechnung ausgewählt werden
kann, die einen negativen Rechnungsposten schließt. Der Vorteil der automatischen
Methode ist, dass die negativen Rechnungsposten mit den Lieferantenrechnungen des
gleichen Lieferanten automatisch verrechnet werden.
Wird die manuelle Methode verwendet, kann das Programm 'Vorauszahlung auswählen'
(P0411P) verwendet werden, um den geänderten Rechnungsposten auf der im Voraus
bezahlten Lieferantenrechnung mit der eingereichten Lieferantenrechnung mit dem
tatsächlichen Aufwand abzustimmen.
Voraussetzungen
Die im Voraus bezahlte positive Lieferantenrechnung bezahlen und die Zahlung
buchen
Die Lieferantenrechnung mit dem tatsächlichen Aufwand für den Lieferanten
eingeben
►
So werden negative Rechnungsposten für im Voraus bezahlte
Lieferantenrechnungen geschlossen
'Vorauszahlungen auswählen' auswählen.
Auf diesem Formular werden nur negative Rechnungsposten angezeigt, die noch nicht
zugeordnet wurden. Nach der Bezahlung der Vorauszahlungsposten und der Buchung der
Zahlung werden auf diesem Formular die negativen Rechnungsposten angezeigt, die noch
nicht den tatsächlichen Lieferantenrechnungen zugeordnet wurden.
440
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit der Vorauszahlungsauswahl' die folgenden Felder
ausfüllen und 'Suchen' anklicken:
•
Lieferantennummer
•
Untern.
2. Negative Rechnungsposten auswählen.
3. Im Menü 'Zeile' die Option 'Manuelle Zahlungen' oder 'Vorauszahlung teilen'
auswählen. 'Manuelle Zahlungen eingeben' ist die Standardauswahl.
4. Wahlweise kann im Menü 'Zeile' die Option 'Vorauszahlung teilen' ausgewählt
werden, um eine Teilzahlung einzugeben. Auf dem Formular 'Teilzahlungen' die
folgenden Felder ausfüllen und 'OK' anklicken:
•
Offener Betrag
•
Möglicher Skonto
441
5. Auf dem Formular 'Manuelle Zahlungen eingeben' im Menü 'Formular' die Option
'Rechnungsposten' auswählen.
6. Auf dem Formular 'Offene Rechnungsposten auswählen' die mit der Vorauszahlung
verbundene Lieferantenrechnung auswählen und 'Auswählen' anklicken.
7. Auf dem Formular 'Manuelle Zahlung eingeben' die folgenden Felder ausfüllen und
'OK' anklicken:
•
Zahlungsdatum
Siehe auch
Lieferantenrechnungen für Zahlungen aufteilen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung
für Informationen über die Eingabe von Lieferantenrechnungen mit mehreren
Zahlungen
Manuelle Zahlungen ohne vorliegende Lieferantenrechnungen
eingeben
Um eine manuelle Zahlung ohne vorliegende Lieferantenrechnung zu erstellen, wird eine
manuelle Zahlung ohne Rechnungszuordnung eingegeben. Dies kann bei der
Auftragsvergabe oder bei der Entgegennahme der Lieferung geschehen. Es können mehrere
Rechnungsposten für mehrere Lieferantenrechnungen eingeben werden; es muss jedoch für
alle Rechnungsposten die gleiche Rechnungsnummer verwendet werden.
Zur Eingabe einer Zahlung ohne vorliegende Lieferantenrechnung kann eine der folgenden
beiden Methoden gewählt werden:
•
Manuelle Zahlungen mit der Standardeingabe eingeben
•
Manuelle Zahlungen mit der Schnelleingabe eingeben
442
Es werden eine Lieferantenrechnung und eine Zahlung erstellt (beide in der Batch-Art W) Die
Unternehmensnummer wird zugeordnet, um diese mit der Lieferantenrechnung
abzustimmen. Die Zahlungsdokumentnummer wird entweder manuell oder durch die
automatische Nummernvergabe zugeordnet.
Die Zahlung kann manuell erstellt oder automatisch gedruckt werden. Soll die Zahlung
automatisch gedruckt werden, muss dies vor der Buchung erfolgen.
Wird die Eingabe des Zahlungsdatensatzes abgebrochen, bevor das Formular 'HB-Umlage
der Lieferantenrechnung' angezeigt wird, wird eine Warnung angezeigt, dass für einen Batch
der Art W eine Lieferantenrechnung und ein Zahlungsdatensatz, mit dem die
Lieferantenrechnung bezahlt wird, bestehen muss. Wird nach der Anzeige der Warnung
erneut 'Abbrechen' angeklickt, wird wieder das Lieferantenrechnungseingabeformular
angezeigt. Für die abgebrochene Transaktion wird weder ein Lieferantenrechnungs- noch ein
Zahlungsdatensatz erstellt.
Voraussetzungen
Auf dem Register 'Manuelle Zahlungen' die entsprechende Verarbeitungsoption zur
Erstellung manueller Zahlungen einrichten. Ansonsten wird nur ein
Lieferanterrechnungsdatensatz erstellt. Es wird kein Zahlungsdatensatz erstellt.
►
So werden manuelle Zahlungen ohne Lieferantenrechnungszuordnung eingegeben
(Standardeingabe)
Im Menü 'Manuelle Zahlungen verarbeiten' (G0412) die Option 'Zahlung ohne
anklicken.
•
Untern.
•
Lieferantennr.
443
•
Rg.-Nummer
•
HB-Dat.
3. Die folgenden optionalen Felder können ebenfalls ausgefüllt werden:
•
Rg.-Datum
•
Dienst./St.-Dt.
•
Zlg.-Bedingung
4. In der Detailzone für jeden Rechnungsposten das folgende optionale Feld ausfüllen:
•
Bruttobetrag
5. In der Detailzone müssen für alle Rechnungsposten die folgenden optionalen Felder
ausgefüllt werden:
•
Möglicher Skonto
•
Anmerkung
•
HB-Bankkontonummer
•
HB-Geg.
Eine Lieferantenrechnung kann mit mehreren Steuersätzen eingegeben werden,
indem jeder Steuersatz (mit den entsprechenden Bruttobeträgen und
steuerpflichtigen Beträgen) als eigener Rechnungsposten eingegeben wird.
6. 'OK' anklicken, um die Zahlungsinformationen einzugeben.
7. Auf dem Formular 'Zahlungsinformationen' die folgenden Felder ausfüllen:
•
Zahlungsdatum
•
Zahlungsnummer
8. 'OK' anklicken, um Hauptbuchinformationen einzugeben.
444
Anmerkung
Wird nicht 'OK' angeklickt, um Hauptbuchinformationen einzugeben, sondern die Eingabe im
Zahlungsinformationenformular abgebrochen, wird das Formular 'Lieferantenrechnungen
eingeben - HB-Umlage' nicht angezeigt. Stattdessen wird dem Benutzer wieder ein leeres
Lieferantenrechnungseingabeformular angezeigt. Es kann eine andere manuelle Zahlung
und deren Lieferantenrechnung eingegeben werden, oder es kann durch Anklicken von
'Abbrechen' wieder das Formular 'Lieferantenzahlung abfragen' aufgerufen werden.
9. Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungen eingeben/HB-Umlage' bei Bedarf in den
folgenden Felder eine Änderung oder Eingabe vornehmen:
•
Kontonummer
•
Betrag
10. In den folgenden optionalen Feldern können ebenfalls Eingaben oder Änderungen
vorgenommen werden:
•
11. 'OK' anklicken, um die Eingabe der Zahlung abzuschließen.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Bruttobetrag
Glossar
445
Siehe auch
Lieferantenrechnungsstandardeingabe und das Abrufen, Ändern, Kopieren und
Löschen von Lieferantenrechnungen
Verarbeitungsoptionen: Lieferantenrechnungseingabe - Hauptgeschäftsfunktion
(P0400047) im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für eine Erklärung der mit der
Lieferantenrechnungseingabe verbundenen Verarbeitungsoptionen
►
So werden manuelle Zahlungen ohne Lieferantenrechnungszuordnung eingegeben
(Schnelleingabe)
Um eine manuelle Zahlung ohne vorliegende Lieferantenrechnung zu erstellen, die Zahlung
mit der Schnelleingabemethode eingeben.
Bei dieser Methode unterliegt der Benutzer gewissen Einschränkungen. Folgende Schritte
sind nicht möglich:
•
Manuelle Zahlungen ändern, löschen oder annullieren
•
Mehrere Rechnungsposten oder mehrere Lieferantenrechnungen eingeben
•
Musterjournalbuchungen erstellen oder verwenden
•
HB-Bankkonto überschreiben
Im Menü 'Manuelle Zahlungen verarbeiten' (G0412) die Option 'Zahlungsschnelleingabe'
auswählen.
446
1. Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungsschnelleingabe' die folgenden Felder
ausfüllen:
•
Lieferantennr.
•
Untern.
•
Rg.-Betrag
•
Rg.-Datum
•
Rg.-Nummer
•
Möglicher Skonto
•
HB-Dat.
•
Fällig am
3. Um Hauptbuchinformationen einzugeben, die folgenden Felder ausfüllen und 'OK'
anklicken:
•
Kontonummer
•
Betrag
•
4. Auf dem Formular 'Zahlungsinformationen' die folgenden Felder ausfüllen und 'OK'
anklicken:
•
Zahlungsdatum
•
Zahlungsnummer
447
Note
Wird 'Abbrechen' angeklickt, bevor die Eingabe der Zahlungsinformationen abgeschlossen
wird, wird eine Warnung angezeigt, dass der Batch-Art W eine Lieferantenrechnung und
Zahlung zugeordnet sein muss. Wird erneut 'Abbrechen' angeklickt, wird wieder das
Lieferantenrechnungseingabeformular angezeigt. Die gerade eingegebene
Lieferantenrechnung wird gelöscht.
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Zahlungsnummer
Glossar
z. B. einer
- wie z. B.
haben.
vorkommen:
o Zahlungsnummer
o Zulieferernummer
o Bankkontonummer
--- Formularspezifisch --Es kann eine Verarbeitungsoption so eingestellt werden, daß das
System
manuellen Schecks oder Wechseln automatisch eine Nummer zuordnet.
Dabei wird
eine Methode der konsekutiven Numerierung benutzt, die für alle
manuellen und
automatischen Schecks und Wechsel gilt.
Siehe auch
Verarbeitungsoptionen: Lieferantenrechnungsschnelleingabe (P0411SV) im
Handbuch Kreditorenbuchhaltung für Informationen über die Verarbeitungsoptionen
für die Verarbeitung von manuellen Zahlungen ohne bestehende
Manuelle Zahlungen drucken
Nach der Eingabe einer manuellen Zahlung kann diese gedruckt werden. Normalerweise
wird eine Zahlung gleich nach deren Eingabe gedruckt. Sie kann aber auch zu einem
späteren Zeitpunkt gedruckt werden.
►
So wird eine manuelle Zahlung gedruckt
Im Menü 'Manuelle Zahlungen verarbeiten' (G0412) die Option 'Zahlung ohne
448
1. Auf dem Formular 'Lieferantenbuch abfragen' die Schaltfläche 'Suchen' anklicken,
um alle Zahlungen anzuzeigen, oder beliebig viele der folgenden Felder ausfüllen,
um die Anzahl der angezeigten Dokumente einzugrenzen:
•
Lieferantennummer
•
Anfangsdt.
•
Bankkontonummer
•
Enddatum
2. Einen Datensatz auswählen und im Menü 'Zeile' die Option 'Zahlungshistorie'
auswählen.
3. Auf dem Formular 'Arbeiten mit der Rechnungspostenhistorie' im Menü 'Zeile' die
Option 'Zahlungen' auswählen.
4. Auf dem Formular 'Manuelle Zahlungen eingeben' die Option 'Zahlungen drucken'
und anschließend 'OK' anklicken.
Anmerkung
Wurde die Zahlung bereits verbucht, kann sie nicht gedruckt werden.
Eine manuelle Zahlung kann auch gedruckt werden, indem im Menü 'Manuelle Zahlungen
verarbeiten' die Option 'Zahlungen mit Lieferantenrechnungszuordnung' ausgewählt wird.
Manuelle Zahlungen abrufen
Um eine Zahlung ändern, löschen oder stornieren zu können, muss sie zunächst abgerufen
werden.
Manuelle Zahlungen können auf den folgenden Formularen abgerufen werden:
►
•
Arbeiten mit Zahlungen
•
Lieferantenbuch abfragen
•
Arbeiten mit Batches
So werden manuelle Zahlungen abgerufen
Lieferantenrechnungszuordnung' oder 'Zahlungen ohne Lieferantenrechnungszuordnung'
auswählen.
449
Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungen' oder 'Lieferantenbuch abfragen' die
Schaltfläche 'Suchen' anklicken, um alle Zahlungen anzuzeigen, oder beliebig viele der
folgenden Felder ausfüllen, um die Anzahl der angezeigten Dokumente einzugrenzen
•
Lieferantennummer
•
Anfangsdt.
•
Enddatum
Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungen' die folgenden zusätzlichen Felder
ausfüllen, um die Anzahl der angezeigten Dokumente einzugrenzen:
•
Zahlungsnr.
•
Bankkontonummer
Siehe auch
Lieferantenbuchinformationen prüfen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für
Informationen über Lieferanten
Nicht gebuchte Zahlungsbeträge ändern
Beträge einer nicht gebuchten manuellen Zahlung können geändert werden, die
Lieferantenrechnungen, auf die sich diese Zahlungen beziehen, jedoch nicht. Wurde
beispielsweise eine Zahlung der Lieferantenrechnung 1001 PV zugeordnet, ist es nicht
möglich, die Lieferantenrechnung, der die Zahlung zugeordnet wurde, so zu ändern, dass
1002 PV bezahlt wird. Es ist jedoch möglich, die Zahlung zu löschen und dann die Zahlung
einer anderen Lieferantenrechnung zuzuordnen.
Unabhängig davon, ob die Zahlung mit oder ohne Lieferantenrechnung eingegeben wurde,
bleiben die Schritte zur Änderung des Betrags die gleichen.
►
So wird der Betrag einer nicht verbuchten manuellen Zahlung geändert
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungen' die Schritte zur Eingabe einer manuellen
Zahlung ausführen.
2. Die zu ändernde Zahlung auswählen und 'Auswählen' anklicken.
3. Auf dem Formular 'Manuelle Zahlungen eingeben' den Betrag der Zahlung im Header
ändern.
4. Den Betrag im Detailbereich ändern, um diesen an die Änderung im Header
anzupassen, und anschließend 'OK' anklicken.
450
Der Betrag der Zahlung kann nicht größer als der offene Betrag der zu bezahlenden
Lieferantenrechnungen sein. Ist die ursprüngliche Zahlung für den vollen offenen
Betrag der Lieferantenrechnung, kann der Zahlungsbetrag reduziert, nicht jedoch
erhöht werden.
Vorsicht
Werden im Raster andere Informationen als der Betrag geändert, wird nicht die Zahlung
sondern die Lieferantenrechnung geändert. Dies kann dazu führen, dass die Zahlung nicht
gebucht wird. J.D. Edwards empfiehlt, dass die Zahlung gelöscht und neu eingegeben wird,
wenn Informationen für eine manuelle Zahlung geändert werden müssen.
Siehe auch
Manuelle Zahlungen abrufen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für Informationen
über das Abrufen von Zahlungen, die während der Verarbeitung manueller
Zahlungen erstellt wurden
Automatische Zahlungen und Lieferantenrechnungen stornieren im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für Informationen über das Stornieren von automatischen
Zahlungen und deren Lieferantenrechnungen in einem Schritt
Manuelle Zahlungen genehmigen und buchen
Erfordert ein Unternehmen vor dem Buchen die Genehmigung durch das Management,
müssen manuelle Zahlungen nach der Eingabe geprüft und genehmigt werden. Nach deren
Genehmigung können diese in das Hauptbuch gebucht werden.
Beim Buchen von Zahlungen werden in der Tabelle 'Kontenbuch' (F0911) Datensätze erstellt.
Manuelle Zahlungen zur Buchung freigeben
Unternehmen, die Buchungen von der Genehmigung durch das Management abhängig
machen, verwenden das Programm 'Journal prüfen', um manuelle Zahlungen zu prüfen und
freizugeben. Unternehmen, die keine Genehmigung durch das Management erfordern,
müssen dieses Programm nicht ausführen.
Voraussetzungen
Die Kreditorenbuchhaltungskonstante für die Eingabegenehmigung durch das
Management ist gemäß den Unternehmensanforderungen einzurichten.
451
Manuelle Zahlungen online prüfen
Im Menü 'Manuelle Zahlungen verarbeiten' (G0412) die Option 'Zahlungen prüfen'
auswählen.
Alle Programme zur Journalprüfung von J.D. Edwards funktionieren nach dem gleichen
Prinzip. Zur Prüfung und Freigabe manueller Zahlungen vor der Buchung wird ein
Prüfungsprogramm verwendet, das eine der folgenden Batch-Arten anzeigt:
•
Manuelle und annullierte Zahlungen mit Zuordnung (M)
•
Manuelle Zahlungen ohne Zuordnung (W)
Journal für manuelle Zahlungen drucken
Im Menü 'Manuelle Zahlungen verarbeiten' (G0412) die Option 'Manuelles Zahlungsjournal Bericht auswählen.
Das Zahlungsjournal bietet eine Alternative zum Prüfen von Zahlungen online. Dieses
Journal wird für Prüfungs- und Saldierungszwecke verwendet. Liegt ein Saldierungsproblem
im Hauptbuch vor, empfiehlt sich für die detaillierte Prüfung das gedruckte Journal.
Wurden die Transaktionen eines Batches noch nicht gebucht, weisen die Batch-Summen auf
einen unausgeglichenen Batch hin. Die Ursache liegt darin, dass für die Journalbuchung
noch keine Gegenbuchung erstellt wurde. Wenn die Zwischensummen nach dem Buchen der
Transaktionen auf einen unausgeglichenen Batch hinweisen, muss die Ursache gefunden
und der Fehler behoben werden.
Die für diesen Batch-Bericht erforderliche Verarbeitungszeit hängt vom Umfang der Historien
der Tabellen 'Kreditorenbuch' (F0411), 'Zugehörige KDT-Dokumente - Zusammenfassung'
(F0413) und 'Zugehörige KDT-Dokumente - Detail' ab.
Datenauswahl für das Journal für manuelle Zahlungen
Die DEMO-Versionen dieses Programms drucken die vollständigen Tabellen 'Zugehörige
KDT-Dokumente - Zusammenfassung' (F0413) und 'Zugehörige KDT-Dokumente - Detail'
(F0414). Die Auswahl kann mit Hilfe des Datums, der Benutzer-ID oder anderer Kriterien
eingegrenzt werden.
Die Benutzer-ID in diesem Programm kommt aus dem Zahlungsdatensatz. Wird die Auswahl
auf der Basis der Benutzer-ID eingegrenzt und die Lieferantenrechnung von einem Benutzer
eingegeben und von einem anderen beglichen, muss die ID des Benutzers gewählt werden,
der die Lieferantenrechnung beglichen hat.
Manuelle Zahlungen buchen
Im Menü 'Manuelle Zahlungen verarbeiten' (G0412) die Option 'Manuelle Zahlungen in
das HB buchen' auswählen.
Beim Buchen manueller Zahlungen werden im Hauptbuch für das Kreditorenkonto
Buchungen und Gegenbuchungen für Zahlungsanweisungen erstellt. Zahlungsdatensätze
werden mit der Dokumentart PN erstellt. Es werden normalerweise Journalbuchungen auf
der Sollseite des Kontos 'Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen' erstellt, für das
bei der Lieferantenrechnungseingabe ursprünglich eine Habenbuchung eingegeben wurde.
452
Wenn manuelle Zahlungen ohne eine Lieferantenrechnungszuordnung verbucht werden, wird
kein Gewinn-/Verlustdatensatz generiert. Eine solche Transaktionsart wird vom System als
eine Lieferantenrechnungs-/Zahlungskombination betrachtet.
Alle Buchungsprogramme von J.D. Edwards funktionieren nach demselben Prinzip. Für jede
der zwei manuellen Zahlungsarten besteht eine Version:
•
Zahlungen mit Lieferantenrechnungszuordnung (Batch-Art M)
•
Zahlungen ohne Lieferantenrechnungszuordnung (Batch-Art W)
Siehe auch
Informationen über das Buchen von Lieferantenrechnungsdaten
Manuelle Zahlungen verarbeiten im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für
Informationen über die Eingabe, Änderung und Stornierung manueller Zahlungen
Voraussetzungen
Sollen nicht gebuchte manuelle Zahlungen gelöscht werden, muss für die
Programme 'Zahlungen mit Lieferantenrechnungszuordnung' oder 'Zahlungen ohne
Lieferantenrechnungszuordnung' (beide P0413M) sichergestellt werden, dass die
Verarbeitungsoption 'Nicht gebuchte manuelle Zahlungen löschen' auf dem Register
'Verarbeitung' des Programms P0413M so eingestellt ist, dass Zahlungen gelöscht
werden können.
Manuelle Zahlungen löschen und stornieren
Das Programm 'Zahlungseingabe stornieren' (P0413M) kann verwendet werden, wenn eine
manuelle Zahlung mit Lieferantenrechnungszuordnung oder eine manuelle Zahlung ohne
Lieferantenrechnungszuordnung gelöscht werden muss. Um eine Zahlung aus dem System
zu entfernen, kann diese entweder storniert oder gelöscht werden. Im Gegensatz zur
Löschung wird durch die Stornierung ein Prüfungspfad erstellt.
Wurde eine manuelle Zahlung gebucht, kann die Zahlung nur storniert werden. Bei der
Stornierung der gebuchten manuellen Zahlung geschieht Folgendes:
•
Der Zahlungs-Batch wird geöffnet, indem der Batch-Status wieder auf 'Genehmigt'
geändert wird, so dass die Stornobuchung vorgenommen werden kann.
•
Die mit der Zahlung verbundenen Lieferantenrechnungen werden geöffnet, indem
der Zahlungsstatus wieder auf A geändert wird und das Feld 'Offener Betrag' mit dem
ursprünglichen offenen Betrag belegt wird.
Ist eine manuelle Zahlung nicht gebucht, kann die Zahlung storniert oder gelöscht werden.
Soll jedoch für alle manuellen Zahlungen ein Prüfungspfad erstellt werden, kann verhindert
werden, dass die Löschung nicht gebuchter Zahlungen ausgeführt wird, indem die
Verarbeitungsoption 'Nicht gebuchte manuelle Zahlungen löschen' des Programms
'Zahlungen mit Lieferantenrechnungszuordnung' verwendet wird. Wird in dieser
Verarbeitungsoption 1 eingegeben, können nicht gebuchte Zahlungen gelöscht werden.
Bleibt diese Verarbeitungsoption leer, wird eine Fehlermeldung generiert, wenn versucht
wird, eine nicht gebuchte manuelle Zahlung zu löschen.
453
Bei der Stornierung einer nicht gebuchten manuellen Zahlung geschieht Folgendes:
•
Es werden die Einträge für die Zahlung und die Stornobuchungen erstellt, wenn die
Zahlung gebucht wird.
•
Bei der Löschung einer nicht gebuchten manuellen Zahlung geschieht Folgendes:
•
Die Zahlungsdatensätze werden vollständig aus dem System gelöscht.
•
Mit der Zahlung verbundene Lieferantenrechnungen stornieren
Wird eine manuelle Zahlung zur Stornierung ausgewählt, können die verbundenen
Lieferantenrechnungen gleichzeitig storniert werden. Für die Stornierung der verbundenen
Lieferantenrechnungen gelten die folgenden Richtlinien:
•
Sind die Zahlung und die Lieferantenrechnungen nicht gebucht, wird die Zahlung
storniert und die Lieferantenrechnung wird gelöscht.
•
Ist die Zahlung gebucht, die Lieferantenrechnungen sind jedoch nicht gebucht, wird
die Zahlung storniert und die folgende Fehlermeldung wird generiert: Mindestens
eine Lieferantenrechnung nicht stornierbar Mit diesem Fehler wird verhindert, dass
Lieferantenrechnungen, die mit der stornierten Zahlung verbunden sind, gelöscht
werden. Somit wird auch verhindert, dass für eine Zahlung, nicht aber für die
verbundenen Lieferantenrechnungen ein Prüfungspfad erstellt wird.
•
Ist die Zahlung nicht gebucht, die Lieferantenrechnungen sind jedoch gebucht,
werden die Zahlung und die Lieferantenrechnungen storniert.
Anmerkung
Wird eine nicht gebuchte Zahlung gelöscht, können die Lieferantenrechnungen nicht
gleichzeitig storniert werden. Der Benutzer muss die Lieferantenrechnungen zu einem
späteren Zeitpunkt stornieren.
Programm 'Zahlung ohne Zuordnung' für das Stornieren manueller Zahlungen
verwenden
Neben der Verwendung des Programms 'Zahlungseingabe stornieren' (P0413M) kann auch
das Programm 'Zahlungen ohne Lieferantenrechnungszuordnung' (P0411) verwendet
werden, um eine manuelle Zahlung ohne Lieferantenrechnungszuordnung zu stornieren.
Wird eine Zahlung mit dem Programm 'Zahlungen ohne Lieferantenrechnungszuordnung'
(P0411) storniert, ist die Option für die gleichzeitige Stornierung der Lieferantenrechnungen
immer aktiviert.
Der Buchungsstatus der Zahlung und der Lieferantenrechnungen ist für eine Zahlung ohne
Lieferantenrechnungszuordnung immer gleich, da die Lieferantenrechnungen zum gleichen
Batch gehören.
454
Sind die Zahlung und die Lieferantenrechnungen nicht gebucht, geschieht Folgendes:
•
Die Zahlung wird storniert und es werden Stornobuchungen erstellt.
•
Anmerkung
Ist die Verarbeitungsoption 'Nicht gebuchte manuelle Zahlungen löschen' des
Programms 'Zahlungen mit Lieferantenrechnungszuordnung' leer, werden die
Lieferantenrechnung und die Zahlung gelöscht.
Sind die Zahlung und die Lieferantenrechnungen gebucht, geschieht Folgendes:
►
•
Die Zahlung wird storniert und es werden Stornobuchungen erstellt.
•
Die Lieferantenrechnungen werden storniert und es werden Stornobuchungen
erstellt.
So werden manuelle Zahlungen gelöscht
Im Menü 'Manuelle Zahlungen verarbeiten' (G0412) die Option 'Zahlungseingabe
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungen' die Schaltfläche 'Suchen' anklicken, um
alle Zahlungen anzuzeigen, oder beliebig viele der folgenden Felder ausfüllen, um
die Anzahl der angezeigten Dokumente einzugrenzen und 'Suchen' anklicken:
•
Lieferantennummer
•
Zahlungsnr.
•
Bankkontonummer
•
Anfangsdt.
•
Enddatum
2. Die zu stornierende Zahlung auswählen und 'Löschen' anklicken.
3. Um die Löschung zu bestätigen, auf dem Formular 'Löschen bestätigen' die
►
So werden manuelle Zahlungen storniert
Im Menü 'Manuelle Zahlungen verarbeiten' (G0412) die Option 'Zahlungseingabe
die Anzahl der angezeigten Dokumente einzugrenzen und 'Suchen' anklicken:
•
Lieferantennummer
•
Zahlungsnr.
•
Bankkontonummer
455
•
Anfangsdt.
•
Enddatum
2. Die zu stornierende Zahlung auswählen und anschließend im Menü 'Zeile' die Option
'Zahlung stornieren' auswählen.
3. Auf dem Formular 'Zahlungen stornieren' sicherstellen, dass das Datum im folgenden
Feld korrekt ist und nach Bedarf das Datum ändern:
•
Storno.-HB-Dt.
4. Sollen die zugehörigen Lieferantenrechnungen storniert werden, muss die folgende
Option aktiviert werden:
•
Lief.-Rg. storn.
5. 'OK' anklicken.
6. Um die Stornierung zu bestätigen, auf dem Formular zum Bestätigen der Stornierung
die Schaltfläche 'OK' anklicken.
►
So werden manuelle Zahlungen mit dem Programm 'Zahlungen ohne
Lieferantenrechnungszuordnung' storniert
Im Menü 'Manuelle Zahlungen verarbeiten' (G0412) die Option 'Zahlungen ohne
1. Auf dem Formular 'Lieferantenbuch abfragen' im Menü 'Formular' die Option
'Zahlungen abfragen' auswählen.
die Anzahl der angezeigten Zahlungen einzugrenzen und 'Suchen' anklicken:
•
Lieferantennummer
•
Zahlungsnr.
•
Bankkontonummer
•
Anfangsdt.
•
Enddatum
3. Die zu stornierende Zahlung auswählen und anschließend im Menü 'Formular' die
Option 'Zahlung stornieren' auswählen.
4. Auf dem Formular 'Zahlung stornieren' sicherstellen, dass das Datum im folgenden
Feld korrekt ist und nach Bedarf das Datum ändern und 'OK' anklicken:
•
Storno.-HB-Dt.
5. Um die Stornierung zu bestätigen, auf dem Formular zur Bestätigung der Stornierung
die Schaltfläche 'OK' anklicken.
456
Lieferantenbuch- und
Lieferantenzahlungsinformationen
Soll die Transaktionshistorie eines Lieferanten geprüft werden, können dazu die
Informationen des Lieferantenbuchs und der Lieferantenzahlungen herangezogen werden.
Unter Umständen müssen bei der Kreditorenverarbeitung Informationen zur
Lieferantenrechnung und Zahlung eines bestimmten Lieferanten eingesehen werden. Hierzu
müssen mit dem Formular 'Lieferantenbuch abfragen' im Lieferantenbuch die folgenden
Informationen geprüft werden:
•
Offene Restbeträge einer Lieferantenrechnung
•
Informationen zu Rechnung, Konto und Einkaufsauftrag
•
Zahlungsstatus oder Buchungscode einer Lieferantenrechnung
•
Rechnungsdetails und entsprechende Journalbuchungsinformationen
•
Bisheriges Zahlungsverhalten
Unter Umständen ist es erforderlich, die Zahlungshistorie eines Lieferanten einzusehen.
Hierzu muss auf dem Formular 'Lieferantenbuch abfragen' eine Zeile ausgewählt werden und
im Menü 'Zeile' die Option 'Zahlungshistorie' ausgewählt werden, um die folgenden
Informationen zu prüfen:
•
Zahlungsdetails und entsprechende Journalbuchungsinformationen
•
Zusammengefasste Zahlungsinformationen
•
Kreditorenbuchinformationen
Lieferantenbuchinformationen prüfen
Um die Fragen eines Lieferanten über ein Konto oder bestimmte Transaktionen rasch
beantworten zu können, müssen Informationen schnell abrufbar sein. Je nachdem, an
welcher Stelle der Kreditorenverarbeitung sich die Lieferantenrechnung befindet, kann das
Lieferantenbuch verwendet werden, um allgemeine oder spezifische Zahlungsinformationen
für diese Lieferantenrechnung zu prüfen. Für die Zahlungshistorie kann entweder direkt das
Lieferantenbuch geprüft werden, oder es kann dem Lieferanten mit Self-Service ein
begrenzter Einblick in die Lieferanteninformationen gewährt werden.
Allgemeine Lieferantenrechnungsinformationen prüfen
Lieferantenrechnungsdetails, die dem Benutzer zur Verfügung gestellt werden, umfassen den
möglichen Skonto, Steuergebiete und -beträge und HB-Konten, Beträge und
Beschreibungen. Die zusammengefassten Informationen umfassen die
Lieferantenrechnungsbruttobeträge und die offenen Beträge, die Rechnungsnummern und
Daten sowie die Einkaufsauftragsnummern.
Das Programm 'Lieferantenrechnungsstandardeingabe' (P0411) zeigt die Informationen der
Tabellen 'Kreditorenbuch' (F0411) und 'Kontenbuch' (F0911) an.
Um Lieferantenrechnungsinformationen prüfen zu können, muss der Benutzer mit dem
Abrufen von Lieferantenrechnungen vertraut sein.
457
Siehe auch
Verarbeitungsoptionen: Lieferantenrechnungsstandardeingabe (P0411) im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für Informationen über die verfügbaren Auswahloptionen der
Detaillierte Lieferantenrechnungsinformationen prüfen
Das Prüfen von Lieferantenrechnungsdetails umfasst die Informationen über Skonto,
Fälligkeitsdatum, Steuern und HB-Umlage. Es kann ebenfalls der Zahlungs- und
Buchungsstatus einer Lieferantenrechnung sowie die erforderliche Sonderbearbeitung für
Dienstleistungen oder importierte Güter festgelegt werden.
►
So werden Lieferantenrechnungsdetailinformationen geprüft
3. Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungs-/Zahlungsinformationen eingeben' den
Rechnungsposten auswählen, der geprüft werden soll.
'Zeile' die Option 'Detail' auswählen, um die Details eines Rechnungspostens
auszuwählen.
5. Auf dem Formular 'Rechnungsposten der Lieferantenrechnung - Detail' die Details
des Rechnungspostens prüfen und 'OK' anklicken.
'Formular' die Option 'HB-Umlage' auswählen, um die Journalbuchung für eine
Lieferantenrechnung zu prüfen.
458
Zusammengefasste Lieferantenrechnungsinformationen prüfen
Für die Prüfung von Lieferantenrechnung auf einer höheren Ebene kann die Funktion der
Lieferantenrechnungszusammenfassung verwendet werden. Mit der
Lieferantenrechnungszusammenfassung können Informationen, wie z.B. Rechnungsdatum
und -nummer, offene Beträge und Bruttobeträge sowie Einkaufsauftragsnummern abgerufen
werden.
►
So werden zusammengefasste Lieferantenrechnungsinformationen geprüft
2. Die zu prüfende Lieferantenrechnung auswählen.
3. Im Menü 'Zeile' die Option 'Zusammenfassen' auswählen.
Lieferantenrechnungs-/Zahlungshistorie prüfen
Die Lieferantenrechnungs-Zahlungshistorie kann entweder direkt im Lieferantenbuch geprüft
werden, oder es kann die Lieferanten-Self-Service-Anwendung aktiviert werden.
Sollen alle mit einer bestimmten Zahlung beglichenen Lieferantenrechnungen geprüft
werden, kann deren Zahlungshistorie geprüft werden. Beispielsweise kann geprüft werden,
wann eine Lieferantenrechnung beglichen wurde und wie hoch die geleistete Zahlung
gewesen ist. Darüber hinaus können weitere Informationen geprüft werden, wie z.B.:
•
Bankkontoinformationen
•
Skontoinformationen
459
►
So wird die Lieferantenrechnungs-Zahlungshistorie geprüft
1. Auf dem Formular 'Lieferantenbuch abfragen' zum Eingrenzen der Suche beliebig
viele der folgenden Felder ausfüllen und 'Suchen' anklicken:
•
Lieferanten-Nr.
•
Datum - Von
•
Bis
•
Batch-Nr.
2. Eine der folgenden Optionen anklicken, um die angezeigten Dokumente nach Datum
einzugrenzen:
•
Rg.
•
HB
3. Die folgende Option anklicken, um nur wiederkehrende Lieferantenrechnungen
anzuzeigen:
•
Wiederk.
4. Die Option 'Zusammenfassen' anklicken, um die Rechnungsposten im
zusammengefassten Format anzuzeigen.
Wird dieser Schritt nicht ausgeführt, werden die Rechnungsposten im Detailformat
angezeigt, wobei für jeden Rechnungsposten eine Zeile verwendet wird.
5. Eine der folgenden Optionen anklicken, um die Anzeige der Dokumente nach
Zahlungsstatus einzugrenzen:
•
Begl.
•
Offen
•
Einbehalten
•
Alle
6. 'Suchen' anklicken, um die Dokumente anzuzeigen, die den Auswahlkriterien
entsprechen.
7. Die zu prüfende Lieferantenrechnung auswählen.
8. Im Menü 'Zeile' die Option 'Zahlungshistorie' auswählen.
460
9. Beliebig viele der folgenden Felder prüfen:
•
Zlg.-Art
•
Zlg.-Nr.
•
Zlg.-Datum
•
Zahlungsempfänger
•
Zahlungsbetrag
•
Beanspr. Skonto
•
Buch.-Code
Note
Die Datensätze der tatsächlich stornierten Zahlungen (PO) können nur auf dem Formular
'Arbeiten mit Rechnungspostenhistorie' angezeigt werden.
461
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Lieferanten-Nr.
Von
Bis
Batch-Nr.
Rg.
HB
Wiederk.
Glossar
Das Datum, das als Auswahlkriterium verwendet werden soll.
Das Datum, das als Auswahlkriterium verwendet werden soll.
Mit dieser Nummer wird eine Gruppe von Transaktionen
gekennzeichnet, die als Einheit verarbeitet und ausgeglichen werden.
Bei der Eingabe eines Batches kann eine Batch-Nummer entweder
manuell oder mit der automatischen Nummernvergabe zugeordnet
werden.
Mit dieser Option wird die bei der Eingabe eines Anfangs- und
Enddatumsbereichs verwendete Datumgsart angezeigt. Beispiel:
Rechnungsdatum, HB-Datum und Kontoauszugsdatum.
Mit dieser Option werden nur wiederkehrende Lieferantenrechnungen
angezeigt. Gültige Werte:
Ein
Nur wiederkehrende Lieferantenrechnungen werden angezeigt.
Zus.-fass.
Aus
Wiederkehr ist kein AuswahlkriteriumMit dieser Option wird festgelegt, ob Lieferantenrechnungen im
Zusammenfassungs- oder im Detailmodus angezeigt werden sollen.
Gültige Werte:
Ein - Es wird eine zusammengefasste Version des ausgewählten
Datensatzes angezeigt. Wird beispielsweise eine Lieferantenrechnung
ausgewählt, die zwei Rechnungsposten hat, wird eine Zeile als
Zusammenfassung der zwei Rechnungsposten angezeigt.
Aus - Alle Datensätze anzeigen. Es werden alle Rechnungsposten,
Zeilennummern, etc. angezeigt.
462
Alle
angegeben.
Codebeispiele:
P - Bezahlt
R - Rücklage
Zlg.-Art
Zlg.-Nr.
Dieser anwenderspezifische Code (00/DT) kennzeichnet die Art des
Dokuments, das dem ursprünglichen Dokument zugeordnet wird.
z. B. einer
- wie z. B.
haben.
vorkommen:
o Zahlungsnummer
o Zulieferernummer
o Bankkontonummer
Zlg.-Datum
Das Datum einer Zahlung oder das Datum, an dem ein
Zahlungseingang eingegeben wurde.
In der Kreditorenbuchhaltung ist das das manuelle Zahlungsdatum und
das HB-Datum, die beim Buchen von Zahlungen verwendet werden.
Anhand dieses Datums wird bei Fremdwährungszahlungen in der
Tabelle 'Wechselkurse' (F0015) der Wechselkurs abgerufen.
Zahlungsempfänger
In der Debitorenbuchhaltung ist das das Scheckdatum oder das Datum,
das beim Zahlungseingang eingegeben wird. Das
Zahlungseingangsdatum wird nur zur Informations- und
Reportingzwecken eingegeben.
463
Zahlungsbetrag
Beanspr. Skonto
Buch.-Code
Zahlungsbetrag.
wurde.
Der Betrag, der von einer Rechnung oder Lieferantenrechnung
subtrahiert wird, wenn bis zu einem bestimmten Datum bezahlt wird. Der
beanspruchte Skonto muss nicht mit dem möglichen Skonto identisch
sein.
Mit diesem Code wird bestimmt, ob Transaktionen gebucht werden
können.
Gültige Werte:
Leer - Nicht gebuchte Transaktionen
D - Gebuchte Transaktionen
P - Gebuchte oder gerade gebuchte Transaktionen. Je nach
Transaktionsart hat dieser Code unterschiedliche Bedeutungen.
Wird der Code einem Datensatz in der Tabelle 'Kontenbuch' (F0911)
zugeordnet, wurde die Transaktion gebucht. Wird der Code einer
anderen Transaktion zugeordnet, wurde versucht, den Datensatz zu
buchen. Diese Buchung ist jedoch aufgrund eines aufgetretenen Fehlers
fehlgeschlagen.
M - Muster. Die Transaktion ist eine Musterjournalbuchung.
Lieferanten-Self-Service
Durch die Aktivierung der Anwendung 'Lieferanten-Self-Service' wird den Lieferanten ein
begrenzter Zugriff auf Lieferantenrechnungs- und Zahlungsinformationen gewährt. Der
Lieferanten-Self-Service ermöglicht es dem Lieferanten, Zahlungsfragen selber abzuklären,
ohne die Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens einschalten zu müssen.
Um die Anwendung 'Lieferanten-Self-Service' zu aktivieren, muss auf dem Register
'Verarbeiten' in die Verarbeitungsoption 'Lieferanten-Self-Service-Modus' 1 eingegeben
werden. Durch diese Auswahl wird die Adressbuchnummer des Lieferanten aus dem
Datensatz 'Benutzerprofil' abgerufen. Mit der Adressbuchnummer wird gesteuert, welche
Lieferantenrechnungs- und Zahlungsinformationen für den Lieferanten verfügbar sind.
Wenn ein Lieferant auf die Web-Seite zugreift, wird zuerst ein Zahlungsabfrageformular
angezeigt. Der Lieferant kann entweder alle Lieferantenrechnungen abrufen oder die Suche
so eingrenzen, dass Lieferantenrechnungen nach Status Beglichen, Offen oder Einbehalten
abgerufen werden. Je nach den vom Lieferanten ausgewählten Auswahlkriterien werden in
der detaillierten Lieferantenrechnungsanzeige die folgenden Felder angezeigt:
•
Fälligkeitsdatum
•
Bruttobetrag
•
Offener Betrag
•
Rechnungsnummer
464
Um bestimmte Zahlungsinformationen für eine Lieferantenrechnung einzusehen, kann der
Lieferant über das Menü 'Zeile' die Zahlungshistorie aufrufen. Auf diesem Formular werden
nur bestimmte Felder angezeigt, einschließlich:
•
Zahlungsart
•
Zahlungsnummer
•
Zahlungsdatum
•
Zahlungsempfänger
•
Zahlungsbetrag
•
Alle internen Kreditoreninformationen und Geschäftsabläufe können vom Lieferanten nicht
eingesehen werden. Lieferanten haben beispielsweise keinen Zugriff auf
Bankkontonummern, Lieferanten-Batch-Daten und HB-Kontoinformationen.
Lieferantenzahlungsinformationen prüfen
Um die Zahlung an einen Lieferanten oder die Lieferantenzahlungshistorie zu prüfen, müssen
Informationen schnell abrufbar sein. Das Prüfen von Lieferantenrechnungsinformationen
umfasst:
•
Zahlungen abrufen
•
Zahlungen prüfen
•
Zusammengefasste Zahlungsinformationen prüfen
Zahlungen abrufen
Um Zahlungsinformationen zu prüfen, muss zuerst eine Liste aller den Auswahlkriterien
entsprechenden Zahlungen abgerufen werden. Aus dieser Liste wird die zu prüfende Zahlung
ausgewählt.
Lieferantenzahlungsinformationen werden in den Tabellen 'Zugehöriges KDT-Dokument Zusammenfassung' (F0413) und 'Zugehöriges KDT-Dokument - Detail' (F0414) gespeichert.
►
So werden Zahlungen abgerufen
'Lieferantenzahlungen abfragen' auswählen.
Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungen' die Schaltfläche 'Suchen' anklicken, um alle
Zahlungen anzuzeigen, oder beliebig viele der folgenden Felder ausfüllen, um die Anzahl
der angezeigten Dokumente einzugrenzen:
•
Lieferantennummer
•
Zahlungsnr.
•
Bankkontonummer
•
Anfangsdt.
•
Enddatum
465
Zahlungen prüfen
Für eine bestimmte Zahlung können Informationen (z.B. Rechnungsnummer des Lieferanten
oder Nummer der Lieferantenrechnung) geprüft werden. Auf dem Formular 'Manuelle
Zahlungen eingeben' können sowohl manuelle als auch automatische Zahlungen geprüft
werden.
►
So werden Zahlungen geprüft
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungen' die Schritte zum Abrufen einer Zahlung
ausführen.
2. Die Zahlung auswählen und 'Auswählen' anklicken.
3. Auf dem Formular 'Manuelle Zahlungen eingeben' die an die Zahlung gebundene
Lieferantenrechnung auswählen.
4. Im Menü 'Zeile' die Option 'Lief.-Rg.-Detail' auswählen.
'Formular' die Option 'HB-Umlage' auswählen, um die Journalbuchung der
Zusammengefasste Zahlungsinformationen prüfen
Mit Hilfe der zusammengefassten Zahlungsinformationen können Zahlungen schnell geprüft
werden, ohne dass sie aufgerufen werden müssen. Unter Umständen muss das Bankkonto,
aus dem die Zahlung vorgenommen wird, oder der Zahlungsbetrag bestätigt werden.
Wird eine Zahlung mit einem der Abstimmungsprogramme des Systems 'Finanzbuchhaltung'
abgestimmt, wird auf dem Formular 'Zahlungszusammenfassung' neben dem Feld
'Zahlungsdatum' der Zahlung das Wort 'Abgestimmt' angezeigt.
Siehe auch
Kontenabstimmung im Handbuch Finanzbuchhaltung für weitere Informationen über
die Abstimmung von Zahlungen
►
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Zahlungen' die Schritte zum Abrufen einer Zahlung
ausführen.
2. Die Zahlung auswählen.
3. Im Menü 'Zeile' die Option 'Zahlungszusammenfassung' auswählen.
466
Verarbeitungsoptionen: KDT - Manuelle Zahlungen (P0413M)
Mit diesen Verarbeitungsoptionen werden die Standardvorgaben festgelegt.
angezeigt werden.
Gültige Werte:
Leer
1
467
Gültige Werte:
Leer
1
468
eingegeben wird.
Gültige Werte:
Leer
1
Register 'Anzeige'
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob das Feld 'Wertstellungsdatum' angezeigt
wird.
Gültige Werte:
Mit diesen Verarbeitungsoptionen werden Grenzen für die automatische Verarbeitung
festgelegt.
469
1 = Option anzeigen
Gültige Werte:
Leer
1
Gültige Werte:
Leer
1
470
Gültige Werte:
Leer
1
Gültige Werte:
Leer
1
471
Prüfungspfad.
Register 'Währung'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen werden Standardvorgaben für die Währungsverarbeitung
festgelegt.
472
Gültige Werte:
Leer
aktivieren.
1
Gültige Werte:
Leer
akzeptiert.
1
473
Register 'Drucken'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen werden Standardvorgaben für den Zahlungsdruck
festgelegt.
1. Zahlungsmittel
474
festgelegt.
verwendet.
Gültige Werte:
475
drucken' geöffnet.
Mit dieser Verarbeitungsoption werden Einschränkungen für die Stornierung von
Lieferantenrechnungen, die mit Einkaufsaufträgen erstellt wurden, festgelegt.
2 = Fehler anzeigen
Gültige Werte:
angezeigt.
Register 'Abfragen'
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob die Optionen 'OK' und 'Löschen' auf dem
Formular 'Manuelle Zahlungen eingeben' bei der Prüfung von Zahlungen deaktiviert werden.
476
Gültige Werte:
Leer
deaktivieren.
1
deaktivieren.
477
Kreditorenwechsel verarbeiten
weltweit verwendet. Bei der Verarbeitung einer Lieferantenrechnung für Wechselzahlungen
wird der Zahlungsempfänger anhand des Wechseldokuments benachrichtigt, dass die Bank
der zahlenden Partei den Wechsel verarbeitet und die Gelder an einem festgelegten Datum
überweisen wird.
Nachdem die Bank den Wechsel verarbeitet hat und die Schuld beglichen wurde, verwendet
das Unternehmen, das den Wechsel ausgestellt hat, das Programm 'KDT-Wechsel
abfragen/auswählen' (P04260), um den eingelösten Wechsel zu schließen und das
Programm 'Wechselverbindlichkeiten buchen' (R04803), um den geschlossenen Wechsel zu
buchen.
Siehe auch
Zahlungen ausstellen für Informationen über das Ausstellen von Zahlungen
KDT-Buch aktualisieren für Informationen über die Aktualisierung des KDT-Buchs
Wechselverbindlichkeiten (PD) für Informationen über das Einrichten von ABAs für
Kreditorenwechsel
Eingelöste Wechsel verarbeiten
Wegen den gesetzlichen Haftungsbestimmungen unterscheiden sich die Schritte der
Wechselverarbeitung von denen der automatischen Zahlungsverarbeitung. Für Wechsel wird
auch ein besonderer Satz an Zahlungsstatuscodes verwendet. Die folgenden Themen
beschreiben die Schritte und die mit ihnen verbundenen Zahlungsstatus der
Wechselverarbeitung.
Wechsel erstellen
Die Erstellung eines Wechsels umfasst die Änderung der ursprünglichen
Lieferantenrechnung in ein ursprüngliches Wechseldokument und die Zuordnung des
Zahlungsstatus 'D' (Akzeptierter Wechsel). Um einen Wechsel zu erstellen, werden
bestimmte Funktionen der Zahlungsausstellung und der Aktualisierung des Kreditorenbuchs
aus der Verarbeitung automatischer Zahlungen übernommen.
Mit den Zahlungsausstellungsschritten wird Folgendes ausgeführt:
•
Der Folgestatus der Zahlungsgruppe wird von WRT (Write/Ausstellen) auf UPD
(Update/Aktualisieren) geändert.
•
Zahlungen werden anhand der Kontrolldaten für Zahlungsgruppen gedruckt.
478
Mit der Aktualisierung von Zahlungen im Kreditorenbuch wird Folgendes ausgeführt:
•
Es wird ein zugehöriges Dokument mit der Dokumentart 'P1' (Lieferantenrechnung
schließen) erstellt.
•
Es wird ein Originaldokument mit der Dokumentart 'P1' und dem Zahlungsstatus 'D'
(Wechsel angenommen) erstellt. Bei diesem Dokument handelt es sich um den
Wechsel, der die Originallieferantenrechnung ersetzt.
Wechsel schließen
Nach der Erstellung eines Wechsels wird das Dokument an die Bank geschickt. Wurde ein
Wechsel eingelöst, wird er ausgewählt und in das Hauptbuch gebucht. Um einen Wechsel zu
schließen, muss dieser mit dem Programm 'KDT-Wechsel abfragen/auswählen' (P04260)
ausgewählt werden. Beim Auswählen wird der Zahlungsstatus des Wechsels von 'D'
(Wechsel angenommen) auf '#' (Wechsel ausgewählt) geändert.
Dieser Schritt wird bei der automatischen Zahlungsverarbeitung nicht ausgeführt.
Geschlossene Wechsel buchen
Nachdem ein Wechsel eingelöst und geschlossen wurde, wird er in das Hauptbuch gebucht.
Der Zahlungsstatus wird von '#' (Wechsel ausgewählt) auf 'P' (Wechsel eingelöst) geändert.
Anschließend werden Journalbuchungen gebucht, die für das Konto
'Wechselverbindlichkeiten' eine Sollbuchung und für das Bankkonto der Verbindlichkeiten
eine Habenbuchung erstellen.
Dieser Schritt wird bei der automatischen Zahlungsverarbeitung nicht ausgeführt.
Eingelöste Wechsel schließen
Wenn aus dem Kontoauszug oder aufgrund des Fälligkeitsdatums ersichtlich ist, dass ein
Wechsel eingelöst wurde, wird er geschlossen. Dadurch wird es möglich, den Wechsel in das
Hauptbuch zu buchen.
Die zu schließenden Wechsel werden aus einer Liste mit an ein bestimmtes Bankkonto
gebundenen Wechseln ausgewählt. Wird ein Wechsel geschlossen, wird dessen
Zahlungsstatus von 'Angenommen' auf 'Ausgewählt' geändert. Nachdem der Wechsel auf
diesen Status gesetzt wurde, kann er in das Hauptbuch gebucht werden. Dadurch wird der
Zahlungsstatus auf 'Eingelöst' geändert.
►
So wird ein eingelöster Wechsel geschlossen
Im Menü 'Automatische Zahlungen verarbeiten' (G0413) die Option 'Wechsel
abfragen/auswählen' auswählen.
479
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit KDT-Wechsel - Abfragen/Auswählen' das folgende
Feld ausfüllen und 'Suchen' anklicken:
•
Bankkonto
2. Um die Suche auf Wechsel zu beschränken, die abgeschlossen werden können,
kann in der Query-By-Example-Zeile in der folgenden Spalte den Wert 'D'
eingegeben werden.
•
Zlg.-Sts.
3. Den zu schließenden Wechsel auswählen.
4. Im Menü 'Zeile' die Option 'Auswählen' auswählen, um den Zahlungsstatus von
'Angenommen' auf 'Ausgewählt' zu ändern.
Vor der Buchung von Wechseln können geschlossene Wechsel geprüft und
Änderungen vorgenommen werden. Um den Status eines Wechsels von Ausgewählt
(Geschlossen) wieder auf 'Angenommen' (Nicht geschlossen) zu ändern, muss der
Wechsel ausgewählt werden. Anschließend kann im Menü 'Zeile' die Option
'Auswahl aufheben' ausgewählt werden.
480
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Zlg.-Sts.
Glossar
angegeben.
Codebeispiele:
P - Bezahlt
R - Rücklage
►
So werden geschlossene Wechsel gebucht
Im Menü 'Automatische Zahlungen verarbeiten' (G0413) die Option 'Fällige Wechsel
buchen' auswählen.
Nachdem Wechsel eingelöst und geschlossen wurden, können sie gebucht werden, um das
Hauptbuch mit den endgültigen Zahlungsinformationen zu aktualisieren.
Zum Buchen der Wechsel wird ein Batch-Programm verwendet, mit dem alle Wechsel mit
dem Zahlungsstatus '#' (Wechsel ausgewählt) auswählt werden; mit diesem Zahlungsstatus
werden geschlossene Wechsel angegeben. Das Programm verwendet den ABA-Posten
'PDx', um Journalbuchungen zu erstellen und zu buchen. Im Konto
'Wechselverbindlichkeiten' wird eine Sollbuchung und im Bankkonto der Verbindlichkeiten
eine Habenbuchung erstellt. Der Zahlungsstatus des Wechsels wird dadurch auf 'P' (Wechsel
eingelöst) geändert und ein Buchungsbericht wird erstellt.
Vier DEMO-Versionen sind verfügbar:
Ausgewählte
Lieferantenwechsel
buchen - Prüfbericht
Diese Version führt einen Prüfbericht aus, der alle Wechsel
anzeigt, die auf dem Formular 'KDT-Wechsel
abfragen/auswählen' zum Buchen ausgewählt wurden.
Ausgewählte
Lieferantenwechsel
buchen Abschlussbericht
Diese Version ist der Prüfversion ähnlich, mit der Ausnahme,
dass die Wechsel in das Hauptbuch gebucht werden.
481
Lieferantenwechsel
Diese Version führt einen Prüfbericht aus, der alle Wechsel
nach Fälligkeit buchen - anzeigt, die an dem festgelegten Datum zur Zahlung anstehen.
Prüfbericht
Lieferantenwechsel
Diese Version ist der Prüfversion ähnlich, mit der Ausnahme,
nach Fälligkeit buchen - dass die Wechsel in das Hauptbuch gebucht werden.
Abschlussbericht
Verarbeitungsoptionen: Wechselverbindlichkeiten buchen (R04803)
Journalbuchung
1. 1 eingeben, um Journalbuchungen zu erstellen. Bleibt das Feld leer (Standardvorgabe), wird lediglich
ein Bericht gedruckt.
Leer = Nur Bericht drucken
1 = Im endgültigen Modus ausführen
2. 1 eingeben um zusammengefasste Journalbuchungen zu erstellen. Bleibt das Feld leer
(Standardvorgabe), werden detaillierte Journalbuchungen für jeden Wechsel erstellt.
Steuerbehörde 4
Leer = Detailjournalbuchungen erstellen
1 = Zusammenfassungsjournalbuchungen
Batch
1. 1 eingeben, um die automatische Genehmigung des Journalbuchungs-Batch zu überschreiben.
Stattdessen wird das Genehmigungs-Setup der Batch-Verwaltung befolgt, das in den KDT-Konstanten
festgelegt wird.
Batch-Genehmigung überschreiben
Daten
1. Das zu verarbeitende Datum für 'Zahlung bis einschließlich' eingeben. Bleibt das Feld leer, wird das
Systemdatum nicht verwendet.
2. Das HB-Datum für die erstellten Journalbuchungen eingeben. Bleibt das Feld leer, wird das
Währung
1. Den vorrangigen Wechselkurs eingeben.
Anmerkung: Auswahlkriterien müssen den Währungscode enthalten, wenn ein Wechselkurs eingegeben
wird.
Leer = Kurs von den Wechselkursinformationen ableiten
482
Beispiel: Wechsel bezahlen
Das folgende Diagramm zeigt wie Dokumentart und -nummer verwendet werden, um die
Buchungen gemäß der zugehörigen Originalrechnung zusammenzufassen. Die Tabelle zeigt
einen Wechsel, der mehrere Lieferantenrechnungen ersetzt. Jede Zeile repräsentiert einen
neuen Datensatz in den Tabellen der Kreditorenbuchhaltung.
Handlung
Dokumentart
Dokumentnummer
Betrag
Lieferantenrechnung
eingeben
PV
PV
456
457
50.000
50.000
abschließen
PV
PV
456
457
50.000
50.000
Wechsel
erstellen
P1
155
100.000
Zugeordnete
Dokumentart
Zugeordnete
Dokumentnummer
P1
P1
155
155
Bezahlte Wechsel stornieren
In bestimmten Situationen ist es erforderlich, dass ein bereits bezahlter Wechsel storniert
werden muss. Dies könnte beispielsweise dann nützlich sein, wenn der Bericht 'Fällige
Wechsel buchen' (R04803) für einen bestimmten Wechsel aus Versehen ausgeführt wurde.
Um einen bezahlten Wechsel zu stornieren, müssen die folgenden Schritte ausgeführt
werden:
1. Der Wechsel mit dem Programm 'Zahlungseingabe stornieren' (P0413M) muss
storniert werden.
2. Es muss eine Journalbuchung eingegeben werden, um für das Bankkonto eine
Sollbuchung und für das Kreditorenkonto eine Habenbuchung zu erstellen.
Diese Buchung muss erstellt werden, da bei der Stornierung der Zahlung keine
automatische Stornobuchung erstellt wird.
483
Bezahlte Wechsel prüfen
Um einen Wechsel nach der Bezahlung zu prüfen, kann entweder das Programm
'Lieferantenbuch abfragen' (P0411) oder das Programm 'Lieferantenzahlungen abfragen'
(P0413M) verwendet werden.
Anmerkung
Da die Zahlungsnummer eines Wechsels von der Bank bestimmt wird, kann es vorkommen,
dass Wechsel von unterschiedlichen Lieferanten mit der gleichen Zahlungsnummer bezahlt
werden. Ist dies der Fall, werden bei der Suche nach Lieferantenrechnungen mit dem
Programm 'Lieferantenbuch abfragen' beim Abrufen eines bestimmten Wechsels alle
Transaktionen mit der gleichen Zahlungsnummer angezeigt. Dies geschieht, obwohl im
Header eine Lieferantennummer eingegeben wurde. Aus diesem Grund empfiehlt
J.D. Edwards, das Programm 'Lieferantenbuch abfragen' nicht für solche Abfragen zu
verwenden. Für die Prüfung weiterer Details für bezahlte Wechsel sollte das Programm
'Lieferantenzahlung abfragen' verwendet werden.
484
Standard- und Analyseberichte der
Kreditorenbuchhaltungsberichte werden zur effektiven Verwaltung von
Lieferanteninformationen gedruckt. So kann beispielsweise ein Bericht gedruckt werden, der
alle bezahlten Rechnungen für einen bestimmten Lieferanten enthält.
Das Ausdrucken von Standardberichten ermöglicht es, die in Lieferantenrechnungen
enthaltenen Informationen zu prüfen und zu verwalten, wie beispielsweise:
•
Offene Salden und Fälligkeit
•
Lieferantenhistorie
Das Ausdrucken von Analyseberichten ermöglicht es, die Zahlungsinformationen für einen
Lieferanten zu prüfen und zu analysieren, wie beispielsweise:
•
Zahlungsdetails
•
Zusammengefasste Zahlungsverzeichnisinformationen
•
Informationen über Doppelzahlungen
•
Offene DBT- und KDT-Beträge
•
Berechnete Beträge (Jahr bis dato)
•
HB-Kontendetails
Standardberichte der Kreditorenbuchhaltung drucken
Standardberichte werden zur Überprüfung und Verwaltung von KDT-Informationen (z.B.
Lieferantenrechnungen, offene Salden für Lieferanten und Gesamtzahlungsbeträge für einen
bestimmten Lieferanten) gedruckt.
Die Informationen in diesen Berichten werden mit Hilfe einer verknüpften Geschäftsübersicht
aus den Tabellen 'Adressbuchstamm'(F0101) und 'Kreditorenbuch' (F0411) abgerufen.
Die für diese Berichte benötigte Verarbeitungsdauer hängt vom Umfang der Historie in den
Tabellen 'Adressbuch' und 'Kreditorenbuch' ab. Die Berichte sollten außerhalb der
Hauptarbeitszeit gedruckt werden.
Offene KDT/Zusammenfassungsberichte drucken
Im Menü 'Kreditorenbuchhaltung - Berichte' (G0414) die Option 'Offene
KDT/Zusammenfassung' auswählen.
Für die Prüfung der Zusammenfassungsinformationen zu offenen
Lieferantenrechnungssalden und deren Fälligkeit kann einer der folgenden
Zusammenfassungsberichte ausgewählt werden:
•
KDT-Zusammenfassungsbericht
•
Stichtag - Offene KDT/Zusammenfassungsbericht
Der Benutzer bestimmt das Datum für die Fälligkeitsberechnung der Lieferantenrechnungen
sowie die Fälligkeitskategorien, die in diesen Zusammenfassungsberichten angezeigt
485
werden. Abhängig von den gewünschten Ergebnissen können die Fälligkeitsspezifikationen
auf eine der folgenden Arten eingerichtet werden:
Kreditorenbuchhaltungskonstanten
Die Fälligkeit wird anhand der
Kreditorenbuchhaltungskonstanten berechnet, in
denen die Anzahl an Tagen pro Zeitintervall für
die auf den Fälligkeitsberichten angezeigten
Spalten festgelegt wird. Beispielsweise können
30, 60, 90, 120 und mehr Tage festgelegt
werden.
Um die KDT-Konstanten des Systems zu prüfen,
kann im Menü 'Kreditorenbuchhaltungs-Setup'
die Option 'Kreditorenkonstanten' ausgewählt
werden.
Die Fälligkeitsberechnung beruht auf den
Verarbeitungsoptionen. Die
Verarbeitungsoptionen überschreiben die in den
Kreditorenkonstanten festgelegten Intervalle. Die
Fälligkeit kann nach Fälligkeitsdatum,
Rechnungsdatum oder HB-Datum sowie nach
einer der folgenden
Fälligkeitsberechnungsmethoden festgelegt
werden:
•
Fälligkeitstage
•
Rechnungsperioden
• Kalender
486
Verarbeitungsoptionen: Offene KDT/Zusammenfassung (R04413)
Anmerkung
Werden die Einstellungen auf diesem Register nicht geändert, werden die
Fälligkeitsspezifikationen aus den Kreditorenkonstanten abgerufen. Wenn die
Standardvorgabe der ersten Verarbeitungsoption auf 1 geändert wird, werden die auf diesem
Register eingegebenen Fälligkeitsspezifikationen verwendet.
1 - Die Fälligkeitsberechnung basiert auf dem Fälligkeitsdatum unter Verwendung der
Fälligkeitstage in der Tabelle 'Allgemeine Konstanten'.
2. Stichtag
die die einzelnen Transaktionen fallen. Bleibt das Feld leer, wird das aktuelle Datum mit
dem Datum der Lieferantenrechnung verglichen, um die Fälligkeitskategorie festzulegen.
3. Datumsart
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, welches Datum auf der
487
berechnen
Diese Werte werden ignoriert, wenn die Fälligkeitsspezifikations-Verarbeitungsoption so
eingerichtet ist, dass die Fälligkeitsspezifikationen aus den
Kreditorenbuchhaltungskonstanten abgerufen werden. Gültige Werte:
3 - Kalendermonate
Diese Verarbeitungsoption wird zusammen mit den anderen vier Optionen verwendet, um
festgelegten Fälligkeitstage 30-, 0, 30, 60 und 90, werden auf dem Bericht die folgenden
fünf Fälligkeitsspalten angezeigt: Laufend, 1-30, 31-60, 61-90 und Über 90.
488
handelt.
handelt.
handelt.
489
handelt.
handelt.
6. Fälligkeit der Gutschriften berechnen
1 - Betrag der entsprechenden Fälligkeitsspalte zuordnen.
490
Register 'Drucken'
1. Zahlungssperre
Datensequenz für offene KDT/Zusammenfassungsbericht
Die Berichtssummen hängen von der folgenden Sequenz ab:
1. Unternehmen
2. Adressnummer
Vorsicht
Die oben gezeigte Sequenz darf nicht geändert werden. Unterschiedliche Datensequenzen
führen zu nicht vorhersehbaren Ergebnissen.
Offene KDT/Details - Berichte drucken
Im Menü 'Kreditorenbuchhaltung - Berichte' (G0414) die Option 'Offene KDT/Details'
auswählen.
Es können vier Arten von Detailberichten gedruckt werden:
•
Kreditorendetails mit Anmerkungen
•
KDT-Details mit Fälligkeit
•
Stichtag - KDT-Details mit Anmerkungen
•
Stichtag - Offene KDT - Details mit Fälligkeit
Siehe auch
Lieferantenrechnungsdetailberichte drucken für Informationen zum Drucken von
Kreditorendetailberichten nach Genehmiger während des Verfahrens der
Lieferantenrechnungsprotokollierung
491
KDT-Details nach Lieferant mit Anmerkungen und Nettobeträgen
Um die detaillierten Informationen von Lieferantenrechnungen für einen oder mehrere
Lieferanten zu erhalten, den Bericht 'KDT-Details nach Lieferant mit Anmerkungen' drucken.
Dieser Bericht führt alle Lieferantenrechnungsposten, Nettobeträge, Fälligkeitsdaten und
Anmerkungen mit den Informationen zu offenen Beträgen auf. Eine der folgenden Versionen
drucken:
•
Offene KDT/Details mit Nettobeträgen und Anmerkungen
•
Offene KDT/Details mit Anmerkungen
•
Offene KDT/Details mit Zyklus
•
Lieferantenzahlungsinformationen
Verarbeitungsoptionen: Kreditorendetail nach Lieferant mit
Anmerkungen und Nettobeträgen (R04423A)
Register 'Druckoptionen'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen werden die Druckoptionen für Berichte festgelegt.
1. Zahlungssperre
'Zahlungssperrcode' (HDPY) der Tabelle 'Lieferantenstamm' (F0401) festgelegt. Gültige
Werte:
492
2. Informationen wiederkehrender Lieferantenrechnungen
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob die Informationen der wiederkehrenden
Lieferantenrechnungen gedruckt werden. Gültige Werte:
Leer - Zyklus und die verbleibende Anzahl der Zahlungen für jede wiederkehrende
Lieferantenrechnung drucken.
1 - Informationen für die wiederkehrende Lieferantenrechnungen nicht drucken.
3. Verbleibende Zahlungen
Mit dieser Verarbeitungsoption wird die Anzahl der verbleibenden Zahlungen festgelegt,
die angezeigt werden, wenn die entsprechende Verarbeitungsoption so eingestellt ist,
dass Informationen der wiederkehrenden Lieferantenrechnungen gedruckt werden. Neben
der Anzahl der verbleibenden Zahlungen für die Lieferantenrechnung werden drei
Sternchen (***) gedruckt, wenn die Anzahl kleiner oder gleich der festgelegten Anzahl ist.
4. Zahlungsinformationen
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob die Zahlungsinformationen im Bericht
gedruckt werden. Gültige Werte:
Leer - Zahlungsinformationen nicht drucken
1 - Zahlungsinformationen drucken
5. Zahlungsbeträge einschließen
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob Zahlungsbeträge in die Spaltensummen
für den ursprünglichen Betrag eingeschlossen werden, wenn die entsprechende
493
Verarbeitungsoption so eingestellt ist, dass Zahlungsinformationen gedruckt werden.
Gültige Werte:
Leer - Zahlungen nicht in die Spaltensummen für den ursprünglichen Betrag einschließen.
1 - Zahlungen in die Spaltensummen für den ursprünglichen Betrag einschließen.
Offene KDT/Details mit Fälligkeit - Bericht
Um die Informationen von Lieferantenrechnungen für einen oder mehrere Lieferanten zu
erhalten, den Bericht 'Offene KDT/Details mit Fälligkeit' drucken. Dieser Bericht führt
Fälligkeitsinformationen und Fälligkeitsdaten mit den Informationen zu offenen Beträgen auf.
Eine der folgenden Versionen drucken:
•
Offene KDT/Details mit Fälligkeiten
•
Kreditorenrücklagen mit Fälligkeit
•
Offene KDT/Details mit Zyklus mit Anmerkung
Verarbeitungsoptionen: Offene KDT/Details mit Fälligkeit (R04423B)
Mit diesen Verarbeitungsoptionen werden die Fälligkeitskriterien festgelegt, die für diesen
Bericht verwendet werden.
Anmerkung
Standardvorgabe der ersten Verarbeitungsoption auf 1 geändert wird, werden die auf diesem
Register eingegebenen Fälligkeitsspezifikationen verwendet.
494
Fälligkeitstage in den Kreditorenbuchhaltungskonstanten.
2. Stichtag
die die einzelnen Transaktionen fallen. Bleibt diese Verarbeitungsoption leer, wird das
aktuelle Datum mit dem Datum der Lieferantenrechnung verglichen, um die
Fälligkeitskategorie festzulegen.
3. Datumsart
berechnen
495
3 - Kalendermonate
5. Fälligkeitsberechnungstage
Leer = In dieser Spalte nur ursprüngliche Beträge einschließen
1 = Auch Zahlungsbeträge einschließen
handelt.
496
handelt.
handelt.
handelt.
497
Mit diesen Verarbeitungsoptionen werden die Druckoptionen für diesen Bericht festgelegt.
1. Zahlungssperre
Leer - Informationen für die wiederkehrenden Lieferantenrechnungen nicht drucken.
1 - Informationen der wiederkehrenden Lieferantenrechnungen drucken
498
Gültige Werte:
Datenauswahl für den Bericht 'Offene KDT/Details mit Fälligkeit'
Sowohl für den Bericht 'Offene KDT/Details mit Anmerkungen' als auch den Bericht 'Offene
KDT/Details mit Fälligkeit' muss folgende Datenauswahl getroffen werden:
•
Offener Betrag ungleich Null
•
Rechnungspostenzusatznummer gleich Null
Vorsicht
Die obige Datenauswahl darf nicht geändert werden. Dies könnte zu nicht vorhersehbaren
Ergebnissen führen.
499
Datensequenz für den Bericht 'Offene KDT/Details mit Fälligkeit'
Die Summen der Berichte 'Offene KDT/Details mit Anmerkungen' und 'Offene KDT/Details
mit Fälligkeit' sind von folgender Datensequenz abhängig:
1. Unternehmen
2. Adressnummer
Vorsicht
Die obige Datensequenz darf nicht geändert werden. Dies könnte zu nicht vorhersehbaren
Analyseberichte der Kreditorenbuchhaltung drucken
Die für diese Berichte benötigte Verarbeitungszeit hängt vom Umfang der Historie in den
Tabellen 'Lieferantenstamm' (F0401), 'Kreditorenbuch' (F0411) und 'Kontenbuch' (F0911) ab.
J.D. Edwards empfiehlt, dass die Berichte außerhalb der regulären Arbeitszeiten ausgeführt
werden.
Zahlungsdetailberichte drucken
Im Menü 'Kreditorenbuchhaltung - Berichte' (G0414) die Option 'Zahlungsdetails'
auswählen.
Der Bericht 'KDT-Zahlungshistoriedetails' führt Lieferantenrechnungsdetails für alle
Zahlungen an einen ausgewählten Lieferanten auf. Dieser Bericht wird zur Feststellung
bereits beglichener Rechnungen gedruckt.
Für den Druck des Berichts 'KDT-Zahlungshistoriedetails' werden die Zahlungs-Header- und
die Lieferantenrechnungsdetailinformationen aus den folgenden Tabellen verwendet:
•
•
Zugehöriges KDT-Dokument - Zusammenfassung (F0413)
•
Zugehöriges KDT-Dokument - Details (F0414)
Verarbeitungsoptionen: KDT-Zahlungshistoriendetails (R04424)
Druckformate
1. 1 eingeben, um den Bericht mit den Fremdwährungs- und Landeswährungsbeträgen der Zahlung zu
drucken. Bleibt das Feld leer, wird nur der Zahlungsbetrag angezeigt.
Betragsinformationen drucken
2. 1 eingeben, um mit jeder Zahlungsnummer eine neue Seite zu beginnen. Bleibt das Feld leer, wird
jeder Zahlungsempfänger auf eine neue Seite gesetzt.
Seiteninformationen drucken
500
Datensequenz für den Bericht 'KDT-Zahlungshistoriedetails'
1. Adressnummer des Zahlungsempfängers
2. Zahlungs-/Postennummer
Zahlungsverzeichnisse drucken
Im Menü 'Kreditorenbuchhaltung - Berichte' (G0414) die Option 'Zahlungsverzeichnis'
auswählen.
Für Revisionszwecke wird unter Umständen eine zusätzliche Ausfertigung des
Zahlungsverzeichnisses benötigt. Der Bericht 'Zahlungsverzeichnis' ist dem Verzeichnis
ähnlich, das während der automatischen Zahlungsverarbeitung ausgedruckt wird. Die
Zahlungsinformationen dieses Verzeichnisses werden jedoch in zusammengefasster und
nicht in detaillierter Form dargestellt. Dieses Verzeichnis führt Zahlungen mit mehreren
Belegen sowie Zahlungen, die durch eine Neuerstellung annulliert wurden, auf.
Datensequenz für den Bericht 'Zahlungsverzeichnis'
1. Batch-Nummer
2. Scheckdatum
3. Dokumentart
4. Dokumentnummer
5. Unternehmensnummer
6. Adressnummer
501
Berichte bei Verdacht auf doppelte Zahlung drucken
Im Menü 'Kreditorenbuchhaltung - Berichte' (G0414) die Option 'Verdacht auf doppelte
Zahlung' auswählen.
Alle doppelten Rechnungen sollten vor der Zahlungsverarbeitung gekennzeichnet werden.
Um doppelte Lieferantenrechnungen zu vermeiden, die Kreditorenbuchhaltungskonstanten
so einrichten, dass bei der Buchungseingabe eine Fehlermeldungen oder Warnung auf eine
mögliche doppelte Zahlung hinweist.
Sind die Kreditorenbuchhaltungskonstanten nicht so eingerichtet, dass doppelte
Lieferantenrechnungsnummern bei der Lieferantenrechnungseingabe bearbeitet werden
können, den Bericht 'Verdacht auf doppelte Zahlung' ausdrucken.
Die in diesem Bericht enthaltenen Informationen stammen aus der Tabelle 'Kreditorenbuch'
(F0411). Die in diesem Bericht aufgeführten Lieferantenrechnungen basieren auf einem der
folgenden Kriterien:
•
Doppelte Rechnungsnummer
•
Doppelter Betrag innerhalb einer Rechnung
Das Drucken dieses Berichtes berichtigt den Status der aufgeführten Lieferantenrechnungen
nicht.
Datensequenz für den Bericht 'Verdacht auf doppelte Zahlung'
1. Adressnummer
2. Rechnungsnummer
3. Dokumentnummer
4. Dokumentart
502
6. Rechnungsposten
7. Rechnungsposten/Erweiterungsnummer
Lieferantenanalyseberichte drucken
Im Menü 'Kreditorenbuchhaltung - Berichte' (G0414) die Option 'Lieferantenanalyse'
auswählen.
Um die Transaktionsaktivitäten eines Lieferanten zu prüfen, den Bericht 'Lieferantenanalyse'
drucken. Dieser Bericht führt Lieferanten gemäß deren fakturierten Betrags für das Jahr-bisdato (Bruttobetrag minus Steuern) auf. Der Lieferant mit dem höchsten Betrag wird zuerst
angezeigt. Der fakturierte Betrag des Vorjahres sowie der Wert im Feld 'Zahlung sperren' des
Lieferantenstamm-Datensatzes werden ebenfalls angezeigt.
Damit die Spalte 'Fakturierter Betrag/Jahr bis dato' nur die Aktivitäten des aktuellen
Geschäftsjahres anzeigt, muss der Bericht 'Jahr bis dato-Lieferantenrechnungsbeträge
aktualisieren' (R04820A) als Teil des Jahresabschlusses ausgeführt werden. Lieferanten
deren Jahr-bis-dato-Saldo Null ist, werden auf diesem Bericht nicht berücksichtigt. Die in
diesem Bericht enthaltenen Informationen stammen aus der Tabelle 'Lieferantenstamm'
(F0401).
Siehe auch
Jahr-bis-dato-Lieferantenrechnungsbeträge aktualisieren im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für Informationen über das Aktualisieren von Jahr-bis-datoLieferantenrechnungsinformationen für Lieferanten
Verarbeitungsoptionen: Lieferantenanalysebericht (R04602)
Währung
Währung eingeben, in der der Bericht gedruckt werden soll. Bleibt das Feld leer, erfolgt der Druck in USDollar (USD). Dies gilt nur, wenn die Fremdwährungsfunktionalität aktiviert ist.
Währung
Datensequenz für den Bericht 'Lieferantenanalyse'
1.
Fakturierter Betrag (Jahr-bis-dato)
2. Adressnummer
Vorsicht
Die obige Datensequenz darf nicht geändert werden. Dies könnte zu nicht vorhersehbaren
503
Berichte mit Lieferantensumme nach HB-Konto drucken
Im Menü 'Kreditorenbuchhaltung - Berichte' (G0414) den Bericht 'Lieferanten/Kundensummen nach HB-Konto' auswählen.
Um zu analysieren, welcher Lieferant bestimmte Dienstleistungen oder Produkte anhand der
HB-Umlegung anbietet, den Bericht 'Lieferanten-/Kundensummen nach Konto' drucken.
Dieser Bericht zeigt die HB-Kontendetailinformationen und die Summen nach Lieferanten aus
der Tabelle 'Kontenbuch' (F0911) an.
Verarbeitungsoptionen: Lieferanten-/Kundensummen nach Konto
(R09450)
Anzeige
Die Kontonummerart eingeben, die auf dem Bericht gedruckt werden soll.
Leer = Während der Eingabe eingegebene Nummer
1 = Strukturiertes Konto
2 = Kurze Konto-ID
3 = Dritte Kontonummer
1 eingeben, um die Adresse des Lieferanten/Kunden zu drucken. Bleibt das Feld leer, wird keine
Adresse gedruckt.
Aufrechnungsberichte drucken
Werden mit einem Unternehmen, das sowohl als Kunde als auch als Lieferant auftritt, eine
große Anzahl von Geschäftstransaktionen durchgeführt, können die anfallenden
Forderungen und Verbindlichkeiten aufgerechnet werden. Beim Aufrechnen von
Transaktionen wird der Nettobetrag berechnet, der an ein anderes Unternehmen oder von
einem anderen Unternehmen zu zahlen ist. Dadurch können offene Transaktionen zwischen
zwei Unternehmen in gegenseitigem Einvernehmen mit einer einzigen Zahlung beglichen
werden.
Es können Aufrechnungsberichte gedruckt werden, aus denen hervorgeht, ob ein
Unternehmen Geld schuldet oder zu Forderungen berechtigt ist. Diese Berichte nehmen
keine Berichtigungen an den Kontenbüchern vor. Sie zeigen jedoch Vergleiche zwischen
DBT- und KDT-Beträgen und sind in den folgenden Situationen nützlich:
•
DBT-Saldo steht im Haben
•
KDT-Saldo steht im Soll
•
Der Kunde oder Lieferant weist sowohl DBT- als auch KDT-Salden auf
Anhand dieser Angaben können die DBT- und KDT-Salden der betroffenen Unternehmen
aufgerechnet werden.
Tabelle 'Aufrechnung von Forderungen und Verbindlichkeiten Arbeitstabelle' erstellen
Im Menü 'Debitorenbuchhaltung - Berichte' (G03B14) die Option 'Aufrechnung von
Forderungen und Verbindlichkeiten aktualisieren' auswählen.
504
Um den Bericht 'Aufrechnung - Fälligkeit' drucken zu können, muss die dafür verwendete
Arbeitstabelle erstellt werden. Dabei wird die Tabelle 'DBT-Aufrechnung - Arbeitstabelle'
(F03B465) basierend auf den aktuellen Informationen in den Tabellen 'Kundenbuch' und
'Kreditorenbuch' neu erstellt.
Voraussetzungen
Es muss sichergestellt werden, dass die Tabelle 'DBT-Aufrechnung - Arbeitstabelle'
(F03B465) bereits besteht. Im Gegensatz zu anderen Programmen wird mit dem
Programm für die Neuerstellung der Arbeitstabelle des Aufrechnungsberichts keine
Tabelle, die nicht bereits existiert, erstellt.
Verarbeitungsoptionen: Aufrechnung von Forderungen und
Verbindlichkeiten (R03B465)
Version
1. Version des Programms 'Aufrechnungsarbeitstabelle für DBT erstellen' (R03B4651). Bleibt das Feld
leer, wird die Standardvorgabe ZJDE0001 verwendet.
Version
2. Version des Programms 'Aufrechnungsarbeitstabelle für KDT erstellen' (R03B4652). Bleibt das Feld
leer, wird die Standardvorgabe ZJDE0001 verwendet.
Version
Datenauswahl für den Bericht 'Aufrechnung von Forderungen und
Verbindlichkeiten'
Standardmäßig werden nur offene Rechnungen und Lieferantenrechnungen in der
Arbeitstabelle 'Aufrechnung von Forderungen und Verbindlichkeiten' berücksichtigt. Über die
Datenauswahl kann die Tabellengröße weiter eingegrenzt werden. Es können beispielsweise
Datensätze nach Unternehmen oder Rechnungsperiode ausgewählt werden.
Die Datenauswahl kann wie folgt geändert werden:
•
Für Forderungen, indem die Datenauswahl für den Bericht 'DBT-Aufrechnungstabelle
aktualisieren' (R03B4651) geändert wird.
•
Für Verbindlichkeiten, indem die Datenauswahl für den Bericht 'KDTAufrechnungstabelle aktualisieren' (R03B4652) geändert wird.
Bericht 'Aufrechnung von Forderungen und Verbindlichkeiten' drucken
Im Menü 'Debitorenbuchhaltung - Berichte' (G03B14) die Option 'Aufrechnung von
Forderungen und Verbindlichkeiten' auswählen.
Der Bericht 'Aufrechnung von Forderungen und Verbindlichkeiten - Zusammenfassung' wird
gedruckt, wenn die potentiellen Aufrechnungen zwischen offenen Verbindlichkeiten und
offenen Forderungen berechnet werden sollen.
In diesem Bericht werden Informationen aus den Tabellen 'Kundenbuch' (F03B11) und
'Kreditorenbuch' (F0411) aufgeführt.
505
Beim Drucken dieses Berichts werden die folgenden Schritte ausgeführt:
1. Offene Forderungen und Verbindlichkeiten der einzelnen Konten werden
aufgerechnet.
2. Beide Summen werden miteinander verglichen.
3. Mögliche Gegenbuchungen werden berechnet.
Beispiel: Ein Konto mit offenen Forderungen in Höhe von 50.000 und offenen
Verbindlichkeiten in Höhe von 30.000 weist eine mögliche Gegenbuchung für
Forderungen in Höhe von 20.000 auf.
4. Der Nettobetrag der beiden Gegenbuchungsfelder wird berechnet und das
Gesamtergebnis in der entsprechenden Spalte aufgeführt.
Voraussetzungen
Es muss sichergestellt werden, dass die Tabelle 'KDT-Aufrechnung - Arbeitstabelle'
(F03B465) bereits besteht. Im Gegensatz zu anderen Berichten wird mit dem Bericht
'Aufrechnung von Forderungen und Verbindlichkeiten - Zusammenfassung' keine
Tabelle, die nicht bereits existiert, erstellt. Die Tabelle 'KDT-Aufrechnung Arbeitstabelle' wird mit dem Bericht 'Aufrechnung von Forderungen und
Verbindlichkeiten - Details' (R03B466) erstellt.
Verbindlichkeiten - Zusammenfassung'
Jedes Datenauswahlfeld sollte auf '*ALL' gesetzt sein, damit der Bericht alle Daten
berücksichtigt und einen vollständigen Überblick über die mögliche Aufrechnung gibt.
Datensequenz für den Bericht 'Aufrechnung von Forderungen und
Verbindlichkeiten - Zusammenfassung'
Die Berichtssequenz erfolgt nach Adressnummer und Unternehmen. Diese Sequenz sollte
nicht geändert werden.
Bericht 'Aufrechnung - Fälligkeit' drucken
Im Menü 'Debitorenbuchhaltung - Berichte' (G03B14) die Option 'Aufrechnung Fälligkeitsbericht' auswählen.
Der Bericht 'Aufrechnung von Forderungen und Verbindlichkeiten - Details' wird gedruckt,
wenn die Fälligkeit der Salden automatisch berechnet werden soll. Dieser Bericht führt
Transaktionen nach Kunden und Lieferanten basierend auf der Fälligkeit auf.
Durch Auswahl verschiedener Berichtsversionen können Informationen entweder im Detail
oder zusammengefasst geprüft werden.
Die in diesem Bericht enthaltenen Informationen stammen aus der Tabelle 'DBT-Aufrechnung
- Arbeitstabelle' (F03B465).
506
Beim Drucken des Berichts werden folgende Schritte durchgeführt:
1. Offene Forderungen und Verbindlichkeiten der einzelnen Konten werden
aufgerechnet.
2. Es werden Salden für jedes Konto nach den in den Verarbeitungsoptionen
festgelegten Fälligkeiten aufgeschlüsselt.
Voraussetzungen
Arbeitstabelle 'Aufrechnung von Forderungen und Verbindlichkeiten - Details'
erstellen. Siehe Tabelle für den Bericht 'Aufrechnung von Forderungen und
Verbindlichkeiten - Arbeitstabelle' erstellen
Verarbeitungsoption: Aufrechnung von Forderungen und
Verbindlichkeiten - Details (R03B466)
Formatsteuerung
1. Eine der folgenden Formatoptionen eingeben:
Leer = Nur Fälligkeit der Landeswährung
1 = Fälligkeit der Fremdwährung
2. 1 eingeben, wenn auf dem Bericht die Rechnungsnummer des Lieferanten unter den
Dokumentinformationen gedruckt werden soll. Bleibt das Feld leer, wird die Rechnungsnummer nicht
gedruckt.
Konstanten verwenden
1. 1 eingeben, um die Fälligkeitsspezifikationen aus den DBT-Konstanten abzurufen. Bleibt das Feld
leer, werden die Verarbeitungsoptionen der Fälligkeit verwendet. (Anmerkung: Sind die
Standardvorgaben des Unternehmens erforderlich, müssen die Informationen auf dem Bericht nach
Unternehmen sortiert sein und der Seitenumbruch entsprechend eingerichtet werden.)
Stichtag
1. Stichtag eingeben, um die Fälligkeit offener Salden zu berechnen. Bleibt das Feld leer, wird das
aktuelle Datum als Standardvorgabe verwendet.
Methoden
1. Eines der folgenden Daten bestimmen, um die Fälligkeit bestimmter Konten berechnen zu können:
D = Fälligkeitsdatum (Standardvorgabe)
I = Rechnungsdatum
G = HB-Datum
Anmerkung: Die Fälligkeitsmethode S (Auszugsdatum) ist im System 'Kreditorenbuchhaltung' und auch
in diesem Bericht ungültig. Wird S eingegeben, wird die Fälligkeitsmethode D verwendet.
2. Eine der folgenden Methoden für die Fälligkeitsberechnung festlegen:
1 = Fälligkeitstage (Standardvorgabe)
2 = Rechnungsperioden
3 = Kalender
3. Die folgenden Fälligkeitskategorieninformationen eingeben: (nur für Methode 1)
(Fälligkeitstage)
Von
Bis
Bis
507
Bis
Bis
Fälligkeitsberechnung
1. 1 eingeben, um die Fälligkeit von Gutschriften zu berechnen. Bleibt das Feld leer, werden alle
Gutschriften nur der aktuellen Fälligkeitsspalte zugeordnet.
Fälligkeitstage
1. Höchstanzahl der Fälligkeitstage einer Transaktion eingeben, die in dem Bericht beinhaltet sein soll.
Bleibt das Feld leer, werden unabhängig von den Fälligkeitstagen alle Transaktionen eingeschlossen.
Runden
1. Rundungsfaktor:
Leer = Keine Rundung (Standardvorgabe)
0 = Nur auf Dezimalstellen runden
1 = Durch 10 dividieren
Datei erstellen
1. Optionen für die Dateierstellung:
Einen der folgenden Werte eingeben, um die Arbeitsdateierstellung zu steuern:
Leer = Keine Arbeitsdatei erstellen (Standardvorgabe)
1 = Permanente Datei erstellen
2 = Temporäre Arbeitsdatei erstellen.
Anmerkung: Die temporäre Datei wird nach der Erstellung des Berichts gelöscht.
2. DBT-Erstellungsoptionen:
Die für die Erstellung der DBT-Arbeitstabelle (R03B4651) zu verwendende Version eingeben. Bleibt das
Feld leer, wird als Standardvorgabe ZJDE0001 verwendet.
3. KDT-Erstellungsoptionen:
Die für die Erstellung der KDT-Arbeitstabelle (R03B4652) zu verwendende Version eingeben. Bleibt das
Feld leer, wird als Standardvorgabe ZJDE0001 verwendet.
Verbindlichkeiten - Details' erstellen
Über die Datenauswahl können die Berichtsdetails weiter eingegrenzt werden.
Beispielsweise können ein beliebiges Feld aus der Tabelle 'Adressbuchstamm' (F0101) und
beliebig viele, von den Tabellen 'Debitorenbuch' und 'Kreditorenbuch' gemeinsam benutzte
Felder berücksichtigt werden.
Datensequenz für den Bericht 'Aufrechnung von Forderungen und
Verbindlichkeiten - Details' erstellen
Die Berichtssequenz erfolgt nach Adressnummer und Unternehmen. Diese Sequenz kann
ergänzt werden, darf jedoch nicht geändert werden.
508
Periodenabschluss
Als Bestandteil des internen Saldierungsverfahrens sind die vorhandenen Daten auf ihre
Richtigkeit zu überprüfen.
Unterschied zwischen den Integritäts- und Stichtagsberichten
Integritätsberichte
Diese Berichte werden aus den folgenden
Gründen ausgeführt:
Stichtagsberichte
•
Um sicherzustellen, dass Kreditoren- und
Kontenbücher ausgeglichen sind
•
Um Probleme und Abweichungen
rechtzeitig zu erkennen
Diese Berichte werden aus den folgenden
Gründen ausgeführt:
•
Informationen zur Kreditorenbuchhaltung
können in zusammengefasster oder
detaillierter Form eingesehen werden
•
Im Stichtagsbericht aufgeführte Summen
können mit Salden des Kontos
'Verbindlichkeiten aus Lieferungen und
Leistungen' im Hauptbuch verglichen
werden, um Saldierungsprobleme
feststellen zu können
Kreditorenbuchhaltung - Integritätsberichte
Integritätsberichte sind hilfreich, um Probleme und Abweichungen im Datenbereich zu
kennzeichnen und zu beheben. Sie sorgen dafür, dass die Salden der Systeme von J.D.
Edwards ausgeglichen bleiben. Anhand dieser Berichte wird sichergestellt, dass die Daten
der Kreditorenbuchhaltung mit denen des Hauptbuchs übereinstimmen und alle
Transaktionen der Kreditorenbuchhaltung den korrekten Zahlungsstatus aufweisen.
Integritätsberichte können nur für das aktuelle Datum ausgeführt werden. Integritätsberichte
besitzen keine Stichtagsfunktionen. Es ist also nicht möglich, die Berichte für ein bestimmtes
Datum (z.B. für den letzten Tag im Monat) auszuführen, um sicherzustellen, dass die Daten
zu diesem Zeitpunkt ausgeglichen waren.
Die folgenden Richtlinien müssen beim Ausführen von Integritätsberichten befolgt werden:
•
Jeweils nur einen Integritätsbericht zur Verarbeitung übergeben
•
Integritätsberichte ausführen, wenn keine anderen Benutzer auf das System
zugreifen, um die Genauigkeit der Berichte zu gewährleisten
509
•
Die Integritätsberichte wöchentlich ausführen, um die Genauigkeit der
Buchhaltungsdaten zu gewährleisten.
•
Die Integritätsberichte bei Bedarf während des Konvertierungsverfahrens bei der
Software-Neuinstallierung oder während der anfänglichen Einarbeitungsphase
ausführen, um auftretende Fehler umgehend berichtigen zu können.
Die Kreditorenbuchhaltungs-Integritätsberichte enthalten ausschließlich gebuchte
Transaktionen.
Kreditorenbuchhaltungs-Integritätsberichte ausführen
Die Kreditorenbuchhaltungs-Integritätsberichte sind wie folgt auszuführen:
•
Wöchentlich, um die Genauigkeit der Buchhaltungsdaten zu gewährleisten
•
Nach Bedarf, während des Konvertierungsverfahrens zur Software-Neuinstallierung
oder während der anfänglichen Einarbeitungsphase, um auftretende Fehler
umgehend berichtigen zu können.
Diese Integritätsberichte enthalten ausschließlich gebuchte Transaktionen.
KDT zu HB-Integritätsbericht nach Batch
Im Menü 'Regelmäßige Verarbeitungen' (G0421) die Option 'Ursprüngliche KDTDokumente in HB nach Batch' auswählen.
Mit dem Bericht 'KDT zu HB-Integritätsbericht nach Batch' wird sichergestellt, dass die
Bruttobeträge des Batches in der Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) und die Beträge des
entsprechenden Batches in der Tabelle 'Kontenbuch' (F0911) ausgeglichen sind. Mit dem
Bericht wird außerdem jeder Rechnungsposten auf einen ungültigen Zahlungsstatus hin
geprüft.
Dieser Bericht enthält keinen Batch mit Zahlungen ohne Lieferantenrechnungszuordnung
(Batch-Art 'W'). Um die Integrität dieser Batch-Art zu testen, ist der Bericht 'KDT-Zahlungen in
HB nach Batch' auszuführen.
Dieser Bericht führt zwei Arten von Integritätstests durch:
•
Saldo-Test
•
Zahlungsstatustest
Saldo-Test
Mit dem Saldotest wird für jeden Batch Folgendes ausgeführt:
•
Der Bruttobetrag der Tabelle 'Kreditorenbuch' wird mit dem Bruttobetrag der Tabelle
'Kontenbuch' verglichen.
•
Der Betrag der automatischen Gegenbuchung wird mit dem KDT-Kontrollbetrag
verglichen.
•
Oben genannte KDT- und HB-Beträge werden verglichen.
Die Nettodifferenz aus diesen Beträgen sollte Null betragen, wodurch angezeigt wird, dass
die Konten ausgeglichen sind. Handelt es sich um ausgeglichene Konten, weist der
Integritätsbericht keine Daten auf. Sind die Konten unausgeglichen, werden die BatchSummen im Integritätsbericht aufgeführt.
510
Die Bruttobeträge werden automatisch addiert; es werden ihnen aber keine Gewinn- oder
Verlusttransaktionen hinzugefügt. Ferner werden weder Skontoabzüge addiert noch nicht in
Anspruch genommene Skonti vom Bruttobetrag der entsprechenden, zugeordneten
Zahlungstransaktionen subtrahiert.
Die Mehrwertsteuer wird zum steuerpflichtigen Lieferantenrechnungsbetrag hinzugefügt und
der Verbrauchssteuerbetrag der Transaktionen subtrahiert. Darüber hinaus wird die
Mehrwertsteuer ungebuchter PE-Transaktionen (Zugehörige Dokumentart) für alle
Bruttobetragsänderungen addiert.
Zahlungsstatustest
Mit dem Zahlungsstatustest wird der Zahlungsstatus für jeden Rechnungsposten in einem
Batch geprüft. Liegt für eine Lieferantenrechnung kein offener Betrag vor, sollte der
Zahlungsstatus 'Beglichen' sein. Weist eine Lieferantenrechnung einen offenen Betrag auf,
kann der Zahlungsstatus 'Gesperrt' oder 'Genehmigt' lauten. Liegen Abweichungen vor, wird
die jeweilige Transaktion auf dem Integritätsbericht ausgedruckt.
KDT-Zahlungen in HB nach Batch - Bericht
Im Menü 'Regelmäßige Verarbeitungen' (G0421) die Option 'Ursprüngliche KDTDokumente in HB nach Batch' auswählen.
Der Bericht 'KDT-Zahlungen in HB nach Batch' stellt sicher, dass jeder Batch mit Zahlungen
der Tabelle 'Zugehörige KDT-Dokumente - Detail' (F0414) und die Beträge des
entsprechenden Batches der Tabelle 'Kontenbuch' (F0911) ausgeglichen sind.
Dieser Test führt für jeden Batch die folgenden Vergleiche aus:
•
Der Bruttobetrag der Tabelle 'Zugehörige KDT-Dokumente - Detail' wird mit dem
Bruttobetrag der Tabelle 'Kontenbuch' verglichen.
•
Der Betrag der automatischen Gegenbuchung wird mit dem KDT-Kontrollbetrag
verglichen.
•
Oben genannte KDT- und HB-Beträge werden verglichen.
Die Nettodifferenz aus diesen Beträgen sollte Null betragen, wodurch angezeigt wird, dass
die Zahlungen ausgeglichen sind. Handelt es sich um ausgeglichene Konten, weist der
Integritätsbericht keine Daten auf. Sind die Konten unausgeglichen, werden die BatchSummen im Integritätsbericht aufgeführt.
Die Bruttobeträge werden addiert; es werden aber keine Gewinn/Verlust-Transaktionen
berücksichtigt, da im HB keine Gegenkonten vorhanden sind.
Da manuelle Zahlungen, die ohne Rechnungszuordnung (Art 'W') getätigt werden,
Lieferantenrechnungs- und Zahlungsinformationen enthalten, werden Integritätsprobleme für
diese Batch-Art auf andere Weise gekennzeichnet als dies bei den anderen Batch-Arten der
Fall ist.
•
Spalte 'Bruttobetrag'. Auftretende Differenzen zwischen den Zahlungs- und
Lieferantenrechnungsbeträgen werden vom Programm in dieser Spalte gedruckt. In
einer Fehlermeldung wird dabei der größere Betrag mitgeteilt.
•
Spalte 'Umlagebetrag'. Auftretende Differenzen zwischen den Umlagebeträgen
werden vom Programm in dieser Spalte gedruckt. Dabei wird eine Fehlermeldung
angezeigt, wenn die Aufrechnung der Beträge aus der Tabelle F0911 nicht 0 ergibt.
511
•
Spalte 'Automatische Gegenbuchungen'. Auftretende Differenzen zwischen den
Beträgen der automatischen Gegenbuchung werden vom Programm in dieser Spalte
gedruckt. Dabei wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn die Aufrechnung der
Beträge aus der Tabelle F0911 nicht 0 ergibt.
KDT in HB nach Gegenkonto (R047001A) - Integritätsbericht
Im Menü 'Regelmäßige Verarbeitungen' (G0421) die Option 'KDT in HB nach
Gegenkonto' auswählen.
Der Integritätsbericht 'KDT in HB nach Gegenkonto' vergleicht die gebuchten offenen Beträge
der Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) mit dem Saldo der ausgleichenden KDT-Sammelkonten
in der Tabelle 'Kontensalden' (F0902). Die offenen Beträge in der Tabelle 'Kreditorenbuch'
(F0411) enthalten keine Steuer- oder Skontobeträge.
Folgende Schritte werden ausgeführt:
•
Offene Kreditorenbuchbeträge für jedes HB-Konto werden zusammengefasst. (Der
HB-Gegenbuchungscode der Lieferantenrechnung verweist auf das KDTGegenbuchungssammelkonto, Position PC in den ABAs.)
•
Der HB-Kontenbetrag wird mit dem entsprechenden KDT-Sammelkonto verglichen.
Die Nettodifferenz aus diesen Beträgen sollte Null betragen, wodurch angezeigt wird,
dass die Konten ausgeglichen sind. Sind die Konten unausgeglichen, werden die
Summen für das HB-Gegenkonto im Integritätsbericht aufgeführt. Mit automatischen
Buchungsanweisungen wird gesteuert, welche Konten im Bericht aufgeführt werden.
•
Alle Summen aus HB-Gegenbuchungscodes, die keinem Konto in der Tabelle
'Kontensalden' zugeordnet werden können, werden ausgedruckt. Dies ist
normalerweise der Fall, wenn eine ABA fehlt, geändert wurde oder auf ein ungültiges
Konto verweist.
Der HB-Jahresabschluss für das Vorjahr muss ausgeführt worden sein, damit der Bericht
'KDT in HB nach Gegenkonto' korrekt ausgeführt werden kann. Mit dem Bericht werden den
Aktivitäten des aktuellen Jahres die Saldoüberträge aus dem Vorjahr hinzugefügt. Das
Programm 'HB-Jahresabschluss' liefert diese benötigten Vorjahressalden.
512
Nicht ausgeglichene KDT-Salden berichtigen
Nach Ausführung eines Integritätsberichts sind alle vom System gefundenen Fehler zu
beseitigen.
Saldierung der Berichtsbeträge ergibt nicht Null
Dieser Fehler tritt in den Integritätsberichten 'KDT in HB nach Batch' und 'KDT in HB nach
Gegenkonto' auf. Er wird meist durch nicht gebuchte KDT-Batches verursacht. Das System
aktualisiert die KDT-Buchtabellen, das Buchungsprogramm hingegen die Tabelle
'Kontensalden' (F0902).
Zur Fehlerbeseitigung sind alle KDT-Batches zu buchen.
Das folgende Beispiel zeigt, warum der Integritätsbericht nicht ausgeglichene Beträge
aufführt, wenn die Transaktionen nicht gebucht werden.
Lieferantenrechnung 1234 wird eingegeben und gebucht:
•
Dokumentart = PV (Lieferantenrechnung)
•
Bruttobetrag = 1.000 (F0411)
•
Offener Betrag = 1000 (F0411)
•
Buchungscode = D (F0411)
•
Betrag = 1000 (F0902)
Der offene Betrag in F0411 und der Betrag in F0902 sind ausgeglichen.
Lieferantenrechnung 1234 wird annulliert:
•
Dokumentart = PV (Lieferantenrechnung)
•
Bruttobetrag = 1.000 (F0411)
•
Offener Betrag = Leer (Null) (F0411)
513
•
•
Betrag = 1000 (F0902)
Da nun der offene Betrag 0 ist und der Betrag in F0902 1000, werden die Beträge im
Integritätsbericht als nicht ausgeglichen angezeigt.
Die annullierte Transaktion wird gebucht:
•
Zugeordnete Dokumentart = PE (Lieferantenrechnungsbetrag ändern)
•
Bruttobetrag = -1000 (F0411)
•
Offener Betrag = Leer (Null) (F0411)
•
•
Betrag = Leer (Null) (F0902)
Der Betrag -1000 in F0411 wird dem Betrag in F0902 zugeordnet. Der offene Betrag in
F0411 und der Betrag in F0902 sind nun ausgeglichen (beide Null).
Nicht ausgeglichener Batch wurde ohne automatische
Gegenbuchungen gebucht
Dieser Fehler tritt lediglich im Integritätsbericht 'KDT in HB nach Gegenkonto' auf. Die
Ursache liegt beispielsweise in einem Stromausfall während der Buchung oder darin, dass
mehrere Buchungsprogramme gleichzeitig ausgeführt wurden.
Zur Fehlerbeseitigung die fehlenden Gegenbuchungen ermitteln, die Saldojournalbuchungen
erstellen und den Batch buchen.
Ungültige Journalbuchungen wurden in ein KDT-Konto gebucht
Dieser Fehler tritt in den Integritätsberichten 'KDT in HB nach Batch' und 'KDT in HB nach
Gegenkonto' auf. Normalerweise enthält das KDT-Sammelgegenkonto
(Buchungsbearbeitungscode = M) nur computergenerierte Buchungen mit der Dokumentart
'AE' (Automatic Entry/Automatische Buchung). Ein manuell eingegebenes Dokument,
beispielsweise eine Journalbuchung, kann die Ursache für ein Saldierungsproblem sein.
Zur Fehlerbeseitigung die Journalbuchung abrufen, die Buchung berichtigen oder annullieren
und anschließend buchen.
Datensätze sind beschädigt
Dieser Fehler kann bei jedem KDT-Integritätsbericht aus einer Reihe von Gründen, zum
Beispiel Hardware-Versagen, auftreten.
Fehlerbeseitigung:
•
Befinden sich die beschädigten Datensätze in der Tabelle 'Kreditorenbuch' können
diese mit einem Hilfsprogramm aus der Tabelle entfernt werden. Für weitere
Informationen sollte der Systemadministrator kontaktiert werden.
•
Befinden sich die beschädigten Datensätze in der Tabelle 'Kontensalden', muss unter
Umständen das Kontenbuch neu gebucht werden.
514
HB-Gegenbuchungscode wurde geändert
Dieser Fehler tritt lediglich im Integritätsbericht 'KDT in HB nach Gegenkonto' auf. Er tritt
dann auf, wenn die HB-Gegenbuchungscodes, denen die Buchungsbelege zugewiesen sind,
geändert werden und das System keine Übereinstimmung für die KreditorenbuchDatensätze, die noch den alten Gegenbuchungscode aufweisen, finden kann.
Im Bericht wird der alte und in den ABAs unter der Kontenspalte fehlende PCyyyy-Posten
(wobei 'yyyy' dem HB-Gegenbuchungscode entspricht) zusammen mit der Summe der
Buchungsbelege, die den alten Code aufweisen, gedruckt.
Da keine Übereinstimmung feststellt werden konnte, wird der HB-Kontensaldo nicht gedruckt.
Dieser Fehler kann auf zwei Arten korrigiert werden:
•
Die KDT-Beträge mit den alten Gegenbuchungscodes so ändern, dass sie den
neuen Gegenbuchungscode einschließen
•
Den alten Gegenbuchungscode einrichten und speichern, bis alle offenstehenden
Lieferantenrechnungen, die den alten Code aufweisen, beglichen sind
KDT-Sammelkonto wurde geändert
Dieser Fehler tritt lediglich im Integritätsbericht 'KDT in HB nach Gegenkonto' auf. Und zwar
dann, wenn die ABAs für das KDT-Sammelkonto, mit dem der HB-Gegenbuchungscode für
die Lieferantenrechnung verbunden ist, geändert werden. Das System kann in der Tabelle
'Kontensalden' keine Übereinstimmung feststellen, da die Verbindung zwischen dem HBGegenbuchungscode und der alten Kontonummer nicht mehr existiert.
Im Bericht wird in der Detailspalte ein Betrag gedruckt, der größer ist als der in der
Saldospalte enthaltene Betrag. Die Differenz sollte dem Saldobetrag des alten KDTSammelkontos entsprechen.
Zur Fehlerbeseitigung muss die Summe des alten KDT-Gegenbuchungssammelkontos
abgerufen und manuell hinzugefügt werden, um das Konto auszugleichen.
Lieferantenrechnung (F0411) und Zahlung (F0414) sind nicht
ausgeglichen
Dieser Fehler tritt lediglich bei Batches der Batch-Art W (ohne Zuordnung) im Bericht 'KDTZahlungen in HB nach Batch' auf. Folgende Ursachen sind möglich:
•
Stornierung einer Transaktion storniert die zugehörigen Transaktionen nicht
•
Stromausfälle oder andere Probleme, die während des Buchungsvorgangs auftreten
•
Datensätze wurden beschädigt
Um dieses Problem zu beseitigen, muss der inkorrekte Betrag gefunden werden, indem die
Berichte 'Journal für manuelle Zahlungen' und 'Sammeljournal' gedruckt werden.
Zur Problembeseitigung bei beschädigten Datensätzen ist unter Umständen ein
Dateidienstprogramm auszuführen. Für weitere Informationen sollte der Systemadministrator
kontaktiert werden.
515
Siehe auch
Journal für manuelle Zahlungen drucken im Handbuch Kreditorenbuchhaltung
Sammeljournale drucken im Handbuch Finanzbuchhaltung
Hauptbuchtransaktionen sind nicht ausgeglichen
Dieser Fehler kann in den Berichten 'Ursprüngliches KDT-Dokument in HB nach Batch' und
'KDT in HB nach Gegenkonto' auftreten. Er kann sich auf Umlagebeträge oder automatische
Gegenbuchungsbeträge beziehen und folgende Ursachen haben:
•
Nicht gebuchte KDT-Batches. Um diesen Fehler zu beseitigen, müssen alle KDTBatches gebucht werden.
•
Journalbuchungen wurden nicht ordnungsgemäß storniert, da zur Stornierung der
Buchungen das falsche Programm verwendet wurde. Beispielsweise wurde das
Programm 'Journalbuchung' (P0911) anstelle des Programms 'Zahlungseingang
stornieren' (P0413M) ausgeführt. Um dieses Problem zu beheben, wird unter
Umständen eine Datendatei benötigt, um die Datensätze in den ursprünglichen
Zustand zurück zusetzen. Anschließend ist die Transaktion mit dem dafür
vorgesehenen Programm zu annullieren. Für weitere Informationen sollte der
Systemadministrator kontaktiert werden.
•
Stromausfälle oder andere Probleme, die während des Buchungsvorgangs auftreten
(nur bei Umlagebeträgen). Um diesen Fehler zu beseitigen, müssen alle Batches
erneut gebucht werden.
•
Ein nicht ausgeglichener Batch wurde ohne automatische Gegenbuchungen
gebucht.
•
Ungültige Journalbuchungen wurden in ein KDT-Konto gebucht.
•
Beschädigter Datensatz
•
KDT-Sammelkonto wurde geändert.
•
Nicht ausgeglichen beenden, wenn die Aufwandsumlage auf der
Lieferantenrechnung eingegeben wird.
Kreditoren-Stichtagsberichte
Stichtagsberichte können verwendet werden, um datenspezifische Probleme zu lösen. Vor
dem Drucken und Prüfen dieser Berichte müssen die Daten für die Tabelle 'Kreditorenbuch'
(F0411) für ein bestimmtes Datum (Stichtag) vollständig erfasst werden. Eine Tabelle kann
für eine bestimmte Zeitperiode generiert und der offene Saldo der KDT-Transaktionen mit
dem Saldo des Kontos 'Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen' für die gleiche
Zeitperiode verglichen werden. Diese beiden Salden sollten übereinstimmen, wenn die
Transaktionen in das Hauptbuch gebucht wurden und das Kundenkonto korrekt aktualisiert
wurde.
Diese Berichte sind besonders für die Revisoren nützlich, da sie für eine beliebige
Zeitperiode ausgeführt werden können, solange die Datumstabelle generiert wurde.
516
Datumstabellen generieren
Im Menü 'Verarbeitung zum Periodenabschluss' (G0421) die Option 'Datumstabelle
generieren' auswählen.
Zur Aktualisierung der Arbeitstabellen muss die Datumstabelle generiert werden. Das in der
ersten Verarbeitungsoption festgelegte Datum wird mit dem HB-Datum der KDTTransaktionen verglichen. Der offene Betrag der Lieferantenrechnung wird anhand des
Bruttobetrags der Lieferantenrechnungen sowie der Berichtigungs- und
Zahlungstransaktionen, die in den festgelegten HB-Zeitraum fallen, berechnet. Mit dem
Bericht 'KDT-Stichtagsdatei erstellen' werden drei Arbeitstabellen aktualisiert, wenn die
Verarbeitungsoptionen entsprechend eingestellt sind:
•
'Arbeitstabelle - Stichtags-Kreditorenbuch' (F0411A) basiert auf der Tabelle
'Kreditorenbuch' (F0411)
•
'Arbeitstabelle - Stichtags-KDT-Zahlungsverzeichnis' (F0411A) basiert auf der
Tabelle 'Zugehörige KDT-Dokumente - Zusammenfassung' (F0413)
•
'Arbeitstabelle - Stichtags-KDT-Zahlungsdetails' (F0414A) basiert auf der Tabelle
'Zugehörige KDT-Dokumente - Details' (F0414)
Die Arbeitstabellen 'Stichtags-KDT-Zahlungsverzeichnis' und 'Stichtags-KDT-Zahlungsdetails'
können verwendet werden, um speziell angepasste Berichte zu erstellen, die
Zahlungsinformationen für ein bestimmtes Datum enthalten.
Werden nur offene Posten aktualisiert, wird das in der Verarbeitungsoption 'Datum'
eingegebene Datum verwendet und wie folgt mit dem HB-Datum der Datensätze verglichen:
•
Liegt das HB-Datum der Lieferantenrechnung nach dem eingegebenen Datum, wird
die Arbeitstabelle 'Stichtags-Kreditorenbuch' (F0411A) nicht aktualisiert.
•
Liegt das HB-Datum der Lieferantenrechnung vor dem eingegebenen Datum oder
fällt es auf den gleichen Tag, wird die Lieferantenrechnung in die Tabelle
aufgenommen. Anpassungen (einschließlich der Stornierung von
Lieferantenrechnungen) und Zahlungsdatensätze müssen jedoch berücksichtigt
werden, um den offenen Betrag der Lieferantenrechnung zu bestimmen.
•
Liegt das HB-Datum der Anpassung oder des Zahlungsdatensatzes nach dem
eingegebenen Datum, werden die Datensätze nicht bei der Berechnung des offenen
Betrags berücksichtigt. Der offene Betrag der Lieferantenrechnung entspricht dem
Bruttobetrag.
•
Liegt das HB-Datum der Anpassung oder des Zahlungsdatensatzes vor dem
eingegebenen Datum oder fällt es auf den gleichen Tag, wird der Betrag der Zahlung
oder Anpassung vom Bruttobetrag der Lieferantenrechnung abgezogen und der
offene Betrag aktualisiert.
Werden nur offene Posten aktualisiert, werden die Datensätze nur in die Arbeitstabelle
'Stichtags-Kreditorenbuch' (F0411A) geschrieben. Der Zahlungsstatus wird automatisch auf
'A' (Genehmigt) gesetzt, wenn in der Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) ein offener Betrag
besteht.
Werden in den Arbeitstabellen die offenen und bezahlten Posten berücksichtigt, wird der
oben angegebene Datumsvergleich fortgesetzt. Zahlungsdatensätze mit einem HB-Datum,
das vor dem eingegebenen Datum liegt oder auf den gleichen Tag fällt, werden ebenfalls in
den Arbeitstabellen 'Stichtags-KDT-Zahlungsverzeichnis' (F0413A) und 'Stichtags-KDTZahlungen - Detail' (F0414A) aktualisiert. Enthält die Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) keine
offenen Beträge, wird der Zahlungsstatus automatisch auf 'P' (Beglichen) gesetzt.
517
Bezahlte Posten müssen nur in den folgenden Fällen in die Arbeitstabellen aufgenommen
werden:
•
Informationen über bezahlte Posten sollen im Bericht enthalten sein
•
Bezahlte Lieferantenrechnungen sollen im Bericht enthalten sein
Lieferantenrechnungen werden als im Voraus bezahlt betrachtet, wenn das HB-Datum der
Zahlung vor dem HB-Datum der Lieferantenrechnung liegt. Die Verarbeitungszeit zur
Generierung der Arbeitstabellen für offene und bezahlte Posten kann bedeutend länger sein
als die zur Generierung einer Tabelle für nur offene Posten.
Voraussetzungen
Dieser Vorgang sollte außerhalb der Geschäftszeiten durchgeführt werden, so dass
genügend Verarbeitungszeit zur Verfügung steht.
Verarbeitungsoptionen: KDT-Stichtagsdatei erstellen (R04901A)
Verarbeitung
1. Den Stichtag eingeben. Bleibt das Feld leer, wird das aktuelle Datum verwendet.
1. Stichtag
2. Aktualisierungsoption
Leer = Nur offene Posten
1 = Bezahlte Posten einschließen
3. Vorauszahlungsanmerkung
Leer = Vorauszahlungen mit den ursprünglichen Anmerkungen des Postens
1 = Anmerkung der Vorauszahlung mit der Zahlungsart und -nummer überschreiben
Aktualisieren
1. Beglichene Rechnungsposten in der Tabelle 'Stichtag' einschließen:
Leer = Nur offene Posten
1 = Offene und beglichene Posten
Anmerkung: Werden bezahlte Posten in der Tabelle 'Stichtag' eingeschlossen, erhöht sich die
Verarbeitungszeit.
Aktualisierungsoption
Vorauszahlungen
1. 1 eingeben, wenn im Feld 'Anmerkungen' für im voraus beglichene Lieferantenrechnungen die
Dokumentart und Zahlungsnummer angezeigt werden soll. Es wird nur die erste Zahlung angezeigt.
Anmerkungen, die sich bereits in dem Feld befanden, werden überschrieben.
Anmerkungen
Kreditoren-Stichtagberichte drucken
Im Menü 'Regelmäßige Verarbeitungen' (G0421) die Option 'Offene KDT/Details' oder
'Offene KDT/Zusammenfassung' auswählen.
Um Informationen im Kreditorenbuch für ein bestimmtes Datum zu prüfen, sind die folgenden
Stichtagsberichte auszuführen:
•
KDT-Detailberichte
•
KDT-Zusammenfassungsberichte
518
Diese Batch-Berichte eignen sich hervorragend für die Lösung von Problemen.
Beispielsweise ist es möglich, den Bericht 'KDT/Details' zu verwenden, um den KDTPeriodenendsaldo mit dem Saldo des KDT-Kontos 'Verbindlichkeiten aus Lieferungen und
Leistungen' im Hauptbuch zu vergleichen.
Diese Berichte enthalten Informationen speziell für das Datum, das in den
Berichtsverarbeitungsoptionen und das Datum, das bei der Generierung der Datumstabelle
festgelegt wurde.
Voraussetzungen
Sicherstellen, dass die Datumstabelle mit dem richtigen Stichtag erstellt wurde.
Verarbeitungsoptionen: Stichtag - Offene KDT/Details mit Fälligkeit
(R04423D)
Mit diesen Verarbeitungsoptionen werden die im Bericht verwendeten Fälligkeitskriterien
festgelegt.
Standardvorgabe der ersten Verarbeitungsoption auf 1 geändert wird, werden automatisch
die auf diesem Register eingegebenen Fälligkeitsspezifikationen verwendet.
Fälligkeitstage in den Kreditorenbuchhaltungskonstanten.
2. Datumsart
Mit diesen Verarbeitungsoptionen wird festgelegt, welches Datum auf der
519
berechnen
3 - Kalendermonate
handelt.
520
handelt.
handelt.
521
Mit diesen Verarbeitungsoptionen werden die Druckoptionen für Berichte festgelegt.
1. Zahlungssperre
Leer - Informationen für die wiederkehrenden Lieferantenrechnungen nicht drucken.
1 - Informationen der wiederkehrenden Lieferantenrechnungen drucken
522
Gültige Werte:
Verarbeitungsoptionen: Offene KDT/Zusammenfassung (R04413)
523
Fälligkeitstage in der Tabelle 'Allgemeine Konstanten'.
2. Stichtag
die die einzelnen Transaktionen fallen. Bleibt das Feld leer, wird das aktuelle Datum mit
dem Datum der Lieferantenrechnung verglichen, um die Fälligkeitskategorie festzulegen.
3. Datumsart
berechnen
Diese Werte werden ignoriert, wenn die Fälligkeitsspezifikations-Verarbeitungsoption so
eingerichtet ist, dass die Fälligkeitsspezifikationen aus den
Kreditorenbuchhaltungskonstanten abgerufen werden. Gültige Werte:
524
3 - Kalendermonate
5. Fälligkeitstage
handelt.
handelt.
525
handelt.
handelt.
526
handelt.
6. Fälligkeit der Gutschriften berechnen
1 - Betrag der entsprechenden Fälligkeitsspalte zuordnen.
Register 'Drucken'
1. Zahlungssperre
527
Arbeiten mit Jahr-bis-dato-Lieferantenrechnungsbeträgen
Im Rahmen des Cash Management-Verfahrens wird der Gesamtbetrag der
Lieferantenrechnungen für die Lieferanten eingesehen. Obwohl das Feld
'Lieferantenrechnung/Jahr-bis-dato-Betrag' bei der Eingabe der Lieferantenrechnungen
interaktiv aktualisiert wird, empfiehlt J.D. Edwards die Ausführung der Aktualisierung, um die
Genauigkeit der Summen sicherzustellen. Um akkurate Summen zu erhalten, müssen die
notwendigen Berichtigungen vorgenommen und anschließend die Jahr-bis-datoRechnungsbeträge des Lieferanten aktualisiert werden. Im Allgemeinen geschieht dies
entweder monatlich oder zum Ende eines Kalender- bzw. Geschäftsjahres im Rahmen des
systemübergreifenden Jahresabschlusses.
Jahr-bis-dato-Lieferantenrechnungsbeträge berichtigen
Im Menü 'KDT/Gesamtmenüs und technische Menüs' (G0431) die Option 'Jahr-bis-datoLieferantenrechnungsbeträge aktualisieren' auswählen.
Bevor die Lieferantenrechnungsbeträge für das Jahr-bis-dato aktualisiert werden, müssen
vorhandene Fehler in den Lieferantendatensätzen berichtigt werden. Um diese Fehler zu
finden, muss das Jahresabschlussprogramm im vorläufigen Modus ausgeführt werden.
Workflow-Mitteilungen werden an das Programm 'Mitarbeiter-Mitteilungscenter' (P012501)
gesendet. Darin werden alle Lieferanten mit den jeweiligen Fehlern und den entsprechenden
Dokumentnummern aufgeführt. Diese Fehler müssen berichtigt werden, bevor die Jahr-bisdato-Lieferantenrechnungsbeträge aktualisiert werden.
Das Aktualisierungsprogramm wird so lange im vorläufigen Modus ausgeführt, bis alle Fehler
berichtigt wurden. Wird das Programm mehrmals im vorläufigen Modus ausgeführt, können
mit Hilfe der Datenauswahl die Lieferanten ausgewählt werden, die zuvor fehlerhaft waren,
um sicherzustellen, dass die Fehler behoben wurden.
Jahr-bis-dato-Lieferantenrechnungsbeträge aktualisieren
Im Menü 'KDT/Gesamtmenüs und technische Menüs' (G0431) die Option 'Jahr-bis-datoLieferantenrechnungsbeträge aktualisieren' auswählen.
Normalerweise werden Jahr-bis-dato-Lieferantenrechnungsbeträge kurz nach dem
Jahresabschluss für KDT-Aktivitäten als Teil der Jahresabschlussverarbeitungen aktualisiert.
Der Jahr-bis-dato-Lieferantenrechnungsbetrag basiert auf dem Bruttobetrag der
Lieferantenrechnung. Wenn die Jahr-bis-dato-Beträge aktualisiert werden, werden anhand
der in den Verarbeitungsoptionen 'Datumsoptionen' bestimmten Anfangs- und Enddaten für
alle Lieferanten aller Unternehmen die folgenden Schritte ausgeführt:
•
Die Gesamtbeträge der Lieferantenrechnungen werden anhand der Tabelle
'Kreditorenbuch' (F0411) berechnet.
•
Folgende Beträge in der Tabelle 'Lieferantenstamm' (F0401) werden aktualisiert:
•
Lieferantenrechnungsbeträge zum Vorjahresende
•
Jahr-bis-dato-Lieferantenrechnungsbeträge
Werden diese Lieferantenrechnungsbeträge aktualisiert, werden die Beträge
automatisch aus der Jahr-bis-dato-Summe entfernt, damit nur die Aktivitäten des
laufenden Jahres berücksichtigt werden.
528
Werden bei der Aktualisierung der Jahr-bis-dato-Lieferantenrechnungsbeträge Fehler
gefunden, geht eine Fehlermeldung an das System 'Workflow-Management'.
Werden die Kreditorendatensätze mehrmals pro Jahr ausgelagert, müssen die Jahr-bis-datoLieferantenrechnungen jedes Mal aktualisiert werden.
Das Programm 'Jahr-bis-dato-Lieferantenrechnungsbeträge aktualisieren' ist ein BatchProgramm.
Berechnungsmethoden
Die Tabelle 'Lieferantenstamm' (F0401) kann mit einer in der Verarbeitungsoption
'Berechnen' festgelegten Berechnungsmethode aktualisiert werden.
Berechnungsmethode 1
Bei dieser Methode werden die in den Verarbeitungsoptionen 'Datumsoptionen' festgelegten
Daten verwendet, um die Lieferantenrechnungsbeträge des Vorjahres zu berechnen und das
Feld 'Im Vorjahr fakturierter Betrag' zu aktualisieren. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass
die KDT-Transaktionen aus dem Vorjahr in der Umgebung existieren. Für Transaktionen mit
HB-Daten, die nach dem in der Verarbeitungsoption 'Datumsoptionen' eingegebenen Datum
liegen, werden die Beträge im Feld 'Fakturierter Betrag/Jahr-bis-dato' aktualisiert.
Beispiel: Ist 2005 das laufende Jahr und sollen fakturierte Beträge für das Jahr-bis-dato
(gemäß dem Kalenderjahr) berechnet werden, muss als Von-Datum 01/01/04 und als BisDatum 31/12/04 eingegeben werden. Diese Daten kennzeichnen das Vorjahr, damit alle
Transaktionen nach dem 31/12/04 für das laufende Jahr aktualisiert werden. Werden die
Daten 01/01/05 und 31/12/05 eingegeben, werden die Beträge des Feldes 'Im Vorjahr
fakturierter Betrag' aktualisiert, und Transaktionen nach dem 31/12/05 werden im Feld
'Fakturierter Betrag/Jahr bis dato' aktualisiert.
Dieser Vorgang kann nach Bedarf mehrmals ausgeführt werden, die Daten sind jedoch nur
dann genau, wenn die Lieferantenrechnungen zwischen dem Anfangsdatum und dem
aktuellen Datum nicht aus der Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) ausgelagert wurden.
Berechnungsmethode 2
Bei dieser Methode wird davon ausgegangen, dass Transaktionen aus dem Vorjahr
ausgelagert wurden oder in den Datensätzen fehlen. Wie in der Berechnungsmethode 1
werden zwar immer noch die Daten aus dem vorherigen Geschäftsjahr eingegeben, das
Programm verwendet diese Informationen aber auf eine andere Weise. Da für das Vorjahr
keine Datensätze bestehen, berechnet das Programm den fakturierten Betrag für das Jahrbis-dato, indem die Beträge der Lieferantenrechnungen addiert werden, deren HB-Datum
nach dem Bis-Datum liegen, das in den Verarbeitungsoptionen 'Datumsoptionen' festgelegt
wurde. Als nächster Schritt wird diese Summe von der Summe der fakturierten Beträge für
das Jahr-bis-dato subtrahiert. Das Ergebnis wird im Feld 'Im Vorjahr fakturierter Betrag'
aktualisiert. Der Wert im Feld 'Im Vorjahr fakturierter Betrag' wird mit dem neu berechneten
Jahr-bis-dato-Betrag ersetzt.
Beispiel: Ist 2005 das laufende Jahr und sollen fakturierte Beträge für das Jahr-bis-dato
(gemäß dem Kalenderjahr) berechnet werden, muss als Von-Datum 01/01/04 und als BisDatum 31/12/04 eingegeben werden. Die Summe aller Lieferantenrechnungen mit einem HBDatum nach dem 31/12/04 entspricht dem neuen Jahr-bis-dato-Betrag. Der neue
Vorjahresbetrag wird berechnet, indem der neue Jahr-bis-dato-Betrag von der vorherigen
Summe im Feld 'Fakturierter Betrag/Jahr-bis-dato' subtrahiert wird.
529
10.000
Der im Jahr-bis-dato fakturierte Betrag.
6.500
Die Summe der Lieferantenrechnungen mit
einem HB-Datum nach dem Bis-Datum. Aus
diesem Betrag ergibt sich der neue Betrag im
Feld 'Im laufenden Jahr fakturierter Betrag'.
3.500
Der neue im Vorjahr fakturierte Betrag. Dieser
Betrag ergibt sich, wenn der neue Jahr-bis-datoBetrag (6.500) von dem im laufenden Jahr
fakturierten Betrag (10.000) abgezogen wird.
Wird das System schon seit über zwei Jahren
verwendet, enthält der Betrag im Feld 'Im Vorjahr
fakturierter Betrag' die Daten aller Vorjahre.
Vorsicht
Wird dieses Verfahren für die Berechnungsmethode 2 mehrmals ausgeführt, ergibt sich im
Feld 'Im Vorjahr fakturierter Betrag' der Wert Null.
Voraussetzungen
Alle Lieferantenrechnungen aller Unternehmen für die Periode oder das
Geschäftsjahr eingeben.
Verarbeitungsoptionen: Jahr-bis-dato-Lieferantenrechnungsbetrag
aktualisieren (R04820A)
Datumsoptionen
1. Anfangsdatum eingeben, das als Anfangsperiode für den Abschluss benutzt werden soll.
Anfangsdatum
2. Enddatum eingeben, das als Endperiode für den Abschluss benutzt werden soll.
Enddatum
Aktualisierung
1. 1 eingeben, um den Lieferantenstamm im endgültigen Modus zu aktualisieren. Bleibt das Feld leer,
werden die Salden im Lieferantenstamm nicht aktualisiert (vorläufiger Modus).
Anmerkung: Eine Ausführung im vorläufigen Modus ist äußerst empfehlenswert, wenn die
Berechnungsmethode 2 verwendet wird.
Berechnung
1. 1 eingeben, um vorherige Lieferantenrechnungen anhand der Anfangs- und Enddaten zu berechnen.
2 eingeben, um vorherige Lieferantenrechnungen nur anhand des Enddatums wie folgt zu berechnen:
Bestehende Lieferantenrechnung für Jahr-bis-dato minus berechnete Lieferantenrechnung für Jahr-bisdato.
Betragswährung ändern
1. Nur für Berechnungsmethode 1 (nur endgültiger Modus). Eine Währung eingeben, die auf die
Betragswährung in der Tabelle 'Lieferantenstamm' aktualisiert werden soll. Bleibt das Feld leer, wird
diese Tabelle nicht aktualisiert.
Währungscode - AB-Beträge
530
Datumsoptionen
Der für die Datumsspanne (Verarbeitungsoption
1 und 2) berechnete Betrag wird verwendet, um
im Lieferantenstamm den
Lieferantenrechnungsbetrag des Vorjahres zu
aktualisieren.
Der berechnete Betrag für die Daten, die nach
dem in der Verarbeitungsoption 2 festgelegten
Datum liegen, wird verwendet, um im
Lieferantenstamm den Jahr-bis-datoLieferantenrechnungsbetrag zu aktualisieren.
Jahr-bis-dato-Lieferantenrechnungsbeträge prüfen
Nach der Aktualisierung der Jahr-bis-dato-Lieferantenrechnungsbeträge können die
aktualisierten Informationen auf eine der beiden folgenden Arten geprüft werden:
•
Lieferantensalden online prüfen
•
Lieferantensalden in Berichtsform prüfen
Voraussetzungen
Das Programm 'Jahr-bis-dato-Lieferantenrechnungsbeträge aktualisieren' ausführen,
damit die Lieferantendatensätze die korrekten Jahr-bis-dato-Beträge und
Vorjahresendbeträge reflektieren.
►
So werden Lieferantensalden online geprüft
Lieferantensalden können auf jedem Formular, das die Lieferantennummer anzeigt, online
geprüft werden.
auswählen.
'Zusätzliche Informationen' auswählen.
531
4. Auf dem Formular 'Zusätzliche Lieferanteninformationen' die im Vorjahr und im
laufenden Jahr fakturierten Beträge prüfen.
►
So werden Lieferantensalden in Berichtsform geprüft
Im Menü 'Kreditorenbuchhaltung - Berichte' (G0414) die Option 'Lieferantenanalyse'
auswählen.
Um die Transaktionsaktivität eines Lieferanten einzusehen, eine Version des Berichts
'Lieferantenanalyse' drucken. In diesem Bericht werden in absteigender Reihenfolge alle
Lieferanten entsprechend ihrer Rechnungsbeträge von Jahresbeginn bis dato aufgeführt.
Jahr-bis-dato-Beträge für einen Lieferanten werden zum Zeitpunkt der
Lieferantenrechnungseingabe automatisch aktualisiert.
Verarbeitungsoptionen: Lieferantenanalyse (R04602)
Währung
Währung eingeben, in der der Bericht gedruckt werden soll. Bleibt das Feld leer, erfolgt der Druck in USDollar (USD). Dies gilt nur, wenn die Fremdwährungsfunktionalität aktiviert ist.
Währung
Kunden-/Lieferantensaldo-Arbeitstabelle erstellen
Eine oder beide der folgenden Navigationen verwenden:
Im Menü 'Kreditorenbuchhaltung - Berichte' (G0414) die Option 'Lieferantensaldo
Im Menü 'Debitorenbuchhaltung - Berichte' (G03B14) die Option 'Kundensaldo
532
Anmerkung
Die Berichte 'Lieferantensaldo generieren' (R7404001) und 'Kundensaldo generieren'
(R7403B001) können auch von den folgenden Menüs aus aufgerufen werden:
•
Spanische Berichte (G74S09)
•
Französische Berichte (G093151)
•
Italienische Berichte (G093152)
Die Tabelle 'Kunden-/Lieferantensaldo-Arbeitstabelle (KDT und DBT)' (F74412) enthält
Informationen über Kunden- und Lieferantentransaktionen. Die Tabelle F74412 wird erstellt,
indem die Programme 'Lieferantensaldo generieren' und 'Kundensaldo generieren'
ausgeführt werden. Die Tabelle F74412 liefert Informationen für den Bericht 'Kunden/Lieferantensaldo' (R7404002).
Das folgende Schaubild zeigt den Vorgang zur Erstellung der Tabelle F74412 für die
Kunden- und Lieferantensaldoberichte:
533
Die Art, wie die Informationen in der Tabelle F74412 gruppiert werden, bestimmt, wie die
Informationen in den Berichten 'Kundensaldobericht' und 'Lieferantensaldobericht' angezeigt
werden. Informationen in der Tabelle F74412 können wie folgt gruppiert werden:
•
Nach HB-Gegenkonto und Kunden- oder Lieferantennummer
•
Nach HB-Gegenkonto und übergeordneter Kunden- oder übergeordneter
Lieferantennummer
•
Nach Handelskonto und Kunden- oder Lieferantennummer
•
Nach Handelskonto und übergeordneter Kunden- oder Lieferantennummer
•
Nur nach Kunden- oder Lieferantennummer
•
Nur nach übergeordneter Kunden- oder Lieferantennummer
Um festzulegen, wie Informationen in der Tabelle F74412 gruppiert werden, werden die
Verarbeitungsoptionen der Programme 'Lieferantensaldo generieren' und 'Kundensaldo
generieren' festgelegt.
Werden die Informationen in der Tabelle F74412 nach HB-Gegenkonto gruppiert, werden
Wechsel und Abzüge von den Kunden- und Lieferantensaldoberichten ausgeschlossen. Für
andere Gruppierungen werden die Wechsel eingeschlossen.
Mit dem Programm 'Lieferantensaldo generieren' werden Informationen aus den folgenden
Tabellen abgerufen:
•
F0411 - Kreditorenbuch
•
F0413 - Zugehöriges KDT-Dokument - Zusammenfassung
•
F0414 - Zugehöriges KDT-Dokument - Details
•
F0911 - Kontenbuch
Mit dem Programm 'Kundensaldo generieren' werden Informationen aus den folgenden
Tabellen abgerufen:
•
F03B11 - Kundenbuch
•
F03B112 - Rechnungsänderungen
•
F03B13 - Zahlungseingangs-Header
•
F03B14 - Zahlungseingangsdetails
Die Tabelle F74412 wird jedes Mal neu erstellt, wenn das Programm 'Lieferantensaldo
generieren' oder das Programm 'Kundensaldo generieren' ausgeführt wird. Mit dem
Programm 'Lieferantensaldo generieren' werden nur die Kreditorenbuchhaltungs-Datensätze
neu erstellt, während mit dem Programm 'Kundensaldo generieren' nur die
Debitorenbuchhaltungs-Datensätze neu erstellt werden.
Verarbeitungsoptionen: Lieferantensaldo generieren (R7404001)
Register 'Auswahl'
Mit diesen Verarbeitungsoptionen können die zur Auswahl der Transaktionen zu
verwendenden Daten festgelegt werden.
534
1. Datum - Von
Mit dieser Verarbeitungsoption wird das Anfangsdatum der HB-Datumsspanne
eingegeben, für die die Detailtransaktionen ausgewählt werden sollen. Bleibt diese
Verarbeitungsoption leer, wird das Systemdatum verwendet.
Anmerkung: Der Anfangssaldo wird anhand des Datums berechnet, das einen Tag vor
dem eingegebenen Datum liegt.
2. Datum - Bis
Mit dieser Verarbeitungsoption wird das Enddatum der HB-Datumsspanne eingegeben, für
die die Detailtransaktionen ausgewählt werden sollen. Bleibt diese Verarbeitungsoption
leer, wird das Systemdatum verwendet.
Mit diesen Verarbeitungsoptionen wird festgelegt, wie Transaktionen gruppiert werden und
ob Quellensteuern auf einer separaten Zeile angezeigt werden.
1. Gruppenmodus
Leer = Keine HB-Gruppierung
1 = Nach HB-Gegenbuchung gruppieren
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob Informationen nach HB-Gegenbuchung
oder Handelskonto gruppiert werden oder ob die Informationen ungruppiert bleiben sollen.
Gültige Werte:
Leer - Keine HB-Gruppierung
1 - Nach HB-Gegenbuchung gruppieren
2 - Nach Handelskonto gruppieren
535
Anmerkung: Die Gruppierung nach HB-Gegenbuchung schließt Wechsel und Abzüge aus.
2. Verarbeitungsmodus
Leer = Nach Lieferantennummer gruppieren
1 = Nach übergeordneter Lieferantennummer gruppieren
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob Informationen nach übergeordneten
Lieferantennummern oder nach Lieferantennummern gruppiert werden sollen.
Gültige Werte:
Leer - Nach Lieferantennummer gruppieren
1 - Nach übergeordneter Lieferantennummer gruppieren
3. Quellensteuer
Leer = Quellensteuer nicht aufteilen
1 = Quellensteuer aufteilen
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob bei jedem Zahlungsdokument für die
Quellensteuer eine separate Position erstellt wird.
Gültige Werte:
Leer - Einzele Position pro Dokument
1 - Separate Position für Quellensteuern
536
Kunden- und Lieferantensaldoberichte drucken
Im Menü 'Kreditorenbuchhaltung - Berichte' (G0414) die Option 'Lieferantensaldobericht'
auswählen.
Im Menü 'Debitorenbuchhaltung - Berichte' (G03B14) die Option 'Kundensaldobericht'
auswählen.
Im Menü 'Spanish Reports' (Spanische Berichte) (G74S09) die Option 'Customer /
Supplier Balance Report' (Kunden-/Lieferantensaldobericht) auswählen.
Im Menü 'French Reports' (Französische Berichte) (G093151) die Option 'Customer /
Supplier Balance Report' (Kunden-/Lieferantensaldobericht) auswählen.
'Lieferantensaldobericht' und 'Kundensaldobericht' sind unterschiedliche Versionen des
gleichen Berichts (R7404002). Welche bestimmte Version des Berichts den
Lieferantensaldobericht oder den Kundensaldobericht erstellt, hängt von den
Verarbeitungsoptionen ab.
Die Lieferanten- und Kundensaldoberichte werden gedruckt, um die Details der
Transaktionen zwischen dem Unternehmen und den Kunden oder Lieferanten zu prüfen. Auf
dem Bericht werden auch die folgenden Informationen für jeden Kunden oder Lieferanten für
eine bestimmte Datumsspanne und für ausgewählte Unternehmen angezeigt:
•
Anfangssaldo
•
Soll- und Habensaldo
•
Endsaldo
Für die Lieferanten- und Kundensaldoberichte bestehen die folgenden zusätzlichen
Funktionen:
•
Transaktionen werden mit Soll- und Habenbeträgen in unterschiedlichen Spalten
gedruckt.
•
Der Bericht kann mit Transaktionsbeträgen, einschließlich Wechselbeträgen in Euro
oder einer anderen Währung, gedruckt werden.
•
Der Bericht kann im zusammengefassten oder im detaillierten Modus ausgeführt
werden.
•
Die HB-Klasse (GLC) kann für die Datenauswahl, Sequenzierung und Erstellung von
Zwischensummen verwendet werden, wenn bei der Erstellung der Tabelle 'Kunden/Lieferantensaldo-Arbeitstabelle (KDT und DBT)' (F74412) nach HB-Gegenkonto
gruppiert wird.
•
Die Kunden oder Lieferanten können basierend auf dem 'Von-Datum' und 'BisDatum' der Verarbeitungsoptionen der Berichte 'Lieferantensaldo generieren'
(R7404001) und 'Kundensaldo generieren' (R7403B001) für ein bestimmtes Datum
festgelegt werden.
•
Transaktionen innerhalb der in den Verarbeitungsoptionen der Berichte
'Lieferantensaldo generieren' und 'Kundensaldo generieren' festgelegten Periode
werden gedruckt
•
Kunden- und Lieferantensalden können nach HB-Gegenkonto oder nach
Handelskonto mit den Kontosalden verglichen werden.
537
Die Lieferanten- und Kundensaldoberichte basieren auf den Informationen in der Tabelle
'Kunden-/Lieferantensaldo-Arbeitstabelle (KDT und DBT)' (F74412). Die Tabelle muss zuerst
mit den Berichten 'Lieferantensaldo generieren' (R7404001) und 'Kundensaldo generieren'
(R7403B001) erstellt werden, bevor die Kunden- und Lieferantensaldoberichte ausgeführt
werden können.
Der anfängliche Saldo wird mit dem Stichtag, der einen Tag vor dem in den
Verarbeitungsoptionen 'Datum - Von' der Programme 'Lieferantensaldo generieren' und
'Kundensaldo generieren' festgelegten Datum liegt, berechnet.
Anmerkung
Wird eine Lieferantenrechnung für einen Lieferanten bezahlt, für den Quellensteuern
abgezogen werden müssen, kann der Quellensteuerbetrag auf dem Bericht der
Lieferantenversion auf die Zeile direkt nach der Zahlung gedruckt werden. Dies hängt von der
Einstellung der Verarbeitungsoptionen des Berichts 'Lieferantensaldo generieren' ab.
Verarbeitungsoptionen: Kunden-/Lieferantensaldobericht (R7404002)
Register 'Auswahl'
1. Von Saldo:
Leer = Kreditorenbuchhaltung
1 = Debitorenbuchhaltung
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob ein KreditorenbuchhaltungsSaldobericht (Lieferanten) oder ein Debitorenbuchhaltungs-Saldobericht (Kunden)
gedruckt wird. Gültige Werte:
Leer - Kreditorenbuchhaltungsbericht drucken
1 - Debitorenbuchhaltungsbericht drucken
Register 'Drucken'
1. Druckmodus:
Leer = Detailmodus
1 = Zusammenfassungsmodus
538
Mit dieser Verarbeitungsoption wird der Druckmodus festgelegt. Gültige Werte:
Leer - Druckdetails umfassen den ursprünglichen Saldo, den Endsaldo und alle
Dokumente für die ausgewählte Periode.
1 - Nur den Endsaldo drucken
Register 'Währung'
1. Alternativwährung
Mit dieser Verarbeitungsoption wird festgelegt, ob Beträge in einer anderen Währung als
der Währung angezeigt werden können, in der sie gespeichert sind. Die
Landeswährungsbeträge werden umgerechnet und in dieser Alternativwährung angezeigt.
So können beispielsweise FRF-Beträge in EUR angezeigt werden. Bleibt diese
Verarbeitungsoption leer, werden Beträge in der Landeswährung gedruckt.
Anmerkung: Diese Verarbeitungsoption ermöglicht es lediglich, Beträge in einer anderen
Währung anzuzeigen. Diese Beträge werden jedoch nicht gespeichert.
2. Alternativwährungsdatum
Mit dieser Verarbeitungsoption wird ein Stichtag festgelegt, wenn für die
Verarbeitungsoption 'Alternativwährung' ein Währungscode eingegeben wird. Diese
Option verwendet den am eingegebenen Tag gültigen Wechselkurs. Bleibt diese
Verarbeitungsoption leer, wird das Systemdatum verwendet.
Anmerkung: Zwischen den beiden Währungen muss in der Wechselkurstabelle für den
Stichtag ein gültiger Wechselkurs bestehen.
539
Tabelle 'Kreditorenbuch' vom System 'Adressbuch' aus
aktualisieren
'Genehmiger/Kategoriencode 7 aktualisieren' auswählen.
Um sicherzustellen, dass mit aktuellen Informationen gearbeitet wird, sollte das
Kreditorenbuch aktualisiert werden. Dies ist notwendig, wenn folgende Informationen
geändert werden:
•
Genehmigernummer, wenn protokollierte Lieferantenrechnungen eingegeben werden
•
Kategoriencode 07, wenn Lieferantenrechnungen mit US-spezifischen 1099Informationen eingegeben werden
Wenn die Genehmigernummer bzw. der Kategoriencode 07 im Lieferantendatensatz
geändert wird, werden die bestehenden Transaktionen in der Tabelle 'Kreditorenbuch'
(F0411) nicht automatisch geändert. Das Kreditorenbuch muss mit den Änderungen
aktualisiert werden.
Beispiel: Genehmigernummer und Kategoriencode 07 aktualisieren
Das folgende Beispiel erläutert eine Situation, die auftreten kann, wenn das Kreditorenbuch
nicht aktualisiert wird.
Dominique Abbott (Adressbuchnummer 4002) wird als Genehmiger für
Lieferantenrechnungen des Unternehmens 'A & D Ersatzteile' (Lieferantennummer 4005)
eingerichtet. Am 1. Juni werden mit dem Programm 'Lieferantenrechnungsprotokollierung'
zwei Lieferantenrechnungen für 'A & D Ersatzteile' eingegeben. Die
Lieferantenstamminformationen des Unternehmens 'A & D Ersatzteile' zeigen Dominique
Abbott als die für die Genehmigung dieser Lieferantenrechnungen zuständige Person. Am 2.
Juni verlässt Dominique Abbott das Unternehmen, ohne die eingegebenen
Lieferantenrechnungen neu umzulegen.
Nachfolger von Dominique Abbott wird Melvyn Easter (Adressbuchnummer 6000). Auf dem
Formular 'Lieferantenstamminformationen' wird die Genehmigernummer für
Lieferantenrechnungen des Unternehmens 'A & D Ersatzteile' von 4002 (Dominique Abbott)
auf 6000 (Melvyn Easter) geändert. Am 10. Juni wird eine weitere Lieferantenrechnung für 'A
& D Ersatzteile' eingegeben. Melvyn Easter muss diese Lieferantenrechnung genehmigen.
Am 15. Juni will Melvyn Easter die protokollierten Lieferantenrechnungen neu umlegen. Die
folgende Tabelle zeigt die Informationen in der Tabelle 'Kreditorenbuch'.
Datum
Transaktionsdatensätze
Genehmigernummer
01/06/98
PV 3285
4002 Dominique Abbott
01/06/98
PV 4267
4002 Dominique Abbott
10/06/98
PV 5342
6000 Melvyn Easter
540
Melvyn Easter gibt auf dem Formular 'Arbeiten mit der Lieferantenrechnungs-JB-Umlage'
seine Genehmigernummer (6000) ein. Es werden alle Lieferantenrechnungen angezeigt, die
von Melvyn Easter (Nummer 6000) genehmigt wurden:
•
Wenn die Informationen für den Genehmiger und den Kategoriencode 07 nicht
aktualisiert werden, wird auf dem Formular 'Arbeiten mit der LieferantenrechnungsJB-Umlage' nur PV 5342 angezeigt, da dies die einzige von Melvyn Easter (Nummer
6000) zu genehmigende Lieferantenrechnung ist. PV 3285 und PV 4267 müssen
nach wie vor von Dominique Abbott genehmigt werden.
•
Wenn die Informationen für den Genehmiger und den Kategoriencode 07 aktualisiert
werden, werden auf dem Formular 'Lieferantenrechnung/Journalbuchung neu
umlegen' alle drei Lieferantenrechnungen angezeigt. Das Programm hat den
Lieferantendatensatz für 'A & D Ersatzteile' gelesen und die Genehmigernummer für
alle offenen Lieferantenrechnungen auf 6000 (Melvyn Easter) geändert.
Anmerkung
Dieses Aktualisierungsprogramm sollte außerhalb der Hauptarbeitszeiten durchgeführt
werden, um sicherzustellen, dass keine Benutzer angemeldet sind.
Verarbeitungsoptionen: KDT-Datensätze - Globale Aktualisierung (R04802)
Schützen
Bleibt das Feld leer, wird Kategoriencode 07 mit dem Adressbuchwert aktualisiert. Wird in der
Verarbeitungsoption ein anderer Wert eingegeben, wird das Feld geschützt und nicht aktualisiert.
Kategoriencode 07 schützen
541
Cash Forecasting für die Kreditorenbuchhaltung
Im Rahmen der Cash Management-Aktivitäten kann es hilfreich sein, eine
Zusammenfassung der offenen Lieferantenrechnungen zu prüfen. Diese Zusammenfassung
enthält die Summe und das Fälligkeitsdatum aller offenen Lieferantenrechnungen und den
zur Bezahlung benötigten Betrag.
Prognoseerstellung-Cashflow
Im Menü 'KDT/Gesamtmenüs und technische Menüs' (G0431) die Option 'KDT-Cash
Forecasting - Zusammenfassung' auswählen.
Im Menü 'DBT/Gesamtmenüs und technische Menüs' (G03B31) die Option 'DBT-Cash
Forecasting' auswählen.
Im Rahmen des Cash Forecasting muss u.U. eine Zusammenfassung der offenen
Rechnungen oder Lieferantenrechnungen geprüft werden.
Bei der Ausführung des Cash Forecasting werden automatisch folgende Schritte ausgeführt:
•
Offene Rechnungen und Lieferantenrechnungen aus der Tabelle 'Kundenbuch'
(F03B11) oder 'Kreditorenbuch' (F0411) werden konsolidiert.
•
Informationen nach Organisationseinheit, Unternehmen, Fälligkeitsdatum und
Währung werden zusammengefasst.
•
In der Tabelle 'Cash Forecasting - Zusammenfassung' (F0032) vorhandene
Datensätze mit der in der Verarbeitungsoption festgelegten Cash-Art werden
gelöscht.
•
Die Tabelle F0032 wird mit neuen Informationen aktualisiert.
542
Das folgende Schaubild illustriert den Vorgang des Cash Forecasting:
Mit den Programmen 'KDT-Cash Forecasting' und 'DBT-Cash Forecasting' wird die Tabelle
F0032 generiert. Folgende Informationen sind in dieser Tabelle enthalten:
•
Gesamtbetrag aller offenen Rechnungen und Lieferantenrechnungen
•
Fälligkeitsdaten der offenen Dokumente
•
Der für den Abschluss offener Rechnungen und Lieferantenrechnungen erforderliche
Betrag
Das System 'Berichtserstellung für Unternehmen' kann verwendet werden, um die mit den
Programmen 'KDT-Cash Forecasting' und 'DBT-Cash Forecasting' erstellten Informationen
einzusehen. Die Informationen können auch in ein Spreadsheet-Programm geladen oder von
anwenderspezifischen Programmen zur Cash-Analyse verwendet werden.
Vorsicht
Die Tabelle F0032 enthält zusammengefasste Informationen aus dem Hauptbuch,
Kreditorenbuch und Debitorenbuch. Mit der Cash-Art wird das System festgelegt, in dem die
Informationen erstellt wurden. Eine Cash-Art ist alphanumerisch und kann aus bis zu fünf
Zeichen bestehen. J.D. Edwards empfiehlt, dass bei der Ausführung des Programms immer
die gleiche Cash-Art verwendet wird. Wird das Programm erneut mit einer anderen Cash-Art
ausgeführt, werden zwei verschiedene Sätze mit Informationen in der Tabelle F0032 erstellt.
543
Siehe auch
Handbuch Berichtserstellung für Unternehmen für Informationen zum Einrichten und
Ausführen von Berichten
Prognoseerstellung für den Cashflow in einer Fremdwährung im Handbuch
Fremdwährung für Informationen über Fremdwährungsbetrags- und
Währungscodefelder in der Tabelle F0032 für die Debitoren- und
Verarbeitungsoptionen:KDT-Cash Forecasting-Zusammenfassung erstellen
Verarbeitung
1. Eine Geldart eingeben, um einen KDT-Datensatz in der Tabelle 'Cash Forecasting-Zusammenfassung'
(F0032) festzulegen. Bleibt das Feld leer, wird 04 als Geldart verwendet.
Geldart
2. 1 eingeben, um die positiven und negativen Vorzeichen der Beträge umzukehren. Bleibt das Feld leer,
erscheinen die Vorzeichen der Tabelle 'Cash-Prognose-Zusammenfassung' (F0032) so, wie sie in der
Tabelle 'KDT-Buch' (F0411) erscheinen würden.
Betragsvorzeichen umkehren
544
Lieferantenrechnungs-Batch und Store-and-ForwardVerfahren
Wenn Lieferantenrechnungen über eine externe Quelle, wie z.B. einen Personal Computer
(PC) oder den elektronischen Datenaustausch (EDI), erstellt werden, können sie zur
Verarbeitung in das J.D. Edwards-System 'Kreditorenbuchhaltung' geladen werden. Ist dies
der Fall, werden sie in Batch-Tabellen gespeichert. Sie können vor der Verarbeitung geprüft
und geändert werden.
Werden Lieferantenrechnungen mit Hilfe des J.D. Edwards-Systems 'Kreditorenbuchhaltung'
und nicht durch eine externe Quelle auf einem PC erstellt, können sie zur Verarbeitung auf
einen Server übertragen werden.
Nach der Konvertierung des Lieferantenrechnungs-Batches geschieht Folgendes:
•
Bestehenden Daten werden Prüfungsregeln zugeordnet.
•
Nach Bedarf werden Standardvorgabedaten zur Verfügung gestellt.
•
In der Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) werden Lieferantenrechnungsinformationen
erstellt.
•
Zugehörige HB-Umlageinformationen werden in der Tabelle 'Kontenbuch' (F0911)
erstellt.
•
In den Tabellen 'Zugehörige KDT-Dokumente - Zusammenfassung' (F0413) und
'Zugehörige KDT-Dokumente - Detail' (F0414) werden die verbundenen
Zahlungsdatensätze erstellt, wenn für die Lieferantenrechnungs-Batch-Datensätze
Zahlungsinformationen festgelegt wurden.
545
Das folgende Schaubild illustriert die Verarbeitung von Lieferantenrechnungs-Batches. Der
Schritt für die Transaktionskontrolle betrifft nur das Store-and-Forward-Verfahren, nicht die
Verarbeitung von Lieferantenrechnungs-Batches.
Viele der Aufgaben, die bei der asynchronen Lieferantenrechnungsverarbeitung anfallen,
sind mit den bei der Verarbeitung von Lieferantenrechnungs-Batches auszuführenden
Aufgaben identisch. Programme für die asynchrone Lieferantenrechnungsverarbeitung
können im Menü 'Asynchrone Lieferantenrechnungen' (G04318), Programme für die
Lieferantenrechnungs-Batch-Verarbeitung im Menü 'Lieferantenrechnungs-Batch verarbeiten'
(G04311) aufgerufen werden.
546
Überlegungen zur Verarbeitung von Rechnungs- und
Lieferantenrechnungs-Batches
Die folgenden Tabellen enthalten Vorschläge für die erfolgreiche und effiziente Verarbeitung
von Rechnungs- und Lieferantenrechnungs-Batches.
Verarbeitungsfehler
Im ersten Batch nur wenige
Datensätze verarbeiten
Nur Fehler verhindern das erfolgreiche Verarbeiten von
Datensätzen in einem Batch. Warnungen weisen den Benutzer
nur auf bestimmte Vorkommnisse hin, die vom Standard
abweichen, verhindern jedoch die Verarbeitung nicht. Die
Anzeige von Warnungen kann in einer Verarbeitungsoption
deaktiviert werden.
Header-Ebenenfehler, die für einen Datensatz auftreten, treten
häufig für alle Datensätze auf. Die Fehler können dann zuerst
im kleinen Rahmen korrigiert werden, und anschließend
können die gleichen Schritte bei einem größeren Batch
vorgenommen werden.
Fehlermeldungen lesen und
verstehen
Als Alternative zur Prüfung des Ausnahmeberichts kann das
Mitarbeiter-Mitteilungscenter aufgerufen werden, um bestimmte
Batch-Fehler einzusehen. Die fehlerhaften Batches können
direkt über die Fehlermeldungen aufgerufen werden. Somit
können die Probleme abgerufen und interaktiv behoben
werden.
Fehlermeldungen können vom Mitteilungscenter aus auf eine
von drei Arten aufgerufen und gelesen werden:
•
Im Menü 'Workflow-Management' (G02) die Option
'Mitarbeiter-Mitteilungscenter' auswählen.
•
Das Batch-Verarbeitungsprogramm mit der rechten
Maustaste anklicken und 'Eingabeaufforderung' und
anschließend 'Version' auswählen. Auf dem Formular
'Arbeiten mit Batch-Versionen - Verfügbare Versionen' in
der Extra-Leiste unter 'Extras' das Symbol
'Mitteilungscenter' anklicken. Die Präferenz muss so
eingestellt werden, dass die Extra-Leiste angezeigt wird.
•
Im Menü 'Systemadministration' (GH9011) die Option
'Arbeiten mit Servern' auswählen. Auf dem Formular
'Arbeiten mit Servern' in der Extra-Leiste unter 'Extras'
das Symbol 'Mitteilungscenter' anklicken. Die Präferenz
muss so eingestellt werden, dass die Extra-Leiste
angezeigt wird.
Die Fehlermeldungen können auch im Data Dictionary
abgerufen werden. Dort kann durch Abfragen der
Fehlernummer das entsprechende Glossar geprüft werden.
547
Eine Rechnung verarbeiten, die mit
dem Programm 'Rechnungs-Batch
ändern' (P03B11Z1) oder
Lieferantenrechnungs-Batch
ändern' (P0411Z1) erstellt wurde.
Können bestimmte Fehler nicht behoben werden, kann eine
Transaktion mit dem Batch-Änderungsprogramm manuell
eingegeben und erfolgreich verarbeitet werden. Dann müssen
die manuell eingegebenen Datensätze der Tabellen F03B11Z1
oder F0411Z1 und F0911Z1 mit der konvertierten Transaktion
verglichen werden. Mit dem Vergleich der Differenzen kann
unter Umständen das Problem schneller gefunden und Fehler
können behoben werden.
Verarbeitungszeit
Nachdem Konvertierungsfehler behoben wurden, können die Empfehlungen in der folgenden
Tabelle verwendet werden, um die Verarbeitungszeit zu steigern:
Größere Batches erstellen
Die Daten in größeren Batches organisieren. Die
Verarbeitungszeit kann erhöht werden, wenn Batches nicht häufig
geöffnet und geschlossen werden müssen.
Vorsicht
Die Leistungssteigerung als Ergebnis der größeren Batches wird
unter Umständen mit der längeren Verarbeitungszeit für das
Buchen der Batches ausgeglichen.
Es muss auch berücksichtigt werden, dass wegen einem Fehler
in einem Datensatz die restlichen Datensätze im Batch zwar
erfolgreich verarbeitet werden können, jedoch kein Datensatz im
Batch gebucht wird.
Mehrere Versionen des BatchVerarbeitungsprogramms erstellen
Es können mehrere Versionen des BatchVerarbeitungsprogramms (R03B11Z1A oder R04110ZA) erstellt
und gleichzeitig ausgeführt werden.
Hierzu können die Daten in den Batch-Transaktionstabellen
geändert werden, so dass sich mehrere größere Batches
ergeben. Dann müssen zusätzliche Versionen des Programms
erstellt und die Datenauswahl muss geändert werden, um einen
Batch zu verarbeiten. Anschließend können alle Versionen des
Programms gleichzeitig ausgeführt werden.
Anmerkung
Die Leistungssteigerung durch das Erstellen von mehreren
Versionen des Batch-Verarbeitungsprogramms hängt stark von
der Art der zu verarbeitenden Daten ab. In bestimmten Fällen
könnte sich die tatsächliche Verarbeitungszeit wegen technischen
Problemen, wie zum Beispiel Datensatzsperre, oder dem
gleichzeitigen Ausführen von mehreren Version, sogar erhöhen.
Um die beste Lösung für bestimmte Daten zu finden, sollten
verschiedene Tests ausgeführt werden.
548
Möglichst viele verfügbare
Informationen eingeben
Die Abrufzeit für Standardinformationen kann verkürzt werden,
indem die Informationen unmittelbar in die Tabellen
F03B11Z1oder F0411Z1 und F0911Z1 eingegeben werden.
Beispielsweise kann der Name des Kunden in das Erklärungsfeld
(VNEXA) in der Tabelle F0911Z1 eingegeben werden. Weitere
Beispiele für Informationen, die zur Verarbeitung abgerufen
werden, sind Zahlungsbedingungen, Wechselkurse,
Unternehmensnummern usw. Wird das BatchVerarbeitungsprogramm ausgeführt, werden nur die bereits
vorhandenen Informationen verglichen; die Informationen werden
nicht abgerufen und anschließend verglichen.
aktivieren (System 16)
Wird das System 'Controlling' (System 16) nicht verwendet, muss
sichergestellt werden, dass die Felder 'Kostenobjekte aktivieren'
(CO01) und 'Prozesskostenrechnung' (CO03) im Programm
'Kostenmanagementkonstanten' (P1609) nicht ausgewählt sind.
Das Programm 'Kostenmanagementkonstanten' wird im Menü
G1641 aufgerufen.
Batch-Programm auf dem Server,
auf dem sich die Daten und die
zugehörigen Programme befinden,
ausführen
Das Batch-Verarbeitungsprogramm (R03B11Z1A oder
R04110ZA) auf dem Server, auf dem sich die Batch-Tabellen
(F03B11Z1, F0411Z1 und F0911Z1) und andere zugehörige
Tabellen, wie zum Beispiel 'Kundenstamm nach Branche'
(F03012), 'Lieferantenstamm' (F0401), 'Währungswechselkurse'
(F0015), 'Steuergebiete' (F4008) usw. befinden, ausführen.
Es sollte ebenfalls sichergestellt werden, dass sich die
entsprechenden Hauptgeschäftsfunktionen (P03B0011,
P0400047 und P0900049) sowie zugehörige Programme auf dem
gleichen Server befinden.
Voraussetzungen
Lieferantenrechnungstransaktionen aus ihrer externen Quelle dem System
'Kreditorenbuchhaltung' von J.D. Edwards im entsprechenden Format zuordnen
Siehe auch
Batch-Eingabe-Setup für Lieferantenrechnungen im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für Informationen über Feldanforderungen und Formate für
die Lieferantenrechnungskonvertierung und das Upload
Zahlungsaufträge mit Überweisungen senden im Handbuch Datenschnittstelle für
den elektronischen Datenaustausch für Informationen über die EDI-Verarbeitung in
der Kreditorenbuchhaltung
549
Store-and-Forward-Verfahren für Lieferantenrechnungen
Die Store-and-Forward-Verfahren von Lieferantenrechnungen ermöglicht es, eine große
Anzahl von Lieferantenrechnungen effizient einzugeben und zu verwalten, bevor sie im
System 'Kreditorenbuchhaltung' verarbeitet werden. Wenn der Benutzer z.B. nicht durch eine
Standleitung an den Server angeschlossen ist, können die Lieferantenrechnungen während
der normalen Arbeitszeit lokal auf einem PC erstellt werden. Sie können dann auf den Server
geladen und dort außerhalb der regulären Arbeitszeiten verarbeitet werden.
Bevor Transaktionen für das Store-and-Forward-Verfahren eingegeben werden können,
müssen die folgenden Tabellen heruntergeladen werden:
•
Technische Datentabellen
•
Geschäftsdatentabellen
Siehe auch
Working with Store-and-Forward Processing (Arbeiten mit der Store-and-ForwardVerfahren) im englischen Handbuch Configurable Network Computing
Implementation Guide (CNC-Implementierung)
Cost Object Tracking in Store and Forward (Kostenobjekterfassung in Store-andForward) im englischen Handbuch Advanced Cost Accounting (Controlling)
Cost Object Tracking in Accounts Payable (Kostenobjektverfolgung in der
Kreditorenbuchhaltung) im englischen Handbuch Advanced Cost Accounting
(Controlling)
Technische Datentabellen
Es müssen technische Datentabellen heruntergeladen werden, wie z.B. 'Automatische
Nummernvergabe' (F0002) und 'Automatische Nummernvergabe nach
Unternehmen/Geschäftsjahr' (F00021). Für jede heruntergeladene Tabelle wird ein
Download-Bericht erstellt. Anhand dieses Berichts kann die Anzahl der auf den PC
heruntergeladenen Datensätze geprüft werden.
Siehe auch
Für Store-and-Forward benötigte technische Datentabellen im Handbuch CNCImplementierung für Informationen zu den technischen Datentabellen, die für das
Store-and-Forward-Verfahren heruntergeladen werden müssen
Geschäftsdatentabellen
Die nachfolgende Liste führt Geschäftsdatentabellen auf, die sich auf dem PC befinden
müssen, der für das Store-and-Forward-Verfahren von Lieferantenrechnungen verwendet
wird. Jede Tabelle wird dazu separat auf den PC kopiert. Jede Tabelle ist mit einer Version
verbunden. Unter Umständen sind die Versionen nicht für alle Tabellen vorhanden. Im
Programm 'KDT-Batch - Lieferantenrechnungen eingeben' (P0411Z1) können für diese
Tabellen neue Versionen erstellt werden.
550
Tabelle
Beschreibung
F0004
Arten anwenderspezifischer Codes
F0005
Anwenderspezifische Codes
F0006
Organisationseinheitenstamm
F0008
Rechnungsperiodenstruktur
F0009
Allgemeine Konstanten
F0010
Unternehmenskonstanten
F0012
Automatische Buchungsanweisungen - Stamm
F0013
Währungscodes
F0014
Zahlungsbedingungen
F0022
Steuerregeln
F0041Z1
Transaktionssteuerung
F0101
Adressbuchstamm
F0111
Adressbuch - Who's Who
F0116
Adresse nach Datum
F0401
Lieferantenstamm
F0411Z1
Lieferantenrechnungstransaktionen - Batch-Upload
F0901
Kontenstamm
F0907
Kontenrahmenformat
F0911Z1
JB-Transaktions-Batch
F0911Z1T
Journalbuchungstransaktionen - temporäre Batch-Tabelle
F1609
F4008
Steuergebiete
F4801
Arbeitsauftragsstamm
Für jede heruntergeladene Tabelle wird ein Download-Bericht erstellt. Anhand dieses
Berichts kann die Anzahl der auf den PC heruntergeladenen Datensätze geprüft werden.
551
Stammtabellen auf den PC herunterladen
Bevor auf dem PC Lieferantenrechnungen erstellt werden können, müssen Tabellen vom
Server heruntergeladen werden. Diese Tabellen sind erforderlich, um Transaktionen zu
erstellen und zu prüfen. So müssen z.B. die Tabellen 'Adressbuchstamm' (F0101) und
'Lieferantenstamminformationen' (F0401) heruntergeladen werden, um dem Benutzer
Lieferanteninformationen zur Verfügung zu stellen, die zur Erstellung der
Lieferantenrechnungen erforderlich sind.
Jede Tabelle muss separat heruntergeladen werden. Die aus den einzelnen Tabellen
geladenen Daten können anhand der Datenauswahl oder Kategoriencodes eingegrenzt
werden. Jede Version des Programms 'Store-and-Forward-Download' bezeichnet eine
Tabelle und die zugehörigen Tabellen bzw. Tabellengruppen.
Zusätzlich zu den Geschäftsdatentabellen müssen auch technische Datentabellen
heruntergeladen werden, wie z.B. 'Automatische Nummernvergabe' (F0002) und
'Automatische Nummernvergabe nach Unternehmen/Geschäftsjahr' (F00021). Für jede
heruntergeladene Tabelle wird ein Download-Bericht erstellt. Anhand dieses Berichts kann
die Anzahl der auf den PC heruntergeladenen Datensätze geprüft werden.
Nachdem die Geschäftsdatentabellen und technischen Datentabellen heruntergeladen
wurden, können die Transaktionen zur asynchronen Verarbeitung eingegeben werden.
►
So werden die Stammtabellen auf den PC heruntergeladen
Im Menü 'Store-and-Forward - Lieferantenrechnungen' (G04318) die Option
'Stammtabellen herunterladen' auswählen.
Oft lädt der Systemadministrator die notwendigen Stammtabellen herunter. Bevor die
folgenden Schritte ausgeführt werden, sollte festgestellt werden, ob dieser Download bereits
ausgeführt wurde.
Es muss eine Verbindung zum Server bestehen und der Benutzer muss in der normalen
Produktionsumgebung angemeldet sein, um die Stammtabellen auf den PC herunterzuladen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Batch-Versionen - Verfügbare Versionen' eine
Version der Option 'Stammtabellen herunterladen' auswählen.
Eine vollständige Beschreibung der Tabelle, die heruntergeladen werden soll, kann
eingesehen werden. Dazu ist auf dem Formular 'Arbeiten mit Batch-Versionen Verfügbare Versionen' die entsprechende Version und im Menü 'Zeile' die Option
'Versionsdetails' auszuwählen.
3. Auf dem Formular 'Version - Eingabeaufforderung' einen der folgenden Schritte
ausführen:
•
Option 'Datenauswahl' anklicken, um die vom System heruntergeladenen
Informationen einzugrenzen, und 'Übergeben' anklicken. Auf dem Formular
'Datenauswahl' die gewünschte Datenauswahl festlegen und 'OK' anklicken.
4. Auf dem Formular 'Drucker auswählen' den Berichtsausgabeort auswählen und 'OK'
anklicken.
552
Lieferantenrechnungen für das Store-and-Forward-Verfahren erstellen
Nachdem die Stammtabellen auf den PC heruntergeladen worden sind, können
Standardlieferantenrechnungen mit der Software von J.D. Edwards unter Verwendung der
Store-and-Forward-Umgebung erstellt werden. Die Lieferantenrechnungen werden so lange
auf dem PC gespeichert, bis sie zur Verarbeitung auf den Server geladen werden.
Wenn Lieferantenrechnungen für das Store-and-Forward-Verfahren erstellt werden, werden
erst dann Dokumentnummern vergeben, wenn die Lieferantenrechnungen hochgeladen und
verarbeitet werden. Jeder Lieferantenrechnung wird stattdessen eine Transaktionsnummer
zugeordnet. Die Erstellung von Lieferantenrechnungen für das Store-and-Forward-Verfahren
umfasst folgende Schritte:
•
Jede Lieferantenrechnung wird anhand der aus den Tabellen heruntergeladenen
Informationen bearbeitet und bestätigt.
•
Transaktionskontrolldatensätze für die einzelnen Lieferantenrechnungen erstellen.
Anschließend wird den Datensätzen der Status 1 (zur Verarbeitung bereit)
zugeordnet und sie werden in der Tabelle 'Transaktionskontrolle' (F0041Z1)
gespeichert.
•
Transaktionsdatensätze werden in den Tabellen 'Lieferantenrechnungstransaktionen
- Batch aktualisieren' (F0411Z1), Journalbuchungstransaktionen - Batch-Tabelle'
(F0911Z1) und 'Journalbuchungstransaktionen - temporäre Batch-Tabelle'
(F0911Z1T) erstellt.
Voraussetzungen
Verarbeitungsoptionen einrichten
Der Benutzer muss mit der Lieferantenrechnungsstandardeingabe vertraut sein.
►
So werden Lieferantenrechnungen für das Store-and-Forward-Verfahren erstellt
Im Menü 'Store-and-Forward - Lieferantenrechnungen' (G04318) die Option 'Store-andForward - Lieferantenrechnungs-Batch ändern' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Store-and-Forward-Lieferantenrechnungen' die
Schaltfläche 'Hinzufügen' anklicken.
553
Schritte zur Lieferantenrechnungsstandardeingabe ausführen.
Anmerkung
Zahlungsbedingungen befinden sich in den Header- und Detailbereichen. Ist das Feld
'Zahlungsbedingungen' im Detailbereich leer, wird automatisch der Wert aus dem HeaderBereich eingesetzt. Somit können Zahlungsbedingungen für eine ganze Lieferantenrechnung
oder für einzelne Rechnungsposten festgelegt werden.
Siehe auch
Kreditorenbuchhaltung für Informationen über die Eingabe von
Lieferantenrechnungen mit dem Programm 'Lieferantenrechnungsstandardeingabe'
(P0411)
Verarbeitungsoptionen: KDT-Batch - Lieferantenrechnung eingeben
(P0411Z1)
Standardvorgaben
1. Standard-Dienstleistungs-/Steuerdatum auswählen:
1 = Rechnungsdatum
Leer = HB-Datum
2. Standard-Zahlungsstatus auswählen oder leer lassen, um den Standardwert aus dem Data Dictionary
zu übernehmen.
Standardzahlungsstatus
3. 1 eingeben, um die Adresse 'Faktor/Bes. Zahlungsempfänger' aus dem Adressbuch in das Feld
'Alternativer Zahlungsempfänger' für Zahlungen einzusetzen.
Besonderer Zahlungsempfänger - Standard
Daten
1. Wert eingeben, um Datumseditierung auszuwählen:
554
Leer = Keine Editierung
1 = Warnung
2 = Fehler
Rechnungsdatum > Heutiges Datum
Rechnungsdatum > HB-Datum
2. Mit diesem Wert kann das Fälligkeitsdatum für die Gutschrift/Lastschrift ausgewählt werden.
1 = Fälligkeitsdatum der Zahlungsbedingung verwenden
Währung
1. 1 eingeben, um MwSt. bei Währungseingaben zuzulassen.
1 = MwSt. bei Währungseingaben zulassen
Manuelle Schecks
1. 1 eingeben, um einen manuellen Scheck über den Gesamtbetrag der Lieferantenrechnung zu
erstellen.
1 = Manuellen Scheck erstellen
Journalbuchung
1. 1 eingeben, um die Bearbeitung von nicht ausgeglichenen Posten zwischen Lieferantenrechnung und
Journalbuchungen zu umgehen. Bleibt das Feld leer, muss die Journalbuchung ausgeglichen sein (KDTBeträge gleich HB-Beträge).
1 = Bearbeiten/Nichtsaldierung umgehen
Anzeige
1. 1 eingeben, um zusammengefasste Lieferantenrechnungen auf dem Formular 'Arbeiten mit
Speicherung und Weiterleitung von Lieferantenrechnungen' anzuzeigen.
1 = Zusammengefasst
Eingabeart
1. 1 eingeben, falls die Transaktionen NICHT mit Hilfe von 'Speichern weitergeleiteter
Lieferantenrechnungseingaben' in OneWorld eingegeben wurden.
1 = Transaktion KEINE Store-and-Forward-Eingabe
Lieferantenrechnungen auf den Server hochladen
Nachdem die Lieferantenrechnungen auf dem PC erstellt worden sind, müssen sie zur
Verarbeitung auf den Server geladen werden. Hierzu muss eine Verbindung zum Server
bestehen, und der Benutzer muss in der normalen Produktionsumgebung angemeldet sein.
Bevor die Lieferantenrechnungen hochgeladen und verarbeitet werden, können sie geprüft
werden. Nach der Prüfung von Lieferantenrechnungen müssen unter Umständen bestimmte
Lieferantenrechnungen korrigiert oder gelöscht werden. Dazu ist die zu ändernde
Lieferantenrechnung auf dem Formular 'Arbeiten mit Store-and-ForwardLieferantenrechnungen' abzurufen. Die Lieferantenrechnung kann auf dem PC geändert und
erneut hochgeladen werden.
Werden Lieferantenrechnungen aktualisiert, werden die folgenden Aufgaben ausgeführt:
•
In den Tabellen 'Lieferantenrechnungstransaktionen - Batch hochladen' (F0411Z1)
und 'Journalbuchungstransaktionen - Batch' (F0911Z1) auf dem Server
(Zielumgebung) werden Datensätze erstellt.
555
•
Der Transaktionskontrollstatus der einzelnen Lieferantenrechnungen wird auf dem
Server auf 5 (Hochgeladen) aktualisiert. Nachdem eine Lieferantenrechnung auf
diesen Status aktualisiert worden ist, kann sie auf dem PC nicht mehr geändert
werden. Änderungen können nur auf dem Server vorgenommen werden.
Wenn eine Lieferantenrechnung auf dem PC den Status 1 (zur Verarbeitung bereit)
oder 2 (Fehler) aufweist, kann sie auf dem PC geändert werden.
•
Für jede Lieferantenrechnung wird auf dem Server ein Transaktionskontrolldatensatz
erstellt und es wird ihr der Status 1 (zur Verarbeitung bereit) zugeordnet.
•
Die Datensätze der Tabellen F0411 und F0911 werden von der lokalen Maschine
gelöscht und auf der Zielmaschine (Server) gespeichert, nachdem
Lieferantenrechnungen von der lokalen Maschine erfolgreich auf den Server
hochgeladen wurden.
Für alle hochgeladenen Lieferantenrechnungen wird ein Upload-Bericht erstellt. Anhand
dieses Berichts kann überprüft werden, ob die Lieferantenrechnungen fehlerfrei hochgeladen
wurden.
Anmerkung
Um die Systemleistung nicht zu beeinträchtigen, sollten die Lieferantenrechnungen
außerhalb der Hauptarbeitszeiten hochgeladen werden.
Siehe auch
Lieferantenrechnungs-Batch prüfen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für weitere
Informationen
Nicht verarbeitete Lieferantenrechnungs-Batches prüfen im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für weitere Informationen
►
So werden Lieferantenrechnungen auf den Server geladen
'Lieferantenrechnungen hochladen' auswählen.
1. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Batch-Versionen - Verfügbare Versionen' die Version
'Store and Forward Upload' auswählen.
3. Auf dem Formular 'Version - Eingabeaufforderung' die Schaltfläche 'Übergeben'
anklicken.
4. Auf dem Formular 'Drucker auswählen' eine der Berichtsausgabeortoptionen und
anschließend 'OK' anklicken.
Siehe auch
Arbeiten mit Warteschlangen im Handbuch Grundlagen für Informationen zum
Einsehen von Fehlern, die beim Upload der Lieferantenrechnungen auftreten können
Cost Object Tracking in Store and Forward (Kostenobjekterfassung in Store-andForward) im englischen Handbuch Advanced Cost Accounting (Controlling) für
Informationen zum Kostenmanagement in der Kreditorenbuchhaltung
556
Mitteilungen einsehen im Handbuch Grundlagen für Informationen über die
Verwendung von Mitteilungen im Mitarbeiter-Mitteilungscenter, um Fehler
einzusehen, die beim Verarbeiten von Lieferantenrechnungen auftreten können
Im Menü 'Store-and-Forward - Lieferantenrechnungen' (G04318) die Option 'Store-andForward - Lieferantenrechnungs-Batch verarbeiten' auswählen.
Nachdem die Lieferantenrechnungen auf den Server geladen worden sind, müssen sie
verarbeitet werden, um Transaktionen in der Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) zu erstellen.
Nachdem die Lieferantenrechnungen hochgeladen und verarbeitet worden sind, muss der
Transaktionskontrollstatus der Lieferantenrechnungen auf dem PC aktualisiert werden, so
dass er mit dem Status der Lieferantenrechnungen auf dem Server übereinstimmt.
Siehe auch
Arbeiten mit Warteschlangen im Handbuch Grundlagen für Informationen über die
Verwendung von Warteschlagen im Mitarbeiter-Mitteilungscenter, um Fehler
einzusehen, die beim Verarbeiten von Lieferantenrechnungen auftreten können
Lieferantenrechnungs-Batch verarbeiten im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für
weitere Informationen darüber, wie Lieferantenrechnungen zur Verarbeitung
übergeben und geprüft werden
Verarbeitungsoptionen: Store-and-Forward - Lieferantenrechnungs-Batch
(R04110Z2)
Verarbeitung
1. 1 eingeben, um Batch-Informationen im endgültigen Modus zu verarbeiten. Bleibt das Feld leer, wird
die Batch-Verarbeitung im vorläufigen Modus ausgeführt und es werden keine Tabellenaktualisierungen
durchgeführt.
1 = Endgültiger Modus
Leer = Vorläufiger Modus
2. 1 eingeben, um die Verarbeitung von KDT-Belegen zuzulassen, wenn HB-Datensätze in Tabelle
F0911Z1 nicht ausgeglichen sind. (KDT-Beträge sind nicht gleich HB-Beträge). Bleibt das Feld leer, wird
die Transaktion nicht mit unausgeglichenen Beträgen ausgeführt.
1 = Nicht ausgeglichene Beträge zulässig
3. 1 eingeben und verarbeitete Transaktionen automatisch aus der Batch-Tabelle auszulagern. Bleibt
das Feld leer, werden die Transaktionen als verarbeitet gekennzeichnet und bleiben in der Tabelle.
1 = Auslagern
Leer = Nicht auslagern
Mitteilungen
1. 1 eingeben um das Erstellen von Warnungen für Workflow zu verhindern. Bleibt das Feld leer, werden
Warnungen erstellt.
1 = Warnungen unterdrücken
Leer = Warnungen nicht unterdrücken
2. Den Benutzer eingeben, der die Workflow-Mitteilungen erhalten soll. Bleibt das Feld leer, erhält der
Benutzer, der die Transaktion eingegeben hat, die Mitteilung.
Benutzer-ID für Workflow-Mitteilung
Standardvorgaben
1. 1 eingeben, um Standardvorgaben für das Steuergebiet und den Steuerartencode zu umgehen. Bleibt
das Feld leer, werden die Steuerfelder aus den Tabellen 'Adressbuch' und
557
'Organisationseinheitenstamm' übernommen.
1 = Standardsteuer umgehen
1. Die Verarbeitungsoptionsversion der Hauptgeschäftsfunktion eingeben, die für die Verarbeitung von
Lieferantenrechnungen verwendet werden soll. Bleibt das Feld leer, wird Version ZJDE0001 verwendet.
Version
2. Die Verarbeitungsoptionsversion der Hauptgeschäftsfunktion, die für die Verarbeitung von
Journalbuchungen verwendet werden soll. Bleibt das Feld leer, wird Version ZJDE0001 verwendet.
Version
Batch-Freigabe
1. 1 eingeben, wenn der Batch-Status aller Batches, die mit dem Programm 'Lieferantenrechnungs-Batch
verarbeiten' erstellt wurden, auf 'Genehmigt' gesetzt werden soll (unabhängig von den allgemeinen
Buchhaltungskonstanten). Bleibt das Feld leer, wird der Batch-Status gemäß der allgemeinen
Buchhaltungskonstanten eingerichtet.
Batch-Freigabe
Automatische Buchung
1. Eine Version des Buchungsprogramms (R09801) einrichten, das verwendet werden soll, um Eingaben
nach ihrer Erstellung automatisch in die Tabelle 'Kontensalden' zu buchen. Bleibt die
Verarbeitungsoption leer, wird die Buchung nicht übergeben.
Version
Transaktionskontrolldatensätze aktualisieren
'Transaktionskontrolldatensatz aktualisieren' auswählen.
Nachdem die Lieferantenrechnungen verarbeitet worden sind, unterscheidet sich der
Transaktionskontrollstatus der einzelnen Lieferantenrechnungen auf dem PC vom Status der
Lieferantenrechnungen auf dem Server. Der Status auf dem PC muss aktualisiert werden, so
dass er mit dem Status auf dem Server übereinstimmt. Dazu wird der Bericht
'Transaktionskontrolldatensätze aktualisieren' ausgeführt.
Es kann auch das Aktualisierungsprogramm ausgeführt werden, um PCLieferantenrechnungen zu identifizieren, die beim Upload zum Server Fehler aufgewiesen
haben. Die Lieferantenrechnung auf dem PC wird mit dem Fehlerstatus der
Lieferantenrechnung auf dem Server aktualisiert. Die Lieferantenrechnungen, die auf dem
PC Fehler aufgewiesen haben, können dann identifiziert, berichtigt und erneut auf den Server
geladen werden. Wahlweise können sie auf dem Server berichtigt werden.
Verarbeitungsoptionen: Store-and-Forward-Datensätze als 'Verarbeitet'
oder 'Ausgelagert' aktualisieren
Auslagern
Zur automatischen Auslagerung von verarbeiteten Transaktionen aus den Batch-Dateien '1' eingeben.
Bleibt das Feld leer, werden Transaktionen als verarbeitet markiert und verbleiben in den Batch-Dateien.
1
= Auslagern
558
Lieferantenrechnungen buchen
'Lieferantenrechnungen in das HB buchen' auswählen.
Nachdem die Lieferantenrechnungen verarbeitet worden sind, müssen sie in das Hauptbuch
gebucht werden.
Lieferantenrechnungen können manuell vom Menü 'Lieferanten und Lieferantenrechnungen
eingeben' (G0411) aus in das Hauptbuch gebucht werden. Es können auch zwei
Verarbeitungsoptionen des Berichts 'Store-and-Forward - Lieferantenrechnungs-Batch
verarbeiten' eingerichtet werden, um verarbeitete Lieferantenrechnungs-Batches automatisch
zum Zeitpunkt der Verarbeitung zu buchen. Für die Verarbeitungsoptionen des Berichts
'Store-and-Forward - Lieferantenrechnungs-Batch verarbeiten' (R04110Z2):
•
Auf dem Register 'Batch-Freigabe' in das Feld 'Batch-Freigabe' den Wert 1 eingeben,
um den Status des verarbeiteten Batches automatisch auf 'Freigegeben' zu setzen.
•
Auf dem Register 'Automatische Buchung' eine Version des Berichts 'Hauptbuch
buchen' (R09801) in das Feld 'Version' eingeben.
Siehe auch
Batches der Finanzbuchhaltung buchen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung
Gebuchte Lieferantenrechnungen ändern im Handbuch Kreditorenbuchhaltung
Arbeiten mit Warteschlangen im Handbuch Grundlagen für Informationen über das
Verwenden von Warteschlangen zum Einsehen von Fehlern, die beim Buchen von
Lieferantenrechnungen auftreten können
Verarbeitete Lieferantenrechnungen auslagern
Im Menü 'Store-and-Forward - Lieferantenrechnungen' (G04318) die Option 'Store-andForward-Lieferantenrechnungen auslagern' auswählen.
Nachdem die Lieferantenrechnungen gebucht worden sind, sollten sie aus dem PC und aus
der Batch-Tabelle auf dem Server ausgelagert werden. Wenn das Programm ausgeführt
wird, ermöglicht die Funktion 'Standort überschreiben' die Auslagerung von
Lieferantenrechnungen auf dem Client oder Server.
Wahlweise kann eine Verarbeitungsoption verwendet werden, um die verarbeiteten
Lieferantenrechnungen automatisch aus den Batch-Tabellen auszulagern, wenn die
Transaktionskontrolldatensätze aktualisiert werden.
Wenn verarbeitete Lieferantenrechnungen ausgelagert werden, werden die Datensätze aus
den folgenden Tabellen entfernt:
•
Lieferantenrechnungstransaktionen - Batch-Upload (F0411Z1)
•
Journalbuchungstransaktionen - Batch (F0911Z1)
•
Transaktionssteuerung (F0041Z1)
559
Siehe auch
Verarbeitete Batch-Lieferantenrechnungen auslagern im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für weitere Informationen über Verarbeitungsoptionen
Transaktionssteuerungsdatensätze aktualisieren im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für Informationen über die automatische Auslagerung
verarbeiteter Transaktionen
Lieferantenrechnungen für die Batch-Verarbeitung konvertieren
Mit Hilfe der Lieferantenrechnungs-Batch-Verarbeitung können Informationen aus einem
externen System konvertiert werden, damit sie als J.D. Edwards-Transaktionen verarbeitet
werden können. Lieferantenrechnungs-Batches können von externen Quellen, wie z.B. PCDateneingaben, externen Anwendungen oder Systemen von Kunden sowie mit dem
elektronischen Datenaustausch (EDI) hochgeladen werden. Hierzu muss ein
kundenspezifisches Programm erstellt werden, mit dem die entsprechenden Daten in
bestimmte Felder der Tabellen 'Lieferantenrechnungstransaktion - Batch-Upload' (F0411Z1)
und 'Journalbuchungstransaktionen - Batch' (F0911Z1) gesetzt werden.
Durch die Batch-Verarbeitung wird dann geprüft, ob die in diese Transaktionstabellen (ZTabellen) eingegebenen Informationen korrekt verarbeitet und konvertiert und in die Tabellen
'Kreditorenbuch' (F0411) und 'Kontenbuch' (F0911) eingegeben wurden. Wird versucht, die
Tabellen 'Kreditorenbuch' (F0411) oder 'Kontenbuch' (F0911) zu aktualisieren, ohne die
Batch-Verarbeitung und die Z-Tabellen zu verwenden, kann dies zu Fehlern in den
Lieferantenrechnungsinformationen von J.D. Edwards führen. Nachdem die externen
Lieferanteninformationen konvertiert und in die Tabellen 'Kreditorenbuch' (F0411) und
'Kontenbuch' (F0911) eingegeben wurden, können sie als Transaktionen von J.D. Edwards
verarbeitet werden.
Siehe auch
Batch-Eingabe-Setup für Lieferantenrechnungen im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für Informationen über Feldanforderungen und Formate für
die Lieferantenrechnungskonvertierung und das Upload
Technical Data Tables Needed for Store-and-Forward (Für Store-and-Forward
benötigte technische Datentabellen) im englischen Handbuch Configurable Network
Computing Implementation Guide (CNC-Implementierung) für Informationen zu den
technischen Datentabellen, die für das Store-and-Forward-Verfahren
heruntergeladen werden müssen
Lieferantenrechnungs-Batch prüfen
Nachdem die Lieferantenrechnungs-Batches konvertiert wurden, können sie vor der
Verarbeitung auf ihre Richtigkeit hin geprüft werden. Lieferantenrechnungs-Batches können
vor und nach ihrer Verarbeitung geprüft werden.
Lieferantenrechnungs-Batch-Informationen werden in den Tabellen
'Lieferantenrechnungstransaktionen - Batch-Upload' (F0411Z1) und
'Journalbuchungstransaktionen - Batch' (F0911Z1) gespeichert.
560
Vorsicht
Es muss sichergestellt werden, dass zur Prüfung und Änderung der Lieferantenrechnungen
das entsprechende Programm verwendet wird. Wurde die Verarbeitung vom Store-andForward-Programm aus gestartet, muss im Menü 'Store-and-Forward Lieferantenrechnungen' (G04318) das Programm 'Store-and-Forward Lieferantenrechnungs-Batch ändern' verwendet werden, um Lieferantenrechnungen zu
prüfen und zu ändern. Werden Batches nicht mit dem Store-and-Forward-Programm
verarbeitet, wird im Menü 'Lieferantenrechnungs-Batch verarbeiten' (G04311) das Programm
'Lieferantenrechnungs-Batch ändern' verwendet.
Siehe auch
Informationen über die Kreditorenbuchhaltung
►
So werden Lieferantenrechnungs-Batch-Informationen geprüft
Nachdem die Lieferantenrechnungen auf den Server geladen worden sind, können
spezifische Batch-Informationen geprüft werden. Zum Beispiel kann die Anzahl der
Lieferantenrechnungen in einem Batch für ein bestimmtes Datum geprüft werden.
Bei der Verarbeitung von Lieferantenrechnungs-Batches im Menü 'LieferantenrechnungsBatch verarbeiten' (G04311) die Option 'Lieferantenrechnungs-Batch ändern' auswählen.
Werden Lieferantenrechnungen aus einem Speicher übertragen, im Menü 'Store-andForward - Lieferantenrechnungen' (G04318) die Option 'Store-and-Forward Lieferantenrechnungs-Batch ändern' auswählen.
Schaltfläche 'Suchen' anklicken, um alle Lieferantenrechnungen eines Batches
anzuzeigen, oder die folgenden Felder oder Optionen ausfüllen und 'Suchen'
anklicken, um die Anzeige der Lieferantenrechnungen einzuschränken:
•
Verarbeitet
•
Zus.-fass.
•
Batch-Nr.
2. Um die Lieferantenrechnungen nach Datum anzuzeigen, die folgenden Felder
ausfüllen:
•
Von
•
Bis
3. Wenn die Lieferantenrechnungen nach Datum angezeigt werden, eine der folgenden
Optionen anklicken, um anzugeben, welche Art von Datum angezeigt werden soll:
•
Rg.
•
HB
•
Übertragung
561
Feldbeschreibungen
Beschreibung
Verarbeitet
Glossar
Mit dieser Option wird angezeigt, ob ein Datensatz erfolgreich
verarbeitet wurde. Je nach Anwendung wird das Feld 'EDSP' in einer
Tabelle mit einem der folgenden Werte aktualisiert:
1 (oder Y)
Erfolgreich verarbeitet
Leer (oder N)
Nicht verarbeitet
Zus.-fass.
Mit dieser Option wird festgelegt, ob Lieferantenrechnungen im
Zusammenfassungs- oder im Detailmodus angezeigt werden sollen.
Gültige Werte:
Ein - Es wird eine zusammengefasste Version des ausgewählten
Datensatzes angezeigt. Wird beispielsweise eine Lieferantenrechnung
ausgewählt, die zwei Rechnungsposten hat, wird eine Zeile als
Zusammenfassung der zwei Rechnungsposten angezeigt.
Aus - Alle Datensätze anzeigen. Es werden alle Rechnungsposten,
Zeilennummern, etc. angezeigt.
Batch-Nr.
Eine Nummer, die dem Batch zugewiesen wird. Bei der BatchVerarbeitung werden den J.D. Edwards-Transaktionen für jede
vorhandene Kontroll-Batch-Nummer neue Batch-Nummern zugeordnet.
Rg.
--- Formularspezifisch --Rechnung, HB und Übertragung sind Datumsarten.
Übertragung
--- Formularspezifisch --Rechnung, HB und Übertragung sind Datumsarten.
►
So werden einzelne Lieferantenrechnungen eines Batches geprüft
Wenn die Lieferantenrechnungs-Batch-Informationen geprüft werden, können die
Hauptbuchumlagen bzw. die Rechnungspostendetails geprüft werden, die mit einer
bestimmten Lieferantenrechnung verbunden sind.
562
Bei der Arbeit mit Store-and-Forward-Lieferantenrechnungen im Menü 'Store-andForward - Lieferantenrechnungen' (G04318) die Option 'Store-and-Forward Lieferantenrechnungs-Batch ändern' auswählen.
Schritte zur Prüfung von Lieferantenrechnungs-Batch-Informationen ausführen.
'Zeile' die Option 'Detail' auswählen, um die Rechnungsposten der
'Formular' die Option 'HB-Umlage' auswählen, um die HB-Umlage der
Nicht verarbeitete Lieferantenrechnungs-Batches ändern
Nachdem Lieferantenrechnungen aus einer externen Quelle in das System
'Kreditorenbuchhaltung' geladen worden sind, müssen sie unter Umständen berichtigt oder
ergänzt werden, bevor sie im endgültigen Modus verarbeitet werden können.
Mit der automatischen Nummernvergabe werden Dokument- und Batch-Nummern während
der endgültigen Verarbeitung zugeordnet. J.D. Edwards empfiehlt, dass die automatische
Nummernvergabe verwendet wird. Zu Revisionszwecken empfiehlt J.D. Edwards jedoch, das
Transaktionsnummernfeld für die alte Dokumentnummer zu verwenden. Besteht die
zugeordnete Nummer bereits in der Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411), wird eine
Fehlermeldung angezeigt.
Wenn Lieferantenrechnungs-Batches hinzugefügt oder berichtigt werden, werden die
Informationen in den Tabellen 'Lieferantenrechnungstransaktionen - Batch-Upload'
(F0411Z1) und 'Journalbuchungstransaktionen - Batch' (F0911Z1) aktualisiert.
Vorsicht
das entsprechende Programm verwendet wird. Wurde die Verarbeitung vom Store-andForward-Programm aus gestartet, muss das Programm 'Store-and-Forward Lieferantenrechnungs-Batch ändern' im Menü 'Store-and-Forward - Lieferantenrechnungen'
(G04318) verwendet werden, um Lieferantenrechnungen zu prüfen und zu ändern. Werden
Batches nicht mit dem Store-and-Forward-Programm verarbeitet, wird das Programm
'Lieferantenrechnungs-Batch ändern' im Menü 'Lieferantenrechnungs-Batch verarbeiten'
(G04311) verwendet.
Siehe auch
563
Batches Lieferantenrechnungen hinzufügen
Wurde versucht, einen Batch zu verarbeiten, kann diesem keine Lieferantenrechnung
hinzugefügt werden. Dies ist nur möglich, wenn ein neuer Batch erstellt wird. Normalerweise
muss einem Batch keine Lieferantenrechnung hinzugefügt zu werden. Ein Ausnahmefall liegt
vor, wenn die Verarbeitung von Transaktionen aus einem Schnittstellensystem Probleme
bereitet. Um Abweichungen zu erkennen und zu beheben, ist die manuell eingegebene
Lieferantenrechnung mit der vom Schnittstellensystem erstellten Lieferantenrechnung zu
vergleichen.
Wenn einem Batch eine Lieferantenrechnung hinzugefügt wird, werden im BatchKreditorenbuch und im Batch-Kontenbuch Lieferantenrechnungen von J.D. Edwards erstellt.
Die Lieferantenrechnungen bleiben bis zur Verarbeitung und Auslagerung aus der Tabelle
'Lieferantenrechnungstransaktions-Batch' in der Batch-Tabelle bestehen.
Der Benutzer muss mit der Lieferantenrechnungsstandardeingabe vertraut sein, um einem
Batch eine Lieferantenrechnung hinzuzufügen.
►
So wird einem Batch eine Lieferantenrechnung hinzugefügt
Option 'Hinzufügen' anklicken, um das Formular 'Lieferantenrechnungs/Zahlungsinformationen eingeben' aufzurufen.
folgende Feld ausfüllen, um einem bestehenden Batch eine Lieferantenrechnung
hinzuzufügen.
•
Batch-Nr.
Werden einem Batch Lieferantenrechnungen hinzugefügt, muss keine
Dokumentnummer eingegeben werden. Diese Nummer wird bei der Verarbeitung
automatisch vergeben. Dadurch wird verhindert, dass im Kreditorenbuch doppelte
Nummern auftreten.
3. Die Schritte für die Lieferantenrechnungsstandardeingabe ausführen.
Nicht verarbeitete Lieferantenrechnungs-Batches berichtigen
Wenn in einem nicht verarbeiteten Lieferantenrechnungs-Batch ein Fehler gefunden wird,
kann dieser behoben oder gelöscht werden. Um die Transaktionsinformationen für einen
Lieferantenrechnungs-Batch zu berichtigen, müssen die folgenden Informationen enthalten
sein:
•
Batch-Nummer
•
Transaktionsnummer
564
•
Lieferantennummer
•
Unternehmen
Nicht verarbeitete Datensätze werden von unterschiedlichen Menüs aus korrigiert. Dies hängt
davon ab, ob Store-and-Forward-Lieferantenrechnungen von einem externen Programm auf
den Server geladen wurden, oder ob die Lieferantenrechnungs-Batch-Verarbeitung
verwendet wurde. Wurden Store-and-Forward-Lieferantenrechnungen verwendet, werden
auch die Transaktionskontrolldatensätze aktualisiert.
Lieferantenrechnungen, die mit dem Store-and-Forward-Verfahren erstellt wurden, haben
Transaktionskontrolldatensätze. Lieferantenrechnungen, die von einem anderen Programm
aus auf den Server hochgeladen wurden, haben keine Transaktionskontrolldatensätze.
Der Benutzer sollte mit dem Vorgang der Lieferantenrechnungs-Batch-Prüfung vertraut sein,
bevor nicht verarbeitete Lieferantenrechnungen eines Batches berichtigt werden.
►
So werden nicht verarbeitete Lieferantenrechnungs-Batches berichtigt
1. Die Schritte zur Prüfung von Lieferantenrechnungs-Batch-Informationen ausführen.
2. Auf dem Formular 'Arbeiten mit Store-and-Forward-Lieferantenrechnungen' die zu
berichtigende Lieferantenrechnung auswählen und 'Auswählen' anklicken.
3. Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungs-/Zahlungsinformationen eingeben' alle
Felder, die keine Schlüsselfelder sind, ändern und 'OK' anklicken.
4. Auf dem Formular 'Lieferantenrechnungen eingeben - HB-Umlage' die HB-Umlage
nach Bedarf ändern.
Lieferantenrechnungen ändern, löschen oder stornieren
Um verarbeitete Transaktionen aus der temporären Batch-Tabelle zu löschen, müssen sie
ausgelagert werden. Eine Verarbeitungsoption kann so eingestellt werden, dass die mit der
Lieferantenrechnungs-Batch-Verarbeitung erfolgreich übertragenen verarbeiteten
Transaktionen ausgelagert werden.
Das Formular 'Arbeiten mit Store-and-Forward-Lieferantenrechnungen' kann nicht verwendet
werden, um Lieferantenrechnungen zu ändern, zu löschen oder zu stornieren, die im
endgültigen Modus verarbeitet wurden; dasselbe gilt für Lieferantenrechnungen aus einer
anderen Rechnungsperiode. Hierzu muss das Formular 'Lieferantenrechnungs/Zahlungsinformationen eingeben' verwendet werden.
Siehe auch
Verarbeitete Batch-Lieferantenrechnungen auslagern im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für weitere Informationen über das Löschen von
Transaktionen
565
Lieferantenrechnungs-Batches verarbeiten
Nachdem die Lieferantenrechnungs-Batches konvertiert, geprüft und geändert wurden,
können sie verarbeitet werden.
Bei der Verarbeitung von Lieferantenrechnungs-Batches werden folgende Informationen
erstellt:
•
Lieferantenrechnungsinformationen in der Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411)
•
Zugehörige Buchhaltungs-Umlageinformation in der Tabelle 'Kontenbuch' (F0911).
•
Zahlungsinformationen in den Tabellen 'Zugehöriges KDT-Dokument Zusammenfassung' (F0413) und 'Zugehöriges KDT-Dokument - Detail' (F0414),
wenn eine Zahlungsnummer und ein Datum eingegeben werden
Vorsicht
das entsprechende Programm verwendet wird. Wurde die Verarbeitung vom Store-andForward-Programm aus gestartet, muss das Programm 'Store-and-Forward Lieferantenrechnungs-Batch ändern' im Menü 'Store-and-Forward - Lieferantenrechnungen'
(G04318) verwendet werden, um Lieferantenrechnungen zu prüfen und zu ändern. Werden
Batches nicht mit dem Store-and-Forward-Programm verarbeitet, wird das Programm
'Lieferantenrechnungs-Batch ändern' im Menü 'Lieferantenrechnungs-Batch verarbeiten'
(G04311) verwendet.
Siehe auch
Transaktionsinformationen verarbeiten
Nachdem mit dem kundenspezifischen Programm die Transaktionsinformationen in die
Tabellen 'Lieferantenrechnungstransaktionen - Batch-Update' (F0411Z1) und
'Journalbuchungstransaktionen - Batch' (F0911Z1) geladen wurden, wird das Programm
'Lieferantenrechnungs-Batch verarbeiten' (R04110Z) ausgeführt. Bei Ausführung dieses
Programms werden die Informationen in den Tabellen F0411Z1 und F0911Z1 verarbeitet und
in die Tabellen 'Kreditorenbuch' (F0411) und 'Kontenbuch' (F0911) geladen.
Zusätzliche Informationen, die für eine komplette Transaktion benötigt werden, werden aus
anderen Quellen geladen oder mit bestehenden Informationen berechnet. Beispiel:
•
Die Dokumentnummer wird aus dem Programm 'Automatische Nummernvergabe'
(P0002) übernommen.
•
Das Geschäftsjahr und die Rechnungsperiode werden mit Hilfe des HB-Datums und
des Programms 'Unternehmen' (P0010) berechnet.
•
Die Erklärung der Tabelle F0911 kommt aus dem Namen der Lieferantennummer.
•
Die Unternehmensnummer der Tabelle F0911 wird mit Hilfe der ersten
Organisationseinheit aus der ersten Umlagezeile zugeordnet.
566
Verarbeitungsfehler
Treten bei der Verarbeitung Fehler auf, werden diese auf dem Bearbeitungsbericht
aufgeführt. Die Fehler können korrigiert und der Batch kann neu verarbeitet werden. Eine
fehlerhafte Transaktion wird nicht mit dem Rest des Batches verarbeitet. Eine
Verarbeitungsoption kann jedoch so eingestellt werden, dass wenn für eine Transaktion ein
Fehler auftritt, die anderen Transaktionen nicht verarbeitet werden.
Nach der erfolgreichen Verarbeitung des Batches wird das Feld VLEDSP von 0 auf 1
aktualisiert. Diese Datensätze bleiben dann so lange in den Tabellen
'Lieferantenrechnungstransaktionen - Batch-Upload' (F0411Z1) und
'Journalbuchungstransaktionen - Batch' (F0911Z1), bis sie ausgelagert werden. Mit einer
anderen Verarbeitungsoption kann festgelegt werden, dass diese Tabellen automatisch
ausgelagert werden.
Durch die Berücksichtigung der nachfolgenden Punkte können die Fehlermeldungen auf ein
Minimum beschränkt und auftretende Fehler erkannt und behoben werden:
•
Anfänglich sollte jeweils nur eine kleine Anzahl von Datensätzen in einem Batch
verarbeitet werden. Fehler, die bei einem Datensatz vorkommen, treten häufig auch
bei allen anderen Datensätzen auf. Die Fehler können dann zuerst im kleinen
Rahmen korrigiert werden, und anschließend können die gleichen Schritte bei einem
größeren Batch vorgenommen werden.
•
Eine Batch-Verarbeitung wird nur durch einen Fehler gestoppt. Warnungen weisen
den Benutzer nur auf bestimmte Vorkommnisse hin, die vom Standard abweichen,
verhindern jedoch die Verarbeitung nicht. Die Anzeige von Warnungen kann in einer
Verarbeitungsoption deaktiviert werden.
•
Transaktionen im vorläufigen Modus können auch als Batch ausgeführt werden. Der
vorläufige Modus ist jedoch nicht nötig, da die Möglichkeit besteht, die Transaktionen
vor der Buchung zu prüfen und sie bei Bedarf zu diesem Zeitpunkt noch zu löschen.
Beim Auftreten von Fehlern wird der Batch nicht verarbeitet.
•
Fehlermeldungen weisen auf den Grund eines Fehlers sowie die Lösung zur
Behebung des Fehlers hin. Fehlermeldungen können vom Mitteilungscenter aus auf
eine von drei Arten aufgerufen und gelesen werden:
•
Im Menü 'Workflow-Management' (G02) die Option 'Mitarbeiter-Mitteilungscenter'
auswählen.
•
Die Einstellung zur Anzeige der Extra-Leiste einrichten. Im Menü
'Lieferantenrechnungs-Batch verarbeiten' die Option 'LieferantenrechnungsBatch verarbeiten' oder im Menü 'Asynchrone Lieferantenrechnungen' (G04318)
die Option 'Asynchrone Lieferantenrechnung/Batch' auswählen. Mit der rechten
Maustaste das ausgewählte Batch-Programm und anschließend
'Eingabeaufforderung - Version' anklicken. Auf dem Formular 'Suchen/Blättern'
im Menü 'Tools' auf der Extra-Leiste das Symbol 'Mitteilungscenter' anklicken.
•
Die Einstellung zur Anzeige der Extra-Leiste einrichten. Im Menü
'Systemadministration' (GH9011) die Option 'Arbeiten mit Servern' auswählen.
Auf dem Formular 'Arbeiten mit Servern' in der Extra-Leiste unter 'Extras' das
Symbol 'Mitteilungscenter' anklicken.
Die Fehlermeldungen können ebenfalls im Data Dictionary gefunden werden. Dort
kann durch Abrufen der Fehlernummer das entsprechende Glossar geprüft werden.
567
•
Können bestimmte Fehler nicht behoben werden, kann eine Transaktion mit dem
Programm 'Lieferantenstamm-Batch ändern' (P0401Z1) manuell eingegeben und
erfolgreich verarbeitet werden. Anschließend können die Tabelleneinträge der
manuell eingegebenen F0411Z1-Transaktion mit den Einträgen aus einer F0411Z1Transaktion, die mit dem Bericht 'Lieferantenrechnungs-Batch verarbeiten'
(R04110Z) eingegeben wurde, verglichen werden. Mit dem Vergleich der Differenzen
kann unter Umständen das Problem schneller gefunden werden und Fehler können
behoben werden.
Lieferantenrechnungen zur Batch-Verarbeitung übergeben
Bei der Arbeit mit Lieferantenrechnungs-Batches im Menü 'Lieferantenrechnungs-Batch
verarbeiten' (G04311) die Option 'Lieferantenrechnungs-Batch verarbeiten' auswählen.
Bei der Arbeit mit asynchronen Lieferantenrechnungen im Menü 'Asynchrone
Lieferantenrechnungen' (G04318) die Option 'Asynchrone Lieferantenrechnungen/Batch
verarbeiten' auswählen.
Zwei Programmversionen im System sind nur für die Verarbeitung der Lohn- und
Gehaltsabrechnung. Es handelt sich hierbei um die Versionen ZJDE0003 und ZJDE0004.
Die Lieferantenrechnungen können zur Verarbeitung im vorläufigen oder endgültigen Modus
übergeben werden.
Im vorläufigen Modus werden folgende Funktionen automatisch ausgeführt:
•
Daten werden geprüft, es wird ein Bericht erstellt, der die Anzahl der fehlerhaften
Transaktionen anzeigt und es wird eine Workflow-Mitteilung erstellt. Die Verarbeitung
im vorläufigen Modus wirkt sich nicht auf die Bücher aus.
•
Die Berichtigung der Fehler in der Workflow-Meldung ist möglich, bevor die
Lieferantenrechnungen im endgültigen Modus verarbeitet werden.
Im endgültigen Modus werden automatisch folgende Aufgaben durchgeführt:
•
In der Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) werden Lieferantenrechnungen und in der
Tabelle 'Kontenbuch' (F0911) die zugehörigen Journalbuchungen erstellt.
•
Es werden Zahlungen in den Tabelle 'Zugehöriges KDT-Dokument Zusammenfassung' (F0413) und 'Zugehöriges KDT-Dokument - Detail' (F0414)
erstellt, wenn eine Zahlungsnummer und ein Datum eingegeben werden.
•
Es werden Informationen für das System 'Controlling' in der Tabelle 'Kontenbuch'
(F0911) erstellt. Dieser Schritt wird nur dann ausgeführt, wenn das Kennzeichen
'Kostenobjekt aktivieren' der Tabelle 'Kostenmanagementkonstanten' (F1609)
aktiviert ist und eine Lieferantenrechnung Kostenmanagementinformationen enthält.
•
Dokument- und Batch-Nummern werden zugeordnet, wenn dafür in der Tabelle
'Lieferantenrechnungstransaktions-Batch-Upload' (F0411Z1) keine Werte
eingegeben wurden.
•
In die leer gebliebenen Felder werden Informationen eingesetzt.
•
Es wird ein Bericht erstellt, der die Anzahl der korrekten und fehlerhaften
Transaktionen anzeigt.
•
Es werden Workflow-Mitteilungen erstellt.
568
•
Verarbeitete Lieferantenrechnungen werden ausgelagert (falls die entsprechende
Verarbeitungsoption eingerichtet wurde).
Voraussetzungen
Bei Lieferantenrechnungen, die aus einer externen Quelle erstellt wurden, muss
sichergestellt werden, dass alle Datenfelder einen Wert enthalten.
Lieferantenrechnungs-Batches mit dem Wert 'Null' werden nicht verarbeitet.
Lieferantenrechnungs-Batch-Informationen prüfen
Nachdem die Lieferantenrechnungs-Batches im vorläufigen Modus verarbeitet worden sind,
wird ein Ausnahmebericht erstellt, der die Anzahl der fehlerhaften Transaktionen anzeigt.
Eine Alternative zum Prüfen von Ausnahmeberichten ist das Einsehen von WorkflowMitteilungen, die Batches betreffen. Die fehlerhaften Batches können direkt über die
Fehlermeldungen aufgerufen werden. Mit dieser Funktion können die Probleme abgerufen
und interaktiv behoben werden.
Siehe auch
Zahlungsaufträge mit Überweisungen senden im Handbuch Datenschnittstelle für
den elektronischen Datenaustausch für Informationen über die EDI-Verarbeitung in
der Kreditorenbuchhaltung
Mitteilungen und Warteschlagen im Handbuch Grundlagen für weitere Informationen
über das Einsehen von Workflow-Mitteilungen
Lieferantenrechnungs-Batch berichtigen
Wenn auf dem Ausnahmebericht Fehler auftreten, nachdem die LieferantenrechnungsBatches im vorläufigen Modus verarbeitet worden sind, müssen sie behoben werden, bevor
die Verarbeitung im endgültigen Modus erfolgen kann.
Einen der folgenden Schritte ausführen:
•
Die Daten in der Batch-Tabelle in der externen Quelle berichtigen und den Batch
erneut in das System 'Kreditorenbuchhaltung' übertragen.
•
Einzelne Lieferantenrechnungen auf dem Formular 'Lieferantenrechnungs-Batch
ändern' oder 'Store-and-Forward - Lieferantenrechnung ändern' abrufen und ändern
bzw. löschen.
•
Einzelne Lieferantenrechnungen auf dem Formular 'Arbeiten mit Store-and-ForwardLieferantenrechnungen' abrufen. Anschließend das Formular 'Lieferantenrechnungs/Zahlungsinformationen eingeben' aufrufen, um die Lieferantenrechnung auf dem
Server zu ändern oder zu löschen.
Treten während der endgültigen Verarbeitung Fehler auf, kann die Lieferantenrechnung
immer noch gelöscht oder geändert werden. Hierzu wird das Formular
'Lieferantenrechnungs- /Zahlungsinformationen eingeben' verwendet.
569
Siehe auch
Nicht verarbeitete Lieferantenrechnungs-Batches prüfen im Handbuch
Kreditorenbuchhaltung für weitere Informationen über das Ändern von nicht
verarbeiteten Lieferantenrechnungs-Batches
Kreditorenbuchhaltung für weitere Informationen über das Ändern oder Löschen
nicht gebuchter Lieferantenrechnungen
Manuelle Zahlungen verarbeiten im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für
Informationen über das Ändern und Löschen von manuellen Zahlungen
Lieferantenrechnungs-Batch buchen
'Lieferantenrechnungen in das HB buchen' auswählen.
Nachdem die Lieferantenrechnungs-Batches verarbeitet worden sind, müssen sie in das
Hauptbuch gebucht werden.
Lieferantenrechnungen können manuell vom Menü 'Lieferanten und Lieferantenrechnungen
eingeben' (G0411) aus in das Hauptbuch gebucht werden. Es können auch zwei
Verarbeitungsoptionen des Berichts 'Store-and-Forward - Lieferantenrechnungs-Batch
verarbeiten' eingerichtet werden, um verarbeitete Lieferantenrechnungs-Batches automatisch
zum Zeitpunkt der Verarbeitung zu buchen:
•
In das Feld 'Batch-Freigabe' auf dem Register 'Batch-Freigabe' den Wert '1'
eingeben, um den Status des verarbeiteten Batches automatisch auf 'Freigegeben'
zu setzen.
•
In das Feld 'Version' auf dem Register 'Automatische Buchung' eine Version des
Berichts 'HB-Buchungen' (R09801) eingeben.
Siehe auch
Batches der Finanzbuchhaltung buchen im Handbuch Kreditorenbuchhaltung für
weitere Informationen über das Buchen eines Batches
Verarbeitungsoptionen: Lieferantenrechnungs-Batch verarbeiten
(R04110Z2)
Verarbeitung
1. 1 eingeben, um Batch-Informationen im endgültigen Modus zu verarbeiten. Bleibt das Feld leer, wird
die Batch-Verarbeitung im vorläufigen Modus ausgeführt und es werden keine Tabellenaktualisierungen
durchgeführt.
1 = Endgültiger Modus
Leer = Vorläufiger Modus
2. 1 eingeben, um die Verarbeitung von KDT-Belegen zuzulassen, wenn HB-Datensätze in Tabelle
F0911Z1 nicht ausgeglichen sind. (KDT-Beträge sind nicht gleich HB-Beträge). Bleibt das Feld leer, wird
die Transaktion nicht mit unausgeglichenen Beträgen ausgeführt.
1 = Nicht ausgeglichene Beträge zulässig
3. 1 eingeben und verarbeitete Transaktionen automatisch aus der Batch-Tabelle auszulagern. Bleibt
das Feld leer, werden die Transaktionen als verarbeitet gekennzeichnet und bleiben in der Tabelle.
1 = Auslagern
570
Mitteilungen
1. 1 eingeben um das Erstellen von Warnungen für Workflow zu verhindern. Bleibt das Feld leer, werden
Warnungen erstellt.
1 = Warnungen unterdrücken
Leer = Warnungen nicht unterdrücken
2. Den Benutzer eingeben, der die Workflow-Mitteilungen erhalten soll. Bleibt das Feld leer, erhält der
Benutzer, der die Transaktion eingegeben hat, die Mitteilung.
Benutzer-ID für Workflow-Mitteilung
Standardvorgaben
1. 1 eingeben, um Standardvorgaben für das Steuergebiet und den Steuerartencode zu umgehen. Bleibt
das Feld leer, werden die Steuerfelder aus den Tabellen 'Adressbuch' und
'Organisationseinheitenstamm' übernommen.
1 = Standardsteuer umgehen
1. Die Verarbeitungsoptionsversion der Hauptgeschäftsfunktion eingeben, die für die Verarbeitung von
Lieferantenrechnungen verwendet werden soll. Bleibt das Feld leer, wird Version ZJDE0001 verwendet.
Version
2. Die Verarbeitungsoptionsversion der Hauptgeschäftsfunktion, die für die Verarbeitung von
Journalbuchungen verwendet werden soll. Bleibt das Feld leer, wird Version ZJDE0001 verwendet.
Version
Batch-Freigabe
1. 1 eingeben, wenn der Batch-Status aller Batches, die mit dem Programm 'Lieferantenrechnungs-Batch
verarbeiten' erstellt wurden, auf 'Genehmigt' gesetzt werden soll (unabhängig von den allgemeinen
Buchhaltungskonstanten). Bleibt das Feld leer, wird der Batch-Status gemäß der allgemeinen
Buchhaltungskonstanten eingerichtet.
Batch-Freigabe
Automatische Buchung
1. Eine Version des Buchungsprogramms (R09801) einrichten, das verwendet werden soll, um Eingaben
nach ihrer Erstellung automatisch in die Tabelle 'Kontensalden' zu buchen. Bleibt die
Verarbeitungsoption leer, wird die Buchung nicht übergeben.
Version
Lieferantenrechnungen werden aus den Tabellen 'Lieferantenrechnungstransaktionen Batch-Upload' (F0411Z1) und 'Journalbuchungstransaktionen - Batch' (F0911Z1)
ausgelagert, wenn die Verarbeitungsoption entsprechend eingerichtet ist.
Verarbeitete Lieferantenrechnungs-Batches auslagern
Bei der Arbeit mit Lieferantenrechnungs-Batches im Menü 'Lieferantenrechnungs-Batch
verarbeiten' (G04311) die Option 'Lieferantenrechnungs-Batch auslagern' auswählen.
Bei der Arbeit mit Store-and-Forward-Lieferantenrechnungen im Menü 'Store-andForward-Lieferantenrechnungen' (G04318) die Option 'Store-and-ForwardLieferantenrechnungen auslagern' auswählen.
571
Nachdem der Lieferantenrechnungs-Batch geprüft, verarbeitet und gebucht worden ist, muss
er ausgelagert werden. Die verarbeiteten Lieferantenrechnungen bleiben bis zur Auslagerung
in der Batch-Tabelle. Lieferantenrechnungs-Batches können wie folgt ausgelagert werden:
•
Eine Verarbeitungsoption für das Programm 'Lieferantenrechnungs-Batch
verarbeiten' so einstellen, dass die Auslagerung automatisch erfolgt, wenn der
Lieferantenrechnungs-Batch im endgültigen Modus verarbeitet wird
•
Auslagerung separat vornehmen
Bei der Auslagerung von Lieferantenrechnungs-Batches werden alle erfolgreich verarbeiteten
Lieferantenrechnungen aus den entsprechenden Tabellen entfernt. (Das Feld 'EDSP' wird
nach der erfolgreichen Verarbeitung einer Lieferantenrechnung auf '1' gesetzt.) Unabhängig
vom Batch werden erfolgreich verarbeitete Lieferantenrechnungen aus den folgenden
Tabellen ausgelagert:
•
Lieferantenrechnungstransaktionen - Batch-Upload (F0411Z1)
•
Journalbuchungstransaktionen - Batch-Tabelle (F0911Z1) - Tabelle
Durch die Auslagerung werden nur die Lieferantenrechnungs-Batches entfernt; der Vorgang
wirkt sich nicht auf die Lieferantenrechnungen des Kreditorenbuchs aus.
572
Kreditorenbuchhaltungs-Datensätze auslagern
'Abgeschlossene KDT-Datensätze auslagern' auswählen.
Um Speicherplatz freizumachen, sollten die bezahlten Kreditorenbuchhaltungs-Datensätze
regelmäßig ausgelagert werden. Zum Auslagern von Kreditorenbuchhaltungs-Datensätzen
wird ein Batch-Programm ausgeführt, mit dem Folgendes ausführt wird:
•
Beglichene Transaktionen werden aus den Tabellen 'Kreditorenbuch' (F0411),
'Zugehörige KDT-Dokumente - Zusammenfassung' (F0413) und 'Zugehörige KDTDokumente - Detail' (F0414) entfernt, wenn:
•
Das HB-Datum der Transaktion vor dem in der Verarbeitungsoption eingestellten
Stichtag liegt oder mit diesem identisch ist.
•
Der ausstehende Betrag Null ist.
•
Zusammengefasste Kreditorenzahlungsinformationen werden aus der Tabelle
'Zugehöriges KDT-Dokument' entfernt, wenn das Zahlungsdatum eines Datensatzes
vor dem in einer Verarbeitungsoption eingestellten Zahlungsdatum liegt oder mit
diesem identisch ist.
•
Alle noch ausstehenden Wechsel werden ausgelagert. Dies geschieht, weil der
Wechsel mit Dokumentart 'P1' kein HB-Datum oder keinen offenen Betrag aufweist.
Um die Auslagerung zu verhindern, werden Dokumente mit der Dokumentart 'P1' und
Zahlungsstatus 'D' mit Hilfe der Datenauswahl ausgeschlossen.
•
Ausgelagerte Datensätze in die folgenden Tabellen kopieren:
•
Auslagern - KDT-Buch (F0411P)
•
Auslagern - Zugehörige KDT-Dokumente - Zusammenfassung (F0413P)
•
Auslagern - Zugehörige KDT-Dokumente - Details (F0414P)
Für Reportingzwecke können diese Tabellen im System verbleiben oder auf einen
anderen Datenträger kopiert werden. Verbleiben sie im System und erfolgt eine
weitere Auslagerung, werden den bestehenden Tabellen ausgelagerte Datensätze
hinzugefügt.
Vorsicht
Es ist darauf zu achten, dass keine KDT-Buchinformationen ausgelagert werden, die von
anderen Systemen, wie z.B. 'Beschaffung' etc.; benötigt werden.
Zuständigkeit des Systemadministrators
Der Systemadministrator ist für folgende Aufgaben verantwortlich, die mit der Auslagerung
von KDT-Datensätzen zusammenhängen:
•
Nach der Auslagerung von KDT-Datensätzen muss der Systemadministrator
benachrichtigt werden, um diese Tabellen zu reorganisieren. Dadurch werden die
verbleibenden Datensätze neu sortiert, der Speicherplatz maximiert, die Verarbeitung
beschleunigt und die Tabellenindizes entsprechend neu aufgebaut.
573
•
Bei der Auslagerung von KDT-Datensätze werden die zugehörigen
Journalbuchungen nicht ausgelagert. Der Systemadministrator sollte ein Plan
entwickeln, mit dessen Hilfe die Tabelle 'Kontenbuch' (F0911) ausgelagert wird.
•
Für die Entfernung der die ausgelagerten Datensätze enthaltenden Tabellen ist der
Datenbankadministrator zuständig.
Voraussetzungen
Sicherheitskopie der Tabellen 'Kreditorenbuch' (F0411), 'Zugehöriges KDTDokument - Zusammenfassung' (F0413) und 'Zugehöriges KDT-Dokument - Details'
(F0414) erstellen
Jahr-bis-dato-Lieferantenrechnungsbetrag aktualisieren
Verarbeitungsoptionen: Abgeschlossene KDT-Datensätze auslagern
(R04800)
Stichtag
1. Der Stichtag für die HB-Auslagerung eingeben.
Stichtag für die Auslagerung
Datenauswahl und -sequenz zur Auslagerung abgeschlossener
Kreditorendatensätze (R04800)
Datenauswahl
Um das Auslagern wiederkehrender Lieferantenrechnungen zu verhindern, ist das Feld
'Anzahl von Zahlungen' auf Null zu setzen (EQ ZERO).
Um zu verhindern, dass noch nicht eingelöste Wechsel ausgelagert werden, sind Dokumente
mit der Dokumentart P1 und dem Zahlungsstatus D auszuschließen.
Datensequenz
Um unvorhersehbare Ergebnisse bei der Auslagerung zu verhindern, darf die folgende
Datensequenz nicht geändert werden:
2. Dokumentnummer
3. Dokumentart
Nach der Auslagerung kann die Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) defragmentiert und die
Tabellenindizes können neu erstellt werden. Weitere Informationen zu diesem Verfahren
können beim Datenbank-Administrator eingeholt werden.
574
Batch-Input-Setup für Lieferantenrechnungen
Um einen Lieferantenrechnungs-Batch erfolgreich von einer externen Quelle, wie z.B. PCDateneingabe, Software von Drittanbietern oder Kunden oder Elektronischer Datenaustausch
(EDI), hochzuladen, muss ein kundenspezifisches Programm erstellt werden, mit dem die
entsprechenden Daten in bestimmte Felder der Tabellen 'Lieferantenrechnungstransaktionen
- Batch-Upload' (F0411Z1) und 'Journalbuchungstransaktionen - Batch' (F0911Z1) gesetzt
werden.
Bestimmte Felder sind für den grundlegenden Prozess des Lieferantenrechnungs-Uploads
erforderlich. Zusätzliche Felder für Skonto, Steuern, Fremdwährung und
Zahlungsinformationen sind verfügbar, um zusätzliche Lieferantenrechnungsdetails in den
Upload einzuschließen. Andere Felder werden ignoriert oder sind für den Benutzer reserviert.
Wird das System 'Kosteninformationen und -management' verwendet, müssen bestimmten
Felder der temporären Tabelle 'Journalbuchungstransaktionen - Batch' (F0911Z1T) Daten
hinzugefügt werden.
Die folgenden Themen sind in diesem Anhang enthalten:
•
Pflichtfelder für die Tabellen F0411Z1 und F0911Z1
•
Zusätzliche erforderliche Pflichtfelder für die Skontoverarbeitung
•
Zusätzliche Pflichtfelder für die Verarbeitung von Steuerinformationen
•
Steuerüberlegungen für die Aktualisierung der Tabelle F0911Z1
•
Pflichtfelder für die Zahlungsverarbeitung
•
Optionale Felder für die Lieferantenrechnungs-Batch-Verarbeitung
•
Felder, die für die Lieferantenrechnungs-Batch-Verarbeitung ignoriert werden
•
Für Benutzer reservierte Felder
•
Pflichtfelder, wenn das System 'Kosteninformation und -management' verwendet wird
Siehe auch
Invoice and Voucher Batch Processing with Taxes (Rechnungs- und
Lieferantenrechnungs-Batch-Verarbeitung mit Steuern verarbeiten) im englischen
Handbuch Tax Reference Guide (Steuern) für weitere Informationen über das
Verarbeiten von Lieferantenrechnungen mit Steuern
575
Lieferantenrechnungstransaktionen – Pflichtfelder
Die folgenden Felder in der Tabelle 'Lieferantenrechnungstransaktionen - Batch-Upload'
(F0411Z1) sind für die Verarbeitung von Lieferantenrechnungs-Batches erforderlich.
Feldname
Alias
EDI -
Art
Länge
Definition
VLEDUS Alpha
10
Eine anwenderspezifische ID-Nummer. Benutzer-ID
der Person eingeben, die die Verarbeitung ausführt,
oder der Person, die die Mitteilungen im
Mitteilungscenter empfängt. Zusammen mit der
Transaktionsnummer (VLEDTN), Batch-Nummer
(VLEDBT) und Positionsnummer (VLEDLN) wird mit
diesem Feld eine bestimmte Lieferantenrechnung
eindeutig gekennzeichnet.
EDI – Transaktionsnummer
VLEDTN Alpha
22
In Verbindung mit der Positionsnummer (VLEDLN)
werden mit diesem Wert alle Transaktionen
gekennzeichnet. Jede neue Transaktionsnummer
kennzeichnet eine neue Lieferantenrechnung. In
einem Batch können Transaktionen nur dann
identische Nummern haben, wenn sich die
Positionsnummer unterscheidet. Dieses Feld enthält
normalerweise die Dokumentnummer des
Quellensystems, damit die Transaktionen leicht
erkennbar sind.
EDI –
Positionsnummer
VLEDLN
Nummer
7
In Verbindung mit der Transaktionsnummer
(VLEDTN) wird dieses Feld verwendet, um alle
Rechnungsposten der Lieferantenrechnung zu
kennzeichnen. Enthält eine Transaktion lediglich
einen Rechnungsposten, kann dieses Feld leer
gelassen werden.
EDI Erfolgreich
verarbeitet
VLEDSP
Alpha
1
Dieses Feld muss leer gelassen werden. In dieses
Feld wird automatisch ein Wert eingefügt, mit dem
angezeigt wird, ob die Transaktion mit der BatchVerarbeitung erfolgreich verarbeitet wurde. Leer oder
0 (Null) bedeuten, dass die Transaktion nicht oder
fehlerhaft verarbeitet wurde. Nach der erfolgreichen
Verarbeitung der Transaktion wird dieses Feld
automatisch auf 1 gesetzt.
EDI – Transaktionsvorgang
VLEDTC Alpha
1
Für die zu verarbeitenden Transaktionen muss der
Wert in diesem Feld A sein. Keine anderen Werte sind
gültig.
EDI – Transaktionsart
VLEDTR Alpha
1
Dieser Code kennzeichnet eine bestimmte
Transaktionsart. Die Transaktionsart für
Lieferantenrechnungen muss 'V' sein.
Benutzer-ID
576
EDI - BatchNummer
VLEDBT
Alpha
15
Zusammen mit der Transaktionsnummer (VLEDTN),
Benutzer-ID (VLEDUS) und Positionsnummer
(VLEDLN) wird mit diesem Wert eine Transaktion
innerhalb eines bestimmten Batches eindeutig
gekennzeichnet. Außerdem dient dieses Feld als
Schwellenwert und führt dazu, dass eine neue J.D.
Edwards-Batch-Nummer zugeordnet wird, wenn der
Wert sich ändert. Um die Systemleistung zu steigern,
sollte jeder Gruppe mit gleichzeitig verarbeiteten
Transaktionen eine Batch-Nummer zugeordnet
werden.
Adressnummer
VLAN8
Nummer
8
Mit dieser Nummer wird ein Eintrag in der Tabelle
'Adressbuchstamm' (F0101) gekennzeichnet. Mit
dieser Nummer wird der mit der
Lieferantenrechnungstransaktion verbundene
Lieferant gekennzeichnet.
HB-Datum
VLDGJ
Datum
6
Das HB-Datum in dem für die Datenbank gültigen
Format eingeben. Bestimmte Datenbanken erfordern
die Eingabe im gregorianischen Format (MMTTJJ),
andere erfordern das julianische Datumsformat.
Das julianische Datumsformat ist CJJTTT (C =
Jahrhundert). Für Transaktionen des 20. Jahrhunderts
muss 0 (Null) und für Transaktionen des 21.
Jahrhunderts 1 eingegeben werden. Beispiel: Der 1.
Juni 1999 ist im julianischen Format '099152' und der
1. Juni 2000 '100153' (da das Jahr 2000 ein
Schaltjahr ist).
Dieses Feld kann auch leer gelassen werden, und die
Felder VLDGM (MM), VLDGD (TT), VLDGY (JJ),
VLDG# (CC) können im Monat/Tag/Jahr/JahrhundertFormat ausgefüllt werden. Das Jahrhundert muss in
das Jahrhundertfeld (VLDG#) eingegeben werden.
Beispiel: 19 für 1999 oder 20 für 2005 eingeben.
Unternehmen
VLCO
Alpha
5
Diese Nummer kennzeichnet die Organisation, zu der
die Lieferantenrechnung gehört. Diese Nummer muss
in der Tabelle 'Unternehmenskonstanten' (F0010)
bestehen und muss eine Reporting-Einheit
kennzeichnen, die eine vollständige Bilanz aufweist.
HB-Gegenbuchung
VLGLC
Alpha
4
Zusammen mit der Unternehmensnummer (VLCO)
bestimmt der Wert in diesem Feld das KDTGegenbuchungskonto, auf das die Transaktion
gebucht wird. Das im ABA-Posten PCyyyy (yyyy =
Wert im Feld 'HB-Gegenbuchung') festgelegte Konto
wird für den Buchungsvorgang verwendet. Die ABA
kann für jedes Unternehmen oder für Unternehmen
00000 (als Standardvorgabe) festgelegt werden.
Dieses Feld muss nur dann ausgefüllt werden, wenn
unterschiedliche Transaktionen auf unterschiedliche
577
Gegenkonten gebucht werden sollen.
Bruttobetrag
VLAG
Nummer
15
Der Transaktionsbetrag in dem für die Datenbank
gültigen Format eingeben. Einige Datenbanken
akzeptieren ein Dezimalstellenzeichen, in anderen
Datenbanken ist dies nicht möglich.
Wird die Transaktion in einer Fremdwährung
(Währungsmodus F) eingegeben, muss dieses Feld
leer bleiben und dafür das Feld 'Währungsbetrag'
(VLACR) verwendet werden.
Werden Transaktionen im Währungsmodus 3
verarbeitet, müssen sowohl das Feld 'Bruttobetrag' als
auch das Feld 'Währungsbetrag' ausgefüllt werden.
HB-Bankkonto VLGLBA
Nummer
8
Bleibt dieses Feld leer, wird das für das Unternehmen
im ABA-Posten PB festgelegte Konto verwendet. Wird
der ABA-Posten für das Unternehmen nicht gefunden,
wird die ABA des Unternehmens 00000 verwendet.
Es kann aber auch die Konto-ID (GMAID) des
Bankkontos eingegeben werden, mit dem die
Lieferantenrechnung bezahlt werden soll. Die KontoID befindet sich in der Tabelle 'Kontenstamm'
(F0901).
Org.-Einheit
VLMCU
Alpha
12
Der in dieses Feld eingegebene Wert muss in der
Tabelle 'Organisationseinheitenstamm' (F0006)
bestehen. Bleibt dieses Feld leer, wird der Wert aus
dem Feld 'Sicherheits-Organisationseinheit' (MCU)
aus dem Adressbuch-Datensatz des Lieferanten
übernommen.
Journalbuchungstransaktionen – Pflichtfelder
Die folgenden Felder der Tabelle 'Journalbuchungstransaktionen - Batch-Tabelle' (F0911Z1)
sind für die Verarbeitung von Lieferantenrechnungs-Batches erforderlich.
Diese Tabelle kennzeichnet nur die Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen. Die
restlichen Pflichtfelder werden automatisch anhand der Informationen in der Tabelle
'Lieferantentransaktionen - Batch-Upload' (F0411Z1) für die Transaktion eingesetzt.
Weitere Informationen über das Ausfüllen von optionalen Feldern für die Tabelle
'Journalbuchungstransaktionen - Batch' (F0911Z1) siehe Batch-Input für Journalbuchungen
einrichten im Handbuch Finanzbuchhaltung.
Feldname
Alias
Art
EDI - Benutzer- VNEDUS Alpha
ID
Länge
Definition
10
Die in diese Felder eingegebenen Werte müssen
genau mit den in die Tabelle
'Lieferantenrechnungstransaktionen - Batch-Upload'
(F0411Z1) eingegebenen Werten übereinstimmen.
578
EDI –
Transaktionsnummer
VNEDTN
Alpha
22
EDI Erfolgreich
verarbeitet
VNEDSP
Alpha
1
EDI –
Transaktionsvorgang
VNEDTC
Alpha
1
EDI –
Transaktionsart
VNEDTR
Alpha
1
EDI - BatchNummer
VNEDBT
Alpha
15
EDI –
Positionsnummer
VNEDLN
Nummer
7
Dieses Feld wird für jede Position der Kontenumlage
für die Lieferantenrechnung erhöht. Hat eine
Lieferantenrechnung beispielsweise 10 Positionen
für die Kontenumlage, beginnt die
Positionsnummerierung mit 1 und wird für jede
Position erhöht. Solange es sich um die gleiche
Transaktionsnummer (VLEDTN) handelt, werden alle
Position der Kontenumlage für die
Lieferantenrechnung gleichzeitig verarbeitet.
Unternehmensnummer
VNKCO
Alpha
5
J.D. Edwards empfiehlt, dass diese Felder in der
Tabelle 'Lieferantenrechnungstransaktionen - BatchUpload' (F0411Z1) leer bleiben.
Werden diese Felder in der Tabelle F0411Z1
ausgefüllt, müssen die gleichen Werte in die
entsprechenden Felder der Tabelle
'Journalbuchungstransaktionen - Batch' (F0911Z1)
eingegeben werden.
579
Dokumentart
VNDCT
Alpha
2
eingegeben werden.
Dokumentnummer
VNDOC
Nummer
8
eingegeben werden.
Batch-Nummer VNICU
Nummer
8
eingegeben werden.
Batch-Art
VNICUT
Alpha
1
eingegeben werden.
HB-Datum
VNDGJ
Datum
6
In dieses Feld muss der gleiche Wert eingegeben
werden, der im entsprechenden Feld der Tabelle
(F0411Z1) verwendet wurde.
Kontonummer
VNANI
Nummer
29
Kontonummer im Format
'Organisationseinheit.Sachkonto.Hilfskonto'
eingeben.
Kontenmodus
VNAM
Nummer
1
In dieses Feld '2' eingeben, damit dieser Wert der
Kontonummer entspricht, die in das Feld
'Kontonummer' (VNANI) eingegeben wurde.
Buchart
VNLT
Alpha
2
In dieses Feld 'AA' eingeben. Dieser Wert muss in
der UDC-Liste 09/LT (Bucharten) eingerichtet sein.
580
Betrag
VNAA
Nummer
15
Den Betrag eingeben, der der eingegebenen
Kontonummer entspricht. Das für die Datenbank
gültige Format verwenden. Bestimmte Datenbanken
akzeptieren ein Dezimalstellenzeichen, in anderen
Datenbanken ist dies nicht der Fall.
Skontoverarbeitung - Pflichtfelder
(F0411Z1) sind zusätzlich zu den in den Tabellen 1 und 2 aufgeführten Felder für die
Verarbeitung von Lieferantenrechnungsskonti erforderlich.
Feldname
Alias
Art
Länge
Definition
Möglicher
Skonto
VLADSC
Nummer
15
Skontobetrag in einem für die Datenbank gültigen
Format eingeben. Bestimmte Datenbanken akzeptieren
ein Dezimalstellenzeichen, in anderen Datenbanken ist
dies nicht der Fall. Bei Eingabe eines Skontobetrags
muss auch ein Skontofälligkeitsdatum (VLDDNJ)
eingegeben werden.
Bleibt dieses Feld leer, werden der Skontobetrag und
das Skontofälligkeitsdatum automatisch anhand des
Wertes im Feld 'Zahlungsbedingungscode' (VLPTC)
berechnet. Ist das Feld 'Zahlungsbedingungen' leer und
für den Lieferanten besteht in der Tabelle
'Lieferantenstamm' (F0401) eine Zahlungsbedingung,
wird diese Zahlungsbedingung für die Berechnung des
Skontobetrags und des Skontofälligkeitsdatums
verwendet.
Der Wert in diesem Feld kann nicht als Prozentsatz
eingegeben werden. Wird beispielsweise die Währung
USD verwendet und der Wert 0,05 eingegeben, wird
dies als 5 Cent Skonto gelesen.
VLPTC
Zahlungsbedingungscode
Alpha
3
Der in dieses Feld eingegebene Wert wird mit einem
Eintrag in der Tabelle 'Zahlungsbedingungen' (F0014)
valdidiert. Wird mit der Zahlungsbedingung ein
Skontobetrag berechnet, werden die Felder 'Möglicher
Skonto' (VLADSC), 'Skontofälligkeitsdatum' (VLDDNJ)
und 'Nettofälligkeitsdatum' (VLDDJ) der Tabelle
'Lieferantenstamm' (F0401) entsprechend aktualisiert.
Bleibt dieses Feld leer und für den Lieferanten besteht in
der Tabelle 'Lieferantenstamm' (F0401) eine
Zahlungsbedingung, wird der Skontobetrag und das
Skontofälligkeitsdatum anhand der Zahlungsbedingung
in der Tabelle 'Lieferantenstamm' (F0401) berechnet.
581
VLDDJ
Datum
6
Mit diesem Feld wird (unabhängig von einem möglichen
Skonto) das Fälligkeitsdatum der Lieferantenrechnung
bestimmt. Wird das Feld 'Zahlungsbedingungscode'
(VLPTC) ausgefüllt, wird das Nettofälligkeitsdatum bei
der Verarbeitung der Lieferantenrechnung automatisch
berechnet. Bleibt das Feld 'Zahlungsbedingungscode'
leer und für den Lieferanten besteht in der Tabelle
'Lieferantenstamm' (F0401) eine Zahlungsbedingung,
wird das Nettofälligkeitsdatum (VLDDJ) anhand der
Zahlungsbedingung in der Tabelle 'Lieferantenstamm'
(F0401) berechnet.
Wird keine Zahlungsbedingung verwendet, muss das
Nettofälligkeitsdatum in einem für die Datenbank
gültigen Format eingegeben werden. Weitere
Informationen können im Datenelement für das HBDatum (VLDGJ) eingesehen werden.
Felder VLDDM (MM), VLDDD (TT), VLDDY (JJ), and
VLDD# (CC) können im Monat/Tag/Jahr/JahrhundertFormat ausgefüllt werden. Das Jahrhundert muss in das
Jahrhundertfeld (VLDD#) eingegeben werden. Beispiel:
19 für 1999 oder 20 für 2005 eingeben.
VLDDNJ
Datum
6
Dieses Feld kennzeichnet das Datum, das bei der
Ausstellung einer Zahlung zur Bestimmung eines
möglichen Skontos verwendet wird. Bei der
Verarbeitung von Lieferantenrechnungen wird dieses
Feld automatisch anhand der Definition der
Zahlungsbedingung belegt. Bleibt das Feld
'Zahlungsbedingungscode' (VLPTC) leer und für den
Lieferanten besteht in der Tabelle 'Lieferantenstamm'
(F0401) eine Zahlungsbedingung, werden der mögliche
Skonto (VLADSC), das Skontofälligkeitsdatum
(VLDDNJ) und das Nettofälligkeitsdatum (VLDDJ)
anhand der Zahlungsbedingung in der Tabelle
'Lieferantenstamm' (F0401) berechnet.
Wird keine Zahlungsbedingung jedoch ein möglicher
Skonto verwendet, muss das Nettofälligkeitsdatum in
einem für die Datenbank gültigen Format eingegeben
werden. Weitere Informationen können im Datenelement
für das HB-Datum (VLDGJ) in der Tabelle 1 eingesehen
werden.
Felder VLDDNM (MM), VLDDND (TT), VLDDNY (JJ),
and VLDDN# (CC) können im
Monat/Tag/Jahr/Jahrhundert-Format ausgefüllt werden.
Das Jahrhundert muss in das Jahrhundertfeld
(VLDDN#) eingegeben werden. Beispiel: 19 für 1999
oder 20 für 2005 eingeben.
582
VLEDDH Alpha
BatchTabelle –
Skontobearbeitungs-Kennzeichen
Beanspruchter
Skonto
VLADSA
1
In dieses Feld '1' eingeben, um Lieferantenrechnungen
mit Skonti zu verarbeiten.
Nummer
15
Dieses Feld muss leer gelassen werden. Dieses Feld
wird in der Tabelle 'Lieferantenstamm' (F0411)
aktualisiert, wenn die Zahlung ausgestellt und der
Skonto beansprucht wird.
Zahlungsverarbeitung - Zusätzliche Pflichtfelder
Das folgende Feld ist für die Verarbeitung von Zahlungen in der Tabelle
'Lieferantenrechnungstransaktionen - Batch-Upload' (F0411Z1) erforderlich.
Bezahlte Lieferantenrechnungen können für den Upload-Prozess verarbeitet werden, wenn
diese Lieferantenrechnungen zwei Zahlungsbedingungen erfüllen. 1. Pro
Lieferantenrechnung ist nur eine Zahlung erlaubt. 2. Der Zahlungsbetrag muss dem
Gesamtbetrag der Lieferantenrechnung entsprechen.
Die Zahlungsinformationen werden in den Tabellen 'Zugehörige KDT-Dokumente Zusammenfassung' (F0413) und 'Zugehörige KDT-Dokumente - Details' (F0414) aktualisiert.
Feldname
Alias
Art
Zugeordnete
VLDOCM Nummer
Dokumentnummer
Länge
Definition
8
Für die Verarbeitung einer bezahlten
Lieferantenrechnung muss in dieses Feld die
Nummer des Schecks eingegeben werden, mit
dem die Lieferantenrechnung vollständig
beglichen wurde.
Lieferantenrechnungs-Batch-Verarbeitung – Optionale Felder
(F0411Z1) sind für die Lieferantenrechnungsverarbeitung optional und werden in den
Tabellen 1 und 2 verwendet. Mit diesen Feldern können zusätzliche Informationen über die
Lieferantenrechnungen eingegeben werden.
J.D. Edwards empfiehlt, dass bestimmt Felder leer gelassen werden, um diese vom System
automatisch belegen zu lassen.
Feldname
Alias
Art
Länge
Definition
EDI Verarbeitete
Detailpositionen
VLEDDL
Nummer
5
Die Anzahl der Detailpositionen in einer bestimmten
Transaktion. Dient nur zu Prüfzwecken für den
Benutzer.
583
Dokumentnummer
VLDOC
Nummer
8
Diese Nummer kennzeichnet die Transaktion in der
Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411). Bleibt dieses Feld
leer, wird die automatische Nummernvergabe des
Systems 04 verwendet, um eine Dokumentnummer
zu generieren.
Wird in dieses Feld ein Wert eingegeben, darf dieser
Wert nicht bereits in der Tabelle 'Kreditorenbuch'
(F0411) bestehen, da diese Transaktion ansonsten
als ein Doppel betrachtet und deshalb nicht
verarbeitet wird. Wird in dieses Feld ein Wert
eingegeben, muss der gleiche Wert in das
entsprechende Feld der Tabelle
'Journalbuchungstransaktionen - Batch-Tabelle'
(F0911Z1) eingegeben werden.
J.D. Edwards empfiehlt, dieses Feld leer zu lassen.
Dokumentart
VLDCT
Alpha
2
Dieser Code bestimmt die Transaktionsart. Bleibt
dieses Feld leer, wird der Wert anhand der
'Lieferantenrechnung eingeben Hauptgeschäftsfunktion - Verarbeitungsoptionen'
(P0400047) bestimmt.
Wird in dieses Feld ein Wert eingegeben, muss der
Wert in den UDC-Listen 00/DT (Dokumentart - Alle
Dokumente) und 00/DV (Dokumentart - Nur
Lieferantenrechnungen) eingegeben werden. Wird in
dieses Feld ein Wert eingegeben, muss der gleiche
Wert in das entsprechende Feld der Tabelle
Unternehmensnummer
VLKCO
Alpha
5
Mit diesem Code wird das Unternehmen der
Transaktion gekennzeichnet. Dieses Feld wird nur
verwendet, um die Transaktionsnummern nach
Unternehmen zu unterscheiden. Bleibt dieses Feld
leer, wird der in das Feld 'Unternehmen' (VLCO)
eingegebene Wert verwendet.
Wird in dieses Feld ein Wert eingegeben, muss der
Wert auch in der Tabelle 'Unternehmenskonstanten'
(F0010) bestehen. Der in dieses Feld eingegebene
Wert muss auch in das entsprechende Feld der
Tabelle 'Journalbuchungstransaktionen - Batch'
584
Rechnungspostendokument
VLSFX
Alpha
3
Dieser Code gibt die Rechnungspostennummer der
Lieferantenrechnung an. Bleibt dieses Feld leer, wird
automatisch der mit 001 beginnende
Rechnungsposten zugeordnet. Mit dem Feld
'Positionsnummer' (VLEDLN) können Transaktionen
mit mehreren Rechnungsposten festgelegt werden.
Wird die Kombination aus Transaktionsnummer
(VLEDLN) und Positionsnummer (VLEDLN)
dupliziert, werden unabhängig davon, ob das Feld
'Rechnungsposten' verwendet wird, die nächste und
alle nachfolgenden Transaktionen ignoriert.
Rechnungsposten/
Erweiterungsnummer
VLSFXE
Berichtigungs- VLDCTA
dokumentart
Nummer
2
Dieses Feld muss leer gelassen werden. Es wird
durch andere Systeme, die Datensätze in der
Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) verarbeiten und
speichern, aktualisiert.
Alpha
2
aktualisiert, wenn verarbeitete
Lieferantenrechnungen entweder geändert oder
storniert werden.
Adressnummer des
Zahlungsempfängers
VLPYE
Nummer
8
Dieses Feld kann ausgefüllt werden, wenn nicht der
Lieferant direkt, sondern ein Dritter bezahlt wird. Der
in dieses Feld eingegebene Wert muss in der
Tabelle 'Adressbuchstamm' (F0101) bestehen.
Genehmigeradressbuchnummer
VLSNTO
Nummer
8
Dies ist die Adressbuchnummer der Person, die zur
Freigabe einer Lieferantenrechnungszahlung
berechtigt ist. Dieser Wert wird in Verbindung mit der
Zahlungsempfängerfreigabe verwendet. Das Feld
'Zahlungsempfängerfreigabe' muss einen Wert
enthalten.
Rechnungsdatum
VLDIVJ
Datum
6
Das Rechnungsdatum muss in dem für die
Datenbank gültigen Format eingegeben werden.
Bleibt dieses Feld leer, wird das HB-Datum
verwendet. Beispiele können im Datenelement für
das HB-Datum (VLDGJ) in der Tabelle 1
nachgesehen werden.
Dieses Feld kann auch leer gelassen werden, und
die Felder VLDIVM (MM), VLDIVD (TT), VLDIVY
(JJ), VLDIV# (CC) können im
Monat/Tag/Jahr/Jahrhundert-Format ausgefüllt
werden. Das Jahrhundert muss in das
Jahrhundertfeld (VLDIV#) eingegeben werden.
585
Geschäftsjahr
VLFY
Nummer
2
J.D. Edwards empfiehlt, diese Felder leer zu lassen.
Sie werden anhand des HB-Datums und
Unternehmens automatisch belegt.
Jahrhundert
VLCTRY
Nummer
2
Periodennummer
VLPN
Nummer
2
Nummer
8
Diese Nummer wird verwendet, um
Lieferantenrechnungen, die gleichzeitig verarbeitet
werden, zu gruppieren. Bleibt dieses Feld leer, wird
die automatische Nummernvergabe des Systems 00
verwendet, um eine Batch-Nummer zu generieren.
Batch-Nummer VLICU
Batch-Art
VLICUT
Alpha
2
Mit diesem Code wird die Art der zu verarbeitenden
Transaktion bestimmt, wie zum Beispiel Rechnung,
Lieferantenrechnung, usw. Wird dieses Feld
ausgefüllt, muss 'V' (Lieferantenrechnung)
eingegeben werden. Bleibt dieses Feld leer, wird bei
der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen
automatisch ein 'V' eingesetzt.
Batch-Datum
VLDICJ
Datum
6
Datum des Batches eingeben. Bleibt dieses Feld
leer, wird das Datum verwendet, an dem das BatchVerarbeitungsprogramm ausgeführt wurde. Das
Datum muss in dem für die Datenbank gültigen
Format eingegeben werden. Weitere Informationen
können in der Felddefinition für das HB-Datum
(VLDGJ) in der Tabelle 1 nachgesehen werden.
Dieses Feld kann auch leer gelassen werden, und
die Felder VLDICM (MM), VLDICD (TT), VLDICY
(JJ), VLDIC# (CC) können im
Monat/Tag/Jahr/Jahrhundert-Format ausgefüllt
werden. Das Jahrhundert muss in das
Jahrhundertfeld (VLDIC#) eingegeben werden.
Ausgeglichen
– Journalbuchungen
VLBALJ
Alpha
1
Mit diesem Feld wird angezeigt, ob die Beträge der
Journalbuchungen, die mit der Transaktion
verbunden sind, mit dem Bruttobetrag der
Lieferantenrechnung ausgeglichen sind.
586
Zahlungsstatuscode
VLPST
Alpha
1
Mit diesem Feld wird angezeigt, ob die
Lieferantenrechnung offen, bezahlt oder gesperrt ist.
Der Wert dieses Feldes muss in der UDC-Liste
00/PS (Zahlungsstatus) bestehen.
Bleibt dieses Feld leer, wird der Wert anhand der
Verarbeitungsoption des Programms
'Lieferantenrechnung eingeben Hauptgeschäftsfunktion - Verarbeitungsoptionen'
(P0400047) bestimmt. Wird in der
Verarbeitungsoption kein Wert zugeordnet, wird der
Standardwert des Elements PST verwendet.
Offener Betrag VLAAP
Nummer
15
Das Feld 'Offener Betrag' (VLAPP) wird automatisch
mit dem Wert im Feld 'Bruttobetrag' (VLAG)
aktualisiert. Teilweise bezahlte
Lieferantenrechnungen werden von dieser
Anwendung nicht unterstützt. Wird in dieses Feld ein
Wert eingegeben, wird eine Fehlermeldung
angezeigt und die Transaktion wird nicht verarbeitet.
HB-Buchungs- VLPOST
code
Alpha
1
Dieses Feld muss leer gelassen werden. Der
Buchungsbericht (R09801) wird ausgeführt, um
dieses Feld zu aktualisieren.
Wurden vorangehend historische Daten als
Journalbuchungen verarbeitet, empfiehlt J.D.
Edwards, dass eine entsprechende Transaktion in
der Tabelle 'Journalbuchungstransaktionen - BatchTabelle' (F0911Z1) erstellt wird und das Konto
'Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen'
als HB-Umlagekonto verwendet wird. Wenn dann die
Transaktion verbucht wird, wirkt sich dies nicht auf
die Buchhaltung aus.
Werden gebuchte
Lieferantenrechnungstransaktionen nicht
ausgeglichen verarbeitet (das heißt ohne
entsprechende Informationen in der Tabelle
(F0911Z1)), muss in dieses Feld D eingegeben
werden. Durch diesen Vorgang können diese
Transaktionen jedoch zukünftig nicht mehr storniert
werden, und dies führt in den KDT-BatchIntegritätsberichten der Kreditorenbuchhaltung zu
Diskrepanzen.
587
Sachkonto
VLOBJ
Alpha
6
Alle in dieses Feld eingegebenen Werte werden als
'Bestanden' betrachtet. Dieses Feld wird nicht
validiert.
Hilfskonto
VLSUB
Alpha
8
validiert.
Nebenbuchart
VLSBLT
Alpha
1
validiert.
Nebenbuch
VLSBL
Alpha
8
validiert.
Annullierungs- VLVOD
Kennzeichen
Alpha
1
nach der Stornierung einer Lieferantenrechnung
aktualisiert.
Alpha
8
Die in diese Felder eingegebenen Werte werden in
die Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) übertragen. Die
Werte in diesen Feldern werden nicht validiert.
Unternehmensnummer
(Ursprünglicher Auftrag)
VLODOC
Bleiben diese Felder leer, werden automatisch die
Werte aus den Feldern 'Dokumentnummer',
'Dokumentart' und 'Unternehmensnummer' der
Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411) übernommen.
Dokumentart - VLODCT
Ursprünglich
Alpha
2
Dokument Ursprünglich
VLOKCO
Alpha
5
Dokumentrechnungsposten Ursprünglich
VLOSFX
Alpha
3
588
Zahlungsbearbeitungscode
VLCRC
Alpha
3
Dieses Feld wird verwendet, um
Lieferantenrechnungen für die Zahlungsverarbeitung
zu trennen, oder um zusätzliche Informationen
bereitzustellen. Es muss ein Wert eingegeben
werden, der in der UDC-Liste 00/HC
(Sonderbearbeitungscode) besteht.
Lieferantenrechnungsnummer
VLVINV
Alpha
25
In dieses Feld muss die Rechnungsnummer
eingegeben werden. Die in dieses Feld
eingegebenen Werte werden in den entsprechenden
Datensatz der Tabelle 'Kreditorenbuch' (F0411)
übernommen. Die Werte in diesem Feld werden
nicht validiert.
Unternehmensnummer
(Einkaufsauftrag)
VLPKCO
Alpha
5
den entsprechenden Datensatz der Tabelle
'Kreditorenbuch' (F0411) übernommen. Die Werte in
diesen Feldern werden nicht validiert.
Einkaufsauftrag
VLPO
Alpha
8
Dokumentart – VLPDCT
Einkaufsauftrag
Alpha
2
Positionsnummer
VLLNID
Nummer
6
Auftragssuffix
VLSFXO
Alpha
3
Verweis
VLVR01
Alpha
25
Einheit
VLUNIT
Alpha
8
589
Organisations- VLMCU2
einheit 2
Alpha
12
Name Anmerkung
VLRMK
Alpha
30
Mit diesem Feld kann ein Rechnungsposten einer
Lieferantenrechnung beschrieben werden. Je nach
Einstellung der Verarbeitungsoptionen wird dieses
Feld auf die Kreditorenzahlung gedruckt.
Zyklus
VLRF
Alpha
2
es sich um eine wiederkehrende
Lieferantenrechnung handelt, die wiederverwendet
werden soll. Dokumente, die mit wiederkehrenden
Informationen generiert wurden, haben die
Dokumentart RR. Der in das Feld 'Zyklus'
eingegebene Wert muss in der UDC-Liste H00/RF
(Zyklus) bestehen.
Die Anzahl der Zahlungen entspricht der Anzahl der
Wiederverwendungen einer Lieferantenrechnung. Ist
die Anzahl der Zahlungen gleich 1, wird keine neue
Lieferantenrechnung generiert.
Zyklus Anzahl der
Zahlungen
VLDRF
Nummer
3
es sich um eine wiederkehrende
Lieferantenrechnung handelt, die wiederverwendet
werden soll. Dokumente, die mit wiederkehrenden
Informationen generiert wurden, haben die
Dokumentart RR. Der in das Feld 'Zyklus'
eingegebene Wert muss in der UDC-Liste H00/RF
(Zyklus) bestehen.
Die Anzahl der Zahlungen entspricht der Anzahl der
Wiederverwendungen einer Lieferantenrechnung. Ist
die Anzahl der Zahlungen gleich 1, wird keine neue
Lieferantenrechnung generiert.
Einheiten
VLU
Nummer
15
'Bestanden' betrachtet. Die Werte werden nicht
validiert.
Maßeinheit
VLUM
Alpha
2
Mit diesem Feld wird die Art der Einheiten
beschrieben. Der eingegebene Wert muss in der
UDC-Liste 00/UM (Maßeinheit) bestehen.
Zahlungsmittel
VLRYIN
Alpha
1
Die in dieses Feld eingegebenen Werte müssen in
der UDC-Liste 00/PY (Zahlungsmittel) bestehen.
Bleibt dieses Feld leer, wird es zum Zeitpunkt der
Lieferantenrechnungsverarbeitung automatisch mit
den entsprechenden Werten aus der Tabelle
'Lieferantenstamm' (F0401) aktualisiert.
590
Kategoriencode Adressbuch 7
VLAC07
Alpha
3
Dieses Feld wird für die 1099-Verarbeitung
verwendet (US-spezifisch). Die hier eingegebenen
Werte müssen mit den entsprechenden Werten auf
dem 1099-Formular übereinstimmen.
Die in dieses Feld eingegebenen Werte müssen in
der UDC-Liste 01/07 bestehen.
Kenn zeichen
für 1099
VLTNN
Alpha
1
Wird in dieses Feld '1' eingegeben, wird für die
Lieferantenrechnung eine 1099-Verarbeitung
ausgeführt. Das Feld muss jedoch für die 1099Verarbeitung nicht ausgefüllt werden.
Artikelnummer VLITM
- Kurz
Nummer
8
Hierbei handelt es sich um die
Bestandsartikelnummer. Alle in dieses Feld
eingegebenen Werte werden als 'Bestanden'
betrachtet. Die Werte in diesem Feld werden nicht
validiert.
Transaktionsurheber
VLTORG
Alpha
10
Diese Felder sollten leer gelassen werden. Dieses
Feld wird bei der Verarbeitung der Transaktion
automatisch aktualisiert.
Benutzer-ID
VLUSER
Alpha
10
Programm-ID
VLPID
Alpha
10
Aktualisiert am VLUPMJ
Datum
6
Zuletzt
VLUPMT
aktualisiert um
Nummer
6
Workstation-ID VLJOBN
Alpha
10
591
Ignorierte Felder
Diese Felder der Tabelle 'Lieferantenrechnungstransaktionen - Batch-Upload' (F0411Z1)
werden vom System ignoriert.
Feldname
Alias
Art
Länge Definition
Datensatzart
VLEDTY
Alpha
1
Diese Felder werden vom
System nicht berücksichtigt.
Datensatzsequenz
VLEDSQ
Nummer
2
EDI - Dokumentart
VLEDCT
Alpha
2
EDI - Transaktionssatzformat
VLEDTS
Alpha
6
EDI - Übersetzungsformat
VLEDFT
Alpha
10
EDI - Übertragungsdatum
VLEDDT
Datum
6
EDI - Senden/Empfangen - Anzeiger VLEDER
Alpha
1
Batch-Tabelle erstellen - HBDatensatz
VLEDGL
Alpha
1
Benutzeradressnummer
VLEDAN
Nummer
8
Konto-ID
VLAID2
Alpha
8
Bankleitzahl - Kurze ID
VLBAID
Nummer
8
Sequenznummer - Arbeitsgänge
VLOPSQ
Nummer
5
Kontroll-/Auszugsfeld
VLCTL
Alpha
13
Abgeschlossen Stichtagsverarbeitung
VLFNLP
Alpha
1
592
Steuersatz 3 - Quellensteuer
VLTXA3
Alpha
10
Steuerartencode 3 - Quellensteuer
VLEXR3
Alpha
2
DBT - KDT / Zusatzcode 1
VLRP1
Alpha
1
DBT - KDT / Zusatzcode 2
VLRP2
Alpha
1
DBT - KDT /
Zahlungseingänge/Rechnungsverzeichnis
VLRP3
Alpha
1
Historischer
Währungsumrechnungskurs
VLHCRR
Nummer
15
Historisches Datum - Julianisch
VLHDGJ
Datum
6
Historisches Datum - MO
VLHDGM Nummer
2
Historisches Datum - DA
VLHDGD
Nummer
2
Historisches Datum - YR
VLHDGY
Nummer
2
Historisches Datum - CTRY
VLHDG#
Nummer
2
Für Benutzer reservierte Felder
(F0411Z1) sind für den Benutzer reserviert. Diese Felder werden weder durch Programme
von J.D. Edwards aktualisiert, noch auf Formularen des Systems 'Kreditorenbuchhaltung'
angezeigt.
Feldname
Alias

EnterpriseOne 8.9 Kreditorenbuchhaltung

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