für excel - SBS Software

KONKURRENZ
FÜR EXCEL
Microsoft Excel ist und bleibt das Lieblingsspielzeug der Controller. Wenn es aber um Unternehmensplanung und
Unternehmenssteuerung geht, stößt die Tabellenkalkulation schnell an ihre Grenzen.
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Björn Lorenz
Business&IT 5/2008
CONTROLLING-SOFTWARE : BUSINESS-LÖSUNGEN
D
ie Produktlebenszyklen werden immer
kürzer, der Wettbewerb immer härter.
In der globalisierten Welt ist die Unternehmensführung kein Zuckerschlecken. Firmenchefs sehen sich mit einer immer komplexer werdenden Datenflut konfrontiert. In
vielen Unternehmen werden die Informationen in mühevoller Kleinarbeit aus unterschiedlichen Systemen extrahiert und mit
der Tabellenkalkulation Microsoft Excel in
Form gebracht. Was in bestimmten Situationen der einzig gangbare Weg ist – etwa
weil die Fragen, um die es geht, nur ein
einziges Mal gestellt werden –, ist beim regelmäßigen Reporting ein Desaster.
Die Zeit, die das Controlling damit verschwendet, den Verschiebebahnhof zwischen den beteiligten Anwendungen zu bedienen, fehlt am Ende für die strategische
Planung. Es zählt das kurzfristige operative
Geschäft, während das Management bei
Anwendungen und bereitet sie so auf, dass
Entscheidungsträger damit etwas anfangen
können. Auf diese Weise lässt sich das gesamte Berichts- und Informationswesen
standardisieren, was den Arbeitsaufwand
senkt und für ein höheres Sicherheitsniveau
sorgt. Bei einigen Systemen läuft der
Datenverkehr sogar in beiden Richtungen:
Sie liefern nicht nur komprimierte Geschäftsberichte, das Management kann sich
direkt aus dem Report bis auf die Ebene der
einzelnen Belege in den angeschlossenen
Systemen durchklicken.
Doch nicht nur auf technischer Seite hat
sich viel getan. Auch das Angebot spezieller Controlling-Lösungen ist inzwischen
reichhaltig. Selbst kleine und mittelständische Unternehmen werden angesichts fallender Preise und neuer Einstiegslösungen
fündig. Dabei sind es nicht allein die Spezialisten, die den Controlling-Markt dominieren. Auch immer mehr ERP-Hersteller
können inzwischen mit eigenen Lösungen
aufwarten.
Actuate – der Mittelstand
ist gut aufgestellt
Auch mit professioneller Controlling-Software bleibt
Microsoft Excel unverzichtbar.
langfristigen Planungen Gefahr läuft, Fehler
zu machen.
Der Einsatz spezieller Controlling- und
Business-Intelligence-Lösungen, die als Zusatzmodule das vorhandene Software-Portfolio bereichern, ist deshalb grundsätzlich
sinnvoll. Da derartige Anwendungen allein
selten sinnvoll sind, ist ihre Technologie
offen für die Einbindung in gewachsene
Systemlandschaften.
Eine Controlling-Software konsolidiert Daten aus den vorhandenen kaufmännischen
Business&IT 5/2008
Auch wenn dem deutschen Mittelstand in
Sachen Controlling gern Rückständigkeit
unterstellt wird, zeichnet Thomas Hohmann, Senior Sales Consultant bei der
Actuate Deutschland GmbH, ein anderes
Bild: „Nach einer Studie des Marktforschungs-Instituts BARC setzt die Hälfte der
befragten Unternehmen eine spezielle Software für die Unternehmenssteuerung ein.
Die zentralen Einsatzgebiete sind dabei
Reporting, Datenanalyse, Planung und
Budgetierung.“ Bei den meisten anderen
Betrieben sei hingegen Excel der Nabel der
Controlling-Welt, weil sich die Anwender
damit am besten auskennen.
„Unternehmen, die mit einer Standard-Software liebäugeln, sollten tunlichst darauf
achten, dass diese dem Prinzip Excel folgt.
Sonst gibt es am Ende Probleme mit der Benutzer-Akzeptanz“, warnt Thomas Hohmann. Bei der Software-Auswahl sollten
daher zwei Aspekte im Vordergrund stehen:
die Bedienführung und die Performance.
Berichte und Kennzahlen, die als Dashboards geliefert werden und sich leicht
Thomas Hohmann,
Senior Sales Consultant
bei der Actuate
Deutschland GmbH
„Unternehmen sollten tunlichst darauf achten,
dass die Controlling-Software dem Prinzip
Excel folgt.“
anpassen lassen, seien dabei ein guter
Ansatzpunkt.
„Bei Actuate haben wir Customer Self Service Centers entwickelt, auf die Mitarbeiter,
Kunden und Lieferanten bequem via Internet zugreifen können“, berichtet Thomas
Hohmann. Actuate 9 basiert auf OpenSource-Technologie und umfasst mit Actuate BIRT und Actuate BusinessReports
zwei Module für die Erstellung von Weboder Ad-hoc-Berichten. Zur Zielgruppe
zählen in erster Linie große Unternehmen.
BOARD – für Konzerne und
den gehobenen Mittelstand
Bodo Herlyn, Geschäftsführer der BOARD
Deutschland GmbH, mahnt Unternehmen,
vor Einführung einer Business-IntelligenceLösung die notwendigen Strukturen zu
schaffen: „Es geht vor allem um die weichen Faktoren: Eine entsprechend ausgerichtete Firmenkultur ist dabei die Grundvoraussetzung. Zudem sollte das Knowhow vorhanden sein, um das ControllingSystem Gewinn bringend einzusetzen.
Optimal ist es, wenn es für das Projekt einen einflussreichen Mentor aus dem TopManagement gibt.“ Aus technischer Sicht
komme es hingegen auf eine einfache Bedienführung, eine gute Performance und eine saubere Integration in das vorhandene
Systemumfeld an. Nur so könnten Anwen-
Bodo Herlyn,
Geschäftsführer
der BOARD
Deutschland GmbH
„Optimal ist es, wenn es für das ControllingProjekt einen einflussreichen Mentor aus dem
Top-Management gibt.“
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BUSINESS-LÖSUNGEN : CONTROLLING-SOFTWARE
gekommen sind erweiterte Planungsfunktionen und eine überarbeitete grafische
Bedienoberfläche.
Dass sich Business-Intelligence-Lösungen
weiter durchsetzen werden, davon ist Bodo
Herlyn überzeugt: „Immer mehr Unternehmensbereiche werden von Business Intelligence erreicht, und es kommen immer
neue Funktionen hinzu. Im Moment arbeiten wir beispielsweise an einer integrierten
Suchfunktion und der vektororientierten
Datenvisualisierung.“
BOARD hat vor allem den gehobenen Mittelstand und Großbetriebe im Visier. Für einen Einstieg mit einem Einzelplatz sind
rund 10000 Euro einzuplanen.
Professionelle Controlling-Lösungen helfen dem
Management, die komplexen Vorgänge im Überblick
zu behalten.
(Quelle: Rudolf Haufe Verlag)
der mit der Software gut umgehen und sich
auf die wirklich relevanten Aufgaben konzentrieren.
Für die Business-Intelligence-Lösung
BOARD sprechen noch weitere Argumente:
Hierzu gehört etwa der integrierte Werkzeugkasten, mit dem sich die Software
exakt auf die jeweiligen betrieblichen Anforderungen zuschneiden lässt. Die Reports
decken dabei sämtliche Unternehmensbereiche ab. Während andere Hersteller
erst seit kurzer Zeit den Webbrowser als alternatives Benutzer-Interface anbieten,
werden bei BOARD die Unternehmenszahlen seit jeher via Intranet abgerufen. In der
aktuellen Version BOARD 6.0 neu hinzu-
Corporate Planning – optimale
Integration ins Systemumfeld
Zu der Controlling-Software CORPORATE
PLANNER 2.0 gibt es zahlreiche Zusatzmodule, beispielsweise zur strategischen
Unternehmensplanung, zur Konzernkonsolidierung oder zum Risikomanagement.
Kürzlich hinzugekommen ist das Analysewerkzeug CP-ANALYZER für mehrdimensionale Auswertungen.
Peter Sinn,
Vorstand der
CP Corporate
Planning AG
„Das System sollte den Begriff ‚Controlling’ eher
im Sinne von ‚Steuerung’ anstatt ‚Kontrolle’
interpretieren.“
Auch das Kredit- und Investitionsmanagement wurde in der aktuellen Programmversion deutlich erweitert. Interessant ist
das „Master/Client“-Modell der Software:
Damit lassen sich Kontenrahmen, Finanzstrukturen und Planungsvorgaben zentral
für mehrere Unternehmen pflegen.
Der CORPORATE PLANNER setzt auf die
vorhandenen operativen Systeme aus Rechnungswesen, Warenwirtschaft oder Personalmanagement auf, wobei Standardanbindungen die Integration erleichtern. Schnittstellen bestehen unter anderem zu Lösungen von SAP, FibuNet, Varial oder Microsoft. Darüber hinaus versteht sich die Software mit Excel-Tabellen.
„Der CORPORATE PLANNER registriert
strukturelle Veränderungen in den zuliefernden Systemen. Neue Konten werden
beispielsweise automatisch in die Abrechnung eingegliedert“, erklärt Peter Sinn, Vorstand der CP Corporate Planning AG. Zudem könne man direkt aus dem Controlling-System heraus zu Originalbelegen der
Finanzbuchhaltung oder Warenwirtschaft
wechseln. Der Trend gehe eindeutig zu integrierten Lösungen, die eine ganzheitliche
Unternehmenssteuerung ermöglichen.
Ergänzend hierzu liefert Corporate Planning einen Web-Client, der das Management unabhängig vom Standort mit Berichten und Analysen versorgt. Der Zugang zu
den Zahlen wird über ein ausgefeiltes
Benutzerkonzept gesteuert.
Interessierten Betrieben rät Peter Sinn, auf
die Intelligenz zu achten, die in jedem
Controlling-System steckt: „Wichtig ist,
dass die Software genau die Informationen
SYSKA SCHLIESST EINE EXCEL-LÜCKE
Trotz des Booms bei den professionellen Controlling-Lösungen ist Excel aus
den Unternehmen nicht wegzudenken. Kein Wunder, denn die Vorteile sprechen eine eindeutige Sprache: Excel ist ausgesprochen flexibel und nahezu für alle Szenarien geeignet. Zudem ist die Software in den meisten Betrieben vorhanden, und es gibt wohl keinen Betriebswirt, der damit nicht
umgehen kann. Dementsprechend niedrig fallen die Gesamtkosten aus.
Doch es gibt auch Schattenseiten: Dazu gehört vor allem der manuelle,
für Fehler anfällige Import der Ausgangsdaten über die Zwischenablage
oder mit Hilfe von kommagetrennten Textdateien.
Genau diese Lücke schließt das Software-Haus syska mit einem Add-In,
das die Tabellenkalkulation mit den beiden Paketen syska SQL REWE und
24
syska EURO FIBU verbindet. Das Makro greift direkt auf den Datenbestand der beiden Rechnungswesen-Lösungen zu, was den manuellen
Import erübrigt. Ändert sich die Datenbasis, werden die in Excel erstellten Berichte automatisch aktualisiert. Für die notwendige Sicherheit sorgen die gewohnten Benutzerrechte.
Zur Zielgruppe zählen Controller in mittelständischen Betrieben und Firmenchefs von kleinen und mittelständischen Unternehmen.
Die Idee ist pfiffig, aber keinesfalls neu. Ein ähnliches Konzept verfolgt
beispielsweise auch das Tool JetReports, das Microsoft Excel mit den Unternehmenslösungen Microsoft Dynamics NAV und Microsoft Dynamics
AX verbindet.
Business&IT 5/2008
CONTROLLING-SOFTWARE
mel. Dementsprechend sei die Nachfrage
nach leistungsstarken Frühwarnsystemen
deutlich gestiegen.
Interessierten Unternehmen rät er, einen
Blick auf die Technologie zu richten, die
hinter den Controlling-Funktionen steht.
„Das Konzept sollte einen ganzheitlichen
Ansatz verfolgen. Das heißt, alle erforderlichen Funktionen müssen aus einer Hand
kommen. Zudem haben moderne Plattformen wie Java Vorteile, wenn es um Integration oder den späteren Systemausbau
geht“, sagt Friemel.
Die Integration in das
Systemumfeld gehört
bei Controlling-Lösungen
zum Pflichtprogramm.
(Quelle: Cubeware GmbH)
Cubeware – das Wesentliche
beim Visualisieren beachten
Bedenken, dass sich die momentan gute
Auftragslage für die Controlling-Branche
kurzfristig ändern könnte, hat Hermann
liefert, die kaufmännische Führungskräfte
benötigen. Das System sollte dabei den Begriff ‚Controlling’ eher im Sinne von ‚Steuerung’ anstatt ‚Kontrolle’ interpretieren.“
Mindestens ebenso wichtig sei eine einfache Bedienung, um zu vermeiden, dass
stundenlang Tabellen gepflegt oder Grafiken gebastelt werden.
CSS – Controlling kooperiert
mit Rechnungswesen
Das Software-Haus CSS ist auf Lösungen
für Personalmanagement, Lohnabrechnung
und das betriebliche Rechnungswesen spezialisiert. Der Bereich Controlling wird
über das Modul eGecko Control abgedeckt.
„Alle Bereiche sind vollständig integriert.
Das ist bei kaum einer anderen Lösung der
Fall“, unterstreicht Michael Friemel, geschäftsführender Gesellschafter der CSS
GmbH. Mit Blick auf die Einbindung in bereits vorhandene ERP-Systeme kann
eGecko Control mit Standardschnittstellen
zu PSIpenta, Delta Barth oder e.bootis aufwarten. Die Unternehmenszahlen werden
in einem Business Cockpit aufbereitet, das
wahlweise über den Standard-Client oder
per Webbrowser aufgerufen wird. Berechtigungen sorgen dafür, dass die Mitarbeiter
nur auf Zahlen aus jenen Unternehmens-
Business&IT 5/2008
Michael Friemel,
geschäftsführender
Gesellschafter der
CSS GmbH
Hermann Hebben,
Geschäftsführer
der Cubeware GmbH
„Ging es früher häufig um Kontrolle, ist heute
eher die planerische Komponente gefragt.“
„Eine Controlling-Software soll Informationen
vermitteln und nicht für Show-Effekte sorgen.“
Hebben, Geschäftsführer der Cubeware
bereichen zugreifen können, für die sie zuGmbH, nicht: „Der Bedarf an Speziallösunständig sind. An neuen Funktionen sind Bagen, die Fachabteilungen und Management
lanced Scorecards und ein Abschnitt zum
in die Lage versetzen, schnell Antworten
Projektmanagement hinzugekommen.
auf individuelle Fragestellungen zu finden,
Die CSS GmbH adressiert in erster Linie
steigt.“ Insbesondere der Mittelstand müsse
mittelständische Unternehmen mit mehr
rasch auf veränderte Marktsituationen reaals 50 Mitarbeitern. „Das Aufgabenfeld des
gieren, um im Wettbewerb zu bestehen.
Controllers befindet sich im Wandel. Ging
es früher häufig
um Kontrolle,
ist heute eher
die planerische
Ko m p o n e n t e
Firmen- und
gefragt. Aus der
Privatadressen
reinen VergangenheitsbewälNeukunden-Adressen nach über 100 Merkmalen auswählen,
tigung wird ein
sofort auf Ihren PC überspielen und neue Kunden gewinnen:
zukunftsorienschriftlich, telefonisch oder per E-Mail.
tiertes, aussagekräftiges SteuerungsinstruGerne beraten wir Sie persönlich unter Telefon:
ment“, erklärt
Ct./Min. dt. Festnetz,
ggf. andere Preise Mobilfunk)
0180 5 600870 (14
Michael Frie-
NEUKUNDEN
ONLINE
www.schober.com
25
BUSINESS-LÖSUNGEN : CONTROLLING-SOFTWARE
Nach Angaben des Software-Hauses kommen 80 Prozent der Unternehmen, die mit
der Controlling-Software Cubeware arbeiten, aus dem Mittelstand. Die Voraussetzungen für den Einstieg in die Technologie
sind nach Ansicht von Hermann Hebben
relativ niedrig: „Die organisatorischen Vorbereitungen sehen nicht anders aus als bei
halbmanuellen Verfahren mit Excel. Neben
dem freien Zugriff auf die Unternehmensdaten darf vor allem das Personal für die
Datenanalyse nicht fehlen.“
Doch im Gegensatz zum „Controlling by
Excel“ verheddere sich der Controller beim
Einsatz professioneller Controlling-Tools
nicht in der Zeit raubenden Datenaufbereitung. Stattdessen werde der notwendige
Zeitraum für strategische Aufgaben geschaffen. Cubeware ist einfach zu bedienen, basiert auf einer offenen Technologie und
passt sich steigenden Unternehmensanforderungen an. Anbindungen bestehen zu
gängigen betriebswirtschaftlichen Anwendungen und Datenbanken, etwa von SAP,
Microsoft oder Applix.
Großer Wert wird auf die entscheidungsorientierte Aufbereitung der Daten gelegt.
So bereitet das Cubeware Cockpit V6 relevante Geschäftszahlen mit Hilfe von Ampeln, Tachos oder Charts auf. Zugleich finden Anwender alle notwendigen Funktionen für die Datenanalyse, das Reporting
oder die Unternehmensplanung. Das Berechtigungskonzept beschränkt den Zugriff
nicht nur auf bestimmte Datenbereiche,
sondern schützt auch besonders sensible
Berichte oder Berichtsmappen.
Die Visualisierung der Unternehmensdaten
hält der Cubeware-Chef für eine der wichtigsten Aufgaben des Controllings: „Hier
geht es vor allem darum, die vorhandenen
Funktionen sinnvoll einzusetzen. Schließlich soll die Software Informationen vermitteln und nicht für Show-Effekte sorgen.“
Damit Cubeware möglichst schnell in Betrieb geht, befinden sich vorgefertigte Reporting-Templates für Vertrieb, Einkauf und
Finanzen im Lieferumfang. Das Investitionsvolumen beziffert das Unternehmen mit
durchschnittlich 25000 Euro.
DATEV – Erbsen zählen
mit dem Steuerberater
Die betriebswirtschaftlichen Anwendungen
der DATEV e.G. sind nur über den Steuerberater zu bekommen. Das liegt vor allem
daran, dass DATEV die Zusammenarbeit
zwischen Berater und Unternehmen wichtig ist. Arbeiten beide Seiten mit der gleichen Software, vereinfacht das den Datenaustausch und die betriebswirtschaftliche
Beratung.
Mit Blick auf das Controlling verfügt DATEV
über mehrere Stellschrauben: So gibt es für
das DATEV Rechnungswesen das Zusatzmodul Controllingreport, das wichtige Unternehmenskennzahlen in Form eines Business
Cockpits liefert. „Pfeile und Ampelfarben
zeigen, ob angesichts der aktuellen Entwicklung akuter Handlungsbedarf besteht oder
alle Daten im grünen Bereich liegen“, erklärt
Dr. Birgitta Lindermeir, verantwortlich für
Produktmarketing und Service der DATEV-
Business Cockpits informieren das Management
über die wichtigsten
Kennzahlen.
Rechnungswesen-Software für den Unternehmensmarkt bei der DATEV e.G.
In die gleiche Richtung zielen die DATEV
Kostenrechnung, die ebenfalls auf dem
Rechnungswesen aufsetzt, und die Weblösung DATEV Unternehmen online, die
den Datenaustausch zwischen Steuerberater und Unternehmen organisiert und mit
einem eigenen Auswertungsmodul aufwarten kann. Für einige Branchen, wie Vereine,
Stiftungen, oder den Kfz-Handel, gibt es
spezielle Branchenlösungen.
Zur Software-Auswahl sagt Dr. Birgitta Lindermeir: „Eine gute Controlling-Software
sollte in der Lage sein, sich den unternehmensspezifischen Anforderungen anzupassen. Sie muss auf der anderen Seite aber
leicht zu bedienen sein, was durch vordefi-
Dr. Birgitta Lindermeir,
verantwortlich für Produktmarketing und Service der
DATEV-RechnungswesenSoftware für den
Unternehmensmarkt
bei der DATEV e.G.
„Eine gute Controlling-Software sollte in der
Lage sein, sich den unternehmensspezifischen
Anforderungen anzupassen.“
nierte Analysen sichergestellt wird, die den
Handlungsbedarf klar aufzeigen.“
Damit der Ausbau des Unternehmens-Controllings gelingt, rät sie zu einer gründlichen
Projektvorbereitung. „Die Finanzbuchhaltung muss stets auf dem aktuellen Stand
sein. Schließlich ist sie die zentrale Quelle
für das Controlling. Ebenso wichtig sind eine zeitnahe Rechnungsstellung und die unterjährige Buchung der Abschreibungen.
Zudem sollten Einmalzahlungen periodisch
abgegrenzt werden.“ Darüber hinaus sei eine detaillierte Abstimmung mit dem Steuerberater erforderlich, damit es nicht zu Doppelarbeiten kommt. Für DATEV-Lösungen
ist ein monatlicher Mietpreis zu entrichten,
dessen Höhe von der Zahl der angeschlossenen Arbeitsplätze abhängt.
Diamant Software –
Arbeitsteilung mit Excel
Diamant Software ist auf die Entwicklung
von Lösungen für das betriebliche Rech-
26
Business&IT 5/2008
CONTROLLING-SOFTWARE
nungswesen mittelständischer Betriebe
spezialisiert. Das Controlling-Modul Diamant Controlling CHIP ist als fester Bestandteil der Produktfamilie mit den übrigen Anwendungen verknüpft.
In der Basisversion ist das Tool mit Modulen zum Finanz-, Bilanz-, Kosten- und Erfolgs-Controlling ausgestattet. Optional
kann es um die Bereiche Personal, Vertrieb,
Beschaffung und Produktion aufgestockt
werden. Für die erforderliche Branchenausrichtung sorgen die Entwicklungs- und
Vertriebspartner des Software-Hauses.
Diamant Controlling CHIP ist mit vielen
vordefinierten Kennzahlen ausgestattet, so
dass Unternehmen schnell mit dem Controlling starten können. „Eine gute Controlling-Software unterstützt die Unterneh-
Ralf Schlüter,
Produktmanager
bei der Diamant
Software GmbH &
Co. KG
immer mehr Controlling-Funktionen, was
die Controlling-Anbieter zu einer zunehmenden Spezialisierung zwingt.“
Der andere große Trend ist aus seiner Sicht
Microsoft Excel. Die Tabellenkalkulation
sei für Nebenrechnungen, die ohne operative Daten auskommen, unverzichtbar.
Facton – die Produktkosten
im Auge behalten
Das Steckenpferd des Software-Hauses
Facton ist das Lifecycle Costing, sprich die
Kalkulation und Verfolgung der Produktkosten über den gesamten Lebenszyklus
hinweg. Nach Herstellerangaben lassen
sich damit rund acht Prozent der Produktionskosten sparen. Gleichzeitig soll die Zeit
Thoralf Nehls,
CEO der
Facton GmbH
„Die ERP-Szene übernimmt immer mehr Controlling-Funktionen, was die Controlling-Anbieter zu
einer zunehmenden Spezialisierung zwingt.“
„Heute müssen Unternehmen neue Produkte
immer schneller und kostengünstiger auf den
Markt bringen.“
mensplanung, liefert Kennzahlen und verweist aktiv auf etwaige Abweichungen. Anhand von Simulationen sollte zudem die
Wirkung künftiger Entscheidungen des Managements durchgespielt werden können“,
erklärt Ralf Schlüter, Produktmanager bei
der Diamant Software GmbH & Co. KG.
Viel Stoff, bei dem man leicht den Überblick verlieren kann.
Dreh- und Angelpunkt von Diamant Controlling CHIP ist daher ein Business Cockpit, unter dessen Oberfläche alle Fäden zusammenlaufen. Das Cockpit steht Anwendern wahlweise innerhalb der Software
oder via Webbrowser zur Verfügung. „Die
Informationen sind hoch verdichtet. Mit
Hilfe von Analysepfaden können Anwender die Zusammensetzung untersuchen
und die Zahlen per Drill down herunterbrechen“, betont Ralf Schlüter.
Angesprochen auf die aktuellen Markttrends, fällt ihm vor allem der wachsende
Wettbewerb zwischen Spezial- und ERPAnbietern ein: „Die ERP-Szene übernimmt
bis zur Markteinführung um etwa 20 bis 30
Prozent sinken.
Facton setzt unter anderem Kostensimulationen ein, um Fehlentwicklungen rechtzeitig aufzudecken. „Heute müssen Unternehmen neue Produkte immer schneller und
kostengünstiger auf den Markt bringen, um
wettbewerbsfähig zu bleiben. Um so wichtiger ist es, rechtzeitig zu erkennen, ob ein
Produkt den anvisierten Marktpreis überhaupt erzielt und vernünftige Erträge erwirtschaftet werden“, betont Thoralf Nehls,
CEO der Facton GmbH. Mit Excel oder den
gängigen ERP-Systemen sei dies bislang
nicht möglich gewesen.
Angesprochen dürfen sich vor allem mittelständische Unternehmen ab etwa 300 Mitarbeiter fühlen, sofern sie komplexe Produkte entwickeln. Dies gilt beispielsweise
für die Automobil-Industrie, den Maschinenbau oder die Luftfahrt.
Wenn die Produktkalkulation und die Unternehmensentwicklung nachhaltig erhellt
werden sollen, rät CEO Nehls, die Soft-
Business&IT 5/2008
ware-Auswahl dem Controlling zu überlassen: „Der Controller kennt die Anforderungen am besten. Abgesehen davon, sollten
die Daten aus den vorgelagerten Systemen
in Echtzeit übertragen werden und die Software auf die jeweiligen Branchen-Anforderungen ausgerichtet sein.“
Die Bedienführung sollte – trotz der Komplexität – möglichst simpel handhabbar
sein. Zu den neuen Funktionen, die bei der
aktuellen Version FACTON 5.3 hinzugekommen sind, gehört auch das Tool
FACTON idea management, mit dem sich
Maßnahmen zur Kostenoptimierung dokumentieren lassen.
Hamburger Software –
Kauf oder Miete möglich
Professionelle Controlling-Systeme sind
nicht nur für Großunternehmen gedacht,
meint Gunther Fricke, Leiter Produktmarketing bei der HS – Hamburger Software
GmbH & Co. KG. Das Software-Haus
spricht mit den kaufmännischen Lösungen
der HS-Produktfamilie in erster Linie kleine
und mittelständische Unternehmen an.
„Notwendig ist lediglich eine klare Kostenstellen- und Kostenträgerstruktur, die konsequent beim Buchen aller Geschäftsvorfälle eingehalten wird. Zudem sollten die
Unternehmen gewissenhaft Planzahlen erarbeiten, um etwaige Abweichungen erkennen zu können.“
Der Bereich Controlling ist Teil des HS-Finanzwesen. Das modular strukturierte
Rechnungswesen lässt sich mit Zusatzkomponenten individuell auf die jeweiligen
Unternehmensbedürfnisse zuschneiden.
„Die direkte Einbindung des Controllings in
das Rechnungswesen erleichtert die Handhabung und erspart den Anwendern gleichzeitig manuelle Eingriffe oder gar Doppel-
Gunther Fricke,
Leiter Produktmarketing
bei der HS – Hamburger
Software GmbH & Co. KG
„Notwendig ist eine klare Kostenstellen- und
Kostenträgerstruktur, die konsequent eingehalten wird.“
27
BUSINESS-LÖSUNGEN : CONTROLLING-SOFTWARE
Buchtipps
Praxiswissen Controlling
Das Buch ist ein
Grundlagenwerk für
Pragmatiker. Es gibt einen schnellen Überblick über die wichtigsten Aufgaben, Verfahren und Möglichkeiten des Controllings. Allein die Tatsache, dass der Bereich „Kostenrechnung“ in all seinen Facetten auf kaum 20 Seiten abgehandelt
wird, unterstreicht, dass es hier nicht um
theoretische Abhandlungen geht.
Autor Andreas Preißner vermittelt den Lesern einen schnellen Überblick und erste
Anstöße für den Aufbau des eigenen Unternehmens-Controllings. Es ist das ideale Werk für den Projekteinstieg.
Andreas Preißner, Hanser Verlag
(www.hanser.de), erschienen
im November 2007,
34,90 Euro, 460 Seiten,
ISBN 3-446-41235-2
.
Praxishandbuch Controlling
Umfassender, dafür
aber fast doppelt so
teuer ist dieses Buch
von Peter Baier. Hier
schlägt sich der Praxisbezug vor allem in
der großzügigen Ausstattung mit Checklisten, Fallbeispielen und nicht zuletzt der
mitgelieferten CD-ROM nieder. Auf ihr befinden sich nützliche Tools und Musterlösungen, die Anwender beim Aufbau ihres
Controlling-Systems verwenden können.
Ebenso wie das Praxiswissen Controlling
ist auch das Praxishandbuch Controlling
ein Grundlagenwerk, das sich mit der
strategischen, operativen und mittelfristigen Sicht beschäftigt.
Peter Baier, Redline Wirtschaft
(www.redline-wirtschaft.de),
erschienen im März 2008,
79,90 Euro, 648 Seiten,
ISBN 978-3-636-03098-6
28
erfassungen“, erklärt Gunther Fricke. Auch
die Berichte lassen sich im Detail auf die
Bedürfnisse des Managements zuschneiden. So liefert das integrierte Business
Cockpit relevante Kennzahlen und grafische Auswertungen zu den wichtigsten
Unternehmensbereichen. Das Schöne dabei: Die Fakten können vom Standort
unabhängig per Webbrowser abgerufen
werden.
An Funktionen sind in HS-Finanzwesen 1.5
die verbesserte Umbuchung von Kostenstellen und Kostenträgern sowie die Kennzahlen-Ermittlung für das Basel-II-Rating
der Banken hinzugekommen. Das HS-Fi-
Sascha Böhr,
Vertriebsmanager
bei der
Konzeptum GmbH
„Immer mehr Betriebe suchen Lösungen für die
Interpretation weicher Kennzahlen.“
nanzwesen ist wahlweise als Kauf- oder
Mietlösung zu haben.
Während der Kaufpreis bei einem Einzelplatz bei rund 4000 Euro liegt, belaufen
sich die monatlichen Mietkosten auf etwas
mehr als 100 Euro. „Hinzu kommt der Aufwand für individuelle Anpassungen und
den Aufbau des Reportings. Beides liegt erfahrungsgemäß bei insgesamt fünf Manntagen“, schätzt Gunther Fricke.
Konzeptum – Flexibilität ist bei
Controlling-Systemen Trumpf
Das Software-Haus Konzeptum ist auf Business-Intelligence-Lösungen
mit
den
Schwerpunkten Informationstechnologie
und Telekommunikation spezialisiert. Zur
Zielgruppe gehören vor allem kleine und
mittelständische Betriebe mit eigener Controlling-Abteilung.
„Voraussetzung für die Einführung eines
Controlling-Systems ist zunächst einmal,
dass man die eigenen Anforderungen genau kennt. Zudem sollten bereits im Vorfeld
die Verantwortlichkeiten für die Analyse
und Interpretation der Ergebnisse festgelegt
werden“, betont Sascha Böhr, Vertriebs-
manager bei der Konzeptum GmbH. Ein
Software-Partner, der das gesamte Projekt
ganzheitlich betreut, liefere dabei die beste
Unterstützung.
Mit Blick auf die Technik kommt es aus seiner Sicht vor allem auf flexible Strukturen
an. „Das wird mit frei definierbaren Standardberichten, die sich zudem auf bestimmte Unternehmenssegmente eingrenzen lassen, am besten erreicht“, erklärt Sascha Böhr. So gehört die Rechteverwaltung
zu jenen Bereichen, die in der aktuellen
Version der Business-Intelligence-Lösung
YOUZEE deutlich ausgebaut wurden. Die
Software kann inzwischen auch mit einem
Rechtemanagement für gespeicherte Analysen aufwarten.
Die Anbindung der vorhandenen kaufmännischen Lösungen läuft wahlweise über das
Data Warehouse oder entsprechende
Schnittstellen. Für die Einführung von YOUZEE ist nach Herstellerangaben mit einem
Investitionsvolumen ab 5000 Euro aufwärts
zu rechnen.
Zu den aktuellen Trends zählt Vertriebsmanager Böhr vor allem die Zuwendung zu
den weichen Faktoren der Unternehmenssteuerung: „Immer mehr Betriebe suchen
Lösungen für die Interpretation weicher
Kennzahlen wie etwa der Kunden- oder
Mitarbeiter-Zufriedenheit.“
PST Software –
flexibles Controlling-System
Zu den Schwerpunkten des Controlling-Spezialisten PST Software gehören die Bereiche
Kostenrechnung, Controlling, Unternehmensplanung und Konzernkonsolidierung.
Zur Zielgruppe zählen vor allem mittelständische Unternehmen mit 150 bis 2000 Mitarbeitern. Spezielle technische Anforderungen muss die betriebliche IT-Landschaft
nicht erfüllen.
„Business Intelligence ist kein technisches,
sondern vielmehr ein organisatorisches
Problem. Um Software effizient und Gewinn bringend einzusetzen, sollte ein Projektleiter aus dem Controlling mit entsprechender Durchsetzungskraft benannt werden“, unterstreicht Andreas Finke, Vertriebsleiter bei der PST Software & Consulting GmbH.
Business&IT 5/2008
CONTROLLING-SOFTWARE
Zu den wichtigsten Merkmalen, die eine
gute Controlling-Software mitbringen sollte, zählt Andreas Finke die Flexibilität.
Zudem sollte die Lösung vom Controlling
allein, ohne Unterstützung der IT-Abteilung, verwaltet werden können. Das setze
ein entsprechend einfach zu handhabendes
Berechtigungskonzept voraus. Ebenso
wichtig sei es, dass sich die Reports flexibel
gestalten lassen und dass sie ohne großen
Aufwand für unterschiedliche Analysen
einsetzbar sind.
Die Controlling-Software PST-BI fügt sich
mühelos in das vorhandene betriebliche
Elke Bretterbauer,
Produktmanagerin für den
Bereich Rechnungswesen
bei der SBS Software GmbH
„Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen müssen mit einem längeren Auswahlprozess rechnen.“
Rechnungswesen ein. Die Aufgaben, die es
im Controlling-Alltag zu erfüllen gilt, sind
vielfältig, wie Vertriebsleiter Finke unterstreicht: „In den meisten Unternehmen geht
es darum, individuelle Kennzahlensysteme
aufzubauen, Simulationen durchzuführen
oder die verschiedenen internationalen
Rechnungslegungen unter einen Hut zu
bringen.“
In der aktuellen Version 3.0 sind unter anderem ein Business Cockpit, das sich auch
via Webbrowser nutzen lässt, und mehrdimensionale Datenselektionen hinzugekommen. Die Implementierungszeit beziffert PST Software auf rund zehn bis15
Manntage, wobei die Kosten ca. 30000
Euro betragen.
SBS Software – Lösungen
gehen im Gesamtsystem auf
Elke Bretterbauer, Produktmanagerin für
den Bereich Rechnungswesen bei der
SBS Software GmbH, rät Unternehmen,
viel Zeit für die Suche nach der passenden
Controlling-Lösung einzuplanen: „Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen müssen mit einem längeren Aus-
Business&IT 5/2008
SoftM – intellektuelle
Vorarbeit ist entscheidend
Armin Hedwig,
Produktmanager
Business Intelligence
bei der SoftM Software
und Beratung AG
„Ein Controlling-Konzept sollte zum Projektstart
bereits vorliegen.“
SoftM hat sich mit den Unternehmenslösungen SoftM-Suite, Semiramis und
Greenax vor allem als ERP-Anbieter einen
Namen gemacht. Mit dem BI-Cockpit hat
das Software-Haus auch eine ControllingKomponente im Produktportfolio, die als
Stand-alone-Lösung mit allen erdenklichen
kaufmännischen Anwendungen verknüpft
werden kann.
Standardschnittstellen bestehen unter anderem zu SoftM-Suite, dem Rechnungswesen Sharknex und seit kurzem auch zu Semiramis. Als Zielgruppe gelten mittelständische Unternehmen ab 100 Mitarbeiter, die
mit Investitionskosten von rund 10000 Euro rechnen müssen.
Als wichtigste Voraussetzung für die Arbeit
mit einem modernen Controlling-System
mahnt Armin Hedwig, Produktmanager
Business Intelligence bei der SoftM Software und Beratung AG, betriebswirtschaft-
wahlprozess rechnen. Schließlich stehen
viele Hundert Produkte zur Disposition.“
Wichtig sei es, nicht nur auf das Produktdatenblatt zu schielen, sondern auch die
Anbieter genau unter die Lupe zu nehmen.
Die Liste der Referenzkunden, das ServiceAngebot und der Marktanteil seien dabei
aufschlussreiche Faktoren.
SBS Software ist vor allem durch die kaufmännischen Lösungen zu Lohnbuchhaltung, Rechnungswesen und Warenwirtschaft bekannt, die sich zu einem Komplettpaket zusammenführen lassen. Ergänzend hierzu gibt es die Zusatzmodule SBS
Analysis und SBS Reporting, die für Geschäftsanalysen und
das qualifizierte BeAnzeige
richtswesen zuständig sind. Weitere
Module zur Kostenrechnung und zum
Rating sowie ein
Business
Cockpit
runden den Funktionsumfang ab.
Mehr Power für
„Entscheidend für die
Analyse, Planung
Qualität des Controlling-Systems sind vor
und Reporting.
allem drei Aspekte:
die Integration aller
Datenquellen, die
Speicherung der Daten über lange Zeiträume und die Benutzerfreundlichkeit“,
stellt Elke Bretterbauer klar. Vor allem
Letzteres habe einen
entscheidenden EinDie Cubeware Produkte verkürzen unsere Controllingfluss auf die langfristiprozesse; Standardberichte liegen jetzt 2 Arbeitstage
gen Betriebskosten.
statt
zuvor 8 Tage nach Buchungsschluss vor.
Ergänzt wurde kürzlich ein Modul zu BaThorsten Lorenz, IT-Controller
lanced Scorecards.
bei der Bertelsmann Stiftung
29
■
einfach ■ schnell ■ leistungsstark
www.cubeware.de
BUSINESS-LÖSUNGEN : CONTROLLING-SOFTWARE
liche Kompetenz an: „Ein Controlling-Konzept sollte bereits vorliegen. Zudem müssen die operativen Systeme die notwendigen Zahlen liefern.“
Bei Controlling-Software komme es nach
Meinung von Armin Hedwig vor allem auf
die Flexibilität an. So müssten die Unternehmen grundsätzlich die Wahl zwischen
verschiedenen Ansätzen wie Deckungsbeitragsrechnung, Grenzplankostenrechnung oder Prozesskostenrechnung haben.
Das BI-Cockpit ist wahlweise per Webbrowser zugänglich und liefert zuverlässige
Kennzahlen zu allen wichtigen Unternehmensbereichen.
SOU Systemhaus –
Projekt-Controlling inklusive
Das SOU Systemhaus ist für die Unternehmens-Software SOU.MatriXX bekannt. In
Buchtipp
Controlling-Berichte professionell
gestalten
Bei diesem Buch geht
es in erster Linie um
den Output, den das
Controlling liefert. Interessierte Leser erfahren vom Autor Peter
Rühm, wie Zahlen aufbereitet werden müssen, damit Außenstehende die Kernaussagen sofort verstehen.
Das Thema des ersten Teils sind die verschiedenen Stilmittel, zu denen etwa Tabellen, Charts oder komprimierte Kennzahlen gehören. Im zweiten Teil fällt der
Blick auf die Choreografie von Präsentationen und Unternehmensberichten.
Auf der mitgelieferten CD-ROM befinden
sich Vorlagen, Checklisten und – was besonders hilfreich ist – komplette Textbausteine, die in Unternehmensberichten eingefügt werden können.
Peter Rühm, Rudolf Haufe Verlag,
(www.haufe.de), erschienen im
August 2007, 34,80 Euro, 254 Seiten,
ISBN 978-3-448-07478-9
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Sachen Controlling gibt es die beiden Komponenten SOU.MatriXX_Control und
SOU.MatriXX_BI, die wahlweise einzeln
oder als integrierter Bestandteil des ERPSystems eingesetzt werden können. Sie
liefern Controllern und Firmenchefs komprimierte Geschäftszahlen und Plandaten,
je nach Bedarf als Tabelle oder auch in grafischer Form.
„Bei Mittelständlern wächst das Bewusstsein, dass Controlling ein wichtiger Baustein für die Unternehmenssteuerung ist –
nicht zuletzt vor dem Hintergrund veränderter Rahmenbedingungen wie etwa Basel
II“, weiß Marco Mancuso, kaufmännischer
Geschäftsführer der SOU Systemhaus
GmbH & Co. KG.
Entscheidend sei dabei, dass die Controlling-Software modular aufgebaut ist, alle
notwendigen Schnittstellen an Bord hat
und genau die Zahlen liefert, die benötigt werden. „Das können etwa im Einkauf die aktuellen Lager- und Bestellbestände sein oder in der Fertigung die Auftragsund Rückmeldedaten“, erklärt Marco
Mancuso.
Zu den aktuellen Trends zählt er Themen
wie die Web-Integration, das mobile Controlling oder den Ausbau der Frühwarnsysteme. Zu den neuen Funktionen, die bei
SOU.MatriXX kürzlich hinzugekommen
sind, gehören unter anderem das ProjektControlling sowie Kalkulationen zum Termin- und Ressourcenmanagement.
SWOT – Controlling-Lösung
nach dem Baukastenprinzip
Die Anforderungen für die Einführung eines
professionellen Controlling-Systems sind
nicht hoch, findet Daniela Lange, zuständig
für den Vertrieb und die Leitung der SWOT
Akademie bei der SWOT Controlling
GmbH: „Es geht darum, klare Ziele zu formulieren, diese zu planen und anschließend die Zielerreichung zu überprüfen.
Nur so lassen sich Fehlentwicklungen
rechtzeitig entdecken und beseitigen.“
Allerdings würden noch immer viele Unternehmen mit Excel-Tabellen arbeiten, die
ausschließlich auf Personen bezogen funktionieren. Eine höhere Effizienz kann nach
ihrer Meinung nur mit einem per Daten-
Marco Mancuso,
kaufmännischer Geschäftsführer der SOU Systemhaus
GmbH & Co. KG
„Bei Mittelständlern wächst das Bewusstsein,
dass Controlling ein wichtiger Baustein für die
Unternehmenssteuerung ist.“
bank gestützten Controlling-System erreicht werden. Eine solche Lösung ist
SWOT Controlling. Die Software basiert auf
der Datenbank Microsoft SQL Server und
lässt sich mit zahlreichen Zusatzmodulen,
etwa zu Vertriebs-Controlling, Finanzanalyse oder Risikomanagement ergänzen.
Zu den neuesten Programm-Erweiterungen
zählt das Modul IFRS/Impairment, das eine
schnelle Unternehmensbewertung nach internationalen Bilanzierungsvorschriften ermöglicht. „Damit sprechen wir vor allem
börsennotierte und Kapitalmarkt-orientierte
Unternehmen an“, unterstreicht Daniela
Lange. Für die Anbindung des betrieblichen Rechnungswesens oder des ERP-Systems gibt es vorkonfigurierte Schnittstellen.
„Die Anwender wählen lediglich die
Schnittstelle aus und können dann per
Knopfdruck die Daten holen.“
Um angesichts des hohen Datenvolumens
nicht den Überblick zu verlieren, liefert das
SWOT Cockpit komprimierte Unternehmenszahlen – bei Bedarf auch grafisch aufbereitet. Inhalt und Optik lassen sich frei
anpassen.
Zur Zielgruppe der SWOT Controlling
GmbH gehören mittelständische Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu 500 Millionen Euro. Spezielle Branchenlösungen
gibt es unter anderem für Industrie, Handel,
öffentliche Betriebe oder das Gesundheitswesen. Die Kosten für den Einstieg in das
Daniela Lange,
zuständig für den Vertrieb
und die Leitung der
SWOT Akademie bei der
SWOT Controlling GmbH
„Beim Controlling geht es darum, klare Ziele
zu formulieren, diese zu planen und anschließend zu analysieren.“
Business&IT 5/2008
CONTROLLING-SOFTWARE
Controlling beziffert das Unternehmen mit
durchschnittlich 10000 Euro – inklusive
Implementierung.
Topix AG – integrierte
Controlling-Funktionen
Die Topix AG ist Hersteller der ERP-Software
TOPIX:5, die sowohl für den PC als auch für
Mac-Rechner zu haben ist. Angesprochen
dürfen sich kleine und mittelständische Unternehmen fühlen. Handel, Dienstleistungsbetriebe und kreative Wirtschaftszweige sind
besonders stark vertreten.
Die einzelnen Komponenten der Unternehmens-Software lassen sich individuell zusammenstellen, wobei das Controlling
nicht zu kurz kommt. Hier kann Topix mit
drei Modulen aufwarten: Kosten- und Leistungsrechnung, Kostenstellen-Auswertungen und das im Herbst 2007 erschienene
Zusatzmodul Analytik Report für bereichsübergreifende Auswertungen.
„Immer mehr Unternehmen setzen auf integrierte Lösungen. Sie vermeiden so Qualitäts- und Terminprobleme, die durch die
sonst erforderliche Datenübergabe entstehen können“, stellt Wolfgang Grasberger,
Vorstand der Topix AG, klar. Entscheidend
sei dabei vor allem die Flexibilität des
Reportings.
Bei TOPIX:5 gibt es laut Grasberger keine
Einschränkungen: „Die Daten lassen sich
aus allen Programmbereichen beliebig mit-
Controlling-Systeme sollten
möglichst alle Bereiche des
betrieblichen Rechnungswesens und der Unternehmenssteuerung umfassen.
(Quelle: SWOT Controlling GmbH)
Business&IT 5/2008
Wolfgang Grasberger,
Vorstand der TOPIX AG
„Immer mehr Unternehmen setzen auf integrierte
Lösungen.“
einander kombinieren oder auf bestimmte
Aspekte, wie etwa Kunden, Projekte oder
Teilmengen, begrenzen.“
Wichtig ist nach seiner Meinung auch die
Bedienfreundlichkeit, denn anderenfalls
drohe ein zu hoher personeller und zeitlicher Aufwand für das Berichtswesen. Hier
greift TOPIX:5 auf grafische Darstellungen
und eine einfache Auswahl der Parameter
über Einblendmenüs zurück.
Auch Grasberger betont die Bedeutung organisatorischer Maßnahmen, auf die es bei
der Einführung von Controlling-Modulen
ankommt: „Insbesondere die Planung ist bei
Controlling-Projekten von zentraler Bedeutung. Hier gilt es vor allem, die entscheidenden Steuerungsgrößen zu identifizieren.
Schließlich soll das Controlling möglichst
konkrete Informationen liefern.“
Die Marktaussichten für Controlling-Systeme bewertet Grasberger optimistisch. Gerade mittelständische Unternehmen seien
zunehmend gefordert, Transparenz in ihr
Geschäft zu bringen. Der Druck komme
zum einen von den Kreditgebern, zum an-
deren aber auch vom rasant wachsenden
Datenvolumen. „In den ersten Jahren nach
Basel II haben die Unternehmen zunächst
das Reporting der Finanzbuchhaltung optimiert, jetzt sind Bereiche wie Vertrieb, Marketing oder das Projektmanagement dran.“
Wilken – Controlling als
Management-Methode
Auch die Wilken GmbH gehört zu jenen
ERP-Anbietern, die ihre UnternehmensSoftware mit einer eigenen ControllingKomponente ausgestattet haben. Das Wilken InformationsSystem arbeitet nahtlos
mit der Wilken Suite zusammen und lässt
sich mit Hilfe so genannter Flatfiles – also
einer Verknüpfung entsprechend formatierter Dateien – mit anderen betriebswirtschaftlichen Anwendungen verknüpfen.
Eine spezielle Zielgruppe gibt es bei der
Wilken Suite nicht, doch sind nach Herstellerangaben Stadtwerke, Krankenkassen und
Sparkassen überproportional in der Kun-
Jörn Struck,
Leiter Produktmanagement bei
der Wilken GmbH
„Die Software ist nur Mittel zum Zweck. Entscheidend ist, dass die Idee, die dahintersteckt,
verinnerlicht wird.“
denkartei vertreten. Die Zusammenarbeit
zwischen dem Wilken InformationsSystem
und den vorgelagerten betriebswirtschaftlichen Anwendungen ist eng, unterstreicht
Jörn Struck, Leiter Produktmanagement bei
der Wilken GmbH: „Das Wilken InformationsSystem arbeitet mit hierarchisch aggregierten Strukturen, die sich per Drill down
Schritt für Schritt auflösen lassen.“ Eine gute Integration sei unverzichtbar, wenn man
die Controlling-Abteilung von der Datenaufbereitung entlasten will.
Eine Besonderheit gibt es beim Web-Client
zu verzeichnen: Anstelle des sonst üblichen
Webbrowsers kommt die Java-WebstartTechnologie zum Zuge. „Es hat sich gezeigt, dass viele Unternehmen nicht immer
mit den neuesten Webbrowsern arbeiten“,
31
BUSINESS-LÖSUNGEN : CONTROLLING-SOFTWARE
erklärt Jörn Struck. In der aktuellen Version
des Controlling-Moduls wurde in erster Linie die Unternehmensplanung deutlich
ausgebaut.
Ausdrücklich unterstreicht der Leiter des
Produktmanagements, dass eine Controlling-Software allein nicht ausreicht, um die
Unternehmenssteuerung zu verbessern:
„Die Software ist nur Mittel zum Zweck.
Entscheidend ist, dass die Idee die dahintersteckt, verinnerlicht wird.“ Man sollte
daher zunächst kritisch hinterfragen, wie
weit die Strecke ist, die man auf diesem
Weg bereits zurückgelegt hat.
Mindestens ebenso wichtig seien eindeutige Strukturen sowie Verantwortlichkeiten.
„Was bringt schließlich eine Kostenstellenrechnung, wenn es keinen gibt, der für die
Kostenstellen verantwortlich ist?“, hinterfragt Jörn Struck. Zu guter Letzt verweist
er auf die Qualität der Datenbasis. Das
Controlling könne schließlich nur so gut
sein wie die Zahlen, die dabei verarbeitet werden.
Mit Blick auf die aktuellen Trends fällt ihm
das Schlagwort „Information on Demand“
ein, mit dem das Management vor dem
Informations-Overkill bewahrt werden soll.
„Schwellenwerte helfen, den Informationsfluss in den Griff zu bekommen. Die Verantwortlichen werden dabei nur dann
informiert, wenn die Kennzahl eine kritische Grenze überschreitet“, erläutert
Jörn Struck.
Winterheller – es kommt auf
die Kompetenz des Anbieters an
Thomas Haas, Director Consulting bei der
Winterheller Software Gesellschaft mbH,
ist davon überzeugt, dass Controlling-Projekte heute anders laufen als noch vor ein
paar Jahren: „Der Schwerpunkt verlagert
sich von der Software-Wahl auf die Prozess-Optimierung. Oft treffen wir auf Strukturen, die über Jahre – oder gar Jahrzehnte
– gewachsenen sind. Externe Berater helfen
den Betrieben, über den eigenen Tellerrand
zu blicken, um Lücken und Potenziale zu
erkennen.“
Damit rücke der Anbieter bei der SoftwareAuswahl verstärkt ins Rampenlicht. Er sollte das notwendige Controlling-Wissen mit-
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Ohne eine professionelle Controlling-Software
ist die Unternehmenssteuerung beinharte
Knochenarbeit.
(Quelle: Step Ahead AG)
bringen, wobei spezielle Branchenkenntnisse Gold wert seien.
„Referenzen und die Zeit, die ein SoftwareHaus am Markt ist, sind mittlerweile wichtige Entscheidungsfaktoren“, unterstreicht
Thomas Haas. Mit Blick auf die technische
Seite empfiehlt er, den Blick in die Zukunft
zu richten und neben den kurzfristigen Anforderungen auch den langfristigen Bedarf
zu berücksichtigen.
Thomas Haas,
Director Consulting
bei der Winterheller
Software GmbH
„Der Schwerpunkt verlagert sich von der
Software-Wahl auf die Prozess-Optimierung.“
Ebenso wichtig seien die technischen Rahmenbedingungen. „Wenn ein Unternehmen bei den übrigen kaufmännischen Lösungen zum Beispiel auf Datenbank-Technologie von Microsoft setzt, ist es kaum
sinnvoll, eine Controlling-Software auf Basis einer Oracle-Datenbank einzuführen“,
erklärt Thomas Haas.
Im Zusammenhang mit der Implementierung kommt es nach der Meinung von Thomas Haas auf schnelle Erfolge an. „Es ist
besser, den Nutzwert der Controlling-Software sofort zu erschließen, als an langfristi-
gen Visionen zu basteln, die nach 100 Einzelschritten erreicht werden.“
Die unterschiedlichen Zielgruppen versorgt
Winterheller mit verschiedenen Controlling-Lösungen: Während WINTERHELLER
Professional für den Mittelstand gedacht ist,
richtet sich WINTERHELLER Enterprise an
Großunternehmen und Konzerne. Speziell
für die Beratungsbranche gibt es die Einzelplatzversion WINTERHELLER Basic. Für die
Integration in das Systemumfeld ist der Professional Modeller zuständig.
„Dabei geht es nicht allein um die Übernahme der operativen Zahlen. Bei Bedarf
kann in umgekehrter Richtung auch auf
Kontendetails und sogar einzelne Belege
zugegriffen werden“, erklärt Thomas Haas.
Die komplexen Informationen werden in
Business Cockpits grafisch aufbereitet, die
wahlweise innerhalb der ControllingSoftware oder per Webbrowser aufgerufen
werden können.
Zu den neuen Funktionen der aktuellen
Programmversion gehören die Professional
Planner Services für Microsoft Excel, mit
deren Hilfe Zahlen aus dem Controlling an
die Tabellenkalkulation übergeben werden.
Fazit
Angesichts des breiten Angebots dürfte nahezu jedes Unternehmen fündig werden.
Sehr viel wichtiger ist es deshalb, den organisatorischen Grundstein für die Einführung
der Controlling-Software zu legen und die
vorhandene IT-Landschaft entsprechend
vorzubereiten. Die Software selbst ist nur
ausführende Instanz. Ein Werkzeug, das
ohne die intellektuelle Vorleistung nicht allzu viel wert ist.
Ein anderes Problem sind die Daten, die
dem Controlling-Tool geliefert werden. Sie
müssen nicht nur strukturiert aufbereitet
sein, sondern zudem die notwendige Qualität mitbringen. So ist beispielsweise die
Aussagekraft einer Vertriebsplanung eher
gering, wenn der Außendienst die laufenden Verkaufschancen nur unregelmäßig
pflegt oder nachlässig bewertet. Dies der
Belegschaft zu verdeutlichen, ist für den
langfristigen Erfolg eines Controlling-Projekts entscheidend und die eigentliche Herausforderung des Managements.
tf
Business&IT 5/2008